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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS

CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS

COMPUTACIONALES

“DISEÑO DE MAPA DE PROCESOS ACTUAL Y PROPUESTA DE

MEJORA PARA EL PROCESO DEL MÓDULO DE PAGOS DEL

PROTOTIPO DE SISTEMAS ACADÉMICOS DE LA FACULTAD DE

CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS

DE LA UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL”.

TESIS DE GRADO

Previa a la obtención del Título de:

INGENIERA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

AUTORA: GRACE JUDITH GUTIÉRREZ PIN

TUTORA: ING. KATYA MARTHA FAGGIONI COLOMBO, M.Sc.

GUAYAQUIL – ECUADOR

2015

REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA

FICHA DE REGISTRO DE TESIS

TÍTULO: “Diseño de mapa de procesos actual y propuesta de mejora para el proceso del módulo de pagos del prototipo de Sistemas Académicos de la Facultad de Ciencias Administrativas y Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil” REVISORES:

INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Matemáticas y Físicas

CARRERA: Ingeniería en sistemas computacionales

FECHA DE PUBLICACIÓN: 14/08/2015 N° DE PÁGS.: 141

ÁREA TEMÁTICA: Sistemas

PALABRAS CLAVES: Levantamiento de información y diseño de mapa de procesos

RESUMEN: Con el presente proyecto se diseñó un mapa de proceso automatizado para el módulo de pagos que se realizan en la Facultad de Ciencias Administrativas y en la Carrera de Ingeniería en Sistemas, permitiendo a los asistentes administrativos tener un mejor desenvolvimiento en sus actividades. Gracias a las herramientas de observación, entrevistas causa – efecto y encuestas se pudo cumplir con la mejora en sus procesos. N° DE REGISTRO(en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:

Nº

DIRECCIÓN URL (tesis en la web):

ADJUNTO PDF SI NO

CONTACTO CON AUTOR: Grace Judith Gutiérrez Pin

Teléfono: 0939912674 (04) 2608650

E-mail:

[email protected]

CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN Nombre:

Teléfono:

APROBACIÓN DEL TUTOR

En mi calidad de Tutora del trabajo de investigación de procesos del

“Sistema Académico de la Universidad de Guayaquil” elaborado por la

Srta. Grace Judith Gutiérrez Pin, egresada de la Carrera de Ingeniería

en Sistemas Computacionales, Facultad de Ciencias Matemáticas y

Físicas de la Universidad de Guayaquil, previo a la obtención del Título

de Ingeniera en Sistemas, me permito declarar que luego de haber

orientado, estudiado y revisado, la Apruebo en todas sus partes.

Atentamente

Ing. Katya Martha Faggioni Colombo, M.Sc.

TUTORA

TRIBUNAL DE GRADO

Ing. Eduardo Santos Baquerizo, M.Sc. DECANO DE LA FACULTAD CIENCIAS MATEMATICAS Y

FISICAS

Ing. Inelda Martillo Alcívar, Mgs DIRECTORA

CISC, CIN

Ing. Katya Faggioni Colombo

DIRECTOR DE TESIS

Nombre y Apellidos PROFESOR DEL ÁREA -

TRIBUNAL

Ab. Juan Chávez A. SECRETARIO

I

DECLARACIÓN EXPRESA

“La responsabilidad del contenido de esta Tesis de Grado, me corresponden exclusivamente; y el patrimonio intelectual de la misma a la UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL”

GRACE JUDITH GUTIÉRREZ PIN

II

.

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS

CARRERA DE INGENIERIA EN SISTEMAS

COMPUTACIONALES





DE LA UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL”

Tesis de Grado que se presenta como requisito para optar por el título de

INGENIERA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

Autora: Grace Judith Gutiérrez Pin.

C.I. 0922366877.

Tutora: Ing. Katya Faggioni Colombo.

Guayaquil, Agosto de 2015

III

CERTIFICADO DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR

En mi calidad de Tutora de Tesis de Grado, nombrado por el Consejo Directivo de la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil.

CERTIFICO:

Que he analizado el Proyecto de Grado presentado por el/la estudiante Grace Judith Gutiérrez Pin, como requisito previo para optar por el título de Ingeniera en Sistemas Computacionales, cuyo problema es:

“Diseño de mapa de procesos actual y propuesta de mejora para el

proceso del módulo de pagos del prototipo de Sistemas Académicos de la

Facultad de Ciencias Administrativas y Ciencias Matemáticas y Físicas

de la universidad de Guayaquil”. Considero aprobado el trabajo en su totalidad.

Presentado por:

Grace Judith Gutiérrez Pin C.I.: 0922366877

Tutora: Ing. Katya Faggioni Colombo.

Guayaquil, Agosto del 2015

IV

DEDICATORIA

Dedico la presente tesis primero a Dios,

porque sin él no lograría a alcanzar este

objetivo, segundo a mis padres y

hermanos que fueron y son mi fuente de

inspiración, y a todas aquellas personas

que me supieron guiar a lo largo de mis

estudios para seguir adelante y no

desmayar.

V

AGRADECIMIENTO

Agradezco a mi Dios Todopoderoso por

darme fuerza, salud y sabiduría. A mi

hermosa madre Gladys Pin Baque quien

estuvo minutos y segundos apoyándome

a lo largo del camino para que no

decaiga superando los retos junto con el

amor de mi vida R.A.P.S, y sobre todo a

mi Tutora la Ing. Katya Faggioni

Colombo por todo el apoyo brindado

durante el desarrollo de esta tesis,

aportando sus conocimientos, paciencia,

esfuerzo y comprensión para lograr mi

objetivo.

VI

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS CARRERA DE INGENIERIA EN SISTEMAS

COMPUTACIONALES

Autorización para Publicación de Tesis en Formato Digital

1. Identificación de la Tesis

Nombre Alumna: Grace Judith Gutiérrez Pin

Dirección: Floresta II Mz. 20 Villa 24

Teléfono: 0939912674 E-mail: [email protected]

Facultad: Ciencias Matemáticas y Física

Carrera: Ingeniería en Sistemas Computacionales

Título al que opta: Ingeniera en Sistemas Computacionales

Profesor guía: Ing. Katya Faggioni Colombo

Título de la Tesis: “Diseño de mapa de procesos actual y propuesta

de mejora para el proceso del módulo de pagos del prototipo de

Sistemas Académicos de la Facultad de Ciencias Administrativas y

Ciencias Matemáticas y Físicas de la universidad de Guayaquil”

Temas Tesis: Levantamiento de información y diseño de mapa de procesos del módulo de pagos del sistema académico.

mailto:[email protected]

VII

2. Autorización de Publicación de Versión Electrónica de la Tesis A través de este medio autorizo a la Biblioteca de la Universidad de Guayaquil y a la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas a publicar la versión electrónica de esta tesis. Publicación electrónica:

Inmediata X Después de 1 año

Firma Alumno:

3. Forma de envío: El texto de la Tesis debe ser enviado en formato Word, como archivo .Doc. O.RTF y .Puf para PC. Las imágenes que la acompañen pueden ser: .gif, .jpg o .TIFF.

DVDROM X CDROM

VIII

ÍNDICE GENERAL

CARTA DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR III DEDICATORIA IV AGRADECIMIENTO V ÍNDICE GENERAL VIII ÍNDICE DE TABLAS IX ÍNDICE DE CUADROS XI ÍNDICE DE GRÁFICOS XII RESUMEN XVI (ABSTRACT) XVII

INTRODUCCIÓN

1 CAPITULO I – EL PROBLEMA 2 Ubicación del problema en un contexto 2 Situación conflicto 3 Causa del problema, consecuencia 4 Delimitación del problema 4 Formulación del problema 5 Evaluación del problema 5 Objetivos de investigación 7 Alcance del problema 8 Justificación e importancia de la investigación 9 CAPITULO II- MARCO TEÓRICO 11 Antecedentes del estudio 11 Fundamentación teórica 12 Fundamentación legal 21 Hipótesis o preguntas a contestar 30 Variables de investigación 30 Definiciones conceptuales 30 CAPÍTULO III- METODOLOGÍA 32 Diseño de la investigación 32 Instrumentos de Recolección de datos 38 Aspectos y conductas a observar 39 Descripción y Codificación de las variables 41 Metodologías Estadísticas 43 Tipos de investigación 91 Operacionalización de variables 95 Criterios para la elaboración de la propuesta 96 Recolección de la información 96 Criterio de validación de la propuesta 102 CAPÍTULO IV – MARCO ADMINISTRATIVO 118 Cronograma 118 Presupuesto 119 CAPÍTULO V – CONCLUSIÓN Y RECOMENDACIÓN 120 BIBLIOGRAFÍA

IX

ÍNDICE DE TABLAS

TABLA 1

Tabla de Codificación de Preguntas .................................................................. 41

TABLA 2

Frecuencia de la Variable edad ......................................................................... 44

TABLA 3

Estadísticas de la variable Edad ....................................................................... 44

TABLA 4

Frecuencias de la variable pregunta 2 Sexo (Género) ....................................... 47

TABLA 5

Estadísticas de tabla de frecuencia de alumnos por Facultad ........................... 49

TABLA 6

Tabla de Frecuencias de la variable Semestre .................................................. 51

TABLA 7

Tabla de Estadísticas de la variable Semestre .................................................. 51

TABLA 8

Tabla de estadística de la variable de Año de Ingreso ....................................... 54

TABLA 9

Tabla de Frecuencia de la variable de Año de Ingreso ...................................... 54

TABLA 10

Tabla de frecuencia de la variable Automatizado ............................................... 57

TABLA 11

Tabla de frecuencia acerca de la variable Legalizar Pago ................................. 59

TABLA 12

Tabla de Frecuencia de realizar largas filas ..................................................... 61

TABLA 13

Tabla de Frecuencia: Mejorar el proceso de pagos ........................................... 63

TABLA 14

Tabla de Frecuencia: Aceptación del Sistema Académico Actual ...................... 65

TABLA 15

Tabla de Frecuencia pregunta 11: Pago Integrado Sistema Académico ............ 67

TABLA 16

X

Tabla de Frecuencia Pregunta 12: Notificación por mail .................................... 69

TABLA 17

Tabla de Frecuencias Pregunta 13: Orden de Pago Automático ........................ 71

TABLA 18

Tabla de Frecuencias Pregunta 14: Legalización Automática ............................ 73

TABLA 19

Tabla de Frecuencias Pregunta 15: Apoya el cambio del proceso de pago ....... 75

TABLA 20

Valor de prueba de Chi-Cuadrado .................................................................... 77

TABLA 21

Análisis Debe Mejorar * Sistema Integrado ...................................................... 79

TABLA 22

Análisis Debe Mejorar * Notificación .................................................................. 81

TABLA 23

Análisis Debe Mejorar * Legalizar Automático ................................................... 83

TABLA 24

Análisis Debe mejorar * Apoya el Cambio.......................................................... 85

TABLA 25

Valor de prueba de Chi-Cuadrado 2 .................................................................. 87

XI

ÍNDICE DE CUADROS

CUADRO 1

Causas y Consecuencias del Problema ............................................................... 4

CUADRO 2

Valores por número de Matrícula ....................................................................... 24

CUADRO 3

Valores de Tasas y Derechos ............................................................................ 27

CUADRO 4

Población de la Facultad de Ciencias Administrativas y Facultad de Ciencias Matemáticas Y Físicas ....................................................................................... 34

CUADRO 5

Operacionalización de Variables ........................................................................ 95

CUADRO 6

Tabulación de los datos ..................................................................................... 99

CUADRO 7

Generación de orden de pago ......................................................................... 110

CUADRO 8

Legalización de orden de pago ....................................................................... 113

CUADRO 9

Emitir orden de pago ....................................................................................... 115

CUADRO 10

Detalle de ingresos ......................................................................................... 119

CUADRO 11

Detalle de egresos .......................................................................................... 119

XII

ÍNDICE DE GRÁFICOS

GRÁFICO 1

Diagrama de procesos ....................................................................................... 14

GRÁFICO 2

Mapa de Procesos ............................................................................................. 16

GRÁFICO 3

Diagrama de Flujos ............................................................................................ 18

GRÁFICO 4

Histograma y curva de la normal de la variable de edad .................................... 45

GRÁFICO 5

Diagrama de cajas y bigotes de la variable de edad ......................................... 45

GRÁFICO 6

Diagrama de Barras de la variable Sexo ............................................................ 47

GRÁFICO 7

Diagrama de barras de la variable Facultad ....................................................... 49

GRÁFICO 8

Diagrama de barras de frecuencias de alumnos por semestre .......................... 52

GRÁFICO 9

Diagrama de cajas de alumnos por semestre .................................................... 52

GRÁFICO 10

Histograma de la variable Año de Ingreso ........................................................ 55

GRÁFICO 11

Diagrama de cajas y bigotes de la variable Año de Ingreso .............................. 55

GRÁFICO 12

Tabla de frecuencia acerca de la variable Legalizar Pago ................................. 59

GRÁFICO 13

Diagrama de barras de la variable Legalizar Pagos ........................................... 59

GRÁFICO 14

Diagrama de barras variable Realizar Largas Filas ............................................ 61

GRÁFICO 15

Diagrama de barras de la variable mejorar el proceso de pagos ..................... 63

GRÁFICO 16

Diagrama de barras: Aceptación del Sistema Académico Actual ....................... 65

XIII

GRÁFICO 17

Diagramas de barras pregunta 11: Pago Integrado S.A. .................................... 67

GRÁFICO 18

Diagrama de Barras Pregunta 12: Notificación por mail ..................................... 69

GRÁFICO 19

Diagrama de barras Pregunta 13: Orden de Pago Automático .......................... 71

GRÁFICO 20

Diagrama de barras Pregunta 14: Legalización Automática ............................... 73

GRÁFICO 21 ..................................................................................................... 75

Diagrama de barras Pregunta 15: Apoya el cambio del proceso de pago .......... 75

GRÁFICO 22 ..................................................................................................... 79

Diagrama de barras: Debe Mejorar * Sistema Integrado .................................... 79

GRÁFICO 23

Diagrama de barras : Debe mejorar*Notificacion ............................................... 81

GRÁFICO 24

Diagrama de barras: Debe mejorar * Legalizar Automático ............................... 83

GRÁFICO 25

Gráfico de Baras: Debe mejorar * Apoya el Cambio .......................................... 85

GRÁFICO 26

Diagrama de Ishikawa ...................................................................................... 98

GRÁFICO 27

Proceso de Pagos Actual de Facultad de Ciencias Administrativas ................. 104

GRÁFICO 28

Proceso de Pagos Actual de Facultad de Ciencias Administrativas ................. 105

GRÁFICO 29

Diagrama de Proceso de mejora del módulo de pagos para la Facultad de Ciencias Administrativas y Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil ................................................................................ 108

GRÁFICO 30

Proceso de Mejora de Generación de Orden de Pago ..................................... 109

GRÁFICO 31

Proceso de mejora de legalización de orden de pago ...................................... 112

GRÁFICO 32

Propuesta de emisión de orden de pago ......................................................... 114

XIV

GRÁFICO 33

Reporte de órdenes de pago ........................................................................... 116

GRÁFICO 34

Proceso de mejora de historial de orden de pago ............................................ 117

GRÁFICO 35

Cronograma del Proyecto ................................................................................ 118

XV

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS MATEMATICAS Y FISICAS

CARRERA DE INGENIERIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

“Diseño de mapa de procesos actual y propuesta de mejora para el

proceso del módulo de pagos del prototipo de Sistemas Académicos de la

Facultad de Ciencias Administrativas y Ciencias Matemáticas y Físicas

de la universidad de Guayaquil”.

Resumen

Con el presente proyecto se diseñó un mapa de proceso automatizado para el módulo de pagos que se realizan en la Facultad de Ciencias Administrativas y en la Carrera de Ingeniería en Sistemas, permitiendo a los asistentes administrativos tener un mejor desenvolvimiento en sus actividades. Gracias a las herramientas como entrevista, causa – efecto, encuestas y metodologías se mejoró sus procesos.

Autor: Grace Judith Gutiérrez Pin

Tutor: Ing. Katya Faggioni Colombo

XVI








Autor/a: Grace Judith Gutiérrez Pin.

Tutor/a: Ing. Katya Faggioni Colombo.

RESUMEN

Con los problemas que ha venido presentando en el departamento de

secretaría de la Facultad de Ciencias Administrativas y en la Carrera de

Ingeniería en Sistemas Computacionales de la Universidad de Guayaquil

por no poder utilizar un sistema académico automatizado en el módulo de

pagos, se necesitó realizar un levantamiento de información para

observar las falencias que se presentan en el momento que el estudiante

se matricula. Para esto se diseña un mapa de proceso automatizado que

permita cumplir con las necesidades y proporcione la facilidad a los

estudiantes como asistentes administrativos.

Con el actual proceso que tiene la Facultad de Ciencias Administrativas y

Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas han venido ocasionando

serios problemas de eficiencia y rapidez en la época de matriculación,

retrasando las tareas de los asistentes administrativos y pérdida de

tiempo por parte de los estudiantes.

XVII








ABSTRACT

With the problems that have been occurring in the department Secretariat

of the Faculty of Administrative Sciences and the School of Computer

Systems Engineering from the University of Guayaquil for not being able

to use an automated academic system in the PM, it was required to make

a information gathering to observe the failures that occur at the time the

student is enrolled. For this automated process map that allows

compliance with the requirements and provide ease to students as

administrative assistants is designed.

With the current process with the Faculty of Administrative Sciences and

Faculty of Mathematics and Physics they have been causing serious

problems of efficiency and speed at the time of enrollment, delaying the

tasks of administrative assistants and lost time on the part of student.

1

INTRODUCCIÓN

En la actualidad la Facultad de Ciencias Administrativas y la Carrera de

Ingeniería en Sistemas Computacionales de la Facultad de Ciencias

Matemáticas y Físicas consta con un sistema académico que no es

suficientemente automatizado y se colapsa a cada momento por lo que se utiliza

tres sistemas diferentes para las debidas matriculaciones, consultas, syllabus,

calificaciones, reportes, indicadores y legalizaciones de órdenes de pago.

