Universidad Pedagógica Nacional Licenciatura en Administración Educativa

Manejo y Control de Bienes Instrumentales en la Escuela Secundaria General No. 157

“Juan Amos Comenio”

Tesina Para optar al grado de:

Licenciada en Administración Educativa

P r e s e n t a : Edith Villanueva Ramírez

Director de Tesina: Maestro Pedro Gómez Sánchez

México, D. F. Marzo 2011

2

3

A Bidkar

Definitivamente

A Tetos Indudablemente

4

5

Agradecimientos:

Quiero expresar mis más sinceros agradecimientos:

Al Maestro Pedro Gómez Sánchez por su invaluable ayuda.

Al Maestro Abdías Aceves por su disposición y paciencia.

A los Maestros: Gabriela Quintanilla, Daniel Poblano y Román Tomás Brito por las

sugerencias hechas a la presente.

A Francisco Jesús Gutiérrez Cobela por toda la información y documentación

proporcionada.

A la Licenciada María Guadalupe Escamilla Hurtado por todo el apoyo

incondicional.

A Ismael Ríos por su auxilio en la estructuración.

A Miguel Corona por sus incontables favores.

A María Guadalupe Espinosa Cázares por su disposición.

A María López Islas por su complicidad.

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ÍNDICE

Introducción.............................................................................................................9 Experiencia Profesional.........................................................................................11 Planteamiento del Problema.................................................................................28 Marco Teórico.......................................................................................................31 Posible Solución al Problema Planteado..............................................................49 Conclusiones.........................................................................................................61 Bibliografía y Fuentes Consultadas......................................................................63 Anexos..................................................................................................................65

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9

INTRODUCCIÓN

Durante mi desempeño laboral como controladora en la Escuela Secundaria

General No. 157 “Juan Amós Comenio” en el turno matutino, me percaté de que

existe una apremiante necesidad de implementar un sistema de registro contable

que permita tener actualizado en tiempo y forma el inventario de los bienes

instrumentales que dicha institución educativa posee en calidad de comodato.

“(Del. lat. Commodatum, préstamo). m. Der. Contrato por el cual se da o recibe

prestada una cosa de las que pueden usarse sin destruirse, con la obligación de

restituirla)”. (Real Academia Española, 2001, p.601).

La Escuela Secundaria General No. 157 “Juan Amos Comenio” dependiente de la

Secretaría de Educación Pública (SEP) no cuentan con un sistema de

depreciación de bienes instrumentales, lo cual repercute directamente en su

inventario.

El problema que se genera en el inventario de bienes instrumentales de la Escuela

Secundaria General No. 157 “Juan Amos Comenio” es que el importe registrado al

momento de dar de alta un bien, es el mismo que se tiene al momento de registrar

la baja de dicho bien, contablemente esto es incorrecto, pues a medida que pasa

el tiempo va perdiendo su valor de adquisición.

Por otra parte, el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales de

la Dirección Operativa No. 6, carece de un sistema computacional que le permita

tener al día los movimientos que se realizan a los inventarios.

Estas situaciones me llevaron a realizar la presente investigación, cuyo objetivo

general es hacer una recomendación para el Manejo y Control de los Bienes

Instrumentales de la Escuela Secundaria General No. 157 “Juan Amos Comenio”,

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así como sugerir un sistema de depreciación de bienes, con la finalidad de dar una

propuesta que permita solventar las anomalías que se presentan año con año al

momento de hacer el levantamiento físico del inventario de bienes.

De la misma manera se aconseja implementar un sistema computacional que

permita tener al día los movimientos de alta, baja, modificaciones, consulta,

resguardo y registro de depreciación de bienes.

Para poder solucionar estas observaciones me di a la tarea de entrevistar a otros

compañeros controladores, buscar los soportes adecuados con autores en materia

de contabilidad, específicamente de inventarios, además de administración; así de

esta manera, logré reunir los conceptos técnicos que para dicha investigación se

requieren; además de consultar la normatividad que dicta la Secretaría de la

Función Pública en cuanto a materia de Bienes Instrumentales.

Después de revisar conceptos de depreciación “(De depreciar) f. Disminución del

valor o precio de algo, ya con relación al que antes tenía, ya comparándolo con

otras cosas de su clase)”( (Real Academia Española, 2001, p.750), y atendiendo a

la Normatividad que emite la Secretaría de la Función Pública en cuanto a

inventarios, llegué a concluir que sí es posible implementar los mecanismos

necesarios que nos permitan tener cifras reales en nuestro inventario de bienes

instrumentales, así como tener registros al día de los movimientos que se realizan.

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CAPÍTULO I EXPERIENCIA PROFESIONAL

Mi actividad laboral la inicié en un Despacho Contable ubicado en la Delegación

Xochimilco, mis tareas fueron netamente contables, las enlisto:

• Elaboración de Pólizas de Ingreso

• Elaboración de Pólizas de Egresos

• Elaboración de Pólizas de Diario

• Elaboración de Facturas Globales.

Este despacho se encargaba de llevar la contabilidad de varias pequeñas

empresas. Después de estar seis meses en el despacho me asignaron una

empresa específica, esta fue la “Panadería Santa Ana”, ubicada en el pueblo de

Tulyehualco, en la Delegación Xochimilco. En esta empresa además de registrar y

elaborar las pólizas mencionadas, también realicé levantamiento de inventarios

físicos de almacén de materias primas, utilizando para esta tarea “Tarjetas de

Almacén” en las cuales registraba todos y cada uno de los movimientos (entrada y

salida de mercancía), para así de esta manera poder tener un control real del

inventario, es aquí donde tuve mi primer encuentro con sistemas de inventarios.

Así mismo, llevé el control de las ventas y registro de gastos, para posteriormente

haciendo uso de estos registros poder determinar la utilidad o pérdida del ejercicio

contable. Estas actividades las desarrollé en el año 1989.

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En el mes de febrero de 1992 la Dirección General de Educación Indígena tuvo a

bien contratar mis servicios laborales, y me integré al área de fiscalización. Mis

actividades fueron fiscalizar todas y cada una de las facturas que llegaban a este

departamento. Cuando las facturas reunían todos los requisitos fiscales, llenaba el

formato “orden de pago”, dicho formato contenía: fecha de elaboración, nombre

del proveedor e importe a pagar, posteriormente enviaba la factura original al

departamento de contabilidad para los asientos contables respectivos, la “orden de

pago” junto con una copia de la factura la turnaba al área de caja, pues en este

departamento se elaboraban los cheques que los proveedores cobraban por sus

ventas o servicios.

Una de las encomiendas que en el año 1992 tenía la Dirección General de

Educación Indígena era atender en cuestión educativa a los indígenas, esto dentro

de sus comunidades de origen, para ello se desarrollaban diversos programas de

atención, tales como:

• “Cursos de Inducción a la Docencia en el Medio Indígena”

• “Reuniones de Actualización Docente”

• “Elaboración de Libros de Texto en Lenguas Indígenas”

• “Programa para Abatir el Rezago Educativo” (PARE)

De este último programa yo fui administrativamente hablando la encargada,

destaco que para poder llevar a cabo las actividades dentro del Programa para

Abatir el Rezago Educativo, el Banco Mundial fue quien financió todas y cada una

de las reuniones y actividades.

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Los estados en que operó este programa fueron: Chiapas, Oaxaca, Guerrero e

Hidalgo, cada estado contaba con 2 sedes para desarrollar actividades propias

del programa, algunas de estas actividades son:

• Elaboración de libros en lenguas indígenas de cada región

• Corrección de literatura en lengua indígena

• Elaboración de planes y programas de estudios de cada región

• Adecuación de material didáctico a cada zona escolar

Para las actividades mencionadas se contó con personal con conocimientos

pedagógicos y didácticos, además hablantes de la lengua de la región donde se

desarrollaba el proyecto.

Al personal que atendió este programa se le asignó un sueldo por cada etapa

concluida, para conformar el salario de los profesores se hacía una tabla que

incluía a los participantes, el salario diario y la cantidad de días a pagar, con esta

tabla se obtenía un costo total requerido, mismo que solicitaba mediante oficios al

Banco Mundial,.

Una vez que Banco Mundial nos otorgaba el recurso financiero me trasladaba a

cada región con la finalidad de hacer llegar este dinero a cada uno de los

participantes, una vez entregado el salario a los profesores, éstos firmaban una

nómina y posteriormente con ella comprobábamos ante Banco Mundial que los

recursos fueron otorgados a cada participante y que cada beneficiario los recibió

de conformidad, aquí concluye mi función en el Programa para Abatir el Rezago

Educativo.

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En el programa “Cursos de Inducción a la Docencia en el Medio Indígena”,

siempre apoyé a mi compañero que estuvo al frente, mis actividades consistieron

en trasladarme a varios estados de la república como son: San Luis Potosí,

Sonora, Quintana Roo, Chiapas, Oaxaca, Querétaro, Baja California, por

mencionar algunos, con la finalidad de entregar a cada alumno participante del

curso una remuneración económica a manera de beca, para ello siempre llevé una

nómina en la cual se plasmaba el nombre del curso, el domicilio, la fecha en que

se llevaba a cabo, el nombre de cada participante, la cantidad otorgada (siempre

fue igual para todos y cada uno), y un espacio en el cual cada alumno plasmaba

su firma para constar que ya había recibido dicho recurso.

Estos cursos también requerían material didáctico, de tal manera que también

solicitaba a las autoridades del curso me entregaran sus requerimientos para

poder solventarlos, una vez que contaba con el listado de útiles, procedía a la

cotización de éstos, aunque como estamos en campos aislados de comunidades

muy desarrolladas, siempre se adquirían con la única papelería que se encontraba

a 10 o 15 kilómetros de la sede, ya teniendo el material solicitado se lo entregaba

al director para la distribución que él consideraba pertinente, cuando terminaba

estas actividades retornaba a la Dirección General de Educación Indígena y

comprobaba con nóminas y facturas el recurso que para solventar los gastos del

evento me proporcionaron.

A las “Reuniones de Actualización” asisten profesores de varios estados de la

república mexicana, entonces hablamos de alrededor de 450 participantes; en

estas reuniones se impartían talleres, conferencias, se hacían mesas redondas y

reuniones plenarias, todo esto con la finalidad de estar actualizados en materia de

pedagogía y educación, en esta actividad mi función fue planear, cotizar,

organizar, coordinar, ejercer el presupuesto y comprobarlo al término de las

reuniones.

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En primera instancia solicitaba a cada estado me enviara la lista de sus

participantes, cabe referir que cada estado en cuestión de educación tenía una

figura que se denominaba “Enlace” y es por este medio que nos hacían llegar la

lista referida.

Una vez teniendo la cantidad de participantes procedía a elaborar el presupuesto

considerando el hospedaje, alimentación y transportación individual, algunos

asistentes al evento viajaban en avión, otros en vehículos particulares, otros en

autobús y también en algún otro medio de transporte, estas variables dependían

del lugar de origen de cada participante, siempre fue conveniente que al costo

total calculado le incrementara un 10 % más para poder solventar imprevistos, si

es que llegaran a presentarse.

Con estos datos solicitaba a varios hoteles me enviaran una cotización, esto con la

finalidad de seleccionar la sede que mejor respondía a nuestros requerimientos,

una vez seleccionado el lugar de reunión, me comunicaba a los estados para

darles la información, con el propósito de que sean notificados los asistentes.

