Universidad de León · Procedimiento global o de mercancías generales ..... 122 5.5.2....
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Universidad de León FACULTAD DE CONTADURÍA PÚBLICA Con Reconocimiento de Validez Oficial de la Secretaría de Educación Pública según acuerdo número 20090215 de fecha 20 de mayo de 2009 . “IMPLANTACIÓN DE UN SOFTWARE CONTABLE QUE AYUDE A LA EMPRESA MULTISERVICIOS ARROYO A TENER UN MEJOR CONTROL DE SUS OPERACIONES” T E S I S QUE PARA OBTENER EL TITULO DE LICENCIADO EN CONTADURÍA PÚBLICA PRESENTA ALMA GABRIELA RAMÍREZ JAIME SALAMANCA, GTO. AGOSTO DE 2012
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Universidad de León
FACULTAD DE CONTADURÍA PÚBLICA
Con Reconocimiento de Validez Oficial de la Secretaría de Educación Pública según acuerdo número 20090215 de fecha 20 de mayo de 2009 .
“IMPLANTACIÓN DE UN SOFTWARE CONTABLE QUE AYUDE A
LA EMPRESA MULTISERVICIOS ARROYO A TENER UN MEJOR
CONTROL DE SUS OPERACIONES”
T E S I S
QUE PARA OBTENER EL TITULO DE
LICENCIADO EN CONTADURÍA PÚBLICA
PRESENTA
ALMA GABRIELA RAMÍREZ JAIME
SALAMANCA, GTO. AGOSTO DE 2012
2
I N D I C E
Pag.
INTRODUCCIÓN ............................................................................................. iv
CAPITULO 1. ASPECTOS GENERALES DE LAS EMPRESAS ....................... 1
1.1. Antecedentes de una empresas .............................................................. 1
1.2. Definición de empresa ............................................................................ 3
1.3. Ciclo de vida de una empresa en general ............................................... 6
1.4. Clasificación de las organizaciones o departamentos dentro de una
empresa .................................................................................................. 10
1.5. Elementos generales de las empresas.................................................. 14
1.6. Tipos de empresas ............................................................................... 15
1.7. Empresas existentes hoy en día en el mercado .................................... 22
CAPITULO 2. ESTRATEGIAS DE LAS ORGANIZACIONES Y DE LA
EMPRESA MULTISERVICIOS ARROYO ................................................... 28
2.1. Descripción de problemas actuales en las empresas ............................ 28
2.2. Problemas de la empresa Multiservicios Arroyo ................................... 31
2.3. Técnicas que utilizan las empresas en general ..................................... 32
2.4. Técnicas que utiliza la empresa Multiservicios Arroyo ........................... 40
2.5. Antecedentes de las fuentes de financiamiento .................................... 40
3
2.5.1. Fuentes de financiamiento de las organizaciones .......................... 43
2.5.2. Ventajas y desventajas de las fuentes de financiamiento ............... 48
CAPITULO 3. ESTUDIO DE LA EMPRESA MULTISERVICIOS ARROYO .... 58
3.1. Información financiera ........................................................................... 58
3.2. Información fiscal ................................................................................. 60
3.3. Información administrativa .................................................................... 62
3.3.1. Comunicación en la empresa Multiservicios Arroyo ....................... 64
3.3.2. Comunicación formal e informal ..................................................... 65
3.3.3. Dirección del flujo de comunicación ............................................... 66
3.4. Software contable y administrativo ........................................................ 73
3.5. Estrategias utilizadas para un mejor control .......................................... 78
CAPITULO 4. MANEJO DE LA CONTABILIDAD EN LAS DIFERENTES
EMPRESAS ................................................................................................ 82
4.1. Antecedentes históricos de la contabilidad ............................................ 83
4.2. Definición de contabilidad en términos generales .................................. 87
4.3. Ventajas y objetivos de la contabilidad .................................................. 89
4.4. Tipos de contabilidades ........................................................................ 91
4.5. Distintos libros para el registro de la contabilidad en las diferentes
empresas ................................................................................................ 94
4.5.1. Libro diario ..................................................................................... 96
4.5.2. Libro mayor .................................................................................... 99
4.6. Sistemas de registros electrónicos en las empresas ........................... 101
4.7. Ventajas del sistema del registro contable .......................................... 105
CAPITULO 5. ASPECTOS PARTICULARES DE LA CONTABILIDAD DE
LA EMPRESA MULTISERVICIOS ARROYO ............................................ 108
5.1. Antecedentes de la empresa Multiservicios Arroyo ............................. 109
4
5.2. Los tipos de contabilidades utilizados por las empresas Multiservicios
Arroyo.................................................................................................... 110
5.3. Registro de la contabilidad en libros de la empresa Multiservicios
Arroyo.................................................................................................... 113
5.3.1. Libro diario ................................................................................... 113
5.3.2. Libro mayor .................................................................................. 115
5.4. Registro electrónico de la contabilidad en la empresa Multiservicios
Arroyo.................................................................................................... 117
5.4.1. CONTPAQ .................................................................................. 120
5.4.2. ASPEL COI ................................................................................. 120
5.5. Procedimientos para el registro de las operaciones de compra y venta
de mercancías ....................................................................................... 121
5.5.1. Procedimiento global o de mercancías generales ........................ 122
5.5.2. Procedimiento analítico o pormenorizado .................................... 123
5.5.3. Procedimiento de inventarios perpetuos ...................................... 125
5.6. Métodos de evaluación de inventarios ................................................ 126
5.7. Procedimiento de inventarios perpetuos utilizado por la empresa
Multiservicios Arroyo ............................................................................. 127
CONCLUSIONES .......................................................................................... 131
PROPUESTA ................................................................................................ 134
BIBLIOGRAFIA ............................................................................................. 140
ANEXOS ....................................................................................................... 145
5
I N T R O D U C C I Ó N
El presente proyecto se hizo con la finalidad de dar a conocer a todas
las personas la forma de controlar los negocios, es decir, como llevar a cabo
la contabilidad en una empresa para poder lograr los objetivos esperados en
algún momento, ya que es de vital importancia tomar en cuenta todos los
aspectos que conforman a la empresa porque con ellos se podrá tener una
base real de las operaciones realizadas.
Es por ello que se estudió todos los aspectos generales de una
empresa, para tener las bases teóricas y después poder analizar en forma
particular los aspectos de la empresa Multiservicios Arroyo, para al final poder
demostrar el resultado con operaciones reales y con una empresa conocida
en Valle de Santiago, Guanajuato.
También se analizó todos los programas que utiliza la empresa
Multiservicios Arroyo, para controlar sus operaciones para después poder
diseñar un software que ayude a que la empresa sea más competitiva día con
día, porque actualmente se vive en un mundo muy globalizado donde la
6
mayoría de las empresas son más competitivas para lograr ser mejores que
otras empresas ya sea de un solo giro o diferente.
Los objetivos que guiaron la investigación son generales y particulares,
el objetivo general en la investigación no se logró completamente debido a
que la empresa Multiservicios Arroyo, ya utiliza un programa muy eficaz
llamado CONTPAQ para controlar sus operaciones, pero se diseñaron varios
auxiliares que con ayuda de este software podrán tener un mejor control de la
empresa en todos sus aspectos.
Los objetivos particulares si se cumplieron en su totalidad ya que se
tuvo que investigar a la empresa en todos sus aspectos, se analizaron todos
los aspectos de la empresa y sus estados financieros, se conoció los
programas más utilizados, etc.
De los objetivos señalados se desprendió la cuestión ¿Qué estrategia
aplicar para diseñar un software administrativo y contable, en la empresa
Multiservicios Arroyo; que ayude al crecimiento de las utilidades, basado en la
información de los estados financieros?
En la cual se desglosó la siguiente hipótesis: Que hoy en día cada una
de las empresas llevan a cabo la contabilidad de acuerdo a varios programas
o software como son COI, CONTPAQ, excel, etc., para poder llevar un mejor
control de sus operaciones que realizan, para así obtener los beneficios
esperados, es por ello que la empresa Multiservicios Arroyo puede tener
varias alternativas para lograr ventajas competitivas, y por lo tanto buscar que
estrategias llevar a cabo de acuerdo a la información generada por los
estados financieros y por la administración de la empresa para lograr sus
metas; como por ejemplo el implantar nuevos programas para llevar un mejor
control de sus ingresos y egresos; entre otras.
7
En cuanto al marco teórico que sirvió como fundamento a la
investigación fue la bibliografía de Jeffeyli Written, Solvedila Pilar, Perdomo
Moreno Abraham, manual de ASPEL COI y CONTPAQ, páginas de internet,
etc., los conceptos de contabilidad, empresa, tipos de contabilidades,
software contables, entre otros.
La metodología que se utilizó en la investigación fue de acuerdo al
método a trabajar analítico ya que se pretendió analizar primero toda la
situación de la empresa para después poder hacer la propuesta necesaria en
dicho negocio.
El tipo de investigación por la fuente de datos fue de acuerdo a los libros
y al análisis de la empresa Multiservicios Arroyo, es decir, de acuerdo a
bases teóricas y de campo para poder tener una investigación más completa.
El tipo de investigación por la profundidad de datos fue explicativa y
correctiva, porque es importante informar todos los aspectos buenos y malos
de la investigación para más adelante corregir lo que está mal y tener mejores
resultados.
La técnica de investigación a utilizar fue la bibliográfica y la entrevista,
ya que primero se agrupó la información de los libros y después se entrevistó
a los dueños y encargados de la empresa para analizarla de manera
completa.
Y por último la población a estudiar fue la empresa Multiservicios Arroyo
en Valle de Santiago, Guanajuato de manera particular.
8
Los temas tratados dentro del capitulario fueron, capítulo uno informar
las generalidades de las empresas, es decir, los antecedentes, conceptos,
clasificaciones, tipos de organizaciones, etc.; para en el capítulo segundo dar
a conocer también aspectos generales como son las fuentes de
financiamiento más utilizadas por las empresas, tipos de fuentes, riesgos,
ventajas y desventajas, etc., en el capítulo tres las estrategias que utilizan las
empresas para la toma de decisiones, ser más competitivas, en el capítulo
cuatro sobre concepto de contabilidad, tipos de contabilidades, ventajas y
desventajas, programas utilizados, entre otras; como se puede ver en cada
uno de estos capítulos se hablaron de aspectos generales de todas las
empresas para en el capítulo cinco adentrarse a la empresa Multiservicios
Arroyo, en todos los aspectos antes mencionados pero ya de manera
particular, para después poder realizar la propuesta de acuerdo a la
información obtenida para poder diseñar un programa que forje a la empresa
a ser competitiva en todos sus aspectos.
Algunos factores limitantes que intervinieron para la realización de la
presente investigación fueron la falta de material didáctico en cuanto a libros,
ya que muchos de estos temas son pequeños y difíciles de encontrar, otra
limitante fue el depender de otras personas para poder continuar con el
trabajo, ya que se hizo en grupo y muchas veces esto afecto dicha realización
o presentación del mismo, ya que cada una de las personas tiene distintas
formas de trabajar y es por ello que es difícil que haya un acuerdo en dicha
realización.
Alma Gabriela Ramírez Jaime
9
C A P Í T U L O 1
A S P E C T O S G E N E R A L E S D E L A S E M P R E S A S
En el presente capitulo se dará a conocer los aspectos generales de las
empresas, es decir, conceptos o definiciones, antecedentes de la misma, el ciclo
de vida por la que deben de pasar cada una de ellas para poder cumplir los
objetivos esperados, la clasificación de las empresas, por ejemplo de servicios,
comerciales o industriales dependiendo del ramo en el que se desee ubicar, así
como sus características, obligaciones que deben de tener las empresas o
negocios ya que no es sólo el abrir la empresa si no cumplir con lo que se
requiere para poderla tener en constante producción, entre otras cosas.
1.1. ANTECEDENTES DE UNA EMPRESA
Aquí se dará a conocer de manera general los antecedentes de las
empresas de cualquier tipo ya sea del sector industrial, comercial y de
servicios, ya que es de vital importancia conocer desde que momento se
empezó a considerar el terminó empresa y él porque de dicho acontecimiento,
10
así como para más adelante poder adentrarse al tema de manera más
particular.
“Desde el principio de los tiempos, los seres humanos se reunían y
compartían sus bienes, beneficiando de este modo a todo el núcleo familiar.
Los excedentes de comida o excedentes de ropa o herramientas podían
ser intercambiadas entre los pueblos, de este modo se crea el antecedente
del comercio.
La finalidad de este tipo de acuerdos comerciales se basaba en
satisfacer las necesidades de todas las personas, de modo que todos los
individuos salían beneficiados de cada acuerdo. Nadie perdía y todos
ganaban. Está claro que estas familias especializadas terminaron por ser el
antecedente de la empresa. Poco después se implantaría el hecho de fichar
nuevos trabajadores y enseñarles el oficio.”1
Como se puede ver, el origen de las empresas tiene un inicio muy
natural, ya que al querer satisfacer sus necesidades realizaban las
actividades de compra y venta de bienes o servicios para así obtener
beneficios.
“El desarrollo de la empresa lo podemos considerar paralelo al
desarrollo experimentado por la especie humana, el cual ha sido
fundamentalmente el resultado de tres grandes cambios, los cuales se han
subdividido en culturas o civilizaciones anteriores, los cuales son:
1 Antecedentes de las empresas.(on-line). 12 enero 2011 (cited 25 mayo 2012). Available from
internet:<http://www.antecedentes.net/antecedentes-empresa.html.
11
1. El primer cambio la civilización agrícola, tardó miles de años en
desplegarse,
2. El segundo cambio el nacimiento de la revolución Industrial, necesitó
trescientos años en completarse,
3. El tercer cambio la revolución científico-tecnológica, se inició en la
década de los años 50`s.”2
Las empresas han existido desde hace miles de años, sólo que
anteriormente las personas no la llamaban así, es decir, únicamente
realizaban las actividades de compra, venta, producción, etc., en conjunto
con el fin de poder subsistir con el paso del tiempo, hubo grandes motivos los
cuales hicieron que las empresas u organizaciones empezaran a crecer, pero
el más importante es la necesidad de poder obtener ingresos para adquirir lo
que se requiere, mas adelante fue el observar que empezaban a nacer mas
negocios lo cual hacia que muchas empresas empezarán a quedarse abajo y
otras subieran de manera rápida para posicionarse en el mercado día con
día.
También la tecnología se considera como uno de los aspectos que
motivaron a que muchas empresas tuvieran un gran desarrollo, entre otras
cosas.
12. DEFINICIÓN DE EMPRESA
Es importante tener un concepto amplio y definido de lo que es el
término empresa, ya que existen miles de definiciones de distintos autores,
que cada uno la adecuada de acuerdo a sus necesidades, es por ello que se
2 Ìdem.
12
pretende dar a conocer el concepto lo más detallado posible para una mejor
comprensión del mismo.
“La empresa, organización económica creada por la libre iniciativa,
constituye una comunidad de personas e intereses que, al perseguir objetivos
económicos específicos, forjan ideas y actitudes, crea oportunidades de
progreso, fuentes de trabajo y de seguridad social con los demás sectores
sociales, solidariamente responsable del desarrollo del país.
Una definición de empresa u organización es el conjunto
interrelacionado de actividades entre dos o más personas que interactúan
para procurar el logro de un objetivo común a través de una estructura de
roles y funciones así como de una división de trabajo.”3
Es por ello que para que se pueda llamar organización o empresa, esta
debe de conformarse por dos o más personas las cuales llevan a satisfacer
un fin en común, pero lo más importante para poder lograrlo depende de la
división de funciones que se hagan para trabajar de manera mas eficiente.
“El objetivo de la empresa es de suplir a la comunidad bienes y servicios
con la máxima eficiencia. La empresa tiene por objetivos satisfacer
necesidades económicas y así mejorar el nivel de vida de la población”4.
Existen distintas definiciones de una empresa, pero al final todas estas
llegan a un mismo objetivo el cual es la obtención de utilidades para las
personas que invierten su capital en ellas mismas, otro seria el satisfacer las
3 Marín Lucas, García Antonio. Sociología de las organizaciones., ed. 1ª. México, Editorial Mg.
Graw, 2002, p. 56. 4 Johnson Robert W. Ronald W. Melcher. Administración financiera, ed. 1ª. México, Editorial
Continental, 2004, p. 80.
13
necesidades de todas las personas en cada uno de los lugares que se
encuentren.
Otra definición es “Una empresa es una organización o institución
dedicada a actividades o persecución de fines económicos o comerciales
además también una empresa se puede definir como la unidad económico-
social, con fines de lucro, en la que el capital, el trabajo y la dirección se
coordinan para llevar a cabo una producción socialmente útil, de acuerdo con
las exigencias del bien común.
Los elementos necesarios para formar una empresa son: capital, trabajo
y recursos materiales. En general, se entiende por empresa al organismo
social integrado por elementos humanos, técnicos y materiales cuyo objetivo
natural y principal es la obtención de utilidades; o bien, la prestación de
servicios a la comunidad, coordinados por un administrador que toma
decisiones en forma oportuna para la consecución de los objetivos para los
que fueron creadas. Para cumplir con este objetivo la empresa combina
naturaleza y capital.”5
Como se puede observar una empresa es un ente destinado a cumplir o
a satisfacer las necesidades que necesiten las demás personas llamadas
clientes, pero también puede haber empresas u organizaciones que sus fines
no son lucrativos, lo más importante es que una empresa necesita de capital
para adquirir las cosas y poder producir, personas también llamadas mano de
obra que son las que van a realizar dichas actividades y de materiales
tecnológicos para poder tener un control de sus operaciones, entre otros.
5 Op cit p. 2
14
1.3. CICLO DE VIDA DE UNA EMPRESA EN GENERAL
Todo tipo de empresa al formarse debe de pasar por muchas etapas en
su vida para poder lograr sus metas, es por ello que aquí se informará sobre
cuales son algunas de sus etapas más importantes, ya que de igual manera
cada autor las menciona de manera diferente. La más común es la que se da
a continuación.
“La empresa, como cualquier organismo viviente, pasa por una serie de
etapas de desarrollo, más o menos largas, conocidas dentro de la teoría de la
empresa como:
1. Nacimiento,
2. Crecimiento,
3. Madurez,
4. Declinación,
5. Liquidación.”6
En general tanto las empresas comerciales, industriales y de servicios
deben de pasar por todas estas etapas para poder cumplir los objetivos
esperados en el momento esperado.
El nacimiento de la empresa: “Se inicia en el instante mismo en que los
hombres comienzan a desarrollar sus actividades, las máquinas y los equipos
a operar.”7
Pero antes de esto se de ben de considerar aspectos todavía más
importantes como hacia donde se desea llegar y en que periodo es decir a
6 Ìdem.
7 Ìdem.
15
corto, mediano o largo plazo. Por consiguiente establecer las estrategias o
tácticas necesarias para poder lograr lo que se pretender, para que en el
momento decidido se pueda dar inicio a abrir la empresa y sea más fácil para
todos los que la integran.
El crecimiento o expansión: “No todas las empresas son al comienzo
grandes y complejas. Cada unidad de producción constituye un todo orgánico
cuyo crecimiento es posible en la mayoría de los casos.
El crecimiento y la expansión de la empresa es un proceso que puede
ocurrir en cualquier momento, cuando las condiciones sean favorables para
ello.
Son características del crecimiento y la expansión empresarial, entre
otros, los siguientes signos:
1. Incremento del número de socios,
2. Penetración en nuevos mercados,
3. Fabricación de nuevos productos,
4. Mayor volumen de ventas y utilidades,
5. Ampliación de planta: agencias, sucursales, oficinas,
6. Número de personas ocupadas,
7. Tecnología utilizada.”8
Al abrir una empresa se debe empezar desde abajo, es decir, poco
capital, personal, material, etc., y con el paso del tiempo y las ganancias
obtenidas adquirir más recursos para poder crecer, así como tratar de
involucrarse con personas de distintos lugares para en cierto momento poder
8 Ìdem.
16
expandirse a otro lugar y obtener mayores ingresos. En este proceso de
crecimiento y desarrollo se permite clasificar a la empresa en categorías o
grupos según su nivel y grado de expansión:
Famiempresas: “Se caracterizan por ser una forma de organización
familiar, en la cual el mercado es extendido casi únicamente a su núcleo
familiar y amigos.
Microempresa: Su producción es artesanal y su volumen reducido. Se
caracterizan por ser una forma de organización socio-económica dedicada a
la producción de bienes o servicios para un mercado mínimo local.
Pequeña empresa: Se caracteriza por el predominio de manufacturas
para mercados locales, su tamaño es limitado, es intensiva en mano de obra
no calificada, sus productos son generalmente bienes de consumo final, su
organización es simple.
Mediana empresa: Es una categoría intermedia entre pequeña y gran
industria. El número de personas ocupadas por ella puede llegar hasta los
doscientos, generalmente se ubica en las grandes ciudades, su tecnología en
algunos casos es elemental; en otros sofisticados.
Gran empresa: Emplea tecnología y formas de organización sofisticada
y compleja, es poco intensiva en mano de obra y extensiva en capital. Opera
generalmente en grandes ciudades y utiliza mano de obra calificada”9.
9 Ìdem.
17
Esta es sólo una clasificación de un autor pero existen miles de
clasificaciones en las que se pueden definir cada una de las empresas de
acuerdo a las necesidades de las mismas, así como a los ingresos o recursos
con los que se cuenta. Pero en especial con las personas con las que se está
involucrando, es decir, los socios o dueños de la misma organización, lo más
importante para ello es llevar un control de lo que se hace y que haya la
suficiente comunicación entre ellos para poder tomar la mejor decisión.
Madurez: “En esta etapa la empresa ha llegado a ocupar una posición
relativamente estable en el mercado. La competencia es intensa y su
estrategia se encuentra en la defensa de sus mercados. En términos
generales, esta etapa puede considerarse una de las más largas dentro del
ciclo de vida de la empresa.”10
En esta etapa debe haber mayor comunicación entre las personas que
están interactuando en el negocio ya que de ello depende el crecer más o
que otras empresas intervengan en el mercado ya que hoy en día existe
mucha competencia entre negocios del mismo ramo no solo en un estado si
no en todo el país.
Declinación: “Una de las características de esta etapa son la pérdida de
participación en el mercado y el debilitamiento en cuanto a su situación
financiera. Esas circunstancias hacen que la unidad de producción sea presa
fácil de sus competidores.”11
10Ìdem.
11Ìdem.
18
Y al pasar esto el negocio recaiga y en muchos casos sea difícil hacerlo
crecer de manera rápida por muchos motivos en especial la innovación ya
que muchos competidores pueden hacer de sus productos o servicios más
sofisticados y hacer que a las personas les llame más la atención lo de ellos y
por consiguiente el que no cuente con medios o aparatos tecnológicos,
técnicos, etc., tenga menos consumo de sus productos o servicios.
Liquidación: “Constituye la última etapa del ciclo de vida de la empresa.
En este momento desaparece todos los factores favorables que la mantenían
operando. “12
Se puede considerar cuando muchos negocios dejan de existir por falta
de capital, de materiales, de mano de obra etc., y deciden cerrar su empresa
porque en vez de obtener ganancias están teniendo perdidas al no producir o
vender como antes.
1.4. CLASIFICACIÒN DE LAS ORGANIZACIONES O DEPARTAMENTOS
DENTRO DE UNA EMPRESA
En este apartado se dará a conocer algunas clasificaciones de las
organizaciones en las empresas de acuerdo a las actividades que se realicen
en ellas, es decir, que para que un negocio cumpla sus metas debe de contar
dentro de el con varias organizaciones o grupos de personas para
distribuirlos y cada uno haga lo que le corresponda, de igual manera como
anteriormente se dijo esta depende de cada autor ya que cada una de las
personas tienen distintas formas de pensar y darle un sentido a lo que ocurra.
12 Ìdem.
19
“Una clasificación es las empresas según la contribución que se haga
dentro de ella:
1. La organización de producción es la que elabora productos que son
consumidos por la sociedad,
2. Organización política es la que busca asegurar que la empresa logre
sus objetivos con lo que realice,
3. Organización integrativa es solucionar conflictos, motivar y satisfacer
las metas así como que los que trabajan en la sociedad lo hagan de
manera compacta.”13
En otras palabras se considera estas organizaciones como los
departamentos que forman dicha empresa ya que cada uno de ellos debe
realizar distintas funciones para realizar su trabajo de manera más rápida, por
ejemplo el departamento de producción se va encargar de crear los
productos, el de ventas obtener ingresos vendiendo los productos
producidos, el de recursos humanos se encargara de contratar personas,
capacitarlas, y así sucesivamente, cada una de las empresa podrá formar sus
organizaciones o sus grupos de trabajo de acuerdo a lo que requiera.
