UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR - …compartiendo.ucsur.edu.pe/procesos/doc/MPNP Manejo de Efectivo...

UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR

2006 EL CONTENIDO DE ESTE DOCUMENTO DEBE SER CUMPLIDO BAJO RESPONSABILIDAD POR TODOS LOS MIEMBROS DE LA ORGANIZACION.

MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS SOBRE EL

MANEJO DE EFECTIVO

Manual de Políticas, Normas y Procedimientos Manejo de Efectivo

Versión 1 Elaborado por la Dirección de Procesos y Tecnología Página 2



MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE EL MANEJO DE

EFECTIVO

INDICE

I.- ALCANCES ....................................................................................................................................... 5 II.- OBJETIVO........................................................................................................................................ 5 III.- TERMINOLOGIA ............................................................................................................................ 5 IV.- POLITICAS SOBRE EL MANEJO DE EFECTIVO..................................................................... 7 V.- NORMAS SOBRE EL MANEJO DE EFECTIVO ......................................................................... 9

5.1. Normas de la Dirección de Finanzas ....................................................................................................9 5.2. Normas de la Dirección de Contabilidad ..............................................................................................9 5.3. Normas de la Administración de cada Sede ......................................................................................10 5.4. Normas del Personal de Caja..............................................................................................................11 5.5. Normas sobre el Cuadre de Caja........................................................................................................12 5.6. Normas sobre Control Dual .................................................................................................................14 5.7. Normas sobre Devolución de Dinero ..................................................................................................15

VI.- PROCEDIMIENTOS SOBRE EL MANEJO DE EFECTIVO .................................................... 17 6.1. Proceso de Elaboración de Cuadre de Caja ......................................................................................17 6.2. Proceso de Revisión e Ingreso al Sistema del Cuadre de Caja .......................................................18 6.3. Proceso de Control Dual para guardar dinero en la Caja Fuerte .....................................................19 6.4. Proceso de Control Dual para retirar dinero de la Caja Fuerte.........................................................20 6.5. Proceso de Devolución de Dinero.......................................................................................................21 6.6. Proceso en caso de Pérdida o Robo de dinero de Caja ...................................................................23

VII.- FORMATOS Y REPORTES ....................................................................................................... 24 7.1. Modelo de Cuaderno de Control de Caja ...........................................................................................24 7.2. Formato de Tipos de Denominaciones y Billetes...............................................................................25 7.3. Resumen de Movimientos en Caja .....................................................................................................26 7.4. Reporte de Ingreso por Tipo de Venta ...............................................................................................27 7.5. Modelo de Cuadro de Niveles de Autorización para Devolución de Dinero ....................................28



MANUAL DE POLITICAS, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS SOBRE EL MANEJO DE

EFECTIVO

I.- ALCANCES

El presente Manual debe ser de conocimiento y aplicación obligatoria para todos los

colaboradores que intervienen en el ¨Proceso de Manejo de Efectivo” de la UCSUR.

II.- OBJETIVO

Establecer las Políticas, Normas y Procedimientos sobre el ¨Manejo de Efectivo¨.

III.- TERMINOLOGIA

Comprobante de Pago: Documento que se genera cuando el alumno paga por los servicios

prestados.

Notas de Crédito (Abono): Comprobante de Pago que se emite para Descargar o Rebajar

montos de Armadas o Moras producto de nuestros servicios prestados, deberá hacer

referencia a un Comprobante de Pago Principal (Boleta de Venta o Factura) emitido con

anterioridad.

Notas de Débito (Cargo): Comprobante de Pago que se emite por la Cobranza de intereses

generados por el pago no oportuno de nuestros servicios prestados deberá hacer referencia a

un Comprobante de Pago Principal (Boleta de Venta o Factura) emitido con anterioridad.

Boleta de Venta: Comprobante de Pago que se emite a las personas naturales por los

servicios educativos brindados.

Factura: Comprobante de Pago que se emite a toda persona jurídica por los servicios

educativos brindados; los solicitantes de éste documento deberán acercarse a la CAJA

indicando su Razón Social, RUC y Dirección.

