UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS...
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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES BABAHOYO FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES PROGRAMA DE MAESTRÍA EN INFORMÁTICA EMPRESARIAL PROYECTO DE INVESTIGACION PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL GRADO ACADÉMICO DE MAGISTER EN INFORMÁTICA EMPRESARIAL TEMA: SISTEMA DE GESTIÓN DE NEGOCIOS (BPM) PARA LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” DE LA CIUDAD DE BABAHOYO AUTORA: ING. GARCÍA HUBE KATHERINE ELIZABETH TUTOR: LCDO. MONTECÉ MOSQUERA FRANKLIN WASHINGTON, MST. AMBATO - ECUADOR 2017
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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES BABAHOYO
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
PROGRAMA DE MAESTRÍA EN INFORMÁTICA EMPRESARIAL
PROYECTO DE INVESTIGACION PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL GRADO
ACADÉMICO DE MAGISTER EN INFORMÁTICA EMPRESARIAL
TEMA:
SISTEMA DE GESTIÓN DE NEGOCIOS (BPM) PARA LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS DE LA UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS
ANDES “UNIANDES” DE LA CIUDAD DE BABAHOYO
AUTORA: ING. GARCÍA HUBE KATHERINE ELIZABETH
TUTOR: LCDO. MONTECÉ MOSQUERA FRANKLIN WASHINGTON, MST.
AMBATO - ECUADOR
2017
I
APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
CERTIFICACIÓN
Quien suscribe, legalmente CERTIFICA QUE: El presente Trabajo de Titulación
realizado por la Ing. Katherine Elizabeth García Hube, estudiante del Programa de
Maestría en Informática Empresarial, Facultad de Sistemas Mercantiles, con el tema
“SISTEMA DE GESTIÓN DE NEGOCIOS (BPM) PARA LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS DE LA UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE
LOS ANDES “UNIANDES” DE LA CIUDAD DE BABAHOYO”, ha sido
prolijamente revisado, y cumple con todos los requisitos establecidos en la normativa
pertinente de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”, por lo
que apruebo su presentación.
Babahoyo, Diciembre del 2017
Lcdo. Franklin Washington Montecé Mosquera
ASESOR
II
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
Yo, Katherine Elizabeth García Hube, estudiante del Programa de Maestría en
Informática Empresarial, Facultad de Sistemas Mercantiles, declaro que todos los
resultados obtenidos en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del
título de MAGISTER EN INFORMÁTICA EMPRESARIAL, son absolutamente
originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo que son de mi
exclusiva responsabilidad.
Babahoyo, Diciembre del 2017
Katherine Elizabeth García Hube
C.C. 1206142018
AUTOR
III
CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo, Mg. Laura Marlene Ochoa Escobar, en calidad de Lectora del Proyecto de
Titulación.
CERTIFICO:
Que el presente trabajo de titulación realizado por la estudiante Katherine Elizabeth
García Hube, sobre el tema: “SISTEMA DE GESTIÓN DE NEGOCIOS (BPM)
PARA LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA UNIVERSIDAD
REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES” DE LA CIUDAD DE
BABAHOYO”, ha sido cuidadosamente revisado por el suscrito, por lo que he podido
constatar que cumple con todos los requisitos de fondo y forma por la Universidad
Autónoma Regional de Los Andes, para esta clase de trabajos, por lo que autorizo su
presentación.
Babahoyo, Diciembre del 2017
Laura Marlene Ochoa Escobar
LECTORA
IV
DERECHOS DE AUTOR
Yo, Ing. Katherine Elizabeth García Hube, declaro que conozco y acepto la
disposición constante en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional
Autónoma de los Andes, que en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de
la UNIANDES, está constituido por: La propiedad intelectual sobre las Investigaciones,
trabajo científicos o técnicos, proyectos profesionales y consultaría que se realicen en la
Universidad o por cuenta de ella;
Babahoyo, Diciembre del 2017
Ing. Katherine Elizabeth García Hube
C.C. 1206142018
AUTOR
V
DEDICATORIA
Al motor que impulsa mi vida, Mi Mágica Princesa, La Niña de mis Ojos...
Mi Gianna Elizabeth!!
VI
AGRADECIMIENTO
A Dios por su infinita misericordia, a mis Padres Aracelis y Hugo por su apoyo y
confianza, a mis hermanos y amigos que me inspiraron para permanecer y culminar
mis estudios de Maestría, a las Autoridades de UNIANDES por la oportunidad de
crecer profesionalmente, a mi Asesor por su guía indispensable.
Siempre es necesario recordar a quienes influyen favorablemente en cada circunstancia
de la vida, a todos esos seres maravillosos, ¡Muchas Gracias!
VII
RESUMEN
El presente trabajo tiene como propósito dar a conocer la importancia de mejorar las
técnicas de gestión a través de soluciones tecnológicas que permitan el cumplimiento de
los objetivos estratégicos de una Institución, específicamente en la Universidad
Regional Autónoma de los Andes UNIANDES - extensión Babahoyo; ya que al realizar
de forma manual la gestión documental en las instituciones; la información es
vulnerable para la generación de inconsistencias, que podrían incidir de manera adversa
en la toma de decisiones a nivel gerencial.
El objetivo de la investigación radica en la implementación de un sistema BPM
(Business Process Management) para fortalecer los procesos administrativos en la
Universidad, contribuyendo de esta manera, al adecuado control de las actividades
desempeñadas en cada departamento, en el proceso metodológico se aplicó el método
analítico a través de la observación y la aplicación de las herramientas y técnicas que
permitieron establecer evidencia de los resultados obtenidos, entre los que se puede
destacar, la reducción significativa del gasto en el uso de los recursos de la institución,
evitando que se genere doble trabajo al procesar la información, procurando que los
documentos no se traspapelen en las diferentes áreas; acciones que optimizarán la
gestión empresarial de UNIANDES Babahoyo.
VIII
ABSTRACT
This investigation aims to show the importance of improving management techniques
towards technological solutions that help to reach the strategic objectives of the
institution, specifically in the Universidad Regional Autónoma de los Andes
UNIANDES - Babahoyo; when the documental management is done manually, it is
vulnerable to generate inconsistencies, which could negatively incite in the decision
making process at a managerial level.
The main objective of this investigation is the implementation of BPM system
(Business Process Management) to strength administrative processes in the University,
contributing, in this way, with the right activities control that are in each department. In
the methodological framework it was applied the analytical method by using the
observation and the application of tools and techniques that allow the establishment of
evidence about the results, as the reduction on expenses of the institution, avoiding
double work when processing the documents, controlling documents location, and
others actions that will improve management in the UNIANDES Babahoyo.
IX
ÍNDICE GENERAL
Contenido Pág.
APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ..............................
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD ..........................................................................
CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN .........................
DERECHOS DE AUTOR ..................................................................................................
DEDICATORIA .................................................................................................................
AGRADECIMIENTO ........................................................................................................
RESUMEN .........................................................................................................................
ABSTRACT ........................................................................................................................
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 1
Antecedentes de la Investigación ...................................................................................... 1
Planteamiento del Problema ............................................................................................. 2
Formulación del problema ................................................................................................ 4
Delimitación del problema ................................................................................................ 4
Objeto de Investigación .................................................................................................... 4
Campo de Acción .............................................................................................................. 4
Identificación de la Línea de Investigación ...................................................................... 5
Objetivo General ............................................................................................................... 5
Objetivos Específicos ....................................................................................................... 5
Idea a defender: ................................................................................................................. 5
Variable Independiente: .................................................................................................... 5
Variable Dependiente: ...................................................................................................... 5
Justificación del tema: ...................................................................................................... 6
CAPÍTULO I: MARCO TEÓRICO ................................................................................. 7
1. 1 Origen y evolución del objeto de estudio .................................................................. 7
Sistemas de información ................................................................................................... 7
Principios en los sistemas de información ........................................................................ 8
Ciclo de vida de un sistema de información ..................................................................... 9
Gestión de Procesos de Negocios ................................................................................... 11
Historia de los BPM ........................................................................................................ 12
El objetivo de los sistemas BPM en su actualidad y evolución ...................................... 13
Estructura de organizaciones funcionales tradicionales en los sistemas BPM ............... 14
X
Ciclo de vida de los sistemas BPM ................................................................................. 15
Las arquitecturas de negocio, de procesos y de gestión de BPM. .................................. 17
La arquitectura de negocio de BPM. .............................................................................. 18
La arquitectura de procesos de BPM. ............................................................................. 18
La arquitectura de gestión para BPM. ............................................................................ 20
Herramientas de modelación y análisis de los procesos de negocio. .............................. 20
Business Process Management System (BPMS). ........................................................... 20
Módulos principales que componen la plataforma. ......................................................... 24
Puntos a ser considerados para adopción de un Sistema Operativo de Gestión. ............. 25
Intalio BPMS. ................................................................................................................. 26
Oracle SOA Suite. ........................................................................................................... 27
Agila. ............................................................................................................................... 29
Detalle de herramientas alternativas ............................................................................... 31
BizAgi ............................................................................................................................. 31
Oracle Fusion Middleware ............................................................................................. 31
Jboss JBPM ..................................................................................................................... 34
Bonita v4 ......................................................................................................................... 36
Processmaker .................................................................................................................. 38
Sun Java Composite Suite (Java Cup). ........................................................................... 39
Enhydra Shark. ................................................................................................................ 39
Cuadro Comparativo de Herramientas ............................................................................ 40
1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre la Gestión Empresarial .............. 41
Gestión empresarial ........................................................................................................ 41
Capacidades y habilidades que debe tener una gestión empresarial ............................... 42
Factores de competitividad ............................................................................................. 42
Funciones básicas de la gestión empresarial ................................................................... 43
Proceso administrativo .................................................................................................... 44
Gestión Administrativa de la UNIANDES, extensión Babahoyo .................................. 45
1.3 Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas
sobre el objeto de estudio ................................................................................................ 48
Funciones básicas para el proceso administrativo .......................................................... 49
1.4 Conclusiones parciales del capitulo .......................................................................... 49
XI
CAPÍTULO II: MARCO METODOLÓGICO ............................................................... 50
2.1. Caracterización del sector, rama, empresa, contexto institucional o problema
seleccionado para la investigación. ................................................................................. 50
2.2 Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la Investigación .......... 52
Metodología de la Investigación ..................................................................................... 52
Tipo de investigación ...................................................................................................... 52
Técnicas aplicadas para la recolección de datos ............................................................. 53
Población y muestra ........................................................................................................ 53
Análisis e interpretación de los datos ............................................................................. 55
Análisis de la entrevista realizada ................................................................................... 61
2.3. Propuesta del Investigador ....................................................................................... 63
Metodología propuesta del sistema ................................................................................. 63
Modelación del proceso: ................................................................................................. 64
Modelo definido del sistema BPM para los procesos administrativos de trámite de
Solicitudes de la Universidad UNIANDES – Babahoyo ................................................ 67
Diseño ............................................................................................................................. 68
Análisis de requisitos ...................................................................................................... 68
Casos de uso .................................................................................................................... 69
Modelo Físico - Diagrama de Entidad Relación ............................................................. 73
Código Fuente: ................................................................................................................ 74
Interfaz de la Aplicación ................................................. ¡Error! Marcador no definido.
2.4. Conclusiones parciales del capítulo ....................................................................... 100
CAPÍTULO III. VALIDACIÓN Y/O EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE LA
APLICACIÓN .............................................................................................................. 101
3.1 Procedimiento de la aplicación de los resultados de la investigación. ................... 101
3.2 Análisis de los resultados finales de la investigación ............................................. 111
3.3 Conclusiones parciales del capítulo ........................................................................ 115
CONCLUSIONES GENERALES ................................................................................ 116
RECOMENDACIONES ............................................................................................... 117
ANEXOS
XII
ÍNDICE DE TABLAS
Contenido Pág.
Tabla 1 – Características de Intalio BPMS .................................................................... 27
Tabla 2 – Características de Oracle SOA Suite. ............................................................. 29
Tabla 3 . Características de Agila ................................................................................... 30
Tabla 4. Cuadro comparativo de Herramientas .............................................................. 41
Tabla 5 - Normativa de UNIANDES .............................................................................. 48
Tabla 6 – Población de la Investigación ......................................................................... 54
Tabla 7 - Resultados de la pregunta #1 ........................................................................... 55
Tabla 8 - Resultados de la pregunta #2 ........................................................................... 56
Tabla 9- Resultados de la pregunta #3 ............................................................................ 57
Tabla 10- Resultados de la pregunta #4 .......................................................................... 58
Tabla 11- Resultados de la pregunta #5 .......................................................................... 59
Tabla 12- Resultados de la pregunta #6 .......................................................................... 60
Tabla 13 – Detalle del trámite de solicitudes .................................................................. 64
Tabla 14 - Tipos de Trámites y tiempos aproximados de respuesta. .............................. 65
Tabla 15 - Trámite de Presentación del perfil de investigación ..................................... 66
Tabla 16 - Trámite de Presentación del proyecto de investigación ................................ 66
XIII
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Contenido Pág.
Gráfico 1- Actividades en un Sistema de Información ..................................................... 8
Gráfico 2 – Fases del Ciclo del sistema, según James Senn ........................................... 10
Gráfico 3 – Ciclo de vida de los procesos de negocios. ................................................. 15
Gráfico 4 - Un proceso definido en JBoss jBPM ............................................................ 34
Gráfico 5- proceso en el lenguaje jPDL .......................................................................... 35
Gráfico 6 - Ejemplo de proceso usando Bonita ............................................................. 37
Gráfico 7 -El proceso de la imagen anterior en lenguaje XPDL. ................................. 37
Gráfico 8: Estructura Organizacional UNIANDES, Babahoyo ...................................... 51
Gráfico 9 - Pregunta #1. ................................................................................................. 55
Gráfico 10 - Pregunta #2. ............................................................................................... 56
Gráfico 11- Pregunta #3 ................................................................................................. 57
Gráfico 12- Pregunta #4 ................................................................................................. 58
Gráfico 13- Pregunta #5 ................................................................................................. 59
Gráfico 14- Pregunta #6 ................................................................................................. 60
Gráfico 15: Diagrama de Flujo del Proceso para las Solicitudes de los estudiantes de UNIANDES ... 67
Gráfico 16 – Requerimientos del sistema ....................................................................... 74
Gráfico 17 – Pantalla Añadir nuevo usuario al sistema .................................................. 99
Gráfico 18 - Pantalla Creación de Solicitud - Usuario: Estudiante ............................. 100
Gráfico 19 – Pantalla de Inicio de sesión ..................................................................... 101
Gráfico 20 - Ventana principal - Estudiante ................................................................. 102
Gráfico 21 – Módulo Estudiante - Selección del trámite .............................................. 102
Gráfico 22 - Módulo Estudiante – Carga de documento .............................................. 103
Gráfico 23 - Módulo Estudiante – Asignación de tarea ................................................ 103
Gráfico 24 - Módulo Financiero – Bandeja de entrada ................................................ 104
Gráfico 25 - Módulo Financiero – Visto Bueno ........................................................... 104
Gráfico 26 - Módulo Financiero – Asignación de tarea ............................................... 105
Gráfico 27 - Módulo Secretaría – Asignación y carga de Resolución .......................... 105
Gráfico 28 - Módulo Secretaría – Asignación de tarea ................................................ 106
Gráfico 29 - Módulo Dirección – Aprobación y carga del documento ........................ 106
Gráfico 30 - Módulo Dirección – Asignación de tarea (Aprueba) ............................... 107
Gráfico 31 - Módulo Dirección – Asignación de tarea (Adjunta resoluciones) ........... 107
Gráfico 32 - Módulo Secretaría – Recibir documento aprobado por la Dirección ....... 108
Gráfico 33 - Módulo Secretaría – Asignación de ususario para atender requerimiento109
Gráfico 34 - Módulo Secretaría – Finalización del proceso ......................................... 109
Gráfico 35 - Módulo Secretaría – Notificación al estudiante ....................................... 110
1
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la Investigación
Los sistemas de Gestión de Procesos de Negocio BPM (Business Process Management)
son una categoría interesante de sistemas informáticos, debido a que no se basan en la
gestión de datos sino en la gestión de los procesos del negocio. En la actualidad, toda
empresa competitiva conoce los procesos que se realizan durante la ejecución de sus
funciones diarias, lo que les permite realizar mejoras constantemente.
Una vez revisados los repositorios digitales de las Universidades a nivel nacional, se
han encontrado varios trabajos relacionados a la implementación de sistemas BPM
como alternativa de solución para los procesos administrativos de las empresas, entre
ellos se pueden mencionar los siguientes:
El proyecto de los Ingenieros Mora León, Jaime Francisco, Salame Ortega, Jaime
Stefano y Andrade Troya, Robert, de la Escuela Superior Politécnica del Litoral, con el
tema “Análisis y diseño de una solución para gestión de procesos del negocio (bpm) en
una imprenta electrónica”, del año 2014, la misma que trata de abarcar todos los
aspectos relacionados con la implementación de la estrategia de negocios BPM,
centrándose en el manejo de los procesos vitales o de mayor importancia para una
compañía, en este caso una imprenta electrónica. El alcance de este proyecto incluye:
modelar el proceso de creación de un evento, hasta que es habilitado para la venta en los
puntos de venta e implementar todo el ciclo de BPM en el proceso de atención de las
solicitudes de impresión de entradas pedidas por los organizadores, haciendo uso de la
herramienta Bizagi Studio que es una de las herramientas líderes en el mercado de los
BPMS. El trabajo en mención, sirvió de guía y ayuda para analizar su desenvolvimiento
en el ámbito empresarial y en el área de las tecnologías de información.
El trabajo del Ingeniero Oleas Trujillo, Lizandro Antonio, de la Universidad Central del
Ecuador, con el tema “Análisis, diseño e implementación de una plataforma BPM para
el seguimiento de proyectos de tesis de la Facultad de Ingeniería, Ciencias Físicas y
Matemática de la Universidad Central del Ecuador.”, del año 2013, cuyo sistema
permite realizar el Seguimiento del Procedimiento Administrativo para la Graduación
de un Estudiante a través de un Proyecto de Tesis, permitiendo llevar un control más
2
efectivo del proceso, con la interacción de todos los actores que intervienen en el
mismo. El objetivo de este proyecto es agilitar el proceso y que el tiempo establecido en
cada una de las etapas se cumpla y a la vez que se mantenga informado a cada uno de
los actores que intervienen en el flujo del proceso, además de otros beneficios como:
automatización de tareas, agilidad en cada una de las tareas, estandarización de
informes. El proyecto cubre todas las etapas de la implementación del sistema desde el
Análisis, Diseño, Desarrollo, Implementación y Pruebas de la solución, sirviendo de
pauta para el desarrollo de la presente investigación.
El trabajo de los Ingenieros Martínez Cárdenas, Ericka Elizabeth, Sarango Castillo,
Fredy Vinicio y Andrade Troya, Robert, de la Escuela Superior Politécnica del Litoral,
del año 2014, con el tema “Análisis y diseño de una solución para gestión de procesos
del negocio BPM, en empresas de comercialización de servicios y/o bienes”, el cual
presenta la problemática con la que se encuentra el Departamento de Uso de Suelo de la
Municipalidad de Guayaquil, en llevar un control adecuado de las aprobaciones de las
Solicitudes de Aprobación de Anteproyectos de Desarrollo Urbanístico, un proceso
donde se requiere que el registro de la información de las solicitudes sea gestionado de
forma rápida y segura. Presenta una solución a la Muy Ilustre Municipalidad de
Guayaquil, mediante la implementación de la estrategia empresarial denominada
Gestión de Procesos de Negocio (BPM), la cual a través de una aplicación Web realiza
las tareas de: revisar, monitorear el proceso, detectar posibles falencias, automatización
del volumen de trabajo, responder más fácilmente a exigencias de los ciudadanos.
Planteamiento del Problema
Toda organización depende de las decisiones que tome la persona al mando, estas
decisiones obedecen a los diferentes escenarios que se puedan presentar, y surgen de
acuerdo a la manera de proceder sobre la información que existe.
