UNIVERSIDAD APEC Decanato de Graduados Productividad ......herramientas para medir la efectividad,...
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UNIVERSIDAD APEC Decanato de Graduados Monografía para optar por el título de Maestría en Gerencia y Productividad Título “Análisis de los procesos en el Departamento de Suministro en un Centro De Salud para la Implementacion de Lean Manufacturing. Caso Centro de Salud, S.A., En Santo Domingo en el Año 2009.” Sustentante: Nombre Matrícula Lourdes García Lemonier 2008-0455 Asesor: José Santana, MGM Santo Domingo, D. N. Agosto 2009
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UNIVERSIDAD APEC
Decanato de Graduados
Monografía para optar por el título de Maestría en Gerencia y
Productividad
Título
“Análisis de los procesos en el Departamento de Sum inistro en un
Centro De Salud para la Implementacion de Lean Manu facturing.
Caso Centro de Salud, S.A.,
En Santo Domingo en el Año 2009.”
Sustentante:
Nombre Matrícula
Lourdes García Lemonier 2008-0455
Asesor:
José Santana, MGM
Santo Domingo, D. N.
Agosto 2009
2
“Análisis de los procesos en el Departamento de Sum inistro en un
Centro De Salud para la Implementacion de Lean Manu facturing.
Caso Centro de Salud, S.A.,
En Santo Domingo en el Año 2009.”
INDICE
AGRADECIMIENTOS I
DEDICATORIA II
ADENDUM III
INTRODUCCIÓN IV Capítulo I Logística de Suministros en el Sector Salud. 1
1.1 Las Compras 2 1.2 Organización de Departamento de Compras. 3 1.3 Beneficios de la Gestión Efectiva de Inventarios 5 1.4 Logística y Emergencias 6 1.5 La evaluación 7 1.6 La Coordinación 8 1.7 Sistemas de Control, Monitoreo y Seguimiento 8 1.8 El Almacenamiento 9 1.9 Equipos y Materiales Requeridos para el Almacenamiento 10
Capítulo II Gestión de Suministros Médicos 14
2.1 Selección de Suministros Médicos 14 2.2 Sistemas de Almacenamiento de Suministros Médicos 15 2.3 La Distribución 16
Capítulo III Principios Lean Manufacturing 18
3.1 Lean Manufacturing 18 3.2 Pensamiento Esbelto 19 3.2.1 Los 5 Principios del Pensamiento Esbelto 20 3.3 Herramientas Lean Manufacturing 21
3.3.1 La herramienta de las 5’S 21 3.3.1.1 Clasificar. (Seiri) 22 3.3.1.2 Ordenar (seiton) 24 3.3.1.3 Seiso (Limpiar) 25 3.3.1.4 Seiketsu (estandarizar). 25 3.3.1.5 Shitsuke (disciplina). 25 3.3.2 KANBAN. 26 3.3.3 SMED 27 3.3.4 POKA-YOKE. 29 3.3.5 ANDON 30 3.3.6 TPM (Mantenimiento Productivo Total). 31 3.3.7 KAIZEN 32
Capítulo IV Análisis del Proceso en el Departamento de Suminist ro del Centro Salud S.A. 35
4.1 Descripción de la Empresa 35
II
4.2 Descripción del Proceso de Suministros. 37 4.3 Identificacion y Análisis del Problema 39 4.4 Análisis de las Causas que Originan los Desperdicios 41
Capítulo V Propuesta Para la Eliminación del Problema en el Ce ntro Salud S.A. 45
5.1 Propuesta Aplicación de 5´S 46 5.1.1 Clasificar 47
5.1.1.1 Diagrama de Flujo Propuesto para la Primera S: 48 5.1.2 Ordenar 49 5.1.3 Limpieza 50 5.1.4 Estandarización 51 5.1.5 Disciplina 51
5.2 Trabajo Estandarizado 53 5.2.1 Manual de Procedimiento de Compra y Suministro del Centro Salud S.A. 54 5.2.2 Propuesta del Diagrama de Flujo (Quien y que) 56 5.2.3 Instructivo del Departamento de Compras y Suminstros del Centro Salud S.A. 57
CONCLUSIÓN VI
RECOMENDACIONES VIII
BIBLIOGRAFÍA X
ANEXOS.-
I
AGRADECIMIENTOS
Agradecer es uno de los valores que caracterizan al ser humano, por lo tanto
agradezco y le dedico primero a Dios ha sido la fuerza y mentor, quien me ha
dado sabiduría, inteligencia y me asiste en todo lo que hago, ¡ Oh, Señor
gracias por amarme tanto y ser mi preceptor!
A la Virgen María gracias madre por acompañarme siempre cubriéndome con
tu santo manto.
A mis padres gracias por apoyarme, darme la confianza necesaria y brindarme
su apoyo. Mami, papi los quiero mucho.
Gracias a mis hermanos Julissa y Enmanuel gracias por hacerme tantos
favores cuando no tenía tiempo, Juli por ayudarme en las clases de finanzas,
ustedes son parte fundamental en mi vida.
Sentirse a gusto con una persona, conversar y compartir sentimientos es el
principio de eso que se llama amistad y por eso les agradezco a mis amigos y
compañeros del alma. No hay riqueza más valiosa que un buen amigo.
A mi gordo bello, Armando Muñoz gracias mi amor por ayudarme en los
momentos que tanto te necesite, gracias por el apoyo.
Gracias a todos los que no he mencionado pero que si están presente en mi
corazón por todo su apoyo brindado.
Gracias.
Lourdes García.
II
DEDICATORIA
A Dios en primer lugar quien con su Santo Espíritu nos infunde sabiduría para
discernir en el conocimiento.
A mis padres gracias por su cariño incondicional por haberme regalado el don
de la vida, llevarme hasta donde estoy.
A mis maestros por regalarme el pan de la enseñanza y los conocimientos que
me van a servir como base en esta especialidad para continuar las etapas de
la vida.
Y a todas las personas a los que he conocido a lo largo de este recorrido y
que de una forma u otra asisten en la realización de los proyecto de vida.
III
ADENDUM
El principal objetivo de este estudio es diseñar una propuesta para el
mejoramiento del proceso de compra y suministro que le permita ofrecer un
servicio eficiente utilizando las herramientas de Lean Manufacturing.
De este objetivo general, procedieron los objetivos específicos que
consistieron en identificar la logística y gestión de suministros en el sector
salud. Conocer la importancia de Lean Manufacturing y sus herramientas así
como sus objetivos y beneficios en las empresas. Analizar el proceso de
compra y suministro para determinar los desperdicios existentes para
proponer medidas para su eliminación. Realizar una propuesta de aplicación
de algunas herramientas de Lean Manufacturing para eficientizar los
procesos en el departamento de Comras y Suministros del Centro Salud S.A.
La investigación se realizó utilizando los aspectos metodologicos siguientes;
Exploratorio, este permitió por medio de observaciones en el Departamento
de Suministro indagar para ayudar con el análisis del departamento. El
método deductivo, sirvió para razonar los temas, para señalar las
herramientas efectivas en el entorno general. Como también el método de
análisis, donde se examinó el proceso de compra y suministro determinando
los desperdicios existentes, proponiendo las herramientas para su
eliminación.
Las fuentes y herramientas que se utilizaron fueron primarias tomando la
observación directa donde se apreciarón los procesos del departamento y
ayudo a reconocier los elementos del problema. Entrevista al encargado del
departamento sirviendo de apoyo y sustento a la investigación.
Las fuentes secundarias mediante la obtención de fuentes bibliograficas como
libros, revistas, periódicos, internet y otras fuentes de documentación, que
permitieron a la búsqueda de los argumentos de la investigación.
IV
INTRODUCCIÓN
Las empresas de mayor éxito en el mundo poseen herramientas de calidad,
visualizando una perspectiva más amplia, donde se buscará constantemente
la excelencia y la innovación que llevarán a las empresas a aumentar su
competitividad y disminuir los costos, orientando los esfuerzos a satisfacer las
necesidades y expectativas de los clientes.
Lean Manufacturing con el objetivo de obtener productos de alta calidad, a
precio competitivo que satisfaga los requerimientos de los clientes, elimina las
actividades que no agregan valor y analiza todos los procesos y materiales de
la empresa.
Las herramientas Lean Manufacturing son importantes en los departamentos
de compras y suministros en los Centros de Salud, donde el usuario califica la
calidad de su entrega oportuna, las atenciones, economia y seguridad.
El tema de esta investigación es analizar los procesos del departamento de
Compras y Suministros para la implementacion de Lean Manufacturing en el
Centro de Salud, S.A., donde en la gestión sanitaria se emplean distintas
herramientas para medir la efectividad, la satisfacción de los usuarios, así
como los datos que puede facilitar sobre todo el proceso, siendo de gran
importancia para cualquier programa de evaluación y mejora de calidad.
El objeto de estudio expone diseñar una propuesta para el mejoramiento del
proceso de compras y suministros que le permita ofrecer un servicio eficiente
utilizando las herramientas de Lean Manufacturing.
En el primer capítulo de este estudio se conoce de la logistica y gestion de
suministros, definiendo los conceptos de compra, la organización, los
beneficios de la gestión efectiva de inventarios, como tambien la evaluacion, el
control, los sistemas de monitoreo del departamento y el orden del almacen.
El segundo capítulo que se relaciona de la gestion de suministros médicos
V
donde se abortan temas de selección y los sistemas más convenientes de
almacenamiento y distribución. En el tercer capítulo se habla de los principios
de Lean Manufacturing, el pensamiento esbelto, el concepto MUDA y las
herramientas de Lean resaltando los objetivos y funciones de cada uno.
Se continúa con el análisis del proceso del Departamento de Compras y
Suministros del Centro Salud S.A., describiendo la empresa, los procesos,
identificando y analizando las causas de los desperdicios. El ultimo capítulo se
pasa a la propuesta para eliminar el problema, aplicando las 5´S y Trabajo
Estandarizado para llevar a cabo diferentes actividades para garantizar el
servicio de salud.
Capítulo I
Logística de Suministros en el Sector Salud.
2
Capítulo I
Logística de suministros en el sector salud.
El departamento de suministros en el sector salud debe constituir la logística
y gestión de los suministros sirviendo como herramienta de consulta para la
dirección adecuada de estos. Donde se encuentran una serie de formas para
la manera apropiada de las provisiones en cada uno de la cadena logística a
nivel general obteniendo de los estándares de empresas internacionales que
son interés de la práctica concreta lograda en la organización principalmente
el sector salud.
1.1 Las Compras
Las compras son significativas para la mejora de todas las empresas. Los
compradores y vendedores ponen rendimiento en sus convenios haciéndolas
más ventajosas para ambos en un ganar/ganar. Toda empresa dedicada a
satisfacer los productos que ofrece debe de adquirir en forma adecuada sus
materiales, donde en el sector salud no es la excepción pues la vida de los
pacientes dependen de los medicamentos a suministrar, que aunque
recetados por el medico, depende de que se adquieran en forma adecuada
para su correcto funcionamiento cubriendo las necesidades del mercado y
cumplir con sus objetivos.
Estos productos deben cumplir con precio, calidad, cantidad, condiciones de
entrega, condiciones de pago y servicio post venta para obtener una buena
calidad de compra, manejando y controlando debidamente los fondos
financieros que forma parte de los objetivos de compra.
Las compras se dividen en Bienes que son las materias primas, mercancías y
suministros y en servicios que pueden ser personales, financieros,
transportes.
3
El proveedor debe ofrecer las condiciones más propicias del mercado para
poder ser bien solicitado. El comprador distinguirá el que mejor le convenga
en calidad, cantidad, servicios, condiciones de pago y entrega. Localizar a los
proveedores y mercadear con las mejores condiciones.
1.2 Organización de Departamento de Compras.
El proceso administrativo accede a las compañías actuar con mayor
eficiencia, mientras mejor se organice, mantendrá mayor funcionalidad y
orden. Cada empresa puede establecer su estructura siguen sus
características. El personal de compras debe actuar de acuerdo con los
valores de la organización principalmente actuando con honradez. El
departamento de compras puede ser centralizado, descentralizado y mixto.
El centralizado permite mayores descuentos por volúmenes de compra, con
la ventaja de mantener la calidad de los productos. Este sistema permite
mayores descuentos, utilizando menos personal, con un procedimiento
uniforme. En su desventaja se puede citar que no se puede atender con
rapidez los pedidos en situaciones de emergencia, el personal tiene más
carga de trabajo porque esta lejos de su punto, por lo que hace más lento el
traslado de materiales.
El descentralizado permite realizar compras de forma rápida principalmente
en situaciones de urgencia, cuenta con un personal más especializado y
tienen la responsabilidad más cerca de sus problemas. Aunque tiene la
desventaja de tener menos control en las compras regionales y utiliza más
personal.
El sistema mixto en este sistema se utiliza los dos anteriores el centralizado y
el descentralizado según el caso que amerite el departamento.
El manual de compras es un arma que provee ideas claras al departamento,
sirve como utensilio para capacitar y orientar al personal.
4
En las funciones del departamento de compras se consideran el estudio de
valor que va relacionado con el precio. Laurence Miles, gerente del
departamento de servicio de valor de General Electric, EUA, lo define ¨un
enfoque ordenado y creativo que tiene como objetivo la identificación
eficiente, de los costos innecesarios, de aquel costo que no aporta calidad ni
ventajas para el cliente. Unidad de abastecimiento de materiales, donde su
administración depende de su tamaño y en la producción siendo eficaz
cuando se conozcan las características de los materiales que deberá tener un
buen sistema de inventarios, manteniendo el equilibrio entre cuanto y como
pedir.
El almacén debe tener un control de inventario para evitar la acumulación
excesiva de materiales, para evitar el deterioro.1
La gestión efectiva de la asistencia consiste en identificar los problemas a
medida que surgen y administrar los suministros en los momentos adecuados
y en los lugares donde son necesarios.
Las compras pueden ser locales o externas para decidir por una modalidad.
La compra local obedece el juicio, como el recurso local de los productos
requeridos, la premura con que se necesitan dichos productos verificando la
relación costo calidad. Es frecuente tener inconvenientes del lugar para el
almacenamiento, se puede negociar con el vendedor local para que la utilidad
comprada sea guardada en sus propias instalaciones y sea despachado
contra entrega.
Cuando la disponibilidad local de artículos representa una dificultad se
dispone de la compra externa, o cuando la calidad de los productos
favorables localmente no es lo adecuada para llenar con poder las
necesidades.
En las compras mientras más claros se hagan los pedidos, más rápido se
recibirá lo solicitado. Los errores pueden originarse de cualquier parte cuando
1 Cruz Mecenas, Leonel (2007). Compras: Un enfoque estratégico. (1ra ed.). México DF. Mcgraw-Hill Interamericana Editores S.A. de C.V.
5
se hacen pedidos de artículos, principalmente en aspectos técnicos por lo
debe tener formularios de pedido, los cuales tienen que ser numerados,
fechados y con copias para facilitar su seguimiento y poder controlar la
respuesta a cada pedido. Con solo un responsable identificado a cargo de
hacer los pedidos. Este encargado debe ser detallado claramente,
conteniendo todos los datos a los artículos necesitados, mencionando en
cada pedido el nivel de prioridad, no se debe esperar hasta el último
momento para hacer las nuevas órdenes. Tener en cuenta el tiempo que
tomará para llegar. Y dándole el seguimiento al pedido.
Para los requerimientos de los medicamentos se debe indagar sobre las
regulaciones referidas con el ingreso y manejo para obtener autorizaciones.
Unas cuantas medidas básicas harán una gran diferencia en la movilización y
recepción de los suministros. En los siguientes puntos se enumeran algunas.
1.3 Beneficios de la Gestión Efectiva de Inventario s
Las organizaciones deben obtener los beneficios de las mejoras añadidas a
las soluciones de una gestión de inventario, creando constante vigilancia de
su inventario conociendo su valor comercial, el valor de su producto, los
negocios y la cantidad de producto que necesita en sus existencias para cada
uno de las clases de productos que se manejen en el almacén.
Las compañías que tienen un juicio sistemático de su inventario, no
necesitarán de espacio adicional de almacenamiento, ya que tramitaron con
calidad y seguimiento los espacios físicos existentes destinadas a los
producos. Estos cuentan con una serie factores agregados de interés que los
administradores pueden alcanzar de la aplicación de adecuadas medidas de
gestión de inventario, donde los propietarios de negocios deben estar
dispuestos para los imprevistos que se puedan generar. Los empresarios
deberán aplicar las técnicas apropiadas de actualización de inventarios,
también reorganizar los productos este proceso es mucho más eficiente
cuando la directiva de negocios puede determinar en un levantamiento de
inventario lo que tienen.
6
1.4 Logística y Emergencias
La logística se crea como un procedimiento que facilita la elaboración de un
objetivo de género rápido y ordenado mediante el uso mejorado de los
recursos. La cadena de suministro y la logística forman un conjunto donde la
materia prima se convierte en productos terminados añadiendo valor al
consumidor.
Su importancia gira en crear valor a los clientes añadiendo la situación en
que el cliente quiera pagar más por un producto.
Las empresas cuentan con un departamento de logística que coordina un
sistema con las compras, los inventarios, salida de materiales. Esta es
solicitada para ayudar y ejecutar las acciones para que estas sean ágiles y
efectivas.
Cuando la administración reconoce que la logística y la cadena de
suministros afectan parte de los costos están en posición de usar esto de
manera efectiva para penetrar nuevos mercados, incrementando la cuota y
aumentando sus beneficios en el mercado, no solo reduciendo costos sino
generando ventas.2
La planificación es importante para establecer un apropiado sistema logístico.
El plan debe responder preguntas y describir con claridad sus respuestas
sobre las tareas a realizar, los responsables, los recursos, plantear las
acciones que se pondrán en marcha en caso de cambio del sistema.
En los preparativos se demandan importantes esfuerzos que ayudarán a
mejorar el juicio de las permitidas áreas a identificar debilidades, causas,
necesidades y posibles soluciones.
Tienen relación con el análisis y recursos para la elaboración de un plan de
emergencias la logística debe ser incluida como un componente de dicho
plan.
2 Ronald H, Ballou. (2004).Logística: Administración de la cadena de suministro. (5ta ed.). Pearson Educacion de Mexico, SA de CV. México
7
Los componentes de esta cadena logística se desarrollan juntos, deben ser
considerados a su vinculación, con un coordinador general que haga el
enlace entre todos los segmentos, donde cada una de estas tareas tendrá un
responsable a cargo. Las partes de la cadena logística son: El
abastecimiento, el transporte, el almacenamiento y la distribución
Es importante recordar de que estos componentes se hayan en relación
estrecha, dependiendo mutualmente, por lo que debe de cuidar el
funcionamiento y rendimiento.
1.5 La evaluación En la parte de la evaluación el Sr. Álvaro Sánchez, especialista en
emergencias de la Universidad de Nuevo México con experiencia de campo
en emergencias cuenta que la evaluación de las necesidades logísticas y de
suministros tiene los objetivos de determinar de la manera más aproximada
posible las necesidades y disponibilidad de los requerimientos.
En las organizaciones que se interponen en las emergencias cuentan con
pocos recursos para afrontar las exigencias de las emergencias. Por lo que
es importante estipular con que recursos cuenta y cuáles son sus
necesidades para desempeñar sus funciones en la emergencia.
En situaciones de emergencias, es frecuente que las autoridades decidan
emplear disposiciones de restricción para los suministros médicos. Es
posible que por razones religiosas, políticas o sanitarias, exista reserva para
la admisión de algún producto.
La evaluación debe sugerir alguna medida ya que esto tendrá consecuencias
en el traslado de los equipos de trabajo, suministros que pueden utilizarse y
conocer las medidas que eventualmente se use para hacer uso de sus
ventajas.
8
1.6 La Coordinación
Este sentido se propaga en la medida en que las organizaciones se
conozcan, compartan información e identifiquen sus áreas de intervención así
como las posibilidades de mutua colaboración y apoyo.
Las tareas de coordinación deben ser tomadas con visión tienen que ser
instruidas antes de que acontezcan las emergencias aplicando y reforzando.
Algunas de las actividades de estos momentos del proceso de coordinación
esta la fase de preparativos donde se determinan quiénes intervienen y qué
tareas desarrollan en el contexto de la intervención humanitaria, realiza
frecuentes actividades de coordinación entre las diferentes organizaciones,
elabora planes y compromisos de asistencia entre las organizaciones,
mantiene actualizados inventarios y los contactos útiles para casos de
emergencia, comercializa información sobre recursos útiles en caso de
emergencia.
También está la fase de respuesta esta realiza estimaciones de la situación
permitiendo tener una visión de la emergencia identificando las áreas de
colaboración entre organismos, mantiene contacto permanente, comparte los
resultados de lo que podrá ayudar a detectar áreas que demanden mayor
cobertura.
1.7 Sistemas de Control, Monitoreo y Seguimiento
Los suministros asumirán etapas a caminar desde el punto de recepción
hasta llegar a las manos de los consumidores. Para reducir las pérdidas,
desvíos y hacer un uso más eficiente de los recursos, debe existir un arma
que certifique su paso por cada uno de estos lapsos y muestre hacia dónde
ha continuado su recorrido.
Estas inspecciones deben mostrar qué tipo de suministros ha sido
movilizado, sus condiciones identificando a las personas que han participado
en el proceso de su movilización.
9
Los formularios que se utilizarán en los registros tienen que ser formales e
impresos, con numeración consecutiva y previendo copias para cada una de
las personas que tendrán responsabilidad en las diferentes etapas.
Los procedimientos de control, los instrumentos gráficos y seguimiento de
los abastecimientos, deben ser ajustados y trazados en la preparación del
plan de logística. Los formularios de registros deben mejorar información de
las diversas etapas en el recorrido de los suministros definiendo a las
personas que serán responsables de la revisión en cada una de estas
etapas.
En la definición los procesos de control tiene la difícil labor de manifestar el
balance entre planes sencillos que no dificulten el flujo pero que al mismo
tiempo no permitan el movimiento suelto de suministros. Es mejor asegurar
que los encargados conozcan el uso de los nuevos reglamentos y apliquen
pertinentemente los medios, y supervisar las actividades como la llegada de
los suministros y donaciones a los puntos de ingreso y sitios de recepción.
1.8 El Almacenamiento
Los suministros tienen que ser cuidados en algún espacio hasta que puedan
ser utilizados, encontrar un local donde recoger los productos y utilizar un
método creado que admita saber el tipo, la cantidad y la localización de los
abastecimientos efectivos, así como la previsión de equipos de reserva para
necesidades sucesivos. En este proceso de acumulación de productos tiene
una importancia decisiva para la defensa de los abastos.
La estructura de un almacén debe tener en cuenta las pautas precisas para
mantener de la calidad y seguridad de los productos.
Al almacenar debe estar diseñado para servir a los planes del
almacenamiento de cada producto, con las características y el espacio
apropiado para proporcionar las diferentes tareas que se desempeñan dentro
de un sitio apropiado.
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Seria recomendable mencionar normas y procedimientos típicos que se
deben aplicar en un almacén para el sustento y el cuidado conveniente de los
suministros, estos patrones son excelentes, se deben aplicar lo más posible,
en cualquiera de los escenarios.
Se debe poner exclusivo lugar para el almacenamiento de las provisiones,
pero al seleccionar el sitio se deben tener en cuenta el tipo de provisión que
se va a almacenar en caso de los medicamentos y alimentos necesitan un
lugar fresco, seco y ventilado otros con una temperatura controlada.
Para la administración debe una persona responsable con un liderazgo
apropiado para manejar el departamento contando con un equipo de trabajo
según sus operaciones.
En el almacenamiento se contará con un equipo para las tareas de
seguimiento y para la manipulación de los abastos en el área del almacén
para las tareas de descarga, carga, clasificación, movimientos. Para
administrar un conveniente ocupación de sus tareas, todas las personas
deben recibir las especificaciones escritas e instrucciones claras sobre cuáles
son sus funciones y cuáles sus deberes.
El Autor Dr. Wolf J. Rinke “No engrase el engranaje que chirría y otras 19
formas de ir contracorriente para mejorar la efectividad de su liderazgo” como
otros libros de liderazgo nos habla de la forma de planificar el recurso
humano de acuerdo al plazo de sus objetivos. Si no planifica bien este
recurso, luego se ve obligado a incurrir en despidos que desde un inicio pudo
prever. Cuando esto ocurre el resto de la empleomanía se preocupa,
comienza a buscar a otros lares trayendo como consecuencia que su
productividad se vea afectada por esta causa.