Ya en el evento mis tareas consistieron en verificar que el servicio que nos ofreció

el hotel en la cotización fuera el mismo o mejor que nos proporcionaba durante el

desarrollo del evento, además se hacía una nómina en la cual se consideraba el

importe que recibía cada profesor por concepto de “pago de transporte”.

Es necesario hacer énfasis en que la cantidad que se plasmaba en la nómina de

transporte se conformaba de la sumar todos los comprobantes de transporte que

presentaban, además de una hoja en la que enlistaban los pagos no

comprobables como son: servicios de taxis o camionetas, esta cantidad se

duplicaba, ya que también les pagábamos el transporte de regreso a su

comunidad de origen, así que el importe final que se plasmaba en la “nómina de

pasajes”, era el doble de lo que presentaban y manifestaban a su llegada.

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Una vez pagados los pasajes y concluido el evento, me presentaba en las oficinas

administrativas del hotel anfitrión, con la finalidad de hacer el corte de servicios

(hospedaje, alimentación, salones, equipo de audio y video, computadoras,

servicio de cafetería), que nos prestó y saber cuánto se debía pagar por ellos, una

vez revisadas las operaciones, y estando en común acuerdo ambas partes, el

hotel procedía a realizar la factura correspondiente, esta factura tenía como

soporte la lista de asistentes al evento con las habitaciones que se les asignaron,

también las comandas del restaurante se anexaban a esta factura.

Ya con la nómina de pasajes y la factura regresaba a la Dirección General de

Educación Indígena y presentaba al compañero encargado de coordinar este

programa los documentos que soportaban los pagos realizados, la factura se

turnaba al área de fiscalización para su revisión correspondiente y una vez

verificada se turnaba el documento original al área de contabilidad y una copia de

ésta junto con la orden de pago al área de caja, con la finalidad de que se

tramitara el pago correspondiente.

En este empleo mis relaciones laborales no sólo se limitaban a tratar con personal

administrativo, sino también con docentes, y para tener un ambiente laboral

adecuado, me interesé por aprender conceptos de pedagogía, psicología y

educación básica, fue así como las charlas sostenidas con el personal que

participó en los eventos siempre fue fluida y de manera cordial y comprensible.

Después de esta experiencia laboral y conociendo el objetivo y perfil de egreso de

los alumnos de la carrera de Administración Educativa, la cual es impartida en la

Universidad Pedagógica Nacional, decidí estudiar esta licenciatura ya que forma

profesionales de la educación especialistas en la administración y gestión de las

instituciones del Sistema Educativo Nacional, capaces de seleccionar y aplicar

principios, métodos y técnicas que permiten una organización eficiente que apoya

las tareas de enseñar, investigar y difundir la cultura con base en el análisis de los

diversos enfoques administrativos.

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En el año de 1999 y hasta el 2006 me incorporé laboralmente a la Escuela

Secundaria General No. 157 “Juan Amós Comenio”, la cual se ubica en la calle de

San Raúl esquina San Cástulo, S/N., en la colonia Santa Ursula, Coapa,

Delegación Coyoacán, el puesto que desempeñé en este espacio educativo fue el

de Controlador y el organigrama es el siguiente:

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Cuadro 1

1 Fuente: http://www.sep.gob.mx/es/sep1/directorio_de_escuelas (10 de enero del 2011; 13:23 horas)

Coordinación Sectorial de Educación Secundaria

Dirección Operativa No. 1

Zona 17

Dirección

Subdirección

Personal de Apoyo a la Educación

Personal Administrativo

Personal Docente

Orientación Vocacional

Servicio Médico Controlador Secretarias Trabajo

Social

Dirección Operativa No. 2

Dirección Operativa No. 7

Dirección Operativa No. 3

Dirección Operativa No. 4

Dirección Operativa No. 5

Dirección Operativa No. 6

Zona 72 Zona 73

Zona 18 Zona 19 Zona 20 Zona 21 Zona 22 Zona 69 Zona 70

Zona 71

09DESO130A 09DESO139S 09DESO229K 09DESO4130B 09DES4139T 09DESO157H 09DESO4229L

09DES4157I

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El controlador de una escuela depende directamente del subdirector y tiene

relación directa con todos y cada uno de los profesores, asistentes educativos,

médico escolar, trabajadora o trabajador social, orientador u orientadora

vocacional, secretarias, subdirector o subdirectora y con el mismo director o

directora, ya que éstos acuden a la oficina de contraloría todas las veces que hay

una remuneración económica, pues es el controlador quien les proporciona su

pago correspondiente.

Otra de las funciones del controlador es controlar el material de limpieza que los

trabajadores de apoyo utilizan para sus actividades diarias, de la misma manera

reparte a los profesores y coordinadores de laboratorios el material que solicitaron

al inicio de año y que se obtiene a través de compras directas, que también el

mismo controlador en compañía del director realizan.

El perfil del Administrador Educativo es el que se requiere para obtener el puesto

de Controlador, ya que éste puede laborar en Instituciones Educativas encargadas

de planear, organizar, dirigir y evaluar el servicio educativo público y privado.

Las tareas encomendadas al controlador en el nivel secundarias, son el manejo de

nóminas, recursos financieros y recursos materiales.

En cuanto a manejo de nómina, mi actividad consistió en recoger las nóminas

junto con los cheques o talones de pago cada que existió una remuneración en el

departamento de pagaduría de la Dirección Operativa No. 6. Menciono que

siempre por normatividad y seguridad me acompañó una persona a realizar esta

actividad, una vez que tenía las nóminas con los cheques o en su defecto talones

de pago, procedía a entregarlos a cada trabajador, dicho trabajador plasmaba su

firma en la nómina que le correspondía, una vez que todos los beneficiarios

habían recogido su cheque o talón de pago, devolvía las nóminas debidamente

requisitadas al Departamento correspondiente en la Dirección Operativa No. 6,

para esta actividad me otorgaban 3 días hábiles.

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Recursos Financieros es el área en la cual se manejan las entradas y salidas de

dinero, mismo que proviene de la Cooperativa Escolar o “Programa Escuela de

Calidad”, con estos recursos se adquieren bienes como son: papelería, material

didáctico, equipo de oficina, muebles para los salones, o bien se cubren otras

necesidades que el plantel requiera solventar.

Para realizar las compras en primer lugar se enlistan de manera jerárquica los

requerimientos y posteriormente se solventan de acuerdo a la lista hecha, es

necesario realizar varias cotizaciones de los bienes o servicios a adquirir o

contratar, para posteriormente poder tomar una decisión adecuada y así hacer

mejoras al plantel.

Si se adquiere el bien o servicio con recursos de cooperativa escolar, la factura

original se entrega al profesor encargado de llevar toda la administración de la

cooperativa, para que él a su vez pueda presentar los comprobantes al

departamento de cooperativas escolares, si el bien o servicio es adquirido con

recursos del “Programa Escuelas de Calidad”, entonces la factura original se

presenta al Departamento de Recursos Financieros, para que de esta manera se

justifique el importe del cheque que se entregó al plantel con la finalidad de

realizarle mejoras.

En el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Dirección

Operativa No. 6 se registran todos los bienes instrumentales que el plantel

adquiere, ya sea a través de donaciones o por medio de adquisiciones propias,

estos bienes adquiridos son los que forman nuestro Inventario de Bienes

Instrumentales y es en este apartado donde localizo el problema a tratar, el cual

es: “Manejo y Control de Bienes Instrumentales”.

Para poder tener mayor claridad al momento de abordar la problemática a tratar,

es necesario describir algunas circunstancias que la generan, empiezo por decir

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que el clima laboral en la escuela objeto de estudio es denso y muy pesado pues

hasta el día de hoy existe una división muy marcada entre profesores, dicha

situación genera muchos inconvenientes y repercute al momento de realizar el

levantamiento físico de inventario de bienes instrumentales. Este levantamiento

consiste en verificar que cada bien instrumental se encuentre en el lugar adecuado

y bajo la custodia de un responsable que lo esté resguardando. De acuerdo a las

Normas Generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes

muebles de la Administración Pública Federal Centralizada, los bienes

instrumentales son aquellos bienes propiedad del gobierno federal y que están

bajo resguardo de alguna institución y para uso de la misma, debido a que están

en calidad de comodato, se debe tener un control preciso de ellos; sin embargo en

más de una vez los conflictos personales entre los trabajadores no permite realizar

esta tarea de manera satisfactoria, ya que los profesores se oponen a que se

revisen los bienes que están bajo su resguardo o bien dan fechas en las cuales es

imposible para el controlador realizar esta tarea.

La encomienda de realizar el levantamiento físico del inventario en la Escuela

Secundaria General No. 157 se agrava, debido a que el plantel cuenta con 3

turnos (matutino, vespertino y nocturno) y cada turno tiene su propia

administración, sin embargo los bienes se comparten.

Para esta función los 3 controladores deben estar en mutua comunicación, hecho

que en muchas ocasiones no se da, por no coincidir en horarios de trabajo.

Por lo anterior me enfocaré a tomar sólo la problemática que existe y se visualiza

en el turno matutino de la secundaria citada, empiezo por describir la

infraestructura que consta de:

18 salones para impartir la mayor cantidad de clases, un salón específico para

clases de música, 6 salones para talleres que son: Corte y Confección,

Taquimecanografía, Dibujo Técnico, Computación, Electrónica y Electrotecnia,

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también cuenta con un laboratorio de Biología y otro de Física y Química, una Red

Escolar (Computadoras), un Aula de Medios, un edificio administrativo que se

conforma de la oficina del director, oficina del subdirector, oficina para la secretaria

de la dirección, oficina para las secretarias de grupos, una oficina de servicios, una

sala para profesores, baños para profesoras y baños para profesores, oficina de

trabajo social, oficina de orientación vocacional, enfermería, otra oficina más para

la contraloría y 3 bodegas.

Para poder tener un control adecuado de los bienes instrumentales que están

dentro de la escuela, y atendiendo al Reglamento Interior de la Secretaría de

Educación Pública (SEP), en el apartado que corresponde a la Subsecretaría de

Educación Básica, año con año se realiza el levantamiento del Inventario Físico de

Bienes Instrumentales, esta tarea consiste en revisar que cada bien se encuentre

en el lugar adecuado, así mismo bajo el resguardo de la persona que se sirve de

ese bien, cada bien aparece en el Sistema de Inventario de Bienes Instrumentales

de la Secretaría de Educación Pública (SIBI-SEP), cuyo objeto es “la

sistematización del inventario de bienes instrumentales. El sistema cuenta con

cinco diferentes módulos: alta, baja, modificación, consulta y resguardo;

proporcionando así un adecuado control de los bienes instrumentales propiedad

de la dependencia. El SIBI-SEP permite a los usuarios tener acceso a toda la

información relacionada con éstos, cómo es el estado físico, resguardante,

ubicación, étc.” 1Cada inventario enlista únicamente los bienes que pertenecen a

cada unidad o plantel educativo, en este caso específico contiene los bienes de

los 3 turnos ya mencionados.

