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Introduccin Las bases de datos

Introduccin a las bases de datos Tema 1

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Las bases de datos

Base de datos: coleccin de datos persistentes, relacionados y estructurados.

Persistentes: se almacenan en archivos.

Relacionados: cooperan en la descripcin de informaciones.

Estructurados: se mantienen en estructuras (registros, tablas).

IES Trassierra: Introduccin a las bases de datos Tema 1 Pg. 1

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Sistemas de gestin de bases de datos

Un sistema de gestin de bases de datos (SGBD) es una aplicacin que permite trabajar con bases de datos:

Definir la informacin

Insertar informacin

Eliminar informacin

Consultar la informacin

Ordenar la informacin

Filtrar la informacin

Etctera

Microsoft Access es un sistema de gestin de bases de datos.


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La unidad mnima de informacin: el dato

El dato es la unidad de informacin elemental.

Los datos pueden ser de diferentes tipos:

Texto: secuencias de caracteres.

Numrico: cantidades (con o sin parte decimal).

Autonumrico: numrico sin parte decimal automtico.

Fecha/Hora: para momentos histricos.

Moneda: cantidades monetarias.

Si/No: valores lgicos.

Etctera


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Estructuracin de la informacin

Cada dato se mantiene en un campo.

El conjunto de campos que describen un elemento de informacin conforman un registro.

Por ejemplo, la informacin sobre una persona se mantiene en un registro cuyos campos son los datos individuales de la persona.

Datos sobre una persona:

Nombre Apellidos NIF Edad Direccin Ciudad Cdigo postal Telfono ...

Campos

Un registro Javier Gmez Prez 05634872G 21 C/ Ancha 12, 3 Izq. Madrid 28003 919876543 ...


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Estructuracin de la informacin

Un registro es el conjunto de datos concretos para los distintos campos que describen un elemento de informacin.

Los datos de cada persona se guardan en un registro.

Como podemos tener informacin sobre muchas personas, podemos tener muchos registros.

Todos los registros de un determinado tipo de elemento de informacin (personas) se mantienen uno detrs de otro en lo que se conoce como tabla.

Una tabla es una sucesin de registros. Todos los registros de la tabla tienen los mismos campos.


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Un paseo por una base de datos de ejemplo

Vamos a explorar la base de datos Neptuno, una base de datos de ejemplo que viene con Access.

Inicia Access y selecciona la base de datos Neptuno en el cuadro que aparece:


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Un paseo por una base de datos de ejemplo

Aparecer un cuadro de bienvenida. Pulsa Aceptar.

El centro de control de la base de datos es el cuadro Neptuno: base de datos.

Acciones

Categoras de objetos Elementos

de la categora


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Categoras de objetos

En muchos SGBD las bases de datos simplemente contienen las tablas de datos.

En Access las bases de datos contienen tambin otras categoras de objetos:

Consultas: permiten recuperar informacin de una o varias tablas de acuerdo con determinadas condiciones.

Formularios: facilitan la visualizacin, introduccin o modificacin de datos.

Informes: proporcionan listados de informacin a medida.

Pginas de acceso a datos: para el acceso a los datos a travs de la web.

Macros: agrupaciones de acciones para repetirlas.

Mdulos: programacin de la base de datos.


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Las tablas: vista Hoja de datos

Para ver los datos de una tabla basta abrirla.

Campos (columnas) ...

. ..

Registros (filas)


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Las tablas: vista Diseo

Para ver las caractersticas de los campos de la tabla.


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Las tablas de la base de datos Neptuno

Investiguemos las dems tablas de la base de datos de ejemplo.

Cambiando entre las dos vistas (Hoja de datos / Diseo)

Observando la definicin de los campos de cada tabla, as como las distintas opciones disponibles.

Qu utilidad tiene cada tabla?

Podemos tener varias tablas abiertas, estando cada una en una ventana de Windows aparte.


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Las consultas


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Las consultas

Cuando se abre (ejecuta) una consulta, se ejecuta y se muestra el resultado de la consulta (vista Hoja de datos).

Cada consulta indica los campos que se quieren ver de las distintas tablas, de qu registro (condiciones), en qu orden, ...

Parece una tabla, pero su contenido no es el de ninguna tabla. Se rellena con datos de las tablas que cumplen determinadas condiciones y se colocan los datos en un orden determinado.


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Las consultas: vista Diseo

Las consultas se pueden disear fcilmente con la vista Diseo.


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Las consultas: vista SQL

Las consultas se construyen con un lenguaje de consulta: SQL (Lenguaje estructurado de consultas). Se puede escribir el cdigo de la consulta directamente en SQL con la vista SQL, aunque es ms sencillo hacerlo con la vista Diseo.

En este curso no se ensea SQL (es un aspecto avanzado de las bases de datos).


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Los formularios

Los formularios sirven para utilizar la base de datos ms cmodamente. Permiten ver los datos de las tablas registro a registro con formatos ms agradables, as como insertar nuevos registros o modificar los registros existentes.


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Los formularios

Cuando se abre un formulario, aparece una pantalla cuyo aspecto y contenido puede variar mucho, pero que contendr controles con datos que permiten, normalmente, su modificacin:


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Los formularios: vista Diseo

Los formularios se pueden disear fcilmente en la vista Diseo.

Caja de herramientas


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Los informes

Los informes generan eso: informes. Documentos con datos, clculos sobre los datos, ttulos. Los datos se pueden mostrar agrupados, con un determinado orden, etctera.


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Los informes

Cuando se abre un informe aparece una ventana que contiene el documento generado por el informe.


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Los informes: vista Diseo

La vista Diseo permite disear fcilmente el informe.


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Las pginas de acceso a datos

Las pginas de acceso a datos son pginas web que permiten ver o editar los datos de la base de datos.


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Las pginas de acceso a datos

Al abrir una pgina de acceso a datos se ve su aspecto preliminar, el que tendr cuando se abra como pgina web.


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Las pginas de acceso a datos: vista Diseo

Con la vista Diseo se puede disear fcilmente la pgina de acceso a datos:


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Las pginas de acceso a datos en el navegador

Con la opcin Vista previa de la pgina Web del men contextual del objeto pgina de acceso a datos se carga en el navegador la correspondiente pgina web.


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Macros y mdulos

Las macros se usan en los formularios y en los informes para automatizar tareas (abrir tablas y formularios, ejecutar consultas, seleccionar opciones de mens y un largo etctera).

Los mdulos son programas que trabajan con las tablas de la base de datos, realizando comprobacin de errores, clculos y muchas otras cosas.

Las macros y los mdulos son aspectos avanzados de Access que no vamos a cubrir en este curso.


Creacin de tablas de datos

Introduccin a las bases de datos Tema 2 C F I U C M

El diseo de la base de datos

Las tablas de una base de datos se deben disear cuidadosamente para que la informacin que contengan sea adecuada, completa, no redundante y fcilmente accesible.

Para disear las tablas de datos se han de seguir unos pasos y unas reglas precisos que aseguran que el resultado ser bueno.

Y como las bases de datos de Access son bases de datos relacionales (se establecen relaciones entre las tablas), una vez diseadas las tablas se debe proceder con un proceso de normalizacin estndar.

Existe una compleja teora de diseo de bases de datos que aqu no podemos cubrir y que se estudia en las ingenieras de las facultades de Informtica.

Aqu las bases de datos sern pequeas y aplicaremos el sentido comn al disearlas. Aunque el resultado no sea el ptimo, nos permitir aprender a manejar lo bsico del SGBD Access.


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Creacin de una base de datos

Supongamos que queremos manejar una agenda con la informacin de contacto de nuestros amigos.

Y, por supuesto, queremos guardar la informacin en una base de datos de Access.