En el entorno mundial, Brasil es considerado uno de los países pioneros en la gestión de
procesos de negocio, debido a la presencia de empresas multinacionales en el país que
han llevado esa cultura al mercado, ocasionando la generación de varias herramientas
para la automatización de procesos, que comprenden diferentes áreas, desde
documentación hasta la implementación.
3
Con el pasar del tiempo, la gestión en las empresas ha evolucionado, de tal manera que
los procesos son una parte fundamental para su desarrollo, debido a la importancia que
posee la correcta conexión de actividades que conllevan a un fin específico, logrando la
optimización de recursos.
En Ecuador, varias empresas están afrontando desafíos con la implementación de
sistemas para la gestión de sus procesos de negocios, una de ellas, es PRONACA la
cuarta empresa más grande del país, que se encuentra implementando el Proyecto de
Gestión, Automatización e Inteligencia de Procesos, con Metodología BPM:RAD, para
los procesos de “Gestión de Inversiones” y “S&OP – Sales & Operations Planning”.
A pesar de que el objetivo principal de toda organización es cumplir con las
expectativas de sus usuarios o clientes, suele suceder que no siempre se logra satisfacer
en su totalidad las necesidades, ya que existen varios factores, como por ejemplo los
retrasos en los procesos, que impiden brindar un bien o servicio con parámetros de
eficiencia y eficacia.
En la Universidad Regional Autónoma de Los Andes UNIANDES, Extensión
Babahoyo, se han detectado situaciones que acontecen a diario en los diferentes
departamentos, entre ellos, el desconocimiento de la normativa, entiéndase como ésta,
los instrumentos u orientaciones que establecen el procedimiento y tiempos de respuesta
para cada requerimiento de los usuarios; demora en las respuestas a los procesos, debido
a que el estudiante al realizar una solicitud, debe obtener su visto bueno financiero,
entregar el documento en el departamento de secretaría, y esperar un periodo de dos a
tres días para recibir respuesta, mientras tanto, en el departamento de secretaría se revisa
la situación de cada estudiante, y luego en función de lo requerido se le asigna una
resolución en un procesador de texto, la misma que posteriormente es legalizada por la
Dirección General.
Cabe indicar que las funcionarias del departamento de secretaría tramitan las
solicitudes, al tiempo que realizan otras actividades, como atender a los usuarios,
cumplir con requerimientos de UNIANDES matriz, despachar solicitudes, elaborar
actas, entre otras.
4
En el caso del proceso de titulación, la solicitud es procesada en secretaría en primera
instancia, y luego por la persona encargada del proceso de titulación, después se reúne
la comisión, y el trámite es derivado a cada coordinador de carrera, para posteriormente
generar los documentos de respuesta para el estudiante, dependiendo del trámite, que
pueden ser aprobación de perfil de investigación, no aprobación de perfil, asignación de
tutores, asignación de oponentes, entre otros; el tiempo de respuesta para todo este
procedimiento, varía de la cantidad de trámites que ingresen a la comisión.
Así mismo, los procesos que corresponden al seguimiento y control de las actividades
referidas en los párrafos que anteceden se realizan de manera manual; estos escenarios
generan inconvenientes, como la pérdida de tiempo que conlleva al incumplimiento de
objetivos en función de los cronogramas establecidos o al cumplimiento parcial de
éstos, generando de esta manera gastos financieros que se podrían evitar y errores
administrativos que retrasan los procesos dentro de la Extensión.
Formulación del problema
¿Cómo mejorar los procesos administrativos en la Universidad Regional Autónoma de
Los Andes Extensión Babahoyo?
Delimitación del problema
El presente trabajo investigativo pretende mejorar la gestión de los procesos
administrativos más frecuentes: trámite diario de solicitudes y el proceso de titulación
orientado a la aprobación de perfil y proyectos de investigación, que se realizan en la
Universidad Regional Autónoma de Los Andes, Extensión Babahoyo, en el periodo
2015 – 2016.
Objeto de Investigación
Gestión Administrativa
Campo de Acción
Sistema de gestión de procesos de negocio
5
Identificación de la Línea de Investigación
El presente trabajo, se inscribe en la Línea de Investigación: Desarrollo de software y
programación de sistemas.
Objetivo General
Desarrollar un sistema BPM para fortalecer los procesos administrativos en la
Universidad Regional Autónoma de los Andes Extensión Babahoyo.
Objetivos Específicos
Fundamentar científicamente los sistemas de información, BPM y los procesos
administrativos en la gestión empresarial.
Diagnosticar la situación actual de la Gestión Empresarial en la Universidad
Regional Autónoma de los Andes, Extensión Babahoyo.
Elaborar la aplicación BPM, con los componentes necesarios para mejorar los
procesos administrativos más frecuentes.
Validar la propuesta por expertos en Informática.
Idea a defender:
Con el desarrollo de un sistema BPM se fortalecerán los procesos administrativos en la
Universidad Regional Autónoma de los Andes Extensión Babahoyo.
Variable Independiente:
Sistema BPM
Variable Dependiente:
Procesos Administrativos
6
Justificación del tema:
De la exposición del problema se concluye, que éste incurre en la gestión de los
procesos que se realizan a diario en la Extensión, esto quiere decir que los tiempos de
respuesta a los requerimientos de los usuarios no van acorde a la eficacia y eficiencia
del servicio que se desea brindar.
Con el sistema propuesto, como solución tecnológica al problema planteado, se podrá
incrementar la capacidad de respuesta rápida hacia los usuarios, reduciendo procesos
manuales, proporcionando beneficios en la realización de las actividades diarias.
De la misma forma, el control y seguimiento de las actividades se podrá llevar de
manera más organizada y coordinada.
El presente trabajo beneficia a la empresa, ya que fortalecerá los procesos
administrativos, aportando con ello a una eficiente ejecución de su gestión empresarial,
por lo que se justifica la elaboración de este proyecto.
La metodología de investigación para el presente trabajo será cuali – cuantitativa, entre
los métodos a utilizar estarán el Histórico – Lógico, Analítico – Sintético y el Inductivo
– Deductivo, las técnicas que se emplearán serán las encuestas, la entrevista y la
observación; y entre los instrumentos se utilizarán los cuestionarios y las guías de
observación.
El aporte teórico de la investigación radica en la sistematización contextualizada de
aspectos fundamentales de la gestión empresarial, aplicados al estudio del objeto y
campo seleccionados, así como en la determinación de las dimensiones e indicadores
del sistema que se propone.
La significación práctica del resultado científico obtenido, consiste en el valor que
posee el sistema propuesto para contribuir a la solución del problema planteado, en el
contexto administrativo que se estudia.
La novedad científica de la investigación radica en la elaboración de los fundamentos
metodológicos necesarios, para sustentar la implementación de un sistema dirigido a
contribuir con la gestión empresarial de la Universidad Regional Autónoma de Los
Andes, Extensión Babahoyo.
7
CAPÍTULO I: MARCO TEÓRICO
1. 1 Origen y evolución del objeto de estudio
Sistemas de información
Un sistema de información (IS) es un conjunto de componentes que interactúan entre sí
para lograr un objetivo común ya que se basa por elementos de entrada/salida, sección
de trasformación, mecanismos de control y objetivos generales/especifico. Se utiliza en
forma habitual en las organizaciones. El sistema de información de una empresa
proporciona una referencia practica y coordinada para el almacenamiento de
información que realizan en forma habitual ya que proporciona una información
necesaria para ayudar a tomar decisiones a nivel operativo, directivo y estratégico
(Fernando Giner de la Fuente, 2004).
Según el profesor de Administración de Empresas (Laudon, 1996), un sistema de
información es un organismo que recolecta, procesa, almacena y distribuye
información. Son indispensables para ayudar a los gerentes a mantener ordenada su
compañía, a analizar todo lo que por ella pasa y a crear nuevos productos que coloquen
en un buen lugar a la organización. Esta definición es una de las únicas que manifiesta
la exigencia de que un sistema de información tenga componentes, aunque no especifica
cuáles deban ser, posiblemente porque intenta englobar todas las posibles variantes de
este concepto.
Para (ANDREU, 1991), un sistema de información es un conjunto formal de procesos
que, operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo a las necesidades de
la empresa, recopila, elabora y distribuyen selectivamente la información necesaria para
la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y control
correspondientes, apoyando, al menos en parte, los procesos de toma de decisiones
necesarios para desempeñar funciones de negocio de la empresa de acuerdo con su
estrategia.
Es bastante común que se relacione el concepto de sistema de información con sistema
de información informático, aunque en realidad no se trata de lo mismo. Los sistemas
8
de información informáticos pertenecen al campo de estudio de la tecnología de la
información y puede formar parte de un sistema de información como recurso material.
Gráfico 1- Actividades en un Sistema de Información
Autor: (Fernando Giner de la Fuente, 2004)
Principios en los sistemas de información
Según (Alarcón, 2006), desde los principios de los 70 se ha escrito mucha literatura
sobre los principios a seguir durante la creación de un sistema de información. Se
describen los principios generales que han sido relevantes a lo largo de los últimos
años:
Implicar a los usuarios del sistema.
Utilizar una estrategia de resolución de problemas.
Establecer fases y actividades.
Documentar durante el desarrollo del sistema.
Establecer estándares.
Gestionar los procesos y proyectos.
Justificar el sistema como una inversión de capital.
No tener miedo de revisar o cancelar algún objetivo.
Dividir los problemas y resolverlos uno a uno.
Diseñar sistemas con previsión de crecimiento y cambio.
Los principios que más se destacan son el de facilitar el acceso a la información, y el
apoyo a la razón de ser de aquel al que está subordinado, siempre estar al servicio de
otros.
9
Ciclo de vida de un sistema de información
Según (O'Leary, 2008), existen 9 pautas para el desarrollo de un sistema de información
para una organización y empresa desde su origen que son las siguientes:
Codificación, se procede a rescribir en un lenguaje de programación
determinado que la maquina pueda interpretar y ejecutar.
Conocimiento de la organización, se analiza el proceso en las transacciones.
Determinar las necesidades por medio de recolección de información relevante
para el sistema de información que se propondrá.
Diagnostico en general, se crea un reporte de aspectos positivos y negativos que
formara parte de la propuesta del sistema de información.
Diseño determinado del sistema de información una vez aprobado el proyecto.
Mantenimiento a través del mejoramiento o adaptación de módulos en un
entorno estable incluyendo el soporte técnico.
Propuesta formal dirigida a una organización donde se detalla el presupuesto,
beneficio y la presentación del sistema de información.
Según (Senn, 1999), el método del ciclo de vida para desarrollo de sistemas es el
conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para
desarrollar e implantar un sistema de información. El método del ciclo de vida para el
desarrollo de sistemas consta de las siguientes actividades:
Fase I. - Investigación preliminar
La solicitud para recibir ayuda de un sistema de información pueden originarse por una
persona, cuando se formula la solicitud comienza la primera actividad del sistema.
Fase II. - Determinación de los Requerimientos del Sistema
Los analistas, al trabajar con los empleados y administradores, deben estudiar los
procesos de una empresa para dar respuesta a ciertas preguntas claves.
Fase III. - Diseño del Sistema
El diseño de un sistema de información responde a la forma en la que el sistema
cumplirá con los requerimientos identificados durante la fase de análisis.
10
Fase IV. - Desarrollo del Sistema
Los encargados de desarrollar software pueden instalar software comprado a terceros o
escribir programas diseñados a la medida del solicitante. La elección depende del costo
de cada alternativa, del tiempo disponible para escribir el software y de la
disponibilidad de los programadores.
Fase V. - Prueba del Sistema
Durante esta fase, el sistema se emplea de manera experimental para asegurarse que el
software no tenga fallas, es decir, que funciona de acuerdo con las especificaciones y en
la forma en que los usuarios esperan que lo haga. Se alimentan como entradas conjuntos
de datos de prueba para su procesamiento y después se examinan los resultados.
Fase VI. - Implantación y Evaluación
La implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los
usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios para
utilizarla.
Gráfico 2 – Fases del Ciclo del sistema, según James Senn
Autor: (Senn, 1999)
El ciclo de vida de un sistema de información es la visión por etapas del análisis y
diseño que sostiene, que éstos son desarrollados de mejor manera, a través del uso de un
ciclo especifico de actividades del analista y del usuario.
11
Gestión de Procesos de Negocios
Según (Laurentiis G, 2005), la tecnología BPM es considerada como la evolución de los
workflow y dentro de sus características se pueden contemplar las siguientes:
• Reglas de negocio robustas y flexibles a través de motores de reglas de negocio.
• Arquitectura basada en web.
• Seguridad y autenticación de usuarios (LDAP u otros sistemas).
• Asignación de actividades por “roles” y dinámica.
• Ejecución paralela de una misma actividad.
• Cambios a los procesos “On-the-Fly” o en línea.
• Subprocesos y procesos articulados.
• Ejecución y dinámica de subprocesos
• “Process RollBack”.
• Manejo robusto de excepciones.
• Reportes estadísticos y de monitorización, y/o generador de reportes (datos del
workflow).
• Organización (organigrama y localidades geográficas).
• Calendario de negocio (festivo y horario).
• Integración con servidores de aplicaciones.
• Servicios del motor a través de webservices.
Según (Viamontes & Fernández, 2015) es una metodología empresarial con el propósito
de mejorar la eficiencia de una organización a través de la gestión de negocios que se
debe modelar, automatizar, integrar, monitorizar y optimizar continuamente.
Para (Hitpass, 2017) son sistemas basados en metodologías lógicas y disciplinarias con
el propósito de mejorar la eficiencia, eficacia y optimización de los procesos de
negocios dentro de una organización ya sea simple o profesional, por medio de una serie
de procesos en los cuales se crea, implementa, organiza y optimiza continuamente. El
sistema BPM es un elemento de gran importancia ya que da la posibilidad de forjar la
arquitectura a nivel empresarial orientándola a procesos, automatizando cada uno de
ellos de principio a fin, estableciendo además sistemas de monitorización y control. A
diferencia de una organización tradicional en donde los Sistemas están basados en los
12
datos, en el enfoque BPM los Sistemas se centran en los Procesos de Negocio que son
modelados a través de workflows.
Según (Garimella, 2008), BPM es: un conjunto de métodos, herramientas y tecnologías
utilizados para diseñar, representar, analizar y controlar procesos de negocio
operacionales. BPM es un enfoque centrado en los procesos para mejorar el
rendimiento que combina las tecnologías de la información con metodologías de
proceso y gobierno. BPM es una colaboración entre personas de negocio y tecnólogos
para fomentar procesos.
Historia de los BPM
Su origen fue el inicio en 1920 cuando surgió la administración científica en los
conceptos administrativos por Frederick Winslow Taylor, el cual baso en sus estudios
en su mayor parte de tiempo a lo largo de la línea de producción, de tal forma que
pudiera hacer un profundo análisis para un diseño e implementación de métodos
operativos más efectivos para cada una de las actividades de trabajo.
Los principios de Taylor pueden resumirse en los siguientes pasos:
Paso #1: Desarrollar el estudio científico del trabajo una “Ciencia”.
Paso #2: Seleccionar científicamente al trabajador más adecuado a la tarea,
según sus capacidades y luego instruirlo en cómo hacer correctamente la tarea,
según el paso anterior.
Paso #3: Cooperar para que todo el trabajo sea hecho de acuerdo con los
principales científicos que se aplican. Se refiere a una cooperación que los
investigadores y de los administradores, la “Armonía” es la palabra clave que
emplea Taylor.
Paso #4: Distribuir equitativamente el trabajo y la responsabilidad entre la
administración y los empleados.
En 1954 aparecieron nuevas teorías acerca de cómo se debe administrar y dirigir una
organización profesional introducida Peter Drucker y Tom Peters el cual se plantea su
funcionamiento basado en el establecimiento de objetivos y/o metas que abarcan todos
los niveles de la organización. Mediante este modelo, se pretende establecer medios
13
para medir el desempeño durante la ejecución de los objetivos que permite una mejor
administración de la organización empresarial (Contreras, 2015).
En la década de los 90 el auge de la integración y la mejora de los procesos de negocios.
Desde esa época aparecieron estándares de trabajo se volvió colaborativo y en varios
casos embebido en las aplicaciones. Aparecen tecnologías para la integración como EIA
(Administración de Información Energética) y B2B (Negocios entre empresas).
La reingeniería adoptó un acelerado paso en 1993, aproximadamente el 65% de la
fortuna de 500 compañías que plantearon haberse iniciado con los esfuerzos de la
reingeniería de gestión de negocios. En 1995 y 1996 se consideró como un punto de
partida para el análisis de negocios y el rediseño, convirtiendo en una parte estándar del
portafolio de metodologías de cambios, pero siendo normalmente empleado en una
forma menos radical que la originalmente propuesta porque la re-ingeniería no puede
por sí sola ser la solución a los males de la organización.
De su momento más reciente el concepto de los BPM va ganando mucha atención en el
mundo corporativo y considerado como sucesor de la re-ingeniería de procesos de
negocios a través de las tecnologías informáticas.
En el año 2000 (comienzo del siglo 21) se pasó de la era de información a la era del
proceso fue así que surgió los BPM. El surgimiento de más estándares informáticos, la
maduración del Middleware, los servicios web que permitieron aumentar el grado de
integración, la re-usabilidad y la aceptación por la gran parte de las organizaciones ya
que las palabras clave son la agilidad y adaptabilidad que gestiona, monitoriza y mejora
de forma continua que se modifica en tiempo real (Alberto, 2007).
El objetivo de los sistemas BPM en su actualidad y evolución
A partir del 2000 surgió BPM. La aparición de otros estándares y la maduración del
middleware (software que asiste a una aplicación para interactuar o comunicarse con
otras aplicaciones, o paquetes de programas, redes, hardware y/o sistemas operativos y
los web services plug&play (capacidad de un sistema informático de configurar
automáticamente los dispositivos al conectarlos), permitieron incrementar el grado de
integración, la reusabilidad y la aceptación por parte de las empresas. Los procesos
siempre se conciben de principio a fin, es decir, que es de gran importancia el resultado
14
final y la responsabilidad es compartida por todas las dependencias involucradas en la ejecución
de los mismos (Havey, 2005)
El objetivo de los sistemas de gestión de procesos de negocios es acompañar de forma
sistemática a los recursos físicos, financieros, humanos y tecnológicos de una organización u
empresa; desde luego son convertidos en acciones operacionales en la busca por las metas
organizacionales, a partir de la definición de prioridades.
Otro objetivo que tomar en cuenta es automatizar flujos de forma rápida, sin necesidad de
precisar en el legado. Debido a las operaciones y soluciones que hacen un puente directo con el
usuario, comportando como una herramienta de trabajo directo y no un backoffice para el área
de las informaciones tecnológicas (Intel Corporation, 2010).
Estructura de organizaciones funcionales tradicionales en los sistemas BPM
Según (Aurora & Navarro, 2014) la estructura de un sistema BPM es como una red o
complejo donde se integran un conjunto de relaciones de distinta dinámica y naturaleza.
Se concibe tres dimensiones:
Estructura funcional o conjunto de tareas, son las actividades y procesos para
lograr los objetivos de la organización.
Estructura Jerárquica, se ordena las relaciones o flujos en tomo para alcanzar un
plan común.
Estructura de decisión, faculta una elección económica por los elementos, con
capacidad para ello, de forma más racional y eficiente posible.
15
Ciclo de vida de los sistemas BPM
Gráfico 3 – Ciclo de vida de los procesos de negocios.
Autor: (Ruiz, 2006)
Como indica (Ruiz, 2006), el objetivo de cualquier proceso es que sea estable y
que se mantenga siempre en un estado de rendimiento alto. Para llegar allí y seguir allí
se debe llevar los procesos por fases de análisis y mejoras.
El ciclo de vida de un proceso se define mediante una combinación de condiciones
industriales y su metodología de procesos. Los estados de cambio por los que pasa un
proceso desde una condición de rendimiento a la siguiente se conocen como ciclo
de vida del proceso.
