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UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL Maestría en Contabilidad y Auditoría TITULO: “DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA CONTABLE DEL CONDOMINIO DE PROPIEDAD HORIZONTAL CENTRUM DE LA CIUDAD DE GUAYAQUIL” Tesis Presentada en Opción del Grado de Magíster en Contabilidad y Auditoría AUTORA LCDA. JOHANA MARIELIZA PILACUÁN CADENA TUTOR ECO. CPA. JOSÉ ERNESTO PAZMIÑO ENRÍQUEZ, MBA. Guayaquil – Ecuador 2010 -2012
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UNIVERSIDAD LAICA
VICENTE ROCAFUERTE
DE GUAYAQUIL
Maestría en Contabilidad y Auditoría
TITULO:
“DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA
CONTABLE DEL CONDOMINIO DE PROPIEDAD HORIZONTAL
CENTRUM DE LA CIUDAD DE GUAYAQUIL”
Tesis Presentada en Opción del Grado de
Magíster en Contabilidad y Auditoría
AUTORA
LCDA. JOHANA MARIELIZA PILACUÁN CADENA
TUTOR
ECO. CPA. JOSÉ ERNESTO PAZMIÑO ENRÍQUEZ, MBA.
Guayaquil – Ecuador
2010 -2012
DEDICATORIA
Este trabajo es tu esfuerzo Jesús, has logrado que mi vida alcance
muchas metas de las que aún no dejo de sorprenderme, eres tú la fuente
principal de todo lo que he logrado, por eso y por la razón máxima de
permitirme existir este trabajo es tuyo mi ángel.
A mis padres los formadores de mi vida, por ustedes este logro mis
amores, por sentir mis tropiezos y debilidades como si fuesen suyas,
fundando en mi las bases suficientes para ver aquellos obstáculos como
una nueva oportunidad para lograr el éxito.
A mi Mamita Clorinda, mi segunda Mamá a quien amo profundamente tu
apoyo es siempre fundamental en mi vida, este trabajo también es tuyo
viejita, tus oraciones llegaron al cielo.
Finalmente dedico este trabajo a mi gran amiga y hermana Mónica, su
ejemplo de valentía esfuerzo, amor y dedicación, me ayudan a caminar
con perseverancia hacia el logro de mis objetivos, te amo
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios mi fuente de paz y sobre todo mi mejor amigo, quien
durante todo este tiempo ha permanecido junto a mí con ese amor que
me mantiene fortalecida en el amor y la fe.
A mis padres, hermanos y sobrinitos, gracias por su apoyo incondicional,
es mi mayor bendición.
A la Universidad Laica Vicente Rocafuerte, sus Directivos y mis Maestros
que durante dos años compartieron generosamente sus conocimientos,
siendo guías y consejeros para una mejor formación profesional.
A mi tutor de tesis, Eco. Ernesto Pazmiño, por su responsabilidad, ayuda
y dirección eficaz en el desarrollo de mi trabajo.
A mis compañeros por el apoyo, comprensión y animo que me brindaron
en cada momento, acompañándome considerablemente a alcanzar este
éxito deseado.
CERTIFICACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS DE AUTOR
Guayaquil, julio del 2012
Yo, Lcda. Johana Pilacuán Cadena declaro bajo juramento que la autoría
del presente trabajo me corresponde totalmente y me responsabilizo con
los criterios y opiniones científicas que en el mismo se declaran, como
producto de la investigación realizada por mí.
De la misma forma cedo mis derechos de autor a la Universidad Laica
Vicente Rocafuerte de Guayaquil; según lo establecido por la ley de
Propiedad Intelectual; por su Reglamente y Normativa Institucional
vigente.
__________________________
Lcda. Johana Pilacuán Cadena
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR DE LA TESIS
Guayaquil, julio del 2012
Certifico que el trabajo titulado “DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL
INTERNO PARA EL ÁREA CONTABLE DEL CONDOMINIO DE
PROPIEDAD HORIZONTAL CENTRUM DE LA CIUDAD DE
GUAYAQUIL”, ha sido elaborado por la Lcda. Johana Pilacuán Cadena,
bajo mi tutoría y que el mismo reúne los requisitos para ser defendido
ante el tribunal examinador que se designe al efecto.
________________________________ MBA .José Ernesto Pazmiño Enríquez.
RESUMEN EJECUTIVO
La finalidad del presente trabajo investigativo es el “Diseño de un manual
de control interno para el área contable del condominio de propiedad
horizontal Centrum de la ciudad de Guayaquil”
La empresa “CONDOMINIO CENTRUM” es la administradora del
condominio CENTRUM, más conocido en la ciudad como el
CONDOMINIO PORTA, cuya actividad corresponde a la administración de
bienes inmuebles, obteniendo sus ingresos por medio del cobro de
expensas comunes para cubrir gastos de mantenimiento, sin que la
empresa sea con fines de lucro.
La presente tesis se sustenta en dos investigaciones, la primera
bibliográfica con temas relacionados con la actividad de la empresa y de
sistemas de control interno; la segunda investigación es de campo donde
se toma contacto con los problemas o anomalías en el lugar de los
hechos, donde se los observa y se los describe.
En el manual realiza la representación de cada uno de los procesos
contables que tiene la empresa con el fin de ir especificando los controles
necesarios para así evitar posibles errores humanos y la pérdida de
recursos, salvaguardando los activos de la empresa.
Después de la investigación se concluye con que la única alternativa
eficaz para prevenir errores contables en la empresa vinculados con una
falta de control oportuno, es implementar en un corto plazo el presente
manual de control, así como una evaluación permanente que le permita a
la empresa detectar oportunamente riesgos innecesarios y tomar medidas
de control oportunas.
Se recomienda organizar reuniones entre el personal del área contable
con el objetivo de realizar una auditoría a la aplicación del Manual de
Control Interno permitiéndose una continua evaluación y de esta manera
reducir considerablemente los errores.
ÍNDICE
MARCO GENERAL ................................................................................... 1
1.2 Justificación ......................................................................................... 1
3. Planteamiento ...................................................................................... 2
4. Objetivo de la Investigación ................................................................. 3
5. Campo de acción ................................................................................. 3
6 Objetivos .............................................................................................. 3
7 Marco Teórico ...................................................................................... 4
8 Hipótesis ............................................................................................ 15
9 Metodología de la Investigación ......................................................... 15
10 Productos Obtenidos ......................................................................... 16
11 Novedades y aporte teórico y práctico de la Investigación ................ 16
CAPITULO 1 ........................................................................................... 18
FUNDAMENTACION TEORICA
1.1 La Empresa ........................................................................................ 18
1.2 Manual de Control Interno.................................................................. 21
1.3 Sistema de Control Interno ................................................................ 25
1.4 Métodos de Evaluación de Control Interno ........................................ 29
1.5 Auditoría Interna ................................................................................ 37
1.6 Procedimientos para realizar una Auditoría de Gestión ..................... 44
CAPÍTULO 2............................................................................................ 49
EVALUACIÓN DIAGNOSTICA
2.1Diseño de la Investigación .................................................................. 49
2.2 Tipo de Estudio .................................................................................. 49
2.3 Universo ............................................................................................. 52
2.4 Muestra .............................................................................................. 52
2.5 Técnicas recogida de datos ............................................................... 53
2.6 Tabulación de datos ........................................................................... 53
2.7 Verificación de la Hipótesis ................................................................ 61
CAPÍTULO 3............................................................................................ 62
MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA CONTABLE DE LA
EMPRESA “CONDOMINIO CENTRUM”
3.1Presentación del Manual .................................................................... 62
3.2 Definiciones y Abreviaturas Generales .............................................. 62
3.3. Elaboración de libros Bancos ............................................................ 63
3.4 Conciliaciones Bancarias .................................................................. 67
3.5 Manejo de caja chica ........................................................................ 70
3.6. Realización de Aprobación de Cheques ........................................... 73
3.7 Elaboración de los comprobantes de egreso, ingreso, retenciones,
viáticos, banco y ajustes .......................................................................... 76
3.8 Redacción de Información de Origen Contable de la Empresa ......... 79
3.9 Elaboración de los Estados Financieros ............................................ 82
3.10 Elaboración de Proyecciones Financieras ....................................... 85
3.11 Elaboración de Roles de Pago ......................................................... 88
3.12 Declaración de Impuestos de la Empresa ....................................... 91
3.13 Planillas de Aportes y demás tramites en el IESS ........................... 94
3.14 Relación Costo - Beneficio ............................................................... 97
Conclusiones ......................................................................................... 100
Recomendaciones ................................................................................. 101
Bibliografía ............................................................................................. 102
1
1.2 JUSTIFICACION
Las actuales circunstancias en que funcionan muchas empresas
evidencian la ausencia de políticas contables eficientes, que permiten la
merma de eficiencia contable de la institución.
Ante este desorden empresarial emergen la herramienta de control,
Manual de Control Interno, cuyo propósito es promover la efectividad,
eficiencia y economía en las operaciones y la calidad en los servicios;
proteger y conservar los recursos contra cualquier pérdida, despilfarro,
uso indebido, irregularidad o acto ilegal; cumplir las leyes, reglamentos y
otras normas gubernamentales y elaborar información financiera válida y
confiable.
Control interno, es una expresión que se utiliza con el fin de describir las
acciones adoptadas por los directores de entidades, gerentes o
administradores, para evaluar y monitorear las operaciones en sus
entidades
Cuanto mayor y compleja sea una empresa, mayor será la importancia de
un adecuado manual de control interno. Con empresas que tienen más
de un dueño, como es el caso de CONDOMINIO CENTRUM y varias
tareas delegadas, haciéndose necesario contar con un adecuado control
interno.
Por tanto el aporte social se justifica en la confiabilidad en este manual
para la prevención de posibles errores, irregularidades o actos
fraudulentos, que garanticen la adecuada marcha de la empresa.
2
3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
CONDOMINIO CENTRUM, en la actualidad tiene desfase en el
cumplimiento de sus obligaciones con los proveedores, SRI,
copropietarios, y otros clientes internos, debido a que no existe un
documento que reglamente las actividades que se desarrollan en el
Departamento de Contabilidad. La falta de este manual de control interno
permite que se generen documentos mal elaborados, se realicen dobles
actividades y la pérdida de recursos, que repercuten en la eficiencia de la
empresa.
Por ello es importante que como toda empresa mantenga y utilice un
Manual de Control Interno adecuado a sus actividades tanto contable
como administrativas, que permita generar controles adecuados dirigidos
a la efectividad de sus funciones operativas, además de regular el
equilibrio entre la eficacia y la eficiencia en la empresa, como también
otorgará trasparencia y confianza a la gestión institucional.
El manual de control interno para el área contable, es un componente del
sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información
detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las
instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones,
sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que
se realizan en el área contables del CONDOMINIO CENTRUM.
Por lo antes mencionado, la problemática de esta investigación se podría
formular de la siguiente manera:
La falta de un manual de control interno para el departamento contable ha
conllevado al desarrollo de las actividades propias del área sin una
3
política interna que permita optimizar la gestión empresarial del
CONDOMINIO CENTRUM en la ciudad de Guayaquil?
4. OBJETO DE LA INVESTIGACIÓN.
El objeto de la presente investigación es diseñar un Manual de Control
Interno del área contable para la empresa CONDOMINIO CENTRUM, que
permita salvaguardar los recursos, verificar la exactitud y veracidad de su
información financiera y contable, estimular la observación de las políticas
prescritas; y, lograr el cumplimiento de las metas y objetivos
programados.
5. CAMPO DE ACCIÓN
El campo de acción de esta investigación le corresponde a las áreas o
unidades administrativas y contables del CONDOMINIO CENTRUM,
ubicado en la Avenida Francisco de Orellana y Alberto Borges, apegado
específicamente al control Interno de la empresa, teniendo acción
significativa sobre la obtención de la información financiera oportuna,
confiable y suficiente para la gestión y el control y de otro tipo de
información no financiera útil como elemento para la gestión y el control,
adicionalmente procura adoptar medidas para la protección, uso y
conservación de los recursos financieros, materiales, técnicos y cualquier
otro recurso de propiedad de la entidad.
6. OBJETIVOS
Objetivo general
Mejorar el control interno del Departamento Contable, mediante el diseño
de un Manual que identifique y norme los procedimientos y actividades
4
propias del área, lo que permitirá optimizar la gestión contable y financiera
del CONDOMINIO CENTRUM.
Objetivos específicos
Efectuar un levantamiento de la información y documentación por
cada uno de los procesos contables que actualmente tiene la
organización a fin de establecer con certeza sus actividades.