Según D. Katz y R. Kahn en el libro sociología de las organizaciones,
menciona que:
1. “Organización de producción económica es la que se ocupa de crear
el capital, la manufactura de mercancías, prestación de servicios al
público en general o a un segmento.. Este tipo de organizaciones se
subdivide en primarias, secundarias y terciarias, las recompensas
ofrecidas por estas organizaciones sirven como estímulo para
conservar el funcionamiento del orden colectivo,
13 Op cit Sociología de las organizaciones p.4.
20
2. Organización de mantenimiento es dedicada a la preparación global
de las personas para sus funciones en otras organizaciones y en la
sociedad. Estas se subdividen en aquellas que se ocupan
directamente en el mantenimiento, a las de restauración de salud y
bienestar, en general proporcionan una integridad normativa en la
sociedad,
3. Organizaciones adaptantes son las que crean conocimiento,
desarrollan pruebas teóricas y hasta cierto punto aplican información
a los problemas existentes, proporcionan una integración en la
sociedad,
4. Organización administrativa o política es la que se encarga de
asignar, coordinar y controlar los recursos, personas y
subsistemas.”14
Por ejemplo el departamento de políticas se encargará de establecer las
reglas para cumplir los objetivos, pero en especial el departamento de
producción económica también se puede nombrar como el de finanzas el cual
se encarga de contar con el capital disponible para tener lo necesario y
obtener mayores beneficios.
Renate Mayntz según el libro Sociología de las organizaciones:
“Distingue tres categorías puras y mixtas de organización con arreglo a su
objetivos:
1. Organizaciones voluntarias son las que sus objetivos se limitan a la
coexistencia de sus miembros, a su actuar común y a la interacción
que ello exige, se estructuran democráticamente, las decisiones son
14 Ìdem.
21
por acuerdo o votación, los dirigentes en la mayoría de los casos son
elegidos por los miembros de la misma empresa,
2. Organizaciones estructuradas con el objeto de actuar de una manera
determinada sobre un grupo de personas estas se distinguen por dos
tipos cuando la incorporación es voluntaria o es forzada, o cuando los
miembros son permanentes los cuales se asemejan a una estructura
burocrática que las gobierna y los transitorios que pasan por ellas con
el fin temporal determinado y que ejercen poca influencia en su
estructura de gobierno,
3. Organizaciones que tienen por objeto el logro de cierto resultado,
entre las que destaca:
a) Con fines de lucro: Son las empresas en general las cuales su
organización está dada sobre la base del dueño del capital, los
miembros participan para ganarse el sustento,
b) En orden al bien común: La administración pública y las
organizaciones benéficas,
c) En orden al bien de sus afiliados: Son los sindicatos, las
asociaciones, las cuales son estructuradas democráticamente,
es decir que las decisiones son por acuerdo o votación,
d) En orden a la obtención del poder: Los partidos políticos y
organizaciones similares.”15
Esta última clasificación puede entrar como los tipos de las empresas,
como por ejemplo una organización con fines lucrativos, es decir, obtener
ganancias, fines no lucrativos como los sindicatos, partidos políticos y
asociaciones, entre otras.
15 Ìdem.
22
Cada una de estas personas que conforman una organización o
departamento dentro de una empresa deben de trabajar en equipo en todo
momento tomando siempre en cuenta el objetivos especifico al que se quiere
llegar en algún momento.
1.5. ELEMENTOS GENERALES DE LAS EMPRESAS
Para poder dar inicio a las operaciones de un negocio se debe de tomar
en cuenta distintos elementos para llevarse a cabo, ya que sin ellos no sería
posible realizar dichas actividades, de igual manera esto puede varias de
acuerdo a los autores y a las necesidades de cada empresa.
“Los elementos de la empresa son el empresario, la hacienda y el
trabajo, éstos deben ser considerados en su conjunto.
1. Empresario: La empresa puede ser manejada por una persona física
(comerciante individual) o por una sociedad mercantil (comerciante
social), según el caso, de empresario individual o empresario social,
El empresario es el dueño de la empresa, el que la organiza y maneja
con fines de lucro,
2. La hacienda o patrimonio de la empresa: Se denomina hacienda al
conjunto de los elementos patrimoniales que pertenecen a la
empresa; esto es, el conjunto de bienes materiales e inmateriales
organizados por el empresario para el ejercicio de su actividad
mercantil. La hacienda está constituida por los bienes y medios con
los cuales se desenvuelve una actividad económica y se consigue el
fin de empresa. La hacienda es el patrimonio de la empresa,
3. El trabajo: Otro elemento de la empresa está constituido por el
personal al servicio de la misma, se ha dicho con frecuencia que es
fundamental en la empresa la organización del trabajo ajeno, la
23
condición y relaciones de este personal se rigen por la Ley Federal
del Trabajo.”16
Existen muchos aspectos que se deben de tomar en cuenta al tener la
idea de formar una empresa pero en especial estos tres elementos son los
más importantes para que esta pueda funcionar adecuadamente, el primero
pues es lo más significativo ya que en todo negocio debe estar al frente una
persona la cual cumpla con las obligaciones de la empresa y pueda llevar un
control de todo lo que se realice en ella, el segundo también muy importante
ya que si no se cuenta con el capital o materiales necesarios el negocio no va
a poder crecer en ningún momento y de igual manera el tercero es la mano
de obra que se requiere para llevar a cabo las operaciones, es decir, tener a
los obreros suficientes para que realicen las actividades y se obtengan los
resultados de manera mas eficiente.
1.6. TIPOS DE EMPRESAS
Es necesario conocer los diferentes tipos de empresas existentes de
manera general para tratar de ubicar en que tipo se encuentra la empresa
Multiservicios Arroyo, para darle un estudio más particular a dicho negocio en
especial. Por lo que en seguida se muestra dicha clasificación:
Según el Sector de Actividad:
1. “Empresas del Sector Primario: También denominado extractivo, ya
que el elemento básico de la actividad se obtiene directamente de la
naturaleza: agricultura, ganadería, caza, pesca, extracción de áridos,
agua, minerales, petróleo, energía eólica,
16 Elementos de una empresa. (on line). 17, septiembre, 2000, (cited 3 junio 2012). Available
from internet:< http://www.empresas.us/directorio/asesoramiento/elementos-de-una-empresa/
24
2. Empresas del Sector Secundario o Industrial: Se refiere a aquellas
que realizan algún proceso de transformación de la materia prima.
Abarca actividades tan diversas como la construcción, la óptica, la
maderera, la textil,
3. Empresas del Sector Terciario o de Servicios: Incluye a las empresas
cuyo principal elemento es la capacidad humana para realizar
trabajos físicos o intelectuales. Comprende también una gran
variedad de empresas, como las de transporte, bancos, comercio,
seguros, hotelería, asesorías, educación, restaurantes, etc.”17
Esta es la clasificación más conocida, ya que incluye las tres actividades
en las que se clasifican las empresas de acuerdo a su giro, porque en la
primera, antes que todo se debe obtener la materia prima que se utiliza para
poder generar el producto, es decir, todas las empresas que se dedican a
obtener los recursos naturales, sin que estos ya hayan pasado por un
proceso de transformación, por lo contrario en la segunda es cuando los
recursos ya fueron sometidos a cambios para ser transformados en productos
y sean distribuidos o comercializados, en distintos lugares para su posterior
venta y la última clasificación son las empresas no dedicadas a distribuir,
extraer, vender productos, etc.; si no a satisfacer las necesidades de los
clientes ofreciéndoles una gama de servicios como por ejemplo los bancos,
restaurantes, hoteles, escuelas, entre otros.
Según el Tamaño: “Existen diferentes criterios que se utilizan para
determinar el tamaño de las empresas, como el número de empleados, el tipo
de industria, el sector de actividad, el valor anual de ventas, etc. Sin
17 Zuani Rafael Elio. Introducción a la Administración de Organizaciones, ed 3º, Mexico.
Editorial. Maktub. 2003, p. 82-86.
25
embargo, e indistintamente el criterio que se utilice, las empresas se
clasifican según su tamaño en:
1. Grandes Empresas: Se caracterizan por manejar capitales y
financiamientos grandes, por lo general tienen instalaciones propias,
sus ventas son de varios millones de dólares, tienen miles de
empleados de confianza y sindicalizados, cuentan con un sistema de
administración y operación muy avanzado y pueden obtener líneas de
crédito y préstamos importantes con instituciones financieras
nacionales e internacionales,
2. Medianas Empresas: En este tipo de empresas intervienen varios
cientos de personas y en algunos casos hasta miles, generalmente
tienen sindicato, hay áreas bien definidas con responsabilidades y
funciones, tienen sistemas y procedimientos automatizados,
3. Pequeñas Empresas: En términos generales, son entidades
independientes, creadas para ser rentables, que no predominan en la
industria a la que pertenecen, cuya venta anual en valores no excede
un determinado tope y el número de personas que las conforman no
excede un determinado límite,
4. Microempresas: Por lo general, la empresa y la propiedad son de
propiedad individual, los sistemas de fabricación son prácticamente
artesanales, la maquinaria y el equipo son elementales y reducidos,
los asuntos relacionados con la administración, producción, ventas y
finanzas son elementales y reducidos y el director o propietario puede
atenderlos personalmente.”18
18 Freitman Jack. Negocios Exitosos, ed. 1ª. México, Editorial Mc Graw Hill, 2000, p. 22- 23.
26
Esta es otra clasificación muy importante en esta lo que se toma en
cuenta son muchos factores por ejemplo el número de empleados que puede
varias desde uno hasta miles de obreros, el capital con el que se cuente en
dicho momento o el ingreso obtenido conocido normalmente como las
ganancias que obtengan las empresas, pero como se había mencionado
anteriormente la mayoría de las empresas empiezan siendo microempresas o
en muchos caso empresas familiares y con el paso del tiempo estas se van
superando, expandiendo, creciendo hasta considerarse como grandes
empresas en todos sus aspectos.
Según la Propiedad del Capital: “Se refiere a si el capital está en poder
de los particulares, de organismos públicos o de ambos. En sentido se
clasifican en:
1. Empresa Privada: La propiedad del capital está en manos privadas,
2. Empresa Pública: Es el tipo de empresa en la que el capital le
pertenece al Estado, que puede ser nacional, provincial o municipal,
3. Empresa Mixta: Es el tipo de empresa en la que la propiedad del
capital es compartida entre el estado y los particulares.”19
Es de suma importancia conocer esta clasificación ya que se debe saber
si las ganancias que se obtienen o se obtengan en algún momento tendrán
que ser repartidas entre dos o más partes, es decir, con las personas que
están invirtiendo en dicho negocio, para hacerlo crecer.
Según el Ámbito de Actividad: “Esta clasificación resulta importante
cuando se quiere analizar las posibles relaciones e interacciones entre la
19 Op cit. Introducción a la administración de organizaciones, p. 16.
27
empresa y su entorno político, económico o social. En este sentido las
empresas se clasifican en:
1. Empresas Locales: Aquellas que operan en un pueblo, ciudad o
municipio,
2. Empresas Provinciales: Aquellas que operan en el ámbito geográfico
de una provincia o estado de un país,
3. Empresas Regionales: Son aquellas cuyas ventas involucran a varias
provincias o regiones,
4. Empresas Nacionales: Cuando sus ventas se realizan en
prácticamente todo el territorio de un país o nación,
5. Empresas Multinacionales: Cuando sus actividades se extienden a
varios países y el destino de sus recursos puede ser cualquier
país.”20
Casi todas las empresas comienzan formándose en un lugar específico,
es decir, siendo solamente la matriz, pero conforme pase el tiempo y estas se
superen, obtengan mayores ingresos consideran conveniente expandirse a
otros lugares y obtener mayores ganancias es aquí cuando dichos negocios
de ser locales pasan a ser multinacional en otras palabras cuando la matriz
está en un lugar y expande a sus sucursales a distintas partes.
Según el Destino de los Beneficios: “Según el destino que la empresa
decida otorgar a los beneficios económicos (excedente entre ingresos y
gastos) que obtenga, pueden categorizarse en dos grupos:
1. Empresas con Ánimo de Lucro: Cuyos excedentes pasan a poder de
los propietarios, accionistas,
20 Ìdem.
28
2. Empresas sin Ánimo de Lucro: En este caso los excedentes se
vuelcan a la propia empresa para permitir su desarrollo.”21
Esta decisión se debe tomar desde el comienzo del negocio y estar
convenida en el contrato de la empresa, ya que los dos casos son permitidos,
aunque el más conocido es el primero cuando las ganancias obtenidas se
reparten entre todos los socios que invirtieron en el negocio, pero la segunda
en algunos caso se da mayormente cuando las ganancias no son tan grandes
para ser repartidas entre cada uno de los accionistas y por consiguiente se
decide mejor invertirlas en el mismo negocio para que con el paso del tiempo
si se obtengan mayores ingresos y ahora si puedan ser entregados a cada
uno.
Según la forma jurídica: “La legislación de cada país regula las formas
jurídicas que pueden adoptar las empresas para el desarrollo de su actividad.
La elección de su forma jurídica condicionará la actividad, las obligaciones,
los derechos y las responsabilidades de la empresa. En ese sentido, las
empresas se clasifican en términos generales en:
1. Unipersonal: El empresario o propietario, persona con capacidad
legal para ejercer el comercio, responde de forma ilimitada con todo
su patrimonio ante las personas que pudieran verse afectadas por el
accionar de la empresa,
2. Sociedad colectiva: En este tipo de empresas de propiedad de más
de una persona, los socios responden también de forma ilimitada con
su patrimonio, y existe participación en la dirección o gestión de la
empresa,
21 Ìdem.
29
3. Cooperativas: No poseen ánimo de lucro y son constituidas para
satisfacer las necesidades o intereses socioeconómicos de los
cooperativistas, quienes también son a la vez trabajadores, y en
algunos casos también proveedores y clientes de la empresa,
4. Comanditarias: Poseen dos tipos de socios: a) los colectivos con la
característica de la responsabilidad ilimitada, y los comanditarios cuya
responsabilidad se limita a la aportación de capital efectuado,
5. Sociedad de responsabilidad limitada: Los socios propietarios de
éstas empresas tienen la característica de asumir una
responsabilidad de carácter limitada, respondiendo solo por capital o
patrimonio que aportan a la empresa,
6. Sociedad anónima: Tienen el carácter de la responsabilidad limitada
al capital que aportan, pero poseen la alternativa de tener las puertas
abiertas a cualquier persona que desee adquirir acciones de la
empresa. Por este camino, estas empresas pueden realizar
ampliaciones de capital, dentro de las normas que las regulan.”22
Este es otro de los aspectos importantes al querer formar una empresa
y de igual manera como la clasificación anterior se debe tomar dicha decisión
desde un principio y estar asentada en dicho contrato, ya que de ella depende
el accionar de cada una de las personas que intervienen en dicho negocio, ya
que cada una de ellas tendrán que adquirir las obligaciones establecidas en
ley de acuerdo a cada una de esta clasificación.
22 Ìdem.
30
Por ejemplo si en algún momento la empresa llega a tener un problema
legal, financiero, o económico todas las personas que median en el negocio
deberán responder ya sea en forma limitada o ilimitada, de acuerdo al tipo de
empresa que tengan, es por ello que es mejor conocer caca una de ellas a
fondo para poder tomar la mejor decisión y no tener mayores problemas con
el paso del tiempo.
1.7. EMPRESAS EXISTENTES HOY EN DÍA EN EL MERCADO
De manera particular se mostrará cuáles son los tipos de empresas que
hoy en día existen y cuáles son las obligaciones que estas tiene actualmente
en relación a las clasificaciones anteriores ya que muchas de ellas son sólo
mencionadas teóricamente por los autores en sus libros, pero las que si son
realmente existentes se darán a conocer más adelante.
“En las economías de mercado se produce una amplia variedad de
organizaciones empresariales que van desde las más pequeñas empresas de
propiedad individual hasta las gigantescas sociedades anónimas que
dominan la vida económica en las economías capitalistas.”23
En la actualidad el país está conformado por una serie de empresas de
distintos tamaños, de acuerdo a su capital existente, ya que una empresa se
considera así aunque sólo tenga una persona trabajando para ella, no es
necesario tener miles de trabajadores para que en realidad sea organización,
como se mencionó en las pasadas clasificaciones, todo depende de los
ingresos que esta obtenga para así considerarla pequeña, mediana o grande
así como de otros aspectos.
23 La pequeña empresa. (on line). 27, diciembre, 2007, (cited 3 junio 2012). Available from
internet:< http://www.promonegocios.net/empresa/tipos-empresa.html
31
Esta amplia variedad de organizaciones empresariales se divide en
términos generales en los siguientes tipos de empresa:
“Empresas de propiedad individual: Por lo general, este tipo de empresa
se halla constituida por el profesional, el artesano o el comerciante que opera
por su cuenta un despacho, un taller o una tienda; sin embargo, en la
actualidad también se debe considerar a los millones de tele trabajadores o
emprendedores en internet que han iniciado y mantienen un negocio en la red
o prestan servicios a través de ella. La empresa individual tiene un
inconveniente, el de no poder extenderse generalmente más allá de cierto
límite, porque depende de una sola persona; si esta muere, envejece o
enferma, la empresa puede desaparecer aun cuando su continuación pudiera
haber sido tan beneficiosa para la comunidad o sus servidores.”24
He aquí donde muchas personas consideran que este tipo de negocios
no se pueda llamar empresa, por el hecho de que sólo es realizada por una
persona, pero en la mayoría de nuestro país existen un porcentaje más alto
de empresas particulares que de empresas formadas por mayor personal, en
todo caso lo que en realidad importa es que los dos tipos realiza una
actividad para obtener ingresos.
Sociedad colectiva: “Dos o más personas cualesquiera pueden unirse y
formar una sociedad colectiva. Cada una acuerda aportar parte del trabajo y
del capital, quedarse con un porcentaje de los beneficios y compartir, desde
luego, las pérdidas o las deudas.
24 Idem
32
La sociedad colectiva se caracteriza por tener socios que responden
solidaria e ilimitadamente por las deudas de la sociedad. Si una persona (un
socio) posee un 1% de ésta y quiebra, entonces deberá pagar el 1% de la
deuda y los demás socios el 99%. Pero si los demás socios no pueden pagar,
esta persona podría ser obligada a pagarlo todo, incluso aunque eso
signifique vender sus propiedades personales para ello.
El peligro de la responsabilidad ilimitada y la dificultad de obtener
fondos explican por qué las sociedades colectivas tienden a ser empresas
pequeñas y personales, como las agrícolas y el comercio al por menor.
Sencillamente, son demasiado arriesgadas en la mayoría de las
situaciones.”25
Es por ello que se debe conocer primero todas las obligaciones se
tendrán para poder llevarla a cabo, ya que en muchos casos al responder
solidariamente es invertir todas las pertenencias particulares de cada persona
para lograr salir de dicho problema, esto es uno de los inconvenientes más
conocidos hoy en día la responsabilidad solidaria e ilimitada.
Sociedad anónima: “Es una entidad jurídica independiente y, de hecho,
es una persona jurídica que puede comprar, vender, pedir créditos, producir
bienes y servicios y firmar contratos. Disfruta además, de responsabilidad
limitada, lo que quiere decir que la inversión y la exposición financiera de
cada propietario en ella se limitan estrictamente a una cantidad específica
Este tipo de empresa, se caracteriza por incorporar a muchos socios
accionistas quienes aportan dinero para formar un capital social cuyo monto
25 Ìdem.
33
posibilita realizar operaciones que serían imposibles para el organizador en
forma individual.”26
Este tipo de sociedad es la más común hoy en día en la mayoría de los
países, porque tiene mayores ventajas al crearse y por consiguiente menos
obligaciones en su actuación.
“Las características de la sociedad anónima son:
1. El capital está representado por acciones,
2. Los accionistas o socios que la forman, frente a las obligaciones
contraídas tienen una responsabilidad limitada,
3. Son estrictamente sociedades de capitales; el número de sus
accionistas es ilimitado, y esto le permite reunir y utilizar los capitales
de muchas personas,
4. Tiene existencia ilimitada, la muerte o la incapacidad de algunos de
sus socios no implica la disolución de la sociedad,
5. La razón social debe ser adecuada al objeto para el cual se ha
constituido; no se designa con el nombre de los socios.”27
Es por ello que la mayoría de los empresarios decide formar en la
mayoría de los casos una sociedad anónima, ya que el aspecto más
importante es el de tener una responsabilidad limitada y poder adentrar a
dicho negocio a un número indefinido de personas para hacerla crecer día
con día.
26 Ìdem
27 Ìdem
34
En este capítulo se trató de dar a conocer los aspectos más importantes y
generales de las empresas ya que es de vital importancia que se conozcan
desde sus antecedentes para informar desde que momento se empezó a utilizar
este concepto, debido a que en aquellos tiempos las personas solo realizaban
dichas actividades de producir, comprar y vender los productos sin darse cuenta
que dichas operaciones en conjuntos hacían que se formara una empresa ya
sea con fines de lucro o sin lucro, que en esos momentos la mayoría era sin
lucro solo por satisfacer sus necesidades diarias, ya con el paso del tiempo se
empezó a definir dicho concepto.
También aquí se pretende dar a saber por todas las etapas que pasa una
empresa, ya que estas son muy similares a las de un ser humano, es decir
formarse, crecer, expandirse y en cierto momento dejar de existir o liquidarse,
pero no siempre debe dejar de preexistir eso depende de las personas que la
administran para hacer crecer o en su caso mejor liquidarla a que este es un
término más apropiado.
En especial también informar que cada uno de los autores que se
consultaron este esté capitulo, clasifican las empresas de acuerdo a sus
necesidades y conocimientos, entre las que se destacan las que se expusieron
con anterioridad, ya que estas son las más utilizadas hoy en día en especial las
sociedades anónimas, porque tiene menos obligaciones.
Por consiguiente en el siguiente capítulo se darán a conocer los problemas
a los cuales se enfrentan las empresas hoy en día, las técnicas o estrategias
que utilizan para seguir operando y las fuentes de financiamiento que ellas
utilizan para formarse, crecer o expandirse, hacer frente a sus necesidades
diarias, entre otras cosas de manera general.
35
Y de manera particular dar a conocer los problemas a los que se enfrente
la empresa Multiservicios Arroyo actualmente, lo que realiza para enfrentar
dichos problemas y las fuentes de financiamiento más adecuadas utilizadas por
dicho negocio para seguir subsistiendo hoy en día.
36
C A P Í T U L O 2
E S T R A T E G I A S D E L A S O R G A N I Z A C I O N E S Y D E
L A E M P R E S A M U L T I S E R V I C I O S A R R O Y O
En este capítulo se hablará de los problemas a los que se enfrenta una
empresa en la actualidad, no importa si son empresas pequeñas, medianas o
grandes; los problemas afectan por igual y la forma que utilizan para respaldarse
es manejando técnicas o estrategias, así como fuentes de financiamiento si es
que la empresa lo requiere. Primero se dará a conocer en forma general, para
después ver particularmente a la empresa Multiservicios Arroyo. Este capítulo
se hace con la finalidad de demostrar que todas las empresas se enfrentan a
muchos problemas hoy en dìa, los cuales se pueden resolver utilizando distintas
alternativas.
2.1. DESCRIPCIÓN DE PROBLEMAS ACTUALES EN LAS EMPRESAS
Hoy en día las empresas se enfrentan a un gran mundo lleno de
competencia donde todo es posible, ahora con la tecnología es más probable
que una empresa sufra una decadencia si no se encuentra actualizada día a
día; estos problemas no sólo abarcan el área tecnológica, de igual forma
37
toma parte la sociedad, la economía y la cultura, específicamente en este
país existe un gran problema para la creación de nuevas empresas y para
salir adelante ya que la cultura ha estado afectando mucho en los últimos
años.
A pesar de que el gobierno trata de darle apoyo a las PyME es muy
escaso, es por este motivo que existe la falta de capacitación e interés por
parte del personal, al mismo tiempo las PyME no están acostumbradas a dar
incentivos a sus trabajadores y esto trae por consecuencia que los
trabajadores no hagan el trabajo en equipo, aunque el empleado sea el
instrumento más importante para la empresa; por este motivo las empresas
no tienen un crecimiento, ni realizan capacitaciones o integraciones.
“Por eso cuando llegan a sobrevivir algunas empresas se enfrentan a
muchos problemas por ejemplo:
1. Para generar ventas,
2. Para llevar a cabo la comunicación comercial de sus clientes y
proveedores,
3. Participación ilimitada en el comercio exterior,
4. Capacitación deficiente en los recursos humano,
5. Falla de vinculación en el sector académico,
6. No se cuenta con una cultura de innovación de procesos y desarrollo
tecnológico.”28
Entonces el gobierno debería de poner un poco más de atención en el
área empresarial, para reducir esto con el apoyo mutuo de la sociedad, cada
vez es menos la cantidad de empresas que logran sobrevivir a estos cambios
28 Sandhusen Richard, Mercadotecnia, ed. 1ª. México. Editorial Compañía Continental, 2004, p.
71 - 89
38
tan brutales que tiene el sector empresarial; la consecuencia del poco interés
que se tiene provoca una disminución en la economía y un alto nivel de
inseguridad.
“De los problemas antes mencionados se derivan unos más específicos
como son:
1. Falta de liquidez,
2. Disminución de las ventas,
3. Aumento de los costos,
4. Reducción de la productividad,
5. Incremento de los gastos de operación,
6. Conflictos laborales constantes,
7. Mala relación con los distribuidores,
8. Mala comunicación en forma jerárquica,
9. Robo de mercancía,
10.Pérdida de clientes importantes,
11.Problemas con autoridades.”29
Es por ello que las empresas deben estar atentas a estos posibles
conflictos para poder corregirlos de manera inmediata y no se hagan más
grandes con el paso del tiempo.
Existe otro factor el cual también es un gran problema para las PyME y
se trata de la competencia, dentro de este tema se debe de revisar el
ambiente interno de toda pequeña y mediana empresa; esta parte requiere de
un perfil el cual trata de los siguientes puntos:
29 Ídem.
39
“Ingresos y tecnología: cuando no se posee tecnología, las técnicas de
producción son simples y el producto baja su costo, por lo cual tiene poca
capacidad para adaptarse o implementar nuevos procesos o mejoras al
producto.
Recursos Humanos: Generalmente utilizan mano de obra de baja
calidad, se paga un bajo salario a comparación de las de mayor tamaño y se
evaden regulaciones laborales.
Administración: Es un papel muy importante dentro de una empresa ya
que es con quien se tiene el contacto y el conocimiento directo del cliente.
Renovación de Equipos: No se llega a realizar esta acción por el motivo
de que las renovaciones o modificaciones tienen un alto costo, y esto
representa un factor limitante para su crecimiento.”30
Se deben de considerar todos estos aspectos, ya que son los que
pueden ayudar o afectar a las empresas, debido a que de estos depende que
la organización crezca o se quede estancada ante posibles situaciones.
2.2. PROBLEMAS DE LA EMPRESA MULTISERVICIOS ARROYO
En esta parte se mencionarán los problemas que ha llegado a tener la
empresa Multiservicios Arroyo para realizar una comparación con la realidad
en la que se encuentra hoy en día el país de México en general.
30 Ídem.
40
La empresa Multiservicios Arroyo conlleva diferentes problemas que han
afectado a los trabajadores de esta organización, entre estos destaca la poca
posibilidad que tiene para darles capacitación a los trabajadores y estos
puedan salir adelante, llegar a ascender en su área o en otras, esta actividad
no se puede llevar a cabo por la falta de presupuesto, es necesario satisfacer
al trabajador para que pueda estar conforme en dicho trabajo.
Otro problema que ataca es el tiempo tan corto que tienen para realizar
las compras de sus productos, hay tiempos dónde la empresa se encuentra
en temporada baja, es decir, pocas ventas y por lo tanto no tiene el suficiente
presupuesto para realizar una compra de gran cantidad de material, es por
ello que se espera que con la investigación a realizar les ayude a elegir una
mejor forma de financiar los pequeños problemas monetarios que puedan
surgir.
2.3. TÉCNICAS QUE UTILIZAN LAS EMPRESAS EN GENERAL
Se demostrarán las diferentes técnicas que utiliza una empresa por más
pequeña o grande que sea, estas técnicas o estrategias ayudan a una
empresa a realizar una mejor gestión del negocio.
Según Richard L. Sandhusen, en su libro Mercadotecnia, proporciona la
siguiente clasificación de estrategias para el crecimiento del mercado o
estrategias de crecimiento para los productos ya existentes y para las nuevas
adiciones al portafolio de productos:
“Estrategias de Crecimiento Intensivo: Consisten en cultivar de manera
intensiva los mercados actuales de la compañía. Son adecuadas en
41
situaciones donde las oportunidades de producto o mercado existentes aún
no han sido explotadas en su totalidad.
Estrategias de Crecimiento Integrativo: Consiste en aprovechar la
fortaleza que tiene una determinada compañía en su industria para ejercer
control sobre los proveedores, distribuidores y/o competidores. En ese
sentido, una compañía puede desplazarse hacia atrás, hacia adelante u
horizontalmente.
Estrategias de Crecimiento Diversificado: Son adecuadas cuando hay
pocas oportunidades de crecimiento en el mercado meta de la compañía.
Generalmente, abarcan diversificación horizontal, diversificación en
conglomerado y diversificación concéntrica.
Estrategias de Liderazgo de Mercado: Son utilizadas por compañías que
dominan en su mercado con productos superiores, eficacia competitiva, o
ambas cosas. Una vez que la compañía logra el liderazgo en su mercado,
tiene dos opciones estratégicas para seguir creciendo:
1. Estrategia cooperativa: Consiste en incrementar el tamaño total del
mercado (para la misma compañía y los competidores) al encontrar
nuevos usuarios y aplicaciones del producto o servicio,
2. Estrategia competitiva: Consiste en lograr una participación adicional
en el mercado invirtiendo fuertemente (por ejemplo, en publicidad,
venta personal, promoción de ventas y relaciones públicas) para
captar a los clientes de la competencia.
42
Estrategias de Reto de Mercado: Son estrategias que las compañías
pueden adoptar contra el líder del mercado y se clasifican en tres:
1. Ataque frontal: Consiste en atacar toda la mezcla de mercado
(producto, precio, distribución, promoción) del líder. Por lo general, la
realizan los competidores más fuertes.
2. Ataque en los costados: Consiste en enfocarse en los puntos débiles
del líder, como el precio. Por lo general, la realizan los competidores
más débiles.
3. Estrategias de derivación: Consiste en enfocarse en áreas que no
son abarcadas por el líder (generalmente, la realizan los
competidores que tienen un producto o servicio muy
especializado).”31
De acuerdo a la situación en la que se encuentre las empresas podrán
optar por realizar algunas de estas técnicas para poder lograr sus objetivos,
ya que como se sabe todas las empresas esperan obtener un resultado
positivo obtenido por la realización de sus actividades.
William Stanton, Michael Etzel y Bruce Walker, en su libro Fundamentos
de Marketing, proponen tres estrategias para mercados meta (que se pueden
emplear después de que se ha realizado la segmentación de un mercado):
“Estrategia de congregación del mercado: También conocida como
estrategia de mercado de masas o estrategia de mercado indiferenciado,
consiste en:
1. Ofrecer un sólo producto al mercado total,
2. Diseñar una estructura de precios y un sistema de distribución para
el producto ,
31Ídem.
43
3. Emplear un único programa de promoción destinado a todo el
mercado. Este método es también conocido como de escopeta o de
perdigones, porque pretende alcanzar un objetivo extenso con un
sólo programa.
Estrategia de un sólo segmento: También llamada estrategia de
concentración, consiste en elegir como meta un segmento abierto del
mercado total; por lo tanto, se hace una mezcla de mercadotecnia para llegar
a ese segmento único. Este tipo de estrategia permite a la empresa u
organización penetrar a fondo en el segmento del mercado que ha elegido y
adquirir una reputación como especialista o experto en ese segmento.
Estrategia de segmentos múltiples: Consiste en identificar como
mercados meta dos o más grupos de clientes potenciales y generar una
mezcla de mercadotecnia para llegar a cada segmento; por ello, la empresa u
organización elabora una versión distinta del producto básico para cada
segmento, con precios diferenciados, sistemas de distribución y programas
de promoción adaptados para cada segmento .”32
El propósito de las estrategias de mercado es el brindar a la empresa u
organización una guía útil acerca de cómo afrontar los retos que encierran a
los diferentes tipos de mercado; es necesario realizar un análisis cuidadoso
de las características de la empresa u organización, esto con la finalidad de
elegir la mejor estrategia o técnica para tener una ventaja sobre la
competencia. Las estrategias son acciones que se llevan a cabo con el fin de
alcanzar determinados objetivos pero que presentan cierto grado de dificultad
en su formulario y ejecución, son acciones que al momento de formular
32William Stanton, Etzel Michael, Fundamentos de Marketing, ed. 13ª. México. Editorial Mc
Graw Hill, 2001, p. 179-182.
44
requieren de cierto análisis, y que al momento de ejecutarlas requieren cierto
esfuerzo.
Por ejemplo aparte de las estrategias de marketing también se contará
con técnicas o estrategias de recursos humanos, como se sabe el ser
humano es una pieza clave muy importante para un rompecabezas, porque
son fundamentales para concluir ciertos objetivos y por lo cual presentan un
grado de dificultad en su formulario y ejecución.
Algunos de estos ejemplos son el contratar nuevo personal, utilizar
nuevas técnicas de motivación para que tengan un mejor rendimiento, realizar
cursos o programas de capacitación; ya que es primordial que el personal se
encuentre actualizado en su área de trabajo de esta forma podrá dar un mejor
rendimiento y lograr tanto los objetivos personales como de la empresa.
“Las estrategias de una empresa deben de reunir los siguientes
requerimientos:
1. Deben ser los medios o las formas que permitan lograr los objetivos;
los objetivos deben ser los fines y las estrategias los medios que
permitan alcanzarlos,
2. Deben guiar al logro de los objetivos con la menor cantidad de
recursos, y en el menor tiempo posible,
3. Deben ser claras y comprensibles para todos,
4. Deben estar alineadas y ser coherentes con los valores, principios y
cultura de la empresa,
5. Deben considerar adecuadamente la capacidad y los recursos de la
empresa,
6. Deben representar un reto para la empresa,
7. Deben poder ejecutarse en un tiempo razonable.
45
Se mostrará otro tipo de estrategias de las cuales son útiles para las
empresas:
Mejorar la calidad del producto: La calidad de un producto es uno de los
principales factores que determinan el nivel de ventas de una empresa; si las
ventas no son las esperadas, probablemente sea necesario mejorar la calidad
de los productos, lo cual podría significar dotarlo de mejores insumos,
hacerlos más durables y más eficiente.
Mejorar el servicio al cliente: Otro de los principales factores que
determinan las ventas de una empresa es el servicio al cliente; no hay mejor
forma de aumentar las ventas que mejorando éste, además de que no implica
mayores costos; mejorar el servicio al cliente podría implicar tratar al cliente
con mayor amabilidad, atenderlo con mayor rapidez, brindarle un trato
personalizado, etc.
Reducir los precios: Una estrategia comúnmente utilizada para
incrementar las ventas consiste en reducir los precios; sin embargo, se debe
tener cuidado al utilizar esta estrategia ya que además de significar una
reducción del margen de ganancia, podría significar la reducción de la calidad
de los productos (al procurar reducir los costos). Se debe de utilizar esta
estrategia sólo cuando no implique tener que reducir la calidad de los
productos, cuando el público esté conformado por compradores sensibles a
los precios, y cuando los competidores no puedan imitarla fácilmente.
Aumentar la variedad de productos: Otra estrategia para aumentar las
ventas consiste en aumentar la variedad de los productos ofrecidos; para lo
46
cual se puede aumentar los tipos o clases de productos que se venden, o
aumentar la variedad en un mismo tipo de producto, por ejemplo, al brindar
mayores modelos o colores. Al aumentar la variedad de los productos se
aumentan las ventas ya que se apunta a nuevos públicos, o simplemente se
ofrecen a los consumidores más alternativas para escoger, y así, se obtienen
más posibilidades de que encuentren el producto que buscan o que les guste.
Aumentar los servicios ofrecidos: Así como puede aumentar la variedad
de productos, también se puede optar por brindar nuevos servicios que sean
adicionales al producto; por ejemplo, incluir el servicio de instalación, el
servicio de mantenimiento, otorgar nuevas garantías, implementar políticas
de devoluciones, entregar gratuitamente el producto a domicilio, etc.
Aumentar la publicidad: Otra forma efectiva de aumentar las ventas
consiste en aumentar la publicidad; para lo cual se publicitar en medios tales
como radios, prensa escrita o Internet; se puede hacer uso de volantes,
folletos o tarjetas; o participar en ferias, eventos o actividades sociales. Al
aumentar la publicidad aumentan las ventas ya que se hacen conocidos entre
los consumidores, y además son persuadidos a que adquieran los productos
o contraten los servicios.
Aumentar las promociones de ventas: Otra estrategia para aumentar las
ventas consiste en aumentar las promociones de ventas; por ejemplo, se
pueden brindar ofertas especiales, entregar cupones de descuento, dar
obsequios o regalos a los clientes, realizar sorteos o concursos entre ellos,
etc. Al aumentar las promociones de ventas se incrementan las ventas ya que
con ellas se incentiva al consumidor a comprar; pero al usarlas, se debe tener
cuidado de que la inversión sea compensada por el beneficio que generen.
47
Estrategias para el producto: El producto es el bien o servicio que se
ofrece o se vende a los consumidores. Algunas estrategias que se pueden
diseñar relacionadas al producto son:
1. Incluir nuevas características al producto, por ejemplo, darle nuevas
mejoras, nuevas utilidades, nuevas funciones, nuevos usos,
2. Incluir nuevos atributos al producto, por ejemplo, darle un nuevo
diseño, nuevo empaque, nuevos colores, nuevo logo,
3. Lanzar una nueva línea de producto, por ejemplo, si el producto son
los jeans para damas, optar por lanzar una línea de zapatos para
damas,
4. Ampliar la línea de producto, por ejemplo, aumentar el menú del
restaurante, o sacar un nuevo tipo de champú para otro tipo de
cabello,
5. Lanzar una nueva marca (sin necesidad de sacar del mercado la que
ya se tiene), por ejemplo, una nueva marca dedicada a otro tipo de
mercado, por ejemplo, uno de mayor poder adquisitivo,
6. Incluir nuevos servicios adicionales que les brinden al cliente un
mayor disfrute del producto, por ejemplo, incluir la entrega a domicilio,
el servicio de instalación, nuevas garantías, nuevas facilidades de
pago, una mayor asesoría en la compra.”33
En pocas palabras estas estrategias son diferentes formas de ayudar a
que las empresas puedan obtener mejores beneficios en la realización de sus
actividades diarias, ya que con el sólo hecho de implementarlas, se ocasiona
33 Técnicas de las empresas (On-line), 05 agosto 2011, (cited 12 mayo 2012). Avaliable from
internet: <http://www.crecenegocios.com/las-estrategias-de-una-empresa/
48
un cambio par la organización lo que le va a permitir llamar la atención y
poder crecer diariamente.
2.4. TÉCNICAS QUE UTILIZA LA EMPRESA MULTISERVICIOS ARROYO
Para la empresa Multiservicios Arroyo es de gran importancia tener
ciertas estrategias, por diferentes motivos uno de ellos es por la localización
en Valle de Santiago, aunque este sea un lugar pequeño cuenta con grandes
oportunidades para tener una economía estable; también quiere tener una
expansión a otros lugares donde sea necesario un negocio de este tipo.
Una de las técnicas que utiliza la empresa Multiservicios Arroyo es una
llamativa publicidad hablando en cuanto al slogan pues contiene la
información necesaria para que puedan ubicarlos con facilidad junto con los
servicios que dicha empresa brinda a la sociedad, también tener promociones
es una técnica que le ha ayudado mucho a esta empresa para difundir y
obtener mayores ingresos.
2.5. ANTECEDENTES DE LAS FUENTES DE FINANCIAMIENTO
Hoy en dìa la mayoría de las empresas se enfrentan a muchos
problemas pero el principal es la obtención de ingresos para poder crecer, es
por ello que se pretende dar a conocer la manera en que estas se pueden
allegar de recursos financieros para poder satisfacer sus necesidades.
“Las profundas reformas del sistema financiero mexicano en los últimos
años han sentado las bases para una expansión sin precedentes del
financiamiento, que a través de las instituciones crediticias y de los mercados
de valores, requieren desde las llamadas microempresas, pequeñas y
49
medianas empresas, hasta las grandes corporaciones para enfrentar niveles
de competencia que no se habían presentado en nuestro país y que tienden a
incrementarse a medida que se abren los mercados por los tratados
regionales, como el Tratado de Libre Comercio.”34
Todo esto ha podido ser posible gracias a la globalización que está
sufriendo México, ya que gracias a esto se han creado más empresas por lo
que en consecuencia estas necesitarán de un apoyo económico para realizar
sus actividades por lo cual requerirán de financiamientos para desarrollarse y
seguir creciendo.
“El restablecimiento de la gestión crediticia a los bancos permitía que se
canalizarán los recursos financieros hacia las empresas, siempre y cuando
los empresarios tuvieran expectativas favorables del futuro y sus cálculos del
valor presente del flujo de rendimientos futuros de la inversión en proyectos
productivos que superarán otras alternativas de inversión como podrían ser
las financieras, situación que en el caso de México se encuentra muy
vinculada a la entrada en operación del mencionado Tratado, aunque esa
perspectiva ha inducido a los años pasados inversiones de modernización en
algunos sectores productivos como la industria del cemento y la automotriz.
Uno de los aspectos claves de la modernización fue la integración
acelerada de los veinticinco grupos financieros iniciada en abril de 1991, los
cuales se han caracterizado y definido su papel, por ejemplo, se ha señalado
que:
34 Antecedentes de las fuentes de financiamiento. (On line), 4 de febrero de 2011. (cited 15 de
mayo del 2012). Available from internet: <http://www.fuentes de financiamiento.com.mx.
50
En el nuevo modelo de desarrollo en el que el estado retraía su
participación directa en la actividad productiva y en los servicios, se entiende
que tales grupos serán la punta de lanza del crecimiento económico, los
núcleos de la acumulación de capital y los que substancialmente enfrenten en
la competencia derivada de la apertura económica-financiera.
Se tiende a un proceso más avanzado de centralización del capital, en
la cual tendrán participación de los extranjeros, son las grandes
corporaciones financiero industriales que se intenta arrastren al resto de la
economía por la vía de la modernización microeconómica, poniendo al
servicio de los empresarios sus servicios integrales de financiamiento.”35
Como ya se mencionó, la modernización que está sufriendo México ha
influenciado en la creación de nuevas instituciones crediticias lo cual hace
que el país tenga una mejor participación económica en el mundo ya que en
el país estas instituciones forman una parte muy importante ya que son las
que sostienen o centralizan el capital de todas las organizaciones tanto
públicas como privadas.
“Por otro lado, es necesario destacar que no bastan las reformas
financieras, pues también es necesario señalar que sin una mejora en las
expectativas de ganancia de la economía en general, no es suficiente el
atraer capitales internos o extranjeros hacia los mercados, ya que estos
35 Ídem.
51
consiguen simplemente dirigirse a las llamadas inversiones en cartera y a
plazos cortos, sin que tengan la mayor incidencia en la estructura productiva.
La modernización del financiamiento ha estado enfocada a que el
proceso de acumulación de capital no encuentre rigideces en sus diversas
fases por insuficiencia de crédito, aunque en el caso de México el costo del
dinero continúa siendo elevado por el alto margen de intermediación derivado
de las condiciones particulares en que se llevó a cabo la privatización
bancaria, que implica la existencia de un mercado temporalmente protegido y
la pronta recuperación de lo invertido en la compra de dichos bancos a través
de altos niveles de utilidades.”36
Las instituciones financieras tuvieron mayor importancia ya que después
de la reprivatización de la banca se pudo obtener que hubiera participación
extranjera para que pudiera ser mayor la captación de capitales en el país lo
cual hizo que crecieran las instituciones financieras y más inversionistas
participarán en empresas mexicanas.
2.5.1. FUENTES DE FINANCIAMIENTO DE LAS ORGANIZACIONES
Para toda empresa es de vital importancia el tener una fuente de
financiamiento, ya que en algún momento pueden llegar a necesitar un
poco de ayuda externa o interna, o si apenas va a comenzar una nueva
empresa es de gran valor el contar con un tipo de financiamiento para
poder empezar.
36 Ídem.
52
Existen diferentes tipos todo depende de cual se adecua a las
necesidades del empresario o le parezca más favorable, a continuación se
mostrará los diferentes tipos de financiamiento para una PyME.
Estas fuentes de financiamiento se llevan a cabo por dos razones:
cuando la empresa tiene falta de liquidez necesaria para hacer frente a las
operaciones diarias, ejemplo: cuando se necesiten pagar deudas u
obligaciones, comprar insumos, mantener el inventarió, pagar sueldos,
pagar el alquiler del local, etc. Otra razón es cuando la empresa quiere
expandirse o crecer y no cuenta con el capital propio suficiente, o cuando
se requiere adquirir nueva maquinaria, obtener mayor materia prima, para
que permita aumentar el volumen de producción, desarrollar nuevos
productos.
Ahorros personales: “Son una forma de obtener financiamiento que
no obliga a tener que pagar intereses ni a devolver el dinero, es recurrir a
los ahorros personales o a cualquier otra fuente personal que se pueda
tener, por ejemplo, al usar tarjetas de crédito o al vender algún activo
personal.
Familiares o amigos: Otra forma sencilla de obtener financiamiento,
sobre todo cuando el dinero que se necesita es poco, es solicitarlo a
familiares o amigos, los cuales es muy probable que presten el dinero si
son conscientes de la capacidad y responsabilidad.
Bancos: Una forma común de obtener financiamiento aunque más
difícil de acceder, son los bancos los cuales podrían solicitar algunos
requisitos tales como determinada experiencia en el mercado y, en caso de
53
tratarse de un monto elevado, garantías que podrían estar conformadas
por activos de la empresa o bienes personales.
Entidades financieras no bancarias: Algunas de ellas especializadas
en pequeñas y medianas empresa, por lo que los requisitos suelen ser
menores que los que pide un banco, pero con la desventaja de que el
préstamo que otorgan suele ser menor, suele tener un menor plazo, y
suele tener un mayor costo o tasa de interés.”37
Esta fuentes de financiamiento son las más fáciles de obtener ya que
no se requieren de muchos requisitos para poder llevarse a cabo, es decir,
son utilizadas cuando se requiere poco dinero.
Empresas de leasing: “Bancos o entidades financieras que brinden el
producto de leasing, el cual consiste en un contrato mediante el cual se
solicita a un banco o entidad financiera que adquiera la propiedad de un
bien (por ejemplo, una maquinaria o equipo) para que posteriormente nos
lo arrienden y, una vez culminado un plazo establecido, tengamos la
opción de comprarlo.
Empresas de factoring: Bancos o entidades financieras que brinden el
producto del factoring, el cual consiste en un contrato mediante el cual se
cede a un banco o entidad financiera los derechos de nuestras cuentas por
cobrar, a cambio de que nos las abonen por anticipado (deduciendo los
37 Fuentes de Financiamiento (On line), 16 de Marzo del 2012, (cited 28 de Mayo del 2012).
Avaliable From: <Http://www.crecenegocios.com/fuentes-de-financiamiento-para-una-
empresa/
54
intereses y comisiones que el banco o entidad financiera nos pueda
cobrar).
Proveedores: A través de la obtención de un crédito comercial, por
ejemplo, al conseguir que un proveedor provea de mercadería, materias
primas o algún activo, y permita pagarlo en cuotas mensuales en lugar de
tener que realizar un único pago en efectivo.”38
Es mejor utilizar el financiamiento de los proveedores ya que se
considera como el más viable y utilizado por la mayoría de las empresas,
debido a que es necesario siempre contar con este tipo de personas que
puedan ayudarnos en el momento que se necesite.
Emisión de acciones: “Otra fuente de financiamiento es la venta de
acciones, las cuales consisten en títulos que le otorgan a quien las posea,
el derecho de participar en la distribución de las utilidades de la empresa y
en la distribución del capital social en caso de que se liquide ésta.
Emisión de bonos: Otra alternativa es la emisión de bonos, los cuales
consisten en títulos de deuda que la empresa emite comprometiéndose a
pagar intereses periódicos y a devolver el valor de la deuda al vencimiento
de un plazo determinado, a quien los adquiera.
38 Ídem.
55
Canjes o trueque con otras empresas: Consiste en intercambiar un
producto o servicio por otro, por ejemplo, pagar anuncios o publicidad con
los productos, o brindar servicios a los trabajadores de una empresa, a
cambio de que provea de insumos o mercaderías.
Socios: Otra forma de financiar la empresa consiste en buscar un
socio, es decir, una persona interesada en la empresa, que además de
querer invertir en ella, esté dispuesta a compartir el riesgo del negocio y a
trabajar en conjunto en su crecimiento.
Inversionista: Finalmente, se pueden buscar entidades de capital de
riesgo o inversionistas (que a diferencia de las entidades de capital de
riesgo, utilizan fondos propios y no de terceros), o simplemente cualquier
persona, empresa o entidad que desee invertir dinero en la empresa a
cambio de un porcentaje de las utilidades.”39
Las emisiones son las menos utilizadas por las empresas actualmente,
pero la que tiene mayor importancia es la de los socios ya que sólo basta con
que cada uno de ellos aporte cierta cantidad de dinero para hacer frente a
sus necesidades y cuando sea forzoso por alguna emergencia tener cierta
cantidad de reserva para poder salir de cualquier problema.
2.5.2. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LAS FUENTES DE
FINANCIAMIENTO
Es importante mencionar que las fuentes de financiamiento son una
manera de salir de los problemas a los que se enfrentan las empresas,
39 Ídem.
56
pero muchas veces estas en vez de ayudar a resolverlos pueden hacer
que sean peores, debido a que muchas no son tan adecuadas, pero todo
depende de las situaciones de cada uno de los negocios.
A continuación se darán a conocer las fuentes de financiamiento más
comunes hoy en día y algunas ventajas y desventajas de cada una de
ellas:
“Uso de Fondos propios: Al iniciar una empresa es muy probable que
la principal fuente de financiamiento sean los aportes de sus propietarios.
Los préstamos suelen darse en cabeza del propietario evaluando su
situación personal y requiriendo garantías personales del mismo. En caso
de fallar la empresa, el directivo que solicitó el préstamo deberá hacer
frente a los pagos con su patrimonio o bienes que se dieron en garantía.
Ventajas: Utilizar fondos propios permite mantener el control sobre la
empresa.
Desventajas: Sin embargo existen riesgos al tener que afrontar la
situación con bienes personales.”40
Esto se debe a que generalmente las entidades financieras no
otorgan créditos para nuevos emprendimientos, porque no tienen forma de
medir el desempeño de la firma ni la habilidad gerencial de su equipo de
dirección.
40 Avendaño Herrera, Carlos Eduardo. Fuentes de financiamiento, ed. 1ª. México. Ed. Gasca
SICCO, 2003, p. 54-55.
57
Familiares y amigos: “Estos préstamos suelen basarse en la
confianza y rara vez se instrumentan por escrito, aunque es recomendable
hacerlo ya que se debe considerar que se pueden afectar las relaciones
personales y comerciales si no se toman las precauciones adecuadas.
Algunos elementos que permitirán reducir los conflictos que pudieran
ocurrir son:
1. Desarrollar un plan de negocios,
2. Ser claros en lo referente a riesgos y expectativas futuras,
3. Realizar un acuerdo por escrito. En este caso se deberá
considerar la naturaleza del préstamo o inversión, el tiempo
necesario para su devolución,
4. Esquema de repago del crédito: considerando montos, fechas e
interés, responsabilidades, posibles conflictos que pudieren ocurrir
y resolución de los mismos,
5. Se recomienda pensar dos veces, antes de solicitar este tipo de
préstamos si otras fuentes de financiamiento están disponibles,
6. Ante la negativa de algunos allegados para otorgar financiamiento,
conviene reconsiderar la viabilidad del proyecto o la idea que se
está proponiendo, ya una reformulación del mismo puede ser la
respuesta adecuada,
7. En caso de que familiares o amigos se conviertan en inversionistas
de una empresa, se deben estipular claramente los términos de
dicha asociación dejando constancia por escrito y haciendo todas
las gestiones legales necesarias con respecto, entre otras cosas, a
la participación en la toma de decisiones, si se retiene el derecho
de comprar su participación en la empresa y como se distribuirán
las utilidades.
58
Ventajas:
1. Amigos y familiares pueden estar dispuestos a prestar más dinero
que un banco, sobre todo si no se pueden proveer de garantías
para un préstamo
2. Mejores términos.
Desventajas:
Este tipo de financiamiento puede generar conflictos que resientan la
relación personal entre ambas partes. Hay que tener cuidado, si existe
considerable presión personal, particularmente si la empresa empieza a
tambalear y hay riesgo de que los amigos y familiares pierdan su dinero.”41
Si no se cuenta con fondos propios, se puede recurrir a esta fuente
informal de financiamiento de terceros, ya sea en forma de préstamos o de
inversiones.
Financiamiento a través de entidades financieras: “En esta sección se
analizarán las fuentes de financiamiento bancarias más utilizadas por
operación en descubierto (para necesidades de financiamiento a corto
plazo) y préstamos (para las necesidades de capital de largo plazo) como
así también dar consejos útiles para incrementar las posibilidades de
obtenerlas.
Existen otras fuentes alternativas de financiación a través de
entidades financieras como leasing de mayor complejidad de
implementación.”42
.
41 Ídem
42 Ìdem.
59
Al comenzar una empresa o bien en la diversificación de una ya
existente, muchas veces se hace imprescindible solicitar financiamiento
bancario para cubrir las operaciones diarias o para grandes inversiones
necesarias para optimizar el funcionamiento de la empresa hasta que se
comiencen a generar resultados positivos.
Préstamos a través de entidades financieras: “En este tipo de
operación se adquiere la obligación de devolver el dinero en un plazo de
tiempo establecido y de pagar comisiones e intereses acordados. Se
puede devolver el dinero en uno o varios pagos, aunque, habitualmente, la
cantidad se devuelve en cuotas mensuales, que incluyen los gastos,
comisiones bancarias y los intereses generados en el tiempo.
La cantidad de dinero que se pide prestada se llama principal,
mientras que el interés es el precio que se paga por poder disponer de ese
dinero (es decir, es el precio por el uso del capital prestado). El periodo de
tiempo para pagar el préstamo se conoce como plazo. El prestamista es la
entidad financiera que presta el dinero o el bien en concepto de préstamo.
El prestatario es la persona que recibe el dinero o el bien en concepto de
préstamo.”43
Se puede decir que un préstamo es una operación por la cual una
entidad financiera pone a disposición de una persona física o jurídica una
cantidad determinada de dinero mediante un contrato.
Según el artículo 1.740 del Código Civil, en el contrato de préstamo
“una de las partes entrega a la otra, o alguna cosa no fungible para que
43Ídem.
60
use de ella por cierto tiempo y se la devuelva, en cuyo caso se llama
comodato, o dinero u otra cosa fungible, con condición de devolver otro de
la misma especie y calidad, en cuyo caso conserva simplemente el nombre
de préstamo. El comodato es esencialmente gratuito. El simple préstamo
puede ser gratuito o con pacto de pagar interés.”44
Los bancos normalmente constituyen una fuente importante de
fondos para empresas nuevas. No obstante, antes de solicitar un préstamo
bancario, se debe considerar el punto de vista desde el cual cada entidad
financiera evaluará la solicitud.
“Con base en la reputación y experiencia del propietario, se tomará
una determinación con respecto a la capacidad y carácter del crédito. Otro
factor importante es el tipo y monto de la cobertura del seguro que se
planea obtener. También se tiene en cuenta las circunstancias generales
de la empresa (competencia, nivel de demanda del consumidor, entorno
económico de la empresa).”45
Es decir considerar todos los aspectos necesarios para saber si es
posible pedir el préstamo de acuerdo a las circunstancias en las que se
encuentren en ese momento.
“Antes de otorgar un préstamo, la entidad financiera solicitará a la
empresa que:
1. Provea evidencia de que tiene buenos antecedentes crediticios,
44 Ídem.
45Ídem
61
2. Desarrolle un proyecto de inversión, aunque muchos bancos no los
requieren, la presentación de uno demuestra que la firma
comprende y ha analizado el negocio en detalle,
3. Ofrezca garantías pero se debe solicitar asesoramiento profesional
antes de efectuar hipotecas o prendas sobre ciertos inmuebles
críticos para la operatoria de la empresa,
4. Invierta dinero propio en la empresa., es decir, aportar dinero
propio en la empresa permite demostrar al banco que uno
realmente cree y se compromete con el negocio que está
desarrollando,
5. Demuestre que tiene un plan de contingencias, para pagar el
préstamo, independientemente de demostrar la capacidad de
repago del préstamo,
6. Mantener al banco informado de las operaciones de la empresa,
en caso de que se piense que no cumplirá con algún
requerimiento, es mejor mantener informado de esto a la entidad
bancaria para no perder la confianza de la misma en la firma”46
.
Estos son sólo pocos de los requisitos que se necesitan antes de
adquirir un préstamo ya que este tipo de operaciones en cierto momento
pueden ser muy riesgosas, es por ello que se deben determinar todas
estas exigencias.
Descubiertos bancarios: “Este tiene un límite pre acordado con el
banco y es ideal para cubrir desfasajes financieros temporarios. El costo
del descubierto suele ser muy alto.”47
46Ídem
47 Ídem
62
El descubierto bancario es un accesorio a la cuenta que la firma
posee en el banco. Son disponibilidades de corto plazo la mayoría de las
veces.
Inversores externos: “Este tipo de financiamiento debe realizarse
teniendo objetivos de largo plazo ya que no sólo inyecta dinero a la firma,
sino que incorpora nuevos socios que ejercerán sus derechos de alguna
medida. La búsqueda de estos inversores debe realizarse también con el
objetivo de incorporar conocimiento, contactos o habilidades gerenciales.
Cada uno de estos puntos antes mencionados son diferentes tipo de
fuentes de financiamiento las cuales pueden ser benéficas pero también
perjudiciales, es necesario conocer todos sus aspectos para escoger la
mejor.
“Las preguntas que un empresario en búsqueda de financiamiento
debe hacerse para saber si una determinada alternativa es la más
adecuada para su empresa son las siguientes:
1. ¿Se está dispuesto a resignar parte del control de la firma? Ya que
la misma será monitoreada por inversores que participarán en la
toma de decisiones.
2. ¿Se tiene una oferta atractiva para realizar a los inversores? Este
tipo de inversiones tienen la ventaja de que si la misma falla, los
inversores no cobran nada. Por el contrario en caso de éxito
esperarán un retorno mayor y hay que analizar si la propuesta lo
contempla.
63
3. ¿Se poseen capacidades gerenciales para llevar el
emprendimiento al éxito, o se requiere la incorporación de
capacidades adicionales?”48
En pocas palabras darse a la idea de que se pueden obtener
beneficios, es decir, estar preparados para lo que se venga ya sea bueno o
malo.
“Ventajas
1. Atractivo para empresarios buscando expertos adicionales como
así también fondos,
2. Al estar más comprometidos con la empresa, los inversores
estarán más dispuestos a otorgar fondos adicionales en caso de
ser necesario,
3. Al contrario de los préstamos y fondos al descubierto, no se
necesita hacer pagos a los inversores hasta que la empresa no
obtenga los resultados positivos necesarios,
4. Incrementar el capital invertido en la empresa hace que sea más
fácil pedir prestado a los bancos.
Desventajas
1. Conseguir este tipo de financiamiento suele tomar más tiempo y es
más complicado,
2. La participación en las ganancias de los propietarios originales de
la empresa serán menores,
3. Los inversores pueden querer controlar como se maneja la
empresa,
48 Ídem
64
4. Los inversores pueden querer estructurar la empresa de alguna
manera que haga más fácil vender sus acciones en el futuro.”49
Este tipo de financiamiento externo puede ser promisorio para
empresas que no esperan producir mucho dinero en el corto plazo pero
que obtendrán alta rentabilidad en el largo plazo.
Luego de la profunda crisis, las PyMES han entrado en un nuevo ciclo
económico de crecimiento, pero este no se ha visto acompañado por uno
proporcional en el crédito, es entonces que las pequeñas empresas comienzan
a buscar otras fuentes alternativas de financiamiento.
Paralelamente se comienza a tomar conocimiento del régimen simplificado
de emisión de obligaciones negociables y emisión de acciones, que les permite
a las PyMES, cumpliendo ciertos requisitos contemplados en la legislación
correspondiente.
Se puede mencionar que gracias a la globalización que ha sufrido México
en los últimos años se ha podido innovar las reglas del financiamiento para todo
tipo de empresa.
En este caso se ha podido observar que el gobierno apoya mucho a las
PyMES ya que hoy en día representar una gran cantidad de capital aportado al
país; por lo cual también esto ha sido un cambio favorable para todo el país.
49 Ídem
65
Ya que a lo mencionado anteriormente se ha podido integrar a otras
instituciones financieras extranjeras al sistema financiero mexicano con esto
permitiendo que se inyecte más capital lo cual permitirá tener mejores
financiamientos y así las empresas podrán tener un mejor desarrollo en el
mercado de capitales.
Es por ello que existen diversas fuentes de financiamiento que son
utilizadas por las empresas para poder satisfacer sus necesidades en todo
momento. En el siguiente capítulo se hablará de la estructura administrativa de
la empresa Multiservicios Arroyo, y la manera en la que labora, enfatizado a las
áreas contables y administrativas, para tener un mejor conocimiento de todas
sus operaciones para poder más adelante cumplir con los objetivos esperados.
66
C A P Í T U L O 3
E S T U D I O D E L A E M P R E S A M U L T I S E R V I C I O S
A R R O Y O
En este capítulo se hará una introducción a la empresa Multiservicios
Arroyo y la manera en la que trabaja, haciendo énfasis a ciertas áreas
administrativas y contables de la empresa, como lo es la información financiera,
fiscal, administrativa, así como una descripción de los programas que utilizan
para facilitar la gestión.
3.1. INFORMACIÓN FINANCIERA
A continuación se hablará del concepto de información financiera
además de como la empresa la obtiene y la utiliza como medio que ayuda en
la toma de decisiones.
“La información financiera es útil para la toma de decisiones por parte de
una amplia gama de usuarios interesados en la entidad; para esto dicha
información que es presentada a través de los estados financieros debe
cumplir, entre otras cosas, con la característica fundamental de relevancia.
67
Por lo anterior, se hace necesario definir los elementos más importantes
que conforman los estados financieros; de esta manera se logra en primer
lugar, la uniformidad de criterios en el reconocimiento contable de las
transacciones y transformaciones internas que ha llevado a cabo la entidad,
así como de otros eventos que la han afectado económicamente; en segundo
lugar, al tener este marco conceptual de referencia, se logra que la
información tenga un mayor grado de comprensibilidad y comparabilidad es
decir de relevancia.”50
La empresa Multiservicios Arroyo cuenta con una extensa lista de
proveedores así como una amplia cartera de clientes.
Con el paso del tiempo dicha organización se ha posicionado como un
negocio que permite a los consumidores adquirir llantas, rines y
amortiguadores así como hacerse de los servicios de alineación, suspensión
y balanceo.
La empresa siempre se ha caracterizado por llevar una buena relación
tanto con proveedores como con clientes; el gerente de ventas se encarga de
manejar contratos y créditos que ayuden a la organización a ir
desarrollándose poco a poco. Y esta misma relación se genera también con
los clientes, que de acuerdo al consumo se le otorga una línea de crédito.
La empresa utiliza porcentaje de las utilidades para la compra y el
reabastecimiento del almacén, para que la mercancía se encuentre disponible
para los clientes en todo momento.
50 Elementos básicos de los estados financieros. (on-line). 30 marzo 2011 (cited 31 mayo 2012)
Available from internet: <http://www.uady.mx/~contadur/files/material-clase/raul-
vallado/CF05_NIFA5.pdf>
68
Además de que también la empresa ha utilizado diferentes estrategias
para el desarrollo de la misma como lo es la apertura de una nueva sucursal
también ubicada en la ciudad de Valle de Santiago.
La empresa Multiservicios Arroyo ha hecho un exhaustivo análisis para
elegir los mejores proveedores que ayuden a que el consumidor adquiera
productos y servicios de calidad, para cumplir con este propósito también se
ha adquirido tecnología que ayude a que los empleados brinden un servicio
eficiente.51
Llevar estos controles ha permitido a la empresa el no recurrir a
financiamientos o bien a grandes cantidades del mismo sino a reutilizar o
reinvertir sus utilidades para el crecimiento de la organización.
Como se puede apreciar la empresa Multiservicios Arroyo ha mantenido
una buena administración respecto a sus recursos financieros lo cual le ha
permitido desarrollarse y crecer dentro de su ámbito. Este estudio da una
idea de como se encuentra la empresa sin embargo se espera con esta
investigación el crear aún una ventaja competitiva que posicione a la empresa
como la número uno dentro de su giro.
3.2. INFORMACIÓN FISCAL
La información fiscal es de gran importancia para las organizaciones ya
que se debe tener un buen manejo y control de los datos, además de que se
tiene que cumplir con los requerimientos que hacienda tiene establecidos, de
51 Información proveniente del archivo de Multiservicios Arroyo.
69
lo contrario se puede hacer acreedor a multas. Más adelante se citarán los
requisitos y obligaciones de la empresa.
“En su mayoría, las personas físicas y las personas morales están
obligadas a presentar una declaración donde reporten sus ingresos y gastos
de todo un ejercicio fiscal (enero a diciembre), es decir, una declaración
anual.”52
La empresa Multiservicios Arroyo está registrada ante hacienda como
persona física con actividad empresarial, dentro de éste régimen se está
obligado al pago de los siguientes impuestos: ISR e IVA. Además de que
debe cumplir con otras obligaciones como lo son:
1. Llevar la contabilidad y conservarla,
2. Expedir y conservar comprobantes fiscales por las actividades que
realice,
3. Presentar declaraciones informativas,
4. Formular un estado de posición financiera y levantar inventario de
existencias al treinta y uno de diciembre de cada año,
5. Presentar declaración anual,
6. Expedir constancias: Si tiene trabajadores deberá entregarles
constancia de las percepciones que les pague y las retenciones que
les efectúe, a más tardar en el mes de enero de cada año,
7. Efectuar retenciones: Se deberá efectuar la retención del ISR cuando
se paguen sueldos o salarios a trabajadores, y en su caso,
entregarles en efectivo las cantidades que resulten a su favor por
concepto de crédito al salario.
52 Información fiscal (on-line). 14 febrero 2010 (cited 30 mayo 2012) Available from intenet <
http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/informacion_fiscal/18_12432.html>
70
La empresa Multiservicios Arroyo siempre se encuentra al pendiente de
cumplir con sus obligaciones fiscales para no tener problemas de ningún tipo
con Secretaría de Hacienda y Crédito Público, encargándose de esto el
contador de la organización.
3.3. INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA
Para conocer la manera en la que una empresa se encuentra constituida
y como realiza sus funciones es necesario tener por escrito las políticas y
reglamentos de la empresa, así como la misión, visión, valores, objetivos y
organigrama, y estos datos deben ser mostrados al trabajador a su llegada a
la empresa o bien, si ya están establecidos y se realizan actualizaciones
también deben ser conocidos por los empleados.
De acuerdo a la documentación que presenta la empresa Multiservicios
Arroyo, no cuenta con estructura administrativa bien definida, los empleados
conocen su trabajo, sin embargo no conocen en que punto del organigrama
se encuentran. Además de que tampoco se encuentran establecidos
objetivos, valores, visión ni misión.
La organización maneja seis tipos de funciones o cargos, enseguida se
hace una breve descripción de los mismos:
1. “Gerente General: Se encarga de las decisiones principales, así como
de la gestión de recursos humanos dentro del negocio,
2. Gerente de Ventas: Es el responsable del servicio al cliente; así como
la negociación con los mismos y con los proveedores. Está al
pendiente del almacén y que los inventarios se actualicen
concretamente,
71
3. Contador: Es el encargado de llevar la contabilidad de la empresa,
así como de estar al corriente con las obligaciones fiscales,
4. Auxiliar de contador: Asiste al contador para que entre los dos se
cumplan con las actividades contables de una manera eficaz y
eficiente,
5. Secretarias: Asistentes de los gerentes y responsables de caja,
6. Empleados. Se encargan de realizar los servicios proporcionados por
la empresa como lo son la suspensión, alineación, balanceo y
montaje de llantas, rines y amortiguadores.”53
La empresa cuenta, como se menciona anteriormente, con una breve
descripción de puestos, sin embargo es necesario que se realice una correcta
y completa descripción para que los empleados conozcan sus funciones
dentro de la organización. Así mismo, la empresa debe crear un organigrama
que permita que los empleados distingan quien es su jefe inmediato y evitar
con ello saltos de autoridad.
La empresa ha mostrado que no cuenta con aspectos básicos de toda
organización para poder crecer, como son la misión, visión y valores. Además
de que no se especifican objetivos a corto ni largo plazo, lo que hace que los
empleados trabajen sin conocer un rumbo o sin fijarse metas.
53 Ídem.
72
3.3.1. COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA MULTISERVICIOS ARROYO
En este apartado se mencionará cuan importante es una buena
comunicación organizacional, ya que de ella depende que la gerencia
mantenga informados a los empleados de que rumbo lleva la organización
y como se piensa cumplir con las obligaciones.
“La comunicación organizacional, es el flujo de información que se da
por medio de la comunicación de una organización, y esta puede ser tanto
interna como externa. Las teorías organizacionales nos sirven para
entender los diferentes conceptos y usos que se dan dentro de las
organizaciones, y se convierten en una importante herramienta en la
detección de problemas y mejoramiento de éstas.”54
Alberto Martínez de Velasco en su libro: Comunicación
Organizacional Práctica. Manual Gerencial, explica la importancia de la
comunicación organizacional:
“Para tomar una decisión sobre determinado problema dentro de una
empresa u organización, el primer paso es investigar ya que si no se
conoce con seguridad y fundamentos lo que está ocurriendo difícilmente la
decisión que se tome será la mejor en cuanto a lo que se quiera
solucionar.”55
La comunicación organizacional es de gran ayuda para que los
puestos más altos obtengan información en relación a los asuntos que se
viven dentro de la empresa, ya que conocer la opinión de los empleados es
54 Comunicación Organizacional (on-line) (cited 30 mayo 2012) Available from internet:
<http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/lco/bortolotti_u_jc/capitulo6.pdf
73
de suma importancia para el buen funcionamiento de la organización. En
los párrafos siguientes se citarán los distintos tipos de comunicación dentro
de la organización.
3.3.2. COMUNICACIÓN FORMAL E INFORMAL
Es importante conocer todos los aspectos de la empresa a investigar,
es decir, lo administrativo, fiscal, contable, para poder proporcionar un
mayor beneficio.
“La comunicación en una organización se describe con frecuencia
como formal e informal. La comunicación formal se refiere a la
comunicación que sigue la cadena oficial de mando o es parte de la
comunicación requerida para que alguien realice un trabajo. Por ejemplo,
cuando un gerente pide a un empleado que termine una tarea, se está
comunicando formalmente, lo mismo hace el empleado que atrae la
atención de su gerente hacia un problema. Cualquier comunicación que
ocurra dentro de los planes laborales organizacionales prescritos se
clasificaría como formal.
La comunicación informal es la comunicación organizacional que no
está definida por la jerarquía estructural de la organización. Cuando los
empleados platican entre sí en el comedor, al caminar por los pasillos o
mientras se ejercitan en el gimnasio de la empresa, establecen una
comunicación informal. Los empleados hacen amistades y se comunican
entre sí. El sistema de comunicación informal cumple dos propósitos en las
organizaciones:
55 Martínez de Velasco, Alberto. Comunicación organizacional práctica. manual esencial, ed. 2°,
México, Editorial Trillas, 2008 p 93.
74
1. Permite a los empleados satisfacer su necesidad de interacción
social,
2. Puede mejorar el rendimiento de una organización al crear
canales de comunicación alternativos y, a menudo mucho más
rápidos y eficientes.”56
Como se mencionó anteriormente, la comunicación dentro de una
organización se manifiesta de dos maneras: formal e informal. La
comunicación formal es de suma importancia para que la información fluya
y toda la organización conozca hacia donde se dirige la empresa. Por su
parte, la comunicación informal permite a los directivos conocer la manera
en la que los empleados viven en la empresa y qué problemas existen. Es
más fácil para un empleado comunicar algún problema si se encuentra
fuera de la formalidad de la organización.
3.3.3. DIRECCIÓN DEL FLUJO DE COMUNICACIÓN
Es de vital importancia mencionar después de conocer los tipos de
comunicación, en qué sentido se guía la comunicación en una empresa.
“La comunicación organizacional puede fluir hacia abajo, hacia arriba,
en dirección lateral o diagonal.
Hacia abajo: Cualquier comunicación que fluye hacia abajo, de un
gerente a los empleados, la comunicación hacia abajo se usa para
informar, dirigir, coordinar y evaluar a los empleados. Cuando los gerentes
asignan objetivos a sus empleados usan la comunicación hacia abajo. Los
56 Robbins, Stephen P. y Coulter Mary. Administración, ed. 8
a, México, Editorial Pearson
Educación, 2005, p 266
75
gerentes también usan la comunicación hacia abajo cuando proporcionan a
los empleados descripciones de trabajo, les informan sobre las políticas y
procedimientos organizacionales, les señalan problemas que requieren
atención o evalúan su desempeño.”57
Alberto Martínez de Velasco define en su libro: Comunicación
Organizacional Práctica: Manual Gerencial a la comunicación descendente
como: “el tipo de comunicación que se da cuando los niveles superiores de
la organización transmiten uno o más mensajes a los niveles inferiores, es
decir, que no se entenderá exclusivamente aquella que se origina en la
gerencia y termina en los empleados, sino también y de manera muy
importante, la que se origina en los niveles directivos y que fluye a la
gerencia, ya que sin esta última, la primera no tendría ningún sentido.”58
De acuerdo a las definiciones anteriores, se puede notar lo
importante que es para la organización que exista una práctica y eficiente
comunicación descendente, ya que es de esta manera en la que se
informa a los empleados de los niveles bajos las decisiones y objetivos que
el nivel gerencial ha contemplado.
“Comunicación hacia arriba. Los gerentes dependen de sus
empleados para obtener información. Los gerentes reciben informes para
estar al tanto del avance hacia el logro de los objetivos y de cualquier
problema presente. La comunicación hacia arriba es la comunicación que
fluye hacia arriba, de los empleados a los gerentes. Da a conocer a los
gerentes como se sientes los empleados con sus empleos, sus colegas y
la organización en general. Los gerentes también dependen de la
57 Ídem.
58. Op cit. Comunicación organizacional práctica. manual esencial, p 64.
76
comunicación hacia arriba para obtener ideas sobre la manera de mejorar
las cosas. Algunos ejemplos de comunicación hacia arriba incluyen los
informes de rendimiento elaborados por los empleados, cuadros de
sugerencias, encuestas de actitudes de los empleados, procedimientos de
quejas, debates entre gerentes y empleados, y sesiones de grupos
informales en las que los empleados tienen la oportunidad de identificar y
analizar problemas con su gerente, o incluso, con los representantes de la
gerencia de alto nivel. “59
Stephen Robbins habla de la importancia de la comunicación
ascendente dentro de una organización, y como utilizarla de una manera
eficiente para beneficio de la empresa. Cuando los gerentes conocen la
manera en la que sus empleados perciben la organización y su ambiente,
pueden promover acciones para mejorar la organización.
Existen además ciertas prácticas que ayudan a mejorar la
comunicación ascendente:
1. “Lleve a cabo reuniones periódicas con su personal: Es importante
que se celebren reuniones periódicas con los empleados, ya que
sirven para fortalecer la comunicación ascendente a través de
juntas, asambleas, etc. En ellas se debe animar a los trabajadores
a hablar con claridad sobre cualquier problema de trabajo,
necesidades y prácticas gerenciales que de alguna manera
faciliten su desempeño personal o bien interfieran con él,
2. Mantenga una política de puertas abiertas: Este tipo de práctica de
comunicación ascendente radica en el hecho de que el personal se
59 Op cit.Administraciòn, p 66.
77
pueda acercar a los niveles superiores para hablar directamente de
todo aspecto que él o ella consideren de interés o importancia,
3. Trasponga los umbrales de su oficina: Una actitud que resulta más
eficiente aún más que la de puertas abiertas” es que los ejecutivos
traspongan sus propios umbrales y se acerquen a su personal. De
esta manera aprenderán más sobre ellos que permaneciendo
sentados en sus oficinas. La actitud en estos casos también
deberá ser de apertura, para no hacer sentir que sólo los visita
para ver qué hacen mal,
4. Cartas de los empleados: Otra práctica de comunicación
ascendente que ha dado frutos interesantes es motivar al personal
a enviar cartas a alguna área previamente determinada,
presentado preguntas o incluso quejas o sugerencias. Por lo
general, las cartas recibidas se procesan en forma anónima y el
área escogida deberá dar respuesta a todas, asesorándose por
unidades especializadas para fundamentar las respuestas. En el
caso de que éstas se vean como de interés general, se pueden
publicar en el órgano informativo de la empresa,
5. Fomente la participación de grupos sociales: Las reuniones
informales que se celebran con el personal constituyen una de las
formas más eficaces de comunicación ascendente. En ellas, el
personal se siente mucho más libre y genera información
espontánea de mucho interés para la empresa. Si bien el objetivo
final de este tipo de reuniones es la convivencia y la motivación, la
comunicación ascendente es un subproducto muy importante de
ellas,
6. Estimule las encuestas de actitud: Este tipo de estudios tienen por
objeto conocer la actitud y la opinión del personal sobre
determinados asuntos que son de interés para los niveles
78
superiores, además de que también son importantes medios de
comunicación ascendente de los que se disponen para tomar
decisiones fundamentales. Si dichos estudios son bien
presentados, en el sentido de que el personal vea la importancia
de contestarlos sinceramente, y a si además sirven realmente para
tomar acciones que respondan a las inquietudes esbozados, se irá
creando un clima de confianza mutua que podrá resultar en
beneficios de motivación, satisfacción y productividad.60
Todas las prácticas mencionas por Martínez de Velasco, muestran un
panorama de como puede funcionar la organización correctamente por
medio de un ambiente agradable para todos los empleados. Las empresas
deben aprenden a poner en práctica estas herramientas, ya que conocer la
opinión del empleado es una oportunidad con la que cuenta la empresa
para mejorar.
Otra dirección del flujo de la comunicación es lateral, Stephen
Robbins en su libro Administración la define como: “La comunicación que
se lleva a cabo entre empleados que están en el mismo nivel
organizacional se define como comunicación lateral.
En el ambiente a menudo caótico y rápidamente cambiante de hoy en
día, las comunicaciones horizontales son necesarias a menudo para
ahorrar tiempo y facilitar la coordinación. Por ejemplo, los equipos
interfuncionales dependen mucho de esta forma de interacción en
comunicación; sin embargo, puede crear conflictos si los empleados no
60Op cit. Comunicación organizacional práctica. manual esencial, p 67
79
mantienen informados a sus gerentes sobre las decisiones o las acciones
que han tomado.”61
Es importante que los empleados mantengan informados a los
gerentes para dar a conocer todos los aspectos tanto negativos como
positivos de sus operaciones y se puedan tomar las mejores decisiones.
“La comunicación es la que se desarrolla entre personas de un mismo
nivel jerárquico en donde los individuos tienen la posibilidad de
comunicarse directamente entre sí. Cuando un grupo de empleados que
ocupan el mismo nivel jerárquico trabajan juntos para cumplir una tarea o
proyecto particulares, deben tener cierto grado de integración y
coordinación entre ellos a través de la comunicación horizontal. Este tipo
de comunicación se da entonces:
1. Entre miembros del grupo,
2. entre miembros de distintos grupos,
3. entre miembros de distintos departamentos,
4. entre la línea y el staff.
El propósito principal es proveer un canal de coordinación y solución
de problemas (evitando tener que llegar a un consultor común, con la
lentitud que ello acarrearía) además de que brinda la alternativa de
relacionarse con personas similares en la organización, lo que se hace
muy importante para la satisfacción en el trabajo.”62
La comunicación es importante en una empresa para poder tener
cierto control en las decisiones que se tomen diariamente, así que es de
61 Op cit. Administración, p 68
62Op cit. Comunicación organizacional práctica. manual esencial p 70
80
gran ayuda que todo el personal de cualquier nivel mantenga una
comunicación.
Otro flujo de la comunicación se encuentra en manera diagonal y se
define como:
“La comunicación diagonal es la que pasa a través de las áreas de
trabajo y los niveles organizacionales. Cuando un analista de
departamento de crédito se comunica directamente con un gerente de
mercadotecnia regional debido a un problema con un cliente, esa es una
comunicación diagonal.
Con el fin de lograr eficiencia y velocidad, la comunicación diagonal
puede ser benéfica. Y el uso creciente del correo electrónico facilita la
comunicación diagonal. En muchas organizaciones, cualquier empleado
puede comunicarse por correo electrónico con cualquier otro empleado, sin
importar el área de trabajo o nivel organizacional.
Sin embargo, al igual que con la comunicación lateral, la
comunicación diagonal tiene el potencial para crear problemas si los
empleados no mantienen informados a sus gerentes.”63
La comunicación diagonal es común en las empresas, ya que se
presentan sucesos en los cuales la persona que puede ayudar a
resolverlos se encuentra en otra área o departamento, pero como lo
menciona Robbins, es necesario informar y actualizar de éstas acciones al
jefe inmediato.
63 Op cit.Administraciòn, p 70
81
Se observa que de acuerdo a los parámetros que los autores marcan,
definiendo las distintas modalidades de comunicación, es casi imposible
percibir cual es la línea de comunicación más utilizada por la empresa
Multiservicios Arroyo ya que no cuenta con un organigrama establecido,
por lo tanto el flujo de comunicación pasa desapercibido, haciendo
actualmente uso de una comunicación informal ya que no se encuentra
delimitada por jerarquías. Es recomendable que la empresa defina un
organigrama y que éste mismo se dé a conocer a los empleados, de esta
manera los trabajadores tendrán conocimiento de quién es su jefe
inmediato y cuando se presente algún o problema o circunstancia
extraordinaria van a saber a que persona dirigirse.
3.4. SOFTWARE CONTABLE Y ADMINISTRATIVO
Es importante para una empresa el contar con un programa que facilite
la administración de la misma. En la actualidad, existen varios software que
se adaptan a las necesidades de que cada organización. Sin embargo, hay
empresas que cuentan con el capital suficiente para crear un producto que
esté totalmente destinado a satisfacer las necesidades de administración y
contabilidad de la empresa.
El autor Antonio Garrido en su obra Fundamentos de Programación en
C++ define software como: “la parte lógica, es decir, al conjunto de
programas intangible del sistema.”64
64 Garrido, Carrillo Antonio. Fundamentos de programación en c++ , ed. 1
a ,España, Editorial
Delta Publicaciones, 2006, p 2.
82
Por su parte Edward V. Ramírez lo define como: “todos aquellos
conceptos, actividades y procedimientos que dan como resultado la
generación de programas para un sistema de computación. El objetivo de un
buen software es aumentar las posibilidades de que éste se desarrolle a
tiempo y de que tenga una mayor efectividad en cuanto a costos debido a
una utilización más eficiente del personal y los recursos. El software puede
clasificarse en tres formas distintas:
1. Operativo,
2. Para desarrollo de programas,
3. Para diagnósticos.
El software operativo también puede dividirse en dos categorías
adicionales, programas de aplicación y sistemas operativos. Los programas
de aplicación están diseñados para cumplir con funciones o requerimientos
específicos. Los programas ejecutivos que supervisan la secuencia y
procesamiento de los programas de aplicación en el sistema de
microprocesamiento constituyen el software operativo.”65
El software es parte intangible de cualquier computador, y puede
diseñarse para cumplir con las funciones requeridas por una organización.
Por esta misma razón se han creado distintos tipos de software
administrativo, para cubrir y facilitar esas actividades de la empresa.
Para conocer las diferencias entre un software normal y un contable es
preciso citar la definición de software contable: “Se llama software contable a
los programas de contabilidad o paquetes contables, destinados a
65 Ramìrez, Edward. Introducción a los microprocesadores. equipo y sistemas. ed. 1
a, México,
Editorial LIMUSA, 1986, p 183.
83
sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El software contable
registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una
empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas
por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción
de artículos, nóminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la información
requerida, como las pólizas contables, ingresos y gastos, y hacer que el
programa realice los cálculos necesarios.
Estas funciones pueden ser desarrolladas internamente por la compañía
o la organización que lo está utilizando o puede ser adquirido a un tercero,
existiendo también una combinación de ambas alternativas, es decir, un
paquete de software desarrollado por un tercero con modificaciones locales.
Para que un programa, sistema o software contable sea considerado
como una verdadera solución contable debe incluir en sus cualidades y
funciones entre otras las siguientes:
1. Tener una interfaz amigable e intuitiva, que sea muy sencilla al
navegar en sus diferentes módulos y funciones,
2. Debe ser un sistema contable integrado entre los módulos de gestión
y administración con la contabilidad, es decir que sean los procesos
de gestión los que elaboren la contabilidad sin necesidad de procesos
de actualización contable posterior,
3. Tener lógica lineal concatenada lo cual dentro del análisis del
software contable involucra una navegación transparente para el
usuario desde los registros contables, (cuentas, diarios o mayores al
documento original),
4. Tener la opción de crear múltiples contabilidades o empresas de
manera fácil, y en lo posible poder integrarlas o consolidarlas en una
sola,
84
5. Facilidad de imprimir todos los documentos que la empresa genere,
6. El programa contable debe a su vez cumplir con la legislación de
cada país en lo pertinente a la selección de tributarios (retenciones
del IVA y de ISR),
7. La empresa por medio de un buen software o sistema administrativo
contable debe poder de manera fácil vender y comprar con una o
varias formas de pago y tener la opción de que el usuario pueda
establecer las fechas y montos,
8. Una verdadera solución contable debe tener sencillos procesos para
el reingreso o renvío de mercadería devuelta por clientes o hacia los
proveedores,
9. Contar con un fácil manejo de proformas debe ser parte inherente de
un excelente sistema o programa de contabilidad y que la misma no
tenga necesidad de ser reditada para transformarla en una venta,
10. Permitir conocerlos productos y su historia, costos, cantidad
medida, contar de inventarios o productos, manejo de saldos y
movimientos por bodega, debe ser parte de un buen software
contable,
11. Herramientas de conteo físico, ajustes de inventarios, costos,
transferencias de mercaderías entre las bodegas múltiples, otra
condición primaria,
12. Poder efectuar arqueos de caja y auditorías para conocer con
precisión las formas de cobros de los clientes (cheques, efectivo,
tarjetas de crédito, etc.),
13. Controlar las actividades generadoras de ingresos y gastos, es
decir, los centros de costos,
14. Contar con material de apoyo para soporte al usuario como manual
de contabilidad, manual de uso del sistema administrativo contable y
85
en lo posible tutoriales animados, son piezas básicas para la
calificación de solución contable,
15. Permitir a los usuarios del programa de contabilidad acceder
actualizaciones vía internet,
16. Tener capacidad para soportar el peso de la información contable
así como la carga del número de transacciones diarias,
17. Permitir efectuar respaldos sencillos y veloces,
18. Facilidad de cambio de versión o cambio de ambiente
(monousuario o multiusuario),
19. Estar al alcance de los consumidores, sean estos empresarios,
micros, medianos o grandes, inclusive en internet existen ya algunas
aplicaciones que son una verdadera solución contable en especial
para las PYMES un mercado limitado en recursos y que en lo
particular busca un buen software gratis o casi gratis.”66
Como se puede apreciar en el texto citado, un sistema contable debe
cumplir con ciertas características, que lo ayuden a ser una gran opción para
el cliente o empresario, ya que debe facilitar la labor contable que se exige
dentro de la empresa.
Actualmente existen diversos programas desarrollados por empresas
conocidas, en las siguientes líneas se hablará del programa utilizado por la
empresa Multiservicios Arroyo.
La empresa Multiservicios Arroyo para llevar una mejor gestión de sus
datos contables y administrativos hace uso del software CONTPAQ este
programa ayuda inmensamente a las empresas, ya que cuenta con diferentes
66Molina, Caballero Joaquín. Implantación de aplicaciones. informáticas de gestión. , ed. 1
a,
España, Editorial Grupo Corporativo VISIONNET, 2007, p 222.
86
herramientas que permiten el control de diferentes aspectos de suma
importancia para las organizaciones.
El software CONTPAQ “Controla el ciclo de todas las operaciones de
compra-venta de la empresa como: inventarios, clientes, facturación, cuentas
por cobrar, vendedores, compras, proveedores y cuentas por pagar;
automatizando eficientemente los procesos administrativos y asegurando el
cumplimiento de las disposiciones fiscales. Permite conectar de manera
remota las sucursales de la empresa. Ofrece reportes, estadísticas, gráficas y
consultas de alto nivel que colaboran en la oportuna toma de decisiones y
desarrollo de estrategias comerciales.”67
Todas las características y herramientas ya mencionadas permiten a la
empresa un buen manejo tanto administrativo como contable lo que les
ahorra tiempo, dinero y esfuerzo. Es un programa muy completo que asiste
en las tareas importantes en la organización. Igualmente facilita las
actividades que de hacerlas manualmente se llevaría mucho tiempo, además
de que sería más fácil el cometer errores. Con este software lo único que se
tiene que hacer es la cuidadosa captura de datos y que la información
proporcionada sea correcta.
3.5. ESTRATEGIAS UTILIZADAS PARA UN MEJOR CONTROL
Como ya se ha mencionado una de las técnicas que utiliza la empresa
es el control de inventarios gracias al programa CONTPAQ que permite
conocer y actualizar los inventarios, al mismo tiempo que modifica los valores
de compra y venta dentro de las herramientas del software. Esto hace que la
organización conozca cuales son los pedidos que tiene que realizar o bien
67ASPEL-SAE. (on-line) 2004 (cited 3 junio 2012) Available from internet: <
http://www.aspel.com.mx/mx/productos/sae1.html?idsa=
87
que producto no se ha estado vendiendo para hacer una pausa en las
demandas del producto.
A pesar de que se maneja este programa y ayuda demasiado a la
empresa, también se utilizan técnicas como la emisión de notas por cada
cliente. Es decir que al final del día el total en pesos de notas debe coincidir
con el total en caja y el total que muestra el software administrativo.
Otro tipo de control es la expedición de facturas que éstas las hace el
programa ya mencionado con una conexión directa al SAT.
Un sistema de control administrativo se define como: “Una integración
lógica de técnicas para reunir y usar información para tomar decisiones de
planeación y control, motivar el comportamiento de los empleados y evaluar
el rendimiento. Los propósitos de un sistema de control administrativo son los
siguientes:
1. Comunicar con claridad los objetivos de la organización,
2. Asegurar que los administradores y empleados entienden las
acciones específicas que se requieren de ellos para alcanzar las
metas organizacionales,
3. Notificar los resultados de las acciones a toda la organización,
4. Garantizar que los administradores pueden adaptarse a cambios en
el ambiente.”68
Cuando una empresa lleva un control adecuado, la organización de la
empresa se vuelve una tarea más sencilla, ya que todo lleva un orden por lo
tanto cualquier actividad se realiza eficaz y eficientemente. Éste tipo de
controles se deben aplicar a toda la organización.
68 Horngren, Charles T., Sundem, Gary L. y William O. Stratton. Contabilidad administrativa, ed
13a, México, Editorial Pearson Educación, 2006, p 382.
88
“Conforme las organizaciones maduran y los ambientes cambian, los
administradores deben expandir y refinar sus herramientas de control
administrativo. Las técnicas para ello que eran muy satisfactorias desde hace
diez o veinte años, tal vez ahora no sean adecuadas para muchas
organizaciones.
Un ambiente que cambia con frecuencia significa que las organizaciones
deben establecer diferentes metas o factores clave para el éxito. Las metas
distintas crean acciones y objetivos relacionados distintos, así como
parámetros diferentes para evaluar el desempeño. Es obvio que el sistema de
control administrativo debe evolucionar también o la organización no
manejará sus recursos con eficiencia o eficacia. A continuación se presentan
ciertos principios de control administrativo que siempre serán importantes y
que pueden guiar el rediseño de los sistemas para que satisfagan las
necesidades administrativas nuevas.”69
Las empresas deben actualizarse, los métodos de control que
funcionaban en las empresas anteriormente pueden ser ya ahora obsoletos.
Se debe estar alerta a ese momento ya que se tiene que actuar rápido para
poder diseñar un sistema de control administrativo que permita a la gerencia
la buena administración de los recursos de la empresa.
Como se pudo apreciar en este capítulo, la empresa Multiservicios Arroyo
necesita una restructuración para poder aplicar métodos que le pueden ayudar a
69 Ibid, p 405.
89
ser una mejor organización y a desarrollarse. Ésta falta de elementos es
producto de una mala planeación durante la creación de la empresa, o bien, de
una actualización durante el proceso de crecimiento de la organización.
Sin embargo, también se muestra que cuenta con herramientas y aspectos
que le han permitido mantenerse competitivo, como lo son los sistemas de
control y la utilización de un software que cubra las necesidades de la empresa.
En el siguiente capítulo se informará sobre la forma en que llevan la
contabilidad las diferentes empresas, ya que es necesario que se tenga un buen
control de todas las operaciones realizadas en un negocio para no tener
problemas con la autoridad fiscal, todo eso con la finalidad de más adelante dar
a conocer esos mismos aspectos pero en particular de la empresa Multiservicios
Arroyo.
90
C A P Í T U L O 4
M A N E J O D E L A C O N T A B I L I D A D E N
L A S D I F E R E N T E S E M P R E S A S
En el presente capítulo se hablará sobre la contabilidad en términos
generales es decir desde sus antecedentes hasta la forma en que actualmente
las empresas la llevan a cabo de acuerdo a los diferentes giros, así como dar a
conocer la definición de la contabilidad en general, las ventajas y desventajas de
llevar la contabilidad, y sus objetivos, todo esto con la finalidad de informar
sobre los aspectos generales y particulares de la contabilidad en las diferentes
empresas.
Se pretende investigar sobre los tipos de contabilidades que existen
actualmente ya que cada organización tiene la libertad de registrar sus
operaciones de acuerdo a sus necesidades, de igual manera exponer los
métodos contables más utilizados por cada uno de los negocios ya que es
importante mencionar que cada empresa utiliza estos métodos para llevar un
mejor control de sus actividades que realiza diariamente, para saber cuáles son
sus ingresos y egresos que está teniendo y darse cuenta si en realidad es
rentable dicho negocio, así como los programas contables más utilizados por
91
ejemplo CONTPAQ, COI, excel, entre otros, es de vital importancia aclarar que
algunos de estos programas no pueden ser modificados ya que solo se agrega
información a cada uno de los apartados y de manera inmediata hace el cálculo
de lo que se necesite, excepto excel, en este si puede haber modificaciones ya
que en cada una de las empresas se hacen auxiliares en dicho programa para
controlar sus operaciones.
4.1. ANTECEDENTES HISTÒRICOS DE LA CONTABILIDAD
En el presente apartado se pretende dar a conocer de manera general
los antecedentes que llevaron a que hoy en día exista la contabilidad en
cualquier negocio, ya que no es necesario tener una empresa grande para
realizarla porque también una persona que no tiene empresa tiene que llevar
la contabilidad de sus ingresos es decir controlar lo que gasta y gana para
poder tener una mejor vida.
“El origen de la contabilidad es de hace muchos años, desde que el
hombre se dio cuenta de que su memoria no era suficiente para guardar la
información necesaria. Desde el año seis mil a.c. ya existían los elementos
necesarios para la actividad contable. En Grecia, Egipto y en los Valles de
Mesopotamia llevaban registros y operaciones financieras de las empresas
privadas y públicas en tablillas de barro, etc.
En la edad antigua los primeros pobladores que se asentaron en
pequeños núcleos de población mantenían negociaciones entre ellos en
forma de trueque y se comenzaron a crear los antecedentes del comercio.”70
70 Torres Tovar, Juan Carlos. Introducción a la contabilidad I, ed., 1ª, México, Editorial. Diana
S.A de C.V, 1980, p. 38-39-40.
92
En especial esta forma de intercambiar bienes o servicios era para
satisfacer sus necesidades y poder subsistir día con día, es por ello que
desde ese momento necesitaban llevar un control de lo que daban y recibían
de otras personas. Ya que es muy difícil que una persona pueda llevar un
control de las actividades que realiza sin tener un control físico de dicho
registró.
“Todos estos acontecimientos requerían por parte de estos primeros
comerciantes el hecho de poder plasmar los datos y no guardarlos en la
limitada memoria, de esta forma se podían corregir errores o evitar problemas
administrativos que eran inevitables.
En lugar de la memoria, como instrumento primordial se creó la
necesidad de apuntar todos estos datos y archivarlos, fue así como se
comenzó a crear la historia de la contabilidad. Algo muy necesario para el
buen venir de todo tipo de comercio y la evolución de la civilización.”71
Todo esto con la finalidad de día con día saber qué era lo que se
realizaba, para si se presentaba un problema poder recurrir a dicha
información y darse cuenta de manera más rápida que era lo que se podría
corregir para solucionar dicho problema.
71 Ídem.
93
“Dentro de la antigua Mesopotamia la civilización que surge hace más
de seis mil años en la región que ahora se denomina Irak, aparece uno de los
primeros testimonios de la utilización de la contabilidad. Destaca por su
complejidad el conocido código Hammurabi, de unos tres mil setecientos
años de antigüedad y que contenía un abundante contenido de leyes y
normativas sobre el derecho civil y el derecho penal, así como distintas
regulaciones sobre el comercio, la explotación agrícola, o el funcionamiento
de los créditos.
Este mismo código, exigía a los comerciantes de la zona la utilización
obligatoria de un registro y de llevar una rigurosa cuenta de las actividades
económicas. Destaca por tanto, la elevada complejidad sobre la contabilidad,
que casi como en los tiempos modernos, ya existía en la Mesopotamia
antigua. Es por eso que no se podría pasar por el alto el código Hammurabi y
considerarlos como el antecedente de la contabilidad por excelencia.”72
Desde estos años la contabilidad se consideraba como una obligación
de llevarla a cabo, muy parecido a la actualidad, ya que si no se realiza
pueden ocurrir ciertos conflictos muy graves entre las autoridades y las
personas que realizan alguna actividad con fines de lucro, es decir, con la
finalidad de obtener dinero. Es importante mencionar que cada civilización
llevaba dicho registro de acuerdo a sus necesidades pero lo que debe ser de
gran importancia es que en pocas palabras la contabilidad es una de las
técnicas que en cualquier lugar se debe llevar a cabo para cumplir los
objetivos.
72 Ídem.
94
“En Egipto aparte del profundo desarrollo contable de Mesopotamia,
destaca también como antecedente de la contabilidad, los papiros
encontrados en el antiguo Egipto faraónico. El pueblo egipcio destacó por ser
una civilización altamente centralizada, y los papiros que se conservaron
hasta nuestra época quizás, por la dificultad de descifrarse no han contribuido
a considerar al pueblo egipcio como pionero de la contabilidad.
En la Grecia antigua la contabilidad también fue una herramienta
necesaria que apareció en muchos de los templos de adoración griegos. Esta
aparición corresponde a varios siglos después de las civilizaciones como
Mesopotamia o Egipto, y su participación se basaba en la anotación
escrupulosa de los bienes o donaciones realizadas por los fieles, los
préstamos realizados entre particulares o por parte del estado griego. Aunque
quizá el mundo de la Grecia antigua no destaque por ser uno de los
antecedentes de la contabilidad en sí, se puede afirmar por la gran cantidad
de material que ha sobrevivido, que si fueron los pioneros en asentar un
sistema crediticio moderno, una constitución bancaria con alta complejidad,
muy similar a la de nuestros tiempos modernos.”73
La antigua Mesopotamia fue la base para que exista la contabilidad hoy
en día, pero no se debe hacer a un lado las grandes aportaciones que
hicieron Egipto y Grecia, ya que muchas de ellas todavía se siguen utilizando
por ejemplo lo relacionado a los créditos en las instituciones bancarias es uno
de los temas más importantes hoy en día para todas las personas que tienen
alguna empresa o que la quieren lanzar al mercado.
73 Ídem.
95
“En Roma antigua como casi todos los antecedentes civiles, tenemos la
necesidad de remontarnos a la historia del pueblo romano para conocer
también a otro de los antecedentes de la contabilidad en el pueblo de Roma.
Ningún otro sitio quizás pueda caracterizarse por la minuciosidad con la
que se anotaban y registraban todos los acontecimientos mercantiles, como
los encontrados durante la Roma antigua. Los comerciantes de la época
utilizaban el llamado libro de contabilidad acepti y expensi donde se anotaban
los gastos de entrada y salida tal y como hoy en día se anotan los balances
de gastos y pagos.”74
Este es uno de los lugares en donde la contabilidad desde un principio
se llevó de manera obligatoria, para poder llevar un control de todos los
gastos y ganancias que obtenían al hacer una actividad comercial con otros
personas, es decir, comprar o vender mercancías, al igual que lo que se hace
hoy en día en las empresas comerciales, industriales y de servicios.
4.2. DEFINICION DE CONTABILIDAD EN TERMINOS GENERALES
Se pretende dar a conocer algunas de los conceptos que definen a la
contabilidad en términos generales, pero en especial poder saber una
definición más particular y adecuada a dicha técnica, ya que cada una
depende del autor que la creo de acuerdo a sus prioridades.
“La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y
resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar
sus resultados. “75
74 Ídem.
75 Ídem.
96
Esta definición es de las más fáciles de entender ya que la contabilidad
es una técnica que se utiliza en los negocios para poder llevar un control de
dichas operaciones para conocer sus resultados y en base a ellos tomar
decisiones.
“La contabilidad es un registro metódico de las operaciones de una
empresa, su importancia se deriva de las siguientes consideraciones:
1. El empresario invierte valores en el negocio y necesita comprobar
que su movimiento esté justificado, y las existencias en todo tiempo
sean las debidas,
2. No solamente se invierten valores propios en el negocio, si no
también valores ajenos, procedentes de compras a crédito o
préstamos y por lo tanto requieren conocer los pormenores de estos
compromisos para cumplirlos debidamente,
3. Al registrar las operaciones realizadas y los resultados de las mismas,
se va haciendo historia, la cual servirá de enseñanza para actos
futuros. Los impuestos están basados en la inversión de capitales,
producto de los mismos u otras operaciones de comercio.”76
En síntesis la contabilidad es importante porque sirve al comerciante,
empresario, etc., a controlar el movimiento de sus valores, conocer el
resultado de sus operaciones, y servir en cualquier momento como una
prueba de la información para la toma de decisiones.
Javier Romero López en su libro Principios de Contabilidad define a la
contabilidad como “la técnica que ayuda a registrar, en términos monetarios,
76 Anzures, Maximino. Contabilidad general, ed. 1ª. México, Editorial. Porrúa, Hermanos y Cía.
S.A de C.V, 2000, p.1- 2.
97
todas las operaciones contables que celebra la empresa, proporcionando,
además, los medios para implantar un control que permita obtener
información veraz y oportuna a través de los estados financieros, así como su
correcta interpretación de los mismos. En cuanto a ciencia la define como la
que establece normas y procedimientos para registrar, cuantificar, analizar e
interpretar los hechos económicos que afecten el patrimonio de los
comerciantes individuales o empresas organizadas bajo la forma de
sociedades mercantiles.”77
Resumiendo todas la definiciones se puede decir que la contabilidad es
la técnica, la ciencia, que ayuda a registrar, analizar, interpretar, las
operaciones que se realizan en un ente económico con el fin de plasmar los
resultados obtenidos de dichas actividades para en un momento dado poder
tomar las mejores decisiones que beneficien a dicho negocio o empresa.
Como se mencionó anteriormente cada autor la define de acuerdo a sus
necesidades pero cada empresa la entiende en cuanto a sus beneficios que
pueda obtener de ella.
4.3. VENTAJAS Y OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD
Se pretende señalar cuales son las ventajas más importantes de llevar a
cabo la contabilidad en cualquier negocio, así como mencionar los objetivos
más importantes de la realización de esta en cualquier momento o
circunstancia que se presente.
“Las ventajas más destacables entre muchas que aporta la contabilidad
son:
77 Romero, López Javier. Principios de contabilidad. ed. 1ª, México, Editorial. Mc Graw Hill,
1995, p. 6-7-8.
98
1. Permite informar de lo que debe y lo que deben.
2. Permite controlar los gastos y las inversiones.
3. Ayuda a diferenciar los gastos de los propietarios con los de su
negocio.
4. Le informa cuánto cuesta un artículo y en cuánto lo puede vender.
5. Permite conocer oportunamente cuánto se está ganando y perdiendo.
6. Con una contabilidad organizada es más fácil adquirir préstamos y
asesoría.
7. Está orientada para permitir conocer en cierto momento la situación
financiera de la empresa.”78
Como se puede apreciar la contabilidad tiene una serie de ventajas las
cuales son muy importantes para poder cumplir las metas previstas en cierto
negocios, ya que sin esta no se podría llevar un buen control de todas las
operaciones que se realicen dentro de ella, así como no se podría conocer
los beneficios o perjuicios que pudieran ocasionar dichas actividades a el
negocio.
“El objetivo general de la contabilidad es proporcionar información de
hechos económicos, financieros, sociales suscitados en la empresa, de forma
continua, ordenada y sistemática sobre la marcha o desenvolvimiento de la
misma, con relación a sus metas y objetivos trazados, con el objetivo de
llevar un control en sus operaciones para tomar decisiones.”79
78 Ventajas de la contabilidad. (on line). 24, octubre, 2006, (cited 17 junio 2012). Available from
internet: <http://www.emagister.com/curso-gestion-empresas/importancia-contabilidad 79
Objetivos de la contabilidad. (on line). 26, enero, 2008. (Cited 17 junio 2012). Available from
internet:< http://www.promonegocios.net/contabilidad/objetivos-contabilidad.html
99
“En relación a sus objetivos específicos la contabilidad persigue en
cualquier momento obtener información ordenada, sistemática sobre el
movimiento económico y financiero de la empresa, registrar en forma clara y
precisa todos los ingreso y egresos, proporcionar una imagen clara de la
situación económica de la misma, prever con anticipación las posibilidades
futuras del negocio, determinar utilidades o perdidas al final de cada ejercicio,
participar en la toma de decisiones estratégicas, tácticas y operativas del
negocio que beneficien al mismo, entre otros.”80
Estos objetivos son los que se deben de llevar a cabo en cierto
momento, para llegar a cumplir los objetivos generales del negocio, así como
cumplir las metas previstas en cierto momento. Es de suma importancia que
se lleven a cabo cada uno de los objetivos específicos, ya que si no se hacen
como debe de ser no se obtendrá lo esperado.
4.4. TIPOS DE CONTABILIDADES
A continuación se presentarán los diferentes tipos de contabilidades que
se llevan a cabo en las distintas empresas de acuerdo a lo que estas se
dediquen, ya que es necesario preparar varia información distinta que
satisfaga las necesidades del negocio, es por ello que los estados financieros
deben de ser sustanciales y razonablemente diferentes para cada tipo de
usuario.
“Algunas contabilidades son: Contabilidad financiera: Tiene por objetivo
presentar información financiera de propósitos y usos generales, tanto en
80 Ìdem.
100
beneficio de la gerencia de la empresa, sus dueños o socios y todos aquellos
lectores externos que se muestren interesados en conocer la situación
financiera de la empresa, es decir, esta contabilidad comprende la
preparación de estados financieros para audiencia o usos externos.
Contabilidad administrativa: Está orientada a los aspectos
administrativos de la empresa y sus informes no trascenderán la compañía, o
sea, su uso es estrictamente interno y serán utilizados por los
administradores y propietarios para juzgar y evaluar el desarrollo de la
entidad a la luz de las políticas, metas u objetivos preestablecidos por la
gerencia o dirección de la empresa; tales informes permitirán comparar el
pasado de la empresa, con el presente y mediante la aplicación de
herramientas o elementos de control prever y planear el futuro de la entidad.
Contabilidad de costos: Es una rama importante de la contabilidad
financiera que implantada e impulsada por las empresas industriales, permite
conocer el costo de la producción de sus productos, así como el costo de la
venta de tales artículos y fundamentalmente la determinación de los costos
unitarios, es decir, el costo de cada unidad de producción, mediante el
adecuado control de sus elementos: la materia prima, la mano de obra y los
gastos de fabricación o producción, Tiene así mismo otras aplicaciones, como
la determinación del punto de equilibrio con base a costos fijos, variables,
totales y de distribución.
Contabilidad fiscal: Comprende el registro y la preparación de informes
tendientes a la presentación de declaraciones y pago de impuestos, es
importante señalar que por la diferencia de las leyes fiscales y los principios
contables, la contabilidad financiera en ocasiones difiere mucho de la
contabilidad fiscal, pero esto no debe ser una barrera para llevar en la
empresa un sistema interno de contabilidad financiera y de igual forma
101
establecer un adecuado registro fiscal. Es innegable la importancia de la
contabilidad fiscal para los empresarios y los contadores.
Contabilidad gubernamental: Se incluye tanto la contabilidad llevada por
las empresas del sector público de manera interna, un ejemplo serían las
secretarias de estado o cualquier dependencia de gobierno, como la
contabilidad nacional, en la cual se resumen todas las actividades del país,
incluyendo los ingresos y los gastos.”81
Estas son sólo algunos tipos de contabilidades más usadas por las
diferentes empresa, en cualquier entidad tanto del sector industrial comercial
o de servicios se debe de llevar a cabo algún tipo de contabilidad de acuerdo
a su necesidades, por ejemplo una empresa industrial necesita de la
contabilidad de costos para poder conocer cuánto gastará en los productos
que transforme de igual manera cuanta ganancia obtendrá por cierta
producción.
En una empresa comercial sus usuarios necesitan llevar a cabo la
contabilidad fiscal para poder llevar un control de lo que vendan y poder
cumplir sus obligaciones fiscales ante dichas autoridades, es por ello que
todo tipo de empresa debe de realizar diferentes contabilidades para controlar
mejor sus operaciones día con día.
81 Op cit. Principios de contabilidad, p. 8.
102
4.5. DISTINTOS LIBROS PARA EL REGISTRO DE LA CONTABILIDAD EN
LAS EMPRESAS
En cualquier empresa es necesario utilizar los libros de registro contable
para controlar todas las operaciones diarias que esta lleve a cabo, hace
varios años todos los negocios llevaban sus registros de manera manual es
decir con hojas de papel, pero hoy en día existen miles de negocios que se
han ido actualizando y ahora sus registros son por medios electrónicos, es
por ello que se informará como se lleva a cabo un registró manual y uno
electrónico ya que hoy en día así como hay muchos negocios actualizados
también hay muchos que utilizan el método antiguo.
“Los libros de contabilidad que están obligados a llevar las empresas se
deben implantar de conformidad con los ordenamientos y las disposiciones
que, para cada clase de contribuyente, establecen las leyes los códigos y los
reglamentos que se ocupan de la materia. Todo comerciante está obligado a
conservar los libros, registros y documentos de su negocio en un plazo de
mínimo de cinco años.”82
El registro en los diferentes libros se considera una obligación, porque
todo esto está fundamentado en las leyes de materia contable y fiscal, ya que
se considera una manera más fácil de llevar el control de sus operaciones,
por si en algún momento acuden las autoridades al negocio o empresa a
verificar que se lleve de manera adecuada dichas actividades lo harán en
base a dichos libros contables.
“Con el nombre de libros principales se denominan contablemente los
libros diario y mayor, anteriormente en esta clasificación se incluía el libro de
82 Lara Flores Elías. Primer curso de contabilidad. ed. 18ª, México., Editorial. Trillas, 2000, p.
192-193.
103
inventarios, se conoce como libros auxiliares los que se utilizan para registrar
en forma analítica las operaciones. El libro de inventarios y balances no es
considerado como uno de los libros de contabilidad principales ya que al
reformarse el Código de Comercio se eliminó la obligación de llevarlo a cabo,
por lo que ahora se consideran únicamente los principales y auxiliares.”83
Aunque existan los libros auxiliares, en donde se incluye la mayoría de
la información más importante en el los libros principales que son el de diario
y el de mayor, los posteriores se pueden utilizar cuando se realizan
operaciones de manera más esporádica y no de manera diaria, es decir, para
operaciones que no siempre se llevan a cabo.
“Existen dos libros principales considerados como tales porque son la
base del registro de las operaciones mercantiles, y que las leyes de nuestro
país imponen como obligatorios a los contribuyentes, estos deberán ser
empastados, foliados y autorizados por las autoridades correspondientes, los
libros son diario, mayor.84
Estos libros son los más importantes para el control de las operaciones
del negocio, ya que al llevarlos como se debe se podrá tener una mejor
contabilidad de los gastos y las ganancias obtenidas.
“Los comerciantes podrán llevar los libros por sí mismos, o por las
personas que ellos autoricen, deberán ser llevado en el idioma español, con
claridad, por orden progresivo y fechas y operaciones.”85
83 Ìdem.
84 Op cit. Contabilidad general. p. 7.
85 Ídem.
104
Todo esto con la finalidad de que la información plasmada en dichos
libros no pueda ser utilizada para otros fines que puedan afectar a la
empresa, es por ello que el registro lo debe hacer el mismo dueño o una
persona de su máxima confianza.
4.5.1. LIBRO DIARIO
Este es el libro más importante en donde se hacen los diferentes
registros de la contabilidad, ya que después de hacer este la información
resultante se pasa a los demás para un mejor entendimiento de sus
usuarios tanto internos como externos siempre y cuando estos tengan que
ver con la empresa por ejemplo trabajadores, proveedores, etc.
“El libro diario conocido como libro de primera anotación, es aquel en
el cual se registran por orden progresivo de fechas cada una de las
operaciones que se van efectuando. Este libro contiene un rayado que se
conoce como rayado del libro diario en donde se hace el registro de las
cuentas de cargo y abono, al cual también se le llama rayado continental.86
Es necesario llevar el registro en un libro que cumpla con lo señalado
anteriormente, pero muchas veces para hacer los cálculos antes de
registrar o llevar un mejor control se pueden obtener hojas sueltas de
rayado diario para poder hacer dichos cálculos antes de hacer el registro
adecuado.
“El objeto de este libro es registrar en orden cronológico todas la
operaciones de la empresa mediante escrituras o partidas que se
86 Op. Cit. Primer curso de contabilidad,. p. 13.
105
denomina asientos., en este libro se asentara por primera partida el
resultado del inventario, dividido entre una o varias cuentas consecutivas,
según el sistema de contabilidad que se adopte.”87
Es de vital importancia anotar en una columna las fechas en que se
están realizando cada una de las operaciones y acomodarlas de la más
desde el primer día del mes hasta el último, si no llegan a caber todas las
operaciones en una hoja se pueden utilizar cuantas sean necesarias para
tal registro.
También se debe anotar después de los cargos o abonos respectivos
un concepto en el que se indique por qué se hicieron esos registros, es
decir, la idea principal de dichos cargo y abonos.
“Al hacer los registros en el libro diario, estos deberán contener:
1. Fecha de la operación,
2. Numero de orden o partida,
3. Folio de la cuenta en el libro de mayor,
4. Título de la cuenta o cuantas que deben ser afectadas,
5. Concepto de la operación,
6. Importe de la cantidad por la que debe cargarse cada cuenta,
7. Importe de la cantidad por la que debe abonarse cada cuenta,
8. Antes de las columnas de cargo y abono existe una columna
parcial que se emplea cuando una cuenta comprende varias
partidas o conceptos, cuyo total debe pasar a la columna de
cargos y abonos.”88
87 Ídem.
88 Ídem.
106
Es una obligación registrar todos estos datos, ya que ayudarán para
un mejor entendimiento de sus usuarios, y lo más importante es una forma
adecuada de presentarlos y dicho registro cumpla con todo lo necesario
para no tener problemas con dichas autoridades, ya que al no llevar la
contabilidad como debe de ser, al ser descubierto dicho error puede
ocasionar muchos problemas contables y fiscales.
“Los datos para los asientos en el libro diario se toman de los
comprobantes que revive la empresa y de la copia de los documentos que
expide, por lo tanto sirven para dichos asientos:
1. Las facturas o notas de remisión de proveedores por comprar al
contado y a crédito,
2. Los recibos expedidos por las entidades o personas a quienes se
pague un servicio prestado a la empresa,
3. El resumen de boletas de mostrador, o tiras de caja registradora
por ventas menores en la tienda,
4. Las copias de facturas o notas de remisión por ventas a crédito,
5. Las copias de los recibos que expida la empresa,
6. Las copias de los documentos de crédito expedidos por la
empresa,
7. La correspondencia de clientes o proveedores,
8. Los contratos o escrituras,
9. Calendarios que se formulen previamente de obligaciones a
favor.”89
Ya que todos estos documentos se consideran como comprobantes
que amparan las operaciones realizadas en el ejercicio señalado, es
89 Ídem.
107
importante señalar que estos papeles deben cumplir con los requisitos
fiscales que se establecen en el Código Fiscal de la Federación, por
ejemplo que tengan el registro federal de contribuyentes del proveedor y
del dueño o encargado del negocio, tenga la fecha de acuerdo al mes de
que se trate, señale la tasa del IVA, es decir, 0% o 16%, de acuerdo al
caso que se establezca.
4.5.2. LIBRO MAYOR
Este es otro de los libros más importantes para llevar el registro de la
contabilidad de un negocio o empresa sin importar el tamaño que esta
tenga, tiene la misma importancia que el libro de mayor a diferencia que
este se lleva a cabo después de haber registrado en el libro diario o rayado
de diario.
“El libro mayor es aquel en el cual se abre una cuenta especial para
cada concepto de activo, pasivo y capital, al este libro se debe trasladar
por orden progresivo de fechas los asiento de libro diario, el libro mayor
también es conocido como libro de segunda anotación, pues los datos que
aparecen en el provienen del de rayado diario, del cual se copian las
cuentas, los valores y las fechas.”90
Su principal función es copiar los datos registrados en el libro anterior
llamado libro diario, para poder checar, comprobar y analizar de manera
particular el movimiento que afecto a cada una de las cuentas, es decir, si
se considera un cargo o un abono, ya que existen cuentas deudoras y
90 Óp. Cit. Primer curso de contabilidad, p.13.
108
acreedoras en la cuales se conocerá cual será el beneficio o afectación de
cada cuenta.
“En el rayado de libro diario se debe registrar lo siguiente:
1. Fecha,
2. Cuenta relativa o contracuenta,
3. Numero de asiento de diario,
4. Número de folio de la cuenta relativa o contracuenta,
5. Cargos,
6. Abonos.
A fin de no utilizar dos hojas para cada cuenta en el rayado se
pueden distribuir en una misma hoja, tiene la ventaja que hace posible que
se acomoden más cuentas en el libro mayor. Es necesario anotar los
saldos deudores de los acreedores, y para diferenciar los primero se
anotan con tinta azul o negra y los otros con tinta roja.”91
Esto se considera como una forma de presentación para un mejor
entendimiento de sus usuarios internos y externos que estén interesados
en las operaciones de dicho negocio, pero lo más importante con este libro
es ocupar el menos espacio posible ya que casi diario se deben hacer los
registros para un mejor control.
“La función del libro diario consiste en registrar las operaciones de
forma ordenada y minuciosa, en él no se clasifican las operaciones por
cuentas si no ampliamente. La función del libro mayor consiste en clasificar
las operaciones por cuentas, de tal manera que puedan conocer el
91 Ídem.
109
movimiento y saldo de cada una de ellas. En el mayor no se describen las
operaciones de forma ordenada y minuciosa, si no por cuentas. Los saldos
de las cuentas del libro mayor sirven de base para la formación de los
estados finales, tales como la balanza de comprobación, el balance
general y el estado de pérdidas y ganancias, así como para comprobar los
movimientos de los mayores auxiliares.”92
Es por ello que la información plasmada en dichos libros debe ser real
y suficiente ya que esta servirá de base para la formulación de los estados
financieros más importantes para el negocio, es aquí donde se concluye el
registro de la contabilidad en dicho lugar ya que con los resultados
obtenidos se podrá conocer la situación de la empresa y se tomaran las
mejores decisiones que beneficien a esta.
4.6. SISTEMA DE REGISTRO ELECTRONICO EN LAS EMPRESAS
Como se mencionó anteriormente la contabilidad se puede llevar a cabo
por medio de registros manuales, pero hoy en día son muy pocos los
negocios que lo hacen la mayoría ya es por medio de la computadora, es
decir, medios electrónicos ya que esto facilita más los registros y hace que
existan menos errores que con un registro manual.
“La computadora hoy día, se ha convertido en un instrumento de gran
utilidad en todas las empresas, ya que con la automatización de los sistemas
de trabajo se logra reducir principalmente tiempos y costos invertidos en
todas las actividades. Los sistemas computarizados requieren de la
contabilidad básica para el registro de las operaciones que en ellos se
92 Ídem.
110
realizan, para obtener información rápida y precisa de los reportes y estados
financieros los cuales son de gran utilidad para la toma de decisiones y para
el cumplimiento de las obligaciones fiscales.”93
Hoy en día es mejor llevar a cabo la contabilidad por sistemas
electrónicos ya que se obtiene la información más rápidamente, basta con
ponerla en cada uno de los rubros que contiene dicho sistema para que de
manera inmediata se obtengan los resultados que se necesitan, y enseguida
hacer los estados de resultados finales que requiere el negocio.
“Se requieren algunos elementos para poder efectuarse el registro de
las operaciones por el medio electrónico los cuales son:
1. Se requiere una computadora que cuente con un C.P.U, cerebro
donde se desarrollan los procesos computarizados. Las
computadoras se clasifican por su capacidad en macro, mini,
microcomputador, en las cuales los principios universales de sus
operaciones son compartidos. El uso de microcomputadoras, se
refiere a computadoras personales, también conocidas como PC, que
en los últimos tiempos ocupan un lugar muy importante en las
empresas,
2. Se requiere de equipos periféricos que van conectados a la
computadora, tales como el teclado, monitor, impresora, unidad de
disco, en donde se graba la información suministrada por la
computadora,
3. Es necesario contar con programas adecuados que permitan la
captura de información y que se refieran a todas aquellas
93 Ídem.
111
instrucciones que la computadora interpreta para procesar los datos
suministrados.”94
No solamente para registrar la contabilidad se requiere de estos
elementos, sino que, para cualquier registro es necesario, ya que si no la
computadora no podrá funcionar, en especial se debe de tomar en cuenta
para llevar a cabo el registro la capacidad de la computadora ya que todo
software exige un espacio demasiado grande para poder llevarse a cabo de
manera rápida y sin ninguna interrupción.
“El registro de las operaciones a través del sistema electrónico de datos,
se lleva a cabo de acuerdo a los siguientes pasos:
1. Entrada de operaciones: Se refiere a la información contable que es
capturada en la computadora, tomada directamente de la
documentación comprobatoria de las operaciones realizadas y/o de
fuentes de información confiables,
2. Proceso: Se refiere a las acciones que se realizan internamente en la
unidad central de proceso para dar tratamiento a las operaciones
capturadas,
3. Salida de información: Es la información que se obtiene con los datos
procesados y que puede ser impresa como el libro diario, libro mayor,
auxiliares, balanza de comprobación, estados financieros y todos
aquellos reportes que el contador considere necesarios, de apoyo
estadístico, administrativo, financiero y fiscal,
4. Retroalimentación: Uno de los ejemplos que se tiene de la
retroalimentación de los resultados obtenidos es que los saldos
finales de las operaciones se registran como resultados iniciales para
94 Ídem.
112
el siguiente mes o ejercicio. El registro de las operaciones, mediante
el sistema electrónico, varía según el programa contable utilizado,
pero en todos los casos el objetivo es facilitar en proceso contable de
las empresas. En términos generales el funcionamiento de estos
programas es el siguiente:
a) Instalación del sistema de contabilidad en la empresa,
b) Captura del catálogo de cuentas,
c) Captura de saldos iniciales,
d) Captura de movimientos del periodo,
e) Proceso de la información capturada,
f) Ajustes de la información,
g) Emisión del informes,
h) Respaldo de la información,
i) Cierre del mes o ejercicio.”95
Ya una vez instalado el programa y verificando que todo se lleve a cabo
a la perfección se puede poner la información en dicho sistema contable para
que este procese la información y de los resultados de manera inmediata y
por consiguiente se hagan los estados financieros de la empresa los cuales
van a variar de acuerdo al giro de la empresa, porque cada negocio utiliza
distintas cuentas para reconocer en ellas as operaciones que se realizan y de
las cuales se obtienen ganancias.
95 Ídem.
113
4.7. VENTAJAS DEL SISTEMA DE REGISTRO CONTABLE
Como se mencionó anteriormente hoy en día es mejor llevar a cabo el
registro de la contabilidad en cualquier negocio de manera electrónica o
computarizada ya que la principal ventaja es minimizar los tiempos al estar
registrando de forma manual, es por ello que se darán a conocer algunas
de las ventajas por lo que es mejor utilizar un software.
“Algunas de las múltiples ventajas que tiene la utilización de los
sistemas contables son:
1. Rapidez: Una vez registradas las operaciones, la elaboración de
los auxiliares, balanza de comprobación, los estados financieros,
entre otros, la computadora los realiza en un proceso automático
en tan solo fracciones de segundos lo cual representa un gran
ahorro de tiempo,
2. Capacidad de almacenamiento: Las grandes empresas que
realizan miles de operaciones en un periodo guardan grandes
volúmenes de información correspondiente a dichas operaciones.
Con el uso de la computadora toda esa información es
almacenada en un mínimo espacio, ya que es grabada en los
dispositivos magnéticos,
3. Precisión y exactitud: Los programas para la computadora están
diseñados de tal manera que se puedan detectar errores humanos
de captura, tal es el caso, cuando no se respeta la teoría de la
partida doble, por lo que el margen de error es mínimo, y evita
horas hombre en la detección y corrección de los errores.
4. Saldos actualizados: Cada vez que se registra una operación,
tanto las cuentas de mayor afectadas, como las cuentas auxiliares,
así como la balanza de comprobación y los estados financieros
son actualizados al instante,
114
5. Genera información adicional con un costo mínimo: Con el uso del
sistema es posible generar información especial de acuerdo con
las necesidades de cada empresa, en tan solo segundos, lo cual
comparado con un sistema manual hace un ahorro increíble de
tiempo y costo,
6. Interacción con otros sistemas: La implantación de otros sistemas
computarizados, tales como elaboración de nóminas, control de
inventarios, cuentas por cobrar y pagar, permite tener un mayor
control de las operaciones de la empresa ya que serían registradas
automáticamente en la contabilidad y generarían reportes
especiales que sirvan para la toma decisiones,
7. Aspecto legal del sistema de registro electrónico: Cuando se
adopte el sistema de registro electrónico se deberá dar aviso a la
SHCP, en donde se describa claramente el funcionamiento del
programa de contabilidad a utilizar además de la fecha a partir de
la cual se utiliza dicho registro.”96
La principal ventaja de este registro es que hace que se ahorre
tiempo y costos al hacer el registro de forma manual, además de que hoy
en día hace que sea una forma de que las empresa se modernicen en sus
registros, porque actualmente existen muy pocas empresas que lleven a
cabo su registro de forma manual porque se puede considerar que este
tipo de registro hace que haya más errores, a diferencia del registro
electrónico los deslices son más notorios y es más fácil y rápido
componerlos.
96 Ídem.
115
El objetivo principal de la realización de este capítulo es dar a conocer los
aspectos generales, para que en el siguiente capítulo informar de manera
particular el registro de la contabilidad de la empresa Multiservicios Arroyo
ubicada en la cuidad de Valle de Santiago, Guanajuato; ya que este se
considera uno de los negocios con mayores ventas al año y por consiguiente es
una empresa conocida en dicha lugar, así como los aspectos generales que se
mencionaron en este capítulo, en el próximo se informará sobre estos y se
conocerá de manera práctica como se hace dicho registro, ya que se puede
decir que no es lo mismo saber cómo se hace un registro de manera teórica, es
decir, de acuerdo a lo que dicen los autores de los libros a hacerlo de manera
practica en cuanto a los problemas o circunstancias que se presenten en
cualquier momento en el negocio.
Se pretende informar primero de manera teórica cuáles son los programas
que hoy en día se llevan a cabo, así como cuáles son los métodos más
adecuados para llevar un mejor control de las operaciones y después informar
particularmente sobre dicho negocio.
También se quiere comunicar sobre los libros que utiliza la empresa
Multiservicios Arroyo para dar a conocer que cada una de los negocios puede
registrar sus operaciones de la mejor manera en cuanto a sus necesidades.
Y por último anunciar cuales son las ventajas y desventajas que tiene el
negocio al llevar a cabo dichos sistemas o métodos contables para controlar sus
actividades, y así poder informarle cuales serían las mejores alternativas que
podría llevar a cabo para mejorar su registro y por consiguiente aumentar sus
ganancias y poder en poco tiempo crecer de manera rápida y expandirse a otros
lugares, es decir, ayudar a que diseñe o utilice los métodos o sistemas más
adecuados de acuerdo a sus necesidades.
116
C A P Í T U L O 5
A S P E C T O S P A R T I C U L A R E S D E L A C O N T A B I L I D A D
D E L A E M P R E S A M U L T I S E R V I C I O S A R R O Y O
En el presente capítulo se dará a conocer los antecedentes más
importantes, así como los aspectos para llevar el registro de la contabilidad en la
empresa Multiservicios Arroyo, ubicada en Valle de Santiago, Guanajuato, es
decir, los aspectos que se explicaron en el capítulo pasado de forma general en
este se expondrán de acuerdo a dicho negocio, así como se informará sobre los
métodos y software que hoy en día son utilizados por las empresas, y en
particular los que se llevan a cabo en este negocio.
Es de vital importancia conocer cómo lleva la contabilidad una empresa
con operaciones reales y no teóricas solamente, porque no siempre la
contabilidad se va a llevar de la misma manera en cualquier lugar, ya que todo
va a depender de las necesidades que dicho negocio tenga, es por ello que se
toma como base la teoría de los libros para dar una idea de lo que se puede
presentar día con día pero no se asegura que todo vaya a ser igual en cierto
momento.
117
A continuación se anunciará la información más importante que puede
ayudar a conocer de manera más clara como se debe de llevar la contabilidad
en cualquier negocio ya que no basta con que este sea de un volumen grande
porque hasta una persona física que gane pocos ingresos, debe de llevar de
manera obligatoria dichos registros tal vez de manera diferente pero con la
finalidad de que en la última etapa se obtengan mejores resultados para la toma
de decisiones y para controlar sus operaciones.
5.1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA MULTISERVICIOS ARROYO
Antes de entrar al tema principal que es la contabilidad de la empresa
Multiservicios Arroyo en especial, se dará a conocer los antecedentes de
dicho negocio, para que sea más fácil entender la información, es decir,
informar los aspectos mínimos del negocio, pero de vital importancia.
La empresa Multiservicios Arroyo, se dedica a comerciar al por menor
llantas, cámaras, rines, etc., para automóviles, camionetas y camiones de
cualquier tipo.
Está ubicada en la calle Heroico Colegio Militar en Valle de Santiago,
Guanajuato, México. Cuenta con un gran número de trabajadores, los cuales
hacen que dicho negocio crezca día con día.
También la empresa Multiservicios Arroyo, cuenta con una extensa lista
de proveedores y clientes, ya que sin dichas `personas no sería posible llevar
a cabo las actividades del negocio, porque el primero abastece a la empresa
y los segundos adquieren los productos para satisfacer sus necesidades y
dar ganancias al negocio.
118
Con el paso del tiempo dicha organización se ha posicionado como un
negocio que permite a los consumidores adquirir llantas, rines y
amortiguadores así como hacerse de los servicios de alineación, suspensión
y balanceo para sus automóviles.
Se caracteriza por llevar una buena relación tanto con proveedores
como con clientes; ya que de estos depende el buen funcionamiento del
negocio, el gerente de ventas se encarga de manejar contratos y créditos que
ayuden a la organización a ir desarrollándose poco a poco.
La empresa utiliza porcentaje de las utilidades obtenidas para la compra
y el abastecimiento del almacén, para que la mercancía se encuentre
disponible para los clientes en todo momento que lo necesiten.
5.2. LOS TIPOS DE CONTABILIDADES UTILIZADOS POR LA EMPRESA
MULTISERVICIOS ARROYO
Después de exponer los diferentes tipos de contabilidades existentes
hoy en día se pretende dar a conocer cuáles de estos se llevan a cabo en la
empresa Multiservicios Arroyo, ya que todo depende de las necesidades que
esta tenga y de los problemas o circunstancias que se le presenten en
cualquier momento para la toma de decisiones.
La empresa Multiservicios Arroyo, realiza las siguientes contabilidades
en su negocio para poder controlar sus operaciones que lleva a cabo
diariamente:
Contabilidad financiera: Esta es la principal contabilidad que se realiza
en la empresa Multiservicios Arroyo, porque en ella se registran todas las
119
operaciones que tienen una entrada o salida de efectivo , los cuales pueden
afectar o beneficiar a dicho negocio, también es utilizada como un medio e
instrumento de control interno, para informar sobre el uso correctos de los
bienes y recursos que tiene la empresa, todo esto para conocer si en realidad
las actividades que se realizan son rentables, es decir, si ofrecen ganancias o
utilidades al negocio, por ejemplo cuando adquiere los bienes (llantas, rines,
cámaras,etc) al mayoreo para más adelante venderlos al detallista y obtener
mayores ganancias.
Después de hacer los registros de las operaciones diarias, los
trabajadores encargados del departamento de contabilidad del negocio se
disponen a registrar todas las operaciones acumuladas en los estados
financieros los cuales van a permitir que los usuarios internos (trabajadores,
dueños, accionistas, socios) y los externos (proveedores, acreedores,
clientes), conozcan la información que les interese para poder tomar
decisiones, es importante mencionar que la información financiera en esta
empresa se considera confidencial, y no puede ser expuesta a personas que
puedan hacer mal uso de ella, es decir, dicha información soló puede ser
dada a conocer a los dueños, accionistas, socios y proveedores del negocio
para que estos puedan tomar decisiones, ya que dependiendo de la situación
se sabrá si dicho negocio es rentable y puede hacer que todas las personas
que intervengan en el salgan beneficiados, pero también los clientes,
acreedores, deben estar informados de la empresa no tanto en lo financiero si
no en la información administrativa del negocio para informarse si las
actividades que esta empresa realiza (compra y venta de mercancía), puede
en cierto momento llevarse a cabo para satisfacer sus necesidades.
Contabilidad fiscal: Es de vital importancia que en la empresa
Multiservicios Arroyo, lleve a cabo la contabilidad fiscal ya que es una
120
obligación que todos los negocios independientemente del régimen fiscal en
el que se encuentren la lleven a cabo, para poder realizar el pago de
impuestos al que estén obligados y a presentar tanto declaraciones como
pagos provisionales de acuerdo a los ingresos y gastos obtenidos en un
periodo dado de un año, es decir, del primero de enero al treinta y uno de
diciembre de dicho año, la empresa Multiservicios Arroyo, está registrada
ante hacienda como persona física con actividad empresarial, dentro de éste
régimen se está obligado al pago de los siguientes impuestos: impuesto sobre
la renta, impuesto al valor agregado. Además de que debe cumplir con otras
obligaciones como lo son:
1. Expedir y conservar comprobantes fiscales por las actividades que
realice,
2. Presentar declaraciones informativas de ISR e IVA,
3. Formular un estado de posición financiera y levantar inventario de
existencias al treinta y uno de diciembre de cada año,
4. Presentar declaración anual,
5. Expedir constancias: Si tiene trabajadores deberá entregarles
constancia de las percepciones que les pague y las retenciones que
les efectúe, a más tardar en el mes de enero de cada año,
6. Efectuar retenciones: Se deberá efectuar la retención del impuesto
sobre la renta cuando se paguen sueldos o salarios a trabajadores, y
en su caso, entregarles en efectivo las cantidades que resulten a su
favor por concepto de crédito al salario.
Estas son solo algunas de las obligaciones en materia fiscal que debe
de llevar a cabo la empresa Multiservicios Arroyo, para ello es necesario que
diariamente haga un registro de sus ingresos y egresos que tiene para al final
del mes y año todo lo tenga registrado y le sea más fácil cumplir con sus
obligaciones.
121
En el negocio existe un departamento de contabilidad el cual se encarga
de llevar a cabo lo que se mencionó anteriormente para no ser sorprendidos
por hacienda en un momento dado y esto ocasione varios problemas
llamados multas, recargos, sanciones para la empresa Multiservicios Arroyo.
5.3. REGISTRO DE LA CONTABILIDAD EN LIBROS DE LA EMPRESA
MULTISERVICIOS ARROYO
Es de vital importancia plasmar el registro de la contabilidad del negocio
en los libros auxiliares para una mejor comprensión de sus usuarios internos
y externos, ya que con dicha información se realizarán los estados financieros
que servirán de base para la toma de decisiones.
La empresa Multiservicios Arroyo, actualmente utiliza dos tipos de libros
que ya se explicaron anteriormente el libro diario y el libro de mayor, para el
registro de sus operaciones diarias, a continuación se explicará de qué
manera los utiliza dicho negocio.
5.3.1. LIBRO DIARIO
Este libro es el más importante hoy en día ya que los resultados
obtenidos hacen que se facilite más la realización de los estados
financieros como son el balance general y el estado de resultados entre
otros.
El libro diario consta de seis columnas, cada una es nombrada de diferente
manera:
122
1. Numero de asiento,
2. Número de folio de mayor,
3. Concepto,
4. Parcial,
5. Cargos,
6. Abonos.
En la primera columna la empresa Multiservicios Arroyo, pone el
número de asiento o registro de acuerdo a la operación y al momento que
lo realice, este número debe ser consecutivo desde el primer día que se
empezó a utilizar hasta el día que se termine de llenar ese libro, si en algún
momento se llega a llenar el libro se empieza otro a partir del número ya
registrado.
En la segunda columna va el número de folio del libro mayor, es
decir, solamente se traspasa el número de un libro a otro.
En la tercer columna se anotan los aspectos más importantes de las
operaciones como son la fecha en que se realizó la operación, el nombre
de las cuentas afectadas, por ejemplo caja, bancos, clientes, proveedores,
etc.; el nombre de la subcuentas, es decir, los nombres de los clientes,
proveedores, bancos, y por último la redacción de dicha operación
especificando la acción que se realizó y que afecto a las cuentas y
subcuentas establecidas en el catálogo de cuentas de la empresa.
En la cuarta van las cantidades de las subcuentas afectadas, esta es
solo un complemento del libro y sirve para que se tenga un mejor control
de las cuentas y subcuentas y no ocurra alguna equivocación en el cargo o
abono.
123
En la quinta columna se registran los cargos, es decir, si se trata de
cuentas de activo y estas incrementan aquí se hace el registro, si son
cuentas de pasivo y capital y disminuyen de igual manera aquí se
registran.
Y por último en la sexta columna van los abonos, a diferencia de los
cargos en esta si son cuentas de activo y disminuyen y si son de pasivo y
capital y estas aumentan el registro correcto es en este apartado. A
continuación se dará un ejemplo del registro, véase tabla 1:
Nº de
asient
o
Nº de folio
de mayor
Concepto Parcial Cargos Abonos
1 10 Bancos
Santander
Proveedores
Fama S.A.
Pago a
proveedores
$20
20
$20
$20
Tabla 1 Libro diario.
5.3.2. LIBRO MAYOR
También la empresa Multiservicios Arroyo, utiliza el libro mayor, para
llevar un mejor control de sus operaciones, ya que aquí se hace el registro
de cuenta por cuenta, es decir, de manera individual, por ejemplo caja,
bancos, proveedores, etc.
124
El libro mayor tiene un rayado especial de doce columnas las cuales
son:
1. Fecha,
2. Nombre de la cuenta o subcuenta,
3. Numero de asiento,
4. Número de folio de la contra cuenta,
5. Cargos,
6. Movimiento deudor,
7. Fecha,
8. Nombre de la cuenta o contra cuenta,
9. Numero de asiento,
10.Número de folio de la contra cuenta,
11.Abonos ,
12.Movimiento acreedor.
Es importante señalar que cada una de las columnas se repite,
porque al registrar en el libro diario se utilizaran dos espacios el izquierdo y
el derecho, es decir, se utilizarán dos hojas por cada una de las cuentas,
todo con la finalidad de que el encargado del departamento de contabilidad
de la empresa, pueda identificar de manera más rápida los cargos y
abonos de cada una de las cuentas, en especial, véase tabla 2:
Ventas
19x2 19x2
28 enero
28 enero
Varios
Varios
16
18
-
-
120
20
120
140
Tabla 2. Libro mayor.
125
Esto es solo un ejemplo del registro en el libro de mayor, de la cuenta de
ventas, ya que en la empresa Multiservicios Arroyo, es la principal cuenta
afectada por incrementos y decrementos diariamente.
En la actualidad la empresa Multiservicios Arroyo, si utiliza estos dos
libros de manera manual, pero también lleva a cabo el registro en sistemas
electrónicos, ya que tiene la ventaja de registrarlos en los dos y con ello darse
cuenta de los posibles errores cometidos y poder corregirlos, antes de pasar
a realizar los estados financieros definitivos.
5.4. REGISTRO ELECTRONICO DE LA CONTABILIDAD EN LA EMPRESA
MULTISERVICIOS ARROYO
Anteriormente todas las empresas registraban sus operaciones de
manera manual, ya que no se contaba con la tecnología que ahora tenemos,
tal es el caso de la empresa Multiservicios Arroyo, pero hace
aproximadamente siete años esta empezó a actualizarse para ser cada día
más eficiente y poder tener un mejor control de sus actividades, así como
darse cuenta de que dicho negocio fuera rentable día con día.
La diferencia de utilizar un registro manual y uno computarizado en la
empresa Multiservicios Arroyo, es:
En un sistema manual se comienza con los saldos de las cuentas en el
mayor, se registra en el diario las operaciones según van ocurriendo, se pasa
los asientos de diario a las cuentas de mayor, determinan los saldos sin
ajustar en cada cuenta al final del periodo, registra el balance de
comprobación en la hoja de cada trabajo, y por último se utiliza como
126
referencia la hoja de trabajo para que el encargado del departamento de
contabilidad haga los estados financieros, para después tomar decisiones.
En el sistema computarizado la empresa primero comienza con los
saldos de la cuentas de mayor, analiza las operaciones y las registra en la
computadora para poderlas imprimir de manera rápida, la computadora hace
en forma automática los pases de diario a mayor, determina automáticamente
el saldo de cada cuenta, prepara en la computadora el balance de
comprobación, y por ultimo realiza los estados financieros.
Es por ello que hoy en día la empresa Multiservicios Arroyo utiliza
diariamente el registro electrónico, es decir utiliza algunos auxiliares de excel
en los que les incluye fórmulas para que de manera rápida de los resultados
esperados por ejemplo, tiene un auxiliar para la declaración informativa de
operaciones con terceros (DIOT), en cual tiene los siguientes apartados,
véase tabla 3:
Fecha Nombre
Proveedor
R.F.C Importe IVA Total
Tasa 0%
Total 0%
Tasa 16%
Total 16%
Total neto
Tabla 3. Auxiliar para la DIOT.
127
Otro de sus auxiliares es el llamado ingresos y egresos del periodo, en
este se hacen los registros de manera mensual, es decir, un formato para
cada mes véase tabla 4 y tabla 5.
Ingresos 2012
Enero
Subtotal IVA Total
Tabla 4 Auxiliar de ingresos.
Egresos 2012
Enero
Gastos Costos Subtotal IVA TOTAL
Tabla 5. Auxiliar de egresos.
Todo esto con la finalidad de con las facturas de compra y venta que
tenga dicho negocio se registren en estos auxiliares y al final de cada mes
poder conocer cuál es el IVA acreditable y el causado, y por consiguiente
hacer el pago de lo indebido y presentar las declaraciones correspondientes a
las que se está obligado.
Estos son sólo algunos de los formatos que utiliza la empresa
Multiservicios Arroyo, para controlar sus operaciones, pero también existe un
software que utiliza llamado CONTPAQ, el cual hace el trabajo más rápido y
eficiente, ya que actúa igual que los auxiliares hechos por la empresa, porque
solo basta con poner la información en dichos apartados y el sistema actúa
de manera rápida, pero tiene una desventaja que ocupa una gran espacio en
128
la computadora y la hacen cada día más lenta por el acumulado de sus
registros.
La empresa Multiservicios Arroyo, utiliza el CONTPAQ porque en este
hay una mayor flexibilidad al llevarse a cabo, ya que no son muchos los
requisitos que se necesitan para su instalación, y también porque tiene mayor
capacidad de almacenamiento, es decir, es más utilizado por empresas
grandes, ya que estas tienen un mayor número de operaciones que realizan
diariamente.
5.4.1. CONTPAQ
En general CONTPAQ es el programa que ayuda a controlar las
operaciones de las empresas, sirve para poder al final entregar la
información ordenada para la creación de los estados financieros, este
software se integra con varios programas como son VENTPAQ,
ADMINPAQ, NOMINPAQ, CHEQPAQ, pero el que utiliza la empresa
Multiservicios arroyo es el ADMINPAQ, el cual es el vital importancia para
el negocio porque este sirve para poder crear y administrar las facturas y
remisiones necesarias, así como para poder controlar los productos que
entran y salen de la empresa, y también el VENTPAQ como su nombre lo
dice este es utilizado para controlar las ventas que se llevan a cabo en la
empresa, porque como son al detallista se necesita un mayor control de
cada uno de los productos vendidos para darse cuenta de cuantos hay en
existencia y cuantos se terminaron.
129
5.4.2. ASPEL COI
Este software no es utilizado por la empresa Multiservicios Arroyo,
porque en cada uno de los negocios sólo es permitido utilizar uno, ya sea
CONTPAQ o ASPEL COI, este último ayuda a poder realizar el catálogo
de cuentas utilizado en la empresa para después solamente seleccionar la
cuenta afectada y la computadora haga todo el registro, este programa es
más utilizado por empresa micro, pequeñas y medianas. También es
utilizado para hacer cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas de los
productos que se vendan en los negocios.
5.5. PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTROS DE LAS OPERACIONES DE
COMPRA Y VENTA DE MERCANCIAS
En este apartado se pretende dar a conocer cuáles son los
procedimientos para registrar las operaciones de compra y venta de
mercancía de manera general para después dar a conocer cuales es el que
se utiliza por la empresa Multiservicios Arroyo. Los procedimientos son:
1. Procedimiento global o de mercancías generales,
2. Procedimiento analítico o pormenorizado,
3. Procedimiento de inventarios perpetuos.
“Para poder establecer o diseñar el procedimiento para registrar las
operaciones es necesario tomar en cuenta:
1. Giro de la empresa,
2. Volumen de las operaciones,
3. Capacidad económica,
4. Tipo de mercado,
5. Información deseada,
130
6. Claridad en los registros y en la información.”97
Es importante mencionar que se debe de tomar en cuenta todos estos
aspectos, para poder diseñar el método adecuado en cualquier negocio, ya
que cada negocio es diferente porque realiza diferentes actividades.
5.5.1. PROCEDIMIENTO GLOBAL O DE MERCANCIAS GENERALES
Este es el procedimiento menos utilizado actualmente por las
empresas, pero es necesario mencionarlo para dar a conocer las ventajas
y desventajas que tiene cada uno de ellos.
“Este procedimiento consiste en registrar todas las operaciones de
compra y venta de mercancías en una cuenta denominada mercancías
generales. En ella se registrarán operaciones tanto de precio de costo
como de venta, razón por la cual al final del ejercicio el saldo no tendrá
significado alguno.”98
Es por ello que hoy en día ninguna empresa lleva a cabo este
procedimiento, porque se hace el procedimiento sin obtener ningún
resultado de él porque al final del ejercicio es necesario llevar a cabo un
ajuste de la cuenta para conocer cada uno de los resultados de las
cuentas registradas en forma conjunta.
Algunas desventajas son:
97 Romero, López Javier. Principios de contabilidad. ed. 1ª, México, Editorial. Mc Graw Hill,
1995, p. 261- 262. 98
Ìdem.
131
1. Al finalizar el ejercicio no es posible identificar las operaciones de
compraventa realizadas, es decir, no se identifica los resultados de
ventas, devoluciones, rebajas, compras, gastos, etc.,
2. Dificulta la elaboración del estado de resultados,
3. No es posible conocer el importe del inventario final de
mercancías, en virtud de que no hay cuenta que controle su
existencia,
4. Para determinar el importe del inventario es necesario tomar un
inventario físico y valorarlo,
5. No se pueden determinar errores, robos o extravíos en el manejo
de las mercancías,
6. No se puede determinar el importe del costo de ventas y la utilidad
bruta.”99
Se supone que al hacer un procedimiento para controlar las
operaciones es para poder reducir el tiempo del registro, y por lo tanto este
procedimiento en vez de facilitarlo lo dificulta y hace el trabajo más lento ya
que al final de todo se debe de hacer los ajustes necesarios para conocer
dichos resultados.
5.5.2. PROCEDIMIENTO ANALÍTICO O PORMENORIZADO
Este procedimiento es especial es llevado acabo por empresas
grandes, en las cuales sus operaciones son muchas y por lo tanto
requieren de un registro sumamente grande y complicado, por ejemplo las
mueblerías, empresa de línea blanca, etc.
99 Ìdem.
132
“Es empleado por aquellas empresas que tienen un gran volumen de
operaciones de compraventa, y que por la característica de sus artículos,
no se puede determinar en cada operación el importe del costo de ventas,
este consiste en abrir una cuenta especial para cada operación de
mercancías realizada, por ejemplo inventarios, compras, gastos,
devoluciones, rebajas, etc.”100
Este método hoy en día si es muy utilizado por las abarroteras,
ferreteras, farmacias en las cuales sus operaciones son muy grandes y son
al detallista, es decir, se venden por producto individual.
“Algunas ventajas de dicho procedimiento son:
1. Se conoce en cualquier momento el importe del inventario inicial,
compras, gastos, etc.,
2. Se dispone con mayor claridad la información,
3. Facilita la elaboración de los estados financieros.
Por consiguiente algunas desventajas son:
1. No es posible conocer el importe del inventario final de las
mercancías,
2. Es necesario tomar un inventario físico y evaluarlo para conocer el
inventario final,
3. No es posible determinar errores, robos, extravíos, etc.,
4. No se determina el costo de ventas y utilidad bruta.”101
5.
100 Ìdem.
101 Ìdem.
133
Tiene las misma desventajas que el procedimiento de mercancías
generales, pero la única diferencia es que este si es utilizado hoy en día
por la empresas con un gran número de operaciones e compraventa.
5.5.3. PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS PERPETUOS
Este es el último procedimiento existente hoy en día el cual es utilizado
por empresa con pocas operaciones de compraventa de artículos y por lo
tanto no se requiere de un procedimiento extremadamente grande, es
importante señalar que son empresas con ventas importantes pero que sus
artículos que vende o compra son pocos pero con un elevado precio, es
decir, con operaciones considerables.
“Cuando se emplea el procedimiento de inventarios perpetuos auxiliado
por tarjetas de almacén, al momento de efectuar una compra, se le da
entrada al almacén, se lleva a cabo su registro en la tarjeta del articulo y se
contabiliza a nivel mayor; cuando se realiza una venta se le da salida al
almacén por lo tanto se disminuye de la tarjeta auxiliar.”102
Este método es el que más se utiliza hoy en día debido a que es muy
fácil hacer el registro en las tarjetas de almacén auxiliares, y también porque
con ello permiten conocer cuál es la existencia de mercancías, así como las
entradas y las salidas de los artículos.
“El uso de este procedimiento viene a subsanar las desventajas
fundamentales del procedimiento global y analítico, en lo referente al
conocimiento del importe del inventario final y de costo de ventas, así como la
102 Ìdem.
134
posibilidad de detectar robos, extravíos, errores, una ventaja adicional es que
en cualquier momento se puede conocer el importe de la utilidad obtenida en
el ejercicio.”103
Es por ello que es el más utilizado por al mayoría de las empresas,
porque a diferencia de los tres procedimientos este es el más adecuado y el
que permite que se tengan menos errores y equivocaciones, así como que
este es el más fácil de manipular o realizar por sus usuarios de la empresa.
5.6. MÉTODOS DE EVALUACIÓN DE INVENTARIOS
Este es uno de los temas de mayor importancia para las empresas, ya
que estos son métodos que se utilizan para evaluar los inventarios de las
empresas o negocios ya sea chicos, medianos o grandes, es por ello que se
dará a conocer de manera general cuales son estos métodos para poder
tener conocimiento de ellos.
“El rubro de los inventarios lo constituyen los bienes de una empresa
destinados a la venta o a la producción, para su posterior venta, en especial
los objetivos de la valuación de inventarios son:
1. La correcta valuación del importe del costo de ventas que se
enfrentara a los ingresos del periodo, y que aparecerán en el estado
de resultados,
2. La correcta valuación del inventario final, mismo que formará para
integrarse el estado de situación financiera.”104
103 Ìdem.
104 Ìdem.
135
En pocas palabras evaluar los inventarios en una empresa es muy
importante ya que de esto depende que se conozca cuáles son las entradas
de mercancía, salidas y existencia de la misma, para poder tener un mejor
control en todo sentido, para la toma de decisiones.
“El IMCP reconoce y acepta dos sistemas de valuación de inventarios
los cuales son:
1. Sistema de costo absorbente: En este sistema todas las erogaciones
efectuadas para la producción de un artículo son registradas como
costo del periodo,
2. Sistema de costo directo: En este sistema, para la determinación del
costo de producción se toma en consideración únicamente los costos
directos y los costos indirectos se cargan directamente a los
resultados del periodo.”105
Para la empresa Multiservicios Arroyo, no es necesario llevar a cabo
alguno de estos métodos, ya que estos se centran más en empresa de
producción, en las cuales es necesario controlar la materia prima, los
productos terminados, productos en proceso, etc.
Pero si se puede llevar a cabo para controlar las entradas y salidas de
los artículos vendidos y comprados para su posterior venta al menudeo o al
detallista.
105 Ìdem.
136
5.7. PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS PERPETUOS UTILIZADO POR LA
EMPRESA MULTISERVICIOS ARROYO
La empresa Multiservicios Arroyo, utiliza el método de inventarios
perpetuos, ya que es una empresa con un volumen de artículos menores,
pero sus ventas son grandes ya que sus precios de sus productos son
elevados.
Los socios para satisfacer a sus clientes deben proveerles artículos de
calidad a precio aceptable aunque a veces el precio no es factor para
lograrlo; necesitan saber dónde comprarlos de la mejor calidad y a los
mejores precios, para después venderlos también a los mejores precios.
En esta empresa el ciclo generador de utilidades: Es cuando se debe
recuperar las inversiones y generar utilidades, la compraventa es una de las
formas más usuales para ello, esto implica:
1. Comprar mercancía: A precio de adquisición, al contado y a crédito,
por lo que las compras generan salida de efectivo y cuentas por
pagar,
2. Vender la mercancía: A precio de venta, al contado y a crédito, las
ventas generan entradas de efectivo y cuentas por cobrar,
3. Liquidar las cuentas por pagar,
4. Hacer efectivas las cuentas por cobrar.
Este procedimiento también se llama inventarios constantes porque siempre se
conoce:
1. El monto de las mercancías,
2. Las ventas,
3. El precio de adquisición que se han vendido,
4. Las utilidades generadas por ventas.
137
En la actualidad este procedimiento puede implementarse en casi cualquier tipo
de empresa, ya que las herramientas del sistema del control lo hacen posible,
las cuentas requeridas para registrar y controlar las mercancías con el
procedimiento de inventarios perpetuos son:
1. Almacén,
2. Ventas,
3. Costo de ventas,
4. Precio de venta.
El precio de venta, se obtiene sumándole al precio o costo de
adquisición del bien la parte proporcional de los gastos que efectúan la
empresa para vender el producto y administrarse (sueldos, renta, luz,
teléfono, gasolina, impuestos, etc.) y un margen de utilidad.
Por todos estos motivos la empresa Multiservicios Arroyo, utiliza este
método, ya que es el más fácil de llevar a cabo y en el cual se cometen
menos errores.
En este capítulo se dio a conocer de manera particular los aspectos más
importantes de la empresa Multiservicios Arroyo, ya que desde el primer capítulo
se habló de manera general de todos los aspectos, y lo que se pretendió en este
fue informar sobre todos esos temas pero ya puestos en práctica en dicho
negocio ubicado en Valle de Santiago, Guanajuato.
Esta empresa es una de las más importantes en este municipio por su gran
volumen de ventas al año y por su gran evolución que ha tenido en los últimos
138
años, es por ello que se decidió evaluarla en todos sus aspectos para al final de
este capítulo ofrecer una propuesta para mejorar el control de sus operaciones.
Este capítulo se hizo con la finalidad de demostrar que no es lo mismo
conocer los aspectos contables, fiscales expuestos por los autores de los libros
a lo que pasa realmente en las empresa, porque cada negocio tiene problemas
o circunstancias diferentes a las que se enfrenta diariamente por lo tanto debe
estar preparado en todo momento para saberlas resolver de, manera rápida.
Más adelante se pretende mostrar una propuesta sobre el diseño de un
software o programa diferente al que se utiliza en la empresa, para poder
ayudarla a mejorar el control de sus operaciones, ya que diariamente todas las
empresas debe actualizarse en todos los sentidos para poder ser competitivas
en el mercado donde compitan y obtengan mayores rendimientos.
139
P R O P U E S T A
I M P L A N T A C I Ò N D E UN N U E V O S O F T W A R E Q U E
A Y U D E A L A E M P R E S A M U L T I S E R V I C I O S A R R O Y
O A T E N E R U N M E J O R C O N T R O L D E S U S
O P E R A C I O N E S
En este apartado se pretende dar a conocer la implantación de un nuevo
software que ayude a la empresa a obtener mayores beneficios de los que tiene
actualmente, así como crear auxiliares en excel para un mejor entendimiento de
los resultados obtenidos.
Como se mencionó anteriormente la empresa Multiservicios Arroyo, ya
utiliza el software llamado CONTPAQ, para controlar sus operaciones de
compra y venta de mercancía, este es el programa más utilizado por la mayoría
de las empresas porque realiza las siguientes funciones:
1. Domina tasas, movimientos y manejos de IVA o cualquier otro impuesto,
2. Controla e interpreta todos los gastos y costos de las empresas,
3. Realiza todo tipo de pólizas necesarias para el negocio,
4. Agrupa cada una de la cuentas contables de acuerdo a su nivel o
naturaleza,
140
5. Define el catálogo de cuentas necesario para las actividades del
negocio.
Una característica muy importante de este programa es que está integrado
por varios subprogramas diseñados para que cada uno de ellos realice una
actividad específica y sean más eficientes para las empresas. Algunos de los
subprogramas son:
1. Contabilidad,
2. Nóminas,
3. Bancos,
4. Comercio e industria,
5. Comercio al detalle,
6. Factura electrónica,
7. Factura CBB.
Después de haber estudiado a la empresa Multiservicios Arroyo, y conocer
las actividades que realiza, así como aprender los beneficios y características
de cada uno de los programas como CONTPAQ y ASPEL COI, se sugiere a la
empresa Multiservicios Arroyo, que cambie de software, es decir, que
implemente el ASPEL COI, ya que resultaría más benéfico para la realización de
sus operaciones porque este es un sistema integrador de todas las actividades,
es decir, toma en cuenta tanto aspectos administrativos, contables, fiscales, etc;
por lo tanto este hace el trabajo más eficiente diariamente a diferencia del
CONTPAQ. Es por ello que se sugiere que se cambie el software en la empresa
para obtener los siguientes beneficios:
1. Tener un eficiente, exacto y confiable control de gastos,
2. Permitir hacer lista de los precios de los productos del negocio,
3. Manejar mejor los diferentes tipos de costeo UEPS, PEPS, costo
promedio o identificado,
141
4. Hacer un practico reporte de las existencias e inventarios en fechas
determinadas,
5. Diseñar un mejor código de barras,
6. Controlar las operaciones de compra y venta de productos con
diferentes unidades de entrada y salida,
7. Aplicación automática de políticas de descuento,
8. Mejorar el cálculo de comisión a vendedores,
9. Control de anticipos división de cargos y suspensión de compras,
10.Eficiente captura de documentos,
11.Genera la declaración informativa de operaciones con terceros (DIOT),
12.Realiza compras y ventas en diversas monedas.
Estas son sólo algunas de las funciones que realiza ASPEL COI, la ventaja
de este es que ya integra todas las actividades y no necesita de distintos
subprogramas para ejecutarlas como CONTPAQ.
Otra es que ASPEL COI porque es un sistema integrado engloba todas las
actividades de la empresa lo cual hace que en un mismo programa se realicen
las diferentes funciones necesarias para cada departamento de la empresa; así
como para procesa, integrar y mantener actualizada la información contable y
fiscal de la empresa en forma segura y confiable, proporcionando diversos
reportes, documentos de trabajo y gráficas que permiten soportar y evaluar el
estado financiero de la organización, así como generar oportunamente las
diferentes declaraciones fiscales e informativas como las correspondientes a
IETU, IVA, ISR, y para calcular la depreciación de los activos fijos, interactuando
con hojas de cálculo, para lograr una eficiente administración de la empresa en
todos sus aspectos.
142
En general para que la empresa se dé la oportunidad de conocer otro
software y saber después de utilizar los dos cual es el que le ofrece mejores
beneficios para poder crecer dìa con dìa.
También se propone a la empresa Multiservicios Arroyo, que cree más
auxiliares en excel, para poder entender mejor los resultados obtenidos en el
software utilizado, ya que la empresa solo cuenta con auxiliares para la DIOT,
ingresos y egresos; debido a las operaciones que realiza de compra y venta de
productos al detallista, es necesario que instaure un auxiliar que le ayude a ver
con facilidad los proveedores con los que tiene mayor relación en la obtención
de los productos, para así saber con cuál de todos puede obtener mejores
beneficios, otro auxiliar seria de clientes o cuentas por cobrar ya que la mayoría
de las veces es necesario que ofrezca sus productos a crédito y den tolerancia
para el pago de ellos, por ultimo sería el auxiliar de bancos en donde incluya
información relacionada con los intereses y comisiones que le cobra el banco
por las actividades que realiza. A continuación se dará a conocer un ejemplo de
los apartados que deben tener los auxiliares, en primer lugar el de la relación
con los proveedores, véase tabla 1.
Nombre
proveedor
RFC Importe por cada
compra
Total
Tabla 1. Auxiliar de proveedores
Este auxiliar es muy importante que se lleve a cabo en la empresa porque
en ella hay una relación con más de treinta proveedores que la abastecen de
mercancía para que la vendan más adelante.
143
Otro auxiliar es el de clientes debido a que en el negocio se dan distintas
formas de pago para que se adquieran los productos las cuales son al contado,
a crédito, intercambio de bienes o servicios, entre otras. Véase tabla 2.
Nombre
cliente
RFC Contado Crédito Intercambio
de bienes o
servicios
Total
Tabla 2. Auxiliar de clientes
Por último el auxiliar a desarrollar es el de bancos ya que en cualquier
negocio es necesario tener una relación con la institución bancaria para conocer
cuánto importe se está cobrando por intereses y comisiones por la realización
de las actividades de la empresa. Véase tabla 3.
Nombre
del banco
Intereses
cobrados por el
banco
Comisiones IVA Total
Tabla 3. Auxiliar de bancos
Estos son sólo algunos formatos que se pueden crear con ayuda de excel,
todo con la finalidad de tener un mejor control de las operaciones, así como
entender mejor los resultados obtenidos del software utilizado, ya que sólo basta
con poner la información en cada rubro y con las fórmulas de excel sacar la
sumatoria de los apartados.
144
El objetivo de toda la investigación fue poder proporcionar al final de ella
una solución para que la empresa Multiservicios Arroyo mejore el control de sus
actividades, y se dé cuenta de cual programa es el más adecuado a sus
actividades para poder incrementar sus ganancias y disminuir sus costos, ya
que al implantar algún software este genera un costo por la utilización es por ello
que es necesario analizar cual es más efectivo.
145
C O N C L U S I O N E S
PRIMERA. De acuerdo a la hipótesis que se desarrolló en el proyecto
sólo se cumplió una parte debido a que la empresa Multiservicios Arroyo, por la
realización de la actividad de compra y venta de mercancía al por menor,
utilizar el software para poder tener un mejor control de sus operaciones,
llamado CONTPAQ, ya que este tiene distintos subprogramas en general.
Aunque el ASPEL COI es un mejor programa porque en él se engloban todas
las funciones necesarias para poder tener un mejor control tanto de funciones
fiscales, contables, administrativas, etc.
SEGUNDA. En cuanto a la investigación de capítulo uno se concluye que
la empresa es la unidad económico-social, con fines de lucro en la que el
capital, el trabajo y la dirección se coordinan para llevar a cabo una producción
socialmente útil, de acuerdo con las exigencias del bien común, para satisfacer
las necesidades de los consumidores. Es de vital importancia tener en cuenta el
concepto de empresa ya que cada persona puede considerarla de distinta
manera.
TERCERA. En el capítulo dos se concluye que hoy en día la mayoría de
los negocios se enfrentan a problemas muy graves como son las crisis
146
económicas, la falta de recursos, dinero, todo porque diariamente compiten cada
una de las empresas con otras para tratar de cumplir los objetivos deseados, es
por ello que la principal solución de problemas para que las empresas sigan
subsistiendo son las fuentes de financiamiento, es decir, la manera de obtener
fondos para poder crecer día a día, pero es necesario estar informado en todos
los aspectos al querer obtener un financiamiento, porque muchas veces en vez
de beneficiar y hacer crecer la empresa, se puede afectar.
CUARTA. En el capítulo tres, la empresa Multiservicios Arroyo necesita
una restructuración para poder aplicar métodos que le pueden ayudar a ser una
mejor organización y a desarrollarse diariamente, cuenta con herramientas y
aspectos que le han permitido mantenerse como una empresa competitiva,
como lo son los sistemas de control y la utilización de un software que cubra las
necesidades de la empresa en todos sus aspectos.
QUINTA. En cuanto al capítulo cinco es de vital importancia que todas las
P.F o P.M., lleven a cabo la contabilidad para poder tener un mejor control de
sus operaciones de manera diaria, esto lo pueden lograr con la ayuda de los
diferentes sistemas por ejemplo Excel, CONTPAQ, ASPEL COI, etc., ya que
cada uno de ellos se apega a las necesidades de cada persona o empresa.
SEXTA. Como se mencionó en el capítulo cinco, la empresa Multiservicios
Arroyo, utiliza excel para controlar las operaciones con sus proveedores y
clientes, así como para inspeccionar el pago de sus impuestos, CONTPAQ para
registrar las operaciones que realiza diariamente de compra y venta de
mercancía, esto con la finalidad de hacer el trabajo más rápido y con menos
costos para la empresa.
147
SEPTIMA. Con toda la información obtenida se logró construir una
propuesta para poder ayudar a la empresa Multiservicios Arroyo, a controlar
más sus operaciones de compra y venta de mercancía, así como a facilitar el
registro de la contabilidad en la empresa, se pretendía crear un nuevo software
para obtener mayores beneficios, pero la empresa ya utiliza actualmente un
sistema llamado CONTPAQ , es por ello se sugirió que cambie a otro programa
que contenga mayores funciones para poder hacer más rápido dicho trabajo, y
por lo tanto poder tomar las mejores decisiones con ayuda de esta
implementación llamada ASPEL COI.
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