El principal objetivo es descubrir y entender cada uno de los procesos de negocio que
forman la organización, especificando todos los detalles de cada uno de los requisitos y
centrándose, principalmente en las funciones, hacer explícita la manera en que se hacen
las cosas (Frente a cómo se deberían hacer). Las fases son:
Diseño: Modelar, simular y reestructurar el proceso de negocio. Cada PN debe
ser medible para saber su grado de éxito y calidad con el que ha sido llevado a
cabo; de esta forma, se pueden analizar los resultados de cada uno de los
procesos para que puedan ser redefinidos y optimizados.
Despliegue: Implantar un nuevo PN a todos los participantes (personas,
sistemas, otros procesos).
16
Ejecución: Se desarrollan los procesos de negocio analizados y
diseñados. Asegurar que el nuevo PN es llevado a cabo por todos los
participantes.
Operación y Mantenimiento: Intervenir para resolver excepciones. Y
también para reasignar participantes.
Optimización: Aquellos procesos que no han cumplido las expectativas
deseadas, bien porque no poseen un conjunto coherente de tareas, o bien porque
las necesidades han cambiado, son optimizados para que puedan mejorar su
rendimiento y así también el de la empresa. Si se necesita crear un nuevo
software que soporte las optimizaciones, será imprescindible que estos procesos
pasen, de nuevo, a la fase de análisis. A veces se debe cambiar el proceso de
negocio para mejorarlo: La mejora de procesos debe ser un esfuerzo continuo,
en ciclos de diseño- despliegue-ejecución-operación optimización.
Análisis: Medir el rendimiento de los procesos de negocios, idear estrategias de
mejora. En esta fase se analizan cada uno de los procesos de negocio del
sistema, modelándolos con las nuevas características y reglas que deben seguir
para obtener una mayor productividad.
Automatización: Se realiza durante las etapas de despliegue, ejecución,
operación y optimización.
Interacción: Permitir a las personas gestionar la interfaz entre procesos
automáticos y manuales.
Según (Laurentiis, 2010), el ciclo de vida de los BPM se basa en 6 etapas importantes
que se describe en lo siguiente:
Estrategias de procesos: Se debe adaptar las estrategias de las organizaciones a
partir de la gestión de procesos, como definir procesos claves de negocios, metas
y objetivos.
Documentación de procesos: Los procesos existentes se deben documental tal
como son (“as is”). La documentación no solo por sus procedimientos sino
también roles y responsabilidades. Por último, aunque no por ello menos
importante, define herramientas y recursos que usan en el negocio en el día a
día.
17
Optimización de procesos: Los procesos existentes se analizan para posibles
mejoras. Se identifican para poder llevar a cabo un cumplimiento más
satisfactorio de metas y objetivos derivados de la estrategia. Como resultado se
obtiene los procesos ideales (“should-be”).
Implementación de procesos: Poner en acción estos procesos “should-be” no es
tan solo una cuestión técnica. Los cambios organizativos han de tenerse muy en
cuenta incluso si las tecnologías de información constituyen una gran parte de la
implementación.
Ejecución de procesos: El negocio del día a día se realiza mediante la ejecución
de procesos. Actualmente los negocios utilizan TI diariamente de una forma u
otra. Por tanto, es aquí donde se registran los datos de auditorías para
monitorización y control a corto plazo.
Control de procesos: Los datos de auditoria de los procesos se pueden utilizar de
varias formas: el soporte de TI o propietario del proceso hasta la directiva. Hacer
uso de datos disponibles es por tanto una cuestión de una suma y transformación
de acuerdo con las metas y objetivos establecidos.
Las arquitecturas de negocio, de procesos y de gestión de BPM.
(Rodríguez Zurita, 2011)
BPM, tiene la cualidad de definir de forma ordenada el proveer a todos los niveles de la
empresa un marco de trabajo definido y claro, donde todos los actores de la empresa
están considerados, y donde cada nivel participa, centrándose en los procesos y
finalmente apoyando las estrategias y metas del negocio. Por lo que, el uso de una
arquitectura complementada con las mejores prácticas ayudará a conseguir que los
procesos optimizados y puestos en explotación puedan adaptarse con la mayor
flexibilidad a las cambiantes necesidades del negocio.
Un sistema BPM se encarga de describir cómo van a interactuar sistemas y personas
para realizar una actividad. La mejor manera de integrar el proceso con los diferentes
existentes en la empresa, es a través de la definición de un servicio reutilizable.
BPM, tiene una arquitectura organizacional completa, ya que está en la capacidad de
desarrollar, implementar y cambiar procesos de negocio más rápido que nunca. Debe
18
planificar la arquitectura de su negocio, de los procesos y de la gestión, para resolver de
manera más rápida los problemas.
No es suficiente una arquitectura de procesos, (modelamiento, diseño y gestión de
éstos), como complemento es necesario producir el cambio en la manera en que el
negocio funciona. Esto requiere una adecuada gestión del cambio, involucrando a todos
los actores clave que pueden hacer la diferencia en la implementación.
La arquitectura de negocio de BPM.
“Una arquitectura de negocio es la representación en diseño de cómo una organización
se define a sí misma en términos de su misión, visión y propósito; cómo define la forma
en la que crea valor. Cada organización define sus objetivos organizacionales de alto
nivel y crea una estructura organizativa, incluyendo una descomposición funcional
en unidades de operaciones como estructura básica para cumplir sus objetivos. La
organización desarrolla relaciones a través de esas unidades, y determina cómo se
relacionará con sus clientes, accionistas y propietarios” (Introducción a BPM para
DUMMIES)
BPM hace un llamamiento a las organizaciones para que adopten una arquitectura de
negocios, ya que integra de forma natural personas, procesos y tecnología con un
enfoque completo y holístico, con el fin de fomentar de forma directa los procesos de
negocio que crean valor. La organización dirigida por los procesos trata a estos
procesos de negocio como una cartera de valiosos activos corporativos. Las técnicas de
BPM se utilizan para de forma explícita, definir y ejecutar procesos de manera que
creen beneficios significativos. (Garimella, 2008)
La arquitectura de procesos de BPM.
“Una arquitectura de procesos es la representación escrita o mediante diagramas de las
cadenas de valor y los procesos de negocio que operan por toda la organización. Incluye
tanto los procesos de funcionamiento fundamentales como los procesos habilitadores de
apoyo a la gestión. Una arquitectura de procesos demuestra de forma clara dónde se
crea valor y cómo se relacionan y alinean los procesos operacionales con las estrategias
y objetivos de la organización” (Introducción a BPM para DUMMIES)
19
En general, una arquitectura de procesos representa procesos organizados, procesos que
están estructurados, que son repetibles y están automatizados, además de
caracterizados, medidos y analizados. Tenga en cuenta que mucha de la actividad
de una organización es ad-hoc; ocurre fuera de los límites de orquestación. La gestión
de procesos ad-hoc es un futuro elemento crítico de BPM.
En cada organización existen numerosos procesos de negocios, los cuales definen las
tareas, las reglas, las personas y las aplicaciones que conjuntamente permiten producir
productos, servicios o información, ya sea para el uso interno o para los clientes.
Los entornos de procesos fundamentales (directos), incluyen procesos de flujo de valor
para los clientes como presentación de nuevos productos, ciclo de pedido a cobro y
aprovisionamiento de pago.
Los entornos de procesos habilitadores incluyen reclutamiento de empleados y gestión
de recursos. Colectivamente, los entornos de procesos conforman la arquitectura de
procesos e incluyen todos los procesos utilizados por la organización.
Para construir los entornos de procesos y alinearlos en la arquitectura de procesos, debe
seguir una metodología de procesos, que es un anteproyecto que sirve tanto para
caracterizar como para optimizar los procesos de negocio. A las metodologías de
procesos a menudo se las conoce como metodologías de mejora de procesos porque la
mejora del rendimiento de procesos es muy popular.
Pero las metodologías de procesos no sólo establecen las bases para definir y mejorar
los procesos, sino que también proporcionan el enfoque completo para asociar el
rendimiento de personas, procesos y tecnología con la creación de valor. No todas
son iguales, y no son de un único tipo.
Debe adaptar la metodología al tipo, tamaño, condición y elementos culturales de
la organización.
La evolución de los procesos de negocio requiere cambios en el diseño de los mismos a
lo largo del ciclo de vida del sistema. Por otra parte la integración de distintos procesos
de negocios, ya sean los propios de las empresas o los de sus clientes y proveedores es
otro aspecto del BPM, teniendo en cuenta que los procesos de negocios
permanentemente están sufriendo modificaciones por la dinámica del mercado y de la
tecnología. (Garimella, 2008)
20
La arquitectura de gestión para BPM.
Dentro del marco de la arquitectura organizacional, el papel de la gestión es dirigir las
acciones y comportamientos de personas y sistemas, así como el flujo de información a
través del tiempo, y todo ello a la vez que se utilizan y ajustan los procesos para
alcanzar los objetivos organizacionales. La arquitectura de gestión de BPM incluye,
gestión de procesos y mejora de procesos.
Herramientas de modelación y análisis de los procesos de negocio.
(Acevedo, 2007)
En la actualidad existen un gran número de lenguajes, notaciones y herramientas de
software que han sido diseñadas para la modelación y análisis de los procesos de
negocio.
Los lenguajes y notaciones utilizados en la modelación de procesos juegan un papel de
suma importancia pues son los encargados de hacer posible que esto sean
entendidos por todas las personas que intervienen desde los diseñadores del modelo,
los especialista de las tecnologías de la información, los que los ejecutan y los que los
controlan y dirigen.
Business Process Management System (BPMS).
La tecnología que posibilita la implantación y adopción de BPM constituye una
categoría nueva de sistemas de información denominada Business Process Management
System (BPMS).
BPMS puede ser definido como un conjunto de utilidades de software para definir,
implementar y mejorar procesos de negocio que cumplen con un grupo de
características técnicas necesarias para aplicar el concepto de BPM. Son soluciones que
engloban varias componentes que bajo un solo paraguas incluyen normalmente, un
Servidor, Un Portal para interacción humana de los procesos, un diseñador gráfico de
procesos y capacidades SOA para interactuar con servicios (sean o no servicios web),
con el objeto de minimizar el código y generar rápidamente sistemas integrados
Estos sistemas permiten manejar el ciclo de vida del proceso a través de sus
características funcionales y no funcionales que posibilitan definir, modelar,
21
implementar y mejorar el proceso durante su operación. Un sistema BPMS está en
capacidad de realizar las siguientes operaciones:
Modelamiento de procesos de negocio
Proveer entornos de desarrollo de aplicaciones para colaboración entre
procesos de negocio.
Generación, actualización y publicación de documentación de procesos.
Simulación de procesos de negocio para evaluar su comportamiento en
situaciones de carga exigidas en determinados momentos del proceso.
Integración de información proveniente de otros sistemas de negocio.
Automatización de procesos.
Colaboración entre las empresas que participan en la cadena productiva de la
organización.
Despliegue de aplicaciones que soportan el proceso en condiciones tales que no
se requieren mayor conocimiento y experiencia de un usuario final.
Análisis de procesos y comportamiento de la operación.
Gestión de ciclo de generación publicación y consumo del conocimiento
generado en la operación del proceso.
Estas características constituyen la base sobre la cual se desarrolla el modelamiento,
simulación e implementación de procesos en una compañía. La flexibilidad y
agilidad en el diseño de procesos, se basan en la abstracción de la realidad que plasma
el arquitecto de negocio y las posibilidades del sistema para representar esta realidad de
manera gráfica. (Rodríguez Zurita, 2011)
Estándares de Procesos de Negocio
BPMN (Business Process Modelling Notation)
(J Pérez, 2007)
El objetivo principal de BPMN es ofrecer una notación entendible por todos los
participantes en los procesos de negocio y su automatización, desde los analistas de
negocio que crean los primeros borradores de los procesos, hasta los desarrolladores
responsables de implementar la tecnología que lleva a cabo los procesos.
22
BPMN ha sido diseñado para ser fácil de usar y de entender, pero también proporciona
la capacidad de modelar procesos de negocio complejos. También ha sido diseñado
teniendo en cuenta la tecnología de Servicios Web.
Debido a la solidez matemática con que esta notación ha sido desarrollada (su semántica
operacional está basada en el pi-cálculo), su transformación al lenguaje BPML se puede
hacer directamente, de la misma forma que un modelo de datos se puede transformar
directamente a un Lenguaje de Definición de Datos (DDL)
BPMN sirve para especificar diagramas de procesos de negocio (DPN). Un DPN
modela un flujo de procesos de negocio, indicando los eventos que ocurren al comenzar
el proceso, las actividades que son llevadas a cabo y los resultados finales del flujo de
proceso. Las decisiones de negocio y las ramificaciones de los flujos son modeladas
usando pasarelas (gateways).
Además, el flujo un proceso puede contener subprocesos, los cuales pueden ser
mostrados gráficamente mediante otro diagrama de procesos de negocio. Si un proceso
no se descompone en subprocesos, es considerado como una tarea.
Mediante BPMN también se puede modelar “quién hace qué”, simplemente colocando
los eventos y los procesos dentro de áreas sombreadas, llamadas piscinas (pools), la
cuales especifican quien está llevando a cabo el proceso. Esas piscinas, además, pueden
ser divididas en calles (lanes), las cuales representan normalmente los distintos
departamentos o unidades de una organización, mientras que la piscina representa a la
organización entera.
BPML (Business Process Modelling Language)
(J Pérez, 2007)
BPML es un metalenguaje para el modelado de procesos de negocio, de la misma
manera que XML es un metalenguaje para el modelado de datos de negocio. BPML
proporciona un modelo de ejecución abstracto para procesos de negocio colaborativos y
transaccionales basados en el concepto de una máquina de estados finitos transaccional.
BPML puede manejar participantes de diferentes clases. Desde sistemas gestores de
bases de datos y componentes software hasta usuarios y socios de negocio (clientes y
suministradores).
23
BPDM (Business Process Definition Metamodel)
(J Pérez, 2007)
BPDM es una descripción semántica de las relaciones lógicas entre varios elementos de
alguna posible descripción de un proceso de negocio. No es una notación. Simplemente
describe relaciones lógicas.
Una vez que el BPDM de OMG esté completado, cualquier compañía podrá transformar
su metamodelo específico al metamodelo de OMG, y así usar XMI para transportar
información acerca de los modelos desarrollados en una herramienta a otra herramienta
que también conozca dicho metamodelo. De la misma manera, el estándar BPMN o los
diagramas de actividad de UML 2.0 podrán ser transformados al estándar BPDM.
SBVR (Semantics of Business Vocabulary and Business Rules)
(J Pérez, 2007)
Desarrollada por OMG, esta especificación define el vocabulario y las reglas para
documentar la semántica del vocabulario de negocio, hechos de negocio y reglas de
negocio. También define el esquema XMI para el intercambio de vocabularios de
negocio y reglas de negocio entre organizaciones y entre herramientas software.
La especificación es aplicable para todo tipo de actividades de negocio de todos los
tipos de organizaciones. Al ser de un nivel conceptual, es más adecuada para la gente de
negocios que para el procesado automático de reglas, y está diseñada para ser usada
para propósitos de negocios, independiente mente de los diseños de sistemas de
información.
SBVR es la especificación de un metamodelo para capturar expresiones en un lenguaje
natural controlado y para representarlas en expresiones de la lógica formal. Con SBVR
se espera conseguir la integración semántica de los negocios y la especificación formal
de los requisitos de los sistemas en lenguaje natural. La lógica soportada por SBVR
proporciona unas capacidades amplias de expresión para escribir especificaciones,
incluyendo lógica de predicados de primer orden, lógica de orden superior, lógica
modal, teoría de conjuntos y matemáticas.
SBVR es un metamodelo MOF, por lo tanto puede ser almacenado en un repositorio
MOF, intercambiado y enlazado con otros metamodelos basados en MOF. SBVR está
siendo integrado de forma plena en la arquitectura MDA de OMG.
24
BPEL4WS (Business Process Execution Language for Web Services)
(J Pérez, 2007)
BPEL4WS es una notación para especificar el comportamiento de procesos de negocio
implementados mediante tecnología de Servicios Web. Permite modelar los procesos de
negocio de dos maneras:
a) Mediante procesos de negocio ejecutables se modela el comportamiento de un
participante en una interacción de negocio.
b) Mediante protocolos de negocio, por el contrario, se usan descripciones de
procesos que especifican el comportamiento del intercambio visible de mensajes
de cada parte involucrada en el protocolo, sin revelar su comportamiento
interno. Las descripciones de procesos para protocolos de negocios son llamados
procesos abstractos.
BPEL4WS proporciona un lenguaje para la especificación formal de procesos de
negocio y protocolos de interacción de negocios
Módulos principales que componen la plataforma.
(Rodríguez Zurita, 2011)
Modelador Gráfico de Procesos: (Business Modeler) permite modelar los procesos de
negocio, simular su ejecución, ayuda a definir métricas para el monitoreo, y generar
BPEL. Tiene un diseñador gráfico de procesos, que permite fácilmente crear los
modelos.
Ambiente Integración y Desarrollo: (Integration Developer) es la herramienta que
permite implementar los procesos, y servicios, permite integrar las pantallas (para
interacción de un participante), y los servicios (interacción con sistemas legados).
Servidor de Procesos de Negocio: (Process Server) es el motor que permite
ejecutar los procesos de negocio, aquí se ejecutan las Aplicaciones Compuestas ( flujos
BPM), los Workflows tradicionales, y la Orquestación de Servicios (procesos
compuestos solo por servicios). Este servidor también es el encargado de generar los
datos de las métricas, y de monitoreo. Permite intervenir los procesos en tiempo real:
balancear carga, cambiar flujo de negocio, y realizar acciones correctivas (según reglas
de negocio)
25
Monitor de Actividades de Negocio: (BAM, Business Activity Monitor) esta es una
aplicación de administración que permite gestionar los procesos y servicios,
gráficamente se pueden ver indicadores y SLA (Service Level Agreements, niveles de
servicio a cumplir). Se puede además definir alertas y disparadores de acuerdo a
eventos de negocio que sucedan en el proceso. También puede proveer datos reales a
los modelos (Business Modeler) para ajustar las simulaciones (y lograr mejoramiento
continuo)
Puntos a ser considerados para adopción de un Sistema Operativo de Gestión.
(Rodríguez Zurita, 2011)
Al momento de tomar la decisión de qué herramienta es mejor para una organización,
se pueden generar variadas expectativas con respecto a lo que el mercado ofrece. Lo
más importante es escoger la que se amolde a las necesidades de la organización
para lo cual se deberá tomar en cuenta los siguientes puntos:
Soporte de Procesos de Negocios: Toda herramienta que posea un orquestador de
servicios Web debe poseer de alguna manera un soporte para los procesos de
negocio.
Desarrollo a través de código: Con el auge de las herramientas de programación a
través de interfaces gráficas este recurso es cada vez más dejado de lado. Pero la
importancia es alta al momento de tener que dar soporte y hacer las cosas de forma
muy transparente. Si bien muchas veces es más complejo, no deja de tener importancia
al momento de ver las alternativas en la programación.
Desarrollo a través de interfaz gráfica: Este tipo de desarrollo cada vez toma mayor
importancia debido a que le da mayor facilidad al usuario común para entender lo que
está haciendo y puede ver de mejor manera las cosas que está desarrollando. Si bien no
es la manera más acostumbrada de desarrollar, de a poco este método ha ido ganando
terreno en los usuarios menos especializados lo que abre un campo muy grande al
desarrollo.
Soporte de BPEL distintas versiones: Si bien casi todas las herramientas dan
soporte BPEL, hay que tener en consideración todas las variantes de BPEL como
versión 2.0 y BPEL4WS, que hoy en día son los estándares más importantes. Esto hace
26
que si bien existe un estándar, dicho estándar no sea muy estricto y que varias
compañías han desarrollado por su parte su propio estándar basado o no en versiones de
BPEL.