Éste levantamiento de información de módulos de pagos nos sirve para

determinar en qué procesos se puede mejorar y automatizar, para el control

oportuno de actividades y acelerar los mismos para el bienestar estudiantil y

administrativo, con el fin de mejorar la administración y disponibilidad de la

información en las diferentes carreras de la Facultad de Ciencias Administrativas

y la carrera de Ingeniería en Sistemas de la Facultad de Ciencias Matemáticas y

Físicas de la Universidad de Guayaquil, para así poder lograr la implementación

de un nuevo sistema académico que automatice y facilite la mayor cantidad de

procesos posibles.

Sin embargo, se necesita de una investigación con una visión global para

determinar aquellos procesos largos que realizan tanto el asistente

administrativo como el estudiante.

El proceso de pagos conlleva demasiado tiempo en la legalización de órdenes

de pagos, por lo que el personal administrativo tiene que verificar datos en

diferentes sistemas para que el estudiante no tenga futuros problemas en la lista

de profesores.

2

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

UBICACIÓN DEL PROBLEMA EN UN CONTEXTO

La Universidad de Guayaquil posee Facultades que en la actualidad, no todas

constan con un sistema centralizado de pagos, que permita realizar las

diferentes gestiones que necesitan hacer los estudiantes de una manera eficaz.

Esto se debe a que la Facultad de Ciencias Administrativas es una de las

facultades que aún no cuenta con un sistema automatizado de generación de

orden de pago y legalización. Aquellos procesos lo siguen realizando de manera

manual, por no contar con un único sistema de pagos, ocasionando dificultades

tanto al Departamento Administrativo y a los alumnos de la Facultad de Ciencias

Administrativas de la Universidad de Guayaquil.

Los asistentes administrativos indican que en el periodo de matriculación se

genera un caos, por lo que los estudiantes realizan largas filas no solo para

registrar su matrícula sino para la entrega de órdenes de pago y legalización.

La situación conflictiva que está ocurriendo en la Facultad de Ciencias

Administrativas de la Universidad de Guayaquil se pone en evidencia cuando el

estudiante se acerca a las ventanillas de secretaría a dejar su registro de

matrícula y esto a su vez genera una orden de pago.

Si al estudiante se le generaron valores a pagar, tendrá que cancelar en el

tiempo establecido de 7 días por aquella orden, para luego regresar nuevamente

a ventanillas a legalizar la orden y pueda escoger los paralelos, estar matriculado

y conste en la listas de los profesores.

Todas las ventanillas de la Facultad de Ciencias Administrativas de la

Universidad de Guayaquil realizan el mismo proceso con la única diferencia que

está dividido por carreras. Esto se debe a que solo existe una ventanilla para

3

cada carrera de la Facultad, lo que hace casi imposible matricular tantos

estudiantes en un solo día.

Adicionalmente, al momento de matricular al estudiante no se puede realizar la

entrega de la orden de pago en el mismo día, sino días posteriores o se le

informa al estudiante qué día se deberá acercar.

SITUACIÓN CONFLICTO NUDOS CRÍTICOS

Los problemas al generar la orden de pago se han venido presentando durante

varios ciclos en la Facultad de Ciencias Administrativas, al no poder procesar de

manera automatizada la información entre la Facultad y la Universidad, lo cual

ha generado serios problemas y malestares en el departamento de secretaría,

así como a los estudiantes debido a las largas filas para poder obtener una

matrícula.

Adicionalmente la Facultad cuenta con sistemas diferentes, es decir para

registrar al estudiante se realiza en el sistema SYSFCA que pertenece al sistema

de la Facultad de Ciencias Administrativas y para la debida generación de orden

de pago se la realiza en el sistema SIMUG a la Universidad de Guayaquil, lo cual

implica que el trabajo que realiza el asistente administrativo de secretaría se

vuelva lento.

Cuando el estudiante realiza el pago en la entidad bancaria en convenio con la

Universidad, dicho pago sólo se verá reflejado en el sistema de la Universidad de

Guayaquil más no en el sistema de la Facultad de Ciencias Administrativas, por

lo que el estudiante tendrá que acercarse a la ventanilla a legalizar dicho pago

después de siete días laborables. El asistente administrativo de la Facultad de

Ciencias Administrativas legaliza el pago en el sistema SYSFCA de manera

manual.

Debido a estos procesos tediosos que realizan tanto el asistente administrativo

como el estudiante, se requiere que éste proceso tenga una mejor organización

en el módulo de pagos, que permita suprimir aquellos pasos innecesarios que se

4

realizan para estar matriculado el estudiante, considerando las reformas

académicas establecidas por el Consejo de Educación Superior (CES) y

Secretaria de Educación Superior, Ciencia, tecnología e Innovación

(SENESCYT), todo esto con el fin de lograr que la Facultad de Ciencias

Administrativas sea más eficiente en sus procesos de pagos, brindando una

mejor atención a los estudiantes.

CAUSAS Y CONSECUENCIAS DEL PROBLEMA

Cuadro # 1

Causas y Consecuencias del Problema

CAUSAS CONSECUENCIAS

El asistente administrativo

legaliza la orden de pago en

forma manual.

Los estudiantes realizan largas

filas, haciendo que se demore el

proceso para de legalización del

pago de matrícula

Pérdida de tiempo en la fila para

lograr tener información de los

valores adeudados

Estudiante corre el riesgo de

perder el turno que el sistema le

generó.

Ingresar a dos sistemas

diferentes para la generación y

legalización de la orden de

pago.

Pérdida de tiempo en los

procesos, por lo que tendrá que

ingresar el asistente

administrativo a dos sistemas

académicos diferentes.

Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Facultad de Ciencias Administrativas

DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA

El problema que se observó en el levantamiento de información de la Facultad

de Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil presentado en este

documento está enfocado a la investigación, debido a que se debe realizar un

análisis y propuesta de mejora al proceso de generación de orden de pago y

legalización.

5

CAMPO: Tecnología e investigación.

ÁREA: Procesos de Pagos en la Facultad de Ciencias Administrativas

ASPECTO: Levantamiento de información y diseño de mapa de proceso de

pagos mejorado.

TEMA: Levantamiento de información y propuesta de mejora para el proceso del

módulo de pago de la Facultad de Ciencias Administrativas y la Facultad de

Ciencias Matemáticas y físicas de la Universidad de Guayaquil.

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Se logrará optimizar el proceso de generación y legalización de orden de pagos

para brindar una mejor atención, una vez realizado el levantamiento de

información inicial, y mejorando el proceso actual en la Facultad de Ciencias

Administrativas y Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad

de Guayaquil?

EVALUACIÓN DEL PROBLEMA

Según el Autor (Hernández, 2006) define evaluación del problema como “Evaluar

el planteamiento del problema. Ahora se conoce la problemática de investigación

con mayor profundidad” (Hernández, p. 49).

Existen en base al levantamiento de información e investigación en la Facultad

de Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil, enfocado en el

proceso de generación y legalización de órdenes de pagos, se han considerado

seis aspectos que permiten evaluar el problema:

CLARO: En el levantamiento de información en la Facultad de Ciencias

Administrativas se observa en forma clara la falta de comunicación entre los

sistemas académicos, ocasionando malestares en las diferentes actividades que

realizan los asistentes administrativos como los estudiantes.

6

EVIDENTE: Al realizarse el levantamiento de información enfocado en la

generación de orden de pago y legalización de la Facultad de Ciencias

Administrativas de la Universidad de Guayaquil resulta por demás evidente, la

escasez de automatización, que da como resultado retrasos innecesarios para

las dos partes que intervienen en este problema: Los estudiantes y las personas

que laboran en las respectivas secretarías.

CONCRETO: Al no contar con un proceso automatizado en la generación de

orden de pago y legalización que se realiza en el departamento de secretaría de

la Facultad de Ciencias Administrativas, ha ocasionado una gran demanda

donde los estudiantes realizan largas filas antes y después de la matriculación,

retrasando las actividades de los asistentes administrativos.

RELEVANTE: Toda Comunidad Educativa debe contar con un sistema

académico eficiente que permita dar un mejor servicio a sus estudiantes y un

mejor desempeño en las actividades que realizan los asistentes administrativos.

Sin embargo en la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de

Guayaquil presentan serios problemas con el actual sistema académico del

módulo de pago como consumo de tiempo al no contar con un sistema no

automatizado.

FACTIBLE: Debido a los procesos tediosos que realizan los asistentes

administrativos al no tener una comunicación entre los sistemas académicos de

la Facultad de Ciencias Administrativas y la Universidad de Guayaquil. Se

requiere tener un sistema automatizado, donde permita mejorar aquellos

procesos largos y un mejor desempeño en sus actividades.

DELIMITADO: Las diferentes actividades que realizan los asistentes

administrativos en la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de

Guayaquil ha ocasionado pérdida de tiempo y largas filas por parte de los

estudiantes al no contar con un sistema automatizado, debido a la falta de

comunicación entre los sistemas académicos.

7

VARIABLES: El autor (Salkind, 1999) define variable como “Es un sustantivo, no

un adjetivo, y representa una clase de resultados que pueden asumir más de un

valor. Resulta interesante que variable podrían tener el mismo nombre no sólo

pueden asumir valores distintos” (Salkind, p.24).

Éstas variables independientes y dependientes se consideran en base al objetivo

general.

En el levantamiento de información que se realizó en la Facultad de Ciencias

Administrativas se observan las siguientes variables:

INDEPENDIENTE: Levantamiento de información de la Facultad de Ciencias

Administrativas de la Universidad de Guayaquil

DEPENDIENTE: Propuesta para el proceso del módulo de pagos para la

generación y legalización de orden de pago de la Facultad de Ciencias


OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Diseñar el mapa de procesos mejorado a través del levantamiento de

información en la Facultad de Ciencias Administrativas del módulo de pago para

la generación de orden de pago y legalización, tomando como referencia el

mapa actual de la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas en su Carrera de

Ingeniería en Sistemas Computacionales de la Universidad de Guayaquil.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Como objetivos específicos que se define en la propuesta de mejora a realizarse

en el proceso de pagos de la Facultad de Ciencias Administrativas de la

Universidad de Guayaquil son:

8

Recopilar la información de los procesos de la generación de orden de

pagos y legalización en la Facultad de Ciencias Administrativas.

Obtener la información que ha sido recopilada sobre el proceso de pagos

en la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas, Carrera de Ingeniería

en Sistemas Computacionales de la Universidad de Guayaquil.

Identificar los procesos innecesarios que realiza el estudiante y el

asistente administrativo, al momento de legalizar y generar la orden de

pago.

Optimizar el tiempo empleado al personal administrativo como al

estudiante en el proceso de generación y legalización de orden de pago

tanto de la Facultad de Ciencias Administrativas como en la Carrera de

Ingeniería en Sistemas Computacionales de la Facultad de Ciencias

Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil.

ALCANCES DEL PROBLEMA

La investigación no desea hacer juicios de valor sobre la actuación de los

creadores del sistema informático que rige actualmente en la Facultad de

Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil, ni es la intención el

hacer comparaciones con otras Universidades donde este problema no existe.

Como se puede observar la intención de la autora de este trabajo, es alcanzar la

eficacia organizativa en la Facultad de Ciencias Administrativas así como de la

Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas en la Carrera de Ingeniería de

Sistemas de la Universidad de Guayaquil en lo que respeta a la generación de la

orden de pago y legalización, previa a la obtención de la matrícula.

El alcance de éste proyecto de tesis implica en el levantamiento de información

que se realizó en la Facultad de Ciencias Administrativas, obteniendo la

9

información que ha sido recopilada sobre el proceso de pagos de la Facultad de

Ciencias Matemáticas y Físicas en la Carrera de Ingeniería en Sistemas

Computacionales.

Con la información recopilada se realiza un análisis, aplicando metodologías de

investigación para llegar a diseñar un mapa de mejora en los procesos de pagos

para ambas Facultades de la Universidad de Guayaquil.

La propuesta de pagos que se realizará en la Facultades, estará destinada para

el uso de las actividades que realiza el asistente administrativo como los

estudiantes, en donde permitirá rapidez y eficacia en los procesos de generación

de orden de pago y legalización, teniendo como punto de mejora automatizar los

procesos de pagos que realizan los asistentes administrativos. Así también

permitirá al estudiante verificar si dicho pago se encuentra legalizado por algún

medio digital por ejemplo, su correo institucional.

Con esto se mejorará el tiempo de respuesta en las actividades de los procesos

de pagos que realizan los asistentes administrativos de la Facultad de Ciencias

Administrativas y Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad

de Guayaquil.

JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA

Una vez realizado el levantamiento de información del actual sistema, este

trabajo tiene como una valedera justificación la necesidad de que el centro de

enseñanza superior conocido como Universidad de Guayaquil, específicamente

la Facultad de Ciencias Administrativas y Facultad de Ciencias Matemáticas y

Físicas cuenten con una automatización para los procesos descritos en líneas

anteriores.

Al tener identificado el problema que ocurre en el departamento de secretaría,

sus efectos y futuras consecuencias, se pueden trabajar sobre ellos para que la

propuesta de mejora en el módulo de pagos y los que vendrán a futuro mejoren

sus estándares de calidad.

10

Por otra parte, tener un sistema automatizado será de gran utilidad para los

alumnos que no tendrán que realizar los trámites con largas filas y al personal

administrativo se les evitarán los contratiempos obtenidos ante la impaciencia,

comprensible por parte de los estudiantes de la Facultad de Ciencias


Con la optimización del proceso de generación de pagos y legalización, los

estudiantes de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de

Guayaquil no tendrán que regresar a las ventanillas a legalizar sino que tendrá

que esperar pocas horas para que el pago, efectuado en la entidad bancaria, se

vea reflejado en el sistema académico, con el envío de un mensaje de

confirmación a la parte interesada.

11

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

ANTECEDENTES DEL ESTUDIO

Hoy en día, la tecnología ha avanzado de manera sorpresiva, y vertiginosamente

aplicando conocimientos científicos y facilitando la adaptación del mismo. Se ha

logrado que los sistemas informáticos sean de gran ayuda para la humanidad,

obteniendo así la satisfacción de sus necesidades con el único fin de poder

restar procesos innecesarios para laborar día a día.

En la actualidad, muchos centros educativos en especial Universidades en todo

el país buscan la mejora en sus sistemas académicos, para así contar con un

sistema de alto rendimiento que permita mejorar tareas o procesos de manera

eficaz, sin interrupción alguna en sus procesos a realizar.

Éste levantamiento de información nace en la necesidad que tiene la Facultad de

Ciencias Administrativas como la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas

de la Universidad de Guayaquil, al no tener un sistema académico automatizado

que permita realizar sus procesos de manera segura y eficaz, situación que

preocupa tanto al departamento de secretaría como a los estudiantes cuando

empiezan las clases estudiantiles.

El estudio que se realiza en la Facultad es saber cómo se llevan los procesos

actuales y a su vez como se ejecutan, lo cual permitió observar que existen

falencias en el sistema académico al no tener una comunicación entre la

Facultad con la Universidad de Guayaquil al momento que el estudiante realiza

su pago y regresa nuevamente a la facultad a legalizar dicho pago.

Lo que se propone es dar una solución a este proceso que no se lleva de

manera automatizada, aplicando los debidos reglamentos otorgados por la

Senescyt y Universidad de Guayaquil, con el fin de dar una mayor rapidez a los

procesos que beneficiarán a los estudiantes y asistentes administrativos.

12

FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

La propuesta a realizar permitirá optimizar los procesos de pagos mediante un

análisis y aplicación de herramientas de metodologías BPM que servirá para

diseñar el mapa de procesos de pagos mejorado, la misma que ayudará para

elevar el nivel de satisfacción y rapidez de los estudiantes como los asistentes

administrativos de la Facultad de Ciencias Administrativas y Facultad de

Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil.

Se debe de tener claro que los procesos de pagos se encuentran actualmente

no automatizados, lo cual impide al asistente administrativo la realización de

actividades en forma eficiente.

A continuación se detalla cada uno de los entes vinculados en el análisis previo

a un levantamiento de información en la Facultad de Ciencias Administrativas de

la Universidad de Guayaquil que serán de gran ayuda en el presente proyecto de

tesis:

SISTEMA

Al momento de referirnos a la palabra sistema se la define de varias maneras

según como lo definen cada persona.

Según el autor (Martínez, 2013) define “Un sistema es el conjunto de hardware,

software y el equipo humano que puede interactuar con esta asociación. Que

son todos aquellos componentes físicos y electrónicos que forman parte del

sistema informático” (Martínez, p. 17).

Desde el punto de vista podemos decir que un sistema consiste en un conjunto

de información donde se obtiene datos, por medio de aquellos sistemas

informáticos que se lo conoce como hardware.

INFORMACIÓN

EI autor (Aguilera, 2010) define información como “Un conjunto de datos

organizados que tiene un significado. La información puede estar contenida en

13

cualquier tipo de soporte. Actividades que se realizan en la organización,

relacionadas o no con la informática" (Aguilera, p. 8).

El autor (Geoffrey, 2004) define otro concepto de información como “Datos y

conocimientos que se usan en la toma de decisiones” (Geoffrey, p. 121).

Es decir, se entiende el concepto de información a lo que se pretende saber o

conocer a partir de aquellos datos recolectados.

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Según el autor (Ciborra, 2002) define el sistema de información como “Estudio

que trata de inserción y el uso de la tecnología de la información de las

organizaciones, instituciones, y la sociedad en general” (Ciborra, p. 23).

El autor (Aguilera, 2010) define otro concepto de sistema de Información como

“Un conjunto de elementos organizados, relacionados y coordinados entre sí,

encargados de facilitar el funcionamiento global de una empresa o de cualquier

otra actividad humana para conseguir sus objetivos” (Aguilera, p. 8).

Se tienen tres actividades que se deben tener en cuenta, a continuación se

detalla:

ENTRADA: Una vez obtenida los datos a consultar, se las ingresa en el sistema

para obtener una información más detallada.

PROCESAMIENTO: Esos datos recolectados mediante una previa investigación

las convierten en información.

SALIDA: Luego de esto se las envía a las personas interesadas, que las

utilizarán para mejorar sus actividades y tener conocimiento de aquello.

14

PROCESO

Según el autor (González de las Cuevas, 2006), define un proceso como

“Secuencia de pasos que conduce a producir, registrar, conservar o modificar

información. Hay procesos administrativos mucho más complejos que requieren

la utilización de un número muy grande de papeles” (González de las Cuevas, p.

20).

Se puede decir que un proceso se conoce como pasos a realizar en una

actividad, con el fin de poder llegar a un resultado.

