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1 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADEMICO NACION GENERAL DE PREGRADO COORDINACION DE PASANTIA INVERSIONES SAN FELIX MOTOR´S, C.A. ANALISIS DEL CICLO CONTABLE APLICADO EN LA EMPRESA INVERSIONES SAN FELIX MOTOR’S, C.A. IVECO, SAN FELIX – REGION GUAYANA AUTOR: LYON GIL LISMARYS DEL VALLE C.I: 17.430.968 Ciudad Guayana, Septiembre De 2011 SEDE ATLÁNTICO
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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADEMICO
NACION GENERAL DE PREGRADO
COORDINACION DE PASANTIA
INVERSIONES SAN FELIX MOTOR´S, C.A.
ANALISIS DEL CICLO CONTABLE APLICADO EN LA EMPRESA INVERSIONES SAN FELIX MOTOR’S, C.A. IVECO, SAN FELIX – REGION
GUAYANA
AUTOR:
LYON GIL LISMARYS DEL VALLE
C.I: 17.430.968
Ciudad Guayana, Septiembre De 2011
SEDE ATLÁNTICO
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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA.
VICERRECTORADO ACADEMICO
COORDINACION GENERAL DE PREGRADO
COORDINACION DE PASANTIA
INVERSIONES SAQN FELIX MOTOR´S, C.A.
ANALISIS DEL CICLO CONTABLE APLICADO EN LA EMPRESA INVERSIONES SAN FELIX MOTOR’S, C.A. IVECO, SAN FELIX – REGION
GUAYANA
Informe de pasantía para optar al Título de Licenciada en Contaduría Pública
__________________ __________________
Licda. Lismaira Albornoz Licda. Morela Hidalgo
Tutor Industrial Tutor Académico
_________________
Licdo. Jurado
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DEDICATORIA
Primeramente a Dios por ser mi asesor espiritual en todas las fases de mi vida,
principalmente en esta que finaliza hoy para dar comienzo a otra.
A mis padres BERTHA DE LYÓN y RITO LYÓN que me dieron la vida y
han estado conmigo en todo momento, que han tenido la fortaleza para estar junto a
mi apoyándome en todo, por la paciencia, por confiar siempre en que podía lograrlo,
gracias; es indiscutible que sin ustedes este logro nunca hubiera podido ser
completado. Sencillamente ustedes son la base de mi vida profesional y personal,
siempre les estaré agradecida. No existen palabras que expresen mi agradecimiento
por tanto amor, entrega y apoyo. Mama y Papa GRACIAS, este logro también es
suyo.
A mis hermanos Lilisbeth, Lismelys y Alberto simplemente muchas gracias
por el apoyo brindado.
A mis amigas y compañeras de estudio Grelisa Lezama, Joselyn, Zorana y
Laura Aguilera, entre otros, que tomaría muchas páginas mencionar pero que cuando
digo gracias a todos (as) mis amigos (as) saben que también a ellos (as) les dedico
esto por lo que luchamos juntos (as), por estar siempre allí cuando fueron necesarias
ayudándome a perseverar para alcanzar mi meta lo más rápido posible como una vez
fue planteada, gracias por el compañerismo.
A todas aquellas personas ajenas a mí, que de una u otra forma han
colaborado con mi logro profesional y que sin saber forman parte de mi desarrollo.
Muchísimas Gracias.
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AGRADECIMIENTO
A Dios todopoderoso, que me ha demostrado su amor al darme la sabiduría y
la fuerza necesaria para poder cumplir con esta meta.
Este informe tuvo lugar en la gerencia de administración, específicamente el
área de contabilidad de la empresa Inversiones San Félix Motor´s, C.A. (IVECO),
SAN FÉLIX – Región Guayana.
A todo el personal que la conforman, muchas gracias por el persistente apoyo,
paciencia y enseñanza. A mi Tutora Industrial Licda. Lismaira Albornoz por su
disposición permanente e incondicional en aclarar mis dudas y por sus substanciales
sugerencias durante la redacción del informe, por la confianza y sus constantes ideas
de mucha enseñanza a la T.S.U Marga Solís, por la información brindada y a la
Licda. Yomalys Medrano, jefe del área por su valiosa colaboración mis mas sinceros
agradecimientos.
A la Universidad Experimental de Guayana (UNEG) por la formación
académica, que ha sido la base para mi buen desempeño y demostración de las
enseñanzas aquí adquiridas.
A mi Tutor Académico Mórela Hidalgo por su asesoría en los momentos que
fueron requeridas y recomendaciones para la realización y culminación de esta
informa, muchas gracias.
A todas aquellas personas que de una u otra forma colaboraron para el logro
de mi objetivo, a todos mis más sinceros agradecimientos. GRACIAS.
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INDICE
DEDICATORIA…………………………………………………………………….4
AGRADECIMIENTO………………………………………………………………5
INTRODUCCION………………………………….………………….……………7
DESCRIPCION DE LA EMPRESA
Reseña Histórica……………………………………………………………………..9
Misión…………………………………………………………………………………9
Visión……………………………………………………………………...……...…10
Objetivos estratégicos……………………………………………...……………….10
Departamento de administraron…………………………………………….…….11
DESCRIPCION DEL PROBLEMA..……………………………………………..11
OBJETIVOS DE LA PASANTIA………………………………………...……….13
PLAN DE TRABAJO…………………………………………..…………………..13
LOGROS EN EL PLAN DE TRABAJO………………………………………….17
FACILIDADES PRSENTADAS………………….……………………………….21
DIFICULTADES PRSENTADAS…………………………………………..-……22
APORTES A LA EMPRESA……………………………………………….……..22
CONOCIMIENTOS ADUIRIDOS……………………………………………..…26
CONCLUSIONES………………………………………………………………….30
RECOMENDACIONES………………………………………...…………………31
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BIBLIOGRFIA……………………………………………………………………..32
ANEXOS…………………………………………………………………………….33
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INTRODUCCIÓN
La realización del periodo de pasantía estuvo dirigida al desempeño de
diversas actividades que forman parte del ciclo contable de la compañía, tales como,
el registro, clasificación e interpretación de información financiera y cuantificada
requerida por la administración para planear, controlar y dar a conocer la situación y
las operaciones de la empresa. Los sistemas de contabilidad varían mucho de una
empresa a otra, dependiendo de la naturaleza del negocio, operaciones que realiza,
tamaño de la compañía, volumen de datos que haya que manejar y las demandas de
información que la administración y otros interesados imponen al sistema.