Compatibilidad con elementos actuales: Es importante que al implantar las tecnología
de orquestación de servicios Web no se tenga que realizar mayores cambios internos en
la empresa, ya que estos siempre generan de alguna manera un trauma, tanto por el
tiempo invertido, como por los cambios en el fondo y la forma de trabajar que puede
sufrir la empresa. Por eso es de vital importancia la compatibilidad de las herramientas
con los elementos que se posea en la empresa para minimizar el trauma a sufrir por la
empresa.
Interfaz Gráfica: Si bien hemos hablado del desarrollo a través de una interfaz gráfica,
también es bueno recordar que para la administración y manejo de las herramientas que
se puedan tener, es bueno tener una interfaz amigable y simple, sin dejar de lado
las interfaces de modo consola que sirven para los casos más complejos.
Elementos de software: Se deben evaluar los elementos mismos del software como
son instalación, puesta en marcha, necesidades de hardware para su uso, etc. Si bien
esto no es el punto principal de todas maneras hay que hacer alguna referencia al
momento de la evaluación de la herramienta.
A continuación se realiza el análisis de tres herramientas BPM.
Intalio BPMS.
(Rodríguez Zurita, 2011)
De la empresa Intalio, posee tres componentes que son Intalio Designer, Intalio Server
e Intalio Workflow. Partner de Apache y OpenSource que decidió entregar en forma
gratuita.
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Programa
Versión 5.2
Instalación Bastante simple
Dependencias Instalación de jre1.4 al menos
Ejecución Se ejecuta correctamente
Ayuda en línea Fácil de encontrar y seguir
Ejemplos Buenos ejemplos muy bien explicados
Procesos de Negocio
Interfaz Muy buena interfaz, no es muy intuitiva en primera instancia
pero luego es bastante simple de seguir
Generación de código Genera un código fácil de leer y cumple estándar
Consola Si posee
BPEL: Soporte de versiones
BPEL 2.0 Soporta completamente
BPEL4WS Soporta completamente
Generación de código Genera un código simple y legible. Cumple estándar BPEL 2.0
Debbuger Tiene y funciona a través de la interfaz gráfica
Consola Posee la consola
Motor ESB: Interfaz
Gráfica Posee y es fácil de usar, bastante intuitiva
Texto Dice poseerla.
Operaciones Permite realizar variadas operaciones sobre los procesos en
ejecución como son agregar, quitar detener e iniciar.
Estadísticas Entre estadísticas de uso y tiempo de ejecución
Compatibilidad Con varias bases de datos
Comunicaciones Buenas comunicaciones con otros servicios
Tabla 1 – Características de Intalio BPMS
Fuente: (Rodríguez Zurita, 2011)
Oracle SOA Suite.
(Rodríguez Zurita, 2011)
De la empresa Oracle y parte del paquete Oracle Fusion Middleware. Posee cinco
componentes que son Oracle BPEL, Process Manager, Oracle Web Services Manager,
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Oracle Bussines Rules Engine, Oracle Bussines Activity Monitor, Oracle Entreprise
Service Bus y Oracle JDeveloper.
Si bien se puede descargar de forma gratuita para realizar cualquier desarrollo de tipo
comercial hay que comprar una licencia.
Programa
Versión 10.1.3.1
Instalación Produce variados errores por lo que hay intentar varias veces
la instalación para que ocurra en forma correcta
Dependencias Depende una serie de paquetes de Oracle como son la base de
datos y JDeveloper que dice traerlo pero hay que descargarlo
a parte. También depende de java (jre1.4).
Ejecución Se ejecuta correctamente
Ayuda en línea En sitio de Oracle
Ejemplos Posee sólo un ejemplo de cómo hacer las con dichos
paquetes Procesos de Negocio
Interfaz No tiene por si sólo hay que bajar la aplicación
JDeveloper que dice traer pero hay realmente hay que bajarla del
sitio de Oracle y se integra sin inconvenientes
Generación de
código
código legible y utilizable
Consola No posee
BPEL: Soporte de versiones
BPEL 2.0 Soportada completamente
BPEL4WS Soportada completamente
Generación de
código
código limpio y legible
Depuración Posee un excelente depurador
Consola Si posee
29
Motor ESB: Interfaz
Gráfica Muy buena interfaz, muy legible y fácil de utilizar
Texto No se encontró
Operaciones Posee operaciones de carga, descarga, activación,
desactivación
Estadísticas De acceso por usuario, tiempo de proceso, utilización
Compatibilidad No es muy compatible con otros motores
Comunicaciones Buena comunicación con otros servicios.
Tabla 2 – Características de Oracle SOA Suite.
Fuente: (Rodríguez Zurita, 2011)
Agila.
(Rodríguez Zurita, 2011)
Producto gratuito desarrollado por el grupo de Apache y que aún está en etapa de
desarrollo por lo que sólo se puede obtener las versiones de desarrollo a través
del portal de Apache. No es recomendable aún para uso ya que tiene muchas fallas y
errores. Se pone aquí como una alternativa que se espera poder tener algún día en forma
gratuita e integrada a uno de los servidores Web más ocupados a nivel mundial.
Programa
Versión
481329 (versión de desarrollo
Instalación
Compleja ya que hay que compilar la aplicación
Dependencias
Subversion + java (jre 1.4)
Ejecución
Simple no necesita mayores elementos
Ayuda en línea
No hay
Ejemplos
No hay
30
Procesos de Negocios
Interfaz
Tiene pero falta desarrollo
Generación de
código
Funciona dentro de las funcionalidad de la interfaz
Consola
Si existe y permite cargar el código
BPEL: Soporte de versiones
BPEL 2.0
Soporta completamente
BPEL4WS
Soporta completamente
Generación de
código
Funciona dentro de las funcionalidades de la interfaz
Debbuger
No hay
Consola
Si posee y permite cargar los archivos
Motor ESB: Interfaz
Gráfica
Posee una bastante intuitiva pero falta desarrollo
Texto
Posee una de difícil uso
Operaciones
Las mínimas como carga y descarga de procesos
Estadísticas
No encontradas
Compatibilidad
No encontradas
Comunicaciones
Si con algunos servicios
Tabla 3 . Características de Agila
Fuente: (Rodríguez Zurita, 2011)
31
Detalle de herramientas alternativas
(Rodríguez Zurita, 2011)
BizAgi
Es la solución BPM que permite diseñar, modelar, integrar, automatizar y monitorear
los procesos de negocio por medio de un ambiente gráfico sin necesidad de programar.
BizAgi ofrece a las organizaciones una plataforma completa para la automatización de
procesos diseñada para soportar la transformación corporativa. BizAgi reduce el tiempo
de salida al mercado de nuevas ideas y estrategias de negocio. BizAgi también facilita
un mejoramiento continuo de procesos.
BizAgi permite administrar todo el ciclo de vida de los procesos de negocio a través
de 3 Módulos principales:
BizAgi Process Modeler (módulo de diagramación y documentación de procesos)
disponible como freeware. Herramienta ágil que permite diagramar procesos basado
en BPMN y documentar los proceso, exportar o importar.
BizAgi Studio (módulo de construcción) es el ambiente donde se
transforman los proceso en aplicaciones ejecutables, podrá agregar a los diagramas toda
la información necesaria para que se puedan ejecutar (reglas de negocio, interfaz de
usuario, enrutamiento, alarmas, etc.). Este modelo es guardado en una base de datos
(Oracle o SQL Server) para luego ser interpretado por BizAgi BPM Server.
izAgi BPM Server (ejecución y control de procesos). Es el motor que ejecuta y
controla los procesos de negocios construidos con BizAgi Studio. Cuenta con un
Web Work Portal para que los usuarios finales realicen sus actividades.
(http://www.bizagi.com)
Oracle Fusion Middleware
(Rodríguez Zurita, 2011)
Oracle Fusion Middleware es un conjunto de productos de última tecnología, probados
por los clientes de Oracle y basados en estándares de la industria. Este Middleware
32
incluye herramientas y servicios J2EE, servicios de integración, inteligencia de
negocios, colaboración y manejo de contenido.
Esta familia de productos integrados y completos ofrece todos los elementos necesarios
para el desarrollo, implementación y administración de aplicaciones en una Arquitectura
Orientada a Servicios (SOA, Service Oriented Architecture). Oracle Fusion Middleware
está basada en una arquitectura compatible (en inglés, hot-pluggable) que permite
aprovechar la inversión actual en sistemas o tecnología. Finalmente, como la
disponibilidad de los sistemas es fundamental para el negocio, las cualidades de
redundancia de la tecnología de fondo de Oracle Fusion Middleware minimizan la
interrupción de caídas del sistema, sean estas planificadas o no. Estos atributos
únicamente disponibles en Oracle Fusion Middleware, le permiten:
Optimizar y agilizar las operaciones del negocio y de TI.
Mejorar la precisión de las decisiones de negocio, facilitando que ocurran en
el momento oportuno.
Resguardar la seguridad de la información y cumplimiento de las políticas de
la organización minimizando la interrupción del negocio.
Esta solución es compatible con lo que la empresa tiene en este momento, así
que no es necesario comenzar de nuevo.
Oracle Fusion Middleware consta de varias partes. En este caso la que nos
importa estudiar por sus características es Oracle SOA Suite.
Oracle SOA Suite
(Rodríguez Zurita, 2011)
Incluye un conjunto completo de componentes de infraestructura de servicios para crear
implementar y administrar, permite que los servicios se creen, administren y diseñen en
aplicaciones compuestas y procesos comerciales. Las organizaciones pueden extender y
desarrollar fácilmente sus arquitecturas en lugar de reemplazar las inversiones existentes
de software compatible para la construcción, desarrollo y manejo comprensible de una
arquitectura orientada a servicios. Esto incluye el desarrollo de aplicaciones orientadas
a servicios, la integración de aplicaciones y sistemas de tecnologías orientadas a
servicios, y orquestación de procesos de servicios de sistemas y workflow humano.
Esto los conecta en forma heterogénea a la infraestructura de las tecnologías de la
información y deja preparada a la empresa para que vaya adoptando en forma
33
incremental un SOA. Los componentes de esta suite benefician desde las capacidades
comunes incluyendo el desarrollo y manejo de los modelos, utilitarios, seguridad en
todas las capas y manejo unificado de la meta data.
Mejora la capacidad de una organización de predecir el cambio cercano mejorando su
visibilidad a los eventos en el ambiente del negocio en tiempo real y poder responder
al cambio permitiendo desarrollar y optimizar procesos del negocio rápidamente. Lo
simplificado del ambiente de las tecnologías de la información permite tomar las
provisiones necesarias, desplegándolo, supervisándolo, y manejándolo como una sola
infraestructura cohesionada. Influencia inversiones existentes siendo modular, abierto, y
extensible; puede ser adoptado en un ambiente heterogéneo sin necesitar quitar o
sustituir sistemas existentes así como también se puede insertar de una manera
incremental.
Este consiste de:
BPEL Process Manager para componer servicio en base a los procesos de
negocios:
Un Monitor de Actividades de Negocios (BAM, Business Activity
Monitor) solución para tener en tiempo real la visibilidad de la operación y el
rendimiento de los servicios de los procesos de negocios;
Un motor de reglas de negocios para capturar y automatizar las políticas del
negocio;
Un bus de Servicio para la empresa multi-protocolo (ESB, Enterprise
Service
Bus) para conectar las aplicaciones y redirigir los mensajes;
Un Manejador de servicios Web y solución de seguridad para reafirmar la
autenticación y autorización de las políticas de seguridad en los servicios;
Un Registro de servicios para el descubrimiento y manejo de los ciclos de
vida de los servicios; y
Un Ambiente integrador de servicios (ISE, Integrated Service
Environment) para desarrollar, eliminar errores, juntar y visualizar los servicios.
(www.oracle.com/lang/es/.../middleware/index.html)
34
Jboss JBPM
(Rodríguez Zurita, 2011)
Esta herramienta no está basada en BPEL, pero tiene soporte para el estándar que
parece ser en los BPM, usa JPDL, en resumen su diseñador también basado en Eclipse,
no usa la nomencl (J Pérez, 2007)atura BPMN, tal vez eso los aleja de los estándares
empresariales, pero no deja de ser una herramienta muy completa y poderosa.
Es de fácil instalación, el diseñador es muy liviano y se adapta muy bien a Eclipse,
pues solo se le adapta un PlugIn, aunque no usa nomenclatura BPMN si usa una que
considera mucho más sencilla y con más posibilidades a programador, Sus
formularios se crean automáticamente en JSF con Facelets, eso permite que uno pueda
trabajar con mayor libertad en los formularios, pues si el usuario desea se le pueden
agregar, struts, RichFaces, etc.
Cada nodo se puede programar en Java y agregarle clases propias, basadas en el API
muy documentado de Jboss, viene con una consola sobre JBOSS 4, completamente
modificable, y siempre sobre Hibernate, eso nos permite correr el Workflow sobre
cualquier base de datos, casi el 100% de las más usadas empresarialmente, como
Sybase, Oracle, SQL Server, y no tan empresariales como MySQL, con solo cambiar un
archivo de configuración.
Gráfico 4 - Un proceso definido en JBoss jBPM
Fuente: (J Pérez, 2007)
35
Gráfico 5- proceso en el lenguaje jPDL
Fuente: (J Pérez, 2007)
Composición de jBPM
(Rodríguez Zurita, 2011)
jBPM Está compuesto por:
Un motor de workflows llamado JBoss jBPM core component el que se
encarga de ejecutar una instancia de proceso.
Una herramienta de definición de procesos llamada JBoss jBPM Graphical
Process Designer (GPD). Es un plugin de Eclipse el cual provee soporte en la
definición de procesos en formato jPDL (propio de jBPM), el cual es el lenguaje
utilizado por el sistema (basado en esquema XML)
El JBoss jBPM console web application, el cual tiene 2 funciones, es un
cliente de workflow basado en web, el cual en modo “Home” los usuarios
pueden iniciar y ejecutar un proceso. También tiene una herramienta de
administración y monitoreo en el modo “Monitoring” donde los usuarios
pueden observar e intervenir en la ejecución de los procesos instanciados.
El Jboss jBPM identity component el cual se encarga de la definición de la
información organizacional, tales como usuarios, grupos y roles en las cuales las
36
distintas tareas son asignadas. Actualmente esta definición se hace a través de
inserciones SQL estándares en la base de datos del workflow.
Bonita v4
(Rodríguez Zurita, 2011)
BonitaSoft software de BPM permite a cualquier tipo de usuarios generar, implementar
e integrar aplicaciones basadas en el proceso de negocio basado en prácticamente
cualquier tipo de entorno. Pose un software robusto y altamente flexible, está diseñado
con una arquitectura escalable para adaptarse a diferentes tipo de clientes y a todo tipo
de usuarios finales.
Es una herramienta open source, está apoyado por una compañía con varios proyectos
(ObjectWeb), también usa un estándar diferente XDPL, que se podría decir que es
el segundo en importancia detrás de BPEL, su diseñador si está basado en la
nomenclatura BPMN.
Bonita tiene los siguientes módulos:
Tiempo de ejecución Bonita: este es el motor de proceso Bonita. Los
procesos pueden ser desplegados, ejecutado y controlado a través de una API
que prestan servicios de BPM. Tiempo de ejecución es el componente principal
de Bonita responsable de los procesos de ejecución. Este es el paquete que
necesita para implementar y ejecutar procesos de Bonita y se puede usar tanto en
incrustado (Tomcat, Eclipse, aplicación Java) o los modos de servidor (Jonas,
JBoss, WebLogic, WebSphere, Oracle)
Bonita la consola: Este es el 2,0 interfaz Web gráfica proporcionar
granexperiencia de usuario durante la implementación de BPM, fases de
ejecución y de seguimiento.
El Diseñador de Bonita Eclipse proporciona una interfaz gráfica intuitiva de
diseñar los procesos de BPM. Este paquete le permite diseñar sus procesos de
Bonita dentro de la IDE de Eclipse. Esta versión está especialmente pensada
para desarrolladores y ofrece asistentes avanzados para crear proyectos de BPM
que se puede integrar fácilmente en sus aplicaciones
37
Diseñador Bonita: Este es el entorno de desarrollo de BPM que permite
definir gráficamente sus procesos y los conectores de BPM para su
sistema de información.
El Diseñador de Bonita Desktop proporciona una interfaz gráfica intuitiva de
diseñar los procesos de BPM. Este paquete le permite diseñar sus procesos de
Bonita a través de una aplicación independiente. Esta versión está destinada
principalmente a los arquitectos de TI. (http://www.bonitasoft.com/)
Gráfico 6 - Ejemplo de proceso usando Bonita Fuente: (http://www.bonitasoft.com/)
Gráfico 7 -El proceso de la imagen anterior en lenguaje XPDL. Fuente: (http://www.bonitasoft.com/)
38
Processmaker
(Grajeda Cuesi, 2012)
Herramienta totalmente libre y de código abierto (Open Source), disponible para
las pequeñas y medianas empresas que necesiten de una herramienta informática
capaz de colaborar con las actividades y procesos que realizan.
ProcessMaker es una opción libre, que permite a personas sin experiencia en
programación, diseñar y aplicar soluciones para los procesos que se realizan en la
misma. ProcessMaker, se encuentra dentro de la lista de los BPM, dentro de las
posibilidades de la aplicación, podemos destacar que permite una forma sencilla de
administrar los flujos de trabajo y ahorrar tiempo a la empresa, enfocándose esta,
en cosas mucho más importantes. Asimismo, permite adaptar sus módulos y
elementos a cualquier organización, pues posee un código y estructura de libre
manejo.
Características Principales
Diseñador de procesos BMP: Ésta parte de la herramienta permite a los
analistas crear mapas de flujo gracias a una interfaz 100% basada en web con
herramientas drag-and-drop.
Generador de formularios: Llamada DynaForm Builder, permite a los
analistas de procesos diseñar formularios personalizados para los procesos de la
organización, éstos pueden incluir cajas de texto, checkbox, combobox, tablas,
etc. Es posible aplicar CSS o JavaScript a los formularios.
Constructor de Documentos: Es posible crear cartas, confirmaciones, contratos
y otros documentos imprimibles con ésta herramienta.
Motor de Reglas del: Posee un motor que permite definir de manera sencilla la
lógica del negocio detrás de cada proceso.
Debugger: Esta herramienta permite seguir paso por paso el avance de un
proceso específico.
Bandeja de Casos: En ésta parte de la aplicación, los usuarios finales pueden
seguir el progreso de los procesos que han iniciado. Ésta herramienta es muy
similar a la bandeja de un correo electrónico.
39
Manejo de Documentos: Los usuarios pueden almacenar y obtener archivos
subidos a la herramienta, o que hayan sido creados por ProcessMaker como
parte del proceso de negocio.
Sun Java Composite Suite (Java Cup).
(Rodríguez Zurita, 2011)
Se trata de un conjunto de productos que juntos, permiten implantar SOA en la
empresa. Está fuertemente basado en la existencia de un repositorio central donde se
guardan las definiciones de todos los objetos: desde un proceso BPEL hasta una fuente
de datos relacional (usando un conector JDBC proporcionado por CAPS). Para todo
esto proporciona un motor más un ESB sobre el que se basa todo y un IDE con el que
manejar la complejidad. En cualquier caso, no resuelve ni el desarrollo de las
aplicaciones (web o swing) ni el paso del modelo a la implementación. Tampoco tienen
resuelta asuntos más íntimamente relacionados con la calidad del desarrollo: pruebas
unitarias de los servicios web ni de los procesos. Y finalmente, tampoco da una
solución para acceder a un modelo de datos corporativo (como el AquaLogic).
La sensación del producto es un tanto ambigua: por un lado parece una buena
solución para implantar SOA tomando como base un ESB, un IDE y el resto del
motor BPM+workflow, pero por otro lado se podría hacer lo mismo si se ensambla una
colección adecuada de productos de fuente abierta y de plug- ins Eclipse.
Enhydra Shark.
(Rodríguez Zurita, 2011)
Esta herramienta provee un servidor de flujo de trabajo con un motor Java de fuente
abierta que incluye una implementación estándar completamente basada en las
especificaciones WfMC, usando XPDL como formato de definición de procesos nativo
y la API “ToolAgents” del WfMC para la ejecución de actividades del sistema por parte
del servidor.