1.9 Equipos y Materiales Requeridos para el Almacen amiento
Los almacenes deben tener un funcionamiento adecuado de la bodega,
contando con equipos como un sistema informatizado (software SUMA, hoja
de cálculo o algún otro sistema), formularios y tarjetas para control de
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existencias y su respectivo material de mantenimiento, equipo de
refrigeración, entre otros.
Existen factores que intervienen en la planificación del uso del espacio como
la similitud, demanda que deben ubicarse en las áreas más accesibles,
medida y peso, características manteniendo el área limpia antes de ingresar
las provisiones, para evitar la humedad, los productos no deben estar en
contacto directo con el piso ni con las paredes.
Los procedimientos para el ingreso y el despacho se realizan en las zonas
elegidas en el almacenamiento para tales efectos, siguiendo los medios y
utilizando los reglamentarios concernientes estableciendo con tiempo, para
ser comprendidos y aplicados precisamente por el equipo.
Los suministros deben tener sistemas de control y monitoreo evitando las
desventajas de los mismos, reduciendo al máximo las posibilidades de robos.
Los sistemas de control y monitoreo deben guardar las condiciones de
almacenamiento que permitan la preservación y seguridad de los suministros,
dotando el lugar con condiciones y medidas para evitar los robos, los
productos y artículos de más valor deben almacenarse bajo llave,
controlando el uso de las esta.
Establecer una rotación de los productos será lo que establezca los niveles
mínimos y máximos de presencias, y los puntos de nuevo pedidos de
abastos. Aplicar el principio "lo que entra primero sale primero", para lo que
se necesita tener una lista renovada de las fechas de ingreso y las fechas de
prescripción de los otros productos.
El almacen debe permanecer en buen estado de limpieza, evitando la
acumulación de materiales, eliminar aguas estancadas, malezas y cualquier
otro elemento que pueda favorecer la proliferación de insectos y roedores.
Con el seguimiento, se localizan los puntos más elementales en los envíos de
materiales. Las herramientas han desarrollado sus equipos, mejorando la
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tecnología en gran cantidad de opciones, como los códigos de barras, que
acceden la rápida y casi perfecta captura de exploración.3
3 Organización Mundial de la Salud. (2001). Logistica y gestión de suministros humanitarios en el sector salud. Pan American Health Org. Washingtong, Estados Unidos.
Capítulo II
Gestión de Suministros Médicos
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Capítulo II
Gestión de Suministros Médicos
Los centros de salud es desafiada día a día por el reto de cómo entregar
suministros médicos de alta calidad tanto equipos, instrumento utilizado para
el buen trabajo propuesto por el médico a ser utilizado con los pacientes con
fines de diagnóstico a precios y calidad, estos sirve de prevención,
tratamiento o alivio de una enfermedad, diagnóstico, tratamiento, entre otros
Los equipos médicos se registran y pasan procesos de evaluación. Tiene
mejoras por razón de certezas acreditadas, de la ocupación de los pedidos
de seguridad y empuje de la sustancia inspeccionada.
Aviso de las actividades médicas del departamento examinado con su diseño
y disposiciones para el uso. Exploración de eventos agrupados a la unidad
médico. Se realizan funciones de elección, categorización de ventajas,
sistemas de almacenamiento y distribución que accedan contar con los
suministros convenientes en el tiempo justo y garantizando buenas
condiciones y manejo correcto de los insumos médicos.
2.1 Selección de Suministros Médicos
En la selección se obtienen listado de suministros médicos primordiales
disponibles para brindar asistencia de modo que responda la seguridad y
energía de los mismos estos son el comité de selección, los criterios de
selección y el listado básico. La unidad principal contiene medicinas, material
médico y equipos necesarios para la atención en salud con capacidades
circunscritas.
La programación de las adquisiciones tiene como objetivo acomodar los
suministros médicos, en las cantidades que se solicitan para tener en cuenta
a la gente, en el tiempo pertinente y garantizando la calidad, es necesario
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que estén unidas las personas confiadas del mando de los suministros, por
razón de un flujo de información adecuado.
Para disponer las necesidades de los suministros se debe equilibrar los
orígenes de distribuidores con que se cuenta, realizar diagnósticos
epidemiológico para estimar las cantidades de suministros, organizar la
continuidad de cada problema de salud, comprobar los proyectos semejantes
de tratamiento para cada una de las proporciones, debe tenerse presente a
diario el reporte de las necesidades.
Cuando se obtenga los datos de la demanda requerida es necesario
identificar y definir las otras fuentes de provisión compras locales e
internacionales.
2.2 Sistemas de Almacenamiento de Suministros Médic os
El proceso de stock debe preservar la calidad de los insumos médicos para
que cumpla su objetivo, creando las condiciones necesarias, la calidad de los
medicamentos, la validez del tratamiento, evitar el deterioro de los insumos.
El almacén de los suministros médicos le corresponde acceder a apartar los
medicamentos de otros insumos para la salud.
El área de almacenamiento de medicamentos puede partir en, una zona
destinada a colocar los medicamentos de distribución inmediata, una zona
para colocar cajas completas de los productos y otra zona para colocar los
medicamentos que no necesite distribuirse de manera urgente.
Entre las condiciones están que los productos farmacéuticos y el equipo
médico en general solicitan cuidados mucho más importantes que otros tipos
de suministro.
Es importante cumplir con la atención precisa y el desempeño íntegro de
condiciones para responder la preservación de los productos. Entre estos
están los factores ambientales a los cuales estarán inseguros los productos
como la luz, la humedad y la temperatura.
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2.3 La Distribución
En las situaciones de calamidades, uno de los componentes principales en el
proceso de los suministros médicos lo forma la distribución. Tiene como fin
afirmar la reserva de los abastecimientos necesarios respondiendo la
preservación de la calidad de los suministro, evitando el mal uso de los
recursos. Es importante que exista un enlace entre los organismos que
reciben los pedidos.
Los suministros deben ser distribuidos en respuesta a la demanda y a las
existencias físicas y tener en cuenta los sistemas de transporte y los
intervalos de entrega.
En ninguna situación se debe dejar de ofrecer a los pacientes la información
sobre la utilización de los medicamentos y la vigilancia de su utilización. El
transporte de los suministros debe ser protegido contra los daños durante el
desplazamiento. Los vehículos no deben ser cargados con pesos mayores a
su capacidad de carga. En un vehículo abierto la carga debe ser cubierta con
toldo. La carga debe ser sacada con cuerdas para evitar que se corra. Debe
asumirse el uso adecuado cuando se están transportando suministros que
requieran refrigeración entre otros.4
4 Organización Mundial de la Salud. (2001). Logística y gestión de suministros humanitarios en el sector salud. Pan American Health Org.Washington, Estados Unidos
Capítulo III
Principios Lean Manufacturing
18
Capítulo III
Principios Lean Manufacturing
Los cambios tecnológicos con la reducción en el ciclo de vida de los bienes y
servicios, la adelanto en las costumbres de los consumidores; exigen cada
día más investigación y son más severos, contados a las demandas de las
competencia, exigen a las empresas mayores niveles de calidad, mayor
innivacion y reducción de costes, tiempo de respuestas, solicita el estudio y
aplicación de métodos que en forma conforme acceda formar frente a todos
estos desafíos.
3.1 Lean Manufacturing
El Lean Manufacturing es un método para implantar mejoras en los procesos
de la empresa eliminando las actividades que no aportan valor generando
beneficios que se basan principalmente en enfoque al cliente, trabajo en
equipo, participación gerencial y el uso de herramientas de mejora continua
para disminuir los costos, mejorar los procesos y conservar el margen de
utilidad.
Lean manufacturing es un proceso para ser entendido por todos, sin
duplicaciones, capaz de operar de manera rentable, innovando con
apoderamiento del mercado. Esta se debe aplicar en el mercado debido a la
necesidad de responder a los clientes más exigentes ser rentables lo que
involucra reducción de costos, incrementar la confiabilidad entre otras.
Mejorar la productividad en las empresas crea la necesidad de crear esta
metodología, cuyos principios se están convirtiendo en un estándar de
procedimientos en muchas empresas debido a los beneficios que aporta.
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Por medio a varias herramientas que se utilizan para eliminar todos los
procedimientos que no agregan valor, desarrollando el valor de cada
actividad ejecutada y desechando lo que no se requiere.
Lean Manufacturing nació en Japón y fue concebida por los grandes gurús
del Sistema de Producción Toyota: William Edward Deming, Taiichi Ohno,
Shigeo Shingo, Eijy Toyoda entre otros. Para satisfacer las necesidades
explicitas en un Mercado cerrado y en tiempos baja económica.
También llamada por sistema de Manufactura Flexible ha sido definida como
una filosofía de excelencia de manufactura, basada en la eliminación
planeada de todo tipo de desperdicio el respeto por el trabajador: KAIZEN y
la mejora consistente de Productividad y Calidad.
El sustento de los principios del Lean Manufacturing, se ejecuta en tres
planos eficaces básicos: gestión, planificación y ejecución, y reducción de
actividades sin valor añadido.
En la de gestión se analiza todos los procesos y habilidades respecto a una
serie de guías clave estableciendo criterios que sirven inicio para evaluar los
progresos mientras el proceso de implementación del Lean Manufacturing.
Los distribuidores pueden formar parte del método gracias al adelanto de
páginas web en los que pueden verificar las alturas de vidas y cambiar ellos
mismos el material en ocupación de los niveles convenidos.
3.2 Pensamiento Esbelto El personal forma parte fundamental en el proceso del desarrollo de una
estrategia esto implica cambios primordiales en la forma de laborar, muestra
que por naturaleza trae desconfianza e incertidumbre. , la necesidad de
cambio se origina en una combinación entre fuerzas internas y externas en la
cual se ve afectada una organización. Conocer la existencia de esas fuerzas
ayudara a determinar el momento apropiado para poner en marcha un
20
proceso de cambio, que más que una técnica, se trata de un buen régimen
de relaciones humanas.
Para aplicar el sistema de Manufactura Esbelta, es recomendable iniciar
reconociendo los procesos de manufactura desde la localidad del cliente,
¿Qué es lo que el cliente espera de este proceso? Sea interno o externo,
minimizando el tiempo que se gasta en operaciones que no agregan valor
mediante el empleo de herramientas, equipos y materiales tan cerca como
sea posible dentro del proceso.
Se identifican 7 tipos de desperdicios que no agregan valor en los procesos
esta la sobreproducción, espera, transporte innecesario, procesamiento
incorrecto, inventarios, movimiento innecesario, y defectos o retrabajos. El
objetivo es reducir el desperdicio. MUDA palabra japonesa que significa
desperdicio, todo aquello que no agrega valor y por lo que el cliente no esta
dispuesto a pagar.
3.2.1 Los 5 Principios del Pensamiento Esbelto
Estos principios implican la cancelación de los mandos y su reemplazo por el
liderazgo. La palabra líder es la clave. A medida que las empresas notan
cambios de forma rápida y constante para compensar las exigencias de un
entorno, reflejando que el alto rendimiento depende de las personas. En
muchos de los casos, la función del líder ha tenido que reinventarse para
servir a las necesidades y favorecer la creatividad de los miembros de
cualquier organización que se enfrentada al cambio.
Los principios del pensamiento esbelto se resumen en saber que desea el
cliente, saber su estándar, que el proceso cree un paso que agregue valor a
otro, ser capaces de producir por las ordenes de los clientes y en buscar
siempre la mejora continua.
21
La sistemática de las 5´S necesita el apoyo de todos los niveles de la
empresa se comprometerán tomar parte del cambio e implantación de esta
herramienta. Las funciones de la dirección residen en conservar un trabajo
eficaz, y designar a los miembros que se encargarán de llevar a cabo la
implantación.
MUDA es todo aquello que hay que descartar y perfeccionar. Se nivela por
balance con un patrón, con aquello que se desee lograr. Se busca a través
de la exploración constante de los principios de las violaciones a los
estándares.
Se conocen seis MUDAS clásicas: de movimientos cuando se conoce el
exceso de movimientos físicos innecesarios, de transporte, en los malos
métodos de transporte, de inventarios, de procesamiento, de espera y por
fallas y correcciones.
Esta sistematización sirve de check list para inspeccionar siempre las
instrucciones y detectar los desperdicios que hay que solucionar. El análisis
MUDA sirve de base para la aplicación del sistema de calidad y mejoramiento
continuo.
3.3 Herramientas Lean Manufacturing
Manufactura Esbelta como sistema de calidad, con el cual se elimina lo que
no agrega valor al producto y al cliente. Cuenta con diversas herramientas
que ayudan mejorar la calidad y el respeto al personal. A continuación se
definirán cada una de las herramientas.
3.3.1 La herramienta de las 5’S
El principio de orden y limpieza de Lean Manufacturing se llama las 5´S y es
de origen japonés, es un concepto hacia la calidad total que se originó en el
Japón bajo la alineación de Deming está incluida dentro de lo que se conoce
como mejoramiento continuo. Esta compone el primer paso a realizar para
22
evolucionar un sistema de producción aceptado a un sistema de Lean
Manufacturing. Las 5´S constituyen acciones que son principios expresados
con cinco palabras japonesas que inicia con la letra S. Clasificar. (Seiri),
orden. (Seiton), limpieza. (Seiso), estandarizar. (Seiketsu), disciplina.
(Shitsuke).
3.3.1.1 Clasificar. (Seiri) La primera "S" de esta estrategia aporta métodos y encargos para evitar la
presencia de elementos innecesarios. El Seiri o clasificación consiste en
apartar en el lugar de trabajo los productos o equipos que sirven de las que
no sirven. Catalogar lo necesario de lo innecesario para el trabajo habitual.
Conservar lo que necesita y descartar lo excesivo. Retirar los elementos
usados de acuerdo a su uso, confianza y repetición de utilización con el fin de
suministrar la rapidez en el trabajo. Establecer las herramientas en sitios
donde los cambios se puedan realizar a corto tiempo. Descartar
componentes que perturban la tarea de los equipos y que puedan llevar a
desperdicios.
La clasificación dispone zonas de trabajo para que estos sean más seguros
y productivos. El primer y más directo impacto del Seiri está relacionado con
la seguridad. Cuando no se clasifica se frena la visión de las áreas de trabajo,
daña el funcionamiento de los equipos y máquinas, formando todo esto que
el área de trabajo sea más insegura.
Aprovechar el espacio en la planta y oficina, comprimir los tiempos del paso
al material, documentos y herramientas de trabajo. Optimizar el control visual
de stocks. Deshacerse de los elementos que se estropean por estar un
tiempo expuestos en un ambiente. Arreglar las áreas de trabajo para el
avance de acciones de mantenimiento.
Al implantar Seiri se obtienen los siguientes beneficios, se perfeccionan el
23
control visual de los componentes de trabajo, materiales en proceso y
producto final, el flujo se logra gracias al control visual, la calidad del producto
se mejora ya que los exámenes visuales ayudan a prevenir los defectos, se
mejora el tiempo entre fallos de los equipos, es más fácil igualar las áreas de
trabajo con riesgo aleatorio de accidente laboral, el personal de oficina puede
mejorar en el uso del tiempo.
El no aplicar el Seiri se pueden lucir algunos de los siguientes problemas, en
la planta de producción se presentan más accidentes, se pierde tiempo
valioso para encontrar algún material y se dificulta el trabajo, en caso de una
señal de alarma, las vías de emergencia al estar ocupadas con productos o
materiales innecesarios, impide la salida rápida del personal, es necesario
disponer de espacios para ubicar los materiales innecesarios, es más difícil
de conservar bajo control el stock que se origina por productos defectuosos,
el volumen existente de productos asiente velar más los stocks recargados.
El tiempo de entrega se puede ver afectado a las mermas de espacio al ser
necesario mayor administración de los materiales y productos.
Al establecer el seiri se identifican elementos innecesarios el primer paso
consiste en la identificación de los mecanismos innecesarios en el lugar
escogido para implantar las 5´S, se puede necesitar la lista de elementos
innecesarios esta se diseña en la fase de inicio, la lista registra el elemento
innecesario, su ubicación, cantidad encontrada, posible causa y acción
sugerida para su eliminación.
Las tarjetas de color para marcar que en el sitio de trabajo existe algo
innecesario y que se hay que tomar una acción correctiva. Esta accede a
realizar una búsqueda de todos los elementos identificados. Para asignar
tarjetas de color es necesario mantener en el área especificada los elementos
no necesarios desecharlos, utilidad del elemento para realizar el trabajo
pronosticado, si la unidad no es necesaria debe descartarse, la frecuencia
con la que se necesita el elemento, la cantidad del elemento necesario para
realizar el trabajo.
24
Otro paso es el plan de acción para retirar los elementos innecesarios, donde
en este punto se podrá aplicar la filosofía del Ciclo Deming (PHVA) para
desplegar las acciones que admitan retirarlos. Debe contener el mantener el
elemento en igual sitio, mover la unidad a una nueva ubicación dentro del
departamento. Recolectar el elemento fuera del área. Debe mostrar los
procedimientos para eliminar los elementos: desecharlo, venderlo, devolverlo
al proveedor, destruirlo y utilizarlo.
Para el control e informe final se necesita organizar un informe que registre y
que muestre el avance de las funciones planificadas, como las que se han
establecido y los beneficios.
3.3.1.2 Ordenar (seiton)
Organizar los mecanismos que se ha clasificado de modo que se puedan
encontrar con facilidad, tiene que ver con la mejora en la forma que se ven
los elementos de los aparatos e infraestructura.
El ordenar permite instalar de un sitio apropiado para cada elemento utilizado
en el trabajo, colocar de sitios identificados para ubicar elementos que se
emplean con poca frecuencia, disponer de lugares para ubicar el material que
no se usará en el futuro, lograr que el equipo tenga defensas visuales,
identificar y marcar todos los sistemas auxiliares del proceso como tuberías,
aire comprimido, combustibles, aumentar el conocimiento de los equipos por
parte de los operadores de producción.
En los beneficios que tiene el empleado es que se provee el vía rápida a
mecanismos que se solicitan para el trabajo, se mejora la información en el
lugar de trabajo para evitar errores y funciones de alarma, el aseo y limpieza
se pueden cumplir con mayor disposición, la seguridad se incrementa debido
a la demarcación de todos los sitios de la planta y a la utilización de ayudas
de alto riesgo.
25
La organización se beneficia cuando la empresa puede contar con sistemas
simples de control visual de materiales y materias primas en stock de
proceso, en casos de eliminación de pérdidas por errores, por mayor
cumplimiento de las órdenes de trabajo, cuando el estado de los
componentes se mejora y se evitan averías, se conserva y utiliza el
conocimiento que posee la empresa, mejora de la productividad completa de
la planta. Al final esto no solo beneficia a la empresa sino al empleado por
sus resultados y crecimientos.
3.3.1.3 Seiso (Limpiar)
Seiso representa limpiar el ambiente de trabajo, las máquinas y herramientas
y otras áreas del lugar de trabajo. Un operario que limpia una máquina puede
descubrir muchas fallas de trabajo, es difícil identificar cualquier problema
cuando la máquina está cubierta de aceite y polvo que se pueda estar
formando. A veces mientras se limpia la máquina se detectan fugas, grietas
que se estén formando una vez reconocidos los problemas, pues en
solucionarse con facilidad.
3.3.1.4 Seiketsu (estandarizar).
En esta etapa son los empleados quienes mejoran programas y diseñan
elementos que les permitan auxiliarse a sí mismos, traen fuentes de
información en el trabajo aunque aveces no se les tome en cuenta, la
gerencia debe diseñar sistemas y procedimientos que aseguren la
continuidad, los trabajadores deben participar en el proceso de estos
estándares.
3.3.1.5 Shitsuke (disciplina).
Para lograr ejercer continuamente este punto los operarios convienen obtener
autodisciplina. Esta será, la S más difícil de alcanzar. La naturaleza humana
es resistir el cambio, donde las barreras al cambio pueden ser las
personalidades, puede tratarse de metas estratégicas, falta de
responsabilidades, procesos claros y de una comunicación clara muchas
26
empresas se han encontrado dentro de un taller sucio y desorganizado a solo
un tiempo corto de haber implementación de las 5´S.
Cuando se establecen las 5´S, la empresa crea emociones positivas en los
clientes y crece la eficacia la empresa, donde los empleados se sienten
superior en el area de trabajo y la de superación en el departamento genera
menores desperdicios, mejor calidad de productos y respuesta más rápida
ante los imprevistos y urgencias, haciendo el ambiente más competitivo en
los procesos.
Cuando el departamento está desorganizado y sin limpieza se desaprovecha
la eficiencia, es poco usual que las fábricas, talleres y oficinas apliquen de
forma estandarizada las 5´S, tal y como conservar el trabajo diario.
3.3.2 KANBAN.
Esta herramienta de producción es altamente segura y eficiente por medio de
tarjetas, las cuales son usadas para que los empleados sepan qué están
causando, qué características lleva, así como qué va a producir, que
características tendrá y como será transportado. Es una herramienta de
conducción del flujo de materiales en una línea de ajuste. El KANBAN puede
ser una tarjeta, un contenedor o una señal electrónica que sujeta información
que vale a modo de orden de trabajo.
En los objetivos del KANBAN esta dar procedimientos de la producción
fundados en las circunstancias del área de trabajo. Advertir que en las
empresas se añada labores innecesarias en las órdenes, evitar el exceso de
papeleo innecesario, la eliminación de la sobreproducción y suministrar el
control del material.
Las funciones de KANBAN están el control de producción, la mejora de los
procesos y movimiento de material
27
La etiqueta de KANBAN debe tener en cuenta las informaciones del número
de parte del componente y su descripción, el nombre y número del producto,
la cantidad requerida, el tipo de manejo de material requerido, la secuencia
de ensamble o producción del producto. Entre los tipos y etiquetas de
KANBAN están el KANBAN de Producción, KANBAN señalador, KANBAN de
urgencia y KANBAN de proveedor o retirada.
Dentro de las reglas KANBAN que se debe tomar en cuenta esta el KANBAN
como un sistema de mejoramiento de la productividad, no se debe mandar
producto defectuoso a los procesos subsecuentes, los procesos
subsecuentes requerirán sólo lo que es necesario y producir solamente la
cantidad exacta requerida por el proceso subsecuente.
El sistema KANBAN, encierra por si sólo una gran suma de mejorías,
reduciendo en los niveles de inventario, resistencia en la calendarización de
la producción y la producción en sí, el rompimiento de las defensas
empleadas es guardada por KANBAN, origina el trabajo en equipo, mejora la
calidad. Estimula la autoformación, promueve la limpieza, provee información
rápida y precisa, evita sobreproducción minimizando los desperdicios.
Un sistema KANBAN origina mejoras en situaciones anormales haciendo
públicos las situaciones dificiles cuando se incitan por distintas causas, que
muchas veces están fuera de los términos que se manipulan originándose
de diferentes fuentes, y sus remedios unas veces fáciles. En los puntos
débiles una reducción sucesiva en el número de KANBAN lleva a
disminuciones en el stock, lo que termina con el rol de stock como resorte
frente a las alternativas de la producción.
3.3.3 SMED
El sistema SMED nació por la necesidad de lograr la producción Just in
Time, una de las piedras angulares del sistema Toyota de producción y fue
28
abierto para disminuir los tiempos de la producción de máquinas, probando
los lotes de menor tamaño.
Shigeo Shingo marcó que las políticas de las compañías en cambios de
utensilio, se han encaminado hacia la mejora de la destreza de los operarios
y pocos han producido estrategias de mejora del método de cambio.
La necesidad de este sistema nace cuando el mercado demanda una mayor
variedad de producto y los lotes de producción deben ser mínimos
manteniendo un nivel apropiado de capacidad, se disminuye el tiempo de
cambio y se aumenta el tamaño de producto acabado, con el consecuente
aumento de costos. Esta práctica está considerablemente aprobada y su
creación es rápida y altamente efectiva en la mayor fracción de las
instalaciones industriales.