Aunque la mayoría de las empresas cuentan con sistemas de contabilidad
satisfactorios, muchas son deficientes debido en parte a la ineficacia de sus
procedimientos contables, por lo que en la siguiente investigación se hará un análisis
que permita estudiar de forma completa cada uno de los pasos que conforman el ciclo
contable aplicado en el concesionario Inversiones San Félix Motor´s, C.A., con el
objeto de examinar y evaluar la forma, para detectar fallas y dar soluciones viables
que contribuyan a determinar el correcto funcionamiento y mejorar la calidad de
dicho proceso.
La pasantía tuvo lugar en la empresa Inversiones San Félix Motor´s, C.A.
IVECO, San Félix – Región Guayana, la estadía en el concesionario más que servir
como requisito para obtener el título de contador público, sirvió de base para forjar mi
experiencia laboral haciéndome conocedora de diversas técnicas y procedimientos en
cuanto a el área de estudio, es decir, en el departamento de administración
específicamente en el área contable.
Se determino que los libros de diario y de mayor de una empresa le producen
información muy valiosa al gerente ya que lo ayuda a corregir los planes del negocio
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por cualquier variación desfavorable, una vez cuantificada la información financiera
podrá ser utilizada por los gerentes e inversionistas, como ayuda para la toma de
decisiones en cuanto a asignación y utilización de recursos; por lo que se debe
considerar la contabilidad como un sistema de información útil e imprescindible en
la toma de decisiones, vemos que, para obtener tal información es necesario seguir un
proceso o ciclo contable si excluir ninguna de sus fases.
El presente informe técnico contiene la descripción de la empresa, problemas
encontrados, objetivos de la pasantía, logros del plan de trabajo facilidades y
dificultades durante el desarrollo de la pasantía y apreciación personal sobre los
conocimientos adquiridos, conclusiones y recomendaciones, glosario de términos y
referencias bibliográficas.
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DESARROLLO
DESCRIPCION DE LA EMPRESA
RESEÑA HISTÓRICA
El 24 de Febrero del año 2006, nace Inversiones San Félix Motor´s, C.A.
(IVECO) la cual es una de las empresas perteneciente a la Corporación Bel, que tiene
como objeto principal la compra, venta, importación, modificación, exportación,
distribución, comercialización y arrendamiento de toda clase de maquinaria pesada,
equipos y vehículos automotores, ya sean automóviles, camionetas, rústicos,
camiones, nuevos o usados; repuestos, piezas, accesorios, equipos, utensilios y
herramientas entre otros.
Según palabras de socios del concesionario, “la idea de ejecutar labores con
una nueva identidad y bajo un sistema corporativo, responde a la necesidad de
evolucionar y de hacer de un negocio tradicional, un horizonte sin límites”. Hoy en
día, Inversiones San Félix Motor´s, C.A. (IVECO) cuenta con un valioso recurso
humano, capacitado y conocedor de cada área, que orienta sus esfuerzos a brindar
bienestar a través de un modelo evolutivo, ofreciendo productos de calidad a través
con un servicio eficiente.
MISIÓN
Ofrecer productos y servicios que gozan de los más altos estándares de
calidad, basados en la imagen y en el valor de cada uno de ellos, a precios
competitivos, que superan las expectativas del mercado actual, brindando bienestar a
todos nuestros clientes, accionistas y proveedores, manteniéndonos siempre
constantes en el mejoramiento permanente de nuestros procesos para garantizar el
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retorno de la inversión, forjando así un futuro prospero y rentable para todos. (Portal
informativo Corporación bel)
VISIÓN
Consolidar nuestro liderazgo en diversos sectores de negocios en el ámbito
nacional e internacional, enfocando nuestros esfuerzos en la satisfacción del cliente,
solidez financiera y clara orientación al mercado.
En Inversiones San Félix Motor´s, C.A. (IVECO) apuntamos a la búsqueda
constante de nuevos negocios y mercados, para convertirnos en proveedores
excepcionales valiéndonos del prestigio de nuestra marca, productos de calidad y
excelencia del servicio, contribuyendo a la generación de valores para nuestros
accionistas, empleados, proveedores y clientes , con un alto sentido de sensibilidad
para las comunidades relacionadas. (Portal informativo Corporación bel)
OBJETIVO ESTRATÉGICO
Actualmente Inversiones San Félix Motor´s, C.A. (IVECO), posee una amplia
trayectoria de negocios, teniendo como objetivo fomentar una cultura empresarial
comprometida con valores y principios orientados al servicio de sus clientes y el
bienestar de su entorno, colocándose frente al compromiso de mantener un liderazgo
a largo plazo, evolucionando para ser cada día mejores.
Ante esta realidad, llevan a cabo un rol protagónico para el desarrollo de
oportunidades sostenibles en el mercado venezolano, a través de negocios que se
desarrollan en diversos sectores económicos: finanzas, seguros, agroindustrial,
automotriz, construcción, bienes y raíces, consumo masivo, comunicaciones y
comercio exterior.
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Impulsándose modelos empresariales que promueven el desarrollo económico
y el espíritu emprendedor del capital humano, que día a día se esfuerza por hacer un
trabajo excepcional, enfocados en la búsqueda de nuevos retos comerciales y
alianzas estratégicas que estimulen el crecimiento nacional e internacionalmente.
DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION
Inversiones San Félix Motor´s, C.A. (IVECO), cuenta según su estructura
organizativa con una gerencia de operaciones dividida a su vez en departamentos;
dentro de los cuales se encuentra el departamento de administración comprendido
entre otras por el área de contabilidad; unidad de suma importancia, puesto que tiene
como función mantener el correcto funcionamiento de los procedimientos contables
de la empresa, así como formular estados financieros, investigar y dar solución a los
problemas referentes a la falta de información para el registro contable, preparar la
información financiera y estadística para la toma de decisiones de las autoridades
superiores e identificar y analizar los ingresos y gastos de operación de la empresa e
informar periódicamente al director general.
DESCRIPCION DEL PROBLEMA
Un ciclo contable es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se
repiten en cada periodo contable durante la vida de un negocio, comprende todas las
actividades necesarias para proporcionar a la administración la información
cuantificada que se requiere para planear, controlar y dar a conocer la situación
financiera y las operaciones de la empresa. Si existe un ciclo contable eficiente los
administradores e inversionistas de una determinada organización pueden obtener en
cualquier momento la información precisa que les permita realizar los análisis
financieros necesarios para tomar decisiones en pro de los intereses de la empresa.
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Durante el estudio y observación directa de cada uno de los pasos y
actividades que conforman el ciclo contable, se constato, que en el año 2010 después
de una fiscalización realizada al concesionario, debido a que los libros presentaron
errores como: enmiendas, errores de cálculo, trascripción errada, exclusión de algunas
características, etc., violando el marco legal vigente en nuestro país. Se origino una
sanción; se resolvió como solución factible anular los libros e iniciarlos nuevamente;
debido al continuo cambio del personal, trabajo constante en otras actividades,
disminución de importancia y simple olvido, la solución del problema pasó al
segundo plano. Por lo que actualmente en la empresa se ha omitido llevar los libros
diario y mayor correspondientes desde el año 2010, es decir, que no están asentadas
las operaciones diarias realizadas desde ese entonces por el concesionario como lo
exigen las leyes reglamentarias de dicho proceso, situación que retrasa conocer los
movimientos y saldos correctos de las cuentas en forma particular con precisión y
eficacia y niega el integro cumplimiento del ciclo.
La empresa cuenta con un contador que es el encargado de esta función, pero
los cambios del mismo fueron muy frecuentes y el nuevo contador no seguía la
continuidad del proceso del anterior por no conocer la problemática, de la misma
manera las funciones de este eran limitadas por el departamento de auditoria y
contabilidad de la corporación ubicados en Barquisimeto quienes eran los que hacían
los ajustes al momento, cuando fuera necesario. El contador realizaba las
declaraciones de ISLR a través de estimadas, lo cual evidentemente reflejaba un
monto errado y era el que se declaraba por lo tanto al momento de realizarse
fiscalizaciones o auditorias tanto internas como externas nunca coincidían los montos
pagados con lo declarado.
Debido a la constante competitividad de la empresa con el entorno y al
cumplimiento legal se hace de vital importancia la aplicación de los procesos
apropiadamente practicados, ya que las consecuencias acarreadas vienen a afectar no
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solo a la organización sino a todos aquellos que forman parte de su contexto, es por
ello que surge la necesidad de analizar el ciclo contable aplicado en la empresa
Inversiones San Félix Motor’s, C.A., con el fin de determinar las causas para la
omisión de los libros diarios y mayor e identificar las consecuencias que esto acarrea
permitiendo establecer alternativas que permita el logro integral y consecutivo del
proceso contable en la compañía, además de cumplir con un requisito mas para
obtener el título de licenciado en contaduría pública.
OBJETIVO DE LA PASANTIA
Analizar el ciclo contable aplicado en la empresa Inversiones San Félix
Motor´s, C.A. IVECO, SAN FÉLIX – Región Guayana, durante el periodo 2010.
PLAN DE TRABAJO
Este consiste en establecer y organizar las actividades concernientes al trabajo
a ejecutar durante el periodo de pasantías en la empresa en concordancia con la
realización del informe, con la finalidad de distribuir el tiempo y organizar las labores
para un mejor desempeño y mayor rendimiento (ver anexo 1), dentro de las
actividades que conforman el plan de trabajo se encuentras las mencionadas a
continuación:
Semana 1:
Elaboración de la disponibilidad bancaria, mediante la disminución de los cheques
emitidos del saldo en cuenta de bancos, obtener el saldo disponible de la compañía
diariamente. (Ver anexo 2)
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Semana 2:
Registro en el libro y mayor de las operaciones diarias, asentar en el libro diario las
operaciones originadas diariamente con su respectivo pase al mayor y
conocimientos del programa SIQUEL.
Semana 3:
Cálculo de retenciones de Impuesto Municipal, IVA e ISLR a las facturas de
compras presentadas por los proveedores; mediante el empleo de la ordenanza
municipal y el portal de la Alcaldía Socialista Bolivariana De Caroní, el porcentaje
de retención del proveedor obtenido del portal del Seniat y la tabla de ISLR
determinar los porcentajes a retener a cada factura.
Retenciones de IVA e ISLR en sistema y elaboración de comprobantes en forma
manual en caso de ser necesario, ingreso al sistema SIQUEL el total del cálculo
realizado mediante notas de crédito para la obtención del saldo real a pagar a través
de un comprobante. (Ver anexo 3, comprobante de retención manual de IVA)
Semana 4:
Arqueos de cajas chicas y caja principal; cotejar las facturas emitidas con los saldos
de las cajas, para el control diario de las ventas. (Ver anexo 4 y 5)
Semana 5:
Elaboración de conciliaciones bancarias; con un estado de cuenta del banco y un
reporte de contabilidad verificar las entradas y salidas de efectivo semanal. (Ver
anexo 6)
Registro de la nomina quincenal y de vacaciones en contabilidad a través de
comprobantes 69; mediante un asiento contable registrar en el sistema las
deducciones y asignaciones quincenal al pago.