Cada componente (capa de persistencia, administrador de tareas, etc.) puede ser
usado con su implementación estándar o modificada/ reemplazada por los módulos
específicos del proyecto. De este modo Enhydra Shark puede ser usado como una
40
librería Java, usar otras aplicaciones o correrlo en un contenedor J2EE soportando APIs
de beans, Corba ORB o siendo accedido como un servicio Web.
El proceso de almacenamiento y la instanciación se hacen a través de una API de
persistencia configurable.
El núcleo del motor de flujo de trabajo soporta un caché LRU configurable de los
objetos del flujo de trabajo. El caché puede apagarse para instalaciones en clústeres.
Posee además una aplicación administradora para controlar formulario y archivos
XSLT.
El servidor Enhydra Shark: es una aplicación Java de código abierto y un servidor
de servicios Web incluyendo Apache Tomcat (o alternativamente Jetty) y Apache
Axis. Mientras la API del servlet se usa para dar soporte a la lógica de presentación,
la plataforma contiene niveles empresariales para construir un alto volumen de sitios
Web en una arquitectura de n-capas
Cuadro Comparativo de Herramientas
Programa
intalio
Process
Maker
oracle
Ágila
BizAgi
Fuego
Jboss
Bonita
Versión
5.2
1.01.3.1
48.13
1.4.2
45
5.1
Instalación
x
x
XX
XX
X
XX
X
X
Dependencias
X
X
XX
XX
X
X
X
Ejecución
-
-
X
X
X
X
X
Ayuda en línea
x
x
XX
-
XX
Ejemplos
X
X
XX
-
X
XX
XX
Procesos de Negocio
Interfaz
X
X
-
XX
X
X
X
X
Generación
de código
X
X
X
X
XX
XX
XX
X
Consola
X
X
-
X
X
X
-
-
BPEL: Soporte de versiones
BPEL 2.0
X
X
X
X
-
.
-
-
BPEL4WS
X
X
X
X
.
-
-
41
Generación
de código
X
X
X
X
-
.
-
-
Debbuger
X
X
X
-
-
.
-
-
Consola
X
X
-
X
-
.
-
-
Motor ESB: Interfaz
Gráfica
X
X
X
XX
X
x
X
X
Texto
-
-
-
XX
X
x
X
X
Operaciones
X
X
X
XX
x
XX
X
Estadísticas
X
X
X
-
X
x
XX
X
Compatibilidad
X
X
XX
-
X
x
X
X
Comunicaciones
X
X
X
XX
X
x
X
XX
Tabla 4. Cuadro comparativo de Herramientas
Elaborado por: Katherine García Hube
Fuente: (Rodríguez Zurita, 2011)
Descripción:
Sencillo: X
Complicado: XX
No Aplica: -
1.2 Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre la Gestión Empresarial
Gestión empresarial
La gestión empresarial es “un proceso que consiste en planificar, organizar, dirigir,
controlar y coordinar de una organización, así como utilizar los demás recursos con el
fin de conseguir los objetivos” (Fernández, 2003, pág. 9)
Según se refiere en el sitio (conceptodefinicion.de, 2014), la gestión empresarial
consiste en las acciones coordinadas por los líderes de las empresas, que conllevan al
éxito económico, mejorando los productos o servicios prestados.
De las definiciones referidas, se puede analizar que, la Gestión Empresarial trata de
gestionar las principales funciones de una organización o empresa a nivel profesional
para alcanzar metas, planificando estrategias directas y administrando recursos con el
propósito de cumplir los objetivos que se establezcan a beneficio de los empleados y
administradores en general.
42
Capacidades y habilidades que debe tener una gestión empresarial
Según (Luis, 2006), la gestión empresarial implica tener capacidades y habilidades para
conducir a los empleados, es un don muy especial para ser reconocidos, indudablemente
se requiere una capacidad profesional espontaneas que se describen de esta manera:
Toma de decisiones.
Valor de honestidad, iniciativa e inteligencia.
Habilidad de supervisar, liderar y controlar.
Habilidad de visualización en las actividades hacia el futuro.
Habilidad para despertar y desarrollar nuevas ideas.
Disposición para correr riesgos mayores y asumir responsabilidades.
Capacidad de trabajo.
Habilidad para la detección de oportunidades y crear nuevos negocios.
Capacidad de comprender a las personas y resolver conflictos.
Imparcialidad y firmeza total.
Capacidad de adaptación al cambio.
Superación.
Técnica de marketing.
Capacidad de análisis de problemas.
Paciencia para hablar.
Capacidad para relacionarse con personas importantes.
Como se describe en líneas anteriores, es necesario poseer destrezas para estar al frente
de una organización, además de ser profesionales es fundamental tener la capacidad
para analizar problemas, liderar, para relacionarse con los demás, aceptar el cambio e
incluso saber hablar.
Factores de competitividad
Para (Olivares, 2012), los factores de competitividad se clasifican en 2 niveles que son
los Niveles micro y los Niveles macro.
Para el nivel micro se describe lo siguiente:
Capacidad de gestión.
43
Estrategias empresariales.
Gestión de innovación.
Prácticas en el ciclo de producción.
Capacidad de integridad en redes de cooperación tecnológica.
Logística empresarial.
Interacción total entre los proveedores, productores y compradores.
En el nivel macro se describe lo siguiente:
Política de infraestructura fiscal
Política educacional
Política tecnológica
Política de infraestructura industrial
Política ambiental
Política regional
Política de comercio exterior
Se concluye que los factores de competitividad de las empresas, se dividen en dos
niveles, a nivel macro que es donde se establecen las políticas que regirán las decisiones
de la organización y a nivel micro que comprende la gestión, estrategias, producción e
innovación desempeñadas en la empresa.
Funciones básicas de la gestión empresarial
Planear: Se encarga de crear las metas y establecer una estrategia global para
alcanzarlas.
Organizar: Es la forma de diseñar la estructura para el desarrollo de la
planificación lo que incluye las determinación de las tareas a realizar, agrupar
las tareas, entre otros.
Dirección: Toda empresa está conformada por personas. Es una responsabilidad
del administrador coordinar y dirigir las actividades lo cual consiste motivar a
los empleados para llevar procesos bastante eficientes.
Control: Se encarga de asegurar que las cosas lleven su proceso adecuado.
44
Proceso administrativo
El proceso administrativo es una metodología que permite al administrador, gerente
ejecutivo o empresario manejar una empresa y consiste en estudiar la administración
como un proceso integrado (Velastegui, 2011).
Para (Alegre, Berné Manero, & Galve Górriz, 2000), el proceso administrativo consta
de 2 elementos claves que permite una sincronización entre el administrador y empresa,
los que se describen de esta manera:
1. Mecánica administrativa: Determina la finalidad y rumbo, así como las
alternativas para conseguirlos. Esta estructura se compone de 2 elementos:
a. Planeación: Consiste en saber qué se va a hacer por anticipado, cuál va a
ser la dirección que se va a tomar para alcanzar el objetivo de forma
eficiente. ¿Qué se desea obtener (objetivos)? ¿Qué se va a hacer para
poder alcanzarlo? ¿Quién lo hará y cuándo lo va a hacer? ¿Cómo lo va a
hacer (recursos)? La planeación trata de crear un futuro muy deseado.
b. Organización: Permite la utilización de los recursos en un equilibrio muy
eficiente con la finalidad de establecer una relación entre el trabajo y el
personal que debe ejecutarse. Es un proceso donde determina que es lo
que se debe hacer para lograr una meta establecida, dividiendo y
coordinando las actividades y suministrando los recursos.
2. Dinámica administrativa: Es la que se encarga de ejecutar todas las actividades
para lograr una meta establecida durante su periodo. Como lo anterior se
compone de 4 elementos que son las siguientes:
a. Dirección: Se trata de un aspecto inter-personal de una administración
que implica algunas guías a los empleados que integran una
organización. Organizar incluye determinar cuáles son las tareas al
realizar, quien las hace, como se agrupan quien rinden cuentas y donde
se toma las decisiones.
b. Control: Esta función efectúa la medición de los resultados ya obtenidos
para comparar con los planeados con el fin de buscar una mejora
continua. En otros términos es la medición del desempeño para asegurar
que los objetivos se cumplan en la empresa
45
Al analizar las posturas de los autores Velasteguí, Alegre, Berné Mareno y Galve, se
puede determinar que, el proceso administrativo es el mecanismo para conducir una
empresa, que comprende cuatro elementos fundamentales:
1. LA PLANEACIÓN, que consiste en la determinación de los objetivos y pasos a
seguir.
2. LA ORGANIZACIÓN, mediante la que se distribuyen responsabilidades y se
establecen relaciones entre los integrantes del grupo.
3. LA EJECUCIÓN, que consiste en la realización de todo lo planificado.
4. EL CONTROL, que permite medir los resultados obtenidos para posteriormente
formular los planes.
Interrelación entre las Funciones del proceso administrativo.
(Alegre, Berné Manero, & Galve Górriz, 2000)
Las cuatro funciones fundamentales de la administración están de modo entrelazado e
interrelacionadas, el desempeño de una función no termina por completo antes que se
inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino
como parezca exigirlo la situación. Al establecer una nueva empresa el orden de las
funciones será quizás como se indica en el proceso pero en una empresa en marcha, el
gerente puede encargarse del control en un momento dado y a continuación de esto
ejecutar y luego planear.
La secuencia deber ser adecuada al objetivo específico. Por lo general el gerente se haya
involucrado en muchos objetivos y estará en diferentes etapas en cada uno. Para quien
no ejerce la gerencia esto puede parecer deficiencia o falta de orden. Mientras la
realidad es que el gerente está actuando con todo propósito y fuerza.
La ejecución efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o hayan
realizado las suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual manera el
control no puede ejercerse en el vació debe haber algo que controlar.
Gestión Administrativa de la UNIANDES, extensión Babahoyo
La Universidad Regional Autónoma de Los Andes “UNIANDES” tiene su matriz en la
46
ciudad de Ambato, sus Extensiones funcionan en las ciudades de: Tulcán, Ibarra, Santo
Domingo, Quevedo, Babahoyo, Riobamba y el Puyo.
Según se indica en el (Reglamento General Interno de UNIANDES, 2017), la gestión
administrativa es una función de apoyo a todos los procesos universitarios; está referida
a las actividades de planificación, organización institucional y su dirección y gestión
efectiva, el manejo económico-financiero y la evaluación-acreditación institucionales,
orientadas al eficiente funcionamiento universitario y la consecución de resultados
efectivos en beneficio de la sociedad.
El director (a) de la Extensión, responsable de la gestión administrativa, tiene las
siguientes funciones, (Manual de Funciones UNIANDES, 2012)
Planificación:
Diseñar proyectos estratégicos, tácticos y operativos para las funciones de
docencia, investigación, vinculación con la colectividad, gestión y
administración.
Planifica la agenda académica semestral.
Planifica eventos académicos, investigativos y de vinculación con la
colectividad en coordinación con la Dirección Administrativa.
Elabora planes de marketing en coordinación con la Gerencia correspondiente.
Diseña el distributivo de trabajo de docentes de todas las carreras y
modalidades; y presenta para su aprobación por la Vicecancillería Académica.
Planifica seminarios de graduación.
Organización:
Organiza el trabajo del personal de coordinación.
Organiza el banco modular del centro.
Organiza las juntas de curso.
Organiza las actividades de carácter social, cultural y deportivo de la institución
en coordinación con la Dirección Administrativa.
47
Ejecución:
Realiza labores de representación institucional a pedido de Cancillería.
Preside eventos institucionales del Centro de Apoyo.
Brinda atención a docentes y estudiantes.
Brinda atención a padres de familia.
Fomenta la participación de docentes y estudiantes en la formulación del PEDI.
Fomenta la cultura de la evaluación.
Fomenta la cultura de la investigación,
Fomenta la práctica de valores y cumplimiento del código de ética.
Garantiza la ejecución del modelo educativo UNIANDES.
Control:
Supervisa el cumplimiento de la normativa institucional.
Evalúa la marcha del proceso de formación profesional en coordinación con la
Supervisión del trabajo y desempeño docente.
Evalúa en forma permanente la ejecución de proyectos estratégicos, tácticos y
operativos.
Supervisa la labor de coordinación.
En la página web de la Universidad, se encuentra publicada la normativa de la
Institución, sin embargo, no se aprecia un manual de procesos.
NOMBRE
Código de Convivencia
Estatuto
Estatuto asociación de empleados y trabajadores
Instructivo para la Evaluación Integral de Desempeño Docente
Instructivo año sabático
Instructivo del sistema de Evaluación Estudiantil
Instructivo de admisión y nivelación de estudiantes
Instructivo de distribución, ejecución y seguimiento de las actividades del
personal académico
Instructivo de gastos de viaje, hospedaje y movilización
Instructivo que regula el departamento de idiomas
Instructivo de revalidación, homologación de estudios y exámenes de
suficiencia de conocimientos
48
Instructivo para egresados que no se han graduado en el tiempo
reglamentario
Instructivo para la comisión de servicios para los docentes
Instructivo para la evaluación por pares de los docentes y carreras
Manual de investigación
Manual de funciones
Modelo Educativo
Modelo pedagógico
Políticas de acción afirmativa
Políticas de cuotas para el ingreso a la universidad
Políticas de acción afirmativas
Procedimiento para realizar actividades de vinculación con la colectividad
Reglamento de consejo académico
Reglamento de la unidad de bienestar estudiantil
Reglamento de escalafón y carrera académica
Reglamento de evaluación de los docentes y docentes investigadores
Reglamento de la dirección de investigación
Reglamento de talento humano
Reglamento para el proceso eleccionario de las y los representantes de
profesores, estudiantes y trabajadores
Reglamento general
Reglamento interno consejo superior
Reglamento de intercambio docente
Reglamento de intercambio estudiantil
Reglamento de postgrado
Reglamento de la comisión de evaluación interna
Reglamento de pasantías y prácticas profesionales
Reglamento de régimen académico
Reglamento de seguridad y salud ocupacional
Reglamento de vinculación con la comunidad
Resolución normativa del proceso eleccionario de rector(a) y
vicerrector(a)
Tabla 5 - Normativa de UNIANDES
Fuente: www.uniandes.edu.ec
1.3 Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones
teóricas sobre el objeto de estudio
La información propuesta en el marco teórico fue encontrada en distintas fuentes
informáticas, por medio de libros y trabajos investigativos, que servirán para la
planeación del sistema BPM, que permitirá automatizar los procesos administrativos
más frecuentes de la Universidad Regional Autónoma de Los Andes “UNIANDES”,
extensión Babahoyo.
49
Considerando la formulación del problema se debe desarrollar un sistema según las
necesidades de la institución:
Respuesta rápida.
Gestión de guardado.
Consulta dinámica de cualquier caso.
Funciones básicas para el proceso administrativo
Según (Gstopolis, 2014), las funciones para reforzar el proceso administrativo de la
empresa son las siguientes:
1. Integración: Consiste en seleccionar y obtener buenos recursos financieros,
materiales, técnicos y recursos humanos considerando como necesarios para el
adecuado y preciso funcionamiento de una organización social ya que agrupa la
comunicación y reunión armónica de elementos humanos y materiales,
entrenamiento y compensación personal,
2. Previsión: Consiste en un diagnóstico para la información y los datos
disponibles, de tal manera que se haga posible la anticipación o construcción del
contexto en el que la organización se encontrara.
1.4 Conclusiones parciales del capitulo
El sistema BPM es un aporte de las tecnologías de información ya que es una parte
fundamental para el desarrollo de las empresas, y en los últimos tiempos ha ido
adquiriendo una gran importancia en la ingeniería profesional del software, permitiendo
realizar un análisis y modelado de los procesos de una organización en general,
obteniendo conocimientos y adecuado control de estas actividades.
La gestión de procesos en las organizaciones, es una valiosa herramienta para el
mejoramiento continuo y permanente, debido a que establece diseños estratégicos, que
conllevan a un adecuado desenvolvimiento de las áreas que conforman la empresa, tanto
así que los procesos son considerados un activo importante de las instituciones.
50
CAPÍTULO II: MARCO METODOLÓGICO
2.1. Caracterización del sector, rama, empresa, contexto institucional o problema
seleccionado para la investigación.
La Universidad Regional Autónoma de Los Andes -UNIANDES- es un Centro de
Educación Superior, entidad de derecho privado y laico, con personería jurídica y
autonomía administrativa y financiera, que ofrece una formación integral a sus
estudiantes, sin distinción de sexo, raza, religión o política; por lo tanto, el ingreso de
los alumnos depende de sus capacidades intelectuales.
Fue creada en cumplimiento al Art. 7 de la Ley de Universidades y Escuelas
Politécnicas del Ecuador. Se basa en el informe No. 01235 del 10 de octubre de 1996
emitido por el Consejo Nacional de Universidades y Escuelas Politécnicas CONUEP;
en la Ley de creación de la Universidad expedida por el Congreso Nacional el 9 de
enero de 1997 y su publicación en el Registro Oficial No. 07 del 20 de febrero de 1997,
constituyéndose así en Ley de la República. Además, por el Estatuto Universitario
aprobado por el CONUEP, según resolución No. 02 del 15 de octubre de 1997 y sus
Reformas, según Of. No. CONESUP.STA del 28 de mayo del 2001; y, por el Proyecto
Sistema de Teleducación autorizado por el CONUEP según resolución No. 00853
(UNIANDES, 2006).
El Consejo Nacional de Universidades y Escuelas Politécnicas del Ecuador CONUEP,
previo informe de la Comisión Académica, aprobó el Proyecto, presentado por la
UNIANDES, según resolución expedida el 23 de septiembre de 1998, con esta base
legal se encuentra funcionando la extensión Babahoyo.
Desde su creación ha contado con un modelo educativo que ha guiado el quehacer de la
Universidad en la formación creciente de nuevas generaciones de profesionales, en el
2004 se rediseño el modelo Educativo fundamentado en el estudio investigativo
realizado por el Dr. Gustavo Álvarez Gavilanes, Ph.D. Canciller Uniandes, con la
asesoría del Dr. García Aretio de la UNED de Madrid y cuyo resultado consistió en la
creación del Modelo Educativo de UNIANDES y su marco filosófico en septiembre del
2004.
51
Las diversas acciones emprendidas por UNIANDES Babahoyo desde su inicio han ido
dando cumplimiento a los objetivos institucionales y en respuesta a las necesidades de
los diversos actores e involucrados tanto externos como internos así como la
participación y criterios de los graduados, egresados e Instituciones con las que
mantiene convenios.
La Extensión Babahoyo, tiene establecida su estructura organizacional, de la siguiente
manera:
Gráfico 8: Estructura Organizacional UNIANDES, Babahoyo
Fuente: Manual de Funciones UNIANDES, 2012
Misión de la universidad.
Formar profesionales de tercer y cuarto nivel, de investigación, responsables,
competitivos, con conciencia ética y solidaria capaces de contribuir al desarrollo
nacional y democrático, mediante una educación humanista, cultural y científica
dirigida a bachilleres y profesionales nacionales y extranjeros.
52
Visión de la universidad.
Ser una institución reconocida a nivel nacional e internacional por su calidad,
manteniendo entre sus fortalezas un cuerpo docente de alto nivel académico y un
proceso de formación profesional centrada en el estudiante, acorde con los avances
científicos, tecnológicos de investigación en vínculo permanente con los sectores
sociales y productivos.
2.2 Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la
Investigación
Metodología de la Investigación
Se aplicó el método científico, para realizar el análisis de información de importancia,
referente a la forma en la que se llevan los procesos que se pretenden optimizar, con el
uso de la tecnología BPM, permitiendo realizar una medición y experimentación de los
hechos reales que se suscitan a diario en la UNIANDES, extensión Babahoyo.
Tipo de investigación
Los tipos de investigación para este trabajo tienen como único objetivo, encontrar la
solución al problema planteado.