Determinar mediante pruebas de control, los focos de riesgo
existentes en las operaciones contables y financieras que mantiene
la empresa.
Identificar los procedimientos críticos que deben ser rediseñados y/o
mejorados en su rendimiento.
Establecer la existencia y el cumplimiento de políticas y normas
internas adoptadas para el desarrollo de las actividades contables y
financieras de la empresa.
Evidenciar la confiabilidad de la información contable, en base a los
controles existentes.
Optimizar el tiempo estimado para cada procedimiento contable.
7. MARCO TEÓRICO
Auditoría de Gestión1
La Auditoría de Gestión aunque no es tan desarrollada como la
Financiera, si es de igual o mayor importancia que esta última, pues sus
efectos permiten mejorar en forma apreciable el desempeño de la
organización.
1 William P. Leonard. (1991). Auditoria Administrativa, Evaluación de los métodos y
eficiencia administrativos. México. Ed. Diana. 1991.
5
La denominación auditoría de gestión funde en dos clasificaciones que
tradicionalmente se tenían: auditoría administrativa y auditoría
operacional.
Concepto
Para entender el concepto de auditoría de gestión es necesario conocer
los conceptos tradicionales de auditoría administrativa y auditoría
operacional que fueron remplazados por este último.
Wiilliam P. Leonard presenta la siguiente definición de Auditoría
administrativa:
La Auditoría administrativa puede definirse como el examen comprensivo
y constructivo de la estructura organizativa de una empresa de una
institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y
de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus
recursos humanos y materiales.
Joaquín Rodríguez Valencia 2plantea una definición de Auditoría
Operacional así:
Se define como una técnica para evaluar sistemáticamente la efectividad
de una función o una unidad con referencia a normas de la empresa,
utilizando personal especializado en el área de estudio, con el objeto de
asegurar a la administración que sus objetivos se cumplan, y determinar
qué condiciones pueden mejorarse.
2 Rodríguez, J. (1989). Sinopsis de Auditoría Administrativa. México D. F.
Editorial Trillas. S. A.
6
Los dos anteriores conceptos se han venido manejando de manera tal
que se hacía una diferenciación entre auditoría administrativa y auditoría
operacional, cuando en la realidad eran dos nombres para un mismo
proceso, pues en la práctica no existían diferencias notables entre una y
otra.
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública de Colombia, en su
pronunciamiento presenta la siguiente definición de Auditoría de Gestión:
La auditoría de gestión es el examen que se realiza a una entidad con el
propósito de evaluar el grado de eficiencia y eficacia con que se manejan
los recursos disponibles y se logran los objetivos previstos por el Ente.
Sin embargo, siguiendo el mismo método para realizar los conceptos de
Auditoría, es posible afirmar que auditoría de gestión es: examen crítico,
sistemático y detallado de las áreas y Controles Operacionales de un
ente, realizado con independencia y utilizando técnicas específicas, con el
propósito de emitir un informe profesional sobre la eficacia eficiencia y
economicidad en el manejo de los recursos, para la toma de decisiones
que permitan la mejora de la productividad del mismo.
El concepto de auditoría de gestión, con su preocupación de control
operativo, es el puente, y a veces el catalizador entre una auditoría
financiera tradicional, y un método de servicios administrativos para
solucionar el problema de un tiempo. Constituye un ingrediente necesario
en la plena implantación de la auditoría integral.
Los programas de auditoría de gestión específicos para cada área
funcional mayor, proporciona al auditor una guía con respecto a los tipos
de controles, condiciones y circunstancias que probablemente logre
encontrar.
7
Igualmente, presentan preguntas específicas para hacer resaltar
elementos de control significativos. En éste generalizado enfoque, el
auditor se siente comprometido para revisar y evaluar los controles
operacionales haciendo notar que el objetivo primario de la auditoría de
gestión, es dar relevancia a aquellas áreas en donde haya reducción de
costos, las mejorías en operación, o la mayor productividad que pueden
lograrse mediante la introducción de modificaciones en los controles
administrativos y operacionales, o en los instructivos de políticas, o por la
acción correctiva correspondiente.
La ventaja de ver a la empresa como una totalidad permite al auditor
ofrecer sugerencias constructivas, y recomendaciones a un cliente para
mejorar la productividad global de la compañía. Es así como la
implantación con éxito de la auditoría de gestión puede representar un
aporte valioso a las relaciones del cliente.
Esta auditoría tiende, entre otros propósitos, a determinar:
Si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de manera
económica y eficiente y si se realizan con eficiencia sus actividades
o funciones;
Si la entidad alcanzó los objetivos y metas previstos de manera
eficaz y si son eficaces los procedimientos de operación y de
controles internos; y,
Las causas de ineficiencias o prácticas antieconómicas.
Este tipo de auditoría se dirigirá, en forma selectiva, a actividades y
materias que, desde el punto de vista económico o por sus
características, se considere conveniente, para lo cual se tomarán como
base, los siguientes elementos:
8
Economía
Se refiere a los términos y condiciones bajo los cuales se adquieren y
utilizan los recursos humanos, financieros y materiales, tanto en la
cantidad y calidad apropiadas, como al menor costo posible, y de manera
oportuna.
Es decir:
Los recursos idóneos;
En la cantidad y calidad correctas;
En el momento previsto;
En el lugar indicado; y
Al precio convenido.
Para que una entidad trabaje con economía, es necesario querespecto a
los activos fijos tangibles, los inventarios, los recursos financieros y la
fuerza de trabajo; no se compre, gaste y pague más de lo necesario.
Para conocer si se cumple lo antes expuesto, el auditor deberá
comprobar, entre otros aspectos, si la entidad invierte racionalmente los
recursos, a saber, si:
Utilizan los recursos adecuados, según los parámetros técnicos y
de calidad;
Ahorran esto recursos o los pierden por falta de control o por
deficiencias condiciones de almacenaje y de trabajo;
Utilizan la fuerza de trabajo adecuada y necesaria;
Los trabajadores aprovechan la jornada laboral, etc.; y
Si se emplean óptimamente los recursos monetarios y crediticios.
9
El análisis de los componentes del costo total también puede brindar
información útil que permita determinar gastos excesivos, innecesarios e
indebidos.
Eficiencia
Se refiere a la relación entre los recursos consumidos (insumos) y la
producción de bienes y servicios. La eficiencia se expresa como
porcentaje, comparando la relación insumo – producción con un estándar
aceptable (norma). La eficiencia aumenta en la medida en que un mayor
número de unidades se producen utilizando una cantidad dada de
insumos.
Trabajar con eficiencia equivale a decir que la entidad debe desarrollar
sus actividades siempre bien. Una actividad eficiente maximiza el
resultado de un insumo dado o minimiza el insumo de un resultado dado.
Entre otros, debe lograr:
Que las normas de consumo o gastos sean correctas y que la
producción o los servicios se ajustan a las mismas;
Que los desperdicios que se originen en el proceso productivo o en
el servicio prestado sean los mínimos;
Que las normas de trabajo sean correctas;
Que se aprovechen al máximo las capacidades instaladas;
Que se cumplan los parámetros técnicos – productivos, en el
proceso de producción o de servicio, que garanticen la calidad
requerida; y
Que todos los trabajadores conozcan la labor a realizar y que ésta
sea la necesaria y conveniente para la actividad.
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Debe tenerse en cuenta que la eficiencia de una operación se encuentra
influenciada no únicamente por la cantidad de producción, sino también
por la calidad y otras características del producto o del servicio ofrecido.
El resultado del trabajo del auditor será determinar el grado de eficiencia
en la utilización de los recursos humanos, financieros materiales y
naturales en el desempeño de las actividades propias de la entidad,
basado en consideraciones factibles, de acuerdo con la realidad objetiva
del momento en que la entidad realizó su gestión.
Eficacia
Es el grado en que una actividad o programa alcanza sus objetivos, metas
y otros efectos que se había propuesto.
Este aspecto tiene que ver con los resultados del proceso de trabajo de la
entidad, por lo que debe comprobarse:
Que la producción o el servicio se haya cumplido en la cantidad y
calidad esperadas; y
Que sea socialmente útil el producto obtenido o el servicio
prestado.
El auditor deberá comprobar el cumplimiento de la producción o el servicio
y hacer comparaciones con el plan y los períodos anteriores para
determinar progresos o retrocesos. Debe también considerar la
durabilidad, belleza, presentación del producto, si fuese el caso y grado
de satisfacción de aquellos a quienes está destinado.
Es recomendable recibir criterios de los clientes sobre los artículos
producidos o servicios prestados.
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Control interno
Control Interno es una herramienta de apoyo administrativo empresarial
para suprimir y / o disminuir significativamente la multitud de riesgos a las
cuales se hayan afectadas los distintos tipos de organizaciones.
Las numerosísimas normas y reglamentaciones, sean éstas de carácter
impositivas, laborales, ecológicas, de consumidores, contables, bancarias,
societarias, bursátiles, entre otras, provenientes de organismos
internacionales, nacionales y municipales, obligan a las administraciones
de las organizaciones a mantenerse muy alerta ante los riesgos que la
falta de cumplimiento de las mismas significan para sus intereses.
A ellos deben sumarse la necesidad de constatar el cumplimiento tanto de
las normativas internas, como de diversas normas en materia de
seguridad y control interno, así como también verificar la sujeción de las
diversas áreas o sectores a las políticas de la empresa.
Control interno contable.
El control interno contable comprende el plan de la organización y los
registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la
confiabilidad de los registros contables. Los controles que brinda el control
interno contable son: los intercambios se ejecutan de acuerdo con
autorizaciones generales o específicas de la gerencia; se registran los
cambios para mantener un control adecuado y permitir la preparación de
los estados financieros; se salvaguardan los activos permitiendo el acceso
a las personas autorizadas; los activos registrados son comparados con
las existencias.
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Manual de control interno3
El manual de control interno (Procedimientos) es un elemento del Sistema
de Control Interno, el cual es un documento detallado e integral que
contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones,
responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y
procedimientos de las distintas operaciones o actividades que realizan en
una entidad, en todas sus áreas, secciones, departamentos, servicios, etc.
Requiere identificar y señalar ¿Quién?, ¿cuándo?, ¿cómo?, ¿dónde?,
¿para qué? , ¿por qué?, de cada uno de los pasos que integra cada uno
de los procedimientos.
Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas
que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y será
elaborado técnicamente tomando como base los respectivos
procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de
guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin
interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e
independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u
operarios de la entidad de salud ya que estos podrán tomar las decisiones
más acertadas apoyados por las directrices de los superiores.
Establer con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de
los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de
labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los
cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores
realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus
3Poch, R. (1992). Manual de Control Interno. Editorial Gestión 2000. Segunda Edición.
Barcelona España.
13
respectivas soluciones tanto los informes como los manuales deberán ser
evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un
adecuado desarrollo y calidad de la gestión.
Objetivos de un Manual de Control Interno
El desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad
para complementar los controles de organización.
Definir claramente las funciones y las responsabilidades de cada
departamento y de cada funcionario, así como la actividad de la
entidad de salud, esclareciendo todas las posibles lagunas o áreas
de responsabilidad indefinida.
Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y
exacta información de los resultados operativos y de organización
en el conjunto.
Un sistema de información para la dirección y para los diversos
niveles ejecutivos de la entidad de salud basados en datos de
registro y documentos contables diseñados para presentar un
cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como
para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.
La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la
entidad de salud, conocido como evaluación y auto-control que
asegure un análisis efectivo y de máxima protección posible contra
errores, fraude y corrupción.
La existencia del sistema presupuestario que establezca un
procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando,
de este modo, la gestión proyectada y los objetivos futuros.
La correcta disposición de los controles válidos, de tal forma que se
estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los
empleados y el pleno reconocimiento de su ejercicio evitando la
14
necesidad de controles superfluos así como la extensión de los
necesarios.
Elementos de un Manual de Control Interno4
Los Manuales de Control Interno (procedimientos), se desarrollarán para
cada una de las actividades, áreas u operaciones que tengan que ver con
los procesos administrativos y operativos del de la entidad de salud. En
dichos Manuales quedarán claramente especificados los siguientes
puntos:
Establecer objetivos.
Definir políticas, guías, procedimientos y normas.
Sistema de organización.
Limitación de autoridad y responsabilidad.
Normas de protección y utilización de los recursos.
Sistema de méritos y sanciones para administración del
personal.
Aplicación de recomendaciones.
Sistemas de información.
Procedimientos y normas.
Métodos de Control y Evaluación de la gestión.
