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UNIVERSIDAD DE COSTA RICA SISTEMA DE ESTUDIOS DE POSGRADO MAESTR~A PROFESIONAL EN BIBLIOTECOLOG~A Y ESTUDIOS DE LA INFORMACI~N CON ÉNFASIS EN GERENCIA DE LA INFORMACIÓN Informe Final de Investigación Mana Teresa Bermúdez M. Diciembre 2004
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UNIVERSIDAD DE COSTA RICA SISTEMA DE ESTUDIOS DE POSGRADO
MAESTR~A PROFESIONAL EN BIBLIOTECOLOG~A Y ESTUDIOS DE LA INFORMACI~N CON ÉNFASIS EN
GERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Informe Final de Investigación
Mana Teresa Bermúdez M.
Diciembre 2004
TRIBUNAL EXAMINADOR
Dr. Luis Fdo. Jaén G. Representante del Dr. Jorge Murillo Medrano Decano del SEP
Dra. Ana Cecilia Torres M. Profesora Consejera
de.h Directora
Master Eduardo Foumier G. Lector
Juan Vicente, amigo, amante y compañero, por su
apoyo incondicional durante todos estos años.
María Paz, Juan Andrés y María José, mis tesoros más
preciados, gracias por su comprensión y paciencia.
Mami, fuente inagotable de amor y comprensión, mi
mejor ejemplo.
Mamá Teresa y Tia Zulema (q.d.g), por una infancia
feliz.
AGRADECIMIENTOS
Fernando, gran amigo y culpable de esta aventura
académica.
Mis grandes amigas Anabelle, Guis, Olga y Alicia,
gracias por estar siempre ahí.
Eduardo, por estar siempre dispuesto a compartir el
conocimiento.
A mi familia y amigos, por su solidaridad.
Al personal y a las autoridades del Hospital Calderón
Guardia por su colaboración, especialmente a la Dra.
Olga Villalta (una archivista de corazón), a Adrián
Victor ( demasiado noble y bueno) y a Anabelle
(funcionaria hospitalaria de vocación), por todas las
atenciones prestadas.
RESUMEN
Bermúdez Muñoz, M.T. (2004). El impacto del expediente médico en la gestión hospitalaria. Estudio de caso: El Archivo Clínico del Hospital Calderón Guardia. Ciudad Universitaria Rodrigo Facio. Sistema de Estudios de Posgrado. Universidad de Costa Rica.
El expediente médico moderno tiene su origen en la Mesopotamia de 4.000
años AC, donde los primeros expedientes se guardaban en tablas de arcilla.
Hoy en día el expediente médico proporciona una documentación extensa de
todos los aspectos sobre la atención que se brinda al paciente: cuidados
individuales, evaluaciones específicas según cada disciplina, métodos de
tratamiento y sus respectivos progresos. Además, contiene la evidencia más
fidedigna acerca del rendimiento global de los hospitales y de su personal, y
por consiguiente sus datos pueden ser aprovechados para una óptima gestión
hospitalaria.
Con base en la experiencia personal y profesional, se puede afirmar que la
mala administración de los archivos médicos es la principal causa de la
ineficiente atención que se brinda a los pacientes y de la pérdida de gran
cantidad de recursos económicos en los centros hospitalarios.
En nuestro país, aparte de algunos diagnósticos muy generales de tres
hospitales nacionales, no existen estudios sobre el quehacer de los archivos
clínicos. Poco se conoce del ciclo vital del expediente médico, es decir, sobre
su creación, utilización, mantenimiento y eliminación.
De los pocos diagnósticos citados, se ha podido determinar que hay algunas
semejanzas en la forma cómo se administran los archivos clínicos: personal
con escolaridad y perfil muy bajos, depósitos sin condiciones adecuadas de luz,
ventilación y seguridad; equipo y mobiliario antiguo y rudimentario, áreas de
trabajo mal distribuidas, etc.
El problema de expediente de salud es un problema muy serio en todos los
hospitales y clínicas del país, de ahí que se tiene una gran motivación
profesional y personal por incursionar en este campo y aportar el conocimiento
archivístico para tratar de diseñar un sistema de archivo hospitalario que sirva
de modelo a la Caja Costarricense del Seguro Social .
Mediante el presente informe de investigación se realiza un diagnóstico del
Archivo Clínico del Hospital Calderón Guardia con un enfoque de gestión del
expediente médico.
Para su realización se realizó un trabajo de campo durante siete semanas
utilizando instrumentos como la entrevista no estructurada, la observación
directa de los puestos de trabajo y tres tipos de encuestas.
Entre los principales problemas que se detectaron en el diagnóstico se pueden
cita los siguientes: ausencia de normalización durante todo el ciclo vital del
expediente médico, falta de manuales de procedimientos para ejecutar los
procesos archivísticos relacionados con la utilización y mantenimiento del
expediente médico y desconocimiento de la legislación vigente sobre la
administración de archivos.
Como consecuencia de lo anterior, se encontró la siguiente situación: personal
no formado en Archivística, constante extravío de expedientes, letras ilegibles
de médicos, enfermeras y recepcionistas lo que impide el acceso a la
información de expediente, cambio del nombre o de apellidos en los
formularios, número de expediente mal consignado en los exámenes de
laboratorio, pérdida de exámenes de laboratorio, de radiografías, de
ultrasonidos, etc. , duplicidad de expedientes, falta de espacio, equipo y
mobiliario inadecuado y locales poco aptos para el archivo.
Con el fin de contrarrestar las deficiencias señaladas en el diagnóstico, se
propone la creación de un Sistema de Información Archivística lnstitucional
constituido por el archivo central, los archivos de gestión y el archivo clínico.
Asimismo, se propone visualizar el archivo clínico como un subsistema de
información médica.
TABLA DE CONTENIDOS
INTRODUCCI~N l. EL PROBLEMA Y SU IMPORTANCIA 1 .Objetivos Generales 2. Objetivos Específicos 3. Impacto del Proyecto 4. Población Beneficiaria 5. Delimitaciones 6. Ubicación Geográfica 7. Ubicación Administrativa
11. MARCO TEÓRICO 1. La Sociedad de la Información 2. El Caso de Costa Rica 3. Sistema Nacional de Información 4. Sistema Nacional de Información en el Sector Salud 5. La Archivistica y los Sistemas de Información 6. Los Archivos y los Sistemas de Información 7. Gestión de documentos 8. La Administración y los Archivos
111. MARCO METODOLÓGICO 1. Tipo de Investigación 2. Población y Muestra 3. Variables 4. Recolección de Datos 4. Fuentes de Información
iv. DIAGN~STICO 1. Hospital Dr. Rafael Ángel Calderón Guardia 2. Marco Legal 3. Marco Administrativo 4. Servicio de Registro Médicos y Estadísticos (REMES) 5. Análisis de la Información 6.1 Análisis de los Resultados de las Encuestas 6.2 Gestión del Expediente Médico 6.2.1 Creación del Expediente Médico 6.2.2 Utilización y Mantenimiento del Expediente Médico 6.2.3 Organización del Expediente Médico 6.2.4 Sistema de Salud (SIS) 6.2.5 Recursos Humanos 6.2.6 Clima Organizacional 6.2.7 Recursos Materiales 6.2.8 Infraestructura 7. Eliminación del Expediente Médico 8. Administración del Archivo Clínico
vii
V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
VI. PROPUESTA 1. Modelo 1.2 Estructura Organizacional 1.3 Misión 1.4 Visión 1.5 Administración del SlAl 1 -6 Recurso Humano 2. Subsistema de Información Médica 2.1 Estructura 2.2 Módulo de Información Automatizada 2.3 Instalación y Conservación 2.4 Condiciones Generales 2.4.1 Seguridad 2.4.2 Áreas 2.5 Mobiliario Conclusión
REFERENCIAS APÉNDICES ANEXOS
Durante los últimos meses, los medios de comunicación han publicado
una serie de denuncias sobre el grave deterioro que se está
produciendo en los servicios de salud que brinda la Caja Costarricense
del Seguro Social (CCSS). Entre las causas de este deterioro, se
pueden señalar las siguientes : largas filas para solicitar una cita,
asignación de citas con especialistas a mediano y largo plazo,
asignación de citas con médicos que se encuentran de vacaciones,
pacientes en lista de espera para una cirugía debido a que no hay
camas disponibles, "biombosJ', casos de mala praxis, extravío de
expedientes, etc.
Por otra parte, los usuarios de esos servicios exigen cada vez con más energía
que les garanticen la prestación de salud por la que ellos pagan mensualmente
al Régimen de Enfermedad y Maternidad.
Lo anterior, unido a nuevas leyes como la Ley de Simplificación de Trámites y
la Ley 8292 de Control Interno, que buscan frenar el abuso de trámites
excesivos y la falta de transparencia en la Administración Pública, ha obligado
a las instituciones del Estado a que tomen conciencia de la importancia de
administrar bien sus documentos con el fin de contar con información precisa,
oportuna, veraz y pertinente. Sin embargo, todavía quedan muchas
instituciones, algunas de ellas de gran impacto en la sociedad, que se
mantienen rezagadas en la optimización de su flujo documental e informativo,
como es el caso de la CCSS.
En respuesta a las quejas mencionadas en el primer párrafo, las autoridades
de la CCSS han anunciado la implementación del expediente electrónico, con
una inversión millonaria, como el estandarte de que es la solución a todos los
problemas que se presentan en los servicios de salud.
Sin embargo, apostar por la tecnología para resolver una inadecuada gestión
documental y de información, como lo es el problema principal de los
hospitales y clínicas del pais, puede convertir la tecnología en un aliado o en un
enemigo.
El mal uso de la tecnología, aunado a la ausencia de políticas en materia de
gestión de documentos, acarrea a las organizaciones una serie de dificultades,
tales como: inversiones millonarias en adquisición de equipos y aplicaciones
informáticas que rápidamente se vuelven obsoletos, personal sin capacitación
para utilizar las nuevas herramientas, información en soportes digitales sin
ningún tratamiento archivístico, entre otros.
En resumen, el proyecto se justifica porque se busca solucionar el caos
documental que se vive diariamente en todos los hospitales públicos del pais
con el consecuente perjuicio para la salud del paciente.
l. EL PROBLEMA Y SU IMPORTANCIA
El expediente medico moderno tiene su origen en la Mesopotamia de 4.000
años AC, donde los primeros expedientes se guardaban en tablas de arcilla. El
expediente medico es el principal elemento informativo de un hospital o clínica
ya que sirve para:
Conocer la continuidad y la calidad de los servicios de salud que se le
brindan al paciente.
Estudiar las diferentes patologías y los tratamientos seguidos para
combatirlas.
Proporcionar información vital en los casos de mala praxis.
Brindar información financiera y contable sobre los costos que significa la
atención de cada paciente: exámenes de laboratorio, radiografías,
ultrasonidos, medicamentos, hospitalización, cirugías, partos, etc.
Sin embargo, en el Hospital Calderón Guardia, la gestión del expediente
médico está en manos de personal poco calificado, lo que incide en su
inadecuada administración provocando serios problemas a pacientes, médicos,
recepcionistas, como extravío tanto de expedientes o la no inclusión de
exámenes de laboratorio, biopsias, citologías, informes de trabajo social, etc.
Asimismo, la falta de conciencia de estos últimos actores sobre la importancia
vital que tiene el expediente en todas las actividades hospitalarias los hace
incurrir en hecho tales como: letras ilegibles de médicos, enfermeras y personal
de apoyo, el mal uso de las siglas de codificación de enfermedades, cambio del
nombre o de apellidos en los formularios y número de identificación mal
consignado, entre otros.
A lo anterior, se debe agregar la inadecuada administración del expediente y la
falta de control en su facilitación, que provoca constantes extravíos de los
mismos así como exámenes y estudios médicos sin archivar.
En el caso de la que suscribe este proyecto, su expediente médico está
extraviado desde agosto del 2002, a pesar de ser una paciente regular pues
requiere de un control médico cada tres meses. Lamentablemente la pérdida
del expediente coincidió con la jubilación de la especialista que la trataba, de
manera que la doctora actual no ha podido saber a ciencia cierta cómo se inició
y cómo ha evolucionado la enfermedad durante los últimos cinco años, ni cuál
ha sido el tratamiento que ha seguido. Como este caso, hay muchísimos más.
La última vez que se pregunto por el expediente en el Archivo Clínico
respondieron que lo siguen buscando.
El valor agregado de este proyecto es que pretende brindar una solución
integrada y viable a la gestión del expediente médico, no sólo del Hospital
Calderón Guardia, sino que puede servir de modelo para todos los hospitales
nacionales, regionales y periféricos de la CCSS, ya que según el último informe
sobre el cumplimiento de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos
(2004), elaborado por el Departamento Servicios Archivísticos Externos del
Archivo Nacional, la administración del expediente médico es similar en los
veinticinco hospitales públicos.
Además, este proyecto se ubica dentro de las políticas institucionales de
proyección y vinculación de la Universidad Costa Rica con la sociedad
costarricense, ya que el tema del deterioro de los servicios de salud en el país
debe ser analizado por todos los sectores del país, principalmente, el
académico y contribuir a buscar soluciones para evitar que los costarricenses
pierdan una de sus principales conquistas sociales, como lo es la
universalización de los servicios de salud, pues cada día se escuchan más
voces que apoyan su privatización.
1. Objetivos Generales
Evaluar la gestión del ciclo de vida del expediente médico en el Hospital Dr.
Rafael Ángel Calderón Guardia.
Proponer un modelo de sistema de información archivística médica para el
Hospital Dr. Rafael Ángel Calderón Guardia (HCG).
2. Objetivos Específicos
Evaluar el contexto y la capacidad organizacional e informativa del HCG con
el fin de determinar si existen criterios para administrar eficazmente las
actividades de gestión de la información que permitan brindar un mejor
servicio a los usuarios del hospital.
Determinar la ubicación del Archivo Clínico dentro del contexto
organizacional y su ámbito de competencia.
Evaluar la planificación, creación, recepción, organización, utilización,
conservación y eliminación de los expedientes médicos para determinar si
existen mecanismos que aseguren la calidad, seguridad, confidencialidad y
continuidad de la información médica.
Evaluar si el Archivo Clínico cuenta con un sistema de información
computarizado.
3. Impacto del proyecto
3.1 Área de impacto prioritaria
Como se expuso en la justificación, el expediente médico es vital para brindar
los servicios de salud, ya sea de hospitalización o de consulta externa, pues sin
ese documento no se puede atender al paciente
En caso de emergencia, se atiende el paciente, pero con una gran
incertidumbre sobre su historia médica, corriéndose el riesgo de que en lugar
de sanarlo se le administre algún medicamento contraproducente para su
salud, ya sea porque es alérgico o por que padece de alguna enfermedad que
se puede agravar por el suministro de un medicamento inadecuado.
En consecuencia, es de suma importancia mejorar la calidad del servicio que
brinda actualmente el Archivo Clínico del Hospital Calderón Guardia, ya que su
funcionamiento tiene un impacto directo sobre la gestión hospitalaria en
general, pero principalmente, sobre la calidad de los servicios de salud que se
brindan al usuario.
3.2 Area de impacto significativo
Otra área de impacto es el área económica, ya que al mejorar el ciclo vital del
expediente médico se obtiene un ahorro sustantivo en las áreas de laboratorio,
rayos x, ultrasonidos, etc. pues se garantiza la correcta inclusión de esos
exámenes en su respectivo expediente médico. No como sucede actualmente
que por un inadecuado manejo de esos exámenes, la CCSS pierde millones de
colones anualmente debido a que los pacientes se tienen que hacer hasta tres
veces los mismos exámenes. Dinero que se podría invertir en mejorar la
calidad de los servicios de salud.
4. Población beneficiaria del proyecto
El presente proyecto cubre una población beneficiaria tanto directa como
indirecta.
La población beneficiaria directa son los aproximadamente 600.000 pacientes
del Hospital Calder6n Guardia y de su área de atracción, a los que se le podría
garantizar un servicio de salud pronto y cumplido.
El área de atracción está integrada por los hospitales Tony Facio, William Allen,
Max Peralta y Guápiles, y por las Clínicas Central, Coronado, Guadalupe y
Carlos Durán.
En cuanto a la población beneficiaria indirecta, como el Personal médico y
administrativo del Hospital Calderón Guardia, los beneficios que obtendrán
serán los siguientes: seguridad al brindar el servicio de salud ya que tienen a
7
mano una historia médica completa y bien organizada. Servicio más ágil en la
consulta, sobre todo si se informatiza completamente la asignación y control
de citas y su interconexión con el Archivo Clínico.
Asimismo, se considera que mediante un adecuado sistema de información
archivística médica se pueden obtener los siguientes beneficios:
Formular políticas, directrices y estrategias apropiadas para el buen
funcionamiento hospitalario.
Proteger los derechos humanos, el estado de derecho y el trato justo e igual
de los ciudadanos.
Determinar si los ingresos recaudados por la CCSS son gastados de una
manera que beneficie a los ciudadanos.
Determinar la responsabilidad de los funcionarios que han incurrido en
irregularidades, mediante pruebas documentales, sobre todo a la luz de los
Últimos acontecimientos vinculados con la CCSS, .
Establecer el mal uso de los recursos e incumplimiento de los reglamentos
financieros.
Obtener una reparación legal en los casos en los que los derechos de los
usuarios de los hospitales no son respetados.
Tomar decisiones apropiadas para alcanzar más eficiencia, productividad y
coherencia en la gestión hospitalaria.
Cumplir con los requisitos legales y reglamentarios vigentes como la Ley
7202 del Sistema Nacional de Archivos, Ley 8282 de Control Interno y Ley
de Simplificación de Trámites.
Proteger los intereses de la organización, los de su personal y sus
usuarios.
Proporcionar una memoria corporativa mediante la documentación de
actividades y logros.
Preservar la memoria colectiva de la nación y la identidad nacional
mediante la conservación permanente de aquellos documentos
considerados con valor científico- cultural.
5. Delimitaciones
En un principio el proyecto de investigación estaba planteado para realizar un
diagnóstico que involucrara tanto las funciones sustantivas ( servicios de salud)
como las funciones facilitativas ( gestión administrativa y financiera).
Sin embargo, cuando se inició el trabajo de campo y se visualizó que
solamente el análisis de la gestión del expediente médico, ya de por sí
abarcaba una gran cantidad de servicios de salud y de unidades
administrativas, se optó por circunscribir la investigación al área de acción
involucrada directamente con el expediente médico.
6. Ubicación geográfica
La investigación se realizó en el Hospital Calderón Guardia situado en el Barrio
Aranjuez, distrito el Carmen del cantón central de la provincia de San José.
6.1 Área geográfica de influencia
El Hospital Calderón cubre los servicios de salud, sobre todo en
especialidades, de la población que corresponde a una parte de la Región
Central ( algunos distritos del cantón de San Josk, de los cantones de Moravia,
Curridabat, Goiecoechea y Coronado) y a la Región Huetar Atlántica
7. Ubicación administrativa
Archivo Pl:-;--
Antes de iniciar el trabajo de campo, se visualizaron las unidades o procesos
involucrados con el ciclo vital del expediente mkdico dando como resultado el
siguiente gráfico:
. . --m
a 0
EXPEDIENTE MEDICO
Hospitalización T . m
EMERGENCIAS
- nidadc _
administrativa
Fuente: propia
1. Creación del expediente medico: Las oficinas directamente involucradas
en esta fase son Identificación, Admisión, Emergencias y Archivo Clínico, en
cuanto a la elaboración de la carátula o documentos de inicio del expediente.
2. Utilización y mantenimiento del expediente médico: Áreas involucradas:
Servicios médicos, hospitalización, unidades administrativas, laboratorios
mediante el ingreso de información de las consultas, reportes de exámenes e
informes de trabajo social, entre otros.
Los servicios médicos que utilizan constantemente el expediente médico son
los siguientes: Recepción y Jefatura de Consulta Externa, Medicina General,
Pediatría, Estadística, Neonatología, Geriatría, Jefaturas de Cirugía, de Ginem
obstetricia, de Medicina, Farmacia, Clínica del Dolor, Dirección y Subdirección
Médica.
Mantenimiento y conservación: Esta fase de la gestión del expediente
médico es responsabilidad del Archivo clínico.
II. MARCO TEÓRICO
El análisis de la situación actual del Archivo clínco se hará con base en el
modelo de Bryson (citado por Soy Aumatell, 2003) quien considera que la
información se debe planificar tomando en cuenta los siguientes aspectos:
El análisis del entorno
La arquitectura de la información
La gestión de la información
Los resultados
Según Soy Aumatell, el análisis del entorno incluye tanto el externo
(información global, infraestructura y políticas nacionales, fuentes de
información), como el interno o también llamado por otros autores como el
contexto organizacional (tamaño, cultura y tipo, recursos humanos, políticas de
gestión de la información, tecnológicos, etc.) (Soy, 2003)
En cuanto a la arquitectura de la información, continúa Soy, se refiere a una
aproximación macroscópica donde se identifican los recursos, los flujos de
información, los usos y los vacíos de información así como los procesos y los
usuarios.
Por su parte, la gestión de la información se relaciona con una aproximación
microscópica que permite adquirir, gestionar y distribuir la información mediante
su ciclo de vida.
El enfoque antes mencionado da como resultado una información:
"apropiada para las necesidades de la organización
accesible a todos cuando y donde sea necesario
disponible en una forma relevante y significativa
segura en términos de accesibilidad, integridad y confidencialidad
definida de manera consistente en toda la organización
precisa y completa
sin redundanciasn (Soy, 2003)
Dado que los documentos contienen información archivística, se aplicará el
modelo de Bryson combinándolo con el enfoque de Gestión de Documentos
para efectos del diagnóstico y de la propuesta del presente proyecto. El
enfoque citado es una aportación propia.
En consecuencia, se partirá de los nuevos paradigmas relacionados con la
administración de los documentos y de la información, del concepto de
Sociedad de la Información, su desarrollo en América Latina y los retos que
deben asumir los archivistas en esa nueva sociedad.
El marco conceptual macro incluirá aspectos como sistemas nacionales de
información, directrices sobre políticas nacionales de información y estrategias
nacionales para la sociedad de la Información, con el fin de ubicar el
subsistema nacional de información del sector salud y su relación con la Caja
Costarricense del Seguro Social (CCSS) y los sistemas de información
hospitalarios. En consecuencia, se tratarán conceptos de la teoría de sistemas
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aplicados a la información tanto a nivel macro (regional y nacional) como micro
( institucional). También, se mencionará el Sistema Nacional de Archivos y su
relación con el Sistema Nacional de Información.
En cuanto a la teoría archivística, se definirán conceptos relacionados con el
expediente médico, la gestión de documentos, archivos de gestión,
especializados y centrales y algunos procesos técnicos archivísticos.
Además, se hará referencia a conceptos básicos de la Administración pero
enfocados dentro de la teoría del liderazgo, ya que son fundamentales para
conocer y medir la gestión administrativa del archivo clínico y cómo se refleja
esta en los documentos y en los flujos de información que son la base para los
procesos de planificación, programación, dirección, vigilancia de la salud,
evaluación, investigación y toma de decisiones relacionados con la situación de
la salud y la prestación de servicios hospitalarios.
1. La sociedad de la infonnacidn (SI)
La economía mundial ha dejado de ser un mosaico de economías nacionales
para constituirse en un conjunto de relaciones articuladas entre sí: industriales,
comerciales, financieras y tecnológicas. La velocidad de cambio de estas
transformaciones está basada, en gran medida, en la revolución tecnológica
que vive actualmente el mundo, caracterizada por un ritmo inusitado de
innovación y de difusión de la tecnologia, que modifica aceleradamente las
estructuras productivas y genera una economía en la que las necesidades de
eficiencia y competitividad en los procesos productivos demandan una fuerza
de trabajo mejor calificada, una tecnología estratégica propia y avanzada y una
actividad científica, comprometida.
Se dice que la aplicación de las tecnologías de la información y de la
comunicación (TIC) ha creado un nuevo paradigma tecnológico cuyas
características son las siguientes:
La información es la materia prima, es decir que la tecnología actúa sobre la
información y esta a su vez actúa sobre la tecnología, dándose una
retroalimentación continua.
El medio tecnológico incide directamente sobre todos los procesos
individuales y colectivos.
La interconexión de la red permite una interacción creativa.
Se da una integración o convergencia de la información, la comunicación y
la informática.
Esa convergencia se está dando cada día más en campos como la
ingeniería genética, la robótica, etc.
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Las TIC permiten potenciar el conocimiento humano logrando que cada vez
más la economía y la producción dependan de la información y del
conocimiento, de tal manera que quien tenga el dominio de esos factores podrá
producir más y por ende ser más competitivo.
Lo anterior se debe a que "La información ya no es solo un simple elemento de
interés. Es un recurso con valor económico, que representa un costo, y que
tiene un potencial estratégico fundamental en las relaciones entre individuos,
organizaciones y países. Además, la información puede tener un efecto
multiplicador muy superior al de otros recursos, y generalmente permea la
mayor parte de las actividades influyendo sobre su eficiencia y efectividad."
(Molino, 1992)
De ahí, que los grandes gurúes de la información afirmen que la tecnologia es
al mismo tiempo consecuencia y herramienta del desarrollo.
Sin embargo, se debe tener claro que el "manejo del sector información implica
problemas Línicos, ya que la información tiene características peculiares que
difieren substancialmente de las que se presentan en otros campos. Entre
ellas, puede mencionarse que se trata de un elemento que no se desgasta con
el uso; puede duplicarse o transmitirse casi instantáneamente a cualquier
distancia a nivel mundial con costos mínimos; y solamente puede manejarse su
representación ya que no tiene existencia física". (Molino, 1992)
1.1 La transición hacia una sociedad de información
La sociedad de la información ofrece oportunidades reales para obtener los
frutos del cambio paradigmático que se ha dado en todo el mundo, sin embargo
se debe tener presente que si no se tienen los recursos necesarios se puede
perder esas oportunidades con los consecuentes perjuicios para las futuras
generaciones.
Los elementos principales que se deben considerar para obtener los beneficios
de los cambios producidos por la aplicación de las TIC están relacionados con
el contexto económico, la capacidad de Estado para proveer la tecnología
adecuada para el desarrollo y marcos regulatorios fuertes.
"Las TIC se definen como sistemas tecnológicos mediante los que se recibe,
manipula y procesa información, y que facilitan la comunicación entre dos o
más interlocutores". (Kaats y Hilbert, 2003)
Entre las características más relevantes de las TIC se citan que no funcionan
como sistemas aislados, sino en conexión con otros sistemas por medio de una
red, así como que permiten una comunicación interactiva, es decir que son algo
más que tecnologías de emisión y difusión de la información.
Uno de los problemas más serios que se presentan en América Latina para
enfrentar los retos de la Sociedad de la Información (SI) es que las
transformaciones tecnológicas que se quieren dar están basadas en modelos
teóricos importados de los países desarrollados que no responden ni a la
realidad, ni a las necesidades de la región.
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La realidad latinoamericana se caracteriza por los siguientes factores.
Los esfuerzos tecnológicos locales no son una prioridad importante dentro
de las políticas económicas.
La inversión en tecnología por parte del Estado es muy escasa.
No existen políticas, ni estrategias que fomenten la transición a la era digital
en forma organizada y rentable.
El ingreso per capita equivale a una cuarta parte de los habitantes de
países desarrollados. (Kaats y Hilbert, 2003).
En el caso de nuestro país, no se da ninguno de los elementos ante citados,
ya que el desarrollo económico se encuentra estancado desde hacia varios
aAos y tampoco existe un marco regulatorio en cuanto al desarrollo tecnológico
que vaya aparejado con un sistema nacional de información que marque las
pautas a seguir en ese campo.
En consecuencia, las instituciones públicas ha dado sus primeros pasos, en la
mayoría de los casos bastante titubeantes, para aplicar las TIC de manera
aislada y con resultados insatisfactorios debido a que se toman modelos de
otros países que no se adaptan a nuestra realidad económica, política y
cultural.
Otra variable que se debe analizar es que dentro del mismo Estado
costarricense existen desigualdades entre las instituciones públicas, por
ejemplo, el lnstituto Costarricense de Electricidad y el Instituto Nacional de
Seguros disfrutan de presupuestos millonarios que les permite aplicar las TIC
con bastante holgura, incluso se pueden dar el lujo de despilfarrar el dinero
probando vanas tecnologías sin un verdadero proyecto de información. En el
lado opuesto, la gran mayoría de las archivos médicos no disponen de
sistemas de información bien estructurados, ni de la plataforma informática
adecuada.
Asimismo, en el país, se da un serio problema con las conexiones a lnternet
debido a los problemas presupuestarias y en algunos casos de ineficiencia del
ICE, y a los intentos de varios sectores económicos del país por lograr su
privatización, polémica que nos mantiene rezagados en relación con otros
países de Centroamérica.
1.2 Los componentes de la sociedad de la información
Muchas veces se cree que la producción de tecnología (hardware o software) y
la existencia de una infraestructura tecnológica crean automáticamente la
sociedad de la información.
Con el fin de contrarrestar esa ilusión, se hace preciso tener presente el
modelo diseñado por Hilbert (2003) para comprender mejor el fenómeno de la
sociedad de la información y en qué consiste el cambio paradigmático que se
ha producido en el mundo entero.
Según ese modelo la Sociedad de la Información se puede analizar desde
varios campos: los estratos horizontales, los sectores verticales y las áreas
diagonales.
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Los estratos horizontales constituyen los fundamentos del proceso de
informatización y se refieren a la infraestructura física (redes computacionales,
líneas telefónicas, redes de fibra ópticas, etc.) y a los servicios genéricos
(aplicaciones informáticas, navegadores, programas multimedia, etc.).
Estos estratos son los mas tangibles y visibles de la Sociedad de Información y
están muy relacionados con lo que se ha definido como "convergencia de TIC,
es decir, el proceso de fusión de las tecnologías de información y divulgación,
las tecnologías de la comunicación y las soluciones informáticas.
Uno de los aspectos más relevantes de los estratos horizontales es el
relacionado con la brecha digital, entendida esta como la diferencia que se
establece entre las personas que disponen de computadoras potentes, un
mejor servicio telefónico, el acceso más rápido a lntemet y una capacitación
apropiada para aprovechar las TIC y aquellas personas que no poseen una
computadora, ni siquiera tienen servicio telefónico, no saben lo que es lnternet
y su nivel educativo es muy bajo.
El concepto de brecha digital está relacionado con el nivel de ingreso, el
género, el nivel de educación, el lugar de residencia ( urbana o rural), la edad,
el idioma (el inglés predomina en la red) y otras dimensiones socioeconómicas.
(Chacón y Monge, 2002)
También se hace una distinción entre brecha digital internacional y nacional. La
primera se define como la diferencia que se establece entre los países del
Tercer Mundo y los paises desarrollados en cuanto al acceso y a la aplicación
de las TIC y la segunda a las diferencias que se dan dentro de un mismo país
entre los diferentes estratos de la sociedad y entre las zonas geográficas.
Los sectores verticales, llamados así porque crecen verticalmente a partir de
los estratos horizontales, consiste en informatizar los flujos de información y las
comunicaciones en los sectores como empresas, bancos, salud, educación,
administración pública, dando lugar a los llamados sectores-e (gobierno-e,
comercio-e, salud-e, educación-e) y a nuevas formas de trabajar y de brindar
servicios.
La reorganización institucional provocada por la automatización mejora el
rendimiento y la eficiencia en las organizaciones tanto públicas como privadas.
Otro factor que se debe destacar es que la informatización de los procesos y el
acceso a las redes electrónicas permite que haya una mayor interactividad
entre las personas, sin importar la distancia que las separa; al mismo tiempo
que facilita el posicionamiento de las empresas y de las instituciones en el
mundo globalizado.
Según Aguadero Fernández (1 997), la Sociedad de la Información (SI) es una
revolución basada en la información y en la aplicación de las TIC que dotan al
ser humano de nuevas capacidades que modifican su modo de trabajar y de
vivir provocando cambios sociales, culturales, educativos y económicos. La
revolución se da sobre todo a que las TIC permiten recoger, procesar,
almacenar, recuperar y comunicar gran cantidad de información (texto, audio,
video) independientemente de la distancia y del tiempo, de manera que las
relaciones entre los individuos son atemporales y no espaciales.
En consecuencia, nos encontramos ante un nuevo orden social , en el cual las
acciones o tareas del mundo laboral son valoradas en términos de recogida y
entrega de información, existencia y utilización de redes de comunicación,
capacidad de innovación y respuesta inmediata a problemas críticos.
Por su parte, las áreas diagonales, cuyo nombre se origina en el hecho de que
atraviesan varios componentes de los estratos horizontales y de los sectores
verticales, están constituidas por los marcos regulatorios que guían y apoyan
las nuevas formas de comportamiento de la SI, las fuentes de financiamiento
que garantizan la sostenibilidad de esa Sociedad en un mundo globalizado, y el
capital humano cuya cualidad y perfil representan un papel decisivo en la SI.
Los marcos regulatorios en la SI deben partir del respeto a los derechos
humanos fundamentales con el fin de ir cerrando la brecha digital, ya que el
derecho ""de investigar y recibir informaciones y opiniones, y el de difundirlas,
sin limitación de fronteras" es uno de los derechos fundamentales del ser
humano. (Declaración Universal de los Derechos Humanos, 1999)
En consecuencia, la regulación debe buscar la posibilidad de competir en
condiciones de igualdad para reducir los precios de los servicios de hardware,
software, telefonía fija, telefonía celular, enlaces de cable y satélite y tarifas de
Internet, entre otros. Otro aspecto que se debe considerar es la evaluación del
costo/ beneficio de los estándares "propietaflosn y de los estándares abiertos.
Asimismo, se debe crear un clima de seguridad y confianza para el
funcionamiento de los sectores- e.
En cuanto al financiamiento, se ha dado una búsqueda de la inversión
extranjera directa sin ninguna coordinación, lo que ha provocado el uso de
estándares tecnológicos diferentes en un mismo país que impiden la
interoperabilidad de los sistemas.
Para cerrar la brecha digital, se requiere la creación de lugares de acceso
publico a Internet, de subsidios a la población menos beneficiada, de la
exención de impuestos y aranceles para el hardware y software, y la
promoción de estándares abiertos.
Por otra parte, se requiere invertir en el capital humano, de manera que se
debe incrementar el gasto publico en la educación con el fin de que las nuevas
generaciones puedan afrontar los retos de la SI.
A la par del incremento económico, se deben adaptar los planes de estudio a
las situaciones sociales, culturales, lingüísticas y geográficas de cada país
mediante la utilización masiva de las TIC para obtener mejores resultados
educativos y popularizar su uso.
2. El caso de Costa Rica
Si se analiza el caso de Costa Rica tomando en cuenta los elementos antes
mencionados, se podría afirmar que nuestro país está bastante lejos de
denominarse una sociedad de información debido a lo siguiente:
2.1 .Estratos horizontales
A pesar de que la conectividad a lnternet se ha desarrollado durante los últimos
años, es un mínimo de la población que disfruta de ese beneficio, población
conformada generalmente por personas de la clase media, media alta y alta. Lo
mismo sucede con las instituciones públicas, pues si bien es cierto ya muchas
estCin conectadas a la red, este recurso no se utiliza adecuadamente, como
ejemplos se pueden citar los siguientes: funcionarios que se dedican a enviar
mensajes personales o "forward" en horas de oficina o a ver pornografía, con el
consiguiente mal uso de los recursos institucionales y la pérdida de tiempo que
se podría ocupar en brindar un mejor servicio al usuario.
Por otra parte, las limitaciones presupuestarias y la consigna del gobierno de
reducir el gasto público impide la adquisición de equipo infomático de calidad y
de las licencias de aplicaciones informáticas de punta, de hecho se sabe que
muchas instituciones públicas trabajan con aplicaciones informáticas
"pirateadasn.
En el caso de la CCSS, existe un Plan Estratégico de Tecnologías de
Información que abarca desde el aíío 2001 hasta el 2005, mediante el cual se
pretende garantizar la sostenibilidad del sistema de salud solidario, universal y
equitativo que ha sido orgullo de nuestro país desde hace varias décadas.