Se realizó una investigación de campo, para la recolección de datos in-situ, de esta
manera se obtuvo información valiosa, para el desarrollo de la investigación, es decir se
pudo determinar los problemas que existen durante la ejecución de los procesos en la
Extensión.
La investigación documental, se utilizó para conocer profundamente la influencia de
los sistemas BPM en la optimización de procesos administrativos que existen
actualmente, para así diseñar e implementar las propiedades de dicho sistema.
La investigación aplicada, se empleó una vez analizados los fundamentos teóricos de
diferentes autores y trabajos relacionados con la gestión empresarial y los sistemas
BPM, para determinar la propuesta de solución a los problemas que fueron detectados.
53
Técnicas aplicadas para la recolección de datos
Observación directa, a través de la que se obtuvo información referente a la
forma en la que se llevan los procesos administrativos de UNIANDES,
extensión Babahoyo, que se mejorarán.
Se aplicó la entrevista directa a la directora de la extensión, cuyo resultado
contribuyó a la identificación de las debilidades, para obtener una idea precisa
sobre lo requerido.
Se aplicó la encuesta, dirigida a estudiantes y al personal de la extensión que
tiene que ver con los procesos que se pretenden mejorar: secretarias, responsable
del proceso de titulación, coordinadoras de funciones y coordinadoras de carrera
cuyo resultado aportó para la determinación de la situación real.
Población y muestra
Población.- La población se define como la totalidad del fenómeno a estudiar.
Muestra.- Es una representación significativa de las características de una
población.
La población involucrada en esta investigación incluye al personal administrativo que
está relacionado con los procesos a optimizar, es decir el personal de secretaría y del
área financiera, además de la directora de la extensión, la responsable del proceso de
titulación, y las coordinadoras de carrera.
Estudiantes:
Se consideró a los estudiantes matriculados en el periodo académico Abril 2016 –
Septiembre 2016, que totalizan 785, razón por la que se utilizó la siguiente fórmula para
determinar la muestra correspondiente.
P. Q. N
n = ----------------------------
(N – 1) [E2 / K2] + P. Q
54
Donde:
n : tamaño de la muestra
P: probabilidad de que el evento ocurra (0,5) ó 50%
Q: probabilidad de que el evento no ocurra (0,5) ó 50%
E.= 0,05 ó 5%
K= 1,96
N= 785 (Tamaño Poblacional)
n = 258
Detalle de la población de la Investigación
Estrato ANALISIS #
Director(a) Directora de “UNIANDES” extensión Babahoyo 1
Coordinador(es) Coordinadores Académicos de las cuatro carreras: Ingeniería en sistemas,
derecho, administración y contabilidad.
3
Secretaria académica Secretarias Académicas de la Extensión Babahoyo. 2
Asistente Financiera Asistentes Financieras de la Extensión Babahoyo. 2
Responsable del
proceso de Titulación
Responsable del proceso de titulación 1
Estudiantes Muestra de Estudiantes de todas las carreras de la extensión Babahoyo. 258
TOTAL DE LA POBLACION 267
Tabla 6 – Población de la Investigación
Elaborado Por: Katherine García Hube
55
Análisis e interpretación de los datos
Resultado de la encuesta realizada al personal administrativo, docente y estudiantil
de la extensión Babahoyo sobre los procesos administrativos que se llevan
actualmente.
1. ¿Considera usted que el personal de la Extensión tiene experiencia en el
manejo de los procesos administrativos que se realizan (trámite de
solicitudes y proceso de titulación)?
N° ITEM FRECUENCIA PORCENTAJE
1 Mucha 144 54%
2 Poca 67 25%
3 Ninguna 56 21%
TOTAL 267 100%
Tabla 7 - Resultados de la pregunta #1
Fuente: La autora
Gráfico 9 - Pregunta #1.
Elaborado Por: Katherine García Hube
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN
Del total de encuestados, el 54% considera que el personal tiene mucha experiencia en
el manejo de los procesos, el 25% cree que se tiene poca y el restante 21% tiene el
criterio de que el personal no tiene experiencia. Por lo que, se puede deducir que la
mayoría de los encuestados, está de acuerdo con que el personal que realiza los trámite
de solicitudes, y proceso de titulación, poseen experiencia para realizar dichas
actividades.
54%
25%
21%
PREGUNTA #1
Mucha Poca Ninguna
56
2. ¿Cree usted que los procesos administrativos para: trámite de solicitudes, y
titulación, se ejecutan eficientemente en la Extensión?
N° ITEM FRECUENCIA PORCENTAJE
1 Si 59 22%
2 No 208 78%
TOTAL 267 100%
Tabla 8 - Resultados de la pregunta #2
Fuente: La autora
Gráfico 10 - Pregunta #2.
Elaborado Por: Katherine García Hube
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN
En esta pregunta, el 78% de los encuestados indican que los procesos administrativos no
se ejecutan de manera eficiente, solo el 22% opina que son así. Con los resultados
obtenidos, se puede analizar que el personal administrativo, docente y estudiantil
encuestado, opina que a pesar de que se cumplen con los procesos, no en su totalidad
éstos son ejecutados de manera eficiente, este porcentaje desfavorable radica en los
tiempos que tardan las respuestas de los requerimientos.
22%
78%
PREGUNTA #2
Si No
57
3. ¿Cómo calificaría el manejo actual de los procesos administrativos que se
realizan para: trámite de solicitudes y titulación, en UNIANDES extensión
Babahoyo?
N° ITEM FRECUENCIA PORCENTAJE
1 Excelente 27 10%
2 Muy bueno 27 10%
3 Regular 11 4%
4 Malo 16 6%
5 Pésimo 187 70%
TOTAL 267 100%
Tabla 9- Resultados de la pregunta #3
Fuente: La autora
Gráfico 11- Pregunta #3
Elaborado Por: Katherine García Hube
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN
Al consultar como calificarían la manera en la que se llevan los procesos actuales, el
70% los considera pésimos, el 6% malo, el 4% regular, el 10% muy bueno y otro 10%
los considera excelente. Es decir, el personal administrativo, docente y estudiantil
encuestado, refiere que la manera como se llevan los procesos administrativos para el
trámite de solicitudes, y de titulación, no es excelente, debido a lo complejo que resulta
que un requerimiento tenga que pasar por varios departamentos, para obtener una
respuesta.
10%
10%
4%
6%
70%
PREGUNTA #3
Excelente Muy bueno Regular Malo Pesimo
58
4. ¿Ha tenido algún inconveniente generado por el extravío de documentos?
N° ITEM FRECUENCIA PORCENTAJE
1 Si 198 74%
2 No 69 26%
TOTAL 267 100%
Tabla 10- Resultados de la pregunta #4
Fuente: La autora
Gráfico 12- Pregunta #4
Elaborado Por: Katherine García Hube
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN
Al consultar si ha surgido algún inconveniente por el extravío de documentos, el 74%
indicó que si y el 26% dice no haber sufrido pérdida de documentos. Como se observa,
el personal administrativo, docente y estudiantil encuestado, a través de esta pregunta
manifiesta que en alguna ocasión han tenido inconveniente por el extravío de
documentos, que ha generado pérdida de tiempo para la emisión o recepción de
respuestas.
74%
26%
PREGUNTA #4
Si No
59
5. ¿Cree usted que la Extensión debe implementar un sistema que permita
mejorar la gestión de los procesos administrativos para: trámite de
solicitudes, y de titulación?
N° ITEM FRECUENCIA PORCENTAJE
1 Si 262 98%
2 No 5 2%
TOTAL 267 100%
Tabla 11- Resultados de la pregunta #5
Fuente: La autora
Gráfico 13- Pregunta #5
Elaborado Por: Katherine García Hube
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN
El 98% de los encuestados cree que es necesaria la implementación de un sistema para
mejorar la gestión de los procesos en mención, solo el 2% no lo considera una
necesidad. Se puede analizar que, el personal administrativo, docente y estudiantil que
fue sometido a la encuesta, en esta pregunta demuestra que es necesaria la
implementación de un sistema que aporte al mejoramiento de la gestión de los procesos
administrativos para el trámite de solicitudes y de titulación, de la Extensión.
98%
2%
PREGUNTA #5
Si No
60
6. ¿Piensa usted que con la automatización de los procesos administrativos
para: trámite de solicitudes y titulación, de la Extensión mejoren los
tiempos de respuestas?
N° ITEM FRECUENCIA PORCENTAJE
1 Si 230 86%
2 No 37 14%
TOTAL 267 100%
Tabla 12- Resultados de la pregunta #6
Fuente: La autora
Gráfico 14- Pregunta #6
Elaborado Por: Katherine García Hube
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN
El 86% de los encuestados, considera que con la automatización de los referidos
procesos administrativos, mejorarán los tiempos de respuesta, el restante 14% opina
que no aporta a mejoras.
Esta pregunta es determinante para la continuidad del desarrollo de la investigación, y al
analizar los resultados, se puede manifestar que la mayor parte del personal
administrativo, docente y estudiantil encuestado, sugieren que con la automatización de
los procesos administrativos para el trámite de solicitudes, y de titulación, se agilizarán
los tiempos de respuesta.
86%
14%
PREGUNTA #6
Si No
61
Análisis de la entrevista realizada
A la directora de la universidad UNIANDES extensión Babahoyo
Entrevista:
1. Se lleva un registro de la ejecución de todos los procesos administrativos de
la extensión
La Extensión lleva un registro de la mayoría de los procesos que se realizan, sin
embargo hay que reconocer que el registro se realiza de manera individual (por
departamento), en formatos manuales, formatos propios de cada funcionario o
en los respectivos sistemas (en el caso de secretaría y departamento financiero).
2. La Ejecución de los procesos administrativos para el trámite de solicitudes,
y titulación, se demoran por la parte técnica o humana.
El personal de la Extensión realiza su trabajo con la responsabilidad que éste
amerita, creo que los tiempos que se demora en ser atendido una persona es muy
variada ya que depende del tipo de trámite que se solicite, debemos admitir que
también existen pasos que a criterio personal son un poco engorrosos, pues el
estudiante realiza una solicitud, debe requerir el visto bueno financiero, entregar
la solicitud y esperar un periodo de dos a tres días para acercarse a la institución
a conocer la resolución, dependiendo del trámite, concluye ahí, si es de
calificaciones el estudiante debe buscar al docente para ser evaluado.
En el caso de titulación, el trámite así mismo empieza con la solicitud, se
requiere el visto bueno financiero, entre otros documentos, en este caso la
solicitud en derivada a la persona responsable de titulación quien revisa
formatos y verifica que el tema propuesto no conste en los registros que
mantiene en archivos separados en Excel y convoca a reunión, para que los
coordinadores de carrera realicen la revisión y tomen una decisión, el estudiante
debe esperar varios días para obtener respuesta.
3. Todos los procesos administrativos que se ejecutan están legalmente
amparados en los reglamentos de la institución.
Por supuesto para poder ejecutar un proceso la institución legaliza con sus
reglamentos y con el estatuto de la institución.
62
4. Cree usted que es necesario automatizar los procesos administrativos, para
el trámite de solicitudes, y titulación de la institución.
Considero que si es importante la automatización de estos procesos
administrativos, ya que así contaríamos con registros unificados y un control
eficiente de la ejecución de los mismos, que permitirán el cumplimiento de los
objetivos planteados, y sobre todo permitirá brindar un servicio más oportuno a
la comunidad universitaria.
Interpretación:
La Directora de la extensión que entre sus funciones, está la de velar por el buen
desenvolvimiento de los procesos administrativos, admite que no se cuenta con un
registro automatizado para controlar el tiempo que tarda la ejecución de un determinado
proceso.
También sugirió y recomendó, la reducción de ciertos pasos que prorrogan la ejecución
de los procesos administrativos, sin embargo al ser en su mayoría directrices dispuestas
por la matriz, es necesario el análisis detallado de los procesos que se desarrollan en la
Extensión.
Durante la entrevista, la directora aclaró que el personal es responsable en cada
actividad asignada, sin embargo los trámites conllevan el cumplimiento de varios
requisitos, por lo que demostró su interés en una alternativa que permita brindar un
mejor servicio.
63
2.3. Propuesta del Investigador
En la Universidad Regional Autónoma de Los Andes “UNIANDES” extensión
Babahoyo, es necesario mejorar la eficiencia y efectividad en la gestión de los procesos
administrativos para el trámite de solicitudes y el trámite de titulación; desde el inicio
hasta el fin.
A continuación se detallan las propuestas:
1.- Un sistema orientado a mejorar los procesos administrativos para el trámite de
solicitudes y de titulación, fundamentado en las tecnologías BPM.
2.- Un Manual de Procesos, que permita orientar las acciones de una mejor manera y se
obtengan con mayor eficiencia los objetivos estratégicos.
3.- La actualización de la normativa referente al Manual de Funciones.
Para efectos de este trabajo de investigación, se desarrollará la primera propuesta.
Metodología propuesta del sistema
Esta propuesta está basada en los procesos de negocios ya que se fundamenta en las
tecnologías BPM.
La metodología BPM se basa en cuatro etapas fundamentales que se describen de la
siguiente manera:
1. Modelación del proceso:
Se define una idea de la secuencia o pasos para que un proceso de negocio cumpla con
su objetivo. De esta forma se organizan mejor las tareas ya que tiene que seguir y
cumplir un procedimiento directo y determinado. De haber un previo proceso, puede
evaluar el proceso actual y hacer una reingeniería de este con el fin de optimizarlo.
2. Diseño:
Esto permite que el procedimiento del proceso se cumpla a cabalidad, ya que al estar
automatizadas las tareas, los usuarios o personajes activos dentro del proceso, sólo
64
pueden actuar en la fase correspondiente previamente definida, reduciendo así el
margen de error.
3. Implementación:
En esta etapa se pone en práctica el proceso, verificando el uso adecuado de los
usuarios.
4. Optimización de los procesos y monitoreo:
Esta etapa va después del diseño, evalúa el cumplimiento con las expectativas de
optimización y se entra en un proceso de forma continua, realizando los ajustes
pertinentes para así lograr un resultado óptimo a los requerimientos del proceso de
negocio.
Modelación del proceso:
Descripción del proceso para el trámite de Solicitudes
De la investigación realizada se determinó que el proceso para el trámite de solicitudes
se realiza de la siguiente manera:
Trámite:
Orden Tarea Responsable Tiempo
Estimado
1 Elaboración de la Solicitud Estudiantes 15 min
2 Obtención del Visto Bueno Financiero Asistentes Financieras 15 min
3 Entrega del documento en secretaría Estudiantes 10 min
4 Ingreso de la Solicitud Secretarias 10 min –
120 min
5 Revisión de la situación académica Secretarias 20 min -
1440 min
6 Asignación de Resolución Secretarias 15 min
7 Legalización de Solicitud Dirección General 15 min
8 Direccionamiento del trámite Secretarias 1440 min
Total: 3070 min (2 días)
Tabla 13 – Detalle del trámite de solicitudes
Elaborado Por: Katherine García Hube
65
Dependiendo del trámite que realiza el estudiante, la documentación se direcciona al
responsable pertinente de atender el requerimiento.
Tipos de Trámites y tiempos aproximados de respuesta.
# Tipos de Trámites Responsable
Tiempo
Respuesta
Aprox.
1 Evaluación Remedial Docente 24 horas
2 Justificación de Inasistencias Coordinador
Institucional
24 horas
3 Evaluación atrasada (Ev. Fre. 1) Docente 24 horas
4 Evaluación Parcial 1 Docente 24 horas
5 Evaluación atrasada (Ev. Fre. 2) Docente 24 horas
6 Evaluación Parcial 2 Docente 24 horas
7 Informe Financiero Asistentes Financieras 24 horas
8 Beca por primera vez Psicólogo 24 horas
9 Renovación de becas Psicólogo 24 horas
10 Certificados de Estudio Secretarias 24 horas
11 Presentación del perfil de investigación Responsable de
Titulación
240 horas
(10 días)
12 Presentación del proyecto de
investigación
Responsable de
Titulación
240 horas
(10 días)
Tabla 14 - Tipos de Trámites y tiempos aproximados de respuesta.
Elaborado Por: Katherine García Hube
Se observa que el tiempo de respuesta para los trámites de Presentación del perfil de
investigación y Presentación del proyecto de investigación es de aproximadamente 10
días, esto se debe al procedimiento que se realiza luego del direccionamiento de los
trámites en referencia.
66
Continuidad para el trámite de Presentación del perfil de investigación.
Luego de los 8 pasos citados en la tabla # 13, se realiza lo siguiente:
Orden Tarea Responsable Tiempo
Estimado
1 Revisión de formatos Responsable de
Titulación
1 día
2 Convocatoria a Reunión para revisión de
trabajos
Responsable de
Titulación
2 días
3 Reunión para trámites de titulación Responsable de
Titulación
2 horas
4 Entrega de perfiles revisados e informes Coordinadores de
Carrera
2 a 5 días
5 Elaboración de notificaciones para
docentes y estudiantes
Responsable de
Titulación
1 día
6 Notificación a estudiantes y docentes Secretarias 1 día
7 Tutorías Docentes y estudiantes Varía (mínimo
1 mes)
Tabla 15 - Trámite de Presentación del perfil de investigación
Elaborado Por: Katherine García Hube
Continuidad para el trámite de Presentación del proyecto de investigación.
Igual que el proceso anterior, parte de los 8 pasos citados en la tabla # 13, y
posteriormente se realiza lo siguiente:
Orden Tarea Responsable Tiempo
Estimado
1 Convocatoria a Reunión para revisión de
trabajos
Responsable de
Titulación
2 días
2 Reunión para trámites de titulación Responsable de
Titulación
2 horas
3 Asignación de oponente/lector Coordinadores de
Carrera
1 día
4 Elaboración de notificaciones para
docentes
Responsable de
Titulación
1 día
5 Notificación a docentes Secretarias 1 día
6 Entrega del informe de lectura Docente 5 días
Tabla 16 - Trámite de Presentación del proyecto de investigación
Elaborado Por: Katherine García Hube
67
Modelo definido del sistema BPM para los procesos administrativos de trámite de Solicitudes de la Universidad UNIANDES – Babahoyo
Gráfico 15: Diagrama de Flujo del Proceso para las Solicitudes de los estudiantes de UNIANDES
Elaborado Por: Katherine García Hube
68
Diseño
Análisis de requisitos
Para el desarrollo de la propuesta de este trabajo, se realizó el análisis de requisitos, para
representar a los distintos usuarios que van a manipular el sistema y las funciones a las
que van a tener acceso cada uno de estos.
Los procesos a desarrollar en la aplicación, se obtuvieron de la investigación realizada,
es decir, de la práctica diaria de los funcionarios involucrados en el trámite de
solicitudes y el trámite de titulación.
Contará con manejo de usuarios y controles de accesos restringidos por contraseñas al
sistema. El sistema permitirá el ingreso de usuarios, de acuerdo a la necesidad de la
Institución., será de fácil utilización para los usuarios que acceden a ingresar y consultar
el trámite de sus solicitudes.
Este sistema propuesto, permitirá controlar los tiempos de respuesta de los trámites que
realizan los estudiantes.
Realizará notificaciones a los estudiantes, y al usuario asignado para cumplir con el
trámite, según corresponde.
Entre los usuarios del sistema tenemos a los estudiantes, asistentes financieras,
secretarias, dirección de la extensión, responsable del proceso de titulación, los
coordinadores de carrera y los docentes.
Además, un administrador del sistema que se encargará de crear y asignar las cuentas de
usuarios; así como también podrá adaptar el proceso y las tareas de acuerdo a las
necesidades de UNIANDES-Babahoyo.