El autor (Carrasco, 2008) desde su punto de vista define que un proceso es “Una

totalidad que cumple un objetivo completo y que agrega valor para el cliente.

Esta unidad es un sistema de creación de riqueza que inicia y termina

transacciones con los clientes en un determinado período de tiempo” (Carrasco,

p.27).

A continuación se detalla un gráfico básico de procesos:

Gráfico # 1

Diagrama de procesos

Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin

ELEMENTOS DE UN PROCESO

El autor (González de las Cuevas, 2006) define los elementos principales de un

proceso como:

ACTIVIDADES O PROCESOS

A REALIZAR

ENTRADA DE DATOS

SALIDA DE DATOS

15

“La entrada de materiales o servicios del proveedor. Etapas son las tareas que

se van dando para conseguir el resultado y salida productos o servicios, hacia el

cliente. El cliente que lo recibe puede ser externo o interno” (González de las

Cuevas, p. 20).

TIPOS DE UN PROCESO

El autor (González de las Cuevas, 2006) define los siguientes tipos de procesos:

a) Producción, cuando el resultado es un bien material, tangible.

b) Servicios, cuando ese resultado es un bien intangible, como la

salud, el transporte, servicios profesionales variados, etc.

c) Procesos administrativos, son toda la secuencia de pasos que

conducen a producir, registrar, conservar o modificar información.

(González de las Cuevas, p. 20)

MAPA DE PROCESOS

El autor (Summers, 2006) define mapa de procesos como “Herramientas de

Comunicación que proporcionan un claro entendimiento de la manera en que se

conducen los negocios dentro de la organización” (Summers, p. 8).

Entonces se puede considerar que proceso es un conjunto o series de pasos

que se debe de realizar, por lo tanto un mapa de procesos tendrá el mismo

concepto con la única diferencia que se aprecia sus actividades en forma de

diagramas, donde se identifica aquellos pasos que se requiere una mejora.

A continuación un gráfico de mapa de procesos:

16

PROCESOS ESTRATÉGICOS

PROCESOS OPERATIVOS

PROCESOS DE APOYO

EN

TR

AD

AS

SA

LID

AS

Gráfico # 2

Mapa de Procesos


MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS

El autor (Summers, 2006) indica que “Los procesos se mejoran mediante la

elaboración de mapas de procesos de valor agregado, aislamiento de

problemas, análisis de las causas raíz y resolución de problemas” (Summers, p.

211).

TIPOS DE PROCESOS

El autor (Pérez Fernández de Velasco, 2010) dice:

Al no existir normalización ni práctica generalmente aceptada al respecto,

vamos a distinguir los procesos por su misión:

Procesos Operativos

Procesos de Apoyo

Procesos de Gestión y

Procesos de Dirección. (Pérez, p. 89).

DIAGRAMA DE FLUJOS

Para poder orientar mejor y comprender de una manera eficaz los diferentes

procesos que se realizan en una Institución Educativa, organización,

17

departamento, etc. es realizando diagramas de flujos donde se verifica por

donde se empieza y se terminan los procesos.

Para poder tener unos conocimientos más claros acerca de qué es un diagrama

de flujos se toma como referencia a los siguientes autores:

Según el autor (Chang, 2006) define diagrama de flujo como “Un diagrama de

flujo de procesos que se concentra en una función o actividad específica. A

diferencia del diagrama de flujo de secuencias” (Chang, p. 5).

(Álvarez, 1996) indica que los diagramas de flujos nos ayudan a:

Describir las etapas de un proceso y a su vez entender cómo funciona

Apoyar el desarrollo de métodos y procedimientos

Dar un seguimiento a los productos generados por un proceso

Identificar a los clientes y proveedores de un proceso

Planificar, revisar y rediseñar procesos

Diseñar nuevos procesos

Documentar en lo posible toda descripción de un proceso. (Álvarez,

p. 39)

Estos diagramas de flujo ayudarán a realizar los procesos actuales de la

Facultad de Ciencias Administrativas con el fin de obtener una mejor visión

acerca de aquellas actividades que se realizan en el departamento de secretaría,

para así lograr dar una mejor propuesta acerca de las actividades innecesarias

que le realiza en la Facultad.

A continuación se detallan los diagramas que será utilizado en el mapa de

procesos:

18

Gráfico # 3

Diagrama de Flujos


BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM)

Las siglas BPM se la conocen como gestión de procesos de negocios, es unas

de las metodologías que se deben de aplicar para obtener procesos

automatizados.

Con la aplicación de ésta metodología en los procesos se logrará obtener los

resultados deseados, con el fin de lograr mejor rapidez y eficacia en los procesos

que se realizan en la generación de orden de pago y legalización de la misma.

Para lograr entender mejor la definición de que se trata BPM, el autor (Hitpass,

2012) define como “El logro de los objetivos empresariales a través de la mejora,

la gestión y el control de los procesos de negocio” (Hitpass, p. 18).

DIAGRAMA DE ACTIVADES O

PROCESOS

CONECTOR

INICIO/FIN DE PROCESO

DIAGRAMA DE DECISIÓN

INICIO /FIN DE PROCESO

LÍNEAS DE PROCESOS

19

También el autor (Harmon, 2012) define BPM como “Una disciplina de gestión

focalizada en la mejora del rendimiento corporativo por medio de la gestión por

procesos de negocio” (Harmon, p. 18).

ENTREVISTA

Se entiende como entrevista desde un punto de vista, a buscar información de

lo que se pretende estudiar o conocer. Realizando entrevistas a las personas

involucradas en lo que deseamos estudiar o levantar información con el fin de

poder conocer mejor los problemas o fallas que se presentan, para así lograr

obtener un concepto más claro de lo que se desea alcanzar o solucionar.

Se debe de tener en claro que las entrevistas se las debe realizar en forma oral y

presencial.

El autor (Pardinas, 1989) define entrevista como “Una técnica ampliamente

usada y sus resultados han sido comprobados una y otra vez. Sin embargo, la

entrevista contiene también riesgos importantes que es menester tomar en

cuenta” (Pardinas, p. 115).

ENCUESTA

El autor (Torrado, 2004) define encuesta como

Un método de investigación basado en una serie de preguntas dirigidas a

sujetos que constituyen una muestra representativa de una población con

la finalidad de describir y / o relacionar características personales,

permitiendo así generalizar las conclusiones, mediante la elaboración y la

realización adecuada de una encuesta (Torrado, p. 2).

Encuesta se la conoce como un método de obtener información, por medio de

preguntas en forma escrita. Se las realiza al conjunto de población que se desea

obtener información más clara y opiniones diferentes.

20

CARACTERÍSTICAS DE ENCUESTA

A continuación se detalla las características de una encuesta:

El autor (Fernández, 2004) dice que “Actualmente, la mayoría de los estudios de

mercado que se realizarán utilizan la encuesta como técnica principal de la

investigación como: técnica de comunicación, cuantitativa, estática y técnica

estructurada” (Fernández, p. 99).

DIAGRAMA CAUSA – EFECTO

También se la conoce como espina de pescado.

El autor (Gutiérrez, 1989) define diagrama causa – efecto como “El propósito de

expresar en forma gráfica el conjunto de factores casuales que intervienen en

una determinada característica de calidad” (Gutiérrez, p. 213).

UTILIZACIÓN DEL DIAGRAMA DE CAUSA - EFECTO

Para realizar el diagrama Causa – efecto, el autor (Lyonnet, 1989) indica “Una

vez constituido el grupo de calidad, es indispensable anotar todas las ideas

sobre las posibles causas como, dispersión de materia prima, material, mano de

obra cambiante, variación y cambios de procesos” (Lyonnet, p.131).

GRÁFICAS DE GANTT

Según el autor (Kendall, 2005) dice que gráficas de Gantt es “Una forma fácil de

programar tareas. En este tipo de gráfica las barras de cada tarea o actividad.

Deben tomarse medidas inmediatas introducción de prototipos para evitar que

otras actividades es su sencillez” (Kendall, p.59).

21

FUNDAMENTACIÓN LEGAL

ARTÍCULOS DEL CONSEJO DE EDUCACIÓN SUPERIOR

Se obtuvieron datos sobre las leyes y reglamentos en el departamento de

secretaría de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de

Guayaquil.

En la actualidad las Universidades públicas como privadas captan reglamentos y

disposiciones establecidas por el Consejo de Educación Superior que se deben

cumplir con sus estudiantes.

Si un estudiante se matrícula en la fechas publicadas por la carrera y a su vez

haya escogido el 60% de materias, sigue aplicando la gratuidad, como indica en

el artículo 34 y 16. Pero si los alumnos dentro del lapso de tiempo no lograron

matricularse, se la conoce como matrícula extraordinaria y tendrá que pagar la

multa que dispuso en reglamento de Educación Superior.

Si el estudiante no alcanzó los períodos de matrículas ordinarias o

extraordinarias, tendrá que acercarse a Secretaría para que el estudiante hable

con el Director de la carrera para que envíe un comunicado al Decano que por

caso fortuito no alcanzó matricularse.

ART. 34: Se establecen tipos de matrículas dentro del Consejo de Educación

Superior:

MATRÍCULA ORDINARIA: Es aquella que se realiza en el plazo establecido

para el proceso de matriculación, que en ningún caso podrá ser mayor a 15 días.

MATRÍCULA EXTRAORDINARIA: Es aquella que se realiza en el plazo máximo

de 15 días posteriores a culminación del periodo de matrícula ordinaria.

MATRÍCULA ESPECIAL: Es decir que en casos individuales excepcionales,

otorga el órgano colegiado académico superior de las universidades y escuelas

politécnicas, así como el organismo del gobierno de los institutos y

22

conservatorios superiores, para quien, por circunstancias de caso fortuito o

fuerza mayor debidamente documentadas, no se haya matriculado de manera

ordinaria o extraordinaria.

Esta matrícula se podrá realizar hasta dentro de los 15 días posteriores a la

culminación del periodo de matrícula extraordinaria.

ART. 16: De la condición del estudiante regular de la Universidad de Guayaquil

se la adquiere cuando se entrega la constancia de matrícula en la secretaría de

cada Unidad Académica y se haya matriculado en al menos el 60% de las

asignaturas, cursos o sus equivalentes, que permite su plan de estudios en el

periodo académico ordinario correspondiente.

También se considerarán estudiantes regulares aquellos que se encuentren

cursando el periodo académico de culminación de estudios; es decir, aquel en el

que el estudiante se matriculó en todas las actividades académicas que requiere

aprobar para concluir su carrera

ART. 20: Ámbito de la gratuidad se beneficiaría a los estudiantes.-

Ser estudiante regular de la Universidad de Guayaquil, de conformidad de lo

estipulado en el artículo 16 de este reglamento.

Cursar por primera vez una sola carrera en la Universidad. Tampoco serán

beneficiarios los estudiantes que cambien de carrera por una sola vez, siempre

que hayan aprobado una o varias asignaturas, cursos o sus equivalentes del

periodo académico ordinario o extraordinario de carácter obligatorio, que puedan

ser homologadas de conformidad a lo establecido en el Reglamento de Régimen

Académico.

a) Si un estudiante se retira de la carrera y se reincorpora como estudiante

regular dentro del tiempo máximo establecido en el Régimen Académico,

continuará gozando del derecho de la gratuidad de la educación superior.

23

b) Cursar las asignaturas, curos o sus equivalentes del periodo académico

en el tiempo y en las condiciones ordinarias establecidas en el programa

de la carrera correspondiente.

ART. 21: De los rubros cubiertos por la gratuidad.- Los estudiantes que gocen

del derecho a la gratuidad, así como aquellos que paguen los aranceles

correspondientes por tasa y otros durante el periodo académico a que

corresponda la misma, gozaran de ,os derechos o servicios que la escolaridad

en cada periodo académico abarca.

ART. 22: Pérdida parcial y temporal de la gratuidad.- los estudiantes de la

Universidad de Guayaquil perderán solamente de manera parcial y temporal la

gratuidad cuando reprueben una o varias asignaturas, cursos o sus

equivalentes.

Los estudiantes que pierdan la gratuidad de manera parcial y temporal deberán

únicamente la parte correspondiente al valor de la matrícula, y la parte relativa al

arancel por las asignaturas, cursos o sus equivalentes que hubiere reprobado.

ART. 23: Pérdida definitiva de la gratuidad.- el estudiante regular pierde

definitivamente el beneficio de la gratuidad al reprobar, en términos

acumulativos, más del 30% de los créditos correspondientes a las asignaturas,

cursos o sus equivalentes, constantes en el respectivo plan de estudios de la

carrera que se encuentre cursando, incluyendo aquellas asignaturas, curos o sus

equivalentes que haya reprobado en la carrera que se matriculó por primera vez.

A continuación se detallará en el recuadro los valores que el estudiante tendrá

que cancelar si ha perdido el 30% de su malla curricular o estudiante

profesionales o egresados. A esto se los conoce como estudiantes Irregulares.

24

Cuadro # 2

Valores por número de Matrícula

CATEGORÍA

VALOR

Primera Segunda Tercera Para alumnos NO REGULARES que hayan perdido la Gratuidad Modalidad Anual

10.50 21.00 31.50

Para alumnos NO REGULARES que hayan perdido la Gratuidad, Modalidad Semestral

5.25 10.50 15.75

EGRESADOS/PROFESIONALES NO REGULARES que hayan perdido la Gratuidad, Modalidad Anual

43.20 86.40 129.60

EGRESADOS/PROFESIONALES NO REGULARES que hayan perdido la Gratuidad, Modalidad Semestral

21.60 43.20 64.80

Los valores anotados se aplican para alumnos no regulares, egresados y profesionales que siguen una segunda carrera. Los estudiantes que se matriculan por PRIMERA VEZ y en su PRIMERA CARRERA tienen derecho a la GRATUIDAD.

Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Universidad de Guayaquil

El cálculo del promedio será en base a las asignaturas aprobadas en el ciclo o

periodo Lectivo anterior, sin considerar si las materias fueron aprobadas por

primera vez o en recuperación y si estas corresponden o no al mismo nivel.

1. El número máximo de asignaturas que el estudiante puede matricularse

en cada ciclo es la cantidad de asignatura del nivel a cursar + 1 asignatura

adicional.

2. Si el estudiante se matricula en diferentes niveles podrá tomar un máximo

de 6 asignaturas.

3. Se trabajará con los valores de matrícula fijados por el Consejo

Universitario en el año 2013.

25

4. El cálculo de la pérdida definitiva de la gratuidad será en función de los

créditos de las asignaturas para lo cual se debe considerar lo siguiente:

4.1 Sumatoria de los créditos de las asignaturas tomadas desde el

periodo lectivo 2009-2010, para las unidades académicas que la

modalidad semestral empezó antes de la gratuidad, caso contrario

desde que inicio la modalidad semestral.

4.2 Sumatoria de los créditos de las asignaturas reprobadas desde el

periodo lectivo 2009-2010, para las unidades académicas que la

modalidad semestral empezó antes de la gratuidad, caso contrario

desde que inicio la modalidad semestral.

4.3 Aplicar regla de tres para obtener el porcentaje, si este resultado es

mayor que el 30% el estudiante pierde definitivamente la gratuidad y

se grabará en la tabla correspondiente. Ejemplo:

Sumatoria de los créditos de las asignaturas tomadas 85

Sumatoria de los créditos de las asignaturas reprobadas 39

Porcentaje = (39*100)/85 = 45.88 %

Resultado = Pierde definitivamente la gratuidad

4.4 El cálculo de la pérdida temporal, así también en función de los

créditos de las asignaturas en que se matricula el estudiante.

Para los que aprobaron el curso de nivelación y se matriculan a primer

semestre.

Sumar los créditos de todas las asignaturas del primer semestre

Sumar los créditos de las asignaturas que se matriculan

Aplicar regla de tres, si este resultado es menor o igual al 60% el

estudiante pierde temporalmente la gratuidad y se grabará en la

tabla correspondiente.

Para los que ya son estudiantes (de segundo semestre en adelante, repetidores

de primero, los que reingresan, los que vienen de otra Universidad o Carrera).

Sumar los créditos de todas las asignaturas del semestre que se

está matriculando.

Sumar los créditos de las asignaturas que se matriculan

26

Sumar los créditos de las asignaturas aprobadas u homologadas

del nivel que se está matriculando, en caso de que hubiere

asignaturas en esta situación, esta sumatoria deberá ser

adicionada a los créditos de las asignaturas que se matriculan.

Aplicar regla de tres, si este resultado es menor al 60% el

estudiante pierde temporalmente la gratuidad y se grabará en la

tabla correspondiente.

5. Validar en el Sistema los estudiantes que se cambian de carrera, éstos

deben de homologar en la carrera destino por lo menos una asignaturas

de lo contrario tendrán que hacer el Enes y de no aprobar harán el Curso

de Nivelación.

6. Para otorgar gratuidad a los profesionales que deseen emprender una

nueva carrera, se debe considerar que la fecha de inicio de estudios de la

carrera anterior sea menor al 20 de octubre del 2008, pasada esta fecha

el profesional perderá la gratuidad. (aplicar las validaciones en el

Sistema).

PÉRDIDA DEFINITIVA DE LA GRATUIDAD

El estudiante podrá determinar pérdida de la gratuidad mediante la aplicación

de la fórmula:

𝐶𝑀𝑅 ∗ 100

𝐶𝑀𝐴= 𝑅

Dónde:

CMR: crédito de materias reprobadas

CMA: crédito de materias aprobadas.

R: resultado

SI R mayor que el 30% hay PÉRDIDA DEFINITIVA de la gratuidad. Esto

significa que, en lo sucesivo el estudiante debe financiar su carrera hasta su

culminación.

Tal como indica en el Art. 19. Los estudiantes de la universidad de Guayaquil

pierden totalmente el derecho a la gratuidad.

27

También se detallará un cuadro de aquellos valores que emitan certificados,

derechos o especies ya sean para estudiantes profesionales y no profesionales.

Tal como lo indica en el Art. 17, 18 y 19 de los reglamentos de la Universidad de

Guayaquil mediante el CES.

Éstos valores serán aplicados en la orden de pago, de acuerdo si son

estudiantes por primera vez en la Facultad y aquellos estudiantes que van para

su segunda carrera.