Cheque: Es un título valor mediante el cual una persona (librador) ordena al banco en el que

tiene depositados sus recursos (librados), que pague una cierta cantidad de dinero a aquella

persona específica cuyo nombre aparece como beneficiario en el mismo o dependiendo de la

clase de cheque, a quien presente el documento.

Cheque Certificado: Documento emitido por el banco certificando la existencia de los fondos.

Esto significa que el banco retira el importe señalado en el cheque de la cuenta de la persona

que lo solicita, sellándolo y firmándolo como prueba de garantía de que el documento contará

con los fondos suficientes cuando el beneficiario lo presente para su cobro en el plazo

establecido. Con este tipo de cheques se asegura la existencia de recursos para el pago del



documento aún cuando posteriormente la cuenta pudiera quedarse sin fondos, ya que el titular

de la misma no podrá disponer de ese dinero.

Cheques No Negociables: Son todos aquellos que sólo pueden ser cobrados en la ventanilla

del banco por el beneficiario o bien depositados en la cuenta bancaria de la persona o

empresa que es el beneficiario del cheque. No pueden endosarse.

Tarjeta de Crédito: Es una tarjeta plástica con una banda magnética codificada que da

derecho al titular a tener acceso a una línea de crédito. El monto del crédito y la tasa de

interés están determinadas por el ingreso del prestatario y su historia crediticia según figure en

el informe de crédito.

Tarjeta de Débito: Se parece a una tarjeta de crédito pero es emitida por su banco. Los cargos

se obtienen directamente de la cuenta del titular de la tarjeta, típicamente una cuenta corriente

o cuenta de ahorros. El retiro de fondos es inmediato cuando se trata de tarjetas de débito en

línea.

Cuadre de Caja: Documento en el cual se detalla todos los movimiento del día

(cobranzas) y el resumen del día tanto en moneda nacional como extranjera.

Papeleta de Depósito: Documento sustentatorio otorgado por el banco como constancia de la

recepción del efectivo y/o cheque producto de nuestra cobranza diaria.



IV.- POLITICAS SOBRE EL MANEJO DE EFECTIVO

• Todo personal que trabaja en ¨Manejo de Efectivo¨ deberá estar capacitado.

• Se deberá contar con adecuadas ¨Pólizas de Seguros¨ que cubran los riesgos de

¨Pérdidas de Efectivo¨.

• Los depósitos deben efectuarse en diferentes horas y en diferentes Agencias.

• El integro del efectivo recaudado diariamente debe ser depositado al banco.

• El depósito al banco debe realizarse en la misma moneda según lo recaudado.

• Se debe contar con un ¨Sistema de Soporte Integral¨, que permita el ¨Control de los

Ingresos¨.

• Todo ¨Requerimiento de Ayuda¨ de los cajeros debe ser prioritariamente atendido.

• Todo documento de Valor Contable y otros documentos sustentatorios de las

transacciones deberán ser celosamente archivadas.

• Se debe realizar el Control Interno permanente sobre los Ingresos de Efectivo.

• Todo Fondo Recaudado debe estar sustentado por documentos.

• Toda entrega de fondos recaudados debe evidenciarse en un registro físico.

• Cumplir con los Arqueos periódicos pre establecidos.

• Debe cumplirse lo establecido en el Control Dual.

• Cada Usuario es responsable del mantenimiento y uso de todos los equipos e

implementos que le conceden durante su estancia laboral.

• Toda cobranza en Caja, origina un comprobante emitido por el Sistema.

• Para montos mayores a los pre establecidos deben depositarse en la Caja Fuerte.

• Toda ¨Devolución de Dinero¨ a los clientes debe efectuarse con cheque; salvo

situaciones extremas debidamente sustentadas y autorizadas podrán realizarse usando

el Fondo Fijo.

• Se hace Cuadre de Caja por Turno de Trabajo.

• Las llaves y claves de las Cajas Fuertes deberán estar adecuadamente custodiadas.



• Se hace cambio de clave de la Caja Fuerte cuando hay cambio de personal.

• No está permitido el ingreso a personas ajenas al área de Caja.

• Está prohibido realizar retiro de efectivo de Caja.

• Todo dinero falso debe ser considerado como un faltante de Caja.