Programas de inducción y capacitación del personal.
Simplificación de normas y trámites de los procedimientos.
4Poch, Ramón. (1997). Manual de control interno. Gestión 2000.
15
Sistema de contabilidad.
Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se
recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus
operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros
etc. y que presentados a la gerencia le permiten tomar decisiones
financieras.
Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas,
procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar
información financiera de una empresa, por medio de la organización,
clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y
financieras que se nos suministre.
Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso
que su estructura o configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta
red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada, integrado de tal
manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar
cualquier actividad importante de la misma.
8. HIPÓTESIS / IDEAS A DEFENDER.
La aplicación de un manual de control interno que norme las actividades
contables para el condominio de propiedad horizontal CENTRUM de la
ciudad de Guayaquil, influirá positivamente en el desempeño, prevención
y control de las operaciones que se desarrollan dentro del área contable.
16
9. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN5
La metodología aplicada en este estudio hace referencia a un diseño
operativo que ayude a solventar y mejorar las debilidades encontradas en
el funcionamiento del servicio que brinda la administración del
CONDOMINIO CENTRUM, y del evaluada; para lo cual se utilizó varias
herramientas tales como: la observación científica a través del análisis de
documentos financieros.
Además de enfocarse en una investigación de campo descriptivo,
permitiendo hacer más efectivo el diseño de control interno, ayudando así
a mejorar, calidad, eficiencia y eficacia de las operaciones, protección de
recursos y cumplimiento de disposiciones legales.
La investigación será aplicada, descriptiva y explicativa; usando análisis y
la síntesis como métodos para el adecuado desarrollo de la misma.
5 Montero, I. y León, O. G. (2002). Clasificación y descripción de las metodologías de
investigación en Psicología. Revista Internacional de Psicología Clínica. Madrid: McGraw-HillCódigo Civil
VARIABLE DIMENSION INDICADORES
Independiente: Gestión contables Procesos contables
Manual de control interno
para el área contable
Dependiente: Mejorará
la gestión contable
Mejora significativa del
desempeño, prevención y
control de las actividades
contables.
Reglas para los procesos
contables
OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES
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10. PRODUCTOS OBTENIDOS
Al finalizar la presente investigación se obtendrá un Manual de Control
Interno para el área contable, que permita denotar los factores que
afectan el rendimiento administrativo del CONDOMINIO CENTRUM.
Esta herramienta denotará normas; y procesos de detección de
deficiencias, cuando estas no se han cumplido. Además de evaluar el
rendimiento, con información cuantitativa que permitirá medir la eficiencia
y eficacia con la que el trabajo se ha efectuado.
11. NOVEDAD Y APORTE TEÓRICO Y PRÁCTICO DE LA
INVESTIGACIÓN
El Control Interno es una herramienta de suma importancia para
salvaguardar y proteger aspectos tales como de índole financiero,
económico, etc. Pues su debida utilización trae consigo que en las
entidades permanezca un debido orden.
La utilización del Control Interno en las entidades permite que se
reduzcan en gran magnitud un sin número de factores, que afectan la
eficiencia operativa, ya que obliga a los elementos financieros y
administrativos a ser mayormente controlados.
El Control Interno genera disciplina al interior de la unidad cuando es
utilizado por la dirección para conocer cómo marcha esta y cómo mejorar
su gestión; no se diseña para cumplir con exigencias de organismos
superiores ni indicaciones de auditorías externas, es necesario que haya
una aptitud positiva de la alta dirección que garantice su desarrollo e
involucre a todo el personal.
18
Además, educa a los directivos y trabajadores en la utilización de la
gestión de riesgos como instrumento para la toma de decisiones.
La dirección debe identificar, entender ygestionar los procesos de la
unidad y su interrelación como un sistema, cuando esto ocurre se
contribuye a la eficacia y eficiencia de la unidad en el logro de sus
objetivos.
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CAPITULO 1:
FUNDAMENTACION TEORICA
1.1 LA EMPRESA.
La empresa EDIFICIO CENTRUM, es una administradora de bienes
inmuebles, que tiene bajo su responsabilidad la administración de los
recursos del citado edificio, que es una propiedad horizontal, ubicado en
la provincia del Guayas, cantón Guayaquil, en la Av. Francisco de
Orellana 1-4-20-27 y Alberto Borges.
INFORMACION GENERAL DE LA EMPRESA6
6 www.sri.gob.ec
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El CONDOMINIO CENTRUM más conocido como Edificio PORTA, por
ser una propiedad horizontal, cada uno de los copropietarios o
arrendatarios debe pagar una alícuota mensual, cuyo valor depende de la
cantidad de metros cuadrados que se ocupe.
Tanto el dinero recaudado, como todos los recursos materiales y
humanos existentes en el Condominio, son administrados por la empresa
CENTRUM, con la finalidad de vigilar que cumplan con los objetivos
determinados por el Comité de copropietarios. Es importante resaltar que
la empresa administradora no tiene finalidad de lucro.
El CONDOMINIO CENTRUM cuenta con 15 pisos, dentro del cual se
genera trabajo directo a 54 personas e indirectamente a más de 100
personas, a través de empresas proveedoras de servicios como es el
caso de seguridad, comunicación, mantenimiento, papelería, limpieza,
insumos de limpiezas y de oficina. Está ubicado en uno de los polos
financieros de mayor crecimiento y desarrollo de Guayaquil, albergando
actualmente a las mejores multinacionales que operan en Ecuador.
CONDOMINIO DE OFICINAS CENTRUM7
7 Fuente. http://www.coloncorp.com/html/proyectos/centrum.html
21
El Condominio posee un área de 6267 m2, como parte de la Ciudadela
Kennedy Norte, al pie de la Av. Francisco de Orellana a sólo dos cuadras
del Hotel Hilton Colón Guayaquil, la mejor zona de crecimiento comercial
de la ciudad.
El CENTRUM es un condominio inteligente con acabados de lujo, con
oficinas a partir de los 220m2, construidas y equipadas con materiales de
primera, pensadas en un confortable y cómodo ambiente de negocios, las
mismas que, entre otras cosas incluye:
Sistema de iluminación general.
Sistema de aire acondicionado central de manejo independiente
por oficina.
Vidrio reflexivo exterior para ahorro energético.
Área de lobby con ocho ascensores capacitados para ahorro
energético.
Acceso a escaleras presurizadas para fácil evacuación del
CONDOMINIO
Red de circuito cerrado.
Planta eléctrica de emergencia.
Visión.
Ser la más eficiente administradora de bienes inmuebles, diversificar sus
actividades hacia la administración de bienes tangibles e intangibles y
anticiparse a las necesidades del cliente mediante un eficiente recurso
humano.
22
Misión.
Administrar los recursos del CONDOMINIO CENTRUM para que los
copropietarios, sus colaboradores y socios comerciales, operen sin
inconvenientes.
Valores corporativos.
Responsabilidad.- Involucrar al personal en el cumplimiento de
sus funciones.
Proactividad.- Realizar acciones favorables ante posibles eventos
que puedan influir en el cumplimiento de los objetivos de la
empresa.
Disciplina.- La organización, está orientada a trabajar en orden.
Lealtad.- Fiel cumplimiento de la normativa legal y los valores de la
administradora bajo principios de honradez, verdad y honorabilidad.
Compromiso.- Cumplir con todas las obligaciones que hemos
acordado, para ofrecer el bienestar de los copropietarios.
Puntualidad.- Cumplir a tiempo con los pedidos y necesidades de
los clientes.
1.2 MANUAL DE CONTROL INTERNO.8
El manual de procedimientos o de control interno es un componente del
sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información
detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las
instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones,
sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que
se realizan en una organización.
8Rusenas, Rubén Oscar. (1978). Manual de Control Interno. Editorial Cangallo.
23
Las empresas durante todo el proceso de diseñar e implementar el
sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos
integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para
poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo
responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando
información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control
y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función
empresarial.
El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se
constituye como una herramienta de apoyo para las directivas de
cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores
resultados, con calidad y eficiencia
Proceso: Un proceso se puede definir como una serie de actividades,
acciones o eventos organizados interrelacionados, orientadas a obtener
un resultado específico y predeterminado, como consecuencia del valor
agregado que aporta a cada una de las fases que se llevan a cabo en las
diferentes etapas por los responsables que desarrollan las funciones de
acuerdo con su estructura orgánica.
Procedimientos: Sonmódulos homogéneos que especifican y detallan un
proceso, los cuales conforman un conjunto ordenado de operaciones o
actividades determinadas secuencialmente, en relación con los
responsables de la ejecución, que deben cumplir políticas y normas
establecidas señalando la duración y el flujo de documentos. Por ejemplo:
procedimiento para pago de nómina, cobro de cuentas por servicios
prestados, compra y suministro de materiales.
Diferencia entre proceso y procedimiento: Al analizar las definiciones
de proceso y procedimiento se encuentran algunas similitudes y muchos
autores utilizan indistintamente dichos términos, cuando se trata de
24
manuales que orienten la ejecución del trabajo, es más generalizado el
uso de procedimientos, por razones de orden jurídico, confirmado por la
Constitución y las Leyes.
En este instructivo para tener didácticos los términos "proceso y
procedimiento" se emplea en forma análoga, especialmente porque se
está describiendo el trabajo de una persona responsable y de allí se
origina la descripción del Manual de Funciones.
Objetivos y políticas del manual de control interno
El desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad
y responsabilidad para complementar los controles de la
organización.
Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de
cada departamento, así como la actividad de la organización,
esclareciendo todas las posibles lagunas o áreas de
responsabilidad indefinida.
Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y
exacta información de los resultados operativos y de organización
en el conjunto.
Un sistema de información para la dirección y para los diversos
niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos
contables y diseñados para presentar un cuadro lo suficientemente
informativo de las operaciones, así como para exponer con
claridad, cada uno de los procedimientos.
La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la
empresa, conocido como evaluación y autocontrol que asegure un
análisis efectivo y de máxima protección posible contra errores,
fraude y corrupción.
25
La existencia del sistema presupuestario que establezca un
procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando,
de este modo, la gestión proyectada y los objetivos futuros.
La correcta disposición de los controles válidos, de tal forma que se
estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los
empleados y el pleno reconocimiento de su ejercicio, evitando la
necesidad de controles superfluos así como la extensión de los
necesarios.
Elementos esenciales para practicar auditorías, interventoras y en
general evaluaciones internas e independientes o externas.
Contenido del manual de control interno o procedimientos
1.- Título y código del procedimiento.
2.- Introducción: Explicación corta del procedimiento.
3. -Organización: Estructura micro y macro de la entidad.
4.- Descripción del procedimiento.
4.1.- Objetivos del procedimiento
4.2. -Normas aplicables al procedimiento
4.3. -Requisitos, documentos y archivo
4.4. -Descripción de la operación y sus participantes
4.5. -Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento
5. -Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del
proceso.
6.- Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento.
7. -Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
8. -Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de
autocontrol.
26
1.3 SISTEMA CONTROL INTERNO.9
El Sistema de Control Interno consiste en todas las medidas empleadas
en una empresa, para proteger sus recursos contra pérdidas, fraudes o
irregularidades; promover la exactitud y confiabilidad de los informes
Contables y de Operaciones y juzgar la eficiencia de las operaciones en
todas las divisiones de la organización.
Definiendo el Sistema de Control Interno, es el conjunto de planes,
procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de la
empresa.
Además es un sistema integrado por el esquema de organización y el
conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y
mecanismos de verificación y evaluación adaptados por una entidad, con
el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones,
así como, la administración de la información y los recursos, se realicen
de acuerdo con las normas legales vigentes dentro de las prácticas
trazadas por la dirección y en atención de las metas u objetivos previstos.
Para ofrecer seguridad razonable y que estén lográndose los objetivos del
Control Interno, se debe considerar cinco elementos para su buena
operatividad, requiriéndose que estos elementos se encuentren
interrelacionados en el proceso administrativo, los mismos que se
demuestra a continuación:
9Pungitore, José Luis. (1994). Sistemas Administrativos y Control Interno. Club de
Estudio.
27
ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO10
Es el conjunto de planes, procedimientos y otras medidas, incluyendo
la actitudde la dirección una Empresa.
Además es un sistema integrado por el esquema deorganización y el
conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos
y mecanismos de verificación y evaluación adaptados por una entidad,
con el fin de procurar que todas las actividades operaciones y
actuaciones; así como la administración de la información y los recursos,
serealicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales
vigentesdentro de las practicas trazadas por la dirección y en atención de
las metasu objetivos previstos.
