Universidad Autónoma de Chiapas...
Transcript of Universidad Autónoma de Chiapas...
enlacewtc.com
ALEJANDRO CALIXTO RODRÍGUEZ
Entidad Latinoamericana de Consultoría Educativa, SCLead Auditor IRCA - United Kingdom LAC/550121/p/2670
Formación y Desarrollo de Auditores
Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:2015
Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2015
Igualdad Laboral y No Discriminación NMX-R-025-SCFI-2015
Directrices para auditar sistemas de gestión ISO 19011:2011
Universidad Autónoma de Chiapas
Enlace SC 27, 28 y 29 de abril 2 y 23 de 2016
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
OBJETIVO DEL CURSO
Los participantes aplicarán los elementos que conforman el protocolo
internacional para las auditorías internas, de manera que puedan
evaluar el Sistema de gestión (calidad, ambiental y género) de la
Universidad Autónoma de Chiapas bajo un enfoque preventivo y de
mejora continua, para:
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
Para:
• Coordinar una auditoría eficaz basada en las normas ISO 19011.
• Evaluar los hallazgos registrados por el equipo de auditores.
• Mantener una comunicación efectiva con el personal involucrado en la auditoría.
• Reportar los resultados a la Rectoría y autoridades de la institución.
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
Contenido
3 Términos y definiciones
4 Principios de la auditoría
5 Gestión de un programa de auditoría • Aplicación del ciclo P-H-V-A a la gestión de un programa de auditoría
6 Actividades de auditoría • Visión general de las actividades de auditoría
• La lista de comprobación
• Realización de actividades de auditoría
• Realización de la reunión inicial
• Comunicación durante la auditoría
• Funciones y responsabilidades de los guías y de los observadores
• Recopilación y verificación de la información
• Visión general de los procesos de recopilación de información
• Estrategias para obtener información
• Declaración de no conformidades y su clasificación
• Aprobación y distribución del informe de la auditoría
7 Competencia de los auditores• Conocimientos y habilidades
• Cualidades del auditor
Organismos de acreditación
Organismos de certificación
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
TALLERES
Casos de identificación de No conformidades
EVALUACIÓN
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
Presentación
de la norma
ISO
19011:2011
Directrices para la Auditoría de los Sistemas de
Gestión de la Calidad y Ambiental
Prólogo
Introducción
Objeto y campo de aplicación
Referencias normativas
Términos y definiciones
Principios de la Auditoría
Gestión de un programa de auditoría
Actividades de auditoríaCompetencia de los auditores
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
Términos y definiciones
www.iso.ch
Capítulo 3
ISO 19011
Auditoría
Evidencias de la auditoría
Criterios de auditoría
Auditor (auditor líder = auditor jefe)
Equipo auditor
Experto técnico
Programa de auditoría
Plan de auditoría
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
Capítulo 4 ISO 19011
Principios de
la auditoría
Conducta íntegra - el fundamento de la profesionalidad
La confianza, la integridad, la confidencialidad y la
discreción son esenciales en la auditoría
Presentación imparcial - la obligación de informar con
sinceridad y exactitud
Cuidado profesional debido - la aplicación de diligencia y
criterio en la auditoría
Independencia - la base para la imparcialidad y la
objetividad de las conclusiones de la auditoría
Evidencia - la base racional para alcanzar conclusiones
de la auditoría fidedignas y reproducibles en un
proceso de auditoría sistemáticoSolo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
Capítulo 5 ISO 19011
Gestión de
un programa
de auditoría
Los responsables de la gestión del programa de
auditoría deben:
establecer los objetivos y el alcance del programa de
auditoría;
establecer las responsabilidades, los recursos y los
procedimientos;
asegurarse de la implementación del programa de
auditoría;
controlar, revisar y mejorar el programa de auditoría; y
asegurarse de que los registros del programa de
auditoría se mantienen.
