DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

UNIVERSIDAD DE SAN

BUENAVENTURA

MEDELLÍN

INFORME AUDITORÍA INTERNA

INSTITUCIONAL 2015

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CONTENIDO

INTRODUCCIÓN INFORME AUDITORÍA INTERNA INSTITUCIONAL 2015 _________________ 2

PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ________________________________________ 4

PROCESO GESTIÓN DE LA CALIDAD _________________________________________________ 5

PROCESO DOCENCIA _____________________________________________________________ 6

PROCESO INVESTIGACIÓN ________________________________________________________ 8

PROCESO BIENESTAR INSTITUCIONAL _______________________________________________ 9

PROCESO PROYECCIÓN SOCIAL ___________________________________________________ 10

DIRECCIÓN PROYECCIÓN SOCIAL-EGRESADOS _______________________________________________ 10

CONSULTORIO SOCIAL ARTES INTEGRADAS _________________________________________________ 11

PROCESO SERVICIOS DE APOYO ADMINISTRATIVO ____________________________________ 12

ESPACIOS FÍSICOS ______________________________________________________________________ 12

PROYECCIÓN INSTITUCIONAL _____________________________________________________________ 13

GESTIÓN FINANCIERA ___________________________________________________________________ 14

COMPRAS ____________________________________________________________________________ 15

GESTIÓN HUMANA _____________________________________________________________________ 16

PROCESO SERVICIOS DE APOYO ACADÉMICO ________________________________________ 17

INTERNACIONALIZACIÓN ________________________________________________________________ 17

CONCLUSIONES GENERALES __________________________________________________ 18

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INTRODUCCIÓN INFORME AUDITORÍA INTERNA INSTITUCIONAL 2015

FECHA AUDITORÍA: 8, 11, 12 y 13 de mayo de 2015

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

Evaluar en los procesos institucionales el cumplimiento de requisitos del Sistema de Gestión desde la NTC ISO 9001:2008, con el fin de establecer acciones de mejora que contribuyan con el fortalecimiento del sistema y con el proceso de migración al nuevo software Share Point.

PROCESOS AUDITADOS:

Direccionamiento Estratégico, Docencia, Proyección Social, Investigación, Bienestar Institucional, Servicios de Apoyo Administrativo y Servicios de Apoyo Académico.

EQUIPO AUDITOR • María Islena Cortés Ruiz, Coordinadora S.G.C. • Vilma Jeanette Morales Jaramillo, Tesorera. • Diana Janette Mesa Román, Jefe Biblioteca. • Liliana Patricia Guarín Cardona, Coordinadora Desarrollo Software.

El desarrollo de esta auditoría permitió evidenciar a través de la muestra seleccionada una dinámica de

mejora continua en la Universidad, mediante acciones de autogestión que fortalecen los procesos

internos, la articulación de proyectos y programas que involucran a personal administrativo, docente,

estudiantes y egresados.

Igualmente, se encontraron avances significativos en proyectos estratégicos orientados al

fortalecimiento de la investigación, la relación con los egresados y el sistema Institucional de gestión.

Este último proyecto ha generado una participación activa de las diferentes unidades en capacitaciones,

actualización e implementación de normas, articulación de procesos y procedimientos a nivel

corporativo, entre los cuales se pueden destacar:

Actualización y capacitación en el software administrativo y financiero Iceberg.

Evaluación de herramientas para la gestión del talento humano.

Capacitación e implementación en las Normas NIIF.

Implementación de requisitos para la gestión ambiental a partir del Decreto 1299 de 2008 y la

Resolución 922 de 2008.

Implementación del proyecto análisis de riesgos administrativos y de fraude.

Diseño y desarrollo del software SharePoint para fortalecer la gestión de proyectos, procesos,

presupuesto y autoevaluación.

Articulación corporativa con los proyectos Asís y Acreditación Multicampus.

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Asimismo, se evidenciaron aspectos positivos en cada uno de los procesos auditados y aspectos por

mejorar en requisitos específicos de la Norma Técnica ISO 9001, a los cuales se les debe establecer

planes de mejoramiento.