El Plan contempla, entre otros, los siguientes apartados:
La normativa lnstitucional en Información, que incluye el Plan Estratégico
Corporativo 2000, la Estructura Informática lnstitucional y la Normativa
Informática.
Políticas Informáticas, que contempla las políticas actuales con respecto al
desarrollo e implementación de aplicaciones, el mantenimiento y
actualización de sistemas, seguridad en la gestión, actualización de
equipos, obsolescencia o reutilización de las Tecnologías de Información y
capacitación del recurso humano. También se consideran políticas
especiales que se relacionan con aspectos como: desarrollo y
mantenimiento de sistemas, mantenimiento y actualización del hardware,
comunicaciones y recurso humano.
El Plan de Desarrollo, en el que se incorpora la metodología seguida para
su construcción, los sistemas actuales en operación, los proyectos en
Tecnologías de información que consideran: sistemas, comunicaciones,
hardware, licenciamiento, recursos humanos, capacitación y otros proyectos
en Tecnologías de Información. Además se describe la estrategia
corporativa que se seguirá para llevar el control y seguimiento de este Plan.
Sin embargo, en el caso de los hospitales y más en el de los archivos médicos,
como el del HCG, han sido los últimos en ser favorecidos con software y
hardware para optimizar sus funciones, obstaculizándose el servicio a los
usuarios internos y externos. No es sino hasta en los últimos tres afios, que las
autoridades hospitalarias iniciaron la dotación de unos cuantos equipos y el
desarrollo de algunos sistemas de información que flexibilizan un poco la labor
de los archivos clínicos, factor que será retomado en el capítulo del
diagnóstico.
2.2 Sectores verticales
A pesar de que se han dado algunas iniciativas para desarrollar los sectores-e,
la falta de planificación y de visión han frenado esas iniciativas, tal es el caso
de la educación-e cuyo proyecto se anunció con bombos y platillos durante la
administración Rodríguez Echeverría, pero que al final resultó un fracaso
debido a que no se previó que los equipos y aplicaciones informáticas de las
escuelas y colegios participantes del proyecto fueran compatibles entre ellos.
En relación con los archivos médicos, en algunos hospitales han tratado de
resolver el problema de la gestión de los expediente médicos con aplicaciones
informáticas, tal es el caso de un hospital que invirtió más de cuarenta millones
de colones digitalizando expedientes pasivos, pero sin haber definido cuáles
eran los objetivos de esa digitalización, ni tampoco haber previsto que la base
da datos para la recuperación de esa información fuera compatible con el
sistema institucional.
2.3 Áreas diagonales
A pesar de que en nuestro país, la Constitución garantiza el derecho del
acceso a la información pública y de petición y pronta respuesta, se considera
que al no existir una entidad que regule el desarrollo tecnológico se menoscaba
ese derecho constitucional. Lo anterior queda palpable con el Ministerio de
Ciencia y Tecnología (MICIT) al ser uno de los ministerios con menos recursos,
sin un programa de trabajo bien definido y con unos archivos desorganizados
en su totalidad.
Asimismo, no existe un sistema nacional de información que fije políticas,
objetivos y estrategias para la aplicación de las TIC en las instituciones
públicas con el fin de fomentar la gestión del conocimiento y el desarrollo de las
capacidades del capital humano. A pesar de que esto último se menciona en el
Plan Nacional de Desarrollo como uno de sus ejes principales.
Por otra parte, si partimos de que el concepto de accesibilidad implica la
posibilidad de consultar los documentos de archivo, dependiendo de la
normativa vigente, de su estado de conservación y del control archivístico, se
puede concluir que paralelamente al marco regulatorio sobre infraestructura
informática, se requiere que existan políticas y directrices que regulen la
gestión de los documentos.
En el caso de los archivos, la normativa se encuentra en la Ley 7202 del
Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento y en la Ley 8220 de Control
Interno. Para el caso concreto de los Archivos Médicos, el marco regulatorio lo
da el Reglamento General del Expediente de Salud, además de las leyes antes
citadas.
El tema de la accesibilidad está muy relacionado con la transparencia y la
rendición de cuentas que es uno de los ejes fundamentales del Plan Nacional
de Desarrollo y cuyo objetivo es "promover mecanismos transparentes, ágiles y
efectivos de participación ciudadana, de rendición de cuentas y de evaluación
para mejorar la gestión y los servicios públicos."
Entre las políticas incluidas dentro del mencionado Plan, se pueden citar las
siguientes:
Simplificación de los trámites en las instancias públicas para que el acceso,
el proceso y respuesta sean de calidad y con oportunidad.
Aplicación de mecanismos políticos y legales de rendición de cuentas.
Transparencia en la función pública a través de la información permanente.
Sin embargo, esas políticas no se cumplen en los servicios que brinda el HCG,
ya que debido a la inadecuada gestión del expediente médico, todos los días,
tanto los pacientes como las secretarias y los mismo médicos hacen fila en el
Archivo Clínico con el fin de presionar para que aparezcan los expediente
extraviados.
La situación anterior menoscaba el acceso ágil a la información del expediente
médico, lo que a su vez se traduce en un impedimento para brindar un eficiente
servicio al paciente así como la seguridad a los médicos y demás personal de
que están realizando bien su trabajo.
3. Sistema Nacional de lnforrnacidn
Como se mencionó líneas atrás, uno de los factores más importantes de la SI
es la de los marcos regulatorios, ya que son los llamados a reglamentar el
acceso y la aplicación de las TIC con el fin de que su desarrollo se dé en forma
planificada y orientada a reducir la brecha digital.
La capacidad de generación, distribución y aprovechamiento de la información
es un indicador importante del grado de desarrollo y de democratización de un
país, ya que una sociedad informada es una sociedad libre. (Molino, 1992)
En consecuencia, la definición de políticas de información se ha convertido en
una función de primer orden en los países del Tercer Mundo, debido a la
implicaciones económicas, culturales, sociales, científicas y tecnológicas que
conlleva la SI.
Un elemento que resulta esencial para una política de información, es el
relativo a la información nacional, la cual requiere de un esfuerzo sostenido
para su integración y organización, puesto que la falta de información propia
hace depender al país del extranjero para obtener su propia información, o lo
deja sin posibilidad de tenerla.
Entre las contribuciones internacionales que se han dado en América Latina
para promover el desarrollo de un Sistema Nacional de Información (S.N.I), la
más relevante ha sido por parte de la UNESCO, a través del Programa de la
Sociedad de la Información para la América Latina (INFOLAC) cuyo objetivo
es;
"Fortalecer la autonomía individual y conjunta de las instituciones nacionales de
América Latina y el Caribe para crear y operar mecanismos de organización y
acceso al recurso información e intensificar su utilización en la formulación,
ejecución, evaluación y administración de sus respectivos planes, programas,
políticas y acciones de desarrollo económico, social, científico, tecnológico y
cultural." (www.infolac.org)
Por su parte, los sistemas nacionales de información deben cumplir con los
siguientes objetivos:
Satisfacer las necesidades de información de los usuarios, como
profesionales e investigadores en ciencia y tecnología y estudiantes en
general.
Asegurar el funcionamiento y la adecuada utilización de la información
Preservar y hacer accesible la información que se produce en el país y que
sea de interés para los diferentes usuarios en ciencia y tecnología.
Permitir el acceso a los documentos que se hacen en el extranjero.
Garantizar el control bibliográfico.
Permitir la utilización conveniente de la información.
Garantizar la compatibilidad e interconexión entre los componentes del
Sistema de Información.
Permitir una gestión del conjunto del sistema que sea coordinada,
económica y eficaz.
En el caso de Costa Rica, segun un estudio realizado por Molino, en 1990 se
ha intentado en varios ocasiones crear un sistema nacional de información. El
primero de ellos, se dio con la creación del Consejo Nacional de
Investigaciones Científicas y Tecnológicas (CONICIT) que está operando
desde 1972.
Mediante la Ley 7099 de 26 de octubre de 1988, se establece un préstamo con
el Banco Interamericano de Desarrollo para contribuir con el desarrollo
científico y tecnológico mediante el financiamiento de proyectos de
investigación, construcción y equipamiento de centros nacionales y
universitarios de investigación y la capacitación de recursos humanos
especializados.
En 1990, mediante la Ley de Promoción del Desarrollo Científico y Tecnológico,
en la que se establece de manera explícita el objetivo de fomentar las
actividades de apoyo, incluyendo la documentación e información científica y
tecnológica , y se definen las actividades estratégicas.
La estrategia en Costa Rica contempla tres fases: Investigación y desarrollo,
que se orienta hacia problemas y necesidades y cubre los aspectos básicos y
de aplicación; la difusión, que abarca los aspectos documentales en lo relativo
a artículos de revistas, directorios, folletos, materiales audiovisuales, notas
informativas y otros; y la extensión, que considera las relaciones con
productores, seminarios, visitas de campo, conferencias, y otros instrumentos
para hacer llegar la información a los usuarios finales.
En 1993, mediante el decreto ejecutivo 22282 de 15 de julio de 1993, se crea el
Sistema Nacional de Información Científica y Tecnológica ( SINYCIT) que
coordinará la producción de información técnica a fin de facilitada a los
sectores productivos del país para que logren modernizarse y apoyar el
desarrollo económico. Sus principales objetivos son los siguientes:
1. "Procurar el aprovechamiento nacional de los recursos de información
nacional mediante la especialización de éstos, con una organización
autónoma y autóctona, pero con acceso disponible a los usuarios de los
diferentes sectoresn.
2. Impulsar el uso de la Red Conmutada Telefónica Nacional, de la Red
deTransmisión de Datos Públicos y de la interconexión a las redes de
investigación y a la red de redes internet, así como a las redes locales."
3. Impulsar la organización interinstitucional para el desarrollo coordinado y
planificado de los sistemas y servicios de información, dentro de los
diferentes sectores nacionales y como complemento de la información
del Registro Científico y Tecnológico". (www.sinalevi.pgr.cr)
Otros organismos relevantes son el Ministerio de Ciencia y Tecnología que
define la política general; el Consejo Nacional de Rectores (CONARE), que
coordina los aspectos académicos; la empresa Radiográfica Costarricense,
S.A. (RACSA) que presta los servicios de redes públicas; y la Comisión
Asesora en Alta Tecnología de Costa Rica (CAATEC).
Las principales dificultades identificadas en nuestro sistema nacional de
información son las siguientes:
Ausencia de políticas y planes nacionales integrados.
Falta de unión y coordinación entre las diferentes unidades de información
existentes en el país.
Déficit de recursos económicos. La mayoría de las unidades de información
no disponen de un presupuesto fijo suficiente que les permita ofrecer
servicios y materiales óptimos.
Necesidad de formación de recursos humanos
Normalización de procedimientos, software, herramientas, etc.
Mejor conocimiento de las necesidades de los usuarios y formación de los
mismos.
Mecanismos para cobro de los servicios.
Continuidad de los servicios al concluir los apoyos internacionales.
Necesidad de políticas coordinadas de adquisición.
Simplificación de trámites aduanales para obtención de divisas.
Necesidad de mantener y promover relaciones con organismos de apoyo.
Necesidad de asesoría técnica sobre orientaciones para la adquisición de
bienes y servicios informáticos.
Limitados volúmenes de producción de materiales editoriales.
No se explota en forma exhaustiva la información existente en el país.
La no inclusión de los archivos y los museos como parte del Sistema, a
pesar de la insistencia de la UNESCO de que esas unidades son parte vital
en el suministro de información.
Asimismo, se puede concluir que no siempre los estudios realizados por el
CONlClT y el MlClT responden a las necesidades prioritarias de país, y que los
resultados de estas investigaciones no siempre llegan a quienes los necesitan.
Para finalizar, se mencionarán los centros de información especializados
(CIES) que integran el Sistema Nacional de Información y que se dividen en
ClES intersectoriales y sectoriales.
Los ClES intersectoriales están formados por el:
Centro de Información de Ciencia y Tecnología
Consejo Nacional para Investigaciones Científicas y Tecnológicas
Centro Nacional de Referencia y de Servicios Científicos Tecnológicos
Administrador del Registro Científico y Tecnológico
Centro de Información Tecnológica
Instituto Tecnológico de Servicios de Información y Asistencia técnica
(S IATE).
Los ClES sectoriales o subsistemas son los siguientes:
Centro de Servicios de Información, coordinador del Subsistema de
Información Industrial y Agroindustrial del Ministerio de Economía Industria
y Comercio.
Centro Nacional de Información Agropecuaria que desaparece en 1994 y su
lugar lo toma el Programa de Información Agropecuaria, coordinador del
Subsistema de Información Agropecuaria del Ministerio de Agricultura y
Ganadería.
Centro Nacional de Información de Comercio Exterior
Centro de Información de Recursos Naturales, Energía y Minas.
Sistema Nacional de Información del Sector Salud: Ministerio de Salud,
Caja Costarricense de Seguro Social, Universidad de Costa Rica y
Acueductos y Alcantarillados.
Biblioteca Nacional de Salud y Seguridad Social, coordinador del
Subsistema de Información en Salud y Seguridad Social de la Caja
Costarricense de Seguro Social.
4. El Sistema Nacional de Información en el Sector Salud
Mediante una Comisión Evaluadora del Sector Salud, creada a principios de
los años noventa, se determinó que había "una falta de sistematización,
oportunidad y confiabilidad en el manejo de la información" afectando
"negativamente la calidad de la información que se administra en el Sector e
impide un proceso de toma de decisiones con criterios científicos." (Plan
Nacional de Reforma del Sector Salud. MIDEPLAN, 1993. P. 9)
En consecuencia, la Comisión Evaluadora, conjuntamente con otras
autoridades nacionales, definió unos objetivos y acciones con el fin de
revitalizar y fortalecer el Sector Salud, estos objetivos se regirían por los
principios de racionalización, eficiencia y democratización económica.
Entre los objetivos adicionales que se incorporaron posteriormente, como parte
de las condiciones del Programa de Ajuste Estructural III, se encontraba el
siguiente:
"Establecer un sistema de información sectorial que apoye la toma de
decisiones. Este se fundamentará en la articulación y fortalecimiento de los
diferentes subsistemas de información que existen en el Sector". (Plan
Nacional de Reforma del Sector Salud. MIDEPLAN, 1 993, P. 1 3)
Sin embargo, a la fecha el sistema no ha logrado consolidarse en los niveles
más bajos como los archivos médicos, a pesar de que la información de los
expedientes médicos es un insumo base para toda la gestión hospitalaria.
5. La Archivística y los sistemas de información
5.1 Archivística
La Archivistica es una ciencia que se origina a mediados del siglo XIX cuando
Natalis de Wally proclamó el principio de procedencia como la piedra angular
de la labor archivística. Según el Diccionario de Terminología Archivística
(1995), la Archivística es la "Disciplina que trata de los aspectos teóricos y
prácticos (tipología, organización, funcionamiento, planificación, etc) de los
archivos."
Por su parte, Duranti (1996) plantea una diferenciación entre la
Archivística y la Archivistica especial, definiendo esta última como "el
estudio, a través del examen de las leyes, reglamentos y documentos
archivísticos, de la manera en que los creadores de los documentos
organizaron su memoria."
Si se comparan las dos definiciones anteriores, se encuentra que la primera de
ellas enfatiza únicamente los procesos técnicos mientras que en la segunda se
da una vinculación entre el marco administrativo y legal y los documentos,
debido a que para aplicar los procesos técnicos archivísticos a los documentos
se requiere conocer muy bien quienes fueron sus productores y en qué
contexto fueron generados.
Para ampliar y precisar aún más, cuál es el objeto de la Archivística, Fuster
(1999) define la Archivística como la ciencia que establece " principios
inalterables" y que estudia las "técnicas adecuadas de gestión de documentos,
administración y tratamiento técnico de archivos, así como la función jurídica,
administrativa y científica de los mismos, desde un punto de vista archivístico o
de ciencias y técnicas diversas, y su relación con las entidades productoras de
los conjuntos orgánicos de documentos, a fin de manejar y hacer accesible la
información de los fondos documentales."
De la definición de Fuster, cabe resaltar algunos elementos sustantivos que
enriquecen las definiciones anteriores como lo son la gestión de documentos,
tema que se desarrollará con más profundidad en las páginas siguientes, la
administración que ha tomado un gran auge cuando se habla de Archivística y
de archivos y finalmente, un elemento clave que hasta en los últimos años se
está vinculando a los archivos: "manejar y hacer accesible la información de los
fondos documentales."
5.2 Archivos
En cuanto a la definición de Archivo, el Diccionario de Terminología Archivística
(1995) indica que es un "Conjunto orgánico de documentos producidos y/o
recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o juridicas,
públicas y privadas" así como el "el local donde se conservan y consultan los
conjuntos orgánicos de documentos."
Fuster (1 999) agrega que:
antes de llegar a una definición de archivo es preciso analizar los
elementos que configuran su concepto:
Institucionales: el archivo como institución administrativa, jurídica y
científica, y las entidades productoras de los documentos que,
finalmente, remiten éstos a los archivos;
Documentales: los conjuntos orgánicos de documentos, recibidos en un
archivo, procedentes de una o varias entidades productoras;
Estructurales: los depósitos archivísticos, las instalaciones;
Personales: los profesionales archiveros y sus colaboradores técnicos,
especialistas en conservación y difusión documental; y
Científicos y técnicos: la gestión y archivística y el servicio documental,
las labores de recogida, organización, conservación y utilización de los
fondos.
Ahora bien, segun Ramos (1995): una institución documental es "la unidad
organizada que tiene por objeto la producción, análisis, conservación o difusión
de documentación. En esta categoría se incluirían, por ejemplo, bibliotecas,
museos, archivos, centros de documentación ( en sus distintas modalidades),
una amplia gama de empresas informativas, etc. Asimismo, institución
documental es cada uno de los procesos o servicios documentales, con
independencia de la sede en el que se originen. "
Sin embargo, en este punto, conviene diferenciar los documentos de archivo y
la información que contienen, de la información que es objeto de estudio de
otras ciencias de la información.
El documento de archivo se define como "Información contenida en cualquier
soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier
organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo
de su actividad". (Glosario de la Norma Internacional de Descripción
Archivística, 2000, Madrid. P. 16)
Asimismo, la Ley 7202, en su artículo 8, establece que "Los documentos
producidos en las instituciones públicas, como producto de su gestión,
cualquiera que sea su soporte (papel, película, cintas, disquetes) serán
propiedad de esas instituciones durante su gestión."
En consecuencia, según Gallego Dominguez y López Gómez. (1 989) existen
diferencias tanto físicas como sustantivas que distinguen a los documentos de
archivo del material bibliográfico.
Entre las diferencias físicas se puede citar que los documentos de archivo se
presentan sueltos o reunidos en expedientes y para identificarlos se requiere
conocer el contexto y la estructura de su creación, mientras que las obras
impresas son unidades físicamente separables y que se pueden identificar
individualmente.
Entre las diferencias sustantivas, se tiene que los documentos textuales
son producidos en la ejecución de unas actividades orgánicas y su
significación tiene relación directa con esas funciones, mientras que las
obras impresas son el producto de la creatividad o de la investigación y
su significado se relaciona con los temas seleccionados por el autor.
Por otra parte, según la Ley General de la Administración Pública, el
documento público es aquel que ha sido redactado o extendido por un
funcionario público, según las formas requeridas y dentro del límite de sus
atribuciones. Además, debe cumplir con los siguientes requisitos: ser
expresado por escrito, indicar a quien se envía, la fecha y la firma de quien
envía el documento, contener un motivo, su contenido debe ser lícito, posible,
claro, preciso, el fin que se persigue debe estar relacionado con la competencia
del suscritor y por tanto de la institución.
5.3 Expediente médico y archivo clinico
En vista de lo anteriormente expuesto, se puede concluir que el expediente
médico es un documento de archivo y además, es público en el sentido de que
los documentos que lo integran son producidos por funcionarios públicos, pero
a la vez privado porque contiene información confidencial que solamente
concierne al paciente.
Resumiendo, se podría definir el expediente médico como "un documento
privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran
cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y
los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en
su atención. Dicho documento únicamente puede ser conocido por terceros
previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley."
(Resolución No. 1995 de 1999 del Gobierno Colombiano)
El expediente médiw es una herramienta fundamental que sirve de medio de
comunicación entre los diferentes profesionales de la salud debido a que:
Garantiza la continuidad y la calidad de los servicios de salud que
se brindan a los pacientes.
Sirve para estudiar diferentes patologías, sus tratamientos y otras
variables con fines de publicaciones médicas o de docencia.
Es un documento legal que sirve de prueba ante los tribunales, ya
sea para los pacientes, los médicos o el propio hospital.
Tiene valor administrativo puesto que provee de datos para
informes estadísticos o para el análisis cuantitativo de los
servicios hospitalarios.
En consecuencia el archivo clínico se puede definir como el conjunto de
documentos médicos que son administrados, organizados, conservados y
facilitados con fines médicos, legales, investigativos y administrativos por
personal calificado para esas funciones y que se custodian en un local con las
condiciones ambientales y estructurales de acuerdo con la legislación y la
normativa vigentes.
6. Los archivos y los sistemas de información
Según definiciones de Ponjuán (2004) y Cohen (1998), un sistema de
información está integrado por un conjunto de componentes que almacenan,
procesan y distribuyen información. Entre los componentes de un sistema de
información se encuentran el equipo computacional, el recurso humano, los
datos o información fuente y los programas. Un sistema de información realiza
cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida
de información.
A pesar de que el concepto de Teoría de Sistemas aplicado a los archivos, no
ha sido tratado con suficiencia por los archivistas, se considera que uno de los
pioneros en ese campo es el canadiense Roberge quien ha abordado la
gestión de la información administrativa con un enfoque sistemico y
sistemático, definiéndola como:
"el conjunto de operaciones y de técnicas que se relacionan con la concepción,
desarrollo, la puesta en marcha y la evaluación de los sistemas administrativos
requeridos desde la creación de los documentos hasta su eliminación o
transferencia a un archivo histórico. "(Roberge, 1992, P129)
De acuerdo con Roberge, el sistema está integrado por tres subsistemas: 1)
subsistema de identificación, clasificación y codificación de los documentos, 2)
subsistema de conservación y de eliminación documental y 3) subsistema de
descripción y de recuperación manual o automatizada de los documentos,
cualquiera que sea su soporte, para tener acceso a su información.
Eduardo Núñez (1999) considera que un sistema archivistico debe
integrar los siguientes elementos:
1. Un marco legal o normativo mínimo que establezca la estructura, los
principios de transferencia de una edad a otra, el régimen de servicio en
cada fase y el régimen funcional de los profesionales de archivos que
atienden el sistema.
2. Unos recursos humanos y materiales suficientes para que el sistema
funcione óptimamente. En especial, una plantilla de buenos archiveros,
capacitados y bien formados, para llevar a cabo las tareas de
organización y servicio del sistema.
3. Normalización de principios y coordinación de tareas y objetivos entre
los distintos centros archivísticos del sistema. Desde esta perspectiva,
archiveros y archivos no son compartimentos estancos sino engranajes
de un sistema que funciona armonizadamente para lograr unos objetivos
muy concretos.
4. Especialización de funciones tan sólo en lo que se refiere al tipo y
edad del fondo que se gestiona. Desde esta perspectiva, la buena
formación del archivero se hace patente, debiendo estar formado para
poder atender archivos administrativos, intermedios o históricos.
s. Una buena planificación del sistema que permita su correcto
funcionamiento, en constante dinámica, rehabilitando la cadena de
colaboración entre los diferentes elementos que conforman las fases del
sistema.
6. Por supuesto, aplicación de las nuevas tecnologías pero siempre
puestas al servicio de los métodos archivísticos y no al revés, cayendo
en el grave error de suponer que éstas suplantan la labor metodológica y
los principios técnicos y científicos desarrollados hasta hoy por la
Archivística.
Mas recientemente, Jaén (2003) define el sistema archivístico institucional
(SAI) como:
"el modelo por medio del cual se unifican o integran todos los archivos de una
entidad pública o privada, constituida como tal. Los tres elementos básicos que
la constituyen y diferencian son:
La institución productora, como marco de producción y acumulación de la
información.
El fondo documental, como la suma de esa información.
La sistematización de la organización de ese fondo documental, para la
puesta al servicio de los clientes internos y externos."
Por su parte, Ponjuán (2004) expone que "un sistema de información está
integrado por un conjunto de componentes que almacenan, procesan y
distribuyen información."
En consecuencia, se puede afirmar que con esa definición, Ponjuán refuerza la
teoría de que un archivo es un sistema de información tal y como queda
demostrado con el siguiente gráfico de Roberge:
Documentos Producidos y
rnrih;r(rie
sistema a e gesrion 1
Clasificación Ordenación Descripción Indizacion
Transferencia Valoracibn
- ~x~ed ien tes 1 Información
Retro- alimentación
Fuente: Roberge (1 992)
El concepto sobre un sistema archivistico planteado por Roberge está muy
ligado a la gestión de documentos, la que servirá de enfoque para el
planteamiento del diagnóstico del Archivo clínico del HCG., así como para el
diseño del modelo archivistico que se propondrá en el capitulo final de este
proyecto de investigación.
En cuanto a la Gestión de información, Ponjuán (2004) la define como el
"proceso mediante el cual se obtienen, despliegan o utilizan recursos
básicos (económicos, físicos, humanos, materiales) para manejar
información dentro y para la sociedad a la que sirve. Tiene como
elemento básico la gestión del ciclo de vida de este recurso y ocurre en
cualquier organización. Es propia también de unidades especializadas
que manejan este recurso en forma intensiva, llamadas unidades de
información."
Al igual que Ponjuán (2004), Roberge (1 992) concuerda en que la gestión de la
información administrativa se puede enfocar como un sistema que está
formado por los siguientes elementos: los recursos de información con sus
entradas y salidas, una secuencia con el tratamiento que se da a los
documentos, un ambiente donde se desarrollan los procesos archivísticos, los
recursos humanos, los recursos materiales y los recursos financieros.
Para concluir, se puede definir un sistema de información archivística como el
conjunto de la información contenida en documentos archivísticos públicos o
privados que constituyen la memoria corporativa de una entidad o empresa,
información que es organizada, conservada y administrada por personal
especializado con el fin de recuperarla y facilitarla a los usuarios internos y
externos para satisfacer sus necesidades decisorias, probatorias e
informativas.
7. Gestión de Documentos
Como se mencionó en páginas anteriores para el diagnóstico y propuesta de
esta investigación, se va a utilizar el enfoque del ciclo vital del documento
archivístico, a continuación se presenta una breve resetía sobre la Gestión de
documentos y sus etapas.
La Gestión de Documentos se origina en los Estados Unidos con la creación
del Archivo Nacional en 1934, ya que al hacer las transferencias de los
documentos que se encontraban dispersos en todas las oficinas federales, los
archivistas se tuvieron que enfrentar a miles de toneladas de documentos sin
ningún tratamiento archivístico. A partir de esa fecha, los funcionarios se dieron
cuenta que tenían que dar directrices a los archivos administrativos (records
management) para coordinar las transferencias futuras.
Por otra parte, durante la Segunda Guerra Mundial se detectó que un elemento
esencial para ganar la guerra era mantener la información organizada y
disponible, de manera que el Dpto. de Marina de los Estados Unidos comienza
a dar directrices sobre contmles de producción de documentos, desarrollo
eficiente de informes y correspondencia, normalización del equipo y los
suministms utilizados en los archivos y el desarrollo de sistemas eficientes de
archivo y correo.
Finalmente, en 1950 se aprueba la Ley Federal de Archivos que obliga a todos
las entidades gubernamentales a tener un programa permanente y activo de la
administración de los documentos durante su ciclo vital. La supervisión y
ejecución de la Ley quedó en manos del Archivo Nacional constituyéndose el
Servicio del Archivo Nacional y Documentos (National Archives and Record
Service). Este Servicio está compuesto por la Oficina de Administración de
Documentos ( administración de archivos de oficina, documentos,
correspondencia, correos, formularios, microfilmación, automatización, equipo,
etc.), la Oficina de Archivos Provisionales Federales cuyas funciones
principales son las dar referencias, localizar documentos con valor permanente,
evaluar los programas de retención y eliminación de documentos, supervisar la
protección de documentos vitales, etc.
La expresión "records managementn fue traducida por los canadienses
francófonos como "Gestion de documents" y por los iberoamericanos como
"Gestión de Documentos" o "Tratamiento de Documentos Administrativosn, esta
última es más utilizada por los españoles.
La gestión de documentos "se ocupa de todo lo que sucede con un documento,
a lo largo de su ciclo vital, es decir, desde su nacimiento, a lo largo de toda su
vida productiva como medio de ejecutar las funciones de la organización,
hasta su muerte o destrucción, cuando ha servido para lo que podía servir
útilmente, o su reencarnación, ..., si merece ser conservado permanentemente."
(Rhoads, 1995)
El objetivo principal de la "gestión de documentos" es lograr la economía y la
eficacia en la administración de los documentos durante su ciclo vital. Su
definición fue incluida en el Diccionario del Consejo Internacional de Archivos
(1984) y designa "el conjunto de medidas orientadas a la economía y eficacia
de los documentos (valoración, conservación y uso)".
Asimismo, en el Diccionario de Terminología Archivística (1995) se define el
Tratamiento de documentos administrativos como el "Conjunto de
procedimientos u operaciones técnicas que, basados en el estudio y análisis de
la producción, tramitación, utilización e información contenida en los
documentos, tiene como resultado el establecimiento de normas sobre las
transferencias, la eliminación y/o conservación permanente, y accesibilidad de
las series documentales."
Tradicionalmente, las fases de la gestión de documentos han sido tres:
Creación del documento, Utilización y mantenimiento del documento y
Eliminación del documento. Sin embargo, con la aparición del documento
electrónico, se ha incluido otra fase llamada "Concepción del documento" o
fase "prenatal". ( Consejo Internacional de Archivos, 1998)
1) Concepción documental: Durante esta etapa, se analizan las
necesidades de información y el tratamiento de la información en función de
las actividades corrientes de una entidad, asimismo se elaboran y se ponen
en práctica sistemas de información electrónica.
En consecuencia, se considera que es en esta fase en donde se deben prever
los sistemas de archivo y el establecimiento de especificaciones precisas con el
fin de garantizar la conservación del contenido, el contexto y la estructura de
los documentos, elementos fundamentales para que puedan constituir pruebas
confiables de las actividades que les dieron origen.
Si se logra determinar desde un principio el sistema más adecuado de archivar
los documentos siguiendo los principios establecidos en la Archivística, se
evitarán las modificaciones posteriores al sistema, las cuales resultan
generalmente muy costosas y complejas
2) Creación del documento: Como lo dice el título esta fase está
relacionada con el momento en que se produce un documento (carta,
memorando, expediente, informe, presupuesto, libro mayor, etc.). Busca
establecer normas en la presentación y la tipología documental con el fin de
prevenir enores en cuanto a la producción de documentos inútiles o de
documentos que por su modalidad de creación, contenido, difusión o
recepción no responden a las necesidades de la institución.
Esta fase está muy relacionada con los siguientes elementos:
Diseño de formularios: selección de materiales, periodo de vigencia,
dimensiones adecuadas, cantidad de información que debe insertarse,
instrucciones claras de cómo llenar el formulario.
Gestión de formularios: número de ejemplares que deben prepararse y
archivarse, asignación de un número Único, revisión o cancelación de
formularios muy antiguos.
Gestión de la correspondencia: calidad de los materiales que se utilizan
en los registros y en los documentos que se producen, fondo y forma
adecuados de los documentos, número de copias preparadas y
archivadas, los borradores hechos antes del documento definitivo.
Gestión de los informes: contenido y estructura de los informes,
intervalos de su preparación, relaciones entre los informes iniciales y los
definitivos, número de copias, etc.
Sistemas de gestión de la información: Generalmente automatizados, se
trata de que los sistemas de información estén constituidos por los
documentos o los registros que sirvan para tomar decisiones adecuadas.
En el caso de nuestro país, existe legislación sobre cómo se deben producir los
documentos: Ley General de la Administración Pública ( características del
documento público), Código de Comercio y Manual sobre Normas Técnicas
sobre legalización de libros de la Contraloría General de la República ( tipología
de documentos contables), Ley de Justicia Tributaria No.7535, Ley de
Aduanas, Ley 7623 de Defensa del Idioma Español y Lenguas Aborígenes
Costarricense, Ley 7794 del Código Municipal, Ley 71 30 del Código Procesal
Civil, etc.
En cuanto al expediente médico existe normativa en el Reglamento General del
Expediente de Salud y en algunas directrices dadas por el Departamento de
Estadística de la CCSS.
3) Utilización y mantenimiento de documentos: Comprende el control,
utilización y conservación de los documentos necesarios para realizar o facilitar
las actividades de una institución. Garantiza la rapidez en el acceso a la
información y a los documentos, su utilización rentable y su adecuada
conservación. Los elementos que componen esta fase son los siguientes:
Sistemas de archivo y recuperación de la información: Se debe determinar
como clasificar, ordenar y describir los documentos para poder recuperar la
información que contienen. Los sistemas de archivo deben estar acordes
con las necesidades operativas de las oficinas. De ahí, que se puede
determinar si es preferible un sistema de archivos centralizado o
descentralizado. El sistema de archivo debe permitir una fácil identificación
de los documentos para determinar su utilidad permanente, su eliminación o
su transferencia.
Gestión de archivos: comprende la capacitación del personal, la selección
de los suministros, del equipo y del mobiliario, almacenamiento de
información en otros soportes, etc.
Gestión del correo y las telecomunicaciones: Control de los documentos
que ingresan o salen de una institución, trámite documental dentro de la
entidad, medios rentables de despachar las comunicaciones.
Servicios reprográficos: fotocopiado, microfilmación, digitalización.
Protección de documentos esenciales: Determinar cuáles documentos
contienen información esencial, para que en caso de una guerra o
catástrofe natural, una entidad pueda continuar con sus funciones. Los
documentos esenciales deben reproducirse ( microfilmarse) y conservarse
en un lugar seguro fuera de la entidad.
Legislación existente sobre los puntos antes citados: Ley del Sistema Nacional
de Archivos (sistemas de archivo, capacitación del personal, microfilmación,
equipo y mobiliario, locales, etc.), Ley de Control Interno.
4) Eliminación de documentos: En la actualidad se ha dado un rápido
crecimiento de los documentos, en gran parte debido a la facilidad que ofrecen
los medios reprográficos como fotocopiadora, fax, computadora, etc.. Dado lo
anterior, se hace necesario realizar la selección documental para determinar
cuáles documentos amentan ser conservados permanentemente y cuáles
deben ser eliminados.
Los principales objetivos de la eliminación documental son.
Recuperar espacio.
Reducir los costos en el mantenimiento de los documentos (recurso
humano, equipo, locales, etc.)
Tener una mejor accesibilidad de los documentos. Entre menor sea la
cantidad de documentos es más fácil su acceso.
Para efectos de la selección y eliminación de los documentos existe una
normativa vigente en la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su
Reglamento.
8. La Administración y los archivos
En un mundo tecnológico y competitivo donde lo único seguro es el cambio
constante se requiere de gerentes-líderes capaces de crear un clima innovador
con una cultura ganadora y flexible en las organizaciones y en las
comunidades, ya que es la única forma de lograr los beneficios que ofrece la
globalización.
Es una realidad que la estructura piramidal de las organizaciones basada en la
cadena de mando, la departamentalización, el formalismo y la centralización
está en vías de desaparición. La consigna actual es la formación de equipos de
trabajo y más que de equipos se habla de equipos triunfadores que se basan
en el liderazgo, en un liderazgo innovador que acepte los retos, que vea el
trabajo como algo agradable, que siempre esté dispuesto a hacer algo más y
que sea capaz de transmitirlo a todos los miembros del equipo con el fin de
formar un liderazgo institucional o empresarial.
