UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS … · 2018. 8. 7. · Chiluisa Pilamunga,...
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL NEGOCIO “ENCAJSA” PERSONA NATURAL OBLIGADA A LLEVAR CONTABILIDAD UBICADO EN EL CENTRO HISTÓRICO DE QUITO. TRABAJO DE TITULACIÓN, MODALIDAD PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADORA PUBLICA AUTORIZADA. AUTOR: CAROLINA PATRICIA CHILUISA PILAMUNGA TUTOR: MSc. JAIME LEONARDO CHIRIBOGA VALAREZO QUITO D.M., NOVIEMBRE DE 2017
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL NEGOCIO “ENCAJSA”
PERSONA NATURAL OBLIGADA A LLEVAR CONTABILIDAD UBICADO
EN EL CENTRO HISTÓRICO DE QUITO.
TRABAJO DE TITULACIÓN, MODALIDAD PROYECTO DE
INVESTIGACIÓN PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADORA PUBLICA AUTORIZADA.
AUTOR: CAROLINA PATRICIA CHILUISA PILAMUNGA
TUTOR: MSc. JAIME LEONARDO CHIRIBOGA VALAREZO
QUITO D.M., NOVIEMBRE DE 2017
REFERENCIAS DEL AUTOR: Carolina Patricia Chiluisa Pilamunga,
REFERENCIAS DEL TUTOR: Msc Jaime Leonardo Chiriboga Valarezo,
REFERENCIAS INVESTIGATIVAS: Sistema de Control Interno para el Negocio
“Encajsa” Persona Natural Obligada a Llevar Contabilidad Ubicado en el Centro
Historico de Quito.
Chiluisa Pilamunga, Carolina Patricia (2017). Sistema de Control Interno
para el Negocio “Encajsa” persona natural obligada a llevar contabilidad
ubicado en el centro Histórico de Quito. Trabajo de Titulación, modalidad
proyecto de investigación para la obtención del Título de Ingeniera en
Contabilidad y Auditoría. Contadora Pública Autorizada. Carrera de
Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 111 p.
iii
DERECHOS DE AUTOR
Yo, Carolina Patricia Chiluisa Pilamunga, en calidad de autora y titular de los derechos
morales y patrimoniales del trabajo de titulación SISTEMA DE CONTROL INTERNO
PARA EL NEGOCIO “ENCAJSA” PERSONA NATURAL OBLIGADA A LLEVAR
CONTABILIDAD UBICADO EN EL CENTRO HISTORICO DE QUITO., modalidad
presencial de conformidad con el Art. 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE LA
ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E
INNOVACIÓN concedo a favor de la Universidad Central del Ecuador una licencia
gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra, con fines
estrictamente académicos. Conservo a mi favor todos los derechos de autor sobre la
obra, establecidos en la normativa citada.
Asimismo autorizo a la Universidad Central del Ecuador para que realice la
digitalización y publicación de este trabajo de titulación en el repositorio virtual, de
conformidad a lo dispuesto en el Art. 144 de la Ley Orgánica de Educación Superior.
El autor declara que la obra objeto de la presente autorización es original en su forma de
expresión y no infringe el derecho de autor de terceros, asumiendo la responsabilidad
por cualquier reclamación que pudiera presentarse por esta causa y liberando a la
Universidad de toda responsabilidad.
En la ciudad de Quito, a los 14 días del mes de Noviembre de 2017
Carolina Patricia Chiluisa Pilamunga
CI. 1714515499
iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
v
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN
vi
ANÁLISIS URKUND
vii
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA
viii
DEDICATORIA
A Dios por permitirme culminar una meta más en vida, por bendecirme y darme las
fuerzas necesarias por cada adversidad que se presentó en este camino.
A mis padres Oswaldo y Teresa que con el apoyo incondicional en cada momento y
siendo uno de mis pilares para lograr mi meta, ya que son el tesoro más grande que Dios
me pudo dar.
A mis hermanos William y Geovanny por brindarme apoyo, preocupación y ser los
mejores.
A mi hijo Matías y esposo Cristian que han sido la razón de luchar y esforzarme por
lograr mi meta y tener un futuro mejor.
A mis sobrinos Sebastián y María José por preocuparse e incentivar, demostrándome su
amor incondicional día a día a pesar de las circunstancias.
Carolina Patricia Chiluisa Pilamunga
ix
AGRADECIMIENTO
A dios por brindarme fortaleza para luchar por mi meta y bendecirme cada uno de los
pasos y saberme guiar con sabiduría.
Agradezco en especial a mis padres por estar siempre a mi lado, preocupándose,
apoyando y alentándome para lograr la mí meta.
A la Universidad Central del Ecuador en general por haberme compartido los
conocimientos y así desenvolverme personalmente y profesionalmente.
Agradezco a mi Director de Tesis por el apoyo incondicional durante todo el proceso y
haberme facilitado siempre los medios para el desarrollo de mi tesis.
Carolina Patricia Chiluisa Pilamunga
x
CONTENIDO
DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................... iii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ............................ iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO
DE TITULACIÓN ................................................................................................ v
ANÁLISIS URKUND ..................................................................................................... vi
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA .......................................................................... vii
DEDICATORIA ............................................................................................................ viii
AGRADECIMIENTO ..................................................................................................... ix
CONTENIDO ................................................................................................................... x
LISTA DE TABLAS ..................................................................................................... xiii
LISTA DE FIGURAS ................................................................................................... xiv
RESUMEN ................................................................................................................... xvii
ABSTRACT ................................................................................................................ xviii
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 1
1. ANTECEDENTES GENERALES ....................................................................... 2
1.1. Base Legal .......................................................................................................... 2
1.2. Reseña Histórica ................................................................................................. 2
1.3. Organigramas ..................................................................................................... 2
1.3.1. Organigrama Estructural .................................................................................... 3
1.3.2. Organigrama Funcional ...................................................................................... 3
1.4. Funciones y Responsabilidades .......................................................................... 3
1.5. Misión ................................................................................................................. 5
1.6. Visión ................................................................................................................. 5
1.7. Objetivos ............................................................................................................ 5
1.8. Políticas .............................................................................................................. 6
1.9. Estrategias. ......................................................................................................... 6
1.10. Principios y Valores ........................................................................................... 7
1.10.1. Principios ............................................................................................................ 7
1.10.2. Valores................................................................................................................ 7
1.11. Organismos de control........................................................................................ 8
xi
1.11.1. Servicio de Rentas Internas – SRI ...................................................................... 8
1.11.2. Ministerio de Trabajo ......................................................................................... 9
1.11.3. Instituto Ecuatoriano De Seguridad Social-IESS ............................................... 9
2. ANÁLISIS SITUACIONAL .............................................................................. 11
2.1. Análisis externo. ............................................................................................... 12
2.1.1. Macro ambiente. ............................................................................................... 12
2.1.1.1. Aspecto Económico .......................................................................................... 12
2.1.1.2. Aspecto Politico .............................................................................................. 17
2.1.1.3. Aspecto Social .................................................................................................. 17
2.1.1.4. Aspecto tecnológico. ........................................................................................ 18
2.1.2. Microambiente.................................................................................................. 18
2.1.2.1. Clientes. ............................................................................................................ 18
2.1.2.2. Proveedores ...................................................................................................... 24
2.1.2.3. Competencia. .................................................................................................... 29
2.2. Análisis Interno ................................................................................................ 30
2.3. Análisis FODA ................................................................................................. 50
2.4. Matriz FODA ................................................................................................... 51
2.5. Síntesis FODA .................................................................................................. 53
3. CONTROL INTERNO ....................................................................................... 55
3.1. Métodos de Evaluación .................................................................................... 57
3.1.1. COSO I ............................................................................................................. 57
3.1.2. COSO II – ERM ............................................................................................... 60
3.1.3. Comparación COSO I Y COSO II ................................................................... 62
3.1.4. MICIL ............................................................................................................... 63
3.1.5. CORRE ............................................................................................................. 65
3.2. Técnicas ............................................................................................................ 68
4. PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ......................... 73
4.1. Procedimientos de Control Interno del área contable ...................................... 83
4.2. Procedimientos de Control Interno área ventas ................................................ 94
4.3. Procedimientos Control Interno para el área bodega ..................................... 101
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................... 108
Conclusiones ................................................................................................................. 108
xii
Recomendaciones ......................................................................................................... 109
BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................... 110
xiii
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Inflación de los últimos años ............................................................................. 15
Tabla 2 Tasa Interés Activa del Ecuador ........................................................................ 16
Tabla 3 Tasa Interés Pasiva del Ecuador ........................................................................ 16
Tabla 4 Matriz FODA .................................................................................................... 51
Tabla 5 Cuestionario Control Interno ............................................................................. 69
Tabla 6 Símbolos de diagrama de flujo .......................................................................... 70
Tabla 7 Ponderación de determinación de riesgo ........................................................... 75
Tabla 8 Resultados de riesgo .......................................................................................... 78
Tabla 9 Determinación de riesgo .................................................................................... 82
Tabla 10 Formulario conciliación bancaria .................................................................... 85
xiv
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Organigrama Estructural .................................................................................... 3
Figura 2 Análisis Situacional del negocio “ENCAJSA .................................................. 11
Figura 3 Producto Interno Bruto ..................................................................................... 13
Figura 4 Calidad del Producto ........................................................................................ 19
Figura 5 Precios de los productos ................................................................................... 20
Figura 6 Calidad atención otorgada por parte de los clientes ......................................... 20
Figura 7 Recomendaría nuestros productos ................................................................... 21
Figura 8 Velocidad en la atención recibida .................................................................... 21
Figura 9 Comprobante de pago ...................................................................................... 22
Figura 10 Tiempo de cobro ............................................................................................ 22
Figura 11 Condiciones físicas del almacén .................................................................... 23
Figura 12 Facilidad para hacer un pedido ...................................................................... 23
Figura 13 Frecuencia que compra los productos ............................................................ 24
Figura 14 Información acerca de lo requerido................................................................ 24
Figura 15 Cotización de los productos antes de comprar ............................................... 25
Figura 16 Tiempo establecido de pago ........................................................................... 25
Figura 17 Tiempo acordado de pago .............................................................................. 26
Figura 18 Días establecidos para pagos .......................................................................... 26
Figura 19 Tipo de relación comercial ............................................................................. 27
Figura 20 Oportunamente con los pagos ........................................................................ 27
Figura 21 Días establecidos de pago .............................................................................. 28
Figura 22 Atención del personal ..................................................................................... 28
Figura 23 Productos de devolución ................................................................................ 29
Figura 24 Conocimiento de la misión y visión ............................................................... 30
Figura 25 Conocimiento del giro del negocio ................................................................ 31
Figura 26 Implementos necesarios para el desempeño .................................................. 31
Figura 27 Conocimiento de funciones y responsabilidad ............................................... 32
Figura 28 Conocimiento de los valores y principios ...................................................... 32
Figura 29 Ayuda del jefe inmediato ............................................................................... 33
Figura 30 Capacitaciones al personal ............................................................................. 33
xv
Figura 31 Evaluación del desempeño ............................................................................. 34
Figura 32 Existencia de presupuesto ............................................................................. 34
Figura 33 Procesos del negocio ...................................................................................... 35
Figura 34 Planificación Estratégica ................................................................................ 35
Figura 35 Normativas Legales ........................................................................................ 36
Figura 36 Proceso selección del personal ....................................................................... 36
Figura 37 Control Asistencia del personal ..................................................................... 37
Figura 38 Respaldo del personal con documentos ......................................................... 37
Figura 39 Cuenta con manuales de funciones ................................................................ 38
Figura 40 Reuniones para estrategias del negocio.......................................................... 39
Figura 41 Se maneja NIFF ............................................................................................. 39
Figura 42 Informe sobre las áreas................................................................................... 40
Figura 43 Controla y delega funciones ........................................................................... 40
Figura 44 Resultado de las ventas .................................................................................. 41
Figura 45 Evaluación de la salida o estancamiento de la mercadería ............................ 41
Figura 46 Estabilidad laboral e incentivos por metas cumplimiento.............................. 42
Figura 47 Ofertas del producto ....................................................................................... 42
Figura 48 Estudios de preferencias y gustos del cliente ................................................. 43
Figura 49 Funciones del empleado ................................................................................. 43
Figura 50 Procesos de almacenamiento de bodega ........................................................ 44
Figura 51 ¿Cómo considera su remuneración?............................................................... 44
Figura 52 Ambiente de trabajo ....................................................................................... 45
Figura 53 Posicionamiento del negocio frente a la competencia ................................... 45
Figura 54 Procedimientos de las áreas ........................................................................... 46
Figura 55 Análisis de la rentabilidad del negocio .......................................................... 46
Figura 56 Depósitos diarios ............................................................................................ 47
Figura 57 Existencias compradas, cantidad y calidad. ................................................... 47
Figura 58 Control ingresos de facturación ..................................................................... 48
Figura 59 Segregación de funciones de bodega, ventas, contabilidad. .......................... 48
Figura 60 Sistema de contabilidad adecuado y oportuno ............................................... 49
Figura 61 Cuentas bancarias debidamente controladas .................................................. 49
Figura 62 Elementos del Coso II .................................................................................... 57
xvi
Figura 63 Elementos del Coso II-ERM .......................................................................... 60
Figura 64 Comparación COSO I Y COSO II ................................................................. 62
Figura 65 Elementos MICIL........................................................................................... 63
Figura 66 Ejemplo de Flujo diagrama ............................................................................ 72
Figura 67 Flujograma conciliación bancaria .................................................................. 84
Figura 68 Flujograma de declaración de impuestos ....................................................... 88
Figura 69 Flujograma cuentas por pagar proveedores ................................................... 90
Figura 70 Flujograma de arqueo de caja ........................................................................ 92
Figura 71 Flujograma de ventas (efectivo) ..................................................................... 96
Figura 72 Flujograma de devolución en ventas .............................................................. 98
Figura 73 Flujograma facturación (ventas) .................................................................. 100
Figura 74 Flujograma egreso de la mercadería ............................................................ 102
Figura 75 Flujograma ingreso de la mercadería ........................................................... 105
Figura 76 Flujograma custodia de la mercadería ......................................................... 107
xvii
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL NEGOCIO “ENCAJSA”
PERSONA NATURAL OBLIGADA A LLEVAR CONTABILIDAD UBICADO
EN EL CENTRO HISTÓRICO DE QUITO
RESUMEN
El Negocio “Encajsa” está ubicado en la ciudad de Quito alrededor de 27 años en el
mercado ofrece variedad de productos, en si el desarrollo del negocio es el de
comercializar productos como recuerdos, tarjetas, zapatos, ternos, disfraces, camisas,
corbatas, decoraciones para fiestas etc., a la vez se da un servicio de impresión de
tarjetas.
Durante el pasar del tiempo ha ido avanzando en sus instalaciones, monetariamente,
incrementando personal, mercadería etc. Tenemos variedad de clientes frecuentes de
provincias que compran para las diferentes festividades.
La propuesta del Sistema de Control interno es para la realizar cada actividad, proceso
de todos los departamentos del negocio para tener mejores resultados y que se siga
manteniendo en un mercado competitivo, para la realización todo ello se utilizara la
herramienta de un Sistema de Control interno basado en el COSO II este método nos
ayudara a optimización de tiempos, recursos tener resultados favorables procesos
eficientes y efectivos.
Para el logro del objetivo se ha utilizado cuestionarios a todos los empleados, para así
conocer las áreas críticas que tendríamos que aplicar con la propuesta, aquí tendrán que
apoyar en cada el empleador y empleados para obtener resultados satisfactorios, que el
negocio siga progresando en todos los departamentos
PALABRAS CLAVE: CONTROL INTERNO / INVENTARIO / EVALUACIÓN /
RIESGOS / RESULTADOS.
xviii
INTERNAL CONTROL SYSTEM FOR BUSINESS “ENCAJSA” NATURAL
PERSON OBLIGED TO KEEP THEIR BOOKS, LOCATED IN THE
HISTORICAL CENTER OF QUITO
ABSTRACT
The business “Encajsa” is located in the city of Quito about 27 years in the market
offers variety of products, if the business development is to market products such as
souvenirs, cards, shoes, suits, costumes, shirts, ties, decorations for parties, etc., at the
same time a card printing service is given.
During the passage of time has been advancing in its facilities, monetarily, increasing
personnel, merchandise etc. We have a variety of frequent customers from provinces
who buy for the different festivities.
The proposal of the Internal Control System to do each activity and process of all the
business departments, to have better results and to continue being maintained in a
competitive market, for the realization all this will be used the tool of an Internal
Control System Based on the COSO II this method will help us to optimize the times
and resources to have favorable results and efficient and effective processes.
For the achievement of the objective, questionnaires have been used with all the
employees, in order to know the critical areas that we would apply the proposal, they
will have to support each other, the employer and employees to obtain satisfactory
results, so the business continues to progress in all the departments.
KEYWORDS: INTERNAL CONTROL / INVENTORY / EVALUATION / RISKS /
RESULTS / PROCEDURES.
1
INTRODUCCIÓN
El negocio se fundó en la ciudad de quito hace un largo tiempo que tiene u solo
propietario que abarca solo a una familia como las personas que la constituyeron, el
objetivo del negocio es la comercialización de varios artículos.