Los hallazgos de la auditoría se describen de la siguiente forma:

Aspecto positivo: Hace referencia a las actividades, situaciones, acciones que se vienen

desarrollando y que generan valor en la gestión del proceso o en la atención de los usuarios.

Riesgo: Situación que representa un potencial incumplimiento a uno o varios requisitos de calidad,

es decir, se manifiestan como una debilidad dentro del proceso y puede convertirse en una no

conformidad.

No Conformidad: Indica el incumplimiento frente a uno o varios de los requisitos de calidad del

sistema de gestión.

Recomendación: Propuesta del equipo auditor dirigida al mejoramiento de uno o varios aspectos

encontrados en la auditoría.

A continuación se presentan los hallazgos de la auditoría:

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PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

HALLAZGOS DESCRIPCIÓN

ASPECTOS POSITIVOS

La dinámica continua de reflexión y autoevaluación interna, que facilita la construcción y la mejora.

Establecimiento de estrategias de comunicación y de gestión a través de la ampliación de los siguientes comités: Comité Directivo, Comité de postgrado, Comité de Mercadeo, Comité de Proyectos, Comité de Gestión Ambiental, Comité de Comunicaciones y Protocolo.

Aprendizaje frente a las buenas prácticas en los procesos de calidad y programas acreditados en la Universidad.

Estrategias y acciones corporativas que fortalecen la visibilidad de la Universidad y facilitan la unificación de procesos, articulación de proyectos, oportunidad en disminución de costos, entre otros.

Compromiso de la Dirección con la alta calidad y con la asignación de recursos humanos, tecnológicos y físicos para todos los procesos de la Universidad.

RECOMENDACIONES

Promover la apropiación de los principios y valores franciscanos en la Universidad, fortaleciendo el sello bonaventuriano y llevándolo al quehacer institucional.

Diseñar estrategias para el seguimiento a los temas tratados en los comités institucionales, garantizando la efectividad de los mismos.

Fortalecer el proceso de comunicación, garantizando que los lineamientos y políticas institucionales sean conocidos y apropiados en todos los niveles de la Universidad.

Elaborar un diagnóstico de la página web y establecer acciones a corto y mediano plazo que faciliten la actualización y visibilidad de la información más relevante de la Universidad.

Revisar a nivel estructural el mecanismo utilizado actualmente para recopilar las quejas y reclamos de los usuarios (Buzón Vosavoz), con el fin de definir una herramienta efectiva que sirva de insumo para toma de decisiones y establecimiento de acciones de mejora.

Establecer lineamientos para la construcción del normograma, de modo que permita actualizar, recopilar y establecer la normatividad aplicable a la luz de la realidad institucional.

Revisar el avance del proyecto “Plan Director de Espacios Físicos” y definir acciones que permitan agilizar el cumplimiento del proyecto de modo que facilite la proyección de la Universidad en aspectos como: crecimiento en número de estudiantes, empleados administrativos y docentes, y en los servicios ofrecidos.

Establecer política o lineamiento institucional para la inclusión social, que permita desarrollar acciones de acompañamiento a poblaciones especiales, según se contempla en la caracterización del proceso de Bienestar y en los criterios del CNA.

Fortalecer la gestión de los convenios vigentes de forma que garantice la consulta a los funcionarios de la Universidad que los requieran para el cumplimiento o validación de procedimientos internos.

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PROCESO GESTIÓN DE LA CALIDAD

HALLAZGOS DESCRIPCIÓN

ASPECTOS POSITIVOS

Diseño de indicadores integrados para los diferentes mecanismos de evaluación Institucional, como la autoevaluación de programas, autoevaluación institucional, la satisfacción del cliente e indicadores de gestión de los procesos para cumplimiento de requisitos en la certificación ISO.

Avance en la fase de diseño y desarrollo en el sistema de gestión share point, el cual integrará el tema de procesos, autoevaluación, proyectos estratégicos y de mejoramiento.