Podemos crear las tablas y los otros objetos de la base de datos por nuestra cuenta o podemos dejar que Access nos ayude.

Access pone a nuestra disposicin muchos asistentes que nos ayudan mucho en la realizacin de las distintas tareas que se llevan a cabo frecuentemente. Por ejemplo, en la creacin de la base de datos.

El asistente de bases de datos nos ayuda cuando queremos crear una base de datos tpica (de uno de los diez tipos que contempla).

Y no slo crea las tablas, sino una aplicacin completa: tablas, formularios, consultas, informes, etctera.


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Creacin de la base de datos con el asistente

El asistente para bases de datos se puede poner en marcha de varias formas:

Men Archivo Nuevo Al iniciar Access


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Aparece un cuadro con tipos generales de bases de datos:

Para crear una base de datos vaca se usa la ficha General.


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Elegimos Administracin de contactos.

Nos pide un nombre para el archivo. Usa el nombre Contactos.

El asistente sigue:


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Para este tipo de base de datos el asistente crea tres tablas.

Aunque habr ms informacin de la que queremos, de momento dejamos las tablas tal como las crea el asistente.


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A continuacin el asistente nos pide el estilo que deseamos.

Una vez observados los distintos estilos disponibles, selecciona Estndar.


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A continuacin el asistente nos pide el estilo para los informes.

Una vez observados los distintos estilos disponibles, selecciona Corporativo.


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Y pide el nombre para la base de datos.

Deja el que nos propone.


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El asistente ya tiene todo lo que necesita.

Pulsa Finalizar y se crear la base de datos.


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El asistente crea tablas, consultas, informes,

formularios, etc.

Y pone en marcha un formulario principal que es un panel de control desde el que elegir lo que se quiere hacer.


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Uso de la base de datos

El panel de control permite:

Ver o introducir contactos.

Ver o introducir otra informacin (tipos de contactos).

Ver la vista previa de los informes

Listado de contactos alfabtico

Resumen de llamadas semanales

Cambiar los elementos del panel de control

Salir de la base de datos


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Introduccin de datos

Introduccin de informacin de contacto:

Campos

2 pginas

Nuevo registro


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Campo generado por Access (campo clave)

Mscaras de entrada

La tecla TAB resulta muy til al introducir la informacin.

Crea unos cuantos registros de contacto y desplzate entre los registros.


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La segunda pgina:

No hay tipos de contacto

Crea algunos tipos de contactos con la segunda opcin del panel de control y luego selecciona el adecuado para cada contacto.


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Campo generado por Access. Por orden: 1, 2, 3, 4, 5, ...

Lista de seleccin


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Manipulacin de los datos

Manipulacin de registros:

Para editar un registro simplemente se localiza el registro y se pasa al campo o campos que se quiera cambiar. La edicin de los campos se realiza de la forma habitual.

Inicio Fin Supr

Ctrl + Ctrl + . . .

Para eliminar un registro se usa la orden Edicin Eliminar registro o el correspondiente botn de la barra de herramientas.


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La tabla de datos

Se puede trabajar directamente con la tabla de datos.

Restaura Contactos: Base de datos, que est minimizado dentro de la ventana de Access y abre la tabla Contactos (vista Hoja de datos).

Registro actual Pulsar para seleccionar la columna

Pulsar para seleccionar un registro Campos editables

Se puede copiar un registro y pegarlo en otro existente o como uno nuevo (intntalo).

IES Trassierra: Introduccin a las bases de datos Tema 2 Pg. 18 C F I U C M

Ejercicio

Crea un base de datos con el asistente Gastos.

Para qu sirve este tipo de base de datos?

Aade seis registros de empleados, tres de ellos utilizando el panel de control y otros tres directamente sobre la tabla de datos.

Copia los registros de la tabla Empleados de manera que la informacin de cada uno aparezca tres veces. Qu ocurre con el campo Id de empleado? Se ha copiado tambin?

Elimina los empleados repetidos y despus aade dos empleados ms en la tabla. Qu valores toma el campo Id de empleado?


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Creacin de una base de datos desde el principio

El diseo de la base de datos

1. Identificar la informacin a manejar. Cada elemento de informacin corresponder a un campo de una tabla de datos.

2. Identificar el tipo de cada campo y sus caractersticas. Si es un texto, qu longitud se necesita?, hay algn valor predeterminado?, vale cualquier valor o hay algunas restricciones? Si en nmero, habr decimales?, cuntos dgitos se necesitan?. Si es ...

3. Estructurar los datos. Cuntas tablas habr y qu campos van en cada tabla.

4. Identificar (o aadir) los campos clave de las tablas. Campos extra para identificar biunvocamente cada registro.

5. Establecer las relaciones entre tablas. Enseguida hablaremos de relaciones.


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Creacin de la base de datos

Comenzamos creando una base de datos en blanco (vaca).

O bien con la primera opcin del cuadro de inicio de Access, o con el botn Nueva de la barra de herramientas o con Archivo Nueva...

Gurdala con el nombre Biblioteca.

Ser una base de datos de libros.


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Creacin de la primera tabla con ayuda

Con la opcin Crear una tabla utilizando el asistente podemos crear las tablas con ayuda.

Localiza la tabla de ejemplo Libros:

Aade los campos IdLibro, AoCopyright, LugarDePublicacin, NumEdicin y Pginas.


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Cambia el nombre del campo AoCopyright a Ao, el de LugarDePublicacin a Lugar y el de NumEdicin a Edicin.

Pulsa el botn Siguiente.


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Deja la informacin de los otros dos pasos como aparece:

Al pulsar Finalizar se crea la tabla.


La primera tabla

El campo IdLibro es un campo clave, uno que generar automticamente Access para asegurarse de que todos los libros tengan, al menos, un campo nico (distinto de los dems libros). Autonumrico significa que se irn asignando nmeros consecutivos a partir de 1 a medida que se creen los registros. Los nmeros no se reutilizan jams.

Para establecer las caractersticas de los campos debemos pasar a la vista Diseo.


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El diseo de la primera tabla

Campo clave

Campo actual

Caractersticas del campo Ayuda


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Atributos de campo para tipo

Texto

Texto: hasta 256 caracteres Memo: hasta 64.000

Atributos de campo para tipo Numrico Tamao de campo para tipo

Numrico

Formato de campo para tipo Numrico


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Investiga el resto de tipos y atributos.

Las mscaras y las reglas de validacin las veremos ms adelante.

Establece estos atributos para los campos:

Ao (tipo Numrico): Entero, con 0 decimales, 2003 como valor predeterminado y Ao de publicacin como ttulo.

Lugar (tipo Texto): 50 caracteres de tamao, Madrid como valor predeterminado y Lugar de publicacin como ttulo.

Edicin (tipo Numrico): Entero, con 0 decimales, 1 como valor predeterminado y Nmero de edicin como ttulo.

Pginas (tipo Numrico): Entero con 0 decimales.


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Un nuevo campo para la tabla

En la tabla generada echamos de menos un campo al menos: el ttulo del libro. Para aadirlo, pulsa en el primer campo en blanco y escribe el nombre del campo: Ttulo.

Ser de tipo Texto y con un tamao de 150 caracteres.

Para introducir datos basta pasar a la vista Hoja de datos.

Puedes ver los valores predeterminados ya preparados para un nuevo registro que se vaya a insertar.

Puedes ajustar la anchura de las columnas arrastrando sus bordes.

Crea 6 o 7 registros de la tabla Libros.


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Relaciones entre tablas

Como cada libro ha sido escrito por un autor, tambin nos falta un campo para especificar el autor en la tabla Libros.