Según Kotter , se presenta una dicotomia entre la gestión y el liderazgo, ya que
mientras la primera se ocupa de dar respuesta a la complejidad de las grandes
organizaciones que han hecho su aparición durante los últimos años, el
liderazgo se ocupa de establecer los cambios necesarios para sobrevivir y
competir con eficacia y eficiencia en el nuevo entorno mundial. (Antología para
el Curso de Gerencia de la Información, 2003)
En consecuencia, se tiene que en las organizaciones debe haber una gestión
que mediante la planificación fije objetivos y metas para el futuro inmediato,
pero a la vez debe elaborarse una visión a un futuro lejano y sus respectivas
estrategias para introducir los cambios necesarios que permitan lograr esa
visión.
Mientras la gestión, para lograr los objetivos y metas, crea una estructura de
organización y un conjunto de puestos de trabajo con personal calificado, el
liderazgo se encarga de coordinar a las personas comunicándoles la nueva
orientación a fin de que comprendan la visión y se comprometan a alcanzarla.
Finalmente, la gestión asegura el cumplimiento del plan por medio del control y
de la resolución de problemas, mientras que el liderazgo motiva e inspira al
personal para que avancen en la dirección adecuada, apelando a las
emociones y los valores humanos.
Por su parte, Warren Bennis (1997) opina que en el siglo XXI, las
organizaciones van a experimentar cambios muy rápidos que las van a obligar
a transformarse continuamente, a reinventarse para no quedar fuera, de
manera que los líderes deben tener una capacidad de "diagnóstico, de
entender qué nuevas cosas se requieren, o qué cosas se deberían aprender
además de poseer la flexibilidad del comportamiento para poder cambiar." En
resumen, se necesita que los líderes sigan aprendiendo, se reinventen,
redisefien y recompongan su estilo de liderazgo.
De acuerdo con Hersey y Blanchard (1 991), el liderazgo situacional se define
como el estilo de liderazgo que varía de acuerdo con la situación, es decir que
se refiere a la capacidad que tiene un gerente de adaptar su estrategia de
conducción al ambiente, las tareas, el proyecto y las personas previendo el
futuro. Valga la pena aclarar que los estilos de liderazgo se definen como los
patrones de conducta del líder.
De igual modo, los autores antes citados consideran que el Liderazgo
Situacional se basa en mantener un equilibrio entre los dos tipos de
comportamiento que ejerce un líder para adaptarse al nivel de desarrollo de su
equipo de trabajo, a saber:
La Conducta hacia la Tarea: Se refiere a que la forma en que el gerente define
los patrones de organización, los canales de comunicación y las formas de
ejecutar las tareas .
La Conducta hacia la Relación: es la medida en que el gerente mantiene
relaciones personales con otros gerentes y con miembros de su equipo,
abriendo canales de comunicación, proveyendo apoyo socio-emocional,
"caricias" psicológicas (reconocimientos) y "facilitando" conductas (permitir el
desarrollo de las personas por si mismas), y el Nivel de Disposición del
miembro o del grupo, medido por la voluntad y seguridad de realizar la tarea y
la capacidad para ejecutarla adecuadamente.
(www. marketing~>O(l.com/liderazgo-situacional-model0-de-kenneth-blanchad-
91)
Perfil del lider organizacional
Las transformaciones aceleradas que afectan el entorno y el contexto de las
organizaciones exigen renovar la concepción y estilos de liderazgo por uno
más visionario, audaz, innovador e imaginativo, capaz de correr riesgos para
cumplir la misión organizacional. Se pretende contar con un líder
transformacional que pueda conducir los procesos de cambio en las mismas
organizaciones y en su entorno. Se trata de un liderazgo más emprendedor e
innovador, que tiene su centro y su fuerza clave en todos los niveles de la
organización, y que mediante el análisis sistemático de los factores
situacionales pueda tomar decisiones acertadas con arreglo a las
oportunidades, la evaluación de los riesgos y control de las amenazas.
El Liderazgo organizacional se basa en el desarrollo de "un sistema completo
de expectativas, capacidades y habilidades que permite identificar, descubrir,
utilizar, potenciar y estimular al máximo la fortaleza y la energía de todos los
recursos humanos de la organización, elevando al punto de mira de las
personas hacia los objetivos y metas planificadas más exigentes, que
incrementa la productividad, la creatividad y la innovación del trabajo, para
lograr el éxito organizacional y la satisfacción de las necesidades de los
individuos". ( Marin Zamora, 1998)
El sistema de liderazgo organizacional funciona como un conjunto de
relaciones entre los líderes y los grupos, que se dividen el trabajo en los
distintos niveles, unidades, programas y proyectos de una organización con el
fin de lograr los objetivos y metas, pero sobre todo guiados por una visión
común.
En consecuencia, el nuevo liderazgo organizacional es una capacidad en
constante movimiento; no es estática, está en permanente desarrollo y
crecimiento, no es un don sobrenatural de las personas, antes bien es una
cualidad que se puede aprender en los procesos educativos y en las
experiencias sociales.
Aunque existen grandes listas sobre los valores y las características de los
líderes, se considera que las dos listas que se citan a continuación resumen
muy bien los principales valores y características de un Iíder organizacional:
Valores del líder
Confianza en si mismo.
Visión.
Fe en la misión personal y del grupo.
Pasión.
Ética.
Energía.
Actitud positiva.
Receptivo, participativo, comunicativo.
Estratega, flexible, emprendedor e innovador.
Capaz de apreciar.
Trabaja en equipo.
Características del Iíder organizacional
Mantiene una relación directa y personal con sus colaboradores.
Cuida y aumenta la credibilidad y el respeto público, ya que son su
principal recurso.
Mantiene una base informativa lo más completa posible de la realidad de
su organización, de la estructura de poder, de las personas, problemas,
necesidades y prioridades y de los proyectos existentes por medio de
procesos de investigación y planificación y con la participación activa de
todos los miembros.
Establece formas de negociación modernas con los colaboradores en
general y demás líderes.
En la toma de decisiones antepone los intereses organizacionales a los
individuales.
No hace falsas promesas.
Sabe decir no a lo que no es posible, pero logra que las personas
comprendan, y se comprometan con él a buscar soluciones para poder
realizarlo.
Asimismo, se considera que un buen líder debe estar reinventándose y
rediseñándose, de manera que debe practicar constantemente algunas tareas
para mejorar su liderazgo. Por ejemplo:
Revisar la misión de la institución periódicamente.
Hacer inventario de los recursos humanos. --
m Revisar prioridades y posteridades.
Visualizar las oportunidades.
Atraer el talento y la competencia.
Predicar con el ejemplo.
Conocerse mejor a sí mismo por medio del autoanálisis.
Reconocer las fortalezas y las debilidades propias.
Examinar críticamente las propias acciones.
Mantener la concentración óptima hacia los objetivos institucionales,
pero sobre todo hacia la visión organizacional.
III. MARCO METODOL~GICO
1. Tipo de investigación
La investigación que se realizó en el Hospital Calderón Guardia es descriptiva
ya que se describe la situación actual del Archivo Clínico en cuanto a la
producción, utilización y conservación de los expedientes médicos y su
impacto en el servicio que se brinda a los pacientes y en la gestión hospitalaria.
Asimismo, se evaluaron los recursos humanos y materiales, las competencias,
los procedimientos y las políticas con el fin de determinar la debilidades,
fortalezas, amenazas y oportunidades.
También, es una investigación explicativa porque se analizan los procesos
relacionados con la gestión del expediente médico para determinar las causas
de las fallas o deficiencias que inciden en una inadecuada gestión.
Por otra parte, se trata de una investigación aplicada puesto que uno de sus
objetivos generales es proponer un modelo de administración del archivo clínco
que integre el ciclo vital del expediente médico con el fin de optimizar su
desempeño administrativo y mejorar la calidad de los servicios de salud que
brinda el Hospital Calderón Guardia.
En relación con su alcance temporal, la investigación es un estudio diacrónico
que estudia la gestión del expediente médico durante un periodo de nueve
meses: de enero a setiembre del 2004.
2. Poblacidn y muestra
Con el fin de conocer bien la institución se realizó una breve reseiía histórica
del Hospital, asimismo se buscó información sobre cuál es su visión, misión,
estructura organizacional, totalidad del recurso humano, etc.
Para determinar los sujetos y la respectiva muestra, se analizó el flujo
documental del expediente médico para identificar los servicios relacionados
directa o indirectamente con su ciclo vital.
El expediente médico puede ser iniciado en las unidades de Admisión,
Identificación y Emergencias. Una vez elaborado con su debida identificación y
los formularios pertinentes, el expediente es remitido al Archivo clínco.
En cuanto a las unidades que lo utilizan o que también lo alimentan
constantemente, se pueden citar: la Consulta Externa, hospitalización, los
laboratorios (clínicos, radiológiws, hormonales, etc.), la Dirección Médica, la
Dirección Jurídica y el Organismo de Investigación Judicial, entre otros.
Por su parte, el Archivo clínico se encarga de la organización y conservación
del expediente médico.
En consecuencia, la muestra de población incluyó personal de Identificación,
Admisión, Hospitalización, Consulta Externa, Laboratorios y el Archivo clínco
tomando en cuenta los niveles jerárquicos superiores, los mandos medios y los
operativos.
2.1 Sujetos
De la planilla de 121 funcionarios que se relacionan directamente con el
expediente médico en el HCG, se tomó una muestra de 53 funcionarios,
tomando en consideración las siguientes variables: estrato ocupacional,
género, frecuencia de edades y años laborados para la entidad.
2.1.1 Estrato ocupacional
Los sujetos analizados del HCG para efectos de esta investigación se agrupan
en diferentes estratos ocupacionales:
Gerencial: incluye al Director, al Subdirector y a los jefes de los servicios
médicos, el Jefe de Redes, el Jefe de Informática y el Administrador.
Profesional: La Contralora de Servicios, el Auditor Médico,
Coordinadores del Archivo de Documentos Médicos y de las
Recepcionistas de Consulta Externa.
Técnico: Incluye al personal que realiza funciones operativas como los
auxiliares, asistentes y técnicos de REMES .
Asistencial: Se refiere a oficinistas y mensajeros.
Para efectos de las encuestas, de los diferentes estratos ocupacionales,
se incluyeron 11 Jefes, 3 profesionales, 37 auxiliares y 3 asistentes
técnicos de REMES y 2 oficinistas.
Cuadro 1 Número de funcionarios por estrato
Profesional Tknico
Asicnencjal 3,77 TOTAL 53 100
Del Departamento de REDES, la muestra incluye:
15 funcionarios del Archivo Clínico más el Coordinador de una población de
22 funcionarios,
18 recepcionistas más su respectiva Coordinadora de una población de 39
recepcionistas,
5 funcionarios de Identificación
3 funcionarios de Admisión más el Coordinador
2.1.2 Sexo
La población encuestada se compone de 24 hombres y 29 mujeres.
Cuadro 2 Número de funcionarios por sexo
2.1.3 Edad
Dado que el personal más relacionado con las labores propias de la gestión del
expediente médico labora en el Archivo Clínico y en la Consulta Externa, sólo
en estos dos casos se establecerá el estrato de edades.
63
Porcentaie 54,00 45,20 100
Sexo Fememino Mascullino
TOTAL
Frecuencia 29 24 53
Según un estudio realizado por María Angela Vásquez (2004) "de los 30
funcionarios que laboran para el archivo el 43% sobrepasan los 50 años de
edad, el 20% los 40 años, el 33% los 30 años y el 0.04% tienen menos de 30
años» , por lo que se puede afirmar que la edad promedio de esos funcionarios
es de 43 años.
Cuadro 3 Funcionarios por frecuencia de edades en Archivo Clínico
En relación con las recepcionistas, según el estudio antes citado "El promedio
de edad de las 37 funcionarias que laboran en recepción y que están en
propiedad es de 44 años." (Vásquez, 2004)
2.1.4 Anos laborados en la entidad
De la totalidad del personal, e1 36% sobrepasan los treinta años de servicios, el
30% va de 15 hasta 29 años, el 30% de nueve hasta los 14 años de servicios y
solamente un 0.04% se ubican en menos de seis años de servicios. (Vásquez,
2004)
Cuadro 4 Funcionarios por aAos laborados en el Archivo Clinico
~ i i o s laborad& ] Porcentaje -6 1 0,w
+ 30 1 36% TOTAL 1 100
De igual modo, de las 37 recepcionistas, cuatro tienen más de 30 afios de
servicios, diez tienen de 20 a 29 años de servicios, dieciocho tienen de 11 a 19
años de servicios, cinco tienen de 9 a 10 años de servicios. El último
nombramiento en propiedad se realizó hace nueve años.
Cuadro 5 Funcionarias por anos laborados en las recepciones
11 a 19 20 a 29
+ 30 11% TOTAL
Con el fin de que la muestra reflejara rangos de diferentes años, se seleccionaron
cinco funcionarios cuya fecha de ingreso al HCG data de la década de los setenta,
cinco de los ochenta y cinco de los noventa. De igual modo, se procedió con las
recepcionistas.
3. Variables
Para obtener un diagnóstico confiable que refleje los puntos críticos de la
gestión documental del expediente de salud, se analizaron variables
relacionadas con la producción, utilización, organización, administración y
conservación de los documentos médicos que generan y alimentan el
expediente continuamente. Ver cuadro de variables en el apéndice l.
3. Recoleccidn de datos
Con el fin de que la recolección de datos fuera confiable, se hizo un estudio de
campo durante siete semanas que comprendió los meses de octubre y
noviembre y en el cual se utilizaron varios instrumentos. Para realizar el citado
estudio se obtuvo el apoyo de las autoridades del HCG, principalmente del Dr.
Luis Paulino Hemández , y gracias a la colaboración entusiasta de la Dra. Olga
Marta Villalta.
Para efectos de la investigación se utilizaron los siguientes instrumentos:
Entrevistas no estructuradas al personal del hospital relacionado con la
gestión del expediente médico y a los pacientes.
Observación directa de algunos puestos de trabajo: Identificación,
Admisión, Archivo Clínico, recepcionistas.
Encuestas para evaluar las capacidades del Hospital Calderón Guardia
en materia de gestión documental y de la información.
Diagrama de cercanías.
Diagrama de relaciones.
Entrevistas
Las entrevistas se realizaron por medio de una cita previa. Algunos de los
funcionarios entrevistados fueron los siguientes: Director, Subdirector,
Administrador, Jefe Servicio Neurología, Jefe Servicio REMES, Coordinadores
y personal del Archivo Clínico, de Admisión, de Identificación, de Recepción y a
pacientes que se presentaron en la ventanilla de expedientes extraviados.
Asimismo, se entrevistó a la Contralora de Servicios, al Jefe del Centro de
Informática y a personal de la Dirección Médica. También, se realizó una
reunión con funcionarios del Área administrativa y financiera.
Además, se entrevistaron a funcionarios del Departamento de Desarrollo
Organizacional y del Departamento de Información Estadística de Servicios de
Salud de la CCSS, en oficinas centrales.
Observación directa
En el área de Identificación, se observó directamente a los funcionarios que
atienden en las ventanillas a los usuarios que solicitan su ingreso al sistema
porque tienen una referencia para que se les dé cita. También, se observó a la
funcionaria que confecciona los expedientes y que también responde a las
consultas telefónicas de las recepcionistas que no tienen acceso al índice y
desean saber si los pacientes están incluidos o no en el sistema (índice).
En Admisión, se observaron los puestos de trabajo de las funcionarias que
atienden a los pacientes que van a ingresar al HCG para su hospitalización así
como a la funcionaria que atiende los egresos.
En el Archivo Clínico se observaron los siguientes puestos: Ventana de servicio
al cliente, Archivo de documentos médico- sociales, Consulta Programada,
Intercomunicador, Ingreso de documentos, Distribución de documentos y
"Arreglos".
En relación con el trabajo desempeñado por las recepcionistas, se observó
directamente el desempeño de la recepcionista de Nefrologia cuyo servicio
está automatizado.
Además, se realizó un visita al archivo de expedientes del Área de Recursos
Humanos.
Encuestas
En cuanto a la encuesta, se elaboraron tres tipos: una para el Director,
Subdirector, el Auditor Médico, jefes de servicios médicos y jefes de las
unidades de REDES; otra para el personal de Identificación, Admisión y
recepcionistas de Consulta Externa y una tercera para funcionarios del Archivo
Clínico.
Para la elaboración de la encuesta para el estrato gerencial, se tomó como
base el "Modele d'évaluation des capacités en matiere de gestion de
I'information", propiedad de la empresa Bearinpoing (antes KPMG Consulting
LP) y que está siendo aplicado por el Archivo Nacional de Canadá para evaluar
la gestión documental y de la información en el gobierno federal.
Ese modelo de evaluación es una herramienta de diagnóstico que se
caracteriza porque permite:
P Identificar los sectores prioritarios que se desea mejorar.
P Determinar las competencias en gestión de la información que requiere
una organización.
P Una auto evaluación confiable debido a que involucra al personal
relacionado con la gestión documental.
P Mejorar la capacidad organizacional.
> Determinar las medidas que eventualmente se deben tomar para
responder a las demandas de los usuarios y a la constante evolución del
entorno.
Resumiendo, el modelo de evaluación permite conocer en forma integral los
recursos humanos y materiales, las competencias, los procedimientos, la
tecnología y las políticas, entre otros.
Para efectos de esta investigación, el modelo antes descrito fue adaptado al
contexto del Hospital Calderón Guardia, de manera que las preguntas fueron
redactadas tomando en cuenta la estructura organizacional del Hospital y el
perfil del personal administrativo y medico. Ver apéndice 2.
En cuanto a la encuesta para el personal de Admisión, Identificación y
recepcionistas (REDES), se hicieron una serie de preguntas cerradas, al igual
que con la encuesta del personal del Archivo Clínico AC. Ver apéndices: 3 y 4.
Todas las encuestas fueron revisadas por el señor Luis Fernando Jaén con el
fin de ser validadas.
Diagrama de relaciones
Es un instrumento que se utiliza en Ingeniería Industrial para que el
responsable de la distribución de planta establezca las relaciones entres las
diferentes estaciones de trabajo que se están analizando. Por cada estación de
trabajo se establecen nodos que se interconectan por medio de rayas
estandarizadas de 1 a 5, siendo uno la de menor relación y cinco la de mayor
relación.
Diagrama de cercanías
Por medio de este diagrama se establece la cercanía que debe existir entre
una estación de trabajo y otra para evitar el exceso de recorridos, ya sea de
información, personas, documentos o materiales, y evitar los flujos
encontrados. Además, sirve para obtener una distribución lógica de planta que
garantice la accesibilidad pero al mismo tiempo la seguridad.
En el caso del AC, ambos instrumentos se utilizaron para establecer cuales
eran las relaciones más frecuentes entre los diferentes puestos de trabajo, así
como evidenciar los flujos encontrados y algunos aspectos de distribución que
inciden directamente en la accesibilidad y la seguridad del EM. Ver apéndices 6
Y 7.
4. Fuentes de informacibn
4.1 Fuentes primarias
Las fuentes primarias consultadas fueron las siguientes:
Expedientes de inspecciones realizadas por funcionarios del Archivo
Nacional a los archivos clínicos del HCG, Hospital México y Hospital San
Juan de Dios.
lnformes de la Defensoría de los Habitantes sobre el sistema
hospitalario.
Correspondencia, lnformes de trabajo y algunos controles informales del
Archivo clínico.
Borrador de Estudio sobre el Archivo clínico y las recepcionistas del
HCG, realizado por María Angela Vásquez (Noviembre, 2004),
funcionaria del Departamento de Desarrollo Organizacional de la CCSS.
4.2 Fuentes secundarias
Se revisaron referencias bibliográficas relacionadas con la Archivística, Teoría
de Sistemas, archivos hospitalarios, historias clínicas, administración y gestión
de la información, tesis, artículos de revistas, libros, y otros.
Asimismo, se revisó la legislación archivística existente: Ley 7202 del Sistema
Nacional de Archivos, Ley 8292 del Control Interno, el Reglamento General del
Expediente de Salud, el Reglamento de los Derechos de las personas usuarias
de los servicios de salud públicos y privados, la Ley 8220 de Simplificación de
Trámites, el Manual sobre Normas de Control Interno relativas a los Sistemas
de Información Computarizados de la Contraloría General de la República.
7 1
iv. DIAGN~STICO
1. Hospital Dr. Rafael Ángel Calderón Guardia
Reseña Histórica
Durante la década de los cuarenta y dentro del marco filosófico de la CCSS
(obligatoriedad, solidaridad, igualdad, universalidad y unidad), institución recién
fundada, se empezó a brindar atención médica a la población trabajadora en el
área de medicina general que se ubicaba en el edificio Uribe y Pagés, en el
Barrio Aranjuez.
Posteriormente, debido a la saturación del servicio, se compró el edificio de la
Casa Cuna que fue remodelado y equipado para que finalmente en el año 1943
se creara el Policlinico del Seguro Social, antecedente del Hospital Dr. Rafael
Ángel Calderón Guardia. El Policlinico inició sus funciones con veinte médicos
y cuatro consultorios. En el año 1945, amplía sus funciones al área de
hospitalización y cambia su nombre por el de Hospital Central.
Finalmente, en el año 1972 se bautiza con el nombre actual, en honor al
expresidente de la República quien fue el gestor del seguro social en Costa
Rica. En la actualidad, el Hospital Dr. Rafael Ángel Calderón Guardia brinda
consulta externa de 43 especialidades médicas y los servicios de
hospitalización con una capacidad para atender 522 camas y con cerca de
32000 egresos por año. (Memoria, 2002)
Por su parte, el Archivo Clínico nace en 1945 (Victor Tenorio, 2002) cuando se
siente la necesidad de conservar en un solo local los documentos derivados de
la atención del paciente. Actualmente, se conoce como Archivo de Documentos
Médicos, pero para efectos del desarrollo de este trabajo, se citará como
Archivo Clínico (AC).
2. Marco Legal
El Hospital Calderón Guardia es un hospital nacional desconcentrado de la
Caja Costarricense del Seguro Social que está cubierto por la siguiente
normativa:
Ley No. 17, Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social.
Ley No 7852. Ley de Desconcentración de Hospitales.
Ley No. 5412. Ley Orgánica del Ministerio de Salud.
Ley No. 2854. Ley de Financiación Hospitalaria.
Ley No 5395. Ley General de Salud.
Ley No. 6227. Ley General de la Administración Pública.
Ley No. 7202. Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento.
Ley No. 8292. Ley General de Control Interno y su Manual.
Ley No. 8220. Ley de Simplificación de Trámites y Exceso de Requisitos y
Reglamento General del Expediente de Salud, entre otros.
3. Marco Administrativo
El HCG se divide en las siguientes áreas: Áreas Ambulatoria-hospitalaria,
servicios de Apoyo al Diagnóstico y Tratamiento, servicios de Apoyo General y
Administración. Ver organigrama en anexo 1.
El responsable como Autoridad Superior del Hospital es el Sr. Luis Paulino
Hernández Castañeda, el Subdirector es el Sr. Edgar Izquierdo Sandí y el
Administrador el Sr. Carlos Vílchez Martínez. Además, se tiene el apoyo de la
Comisión de Coordinadores y Facilitadores de Presupuesto. (Memoria, 2002)
4. Servicio de Registros Médicos y Estadísticos (REMES)
Este servicio depende del Área Administrativa y está conformado por las
secciones de Admisión de Pacientes, Identificación y Afiliación, Estadística,
Recepción y Archivo de Documentos Médicos.
El Servicio de REMES se considera un servicio intermedio entre el área técnica
y profesional, además, es la dependencia especializada, responsable del
sistema de información de los servicios médicos que se encarga de administrar
los registros de salud, brindar apoyo directo en la atención de pacientes y
elaborar las estadísticas de salud. (Reglamento del Expediente de Salud, 1999)
4. Archivo de Documentos Médicos
El Archivo de Documentos Médicos es el "responsable del manejo, control,
custodia y conservación de los expedientes y demás documentos de salud
derivados de la atención de los pacientes, que el establecimiento mantiene en
forma centralizada." (Reglamento del Expediente de Salud, 1999)
4.1 Características generales
Dirección: Barrio Aranjuez, San José.
Nombre del Encargado: Adrián Víctor, profesional en Registros Médicos 1
Personal que labora en la unidad: 30 personas, 3 Asistentes Técnicos en
REMES, 23 Auxiliares en REMES, 2 oficinistas y 2 mensajeros.
Horario: 24 horas diarias con jornadas de las 6 a las 15 horas, de las 15 a las
22 horas y de las 22 a las 6 horas durante los 365 días del ano.
4.2 Objetivo general
"Garantizar la custodia, la conservación, la confidencialidad y el manejo de los
expedientes de salud, de tal manera que con su oportuno acceso se brinde la
mejor atención médica a los clientes ambulatorios y hospitalizados." (Víctor
Tenorio, 2002)
4.3 Funciones principales
Atender consultas de usuarios internos y externos.
Preparar los expedientes médicos para la Consulta Programada.
Distribuir y recolectar los expediente médicos en los diferentes servicios
médicos.
Archivar y desarchivar expedientes médicos.
Archivar documentos médico- sociales (exámenes de laboratorio, rayos x,
informes de trabajo social y otros) en los respectivos expedientes médicos.
Aplicar medidas de conservación a los expedientes deteriorados.
Localizar expedientes extraviados.
4.4 Áreas
Según Víctor Tenorio (2002), el Archivo Clínico está constituido por las
siguientes áreas:
Intercomunicador: Recibe las solicitudes de expedientes médicos de la consulta
no programada. Su nombre obedece a que antiguamente las solicitudes se
realizaban por medio de un intercomunicador.
Consulta Programada: Es la preparación de los expedientes que se van a
utilizar en los servicios médicos según citas asignadas.
Anexo Documentos: Se refiere a la inclusión de los documentos médico-
sociales en el expediente del paciente.
Ventana del servicio al cliente: Es la atención de los pacientes que llegan al AC
para averiguar por su expediente extraviado o para verificar si tienen
expediente abierto y activo.
Archivo del expediente médico: Se refiere a colocar en la estantería los
expedientes devueltos diariamente.
Arreglo expedientes médicos: Es la labor de cambiar la carátula a los
expedientes deteriorados o asignar una carátula a los documentos que
ingresan de Admisión de pacientes hospitalizados y que no tienen expediente
abierto.
Depuración: Se refiere a la selección de los expedientes que no han sido
consultados durante los últimos cinco aííos para trasladarlos al archivo pasivo.
4.5 Subfondo documental
Está conformado por aproximadamente 750.000 expedientes médicos activos
y pasivos ubicados en 4.448.52 ml de estantería.
Fechas extremas: 1965-2002.
5. Andlisis de la información
Como se explicó en el Marco Teórico, tanto el diagnóstico como la propuesta
se hará mediante el enfoque de Gestión de Documentos, cuyo eje es el análisis
del expediente médico (EM) desde su creación, pasando por su utilización y
mantenimiento hasta su eliminación o conservación final.
5.1 Análisis de los resultados de las encuestas
A continuación se analizarán los resultados de algunos ítemes de las tres
encuestas realizadas en el HCG, con el fin de comparar los puntos de vista del
personal gerencia1 y operativo (REDES y Archivo Clínico) y también con lo
observado directamente en los puestos de trabajo y obtener así un diagnóstico
más objetivo y veraz.
I . Generalidades
Se realizaron dos preguntas abiertas sobre los EM y los exámenes médicos.
Según las respuestas ofrecidas el extravío de expedientes y de exámenes
médicos provoca las siguientes consecuencias:
Mal servicio al paciente, mala imagen del hospital, desconfianza en los
servicios de apoyo; diagnósticos tardíos, mal seguimiento al paciente, retraso
en la elaboración de epicrisis y ser certificaciones, problemas legales, agresión
al personal por parte de los pacientes y sus familiares, peligro de dar
tratamientos inadecuados, aumento de partes en listas de espera, repetir los
exámenes, hospitalizaciones más prolongadas, problemas de ambiente laboral,
problemas de coordinación.
Las consecuencias y los problemas antes citados se podrán comprobar, a lo
largo de este proyecto, mediante el análisis que se hace con base en la
observación directa de los puestos de trabajo relacionados con la gestión del
expediente médico.
De la misma forma, la cantidad de consecuencias y problemas que se
generan por la pérdida de exámenes y expedientes médicos demuestra que se
requiere urgentemente buscar una solución a la inadecuada administración del
expediente médico.
II. Atención al paciente.
De acuerdo a los resultados de las encuestas, el personal del HCG considera
que la atención al paciente es una prioridad y que el EM y los exámenes
médicos son considerados de vital importancia en todos los servicios. Sin
embargo, de la parte gerencial sólo un 36,36% opina que el EM es considerado
de vital importancia sólo por algunos funcionarios y el 27,27 opina que no es
considerado un activo importante para el hospital. Por otra parte, sólo un 50%
opina que el personal brinda un trato amable al paciente y que este recibe una
atención oportuna.
Cuadro 6
III. Contexto organizacional
En este apartado, se analizaron las preguntas dos y tres por considerarse
fundamentales para la adecuada gestión del EM. Según los resultados
obtenidos más de 90% del personal operativo considera que se debe realizar
cambios en la gestión del EM con el fin de brindar un servicio óptimo al
paciente.
ESTRATO REDES
AC
Asimismo, un 66,20% considera que las autoridades del HCG reconocen la
importancia del EM. Un 54,55 % de la parte gerencial opina que las
autoridades están conscientes de la necesidad de hacer cambios y un 45,45%
considera que la Dirección del HCG se ha involucrado directamente para que
se dé un cambio en la gestión del EM.
1
81,88 1 O0
2
88,98 91,67
3
96,30 91,67
4
51,85 58,33
5
51,85 50
De igual modo, un 5435 opina que existen planes operacionales de la gestión
del expediente médico, pero que no están integrados dentro de los planes
estratégicos, mientras que un 27, 27% considera que la gestión del EM se
considera esencia dentro la planificación estratégica y que su planificación es
elaborada por un grupo interdisciplinario.
Cuadro 7
IV. Capacidad organizacional
En cuanto a la capacidad organización del HCG, un gran porcentaje de sus
funcionarios opinan que conocen bien los objetivos de sus respectivas
unidades y las funciones asignadas. Mientras que sólo un 48,15 del personal
de REDES y un 50% del AC consideran que las funciones y las
responsabilidades en su unidad de trabajo están claramente definidas y
conocidas por todos los empleados. Asimismo, llama la atención que sólo un
22,22% del personal de REDES ejecuta fielmente sus funciones.
El otro factor que se debe destacar es que en la pregunta 5 el porcentaje de
capacitación es sumamente bajo. Sin embargo, por la parte gerencia1 un
36,36% opina que se está desarrollando un programa para que el personal
esté mejor capacitado y un 27,27 % considera que existe un programa de
formación continua relacionado con la gestión del EM.
Por su parte, un 72,23% de las jefaturas opinó que los roles y
responsabilidades de los funcionarios relacionados con la gestión del EM, no
están claramente definidos y que la estructura organizacional no es la
apropiada para la buena gestión del EM.
Cuadro 8
V. Creación, recepción y reunión del expediente médico
Según los resultados obtenidos, en el HCG existen políticas, normas y
procedimientos por escrito para la ejecución verificar la identidad del paciente
cuando aparecen dos o más pacientes con el mismo nombre y apellidos,
apertura del expediente médico, digitar los datos en el sistema de información
del cliente(índice) y cambiar el número de asegurado por el número de cédula
en el índice y en el expediente y la colocación del "cero" para que el número
del expediente sea de 9 dígitos, como se observa en el cuadro siguiente.
Sin embargo, como se verá con la observación directa de los puestos de
trabajo y el análisis de los documentos producidos, existe un serio problema en
todas las unidades de REDES relacionado con los aspectos antes citados que
inciden negativamente en la atención al paciente.
ESTRATO REDES
AC
Lo anterior también es avalado con el 72,73% de los jerarcas que opinan que
se ha iniciado el desarrollo de algunos controles para verificar la calidad de los
3 88,89 91,67
1 85,19 7500
4 1 5 22,22 j 22,22 91.67 j 16,67
2 48,15 50,OO
datos relacionados con el expediente médico, pero que no se ha enfatizado
sobre la importancia de crear datos correctos.
Cuadro 9
V. Utilización y mantenimiento del EM
En cuanto a la existencia de normas y procedimientos por escrito para ejecutar
actividades relacionadas con la utilización y mantenimiento del EM, un 90% del
personal del AC opinó que estos existen para archivar los documentos
médicos, archivar los expediente devueltos, llenar los vales y localizar los
expedientes de consulta programada. En relación con las actividades de llenar
las guías de localización, atender la ventanilla y otras, los porcentajes fueron
menores, siendo los más bajos para el control de los expedientes que son
trasladados de un servicio a otro y de los expedientes que son devueltos. Para
una mayor claridad véase el apéndice sobre los resultados de las encuestas.
ESTRATO REDES
AC
En cuanto a la opinión de la parte gerencia1 sobre los apartados IV y V un
81,22% opinó que existen normas y procedimientos muy generales, unos
verbales y otros escritos, para la gestión del EM, pero que no son utilizados
porque el personal no los entiende o no tiene interés en aplicarlos.
5 74,07
50
Por su parte un 100% del personal del AC opinó que aplica todas las normas y
6 81,48 8 3 , s
procedimientos en la ejecución de sus funciones, sin embargo, se logró
82
4 74.97 5 8 , s
2 66,67 91,67
3 74,78 91,67
determinar que las causas de la mayor parte de los problemas que se dan en la
administración del EM son la falta de controles y la falta de procedimientos.
VI. Seguridad del EM
En relación con la seguridad del EM, un 100% opinó que conocían las
restricciones de no fumar en el AC, de que personal no autorizado permanezca
en los depósitos o localicen personalmente los expedientes en la estantería,
Sin embargo, se pudo constatar que ninguna de esas restricciones se cumple
ya que hay personal que fuma en los depósitos, así como que siempre hay
personal no autorizado dentro de los depósitos y que funcionarios ajenos al AC
se sirven los expedientes médicos.
VII. Conocimiento de la normativa vigente
Del análisis de los resultados en cuanto al conocimiento de la normativa
vigente relacionada con la adecuada gestión del expediente médico, se
determinó que existe un desconocimiento casi total de la Ley 7202, con un
18,52% (REDES) y un 8,33% (AC), y de la Ley de Simplificación de Trámites,
con 7,41% (REDES) y un 8,33% (AC), la Ley de Control Interno es un poco
más conocida, así como el Reglamento General del Expediente de Salud con
un 51,85% (REDES) y un 41,67% (AC). Valga destacar que en relación con el
Reglamento del Expediente de Salud tienen un mayor conocimiento los
funcionarios de REDES que los mismos funcionarios del AC quienes son los
que trabajan directamente con el EM.
La situación anterior muestra que hay una ignorancia manifiesta sobre toda la
legislación relacionada con el Sistema Nacional de Archivos, lo que podría
calificarse como la causa principal de la inadecuada administración del EM,
empezando por la falta de un archivista y la ausencia del Comité lnstitucional
de Selección y Eliminación de Documentos.
Otro aspecto relevante es el desconocimiento total que existe en el personal
del HCG sobre la Ley de Simplificación de Trámites, por lo que es
comprensible la violación sistemática de los derechos de los pacientes y de los
ciudadanos en general, no sólo en el HCG sino en toda la CCSS.
En relación con este factor, un 54,55 de la parte gerencia1 del HCG consideró
que no hay mecanismo establecidos que permitan a las autoridades verificar
que se está cumpliendo con las leyes y regulaciones vigentes.
Cuadro 10
Encuesta de Capacidades
Otros factores que se evaluaron en esa encuesta son los siguientes:
ESTRATO 1 a REDES ) 29,63
AC 1 58,33
Gestión del riesgo
En este aspecto, un 36.36% consideró que no existe ninguna medida oficial de
b 51,85 41,67
gestión del riesgo relacionada con el EM, un 27,27% opinó que se comienzan a 84
c 18.52 8,33
d 37.04 25,00
e 7.41 ,
8,33
tomar medidas oficiales y un 27,27% manifestó que los principales riesgos han
sido identificados.
Integración de la tecnología
Con respecto a la tecnología, un 72,73% consideró que se está desarrollando
una plataforma tecnológica, pero aún no se ha concluido por falta de recursos
materiales y por deficiencias informáticas.
En cuanto a la seguridad informática, un 73.73% opinó que existen
procedimientos y controles para garantizar la protección de los sistemas de
información.