Ambiente de Control
Se desarrolla un entorno que estimula e influencia las tareas de las
personas, con respecto al control de sus actividades y/o constituya el
punto fundamental para el desarrollo de las acciones y refleje la actitud
asumida por la alta dirección en relación con la influencia del Control
10
Miguel Bravo Cervantes, (2000). Control Interno, San Marcos, Lima
Sistema
control
interno.
Ambiente del
control
interno.
Sistema de
contabilidad.
Manual de
control
interno.
Auditoría
interna.
Sistema
informático.
28
Interno y su incidencia sobre las actividades de la entidad y resultados,
por lo que, deben tener presente todas las disposiciones, políticas y
regulaciones que consideran necesarios para su implantación y desarrollo
exitoso.
El Ambiente de Control fija el tono de la Organización al influir en la
consecuencia del personal. Este puede considerarse como la base de los
demás componentes del Control Interno.
Sistema de Contabilidad.
Consiste en métodos y registros establecidos para identificar, analizar y
clasificar los hechos económicos generados como transacciones de una
entidad. Así como mantener el Registro del Activo y Pasivo que le son
relativos.
Manual de control interno.
Son aquellos procedimientos y políticas que se acondicionan al ambiente
de Control y Sistema Contable establecido por la Administración para
proporcionar seguridad razonable, con el fin de poder lograr los objetivos
específicos de la entidad.
Ambientes SIC (Sistema de información Computarizada).
Es el procedimiento de la información Financiera de la entidad, donde
interviene el Computador, cualquiera que sea sus especificaciones
técnicas.
29
El Sistema de información debe ser controlado con el objetivo de
garantizar su correcto funcionamiento y asegurar el control de proceso de
los diversos tipos de transacciones.
Eficacia del Sistema de Control Interno.
El Sistema de Control Interno se considera efectivo en la medida en que
la autoridad a la que apoya cuente con una seguridad razonable en la
información acerca delavance en el logro de sus objetivos y metas y en el
empleo de criterios de economíay eficiencia, la confiabilidad y validez de
los informes y estados financieros, elcumplimiento de la legislación y
normas vigentes, incluida las políticas y losprocedimientos emanados de
la propia entidad, esta norma fija el criterio paracalificar la eficacia de un
Sistema de Control Interno, basándose en las tres materiasdel control:
•Las operaciones.
•La información financiera.
•El cumplimiento con las leyes, decretos, reglamentos y cualquier tipo
denormativa
Auditorías del Sistema de Control Interno.
Deben practicarse auditorías, las que informarán sobre la eficacia y
eficiencia delSistema de Control Interno, proporcionando
recomendaciones para sufortalecimiento si correspondiera.En el juego
de interrelaciones de elementos que configuran y sustentan el Sistemade
Control Interno, las auditorías desempeñan un papel importante.
Estos exámenes, practicados sobre bases de normas y
procedimientosgeneralmente aceptados, permiten obtener una opinión
30
técnica válida sobre elestado y funcionamiento de un Sistema de Control
Interno.
La naturaleza, extensión y frecuencia de las evaluaciones del Sistema de
Control Interno deben variar en función del nivel de riesgo determinado y
de la ponderaciónde la importancia del control para reducirlo.
La auditoría debe ajustarse a un método objetivo y sistemático
que,razonablemente, incremente la probabilidad de la formación de un
juicio acertado.
1.4 MÉTODOS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO11
El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos
y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una entidad
para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de
su información financiera y la complementaria administrativa y
operacional, promover eficiencia en la operación y provocar adherencia a
las políticas prescritas por la administración.
Según el Boletín 3050 emitido por la Comisión de Normas y
Procedimientos de Auditoría, dentro de sus generalidades nos explica que
el estudio y evaluación del control interno se efectúa con el objeto de
cumplir la norma de ejecución del trabajo que requiere que "el auditor
debe efectuar un estudio y evaluación adecuado del control interno
existente, que le sirva de base para determinar la naturaleza, extensión y
oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoría".
El control interno se divide en:
11
Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría.
31
Control Administrativo.-donde se debe observar y aplicar en
todas las fases o etapas del proceso administrativo.
Control Financiero – Contable.- orientado fundamentalmente
hacia el control de las actividades financieras y contables de una
entidad.
A la conjunción de estos dos elementos deriva en el Sistema Integral de
Control Interno.
La Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría del Instituto
Mexicano de Contadores Públicos en su boletín 5030, muestra la
metodología para el Estudio y evaluación del control Interno, donde
recomienda que ese proceso se efectúe por ciclos de transacciones, ya
que un estudio por cuentas pierde de vista la dinámica de las empresas.
Los ciclos básicos de transacciones a considerar son: ingresos, compras,
producción, nóminas y tesorería.
El estudio del control interno tiene por objeto conocer como es dicho
control interno, no solamente en los planes de la dirección sino en la
ejecución real de las operaciones cotidianas.
La evaluación del control interno es la estimación del auditor, hecha sobre
los datos que ya conoce a través del estudio, y con base en sus
conocimientos profesionales, del grado de efectividad que ese control
interno suministre.
De este estudio y evaluación, el Contador Público podrá desprender la
naturaleza de las pruebas diferentes sobre una misma partida. De ello
dependerá la extensión que deba dar a los procedimientos de auditoría de
32
empleados y la oportunidad en que los va a utilizar para obtener los
resultados más favorables posibles.
En el proceso de evaluación del control interno un auditor debe revisar
altos volúmenes de documentos, es por esto que el auditor se ve obligado
a programar pruebas de carácter selectivo para hacer inferencias sobre la
confiabilidad de sus operaciones.
Para dar certeza sobre la objetividad de una prueba selectiva y sobre su
representatividad, el auditor tiene el recurso del muestreo estadístico,
para lo cual se deben tener en cuenta los siguientes aspectos
primordiales:
La muestra debe ser representativa.
El tamaño de la muestra varía de manera inversa respecto a la
calidad del control interno.
El examen de los documentos incluidos debe ser exhaustivo para
poder hacer una inferencia adecuada.
Siempre habrá un riesgo de que la muestra no sea representativa y
por lo tanto que la conclusión no sea adecuada.
Consiste en usar como instrumento para la investigación, cuestionarios
previamente formulados que incluyen preguntas acerca de la forma en
que se manejan las transacciones u operaciones de las personas que
intervienen en su manejo; la forma en que fluyen las operaciones a través
de los puestos o lugares donde se definen o se determinan los
procedimientos de control para la conducción de las operaciones.
Consiste en la evaluación con base en preguntas, las cuales deben ser
contestadas por parte de los responsables de las distintas áreas bajo
examen. Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendrá
33
evidencia que deberá constatar con procedimientos alternativos los cuales
ayudarán a determinar si los controles operan tal como fueron diseñados.
La aplicación de cuestionarios ayudará a determinar las áreas críticas de
una manera uniforme y confiable.
Consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el
auditor, los cuales incluyen preguntas respecto a cómo se efectúa el
manejo de las operaciones y quién tiene a su cargo las funciones.
Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas
afirmativas indican la existencia de una adecuada medida de control,
mientras que las respuestas negativas señalan una falla o debilidad en el
sistema establecido.
Utilización de cuestionarios
Como parte de la preparación para el examen de estados financieros, el
auditor debe elaborar el cuestionario de comprobación sobre control
interno. Este documento está constituido por varias listas de preguntas
que deben ser contestadas por los funcionarios o empleados de la entidad
bajo revisión o que el auditor mismo contesta durante el curso de la
auditoría basado en sus observaciones.
Cuando el auditor llena el cuestionario por medio de una entrevista con
uno o más funcionarios de la entidad, debe tomar en cuenta la necesidad
de confirmar durante el curso de la auditoría la veracidad de las
respuestas dadas, sin confiar completamente en las obtenidas.
La aplicación correcta de los cuestionarios sobre control interno, consiste
en una combinación de entrevistas y observaciones. Es esencial que el
34
auditor entienda perfectamente los propósitos de las preguntas del
cuestionario.
Flujogramas
El método de flujogramas es aquel que se expone, por medio de cuadros
o gráficos. Si el auditor diseña un flujograma del sistema, será preciso que
visualice el flujo de la información y los documentos que se procesan.
El flujograma debe elaborarse, usando símbolos estándar, de manera que
quiénes conozcan los símbolos puedan extraer información útil relativa al
sistema. Si el auditor usa un flujograma elaborado por la entidad, debe ser
capaz de leerlo, interpretar sus símbolos y sacar conclusiones útiles
respecto al sistema representado por el flujograma.
Con certeza no puede decirse que cualquiera de los tres métodos es
completo o eficaz, aisladamente, en todos los casos. En alguna tal vez
sea aplicable el método de gráficos; en otros puede ser conveniente usar
el método de cuestionarios y en otros puede ser más fácil o puede ser de
mejor interpretación el método descriptivo.
En frecuentes ocasiones se usa una combinación de los tres métodos; es
decir el relevamiento específicamente, la recopilación de antecedentes y
la comprobación de los mismos se lleva a efecto usando, tanto gráficos o
flujogramas, como cuestionarios o narrativos.
Ventajas:
Representa un ahorro de tiempo.
Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a
descubrir si algún procedimiento se alteró o descontinuó.
35
Es flexible para conocer la mayor parte de las características del
control interno.
Desventajas.
El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su
extensión.
Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan
intrascendentes si no existe una idea completa del porque de estas
respuestas.
Su empleo es el más generalizado, debido a la rapidez de la
aplicación.
De los métodos vistos anteriormente, ninguno de ellos trata con
relativa profundidad, el elemento clave de la entidad, el humano.
Para cubrir ese vacío se presenta un cuarto método:
Detección de funciones incompatibles.
El auditor mediante el uso de sencillos cuestionarios, detectará
funciones incompatibles del personal involucrado en la operación,
administración, control y marcha de la entidad sujeta a auditoría.
Se presenta como una hoja de cuestionario, que en la parte
superior derecha, se menciona la función clave y ahí mismo se
anotan los nombres de los ejecutantes, a continuación, sobre el
lado izquierdo de la hoja, están consignadas otras funciones donde
se anotarán los nombres de los ejecutantes, si el nombre de la
persona que realiza la función clave se repite en las otras
funciones, se constituye así una función incompatible que será
anotada a continuación en la columna de observaciones y en
consecuencia habremos descubierto una falla en el control interno.
36
Cuestionario
El método descriptivo consiste, como su nombre lo indica, en describir las
diferentes actividades de los departamentos, funcionarios y empleados, y
los registros que intervienen en el sistema. Sin embargo, no debe
incurrirse en el error de describir las actividades de los departamentos o
de los empleados aislada u objetivamente. Debe hacerse la descripción
siguiendo el curso de las operaciones a través de su manejo en los
departamentos citados.
Consiste en la descripción detallada de los procedimientos más
importantes y las características del sistema de control interno para las
distintas áreas, mencionando los registros y formularios que intervienen
en el sistema.
Consiste en la descripción de las actividades y procedimientos utilizados
por el personal en las diversas unidades administrativas que conforman la
entidad, haciendo referencia a los sistemas o registros contables
relacionados con esas actividades y procedimientos.
La descripción debe hacerse de manera tal que siga el curso de las
operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen, nunca
se practicará en forma aislada o con subjetividad.
Detallar ampliamente por escrito los métodos contables y administrativos
en vigor, mencionando los registros y formas contables utilizadas por la
empresa, los empleados que los manejan, quienes son las personas que
custodian bienes, cuanto perciben por sueldos, etc.
37
La información se obtiene y se prepara según lo juzgue conveniente el
Contador Público, por funciones, por departamentos, por algún proceso
que sea adecuado a las circunstancias.
La forma y extensión en la aplicación de este procedimiento dependerá
desde luego de la práctica y juicio del Contador Público observada al
respecto, y que puede consistir en:
A. Preparar sus notas relativas al estudio de la compañía de manera que
cubran todos los aspectos de su revisión.
B. Que las notas relativas contengan observaciones únicamente respecto
a las deficiencias del control interno encontradas y deben ser
mencionadas en sus papeles de trabajo, también cuando el control
existente en las otras secciones no cubiertas por sus notas es
adecuado.
Siempre deberá tenerse en cuenta la operación en la unidad
administrativa precedente y su impacto en la unidad siguiente.
Ventajas:
El estudio es detallado de cada operación con lo que se obtiene un
mejor conocimiento de la empresa.
Se obliga al Contador Público a realizar un esfuerzo mental, que
acostumbra al análisis y escrutinio de las situaciones establecidas.
Desventajas:
Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales.
No se tiene un índice de eficiencia.