Para poder conformar el inventario se sigue este procedimiento:

La escuela adquiere bienes instrumentales a través de donaciones o compras

directas que el director del plantel realiza. Los recursos de que dispone el cuerpo

1 www.dgit.gob.mx/recursos-materiales-y-servicios/normatividad-vigente-sibisep (7 de enero del 2011, 13:15 horas)

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administrativo de la escuela son las entradas de dinero que se hace llegar por

medio de la Cooperativa Escolar, aunque también obtiene recursos si está

participando en el “Programa Escuela de Calidad”; una vez que se tienen los

recursos financieros de cualquiera de estos dos programas, se procede a cotizar

el bien que se requiere y una vez elegido el proveedor se lleva a cabo la compra,

posteriormente se llenan los formatos de “Cédula Censal” y “Resguardo Individual

de Bienes Instrumentales”, mismos que emite el Departamento de Recursos

Materiales y Servicios Generales de la Dirección Operativa No. 6, con la finalidad

de tramitar el alta en los inventarios.

El formato “Cédula Censal” es aquel donde se describe de manera minuciosa el

bien que se dará de alta en el inventario, contiene nueve columnas y se requisita

de la siguiente manera:

En la primer columna se anotan números progresivos de acuerdo a la variedad de

bienes a dar de alta, en la segunda columna se pone el nombre del bien (silla,

mesa, escritorio, pizarrón, corneta, étc.), en la tercera, las características de éste

(medidas, color, material, estructura, étc.), en la cuarta el tipo de adquisición

(compra directa o donación), en la quinta el valor estimativo (esto si no se cuenta

con factura que ampare la adquisición) y se obtiene de cotizar el bien vía

telefónica en algún comercio que lo tenga a la venta; en la sexta el valor real, el

cual se toma de la factura, en la siguiente la fecha de alta, en la que continúa la

“clave cabms”, ésta es el número de inventario que se compone de 28 dígitos pero

en primera instancia se colocan sólo 10, los cuales se obtienen del “Catálogo de

Bienes Muebles”, que lo emite la Dirección General de Recursos Materiales y

Servicios Generales de la Secretaría de Educación Pública (SEP), los 18 restantes

los asigna el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales de la

Dirección Operativa No. 6, en la última columna se anota el nombre de la persona

que tendrá bajo su custodia el bien.

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El formato “Resguardo Individual de Bienes Instrumentales” me sirve a mí

(controlador) y a los directivos (director y subdirector) para saber a qué persona se

le asignó la custodia del bien adquirido y contiene los siguientes datos:

Nombre y clave de la Unidad Responsable, nombre y clave del Plantel, los datos

del servidor público que tendrá bajo su custodia el bien (nombre completo, Clave

Única de Registro de Población), fecha en la cual se le asignó el bien y fecha de

elaboración del documento, regularmente estas fechas son iguales, en un

apartado específico la persona resguardante firmará de conformidad; el formato en

referencia también contiene una tabla de 4 columnas, en la primera se anota la

descripción del bien, en la segunda el número parcial de inventario (sólo 10 de los

28 dígitos que lo conforman y que es el mismo que se plasmó en la Cédula

Censal), en la siguiente el valor del bien de acuerdo a la factura o el estimativo

calculado que se tenga, en la última columna se anotan las observaciones, como

puede ser el lugar dónde se ubicará físicamente el bien, el color o quizá alguna

función específica.

Una vez requisitados los formatos descritos, anexo a estos una copia de la factura

que soporta la compra de los bienes a dar de alta y un oficio de “Solicitud de Alta”,

se entrega al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales de la

Dirección Operativa No. 6 y espero respuesta que tarda aproximadamente uno o

dos meses. En la respuesta se indican los 18 dígitos restantes del número de

inventario asignado al bien o bienes que se enlistaron para su alta.

Cuando un bien se considera obsoleto, entonces reporto al Departamento de

Recursos Materiales y Servicios Generales de la Dirección Operativa No. 6, que

dicho bien ya no puede ser utilizado y en ese momento se inicia el proceso de

“Baja de Bienes Instrumentales”.

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Cabe señalar que el proceso de “Baja de Bienes Instrumentales”, se inicia cuando

a simple vista se considera necesario, ya que no existe un sistema Depreciación

de Bienes que dictamine esta obsolescencia.

Depreciación “es un gasto y es la expiración de “La capacidad Generadora de

Utilidades” de un activo fijo”. (Pyle, 1981, p.104)

El proceso de “Baja de Bienes Instrumentales”, se tramita mediante el formato

denominado: “Solicitud de Dictamen de No Utilidad”.

Este formato lo emite el Enlace de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios

Generales de la Subdirección de Almacenes de la Secretaría de Educación

Pública (SEP) a través del Departamento de Recursos Materiales y Servicios

Generales de la Dirección Operativa No. 6 y se requisita de la siguientes manera:

Se anota el nombre del área o plantel educativo que solicita la baja, la ubicación

física de los bienes, el nombre del responsable del área o plantel; y se llena una

tabla que contiene 10 columnas, en la primera se anota el número progresivo del

listado, en la segunda el número de inventario del bien a dar de baja, en la

siguiente se describe completamente el bien en cuestión, en la cuarta se describe

la unidad de medida del bien obsoleto (caja, pieza, juego), en la quinta anoto la

cantidad de bienes a dar de baja, en la siguiente se anota el precio unitario del

bien, en la séptima el valor total del o de los bienes a dar de baja, en la octava

columna se hace una descripción del dictamen de no utilidad, se pone la leyenda

“Que son desechos y no es posible su aprovechamiento”, en la novena columna

se anota el sustento legal para proceder a la baja que es la Fracción VIII, Inciso E

de las Normas Generales para el registro, afectación, disposición final y baja de

bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada, las cuales son

emitidas por la Secretaría de la Función Pública, la columna 10 se divide en 2

subcolumnas, la primera tiene la letra “R” y la segunda “D”, aquí se marca con “X”

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sólo una de ellas, esto de acuerdo al diagnóstico del bien, la “R” significa

Reutilizable, la “D” Desecho.

También se anota el nombre o nombres de la persona o personas que elaboró o

elaboraron la “Solicitud de Dictamen de No Utilidad”, y quien o quienes lo

autorizan, y por último se plasma el sello de la institución que elaboró dicha

solicitud.

Después de haber requisitado el formato se elabora un oficio dirigido al jefe del

Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Dirección

Operativa No. 6, en el cual se informa del movimiento de baja y se anexa el

formato ya descrito, también en este caso es preciso esperar alrededor de 2

meses para poder recibir la respuesta a la petición, es necesario remarcar que los

procesos de alta y baja de bienes instrumentales, no son registrados de manera

oportuna en el Sistema de Inventarios de Bienes Instrumentales de la Secretaría

de Educación Pública (SIBI-SEP).

Lo anterior genera un problema recurrente; cuando se hace el levantamiento físico

de bienes instrumentales, encuentro que bienes dados de baja y considerados ya

como tal, siguen apareciendo en dicho sistema, y bienes dados de alta aún no

aparecen, esta situación produce confusión y desorden.

Para poder sacar del plantel los bienes dados de baja , se necesita esperar el

“Programa de Desalojo Masivo de Bienes Muebles de Desecho en Centros de

Trabajo del Interior de la República”, el cual consiste en que la Secretaría de

Educación Pública a través del Departamento de Recursos Materiales y Servicios

Generales de la Coordinación Sectorial de Educación Secundaria, envía un

camión a las áreas o planteles educativos, con la finalidad de recoger los bienes

instrumentales obsoletos dados de baja; este programa tarda mucho en llevarse a

cabo, hablo de 3 a 5 años, y la tardanza genera mucha basura, pues las

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autoridades de las áreas o planteles no pueden deshacerse de estos bienes

inservibles ya que implica malos entendidos y comentarios negativos.

Es en el levantamiento físico de bienes instrumentales, donde se detectan las

faltas de registros de altas o bajas de muebles.

Cuando encuentro una diferencia elaboro la correspondiente acta administrativa

en la cual plasmo las observaciones encontradas al momento de cotejar

físicamente los bienes instrumentales contra el listado del inventario que emite y

me envía el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales de la

Dirección Operativa No. 6, estas actas se remiten al Departamento citado

mediante un oficio, con la finalidad de que éste haga las correcciones necesarias y

emita un listado de bienes instrumentales correcto.

Para revisar los formatos de movimientos al inventario, remitirse al anexo 1.

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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Derivado de la narración anterior, sobresale un problema de gran relevancia y me

refiero a: Manejo y Control de Bienes Instrumentales, ya que genera varios

inconvenientes, los cuales enlisto:

1. La Escuela Secundaria General No. 157 “Juan Amós Comenio”, no

tiene actualizado el inventario de los bienes instrumentales.

2. No se sabe con certeza el valor real de cada uno de los bienes

3. Los directivos y el controlador no tienen la cifra real de bienes

4. No existe un programa de depreciación

5. Los bienes pueden desaparecer con facilidad

6. La Secretaría de Educación Pública (SEP) no cuenta con un

programa de desalojo de bienes inservibles, con una periodicidad

adecuada.

Es importante señalar que al no llevar a cabo un programa de depreciación de

bienes, la Secretaría de Educación Pública (SEP) nunca tendrá cifras reales de

valores de bienes, ya que actualmente el manejo de inventarios por parte de dicha

Secretaría se rige bajo las “Normas Generales para el registro, afectación,

disposición final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal

Centralizada” que emite la Secretaría de la Función Pública, en las cuales no

encontramos ninguna cláusula que nos dicte que debemos aplicar un sistema de

depreciación de bienes. Contablemente esto es incorrecto, pues un bien que se

29

adquirió en el año 1980, ya no tiene el mismo valor en el año 2010 y más aún si ya

está obsoleto.

De la misma manera al no tener actualizado el inventario, no podemos hablar de

cifras reales, ni de valores actualizados a la fecha que se requiera.

El “Programa de Desalojo Masivo de Bienes Muebles de Desecho en Centros de

Trabajo del Interior de la República” que utiliza actualmente la SEP, dicta que para

este programa “deberán considerarse aquellos bienes muebles que se

predictaminen como desecho de acuerdo con el inciso e) de la Fracción VIII de la

Segunda de las Normas Generales para el registro, afectación, disposición final y

baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada

(Normas Generales)”2, este inciso enuncia: “Que son desechos y no es posible su

reaprovechamiento”3, de tal manera que los bienes que se dan de baja a través

del programa referido, son completamente inservibles; esta manera de tramitar las

bajas de bienes muebles se presta a malos entendidos, pues con sólo tener una

parte de un bien se puede tramitar su baja, ya que no es necesario presentar el

bien completo.

Menciono que los “Programas de Desalojo Masivo de Bienes Muebles de Desecho

en Centros de Trabajo del Interior de la República” no tienen una periodicidad

adecuada, ya que se llevan a cabo cada 3 o 5 años, y es la misma Secretaría de

Educación Pública quien programa la fecha de desalojo apegándose a los

Lineamientos Operativos del Programa referido que en su fracción V.2.4 dice: “La

Dirección de Almacenes e Inventarios, después de revisar la información

relacionada en el punto V.2.3, informará vía correo electrónico a la Unidad

Administrativa solicitante de desalojos en el interior de la República, de la

2 www.dgit.gob.mx/administrativa/normateca-de-recursos-materiales-y-servicios 12 de enero del 2011 (13:50 horas) 3 www.funcionpublica.gob.mx/leyes/normas_gradbapf.html 11 de enero del 2011 (13.22 horas)

30

procedencia de su solicitud, así como la fecha programada para la visita de

desalojo por parte del comprador contratado por la SEP”. 4

Por último, la flexibilidad o imposición de los directivos ocasiona que los

resguardantes de bienes no tomen en serio su papel de “resguardante”, ya que en

ocasiones no reportan las faltas de bienes y en otras se ocupa como bodega algún

taller o espacio que hay en salones, con bienes que los profesores no necesitan,

esto ocasiona que se nieguen a firmar el resguardo correspondiente.