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Semana 6:
Relación y pago del bono alimenticio (todo ticket); mediante un formato en Excel
calcular el total a pagar mensual del beneficio. (Ver anexo 7)
Calculo del fondo de ahorro obligatorio para la vivienda (FAOV); a través de un
formato en Excel calcular el 2% a pagar por el patrono y el 1% del empleado dicho
porcentaje calculado a la suma de las dos quincenas.
Semana 7:
Cargar en el portal (Banavih) la nomina para el pago de la ley de política
habitacional; ingresar al portal el sueldo de cada empleado en el mes para obtener
la planilla con el monto a pagar.
Ingresar Facturas de proveedores y notas de créditos en el sistema; una vez
generada una factura a un proveedor ingresarla al sistema con su respectiva nota de
crédito en caso de poseerla; actividad a realizar en una semana según el plan de
trabajo.
Semana 8:
Registro de clientes y proveedores en el sistema; ingresar al sistema datos tanto de
clientes como de proveedores, como dirección fiscal, teléfonos, entre otros.
Efectuar emisión de cheques de pagos a proveedores; llenar con los datos del
proveedor los cheques para el pago.
Semana 9:
Ingresar las retenciones de Impuestos Municipal al sistema a través de notas de
crédito; realizar una nota de crédito para reflejar en el sistema el monto a retener.
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Control del archivo de las retenciones IVA, ISLR e Impuesto Municipal; una vez
entregado el cheque archivar en correlativo la retención respectiva.
Semana 10:
Cancelación de los servicios básicos agua, luz y teléfono); mandar a cancelar
mensualmente las facturas de los servicios básicos.
Recepción y archivo de facturas originales para el libro de compras; recibir y
archivar en el libro de compras las facturas originales originadas.
Semana 11:
Calculo de las comisiones bancarias por pagos con tarjetas de crédito y tarjetas de
débitos; determinar el monto a cobrar por el banco por el uso de tarjetas de crédito
y debito al momento de una compra.
Realizar AN para anulación de documentos en caso que se requiera; en caso de
ocurrir un mal registro de una factura, realizar en el sistema un ajuste negativo para
reversar la operación.
Semana 12:
Rebajar del sistema la papelería; de forma periódica asignar a los empleados por
departamentos ciertos artículos de papelería y luego deducirlos del sistema para el
control del inventario.
Registro en la contabilidad de los cheques devueltos y solicitud de los mismos a la
entidad bancaria; a través de una nota debido o notas de crédito al banco
dependiendo el caso, puede ser cheque devuelto de la empresa o de clientes y la
solicitud de los cheques es a través de una carta dirigida al banco solicitando dicho
cheque.
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Semana 13:
Elaboración de cartas para cheques de gerencia; pasar por escrito al banco la
solicitud para emitir un cheque de gerencia.
Solicitud a los bancos para chequeras; pasar por escrito al banco la solicitud de una
nueva chequera.
Semana 14:
Elaboración de cartas de autorización para descuentos a trabajadores por viáticos o
algún otro descuento que lo amerite; autorizar por escrito el descuento al empleado
según sea el caso.
Semana 15:
Análisis de la cuenta anticipo a proveedores; verificar los saldos para conocer lo
cancelado o por cancelar y realizar las respectivas notas de crédito al proveedor en
la contabilidad para rebajar la cuenta.
LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO
En un formato de Excel formulado se coloca el monto disponible en el banco
a ese monto se le resta el monto de los cheques emitidos, en caso de haber
deposito en transito o un monto diferido se le suman y de esta manera se
obtiene la disponibilidad bancaria. (Ver anexo 2)
Con letra legible, sin enmiendas ni tachaduras fueron transcritas en el libro
diario las operaciones de compra y venta originadas en el año 2010 y luego se
pasaron al libro mayor todos los saldos de las cuentas usada.
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Se reviso en el portal de la alcaldía si el proveedor posee licencia de actividad
económica, si posee se le retiene a partir de 1300,00 Bs de la base y si no
posee se le retiene a cualquier monto de la base, el porcentaje de retención
indicado en la ordenanza municipal; en el caso del IVA se revisaba el portal
del Seniat para verificar el porcentaje de retención correspondiente y luego se
aplicaba al IVA de la factura y con respecto a el ISLR a través de la tabla
dependiendo del servicio que lo genere se le aplica el porcentaje que le
corresponda, aplicado a la base imponible de la factura o mano de obra en el
caso que el documento lo especifique.
Ingresaba en el sistema SIQUEL al modulo de cuentas por pagar, realizaba
notas de crédito a los proveedores correspondientes para restar lo retenido al
total de la factura, y realizar en formatos de Excel el comprobante de
retención en caso de ser necesario, es decir, cuando el sistema no me arrojaba
el comprobante.
Verificaba que las facturas canceladas en caja cumplieran con las
especificaciones de una factura fiscal, es decir, con las normas generales de
emisión de facturas y otros documentos (Providencia 00257) del Seniat, luego
se contaban los billetes y las monedas según su denominación, para
comprobar que el monto en facturas, billetes y monedas sea el monto total de
apertura de la caja. En cuanto a la caja principal se revisa en sistema SIQUEL
los pagos realizados del día y se sumaban el efectivo, los recibos del punto de
venta y cheques recibidos en el día y tenia que coincidir lo reflejado en el
sistema con lo contado en físico.
Comparando de forma manual los montos de entradas y salidas de efectivo
reflejados en un estado de cuenta del banco y en el reporte de contabilidad
para luego en un formato de Excel formulado reflejar los debitos y créditos
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pendientes en el libro según las operaciones del banco y los créditos y debitos
según las operaciones de la empresa Inversiones San Félix Motor´s, C.A.