Como tambin vamos a crear una tabla Autores, en lugar de indicar el nombre completo del autor (por ejemplo) en la tabla Libros, indicaremos el registro de la tabla Autores que contiene la informacin completa del autor del libro.

Es decir, en la tabla Libros habr un ndice hacia la tabla Autores, un campo numrico que indique el nmero de registro del autor. Contendr un valor del campo clave de la tabla Autores.

De esta forma, estaremos estableciendo una relacin entre la tabla Libros y la tabla Autores. Desde la tabla Libros hacia la tabla Autores.

Cuando se seleccione un registro en la tabla Libros, automticamente se seleccionar en la tabla Autores el registro que contiene el correspondiente autor.


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La segunda tabla

El asistente para tablas pregunta ms cosas cuando se crea la segunda o sucesiva tabla de la base de datos: pregunta por las

relaciones establecidas entre la nueva tabla y otras tablas ya existentes. Si se establece una relacin entre la nueva tabla

y otra, el asistente crea el campo ndice que corresponda.

Crea la segunda tabla a partir del ejemplo Autores (tipo Personal) seleccionando los siguientes campos:

IdAutor (clave principal), Nombre, Apellidos, Nacionalidad y Fecha de nacimiento.

El tercer paso ya no es el mismo de antes.

Ahora el asistente pregunta por las relaciones de la tabla.


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La segunda tabla

En el ltimo paso del asistente selecciona ahora la tercera opcin para que cree tambin un formulario para la introduccin de datos.


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La segunda tabla

Cierra el formulario. Antes de introducir datos debemos establecer los tipos y atributos de los campos.

Establece el tamao de los campos de Texto: Nombre a 50, Apellidos a 100 y Nacionalidad a 50.

Cierra la tabla, guardando los campos y pulsa el botn Relaciones de la barra de herramientas. Ampla el cuadro que representa la tabla Libros para que se vean todos los campos:


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La segunda tabla

Ahora, crea tres o cuatro registros de la tabla Autores utilizando el formulario que ha creado el asistente.

Luego, coloca en los campos IdAutor de los registros de la tabla Libros los Id de los correspondientes autores.

Ya tienes las tablas de la base de datos terminadas (por ahora).

No te olvides de guardar los cambios (hazlo a menudo!).


Ejercicio

Aade en la tabla Libros los siguientes campos:

Idioma: Texto de hasta 20 caracteres con Castellano como valor predeterminado.

Gnero: Texto de hasta 25 caracteres.

Precio: Moneda con dos decimales y smbolo de euro.

Luego completa los datos de la tabla.

Ahora consigue que los campos estn en este orden:

IdLibro, Ttulo, IdAutor, Edicin, Lugar, Ao, Pginas, Gnero, Idioma y Precio.


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Ejercicio:una base de datos ms compleja

La base de datos mantendr informacin sobre cursos que se ofertan y alumnos que se matriculan en los cursos.

La informacin que se quiere manejar es la siguiente:

Sobre cada curso: nombre, cdigo, precio, centro en el que se imparte, cuatrimestre, horas, das, horario, plazas, nmero de alumnos matriculados.

Sobre cada alumno: nombre, apellidos, NIF, edad, sexo, direccin, provincia, cdigo postal, telfono fijo, telfono mvil, e-mail, centro en el que estudia.

Sobre las matrculas: fecha de la matrcula, alumno que se matricula, curso en el que se matricula.

A continuacin se indican las tablas y sus campos. Establece los atributos de cada campo como te parezca adecuado.


Ejercicio:una base de datos ms compleja

Tabla Centros (facultades y escuelas): ID (clave principal) y Nombre.

Tabla Alumnos: ID (clave principal), Nombre, Apellidos, NIF, Direccin, Ciudad, Provincia, CdigoPostal, TelfonoFijo, TelfonoMvil, Email, IdCentro (donde estudia), Edad y Sexo (H o M).

Tabla Cursos: ID, Nombre, Cdigo, Horas y Precio.

Tabla Ediciones (de los cursos): ID, IdCentro, Cuatrimestre, IdCurso, Das, Horario, Plazas y Matriculados.

Tabla Matrculas: ID, Fecha, IdEdicin e IdAlumno.

Las relaciones parecen estar claras.


Ms sobre tablas de datos


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El formato de las tablas de datos

Aunque lo habitual ser imprimir la informacin de la base de datos por medio de informes, las tablas de datos se pueden imprimir y por eso Access permite aplicarles ciertos formatos.

El men Formato de la vista Hoja de datos contiene las opciones de formato que se pueden aplicar sobre cada tabla.


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Impresin de tablas de datos

La tabla de datos actual se imprimir en papel con el formato que se le haya dado y con la configuracin de pgina establecida.

Para saber cmo quedar la tabla de datos en papel se usa la opcin Vista preliminar del men Archivo (o el correspondiente botn de la barra de herramientas).


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Configuracin de pgina

Archivo Configurar pgina


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El formato de la tabla de datos


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Un ejemplo: la tabla Ediciones de cursos

Verdana 8 puntos

Azul marino

Ajustes perfectos de columnas

Alto de fila a 12

Efecto de celda Bajo relieve


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Ejercicios

Cambia el formato de varias de las tablas de las bases de datos con las que estamos trabajando (Biblioteca y Cursos).

Utiliza distintas fuentes, tamaos, colores y diseos de celdas.

Cambia la orientacin de la pgina y los mrgenes.

Comprueba los resultados con la vista preliminar.


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Eliminacin de registros

Para eliminar un registro o varios registros consecutivos, se selecciona(n) y se pulsa la tecla Supr o se elige la opcin Eliminar registro del men Edicin o se pulsa sobre el botn de la barra de herramientas.

Dado que se trata de una operacin que no se puede deshacer, se nos pedir confirmacin antes de proceder efectivamente con la eliminacin.


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Ordenacin de los registros

Por defecto los registros se ordenan en la tabla de acuerdo con los valores del campo que es la clave principal.

Podemos ordenar los registros de alguna otra forma. Y la forma ms sencilla de hacerlo es con los botones de barra de herramientas de la vista Hoja de datos:

Orden ascendente

Orden descencente Tambin en el men contextual del campo !

El orden se aplica en base al campo en el que se encuentre el cursor de texto.

En ocasiones se querr ordenar en base a varios campos, de forma que si dos registros tienen iguales sus datos para el campo principal de ordenacin, se use un segundo campo para discernir y as sucesivamente. Se trata de una ordenacin multinivel, que se consigue con la opcin de men Registros Filtro Filtro u orden avanzado.


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Ordenacin avanzada y filtros

En realidad la ordenacin multinivel se consigue con un filtro.

Los filtros permiten ver slo los registros de la tabla que cumplen ciertos criterios y en el orden que se indique. Los registros que no cumplen los criterios se ocultan temporalmente, pero siguen estando en la tabla de datos. Los filtros se parecen a las consultas.

Registros Filtro

Filtro u orden avanzado


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Ordenacin avanzada

Seleccionar o pulsar dos veces

Para aplicar el filtro se usa la opcin de men Filtro Aplicar filtro u ordenar o se pulsa el correspondiente botn de barra de herramientas.


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Ordenacin avanzada

Primero por cuatrimestre,

luego por centro, luego por das y

luego por horario


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Filtros

Ya hemos visto con la ordenacin multinivel cmo son los filtros.

Hay dos filtros estndar que se aplican fcilmente con botones de barra de herramientas:

Filtro por seleccin

Filtro por formulario

El filtro por seleccin permite ver los registros que tengan en el campo actual valores iguales que el registro actual. Si se tiene una parte del contenido seleccionada, se vern los registros que en el campo contengan lo seleccionado.


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Filtros

Para que se vuelvan a ver todos los registros basta pulsar el botn Aplicar filtro, que estar pulsado, y se dejar de aplicar el filtro.