4 www.dgit.gob.mx/administrativa/normateca-de-recursos-materiales-y-servicios 12 de enero del 2011 (13:50 horas)

31

CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO

En el capítulo anterior determiné que de acuerdo a la experiencia laboral, el

problema a tratar en esta tesina es el “Manejo y Control de Bienes

Instrumentales”.

Para poder tener el control de los bienes instrumentales de la Escuela Secundaria

General No. 157 “Juan Amos Comenio” es necesario recurrir a la administración

de éstos, por tal motivo empiezo por definir lo que es la administración.

Según Lourdes Münch Galindo:

“Administración es el esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin

con la mayor eficiencia y el menor esfuerzo posibles” (Münch, 1990, p.25)

Münch (1990, p.25) cita a Henry Sisk y Mario Sverdlik que dicen de la

administración:

“Es la coordinación de todos los recursos a través del proceso de planeación,

dirección y control, a fin de lograr objetivos establecidos”.

Otros conceptos de administración son los que nos da Carlos Colunga Dávila:

“1.-Proceso para lograr las metas de la organización, utilizando recursos y

trabajando por medio de personas.

2.-Proceso de planear, coordinar, ejecutar y controlar esfuerzos organizada y

sistemáticamente para un fin determinado.

32

3.-Proceso de planear, coordinar, ejecutar y controlar los recursos de una

organización para lograr los objetivos de la misma” (Colunga, 1996, p.A-29).

Las definiciones anteriores enuncian los siguientes subprocesos:

I.-Planeación:

• Subproceso del proceso administrativo que se sigue para determinar a

dónde y mediante qué acciones llegará la organización.

• Desarrollo sistemático de programas de acción para investigar el mercado,

determinar los objetivos, y analizar, evaluar y seleccionar las alternativas de

acción.

• Determinar, mediante una secuencia programada de operaciones, qué se

va a hacer y el plan de acción a seguir.

• Sustituir en el trabajador la improvisación.

• Decir qué analizar acerca de los clientes y del mercado, cómo hacerlo,

recabar información y, basados en ella, planear y programar un cambio.

• Acción que consiste en visualizar el futuro, determinando técnicamente si

es posible lograr lo que se desea y en trazar un programa de acción, que

tenga unidad, continuidad, flexibilidad y precisión.

• Establecer los objetivos organizacionales y la forma de lograrlos.

El principal propósito de la planeación estriba en ayudar a la organización a

alcanzar su misión, minimizando los riesgos e incrementando la posibilidad de

33

éxito, mediante la reducción de la incertidumbre y la aclaración de las

consecuencias de las acciones a tomar.” (Colunga, 1996, p.219).

II.-Control:

• Subproceso del proceso de administración que consiste en evaluar si las

cosas están pasando como se planeó y tomar las medidas de corrección

pertinentes.

• Evaluar si algo se está alejando de los objetivos y tomar las medidas

necesarias para acercarlo a los mismos.

• Comparar el rendimiento de los estándares, planes y objetivos establecidos

a fin de determinar si tal desempeño está acorde con estas normas y tomar

cualquier medida correctiva que se requiera.

• El control debe implementarse siempre que se den las 2 siguientes

premisas:

1.-No se está al 100% seguro de la efectividad de las medidas de prevención.

2.-Los beneficios estimados de las medidas a tomar son mayores que los costos

de llevarlos a cabo. (Colunga, 1996, p. 79-80).

III.- Coordinar:

• Subproceso del proceso de administración que consiste en crear y

mantener relaciones entre todos los recursos de la organización, indicando

los recursos que serán utilizados en cada actividad específica, y cuándo,

dónde y cómo se usarán.

34

• Subproceso del proceso de administración que consiste en estructurar las

relaciones entre las autoridades internas, las funciones y las

responsabilidades individuales.

• Subproceso del proceso de administración que consiste en proporcionar

todo lo necesario para el funcionamiento de la empresa, constituyendo el

doble organismo material y social de la misma, estableciendo autoridades,

jerarquías, funciones y responsabilidades a fin de determinar cómo se va a

hacer el trabajo.

• Proceso para establecer el uso metódico de los recursos organizacionales.

• Subproceso del proceso de administración que consiste en unir, organizar y

armonizar todas las actividades del negocio y las acciones y los esfuerzos

de cada miembro y de cada grupo para alcanzar del modo más eficaz los

planes señalados.

Su principal finalidad es establecer y relacionar todas las actividades y los

esfuerzos para trabajar en una sola dirección, utilizando racionalmente los

recursos organizacionales, mediante los siguientes pasos:

• Establecer las principales actividades planeadas para alcanzar los

objetivos.

• Agrupar las actividades en puestos.

• Asignar los recursos, autoridades y responsabilidad.

• Relacionar todas las actividades y los esfuerzos para trabajar en una sola

dirección. (Colunga, 1996, p.81-82).

35

Agustín Reyes Ponce define a la administración como:

“La técnica que busca obtener resultados de máxima eficiencia, por medio de la

coordinación de las personas, cosas y sistemas que forman una empresa” (Reyes,

1971, p.13).

De la misma manera enuncia los elementos de la mecánica administrativa en la

administración por resultados, los cuales son:

A.- Previsión.- Pre: antes, y visión: se refiere a todo aquello que tiene que fijarse

hasta determinar lo que podemos hacer. Dentro de la previsión considera 3

aspectos:

1) Objetivos

2) Investigaciones

3) Alternativas

B.-Planeación.-Consiste en fijar planos para orientar nuestra acción.

1) En primer lugar se formulan programas. La esencia de los programas es la

fijación del factor tiempo.

2) Los presupuestos. Son los planes estimados en cantidades.

3) Los procedimientos. Se caracterizan esencialmente por la fijación de pasos

y secuencias, es decir, por el “cómo” concreto de cada actividad.

36

C.-Organización. Ésta se divide en:

La determinación y división de las funciones.

La fijación de niveles jerárquicos

Análisis de puestos

D.-Integración. Ésta comprende los siguientes aspectos:

a) Reclutamiento y selección del personal adecuado.

b) Introducción

c) Desarrollo

E.-Dirección.-Es aquí donde se encuentra ante todo con la autoridad, y su fuerza

motivadora.

F.-Control.- Se realiza en tres etapas

• Su fijación y establecimiento

• Operación

• Interpretación de los resultados” (Reyes, 1971, p.17-24).

Agustín Reyes también me proporciona otro concepto de la administración, éste

es atendiendo su etimología.

37

“La palabra administración, se forma del prefijo “ad”, hacia, y de “ministratio”. Esta

última palabra viene a su vez de “minister”, vocablo compuesto de “minus”,

comparativo de inferioridad, y del sufijo “ter”, que sirve como término de

comparación.

La etimología de minister, es pues diametralmente opuesta a la de “magister” : de

“magis”, comparativo de superioridad y de “ter”.

Si pues “magister” (magistrado), indica una función de preeminencia o autoridad –

el que ordena o dirige a otros en una función-, “minister” expresa precisamente lo

contrario: subordinación u obediencia; el que realiza una función bajo el mando de

otro: el que presta un servicio a otro.

La etimología nos da pues de la Administración, la idea de que ésta se refiere a

una función que se desarrolla bajo el mando de otro; de un servicio que se presta.

Servicio y subordinación, son pues los elementos principales obtenidos” (Reyes,

1966, p.15-16).

Reyes (1966, p.16) cita a G.P. Terry quien describe a la administración:

Administración: “Consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el

esfuerzo ajeno”.

Chiavenato (2002, p.91) cita a Fayol, el cual determina los siguientes elementos

dentro del proceso administrativo:

1. Planear: Visualizar el futuro y trazar el programa de acción.

2. Organizar: Construir las estructuras material y social de la empresa.

3. Dirigir: Guiar y orientar al personal.

38

4. Coordinar: Enlazar, unir y armonizar todos los actos y esfuerzos colectivos.

5. Controlar: Verificar que todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas

y las órdenes dadas.

Ahora analizaré el concepto de “Inventario de Bienes Muebles” .

Contablemente hablando me refiero a un activo que se describe:

Propiedades que se poseen y tienen valor monetario; por ejemplo: dinero,

existencias, edificios, equipo. (Cashin, 1993, p.2).

Los activos se dividen en: Activo Fijo, Circulante y Activo Diferido, los recursos

materiales entran en la clasificación de Activo Fijo, pues en esta clasificación se

considera a la Planta y el Equipo, que se describen como:

“Los activos tangibles que tienen vida relativamente larga y que se utilizan en la

producción o venta de otros activos o servicios” (Pyle, 1981, p.122).

El inventario físico que se levanta en la Escuela Secundaria General No. 157

“Juan Amos Comenio” comprende el equipo que ésta posee, en éste se deben

registrar los aumentos y disminuciones de los mismos, con la finalidad de tener un

control adecuado y proporcionar información verídica y oportuna en cualquier

momento.

Para poder realizar este control es necesario aplicar la depreciación

correspondiente a cada bien instrumental, hecho que no se lleva a cabo, por tal

motivo iniciaré definiendo lo que es la depreciación de muebles.

39

“Cuando un negocio compra un edificio o una unidad de equipo, en realidad

compra un “potencial generador de utilidad”, día tras día, a medida que el activo es

utilizado en el desarrollo de las actividades u operaciones de un negocio, una

porción de este “potencial generador de utilidad” se consume o expira. (Pyle,

1981, p.104)

En Contabilidad se denomina depreciación a la expiración de este “potencial

generador de utilidad”. (Pyle, 1981, p.104)

La depreciación es un gasto y es la expiración de “la capacidad generadora de

utilidades” de un activo fijo. (Pyle, 1981, p.104)

Otro concepto de depreciación es:

“La cantidad de depreciación correspondiente a un activo fijo -esto es el costo

menos el valor de desecho- puede liquidarse en diferentes formas. Por ejemplo, la

cantidad puede repartirse equitativamente durante cierto número de años, lo que

se conoce como el método de depreciación directa o de línea recta. Hay dos

métodos de depreciación acelerada, el de la doble declinación de saldos y el de

los números dígitos, que señalan una mayor cantidad de depreciación para los

primeros años de servicio del equipo. El enfoque es que el costo total de

depreciación y de reparaciones debe ser aproximadamente el mismo cada año. En

el método de unidades de producción la depreciación se basa en cada ejercicio en

la cantidad de producción o unidades de producción”. (Cashin, 1993, p.181).

Es necesario mencionar que en el caso de la Escuela Secundaria General No. 157

“Juan Amos Comenio”, no se registra de manera contable depreciación alguna en

ningún bien, y sólo se da por obsoleto cuando el usuario así lo determina.

Existen varios tipos de depreciación, los cuales resultan funcionales para resolver

el problema que la Escuela Secundaria General No. 157 “Juan Amos Comenio”

40

presenta respecto al Manejo y Control de su Inventario de Bienes Instrumentales,

algunos tipos son:

MÉTODO DE DEPRECIACIÓN DIRECTA

Este es el método más sencillo y el que se usa más frecuentemente. Bajo este

método, una parte proporcional del costo del activo se asigna por igual a cada

ejercicio durante la vida útil prefijada para dicho activo. El cargo periódico se

expresa así:

COSTO- VALOR DE DESECHO

____________________________ = CARGO DE DEPRECIAIÓN ANUAL

VIDA ÚTIL (EN AÑOS)

EJEMPLO

Costo de la maquinaria $ 12,000; valor de desecho $ 2,000; vida útil prevista 5

años.