En sistema por el modulo de contabilidad realizaba un asiento contable
llamado comprobante 69 que especifica las deducciones y asignaciones de la
nomina usando las cuentas respectivas para el asiento contable.
En un formato de Excel formulado indicando por empleados, los permisos,
días feriados, faltas, y días reales laborados se obtuvo el total real a pagar en
el mes por concepto de bono alimenticio.
Se suman en un formato de Excel formulado las nominas quincenales de cada
empleado y en base a ese total se saca el 1% de aporte de los trabajadores y el
2% de aporte del patrono, la suma de los dos aportes de todos los trabajadores
debería ser el monto a pagar por el fondo de ahorro obligatorio para la
vivienda. ( Ver anexo 3)
Ingresar al portar Banavih con la clave y usuario de la empresa a través del
modulo cargar nomina, ingresa los cálculos del mes empleado por empleado
para luego generar la planilla de pago.
Por el modulo de cuentas por pagar se ingresa todos los datos de la factura y
automáticamente aparece reflejado en el libro de compras para posteriores
retenciones y pagos.
En el caso de un proveedor o cliente nuevo se ingresa en la base de datos de la
empresa, el cliente por el modulo de cuentas por cobrar y el proveedor por el
modulo de cuentas por pagar, ingresando datos como: Registro de
Información Fiscal (Rif), dirección fiscal, nombre de la empresa, teléfono,
ciudad y estado al que pertenece, si posee crédito o no entre otros.
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Con una máquina de escribir fue llenado el cheque con los datos del
proveedor según correspondió.
Como el sistema no está adecuado para que la retención de impuestos
municipales se hace el comprobante de retención en un formato de Excel y el
monto retenido para rebajárselo a la factura en el sistema se hace a través de
notas de crédito la cual se le aplicaba a la factura afectada y se generaba el
monto real a pagar.
Archivar en una carpeta por tipo de retención en orden correlativo y mensual
para el orden y control al momento de efectuar las declaraciones
correspondientes.
Realizar los cheques correspondientes y enviar al mensajero a cancelar, en
caso de las facturas de movilnet y cantv se pasan las retenciones por el
número de cantv-empresas por ser contribuyentes especiales.
Archivar en una carpeta denominado libro de compras todas las facturas
originales que correspondan con las especificaciones del Seniat para ser
verificadas en el momento de la declaración.
Una vez pasada una tarjeta bien sea de crédito o debito, y reflejado el monto
por el cual se paso en el estado de cuenta del banco y en el reporte de
contabilidad se restan dichos montos y la diferencia es la comisión cobrada
por el banco por el uso de las tarjetas.
Se ingresa al sistema al modulo de cuentas por pagar o por cobrar según sea el
caso y registras el monto correspondiente para la anulación.
Se asignaron los artículos de oficina por departamentos mediante un formato
en Word que refleja los códigos de los mismos, luego se ingreso al sistema al
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modulo de inventario, otras salidas y se registran estos códigos, obteniendo un
comprobante de salida y de la misma manera el inventario actualizado.
Para registrar los cheques devueltos emitidos por un cliente se hace una nota
de debito al banco con la cuenta puente y luego un AP con el numero de
cheque por el modulo de cuentas por cobrar usando en primera pantalla la
cuenta de cheques devueltos y en segunda pantalla la cuenta puente para que
esta quede saldada. En el caso que el cheque devuelto sea de la empresa se
realiza una nota de crédito al banco con la cuenta puente luego un AP por
cuentas por pagar al cliente.
Elaborar una carta en Word para solicitar formalmente al banco la emisión de
un cheque de gerencia, la misma debe ser impresa en hoja membretada.
Elaborar una carta en Word para la solicitud formal al banco de una nueva
chequera, la misma debe ser impresa en hoja membretada.
Elaborar una carta en Word, en hoja membretada una carta que indique al
empleado que le está siendo descontado de su salario lo que debe que adeuda
a la empresa indicándolo el concepto.
Ingresando al sistema al módulo de contabilidad para imprimir la cuenta
1140402 anticipo de proveedores para ver los pagos efectuados y verificar si
ya está la factura original y rebajar la misma del sistema.
FACILIDADES PRESENTADAS
El personal presento en todo momento disposición para colaborar.
El ambiente de trabajo fue muy ameno.
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Se respeto el plan de trabajo establecido.
Los recursos fueron accesibles.
La empresa venia presentando diversos problemas, por lo que fue sencillo
encaminar el informe.
DIFICULTADES PRESENTADAS
No contar con Manuales de Normas y procedimientos que indicaran los pasos
a seguir en cada actividad a desarrollar en el periodo de pasantía. Las cuales
pude ir desarrollando a través de preguntas frecuentes tanto a la contadora
como a cada uno de los empleados involucrados en las actividades con
respecto al tema.
APORTES A LA EMPRESA
Fue de gran ayuda y aporte para la empresa el llenado de las planillas del
Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, de INCES y toda la información
reflejada en los formatos de Excel sobre el pago del Fondo de Ahorro para la
Vivienda y de Todo ticket al momento al momento de sus cancelaciones, así como
también el llenado del libro diario ya que estos procedimientos les ahorraba tiempo y
trabajo al personal directo de la empresa.
El área de contabilidad se encarga del registro y control de las operaciones
financieras y estadísticas, los cuales representan los datos empleados para la toma de
decisiones en la organización para contar con información financiera fiable y precisa
que permitan el logro de los objetivos en las actividades propuestas dentro de la
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empresa y tomar decisiones acertadas, se requiere del tratamiento eficaz y eficiente de
los pasos del ciclo contable y de manera consecutiva sin que ninguno detenga el
avance del otro, y así poder realizar el proceso pertinente y al día garantizando al
departamento el tratamiento de una gestión apropiada.