En el men Filtro y en el men contextual de los campos se encuentra la opcin "Filtro excluyendo la seleccin", que sirve para ver todos los registros menos aquellos que cuadran con la seleccin.

Si se elige el filtro por formulario, se ver un formulario donde introducir valores (criterios) en los campos que se quiera. Al aplicar el filtro se vern slo los registros que cuadren.

Un criterio por cada campo


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Filtros avanzados

En el filtro por formulario no slo se pueden poner valores de los campos, sino criterios completos. En el filtro avanzado tambin se introducen los criterios de filtrado para cada campo.

Los registros que se muestran al aplicar el filtro son los que cumplen todos los criterios.

Y para cada campo se pueden incluir varios criterios, de forma que se incluyan los registros que cumplan cualquiera de los criterios (esto o esto o esto ...).

En el filtro por formulario se usan las fichas Or (en la parte inferior). En el filtro avanzado hay ya una casilla O y se van generando ms a medida que se necesiten.


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Los criterios

Los criterios son expresiones que se aplican sobre el campo y que arrojan un resultado que puede ser cierto o falso. Si el resultado para el campo concreto es cierto, el registro cumple el criterio y ser incluido en la tabla filtrada (si cumple tambin todos los otros criterios).


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Ejercicio

Abre la base de datos Neptuno y practica la ordenacin y los filtros sobre las tablas Clientes y Productos.

Clientes ordenados por pas, cdigo postal, cargo y nombre del contacto.

Productos ordenados por categora, proveedor, precio (descendente) y nombre.

Clientes de Francia o de Alemania.

Clientes de Mxico D.F. cuyo cargo sea "de ventas" y con 555 en su telfono o en su fax.

Productos de la categora Bebidas o Repostera, cuyo precio est entre $10 y $60, de los que haya al menos 10 unidades y que no estn "suspendidos".

Tras aplicar los filtros, aplica formatos a las tablas de datos filtradas y observa los resultados con la vista preliminar.


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Hojas secundarias de bsqueda

Las hojas secundarias de bsqueda permiten buscar rpidamente registros de una tabla relacionada con la actual.

Las hojas secundarias de bsqueda se crean automticamente cuando se establecen relaciones entre las tablas.

Se muestra entonces un recuadro con un signo ms que si se pulsa hace que se despliegue la hoja secundaria.

Pedidos en los que se encuentra

el producto "Sirope de regaliz"


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Hojas secundarias de bsqueda

Se pueden crear directamente hojas secundarias de datos. Si al pulsar el signo + no hay hoja secundaria asociada, se permite crear una:


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Campos de bsqueda

Un campo de bsqueda da a elegir entre un conjunto de valores que obtiene de otra tabla o de una lista de elementos dada.

Para crear un campo de bsqueda se usa la opcin Columna de bsqueda del men Insertar.


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Campos de bsqueda


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Campos de bsqueda


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Campos de bsqueda

Tambin se pueden convertir campos ya existentes en campos de bsqueda. Para ello se usa la ficha Bsqueda de las propiedades del campo en la vista Diseo.

Cuadro combinado: cuadro de lista junto con cuadro de texto


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Campos de bsqueda


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Ejercicios

Aade un campo de bsqueda Tipo en la tabla Cursos:

Aade otro campo de bsqueda en la tabla Alumnos:

Y otro campo en la tabla Matrculas:


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Ejercicios

Convierte en campos de bsqueda los que se indica a continuacin.

Tabla Libros de Biblioteca: Idioma (Castellano, Cataln, Euskera, Galego, Ingls, Francs)

Tabla Alumnos de Cursos: IdCentro: los Id de la tabla Centros Sexo (Hombre, Mujer)

Tabla Ediciones de Cursos: IdCentro: los Id de la tabla Centros IdCurso: los Id de la tabla Cursos Cuatrimestre (1, 2) Das (LM, LX, LJ, LV, MX, MJ, MV, XJ, XV, JV)

Tabla Matrculas de Cursos: IdEdicin: los Id de la tabla Ediciones IdAlumno: los Id de la tabla Alumnos


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Visibilidad de las columnas

Las columnas de las tablas se pueden ocultar o inmovilizar. Podemos, por tanto, hacer que se vean las columnas que nos interesen.

Columna inmovilizada


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Visibilidad de las columnas

Se ha ocultado la columna ID

Se han ocultado las columnas Das y Horario


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Mscaras de entrada

Se pueden establecer mscaras de entrada para aquellos campos cuyos valores siguen algn tipo de patrn. Las mscaras obligarn a introducir determinados caracteres y pondrn algunos por su cuenta.


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Caracteres para mscaras de entrada

Se pueden elegir mscaras predefinidas y adaptarlas a las necesidades concretas. Pero hay que conocer los caracteres que se pueden usar en las mscaras y su significado:

0 Dgito (0 a 9, entrada obligatoria; signos ms y menos no permitidos).

9 Dgito o espacio (entrada no obligatoria; sin signo ms o menos).

# Dgito o espacio (entrada no obligatoria; las posiciones en blanco se convierten en espacios; se permiten los signos ms y menos).

L Letra (A-Z, entrada obligatoria).

? Letra (A-Z, entrada opcional).

A Letra o dgito (entrada obligatoria).

A Letra o dgito (entrada opcional).

& Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria).

C Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional).


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Caracteres para mscaras de entrada

. , : ; - / Marcadores de posicin decimal y separadores de millares, fecha y hora. (El carcter utilizado depender de lo establecido al hacer doble clic en Configuracin regional en el Panel de control de Windows).

< Convierte a minsculas todos los caracteres que siguen.

> Convierte a maysculas todos los caracteres que siguen.

\ Hace que el carcter que viene a continuacin se muestre como carcter literal. Se utiliza para presentar cualquiera de los caracteres detallados en esta tabla como caracteres literales ( por ejemplo, \A se muestra sencillamente como A).

Contrasea Al establecer la propiedad Mscara de entrada a la palabra "Contrasea", se crea un cuadro de texto de entrada de contrasea. Cualquier carcter escrito se muestra como un asterisco (*).

Para los campos de tipo Moneda o Fecha/Hora se establecen automticamente mscaras de entrada cuando se establecen las posiciones decimales o el formato de fecha o de hora.


Ejercicios de mscaras de entrada

Crea mscaras de entrada para los siguientes campos:

Ao (tabla Libros): cuatro dgitos.

NIF (tabla Alumnos): ocho dgitos, un guin y la letra en mayscula (por ejemplo, 00395469-F).

TelfonoFijo (tabla Alumnos): 9 dgitos; el primero un 9.

TelfonoMvil (tabla Alumnos): 9 dgitos; el primero un 6.

Cdigo (tabla Cursos): UCM seguido de cuatro dgitos.

Horario (tabla Ediciones): 2 horas separadas por un guin; cada hora con dos pares de dgitos separados por dos puntos.


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Las propiedades Requerido e Indexado

Los campos disponen de las propiedades Requerido e Indexado que resultan importantes en muchas ocasiones.

Si se establece a Si la propiedad Requerido de un campo, entonces se deber introducir informacin en ese campo para poder crear un nuevo registro.

Los campos indexados permiten unas bsquedas ms rpidas. Si se van a realizar a menudo bsquedas en base a la informacin de un campo, entonces se debe establecer a Si su propiedad Indexado. Pero tenemos dos posibilidades:

Si (Sin duplicados) no permitir que dos registros tengan el mismo valor en el campo.

Si (Con duplicados) permitir que se repita la informacin del campo en varios registros.


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Validacin de los datos introducidos

Para muchos campos los valores introducidos debern cumplir determinadas condiciones para ser considerados vlidos.