69
Casos de uso
Diagrama de caso de uso 1: Creación de solicitudes
Elaborado Por: Katherine García Hube
Diagrama de caso de uso 2: Visto bueno financiero
Elaborado Por: Katherine García Hube
70
Diagrama de caso de uso 3: Asignación de resolución
Elaborado Por: Katherine García Hube
Diagrama de caso de uso 4: Aprobación de Solicitud
Elaborado Por: Katherine García Hube
71
Diagrama de caso de uso 5: Direccionamiento de responsable
Elaborado Por: Katherine García Hube
Diagrama de caso de uso 6: Trámite de presentación de perfil de investigación
Elaborado Por: Katherine García Hube
72
Diagrama de caso de uso 7: Trámite de presentación de proyecto de investigación
Elaborado Por: Katherine García Hube
Diagrama de caso de uso 8: Funciones del Administrador
Elaborado Por: Katherine García Hube
73
Modelo Físico - Diagrama de Entidad Relación
Elaborado Por: Katherine García Hube
74
La aplicación se desarrollará en ProcessMaker, a continuación se detallan los
requerimientos del sistema:
Gráfico 16 – Requerimientos del sistema
Código Fuente:
Solicitud registrar
/*VARIABLE PROCESO*/
$UID_PROCESO=@@APPLICATION;
$TASK_UID=@@TASK;
$FECHA_REGISTRO=@@SOLI_REGISTROFECHA;
$NUMERO_DE_CASO=@@SOLI_NUMERO_CASO;
$SOLI_SOLICITUDDEESTUDIANTE=@@SOLI_SOLICITUDDEESTUDIANTE;
//USUARIO REGISTRA
$SOLI_UID_USUARIO = @@USER_LOGGED; //---> UID-USUARIO
@@SOLI_UID_USUARIO=$SOLI_UID_USUARIO;
$query = "SELECT CONCAT(USERS.USR_FIRSTNAME,'
',USERS.USR_LASTNAME) AS NOMBRE FROM USERS
WHERE USERS.USR_UID='$SOLI_UID_USUARIO'";
$result_ejecutor = executeQuery($query);
75
if (is_array($result_ejecutor) and count($result_ejecutor) > 0)
{
$SOLI_NOMBRE_USUARIO = $result_ejecutor[1]['NOMBRE']; //---> NOMBRE-
USUARIO
}
@@SOLI_NOMBRE_USUARIO=$SOLI_NOMBRE_USUARIO;
//USUARIO REGISTRA
/*DESCRIPCION*/
$query_Solicitud = "SELECT SOLI_DESCRIPCION FROM PMT_SOLICITUDES
WHERE SOLI_CODIGO='$SOLI_SOLICITUDDEESTUDIANTE'";
$result_Solicitud = executeQuery($query_Solicitud);
if (is_array($result_Solicitud) and count($result_Solicitud) > 0)
{
$SOLICITUD_DESCRIPCION = $result_Solicitud[1]['SOLI_DESCRIPCION'];
}
@@SOLI_SOLICITUD_DESCRIPCION=$SOLICITUD_DESCRIPCION;
/*DESCRIPCION*/
/*VARIABLE PROCESO*/
/*CONSULTA Y REGISTRO TRAMITE INTERNO*/
$query_c = "SELECT * FROM PMT_SOLI_ESTUDIANTE WHERE
SOLI_UID_PROCESO='$UID_PROCESO'";
$result_c = executeQuery($query_c);
if(is_array($result_c) and count($result_c) > 0)
{
executeQuery("UPDATE PMT_SOLI_ESTUDIANTE SET
SOLI_FECHA='$FECHA_REGISTRO',
SOLI_SOLICITUD_ID='$SOLI_SOLICITUDDEESTUDIANTE',
SOLI_SOLICITUD_DESCRIPCION='$SOLICITUD_DESCRIPCION'
76
WHERE SOLI_UID_PROCESO='$UID_PROCESO'");
}
else
{
executeQuery("INSERT PMT_SOLI_ESTUDIANTE(
SOLI_NUMERO_CASO,
SOLI_UID_PROCESO,
SOLI_UID_TASK,
SOLI_UID_USUARIO,
SOLI_NOMBRE_USUARIO,
SOLI_FECHA,
SOLI_SOLICITUD_ID,
SOLI_SOLICITUD_DESCRIPCION,
SOLI_NOMBRE_ARCHIVO,
SOLI_UID_ARCHIVO,
SOLI_LINK_ARCHIVO,
SOLI_NOMBRE_ARCHIVO_OPCIONAL,
SOLI_UID_ARCHIVO_OPCIONAL,
SOLI_LINK_ARCHIVO_OPCIONAL)
VALUES "."
('$NUMERO_DE_CASO',
'$UID_PROCESO',
'$TASK_UID',
'$SOLI_UID_USUARIO',
'$SOLI_NOMBRE_USUARIO',
'$FECHA_REGISTRO',
'$SOLI_SOLICITUDDEESTUDIANTE',
'$SOLICITUD_DESCRIPCION',
'XXX',
'XXX',
'XXX',
'XXX-OP',
'XXX-OP',
'XXX-OP')");
77
}
/*CONSULTA Y REGISTRO TRAMITE INTERNO*/
Actualizar Solicitud
$caseId=@@APPLICATION;
$UID_Documento1='9054027965a21d8fcc06803021952224';
//////////////////////////// DOCUMENTO SOLICITUD
$query="SELECT C.CON_ID AS ID, C.CON_VALUE AS NOMBRE,
AD.APP_DOC_CREATE_DATE AS FECHA
FROM APP_DOCUMENT AD, CONTENT C
WHERE AD.APP_UID='$caseId' AND AD.DOC_UID='$UID_Documento1' AND
AD.APP_DOC_TYPE='INPUT' AND AD.APP_DOC_STATUS='ACTIVE'
AND AD.APP_DOC_UID=C.CON_ID AND
C.CON_CATEGORY='APP_DOC_FILENAME' AND C.CON_VALUE<>'' AND
C.CON_LANG='es' ORDER BY AD.APP_DOC_CREATE_DATE DESC";
$result = executeQuery($query);
if( is_array($result) and count($result) > 0 )
{
$NOMBRE_DEL_ARCHIVO = $result[1]['NOMBRE'];
$caseDocId = $result[1]['ID'];
$LINK_DOC1 = 'http://' . $_SERVER['HTTP_HOST'] . '/sys' . @@SYS_SYS . '/' .
@@SYS_LANG . '/' . @@SYS_SKIN . '/cases/cases_ShowDocument?a=' .
$caseDocId;
}
@@SOLI_NOMBRE_ARCHIVO=$NOMBRE_DEL_ARCHIVO;
@@SOLI_LINK_ARCHIVO=$LINK_DOC1;
@@SOLI_UID_ARCHIVO=$caseDocId;
78
executeQuery("UPDATE PMT_SOLI_ESTUDIANTE
SET SOLI_UID_ARCHIVO='$caseDocId', SOLI_LINK_ARCHIVO='$LINK_DOC1',
SOLI_NOMBRE_ARCHIVO='$NOMBRE_DEL_ARCHIVO' WHERE
SOLI_UID_PROCESO='$caseId'");
//////////////////////////// DOCUMENTO SOLICITUD
$OPCION=@@SOLI_SOLICITUDDEESTUDIANTE;
if($OPCION =='K' or $OPCION == 'L')
{
$UID_Documento1_OP='7275979425a21da2b024f92085690168';
//////////////////////////// DOCUMENTO SOLICITUD OPCIONAL
$query_OP="SELECT C.CON_ID AS ID, C.CON_VALUE AS NOMBRE,
AD.APP_DOC_CREATE_DATE AS FECHA
FROM APP_DOCUMENT AD, CONTENT C
WHERE AD.APP_UID='$caseId' AND AD.DOC_UID='$UID_Documento1_OP' AND
AD.APP_DOC_TYPE='INPUT' AND AD.APP_DOC_STATUS='ACTIVE'
AND AD.APP_DOC_UID=C.CON_ID AND
C.CON_CATEGORY='APP_DOC_FILENAME' AND C.CON_VALUE<>'' AND
C.CON_LANG='es' ORDER BY AD.APP_DOC_CREATE_DATE DESC";
$result_OP = executeQuery($query_OP);
if( is_array($result_OP) and count($result_OP) > 0 )
{
$NOMBRE_DEL_ARCHIVO_OP = $result_OP[1]['NOMBRE'];
$caseDocId_OP = $result_OP[1]['ID'];
$LINK_DOC1_OP = 'http://' . $_SERVER['HTTP_HOST'] . '/sys' . @@SYS_SYS . '/'
.
@@SYS_LANG . '/' . @@SYS_SKIN . '/cases/cases_ShowDocument?a=' .
$caseDocId_OP;
79
}
executeQuery("UPDATE PMT_SOLI_ESTUDIANTE
SET SOLI_UID_ARCHIVO_OPCIONAL='$caseDocId_OP',
SOLI_LINK_ARCHIVO_OPCIONAL='$LINK_DOC1_OP',
SOLI_NOMBRE_ARCHIVO_OPCIONAL='$NOMBRE_DEL_ARCHIVO_OP'
WHERE SOLI_UID_PROCESO='$caseId'");
//////////////////////////// DOCUMENTO SOLICITUD OPCIONAL
@@SOLI_NOMBRE_ARCHIVO_OPCIONAL=$NOMBRE_DEL_ARCHIVO_OP;
@@SOLI_LINK_ARCHIVO_OPCIONAL=$LINK_DOC1_OP;
@@SOLI_UID_ARCHIVO_OPCIONAL=$caseDocId_OP;
}
else
{
executeQuery("UPDATE PMT_SOLI_ESTUDIANTE
SET SOLI_UID_ARCHIVO_OPCIONAL='XXX-OP',
SOLI_LINK_ARCHIVO_OPCIONAL='XXX-OP',
SOLI_NOMBRE_ARCHIVO_OPCIONAL='XXX-OP' WHERE
SOLI_UID_PROCESO='$caseId'");
}
Visto Bueno Registrar
@@VISTO_NOMBRE_USUARIO=@@SOLI_NOMBRE_USUARIO; //----------------
------> "$CHAR"
@@VISTO_FECHA=@@SOLI_REGISTROFECHA; //----------------------> "$CHAR"
@@VISTO_SOLICITUD_DESCRIPCION=@@SOLI_SOLICITUD_DESCRIPCION;
//----------------------> "$CHAR"
@@VISTO_NOMBRE_ARCHIVO=@@SOLI_NOMBRE_ARCHIVO;
@@VISTO_LINK_ARCHIVO=@@SOLI_LINK_ARCHIVO;
80
@@VISTO_NOMBRE_ARCHIVO_OPCIONAL=@@SOLI_NOMBRE_ARCHIVO_
OPCIONAL;
@@VISTO_LINK_ARCHIVO_OPCIONAL=@@SOLI_LINK_ARCHIVO_OPCION
AL;
@@VISTO_SOLICITUDDEESTUDIANTE=@@SOLI_SOLICITUDDEESTUDIAN
TE;
$FECHA_REGISTRO_SOLICITANTE=@@VISTO_FECHA;
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
/*VARIABLE PROCESO*/
$UID_PROCESO_VISTO=@@APPLICATION;
$TASK_UID_VISTO=@@TASK;
//$FECHA_REGISTRO=@@SOLI_REGISTROFECHA; FECHA SOLICITUD
$FECHA_REGISTRO_VISTO=@@VISTO_FECHA_REGISTRO;
$NUMERO_DE_CASO_VISTO=@@SOLI_NUMERO_CASO;
$UID_USUARIO_SOLICITANDO_VISTO=@@SOLI_UID_USUARIO;
$NOMBRE_USUARIO_SOLICITANDO_VISTO=@@VISTO_NOMBRE_USUARI
O;
$SOLI_SOLICITUDDEESTUDIANTE_VISTO_CODIGO=@@SOLI_SOLICITUDD
EESTUDIANTE;
$SOLI_SOLICITUD_DESCRIPCION_VISTO=@@VISTO_SOLICITUD_DESCRIPC
ION;
$VISTO_BUENO=@@VISTO_BUENO;
@@DIRE_BUENO=@@VISTO_BUENO;
81
$VISTO_NOMBRE_ARCHIVO=@@VISTO_NOMBRE_ARCHIVO;
$VISTO_LINK_ARCHIVO=@@VISTO_LINK_ARCHIVO;
$VISTO_UID_ARCHIVO=@@SOLI_UID_ARCHIVO;
if($CODIGO_VALIDADOR=="K" or $CODIGO_VALIDADOR=="L")
{
$VISTO_NOMBRE_ARCHIVO_OPCIONAL=@@VISTO_NOMBRE_ARCHIVO_O
PCIONAL;
$VISTO_LINK_ARCHIVO_OPCIONAL=@@VISTO_LINK_ARCHIVO_OPCIONA
L;
$VISTO_UID_ARCHIVO_OPCIONAL=@@SOLI_UID_ARCHIVO_OPCIONAL;
}
else
{
$VISTO_NOMBRE_ARCHIVO_OPCIONAL="XXX";
$VISTO_LINK_ARCHIVO_OPCIONAL="XXX";
$VISTO_UID_ARCHIVO_OPCIONAL="XXX";
}
//------------------------------------ HASTA AQUI
//USUARIO REGISTRA
$SOLI_UID_USUARIO_VISTO = @@USER_LOGGED; //---> UID-
USUARIO
$query = "SELECT CONCAT(USERS.USR_FIRSTNAME,'
',USERS.USR_LASTNAME) AS NOMBRE FROM USERS
WHERE USERS.USR_UID='$SOLI_UID_USUARIO_VISTO'";
$result_ejecutor = executeQuery($query);
if (is_array($result_ejecutor) and count($result_ejecutor) > 0)
{
$SOLI_NOMBRE_USUARIO_VISTO = $result_ejecutor[1]['NOMBRE']; //--->
NOMBRE-USUARIO
}
//USUARIO REGISTRA
/*VARIABLE PROCESO*/
82
/*CONSULTA Y REGISTRO TRAMITE INTERNO*/
$query_c = "SELECT * FROM PMT_SOLI_FINANCIERO WHERE
VISTO_UID_PROCESO='$UID_PROCESO_VISTO'";
$result_c = executeQuery($query_c);
//$VISTO_SOLICITUDDEESTUDIANTE=@@VISTO_SOLICITUDDEESTUDIANT
E;
if(is_array($result_c) and count($result_c) > 0)
{
executeQuery("UPDATE PMT_SOLI_FINANCIERO SET
VISTO_BUENO='$VISTO_BUENO'
WHERE VISTO_UID_PROCESO='$UID_PROCESO_VISTO'");
}
else
{
executeQuery("INSERT PMT_SOLI_FINANCIERO(
VISTO_NUMERO_CASO,
VISTO_UID_PROCESO,
VISTO_UID_TASK,
VISTO_UID_USUARIO_SOLICITANTE,
VISTO_NOMBRE_USUARIO_SOLICITANTE,
VISTO_FECHA_REGISTRO,
VISTO_UID_USUARIO_REGISTRO,
VISTO_NOMBRE_USUARIO_REGISTRO,
VISTO_FECHA_SOLICITUD,
VISTO_SOLICITUDDEESTUDIANTE,
VISTO_SOLICITUD_DESCRIPCION,
VISTO_BUENO,
VISTO_NOMBRE_ARCHIVO,
VISTO_UID_ARCHIVO,
VISTO_LINK_ARCHIVO,
VISTO_NOMBRE_ARCHIVO_OPCIONAL,
VISTO_UID_ARCHIVO_OPCIONAL,
VISTO_LINK_ARCHIVO_OPCIONAL)
83
VALUES "."
('$NUMERO_DE_CASO_VISTO',
'$UID_PROCESO_VISTO',
'$TASK_UID_VISTO',
'$UID_USUARIO_SOLICITANDO_VISTO',
'$NOMBRE_USUARIO_SOLICITANDO_VISTO',
'$FECHA_REGISTRO_VISTO',
'$SOLI_UID_USUARIO_VISTO',
'$SOLI_NOMBRE_USUARIO_VISTO',
'$FECHA_REGISTRO_SOLICITANTE',
'$SOLI_SOLICITUDDEESTUDIANTE_VISTO_CODIGO',
'$SOLI_SOLICITUD_DESCRIPCION_VISTO',
'$VISTO_BUENO',
'$VISTO_NOMBRE_ARCHIVO',
'$VISTO_UID_ARCHIVO',
'$VISTO_LINK_ARCHIVO',
'$VISTO_NOMBRE_ARCHIVO_OPCIONAL',
'$VISTO_UID_ARCHIVO_OPCIONAL',
'$VISTO_LINK_ARCHIVO_OPCIONAL')");
}
/*CONSULTA Y REGISTRO TRAMITE INTERNO*/
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Secretaria Registrar
@@SECRE_NOMBRE_USUARIO=@@VISTO_NOMBRE_USUARIO; //-------------
---------> "$CHAR"
@@SECRE_FECHA=@@VISTO_FECHA; //----------------------> "$CHAR"
@@SECRE_SOLICITUD_DESCRIPCION=@@VISTO_SOLICITUD_DESCRIPCIO
N; //----------------------> "$CHAR"
@@SECRE_NOMBRE_ARCHIVO=@@VISTO_NOMBRE_ARCHIVO;
@@SECRE_LINK_ARCHIVO=@@VISTO_LINK_ARCHIVO;
84
@@SECRE_NOMBRE_ARCHIVO_OPCIONAL=@@VISTO_NOMBRE_ARCHIV
O_OPCIONAL;
@@SECRE_LINK_ARCHIVO_OPCIONAL=@@VISTO_LINK_ARCHIVO_OPCIO
NAL;
@@SECRE_SOLICITUDDEESTUDIANTE=@@VISTO_SOLICITUDDEESTUDIA
NTE;
$CODIGO_VALIDADOR=@@SECRE_SOLICITUDDEESTUDIANTE;
$FECHA_REGISTRO_SOLICITUD=@@SECRE_FECHA;
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
/*VARIABLE PROCESO*/
$UID_PROCESO_SECRE=@@APPLICATION;
$TASK_UID_SECRE=@@TASK;
$FECHA_REGISTRO_SECRE=@@SECRE_FECHA_REGISTRO; //FECHA
REGISTRO ACTUAL
$NUMERO_DE_CASO_SECRE=@@SOLI_NUMERO_CASO;
$UID_USUARIO_SOLICITANDO_SECRE=@@SOLI_UID_USUARIO;
$NOMBRE_USUARIO_SOLICITANDO_SECRE=@@SECRE_NOMBRE_USUARI
O;
$SOLI_SOLICITUDDEESTUDIANTE_SECRE_CODIGO=@@VISTO_SOLICITUD
DEESTUDIANTE;
$SOLI_SOLICITUD_DESCRIPCION_SECRE=@@SECRE_SOLICITUD_DESCRIP
CION;
$SECRE_BUENO=@@VISTO_BUENO;
$SECRE_NOMBRE_ARCHIVO=@@SECRE_NOMBRE_ARCHIVO;
$SECRE_LINK_ARCHIVO=@@SECRE_LINK_ARCHIVO;
$SECRE_UID_ARCHIVO=@@SOLI_UID_ARCHIVO;
85
/*ASIGNACION DE VARIABLES*/
@@DIRE_NOMBRE_ARCHIVO=@@SECRE_NOMBRE_ARCHIVO;
@@DIRE_LINK_ARCHIVO=@@SECRE_LINK_ARCHIVO;
@@DIRE_UID_ARCHIVO=@@SOLI_UID_ARCHIVO;
/*ASIGNACION DE VARIABLES*/
if($CODIGO_VALIDADOR=="K" or $CODIGO_VALIDADOR=="L")
{
$SECRE_NOMBRE_ARCHIVO_OPCIONAL=@@SECRE_NOMBRE_ARCHIVO_
OPCIONAL;
$SECRE_LINK_ARCHIVO_OPCIONAL=@@SECRE_LINK_ARCHIVO_OPCION
AL;
$SECRE_UID_ARCHIVO_OPCIONAL=@@SOLI_UID_ARCHIVO_OPCIONAL;
/*ASIGNACION DE VARIABLES*/
@@DIRE_NOMBRE_ARCHIVO_OPCIONAL=@@SECRE_NOMBRE_ARCHIVO_
OPCIONAL;
@@DIRE_LINK_ARCHIVO_OPCIONAL=@@SECRE_LINK_ARCHIVO_OPCION
AL;
@@DIRE_UID_ARCHIVO_OPCIONAL=@@SOLI_UID_ARCHIVO_OPCIONAL;
/*ASIGNACION DE VARIABLES*/
}
else
{
$SECRE_NOMBRE_ARCHIVO_OPCIONAL="XXX";
$SECRE_LINK_ARCHIVO_OPCIONAL="XXX";
$SECRE_UID_ARCHIVO_OPCIONAL="XXX";
}
//------------------------------------ HASTA AQUI
//USUARIO REGISTRA
$VISTO_UID_USUARIO_SECRE = @@USER_LOGGED; //--->
UID-USUARIO
$query = "SELECT CONCAT(USERS.USR_FIRSTNAME,'
',USERS.USR_LASTNAME) AS NOMBRE FROM USERS
86
WHERE USERS.USR_UID='$VISTO_UID_USUARIO_SECRE'";
$result_ejecutor = executeQuery($query);
if (is_array($result_ejecutor) and count($result_ejecutor) > 0)
{
$VISTO_NOMBRE_USUARIO_SECRE = $result_ejecutor[1]['NOMBRE']; //--->
NOMBRE-USUARIO
}
//USUARIO REGISTRA
@@SECRE_NOMBRE_REGISTRO=$VISTO_NOMBRE_USUARIO_SECRE;
/*VARIABLE PROCESO*/
/*CONSULTA Y REGISTRO TRAMITE INTERNO*/
$query_c = "SELECT * FROM PMT_SOLI_SECRETARIA WHERE
SECRE_UID_PROCESO='$UID_PROCESO_SECRE'";
$result_c = executeQuery($query_c);
if(is_array($result_c) and count($result_c) > 0)
{
/*executeQuery("UPDATE PMT_SOLI_SECRETARIA SET
SECRE_BUENO='$SECRE_BUENO'
WHERE SECRE_UID_PROCESO='$UID_PROCESO_SECRE'");*/
}
else
{
executeQuery("INSERT PMT_SOLI_SECRETARIA(
SECRE_NUMERO_CASO,
SECRE_UID_PROCESO,
SECRE_UID_TASK,
SECRE_UID_USUARIO_SOLICITANTE,
SECRE_NOMBRE_USUARIO_SOLICITANTE,
SECRE_FECHA_REGISTRO,
87
SECRE_UID_USUARIO_REGISTRO,
SECRE_NOMBRE_USUARIO_REGISTRO,
SECRE_FECHA_REGISTRO_SOLICITUD,
SECRE_SOLICITUDDEESTUDIANTE,
SECRE_SOLICITUD_DESCRIPCION,
SECRE_BUENO,
SECRE_NOMBRE_ARCHIVO,
SECRE_UID_ARCHIVO,
SECRE_LINK_ARCHIVO,
SECRE_NOMBRE_ARCHIVO_OPCIONAL,
SECRE_UID_ARCHIVO_OPCIONAL,
SECRE_LINK_ARCHIVO_OPCIONAL,
SECRE_NOMBRE_ARCHIVO_SECRETARIA,
SECRE_UID_ARCHIVO_SECRETARIA,
SECRE_LINK_ARCHIVO_SECRETARIA)
VALUES "."