12,000 – 2,000

________________ = 2,000 por año

5

El asiento para registrar la depreciación sería:

Gastos de Depreciación, Maquinaria 2,000

Depreciación Acumulada, Maquinaria 2,000

(Cashin,1993, p.182)

41

MÉTODO DE NÚMEROS DÍGITOS

Los años de la vida útil del activo se numeran 1, 2, 3, etc., y las cantidades de

depreciación se basan en una serie de fracciones que tienen como común

denominador la suma de los dígitos de los años de vida útil del activo. El dígito

mayor se usa como numerador para el primer año, el dígito inmediatamente

anterior para el segundo, y así sucesivamente.

Ejemplo

Costo de la maquinaria $ 12,000; valor de desecho $ 2,000; vida útil prevista 5

años.

La cantidad depreciable es $12,000 – 2,000 = 10,000. Para calcular la fracción de

dicha cantidad que debe depreciarse cada año, se procede así:

(1) Se numeran los años 1, 2, 3, 4, 5.

(2) Se calcula la suma de los dígitos de los años S = 1+2+3+4+5=15

(3) La suma se convierte a una suma de fracciones

1/15 + 2/15 + 3/15 + 4/15 + 5/15 = 1.

(4) La anterior serie de fracciones se toma en su orden contrario como la

tasa de depreciación, así:

42

AÑO FRACCIÓN POR CANTIDAD IGUAL DEPRECIACIÓN

1 5/15 X 10,000 = 3.333

2 4/15 X 10,000 = 2.667

3 3/15 X 10,000 = 2.000

4 2/15 X 10,000 = 1.333

5 1/15 x 10,000 = 667

TOTAL DE DEPRECIACIÓN 10,000 Cuadro 2

Para una vida útil de N años, es mucho más sencillo usar la fórmula

N (N+1)

S = 1 + 2 + 3 + .... + N = ___________

2

(Cashin, 1993, p.182)

MÉTODO DE DOBLE DECLINACIÓN DE SALDOS

El método de doble declinación del saldo es el que da la mayor cifra de

depreciación en los primeros años y no reconoce el valor de desecho. En cambio,

el valor del activo que permanece en los libros al terminar el período de

depreciación se convierte en el valor de desecho. Muchas compañías prefieren el

método de doble declinación de saldos debido a lo rápidamente que se efectúa la

depreciación en los primeros años, que es cuando el activo presta su mayor

contribución al negocio y cuando se ha hecho el gasto. El procedimiento consiste

en aplicar una tasa fija al valor del activo que declina en los libros cada año. A

medida que declina el valor en los libros, la depreciación es cada vez menor.

43

EJEMPLO:

Un activo de $ 12,000 se deprecia en el curso de 5 años, siendo la tasa de doble

declinación de saldos 40% al año.

AÑO VALOR EN LOS LIBROS

AL COMENZAR EL AÑO

TASA DEPRECIACIÓN

POR AÑO

VALOR EN LOS

LIBROS AL FIN DEL

AÑO

1 $ 12,000 40 % $ 4,800 $ 7,200

2 7,200 40 % 2,880 4,320

3 4,320 40 % 1,728 2,592

4 2,592 40 % 1,037 1,555

5 1,555 40 % 622 933

Cuadro 3

El valor en los libros de $ 933 al fin del quinto año se convierte en el valor de

desecho.

(Cashin, 1993, p.183)

MÉTODO DE UNIDADES DE PRODUCCIÓN

Cuando el uso del equipo varía sustancialmente de un año a otro, el método de

unidades de producción es el apropiado. Por ejemplo, en algunos años las

operaciones de aserrío y transporte de trozas pueden efectuarse durante 200 días,

en otros años durante 230 días y aún en otros años sólo durante 160 días, debido

a las condiciones del tiempo. Bajo este método la depreciación se calcula por

unidad de producción (como horas, kilómetros o libras) con la siguiente fórmula:

COSTO – VALOR DE SALVAMENTO ____________________________________________ = UNIDAD DE DEPRECIACIÓN

UNIDADES DE PRODUCCIÓN CALCULADAS DURANTE SU VIDA ÚTIL

44

El número total de unidades en cada año se multiplica luego por la unidad de

depreciación para obtener la cantidad de depreciación en ese año.

Este método tiene la ventaja de relacionar más directamente el costo de

depreciación con la renta.

EJEMPLO 6.

Costo de la maquinaria $ 12,000; valor de desecho 2,000; vida útil prevista 8,000

horas (5 años X 200 días/año X 8 horas/día).

12,000-2,000

___________ = 1,25 de depreciación por hora

8,000

Si durante el año en cuestión la maquinaria ha trabajado 1,800 horas, la

depreciación sería:

1,800 horas X 1,25 por hora = $ 2,250

Los cuatro métodos principales de depreciación se comparan en la tabla 12-1 a

continuación. Se supone que durante un período de cinco años de vida útil el

activo ha trabajado el siguiente número de horas: 1,800; 1,200; 2,000; 1,400 y

1,600. Costo del activo $ 12,000; valor de desecho $ 2,000.

45

CARGO DE DEPRECIACIÓN ANUAL

AÑO MÉTODO DIRECTO MÉTODO DE

NÚMEROS

DÍGITOS

MÉTODO DE

DOBLE

DECLINACIÓN DE

SALDOS

MÉTODO DE

UNIDAD DE

PRODUCCIÓN

1 2,000 3,333 4,800 2,250

2 2,000 2,667 2,880 1,500

3 2,000 2,000 1,728 2,500

4 2,000 1,333 1,037 1,750

5 2,000 667 622 2,000

Cuadro 4

(Cashin, 1993, p.184)

Analizando cada método de depreciación nos percatamos de que sí podemos

aplicar uno de ellos al caso específico de la Escuela Secundaria General No. 157

“Juan Amos Comenio”y éste nos llevará a tener en el Inventario de Bienes

Instrumentales, cifras reales y verídicas.

Para poder tener un buen Manejo y Control de Bienes Instrumentales es necesario

que me apegue no sólo a las técnicas de los teóricos, sino tomar en cuenta las

disposiciones que el Gobierno Federal hace a través de la Secretaría de la

Función Pública, ya que ésta emite las “Normas Generales para el Registro,

Afectación, Disposición y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública

Federal Centralizada”, que es imprescindible considerar, pues la Escuela

Secundaria General No. 157 “Juan Amos Comenio” depende del Gobierno Federal

y cualquier norma que éste emite debe ser respetada por la escuela.

Es necesario hacer mención que la Secretaría de la Función Pública y la

Secretaría de Educación Pública, manejan sus propias opiniones respecto a los

46

bienes instrumentales que tienen en calidad de comodato las dependencias

gubernamentales, para este caso en particular, es necesario tomar en cuenta los

lineamientos que ambas Secretarías emiten, primero por tratarse de una

dependencia gubernamental y segundo porque depende de la Secretaría de

Educación Pública directamente.

Por citar un ejemplo de dichos conceptos enunciaremos algunos: Bienes muebles,

baja, avalúo, Catálogo de Bienes Muebles (CABM), también las mismas normas

que dichas Secretarías emiten, nos proporcionan las herramientas para poder

manejar en tiempo y forma todos los movimientos (alta, baja) que se realizan al

inventario.

Para tener un mejor conocimiento de los conceptos y la normatividad, respecto a

los bienes muebles, ver anexo 2.

Comparando a los teóricos con lo que la Secretaría de Educación Pública emite,

nos percatamos de que el gran problema que existe respecto al Manejo y Control

de Bienes Instrumentales, no puede ser resulto de manera mágica, pues es la

misma Secretaría quien pone freno a la solución del problema ya que en ningún

momento, dentro de los conceptos que maneja y emite como reglamento,

considera la opción de llevar a cabo una depreciación de bienes instrumentales,

así como tampoco considera la venta de desechos, que también de esta forma se

pueden rescatar recursos financieros para el provecho de la comunidad

estudiantil.

Atendiendo a estos conceptos entonces nos encontramos que para poder tener un

control adecuado del inventario de bienes instrumentales, en el caso específico de

la “Escuela Secundaria General No. 157 Juan Amos Comenio”, deben participar

tanto docentes, administrativos, personal de apoyo a la educación y directivos, que

junto con el controlador quien es el encargado de realizar esta tarea, llevarán a

cabo todas las actividades necesarias para lograr el objetivo a cumplir.

47

Sin embargo no sólo es necesario la buena participación de todo el personal

requerido, sino que se tiene que hacer en primera instancia una planeación de las

actividades a realizar, alguien, en este caso es el controlador, debe dirigir y

controlar todas y cada una de las tareas que se tienen que desarrollar para lograr

que el Inventario de Bienes Instrumentales esté en óptimas condiciones.

Como mencionamos anteriormente el concepto de administración lleva implícitos

varios elementos, y tomaremos para el caso específico del Manejo y Control de

bienes Instrumentales de la Escuela Secundaria General No. 157 “Juan Amos

Comenio” los siguientes:

1. Objetivo. Es decir, que la administración siempre está enfocada a lograr

fines o resultados.

2. Eficacia. Consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los requerimiento

del producto o servicio en términos de cantidad y tiempo.

3. Eficiencia. Se refiere a “hacer las cosas bien”. Es lograr los objetivos

garantizando los recursos disponibles al mínimo costo y con la máxima

calidad.

4. Grupo Social. Para que la administración exista, es necesario que se dé

siempre dentro de un grupo social.

5. Coordinación de Recursos. Para administrar, se requiere combinar,

sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de

un fin común.

6. Productividad. Es la relación entre la cantidad de insumos necesarios para

producir un determinado bien o servicio. Es la obtención de los máximos

48

resultados con el mínimo de recursos, en términos de eficiencia y eficacia.

(Münch, 1990, p.26)

Si tomamos en cuenta los elementos y conceptos mencionados para poder llevar

a cabo el inventario físico de bienes instrumentales, tendremos éxito en la tarea

que año con año es encomendada por parte del Departamento de Recursos

Materiales y Servicios Generales de la Dirección Operativa No. 6 a la Escuela

Secundaria General No. 157 “Juan Amos Comenio”.

49

CAPÍTULO III POSIBLE SOLUCIÓN AL PROBLEMA PLANTEADO

Como ya lo plasmé en el capítulo I, el problema a solucionar es el “Manejo y

Control de Bienes Instrumentales”.

Los inventarios enlistan todos y cada uno de los bienes instrumentales en

propiedad de las diversas dependencias, dicho listado contiene:

Número de inventario

Descripción del bien

Precio unitario del bien instrumental

Valor del bien

Tipo de adquisición (donación o compra directa)

Unidad de medida el bien

Cantidad del bien (es) dado(s) de alta.