Por ejemplo, una edad no debe ser negativa ni mayor de, digamos, 120. Podemos hacer que no se admitan valores no vlidos cuando se agreguen registros estableciendo reglas de validacin para los campos que corresponda.

El texto que se mostrar en el cuadro de mensaje que notifica el error.


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Validacin de los datos introducidos

Como ejercicio, establece reglas de validacin para todos los campos de las bases de datos Biblioteca y Cursos que deban cumplir alguna condicin.


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Ejercicio evaluable: base de datos hospitalaria

Base de datos sobre los pacientes que ingresan en un hospital.

En el hospital, los pacientes que llegan al servicio de urgencias del centro son examinados y, dependiendo de su estado de salud, son ingresados en la planta correspondiente (traumatologa, cuidados intensivos, ...) bajo la supervisin de un mdico responsable.


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Estructura de la tabla Pacientes

Nombre del campo Tipo de campo

Descripcin Tamao

Nmero de Seguridad Social

Texto Nmero de afiliacin del 15

paciente a la Seguridad Social

Nombre del paciente Texto Nombre del paciente 25 ingresado en el hospital

Apellidos del paciente Texto Apellidos del paciente 40

ingresado en el hospital

Domicilio Texto Domicilio habitual: calle, 50 nmero y piso

Poblacin Texto Municipio del domicilio 25 habitual

Provincia Texto Provincia del domicilio 15

habitual

Cdigo postal Texto Cdigo postal 5

Nmero de telfono Texto Telfono de contacto 12

Nmero de historial clnico Texto Nmero de historial clnico del paciente

Observaciones Memo Datos referentes al paciente

6 Campo

clave

N/A


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Estructura de la tabla Mdicos


Descripcin Tamao

Cdigo de identificacin del mdico

Texto Cdigo de identificacin

del mdico responsable

4 Campo

clave

Nombre Texto Nombre del mdico 25

Apellidos Texto Apellidos del mdico 40

Especialidad Texto Especialidad del mdico 20

Nmero de colegiado Texto Nmero de colegiado del mdico

Cargo Texto Cargo que ocupa en el hospital

Observaciones Memo Datos referentes al mdico

5

20

N/A


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Estructura de la tabla Ingresos


Descripcin Tamao

Nmero de historial clnico

Texto Nmero de historial 9

clnico del paciente

Procedencia (con P10) S/No Enviado por el mdico de cabecera (S o No)

Fecha de ingreso Fecha/Hora Fecha de ingreso en el hospital

N/A

N/A

Cdigo de identificacin del mdico

Texto Cdigo de identificacin 4 del mdico responsable

Nmero de planta Texto Nmero de planta en la que se ingresa

Nmero de cama Texto Nmero de cama que ocupa

Observaciones Memo Datos referentes a condiciones de ingreso

2

4

N/A

ID Autonumrico N/A Campo clave



Crea cinco mdicos, seis pacientes y diez ingresos.

Da formato a las tres tablas.

Establece como campos de bsqueda aquellos que proceda.

Establece mscaras de entrada para los campos que proceda.

Establece reglas de validacin para los campos que proceda.


Formularios


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Los formularios de Access

Bsicamente los formularios permiten introducir los datos (campos de los registros) de forma ms cmoda y segura.

Adems, se pueden incluir en el formulario slo los datos que se quiera que introduzca el usuario, ocultando otros campos.

Access proporciona tres formas de crear formularios:

Los autoformularios.

El asistente para formularios.

La vista Diseo de formulario.


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Los autoformularios

Tambin se puede

usar el botn Nuevo objeto

teniendo la tabla seleccionada.

La ficha Formularios

3 tipos

Tabla


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Autoformulario en columnas

El nico autoformulario que sirve para ver o introducir la informacin de un solo registro:


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Autoformulario en tabla


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Autoformulario en hoja de datos

Similar a la tabla en la vista Hoja de datos:


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Ejercicios

Crea autoformularios en columna para las tablas de la base de datos Biblioteca.

Crea autoformularios en tabla y en hoja de datos para todas las tablas de la base de datos Hospital.


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Uso de los formularios

Los formularios bsicamente nos permiten ver y editar la informacin de las tablas a travs de una ventana. La ventana nos muestra la tabla registro a registro (autoformulario en columnas) o varios registros a la vez. La ventana muestra los campos colocados en forma de tabla o en otra forma que se quiera.

Como al fin y al cabo lo que manejamos con los formularios son las tablas, todo lo que podemos hacer con las tablas lo podemos hacer con los formularios:

Ordenar

Filtrar

Buscar

Etctera.


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El asistente para formularios

Se pueden incluir campos de varias tablas

Para incluir todos los campos de una vez


C F I U C M



C F I U C M


El resultado en este caso es parecido al autoformulario en columnas, aunque tenemos varios diseos entre los que elegir para el aspecto del formulario:


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Con las otras distribuciones obtenemos otros diseos:

Tabular ( autoformulario en tabla) Justificado

Hoja de datos ( autoformulario)


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Ejercicio

Crea un formulario en columnas para cada tabla de la base de datos de cursos. Todos los formularios con el diseo Internacional.


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Ejercicio

Crea un formulario en columnas para cada tabla de la base de datos Biblioteca. Todos los formularios con el diseo Piedra.


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Ejercicio

Crea un formulario en columnas para cada tabla de la base de datos Hospital. Todos los formularios con el diseo Gua.


Subformularios

El asistente para formularios permite incluir en el formulario campos de distintas tablas. Se debe tratar de tablas relacionadas, de forma que haya registros relacionados entre ellas.

Por ejemplo, no tendr sentido aadir la informacin de un nuevo alumno y la informacin de un nuevo curso al mismo tiempo, ya que no tienen que ver directamente los alumnos con los cursos (un alumno se matricula en una edicin de un curso, por lo que el alumno no tiene relacin directa con los cursos; que haya un nuevo alumno no implica que haya un nuevo curso).

En cambio, si tendr sentido aadir la informacin de un nuevo alumno y la informacin de una nueva matrcula al mismo tiempo, ya que es el alumno el que se matricula. Que haya un nuevo alumno significa que habr nuevas matrculas.

Teniendo en el formulario la informacin de un alumno localizada, podremos usar un subformulario para aadir nuevos registros de matrculas. El campo IdAlumno se asignar automticamente.


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Subformularios

Aadimos todos los campos de la tabla Alumnos y

tambin de la tabla Matrculas


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Subformularios

Por la tabla principal o por la subordinada (relacionada)

Dos posibilidades para el subformulario


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Formulario con el subformulario a la vista

Sincronizados

Subformulario


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Formulario con el subformulario vinculado

Botn para acceder al formulario.


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Un formulario nico en lugar de subformulario

Si se elige ver el formulario por la tabla Matrculas, entonces se colocan todos los campos en un solo formulario y lo que se aaden son registros de esa tabla Matrculas.

Se sincroniza la informacin de alumno con la eleccin en el campo IdAlumno.


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Subformularios combinados

A menudo se combinan los campos de varias tablas en un nico subformulario, de forma que se pueden aadir dos nuevos registros en esas tablas al mismo tiempo. Por ejemplo, en el siguiente formulario el segundo subformulario permite aadir un nuevo alumno y una nueva matrcula de ese alumno a la vez:

Tabla Cursos

Tabla Ediciones (subformulario)

Tablas Matrculas y Alumnos juntas

(subformulario)

Crea este formulario


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Ejercicios

Crea los siguientes formularios con la distribucin y el diseo que quieras:

Formulario para Cursos con subformulario vinculado para Ediciones.

Formulario para Autores con subformulario a la vista para Libros.

Formulario para Pacientes con subformulario a la vista para Ingresos.