Perspectiva del usuario
Un 54,55% opinó que no existe ningún mecanismo para medir y evaluar la
satisfacción del usuario interno y externo en relación con la gestión del EM. De
igual modo, un 72,73% consideró que el servicio que brinda el Archivo Clínico
es regular.
5.2. Gestión del Expediente Médico
5.2.1 Creación del Expediente Médico
La creación del expediente médico se da en la Unidad de Admisión cuando el
paciente llega con una referencia para ser atendido en el HCG. El paciente es
enviado por la secretaria del respectivo servicio médico para que averigüe si
tiene o no expediente.
El procedimiento para el ingreso de los datos es el siguiente:
Se corroboran los datos del paciente mediante la presentación del carné, la
cédula y la orden patronal.
Se busca al paciente en el SIS: tanto en el índice ( Padrón General de
Clientes) como en el Padrón Digitalizado.
Si no aparece en el índice, se le abre expediente nuevo con el número de
cédula, agregando dos ceros para que el número sea de 9 dígitos de
acuerdo a una directriz dada en el mes de julio del 2004.
Si el número de cédula no es ingresado con 9 dígitos, el sistema no lo
acepta. Según lo expresado por don Armando Oporta, jefe de Informática se
hizo esa modificación en el sistema para normalizar el número de cédula
con el padrón electoral y para obligar a los usuarios del sistema a utilizar el
número de cédula como único número de identificación.
Si el paciente aparece en el sistema, ya sea con número de cédula con 8
dígitos, número de asegurado o número interno, se envía al Archivo Clínico
(AC) para verificar que el expediente existe.
Si en el AC confirman que tiene expediente, se anota el número del
expediente en la hoja de referencia y se envía el paciente adonde la
secretaria del Servicio Médico para que le asigne la cita.
Si en el AC no aparece el expediente, el paciente regresa a la ventanilla de
Identificación para que le abran un expediente nuevo.
Cuando el número del expediente es el de la cédula con 8 dígitos, el
número de asegurado o el número interno se hace una reconversión, es
decir que se actualiza el expediente con el número de cédula con 9 dígitos.
En el caso de pacientes extranjeros que no poseen cédula de residencia, se
identifican con un numero consecutivo asignado automáticamente por el
sistema, llamado número interno.
Una vez ingresados los datos, una funcionaria de identificación se encarga de
imprimir los datos en la hoja de identificación del paciente y en un par de
etiquetas diseñadas con código de barras. Las etiquetas son adheridas a la
carpetas, especialmente diseñadas para el expediente médico y a la guía de
localización del expediente.
Los datos que se imprimen en las etiquetas son los siguientes: Primer apellido,
segundo apellido, nombre y el código del asegurado (directo, indirecto,
voluntario, etc.)
En la carpeta se colocan los siguientes documentos: Hoja de identificación,
formularios de examen físico adulto, historia clínica femenina o masculina, lista
de problemas, evolución y planes, exámenes de laboratorio y estudios
radiológicos. Cada formulario está codificado, por el ejemplo el formulario de
examen físico adulto tiene el código 4-070-03-3085.
Los formularios son diseñados por el Departamento de Información Estadistica
de Servicios de Salud de la CCSS para que sean utilizados por todos los
hospitales y clinicas del país y no pueden ser modificados sin su autorización.
En la portada interna de la carpeta aparecen los diferentes apartados que
integran el expediente y su respectivo ordenamiento interno, a saber: Consulta
Externa de adultos, Hospitalización adultos, Consulta Externa de Pediatría,
Hospitalización Pediatría.
A manera de ejemplo, se presenta a continuación el apartado de Consulta
Externa de adultos:
Una vez abiertos los expedientes, se elabora una lista con los expedientes
nuevos y con los que se les ha hecho la reconversión para ser enviados al AC.
Sin embargo, al AC no se envía la lista, lo que implica que cuando esos EM
ingresan al AC se les hace una lista manual y sin ninguna formalidad para tener
un respaldo de cuáles fueron los EM realmente recibidos.
PRESENTACI~N 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10)
Problemas detectados
A pesar de que existe una directriz institucional de la CCSS, desde 1985, para
que el expediente médico se identificara con el número de cédula aún hay una
gran cantidad de expedientes con número de asegurado.
NOMBRE FORMULARIO Identificación
Examen físico adulto Historia clínica masculina Historia clínica femenina
Lista de problemas Evolución y planes
Exámenes de laboratorio Estudios radiológicos Exámenes especiales
Registros auxiliares de Dx
C~DIGO 4-070-03-3070 4-070-03-3085 4-070-03-3065 4-070-03-3075 4-070-03-1 380 4-070-03-0080 4-070-03-01 60 4-070-03-0080
La directriz dada por el HCG para que el número de cédula se ingrese con 9
dígitos no ha sido muy clara, ya que lo único que se sabe es que se debe
agregar un cero a la izquierda, pero no se indica a la izquierda de que.
Es importante destacar que el número de asegurado presenta la siguiente
estructura: 1 26 31 18
1 , Sexo masculino
Sin embargo, para efectos de la ordenación dígito terminal y su ubicación en la
estantería, se agregó un cero a la izquierda del número consecutivo quedando:
1260 31 18. Según lo expresado por el personal relacionado con el EM, el cero
se agregó con el fin de que unas secciones de la estantería en el AC no se
saturaran más rápidamente que otras.
También, se encontraron números de asegurado con 9 dígitos: 014809593. A
pesar de que se supone que cada vez que aparece un paciente con número de
asegurado, se debe hacer la reconversión.
Con el número de cédula se ha procedido igual, agregando un cero a la
izquierda, pero sin ninguna normalización, ya que unas veces se agrega a la
izquierda del asiento y otras a la izquierda del tomo. Ejemplos:
3008 92 21
3109 09 38
Con la última directriz de que el número de cédula debe ser ingresada con 9
dígitos, sucede una caso parecido al anterior. Ejemplos:
700550606
700670282
185700797
1 1 1320620
111800018
Si se comparan esos números con el padrón electoral, se encuentra que hay
una gran diferencia:
No. de cédula en el índice del HCG 700550606 185700797
No. de cédula en el Padrón electoral 70550606 108570798
Asimismo, se detectó que hay pacientes que tienen hasta tres expedientes:
uno con número de asegurado, otro con número de cédula y un tercero con
número interno. También, se dan casos de pacientes con expedientes
duplicados.
Se enfatizan esas diferencias de numeración cédula porque según la teoría de
la gestión de documentos, la normalización es fundamental en la creación de
cualquier tipo documental con el fin de prevenir errores que tendrán serias
repercusiones en su utilización, mantenimiento y eliminación, tal y como se
analizará en la siguiente fase del expediente médico.
Las otras unidades que intervienen en la creación del expediente médico son
Admisión y Emergencias, pero de una forma indirecta, ya que lo que hacen es
ingresar datos del paciente en caso de un ingreso o de una urgencia.
En el caso especifico de Emergencias, además se producen algunos
documentos conocidos como "hojas de puertan , en los cuales se anota la
información del paciente que se deja en observación cuando accede a los
servicios del HCG por una urgencia.
Una falla que se detectó en esa área es que las "hojas de puerta" no se
incluyen dentro del expediente, menoscabándose la integridad de la historia
clinica del paciente, a pesar de que el RES, en su artículo 13 estipula que los
"Formularios de urgencias se ubicarán junto con los de consulta externa,
siguiendo el orden cronológico establecido. "
5.2 2 Utilización y mantenimiento del Expediente Médico
Esta fase de la Gestión de Documentos está relacionada con las funciones
administrativas y técnicas que se ejecutan en el AC con el fin de garantizar la
debida organización, custodia, recuperación, control, distribución y recolección
y conservación del EM. Otros elementos que se analizan son los siguientes:
los recursos humanos y materiales y la infraestructura
Funciones administrativas y operativas
De acuerdo con los documentos consultados y con la observación directa del
trabajo que se realiza en el AC, se pueden visualizar las siguientes funciones:
preparación de la Consulta Programada, inclusión de documentos médicos-
9 1
sociales, atención de consultas, archivamiento de los EM en el depósito,
facilitación de los EM, localización de expedientes extraviados, conservación
("arreglon de los EM y microfilmación).
Consulta Programada
Consiste en la localización de los EM solicitados por los servicios médicos para
la atención de pacientes con cita programada.
Para realizar esta función, el personal encargado se basa en las hojas del
Registro de Citas para verificar el nombre del paciente y su número de
expediente. Sin embargo, no todos los funcionarios verifican el nombre del
paciente sino que únicamente se guían por el número del expediente, lo que
provoca que por error en la lectura o por no entender la escritura de las
secretarias, que en muchos casos, es completamente ilegible, se localicen
expedientes que no concuerdan lo realmente solicitado.
Cuando un expediente no aparece, se escribe "No" a la par. Se supone que
todos esos casos se deben verificar en el índice para detectar posibles errores
en el número del expediente.
Se constató que en muchas ocasiones, el expediente sí está en el depósito y
que el problema reside en que la secretaria solicitó el expediente con un
número que tiene el cero colocado en un lugar diferente al número del
expediente, como ya se analizó en la creación del EM.
Una vez los expedientes ordenados numéricamente, se coloca la hoja del
Registro de Citas en la parte superior del grupo y se hace un legajo por medio
de ligas. Los legajos son colocados en una estantería que tiene una sección
identificada para cada servicio médico.
Una falla que se detectó en esta función es que el personal encargado no
comunica ni al Coordinador, ni al encargado del lntercomunicador sobre los
expedientes que no aparecen.
Como consecuencia de las situaciones antes descritas, todas las mañanas hay
una gran demanda de EM al AC que supera la capacidad del personal
destinado para la función de localización de EM de consulta no programada,
creando un "cuello de botella" en el funcionamiento del AC, como se verá en el
apartado del "lntercomunicador".
Otra situación que se presenta con la Consulta Programada, está relacionada
con lo que el personal del AC llama "burros", es decir hojas del Registro de
Citas que no fueron recogidas porque cuando el funcionario del AC pasó por el
servicio médico la secretaria no estaba o el Registro de Citas de alguno de los
médicos no estaba a la vista.
Esa situación es detectada por la secretaria en la tarde del día anterior a la
consulta programada o a veces el mismo día de la consulta, lo que provoca que
en el AC se tengan que dedicar a localizar esos expedientes con toda la
presión del caso.
Además, se descubrió que algunos funcionarios, a veces preparan la Consulta
Programada hasta el mismo día en que se distribuye la Consulta provocando
un perjuicio al encargado de facilitar los EM a los servicios médicos, ya que
muchas veces tiene que hacer dos veces el mismo recorrido.
Inclusión de documentos de carácter médico- social
Todos los documentos de carácter médico- social ingresan al AC con sus
respectivas listas, con excepción de los exámenes de laboratorio.
De acuerdo con la normativa vigente, existe un formulario dentro del
expediente que está diseñado para pegar los exámenes de laboratorio en un
estricto orden. Sin embargo, el reporte de los exámenes de laboratorio se
imprime en una hoja tamaño carta quedando la mitad de la misma en blanco,
de tal manera que algunos funcionarios del AC doblan la parte en blanco para
poder pegar el reporte en el citado formulario, otros la perforan y la incluyen
completa y otros la recortan con tijeras para evitar el grosor del EM, ya que eso
significa un aumento en el grosor del expediente y en consecuencia, más
saturación en la estantería.
Una cuestión curiosa es que los documentos médicos- sociales que son
realizados mientras el paciente está hospitalizado y que son enviados al AC,
no son incluidos sino que se dejan por "ahí"; del mismo modo los exámenes
que son solicitados por los servicios de Consulta Externa no son incluidos por
el personal de los salones, en caso de que el paciente esté internado. La
justificación de esa no inclusión fue en algunos casos: "a nosotros no nos toca"
o "hay mucho trabajo".
Cuando el expediente no está en el estante, pero hay guía de localización, en
esta se anota la última fecha de salida del EM y el código o el nombre de la
consulta donde está.
Cuando no aparece el expediente en el estante y no hay guía de localización
en su lugar, se consulta el Padrón de Clientes para comprobar si existe algún
error en el número del expediente.
Algunos de los errores que se detectaron fueron los siguientes:
Los errores antes señalados implican una pérdida de tiempo a la hora de incluir
los documentos en los expedientes. Según señalaron los funcionarios
95
No de expediente en el
documento médico social
161 4-06-00
1047-77-32
1 180-27-83
25 1 0-6 1 -79
060006-73-1 9
0 1 O1 37-08-06
12227-04-1 3
400 1 0-4 1-40
30089-02-2 1
No. de expediente en el Padrón de Clientes.
1581 -84-1 3
1081-1 1-01
7005-05-86
251 0-61-29
6006-73-1 9
1 137-08-06
1227-04-1 3
40 1 0-4 1 -40
3008-92-2 1
encargados de la inclusión de los documentos de cada grupo de 25
documentos 6 o 7 presentan errores, lo cual implica que si en un mes se
archivaron 26.000 documentos hubo o margen de 6240 a 7280 expedientes
(24% a 28%) con errores.
Cuando el EM no es encontrado, los documentos médico- sociales se ordenan
alfabéticamente y se colocan en una carpeta por mes.
Para efectos del diagnóstico de este trabajo, se revisaron los documentos sin
archivar de los meses de enero, mayo y setiembre del 2004 y se encontró que
se archivan en dos carpetas diferentes por cada mes, una se identifica como
"papelería blanca" y otra como "exámenes". Esta ultima se refiere a exámenes
clínicos de laboratorio y la primera a biopsias, citologías, radiografías, estudios
radiológicos, ultrasonidos, TAC, informes de trabajo social, etc.
Entre las causas que impidieron la inclusión de los documentos en el EM, se
localizaron las siguientes: Consulta (iniciales del servicio médico o el apellido
del médico tratante), no índice, extraviados, índice correcto, 26, 24 hay 2,
hay 10, bebé, COOPESAIN, sin nombre, salió, falleció, Clínica del Dolor. En
algunos casos, no se indica la causa por la cual el documento no fue archivado.
Al preguntar cuál era el significado de cada uno de los términos antes citados,
la respuesta fue:
Consulta: Se refiere a que el expediente en el momento de su localización
había sido trasladado a Consulta Externa porque el paciente tenía cita. Se
acostumbra poner el código del servicio médico o el nombre del médico
tratante, por ejemplo: 3/8/04 18, 6/8/94, 1 918 17.
NI (No índice): El paciente no aparece en el Padrón de Clientes o no fue
registrado por Identificación o el AC.
IC (índice correcto): pareciera que no hay ninguna excusa para no haberlo
archivado, ya que tenía el númem correcto del expediente. Sin embargo,
cuando se preguntó al personal encargado no hubo respuestas claras.
26: Significa que el expediente fue enviado a Emergencias.
24: Significa que el expediente fue enviado a Admisión.
Hay 2, hay 10: Se refiere a que hay dos o diez pacientes con el mismo nombre
y que no se puede saber a quien corresponden los documentos.
COOPESAIN: El examen fue solicitado por esa cooperativa y en lugar de ser
enviado a su lugar de origen fue enviado al AC.
Salió: Significa que el paciente estuvo hospitalizado pero ya fue dado de alta y
el expediente se encuentra en Estadistica.
(97), (OO), )95), (93), (89), (95), (79), etc.: Se refiere a la fecha de creación del
expediente y se concluye que es un expediente pasivo.
También se da casos de que sólo aparecen el nombre del paciente, pero sin
apellidos como por ejemplo Sebastián, estos casos son muy esporádicos y
generalmente se trata de indocumentados que son atendidos en Emergencias.
Se contabilizaron los exámenes de los meses de enero, mayo y setiembre para
calcular cuántos se quedaron por archivar y cuál fue la mayor causa de que no
se diera su inclusión en el EM. Para efectos del cálculo se unieron las causas
de "en consulta", 26 y 24 en una sola que se tituló "Fuera del AC".
Cuadro No. 11
Exámenes no archivados
De los resultados del cuadro anterior, se concluye que la causa principal de
que los documentos médico-sociales se dejen sin archivar es que no aparecen
en el índice, la segunda causa es que al momento de localizarlos se
encontraban fuera del AC, la tercera causa es que estaban extraviados y la
cuarta causa se desconoce porque no fue indicada.
Con el fin de verificar algunas de las causas antes mencionadas, se escogieron
al azar 10 documentos, se consultaron en el [ndice y en algunos casos en la
base de datos del Padrón de digitalizados, aparecieron 7 a los cuales se les
incluyeron los documentos.
En uno de los documentos que decía NI ( no índice) se constató que el
paciente si estaba incluido en el índice, la falla se dio porque en el documento
habían consignados los apellidos del paciente como "Córdova Córdova" y en el
Cndice estaba registrado como "Córdoba Córdoban.
En otro caso, se habia consignado "(97)" en el documento, se consultó en el
índice y se encontró que el número del EM estaba correcto, se buscó en el
depósito y el EM se halló archivado.
Otro caso analizado fue un documento en que se indicó "No índicen, se hizo la
consulta y apareció la paciente pero con número de asegurado y no de cédula
como se había consignado en el examen. Se buscó el expediente con el
numero de asegurado e igualmente se halló en el estante.
En otro de los documentos seleccionados decía "hay 2", se consultó el índice y
se encontró que efectivamente aparecían dos personas con el mismo nombre,
una con número de cédula y otra con numero de asegurado, pero las dos
habían nacido el 7 de marzo de 1948 y en el mismo lugar.
Además, se consultó el Padrón Electoral para terminar de verificar la fecha de
nacimiento y resultó que sólo habia una persona que habia nacido ese día y en
ese lugar, en consecuencia no eran dos personas sino una sola y se resolvió la
confusión.
En este caso, se vuelve a constatar como una mala producción documental
incide negativamente en la utilización y acceso al expediente, ya que si se
ingresara el nombre completo ( dos apellidos y dos nombres, si los tuviera)
sería más fácil constatar de cuál paciente son los documentos.
Entre los documentos médico-sociales que se dejan sin archivar se
encontraron los siguientes: mamografías, TAC, biopsias,
electroencefalogramas, estudios radiolbgicos, citologías, exámenes clínicos,
ensayos cuantitativos realizados en el Hospital San Juan de Dios, estudios
realizados en INCIENSA, informes de Trabajo social, etc. Entre las biopsias
encontradas sin archivar había resultados como los siguientes:
adenocarcinoma, metastasis adenocarcinoma, aneurisma de aorta,
Helicobacter Pylori (+).
Con el fin de calcular el total de los documentos médico-sociales que se
dejaron de archivar, se midieron los grupos mensuales de documentos
tomando como base que 1 cm es igual a 100 hojas de papel. Para validar el
cálculo se contaron uno por uno los exámenes de los meses de enero, mayo y
setiembre del 2005, el resultado fue el siguiente:
MES
Como se puede apreciar, el margen de error es mínimo entre la cantidad de
Enero Mayo
Setiembre
documentos que se midieron y los que se contaron uno a uno.
MEDIDA LINEAL CANTIDAD
8 cm 8.8 cm 13 cm
809 924 1315
El resultado aproximado para los meses de enero a setiembre con base en la
tabla anterior, fue el siguiente:
En resumen, se dejaron de archivar 10.048 documentos médico- sociales. Se
consideró que un análisis interesante podría ser comparar esa cantidad con el
total de exámenes realizados en todos los laboratorios para ver el impacto real.
Se tuvo acceso al total de los exámenes pero no se pudo obtener cuál era el
porcentaje sólo para el HCG, ya que en el total realizado se contabilizan los
documentos de otros centros de salud que pertenecen al área de atracción, así
como los de médicos de empresa.
CANTIDAD
809 900 1 O50 1150 924 1300 1150 1450 1315
10.048 1
MES
Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio
Agosto Setiembre
TOTAL
Otro aspecto que se podría analizar es el impacto económico de esos
documentos sin archivar, por ejemplo según el Informe de Estadísticas
Generales de la CCSS del año 2002 un examen de laboratorio tenia un costo
de $523.69 y el de una placa era de $4.033. En el caso de las placas no se
pudo realizar ese análisis porque se tenia que separar de cada grupo mefisual
las placas y los estudios radiológicos.
MEDIDA LINEAL
8 cm 9 cm
10.5 cm 11.5cm 8.8 cm 13 cm
11.5cm 14.5 cm 13 cm
99.8 CM
Pero en el caso de los exámenes clínicos, se calculó que de enero a setiembre
del año 2004 se quedaron sin archivar aproximadamente 5700 exámenes, de
manera que si se multiplica por $523.69, se tiene un monto de $2.984.976.
Del análisis realizado sobre los documentos médico- sociales que no se
incluyen en los EM, se concluye que se está causando un grave perjuicio a los
pacientes en el servicio brindado por el HCG, pues si bien es cierto en la
mayoría de los casos se puede obtener una copia de esos documentos, por
una parte se obliga al paciente a buscarlos en el respectivo laboratorio o al AC
y por otra, se incrementa el trabajo de los laboratorios al estar sacando copias
continuamente.
Atención de consultas
La atención de consultas sobre el EM se canaliza por medio de la "Ventana del
servicio al clienten, "lntercomunicador" y directamente con el Coordinador del
AC . Además, se atienden consultas sobre los documentos médico- sociales.
Ventana de servicio al cliente
En el AC existe una ventanilla en la cual se reciben consultas sobre
expedientes extraviados, documentos de carácter médico-social y verificación
de expediente. La ventanilla está identificada como "Ventanilla de expedientes
extraviados*, con lo cual se pone de manifiesto que ese problema en lugar de
ser un hecho aislado, forma parte de la cotidianeidad del AC.
Las consultas más frecuentes que se atienden por la ventana son las
siguientes: expedientes extraviados y verificación de expediente.
En el primer caso, se trata de pacientes que iban a ser atendidos por medio de
la Consulta programada cuyo expediente está extraviado y que son enviados
por las secretarias de los servicios médicos para que presionen a los
funcionarios del AC.
Entre los tipos de consultas atendidos, se citan los siguientes, para su posterior
análisis:
1) Una señora muy enojada llega a las 10 AM y dice que ha estado en la Consulta desde las 7AM y que su expediente no aparece. Después de una larga búsqueda se detecta que el expediente si está en la Consulta, pero que está con otro número que no es igual al del carné ni al de la tarjeta de citas.
Número de cedula: 3-172- 954 Número anterior del expediente:3172109154 Número actual: 30171 291 54.
Se envía la señora a la consulta con b s dos números de expediente y se señala con rojo cual es el actual, para que la secretaria busque el expediente con el número actual, pero la señora responde que ya vale la pena ir adonde la secretaria porque como no aparecía el expediente y el méd'ko se tenia que ir, le cambiaron la cita para enero del 2005, esta cita se le habían dado en julio del 2004 ( la consulta se dio en la ventana el 1 1 de octubre del 2004) . Asimismo, manifestó que ella quería que el AC le diera certeza de que el 18 de octubre que tiene otra cita en el HCG, el expediente va a estar disponible debido a que ella para poder asistir a sus citas debe dejar a su mamá que se encuentra en una silla de ruedas con una hija pequeña, por lo que para ella estar en el HCG durante horas porque no aparece el expediente es asunto terrible.
Ante la presión de la señora, el encargado de la ventanilla consulta el sistema de nuevo y se da cuenta de que en Identificación, ya le cambiaron el número del expediente por el de 9 cifras: 301 721 091 54. De tal forma que el expediente de la señora aparece con tres
numeros diferentes. número anterior del expediente: 31 721 091 54, número actual: 30 1 71 291 54 número con 9 digitos: 301 721 O91 54.
2) Expediente no aparece, pues en la tarjeta de citas de la paciente aparece el número de la clínica central: 90261 01 137, y el número del HCG es 90021 611 37.
3) Una señora solicita que se localice el expediente extraviado de su hermana, ya que le tienen que realizar una cirugía de ojos y el expediente no aparece. Segun lo manifestado por la señora, hace 15 días fue vista en una especialidad y el expediente si estaba, pero hace 8 días la vieron de nuevo y el expediente no apareció. Se localiza en Biometría.
4) Usuario que busca el expediente de su esposa que fue atendida el día anterior pero no sabe el nombre de la consulta donde fue atendida. Se localiza en la consulta donde fue atendida.
5) Expediente de una paciente que fue atendida el día anterior en Oncología y hoy tiene cita en Cardiología. Se localiza.
6) Expediente no aparece. Se busca en dos computadoras, ya que una tiene un sistema incompleto y otra un sistema completo. En ambos casos, aparece como si estuviera pasivo. Se le dice a la señora que el problema es que su expediente está pasivo. La señora se enoja y dice que eso no es posible ya que su Última cita fue el 13 de setiembre del 2004, en Nefrología. Finalmente aparece el expediente.
7) Expediente no aparece porque está pasivo, la última consulta tiene más de cinco años. 32751 031 56 ( cédula 3- 275- 356).
8) Paciente que había tenido ata en Ginecología el 30 de setiembre y el 6 de octubre tenía cita en Otorrinolaringología, cuando se revisa la guía se constata que el expediente salió desde la 6:10 AM del 11 de octubre, pero para la consulta de Vascular. Se hace un traslado.
S e observó que e n la mayoría d e los casos d e expedientes extraviados, e n
realidad n o estaban extraviados, sino que había u n problema con e l número
que identifica e l expediente.
E n l a primera fase d e l a Gestión de l EM, s e anotó que n o hay normalización
para identificar e l E M con u n solo numero, ya que los funcionarios d e esa labor
n o tienen claro donde s e debe colocar e l cero o los ceros con e l fin d e q u e e l *
numero sea d e 9 digitos. En esta fase, s e puede observar como u n cero mal
colocado marca l a diferencia e n la atención brindada a u n paciente que puede
repercutir en su salud, tal es el caso de la señora que tiene que esperar un
período de seis meses para ser atendida.
En ese mismo caso, se detectó que el número del expediente se cambia en el
sistema pero sólo el que hizo el cambio lo sabe, de tal manera que tanto las
secretarias como los funcionarios del archivo siguen guiándose por el número
anterior. Otro ejemplo parecido a este, es el de una paciente enviada por una
secretaria porque el expediente no aparecía, se le solicitó el carné de citas para
consultar el índice y apareció la paciente con otro número que a simple vista
parecía diferente, pero la diferencia era la colocación del cero:
.' ... -. -,..--.. . número de carne: 1056-5 1-39 .?,
; LL,.!.., ;;; -. <!? ? - c ' . - - . - . . . % .
número del expediente: 1 565-01 -39 L; c.>;. !:?!%i <.;:;4
1 ; ' ; : 7 J " ; i . q . . c s : < 2 i <*;?,&L>&
En el ejemplo número dos, se encontró que con la separación de la Clínica
Central del HCG, los pacientes, en lugar de tener un solo expediente, ahora
tienen dos y con una numeración diferente, consecuencia de la colocación del
cero:
número de la clínica central: 90261 O1 137, número del HCG: 90021 61 1 37.
Con el ejemplo número tres, lo que se detecta es una falta de control en la
devolución del expediente al AC, ya que este tenía quince días de estar en la
especialidad donde la paciente había tenido su última cita.
En el ejemplo seis, la verificación del número de expediente se tiene que hacer
en dos computadoras diferentes porque la primera sólo tiene el Padrón General
de Clientes, mientras que la segunda tiene tanto el Padrón como la base de
datos de los índices digitalizados. En este ejemplo, se da un caso curioso
debido a que la paciente no apareció en ninguna de las dos bases de datos,
por lo que el funcionario intuyó que se trataba de un expediente pasivo, sin
embargo, la paciente había tenido cita en setiembre del 2004.
Respecto al ejemplo número ocho, la falla encontrada es que el EM fue
enviado a otro servicio médico, lo que demuestra que no se da un control
efectivo por parte de las secretarias a la hora de recibir los EM de la Consulta
Programada como se analizó en el apartado de Consulta Programada.
Otra situación que se presenta es el malestar manifiesto de los pacientes que
aparte de tener que desplazarse hasta el AC para localizar su expediente, se
encuentran que deben esperar de 5 a 20 minutos por cada paciente que les
precede, debido a que el funcionario de la ventanilla tiene que ir a localizar los
expedientes personalmente de cada consulta que le demandan.
Consultas por el lntercomunicador
Cuando las secretarias necesitan algún expediente, ya sea para una consulta
no programada o porque se dieron cuenta que alguno de los expedientes de la
Consulta Programada no fue enviado, o se envió con el número de expediente
equivocado, lo solicitan por teléfono o por el sistema y en algunos casos por
ambos medios y en repetidas ocasiones provocando una avalancha de
consultas de 7AM a 9 AM.
Otra consecuencia de esa avalancha, es que un mismo expediente puede estar
siendo localizado por dos funcionarios al mismo tiempo y a veces por un
tercero cuando el paciente también lo está pidiendo por la "Ventana de servicio
al cliente". También, se da la situación de que las secretarias, además de las
solicitudes antes citadas, se dirigen directamente a la Jefatura del AC, con lo
cual , cuatro funcionarios están buscando el mismo expediente.
Al área que se encuentra al lado afuera del lntercomunicador también ingresan
funcionarios ajenos al AC solicitando expedientes de algún familiar o amigo,
porque tienen una cita y no aparece el expediente.
Durante la observación directa que se realizó, se detectó que funcionarios no
autorizados consultaban el fndice, llenaban el respectivo vale, buscaban el
expediente en la estantería e incluso se lo llevaban personalmente.
Se considera que uno de los problemas más serios que se da todas las
mañanas en esa área es la gran cantidad de personal no autorizado que ahí se
concentra, obstaculizando el trabajo de los funcionarios del AC que están
localizando los EM solicitados por el "Intercomunicador". Además, se corre el
riesgo de que se puedan apropiar indebidamente de un EM debido a que estos
están expuestos.
Cuando un expediente solicitado es "pasivo" ( EM con más de cinco años de no
ser utilizado por el paciente), se avisa a la secretaria y se guarda el vale para
localizarlo durante el fin de semana debido a que se tienen que buscar en una
bodega ubicada en el parque0 frente a la Torres de Emergencias, la que
presenta condiciones ambientales inaceptables y donde los funcionarios deben
trabajar sin gabacha y sin guantes. El promedio de tiempo que se tarda en
localizar un expediente pasivo es de una a tres horas.
Cuando un expediente de los solicitados por el "lntercomunicador" no aparece,
se escribe en el vale "clavo" y es trasladado a los "claverosn ( dos funcionarios
dedicados a localizar los expedientes extraviados).
Sin embargo, muchos de los clavos, en realidad no lo son, sino que se trata de
casos como los siguientes:
Se cambió la carátula del expediente porque estaba deteriorada y se
aprovechó para cambiar el número a 9 dígitos,
los expedientes son de traslado, es decir que fueron trasladados de un
servicio a otro y la secretaria no buscó bien , cuando el "clavero" llega a
buscarlo aparece.
Si los datos están correctos en el índice y el expediente no aparece entonces
se considera un "clavo". Según la jerga del personal del AC, existe una gran
diferencia entres expedientes extraviados y expedientes perdidos: los
extraviados son aquellos que no aparecen en el momento o que tardan unos
días en aparecer, perdidos son los expedientes como el de la suscrita que tiene
dos años de desaparecido.
Para recuperar los expedientes extraviados se sigue toda una estrategia:
Verificar que la guia de localización no está en el fondo hecha un bodoque,
verificar que el EM no este dentro de la carpeta de otro EM,
revisar toda la sección,
revisar la división desde el 00 hasta el 99,
revisar el espacio de los diez números terminales de la misma sección, etc.
Cuando el "clavo" es resuelto durante el día , se colocan los vales en la mesa
de los "ruteros" (personal que distribuye los EM de consulta no programada).
LOS "clavos" no resueltos se dejan en el "cajón de clavos", a veces se retoman
un par de días y luego se botan. Sin embargo, cuando los clavos son de las
solicitudes que llegan directamente a la Jefatura del AC, se dejan para
buscarlos el fin de semana con trabajo extraordinario.
Se quiso indagar sobre el número de expedientes extraviados o perdidos, pero
según el personal del AC no existe ninguna estadística sobre ese tema. Sin
embargo, se intentó sacar un número aproximado con base en el análisis de
los exámenes que no se archivan, dado que una de las causas apuntadas para
no archivarlos es precisamente que el EM está extraviado. El resultado fue que
durante los meses de enero, mayo y setiembre aparecen extraviados 261 EM,
con un promedio de 90 EM extraviados por mes.
Consultas a la Jefatura
Las consultas directas que se trasladan a la Jefatura son las solicitudes de
expedientes de la Dirección Médica, de la Contraloría de Servicios, del
Organismo de Investigación Criminal, de la Gerencia de Pensiones, de algunos
servicios médicos para investigación o de las secretarias para incorporar hojas
de evolución.
En esos casos, el coordinador recibe las solicitudes y las delega a sus
colaboradores o se encarga él personalmente de localizar los documentos.
También, recibe consultas de las secretarias cuando los EM no aparecen o no
fueron enviados al servicio médico.
Un problema que se deriva de que el coordinador asuma personalmente este
tipo de consultas, es que no tiene tiempo de realizar su trabajo como
coordinador, a saber: planificar, organizar, dirigir, controlar, motivar e innovar,
ya que se pasa toda la jornada tratando de "apagar incendios".
Algunos ejemplos son los siguientes:
El jefe de Geriatría llama a la Jefatura porque tiene una paciente que le urge ver y el
expediente no aparece, a pesar de que la secretaria tiene aproximadamente dos horas
de estar solicitándolo; además el esposo de la paciente se enojó y fue a quejarse a la
Dirección Médica. Suena el teléfono y la llamada es de la Dirección Médica
preguntando por el mismo caso.
El coordinador toma nota del número de expediente, consulta en el índice y el
expediente aparece con dos números: 3092 09 96 y 30092 09 96. Verifica en el
depósito con los dos números y aparecen dos guías:
Según la guía con el número 30092 09 96, el expediente fue enviado el 1 de octubre de
2004 a Consulta a domicilio de Geriatría. Según la guía con el número 3092 09 96, el 7
de julio el expediente había sido remitido a Emergencias.
Finalmente, el coordinador opta por ir personalmente a la consulta de Geriatría que se
encuentra a 150 metros del AC. Cuando llega a Geriatría busca en los expediente de
consulta a domicilio y efectivamente ahí está el expediente.
Conversa con la secretaria y le explica que el enredo se debe a que ella lo solicitó con
el número 3092- 09-96 y que el número correcto es 30092-09- 96 debido a que fue
actualizado a nueve dígitos, sin embargo la secretaria aclara que en la hoja de registro
de citas de la Consulta Programada, alguien del Archivo escribió que el 7 de julio el
ese expediente había sido remitido a Emergencias y que ella se basó en esa
información porque se supone que los del AC son los que administran los EM.
En otra ocasión, se tuvo que desplazar hasta Emergencias para buscar un expediente
de mala praxis que urgía y que de acuerdo con la guía de localización había sido
enviado a Emergencias, pero no fue posible localizarlo.
En resumen, se tiene un ejemplo mas de lo que puede provocar la colocación
de un cero a la izquierda, cuando nadie sabe a la izquierda de qué.
Además, las situaciones antes citadas, contradicen las funciones establecidas
en el Manual de Puestos de la CCSS para el coordinador, como se analizará
en el apartado de Administración.
Consultas sobre documentos médico- sociales
Para responder a esas consultas, el personal encargado de la inclusión de los
documentos asume la consulta durante una hora en la mañana y otra en la
tarde. Además, hay un teléfono en el AC exclusivamente para ese tipo de
consultas.
Sin embargo, en múltiples ocasiones se presenta un paciente a buscar su
examen o biopsia y no aparece nadie que atienda la consulta porque se
encuentran en el depósito archivando documentos. De igual modo, el teléfono
suena y suena y si no está el funcionario encargado, nadie lo contesta.
Archivamiento de los expedientes médicos
Consiste en archivar diariamente los expedientes médicos que ingresan de los
servicios médicos o de otras unidades.
Cuando los EM ingresan al AC se colocan en la mesa de entrada, conocida
como "mesa". El encargado de recibirlos anota en un libro, los expedientes
devueltos de algunos servicios, saca de circulación los expedientes cuya
carátula está deteriorada para pasarlos a "arreglos", todos los demás los
ordena por décadas de mayor a menor (90, 80, 70, etc), y los coloca en los
respectivos compartimentos de la mesa.