V.- NORMAS SOBRE EL MANEJO DE EFECTIVO

5.1. Normas de la Dirección de Finanzas

• Garantizar un adecuado Registro y Control de los Ingresos en todas las Cajas.

• Garantizar la capacitación del nuevo personal que asume labores de Manejo de

Efectivo o en los casos que se emitan nuevas directivas sobre aspectos de Control

Interno en Caja.

• Coordinar con la Dirección de Procesos y Tecnología la capacitación del personal

asignado al Area de Caja.

• Capacitar al personal asignado a Caja en lo relacionado a la identificación de billetes y

monedas falsas; tanto en moneda nacional como extranjera.

• Coordinar con la Dirección de Administración, la contratación oportuna de las Pólizas

de Seguro, que cubra riesgos de pérdidas de efectivo.

• Disponer que los depósitos sean efectuados en diferentes horas y en diferentes

Agencias para minimizar los riesgos de posibles asaltos.

• Garantizar que el integro del efectivo recaudado diariamente sea depositado al banco.

Cualquier excepción a esta norma, debe ser autorizado por la Dirección General.

• El depósito al banco debe realizarse en la misma moneda según lo recaudado; salvo

que por instrucción superior a Tesorería justifique lo contrario.

• Custodiar apropiadamente el duplicado de llaves de la Caja Fuerte y claves de las

mismas en los casos que se requiera.

5.2. Normas de la Dirección de Contabilidad

• Coordinar con la Dirección de Procesos y Tecnología el mantenimiento permanente de

un apropiado ¨Sistema de Soporte Integral¨, que permita el ¨Control de los Ingresos¨,

desde que el cliente toma contacto con la Organización, pasando por la Matrícula, el

Control de los Pagos y la Deuda Pendiente de Pago.



• Atender prioritariamente, los requerimientos de ayuda de los cajeros cuando tengan

dificultad en el ¨Cuadre de Caja¨ de las operaciones del día, coordinando acciones con

la Dirección de Procesos y Tecnología así como con la Dirección de Finanzas.

• Contar con toda la documentación que sustente al Cuadre de Caja diario de todas las

Cajas, así como los comprobantes que amparan los depósitos al Banco del día

anterior, (máximo dentro de las cuarenta y ocho: 48 horas) a efectos de validar la

información; salvo de los días viernes y sábados, donde se entregará a las cuarenta y

ocho (48) horas del primer día hábil de la semana siguiente.

• Establecer y cumplir con el ¨Cronograma de Arqueos Periódicos¨ a las diferentes Cajas

de la Organización, así como la capacitación del personal asignado a Caja.

5.3. Normas de la Administración de cada Sede

• Garantizar la realización de los depósitos en los bancos correspondientes.

• Verificar periódicamente el funcionamiento del ¨Sistema de Control Interno¨

establecido; coadyuvando a su optimización en coordinación con la Dirección de

Contabilidad.

• Controlar, analizar, verificar y/o registrar las operaciones de Ingreso de Efectivo.

• Garantizar el adecuado archivo de toda la documentación procesada que ampara las

operaciones de ingreso de efectivo.

• Coordinar con la Dirección de Finanzas, la contratación oportuna de las Pólizas de

Seguro que cubra riesgos de pérdidas de efectivo.

• Dar prioridad a las coordinaciones solicitadas por Finanzas, para atender los

requerimientos de los cajeros cuando hay dificultad en el cuadre de las operaciones

diarias.

• El traslado del efectivo para hacer el depósito en los bancos debe efectuarse siempre

por diferentes rutas. La cantidad de personas que debe transportar dicho efectivo

dependerá de lo establecido en la Póliza de Seguro vigente.

• Debe tener pleno conocimiento y cumplir con cada uno de los puntos contemplados en

la Póliza de Seguro vigente.



5.4. Normas del Personal de Caja

• Antes de iniciar las labores del día, el personal de Caja debe poner operativo el sello

fechador, cuidando siempre de mantenerlo en perfecto estado de funcionamiento.

• Los ingresos de efectivos parciales a Caja Fuerte, efectuados durante el día, deben

ceñirse necesariamente a lo establecido en el Control Dual.

• Deberá respetar el Tipo de Cambio asignado al día de trabajo.