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Impresin de formularios

Los formularios se pueden imprimir de la misma forma que las tablas. El formulario se imprimir con el mismo aspecto que tiene mientras se trabaja con l.

Se puede ver el resultado con la Vista preliminar.


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Al igual que con las tablas de datos, se puede configurar la pgina antes de imprimir el formulario. En la configuracin de la pgina tenemos algunas opciones ms para los formularios.


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Slo los datos, sin el diseo.


Consultas


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Las bases de datos relacionales

Como ya sabemos, Access es una base de datos relacional. Podemos establecer relaciones entre las tablas, de forma que para un registro de una tabla podemos encontrar informacin asociada en otras tablas.

Por ejemplo, en la base de datos de cursos estn establecidas las siguientes relaciones entre las tablas:


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Para cada matrcula (cada registro de la tabla Matrculas), si queremos saber qu alumno se ha matriculado, tenemos que acceder al registro relacionado de la tabla Alumnos.

Si queremos saber en qu centro estudia ese alumno, debemos acceder al registro de la tabla Centros que est relacionado con ese registro de la tabla Alumnos.


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Si queremos saber en qu curso se ha matriculado el alumno, debemos acceder al registro relacionado de la tabla Ediciones, donde se encuentra la edicin del curso en la que se ha matriculado. La edicin de qu curso? La de aquel que se encuentre en el registro relacionado de la tabla Cursos.

El centro en el que se imparte esa edicin del curso se encuentra ahora en el registro de la tabla Centros

relacionado con el de la tabla Ediciones.


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Una de las ventajas de las bases de datos relacionales es que no guardan informacin redundante.

Si guardramos en una sola tabla toda la informacin de cada matrcula, estaramos guardando informacin redundante:

Informacin redundante sobre el centro

Informacin redundante sobre el curso

Informacin redundante sobre el alumno

...

Ahorramos mucho espacio si en lugar del nombre del centro guardamos el nmero del registro correspondiente de la tabla Centros, as como el nmero del registro de la tabla Ediciones en lugar de todos los datos del curso y el nmero del registro de la tabla Alumnos en lugar de todos los datos del alumno.



Con las bases de datos relacionales no slo ahorramos espacio de almacenamiento. Este tipo de bases de datos proporcionan otras ventajas frente a otros tipos de bases de datos.

Por ejemplo, favorecen la precisin de la informacin, ya que cuando se tiene que introducir varias veces un mismo dato, aumenta el riesgo de errores mecanogrficos que hagan que haya algunas diferencias entre datos que deberan ser iguales. Lo que ocurre cuando tenemos informacin redundante.

Tambin se facilitan las actualizaciones. Si tenemos informacin redundante en las tablas, la necesidad de actualizar un dato se puede convertir en una pesadilla.

Si, por ejemplo, resulta que un alumno nos proporcion un NIF errneo y se hace necesario modificarlo, deberemos buscar en todos los registros de la tabla ese NIF y cambiarlo donde se encuentre. Con las bases de datos relacionales tan slo hay que cambiarlo en el registro correspondiente de la tabla Alumnos.


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Consultas

Cuando la base de datos est diseada como un conjunto de tablas relacionadas, el acceso a la informacin se complica un poco, ya que los datos deseados pueden estar desperdigados en varias de las tablas.

Si para un registro de la tabla Matrculas queremos conocer la informacin del alumno que se ha matriculado, debemos acceder al registro relacionado de la tabla Alumnos.

Para facilitar el acceso a la informacin relacionada Access pone a nuestra disposicin las consultas.

Una consulta muestra campos de registros de una o ms tablas, en funcin de los criterios que especifique el usuario. Los puede mostrar en un orden determinado (sin afectar al orden de las tablas originales) y slo aquellos que satisfagan ciertas condiciones. Tambin puede aadir campos calculados.

Qu campos de qu tablas y qu registros.


Consultas frente a filtros

Los filtros (Tema 3) son parecidos a las consultas, pero las consultas son ms potentes.

Las consultas son objetos almacenados en la base de datos, de forma que slo hay que crearlas una vez. Los filtros, sin embargo, son vistas temporales de los datos cuyos criterios se descartan cuando se quita el filtro o se cierra la tabla.

Las consultas pueden seleccionar slo unos campos.

Las consultas pueden (y suelen) emplearse como orgenes de datos para formularios o informes.

Las consultas pueden calcular sumas, promedios, cuentas y otro tipo de resmenes estadsticos con los registros.

Las consultas pueden incluir campos calculados.

Todo esto no se puede hacer con los filtros.


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Tipos de consultas

Hay varios tipos de consultas en Access, atendiendo a su utilidad:

Consulta de seleccin: recupera datos de una o ms tablas utilizando los criterios que se especifiquen y luego los muestra en el orden que se desee. Tambin se llama consulta sencilla.

Consulta de parmetros: pide al usuario datos a tener en cuenta a la hora de recuperar informacin de la base de datos.

Consulta cruzada: muestra clculos (totales, promedios) basados en varios campos de forma ms compacta.

Consulta de accin: realiza operaciones de mantenimiento sobre varios registros (actualizacin, eliminacin, etctera).


Consultas de seleccin

Las consultas de seleccin recuperan determinados campos de varias tablas para los registros que satisfagan cierta condicin. Los datos de los registros se mostrarn en el orden deseado.

Con este tipo de consultas tambin se pueden calcular totales, porcentajes y otros resmenes para campos numricos.

Antes de poner en marcha la creacin de la consulta, debemos tener claro qu es lo que queremos recuperar y cmo. Comenzaremos expresando la consulta en lenguaje natural:

"Obtener el nombre, los apellidos y el telfono de todos los alumnos de Mstoles matriculados en algn curso que se imparta en la Facultad de Informtica."

"Obtener las especialidades de los mdicos que han tratado a algn paciente de Madrid capital."

"Obtener el total de las ventas de cada empleado de Londres."


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Consultas de seleccin

Supongamos que para la base de datos Neptuno queremos crear la siguiente consulta:

Obtener el nombre, la direccin, la ciudad, el cdigo postal y el telfono de las compaas de todos los clientes franceses.

La forma ms sencilla de crear consultas, como siempre, es por medio del correspondiente asistente.

En la ficha Consultas, selecciona "Crear una consulta utilizando el asistente". Aparecer el Asistente para consultas sencillas.


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El Asistente para consultas sencillas


Tabla de la que se quieren incluir campos

Campos de la tabla

Aadir el campo Aadir todos los campos

Quitar el campo Quitar todos los campos

Campos que se mostrarn


C F I U C M

El Asistente para consultas sencillas


Nombre de la consulta

De momento veamos cmo queda.

Luego modificaremos el diseo.


C F I U C M

El resultado de la consulta


El resultado se parece a una tabla, pero con los datos deseados:

No estn slo los franceses !!!


C F I U C M

La consulta en la vista Diseo


La consulta se debe terminar con la vista Diseo:

Opciones de los

campos elegidos


C F I U C M

Modificacin de la consulta


Aadimos el campo Pas (pulsando sobre l o seleccionndolo):


C F I U C M



Escribimos "Francia" como Criterio del campo Pas:


C F I U C M



Hacemos que no se muestre el campo Pas:


C F I U C M

La consulta terminada


Ejecutamos la consulta para que se actualice la hoja de datos:

Ahora ya s son todos franceses


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Los criterios

Los criterios de los distintos campos son los que indican si se han de incluir o no los datos de un registro en la hoja de datos resultante de la ejecucin de la consulta.

Si se colocan varios criterios en la misma fila, se debern satisfacer todos ellos (Y) para que se muestre el registro.