Para los bienes instrumentales la Secretaría de Educación Pública tienen un

concepto propio el cual es tomado de la Secretaría de la Función Pública, y se

enuncia:

“Los bienes muebles en propiedad federal que estén al servicio de las

dependencias”. (México. Secretaría de la Función Pública (2004). Normas

50

Generales para el Registro, Afectación, Disposición y Baja de Bienes Muebles de

la Administración Pública Federal Centralizada)

También utilizan el término “Bienes Instrumentales” cuya definición dice:

“Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las

actividades que realizan las dependencias, siendo susceptibles de la asignación

de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza

y finalidad en el servicio”. (México. Secretaría de la Función Pública (2004).

Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición y Baja de Bienes

Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada)

Hablando contablemente los bienes instrumentales por su naturaleza se clasifican

dentro del Activo Fijo.

De acuerdo al concepto de activo fijo mencionado, los bienes instrumentales que

se utilizan dentro de la Escuela Secundaria General No. 157, “Juan Amos

Comenio”, si bien tienen una vida larga, también es cierto que sufren un desgaste

y por consiguiente pierden su vida útil en determinado momento.

Para poder contablemente establecer tiempos o parámetros de vida útil de bienes

instrumentales, es necesario tener un control del valor real de dichos bienes y esto

lo logro a través de un sistema de depreciación.

Hago mención que dentro de las Normas que la Secretaría de Educación Pública

emite para el Manejo y Control de Bienes Muebles, no contempla un sistema de

depreciación, por tal motivo se declara obsoleto un bien cuando a simple vista así

le parece al usuario, esto atendiendo a la Normatividad de la Secretaría de la

Función Pública que para poder tramitar la baja de un bien instrumental, establece

el concepto de desecho que a la letra dice:

51

“Desechos: Entre otros, los residuos, desperdicios, restos y sobras de los bienes”.

(México. Secretaría de la Función Pública. (2004). Normas Generales para el

Registro, Afectación, Disposición y baja de Bienes Muebles de la Administración

Pública Federal Centralizada)

Cuando hablo de residuos y sobras de bienes es muy importante marcar que en

esta etapa se pueden “extraviar” muchos de ellos, ya que un bien se puede dividir

en varias partes y entonces cada parte se toma como una unidad de bien.

Entonces como primer punto es recomendable que la Secretaría de la Función

Pública establezca un Sistema de Depreciación de Bienes Instrumentales, para

así de esta manera aplicar un registro real y no sólo un criterio personal al

momento de dar de Baja un Bien.

Sugiero que para este fin se utilice el “Método de Depreciación Directa”.

Además es importante señalar que existen bienes inservibles que se siguen

contemplando dentro del inventario, esto ocurre por falta de comunicación entre

docentes, administrativos, personal de apoyo y controlador.

Cuando se detecta un bien inservible se procede a tramitar su baja de acuerdo a

la Normatividad de la Secretaría de Educación Pública, sin embargo, esta

operación se realiza de manera administrativa solamente, pues el bien debe

permanecer dentro del plantel hasta que la Coordinación Sectorial de Educación

Secundaria así lo determine.

Cuando hablamos de Bienes Instrumentales Inservibles dentro del plantel,

generalmente nos referimos a sillas, escritorios, butacas, pizarrones, mesas,

computadoras y anaqueles en condiciones de desecho.

52

Estos bienes inservibles, se concentran en un espacio dentro de la escuela,

normalmente se ocupan las azoteas pues aquí no suben los alumnos, ni personal

alguno.

No obstante también se llega a ocupar un lugar de la planta baja de los centros

educativos para amontonar los desechos del mobiliario, estas concentraciones de

muebles inservibles generan un aspecto poco agradable de los planteles, en la

escuela objeto de estudio, estos bienes inservibles se concentran en la azotea del

laboratorio de física y química y al costado derecho de la puerta de entrada

principal.

De la misma forma los bienes inservibles representan un peligro potencial para el

personal que labora en este centro de trabajo así como para los alumnos, pues ya

sea por descuido o accidente, podemos ocasionar involuntariamente con estos

desechos un suceso que cause daño a cualquier persona dentro de este plantel.

Para este problema la propuesta es que el Departamento de Recursos Materiales

y Servicios Generales de la Dirección Operativa No. 6 implante un calendario

anual, con la finalidad de captar los bienes instrumentales inservibles que hay en

las escuelas.

Si se logra que esta Dirección Operativa destine un lugar específico para

almacenar los desechos de los planteles, los directivos evitan muchos problemas y

accidentes en las escuelas, además de terminar con el mal aspecto que este

problema genera.

Todo lo anterior se sugiere para poder controlar de manera física el inventario de

bienes instrumentales del plantel, con esto me refiero a los bienes que están en

uso y los bienes que se consideran inservibles.

53

Para poder tener un manejo adecuado y completo del Inventario de Bienes

Instrumentales es necesario considerar la parte de los registros contables.

En primer lugar se sugiere revisar las Normas Generales para el Registro,

Afectación, Disposición y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública

Federal Centralizada, pues en la cláusula Décimo Segunda del capítulo “Registro

y Afectación dice:

“Los Oficiales Mayores y equivalentes en las dependencias establecerán las

medidas necesarias para realizar inventarios físicos totales cuando menos una vez

al año y por muestreo físico cuando menos cada tres meses, cotejando los bienes

contra los registros en los inventarios”. (México. Secretaría de la Función Pública.

(2004). Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición y baja de

Bienes Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada)

“Cuando como resultado del levantamiento físico de inventarios detectamos

ausencia de bienes, se efectuarán las investigaciones necesarias para su

localización. Si una vez agotadas las investigaciones correspondientes los bienes

no son encontrados, se levantará el acta administrativa a que se alude en el

primer párrafo de la norma décima tercera y se notificará al órgano Interno de

Control a efecto de que, en su caso, se determinen las responsabilidades a que

haya lugar, considerando para tal fin lo dispuesto en la norma quincuagésima

segunda”. (México. Secretaría de la Función Pública. (2004). Normas Generales

para el Registro, Afectación, Disposición y baja de Bienes Muebles de la

Administración Pública Federal Centralizada).

Para poder obtener un listado de inventario de bienes instrumentales actualizado

se debe pasar por las siguientes instancias:

1. Contraloría

2. Subdirección del Plantel Educativo

54

3. Dirección de Escuela del Plantel Educativo

4. Dirección Operativa No. 6

Cabe destacar que los controladores tienen un registro al día de los movimientos

de altas y bajas de bienes instrumentales y la Dirección Operativa No. 6, tarda

mucho tiempo en registrar dichos movimientos.

Si bien es cierto que en la Escuela Secundaria General No. 157 “Juan Amos

Comenio” por normatividad se practican inventarios físicos año con año, también

es cierto que cada vez que se hace el levantamiento físico del inventario, es

necesario levantar actas administrativas.

En las actas administrativas, se plasman todas las observaciones que se

detectaron al momento de realizar el levantamiento físico del inventario,

principalmente se detectan estas incongruencias:

• Los bienes asignados originalmente a una persona se encuentran en poder

de otra.

• Ya no existen los bienes y no se hizo la notificación procedente.

• El bien asignado sufrió daño y se encuentra inservible.

• El número de inventario que se le asignó, no es el que se encuentra en el

“Listado de Inventario de Bienes Instrumentales” que se tiene en el plantel.

• El costo que aparece en el “Listado de Inventario de Bienes Instrumentales”

que se tiene en el plantel no es el correcto (de acuerdo al alta).

55

• Existe duplicidad de bienes en el “Listado de Inventario de Bienes

Instrumentales”.

• Existen físicamente bienes que no se encuentran registrados en el “Listado

de Inventario de Bienes Instrumentales”.

En las Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición y Baja de

Bienes Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada, emitida por la

Secretaría de la Función Pública, el 21 de mayo del 2004, en el apartado para la

Subsecretaría de Educación Básica, Capítulo III, De las Facultades de los

Subsecretarios, en el artículo 6 dice:

“Al frente de cada Subsecretaría habrá un Subsecretario, a quien corresponderá el

ejercicio de las siguientes facultades:

XVI.- Proponer medidas para el mejoramiento administrativo de las unidades

administrativas que se le adscriban y, en su caso, para reorganización de las

mismas”.

Y en el capítulo IV, De las Facultades del Oficial Mayor, Artículo 7 menciona:

“Al frente de la Oficialía Mayor habrá un oficial Mayor, a quien corresponderá el

ejercicio de las siguientes facultades:

III.- Establecer, con la aprobación del Secretario, políticas, normas, sistemas y

procedimientos para la óptima administración de los recursos humanos, materiales

y financieros de las unidades administrativas, así como emitir las disposiciones

que regulen los procesos internos de ejecución presupuestal”.

Además en el artículo 37 del mismo capítulo refiere:

56

“Corresponde a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios el

ejercicio de las siguientes atribuciones:

I. Proponer normas para regular las actividades de administración de los recursos

materiales y la prestación de servicios generales cuya aplicación corresponda a

las unidades administrativas de la Secretaría, difundir las vigentes y verificar su

cumplimiento.

V. Llevar el inventario de los bienes muebles de la Secretaría y el procedimiento

que deba seguirse en lo relativo a su afectación y destino final.

VI. Llevar el registro de los bienes muebles asignados y destinados a la

Secretaría”.

Considerando lo establecido en la normatividad y con apego a la misma, no se

falta a ninguna norma si el Oficial Mayor tiene a bien establecer:

• Que las Dirección Operativa No. 6 controle los movimientos de bienes

instrumentales de la Escuela Secundaria General No. 157 “Juan Amos

Comenio” en tiempo y forma.

Esto es una solución acertada, pues dicha Dirección es una instancia no muy

alejada del plantel y sirve de enlace con las autoridades superiores.

De esta manera será mas fácil tener actualizado el listado del Inventario de Bienes

Instrumentales, pues las observaciones que se detecten en una primera revisión

física, se notifican mediante el acta correspondiente y se hacen las modificaciones

pertinentes en tiempo y forma.

Para poder lograr lo anterior, se sugiere que se implemente un Sistema

Computacional de Control de Inventarios.

57

Existen varias opciones para hacerse de un Sistema Computacional de

Inventarios, estas pueden ser:

1. Adquirir un programa ya elaborado

a) Con licencia para hacer modificaciones

b) Sin licencia para hacer modificaciones

2. Contratar a un programador para que éste haga la aplicación, ya sea desde

la Dirección Operativa No. 6, o bien dentro del plantel.

Señalo que todas y cada una de las opciones tiene sus ventajas y desventajas.

1.a) Adquirir un programa ya elaborado con licencia para hacer modificaciones.-

Esto implica que se puede comprar directamente de un proveedor este programa y

adecuarlo a las necesidades propias de la Dirección Operativa No. 6, quien llevará

a cabo el control de los diversos inventarios de bienes instrumentales, sin

embargo las licencias para modificaciones tienen una vigencia y al término de ésta

ya no podremos hacer cambios si es que se necesitaran.

1.b) Adquirir un programa ya elaborado sin licencia para hacer modificaciones.-

Esta adquisición implica un poco de inconveniente, ya que los programas que se

implementan en cuestión de sistemas para el control de inventarios, son muy

generales y en el caso de inventarios de planteles educativos se tienen ciertas

especificaciones.

Sin embargo existen programas muy recomendables como son:

58

• Aspel SAE.- Es un Sistema Administrativo Empresarial que permite

controlar la información y el manejo del inventario.