38
Métodos de evaluación de control
interno
Flujo grama
Cuestionario
Descriptivo
Los métodos de evaluación de control interno son tres.
Elaborado por la autora
1.5 AUDITORÍA INTERNA.12
La auditoría interna surge con posterioridad a la auditoría externa por la
necesidad de mantener un control permanente y más eficaz dentro de la
empresa y de hacer más rápida y eficaz la función del auditor externo.
Generalmente, la auditoría interna clásica se ha venido ocupando
fundamentalmente del sistema de control interno, es decir, del conjunto de
medidas, políticas y procedimientos establecidos en las empresas para
proteger el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la
eficiencia operativa y optimizar la calidad de la información económico-
financiera. Se ha centrado en el terreno administrativo, contable y
financiero.
La necesidad de la auditoría interna se pone de manifiesto en una
empresa a medida que ésta aumenta en volumen, extensión geográfica y
complejidad y hace imposible el control directo de las operaciones por
parte de la dirección.
12
Soriano Guzmán, Genaro, (1992). La auditoría interna en el proceso administrativo. Editorial CENAPEC
39
Con anterioridad, el control lo ejercía directamente la dirección de la
empresa por medio de un permanente contacto con sus mandos
intermedios, y hasta con los empleados de la empresa. En la gran
empresa moderna esta peculiar forma de ejercer el control ya no es
posible hoy día, y de ahí la emergencia de la llamada auditoría interna.
El objetivo principal es ayudar a la dirección en el cumplimiento de sus
funciones y responsabilidades, proporcionándole análisis objetivos,
evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes
sobre las operaciones examinadas. Este objetivo se cumple a través de
otros más específicos como los siguientes:
Verificar la confiabilidad o grado de razonabilidad de la información
contable y extracontable, generada en los diferentes niveles de la
organización.
Vigilar el buen funcionamiento del sistema de control interno(lo cual
implica su relevamiento y evaluación), tanto el sistema de control
interno contable como el operativo.
Control Interno
El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y
preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de
fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin
autorización.
Una segunda definición definiría al control interno como "el sistema
conformado por un conjunto de procedimientos (reglamentaciones y
actividades) que interrelacionadas entre sí, tienen por objetivo proteger los
activos de la organización.
40
Entre los objetivos del control interno tenemos:
Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por
fraudes o negligencias.
Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y
extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la
toma de decisiones.
Promover la eficiencia de la explotación.
Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la
gerencia.
Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.
Entre los elementos de un buen sistema de control interno se tiene:
Un plan de organización que proporcione una apropiada
distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad.
Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos
adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el
activo y el pasivo, los ingresos y los gastos.
Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan
proyectado.
Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y
obligaciones, que han de estar en proporción con sus
responsabilidades.
La Auditoría Interna forma parte del Control Interno, y tiene como uno de
sus objetivos fundamentales el perfeccionamiento y protección de dicho
control interno.
41
Técnicas de evaluación del control interno13
Las principales técnicas y más comúnmente utilizadas para la evaluación
del control interno son las de:
Memorándums de procedimientos
Flujogramas
Cuestionarios de Control Interno
Técnicas estadísticas
A éstas deben agregarse las herramientas de gestión, entre las
principales tenemos: diagrama de Ishikawa (denominada también "Espina
de Pescado"), diagrama de Pareto, diagrama de dispersión, histograma y
flujogramas ( estás últimas tres contenidas ya en las antes mencionadas),
estratificación, y la Matriz de Control Interno entre otras.
Departamento o Unidad de control, que genera la evaluación de los
Sistemas de Contabilidad y el Control Interno de una entidad, con el
propósito de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza
que se le puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento
de sus objetivos.
Los principales beneficios de la auditoría interna son:
Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones
generales o especificas de la Gerencia.
Se registra los cambios para mantener un Control adecuado y
permitir la preparación de los estados Contables Financieros.
Se salvaguardan los Activos solo acensándolos con autorización.
13
AnderEgg, E (1995). Técnicas de investigación social, Lumen, Argentina, 24º edición.
42
Los Activos registrados son comparados con las existencias.
El status profesional del Auditor independiente impone obligaciones
profesionales proporcionales.
43
Diferencias entre control interno y auditoria.14
# Control interno Auditoría interna
01
Consiste en todas las medidas
empleadas en una empresa que
protegen, evitan pérdidas, fraudes e
ineficiencias.
Evaluación de los sistemas,
examina, estudia, revisa o investiga
02
Es un sistema de autorización y
procedimientos, administra un
control razonable sobre activos,
ingresos y egresos
Es sistemática y planeada.
03 Esta dado por la gerencia de la
empresa.
Esta dirigida por un Contador.
04 Son todas las medidas coordinadas
dentro de una unidad
Es objetiva e independiente
05 Son prácticas que deben seguirse
en el desempeño de funciones de
cada una de las operaciones de la
entidad.
Se efectúa con el fin de llegar a una
conclusión u opinión, sobre la
confiabilidad de lo examinado.
06 Se lleva a cabo en el transcurso de
las operaciones que efectúa la
entidad
Es un examen que ocurre después
de llevado a cabo las transacciones.
07
Es un sistema por el cual se hace
efectiva la administración de la
entidad
Permite medir el logro de las metas,
está relacionado con el control y e
suma herramienta importante del
sistema de control.
14
Suárez Suárez, Andrés. (1991). La moderna auditoría. McGraw Hill
44
Uso de herramientas de gestión15
Ya sea en forma individual, en equipo o en los círculos de calidad se
deberá hacer uso de las herramientas de gestión aplicada en materia de
calidad y productividad. Nos referimos tanto a las siete herramientas
clásicas, como a las nuevas herramientas y otras que pueda idear el
personal de auditoría en el ejercicio de sus tareas.
Así tenemos la Matriz de Ishikawa, la cual puede ser utilizada para
analizar falencias, detectar causas de errores o ilícitos, búsqueda de
soluciones o mejoras del control interno.
El Diagrama de Pareto permite entre otras funciones importantes la
priorización de controles en función de la preponderancia que los
diferentes factores tienen, como así también la utilización de la misma
para descubrir la causa de problemas, o dar solución a las mismas.
El flujograma es un elemento fundamental no sólo para evaluar el sistema
de control interno, sino además para evaluar la eficiencia de las
actividades o procesos.
El Diagrama de Dispersión permite poner a prueba la interrelación entre
diferentes factores, como podría ser cantidad de comprobantes recibidos
por caja con las diferencias de caja.
El histograma permite analizar la distribución de los errores o falencias
detectadas.
15 Madariaga, J.M. – Nociones Prácticas de Auditoría – Deusto – 1986
45
Análisis Preventivos. Consistentes en utilizar la lluvia de ideas por parte
de los auditores internos a los efectos de detectar para cada proceso,
servicio, producto o actividad donde o qué problemas pueden surgir,
analizando como evitar de que se produzcan y fijando sistemas para su
detección.
La Matriz de Control Interno16
La misma es una forma de pensar, de planificar, de delegar, de adoptar
decisiones y resolver problemas, y de ver la organización en su totalidad.
Es una forma de pensar, porque analizando la interrelación de los
diversos productos, servicios y áreas de la empresa con las disposiciones
normativas externas e internas, como así también con los principios de
control interno y seguridad, lleva tanto a los funcionarios, como a los
auditores internos (o externos) y a las gerencias de las diversas áreas a
preguntarse de que manera afectan, si es que lo hacen, las diversas
normativas a sus procesos y actividades, o bien indagar acerca de la
existencia o no de normas que se relacionen con las mismas.
Cabría preguntarse cuantas veces las organizaciones son pasibles de
sanciones pecuniarias por incumplimiento de deberes formales sólo por el
hecho de no haber realizado las indagaciones o bien de no tener
planificados los controles y las respectivas acciones.
Es una manera de planificar por cuanto los funcionarios de la
organización establecen cantidad de controles a ejecutar por período de
tiempo, con qué elementos o recursos se van a contar, que cuestionarios
16
Lefcovich, Mauricio L. (2003). Matriz de Control Interno
46
se han de utilizar y quienes los elaborarán. Por medio de la delegación se
asigna por un lado quienes son los responsables de realizar los controles.
Como el sistema matricial hace uso de puntajes de eficacia, los aspectos
o áreas de mayor riesgos, los cuales surgen de los puntajes más bajos,
son aquellos en los cuales se han de priorizar los ajustes y correcciones,
además a través del análisis de las razones de los bajos puntajes se logra
saber los motivos que los originan y de tal forma adoptar las mejores
acciones tendientes a su resolución.
1.6 PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR UNA AUDITORÍA DE
GESTIÓN17
La auditoría de gestión consiste en las revisiones y evaluación de dos
elementos mayores de la administración, tales como:
Política de la corporación.- Determinación de su existencia, de lo
adecuado y comprensivo de la política, así como, del significado de
sus instructivos como elementos de control en áreas funcionales.
Valorización de los efectos de la ausencia de políticas; o
recomendaciones para la adopción o modificación de los
instructivos formalizados.
Controles administrativos.- Determinación de su existencia, de lo
adecuado referente a los controles administrativos u operacionales
como tales, y como respaldo a los objetivos de productividad de la
gerencia; el grado de cumplimiento en las áreas de funcionabilidad
mayor; y la coordinación de controles de operación con los
instructivos de la política de la corporación.
17
Holmes, A. (1994). Auditorías Principios y Procedimientos. Editorial Limusa. México.
47
Evaluación de los efectos de la acción de controles administrativos
u operacionales en áreas significativas, y recomendaciones para la
adopción o modificación de tales controles.
La índole y función de los controles administrativos u operacionales, por lo
tanto, para el efectivo control administrativo son fundamentales, ellos
representan procedimientos, rutinas, y otros requisitos obligatorios, o
lineamientos específicos, que indican cómo y por qué medio debe de
ejercerse o canalizarse la auditoría operativa.
También puede tomar la forma de documentos o informe que actúen
como controles de sí mismos, o que están diseñados como medida de la
efectividad como funcionan otros controles operacionales. Desde un
punto de vista funcional, son los medios de implantar los objetivos de
políticas de una corporación.
A la inversa, la ausencia de instructivos o de controles operacionales
efectivos en áreas funcionales significativas, puede ejercer un enorme
efecto adverso en la productividad global.
Al iniciar una auditoría de gestión, el auditor prepara datos importantes
que le sirven como antecedentes respecto al cliente, entre los cuales se
tiene las utilidades históricas, recuperación sobre inversión, clases de
productos usuales de distribución, características mercantiles inusitadas
en el ramo del mercado, el volumen aproximado de ventas anuales, el
activo y la influencia de pedidos a la orden o contratos para la diferencia
sobre la planeación y operaciones generales.
Estos datos pueden suplir con inspecciones a las plantas y otros servicios,
a fin de evaluar las condiciones físicas, y localizar indicios de posibles
áreas de problemas.
48
El auditor también puede aplicar técnicas de análisis financiero para
estadísticas de operación, así mismo puede sugerir áreas de problemas, o
condiciones que influencian una recuperación desfavorable sobre la
inversión, o estadística de operación adversa.
Objetivos de la Auditoría de Gestión18
El objetivo primordial de la auditoría de gestión consiste en descubrir
deficiencias o irregularidades en algunas de las partes de la empresa y
apuntar sus probables remedios. La finalidad es ayudara la dirección
alograr la administración más eficaz. Su intención es examinar y valorar
los métodos y desempeño en todas las áreas.
Los factores de la evaluación abarcan el panorama económico, la
adecuada utilización de personal y equipo y los sistemas de
funcionamiento satisfactorios.
En la auditoría de gestión se realizan estudios para determinar
deficiencias causantes de dificultades, sean actuales o en potencia, las
irregularidades, embotellamientos, descuidos, pérdidas innecesarias,
actuaciones equivocadas, deficiente colaboración fricciones entre
ejecutivos y una falta general de conocimientos o desdén de lo que una
buena organización.
Suele ocurrir a menudo que se produzcan pérdidas por prolongados
espacios de tiempo, lo cual, a semejanza de las enfermedades crónicas,
hace que vaya empeorando la situación debido a la falta de vigilancia.
18
Meigs, W. Larsen, J. (1994). Principios de Auditoría. Segunda Edición. México. Editorial Diana.
49
Por medio de los trabajos que realiza el auditor administrativo, éste se
encuentra en posición de determinar y poner en evidencia las fallas y
métodos defectuosos operacionales en el desempeño. Respecto de las
necesidades específicas de la dirección en cuanto a la planeación, y
realización de los objetivos de la organización.