Si se quieren especificar criterios alternativos (O), se colocarn en distintas filas, en la fila "o" que hay debajo de la fila "Criterios" y en las siguientes dilas (que se consideran tambin "o"):

Para campos numricos se pueden incluir criterios como ">10" o "

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El orden de los registros

Por defecto la consulta no ordena los registros por ningn campo. Si se quiere verlos por orden de algn campo basta elegir el orden para el campo deseado con la lista Orden. Las opciones son Ascendente, Descendente y (sin ordenar).

Por ejemplo, para ver la lista ordenada alfabticamente por nombre de compaa de menor a mayor:


Ejercicio

Crea las siguientes consultas en la base de datos Neptuno:

Productos caros: nombre, proveedor y precio de los productos cuyo precio por unidad sea mayor de 50 $, ordenados de menor a mayor precio.

Productos escasos: nombre, proveedor y unidades en existencia de las bebidas (IdCategora = 1) con menos de 25 unidades en existencia.

Compaas varias: nombre de las compaas clientes cuyo contacto sea el propietario o su pas sea Espaa y su contacto sea un agente de ventas.

Pedidos recientes: cliente, fecha de entrega y ciudad de los pedidos enviados a Suecia con fecha de pedido posterior al 1 de enero de 1998.

Proveedores estadounidenses: nombre de la compaa, direccin, ciudad, regin, cdigo postal y telfono de todos los proveedores de EE.UU. El nombre de la compaa debe aparecer ordenado alfabticamente.

Productos suspendidos: nombre de aquellos productos que estn "suspendidos". Pista: el campo Suspendido es de tipo Si/No, que es lo mismo que Verdadero/Falso, que en ingls se traduce como ...


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Consultas de tipo Resumen

Las consultas que hemos creado hasta ahora son consultas de tipo Detalle, porque muestran toda la informacin.

Si entre los campos seleccionados hay campos numricos, podemos crear tambin una consulta de tipo Resumen.

Las consultas resumen permiten sintetizar (resumir) la informacin de los registros que tienen iguales valores en determinados campos. Se pueden realizar clculos con los valores de los campos numricos de esos registros coincidentes.

Por ejemplo, podemos crear una consulta que muestre el total de unidades que se han vendido de cada producto.

Esa informacin se encuentra en la tabla Detalles de pedidos. Si creramos una consulta detalle, se vera cada producto repetido tantas veces como se haya incluido en algn pedido, junto con las unidades que se vendieron en ese pedido.

Veamos cmo conseguir slo el total de unidades vendidas.


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Cuando entre los campos seleccionados hay campos numricos, el asistente proporciona un paso adicional en segundo lugar:


C F I U C M



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Las opciones de resumen se encuentran en la fila Total de la vista Diseo. Con el botn Totales (con forma de sumatorio) podemos hacer que se vea o no esa fila Total.

Para cada campo se puede elegir si se quieren agrupar los registros por ese campo o si se quiere que se calcule un resultado con los datos de los registros coincidentes.

Hay muchos tipos de clculos disponibles, incluyendo la desviacin estndar y la varianza.


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Ejercicio guiado

Extrae la siguiente informacin de la base de datos Neptuno:

Para cada categora de productos, el promedio de unidades en existencia, el precio mnimo y el precio mximo.

Total de empleados nacidos antes del 1 de enero de 1960. Crea primero una consulta que obtenga las fechas de nacimiento de los empleados anteriores a 1960 (el criterio ser

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Creacin de una consulta con la vista Diseo

Las consultas tambin se pueden crear directamente en la vista Diseo. Cuando se hace, aparece el siguiente cuadro de dilogo:

El resto del proceso ya nos resulta conocido. El cuadro de dilogo anterior permite incluir varias tablas o consultas, ya que podemos juntar en las consultas campos de varias tablas/consultas.


Consultas que usan varias tablas

Podemos incluir en la consulta campos de varias tablas. Para poder hacerlo debemos incluir las distintas tablas en la consulta.

O bien las hemos incluido todas al crear la consulta (vista Diseo) o las incluimos cada vez que las necesitemos con el botn Mostrar tabla (o con la opcin del men Ver o del men contextual), que abre el cuadro de dilogo anterior.

Una vez incluida una tabla en la consulta se ven su campos en el panel superior. Tambin se muestran sus relaciones.

Y las tablas ya se pueden elegir en la lista de tablas.

Al igual que los campos de todas ellas.


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Podemos indicar cmo se deben de combinar los registros de las tablas relacionadas cuando se ejecute la consulta. Sin que ello afecte a la relacin establecida entre las tablas.

El tipo de combinacin se indica pulsando dos veces sobre la relacin (o con la opcin del men Ver o del men contextual):

Clientes que han realizado

pedidos

Muestra todos los pedidos sean de algn cliente o no (sin sentido)

Muestra todos los clientes hayan realizado pedidos o no



Ahora podemos mostrar informacin muy precisa con las consultas accediendo a campos de tablas relacionadas.

Por ejemplo, supongamos que para la base de datos Neptuno queremos saber cunto ha gastado en total cada cliente en productos franceses. Se ha de mostrar el nombre del cliente y el total gastado en productos franceses. Adems, se ordenar por los nombres de los clientes.

Debemos investigar primero en qu tabla se encuentra cada campo que necesitamos:

Nombre del cliente: campo NombreCompaa de la tabla Clientes.

Gasto total: ningn campo de ninguna tabla. Es un dato que hay que calcular a partir del precio y la cantidad de Detalles de pedidos.

Nacionalidad del producto: campo Pas de la tabla Proveedores.

Como se ve, tenemos varias tablas en juego.


C F I U C M


Cunto ha gastado en total cada cliente en productos franceses.

El campo calculado lo obtendremos de la siguiente forma: Para cada producto (francs) de cada pedido de cada cliente acumulamos el precio multiplicado por la cantidad. As obtenemos el total de ese producto, pero queremos el total de todos los productos (franceses) comprados por ese cliente. Tendremos que sumar todos los subtotales de cada producto de cada cliente.

Pero no podemos realizar las dos operaciones al mismo tiempo. Primero tenemos que calcular los subtotales y luego sumarlos.

Necesitamos, por tanto, dos consultas. Una que obtenga los subtotales y otra que use esa como origen y calcule los totales.

Cunto ha gastado cada cliente en cada producto francs.

Cunto ha gastado en total cada cliente de la consulta anterior (en la que slo estn los productos franceses).


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Para calcular cada subtotal en la primera consulta tenemos que aadir un campo calculado que sea el producto del PrecioUnidad y la Cantidad. Como son dos las tablas en las que hay un campo PrecioUnidad, indicamos que queremos el de Detalles de pedidos:

[Detalles de pedidos]![PrecioUnidad]*[Cantidad]

Tabla Campo Campo

Operador

Ordenado por clientes Total de cada producto Slo productos franceses


C F I U C M




C F I U C M



La segunda consulta es muy sencilla:


C F I U C M




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Varias formas de hacer las cosas

Para conseguir un mismo resultado a menudo tenemos varios caminos posibles. Uno de ellos ser el ms corto.

Debemos analizar cuidadosamente lo que queremos conseguir para disear las consultas de la mejor forma posible.

Por ejemplo, el resultado anterior se puede conseguir con una sola consulta. Basta con eliminar el campo NombreProducto de

la primera consulta. De esta forma se tratan por igual todos los productos franceses adquiridos por cada cliente, sin distinguir

el producto de que se trata. Justo lo que se quiere conseguir!


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Ejercicio guiado

Crea las siguientes consultas en la base de datos Neptuno:

Nombre y apellidos de cada empleado y el total de lo que ha vendido. Con la base de datos inicial tienes que obtener este resultado.

