UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDERSANTANDER

CAPACITACIÓN EN RÉGIMEN DE CAPACITACIÓN EN RÉGIMEN DE CONTRATACIÓNCONTRATACIÓN

Dirección de Contratación y Proyectos de Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión Inversión

Control Interno y Evaluación de Gestión Control Interno y Evaluación de Gestión Dirección de Control Interno DisciplinarioDirección de Control Interno Disciplinario

SE DEBEN SURTIR ANTES DE INICIAR EL PROCESO SE DEBEN SURTIR ANTES DE INICIAR EL PROCESO DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA:DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA:

1.1. Planeación del Contrato.Planeación del Contrato.

2.2. Informe de Oportunidad y Conveniencia .Informe de Oportunidad y Conveniencia .

3.3. Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Certificado de Disponibilidad Presupuestal.

4.4. Coordinación y Control del proceso por el Director Coordinación y Control del proceso por el Director de Contratación y Proyectos de Inversión .de Contratación y Proyectos de Inversión .

5.5. Pliego de Condiciones. Pliego de Condiciones.

6.6. Soporte Asesoría Jurídica .Soporte Asesoría Jurídica .

ETAPA PRECONTRACTUAL DE LOS ETAPA PRECONTRACTUAL DE LOS CONTRATOSCONTRATOS

UNIDAD GESTORA:UNIDAD GESTORA:

Para contratar se requiere dar respuesta a las Para contratar se requiere dar respuesta a las siguientes preguntassiguientes preguntas

1.1.¿Cual es ¿Cual es necesidad que la Unidad pretende necesidad que la Unidad pretende satisfacer con la contratación?satisfacer con la contratación?

2.2.¿Para qué lo necesita ? ¿Para qué lo necesita ?

3.3.¿Por que lo necesita ?¿Por que lo necesita ?

4.4.¿Cómo lo necesita ?¿Cómo lo necesita ?

PLANEACIÓN DEL CONTRATOPLANEACIÓN DEL CONTRATO

UNIDAD GESTORA:UNIDAD GESTORA:

Identificar el objeto del contrato.Identificar el objeto del contrato.

Señalar especificaciones técnicas.Señalar especificaciones técnicas.

Modalidad de contratación Modalidad de contratación

Verificar su coherencia con las políticas, planes, Verificar su coherencia con las políticas, planes, programas y proyectos de la Universidad.programas y proyectos de la Universidad.

Estimar el valor del contrato (Condiciones de Estimar el valor del contrato (Condiciones de mercado).mercado).

Verificar si existe pluralidad de oferentes (Sondeo Verificar si existe pluralidad de oferentes (Sondeo de mercado). de mercado).

PLANEACIÓN DEL CONTRATOPLANEACIÓN DEL CONTRATO

UNIDAD GESTORA Y ORDENADOR DEL UNIDAD GESTORA Y ORDENADOR DEL GASTOGASTO

Para contratar:Para contratar: Servicios personales.Servicios personales.

Actividades similares a las que realicen empleados Actividades similares a las que realicen empleados y funcionarios de la Universidad . y funcionarios de la Universidad .

INFORME DE OPORTUNIDAD Y INFORME DE OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA CONVENIENCIA

ORDENADOR DEL GASTO:ORDENADOR DEL GASTO: Se verifica que la Unidad cuente con los recursos Se verifica que la Unidad cuente con los recursos

y el rubro a afectar.y el rubro a afectar.

Se solicita en el Sistema Financiero.Se solicita en el Sistema Financiero.

La Sección de Presupuesto emite el CDP.La Sección de Presupuesto emite el CDP.

Se adjunto a la compra o servicio a contratar. Se adjunto a la compra o servicio a contratar.

CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL PRESUPUESTAL

DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN Y DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN Y PROYECTOS DE INVERSIÓNPROYECTOS DE INVERSIÓN

Realiza verificación técnica, financiera, Realiza verificación técnica, financiera, administrativa y jurídica del cumplimiento de la administrativa y jurídica del cumplimiento de la regulación legal y de la normativa institucional regulación legal y de la normativa institucional que debe aplicarse al proceso contractualque debe aplicarse al proceso contractual

COORDINACIÓN Y CONTROL DE COORDINACIÓN Y CONTROL DE PROCESOSPROCESOS

DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN Y DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN Y PROYECTOS DE INVERSIÓNPROYECTOS DE INVERSIÓN

Documento en el que se define:Documento en el que se define:1.1. Objeto del contrato.Objeto del contrato.2.2. Especificaciones técnicas del objeto a contratar.Especificaciones técnicas del objeto a contratar.3.3. Valor estimado.Valor estimado.4.4. Condiciones de participación y requisitos propuesta.Condiciones de participación y requisitos propuesta.5.5. Factores de evaluación objetiva.Factores de evaluación objetiva.

PLIEGO DE CONDICIONES O TÉRMINOS PLIEGO DE CONDICIONES O TÉRMINOS

DE REFERENCIA DE REFERENCIA

SEGUIMIENTO Y SEGUIMIENTO Y CONTROL CONTROL

DE LOS CONTRATOS DE LOS CONTRATOS ESTATALESESTATALES

¿QUÉ ES LA SUPERVISIÓN E ¿QUÉ ES LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA?INTERVENTORÍA?

Art. 84 E.A Conjunto de funciones o actividades desempeñadas por un responsable designado o contratado para el efecto, que realiza el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por parte del contratista, con la finalidad de promover la ejecución satisfactoria del contrato, mantener permanentemente informado al ordenador del gasto de su estado técnico, jurídico y financiero, evitando perjuicios a la entidad y al contratista o parte del negocio jurídico.

FINALIDADES DE LA SUPERVISIÓN FINALIDADES DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA E INTERVENTORÍA

FUNCIONES Y DEBERESFUNCIONES Y DEBERES DEL INTERVENTOR O DEL INTERVENTOR O

SUPERVISOR SUPERVISOR

VIGILAR EN FORMA PERMANENTE LA EJECUCIÓN DEL OBJETO CONTRATADO

ESTÁN FACULTADOS PARA:SOLICITAR INFORMES –

ACLARACIONES Y EXPLICACIONES SOBRE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

EXIGIR LA CALIDAD DE LOS BIENES Y SERVICIOS

ADQUIRIDOS POR LA ENTIDAD ESTATAL

CERTIFICAR COMO RECIBIDA A SATISFACCIÓN LA OBRA

CONTRATADA

HACER SEGUIMIENTO TÉCNICO,. ADMINISTRATIVO,

JURÍDICO, FINANCIERO Y CONTABLE DEL CONTRATO

DEBEN MANTENER INFORMADA LA ENTIDAD

CONTRATANTE DE LOS HECHOS O CIRCUNSTANCIAS QUE PUEDAN CONSTITUIR ACTOS DE CORRUPCIÓN O

PUEDAN PONER EN PELIGRO EL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO

O SU INCUMPLIMIENTO

PREPARAR EL PROYECTO DE LIQUIDACIÓN DE LOS

CONTRATOS

UNIDAD TÉCNICA ASESORA DE UNIDAD TÉCNICA ASESORA DE COMPRASCOMPRAS

OBJETIVO:OBJETIVO:

Brindar soporte al ordenador del gasto en el Brindar soporte al ordenador del gasto en el trámite de adquisición de bienes o servicios, ya sea trámite de adquisición de bienes o servicios, ya sea en forma directa (hasta 50 SMMLV), ó a través de en forma directa (hasta 50 SMMLV), ó a través de Operaciones Internacionales (importaciones, Operaciones Internacionales (importaciones, compras especializadas por internet y pagos en compras especializadas por internet y pagos en moneda extranjera.) moneda extranjera.)

FUNCIONES FUNCIONES

Solicitud de cotizaciones a proveedores y Solicitud de cotizaciones a proveedores y entrega a las UAA (compras nacionales).entrega a las UAA (compras nacionales).

Acompañar en el proceso de compra directa de Acompañar en el proceso de compra directa de bienes o servicios especializados. bienes o servicios especializados.

Coordinación del módulo Registro de Coordinación del módulo Registro de Proveedores en Línea. Proveedores en Línea.