Posteriormente, el personal encargado de archivar los EM los termina de
ordenar según la sección y la división y procede a su ubicación en el estante.
Para archivar los EM existen varios turnos, de las 9 a las 17 horas, de las 14 a
las 22 horas y de las 22 horas a las 6 horas del día siguiente.
Distribución y recolección del EM
La función de distribución se realiza por medio de cuatro funcionarios: tres
funcionarios, llamados ruteros quienes se encargan de distribuir los
expedientes solicitados por consulta no programada y un funcionario quien se
encarga de las distribución de la consulta programada así como de la
recolección de todos los EM
El recorrido para distribuir y recolectar EM se inicia a las 6 AM para aprovechar
que el personal no ha ingresado y que hay pocos pacientes. Se hacen varios
recorridos al día a una misma consulta cuando estas son muy grandes, sin
embargo en otras sólo se va una vez al día como en el caso de Neonatología.
El último recorrido se hace a las 15 horas.
Comprende todo el núcleo central y los servicios médicos que se encuentran
en los alrededores, teniéndose que trasladar hasta 150 metros para distribuir o
recoger los expedientes de Psiquiatría lnfantil o Geriatría.
Los expediente son trasladados en un carro de madera con bastante capacidad
y sin ninguna tapa superior. El funcionario que empuja el carro debe tener
buena condición física porque el carrito es bien pesado.
Según se pudo observar, en algunas ocasiones, el funcionario deja el carro en
la acera de Geriatría y traslada a mano los EM de Psiquiatría lnfantil con el fin
de evitar el cruce de la calle con el carro, ya que pasan muchos vehículos.
También deja el carro, en la entrada principal de Consulta Externa para ir a
dejar expedientes a otras unidades.
Durante el recorrido que se hizo a las 7:30 AM, se observó que algunos de los
legajos que había distribuido en el primer turno, aún permanecían en los
pasillos o en una banca porque las secretarias no los ingresan a sus
respectivos cubículos, con el consecuente peligro de ser sustraídos.
Asimismo, cuando se visitó uno de los servicios (Urología) se tuvieron que
recoger un gran grupo de expedientes desparramados por el suelo que se
habían caído de la silla donde estaban colocados, también se encontró que lo
común es que las secretarias coloquen los expedientes en el suelo.
Durante el recorrido por todos los servicios, se evidenció que existe un déficit
de espacio en los cubículos secretariales que incide en la seguridad y en la
integridad del EM, ya que al no tener estantes acondicionados donde colocar
los EM mientras se brinda el servicio al paciente, los expedientes son
custodiados en el suelo, en pasillos y en bancas donde cualquier particular se
puede apropiar de un expediente con el consabido riesgo y responsabilidad
que eso representa para el HCG.
Asimismo, se evidenció que el EM está expuesto a otros factores que pueden
incidir en su deterioro como lo es la lluvia cada vez que el funcionario tiene que
atravesar la calle para ir del AC al núcleo central o a las otras unidades que se
encuentran en los alrededores del HCG.
En cada recorrido, el funcionario regresa al AC para descargar los recogidos y
volver a cargar el carro con los legajos de la respectiva Consulta Programada.
En una de esas llegadas al AC descubrió que le habían colocado nuevos
legajos de una servicio que ya había entregado y en consecuencia tenía que
volver a hacer el recorrido.
Se considera que la distribución y recolección de la consulta programada es
demasiado pesada para un solo funcionario y que además corre el riesgo de
ser atropellado en cualquier momento, pues el diseño del carro para transportar
los expedientes no es el más adecuado.
Consewacidn
Se refiere a la función de "arreglos" y a la microfilmación de los EM. "Arreglos"
consiste en modificar los datos en la carátula del EM, ya sea de apellidos,
nombres o números a solicitud de la Sección de Identificación y Afiliación por
medio de un formulario. La modificación se registra en el SIS en el campo de
observaciones indicando el nombre del funcionario y la fecha del cambio.
Además, se registra en un libro que es custodiado por el funcionario a cargo de
"arreglos".
También se puede cambiar la carpeta del EM por encontrarse deteriorada, en
este caso no se deja ningún registro del cambio. Durante esta labor, se detectó
que en una de las carátulas se había escrito "alérgicon, a pesar de que una de
las recomendaciones es que nunca se escriba nada sobre la carátula.
Durante la observación de este puesto de trabajo, el funcionario a cargo estaba
cambiando una carátula de un expediente con número de asegurado al cual le
agregó el cero, ya que esa es la última directriz. El número original de
asegurado era 2350-08-54, el número actual quedó como 02350-08-54.
La directriz que el funcionario sigue se encuentra escrita en un rótulo pegado
en la pared que dice:
"A partir del día 06-072004 los expedientes con número de
asegurado se harán con 9 dígitos, se le agregará un cero a la
izquierda".
Posteriormente, cambió una carátula con número de expediente de la siguiente
manera:
Número de cédula original: 1 728-09-1 7
Número actual: 10728-09-1 7
Cuando se le preguntó por qué en el primer caso habia colocado el cero
adelante y en el segundo caso, lo intercalaba, respondió que era porque en
este caso ya habia cero en el primer grupo de números. También dijo que se
suponía que ante cualquier duda era mejor consultar el Padrón Electoral, pero
que eso era un pérdida de tiempo porque habia que salirse del Indice para
ingresar al Padrón el cual no está actualizado. Además, él se había averiguado
con un conocido del Registro Civil donde agregar el cero cuando se trata del
número de cédula.
Se le preguntó si había recibido alguna directriz de cuál era el lugar donde
tenía que agregar el cero y respondió que no.
Otro caso que se observó fue la división de un expediente, ya que habían
documentos de dos pacientes diferentes que tienen el primer nombre igual así
como los dos apellidos, sólo que uno se llama Luis Carlos y otro Luis Armando,
uno nació en 1976 y otro en 1979, pero en el índice aparecían los dos
solamente como Luis. El asunto es que el paciente tenía una operación
ambulatoria y no lo querían atender por esa confusión que fue originada por los
mismos funcionarios del HCG.
Se puede anotar que en estos casos se está comprobando la hipótesis
expuesta de que un documento mal producido entorpece las etapas
subsiguientes del ciclo vital del documento.
Microfilmación
Desde el año 1989 existe un programa de microfilmación de los expedientes
pasivos, mediante el cual se han microfilmado aprox. 776 ml de expedientes
que datan desde 1965.
Para realizar esta labor se dispone de tres microfilmadoras y de tres
funcionarios. Sin embargo, estos funcionarios tienen que estar reforzando
constantemente a los compañeros del AC.
En el año 2004 se comenzó a microfilmar expedientes activos y además se
obtuvo presupuesto para disponer de soporte técnico mediante un contrato con
IFSA para dar mantenimiento a las microfilmadoras.
Sin embargo, no hay un programa establecido con objetivos claros que
evidencien el por qué de la microfilmacion. Se supone que el objetivo es
eliminar los expedientes microfilmados. Tampoco, existe un tratamiento
documental previo a la microfilmacion, lo único que se hace es depurar los EM
mediante la extracción de los exámenes muy viejos y de las hojas de
referencia, los cuales son reciclados.
Por otra parte, se observó que los documentos deteriorados son "arreglados"
por medio de cinta adhesiva.
Los rollos de microfilme se conservan en un pequeño depósito con
condiciones totalmente inadecuadas: luz solar directa, polvo, humedad, calor,
etc.
Base de datos Control de expedientes microfilmados
La base de datos, que fue diseñada por Erick Castillo del Centro de
Informática, está constituida por los siguientes campos: expediente, nombre,
rollo, ubicación ( no. de imagen), apertura, marca ( no se sabe para qué sirve
este campo).
5.2.3 Organizacidn del Expediente Médico
Por tener una tipología documental bien identificada, el EM no requiere de una
clasificación para su organización, sino solamente de la ordenación.
El método de ordenación seguido por los hospitales de la CCSS es el de dígito
terminal, simple o compuesto, siguiendo la recomendación que al respecto ha
dado la Organización Mundial de la Salud, por medio de la Organización
Panamericana de la Salud (1 991).
El método dígito terminal se aplica para archivar los EM identificados
numéricamente según los últimos dígitos del número. Este número se divide en
dos o tres grupos que se leen de izquierda a derecha.
Este método sirve para dividir la estantería en 100 secciones que se identifican
de la 00 a la 99, a su vez cada sección se divide en otras 100 divisiones que
también se identifican de la 00 a la 99 y dentro de cada división los dígitos
finales o terciarios se ordenan según la secuencia numérica correspondiente.
El número primario corresponde a la sección, el secundario a la división y el
terciario al número consecutivo. El número de identificación del expediente se
escribe separándolo en tres grupos de dígitos con un guión.
Ejemplo: El número 1458947 se escribiría 145-89-47
Entre las ventajas de ese método se pueden citar las siguientes:
Se archiva en forma más rápida y exacta.
Se reducen los errores de archivar porque se tienen que considerar sólo
dos o tres digitos a la vez.
La distribución de los EM en la estantería se da en forma pareja
Desventajas
Requiere de más tiempo el capacitar al personal.
Se debe planificar muy bien el espacio, ya que toda la estantería se usa
desde el principio.
En el AC no se describe la información que contiene el expediente, sino que se
utiliza el Módulo del SIS para la recuperación del nombre del paciente y de su
número de expediente mediante tres pantallas: Padrón General de Clientes que
es conocido como el índice; Digitalización que está integrada por los índices
digitalizados y el Padrón Electoral.
El Padrón de Clientes contiene, supuestamente, todos los pacientes activos del
HCG con sus datos de identificación, ubicación y adscripción.
"Digitalización" es el nombre que recibe la base de datos que contiene los
índices de los pacientes que fueron digitalizados. El índice es una boleta que
se llenaba cuando un paciente solicitaba los servicios del HCG. Cuando se
inició el desarrollo informática del HCG, se pensó en un primer momento en
digitar toda la información de los índices para lo cual se contrató una empresa,
sin embargo, la solución no funcionó porque era muy lenta y muy costosa.
Posteriormente, se contrató otra empresa para que digitalizara las boletas de
índice y poder capturar la información en el sistema. Sin embargo, no todas las
boletas fueron capturadas: unas debido a su deterioro y otras porque habían
sido trasladas a una bodega con los expedientes pasivos. En consecuencia,
muchos pacientes no aparecen inscritos pero si tienen expediente.
Otro problema que se detectó y que queda ejemplarizado en los casos 2 y 3
que se citaron en la fase de la creación del EM está relacionado con la fecha
de nacimiento de pacientes que aparecen como si hubieran nacido en 1800 y
tienen más de 200 años.
Lo anterior se debe a que la fecha de nacimiento se tuvo que asignar por
defecto debido a que en la boleta del índice no fue consignada, o estaba
colocada en otro campo o no se pudo capturar por estar muy deteriorada la
boleta.
El Padrón Electoral es una réplica del Padrón del Tribunal Supremo de
Elecciones cuya última actualización se realizó en julio del 2004.
Instrumentos descriptivos
Los instrumentos descriptivos sirven para recuperar la información de los
documentos, tal es el caso de la base de datos antes citada, pero también se
utilizan para el control del préstamo de los documentos y de su ingreso y
salida.
Control de ingreso de documentos
Se da básicamente con el ingreso de expedientes nuevos, documentos
denominados de carácter médico-social como exámenes de laboratorio, de
rayos x, biopsias e informes de trabajo social, y el reingreso de los expedientes
facilitados a los servicios médicos, la Dirección Médica y otros usuarios.
En el caso de los expedientes nuevos, el control de ingreso consiste en hojas
sueltas donde manualmente se escribe la fecha y el número del expediente.
Estas hojas se archivan en la Jefatura dentro de una carpeta. Ejemplo:
Lista de expedientes nuevos
1 1/10
1 02770 1 06
105490535
900220375
1 16960600
7005901 07
1 0534001 0
Al analizar la lista anterior, se nota que no han ninguna normalización para
levantar una instrumento que puede ser crucial para demostrar si un
expediente nuevo ingresó o no al AC: No se indica el año en la fecha y los
números de expediente no están escritos según lo estipulado en el método de
ordenación dígito terminal, "el número de identificación del expediente se
escribe separándolo en tres grupos de dígitos con un guión. ", con el fin de
localizarlo en forma rápida y exacta.
En relación los documentos de carácter médico- social, estos ingresan al AC
con sus respectivas listas con excepción de los exámenes de laboratorio, los
funcionarios las cotejan para garantizar que ingresaron y posteriormente las
conservan en un armario de madera por un tiempo no determinado
Los datos que se incluyen en esas listas dependen del laboratorio, pero los
básicos son el nombre del laboratorio y el número del expediente.
El control de los expedientes que reingresan al AC se da mediante la
anotación, en un libro, de los expedientes que se reciben de algunos servicios
médicos, no de la totalidad. Este control se lleva más que todo porque "las
secretarias de esos servicios son muy problemáticasn según el decir de los
funcionarios del AC.
Los servicios anotados y que se identifican bien en el libro son Emergencias la
Dirección Médica, jefaturas médicas, Quimioterapia, mientras que los EM de
Infectología, Neurocirugía, Farmacia, Geriatría, Gerencia de Pensiones,
Emergencias y Admisión se anotan con un encabezado que dice "Varios". En
algunos casos, los expedientes ingresan con su respectiva lista como las de
ingresos y egresos que se reciben de Admisión. Los datos que se anotan son
el nombre del servicio y el número del expediente.
También, algunas secretarias llevan un doble control, tal es el caso de Geriatria
donde el funcionario del AC tiene que firmar un cuaderno cada vez que recoge
los expedientes o en la Dirección Médica donde tiene que anotar los números
de los expedientes en un cuaderno y posteriormente firmar.
Como se puede notar existe una desconfianza manifiesta hacia el servicio que
brinda el AC en cuanto al control de los expedientes.
Otro control de salida e ingreso de los EM son las hojas del Registro de Citas
que contienen los siguientes datos: Nombre del servicio, nombre, código y
horario del médico, fecha y hora de la cita, nombre del paciente y número de
asegurado.
Por medio de ese registro, las secretarias de los servicios médicos solicitan al
AC la consulta programada.
Estas hojas se adjuntan a cada legajo de EM que son enviados a los servicios
médicos. Asimismo, cuando las secretarias devuelven los EM al AC adjuntan
la misma hoja.
Las deficiencias que se presentan con esas hojas es que al ser
cumplimentadas manualmente por las secretarias, en algunas ocasiones, las
letras son ilegibles, tienen múltiples tachaduras, se consignan números con
errores, los espacios entre los reglones son muy pequeños por lo que se da
una sobre escritura, circunstancias todas que inciden a la hora de preparar la
Consulta Programada en el AC.
Por otra parte, se supone que las secretarias deben reintegrar los EM al AC en
un legajo ordenado y con la hoja del Registro de Citas adjunta, sin embargo,
en la mayor parte de los casos los expedientes son devueltos desordenados.
Un hecho curioso es que algunas secretarias si devuelven los EM como los
recibieron del AC, pero los legajos son desintegrados por el funcionario del AC
encargado de recoger los EM de los servicios médicos. Cuando se le preguntó
porque hacía eso, respondió que era para rescatar las ligas, ya que estas se
escaseaban muy rápidamente.
Ante la situación antes planteada, el funcionario que recibe los EM no puede
cotejar si realmente están ingresando todos o no, de manera que recoge las
hojas, las archiva y las coloca en una estantería.
Estas hojas sólo son consultadas en aquellos casos en que un expediente es
declarado perdido para verificar a cual servicio médico fue enviado la última
vez que salió del AC.
Control de consultas en la Ventana de servicio al paciente
El control se da mediante la fórmula 020-93 que incluye los siguientes datos:
nombre del paciente, número del expediente, nombre del servicio médico, hora
de envio.
Sin embargo, el control no es efectivo debido a que el funcionario a cargo de
brindar el servicio no cumplimenta todos los datos como se pudo constatar
mediante la revisión de las fórmulas de enero a octubre. Los datos que se
acostumbra escribir son el nombre del servicio y la hora de envio.
Algunas fórmulas, las menos, si tenían todos los datos. Se deduce, por el
análisis de las letras se que fueron cumplimentadas por otros funcionarios que
en algún momento sustituyeron al titular del puesto.
En consecuencia, ese control no es confiable, ya que sus datos están
incompletos. Además, se considera que un dato importante es el tipo de
consulta que se hace, ya que esto serviría para tener una estadística sobre las
principales causas de consulta, la que a su vez serviría de retroalimentación al
AC para atacar esas deficiencias y mejorar su imagen ante el personal
hospitalarios y ante el paciente.
Control de consultas por el intercomunicador
Este control se hace mediante una pequeña boleta llamada "vale por
expediente1' identificada con el número 4-70-07-0880, los datos que contiene
son el nombre del paciente, el número de asegurado, la fecha, el nombre del
1 26
médico, el nombre de la recepcionista del servicio médico y el nombre del
auxiliar del Archivo que facilita el EM. Otro dato que se incluye en el vale es la
hora de solicitud del EM.
Sin embargo, el nombre del paciente nunca es cumplimentado, además se nota
que la boleta fue diseñada desde hace años porque todavía se consigna el
número de asegurado, en lugar del número de cédula.
En la actualidad, también existe la boleta automatizada, la cual ingresa
directamente al AC con todos los datos del paciente, incluyendo el nombre y la
hora. Esta es una de las ventajas de los servicios médicos que ya tienen la
agenda médica automatizada.
Los vales se agrupan diariamente para efectos de contabilizar las consultas
recibidas y luego se conservan en un armario por un tiempo no determinado, ya
que también funge como comprobante de que un EM fue dado en préstamo.
Control de pr6stamos
Este control se da por varios medios: el vale, la guía de localización, listas de
ingresos, solicitudes de EM para investigación.
El vale sirve tanto para controlar las consultas como comprobante de que el EM
fue entregado en el servicio médico debido a que la secretaria lo tiene que
firmar en el momento de la entrega del EM.
La guía de localización es el instrumento que se deja en la estantería en lugar
del expediente. Los datos que contiene son los siguientes: número del
expediente, nombre del paciente, fecha, destino, firma del responsable.
Sin embargo, los datos que se cumplimentan son los del número del
expediente, fecha y destino. Se revisaron varias guías y se comprobó que los
datos se cumplimentan deficientemente o no se cumplimentar del todo, a
saber:
La fecha no se consigna en forma completa: 27 8 4 (2710812004), 0518
(0510812004), 2 9 (02/0912004), 5 5 4 (05/05/2004)
En el destino, a veces se consigna el apellido del médico, el nombre o el
código del servicio: Comptis, Nefro, Alexandro, 26, 24, Vg, R Be, Antic, OS.
Sin embargo, el personal del AC aclaró que cuando se pone el nombre del
médico es porque el EM se sacó mediante Consulta Programada y que
cuando se le pone el código es que fue prestado por medio de vale,
consulta no programada.
Como se puede notar, no existe ninguna normalización para consignar los
datos en la guía, de manera que el control no es nada confiable y provoca que
la localización de los EM sea muy lenta cuando estos no aparecen.
Pero lo más grave es que no se exige la firma del funcionario que está sacando
el expediente del depósito, con lo cual no se pueden sentar responsabilidades
en los casos de EM extraviados o perdidos.
Otra deficiencia de la guía de localización es que está confeccionada en un
material muy suave por lo que se arruga fácilmente, encontrándose una gran
cantidad de ellas convertidas en un bodoque al fondo de la estantería,
impidiendo así conocer el destino de un EM, cuando este no aparece.
Durante los últimos meses, las guías de los EM nuevos o de los que se les
hace reconversión se están confeccionando automáticamente, de tal manera
que aparece el nombre del paciente y su número de expediente con un código
de barras.
Sin embargo, los lectores no están siendo utilizados, a pesar de que ya fueron
comprados seis aparatos que se encuentran guardados en sus respectivas
cajas. Cuando se preguntó cuáles eran las causas de que no se utilizaran, la
respuesta del coordinador fue que el Centro de Informática no ha terminado de
conectar el equipo necesario para su funcionamiento y que además, el lector
sólo funciona con los EM que están con número de cédula de 9 dígitos y que
no se dispones de personal para actualizar todos los EM.
Por su parte, el jefe del Centro de Informática expresó que el requisito para
instalar todo el equipo es que el AC tenga todos los EM con número de cédula
de 9 dígitos o por lo menos una gran parte, ya que no se pueden invertir en la
compra del equipo y sus implementos para que no sean utilizados con
economía y eficiencia.
Las listas de ingresos son recibidas directamente en el AC por medio del SIS,
ya que están automatizadas. Los datos que contienen son los siguientes:
Nombre del paciente, número de expediente, nombre del servicio y un número
que nadie sabe de que se trata.
Finalmente, las solicitudes de préstamos de los EM, por medio de listas o de
cartas, que se dan directamente en la Jefatura del AC, son archivadas en esa
jefatura.
En relación con esas solicitudes, se detectó que en muchas de ellas se
consignan mal los números de expedientes, ya sea porque dan el número de
asegurado, porque simplemente se consigna el número de cédula con los 7
dígitos o se consigna con los 9 dígitos pero con el cero mal ubicado.
En una solicitud de 25 expedientes para certificaciones de la Dirección Médica,
ocho de los números estaban malos. Según el parecer del personal del AC,
esa situación se da porque el vigilante que se encuentra a la entrada del área
donde se ubican las oficinas de la Dirección Mkdica y de otras jefaturas, es el
encargado de entregar el formulario a los pacientes, pero no da ninguna
directriz de cómo debe ser cumplimentada.
La situación antes descrita incrementa el trabajo del AC, ya que se tiene que
consultar constantemente el índice para verificar los números de expediente.
Otra deficiencia que se presenta, es que solicitan nuevamente los expedientes
que ya han sido enviados a la Dirección, por ejemplo se revisó una lista de 32
solicitudes de las cuales ya se habían enviado 24 expedientes en una lista
anterior.
Manuales de procedimientos y reglamentos
A pesar de que en las encuestas un alto porcentaje del personal opinó que
existen normas y procedimientos por escrito para realizar sus funciones,
cuando se preguntó por los manuales y reglamentos para revisarlos, la
respuesta por parte de los funcionarios fue que no había nada escrito y de las
jefaturas que en ese momento no sabían dónde estaban o que los habían
prestado.
Archivo de los instrumentos descriptivos
Un problema bastante serio que se detectó es que los instrumentos
descriptivos y sobre todo los de control, se encuentran dispersos por todo el
AC, ya sea en gavetas de escritorios, armarios o en la misma estantería, lo que
implica que si se quiere constatar algún dato y el funcionario a cargo no está,
se tienen que revisar las gavetas, dándose el caso de que puede ser que esté
o no. Asimismo, se evidenció que también existen problemas con los archivos
administrativos en las oficinas que fueron visitadas.
5.2.4 Sistema de Salud (SIS)
El Centro de Gestión de Informática se inició desde hace diez años. En un
principio se trabajó con Sybase, pero actualmente se trabaja con SQL. Entre
los módulos que ha desarrollado, se encuentran el de Identificación y Afiliación,
de Admisión (ingresos y egresos), de Emergencias, de varios laboratorios, de
Información de Pacientes y de Validación, entre otros. Para efectos de este
proyecto, se analizará solamente, el módulo de Identificación que es el mismo
que utiliza el Archivo Clínico.
Este módulo diseñado en 1998 para el ingreso de datos del paciente en el
"índicen, contiene tres pantallas denominadas como Identificación, Ubicación y
Adscripción. Además, contiene la base de datos de los índices digitalizados
con su respectiva imagen y el Padrón Electoral actualizado a Julio de 2004.
La pantalla de Identificación contiene los datos del paciente: tipo de
identificación, apellidos y nombre del paciente, fecha de nacimiento, edad
(dada por defecto), sexo, estado civil, código de nacionalidad y otros.
Los datos de Ubicación se relacionan con dirección, lugar de nacimiento,
patrono y actividad económica del paciente, entre otros. La pantalla de
adscripción contiene el número de asegurado, tipo de asegurado,
observaciones, fecha de emisión del carné y nombre del usuario del sistema.
De acuerdo con las directrices dada por el Centro de Informática, se deben
cumplimentar todos los campos, cada vez que se abre un expediente.
Sin embargo, se pudo constatar que en su gran mayoría los datos no son
ingresados, a pesar de que existe un manual del usuario, elaborado por el
Centro de Informática, que indica paso a paso qué se debe registrar en cada
caso.
Otra deficiencia que se detectó es que no existe una normalización para el
ingreso de los datos en el sistema, además de que no existe un control de
calidad sobre los datos ingresados. Ejemplos de casos:
Caso 1 :
Nombre Padre: Gregorio
Nombre Madre: Zoila
Dirección exacta: No indica
Observación 1 : 051 1211 975 WSL
Fecha emisión camé: 0511 211 975
Fecha expira camé: 051 1211 975
Caso 2
Fecha de nacimiento: 1 O/ 10/1800
Edad: 204 A
Observación 2: 08/07/77 JHE
Fecha emisión carné: 08/07/77
Fecha expira carné: 08/07/77
Caso 3
Nombre del paciente: Abarca Chacón Lindor Mar
Fecha de nacimiento: 10/10/1800
Edad: 204 A
Nombre Padre: Francisco Abarca
Nombre Madre: Lastenia
En este caso, se buscó al paciente en el Padrón Electoral y se encontró que ei
nombre es Lindor Mario
Caso 4
Observación 1: UROLOG/A ... MM ..... 20/06/2002
Observación 2: REFER ..... Hosp ..... GUAPiLES
Caso 5
Nombre del asegurado: BENEF XiVM
Observación 1 : 026 ..... DIGITADO ...... MM 29/102004
Caso 6
Fecha emisión camé: 2311 0/2000
Fecha expiración carné: 01 /02/1998
Observación 1 : Tiene expediente activo G. Vargas 23/10/2000
Caso 7
Nombre padre: CALVO. .. ..
Nombre madre: Emilce López
Observación 1 : DIG Mano Den ADM 16/08/02
Observación 2: CEDULA 60327978 HECHO POR CLUV 16-08-02
Fecha emisión camé: 17/08/2002
Fecha expiración carné: 26/06/2001
Usuario: ARCO01 funcionario del ARCH
Caso 8
Fecha emisión camé: 06/08/2004
1 34
Fecha expiración carné: 05/06/2001
Observación 1 : CEMG 30/07/1980 ADMlSlON CED EL 05/06/01
Observación 2: Se le cambió No. por arreglo de fólder JUVE 6/08/04
Caso 9
Nombre del paciente: Pérez Quesada Ana Gabrie
Observación 1 : GGRA 25/06/2004
Caso 10
Observación 1: HEL 03/02/2004 A.D. OJOS
Con los casos anteriormente expuestos, se puede apreciar que no existe
ninguna normalización para ingresar en forma completa, tanto el nombre del
paciente como el de sus padres o cónyuge, lo que dificulta el acceso al
expediente, con el consecuente perjuicio para el paciente como se anotará más
adelante. Tampoco, se ingresa la fecha de una manera única, a pesar de que
en el Manual del Usuario, se establece que en el campo de fecha, se debe
digitar el año completo.
Igual ocurre con el ingreso de información en los campos de "observacionesn,
ya que lo que aparecen son abreviaturas o siglas o simplemente jerga
hospitalaria. Otro caso digno de destacar es que en lugar de ingresar el nombre
del funcionario en el campo del usuario del sistema, solamente se escribe
"funcionario del archivo", con lo cual no se puede identificar al responsable del
ingreso de datos realizado.
Sin embargo, de acuerdo con el Reglamento del Expediente de Salud (RES)
estipula que el personal de REDES será responsable de que los datos
relacionados con el Expediente Médico "no contengan errores ni omisiones, por
lo tanto anotará su nombre ..."
El módulo de Identificación es utilizado por el Archivo Clínico para la
verificación de los pacientes y también puede ser utilizado por las
recepcionistas para solicitar los expedientes directamente al Archivo Clínico.
Sin embargo, se constató que muchas de ellas prefieren llamar a Identificación
o al Archivo para que les den los datos.
Hasta la fecha, se han automatizado cuatro servicios médicos: Nefrología,
Ortopedia, Endocrinología y Gastroenterología.
De acuerdo con la recepcionista de Nefrología, la experiencia ha sido muy
buena debido a que el sistema automáticamente asigna todos los datos del
paciente tanto en la agenda médica como en la impresi6n de los documentos
médicos. En consecuencia el margen de error es mínimo a la hora de
consignar los datos, con la excepción de que los datos hayan sido mal
ingresados.
Otra ventaja, es la economía de tiempo, lo que le permite realizar otras labores
con más holgura.
De acuerdo con el Jefe del Centro de Informática se cumple con la normativa
del Manual de Normas para los sistemas computarizados de la Contraloría
General de la República, a saber: niveles de seguridad y de acceso, respaldos
( se hacen dos por día) y manuales del usuario, entre otros.
5.2.5 Recursos Humanos
El recurso humano relacionado con el EM es diverso: médicos,
administradores, secretarias, oficinistas, mensajeros, etc. Pero para efectos de
este proyecto se analizarán únicamente los funcionarios del AC.
El personal del AC está conformado por un profesional 1, veinte auxiliares y
cuatro asistentes técnicos en Registros Médicos y Estadísticos 1, además de
dos oficinistas y tres mensajeros. Ver Descripción de puestos en el apéndice 5.
Al analizar las tareas de los puestos se determina en primera instancia que en
todos los puestos descritos, se enfatizan las funciones relacionadas con
registros estadísticos e informes estadísticos.
Solamente en la descripción del puesto de Auxiliar, se hace alusión a las tareas
de archivo, englobadas dentro de una única función y descrita en un renglón:
"Confeccionar, localizar, preparar, ordenar y archivar los expedientes de salud."
Curiosamente, la frase aparece en el puesto que se describe como "Ejecución
de labores auxiliares de Registros Médicos y Estadísticos, de naturaleza
sencilla" (el subrayado no es del original). (Manual de Puestos del HCG)
Se considera que esa descripcidn resume la problemática del EM, no sólo en el
HCG, sino en todos los hospitales del país: La administracidn del EM, un
documento vital para un hospital, es considerada como una labor auxiliar de
REDES y de naturaleza sencilla.
Según la obsewación directa de las distribución de la carga de trabajo en los
diferentes puestos, se considera que hay personal que sin tener ni el puesto
asignado ni los requisitos está realizando trabajo que no le corresponde, lo que
puede ser la causa de que algunos funciones no se ejecuten eficiente y
eficazmente.
También se observó que hay funcionarios que no cumplen a cabalidad con su
jornada de trabajo. Sin embargo, también se observó que hay personal que
realiza su trabajo con mística.
Por otra parte se considera que las funciones no están bien distribuidas, ya
que al analizar cada puesto de trabajo se encuentra que en muchos de los
casos sdlo se realiza una función en tiempo ordinario y vanas funciones en
tiempo extraordinario.
Finalmente, un componente que está relacionado con el recurso humano y que
incide directamente en el buen funcionamiento del HCG es la falta de
capacitación del personal hospitalario relacionado con el EM, ya que según las
encuestas realizadas, solo un 19 % de los funcionarios ha tenido algún tipo de
capacitación durante los últimos tres años.
5.2.6 Clima organizacional
A pesar de que el personal afirma en un 100 %, según el resultado de la
encuesta realizada en el AC, que les gusta su trabajo y que lo consideran muy
importante, se detectó que el clima organizacional no es bueno puesto que se
escuchan muchas quejas contra el sistema, sobre todo porque consideran que
sus puestos son muy bajos y que ganan mal.
Esa afirmación se ve reforzada con las respuestas que dieron los funcionarios
del AC en una encuesta realizada por Víctor Tenorio (2002), ante las preguntas
sobre el reconocimiento del desempeño del trabajo y sobre la oportunidad de
ascender en el AC: a la primera un 38.10 % respondió que sí, un 33.33 %
respondió que no y un 28.57 % respondió que parcialmente; a la segunda
pregunta un 71.43% respondió que no, un 19.05 % que sí y un 9.52 % que
parcialmente.
De igual modo, en la encuesta realizada para efectos de este trabajo, un 75%
del personal del AC opinó que los jerarcas del HCG no consideran importante
el trabajo del AC.
En cuanto a las relaciones laborales, un 41,87 opinó que hay solidaridad entre
los compañeros para realizar el trabajo y un 50% que existen buenas
relaciones personales.
Otro factor que puede incidir directamente en la desmotivación del personal son
las condiciones ambientales y estructurales del área de trabajo, factor que se
analizará en el apartado de los recursos materiales y de la infraestructura.
Además, se carece de un liderazgo motivacional por parte de las autoridades
inmediatas. Un factor importante que se debe enfatizar es que el coordinador
no tiene una jefatura real y efectiva.
Se notó que a pesar de que a ratos se da algún tipo de camaradería entre los
compañeros, el trato entre ellos es poco cortés y amable. El lenguaje que
utilizan, en algunas ocasiones es bastante fuerte. Hay muchos roces entre
ellos, sobre todo porque pareciera que algunos no cumplen con su trabajo y se
recargan en los otros.
Asimismo, se notó que en su mayoría los funcionarios se restringen a ejecutar
la función que les fue asignada y no son capaces de asumir ninguna otra
acción de algo tan sencillo como contestar el teléfono o atender la consulta de
algún funcionario externo, en ausencia del personal que tiene esas funciones.
Un ejemplo de esa actitud es que si no hay ningún funcionario de los que
archivan documentos médico-sociales, el teléfono puede sonar, sonar y seguir
sonando que ningún otro funcionario es capaz de contestarlo.
Otro ejemplo, se dio mediante una consulta telefónica sobre un expediente
extraviado que hizo la suscrita durante un fin de semana cuando hay un
funcionario a cargo de atender las solicitudes de EM y otros trabajando tiempo
extraordinario. Lo primero fue que hubo que llamar varias veces porque nadie
140
contestaba el tel6fon0, cuando finalmente alguien contestó, el responsable
andaba dejando unos expedientes en Admisión, la respuesta del funcionario
que atendió fue que llamara más tarde porque él estaba realizando otra labor y
no podia ni siquiera tomar los datos del EM que se estaba solicitando.
En otra ocasión, la suscrita estaba atendiendo la ventanilla cuando se presentó
una dama voluntaria de la Clínica del Dolor solicitando un expediente m6dico
que hacía nada lo habían devuelto con el mensaje de que se buscara en la
"mesa", la suscrita se dirigió a la mesa y preguntó al encargado de recibir los
expedientes si ese ya había ingresado. El encargado que estaba sentando,
sin hacer nada, respondió que había un funcionario encargado de esos
expedientes, pero que no estaba en ese momento, y que entonces le dijera a
alguno de los funcionarios que estaban buscando vales para que lo
localizaran.
Situaciones como las anteriores, se repiten todos los días, con excepción de
algunos funcionarios que siempre están dispuestos a brindar un mejor servicio.
Lo anterior demuestra que no hay ni una visón, ni una misión compartida, ya
que los funcionarios no tienen conciencia de que la actitud de ellos repercute
en la imagen del AC y a su vez en la imagen institucional.
5.2.7 Recursos materiales
El equipo y mobiliario está deteriorado, por ejemplo los escritorios, las sillas y
sobre todo los casilleros se ven viejos y en malas condiciones. Se considera
que el equipo no es adecuado para {as funciones que se ejecutan. Un ejemplo
es el carro de transportar expedientes muy mal diseñado, ya que es muy
rudimentario, pesado y difícil de manejar.
141
En cuanto al equipo informático, disponen de siete computadoras: una está
ubicada en la oficina del coordinador, dos en el área de trabajo de inclusión de
documentos, una en el Intercomunicador, una en un pasillo y otra en el
depósito, que no está siendo utilizada porque es para los lectores ópticos.
También hay otra ubicada en el área de microfilmación.
La estantería es de madera y aunque alguna tiene marcos metálicos, la
mayoría no es sólida y no está asegurada a las paredes ni al techo, lo que
representa un peligro para el personal del AC.