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
Aplicación del ciclo P-H-V-A a la
gestión de un programa de auditoría
Planear
Hacer
Autoridad para el programa de auditoría
Definición del programa de auditoría- Objetivos / alcance- Responsabilidades- Recursos- Procedimientos
Implementación del programa de auditoría- Evaluación de auditores- Asignación de los equipos auditoress- Dirección de actividades de auditoría- Registro
Competencia de los auditores
Actividades de auditoría
Seguimiento y revisión del programa de auditoría
- Identificación de oportunidades de mejora
Hcer
Mejora del programa
de auditoría
Ajustar /
actuar Hacer
Planear
Verificar
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
Capítulo 6 ISO 19011
Actividades de auditoría
Visión general de las actividades de auditoría
Inicio de la auditoría (6.2)
6.2.1 Designación de auditor líder
6.2.2 Definición de los objetivos, alcance y criterios de auditoría
6.2.3 Determinación de la viabilidad de la auditoría
6.2.4 Establecimiento del equipo auditor
6.2.5 Establecimiento de los contactos iniciales con el auditado
Realización de la revisión de la documentación (6.3)
Revisión de los documentos pertinentes del sistema de gestión incluyendo los registros, y determinación de su adecuación
Preparación de las actividades de auditoría In situ
(6.4) 6.4.1 Preparación del plan de auditoría
6.4.2 Asignación de trabajo al equipo auditor Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
Capítulo 6 ISO 19011
Actividades de auditoría
Visión general de las actividades de auditoría
Preparación, aprobación y distribución del informe de auditoría (6.6)
6.6.1 Preparación del informe de auditoría
6.6.2 Aprobación y distribución del informe de auditoría
Terminación de la auditoría (6.7)
6.7.1 Conservación de los documentos
6.7.2 Finalización de la auditoría
Realización del seguimiento de la auditoría (6.8)
Realización de las actividades de auditoría in situ (6.5)
6.5.1 Realización de la reunión inicial
6.5.2 Comunicación durante la auditoría
6.5.3 Funciones y responsabilidades de guías y observadores
6.5.4 Recopilación y verificación de la información
6.5.5 Generación de hallazgos de auditoría
6.5.6 Preparación de las conclusiones de la auditoría
6.5.7 Realización de la reunión final
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
REALIZACIÓN DE LAS
ACTIVIDADES DE
AUDITORÍA IN SITU
Ejecute la auditoría
tratando de respetar el
horario programado
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
Asignación de los trabajos al equipo auditor
Preparación de los documentos de trabajo
Listas de comprobación.
Formularios para recoger la información.
El uso de listas de comprobación y formularios
no debe restringir el alcance de las
actividades de auditoría que pueden
cambiarse como resultado de la información
recopilada durante la auditoría
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
6.5 Realización de actividades de
auditoría en el emplazamiento
Realización de la reunión inicial
Comunicación durante la auditoría
Funciones y responsabilidades de guías y observadores
Recopilación y verificación de la información
Generación de hallazgos de auditoría
Preparación de las conclusiones de la auditoría
Realización de la reunión final
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
Método para
recopilar información
a) Entrevistas
b) Observación de actividades
c) Revisión de documentos
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
ELEGIR LA MUESTRA REPRESENTATIVA DE LA
AUDITORÍA
Ejemplo:
Auditoría para CFE:Generación Termoeléctrica Peninsular
- Cancún
- Cozumel
- Fiat (Mérida)
- Isla Mujeres
- Mérida II
- Playa del Carmen
- Valladolid
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
ELEGIR LA MUESTRA
REPRESENTATIVA DE LA
AUDITORÍA
Debe contemplar todas las áreas y actividades
relacionadas con los objetivos y alcance de la
auditoría
Debe ser representativa para tener un panorama
lo más real del Sistema de Gestión de la
Calidad, Ambiental y Seguridad
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
¿Cuáles son las
posibles actitudes
de los auditados? • Autoritarismo
• Antagonismo
• Hostilidad (agresividad)
• Tácticas dilatorias
• Tácticas de manipulación
• Tácticas distraccionistas
• Información copiosa
• Conflictos internos
• Decepción
• Stress
• Mutismo
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
Estrategias para obtener información