Asesoría, desarrollo y seguimiento a las Asesoría, desarrollo y seguimiento a las operaciones internacionales. operaciones internacionales.

MANEJO EXPEDIENTES MANEJO EXPEDIENTES CONTRACTUALESCONTRACTUALES

Orden de Prestación de servicios.Orden de Prestación de servicios.Orden de Trabajo.Orden de Trabajo.Orden de Compra.Orden de Compra.Contrato General.Contrato General.Contrato de Suministro.Contrato de Suministro.Orden de Consultoría .Orden de Consultoría .

RUTA A SEGUIR PARA LOCALIZAR RUTA A SEGUIR PARA LOCALIZAR TABLAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE CADA UAADE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE CADA UAA

LINK TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

PERFECCIONAMIENTO DEL PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATOCONTRATO

GARANTÍASGARANTÍAS

Se perfecciona el contrato cuando se llegue a un Se perfecciona el contrato cuando se llegue a un acuerdo sobre el objeto y el precio, plasmado acuerdo sobre el objeto y el precio, plasmado por escrito.por escrito.

PARA INICIAR SU EJECUCIÓN SE PARA INICIAR SU EJECUCIÓN SE REQUIERE:REQUIERE:

Aprobación de la garantía.Aprobación de la garantía. Registro presupuestal.Registro presupuestal.

PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATOPERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO

La presentación y aprobación de la garantía única es requisito necesario para ejecutar el contrato.

El objeto de la garantía es respaldar el total cumplimiento de las obligaciones del contratista o del proponente.

GARANTÍAS DEL CONTRATOGARANTÍAS DEL CONTRATO

Seriedad de los ofrecimientos Cumplimiento de las obligaciones del contrato. Responsabilidad extracontractual que pueda surgir

por las actuaciones, hechos u omisiones de los contratistas.

INSTRUMENTOS OTORGADOS POR LOS INSTRUMENTOS OTORGADOS POR LOS OFERENTES O POR EL CONTRATISTA A OFERENTES O POR EL CONTRATISTA A UNA ENTIDAD PUBLICA, A FAVOR DE ÉSTA UNA ENTIDAD PUBLICA, A FAVOR DE ÉSTA O CON EL OBJETO DE GARANTIZAR: O CON EL OBJETO DE GARANTIZAR:

Anticipo.

Cumplimiento del contrato.

Calidad y correcto funcionamiento del bien o servicio.

Suministro de repuestos y accesorios.

Salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones.

Estabilidad de la obra.

Responsabilidad civil extracontractual.

GARANTÍAS CONTRACTUALESGARANTÍAS CONTRACTUALES

La no suscripción del contrato sin justa causa por el La no suscripción del contrato sin justa causa por el proponente.proponente.

La no ampliación de la vigencia de la garantía de la La no ampliación de la vigencia de la garantía de la seriedad de la oferta cuando de prorrogue el término seriedad de la oferta cuando de prorrogue el término de adjudicación.de adjudicación.

Cuando no haga entrega de la garantía de Cuando no haga entrega de la garantía de cumplimiento.cumplimiento.

El retiro de la oferta después del término fijado.El retiro de la oferta después del término fijado.

RIESGOS QUE AMPARARIESGOS QUE AMPARA

RIESGOS DERIVADOS DEL RIESGOS DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTOINCUMPLIMIENTO

DEL OFRECIMIENTO:DEL OFRECIMIENTO:

Buen manejo y correcta inversión del anticipo.Buen manejo y correcta inversión del anticipo. Incumplimiento de las obligaciones del contrato. Incumplimiento de las obligaciones del contrato.

Incluye pago de multas y cláusula penal.Incluye pago de multas y cláusula penal. Pago de salarios y prestaciones sociales e Pago de salarios y prestaciones sociales e

indemnizaciones laborales.indemnizaciones laborales. Estabilidad y calidad de la obra.Estabilidad y calidad de la obra. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y

equipos suministrados.equipos suministrados. Calidad del servicio.Calidad del servicio.