Además, no tiene las medidas estándares y está saturada lo que provoca un
serio deterioro de los EM así como un esfuerzo adicional cuando se trata de
archivar o de extraer un expediente. Debido a esa saturación, hay expedientes
colocados en el piso del depósito o colocados horizontalmente sobre otros
expedientes, lo que dificulta su localización, además de proyectar una imagen
de desorden.
También, hay expedientes pasivos, colocados en forma desordenada en los
últimos anaqueles, que se encuentran llenos de polvo y cubiertos de telarañas.
Por otra parte, los funcionarios no disponen ni de gabacha ni de guantes para
realizar su trabajo.
5.2.8 Infraestructura
El área destinada para el AC, se encuentra ubicada en un edificio antiguo
donde antes se estaba la Clínica Central, cuyas paredes son en parte de
cemento y en parte de madera. Tiene una extensión de 700 m2. El aspecto
general del local es descuidado y desordenado. Las paredes están pintadas de
anaranjado y rosado.
La distribución de las áreas es la siguiente: una ventanilla para atención del
público con espacio sólo para el que está atendiendo las consultas, la oficina
del coordinador, una oficina grande donde se ubican los funcionarios que
archivan los documentos médico-sociales, el encargado de las consultas de
admisibn, el funcionario que hace los "arreglosn y eventualmente, el funcionario
que depura expedientes.
También hay una oficina pequeña que es donde se atienden consultas por el
Intercomunicador. Dentro de un depósito, se encuentran dos escritorios y una
computadora ( que no se utiliza), en esta área trabajan los funcionarios de
Consulta Programada. Se debe señalar que trabajar en medio de los depósitos
es muy riesgoso, sobre todo porque la estantería del AC no es confiable.
Al final del depósito, se encuentra la sala de investigación que consta de varias
mesas donde los estudiantes u otro tipo de usuarios revisan los EM. Para
acceder a esta sala, los usuarios tienen que pasar por los depósitos.
Precisamente, en esta sala es donde se ubica la salida de emergencia con un
doble riesgo, ya que si se deja abierta cualquiera puede salir llevándose los
EM, pero si por garantizar su seguridad, esa puerta se cierra podría ser fatal en
caso de un incendio o de un terremoto. Otro falla que tiene esa sala es que
está rodeada de estantes que contienen los expedientes de los fallecidos.
Además de la salida de emergencia, el local tiene otras dos puertas al frente,
que se supone deben permanecer cerradas, una para ingresar a la oficina del
coordinador y otra por donde entran y salen los funcionarios del AC, así como
otros funcionarios del HCG que llegan a solicitar un expediente. El problema
más serio se da con la puerta que da directamente al depósito, ya que es por
ahí donde ingresa más gente durante todo el día.
En relación con la estantería, no se respetan las medidas mínimas entre
pasillos, lo que provoca un entorpecimiento en la ejecución de las labores, ya
que hay espacio para que pueda circular sólo una persona. Esta situación
provoca, a ciertas horas, un "cuello de botella", ya que hay funcionarios
sacando y archivando expedientes, archivando documentos, localizando
"clavos", etc.
En el centro del depósito se ubican los servicios sanitarios, que aparte del
peligro que representan, ofrecen un aspecto desagradable. Durante los dos
meses que se realizó la investigación, en dos ocasiones hubo inundaciones sin
ninguna consecuencia. Sin embargo, se considera que esto es sumamente
grave debido a que gran cantidad de expedientes, se encuentran en el suelo
por falta de espacio en la estantería.
Otro factor peligroso, es que el comedor del personal se encuentra ubicado
dentro del depósito, situación que del todo no es recomendable, ya que es un
peligro latente para los EM en caso de un incendio y también porque no es
saludable para el personal, así como se pueden generar plagas de cucarachas
y ratones.
La iluminación del local es fluorescente pero hay sectores muy oscuros debido
a que su mala ubicación. Un aspecto preocupante, es que la instalación
eléctrica está expuesta y su estado es de regular a malo.
La ventilación es inadecuada, ya que no hay ventanas por las cuales pueda
circular el aire.
En cuanto a la contaminación ambiental no se detectó que hubiera roedores,
insectos u otros agentes contaminantes. La limpieza del local se realiza todos
los días y nunca se fumiga.
Aunado a todo lo anterior, los funcionarios no disponen de un área donde
colocar su ropa, abrigos, etc. de manera que son colgados en ganchos que se
colocan pegados a las paredes, proyectándose aún más la imagen de
desorden.
Por su parte, el local donde se ubica la microfilmación presenta condiciones
más deficitarias que las del AC, como bien lo expresa (Vásquez, 2004)
"Las condiciones son deplorables, tanto en la parte sanitaria como de
apariencia. Es una construcción vieja de madera, con poca ventilación,
excesivamente caliente y con acumulación de polvo. Segun información del
personal, el Ministerio de Salud indiw que la condición es inhabitable. Por las
malas condiciones de estructura que presenta, no es posible ubicar más
expedientes, debido a que el piso no soporta más peso."
Además, la estantería está saturada y una gran cantidad de expedientes
microfilmados se encuentran acumulados y desordenados en el piso,
esperando la autorización para ser eliminados.
El AC dispone también de una bodega donde custodia los expedientes pasivos
en condiciones ambientales totalmente inadecuadas, ya que se da una
contaminación atmosférica y biológica terrible: polvo, roedores, cucarachas,
hormigas, hongos, etc, etc. Los expedientes se encuentran en una estantería
deteriorada y formando grandes montículos en el suelo.
En conclusión, el local del AC no reúne las condiciones mínimas de
conservación que garanticen la integridad física tanto del personal que allí
labora como de los EM. Ante esa situación, el HCG corre el riesgo de perder,
en cualquier momento, los 650.000 EM que tiene bajo su custodia y de los
cuales es el responsable directo para su adecuada conservación.
Además, la pésima distribución del espacio y la ausencia de áreas bien
delimitadas para la consulta, la ejecución de las funciones y el depósito de
documentos impiden que el trabajo diario se realice con fluidez. Lo anterior se
146
visualiza en los diagramas de cercanía y de relaciones que se elaboran a partir
de la observación directa de los puestos de trabajo. Ver apéndices 2 y 3.
6. Eliminación del expediente medico
El AC custodia una gran cantidad de EM que desea eliminar porque considera
que ya están pasivos o porque ya fueron microfilmados. Sin embargo, no hay
que perder de vista que ningún expediente puede denominarse pasivo mientras
el paciente está vivo, ya que en cualquier momento puede ser reactivado,
además cabe recordar que en la eventual valoración de los EM por parte de la
Comisión Nacional de Selección y Eliminación, esta decide que algunos de
ellos tiene valor científico cultural, aunque estén microfilmados, se deberán
conservar en soporte de papel.
Se debe recordar que la hipótesis de este trabajo es que al ser la Gestión de
Documentos un continum , si se falla en las primeras fases, las consecuencias
surgen en la última fase. Es decir, que si el EM no ha sido bien producido y
organizado resulta difícil su valoración documental.
Después del análisis realizado de las fases de creación y utilización del EM, en
las cuales se evidenció que existen serios problemas relacionados con la
administración del EM, se considera que su valoración representa un reto al
que se debe dar prioridad en el HCG.
Uno de los problemas más serios que se presenta con la valoración del EM es
que deber ser abordada por un equipo multidisciplinar, donde la opinión del
personal médico y de enfermería es fundamental para determinar cuáles
expedientes médicos o cuáles documentos de ese EM ameritan ser
conservados para efectos de investigaciones científicas. Sin embargo, el
Comité Local de Expedientes de Salud se reactivó hasta el mes de diciembre
de 2004, después de cinco años de permanecer inactivo.
En el caso del HCG, si se hubiera aprovechado la microfilmación, para rescatar
en la base de datos un breve resumen de las historias clínicas consideradas
pasivas y listas para ser eliminadas, se tendría un primer insumo para proceder
a su análisis y eventualmente poder solicitar su eliminación a la Comisión
Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.
Sin embargo, el principal escollo que tiene el HCG es que está al margen de la
Ley 7202 porque al no contar con un archivista no puede conformar el Comité
lnstitucional de Selección y Eliminación de Documentos, que es el encargado
de fijar la vigencia administrativa y legal de los documentos, de acuerdo con la
normativa vigente.
7. Administración del Archivo Clínico
Para que una unidad administrativa u operativa funciones, se requiere ejercer
funciones de administrador. De acuerdo con lo observación directa de las
labores del AC que se realizan cotidianamente, se concluye que existe una
inadecuada administración en esa unidad, ya que no se dan las funciones de
planeación, organización, liderazgo, desarrollo y control.
En cuanto a la planeación, se supone que esta se debe realizar con el fin de
lograr objetivos concretos relacionados con la visión y la misión.
Sin embargo, en el AC no se ha establecido ni su visión, ni su visión. En
relación con su objetivo general:
"Garantizar la custodia, la conservación, la confidencialidad y el manejo de los
expedientes de salud, de tal manera que con su oportuno acceso se brinde la
mejor atención médica a los clientes ambulatorios y hospitalizados."
Se constató que no se han establecido las metas a corto o a mediano plazo
para lograr el cumplimiento de ese objetivo. Por el contrario, en el AC se
trabaja al día, tratando de cumplir con el servicio inmediato, esto debido a que
el caos es la variable constante de la unidad: expedientes extraviados,
secretarias y médicos solicitándolos por todos los medios posibles, pacientes
malhumorados quejándose en la ventanilla, funcionarios del OIJ con una orden
de secuestro documental, estudiantes que necesitan revisar unos expedientes
que fueron solicitados con anticipación, pero que no fueron localizados a
tiempo, etc.
Se puede afirmar que la Única función planificada en el AC es la de la Consulta
Programada, y esto cuando los funcionarios son responsables, porque en
algunos casos, la preparan hasta el mismo día de su distribución, como se
pudo constatar cuando se hizo la observación directa de ese puesto de trabajo.
Otras labores como la "depuración" y la microfilmación se realizan cuando "hay
tiempo", ya que no existe un programa establecido con objetivos claros y
149
metas concretas que permitan el avance de esas dos funciones y que bien
ejecutadas podrían ayudar a resolver el problema tan grave de saturación de
los depósitos.
En cuanto a la organización, se debe recordar que es la capacidad de
administrar recursos con eficiencia, sin embargo en el AC se percibe que la
distribución del trabajo no está bien estructurado, ya que el personal está
dedicado a una función específica: archivar exámenes, cambiar carátulas,
recibir los EM, atender la ventana, localizar expedientes, fomentándose el
trabajo individual y aislado.
Si bien es cierto que también realizan otras funciones, estas se ejecutan en
tiempo extraordinario.
También se considera que, en algunos casos, el trabajo no está asignado al
personal idóneo, ya que si un mensajero está realizando labores de un auxiliar,
se corre un doble riesgo: que no ejecute bien el trabajo o que no se le pueda
exigir eficiencia, También, se da el caso contrario, que un auxiliar de REDES
esté realizando el trabajo de misceláneo.
En cuanto al liderazgo, definido como la capacidad de mantener, a la vez, la
moral alta del personal, tomar decisiones firmes y tener una visión clara, se
concluye que hay una falta de liderazgo, no sólo por parte del coordinador sino
también por parte de la Jefatura del REDES quien posee la autoridad real y
efectiva. En el AC, los que tienen la autoridad son los funcionarios, ya que
cada uno realiza el trabajo a su estilo, según el decir de ellos mismos.
Por su parte cuando se habla de desarrollo, se refiere al proceso de realizar
mejoras continuas para alcanzar una visión, es decir, establecer normas y
procedimientos de calidad para que el trabajo realizado sea cada vez mejor. De
hecho, muchas de las funciones que se realizan en el AC y en otras unidades
relacionadas con el EM, requieren de una mejora inmediata para evitar los
problemas relacionados con el ciclo vital del EM.
El control eficaz permite que un coordinador o un jefe sepa en todo momento lo
que pasa en su unidad. Sin embargo, en el AC se ha evidenciado, a través de
todo el análisis del ciclo vital del EM, que su mayor problema es la falta de
controles en las actividades y en los procedimientos, que impiden la
retroalimentación a las autoridades, para corregir los problemas sobre la
marcha y no permitir que estos se vuelvan parte del quehacer cotidiano de la
unidad.
Aunque este proyecto no contempla un estudio de la productividad, se
considera que la falta de una adecuada administración del AC tiene serias
repercusiones en su productividad, lo que implica que se tengan que pagar
grandes cantidades de horas extraordinarias para apenas salir con el trabajo
diario. Este factor, podría se el tema de otra investigación.
Como se analizó en las fases del ciclo vital del EM, el coordinador no dispone
de tiempo para administrar el AC, ya que se pasa todo el día tratando de
"apagar los incendios" que se desatan, sobre todo con el extravío de
expedientes.
Otro factor que puede incidir en la inadecuada administración del AC, es la
formación académica en registros médicos que se imparte en las universidades
privadas, debido a que si bien es cierto tanto el Plan de Bachillerato como en
el de Licenciatura se incluyen cursos relacionados con la Administración,
habría que analizar sus contenidos. Sin embargo, este podría ser tema para
otra investigación como lo sería la formación profesional en REDES y si esta
responde a las exigencias y retos de los archivos clínicos actuales.
V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
1. En relación con el contexto y la capacidad organizacional e informacional
del Hospital Calderón Guardia se concluye lo siguiente:
La atención al paciente es una prioridad en el HCG.
Los exámenes médicos son considerados de vital importancia en todos los
servicios.
Existe un desconocimiento casi total de la Ley 7202, de la Ley de
Simplificación de Trámites y de la Ley de Control Interno.
El EM no es considerado un activo importante para el hospital.
El personal considera que se debe realizar cambios en la gestión del EM
con el fin de brindar un servicio óptimo al paciente.
Existen planes operacionales de la gestión del expediente médico, pero que
no están integrados dentro de los planes estratégicos,
No existe un programa de capacitación.
Se está desarrollando una plataforma tecnológica, pero aún no se ha
concluido por falta de recursos materiales.
No existe ningún mecanismo para medir y evaluar la satisfacción del
usuario interno y externo en relación con la gestión del EM.
El personal considera que el servicio que brinda el Archivo Clínico es
regular.
2. En cuanto a la ubicación del Archivo Clínico dentro del contexto
organizacional y su ámbito de competencia, se concluye que:
El Archivo Clínico es una sección del Servicio de REDES que depende del
Área Administrativa, cuyo coordinador no ejerce una jefatura efectiva y real.
Las competencias, funciones y responsabilidades del coordinador no están
claramente definidas, a pesar de que el Reglamento General del
Expediente de Salud le confiere una serie de responsabilidades al Archivo
Clínico.
3. En relación con la planificación, creación, recepción, organización,
utilización, conservación y eliminación de los expedientes médicos para
determinar si existen mecanismos que aseguren la calidad, seguridad,
confidencialidad y continuidad de la información médica, las conclusiones son:
Existen nomas y procedimientos muy generales (algunos escritos y otros
verbales) para la organización, custodia, utilización, control y conservación
del expediente médico, pero no son utilizados porque el personal no los
entiende o no tiene interés en aplicarlos, lo que impide su recuperación y
acceso oportuno y produce un impacto negativo en la gestión hospitalaria y
en la atención al paciente.
No existen normas para el ingreso de los datos en el SIS como tampoco
controles de calidad que garanticen la confiabilidad de esos datos, lo que
repercute en las fases subsiguientes del ciclo vital del expediente médico.
Se ha iniciado el desarrollo de algunos controles para verificar la calidad de
los datos relacionados con el expediente médico, pero que no se ha
enfatizado sobre la importancia de crear datos correctos.
Las malas condiciones del equipo y mobiliario, las deplorables condiciones
ambientales y estructurales del local del AC representan un alto riesgo para
1 54
la seguridad e integridad tanto del personal del Archivo Clínico como de los
expedientes médicos, además de entorpecer la adecuada ejecución de las
funciones.
En el Archivo Clínico no se ejercen las funciones de planeación,
organización, liderazgo, desarrollo y control, lo que impide la búsqueda de
soluciones prácticas y compartidas con el personal para resolver el caos
que se vive diariamente en esa sección.
El inadecuado clima organizacional de la unidad tiene repercusiones
negativas en el personal y el buen accionar del servicio.
Recomendaciones
A continuación se mencionan las principales recomendaciones.
A corto plazo, se requiere que las autoridades del HCG :
Apliquen y difundan la normativa vigente relacionada con la administración
de archivos: Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y Ley 8292 de
Control Interno.
Apliquen y motiven al personal a aplicar el Reglamento General del
Expediente de Salud, en todo el hospital.
Establezcan políticas, procedimientos, sistemas y estructuras que aseguren
la administración del expediente médico con economía y eficacia.
Reconozcan que los expedientes médicos constituyen un recurso
estratégico para la óptima gestión hospitalaria.
Definan los roles y las responsabilidades del personal hospitalario,
en cuanto al rendimiento en la creación, utilización administración,
control y conservación del expediente médico.
Integren la gestión del expediente médico dentro de la planificación
estratégica del Hospital.
lmplementen los procedimientos adecuados para asegurar la
precisión, coherencia, claridad y actualidad de los datos relacionados
con la gestión del expediente médico.
lmplementen los mecanismos pertinentes que permitan identificar,
medir y supervisar los riesgos asociados con la gestión del
expediente médico.
lntegren el Comité lnstitucional de Selección y Eliminación de
Documentos de acuerdo con lo que establece el artículo 33 de la Ley
7202 con el fin de que se elaboren las tablas de plazos de
conservación de los documentos administrativos y financieros, pero
principalmente del expediente médico.
Acaten y difundan las directrices emanadas del Archivo Nacional
relacionadas con la administración de los documentos, tanto en
soporte electrónico como en papel.
Se comprometan a brindar los recursos necesarios para mejorar las
condiciones de la infraestructura, el equipo y el mobiliario del Archivo
Clínico de acuerdo con las directrices técnicas que establece el Reglamento
de la Ley 7202, a saber:
"Los archivos del Sistema, ... deberán tomar en cuenta para la
conservación de sus documentos, factores físicos, químicos y
biológicos que provocan el deterioro del documento en cualquier,
tales como humedad, temperatura, luz, contaminación
atmosférica, insectos, roedores, fuego e inundaciones, entre
otros. Para tales fines contarán como mínimo con locales
adecuados, estantería metálica, cajas libres de ácido para
guardar los documentos, equipo contra incendios, protección
contra inundaciones y deberán tener el cuidado necesario en el
manejo de los documentos." (Art.68)
Provean del equipo, mobiliario e infraestructura necesaria a las
recepcionistas o secretarias de los servicios médicos para que
puedan custodiar los expedientes médicos en condiciones idóneas.
Provean del recurso financiero al Centro de Informática para que en
el corto plazo se automaticen todo aquellos procesos relacionados
con la gestión del EM, dando prioridad a las recepciones de los
servicios médicos y a la Farmacia con el fin de optimizar la atención
al paciente.
Para la automatización de esos procesos se debe aplicar la última
directriz dada por el Archivo Nacional para el tratamiento de los
documentos electrónicos.
La jefatura de REDES y el coordinador del Archivo Clínico:
Elaborar planes estratégicos a mediano y largo plazo con el fin de
garantizar la administración de los expedientes médicos y un óptimo
servicio al paciente.
Establecer programas de trabajo con objetivos y metas claros y
cuantificables.
Redistribuir las funciones del Archivo Clínico con el fin de que el personal
sea polifuncional y aumente el rendimiento.
Propiciar el trabajo en equipo, bajo el liderazgo de aquellos compañeros
que tengan más experiencia y conocimiento de quehacer del Archivo
Clínico, pero sobre todo disposición de trabajo, para aprovechar las
habilidades y destrezas de cada funcionario.
Establecer canales de comunicación, tanto ascendentes como
descendentes con el fin de que haya una retroalimentación continua que
permita conocer las opiniones y sugerencias del personal del Archivo
Clínico.
Propiciar actividades culturales o de otra índole entre el personal de
REDES para fomentar la solidaridad y el trabajo en equipo.
A mediano plazo:
Se recomienda que las autoridades del Hospital Calderón Guardia implementen
el sistema institucional de archivos siguiendo los lineamientos estipulados en la
normativa vigente, con el fin dq garantizar una óptima administración de los
documentos administrativos, financieros y médicos, producidos o recibidos en
el ejercicio de sus funciones.
VI. PROPUESTA
El factor clave de la sociedad de la información está fundamentado en el
acceso y correcta utilización de la información, ya que esta última determina ¡a
eficiencia de los procesos productivos, la eficacia en la gestión de los recursos
y la competitividad en los mercados.
Asimismo, se dice que las instituciones o las empresas que quieran sobrevivir y
tener éxito en el nuevo siglo deben considerar la información como un recurso
productivo y un bien económico.
Por otra parte, cuando se habla de fuentes de información, la referencia
obligatoria son los archivos, las bibliotecas y los centros de documentación. Sin
embargo, esas unidades de información se han quedado relegadas debido a
una falta de retroalimentación oportuna que les permita responder con
herramientas eficaces y eficientes a los retos que se presentan en la inestable
y muy cambiante sociedad de la información.
En relación con la información administrativa se puede decir que es un recurso 4
dinámico y que su generación requiere del aporte de un sistema institucional de
archivos.
Los documentos deben ser generados de acuerdo con determinadas directrices
y políticas institucionales emanadas del archivo institucional, para lo cual no
solo se requiere de la ubicación adecuada del archivo en la estructura orgánica,
sino además del cumplimiento por parte de esa unidad de información de
determinadas funciones y roles que justifiquen su existencia misma y le den la
autoridad técnica que debe complementar a la autoridad formal.
En consecuencia, se propone que las autoridades del Hospital Calderón
Guardia implementen un sistema institucional de archivos siguiendo los
lineamientos estipulados en la normativa vigente, con el fin de garantizar una
óptima administración de los documentos administrativos, financieros y
médicos, producidos o recibidos en el ejercicio de sus funciones.
1. Modelo
El modelo responde a un sistema de información archivística institucional (SIAl)
que se encargará de administrar los documentos desde que se reciben en la
entidad hasta su respectiva salida, una vez finalizado el trámite
correspondiente.
El SIAl estará integrado por los archivos de gestión, el archivo central y el
archivo clínico.
1.2 Estructura organizacional
Para efectos de este trabajo se propone que el SlAl dependa de la Dirección
Médica, ya que se considera que es un área estratégica para el HCG, puesto
que va a controlar toda la información archivística institucional.
1.3 Misión
Sistematizar la información contenida en los documentos producidos y
recibidos por el HCG en el ejercicio de sus funciones para ponerla al servicio
de los clientes internos y externos con fines administrativos, financieros,
médicos, legales y probatorios.
1.4 Visión
Ser un sistema de información archivística que potencie el máximo provecho
del conocimiento institucional.
1.5 Administración del Sistema de Información Archivística lnstitucional
De acuerdo con la Legislación, Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivo y su
reglamento, el Archivo Central como rector del sistema de información
archivístka, tendrá las siguientes funciones, a saber:
a) Centralizar todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la
institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos.
b) Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las
políticas archivísticas de la institución respectiva.
c) Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y
facilitar el acervo documental de la institución. Asimismo, transferir a la
Dirección General del Archivo Nacional ¡os documentos que hayan cumplido el
período de vigencia administrativa.
ch) Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para
aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público.
d) Velar por la aplicación de políticas archivísticas y asesorar tbcnicamente al
personal de la institución que labore en los archivos de gestión y en el archivo
clínico.
e) Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del
archivo central y de los archivos de gestión de la entidad.
9 Los archivistas que laboren en el archivo central deberán asistir a la
asamblea general de archivistas, cada año.
g) Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo Nacional,
cuando sea necesario.
h) Integrar el comité institucional de selección y eliminación de documentos
i) Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos
autorización para eliminar documentos. El jefe formará parte de la Comisión, de
acuerdo con el articulo 32 de la presente ley.
j) Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional sobre el
desarrollo archivístico de la institución. Esta Dirección dará a conocer los
resultados a la Junta Administrativa del Archivo Nacional.
k) Entregar a la Dirección General del Archivo Nacional, según lo establezca el
reglamento, una copia de los instrumentos de descripción, en los que esté
registrada toda la documentación.
1) Cualquier otra por disposición de la Junta Administrativa del Archivo
Nacional.
1.6 Recurso Humano
Se requerirá contratar un profesional, preferiblemente con grado de licenciatura
y un diplomado en Archivistica para que se encarguen de implementar,
coordinar y dirigir el Sistema de Información Administrativa.
Para que el Archivo Central funcione adecuadamente se debe dotar de los
recursos materiales necesarios y de una infraestructura adecuada. Para tal
efecto véanse las recomendaciones que se dan en la propuesta para el Archivo
Clínico.
2. Subsistema de información médica
El Archivo Clínico constituye un unidad primordial para que la gestión
hospitalaria sea funcional, eficaz y eficiente, ya que es el custodio de los EM,
los cuales evidencian la asistencia prestada al paciente, así como sus
resultados.
En consecuencia, se requiere que sus funciones se encuentren bien
delimitadas y distribuidas con el fin de coadyuvar a las otras unidades
hospitalarias en una pronto y oportuna atención al paciente.
Para contrarrestar el inadecuado funcionamiento del AC del HCG, se propone
el siguiente modelo:
Sistema de información médic 1
Tratamiento Ordenaci6n
I Descripci6n Indización
Transferencia Valoración
Expedientes \ Información estructurada
Retro- alimentación 4 v
El AC será un subsistema del SlAl y tendrá bajo su responsabilidad la
administración adecuada de los expedientes médicos. Como todo subsistema
tendrá un ingreso, unos procesos y una salida.
El subsistema se alimentará con todos los documentos médicos que forman
parte del expediente médico así como aquellos propios de la gestión y
funcionamiento del Archivo Clínico.
2.1 Estructura del sistema
Para que el subsistema funcione con economía y eficacia y pueda facilitar la
información médica de forma oportuna y precisa se estructurará de la siguiente
manera:
Área de consultas: Se centralizará el ingreso de todas las consultas en una
sola área con el fin brindar el servicio en forma más ágil: Consulta programada,
Intercomunicador, Admisión, Listas, pacientes, exámenes, etc.
Esta área se encargará de recibir las consultas, verificar en el índice que todos
los datos estén correctos y después canalizarlas o distribuirlas hacia las otras
áreas.
Área de ingreso y egreso de expediente médicos: En esta área se
controlarán tanto los EM que ingresan como los que son enviados a los
servicios médicos y a las otras unidades hospitalarias.
Área de tratamiento documental: Ésta área será la encargada de localizar los
EM solicitados en el área de consulta, archivar los EM y los documentos
médicos, preparar la consulta programada, etc.
Área de conservación: En está área se realizarán tareas de preservación y
conservación documental, tales como el tratamiento de los EM deteriorados, la
revisión continua de los depósitos para detectar faltantes y la ubicación de EM
pasivos y la microfilmación
Cada área estará integrada por equipos de trabajo cuyo tamaño dependerá de
la complejidad y cantidad de trabajo, y cuyas cargas de trabajo estarán
distribuida equitativamente en razón del perfil de cada puesto. Los equipos
trabajarán bajo el liderazgo directo del Coordinador del AC. Estos equipos de
trabajo estarán rotando por períodos.
Área de administraci6n: estará integrada por el Coordinador del AC y su
secretaria.
2.2 Módulo de información automatizada
Se propone que el Centro de Informática desarrolle un módulo de gestión del
expediente médico que integre a las unidades relacionadas directamente con
su creación y utilización que permita dar un seguimiento al EM y controlar en
qué servicio se encuentra, si fue trasladado o ya fue devuelto.
Un ejemplo de cómo la automatización de algunos de los procesos
relacionados con el EM facilita su adecuada gestión, es la creación de una
plataforma de citas como la que funciona en el Hospital Nacional de Nillos.
El sistema que se desarrollará debe cumplir con los lineamientos dados por el
Archivo Nacional para la gestión de documentos electrónicos. Asimismo, se
deberán aplicar las normas internacionales de descripción documental ISAD-G,
ISAAR-CPF y la IS0860.
2.3 lnstalacidn y consewacidn
Por otra pa'te, para que el subsistema funcione se requiere que disponga de
los recursos materiales y de la infraestructura apropiada. En el caso del Archivo
Clínico es prioritario buscar otro local o remodelar completamente el actual. Los
elementos que se describen a continuación, con el fin de lograr una adecuada
instalación y conservación de los documentos, así como la seguridad del
personal, son obligatorios tanto para el archivo central como para el archivo
clínico.
La selección o adaptación de edificios y locales destinados como áreas de
depósito para archivos deberán cumplir con las condiciones de edificación,
almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que
garanticen la adecuada conservación de los documentos y la salud del
personal que labora en los archivos.
Lo más recomendable para el archivo central, es que se ubique en un solo
local. Esto facilita su gestión, un mayor control de los documentos y , economía
en su instalación. De igual modo se debe gestionar que el Archivo Clínico
cuente con el suficiente espacio para custodiar tanto los expedientes activos
como los pasivos.
Respecto a la ubicación, tanto del archivo central como del Archivo Clínico,
ambos deben estar cerca del núcleo central del HCG con el fin de racionalizar
su utilización. Nunca se debe ubicar un archivo en un ático o en un sótano,
tampoco por donde pasen conductos de aguas o tendido eléctrico, zonas altas
muy calientes o expuestas al sol, o donde haya mucha polución. Además, se
debe vigilar que en los locales no haya excesiva humedad.
2.4 Condiciones generales para un archivo clínico
Las condiciones que se deben considerar como básicas para la instalación del
archivo central y del Archivo Clínico son las siguientes: Seguridad, facilidad de
recuperación de datos, ahorro de espacio, economía de instalación y servicio, y
limpieza.
2.4.1 Seguridad
Un Archivo debe ser seguro, en consecuencia se deben considerar los
siguientes aspectos:
Externamente, el Archivo debe estar aislado de cualquier peligro que pudiera
amenazar la seguridad de los documentos, incluidos los incendios, las
inundaciones o los desastres naturales. Deberá disponer de equipos para
atención de desastres como extintores de Agua Micht . Las especificaciones
técnicas de los extintores y el número de unidades deberán estar acordes con
las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.
lmplementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes
equipos para la atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate del
personal y de las unidades documentales.
Se mantendrh un nivel de seguridad elevado dentro y alrededor del Archivo en
todo momento, por lo que las personas no autorizadas no podrán tener acceso
a los documentos en el depósito del Archivo.
El local debe ser ambientalmente seguro, como un lugar en donde los
documentos y el personal deben mantenerse en condiciones adecuadas.
Se requiere un mantenimiento continuo. los archivos deben permanecer
limpios: esto significa que los documentos que se encuentran en él deben estar
protegidos de daños causados por sus enemigos físicos como la suciedad, los
insectos o los roedores o de la infestación por hongos.
2.4.2 Áreas
Tanto el archivo central como el Archivo Clínico deben poseer cuatro áreas
bien definidas: Área administrativa, Área de trabajo, Área de consulta y
préstamos, Depósito y Área de servicios.
Área administrativa
Se refiere a la oficina del coordinador y la secretaria.
Área de trabajo
Es el área donde se ubicará el equipo encargado del tratamiento documental y
en donde se van a mantener los materiales, muebles y equipos necesarios
para la buena administración de los documentos.
De acuerdo con los estándares, cada persona que trabaja individualemente en
una unidad de información debe tener como minino un espacio de trabajo de 9
metros cuadrados.
Área de Consulta
Es el área de atención al público donde los clientes internos y externos podrán
realizar las consultas. Esta área deberá estar equipada adecuadamente de
acuerdo con las necesidades de los clientes.
Depósitos
Se considera que para el AC se requieren aproximadamente un área de 700
m2 . En el caso del archivo central, se debe tomar en cuenta la cantidad anual
de documentos que genera o recibe el HCG.
Los depósitos deben cumplir con los siguiente requisitos:
Las paredes, suelos y cielo raso deben ser de material no flamable.
El cableado eléctrico o de otro tipo deberá permanecer entubado.
Los niveles de luz artificial deben ser bajos. De igual modo, los niveles de
luz natural deben ser bajos e indirectos.
Los niveles de humedad relativa deben fluctuar entre un 45% y un 55%.
Debe existir un sistema de ventilación para evitar focos de humedad.
La temperatura debe fluctuar entre los 18O C y los 22O C.
Sólo tendrán acceso a los depósitos los funcionarios del archivo, o aquellas
personas que cuenten con previa autorización.
Es estrictamente prohibido fumar, comer y beber dentro de los depósitos.
1 70
Area de servicios
Se debe destinar un área para vestidores, balios y comedor que se encuentre
estratégicamente separada de las otras áreas del archivo con el fin de
garantizar la seguridad de los documentos. Ver apéndice 11.
2.5 Mobiliario
El mobiliario debe estar en función de los documentos. Todo mueble de
archivo debe garantizar siempre la buena conservación de lo que guarda.
La estantería debe ser metálica y tendrá una altura entre 2,20 metros y 2,30
metros, con una distancia mínima de 10 cm entre el suelo y el primer estante.
Los pasillos de circulación principal tendran de 1 .O0 a 1.20 metros de ancho y
los secundarios tendrán de 0.70 a 0.80 m.
Para el área de trabajo, se requiere de mesas grandes donde se puedan
manipular con facilidad los expedientes médicos.
Se debe diseñar carros especiales para la distribución de los expedientes, los
cuales se deben confeccionar con materiales que sean resistentes, durables y
livianos.
Conclusión
El sistema que se propone en este informe final de investigación puede servir
de modelo a todos los hospitales de la CCSS, en consecuencia se espera que
las autoridades del HCG realicen todas las gestiones necesarias con el fin de
administrar con economía y eficiencia su información archivística institucional y
al mismo convertirse en el primer hospital del país que se pone a derecho con
la normativa vigente en materia archivística.
Por otra parte, al tener su información archivistica organizada y estructurada, el
hospital podrá:
conducir la gestión hospitalaria de una manera ordenada, eficaz y
responsable,
dar coherencia, continuidad y productividad a las labores de la entidad,
responder a las exigencias legales y reglamentarias,
suministrar pruebas en caso de un litigio por mala praxis, violencia
doméstica, abuso de menores, etc.,
proteger los intereses y los derechos de los pacientes y del personal
hospitalario,
conformar la memoria documental institucional proporcionando evidencia
de las actividades que se realizan.
integrarse al sistema de información del sector salud brindando
información oportuna, precisa y confiable.
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APENDICES
1. Cuadro de variables
2. Encuesta de evaluación de capacidades
3. Encuesta de REDES
4. Encuesta del Archivo Clínico
5. Descripción de puestos
6. Diagrama de cercanías
7. Diagrama de relaciones
8. Cuadros de resultados
9. Gráficos
10. Plano de distribución actual del Archivo Clínico
11. Plano de distribución propuesta del Archivo Clínico
1. CUADRO DE VARIABLES
CUADRO DE VARIABLES
---- ' OBJETIVO
contexto y la cipac!dad organizacional e infoímativa
' del Archvc hlédico
---- --- ' VARIABLE DEFlNfClON I
--- CONCEPTUAL
- - txisencia ae t s la aescrip- manuales de ción de todas las pr~cpdrm!pnf~~ fgnc!~ner i! administrabvos actividades
, y operativos administrativas y l operativas de
una enQdad
Existencia de Se regulan las reglamentos funciones y
actividades y se establecen .---...-----,-- 8 c.a,,ui ,au.,iLa
Emisión de Son los p~!í?icas 11 !i!?eamien?9s 9
directrices criterios generales dictados por la autoridad supe1 iüi páia una buena erirnlnlctr-rinn
de los documentos
DEFlNlClON OPERACIONAL -
t n caso ae que exista se cQm/3?r1r^ C'? la teoría sobre registros mp¿d~cos y la legislación di¿!-iivi~tcd vigente
Encasodeque exista se comparara con la legislación . . , .. --m-., ,.-..,.- "1 L i I IV IJULU
vigente.
Encasodeque exista se comparará con la legislación archivisika vigente y con las p"ii"cas
por el Archivo Nacional y la CCSS.
/ INSTRUMENTAC~~Ñ i - -2
, ts~uaio ae ios manuales para Ao?orm.nsr si --.v. .. ,.-.