En los últimos años, la importancia de tener un buen sistema de control interno en las
organizaciones, sin importar su tamaño o actividad, se ha incrementado, ya que éste le
permite a la empresa corregir, eliminar o añadir controles efectivos que contribuyan a
una adecuada gestión administrativa.
Es por esta razón que el presente trabajo es una aplicación real y práctica de un Sistema
de Control Interno a nivel de todo el negocio.
Esta tesis contiene cinco capítulos: el primero, segundo y tercero presentan información
general del negocio, reseña histórica, análisis situacional y direccionamiento
estratégico; información que nos permite tener un conocimiento preliminar acerca de la
funcionalidad y eficiencia de los controles existentes.
El cuarto, capítulo se evalúan tres departamentos a través de la implementación de un
sistema de control interno:
-Área Contable -Área Ventas -Área Bodega
Además estos capítulos abarcan el diseño y aplicación de cuestionarios de control
interno, se mide e riesgo de control de cada área se propone sugerencias para mejorar
cada área, mismas que quedan a disposición del dueño.
En la parte final se expone la bibliografía de la cual se tomó información para la
realización de este trabajo.
Finalmente, se incluyen anexos de documentación legal para facilitar la comprensión de
los reglamentos que posee la empresa.
2
1. ANTECEDENTES GENERALES
1.1. Base Legal
La comercializadora fue fundada con el nombre Bazar “Encajsa” en la cual la
comercializadora se ha venido dedicando a la venta de recuerdos, tarjetas, trajes,
disfraces, etc. Para toda ocasión.
Fecha de constitución: 25 de junio de 1991
Capital: 5000 dólares
1.2. Reseña Histórica
El negocio fue fundad en 1991 con el nombre actual Imprenta “Encajsa” conformada
por un solo dueño Sr. José Salvador Ajila Lapo la ubicación de la comercializadora es
en centro histórico de Quito en las calles Cuenca N4-44 y Chile, Quito – Ecuador.
Encajsa comenzó en el mercado solo con un local y con tres empleados fue ampliando
el principal como por ejemplo comprando más vitrinas, maniquís, etc y luego mediante
un préstamo bancario adquirió el siguiente local que está ubicado en la misma dirección
y hay tuvo q contratar otro empleado para que se encargue de ese local.
También con el pasar del tiempo compro toda la casa para ser utilizada como bodega en
la cual está distribuida en cada piso de acuerdo la ocasión de cada producto, el negocio
seguía creciendo tanto en mercadería y empleados, en la actualidad la comercializadora
cuenta con 22 empleados, capacitado para atender al cliente y prestar servicios de
decoración, impresión de tarjetas, con los instrumentos adecuados y necesarios para
cumplir con sus labores diarias y encomendadas.
1.3. Organigramas
“Un organigrama es la representación gráfica de una organización con sus distintas
relaciones de autoridad y funcionalidad entre las varias unidades administrativas que la
conforman” (Vásquez, 2007)
3
Finalmente, muestra también las relaciones formales, a los niveles de autoridad, las
diferentes relaciones de consulta que puede tener un departamento o dirección con otro.
1.3.1. Organigrama Estructural
“Un organigrama estructural representa el esquema básico de una organización, lo cual
permite conocer de una manera objetiva sus partes integrantes, es decir, sus unidades
administrativas y la relación de dependencia que existe entre ellas” (Vásquez, 2007)
Figura 1 Organigrama Estructural
1.3.2. Organigrama Funcional
Parte del organigrama estructural y a nivel de cada unidad administrativa se detalla las
funciones principales básicas. Al detallar las funciones se inicia por lo más importante y
luego se registran aquellas de menor trascendencia. En este tipo de organigramas se
determina que es lo que se hace, pero no como lo hace. (Vásquez, 2007)
1.4. Funciones y Responsabilidades
1. Propietario
Toma decisiones a nivel del negocio.
Realiza las compras a proveedores.
Aprueba el pago de proveedores.
Asigna funciones a los empleados.
Aprueba el porcentaje de descuento en las ventas
(PROPIETARIO)
AREA CONTABLE AREA VENTAS AREA BODEGA
4
2. Área Contable
Contador
Control de la contabilidad y obligaciones financieras.
Elaborar los estados financieros.
Interpretar los estados financieros.
Revisar costos y gastos realizados de la comercializadora.
Pago a empleados.
Pago impuestos.
Asistente Contable
Pago proveedores
Emitir retenciones.
Ingreso facturas compras.
Aspectos laborales.
Revisión de devolución de mercadería.
Actualización precios
3. Área Ventas
Atender los requerimientos del cliente.
Efectuar las ventas para con los clientes para que la mercadería no se
quede en stock.
Ordenar la mercadería en la percha.
Surtir la mercadería y bajar de bodega,
Colocar precios de la mercadería que sigue llegando.
Entregar la mercadería al tiempo establecido con el cliente.
4. Área Bodega
Bodeguero
Revisar y verificar la mercadería que se ha hecho pedido.
Controlar que la mercadería esté en orden de acuerdo a la ocasión.
Comunicar si hace falta mercadería para ser pedido o dar de baja.
Codificar y hacer inventariado de la mercadería.
5
1.5. Misión
“Misión es una declaración duradera de propósitos que distingue a una organización de
otras similares. Es un compendio de la razón de ser de una empresa, esencial para
determinar los objetivos y formular estrategias.” (Vásquez, 2007)
La misión del negocio Encajsa es el siguiente:
Es un negocio familiar que busca brindar productos y servicio, que sean de excelente
calidad, precios económicos que se ajuste a la necesidad de los clientes así mismo sea
garantizado.
1.6. Visión
“Es la declaración amplia y suficiente de donde quiere que su organización este dentro
de 5 o 10 años. Es un conjunto de ideas generales que proveen el marco de referencia de
lo que una organización es y quiere ser en el futuro.” (Vásquez, 2007)
La visión de Encajsa es:
Ser un negocio eficaz y eficiente a nivel nacional ofreciendo productos de buena de
calidad, servicio satisfactorio para los clientes y con una atención altamente capacitada
para brindar una atención eficiente.
1.7. Objetivos
Incrementar de clientes mediante la oferta de una variedad exclusiva de
productos.
Incrementar ventas a la vez satisfacer las necesidades del cliente.
Mejorar la eficiencia de los procesos financieros para optimizar los recursos
disponibles del negocio.
Implementar un sistema de control interno que permita mejorar el proceso e
involucrar al personal en el crecimiento del negocio.
6
Separar funciones y responsabilidades de acuerdo a las necesidades del
negocio pero optimizando recursos.
Obtener un análisis permanente de la situación financiera para tomar
decisiones acertadas de inversión
1.8. Políticas
Es una especia de normas que facilitaran el logro de los objetivos y metas en la cual
condicionara el uso de los recursos del negocio.
Políticas del negocio encajsa son:
Prohibido que un empleado reciba obsequios o gratificaciones de otra
persona.
Se capacitara constantemente a los empleados para brindar un buen
servicio.
Se realizara reuniones con los empleados para que la unión sea y prospera y
crear un buen ambiente de trabajo.
Se realizara exámenes médicos cada año, además de la afiliación al seguro.
Ofrecer un producto y servicio de buena calidad que satisfagan las
necesidades del cliente.
Atender al cliente con comportamiento ético ay que el cliente es primero.
1.9. Estrategias.
Es el conjunto de acciones orientadas hacia un objetivo que ha sido establecido, en la
cual se toma en cuenta el entorno externo e interno de la comercializadora, que se basa
en la misión, visión y objetivos.
Las estrategias del negocio son las siguientes:
Ampliar la variedad de productos ofertados a los clientes de acuerdo a las
exigencias en cuanto a calidad y exclusividad.
Incentivar a los clientes con descuentos en compras de montos altos.
7
Mantener un precio de mercado acorde al de los ofertantes de productos
similares para mantenerse estable dentro de la competencia.
Satisfacer al cliente dando un producto y servicio teniendo en si el control
de calidad en todas las áreas.
Entregar el producto o servicio el momento que se acorde con el cliente.
1.10. Principios y Valores
1.10.1. Principios
Son considerados como el pilar más básico y fundamental que deben tener los
colaboradores de una organización.
A continuación se presentara los principios del negocio “Encajsa”:
Calidad: Que cada uno de los productos vendidos sean de mejor material a
buen costo y prestar servicio eficiente.
Puntualidad: Todos los empleados deberán llegar a la hora establecida en el
contrato.
Responsabilidad: Cumplir con la responsabilidad asignada de cada
miembro de la comercializadora.
Trabajo en Equipo: Que los empleados de Encajsa trabajen en equipo para
que surja la comercializadora y lograr los objetivos.
Compromiso: Que cada una de las responsabilidades y obligaciones
asignadas al empleado realice con ahínco y puntual.
1.10.2. Valores
“Son el conjunto de principios, creencias, reglas que regulan la gestión de la
organización, constituyen la filosofía empresarial y el soporte de la cultura
organizacional.” (Vásquez, 2007)
La aplicación de cada uno de los valores en la comercializadora ayudara a una mejor
convivencia entre los empleados, clientes y proveedores.
8
A continuación se presenta los valores del negocio “Encajsa”:
Respeto: El personal por encima de todo deberá demostrarlo a sus clientes, y a
lo que le rodea en la organización.
Lealtad: Estar comprometido con la comercializadora en todo momento, con
sus objetivos y metas en forma decidida y constante, obrando siempre con
honestidad y justicia.
Honestidad: Ser honestos dentro de la comercializadora.
Integridad: Tener transparencia con el cliente al momento de ofrecer un
producto o servicio.
Liderazgo: El empleado que se encuentre a cargo del negocio en ausencia del
jefe deberá asumir la responsabilidad asignada.
1.11. Organismos de control
1.11.1. Servicio de Rentas Internas – SRI
El Servicio de Rentas Internas es un organismo autónomo del
Estado de Ecuador, cuya función principal es el cobro de los
impuestos, a partir de una base de datos de contribuyentes. Fue
creado sobre la base de la antigua Dirección General de Rentas.
(Wikipedia, 2017)
“El Servicio de Rentas Internas nació el 2 de diciembre de 1997
basándose en los principios de justicia y equidad, como respuesta
a la alta evasión tributaria, alimentada por la ausencia casi total de cultura tributaria.
Desde su creación se ha destacado por ser una institución independiente en la definición
de políticas y estrategias de gestión que han permitido que se maneje con equilibrio,
transparencia y firmeza en la toma de decisiones, aplicando de manera transparente
tanto sus políticas como la legislación tributaria” (Servicio de Rentas Internas, 1997)
El negocio deberá cumplir con las obligaciones impuestas por este ente son las
siguientes:
Retención de IVA
Retención en la fuente
Impuesto a la Renta. (Servicio de Rentas Internas, 1997)
9
1.11.2. Ministerio de Trabajo
Tomando en cuenta que, el “trabajo” es una categoría que
involucra a todas las actividades humanas, productivas, sean o
no remuneradas. No solo las relaciones laborales formales,
legales, constituyen “trabajo”, sino también por ejemplo,
aquellas que realizan las madres y padres de familia, las
trabajadoras de hogar, los trabajadores autónomos, etc.
(Ministerio del Trabajo, 2014)
El ente está encargado principalmente de mantener la paz entre los empleadores y
trabajadores.
De acuerdo a las leyes establecidas el negocio deberá cumplir con los siguientes pagos a
los empleados:
Décimo tercer sueldo
Décimo cuarto sueldo
Pago utilidades
Vacaciones
1.11.3. Instituto Ecuatoriano De Seguridad Social-IESS
“La Constitución señala que la seguridad social es un derecho
irrenunciable de todas las personas. La seguridad social se rige por
los principios de solidaridad, obligatoriedad, universalidad, equidad,
eficiencia, subsidiaridad, suficiencia, transparencia y participación.”
(Instituto Ecuatoriano Seguridad Social, 2017)
La obligación principal del empleador es afiliar desde el primer día
de haber laborado, registrar el aviso de entrada e informar al
empleado.
“Art 3.- El Seguro General Obligatorio protegerá a sus afiliados obligados contra las
contingencias que afecten su capacidad de trabajo y la obtención de un ingreso acorde
con su actividad habitual, en casos de:
10
a. Enfermedad;
b. Maternidad;
c. Riesgos del trabajo;
d. Vejez, muerte, e invalidez, que incluye discapacidad; y,
e. Cesantía.” (Ley Seguridad Social, 2001)
La obligación de Encajsa que cubrirá es la siguiente
Aportación individual y patronal obligatoria.
Aportación del pago IECE, SECAP y FONDOS DE RESERVA.
11
2. ANÁLISIS SITUACIONAL
El negocio ha venido evolucionando tanto en infraestructura, capital humano, atención
al cliente, con el pasar del tiempo se ha incrementado la mercadería con variedad de
artículos y servicios, para mantenerse en el mercado competitivo.
Figura 2 Análisis Situacional del negocio “ENCAJSA
FACTOR ECONOMICO FACTOR POLITICO MACROAMBIENTE
MICROAMBIENTE
ANALISIS EXTERNO
FACTOR TECNOLÓGICO FACTOR SOCIAL
ANÁLISIS INTERNO
PLANIFICACIÓN
ORGANIZACIÓN
DIRECCIÓN
CONTROL
PROVEEDORES CLIENTES
COMPETENCIA
12
2.1. Análisis externo.
El Negocio Encajsa se encuentra en diferentes entornos los cuales permitirán conocer
ciertos factores que amenazan la evolución del negocio, la capacidad competitiva y en
segundo lugar la importancia de precisar las verdaderas posibilidades de seguir en un
mercado competitivo.
2.1.1. Macro ambiente.
Son variables que afectan de manera significativa el comportamiento del negocio son de
dos clases: las que dependen de la administración denominada controlables y las que no,
denominadas no controlables; éstas últimas representan graves riesgos o amenazas para
el negocio, por tal razón se realizara un análisis de cada uno de los factores que
intervienen.
2.1.1.1. Aspecto Económico
“La política económica es la estrategia que formulan los gobiernos para conducir la
economía de los países. Esta estrategia utiliza la manipulación de ciertas herramientas
para obtener unos fines o resultados económicos específicos” (Monografias, 2004)
El aspecto económico interviene de manera significativa en el comportamiento interno
del negocio, debido a los últimos acontecimientos que se han producido en el país,
generando incertidumbre en la toma de decisiones.
Las variables indirectas e indirectas que son adoptadas por el gobierno actual aquellas
que intervienen en la económica del país este tomaran en cuenta para fijar precios en
los productos ya que afectan al desempeño del negocio.
En este aspecto hay que considerar que en el año 2016 afecto los impuestos de
salvaguardias por lo que no se podía traer mercadería importada por el costo que era
elevado y no generaba una utilidad aceptable al vender el producto por lo que la
importación de dichas mercaderías se hacía en pocas cantidades considerando cada
gasto que generaba.
13
Los factores que se analizaran son los siguientes:
A) Producto Interno Bruto
“El Producto Interno Bruto (PIB) es el valor del mercado total de todos los bienes y
servicios, finales, producidos en un país durante un determinado periodo” (Gregory,
2000)
Figura 3 Producto Interno Bruto
En: Banco Central del Ecuador
El PIB ha decrecido en el tercer trimestre de 2015 con una variación con respecto al
segundo trimestre del -0.4%, pero es posible que en el acumulado del año se logre un
crecimiento marginalmente positivo con respecto al 2014. En términos per cápita esto
significaría un retroceso de alrededor del 1.1% anual.
Como se puede apreciar, las tasas de crecimiento de la economía han venido
presentando una tendencia decreciente desde hace algunos años. Para alcanzar el
crecimiento del 0.4% que espera el gobierno para el año 2015, el cuarto trimestre la
economía debería experimentar un decrecimiento del 0.5% con respecto al tercer
trimestre (los valores que se muestran con barras de color naranja en el gráfico), o un
14
decrecimiento del 1.6% con respecto al cuarto trimestre de 2014 (los valores que se
muestran en la línea continua).
Los sectores que más han mostrado un decrecimiento de su actividad económica este
año son (decrecimiento trimestral promedio del año entre paréntesis): El sector pesquero
no camaronero (-3.1%), sector de alojamiento y servicios de comida (-1.5%),sector de
correo y telecomunicaciones (-1.4%),sector de administración pública (-1.4%),sector de
comercio (-1.3%),sector de actividades de servicios financieros (-1.2%),sector de
enseñanza y servicios de salud (-1.1%).
Por su tamaño relativo en la economía, el sector comercial es el que más ha contribuido
al decrecimiento trimestral del PIB.
B) Inflación
“Es el crecimiento continuo y generalizado de los precios de los bienes y servicios y
factores productivos de una economía a lo largo del tiempo, lo que es lo mismo un
descenso continuado en el valor del dinero” (Ecolink, 2012)
Es el aumento de precio de servicios y bienes en un determinado tiempo, para la
cuantificación se utiliza un índice de precios al consumo, hay ciertas causas por las que
sucede como por ejemplo; demanda, oferta y las causas sociales.
La inflación afecta en el negocio directamente en los impuestos ya que la mayoría de
productos son importados, ciertos clientes les gustan productos de importación porque
tienen una mejor calidad, variedad de modelos. En todas las circunstancias afecta a
todas las empresas la inflación en controles de precios, impuesto del bien.