Entre los aportes obtenidos luego del análisis de la problemática que se venía
presentando en el concesionario, tenemos:
1. CARACTERÍSTICAS QUE DEBEN POSEER LOS LIBROS DIARIOS Y
MAYOR
Para cumplir con el objetivo siguiente, solo se menciona de manera clara, sencilla
y resumida cuales son las características que deben poseer los libros diario y mayor.
Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual
comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de
Inventarios.
El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan
sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los
lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad
donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de
cada libro nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el Juez y su
Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las demás
hojas el Sello de la oficina.
La inicialización de los libros consiste en un sello principal que se coloca en
la primera página de cada libro.
La pagina superior del libro, también son selladas en la parte superior derecha
donde se encuentra el numero de pagina o folio.
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El artículo 36 del Código de Comercio Venezolano, establece lo siguiente: Se
prohíbe a los comerciantes:
1° Alterar en los asientos el orden y fecha de las operaciones descritas.
2° Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos.
3° Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o
enmendaturas.
4° Borrar los asientos o partes de ellos.
5° Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte
de los libros.
Los errores y omisiones que se cometieren al formar un asiento se salvarán en
otro distinto, en la fecha en que se notare la falta.
2. CAUSAS PARA LA OMISIÓN DE LOS LIBROS DIARIOS Y MAYOR
Para obtener este tipo de información se utilizo la técnica de entrevista no
estructurada (no se rige por un patrón especifico), dado que fue necesario
conversar con las personas encargadas del área de contabilidad, debido a que aquí
es donde se detecto el problema motivo de estudio, obteniendo como causas para
la omisión de los libros diario y mayor, las nombradas a continuación.
Trabajo constante en otras actividades.
Disminución de importancia.
Olvido.
Constante cambio de personal.
Siendo estas causas las tomadas como base para dirigir el estudio de la presente
investigación.
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3. CONSECUENCIAS ORIGINADAS POR LA OMISIÓN DE LOS LIBROS
DIARIOS Y MAYOR EN LA EMPRESA INVERSIONES SAN FÉLIX
MOTOR´S, C.A. IVECO
Finalmente el ciclo contable nace y muere en el área de contabilidad ya que esta
es la unidad encargada de llevar a cabo el desempeño de los pasos a seguir para dar
cumplimiento a un proceso integro, confiable y veraz.
A través de conversaciones interpersonales con el personal encargado del área de
contabilidad en el concesionario Inversiones San Félix Motor´s, C.A., se estableció
como consecuencias del no registro de las operaciones de la compañía en los libros
diarios y mayor (no llevar libros):
Sanciones; según el artículo 102 del Código Orgánico Tributario constituye
un ilícito formal, no llevar los libros y registros contables y especiales
exigidos por las normas respectivas y establece a su vez, que quien no lleve
los libros será sancionado con multa de cincuenta unidades tributarias (50
U.T.), la cual se incrementará en cincuenta unidades tributarias (50 U.T.) por
cada nueva infracción hasta un máximo de doscientas cincuenta unidades
tributarias (250 U.T.).
Finanzas afectadas; debido a las multas arrojadas en una fiscalización por el
solo hecho de no llevar los libros, a la compañía le corresponde cancelar
dichas sanciones sin haber sido previsto lo que desestabiliza el capital.
Resultados poco precisos; es decir, que el no llevar los libros diario y mayor
retrasa conocer los movimientos y saldos correctos de las cuentas en forma
particular con precisión y eficacia y niega el integro cumplimiento del ciclo.
Inversiones San Félix Motor´s, C.A. es un concesionario que se mantiene en una
constante competencia con el entorno y el cumplimiento legal, por lo que busca
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siempre ir un paso hacia delante de sus competidores, el incumplimiento de uno de
sus procesos internos viene retrasando su veracidad en cuanto a procedimientos,
manejo y control de las operaciones del negocio, mientras se atiende el problema
presentado y se aplican las medidas de corrección correspondientes se desatiende o
detiene otro grupo de actividades que vienen siendo atendidas en ese momento,
ocasionando malestar entre los empleados.
4. ALTERNATIVAS QUE PERMITA EL LOGRO INTEGRAL Y
CONSECUTIVO DEL CICLO CONTABLE EN INVERSIONES SAN
FÉLIX MOTOR´S, C.A. IVECO
Luego del análisis de la problemática presentada se muestra a continuación,
además de las respectivas connotaciones a todos y cada uno de los integrantes del
área contable encargados de llevar a cabo el proceso del ciclo contable, en cuanto a
no dejar de lado la importancia del registro de las operaciones diarias en los libros
diarios y mayor.
Se presenta como infalible solución obtenida, trabajar dichos libros en paralelo con el
origen de las operaciones, es decir, que a medida que vayan ocurriendo las
transacciones vayan siendo registradas para evitar así la acumulación de trabajo y
demás consecuencias futuras. Es necesario desde sus inicios llevar los libros
adecuadamente según las normativas para cumplir cabalmente con el aspecto legal y
poder estar seguros del total e infalible cumplimiento del ciclo contable dentro de la
empresa.
CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS
El periodo de pasantías dentro de la empresa Inversiones San Félix Motor´s,
C.A. me sirvió de experiencia, no solo con respecto al área de estudio sino, a nivel
27
personal para un desenvolvimiento futuro en el ambiente laboral, debido a la gran
cantidad de conocimientos prácticos y teóricos adquiridos.
Conocimientos teóricos:
Con respecto a los conocimientos teóricos me refiero a los concebidos en la
universidad a través de varias materias en el transcurso de la carrera y que
contribuyeron como base para el desarrollo de este informe, entre las cuales puedo
mencionar:
• Sistema tributario taller: permitió el conocimiento para realizar las retenciones
de IVA e ISLR y el proceso de declaración de impuestos.
• Legislación Mercantil: el estudio del Código de Comercio permitió conocer la
correcta elaboración de los libros diario y mayor y poder identificar los
errores que la empresa incuria al momento de elaborarlos.
• Contabilidad General I y II: permitió la identificación de los diferentes pasos
del ciclo contable, así como la elaboración de conciliaciones bancarias y
manejo de cajas chicas.
• Contabilidad de Costos: permitió conocer muchos aportes importantes sobre
el proceso de la nomina.
Conocimientos prácticos:
Fueron aquellos que adquirí en la empresa a través del desarrollo de la pasantía; tales
como el dominio del sistema interno SIQUEL, manejo de los portales del Seniat y la
Alcaldía Socialista Bolivariana De Caroní, mayor desenvolvimiento del programa
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Excel, llenado de bauches para el pago del Bono Alimenticio, INCES y Seguro Social
Obligatorio, el registro en los libros diarios y su respectivo pase al mayor y el llenado
de cheques. Por lo que mi estadía allí formo parte importante en el desarrollo de la
vida económica de la empresa debido a que la labor fue tomada como la de un
empleado más.
Como parte primordial fue necesario recordar que la La contabilidad es la
técnica mediante la cual la información financiera de un ente económico es
registrada, clasificada, interpretada y comunicada; esto con el fin de que sea utilizada
por los gerentes, inversionistas, autoridades gubernamentales y otras personas y
empresas, como ayuda para la toma de decisiones en cuanto a asignación y utilización
de recursos.
Guajardo (2005), Señala el objetivo de la contabilidad es generar y comunicar información útil para la oportuna toma de dediciones de los acreedores y accionistas de un negocio, así como de otros públicos interesados en la situación financiera de una organización. Uno de los datos más importantes que genera la contabilidad y del cual es conveniente informar, es la cifra de utilidad o pérdida de un negocio. En efecto, la cuantificación de los resultados (beneficios netos) de la realización de actividades comerciales o industriales, o de la prestación de servicios a los clientes y su correspondiente efecto en el valor de la entidad económica es un dato de suma importancia para los accionistas y acreedores de una entidad económica. (p.8).
Para profundizar más en el tema tratado fue importante dar a conocer que el Ciclo Contable es el período de tiempo en el que se registran todas las transacciones que ocurren en una empresa ya sea mensual, trimestral, semestral o anualmente.
De acuerdo con Guajardo (2005), El registro de las operaciones que realiza una organización económica se realiza con la intención de integrar una base de datos que permita su utilización posterior para generar información útil en el proceso de toma de dediciones de los usuarios externos. Normalmente, las actividades necesarias para elaborar estados
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financieros a partir de las transacciones realizadas por una organización económica se agrupan el ciclo contable. Dicho ciclo incluye cuatro procesos o módulos principales, los cuales son: registro de las transacciones, ajustes, elaboración de estados financieros y por ultimo cierre; en los módulos de transacciones, ajustes y cierre se efectuaron a su vez 4 subprocesos: análisis de las operaciones, registro en el libro diario, clasificación en el libro mayor y elaboración del balance de comprobación. (p.104)
Las empresas utilizan libros contables en los cuales plasman las operaciones que van
llevando a cabo con terceras partes o que se derivan de intercambios internos.
Catacora (1998), expresa, “Estos libros básicos son tres al menos: el libro de diario, el
mayor y el de inventarios y balances. “ (p.36)
Aspectos Legales
En todos los países, existen ciertos requerimientos legales que exigen el
cumplimiento de las obligaciones a los comerciantes para el control y registro de las
operaciones y transacciones mercantiles. Catacora (1998), señala “En Venezuela, las
principales disposiciones relacionadas con la obligatoriedad de llevar registros
contables, se encuentran establecidas en el Código de Comercio.”(p.36)
Libro Diario
Es aquel en el que se anotan o registran las operaciones de las empresas al momento
de realizar una transacción. Este es conocido también como el libro de primera
anotación. Catacora (1998), define un libro diario como “Aquel libro de registro en el
cual se van anotando en forma cronológica, todas las operaciones que se generan de
las transacciones de un negocio.”(p.38)
Guajardo (2005), señala que un libro diario general “Es un libro o medio magnético
en el cual quedan registradas, cronológicamente, todas las transacciones efectuadas
en un negocio de acuerdo con los principios de contabilidad y en función del efecto
30
que estas hayan tenido en las cinco cuentas básicas de activo, pasivo, capital, ingreso
y gasto.” (p.99)
Libro Mayor
Guajardo (2005), expresa “El libro mayor general es un libro o medio electrónico en
donde se efectúa el registro individual de los aumentos o disminuciones de cuentas
especificas dentro del sistema contable
También llamado libro de segunda anotación el cual recibe la información del diario
indicando los débitos y créditos que se realizaron en el libro diario. Catacora (1998),
sostiene “Un libro mayor clasifica y resume todas las operaciones que son registradas
en el libro diario mediante la segregación de los movimientos de cada cuenta en
forma individual.”(p.39)
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CONCLUSIONES
En Inversiones San Félix Motor´s, C.A., la contabilidad no es sólo un instrumento al
servicio de la dirección del ente, sino también un medio para la rendición de cuentas,
para el conocimiento en último término desde el exterior de la situación de la
empresa, de forma tal que se convierte en una fuente de información absolutamente
necesaria para la toma de decisiones y como instrumento de control para comprobar
la forma en que dichas decisiones son ejecutadas.
Tomando en cuenta las actividades asignadas y el análisis del procedimiento del ciclo
contable durante el periodo de pasantía en el concesionario, se puede decir:
1. El cambio continuo del personal desatiende los procesos de la empresa, por lo
que desmejora el control, la calidad y la fiabilidad de los resultados de dichos
procesos.
2. El ciclo contable es una actividad, cuya función es proveer información
cuantitativa principalmente, de naturaleza financiera, acerca de la entidad
económica, con el propósito de que sea útil para la toma de decisiones
económicas.
