Universidad Autónoma del Estado de México - C O N T E N I D O 1....

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Procedimiento: Electrónico de Solicitud de Acceso a Datos Personales y/o su Corrección Revisión No. 01 Secretaría de Rectoría Fecha: 22/11/07 Dirección de Información Universitaria

Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México

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C O N T E N I D O

1. Propósito

2. Alcance

3. Responsabilidad y autoridad

4. Normatividad aplicable

5. Políticas

6. Diagrama de bloque del procedimiento

7. Glosario

8. Anexos

9. Revisión Histórica

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CONTENIDO

1. Propósito Establecer las actividades a desarrollar cuando exista una solicitud vía electrónica de acceso a datos personales y/o su corrección

2. Alcance Secretaria de Rectoría Dirección de Información Universitaria Unidad de Información Departamento de Clasificación de Información y Archivos Dependencia Universitaria

3. Responsabilidad y autoridad

Secretaría de Rectoría Responsabilidad:

• Recibir notificación de ingreso de solicitud vía electrónica de acceso a datos personales y/o su corrección

Autoridad: • Dar Vo. Bo. a las respuestas de las solicitudes vía electrónica de acceso a

datos personales y/o su corrección

Dirección de Información Universitaria Responsabilidad:

• Revisar y evaluar las respuestas a las solicitudes vía electrónica de acceso a datos personales y/o su corrección

• Notificar a Secretaría de Rectoría el ingreso de las solicitudes vía electrónica de acceso a datos personales y/o su corrección

• Recibir y turnar a los departamentos internos la documentación relativa a las solicitudes de acceso vía electrónica a datos personales y/o su corrección

• Vigilar el cumplimiento de lo descrito en el procedimiento

Autoridad: • Autorizar la documentación relativa al trámite de las solicitudes vía

electrónica de acceso a datos personales y/o su corrección

Unidad de Información Responsabilidad:

• Recibir y analizar las solicitudes vía electrónica de acceso a datos personales y/o su corrección en el Sistema de Control de Solicitudes de Información del Estado de México (SICOSIEM)

• Recibir del director la documentación relativa a las respuestas y a su vez, entregarlas a los usuarios

• Codificar, procesar y archivar las encuestas de evaluación del servicio • Convocar al Comité de Información

Departamento de Clasificación de Información y Archivos Responsabilidad:

• Recibir información y realizar análisis de procedencia • Vigilar el cumplimiento de la normatividad aplicable en la materia

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Autoridad: • Definir si la solicitud es procedente o improcedente

Dependencia Universitaria Responsabilidad:

• Recibir los requerimientos de las solicitudes de información a través del SICOSIEM y realizar su búsqueda

• Realizar modificaciones y remitir a la Dirección de Información Universitaria la información solicitada a través del SICOSIEM

• Informar vía SICOSIEM a la Dirección de Información Universitaria, la ausencia de información

Autoridad: • En su caso solicitar prórroga

4. Normatividad aplicable • Norma ISO 9000:2000 • Manual de Calidad de la UAEM • Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos • Ley Federal de Acceso a la Información Pública Gubernamental • Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México • Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del

Estado de México • Reglamento para la Transparencia y Acceso a la Información de la Universidad

Autónoma del Estado de México • Lineamientos para Acceso a la Información, Datos Personales y su Corrección • Lineamientos de Funcionamiento del Comité de Información de la Universidad

Autónoma del Estado de México • Lineamientos para Clasificación de Información en las Dependencias de la

Universidad Autónoma del Estado de México • Acuerdo de Creación de la Dirección de Información Universitaria