15
Tabla 1 Inflación de los últimos años
FECHA VALOR
Junio-30-2017 -0.58 %
Mayo-31-2017 0.05 %
Abril-30-2017 0.43 %
Marzo-31-2017 0.14 %
Febrero-28-2017 0.20 %
Enero-31-2017 0.09 %
Diciembre-31-2016 0.16 %
Noviembre-30-2016 -0.15 %
Octubre-31-2016 -0.08 %
Septiembre-30-2016 0.15 %
Agosto-31-2016 -0.16 %
Julio-31-2016 -0.09 %
Junio-30-2016 0.36 %
Mayo-31-2016 0.03 %
Abril-30-2016 0.31 %
Marzo-31-2016 0.14 %
Febrero-29-2016 0.14 %
Enero-31-2016 0.31 %
Diciembre-31-2015 0.09 %
Noviembre-30-2015 0.11 %
Octubre-31-2015 -0.09 %
Septiembre-30-2015 0.26 %
Agosto-31-2015 0.00 %
Julio-31-2015 -0.08 %
En: Banco Central del Ecuador
C) Tasa Interés Activa
“Es la tasa comercial que usualmente es equivalen-te a las necesidades de
financiamiento de corto y mediano plazo del sector privado. Los términos y
condiciones de estas tasas difieren de país a país, lo cual limita su comparabilidad.”
Se les considera activa porque son recursos a favor de la banca, también es el porcentaje
de acuerdo a los diferentes tipos de servicio crédito que concedan las instituciones
bancarias como por ejemplo (comercial, consumo, vivienda, microcrédito).
16
Tabla 2 Tasa Interés Activa del Ecuador
En: Banco Central del Ecuador
D) Tasa Interés Pasiva
“Es aquella que paga una institución bancaria a quien deposita dinero mediante
cualquiera de los instrumentos que para tal efecto existen.” (Tasa Interes Pasiva)
Tabla 3 Tasa Interés Pasiva del Ecuador
FECHA VALOR
Noviembre-30-2017 4.91 %
Octubre-31-2017 4.80 %
Septiembre-30-2017 4.97 %
Agosto-31-2017 4.96 %
Julio-31-2017 4.84 %
Junio-30-2017 4.80 %
Mayo-31-2017 4.82 %
Abril-30-2017 4.81 %
Marzo-31-2017 4.89 %
Febrero-28-2017 5.07 %
Enero-31-2017 5.08 %
Diciembre-31-2016 5.12 %
Noviembre-30-2016 5.51 %
Octubre-31-2016 5.75 %
FECHA VALOR
Noviembre-30-2017 7.79 %
Octubre-31-2017 7.86 %
Septiembre-30-2017 8.19 %
Agosto-31-2017 7.58 %
Julio-31-2017 8.15 %
Junio-30-2017 7.72 %
Mayo-31-2017 7.37 %
Abril-30-2017 8.13 %
Marzo-31-2017 8.14 %
Febrero-28-2017 8.25 %
Enero-31-2017 8.02 %
Diciembre-31-2016 8.10 %
Noviembre-30-2016 8.38 %
Octubre-31-2016 8.71 %
Septiembre-30-2016 8.78 %
Agosto-31-2016 8.21 %
Julio-31-2016 8.67 %
Junio-30-2016 8.66 %
Mayo-31-2016 8.89 %
Abril-30-2016 9.03 %
Marzo-31-2016 8.86 %
Febrero-29-2016 8.88 %
Enero-31-2016 9.15 %
Diciembre-31-2015 9.12 %
17
Septiembre-30-2016 5.78 %
Agosto-31-2016 5.91 %
Julio-31-2016 6.01 %
Junio-30-2016 6.00 %
Mayo-31-2016 5.47 %
Abril-30-2016 5.85 %
Marzo-31-2016 5.95 %
Febrero-29-2016 5.83 %
Enero-31-2016 5.62 %
Diciembre-31-2015 5.14 %
En: Banco Central del Ecuador
2.1.1.2. Aspecto Politico
Los gobiernos ocupan un lugar preferencial en el análisis del entorno, motivado por
varios aspectos, desde su poder de compra, pasando por su poder legislativo y su
capacidad de apoyar a nuevos sectores mediante políticas de subvenciones, sin olvidar
la incidencia de sus políticas en nuevas inversiones. Por ello es importante desde el
punto de vista del análisis del entorno evaluar las tendencias y sus posibles
consecuencias para la empresa a corto y medio plazo (Vásquez, 2007)
Se evaluara la situación del negocio de acuerdo a las leyes y reglamentos que ha sido
impuesto por el estado, se refiere a ideologías y partidos relevantes. Como por ejemplo
en modificación de impuestos etc., el Estado interviene de muchas maneras
principalmente en cambiar comportamientos de sujetos económicos.
Para el negocio el factor político es una AMENAZA, ya que afecta en los impuestos
que se aplican en el negocio.
2.1.1.3. Aspecto Social
“El ambiente social está constituido por las instituciones y otras fuerzas que influyen en
los valores básicos, percepciones, preferencias y comportamiento de la sociedad”
(Kloter, 1991)
En este aspecto intervienen los comportamientos de la sociedad como son sociales,
culturales y políticos que influyen al crecimiento del negocio, afecta al negocio ya que
se relaciona directamente con los grupos sociales.
18
En la actualidad el Ecuador presenta varios fenómenos sociales como: pobreza,
delincuencia, desempleo, drogadicción, alcoholismo, corrupción en lo social o
económico, por la cual se genera ña distribución inequitativa de la riqueza del País, de
manera general en las empresas o negocios intervienen directamente de esta manera
representa una OPORTUNIDAD ya que de toda clase social son nuestros clientes.
2.1.1.4. Aspecto tecnológico.
“La tecnología representa un papel fundamental en la nueva economía digital, llegando
incluso a posibilitar la aparición de nuevos negocios” (Andersen Consulting, 2016, pág.
178)
Las empresas deben estar al tanto de los avances de la tecnología ya que se abren
nuevos mercados competitivos y oportunidades para estar en el mercado, así brindar un
buen producto y un servicio de calidad.
La tecnología ha ido avanzando con lo cual nos ha permitido dar un servicio de
tarjetería ya que se le diseña el modelo que necesita al gusto del cliente.
Una de las herramientas más comunes de uso cotidiano es el internet dentro del ámbito
empresarial ya que nos permite acceder a varis consultas y optimizar tiempo, a la vez
realizar varios trámites.
El negocio con referente a la tecnología ha evaluado, considera que es un factor
principal ya que se utiliza la tecnología en el caso de la facturación y cobro de las
ventas lo cual tiene un sistema que proporciona información del negocio pero no
verídica, ni exacta, AMENAZA.
2.1.2. Microambiente
2.1.2.1. Clientes.
Los clientes de ENCAJSA son a quienes se les factura en grandes volúmenes de
pedidos que tienen sus locales fuera de la ciudad.
19
La venta de los productos se ha ido extendiendo con la oferta de mayor variedad de
productos lo cual ha permitido que Encajsa incorpore a su cartera de clientes, teniendo
la oportunidad de que los consumidores finales también tengan acceso a este tipo de
productos.
El negocio en la actualidad enfrenta amenaza ya que tiene varios competidores y la
estrategia que aplican es la variación de precios y el mismo producto, para mejorar se
les aplica descuentos en los artículos, promociones de mercadería que se ha quedado en
stock.
A continuación de las encuestas realizadas?
1. ¿La calidad del producto es?
Figura 4 Calidad del Producto
El 95% de los clientes encuestados nos indican que el producto es bueno, es una
OPORTUNIDAD.
20
2. ¿Los precios de los productos que ofrece son?
Figura 5 Precios de los productos
El 76% de los clientes indican que los precios de los productos son satisfactorios,
OPORTUNIDAD.
3. ¿Cómo califica la atención recibida por parte del personal de “ENCAJSA”?
Figura 6 Calidad atención otorgada por parte de los clientes
El 88% de los clientes considera que la atención del personal es excelente, es una
OPORTUNIDAD.
76%
24% SATISFACTORIOS
MEDIANAMENTESATISFACTORIO
INSATISFACTORIO
88%
12%
MUY SATISFECHO
MEDIOSATISFECHO
INSATISFECHO
21
4. ¿Recomendaría nuestros productos a otras personas?
Figura 7 Recomendaría nuestros productos
El 95% de clientes indica que muy probablemente recomendaría nuestros productos, es
una OPORTUNIDAD.
5. ¿De acuerdo a su criterio, piensa que la atención recibida por parte de los
empleados del almacén es?
Figura 8 Velocidad en la atención recibida
El 60% de los clientes indican que siempre entregan a tiempo los productos es una
AMENAZA.
5%
95%
NO PROBABLEMENTE MUY PROBABLEMENTE
60%
10%
30%
RAPIDA
LENTA
NO OPINA
22
6. ¿Le entrega algún comprobante de pago como constancia?
Figura 9 Comprobante de pago
El 55% de los clientes indica que les entregan una factura como comprobante de pago,
es una DEBILIDAD.
7. ¿El tiempo que se toma la persona encargada para cobrar?
Figura 10 Tiempo de cobro
El 65% de los clientes indica que el cobro se demora más de 10 minutos, es
AMENAZA.
45%
55%
FACTURA
NOTA VENTA
NINGUNA
10%
25%
65%
INMEDIATO
MENOS DE 10MINUTOS
MAS DE 10MINUTOS
23
8. ¿Cómo calificaría las condiciones físicas del establecimiento?
Figura 11 Condiciones físicas del almacén
El 79% de clientes indica que son muy buenas las condiciones físicas del
establecimiento, es una OPORTUNIDAD.
9. ¿La facilidad para hacer un pedido es?
Figura 12 Facilidad para hacer un pedido
El 72% de los clientes indica que la facilidad de hacer un pedido en bueno, es un
AMENAZA.
79%
21%
MUY BUENO BUENO MALO
17%
72%
11%
EXCELENTE MUY BUENA BUENA
24
10. ¿Con que frecuencia compra los productos?
Figura 13 Frecuencia que compra los productos
El 77% de clientes encuestados compran mensualmente los productos, es una
AMENAZA.
2.1.2.2. Proveedores
Encajsa al ofrecer productos de calidad, exige de igual manera a sus Proveedores la
entrega de productos calificados, para la cual tiene proveedores que han venido
trabajando por mucho tiempo.
A continuación se presenta la encuesta realizada a los proveedores:
1. ¿Le da la información oportuna acerca de los requerimientos?
Figura 14 Información acerca de lo requerido
El 75% de proveedores encuestados indica que la información es de manera oportuna,
es una OPORTUNIDAD.
23%
77%
DIARIOQUINCENALMENSUAL
75%
25%
0%
OPORTUNA TARDIA NO PROPORCIONA
25
2. ¿Le solicita una cotización de sus productos antes de realizar la compra?
Figura 15 Cotización de los productos antes de comprar
El 66% de los proveedores piensan que nunca hacen una proforma, es una AMENAZA
3. Considera que el tiempo establecido de la entrega de sus productos es:
Figura 16 Tiempo establecido de pago
El 50% de proveedores encuestados indican que es adecuada la entrega y el otro 50% es
medianamente adecuado, representa una AMENAZA.
34%
66%
SIEMPRE RARA VEZ NUNCA
50% 50%
ADECUADO MEDIANAMENTE ADECUADO INADECUADO
26
4. ¿El tiempo acordado en los pagos a su empresa?
Figura 17 Tiempo acordado de pago
El 78% de proveedores encuestados el tiempo acordado es bueno, representa una
OPORTUNIDAD.
5. ¿Los días establecidos para pagos es?
Figura 18 Días establecidos para pagos
El 84% de proveedores no tiene conocimiento de los días de pago, es una AMENAZA.
4%
18%
78%
SEMANAL QUINCENAL MENSUAL
16%
84%
VIERNES LUNES A MIERCOLES CUALQUIER DIA
27
6. ¿La relación comercial es?
Figura 19 Tipo de relación comercial
El 71% de proveedores indica que hay muy buena relación, es una AMENAZA.
7. ¿Cumple oportunamente con los pagos a su empresa?
Figura 20 Oportunamente con los pagos
El 80% de proveedores encuestados indica que siempre cumple con los pagos, es una
OPORTUNIDAD.
20%
71%
9%
RELACION COMERCIAL
BUENA
MUY BUENA
EXCELENTE
80%
20%
SIEMPRE
RARA VEZ
NUNCA
28
8. ¿Considera que el tiempo de pago establecido es?
Figura 21 Días establecidos de pago
El 81% de proveedores encuestados indican que el tiempo de pago es bueno, es una
AMENAZA.
9. ¿El personal le atiende con?
Figura 22 Atención del personal
El 35% de proveedores encuestados indican que le tratan con amabilidad, 35% indican
con respeto y el 30% con cordialidad, es una OPORTUNIDAD.
81%
3%
16%
BUENA REGULAR EXCELENTE
35%
30%
35%
AMABILIDAD
CORDIALIDAD
RESPETO
29
10. ¿El tiempo envío de los productos de devolución es?
Figura 23 Productos de devolución
El 71% de proveedores encuestados el tiempo es medianamente adecuado, es una
AMENAZA.
2.1.2.3. Competencia.
En este ámbito hay que conocer, identificar, analizar los competidores que se presentan,
así poder analizar las estrategias para estar en competencia y seguir participando en el
mercado.
Pese a que el negocio tiene 20 años en el mercado, no es muy reconocida, su
participación en el mercado no es muy significativa en comparación con grandes
negocios que forman parte de este sector.
A continuación los principales competidores que tienen mayor participación en el
mercado y que compiten en base a la innovación del producto, capacidad de recursos y
otras acciones como para lograr la diferenciación del producto y para estar en un
mercado competitivo se toman en cuenta, calidad, precio, servicio, imagen etc. En la
cual se debería conseguir la satisfacción del cliente.
La competencia constituye un factor del mercado permanente que se genera debido a la
variedad de ofertas de un producto en un determinado sector, lo cual exige a los
29%
71%
ADECUADO
MEDIANAMENTEADECUADO
INADECUADO
30
negocios a generar un valor agregado en su operación para incrementar y mantener su
cartera de clientes.
“Un mercado competitivo, llamado a veces mercado perfectamente competitivo, tiene
dos características:
Hay muchos compradores y vendedores en el mercado.
Los bienes ofrecidos por los distintos vendedores son en gran medida idénticos.”
(Gregory, 2000)
Para el negocio representa una AMENAZA porque en el sector que se encuentra hay
competencia en todo su alrededor que tienen los mismo artículos.
2.2. Análisis Interno
1. ¿Conoce la misión y visión del negocio?
Figura 24 Conocimiento de la misión y visión
El 93% de encuestados indica que no conoce la misión y visión, es una DEBILIDAD.
7%
93%
TOTALMENTE MEDIANAMENTE NO CONOCE
31
2. ¿Conoce el giro del negocio?
Figura 25 Conocimiento del giro del negocio
El 62 % de encuestados conoce medianamente, es una DEBILIDAD
3. ¿Cuenta con los implementos necesarios para desempeñarse en su trabajo?
Figura 26 Implementos necesarios para el desempeño
El 79% indica que casi siempre tiene los implementos necesarios, DEBILIDAD.
20%
62%
18% TOTALMENTE
MEDIANAMENTE
NO CONOCE
11%
79%
10%
SIEMPRE CASI SIEMPRE RARA VEZ
32
4. ¿Conoce sus funciones y obligaciones?
Figura 27 Conocimiento de funciones y responsabilidad
El 55% no conoce sus funciones y obligaciones, por lo tanto es una DEBILIDAD.
5. ¿Conoce los valores y principios del negocio?
Figura 28 Conocimiento de los valores y principios
El 68% no conoce los valores y principios del negocio, esto representa una
DEBILIDAD.
[PORCENTAJE]
22%
55%
TOTALMENTE
MEDIANAMENTE
NO ESTANESTABLECIDAS
10%
22%
68%
TOTALMENTE MEDIANAMENTE NO CONOCE
33
6. ¿Recibe ayuda de su jefe inmediato?
Figura 29 Ayuda del jefe inmediato
El 79% indica que recibe rara vez ayuda de su jefe, es una DEBILIDAD.
7. ¿Recibe capacitaciones para desempeñar mejor en sus funciones por parte del
negocio?
Figura 30 Capacitaciones al personal
Los 77% encuestados dan a conocer que rara vez reciben capacitaciones, es una
DEBILIDAD.
13%
79%
8%
SIEMPRE RARA VEZ NUNCA
9%
12%
79%
SIEMPRE CASI SIEMPRE RARA VEZ
34
8. ¿Se realiza evaluaciones de desempeño?
Figura 31 Evaluación del desempeño
El 89% indica que no se realiza evaluaciones, es una DEBILIDAD
9. ¿El negocio cuenta con presupuesto?
Figura 32 Existencia de presupuesto
El 95% no cuenta con un presupuesto, es una DEBILIDAD.
11%
89%
MENSUAL
QUINCENAL
NUNCA
5%
95%
MENSUAL ANUAL NO CUENTA
35
10. ¿Conoce los procesos del negocio?
Figura 33 Procesos del negocio
El 74% de encuestados indica que no conoce los procesos, es una DEBILIDAD.
11. ¿Se realiza una planificación estrategia?
Figura 34 Planificación Estratégica
El 97% indica que no realiza una planificación estratégica, es una DEBILIDAD.
11%
15%
74%
TOTALMENTE MEDIANAMENTE NO CONOCE
3%
97%
SIEMPRE
CASI SIEMPRE
NUNCA
36
12. ¿Trabaja con normativas legales actualizadas?
Figura 35 Normativas Legales
El 78% de encuestados indica que cumple medianamente con la normativa actual, es
FORTALEZA.
13. Realiza procesos de selección del personal?
Figura 36 Proceso selección del personal
El 81% señala que es inadecuado, por lo tanto es una DEBILIDAD.
22%
78%
TOTALMENTE MEDIANAMENTE NO CUMPLE
19%
81%
ADECUADO
MEDIANAMENTEADECUADO
INADEUCADO
37
14. ¿Se controla la asistencia del personal?
Figura 37 Control Asistencia del personal
El 90% indica que controla siempre la asistencia, es una FORTALEZA.
15. ¿Existe respaldo del personal con sus respectivos documentos?
Figura 38 Respaldo del personal con documentos
El 65% indica que existen documentos personales medianamente, es una
FORTALEZA.
90%
10%
SIEMPRE RARA VEZ NUNCA
35%
65%
ADECUADAMENTE
MEDIANAMENTEADECUADO
NO EXISTE
38
16. ¿Cuenta la empresa con manuales funcionales?
Figura 39 Cuenta con manuales de funciones
El 87% señala que no existen manuales de funciones, es una DEBILIDAD.
17. ¿La información dentro del negocio se encuentra documentada?
Figura N° Información se encuentra documentada
El 82% indica que medianamente adecuad tiene la documentación, es una
DEBILIDAD.
13%
87%
TOTALMENTE MEDIANAMENTE NO EXISTE
18%
82%
ADECUADAMENTE
MEDIANAMENTEADECUADA
INADECUADA
39
18. ¿Se realiza reuniones para tratar asuntos estratégicos del negocio?
Figura 40 Reuniones para estrategias del negocio
El 89% dice que nunca se realiza reuniones, es una DEBILIDAD.
19. ¿Se manejan NIFF?
Figura 41 Se maneja NIFF
El 100% indica que no se maneja las NIFF, es una DEBILIDAD.
11%
89%
SIEMPRE CASI SIEMPRE NUNCA
100%
SIEMPRE CASI SIEMPRE RARA VEZ NUNCA
40
20. ¿Realiza informes las áreas sobre la situación real del negocio?
Figura 42 Informe sobre las áreas
El 88% indica que no se realiza informes, es una DEBILIDAD.
21. ¿El propietario del negocio controla y delega funciones al personal?
Figura 43 Controla y delega funciones
El 70% indica que casi siempre controla y delega funciones, es una DEBILIDAD.
12%
88%
SIEMPRE
CASI SIEMPRE
NUNCA
70%
30%
SIEMPRE CASI SIEMPRE NUNCA
41
22. ¿Presentan resultados de ventas?
Figura 44 Resultado de las ventas
El 100% indica que nunca presentan resultados de venta, es una DEBILIDAD.
23. ¿Realiza la evaluación de la salida o estancamiento de la mercadería de los
diferentes productos?
Figura 45 Evaluación de la salida o estancamiento de la mercadería
El 78% indica que la evaluación es medianamente adecuada, es una DEBILIDAD.
4%
96%
SIEMPRE CASI SIEMPRE NUNCA
78%
22%
ADECUADAMENTE
MEDIANAMENTEADECUADO
INADECUADO
42
24. ¿Existe estabilidad laboral e incentivos por metas de cumplimiento?
Figura 46 Estabilidad laboral e incentivos por metas cumplimiento
El 61% dice que hay una estabilidad laboral e incentiva, FORTALEZA.
25. ¿Realiza ofertas o promociones del producto?
Figura 47 Ofertas del producto
EL 80% indica que se hace ofertas, es una DEBILIDAD.
87%
13%
SIEMPRE CASI SIEMPRE NUNCA
20%
80%
SIEMPRE CASI SIEMPRE NUNCA
43
26. ¿Cuándo se realiza estudios de preferencias y gustos del cliente?
Figura 48 Estudios de preferencias y gustos del cliente
El 91% indica que no se hace estudios de preferencias, es una DEBILIDAD.
27. ¿Cada empleado cumple acorde sus funciones?
Figura 49 Funciones del empleado
El 75 % dice que rara vez cumple con sus funciones, es una DEBILIDAD.
9%
91%
MENSUAL
QUINCENAL
ANUAL
NUNCA
75%
25%
SIEMPRE RARA VEZ NUNCA
44
28. ¿Cumple con los procesos de almacenamiento en bodega?
Figura 50 Procesos de almacenamiento de bodega
El 81% conoce el proceso de bodega, es una DEBILIDAD.
29. ¿Cómo considera su remuneración?
Figura 51 ¿Cómo considera su remuneración?
El 92% de encuestados indica que es buena la remuneración, es una FORTALEZA.
10%
90%
ADECUADO MEDIANAMENTE ADECUADO INADECUADO
92%
8%
BUENA REGULAR MALA
45
30. ¿Cómo considera el ambiente de trabajo?
Figura 52 Ambiente de trabajo
El 70% encuestado indica que el ambiente de trabajo es medianamente adecuado, es una
FORTALEZA.
31. ¿Se analiza el posicionamiento del negocio frente a la competencia?
Figura 53 Posicionamiento del negocio frente a la competencia
El 100% indica que no se realiza un análisis frente al negocio, es una DEBILIDAD.
19%
70%
11%
ADECUADO MEDIANAMENTE ADECUADO INADECUADO
10%
90%
SIEMPRE CASI SIEMPRE NUNCA
46
32. ¿Cuenta la empresa con cuenta con procedimientos para las áreas?
Figura 54 Procedimientos de las áreas
El 87% indica que no existen procedimientos, siendo una DEBILIDAD.
33. ¿Cada que tiempo se analiza y examina la rentabilidad del negocio?
Figura 55 Análisis de la rentabilidad del negocio
El 93% indica que no se realiza un análisis de rentabilidad, representa una
DEBILIDAD.
13%
87%
TOTALMENTE MEDIANAMENTE NO EXISTE
7%
93%
MENSUAL ANUAL NUNCA
47
34. ¿Las cobranzas diarias son depositadas en el banco?
Figura 56 Depósitos diarios
El 91% indica que casi siempre se deposita en el banco, es una FORTALEZA.
35. ¿Se verifica las existencias compradas en cuanto a cantidad y calidad?
Figura 57 Existencias compradas, cantidad y calidad.
El 94% que nunca se verifica existencia de mercadería, es una DEBILIDAD.
91%
9%
SIEMPRE
CASI SIEMPRE
RARA VEZ
6%
94%
SIEMPRE CASI SIEMPRE NUNCA
48
36. ¿Cada que tiempo se realiza debido control de facturación de ingresos con lo
facturado?
Figura 58 Control ingresos de facturación
El 87% manifiesta que no existe un control en el ingreso, es una DEBILIDAD.
37. ¿Las funciones de venta, bodega, contabilidad están debidamente segregadas?
Figura 59 Segregación de funciones de bodega, ventas, contabilidad.
El 88% indica que no existe segregación de funciones, es una DEBILIDAD.
8% 5%
87%
MENSUAL QUINCENAL SEMANAL NO EXISTE
12%
88%
TOTALMENTE
MEDIANAMENTE
NO EXISTE
49
38. ¿El sistema de contabilidad es adecuado y oportuno?
Figura 60 Sistema de contabilidad adecuado y oportuno
El 90% indica que es inadecuado, es una DEBILIDAD.
39. ¿Las cuentas bancarias están debidamente controladas?
Figura 61 Cuentas bancarias debidamente controladas
El 78% señala que casi siempre se controla, es una DEBILIDAD.
10%
90%
ADECUADO MEDIANAMENTE ADECUADO INADECUADO
78%
22%
SIEMPRE CASI SIEMPRE RARA VEZ NUNCA
50
2.3. Análisis FODA
ANALISIS FODA
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
Cumplimiento de normativas legales vigentes. Crecimiento de la población económicamente activa.
Siempre se realiza el control de asistencia del personal. Crecimiento de áreas urbanas.
Existe respaldo de la documentación del personal. Acceso a la tecnología de punta.
Existe una estabilidad laboral. Información actualizada y comunicación instantánea mediante internet.
Cumple con las remuneraciones acorde al empleado. Adquisición de Software contable, portales electrónicos de entes de control.
El ambiente de trabajo es adecuado. Adecuada atención al cliente.
Los depósitos si se realizan a diario. Buena imagen del negocio con todo el entorno (cliente- proveedor).
Fácil acceso a clientes y proveedores.
DEBILIDADES AMENAZAS
No hay conocimiento de visión y misión. Problemas socioeconómicos.
No conoce el giro del negocio. Nivel de desempleo alto.
No cuenta con los implementos necesarios de trabajo. Efectos de la política fiscal altos.
Personal no conoce sus funciones y obligaciones. Falta de innovación y desarrollo tecnológico.
Personal no conoce y aplica los valores y principios. Ingreso de nuevos competidores.
Personal rara vez acude con confianza donde su jefe. Incremento de aranceles aduaneros de los precios de los productos.
No se capacita al personal. Reforma continua en las diferentes leyes que afectan al comercio
No existen evaluaciones de desempeño. de los productos del negocio.
El negocio no cuenta con un presupuesto.
No tienen conocimiento de los procesos de las diferentes
actividades.
No existe una planificación estratégica.
No cumple con un proceso de selección del personal.
No cuenta con manuales de funciones.
La mayor parte de la información no existe
documentación.
No se realiza reuniones para tratar planes estratégicos.
Inexistencia de NIFF´S
No se emite informes para saber la situación real del
negocio.
En ocasiones delega funciones al empleado.
No se presenta resultados de ventas.
No existe evaluación de la salida de la mercadería.
Nunca se realiza ofertas o promociones.
No cumplen los empleados las funciones a lo delegado.
En bodega no realiza procesos de almacenamiento.
No existe procedimientos en cada área
No se analiza la rentabilidad del negocio.
No se verifica las existencias compradas en cuanto a
calidad y cantidad.
No existe un control en la facturación de ingresos.
No existe una segregación de funciones en ninguna área.
Sistema de Contabilidad inadecuado.
Cuentas no se controlan.
51
2.4. Matriz FODA
Tabla 4 Matriz FODA
MATRIZ DE FODA
EXTERNO OPORTUNIDADES AMENAZAS 1. Crecimiento de la población económicamente activa. 1.Problemas socioeconómicos
2.Crecimiento de áreas urbanas 2.Nivel de desempleo alto
3.Acceso a la tecnología de punta 3.Efectos de la política fiscal altos
4.Informacion actualizada y comunicación instantánea mediante internet 4.Falta de innovación y desarrollo tecnológico
INTERNO 5.Adquisicion de Software contable, portales electrónicos 5.Ingreso de nuevos competidores
de entes de control. 6.Incremento de aranceles aduaneros de
6. Adecuada atención al cliente. los precios de los productos.
7. Buena imagen del negocio con todo el entorno( cliente- proveedor) 7.Reforma continua en las diferentes leyes que
8 .Fácil acceso a clientes y proveedores afectan al comercio de los productos del negocio.
FORTALEZAS F.O. F.A. 1. Cumplimiento de normativas legales vigentes. 1. Mejora de atención al cliente (O6-F2) 1. Mantener estabilidad laboral (F4-A2)
2. Siempre se realiza el control de asistencia del personal. 2. Obtener el medio para acceder información actualizada (O3-F1) 2. Capacitación de los empleados acerca de las ultimas
3. Existe respaldo de la documentación del personal. 3. Mantener el cumplimiento de pago a proveedores (O8-F7) tendencias tecnológicas (F2-A4)
4. Existe una estabilidad laboral. 4. Facilidad para realizar un deposito o pago para evitar inconvenientes 3. Cumplir con la normativa (F1-A3)
5. Cumple con las remuneraciones acorde al empleado. con proveedores y clientes (O8-F7) 4. Mantener documentación del personal (F3-A4)
6. El ambiente de trabajo es adecuado. 5. Mantener la buena imagen creando un buen 5. Mantener la remuneración acorde a la
7. Los depósitos si se realizan a diario. ambiente de trabajo (O7-F6) necesidad del empleado ( F5-A4)
52
DEBILIDADES D.O. D.A. 1. No hay conocimiento de visión y misión. 1. Dar a conocer la misión y visión del negocio para seguir manteniendo 1. Utiliza medios tecnológicos para impulsar
2. No conoce el giro del negocio. la excelente atención del cliente (O6-D1). el crecimiento del negocio (D15-A4).
3. No cuenta con los implementos necesarios de trabajo. 2. Capacitar al personal para que tenga un buen 2. Realizar reuniones para crear estrategias
4. Personal no conoce sus funciones y obligaciones. desempeño laboral (D7-F3). y competir (D15-A5).
5. Personal no conoce y aplica los valores y principios. 3. Realizar proceso de selección del personal y así para que el 3. Analizar la rentabilidad del negocio por
6. Personal rara vez acude con confianza donde su jefe. cliente tenga una buena imagen (D12-O7). incremento de aranceles (D26-A6).
7. No se capacita al personal. 4. Implementar un sistema contable acorde a la necesidad. 4. Presentar resultados de ventas (D19-A5).
8. No existe evaluaciones de desempeño. y facilidad de manejo para el progreso de la empresa (D27-O5). 5. Realizar ofertas o promociones (D22-A2).
9. El negocio no cuenta con un presupuesto. 5. Crear manual de funciones de cada área con un
10. No tienen conocimiento de los procesos de las diferentes actividades. buen acceso (D25-O3).
11. No existe una planificación estratégica.
12. No cumple con un proceso de selección del personal.
13. No cuenta con manuales de funciones.
14. La mayor parte de la información no existe documentación.
15. No se realiza reuniones para tratar planes estratégicos.
16. Inexistencia de NIFF´S
17. No se emite informes para saber la situación real del negocio.
18. En ocasiones delega funciones al empleado.
19. No se presenta resultados de ventas.
20. No existe evaluación de la salida de la mercadería.
22. Nunca se realiza ofertas o promociones.
23. No cumplen los empleados las funciones a lo delegado.
24. En bodega no realiza procesos de almacenamiento.
25. No existe procedimientos en cada área
26. No se analiza la rentabilidad del negocio.
27. Sistema de Contabilidad inadecuado
53
2.5. Síntesis FODA
Estrategias FO
FO 1. Mantenerse con la misma actitud de la atención al cliente la cual se logra llevar a
cabo con la colaboración del personal y llevando un control de las asistencias y atrasos
del personal que se lo hace de acuerdo a cada organización.
FO 2. Seguir accediendo de una manera adecuada a los medios electrónicos para tener
conocimiento de las normativas vigentes y seguir cumpliendo con la normativa.
FO 3. Seguir manteniendo una buena relación con los proveedores y clientes ya que es
muy importante tener movimiento en la cuenta para así poder cubrir las necesidades del
proveedor.
FO 4. Mantener el cumplimiento de pago con proveedores según al acuerdo que hayan
llegado y tomar en cuenta que para esto suceda se debe realizar depósitos diarios.
FO 5. Mejoramiento en la imagen del negocio para cumplir con este se debe tener una
buena relación laboral y crear un ambiente adecuado.
Estrategias FA
FA 1. Mejorar los procesos en control de asistencia del personal, acorde a las
necesidades, mejorar la máquina de control.
FA 2. Disminuir el tiempo de cobro en caja a los clientes ya que el negocio tiene que
mantener al cliente por las competencias que pueden brindar un mejor servicio en ese
aspecto.
FA 3. Capacitar al personal en todo el ámbito como atención al cliente, en las nuevas
tendencias de la tecnología o de la que ellos pueden utilizar.
FA 4. Mantener la documentación del personal al día, uno de las maneras podría ser
electrónicamente en un medio electrónico ahora en la actualidad hay varias formas y
maneras.
FA 5. Seguir manteniéndose al margen de la capacidad de pago al empleado .
54
Estrategias DO
DO 1. Dar a conocer la visión y misión del negocio para seguir manteniendo la
excelente atención al cliente, como creando carteleras y ubicando en los locales
DO 2. Capacitar al personal en las áreas para que puedan atender al cliente y tengan
conocimiento de cada uno de los productos.
DO 3. Realizar proceso de selección personal para tener el mejor personal y poder
brindar un buen servicio y atender al cliente que vuelvan frecuentemente.
DO 4. Implementar sistema contable acorde a la necesidad para obtener información
real o acorde a lo requerido de cada producto.
DO 5. Crear manual de funciones como medio de control y planificación para que haya
más facilidad de hacer pedido de un cliente.
Estrategias DA
DA 1. Asignar a una sola persona para que se haga responsable en cubrir al momento de
realizar una venta, tomar en cuenta y realizar evaluaciones de desempeño en esta
función asignada.
DA 2. Delegar funciones acorde a la capacitación brindada para cada función a
desempeñar y asi evitar entregar tarde el producto.
DA 3. Realizar un presupuesto para tener conocimiento de disponibilidad de efectivo
para cumplir satisfactoriamente al proveedor.
DA 4. Presentar resultados de venta mensual para tener conocimientos acerca de la
liquidez del negocio y en qué nivel de competencia se encuentra.