El avance del proyecto de acreditación multicampus, el cual se encuentra en la etapa final de ajustes del informe y elaboración de planes de mejoramiento.

La dinámica del comité de fomento a la calidad que facilita la planificación, el seguimiento y avance del proceso de acreditación multicampus.

Seguimiento y control del registro calificado para programas nuevos y de renovación, con el fin de garantizar su vigencia y aseguramiento de la calidad de los programas académicos.

RIESGOS

Se observan resultados de las encuestas de opinión por factor, característica y aspecto a evaluar que dan cuenta de la satisfacción del cliente, sin embargo no se evidenció un resultado consolidado y el análisis general para el año 2014 de acuerdo a la frecuencia establecida para el indicador, lo cual podría incumplir con los requisitos 8.2.3 seguimiento y medición y 8.4 literal c) análisis de datos.

NO CONFORMIDADES No se evidenciaron metas para asegurar la medición de los objetivos estratégicos y la eficacia del sistema de gestión, incumpliendo con el requisito 8.1 literales b) y c) generalidades (medición, análisis y mejora).

RECOMENDACIONES Fortalecer la socialización y comunicación en todos los niveles de la Institución en cuanto a los resultados de la autoevaluación de programas e Institucional, indicadores de gestión y la metodología para establecer los planes de mejora.

Fortalecer a nivel institucional el concepto de Proceso, su estructura y la gestión del mismo.

Establecer estrategias para garantizar el cumplimiento del requisito servicio no conforme, que permita implementar acciones de mejora en los procesos y a nivel institucional.

Fortalecer el concepto de calidad, afianzando la articulación de la filosofía institucional con los procesos de autoevaluación y certificación.

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PROCESO DOCENCIA

FACULTADES DE DERECHO Y EDUCACIÓN

HALLAZGOS DESCRIPCIÓN

ASPECTOS POSITIVOS

Se evidenció en los programas de Licenciatura en Educación Física y Posgrados de la Facultad de Educación, una comunicación permanente con potenciales estudiantes, lo cual contribuye positivamente con la vinculación y apertura de los programas ofertados.

La evaluación cualitativa que utiliza la Licenciatura en Educación Física, permite conocer más detalladamente la percepción del estudiante y establecer acciones de mejora puntuales en los grupos, asignaturas y docentes.

La Facultad de Educación ha incrementado el número de alianzas interinstitucionales, convenios internacionales de cooperación académica, participación en redes de docencia y eventos académicos.

La articulación del Programa Licenciatura en Educación Física con proyectos de Investigación que alimentan la tendencia de la disciplina, la formación de los maestros, la ocupación de los egresados y las exigencias del mercado.

La continuidad y actualización del mapa de conocimiento en la Facultad de Educación, el cual está establecido desde el año 2008 y les ha permitido proyectar la Facultad en los programas y la cualificación docente.

RIESGOS Se evidenció que el mapa de conocimiento de la Facultad de Derecho no ha sido revisado y aprobado por las instancias correspondientes, incumpliendo con la actividad de la caracterización “Actualizar los mapas de conocimiento como apoyo al desarrollo profesoral”. Lo anterior podría afectar el desarrollo de nuevos programas, necesidades de cualificación y proyección de la Facultad.

NO CONFORMIDADES

Se evidenció el uso de formatos desactualizados, incumpliendo con el requisito 4.2.3 control de documentos. Evidencia: Derecho: Plan de curso Derecho laboral nivel 6, Formato programa asignatura Derecho laboral. Licenciatura en Educación Física: Plan de curso, Programa de asignatura y Plan de evaluación de aprendizaje.

No se evidenció el registro del servicio no conforme en la Facultad de Educación para el período 2014-2 y 2015-1, lo que incumple el requisito de la norma 8.3.