5. Políticas a. El personal que integra la Dirección de Información Universitaria deberá

garantizar a la comunidad universitaria y a la sociedad en general el acceso a la información que genera nuestra Institución, considerando la no publicidad de ésta sólo por excepción

b. Las solicitudes de información deberán atenderse de manera inmediata y expedita preservando la discrecionalidad de los datos personales del solicitante

c. La información contenida en las respuestas a las solicitudes de información deberán integrarse bajo los principios de oportunidad, transparencia, accesibilidad e imparcialidad

d. Las respuestas a los requerimientos de información deberán brindarse con eficiencia y eficacia apoyadas en normas internacionales de calidad

e. Los plazos de trámite del recurso de revisión están sujetos a lo dispuesto en la normatividad aplicable en la materia

f. Toda solicitud de acceso a datos personales y/o su corrección que se presente por escrito deberá registrarse en el SICOSIEM

g. Toda solicitud por escrito de acceso a datos personales y/o su corrección deberá presentarse ante la Unidad de Información de la Dirección de Información Universitaria

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6. Diagrama de bloque del procedimiento

PROCEDIMIENTO ELECTRÓNICO DE SOLICITUD DE ACCESO A DATOS PERSONALES Y /O SU CORRECCIÓN

DEPENDENCIA UNIVERSITARIA

UNIDAD DE INFORMACIÓN

DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN UNIVERSITARIA

SECRETARÍA DE RECTORÍA

USUARIO

Inicio

No

¿ Cumple con los

requisitos ?

Recibe la solicitud de acceso a datos

personales y /o su corrección , informa a

la Dirección de

Información Universitaria

Si

Registra sus datos en el

SICOSIEM y asigna “Clave de Usuario” y

“Contraseña”

2

Captura solicitud de acceso a datos

personales y /o su corrección en SICOSIEM

y la envía electrónicamente a la Dirección de Información

Universitaria

En conjunto con el Departamento de Clasificación de la

Información y Archivos , realizan el análisis de

procedencia

4

5

8

1

A

Informa a Secretaría de

Rectoría de la solicitud acceso a datos personales y /

o su corrección y envía documentación ( f )

Recibe documentación ,

da Vo . BO.

B

6

C

_

_

_

7

3

Recibe Vo . Bo . y ordena a la Unidad de

Información solicite

información o modificación de datos

Recibe instrucción y

requiere a la (s) dependencia (s) a

través del SICOSIEM la información solicitada o la

modificación de datos

Recibe requerimiento , a través del

SICOSIEM y realiza la búsqueda de la información

10

¿Cuenta con la

información ?

11

Si

En su caso , realiza modificaciones o

identifica información y la remite a la

Dirección de Información Universitaria

a través delSICOSIEM

12

Recibe y revisa la congruencia entre la

solicitud y la información recibida a través del SICOSIEM

13

¿Son congruentes ?

14

No

NoSi

Remite la propuesta de

respuesta a Secretaría de Rectoría , para su Vo . Bo.

15

Recibe propuesta

para su Vo . Bo.

16

¿Da Vo . Bo .?

17

Si No

Turna la propuesta autorizada a la

Dirección de Información Universitaria

18

Recibe y turna a la

Unidad de Información ,

Recibe y notifica a través del SICOSIEM al

usuario que la

respuesta o corrección está disponible y en su

caso , informa el costo

20

21

Recibe identificación

oficial (O-1) comprobante de pago en su caso y entrega la

información en el medio solicitado

22

Recibe información en el medio solicitado

23

Solicita sea

evaluado el servicio

24

¿Evalua ?

Si No

1925

Entrega evaluación

Recibe evaluación (O), archiva para su control

y carga identificación oficial (1) en SICOSIEM

27

Recibe notificación a través del

SICOSIEM y se presenta en la Unidad de Información , con

identificación oficial (O-1) para acreditar su personalidad y

comprobante de pago , en su

caso

34

Informa a la Dirección de Información

Universitaria la ausencia de

información a través del SICOSIEM y

conecta con actividad

13

Conecta con actividad 9

Turna las observaciones de la propuesta para su

modificación a la Dirección de

Información Universitaria

35

26

9

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PROCEDIMIENTO ELECTRÓNICO DE SOLICITUD DE ACCESO A DATOS PERSONALES Y /O SU CORRECCIÓN

DEPENDENCIA UNIVERSITARIA

UNIDAD DE INFORMACIÓN

DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN

UNIVERSITARIAUSUARIO

AB

C

NoSi

Fin28

Ordena a la Unidad de Información que requiera al solicitante complemente la

solicitud con los requisitos faltantes

30

Requiere al solicitante a través del SICOSIEM los requisitos

faltantes

31

Recibe requerimiento para

complementar informacióna través del SICOSIEM

32

¿Complementa

información ?Si No

33


36

Instruye a la Unidad de Información y conecta con

actividad 14


¿Esta conforme con la

información recibida ?