Cuadro # 3

Valores de Tasas y Derechos

1 Especie valorada para estudiantes que hayan perdido la gratuidad 1.20

2 Derecho de copia para estudiantes que hayan perdido la gratuidad 1.30

3 Derecho de copia para egresados o profesionales 6.10

4 Derecho de duplicado de título profesional de tercer nivel 24.35

5 Derecho de duplicado de título o grado académico de posgrado o cuarto nivel

24.35

6 Derecho de duplicado de documentos (duplicado de recibos de pagos)

2.40

7 Derecho de pase desde y hacia otra Universidad 66.40

8 Derecho de participación en concursos para profesores universitarios 24.35

9 Derecho de participación en concurso para alumnos de posgrado en las Facultades de Ciencias Médicas y Odontología.

66.40

10 Derecho de certificado final para auxiliares de enfermería 24.35

11 Inscripción del proceso de reconocimiento académico de los Especialistas Médicos de Hecho a Especialistas Médicos de Derecho

100.00

12 Tasa por mantenimiento del Auditorio, incluye capa y birrete para estudiante de postgrado de la Facultad de Ciencias Médicas

100.00

13 Derecho de títulos

Diplomado 168.70

Especialidad 187.60

Maestría 205.55

Doctorado 253.00

Especialistas Médicos de Hecho a Especialistas Médicos de Derecho 1,400.00

14 Tasa de emisión liquidación 2*1000 5.53

Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Universidad de Guayaquil

28

DE LAS TASAS

ART. 17.- De las tasas.- es el valor que la Universidad de Guayaquil cobra por

bienes, servicios o actividades extracurriculares que no forman parte de la

escolaridad y gratuidad, por lo tanto, no son de carácter obligatorio para el

estudiante.

ART. 18.- De las tasas por concepto de matrículas.- las tasas que regirán por

concepto de matrículas se cobrarán al estudiante una sola vez en cada periodo

académico, por concepto de gastos administrativos y servicios generales. Los

valores a cobrar son los contenidos en la tabla de tasas que se aprobará al inicio

de cada año fiscal.

ART. 19.- De las tasas por otros rubros.- las tasas por otros rubros son

independientes a las de matrículas, corresponden a otra naturaleza. Estarán

contempladas en la tabla de tasas que se aprobará al inicio de cada año fiscal.

DISPOSICIONES GENERALES

TERCERA.- El número máximo de asignaturas, cursos o sus equivalentes que

pueden matricularse un estudiante regular en un período académico será la

cantidad total de materias que están asignadas en cada nivel o semestre más

una materia adicional y el nivel del estudiante será el que se encuentre cursando

la mayor cantidad de asignaturas, cursos o equivalentes.

CUARTA.- Si el estudiante se matricula en diferentes niveles podrá tomar un

máximo de 6 asignaturas, cursos o sus equivalentes y el nivel del estudiante

será el que se encuentre cursando la mayor cantidad de asignaturas, cursos o

sus equivalentes.

29

LEY ORGÁNICA DE EDUCACIÓN SUPERIOR

(Registro Oficial No. 298, del 12 de octubre del 2010)

Art. 80.- Gratuidad de la educación superior pública hasta el tercer nivel.-

Se garantiza la gratuidad de la educación superior pública hasta el tercer nivel.

La gratuidad observará el criterio de responsabilidad académica de los y las

estudiantes, de acuerdo con los siguientes criterios:

a) La gratuidad será para los y las estudiantes regulares que se matriculen en

por lo menos el sesenta por ciento de todas las materias o créditos que permite

su malla curricular en cada período, ciclo o nivel;

b) La gratuidad será también para los y las estudiantes que se inscriban en el

nivel preuniversitario, prepolitécnico o su equivalente, bajo los parámetros del

Sistema de Nivelación y Admisión;

c) La responsabilidad académica se cumplirá por los y las estudiantes regulares

que aprueben las materias o créditos del período, ciclo o nivel, en el tiempo y en

las condiciones ordinarias establecidas. No se cubrirán las segundas ni terceras

matrículas, tampoco las consideradas especiales o extraordinarias;

d) El Estado, por concepto de gratuidad, financiará una sola carrera o programa

académico de tercer nivel por estudiante. Se exceptúan los casos de las y los

estudiantes que cambien de carrera o programa, cuyas materias puedan ser

revalidadas;

e) La gratuidad cubrirá exclusivamente los rubros relacionados con la primera

matrícula y la escolaridad; es decir, los vinculados al conjunto de materias o

créditos que un estudiante regular debe aprobar para acceder al título terminal

de la respectiva carrera o programa académico; así como los derechos y otros

rubros requeridos para la elaboración, calificación, y aprobación de tesis de

grado;

f) Se prohíbe el cobro de rubros por utilización de laboratorios, bibliotecas,

acceso a servicios informáticos e idiomas, utilización de bienes y otros,

correspondientes a la escolaridad de los y las estudiantes universitarios y

politécnicos;

g) Para garantizar un adecuado y permanente financiamiento del Sistema de

Educación Superior y la gratuidad, la Secretaría Nacional de Educación Superior,

Ciencia, Tecnología e Innovación desarrollará un estudio de costos por

30

carrera/programa académico por estudiante, el cual será actualizado

periódicamente;

h) Se pierde de manera definitiva la gratuidad, si un estudiante regular reprueba,

en términos acumulativos, el treinta por ciento de las materias o créditos de su

malla curricular cursada; e,

i) La gratuidad cubrirá todos los cursos académicos obligatorios para la

obtención del grado.

HIPÓTESIS O PREGUNTAS A CONTESTARSE

¿Si con el levantamiento de información en la Facultad de Ciencias

Administrativas se logrará automatizar los procesos para poder mejorar la

rapidez y eficiencia de las órdenes de pago y legalización de la misma?

VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN

INDEPENDIENTE: Levantar información del módulo de proceso de pagos.

DEPENDIENTE: Analizar y diseñar el mapa de proceso actual del sistema

académico de la Facultad de Ciencias Administrativas.

DEFINICIONES CONCEPTUALES

CES (Consejo de Educación Superior)

(Universidad de Guayaquil, 2014) “Establece reglamentos para las

Universidades tanto las públicas como privadas, con el fin de poder llevar un

control en sus alumnos y sean aplicados” (Universidad de Guayaquil, p.3).

SI (Sistema de información)

(Ciborra, 2002) define datos “Aquellos que son ingresados en el sistema u

ordenador para poder realizar el procesamiento debido” (Ciborra, p.23).

31

PROCESOS

(Gonzáles de las Cuevas, 2006) define “Pasos a realizar, tiene un dato de

entrada, lo procesa y obtiene como resultado una salida de información”

(Gonzáles de las Cuevas, p.20).

DATOS

(Martínez, 2013) identifica “Dato a una variable específica con lo que se logrará

obtener un conjunto de datos para poder llegar a un resultado” (Martínez, p.18).

INVESTIGACIÓN

(Aguilera, 2010) define como “investigar algún punto específico, una vez

estudiado, se obtienen las conclusiones” (Aguilera, p.8).

VARIABLE

(Nixon, 1968) “Una variable varía de aquellos resultados obtenidos” (Nixon, 17).

DEPENDIENTE

(Nixon, 1968) “Consiste en depender de algo es decir, se depende del trabajo

para poder pagar los estudios” (Nixon, 17).

INDEPENDIENTE (Nixon, 1968) “Consiste en no depender de nadie, es decir puedo o no trabajar”

(Nixon, 17).

32

CAPÍTULO III

METODOLOGÍA

DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN

INTRODUCCIÓN DEL CAPÍTULO

En el actual proyecto de tesis de éste capítulo se presentan los métodos que se

han utilizado y las herramientas para las mejoras de los procesos de generación

de orden de pago y legalización.

Para realizar las mejoras en el proceso de pagos se realizó en base a los

resultados obtenidos del levantamiento de información que se efectuó en la

Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil, y tomando

como referencia el mapa de proceso actual de la Facultad de Ciencias

Matemáticas y Físicas que se obtuvo a través de una información proporcionada

por la misma.

Adicionalmente se presentan algunos gráficos estadísticos y definiciones

estadísticas que servirán para la comprensión de este capítulo, se describen los

tipos de muestreo a utilizar, se presenta el marco muestral, el diseño muestral y

la determinación del tamaño de la muestra respectivamente, también se describe

el diseño del cuestionario y las diferentes secciones que lo componen, se

presenta la descripción y codificación de las variables a emplearse en éste

proyecto.

DEFINICIONES BÁSICAS

Para identificar los problemas que se presentan en la Facultad de Ciencias

Administrativas de la Universidad de Guayaquil se realizó un análisis mediante la

observación donde se pudieron estudiar las causas y efectos del problema a

investigar en los procesos de generación de orden de pago y legalización, con el

fin de resolver el problema y satisfacer la necesidad.

33

A continuación se detallan los siguientes tipos de muestreos que serán utilizados

en este capítulo:

ESPACIO MUESTRAL

El autor (Álvarez, 2007) define el concepto de espacio muestral como “El

conjunto de todos los posibles resultados de un experimento aleatorio. Al

espacio muestral también se lo denomina universo o población del experimento”

(Álvarez, p. 88).

VARIABLE ALEATORIO

(Álvarez, 2007) define variable aleatoria como “Cualquier operación matemática

que se haga en una constante, cuyo resultado se puede valorar mediante una

medida cuantitativa” (Álvarez, p. 136).

VARIABLE ALEATORIA DISCRETA

(Álvarez, 2007), define la variable discreta como “Son aquellos que toman

valores numéricos aislados, por lo que, fijados dos consecutivos, no pueden

tomar ningún valor inmediato” (Álvarez, p. 136).

VARIABLE ALEATORIA CONTINÚA

Las variables aleatorias continúas son definidas (Álvarez, 2007) como “Aquella

que puede tomar valor cualquier, valor dentro de unos límites. Es una fórmula

matemática, lo que por otra parte permite una gran riqueza de cálculo de

probabilidades” (Álvarez, p. 142).

POBLACIÓN OBJETIVO

(Álvarez, 2007) define población objetivo como “La población objetivo del estudio

puede ser más amplia si el investigador pretende explorar los resultados a

ámbitos distinto de la población estadística, pero esta cuestión es externa a la

estadística inferencial” (Álvarez, p. 220).

Con el levantamiento de información en la Facultad de Ciencias Administrativas

de la Universidad de Guayaquil y observando los problemas que se presentan al

iniciarse las matrículas, se determina la población afectada a éste problema que

34

son los estudiantes y asistentes administrativos de la Facultad como población

objetivo.

A continuación tenemos nuestra población a detallarse:

Cuadro # 4

Población de la Facultad de Ciencias Administrativas y Facultad de

Ciencias Matemáticas Y Físicas

Población N°

Estudiantes de Ciencias Administrativas

12740

Estudiantes de Ciencias Matemáticas y Físicas

5188

Total 17928 Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Universidad de Guayaquil

POBLACIÓN INVESTIGADA

(Torres, 2013) define la población investigada como “Cualquier diseño muestral

que pretende recoger el sentir de la opinión pública nacional, los diversos

tamaños de los centro poblados, y todos los socioeconómicos en la proporción

que le corresponda” (Torres, p. 28).

(La Torre, 2010) define población como “El conjunto de todos los individuos,

objetos, personas, eventos, etc. en lo que se desea estudiar el fenómeno. Éstos

deben reunir las características de lo que es objeto de estudio” (La Torre, p. 23).

La población seleccionada para este trabajo de tesis está compuesta por los

asistentes administrativos y alumnos de la Facultad de Ciencias Administrativas

de la Universidad de Guayaquil. El personal administrativo y los directivos son

los indicados al momento de la entrevista porque son quienes están al tanto de

los procesos que realizan en el proceso de generación de la orden de pago y

legalización, y conocen los malestares que éstos provocan.

35

CONCEPTO DE MUESTREO

(Benjumea, 2006) define el muestreo como:

El estudio de muestreo debe asegurar que cada elemento de la

población tenga la misma probabilidad de ser seleccionado. Esto se

consigue si se consideran muestras con reposición, es decir, cada

elemento, una vez seleccionada al azar dentro de la población, se

devuelve a ella de manera que se pueden repetir elementos en una

muestra. (Benjumea, p. 209)

MUESTRA

El autor (Benjumea, 2006) define la muestra como “Conceptos teóricos relativos

al muestreo, individuos en la que se selecciona una muestra de tamaño,

cualquier subconjunto de elementos de la población” (Benjumea, p. 211).

Una muestra es una parte representativa de una población que se vaya a

investigar, es decir los estudiantes de la Facultad de Ciencias Administrativas y

la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil.

Para esto, se hace el uso de la fórmula general de la muestra, la cual permite

obtener un resultado representativo del grupo de personas que hemos

estudiado.

MARCO MUESTRAL

(Vivanco, 2005) dice que “Permite enumerar las unidades de muestreo para su

posterior selección, se entiende como el ordenamiento de las unidades de

muestreo” (Vivanco, p. 24).

Por lo tanto se considera marco muestral a la representación de los entes que

constituyen la población objetivo, como lo son los estudiantes que están al tanto

de la pérdida de tiempo que realiza al momento de matricularse. Por tal motivo

los estudiantes que se han tomado de muestra para este estudio pertenecen a la

Facultad de Ciencias Administrativas y la Facultad de Ciencias Matemáticas y

Físicas de la Universidad de Guayaquil.

36

MUESTRA ALEATORIA

(Vivanco, 2005) define como muestra aleatoria a “La selección de elementos en

la que cada uno de éstos tiene una probabilidad conocida y distinto de 0 al ser

seleccionado, a la distribución de valores de una variable aleatoria que tiene

asociada la probabilidad de ocurrencia” (Vivanco, p. 25).

TIPOS DE MUESTREOS

MUESTREO ALEATORIO SIMPLE

(Vivanco, 2005) define que “El muestreo aleatorio simple requiere de menos

elementos porque la varianza del estimador es menor. Un uso complementario al

cálculo del tamaño de la muestra propio al diseño” (Vivanco, p. 202).

MUESTREO ALEATORIO ESTRATIFICADO

(Vivanco, 2005) define que muestreo aleatorio estratificado “Es un diseño

monoetápico donde el azar opera restringido. Normalmente la varianza del

estimador será menor a la del muestreo aleatorio simple” (Vivanco, p. 201).

DISEÑO MUESTRAL

POBLACIÓN OBJETIVO

Al levantar la información en la Facultad de Ciencias Administrativas de la

Universidad de Guayaquil, se define como población objetivo a los asistentes

administrativos y estudiantes quienes están al tanto de los problemas que se

presentan en el módulo de pagos durante la generación y legalización de la

misma.

MARCO MUESTRAL

El marco muestral consiste en la representación de las personas involucradas en

el procesos de pagos y que a su vez constituyen la población objetivo. Esto

corresponde a los estudiantes que están actualmente registrados y matriculados

en la Facultad de Ciencias Administrativas así como de la Facultad de Ciencias


37

DETERMINACIÓN DEL TAMAÑO DE LA MUESTRA

Una muestra es una parte representativa de una población o de un universo, es

decir el número de encuestas que se van a realizar.

Para esto, se hace el uso de la fórmula general de la muestra, la cual permite

obtener un resultado representativo del grupo de personas involucradas en el

problema que hemos estudiado.

La fórmula de la muestra es la siguiente:

𝑛 =N ∗ 𝑍 𝑝 ∗ 𝑞𝑎

2

𝑑 2 ∗ (𝑁 − 1) + 𝑍 ∗𝑎2 𝑝 ∗ 𝑞

p * q = Desviación Estándar de una población.

p= Es una probabilidad de éxito (0.50).

q= Es una probabilidad de fracaso (0.50).

d= Límite aceptable de error muestral (0.05 5%).

Z= Número de desviación Típicas.

𝑛 =20242 ∗ 1.96 ∗ 0.5 ∗2

0.5

0.05 2 ∗ (20242 − 1) + 1.96 ∗2 0.5 ∗ 0.5

𝑛 =20242 ∗ 3.84 ∗ 0.25

0.0025 ∗ (20241) + 3.84 ∗ 0.25

𝑛 =19440.42

50.60 + 3.84 ∗ 0.25

𝑛 =19440.42

51.56

𝑛 = 377

En donde:

n= 377 el tamaño de la muestra

N= 20242 tamaño de la población

38

INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Para realizar el desarrollo de éste proyecto, es importante que se realicen

primero el levantamiento de información para que así se conozca de manera

más eficiente cuales son las causas que ocasionan los problemas en un lugar

determinado. Una vez realizada la recopilación de datos, conlleva a buscar las

posibles soluciones para lograr obtener un resultado, y poder solucionar.

Son muchas las herramientas que se pueden manejar en un proceso

investigativo, y que aportan con conocimientos sólidos y precisos en el momento

de analizar la información de aquellos datos recolectados.

En éste proyecto de tesis se centrará en las siguientes herramientas que nos

servirá de gran ayuda para realizar nuestro análisis durante el levantamiento de

información, aplicando técnicas de:

LA OBSERVACIÓN

Al aplicar la técnica de la observación se pudo analizar los procesos actuales

que se realizan en la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de

Guayaquil.

Ésta investigación fue revelando los procesos tediosos que se visualiza al

momento de generar y legalizar una orden de pago que se presentan al

momento que un estudiante se acerca a secretaría a matricularse.

Se comprueban los procesos largos que realiza el estudiante una vez que

obtiene la orden de pago y legalización de la misma.

Esta investigación de observación se realiza en el departamento de secretaría de

la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil, a

aquellos asistentes administrativos en donde actualmente se efectúa dichos

procesos.

39

ASPECTOS Y CONDUCTAS A OBSERVAR

Con el levantamiento de información se logra determinar los procesos que se

realizan en el departamento administrativo, con el fin de poder estudiar las

funciones que se realizan en la Facultad de Ciencias Administrativas de la

Universidad de Guayaquil verificando los resultados que se van obteniendo en

aquellos procesos a realizar.

Determinar los problemas que se presentan en cada proceso de generación de

orden de pago y legalización de la misma, con lo que se pudo observar son los

problemas que se van presentando en cada proceso.

Por tal motivo, se requiere que el módulo de pagos se maneje de manera

automatizado, para que así permitan la rapidez y eficiencia de los asistentes

administrativo.

LA ENTREVISTA

Para lograr entender el módulo de pagos, se establecieron preguntas al personal

administrativo para conocer como es el proceso de generación de la orden de

pago y legalización que se realizan en la Facultad de Ciencias Administrativas de

la Universidad de Guayaquil.