Informacin detallada de cada artculo de cada pedido: nombre del cliente, fecha, nombre del producto, precio, unidades, coste (precio por unidades), IVA (16% del coste) y total (coste ms IVA). Ordenado por clientes (y agrupado por fecha). Nota: asegrate de poner a "Expresin" la fila Total de los campos calculados; y puedes establecer el formato de un campo calculado (a moneda, por ejemplo) con la opcin Propiedades del men contextual de la columna. En la pgina siguiente puedes ver el resultado deseado.


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Ejercicio guiado (continuacin)

(No te preocupes de la mezcla de dlares y euros. Como ejercicio de repaso, cambia todas la cantidades en dlares a euros.)

Modifica la consulta anterior para que se muestren los costes totales de las compras de cada da.


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Nombres de los productos (orden alfabtico) de los que hay menos de diez unidades (mostrando cuntas), agrupados por categoras (sin indicarlas) y cada uno junto con el nombre del proveedor, su telfono y su fax.

Para todos los pedidos que se hayan enviado entre dos fechas, mostrar el nombre del cliente, su telfono y la fecha de envo, as como el nombre, los apellidos y la extensin del empleado. Ordenados por fecha. (Sigue leyendo...)



Las dos fechas las proporcionar el usuario, por lo que necesitamos parmetros en la consulta. Los parmetros son datos que se solicitan al usuario cuando se ejecuta la consulta. Cada parmetro tiene un nombre asociado y se pide su valor en un cuadro de entrada independiente.

Para crear parmetros en la consulta usamos la opcin Parmetros del men Consulta (vista Diseo):

Nombre del parmetro Tipo de parmetro (lista desplegable)


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En la consulta se pueden referenciar los valores de los parmetros usando sus nombres. Por ejemplo, el criterio que selecciona las fechas ser:

>=[Desde] Y

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Ejercicio (continuacin)

Total de ingresos por matrculas en cada edicin de cada curso (sin tener en cuenta ningn descuento). Con n de matrculas.

Para cambiar el ttulo de una columna, acceder a las propiedades de la columna en la vista Diseo (men contextual o men Ver).

Matrculas realizadas entre dos fechas:



Necesidades de aulas: para cada centro y cada cuatrimestre, cada curso que se impartir (nombre), con su horario (das y horas) y el nmero de alumnos matriculados.

Ser necesario modificar la combinacin entre Ediciones y Matrculas para que se muestren todas las ediciones.

Alumnos matriculados en cada curso.


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Alumnos matriculados en algn curso que sean de la poblacin que se indique.

Si se quiere que no se muestren duplicados los alumnos, se puede usar la opcin Valores nicos de las propiedades de la consulta:

Men contextual


Ms sobre campos de bsqueda

En el Tema 3 ya vimos lo que son los campos o columnas de bsqueda. Permiten elegir el valor del campo de entre una lista de posibles valores.

En aquel momento slo vimos cmo crear una lista de valores a partir de valores concretos o a partir de otro campo de otra tabla.

Tambin podemos mostrar una lista de valores pero almacenar otros en el campo. Por ejemplo, podemos mostrar la lista de centros de los cursos pero guardar el Id del centro en el campo.

El campo IdCentro es numrico, pero se muestran los nombres de los centros para que resulte ms sencillo proporcionar el dato. Pero lo que se guarda realmente es el ID del centro.

Con las consultas podemos crear potentes campos de bsqueda.


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Propiedades del campo (Diseo)

Columnas que se mostrarn

Columna que contiene el valor a guardar

Columna 1 Columna 2

Consulta que obtiene el nombre y el ID de todos los centros

Escuela Universitaria de Estadstica 1

Escuela Universitaria de Estudios ... 2

Escuela Universitaria de ptica 3 Facultad de Ciencias Geolgicas 4

... ...


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Podemos mostrar toda la informacin que queramos. Tenemos que incluir en la consulta el campo con el valor a guardar (Id), pero como no querremos que se vea, lo dejaremos el ltimo y haremos que se vean todas las columnas menos una.


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Ejercicio

Convierte en campos de bsqueda los campos de las tablas que resulte adecuado en las bases de datos de cursos, bibliogrfica y hospitalaria.

Muestra toda la informacin conveniente y de la forma que consideres ms oportuna.


Informes


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Informes de la base de datos

Los informes son objetos de Access que sirven para generar documentos con informacin sobre la base de datos listos para ser imprimidos.

Se basan en la informacin contenida en tablas y consultas. Pueden incluir lneas, imgenes y campos calculados. Se pueden agrupar los registros en base a campos.


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Secciones de un informe

Seccin Se imprime en ... Elementos que se suelen colocar

Encabezado de informe

La parte superior de la primera pgina del informe.

Ttulo del informe, imgenes (logotipos).

Encabezado de pgina

En la parte superior de cada pgina (debajo del encabezado del informe en la primera pgina).

Controles de etiqueta que sirven como ttulos de columna para los datos de la seccin detalle.

Encabezado de grupo

Antes de cada grupo de registros. Cuadro de texto del campo que sirve para agrupar.

Detalle Una vez por cada registro. Controles con los datos.

Pie de grupo Despus de cada grupo de registros.

Campos calculados para el grupo (subtotales, cuentas, ...)

Pie de pgina Parte inferior de cada pgina. Nmero de pgina, fecha.

Pie de informe Al final del informe. Campos calculados para todos los registros del informe.


Autoinforme

La forma ms fcil de generar un informe consiste en seleccionar la tabla o consulta con los datos del informe y seleccionar la opcin Autoinforme del men Insertar (o el botn de la barra de herramientas).

Se genera automticamente un informe para esa tabla o consulta.

Para la consulta "Cursos Consulta":

No son informes muy elegantes.

Son meros listados con la informacin.


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Informes personalizados

Para crear informes ms elegantes y adaptados a nuestros propios gustos, podemos:

Generar una versin inicial del informe con el asistente y luego modificarlo en la vista Diseo.

Crear el informe desde el principio con la vista Diseo.

Veremos cmo es el primer mtodo. Despus de haber visto cmo se modifica el informe generado en la vista Diseo ya se tendrn todas las claves para conocer el segundo.

Para generar el informe con el asistente, se puede usar la opcin Informe del men Insertar o el elemento "Crear un informe utilizando el asistente" de la seccin Informes de la base de datos.


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El asistente para informes

El primer paso consiste en seleccionar los campos con la informacin que se quiere incluir en el informe. Es un cuadro de dilogo que ya nos resulta conocido:


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En el segundo paso se indica el primer nivel de agrupamiento para los datos. En este caso se ver la informacin agrupada por los cursos que se imparten en cada centro:


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Podemos aadir otros niveles de agrupamiento. Por ejemplo, para que se agrupen los cursos de cada cuatrimestre:


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Con el botn Opciones de agrupamiento podemos establecer intervalos para campos numricos, de forma que en lugar de agruparse los registros por cada valor individual del campo (intervalo normal), se agrupen los registros que tengan un valor de ese campo que se encuentre dentro del siguiente intervalo (de 10 en 10, de 50 en 50, etctera):

Aqu nos vale el intervalo normal (slo hay dos valores: 1 y 2).


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En el siguiente paso elegimos, si queremos, varios criterios de ordenacin de los registros dentro de cada grupo:


C F I U C M


En el siguiente paso elegimos, si queremos, varios criterios de ordenacin de los registros dentro de cada grupo:

Y si queremos incluir totales o promedios,

usamos las opciones de resumen igual que con las consultas.


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A continuacin elegimos las opciones de formato:

Prueba las distintas opciones.


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En el ltimo paso elegimos un nombre para el informe e indicamos qu es lo primero que queremos hacer una vez que se haya generado el informe:


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Vista preliminar del informe generado


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El informe generado

El informe consiste en va

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