I ajustan a la ! realidad archwística 1 del Archivo !vlédicc Observación directa
1 Eñii evisks / Cuesbonarios
1 Estudio de los i apartados relacionados con la
1 adm~nistración de A?,?,, imnrrr?,r , " V L U I 1 IGI ,,,,a
1
1 Análisis del contenido ; de !as p~ ! i b~z t . ; t, I rectrices existentes i en el hospital y en la '
i CCSS 1
1 OBJETIVO 1 ESPEC~FICO --- -- - I Evaluar la ' planificación
CTDI'.P." I ---'-'.'
recepción orqanizaciotl
i ~ttl iZa~iÓn conservac!ón y ei~rr~irid~iwri ue
1 los expedientes mbrlirfic
---
1 VARIABLE 4- - -- - . -
, Lannaaa y nivei académico de¡ ni7cr-.nCai ^ r-,-- - - cargo de los archivos
I Canbdad del , equipo Y mobiliario
1 .,-,m,..-,Ae. ., ,e.- U J i Y l IUUU " ,va
' archi?/os
Métodos de ordenación
' aplicados
j Instrumentos j descripti\fos 1 . . L l : - - A - - I U U I ~ L ~ U U ~
CONCEPTUAL - - .
s e reriere a¡ - -
-p.-
D E F I N I C ~ ~ N S T R U M E N T A C I ~ OPERACIONAL 1 - - - .. - - - - -- .- - - -- 3e evaluara ae I Hnaitsis ae los cargo acuerdo con lo y de sus requisitos e nlto actakip~s Ig la 2ficina 7 - - ---- - - - legislación Recursos Humanos aíchivistr? vigente y las Polincas Cui uui driilas ue la CCSS 2004
Se refiere a los Se evaluará be arciiivadores. acuerdo con io escritorios. que establece el
v . . . L.,..-. A-.-Aq *.. -.. ccmpür,GGr;s. , ,,,, ,,, carpetas la Ley 7702 y las cfirr!erxes .\/ Pollbras coiganies. etc. Corporativas de
!a CCSS 2004
Cons~sfe en dis- Se evaluara de poneí los docii- acuerdo con lo mentos de acuer- que establece el do con una un!- Reglamento de
- - A -
U ~ U UI ueri pi t;'- id Ley i LUL Y Id
establecida nu- teoría sobre mere I~~~~ .-, .--.-. ,.- -&,.- -
-a - - - - medicos
Se refiere a los controles que se . --- - - - A
utiR~ai + pai a
recibo y envio de cnrrosnn!?Yenria prestarno y consulta de los documentos
Se evaluará de acuerdo con lo
~S~GL¡C¿C C ;
Reglamento de la Ley 7202 y la teoría sobre regisú-os medicos
1
OSservaciór~ directa en los puestos de tra- bajo
Observacióii directa en los puestos de tra- bap.
Observacitin directa i en los puestos de tra- 1 Laju 1
1
información estrucíu ra aeronciai piramidai
integrada poi los sistemas de iniormacion
OBJETIVO ESPEC~FICO
relacionados con !? .2 E-"
transacciones.
VARIABLE DEFlNlClON DEFlNlClON 1 INSTRUMENTACI~N CONCEPTUAL OPERACIONAL / --
controles operacionales, tácticos y estraiegicos.
Determinar si I Cantiaaa y Se reiiere al s e evaluara a r ] ~ o r m a 30 1 .u3 aei existe un siste- 1 calidad del número de acuerdo con lo i Manual sobre 719 l o i l f c r n ? ~ 1 equipo y de !as cimpukdoris g 7-e establece el 1 Normas Técnicas de ción ! aplicaciones sus P!an Estrat€gico i Control Interno automatizado ! informáticas caracteristicas en Tecnologias : relaovas a los en el Hospital así como a los de Información j sistemas de Calderón l sistemos 2001 -2005 de la i información Guardia ! -a--
¡ üperaiivos ~ ~ 3 3 . ! ¿-úrnputarizaOos
l utilizados y sus LCI y el i
apIicac.i~i?s .~ . , . r n h i r ~ ! : w - ~ . . - 1 1
SI evc?;uaí.& ds f 4G;r,G 2.;; c ; iSl 1
acuerdo con lo Manual sobre oue establece ei Piormas Técnicas de Pian EstraiSgico Control lnteino en Tecnolog~as relativas a los i3e inlormacion sis!emas ae 2001 -2005 de !a ~nformación --"c. uuuu
.-.A*+-., ,h.- ,-, , ,,uruli~ado~ LCi y el , MNTCISIC*
Políticas Son los Se evaluará de relativas al SIG Iineamientos o acuerdo con lo
criterios genera- que establece el les JiciaUüs por Flan Estrategi~o la autoridad en Tecnologías si~er!cr de !nformación
200 'l -2005 de la CCSS LCl y ei MNTCISIC*
Nrma 302 04 del Manual sobre Nor- mas Técnicas de ! Cur itr ui ir 11~1 I 1" I cia i- vas a los sistemas de información comouta- rizados
1
, 1 Ubicación de la Se refiere al nivel Se evafuara de 1 Norma 302 O6 del i Untdad lnforrná- jerarquico dentro acuerdo con lo hlanual sotjre l rica ae ia ennaaa que esraDiece ei iuormas i ecnicas s l Pian Estrateyico Control lnterrlo , , en Tecnoioy~as rel&!:as 2 '?S
I de Informacion sistemas de 1 200: -2005 de ia ~riformacion
CZSS computarizados LCI :/ e!
1 8 .. ,--,-.-. ---i I V I I V 1 bl.3lL
- - --- - - *LCI Ley de Control Interno ivii\jiSiSiS ¡V¡drl~dl suore ivornias Tecnrcas ae Zwiili WI iritei í i ~ I t.id!iVds d ids sisemas ue información computarizados
2. ENCUESTA DE EVALUACIÓN DE CAPACIDADES
Encuesta para evaluar la gestión del expediente medico'
El presente estudio tiene como objetivo medir el impacto que tiene la inadecuada gestión del expediente médico2 en el servicio a los pacientes y en la gestión hospitalaria ( costos, defensa en caso de mala praxis, estudios de patologías, compromisos de gestión, etc.) del Hospital Calderón Guardia (HCG)
En consecuencia, solicitamos su colaboración respondiendo a las siguientes preguntas:
l. Generalidades
Nombre del servicio o unidad administrativa donde trabaja:
Nombre de su puesto:
1) De acuerdo con su criterio, cuáles son las consecuencias de mayor impacto para su servicio que se presentan con la pérdida de expedientes médicos. Asigne un número de 1 a 4 dependiendo del impacto, 4 representa el mayor impacto y 1 el menor impacto:
( ) Diagnóstico, control o internamiento deficientes o tardíos. ( ) Aumento de trabajo en su unidad de trabajo. ( ) Aumento en los gastos del HCG. ( ) Desconfianza en los servicios de apoyo* y hospitalización. ( ) Mal servicio al paciente, mala imagen del hospital. Otros:
* Servicios de apoyo: Archivo Médico, laboratorios, idenüficación, admisión.
2) En el siguiente espacio, mencione cuáles son los principales problemas que se presentan en el servicio donde usted labora con la pérdida de expedientes médicos.
l El presente estudio forma parte de una investigación que se está realizando en el Archivo Cllnico para optar por el grado de Maestría en Gerencia en la Información que se imparte en la Universidad de Costa Rica. 2 La gestión del expediente médico se refiere a su creación, utilización, administraaón, conservación, de tal forma que involucra a una gran cantidad de oficinas administrativas y sewicioc médicos.
3) De acuerdo con su criterio, cuáles son las consecuencias de mayor impado para su servicio que se presentan con la pérdida de exámenes médicos. Asigne un número de 1 a 4 dependiendo del impacto, 4 representa el mayor impacto y 1 el menor impacto:
( ) Diagnóstico, control o internamiento deficientes o tardíos. ( ) Aumento de trabajo en su unidad de trabajo. ( ) Aumento en los gastos del HCG. ( ) Desconfianza en los servicios de apoyo y hospitalización. ( ) Mal servicio al paciente. mala imagen del hospital. Otros:
4) En el siguiente espacio, mencione cuáles son los principales problemas que se presentan en el servicio donde usted labora con la pérdida de exámenes m&icos.
Evaluación de capacidades en la Gestión del expediente médico A continuación se brinda una breve definición de cada ítem y cuatro opciones. Por favor, maque con una "x" la opción que usted considera refleja mejor la realidad del HCG.
II. Paciente Por favor, maque con una 'X" cuál es su criterio en relación con cada una de las afirmaciones que se hacen a continuación :
1. En el HCG, la atencidn del paciente es una prioridad en todos los servicios que se brindan.
2. Los expedientes médicos son considerados de vital importancia en todos los servicios tanto médicos como administrativos.
3. Los exámenes médicos son considerados de suma importancia en todos los procesos de salud.
4. El personal del HCG brinda un trato amable al paciente.
5. El paciente recibe una atencidn oportuna a sus necesidades médicas.
Sí
SI
Si
SI
Si
No
No
No
No
No
III. Contexto organizacional I
Cultura: Se refiere al reconocimiento de que el expediente media, es un activo estratégico para el buen funaonamiento del Hospital Calder6n Guardia (HCG) y para un óptimo servicio al paciente. l. El expediente médico no es un activo importante para el buen funcionamiento
del HCG y para un óptimo servicio al paciente. 2. Sólo algunos empleados consideran que el expediente médico es un
elemento vital para el buen funcionamiento del HCG y para un óptimo serviao al paciente.
3. La mayor parte de los empleados consideran que el expediente médico es un elemento vital para el buen funcionamiento del HCG y para un óptimo serviao al paciente.
4. Todas las esferas del HCG, incluyendo las altas autoridades, consideran que el expediente médico es un elemento vital para el buen funaonamiento del Hospital y para un óptimo servicio al paciente.
Gestión del cambio: Se refiere a los mecanismos que favorecen y permiten el cambio en la gestión del expediente médico para que se dé un buen funcionamiento del HCG y el óptimo servicio al paaente. l. No existen posibilidades para el cambio en la gestión del expediente médico
dentro de las políticas del HCG. 2. Las autoridades del HCG están conscientes de la necesidad de haoer
cambios en la gestión del expediente médico. 3. La Dirección del HCG se ha involucrado directamente para que se dé un
cambio en la gesüón del expediente médico para lo cual ha solicitado la colaboración de todas las partes involucradas directa o indirectamente con el expediente médico.
4. La Dirección del HCG ha previsto recursos suficientes con el fin de facilitar el cambio en la gestión del expediente médico, de tal forma que existe un presupuesto dentro de los programas de mejoramiento del HCG con ese propósito.
Herramientas: Son las políticas, directrices, normas y procedimientos para la óptima gestión de los expedientes médicos.
1. No existen politicas, directrices, nomas y procedimientos por escrito para la óptima gestión de los expedientes médicos. Cada empleado utiliza sus propios métodos.
2. Existen normas y procedimientos muy generales (algunos escritos y otros verbales) para la óptima gestión de los expedientes médicos, pero no son utilizados porque el personal no los entiende o no tiene interés en aplicarlos.
IV Capacidad Organizacional Competencias: Son las funciones, conocimientos, capacidades y comportamiento del personal que administra, utiliza y conserva el expediente médico .
1. Se desconocen las funciones, los conocimientos, capacidades y comportamiento que se requieren para el reclutamiento, selección y capacitación del personal que administra, utiliza y conserva el expediente médico.
2. Se está desarrollando un programa para un mejor reclutamiento, selección y capacitación del personal que administra, utiliza y conserva el expediente médico debido a que se han detectado deficiencias en el personal actual.
3. La mayor parte de las necesidades de capacitación del personal relacionado con la administración, utilización y conservación del expediente médico han sido resueltas mediante cursos cortos o mediante charlas de inducción.
4. Existe un programa de capacitación continua para el personal relacionado con la administración, utilización y conservación del expediente médico que induye cursos, autoaprendizaje. charlas, seminarios, etc.
( 1
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3. Existen políticas, directrices, normas y procedimientos por escrito para la bptima gestibn de los expedientes médicos y son aplicados por todo el personal relacionado con el expediente médico, en cada unidad de trabajo.
4. Existe un programa continuo de evaluacibn y actualkacibn de las herramientas para la bptima gesüón de los expedientes médicos, así como de la capaatación del personal para su adecuada aplicación.
tlntegación de la tecnología: Es el desarrollo de sistemas automatizados para I
I i o~timirar la gestión de los expedientes médicos en el Archivo Médico, ldenüficación, Admisión, Secretarias, etc.
1 1. No existe ninguna estrategia, ni plan de integración de la teuiologla para apoyar los procesos relacionados con la gesü6n del expediente médico.
2. Se está desarrollando una plataforma tecnd6gica para todo el HCG. pero aún no se ha concluido por falta de recursos materiales y por deficienaas en el personal informática.
3. Existe una arquitectura tecnológica que ha integrado casi la totalidad de las oficinas y servicios del HCG y que está acorde con las políticas establecidas en el Plan de Desarrollo Informática de la CCSS.
4. Existe un sistema de información automatizado con diferentes módulos que integran las funciones administrativas y operativas del HCG y que está acorde con el Plan de Desarrollo Inforrnático de la CCSS y con el Manual de Normas de Control Interno para los sistemas de información computarizados de la Contraloría General de la República.
Gestión del expediente ddico Planificación estatéaica: Se refiere a que la gestión del expediente médico está contemplada dentro delos planes operacionales-y estratégicos del HCG, de manera que existen recursos y controles para su aplicación.
1. La gestión del expediente médico no está contemplada dentm de los planes operacionales y estratégicos del HCG de manera que no existen recursos y controles para su aplicación.
2. Existen planes operadonales de la gestión del expediente médico pero no están integrados dentro de los planes operaciones y estratbgicos del HCG.
3. La gestión del expediente médico está contemplada dentro de los planes operacionales y estrat4gicos del HCG de manera que aparecen daramente identificadas su organización, necesidades, principales riesgos y un presupuesto asignado.
4. La gestibn del expediente médico se considera esencial dentro de la planificación estratégica del HCG, de manera tal que la planificacibn de la gesüón del expediente médico es elaborada por un grupo interdisciplinario.
Roles y responsabilidades: Se refiere a la medida en que los roles y las responsabilidades, en cuanto al rendimiento de la gestión de la gestibn del expediente médico, están daramente delimitados para cada una de las unidades o servicios vinculados con el exqediente médico: personal administrativos. médicos, enfermeras. personal del Archivo Médico, etc.
1. Los roles y las responsabilidades de los funcionarios relacionados con la gestión del expediente médico, no están claramente delimitados. La estructura organizacional no es apropiada para la buena gesüón del expediente médico.
2. Los roles y las responsabilidades, en cuanto al rendimiento de la gestión del expediente médico, están bien definidos pero no son bien mprendidos por los funcionarios. Hay algunos vados sobre la responsabilidad de médicos, enfermeras, secretarias, personal administrativo y del Archivo Médico.
3. Los roles y las responsabilidades, en cuanto al rendimiento de la gestión del expediente medico, están bien definidos y son bien comprendidos por los funcionarios.
4. Los roles, las responsabilidades y la estructura organizacional de la gestión de documentos son constantemente revisados y actualizados.
Gestión del riesgo: Se refiere a los mecanismos que permiten identificar. rnedír y supewisar los riesgos asociados con la gestidn del expediente médico, por ejemplo: pérdida de un expediente o de un examen, un posible incendio, pérdida o deterioro de microfilmes, inundaciones por bafios en mal estado, etc. l. En el HCG no existe ninguna medida oficial de gestidn del riesgo relacionada
con el expediente médico. 2. En el HCG se comienza a tomar medidas ofiaales para identificar, medir y
supewisar los riesgos asociados con la gestidn del expediente médico. 3. Los principales riesgos asoaados con la gestidn del expediente médico han
sido identificados y existen planes para contrarrestar esos posibles riesgos. 4. La gestidn de riegos relaaonada con los expedientes médicos forma parte de
la estrategia general de riesgo del HCG.
1 Gestión del mndlmlento: Se refiere a los resultados esperados por el HCG en relaadn con la creacidn, administraadn, utilizacidn y con&wacidn de los expedientes médicos (Gestidn del expediente médico). l. No existe ninguna medida para evaluar el rendimiento relacionado con la
gestidn del expediente médico. 2. La evaluacidn del rendimiento relacionado con la gestidn del expediente
médico se ha dado sólo en algunos sectores considerados prioritarios. 3. Las autoridades superiores del HCG han tomado medidas estratégicas para
evaluar el rendimiento relaaonado con la gestidn del expediente médico. 4. Las evaluaciones sobre el rendimiento de la gestidn del expediente médico
están integradas de lleno dentro de las prioridades del HCG y del Control Interno con el fin hacer cambios o mejoras en la gestidn del expediente.
Control de calldad: Se refiere a que existen procedimientos establecidos para asegurar la preasidn, la coherencia, la daridad y la actualidad de los datos relacionados con la gestión del expediente médico. l. El HCG no dispone de recursos que le permitan verificar la calidad de los
datos relacionados con el expediente médico, por ejemplo: nombre del paaente, número del expediente, etc.
2. Se ha iniciado el desarrollo de algunos controles para verificar la calidad de los datos relaaonados con el expediente médico, pero no se ha enfatizado sobre la importancia de m a r datos correctos relacionados con el expediente médico.
3. Existe un programa oficial para verificar la calidad de los datos relacionados con el expediente médico, en consecuencia la informaddn es precisa, coherente, completa y actualizada.
4. Existen programas correctivos para corregir rápidamente los errores detectados con la calidad de la informacidn mediante notmas internacionales.
Seguridad: Se refiere a las medidas adoptadas para garantizar la proteccidn de los sistemas de informaadn relacionados con la gestidn del expediente médico contra el acceso, utilizacidn, modificacidn y destruccidn no autorizada. l. El HCG no dispone de medidas que garanticen la proteccidn de los sistemas
de informacidn relacionados con la gestidn del expediente médico contra el acceso, utilizaadn, modificación y destrucción no autorizada.
2. Las medidas de proteccidn de los sistemas de informaadn relaaonados con la gestidn del expediente médico contra el acceso, utilizacidn, modificacidn y destruccidn no autorizada no han sido aplicadas de forma coherente y sistemhtica.
3. Existen procedimientos y controles establecidos para garantizar la proteaidn de los sistemas de informacidn relacionados con la gestidn del expediente médico contra el acceso, utilizacidn, modicaadn y destruccidn no autorizada.
4. Los procedimientos y controles estableados para la proteccidn de los sistemas de informacidn son revisados regularmente para verificar su efectividad. Además, existe un plan de medidas corredivas que son aplicadas de inmediato cuando se detecta alguna falla de seguridad.
1 Continuidad operacional: Se refiere a la existencia de planes de ememencia aue 1 1 permitan la re&peración oportuna de los datos en caso de que falle el sistema de información relaaonado con la gestión del expediente m6dico con el fin de que sigan brindando los servicios de laboratorio, idenüficaaón, admisión, verificación del número de expediente, etc.
1. El HCG no dispone de planes de emergencia que permitan la recuperación oportuna de los datos en caso de que falle el sistema de información relacionado con la gestión del expediente médico.
2. En algunas unidades relacionadas con la gestión del expediente médico han elaborado planes de emergencia que permiten la recuperación oportuna de los datos en caso de que falle el sistema de informaaón.
3. El HCG dispone de una estrategia precisa para la recuperación oportuna de los datos en caso de que falle el sistema de información.
4. HCG dispone de planes y mecanismos idóneos para continuar funcionando en caso de aue falle el sistema de informaaón relacionado con la nestión del expediente médico.
- Conformidad: Se refiere a las medidas que se han dado para que todo el personal relacionado con la gestión del expediente médico conozcan las leyes y normativas vigentes y actúen según lo estipulado en esas leyes y normativas, por ejemplo: la Ley 7202 del Sistema Naaonal de Archivos y su Reglamento, Ley de Control Interno, Ley de Simplificación de Trámites, Reglamento del expediente de salud, etc.
1. El HCG no dispone de mecanismo que le permitan verificar que el personal relacionado con la gestión del expediente médico está cumpliendo con las leyes y normativas vigentes.
2. El HCG ha iniciado un programa para dar a conocer las leyes y normativas relacionadas con la gestión del expediente m6dico.
3. Existen mecanismos para verificar que el personal relacionado con la g e n del expediente m6dico está cumpliendo con las leyes y normativas vigentes.
4. Existe un programa institucional que permite verificar regulamiente que el personal relacionado con la gestión del expediente médico está cumpliendo con las leyes y normativas vigentes, así como tomar medidas correctivas oportunas cuando se detecta alguna irregularidad.
1 Perspectiva del usuario 1 Satisfacción del usuario: Se refiere a los mecanismos que permiten medir y evaluar 1
1 la satisfacción del usuario interno y externo en relación con la gestión del expediente m6dico.
1. No existe ningún mecanismo en el HCG para medir y evaluar la satisfacción del usuario interno y externo en relación con la gestión del expediente m6dico.
2. Ocasionalmente, se realizan sondeos para medir y evaluar la satisfacción del usuario interno y externo en relación con la gestión del expediente maico.
3. Se han estableado mecanismos oficiales dentro del HCG para medir y evaluar la satisfacción del usuario interno y externo en relaaón con la gestión del expediente médico. L o s resultados de la evaluación se toman en cuenta para aplicar medidas correctivas.
4. Existe un equipo o comit6 que constantemente mide y evalúa la satisfacción del usuario interno y externo en relación con la gestión del expediente médico con el fin de responder eficaz y eficientemente a las quejas de los usuarios.
Satisfacción del usuario Interno: Se refiere al grado de satisfacción que tiene el usuario interno ( personal m6dico y administrativo) en relación con el desempeño del Archivo M6dico.
1. El grado de satisfacción es defiaente. 2. El grado de satisfacción es regular. 3. El grado de satisfacción es bueno. 4. El grado de satisfacción es muy bueno.
3. ENCUESTA DE REDES
Encuesta para evaluar la gestión del expediente médico' REDES
El presente estudio tiene como objetivo medir el impacto que tiene una inadecuada gestión del expediente médico en el servicio que se brinda a los los pacientes y en la gestión hospitalaria ( costos, defensa en caso de mala praxis, estudios de patologías, compromisos de gestión, etc.) del Hospital Calderón Guardia (HCG)
En consecuencia, solicitamos su colaboración respondiendo a las siguientes preguntas:
l. Generalidades
Nombre del servicio o unidad administrativa donde trabaja:
Años que tiene de trabajar en ese servicio o unidad:
Nombre de su puesto:
1) De acuerdo con su criterio, cuáles son las consecuencias de mayor impacto para su servicio que se presentan con la pérdida de expedientes médicos. Asigne un número de 1 a 5 dependiendo del impacto, 4 representa el mayor impacto y 1 el menor impacto:
( ) Diagnóstico, control o internamiento deficientes o tardíos. ( ) Aumento de trabajo en su unidad de trabajo. ! ) Aumento en los gastos del HCG. ( ) Desconfianza en los servicios de apoyo* y hospitalización ( ) Mal servicio al paciente, mala imagen del hospital. Otros:
* Servicios de apoyo: Archivo Médico, laboratorios; identificación, admisión
2) En el siguiente espacio, mencione cuáles son los principales problemas que se presentan en el servicio donde usted labora con la pérdida de expedientes médicos.
l El presente estudio forma parte de una investigación que se está rea!izando en el Archivo Clínico par optar por el grado de Maestría en Gerencia de la Información de la Universidad de Costa Rica. Encm02
3) De acuerdo con su criterio, cuáles son las consecuencias de mayor impacto para su servicio que se presentan con la pérdida de exámenes médicos. Asigne un número de 1 a 5 dependiendo del impacto, 5 representa el mayor impacto y 1 el menor impacto:
( ) Diagnóstico, control o internamiento deficientes o tardíos. ( ) Aumento de trabajo en su unidad de trabajo. ( ) Aumento en los gastos del HCG. ( ) Desconfianza en los servicios de apoyo y hospitalización. ( ) Mal servicio al paciente, mala imagen del hospital. Otros:
4) En el siguiente espacio, mencione cuáles son los principales problemas que se presentan en el servicio donde usted labora con la pérdida de exámenes médicos
II. Paciente Por favor, marque con una "X" cuál es su criterio en relación con cada una de las afirmaciones que se hacen a continuación :
1. En el hospital. la atención del paciente es una prioridad en todos los servicios que se brindan.
2. Los expedientes médicos son considerados de vital importancia en todos os servicios que se brindan al paciente.
3. Los exámenes médicos son considerados de suma importancia en todos os procesos de salud.
1. El personal del HCG brinda un irato amable al paciente.
J. El paciente recibe una atención oporiuna a sus necesidades rnédicas.
Evaluación del ciclo de vida del expediente médico. Por favor, marque con una "x" la opción que usted considera acorde con la reaiidad del HCG.
1 III. Contexto organizacional I i l l 1 l. ¿Considera usted que el expediente médico es un elemento
importante para el buen funcionamiento del Hospital Calderón Guardia (HCG) y para un óptimo servicio al paciente?
2. ¿Considera usted que se deben realizar cambios en la elaboración. utilización y conservación del expediente médico para que se dé un buen funcionamiento del HCG y un óptimo servicio al paciente?
3. ¿Cree usted que las autoridades superiores del HCG reconocen que el expediente médico es un elemento importante para el buen funcionamiento del Hospital.
1 Observaciones: Si desea hacer alguna observación. por favor utilice una hop l adicional
I j
1 -- -- ! ) IV Capacidad Organizacional 1 j ! 1 1
l. ¿Conoce usted cuáles son las objetivos de su unidad de tabajo? 2. ¿Considera usted que las funciones y las responsabilidades en su
unidad de trabajo están claramente definidas y conocidas por todos los empleados?
3. ¿Conoce usted cuáles son sus funciones dento de su unidad de tabajo?
4. ¿Ejecuta usted fielmente sus funciones? 5. ¿Ha recibido usted capacitación para realizar su tabajo durante los
últimos 3 años?
Observaciones: Si desea hacer alguna observación, por favor utilice una hoja 1 l . . i adicional i
I l +--
V. Creación, recepción y reunión del expediente médico
Existen políticas, normas y procedimientos por escrito para la ejecución de las siguientes actividades o funciones:
Identificar a los pacientes. Verificar la identidad del paciente cuando aparecen dos o más pacientes con el mismo nombre y apellidos. Aperiura del expediente médico. Digitar los datos en el sistema de información del cíente ( índice) Cambiar el número de asegurado por el número de cédula en el índice y en el expediente. La colocación del "cero" para que el número del expediente sea de 9 digitos. Llenar las agendas médicas. Llenar las soliciiudes de exámenes.
I
/ Observaciones: Si desea hacer alguna observación. por favor utilice una hoja i adicional i
--
VI.Conocimiento de la normativa vigente ¿Conoce usted las siguientes leyes y normativa relacionadas con la adecuada gestión del expediente médico?
a. Manual de Normas y Procedimientos del Archivo Médico. b. Reglamento General dei Expediente de Salud c. Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos d. Ley de Control Interno e. Ley de Simplificación de Trámites
4. ENCUESTA DEL ARCHIVO CL~NICO
Encuesta para evaluar la gestión del expediente médico' Archivo Clínico
El presente estudio tiene como objetivo medir el impacto que tiene una inadecuada gestión del expediente médico en el servicio que se brinda a los los pacientes y en la gestión hospitalaria ( costos, defensa en caso de mala praxis, estudios de patologíasl compromisos de gestión, etc.) del Hospital Calderón Guardia (HCG)
En consecuencia, solicitamos su colaboración respondiendo a las siguientes preguntas:
l. Generalidades
Nombre del servicio o unidad administrativa donde trabaja:
Anos que tiene de trabajar en ese servicio o unidad:
Nombre de su puesto:
Por favor, marque con una "X" cuál es su criterio en relación con 1 cada una de las afirmaciones que se hacen a continuación : 1 !
i _5__-- 1. En el hospital, la atención del paciente es una prioridad en todos los ! Sí No
i servicios que se brindan. 1 i
I
2. Los expedientes médicos son considerados de vital importancia en todos Si los servicios que se brindan al paciente. 1
l !
3. Los exámenes médicos son considerados de suma importancia en todos 1 Sí los procesos de salud. 1
l 4. El personal del HCG brinda un tato amable al paciente. ' Sí No 1 l
5. El paciente recibe una atención oportuna a sus necesidades médicas. j I Sí 1 No
' El presente estudio forma parte de una investigación que se está realizando en el Archivo Clínico para optar por el grado de Maestría en Gerencia de la Información de ¡a Liniversidad de Costa Rica. Encm03
Evaluación del ciclo de vida del expediente médico. Por favor, marque con una "x" la opción que usted considera acorde con la realidad del HCG.
: III. Contexto organizacional 1
I l I
1. ¿Considera usted que el expediente médico es un elemento importante para el buen funcionamiento del Hospital Calderón Guardia (HCG) y para un óptimo servkio al paciente?
2. ¿Considera usted que se deben realizar cambios en la elaboración, utilización y conservación del expediente médico para que se dé un buen funcionamiento del HCG y un óptimo servicio al paciente?
3. ¿Cree usted que las autoridades superiores del i lCG reconocen que el expediente médico es un eiemento importante para el buen funcionamiento del Hospital.
i ! Observaciones: Si desea hacer alguna observación. por favor utilice una hoja 1 l l j adicional i 1 i
-- --- - - -- -L.- , IV Capacidad Organizacional i 1 7 I
! 1. ¿Conoce üsted cuáles son las objetivos de su u i r a d de tabajo? 1 2. ¿Considera usted que las funciones y las responsabilidades en su
j unidad de trabajo estan claramente definidas y conocidas por todos I los empleados? j 3. ¿Conoce usted cuáles son s ~ i s fiinciones dento de su unidad de
tabajo? 1 4. ¿Ejecuta usted fielmente sus funciones? 1 5. ¿Ha recibido usted capacitación para realizar su tabajo durante los
últimos 3 años?
1 Observaciones: Si desea hacer alguna observación. por favor utiiice una hoja 1 1 adicional
p.-- --+- b 1
j V. Creación, recepción y reunión del expediente médico l í ! Existen polí8cas. normas y procedimientos por escrito para la ejecución de las siguientes actividades o funciones:
Identificar a los pacientes. Verificar la identidad del paciente cuando aparecen dos o más pacientes con el mismo nombre y apellidos. Apertura del expediente médico. Digitar los datos en el sistema de información del cliente ( iridicej Cambiar el número de asegurado por el número de cédula en el indice y en el expediente. La colocación del "cero" para que el número del expediente sea de 9 dígitos. Llenar las agendas m6dicas. Llenar las solicitudes de exámenes.
Observaciones: Si desea hacer alguna observación, por favor utilice una hoja j adicional I
1
1 IX. Capacitación I
1 .¿Ha recibido usted algún tipo de capacitación para realizar su trabajo? l I
j 2. Si ha recibido capacitación, por favor anote el tipo de capacitación recibida
/ a) cursos b)autoaprendiraje c)charlas d) seminarios I \ / 3. ¿Recibe usted instrucciones de la jefatura del Archivo para realizar su
/ ( 4 Si usted recibe insirucciones. indique por favor la forma de recibir esas 1 instrucciones. j 1 1 a) verbal b) circulares c) reuniones 1
!
1 2. ¿Le gusta el trabajo que usted realiza? I
i i j
3. ¿ Cree usted que los jerarcas del HCG consideran que el irabajo del Archivo Clínico es muy importante?
/ X. Motivación ' 1 .¿ Considera usted que su irabajo es muy importante para el buen servicio a
i 4. ¿Cree usted que los funcionarios del Archivo Clínico son solidarios cuando 1 realizan su irabajo? 1
I
, Sí i No
1 5. ¿ Existen buenas relaciones entre los funcionarios del Archwo Clínico 1 Sí 1 No
1 los pacientes? I i I 1
Si desea realizar alguna observación o comentario adicional, utibce este espacio
MUCHAS GRACIAS POR SU COLABORACIÓN.
5. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
CUADRO DE PUESTOS DEL ARCHIVO CLlNlCO
PUESTO EN REDES
Jefatura REDES
Profesional 1 :Coordinador
Ysistente técnico 1
Suxiliar
TAREAS
Supervisar la adecuada ejecución de las labores de las unidades que integran REDES. Elaborar el Plan Anual Operativo y la Formulación Presupuestaria. Cumplir con los objetivos de Compromisos de Gestión. Revisar y refrendar bs movimientos de personal (vacaciones, permisos. sustituciones. etc.) Parbcipar en el proceso de selección del personal. Velar por el uso racional del tiempo extraordinario, Coordinar la realización de Cursos para auxiliares en REDES Asignar, coordinar. supervisar y controlar las labores del AC Evaluar los sistemas y métodos de $abajo así como el rendimiento personal. Planear las necesidades de equipo y espacio para asegurar las condiciones adecuadas del AC . Establecer controles de calidad del proceso de archivo con el fin de ofrecer un servicio eficiente. Velar porque las actividades se realicen de manera regular y eficiente, por la disciplina de personal y por el estricto cumplimiento de todos los aspectos de carácter técnico y administrativo del AC. Realizan las mismas funciones que los auxiliares, además de otras funciones de cierta complejidad.
--
Realizar la admisión formal de los pacientes a la consulta. Identificar pacientes mediante los documentos establecidos. Confeccionar, localizar, preparar, ordenar y archivar los EM. Comunicar la admisión de pacientes a los diferentes servicios, Anotar en la hoja de evolución el nombre del médico. fecha de consulta y nombre de la especialidad. Recolectar los datos y llevar el control de los informes estadísticos diarios y mensuales de los diferentes servicios y unidades. Llevar el índice de pacientes y el control de citas. Obtener de los expedientes médicos. los datos estadísticos de consuita externa y de hospitalización. - - ---. - .. .. ..
REQUISITOS-
Licenciatura en REDES
3achiIer en Enseñanza Media iaber aprobado el :urso de Registros viédicos y Estadísticos que imparte la CCSS --A
3achiller en Enseñanza vledia iaber aprobado el :urso de Registros ulédicos y Estadísticos lue imparte la CCSS
6. DIAGRAMA DE CERCAN/AS
1 RECLPCM~U 7 snriros
3 ENRIQUECIMI!EMO 9 CONSULTA PROGRA
4 0~P6ur0 10 SACA DE ESTUom 6 COMED~R 14 LaCKERS
18 ADMISM~N
ARCHIVO CL~NICO
HOSPITAL CALDER~N G.
NOV, 2604 M.T. SERM~~DEZ
7. DIAGRAMA DE RELACIONES
M ESA €GRES0
DIAGRAMA DE RELACEONES ARCHIVO CUNICO HOSPITAL CALDER~N G.
NOV. 2004 M,T, 8ERMlJDEZ
8. CUADRO DE RESULTADOS
Resultados de la encuesta de REDES
Esta encuesta se hizo en las unidades de Admisión, Identificación y Recepción.
I . Generalidades
Se realizaron dos preguntas abiertas sobre los EM y los exámenes médicos
I l. Atención al paciente.
l . En el hospital, la atención del paciente es una prioridad en todos los
servicios que se brindan.
Atención al paciente
CUADRO NO. 1
l 1 TOTAL 1 ! 27 l 100
8
1 .La atención al paciente es prioridad
1
1
2. Los expedientes médicos son considerados de vital importancia en todos
los servicios que se brindan al paciente.
i 1 1 SI I 22 81,48 1 -- NO 1 7 82.32' --
NS/NR j O i O 1 I
1 i
CUADRO NO. 2
I 1 / Variables / RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE ; l 1 l -+ _
SI ---- / 2 Los EM son vitales i 24 88 89
- __- 1 para la atencion del / NO 3 11 11 y 1 paciente ---4 - -- - -2 - j NS/NR 1 O I O - i
I l
i ¡ TOTAL j ! 27 ! 1 O0 I --------...--..A -..p--.----Lp-- ~ - -
1 V. Capacidad organizacional
Según los resultados de la encuesta un alto porcentaje del personal conoce los objetivos de su unidad y las funciones asignadas. En relación con la delimitación de las funciones y la equidad en su distribución sólo un 50% opina afirmativamente.