• Deberá conocer y cumplir lo establecido en el ¨Manual de Políticas, Normas y

Procedimientos de Créditos y Cobranzas¨

• El Cajero al inicio del día debe revisar el stock de boletas, facturas en blanco, tomando

nota del número pre – impreso con el cual inicia las operaciones del día. Este control

de recibos se debe efectuarse en un ¨Cuaderno de Control¨.

• El Cajero debe implementar un ¨Cuaderno de Control¨, que le permita ejercer un control

sobre los Comprobantes de Pago anulados, sobre el stock de boletas de venta,

facturas y los recibos utilizados por el sistema.

• El Cajero debe contar con un sello de “ANULADO” a efectos de utilizarlos en todos los

recibos y boletas de venta, así como las notas de cargo y notas de abono que estén en

esa condición.

• Toda cobranza deben efectuarse a través de Caja, originando ello un comprobante

emitido por el Sistema, el cual debe contener el visto bueno del Cajero y el sello

fechador de Caja, donde debe indicar el Número del Cajero y el turno de Caja.

• Los sellos utilizados en Caja deben ser guardados bajo llave, cuando no se atiende

cobranzas.

• Cuando se presenten casos de ¨Devolución de Dinero¨ a los alumnos, éste debe

efectuarse con cheque. Además, la referida devolución debe efectuarse a la persona

que realizó el pago a la Organización.

• EL Cajero en ningún caso debe dejar dinero en el cajón de su escritorio. Antes de

retirarse siempre debe ser depositado en la Caja Fuerte.

• En todos los casos de Emisión de Notas de Crédito, debe entregarse al alumno, la

Nota de Crédito (Adquiriente o Usuario y la copia de Sunat).



• El Emisor y Control Administrativo de las Notas de Crédito deben quedar para los

archivos de la organización; las mismas que deben contar con la firma del cliente en

conformidad del dinero o cheque entregado al cliente.

• Para los casos de entrega de cheque al cliente; éste deberá además firmar el voucher

del cheque.

• Todas las Notas de Abono y Notas de Cargo, deben contener la firma y sello del

personal administrativo designado para tal fin, independientemente al visto bueno de la

Cajero.

• Los Cajeros son responsables del uso de los documentos contables, como Recibos,

Boletas de Venta, Facturas y otros, así como del resto de formatos, propios del área.

• Es responsabilidad del Cajero, constatar antes de retirarse, que la clave de la Caja

Fuerte esté activada. Asimismo, es necesario que la clave debe permanerce activada

durante las horas de atención de Caja.

• En todo momento el ambiente de Caja, debe mantenerse cerrado (con llave) de tal

manera que toda la atención se realice por la ventanilla acondicionada para tal fin. No

está permitido el ingreso a personas ajenas al área de Caja.

• Está prohibido el retiro de efectivo de Caja; salvo autorización por escrito del

Presidente Ejecutivo; el mismo que deberá ser regularizado dentro de las veinticuatro

(24) horas como máximo.

• Queda establecido que el recibo de billetes y/o monedas falsas es responsabilidad

exclusiva del Cajero, en consecuencia la presencia de dinero falso debe ser

considerado como un faltante de Caja, que debe ser restituido de inmediato.

• El personal asignado al Área de Caja, antes de iniciar sus labores debe recibir la

capacitación suficiente en los aspectos de Manejo de Efectivo, incluyendo la

explicación de los controles vigentes, manejo de clave de Caja Fuerte, custodia de los

fondos, depósitos de la recaudación al banco, etc., así como la capacitación en el uso

del Sistema.

5.5. Normas sobre el Cuadre de Caja



• Al termino de cada turno el Cajero o quien haga sus veces deberá efectuar el “Cuadre

de Caja” correspondiente garantizando que la documentación sustentatoria esté

debidamente conciliada.

• El cajero debe cerrar su Cuadre de Caja al término de su turno de trabajo; debiendo

realizar las operaciones de venta, Notas de Crédito u otros documentos

correspondientes dentro de su horario de trabajo. En los casos de error de alguna

transacción deberá cerrar su Cuadre de Caja y posteriormente regularizar las

diferencias.