DA 5.Realizar reuniones seguidamente para crear estrategias de ventas y competir en el
mercado.
55
3. CONTROL INTERNO
El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y
procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los
registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla
eficazmente según las directrices marcadas por la administración. (Estupiñan Gaitan,
2006)
El control interno en este caso se necesita en algunas ocasiones el apoyo de otra persona
para poder controlar y evitar toda clase de errores o fraudes, nos ayuda a detectar
falencias, también a medir las operaciones y evaluar cómo se han realizado y corregirle
en base a los objetivos planteados.
El control interno en este caso se necesita en algunas ocasiones el apoyo de otra persona
para poder controlar y evitar toda clase de errores o fraudes y nos ayuda a detectar
falencias, también a medir las operaciones y evaluar cómo se han realizado y corregirle
en base a los objetivos planteados.
Importancia del Control Interno
En todas la empresas ya sean pequeñas, medianas, grandes necesitan de un sistema de
control interno, sistema contable, control administrativo, así obtener información fiable,
en cada reporte como por ejemplo en Estados Financieros, informes, también nos ayuda
al manejo de una organización, control e información de todas las operaciones etc.
Objetivo del Control Interno
“Podemos decir que los objetivos principales de un control interno son:
Prevenir fraudes.
Descubrir robos y malversaciones.
Obtener información administrativa, contable y financiera confiable y oportuna.
Localizar errores administrativos, contables y financieros.
56
Proteger y salvaguardar los bienes, valores, propiedades y demás activos de la
empresa.
Promover la eficiencia del personal
Detectar desperdicios innecesarios tanto de material, tiempo, etc.
Mediante su evaluación, guardar la extensión de análisis, comprobación
(pruebas) y estimación de las cuentas sujetas a auditoría, etc.” (Perdomo, 2004)
Clasificación Control Interno
El control interno administrativo se refiere a los procedimientos que se realizan
para tener mejores resultados y seguir los procesos acorde a los objetivos
planteados por la organización.
Para el logro de dichos objetivos deberá cumplir lo siguiente:
Información de la situación real de la empresa.
Realizar ejecuciones en un periodo determinado.
Verificar si la empresa está cumpliendo las políticas acorde a lo
establecido.
Comprobar si los objetivos establecidos se están aplicando en cada uno de
los procedimientos.
El control interno contable es el de salvaguardar la información de la
organización y confiabilidad de los registros de los movimientos que se efectúan,
como por ejemplo:
Las operaciones deben ser registradas oportunamente, con las cuentas
apropiadas para que pueda permitir Estados Financieros confiables y
verídicos acerca de la situación de la empresa.
Comparar lo contabilizado con lo existente como por ejemplo se lo podría
hacer en el área de bodega.
57
3.1. Métodos de Evaluación
3.1.1. COSO I
Figura 62 Elementos del Coso II
“”COSO” (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway) es una Comisión
voluntaria constituida por representantes de cinco organizaciones del sector privado en
EEUU, para proporcionar liderazgo intelectual frente a tres temas interrelacionados: la
gestión del riesgo empresarial (ERM), el control interno, y la disuasión del fraude. Las
organizaciones son:
La Asociación Americana de Contabilidad (AAA) El Instituto Americano de
Contadores Públicos Certificados (AICPA) Ejecutivos de Finanzas Internacional (FEI),
el Instituto de Auditores Internos (IIA) La Asociación Nacional de Contadores (ahora el
Instituto de Contadores Administrativos [AMI]).
Desde su fundación en 1985 en EEUU, promovida por las malas prácticas empresariales
y los años de crisis anteriores, COSO estudia los factores que pueden dar lugar a
información financiera fraudulenta y elabora textos y recomendaciones para todo tipo
de organizaciones y entidades reguladoras como el SEC (Agencia Federal de
Supervisión de Mercados Financieros) y otros.” (Wikipedia, 2017)
58
Estructura de COSO I
1. Ambiente de Control
Se refiere al entorno o ambiente de la organización, el papel fundamental que aplica es
en de los empleados, proporciona disciplina y acciones, es el fundamento del control
interno.
Considera la integridad y los valores éticos a la vez estructura las actividades del
negocio para lograrlo esto se asigna autoridades y responsabilidades y funciones para
cada empleado, en este factor el empleado toma conciencia acerca dela importancia del
control en la entidad.
Factores del Ambiente de Control
“Los principales factores del ambiente de control son:
- La integridad y los valores éticos.
- El compromiso a ser competente.
- Las actividades de la junta directiva y el comité de auditoría.
- La mentalidad y estilo operación de la gerencia.
- La estructura de la organización.
- La asignación de autoridad y responsabilidades.
- Las políticas y prácticas de recursos humanos” (Romero, 2012)
2. Evaluación de riesgos
Se identifica en toda organización el establecimiento de los objetivos planteados a nivel
general de la organización y actividades, se identifica y analiza los factores de riego ya
que estos amenazan el oportuno cumplimiento de los objetivos.
En toda organización se presenta riesgos ya sea internamente o externamente que se
debe ser evaluado por el propietario o gerente de la organización, analiza cuál de los
objetivos no se cumplen o perjudiquen para no perder bienes, recursos.
Las categorías de los objetivos son las siguientes:
“Objetivo de Cumplimiento
Están dirigidos a la adherencia de leyes y reglamentos, así como también a las políticas
emitidas por la administración,
59
Objetivos de Operación
Son aquellos relacionados con la efectividad y eficacia de las operaciones de la
organización.
Objetivos de Información Financiera
Se refieren a la obtención de información financiera confiable.” (Romero, 2012)
3. Actividad de control
Son realizadas por la dirección, la gerencia y el personal de la organización para
cumplir con las taras o actividades asignadas, con las políticas y procedimientos que
ayudan asegurar para que se lleve a cabo.
Pueden tener distintas características por lo que no tiene importancia su categoría o tipo,
todos corren el riesgo, las actividades de control cumplen un papel importante no solo
por permitir hacer las cosas bien, son el medio para lograr los objetivos planteados por
la organización.
Es conveniente considerar en esta parte las tecnologías que evolucionan a los sistemas
de información y que también en su momento será necesario diseñar controles a través
de ellas.
4. Información y Comunicación
Para llevar el buen control en la organización y decidir de manera eficiente, utilizar los
recursos necesarios y a la vez optimizar también disponer de información oportuna y
adecuada, el papel importante que cumple ciertamente son los Estados Financieros ya
que se plasma la información de toda la organización es la base fundamental de esa
información para llevar a cabo se debe identificar los componentes.
Dentro de una organización debe contar con información continua, para lograr los
objetivos, de tal manera que la información deber ser transmitida oportunamente a nivel
general de la organización para que asuman sus responsabilidades.
60
Cumple un papel importante la información contable en la organización ya que esta
debe ser oportuna para saber y tener conocimiento de la situación actual de la
organización y predecir la situación a futuro.
De alguna manera se necesita predecir el futuro para eso necesario la información
contable, pero por el enfoque puede llevar resultados equivocados
Consecuentemente la información pertinente debe ser identificada, capturada, procesada
y comunicada al personal en forma y dentro del tiempo indicado, de forma tal que le
permita cumplir con sus responsabilidades.
3.1.2. COSO II – ERM
Figura 63 Elementos del Coso II-ERM
El COSO es un sistema que permite implementar el control interno en cualquier tipo de
entidad u organización. Sus siglas se refieren al Comm”ittee of Sponsoring
Organizations of The Treadway Commission, quienes evaluaron y llegaron a la
conclusión que la ausencia de orden en los procesos de una entidad, representa una
diversidad de riesgos, por lo tanto, es necesario evaluarlos y darles una respuesta
inmediata para evitar los posibles fraudes o errores que pudieren surgir” (Blogspot,
2015)
Estructura del COSO II
1. Ambiente Interno
En el ambiente interno abarca el personal de la organización la cual sabe los riesgos, los
valores éticos es lo esencial que la gerencia debería orientar en toda la organización de
manera permanente y eficaz, tomando en cuenta los principales factores de ambiente de
control.
61
2. Establecimiento de Objetivos
La organización debe tomar en cuenta y tener la meta clara para que sustenten la misión
y visión, tomando en cuenta que cada decisión conlleva un riesgo que debe tener en
consideración la organización y es importante que la organización prevenga los riesgos,
identifique cada evento y conozca la respuesta de los riesgos.
3. Identificación de Eventos.
Es la identificación de los eventos estos ya sean negativos, positivos o ambos, tanto
internos como externos para organización pueda enfrentar y solucionar de la mejor
manera los riesgos y aprovechar las oportunidades.
4. Evaluación de Riesgos
Los riesgos se analizan considerando su probabilidad e impacto como base para
determinar cómo deben ser administrados. Los riesgos son evaluados sobre una base
inherente y residual bajo las perspectivas de probabilidad (posibilidad de que ocurra un
evento) e impacto (su efecto debido a su ocurrencia)” (Blogspot, 2015)
5. Respuesta al Riesgo
Cuando ya se evalúa los riesgos, identifica y evalúa posibles respuestas al riesgo en
relación a la necesidad de la organización.
Desarrollar una serie de acciones para alinearlos con el riesgo aceptado y las tolerancias
del riesgo.
Categoría de respuesta del Riesgo:
Evitarlo: Se toman acciones de discontinuar las actividades que generan el riesgo
Reducirlo: Se reduce el impacto o la probabilidad de ocurrencia o ambas
Compartirlo: Se reduce el impacto o la probabilidad de ocurrencia al transferir o
compartir una porción del riesgo.
Aceptarlo: No se toman acciones que afecten el impacto y probabilidad de
ocurrencia del riesgo” (Blogspot, 2015)
62
6. Actividades de Control
Políticas y procedimientos que ayudaran a asegurar que se lleve a cabo las instrucciones
de la dirección de la empresa, las respuestas del riesgo se lleve de manera oportuna y
adecuada.
7. Información y Comunicación.
Información: es necesaria para hacer frente a los riesgos identificados, permitir al
personal de la organización enfrentar sus responsabilidades.
Comunicación: debe fluir en toda la organización ya sea con clientes, proveedores,
empleados etc.
8. Monitoreo.
Consiste en monitorear los riesgos sea a corto o largo tiempo y los componentes del
ERM funcionen adecuadamente y oportunamente cada uno, esto se lograría conseguir
con supervisiones continuas y evaluaciones.
3.1.3. Comparación COSO I Y COSO II
Figura 64 Comparación COSO I Y COSO II
COSO I COSO II
Ambiente Interno
Ambiente de Control Establecimiento de Objetivos
Identificacion de Riesgos
Evaluacion de los Riesgos Evaluacion de Riesgos
Repuestas a los Riesgos
Actividades de Control Actividades de Control
Informacion y Comunicación Informacion y Comunicación
Supervisión Supervisión
COMPARACION DEL COSO I Y COSO II
63
3.1.4. MICIL
Figura 65 Elementos MICIL
El marco integrado de control interno fue desarrollado por los requerimientos de los
auditores externos, como base para determinar el grado de confiabilidad en las
operaciones realizadas y las registradas, a partir de su evaluación. Con el desarrollo de
las funciones de control y auditoría profesional las organizaciones han llegado a crear y
constituir las “Direcciones Ejecutivas de Auditoría Interna (DEAI) de las entidades y
empresas, cuya principal actividad está dirigida a la evaluación del control interno
orientado hacia la evaluación de los riesgos respecto al eficiente uso de los recursos, el
eficaz logro de los objetivos para los cuales se creó la entidad” (Blogspot, 2015)
Componentes del MICIL
1. Ambiente de control y trabajo institucional.
La base de los modelos de control interno COSO y COCO, son los valores, la ética y la
integridad, en MICIL marca la pauta en el comportamiento de una organización y tiene
igual influencia directa en el nivel de conciencia de control y en la consecución de los
objetivos organizacionales. En este componente de control al igual que en el modelo
COSO se establecen una serie de factores que se describen a continuación: integración y
valores éticos el diseño y la aplicación de este modelo se sustenta en los valores y la
ética organizacional, que es aplicada al personal y en las políticas formales que existen
en la empresa para cumplir con sus objetivos. (Rivas M, 2011)
2. Evaluación de los riesgos para obtener objetivos
Los riesgos que afectan de manera directa las habilidades de las organizaciones para su
operación, para competir con éxito en su entorno, para mantener una posición financiera
sólida, para disponer de una imagen pública positiva, para la producción de bienes o
servicios de buena calidad y para contar con el personal apropiado. (Rivas M, 2011)
64
3. Actividades de control para minimizar los riesgos
Las actividades de control son generadas por la dirección de la organización, con el
propósito de poner en práctica un conjunto de políticas que le permita asegurar el
cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización, minimizando la
incidencia de riesgos que podrían afectar el logro de dichos objetivos. (Rivas M, 2011)
4. Información y comunicación para fomentar la transparencia
Es necesario identificar, recoger y comunicar información relevante de forma y en el
plazo que permita a cada persona que labora en la empresa asumir sus
responsabilidades. Así mismo es importante el establecimiento de miento de una
comunicación eficaz que permita el movimiento de la información formal e informal en
todas la direcciones en un organización. Los principales factores que conforman el
componente información y comunicación son: Información en todos los niveles, la
información relevante que se produce en la organización sobre los resultados de las
operaciones realizadas por esta, debe ser difundida y comunicada en todos los niveles de
la organización para contribuir al logro de los objetivos organizacionales. Datos
fundamentales en los estados financieros, la información presentada en los reportes
financieros debe mostrar de manera razonable la situación de la empresa para un
momento determinado y debe ser generada de acuerdo a las normas contables vigentes y
aplicables a la organización. Herramienta para la supervisión, está referido la
información y la comunicación de los resultados obtenidos por la organización deben
ser una herramienta práctica, detallada, confiable y oportuna para aplicar la función de
supervisión en los diferentes niveles de una organización. (Rivas M, 2011)
Información adicional y detallada, que permita analizar el comportamiento de las
operaciones en base a datos estadísticos con el logro de los objetivos organizacionales,
con el propósito de evaluar el avance en el logro de los mismos. Por último, la
comunicación de los objetivos de la organización, que es una actividad que está
relacionada con la entrega de información importante para la ejecución de las
operaciones.” (Rivas M, 2011)
5. Supervisión interna continua y externa periódica
Este componente de control interno permite evaluar sí la estructura de control interno de
la organización está funcionando de manera adecuada, o si es necesario introducir
cambios para mejorar su efectividad. Este proceso de supervisión comprende la
evaluación, por los niveles adecuados, sobre el diseño, funcionamiento y manera como
se adoptan las medidas para actualizarlo o corregirlo. (Rivas M, 2011)
De acuerdo a MICIL, las operaciones de supervisión como componente del marco
integrado de control interno se concreta en los siguientes factores: (Rivas M, 2011)
Monitoreo continuo por la administración: incluye una serie de actividades dirigidas a
validar la ejecución de las actividades en una organización. (Rivas M, 2011)
Seguimiento interno, está dirigido a las actividades importantes que representen
potencial riesgo en la obtención de los objetivos organizacionales, y que puede ser
evaluado por el marco de control interno a partir de la evaluación de sus propios
componentes” (Rivas M, 2011)
65
3.1.5. CORRE
El Control de los Recursos y los Riegos – Ecuador (CORRE) tiene como referencia
conceptual las siguientes tres investigaciones realizadas por organizaciones
profesionales de América, que tuvieron como objetivos principales: impulsar el uso
racional de estrategias; promover la eficiencia en las operaciones; lograr los objetivos
institucionales y empresariales; identificar y administrar los riesgos; cumplir con las
normativas aplicables; y, contar con una herramienta apropiada para prevenir errores o
irregularidades; éstos son: (1) Informe del “Committee of Sponsoring Organizations”
(COSO) –(Comité de Organismos Patrocinadores); (2) Marco Integrado de Control
Interno Latinoamericano(MICIL); y, (3) Gestión de Riesgos Corporativos-Marco
Integrado (COSO II para fines de este trabajo). (Marco Integrado)
Todos los componentes del CORRE, tienen como base el ambiente interno de control y,
dentro de éste, la integridad y los valores éticos. Por su importancia, este elemento se
presenta en la parte más amplia de la pirámide, sobre la que se soportan todos los demás
elementos. Se logrará eficiencia y eficacia en el CORRE, si los ocho componentes
funcionan de manera integrada en toda la organización, bajo el liderazgo del consejo de
administración o de la máxima autoridad, como principal responsable de su diseño,
aplicación y actualización, en las instituciones públicas y privadas
Por sus características, el componente información y comunicación, permite una amplia
relación entre la base y la cima de la pirámide, constituyéndose en el elemento
integrador del sistema. Los supervisores de todos los niveles de la organización,
principalmente los más altos, están en condiciones de adoptar las decisiones, sobre la
base de los resultados de las actividades de control establecidos para disminuir los
riesgos en todas sus categorías.”(Control de los Recursos y los Riesgos-Ecuador-
CORRE-2006)
COMPONENTES DEL CORRE
Marco-Integrado-Control de los Recursos-Ecuador-CORRE-Pág. 19)
1) Ambiente Interno de Control
“El entorno de control marca las pautas de comportamiento de una organización y tiene
una influencia directa en el nivel de compromiso del personal respecto al control.
Constituye la base de todos los demás elementos del control interno, aportando
66
disciplina y estructura. Entre los factores que constituyen el entorno de control se
encuentran la honradez, los valores éticos y la capacidad del personal; la filosofía de la
dirección y su forma de actuar; la manera en que la dirección distribuye la autoridad y la
responsabilidad y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados, así como la
atención y orientación que proporciona el consejo de administración.” (Marco
Integrado)
Integridad y Valores Ético.
Filosofía y Estilo de la Alta Dirección
Consejo de Administración y Comités
Estructura Organizativa
Autoridad Asignada y Responsabilidad Asumida
Gestión del Capital Human
Responsabilidad y Transparencia.
2) Establecimiento de Objetivos
Nos permite conocer los riesgos antes de que el negocio siga avanzando, tanto interno
como externo del negocio.
3) Identificación de Eventos
Es la posibilidad de que ocurra un evento y pueda afectar al cumplimiento e objetivos,
por tal motivo hay que identificar factores externos e internos que eso se determina con
un análisis FODA del negocio.
4) Evaluación de Riesgos
La evaluación de los riesgos permite a una entidad considerar la forma en que los
eventos potenciales impactan en la consecución de objetivos. La dirección evalúa estos
acontecimientos desde una doble perspectiva – probabilidad e impacto – y normalmente
usa una combinación de métodos cualitativos y cuantitativos. Los impactos positivos y
negativos de los eventos potenciales deben examinarse, individualmente o por categoría,
en toda la entidad. Los riesgos se evalúan con un doble enfoque: riesgo inherente y
riesgo residual. (Marco Integrado)
67
5) Respuesta a los Riesgos
La dirección para decidir la respuesta a los riesgos evalúa su efecto sobre la
probabilidad e impacto del riesgo, así como los costos y beneficios, y selecciona aquella
que sitúe el riesgo residual dentro de la tolerancia del riesgo establecida. En la
perspectiva de riesgo global de la entidad (cartera de riesgos), la dirección determina si
el riesgo residual global concuerda con el riesgo aceptado por la entidad. (Marco
Integrado)
6) Actividades de Control
Son las políticas y procedimientos por los altos jefes de la organización, la cual tendrá
diferentes respuestas al riesgo y las actividades relacionadas, están también se refleja el
entorno de operación y en la opera la organización.
7) Información y Comunicación
La información es necesaria para los empleados para que puedan cumplir con sus
funciones y responsabilidades asignadas, para emitir un informe sobre las incidencias y
las actividades externas para poder dar información eficiente y oportuna.
Cumple un papel importante el jefe ya que debe comunicar al personal sobre sus
funciones y responsabilidades con fines de cumplir con su trabajo acorde a la necesidad
de la organización o negocio.
8) Supervisión y Monitoreo
Resulta necesario realizar una supervisión de los sistemas de control interno, evaluando la
calidad de su rendimiento. Dicho seguimiento tomará la forma de actividades de
supervisión continua, de evaluaciones periódicas o una combinación de las anteriores.
La supervisión continua se inscribe en el marco de las actividades corrientes y comprende
unos controles regulares efectuados por la dirección, así como determinadas tareas que
realiza el personal en el cumplimiento de sus funciones. El alcance y la frecuencia de las
evaluaciones puntuales se determinarán principalmente en función de una evaluación de
riesgos y de la eficacia de los procedimientos de supervisión continua.
68
Las deficiencias en el sistema de control interno, en su caso, deberán ser puestas en
conocimiento de la gerencia y los asuntos de importancia serán comunicados al primer nivel
directivo y al consejo de administración.” (Cita del Informe COSO.)
3.2. Técnicas
1. Narrativas
“En este método el auditor describe con lujo de detalles los principales procesos a ser
evaluados en cada una de las áreas relevantes de la entidad; identificando
procedimientos, personal a cargo, formularios utilizados, registros, niveles de
aprobación, etc”. (Freire, 2011)
Ventajas
Útil para pequeñas empresas.
Fácil de usar.
Descripción en función de la observación directa.
Desventajas
No todas las personas tienen el mismo pensamiento.
Uso de palabras incorrectas daría como resultado información inadecuada.
Mala elaboración no permitiría realizar la evaluación.
2. Cuestionario
Es realizar variedad de preguntas de cada área que va a ser examinada o evaluada, para
conocer los procedimientos, políticas de control establecidas por la gerencia o jefe,
permite evaluar la situación actual de la organización.
Ventajas
Ayuda a detectar fácilmente las falencias.
Siempre busca una respuesta.
Permite identificar más claramente las debilidades o falencias.
69
Desventajas
Al momento de realizar el cuestionario limita la inclusión de otras preguntas.
Las preguntas pueden no abordar toda la problemática.
Tabla 5 Cuestionario Control Interno
1. ¿Cuenta la Unidad con libros o registros
contables primarios donde se
concentren las operaciones?
2. ¿Se verifica que la póliza de ingresos,
de egresos y de diario estén foliadas y
ordenadas cronológicamente y
respaldadas por documentación
comprobatoria?
3. ¿Se verifica que la póliza de cheque
esté firmada por beneficiario, en caso
contrario presenta carta poder o copia
de identificación?
4. ¿Se cotejan los registros auxiliares
contra las cuentas de mayor?
5. ¿Se elabora Estado de Situación
Financiera; con que frecuencia?
6. ¿Se elabora Estado de Ingresos y
Egresos; con que frecuencia?
7. ¿Se tiene un catálogo de cuentas
apropiado a la Unidad?
8. ¿Cuenta la Unidad con una persona
encargada del registro de las
operaciones y preparación de informes
contables?
9. ¿La persona encargada para el registro
de las operaciones tiene perfil
adecuado?
10.
¿La información financiera se registra
en el Sistema de Contabilidad
Matricial?
70
3. Flujogramas
El método de flujo diagramación permite visualizar el movimiento entre las diferentes
unidades de trabajo y de esta forma se logra identificar y analizar las interrelaciones
existentes en un proceso.
Cada actividad se representa con un gráfico, esta simbología es de carácter estándar.
A continuación se detalla los símbolos que se emplean en la elaboración de un flujo
grama:
Tabla 6 Símbolos de diagrama de flujo
SÍMBOLO DENOMINACIÓN
Inicio/fin
Indica el inicio y fin del proceso, se
utiliza frecuentemente la palabra Inicio o
Fin.
Proceso
Es la acción de elaboración,
incorporación o modificación de la
información.
Dirección de Flujo: Flecha.
Indica dirección y orden que
corresponden a los pasos del proceso.
Conector: Circulo Pequeño.
Indica que será el inicio de otro
71
SÍMBOLO DENOMINACIÓN
Espera o Demora
Significa la espera de una persona,
también almacenamiento provisional.
Punto de Decisión
Símbolo es la parte del procedimiento en
el cual debe tomarse una decisión.
Documentación
Indica que una actividad incluye
información registrada en papel.
Archivo o Almacenamiento
Representa almacenamiento de artículos
o documentos en espera para que los
retiren documentos que ya han concluido
su trámite.
Varios documentos
Indica cualquier documento
con diversas copias originado o recibido
de acuerdo al procedimiento.
72
Ventajas
Evalúa siguiendo una secuencia lógica y ordenada.
Identificación rápida de la existencia de controles y la falta de los mismos.
Localiza desviaciones de procedimientos.
Facilita la elaboración de recomendaciones a la gerencia.
Desventajas
Necesita de un gran conocimiento y experiencia.
Limita la necesidad
SI
NO
Figura 66 Ejemplo de Flujo diagrama
INICIO
Llega la
mercadería
Revisar Factura.
Contar Mercadería.
Revisar el buen estado de la mercadería.
Autorizar
Devolver factura
Registrar
FIN
Guardar
Mercadería Pagar
Factura.
73
4. PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Para realizar la evaluación del sistema de control interno en el negocio, se analizó los 8
componentes del método COSO II, con la elaboración de un cuestionario, lo que
permitirá establecer el nivel de riesgos y confianza, determinar deficiencias y formular
recomendaciones para la toma de decisiones sobre las actividades de control a ejecutar.
Aplicación del Cuestionario:
Cuestionarios de Control Interno basado en modelo COSO II para cada área
A. Cuestionario de Control Interno área contable
PO ND CAL O BSERVACIO N
1. Las relaciones con los proveedores, 10 10
se basan en la honestidad y equidad?
2. Existe estructura organica y funcional? 10 4 No existe organigrama
3. Las actividades son controladas y ejecutadas para el logro? 10 5 No existe control
4. Cuando existe problemas en el area se resuelven de manera 10 6
oportuna?
5. Existe un manual de funcionamiento? 10 2 No hay manual funcionamiento.
1. El area sabe que cuenta con una vision? 10 4 No conoce la vision
2. El area sabe que cuenta con una mision? 10 4 No conoce la mision
3. Hay una comunicación oportuna para comunicar los 10 2 No hay comunicación
objetivos del area?
4. ¿Están integradas las distintas áreas de la 10 6
entidad con la of icina de contabilidad?
5. ¿Existen archivos organizados relacionados 10 7
con la documentación contable?
1. El area cuenta con el apoyo sufiente para determinar 10 5
los factores de riesgos externos e internos?
2. ¿Hay normas o instrucciones sobre el procedimiento de pago? 10 4 No hay procedimientos de pago
3. Se ha planificado tecnicas para la identifacion de eventos 10 2 No hay tecnicas de inventarios
como Inventarios, etc?
4. Se cuenta con una metodologia especifica para ordenar 10 4 No hay metodos para ordenar eventos.
los eventos identificados?
5.}¿En el area cuentan con un análisis de precios, 10 5 No hay analisis de precios, etc.
marcas, modelos de otros proveedores?
1. Se evalua los riesgos periodicamente para conocer 10 6
la forma en que los eventos potenciales impactan en la
consecusion de los objetivos?
2. ¿Existen mecanismos para identificar y reaccionar ante cambios 10 5 No existe mecanismo par identificar
cambios sociales, tecnológicos ? cambios sociales.
3. Se dispone de informacion confiable y oportuna 10 7
para evaluar los riesgos?
4. Tiene un responsable para resguardar los documentos del area? 10 5 No hay un responsable de area.
5. Los riesgos positivos y negativos son examinados 10 4 No se examinan los riesgos
individualmente? individualmente.
3. IDENTIFICACION DE RIESGOS
EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO COSO II
NEGOCIO "ENCAJSA"
2. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
AREA CONTABLE
1.AMBIENTE DE CONTROL
4. EVALUACION DE RIESGOS
74
1. Se encuentra elaborado un plan de contingencia 10 4 No hay plan contingencia.
para afrontar los riegos ?
2. Al identificarse un riesgo potencial en los procesos 10 3 No se evalua el riesgo potencial.
en el area, el jefe evalua las diferentes
respuestas como evitarlo, reducirlo, compatirlo
o aceptarlo?
3. ¿Existe la evidencia suficiente que respalde al análisis de 10 6
alternativas y toma de decisiones?
4. ¿Existe la participación de toda la administración para 10 7
analizar las alternativas de respuesta al riesgo?
5. ¿Existe apoyo de los directivos con el area en orientadas 10 4 No existe apoyo.
al estudio de alternativas?
1. ¿Se pagan facturas con dinero en efectivo 10 8
proveniente de las cobranzas?
2. ¿Se concilian periódicamente las cuentas bancarias, por el 10 3 No se reazliza conciliaciones.
por personal independiente a contabilidad y tesorería?
3. Son aplicados manuales de sistemas y procedimientos 10 5 No hay manuales de sistemas y
contables? procedimeitos contables.
4. ¿Los ingresos y los gastos se registran oportunamente en la 10 4 No se realiza registro de los ingresos
vigencia a la cual corresponden? y gastos.
5. ¿El proveedor f irma los recibidos o 10 3 No se reazliza comprobantes de
comprobantes de egreso de los cheques? egreso.
1. Los proveedores proporcinan informacion oportuna 10 6
acerca de sus productos?
2. ¿Se cerciora el jefe que las cobranzas fueron depositadas? 10 9
3. Cuando se presenta algun incoveniente con un proveedor 10 7
en la entrega de un producto se informa inmediatamente?
4. ¿Se efectúan reuniones habituales para tratar 10 2 No hay reuniones habituales
asuntos estratégicos del negocio?
5. Los sistemas de informacion son agiles y flexibles para 10 5 El sistema de informacion no es agil
integrarse eficazmente con el negocio? y flexible.
1. ¿Está prohibida la f irma de cheques en blanco? 10 9
2. Realizan arqueos sorpresivos ? 10 2 No se realizan arqueos.
3. ¿Existen restricciones para el acceso a los 10 6
registros y libros de contabilidad?
4. Se realiza Estados Financieros mensualmente para conocer 10 3 No se realiza Estados Finaniceros.
la liquidez del negocio.
5. Se realiza monitoreo en el area y se proporciona 10 2 No se realiza monitorieo.
recomendaciones sobre riesgos corporativos?
400 195
5. RESPUESTAS A LOS RIESGOS
6. ACTIVIDADES DE CONTROL
7.INFORMACION Y COMUNICACIÓN
8. SUPERVISION Y MONITOREO
75
Resultados de la evaluación del nivel de riesgo del área contable
CP=Confianza Ponderada
CT= Confianza Total
PT= Ponderación Total
NC= CT X
PT
NC=195 X 100
400
NC=19500
400
NC=48,75
Tabla 7 Ponderación de determinación de riesgo
CONFIANZA BAJA MEDIA ALTA
15%-50% 51%-75% 76%-95%
RIESGO ALTO MEDIO BAJO
RESULTADOS
Nivel de riesgo
Nivel de confianza
Análisis
En base a los resultados obtenidos de acuerdo al cuestionario de control interno según
COSO II en el departamento de contabilidad existe un nivel de riesgo alto con 51.25% y
un nivel de confianza baja con 48.75%, determinando que el mayor porcentaje está
concentrado en las siguientes debilidades conforme al análisis realizado:
No existe un organigrama funcional.
No realiza un control de las cuentas.
No hay responsabilidad y delegación, de las personas encargadas del área.
No tienen conocimiento de la misión y visión.
No existe una adecuada comunicación con las diferentes áreas.
No realiza caja por ende no cuenta con procedimientos de un arqueo de caja.
No hay técnicas para el manejo de inventario.
No hay métodos para ordenar eventos de riesgo.
ALTO 51.25%
BAJO 48.75%
76
No realiza un análisis de precios, marcas, modelos de proveedores.
No existen mecanismos para identificar cambios sociales.
No existe un responsable en el departamento.
No se examinan los riesgos positivos o negativos, del área frente al negocio.
No se evalúa el riesgo potencial.
No existe apoyo del jefe para estudios alternativos, mejor manejo del área.
No se realiza conciliaciones bancarias y control de la cuenta bancos.
No se realiza registro de los ingresos y gastos, del negocio.
No se realiza comprobantes de egreso.
Inexistencia de reuniones habituales para tratar la mejora del control.
El sistema información no es ágil y flexible.
No se realiza arqueos de caja.
Inexistencia de elaboración de Estados Financieros.
Inadecuado monitoreo en el área.
B. Cuestionario control interno área venta
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO COSO II
NEGOCIO "ENCAJSA"
AMBIENTE DE CONTROL
ÁREA VENTAS
COMPONENTE PON CAL OBSERVACIÓN
1. Tiene manual de funciones de ventas identificado 10 2 No existe manual de ventas.
claramente las actividades?
2. Se aplican sanciones disciplinarias en el área? 10 3 No se aplica sanciones.
3. Existe métodos para motivar a los empleados? 10 2 No hay métodos de motivación.
4. Ha existido quejas de un cliente por falta de ética de 10 6
un empleado?
5. Existe un definido un proceso para el reclutamiento, 10 4 No hay un proceso
selección, contratación del personal? de reclutamiento.
2. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
1. Los objetivos de la ventas contribuye al cumplimiento 10 8
de la misión del negocio?
2. Se ha formulado objetivos específicos para ventas? 10 2 No hay objetivos específicos para ventas
3. Están definidos los objetivos de venta a corto, largo 10 4
mediano plazo?
4. Los objetivos se encuentran alineados con el riesgo 10 6
aceptado por el negocio?
5. Existe participación del personal de ventas para el logro 10 8
de los objetivos?
77
3. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS
1. El negocio aplica técnicas para identificar los eventos 10 3 No hay técnicas.
como el análisis del flujo de ventas?
2. El área de ventas puede afrontar eventos negativos 10 7
(alza de precios y robos)?
3. Ha realizado estudios sobre la competencia? 10 5 No se ha realizado estudios.
4. Cuando existen quejas por la calidad de los productos 10 8
se les atiende rápidamente?
5. Revisa la mercadería al momento que llega? 10 8
4. EVALUACIÓN DE RIESGOS
1. Existe un responsable para la documentación 10 3 No hay un responsable.
de las ventas?
2. Hay una persona encargada de la supervisión para 10 5 No encargado de supervisión.
el cumplimiento del proceso ?
3. Dispone de un sistema para su funcionamiento eficaz? 10 2 No hay una tecnología eficaz.
4. El empleado nuevo recibe inducción para que se acople 10 5 No recibe capacitación continua
de manera fácil para su desenvolvimiento?
5. Al introducir nueva mercadería se evalúa los riesgos? 10 2 No se evalúa los riesgos.
5. RESPUESTAS A LOS RIESGOS
1. Se ha determinado manual de funciones de las personas 10 3 No existe un manual de funciones
involucradas en el procedimiento de facturación? del procedimiento de facturación
2. Cuando se identifica un riesgo potencial en ventas 10 6
se evalúa las diferentes respuestas como evitarlo, reducirlo,
compartirlo o aceptarlo?
3. Emiten reportes de ventas al encargado para que sean 10 6
revisadas y analizadas?
4. Tiene contratado un seguro para el transporte de la 10 3 No hay un seguro de transporte.
mercadería?
5. Cuando se identifica un riesgos se analiza costo-beneficio? 10 4 No se realiza un análisis
6. ACTIVIDADES DE CONTROL
1. ¿Existe un departamento de facturación con 10 2 No hay un departamento de facturación.
funciones definidas?
2. ¿Al realizar una venta, se verifica que los datos 10 8
de la factura estén correctos?
3. ¿Las facturas son impresas y pre numeradas? 10 7
4. ¿Existe un archivo cronológico de las 10 6
facturas?
5. ¿El personal cuenta con recursos materiales 10 8
suficientes para llevar a cabo su trabajo?
7. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
1. Realiza capacitaciones a los empleados para que 10 3 No se realiza capacitaciones.
brinden un servicio al cliente?
2. Verifica la cantidad del producto con bodega para 10 8 No existe comunicación con bodega.
entregar al cliente?
3. Cuando se presenta algún inconveniente con un cliente 10 6
78
en la entrega de un producto se informa inmediatamente?
4. Informan al cliente de forma adecuada y comprensible 10 7
acerca de los productos?
5. Existe comunicación con bodega para que se pueda 10 4 No existe comunicación con bodega.
realizar cambios y devoluciones de la mercadería?
8. SUPERVISIÓN Y MONITOREO
1. ¿Se procesan contablemente e inmediatamente 10 7
las facturas y las anulaciones?
2. ¿Se efectúan comparaciones de compras mensuales 10 3 No se realiza comparaciones.
con ventas históricas?
3. En el negocio se realiza supervisiones rutinarias 10 4 No se realiza supervisiones.
para identificar ineficiencias en el proceso de ventas?
4. ¿Está restringido el acceso a personas distintas a las 10 2 No hay restricción
de cuentas por cobrar y facturación, a los registros?
5. Se evalúa el desempeño de los vendedores? 10 2 No se realiza evaluaciones.
Resultados de la evaluación de riesgos de controles del área ventas
CP=Confianza Ponderada
CT= Confianza Total
PT= Ponderación Total
NC= CT X
PT
NC=204 X 100
400
NC=19200
400
NC=48
Tabla 8 Resultados de riesgo
CONFIANZA BAJA MODERADO ALTA
15%-50% 51%-75% 76%-95%
RIESGO ALTO MEDIO BAJO
RESULTADOS
Nivel de riesgo
Nivel de confianza
Análisis
Se determina que el nivel de confianza es bajo por el resultado obtenido que es de 48%,
y estableciendo el nivel de riesgo es alto con un porcentaje de 52%, con estos
ALTO 52%
BAJO 48%
79
resultados se determina que el negocio no realiza los debidos controles en el área,
determinando que el mayor porcentaje está concentrado en las siguientes debilidades
conforme al análisis realizado
No existe un manual de procesos de ventas que indique los manejos de las
actividades en el área de ventas.
No se aplica sanciones por falta de algún empleado.
No se realiza actividades para incentivar los empleados para las ventas de la
empresa
No existe un proceso de reclutamiento del personal.
No hay objetivos específicos para ventas
No existe una técnica para realizar las ventas.
No existe una persona responsable del área.
No se realiza una supervisión en el área, para saber el desempeño del
empleado
No se da capacitaciones suficientes para el mejor desempeño.
No se realiza evaluaciones de riesgos del ingreso de la nueva mercadería.
No existe un manual de funciones del procedimiento de facturación
No tiene un seguro de transporte de la mercadería que se hace pedido.
No se realiza un análisis de costo-beneficio.
La facturación es una falencia constante de los vendedores y no se han
tomado medidas necesarias para su corrección.
No se cuenta con manuales de políticas, funciones o procedimientos que
direccionen el trabajo de los empleados.
No se analiza el margen de compras y ventas mensuales.
No existe evaluación del desempeño del personal del área.
80
C. Cuestionario Control Interno área bodega
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO COSO II
NEGOCIO "ENCAJSA"
AMBIENTE INTERNO
AREA BODEGA
COMPONENTE PONDERACION CALIFICACION OBSERVACION
1. Existe evaluaciones de las habilidades, destrezas y 10 2 No hay evaluaciones
conocimiento para desarrollarse en el área?
2. Se establece incentivos en el cumplimiento 10 5 No hay incentivos
de las actividades asignadas?
3. El puesto de trabajo se encuentra alineado a las actividades 10 3 No se encuentra alineado.
y objetivos del área?
4. Existe adecuada comunicación interna y externa? 10 4 No hay comunicación
5. Existe responsabilidad y delegación de autoridad en el área? 10 8
2. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
1. El área tiene suficiente espacio para la mercadería? 10 8
2. Se entrega de forma oportuna los productos al cliente? 10 5 No se entrega de forma oportuna.
3. Revisa que la mercadería ya se almaceno correctamente? 10 3
4. Realiza una inspección periódica par verificar la mercadería? 10 3 No se verifica.
5. Existe participación del área para el cumplimiento de los 10 5 No existe participación.
de los objetivos?
3. IDENTIFICACION DE RIESGOS
1. S emite un informe acerca de la mercadería sobrante ? 10 3 No emite un informe.
2. Se verifica de que el lugar sea adecuado para protegerlo contra, 10 5 No se verifica
robo, daño o descomposición?
3. Realiza comprobación en la recepción de la mercadería que la 10 8
misma sea entregada en su totalidad?
4. Existen informes de recepción de la mercadería comprada para 10 7
ingresar en bodega?
5.} El departamento de Contabilidad registra el sistema de costos 10 7
si no tiene fallas o defectos importantes?
4. EVALUACION DE RIESGOS
1. Existe algún método de valuación de inventarios? 10 5 No se realiza la valuación.
2. Se realiza estudios por parte del dueño para evitar riesgos? 10 6
3. La mercadería cuenta con un seguro de transporte como para 10 4 No cuenta con un seguro
la comprada o vendida?
4. S e realiza inventarios físicos de la mercadería? 10 5 No se realiza inventario.
5. El registro contable de inventario lo lleva a cabo un personal 10 8
que no corresponda a bodega?
81
5. RESPUESTAS A LOS RIESGOS
1. Se elabora un listado de productos para dar de baja? 10 2 No se elabora un listado
2. Se inspecciona de que haiga una persona encargada de que revise 10 5 No hay inspección.
la mercadería que ya no hay en existencias?
3. El persona que recibe la mercadería firma un comprobante de 10 8
recibido ?
4. Clasifica la mercadería de acuerdo al tipo de producto? 10 6
5. Analiza las alternativas de respuestas al riesgo con el dueño? 10 5 No se analiza alternativas de riesgo.
6. ACTIVIDADES DE CONTROL
1. Hay una persona encargado de controlar la entrada y salida 10 4 No hay una persona encargada
de la mercadería ?
2. Existe un manual de procesos para manejarse las actividades 10 3 No Hay una manual de procesos.
de bodega?
3. Existe algún control que asegure la devolución de la mercadería? 10 2 No existe control.
4. Existe un salvaguardo de la mercadería? 10 4 No existe un salvaguardo
5. Existen controles de acceso a la bodega? 10 5 No existen controles de acceso.
7.INFORMACION Y COMUNICACIÓN
1. Existencias de sistema de información es fiable? 10 5 No hay información fiable
2. Realiza un informe de las actividades realizadas? 10 7
3. Informar la mercadería que no hay en stock? 10 8
4. Existe una comunicación oportuna con los otras áreas y clientes? 10 6
5. El encargado de bodega informa mercadería en mal estado 10 8
insolencia o deteriorada?
8. SUPERVISION Y MONITOREO
1. Se realiza un monitoreo continuo por el propietario del negocio? 10 8
2. Realiza una lista de productos para dar de baja para ql dueño 10 2 No se realiza el listado
apruebe ?
3. Verificar que la mercadería coincida con la factura emitida en la 10 7
cantidad, precio etc.?
4. Verifica si el área se encuentra limpia etc.? 10 5 No se verifica.
5. Busca un espacio para almacenar nueva mercadería? 10 8
D. Resultados de la evaluación de riesgos de controles del área bodega
CP=Confianza Ponderada
CT= Confianza Total
PT= Ponderación Total
NC= CT X
PT
NC=212 X 100
400
NC=21200
400
NC= 53
82
Tabla 9 Determinación de riesgo
CONFIANZA BAJA MODERADO ALTA
15%-50% 51%-75% 76%-95%
RIESGO ALTO MEDIO BAJO
RESULTADOS
Nivel de riesgo
Nivel de confianza
Análisis
Se determina que el nivel de confianza es bajo por el resultado obtenido que es de 53%,
y estableciendo el nivel de riesgo es alto con un porcentaje de 47%, con estos
resultados, determinando que el mayor porcentaje está concentrado en las siguientes
debilidades conforme al análisis realizado:
Inexistencia de un sistema de control de inventarios.
En el área no existe evaluaciones de la mercadería, sin embargo se lleva un
detalle de la mercadería que se agota.
No existe un lineamiento acerca de los procesos del área en el momento de
ingreso y salida de la mercadería.
No emite informe acerca de la mercadería sobrante o existente.
No existe un método de valuación de la mercadería.
Falta de comunicación con el encargado de bodega con el área de ventas,
para verificar la mercadería en stock.
No se realiza un inventariado físico para tener resultados de la mercadería
existente real.
No elaboran un listado de la mercadería ya no existente para dar de baja la
mercadería
No existe una salvaguardia de la mercadería.
No se controla quien ingresa a la bodega.
No cuenta con información fiable acerca de la mercadería en stock.
Tampoco se realiza una supervisión en el área deben esperar que se les
asigne responsabilidades diariamente dependiendo del nivel de pedidos,
dependiendo del producto se vaya a vender.
ALTO 47 %
BAJO 53 %
83
4.1. Procedimientos de Control Interno del área contable
1. CONCILIACIÓN BANCARIA
OBJETIVO
Salvaguardar los recursos institucionales para garantizar que los registros contables
concuerden con los estados de cuenta que nos emiten las instituciones bancarias.
RESPONSABLE
Auxiliar Contable
ALCANCE
Aplicar a los registros de depósitos y retiros en la cuenta contable de bancos, así como las
cuentas que afectan al negocio.
POLÍTICAS
Realizar diariamente la contabilización de ingresos.
Realizar conciliaciones mensuales entre la cuenta de proveedores y los estados de
cuenta recibidos de los mismos.
Elaborar conciliaciones mensualmente de cada uno de los bancos con el mayor
contable.
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS CONCILIACIÓN BANCARIA
1. Reporte de los mayores bancos del sistema.
2. Recibir el Estado de cuenta del Banco.
3. Comparar los valores del estado de cuenta con el libro bancos
4. Ingresar las notas de débito y crédito generados
5. Realizar la conciliación bancaria
84
Recibir el Estado de
Cuenta
Comparar los valores
del Estado Cuenta con
el libro bancos
Ingreso Notas de
Débito y Crédito
Bancario
Realiza la
Conciliación
Bancaria
Reporte del mayor de
Bancos
Flujograma conciliación bancaria
AUXILIAR CONTABLE
NO
SI
Figura 67 Flujograma conciliación bancaria
Correcto
85
Tabla 10 Formulario conciliación bancaria
MES 1
= Saldo según libros al 31 enero xxx 2 $ 0,00
(-) Depósitos en transito 3 $ 0,00
Fecha Concepto Tipo Doc. N. Valor
4 5 6 7 8
(+)Cheques girados y no cobrados 9
Fecha Concepto Tipo Doc. N. Valor
Otros// debitos del banco
(-)
Fecha Concepto Cheque N. Tipo Doc Valor
$ 0,00 10
Otros// créditos del banco
(+) $ 0,00 11
Fecha Concepto Cheque N. Tipo Doc Valor
(=)Saldo según estado de cuenta bancario al 31 de Enero del xxx
(=) 12 $ 0,00
REVISADO PORPREPARADO POR
ENCAJSA
CONCILIACION BANCARIA 201X
PRODUBANCO CTA CTE N. XXXXX
86
INSTRUCTIVO FORMULARIO DE CONCILIACIÓN BANCARIA
1. Mes de elaboración de la conciliación
2. Saldo anterior.
3. Valor de los depósitos en tránsito que ya están registrados contablemente en el mayor
pero aun no constan el estado de cuenta y constara de los siguientes detalles:
Fecha del depósito.
Concepto del deposito
N. de depósito.
Valor del depósito.
4. Suma del valor de los cheques girados y no cobrados que todavía no son cobrados pero
ya están en el banco.
Fecha del depósito.
Concepto del deposito
N. de depósito.
Valor del depósito.
5. Se resta las notas de débito que son efectuadas por el banco por concepto de intereses,
comisiones, etc.
6. Se suman los abonos efectuados por parte del banco por descuento de giros, etc.
7. El valor del saldo contable del estado de cuenta.
2. Declaración de impuestos por pagar
Objetivo
Este gasto comprende los impuestos y demás contribuciones que la empresa tiene que
cancelar a instituciones como el servicio de rentas internas, municipio, cuerpo de
bomberos, a los cuales se tiene que realizar pagos para el normal funcionamiento de la
empresa.
Responsable
Contador
Auxiliar Contable
87
Alcance.
Cumplir con las obligaciones que tenga el negocio.
Políticas
Controlar y vigilar permanentemente el calendario de obligaciones tributarias.
Realizar las declaraciones antes del 10 de cada mes.
Pagar a tiempo las obligaciones para evitar sanciones en futuro.
Llevar registros auxiliares adecuados por cada tipo de impuesto.
El total de todos los auxiliares tendrá que ser igual a la cuenta control de mayor.
Descripción de procedimientos impuestos por pagar
1. Reporte del mayor general (compras, retenciones, ventas)
2. Conciliar valores las facturas, retenciones físicamente.
3. Emisión el formulario con mayores contables.
4. Presentar formularios al Contador General
5. Ingresar a la Pág. De SRI
6. Hacer las declaraciones
7. Cancelación del impuesto oportunamente
8. Contabilizar el pago de impuestos
9. Archivar formularios y comprobantes
88
Flujograma de declaración de impuestos
CONTABILIDAD PROPIETARIO
NO
SI
Figura 68 Flujograma de declaración de impuestos
Revisar y
Analizar
Formulario
OBTENER
REPORTES
Archivar
Recibe copia
de las
declaraciones
COMPRAS
RETENCION
ES VENTAS
CORRECTO
Realizar las
declaraciones
Ingresa Pág.
SRI
Realizar las
declaraciones
Revisa,
Analiza y
Firma
89
3. Cuentas por pagar (proveedores)
Objetivo
Cubrir las cuentas por pagar generadas a nivel del negocio para seguir manteniendo
una relación comercial estable a la vez seguir obteniendo el producto de buena
calidad.
Responsable
Contador
Auxiliar Contable
Alcance.
Cumplir con las obligaciones generadas por el giro del negocio.
Políticas
Analizar mensualmente el saldo total de pago a proveedores registrados en el sistema
(libro mayor).
El saldo de la cuenta del mayor tendrá que ser igual a la suma de todos los
auxiliares de proveedores (cuentas por pagar)
Descontar en los pagos a proveedores los anticipos entregados.
En la cuenta de proveedores se registrara únicamente obligaciones provenientes del
giro del negocio.
Pago oportuno a proveedores para evitar algún recargo o inconvenientes.
Contar un programa eficiente que de reportes de pagos a proveedores para optimizar el
recurso del negocio y tener una buena relación con los proveedores.
Revisar minuciosamente la mercadería para pagar lo correcto.
La solicitud de pedido de compra deberá ser revisada y aprobada por el encargado.
Se cancelara el pago a proveedores solo los días viernes de 14:00 a 17:00
Descripción de procedimiento cuentas por pagar (Proveedores)
1. Reporte de vencimiento de cuentas por pagar del sistema.
2. Compara la factura física con el reporte.
3. Entrega la factura y reporte al propietario para que revise y apruebe el pago.
4. El contador emite el cheque de la factura aprobada.
5. Se entrega para firme el cheque adjunto (factura, comprobante egreso)
90
6. Espera a que el proveedor realice el cobro.
7. Una vez cancelado documentos tienen que estar la firma en la factura y
comprobante de egreso
8. Archivar la factura y egreso
Flujograma de cuentas por pagar (proveedores)
AUXILIAR CONTABLE PROPIETARIO CONTADOR
SI
NO
SI
Figura 69 Flujograma cuentas por pagar proveedores
Factura
Reporte
Cheque
Comprobante
Egreso
Emisión de
cheques de
pagos
aprobados
Reporte de
vencimiento de
Cuentas por Pagar
Cheque
FIN
Comprar Factura
Físicas con el
reporte.
Reporte
Ctas. por
Pagar
Vencidas
Factura
Entrega de
documentos Factura
Reporte
Aprueba el
pago
Factura
Firma de
cheques
Factura
Esperar el
cobro del
proveedor
Documentos
firmados Factura
CE
Archiv
ar
91
4. Arqueo de caja
Objetivo
Custodiar y salvaguardar el fondo entregado.
Designar un responsable para el manejo de la caja.
Responsable
Cajero
Alcance.
Llevar un control adecuado del movimiento del efectivo que se da en giro del
negocio.
Políticas
El faltante o sobrante deberá registrarse en el momento del arqueo, a cargo de
la persona encargada al igual que el sobrante a ingresos por aclarar.
No se recibirá cheques posfechados.
Los billetes falsos se cargara al responsable que cobra.
Las recaudaciones en efectivos se depositaran en las cuentas bancarias del
negocio.
Descripción de procedimientos para arqueo de caja
1. Recibir la orden de realizar el arqueo de caja por el Propietario.
2. Separa monedas, billetes, cheques, papeletas de depósito.
3. Revisar si los billetes y monedas no son falsas, y la legalidad de los cheques.
4. Comparar con la sumatoria de los comprobantes de ingreso emitidos hasta un
máximo de 24 horas anteriores.
5. Determinar si existe faltante, sobrante, o todo se encuentra correctamente, de
encontrar faltante se lo responsabiliza al custodio, de encontrar sobrante se registra
en ingresos por aclarar y se detallan las observaciones.
6. Llenar el acta de Arqueo de Caja donde se dejara constancia de las novedades
presentadas, la misma que se dará a conocer al Propietario.
7. El propietario tomara la decisión (depende de los resultados encontrados)
92
Flujograma de arqueo de caja
ENCARGADA CUSTODIO DE CAJA PROPIETARIO
NO
Figura 70 Flujograma de arqueo de caja
Solicitar los
valores en
custodia
Entrega de
valores
disponibles en
caja
Separar monedas,
billetes, cheques
Determinar saldo según
comprobante ingreso
Determinar faltante y
sobrante
Elaborar el formulario de
caja
Recibir orden de
realizar el arqueo
de caja
Analizar el
informe y
novedades
informadas
Toma de
decisiones
respecto al
informe
FIN
Aprueba
A
Determinar la
legalidad de los
billetes y cheques
A
INICIO
93
Formulario de arqueo caja
NEGOCIO ENCAJSA
ARQUEO DE CAJA
FECHA:
PREPARADO POR:
BILLETES
CANTIDAD
DENOMINACION
VALOR TOTAL
20.00 XXX
10.00 XXX
5.00 XXX
1.00 XXX
TOTAL DE BILLETES XXX
MONEDAS
CANTIDAD
DENOMINACION
VALOR TOTAL
1.00 XXX
0.50 XXX
0.25 XXX
0.10 XXX
0.05 XXX
TOTAL DE MONEDAS XXX
COMPROBANTES
FECHA DESCRIPCION VALOR
XXX
TOTAL DE COMPROBANTES XXX
TOTAL DEL ARQUEO
SALDO CONTABLE
DIFERENCIA
El efectivo y comprobantes cuyos valores asciendan a $…………….
Fueron contados en mi presencia y devueltos a entera satisfacción.
CUSTODIO DELEGADO
8 7
6
4
3
5
2
1
94
Instrucciones de formulario arqueo de caja
1. Fecha de la realización del arqueo de caja.
2. Persona que realizo el arqueo.
3. Se pone solo valores en billetes.
4. Suma total de billetes.
5. Se pone valores en monedas.
6. Suma total en monedas.
7. Comprantes de gasto se detalla la fecha, descripción, valor.
8. Suma
4.2. Procedimientos de Control Interno área ventas
1. Ventas en efectivo
Objetivos
Manejar adecuadamente las actividades y los controles que se aplicaran en el proceso de manejo
de efectivo
Responsable
Vendedores
Alcance
Este procedimiento es aplicable a todas las transacciones y movimientos que son generadas por
las ventas en el negocio que representen ingresos para la misma, manteniendo la documentación
que respalde las operaciones.
Políticas
Se aceptaran devoluciones por un plazo máximo de 5 días de haberse realizado la venta.
Las devoluciones figuraran en el cambio por otro artículo.
Las devoluciones se las efectuara previa presentación de la respectiva factura.
Esta cuenta se cerrara al momento de determinar la utilidad o pérdida del ejercicio
Descripción de los procedimientos ventas al contado
1. Entrega la Nota de Pedido al cajero con los requerimientos del cliente.
2. Recibe la Nota de Pedido
95
3. Revisa que el pedido del cliente sea el correcto, verificando el monto y los artículos
correctos
4. Delimita la forma de cobro de la Factura con el cliente.
5. En caso de efectuarse el pago con efectivo recepta el dinero del cliente.
6. Entrega el dinero al cajero.
7. Verifica que el monto entregado por el cliente sea el correcto.
8. Procede a realizar la Factura correspondiente.
9. Entrega la Factura al cliente.
10. Verifica que los datos sean los correctos y procede a la firma del documento.
11. Entrega el documento firmado al cajero.
12. Recibe la Factura y entrega la original al cliente.
96
Flujograma ventas en efectivo
Vendedor Cajero Cliente
NO
SI
Figura 71 Flujograma de ventas (efectivo)
Entrega
Documento Recibe
Documento
Nota
Pedido
Revisión
Documento
FIN
Nota
Pedido
Entrega
documento y
mercadería
Realiza el
documento
Factura
Forma de
Cobro
Recepta el
dinero
Entrega de
dinero
Verifica el
monto sea
correcto
Concuerda
97
2. Devolución en ventas
Objetivos
Verificar la mercadería al momento de realizar la venta para una mejor atención al cliente y
optimizar el tiempo y recursos.
Responsable
Vendedores
Alcance
Brindar un buen servicio al cliente y generar ingresos satisfactorios.
Políticas
Se aceptaran devoluciones por un plazo máximo de 5 días de haberse realizado la
venta.
Las devoluciones figuraran en el cambio por otro artículo.
Las devoluciones se las efectuara previa presentación de la respectiva factura.
Esta cuenta se cerrara al momento de determinar la utilidad o pérdida del ejercicio
Descripción procedimientos para devolución en ventas
1. Se verificará que la mercadería devuelta, ingrese tal como se le entrego al cliente.
2. Se recepta la factura de la mercadería
3. Verificar en bodega si hay en stock la mercadería para el cambio
4. Autoriza el cambio
5. Realizar otra factura del cambio de la mercadería
6. Cobro si hay favor.
7. Firma el cliente el documento
8. Entrega el nuevo documento y la mercadería.
98
Flujograma de devolución en ventas
Cliente Vendedor Bodeguero Propietario
ç SI
NO
SI
Figura 72 Flujograma de devolución en ventas
Entrega
Comprobante Verifica el
estado
mercadería
Verifica
existencias
Factura
Autorización
Cambio
Realiza Cambio
Emite nuevo
documento
Factura
Firma
Entrega
Documento y la
mercadería
Factura
99
3. Facturación (Ventas)
Cumplir con el proceso a realizar o implementar los procedimientos para la venta a
crédito, cumpliendo con las políticas establecidas, lograr la eficiencia del personal en el
proceso.
Responsable
Vendedores
Alcance
Este procedimiento aplica para las ventas de los productos que es el factor principal en
la actividad comercial.
Políticas
Delegar funciones al personal responsable en la facturación.
Definir descuentos para los clientes acorde al giro del negocio.
Informa consecuentemente la anulación de facturas de venta al área contable
Todo producto de venta tiene que salir con su respaldo.
Capacitar adecuadamente a la persona que se designe para facturar.
Definir con el cliente en cuanto a la aceptación de los productos, fijación de precios
y límites de crédito.
Descripción de procedimientos facturación (ventas)
1. Realizar el requerimiento de la mercadería que desee.
2. Realiza una proforma con todos los detalles del producto.
3. Indicar al cliente los precios y descuentos que se realizó en el producto solicitado.
4. Aprueba el cliente o está de acuerdo con la proforma que se le ha hecho.
5. Emite la factura del sistema.
6. Receptar el pago dependiendo si el cliente tiene crédito.
7. Recepta el dinero o depósito (cheque) por la compra.
8. Realiza el cobro respectivo al cliente.
9. Entrega la factura y el producto.
100
Flujograma facturación (ventas)
Cliente Vendedor Propietario
NO
SI
NO
Figura 73 Flujograma facturación (ventas)
Realizar el
requerimiento del
producto.
Factura
Realiza la
proforma del
producto
Aprueba Indica los
precios y
descuentos
Emite en el
sistema
documento
Tiene crédito
Recepta pago
Efectivo
Recepta
dinero y
documento Factura
Realiza le cobro
correspondiente
Entrega el
documento y
mercadería
FIN
A
A
101
4.3. Procedimientos Control Interno para el área bodega
1. Egreso de mercadería ( ventas) de la bodega
Objetivos
Entrega oportuna y adecuada de la mercadería para realizar las ventas.
Verificar el estado de la mercadería antes de despachar.
Optimizar el tiempo en el despacho de la mercadería.
Alcance.
Se ingresará de manera inmediata todas las compras.
Todo el inventario deberá estar ordenado y debidamente clasificado.
Políticas
Registro de todas las salidas de la mercadería en el sistema informático.
Comunicar al área ventas acerca de la mercadería que no se vende.
Presentar documento autorizado para aquellas un ventas realizadas al por mayor.
Registrar todas las salidas de mercaderías por obsoletas y maltratos en el sistema
informático
Descripción procedimientos de egreso mercadería
1. Recepta al cliente.
2. Confirma la existencia de la mercadería con bodega.
3. Emitir un documento si hay en stock la mercadería.
4. Recibe la factura el propietario.
5. Revisa detalladamente, minuciosamente la mercadería con la factura.
6. Entrega al cliente la factura y la mercadería una vez comparada.
102
Flujograma egreso de la mercadería de bodega
Bodeguero Vendedor Bodeguero Propietario
Figura 74 Flujograma egreso de la mercadería
Revisión
minuciosa de la
mercadería
Inicio
Recepción del
cliente
Emisión de la
Factura
Recepción de la
Factura
Entrega al
cliente
FIN
Confirmar la
existencia de la
mercadería
Factura
Si
Hay
No
Hay
Elabora un
documento
Egreso
Despacho
mercadería
Notificar la
inexistencia
Entrega de la
mercadería
103
Comprobante de egreso
2. Ingreso de la mercadería de la bodega
Objetivos
Delegar una persona Encargada de Bodega para llevar un mejor control de la
mercadería.
Alcance.
Realizara constataciones físicas por lo menos tres veces al año, queda a criterio del
contador o gerente disponen aumentar el número de constataciones.
Políticas
Se recibirá la mercadería con el respaldo del documento de la Orden de Compras.
El Encargado de Bodega deberá registra en el sistema la entrada y salida de la
mercadería para obtener datos actualizados de la mercadería.
ORDEN DE EGRESO N°
Fecha de despacho:
Persona que recibe:
CODIGO CANTIDAD PRECIO DESCRIPCION
FIRMA FIRMA
ENCARGADO BODEGA DESPACHADOR
(VENDEDOR)
104
La recepción de la mercadería se realizará de lunes a viernes en la mañana para en la
tarde almacenarlas de forma adecuada.
Prohíbe recibir mercadería en mal estado o maltratada.
Exigir a los proveedores a entregar notas crédito en un lapso de tres días laborables.
Descripción procedimientos ingreso de mercadería
1. Verificar el stock mínimo de la mercadería.
2. Realiza una Nota de pedido
3. Recibir la nota de pedido ya dar inicio al proceso e compras
4. Elaborar el orden de compras
5. Enviar una copia de la orden e compra al Encargado de la bodega para que pueda
realizar la verificación y constancia.
6. Recepción de la Orden Compras.
7. Archivar la copia de la orden de compra para utilizar al momento de la llegada de la
mercadería, verifique si llego el pedido.
8. Verificar el detalle de la factura sea igual a la orden de compra (cantidad, precio,
descripción de producto).
9. Verificar que la mercadería está en buen estado.
10. La mercadería coincide se registrara en el sistema de productos recibidos.
11. Ingreso de la mercadería al almacén.
105
Flujograma de ingreso mercadería
SI NO
NO
SI
NO
Figura 75 Flujograma ingreso de la mercadería
Devolución al
proveedor
Realizar una Nota
de Pedido
Realizar Orden de
Compra
Recepción de Orden
Compra
Verificar igualdad
entre pedido y
Orden Compra
Informa al
Propietario
Reclamo al
Proveedor
Verificar que
coincidan los datos
Factura
Orden
Compra
Control de Calidad
Cumple
Condiciones
Ingreso de la
mercadería al
sistema
INICIO
Verificar los niveles
de stock de la
mercadería
Enviar la copia de
la Orden Compra s
Bodega
Almacenamiento FIN
106
3. Custodia mercadería de la bodega
Objetivos
Delegar una persona Encargada de Bodega para llevar un mejor control de la
mercadería.
Alcance.
Emitir informes de la mercadería sustentando con un reporte de entradas y salidas, para
el despacho deberán ser autorizadas.
Políticas
Se informara con anticipación el stock mínimo de la mercadería.
El encargado al momento al momento de recibir, almacenar en la bodega este se
convertirá en el responsable y custodio, deberá velar por la seguridad de la
mercadería.
La mercadería se almacenara acorde a las características.
Ingresara a la Bodega solo personal autorizado para evitar desorden.
Presentará un detalle mensualmente de las entradas y salidas de la mercadería.
Realizar inspecciones periódicas para asegurar el buen estado de la mercadería
almacenada.
Descripción procedimientos control custodia mercadería
1. Al Encargado de Bodega se le informa la fecha de llegada de la mercadería para que
realice una logística de donde ubicarla.
2. Prepara el espacio físico para almacenar la mercadería cuando llegue, así optimizar
tiempo.
3. Si el área requiere limpieza se procede a darle mantenimiento.
4. Se trasladan la mercadería a bodega.
5. Colocar la mercadería en un lugar despejado sin interceder en el espacio
6. Clasificar acorde a las características donde se almacenara.
7. Tomar precauciones debida mercadería ya que se deben manejar con debido
cuidado.
8. Se verifica que toda la mercadería se haya almacenado correctamente.
9. Verificar que la mercadería almacenada coincida con el registro en el sistema de
inventarios.
107
Flujograma Custodia Mercadería
Figura 76 Flujograma custodia de la mercadería
Informe sobre la llegada
de la mercadería
Preparación del espacio
físico
Clasificación de la
mercadería
NO
FRAGIL FRAGIL
Almacenamiento
en perchas
Almacenamiento
en cartones
INICIO
Almacenamiento
acorde al día de
llegada
Verificar la
colocación
Verificar que
coincida con el
sistema de
inventarios
Cerrar la
bodega
FIN
108
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
1. En la evaluación realizada en el negocio en base a los procedimientos, se
evidencia que no existe organización debido a que el propietario y empleados
no tienen definida sus funciones.
2. Las dificultades para el desarrollo adecuado del negocio se debe a la falta de
direccionamiento y políticas puntuales que permitan a los empleados tener los
procedimientos claros.
3. Los procesos ejecutados en las áreas no llevan un control adecuado, especial en
el área de ventas ya que es negocio que debería tomar las seguridades en base al
manejo del efectivo.
4. Inexistencia de la evaluación de riesgos del negocio no ha podido determinar el
nivel de riesgo que posee, y conocer la importancia de un Sistema de Control
Interno.
5. Los procedimientos planteados permitirán el mejoramiento de los procesos, la
optimización de los recursos, y un eficiente manejo en las áreas acorde a las
operaciones que realiza el negocio
6. El control interno ayuda a determinar o delimitar los fraudes o apropiaciones,
permitiendo detectar decisiones indebidas, incompetencias, falencias en las áreas
y otros de gravedad, por lo que les limite a la aplicación de un control.
7. Aplicando al herramienta de evaluación coso II para desarrollar un Sistema de
Control Interno, permitió realizar un análisis de los riesgos, a partir de los
objetivos y factores críticos
109
Recomendaciones
1. Implementar el sistema de control interno propuesto con la finalidad de obtener
una herramienta importante para el mejor desempeño de las actividades de cada
área, que a su vez les permita obtener mayor confiabilidad de la información que
generan.
2. En el área de contabilidad se le sugiere dar a conocer la visión, misión, a la vez
el flujo grama de contabilidad y procedimientos a seguir, y la propuesta de llevar
un arqueo diario, caja chica, conciliaciones bancarias.
3. Incorporar indicadores de rendimiento de todo el personal que colabora con el
negocio a fin de lograr con las expectativas.
4. Realizar capacitaciones permanentes al talento humano que ingresa y labora en
el negocio ya que es necesario porque permitirá disponer de personal
competente e idóneo
5. Se recomienda establecer manual de funcionamientos para el área de ventas para
el mejor desempeño en sus funciones.
6. En el área de bodega se le sugiere que emita informes acerca de la mercadería
sobrante y faltante, verificar el lugar donde será ubicada la mercadería antes de
recibirla para optimizar tiempo.
7. Realizar evaluación de inventarios acorde a la necesidad del negocio, se sugiere
contratar un transporte para resguardar la mercadería.
8. Realizar inventario físico por lo menos una vez al año para poder tener una
información verídica y oportuna, a la vez un manejo adecuado de las existencias.
110
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