• Aspel COI.- Para un mejor control sobre los activos, se puede indicar los

datos correspondientes a su mantenimiento, como fecha y costo de último

mantenimiento; así mismo, se pueden registrar los datos de la póliza de

seguro de cada activo (no. de póliza, compañía aseguradora, monto

asegurado, entre otros), de manera que los diferentes reportes orienten al

usuario sobre las tareas de mantenimiento a realiza y las pólizas de

seguros a renovar.

Creación automática de pólizas de dar de alta, baja o depreciar activos.

2.) Contratar a un programador para que éste nos haga la aplicación.

Esta opción es muy adecuada, ya que de acuerdo a las necesidades que surjan, el

programador hará de manera específica el programa que conviene manejar, sin

embargo éste sistema tiene un alto costo pues se tienen que pagar honorarios al

programador y quizá deba realizar actualizaciones periódicas, mismas que

también tienen un costo.

Es de suma importancia resaltar que para hacer posible que la administración de

un negocio, empresa, o plantel educativo sea fructífera, será necesario que al

frente de ésta exista una gente capacitada para tal fin.

Hago mención que la mayoría de los Planteles Educativos (Jardín de niños,

primarias, secundarias), Inspecciones, Supervisiones, Direcciones Operativas o

Coordinaciones Sectoriales, no tienen como titular a una persona con el perfil que

se requiere para desempeñar de manera eficiente los puestos directivos.

El no tener al frente de cada instancia a una persona capacitada y con el perfil

adecuado, genera demasiados problemas administrativos.

59

Por lo anterior sugiero se tome en cuenta el perfil del Administrador Educativo,

para ocupar los puestos directivos ya que dicho perfil es:

Un profesional de la educación especialistas en la administración y gestión de las

instituciones del Sistema Educativo Nacional, capaz de seleccionar y aplicar

principios, métodos y técnicas que permitan una organización eficiente que apoye

las tareas de enseñar, investigar y difundir la cultura con base en el análisis de los

diversos enfoques administrativos y que puede:

• Explicar el papel y las implicaciones de los procesos administrativos en las

instituciones educativas a partir del conocimiento de las disciplinas

administrativas y del sistema educativo nacional.

• Analizar las políticas públicas en educación, legislación y organización de la

educación.

• Planificar, organizar, dirigir y evaluar proyectos que permitan la óptima

utilización de los recursos humanos, materiales y financieros para apoyar la

función educativa y cumplir cabalmente con el servicio educativo público.

• Instrumentar estrategias de acción para proponer soluciones a los

problemas de la administración de la educación.

• Realizar estudios grupales e interdisciplinarios que conduzcan a la eficacia

y eficiencia de los servicios educativos.

Y que cuenta con las herramientas para realizar tareas en:

• Instituciones educativas encargadas de planear, organizar, dirigir y evaluar

el servicio educativo público y privado.

60

• Instituciones de docencia en los niveles medio superior y superior, en áreas

afines a la administración.

• Centros de apoyo para la actualización de personal técnico y docente en los

avances del conocimiento administrativo.

61

CONCLUSIONES

En mi experiencia laboral me percaté de que en la Escuela Secundaria General

No. 157 “Juan Amos Comenio” se presenta un grave problema en el área de

recursos materiales, concretamente en el Manejo y Control de Bienes

Instrumentales.

Esto se debe a que la Dirección Operativa No. 6 hasta la fecha no ha implantado

un sistema de depreciación de bienes, y de la misma manera no cuenta con un

sistema computacional que permita el registro óptimo y oportuno de los

movimientos (altas y bajas) que se hacen al inventario, esto genera no tener el

inventario debidamente actualizado en cuanto a número de bienes y valor real de

los mismos.

De la misma manera es necesario señalar que la referida Dirección Operativa

carece de un calendario en el cual marque los tiempos y fechas para recolectar los

bienes que la escuela en referencia notifica como obsoletos, generando con esto

un peligro para la comunidad estudiantil.

De acuerdo a la normatividad vigente que dicta la Secretaría de la Función Pública

respecto al manejo de los bienes instrumentales que tiene bajo custodia la

Escuela Secundaria objeto de estudio, es posible implementar un sistema de

depreciación de bienes instrumentales y también la Secretaría de Educación

Pública, tiene la facultad de poder recolectar los bienes obsoletos en tiempo y

forma, lo cual puede hacer a través de la Dirección Operativa No. 6.

El controlador de la Escuela Secundaria Diurna No. 157 “Juan Amos Comenio”

cuenta con los conocimientos necesarios para poder llevar a cabo todos los

movimientos de altas y bajas de bienes instrumentales, además tienen las

62

herramientas necesarias para poder implantar un sistema de depreciación, esto se

debe a que dentro del profesiograma de reclutamiento, para obtener el puesto de

controlador se requiere presentar un vitae que indique que el candidato tiene

conocimientos administrativos y contables.

Cabe destacar que existen varios tipos de “Métodos de Depreciación”, y

cualquiera es funcional para implantarlo en la escuela que se estudia, sin embargo

el sugerido es el “Método de Depreciación Directa”, por ser el más sencillo y

práctico para aplicar en este caso específico de la Escuela Secundaria General

No. 157.

63

BIBLIOGRAFÍA Y FUENTES CONSULTADAS

Cashin, James A. y Lerner, Joel J. (1993). Contabilidad I. México: Mc

Graw-Hill.

Chiavenato, Idalberto (2002). Introducción a la teoría general de la

administración. México: Mc Graw-Hill.

Colunga, Carlos (1996). La administración del 3er. milenio, diccionario

temático. México: Panorama.

Fuente: www.dgit.gob.mx/administrativa/normateca-de-recursos-materiales-

y-servicios. 12 de enero del 2011, 13:50 horas.

Fuente: www.dgit.gob.mx/recursos-materiales-y-servicios/normatividad-

vigente-sibisep. 7 de enero del 2011, 13:15 horas.

Fuente: www.funcionpublica.gob.mx/leyes/normas_gradbapf.html. 11 de

enero del 2011, 13.22 horas

Fuente: http://www.sep.gob.mx/wb/sep1/directorio de escuelas. 19 de mayo

del 2010, 11:21 horas.

Münch, Galindo Lourdes y García, Martínez José (1990). Fundamentos de

administración. México: Trillas.

Pyle, William W., Arch, White John y Larson, Kermit D. (1981). Principios

fundamentales de contabilidad. México: CECSA.

Real Academia Española (2001). Diccionario de la Lengua Española.

España: Espasa Calpe, S.A.

64

Reyes, Ponce Agustín (1966). Administración de empresas, teoría y

práctica. México: Limusa.

Reyes, Ponce Agustín (1971). Administración por objetivos. México:

Limusa.

SFP Normas Generales para el registro, afectación, disposición y baja de

bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada (2004).

México: Secretaría de la Función Pública.

65

ANEXOS

66

ANEXO 1 FORMATOS

67

68

69

70

ANEXO 2

71

SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN PÚBLICA NORMAS GENERALES PARA EL REGISTRO, AFECTACIÓN, DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

FEDERAL CENTRALIZADA

CAPÍTULO DISPOSICIONES GENERALES

SEGUNDA.- Para los efectos de estas Normas se entenderá por:

Acuerdo administrativo de desincorporación: el documento a través del cual el

Oficial Mayor o equivalente de las dependencias desincorporan del régimen de

dominio público los bienes y por lo tanto pierden su característica de inalienables.

Afectación: la asignación de los bienes muebles a un área, persona y/o servicio

determinados.

Avalúo: Es el resultado del proceso de estimar el valor de un bien, determinando la

medida de su poder de cambio en unidades monetarias y a una fecha

determinada. Es asimismo un dictamen técnico en el que se indica el valor de un

bien a partir de sus características físicas, su ubicación, su uso y de una

investigación y análisis de mercado.

Baja: la cancelación del registro de un bien en el inventario de la dependencia, una

vez consumada su disposición final o cuando el bien se hubiere extraviado, robado

o siniestrado.

Bienes: los bienes muebles de propiedad federal que estén al servicio de las

dependencias.

Bienes instrumentales: los considerados como implementos o medios para el

desarrollo de las actividades que realizan las dependencias, siendo susceptibles

72

de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual,

dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

CABM: el Catálogo de Bienes Muebles.

Desechos: Entre otros, los residuos, desperdicios, restos y sobras de los bienes.

Dictamen de no utilidad: el documento en el que se describe el bien y se acreditan

las causas de no utilidad en términos de la fracción VIII precedente.

Disposición final: el acto a través del cual se realiza la desincorporación

patrimonial (enajenación o destrucción).

Enajenación: la transmisión de la propiedad de un bien, como es el casa de la

venta, donación, permuta y dación en pago.

Responsable de los recursos materiales: el servidor público con rango no inferior a

Director General o equivalente en dependencias y órganos desconcentrados, que

tengan a su cargo la administración de los almacenes, y la distribución de bienes e

insumos.

CAPÍTULO REGISTRO Y AFECTACIÓN

CUARTA.- Para efectos del registro de los bienes en inventarios, éstos se

clasifican en “instrumentales” y “de consumo”, conforme a las definiciones

contenidas en las fracciones VI y VII de la norma segunda, respectivamente.

QUINTA.- La Secretaría emitirá y mantendrá actualizado el CABM. Las

dependencias deberán solicitar a la Secretaría que determine la clasificación e

73

incorporación de los bienes que adquieran, y que no estén considerados en dicho

catálogo.

SEXTA.- A los bienes instrumentales debe asignárseles un número de inventario

integrado por los dígitos del ramo presupuestal o la denominación o siglas de la

dependencia, la clave que le corresponda al bien de acuerdo con el CABM, el

progresivo que determine la propia dependencia y, en su caso, otros dígitos que

faciliten el control del bien, tales como el año de adquisición y la identificación de

la entidad federativa donde se localice.

Los controles de los inventarios se llevarán en forma documental o electrónica y

los números deberán coincidir con los que aparezcan etiquetados o emplacados

en los bienes.

Respecto a los BIENES DE CONSUMO se llevará un registro global.

SÉPTIMA.- Los bienes deben ser dados de alta en los inventarios a valor de

adquisición.

Los bienes que, en su caso, produzcan las dependencias se registrarán de

acuerdo con su costo de producción y los semovientes al valor que se cotice en el

mercado en la fecha de su adquisición, captura o nacimiento, según se trate.

En caso de no conocerse el valor de adquisición de algún bien, el mismo podrá ser

asignado, para fines administrativos de inventario por el responsable de los

recursos materiales, considerando el valor de otros bienes con características

similares o, en su defecto, el que se obtenga a través de otros mecanismos que

juzgue pertinentes.

OCTAVA.- En el caso de que la dependencia carezca de documento que acredite

la propiedad del bien, el responsable de los recursos materiales procederá a

74

levantar acta en la que se hará constar que dicho bien es de propiedad federal y

que figura en los inventarios respectivos.

DECIMA PRIMERA.- Los bienes instrumentales serán objeto de resguardo

individual, medida que también podrá adoptarse en relación con los bienes de

consumo en los casos en que esto sea factible y conveniente a juicio de las

dependencias.

DECIMA SEGUNDA.- Los Oficiales Mayores y equivalentes en las dependencias

establecerán las medidas necesarias para realizar inventarios físicos totales

cuando menos una vez al año y por muestreo físico cuando menos cada tres

meses, cotejando los bienes contra los registros en los inventarios.