Se evidenció que a los dos docentes seleccionados dentro de la muestra de la Facultad de Derecho, no se les realizó la evaluación de desempeño en el período 2014-2, lo cual representa un incumplimiento en las actividades establecidas en la caracterización para el proceso Docencia y Gestión Humana y en el requisito 8.2.3 seguimiento y medición de los procesos. Evidencias: Docente de cátedra María Cecilia González. Docente de tiempo completo Luis Guillermo Gómez Castrillón.

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FACULTADES DE DERECHO Y EDUCACIÓN

HALLAZGOS DESCRIPCIÓN

NO CONFORMIDADES

Se evidenció incumplimiento de los requisitos establecidos en el procedimiento de becas y descuentos y la resolución de Rectoría 092 de 2012 soportado en los siguientes hallazgos: Descuento otorgado del 10% a la estudiante Eliana María Orozco Orozco, de la Maestría en Neuropsicología, para el período 2015-1, por concepto de convenio con el Instituto Neurológico de Antioquia, no se encontró evidencia del convenio firmado para este fin. No conformidad asociada también al proceso Bienestar Institucional. No se encontró el “formato de solicitud o renovación descuento”, diligenciado por el estudiante Cristian David Villada, código 1033605. Sin embargo se evidenció carta de solicitud y nota de aprobación por la Rectoría.

RECOMENDACIONES Ajustar el sistema de información académico correspondiente a los inscritos para los programas de posgrado, con el fin de que se reflejen los aspirantes que no continúan en el proceso de ingreso.

Definir estrategias que permitan la continuidad de los proyectos y programas establecidos en la Facultad de Derecho.

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PROCESO INVESTIGACIÓN

HALLAZGOS DESCRIPCIÓN

ASPECTOS POSITIVOS

Programa Jóvenes Investigadores, en etapa de revisión ante el comité de investigación.

Documento de Lineamientos para la investigación formativa articulado con las facultades y el PEP (Proyecto Educativo del Programa).

RIESGOS

Se evidenció que el proyecto “La realidad penitenciaria en Colombia” de la Facultad de Derecho no tiene actualmente un investigador asignado ante la renuncia del docente Juan Pablo Uribe y no se ha definido la estrategia para garantizar la continuidad del proyecto y la entrega de los productos. Lo anterior podría afectar el requisito 7.3 diseño y desarrollo, además de lo establecido en el procedimiento. Intervienen los procesos Investigación, Docencia y Gestión Humana.

Se evidenciaron en los proyectos auditados las cartas de intención de las entidades cofinanciadoras, y se verificó que no hay convenios firmados que garanticen de alguna manera el cumplimiento de los compromisos de las partes, lo cual podría afectar el desarrollo exitoso del proyecto y los recursos invertidos. 7.3 diseño y desarrollo. Evidencia: Proyecto “La realidad penitenciaria en Colombia” de la Facultad de Derecho y “Caracterización de los equipamientos deportivos” de la Facultad de Educación.

No se evidencia un adecuado seguimiento y control a los compromisos establecidos por la entidad cofinanciadora. Lo anterior podría afectar el requisito 7.3 diseño y desarrollo.

NO CONFORMIDADES

No se evidenció el registro del servicio no conforme, lo cual genera incumplimiento de la norma en el requisito 8.3.

RECOMENDACIONES

Fortalecer la articulación entre las Facultades y la Dirección de Investigaciones para la asignación de los coordinadores de Investigación, teniendo en cuenta el Sistema de Investigación Bonaventuriano.

Formalizar los proyectos de investigación que sean cofinanciados y aprobados mediante la firma de convenios donde se establezcan criterios técnicos, específicos, transferencia tecnológica y del conocimiento, entre otros aspectos.

Implementar estrategias de comunicación para conocer oportunamente las desvinculaciones de los docentes investigadores, con el fin de establecer acciones que permitan el cumplimiento de los compromisos y de los proyectos.

Actualizar el procedimiento Diseño y Desarrollo de Proyectos de Investigación, describiendo claramente las etapas de revisión, verificación y validación de los proyectos.

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PROCESO BIENESTAR INSTITUCIONAL

HALLAZGOS DESCRIPCIÓN

ASPECTOS POSITIVOS

El proyecto Transformarte, donde se resalta la vocación de servicio de los integrantes, la vinculación y el servicio voluntario, las visitas pedagógicas a empresas que contribuyen en la formación integral y profesional de los estudiantes y el trabajo social comunitario que se realiza.

Los mecanismos utilizados para conocer la percepción y el impacto del estudiante frente a las actividades desarrolladas orientadas a la salud mental y al proyecto de vida.

Compromiso de la Dirección mediante la asignación de recursos para el desarrollo de las actividades y servicios de Bienestar.

La articulación de Bienestar Institucional con otros procesos Institucionales, que ha permitido la generación de proyectos y acciones en conjunto.

NO CONFORMIDADES

Se evidencia en el formulario de Solicitud de becas y descuentos que diligencia el estudiante, registros que son modificados en el mismo formulario por funcionarios del proceso, bien sea porque no son campos para que el estudiante llene y son autonomía del Comité o porque la información está desactualizada y se requiere para un análisis posterior de la solicitud. Lo anterior genera un incumplimiento del requisito 4.2.4 control de registros.

Evidencia: solicitud de la estudiante Tatiana Pérez para el período 2015-1, con registros modificados en el % de becas y en el promedio del período anterior.

Se evidenció incumplimiento en el procedimiento de becas y descuentos y la resolución de Rectoría 092 de 2012 a través de los siguientes hallazgos:

-Descuento otorgado del 10% a la estudiante Eliana María Orozco Orozco, de la Maestría en Neuropsicología, para el período 2015-1, por concepto de convenio con el Instituto Neurológico de Antioquia, no se encontró evidencia del convenio firmado para este fin. No conformidad asociada también al proceso Docencia.

-No se encontró el “formato de solicitud o renovación descuento”, diligenciado por el estudiante Cristian David Villada, código 1033605. Sin embargo se evidenció carta de solicitud y nota de aprobación por la Rectoría.

RECOMENDACIONES Actualizar el formato de Solicitud de becas y descuentos estableciendo claramente los campos que debe diligenciar el estudiante, los que son potestad del Comité, indicar la fecha de la solicitud y revisar la pertinencia de eliminar las firmas de aprobación en el formulario, ya que estas son aprobadas en el Comité y podría generar un incumplimiento en el control de registros.

Establecer los registros de seguimiento al proyecto Transformarte, con el fin de conservar la historia y cambios significativos del proyecto.

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PROCESO PROYECCIÓN SOCIAL

DIRECCIÓN PROYECCIÓN SOCIAL-EGRESADOS HALLAZGOS DESCRIPCIÓN

ASPECTOS POSITIVOS

Clasificación de grupos de interés (stakeholders) para organizar el relacionamiento con entes externos, y la articulación con las unidades académicas y administrativas en visitas empresariales, donde se evidencian productos como el convenio con EAFIT para la Maestría en Docencia Universitaria y convenio de cooperación cátedra del agua.

Encuentro de responsabilidad social universitaria desarrollado el 12 de agosto de 2014 en la Universidad Medellín, abordando el tema “Construcción de significados y sentidos comunes”. Donde la Universidad tuvo la Dirección del evento académico y el segundo encuentro tendrá lugar en este año abordando el tema “Formar ciudadanos desde la Universidad”.

El reconocimiento de la Red de Enlace Profesional a la Universidad como caso exitoso para ser tenido en cuenta en el Manual de Buenas Prácticas que están desarrollando, el reconocimiento se expresa en los siguientes aspectos: -Participación de egresados en la evaluación curricular y en la vida institucional -Servicios que presta la Universidad para estimular la incorporación de los egresados al mundo laboral -Sistema de Información y seguimiento a egresados, SARE - Proceso Comunicacional

Avance significativo del proyecto estratégico “Estudio de Impacto de los Egresados”, el cual se encuentra en la etapa final, aplicación de instrumentos y análisis de resultados.

El incremento de la participación de los egresados en los mecanismos evaluativos y programas de actualización profesional.