RIESGOS DERIVADOS DEL RIESGOS DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DE LAS INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES CONTRACTUALESOBLIGACIONES CONTRACTUALESOFRECIMIENTO:OFRECIMIENTO:

HALLAZGOS COMUNES DURANTE EL PROCESO DE AUDITORÍA EN LAS UAA y

FOMENTO DEL AUTOCONTROL

Oficina Asesora de Rectoría

Se evidencian Centros de Costo que se encuentran activos sin movimiento presupuestal desde vigencias anteriores sin uso, de proyectos liquidados. Se encuentra en las UAA deudas contraídas en vigencias anteriores por concepto de préstamos de efectivo entre Unidades Académicas.  Tablas de retención documental desactualizadas con los requisitos necesarios para la Contratación.

Contratos sin visados jurídicos, sin las firmas de alguno de los representantes legales, sin actas de inicio, sin actas de liquidación, sin informe de entregables o ejecución de actividades.

Inexistencia de soportes contractuales de las órdenes según los requisitos establecidos en el Formato FCO.06 y según lista de chequeo para contratos menores a 50 smmlv.  

HALLAZGOS

Establecer un sistema de registro que permita llevar un control de llamadas telefónicas y realizar la verificación de las mismas contra la factura del servicio, teniendo en cuenta el artículo 14 de Decreto 1737 de 1998 sobre austeridad en el gasto.

  No se evidencia por parte de los Directores de Escuela y

Departamento la presentación en los Consejos de los programas de inversión, plan anual de Gestión, presupuesto anual de ingresos y gastos y el informe mensual del funcionamiento administrativo y financiero de las Escuelas. (funciones contempladas en el Estatuto General)

Uso indebido del rubro Presupuestales de la Universidad, por ejemplo para el pago de pasantías docentes, compra de medicamentos.

  Múltiple generación de órdenes de prestación de servicios en la

misma fecha a un mismo proveedor incumpliendo artículo 8, Acuerdo 019 de 2005 en cuanto al principio de Planeación.

Se encontraron liquidaciones pendientes de pago en el Sistema de Información Financiero, correspondiente a estudiantes de Posgrado

HALLAZGOS

Incumplimiento del artículo 14 del Reglamento de Contratación de la Universidad (Acuerdo 019/2005) donde el jefe de la Unidad gestora debe valorar los riesgos inherentes al contrato y definir expresamente las garantías que deberá constituir el contratista, para proteger los intereses de la Universidad, en especial para contratos en los cuales su cuantía excede los diez (10) smmlv.

Múltiple generación de órdenes de prestación de servicios a un mismo proveedor, superando los cincuenta (50) smmlv (Artículo 23 Acuerdo 019 de 2005).

HALLAZGOS

AUTOCONTROLRol de la Oficina de Control Interno y Evaluación de Gestión

Fomentar la cultura del Control a través de herramientas orientadas a sensibilizar e interiorizar el ejercicio del autocontrol y la autoevaluación, como hábito de mejoramiento personal y organizacional.

Igualdad, Moralidad, Eficacia, Economía, Celeridad, Imparcialidad, Publicidad

AUTOCONTROL

“Capacidad que deben desarrollar todos y cada uno de los servidores públicos de la organización, independientemente de su nivel jerárquico, para evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos de manera oportuna para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política”.

Manual Técnico MECI 2014.

Igualdad, Moralidad, Eficacia, Economía, Celeridad, Imparcialidad, Publicidad

…genera convivencia…regula y mejora resultados

…es trabajar con responsabilidad…es disciplina, organización y

excelencia…genera calidad de vida personal y

laboral

…es el sello personal que usted le coloca a su trabajo…nos hace ser dueños y responder por nuestros actos…es una filosofía de vida enmarcada en actitud …implica planeación, organización y toma de decisiones para alcanzar objetivos propuestos

Igualdad, Moralidad, Eficacia, Economía, Celeridad, Imparcialidad, Publicidad

AUTOCONTROL

12 IDEAS SOBRE LA 12 IDEAS SOBRE LA CONTRATACIÓN EN LA CONTRATACIÓN EN LA UNIVERSIDAD Y SUS UNIVERSIDAD Y SUS

IMPLICACIONES IMPLICACIONES DISCIPLINARIASDISCIPLINARIASDirección de Control Interno

Disciplinario

1.1. El servicio público está directamente vinculado al cuidado de los El servicio público está directamente vinculado al cuidado de los recursos públicos. Conocer la naturaleza de la institución y el recursos públicos. Conocer la naturaleza de la institución y el marco normativo para el desenvolvimiento de su misión. Esta es marco normativo para el desenvolvimiento de su misión. Esta es una institución pública con un régimen de contratación una institución pública con un régimen de contratación especial. especial. 