4- ¿Ejecuta usted fielmente sus funciones?
CUADRO NO. 9
! i / Variables 1 RESPUESTA FRECUENCIA 1 PORCENTAJE / l I
1
i I
I TOTAL ! 27 1 O0 I 1
!
[
b c u t a sus 1 l
SI 6 22,22 4 i
5- ¿Ha recibido usted capacitación para realizar su trabajo durante los últimos 3 años?
1 funciones fieimente 1
CUADRO NO. 10
NO 19 I 70,37 NSMR 1 2 i 7.41 1
V. Creación, recepción y reunión del expediente médico
Existen políticas, normas y procedimientos por escrito para la ejecución de las
siguientes actividades o funciones:
l l / Var'ableS ' RESPUESTA
1 l
l TOTAL
l FRECUENCIA PORCENTAJE
1 1
/ 5. Capacitación
! 6 18
SI NO
1 27
22,22 66,67 11.11 i
1 O0 1 1 NSMR I 3
1 - Identificar a los pacientes.
CUADRO NO. 11
I 1 1 l
l Í Variables i RESPUESTA ' FRECUENCIA PORCENTAJE i
1 1 1 + - -p.---
pacientes 1 SI 20 74.07 -4
1 -- - ---- j NO 5 1 18.52 1
NSINR 2 I 7.41 L _ _ - , L 1 -- - + l
i , TOTAL 1 ! -
i 100 ~L.L. 1
2- Verificar la identidad de! paciente cuando aparecen dos o más pacientes con el mismo nombre y apellidos.
CUADRO NQ. 12
l 1 ! / Variables I RESPUESTA! FRECUENCIA ! PORCENTAJE 1 1 l !
l --m-- ' 2 Identidad del SI 18 66 67 I_i_-_L__- 1 paciiente NO 1 6 I 22.22 I
11 11 A L l I l
i TOTAL 27 i 100 i
3- Apertura del expediente médico
CUADRO NO. 13
/ Variables / RESPUESTA / FRECUENCIA ! PORCENTAJE i
4- Digitar los datos en el sistema de información del cliente (índice)
CUADRO NO. 14
1 TOTAL
i 1 Variables I
1 27 1 100 !
/ RESPUESTA / FRECUENCIA 1 PORCENTAJE j I i I
_____L____,!
-1---20 ~ ' 4 ~ i g i t a r ~ t ~ ~ en 1 NO -.--.-.5-.. 1 74 ,O7 3
- ) el sistema r-- 18.52 C~- -+-. i- .-. ! ' NSfNR i 2 7.41 -' 1 .i + -. i~ , ! ! 4
1 TOTAL 27 I 100 i ~ .... ~ - L-~- --.-. --- . - 1. . -. - ---i . --.-;
5- Cambiar el número de asegurado por el número de cédula en el índice y en el expediente
CUADRO NO. 15
Variables
1 TOTAL i 1 27 i 1 O0 \ I 1
1 1 I
RESPUESTA 1 FRECUENCIA PORCENTAJE ; l I l
5. Actualizar el . número del EM
6- La colocación del "cero" para que el número del expediente sea de 9 dígitos.
CUADRO NO. 16
SI 20 7- 74,07 i
NO 6 I 22,22 1 NSINR j I 3.70
1 I
I l / Variables / RESPUESTA 1 FRECUENCIA 1 PORCENTAJE 1 l / 6 Cobcacltm del O
I
7- Llenar las agendas médicas.
I TOTAL
CUADRO NO. 17
SI NO
NSíNR2 I
27 ¡ 100 1
l
1 Variables / RESPUESTA 1 FRECUENCIA 1 PORCENTAJE
22 1 81,48 1
3 l l , l l I
1 2 1. 7.41
1 TOTAL 1 1 27 1 1 O0 I
1 .Llenar agendas
8- Llenar las solicitudes de exámenes
CUADRO NO. 18
SI NO
N S/N R
i C----- 8. Llenar solicitudes ' L - - L SI 20 ! 74.07 *
i_ .--_--____ exámenes 5 18.52 4
I l 1
I
I TOTAL i 1 27 l I i 1 100 l
- 21 4 2
I 77,78 14,81 7.41 i
V. Conocimiento de la normativa vigente
1 ¿ Conoce usted las siguientes leyes y normativa relacionadas con la adecuada gestión del expediente médico7
a- hlanual de Normas y Procedimientos de! Archivo Médico
CUADRO NO. 19
1 1
t Variables 1 \ i RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE
l I 1 27 j TOTAL !
I I l l 1 a Manual de N o r m a 7 SI 8 29,63 / del Archlvo Méd~co bJ O 17
b- Reglamento General del Expediente de Salud
I i NSlNR
CUADRO NO. 20
2
l
1 Variables 1 RESPUESTA. FRECUENCIA 1 PORCENTAJE ! l 1 / b. Reglamento del EM 1 I
1 I i NSfNR r
1 TOTAL j 1 27 1 100 1 l
c- Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos
CUADRO NO. 21
l I e---- j 1 c. Ley 7202 --A___
! 20 ! 74.07 4 .- .. - -- -
l i---.__ i NS/NR 2 7.41 j 1
! i i TOTAL l 1 O0 i
d- Ley de Control Interno.
CUADRO NO. 22
- j Variables 1 7 1
: RESPUESTA 1 FRECUENC~A PORCENTAJE i I 1 1
1 ---- -- .- ----- ; d Ley de Control SI I 1 O +--- .- I_e-___ 27.04 __- - A
/ Interno I NO 15 I 55.55
l 1 1 TOTAL l I 1 O0 77 1 - _ _ - _ _ I
e- Ley de Simplificación de Trámites
CUADRO NO. 23
, -- - - -- te Ley de SI 2 F
7.41 1 Simplbcación de / N O - f 7 - '
1 Tramites / NS/NR- ( 2 7 41
i I l I I
1
TOTAL 1 27 1 O0 i-_- 1 I
2
Resultados de la encuesta del Archivo Clínico
I . Generalidades
Se realizaron dos preguntas abiertas sobre los EM y los exámenes médicos
1 l. Atención al paciente.
l . En el hospital, la atención del paciente es una prioridad en todos los
servicios que se brindan.
Atención al paciente
CUADRO NO. 1
1 1 i Variables /RESPUESTA/ FRECUENCIA ' PORCENTAJE 1
I 1 1 .La atención al paciente es pnoridad
2. Los expedientes médicos son considerados de vital importancia en todos
los servicios que se brindan al paciente.
l - . 1
SI I 12 1 1 O0 NO O j O
I
NSMR I O 1 0 - 1
l TOTAL
CUADRO NO. 2
i 1
1 12 1 O0 1
I 1 Variables l RESPUESTA 1 FRECUENCIA 1 PORCENTAJE l I 1
1 I I l i
j TOTAL 1 12 i l 100
1 2. Los EM son vitales 1 l l
SI i 1 91,67 i
--- 1 para la atención del 1 &,33 ; J
1 paciente O 1 o -1-7 j l
3. Los exámenes médicos son considerados de suma importancia en todos
los procesos de salud.
CUADRO NO. 3
i i Variables 1 '3 Los examenes i SI / 11 i
-------- - 91,67 -- l rned~cos con NO I 1 8.33 I
/ importantes NS/NR 7 - 0 - 0 7 t-----_L 1 I - 1
i TOTAL I I 12 1 1 O0 I
4. El personal del HCG brinda un trato amable al paciente
CUADRO NO. 4
Variables I
4. Se brinda un trato SI 7 - 1 58 -33
amabb al paciente 2
--
TOTAL 12 ! 1 O0 1 l
5. El paciente recibe una atención oportuna a sus necesidades médicas.
CUADRO NO. 5
l / Variables 1 RESPUESTA 1 FRECUENCIA 1 PORCENTAJE 1 i I i / El paciente recibe 1
SI 6- i---C atención oportuna 1 NO 4 í 33,33 ------ &
i NSINR 2 16.67 1 1 + 4 1 i l
TOTAL 1 I 12 l
i I- 1- -- - '00- -- - - 1
I II . Contexto organizacional
1 - ¿Considera usted que el expediente médico es un elemento importante para el buen funcionamiento del Hospital Calderón Guardia y para un óptimo servicio del paciente7
CONTEXTO ORGANlZAClONAL
CUADRO NO. 6
i I 1 i Variable 1 RESPUESTA 1 FRECUENCIA i PORCENTAJE 1 1 1
i 1 TOTAL i 1 7 1 1 O0 ! L--.í--_iLP
l
I 1 El EM es un j elemento importante I para el functonamlento / del HCG ,
2- ¿Considera usted que se deben realizar cambios en la elaboración, utilización y conservación del expediente médico para que se dé un buen funcionamiento del HCG y un óptimo servcio al paciente7
l 1 ! --- SI ? 11 I 01,67 NO 1 1 8,33 l
I I N S ~ R / O
I o
f
1 /
CUADRO NO. 7
l / Variables / RESPUESTA FRECUENCIA 1 PORCENTAJE 1 ! l
! TOTAL 1 I 12 ¡ 1 O 0 1 l
/ 2 ¿Se deben realizar 1 I 1 l
3- ¿ Cree usted que las autoridades superiores del HCG reconocen que el expediente médico es un elemento importante para el buen funcionamiento del hospital?
SI I 1 1
CUADRO NO. 8
91.67
1 1 Vafiables l
/ RESPUESTA 1 FRECUENCIA 1 PORCENTAJE i
1 cambios en la gestión 1 NO i 1 8.33 3
i TOTAL 12 1 1 O0 / !-- L .- .- - -.- --L - . i
I V. Capacidad organizacional
1. ¿Conoce usted cuáles son los objetivos de su unidad de trabajo?
CUADRO NO. 9
/ Variables I 1 RESPUESTA
! TOTAL ¡ ¡ 12 1 1 O0 1
1 FRECUENCIA I PORCENTAJE ; i l I I
1. Objetivos de la 9 1 1 75 - 2- ¿ Considera usted que las funciones y las responsabilidades en su unidad de trabajo están claramente definidas y conocidas por todos los empleados?
unidad de trabajo
CUADRO NO. 10
;A + 3 25-+ NSINR 1 O I O
/ Variables / RESPUESTA / FRECUENCIA PORCENTAJE 1 I 1
1 NSINR 1 O l O I I l l 1
I I !
1 TOTAL 1 1 12 1 1 O0 1
6
3- ¿ Conoce usted cuáles son sus funciones dentro de su unidad de trabajo?
50
CUADRO NO. 11
' 2,Funciones y 1 SI l
i
responsabilidades NO 6 1 5-
1 TOTAL ] 12 1 l 100 ,
Variables / RESPUESTA 1 FRECUENCIA !
1 PORCENTAJE !
, 3 . Conoce sus SI 1 11 91 67 i -2-4
funciones. 8,33 1 L-- T-- 0
---7 I
4- ¿Ejecuta usted fielmente sus funciones?
CUADRO NO. 12
! Variables 1 RESPUESTA FRECUENCIA 1 PORCENTAJE 1 1
i j s i +-ti 14. Ejecuta sus Y- /___A 1 91,67
i funciones fielmente i NO i 1 i 8.33 1
TOTAL 2 2 l I I 1 O0
5- ¿Ha recibido usted capacitación para realizar su trabajo durante los últimos 3 años?
CUADRO NO. 13
I 1 { Variables 1 RESPUESTA 1 FRECUENCIA 1 PORCENTAJE
-- l i SI / 5. Capacitación 2 Í 16,67 l Í
i ! NO i I o i 83m-- i 1
I
1 1 1 l i
TOTAi 1 12 l 1 O0 l
V. Creación, recepción y reunión del expediente médico
Existen políticas, normas y procedimientos por escrito para la ejecución de las
siguientes actividades o funciones:
1 - l dentificar a los pacientes.
CUADRO NO. 14
l
1 Variables i RESPUESTA / FRECUENCIA 1 PORCENTAJE 1 1
if Identificar pacientes 1 SI t 11 1- --- 91.67 i , NO j 1 j 8.33 ! 1 NSfNR 1 O I
____t_-.___ I o i -j
1 TOTAL 1 1 O0 I i
12 1
- - -- -- -A i
2- Verificar la identidad del paciente cuando aparecen dos o más pacientes con el mismo nombre y apellidos.
CUADRO NO. 15
l Variables / RESPUESTA FRECUENCIA 1 PORCENTAJE i I I
12. Identidad del I l
i SI - 10 I 83.33-- -+--- / paciiente NO 2 16-66 I
i 1 NSINR - __-!---- O i
1 o
I 1 i 7 l l ! TOTAL 1 ! 12 i 1 O0
3- Apertura del expediente medico
CUADRO NO. 16
Variables / RESPUESTA / FRECUENCIA PORCENTAJE 1 1 I i
! ! i TOTAL l 12 1 1 O0
4- Digitar los datos en el sistema de información del cliente (índice)
CUADRO NO. 17
! Variables 1 1 RESPUESTA 1 FRECUENCIA j PORCENTAJE !
i
5- Cambiar el número de asegurado por el número de cédula en el índice y en el expediente
1
11 91,67 i i
-- O 1 O 1
1
l TOTAL I
CUADRO NO. 18
~NC/NR- . 1 I 8 ~ - 1
4. Digitar los datos en el sistema
I j 12 1 100 A
1 1 Variables l 1 5 Actualizar el 1 número del EM
L_____ - 1 1 -- TOTAL - -
SI NO
6- La colocación del "cero" para que el número del expediente sea de 9 dlgitos.
CUADRO NO. 19
I / Variables ( RESPUESTA FRECUENCIA ! PORCENTAJE 1 I l
I 1 ! TOTAL 1 100 1
1
! 6. Colocación del O
7- Llenar las agendas médicas.
l
SI 1 1 O 1 83,338 1
CUADRO NO. 20
1 I NO 1 1 . 8,33
í 1 NSlNR2 1 1 1 8.33+,
1 l
1 Variables 1 RESPUESTA 1 FRECUENCIA PORCENTAJE 1 l
1 1 .Llenar agendas
!
8- Llenar las solicitudes de exámenes
TOTAL
CUADRO NO. 21
SI
1 1 1 ~ariables / RESPUESTA 1 FRECUENClA 1 PORCENTAJE 1
l 7 I 58.33
1 12 1 O0 1
i 1 TOTAL ¡ 12 1 100 1
1
NO j
' 8. Llenar solicitudes exámenes
V. Utilización y mantenimiento del EM
3
1 - ¿Existen normas y procedimientos por escrito para ejecutar las siguientes funciones?
25
SI NO
a- Archivar los exámenes y reportes de los diferentes laboratorios.
NS/NR 1 1
2 I 16,66 i 1
, NS/NR
1 1 6 4 2
50 33,33 16 -66
CUADRO NO. 22
-- -- l j Variables
l 1 RESPUESTA 1 FRECUENCIA l 1
! 1 TOTAL 12 1 O0
7 PORCENTAJE 1
i +-si--"- I 11 l 91 -67
b- Archivar los expedientes devueltos
I j k-~*------ 1 ~ - 1 l 1 NSMR ! __i--__- o
CUADRO NO. 23
8,33 J --4
o 1
l l l l 1 Variables 1 RESPUESTA 1 FRECUENCIA PORCENTAJE 1 l l 1 1 i
l 1 1 l j TOTAL I 12 1 O0
c- Controlar los expedientes que son remitidos a otros servicios u oficinas.
CUADRO NO. 24
I 1 Variables
Í 1 1 1 l I
I RESPUESTA FRECUENCIA PORCENTAJE ,
d- Controlar los expedientes que ingresan diariamente
CUADRO NO. 25
j I !
l / Variables 1 RESPUESTA 1 FRECUENCIA 1 PORCENTAJE 1 1 j 1 1
TOTAL 12
e- Llenar los vales que se utilizan para localizar los expedientes.
CUADRO NO. 26
Variables / RESPUESTA 1 FRECUENCIA i PORCENTAJE , f- Llenar las guías de localización.
l I
CUADRO NO. 27
1
j Variables 1 RESPUESTA 1 FRECUENCIA PORCENTAJE I !
l
1 +-- 1 + SI t 8 l 66,66 I
1 l - 1 NO 1 3 25 ! i 1 NSMR 1 1 1 8.33 l 1 TOTAL 1 1 12
l 1 l
t 1 O0 ! 1 i
I 1_1
1 si 11 ! 91.67 1
g- Localizar los expedientes para la consulta programada.
CUADRO NO. 28
8.33 t
o l
1 O0 7 1
NO 1
Variables / RESPUESTA / FRECUENCIA PORCENTAJE 1 l 1
NWR o
TOTAL 1 1 12
- SI ,
h- Localizar los expedientes para admisión
TOTAL !
CUADRO NO. 29
91,67- 8.33
O 1
k- NO / NSINR 1
12 l
1 O0 1 i d
Variables
T.---- !
11 1 O
i- Localizar los expedientes extraviados.
CUADRO NO. 30
,
l I ! l Variables / RESPUESTA 1 FRECUENCIA PORCENTAJE I 1 1
- 1 s i 9 + I 2
l O --i -
1 NSINR i 8 O I i i 1 I
l 12 1 O0
j- Localizar los expedientes pasivos.
CUADRO NO. 31
/ Vanables / RESPUESTA / FRECUENCIA PORCENTAJE
1 1 TOTAL 1 __i___ Í 12 1 1 O0 1 l , 1
d
k- Microfilmar los expedientes pasivos.
CUADRO NO. 32
1
1 0 - 7 83.33 1 1 m' 16:? N SIN R 1-3
TOTAL i
12 1 O0
i Variables
I- Atender la ventanilla
I__?
CUADRO NO. 33
/ Variables
i 12 j 1 O0 TOTAL I ------p..-.------- - -P.>
m- Realizar los traslados de expedientes
CUADRO NO. 34
i Variables 1 RESPUESTA 1 FRECUENCIA 1 PORCENTAJE 1
I I 1 l TOTAL 1 12 I 1 O0 . ---L
n- Atender las consultas por "intercomunicador"
CUADRO NO. 35
--- - I
i Variables l
RESPUESTA / FRECUENCIA PORCENTAJE 1 l
o- Depurar los expedientes
i I
SI 9 L L i 75
CUADRO NO. 36
1 NO 1 3 y-- - 1 NSJNR r - Ó p -
í 1 1 Variables / RESPUESTA 1 FRECUENCIA PORCENTAJE / l I I i
25 f
- O -Y
p- Mantener los expedientes ordenados en la estantería
1 .-_____1 l TOTAL
1 l 1 100 Í
1 i-- _-A 12 , -----
CUADRO NO. 37
1 i ! i-.--.-.- ~ -
i + d A---
SI 8 !
I e .. .. - - - 66,67 NO ?---& 1
! .. - 7--- 33.33 +- 0 4
1- -- ~ ~ I. ...... -~ ' u _i/
I -__i
1 TOTAL 12 I
1 o0 !
I ~ L. i .~ _ - i J
q- Cambiar la carátula de los expedientes.
CUADRO NO. 38
! l ! l Variables I RESPUESTA! FRECUENCIA , PORCENTAJE 1
l , i i TOTAL I 12 I --A 10o 1
2- Aplica usted las normas y procedimientos establecidos para ejecutar las funciones antes mencionadas?
CUADRO NO. 39
- - - -- -- - - T -7-
- 7 l
i Vanables ' RESPUESTA 1 FRECUENCIA : PORCENTAJE i
VI. Seguridad del EM
Sabla usted que es prohibido: Fumar dentro del Archivo Médico
CUADRO NO. 40
l 1 l 1 / Variables ' RESPUESTA 1 FRECUENCIA 1 PORCENTAJE / j SI +- +---!
; NO r-7- l --
! O ! NS/N R
+_ -__.-_lj ! o 1 o i C ..-----------------u 3 -- ---.--p. -- i i 7
TOTAL ! 12 1 1 i.-___J L. 100 !
b- Que personal ajeno al Archivo Médico permanezca en los depósitos de expedientes.
CUADRO NO. 41
1 Variables ; RESPUESTA 1 FRECUENCIA PORCENTAJE 1
c- Que personal ajeno al Archivo Médico localice los expedientes médicos en los estantes y los traslade personalmente al servicio solicitante.
1 I i 1 SI 12 i 8
I l NO O ¡ 1 I.IS/NR 1 O w-- 1
CUADRO NO. 42
-- I
1 O0 i O O I l 7
I 1 O0 j i I
1 l Variables / RESPUESTA 1 FRECUENCIA 1 PORCENTAJE
i 1 l 1
TOTAL
1 Sl 1 11 1 1 O0 1 1 fi NO i 1
1 8,33 --d ! NSMR 1 O O i
t 12
VI l. Conocimiento de la normativa vigente
j TOTAL I
1 ¿ Conoce usted las siguientes leyes y normativa relacionadas con la adecuada gestión del expediente médico?
/ 12 1 100 i
a- Manual de Normas y Procedimientos del Archivo Médico
CUADRO NO. 43
l i / Variables ' RESPUESTA ) FRECUENCIA 1 PORCENTAJE j 1 l l l f
.-
1 a Manual de Nomas SI 7 58,33 4
/ del Archivo Médico 1 4 I 33.33 I
1 I I TOTAL !
I 12 i 1 O0 1
b- Reglamento General del Expediente de Salud
CUADRO NO. 44
1 Variables 1 RESPUESTA FRECUENCIA / PORCENTAJE I I 1.
hYT~eglamento del EM i I SI I 5
---
1 1 NO 6 50
I TOTAL ¡ 1 12 1 100 l j
c- Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos
CUADRO NO. 45
i I 1 j TOTAL ! I 12 1 1 0 0 j
d- Ley de Control Interno.
CUADRO NO. 46
RESPUESTA 1 1
FRECUENCIA 1 PORCENTAJE l
e- Ley de Simplificación de Trámites
1 d. Ley de Control Interno
l I TOTAL
CUADRO NO. 47
3 8
SI NO
NSMR
12 1 O0 1
-si i l p.----.
e. Ley de 1 8.33 +! ' Simplificación de t-~NTT- - 10 --- 83.33 3 / Tramites / N S / N R ] 1 i - - m - - 1 __I_ .- 1 4
2 5 i l -
1 1
I
1
i TOTAL ! 100 :
1 +_A___ l
CUADRO NO. 48
l 1 1
TOTAL 1 12 100 1
VI I l. Capacitación
1 - ¿Ha recibido algún tipo de capacitación para realizar su trabajo?
CUADRO NO. 49
Y
l i , RESPUESTA, FRECUENCIA / PORCENTAJE ,
2- Si ha recibido capacitación, por favor anote el tipo de capacitación recibida
L
Cursos: 9 Autoaprendizaje: 3
I 1
3- ¿Recibe usted instrucciones de la jefatura del Archivo para realizar su trabajo?
CUADRO NO. 50
I
-- Variables I / RESPUESTA 1 FRECUENCIA j PoRcENTAJE i
!
I 1 Si j Y I ----A 7 5 I
No j 3 j------ 25 NS/NR 1 O I O
! - _ ---- -- ,
L
i TOTAL 12 1 O0
__--L-______i
1 l
TOTAL 1 1 12 l 1 O0 1 1
4- Si usted recibe instrucciones, indique por favor la forma de recibir esas instrucciones
Verbal: 3 Circulares: O Reuniones: 1 Verbal y circulares: O Verbal v reuniones: 2
IX. Motivación
1 - ¿Considera usted que su trabajo es muy importante para el buen servicio a los pacientes?
CUADRO NO. 51
/ Variables l 1 pp- --T----
1 I 1 RESPUESTA 1 FRECUENCIA j PORCENTAJE i
2- ¿Le gusta el trabajo que usted realiza?
! i SI ; I i NO 12 o 1 I loa-'
1- 1 N S ~ R j 0 u-- +---:-Y I v
CUADRO NO. 52
TOTAL l I i 12
I
l I ! Variables I
j !RESPUESTA FRECUENCIA / PORCENTAJE / 1 1 I ! i
1 O0 j I
3- ¿Cree usted que los jerarcas del HCG consideran que el trabajo del Archivo Clínico es muy importante?
l 1 I
SI 12 j 100 1
CUADRO NO. 53
l
l--- ?S/N R
/ Variables I I -7 1
l j / RESPUESTA / FRECUENCIA 1 PORCENTAJE j
l , l l 1 j
f f OTAL ! I 12 100 1 - 2
o
4- ¿Cree usted que los funcionarios del Archivo Clínico son solidarios cuando realizan su trabajo?
o
! TOTAL L____-
- 1 -
o 1-i o - 12 I 1 O0 1 1
CUADRO NO. 54
/ Variables 1 1 i
l I TOTAL < 12 1 OSr
1 1 i
5- ¿Existen buenas relaciones entre los funcionarios del Archivo Clínico?
CUADRO NO. 55
1 ' Variables /
! ! TOTAL
-- 6 - - - 5 0 - si --i I
NO , 5 - 41.87 NSMR 1 1 1 8.33 - - _ - - _ -- -
PACIENTE SI NO NSINR
E? e! h ~ c _ ~ ! t z ! , !U utenc!ón del paciente es una prioridad en todos los sen/!c!Dc ql'e se brindan 81 82 18 18 o o0
1 Grafico i 1
PACIENTE NG hiS!NR
2- LOS expedientes meaicos son csnsiderados de vital importancia en toaos los servicios que se brindan al paciente. 8 1.82 18.18 O .O0
D Series 1 DI
PACIENTE
5- El paciente recibe una atención oportuna a sus necesidades médicas. 63.64 36.36 3 .o0
Tipo de respuesta
Contexto Organizacional Cultura
1 - El expediente médico no es un activo importante para el buen funcionamiento del HCG y para un óptimo servicio al paciente.
2- Sólo algunos empleados consideran que el expediente médico es un elemento vital para el buen funcionamiento del HCG y para un óptimo servicio al paciente.
3- La mayor parte de los empleados consideran que el expediente médico es un elemento vital para el buen funcionemiento del HCG y para un óptimo servicio al paciente.
4- Todas las esferas del HCG, incluyendo las altas autoridades, consideran que el expediente médico es un elemento vital para el buen funcionamiento del hospital y para un óptimo servicio al paciente. 18.18
Gráfico 6
Gestión del cambio
1 - No existen posibil~dades para e! catnbio en la gestión del expedierite médico defitro de las políticas del HCG 0.00
2- ¡-as autoridades del hosp~tal están conscientes de la necesidad de hacer cambios en la gestión del expediente médico
3- La dirección de! HCG se ha involucrado directamente para que se dé un cambio en la gestión del expediente méclico para lo cuaÍ ha solicitado la coiaboración de t ~ d a s las partes involucradas directa o indirectamente en el expediente rnédico.
4- La Dirección del HCG ha previsto recursos suficientes con e! fin de facilitar el cambio en la gestión del expediente médico, de tal forma que existe un presupuesto dentro de los programas de mejoramiento del HCG con ese propósito.
Gráfico 7
Capacidad Organizacional
Competencia
1- Se desconocen las funciones. los conocimientos. capacidades y comportamiento que se requiern para el reclutamiento, selecd6n y capacitacijn del personal que administra. utiliza y conserva el expediente médico. 36.36
2- Se está desarrollando un programa para un mejor reclutamiento. selección y capacitaci8n del personal que administra, utiiiza y conserva el expediente médico debido a que se han detectado deficiencias en el persona¡ actual. 3- La mayor parte de las necesidades de capacitación del personal relacionado con la adminis?raci8n. utilización y conservación del expediente médico han sido resueltas mediante cursos cortos o mediante charlas de inducción.
4- Existe un programa de capacitacibn continua para el personal relacionado con la administración. utilización y conservación del expediente médico que inc!uye cursos. aprendizaje. charlas. seminarios. etc.
Integración de la tecnología
1- No existe ninguna estrategia. ni plan de integración de la tecnologia para apoyar los procesos relacionados con la gestión del expediente médico. 9.09
2- Se está desarrollando una plataforma tecnológica para todo el HCG. pero aún no se ha concluido por falta de recursos materiales y por deficiencias en el personal informáíico.
3- Existe una arquitectura tecnológica que ha integrado casi la totalidad de las oficinas y servicios del HCG y que está acorde con las políticas establecidas en el Plan de Desarrollo lnformático de !a CCSS.
4- Existe un sistema de información automatizado con difereotes módulos que integran las funciones administativas y operaíivas del HCG y que esta acorde con el Plan de Desarrollo lnformático de la CCSS y con el Manual de Normas de Contol Interno para los sistemas de información computarizados de la Contalorla General de la República.
Gestión del expediente médico
Planificación esú.atégica
2 - La gestión del expediente médico no est3 contemplado dentro de los pianes operacionaies y estratégicos del HCG de mar;era que qo ex~sten recursos y co~troles para SL! aplicación.
2- Existen planes operacionales de la gesti~i- del expediente médico pero no están integrados dentro de los planes operacio~es y estratégicos del HCG.
3- La gestión del expediente médico esta contemplada dentro de los planes operacionafes y estratégicos del HCG de manera que aparecen claramente identificadas su organización, necesidades. principales riesgos y ur; presupuesto asignado. 4- La gest!ón del expediente ~inedico se considera esencial deritro de la pianifiración eswalégica de! HCG. dcs manera tal que la planificación de ia gestión del expediente médico es elaborada por un grupo iiiterdisciplinario.
Gestión del Riesgo
1- No existe ninguna medida para evaluar el rendimiento relacionado con la gesfón del expediente médico. 30 36
2- La evaluación del rendimiento relacionado con ia gestiór! del expediente medito se ha dado s6io en algunos sectores considerados prioritarios
3- Las autoridades superiores del HCG han tomado medidas estratégicas para evaluar el rendimiento relacionado con la gestión del expediente médico.
4- Las evakiaciones sobre el rendimiento de la ges8ón del expediente médico están integradas de iieno dentro de las prioridades del HCG y del Cono-o! Interno con el fin hacer cambios o mejoras en la gestión del expediente.
Control de calidad
1- El HCG no dispone de recursos que le permitan verificar la calidad de los datos relacionados con el expediente médico, por ejemplo: nombre del paciente, número del expediente. etc. 18.18
2- Se ha iniciado el desarro#o de algunos contoles para verificar la calidad de los datos relacionados con el expediente médico. pero no se ha enfafzado sobre la importancia de crear datos correctos relacionados con el expediente médico.
3- Existe un programa oficial para verificar la calidad de los datos relacionados con el expediente médico. en consecuencia la información es precisa, coherente, completa y actualizada.
4- Existen programas correctivos para correcir rápidamente los errores detectados con ia calidad de la información mediante normas internacionales.
Seg ok iad
3 - El HCG no dispone de medidas que garanticen la protección de los slsternas ae iniormacion relacionados con la gestion del expediente médico contra e! accesi I?ti!izacion rnodificaci3n destrucció~ no autowada - , 7; - 7;
2- Las inedidas de protecci5n de ics sistemas de información relacionados con la gestión del expediente médico contrr el acceso. utilización. modificación y destrucción no autorizada no nan sido aplicadas de forma coherente y sistemática
3- Existen procedimientos y contoles establecidos para garanbzar la protección de ¡os sistemas de información relacionados con la gestión de! expediente médico contra el acceso, utilizaci6n. modificaci6n y destrucción no autorizada
4- Los procedimientos y controles establecidos para la protección de los sistemas de información son revisados regularmente para verificar su efectividad. Además. existe un plan de medidas correctivas que son aplicadas de inmediato cuando hay fallas. 0.03
1
o Series!
u 5erte:32
3eries:
~ g r i e : j - l
Confinuaad Operacional
1- El HCG no dispone de planes de emergencia que permitan la recuperación oportuna de los datos en caso de que faiie el sistema de información relacionado con la gesbón del expediente médico. 63.64
2- En algunas unidades relacionadas con la gestión del expediente médico han elaborado planes de emergencia que permiten la recuperación oportuna de los datos en caso de que falle ei sistema de información.
3- El HCG dispone de una estrategia precisa para la recuperación oportu:ia de los datos en caso de que faile el sistema de información.
4- HCG dispone de planes y mecanismos idóneos para continuar funcionando en caso de que falle el sistema de información relacionado con la gestón del expediente médico.
TU. 013
60 00
50. ni1
4n.nil
.m.on YJ. IIn ?n.o0
Ci.CiCl
Conformidad
1- El HCG no dispone de mecanismo que le permitan verificar que el personal relacionado con la gestión del expediente médico está cumpliendo con las leyes y normotivas vigentes. 54.55
2- El HCG ha iniciado un programa para dar a conocer las leyes y normativas relacionadas con !a gestión del expediente médico.
3- Existen mecanismos para verificar que el personal relacionado con la gestión del expediente médico está cumpliendo con las leyes y normativas vigentes.
4- Existe un programa insiitucional que permite verificar regularmente que el personal relacionado con la gestión de! expediente médico está cumpliendo con las leyes y normativas vigentes. así como tomar medidas correctivas oporhinas cuando hay fallas.
Perspectiva del usuario
Satisfacción dei usuario 1- No existe ningún mecanismo en el HCG para medir y evaluar la satisfacción del usuario interno y externo en relación con la gestión del expediente medico.
2- Ocasionalmente, se reaiizan sondeos para medir y evaluar la satisfacción del usuario interno y externo en relación con la gestión del expediente médico.
3- Se han establecido mecanismos oficiales dentro del HCG para medir y evaluar fa satisfacción del usuario interno y externo en relacidn con la gestión del expediente médico. Los resuitados de la evalüación se toman en cuenta para medidas correctivas.
4- Existe un equipo o comité que constantemente mide y evalúa la satisfacción del usuario interno y externo en relación con la gestión del expediente médico con el fin de responder eficaz y eficientemente a ias quejas de los usuarios.
Satisfacción del usuaro interno
1 - El grado de satisfacción es deficiente.
2- El grado de satisfacción es regular. 3- El grado de satisfacción es bueno. 4-El grado de satisfacción es muy bueno.
10. PLANO DE DISTRIBUCIÓN ACTUAL DEL ARCHIVO CLÍNICO
VENTANILLA
ACCESO PRINCIPAL
JEFATURA
@ COMEDOR
@ INTERCOMUNICADOR
@ OFICINA GENERAL
@ BAÑOS
@ LOCKERS
u' @ INGRESO DE EXPEDIEN
N @ SALA DEESTUDIO
@ MESA DE INGRESOS
@ DEPÓSITOS
ARCHIVO CLLNICO DEL
HOSPITAL CALDER~N G. 1
DISTRIBUCI~N ACTUAL
NOV, 2004 M.T. BERMÚDEZ I
ESCALA 1 : 100
MEDIDAS EN MTS N +E
C L ~ N I C A DEL DOLOR
@ I
I I - I
O I I I I I
o I I 1
19 -1
I I 1 I
-
O 1 I @ l t
J O t, PASILLO
10. PLANO DE DISTRIBUCIÓN PROPUESTA DEL ARCHIVO CL~NICO
OISTRIBUCEUN PROPUESTA ARCHIVO C L S N I C O HOSPJTAP DR
CARLDERON GAURDIA
OFICINA GENERAL
ANEXOS
Organigramas del Hospital Calderón Guardia
CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAI, Hospital Dr. Rafael Angel Calderón Guardia Organigrama Administración N I ~ E L ~ S Y ORGANOS
PROPIETARIO
CONTROL DIRECCION MEDICA
.............................................. DIRECTIVO
.............................................. .............................................. P -
ASESOR Comisión Coordinadores y Facilitadores de Presupuesto
.......................................................................................................................... / I
AUXILIAR
Control Interno e Sub-Administración q Unidad Poligrafo y
Fotoeopiado
Bienes Muebles m ( Secretariado )
.................................................... LlNEA
f l Y
1
Servicios de Apoyo Administrativos Servieio Administrativo u
1 Proveeduria 1
(Despensa de Viveres)
Oficina Reeursos
Caja Fondo Roiatorio Facturación
I
Oficina Validación de Derechos
Información de Pacientes
Revisado y Actualizado por Administración Fecha: 19:01-1999. .
Firma:
Aprobado por Direcciótt Hospital Fecha: 05-1 1-94 Revisado el 22-03-98.
( Servicios de Apoyo Administrativo
Transportes cc;, Centro de Gestión de
lnform~tica
Servicios Reiigiosos
Firma:
