UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADORiv AGRADECIMIENTO El presente trabajo de tesis primeramente me...

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVOS-

FINANCIEROS PARA LA EMPRESA PEPRONT- LAVERDE UBICADA EN

MACHACHI

AUTORA:

ROSARIO HERMIÑA PATIÑO VARGAS

e-mail: [email protected]

INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA,

CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA

DIRECTOR:

DR. CARLOS H. MOREANO LUCERO

e-mail: [email protected]

QUITO D.M., MAYO DEL 2015

ii

Patiño Vargas, Rosario Hermiña (2015). Diseño de Procedimientos

de Control Interno Administrativos- Financieros para la Empresa

Pepront- Laverde Ubicada en Machachi. Trabajo de investigación

para obtar el título de: Ingeniera en Contabilidad y Auditoría,

Contadora Pública Autorizada. Facultad de Ciencias

Administrativas. Quito: UCE. 175 p.

iii

DEDICATORIA

Esta tesis se la dedico a mi Dios quién supo guiarme por el buen camino, darme fuerzas para seguir

adelante y no desmayar en los problemas que se presentaban, enseñándome a encarar las

adversidades sin perder nunca la dignidad ni desfallecer en el intento.

A mi familia quienes por ellos soy lo que soy.

Para mis padres por su apoyo, consejos, comprensión, amor, ayuda en los momentos difíciles, por

ayudarme con los recursos necesarios para estudiar. Me han dado todo lo que soy como persona, mis

valores, mis principios, mi carácter, mi empeño, mi perseverancia, mi coraje para conseguir mis

objetivos.

Para mi esposo que gracias a su paciencia y comprensión, preferiste sacrificar tu tiempo para que yo

pudiera cumplir con el mío. Por tu bondad y sacrificio me inspiraste a ser mejor para ti, ahora puedo

decir que esta tesis lleva mucho de ti, gracias por estar siempre a mi lado.

A mis hermanos por estar siempre presentes, acompañándome para poderme realizar, quienes han

sido mi motivación, inspiración y felicidad.

A mis maestros que en este andar por la vida, influyeron con sus lecciones y experiencias en

formarme como una persona de bien y preparada para los retos que pone la vida.

ROSARIO PATIÑO

“La dicha de la vida consiste en tener siempre algo que hacer, alguien a quien amar y alguna cosa

que esperar”. Thomas Chalmers

iv

AGRADECIMIENTO

El presente trabajo de tesis primeramente me gustaría agradecerte a ti Dios por bendecirme para

llegar hasta donde he llegado, porque hiciste realidad este sueño anhelado.

A la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR por darme la oportunidad de estudiar y ser un

profesional.

A mi familia a mi PADRE Enrique Patiño, mi MADRE, Gloria Vargas quienes a lo largo de toda mi

vida han apoyado y motivado mi formación académica, creyeron en mí en todo momento y no

dudaron de mis habilidades, a mis HERMANOS: Mónica, Franklin, Ely y Jorge (+); por siempre

haberme dado su fuerza y apoyo incondicional que me han ayudado y llevado hasta donde estoy

ahora.

A mi ESPOSO Daniel Mosquera por estar a mi lado dándome cariño, confianza y soportar largas

horas de ausencia.

A mis maestros, gracias por su tiempo, su apoyo así como por la sabiduría que me transmitieron en el

desarrollo de mi formación profesional, en especial al Dr. Carlos Moreano director de esta

investigación, por la orientación, el seguimiento y la supervisión continúa de la misma, pero sobre

todo por la motivación y el apoyo recibido a lo largo de este tiempo.

ROSARIO PATIÑO

v

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL



ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

Yo, Rosario Hermiña Patiño Vargas, en calidad de autora del trabajo de investigación o tesis

realizada sobre “DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

ADMINISTRATIVOS- FINANCIEROS PARA LA EMPRESA PEPRONT- LAVERDE

UBICADA EN MACHACHI”, por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL

ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contienen

este obra con fines estrictamente académicos o de investigación.

Los derechos que como autora me corresponden, con excepción de la presente autorización, seguirán

vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y demás pertinentes

de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.

Quito, 15 de Julio del 2015

ROSARIO HERMIÑA PATIÑO VARGAS

CC: 1719466508

vi

APROBACIÓN DEL TUTOR O DIRECTOR DE TESIS



CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

Por la presente, dejo constancia que he leído el Trabajo de Titulación presentada por la Señorita

Rosario Hemiña Patiño Vargas para optar por el título profesional cuyo tema es: Diseño de

Procedimientos de Control Interno Administrativos – Financieros para la empresa Pepront- Laverde

ubicada en Machachi la misma que reúne los requerimientos, y los méritos suficientes para ser

sometida a evaluación por el tribunal calificador.

En la cuidad de Quito, a los 15 de Julio del 2015.

Dr. Carlos H. Moreano Lucero

CC:

vii

AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA

Quito, 23 de julio de 2013

Señorita:

Rosario Hermiña Patiño Vargas

Presente.-

De mi consideración:

Yo, Mario Bladimir Laverde Jibaja, con C.I. # 170921696-2 , Representante Legal de la empresa

PEPRONT- LAVERDE., por medio de la presente me permito ratificar a usted el apoyo que daremos

en la elaboración de su tesis de grado, misma que lleva como título “DISEÑO DE

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVOS – FINANCIEROS PARA

LA EMPRESA PEPRONT- LAVERDE UBICADA EN MACHACHI”, como parte de nuestro

compromiso con el desarrollo de la comunidad.

Quedamos atentos a revisar con usted el detalle de la información requerida, misma que deberá ser

tratada con el carácter de confidencial, así como revisar un análisis de las posibles áreas o

procedimientos en los cuales puede identificarse una oportunidad de mejora.

Estoy seguro que el resultado de este proyecto será de mucha utilidad para nuestra compañía y auguro

a usted el mayor de los éxitos en su desarrollo profesional.

Atentamente;

Mario Laverde

REPRESENTANTE LEGAL

PEPRONT - LAVERDE

viii

CONTENIDO

DEDICATORIA ........................................................................................................................ iii

AGRADECIMIENTO ............................................................................................................... iv

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL .......................................................... v

APROBACIÓN DEL TUTOR O DIRECTOR DE TESIS ....................................................... vi

AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA .................................................................................... vii

CONTENIDO .......................................................................................................................... viii

LISTA DE FIGURAS ............................................................................................................. xiii

RESUMEN EJECUTIVO ....................................................................................................... xiv

ABSTRACT ............................................................................................................................. xv

INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................... 1

CAPITULO I .............................................................................................................................. 2

1. GENERALIDADES ................................................................................................ 2

1.1. ANTECEDENTES .................................................................................................. 2

1.2. LA EMPRESA ......................................................................................................... 4

1.2.1. CONSTITUCIÓN DE LA EMPRESA .................................................................... 4

1.2.2. OBJETIVO SOCIAL DE LA EMPRESA ............................................................... 5

1.3. MISIÓN ................................................................................................................... 5

1.4. VISIÓN .................................................................................................................... 5

1.5. METAS Y VALORES DE LA EMPRESA............................................................. 6

1.6. POLÍTICAS ............................................................................................................. 7

1.7. OBJETIVOS ............................................................................................................ 7

1.7.1. OBJETIVO GENERAL ........................................................................................... 7

1.7.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS................................................................................... 7

ix

1.8. ESTRUCTURA ORGÁNICA ................................................................................. 8

1.8.1. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ..................................................................... 8

1.8.2. ORGANIGRAMA FUNCIONAL ........................................................................... 8

1.9. BASE LEGAL ....................................................................................................... 15

1.10. ANÁLISIS FODA ................................................................................................. 23

1.10.1. FORTALEZAS ...................................................................................................... 24

1.10.2. DEBILIDADES ..................................................................................................... 24

1.10.3. OPORTUNIDADES .............................................................................................. 25

1.10.4. AMENAZAS ......................................................................................................... 25

CAPÍTULO II .......................................................................................................................... 26

2. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ....................................................................... 26

2.1. CONTROL INTERNO. ......................................................................................... 26

2.1.1. GENERALIDADES .............................................................................................. 26

2.1.2. DEFINICIÓN. ........................................................................................................ 26

2.1.3. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO. .......................................................... 28

2.1.4. IMPORTANCIA. ................................................................................................... 28

2.1.5. CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO .................................................. 29

2.1.5.1. POR LA FUNCIÓN ............................................................................................... 29

2.1.5.2. POR LA UBICACIÓN .......................................................................................... 29

2.1.5.3. POR LA ACCIÓN ................................................................................................. 30

2.1.6. ELEMENTOS ........................................................................................................ 33

2.1.6.1. DEFINICIÓN DE NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD ........ 33

2.1.6.2. SEGREGACIÓN ADECUADA DE FUNCIONES .............................................. 34

2.1.6.3. EXISTENCIA DE MEDIDAS DE COMPROBACIÓN Y PRUEBAS ................ 34

2.1.6.4. EXISTENCIA DE AUDITORÍA INTERNA ........................................................ 34

2.1.6.5. POLÍTICAS Y PRÁCTICAS SANAS .................................................................. 34

x

2.1.7. COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO ................................................... 35

2.1.7.1. AMBIENTE DE CONTROL ................................................................................. 36

2.1.7.2. EVALUACIÓN DE RIESGOS ............................................................................. 39

2.1.7.3. ACTIVIDADES DE CONTROL .......................................................................... 41

2.1.7.4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ............................................................... 42

2.1.7.5. SUPERVISIÓN O MONITOREO ......................................................................... 43

2.1.8. PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO ............................................................. 44

2.1.9. MÉTODOS DE EVALUACIÓN. .......................................................................... 49

2.1.9.1. MÉTODO DEL CUESTIONARIO ....................................................................... 49

2.1.9.2. MÉTODO NARRATIVO O DESCRIPTIVO ....................................................... 52

2.1.9.3. MÉTODO GRÁFICO O FLUJOGRAMAS .......................................................... 54

2.1.9.3.1. SIMBOLOGÍA ...................................................................................................... 55

2.1.9.4. MÉTODO COMBINADO ..................................................................................... 57

2.1.9.5. INFORME COSO. ................................................................................................. 57

2.1.9.6. INFORME COSO II O COSO ERM. .................................................................... 59

2.2. PROCEDIMIENTOS. ............................................................................................ 59

2.2.1. DEFINICIÓN. ........................................................................................................ 59

2.2.2. OBJETIVOS. ......................................................................................................... 60

2.2.3. NATURALEZA. .................................................................................................... 60

2.2.4. CLASIFICACIÓN. ................................................................................................ 61

2.2.5. EVALUACIÓN. .................................................................................................... 61

2.2.6. CONTENIDO ........................................................................................................ 62

2.2.6.1. CONCEPTO .......................................................................................................... 62

2.2.6.2. OBJETIVO ............................................................................................................ 62

2.2.6.3. ALCANCE ............................................................................................................. 62

2.2.6.4. RESPONSABLES ................................................................................................. 62

2.2.6.5. DOCUMENTOS: ................................................................................................... 62

xi

2.2.6.6. POLÍTICAS ........................................................................................................... 63

2.2.6.7. DESCRIPCIÓN ..................................................................................................... 63

2.2.6.8. REPRESENTACIÓN GRÁFICA .......................................................................... 63

CAPITULO III ......................................................................................................................... 64

3. DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

ADMINISTRATIVOS ........................................................................................... 64

3.1. RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL .................................... 64

3.2. CONTRATACIÓN DEL PERSONAL .................................................................. 72

3.3. INDUCCIÓN DEL PERSONAL ........................................................................... 83

3.4. CAPACITACIÓN DEL PERSONAL ................................................................... 89

3.5. CONTROL DE HORARIO Y PERMANENCIA DEL PERSONAL .................. 94

3.6. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO .................................................................... 100

CAPITULO IV ....................................................................................................................... 103

4. DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

FINANCIEROS ................................................................................................... 104

4.1. INGRESOS A CAJA GENERAL ....................................................................... 104

4.2. CONTROL DE OTORGAMIENTO DE CRÉDITO A CLIENTES ................... 115

4.3. CONTROL DE INVENTARIOS DE MERCADERÍAS .................................... 119

4.4. CONTROL DE ACTIVOS FIJOS ....................................................................... 125

4.5. CONTROL DE CUENTAS POR PAGAR .......................................................... 137

4.6. CONTROL DE FACTURACIÓN ....................................................................... 142

4.7. CONTROL DE COMPRAS MERCADERÍA ..................................................... 146

4.8. CONTROL DEL ÁREA DE CONTABILIDAD ................................................ 153

xii

CAPITULO V ........................................................................................................................ 156

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................. 156

5.1. CONCLUSIONES ............................................................................................... 156

5.2. RECOMENDACIONES ...................................................................................... 157

BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................... 158

xiii

LISTA DE FIGURAS

Figura 1.1 Ubicación Geográfica de la Empresa Pepront- Laverde ........................................................ 3

Figura 1.2 Productos que ofrece .............................................................................................................. 4

Figura 1.3 Organigrama Estructural ....................................................................................................... 8

Figura 1.5 Superintendencia de Compañias .......................................................................................... 15

Figura 1.6 Ministerio de Relaciones Laborales .................................................................................... 16

Figura 1.7 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social .......................................................................... 17

Figura 1.8 Servicios de Rentas Internas ................................................................................................ 18

Figura 1.9 Análisis FODA de la Empresa PEPRONT- LAVERDE ..................................................... 24

Figura 2.1 Clasificación del Control Interno ......................................................................................... 33

Figura 2.2 Elementos del control interno .............................................................................................. 35

Figura 2.3 Componentes del Control Interno ........................................................................................ 35

Figura 2.4 Factores del Ambiente de Control ....................................................................................... 36

Figura 2.5 Clasificación de los Principios de Auditoría ........................................................................ 45

Figura 2.6 Simbología del Diagrama de Flujo ...................................................................................... 55

Figura 3.1 Flujograma de Reclutamiento y Selección de Personal ....................................................... 71

Figura 3.2 Flujograma de Contratación de Personal ............................................................................. 82

Figura 3.3 Flujograma de Inducción del Personal ................................................................................. 88

Figura 3.4 Flujograma de Capacitación del personal ............................................................................ 93

Figura 3.5 Flujograma de Control de Horario y Permanencia del Personal ......................................... 99

Figura 3.6 Flujograma de Evaluación de Desempeño ......................................................................... 103

Figura 4.1 Flujograma de Ingresos a Caja General ............................................................................. 106

Figura 4.2 Flujograma de Creación del Fondo de Caja Chica............................................................. 112

Figura 4.3 Flujograma de Utilización del Fondo de Caja Chica ......................................................... 113

Figura 4.4 Flujogramapara Reposición del Fondo de Caja Chica ....................................................... 114

Figura 4.5 Flujograma Procedimiento Otorgamiento de Crédito Clientes .......................................... 118

Figura 4.6 Flujograma de Ingreso de Mercadería a Inventarios ......................................................... 123

Figura 4.7 Flujograma de Egreso de Mercadería delInventario .......................................................... 124

Figura 4.8 Flujograma de Ingreso por Compra de Activos Fijos ........................................................ 129

Figura 4.9 Flujograma de Egreso de Activos Fijos ............................................................................. 133

Figura 4.10 Flujograma de Baja de Activos Fijos ............................................................................... 136

Figura 4.11 Flujogramade Procedimiento Control de Cuentas Por Pagar Pago Proveedores ............. 141

Figura 4.12 Formato de Factura .......................................................................................................... 143

Figura 4.13 Flujograma de Facturación .............................................................................................. 145

Figura 4.14 Flujograma Control de Compras de Mercadería .............................................................. 152

Figura 4.15 Flujograma de Control del Área de Contabilidad ............................................................ 155

xiv

RESUMEN EJECUTIVO

“DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVOS-

FINANCIEROS PARA LA EMPRESA PEPRONT- LAVERDE UBICADA EN MACHACHI”

Esta investigación se la ha realizado con la finalidad de Diseñar procedimientos Administrativos y

Financieros para la empresa PEPRONT- LAVERDE dedicada a procesar, empacar y comercializar

productos naturales.

En el desarrollo de esta tesis se pudo detectar que el principal problema de la EMPRESA PEPRONT-

LAVERDE, es que no tiene una estructura Administrativa ni Financiera en lo que se refiere a políticas,

procedimientos y actividades en sus principales cuentas por lo que impide tener continuidad en el

control de las mismas y un seguimiento objetivo de los procesos productivo. Para dar solución a estos

problemas nace la idea de este plan de Tesis, basada en la necesidad que tiene PEPRONT-

LAVERDE, de encontrar una solución eficaz para mejorar el desarrollo comercial. El diagnostico

situacional de PEPRONT- LAVERDE se realizó a través de herramientas de análisis como: La matriz

FODA, mapa de procesos, cuestionarios, etc. En respuesta a la necesidad de PEPRONT- LAVERDE

nace la propuesta de diseñar procedimientos Administrativos y Financieros en sus principales áreas:

Talento Humano (reclutamiento y Selección, Contratación, Inducción, Capacitación del Personal,

Control de Horarios y Permanencia, Evaluación del Desempeño, Valoración de Cargos) , Efectivo,

Cuentas por Cobrar, Inventarios, Activos Fijos, Cuentas por Pagar, Tesorería, Facturación, Compras y

Contabilidad.

PALABRAS CLAVE:

Diseño.

Procedimientos.

Control Interno

Políticas

Administrativo– Financiero.

xv

ABSTRACT

"DESIGN OF PROCEDURES OF INTERNAL ADMINISTRATIVE – FINANCIAL

CONTROL FOR THE COMPANY PEPRONT – LAVERDE LOCATED IN MACHACHI"

This research has been carried out with the purpose of designing Administrative and Financial for the

company PEPRONT – LAVERDE, dedicated to processing, packaging and marketing natural

products. In the development it was possibleto detectthat the main problem of the PEPRONT-

LAVERDE COMPANY is that it does not have an Administrative an Financial structure regarding to

policies, procedures and activities in its main accounts; therefore, it prevents from havinf continuity in

the control of them and a real monitoring plan, based on the need that PEPRONT- LAVERDE has to

find an effective solution to improve business development. The situational assessment of PEPRONT-

LAVERDE was carried out through analysis tools such as: SWOT matrix, processes map,

questionnaires, etc. In response to the PEPRONT-LAVERDE need arises the proposal of designing

administrative and financial procedures in their main areas: Human Talent (Recruitment and

Selection:, Performance Assessment, Job evaluation system), Cash, Receivables, Inventories, Fixed

Assets, Accounts Payable; Treasury, Invoicing, Purchasing, and Accounting.

KEYWORDS:

• Design.

• Procedures.

• Internal Control

• Policies

• Financial Administrativo

1

INTRODUCCIÓN

Esta investigación se realiza con el objetivo de contribuir con el desarrollo y crecimiento de la

empresa PEPRONT- LA VERDE

Se propone aplicar procedimientos administrativos y financieros apoyados por la Gerencia que

permita tomar decisiones que aseguren el diseño de controles adecuados, mejoramiento de la

calidad de trabajo acorde con las normas establecidas, por lo que los resultados ayudarán a la

consecución de los objetivos de la empresa.

El diseño de procedimientos administrativos y financieros al aplicarse en la empresa PEPRONT-

LAVERDE le permitirá el mejoramiento continuo en la gestión y finanzas.

Sera una herramienta que le permita tomar decisiones a la gerencia para mejorar los ingresos y las

utilidades de la entidad con datos confiables y oportunos ya que en la actualidad la gran mayoría de

empresas piensan en mejorar sus servicios vendiendo mercaderías y servicios de calidad y a precios

razonables.

Esta investigación contiene lo siguiente:

Primer Capítulo.- Contiene los antecedentes de la empresa, la reseña histórica, la constitución, la

misión, la visión, objetivos, políticas y metas, la estructura y las relaciones con otras entidades del

sector público, base legal y análisis FODA.

Segundo Capitulo.- Trata sobre el control interno en su parte teórica como son generalidades,

conceptos, objetivos, importancia, clases de control interno, elementos, componentes, principios y

métodos de evaluación.

Los procedimientos en su parte teórica como son definición, objetivos, naturaleza, clasificación,

evaluación, contenido.

Tercer Capítulo.- Incluye la Propuesta de Diseño de los procedimientos de control interno

administrativos

Cuarto Capítulo.- Incluye la Propuesta del diseño de los procedimientos de control interno

financieros

Quinto Capítulo.- Trata sobre las conclusiones y recomendaciones.

2

CAPITULO I

1. GENERALIDADES

1.1. ANTECEDENTES

“El Ecuador es un país rico en recursos naturales, la principal actividad económica de la población

es la agropecuaria, la situación socioeconómica de las familias es bastante vulnerable. En efecto, el

índice de pobreza (96,3%) y extrema pobreza (71,5%) por necesidades básica insatisfechas son

muy altos”.

No obstante, pese a la crisis y a la baja rentabilidad de los cultivos, los pequeños agricultores se

encaminaron a producir orgánicamente los cultivos andinos [chocho (Lupinusmutabilis), chulpi y

maíz] puesto que estos cultivos son resistentes a la sequía y tienen una alta demanda en el mercado

nacional e internacional y por lo tanto son más cotizados en relación a otros cultivos.

En los últimos años esta leguminosa, cultivada desde las culturas pre incas, se ha colocado entre las

más importantes de la escala nutricional debido a su alto contenido de proteínas, mayores que la

soya, y como una alternativa interesante para la agroindustria. El chocho pasó de ser un alimento

consumido solo por personas de estratos bajos a ser un producto que se posiciona en los mercados.

El chocho, chulpi y maíz son cultivos que los pequeños agricultores vienen sembrando

tradicionalmente, aunque en décadas anteriores fue decreciendo la superficie cultivada, no obstante,

en estos últimos años ha aumentado la superficie cultivada por su demanda en el mercado. Estas

actividades tienen impacto fuerte en particular el riego evitaría la erosión del suelo y mejoraría el

aprovechamiento del agua. (Laverde, 2008)

El panorama cambio a partir de 1997, cuando INIAP, junto a FUNDACYT, comenzaron a realizar

investigaciones en el país para conocer a los productores artesanales del grano, así como a quienes

se dedicaban a la agroindustria del producto. Después de este gran cambio en el campo, el segundo

paso fue buscar a quien vender el grano, y es ahí que comenzó una intensa promoción del producto.

Además, algunas personas como Mario Laverde gerente general de PEPRONT- LAVERDE,

empresa procesadora y empacadora de chocho vio en este producto una alternativa de mercado.

3

PEPRONT- LAVERDE es una empresa que se dedica a procesar, empacar y comercializar

productos naturales, principalmente chocho desamargado, maíz y chulpi listos para el consumo

humano, fue constituida en 1998, con una inversión inicial de $10.000,00 que fueron utilizados

para comprar 100 quintales de chochos y adecuar un galpón en un terreno en la provincia de

Pichincha sector de Puembo, propiedad de Mario Laverde y de su esposa Fernanda.

En los primeros años contó con una infraestructura básica para su funcionamiento, a medida que

transcurría el tiempo, la infraestructura física se fue modificando e innovando; al mismo tiempo

surgiendo nuevas necesidades.

En el 2008 la planta se trasladó desde Puembo hasta el Cantón Mejía, está ubicada en Machachi en

la Calle Luis Cordero S/N y calle El Hogar sector el Camal cuenta con tres etapas del proceso

productivo; cocción, clasificación y empaque.

Figura 1.1 Ubicación Geográfica de la Empresa Pepront- Laverde

Los productos que ofrece al mercado son:

Súperchochos tarrinas de chocho de 350 gramos con o sin sal.

Chulpi Chocho y Chifle Chocho en envases dobles de 105 y 180 gramos.

Tarrinas de 200 gramos de Maíz Tostado y Chulpi Tostado.

4

PRODUCTOS QUE OFRECE

Figura 1.2 Productos que ofrece

Fuente: Empresa PEPRONT- LA VERDE

“Actualmente comercializa alrededor de 10 toneladas semanales del producto, esto ha permitido

atender a todas las cadenas de supermercados a escala nacional: Supermaxi, Tía, Santa María,

Magda, así como también a la red de distribución directa del Norte, Sur y Valles con un sistema de

distribución manejada por la misma empresa”. (Laverde, 2008)

La empresa ha cambiado la perspectiva de mercado sobre el proceso del chocho ya que después de

hacer un análisis sobre la forma de cómo se procesaba el producto incluyo primero el uso de agua

potable y el uso de ozono esto permite optimizar el recurso natural que es el agua.

“Debido al cuidado en el procesamiento de cada producto y la utilización de la tecnología

adecuada, junto a las normas de buenas prácticas de manufactura, la empresa ofrece alimentos

saludables que conservan siempre el exquisito sabor casero tradicional y mantienen sus

propiedades nutricionales al momento de llegar a la mesa del hogar”. (Laverde, 2008)

1.2. LA EMPRESA

1.2.1. CONSTITUCIÓN DE LA EMPRESA

PEPRONT- LAVERDE se constituyó por escritura pública el 01 de Octubre del 2013, mediante

resolución de la Superintendencia de Compañías N°99.1.1.1.

El Sr. MARIO BLADIMIR LAVERDE JIBAJA y MÓNICA SUSANA LAVERDE JIBAJA, en

forma libre y voluntaria por ser tal su conveniencia han resuelto constituir y mediante este acto

constituyen una compañía de responsabilidad limitada.

http://laverde.com.ec/index.php?option=com_content&view=article&id=54&Itemid=54






5

La compañía se denominará PEPRONT- LAVERDE COMPAÑÍA LIMITADA, se regirá por las

leyes ecuatorianas, por los estatutos sociales que han sido acordados libremente por los fundadores.

La empresa tiene como objeto social el procesar, empacar y comercializar productos naturales como

son el chocho, chulpi y maíz.

El domicilio principal de la compañía será en la provincia de Pichincha, Cantón Mejía, Parroquia

Machachi Cabecera Cantonal. Pudiendo en cualquier tiempo puede establecer sucursales dentro o

fuera de la República del Ecuador. Si así lo dispusiere la Junta General de Socios. (Laverde, 2008)

La compañía tendrá una duraciónde 25 años desde la fecha de inscripción del contrato social en el

registro mercantil del Cantón Mejía, sin perjuicio de que a su vencimiento se prorrogue tal plazo

por el acuerdo de la Junta General de Socios o de que produzca la disolución y liquidación

anticipada por causas voluntarias o legales.

“Las acciones de esta sociedad no podrán ser vendidas a terceros extraños sin autorización de la

Junta General de Socios, teniendo está el derecho de comprarlas en su valor nominal. Cualquier

venta o traspaso hecho en contravención de esta cláusula, será nula, exceptuándose las ordenadas

en mandato judicial, para lo cual se remitirá a la compañía copia certificada de dicho mandato

judicial”. (Laverde, 2008)

1.2.2. OBJETIVO SOCIAL DE LA EMPRESA

La empresa tiene como objeto social el procesar, empacar y comercializar productos naturales

como son el chocho, chulpi y maíz.

1.3. MISIÓN

En vista que la empresa no cuenta con una misión establecida, se propone la siguiente:

1.4. VISIÓN

La empresa no cuenta con una visión, por lo que se propone la siguiente:

PEPRONT- LAVERDE

Brindar productos alimenticios de la más alta calidad que permita mantener un

alto nivel de competitividad, generando rentabilidad, confianza y solidez tanto

para socios, clientes y empleados.

6

1.5. METAS Y VALORES DE LA EMPRESA

METAS

Ser una empresa líder en el mercado nacional

Eficiencia y agilidad en la prestación de servicios.

Trabajo en equipo con transparencia y profesionalismo.

Innovación y creatividad para lograr la competitividad.

Respeto y consideración a los socios así como al cliente interno y externo.

VALORES

ÉTICA: Adoptar decisiones y determinar un comportamiento apropiado, con el único fin

de buscar lo correcto.

SERVICIO: El principal orgullo es la calidad de los productos. La forma de servir es lo

que asegura un continuo mejoramiento.

HONESTIDAD: Crear, actuar y trabajar con rectitud y eficiencia.

LEALTAD: Compromiso con nuestros clientes, con la empresa, sus valores y sus

proyectos.

CONSTANCIA: Actitud creativa y positiva.

PEPRONT- LAVERDE

Ser líderes en los próximos 5 años ofreciendo productos de calidad; fomentar el

respeto, compromiso con los clientes y proveedores, y crear un

entorno saludable y sostenible a través de nuestras políticas y actuaciones en la

sociedad.

7

1.6. POLÍTICAS

CALIDAD

Llevar a cabo un cuidadoso proceso de higiene en todas las áreas de la planta, muebles,

equipo de trabajo y alimentos.