necesaria durante la auditoría
a) Haga preguntas abiertas
utilizando el: 5w + 2 h
• Qué
• Porqué
• Cuándo
• Dónde
• Cómo
• Quién
b) Evite preguntas que sean:
• Cerradas
• Repetitivas
• Hipotéticas
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
DECLARACIÓN DE HALLAZGOS Y SU
CLASIFICACIÓN
DEBILIDAD: Es el incumplimiento de forma aislada de
alguna parte de un criterio de la norma
RIESGO: Es la ausencia o la no aplicación parcial de un
criterio de la norma en una o dos áreas de la institución
NO CONFORMIDAD: Es la ausencia o la no aplicación de
un criterio de la norma en toda la UNACH
Ver página 15
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
DEBILIDAD:
Ejemplos debilidades
• Retraso en actas de calificaciones
• Listas de proveedores no actualizadas
• Algunos documentos sin fechas
• Falta de programación de algunas actividades
• Falta de nombre y firma del ejecutor, de una actividad
en registros
• Registros incompletos
• Programas de auditorías parcialmente cumplidos
DECLARACIÓN DE HALLAZGOS Y SU
CLASIFICACIÓN
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
RIESGO:
Ejemplos de Riesgos
• Procedimientos incompletos
• Documentación incompleta de capacitación de personal
• Almacenamiento (respaldo) inadecuado de documentos
y registros
• Falta de registros correspondientes a los cambios a los
documentos
• Falta de seguimiento a las no conformidades detectadas
• Escasa identificación de productos no conformes.
DECLARACIÓN DE HALLAZGOS Y SU
CLASIFICACIÓN
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
NO CONFORMIDAD:
Ejemplos de no conformidades
DECLARACIÓN DE HALLAZGOS Y SU
CLASIFICACIÓN
• Nula calidad del servicio
• La pérdida de estudiantes y/o usuarios
• La falta de compromiso y liderazgo de alguna autoridad de la institución
• El incumplimiento y documentación de algún procedimiento mandatario
• La falta de seguimiento y medición de los procesos
• Ausencia total de auditorías internas
• Ausencia total de revisiones al sistema de gestión por parte de la Rectoría
de la UNACH o autoridades
• Equipo de inspección y prueba sin control y sin calibrar
• No capacitar al personal
• No evaluar a los proveedores
• Documentos sin controlSolo
para
fines
de ca
pacit
ación
enlacewtc.com
Generación de hallazgos de auditoría
Evidencia de la
auditoríaCriterios de
auditoría
Hallazgos
de
auditoría
Conformidad
No conformidad
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
Adecuada redacción
Si el hombre supiera el valor que
tiene la mujer, andaría a rastras en
su búsqueda
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
Adecuada redacción
Si el hombre supiera el valor que
tiene, la mujer andaría a rastras en
su búsqueda
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
6.7 Terminación de la auditoría
Conservación de los documentos
Los documentos que pertenecen a la auditoría deben
conservarse o destruirse por común acuerdo entre las
partes participantes
Finalización de la auditoría
La auditoría se completa cuando todas las actividades
incluidas en el plan de auditoría se han finalizado y el
informe de la auditoría ha sido aprobado y distribuido
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
Capítulo 7 ISO 19011
Competencia de los auditores
Competencia
Calidad Conocimientos y habilidades específicos de calidad
Conocimientos y habilidades
genéricos
Medio Ambiente
Conocimientos y habilidades ambientales
específicos
Formación
académica Experiencia
laboral
Formación de
auditor
Experiencia de auditor
Atributos personales
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
7.3 Atributos
personales
Un auditor debe ser:
• Íntegro
• De actitud
abierta
• Diplomático
• Observador
• Perceptivo
• Versátil
• Tenaz
• Decidido
• Seguro
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
TÉCNICAS DE ENTREVISTA
• Cortés y amable
• El silencio
• Hablando en voz alta al revisar documentos
• Mantener contacto cara a cara
• Muestre interés
• Tome notas durante la conversación
• Acepte la información con una inclinación de cabeza ocasionalmente o
con un sí
• Hable claro y cuidadosamente
• Conozca sus preguntas
• Exprese en forma diferente la pregunta si está mal entendidaSolo
para
fines
de ca
pacit
ación
enlacewtc.com
Palabras que no debe usar
Se recomienda que el auditor no personalice una
conclusión, resultado o disposición mediante la
utilización de palabras tales como:
• Yo creo....
• Yo siento.....
• Yo vi....
• De acuerdo a mis conocimientos....
• Mi experiencia dice....
Se recomienda que utilice palabras concisas, tales como:
• Con base a....existe una observación en el área X
• Es incorrecta la aplicación del requisito X......
• Verifique el incumplimiento en el procedimiento “Y”, con respecto a.....
• De acuerdo con el requisito A de la Norma Z...
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
ORGANISMOS DE ACREDITACIÓN
Uno solo por país Administra las Acreditaciones con base en las Guías
ISO/CEI 40, la ISO/CEI 48 y la EN 45012 para dar funcionamiento a los Organismos
de Certificación, con el respaldo del Gobierno de su País.
AFNOR Francia
AENOR España
FONDONORMA Venezuela
NC Cuba
INMETRO Brasil
ICONTEC Colombia
EMA MéxicoSolo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
ORGANISMOS DE CERTIFICACIÓN
Organismos de certificación reconocidos en más de 10 países:
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
La cultura de calidad implica un compromiso con el bienestar de la comunidad, la conservación de
sus valores culturales y el uso racional de los recursos naturales
Conclusiones
Debemos reforzar la participación activa de expertos nacionales en los foros en donde se discuten,
modifican y aprueban o cancelan las normas internacionales; de otra forma, siempre con retraso en
el tiempo y en su entendimiento, tendremos que aceptarlas como hechos consumados, el precio a
pagar, con frecuencia, es elevado
Existe un acervo de más de 25,000 normas internacionales, pobremente utilizado por empresas,
organizaciones e instituciones de nivel insuficiente de desarrollo, a las que, paradójicamente, más
beneficiarían
No tiene caso implementar normas si no hay un ambiente de entendimiento sobre lo que significa la
calidad y la importancia de normar el proceso, sin ese entendimiento en el personal, la norma
funcionará en la práctica simplemente como letra muerta
Referencias bibliográficasNorma ISO 9001
IWA -2
Norma ISO 14001
Manual de calidad UNACH
Comité Europeo para la Estandarización
EN 45012 Criterio general para OC CEN Bruselas
IRCA/1/2 Registro Internacional de Auditores Certificados Londres
ISO 9001 INLAC. Dr. Negel Croft, INLAC Latinoamérica, México
La globalización comercial de productos y servicios es irreversible, por eso es necesario adoptar
nuevos enfoques de mejora continua, satisfacción del cliente, comunicación y visión común de los
procesos.
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión
enlacewtc.com
Muchas gracias por su
atención
Teléfono 01 (55) 9000 – 9027Torre WTC Ciudad de México
Montecito No. 38 esq. Insurgente, Piso 25
Oficinas 14 y 15, Col. Nápoles CP 03810
ALEJANDRO CALIXTO RODRÍGUEZ
Entidad Latinoamericana de Consultoría Educativa, SCLead Auditor IRCA - United Kingdom LAC/550121/p/2670
Solo pa
ra fin
es de
capa
citac
ión