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Da origen al procedimiento de Recurso de Revisión

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7. Glosario Términos y definiciones de la Norma ISO 9000:2000, además de los siguientes:

a. Adecuar.-Proporcionar, acomodar, apropiar algo a otra cosa (http://www.rae.es)

b. Archivo electrónico.- En computación se refiere a cualquier documento electrónico que contiene información que puede ser leída, vista u oída de un programa informático (http://www.uv.mx/edu_dist/glos.htm)

c. Acuerdo de Clasificación.- Escrito definitorio mediante el cual el Comité de Información colegiadamente define un expediente o información con el carácter de clasificado, pudiendo ser parcial o totalmente reservado o confidencial (Reglamento para la Transparencia y Acceso a la Información de la UAEM, extracto arts.8 y 12)

d. Cargar archivo.- En redes, enviar un archivo desde una computadora hacia otra, especialmente hacia un servidor (http:///www.alegsa.com.ar/Dic/cargar.php)

e. Comité de Información.- Órgano universitario encargado de coordinar y supervisar las actividades tendientes a dar cumplimiento a las disposiciones que emanan del Reglamento para la Transparencia y Acceso a la Información de la UAEM (Reglamento para la Transparencia y Acceso a la Información de la UAEM, Cap. IV art. 12)

f. Descargar información.-Es la acción informática por la cual un archivo que no reside en la máquina de un usuario pasa a estarlo mediante una transferencia a través de una red desde otra computadora que sí lo alberga; la acción se denomina download en inglés. En español también se usa la palabra bajar (http://es.wikipedia.org/wiki/Download)

g. Modificar.-Transformar o cambiar algo mudando alguno de sus accidentes (http://www.rae.es)

h. Recurso de Revisión.- Medio de impugnación que el usuario tiene derecho a interponer cuando se le niegue el acceso a la información, a datos personales o su corrección, y/o no se encuentre conforme cuando se le haya otorgado el acceso a los mismos (Reglamento para la Transparencia y Acceso a la Información de la UAEM, Cap. VII art.22)

i. SICOSIEM.- Sistema de Control de Solicitudes de Información del Estado de México Fuente: Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México (ITAIPEM) (http://www.itaipem.org.mx)

j. Solicitud Electrónica.- Petición de información presentada por cualquier persona mediante el SICOSIEM (Reglamento para la Transparencia y Acceso a la Información de la UAEM, extracto de art. 17)

k. Usuario.- Todo aquel integrante de la comunidad universitaria o de la sociedad en general, que en uso de su derecho solicite acceso a la información (Reglamento para la Transparencia y Acceso a la Información de la UAEM, extracto de arts. 1 y 17)

l. Dependencia Universitaria.- Las Unidades Académicas Profesionales, Organismos Académicos, Planteles de la Escuela Preparatoria y la Administración Central (Reglamento para la Transparencia y Acceso a la Información de la UAEM artículo 3° fracción IV )

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8. Anexos

a. Para realizar las Solicitudes Vía Electrónica favor de visitar el sitio http://www.uaemex.mx/Transparencia/, o bien http://www.itaipem.org.mx

b. Cédula de Evaluación del Servicio para Usuarios Virtuales con Solicitud de Acceso a Datos Personales y/o su Corrección

9. Revisión Histórica

Número de revisión

Fecha de revisión

Revisó (Puesto)

Reaprobado (Puesto)

Descripción del cambio

00 03/09/07 Director de Información Universitaria

Director de Información Universitaria

No aplica

01 22/11/07 Director de Información Universitaria

Director de Información Universitaria

Se modificaron los apartados 2, 3 , 4, 7 y 9

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