En la entrevista realizada al Sr. Rubén Sánchez (Anexo 1) se logró obtener el

funcionamiento del sistema académico del módulo de pagos y en que artículos

se rigen, para así lograr obtener una visión más clara del proceso a partir que el

estudiante se matrícula y conlleva esto a la generación y legalización de la orden

de pago que se realizan, con el fin de poder definir los alcances que tendrá este

proyecto de tesis de acuerdo a los requerimientos.

Otro concepto de investigación, el autor (Alles, 1999) define entrevista como:

Uno de los métodos más difundidos en la selección de personas.

Una relación entre dos personas. Si el entrevistado responde en forma

precisa y breve a lo que se le demanda, si centra su conversación en lo

40

importantes y en aquello que entendemos le interesa al otro, es decir, a

partir de nuestro relato y experiencia y conocimientos. (Alles, p. 26)

Con los resultados obtenidos mediante las entrevistas que se realizaron los

asistentes administrativos se pudo determinar las reglas con las que se rige las

órdenes de pago, las principales actividades que deben ser comentadas, la

estructura del sistema académico del módulo de pagos, y la presentación visual.

Así también definir los alcances que tendrá el proyecto de acuerdo a los nuevos

requerimientos establecidos.

Los instrumentos de recolección de datos que se utilizó en el levantamiento de

información en la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de

Guayaquil, se basa en mejorar los procesos de pagos tediosos.

DISEÑO DEL CUESTIONARIO

Para realizar el levantamiento de información se realizaron cuestionarios de

preguntas las cuales están distribuidas de la siguiente manera, la primera

denominada “Información General del entrevistado“ que tiene que ver con el

estudiante de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de

Guayaquil que consta de cinco preguntas donde se obtiene información tal

como: edad, sexo, que semestre está cursando, en qué año ingresó en la

Facultad, Facultad en que se encuentra estudiando.

La segunda sección de cuestionarios tiene como título “Situación Actual del

Sistema Académico del módulo de pago en la generación de orden de pago y

legalización”, en esta sección consta de cinco preguntas. Se busca obtener

información de la situación actual en el aspecto laboral como en el tiempo que se

tarda a realizar los procesos de pagos. Los asistentes administrativos de la

Facultad de Ciencias Administrativas.

En la siguiente sección denominada “Procesos de mejoras del módulo de pago

en la generación de orden y legalización”, en esta sección consta de cinco

preguntas, que se logrará obtener por parte de los estudiantes respuestas claras

y eficaz de como desearía que esté el módulo de pagos.

41

DESCRIPCIÓN Y CODIFICACIÓN DE VARIABLES

Para facilitar la interpretación y manejo de las variables que se ha investigado

durante el levantamiento de información, es de gran utilidad establecer una

codificación.

A continuación se presenta una descripción por cada pregunta realizada al

entrevistado y codificación determinada para cada una de las variables de

acuerdo al diseño que se realizó en las líneas anteriores del Diseño del

cuestionario.

Tabla # 1

Tabla de Codificación de Preguntas

PREGUNTA TIPO OPCION CODIFICACION

1) Edad Cuantitativo No. (17-35)

2) Sexo Cualitativo Masculino 1

Femenino 2

3) Facultad a la que pertenece Cualitativo F.C.A. 1

F.C.M.F. 2

4) ¿Qué semestre está cursando? Cuantitativo 8 Semestres 1- 8

5) ¿Año que ingresó a la Facultad?

Cuantitativo [2014 hasta el año posible encontrado

2003 – 2015

6) Está automatizado en su Facultad el módulo de pago

Cualitativo Si 1

No 2

7) ¿Está de acuerdo usted con regresar a la Facultad a legalizar el pago que realizó en el banco?

Cualitativo Total acuerdo 5

Parcial acuerdo 4

No interesado 3

Parcial desacuerdo

2

Total desacuerdo 1

8) ¿Está de acuerdo usted en realizar largas filas en la Facultad

para retirar la orden de pago?


Parcial acuerdo 4

Indiferente 3

Parcial desacuerdo

2

Total desacuerdo 1

9) ¿Está de acuerdo usted en que Cualitativo Total acuerdo 5

42

se debería de mejorar el actual proceso de pago en la Facultad?

Parcial acuerdo 4

Indiferente 3

Parcial desacuerdo

2

Total desacuerdo 1

10) ¿Está de acuerdo usted con el sistema actual de pago que

tiene la Facultad?

Cualitativa Total acuerdo 5

Parcial acuerdo 4

Indiferente 3

Parcial desacuerdo

2

Total desacuerdo 1

11) ¿Considera usted en que el trámite de pago esté

automatizado e Integrado al Sistema Académico?


Parcial acuerdo 4

Indiferente 3

Parcial desacuerdo

2

Total desacuerdo 1

12) ¿Está de acuerdo usted en recibir un mensaje a su correo Institucional indicando que ya

está legalizado su Orden de pago?


Parcial acuerdo 4

Indiferente 3

Parcial desacuerdo

2

Total desacuerdo 1

13) ¿Está de acuerdo usted en que al momento de matricularse

se genere la orden de pago automáticamente?


Parcial acuerdo 4

Indiferente 3

Parcial desacuerdo

2

Total desacuerdo 1

14) ¿Está de acuerdo usted que la legalización de la orden de

pago sea automática?


Parcial acuerdo 4

Indiferente 3

Parcial desacuerdo

2

Total desacuerdo 1

15) ¿Está de acuerdo Ud. que se debería de mejorar el actual

proceso de pago?


Parcial acuerdo 4

Indiferente 3

Parcial desacuerdo

2

Total desacuerdo 1


43

METODOLOGÍAS ESTADÍSTICAS

Una vez realizada la interpretación de variables investigadas, se ha tomado en

consideración la realización de metodologías que provienen de la asignatura de

la estadística descriptiva como lo son:

a) Los diagramas de barras

b) Histogramas de frecuencias

c) Estadísticas

INTERPRETACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

ANÁLISIS UNIVARIADO DE LOS DATOS

A continuación se presentan los cuadros estadísticos que contienen los

resultados obtenidos en la encuesta en vivo a los estudiantes de la Facultad

Ciencias Administrativas y la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas.

Los datos obtenidos constituyen la base fundamental para el conocimiento a

fondo de la solución planteada y de esta manera hacer una propuesta de un

cambio en el proceso de cobros, generación de orden de pago y para la

legalización de matrículas entre los estudiantes.

Se espera que la universidad se interese en invertir en esta solución, la misma

que daría óptimos resultados.

El autor Héctor Luis Ávila (2006) nos dice que consiste en el análisis de cada

una de las variables estudiadas por separado, es decir, el análisis está basado

en una sola variable. Las técnicas más frecuentes de análisis Univariado son la

distribución de frecuencias para una tabla Univariado y el análisis de las medidas

de tendencia central de la variable. (Ávila, 2006 p.100)

44

- Variable Pregunta 1: Edad

Tabla # 2

Frecuencia de la Variable edad

EDAD

Frecuencia Porcentaje

Válido 17 8 2,1%

18 60 15,9%

19 58 15,4%

20 51 13,5%

21 36 9,5%

22 28 7,4%

23 31 8,2%

24 31 8,2%

25 22 5,8%

26 22 5,8%

27 14 3,7%

28 8 2,1%

29 3 0,8%

30 2 0,5%

34 2 0,5%

35 1 0,3%

Total 377 100


Tabla # 3

Estadísticas de la variable Edad

Estadísticos Edad

N Válido 377

Perdidos 0

Media 21,59

Error estándar de la media ,167

Mediana 21,00

Moda 18

Desviación estándar 3,235

Varianza 10,465

Asimetría ,903

Error estándar de asimetría ,126

Curtosis ,752

Error estándar de curtosis ,251

Rango 18

Mínimo 17

Máximo 35

Suma 8141

Percentiles 25 19,00

50 21,00

75 24,00


45

Gráfico # 4

Histograma y curva de la normal de la variable de edad

Elaboración: Grace Gutiérrez Pin

Fuente: Grace Gutiérrez Pin

Gráfico # 5

Diagrama de cajas y bigotes de la variable de edad



46

En el análisis estadístico de la variable EDAD, podemos demostrar que en un

total de 377 estudiantes encuestados el promedio de la edad es de 21,59 años

con una mediana de 21 años, la edad más frecuente es de 18 años con una

frecuencia de 60 siendo la mayoría de encuestados con un 15,9%; si

observamos los valores de la media y la mediana notamos que la media con

21,59 es mayor que la mediana con 21 lo cual nos indica que el coeficiente de

asimetría con un valor de 0.903 positivo lo que nos muestra un resultado la

distribución de la probabilidad bajo la curva normal presenta una asimetría hacia

la derecha, esto nos da a notar que la mayoría de los datos se encuentran

acumulados hacia la izquierda de la distribución que la mayoría de los

encuestados están entre las edades de 18 a 22 años. Luego notamos la forma

de la curtósis dando a notar que el grado de concentración que muestra los

valores de la media es positiva por lo que la curva normal es elevada o también

llamada leptocúrtica, el valor resultado de la desviación estándar con respecto a

la distancia de cada punto de la media es de 21,59 +/- 3,23. En la representación

gráfica del diagrama de cajas de la variable Edad se observa que la parte

derecha es mayor que la parte izquierda indicando que las edades

comprendidas entre el 50% y el 75% de la muestra están más dispersas que las

edades entre el 25% y el 50% que están más concentradas, en los bigotes

notamos que la parte izquierda es más corto lo cual nos dice que el 25% de la

edad más joven están más concentrados que el 25% de los mayores de los

bigotes de la derecha con valores atípicos, es decir que encontramos valores

extremos de los datos normales de la muestra.

47

- Variable Pregunta 2: Sexo (Género)

Tabla # 4

Frecuencias de la variable pregunta 2 Sexo (Género)

GÉNERO


Válido Masculino 207 54,9%

Femenino 170 45,1%

Total 377 100%


Gráfico # 6

Diagrama de Barras de la variable Sexo



48

De la variable Sexo (Género) de los entrevistados de la muestra podemos decir

que la frecuencia más denotada es masculina, por lo que la mayoría de los

encuestados fueron hombres con un 54.9% es decir 207 personas de sexo

masculino, frente al 45,1% de mujeres encuestadas, es decir 170 personas del

sexo femenino que juntos dan como resultado 377 estudiantes facultades de

Ciencias Administración y Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad de

Guayaquil, el valor total de la muestra.

49

- Variable Pregunta 3: Facultad

Tabla # 5

Estadísticas de tabla de frecuencia de alumnos por Facultad

FACULTAD


Válido Administración 202 53,6%

Matemáticas 175 46,4%

Total 377 100


Gráfico # 7

Diagrama de barras de la variable Facultad



50

Analizando la variable facultad podemos notar que la frecuencia es mayor en la

Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil con un

valor de 202 estudiantes encuestados que representan el 53,6% de la muestra

frente al 175 estudiantes de la facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas de la

Universidad de Guayaquil que representa el 46,4% de la muestra, los cuales

suman un resultado de 377 alumnos es valor total de la muestra.

51

- Variable Pregunta 4: Semestre

Tabla # 6

Tabla de Frecuencias de la variable Semestre

Frecuencia de la Variable Semestre


Válido 1 93 24,7%

2 76 20,2%

3 46 12,2%

4 35 9,3%

5 29 7,7%

6 31 8,2%

7 37 9,8%

8 30 8%

Total 377 100


Tabla # 7

Tabla de Estadísticas de la variable Semestre

Estadísticos Semestre

N Válido 377

Perdidos 0

Media 3,59


Mediana 3,00

Moda 1


Varianza 5,557

Asimetría ,538


Curtosis -1,081


Rango 7

Mínimo 1

Máximo 8

Suma 1353

Percentiles 25 2,00

50 3,00

75 6,00


52

Gráfico # 8

Diagrama de barras de frecuencias de alumnos por semestre



Gráfico # 9

Diagrama de cajas de alumnos por semestre



53

De la variable semestre el resumen estadístico analizamos el nivel o semestre

que se encuentra cursando el entrevistado. El estadístico nos indica que el

promedio del semestre de los 377 entrevistados de la muestra es de 3,59, una

frecuencia de nivel uno de 93 siendo la mayoría del primer semestre; con una

mediana del 3,00, si tomamos en cuenta estos valores que la media es mayor

que la mediana y el coeficiente de asimetría con 0,538 positivo, lo que quiere

decir que la distribución de probabilidad de la curva normal presenta una

asimetría hacia la derecha indicando que la mayoría de los datos se encuentran

concentrados hacia la Izquierda de la distribución en otras palabras la mayor

cantidad de personas encuestadas están en los primeros semestres de las

facultades de Ciencias Administrativas y Ciencias Matemáticas y físicas de la

Universidad de Guayaquil. El dato estadístico de la forma de la curtósis, no da a

notar el grado de concentración que presentan los valores alrededor de la media

es menor a cero (-1,081) entonces la curva de la normal se muestra platicúrtica

con baja concentración de los datos. Con el dato estadístico de la desviación

estándar podemos decir la distancia entre cada punto con respecto a la media es

de 2,35 (tercer semestre). Los datos estadísticos de los cuartiles del grafico del

diagrama de cajas y bigotes notamos que la parte izquierda del 25% y el 50% de

los encuestados están más concentrados que la parte derecha del 50% al 75%

que se encuentran más dispersos, con respecto a los bigotes podemos decir que

en la parte izquierda del 0% al 25% están en los primero semestres, en contrario

al otro extremo del 75% al 100% están mucho más dispersos con un límite de

semestre que es el octavo semestre de los encuestados.

54

- Variable pregunta 5: Año de Ingreso

Tabla # 8

Tabla de estadística de la variable de Año de Ingreso

Estadísticos Variable: AÑO DE INGRESO

AÑO DE INGRESO

N Válido 377

Perdidos 0

Media 2012,58


Mediana 2013,00

Moda 2014


Varianza 2,786

Asimetría -1,806


Curtosis 4,758


Rango 11

Mínimo 2003

Máximo 2014

Suma 758744

Percentiles 25 2012,00

50 2013,00

75 2014,00


Tabla # 9

Tabla de Frecuencia de la variable de Año de Ingreso

AÑO DE INGRESO


Válido 2003 1 0,3%

2005 2 0,5%

2007 1 0,3%

2008 7 1,9%

2009 9 2,4%

2010 22 5,8%

2011 34 9,0%

2012 58 15,4%

2013 105 27,9%

2014 138 36,6%

Total 377 100


55

Gráfico # 10

Histograma de la variable Año de Ingreso



Gráfico # 11

Diagrama de cajas y bigotes de la variable Año de Ingreso



56

La variable de la pregunta 5 se refiere al año de ingreso a las diferentes carreras

en las facultades de Ciencias Administrativas y Ciencias Matemáticas y Físicas

de la Universidad de Guayaquil de la muestra de 377 estudiantes encuestados

notamos que el promedio del año de ingreso es el 2012, siendo el año más

frecuente el 2014, con una mediana de año 2013, aquí observamos que la

mediana es mayor que la media y el coeficiente de asimetría con valor negativo

(-1,806) dando como resultado la distribución de la probabilidad bajo la curva

normal una asimetría hacia la izquierda, lo que quiere decir que la mayoría de los

datos se encuentran hacia la derecha de la distribución entonces la mayor

cantidad de personas encuestadas ingresaron entre los años 2012 y 2014. El

dato estadístico de la curtósis nos indica el grado de concentración que

presentan los valores alrededor de la media siendo esta con valor positivo (4,75)

por esto la curva normal es elevada es decir que es una distribución leptocúrtica.

El dato estadístico de la distribución estándar nos indica que cada punto con

respecto a la media es de 1,6 años. En el diagramas de cajas y bigotes podemos

observar que la parte izquierda de la caja y la parte derecha de la caja son de

igual tamaño con lo cual podemos decir que del 25% al 50% están igual de

dispersos los datos que del 50% al 75%, con respecto a los bigotes podemos

observar que el 25% de la izquierda están más dispersos con valores atípicos y

muy lejanos de los valores normales de la muestra, en contrario al 25% de la

derecha que está muy concentrado e incluso invisible.

57

- Variable Pregunta 6: Automatizado

Tabla # 10

Tabla de frecuencia de la variable Automatizado

AUTOMATIZADO


Válido SI 163 43,2%

NO 214 56,8%

Total 377 100


Gráfico # 12

Diagrama de barras de la variable Automatizado



58

El siguiente análisis corresponde a la variable de la pregunta numero 6 la cual se

refiere al conocimiento que tienen los 377 encuestados entre las facultades de

Ciencias Administrativas y Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad de

Guayaquil acerca si tienen automatizado o no el sistema de pagos en sus

respectiva Facultad de los cuales podemos notar que la respuesta más frecuente

es NO con 214 correspondientes al 56,8%, mientras que el SI tiene una

frecuencia de 163 correspondiente al 43,2. Cabe recalcar que el sistema de

pagos un se maneja algos procesos manuales y que los alumnos que

reprendieron afirmativo tienen una expectativa de automatizado por el uso del

sistema SIUG que utiliza la web para agilizar los pagos sin embargo aún cuenta

con procesos manuales que el proyecto de Prototipo de Sistema Académico

busca realizar mejoras.

59

- Variable Pregunta 7: Legalizar Pago

Tabla # 11

Tabla de frecuencia acerca de la variable Legalizar Pago

LEGALIZAR PAGO


Válido Total_desacuerdo 161 42,7%

Parcial_desacuerdo 145 38,5%

No interesado 50 13,3%

Parcial_acuerdo 10 2,7%

Total_acuerdo 11 2,9%

Total 377 100


Gráfico # 13

Diagrama de barras de la variable Legalizar Pagos



60

De la variable de la pregunta número 7 se desea saber si los 377 estudiantes

encuestados de las facultades de Ciencias Administrativas y Ciencias

Matemáticas y Físicas están de acuerdo o no con el engorroso trámite de

realizar la legalización del pago hacia sus facultades correspondientes de

manera presencial de los cuales podemos notar que el valor más frecuente

corresponde a un Total desacuerdo con 161 respuestas que refleja el 42,7%,

seguido por el 145 respuestas en parcial desacuerdo con un 38,5%, tenemos

también 50 respuestas de no interesa el tema con el 13%, los valores más bajos

registrados son 10 respuestas de parcial acuerdo con 2,7% y 11 respuestas de

total acuerdo con el 2,9%. Al parecer a muchos estudiantes están en total

desacuerdo en realizar este trámite que significa pérdida de tiempo y por qué no

decirlo de dinero.

61

- Variable Pregunta 8: Largas filas

Tabla # 12

Tabla de Frecuencia de realizar largas filas

LARGAS FILAS







Total 377 100


Gráfico # 14

Diagrama de barras variable Realizar Largas Filas



62

La siguiente variable nos indica la aceptación o rechazo en realizar largas filas

para retirar la orden de pago. De los 377 encuestados en las Facultades de

Ciencias Administrativas y Ciencias Matemáticas y Físicas tenemos que la

respuesta más frecuente es en total desacuerdo con 152 que corresponden al

40,3%, seguido del parcial desacuerdo que corresponde el 37,9% de la muestra,

60 respuestas de no interesado que son el 15,9%, las respuestas menos

seleccionadas son parcial acuerdo con 10 respuestas que son el 2,7% y el total

acuerdo con 12 respuestas que corresponden a 3,2%.

Es notable que la mayoría estén en total desacuerdo en realizar largas filas para

retirar su orden de pago en las facultades, cabe recalcar que esta situación se

presenta más en la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de

Guayaquil.

63

- Variable Pregunta 9: Mejorar el proceso de pagos

Tabla # 13

Tabla de Frecuencia: Mejorar el proceso de pagos

DEBE MEJORAR







Total 377 100


Gráfico # 15

Diagrama de barras de la variable mejorar el proceso de pagos



64

En la Variable de la pregunta número 9 se refiere a la precepción que tienen los

377 encuestados entre las Facultades de Ciencias Administrativas y Ciencias

Matemáticas y Físicas en que se necesita mejorar el procesos de pagos en su

respectiva facultades, de los cuales se obtuvo los siguientes resultados: en total

desacuerdo 13 respuestas con el 3,4% la más baja de la muestra, seguido por

23 respuestas de parcial desacuerdo con un 6,1% de la muestra, tenemos

también 72 respuestas de no interesado corresponden al 19,1%. En parcial

acuerdo tenemos 91 respuestas seleccionadas con el 24,1% siendo esta una de

las más altas y en total acuerdo tenemos 178 respuestas seleccionadas con el

47,2% siendo esta la respuesta más alta dando a notar que los encuestados

creen que se necesita mejorar el procesos de pagos en ambas facultades.

65

- Variable pregunta 10: Aceptación del Actual Sistema de Pago

Tabla # 14

Tabla de Frecuencia: Aceptación del Sistema Académico Actual

ACTUAL SISTEMA







Total 377 100


Gráfico # 16

Diagrama de barras: Aceptación del Sistema Académico Actual



66

En la variable de la pregunta número 10 nos va a indicar la aceptación que tiene

el actual sistema de pago en las facultades de Ciencias Administrativas y

Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil. De los 377

encuestados tenemos que la respuesta más frecuente escogida es total

desacuerdo con 145 respuestas que corresponden al 38,5% de la muestra,

seguido por un parcial desacuerdo de 138 respuestas correspondiente al 36.6%

del total de la muestra, encontramos también 71 respuestas de no interesado

con un 18,8%; luego se presentan los valores más bajos que son 11 respuestas

de parcial acuerdo correspondiente al 2,9% y 12 respuestas de total acuerdo que

corresponden al 3,2% del total de la muestra. Con ellos veremos que los

alumnos en ambas facultades creen que se necesita mejorar el sistema de

pagos en sus respectivas Facultades.

67

- Variable Pregunta 11: Pago Integrado

Tabla # 15

Tabla de Frecuencia pregunta 11: Pago Integrado Sistema Académico

Sistema Integrado

Opción Frecuencia Porcentaje

Total_desacuerdo 24 6,4%





Total 377 100


Gráfico # 17

Diagramas de barras pregunta 11: Pago Integrado S.A.



68

Los resultados obtenidos de la variable pregunta 11 nos muestran sobre la

aceptación de los 377 encuestados entre las facultades de Ciencias

Administrativas y Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil

de integrar el proceso de pago a un solo Sistema Académico, tenemos que las

respuestas más bajas son total desacuerdo con una frecuencia de 24

seleccionadas correspondientes al 6,4%, seguido de parcial desacuerdo con una

frecuencia de 12 seleccionadas correspondiente al 3,2% de la muestra, también

se observa que no interesado tiene 31 veces seleccionada con el 8,2% de la

muestra; luego parcial acuerdo con 112 veces seleccionada con un 29,7% de la

muestra y total acuerdo con 198 veces seleccionada, siendo la más alta de la

muestra con un 52,5% lo que nos permite concluir que los estudiantes desean

que el sistema de pagos debe estar integrado a un solo sistema académico en

ambas facultades de la Universidad de Guayaquil.

69

- Variable Pregunta 12: Notificación por mail

Tabla # 16

Tabla de Frecuencia Pregunta 12: Notificación por mail

Notificación por Mail







Total 377 100


Gráfico # 18

Diagrama de Barras Pregunta 12: Notificación por mail



70

En la pregunta número 12 se consultó a los 377 estudiantes de las facultades de

Ciencias Administrativas y Ciencias Matemáticas y Físicas acerca de

implementar una notificación al correo institucional que indique la legalización del

pago de los cuales obtenemos las siguientes respuestas. Un 9.8% en total

desacuerdo que corresponden a 37 veces seleccionadas seguido por 5,3% de

parcial desacuerdo que corresponde a 20 veces seleccionada, tenemos también

que el 16,4% no está interesado unas 62 veces seleccionadas, continua en

parcial acuerdo con 30,5% un total de 115 seleccionada y total acuerdo con

37,9% el dato más alto con 143 veces seleccionado. Estos valores dan a notar

que los estudiantes desean obtener una notificación acerca de la legalización de

los pagos por vía correo electrónico.

71

- Variable Pregunta 13: Orden de Pago Automático

Tabla # 17

Tabla de Frecuencias Pregunta 13: Orden de Pago Automático

Orden de Pago Automático







Total 377 100


Gráfico # 19

Diagrama de barras Pregunta 13: Orden de Pago Automático



72

En la pregunta número 13 se refiere a que debería generarse la orden de pago

inmediatamente después de matricularse para ello se consultó a los 377

estudiantes de las facultades de Ciencias Administrativas y Ciencias

Matemáticas y Físicas de los cuales obtenernos los siguientes resultados: Con

una frecuencia de 38 veces tenemos un total desacuerdo con el 10.1% de la

muestra, seguido por 26 veces parcial desacuerdo el 6,9% de la muestra, no

interesado con una frecuencia de 31 veces corresponde al 8,2% de la muestra.

Con los valores más altos tenemos a parcial acuerdo con una frecuencia de 123

con un 32,6% de la muestra y en total acuerdo con una frecuencia de 159 veces

un 42,2% de la muestra; con lo cual podemos deducir que los estudiantes

desean obtener una orden de pago inmediatamente después de realizar el

registro de matriculación.

73

- Variable Pregunta 14: Legalización Automática

Tabla # 18

Tabla de Frecuencias Pregunta 14: Legalización Automática

Legalización Automática


Total desacuerdo 2 0,5%

Parcial desacuerdo 3 0,8%


Parcial acuerdo 64 17,0%

Total acuerdo 265 70,3%

Total 377 100


Gráfico # 20

Diagrama de barras Pregunta 14: Legalización Automática



74

En la pregunta número 14 nos indicara a la aceptación que tienen 377

estudiantes de las facultades de Ciencias Administrativas y Ciencias

Matemáticas y Físicas en automatizar la legalización del pago después de

realizarlo dicho pago con los cuales tenemos los siguientes resultados: En total

desacuerdo tenemos con una frecuencia de 2 veces tan solo el 0.5% de la

muestra, seguido por parcial desacuerdo con una frecuencia de 3 veces el 0,8%

de la muestra, luego tenemos no interesado con una frecuencia de 43 veces

correspondiente al 11,4% de la muestra; seguido de los valores con frecuencia

más alta parcial acuerdo 64 veces con 17% y total acuerdo con una frecuencia

de 265 veces seleccionado con el 70,3% del total de la muestra con el cual de

demuestra que los alumnos están interesados en automatizar el proceso de

legalización luego de realizar el pago.

75

- Variable Pregunta 15: Apoya el cambio

Tabla # 19

Tabla de Frecuencias Pregunta 15: Apoya el cambio del proceso de pago

Apoya el cambio


Parcial desacuerdo 3 0,8%


Parcial acuerdo 71 18,8%

Total acuerdo 267 70,8%

Total 377 100


Gráfico # 21

Diagrama de barras Pregunta 15: Apoya el cambio del proceso de pago



76

En la variable de la pregunta número 15 nos indicara el apoyo al cambio que

tienen 377 estudiantes de las facultades de Ciencias Administrativas y Ciencias

Matemáticas y Físicas en los procesos de pagos con los cuales obtenemos los

siguientes resultados en: con una frecuencia de 3 veces y un porcentaje del

0.8% tenemos un parcial desacuerdo, con 36 veces seleccionado un 9,5% de la

muestra tenemos a no interesado, con una frecuencia de 71 veces seleccionado

correspondiente al 18,8% tenemos un parcial acuerdo, y la opción con más

frecuencia es total acuerdo con 267 veces seleccionada un 70,8% de la muestra

con lo que podemos deducir que los estudiantes en ambas facultades apoyan el

cambio para mejorar el procesos de pagos.

77

TABLAS DE CONTINGENCIA

ANÁLISIS BIVARIADO DE LOS DATOS

TABLAS CRUZADAS Y ANÁLISIS DE CONTINGENCIA

El análisis de las tablas de contingencia reside en la información que se obtuvo

en la Facultad de Ciencias Administrativas y Facultad de Ciencias Matemáticas y

Físicas de la Universidad de Guayaquil.

Tabla # 20

Valor de prueba de Chi-Cuadrado

Variable Pregunta 9: Debe Mejorar

Características de la muestra

X2 g.l. p n

1 Pregunta 11: Sistema Integrado

51,804 16 0,000 377

1 Pregunta 12: Notificación

30,696 16 0,015 377

2 Pregunta 14: Legalizar Automático

31,466 16 0,012 377

3 Pregunta 15: Apoya el cambio

25,756 12 0,012 377


78

Con los datos proporcionados de la tabla de valor de prueba de Chi-cuadrado en

el cual se observan los valores de la prueba que se analizaran como los de Chi-

Cuadrado// g.l. grados de libertad // p Significación // * significativa al nivel 0,01

(bilateral) // n número de alumnos de la muestra; asociados entre las variables

Pregunta 9 (Debe mejorar) Vs. las variables Pregunta 11(Sistema integrado),

Pregunta 12(Notificación por mail) , Pregunta 14(Legalización automática),

Pregunta 15(Apoya el cambio); para lo cual en cada uno de los casos aplicamos

la prueba de Chi-cuadrado, lo que parte del establecimiento de la hipótesis nula

(H0), los criterios de las variables asociadas son independientes, contra la

hipótesis alternativa (Ha) los criterios son dependientes, por lo que tenemos que,

si = 0.05 y p-valor es menor a , entonces se rechaza la hipótesis nula y se

acepta la alterna. En el análisis entre las variables notamos que en cada caso

asociado a la variable de la pregunta 9 (Debe Mejorar) tenemos que el p-valor

es menor a 0.05 podemos decir que las variables de las pregunta 11(Sistema

Integrado), pregunta 12(Notificación), pregunta 14(Legalizar automático) y

pregunta 15(Apoya el cambio) se encuentran asociadas dependientemente a la

variable pregunta 9(debe mejorar) por lo que podemos rechazar na hipótesis

nula y aceptar la alterna con el nivel de confianza del 95%.

79

- Variables Debe Mejorar Vs. Sistema Integrado

Tabla # 21

Análisis Debe Mejorar * Sistema Integrado

Debe mejorar*sistema integrado tabulación cruzada

Debe mejorar sistema integrado Total

Tota

l

desacuerd

o

Parc

ial

desacuerd

o

No

Inte

resad

o

Parc

ial

acuerd

o

T

ota

l

acuerd

o

Total_desacuerdo 0 0 3 5 5 13

Parcial_desacuerdo 0 0 4 6 13 23

No interesado 7 2 8 32 23 72

Parcial_acuerdo 1 0 2 19 69 91

Total_acuerdo 16 10 14 50 88 178

Total 24 12 31 112 198 377


Gráfico # 22

Diagrama de barras: Debe Mejorar * Sistema Integrado



80

Por lo que podemos deducir con la tabla cruzada de la variable de la pregunta 9

(Debe mejorar) versus la variable de la pregunta 11 (Sistema Integrado) tenemos

que entre ambas respuestas presentan un total desacuerdo en la falta de

mejorar y la falta de un solo sistema de pagos que pueda integrarse al sistema

académico. Al contrario la mayoría están en total acuerdo en que se debe

mejorar el sistema académico integrándolo al prototipo de sistema académico,

en total 178 encuestados están de acuerdo con estas mejoras y 198 en

integrarlo al prototipo de Sistema Académico para las facultades de Ciencias

Matemáticas y Físicas y Ciencias Administrativas de la Universidad de

Guayaquil.

81

- Variables Debe Mejorar Vs. Notificación por mail

Tabla # 22

Análisis Debe Mejorar * Notificación

Tabla cruzada

Debe Mejorar Notificación

Tota

l

Tota

l

desacuerd

o

Parc

ial

desacuerd

o

No

inte

resa

do

Parc

ial

acuerd

o

Tota

l

acuerd

o





Total_acuerdo 21 9 15 51 82 178

Total 37 20 62 115 143 377



Gráfico # 23

Diagrama de barras : Debe mejorar*Notificacion



82

Al analizar la tabla cruzada de la variable de la pregunta 9 (Debe mejorar) versus

la variable de la pregunta 12 (Notificación por mail) tenemos que entre ambas

respuestas presentan un total desacuerdo en la falta de mejorar el sistema de

pagos puesto que aú n se realizan procesos manuales con el cual conlleva

mucha pérdida de tiempo y la falta de no contar con una manera de notificar a

los alumnos la legalización de los pagos en el sistema académico. Es por ello

que la mayoría están en total acuerdo en que se debe mejorar el proceso de

pagos con la notificación de la legalización del sistema de pagos, en total 178

encuestados están de acuerdo con estas mejoras y 143 en la implementación de

la notificación de la legalización del pago por el correo institucional del prototipo

de Sistema Académico para las facultades de Ciencias Matemáticas y Físicas y

Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil; pero, también se

podría utilizar el correo personal de cada estudiante.

83

- Variables Debe Mejorar Vs. Legalizar Automático

Tabla # 23

Análisis Debe Mejorar * Legalizar Automático

Tabla cruzada

Debe Mejorar Legalizar Automático Total

Tota

l

desacuerd

o

Parc

ial

desacuerd

o

No

inte

resado

Parc

ial

acuerd

o

Tota

l

acuerd

o





Total_acuerdo 2 0 14 24 138 178

Total 2 3 43 64 265 377


Gráfico # 24

Diagrama de barras: Debe mejorar * Legalizar Automático



84

Continuando con el análisis de los datos de la tabla cruzada de la variable de la

pregunta 9 (Debe mejorar) versus la variable de la pregunta 14 (Legalización

Automática) tenemos que entre ambas respuestas presentan un total

desacuerdo en la falta de mejorar el sistema de pagos y la falta de no contar con

paso automatizado de la legalización de los pagos en el Sistema Académico.

Los datos revelan que la mayoría están en total acuerdo en que se debe mejorar

el proceso de pagos con la automatización de la legalización del sistema de

pagos inmediatamente después de haberse realizado el pago, en total 178

encuestados están de acuerdo con estas mejoras y 265 en la implementación de

la legalización automática del pago a través del prototipo de sistema académico

para las facultades de Ciencias Matemáticas y Físicas y Ciencias Administrativas

de la Universidad de Guayaquil.

85

- Variables Debe Mejorar Vs. Apoya el Cambio

Tabla # 24

Análisis Debe mejorar * Apoya el Cambio

Tabla cruzada

Debe mejorar apoya el cambio Total

Parc

ial

desacuerd

o

No

inte

resa

do

Parc

ial

acuerd

o

Tota

l

acuerd

o

Total_desacuerdo 1 2 4 6 13

Parcial_desacuerdo 0 3 9 11 23

No interesado 1 8 16 47 72

Parcial_acuerdo 1 11 16 63 91

Total_acuerdo 0 12 26 140 178

Total 3 36 71 267 377


Gráfico # 25

Gráfico de Baras: Debe mejorar * Apoya el Cambio



86

En la tabla cruzada de la variable de la pregunta 9 (Debe mejorar) versus la

variable de la pregunta 15 (Apoya el Cambio) tenemos que entre ambas

respuestas presentan un total desacuerdo en la falta de mejorar el sistema de

pagos y la percepción que tienen los estudiantes de que las mejoras propuestas

ayudaran a obtener un mejor servicio con el sistema académico. Al contrario la

mayoría están en total acuerdo en que se debe mejorar el proceso de pagos con

las propuestas para el sistema académico, en total 178 encuestados están de

acuerdo con estas propuestas y 267 en la apoyan los cambios propuestos para

el módulo de pago para el prototipo de Sistema Académico para las facultades

de Ciencias Matemáticas y Físicas y Ciencias Administrativas de la Universidad

de Guayaquil.

87

Tabla # 25

Valor de prueba de Chi-Cuadrado 2

Variable Pregunta 10: Actual Sistema

Características de la muestra X2 g.l. p N

1 Pregunta 11: Sistema Integrado

33,423 16 0,006 377

2 Pregunta 12: Notificación 26,858 16 0,043 377

3 Pregunta 15: Apoya el cambio 24,519 12 0,017 377


1.- Análisis de independencia de las variables Actual Sistema vs. Sistema

Integrado

H0: No hay asociación entre las variables Actual Sistema y Sistema Integrado en

los procesos de pagos.

Ha: hay asociación entre las variables Actual Sistema y Sistema Integrado en los

procesos de pagos

Para un nivel de significancia de α = 0.05, rechaza H0 a favor de Ha si p-

valor<0.05. Según el resultado emitido en la tabla de prueba de Chi-Cuadrado

anterior, para estas dos variables asociadas, el p-valor es de 0,006, lo que

significa que es mucho más pequeño que α, por lo que podemos asegurar que

con un nivel de confianza del 95% que el Sistema Integrado está asociada a la

variable Actual Sistema, con Chi-cuadrado de 33,423 con 16 grados de libertad,

para una población de 377 estudiantes.

2.- Análisis de independencia de las variables categóricas Actual Sistema vs.

Notificación por mail.

H0: No hay asociación entre las variables Actual Sistema y Notificación por mail.

Ha: hay asociación entre las variables Actual Sistema y Notificación por mail.

Para un nivel de significancia de α = 0.05, rechaza H0 a favor de Ha si p-

valor<0.05. Según el resultado emitido en la tabla de prueba de Chi-Cuadrado

anterior, para estas dos variables asociadas, el p-valor es de 0,043, lo que

significa que es mucho más pequeño que α, por lo que podemos asegurar que

con un nivel de confianza del 95%,que la notificación por mail está asociada a

88

la variable Actual Sistema, con Chi-cuadrado de 26,858 con 16 grados de

libertad.

3.- Análisis de independencia de las variables Actual Sistema vs. Apoya el

Cambio.

Podemos observar el resultado del valor-p es 0.017 para cada variable, y es

menor al valor de α=0.05, por lo que se rechaza la hipótesis nula, es decir existe

suficiente evidencia estadística para determinar que las variables no son

independientes.

PROCEDIMIENTOS DE LA INVESTIGACIÓN

En el presente proyecto de tesis se sigue los siguientes puntos a considerar para

el diseño de mapa de procesos, se utilizaron herramientas de observación,

encuestas, entrevistas, diagramas de causa – efecto para tener un conocimiento

más profundo acerca del sistema académico del módulo de pagos de la Facultad

de Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil.

Adicionalmente, se realizó un análisis para obtener los conocimientos más claros

de las causas que provocan en la generación de orden de pago y legalización.

EL PROBLEMA

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El problema se ubica en la Facultad de Ciencias Administrativas de la

Universidad de Guayaquil, que consiste en que no cuenta con un sistema

automatizado de proceso de pago en la generación de orden de pago y

legalización de la misma.

Adicionalmente, estos procesos lo siguen realizando en forma manual,

ocasionando dificultades tanto el departamento Administrativos como a los

estudiantes de la Facultad.

89

INTERROGANTES DE LA INVESTIGACIÓN

Al levantar información en la Facultad de Ciencias Administrativas de la

Universidad de Guayaquil, se analizaron los datos recopilados y se observó que

el sistema académico del módulo de pagos provocan problemas y pérdida de

tiempo tanto al asistente administrativo como a los estudiantes.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

En este proyecto de tesis, se define mejorar los procesos de pagos de la

Facultad de Ciencias Administrativas y de la Facultad de Ciencias Matemáticas y

Físicas de la Universidad de Guayaquil mediante diseños de mapas de

procesos mejorado, de aquella información levantada en la Facultad de Ciencias

Administrativas y tomando como referencia el mapa actual que tiene la Facultad

de Ciencias Matemáticas y Físicas en la carrera de Ingeniería en Sistemas

Computacionales.

JUSTIFICACIÓN O IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN

Con el levantamiento de información efectuado en la Facultad de Ciencias

Administrativas de la Universidad de Guayaquil tiene como valedera justificación

que la Facultad de Ciencias Administrativas cuente con un sistema automatizado

para los procesos de generación de pagos y le galización.

Tener los procesos automatizados será de gran utilidad para los asistentes

administrativos como para los estudiantes de las Facultades de no perder tiempo

en las actividades a realizarse por ambas partes.

MARCO TEÓRICO

FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

En Fundamentación Teórica se describen los conceptos que se observaron en el

levantamiento de información como: qué es un sistema, qué es un proceso, un

dato, etc., que nos será de gran ayuda para éste proyecto de tesis para

comprender y entender ciertas definiciones.

90

FUNDAMENTACIÓN LEGAL

Hoy en día tanto las Universidades Públicas como Privadas captan reglamentos

y disposiciones por entes superiores a la educación como los son: el Consejo de

Educación Superior, Senescyt, etc.

Estos artículos están aplicados tanto para la Universidad como para los

estudiantes, es decir que si un estudiante repite materias por segunda o tercera

vez, se generarán valores adicionales y no tendrá Gratuidad.

PREGUNTAS A CONTESTARSE

Las preguntas a contestarte se basan con el levantamiento de información

realizada en la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de

Guayaquil, que se busca obtener soluciones en los pasos innecesarios que se

realiza en los procesos de pagos.

Las cuales se realizarán la siguiente pregunta a contestarse:

¿Con el levantamiento de información en la Facultad de Ciencias Administrativas

de la Universidad de Guayaquil, se lograría optimizar los procesos del módulo de

pagos para poder mejorar la rapidez y eficiencia?

DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

Se entiende término como: desde – dónde, es decir desde donde se quiere

comenzar algo y hasta donde se quiere llegar con ese algo.

Refiriéndose a este proyecto de tesis, se empieza desde en el levantamiento de

información de los procesos de pagos en la Facultad de Ciencias Administrativas

de la Universidad de Guayaquil hasta llegar a una mejora de aquellos procesos

de pagos en la generación de orden de pago y legalización de la misma, con el

fin de automatizar los procesos largos y tediosos.

91

METODOLOGÍA

DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN

TIPOS DE INVESTIGACIÓN

Para la solución de éste proceso se detallan los métodos que se han utilizado

en la recolección de información, las herramientas que se ha seleccionado para

el análisis, verificando las falencias del sistema, así como también la población

que se verá afectado en el estudio de nuestro problema.

DISEÑO METODOLÓGICO

El trabajo de investigación que se efectuó en la Facultad de Ciencias

Administrativas de la Universidad de Guayaquil consistirá en una investigación

cualitativa.

Se aplicó el método descriptivo y las técnicas de entrevistas y encuestas que se

realizó al personal administrativo, y estudiantes de la Facultad, a través

de preguntas formuladas acerca del sistema académico que utilizan

actualmente, referente al módulo de pago, convirtiéndose éste en un proyecto

factible debido a las siguientes características:

MODALIDAD DE LA INVESTIGACIÓN Investigación de campo: (Palella & Martin, 2010) dice que “La Investigación de

campo consiste en la recolección de datos directamente de la realidad donde

ocurren los hechos, sin manipular o controlar las variables” (Palella & Martin,

p.88).

La investigación busca obtener los conocimientos necesarios para poder realizar

un levantamiento de información, lo que permitió obtener una idea más clara

de los procesos que se deben de mejorar, involucrar entrevistas y encuestas que

fueron realizadas al personal administrativo, y estudiantes de la Facultad de

Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil, con el fin de lograr

obtener una investigación más clara y precisa a la problemática que se ha venido

presentando en dicha Facultad.

92

INVESTIGACIÓN BIBLIOGRÁFICA

(Palella y Martins, 2010) define la investigación como aquel “Se fundamenta en

la revisión sistemática, rigurosa y profunda del material documental de cualquier

clase. Se procura el análisis de los fenómenos o el establecimiento de la relación

entre dos o más variables” (Palella y Martins, p.87).

Se utilizó esta modalidad de la investigación porque

permitió obtener información oportuna sobre la situación actual de los procesos

administrativos dentro de la Facultad de Ciencias Administrativas de la

Universidad de Guayaquil.

TIPOS DE INVESTIGACIÓN

Éste trabajo de tesis que realizaremos, se describe como un tipo

de investigación factible, porque por medio del levantamiento de información se

lograron observar las falencias en la generación de la orden de pago y

legalización de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de

Guayaquil.

Utilizando como herramienta la observación para elaborar la mejora del mapa de

procesos de pagos, que nos permitirá alcanzar los resultados

correspondientes para la solución.

Según el autor (Ramos, 2000) define como un proyecto factible “En la

elaboración de una propuesta de un modelo operativo viable o una solución

posible a un problema de tipo práctico, para satisfacer necesidades de

una institución o grupo social” (Ramos, p. 224).

En el levantamiento de información que se efectúo en la Facultad de Ciencias

Administrativas de la Universidad de Guayaquil, fue mediante preguntas los

cuales ayudaron obtener una visión más amplia en los procesos de módulo de

pagos.

93

Los tipos de investigación que se realizaron fueron: Exploratorio, Descriptivo y

Explicativo-Propósito.

EXPLORATORIO

(Baptista, 2006) dice que investigación exploratorio

Es aquel que está dirigida a tener un conocimiento general o

aproximativo de la realidad. Comúnmente, se emplea este tipo

de investigación en el inicio de cualquier proceso científico, cuando

se quiere explorar algún tópico que ha sido tratado escasamente,

por no tener mucha información sobre el o porque no se dispone de

medios para llegar a mayor profundidad. (Baptista, p. 210)

Dentro de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de

Guayaquil se efectuó una investigación exploratoria mediante entrevistas al

personal del departamento administrativo con el fin de poder indagar las

falencias encontradas en el sistema académico.

DESCRIPTIVO

(Baray 2006) “La investigación descriptiva consiste en llegar a conocer las

situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción

exacta de las actividades, objetos, procesos y personas” Baray (p.85).

Por medio de esta investigación se pudo obtener profundos conocimientos, como

el manejo que se realiza dentro del departamento administrativo en los

procesos internos del módulo de pagos.

EXPLICATIVO-PROPOSITIVO

(Cervo y Bervian, 1989) “La investigación explicativa intenta dar cuenta de un

aspecto de la realidad, explicando su significatividad dentro de una teoría de

referencia, a la luz de leyes que dan cuenta de hechos o fenómenos que se

producen en determinadas condiciones” (Cervo y Bervian, p. 45).

94

Lograr obtener una óptima gestión en cuanto a los manejos de la orden de pago

y la unificación total ya que actualmente presenta falencias en varios de los

procesos que compone éste módulo de pagos.

POBLACIÓN Y MUESTRA La población seleccionada para éste proyecto de tesis está compuesta por

asistentes administrativos, y estudiantes de la Facultad de Ciencias

Administrativas de la Universidad de Guayaquil, y tomando como referencia a los

alumnos de la carrera de Ingeniería en sistemas de la Facultad de Ciencias

Matemáticas y Físicas, para logar obtener una muestra de estudiantes entre

ambas Facultades. Teniendo en cuenta que dicho levantamiento de información

solo fue realizada en la Facultad de Ciencias Administrativas.

ENTREVISTAS

Según la (guía de tesis, 2014)

Son herramientas que se utilizan para producir información o datos.

Se los emplea para obtener resultados. Para seleccionar una técnica

para la recolección de datos o de información que requiere una

investigación, esta, le determina el o los instrumentos que se deben

de utilizar. (Guía de tesis, p.13)

95

OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES

Cuadro # 5

Operacionalización de Variables

Elaborado Por: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Facultad de Ciencias Administrativas

Variables Dimensiones Indicadores Técnicas

V.I

Levantamiento de información de la

Facultad de Ciencias

Administrativas de la Universidad de

Guayaquil

Departamento Administrativos

Alumnos

Provoca pérdida

de tiempo en ejecutar los procesos de

pagos, durante la generación y

legalización de la misma

Entrevistas a los asistentes administrativos Encuestas a los estudiantes

V.D

Propuesta para el proceso del

módulo de pago para la

generación y legalización de

orden de pago en la Facultad de

Ciencias Administrativas y

Facultad de Ciencias

Matemáticas y Físicas de la

Universidad de Guayaquil

Procesos Automatizados en los procesos de pagos en la generación de orden de pago y Legalización de la

misma

Menor pérdida tiempo

Mejor atención

Bibliografías basada en los

procesos

Aplicando las leyes del Consejo

de Educación Superior a la

orden de pago

96

CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA

El presente proyecto de tesis tiene validez en la propuesta de mejora en los

procesos de generación de orden y legalización de la misma, tanto para la

Facultad de Ciencias Administrativas como para la Facultad de Ciencias


Gracias a la Coordinación que se pudo realizar con los asistentes administrativos

de la Facultad de Ciencias Administrativas y la colaboración de las entrevistas

realizadas, se pudo investigar la problemática que está ocurriendo en los

procesos del módulos de pagos que tiene dicha Institución, validando y

justificando con transparencia dicha propuesta. (Anexo 1)

El resultado buscado por las encuestas realizadas a los estudiantes de la

Facultad de Ciencias Administrativas como la Facultad de Ciencias Matemáticas

y Físicas, se pudo aclarar que hace falta que los procesos de pagos de las

Facultades estén automatizados.

También que permitan obtener un mayor desenvolvimiento los asistentes

administrativos, como la buena atención en los estudiantes, donde el beneficio

será mutuo tanto para secretaría como para los estudiantes, la calidad del

servicio de las Facultades y estudiantes se sentirán bien y confiados.

RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

Son muchas las herramientas que se pueden manejar en un

proceso investigativo, y que aportan con conocimientos sólidos y precisos en el

momento de analizar la información.

En éste proyecto de tesis se centrará en las siguientes herramientas que sirvió

de gran ayuda para realizar el análisis durante el levantamiento, aplicando

técnicas de:

La Observación

Aspectos y Conductas a Observar

97

La Entrevista

Las Encuestas

Diagramas de Causa – efecto

Y finalmente utilizando la metodología de BPM

La Facultad de Ciencias Administrativas y la Facultad de Ciencias Matemáticas y

Físicas de la Universidad de Guayaquil presentan problemas en el módulo de

pagos al momento de la generación y legalización de la misma, por no contar

con un sistema automatizado que permita restar aquellos pasos innecesarios

que realiza el alumno para que se encuentre matriculado.

La propuesta que se realizará en el módulo de pagos es mejorar aquellos

procesos tediosos que realiza el asistente administrativo para generar o legalizar

la orden de pago.

El análisis que se utilizará para permitir diseñar el mapa de proceso actual

mejorado consiste en optimizar los procesos largos, ayudando a los asistentes

administrativos de éstas Facultades a dar una atención inmediata y eficaz.

Adicionalmente se utilizará la metodología BPM que será de gran ayuda para

los diseños de los mapas de procesos del módulo de pagos.

También se ha realizado entrevistas a los asistentes administrativos sobre el

sistema actual que tiene la Facultad de Ciencias Administrativas, cuáles son las

falencias y problemas que tiene el módulo de pagos, así como la pérdida de

tiempo al momento de matricular y generar la orden de pago del estudiante.

Luego de esto, se han realizado encuestas a los estudiantes de la Facultad de

Ciencias Administrativas como la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas en

la Carrera de Ingeniería en sistemas, con el fin de poder tener un panorama más

claro de los problemas que ha venido presentando los estudiantes como el

departamento de secretaría.

Para realizar la recolección de datos se utilizarán diversas herramientas que se

podrá aplicar en un proceso de investigativo, cuyos medios y recursos permiten

98

recolectar, analizar y transmitir todo tipo de información con respecto a

la investigación y así mismo la solución del problema que se plantee, con el

fin de lograr conocimientos al momento de la entrevista y poder obtener hasta el

mínimo de los detalles las necesidades que tiene los asistentes administrativos y

alumnos de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de

Guayaquil.

Una vez realizado el levantamiento de información en la Facultad de Ciencias

Administrativas de la Universidad de Guayaquil, y tomando como referencia el

mapa de proceso actual de la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas que

fue información proporcionada por la carrera de Ingeniería en sistemas

Computacionales, se realiza un diagrama de Causas y Efectos donde se tendrá

una mejor visión acerca de lo está ocurriendo en dichas Facultades en los

módulos de pagos. (ANEXO 2).

Gráfico # 26

Diagrama de Ishikawa

Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Facultad de Ciencias Administrativas

Personal Administrativo Estudiantes

Tiempo de esperas

inadecuadas

Sistema no automatizado

No existe comunicación con el sistema de Universidad de

Guayaquil

Orden de pago

siguiente día

Utilizar diferentes sistemas

Legalización manual

Ventanillas llenas para recibir la orden de pago

Regresar a ventanillas a legalizar

Regresar a escoger paralelo una vez cancelada la orden

de pago

Sistema Académico

Pagos

99

Éste diagrama evidencia que la Facultad de Ciencias Administrativas de la

Universidad de Guayaquil tiene serios problemas en los procesos de

matriculación, generación y legalización de orden de pago por no contar con un

sistema automatizado.

Los asistentes administrativos realizan los procesos en forma manual.

Por tal motivo, una vez realizado el levantamiento de información se realizó un

análisis a aquellos procesos tediosos, como la falta de comunicación entre los

sistemas. Utilizando el diagrama de Ishikawa que sirvió de gran ayuda para

verificar las causas de los diferentes procesos que se realizan en secretaría.

PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS

Después de la recolección de datos se realiza la respectiva tabulación lo cual

mostrara la situación actual del ámbito del estudio. Este proceso se realizó

manualmente reflejando como resultado la información y gráficos estadísticos

que se detallan en el siguiente cuadro:

Cuadro # 6

Tabulación de los datos

PREGUNTA OPCION FRECUENCIA PORCENTAJE

1) Edad 17 8 2,10%

18 60 15,90%

19 58 15,40%

20 51 13,50%

21 36 9,50%

22 28 7,40%

23 31 8,20%

24 31 8,20%

25 22 5,80%

26 22 5,80%

27 14 3,70%

28 8 2,10%

29 3 0,80%

30 2 0,50%

34 2 0,50%

35 1 0,30%

2) Sexo Masculino 207 54,90%

100

Femenino 170 45,10%

3) Facultad a la que pertenece Administración 202 53,60%

Matemáticas 175 46,40%

4) ¿Qué semestre está cursando?

1 93 24,70%

2 76 20,20%

3 46 12,20%

4 35 9,30%

5 29 7,70%

6 31 8,20%

7 37 9,80%

8 30 8%

5) ¿Año que ingresó a la Facultad?

2003 1 0,30%

2005 2 0,50%

2007 1 0,30%

2008 7 1,90%

2009 9 2,40%

2010 22 5,80%

2011 34 9%

2012 58 15,40%

2013 105 27,90%

2014 138 36,60%

6) Está automatizado en su Facultad el módulo de pago

SI 163 43,20%

NO 214 56,80%

7) ¿Está de acuerdo usted con regresar a la Facultad a

legalizar el pago que realizó en el banco?