2.2. Principio de planeación: quebrantamiento de los principios de la Principio de planeación: quebrantamiento de los principios de la contratación estatal, del reglamento de contratación y manual contratación estatal, del reglamento de contratación y manual de procedimientos. de procedimientos. 

3.3. Las adiciones, pese a estar en las normas internas sobre Las adiciones, pese a estar en las normas internas sobre contratación es una excepción que debe estar justificada y debe contratación es una excepción que debe estar justificada y debe ser razonable.ser razonable.

4.4. La delegación de la ordenación del gasto compromete la La delegación de la ordenación del gasto compromete la responsabilidad del ordenador en primera medida, por tal razón, responsabilidad del ordenador en primera medida, por tal razón, debe velar por el cuidado de los detalles contractuales como debe velar por el cuidado de los detalles contractuales como verificar la procedencia de las cotizaciones y el manejo prudente verificar la procedencia de las cotizaciones y el manejo prudente del sistema financiero. del sistema financiero. 

5.5. Principio de planeación está directamente relacionado con la Principio de planeación está directamente relacionado con la fortaleza de las unidades para asumir determinados proyectos y fortaleza de las unidades para asumir determinados proyectos y compromisos contractuales entre todos.compromisos contractuales entre todos.

6.6. No confundir la ética y compromiso de los contratistas, el No confundir la ética y compromiso de los contratistas, el conocimiento que tenemos de su trabajo y las condiciones o conocimiento que tenemos de su trabajo y las condiciones o requisitos legales que se deben verificar para que puedan ser requisitos legales que se deben verificar para que puedan ser contratados y haya previamente recursos para sostener dicha contratados y haya previamente recursos para sostener dicha contratación (Pólizas y documentos de seguridad social, etc.).contratación (Pólizas y documentos de seguridad social, etc.).

7.7. La infracción del deber funcional no incluye necesariamente el La infracción del deber funcional no incluye necesariamente el dolo: la culpa leve, la culpa grave, la culpa gravísima. Aunque se dolo: la culpa leve, la culpa grave, la culpa gravísima. Aunque se deben verificar las condiciones subjetivas de la conducta.deben verificar las condiciones subjetivas de la conducta.

8.8. Se evidencia un rompimiento de la continuidad en algunas Se evidencia un rompimiento de la continuidad en algunas unidades de los procesos de liquidación de los contratos o unidades de los procesos de liquidación de los contratos o convenios cuando se cambian los ordenadores del gasto.convenios cuando se cambian los ordenadores del gasto.

9.9. La relación entre el director de Escuela y los Consejos de La relación entre el director de Escuela y los Consejos de Escuela o departamentos. Debe ser más estrecha y de Escuela o departamentos. Debe ser más estrecha y de corresponsabilidad.corresponsabilidad.

10.10. La gestión de la cartera es un deber y una responsabilidad de La gestión de la cartera es un deber y una responsabilidad de los ordenadores. Algunas cuentas por cobrar obedecen algunas los ordenadores. Algunas cuentas por cobrar obedecen algunas veces a falta de cuidado de las unidades. veces a falta de cuidado de las unidades. 

11.11. La formación continua es una obligación de los servidores La formación continua es una obligación de los servidores públicos, la actualización del saber hacer conforme a las públicos, la actualización del saber hacer conforme a las funciones de cada uno. La ignorancia de la norma no es causa funciones de cada uno. La ignorancia de la norma no es causa para su incumplimiento. para su incumplimiento. 

12.12. El incumplimiento a los planes de mejoramiento son un motivo El incumplimiento a los planes de mejoramiento son un motivo para el ejercicio de la acción  disciplinaria.para el ejercicio de la acción  disciplinaria.