La responsabilidad del auditor consiste en ayudar y respaldar a la
dirección en la determinación de las áreas en que pueda llevarse a cabo
valiosas economías e implantarse mejores técnicas administrativas.
Enseguida de una investigación definida y donde quieran que surjan
aspectos o circunstancias susceptibles de remedio o mejoría, es
obligación del auditor examinar con mirada crítica y valorar toda solución
que parezca conveniente.
La revisión de los métodos y desempeños administrativos, comprende un
examen de los objetivos, políticas, procedimientos, delegación de
responsabilidades, normas y realizaciones. La eficiencia operativa de la
función o área sometida a estudio, puede determinarse mediante una
comparación de las condiciones vigentes, con las requeridas por los
planes, políticas etc.
El pronunciamiento No. 7 determina como objetivos principales de la
auditoría de gestión los siguientes:
50
Determinar lo adecuado de la organización de la entidad
Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas.
Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las
mismas.
Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles
establecidos.
Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de
operación y la eficiencia de los mismos.
Comprobar la utilización adecuada de los recursos.
Alcance de las actividades
La auditoría de gestión puede ser de una función específica, un
departamento o grupo de departamentos, una división o grupo de
divisiones o de la empresa en su totalidad. Algunas auditorías abarcan
una combinación de dos o más áreas.
El campo de estudio puede abarcar la economía de la producción,
incluyendo elementos tales como: especialización, simplificación,
estandarización, diversificación, expansión, contracción e integración;
también podría incluir los factores de producción.
Por otra parte, como en las áreas donde se practique el examen de
auditoría, podrían comprender un estudio y evaluación de los métodos
para pronosticar, como son: programación del producto, costos de
proyectos de ingeniería, estimación de los precios, comunicaciones,
equipos y aplicaciones del procesamiento de datos, eficiencia
administrativa, etc.
Los elementos en los métodos de administración y operación que exigen
una constante vigilancia, análisis, y evaluación son los siguientes: planes
51
y objetivos, estructura orgánica, políticas y prácticas, sistemas y
procedimientos, métodos de control, formas de operación y recursos
materiales y humanos.
52
CAPÍTULO 2.
EVALUACIÓN DIAGNOSTICA
2.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN.
La elaboración del sistema de control interno administrativo contable, para
el condominio de propiedad horizontal CENTRUM, demandó que se lleve
a cabo el siguiente proceso metodológico:
Formar y capacitar un equipo de trabajo, con conocimientos en
procesos administrativos, contables y de investigación.
Elaboración de la documentación y material de apoyo necesario
para la realización de la investigación de campo, para lo cual se
utilizó el método de estudio de caso, y
Finalmente se analizaron los resultados.
2.2 TIPO DEESTUDIO.
El tipo de estudio que se llevará a cabo dentro del proceso investigativo
es el Explicativo, se escoge este tipo de estudio debido a que está
orientado a la comprobación de hipótesis causales. Por ello, se
establecen las variables independientes y dependientes que se
consideran complejas, y cuya ocurrencia contribuyen al conocimiento
científico del problema.
Además se lo escoge debido a que implica análisis, síntesis e
interpretación del problema y los resultados de la investigación de campo
y exploratoria.
53
Para algunos autores el estudio explicativo no es una metodología con
entidad propia, sino que constituye una estrategia de diseño de la
investigación que permite seleccionar el objeto/sujeto del estudio y el
escenario real.
Para Ander-Egg (1995)buscan encontrar las razones o causas que
ocasionan ciertos fenómenos. Su objetivo último es explicar por qué
ocurre un fenómeno y en qué condiciones se da éste.
“Están orientados a la comprobación de hipótesis causales de tercer
grado; esto es, identificación y análisis de las causales (variables
independientes) y sus resultados, los que se expresan en hechos
verificables (variables dependientes).
Los estudios explicativos pretenden conducir a un sentido de comprensión
o entendimiento de un fenómeno. Apuntan a las causas de los eventos
físicos o sociales. Pretenden responder a preguntas como: ¿por qué
ocurre? ¿En qué condiciones ocurre? Son más estructurados y en la
mayoría de los casos requieren del control y manipulación de las variables
en un mayor o menor grado.
PROCESO DE INVESTIGACIÓN.
Elaborado por la autora
Investigación de
exploratoria Propuesta.
Investigación de campo
54
ORGANIGRAMA DE CONDOMINIO CENTRUM
55
2.3 UNIVERSO.
En la empresa Condominio CENTRUM laboran 53 personas, las mismas
que están asignadas a las diferentes secciones que forman la empresa, la
distribución del recurso humano es la siguiente:
Subir cuadro
2.4 MUESTRA.
El manual de control interno es para el departamento de contabilidad, por
lo tanto la muestra es de 6 colaboradores.
De la distribución departamental existente en el Condominio Centrum, tal
como se demostró en el cuadro anterior, se puede observar que el
departamento de contabilidad cuenta con una Contadora y 5 asistentes
contables, lo que implica un total de 6 colaboradores en la citada área,
cifra que corresponderá al total de la muestra que será sujeta de análisis
dentro de esta investigación.
PERSONAL COLABORADORES
Administrador 1
Contabilidad 1
Asistente Contable 5
Jefe de Seguridad 1
Jefe de Mantenimiento 1
Asistente de Mantenimiento 2
Guardias 33
Mensajero 1
Jardinero 2
Albanil 1
Limpieza 5
TOTAL PERSONAL 53
56
SI NO
2.5 TÉCNICAS DE RECOGIDA DE DATOS
Para la presente investigación se utilizará la entrevista, que es una
técnica destinada a recopilar información y está dirigida a captar los
aspectos más significativos con los que debe contar el manual de
controlinterno para el área contable de la empresa Condominio
CENTRUM.
Para la entrevista se dispondrá de un cuestionario, que es un conjunto de
preguntas, preparado cuidadosamente, sobre los hechos y aspectos que
interesan en la investigación, para que sea contestado por la muestra, la
misma que se demuestra en el siguiente cuadro: asistente contable 5
laboran 53 personas .
2.6 TABULACIÓN DE DATOS.
¿Conoce usted la misión y visión de la empresa?
TABLA 1
RESULTADO PREGUNTA 1
VALOR SIGNIFICADO F %
SI 6 100%
NO 0 0%
TOTAL 6 100%
57
Fuente: investigación de campo Elaborado por la autora
En esta interrogante se determinó que; el 100% de los encuestados
conoce la misión y visión de la empresa.
¿Conoce usted los objetivos empresariales de corto, mediano y largo
plazo?
TABLA 2
RESULTADO PREGUNTA 2
VARLOR
SIGNIFICADO
F %
SI 2 33%
NO 4 67%
TOTAL 6 100%
Fuente: investigación de campo
Elaborado por la autora
33%
67%
SI
NO
58
Se determino que; el 67% de los encuestados, no conoce los objetivos
que la empresa persigue, para alcanzar los resultados esperados,
mientras que el 33% restante indica que si conoce los objetivos de la
empresa.
¿Conoce usted la planificación estratégica que integra la calidad con
la planificación, organización, dinamización, evaluación y reajuste
del departamento contable?
TABLA 3
RESULTADO PREGUNTA 3
VALOR
SIGNIFICADO
F %
SI 0 0%
NO 6 100%
TOTAL 6 100%
Fuente: investigación de campo
Elaborado por: la autora
0
1
2
3
4
5
SINO
0
6 Series1
59
Se determinó que; el 100% de la muestra concuerda en que no existe un
proceso de planificación estratégica en el que se involucre la calidad de
las operaciones del área contable con planificación, organización,
dinamización, evaluación y reajuste.
¿Cuenta la empresa con un manual de control interno para el área
contable?
TABLA 4
RESULTADO PREGUNTA 4
VALOR
SIGNIFICADO
F %
SI 0 0%
NO 6 100%
TOTAL 6 100%
Fuente: investigación de campo
Elaborado por: la autora
SINO
0%
20%
40%
60%
80%
100%
0
6 Series1
60
El 100% de la muestra indica que no existe un manual de control interno
para el área contable, comprobando la necesidad de la presente
investigación para beneficio exclusivo de la empresa Condominio
CENTRUM.
¿Tiene conocimiento de qué es un manual de control interno?
TABLA 5
RESULTADO PREGUNTA 5
VALOR
SIGNIFICADO
F %
SI 4 67%
NO 2 33%
TOTAL 6 100%
Fuente: investigación de campo
Elaborado por: la autora
SI NO
61
Los resultados obtenidos indican que el 67% de la muestra posee un
cierto grado de conocimiento de lo que es un manual de control interno,
mientras tanto el 33% desconoce lo que es un manual de control interno.
¿Sabe cuáles son los objetivos de un manual de control interno?
TABLA 6
RESULTADO PREGUNTA 6
VALOR
SIGNIFICADO
F %
SI 4 67%
NO 2 33%
TOTAL 6 100%
Fuente: investigación de campo
Elaborado por: la autora
67%
33%
SI
NO
62
El 67% de la muestra conocen de una manera convencional los objetivos
de un manual de control interno, en tanto que un 33% no tiene
conocimiento de los objetivos que se aplican al manual.
¿Sabe cuáles son los componentes de un manual de control interno
TABLA 7
RESULTADO PREGUNTA 7
VALOR
SIGNIFICADO
F %
SI 4 67%
NO 2 33%
TOTAL 6 100%
Fuente: investigación de campo
Elaborado por la autora
67%
33%
SI
NO
63
El 67% de la muestra conocen de una manera convencional los
componentes del un manual de control interno, en tanto que un 33% no
tiene conocimiento de los componentes del manual.
¿Existe la necesidad del diseño de un manual de control interno para
el áreaContable?
TABLA 8
RESULTADO PREGUNTA 8
VALOR
SIGNIFICADO
F %
SI 6 100%
NO 0 0%
TOTAL 6 100%
Fuente: investigación de campo
Elaborado por: la autora
SI NO
64
El 100% de los encuestados coinciden en la necesidad de obtener y
elaborar un manual de control interno que facilite las actividades que se
realizan continuamente en el departamento del área Contable de la
Empresa.
¿Aplicaría usted el Manual de Control Interno en su puesto de
trabajo?
TABLA 9
RESULTADO PREGUNTA 9
VALOR
SIGNIFICADO
F %
SI 6 100%
NO 0 0%
TOTAL 6 100%
Fuente: investigación de campo
Elaborado por: la autora
El 100% de la muestra aplicarían el manual de control interno para reducir
al máximo los errores que se presentan en el manejo del área contable.
SI NO
65
2.7 VERIFICACIÓN DE LA HIPÓTESIS
Con los datos obtenidos mediante la elaboración de la encuesta se llega a
la confirmación de la hipótesis, referente a que, con la elaboración de un
Manual de Control Interno en el Área Contable de la empresa Edificio
CENTRUM de la ciudad de Guayaquil, aumentará el desempeño, la
prevención y el control de las operaciones que se desarrollan dentro del
área contable. Comentario [U1]: Ponga esto en base a la corrección hecha en la hipótesis
66
CAPÍTULO 3
MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA CONTABLE DE LA
EMPRESA “CONDOMINIO CENTRUM”
3.1 PRESENTACIÓN DEL MANUAL
Para la elaboración de esta presentación se utilizará la metodología de
descripciones, narraciones, cuestionarios y flujogramas; y, en la primera
etapa se identifican los componentes y subcomponentes para poder
determinar las responsabilidades, propósito, alcance, abreviaturas,
procedimientos y definiciones.
3.2 DEFINICIONES Y ABREVIATURAS GENERALES
AD.- Administración
AC.- Asistente de Contabilidad
CG.- Contador General
DI.- Directorio
ME.- Mensajero
67
3.3. ELABORACIÓN DE LIBRO BANCOS
Propósito
Narrar las diligencias y cuantificaciones que se cumplen para la
elaboración del Libro Bancos de la compañía.
Alcance
Este procedimiento abarca las actividades correspondientes al registro de
los comprobantes de ingreso y de egreso y la determinación de saldos del
Libro Bancos.
Definiciones y Abreviaturas
AC.- Asistente de Contabilidad
CG.- Contador General
DI.- Directorio
Responsabilidades
El AC es el responsable de elaborar y mantener actualizados,
pulcros y veraces, los saldos del Libro Bancos
El CG se responsabiliza de hacer cumplir el procedimiento y
garantizar que los saldos mostrados sean los reales.
CONTROL INTERNO.
Componente: Asistencia de Contabilidad
Subcomponente: Elaboración del Libro Bancos
68
El DI es quien aprueba el procedimiento.