RECOMENDACIONES Elaborar ficha técnica en la que se realice un análisis previo de la oportunidad o necesidad que podría tener la Universidad, como resultado de las experiencias y participación en eventos y representación Institucional, con el fin de generar mayor articulación con las unidades académicas y resultados efectivos.

Fortalecer el proceso de mercadeo para el portafolio de servicios diferentes a los grupos cerrados.

Fortalecer estrategias de articulación “Universidad-Empresa-Estado”, que garanticen la visibilidad de la Institución y la generación de recursos.

Fortalecer los encuentros de egresados en las Facultades, con el fin de dar continuidad a la dinámica de participación evidenciada en el año 2014.

Establecer estrategias que permitan el desarrollo de las acciones de la línea “Difusión y Promoción Cultural”, acorde con lo establecido en la Resolución de Rectoría 019 del 2014 (lineamientos de la Proyección Social).

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CONSULTORIO SOCIAL ARTES INTEGRADAS HALLAZGOS DESCRIPCIÓN

NO CONFORMIDADES

Se evidenció que no se llevan los formatos establecidos para el inicio, seguimiento y finalización de los casos del Consultorio Social de Artes Integradas, incumpliendo con el requisito 4.2.4 control de registros. Evidencia: caso Nelly Suárez Barrientos.

No se pudo evidenciar la documentación correspondiente al caso de Luz Maryory Metaute, incumpliendo con el requisito 4.2.3 control de documentos.

RECOMENDACIONES Socializar el propósito, alcance y dinámica del Consultorio Social de Artes Integradas.

Ajustar el procedimiento de Consultorios Sociales asociando los formatos correspondientes a cada uno de los consultorios.

Fortalecer el conocimiento frente al sistema de gestión de calidad y la articulación con el Consultorio Social de Artes Integradas.

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PROCESO SERVICIOS DE APOYO ADMINISTRATIVO

ESPACIOS FÍSICOS HALLAZGOS DESCRIPCIÓN

ASPECTOS POSITIVOS

El fortalecimiento en la gestión del personal, estableciendo estrategias de comunicación, socialización y mejoras que facilitan el trabajo en equipo y el conocimiento del quehacer de los empleados. Evidencia: participación del personal de aseo, vigilancia y mantenimiento en el comité primario en temas de sensibilización, cumpleaños, socialización de directrices, socialización del POA, aplicación de test frente al manejo adecuado de residuos sólidos, capacitaciones en temas como el autocuidado y el manejo de residuos sólidos.

El proyecto estratégico “Plan de Gestión Ambiental”, del cual ya se hizo entrega del diagnóstico y programas de gestión ambiental, generando articulación con la Facultad de Ingenierías, Artes Integradas, Bienestar Institucional, Dirección de Planeación, Comunicaciones, el proveedor Punto del Aseo y estudiantes practicantes.

El adecuado seguimiento y realimentación que se realiza frente a los procesos contratados externamente, vigilancia y aseo, facilitando la implementación de mejoras y de acciones correctivas que favorecen dichos procesos.

NO CONFORMIDADES

Se evidenció el uso de documentación desactualizada: “control de asistencia” y “acta técnica de reuniones”, incumpliendo con el requisito 4.2.3 control de documentos y el literal g. Evidencia: control asistencia dotación uniforme 30-04-2015 y capacitación Manejo de residuos del 26-03-2015. Acta del comité primario 27-02-2015.

No se evidenció cumplimiento en todas las actividades descritas en el procedimiento “Mantenimiento Infraestructura física”, dado que a la fecha no existen registros que den cuenta de la ejecución y seguimiento del mantenimiento preventivo, incumpliendo con el procedimiento y el requisito 4.2.4 control de registros.

RECOMENDACIONES Establecer estrategias para conservar evidencia de los registros de la supervisión que realiza la empresa de seguridad.