Proporcionar al cliente un producto sano de excelente sabor y nutritivo.

Actitud proactiva y acciones dinámicas preservando la seguridad e integridad de los

alimentos.

COMERCIALES

Ofrecer productos de buena calidad a precios razonables y servicio cordial con buena

capacidad de respuesta.

Brindar trato justo y esmerado a todos los clientes, en sus solicitudes y reclamos

considerando que el fin de la empresa es obtener productos de buena calidad.

RECURSOS HUMANOS

Impulsar el desarrollo de la capacidad y personalidad de los recursos humanos mediante

acciones sistemáticas de formación.

Los puestos de trabajo en la empresa son de carácter poli funcional; ningún trabajador

podrá negarse a cumplir una actividad para la que esté debidamente capacitado.

1.7. OBJETIVOS

1.7.1. OBJETIVO GENERAL

Procesar y comercializar productos alimenticios de primera calidad, cumpliendo con normas de

calidad y dando prioridad a las necesidades y expectativas de los clientes.

1.7.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Innovar, crear y mejorar nuevos productos.

Obtener certificaciones de calidad en cuanto a normas (ISO, BPM)

Lograr una participación en el mercado internacional.

Ser una marca reconocida por su variedad de productos alimenticios.

8

Incrementar las ventas para obtener mejores ganancias.

Dirigir los esfuerzos de publicidad y marketing hacia la fidelización del cliente.

1.8. ESTRUCTURA ORGÁNICA

1.8.1. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

JUNTA GENERAL DE

SOCIOS

PRESIDENTE

GERENTE

GENERAL

JEFE DE VENTAS

VENDEDOR

JEFE DE

PRODUCCIÓN

JEFE ADMINISTRATIVO-

FINANCIERO

OBREROS ASISTENTE DE

TALENTO

HUMANO

TESORERO CONTADOR COMPRADOR

ASESORÍA

JURÍDICA

SECRETARIA

ASISTENTE CONTABLE

BODEGUEROCAJERO

Figura 1.3 Organigrama Estructural

Adaptado de: “Organización Aplicada” , por Vásquez Víctor Hugo, 2013, p 54

En la actualidad PEPRONT- LAVERDE no cuenta con un documento formal de su organización,

se presenta una representación gráfica de la estructura actual resultante de la observación y del

estudio realizado.

1.8.2. ORGANIGRAMA FUNCIONAL

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

JUNTA GENERAL DE SOCIOS

Constituye el máximo organismo de la compañía y se integra por los socios legalmente

convocados.

Las atribuciones de la Junta General son:

Aprobar o rechazar los balances de las operaciones de la Compañía.

9

Acordar la reforma de los Estatutos.

Nombrar y remover libremente al Presidente y Gerente por causas graves que se

comprobaran legalmente.

Acordar la distribución de las utilidades y fijar las reservas en un porcentaje no menor al

diez por ciento de las utilidades.

Acordar sobre el aumento o disminución del Capital Social.

Resolver sobre el establecimiento de sucursales, agencias y representaciones.

Resolver sobre el ingreso de nuevos socios.

Aprobar los reglamentos internos para la mejor manejo de la Compañía.

Resolver todo aumento que le sea permitido, con sujeción a los estatutos y leyes vigentes.

Y las otras que fueren necesarias y dictamine la misma junta general de socios.

PRESIDENTE

Para el logro de los propósitos de las actividades del presidente este debe realizar:

Supervigilar el movimiento general de la Compañía.

Cumplir y hacer cumplir las leyes y estatutos, así como todas las resoluciones que dicte la

Junta General.

Autorizar con su firma las actas y resoluciones de la Junta General.

Presidir y dirigir las sesiones de la junta.

Suscribir juntamente con el Gerente todos los actos y contratos de obligaciones que

adquiera las sociedades a favor de terceros.

Nombrar y fijar las remuneraciones de los empleados.

Realizar todos los actos que por ley y esto Estatutos le corresponden.

GERENTE GENERAL

El Gerente General de PEPRONT- LAVERDE actúa como representante legal de la empresa, fija

las políticas operativas, administrativas y de calidad.

Es responsable por los resultados de las operaciones y el desempeño organizacional, planea, dirige

y controla las actividades de la empresa. Ejerce autoridad funcional sobre el resto de cargos

ejecutivos, administrativos y operacionales de la organización. Sus principales funciones:

Representar judicial y extrajudicialmente a la empresa.

10

Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas

Programar, dirigir y ejecutar las actividades relacionadas con los servicios de apoyo

administrativo.

Calificar y controlar periódicamente los resultados obtenidos en todas las áreas.

Autorizar la adquisición de suministros, materiales, bienes de control y activos de la

empresa.

Supervisar los trámites administrativos necesarios para la contratación de bienes y

servicios, incluido importaciones y seguros.

ASESORÍA LEGAL

Es el encargado de brindar asesoramiento legal cuando lo requiera la empresa. Sus principales

funciones y responsabilidades son:

Asesorar al gerente de la empresa en todo trámite legal que se le adjudique en determinado

momento y por cualquier circunstancia.

Representar a la empresa en cualquier trámite legal

Asumir la defensa de PEPRONT-LAVERDE en acciones judiciales.

Asesorar en la firma de contratos sea con clientes o proveedores.

SECRETARIA

Brindar el apoyo a todas las áreas de la empresa, coordinar con el Gerente. Sus principales

funciones y responsabilidades son:

Ayudar al Gerente en la preparación de cartas, informes y documentación general de cada

área.

Asistir a la gerencia y a los jefes de áreas.

Elaborar comunicados, memorandus y oficios.

Recibir y realizar llamadas telefónicas, transferir las mismas a la persona solicitada o

registrar los mensajes.

Recibir la correspondencia y distribuirla a cada área.

Mantener actualizadas las agendas y brindar el apoyo necesario al Gerente en reuniones.

Coordina reservaciones de pasajes, hoteles, etc. necesarios para el traslado del personal a

otras ciudades.

11

JEFEDE VENTAS

Responsable del manejo de las líneas de productos, lo cual implica la planificación, dirección y

control de estrategias de comercialización, disposición y análisis de estudios de mercado.

Sus principales funciones y responsabilidades son:

Promover, vender y cobrar los productos que la compañía comercializa, así como expandir

el mercado del consumidor.

Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones y las

del Departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a

cabo dichos planes.

Dar seguimiento continuo y llevar controles sobre los niveles de recuperación de cartera,

así como activar los planes y programas diseñados para este fin.

Negociar con clientes en temas relacionas con crédito y pago de productos.

VENDEDOR

Es responsable de brindar apoyo al Jefe de Comercialización, coordinar la comercialización de

productos, buscar estrategias y estudios de mercado.


Comercializar productos.

Servir de apoyo,coordinar el despacho y distribución del producto con losclientes.

Preparar los informes requeridos por el Jefe de Comercialización.

Cumplir con las metas propuestas en las ventas.

JEFE ADMINISTRATIVO- FINANCIERO

Encargado de dirigir, controlar y supervisar el proceso de ejecución de la gestión administrativa

financiera, en un adecuado ambiente de control interno, con el fin de brindar información

periódica, oportuna y confiable que ayude al Gerente a la toma de decisiones efectivas.


Proponer políticas para el manejo contable, administrativo y financiero a corto, mediano y

largo plazo y velar por su aplicación.

Evalúa las políticas de crédito y cobranzas, seguros, remuneraciones, contratación de

personal, a fin de recomendar las acciones pertinentes.

Asesorar en aspectos contables y tributarios.

12

Elaborar los presupuestos y flujos de caja de cada período.

Hacer análisis sobre la viabilidad de la inversión que se va a realizar en cada importación

Efectuar un calendario de pagos.

Buscar estrategias y formas de motivación y capacitación para el personal.

Efectuar la declaración mensual de impuestos.

Asesorar en cuánto a tramites financieros o de aduana

Asesorar constantemente al negocio en todo lo que interviene la tributación y leyes

laborales vigentes en la actualidad.

EL CONTADOR

Llevar y mantener actualizada la contabilidad y registros de las transacciones financieras

de la empresa

Efectuar el registro del Mayor general y del Diario General.

Efectuar la revisión, legalización y registro de los comprobantes de pago.

Realizar el control y registro del movimiento presupuestarios de ingresos, compromisos y

obligaciones.

Supervisar y controlar los inventarios de mercadería para la venta.

Realizar análisis de las cuentas y elaborar informes.

Supervisar las actividades del personal de contabilidad.

Y las demás funciones inherentes al campo contable.

ASISTENTE CONTABLE

Ingresar los documentos fuente a un sistema.

Aplicar las normas contables vigentes con el fin de contribuir a la satisfacción de los

requerimientos del Gerente General y demás organismos de control.

Mantener al día todos los libros contables requeridos por ley.

Custodiar y emitir cheques para proveedores.

Efectuar mensualmente las conciliaciones bancarias de las cuentas que mantiene la

Organización e informar inmediatamente de alguna anomalía.

Revisar, liquidar y reponer los gastos de fondos fijos.

Elaboración de reporte diario de ventas donde se incluye la fecha, el número de factura,

retención y el tipo de pago. Este reporte debe ser entregado al Jefe inmediato.

Recepción de facturas de proveedores y generar comprobantes de retención.

Coordinar el pago a proveedores en función de fechas de vencimiento.

13

ASISTENTE DE TALENTO HUMANO

Buscar estrategias, formas de motivación y capacitación para el personal.

Mantener actualizados la documentación y los registros con todos los antecedentes y la

información referida al personal.

Elaborar la nómina de pago del personal con sus respectivas deducciones y bonificaciones

de ser el caso.

Llevar el control de vacaciones, permisos, licencias, atrasos, multas, horas extras y días

adicionales de trabajo de todo el personal.

Elaborar amonestaciones, contratos de trabajo, actas de finiquito, avisos de ingreso y de

salida al lESS del personal.

Aplicar las políticas y procedimientos de la Organización relacionados con el

reclutamiento, selección, inducción, capacitación y desarrollo del personal.

Coordinar el proceso de selección de personal.

Controlar que el personal cumpla tanto con sus actividades como con el horario de trabajo

establecido.

Tener un contacto permanente con los empleados y estar al tanto de todas las necesidades

de los mismos.

TESORERO

Establece lineamientos de control de ventas a crédito, efectúa acciones de cobranza directamente

ante el cliente.


Recaudar los valores de ventas de contado en efectivo o cheque.

Entregar semanalmente al Jefe Administrativo Financiero un informe global de

recuperación de cartera.

Elaborar conciliaciones bancarias.

Entregar los pagos en efectivo o cheque al Área de Contabilidad diariamente junto con las

facturas y retenciones.

Preparar los depósitos de las recaudaciones diarias en efectivo o cheque y enviar al banco

correspondiente, posteriormente entregar a Contabilidad los comprobantes de depósito.

Verificar la transferencia de fondos a las cuentas corrientes de la compañía.

14

COMPRADOR

Ejecutar todos los procesos de adquisiciones y contrataciones de acuerdo a las necesidades

de la compañía.

Elaborar en coordinación con el Gerente General y Jefe Financiero la programación anual

de compras, las adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios.

Ejecutar el proceso de adquisición y contratación de obras, bienes y servicios, así como

llevar el expediente respectivo de cada una.

BODEGUERO

Llevar un control y registro del inventario.

Recepción diaria y verificación de mercadería con las respectivas facturas de proveedores y

realizar el correspondiente Ingreso a bodega.

Confirmar que la mercadería esté respaldada por los documentos necesarios y

autorizaciones respectivas.

Preparar un reporte de los productos de stock mínimo para realizar el abastecimiento de los

mismos.

JEFE DE PRODUCCIÓN

El Jefe de producción se ocupa de supervisar el personal, del proceso de producción y las materias

primas. Implica saber sobre cómo administrar el personal, conocer muy bien el proceso de

fabricación de la planta. Las maquinarias con las que se trabaja, las normativas de seguridad e

higiene a cumplir.

Supervisar las líneas de producción durante todo el proceso productivo

Revisar el desempeño del personal así como de la maquinaria y equipo de trabajo.

Analizar todos los fallos o imprevistos durante la producción y solucionar

Supervisar los componentes, transferencias del sitio de manufactura, rechazos de cliente y

retornos de garantía.

Seguir los proyectos de mejora continua y calidad, revisar el plan de actividades, sugerir

ajustes a este de ser necesario.

Supervisar y cotizar cambios al producto, identificación de ahorros de costo.

Analizar y evaluar el rendimiento de los empleados

15

OPERARIOS

Pesar el chocho, chulpi, maíz

Clasificar el chulpi y maíz

Cocinar el chocho

Lavado del chocho con abundante agua fría

Desamargar el chocho

Purificar el agua

Clasificar el chocho

Salar el chocho

Seleccionar el chocho

Pesar de forma manual en un balanza

Empacar el producto

Sellar el producto con una selladora semiautomática.

Verificar el sellado

Poner etiquetas en los vasos y verificar datos

1.9. BASE LEGAL

PEPRONT- LAVERDE con el Registro Único de Contribuyente (RUC) Nº: 1709216962001 inició

sus actividades en Marzo del año 1998, como Persona Natural, su representante es el señor:

LAVERDE JIBAJA MARIO BLADIMIR y está ubicada en la provincia de Pichincha cantón Mejía

parroquia de Machachi.

Se encuentra bajo la aplicación de las siguientes normas legales:

La Ley de Compañías

Código de Trabajo

Ley de Seguridad Social

Código Tributario

Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno

Figura 1.4 Superintendencia de Compañias

En: Logotipo Superintendencia de Compañías

16

LEY DE COMPAÑÍAS:

PEPRONT- LAVERDE se encuentra bajo el control y cumplimiento de la Ley de Compañías.

La Ley de Compañías a través de la Superintendencia de Compañías, se encarga de controlar,

vigilar y promover el mercado de valores y el sector societario mediante sistemas de regulación y

servicios, contribuyendo al desarrollo confiable y transparente de la actividad empresarial en el

país.

“La Superintendencia de Compañías es un organismo técnico, que asesora y supervisa al sector

empresarial del País, con criterios modernos y mecanismos eficaces de manera que la actividad de

control se constituya en un elemento dinámico que coadyuve al mejor desarrollo de la empresa.

También promueve el mercado de valores y los productos que en él transan.” (Plan Estrategico,

2009-2013)

Art.1: Contrato de Compañía es aquél por el cual dos o más personas unen sus capitales o

industrias para emprender en operaciones mercantiles y participar de sus utilidades.

Art. 2: Hay cinco especies de compañías de comercio, a saber: - La compañía en nombre colectivo

– La compañía en comandita simple y dividida por acciones – la compañía de responsabilidad

limitada – la compañía anónima y la compañía de economía mixta. La ley reconoce, además, la

compañía accidental o cuentas en participación. Estas cinco especies de compañías constituyen

personas jurídicas.

Art. 3: Se prohíbe la formación y funcionamiento de compañías contrarias al orden público, a las

leyes mercantiles y a las buenas costumbres; de las que no tengan un objeto real y de licita

negociación y de las que tienden al monopolio de las subsistencias o de algún ramo de cualquier

industria, mediante prácticas comerciales orientadas a esa finalidad. (Plan Estrategico, 2009-2013)

Figura 1.5 Ministerio de Relaciones Laborales

En: Logotipo Ministerio de Relaciones Laborales

17

CÓDIGO DE TRABAJO

Es un cuerpo legal que permite determinar las obligaciones y derechos que se tiene dentro de una

organización entre el empleador y el trabajador, además ayuda a controlar su cumplimiento entre

ambas partes. Su aplicación procura normarlas relaciones laborales y el cumplimiento de los

contratos de trabajo laboral.

El Código de Trabajo se rige a través del Ministerio de Relaciones Laborales.

“El Ministerio de Relaciones Laborales es una institución que busca cambiar la actual relación

capital – trabajo con un enfoque dirigido al desarrollo de los trabajadores y a la justicia laboral,

siendo el ser humano el centro de toda política. Sustentada en una estructura integral, sostenible y

transparente, que permita alcanzar el buen vivir, impulsando el empleo digno e inclusivo que

garantice la estabilidad y armonía en las relaciones laborales con un permanente diálogo social,

promoviendo el progreso e incremento de la productividad y los beneficios, especialmente de los

trabajadores.”El IESS tiene la misión de proteger a la población urbana y rural, con relación de

dependencia laboral o sin ella, contra las contingencias de enfermedad, maternidad, riesgos”

(Ministerio de Relaciones Laborales, 2015)

Figura 1.6 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

En: Logotipo Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

LEY DE SEGURIDAD SOCIAL

Es una ordenanza legal donde se establece las responsabilidades e imposiciones sobre los aportes

de los patronos y de los empleados de las empresas públicas y privadas. Razón por la cual la

empresa PEPRONT- LAVERDE, cuenta con recursos humanos dentro de sus diferentes áreas, por

ello se requiere la aplicación de esta ley para poder cumplir con las obligaciones como patrono y

hacer cumplir las obligaciones de sus trabajadores.

El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) es el organismo ecuatoriano encargado de

brindar la seguridad social. Entre algunas de sus importantes funciones podemos encontrar:

cobertura médica a sus afiliados para lo cual cuenta con hospitales en varias ciudades, otorgar

préstamos hipotecarios y quirografarios, el acceso a pensiones de jubilación a los trabajadores.

18

“El IESS tiene la misión de proteger a la población urbana y rural, con relación de dependencia

laboral o sin ella, contra las contingencias de enfermedad, maternidad, riesgos del trabajo,

discapacidad, cesantía, invalidez, vejez y muerte, en los términos que consagra la Ley de

Seguridad Social.” (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, 2014)

Art. 9.- Definiciones: Para los efectos de la protección del Seguro General Obligatorio: a) Es

Trabajador en relación de dependencia el empleado, obrero, servidor público, y toda persona que

presta un servicio o ejecuta una obra, mediante un contrato de trabajo o un poder especial o en

virtud de un nombramiento extendido legalmente y percibe un sueldo o salario, cualquiera sea la

naturaleza del servicio o la obra. d) Es administrador o patrono de un negocio toda persona que

emplea a otros para que ejecuten una obra o presten un servicio, por cuenta suya o de un tercero.

Art. 11.- Materia Gravada: Para efectos del cálculo de las aportaciones y contribuciones al Seguro

General Obligatorio, se entenderá que la materia gravada es todo ingreso regular, susceptible de

apreciación pecuniaria, percibido por el afiliado con motivo de la realización de su actividad

personal, en cada una de las categorías ocupacionales definidas en el art. 9 de esta Ley.

Art. 73.- Inscripción del afiliado y pago de aportes: El empleador está obligado, bajo su

responsabilidad y sin necesidad de reconvención, a inscribir al trabajador o servidor como afiliado

del Seguro General Obligatorio desde el primer día de labor, y a remitir al IESS el aviso de entrada

dentro de los primeros quince (15) días.

Art. 75.- Responsabilidad solidaria de los empleados privados, mandatarios y representantes:

Iguales obligaciones y responsabilidades tienen los patronos privados y, solidariamente sus

mandatarios y representantes, tanto por la afiliación oportuna de sus trabajadores como por la

remisión al IESS dentro de los plazos señalados, de los aportes personales, patronales, fondos de

reserva y los descuentos que se ordenaren.

Figura 1.7 Servicios de Rentas Internas

En: Logotipo Servicio de Rentas Internas

19

LEY ORGÁNICA DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO

Es una ordenanza que regulan las normas jurídicas y tributarias. Razón por la cual PEPRONT-

LAVERDE debe regirse a estas normas que regulen el aspecto tributario en el Ecuador, cuyos

artículos viabilizan la aplicación de la Ley, además existen documentos que son utilizados por la

Administración tributaria para expedir y comunicar cambios, mejoras o actualizaciones a las

normas.

“Es una entidad técnica y autónoma que tiene la responsabilidad de recaudar los tributos internos

establecidos por Ley mediante la aplicación de la normativa vigente. Su finalidad es la de

consolidar la cultura tributaria en el país, a efectos de incrementar sostenidamente el

cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias por parte de los contribuyentes. El

Servicio de Rentas Internas tiene como propósito difundir y capacitar a los contribuyentes con las

obligaciones tributarias, atender y solucionar peticiones reclamos y consultas” (Instituto

Ecuatoriano de Seguridad Social, 2014)

Impuestos que administra y recauda el SRI:

1. Contabilidad y Estados Financieros

2. Impuesto a la Renta

3. Impuesto al Valor Agregado

4. Retención en la Fuente

Contabilidad y Estados Financieros

“Están obligadas a llevar contabilidad y declarar el impuesto en base a los resultados que arroje

la misma todas las sociedades. También lo estarán las personas naturales que realicen actividades

empresariales en el Ecuador y que operen con un capital propio que al 1 de enero de cada

ejercicio impositivo, supere los sesenta mil dólares (60.000 USD) y sus ingresos brutos anuales

hayan superado los cien mil dólares (100.000 USD) o cuyos costos y gastos del ejercicio inmediato

anterior hayan superado los ochenta mil (80.000 USD) incluyendo las personas naturales que

desarrollen actividades agrícolas, pecuarias, forestales o similares.” (Servicio de Rentas Internas,

2014)

20

PEPRONT- LAVERDE es un ente obligado a llevar contabilidad bajo la responsabilidad y con la

firma de un Contador Público Autorizado y se la lleva en base a principios generales y normativa

contable vigente.

“La contabilidad se llevará por el sistema de partida doble, en idioma castellano y en dólares de

los Estados Unidos de América, tomando en consideración los principios contables de general

aceptación, para registrar el movimiento económico y determinar el estado de situación financiera

y los resultados imputables al respectivo ejercicio impositivo.” (Servicio de Rentas Internas, 2014)

Impuesto a la Renta

El Impuesto a la Renta grava los ingresos de fuente ecuatoriana que obtienen las personas naturales

o las sociedades, nacionales o extranjeras, como resultado de sus actividades económicas. Para

efectos de este impuesto se considera renta a:

Ingresos de fuente ecuatoriana.- Los aquellos obtenidos a título gratuito y los obtenidos a título

oneroso provenientes del trabajo, del capital o de ambas fuentes.

Ingresos obtenidos en el exterior.- Por personas naturales domiciliadas en el país y las Sociedades

Nacionales. En general, la base imponible está constituida por la totalidad de los ingresos

ordinarios y extraordinarios gravados con el impuesto, menos las devoluciones, descuentos, costos,

gastos y deducciones, imputables a tales ingresos.

Impuesto al Valor Agregado I.V.A.

El Impuesto al Valor Agregado (IVA) es uno de los impuestos de mayor recaudación para el

Estado; es un impuesto indirecto sobre el consumo, que se genera en todas las etapas de

comercialización y por su naturaleza debe ser pagado por los consumidores finales.

El objeto del Impuesto al Valor Agregado (IVA), grava al valor de la transferencia de dominio o a

la importación de bienes muebles de naturaleza corporal, en todas sus etapas de comercialización; y

al valor de los servicios prestados, en la forma y en las condiciones que prevé la Ley de Régimen

Tributario Interno y su Reglamento.

Sujetos pasivos.- Son sujetos pasivos del IVA:

a) En calidad de agentes de percepción:

21

Las personas naturales y las sociedades que habitualmente efectúen transferencias de bienes

gravados con una tarifa;

b) En calidad de agentes de retención:

Las entidades sector privado consideradas como contribuyentes especiales por el Servicio de

Rentas Internas; por el IVA que deben pagar por sus adquisiciones a sus proveedores de bienes y

servicios cuya transferencia o prestación se encuentra gravada, de conformidad con lo que

establezca el reglamento;

Los agentes de retención del IVA estarán sujetos a las obligaciones y sanciones establecidas para

los agentes de retención del Impuesto a la Renta.

Los sujetos pasivos del IVA tienen la obligación de emitir y entregar al adquirente del bien

facturas, notas de venta por las operaciones que efectúe. Esta obligación regirá aun cuando la venta

o prestación de servicios no se encuentren gravados o tengan tarifa cero. En las facturas, notas de

venta deberá hacerse constar por separado el valor de las mercaderías transferidas o el precio de los

servicios prestados y la tarifa del impuesto; y el IVA cobrado.

Retenciones en la Fuente

Es el impuesto que se debe cancelar sobre los ingresos o rentas, producto de actividades personales,

comerciales, industriales, agrícolas y en general actividades económicas y aún sobre ingresos

gratuitos, percibidos durante un año, luego de descontar los costos y gastos incurridos para obtener

o conservar dichas rentas.

Deben pagar las personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades, ecuatorianas o

extranjeras, residentes o no en el país, que hayan percibido rentas gravadas en el Ecuador.

22

FORMULARIO RETENCIONES EN LA FUENTE

COMPROBANTE DE RETENCIONES EN LA FUENTE

DEL IMPUESTO A LA RENTA POR INGRESOS DEL

TRABAJO EN RELACIÓN DE DEPENDENCIA

No.

FORMULARIO 107

RESOLUCIÓN No. NAC-

DGERCGC12-00829 EJERCICIO

FISCAL 102

FECHA DE

ENTREGA 103

AÑO MES DI

A

100 Identificación del Empleador (Agente de Retención)

105 RUC

106

RAZÓN SOCIAL O APELLIDOS Y NOMBRES

COMPLETOS

0 0 1

200 Identificación del Trabajador (Contribuyente)

201 CÉDULA O PASAPORTE 202 APELLIDOS Y NOMBRES COMPLETOS

Liquidación del Impuesto

SUELDOS Y SALARIOS 301 +

SOBRESUELDOS, COMISIONES, BONOS Y OTROS INGRESOS

GRAVADOS 303 +

PARTICIPACIÓN UTILIDADES 305 +

INGRESOS GRAVADOS GENERADOS CON OTROS EMPLEADORES 307 +

DÉCIMO TERCER SUELDO 311

DÉCIMO CUARTO SUELDO 313

FONDO DE RESERVA 315

OTROS INGRESOS EN RELACIÓN DE DEPENDENCIA QUE NO

CONSTITUYEN RENTA GRAVADA 317

(-) APORTE PERSONAL IESS CON ESTE EMPLEADOR (únicamente

pagado por el trabajador) 351 -

(-) APORTE PERSONAL IESS CON OTROS EMPLEADORES (únicamente

pagado por el trabajador) 353 -

(-) DEDUCCIÓN GASTOS PERSONALES – VIVIENDA 361 -

(-) DEDUCCIÓN GASTOS PERSONALES – SALUD 363 -

(-) DEDUCCIÓN GASTOS PERSONALES – EDUCACIÓN 365 -

(-) DEDUCCIÓN GASTOS PERSONALES – ALIMENTACIÓN 367 -

(-) DEDUCCIÓN GASTOS PERSONALES – VESTIMENTA 369 -

(-) EXONERACIÓN POR DISCAPACIDAD 371 -

(-) EXONERACIÓN POR TERCERA EDAD 373 -

IMPUESTO A LA RENTA ASUMIDO POR ESTE EMPLEADOR 381 +

BASE IMPONIBLE GRAVADA

301+303+305+307-351-353-361-363-365-367-369-371-373+381 ≥ 0 399 =

IMPUESTO A LA RENTA CAUSADO 401 =

VALOR DEL IMPUESTO RETENIDO Y ASUMIDO POR OTROS

EMPLEADORES DURANTE EL PERÍODO DECLARADO 403

VALOR DEL IMPUESTO ASUMIDO POR ESTE EMPLEADOR 405

VALOR DEL IMPUESTO RETENIDO AL TRABAJADOR POR ESTE

EMPLEADOR 407

INGRESOS GRAVADOS CON ESTE EMPLEADOR (informativo)301+303+305+381

349 =

IMPORTANTE: Sírvase leer cada una de las siguientes instrucciones.

1.- El trabajador que, en el mismo período fiscal haya reiniciado su actividad con otro empleador, estará en la obligación

de entregar el formulario 107 entregado por su anterior empleador a su nuevo empleador, para que aquel, efectúe el

cálculo de las retenciones a realizarse en lo que resta del año.

2.- El campo 307 deberá ser llenado con la información registrada en el campo 349 del Formulario 107 entregado por el

anterior empleador, y/o con la proyección de ingresos de otros empleadores actuales, en caso de que el empleador que

registra y entrega el presente formulario haya efectuado la retención por los ingresos percibidos con éstos últimos.

3.- La deducción total por gastos personales no deberá superar el 50% del total de ingresos gravados, y en ningún caso

será mayor al equivalente a 1.3 veces la fracción básica exenta de Impuesto a la Renta de personas naturales.

4.- A partir del año 2011 debe considerarse como cuantía máxima para cada tipo de gasto, el monto equivalente a la

fracción básica exenta de Impuesto a la Renta en: vivienda 0.325 veces, educación 0.325 veces, alimentación 0.325 veces,

vestimenta 0.325, salud 1.3 veces.

5.- El trabajador deberá presentar el Anexo de Gastos Personales que deduzca, de cumplir las condiciones establecidas

por el Servicio de Rentas Internas.

6.- De conformidad con la Resolución No. NAC-DGER2008-0566 publicada en el Registro Oficial No. 342 el 21 de

CONTINUA…

23

mayo del 2008, el beneficio de la exoneración por tercera edad se configura a partir del ejercicio en el cual el beneficiario

cumpla los 65 años de edad. El monto de la exoneración será el equivalente al doble de la fracción básica exenta de

Impuesto a la Renta.

7.- A partir del año 2013, conforme lo dispuesto en la Ley Orgánica de Discapacidades el monto de la exoneración por

discapacidad será el equivalente al doble de la fracción básica exenta de Impuesto a la Renta.

8.- El presente formulario constituye la declaración de Impuesto a la Renta del trabajador, siempre que durante el período

declarado la persona únicamente haya prestado sus servicios en relación de dependencia con el empleador que entrega

este formulario, y no existan valores de gastos personales que deban ser reliquidados. En caso de pérdida de este

documento el trabajador deberá solicitar una copia a su empleador.

Por el contrario, el trabajador deberá presentar obligatoriamente su declaración de Impuesto a la Renta cuando haya

obtenido rentas en relación de dependencia con dos o más empleadores o haya recibido además de su remuneración

ingresos de otras fuentes como por ejemplo: rendimientos financieros, arrendamientos, ingresos por el libre ejercicio

profesional, u otros ingresos, los cuales en conjunto superen la fracción básica exenta de Impuesto a la Renta de personas

naturales, o cuando tenga que reliquidar gastos personales con aquellos efectivamente incurridos, teniendo presente los

límites referidos en las notas 3 y 4 de este documento.

DECLARO QUE LOS DATOS PROPORCIONADOS EN ESTE DOCUMENTO SON EXACTOS Y

VERDADEROS, POR LO QUE ASUMO LA RESPONSABILIDAD LEGAL QUE DE ELLA SE DERIVEN (Art.

101 de la L.R.T.I.)

FIRMA DEL AGENTE DE

RETENCIÓN

FIRMA DEL TRABAJADOR

CONTRIBUYENTE FIRMA DEL CONTADOR

199 RUC CONTADOR

0 0 0 1

1.10. ANÁLISIS FODA

Es una herramienta de gestión que permite realizar un diagnóstico en el interior de la entidad, es

necesario que en toda empresa se realice un análisis F.O.D.A., pues esto establecerá si está en

condiciones favorables para desarrollarse y desempeñarse en su medio. Este análisis ayudará a la

organización a medir su competitividad en comparación con la de sus competidores, determinando

probabilidades de éxito.

Dentro del análisis interno y externo de la compañía se puede identificar dos clases de escenarios;

primero un escenario interno en donde surgen situaciones identificadas como fortalezas y

debilidades, y un escenario externo en el cual surgen situaciones como oportunidades y amenazas.

24

Figura 1.8 Análisis FODA de la Empresa PEPRONT- LAVERDE

Fuente: Empresa PEPRONT- LAVERDE

ANÁLISIS INTERNO

1.10.1. FORTALEZAS

Son los recursos, capacidades y habilidades con los que cuenta una empresa y pueden ser

controlados y desarrollados a favor de la entidad.

Fortalezas de PEPRONT- LAVERDE.

Consolidación en el mercado nacional.

Variedad de productos que se ofrece al mercado.

Precios razonables al alcance del cliente.

Facilidad de crédito a los clientes.

1.10.2. DEBILIDADES

Son aquellos factores que ocasionan una posición desfavorable frente a la competencia, es decir la

ausencia de recursos para el crecimiento de la comercializadora, habilidades que no posee y

actividades que no desarrolla en forma positiva.

Debilidades de PEPRONT- LAVERDE

ANALISIS FODA DE LA EMPRESA PEPRONT- LAVERDE

FORTALEZAS

•Consolidación en el mercado

•Variedad de productos

•Precios razonables

•Facilidad de crédito a los clientes

DEBILIDADES

•Ausencia de un sistema administrativo y financiero

•Excesiva rotación del personal

•No existe separación de funciones

•Inexistencia de procedimientos

OPORTUNIDADES

•Selección de proveedores

•Nuevas plazas en el mercado

•Estabilidad comercial

•Calidad en los productos

•Incremento de clientes

AMENAZAS

•Inestabilidad económica del país.

•Variación de precios en el mercado

•Mercados Internacionales desarrollados

•Tecnología de la empresa inadecuada

25

Carece de un sistema administrativo -financiero que le permita manejar las actividades del

negocio.

Rotación excesiva del personal debido a la inestabilidad e insatisfacción laboral.

No existe separación de funciones de acuerdo a las áreas de trabajo.

No existe procedimientos de control interno definidos para el área administrativa financiera

ANÁLISIS EXTERNO

1.10.3. OPORTUNIDADES

Son aquellos factores que resultan positivos y favorables, que se deben descubrir en el entorno en

el que actúa la empresa y que permita obtener ventajas competitivas.

Oportunidades de PEPRONT- LAVERDE

Selección de los mejores proveedores tantonacionales e internacionales.

Posibilidad de nuevas plazas en el mercado nacional.

Estabilidad en sus operaciones comerciales.

Buena calidad en los productos para poder competir en el mercado.

Incrementar clientes en un 40% anual.

1.10.4. AMENAZAS

Son aquellas situaciones que proviene del entorno y que puede llegar a atentar contra la existencia

de la empresa.

Amenazas de PEPRONT- LAVERDE

Inestabilidad económica del país.

Constante variación de precios en el mercado

Mercados Internacionales bastante desarrollados

La tecnología de la empresa no es adecuada para la actividad que desempeña.

26

CAPÍTULO II

2. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

2.1. CONTROL INTERNO.

2.1.1. GENERALIDADES

El control interno es responsabilidad de cada institución y de las personas jurídicas de derecho

privado y tiene como finalidad crear las condiciones para el ejercicio de control.

El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el

personal de empresa PEPRONT- LAVERDE que proporciona seguridad razonable para el logro de

los objetivos institucionales y la protección de los recursos.

El control interno está orientado a cumplir con el ordenamiento jurídico, técnico y administrativo,

promover eficiencia, eficacia de las operaciones de la empresa y garantizar la confiablidad de la

información, así como la adopción de medidas oportunas para corregir las deficiencias de control.

La esencia del control interno está en las acciones tomadas para dirigir o llevar a cabo las

actividades planteadas. Dichas acciones implican corregir las diferencias y adaptar las operaciones

para que guarden conformidad con las normas establecidas y con los objetivos propuestos.

Para que el control funcione es necesario:

- Orientarlo a objetivos específicos, de manera que su efecto sea medible.

- Establecerlo en forma sistematizada, es decir, siguiendo un ordenamiento racional.

- Dotarlo de los elementos necesarios para su funcionamiento.

2.1.2. DEFINICIÓN.

El control interno puede definirse como los pasos que sigue una compañía para prevenir, tanto el

mal uso de los activos como los informes financieros erróneos, además garantiza el control de las

operaciones (productividad) y otros procesos.

27

“El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos

que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son

fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas

por la administración.” (Estupiñan Gaitan, 2006, pág. 9)

Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución.

Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos.

Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas.

Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

Los siguientes autores definen al control interno como:

Según las Norma Internacional de Auditoría

“Son todas las políticas y procedimientos adaptados por la administración de una entidad para

ayudar a lograr el objetivo de la administración de asegurar la conducción ordenada y eficiente del

negocio, la salvaguarda de los activos, la prevención, detección de fraude y error, la precisión e

integralidad de los registros contables, y la oportuna preparación de información financiera

confiable.” (Blanco, 2011)

Según WhittingtonRay el Control Interno lo define como:

“Un proceso realizado por el consejo de administración, los directivos y otro personal, cuyo fin es

ofrecer una seguridad razonable de la consecución de objetivos en las siguientes categorías”:

(Whittington, 2005, pág. 213)

• Confiabilidad de los informes financieros.

• Eficacia y eficiencia de las operaciones.

• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

Según Juan Aguirre Ormaechea y Juan escamilla López definen al Control Interno

como:

“El Control Interno puede definirse como un conjunto de procedimientos, políticas, directrices y

planes de organización los cuales tienen por objeto asegurar una eficiencia, seguridad y orden en la

gestión financiera, contable y administrativa de la empresa (salvaguardia de activos, fidelidad del

proceso de información y registros, cumplimiento de políticas definidas).” (Aguirre & Escamilla,

2001, pág. 50)

28

El Control interno es el proceso que tiene como fin proporcionar un grado de seguridad razonable

en la consecución de los objetivos de la organización.El control interno tiene la intención de dar

seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la entidad con relación a la confiabilidad de

la información financiera, la efectividad y la eficiencia de las operaciones y el cumplimiento con

las leyes y regulaciones aplicables.

2.1.3. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO.

“El Control Interno no puede evitar que se realicen malas prácticas por parte de los colaboradores

de una organización, sin embargo permite tomar medidas correctivas a tiempo evitando pérdidas

importantes a la compañía”. (Estupiñan Gaitán, 2006, pág. 47)

Entre los objetivos del Control Interno podemos mencionar:

Salvaguardar los activos de la empresa y obtener un control efectivo para evitar

pérdidas por fraudes o negligencia.

Proporcionar información contable y financiera exacta y veraz para la toma de

decisiones.

Proteger y conservar los recursos patrimoniales de la empresa contra perdida,

despilfarró, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

Promover, evaluar y velar por la seguridad, calidad y mejora continua de todos los

procesos en general.

Cumplir con las disposiciones legales y los reglamentos de la entidad para otorgar

servicios de calidad.

Tener control en todos los niveles de la organización.

2.1.4. IMPORTANCIA.

La importancia del control interno radica tanto en la conducción de la organización, como en el

control e información de las operaciones debido a que contribuye a:

a) Que los recursos disponibles en cierto momento se manejen con eficiencia, asegurando así,

su integridad, custodio y registro oportuno.

b) Lograr que la información administrativa y financiera obtenida a un determinado momento

sea oportuna y confiable, y que ayude a su vez a la toma de decisiones y a la rendición de

cuentas de la gestión de cada responsable en determinada operación empresarial.

c) Detectar o encontrar oportunamente errores o desviaciones identificando sus causas a fin

de emitir o promover acciones correctivas que manejen parcial o totalmente los riesgos.

29

d) Incentivar al cumplimiento de las políticas empresariales, y leyes o reglamentos que le

incumban al implicado con el fin de lograr cumplir sus metas y objetivos.

2.1.5. CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO

2.1.5.1. POR LA FUNCIÓN

Administrativo

Incluye, aunque no queda limitado a este, plan de organización y los procedimientos y registros

relacionados con los procesos de decisión que lleva a la autorización por parte de la dirección.

Toda autorización representa una función de dirección directa asociada con la responsabilidad de

alcanzar los objetivos de la organización y constituye el punto de partida al establecimiento del

control contable de las transacciones.

Financiero o Contable

Consiste el plan de organización y los procedimientos y registros referentes a la salvaguarda de los

activos y a la fiabilidad de los registros y, en consecuencia está diseñado para proporcionar una

razonable seguridad de que:

1. Las transacciones se efectúan de acuerdo con la autorización general o especifica de la

dirección.

2. Las transacciones se registran, según sea necesario:

3. El acceso de los activos está permitido únicamente con la autorización de la dirección.

4. El activo contabilizado se compra con el existente a intervalos de tiempo razonable y

adoptan medidas correspondientes en el caso que existan diferencias.

2.1.5.2. POR LA UBICACIÓN

Control Interno

Elemento básico y fundamental de toda administración y expresión utilizada, en general, las

medidas adoptadas por los propietarios, administradores y empresa o titulares de las entidades

públicas o privadas para dirigir y controlar las operaciones financieras y administrativas de sus

negocios o instituciones.

30

Control Externo Privado

Examen o vigilancia a cargo de personas que actúan por mandato de una entidad o empresa o de

sus accionistas, socios o acreedores. Generalmente, esta función es encomendada a los auditores

independientes, fideicomisario, síndicos, etc., para el control posterior del área financiera o parte de

ella.

Control Externo Público

Examen o vigilancia a cargo de organismos del Estado, cuyas facultades y ámbito son

determinados en la Constitución Política y Leyes Orgánicas o especiales.

Los organismos públicos más representativos son:

La Contraloría General del Estado en otros países

Los Tribunales de Cuentas, La Superintendencia de Bancos y la Superintendencia de Compañías.

2.1.5.3. POR LA ACCIÓN

Previo

Está constituido por el conjunto de normas, procedimientos, políticas, reglas para evitar errores en

el proceso de las transacciones.

Concurrente

Conjunto de normas, procedimientos, políticas, reglas, implantados y cuya finalidad es detectar

errores o desviaciones en el proceso de transacciones, que no hubieran sido determinados en los

controles previos

Posterior

Examen de las operaciones financieras y administrativas que se efectúa después de que estas se han

producido, con el objeto de verificarlas, revisarlas, analizarlas y, en general, evaluarlas de acuerdo

a la documentación y resultados de las mismas.

31

Las funciones del control posterior, en medianas y grandes organizaciones son ejercidas, por regla

general, por las auditoría interna, sin perjuicio de los exámenes profesionales que prestan las

auditorías externas o independientes, o en forma combinada.

A continuación se detalla otra clasificación según otros criterios:

SEGÚN SU ÁMBITO

Control Administrativo

Es aquel cuya aplicación se realiza en las actividades o proceso de la entidad en vista que la

organización efectúa una serie de operaciones de índole variada con el fin de cumplir todos los

requerimientos actividades que son susceptibles de ser controladas. De allí que el control

administrativo actúa en relación a las actividades administrativas de la organización lo que

repercute en su desenvolvimiento.

Control Financiero

En vista de que la organización cumple su gestión con una serie de actividades de orden financiero

serán aquellos aspectos relacionados con el movimiento de efectivo que deben sermedidas en

términos monetarios. Siendo de carácter financiero en su manejo deberá poner más énfasis por

parte de la dirigencia de la organización con el fin de controlar aspectos como el sistema contable,

los movimientos en cuentas por cobrar, por pagar, ventas y compras que están dentro del

movimiento financiero.

SEGÚN EL MOMENTO

Control Previo

Es aquel que se efectúa con anterioridad a la realización de una actividad de índole administrativa o

financiera y es desarrollada por la organización.

Control Concurrente

Son los procedimientos que permiten evaluar y verificar acciones en el mismo momento de su

ejecución, lo cual está relacionado básicamente con el control de calidad.

32

Control Posterior

Se refiere al examen posterior de las operaciones financieras y administrativas.

SEGÚN EL ACCIONAR

Control Preventivo

El Control preventivo consiste en la intervención previa de los actos administrativos antes de entrar

en ejecución mediante el análisis de los antecedentes pertinentes y observarlos cuando violen

disposiciones legales o reglamentarlas.

Intenta prevenir los problemas previstos. Este dirigido hacia el futuro, la clave es emprender una

acción administrativa de que se presente el problema.

Un posible problema que pueda ser visto antes que suceda debe tratarse de evitarlo aun antes de

que suceda .Lo malo es que estos controles, requieren información oportuna que es difícil obtener,

y esto trae en consecuencia que este tipo de control no sea tan usado.

Control Detectivo

Es aquel control que se efectúa durante el desarrollo de una actividad administrativa o financiera.

Se realiza durante la acción, trata de que el administrador pueda corregir los problemas antes de

que el costo de estos llegue a ser demasiado alto.

Para hacer este tipo de control se puede incurrir a la supervisión directa debido a que con esta se

pueden corregir los problemas a medida que estos surgen.

Control Correctivo

Este tipo de control es aquel que se realiza después de la realización del acto administrativo o

financiero y dentro de este tipo de control se encuentran las auditorias. El control correctivo debe

basar en una retroalimentación realizada cuando la actividad ha terminado. Lo único malo es que

cuando se realice la retroalimentación, el daño ya está hecho.

“Es el examen de las operaciones financieras y administrativas que se efectúan después de que

estas se han producido, con el objeto de verificarlas, revisarlas, analizarlas y, en general evaluarlas

33

de acuerdo a la documentación y resultados de las mismas. Las funciones del control posterior, en

medianas y grandes organizaciones son ejercidas por regla general por la auditoría interna sin

perjuicio de los exámenes profesionales que prestan las auditorías externas o independientes, o en

forma combinada”

CLASIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO

ADMINISTRATIVO

POR LA FUNCIÓN

FINANCIERO O CONTABLE

CONTROL INTERNO

POR LA UBICACIÓN CONTROL EXTERNO PRIVADO

CONTROL EXTERNO PÚBLICO

PREVIO

POR LA ACCIÓN CONCURRENTE

POSTERIOR

OTROS CLASIFICACIÓN SEGÚN CRITERIOS

CONTROL ADMINISTRATIVO

SEGÚN SU ÁMBITO

CONTROL FINANCIERO

CONTROL PREVIO

SEGÚN EL MOMENTO CONTROL CONCURRENTE

CONTROL POSTERIOR

CONTROL PREVENTIVO

SEGÚN EL ACCIONAR CONTROL DETECTIVO

CONTROL CORRECTIVO

Figura 2.1 Clasificación del Control Interno

2.1.6. ELEMENTOS

2.1.6.1. DEFINICIÓN DE NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

Para aplicar este elemento de control interno depende del tipo de empresa que se trate ya que si es

una empresa pequeña la definición de niveles de autoridad quien controla y autoriza es el dueño o

administrador de la empresa, mientras que si la entidad es grande es necesario que este claramente

34

definido los deberes y funciones que admiten los niveles de autoridad y responsabilidad en los

departamentos y el personal que toman las decisiones.

2.1.6.2. SEGREGACIÓN ADECUADA DE FUNCIONES

Este elemento hace relación a que siempre deberá existir una separación adecuada entre las

funciones, es decir una misma persona no puede ejecutar una operación desde el inicio hasta el

final.

2.1.6.3. EXISTENCIA DE MEDIDAS DE COMPROBACIÓN Y PRUEBAS

Este elemento de control interno comprende aquellas medidas que puede desarrollar el personal de

las distintas áreas de una empresa tendientes a comprobar que todas las transacciones físicas se

vean reflejadas en los registros contables.

Ejemplo: confirmaciones de clientes, proveedores, estadísticas de ventas etc.

2.1.6.4. EXISTENCIA DE AUDITORÍA INTERNA

La auditoría interna velará por el cumplimiento de las medidas de control establecidas por la alta

gerencia y efectuará verificaciones posteriores a las transacciones y precautelará en todo momento

los intereses de la empresa.

2.1.6.5. POLÍTICAS Y PRÁCTICAS SANAS

Dentro de este elemento se incluyen todas las medidas de control adicionales que la empresa pueda

adoptar para lograr los objetivos previstos por la administración.

Ejemplo: protección de activos, rotación de funciones, reclutamiento de personal, cruce de

información.

“Los elementos del control interno son los siguientes.” (Fonseca Borja, 2004, pág. 129)

35

ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO

Figura 2.2 Elementos del control interno

2.1.7. COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

El control interno varía mucho entre las organizaciones, según factores como el tamaño, la

naturaleza de las operaciones y los objetivos. No obstante ciertas características son esenciales para

un buen control interno en las grandes empresas. Incluye cinco componentes:

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

Figura 2.3 Componentes del Control Interno

1. Definición de niveles de autoridad

y responsabilidad

2. Segregación adecuada de

funciones

3. Existencia de medidas de

comprobación y pruebas

4. Existencias de auditoría

interna

5. Políticas y prácticas

sanas

COMPONENTES DEL CONTROL

INTERNO

1. Ambiente de Control

2. Evaluación de Riesgos

3. Actividades de Control

4. Información y

Comunicación

5. Supervisión o Monitoreo

ELEMENT

36

2.1.7.1. AMBIENTE DE CONTROL

El ambiente o entorno de control es el conjunto de circunstancias y conductas que enmarcan el

accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno. Es fundamental la consecuencia

de la actitud asumida por la alta dirección y por el resto de los servidores, con relación a la

importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.

El ambiente de control define el establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejercicio

de prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para sensibilizar a los miembros y generar una

cultura de control interno.

El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que se desarrollan las operaciones y

actividades, se establecen los objetivos y determinan la probabilidad de ocurrencia de los riesgos

.igualmente tiene relación con el comportamiento de los sistemas de información y con las

actividades de monitoreo.

La máxima autoridad de cada entidad establecerá en forma clara y por escrito las líneas de

conducta y las medidas de control para alcanzar los objetivos de la institución de acuerdo con las

disposiciones y los lineamientos del gobierno y demás organismos, para lo cual mantendrá un

ambiente de confianza basado en la seguridad, integridad y competencia de las personas, de

honestidad y de respaldo hacia el control, interno; así como , garantiza el uso eficiente de los

recursos y protegerá el medio ambiente.

“Entre sus factores figuran los siguientes:” (Whittington, 2005, pág. 180)

FACTORES DEL AMBIENTE DE CONTROL

Figura 2.4 Factores del Ambiente de Control

Integridad y valores éticos, compromiso con la competencia

Consejo de administración o comité de auditoría

Filosofía y estilo operativo de los ejecutivos

Estructura organizacional

Asignación de la autoridad y de responsabilidades

Políticas y prácticas de recursos humanos.

F

A

C

T

O

R

E

S

37

Integridad y Valores Éticos

“La eficacia del control interno depende directamente de la comunicación e imposición de la

integridad y valores éticos del personal encargado de crear, administrar y vigilar loscontroles.”

La alta Dirección de la entidad es la encargada de crear una adecuada cultura organizacional, yestá

bajo su mando la correcta comunicación para todo el personal.

La máxima autoridad y los directivos establecerán los principios y valores éticos como parte de la

cultura organizacional, se debe aclarar a los individuos que el comportamiento ético y la integridad

moral se sustentan en la cultura organizacional. Esta determina, cómo se deben hacer las cosas, que

normas y reglamentos se deben tener en cuenta y si estas son desviadas para la consecución de los

objetivos de control.

Los responsables del control interno determinaran y fomentaran la integridad y los valores éticos,

para beneficiar el desarrollo de los procesos y actividades instituciones y establecerán mecanismos

que promuevan la incorporación del personal a esos valores; los procesos de reclutamiento y

selección de personal se conducirán teniendo presente esos rasgos y cualidades.

Consejo de Administración o Comité de Auditoría

Son un factor muy importante dentro del ambiente de control y su eficacia depende de

factorescomo: grado de independencia de la gerencia, experiencia y prestigio de sus miembros,

plantear ante la gerencia cuestiones difíciles y resolverlas, interacción con auditores internos

yexternos.

Su conformación es con miembros ajenos a la empresa y otras relaciones quedisminuyan su

independencia.

La función principal del consejo de administración o comité de auditoría es supervisareficazmente

la calidad de los informes financieros de la organización e impedir que losejecutivos burlen los

controles y cometan fraudes.

Filosofía y estilo operativo de los ejecutivos

La Dirección es directamente responsable por todas las actividades de una empresa,incluyendo sus

sistemas de Control Interno. Es lo que da forma a los valores, losprincipiosylas principales políticas

corporativas operativas que constituyen la base del sistema de Control Interno.

38

Adicional a la formulación de objetivos, la dirección se encarga dela adecuada formulación de la

estructura organizacional, contenido, comunicación depolíticas claves y la planificación e

información que usará la organización.

Estructura Organizacional

La estructura organizacional es el marco en que las actividades son planeadas,

ejecutadas,controladas y monitoreadas para lograr los objetivos planteados por la entidad. Divide

laautoridad, las responsabilidades y obligaciones entre los miembros, resolviendo cuestionescomo

la toma centralizada y descentralizada de decisiones y la división adecuada

deactividadesdepartamentales.Dentro de la estructura organizacional debería dividir las

responsabilidades de: autorizar lastransacciones, llevar el registro de ellas y custodiar los activos.

Es necesario que la ejecuciónde las transacciones debiera separarse del resto de responsabilidades.

Asignación de autoridad y de responsabilidades

El personal dentro de una organización necesita tener una clara comprensión de sus

responsabilidades y de las reglas y regulaciones que gobiernan sus acciones.

Es necesario que el personal de la empresa conozca bien sus responsabilidades, así como lasnormas

y reglas que la rigen. Los directivos son los encargados de preparar descripciones depuestos que

definan claramente la responsabilidad y autoridad dentro de la organización.

Políticas y procedimientos de recursos humanos

Este factor del Ambiente de Control es de gran importancia ya que el Talento Humano es elrecurso

más activo de una organización, ya que son quienes hacen posible el logro de losobjetivos

establecidos.

Las políticas y prácticas de contratación, la orientación, la capacitación, la evaluación,

elasesoramiento, la promoción y compensación de los empleados influyen mucho en laidoneidad

del ambiente de control.

Las prácticas mencionadas se llevan a cabo cuando se crea la necesidad por una de las áreas dela

entidad, posterior se realiza un proceso de reclutamiento donde se receptan las solicitudesde varios

aspirantes, a los cuales se les efectúa entrevistas formales, se les realiza evaluacionesaptas para las

funciones que realizarán, y se procede a realizar la contratación. Una vezrealizada la contratación

39

se le debe dar una adecuada capacitación en lo referente a laejecución de sus funciones así como

las políticas y principios establecidos por laadministración.

El proceso no termina allí es importante realizar evaluaciones periódicas, encaso de merecimientos

realizar promociones y entregar una adecuada remuneración.

2.1.7.2. EVALUACIÓN DE RIESGOS

“El riesgo se define como la probabilidad que un evento o acción afecte adversamente a la entidad.

Su evaluación implica la identificación, análisis y manejo de los riesgos relacionado con la

elaboración de estados financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del control

interno en la entidad. Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias que pueden afectar el registro,

procesamientos y reporte de información financiera, así como las representaciones de la gerencia

en los estados financieros.” (Mantilla B, 2007, pág. 76)

El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan las actividades

de las organizaciones.

Los elementos que forman parte de la evaluación del riesgo son:

Identificación del riesgo.

Plan de mitigación de riesgo

Valoración de riesgos

Respuesta al riesgo.

Identificación del riesgo

Los directivos de la entidad identificaran los riesgos que pueden afectar al logro de los objetivos

institucionales debido a factores internos o externos, así como emprenderán las medidas pertinentes

para afrontar exitosamente tales riesgos.

Los factores externos pueden ser económicos, políticos, tecnológicos, sociales y ambientales.

Los internos incluyen la infraestructura, el personal, la tecnología y los procesos.

Es un proceso interactiva y generalmente integrado a la estrategia y planificación. En este proceso

se realiza un mapa del riesgo con los factores internos y externos y con la especificación de los

40

puntos claves de la institución, las interacciones con terceros, la identificación de objetivos

generales y particulares y las amenazas que se puedan afrontar.

Algo fundamental para la evaluación de riegos es la existencia de un proceso permanente de

identificar el cambio de condiciones gubernamentales, económicas, industriales, regulatorias y

operativas, para tomar las acciones que sean necesarias.

Los factores externos pueden ser económicos, políticos, tecnológicos, sociales y ambientales. Los

internos incluyen la infraestructura, el personal, la tecnología y los procesos.

Plan de mitigación de riesgo.

En el plan de mitigación de riesgo se desarrollará una estrategia de gestión, que incluya su proceso

e implementación. Se definirán objetivos y metas, asignando responsabilidades para áreas

específicas, identificando conocimientos técnicos, describiendo el proceso de evaluación de riesgos

y las áreas a considerar, detallando indicadores de riesgo, delineando procedimientos para las

estrategias del manejo, estableciendo lineamientos para los monitores y definiendo los reportes,

documentos y las comunicaciones necesarias.

Valoración de los riegos

La valoración del riesgo estará ligada a obtener la suficiente información acerca de las situaciones

de riesgo para estimar su probabilidad de ocurrencia, este análisis le permitirá a los servidoras y

servidores reflexionar sobre como los riesgos pueden afectar el logro de sus objetivos, realizando

un estudio detallado de los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar.

La administración debe valorar los riegos a partir de dos perspectivas, probabilidad e impacto,

siendo la, siendo la probabilidad la posibilidad de ocurrencia, mientras que el impacto representa el

efecto frente a su ocurrencia. Estos supuestos se determinan considerando técnicas de valoración y

datos de eventos pasados observados, los cuales pueden proveer una base objetiva en comparación

con los estimados.

Se consideran factores de alto riesgo potencial los programas o actividades complejas el manejo de

dinero en efectivo, la alta rotación y crecimiento del personal, el establecimiento de nuevos

servicios, sistemas de información rediseñados, crecimientos rápidos, nueva tecnología, entre otros.

La valoración del riesgo se realiza usando el juicio profesional y la experiencia.

41

Respuesta al riesgo

Los directivos de la entidad identificaran las opciones de respuestas al riesgo, considerando la

probabilidad y el impacto en relación con la tolerancia al riesgo y su relación costo / beneficio.

Los modelos de respuestas al riesgo pueden ser evitar, reducir, compartir y aceptar.

Evitar el riesgo implica, prevenir las actividades que los originan. La reducción incluye los

métodos y técnicas específicas para tratar con ellos, identificándolos y proveyendo acciones para la

reducción de su probabilidad y el impacto mediante la transferencia u otra manera de compartir una

parte del riesgo. La aceptación no realiza acción para afectar la probabilidad o el impacto.

2.1.7.3. ACTIVIDADES DE CONTROL

“Las actividades de control son las políticas y procedimientos establecidos por la dirección,como

un reaseguro para el cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia la

prevención y neutralización de los riesgos” (Mantilla B, 2007)

Se refiere a las organizaciones que realizan la gerencia y demás personal de la entidad para cumplir

diariamente con las funciones asignadas. Son importantes porque en sí mismas implican la forma

correcta de hacer las cosas, Así como también por que el dictado de políticas y procedimientos y

evaluación de su cumplimiento, constituyen el medio más idóneo para asegurar el logro de

objetivos de la entidad.

Existen diferentes descripciones de tipos de actividades de control que van desde controles

preventivos a detectivos, manuales, informáticos y controles de dirección.

A continuación se ejemplifican de actividades de control:

Análisis efectuados por la dirección.

Seguimiento y revisión por parte de los responsables de las diversas funciones o

actividades.

Comprobación de las transacciones en cuanto a su exactitud, totalidad, y autorización

pertinente: aprobaciones, revisiones, cotejos, cálculos, análisis.

Controles físicos patrimoniales: arqueos, conciliaciones,

Dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los activos y registros.

42

Segregación de funciones.

Aplicación de indicadores de rendimiento, los indicadores pueden actuar como control de

las operaciones o puede ser relativo a la información financiera, el análisis de los

indicadores contribuye al control relativo a la información financiera.

Las actividades de control se respaldan en dos elementos importantes: políticas y procedimientos.

Las políticas determinan que es lo que se debería hacer, y los procedimientos determinan las

acciones a llevar a cabo para cumplir las políticas.

Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de las

etapas de la gestión, conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o

minimizarlos.

Las actividades de control pueden dividirse en tres categorías:

Control de operación.

Controles de información financiera; y,

Controles de cumplimientos.

2.1.7.4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Es imprescindible contar con la información periódica y oportuna que se debe manejar para

orientar las acciones de todos, hacia el mejor logro de los objetivos.

“La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que llegue

oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las responsabilidades individuales.

La información operacional, financiera y de cumplimiento conforma un sistema para posibilitar la

dirección, ejecución y control de las operaciones.

Está conformada no sólo por datos generados internamente sino por aquellos provenientes de

actividades y condiciones externas, necesarios para la toma de decisiones. (Mantilla B, 2007)

Los sistemas de información permiten identificar, recoger, procesar y divulgar datos relativos a los

hechos o actividades internas y externas, y funcionan muchas veces como herramientas de

supervisión a través de rutinas previstas para tal efecto ya que el sistema de información influye

sobre la capacidad de la dirección para tomar decisiones de gestión y control, la calidad de la

43

información resulta de gran trascendencia y se refiere entre otros a los aspectos de contenido,

oportunidad, actualidad, exactitud y accesibilidad.

“La comunicación es inherente a los sistemas de información. Las personas deben conocer a

tiempo las cuestiones relativas a sus responsabilidades de gestión y control. Cada función ha de

especificarse con claridad, entendiendo en ello los aspectos relativos a la responsabilidad de los

individuos dentro del sistema de control interno.” (Mantilla B, 2007)

Los informes deben transferirse adecuadamente a través de una comunicación eficaz. Esto es, en el

más amplio sentido, incluyendo una circulación multidireccional de la información: ascendente,

descendente y transversal.

La existencia de líneas abiertas de comunicación y una clara voluntad de escuchar por parte de los

directivos resultan vitales.

Además de una buena comunicación interna, es importante una eficaz comunicación externa que

favorezca el flujo de toda la información necesaria.

2.1.7.5. SUPERVISIÓN O MONITOREO

El objetivo es asegurar que el control interno funciona adecuadamente, a través de dos modalidades

de supervisión: actividades continuas o evaluaciones puntuales.

Las actividades continuas son aquellas incorporadas a las actividades normales y recurrentes que,

ejecutándose en tiempo real la gestión, generan respuestas dinámicas a las circunstancias

sobrevinientes.

En cuanto a las evaluaciones puntuales, corresponden las siguientes consideraciones:

a) Su alcance y frecuencia están determinados por la naturaleza e importancia de los cambios

y riesgos que éstos conllevan, la competencia y experiencia de quienes aplican los

controles, y los resultados de la supervisión continuada.

b) Son ejecutados por los propios responsables de las áreas de gestión (autoevaluación), la

auditoría interna (incluida en el planeamiento o solicitada especialmente por la dirección),

y los auditores externos.

c) Constituyen en sí todo un proceso dentro del cual, aunque los enfoques y técnicas varíen,

priman una disciplina apropiada y principios insoslayables.

44

d) Responden a una determinada metodología, con técnicas y herramientas para medir la

eficacia directamente o a través de la comparación con otros sistemas de control

probadamente buenos.

e) El nivel de documentación de los controles varía según la dimensión y complejidad de la

entidad.

f) Debe confeccionarse un plan de acción que contemple:

El alcance de la evaluación

Las actividades de supervisión continuadas existentes.

La tarea de los auditores internos y externos.

Áreas o asuntos de mayor riesgo.

Programa de evaluaciones.

Evaluadores, metodología y herramientas de control.

Presentación de conclusiones y documentación de soporte

Seguimiento para que se adopten las correcciones pertinentes.

2.1.8. PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO

CLASIFICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DE AUDITORÍA

Existe un consenso generalizado en el ámbito internacional al establecer la siguiente clasificación

de los principios de auditoría:

a) Principios relativos al sujeto auditor, o principios generales.

b) Principios relativos a la realización del trabajo de auditoría.

c) Principios para la elaboración y presentación de informes.

45

Figura 2.5 Clasificación de los Principios de Auditoría

PRINCIPIOS RELATIVOS AL SUJETO AUDITOR

Los principios relativos al sujeto auditor son de naturaleza personal y afectan a la competencia

profesional del auditor y su equipo, a la independencia de los órganos de controly de los auditores,

a la diligencia profesional de los auditores y al alcance de su responsabilidad.

1. Formación técnica y capacidad profesional

La auditoría deberá ser realizada por personas con formación técnica y capacidad

profesionaladecuadas.

2. Independencia

Durante su actuación profesional tanto los órganos de control externo como los

auditoresmantendrán una actitud independiente y una posición de objetividad total, especialmente

frente ala propia estructura administrativa.

O

? Formación técnica y capacidad profesional.

? Independencia.

? Diligencia profesional.

? Responsabilidad.

? Secreto profesional.

? Planificación.

? Supervisión.

? Control interno.

? Revisión del cumplimiento legal.

? Evidencia.

? Importancia relativa.

? Riesgo en la auditoría.

? Presentación en forma debida.

? Entrega a los destinatarios.

? Adecuada preparación.

? Contenido mínimo del informe.

? Publicidad

3. LOS PRINCIPIOS

PARA LA

ELABORACIÓN DE

INFORMES SON:

2. SON PRINCIPIOS

RELATIVOS A LA

REALIZACIÓN DEL

TRABAJO DE

AUDITORÍA:

1. LOS PRINCIPIOS

RELATIVOS AL SUJETO

AUDITOR SON:

P R I N C I P I O S D E C O N T R O L I N T E R N

46

3. Diligencia profesional

La ejecución de los trabajos y la emisión de los informes se llevarán a cabo con el debidocuidado

profesional.

4. Responsabilidad

El auditor deberá realizar su trabajo de acuerdo con las normas de auditoría establecidas yserá

responsable de su informe con las limitaciones al alcance expresadas, en su caso, en elmismo.

5. Secreto profesional

Los auditores deberán mantener y garantizar la confidencialidad sobre la informaciónobtenida en el

curso de sus actuaciones.

PRINCIPIOS SOBRE LA REALIZACIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORÍA

Cuando se efectúen auditorías siguiendo los principios recomendados para la realización deestos

trabajos, se tendrá la garantía de que los auditores aplican procedimientos que lespermitirán, en

circunstancias dadas, alcanzar los objetivos de auditoría.

El cumplimiento de los principios señalados proporcionará pruebas suficientes y válidas

paraapoyar razonablemente las opiniones, juicios y conclusiones, respecto a los objetivos de

auditoría.

1. Planificación

El auditor deberá planificar su trabajo con el fin de identificar los objetivos de la auditoría arealizar

y de determinar el método para alcanzarlos de forma económica, eficiente y eficaz.

2. Supervisión

La supervisión del trabajo realizado por todos y cada uno de los miembros del equipo esesencial

para asegurarse el cumplimiento de los objetivos de la auditoría y el mantenimiento de lacalidad

del trabajo.

3. Control interno

El auditor, para determinar la naturaleza y la extensión de la auditoría a efectuar, deberáestudiar y

valorar el control interno existente.

47

4. Evidencia

Para fundamentar sus opiniones y conclusiones, el auditor deberá obtener evidencia

suficiente,pertinente y válida, mediante la realización y evaluación de las distintas pruebas de

auditoría quese consideren necesarias.

5. Revisión del cumplimiento legal

Deberá revisarse el cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables.

6. Importancia relativa y riesgo en la auditoría

El auditor deberá considerar la importancia relativa y el riesgo en la auditoría cuando

planifica,selecciona la metodología, determina los sondeos a efectuar y los procedimientos a

aplicar,especialmente cuando decide introducir una salvedad sobre un punto dado.

PRINCIPIOS RELATIVOS AL INFORME

Los informes recogen por escrito los resultados y conclusiones de las fiscalizaciones y

deberáncontener cuanta información considere necesario facilitar el órgano auditor, de la que

asume laresponsabilidad en los propios términos que se señalen en el informe.

En la enumeración de los principios y en el desarrollo de las normas relativas al informe, sehará

referencia a los correspondientes a auditorías de regularidad y a los correspondientes aauditorías

operativas. Cuando se trate de informes de auditorías integradas deberán

considerarseconjuntamente los aspectos a las auditorías de regularidad y a las auditorías operativas.

Auncuando algunos principios y normas tienen una mayor incidencia sobre determinados tipos

deauditorías, todos ellos vienen enunciados, salvo indicación en contrario, con carácter general.

Existe una diversidad de informes específicos derivados de la actuación de los órganos deauditoría,

en los que predominarán según los casos los aspectos de regularidad legal o financiera,o los

aspectos conectados con el análisis de la eficacia, eficiencia y economía, y a los que seaplicarán las

normas atendiendo en cada caso a la naturaleza de la auditoría, y ponderandodebidamente los

aspectos objeto de análisis.

Los informes de auditoría financiera se refieren a cuentas o hechos sobre cuya

regularidad,financiera y/o legal, se pronuncia el órgano auditor, incorporando al informe una

opinión oconclusión con significado, contenido y modalidades muy concretos, razón por la cual

son objetode una regulación también concreta en las normas de auditoría.

48

Por el contrario, los informes de auditoría operativa se pronuncian sobre la eficacia, eficienciay

economía en la gestión de los recursos públicos. Las conclusiones de estos informes se refierena

hechos muy diversos, y no pueden concretarse de igual forma que en la auditoría financiera.

Esta misma diversidad se encuentra en los informes específicos que sobre aspectos concretospuede

llevar a cabo un órgano auditor, como los de evaluación de control interno, o losdictámenes de tipo

consultivo o de asesoramiento.

Los principios y normas que se incluyen no pretenden abordar de forma exhaustiva ladiversidad de

informes que pueden presentarse, que plantean problemas y situaciones cuyasolución concreta

tendrá que arbitrar el auditor, sino ofrecer unas grandes líneas que sirvan deorientación y marco de

referencia.

1. Presentación en forma debida

Las actuaciones de los órganos de control externo darán lugar a informes por escrito, quepresenten

la información de acuerdo con los requisitos de claridad, concisión, objetividad,ponderación y

adecuado fundamento o soporte.

2. Entrega a los destinatarios

Losinformes se entregarán en tiempo oportuno a los destinatarios que establezca la normativalegal,

que, en principio, son los respectivos Parlamentos o Plenos.

2. Adeudada preparación

Los informes deberán prepararse, como regla general, de conformidad con las normas deauditoría

generalmente aceptadas, adaptadas a la realidad del sector público y al contenido de laspresentes

normas. Asimismo, será conveniente recabar de los responsables de las entidadesauditoras

manifestaciones por escrito relativas a aspectos significativos del trabajo de auditoríarealizado.

4. Contenido mínimo

El informe deberá recoger, como contenido mínimo, el título, la identificación de las

personas,entidades u órganos auditados y la de aquéllos a los que va dirigido, una descripción clara

de lasrazones de la fiscalización, sus objetivos, alcance y norma de auditoría aplicadas,

comentariossobre cuestiones e incidencias relevantes, la opinión o conclusión, las

recomendaciones, en sucaso, la fecha y la firma del emisor del informe.

5. Publicidad

Los informes se publicarán de acuerdo con la normativa aplicable a cada órgano de controlexterno.

49

2.1.9. MÉTODOS DE EVALUACIÓN.

El estudio del control interno tiene por objeto conocer como es dicho control interno, no solamente

en los planes de la dirección sino en la ejecución real de las operaciones cotidianas.

La evaluación del control interno es la estimación y apreciación del auditor, hecha sobre los datos

que ya conoce a través del estudio, y con base en sus conocimientos profesionales, determinar el

grado de efectividad que ese control interno suministre.

En la fase de la planificación el auditor evaluará el control interno de la entidad para obtener

información adicional, evaluar y calificar los riesgos, determinar sus falencias, su confianza en los

controles existentes y el alcance de las pruebas de auditoría que realizará y seleccionará los

procedimientos sustantivos de auditoría a aplicar en las siguientes fases.

La evaluación del control interno, así como el relevamiento de la información para la planificación

de la auditoría, se podrán hacer a través de los siguientes métodos, o se aplicará una combinación

de los mismos, como una forma de documentar y evidenciar la evaluación.

1. Método del cuestionario

2. Método narrativo o descriptivo

3. Método gráfico o flujograma

4. Método combinado

2.1.9.1. MÉTODO DEL CUESTIONARIO

El cuestionario de control interno constituye una herramienta de evaluación que permite al auditor

cómo funciona el control interno en la empresa que va hacer auditada. A través de dicho

cuestionario se puede determinar las características y bondades de los sistemas de control interno;

destacando aquellos que no existe o cuyo diseño o implementación parece deficiente.

El cuestionario hace preguntas específicas y normalmente una respuesta negativa señala la

existencia de una deficiencia en el sistema.

El mismo cuestionario puede utilizarse durante varios años codificando las respuestas de forma que

pueda identificar el año al que corresponde: esto permitirá al que corresponde esto permitirá al

auditor detectar cualquier cambio en el sistema de control interno de la empresa.

50

Ventajas:

a. Guía para evaluar y determinar áreas críticas.

b. Disminución de costos.

c. Facilidad administrativa del trabajo sistematizado los exámenes.

d. Pronta detección de deficiencias.

e. Siempre busca y una respuestas.

f. La información es más real y exacta.

Desventajas:

a. Limita inclusión de otras preguntas.

b. No permite una visión de conjunto.

c. Las preguntas no siempre abordan todas las deficiencias

d. La iniciativa puede limitarse.

e. Podría su aplicación originar malestar en la entidad.

51

EJEMPLO:

FORMATO DE CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

EMPRESA PEPRONT- LAVERDE

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

CICLO DE COMPRAS

N° PROCEDIMIENTO SI NO N/A EVALUACIÓN OBSERVACIONES

1 ¿Existe control presupuestario de

las compras?

X 0

2 ¿Están autorizadas las compras

previamente por una solicitud?

X 0

3 ¿Existe una lista de proveedores

autorizados?

X 10

4 ¿Se verifican las existencias

compradas en cuanto a número y

calidad?

X 10

5 ¿Existe una orden de compra? X 0

6 ¿Se cotejan en recepción las

unidades recibidas con la orden de

compra?

X 0

7 ¿Se cotejan los precios con la

planilla pactada?

X 0

8 ¿Se comunica a contabilidad las

facturas debidamente autorizadas?

X 10

9 ¿Se registran las compras con

facturas pendientes de recepción?

X 0

10 ¿Se cotejan las cantidades

recibidas con las registradas en la

factura?

X 10

40 40% Nivel de riesgo

100 60% Nivel de Confianza

0.40

52

2.1.9.2. MÉTODO NARRATIVO O DESCRIPTIVO

Es la descripción detallada de los procedimientos más importantes y de las características del

sistema de control interno para las distintas áreas clasificadas por actividades, departamentos,

funcionarios y empleados, mencionado los registros que intervienen en el sistema.

Normalmente este método es utilizado conjuntamente con el de gráficos , con el propósito de

entender este último en mejor forma ya que los gráficos muchas veces no se entienden , haciendo

indispensable su interpretación de manera descriptiva.

Ventajas:

a) Aplicación en pequeñas entidades.

b) Facilidad en su uso.

c) Deja abierta la iniciativa del auditor.

d) Descripción en función de observación directa.

Desventajas:

a) No todas las personas expresan sus ideas por escrito clara, concisa y sintética.

b) Limitado a empresas grandes.

c) Difícil detectar áreas críticas por comparación.

d) Eventual uso de palabras incorrectas origina resultados inadecuados

53

EJEMPLO:

FORMATO NARRATIVO DE CONTROL INTERNO


NARRATIVA DE CONTROL INTERNO

CICLO DE TESORERIA EN EL PAGO A PROVEEDORES

La empresa PEPRONT- LAVERDE se dedica a procesar, comercializar y distribuir productos

naturales (chocho, chulpi y maíz) en diferentes presentaciones, opera su actividadeconómica con 20

proveedores con quienes estableció diferentes condiciones de pago a (30, 60 y 90 días),

dependiendo principalmente del proveedor y del volumen de pedidosque se va a realizar. Con todo

ello se acordó la forma de pago mediante transferencia bancaria.

Dada la gran magnitud de movimientos de compra que realiza PEPRONT_ LAVERDE, la

Dirección de la empresa adoptó, con acuerdo de todos los proveedores, la medida de fijar un día de

cada mes para la realización de todos los desembolsos correspondientes a proveedores, siendo ésta

el primer día de la tercera semana de cada mes. Con esto se facilitará la gestión de los fondos de

tesorería de la empresa, además de facilitar todas las proyecciones y presupuestos de tesorería en el

pago de proveedores.

Para gestionar los pagos a los proveedores de PEPRONT- LAVERDE mediante transferencia.

1. Mensualmente (cada segunda semana del mes) se elaborará desde el departamento

administrativo- financiero de la empresa un listado- detalle de comprobantes a pagar

generados. Estos vendrán ordenados por su número de comprobante y clasificados en base

a la fecha de desembolso, la cual habrá sido reflejada previamente al comprobante. En este

listado constarán todos los datos relacionados con la compra realizada, detallando el

proveedor, número de comprobante, fechas de compromiso de pago e importe.

2. El listado se entregará a tesorería para su revisión, análisis y decisión de los comprobantes

que se van a pagar en el mes con el objeto de identificarlos y retirarlos desde el

departamento administrativo- financiero (responsables de las cuentas a pagar), del archivo

de comprobantes pendientes de pago.

3. El departamento administrativo- financiero de la empresa se prepararán las transferencias,

reflejando su detalle en un registro de transferencias realizadas. En este registro se

especificará el número de transferencia, conexión con el número de comprobante,

proveedor, importe y fecha.

54

2.1.9.3. MÉTODO GRÁFICO O FLUJOGRAMAS

También conocidos como diagramas de flujo o flujo diagramación, es importante establecer los

códigos de los distintos sistemas. La secuencia grafica en el orden cronológico que se produce en

cada operación. En la elaboración de diagrama de flujos, es importante establecer los códigos de las

distintas figuras que forman parte de la narración grafica de las operaciones.

Es la representación gráfica lógica de las diferentes actividades que se cumplen en su proceso, su

aplicación en la empresa garantiza eficiencia y seguridad. Para la elaboración de los flujogramas se

deben observar los siguientes aspectos:

Los procedimientos deben describirse secuencialmente a través del sistema.

Describir los documentos que tengan incidencia contable.

Demostrar cómo se llevan los archivos y como se preparan los informes con incidencia

contable.

Los flujogramas permiten al auditor.

Simplificar las tareas de identificar el proceso.

Orientar la secuencia de las actividades con criterio lógico, pues sigue el curso normal de

las operaciones.

Visualizar la ausencia o duplicación de controles, autorizaciones, registros m archivos.

Facilitar la ausencia a base de las características de claridad, ordenamientos lógicos de las

secuencias.

Comprobar el funcionamiento del sistema en aquellos pasos que no estén debidamente

aclarados, con el objeto de que el diagrama este de acuerdo con el funcionamiento real.

55

2.1.9.3.1. SIMBOLOGÍA

Simbología del Diagrama de Flujo

SÍMBOLO REPRESENTA

Inicio o término. Indica el principio o el fin

del flujo.

Operación. Describe las funciones que

desempeñan las personas involucradas en el

procedimiento.

Documento. Representa un documento en

general que entre, se utilice, se genere, o

salga del procedimiento.

Archivo. Indica que se guarda un documento

en forma temporal o permanente

Conector. Representa una conexión o enlace

de una parte del diagrama de flujo con otra

parte lejana del mismo.

Transportación. Indica el movimiento de

personas, material o equipo.

Demora. Indica retraso en el desarrollo del

proceso, método o procedimiento.

Decisión. Representa el hecho de efectuar

una selección o decidir una alternativa

específica de acción.

Figura 2.6 Simbología del Diagrama de Flujo FUENTE: Catacora Carpio Fernando

56

EJEMPLO:

FORMATO FLUJOGRAMA CONTROL DE COMPRAS

CONTROL DE COMPRAS

BODEGUERO COMPRADORASISTENTE CONTABLE

JEFE ADMINISTRATIVO FINANCIERO

GERENTE GENERAL

INICIO

ELABORADE REQUISICIÓN

REVISA LA ORDEN DE REQUISICIÓN

HAY RECURSOS ECONÓMICOS?

CONTACTA A 3 PROVEEDORES Y

SOLICITA COTIZACIÓNNO

ANALIZA INF. COMPARATIVOY

ELIGE AL PROVEEDOR

ELABORA CUADRO COMPARATIVO DE

COMPRASAPRUEBA LA

COMPRA

ENVIA ORDEN DE COMPRA FINAL AL

PROVEEDOR

DA SEGUIMIENTO DE LA ENTREGA DEL

PRODUCTO

RECIBE LA COMPRA DE ACUERDO A LA

ORDEN SOLICITADA

ELABORA EL DOCUMENTO DE

RECEPCIÓN DE LOS BIENES

REVISA LA FACTURA DEL PROVEEDOR CON EL INFORME

DE RECEPCIÓN

CONTABILIZA LA FACTURA

(RETENCIONES)

EMITE EL PAGO Y COMPROBANTE DE

EGRESOREVISA LA FACTURA Y APRUEBA EL PAGO

COMUNICA EL PROVEEDOR DEL

PAGO

57

2.1.9.4. MÉTODO COMBINADO

Consiste en la aplicación simultanea de dos o más métodos de los señalados anteriormente,

dependiendo de las características propias de la empresa.

Con certeza no puede decirse que cualquiera de los tres métodos es completo o eficaz. En algunos

casos tal vez sea aplicable el método de gráficos; en otros puede ser conveniente usar el método de

cuestionarios y en otros puede ser más fácil o puede ser de mejor interpretación el método descriptivo.

En frecuentes ocasiones se usa una combinación de los tres métodos; es decir el relevamiento

específicamente, la recopilación de antecedentes y la comprobación de los mismos se lleva a efecto

usando, tanto gráficos o flujogramas, como cuestionarios o narrativos.

2.1.9.5. INFORME COSO.

El denominado "INFORME COSO" (según sigla en Inglés Committee Of Sponsorng Organizations)

sobre control interno, publicado en EE.UU. en 1992, surgió como una respuesta a las inquietudes que

planteaban la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno a la temática

referida.

La publicación del INFORME COSO proporcionó, por primera vez, un estándar para diseñar,

implementar y medir, sistemas de control interno. Las primeras empresas en adoptarlo fueron las

norteamericanas, para luego extenderse en el resto del mundo.

Este nuevo enfoque no sustituye el marco de control interno, sino que lo incorpora como parte de él,

permitiendo a las compañías mejorar sus prácticas de control interno o decidir encaminarse hacia un

proceso más completo de gestión de riesgo. Adicionalmente, dado que COSO Enterprise Risk

Management - Integrated Framework se encuentra completamente alineado con el Control Interno, las

mejoras en la gestión de riesgo permitirán mejorar, aún más, sobre la inversión ya realizada en control

interno.

A medida que acelera el ritmo de cambio, la mayoría de las organizaciones necesitarán mejorar su

capacidad de aprovechar oportunidades, evitar riesgos y manejar la incertidumbre. La incertidumbre es

generada por factores externos a la entidad como la globalización, tecnología, reestructuraciones,

cambios en los mercados, competencia y regulaciones, y por factores internos como las elecciones

http://www.monografias.com/trabajos2/mercambiario/mercambiario.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/mercado/mercado.shtml

58

estratégicas de la organización. La incertidumbre procede de la inhabilidad para determinar con

precisión la probabilidad asociada a la ocurrencia de un evento y a sus impactos correspondientes.

Objetivos del Informe COSO

Mejorar la calidad de la información financiera en el manejo corporativo, las normas técnicas

y el control interno.

Unificar criterios ante la existencia de una importante variedad de interpretaciones y

conceptos sobre el control interno.

Que se puede obtener a través del informe COSO:

La definición de un marco de referencia aplicable a cualquier organización.

Coso considera que el control interno debe ser un proceso integrado con el negocio que ayude

a conseguir los resultados esperados en materia de rentabilidad y rendimiento.

Transmitir el concepto de que el esfuerzo involucra a toda la organización desde la alta

dirección hasta el último empleado.

Partes del informe COSO:

Resumen Ejecutivo: Es la visión de alto nivel sobre la estructura conceptual del control

interno, dirigido a directores ejecutivos, miembros del consejo y legisladores.

Estructura Conceptual: Define al control interno, describe a sus componentes y proporciona

criterios para administradores, consejeros para que otros puedan valorar su sistema de control

interno.

Reporte A Partes Externas: Es un documento suplementario que proporciona orientación a

aquellas entidades que publican informes sobre control interno además de la preparación de

estados financieros.

Herramientas De Evaluación: Proporciona materiales que se pueden usar en la realización

de una evaluación de un sistema de control interno.

Niveles del Informe COSO

A Nivel Organizacional, se destaca la necesidad de que la dirección y el resto de

laorganización comprendan cabalmente la trascendencia del control interno, laincidencia del

mismo sobre los resultados de la gestión, el papel estratégico a concederen la auditoria y

http://www.monografias.com/trabajos54/resumen-estadistica/resumen-estadistica.shtml

59

esencialmente la consideración del control como un procesointegrado a los procesos

operativos de la empresa.

A Nivel Regulatorio y Normativo, el INFORME COSO ha pretendido que cuando seplantee

cualquier discusión o problema de control interno, tanto a nivel práctico de lasempresas, como

a nivel de auditoría interna y externa tenga una referencia conceptualcomún, lo cual hasta

ahora resulta complejo, dada la multiplicidad de definiciones quehan existido sobre el control

interno.

Finalidad del Informe COSO

Establecer una definición común de control interno que responda a las necesidades delas

distintas partes.

Facilitar un modelo en base al cual las empresas y otras entidades, cualquiera sea sutamaño y

naturaleza, pueda evaluar su sistema de control interno

2.1.9.6. INFORME COSO II O COSO ERM.

En el año 2004 se realizó una nueva publicación sobre el control interno denominada Administración

de Riesgo Empresarial: Marco de Referencia Integrado (Enterprise Risk Management: Integrated

Framework), que se refiere a las definiciones dadas por COSO respecto de los componentes para la

gestión integral de riesgo.

La Administración de Riesgo Empresarial (ERM, Enterprise Risk Management), ha surgido como

nuevo esquema para el manejo del riesgo administrativo. Este permite que en lugar de confiar en una

estrategia tradicional basada en unidades aisladas, donde cada área de la organización administra sus

propios riesgos, ERM adopta una perspectiva más amplia que integra y coordina la administración del

riesgo a través de toda la empresa.

2.2. PROCEDIMIENTOS.

2.2.1. DEFINICIÓN.

Los procedimientos son planes que establecen un método habitual en el manejo de las actividades

futuras, son verdaderas guías para la acción que detallan la manera exacta en la que una cierta

actividad debe ser cumplida. Su esencia es la secuencia cronológica.

60

“Los procedimientos son una serie de labores concatenadas, que constituyen una sucesión cronológica

y el modo de ejecutar un trabajo, encaminados al logro de un fin determinado” (Gomez Ceja, 1994)

Entonces un procedimiento consiste en seguir ciertos pasos predefinidos y cronológicos para

desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil identificación, aunque

es posible que existan diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y

etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos eficiencia.

2.2.2. OBJETIVOS.

Objetivo General:

Simplificar y clarificar los métodos de trabajo, eliminar las operaciones y papelería innecesarias con el

fin de reducir costos y dar fluidez al sistema.

Objetivos Específicos:

Eliminar los cuellos de botella que se origen en cualquier tipo de trámite.

Reemplazar el orden de las operaciones para lograr mayor eficiencia.

Eliminar o reducir al mínimo los envíos y demoras innecesarios.

Eliminar operaciones, combinándolas o suprimiéndolas.

Centralizar las inspecciones para considerar el control interno.

Eliminar el retroceso de las actividades, es decir una vez que se parte de algo se debe

continuar y no dar pasos atrás.

2.2.3. NATURALEZA.

La naturaleza de los procedimientos al igual que la de los sistemas está dada por la tendencia del ser

humano a realizar sus actividades laborales con el menor esfuerzo posible, en un trabajo rutinario que

indique la secuencia de pasos a seguirse para la actividad y la relación de las diferentes operaciones en

las actividades del trabajo.

61

2.2.4. CLASIFICACIÓN.

“Es conveniente hacer una clasificación de los procedimientos los cuales con objeto de facilitar su

exposición. Los procedimientos pueden ser clasificados de acuerdo a su área de aplicación, así

tenemos”: (Aguirre, Auditoría, 2001, pág. 47)

Procedimientos de Fábrica o taller

Procedimientos Administrativos

Procedimientos Financieros

Procedimientos Contables

a) Procedimientos de Fábrica o taller.- Se incluyen a todos aquellos relacionados con la

fábrica, mantenimiento o proyecto de construcción. Estos procedimientos podrán ser manuales

o mecánicos.

b) Procedimientos Administrativos.-. Se incluyen entre ellos los procedimientos de manejo de

documentación, información, proyectos, programas de trabajo, presupuestos, normas de

trabajo, contabilidad, control de producción y asuntos similares, y estos también pueden ser

manuales o mecánicos.

c) Procedimientos Financieros.- Son los métodos utilizados para ejecutar las actividades

financieras de la empresa, tales como la obtención de un crédito, presupuestos, etc.

d) Procedimientos Contables.- El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la

contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un proceso en extremo importante,

toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contable depende en alto grado, de

la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad.

2.2.5. EVALUACIÓN.

La evaluación de un procedimiento implica considerar tres aspectos fundamentales:

1. Si el procedimiento satisface la totalidad de necesidades.

2. Si funciona en forma eficaz.

3. Cuál es el grado de su eficiencia

Para determinar si un procedimiento cumple o no con los requerimientos institucionales debemos

respondernos las siguientes interrogantes:

62

¿Está proyectado de tal modo que promueva la consecución de los objetivos de la empresa y

que efectivamente los alcance?

¿Funciona dentro del marco estructural de la institución?

¿Proporciona los métodos de control adecuados, a fin de lograr un desempeño máximo con un

mínimo de gasto, de tiempo y esfuerzo?

¿Los pasos se encuentran dados bajo una secuencia lógica?

¿Permite tener una comunicación eficaz entre departamentos?

2.2.6. CONTENIDO

2.2.6.1. CONCEPTO

Consiste en una definición breve sobre el procedimiento, áreas de aplicación e importancia de su

revisión y actualización.

2.2.6.2. OBJETIVO

Es la descripción de manera clara y breve del propósito o propósitos del procedimiento. Los objetivos

son un estado futuro esperado que se intenta hacer realidad, son resultados específicos que se

pretenden alcanzar en determinado periodo.

2.2.6.3. ALCANCE

De donde o hasta dónde llega el procedimiento o para quienes están dirigidas las actividades.

2.2.6.4. RESPONSABLES

Indica él o los nombres de los directivos o funcionarios que tienen responsabilidad directa en el

procedimiento, así como una descripción de sus responsabilidades. Se debe indicar el responsable del

control, actualización y distribución del procedimiento.

2.2.6.5. DOCUMENTOS:

Se deberá incluir el diseño de todos los documentos que se va utilizar en cada uno de los

procedimientos.

63

2.2.6.6. POLÍTICAS

Incluye los criterios o lineamientos de acción que se determinan de forma explícita para facilitar la

cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participan en los procedimientos.

2.2.6.7. DESCRIPCIÓN

Establecer en forma breve, clara y ordenada todos los pasos a seguir para la elaboración de los

procedimientos, es decir de las actividades.

La descripción debe hacerse siguiendo el curso de las operaciones en las diferentes unidades

administrativas, no en forma aislada. Se deberá identificar al empleado que llevará a cabo la función y

cómo deberá ejecutarla, señalando su relación con la unidad administrativa.

2.2.6.8. REPRESENTACIÓN GRÁFICA

Diagrama de Flujo

Es un gráfico dinámico que describe los procesos, sirve para descubrir y eliminar ineficiencias y por

tal motivo, usa símbolos, a través de los cuales clasifica las acciones que tienen lugar durante un

procedimiento determinado.

El diagrama de flujo es uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método

o sistema, ellos permiten la visualización de las actividades innecesarias, verifica si

la distribución del trabajo está equilibrada.

http://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/travent/travent.shtml

http://www.monografias.com/trabajos34/el-trabajo/el-trabajo.shtml

64

CAPITULO III

A continuación presento la propuesta del Diseño de Procedimientos de Control Interno

Administrativos.

3. DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVOS

3.1. RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL

PEPRONT- LAVERDE

PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL

DEFINICIÓN GENERAL:

El procedimiento de reclutamiento y selección de personal comprende el desarrollo de acciones

orientadas a la evaluación de los conocimientos y experiencia de los postulantes, así como la

valoración de sus habilidades, potencialidades y características de su personalidad, a fin de

determinar el postulante más idóneo para el puesto.

Reclutamiento: El reclutamiento del personal es un conjunto de procedimientos

orientados a atraer candidatos potencialmente calificados y capaces de ocupar cargos

dentro de la empresa.

Selección: es escoger de entre los candidatos reclutados el más idóneo para cubrir la

vacante existente.

OBJETIVOS:

La empresa debe determinar las necesidades para cubrir las vacantes con personal

capacitado.

Dotar de información necesaria y real que facilite la selección y contratación de los

empleados.

Establecer políticas en función a los objetivos, lineamientos, cultura organizacional y

filosofía en el reclutamiento y selección de las personas, que el aspirante cumpla con los

TIPO DE PROCEDIMIENTO:

Administrativo

ÁREA ENCARGADA Talento Humano

ELABORADO POR: Rosario Patiño

65

requisitos del puesto que va a ocupar para un eficaz desenvolvimiento en la empresa.

Facilitar herramientas para establecer un ambiente de libre competencia al seleccionar el

personal.

Crear, mantener y desarrollar un contingente de personas con habilidades, motivación y

satisfacción por alcanzar los objetivos de la organización.

Crear, mantener y desarrollar condiciones organizacionales para el empleo, desarrollo y

satisfacción plena de las personas y para el logro de los objetivos individuales.

Lograr eficiencias y eficacia por medio de las personas.

ALCANCE:

Aplica para todas las actividades de reclutamiento y selección de personal ejercidas por todos los

Jefes Departamentales de la empresa que deseen llenar una vacante.

RESPONSABLES:

- Gerente General

- Jefe Administrativo- Financiero

- Jefe de la vacante

- Asistente de Talento Humano

POLÍTICAS:

El anuncio de vacantes se realizará a través de medios de comunicación.

El departamento donde se presenta la vacante establecerá el perfil que deben cumplir los

postulantes para ocupar el puesto correspondiente.

El responsable de vigilar que elpersonal que ingrese a la empresa cumpla con los perfiles y

requerimientos necesarios para cada puesto será el Asistente de Talento Humano.

No podrán formar parte de la empresa, empleados que tengan lazos familiares hasta un

cuarto grado de consanguinidad.

Los aspirantes a cargos administrativos deberán tener un grado de formación escolar

mínima de bachiller, y los postulantes a cargos operativos como; obreros. deberán tener

una instrucción bachiller (aprobado ciclo básico) como mínima.

DOCUMENTOS:

Los documentos que se van a utilizar en este procedimiento son:

Requisición de perfil para selección

Hoja de entrevista

Carta de selección del personal

66

FORMATO DE REQUISICIÓN DE PERFIL PARA SELECCIÓN

FECHA: CIUDAD: ÁREA: DEPARTAMENTO:

RUBROS FIJOS/ MONTO USD _____________________

BÁSICO _____________________

BENEFICIOS DE LEY ____________

BENEFICIOS LAVERDE __________

RUBROS VARIABLES

DISPONIBILIDAD PARA VIAJAR: SI NO A LA SEMANA _______________ AL MES ________________

ESTUDIOS SECUNDARIOS COMPLETO ESTUDIO SUPERIOR COMPLETO

INCOMPLETO INCOMPLETO

FECHA: ____________________ FECHA: ____________________ FECHA: ____________________

EXPERIENCIA

EXPERIENCIA REQUERIDA SI NO N° DE AÑOS EN EL CARGO EN EL ÁREA AFINES

DESTREZAS: (habilidad de comunicar, planificar, organizar, capacidad para delegar, persuadir, negociar, etc) __________________________

_________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

EN EMPRESA DE TIPO INDUSTRIAL COMERCIAL SERVICIOS

SOLICITANTE APROBADO TALENTO HUMANO

NOMBRE: ____________________ NOMBRE: ____________________ NOMBRE: ____________________

CARGO: ____________________ CARGO: ____________________ CARGO: ____________________

LEGALIZACIÓN

CONOCIMIENTOS: _________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________________________________________________

DÍAS DE HASTA

_______________________________________________________

_______________________________________________________

_______________________________________________________

EDAD: De ____________________ a _____________________ años de edad

OBSERVACIÓN _______________________________________________

________________________________________________________

OBSERVACIÓN _______________________________________________

________________________________________________________

EDUCACIÓN

COMPETENCIAS CONTRATABLES

ESTADO CIVIL: SOLTERO CASADO DIVORCIADO OTROS

SEXO: MASCULINO FEMENINO

TRABAJO OCASIONAL

REEMPLAZO TEMPORAL Reemplazo

PERFIL DEL CANDIDATO

JUSTIFICACION DE LA CONTRATACIÓN TIPO DE CONTRATO

HORARIO DE TRABAJO REMUNERACIÓN

OTROS

PERMANENTE

EVENTUAL

PLAZO FIJO

____________

ADMINISTRATIVO OPERATIVO OTRO

REQUISIÓN DE PERFIL PARA SELECCIÓN

PERFIL DE LA POSICIÓN

OBSERVACIONES:

CREACIÓN DE CARGO

LLENAR VACANTE

CARGO SUPERIOR INMEDIATO: SUPERVISA A:

REPONSABILIDADES: _______________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________

DATOS GENERALES

SOLICITANTE: CARGO:

NOMBRE DEL CARGO REQUERIDO: N° DE PERSONAS REQUERIDAS:

67

FORMATO DE HOJA DE ENTREVISTA

¿POSEE VEHÍCULO? __________

PROPIA: _______ ARRENDADA _______ DIRECCIÓN _________________________________ TELÉFONO ______________

NIVEL

PRIMARIO

SECUNDARIO

UNIVERSITARIO

ESPECIAL

IDIOMAS NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN HABLA LEE ESCRIBE

INGLES

FECHA DE SALIDA: ____________________________________________

DIRECCIÓN: _____________________________________________________________________________________

TELÉFONOS: _________________ ______________________ EXT:_______

NOMBRE DE LA EMPRESA: _______________________________________________________________________

CARGOS DESEMPEÑADOS: _______________________________________________________________________

MOTIVO DEL RETIRO: ____________________________________________________________________________

NOMBRE Y CARGO DE SU JEFE INMEDIATO: __________________________________________________________

FECHA DE INICIO: ____________________________________________

CIUDADNOMBRE DE LA INSTITUCIÓN

ÚLTIMO EMPLEO

PENÚLTIMO EMPLEO





FECHA DE INICIO: ____________________________________________

FECHA DE SALIDA: ____________________________________________

DIRECCIÓN: _____________________________________________________________________________________

TELÉFONOS: _________________ ______________________ EXT:_______

EDUCACIÓN

PROFESIÓN: _____________________________ FECHA: _______________________________

APELLIDOS: __________________________ NOMBRES: ___________________________ C.I. N°: _______________

LUGAR Y FECHA DE NACIMIENTO: _______________________________________________________________________________

SEXO: ______________________ ESTADO CIVIL: ___________________ PESO: _____________ ESTATURA: _______________

ESTA ACTUALMENTE ENBARAZADA: _________________________ EDAD: ______________________________

LICENCIA DE CONDUCCIÓN: _________________ GRUPO SANGUÍNEO RH. _____

DIRECCIÓN DOMICILIARIA: ______________________________________________________TELEFONO: ________________

HOJA DE ENTREVISTA

DATOS PERSONALES

VIVIENDA

EXPERIENCIAS LABORALES

68

PARENTESCO APELLIDOS Y NOMBRES DIRECCION CIUDAD TELEFONO

ESPOSA

PADRE

MADRE

FECHA DE NACIMIENTO EDAD ESTUDIA/ TRABAJA

DIRECCIÓN TELÉFONO FUNCIÓN

PARENTESCO

FIRMA DEL SOLICITANTE

_________________________



FECHA DE INICIO: ____________________________________________

FECHA DE SALIDA: ____________________________________________

DIRECCIÓN: _____________________________________________________________________________________

TELÉFONOS: _________________ ______________________ EXT:_______



ANTEPENÚLTIMO EMPLEO

NOMBRES

3.-

2.-

NOMBRESAPELLIDOS

REFERENCIAS PERSONALES (no familiares)

FAMILIARIDAD (tiene parientes que trabajan en esta empresa)

APELLIDOS Y NOMBRES

1.-

DATOS FAMILIARES

HIJOS

69

FORMATO DE CARTA DE SELECCIÓN DE PERSONAL

PROCESADORA Y EMPACADORA DE PRODUCTOS

NATURALES PEPRONT- LAVERDE

CARTA DE SELECCIÓN DEL PERSONAL

Machachi,……………………….

Estimado Sr (a):

La Verde agradece su participación en la selección de personal para cubrir la vacante

de………………………….., nos permitimos comunicarle que Usted ha sido

seleccionado (a) para cubrir dicho cargo.

Con este antecedente solicitamos concurrir a nuestras oficinas el día __________ para

definir lo correspondiente a su contratación e inicio de actividades.

Muy atentamente,

________________ ____________________

Gerente General Asistente de Talento Humano

70

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE

PERSONAL:

N° ACTIVIDAD RESPONSABLE

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

Determina la necesidad de cubrir la vacante y emite el

documento de Requisición de perfil para selección.

Establece perfil que el aspirante deberá tener para adaptarse a

las características del puesto.

Recibe y revisa el documento de Requisición de perfil para

selección y lo envía para que sea aprobado por el Gerente

General.

Revisa y aprueba Requisición del Personal e indica el sueldo

disponible para ofertar

Realiza la promoción interna de la vacante

Si existe un empleado de la empresa que esté capacitado,

solicita autorización para el ascenso.

Autoriza el ascenso para el aspirante a ocupar el puesto

vacante, caso contrario si no existe;

Publica el anuncio para hacer promoción externa de la

vacante.

Solicita y realiza la cancelación del anuncio publicitario.

Recibe las hojas de vida de los aspirantes al cargo.

Concluido el reclutamiento de personal, se inicia la selección

de los aspirantes, determinando a los más idóneos para cubrir

la vacante

Convoca a una entrevista a los aspirantes en la que se recopila

la información del candidato.

Evalúa al candidato

Toma y califica las pruebas técnicas y psicológicas de

selección a los aspirantes.

Selecciona 3 aspirantes y entrega al Gerente General una

comunicación sobre los aspirantes preseleccionados a los que

deberá entrevistar.

Entrevista a los aspirantes preseleccionados, realiza la

evaluación y selecciona al candidato más idóneo.

Informa la decisión al Asistente de Talento Humano a través

de una Comunicación Interna, para iniciar el proceso de

contratación, inducción y capacitación.

Jefe del Dpto. que solicita

reclutamiento y selección

Jefe delDpto. que solicita

reclutamiento y selección

Asistente Talento Humano

Gerente General



Gerente General


Jefe Adm/ Financiero







Gerente General

Gerente General


71

FLUJOGRAMA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL

RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL

ASISTENTE TALENTO HUMANO

JEFE DPTO. QUE SOLICITA RECLUTAMIENTO Y

SELECCIÓNGERENTE GENERAL


INICIO

DETERMINA LA NECESIDAD DE CUBRIR UNA VACANTE Y

EMITE LA ORDEN DE REQUISICIÓN DE PERSONAL

RECIBE Y REVISA LA REQUISIÓN DEL

PERSONAL

REVISA Y APRUEBA LA REQUISIÓN DE PERSONAL

PROPORCIONA INTERNAMENTE LA

VACANTE

ESTA CAPACITADO ALGÚN EMPLEADO PARA ESTA

VACANTE

AUTORIZA EL ACENSO DEL EMPLEO

SI

PUBLICA ANUNCIO PARA HACER PROMOCION

EXTERNA

NO

PAGA EL ANUNCIO LABORAL

RECIBE HOJAS DE VIDA DE LOS ASPIRANTES

INICIA LA SELECCIÓN DE LOS ASPIRANTES

DETERMINANDO LOS MAS IDÓNEOS

CONVOCA A UNA ENTREVISTA A LOS ASPIRANTES Y RECOPILA

INFORMACIÓN

EVALUA AL CANDIDATO

TOMA Y CALIFICA PRUEBAS A LOS

CANDIDATOS

SI

SELECCIONA 3 ASPIRANTES PRESELECCIONADOS

PROGRAMA LA ENTREVISTA CON LOS

3 SELECCIONADOS

NO

ENTREVISTA ALOS SELECCIONADOS Y REALIZA

EVALUACIÓN OBJETIVA

INFORMA A TRAVES DEUNA COMUNICACIÓN INTERNA

LA PERSONA QUE SERA CONTRATADA

SI

FIN

ESTABLECE PERFIL PARA EL ASPIRANTE

Figura 3.1 Flujograma de Reclutamiento y Selección de Personal

Adaptado por: Empresa PEPRONT- LAVERDE

72

3.2. CONTRATACIÓN DEL PERSONAL

PEPRONT- LAVERDE

PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DEL PERSONAL


Este procedimiento describe las actividades para realizar la contratación del personal que se

incorporará a prestar sus servicios en la empresa, formalizar de acuerdo a la ley la futura relación

de trabajo para garantizar los intereses, derechos y obligaciones, tanto del trabajador como de la

empresa.

OBJETIVO:

Contratar al personal seleccionado para cubrir las vacantes que se presenten, en cada una de las

áreas de la entidad.

ALCANCE:

Aplica para todas las actividades de contratación del personal en todos los niveles

organizacionales.

RESPONSABLES:

Gerente General.

Jefe del departamento que requiera la vacante

Asistente Talento Humano.

Empleado

POLÍTICAS

Se deberá realizar la entrevista final previa la firma del contrato.

Se solicitará al nuevo empleado la documentación necesaria para la contratación y

verificación los documentos requeridos.

Se deberá contactar con el Abogado para que elabore el contrato del nuevo empleado.

Se realizará el trámite necesario para legalizar el contrato, se entregará una copia al

empleado, y otra archivaen el expediente del mismo.


Administrativo



73

DOCUMENTOS:

En este procedimiento se utilizará los siguientes documentos:

Hoja de actualización de datos

Servirá para ingresar los datos actualizados al sistema de la empresa y permanecerá archivado en la

carpeta del empleado

Contrato de Trabajo

74

FORMATO DE ACTUALIZACIÓN DE DATOS

INFORMACIÓN PERSONAL:

NOMBRES Y APELLIDOS: ……………………………………………………………………..

CEDULA: …………………………………..

ESTADO CIVIL:

SOLTERO/ A: ………………… CASADO: …………….

DIVORCIADO /A: …………... VIUDO: ……………….

UNIÓN LIBRE: ………………...

SEXO: FECHA DE NACIMIENTO:…………………………………………

MASCULINO: LICENCIA TIPO: …………………………….

FEMENINO: TIPO DE SANGRE: ………………………….

DOMICILIO:

PROVINCIA………………….... CANTÓN……...………..…..… BARRIO…………..……………

CALLE PRINCIPAL…………….…N°…….. CALLE SECUNDARIA…………………

TELÉFONOS:

CONVENCIONAL: ……..……………….. CELULAR: ………..…………………

INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA

LUGAR DE NACIMIENTO: ……………………………… NACIONALIDAD: ………………………..

TEZ: ………………………… ESTATURA: ……………………………….

PESO: ……………………… SEÑAL PARTICULAR: …………………….………….

INFORMACIÓN ACADÉMICA

NIVEL INSTITUCIÓN ESPECIALIDAD TITULO

PRIMARIA

SECUNDARIA

TÉCNICO

SUPERIOR

OTROS

CONOCIMIENTOS ADICIONALES, CURSOS DE CAPACITACIÓN REALIZADOS

CURSO INSTITUCIÓN PAIS CIUDAD HORAS

EXPERIENCIA LABORAL:

FECHA DE

INGRESO

FECHA DE

SALIDA

REFERENCIAS BANCARIAS

BANCOTIPO DE

CUENTA# DE CUENTA

DATOS FAMILIARES

CUANTAS PERSONAS VIVEN CON USTED?

OCUPACIÓN TELEFONO PARENTESCO

FIRMA

ACTUALIZACIÓN DE DATOS DEL PERSONAL

CARGOEMPRESA

FECHA DE INGRESO: …………………………

NOMBRE APELLIDO

75

FORMATO DE CONTRATO DE TRABAJO

CONTRATO DE TRABAJO DE PLAZO FIJO

PRIMERA.- PARTES.- Intervienen en la celebración de este contrato, por una parte y como

empleadora, la compañía PEPRONT- LAVERDE CIA. LTDA., debidamente representada por el señor

MARIO BLADIMIR LAVERDE JIBAJA, en su calidad de Gerente General y como tal representante

legal, parte a la que en adelante, para los efectos derivados de este contrato se la denominará

“PEPRONT- LAVERDE, LA EMPLEADORA o LA ORGANIZACION”, indistintamente; y por otra,

el señor Patiño Vargas Rosario Hermiña, por sus propios y personales derechos, a quien en adelante

para los efectos derivados de este instrumento se le denominará EL EMPLEADO, sin perjuicio de

identificarle por sus nombres, quienes libre y voluntariamente convienen en celebrar el contrato de

trabajo a tiempo fijo, contenido en las siguientes cláusulas:

SEGUNDA.-ANTECEDENTES.-

a) La compañía PEPRONT- LAVERDE Cía. Ltda., es una compañía ecuatoriana

constituida al amparo de la Ley Ecuatoriana y que tiene como giro principal de su

negocio es la de procesar, empacar y comercializar productos naturales (chocho, chulpi

y maíz).

b) Para el desarrollo de sus labores, requiere de un Asistente de Talento Humano, para la

consecución de los objetivos propios de la ORGANIZACION.

c) El EMPLEADO declara reunir los requisitos exigidos por la ORGANIZACION y

someterse a los principios fundamentales de la misma.

TERCERA.-OBJETO.- Con los antecedentes señalados en la cláusula anterior y en virtud del presente

contrato, LA EMPLEADORA declara que contrata los servicios lícitos y personales de EL EMPLEADO

en forma exclusiva, y éste acepta tal contratación para desempeñar el cargo de Asistente de Talento

Humano sometiéndose a las estipulaciones del presente contrato, a las disposiciones legales aplicables, a

los reglamentos internos vigentes, a las instrucciones que reciba de sus superiores y a las modalidades,

principios y disposiciones propios de LA EMPLEADORA, los mismos que declara conocerlos y

aceptarlos.

En tal virtud, EL EMPLEADO se obliga con LA EMPLEADORA a prestar sus servicios lícitos y

personales, en forma exclusiva, en calidad de Asistente de Talento Humano, para lo cual declara tener

los conocimientos y capacidades necesarias, así como conocer las funciones de tal posición.

CUARTA.- LUGAR Y MODO DE EJECUCION.- EL EMPLEADO realizará sus actividades en las

oficinas de la Compañía ubicadas en la ciudad de Machachi, sin embargo en virtud del cargo que este

asume, aquellas se realizarán además en el lugar que se le indique por parte de LA EMPLEADORA,

76

dentro del territorio nacional y cuyos gastos por movilización correrán por cuenta de LA

EMPLEADORA, sin que esto implique cambio de funciones o despido intempestivo; pudiendo en

cualquier momento solicitar a EL EMPLEADO la autorización exigida por el del Código del Trabajo

para efectos de que LA ORGANIZACION pueda asignarle cualquier otra actividad conexa que no

implique disminución de remuneración o de categoría, o en otro lugar o unidad de trabajo, sin que

aquello sea motivo para que EL EMPLEADO reclame algún tipo de indemnización.

QUINTA.-OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL EMPLEADO.- A más de las establecidas en las

leyes correspondientes, principalmente pero no exclusivamente lo dispuesto en el Código del Trabajo y

en el Reglamento Interno de la ORGANIZACION legalmente aprobado, así como los artículos de la

Ley de Propiedad Intelectual, son obligaciones específicas del EMPLEADO las siguientes:

a) Laborar exclusivamente para la ORGANIZACION durante el tiempo previsto en el contrato,

manteniendo siempre el grado de eficiencia necesario para el desempeño de sus actividades.

b) Cumplir con las labores correspondientes a la función contratada, con absoluta responsabilidad,

dedicación y honorabilidad.

c) Observar las normas éticas y morales en sus relaciones con sus superiores y compañeros

d) Cumplir sus actividades con la intensidad, esmero y cuidado aprobados, responsabilizándose de los

perjuicios que por su acción u omisión puedan causarse a la ORGANIZACION o a terceros.

e) Guardar absoluta reserva y discreción respecto de la información de cualquier clase que fuere, que

tuviere esa calidad y que llegue a su conocimiento con ocasión de su trabajo. En tal virtud deberá

manejar tal información con confidencial, secreta y no divulgada

f) Informar inmediatamente a las autoridades de la ORGANIZACION sobre cualquier asunto o

acontecimiento que llegare a su conocimiento y que pudiera afectar a la ORGANIZACION, sus

funcionarios, empleados.

g) Someterse a las medidas que para el control de la asistencia y evaluación de rendimiento ponga en

vigencia la ORGANIZACION.

h) Procurar la mayor economía en beneficio de los intereses de la Organización. Para tales efectos,

utilizará y verá que se utilicen los materiales de oficina, útiles y máquinas, de la forma más óptima.

i) Devolver a la finalización del contrato de trabajo los equipos (computador, celular u otro) que se le

hubieren entregado para su uso, en buenas condiciones, excepto el uso común.

j) Responder por el adecuado y buen manejo de las máquinas, instrumentos y muebles que se le dote

para el cumplimiento de sus labores, y será su responsabilidad los daños causados por negligencia,

descuido.

k) Emplear durante el trabajo los útiles de oficina, máquinas y equipos, en la forma más apropiada y

cuidadosa, a fin de evitar su desperdicio o destrucción y sólo en actividades de la empresa.

77

l) Prestar su contingente personal en cualquier tiempo en caso de peligro o fuerza mayor.

m) Acatar todas las indicaciones, especialmente técnicas y de seguridad, sobre el manejo de la

información de la empresa, que llegue a su conocimiento en razón de sus funciones.

n) Guardar la absoluta y total confidencialidad en cuanto a información contable, operativa, financiera,

bases de datos, know-how, secretos comerciales, que llegare a su conocimiento, en el cumplimiento

de su trabajo; la referida confidencialidad deberá guardarse inclusive, posteriormente a la

culminación del presente contrato, bajo sanciones de ley.

De otra parte, EL EMPLEADO se compromete a no incurrir en las prohibiciones constantes en el

Código del trabajo, especialmente en la determinada en el literal h) de dicho artículo.

SEXTA.- CONFIDENCIALIDAD Y SECRETO PROFESIONAL.- EL EMPLEADO se

compromete y obliga de manera expresa a no divulgar, ni revelar la información confidencial, secreta o

no divulgada o los secretos profesionales que llegare a conocer en virtud del cargo que desempeña, en

especial información comercial y técnica.

Dicha información confidencial y secreto profesional incluye, sin limitar: contratos, información

comercial, precios, descuentos, correspondencia, estrategias, objetivos, políticas, proyectos, prioridades,

cronogramas de trabajo, sistemas tecnológicos, manuales, reglamentos, y, en general, todos los aspectos

y conceptos relacionados, utilizados o desarrollados por LA EMPLEADORA.

SÉPTIMA.- PROPIEDAD INDUSTRIAL- INTELECTUAL.- Las invenciones o descubrimientos,

las mejoras en los procedimientos, así como los trabajos y resultados de las actividades realizadas por

EL EMPLEADO, mientras trabaje en relación en dependencia, pertenecerán a PEPRONT- LAVERDE.

PEPRONT- LAVERDE tendrá el derecho de hacer patentar a su nombre o a nombre de terceros tales

inventos, mejoras, derechos de autor, secretos comerciales, bases de datos, o cualquier tipo de

información no divulgada. Para estos efectos, EL EMPLEADO se compromete a facilitar y realizar

todas las gestiones necesarias para la legalización de dichos registros. De igual forma, las partes

libremente convienen, en que todo tipo de información especializada, financiera, comercial o similar, y

tendiente al cumplimiento del objeto social de LA EMPLEADORA que llegare a conocimiento de EL

EMPLEADO, durante la vigencia de este contrato, ya sea de forma oral, escrita o por medios

electromagnéticos, ejemplares de circulación restringida o por cualquier otro mecanismo de

comunicación, sin que constituya ésta una enumeración taxativa, se entenderá como información

confidencial, secreta y no divulgada de exclusiva propiedad de LA EMPLEADORA, por lo que su

utilización por parte de EL EMPLEADO fuera del ámbito de este contrato, ya sea en actividades

públicas o privadas, con o sin fin de lucro, se entenderá como competencia desleal, con todas las

consecuencias jurídicas civiles y penales que esta conducta representa.

78

EL EMPLEADO se obliga a cumplir la presente cláusula, aún después de terminado el presente

contrato. En caso de incurrir en la violación de cualquiera de las obligaciones contenidas en la presente

cláusula, el EMPLEADO deberá indemnizar a PEPRONT- LAVERDE en relación con el monto del

daño ocasionado, sin perjuicio de las demás sanciones o indemnizaciones a que hubiera lugar de acuerdo

a lo dispuesto en la Ley de Propiedad Intelectual, su Reglamento y demás leyes relacionadas.

OCTAVA.- JORNADA DE TRABAJO.- EL EMPLEADO se obliga a efectuar su labor por jornadas

de trabajo que tendrán la máxima duración diaria y semanal permitida por la ley (de lunes a viernes de

8:00 AM a 17:00 PM incluido la hora almuerzo), de conformidad con los horarios establecidos por LA

ORGANIZACION y que declara conocerlos y aceptarlos. Adicionalmente EL EMPLEADO reconoce el

derecho de LA ORGANIZACION para variar dichos horarios y de acuerdo a las necesidades de LA

ORGANIZACIÓN, siempre y cuando no excedan de los máximos legales y que sean comunicados con

la debida oportunidad.

NOVENA.-VACACIONES.- El EMPLEADO tendrá derecho a gozar vacaciones de conformidad con

la norma constante en el Código del Trabajo y dentro del período que LA ORGANIZACION señale para

todos los trabajadores.

DÉCIMA.- REMUNERACION Y FORMA DE PAGO.- PEPRONT- LAVERDE pagará al

EMPLEADO por la prestación de sus servicios deAsistente de Talento Humano, la remuneración de

USD$ 450.00 (CUATROCIENTOS CINCUENTA CON 00/100 DOLARES DE LOS ESTADOS

UNIDOS DE NORTEAMÉRICA) convenida de mutuo acuerdo, misma que será liquidada y cancelada

por mensualidades vencidas de conformidad con la modalidad establecida por LA ORGANIZACION.

Adicionalmente, reconocerá a EL EMPLEADO los demás derechos y beneficios establecidos en la ley,

de ser el caso, en la forma proporcional prevista en el artículo 82 del Código del Trabajo.

De dicho monto se practicarán las deducciones y los descuentos que correspondan a los aportes

personales del trabajador al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, retenciones de Impuesto a la

Renta, en caso de haberlas, y los demás determinados por la Ley o autoridad competente, o por

autorización expresa de EL EMPLEADO.

EL EMPLEADO, recibirá la remuneración mensual, en la misma forma y tiempo que el resto del

personal de LA EMPLEADORA, debiendo firmar el correspondiente rol de pago, el mismo que

constituirá la constancia de pago...

DÉCIMA PRIMERA.- AUTORIZACIONES.- EL EMPLEADO autoriza expresamente a LA

EMPLEADORA la retención y/o descuento de sus ingresos mensuales y/o liquidación de haberes por

terminación de la relación de trabajo, en los siguientes casos:

79

a) Anticipo de pago a la Remuneración, Beneficios de Ley u otros ingresos.

b) Cuotas de pago por préstamos, bienes y/o artículos entregados por cualquier concepto a EL

EMPLEADO.

c) Por reposición del valor de herramientas, equipos y/u otros instrumentos entregados bajo

responsabilidad de EL EMPLEADO y estos se hayan extraviado o dejado de ser útiles, por

negligencia, descuido o mal uso por parte de EL EMPLEADO.

d) En caso de que EL EMPLEADO, en razón de sus funciones, estuviera a cargo del cobro de valores,

la custodia de dinero u otros documentos de libre negociación y los utilizare en su propio beneficio o

no entregue oportunamente al empleador los mismos, independientemente de las acciones que la Ley

establece para estos casos.

e) Otros valores que las partes acuerden mutuamente.

DÉCIMA SEGUNDA.- PLAZO.-

El plazo de duración del presente contrato de trabajo a tiempo fijo es el de un (1) año contados a partir

del 01 de Enero del 2013. Al amparo de la facultad prevista en el art. 15 del Código del Trabajo, los

contratantes estipulan que los primeros 90 días constituyen un período de prueba durante el cual

cualquiera de las partes puede darlo por terminado libremente sin incurrir en responsabilidades

indemnizatorias de ninguna especie.

Concluido el plazo pactado de un año, de continuar las relaciones contractuales, el presente contrato se

considerará renovado por un año más, hasta contemplar el tiempo fijo de dos años.

Si al término del segundo año continúan las relaciones laborales, se considerarán a tiempo indefinido,

todo de conformidad con el art 184 del código de trabajo.

En caso de que alguna de las partes decidiera terminar el contrato mediante desahucio al cumplimiento

del primero o segundo año contado a partir de la fecha determinada en la cláusula anterior, LA

EMPLEADORA o EL EMPLEADO deberá notificar a la otra parte su voluntad de darlo por terminado

con treinta días de anticipación. La terminación del presente contrato deberá ser notificada en los

términos constantes en el artículo 184 inciso segundo del Código del Trabajo.

Si al término del segundo año contados desde la fecha señalada en el primer párrafo, continúan las

relaciones laborales, se considerarán a tiempo indefinido, todo de conformidad con el Art 184 del

Código del Trabajo.

Sin perjuicio de lo anterior, LA EMPLEADORA se reserva el derecho de concluir anticipadamente las

relaciones laborales, previa la interposición de un visto bueno y correspondiente resolución del

Inspector de Trabajo, siempre que se den las causales previstas en la ley, según el procedimiento

contenido en ella sin lugar al pago de indemnizaciones.

Este contrato podrá terminar por voluntad de las partes o por las causales indicadas en el Código del

Trabajo.

80

DÉCIMA TERCERA SANCIONES.- De conformidad a lo estipulado en el Código del Trabajo, las

partes acuerdan expresamente las siguientes amonestaciones y/o sanciones en caso de incumplimiento

por parte de EL EMPLEADO de los acuerdos incluidos en el presente contrato:

a) Amonestación verbal con constancia en la carpeta de Vida.

b) Amonestación escrita con copia al Ministerio de Trabajo.

c) Descuento por atrasos a su lugar de labor, según el artículo 61 del Código del Trabajo.

d) Terminación del contrato de conformidad a la Ley.

DÉCIMA CUARTA.- TERMINACIÓN ANTICIPADA.- En caso de incumplimiento de EL

EMPLEADO a una o más de las obligaciones que le impone la ley, los Reglamentos de LA

ORGANIZACION, el contrato de trabajo y las instrucciones que reciba de sus superiores, LA

ORGANIZACION podrá dar por terminado el contrato antes del vencimiento del plazo señalado y en

cualquier tiempo, previo el cumplimiento del trámite legal del desahucio o visto bueno según

corresponda, sin incurrir en responsabilidades indemnizatorias.

DÉCIMA QUINTA.- LEGISLACION APLICABLE.- Para todo lo que no se halla expresamente

previsto en el presente contrato, las partes incorporan las disposiciones del Código del Trabajo que

declaran conocer y aceptar; y para el improbable caso de controversias que no puedan ser solucionadas

directamente, en forma expresa se someten a los Jueces de Trabajo de la ciudad donde se firma el

presente contrato y al procedimiento oral previsto en los artículos del Código del Trabajo.

DÉCIMA SEXTA.- FINAL.- Las partes aceptan y ratifican en su integridad el contrato contenido en

las cláusulas que anteceden, sin reserva de ninguna clase y por convenir a sus intereses, para constancia

del cual firman en tres ejemplares de igual tenor y valor, en Machachi el 01 de Enero de 2013, y

autorizan su registro de conformidad con la ley.

81

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DEL PERSONAL:


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

Realiza la entrevista final para la firma del contrato.

Comunica al candidato seleccionado que será contratado

Confirma si aún está disponible

Solicita documentación necesaria al nuevo empleado para la

contratación y entrega el formulario de actualización de datos del

personal.

Realiza la verificación de los documentos para la contratación.

Elabora el contrato del nuevo empleado.

Revisa y firma tres ejemplares del contrato de trabajo.

Llama al nuevo empleado para la firma de los contratos.

Firma contratos para su respectiva legalización

Legaliza en la página del Ministerio de Relaciones Laborales los

contratos

Recibe una copia legalizada del contrato

Archiva contrato y documentos en el expediente del mismo.

Jefe Dpto. que solicitó la

contratación


Empleado




Gerente General


Empleado


Empleado


Descripción del Procedimiento de Contratación del Personal


82

FLUJOGRAMA DE CONTRATACION DEL PERSONAL

CONTRATACIÓN DEL PERSONAL


JEFE DPTO. DE LA CONTRATACIÓN

GERENTE GENERAL EMPLEADO

INICIO

ENTREVISTA FINAL CON LA PERSONA

QUE SERA CONTRATADA

ESTÁ AÚN DISPONIBLE?

COMUNICA AL CANDIDATO

SELECCIONADO QUE SERA

CONTRATADO

SI

SOLICITA LA DOCUMENTACIÓN NECESARIA PARA LA

CONTRATACIÓN Y ENTREGA HOJA DE ACTUALIZACION DE DATOS

REALIZA VERIFICACION DE DOCUMENTOS

PARA CONTRATACION

ELABORA EL CONTRATO DE

TRABAJO

REVISA Y FIRMA 3 EJEMPLARES DEL

CONTRATOLLAMA AL EMPLEADO

PARA FIRMAR EL CONTRATO

FIRMA EL CONTRATO

SI

RECIBE UNA COPIA LEGALIZADA DEL

CONTRATO

ARCHIVA CONTRATO Y

DOCUMENTOS DEL EMPLEADO

FIN

SELECCIÓN

NO

NO

LEGALIZA CONTRATO EN EL MRL

Figura 3.2 Flujograma de Contratación de Personal


83

3.3. INDUCCIÓN DEL PERSONAL

PEPRONT- LAVERDE

PROCEDIMIENTO: INDUCCIÓN DEL PERSONAL


En el medio laboral es muy común encontrarnos con personas que llegan a las organizaciones por

diversas causas, no reciben una adecuada capacitación que favorezca la integración rápida y

efectiva de estas personas que ingresan a las empresas. El personal al iniciar sus labores necesita

del apoyo, seguridad y aceptación, con el objetivo de acelerar la integración del individuo en el

menor tiempo posible al puesto, al jefe y a la organización. En el cual el nuevo trabajador debe

conocer todo lo relacionado con la empresa.

OBJETIVO

Preparar al personal para que se adapten rápido al nuevo ambiente de trabajo, a

conocerse,apoyarse, para tener un buen inicio productivo estableciendo actitudes favorables de los

nuevos empleados hacia la institución, sus políticas y su personal.

ALCANCE

Aplica alos empleados nuevos que ingresan a la entidad en todos los niveles

organizacionales.

RESPONSABLES

Jefe Administrativo/ Financiero

Jefe Inmediato

Asistente de Talento Humano

POLÍTICAS

Las Políticas para la inducción de personal son los lineamientos que se establecen para asegurar el

desempeño óptimo del personal contratado dentro de la organización.


Administrativo



84

Se indicará cuál es la Misión y Visión, estructura orgánica, objetivos, metas , valores,tipo

de empresa, quienes los integran, cuál es la Actividad Principal de la empresa y que

posición ocupa en el mercado

El asistente de Talento Humano entregará un ejemplar del Reglamento Interno de la

empresa y el reglamento de seguridad ocupacional.

Se deberá dar explicación de las actividades a su cargo, cual es la posición dentro de la

empresa y su relación con los objetivos de la empresa.

Se establecerá la forma de evaluación, a través de la cual se medirá y calificará su

desempeño en el trabajo para ascenso e incremento de sueldos.

El departamento de Talento Humano deberá realizar el seguimiento del procedimiento de

inducción para garantizar que los nuevos empleados se encuentren familiarizados con las tareas

que van a desempeñar.

DOCUMENTOS:

En este procedimiento los documentos que se van aplicar son:

Registro de inducción- entrenamiento.- este documento permanecerá en el archivo de cada

empleado como constancia que ha recibido la inducción.

Reglamento Interno de la empresa.- este documento se entregará al nuevo personal que

ingrese a la empresa para que tenga conocimiento de las disposiciones generales de la empresa

Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional

85

FORMATO DE REGISTRO DE INDUCCIÓN- ENTRENAMIENTO

AREA TEMA DE INDUCCIÓN FECHA Y HORA RESPONSABLE FIRMA

REGISTRO DE INDUCCION DEL PERSONAL

NOMBRE: _______________________________________________ CÓDIGO: _______________

CARGO: _______________________________________________

FECHA DE INGRESO: __________________________________________

FECHA DE ENTREGA AL DPTO. DE TALENTO HUMANO: ___________________________________________________

86

FORMATO DE EVALUACIÓN DE INDUCCIÓN

FIRMA FUNCIONARIO: FIRMA JEFE INMEDIATO:

C.I.N° C.I.N°

SUGERENCIAS PARA EL MEJORAMIENTO DE LA INDUCCIÓN: ______________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________ .

5.- LA ACTITUD DEL FUNCIONARIO PARA RECIBIR LA INDUCCIÓN ESPECÍFICA DEL CARGO FUE LA ADECUADA:

4.- EL PROCESO DE INDUCCIÓN ESPECÍFICA DEL CARGO DE LA EMPRESA SATISFACE SUS EXPECTATIVAS:

3.- LE EXPLICARON SUS FUNCIONES DE MANERA CLARA Y CONCISA:

D.- EN DESACUERDO

E.- TOTALMENTE EN DESACUERDO

A.- TOTALMENTE DE ACUERDO

B.- DE ACUERDO

C.- PARCIALMENTE DE ACUERDO

D.- EN DESACUERDO

B.- DE ACUERDO


ESPACIO PARA EL JEFE INMEDIATO


B.- DE ACUERDO


FORMATO DE EVALUACIÓN DE INDUCCIÓNLUGAR Y FECHA: ________________________________________________

NOMBRE DEL FUNCIONARIO: ________________________________________________ CODIGO: ________________

CARGO: _______________________________________

DEPENDENCIA: _________________________________________

D.- EN DESACUERDO


NOMBRE DEL JEFE INMEDIATO: ___________________________


D.- EN DESACUERDO




2.- EL PROCESO DE INDUCCIÓN DEL ÁREA CONTRIBUYE A REALIZAR SUS FUNCIONES DE MANERA ADECUADA:

1.- DESCRIBA DE MANERA BREVE LOS LINEAMIENTOS QUE SE BRINDARON EN LA INDUCIÓN ESPECÍFICA EN EL CARGO: ___________________

_________________________________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________ .


B.- DE ACUERDOV

V

V

V

87

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN DEL PERSONAL:


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Se reúne con él nuevo empleado para darle la bienvenida

y la explicación de las funciones que cumplirá.

Presenta ante el personal al empleado contratado

Lleva al empleado a conocer las instalaciones de la

empresa

Entrega al empleado el formato de inducción, reglamento

interno, reglamento de seguridad y salud ocupacional.

Indica las funciones que va a desarrollar en su puesto de

trabajo.

Entrega el puesto de trabajo

Entrega material, suministros, maquinaria y herramientas

necesarias para realizar su trabajoen la empresa

PEPRONT- LAVERDE.

Jefe Admin/ Financiero




Jefe Inmediato

Jefe Inmediato

Jefe Inmediato

Descripción del Procedimiento de Inducción del Personal

88

FLUJOGRAMA DE INDUCCION DEL PERSONAL

INDUCCIÓN DEL PERSONAL


JEFE INMEDIATOJEFE ADMINISTRATIVO-

FINANCIERO

INICIO

SE REUNE CON EL NUEVO

TRABAJADOR Y DA LA BIENVENIDA

PRESENTA AL PERSONAL AL

NUEVO EMPLEADO

LLEVA AL NUEVO EMPLEADO A CONOCER LAS

INSTALACIONES

INDICA LAS FUNCIONES QUE VA A DESARROLLAR EN SU

PUESTO DE TRABAJO

ENTREGA MATERIAL, SUMINISTROS, MAQUINARIA Y HERRAMIENTAS NECESARIAS

FIN

ENTREGA AL EMPLEADO EL REGLAMENTO INTERNO Y REGISTRO DE INDUCCIÓN-

ENTRENAMIENTO

ENTREGA EL PUESTO DE TRABAJO

Figura 3.3 Flujograma de Inducción del Personal


89

3.4. CAPACITACIÓN DEL PERSONAL

PEPRONT- LAVERDE

PROCEDIMIENTO: CAPACITACIÓN DEL PERSONAL


El procedimiento de capacitación del personal comprende la forma de impartir los conocimientos

técnicos, teóricos y prácticos que van a contribuir al desarrollo de los empleados en el desempeño

de una actividad. La capacitación busca promover el desarrollo integral del personal, y como

consecuencia el desarrollo de la organización.

OBJETIVO:

Incrementar la calidad en el ejercicio de las funciones del personal de PEPRONT-

LAVERDE mediante la realización del programa de cursos que atienda las necesidades de

capacitación y actualización necesarias para un buen ambiente y mejor desempeño laboral

a fin de evitar la rotación del personal.

ALCANCE:

Aplica para todas las actividades de capacitación del personal en todos los niveles de la empresa.

RESPONSABLES:

Gerente General

Jefe del departamento donde se requiera la capacitación.

Jefe Administrativo- Financiero


POLÍTICAS:

Las Políticas para la Capacitación de Personal son las normas que se establecen para asegurar el

desempeño en la organización.

Establecer en forma permanente un plan o programa anualde capacitación y desarrollo que

estará a cargo del asistente de talento humano.

El asistentede Talento Humano es el encargado de programar los cursos de


Administrativo



90

capacitacióncon autorización dela Gerencia General.

Se capacitará al personal en cualquier área que se considere importante para la

organización.

Asignar el presupuesto necesario para las capacitaciones.

El responsable de seleccionar al mejor proveedor para que imparta las capacitaciones será

el Gerente General.

Se deberá recolectar tres (3) cotizaciones de empresas que brindan el servicio de

Capacitaciones.

Evaluar constantemente sobre los conocimientos adquiridos en las capacitacionesal

personal de la empresa.

DOCUMENTOS:

Los documentos que se entregará al personal que reciba la capacitación son:

Control de Asistencia a Capacitación

91

FORMATO DE CONTROL DE ASISTENCIA A CAPACITACIÓN

N° NOMBRES Y APELLIDOS ÁREA FIRMA

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

___________________________________________________________________________________ .

CONTROL DE ASISTENCIA A CAPACITACIÓN

FECHA: __________________________________________ DURACIÓN: ______________________h.

TEMA QUE SE VA A DESARROLLAR: ______________________________________________________________

INSTRUCTOR: _______________________________________ FIRMA: _________________________________

OBSERVACIONES: ________________________________________________________________________________

92

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN DEL PERSONAL:


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

l0.

11.

12.

13.

Solicita realizar capacitación al personal de la empresa

Verifica el plan o programa de capacitaciones

Realiza un Diagnóstico de las Necesidades de capacitación

para los empleados.

Determina cuál será el objetivo de dicha capacitación.

Recolecta cotizaciones de empresas que ofrecen servicios de

capacitación

Solicita autorización previa al Gerente para proceder a

contratar los servicios de capacitación.

Autoriza la contratación del servicio de capacitación

Realiza la inscripción de los colaboradores que asistirán a la

capacitación

Solicita la factura para el ingreso a contabilidad para

proceder al pago.

Realiza el pago de la capacitación

Emite un comunicado a los empleados o funcionarios que

participarán en la capacitación indicando fecha y duración del

curso.

Coordina la asistencia de las personas a la capacitación.

Al finalizar el curso los colaboradores deben entregar copia

del certificado que garantice su participación en la

capacitación.

Jefe Dpto. que requiere

capacitación






Gerente General



Jefe Admin/ Financiero



Jefe Dpto. que requiere

capacitación

Descripción de Procedimientos de Capacitación del Personal


93

FLUJOGRAMA DE CAPACITACION DEL PERSONAL

CAPACITACIÓN DEL PERSONAL

JEFE DEL DEPARTAMENTO QUE REQUIERE CAPACITACIÓN

JEFE ADMINISTRATIVO-

FINANCIEROGERENTE GENERAL


INICIO

SOLICITA REALIZAR CAPACITACIÓN AL PERSONAL

DE LA EMPRESA

REALIZA DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE

CAPACITACIÓN

DETERMINA CUAL SERA EL OBJETIVO DE CAPACITACIÓN

REALIZA INSCRIPCIÓN DE LOS COLABORADORES QUE

ASISTIRÁN A LA CAPACITACIÓN

SOLICITA FATURA PARA PROCEDER AL PAGO

EMITE COMUNICADO A LOS COLABORADORES QUE ASISTIRÁN INDICANDO

FECHA Y DURACIÓN

COORDINA ASISTENCIA ENTREGA COPIA DEL

SERTIFICADO QUE GARANTICE LA PARTICIPACIÓN

FIN

SOLICITA AUTORIZACIÓN PREVIA PARA PROCEDER A

CONTRATAR LOS SERVICIOS

VERIFICA EL PLAN O PROGRAMA DE

CAPACITACIONES

RECOLECTA COTIZACIONES DE

EMPRESAS QUE OFRECEN SERVIOS DE CAPACITACIÓN

AUTORIZA LA CONTRATACIÓN

SI

NO

REALIZA EL PAGO DE FACTURA

Figura 3.4 Flujograma de Capacitación del personal


94

3.5. CONTROL DE HORARIO Y PERMANENCIA DEL PERSONAL

PEPRONT- LAVERDE

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE HORARIO Y PERMANENCIA DEL PERSONAL


Es el proceso mediante el cual se regula la asistencia y permanencia de los empleados en su lugar

de trabajo, de acuerdo con la jornada laboral y horarios establecidos.

OBJETIVO:

Realizar el registro y control de la asistencia del personal, de acuerdo al horario, para aplicar las

correcciones necesarias, así como otorgar los estímulos a que se hagan acreedores.

ALCANCE:

Aplica para todo el personal que labora en la empresa.

RESPONSABLES:

Asistente de Talento Humano.

Empleados

POLÍTICAS:

Las Políticas para el control de horario y permanencia son los lineamientos que se establecen para

asegurar el cumplimiento de la jornada de trabajo del personal contratado dentro de la

organización.

El horario de trabajo de la empresa es de 8:00 am. a 17:00 pm. con una hora de almuerzo

de 12:30 am. a 13:30 pm. horas.

El registro de asistencia será obligatorio para todo el personal.

El responsable del registro y control de asistencia del personal de la empresa será el

Asistente de Talento Humano.

Es responsabilidad del empleado informar a su jefe directo la inasistencia a su lugar de

trabajo para proceder a realizar la solicitud de permiso.


Administrativo



95

Es responsabilidad del jefe informar la inasistencia del empleado para proceder a la

respectiva justificación si fuera el caso o al descuento.

El Asistente de Talento Humano realizará el informe de faltas o retrasos en la jornada

laboral de los empleados para proceder a los respectivos descuentos.

DOCUMENTOS:

Registro de permisos de salida

Registro de asistencia del personal.- Se utiliza este formato ya no existe un sistema

sistematizado para controlar asistencias.

96

FORMATO DE PERMISOS DE SALIDA

DATOS DEL EMPLEADO FECHA:

RECUPERABLE: ______________________NO RECUPERABLE:

NOMBRE: _________________________CARGO:

DEPARTAMENTO: _________________SUPERVISOR

CODIGO: ___________________________

ASUNTO

( ) Calamidad TIEMPO ESTIMADO TIEMPO REAL

( ) Atención Médica

( ) Asunto Empresa DESDE: _______________ _______________

( ) Asuntos Personales

( ) Otros (especificar) HASTA:_______________ _______________

HORA DE SALIDA DE: ________________________ A _____________________

OBSERVACIONES: ______________________________________________________________

_______________________ _______________________ ____________________

FIRMA DEL TRABAJADOR FIRMA DEL JEFE INMEDIATO FIRMA DEL GERENTE

PERMISO DE SALIDA

AÑO / MES / DIA

/ /

97

FORMATO DE ASISTENCIA DE PERSONAL

01/02/2014

02/02/2014

03/02/2014

04/02/2014

05/02/2014

06/02/2014

07/02/2014

08/02/2014

09/02/2014

10/02/2014

11/02/2014

12/02/2014

13/02/2014

14/02/2014

15/02/2014

16/02/2014

17/02/2014

18/02/2014

19/02/2014

20/02/2014

21/02/2014

22/02/2014

23/02/2014

24/02/2014

25/02/2014

26/02/2014

27/02/2014

28/02/2014

OBSERVACIONES

PERMISOS OBSERVACIONES


TOTAL HORAS:

FECHA HORA DE INGRESO HORA DE SALIDA H. SUPLE.

CONTROL DE ASISTENCIA DEL PERSONAL

SEMANA: 8 MES: FEBRERO


TOTAL HORAS:

AREA: CÓDIGO:

NOMBRE Y APELLIDO:

FIRMA DEL EMPLEADO

FECHA HORA DE INGRESO HORA DE SALIDA H. SUPLE. H. EXTRA. ATRASOS FIRMA DEL EMPLEADO

ATRASOS

FIRMA DEL EMPLEADO

TOTAL HORAS:

H. EXTRA.

FIRMA DEL EMPLEADOH. EXTRA.




TOTAL HORAS:

FECHA

ATRASOS

HORA DE INGRESO HORA DE SALIDA H. SUPLE.


ATRASOS

FECHA HORA DE INGRESO HORA DE SALIDA H. SUPLE. H. EXTRA. PERMISOS

FIRMA DEL EMPLEADO


FECHA HORA DE INGRESO HORA DE SALIDA H. SUPLE. H. EXTRA. ATRASOS

98

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE HORARIO Y PERMANENCIA

DEL PERSONAL:


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Informa al nuevo empleado previo a su ingreso, el horario

de trabajo que deberá cumplir, con la finalidad de que

registre su asistencia.

Registra diariamente los horarios de entrada y salida de la

jornada laboral

Verifica la asistencia del personal

Determina faltas y atrasos

Verifica si la justificación es válida, procede a justificar

la falta.

Archiva documento de justificación, caso contrario

Emite informe de asistencia del personal cada mes

Elabora memorándum de descuentos por falta o atrasos

para ser descontados en rol de pagos.


Empleados







Descripción del Procedimiento de Control de Horario y Permanencia del Personal


99

FLUJOGRAMA DE CONTROL DE HORARIO Y PERMANENCIA DEL PERSONAL

CONTROL DE HORARIO Y PERMANECIA DEL PERSONAL

ASISTENTE DE TALENTO HUMANO EMPLEADOS

INICIO

INFORMA AL NUEVO EMPLEADO HORARIO

DE TRABAJO

REGISTRA HORARIO DE ENTRADA Y

SALIDA

VERIFICA LA ASISTENCIA DE

TODO EL PERSONAL

FALTA O ATRASO

SI

REVISA Y VERIFICA SI LA JUSTIFICACIÓN

ES VALIDA

ES VALIDA?

ARCHIVA LA JUSTIFICACIÓN

EN CARPETA DE EMPLEADO

SI

ELABORA MEMORANDUM DE

DESCUENTO

NOEMITE INFORME DE

ASISTENCIA DEL PERSONAL CADA

MES

FIN

NO

Figura 3.5 Flujograma de Control de Horario y Permanencia del Personal


100

3.6. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

PEPRONT- LAVERDE

PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO


Es el proceso mediante el cual se evalúa el desempeño de los empleados en su lugar de trabajo,

que permita identificar conductas, valores y competencias de todo el personal sin excepción

alguna.

OBJETIVO:

Establecer indicadores de logro y desempeño que permitan medir el desarrollo, cumplimiento de

las funciones, objetivos organizacionales y su nivel de aportación en función de sus

competencias.

ALCANCE:

Aplica para todo el personal que labora en la empresa.

RESPONSABLES:



Empleados

POLÍTICAS:

Las Políticas para la evaluación de desempeño son lineamientos destinados fundamentalmente a

determinar y comunicar a los empleados la forma como debendesempeñar su trabajo.

El asistente de Talento Humano tiene la responsabilidad de orientar a los empleados

como deben desempeñar sus labores, para que cumplan con sus expectativas de la

organización.

El asistente de talento humano tiene como función comunicar, enseñar nuevas

estrategias o filosofías de la empresa.

Se establecerá incentivospor el buen desempeñolaboral,tales como: sueldos, bonos, no

económicos (de comedor, guarderías, asistencia médica y odontológica, entre otros.),

apoyo socialestos estarán destinados a satisfacer las expectativas y aumentar el grado de

motivación de los empleados en su trabajo con la autorización del Gerente General.

Todo el personal de la empresa debe fomentar la comunicación y cooperación entre el

nivel ejecutivo y el nivel operativo.


Administrativo



101

DOCUMENTOS:

Evaluación de desempeño de personal

FORMATO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

-

PARÁMETROS A ANALIZAR SI NO POCO NADA

Su trabajo es efeciente

Conoce sobre la materia de sus

funciones

Solicita ayuda a cada momento

Se adapta fácilmente a los

cambios

Tiene actualizaciones teóricas y

prácticas con relación al

trabajo que realiza

Se ha capacitado con

anterioridad para realizar este

trabajo

Capta rápido las órdenes

dictadas

ELABORADO POR:


EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DEL PERSONAL

FECHA: ______________________

DEPARTAMENTO: ____________________________

EMPLEADO A EVALUAR: _____________________________

CARGO: _____________________________

FUNCIONES QUE CUMPLE: __________________________________________________

_________________________________________________________________________

________________________________ .

102

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO:


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Analiza y actualiza los lineamientos para la evaluación de

desempeño de los empleados

Prepara material y listado del personal para evaluación.

Distribuye material para evaluación y cronograma de

actividades a todo en personal.

Cada empleado define metas y se compromete alcanzarlos.

Realiza un seguimiento al logro de las metas

Realiza un análisis de los resultados obtenidos, el nivel de

desempeño que el evaluado mantiene tanto interno como

externo

Genera informe de resultados sobre la evaluación de

desempeño

Realiza constantemente evaluaciones al personal,

determinando los mejores de cada área.

Jefe Ad/ Financiero


Asistente TalentoHumano

Empleados


Jefe Ad/Financiero


Asistente TalentoHumano

103

FLUJOGRAMA DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO



EMPLEADOS

INICIO

ANALIZA Y ACTUALIZA LINEAMIENTOS PARA

EVALUACÓN DE DESEMPEÑO

PREPARA MATERIAL Y LISTADO DE

PERSONAL PARA EVALUACIÓN

DISTRIBUYE MATERIAL PARA EVALUACIÓN Y

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

DEFINEN METAS A SER ALCANZADOS

REALIZA SEGUIMIENTO

SEMESTRAL DE LOS OBJETIVOSANALISIS DE LOS

RESULTADOS OBTENIDOS SOBRE EL NIVEL DE DESEMPEÑO

GENERA INFORMES DE RESULTADOS

REALIZA CONSTANTEMENTE EVALUACIONES AL

PERSONAL

FIN

NO

Figura 3.6 Flujograma de Evaluación de Desempeño


104

CAPITULO IV

A continuación presento la propuesta del Diseño de Procedimientos de Control Interno Financieros.

4. DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO FINANCIEROS

4.1. INGRESOS A CAJA GENERAL

PEPRONT- LAVERDE

PROCEDIMIENTO: INGRESOS A CAJA GENERAL


CAJA.- Es aquella que se identificaal registrar las recepciones del efectivo, monedas, billetes y

cheques cobrados, así como los egresos del efectivo para realizar los depósitos bancarios.

Contablemente dicha cuenta se debitará por la venta de mercadería, cobro de clientes, venta de

activos fijos y se acreditará por eldepósito diario.

OBJETIVO:

Lograr implementar actividades que permitan manejar en forma adecuada el dinero que ingresa a la

empresa.

ALCANCE:

Aplica a todos los recursos disponibles de propiedad de la empresa

RESPONSABLES:

Cliente

Cajero

Mensajero

Asistente Contable

POLÍTICAS:

El cajero es la única persona encargada de recaudar dinero entregado por los clientes.

Se recibirán cheques por parte de los clientes solamente por valores mayores a los $ 100

dólares, luego de verificar sus datos personales.

Los valores recaudados deberán ser depositados el mismo día del ingreso o a más tardar al

día siguiente.


Financiero

ÁREA ENCARGADA Caja


105

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE INGRESOS A CAJA GENERAL:


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

Realiza la compra de mercaderías

Elabora la factura y entrega al cliente para su pago

Cancela en caja el valor de la mercaderíaadquirida

Retira la mercadería comprada

Recauda el dinero en efectivo o cheques

Realiza cierre de caja

Al final del día elabora el reporte de ingresos y prepara la papeleta de

depósito

Entrega al mensajero la papeleta de depósito con el direro

Realiza el depósito en el banco y entrega la papeleta de depósito al

cajero

Entrega la papeleta de depósito con el reporte diario de ingresos al

Asistente Contable

Coteja las facturas con el reporte diario de ingresos y formula el

comprobante de ingresos

Realiza el registro contable de los comprobantes de ingreso

Archiva la documentación

Cliente

Cajero

Cliente

Cliente

Cajero

Cajero

Cajero

Cajero

Cajero

Mensajero

Cajero

Asistente Contable

Asistente Contable

Asistente Contable

Descripción del Procedimiento de Ingresos a Caja General


106

FLUJOGRAMA DE INGRESOS A CAJA GENERAL

INGRESOS A CAJA GENERAL

ASISTENTE CONTABLE

CLIENTE CAJERO MENSAJERO

INICIO

REALIZA LA COMPRA

ELABORA FACTURA Y ENTREGA AL CLIENTE PARA

PAGO

CANCELA EL VALOR DE LA MERCADERÍA

RETIRA LA MERCADERÍA COMPRADA

RECAUDA EL DINERO EN EFECTIVO O

CHEQUES

REALIZA CIERRE DE CAJA

ELABORA REPORTE DE INGRESOS Y

PREPARA PAPELETA DE DEPOSITO

ENTREGA PAPELETA DE DEPOSITO CON

EL DINERO

REALIZA DEPOSITO EN EL BANCO Y

ENTREGA DEPÓSITO

ENTREGA PAPELETA DE DEPÓSITO CON

REPORTE DIARIO DE INGRESOS

COTEJA FACTURAS CON EL REPORTE Y

FORMULA COMPROBANTE DE

INGRESOS

REALIZA REGISTRO CONTABLE

ARCHIVA

FIN

Figura 4.1 Flujograma de Ingresos a Caja General


107

PEPRONT- LAVERDE

PROCEDIMIENTO: CAJA CHICA


La caja chica es un fondo fijo destinado a cubrir gastos menores, los mismos que no ameritan la

preparación de un comprobante de egreso habitual.

OBJETIVO:

Determinar las actividades para la creación, utilización y reposición del fondo de caja chica.

ALCANCE:

Se aplica a todos los egresos realizados con el fondo de caja chica.

RESPONSABLES:

Gerente General


Contador

Asistente Contable

Secretaria

Funcionario

POLÍTICAS:

La persona encargada del fondo de caja chica es responsable de la custodia y salvaguarda

del mismo.

Los fondos asignados son únicamente para cubrir pagos menores y emergentes de la

empresa.

Todos los desembolsos de caja chica serán respaldados con los respectivos soportes de

gastos (comprobantes de venta autorizados por el SRI: Facturas, Notas de Ventas).


Administrativo

ÁREA ENCARGADA Secretaria


108

La reposición del fondo de caja chica se solicitará cuando los desembolsos hayan llegado

al 70% del total del fondo previa autorización del Jefe Administrativo- Financiero

presentando un informe detallado de los gastos realizados.

El monto del fondo de caja chica será de $200.00 dólares.

Los desembolsos de caja chica no podrán ser mayores a $20.00 dólares.

El contador será quien determine a la persona para que realice los arqueos de caja chica de

forma imprevista y dejará constancia del mismo en el acta respectiva.

Por ningún concepto se deben utilizar estos fondos para cambios de cheques, ni préstamos

al personal.

DOCUMENTOS:

Reposición del Fondo de Caja Chica

Arqueo del fondo de Caja Chica

109

REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA

N° COMPR. FECHA PROVEEDOR CONCEPTO MONTO

TOTAL

MONTO ASIGNADO

(-) GASTOS

SALDO EN CAJA

VALOR A REPONER

____________________________

APROBADO POR:


_________________________

SOLICITADO POR:

SECRETARIA


N°: ____________


PERÍODO DEL: ______________ AL______________ DE (MES) __________________ AÑO _______

RESUMEN

QUITO, _____________________________________ RESPONSABLE: _______________________________

110

ARQUEO DEL FONDO DE CAJA CHICA

CANTIDAD IMPORTE

NUMERO BANCO BENEFICIARIO CONCEPTO VALOR

__________________

TESTIGO

TOTAL PRESENTADO

SALDO CONTABLE

DIFERENCIA (faltante)

CAJERO CONTADOR

__________________ _______________

SUMAN

ARQUEO DE CAJA

El efectivo y comprobantes cuyos valores ascienden a _________________ fueron contados en mi

presencia y devueltos a entera satisfacción.

FECHA: ________________________________________ HORA: _________________

CUSTODIO: _____________________________________ DELEGADO: __________________________

EFECTIVO

CHEQUES

DENOMINACIÓN/ DETALLE

111

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CAJA CHICA


1.

2.

3.

4.

5.

1.

2.

3.

4.

5.

1.

2.

3.

4.

5.

CREACIÒN DEL FONDO DE CAJA CHICA

Solicita al Gerente General se otorgue un fondo de caja chica para

cubrir los gastos menores y emergentes de la empresa.

Aprueba la asignación del fondo de caja chica y autorizaque se

elabore el egreso.

Determina al responsable para el manejo del fondo de caja chica

(secretaria)

Recibe el dinero del fondo de caja chica.

Abre un registro que le permita controlar los movimientos del

fondo de caja chica.

UTILIZACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA

Solicita dinero para cubrir un gasto y elabora la orden de

requisición.

Entrega el valor solicitado

Realiza el gasto

Entrega la documentación del gasto realizado con el dinero

sobrante en caso de existirlo.

Registra comprobante en elregistro creado para el fondo de caja

chica.


Prepara documento de reposición del fondo adjuntando: facturas,

notas de ventas, recibos que respaldan los gastos y remite al Jefe

Administrativo - Financiero

Revisa si existe conformidad en la revisión de los documentos de

egreso

Aprueba reposición del fondo

Prepara el egresocorrespondiente

Legaliza documentos y entrega egreso al responsable del manejo

de caja Chica.

Jefe Ad/ Financiero

Gerente General

Gerente General

Secretaria

Secretaria

Funcionario

Secretaria

Funcionario

Funcionario

Secretaria

Secretaria

Contador


Asistente contable

Asistente contable

Descripción del Procedimiento de Caja Chica


112

FLUJOGRAMA DE CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA

CREACION DE CAJA CHICA

GERENTE GENERALSECRETARIAJEFE ADMINISTRATIVO

FINANCIERO

INICIO

SOLICITA FONDO DE CAJA CHICA PARA GASTOS MENORES

APRUEBA?

RECIBE EL DINERO DEL FONDO DE

CAJA CHICA

CREA UN REGISTRO QUE PERMITA

CONTROLAR LOS MOVIMIENTOS DEL

FONDO DE CAJA CHICA

FINFIN

NO

DETERMINA AL RESPONSABLE DEL

FONDO DE CAJA CHICA

Figura 4.2 Flujograma de Creación del Fondo de Caja Chica


113

FLUJOGRAMA DE LA UTILIZACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA

UTILIZACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA

FUNCIONARIO SECRETARIAJEFE ADMINISTRATIVO

FINANCIERO

INICIO

SOLICITA DINERO PARA CUBRIR UN

GASTO Y ELABORA ORDEN DE

REQUISICIÓN

ES PRUDENTE REALIZA EL

GASTO?

ENTREGA EL VALOR SOLICITADO

SI

ENTREGA LOS DOCUMENTOS QUE

JUSTIFIQUEN EL GASTO Y DINERO

SOBRANTE EN CASO DE EXISTIR

REGISTRA COMPROBANTE EN

EL REGISTRO CREADO PARA EL

FONDO

ARCHIVA LA DOCUMENTACIÓN

REALIZA EL GASTO

FIN

Figura 4.3 Flujograma de Utilización del Fondo de Caja Chica


114

FLUJOGRAMA PARA REPOSICÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA


ASISTENTE CONTABLE

SECRETARIAJEFE ADMINISTRATIVO-

FINANCIEROCONTADOR

INICIO

PREPARA REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA

CHICA

REVISA SI EXISTE CONFORMIDAD EN LOS DOCUMENTOS

DE EGRESO

PREPARA EL EGRESO

CORRESPONDIENTESI

LEGALIZA DOCUMENTOS

ENTREGA EGRESO AL RESPONSABLE DEL MANEJO DE

CAJA CHICA

FIN

APRUEBA

NO

Figura 4.4 Flujogramapara Reposición del Fondo de Caja Chica


115

4.2. CONTROL DE OTORGAMIENTO DE CRÉDITO A CLIENTES

PEPRONT- LAVERDE

PROCEDIMIENTO: CONTROL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO A CLIENTES


Controlalos créditos concedidos por la empresa, por la venta de bienes. El proceso de cobranza

está orientado a controlar la cartera de clientes y diseñar estrategias para alcanzar el cobro de

créditos.

OBJETIVO:

Establecer actividades para el control de cuentas por cobrar, ya que de esta forma se obtendrá una

cartera reducida.

ALCANCE:

Este procedimiento será aplicado a los créditos que concede la empresa a los clientes.

RESPONSABLES:

Clientes

Cajero

Jefe Administrativo – Financiero.

Gerente General

POLÍTICAS DE CRÉDITO:

El solicitante deberá demostrar su solvencia económica para poder constituirse como

sujeto de crédito de la empresa durante los tres primeros meses de haber realizado compras

consecutivas.

El tiempo para dar trámite al crédito será de un día.

Las solicitudes de crédito serán aprobadas por diferentes responsables de acuerdo al límite

solicitado y rangos de aprobación:


FINANCIERO

ÁREA ENCARGADA Ventas


116

Rangos de aprobación:

1. De $0-$800 aprobará el Jefe Administrativo- Financiero

2. De $ 801 en adelante aprobará el Gerente General

El plazo máximo para cancelar la deuda se establece dependiendo del monto solicitado por

el cliente, este puede tener un plazo de tiempo de:

TIEMPO MONTO

0-8 días $100 - $250

9-15 días $251 - $400

16-30 días $401 - $550

31-60 días $551 - $800

61 y más días $801 - en adelante

Así lo establece la empresa con el fin de ofrecerles a los clientes flexibilidad y comodidad

en cuanto al pago de las deudas adquiridas.

El cajero deberá verificar los documentos que respandan las transacciones para garantizar

la autenticidad de los créditos otorgados.

117

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OTORGAMIENTO DE CRÉDITO A CLIENTES


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Solicita se le conceda crédito

Llena el formulario y entrega con toda la documentación

requerida

Recibe, revisa la documentación y pasa para la

verificación y aprobación del crédito

Revisa y analiza la solicitud de crédito de acuerdo al rago

de límites otorgados

Autoriza el crédito dependiendo del monto establecido

Confirma al cliente que ha sido aprobado la solicitud de

crédito

Formula el pedido de los productos

Elabora la factura de compra, hace firmar y entrega

documento para despacho de mercaderías

Registra el créditoen cuentas por cobrar

Cliente

Cliente

Cajero

Jefe Ad/ Financier/ Gerente

General

Jefe Ad/ Financier/ Gerente

General

Cajero

Cliente

Cajero

Cajero

Descripción del Procedimiento Otorgamiento de Crédito Clientes


118

FLUJOGRAMA DEL OTORGAMIENTO DE CRÉDITOA CLIENTES

OTORGAMIENTO DE CRÉDITO

CLIENTESJEFE ADMINISTRATIVO

FINANCIEROCAJERO GERENTE GENERAL

INICIO

RECIBE, REVISA Y PASA LA SOLICITUD

PARA LA VERIFICACIÓN Y

APROBACIÓN

REVISA Y ANALIZA LA SOLICITUD DE

CRÉDITO

CONFIRMA AL CLIENTE

HACE EL PEDIDO

EFECTÚA PROCESO DE VENTAS

REGISTRO CRÉDITO EN CUENTAS POR COBRAR

FIN

SOLICITA SE LE CONCEDA CRÉDITO

LLENA FORMULARIO Y

ENTREGA DOCUMENTACIÓN

ELABORA FACTURA, HACE FIRMAR Y

ENTREGA DOCUMENTO PARA

DESPACHO

APRUEBA Y AUTORIZA CRÉDITO

Figura 4.5 Flujograma Procedimiento Otorgamiento de Crédito Clientes


119

4.3. CONTROL DE INVENTARIOS DE MERCADERÍAS

PEPRONT- LAVERDE

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE INVENTARIO DE MERCADERÌAS


Se entiende como procedimiento de control de mercaderías en la bodega al registro de entradas y

salidas de los artículos destinados a la venta, incluyendo el control sobre su almacenamiento y

conservación.

El almacenamiento es el proceso de selección, clasificación y ubicación que se hace sobre la

mercadería en los espacios destinados para este fin.

OBJETIVO:

Definir actividades que permitan controlar los ingresos, egresos y existencias de las mercaderías.

ALCANCE:

Será aplicado a todas las actividades que van desde la recepción de la mercadería en la bodega,

almacenamiento y la salida de ésta.

RESPONSABLES:

Asistente Contable

Bodeguero

Cliente

Vendedor

POLÍTICAS:

El bodeguero debe llevar un registro de entrada y salida de inventarios

Se utilizará el método promedio para la valoración de inventarios

La ubicación de las mercaderías en la bodega será en función a la rotación que tenga cada

ítem bajo la responsabilidad del bodeguero.

El bodeguero es el encargado de registrar en la tarjeta kardex todas las entradas y salidas de


ADMINISTRATIVO

AREA ENCARGADA Compras


120

mercaderías.

El inventario físico extracontable a la fecha del balance lo hará el bodeguero en presencia

del asistente contable.

TARJETA KARDEX

DOCUMENTOS:

Tarjeta Kardex

Informe de recepción de mercadería

C A N T. V. UN IT. V. TOTA L C A N T. V. UN IT. V. TOTA L C A N T. V. UN IT. V. TOTA L

KARDEX

ARTICULO : _________________________________________ MÁXIMO : ____________________

METO DO : PRO MEDIO MÍNIMO : ______________________

CÓ DIGO : __________ UNIDAD DE MEDIDA: _____________

F EC HA D ETA LLEEN TR A D A S S A LID A S S A LD OS

EMPRESA LAVERDE

121

INFORME DE RECEPCIÓN DE MERCADERÍA

INFORME DE RECEPCIÓN DE MERCADERÍA

FECHA:______________________________

BODEGUERO:_____________________________________________

PROVEEDOR:______________________________________________

APLICA A ORDEN DE COMPRA N°: _____________________________

CANT

DETALLE

FACT

V.

UNITARIO

V.

TOTAL

RECIBÍ

CONFORME

OBSERVACIONES

INFORME GENERAL: _____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

FIRMA BODEGUERO.

122

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO DE MERCADERIÁS:


1.

2.

3.

4.

5.

6.

1.

2.

3.

4.

5.

RECEPCIÓN DE MERCADERÍA EN BODEGA- INGRESO

AINVENTARIO

Solicita factura de compra al proveedor y coteja la mercadería

recibida con la copia de la orden de compra.

Llena Informe de Recepción de la Mercadería en cuanto a

calidad o cantidad.

Si esta conforme recibe la mercadería caso contrario no recibe y

registra en su informe

Revisa el Informe de Recepción de Mercadería con la factura del

proveedor y procede a contabilizar la transacción.

Solicita nota de crédito, o a su vez el cambio de la mercadería en

mal estado.

Registra de forma automatizada en el Kárdex

Procede a codificar y a almacenar la mercadería recibida.

EGRESO DE MERCADERÍA DEL INVENTARIO

Realiza pedido del producto.

Verifica la existencia del producto en bodega y lo factura.

Solicita a Bodega el producto requerido.

Entrega el producto al cliente una vez que éste haya cancelado.

Recibe la mercadería comprada

Bodeguero

Bodeguero

Asistente Contable

Asistente Contable

Bodeguero

Bodeguero

Cliente

Vendedor

Vendedor

Bodeguero

Cliente

Descripción del Procedimiento Ingreso de Inventarios

123

FLUJOGRAMA DE CONTROL DE INVENTARIOS

INGRESO DE MERCADERÍAAINVENTARIO

INGRESO DE MERCADERÍA A INVENTARIO

BODEGUERO ASISTENTE CONTABLEPROVEEDOR

INICIO

RECIBE LA MERCADERÍA ADQUIRIDA

ENTREGA FACTURA ORIGINAL

REALIZA EL CONTEO FÍSICO DE LA

MERCADERÍA RECIBIDA

ELABORA INFORME DE RECEPCIÓN DE

MERCADERÍA

REGISTRA EL EL KARDEX LA MERCADERÍA

RECIBIDA

HUBO MERCADERÍA CON FALLAS?

NOCONTABILIAZA LA

FACTURA Y PAGA AL PROVEEDOR

PROCEDE A CODIFICAR Y

ALMACENAR LA MERCADERÍA

FIN

LA MERCADERÍA TIENE FALLAS?

SI

NO RECIBE LA MERCADERÍA CON FALLAS Y REGISTRA

EN EL INFORME

RECIBE CONFORME TODA LA MERCADERÍA

NO

SI

SOLICITA AL PROVEEDOR DESCUENTO, DEVOLUCIÓN DEL DINERO O CAMBIO DE

MERCADERÍA

Figura 4.6 Flujograma de Ingreso de Mercadería a Inventarios


124

EGRESO DE MERCADERÍAS DEL INVENTARIO

EGRESO DE MERCADERÍA DEL INVENTARIO

CLIENTE BODEGUERO VENDEDOR

INICIO

REALIZA PEDIDO DEL PRODUCTO

VERIFICA LA EXISTENCIA DEL PRODUCTO

SOLICITA A BODEGA EL PRODUCTO REQUERIDO

RECIBE MERCADERÍA

FIN

FACTURA EL PRODUCTO

ENTREGA EL PRODUCTO UNA

VEZ QUE ESTE HAYA CANCELADO

Figura 4.7 Flujograma de Egreso de Mercadería delInventario


125

4.4. CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

PEPRONT- LAVERDE

PROCEDIMIENTO: COMPRA DE ACTIVOS FIJOS

DEFINICIÓN GENERAL

Los activos fijos son todos aquellos bienes que una empresa tiene para su operabilidad. Dichos

bienes se adquieren con el objetivo de utilizarlos en lel negocio y no para la venta.

Los activos fijos a pesar de ser duraderos no son eternos dentro de una empresa, por lo que

contablemente se requiere depreciarlos a medida que transcurre su vida útil.

OBJETIVO:

Establecer políticas y normas que permitan un adecuado, ágil y eficiente control de los ingresos,

modificaciones, traspasos y egresos de los activos fijos de la empresa.

ALCANCE:

Este procedimiento aplica para el control de todos los activos fijos de la empresa.

RESPONSABLES:

Jefe de área


Comprador

Asistente Contable

Tesorero

Bodeguero

POLÍTICAS:

El compradortiene la facultad para realizar el trámite de adquisición de activosfijos, luego

de las aprobaciones respectivas.

Toda compra de activos fijos deberá contar con la aprobación de acuerdo al monto

establecido.

De $100 hasta $25.000 aprobará el Jefe Administrativo Financiero


FINANCIERO

ÁREA ENCARGADA Contabilidad


126

De $25.001 en adelante aprobará el Gerente General

Los activos fijos se registrarán contablemente, de acuerdo a las NEC y las NIIF.

La vida útil y porcentaje de depreciación asignada debe estar de acuerdo a las normas

impartidas por la ley y deben expresarse en meses, así:

ACTIVO FIJO VIDA

UTIL

%

DEPRECIACIÓN

Edificio 20 5%

Muebles u enceres 10 10%

Maquinarias y equipos 10 10%

Vehículos 5 20%

Equipo de Computación 3 33%

NOMBRE DEL ACTIVO: VEHÍCULO

PORCENTAJE: 20%

N° AÑOS: 5

VALOR: $15.000

N° AÑOS

DEPRECIACIÓN

ANUAL

VALOR

RESIDUAL

1 3000 12000

2 3000 9000

3 3000 6000

4 3000 3000

5 3000 0

Todos los activos fijos deberán poseer un código de identificación asignado en el auxiliar

contable, debe especificar la ubicación de los bienes y el estado en que se encuentran.

Los activos fijos deben ser cotejados y conciliados periódicamente con los registros

contables.

DOCUMENTOS:

Solicitud de Adquisición de Activos Fijos

Acta de recepción de activos fijos

127

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO INGRESO POR COMPRA DE ACTIVOS FIJOS:


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

Solicita que se adquieran los activos fijos

Aprueba y entrega la solicitud de compra.

Solicita proformas a proveedores

Elabora cuadro comparativo de proveedores

Analiza cuadro comparativo y elige proveedor

Realiza la adquisición del activo fijo

Recibe y verifica los bienes (cantidad, marca, modelo, serie,

accesorios)

Recibe factura y realiza el pago al proveedor

Recibe y registra factura en el sistema contable

Codifica el bien con todas las especificaciones necesarias

Emite acta de recepción de activos fijos con las respectivas firmas

Jefe de área

Jefe Ad/ Financiero

Comprador

Comprador

Jefe Ad/ Financiero

Comprador

Bodeguero

Tesorero

Asistente Contable

Bodeguero

Bodeguero

Descripción del Procedimiento de Ingreso por Compra de Activos Fijos


128

FORMATO DE SOLICITUD DE ADQUISIÓN DE ACTIVOS FIJOS

FORMATO DE ACTA DE RECEPCIÓN DE ACTIVO FIJO

O RDEN DESCRIPCIÓ N CANTIDAD UNIDAD

OBSERVACIONES: ______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________

SOLICITADO POR: APROBADO POR:

______________________ _______________________ REQUIERE ACTIVO FIJO JEFE ADMINISTRATIVO FINANCIERO

EMPRESA PEPRO NT- LAVERDE

SO LICITUD DE ADQ UISICIÓ N DE ACTIVO S FIJO S N°_________

FECHA DE EMISIÓ N:__________________________

PARA USARSE EN:____________________________

Nº FACTURA #

RECIBIDO POR:

___________

RESPONSABLE

DESCRIPCIÓ N

EMPRESA LAVERDE

ACTA DE RECEPCIÓ N DE ACTIVO S FIJO S

UBICACIÓ N:_____________________________________

USUARIO :____________________________

FECHA:__________________________

CÓ DIGO :____________

_______________

ENTREGADO POR: UNIDAD DE CONTROL:

CONTABILIDAD

_______________

ADQUISICIONES

129

FLUJOGRAMA DE ACTIVOS FIJOS

INGRESO POR COMPRA DE ACTIVOS FIJOS

INGRESO POR COMPRA DE ACTIVOS FIJOS

TESOREROASISTENTE CONTABLE

BODEGUEROCOMPRADORJEFE ADMINISTRATIVO

FINANCIERO

JEFE DE ÀREA QUE SOLICITA ACTIVO

FIJO

INICIO

RECIBE FACTURA

SOLICITA LA COMPRA DE

ACTIVOS FIJOS

¿APRUEBA SOLICITUD?

RECIBE SOLICITUD DE

COMPRA

SOLICITA PROFORMAS A PROVEEDORES

ANALIZA Y ELIGE EL PROVEEDOR

DEVUELVE SOLICITUD NEGADA

NO

FIN

ADQUIERE LOS ACTIVOS

SOLICITADOS

RECIBE Y VERIFICA BIENES (cantidad,

marca, modelo, serie, accesorios)

REALIZA REGISTRO EN EL SISTEMA

CONTABLE

RECIBE FACTURA Y

EMITE PAGO

CODIFICA EL ACTIVO SEGÚN LAS

NECESIDADES

EMITE ACTA DE RECEPCIÓN DE ACTIVO

FIJO

FIN


PROVEEDORES

Figura 4.8 Flujograma de Ingreso por Compra de Activos Fijos


130

EGRESOS DE BODEGA DE ACTIVOS FIJOS

OBJETIVO:

Establecer los pasos a seguir para el despacho de los bienes existentes en la bodega y que son

solicitados por las diferentes áreas de la empresa.

RESPONSABLES:

Jefe del área que solicita el activo fijo

Bodeguero

POLITICAS:

El Bodeguero es el único responsable para entregar, previa la presentación de la solicitud, que

debe llevar las firmas de los funcionarios que solicitan, autorizan y aprueban.

Todo activo fijo deberá ser entregado con un egreso de bodega

En el Egreso de Bodega deberán constar las características, códigos, unidades de medida si

fuera el caso.

DOCUMENTOS:

Egreso de Bodega de Activos Fijos.- Este documento se lo utilizará para la entrega de los

bienes de Bodega a las áreas que soliciten los activos fijos.

131

EGRESO DE BODEGA DE ACTIVOS FIJOS

CO DIGO DESCRIPCIÓ N CANTIDAD UNIDADVALO R

UNITARIOTO TAL

VALO R TO TAL

RECIBIDO POR:

____________________

RESPONSABLE

PARA UTILIZARSE EN:_____________________________________

SO LICITUD DE BO DEGA N°:____________________________


EGRESO DE BO DEGA N° __________

BODEGA

FECHA DE EMISIÓ N:________________________________________________

OBSERVACIONES: ______________________________________________________________________________

__________________________________________________

ENTREGADO POR:

_______________________

132

DESCRIPCION DE EGRESOS DE LA BODEGA DE ACTIVOS FIJOS


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Elabora la solicitud y presenta a bodega

Recibe solicitud, verifica que esté autorizado

Verifica el stock de bienes en los registros de existencias

Separa y registra cantidades a despacharse

Verifica con los interesados los bienes a despacharse

Genera el acta entrega recepción con las firmas respectivas

Entrega de activo fijo

Recibe el activo fijo

Actualiza registro de egreso en el sistema

Archiva solicitud

Jefe de área que solicita

activo fijo

Bodeguero

Bodeguero

Bodeguero

Bodeguero

Bodeguero

Bodeguero

Jefe de área que solicita

activo fijo

Bodeguero

Bodeguero

133

FLUJOGRAMA DE EGRESO DE ACTIVOS FIJOS

EGRESO DE BODEGA DE ACTIVOS FIJOS

BODEGUEROJEFE DE ÁREA QUE

SOLICITA ACTIVO FIJO

INICIO

ELABORA SOLICITUD Y LO HACE APROBAR

RECIBE SOLICITUD

¿SOLICITUD ATORIZADA?

FIN

NO

COMPRUEBA EXISTENCIAS EN

STOCK Y REGISTRA DATOS EN SOLICITUD

SI

VERIFICA CON EL INTERESADO LOS BIENES

A DESPACHARSE

GENERA COMPROBANTE DE EGRESO ( recibe y entrega conforme)

RECIBE ACTIVO FIJO

ACTUALIZA REGISTROS EN EL

SISTEMA

ARCHIVA SOLICITUD

FIN

ENTREGA ACTIVO FIJO

Figura 4.9 Flujograma de Egreso de Activos Fijos


134

BAJA DE ACTIVOS FIJOS

OBJETIVO

Establecer los pasos a seguir para eliminar aquellos bienes que no son de utilidad a la empresa, por tal

motivo se debe registrar contablemente la baja de activos fijos.

RESPONSABLES

Usuario

Bodeguero


Gerente General

POLÍTICAS

1. Cuando el usuario comunica que los bienes se han vuelto obsoletos o han dejado de usarse,

deberá comunicar por escrito al Jefe Administrativo Financiero, quien inspeccionará los

bienes personalmente a otro funcionario.

2. Los activos fijos dados de baja por obsolescencia deberán egresar de la Bodega, previa

autorización del Gerente General y Jefe Administrativo Financiero.

3. El trámite se realizará con la participación del Jefe Administrativo Financiero y con la

presencia del Bodeguero.

De este procedimiento se dejará constancia en el informe con las firmas de las personas que

intervienen en este trámite.

135

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO BAJA DE ACTIVOS FIJOS


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Solicita dar de baja el activo fijo

Elabora informe en el describe en qué condiciones está el activo

fijo.

Recibe informe debidamente detallado las condiciones que se

encuentra el activo fijo

Realiza los trámites necesarios para obtener la autorización del

Gerente General.

Recibe informe para la baja de activos

Autoriza la baja de activos fijos de la empresa

Recibe autorización de baja

Da de baja el activo fijo

Legaliza el informe de baja

Actualiza los registros con el informe.

Usuario

Bodeguero



Gerente General

Gerente General


Bodeguero


Bodeguero

Descripción del Procedimiento Baja de Activos Fijos


136

FLUJOGRAMA DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS

BAJA DE ACTIVOS FIJOS

JEFE ADMINISTRATIVO

FINANCIEROBODEGUERO GERENTE GENERALUSUARIO

INICIO

ELABORA INFORME DE BAJA DE

ACTIVOS FIJOS

RECIBE INFORME DE ACTIVOS PARA BAJA

REALIZA TRAMITES NECESARIOS PARA

AUTORIZACIÓNRECIBE INFORME

APRUEBA BAJA DE ACTIVOS

RECIBE AUTORIZACIÓN

SIDA DE BAJA

ACTIVOS FIJOS

LEGALIZA INFORME DE BAJA DE

ACTIVIOS FIJOS

ACTUALIZA REGISTROS CON LA INFORMACIÓN DE

ACTAS

FIN NO

SOLICITA DAR DE BAJA EL ACTIVO

FIJO

Figura 4.10 Flujograma de Baja de Activos Fijos


137

4.5. CONTROL DE CUENTAS POR PAGAR

PAGO PROVEEDORES

PEPRONT- LAVERDE

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE CUENTAS POR PAGAR


Consiste en el manejo de las obligaciones contraídas por la empresa, por adquisición de bienes o

servicios

OBJETIVO:

Establecer el proceso para el manejo de las cuentas por pagar de la empresa a sus proveedores.

ALCANCE:

Aplica para todas las obligaciones que mantenga la empresa con terceros.

RESPONSABLES:


Asistente Contable

Gerente General

Proveedor

POLÍTICAS:

El Gerente General es el reponsable de aprobar las órdenes de compra de bienes y servicios

que den origen a las cuentas por pagar

Las facturas a crédito se enviarán directamente al departamento de contabilidad y se

registraran de inmediato las cuentas por pagar.

Se deberá llevar un reporte de cuentas por pagar para tener control en las cuentas por pagar

Contabilidad deberá presentar informes semanales o cuando requiera con las con fechas de


FINANCIERO



138

vencimiento de las obligaciones para planificar los pagos.

No se realizará el registro del compromiso por el pago con copias sino con facturas

originales.

El egreso será emitido obligatoriamente a nombre del proveedor.

Para los pagos que se realicen mediante transferencia el proveedor esta obligado a entregar

una certificación bancaria a nombre del proveedor.

Los pagos en efectivo a proveedores se realizarán exclusivamente los días viernes de 3:00

a 5:00 pm.

Mensualmente debe verificarse los saldos de los mayores de Cuentas por Pagar que

coincidan con el reporte de cuentas por pagar.

DOCUMENTOS:

Reporte de cuentas por pagar

Este documento sirve para propiciar el control de las cuentas por pagar a proveedores.

139

FORMATO DE REPORTE DE CUENTAS POR PAGAR

FECHA CO DIGO PRO VEEDO R DO CUMENTO VALO R IVA TO TALRET.

FUENTERET. IVA

SALDO A

PAGAR

VALO R TO TAL


REPO RTE DE CUENTAS PO R PAGAR

DEL ___________________ AL_____________________

140

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO CONTROL DE CUENTAS POR PAGAR:

PAGO A PROVEEDORES


1.

2.

3.

4.

5.

6.

Revisa el cuadro de pagos de cuentas por pagar

Imprime los mayores de cuentas por pagar del sistema y envía

junto con el reporte de cuentas por pagar que se encuentran por

vencer para la aprobación de Gerencia.

Autoriza los pagos que estime conveniente de acuerdo a monto y

vencimiento.

Elabora los egresos de los pagos aprobados.

Aprueba las transferencias y firma los egresos.

Recibe el pago.

Asistente Contable


Gerente General

Asistente Contable

Gerente General

Proveedor

Descripción del Procedimiento Control de Cuentas Por Pagar Pago Proveedores


141

FLUJOGRAMA DE CUENTAS POR PAGAR

PAGO A PROVEEDORES

CONTROL DE CUENTAS POR PAGARPAGO PROVEEDORES

PROVEEDORASISTENTE CONTABLE


GERENTE GENERAL

INICIO

REVISA EL CUADRO DE PAGOS DE CUENTAS

POR PAGAR

IMPRIME MAYORES DEL SISTEMA Y EL

REPORTE DE CUENTAS POR

VENCERSE PARA EL PAGO

AUTORIZA EL PAGO?

SI

ELABORA EGRESO DE LOS PAGOS APROBADOS

APRUEBA TRANSFERENCIAS Y

FIRMA LOS EGRESOS

RECIBE EL PAGO

FIN NO

Figura 4.11 Flujogramade Procedimiento Control de Cuentas Por Pagar Pago Proveedores


142

4.6. CONTROL DE FACTURACIÓN

PEPRONT- LAVERDE

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE FACTURACIÓN


Consiste en reflejar la información de las ventas puesto que detalla el producto vendido, valor y

condiciones de pago.

OBJETIVO:

Establecer los lineamientos necesarios para la emisión de facturas, de tal forma que se cumplan con

las políticas de la empresa.

ALCANCE:

Aplica para facturación de bienes a crédito y contado así como el manejo de documentos

involucrados en el proceso.

RESPONSABLES:

Vendedor

Asistente Contable.

Cajero

Cliente

POLÍTICAS:

• Cuando el cliente compra por primera vez deberá ser registrado en el sistema de

clientes por el cajero.

• Cuando las facturas se cancelen al contado el cajero deberá poner el sello de pagado.

• El bodeguero no podrá despachar la mercadería sin que antes el cliente

presentefactura.

• Las ventas que se realicen a crédito deben ser autorizadas, dependiendo del monto.

1. De $0 - $800 aprobará el Jefe Administrativo- Financiero


FINANCIERO

ÁREA ENCARGADA Facturación


http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/elproduc/elproduc.shtml

143

2. De $801 en adelante aprobará el Gerente General

• Cuando el bodeguero entregue los bienes debeverificar que en la factura este la firma

de recepción del cliente.

• El cajero debe verificar si el cliente se encuentra al día con sus pagos, el límite y

condiciones de crédito para proceder a la facturación a crédito.

DOCUMENTOS:

Factura

FORMATO DE FACTURA

Figura 4.12 Formato de Factura

144

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO CONTROL DE FACTURACIÓN:


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Elabora orden de compra

Recepta órdenes de compra

Elabora Factura

Recibe y cancela factura en caja

Registra el pago y entrega la factura con el sello de cancelado

Firma y recibe original de factura

Registra la factura en el sistema

Archica documento

Vendedor

Cajero

Cajero

Cliente

Cajero

Cliente

Asistente Contable

Asistente Contable

Descripción del Procedimiento Control de Facturación


145

FLUJOGRAMA DE FACTURACIÓN

CONTROL DE FACTURACIÓN

ASISTENTE CONTABLE

VENDEDOR CAJERO CLIENTE

INICIO

ELABORA ORDEN DE COMPRA

RECEPTA ORDENES DE COMPRA

RECIBE Y CANCELA FACTURA EN CAJA

ELABORA FACTURA

REGISTRA EL PAGO Y ENTREGA

FACTURA CON SELLO

FIRMA Y RECIBE ORGINAL DE

FACTURA

REGISTRA LA FACTURA EN EL

SISTEMA

ARCHIVA

FIN

Figura 4.13 Flujograma de Facturación


146

4.7. CONTROL DE COMPRAS MERCADERÍA

PEPRONT- LAVERDE

PROCEDIMIENTO: CONTROL DE COMPRAS MERCADERÍAS


El procedimiento de adquisiciones de mercaderías, comprende la operación y selección de

proveedores nacionales e internacionales de acuerdo acalidad, precios y condiciones de pago.

OBJETIVO:

Establecer lineamientos para las adquisiciones de mercadería y asegurar que cumplan las

especificaciones requeridas para cubrir las necesidades del cliente.

ALCANCE:

Aplica a todas las adquisiciones de mercaderías que realiza la empresa a nivel local y nacional.

RESPONSABLES:

Bodeguero

Comprador


Tesorero

POLÍTICAS:

El comprador tiene la obligación de realizar el trámite de adquisición de mercaderías,

luego de las aprobaciones pertinentes.

Toda compra de mercadería deberá contar con la aprobación de acuerdo al monto

establecido.

De $001 hasta $500 aprobará el Jefe Administrativo Financiero

De $501 en adelante aprobará el Gerente General

Para adquirir la mercadería se deberá tener 3cotizaciones de direfentes proveedores y

escoger la mejor oferta.


FINANCIERO

ÁREA ENCARGADA Compras


147

Los requisitos que se toman en cuenta son precio, calidad, crédito, plazo y entrega para

garantizar la compra de mercaderías

Las compras siempre estarán sustentadas con una orden de compra.

El bodeguero envía a contabilidad la factura e informe de recepción por la compra de

mercaderías.

DOCUMENTOS:

Requisición de compras

Orden de Compra

Orden de recepción

Cotización

148

CANTIDAD NÚMERO DE CATÁLOGO DESCRIPCIÓN PRECIO UNITARIO TOTAL

COSTO TOTAL

PEPRONT- LAVERDE

REQUISICIÓN DE COMPRA

DEPARTAMENTO O PERSONA QUE REALIZA LA SOLICITUD_________________

FECHA DE PEDIDO: _____________ FECHA REQUERIDA DE ENTREGA: _________

APROBADO POR: ______________________

FORMATO DE REQUISICIÓN DE COMPRA DE MERCADERÍAS

FORMATO DE ORDEN DE COMPRA DE MERCADERÍAS

CANTIDAD CÓDIGO DESCRIPCIÓNPRECIO

UNITARIOTOTAL

ORDEN DE COMPRA N° _________________

PROVEEDOR: _______________________ FECHA DE PEDIDO: ____________________

RUC: ______________________________ FORMA DE PAGO: ____________________

FECHA DE PAGO: ____________________ ESTADO DE MERCADERÍA: _______________

APROBADO POR: _____________________ ELABORADO POR: __________________

EMPRESA PEPRONT- LAVERDE RUC 1709216962001

Dirección: El Camal Luis Cordero s/n y El Hogar

Teléfonos: 2310042 / 230147

Machachi- Ecuador

149

FORMATO DE INFORME DE RECEPCIÓN DE MERCADERÍAS

DISEÑO DE CUADRO COMPARATIVO DE PROVEEDORES

EMPRESA LAVERDE

CUADRO COMPARATIVO DE PROVEEDORES

PROVEEDOR N°

COTIZACIÓN

FECHA DE

COTIZACIÓN

VALOR

COTIZADO

FORMA DE

PAGO

DESCUENTO

APLICADO

TIEMPO

DE

ENTREGA

Descalzi 002-256-759

01/12/2013 589.00 100% crédito

15 días

5% 3 días

Printopac 001-251-963

15/12/2013 1896.00 100% crédito

15 días

10% 1 semana

Fintec 0 02-268-584

20/12/2013 1022.85 100% crédito

15 días

3% 5 días

FECHA DE ELABORACIÓN:_______________________________

ELABORADO POR:______________________________________

OBSERVACIONES:______________________________________________________________

_____________________________________________________________

CANTIDAD DETALLE NOVEDADPRECIO

UNITARIOTOTAL

EMPRESA PEPRONT- LAVERDE RUC 1709216962001

Dirección: El Camal Luis Cordero s/n y El Hogar

Teléfonos: 2310042 / 230147

Machachi- Ecuador

INFORME DE RECEPCIÓN DE MERCADERÍAS N°: __________

FECHA: __________________

FIRMA DEL BODEGUERO: ______________________

150

DISEÑO DE COTIZACIÓN DE MERCADERÍAS

12% IVA

151

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO CONTROL DE COMPRAS DE MERCADERÍAS:


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Solicita la adquisición de mercadería

Aprueba y entrega la solicitud de compra de mercaderías.

Solicita proformas a proveedores y elabora cuadro comparativo de

proveedores

Analiza cuadro comparativo, elige proveedor y dispone al

comprador efectue la adquisición de mercaderías

Realiza la adquisición de mercaderías

Recibe y verifica los bienes (cantidad, marca, modelo, serie,

accesorios)

Recibe y registra factura en el sistema contavles y realiza el pago al

proveedor

Verifica, codifica y emite acta de recepción de la mercadería junto

con la factura y firmas respectivas

Bodeguero

Jefe Ad/ Financiero

Comprador

Jefe Ad/ Financiero

Comprador

Bodeguero

Tesorero

Bodeguero

Descripción del Procedimiento Control de Compras Mercadería


152

FLUJOGRAMA DE COMPRAS DE MERCADERÍA

INGRESO POR COMPRA DE MERCADERÍAS

TESOREROBODEGUEROCOMPRADORJEFE ADMINISTRATIVO

FINANCIERO

¿APRUEBA SOLICITUD?

RECIBE SOLICITUD DE

COMPRASI

SOLICITA PROFORMAS A PROVEEDORES

ANALIZA, ELIGE EL PROVEEDOR Y DISPONE AL

COMPRADOR EFECTUE LA ADQUISICIÓN

COMPRA LA MERCADERÍA SOLICITADOS

RECIBE Y VERIFICA BIENES (cantidad,

marca, modelo, serie, accesorios)

VERIFICA, CODIFICA Y EMITE ACTA DE

RECEPCION JUNTO CON LA FACTURA Y

FIRMAS CORRESPONDIENTES

RECIBE REGISTRA FACTURA ENEL

SISTEMA Y REALIZA EL PAGO

FIN


PROVEEDORES

INICIO

SOLICITA LA ADQUISICIÓN DE

MERCADERIAS

NO

Figura 4.14 Flujograma Control de Compras de Mercadería


153

4.8. CONTROL DEL ÁREA DE CONTABILIDAD

PEPRONT- LAVERDE

PROCEDIMIENTO: CONTABILIDAD


El proceso contable que se maneja en la empresa, detalla las etapas en el reconocimiento y registr

de los hechos y las operaciones financieras que afectan la situación económica financiera de la

empresa hasta la elaboración de estados financieros.

OBJETIVO:

Realizar el registro contable en el sistema y elaborar los Estados Financieros.

ALCANCE:

Cubre todo el proceso contable desde el registro de las operaciones hasta la obtención de los

Estados Financieros.

RESPONSABLES:

Asistente Contable.

Contador

Gerente General

POLÍTICAS:

Revisar que la documentación referente a la transacción completa y cumpla los requisitos

legales.

Identificar y registrar todas las transacciones válidas comprobando que los documentos de

soporte se encuentren organizados y archivados adecuadamente.

Todos los hechos económicos financieros realizados en cualquier dependencia de la

empresa deben ser debidamente informados al área de Contabilidad con la documentación

soporte.

Todas las operaciones que se desarrollen deben ser efectuadas únicamente por el personal


FINANCIERO



154

que conforma el área de contabilidad.

Los saldos de las cuentas del balance de comprobación deben ser ratificados

ocasionalmente por medio de confirmación de terceros.

Los ajustes contables se realizarán máximo hasta el diez de cada mes.

DESCRIPCIÓN DEL CONTROL DEL ÁREA DE CONTABILIDAD:


1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

Se realiza la apertura de libros contables, lo cual consiste en realizar

el traspaso del valor del saldo que tenía al finalizar el ejercicio

anterior todas las cuentas.

Revisa la documentación respectiva que sustenten los hechos

económicos.

Clasifica los hechos económicos respaldados por la documentación

respectiva ya sea cheques u otros comprobantes.

Identifica y registra cronológicamente los hechos contables

originados en las transacciones que se realizan.

Se procede a archivar la documentación que interviene en el

proceso contable tanto en originales como en copias, para esto se

debe crear un archivo permanente y colocar allí esta documentación

Genera automáticamente el proceso de mayorización.

Realizar el balance de comprobación el cual consiste en determinar

los saldos de las cuentas del libro mayor, analizar y comprobar la

exactitud de los registros.

Se procede a realizar el respectivo proceso de cierre de las cuentas

contables

Se generan los estados financieros mensuales tales como Balance

General, Estado de Resultados entre otros.

Los Estados Financieros Consolidados serán firmados y aprobados

por el Gerente General

Archivar toda la documentación que se generó en este proceso con

los Estados Financieros que se elaboraron.

Contador

Asistente Contable

Asistente Contable

Asistente Contable

Asistente Contable

Asistente Contable

Contador

Contador

Contador

Gerente General

Contador

Descripción del Control del Área de contabilidad


155

FLUJOGRAMA DE CONTROL DEL ÁREA DE CONTABILIDAD

CONTROL DE CONTABILIDAD

CONTADOR ASISTENTE CONTABLEGERENTE GENERAL

INICIO

REALIZA APERTURA DE LIBROS

CONTABLES

REVISA DOCUMENTACIÓN QUE SUSTENTA LOS

HECHOS ECONÓMICO

¿Se presentan inconsistencias con

los valores de las cuentas contables

NO

IDENTIFICAR Y REGISTRAR HECHOS

CONTABLES

DEVUELVE DOCUMENTACIÓN

SI

CLASIFICA DOCUMENTOS

ARCHIVA DOCUMENTOS

PROCESA AUTOMATICAMENTE DE MAYORIZACIÓN

¿Existen inconsistencias

en los saldos contables?

RELIZAR AJUSTES CORRESPONDIENTES

SI

REALIZAR BALANCE DE COMPROBACIÓN

AJUSTADONO

REALIZAR PROCESO DE CIERRE DE

CUENTAS CONTABLES

GENERAR ESTADOS FINANCIEROS

¿Son de prestación mensual?

FIRMA Y APRUEBA ESTADOS

FINANCIEROS

ARCHIVA DOCUMENTACIÓN

FIN

Figura 4.15 Flujograma de Control del Área de Contabilidad


156

CAPITULO V

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1. CONCLUSIONES

1. PEPRONT- LAVERDE carece de procedimientos Administrativos y Financieros que faciliten

el desarrollo normal de las operaciones que le permitan alcanzar los objetivos propuestos y así

cumplir con su misión y la visión.

2. PEPRONT- LAVERDE no dispone de un procedimiento adecuado de selección de personal, a

las personas contratadas les falta cumplir con los requerimientos básicos del cargo que van a

ocupar (estudios, experiencia, referencias personales), etc., lo que ha ocasionado que el trabajo

realizado por estas sea poco productivo, provocando pérdidas económicas, tiempo mientras

aprendensobre las actividades que deben realizar.

3. El personal de la empresa requiere capacitarse para el desarrollo de sus labores diarias, lo que

no les permite actualizarse sobre las nuevas tendencias del mercado, los cambios de leyes y

normas.

4. A la empresa le hace falta un fondo rotativo de Caja Chica. Debido a que la mayoría de los

pagos a proveedores son realizados mediante el giro de cheques ha ocasionado inconvenientes

cuando se presentan egresos con montos bajos.

5. En la bodega falta control sobre la mercadería existente, muchas veces se realizaban compras

sin verificar que el producto. La empresa no ha efectuado un inventario en los últimos seis

meses.

6. Carece de procedimientos para el proceso de compras y adquisición de materia prima, servicios,

suministros e insumos. La falta de estos procedimientos ha ocasionado compras innecesarias,

precios altos, calidad.

7. A las cuentas por pagar le falta que se manejan de manera adecuada lo que ocasiona que se

paguen intereses por mora, ya que no se tiene en cuenta las fechas de vencimiento de los pagos

que se debe realizar.

8. La información obtenida del sistema contable no es la apropiada, existe un desconocimiento en

materia de contabilidad por ende la inexistencia de plan de cuentas, libro diario, mayor, balance

de comprobación y estados financieros que vayan de acuerdo a las necesidades de la empresa.

9. Falta un procedimiento para cuentas por cobrar, por esto no se ha seleccionado de forma

adecuada a los clientes, dejando de lado a posibles clientes potenciales. Requiere que se

elaboren los estados de cuenta de los clientes y la cobranza no se efectúa oportunamente.

157

5.2. RECOMENDACIONES

1. Para el mejoramiento de la actividad económica de la empresa a través de las políticas y

procedimientos propuestos se requiere que se apliquen los Procedimientos de Control Interno

administrativos y financieros.

2. Para contratar una persona se recomienda seguir el procedimiento de reclutamiento y

selección propuesto en esta investigación, a fin de que se incorpore a la empresa al personal

capaz de afrontar los retos del cargo al que aplica.

3. La Capacitación al personal es un elemento primordial en cualquier empresa si ésta desea

optimizar las operaciones y aumentar la productividad, por lo que se recomienda dar al menos

2 capacitaciones al año sobre cualquier tema de interés o actualización de conocimientos.

4. Se debe crear un fondo de Caja Chica y designar un responsable para el manejo de este fondo

de acuerdo a políticas y procedimientos establecidos.

5. Para mantener actualizados los registros de las existencias de mercaderías, se recomienda

realizar el conteo físico con mayor frecuencia, puede ser 2 veces al año, y, manejar siempre un

nivel mínimo en cada producto para proceder a la compra, es decir, se recomienda que la

empresa no se quede sin existencias de ningún producto.

6. Para las compras, se recomienda hacer una selección de los proveedores, basándose en

cotizaciones, y tomar la más conveniente. Este procedimiento debe estar a cargo del

Departamento Financiero.

7. Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y pendientes de pago para esto el

Departamento Financiero deberá elaborar estados de cuenta por proveedores. Es necesario que

se mantengan ingresadas al sistema todas las facturas de proveedores recibidas a fin de tener el

reporte de las cuentas por pagar real.

8. El mejoramiento del sistema contable permitirá obtener resultados que se reflejen en los

estados financieros, donde se podrán analizar las cuentas y así determinar con firmeza y

seguridad cuales deben ser las proyecciones y acciones correctivas que se debe realizar en la

empresa.

9. Utilizar los procedimientos para Crédito y Cobranza permitirá gestionar y efectuar el cobro de

los créditos, administrar y controlar la cartera de clientes que garantice una adecuada y

oportuna captación de recursos, analizar y proponer los montos y antigüedad de los créditos

otorgados a través de un proceso formal. Garantizará que la cobranza se realice de forma ágil

y oportuna.

158

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