Procedimiento
1. El Asistente de Contabilidad elabora en orden cronológico los
comprobantes de los ingresos y egresos que se dan en las
diferentes cuentas que tiene la empresa; y los registra en el Libro
Bancos, de acuerdo a las siguientes consideraciones:
a) El AC recibe las facturas, comprobantes de depósito, recibos de
caja o cualquier otro documento que respalde las diferentes
transacciones que se realizan en la empresa y los registra.
b) El AC en un tiempo estimado de una hora después de la recepción
del documento de respaldo, elabora los comprobantes respectivos
al ingreso o de egreso y los registra en el Libro Bancos
correspondiente.
Las frecuencias que se mantienen en la empresa son las siguientes:
2. El AC los primeros días de cada mes recibe los estados de cuenta
emitidos por las entidades bancarias cuando los datos están
revisados correctamente se realiza las conciliaciones respectivas, y
las presenta junto con el Libro Bancos, para la aprobación del DI,
REGISTRO FRECUENCIA
Registro de depositos Diariamente.
Registro de compra de insumos De acuerdo a las necesidades y stocks
Registro de pago a proveedores Viernes en la tarde
Registro de reposición de caja
chica.
Mensual.
Registro de anticipo a prestamos Conforme requerimientos.
69
en un plazo estimado de un día con respecto a la hora de
recepción del documento.
3. El CG diariamente revisa el Libro Bancos, lo sumilla y comunica
sobre los saldos existentes a la DI.
DIAGRAMA DE FLUJO 19
Para la representación gráfica de la secuencia de los procedimientos o
actividades que conforman el manual se utilizará los siguientes signos
universales.
19
Catácora, F. (1996). Sistemas y Procedimientos Contables. Primera Edición. Editorial McGraw/Hill. Venezuela.
70
Diagrama de flujo de la Elaboración del Libro Bancos.
Correcto
Incorrecto correcto
Elaborado por: la autora
Recepción de facturas, comprobantes
depósito, recibos de caja o cualquier
documento
1 hora después de la
recepción del documento
Elaboración en orden cronológico los
comprobantes de ingresos y egresos
Registro en el Libro Bancos
Recepción de los estados de cuenta
Revisión
de datos
Realiza las conciliaciones
Aprobación del Directorio.
FIN.
INICIO.
71
3.4 CONCILIACIONES DE LAS CUENTAS BANCARIAS
Propósito
Establecer la forma en que se debe elaborar las conciliaciones de las
cuentas bancarias que conserve la empresa.
Alcance
Este instructivo cubre los procedimientos desde la recepción de los
estados de cuenta de la entidad bancaria hasta el registro en el sistema
informático vigente en la compañía.
Definiciones y Abreviaturas
AC.- Asistente de Contabilidad y Caja
CG.- Contador General
DI.- Directorio
Responsabilidades
El AC es el responsable de realizar las respectivas conciliaciones
bancarias.
El CG se responsabiliza de hacer cumplir el procedimiento y
garantizar que los resultados sean los efectivos.
CONTROL INTERNO.
Componente: Asistencia de Contabilidad
Subcomponente: Conciliaciones de las Cuentas
Bancarias
72
El DI es quien aprueba el procedimiento.
Procedimiento
a) El AC cada mes recibe el Estado de Cuenta de la entidad bancaria
de las manos del CG y procede al cruce de información entre el
registro existente y el estado de cuenta.
b) En el registro concilia los saldos.
c) Entrega al CG para su respetiva revisión y al DI para su
aprobación.
d) Finalmente ingresa los datos de la conciliación bancaria al sistema
informático vigente en la empresa.
73
Diagrama de flujo del proceso de la elaboración de las conciliaciones
bancarias.
Incorrecto
Correcto
Elaborado por la autora
INICIO.
Recepción del estado de cuenta bancario
Cruce de información con el saldo del
Libro bancos
Revisión
del CG
Aprobación del CG
FIN.
Registro de los saldos
Registro en
el software
74
3.5 PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE CAJA CHICA
Propósito
Establecer el procedimiento para la asignación y manejo del fondo rotativo
de la compañía.
Alcance
Este procedimiento abarca las actividades correspondientes desde la
entrega del valor solicitado hasta el archivo del mismo.
Definiciones y Abreviaturas
AC.- Asistente de Contabilidad
CG.- Contador General
DI.- Directorio.
Responsabilidades
El AC es responsable de manejar, distribuir y verificar los gastos
realizados a través de caja chica, de elaborar el respectivo
comprobante de egreso y su reposición por el mismo concepto.
El CG es responsable de hacer cumplir el procedimiento y
garantizar que los gastos mostrados sean los necesarios.
La DI es quien aprueba el procedimiento.
CONTROL INTERNO.
Componente: Asistencia de ContabilidadSubcomponente:
Procedimiento para la asignación y manejo
Caja chica
75
El DI es el responsable de firmar el cheque de reposición del fondo
rotativo.
Procedimiento
a) El AC mantiene un fondo de cien dólares para gastos menores a
un cuarto de su totalidad ($25.00USD), para lo que se basa en:
El AC según registros aprobados por el DI entrega el valor
solicitado y a la vez el solicitante entrega un comprobante del gasto
efectuado (factura o nota de venta)
El AC anticipa la reposición del fondo rotativo, con el fin de que la
empresa no se quede sin fondo rotativo.
b) El AC suma de los soportes de egreso (facturas) y realiza el
comprobante de egreso detallando los gastos que se han realizado
para su respectiva reposición.
c) Ya con el comprobante de egreso conforme al procedimiento y
revisado por el Contador General, un día previo a la entrega y firma
de los pagos a proveedores y procede al cambio en efectivo.
d) Finalmente el AC archiva el comprobante de egreso con los
soportes correspondientes
76
Diagrama de flujo del proceso de caja chica
Incorrecto.
Correcto
Elaborado por la autora
INICIO.
Sumatoria de los soportes del gasto
Revisión
del CG
Firma del cheque por el DI
FIN.
Elaboración del comprobante de
egreso
Aprobación del registro
Elaboración del cheque para reponer
caja chica
Archivo del
comprobante
de egreso
77
3.6. REALIZACIÓN Y APROBACIÓN DE CHEQUES
Propósito
Establecer el correcto procedimiento para la realización y aprobación de
cheques.
Alcance
Este manual comprenderá los procedimientos desde la recepción de
facturas hasta el pago mismo del acreedor.
Definiciones y Abreviaturas
AC.- Asistente de Contabilidad
CG.- Contador General
DI.- Directorio
Responsabilidades
El AC es el responsable de realizar los cheques pulcros y veraces,
para cancelación de las obligaciones adquiridas y hacerlos firmar
por el DI adjuntando los respectivos comprobantes de egreso.
El CG se responsabiliza de hacer cumplir el procedimiento y
garantizar que los valores impresos en los cheques sean los reales.
CONTROL INTERNO.
Componente: Asistencia de Contabilidad
Subcomponente: Realización y aprobación de cheques
78
El DI es quien apruebe el procedimiento y es quién firme los
cheques para el respectivo pago a los proveedores y demás
obligaciones.
Procedimiento
a) El AC clasifica los justificantes para la emisión de cheques, estos
pueden ser por:
Pago a Proveedores
Pago de Vacaciones
Reposición de caja chica
b) Lo realiza todos los días jueves, una hora después del medio día.
c) Elabora el correspondiente comprobante de acuerdo al o
establecido y procede a la elaboración del cheque.
d) Ya con el listado de cheques elaborados y revisados por el CG los
comprobantes adjuntos los presenta al DI para su autorización y
firma correspondiente los días viernes por la mañana.
79
Diagrama de flujo de la emisión y la aprobación de cheques
Incorrecto
Correcto
Elaborado por la autora
INICIO.
Los días jueves una hora
despuésdel medio día
Realiza el correspondiente
comprobante de Egreso
Revisión
decheques
por elCG
Autorización del DI
Firma de Cheques por el DI los viernes
por lamañana
FIN.
Clasificación de soportes para la
emisión de cheques
80
3.7 ELABORACIÓN DE LOS COMPROBANTES DE EGRESO,
INGRESO, RETENCIONES, VIÁTICOS, BANCOS Y AJUSTES.
Propósito
Establecer el procedimiento para la elaboración de los comprobantes de
egreso, ingreso, retenciones, viáticos, bancos y ajustes.
Alcance
Este manual abarca los procedimientos desde la recepción del soporte
hasta la elaboración y archivo del comprobante.
Definiciones y Abreviaturas
AC.- Asistente de Contabilidad y Caja
CG.- Contador General
DI.- Directorio.
Responsabilidades
El AC es el responsable de realizar los comprobantes de ingreso,
egreso, retenciones, viáticos, bancos y ajustes.
El CG se responsabiliza de hacer cumplir el procedimiento y la
revisión de la correcta elaboración de los comprobantes.
El DI es quien aprueba el procedimiento
CONTROL INTERNO.
Componente: Asistencia de Contabilidad
Subcomponente: Elaboración de comprobantes.
81
Procedimiento
a) La elaboración del comprobante es en orden cronológico de
acuerdo al orden de recepción de los soportes, se realiza el
comprobante cargando a la cuenta correspondiente por el concepto
del documento soporte, el mismo que cuenta con la firma de
elaborado por, autorizado por y de conformidad, a los que se
adjuntan al respectivo documento.
b) Lo realiza todos los días conforme fluye la recepción del soporte
según corresponda.
c) El CG revisa la información elaborada y posterior el DI autoriza con
la firma de los comprobantes elaborados; así el archivo lo hace por
separado, clasificando la naturaleza del comprobante.
82
Diagrama de flujo de la elaboración de comprobantes.
Incorrecto
Correcto
Elaborado por la autora
INICIO.
Elaboración del comprobante en orden
cronológico
Revisión
del CG
Autorización del DI
FIN.
Lo realiza conforme fluya la recepción
de los respectivos
Soportes
Archivo según
la naturaleza
comprobante
Recepción del documento de
soporte
83
3.8 REDACCIÓN DE INFORMACIÓN DE ORIGEN CONTABLE DE LA
EMPRESA
Propósito
Establecer el procedimiento para la redacción de información de origen
contable de la empresa
Alcance
Este procedimiento abarca los pasos para el archivo de información en el
departamento de contabilidad.
Definiciones y Abreviaturas
AC.- Asistente de Contabilidad y Caja
CG.- Contador General
DI.- Directorio.
Responsabilidades
El AC es el responsable de redactar todo tipo de información que
tenga origen contable.
El CG se responsabiliza de hacer cumplir el procedimiento.
El DI es quien aprueba el procedimiento.
CONTROL INTERNO.
Componente: Asistencia de Contabilidad
Subcomponente: Redacción de información contable.
84
Procedimiento
a) El AC según solicitud del CG procede a redactar documentos de
origen contable conforme a los registros, tales como:
Oficios
Contratos
Actas
Certificados
Informes
Solicitudes
Otros documentos.
a) Los presenta al CG para su revisión y da paso al documento para
que tengan el trámite correspondiente; así procede al archivo de
los mismos.
85
Diagrama de flujo de transcripción de documentos Contables
Incorrecto
Correcto
Elaborado por la autora
INICIO.
Revisión del
CG y da paso
al trámite
correspondient
e
FIN.
Archivo del
documento
Solicitud del CG
Redacta los documentos de origen
contable
86
3.9 ELABORACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
Propósito
Establecer el procedimiento para la elaboración de los estados
financieros.
Alcance
Este procedimiento comprende los pasos desde la recopilación de los
comprobantes realizados por el asistente de contabilidad hasta la
determinación de utilidad/pérdida de la compañía.
Definiciones y Abreviaturas
AC.- Asistente de Contabilidad
CG.- Contador General
DI.- Directorio
Responsabilidades
La AC es responsable de entregar la información oportuna, eficaz y
verás al CG.
El CG se responsabiliza de entregar oportunamente los Balances
Financieros.
El DI es quien aprueba el procedimiento.
CONTROL INTERNO.
Componente: Contador General
Subcomponente: Elaboración de los estados financieros.
87
Procedimiento
a) El CG solicita los comprobantes realizados al AC para la
confección de los Balances Financieros al inicio de semana, dentro
de la primera hora laborable.
b) Ingresa al sistema vigente en la compañía para la transferencia y
afectación al costo de servicio y sus cuentas según correspondan.
c) Verifica la información con los documentos fuente recibidos por la
AC, declaraciones, planillas de pagos, y demás documentos de
soporte válidos para la contabilidad de la empresa.
d) Los balances se presentan actualizados hasta la primera semana
de cada mes, con el fin de evitar posibles retrasos.