8) ¿Está de acuerdo usted en realizar largas filas en la

Facultad para retirar la orden de pago?






9) ¿Está de acuerdo usted en que se debería de mejorar el actual proceso de pago en la

Facultad?






10) ¿Está de acuerdo usted con el sistema actual de pago

que tiene la Facultad?






101

11) ¿Considera usted en que el trámite de pago esté

automatizado e Integrado al Sistema Académico?






12) ¿Está de acuerdo usted en recibir un mensaje a su correo Institucional indicando que ya

está legalizado su Orden de pago?






13) ¿Está de acuerdo usted en que al momento de

matricularse se genere la orden de pago

automáticamente?






14) ¿Está de acuerdo usted que la legalización de la orden

de pago sea automática?




Parcial_acuerdo 64 17%


15) ¿Está de acuerdo Ud. que se debería de mejorar el actual

proceso de pago?

Total_desacuerdo 0 0%





Elaboración: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Tabulación de los datos obtenido mediante encuestas a los alumnos de las

Facultades de Ciencias Administrativas y Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil

102

CRITERIOS DE VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA

Previo al análisis del proceso y describiendo la situación actual se realizó un

mapeo a los procesos mediante la metodología BPM que identificaron los

actores, las actividades que realizan así como el flujo de trabajo.

Ésta metodología propone una estrategia de mejorar los procesos que se

realizan para llegar a la satisfacción del personal administrativo como el

estudiante, así como la optimización y rediseño de los procesos que ya existen

pero son muy largos para los procesos de módulo de pagos.

La validez de la propuesta a presentar en las mejora del módulo de pagos en la

Facultad de Ciencias Administrativas y Facultad de Ciencias Matemáticas y

Físicas de la Universidad de Guayaquil, tiene como propósito reducir el tiempo

de espera por parte de los alumnos y procesos largos por parte del asistente

administrativo.

Durante el levantamiento de información se pudieron observar las falencias que

tiene el sistema académico del módulo de pagos por no contar con un sistema

automatizado, que permita al asistente administrativo realizar aquellos procesos

de una manera rápida y eficaz.

También gracias a los asistentes administrativos de la Facultad de Ciencias

Administrativas que se logró concretar el levantamiento de información con las

entrevistas realizadas, donde se pudo estudiar mejor la problemática que tiene

dicha Institución. Con esto se logrará obtener un sistema automatizado que

permita realizar aquellos procesos de una manera rápida, eficaz y oportuna,

brindando un buen servicio de calidad para los estudiantes y solucionar los

problemas tediosos que se presenta en secretaría.

103

PROCESO DE PAGOS

PROCESO ACTUAL: Manual e interacción entre estudiante y personal administrativo.

ESTUDIANTE:

- Se acerca a ventanilla para obtener una matrícula.

- Solicitud de matrícula, Ficha de actualización de datos.

PERSONAL ADMINISTRATIVO:

- Recepta los documentos del estudiante.

- Registra la matrícula en el sistema (materias, actualiza datos).

- Generación de la orden de pago. (ANEXO 1 y 2)

Los Asistentes Administrativos realizan la generación de orden de pago

en otro sistema académico más no en el sistema de la Facultad.

ESTUDIANTE:

- Recibe la orden de pago dentro de dos días o en el mismo día.

(ANEXO 5)

Muchas veces sucede que las órdenes de pagos se demoran en ser

emitidas por largas colas que existe en la Facultad durante la época de

matriculación.

- El estudiante una vez obtenida la orden de pago, procede a acercarse al

Banco a realizar el pago si existe algún valor.

- Nuevamente el estudiante regresa a ventanilla a legalizar su pago y

solicitar paralelo, porque aún no está matriculado. (ANEXO 3 y 4)

PERSONAL ADMINISTRATIVO

- Legalización de orden de pago.

- Procede a la asignación de paralelo.

104

Como se observó al momento del levantamiento de información que el personal

administrativo realiza los procesos de legalización de orden de pago en forma

manual, así mismo como la generación de orden de pago.

Por tal motivo el estudiante regresa a la Facultad, esto sucede al no existir un

proceso automatizado.

Existe en el proceso actual de la Facultad de Ciencias Administrativas de la

Universidad de Guayaquil interacción entre el estudiante con el asistente

administrativo, más no el estudiante con el sistema académico en la generación

de orden de pago y legalización de la misma.

Gráfico # 27

Proceso de Pagos Actual de Facultad de Ciencias Administrativas


Fuente: Facultad de Ciencias Administrativas

105

Como se observa en el gráfico los asistentes administrativos de la Facultad de

Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil realizan aquellos

procesos de matriculación, notas, pagos etc. en forma manual, al no existir un

sistema automatizado.

Gráfico # 28

Proceso de Pagos Actual de Facultad de Ciencias Administrativas


Fuente: Facultad de Ciencias Administrativas

Además ocurre éste problema porque en el proceso de pagos utilizan diferentes

sistemas al momento de generar la orden de pago, y legalización de la misma.

106

PROCESO DE MEJORA DEL MÓDULO DE PAGOS DE LA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CIENCIAS

MATEMÁTICAS Y FÍSICAS DE LA UNIVERSIDAD DE

GUAYAQUIL

El proceso de mejora a realizar consiste que los estudiantes tengan interacción

con el sistema, y no verse la necesidad de regresar a la Facultad a retirar la

orden de pago o legalizar la misma para constar como matriculados.

En el proceso actual que tiene la Facultad de Ciencias Administrativas como la

Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas, consiste que los alumnos tienen

que realizar largas filas para retirar la orden de pago, así también para la

legalización de la misma.

Adicionalmente, el estudiante tendrá que esperar que la orden de pago ya sea

emitida para poder retirar y realizar su pago si existiese algún valor, caso

contrario tendrá que realizar nuevamente fila en secretaría para legalizar aquella

orden de pago y estar ya matriculado.

El propósito de estos procesos consiste en que sus registros se realicen de

forma automática y no de manera manual, que el estudiante interactúe con el

sistema académico, y no con el personal administrativo.

ESTUDIANTE

- Solicita turno en el sistema

- Se le asigna el turno en forma automática, si es un estudiante con las

mejoras notas académicas será unos de los primeros en matricularse.

- Selección de materia con paralelo

- Impresión de la orden de pago.

107

SISTEMA

- El sistema académico del módulo de pago permitirá al estudiante imprimir

aquella orden de pago al momento que el estudiante actualice sus datos

y se matricule en el sistema.

Si al estudiante se le generó valor a pagar tendrá que acercarse al banco a

cancelar aquel pago, y en el prototipo del sistema académico del módulo de

pagos automáticamente legaliza aquella orden dentro de 24 Horas y envía un

mensaje de confirmación al estudiante que se encuentra matriculado por medio

del correo Institucional.

108

Gráfico # 29

Diagrama de Proceso de mejora del módulo de pagos para la Facultad de

Ciencias Administrativas y Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas de

la Universidad de Guayaquil


109

Gráfico # 30

Proceso de Mejora de Generación de Orden de Pago


110

Cuadro # 7

Generación de orden de pago

ACTIVIDAD OBSERVACIÓN

USUARIO LOGIN

El estudiante para matricularse debe estar conectado. Tener un usuario y contraseña que fue previamente asignado por el administrador.

ACTUALIZAR DATOS

Corresponde al módulo de matrícula y persona. Donde se verifica si el estudiante es profesional o por primera vez

REGISTRAR MATERIAS

Pertenece al módulo de matriculación, donde el estudiante realiza el ingreso de materias y de acuerdo a eso se generará la orden de pago en cero o con valores a pagar

LEGALIZAR

El estudiante no tendrá que acercarse a la Facultad a legalizar dicha orden de pago. El asistente administrativo se encargará de validar el estado del estudiante.


En éste proceso de generación de orden de pago, el administrador se encarga

de crear los turnos del estudiante se le asigna el turno automáticamente a

aquellos estudiantes que tienen las mejores calificaciones. (ANEXO 3)

Los turnos son generados:

Para aquellos alumnos que estén por terminar la malla y tengan un

faltante de menor o igual a 4 materias, a este caso de estudiantes

se generara turno Automático.

En base al cronograma de actividades para el periodo ordinario.

Debemos de tener en cuenta que se les generará turno manual a

aquellos estudiantes de abandonaron sus estudios por calamidad

111

doméstica, enfermedad, etc. Y regresan nuevamente a la Facultad

para solicitar el turno.

El estudiante se registra en el sistema académico, de acuerdo a los reglamentos

dispuesto por la Unidad Académica y en los tiempos establecidos.

Una vez asignado el turno con fecha de matriculación, el estudiante procede a

matricularse.

De acuerdo al régimen de estudio se verificará si el estudiante es por primera

vez, ingresará los datos del colegio donde realizó sus estudios con el fin que el

estudiante pueda acogerse a la gratuidad, y si el estudiante es profesional es

decir va para su segunda carrera no tendrá gratuidad, se le generará la orden de

pago de acuerdo a la tabla de valores de la Universidad de Guayaquil (Gráfico

#2, página 24).

Si en la orden de pago se generó algún valor a pagar o no, el estudiante ya no

tendría que regresar a la Ventanillas a legalizar la orden de pago.

Dicha orden se legaliza en forma automática.

112

Gráfico # 31

Proceso de mejora de legalización de orden de pago



El departamento de secretaria tendrá una pantalla de MANTENIMIETO DE

ESTADO ESTUDIANTE de legalización de órdenes de pagos.

Donde se pasa de un estado a otro, tenemos tres tipos:

Deuda pendiente: En la orden de pago, los estudiantes en el

período de matriculación tendrán la opción de poder anular el

semestre o las materias, inclusiones en un periodo de 30 días.

Con un plazo determinado por el centro de cómputo para el debido

pago de la orden de pago.

113

Anulación: El asistente administrativo podrá realizar el cambio

manual, dependiendo de lo que vaya a realizar el estudiante, esto

de acuerdo a la constitución y leyes para las Universidades

Públicas.

Gratuidad: Para aquellos estudiante que aún gozan de la

gratuidad o son estudiante regulares, donde el asistente

administrativo realiza el cambio de estado en forma manual.

Cuadro # 8

Legalización de orden de pago


USUARIO LOGIN

- El asistente administrativo tendrá un Usuario y contraseña.

- Rol asignado, para poder realizar el cambio de estado en la legalización.

VERIFICAR LAS ÓRDENES DE

PAGOS

El asistente administrativo, se encargará de verificar aquellas órdenes canceladas – no canceladas y pasar de un estado a otro (validar)

CAMBIO DE ESTADO

ESTUDIANTE

El asistente administrativo pasa de orden de pago de deuda pendiente a validar o anular.

LEGALIZAR

El estudiante no tendrá que acercarse a la Facultad a legalizar dicha orden de pago. El asistente administrativo se encargará de validar el estado del estudiante.

ENVIAR CORREOS MASIVOS

Para aquellos estudiantes que aún no han cancelado.



114

Gráfico # 32

Propuesta de emisión de orden de pago



115

Cuadro # 9

Emitir orden de pago


USUARIO LOGIN

- El asistente administrativo tiene que estar como:

- Usuario conectado. Y tener el Rol asignado para emisión de orden de pago

VERIFICAR REGISTRO Y MATRICULACIÓN

Con los datos ingresados del estudiante, se verificará en el cuadro de valores. Para la emisión de orden de pago.

REGISTRAR DATOS

Llenar los datos del estudiante que van a realizar cursos o posgrados de varios filtros para ubicar dicha orden

INGRESAR

DOCUMENTO

El asistente administrativo ingresará el documento firmado por el decano si existe algún descuento para aquellos profesores o estudiantes que vayan a realizar un posgrado.

ENVIAR CORREO

Se encarga de enviar aquella orden de pago por correo Institucional.

LEGALIZAR El estudiante no tendrá que acercarse a la Facultad a legalizar dicha orden de pago. El asistente administrativo se encargará de validar el estado del estudiante.


116

Gráfico # 33

Reporte de órdenes de pago


Observamos la Pantalla de Reportes de las Órdenes de Pagos, por Facultad,

Carreras, Institutos de Postgrados, Cursos y Ciclos.

Dicha proceso es para el perfil del asistente administrativo donde se verifica

todas aquellas órdenes de pagos canceladas por los estudiantes.

117

Gráfico # 34

Proceso de mejora de historial de orden de pago


Éste proceso de mejora consiste cuando el estudiante desean informarse de

historial de órdenes de pago y facturas, donde el asistente administrativo lo

puede visualizar e imprimir en PDF.

118

CAPÍTULO IV

MARCO ADMINISTRATIVO

CRONOGRAMA

Para la elaboración del presente proyecto de tesis se basa en la utilización del

diagrama de GANTT para que establezca las diferentes actividades que se ha

venido realizando.

Gráfico # 35

Cronograma del Proyecto

Elaborado por: Grace Gutiérrez Pin Fuente: Grace Gutiérrez Pin

119

PRESUPUESTO

Para la elaboración de éste proyecto de tesis se basó en la mejor manera de

reducir gastos innecesarios:

Cuadro # 10

Detalle de ingresos

INGRESOS

Financiamiento Propio $350

Total $350


Cuadro # 11

Detalle de egresos

EGRESOS

Suministros de oficina $100

Impresiones $85

Encuadernado y Empastado $260

Transporte $350

Recursos Humanos $60

Total $855


120

CAPÍTULO V

CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y RESULTADOS

CONCLUSIONES

Después de haber realizado un análisis a los problemas en la Facultad de

Ciencias Administrativas como la Carrera de Ingeniería en Sistemas

Computacionales de la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas de la

Universidad de Guayaquil, y proponer sus mejoras en el sistema del módulo de

pagos, como conclusiones a éste trabajo de tesis, se puede decir:

Se diseñó un mapa de procesos mejorado para que pueda cumplir con

las expectativas del estudiante y del personal administrativo tanto de la

Facultad de Ciencias Administrativas como la Carrera de Ingeniería en

Sistemas Computacionales de la Universidad de Guayaquil.

Se obtuvo la información de los procesos del módulo de pagos en la

Facultad de Ciencias Administrativas, con el fin de mejorar el proceso de

pagos.

Se identificaron las falencias en el sistema académico en la parte del

módulo de pagos a través de herramientas de recolección de

información.

Se logró optimizar el tiempo empleado en el módulo de pago tanto al

estudiante como personal administrativo.

Se observó doble actividad que realiza el personal administrativo en el

sistema académico durante el levantamiento de información de los

procesos actuales, aumentando así el consumo de tiempo.

121

RECOMENDACIONES

En las recomendaciones se detallan los siguientes puntos:

Se recomienda que si se realizan nuevos levantamiento de información

en cualquier Facultad de la Universidad de Guayaquil ésta, se la realice

en el momento justo que los estudiantes se estén matriculando y el

personal administrativo esté utilizando el sistema, para así poder

observar las falencias del proceso en tiempo real.

Se aconseja que éste trabajo de tesis pueda ser continuado con la debida

implementación para demostrar en forma física las bondades de ésta

investigación.

Se recomienda que la Universidad de Guayaquil tenga convenios con

más entidades Bancarias que recolecten el dinero de la matriculación de

los estudiantes.

Se sugiere que éste estudio se extienda a otras Facultades de la

Universidad de Guayaquil debido a que éstas se encuentran en la misma

situación conflictiva en cuanto al módulo de pagos.

Realizar la unificación de todo el sistema académico, para así lograr que

el personal administrativo no realice aquellos procesos manuales

innecesarios.

Y se recomienda que al momento de imprimir la orden de pago se refleje

las materias y cursos, con el fin que el estudiante esté seguro de su

matrícula.

122

RESULTADOS

Con el levantamiento de información de los procesos de pagos que se realizó en

la Facultad de Ciencias Administrativas y tomando como referencia el mapa de

proceso actual de la Carrera de Ingeniería en Sistemas Computaciones de la

Universidad de Guayaquil.

Se logró automatizar aquellos procesos críticos que realiza el personal

administrativo como el estudiante al momento de la generación de orden de

pago, donde involucraba tiempo de espera.

Dicha automatización en los procesos de módulo de pago, da como resultado

que tanto el estudiante como el personal administrativo no tendrá que esperar

demasiado tiempo para obtener los resultados esperados.

123

BIBLIOGRAFÍA

CITAS BIBLIOGRAFICAS

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126

ANEXOS

ANEXO 1

127

ANEXO 2

128

ANEXO 3

129

ANEXO 4

130

ANEXO 5

131

ANEXO 6

ENTREVISTAS

ÁREA: SECRETARÍA GENERAL

PERSONA: PERSONAL ADMISTRATIVO

Como hemos indicado en la Facultad de Ciencias Administrativas de la

Universidad de Guayaquil ejercen las mismas actividades.

1. ¿Qué cargo tiene?

Digitador hace más de 7 años

2. ¿Qué área es?

Secretaría de toda la Facultad de Ciencias Administrativas.

3. ¿Qué sistema utiliza?

Utilizan dos sistemas diferentes:

Sistema de la Facultad (SYSFCA) para los procesos académicos.

Sistema de la Universidad (SIMUG) para la generación de orden de pago y para

los de primer nivel el Sistema Integrador Universidad de Guayaquil (SIUG)

4. ¿Qué actividades realiza?

Reportes de matrícula

Calificaciones

Listado de alumnos

Exámenes

Matriculación

Generación y legalización de orden de pago

Solicitudes

132

5. ¿El Sistema Académico es automatizado?

No, para la generación de orden de pago lo gestiona en el sistema de la

Universidad de Guayaquil y para legalización en el sistema de la Facultad

que lo realizan el personal administrativo.

6. ¿Qué tareas realizan?

Ejecutar los procesos de matriculación de los estudiantes cada inicio de

nuevo ciclo, donde aquellos procesos se lo realizan en forma manual.

Se ingresan la información en dos sistemas diferentes que muchas veces

no resulta tan eficiente ya que muestra problemas en la matriculación

como al momento de generar la orden de pago, luego de emitir orden de

pago el estudiante tiene que ir a cancelar y luego legalizar para escoger

el paralelo. Esto no asegura que el estudiante pueda encontrar algún

cupo para obtener un curso

133

ANEXO 7

134

ANEXO 8

135

ANEXO 9

136

ANEXO 10

137

ANEXO 11

138

ANEXO 12

139

ANEXO 13

140

ANEXO 14

141

ANEXO 15

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