• Toda Nota de Crédito debe hacerse en el momento de ocurrido la operación de tal

forma de garantizar la firma del alumno en la Nota de Crédito.

• Cualquier discrepancia en el ¨Cuadre de Caja¨ deberá ser comunicado el mismo día al

Jefe de Administración así como a las Direcciones de Contabilidad, Finanzas y

Auditoría Interna por el responsable del ¨Cuadre de Caja¨; así mismo deberá de

solucionarse el mismo día (sobrante, faltante, fallas en el sistema etc.).

• Todo depósito y retiro de dinero efectuado en la Caja Fuerte deberá de ceñirse

necesariamente al Control Dual; para lo cual se requiere la conformidad del Control

Dual con un sello (CONTROL DUAL) en el físico ¨Reporte de Cuadre de Caja Diario¨ y

en el ¨Cuaderno de Control de Caja¨.

• El sello de conformidad de CONTROL DUAL; debe contener los apellidos completos,

nombres, cargo del Administrador, fecha y hora de realizado el CONTROL DUAL.

• Las cajas de seguridad o cajas fuertes deberán de contar con clave de seguridad así

como con la llave respectiva, la misma que en copia serán entregadas en un sobre

lacrado y firmado a la Dirección de Finanzas por el Tesorero.

• Es responsabilidad de la Jefatura de Administración o del Director de Sede o del Jefe

de Créditos y Cobranzas o quien haga sus veces; el traslado de los fondos

recaudados en el primer turno del día, así como del segundo turno del día anterior.

• Es responsabilidad de la Jefatura de Administración la entrega del cuadre de caja con

los depósitos correspondientes; así como con la documentación sustentatoria del

mismo, en un plazo no mayor de veinticuatro (24) horas a la Dirección de Finanzas

(Tesorería); el incumplimiento de esta norma afectará su evaluación personal.

• Es responsabilidad del Tesorero revisar y entregar la documentación del “Cuadre de

Caja” a la Dirección de Contabilidad en un plazo no mayor de veinticuatro (24) horas

de recibido.



• Es responsabilidad de la Dirección de Contabilidad la recepción, revisión y custodia de

la documentación de los “Cuadres de Caja.

5.6. Normas sobre Control Dual

• En los casos en que el monto recaudado en el ¨Proceso de Cobranzas¨ dentro de un

turno de trabajo supere a lo establecido deberá depositarse en Caja Fuerte como si

fueran Ingresos Parciales correspondientes al ¨Cuadre de Caja¨ del Turno (ésto

sucede generalmente en días de matrícula o cuando es fin de mes) y debe aplicarse

necesariamente el ¨Control Dual¨.

• El monto mínimo para hacer Ingresos Parciales en la Caja Fuerte deberá ser

establecido por el Jefe de Administración o por el Director de Sede; el mismo que debe

ser acorde a lo establecido en la Póliza de Seguro vigente.

• En los casos que sea aplicable el Control Dual de la Caja Fuerte, estará limitada por la

distribución de la custodia de la clave y la llave entre el Cajero y la Administración de

cada Unidad de Negocio.

• El Cajero que realice labores en doble turno, debe necesariamente efectuar un Cuadre

de Caja por cada turno de trabajo que realiza. El efectivo recontado debe ser

depositado en la Caja Fuerte.

• Es obligatorio el cambio de clave de la Caja Fuerte, principalmente cuando hay cambio

de personal. Además la clave debe ser de conocimiento de una sola persona; copia de

dicha clave debe guardarse en la Dirección de Finanzas en sobre lacrado, y sólo debe

utilizarse en caso de emergencia. Cuando suceda ésto último, la clave debe cambiarse

inmediatamente.

• El Control Dual implica necesariamente la revisión completa de los Reportes de Caja,

correspondientes al turno de trabajo del Cajero en revisión así como el conteo del

dinero que coincida; de forma tal que coincidan los montos que figuran en los Reportes

con el dinero físico.

• Es responsabilidad de los que hacen Control Dual verificar (visualizar) el ingreso y/o

retiro de todos los sobres conteniendo el dinero y documentos sustentatorios de la

Caja Fuerte.



5.7. Normas sobre Devolución de Dinero

• Las devoluciones de dinero correspondientes a boletas para los alumnos que no

logran matricularse se hará efectivo sólo si el alumno lo solicita dentro de los treinta

(30) días calendarios que realiza su último pago.

• La devolución de dinero correspondientes a las boletas de los alumnos que se hayan

matriculado y han realizado su retiro formal del ciclo; se hará efectivo sólo si el alumno

lo solicita dentro de los treinta (30) días calendarios después que se matriculó;

procediendo al descuento del diez (10%) del Monto a devolver por concepto de

"Gastos Administrativos"; pues el alumno matriculado está ocupando un "cupo" de otro

alumno que pudo haber estudiado en nuestra Institución.

• Los alumnos que solicitan su retiro de curso después de los Exámenes Parciales no

tendrán derecho a Devolución de Dinero.

• La solicitud de ¨Devolución de Dinero¨ deberá ser autorizado según el ¨Cuadro de

Niveles de Autorización. (Anexo 001).

• La Nota de Crédito para realizar la Devolución de Dinero deberá estar firmada por la

Jefatura de Administración o Director de Sede o Jefe de Créditos y Cobranzas o quien

haga sus veces; siempre y cuando esté autorizado según el ¨Cuadro de Niveles de

Autorización. (Anexo 001).

• Los cheques por Devolución de Dinero deberán estar girados a nombre del cliente.

• Para los casos de Devolución de Dinero se requiere adjuntar lo siguiente:

1. Memorandum de la persona que autoriza el cheque.

2. Informe del caso; sustentando la devolución de dinero.

3. Solicitud de Devolución de Dinero autorizado.

4. Copia de la Partida de Nacimiento del alumno si éste es menor de edad o

copia de D.N.I. si el alumno es mayor de edad.

5. Comprobante de Pago (Usuario y Sunat de la Factura o Usuario de la Boleta

de Venta).

6. Emisor y Control Administrativo de la Nota de Crédito; debidamente firmada

por el cliente; avalando la conformidad de la devolución.



• Las situaciones extremas de ¨Devolución de Dinero¨ usando el Fondo Fijo deben

también ser autorizadas por quien corresponda (de acuerdo al Nivel de Autorización:

Ver anexo 001) y deben estar debidamente sustentadas.

• Se consideran situaciones excepcionales de devolución de dinero usando el Fondo

Fijo cuando existen quejas o situaciones incontrolables por parte del cliente y/o cuando

se trate de montos menores manejables por el monto Fondo Fijo.



VI.- PROCEDIMIENTOS SOBRE EL MANEJO DE EFECTIVO

6.1. Proceso de Elaboración de Cuadre de Caja



6.2. Proceso de Revisión e Ingreso al Sistema del Cuadre de Caja



6.3. Proceso de Control Dual para guardar dinero en la Caja Fuerte



6.4. Proceso de Control Dual para retirar dinero de la Caja Fuerte



6.5. Proceso de Devolución de Dinero



ASISTENTE DE ADMINISTRACION


MANEJO DE EFECTIVO

REVISION :

FECHA ELABORACION :

ANUAL

2006

6.5 FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE TRAMITE PARA LA DEVOLUCION DE DINERO

VERSION 1

CLIENTE / ALUMNO

ELABORADO POR : DIRECCION DE PROCESOS Y TECNOLOGIA

PAGINA: 2 / 2

AUTORIZAR O SOLICITAR LA AUTORIZACION DE DEVOLUCION

DE DINERO

ORDENAR TODOS LOS DOCUMENTOS PARA LA

DEVOLUCION DE DINERO AL CLIENTE /ALUMNO

ENTREGAR LOS DOCUMENTOS A LA DIRECCION DE AUDITORIA

INTERNA

Para la Devolución de

Dinero

Anexar los documentos sustentatorios: Solicitud

de Devolución de Dinero, Comprobante de Pago

(original), Nota de Crédito y copia de D.N.I.

Para que proceda a elaborar el voucher para la ¨Devolución

de Dinero¨

FIN

ENTREGAR LA SOLICITUD AL CAJERO PARA QUE REALICE LA

NOTA DE CREDITO

PROCESO DE ELABORACION DE NOTA

DE CREDITO

ENTREGAR LA NOTA DE CREDITO AL ADMINISTRADOR

FIRMAR NOTA DE CREDITO

ENTREGAR LOS DOCUMENTOS A LA DIRECCION DE

CONTABILIDAD

Para que proceda a revisar y verificar su

conformidad

A

CAJEROJEFATURA DE

ADMINISTRACION/ DIRECTOR DE SEDE

¿ES CASO EXCEPCIONAL?

COORDINAR EL PAGO USANDO EL FONDO FIJO

Según el Anexo 001: Niveles de

Autorización

NO

SI

Se girará cheque

DEVOLVER EL DINERO AL CLIENTE

ENTREGAR LOS DOCUMENTOS A LA DIRECCION DE

CONTABILIDAD



6.6. Proceso en caso de Pérdida o Robo de dinero de Caja

CONTADOR GENERAL Y/ O AUDITOR INTERNO


MANEJO DE EFECTIVO

REVISION :

FECHA ELABORACION :

ANUAL

2006

6.6 FLUJOGRAMA DEL PROCESO EN CASO DE PERDIDA O ROBO DE DINERO DE CAJA

VERSION 1

CAJERO

ELABORADO POR : DIRECCION DE PROCESOS Y TECNOLOGIA

INICIO

COMUNICAR DE INMEDIATO AL CONTADOR GENERAL Y AL

AUDITOR INTERNO

Explicando brevemente lo acontecido

COMUNICAR AL CAJERO INVOLUCRADO EN EL FALTANTE EL CIERRE DE INMEDIATO DE LA

ATENCION

FIN

¿CASO REQUIERE DESCUENTO DE

PERSONAL?

En espera del Contador General o del Auditor Interno

PAGINA: 1 / 1

HACER LAS COORDINACIONES DEL CASO PARA EL CAMBIO DE

CAJERO

Para no detener la atención de los clientes /alumnos

REALIZAR EL ARQUEO TOTAL DE LOS FONDOS DE CAJA

Realizar la conciliación del efectivo con la documentación y listados a través del Sistema

DETERMINAR LOS FALTANTES O PERDIDA

ENTREVISTAR A LAS PERSONAS QUE HAYAN TENIDO

PARTICIPACION EN EL MANEJO DE EFECTIVO

ELABORAR LA MANIFESTACION ESCRITA DE TODAS LAS

PERSONAS QUE ENTREVISTA

Debe contener : la manifestacion, nombres y apellidos completos, D.N.I. Firma.En caso de hurto obtener la huella digital

ELABORAR LA MANIFESTACION ESCRITA DE TODAS LAS

PERSONAS QUE ENTREVISTA

DISPONER QUE SE REALICE LA CONTABILIZACION DE

FALTANTES

PROCESO DE SEGUIMIENTO

HASTA LA REGULARIZACION Irregularidades:

Faltante o sobrante

COORDINAR CON LA DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS

Para que realice los descuentos correspondientes

Las partidas contabilizadas como faltantes deben ser regularizadas dentro de las 72 horas posteriores a su origen

DEFINIR LA DENUNCIA POLICIAL

Con Asesoría Legal y el Broker de Seguros

SI

NO

JEFATURA DE ADMINISTRACION/

DIRECTOR DE SEDE



VII.- FORMATOS Y REPORTES

7.1. Modelo de Cuaderno de Control de Caja

INGRESO SALIDACAJA FUERTE

MODELO DE ENCABEZADO DEL ¨CUADERNO DE CONTROL DE INGRESO DE EFECTIVO DE CAJA¨

HORAFECHA FIRMANOMBRES Y APELLIDOS CARGO NUMERO

DE SOBRE MONTO DEL

SOBRE



7.2. Formato de Tipos de Denominaciones y Billetes

Fecha del Cuadre de Caja:_____________________________________

Sede: ______________________ Caja Número: ____________________

Nombres y Apellidos del Cajero: ________________________________

DENOMINACION S/. $ S/. $

200.00

100.00

50.00

20.0010.00

TOTAL BILLETES

5.00

2.00

1.00

0.50

0.20

0.100.01

TOTAL FEBLE

TOTAL GENERAL

Tipo de Cambio

Visa

TOTAL EFECTIVO

TOTAL SISTEMA

____________________ ___________________________________________

CAJERO (Firma y sello) JEFE DE ADMINISTRACION / DIRECTOR DE SEDE (Firma y sello)