88
Diagrama de flujo de los Estados Financieros
Incorrecto Correcto
Elaborado por la autora
INICIO.
Solicita los comprobantes al AC
Verificació
n de la
información
Presentación del Balance al DI
FIN.
Elaboración de balances al
inicio de la semana en la
primera hora
Ingreso en el
software
vigente
89
a. ELABORACIÓN DE PROYECCIONES FINANCIERAS
Propósito
Establecer el procedimiento para la elaboración de las proyecciones
financieras.
Alcance
Este procedimiento comprende los pasos desde la recopilación de datos
para la elaboración de las proyecciones hasta la presentación de dichas
proyecciones financieras.
Definiciones y Abreviaturas
CG.- Contador General
DI.- Directorio
Responsabilidades
El CG se responsabiliza de entregar oportunamente las
Proyecciones Financieras.
El GG es quien aprueba el procedimiento
CONTROL INTERNO.
Componente: Contador General
Subcomponente: Elaboración de proyecciones financieros.
90
Procedimiento
a) El CG solicita los reportes de los documentos a realizar las
proyecciones financieras a un determinado periodo.
b) Las proyecciones pueden aplicarse a diferentes factores como;
ingresos, adquisiciones de materiales, etc.
c) Una vez realizadas y revisadas las proyecciones de un
determinado factor, las presenta al ID para la toma de decisiones
en el área requerida.
d) Con las proyecciones impresas las proporciona a la AC para su
archivo.
91
Diagrama de flujo de las Proyecciones Financieras
Incorrecto
Correcto
Elaborado por la autora
INICIO.
Revisión de
Proyecciones
FIN.
Archivo
Solicita los documentos para las
proyecciones
Proyecciones a factores como ingresos,
adquisición de materiales, etc.
Presentación al DI
92
3.11 ELABORACIÓN DE LOS ROLES DE PAGO.
Propósito
Establecer el procedimiento para la elaboración de los roles de pago.
Alcance
Este procedimiento abarca los pasos desde el pago de la quincena hasta
el registro de los roles de pago de los colaboradores de la empresa.
Definiciones y Abreviaturas
CG.- Contador General
AC.- Asistente de Contabilidad y Caja
DI.- Directorio
Responsabilidades
El CG se responsabiliza de entregar oportunamente los roles de
pago.
La AC es la responsable de entregar verazmente los cálculos
complementarios al CG para el rol de pagos.
El DI es quien aprueba el procedimiento.
CONTROL INTERNO.
Componente: Contador General
Subcomponente: Elaboración de roles de pago.
93
Procedimiento
a) El CG solicita los comprobantes de pago de la quincena depositada
y con el fin de revisar dichos cálculos para proceder a la confección
del rol de pagos en el sistema vigente en la compañía, lo guarda
según el formato requerido para el pago automático junto con su
revisión.
b) Presenta el documento al DI para su aprobación y autorización de
débito automático de la cuenta corriente del banco con el cual se
haya establecido el convenio de pago.
c) Procede al registro contable en el sistema vigente de la compañía
así como la constatación del pago por medio de la firma de
conformidad por parte del colaborador.
d) Finalmente hace entrega del documento a la AC para su respectivo
archivo
94
Diagrama de flujo de roles de pago.
Incorrecto.
Correcto
Elaborado por la autora
INICIO.
Calculo según los registros obtenidos
Revisión y
aprobación
del CG
Autorización y aprobación por el GG
para pago automático
FIN.
Archivo de firmas
de conformidad
Confección de rol de pagos
Solicitud de comprobantes de
descuento o Incentivos de los
colaboradores
Registro en el
software
95
3.12 DECLARACIÓN DE IMPUESTOS DE LA EMPRESA.
Propósito
Establecer el procedimiento para la elaboración de impuestos de la
compañía.
Alcance
Este procedimiento comprende los pasos desde la recopilación de la
información pertinente para la declaración de tributos hasta el registro
contable actualizado del mismo.
Definiciones y Abreviaturas
CG.- Contador General
DI.- Directorio
Responsabilidades
El CG se responsabiliza de mantener actualizados e idóneos los
tributos ante los entes de control correspondientes.
El DI es quien aprueba el procedimiento.
CONTROL INTERNO.
Componente: Contador General
Subcomponente: Declaración de impuestos.
96
Procedimiento
a) El CG solicita los comprobantes de retenciones de impuestos que
podrían ser al valor agregado y de la renta, así como el total de
compras realizadas en el mes a declarar.
b) Revisa los comprobantes entregados.
c) El CG tiene la obligación de mantenerse actualizado en cuanto a
las reformas tributarias vigentes a la fecha de las declaraciones;
para lo cual solicita el software actualizado al servicio de rentas
internas para las declaraciones vía internet, realizando el tramite
pertinente.
d) Una vez realizado el débito automático procede al correspondiente
registro contable y posteriormente entrega al AC para el respetivo
archivo.
97
Diagrama de flujo de elaboración de impuestos de la compañía.
Incorrecto Correcto
Elaborado por la autora
Revisión de
comprobantes
FIN.
Archivo por el AC
Registro contable del debito
Solicitud de comprobantes de
retención IVA, IMR, total de
compras
Registro en el
software DIMM
INICIO
98
3.13 PLANILLAS DE APORTE Y DEMÁS TRÁMITES EN EL IESS
Propósito
Establecer el procedimiento para la elaboración de las planillas de aporte
y demás tramites en el IESS.
Alcance
Este procedimiento comprende los pasos desde la recopilación de la
información correspondiente hasta el archivo del comprobante de pago
por debito automático.
Definiciones y Abreviaturas
CG.- Contador General
DI.- Directorio
Responsabilidades
El CG se responsabiliza de mantener actualizada la documentación
de los afiliados al IESS.
El DI es quien aprueba el procedimiento.
CONTROL INTERNO.
Componente:Contador General
Subcomponente: Aportaciones al IESS
99
Procedimiento
a) El CG solicita la información de los roles de pago para la
elaboración de las planillas normales, de ajuste y de préstamos; así
también puede existir la variación de sueldos y tramite del aviso de
entrada o de salida de los colaboradores a la compañía.
b) Revisión de la información proporcionada.
c) Ingresa la información vía internet e inclusive la misma visita al
IESS para la gestión de los trámites pertinentes.
d) En el caso del pago de los aportes existe también el convenio de
debito automático y posteriormente el archivo de las planillas y los
comprobantes de pago por parte del AC.
100
Diagrama de flujo de elaboración tramites del IESS
Incorrecto.
Correcto
Elaborado por la autora
Revisión de
información
FIN.
Archivo planillas
por el AC
Registro contable del debito
Solicitud de documentos para
elaboración de los trámites del
IESS
Registro en el
software IESS
INICIO
101
3.14 RELACIÓN COSTO - BENEFICIO.
Antes de realizar el análisis de costo – beneficio es necesario recordar
que la empresa “CONDOMINIO CENTRUM” es la administradora del
condominio CENTRUM, cuya actividad corresponde a la administración
de este bien inmueble, obteniendo sus ingresos por medio del cobro de
expensas comunes a los copropietarios para cubrir gastos de
mantenimiento, sin que la empresa tenga fines de lucro, es decir la
empresa no tiene ganancias o utilidades por su gestión administrativa.
El análisis de costo-beneficio que es una herramienta de toma de
decisiones, proporcionará información útil acerca de los efectos que
producirá la implementación del manual de control interno para el área
contable del condominio.
Hay que resaltar que por tratarse de un proyecto sin fines de lucro los
beneficiados deben ser los copropietarios, ya que, a fin de cuenta la
empresa solo administra los fondos provenientes de las alícuotas.
Costos.
La elaboración del manual no tiene costo alguno para la empresa, por
tratarse de una colaboración de la Contadora General de la empresa,
actual maestrante y quien ha diseñado esta investigación como sustento
de tesis, pero este manual necesita difundirse apropiadamente, mediante
el uso de talleres de capacitación y de revisión constante del
cumplimiento de los procesos preestablecidos.
El proceso de difusión y de la constante revisión del cumplimiento de las
normas establecidas en el manual estará a cargo de la Contadora
102
General, la misma que a manera de incentivos recibirá incremento del
10% en su salario mensual, además se debe incluir en los gastos por
difusión los que ocasionan la papelería, impresiones.
La Contadora tiene un sueldo mensual de $ 700.000, el 10% es $ 70.00;
este incremento mensual, anualmente le representa a la empresa:
PROYECCIÓN ANUAL DE
REMUNERACIÓN
Cargos Incremento XIII
Vacaciones Aporte
Total
Sueldo Patronal
Contadora $70,00 $5,83 $2,92 $8,51 $87,26
TOTAL MENSUAL $70,00 $5,83 $2,92 $8,51 $87,26
Total anual $87,26 $12,00 $1.047,06
Se espera que se utilicen 10 resmas de papel de 500 unidades al año,
con el fin de emitir y dejar estipulado por escrito este Manual, calculando
que el precio de cada resma es de 5.00.
Para la impresión de las hojas se espera gastar otros 100 dólares, por
concepto de recargas de tinta para la impresora.
Presupuesto total proceso de difusión.
Materiales Unidades P. Unitario Total
Resmas de papel 10 $5,00 $50,00
Incremento sueldo a Contadora $1.047,06
Resmas de papel $50,00
Impresiones $100,00
TOTAL $1.197,06
COSTO
103
Beneficios.
El presupuesto del año 2011 fue de 55,000.00 dólares, uno de los
componentes del presupuesto es la cuenta VARIOS, que se calcula con el
5% total presupuestado.
En el año 2011 el 50% de los fondos de la cuenta VARIOS, se utilizó para
pagos de multas por incumplimientos al Servicio de Rentas Internas y al
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social y; por asesoría legal tributaria
antes malas gestiones de las retenciones en la fuente e IVA.
Con la implementación del manual de control interno y la supervisión de la
Contadora, se podrá eliminar estos pagos a los entes de control.
Relación Beneficio/Costo
Beneficio = $1,309.53 (50% de $2.619,05)
Costos= $1.197,06
Resultado= $112.47
El beneficio que la implementación del manual de control interno para el
área contable del Edificio CENTRUM es de 112.47 dólares anuales.
Sin embargo la relación Beneficio/Costo es de:
B/C = $1.09
Total presupuestado Otros Rubros Varios
$55.000,00 $52.380,95 $2.619,05
104
CONCLUSIONES.
1. El condominio de propiedad horizontal CENTRUM de la ciudad de
Guayaquil no dispone de un manual de Control Interno que ayude
con la identificación oportuna de conflictos y que prevenga la
ocurrencia de situaciones anómalas por tal motivo fue necesario el
diseño de un manual de control interno para el área contable que
contribuya al eficiente manejo del área y a la gestión administrativa
del condominio.
2. El manual proporciona una guía efectiva que permite la
implementación de una eficiente organización, segrega funciones y
delimita responsabilidades en el área contable, otro beneficio que
presenta el manual es que da mecanismos de seguridad y
protección para los recursos de la entidad, asegurando que las
operaciones contables se efectúen apropiadamente.
3. Del caos existente en área contable de condominio CENTRUML,
con el manual de control interno se garantiza la revisión de la
documentación del flujo de las actividades diarias, estableciendo
rutinas lógicas ordenadas para el establecimiento básico de puntos
de control autorización y verificación, junto con la abundante
información veraz, oportuna, y confiable de cada departamento,
facilita la toma de decisiones para la administración, lo cual
garantiza que las decisiones adoptadas permitan cumplir con el
logro de los objetivos planteados por la administración
105
RECOMENDACIONES.
1. Difundir apropiadamente el manual de control interno, las
responsabilidades y funciones de todo el personal involucrados en
la gestión contable, mediante el uso de talleres de capacitaciones,
intranet y cualquier herramienta comunicacional que contribuya a la
aplicación íntegra del manual.
2. Elaborar, difundir e implementar en un corto plazo el organigrama
institucional con la finalidad de reducir parcialmente lo errores
presentados en el manejo del área administrativa.
3. Revisar periódicamente y dar seguimiento de la aplicación del
manual de control interno para el área contable y de existir la
posibilidad de mejorarlo de acuerdo a nuevos requerimientos, se lo
haga.
4. Emitir informes mensuales de los resultados de los indicadores de
la aplicación del manual y realizar reuniones por lo menos una vez
al mes con el Contador General y los auxiliares contables para en
conjunto establecer acciones correctivas en caso de ser necesario.
106
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Suárez Suárez, Andrés. (1991). La moderna auditoría. McGraw Hill
www.sri.gob.ec
1
ANEXO 1
2