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PROYECCIÓN INSTITUCIONAL HALLAZGOS DESCRIPCIÓN

NO CONFORMIDADES

Se encontró una solicitud (remitida por correo electrónico) para actualizar información en la página web de las fechas que establece la Universidad para solicitudes y renovaciones de descuentos, correspondiente al período académico 2015-2; solicitud que a la fecha de la auditoría no ha sido atendida, afectando los requisitos 7.2.3 comunicación con el cliente y 5.5.3 comunicación interna.

Evidencia: solicitud enviada el 2 de mayo, solicitando actualizar la fecha de renovación del 4 al 30 de mayo de 2015.

Se evidenció demora en la asignación de los mensajes a las unidades responsables de su atención, incumpliendo el procedimiento “Buzón Vosavoz” (direccionar diariamente la información que ingresa al buzón a la dependencia o funcionario competente).

Evidencia: Queja número 6425, registrada el 23/10/2014, asignada el 28/10/2014. Queja número 6761, registrada el 04/02/2015, asignada el 17/02/2015.

Se encontró que no se atienden los mensajes en los tiempos establecidos en el procedimiento “Buzón Vosavoz”, incumpliendo con el requisito 8.2.1 satisfacción del cliente.

A la fecha de la auditoría los siguientes mensajes no han sido atendidos:

Queja número 6761, proceso de Docencia, Facultad de Ciencias Empresariales, asignada el 17/02/2015. Consulta número 6493, proceso de Docencia, Facultad de Derecho, asignada el 13/11/2014. Consulta número 6578, proceso de Docencia, Facultad de Derecho, asignada el 11/12/2014. Consulta número 6596, proceso de Docencia, Facultad de Derecho, asignada el 18/12/2014. Consulta número 6724, proceso de Docencia, Facultad de Derecho, asignada el 30/01/2015. Consulta número 6839, proceso de Docencia, Facultad de Derecho, asignada el 24/03/2015.

Se encontró que el procedimiento “Buzón Vosavoz” se encuentra desactualizado, debido a que no se ejecuta el seguimiento al plan de acción de las quejas y reclamos, actividad que fue suspendida por inhabilitar el módulo ACPM. Requisito 4.2.3 control de documentos.

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GESTIÓN FINANCIERA HALLAZGOS DESCRIPCIÓN

ASPECTOS POSITIVOS

Se observa un mejoramiento en la cultura presupuestal de la Institución en cuanto a la planeación y ejecución

Avances en la implementación de los sistemas de información académico People Soft, financiero Iceberg, NIFF, Costos ABC y Sharepoint.

RECOMENDACIÓN Revisar y ajustar la caracterización del proceso de acuerdo a la normatividad vigente.

En esta unidad se hizo validación y cruce de información de hallazgos encontrados en otros procesos y las recomendaciones quedarán asociadas a cada uno de estos.

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COMPRAS HALLAZGOS DESCRIPCIÓN

ASPECTOS POSITIVOS

Avances en la actualización del procedimiento “Adquisición de bienes y servicios” articulando observaciones de la auditoría externa, lineamientos administrativos y financieros, informe de auditoría de la rectoría general y recomendaciones de la revisoría fiscal.

Unificación del proceso de compras a nivel corporativo, lo cual facilita la adopción de mejores prácticas.

El fortalecimiento de la comunicación interna con las unidades académicas y administrativas en cuanto a la notificación de aprobación o rechazo de las solicitudes de bienes y servicios.

NO CONFORMIDADES

Se evidenció el uso de formatos desactualizados, incumpliendo el requisito de la norma en control de documentos 4.2.3. Evidencia: Acta técnica de reuniones 001 del 21-02-2015 Registro Único de Proveedores: Proveedor Impresos Sandoval.

Se evidenció el diligenciamiento incompleto del formato Registro Único de Proveedores, incumpliendo el requisito 4.2.4 control registros. Evidencia: Registro Único de Proveedores: Proveedor Impresos Sandoval.

RECOMENDACIONES Se recomienda dejar registros de la verificación o inspección de los productos adquiridos.

Ajustar el procedimiento “Adquisición de bienes y servicios”: hacer claridad en los niveles y criterios para la aprobación de la solicitud; asociar en dicho procedimiento el formato denominado Registro Único de Proveedores; describir los criterios específicos para la selección, evaluación de proveedores y adquisición de bienes y servicios.

Es importante definir el alcance del Comité de Compras para que su función no se considere solo como una instancia de aprobación, sino también como un espacio para establecer estrategias para el mejoramiento del proceso.

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GESTIÓN HUMANA HALLAZGOS DESCRIPCIÓN

ASPECTOS POSITIVOS

Se observó informe y análisis de resultados de la actividad contemplada en la caracterización “Realizar análisis de ausentismo laboral y a restricciones médicas de trabajadores”, lo cual proporciona una herramienta para la toma de decisiones frente a los diferentes tipos de ausentismo.

La validación de sistemas de información para la automatización de los procesos de gestión humana, con el fin de agilizar los informes institucionales, minimizar trabajos operativos, estandarizar los procesos internos, entre otros.

Compromiso y empoderamiento del personal con responsabilidades definidas que facilitan una mayor autonomía al interior del proceso.

NO CONFORMIDADES

Se observó que el formato Compromiso de cualificación del empleado Ever Alberto Velásquez, estaba desactualizado frente a algunos criterios de contenido y la versión vigente del documento, incumpliendo con el requisito 4.2.3 control de documentos. Evidencia: Formato Compromiso de cualificación diciembre 2014.

Se evidenció en el formato Entrega de cargo del docente Juan Pablo Uribe de la Facultad de Derecho, la falta de registros en campos como: cargo, dependencia, fecha y nombres de quien entrega y quien recibe al pie de las firmas, incumpliendo con el requisito 4.2.4 control de registros.

RECOMENDACIONES Homologar criterios para el análisis del ausentismo, con el fin de facilitar la comprensión, la toma de decisiones y la construcción de análisis comparativos de los resultados.

Fortalecer el proceso de comunicación con las facultades con relación a las notificaciones que se deben enviar a Gestión Humana frente a los cambios y asignaciones para coordinadores de posgrado y cargos en encargo.

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PROCESO SERVICIOS DE APOYO ACADÉMICO

INTERNACIONALIZACIÓN HALLAZGOS DESCRIPCIÓN

ASPECTOS POSITIVOS

El proyecto bilingüismo para docentes y empleados USB, con una aprobación de ocho horas semanales para un asistente de idiomas de la Comisión Fullbright que apoya internamente actividades de docencia a empleados y estudiantes.

Las metas establecidas en el POA que son compartidas con unidades académicas.

Asignación presupuestal a la unidad de Internacionalización.

La encuesta de satisfacción para la movilidad entrante y saliente de estudiantes, enfocada a la atención de servicios y percepción general de la estadía en la ciudad.

El Link de la USB Internacional de los convenios, donde se divulgan los convenios vigentes con universidades a nivel internacional.

Canales efectivos de comunicación con los estudiantes desde distintos medios como el Facebook, correos electrónicos, página web, entre otros.

RIESGOS No se evidencia una dinámica constante en la Universidad que permita desarrollar la actividad establecida en la caracterización “Liderar en coordinación con las unidades académicas el proyecto de cooperación para el desarrollo”, lo cual no permite generar otras estrategias alternas de visibilidad para la Universidad.

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CONCLUSIONES GENERALES

El apoyo de la Dirección en cuanto a asignación de recursos humanos, tecnológicos y físicos para todos

los procesos de la Universidad permiten el logro de los objetivos institucionales, así como una dinámica

de mejoramiento continuo en la Institución.

Las debilidades encontradas frente al conocimiento de la estructura del proceso, el uso adecuado de la

documentación y el control de los registros, por parte de los auditados, requiere el fortalecimiento

mediante acciones de sensibilización y capacitación.

La implementación del software SharePoint facilitará una adecuada gestión documental, así como el

seguimiento, control y evaluación de los procesos, aspectos que se deben fortalecer con los usuarios en

dicha etapa de implementación.