Entre los beneficios que contribuyen esta herramienta son reducir el tiempo
de preparación, el tamaño del inventario y el tamaño de los lotes de
producción. Esta mejora aporta ventajas competitivas para la empresa ya que
no tan sólo existe una reducción de costos, desarrolla la capacidad de
aplicarse a los cambios en la demanda.
La herramienta SMED se aplica en etapas preliminares estudiando la
operación de cambio en la primera etapa se separan tareas internas y
externas, en la segunda etapa se convierten las tareas y en la tercera etapa
se perfeccionan.
.
En los resultados y efectos de SMED se crean grupos de trabajo con el
personal envuelto en el mando de las máquinas y en su cambio de utillaje y
se les planea unas reuniones de trabajo en las se van delimitando las
mejoras a establecer en el cambio.
Se traza al personal el reto de conseguir una fuerte disminución del tiempo de
cambio, en cuanto el personal va colaborando, realizan propuestas y logros,
donde son quienes mejor protegen el nuevo modo de trabajo, involucrando la
29
dedicación en horas de capacitación ofrecidas al efecto y a la formación de
los empleados.
Proyectar las tareas de organizar las operaciones, de elegir las que
herramientas y equipamiento es necesario, que personas se inmiscuirán, los
materiales de inspección necesarios reduce el tiempo de cambio facilitando a
cualquier operario que pueda realizar un cambio en ausencia del preparador
especialista.
Los efectos del SMED son los cambios más sencillos, la producción con
stock mínimo, la simplificación del área de trabajo y obtener mayor
productividad y flexibilidad.
3.3.4 POKA-YOKE. Poka-yoke es una técnica de calidad creada por Shigeo Shingo, que significa
a prueba de errores, creando un proceso donde los errores sean imposibles
de realizar. La clave es ir descubriendo las faltas antes de que se cambien
en defectos, e ir corrigiéndolos para que no se repitan. Este dispositivo es
cualquier unidad que ayuda a advertir las faltas antes de que sucedan, para
que el trabajador se de cuenta y lo corrija a tiempo.
La técnica Poka-Yoke posee las funciones de hacer la inspección del 100%
de las partes producidas y si suceden anomalías logra dar retroalimentación
y acción correctiva. Los resultados de un procedimiento poka-yoke en la
reajuste de defectos transforman dependiendo del tipo de inspección.
Los tipos de inspección Poka-Yoke son de inspección de criterio donde se
inspecciona para separar lo bueno de lo malo, comparado con el estándar,
los productos son comparados normalmente contra un estándar y los
artículos defectuosos son descartados, la inspección informativa es la
inspección para obtener datos y tomar acciones correctivas, tomar este tipo
de inspección ayuda a reducir defectos por medio de checar de cerca a la
fuente de los defectos usado como auto inspección,la continuada y la auto
30
inspección resaltada. La inspección en la fuente avisa los vicios por medio de
explorar las circunstancias que influyen la calidad en su fuente. Identificando
y controlando condiciones externas que afecten a la calidad y dentro de una
operación que afecte a la calidad.
Las funciones Poka-yoke existen dos funciones moderadoras para abrir
sistemas Poka-Yoke los métodos de control y los métodos de advertencia.
En la clasificación de métodos Poka-yoke están los métodos de contacto, el
método de valor fijo y el método del paso-movimiento.
Los 8 principios de mejora básica para el poka yoke y los cero defectos son
construya la calidad en los procesos, elimine todos los errores y defectos
inadvertidos, interrumpa el hacerlo mal y comience a hacer lo correcto
¡AHORA!, no piense en excusas, piense en como hacerlo bien, un 60% de
probabilidades de éxito es suficientemente bueno. ¡Implemente su idea
ahora!, las equivocaciones y defectos podrán reducirse a cero si todos
trabajan juntos para eliminarlos, diez cabezas son mejor que una, investigue
la verdadera causa.
3.3.5 ANDON
Significa en Japones alarma, es una señal o guía visual para manifestar el
momento de producción. En muchas ocaciones funcionan como señales
luminosas en una tabla mostrando las circunstancias de trabajo en el piso de
producción dentro del área de trabajo, el color muestra el tipo de problema o
condiciones de trabajo como senal de ayuda.
El objetivo es de descubrir alguna singularidad en las maquinas o en el
proceso y notificar al trabajador. Algunas ventajas del ANDON esta la
detección de errores de calidad, de averías, material defectuoso o
sobreproducción, indicación de tiempo de puesta a punto, del tiempo de
embalaje y el control de calidad visual
31
Los colores usados son el rojo para las máquinas en malas condiciones, el
color azul en las piezas defectuosas, utiliza el blanco para el fin de lote de
producción, el amarillo para esperar por el cambio de modelo, verde cuando
falta de material, no luz cuando el sistema opera normalmente.
3.3.6 TPM (Mantenimiento Productivo Total).
Es el procedimiento productivo desarrollado a partir de la percepción de
mantenimiento defensor fundado en Estados Unidos, compuesta por una
serie de acciones establecidas para mejorar el talento de una empresa.
Ayuda a crear capacidades profesionales a través de la eliminación
sistemática de las faltas de los sistemas operativos.
Orientado a fundar un sistema asociado que esparce la eficiencia de toda la
produccion, implantando previenir las mermas en todas las operaciones de la
empresa, incluyendo cero accidentes, cero defectos y cero fallos en todo el
ciclo de vida del sistema productivo.
El TPM permite innovar debido al impacto en la disminución de los costos,
avance de las respuestas, confiabilidad de abastecimientos, del juicio que
tienen las personas y la calidad de los productos o servicios.
Estas funciones conducen a la preparación de productos y servicios de alta
calidad, consiguiendo una imagen de empresa excelente, buscando esta con
la participación de todo el personal de la empresa.
Se caracteriza en las acciones de mantenimiento en todas las etapas del
ciclo de vida del equipo. Esta orientada a mejorar la confianza global de los
procedimientos funcionando con mejoras enfocadas, mantenimiento
autónomo, mantenimiento planificado o progresivo, mantenimiento de
calidad, prevención de mantenimiento, mantenimiento en áreas
administrativas, entrenamiento y desarrollo de habilidades de operación.
32
En los beneficios están la mejora de calidad en el trabajo, mejor control de las
operaciones, incremento de la moral del empleado, creación de una cultura
por las normas, aprendizaje constante, ambiente donde la participación,
colaboración y creatividad sea una realidad, mejorar las condiciones
ambientales, cultura de prevención de eventos perjudiciales para la salud,
incremento de la capacidad de identificación de problemas y de búsqueda de
acciones correctivas, eliminar pérdidas que afectan la productividad de las
plantas, mejora de la calidad del producto final, mejora de la tecnología de la
empresa y aumento de la capacidad de respuesta a los movimientos del
mercado.
3.3.7 KAIZEN
Término compuesto por dos palabras, una KAI que significa cambio y ZEN
que significa mejor, lo que significa un cambio para mejorar o mejora
continua. Mejoramiento continúo en todos los aspectos, en la vida personal,
familiar, social, y de trabajo. En las empresas debe involucrar a todos,
gerentes y trabajadores por igual.
El KAIZEN es un trabajo práctico realizado en equipo donde se emplean
técnicas. Esta filosofía es un factor fundamental para la competitividad,
comenzó a aplicarse a las acciones provechosas después de la Segunda
Guerra Mundial resultado enmendar la economía.
Hacer posible la mejora continua y lograr de tal forma los más altos niveles
en una serie de factores requiere aparte de constancia y disciplina, la puesta
en marcha de seis aspectos fundamentales, el control de calidad total, un
sistema de producción justo a tiempo, mantenimiento productivo total,
despliegue de políticas, un sistema de sugerencias y actividades de grupos
pequeños.
La gerencia debe ocuparse del sustento de los esquemas señalados y de
alcanzar de manera ordenada el incremento en los niveles de calidad,
productividad, costos, servicios y entrega, dando preferencia a los procesos
33
en lugar de los consecuencias, distinguir en primer lugar la calidad, hablar por
medio de los fundamentos donde el proceso consiguiente es el cliente.
Las funciones del KAIZEN es mejorar la obtención de cualquier unidad
seleccionada en cualquier empresa, mediante la organización de habilidades
de trabajo de Manufactura Esbelta y técnicas de detección de desperdicios
estimulando y capacitando al personal.
Los beneficios están el aumento de la productividad, la reducción del espacio
utilizado, mejoras en la calidad de los productos, reducción del inventario en
proceso, reducción del tiempo de fabricación, reducción del uso del
montacargas, mejora el manejo y control de la producción, reducción de
costos de producción, aumento de la rentabilidad, mejora el servicio, mejora
la flexibilidad, mejora el clima organizacional, se desarrolla el concepto de
responsabilidad, aclara roles.
Capítulo IV
Análisis del proceso en el
Departamento de suministro del Centro Salud S.A.
35
Capítulo IV
Análisis del Proceso en el
Departamento de Suministro del Centro Salud S.A.
Lean Manufacturing ayuda a las empresas a reducir los desperdicios en el
departamento de suministro a continuación se conoce el Centro Salud S.A.,
donde por medio de los metodos de investigación, observación donde se
inspeccionan los elementos del problema, analisis reconociendo las causas
para pasar a proponer acciones para eliminar las causas.
4.1 Descripción de la Empresa
El Centro Salud S.A., formada el día 07 de Julio del Año 1993, situada en la
Ave. Isabel Aguiar, Herrera, Santo Domingo Oeste.
Su socio principal y creador Dr. Pimentel, vio la necesidad que tenía esa
comunidad de contar con un centro sanitario asistencial que le diera
respuesta a los problemas de salud a los habitantes de Herrera.
Este Centro desde sus inicios cuenta con una amplia variedad de servicios de
salud, que va desde medicina General hasta las especialidades mas
importantes en el sector salud, como son: Pediatría, Ginecología, Sonografía,
Urología, Medicina Interna, Cardiología, Medicina Familiar, Perinatología,
Ortopedia, Cirugía General, Endocrinología, Dermatología, Patología,
Oftalmología, Gastroenterología, Odontología, servicio de emergencia, Rayos
X y Analíticas (laboratorios).
En su estructura física cuenta con dos edificaciones ambas de dos (2)
niveles, en el edificio numero uno (1), se encuentran las oficinas
administrativas, el área de emergencias, Rayos X, Sonografia y laboratorios,
en el segundo piso se encuentran las áreas de internamientos y el
departamento de suministro, en el costado derecho tienen el segundo edificio
36
donde se encuentran los consultorios privados de los especialistas que dan
servicio en el centro.
El objetivo primordial del centro es brindar un servicio de calidad, a precios
asequibles sin olvidarnos que las organizaciones deben generar utilidades
para poder cumplir con sus obligaciones, sabiendo que para obtener el
máximo de ellas es necesario llevar a cabo estrategias económicas,
productivas y globales.
Cuenta con los clientes de toda la zona de Herrera (La Altagracia, El Abanico,
Las Malvinas, Buenos Aires, Las palmas, El Café, El Doce, El Paraíso,
Residencia Santo domingo), Las Caobas.
Dentro de la competencia directa por compartir la misma zona geografica se
encuentran el Centro Medico Dominicano, Centro Medico Real y el Hospital
Marcelino Vélez Santana.
El Centro Salud S.A. ha evolucionado de una manera muy favorable pues en
su inicio solo contaba con 4 habitaciones y 5 consultorios, hoy en día cuenta
con 6 habitaciones, y 22 consultorios, en este momento esta en proceso de
construir 10 habitaciones, debido a la gran demanda de pacientes que ha
este centro asisten.
El Centro Salud S.A. se sitúa en un lugar favorecido comparado con la
circunstancias que aflige al mundo de los negocios, sus resultado con
respecto a los estados financieros indican aumento o crecimiento de acuerdo
a sus dictamen de cada año donde el efectivo en caja y banco, el inventario
en existencia, los certificados financieros, el inventario de mobiliarios y
37
equipos de oficina y las instalaciones de las edificaciones han aumentado
significativamente. Las cuentas por pagar a los suplidores se han mantenido
en el mismo nivel desde hace 4 años.
4.2 Descripción del Proceso de Suministros.
El departamento de compras y suministros se encarga de suministrar los
departamentos del Centro Salud S.A. de productos, material gastable,
medicamentos y equipos necesarios para la gestión de las necesidades por
medio del proceso siguiente:
La necesidad de Productos.
Se crea una orden de compra la cual se envía al departamento de compra.
Compra emite el pedido a los diferentes Proveedores.
El pedido llega al centro y es recibido directamente en el área de suministros
por su encargado.
A partir de este punto, el Encargado del departamento se encarga de
distribuir a los diferentes departamentos dentro del centro, las diferentes
requisiciones, manteniendo siempre actualizado y con las cantidades exactas
que el Stock de Planta y Cirugía ameritan, según normas internas de la
empresa.
38
39
4.3 Identificacion y Análisis del Problema
En el departamento existen mal entendidos sobre los conceptos de mantener
el orden de los procesos donde se confían con métodos que no agregan valor
al departamento, donde se comprueba por no generar los resultados
deseados por el encargado. Una muestra de esto es la colocación de letreros
de “Favor de mantener el area limpia y ordenada”
Tomando en cuenta la consideración del encargado del departamento de
suministro y las demás metodologías de investigacion se observan problemas
de mala utilización de recursos donde el análisis se apoya tomando los
lineamientos de no generar desperdicios por medio a las actividades que no
agregan valor, identificando los siguientes problemas, los cuales se
encuentran dentro de los desperdicios de Lean Manufacturing.
La sobreproducción donde se obtienen más productos de lo que solicita el
cliente.
En el tiempo de espera los médicos Internistas presentan quejas frecuentes
por esperar mucho tiempo, donde no se localiza el producto por no se tiener
un lugar destinado para cada producto.
El desperdicio y retrabajo donde se rechaza material con mucha frecuencia,
compras de productos sin confirmar de su existencia en almacén llegando
40
estos en muchas ocaciones a deteriorarse. Materiales derramados en el piso
como curitas y frascos, por la mala colocación de estos.
Inventario, se amontona material por mucho tiempo, se obtienen compras
recargadas por aprovechar descuentos, aunque este producto no se ha
consume.
Transporte
Se transportan los productos más de lo necesario. Se transitan recorridos
muy grandes. El encargado tiene que distribuir los medicamentos y otros
materiales por partes, esto hace que el proceso de entrega sea más lento,
por la falta de logística de transporte.
Movimientos innecesarios, la enfermera pierde mucho tiempo buscando el
producto que necesita, se ha encontrado casos en la que se requieren
suministros para emergencias donde no se encuentra con facilidad por la
mala ubicación y disposición de estos.
41
En el departamento de suministro se mantienen en el mismo lugar las cajas
vacías, productos de limpieza, alimentos y medicamentos.
42
4.4 Análisis de las Causas que Originan los Desperd icios
Una vez detectado el problema en base al paseo de MUDA, se procede a
crear un diagrama causa-efecto de Ishikawa, con la participación del
encargado del departamento de compra y suministro. Este diagrama se
delimita como la relación entre el efecto y las causas que lo originan,
tomando en cuenta las 4P, planta o departamento, personas, procedimientos,
proceso. Tambien por el método, “ Cinco por qués (five whys)”,
procedimiento utilizado por Taiichi Ohno preguntando cinco veces el “por
qué” de cada problema, con el propósito de identificar la causa principal del
problema definiendo y poniendo en práctica las medidas correspondientes.
43
En el capítulo V, se plantea la posible propuesta para la mejora de los
resultados del analisis de las causas que originan los problemas del Centro
Salud S.A.
Causa Raíz 1
No hay existencia del producto
solicitado
Causa Raíz 2
El tiempo de espera es muy largo
para despachar el pedido al area
correspondiente.
Causa Raíz 3
Grandes cantidades de
productos almacenados
1. Por
qué?
No hay un control de existencia del
producto
Llegan los pedidos y lo colocan uno
encima de otro sin desempacarlos.
Se solicita más de lo que
necesita.
2. Por
qué?
No cuenta con un sistema de
inventario
Falta de organización de los productos
recibidos
Hacen pedidos por aprovechar
ofertas.
3. Por
qué?
Porque el personal no conoce los
requerimientos del almacen
No se clasifican los productos para
almacenarlos
Para que el producto salga a un
precio mas bajo.
4. Por
qué?
El encargado no tiene tiempo de
retroalimentar al personal
No tiene los tramos identificados.
Buscando bajar los costos.
5. Por
qué?
Por no contar con un plan de trabajo
No hay una guía establecida de cómo
almacenar
Políticas del centro.
Capítulo V
Propuesta Para la Eliminación del Problema
En el Centro Salud S.A.
45
Capítulo V
Propuesta Para la Eliminación del Problema en el Ce ntro Salud S.A.
La obtención de medicamentos y entre otros materiales debe organizarse
garantizando buen cuidado y manejo dentro del almacen.
Mejorar el proceso para eliminar el cúmulo de los materiales en el
departamento, confirmando el orden que corresponde a cada suministro para
utilizar justamente lo que se necesita y en el tiempo requerido. Como también
valorar al capital humano, adiestrándolos para crear conciencia de lo que
representa la perdida de medicamentos, equipos y materiales.
Para eliminar la MUDA del departamento de compra y suministro se
manejaran las siguientes herramientas de Lean Manufacturing:
Aplicación de 5´S será importante en el departamento de suministro para
poder aumentar la satisfacción del cliente donde los pacientes demanden
confiandos los servicios de salud. Servir de ejemplo para otros
departamentos laborando en un lugar mas agradable con un continúo
crecimiento del Centro Salud S.A. junto al equipo de trabajo.
Con esta herramienta el proceso se hará más eficiente, disminuyendo el
tiempo de entrega de los productos y medicamentos. Reduciendo la mayoría
de las causas que forman los problemas en los servicios de salud.
Otra herramienta a utilizar será el trabajo estandarizado donde bajo
procedimientos y normas todo lo concerniente al departamento debe
funcionar, quedando escritas para garantizar un proceso semejante,
documentado que soporte todas las actividades de compra y suministro
dentro del Centro Salud S.A.. Ese documento debe contener los
lineamientos a seguir para la adquisición, control y distribución de los
productos requeridos en el Centro.
46
Con estas herramientas se elaborará un modelo de aplicación para mejorar el
servicio de compra y suministro del Centro Salud S.A.
5.1 Propuesta Aplicación de 5´S
Guía de implementación de la herramienta 5´S con el objetivo de eliminar
desperdicios (MUDA).
47
5.1.1 Clasificar
Separar las cosas que sirven de las que no sirven y retirando todo del
departamento que no agregue valor.
Para la aplicación de la primera S en el departamento de suministro se
procederá a dividir el área en: Recepción, almacén (Estantes, despensas,
refrigeradores) y en una sub clasificación para saber la ubicación de el
material.
Clasificar los productos medicamentos, material sanitario, material no
sanitario, equipos, entre otros.
Retirar los productos que sirven de los que no sirven medicamentos
vencidos, antiguos, material sanitario dañado, con demasiado tiempo en el
área.
Beneficios:
� Aprovechamiento del espacio.
� Mejor control visual de los productos existentes
� Menos incidentes
48
5.1.1.1 Diagrama de Flujo Propuesto para la Primera S:
49
5.1.2 Ordenar
Disponer de manera ordenada los suministros después del Seiri. Con el
objetivo de clasificar los productos por uso y disponerlos como corresponde
para minimizar el tiempo de búsqueda y el esfuerzo.
Las estanterías deberán orientarlas todas longitudinalmente en el mismo
sentido de la entrada y salida del departamento. Identificar los tramos con un
código formado bloques.
Ejemplo
1-2-1
01 Indica el pasillo número 1
02 Indica la estantería en posición horizontal en el pasillo
01 Indica el estante en posición de vertical de los tramos
Ordenar los medicamentos y el material sanitario en los estantes por orden
alfabético o por grupo terapéutico o según el grupo de familias. Los
materiales usados frecuentemente deberán ser colocarlos en lugares
cercanos.
Teniendo en cuenta la temperatura manteniendo el lugar fresco, para no
afectar la composición de medicamentos y otros materiales. La humedad
cuidando el grado moderado, sobre todo en las zonas donde se deposita el
medicamento cuidando el lugar asignado. La luz los artículos no deberán
exponerse sobre la luz directa del exterior para no alteran sus utilidades. El
50
peso para productos pesados se buscará almacenar en lugares próximos a
muros o columnas, teniendo en cuenta siempre la resistencia del suelo.
En el Departamento de Compras y Suministros se lograrán las ventajas de
encontrar con menos tiempos y facilidad los documentos, medicamentos,
regresándolos luego al lugar asignado, dar mejor apariencia al lugar de
trabajo manteniendo el orden y facilitando la siguiente S de limpieza.
5.1.3 Limpieza La tercera S con el objetivo de eliminar los desperdicios y suciedad del
departamento, limpiando y luego evitando que se vuelva a ensuciar y
contaminar.
Al mantener el área limpia estará lista para usarse en el momento que se
necesite.
Es importante decir que la limpieza esta ligada con la moral de la gente y la
posibilidad de encontrar mejoras en los procesos, ayuda a calmar el estrés,
prepara el cuerpo y la mente para el próximo día de trabajo, es muy
importante para el bienestar mental y físico de los empleados.
Dentro de las asignaciones de limpieza primero se acorgara con el encargado
de limpieza la persona responsable del departamento de compras y
suministros. Este personal deberá limpiar todas las áreas (piso, tramos,
ventanas, puertas, escritorios, dentro de cajones, la nevera y demás lugares,
equipos y materiales del departamento) realizándola todos los días, de forma
agilizada cuidando y ordenando.
En esta etapa de limpieza se tendrán los resultados de aumentar el buen
estado de equipos y de la instalación asi como mantener la calidad de los
medicamentos, evitar los accidentes, entre otros.
51
5.1.4 Estandarización
Etapa de conservar lo que se ha logrado con las tres primeras S. No hay
lugar de esperar a que los suministros se acumulen en lugares no
adecuados, encontrando formas de prevenir su acumulación. Cuando
encuentra una herramienta fuera de su lugar inmediatamente se debe ajustar
correctamente, cuando encontra un desorden se debe limpiar
inmediatamente, sin embargo si esto continua sucediendo constante y
repetitivamente debe de llevar el concepto de estandarización a un nivel mas
alto, previendo que pase, manteniendo continuamente el estado de orden y
limpieza.
La estandarización se aplicará de la siguiente manera: El encargado de
suministro es el responsable de velar por el cumplimiento de esta guía. Se
tomaran fotos como evidencia de la mejora del área y se colocarán en el
mural.
Obteniendo los resultados de guardar el conocimiento del orden hasta que se
desee cambiar, se incrementa la motivación del personal al hacer de esto una
costumbre de conservar en perfecto estado el departamento de suministro.
5.1.5 Disciplina Esta herramienta debe crear el hábito de que el personal utilice
correctamente los procedimientos desarrollados en las 4 S anteriores. La
disciplina se halla en el deseo de las personas donde se pueden crear un
ambiente que estimule la habilidad de la disciplina. El encargado del
departamento debe motivar al personal hacia el logro del cumplimiento de la
disciplina, creando un plan de implementación para el manejo del impacto del
cambio y la disciplina tomando en cuenta los sgtes pasos:
52
� Presentar el caso (el porqué) del cambio con el mayor cuidado y grado
de detalle posible. Crear y comunicar una visión, eventualmente es
imprescindible remover los obstáculos que dificultan la concreción de
la visión. Por medio de reuniones deberá avisar los resultados de la
implementación de las 5´S, colocando fotos del antes y después.
� Definir claramente lo que ha finalizado y asegurar que la situación
anterior termina definitivamente, resulta vital dar señales claras a toda
la línea de producción.
� Permitir que la gente guarde su pasado con orgullo y no con culpa.
Manejar con sumo cuidado la comunicación.
� Fomentar la participación de posibles de operarios afectados.
� Retroalimentar al personal del departamento constantemente.
� Proporcionar los recursos necesarios para crear el hábito.
� Asignar varios lugares para los desperdicios.
� Colocar recordatorios por medio de avisos en lugares visibles, por
medio de señales entre otros. (Ej.: Deposite la basura aquí)
� Letreros que indiquen el lugar de los materiales y medicamentos
(utensilios de limpieza)
� Involucrar al empleado asignándole la responsabilidad del área.
� Supervisión diaria por el encargado(a medio día y al final del turno) por
medio de un check list.
53
� Realizar una evaluación de desempeño mensualmente, con el fin de
mantener la disciplina.
� Como dijo el Dr. Ishikawa que la creación de cultura y hábitos buenos
en el trabajo se logran preferiblemente con el ejemplo, donde el
encargado debe mantener una conducta de líder.
� Dejar participar a los empleados en la formulación de planes de mejora
para eliminar problemas y defectos del equipo y áreas de del
departamento.
� Reconocer el esfuerzo de todos los que ayudaron en la
implementación de las 5´S.
Con esta S se logra una cultura de cuidado y sensibilidad de los recursos del
departamento. Los pacientes, enfermeras y demás compañeros se sentirán
más motivados por la mejora de calidad.
5.2 Trabajo Estandarizado
La estandarización es el procesamiento de datos de pasos a seguir para
mejorar un proceso. Es la manera de llevar a cabo diferentes actividades de
manera continua para garantizar que el servicio de salud salga siempre con
las características deseadas.
Luego de la detección de los desperdicios y continuando con la 4 S en la
identificación de los elementos de trabajo estandarizadas para algunos
procesos del departamento de compras y suministros. Para el caso del
Centro Salud S.A. es importate que su personal cuente con un procedimiento
documentado para la realización de las distintas actividades. Aprender a
observar y fijar documentos sirve como base para detectar el desperdicio y
los caminos más eficientes de mejora.
54
Los beneficios del departamento luego de la implementación del trabajo
estandarizado son:
Documentar el proceso a todo el personal.
Evitar los cambios del proceso.
Capacitación más fácil de nuevos empleados.
Reducción de accidentes.
5.2.1 Manual de Procedimiento de Compra y Suministr o del Centro Salud S.A.
Para de suministrar satisfactoriamente los requerimientos solicitados por los
clientes internos y externos del Centro Salud S.A., se aplicará al
departamento de compra y suministro del Centro Salud S.A. un manual de
procedimientos.
La manera de registrar el proceso será mediante una solicitud de materiales,
una solicitud de compras, orden de compra, recepción de materiales. A
continuación se describen las actividades que pueden realizarse.
55
56
5.2.2 Propuesta del Diagrama de Flujo (Quien y que)
INICIO
Elabora solicitud de materiales
Recibe solicitud de compra y verifica existencia
Existe disponibilidad
Elabora solicitud de compra
Recibe solicitud de compra. Selecciona y emite orden de compra al proveedor
Recibe materiales. Da entrada al almacén.
Recibe materiales. Entrega recibo de recibido conforme.
Despacha los materialessegún solicitud de usuarios.Elabora recibo de entrega.
FIN
Solicitud de materiales
Solicitud de compra
Solicitud de materiales
Solicitud de compra
57
5.2.3 Instructivo del Departamento de Compras y Sum instros del Centro Salud S.A.
Recolección de suministros, los empleados del departamento será el
responzable de localizar los suministros en el almacén y disponerlos para
entregar a las diferentes areas de servicios en función de las cantidades
requeridas según el departamento establecido. Se dispondrán de los
materiales y medios adecuados para esta necesidad. De igual forma el
personal será responsable de ayudar a mantener el orden y la limpieza de las
instalaciones y materiales.
Distribución, colocar los artículos al sitio de dispensación contando con la
colaboración del personal del almacén, y también se dispondrán de los
medios adecuados para esta necesidad.
Registro de caducidad, el encargado del almacén tomará medidas de
prevención necesarias para mantener la calidad del producto hasta su uso.
Se gestionara en función de la vida útil de los stocks de cada producto,
impidiendo de esta manera que el producto de vensan en el almacén
controlando que los productos roten de manera convenientemente, que el
primero en entrar sea el primero en salir, este control deberá verificarse como
dos vez al mes.
Control del producto, es la pérdida de un producto donde al salir nuevos
suministros más eficaces y con menos riesgos, provocan que productos que
hasta entonces han sido admitidos pasen a no serlo. Del mismo modo pasa
cuando a un médico o enfermera no le gusta un producto o medicamento de
un laboratorio u marca y no desea utilizar el producto que hay en el Centro
Salud S.A.
Para mantener el control el encargado del almacén cada tres meses deberá
revisar los artículos que no hayan tenido movimiento, estudiando y
analizando los motivos de que no se manejen.
VI
CONCLUSIÓN
La implementación Lean Manufacturing amplia a empresas en los que la
demanda no es constante, trabajar en función de las necesidades, involucra
la responsabilidad de un cambio de mentalidad basado en la calidad total.
En los Centros de Salud la obtención de suministros médicos debe
establecerse de manera que garantice el equilibrio y la igualdad de dirección
con el manual o descripción de actividades. Debe garantizarse el
seguimiento a los cuidados en el almacen, con la regulación de las
actividades de orden, control y asistencia.
El liderazgo tendrá que atraer a los empleados a cumplir mejor sus tareas.
Pondrán intensidad en la ejecución del trabajo, toda su experiencia y sus
habilidades, motiva, empuja, apoya para lograr las metas de la organización.
La investigación de elaborar un análisis de los procesos en el departamento
de suministro en un Centro De Salud para la implementacion de Lean
Manufacturing fue elaborada con el propósito de proporcionar una guía de
cómo aplicar las herramientas para el mejoramiento del departamento,
buscando las causas que originan los problemas en el proceso que permitió
comprender mejor el proceso y determinar cuáles acciones tomar para anular
estos problemas de desperdicios.
La identificación de actividades que no agregan valor al departamento deja
en claro la falta de un procedimiento, donde la carencia de un método de
control produce pérdidas con la gran cantidad de productos almacenados. A
todo esto se le suma la insatisfacción por parte del cliente interno y externo.
No importa el lugar ni el tamaño en donde se apliquen las herramientas Lean,
si se aplican en orden y con responsabilidad según su metodología siempre
se tendrá un resultado continuo. Es fundamental tener el apoyo de la
gerencia, para que el trabajador le tome importancia a la implementación de
las 5´S de la calidad.
VII
Lean Manufacturing con la implementación de las 5´S y Trabajo
Estandarizado, puede ayudar al departamento a convertirse en elemento
decisivo para toda la empresa. La responsabilidad se genera en la medida
que los resultados son honrados, y la más importante de estas recompensas
es la satisfacción de los clientes, que puede ser la consecuencia de los
esfuerzos acreditados a la empresa.
Con la aplicación de las herramientas propuestas, “Trabajo Estandarizado y
las 5´S”, el Centro Salud S.A., logrará mejorar el servicio que ofrece en el
área de suministro, reducirá los costos por concepto de inventario y producirá
en su personal satisfacción.
Con el desarrollo de la propuesta, se evidenció que para la aplicación de las
herramientas únicamente se requiere capacitación y una minima inversión en
el acondicionamiento del espacio físico del área de suministro.
VIII
RECOMENDACIONES
Si se minimizan los desperdicios logrará mejorar el proceso en el
departamento. El compromiso de la Alta Gerencia debe estar presente en
cada una de las etapas de implantación del modelo. El personal que
participará en el proceso de mejora debe ser capacitado y motivado, de
manera que entienda la importancia de su participación en la aplicación del
modelo.
Llevar una campaña de motivación donde se presenten los beneficios de las
herramientas de manufactura esbelta tanto para el Centro como para el
personal y los clientes.
A La Gerencia:
Capacitar de manera más profunda y detallada sobre las 5´S y el trabajo
estandarizado no sólo a los miembros del departamento de Compras y
Suministros sino también a toda la empresa y así poder obtener una Salud
S.A., con mejor calidad.
Evaluar constantemente (diario, semanal, mensual) que los empleados estén
aplicando las las herramientas.
Recordar a los empleados cada cierto tiempo que tienen que aplicar,
mantener y mejorar la implementación de las ’s de la calidad.
Incentivar a los empleados para que estén motivados a seguir mejorando.
Al Equipo:
Al terminar cada trabajo guardar las herramientas y materiales en sus lugares
correspondientes, para ayudar a mantener el orden.
Utilizar el zafacón de la basura para depositar los desechos del trabajo. (Por
lo menos uno por cada estación de trabajo).
IX
Colaborar con los encargados del departamento al momento de una
evaluación tomando en cuenta sus recomendaciones y sugerencias.
Tener presente que el uso de las 5´S de la calidad no sólo les ayudará en el
trabajo sino también en su vida cotidiana.
Se recomienda al Centro Salud S.A., adoptar el modelo propuesto para el
mejoramiento del servicio de compra y suministro.
X
BIBLIOGRAFÍA
• L. Daft, Richard. (2007). Teoria y diseno organizacional. (9na Ed.).
Cengage Learning Editores.
• Meyers, Fred E . Stephens Matthew. (2006). Diseño de instalaciones
de manufactura y manejo de materiales. (3ra ed.). Pearson
Educación.
• Escalante Vázquez, Edgardo. (2006). Análisis y mejoramiento de la
calidad. Editorial Limusa S.A.
• Hitt, Michael A. Ireland, R. Duane. (2007). Administración estratégica
(7ma ed.). Cengage Learning Editores.
• Thompkins, James A. (2006). Planeación de instalaciones. (3ra ed.).
Cengage Learning Editores.
• Rey Sacristán, Francisco. (2005). Las 5S: orden y limpieza en el
puesto de trabajo. FC Editorial
• Hirano, Hiroyuki. (1998). 5 Pilares de la Fábrica Visual: La Fuente
Para la Implantacion de Las 5S. Taylor and Francis.
• Vargas Rodríguez, Héctor. Manual de implementación del programa
5S. Juan Carlos Martínez Coll.
• Leonel Cruz Mecenas, (2007). Compras: Un enfoque estratégico. (1ra
ed.). México DF. Mcgraw-Hill Interamericana Editores S.A. de C.V.
XI
• Ronald H: Ballou. (2004).Logística: Administración de la cadena de
suministro. (5ta ed.). Pearson Educacion de Mexico, SA de CV.
México.
• Organización Mundial de la Salud. (2001). Logística y gestión de
suministros humanitarios en el sector salud. Pan American Health
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• Villareal, Yolanda. Manufactura Esbelta. Disponible:
http://www.iiemexico.org.
• Mora, Enrique. Las Diversas Estyrtegias de Manufactura Esbelta.
Disponible: http://www.noria.com.
• Liendo, Julio. Trabajo Estandarizado. Disponible:
http://www.gotasdeconocimiento.com.
• Velazquez, Dalia E. Calidad y Productividad en la empresa: KAIZEN.
Disponible: http://www.mailxmail.com.
• Consulting Vision for success. Disponible: http://www.spconsulting.org.
• Niebel, Freivalds. (2001). Ingenieria Industrial: Métodos, estandares y
diseño del trabajo. (11va ed.). México. ALFAOMEGA. GRUPO
EDITOR, S.A.
ANEXOS
UNIVERSIDAD APEC
Decanato de Graduados
Anteproyecto de Monografía para optar por el título en
Maestría en Gerencia y Productividad
Título
“Análisis de los procesos en el Departamento de Sum inistro en un
Centro De Salud para la Implementacion de Lean Manu facturing.
Caso Centro de Salud, S.A.,
En Santo Domingo en el Año 2009.”
Sustentante:
Nombre Matrícula
Lourdes García Lemonier 2008-0455
Asesor:
José Santana, MGM
Santo Domingo, D. N.
Agosto 2009
“Análisis de los procesos en el Departamento de Sum inistro en un
Centro De Salud para la Implementacion de Lean Manu facturing.
Caso Centro de Salud, S.A.,
En Santo Domingo en el Año 2009.”
2
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El departamento de suministro del Centro Salud S.A. está encargado de la
proveer los suministros del Centro, con la finalidad de gestionar la
adquisición, almacenaje, control y distribución de medicamentos, insumos
médicos, productos de limpieza y material gastable. En la actualidad este
proceso no está normado, por lo que no se define un procedimiento para su
realización.
En las instalaciones del departamento se observa un alto inventario,
almacenando productos por mucho tiempo sin darle uso. Las estanterías son
inadecuadas, sin identificación, ocasionando posibles mezclas de distintos
productos, a esto se le suma el lugar para medicamentos controlados, el cual
no posee ningún tipo de seguridad.
En el departamento se observa desorganizacion, provocando movimientos
innecesarios en la búsqueda de los productos solicitados. Existen productos
de distintos géneros en el mismo lugar. Lo primero que entra al almacén no
necesariamente es lo primero que se despacha y la distribución de los
productos a las distintas áreas no presenta una logística definida ni medios
para transportarlos, lo que retrasa la entrega de los mismos.
El área se utiliza tanto para oficina como depósito de productos y de todos
los equipos y mobiliarios descargados.
3
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION
Objetivo General
Diseñar una propuesta para el mejoramiento del proceso de compra y suministro
que le permita ofrecer un servicio eficiente utilizando algunas herramientas de
Lean Manufacturing.
Objetivos específicos.
• Identificar la logística y gestión de suministros en el sector salud.
• Conocer la importancia de Lean Manufacturing y sus herramientas así
como sus objetivos y beneficios en las empresas.
• Analizar el proceso de compra y suministro para determinar los
desperdicios existentes para proponer medidas para su eliminación.
• Realizar una propuesta de aplicación de algunas herramientas de Lean
Manufacturing para eficientizar los procesos en el departamento de
Comras y Suministros del Centro Salud S.A.
4
JUSTIFICACION
La adquisición, el almacenamiento, suministros, la distribución así como de
aquellas provisiones utilizadas por las estructuras en sus labores de
asistencia, necesitan de una organización que permita un manejo eficiente y
un mayor beneficio de estos recursos. Las empresas de salud juegan un
papel importante en la sociedad. La falta de calidad en el servicio es un
problema en muchas empresas, sin importar el tamaño de la organización.
Para luchar en cualquier sector es necesario tener un rasgo diferenciador
que permita una ventaja competitiva. La salud, uno de los aspectos más
importantes ha evolucionado en todos sus ámbitos desde la urgencia en la
atención al cliente hasta la facilidad de la obtención y administración de los
medicamentos a los pacientes.
La gestión de suministro en un centro sanitario se ha transformado, jugando
un papel primordial para garantizar la calidad, seguridad, y eficiencia de los
tratamientos farmacológicos.
En este contexto, el presente estudio se enfocará en desarrollar una
estrategia de calidad para el Centro Salud S.A. en su departamento de
suministro, puesto que es necesario que lleve a cabo cada una de sus
operaciones de manera organizada y sistemática controlando
permanentemente los riesgos de contaminaciones cruzadas, confusiones, y/o
mezclas durante todas las fases involucradas en los procesos de Compra,
Recepción, Almacenamiento, Transporte, y Distribución de los medicamentos.
Esta estrategia de calidad consiste en el diseño de un modelo de aplicación
de las herramientas de Lean Manufacturing que le permita al Centro Salud
S.A. satisfacer la necesidad que busca el paciente de recibir un óptimo
servicio, basado en la obtención de medicamentos a tiempo, confiables, en
cantidades correctas y con la calidad que el cliente se merece.
5
Con la optimación del proceso, se pretende facilitar la labor de enfermería,
evitar roturas y acumulaciones innecesarias de stock, preparar los pedidos a
tiempo, mayor disponibilidad de espacio, evitar errores en la distribución,
identificación y fácil localización de los productos. En adición, las áreas que
interactúan dentro del proceso de compra y suministro (enfermería,
emergencia, laboratorio, cirugía, personal de conserjería) recibirán un mejor
servicio con reposición de sus stocks a tiempo en las condiciones y
cantidades solicitadas.
A nivel de la empresa en general, este Centro reflejará una reducción de
costos así como el aumento de la competitividad lo que contribuirá a un
mayor posicionamiento en el mercado del sector salud.
6
Alcance de la investigación
Los aspectos en torno a los cuales se centrará el estudio son:
• Evaluación y análisis de la situación actual del servicio compras y
suministro.
• Diseñar un modelo de aplicación de las herramientas de Lean
Manufacturing para mejorar el servicio de compras y suministro.
• La propuesta será aplicable únicamente en el Departamento de
Suministro.
Si se diseña una propuesta para el mejoramiento del proceso de compra y
suministro esto permitirá ofrecer un servicio eficiente, colaborar con el
ofrecimiento de un departamento con calidad en todas sus áreas, y así poder
lograr ser sustentada en una plataforma con enfoque a la satisfacción de los
clientes y al liderazgo del mercado.
1. Analizando el proceso de compra y suministro se determina los
desperdicios existentes, y así poder proponer medidas para su eliminación.
2. Estableciendo una propuesta de aplicación de Trabajo estandarizado se
consigue un método estándar para la realización de las tareas.
3. Estableciendo una propuesta de aplicación de cinco S, se asegura la
optimización del trabajo y las áreas donde se realiza.
7
MARCO TEORICO
LEAN MANUFACTURING
Lean manufacturing es un conjunto de herramientas, que buscan eliminar las
operaciones que no le agregan valor al producto o servicio de la empresa.
Cada actividad realizada será ampliamente más efectiva, bajo un marco de
respeto a los derechos del trabajador y la búsqueda firme de su satisfacción
en el lugar de trabajo.
La implementación de Lean Manufacturing implica la adopción de una
filosofía de mejoramiento continuo que lleve a las empresas a incrementar,
de forma general, todos sus estándares, con el objetivo de incrementar la
satisfacción del cliente y el margen de utilidad obtenido producto de esta
satisfacción.
Lean Manufacturing tiene como objetivos: Reducir costos, mejorar procesos y
eliminar desperdicios. Reducir el inventario y el espacio en el área de
producción. Crear sistemas de producción más sólidos. Crear sistemas de
entrega de materiales apropiados. Mejorar la distribución de las áreas para
aumentar la flexibilidad. Reducir los tiempos de producción y eliminar los
tiempos de espera. Mejorar la calidad de los productos o servicios brindados,
entre otros.
Asimismo, es necesario tener presente que no siempre la implementación de
un nuevo sistema de manufactura en una empresa es bien aceptado por el
personal de la misma, pues siempre existe un recelo o miedo a lo
desconocido, miedo que muchas veces lleva a cometer acciones no
deseadas. En este sentido, es necesario concientizar al personal acerca de
los beneficios personales que Lean Manufacturing trae consigo. En ella, se
desecha toda aquella administración vertical y se introduce el liderazgo como
8
un tipo de administración que toma en cuenta la opinión, inteligencia y
creatividad del personal.
Este tipo de pensamiento está siendo adoptado por la mayoría de empresas
competitivas en los mercados más complicados y exigentes del mundo, pues
las mejores ideas surgen de un grupo, producto de la sinergia entre sus
miembros. Son cinco los principios bajo los cuales se guía este tipo de
pensamiento:
1. El cliente no busca un producto o un servicio, busca una solución.
2. Toda actividad que no agregue valor al bien es considerada un
desperdicio.
3. Todo proceso debe fluir suave de un paso que agregue valor a otro.
4. Producir bajo órdenes de los clientes y ya no sobre pronósticos
5. Cumplidos los cuatro primeros principios, utilice la eficiencia para
mejorarlos.5
5 http://www.elprisma.com/apuntes/ingenieria_industrial/prospectivalean/default2.asp
9
MARCO CONCEPTUAL
Abastecimiento es una actividad para cubrir las necesidades de un area
específica.
La logística de compra contiene la gestión de los flujos, con el objetivo de
mejorar el servicio y reducir los costes logísticos.
Los equipos registrados son aquellos que han pasado favorablemente los
procesos de evaluación y registro.
El Certificado de Registro es donde se formulan los registros para cada
equipo médico con sus aplicaciones.
Medicina farmaco preparado para tratar una enfermedad.
Proceso serie de tareas interrelacionadas a partir de entradas de materiales
dan salidas de materiales con un valor añadido.
Justo a tiempo sistema que permite mejorar la productividad, reduciendo
costos y pérdidas en almacenes debido a stocks innecesarios.
Herramientas de gestión sistemas, que auxilian a la gestión de una
empresa para el registro de datos, para el control y mejora de los procesos
empresariales.
Clasificar disponer en orden un conjunto de datos por categorías.
Limpiar eliminar los desperdicios manteneniendo el orden y cuidado de las
cosas.
Estandarizar adaptar un modelo para lograr el cumplimiento de las cosas y
puedan salir siempre de la misma manera.
Disciplina capacidad de actuar en un orden y lineamientos para poder lograr
más mejor los objetivos deseados.
10
La reingeniería es un sistema de cambio en la empresa a base de
tecnologías avanzadas eligiendo una gama más amplia e innovadoras para el
mercado.
11
ASPECTOS METODOLOGICOS
El tipo de estudio a emplear será el exploratorio, este permitirá por medio a
visitas en el departamento de suministro investigar las herramientas que
ayudaran a mantener el departamento.
El método deductivo, servirá para considerar los temas con el propósito de
señalar las estrategias adjuntas efectivamente en el entorno general.
Como también el método de análisis, examinando el proceso de compra y
suministro se determinan los desperdicios existentes, y así poder proponer
medidas para su eliminación.
Fuentes y Herramientas
Primarias
Observación directa a través de este método se apreciarán los procesos del
departamento de compras y suministrsos del Centro, reconociendo los
elementos del problema.
Entrevista al encargado del departamento sirviendo de apoyo y sustento a la
investigación.
Secundaria
Mediante la obtención de fuentes bibliograficas tales como libros, revistas,
periódicos, internet y otras fuentes de documentación, que permitirán acceder
a información en búsqueda de los temas.
Dando como resultados la propuesta para la mejora de los procesos de
compra en el Centro Salud S.A. resaltando el logro de los objetivos
expuestos de la investigación.
12
TABLA DE CONTENIDO
AGRADECIMIENTOS
DEDICATORIA
ADENDUM
INTRODUCCIÓN
Capítulo I
Logística de suministros en el sector salud.
1.1 Las Compras
1.2 Organización de Departamento de Compras.
1.3 Beneficios de la Gestión Efectiva de Inventarios.
1.4 Logística y Emergencias.
1.5 La evaluación.
1.6 La Coordinación.
1.7 Sistemas de Control, Monitoreo y Seguimiento.
1.8 El Almacenamiento
1.9 Equipos y Materiales Requeridos para el Almacenamiento
Capítulo II
Gestión de Suministros Médicos.
13
2.1 Selección de Suministros Médicos
2.2 Sistemas de Almacenamiento de Suministros Médicos
2.3 La Distribución.
Capítulo III
Principios Lean Manufacturing.
3.1 Lean Manufacturing
3.2 Pensamiento Esbelto
3.2.1 Los 5 Principios del Pensamiento Esbelto
3.3 Herramientas Lean Manufacturing
3.3.1 La herramienta de las 5’S
3.3.1.1 Clasificar. (Seiri)
3.3.1.2 Ordenar (seiton).
3.3.1.3 Seiso (Limpiar).
3.3.1.4 Seiketsu (estandarizar).
3.3.1.5 Shitsuke (disciplina).
3.3.2 KANBAN.
3.3.3 SMED
3.3.4 POKA-YOKE.
3.3.5 ANDON
14
3.3.6 TPM (Mantenimiento Productivo Total).
3.3.7 KAIZEN
Capítulo IV
Análisis del Proceso en el Departamento de Suministro del Centro Salud S.A.
4.1 Descripción de la Empresa.
4.2 Descripción del Proceso de Suministros.
4.3 Identificacion y Análisis del Problema.
4.4 Análisis de las Causas que Originan los Desperdicios.
Capítulo V
Propuesta Para la Eliminación del Problema en el Centro Salud S.A.
5.1 Propuesta Aplicación de 5´S.
5.1.1 Clasificar.
5.1.1.1 Diagrama de Flujo Propuesto para la Primera S.
5.1.2 Ordenar.
5.1.3 Limpieza.
5.1.4 Estandarización.
5.1.5 Disciplina.
5.2 Trabajo Estandarizado.
5.2.1 Manual de Procedimiento de Compra y Suministro del Centro Salud
S.A.
15
5.2.2 Propuesta del Diagrama de Flujo (Quien y que).
5.2.3 Instructivo del Departamento de Compras y Suminstros del Centro
Salud S.A.
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
BIBLIOGRAFÍA
ANEXOS
16
BIBLIOGRAFIA
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default2.asp
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• http://www.eqmed.sld.cu/equireg.htm
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• http://es.wikipedia.org/wiki/Reingenier%C3%ADa
• http://es.wikipedia.org/wiki/M%C3%A9todo_justo_a_tiempo
• http://es.wikipedia.org/wiki/Herramientas_de_gesti%C3%B3n
• http://www.xtec.es/~cdorado/cdora1/esp/classif.htm
• http://es.thefreedictionary.com/limpiar
• http://es.thefreedictionary.com/estandarizar
• http://www.monografias.com/trabajos14/disciplina/disciplina.shtml
• http://www.monografias.com/trabajos13/artmejo/artmejo.shtml
UNIVERSIDAD APEC
Decanato de Graduados
Monografía para optar por el título de Maestría en Gerencia y
Productividad
Título
“Análisis de los procesos en el Departamento de Sum inistro en un
Centro De Salud para la Implementacion de Lean Manu facturing.
Caso Centro de Salud, S.A.,
En Santo Domingo en el Año 2009.”
Sustentante:
Nombre Matrícula
Lourdes García Lemonier 2008-0455
Asesor:
José Santana, MGM
Santo Domingo, D. N.
Agosto 2009
2
“Análisis de los procesos en el Departamento de Sum inistro en un
Centro De Salud para la Implementacion de Lean Manu facturing.
Caso Centro de Salud, S.A.,
En Santo Domingo en el Año 2009.”
INDICE
AGRADECIMIENTOS I
DEDICATORIA II
ADENDUM III
INTRODUCCIÓN IV Capítulo I Logística de Suministros en el Sector Salud. 1
1.1 Las Compras 2 1.2 Organización de Departamento de Compras. 3 1.3 Beneficios de la Gestión Efectiva de Inventarios 5 1.4 Logística y Emergencias 6 1.5 La evaluación 7 1.6 La Coordinación 8 1.7 Sistemas de Control, Monitoreo y Seguimiento 8 1.8 El Almacenamiento 9 1.9 Equipos y Materiales Requeridos para el Almacenamiento 10
Capítulo II Gestión de Suministros Médicos 14
2.1 Selección de Suministros Médicos 14 2.2 Sistemas de Almacenamiento de Suministros Médicos 15 2.3 La Distribución 16
Capítulo III Principios Lean Manufacturing 18
3.1 Lean Manufacturing 18 3.2 Pensamiento Esbelto 19 3.2.1 Los 5 Principios del Pensamiento Esbelto 20 3.3 Herramientas Lean Manufacturing 21
3.3.1 La herramienta de las 5’S 21 3.3.1.1 Clasificar. (Seiri) 22 3.3.1.2 Ordenar (seiton) 24 3.3.1.3 Seiso (Limpiar) 25 3.3.1.4 Seiketsu (estandarizar). 25 3.3.1.5 Shitsuke (disciplina). 25 3.3.2 KANBAN. 26 3.3.3 SMED 27 3.3.4 POKA-YOKE. 29 3.3.5 ANDON 30 3.3.6 TPM (Mantenimiento Productivo Total). 31 3.3.7 KAIZEN 32
Capítulo IV Análisis del Proceso en el Departamento de Suminist ro del Centro Salud S.A. 35
4.1 Descripción de la Empresa 35
II
4.2 Descripción del Proceso de Suministros. 37 4.3 Identificacion y Análisis del Problema 39 4.4 Análisis de las Causas que Originan los Desperdicios 41
Capítulo V Propuesta Para la Eliminación del Problema en el Ce ntro Salud S.A. 45
5.1 Propuesta Aplicación de 5´S 46 5.1.1 Clasificar 47
5.1.1.1 Diagrama de Flujo Propuesto para la Primera S: 48 5.1.2 Ordenar 49 5.1.3 Limpieza 50 5.1.4 Estandarización 51 5.1.5 Disciplina 51
5.2 Trabajo Estandarizado 53 5.2.1 Manual de Procedimiento de Compra y Suministro del Centro Salud S.A. 54 5.2.2 Propuesta del Diagrama de Flujo (Quien y que) 56 5.2.3 Instructivo del Departamento de Compras y Suminstros del Centro Salud S.A. 57
CONCLUSIÓN VI
RECOMENDACIONES VIII
BIBLIOGRAFÍA X
ANEXOS.-
I
AGRADECIMIENTOS
Agradecer es uno de los valores que caracterizan al ser humano, por lo tanto
agradezco y le dedico primero a Dios ha sido la fuerza y mentor, quien me ha
dado sabiduría, inteligencia y me asiste en todo lo que hago, ¡ Oh, Señor
gracias por amarme tanto y ser mi preceptor!
A la Virgen María gracias madre por acompañarme siempre cubriéndome con
tu santo manto.
A mis padres gracias por apoyarme, darme la confianza necesaria y brindarme
su apoyo. Mami, papi los quiero mucho.
Gracias a mis hermanos Julissa y Enmanuel gracias por hacerme tantos
favores cuando no tenía tiempo, Juli por ayudarme en las clases de finanzas,
ustedes son parte fundamental en mi vida.
Sentirse a gusto con una persona, conversar y compartir sentimientos es el
principio de eso que se llama amistad y por eso les agradezco a mis amigos y
compañeros del alma. No hay riqueza más valiosa que un buen amigo.
A mi gordo bello, Armando Muñoz gracias mi amor por ayudarme en los
momentos que tanto te necesite, gracias por el apoyo.
Gracias a todos los que no he mencionado pero que si están presente en mi
corazón por todo su apoyo brindado.
Gracias.
Lourdes García.
II
DEDICATORIA
A Dios en primer lugar quien con su Santo Espíritu nos infunde sabiduría para
discernir en el conocimiento.
A mis padres gracias por su cariño incondicional por haberme regalado el don
de la vida, llevarme hasta donde estoy.
A mis maestros por regalarme el pan de la enseñanza y los conocimientos que
me van a servir como base en esta especialidad para continuar las etapas de
la vida.
Y a todas las personas a los que he conocido a lo largo de este recorrido y
que de una forma u otra asisten en la realización de los proyecto de vida.
III
ADENDUM
El principal objetivo de este estudio es diseñar una propuesta para el
mejoramiento del proceso de compra y suministro que le permita ofrecer un
servicio eficiente utilizando las herramientas de Lean Manufacturing.
De este objetivo general, procedieron los objetivos específicos que
consistieron en identificar la logística y gestión de suministros en el sector
salud. Conocer la importancia de Lean Manufacturing y sus herramientas así
como sus objetivos y beneficios en las empresas. Analizar el proceso de
compra y suministro para determinar los desperdicios existentes para
proponer medidas para su eliminación. Realizar una propuesta de aplicación
de algunas herramientas de Lean Manufacturing para eficientizar los
procesos en el departamento de Comras y Suministros del Centro Salud S.A.
La investigación se realizó utilizando los aspectos metodologicos siguientes;
Exploratorio, este permitió por medio de observaciones en el Departamento
de Suministro indagar para ayudar con el análisis del departamento. El
método deductivo, sirvió para razonar los temas, para señalar las
herramientas efectivas en el entorno general. Como también el método de
análisis, donde se examinó el proceso de compra y suministro determinando
los desperdicios existentes, proponiendo las herramientas para su
eliminación.
Las fuentes y herramientas que se utilizaron fueron primarias tomando la
observación directa donde se apreciarón los procesos del departamento y
ayudo a reconocier los elementos del problema. Entrevista al encargado del
departamento sirviendo de apoyo y sustento a la investigación.
Las fuentes secundarias mediante la obtención de fuentes bibliograficas como
libros, revistas, periódicos, internet y otras fuentes de documentación, que
permitieron a la búsqueda de los argumentos de la investigación.
IV
INTRODUCCIÓN
Las empresas de mayor éxito en el mundo poseen herramientas de calidad,
visualizando una perspectiva más amplia, donde se buscará constantemente
la excelencia y la innovación que llevarán a las empresas a aumentar su
competitividad y disminuir los costos, orientando los esfuerzos a satisfacer las
necesidades y expectativas de los clientes.
Lean Manufacturing con el objetivo de obtener productos de alta calidad, a
precio competitivo que satisfaga los requerimientos de los clientes, elimina las
actividades que no agregan valor y analiza todos los procesos y materiales de
la empresa.
Las herramientas Lean Manufacturing son importantes en los departamentos
de compras y suministros en los Centros de Salud, donde el usuario califica la
calidad de su entrega oportuna, las atenciones, economia y seguridad.
El tema de esta investigación es analizar los procesos del departamento de
Compras y Suministros para la implementacion de Lean Manufacturing en el
Centro de Salud, S.A., donde en la gestión sanitaria se emplean distintas
herramientas para medir la efectividad, la satisfacción de los usuarios, así
como los datos que puede facilitar sobre todo el proceso, siendo de gran
importancia para cualquier programa de evaluación y mejora de calidad.
El objeto de estudio expone diseñar una propuesta para el mejoramiento del
proceso de compras y suministros que le permita ofrecer un servicio eficiente
utilizando las herramientas de Lean Manufacturing.
En el primer capítulo de este estudio se conoce de la logistica y gestion de
suministros, definiendo los conceptos de compra, la organización, los
beneficios de la gestión efectiva de inventarios, como tambien la evaluacion, el
control, los sistemas de monitoreo del departamento y el orden del almacen.
El segundo capítulo que se relaciona de la gestion de suministros médicos
V
donde se abortan temas de selección y los sistemas más convenientes de
almacenamiento y distribución. En el tercer capítulo se habla de los principios
de Lean Manufacturing, el pensamiento esbelto, el concepto MUDA y las
herramientas de Lean resaltando los objetivos y funciones de cada uno.
Se continúa con el análisis del proceso del Departamento de Compras y
Suministros del Centro Salud S.A., describiendo la empresa, los procesos,
identificando y analizando las causas de los desperdicios. El ultimo capítulo se
pasa a la propuesta para eliminar el problema, aplicando las 5´S y Trabajo
Estandarizado para llevar a cabo diferentes actividades para garantizar el
servicio de salud.
Capítulo I
Logística de Suministros en el Sector Salud.
2
Capítulo I
Logística de suministros en el sector salud.
El departamento de suministros en el sector salud debe constituir la logística
y gestión de los suministros sirviendo como herramienta de consulta para la
dirección adecuada de estos. Donde se encuentran una serie de formas para
la manera apropiada de las provisiones en cada uno de la cadena logística a
nivel general obteniendo de los estándares de empresas internacionales que
son interés de la práctica concreta lograda en la organización principalmente
el sector salud.
1.1 Las Compras
Las compras son significativas para la mejora de todas las empresas. Los
compradores y vendedores ponen rendimiento en sus convenios haciéndolas
más ventajosas para ambos en un ganar/ganar. Toda empresa dedicada a
satisfacer los productos que ofrece debe de adquirir en forma adecuada sus
materiales, donde en el sector salud no es la excepción pues la vida de los
pacientes dependen de los medicamentos a suministrar, que aunque
recetados por el medico, depende de que se adquieran en forma adecuada
para su correcto funcionamiento cubriendo las necesidades del mercado y
cumplir con sus objetivos.
Estos productos deben cumplir con precio, calidad, cantidad, condiciones de
entrega, condiciones de pago y servicio post venta para obtener una buena
calidad de compra, manejando y controlando debidamente los fondos
financieros que forma parte de los objetivos de compra.
Las compras se dividen en Bienes que son las materias primas, mercancías y
suministros y en servicios que pueden ser personales, financieros,
transportes.
3
El proveedor debe ofrecer las condiciones más propicias del mercado para
poder ser bien solicitado. El comprador distinguirá el que mejor le convenga
en calidad, cantidad, servicios, condiciones de pago y entrega. Localizar a los
proveedores y mercadear con las mejores condiciones.
1.2 Organización de Departamento de Compras.
El proceso administrativo accede a las compañías actuar con mayor
eficiencia, mientras mejor se organice, mantendrá mayor funcionalidad y
orden. Cada empresa puede establecer su estructura siguen sus
características. El personal de compras debe actuar de acuerdo con los
valores de la organización principalmente actuando con honradez. El
departamento de compras puede ser centralizado, descentralizado y mixto.
El centralizado permite mayores descuentos por volúmenes de compra, con
la ventaja de mantener la calidad de los productos. Este sistema permite
mayores descuentos, utilizando menos personal, con un procedimiento
uniforme. En su desventaja se puede citar que no se puede atender con
rapidez los pedidos en situaciones de emergencia, el personal tiene más
carga de trabajo porque esta lejos de su punto, por lo que hace más lento el
traslado de materiales.
El descentralizado permite realizar compras de forma rápida principalmente
en situaciones de urgencia, cuenta con un personal más especializado y
tienen la responsabilidad más cerca de sus problemas. Aunque tiene la
desventaja de tener menos control en las compras regionales y utiliza más
personal.
El sistema mixto en este sistema se utiliza los dos anteriores el centralizado y
el descentralizado según el caso que amerite el departamento.
El manual de compras es un arma que provee ideas claras al departamento,
sirve como utensilio para capacitar y orientar al personal.
4
En las funciones del departamento de compras se consideran el estudio de
valor que va relacionado con el precio. Laurence Miles, gerente del
departamento de servicio de valor de General Electric, EUA, lo define ¨un
enfoque ordenado y creativo que tiene como objetivo la identificación
eficiente, de los costos innecesarios, de aquel costo que no aporta calidad ni
ventajas para el cliente. Unidad de abastecimiento de materiales, donde su
administración depende de su tamaño y en la producción siendo eficaz
cuando se conozcan las características de los materiales que deberá tener un
buen sistema de inventarios, manteniendo el equilibrio entre cuanto y como
pedir.
El almacén debe tener un control de inventario para evitar la acumulación
excesiva de materiales, para evitar el deterioro.1
La gestión efectiva de la asistencia consiste en identificar los problemas a
medida que surgen y administrar los suministros en los momentos adecuados
y en los lugares donde son necesarios.
Las compras pueden ser locales o externas para decidir por una modalidad.
La compra local obedece el juicio, como el recurso local de los productos
requeridos, la premura con que se necesitan dichos productos verificando la
relación costo calidad. Es frecuente tener inconvenientes del lugar para el
almacenamiento, se puede negociar con el vendedor local para que la utilidad
comprada sea guardada en sus propias instalaciones y sea despachado
contra entrega.
Cuando la disponibilidad local de artículos representa una dificultad se
dispone de la compra externa, o cuando la calidad de los productos
favorables localmente no es lo adecuada para llenar con poder las
necesidades.
En las compras mientras más claros se hagan los pedidos, más rápido se
recibirá lo solicitado. Los errores pueden originarse de cualquier parte cuando
1 Cruz Mecenas, Leonel (2007). Compras: Un enfoque estratégico. (1ra ed.). México DF. Mcgraw-Hill Interamericana Editores S.A. de C.V.
5
se hacen pedidos de artículos, principalmente en aspectos técnicos por lo
debe tener formularios de pedido, los cuales tienen que ser numerados,
fechados y con copias para facilitar su seguimiento y poder controlar la
respuesta a cada pedido. Con solo un responsable identificado a cargo de
hacer los pedidos. Este encargado debe ser detallado claramente,
conteniendo todos los datos a los artículos necesitados, mencionando en
cada pedido el nivel de prioridad, no se debe esperar hasta el último
momento para hacer las nuevas órdenes. Tener en cuenta el tiempo que
tomará para llegar. Y dándole el seguimiento al pedido.
Para los requerimientos de los medicamentos se debe indagar sobre las
regulaciones referidas con el ingreso y manejo para obtener autorizaciones.
Unas cuantas medidas básicas harán una gran diferencia en la movilización y
recepción de los suministros. En los siguientes puntos se enumeran algunas.
1.3 Beneficios de la Gestión Efectiva de Inventario s
Las organizaciones deben obtener los beneficios de las mejoras añadidas a
las soluciones de una gestión de inventario, creando constante vigilancia de
su inventario conociendo su valor comercial, el valor de su producto, los
negocios y la cantidad de producto que necesita en sus existencias para cada
uno de las clases de productos que se manejen en el almacén.
Las compañías que tienen un juicio sistemático de su inventario, no
necesitarán de espacio adicional de almacenamiento, ya que tramitaron con
calidad y seguimiento los espacios físicos existentes destinadas a los
producos. Estos cuentan con una serie factores agregados de interés que los
administradores pueden alcanzar de la aplicación de adecuadas medidas de
gestión de inventario, donde los propietarios de negocios deben estar
dispuestos para los imprevistos que se puedan generar. Los empresarios
deberán aplicar las técnicas apropiadas de actualización de inventarios,
también reorganizar los productos este proceso es mucho más eficiente
cuando la directiva de negocios puede determinar en un levantamiento de
inventario lo que tienen.
6
1.4 Logística y Emergencias
La logística se crea como un procedimiento que facilita la elaboración de un
objetivo de género rápido y ordenado mediante el uso mejorado de los
recursos. La cadena de suministro y la logística forman un conjunto donde la
materia prima se convierte en productos terminados añadiendo valor al
consumidor.
Su importancia gira en crear valor a los clientes añadiendo la situación en
que el cliente quiera pagar más por un producto.
Las empresas cuentan con un departamento de logística que coordina un
sistema con las compras, los inventarios, salida de materiales. Esta es
solicitada para ayudar y ejecutar las acciones para que estas sean ágiles y
efectivas.
Cuando la administración reconoce que la logística y la cadena de
suministros afectan parte de los costos están en posición de usar esto de
manera efectiva para penetrar nuevos mercados, incrementando la cuota y
aumentando sus beneficios en el mercado, no solo reduciendo costos sino
generando ventas.2
La planificación es importante para establecer un apropiado sistema logístico.
El plan debe responder preguntas y describir con claridad sus respuestas
sobre las tareas a realizar, los responsables, los recursos, plantear las
acciones que se pondrán en marcha en caso de cambio del sistema.
En los preparativos se demandan importantes esfuerzos que ayudarán a
mejorar el juicio de las permitidas áreas a identificar debilidades, causas,
necesidades y posibles soluciones.
Tienen relación con el análisis y recursos para la elaboración de un plan de
emergencias la logística debe ser incluida como un componente de dicho
plan.
2 Ronald H, Ballou. (2004).Logística: Administración de la cadena de suministro. (5ta ed.). Pearson Educacion de Mexico, SA de CV. México
7
Los componentes de esta cadena logística se desarrollan juntos, deben ser
considerados a su vinculación, con un coordinador general que haga el
enlace entre todos los segmentos, donde cada una de estas tareas tendrá un
responsable a cargo. Las partes de la cadena logística son: El
abastecimiento, el transporte, el almacenamiento y la distribución
Es importante recordar de que estos componentes se hayan en relación
estrecha, dependiendo mutualmente, por lo que debe de cuidar el
funcionamiento y rendimiento.
1.5 La evaluación En la parte de la evaluación el Sr. Álvaro Sánchez, especialista en
emergencias de la Universidad de Nuevo México con experiencia de campo
en emergencias cuenta que la evaluación de las necesidades logísticas y de
suministros tiene los objetivos de determinar de la manera más aproximada
posible las necesidades y disponibilidad de los requerimientos.
En las organizaciones que se interponen en las emergencias cuentan con
pocos recursos para afrontar las exigencias de las emergencias. Por lo que
es importante estipular con que recursos cuenta y cuáles son sus
necesidades para desempeñar sus funciones en la emergencia.
En situaciones de emergencias, es frecuente que las autoridades decidan
emplear disposiciones de restricción para los suministros médicos. Es
posible que por razones religiosas, políticas o sanitarias, exista reserva para
la admisión de algún producto.
La evaluación debe sugerir alguna medida ya que esto tendrá consecuencias
en el traslado de los equipos de trabajo, suministros que pueden utilizarse y
conocer las medidas que eventualmente se use para hacer uso de sus
ventajas.
8
1.6 La Coordinación
Este sentido se propaga en la medida en que las organizaciones se
conozcan, compartan información e identifiquen sus áreas de intervención así
como las posibilidades de mutua colaboración y apoyo.
Las tareas de coordinación deben ser tomadas con visión tienen que ser
instruidas antes de que acontezcan las emergencias aplicando y reforzando.
Algunas de las actividades de estos momentos del proceso de coordinación
esta la fase de preparativos donde se determinan quiénes intervienen y qué
tareas desarrollan en el contexto de la intervención humanitaria, realiza
frecuentes actividades de coordinación entre las diferentes organizaciones,
elabora planes y compromisos de asistencia entre las organizaciones,
mantiene actualizados inventarios y los contactos útiles para casos de
emergencia, comercializa información sobre recursos útiles en caso de
emergencia.
También está la fase de respuesta esta realiza estimaciones de la situación
permitiendo tener una visión de la emergencia identificando las áreas de
colaboración entre organismos, mantiene contacto permanente, comparte los
resultados de lo que podrá ayudar a detectar áreas que demanden mayor
cobertura.
1.7 Sistemas de Control, Monitoreo y Seguimiento
Los suministros asumirán etapas a caminar desde el punto de recepción
hasta llegar a las manos de los consumidores. Para reducir las pérdidas,
desvíos y hacer un uso más eficiente de los recursos, debe existir un arma
que certifique su paso por cada uno de estos lapsos y muestre hacia dónde
ha continuado su recorrido.
Estas inspecciones deben mostrar qué tipo de suministros ha sido
movilizado, sus condiciones identificando a las personas que han participado
en el proceso de su movilización.
9
Los formularios que se utilizarán en los registros tienen que ser formales e
impresos, con numeración consecutiva y previendo copias para cada una de
las personas que tendrán responsabilidad en las diferentes etapas.
Los procedimientos de control, los instrumentos gráficos y seguimiento de
los abastecimientos, deben ser ajustados y trazados en la preparación del
plan de logística. Los formularios de registros deben mejorar información de
las diversas etapas en el recorrido de los suministros definiendo a las
personas que serán responsables de la revisión en cada una de estas
etapas.
En la definición los procesos de control tiene la difícil labor de manifestar el
balance entre planes sencillos que no dificulten el flujo pero que al mismo
tiempo no permitan el movimiento suelto de suministros. Es mejor asegurar
que los encargados conozcan el uso de los nuevos reglamentos y apliquen
pertinentemente los medios, y supervisar las actividades como la llegada de
los suministros y donaciones a los puntos de ingreso y sitios de recepción.
1.8 El Almacenamiento
Los suministros tienen que ser cuidados en algún espacio hasta que puedan
ser utilizados, encontrar un local donde recoger los productos y utilizar un
método creado que admita saber el tipo, la cantidad y la localización de los
abastecimientos efectivos, así como la previsión de equipos de reserva para
necesidades sucesivos. En este proceso de acumulación de productos tiene
una importancia decisiva para la defensa de los abastos.
La estructura de un almacén debe tener en cuenta las pautas precisas para
mantener de la calidad y seguridad de los productos.
Al almacenar debe estar diseñado para servir a los planes del
almacenamiento de cada producto, con las características y el espacio
apropiado para proporcionar las diferentes tareas que se desempeñan dentro
de un sitio apropiado.
10
Seria recomendable mencionar normas y procedimientos típicos que se
deben aplicar en un almacén para el sustento y el cuidado conveniente de los
suministros, estos patrones son excelentes, se deben aplicar lo más posible,
en cualquiera de los escenarios.
Se debe poner exclusivo lugar para el almacenamiento de las provisiones,
pero al seleccionar el sitio se deben tener en cuenta el tipo de provisión que
se va a almacenar en caso de los medicamentos y alimentos necesitan un
lugar fresco, seco y ventilado otros con una temperatura controlada.
Para la administración debe una persona responsable con un liderazgo
apropiado para manejar el departamento contando con un equipo de trabajo
según sus operaciones.
En el almacenamiento se contará con un equipo para las tareas de
seguimiento y para la manipulación de los abastos en el área del almacén
para las tareas de descarga, carga, clasificación, movimientos. Para
administrar un conveniente ocupación de sus tareas, todas las personas
deben recibir las especificaciones escritas e instrucciones claras sobre cuáles
son sus funciones y cuáles sus deberes.
El Autor Dr. Wolf J. Rinke “No engrase el engranaje que chirría y otras 19
formas de ir contracorriente para mejorar la efectividad de su liderazgo” como
otros libros de liderazgo nos habla de la forma de planificar el recurso
humano de acuerdo al plazo de sus objetivos. Si no planifica bien este
recurso, luego se ve obligado a incurrir en despidos que desde un inicio pudo
prever. Cuando esto ocurre el resto de la empleomanía se preocupa,
comienza a buscar a otros lares trayendo como consecuencia que su
productividad se vea afectada por esta causa.
1.9 Equipos y Materiales Requeridos para el Almacen amiento
Los almacenes deben tener un funcionamiento adecuado de la bodega,
contando con equipos como un sistema informatizado (software SUMA, hoja
de cálculo o algún otro sistema), formularios y tarjetas para control de
11
existencias y su respectivo material de mantenimiento, equipo de
refrigeración, entre otros.
Existen factores que intervienen en la planificación del uso del espacio como
la similitud, demanda que deben ubicarse en las áreas más accesibles,
medida y peso, características manteniendo el área limpia antes de ingresar
las provisiones, para evitar la humedad, los productos no deben estar en
contacto directo con el piso ni con las paredes.
Los procedimientos para el ingreso y el despacho se realizan en las zonas
elegidas en el almacenamiento para tales efectos, siguiendo los medios y
utilizando los reglamentarios concernientes estableciendo con tiempo, para
ser comprendidos y aplicados precisamente por el equipo.
Los suministros deben tener sistemas de control y monitoreo evitando las
desventajas de los mismos, reduciendo al máximo las posibilidades de robos.
Los sistemas de control y monitoreo deben guardar las condiciones de
almacenamiento que permitan la preservación y seguridad de los suministros,
dotando el lugar con condiciones y medidas para evitar los robos, los
productos y artículos de más valor deben almacenarse bajo llave,
controlando el uso de las esta.
Establecer una rotación de los productos será lo que establezca los niveles
mínimos y máximos de presencias, y los puntos de nuevo pedidos de
abastos. Aplicar el principio "lo que entra primero sale primero", para lo que
se necesita tener una lista renovada de las fechas de ingreso y las fechas de
prescripción de los otros productos.
El almacen debe permanecer en buen estado de limpieza, evitando la
acumulación de materiales, eliminar aguas estancadas, malezas y cualquier
otro elemento que pueda favorecer la proliferación de insectos y roedores.
Con el seguimiento, se localizan los puntos más elementales en los envíos de
materiales. Las herramientas han desarrollado sus equipos, mejorando la
12
tecnología en gran cantidad de opciones, como los códigos de barras, que
acceden la rápida y casi perfecta captura de exploración.3
3 Organización Mundial de la Salud. (2001). Logistica y gestión de suministros humanitarios en el sector salud. Pan American Health Org. Washingtong, Estados Unidos.
Capítulo II
Gestión de Suministros Médicos
14
Capítulo II
Gestión de Suministros Médicos
Los centros de salud es desafiada día a día por el reto de cómo entregar
suministros médicos de alta calidad tanto equipos, instrumento utilizado para
el buen trabajo propuesto por el médico a ser utilizado con los pacientes con
fines de diagnóstico a precios y calidad, estos sirve de prevención,
tratamiento o alivio de una enfermedad, diagnóstico, tratamiento, entre otros
Los equipos médicos se registran y pasan procesos de evaluación. Tiene
mejoras por razón de certezas acreditadas, de la ocupación de los pedidos
de seguridad y empuje de la sustancia inspeccionada.
Aviso de las actividades médicas del departamento examinado con su diseño
y disposiciones para el uso. Exploración de eventos agrupados a la unidad
médico. Se realizan funciones de elección, categorización de ventajas,
sistemas de almacenamiento y distribución que accedan contar con los
suministros convenientes en el tiempo justo y garantizando buenas
condiciones y manejo correcto de los insumos médicos.
2.1 Selección de Suministros Médicos
En la selección se obtienen listado de suministros médicos primordiales
disponibles para brindar asistencia de modo que responda la seguridad y
energía de los mismos estos son el comité de selección, los criterios de
selección y el listado básico. La unidad principal contiene medicinas, material
médico y equipos necesarios para la atención en salud con capacidades
circunscritas.
La programación de las adquisiciones tiene como objetivo acomodar los
suministros médicos, en las cantidades que se solicitan para tener en cuenta
a la gente, en el tiempo pertinente y garantizando la calidad, es necesario
15
que estén unidas las personas confiadas del mando de los suministros, por
razón de un flujo de información adecuado.
Para disponer las necesidades de los suministros se debe equilibrar los
orígenes de distribuidores con que se cuenta, realizar diagnósticos
epidemiológico para estimar las cantidades de suministros, organizar la
continuidad de cada problema de salud, comprobar los proyectos semejantes
de tratamiento para cada una de las proporciones, debe tenerse presente a
diario el reporte de las necesidades.
Cuando se obtenga los datos de la demanda requerida es necesario
identificar y definir las otras fuentes de provisión compras locales e
internacionales.
2.2 Sistemas de Almacenamiento de Suministros Médic os
El proceso de stock debe preservar la calidad de los insumos médicos para
que cumpla su objetivo, creando las condiciones necesarias, la calidad de los
medicamentos, la validez del tratamiento, evitar el deterioro de los insumos.
El almacén de los suministros médicos le corresponde acceder a apartar los
medicamentos de otros insumos para la salud.
El área de almacenamiento de medicamentos puede partir en, una zona
destinada a colocar los medicamentos de distribución inmediata, una zona
para colocar cajas completas de los productos y otra zona para colocar los
medicamentos que no necesite distribuirse de manera urgente.
Entre las condiciones están que los productos farmacéuticos y el equipo
médico en general solicitan cuidados mucho más importantes que otros tipos
de suministro.
Es importante cumplir con la atención precisa y el desempeño íntegro de
condiciones para responder la preservación de los productos. Entre estos
están los factores ambientales a los cuales estarán inseguros los productos
como la luz, la humedad y la temperatura.
16
2.3 La Distribución
En las situaciones de calamidades, uno de los componentes principales en el
proceso de los suministros médicos lo forma la distribución. Tiene como fin
afirmar la reserva de los abastecimientos necesarios respondiendo la
preservación de la calidad de los suministro, evitando el mal uso de los
recursos. Es importante que exista un enlace entre los organismos que
reciben los pedidos.
Los suministros deben ser distribuidos en respuesta a la demanda y a las
existencias físicas y tener en cuenta los sistemas de transporte y los
intervalos de entrega.
En ninguna situación se debe dejar de ofrecer a los pacientes la información
sobre la utilización de los medicamentos y la vigilancia de su utilización. El
transporte de los suministros debe ser protegido contra los daños durante el
desplazamiento. Los vehículos no deben ser cargados con pesos mayores a
su capacidad de carga. En un vehículo abierto la carga debe ser cubierta con
toldo. La carga debe ser sacada con cuerdas para evitar que se corra. Debe
asumirse el uso adecuado cuando se están transportando suministros que
requieran refrigeración entre otros.4
4 Organización Mundial de la Salud. (2001). Logística y gestión de suministros humanitarios en el sector salud. Pan American Health Org.Washington, Estados Unidos
Capítulo III
Principios Lean Manufacturing
18
Capítulo III
Principios Lean Manufacturing
Los cambios tecnológicos con la reducción en el ciclo de vida de los bienes y
servicios, la adelanto en las costumbres de los consumidores; exigen cada
día más investigación y son más severos, contados a las demandas de las
competencia, exigen a las empresas mayores niveles de calidad, mayor
innivacion y reducción de costes, tiempo de respuestas, solicita el estudio y
aplicación de métodos que en forma conforme acceda formar frente a todos
estos desafíos.
3.1 Lean Manufacturing
El Lean Manufacturing es un método para implantar mejoras en los procesos
de la empresa eliminando las actividades que no aportan valor generando
beneficios que se basan principalmente en enfoque al cliente, trabajo en
equipo, participación gerencial y el uso de herramientas de mejora continua
para disminuir los costos, mejorar los procesos y conservar el margen de
utilidad.
Lean manufacturing es un proceso para ser entendido por todos, sin
duplicaciones, capaz de operar de manera rentable, innovando con
apoderamiento del mercado. Esta se debe aplicar en el mercado debido a la
necesidad de responder a los clientes más exigentes ser rentables lo que
involucra reducción de costos, incrementar la confiabilidad entre otras.
Mejorar la productividad en las empresas crea la necesidad de crear esta
metodología, cuyos principios se están convirtiendo en un estándar de
procedimientos en muchas empresas debido a los beneficios que aporta.
19
Por medio a varias herramientas que se utilizan para eliminar todos los
procedimientos que no agregan valor, desarrollando el valor de cada
actividad ejecutada y desechando lo que no se requiere.
Lean Manufacturing nació en Japón y fue concebida por los grandes gurús
del Sistema de Producción Toyota: William Edward Deming, Taiichi Ohno,
Shigeo Shingo, Eijy Toyoda entre otros. Para satisfacer las necesidades
explicitas en un Mercado cerrado y en tiempos baja económica.
También llamada por sistema de Manufactura Flexible ha sido definida como
una filosofía de excelencia de manufactura, basada en la eliminación
planeada de todo tipo de desperdicio el respeto por el trabajador: KAIZEN y
la mejora consistente de Productividad y Calidad.
El sustento de los principios del Lean Manufacturing, se ejecuta en tres
planos eficaces básicos: gestión, planificación y ejecución, y reducción de
actividades sin valor añadido.
En la de gestión se analiza todos los procesos y habilidades respecto a una
serie de guías clave estableciendo criterios que sirven inicio para evaluar los
progresos mientras el proceso de implementación del Lean Manufacturing.
Los distribuidores pueden formar parte del método gracias al adelanto de
páginas web en los que pueden verificar las alturas de vidas y cambiar ellos
mismos el material en ocupación de los niveles convenidos.
3.2 Pensamiento Esbelto El personal forma parte fundamental en el proceso del desarrollo de una
estrategia esto implica cambios primordiales en la forma de laborar, muestra
que por naturaleza trae desconfianza e incertidumbre. , la necesidad de
cambio se origina en una combinación entre fuerzas internas y externas en la
cual se ve afectada una organización. Conocer la existencia de esas fuerzas
ayudara a determinar el momento apropiado para poner en marcha un
20
proceso de cambio, que más que una técnica, se trata de un buen régimen
de relaciones humanas.
Para aplicar el sistema de Manufactura Esbelta, es recomendable iniciar
reconociendo los procesos de manufactura desde la localidad del cliente,
¿Qué es lo que el cliente espera de este proceso? Sea interno o externo,
minimizando el tiempo que se gasta en operaciones que no agregan valor
mediante el empleo de herramientas, equipos y materiales tan cerca como
sea posible dentro del proceso.
Se identifican 7 tipos de desperdicios que no agregan valor en los procesos
esta la sobreproducción, espera, transporte innecesario, procesamiento
incorrecto, inventarios, movimiento innecesario, y defectos o retrabajos. El
objetivo es reducir el desperdicio. MUDA palabra japonesa que significa
desperdicio, todo aquello que no agrega valor y por lo que el cliente no esta
dispuesto a pagar.
3.2.1 Los 5 Principios del Pensamiento Esbelto
Estos principios implican la cancelación de los mandos y su reemplazo por el
liderazgo. La palabra líder es la clave. A medida que las empresas notan
cambios de forma rápida y constante para compensar las exigencias de un
entorno, reflejando que el alto rendimiento depende de las personas. En
muchos de los casos, la función del líder ha tenido que reinventarse para
servir a las necesidades y favorecer la creatividad de los miembros de
cualquier organización que se enfrentada al cambio.
Los principios del pensamiento esbelto se resumen en saber que desea el
cliente, saber su estándar, que el proceso cree un paso que agregue valor a
otro, ser capaces de producir por las ordenes de los clientes y en buscar
siempre la mejora continua.
21
La sistemática de las 5´S necesita el apoyo de todos los niveles de la
empresa se comprometerán tomar parte del cambio e implantación de esta
herramienta. Las funciones de la dirección residen en conservar un trabajo
eficaz, y designar a los miembros que se encargarán de llevar a cabo la
implantación.
MUDA es todo aquello que hay que descartar y perfeccionar. Se nivela por
balance con un patrón, con aquello que se desee lograr. Se busca a través
de la exploración constante de los principios de las violaciones a los
estándares.
Se conocen seis MUDAS clásicas: de movimientos cuando se conoce el
exceso de movimientos físicos innecesarios, de transporte, en los malos
métodos de transporte, de inventarios, de procesamiento, de espera y por
fallas y correcciones.
Esta sistematización sirve de check list para inspeccionar siempre las
instrucciones y detectar los desperdicios que hay que solucionar. El análisis
MUDA sirve de base para la aplicación del sistema de calidad y mejoramiento
continuo.
3.3 Herramientas Lean Manufacturing
Manufactura Esbelta como sistema de calidad, con el cual se elimina lo que
no agrega valor al producto y al cliente. Cuenta con diversas herramientas
que ayudan mejorar la calidad y el respeto al personal. A continuación se
definirán cada una de las herramientas.
3.3.1 La herramienta de las 5’S
El principio de orden y limpieza de Lean Manufacturing se llama las 5´S y es
de origen japonés, es un concepto hacia la calidad total que se originó en el
Japón bajo la alineación de Deming está incluida dentro de lo que se conoce
como mejoramiento continuo. Esta compone el primer paso a realizar para
22
evolucionar un sistema de producción aceptado a un sistema de Lean
Manufacturing. Las 5´S constituyen acciones que son principios expresados
con cinco palabras japonesas que inicia con la letra S. Clasificar. (Seiri),
orden. (Seiton), limpieza. (Seiso), estandarizar. (Seiketsu), disciplina.
(Shitsuke).
3.3.1.1 Clasificar. (Seiri) La primera "S" de esta estrategia aporta métodos y encargos para evitar la
presencia de elementos innecesarios. El Seiri o clasificación consiste en
apartar en el lugar de trabajo los productos o equipos que sirven de las que
no sirven. Catalogar lo necesario de lo innecesario para el trabajo habitual.
Conservar lo que necesita y descartar lo excesivo. Retirar los elementos
usados de acuerdo a su uso, confianza y repetición de utilización con el fin de
suministrar la rapidez en el trabajo. Establecer las herramientas en sitios
donde los cambios se puedan realizar a corto tiempo. Descartar
componentes que perturban la tarea de los equipos y que puedan llevar a
desperdicios.
La clasificación dispone zonas de trabajo para que estos sean más seguros
y productivos. El primer y más directo impacto del Seiri está relacionado con
la seguridad. Cuando no se clasifica se frena la visión de las áreas de trabajo,
daña el funcionamiento de los equipos y máquinas, formando todo esto que
el área de trabajo sea más insegura.
Aprovechar el espacio en la planta y oficina, comprimir los tiempos del paso
al material, documentos y herramientas de trabajo. Optimizar el control visual
de stocks. Deshacerse de los elementos que se estropean por estar un
tiempo expuestos en un ambiente. Arreglar las áreas de trabajo para el
avance de acciones de mantenimiento.
Al implantar Seiri se obtienen los siguientes beneficios, se perfeccionan el
23
control visual de los componentes de trabajo, materiales en proceso y
producto final, el flujo se logra gracias al control visual, la calidad del producto
se mejora ya que los exámenes visuales ayudan a prevenir los defectos, se
mejora el tiempo entre fallos de los equipos, es más fácil igualar las áreas de
trabajo con riesgo aleatorio de accidente laboral, el personal de oficina puede
mejorar en el uso del tiempo.
El no aplicar el Seiri se pueden lucir algunos de los siguientes problemas, en
la planta de producción se presentan más accidentes, se pierde tiempo
valioso para encontrar algún material y se dificulta el trabajo, en caso de una
señal de alarma, las vías de emergencia al estar ocupadas con productos o
materiales innecesarios, impide la salida rápida del personal, es necesario
disponer de espacios para ubicar los materiales innecesarios, es más difícil
de conservar bajo control el stock que se origina por productos defectuosos,
el volumen existente de productos asiente velar más los stocks recargados.
El tiempo de entrega se puede ver afectado a las mermas de espacio al ser
necesario mayor administración de los materiales y productos.
Al establecer el seiri se identifican elementos innecesarios el primer paso
consiste en la identificación de los mecanismos innecesarios en el lugar
escogido para implantar las 5´S, se puede necesitar la lista de elementos
innecesarios esta se diseña en la fase de inicio, la lista registra el elemento
innecesario, su ubicación, cantidad encontrada, posible causa y acción
sugerida para su eliminación.
Las tarjetas de color para marcar que en el sitio de trabajo existe algo
innecesario y que se hay que tomar una acción correctiva. Esta accede a
realizar una búsqueda de todos los elementos identificados. Para asignar
tarjetas de color es necesario mantener en el área especificada los elementos
no necesarios desecharlos, utilidad del elemento para realizar el trabajo
pronosticado, si la unidad no es necesaria debe descartarse, la frecuencia
con la que se necesita el elemento, la cantidad del elemento necesario para
realizar el trabajo.
24
Otro paso es el plan de acción para retirar los elementos innecesarios, donde
en este punto se podrá aplicar la filosofía del Ciclo Deming (PHVA) para
desplegar las acciones que admitan retirarlos. Debe contener el mantener el
elemento en igual sitio, mover la unidad a una nueva ubicación dentro del
departamento. Recolectar el elemento fuera del área. Debe mostrar los
procedimientos para eliminar los elementos: desecharlo, venderlo, devolverlo
al proveedor, destruirlo y utilizarlo.
Para el control e informe final se necesita organizar un informe que registre y
que muestre el avance de las funciones planificadas, como las que se han
establecido y los beneficios.
3.3.1.2 Ordenar (seiton)
Organizar los mecanismos que se ha clasificado de modo que se puedan
encontrar con facilidad, tiene que ver con la mejora en la forma que se ven
los elementos de los aparatos e infraestructura.
El ordenar permite instalar de un sitio apropiado para cada elemento utilizado
en el trabajo, colocar de sitios identificados para ubicar elementos que se
emplean con poca frecuencia, disponer de lugares para ubicar el material que
no se usará en el futuro, lograr que el equipo tenga defensas visuales,
identificar y marcar todos los sistemas auxiliares del proceso como tuberías,
aire comprimido, combustibles, aumentar el conocimiento de los equipos por
parte de los operadores de producción.
En los beneficios que tiene el empleado es que se provee el vía rápida a
mecanismos que se solicitan para el trabajo, se mejora la información en el
lugar de trabajo para evitar errores y funciones de alarma, el aseo y limpieza
se pueden cumplir con mayor disposición, la seguridad se incrementa debido
a la demarcación de todos los sitios de la planta y a la utilización de ayudas
de alto riesgo.
25
La organización se beneficia cuando la empresa puede contar con sistemas
simples de control visual de materiales y materias primas en stock de
proceso, en casos de eliminación de pérdidas por errores, por mayor
cumplimiento de las órdenes de trabajo, cuando el estado de los
componentes se mejora y se evitan averías, se conserva y utiliza el
conocimiento que posee la empresa, mejora de la productividad completa de
la planta. Al final esto no solo beneficia a la empresa sino al empleado por
sus resultados y crecimientos.
3.3.1.3 Seiso (Limpiar)
Seiso representa limpiar el ambiente de trabajo, las máquinas y herramientas
y otras áreas del lugar de trabajo. Un operario que limpia una máquina puede
descubrir muchas fallas de trabajo, es difícil identificar cualquier problema
cuando la máquina está cubierta de aceite y polvo que se pueda estar
formando. A veces mientras se limpia la máquina se detectan fugas, grietas
que se estén formando una vez reconocidos los problemas, pues en
solucionarse con facilidad.
3.3.1.4 Seiketsu (estandarizar).
En esta etapa son los empleados quienes mejoran programas y diseñan
elementos que les permitan auxiliarse a sí mismos, traen fuentes de
información en el trabajo aunque aveces no se les tome en cuenta, la
gerencia debe diseñar sistemas y procedimientos que aseguren la
continuidad, los trabajadores deben participar en el proceso de estos
estándares.
3.3.1.5 Shitsuke (disciplina).
Para lograr ejercer continuamente este punto los operarios convienen obtener
autodisciplina. Esta será, la S más difícil de alcanzar. La naturaleza humana
es resistir el cambio, donde las barreras al cambio pueden ser las
personalidades, puede tratarse de metas estratégicas, falta de
responsabilidades, procesos claros y de una comunicación clara muchas
26
empresas se han encontrado dentro de un taller sucio y desorganizado a solo
un tiempo corto de haber implementación de las 5´S.
Cuando se establecen las 5´S, la empresa crea emociones positivas en los
clientes y crece la eficacia la empresa, donde los empleados se sienten
superior en el area de trabajo y la de superación en el departamento genera
menores desperdicios, mejor calidad de productos y respuesta más rápida
ante los imprevistos y urgencias, haciendo el ambiente más competitivo en
los procesos.
Cuando el departamento está desorganizado y sin limpieza se desaprovecha
la eficiencia, es poco usual que las fábricas, talleres y oficinas apliquen de
forma estandarizada las 5´S, tal y como conservar el trabajo diario.
3.3.2 KANBAN.
Esta herramienta de producción es altamente segura y eficiente por medio de
tarjetas, las cuales son usadas para que los empleados sepan qué están
causando, qué características lleva, así como qué va a producir, que
características tendrá y como será transportado. Es una herramienta de
conducción del flujo de materiales en una línea de ajuste. El KANBAN puede
ser una tarjeta, un contenedor o una señal electrónica que sujeta información
que vale a modo de orden de trabajo.
En los objetivos del KANBAN esta dar procedimientos de la producción
fundados en las circunstancias del área de trabajo. Advertir que en las
empresas se añada labores innecesarias en las órdenes, evitar el exceso de
papeleo innecesario, la eliminación de la sobreproducción y suministrar el
control del material.
Las funciones de KANBAN están el control de producción, la mejora de los
procesos y movimiento de material
27
La etiqueta de KANBAN debe tener en cuenta las informaciones del número
de parte del componente y su descripción, el nombre y número del producto,
la cantidad requerida, el tipo de manejo de material requerido, la secuencia
de ensamble o producción del producto. Entre los tipos y etiquetas de
KANBAN están el KANBAN de Producción, KANBAN señalador, KANBAN de
urgencia y KANBAN de proveedor o retirada.
Dentro de las reglas KANBAN que se debe tomar en cuenta esta el KANBAN
como un sistema de mejoramiento de la productividad, no se debe mandar
producto defectuoso a los procesos subsecuentes, los procesos
subsecuentes requerirán sólo lo que es necesario y producir solamente la
cantidad exacta requerida por el proceso subsecuente.
El sistema KANBAN, encierra por si sólo una gran suma de mejorías,
reduciendo en los niveles de inventario, resistencia en la calendarización de
la producción y la producción en sí, el rompimiento de las defensas
empleadas es guardada por KANBAN, origina el trabajo en equipo, mejora la
calidad. Estimula la autoformación, promueve la limpieza, provee información
rápida y precisa, evita sobreproducción minimizando los desperdicios.
Un sistema KANBAN origina mejoras en situaciones anormales haciendo
públicos las situaciones dificiles cuando se incitan por distintas causas, que
muchas veces están fuera de los términos que se manipulan originándose
de diferentes fuentes, y sus remedios unas veces fáciles. En los puntos
débiles una reducción sucesiva en el número de KANBAN lleva a
disminuciones en el stock, lo que termina con el rol de stock como resorte
frente a las alternativas de la producción.
3.3.3 SMED
El sistema SMED nació por la necesidad de lograr la producción Just in
Time, una de las piedras angulares del sistema Toyota de producción y fue
28
abierto para disminuir los tiempos de la producción de máquinas, probando
los lotes de menor tamaño.
Shigeo Shingo marcó que las políticas de las compañías en cambios de
utensilio, se han encaminado hacia la mejora de la destreza de los operarios
y pocos han producido estrategias de mejora del método de cambio.
La necesidad de este sistema nace cuando el mercado demanda una mayor
variedad de producto y los lotes de producción deben ser mínimos
manteniendo un nivel apropiado de capacidad, se disminuye el tiempo de
cambio y se aumenta el tamaño de producto acabado, con el consecuente
aumento de costos. Esta práctica está considerablemente aprobada y su
creación es rápida y altamente efectiva en la mayor fracción de las
instalaciones industriales.
Entre los beneficios que contribuyen esta herramienta son reducir el tiempo
de preparación, el tamaño del inventario y el tamaño de los lotes de
producción. Esta mejora aporta ventajas competitivas para la empresa ya que
no tan sólo existe una reducción de costos, desarrolla la capacidad de
aplicarse a los cambios en la demanda.
La herramienta SMED se aplica en etapas preliminares estudiando la
operación de cambio en la primera etapa se separan tareas internas y
externas, en la segunda etapa se convierten las tareas y en la tercera etapa
se perfeccionan.
.
En los resultados y efectos de SMED se crean grupos de trabajo con el
personal envuelto en el mando de las máquinas y en su cambio de utillaje y
se les planea unas reuniones de trabajo en las se van delimitando las
mejoras a establecer en el cambio.
Se traza al personal el reto de conseguir una fuerte disminución del tiempo de
cambio, en cuanto el personal va colaborando, realizan propuestas y logros,
donde son quienes mejor protegen el nuevo modo de trabajo, involucrando la
29
dedicación en horas de capacitación ofrecidas al efecto y a la formación de
los empleados.
Proyectar las tareas de organizar las operaciones, de elegir las que
herramientas y equipamiento es necesario, que personas se inmiscuirán, los
materiales de inspección necesarios reduce el tiempo de cambio facilitando a
cualquier operario que pueda realizar un cambio en ausencia del preparador
especialista.
Los efectos del SMED son los cambios más sencillos, la producción con
stock mínimo, la simplificación del área de trabajo y obtener mayor
productividad y flexibilidad.
3.3.4 POKA-YOKE. Poka-yoke es una técnica de calidad creada por Shigeo Shingo, que significa
a prueba de errores, creando un proceso donde los errores sean imposibles
de realizar. La clave es ir descubriendo las faltas antes de que se cambien
en defectos, e ir corrigiéndolos para que no se repitan. Este dispositivo es
cualquier unidad que ayuda a advertir las faltas antes de que sucedan, para
que el trabajador se de cuenta y lo corrija a tiempo.
La técnica Poka-Yoke posee las funciones de hacer la inspección del 100%
de las partes producidas y si suceden anomalías logra dar retroalimentación
y acción correctiva. Los resultados de un procedimiento poka-yoke en la
reajuste de defectos transforman dependiendo del tipo de inspección.
Los tipos de inspección Poka-Yoke son de inspección de criterio donde se
inspecciona para separar lo bueno de lo malo, comparado con el estándar,
los productos son comparados normalmente contra un estándar y los
artículos defectuosos son descartados, la inspección informativa es la
inspección para obtener datos y tomar acciones correctivas, tomar este tipo
de inspección ayuda a reducir defectos por medio de checar de cerca a la
fuente de los defectos usado como auto inspección,la continuada y la auto
30
inspección resaltada. La inspección en la fuente avisa los vicios por medio de
explorar las circunstancias que influyen la calidad en su fuente. Identificando
y controlando condiciones externas que afecten a la calidad y dentro de una
operación que afecte a la calidad.
Las funciones Poka-yoke existen dos funciones moderadoras para abrir
sistemas Poka-Yoke los métodos de control y los métodos de advertencia.
En la clasificación de métodos Poka-yoke están los métodos de contacto, el
método de valor fijo y el método del paso-movimiento.
Los 8 principios de mejora básica para el poka yoke y los cero defectos son
construya la calidad en los procesos, elimine todos los errores y defectos
inadvertidos, interrumpa el hacerlo mal y comience a hacer lo correcto
¡AHORA!, no piense en excusas, piense en como hacerlo bien, un 60% de
probabilidades de éxito es suficientemente bueno. ¡Implemente su idea
ahora!, las equivocaciones y defectos podrán reducirse a cero si todos
trabajan juntos para eliminarlos, diez cabezas son mejor que una, investigue
la verdadera causa.
3.3.5 ANDON
Significa en Japones alarma, es una señal o guía visual para manifestar el
momento de producción. En muchas ocaciones funcionan como señales
luminosas en una tabla mostrando las circunstancias de trabajo en el piso de
producción dentro del área de trabajo, el color muestra el tipo de problema o
condiciones de trabajo como senal de ayuda.
El objetivo es de descubrir alguna singularidad en las maquinas o en el
proceso y notificar al trabajador. Algunas ventajas del ANDON esta la
detección de errores de calidad, de averías, material defectuoso o
sobreproducción, indicación de tiempo de puesta a punto, del tiempo de
embalaje y el control de calidad visual
31
Los colores usados son el rojo para las máquinas en malas condiciones, el
color azul en las piezas defectuosas, utiliza el blanco para el fin de lote de
producción, el amarillo para esperar por el cambio de modelo, verde cuando
falta de material, no luz cuando el sistema opera normalmente.
3.3.6 TPM (Mantenimiento Productivo Total).
Es el procedimiento productivo desarrollado a partir de la percepción de
mantenimiento defensor fundado en Estados Unidos, compuesta por una
serie de acciones establecidas para mejorar el talento de una empresa.
Ayuda a crear capacidades profesionales a través de la eliminación
sistemática de las faltas de los sistemas operativos.
Orientado a fundar un sistema asociado que esparce la eficiencia de toda la
produccion, implantando previenir las mermas en todas las operaciones de la
empresa, incluyendo cero accidentes, cero defectos y cero fallos en todo el
ciclo de vida del sistema productivo.
El TPM permite innovar debido al impacto en la disminución de los costos,
avance de las respuestas, confiabilidad de abastecimientos, del juicio que
tienen las personas y la calidad de los productos o servicios.
Estas funciones conducen a la preparación de productos y servicios de alta
calidad, consiguiendo una imagen de empresa excelente, buscando esta con
la participación de todo el personal de la empresa.
Se caracteriza en las acciones de mantenimiento en todas las etapas del
ciclo de vida del equipo. Esta orientada a mejorar la confianza global de los
procedimientos funcionando con mejoras enfocadas, mantenimiento
autónomo, mantenimiento planificado o progresivo, mantenimiento de
calidad, prevención de mantenimiento, mantenimiento en áreas
administrativas, entrenamiento y desarrollo de habilidades de operación.
32
En los beneficios están la mejora de calidad en el trabajo, mejor control de las
operaciones, incremento de la moral del empleado, creación de una cultura
por las normas, aprendizaje constante, ambiente donde la participación,
colaboración y creatividad sea una realidad, mejorar las condiciones
ambientales, cultura de prevención de eventos perjudiciales para la salud,
incremento de la capacidad de identificación de problemas y de búsqueda de
acciones correctivas, eliminar pérdidas que afectan la productividad de las
plantas, mejora de la calidad del producto final, mejora de la tecnología de la
empresa y aumento de la capacidad de respuesta a los movimientos del
mercado.
3.3.7 KAIZEN
Término compuesto por dos palabras, una KAI que significa cambio y ZEN
que significa mejor, lo que significa un cambio para mejorar o mejora
continua. Mejoramiento continúo en todos los aspectos, en la vida personal,
familiar, social, y de trabajo. En las empresas debe involucrar a todos,
gerentes y trabajadores por igual.
El KAIZEN es un trabajo práctico realizado en equipo donde se emplean
técnicas. Esta filosofía es un factor fundamental para la competitividad,
comenzó a aplicarse a las acciones provechosas después de la Segunda
Guerra Mundial resultado enmendar la economía.
Hacer posible la mejora continua y lograr de tal forma los más altos niveles
en una serie de factores requiere aparte de constancia y disciplina, la puesta
en marcha de seis aspectos fundamentales, el control de calidad total, un
sistema de producción justo a tiempo, mantenimiento productivo total,
despliegue de políticas, un sistema de sugerencias y actividades de grupos
pequeños.
La gerencia debe ocuparse del sustento de los esquemas señalados y de
alcanzar de manera ordenada el incremento en los niveles de calidad,
productividad, costos, servicios y entrega, dando preferencia a los procesos
33
en lugar de los consecuencias, distinguir en primer lugar la calidad, hablar por
medio de los fundamentos donde el proceso consiguiente es el cliente.
Las funciones del KAIZEN es mejorar la obtención de cualquier unidad
seleccionada en cualquier empresa, mediante la organización de habilidades
de trabajo de Manufactura Esbelta y técnicas de detección de desperdicios
estimulando y capacitando al personal.
Los beneficios están el aumento de la productividad, la reducción del espacio
utilizado, mejoras en la calidad de los productos, reducción del inventario en
proceso, reducción del tiempo de fabricación, reducción del uso del
montacargas, mejora el manejo y control de la producción, reducción de
costos de producción, aumento de la rentabilidad, mejora el servicio, mejora
la flexibilidad, mejora el clima organizacional, se desarrolla el concepto de
responsabilidad, aclara roles.
Capítulo IV
Análisis del proceso en el
Departamento de suministro del Centro Salud S.A.
35
Capítulo IV
Análisis del Proceso en el
Departamento de Suministro del Centro Salud S.A.
Lean Manufacturing ayuda a las empresas a reducir los desperdicios en el
departamento de suministro a continuación se conoce el Centro Salud S.A.,
donde por medio de los metodos de investigación, observación donde se
inspeccionan los elementos del problema, analisis reconociendo las causas
para pasar a proponer acciones para eliminar las causas.
4.1 Descripción de la Empresa
El Centro Salud S.A., formada el día 07 de Julio del Año 1993, situada en la
Ave. Isabel Aguiar, Herrera, Santo Domingo Oeste.
Su socio principal y creador Dr. Pimentel, vio la necesidad que tenía esa
comunidad de contar con un centro sanitario asistencial que le diera
respuesta a los problemas de salud a los habitantes de Herrera.
Este Centro desde sus inicios cuenta con una amplia variedad de servicios de
salud, que va desde medicina General hasta las especialidades mas
importantes en el sector salud, como son: Pediatría, Ginecología, Sonografía,
Urología, Medicina Interna, Cardiología, Medicina Familiar, Perinatología,
Ortopedia, Cirugía General, Endocrinología, Dermatología, Patología,
Oftalmología, Gastroenterología, Odontología, servicio de emergencia, Rayos
X y Analíticas (laboratorios).
En su estructura física cuenta con dos edificaciones ambas de dos (2)
niveles, en el edificio numero uno (1), se encuentran las oficinas
administrativas, el área de emergencias, Rayos X, Sonografia y laboratorios,
en el segundo piso se encuentran las áreas de internamientos y el
departamento de suministro, en el costado derecho tienen el segundo edificio
36
donde se encuentran los consultorios privados de los especialistas que dan
servicio en el centro.
El objetivo primordial del centro es brindar un servicio de calidad, a precios
asequibles sin olvidarnos que las organizaciones deben generar utilidades
para poder cumplir con sus obligaciones, sabiendo que para obtener el
máximo de ellas es necesario llevar a cabo estrategias económicas,
productivas y globales.
Cuenta con los clientes de toda la zona de Herrera (La Altagracia, El Abanico,
Las Malvinas, Buenos Aires, Las palmas, El Café, El Doce, El Paraíso,
Residencia Santo domingo), Las Caobas.
Dentro de la competencia directa por compartir la misma zona geografica se
encuentran el Centro Medico Dominicano, Centro Medico Real y el Hospital
Marcelino Vélez Santana.
El Centro Salud S.A. ha evolucionado de una manera muy favorable pues en
su inicio solo contaba con 4 habitaciones y 5 consultorios, hoy en día cuenta
con 6 habitaciones, y 22 consultorios, en este momento esta en proceso de
construir 10 habitaciones, debido a la gran demanda de pacientes que ha
este centro asisten.
El Centro Salud S.A. se sitúa en un lugar favorecido comparado con la
circunstancias que aflige al mundo de los negocios, sus resultado con
respecto a los estados financieros indican aumento o crecimiento de acuerdo
a sus dictamen de cada año donde el efectivo en caja y banco, el inventario
en existencia, los certificados financieros, el inventario de mobiliarios y
37
equipos de oficina y las instalaciones de las edificaciones han aumentado
significativamente. Las cuentas por pagar a los suplidores se han mantenido
en el mismo nivel desde hace 4 años.
4.2 Descripción del Proceso de Suministros.
El departamento de compras y suministros se encarga de suministrar los
departamentos del Centro Salud S.A. de productos, material gastable,
medicamentos y equipos necesarios para la gestión de las necesidades por
medio del proceso siguiente:
La necesidad de Productos.
Se crea una orden de compra la cual se envía al departamento de compra.
Compra emite el pedido a los diferentes Proveedores.
El pedido llega al centro y es recibido directamente en el área de suministros
por su encargado.
A partir de este punto, el Encargado del departamento se encarga de
distribuir a los diferentes departamentos dentro del centro, las diferentes
requisiciones, manteniendo siempre actualizado y con las cantidades exactas
que el Stock de Planta y Cirugía ameritan, según normas internas de la
empresa.
38
39
4.3 Identificacion y Análisis del Problema
En el departamento existen mal entendidos sobre los conceptos de mantener
el orden de los procesos donde se confían con métodos que no agregan valor
al departamento, donde se comprueba por no generar los resultados
deseados por el encargado. Una muestra de esto es la colocación de letreros
de “Favor de mantener el area limpia y ordenada”
Tomando en cuenta la consideración del encargado del departamento de
suministro y las demás metodologías de investigacion se observan problemas
de mala utilización de recursos donde el análisis se apoya tomando los
lineamientos de no generar desperdicios por medio a las actividades que no
agregan valor, identificando los siguientes problemas, los cuales se
encuentran dentro de los desperdicios de Lean Manufacturing.
La sobreproducción donde se obtienen más productos de lo que solicita el
cliente.
En el tiempo de espera los médicos Internistas presentan quejas frecuentes
por esperar mucho tiempo, donde no se localiza el producto por no se tiener
un lugar destinado para cada producto.
El desperdicio y retrabajo donde se rechaza material con mucha frecuencia,
compras de productos sin confirmar de su existencia en almacén llegando
40
estos en muchas ocaciones a deteriorarse. Materiales derramados en el piso
como curitas y frascos, por la mala colocación de estos.
Inventario, se amontona material por mucho tiempo, se obtienen compras
recargadas por aprovechar descuentos, aunque este producto no se ha
consume.
Transporte
Se transportan los productos más de lo necesario. Se transitan recorridos
muy grandes. El encargado tiene que distribuir los medicamentos y otros
materiales por partes, esto hace que el proceso de entrega sea más lento,
por la falta de logística de transporte.
Movimientos innecesarios, la enfermera pierde mucho tiempo buscando el
producto que necesita, se ha encontrado casos en la que se requieren
suministros para emergencias donde no se encuentra con facilidad por la
mala ubicación y disposición de estos.
41
En el departamento de suministro se mantienen en el mismo lugar las cajas
vacías, productos de limpieza, alimentos y medicamentos.
42
4.4 Análisis de las Causas que Originan los Desperd icios
Una vez detectado el problema en base al paseo de MUDA, se procede a
crear un diagrama causa-efecto de Ishikawa, con la participación del
encargado del departamento de compra y suministro. Este diagrama se
delimita como la relación entre el efecto y las causas que lo originan,
tomando en cuenta las 4P, planta o departamento, personas, procedimientos,
proceso. Tambien por el método, “ Cinco por qués (five whys)”,
procedimiento utilizado por Taiichi Ohno preguntando cinco veces el “por
qué” de cada problema, con el propósito de identificar la causa principal del
problema definiendo y poniendo en práctica las medidas correspondientes.
43
En el capítulo V, se plantea la posible propuesta para la mejora de los
resultados del analisis de las causas que originan los problemas del Centro
Salud S.A.
Causa Raíz 1
No hay existencia del producto
solicitado
Causa Raíz 2
El tiempo de espera es muy largo
para despachar el pedido al area
correspondiente.
Causa Raíz 3
Grandes cantidades de
productos almacenados
1. Por
qué?
No hay un control de existencia del
producto
Llegan los pedidos y lo colocan uno
encima de otro sin desempacarlos.
Se solicita más de lo que
necesita.
2. Por
qué?
No cuenta con un sistema de
inventario
Falta de organización de los productos
recibidos
Hacen pedidos por aprovechar
ofertas.
3. Por
qué?
Porque el personal no conoce los
requerimientos del almacen
No se clasifican los productos para
almacenarlos
Para que el producto salga a un
precio mas bajo.
4. Por
qué?
El encargado no tiene tiempo de
retroalimentar al personal
No tiene los tramos identificados.
Buscando bajar los costos.
5. Por
qué?
Por no contar con un plan de trabajo
No hay una guía establecida de cómo
almacenar
Políticas del centro.
Capítulo V
Propuesta Para la Eliminación del Problema
En el Centro Salud S.A.
45
Capítulo V
Propuesta Para la Eliminación del Problema en el Ce ntro Salud S.A.
La obtención de medicamentos y entre otros materiales debe organizarse
garantizando buen cuidado y manejo dentro del almacen.
Mejorar el proceso para eliminar el cúmulo de los materiales en el
departamento, confirmando el orden que corresponde a cada suministro para
utilizar justamente lo que se necesita y en el tiempo requerido. Como también
valorar al capital humano, adiestrándolos para crear conciencia de lo que
representa la perdida de medicamentos, equipos y materiales.
Para eliminar la MUDA del departamento de compra y suministro se
manejaran las siguientes herramientas de Lean Manufacturing:
Aplicación de 5´S será importante en el departamento de suministro para
poder aumentar la satisfacción del cliente donde los pacientes demanden
confiandos los servicios de salud. Servir de ejemplo para otros
departamentos laborando en un lugar mas agradable con un continúo
crecimiento del Centro Salud S.A. junto al equipo de trabajo.
Con esta herramienta el proceso se hará más eficiente, disminuyendo el
tiempo de entrega de los productos y medicamentos. Reduciendo la mayoría
de las causas que forman los problemas en los servicios de salud.
Otra herramienta a utilizar será el trabajo estandarizado donde bajo
procedimientos y normas todo lo concerniente al departamento debe
funcionar, quedando escritas para garantizar un proceso semejante,
documentado que soporte todas las actividades de compra y suministro
dentro del Centro Salud S.A.. Ese documento debe contener los
lineamientos a seguir para la adquisición, control y distribución de los
productos requeridos en el Centro.
46
Con estas herramientas se elaborará un modelo de aplicación para mejorar el
servicio de compra y suministro del Centro Salud S.A.
5.1 Propuesta Aplicación de 5´S
Guía de implementación de la herramienta 5´S con el objetivo de eliminar
desperdicios (MUDA).
47
5.1.1 Clasificar
Separar las cosas que sirven de las que no sirven y retirando todo del
departamento que no agregue valor.
Para la aplicación de la primera S en el departamento de suministro se
procederá a dividir el área en: Recepción, almacén (Estantes, despensas,
refrigeradores) y en una sub clasificación para saber la ubicación de el
material.
Clasificar los productos medicamentos, material sanitario, material no
sanitario, equipos, entre otros.
Retirar los productos que sirven de los que no sirven medicamentos
vencidos, antiguos, material sanitario dañado, con demasiado tiempo en el
área.
Beneficios:
� Aprovechamiento del espacio.
� Mejor control visual de los productos existentes
� Menos incidentes
48
5.1.1.1 Diagrama de Flujo Propuesto para la Primera S:
49
5.1.2 Ordenar
Disponer de manera ordenada los suministros después del Seiri. Con el
objetivo de clasificar los productos por uso y disponerlos como corresponde
para minimizar el tiempo de búsqueda y el esfuerzo.
Las estanterías deberán orientarlas todas longitudinalmente en el mismo
sentido de la entrada y salida del departamento. Identificar los tramos con un
código formado bloques.
Ejemplo
1-2-1
01 Indica el pasillo número 1
02 Indica la estantería en posición horizontal en el pasillo
01 Indica el estante en posición de vertical de los tramos
Ordenar los medicamentos y el material sanitario en los estantes por orden
alfabético o por grupo terapéutico o según el grupo de familias. Los
materiales usados frecuentemente deberán ser colocarlos en lugares
cercanos.
Teniendo en cuenta la temperatura manteniendo el lugar fresco, para no
afectar la composición de medicamentos y otros materiales. La humedad
cuidando el grado moderado, sobre todo en las zonas donde se deposita el
medicamento cuidando el lugar asignado. La luz los artículos no deberán
exponerse sobre la luz directa del exterior para no alteran sus utilidades. El
50
peso para productos pesados se buscará almacenar en lugares próximos a
muros o columnas, teniendo en cuenta siempre la resistencia del suelo.
En el Departamento de Compras y Suministros se lograrán las ventajas de
encontrar con menos tiempos y facilidad los documentos, medicamentos,
regresándolos luego al lugar asignado, dar mejor apariencia al lugar de
trabajo manteniendo el orden y facilitando la siguiente S de limpieza.
5.1.3 Limpieza La tercera S con el objetivo de eliminar los desperdicios y suciedad del
departamento, limpiando y luego evitando que se vuelva a ensuciar y
contaminar.
Al mantener el área limpia estará lista para usarse en el momento que se
necesite.
Es importante decir que la limpieza esta ligada con la moral de la gente y la
posibilidad de encontrar mejoras en los procesos, ayuda a calmar el estrés,
prepara el cuerpo y la mente para el próximo día de trabajo, es muy
importante para el bienestar mental y físico de los empleados.
Dentro de las asignaciones de limpieza primero se acorgara con el encargado
de limpieza la persona responsable del departamento de compras y
suministros. Este personal deberá limpiar todas las áreas (piso, tramos,
ventanas, puertas, escritorios, dentro de cajones, la nevera y demás lugares,
equipos y materiales del departamento) realizándola todos los días, de forma
agilizada cuidando y ordenando.
En esta etapa de limpieza se tendrán los resultados de aumentar el buen
estado de equipos y de la instalación asi como mantener la calidad de los
medicamentos, evitar los accidentes, entre otros.
51
5.1.4 Estandarización
Etapa de conservar lo que se ha logrado con las tres primeras S. No hay
lugar de esperar a que los suministros se acumulen en lugares no
adecuados, encontrando formas de prevenir su acumulación. Cuando
encuentra una herramienta fuera de su lugar inmediatamente se debe ajustar
correctamente, cuando encontra un desorden se debe limpiar
inmediatamente, sin embargo si esto continua sucediendo constante y
repetitivamente debe de llevar el concepto de estandarización a un nivel mas
alto, previendo que pase, manteniendo continuamente el estado de orden y
limpieza.
La estandarización se aplicará de la siguiente manera: El encargado de
suministro es el responsable de velar por el cumplimiento de esta guía. Se
tomaran fotos como evidencia de la mejora del área y se colocarán en el
mural.
Obteniendo los resultados de guardar el conocimiento del orden hasta que se
desee cambiar, se incrementa la motivación del personal al hacer de esto una
costumbre de conservar en perfecto estado el departamento de suministro.
5.1.5 Disciplina Esta herramienta debe crear el hábito de que el personal utilice
correctamente los procedimientos desarrollados en las 4 S anteriores. La
disciplina se halla en el deseo de las personas donde se pueden crear un
ambiente que estimule la habilidad de la disciplina. El encargado del
departamento debe motivar al personal hacia el logro del cumplimiento de la
disciplina, creando un plan de implementación para el manejo del impacto del
cambio y la disciplina tomando en cuenta los sgtes pasos:
52
� Presentar el caso (el porqué) del cambio con el mayor cuidado y grado
de detalle posible. Crear y comunicar una visión, eventualmente es
imprescindible remover los obstáculos que dificultan la concreción de
la visión. Por medio de reuniones deberá avisar los resultados de la
implementación de las 5´S, colocando fotos del antes y después.
� Definir claramente lo que ha finalizado y asegurar que la situación
anterior termina definitivamente, resulta vital dar señales claras a toda
la línea de producción.
� Permitir que la gente guarde su pasado con orgullo y no con culpa.
Manejar con sumo cuidado la comunicación.
� Fomentar la participación de posibles de operarios afectados.
� Retroalimentar al personal del departamento constantemente.
� Proporcionar los recursos necesarios para crear el hábito.
� Asignar varios lugares para los desperdicios.
� Colocar recordatorios por medio de avisos en lugares visibles, por
medio de señales entre otros. (Ej.: Deposite la basura aquí)
� Letreros que indiquen el lugar de los materiales y medicamentos
(utensilios de limpieza)
� Involucrar al empleado asignándole la responsabilidad del área.
� Supervisión diaria por el encargado(a medio día y al final del turno) por
medio de un check list.
53
� Realizar una evaluación de desempeño mensualmente, con el fin de
mantener la disciplina.