Boletas incluidas en el Cuadre:Boletas: Notas de Débito:Notas de Crédito:Facturas:




7.3. Resumen de Movimientos en Caja

DIA DE IMPRESIÓN:_______________FECHA: HORA DE IMPRESIÓN: _____________

Usuario: ___________________CAJERO: Número de Caja: ____________

Serie: _____________________

BOLETA DE VENTA

FACTURAS

NOTAS DE CREDITO

NOTAS DE DEBITO

TICKETS

TOTALES

BOLETA DE VENTA

FACTURAS

NOTAS DE CREDITO

NOTAS DE DEBITO

TICKETS

TOTALES TOTAL EFECTIVO

BOLETA DE VENTA

FACTURAS

NOTAS DE CREDITONOTAS DE DEBITOTICKETSTOTALES

BOLETA DE VENTAFACTURASNOTAS DE CREDITONOTAS DE DEBITOTICKETSTOTALES

TIPO DE CAMBIO S/. _________

______________ __________________________________ __________________CAJERO JEFE DE ADMINISTRACION / DIRECTOR DE SEDE Entregado a DepósitoFirma y Sello Firma y sello Firma y sello

Total Emisión

Documento Soles Dólares Total Cobrado en Dólares x T/C

Monto Cobrado

Total Emisión en Dólares x T/C

DólaresSolesDocumento

Emisión Comprobantes de Pagos por Cobrar

Documento Soles Dólares Total Emisión en Dólares x T/C

Monto Emitido Nro. Compr.

RESUMEN DE MOVIMIENTOS EN CAJA

Control de correlativos por DocumentosDocumento Nro. Compr. Comp Anu. Corr. Inicial Corr. Final

Emisión de Comprobantes de Pago -Total en Importes

Importe Total Cobrado x Documentos



7.4. Reporte de Ingreso por Tipo de Venta

REPORTE DE INGRESO POR TIPO DE VENTA

FECHA:________________ DIA DE IMPRESIÓN:_______________HORA DE IMPRESIÓN: _____________

Cajero: _________________ Usuario: ___________________

TIPO DE OPERACIÓN: VENTA ANTIGUAPROGRAMA MONTO (SOLES)

PROGRAMA 1PROGRAMA 2PROGRAMA 3PROGRAMA 4PROGRAMA 5PROGRAMA 6TOTAL POR VENTA ANTIGUA

TIPO DE OPERACIÓN: VENTA NUEVAPROGRAMA

PROGRAMA 1PROGRAMA 2PROGRAMA 3PROGRAMA 4PROGRAMA 5PROGRAMA 6TOTAL POR VENTA NUEVA

TIPO DE OPERACIÓN: VENTA VARIOSPROGRAMA

VARIOSTOTAL POR VENTA VARIOS



7.5. Modelo de Cuadro de Niveles de Autorización para Devolución de Dinero

UNIDAD DE NEGOCIOS: UCSUR

CARGO MONTOS PERMITIDOS DE AUTORIZAR

JEFE DE ADMINISTRACION Hasta S/.300.00

DIRECTOR GENERAL Mayor a S/.300.00 pero menor o igual a S/. 1000.00

VICEPRESIDENTE EJECUTIVO Mayor a S/.1000.00

UNIDAD DE NEGOCIOS: SISE

CARGO MONTOS PERMITIDOS DE AUTORIZARDIRECTOR DE SEDE Hasta S/.300.00DIRECTOR GENERAL Mayor a S/.300.00 pero menor o igual a S/. 500.00VICEPRESIDENTE EJECUTIVO Mayor a S/.500.00

MODELO DE CUADRO DE NIVELES DE AUTORIZACION PARA DEVOLUCION DE DINERO

ANEXO 001

UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR - …compartiendo.ucsur.edu.pe/procesos/doc/MPNP Manejo de Efectivo...

Documents

Transcript of UNIVERSIDAD CIENTIFICA DEL SUR - …compartiendo.ucsur.edu.pe/procesos/doc/MPNP Manejo de Efectivo...