Cuando como resultado de la realización de inventarios los bienes no sean

localizados, se efectuarán las investigaciones necesarias para su localización. Si

una vez agotadas las investigaciones correspondientes los bienes no son

encontrados, se levantará el acta administrativa a que se alude en el primer

párrafo de la norma décima tercera y se notificará al Órgano Interno de Control a

efecto de que, en su caso, se determinen las responsabilidades a que haya lugar,

considerando para tal fin lo dispuesto en la norma quincuagésima segunda.

DECIMA TERCERA.- Cuando el bien se hubiere extraviado, robado o siniestrado,

la dependencia deberá levantar acta administrativa haciendo constar los hechos,

así como cumplir con los demás actos y formalidades establecidas en la

legislación aplicable en cada caso, procediéndose a la baja.

En los casos de bienes robados, extraviados o siniestrados en los que se requiera

la transmisión de dominio a favor de las aseguradoras, se procederá previamente

a su desincorporación del régimen de dominio público, a través del acuerdo citado

en la norma décima sexta.

75

DECIMA CUARTA.- En todos los casos de transferencia o donaciones en especie

que reciban las dependencias se deberán cotejar el inventario indicado en los

documentos respectivos con el físico. De encontrar diferencias éstas se harán

constar en el acta administrativa de recepción.

Asimismo, el responsable de los recursos materiales verificará que se entreguen

los documentos legales que acrediten la propiedad de los bienes y, en su caso, los

permisos que permitan su uso.

CAPÍTULO

DISPOSICIÓN FINAL Y BAJA

VIGÉSIMA.- El responsable de los recursos materiales debe establecer las

medidas que sean necesarias para evitar la acumulación de bienes no útiles, así

como desechos de los mismos.

VIGÉSIMA PRIMERA.- Las dependencias procederán a la enajenación,

transferencia o destrucción de sus bienes sólo cuando hayan dejado de serles

útiles.

El dictamen de no utilidad y la propuesta de disposición final del bien estarán a

cargo de:

• La Elaboración del Dictamen de No Utilidad.- Por el servidor público con

rango no inferior a Subdirector adscrito al área técnica o a la encargada de

los inventarios o almacenes, y

• La Autorización del Dictamen de No Utilidad y la propuesta de Disposición

Final.- Corresponderá de forma expresa al responsable de los recursos

materiales, o al servidor público de la misma jerarquía en el que se delegue

tal función en las delegaciones o representaciones en alguna entidad

76

federativa o región, distinta a aquella en la que se encuentre la sede

principal de la dependencia de que se trate.

El Dictamen de No Utilidad contendrá cuando menos:

• La identificación de los bienes no útiles. En este caso podrá anexarse una

lista en la que se identifiquen dichos bienes; así como, en su caso, el

número de inventario correspondiente.

• La determinación de si los bienes aún no son considerados como desecho,

o bien se encuentra con esta característica.

• La descripción de manera clara y contundente de porqué los bienes no son

útiles, en términos de la norma segunda fracción VIII.

• En su caso, la determinación de si se ubican en los supuestos del cuarto

párrafo del artículo 131 de la Ley.

• Fecha de elaboración, así como el nombre, cargo y firma de quien elabora

y autoriza el dictamen de no utilidad.

• En su caso, otra información que se considere necesaria para apoyar el

dictamen de no utilidad, tales como las normas emitidas conforme a la Ley

Federal sobre Metrología y Normalización; estudio costo beneficio,

dictámenes elaborados por peritos, etc. TRIGÉSIMA NOVENA.- Tratándose de la venta de desechos generados

periódicamente, su desincorporación patrimonial debe realizarse de manera

oportuna a través del procedimiento que corresponda, sin fraccionarlos, mediante

contratos con vigencia de hasta un año. Para el caso de una vigencia mayor se

requerirá la previa autorización del Comité o Subcomité, sin que pueda exceder de

dos años.

77

En su caso deberá pactarse la obligación de ajustar los precios en forma

proporcional a las variaciones que presente la lista o el índice que se determine.

La falta de retiro oportuno de los bienes podrá ser motivo de rescisión de contrato.

CUADRAGESIMA SEGUNDA.- La transferencia de bienes no entraña transmisión

de dominio, por lo que operará exclusivamente entre dependencias.

CUADRAGESIMA TERCERA.- Las dependencias podrán llevar a cabo la

destrucción de bienes cuando:

• Por sus características o condiciones entrañen riesgo en materia de

seguridad, salubridad o medio ambiente.

• Exista respecto de ellos disposición legal o administrativa que la ordene.

• Exista riesgo de uso fraudulento.

• Habiéndose agotado los procedimientos de enajenación viables, no exista

persona interesada.

La configuración de cualquiera de las hipótesis señaladas deberá acreditarse

fehacientemente.

En los supuestos a que se refieren las fracciones I y II, las dependencias deberán

observar las disposiciones legales o administrativas aplicables y la destrucción se

llevará a cabo en coordinación con las autoridades competentes, de requerirse

normativamente.

78

Las dependencias invitarán a un representante del órgano interno de control al

acto de destrucción de bienes, del que se levantará acta para constancia, misma

que será firmada por los asistentes.

CUADRAGESIMA QUINTA.- Sólo después de que se haya formalizado y

consumado la disposición final de los bienes conforme a estas Normas y demás

disposiciones aplicables, procederá su baja, la que también se deberá llevar a

cabo cuando el bien se hubiere extraviado en definitiva, robado o entregado a una

institución de seguros como consecuencia de un siniestro, una vez pagada la

suma correspondiente.

Las dependencias deberán registrar las bajas que efectúen, señalando su fecha,

causas y demás datos necesarios para conocer con precisión la disposición final

de los bienes de que se trate.

En el caso de muerte de semovientes susceptibles de enajenación, su baja

procederá hasta que ésta se haya realizado.

Las dependencias deberán informar a la Secretaría, dentro de los primeros diez

días hábiles de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año, sobre la

baja de sus bienes. Dicho informe deberá requisitarse en el formato que para tal

efecto se anexa con el número 4 a estas normas y se referirá a los bienes dados

de baja durante el trimestre inmediato anterior.

CAPITULO DISPOSICIONES FINALES

QUINCUAGÉSIMA SEGUNDA.- Cuando un servidor público extravíe un bien, la

Secretaría, a través del órgano interno de control, podrá dispensar el fincamiento

de las responsabilidades en que incurra, cumpliendo con los términos y

condiciones establecidos en el artículo 48 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad

79

y Gasto Público Federal, siempre que el responsable resarza el daño ocasionado,

mediante la reposición del bien con uno igual o de características similares al

extraviado, o haga el pago del mismo al valor que rija en ese momento en el

mercado para un bien igual o equivalente.

QUINCUAGÉSIMA CUARTA.- Las dependencias conservarán en forma ordenada

y sistemática toda la documentación relativa a los actos que realicen conforme a

las Normas, cuando menos por un lapso de cinco años, excepto la

documentación contable, en cuyo caso se estará a lo previsto por las

disposiciones aplicables.

80

REGLAMENTO INTERIOR DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA D.O.F. 21 / ENERO / 2005

SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN BÁSICA CAPÍTULO III

DE LAS FACULTADES DE LOS SUBSECRETARIOS ARTÍCULO 6.- Al frente de cada Subsecretaría habrá un Subsecretario, a quien

corresponderá el ejercicio de las siguientes facultades:

XVI.- Proponer medidas para el mejoramiento administrativo de las unidades

administrativas que se le adscriban y, en su caso, para reorganización de las

mismas.

CAPÍTULO IV

DE LAS FACULTADES DEL OFICIAL MAYOR ARTÍCULO 7.- Al frente de la Oficialía Mayor habrá un oficial Mayor, a quien

corresponderá el ejercicio de las siguientes facultades:

III.- Establecer, con la aprobación del Secretario, políticas, normas, sistemas y

procedimientos para la óptima administración de los recursos humanos, materiales

y financieros de las unidades administrativas, así como emitir las disposiciones

que regulen los procesos internos de ejecución presupuestal.

ARTÍCULO 37.- Corresponde a la Dirección General de Recursos Materiales y

Servicios el ejercicio de las siguientes atribuciones:

I. Proponer normas para regular las actividades de administración de los recursos

materiales y la prestación de servicios generales cuya aplicación corresponda a

las unidades administrativas de la Secretaría, difundir las vigentes y verificar su

cumplimiento.

81

V. Llevar el inventario de los bienes muebles de la Secretaría y el procedimiento

que deba seguirse en lo relativo a su afectación y destino final.

VI. Llevar el registro de los bienes muebles asignados y destinados a la

Secretaría.

“Artículo 51.- Corresponde a la Dirección General de Recursos Materiales y

Servicios el ejercicio de las siguientes atribuciones:

I.- Proponer normas para regular las actividades de administración de los recursos

materiales y la prestación de servicios generales cuya aplicación corresponda a

las unidades administrativas de la Secretaría, difundir las aprobadas y verificar su

cumplimiento;

II.- Analizar las requisiciones, evaluar los programas y presupuestos de

adquisiciones elaborados por las unidades administrativas de la Secretaría y

someterlos a la aprobación del Oficial Mayor, así como también verificar su

correcta ejecución;

III.- Tramitar la adquisición de bienes y la contratación de los servicios de apoyo

que requieran las unidades administrativas de la Secretaría;

IV.- Participar en los comités de adquisiciones o compras que se creen en los

órganos desconcentrados de la Secretaría;

V.- Llevar el inventario de los bienes muebles de la Secretaría, y el procedimiento

que deba seguirse en lo relativo a la afectación y destino final de dichos bienes;

VI.- Llevar el registro de los bienes muebles asignados y destinados a la

Secretaría, así como mantenerlo actualizado;

82

VII.- Propiciar, en coordinación con las unidades administrativas de la Secretaría,

la conservación, reparación, mantenimiento y adaptación del mobiliario,

maquinaria, equipo e instrumental destinado a la labor educativa y administrativa;

VIII.- Prestar los servicios generales de correspondencia, archivo, almacén, aseo,

intendencia, mantenimiento, taller automotriz, transportes, vigilancia y demás que

requieran las unidades administrativas de la Secretaría, así como mantener

asegurados sus bienes;

IX.- Conservar, reparar, mantener y adaptar los edificios destinados a labores

administrativas de la Secretaría;

X.- Participar en los programas de mantenimiento menor de los espacios

educativos destinados a educación básica y normal, previendo la participación

que, al efecto, deban tener el gobierno del Distrito Federal y las dependencias del

Ejecutivo Federal, así como también los mecanismos de participación social que

se den en la materia;

XI.- Supervisar el establecimiento y operación de los servicios de seguridad en las

unidades administrativas de la Secretaría, así como también proponer las que

resulten conducentes;

XII.- Coordinar el establecimiento y operación de los programas de protección civil

en las unidades administrativas de la Secretaría y asesorar en la materia a los

planteles en que se imparte educación de los tipos medio superior y superior, así

como a las entidades del sector educativo;

XIII.- Tramitar, en coordinación con la Dirección general de Asuntos Jurídicos, los

contratos de obra, adquisiciones, arrendamientos y de prestación de servicios de

las unidades administrativas de la Secretaría, así como también, con el apoyo de

83

la referida unidad administrativa, realizar los trámites necesarios ante las

autoridades competentes y las instituciones respectivas para recuperar las

garantías otorgadas por proveedores y contratistas, y

XIV.- Vigilar que las obras de construcción, reparación, adaptación o

mantenimiento se realicen conforme a las especificaciones de los contratos y

proyectos respectivos.”