3. Debido a la actividad económica de la empresa y el constante desempeño de
actividades, las transacciones son cuantiosas por lo que las operaciones a
registrar son diversas y constantes.
4. Se constato que a pesar de las irregularidades ocurridas, los demás procesos
internos continúan su curso, ya que de manera relativa se busca, propone y
ponen en práctica alternativas de solución, siendo una de estas las
recomendadas en la investigación.
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RECOMENDACIONES
En consideración con las conclusiones ya mencionadas, se plantean las siguientes
recomendaciones con el propósito de servir como ayuda para investigaciones futuras
o en el mejor de los casos servir de apoyo a las medidas empleadas para dar solución
a las desviaciones presentadas para de esta manera mejorar el servicio prestado.
1. Al concesionario, evitar en la mayor medida posible la variación en el
personal, ya que esto ocasiona desconocimiento e implica un volver a
empezar con nuevas formas de trabajo aunque la responsabilidad sea la
misma, conllevando a unos procesos con resultados diversos e inconclusos.
2. Dada la función que cumple el ciclo contable se recomienda a los encargados
del cumplimiento del mismo, no restarle importancia a cada uno de sus pasos
y hacer énfasis en el correcto cumplimiento de cada uno de ellos sin importar
lo repetitivo que pueda ser, para así evitar futuras consecuencias.
3. Al contador, trabajar de forma conjunta con el origen de las transacciones,
para así no acumular el registro de las operaciones y no perder tiempo que
obstaculice el desempeño de otras actividades.
4. Muy especialmente a el área de contabilidad, tomar esta investigación, como
herramienta para complementar las medidas ya empleadas para la solución de
la irregularidad y difundirla a los demás empleados que de igual forma
trabajan con la ejecución de procesos.
33
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
Arias, O. (1999). El proyecto De La investigación. Tercera Edición. Editorial
Episteme. Caracas – Venezuela.
Balestrini, M. (2006). Como se Elabora el Proyecto de Investigación. Séptima
Edición. Caracas-Venezuela.
Catacora, F. (1998). Contabilidad La Base Para Las Decisiones Gerenciales.
Editorial McGraw-Hill Interamericana De Venezuela. Caracas-Venezuela.
Cazares, L. (1990). Técnicas actuales de investigación documental. Tercera
edición. Editorial Trillas. México.
Código De Comercio Gaceta Oficial, Extraordinaria, No. 475 De Fecha 1955
Código Orgánico Tributario Gaceta Oficial No 37.305 De Fecha 17 De
Octubre De 2001, Caracas.
Guajardo, G. (2005). Fundamentos De Contabilidad. Primera Edición.
Editorial McGraw-Hill Interamericana. México-Distrito Federal.
Manual De Procedimientos Administrativos De Fecha Junio 2009.
Sabino, C. (2002). El Proceso de Investigación. Segunda edición. Editorial
Panaco. Caracas - Venezuela.
Sampieri R, Collado C. (2003). Metodología de la investigación. Tercera
edición. Editorial McGraw-Hill. México.
34
ANEXO 1
PLAN DE TRABAJO
35
ANEXO 2
DISPONIBILIDAD BANCARIA
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INVERSIONES SAN FELIX MOTOR´S, C.A DISPONIBILIDAD BANCARIA
01/11/11
BANCOS diferido disponible traslados en
transito bloqueado cheques emitidos saldo
Banesco 102113,58 299805,54 0,00 0,00 15198,94 386720,18 Provincial 0,00 3166,29 0,00 0,00 800,00 2366,29 Mercantil 0,00 207,85 0,00 0,00 0,00 207,85 Exterior 0,00 51,50 0,00 0,00 0,00 51,50 Guayana 0,00 198,68 0,00 0,00 0,00 198,68
Venezuela 0,00 224,99 0,00 0,00 0,00 224,99 Bnc 0,00 106,14 0,00 0,00 0,00 106,14
TOTAL 389875,63
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ANEXO 3
COMPROBANTE DE RETENCION DE
IMPUESTO AL VALOR AGREGADO DE
FORMA MANUAL
38
COMPROBANTE DE RETENCION DE IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
LEY I.V.A Art. 11: Serán responsables del pago del impuesto en calidad de agente de retención, los compradores o adquirientes de determinados bienes muebles y los receptores de cierto servi- cios a quienes la Administración tributaria designe como tal.
AGENTE DE RETENCION
INVERSIONES SAN FELIX MOTOR`S, C.A RIF: J-31510081-9 DIRECCION: AV. DALLA COSTA, SECTOR EL ROBLE UD 103, SAN FELIX EDO. BOLIVAR
AGENTE RETENIDO
ASERCA AIRLINES, C.A. RIF: J-075035593
Nº COMPROBANTE: 20110200004148 FECHA DE RETENCION: 11-03-2011
Op Numero de la Factura
Numero de Control
Monto del Documento
Sin derecho a Crédito
Base Imponible % Alícuota
Impuesto I.V.A
I.V.A Retenido
1 114038 00-0049824 552,63 5,07 507,00 8 40,56 30,42
BENEFICIARIO: AGENTE DE RETENCION: ASERCA AIRLINES, C.A. INVERSIONES SAN FELIX MOTOR`S,C.A
39
ANEXO 4
FORMATO PARA EL ARQUEO DE CAJA
CHICA
40
ANEXO 5
FORMATO PARA EL ARQUEO DE CAJA
PRINCIPAL
41
ANEXO 6
FORMATO PARA LAS CONCILIACIONES
BANCARIA
42
ANEXO 7
FORMATO PARA EL PAGO DE FONDO DE
AHORRO PARA LA VIVIENDA
43
ANEXO 8
FORMATO PARA EL PAGO DE EL BONO
ALIMENTICIO
44