� Como dijo el Dr. Ishikawa que la creación de cultura y hábitos buenos
en el trabajo se logran preferiblemente con el ejemplo, donde el
encargado debe mantener una conducta de líder.
� Dejar participar a los empleados en la formulación de planes de mejora
para eliminar problemas y defectos del equipo y áreas de del
departamento.
� Reconocer el esfuerzo de todos los que ayudaron en la
implementación de las 5´S.
Con esta S se logra una cultura de cuidado y sensibilidad de los recursos del
departamento. Los pacientes, enfermeras y demás compañeros se sentirán
más motivados por la mejora de calidad.
5.2 Trabajo Estandarizado
La estandarización es el procesamiento de datos de pasos a seguir para
mejorar un proceso. Es la manera de llevar a cabo diferentes actividades de
manera continua para garantizar que el servicio de salud salga siempre con
las características deseadas.
Luego de la detección de los desperdicios y continuando con la 4 S en la
identificación de los elementos de trabajo estandarizadas para algunos
procesos del departamento de compras y suministros. Para el caso del
Centro Salud S.A. es importate que su personal cuente con un procedimiento
documentado para la realización de las distintas actividades. Aprender a
observar y fijar documentos sirve como base para detectar el desperdicio y
los caminos más eficientes de mejora.
54
Los beneficios del departamento luego de la implementación del trabajo
estandarizado son:
Documentar el proceso a todo el personal.
Evitar los cambios del proceso.
Capacitación más fácil de nuevos empleados.
Reducción de accidentes.
5.2.1 Manual de Procedimiento de Compra y Suministr o del Centro Salud S.A.
Para de suministrar satisfactoriamente los requerimientos solicitados por los
clientes internos y externos del Centro Salud S.A., se aplicará al
departamento de compra y suministro del Centro Salud S.A. un manual de
procedimientos.
La manera de registrar el proceso será mediante una solicitud de materiales,
una solicitud de compras, orden de compra, recepción de materiales. A
continuación se describen las actividades que pueden realizarse.
55
56
5.2.2 Propuesta del Diagrama de Flujo (Quien y que)
INICIO
Elabora solicitud de materiales
Recibe solicitud de compra y verifica existencia
Existe disponibilidad
Elabora solicitud de compra
Recibe solicitud de compra. Selecciona y emite orden de compra al proveedor
Recibe materiales. Da entrada al almacén.
Recibe materiales. Entrega recibo de recibido conforme.
Despacha los materialessegún solicitud de usuarios.Elabora recibo de entrega.
FIN
Solicitud de materiales
Solicitud de compra
Solicitud de materiales
Solicitud de compra
57
5.2.3 Instructivo del Departamento de Compras y Sum instros del Centro Salud S.A.
Recolección de suministros, los empleados del departamento será el
responzable de localizar los suministros en el almacén y disponerlos para
entregar a las diferentes areas de servicios en función de las cantidades
requeridas según el departamento establecido. Se dispondrán de los
materiales y medios adecuados para esta necesidad. De igual forma el
personal será responsable de ayudar a mantener el orden y la limpieza de las
instalaciones y materiales.
Distribución, colocar los artículos al sitio de dispensación contando con la
colaboración del personal del almacén, y también se dispondrán de los
medios adecuados para esta necesidad.
Registro de caducidad, el encargado del almacén tomará medidas de
prevención necesarias para mantener la calidad del producto hasta su uso.
Se gestionara en función de la vida útil de los stocks de cada producto,
impidiendo de esta manera que el producto de vensan en el almacén
controlando que los productos roten de manera convenientemente, que el
primero en entrar sea el primero en salir, este control deberá verificarse como
dos vez al mes.
Control del producto, es la pérdida de un producto donde al salir nuevos
suministros más eficaces y con menos riesgos, provocan que productos que
hasta entonces han sido admitidos pasen a no serlo. Del mismo modo pasa
cuando a un médico o enfermera no le gusta un producto o medicamento de
un laboratorio u marca y no desea utilizar el producto que hay en el Centro
Salud S.A.
Para mantener el control el encargado del almacén cada tres meses deberá
revisar los artículos que no hayan tenido movimiento, estudiando y
analizando los motivos de que no se manejen.
VI
CONCLUSIÓN
La implementación Lean Manufacturing amplia a empresas en los que la
demanda no es constante, trabajar en función de las necesidades, involucra
la responsabilidad de un cambio de mentalidad basado en la calidad total.
En los Centros de Salud la obtención de suministros médicos debe
establecerse de manera que garantice el equilibrio y la igualdad de dirección
con el manual o descripción de actividades. Debe garantizarse el
seguimiento a los cuidados en el almacen, con la regulación de las
actividades de orden, control y asistencia.
El liderazgo tendrá que atraer a los empleados a cumplir mejor sus tareas.
Pondrán intensidad en la ejecución del trabajo, toda su experiencia y sus
habilidades, motiva, empuja, apoya para lograr las metas de la organización.
La investigación de elaborar un análisis de los procesos en el departamento
de suministro en un Centro De Salud para la implementacion de Lean
Manufacturing fue elaborada con el propósito de proporcionar una guía de
cómo aplicar las herramientas para el mejoramiento del departamento,
buscando las causas que originan los problemas en el proceso que permitió
comprender mejor el proceso y determinar cuáles acciones tomar para anular
estos problemas de desperdicios.
La identificación de actividades que no agregan valor al departamento deja
en claro la falta de un procedimiento, donde la carencia de un método de
control produce pérdidas con la gran cantidad de productos almacenados. A
todo esto se le suma la insatisfacción por parte del cliente interno y externo.
No importa el lugar ni el tamaño en donde se apliquen las herramientas Lean,
si se aplican en orden y con responsabilidad según su metodología siempre
se tendrá un resultado continuo. Es fundamental tener el apoyo de la
gerencia, para que el trabajador le tome importancia a la implementación de
las 5´S de la calidad.
VII
Lean Manufacturing con la implementación de las 5´S y Trabajo
Estandarizado, puede ayudar al departamento a convertirse en elemento
decisivo para toda la empresa. La responsabilidad se genera en la medida
que los resultados son honrados, y la más importante de estas recompensas
es la satisfacción de los clientes, que puede ser la consecuencia de los
esfuerzos acreditados a la empresa.
Con la aplicación de las herramientas propuestas, “Trabajo Estandarizado y
las 5´S”, el Centro Salud S.A., logrará mejorar el servicio que ofrece en el
área de suministro, reducirá los costos por concepto de inventario y producirá
en su personal satisfacción.
Con el desarrollo de la propuesta, se evidenció que para la aplicación de las
herramientas únicamente se requiere capacitación y una minima inversión en
el acondicionamiento del espacio físico del área de suministro.
VIII
RECOMENDACIONES
Si se minimizan los desperdicios logrará mejorar el proceso en el
departamento. El compromiso de la Alta Gerencia debe estar presente en
cada una de las etapas de implantación del modelo. El personal que
participará en el proceso de mejora debe ser capacitado y motivado, de
manera que entienda la importancia de su participación en la aplicación del
modelo.
Llevar una campaña de motivación donde se presenten los beneficios de las
herramientas de manufactura esbelta tanto para el Centro como para el
personal y los clientes.
A La Gerencia:
Capacitar de manera más profunda y detallada sobre las 5´S y el trabajo
estandarizado no sólo a los miembros del departamento de Compras y
Suministros sino también a toda la empresa y así poder obtener una Salud
S.A., con mejor calidad.
Evaluar constantemente (diario, semanal, mensual) que los empleados estén
aplicando las las herramientas.
Recordar a los empleados cada cierto tiempo que tienen que aplicar,
mantener y mejorar la implementación de las ’s de la calidad.
Incentivar a los empleados para que estén motivados a seguir mejorando.
Al Equipo:
Al terminar cada trabajo guardar las herramientas y materiales en sus lugares
correspondientes, para ayudar a mantener el orden.
Utilizar el zafacón de la basura para depositar los desechos del trabajo. (Por
lo menos uno por cada estación de trabajo).
IX
Colaborar con los encargados del departamento al momento de una
evaluación tomando en cuenta sus recomendaciones y sugerencias.
Tener presente que el uso de las 5´S de la calidad no sólo les ayudará en el
trabajo sino también en su vida cotidiana.
Se recomienda al Centro Salud S.A., adoptar el modelo propuesto para el
mejoramiento del servicio de compra y suministro.
X
BIBLIOGRAFÍA
• L. Daft, Richard. (2007). Teoria y diseno organizacional. (9na Ed.).
Cengage Learning Editores.
• Meyers, Fred E . Stephens Matthew. (2006). Diseño de instalaciones
de manufactura y manejo de materiales. (3ra ed.). Pearson
Educación.
• Escalante Vázquez, Edgardo. (2006). Análisis y mejoramiento de la
calidad. Editorial Limusa S.A.
• Hitt, Michael A. Ireland, R. Duane. (2007). Administración estratégica
(7ma ed.). Cengage Learning Editores.
• Thompkins, James A. (2006). Planeación de instalaciones. (3ra ed.).
Cengage Learning Editores.
• Rey Sacristán, Francisco. (2005). Las 5S: orden y limpieza en el
puesto de trabajo. FC Editorial
• Hirano, Hiroyuki. (1998). 5 Pilares de la Fábrica Visual: La Fuente
Para la Implantacion de Las 5S. Taylor and Francis.
• Vargas Rodríguez, Héctor. Manual de implementación del programa
5S. Juan Carlos Martínez Coll.
• Leonel Cruz Mecenas, (2007). Compras: Un enfoque estratégico. (1ra
ed.). México DF. Mcgraw-Hill Interamericana Editores S.A. de C.V.
XI
• Ronald H: Ballou. (2004).Logística: Administración de la cadena de
suministro. (5ta ed.). Pearson Educacion de Mexico, SA de CV.
México.
• Organización Mundial de la Salud. (2001). Logística y gestión de
suministros humanitarios en el sector salud. Pan American Health
Org.Washington, Estados Unidos.
• Villareal, Yolanda. Manufactura Esbelta. Disponible:
http://www.iiemexico.org.
• Mora, Enrique. Las Diversas Estyrtegias de Manufactura Esbelta.
Disponible: http://www.noria.com.
• Liendo, Julio. Trabajo Estandarizado. Disponible:
http://www.gotasdeconocimiento.com.
• Velazquez, Dalia E. Calidad y Productividad en la empresa: KAIZEN.
Disponible: http://www.mailxmail.com.
• Consulting Vision for success. Disponible: http://www.spconsulting.org.
• Niebel, Freivalds. (2001). Ingenieria Industrial: Métodos, estandares y
diseño del trabajo. (11va ed.). México. ALFAOMEGA. GRUPO
EDITOR, S.A.
ANEXOS
UNIVERSIDAD APEC
Decanato de Graduados
Anteproyecto de Monografía para optar por el título en
Maestría en Gerencia y Productividad
Título
“Análisis de los procesos en el Departamento de Sum inistro en un
Centro De Salud para la Implementacion de Lean Manu facturing.
Caso Centro de Salud, S.A.,
En Santo Domingo en el Año 2009.”
Sustentante:
Nombre Matrícula
Lourdes García Lemonier 2008-0455
Asesor:
José Santana, MGM
Santo Domingo, D. N.
Agosto 2009
“Análisis de los procesos en el Departamento de Sum inistro en un
Centro De Salud para la Implementacion de Lean Manu facturing.
Caso Centro de Salud, S.A.,
En Santo Domingo en el Año 2009.”
2
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El departamento de suministro del Centro Salud S.A. está encargado de la
proveer los suministros del Centro, con la finalidad de gestionar la
adquisición, almacenaje, control y distribución de medicamentos, insumos
médicos, productos de limpieza y material gastable. En la actualidad este
proceso no está normado, por lo que no se define un procedimiento para su
realización.
En las instalaciones del departamento se observa un alto inventario,
almacenando productos por mucho tiempo sin darle uso. Las estanterías son
inadecuadas, sin identificación, ocasionando posibles mezclas de distintos
productos, a esto se le suma el lugar para medicamentos controlados, el cual
no posee ningún tipo de seguridad.
En el departamento se observa desorganizacion, provocando movimientos
innecesarios en la búsqueda de los productos solicitados. Existen productos
de distintos géneros en el mismo lugar. Lo primero que entra al almacén no
necesariamente es lo primero que se despacha y la distribución de los
productos a las distintas áreas no presenta una logística definida ni medios
para transportarlos, lo que retrasa la entrega de los mismos.
El área se utiliza tanto para oficina como depósito de productos y de todos
los equipos y mobiliarios descargados.
3
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACION
Objetivo General
Diseñar una propuesta para el mejoramiento del proceso de compra y suministro
que le permita ofrecer un servicio eficiente utilizando algunas herramientas de
Lean Manufacturing.
Objetivos específicos.
• Identificar la logística y gestión de suministros en el sector salud.
• Conocer la importancia de Lean Manufacturing y sus herramientas así
como sus objetivos y beneficios en las empresas.
• Analizar el proceso de compra y suministro para determinar los
desperdicios existentes para proponer medidas para su eliminación.
• Realizar una propuesta de aplicación de algunas herramientas de Lean
Manufacturing para eficientizar los procesos en el departamento de
Comras y Suministros del Centro Salud S.A.
4
JUSTIFICACION
La adquisición, el almacenamiento, suministros, la distribución así como de
aquellas provisiones utilizadas por las estructuras en sus labores de
asistencia, necesitan de una organización que permita un manejo eficiente y
un mayor beneficio de estos recursos. Las empresas de salud juegan un
papel importante en la sociedad. La falta de calidad en el servicio es un
problema en muchas empresas, sin importar el tamaño de la organización.
Para luchar en cualquier sector es necesario tener un rasgo diferenciador
que permita una ventaja competitiva. La salud, uno de los aspectos más
importantes ha evolucionado en todos sus ámbitos desde la urgencia en la
atención al cliente hasta la facilidad de la obtención y administración de los
medicamentos a los pacientes.
La gestión de suministro en un centro sanitario se ha transformado, jugando
un papel primordial para garantizar la calidad, seguridad, y eficiencia de los
tratamientos farmacológicos.
En este contexto, el presente estudio se enfocará en desarrollar una
estrategia de calidad para el Centro Salud S.A. en su departamento de
suministro, puesto que es necesario que lleve a cabo cada una de sus
operaciones de manera organizada y sistemática controlando
permanentemente los riesgos de contaminaciones cruzadas, confusiones, y/o
mezclas durante todas las fases involucradas en los procesos de Compra,
Recepción, Almacenamiento, Transporte, y Distribución de los medicamentos.
Esta estrategia de calidad consiste en el diseño de un modelo de aplicación
de las herramientas de Lean Manufacturing que le permita al Centro Salud
S.A. satisfacer la necesidad que busca el paciente de recibir un óptimo
servicio, basado en la obtención de medicamentos a tiempo, confiables, en
cantidades correctas y con la calidad que el cliente se merece.
5
Con la optimación del proceso, se pretende facilitar la labor de enfermería,
evitar roturas y acumulaciones innecesarias de stock, preparar los pedidos a
tiempo, mayor disponibilidad de espacio, evitar errores en la distribución,
identificación y fácil localización de los productos. En adición, las áreas que
interactúan dentro del proceso de compra y suministro (enfermería,
emergencia, laboratorio, cirugía, personal de conserjería) recibirán un mejor
servicio con reposición de sus stocks a tiempo en las condiciones y
cantidades solicitadas.
A nivel de la empresa en general, este Centro reflejará una reducción de
costos así como el aumento de la competitividad lo que contribuirá a un
mayor posicionamiento en el mercado del sector salud.
6
Alcance de la investigación
Los aspectos en torno a los cuales se centrará el estudio son:
• Evaluación y análisis de la situación actual del servicio compras y
suministro.
• Diseñar un modelo de aplicación de las herramientas de Lean
Manufacturing para mejorar el servicio de compras y suministro.
• La propuesta será aplicable únicamente en el Departamento de
Suministro.
Si se diseña una propuesta para el mejoramiento del proceso de compra y
suministro esto permitirá ofrecer un servicio eficiente, colaborar con el
ofrecimiento de un departamento con calidad en todas sus áreas, y así poder
lograr ser sustentada en una plataforma con enfoque a la satisfacción de los
clientes y al liderazgo del mercado.
1. Analizando el proceso de compra y suministro se determina los
desperdicios existentes, y así poder proponer medidas para su eliminación.
2. Estableciendo una propuesta de aplicación de Trabajo estandarizado se
consigue un método estándar para la realización de las tareas.
3. Estableciendo una propuesta de aplicación de cinco S, se asegura la
optimización del trabajo y las áreas donde se realiza.
7
MARCO TEORICO
LEAN MANUFACTURING
Lean manufacturing es un conjunto de herramientas, que buscan eliminar las
operaciones que no le agregan valor al producto o servicio de la empresa.
Cada actividad realizada será ampliamente más efectiva, bajo un marco de
respeto a los derechos del trabajador y la búsqueda firme de su satisfacción
en el lugar de trabajo.
La implementación de Lean Manufacturing implica la adopción de una
filosofía de mejoramiento continuo que lleve a las empresas a incrementar,
de forma general, todos sus estándares, con el objetivo de incrementar la
satisfacción del cliente y el margen de utilidad obtenido producto de esta
satisfacción.
Lean Manufacturing tiene como objetivos: Reducir costos, mejorar procesos y
eliminar desperdicios. Reducir el inventario y el espacio en el área de
producción. Crear sistemas de producción más sólidos. Crear sistemas de
entrega de materiales apropiados. Mejorar la distribución de las áreas para
aumentar la flexibilidad. Reducir los tiempos de producción y eliminar los
tiempos de espera. Mejorar la calidad de los productos o servicios brindados,
entre otros.
Asimismo, es necesario tener presente que no siempre la implementación de
un nuevo sistema de manufactura en una empresa es bien aceptado por el
personal de la misma, pues siempre existe un recelo o miedo a lo
desconocido, miedo que muchas veces lleva a cometer acciones no
deseadas. En este sentido, es necesario concientizar al personal acerca de
los beneficios personales que Lean Manufacturing trae consigo. En ella, se
desecha toda aquella administración vertical y se introduce el liderazgo como
8
un tipo de administración que toma en cuenta la opinión, inteligencia y
creatividad del personal.
Este tipo de pensamiento está siendo adoptado por la mayoría de empresas
competitivas en los mercados más complicados y exigentes del mundo, pues
las mejores ideas surgen de un grupo, producto de la sinergia entre sus
miembros. Son cinco los principios bajo los cuales se guía este tipo de
pensamiento:
1. El cliente no busca un producto o un servicio, busca una solución.
2. Toda actividad que no agregue valor al bien es considerada un
desperdicio.
3. Todo proceso debe fluir suave de un paso que agregue valor a otro.
4. Producir bajo órdenes de los clientes y ya no sobre pronósticos
5. Cumplidos los cuatro primeros principios, utilice la eficiencia para
mejorarlos.5
5 http://www.elprisma.com/apuntes/ingenieria_industrial/prospectivalean/default2.asp
9
MARCO CONCEPTUAL
Abastecimiento es una actividad para cubrir las necesidades de un area
específica.
La logística de compra contiene la gestión de los flujos, con el objetivo de
mejorar el servicio y reducir los costes logísticos.
Los equipos registrados son aquellos que han pasado favorablemente los
procesos de evaluación y registro.
El Certificado de Registro es donde se formulan los registros para cada
equipo médico con sus aplicaciones.
Medicina farmaco preparado para tratar una enfermedad.
Proceso serie de tareas interrelacionadas a partir de entradas de materiales
dan salidas de materiales con un valor añadido.
Justo a tiempo sistema que permite mejorar la productividad, reduciendo
costos y pérdidas en almacenes debido a stocks innecesarios.
Herramientas de gestión sistemas, que auxilian a la gestión de una
empresa para el registro de datos, para el control y mejora de los procesos
empresariales.
Clasificar disponer en orden un conjunto de datos por categorías.
Limpiar eliminar los desperdicios manteneniendo el orden y cuidado de las
cosas.
Estandarizar adaptar un modelo para lograr el cumplimiento de las cosas y
puedan salir siempre de la misma manera.
Disciplina capacidad de actuar en un orden y lineamientos para poder lograr
más mejor los objetivos deseados.
10
La reingeniería es un sistema de cambio en la empresa a base de
tecnologías avanzadas eligiendo una gama más amplia e innovadoras para el
mercado.
11
ASPECTOS METODOLOGICOS
El tipo de estudio a emplear será el exploratorio, este permitirá por medio a
visitas en el departamento de suministro investigar las herramientas que
ayudaran a mantener el departamento.
El método deductivo, servirá para considerar los temas con el propósito de
señalar las estrategias adjuntas efectivamente en el entorno general.
Como también el método de análisis, examinando el proceso de compra y
suministro se determinan los desperdicios existentes, y así poder proponer
medidas para su eliminación.
Fuentes y Herramientas
Primarias
Observación directa a través de este método se apreciarán los procesos del
departamento de compras y suministrsos del Centro, reconociendo los
elementos del problema.
Entrevista al encargado del departamento sirviendo de apoyo y sustento a la
investigación.
Secundaria
Mediante la obtención de fuentes bibliograficas tales como libros, revistas,
periódicos, internet y otras fuentes de documentación, que permitirán acceder
a información en búsqueda de los temas.
Dando como resultados la propuesta para la mejora de los procesos de
compra en el Centro Salud S.A. resaltando el logro de los objetivos
expuestos de la investigación.
12
TABLA DE CONTENIDO
AGRADECIMIENTOS
DEDICATORIA
ADENDUM
INTRODUCCIÓN
Capítulo I
Logística de suministros en el sector salud.
1.1 Las Compras
1.2 Organización de Departamento de Compras.
1.3 Beneficios de la Gestión Efectiva de Inventarios.
1.4 Logística y Emergencias.
1.5 La evaluación.
1.6 La Coordinación.
1.7 Sistemas de Control, Monitoreo y Seguimiento.
1.8 El Almacenamiento
1.9 Equipos y Materiales Requeridos para el Almacenamiento
Capítulo II
Gestión de Suministros Médicos.
13
2.1 Selección de Suministros Médicos
2.2 Sistemas de Almacenamiento de Suministros Médicos
2.3 La Distribución.
Capítulo III
Principios Lean Manufacturing.
3.1 Lean Manufacturing
3.2 Pensamiento Esbelto
3.2.1 Los 5 Principios del Pensamiento Esbelto
3.3 Herramientas Lean Manufacturing
3.3.1 La herramienta de las 5’S
3.3.1.1 Clasificar. (Seiri)
3.3.1.2 Ordenar (seiton).
3.3.1.3 Seiso (Limpiar).
3.3.1.4 Seiketsu (estandarizar).
3.3.1.5 Shitsuke (disciplina).
3.3.2 KANBAN.
3.3.3 SMED
3.3.4 POKA-YOKE.
3.3.5 ANDON
14
3.3.6 TPM (Mantenimiento Productivo Total).
3.3.7 KAIZEN
Capítulo IV
Análisis del Proceso en el Departamento de Suministro del Centro Salud S.A.
4.1 Descripción de la Empresa.
4.2 Descripción del Proceso de Suministros.
4.3 Identificacion y Análisis del Problema.
4.4 Análisis de las Causas que Originan los Desperdicios.
Capítulo V
Propuesta Para la Eliminación del Problema en el Centro Salud S.A.
5.1 Propuesta Aplicación de 5´S.
5.1.1 Clasificar.
5.1.1.1 Diagrama de Flujo Propuesto para la Primera S.
5.1.2 Ordenar.
5.1.3 Limpieza.
5.1.4 Estandarización.
5.1.5 Disciplina.
5.2 Trabajo Estandarizado.
5.2.1 Manual de Procedimiento de Compra y Suministro del Centro Salud
S.A.
15
5.2.2 Propuesta del Diagrama de Flujo (Quien y que).
5.2.3 Instructivo del Departamento de Compras y Suminstros del Centro
Salud S.A.
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
BIBLIOGRAFÍA
ANEXOS
16
BIBLIOGRAFIA
• http://www.elprisma.com/apuntes/ingenieria_industrial/prospectivalean/
default2.asp
• http://es.wikipedia.org/wiki/Abastecimiento
• http://www.eqmed.sld.cu/equireg.htm
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