('$NUMERO_DE_CASO_SECRE',
'$UID_PROCESO_SECRE',
'$TASK_UID_SECRE',
'$UID_USUARIO_SOLICITANDO_SECRE',
'$NOMBRE_USUARIO_SOLICITANDO_SECRE',
'$FECHA_REGISTRO_SECRE',
'$VISTO_UID_USUARIO_SECRE',
'$VISTO_NOMBRE_USUARIO_SECRE',
'$FECHA_REGISTRO_SOLICITUD',
'$SOLI_SOLICITUDDEESTUDIANTE_SECRE_CODIGO',
'$SOLI_SOLICITUD_DESCRIPCION_SECRE',
'$SECRE_BUENO',
'$SECRE_NOMBRE_ARCHIVO',
'$SECRE_UID_ARCHIVO',
'$SECRE_LINK_ARCHIVO',
'$SECRE_NOMBRE_ARCHIVO_OPCIONAL',
'$SECRE_UID_ARCHIVO_OPCIONAL',
'$SECRE_LINK_ARCHIVO_OPCIONAL',
88
'XXX-SECRE',
'XXX-SECRE',
'XXX-SECRE')");
}
/*CONSULTA Y REGISTRO TRAMITE INTERNO*/
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Actualizar Secretaria
$caseId=@@APPLICATION;
$UID_Documento1='6062196115a2726a6b06488006612061';
//////////////////////////// DOCUMENTO SOLICITUD
$query="SELECT C.CON_ID AS ID, C.CON_VALUE AS NOMBRE,
AD.APP_DOC_CREATE_DATE AS FECHA
FROM APP_DOCUMENT AD, CONTENT C
WHERE AD.APP_UID='$caseId' AND AD.DOC_UID='$UID_Documento1' AND
AD.APP_DOC_TYPE='INPUT' AND AD.APP_DOC_STATUS='ACTIVE'
AND AD.APP_DOC_UID=C.CON_ID AND
C.CON_CATEGORY='APP_DOC_FILENAME' AND C.CON_VALUE<>'' AND
C.CON_LANG='es' ORDER BY AD.APP_DOC_CREATE_DATE DESC";
$result = executeQuery($query);
if( is_array($result) and count($result) > 0 )
{
$NOMBRE_DEL_ARCHIVO = $result[1]['NOMBRE'];
$caseDocId = $result[1]['ID'];
$LINK_DOC1 = 'http://' . $_SERVER['HTTP_HOST'] . '/sys' . @@SYS_SYS . '/' .
@@SYS_LANG . '/' . @@SYS_SKIN . '/cases/cases_ShowDocument?a=' .
$caseDocId;
}
89
//AÑADIR COMO NUEVAS VARIABLES PARA MOSTRAR Y DESCARGAR EN
GRID
/*UTILIZAR PARA LLEVAR A LA SIGUIENTE TAREA*/
@@DIRE_NOMBRE_ARCHIVO_SECRE=$NOMBRE_DEL_ARCHIVO;
@@DIRE_LINK_ARCHIVO_SECRE=$LINK_DOC1;
@@DIRE_UID_ARCHIVO_SECRE=$caseDocId;
/*UTILIZAR PARA LLEVAR A LA SIGUIENTE TAREA*/
executeQuery("UPDATE PMT_SOLI_SECRETARIA
SET SECRE_UID_ARCHIVO_SECRETARIA='$caseDocId',
SECRE_LINK_ARCHIVO_SECRETARIA='$LINK_DOC1',
SECRE_NOMBRE_ARCHIVO_SECRETARIA='$NOMBRE_DEL_ARCHIVO'
WHERE SECRE_UID_PROCESO='$caseId'");
//////////////////////////// DOCUMENTO SOLICITUD
Director Registrar
//EDITANDO
@@DIRE_NOMBRE_USUARIO=@@SECRE_NOMBRE_USUARIO; //---------------
-------> "$CHAR"
@@DIRE_FECHA=@@SECRE_FECHA; //----------------------> "$CHAR"
@@DIRE_SOLICITUD_DESCRIPCION=@@SECRE_SOLICITUD_DESCRIPCION
; //----------------------> "$CHAR"
@@DIRE_NOMBRE_ARCHIVO=@@SECRE_NOMBRE_ARCHIVO;
@@DIRE_LINK_ARCHIVO=@@SECRE_LINK_ARCHIVO;
@@DIRE_NOMBRE_ARCHIVO_OPCIONAL=@@SECRE_NOMBRE_ARCHIVO_
OPCIONAL;
@@DIRE_LINK_ARCHIVO_OPCIONAL=@@SECRE_LINK_ARCHIVO_OPCION
AL;
@@DIRE_SOLICITUDDEESTUDIANTE=@@SECRE_SOLICITUDDEESTUDIAN
TE;
$CODIGO_VALIDADOR=@@DIRE_SOLICITUDDEESTUDIANTE;
90
$FECHA_REGISTRO_SOLICITUD=@@DIRE_FECHA;
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
//$CODIGO_VALIDADOR=@@VISTO_SOLICITUDDEESTUDIANTE;
/*VALIDACION DE RECORRIDO*/
if($CODIGO_VALIDADOR=="K" or $CODIGO_VALIDADOR=="L")
{
@@VARIABLE_VALIDADOR="B";
}
else
{
@@VARIABLE_VALIDADOR="A";
}
/*VALIDACION DE RECORRIDO*/
/*VARIABLE PROCESO*/
$UID_PROCESO_DIRE=@@APPLICATION;
$TASK_UID_DIRE=@@TASK;
$FECHA_REGISTRO_DIRE=@@DIRE_FECHA_REGISTRO; //FECHA REGISTRO
ACTUAL
$NUMERO_DE_CASO_DIRE=@@SOLI_NUMERO_CASO; //NUMERO DE CASO
HEREDADO
$UID_USUARIO_SOLICITANDO_DIRE=@@SOLI_UID_USUARIO; // ID
USUARIO HEREDADO
$NOMBRE_USUARIO_SOLICITANDO_DIRE=@@DIRE_NOMBRE_USUARIO;
$SOLI_SOLICITUDDEESTUDIANTE_DIRE_CODIGO=@@DIRE_SOLICITUDDE
ESTUDIANTE;
$SOLI_SOLICITUD_DESCRIPCION_DIRE=@@DIRE_SOLICITUD_DESCRIPCIO
N;
91
$DIRE_BUENO=@@DIRE_BUENO;
$DIRE_NOMBRE_ARCHIVO=@@DIRE_NOMBRE_ARCHIVO;
$DIRE_LINK_ARCHIVO=@@DIRE_LINK_ARCHIVO;
$DIRE_UID_ARCHIVO=@@DIRE_UID_ARCHIVO;//// VERIFICAR ESTE DATO
if($CODIGO_VALIDADOR=="K" or $CODIGO_VALIDADOR=="L")
{
$DIRE_NOMBRE_ARCHIVO_OPCIONAL=@@DIRE_NOMBRE_ARCHIVO_OPC
IONAL;
$DIRE_LINK_ARCHIVO_OPCIONAL=@@DIRE_LINK_ARCHIVO_OPCIONAL;
$DIRE_UID_ARCHIVO_OPCIONAL=@@DIRE_UID_ARCHIVO_OPCIONAL;
}
else
{
$DIRE_NOMBRE_ARCHIVO_OPCIONAL="XXX";
$DIRE_LINK_ARCHIVO_OPCIONAL="XXX";
$DIRE_UID_ARCHIVO_OPCIONAL="XXX";
}
//------------------------------------ HASTA AQUI
//USUARIO REGISTRA
$DIRE_UID_USUARIO_DIRE = @@USER_LOGGED; //---> UID-
USUARIO
$query = "SELECT CONCAT(USERS.USR_FIRSTNAME,'
',USERS.USR_LASTNAME) AS NOMBRE FROM USERS
WHERE USERS.USR_UID='$DIRE_UID_USUARIO_DIRE'";
$result_ejecutor = executeQuery($query);
if (is_array($result_ejecutor) and count($result_ejecutor) > 0)
{
$DIRE_NOMBRE_USUARIO_DIRE = $result_ejecutor[1]['NOMBRE']; //--->
NOMBRE-USUARIO
}
92
//USUARIO REGISTRA
/*VARIABLE PROCESO*/
$DIRE_NOMBRE_ARCHIVO_SECRE=@@DIRE_NOMBRE_ARCHIVO_SECRE;
$DIRE_LINK_ARCHIVO_SECRE=@@DIRE_LINK_ARCHIVO_SECRE;
$DIRE_UID_ARCHIVO_SECRE=@@DIRE_UID_ARCHIVO_SECRE;
$DIRE_ESTADO_APROBADO=@@DIRE_ESTADO_APROBADO_DIRECTOR;
/*CONSULTA Y REGISTRO TRAMITE INTERNO*/
$query_c = "SELECT * FROM PMT_SOLI_DIRECTOR WHERE
DIRE_UID_PROCESO='$UID_PROCESO_DIRE'";
$result_c = executeQuery($query_c);
if(is_array($result_c) and count($result_c) > 0)
{
executeQuery("UPDATE PMT_SOLI_DIRECTOR SET
DIRE_ESTADO_APROBADO='$DIRE_ESTADO_APROBADO' WHERE
DIRE_UID_PROCESO='$UID_PROCESO_DIRE'");
}
else
{
executeQuery("INSERT PMT_SOLI_DIRECTOR(
DIRE_NUMERO_CASO,
DIRE_UID_PROCESO,
DIRE_UID_TASK,
DIRE_UID_USUARIO_SOLICITANTE,
DIRE_NOMBRE_USUARIO_SOLICITANTE,
DIRE_FECHA_REGISTRO,
DIRE_UID_USUARIO_REGISTRO,
DIRE_NOMBRE_USUARIO_REGISTRO,
DIRE_FECHA_SOLICITUD,
DIRE_SOLICITUDDEESTUDIANTE,
93
DIRE_SOLICITUD_DESCRIPCION,
DIRE_BUENO,
DIRE_NOMBRE_ARCHIVO,
DIRE_UID_ARCHIVO,
DIRE_LINK_ARCHIVO,
DIRE_NOMBRE_ARCHIVO_OPCIONAL,
DIRE_UID_ARCHIVO_OPCIONAL,
DIRE_LINK_ARCHIVO_OPCIONAL,
DIRE_NOMBRE_ARCHIVO_SECRETARIA,
DIRE_UID_ARCHIVO_SECRETARIA,
DIRE_LINK_ARCHIVO_SECRETARIA,
DIRE_NOMBRE_ARCHIVO_DIRECTOR,
DIRE_UID_ARCHIVO_DIRECTOR,
DIRE_LINK_ARCHIVO_DIRECTOR,
DIRE_ESTADO_APROBADO)
VALUES "."
('$NUMERO_DE_CASO_DIRE',
'$UID_PROCESO_DIRE',
'$TASK_UID_DIRE',
'$UID_USUARIO_SOLICITANDO_DIRE',
'$NOMBRE_USUARIO_SOLICITANDO_DIRE',
'$FECHA_REGISTRO_DIRE',
'$DIRE_UID_USUARIO_DIRE',
'$DIRE_NOMBRE_USUARIO_DIRE',
'$FECHA_REGISTRO_SOLICITUD',
'$SOLI_SOLICITUDDEESTUDIANTE_DIRE_CODIGO',
'$SOLI_SOLICITUD_DESCRIPCION_DIRE',
'$DIRE_BUENO',
'$DIRE_NOMBRE_ARCHIVO',
'$DIRE_UID_ARCHIVO',
'$DIRE_LINK_ARCHIVO',
'$DIRE_NOMBRE_ARCHIVO_OPCIONAL',
'$DIRE_UID_ARCHIVO_OPCIONAL',
'$DIRE_LINK_ARCHIVO_OPCIONAL',
94
'$DIRE_NOMBRE_ARCHIVO_SECRE',
'$DIRE_UID_ARCHIVO_SECRE',
'$DIRE_LINK_ARCHIVO_SECRE',
'XXX-DIRE',
'XXX-DIRE',
'XXX-DIRE',
'$DIRE_ESTADO_APROBADO')");
}
/*CONSULTA Y REGISTRO TRAMITE INTERNO*/
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Director Actualizar
//EDITANDO
@@DIRE_NOMBRE_USUARIO=@@SECRE_NOMBRE_USUARIO; //---------------
-------> "$CHAR"
@@DIRE_FECHA=@@SECRE_FECHA; //----------------------> "$CHAR"
@@DIRE_SOLICITUD_DESCRIPCION=@@SECRE_SOLICITUD_DESCRIPCION
; //----------------------> "$CHAR"
@@DIRE_NOMBRE_ARCHIVO=@@SECRE_NOMBRE_ARCHIVO;
@@DIRE_LINK_ARCHIVO=@@SECRE_LINK_ARCHIVO;
@@DIRE_NOMBRE_ARCHIVO_OPCIONAL=@@SECRE_NOMBRE_ARCHIVO_
OPCIONAL;
@@DIRE_LINK_ARCHIVO_OPCIONAL=@@SECRE_LINK_ARCHIVO_OPCION
AL;
@@DIRE_SOLICITUDDEESTUDIANTE=@@SECRE_SOLICITUDDEESTUDIAN
TE;
$CODIGO_VALIDADOR=@@DIRE_SOLICITUDDEESTUDIANTE;
$FECHA_REGISTRO_SOLICITUD=@@DIRE_FECHA;
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
95
//$CODIGO_VALIDADOR=@@VISTO_SOLICITUDDEESTUDIANTE;
/*VALIDACION DE RECORRIDO*/
if($CODIGO_VALIDADOR=="K" or $CODIGO_VALIDADOR=="L")
{
@@VARIABLE_VALIDADOR="B";
}
else
{
@@VARIABLE_VALIDADOR="A";
}
/*VALIDACION DE RECORRIDO*/
/*VARIABLE PROCESO*/
$UID_PROCESO_DIRE=@@APPLICATION;
$TASK_UID_DIRE=@@TASK;
$FECHA_REGISTRO_DIRE=@@DIRE_FECHA_REGISTRO; //FECHA REGISTRO
ACTUAL
$NUMERO_DE_CASO_DIRE=@@SOLI_NUMERO_CASO; //NUMERO DE CASO
HEREDADO
$UID_USUARIO_SOLICITANDO_DIRE=@@SOLI_UID_USUARIO; // ID
USUARIO HEREDADO
$NOMBRE_USUARIO_SOLICITANDO_DIRE=@@DIRE_NOMBRE_USUARIO;
$SOLI_SOLICITUDDEESTUDIANTE_DIRE_CODIGO=@@DIRE_SOLICITUDDE
ESTUDIANTE;
$SOLI_SOLICITUD_DESCRIPCION_DIRE=@@DIRE_SOLICITUD_DESCRIPCIO
N;
96
$DIRE_BUENO=@@DIRE_BUENO;
$DIRE_NOMBRE_ARCHIVO=@@DIRE_NOMBRE_ARCHIVO;
$DIRE_LINK_ARCHIVO=@@DIRE_LINK_ARCHIVO;
$DIRE_UID_ARCHIVO=@@DIRE_UID_ARCHIVO;//// VERIFICAR ESTE DATO
if($CODIGO_VALIDADOR=="K" or $CODIGO_VALIDADOR=="L")
{
$DIRE_NOMBRE_ARCHIVO_OPCIONAL=@@DIRE_NOMBRE_ARCHIVO_OPC
IONAL;
$DIRE_LINK_ARCHIVO_OPCIONAL=@@DIRE_LINK_ARCHIVO_OPCIONAL;
$DIRE_UID_ARCHIVO_OPCIONAL=@@DIRE_UID_ARCHIVO_OPCIONAL;
}
else
{
$DIRE_NOMBRE_ARCHIVO_OPCIONAL="XXX";
$DIRE_LINK_ARCHIVO_OPCIONAL="XXX";
$DIRE_UID_ARCHIVO_OPCIONAL="XXX";
}
//------------------------------------ HASTA AQUI
//USUARIO REGISTRA
$DIRE_UID_USUARIO_DIRE = @@USER_LOGGED; //---> UID-
USUARIO
$query = "SELECT CONCAT(USERS.USR_FIRSTNAME,'
',USERS.USR_LASTNAME) AS NOMBRE FROM USERS
WHERE USERS.USR_UID='$DIRE_UID_USUARIO_DIRE'";
$result_ejecutor = executeQuery($query);
if (is_array($result_ejecutor) and count($result_ejecutor) > 0)
{
$DIRE_NOMBRE_USUARIO_DIRE = $result_ejecutor[1]['NOMBRE']; //--->
NOMBRE-USUARIO
}
97
//USUARIO REGISTRA
/*VARIABLE PROCESO*/
$DIRE_NOMBRE_ARCHIVO_SECRE=@@DIRE_NOMBRE_ARCHIVO_SECRE;
$DIRE_LINK_ARCHIVO_SECRE=@@DIRE_LINK_ARCHIVO_SECRE;
$DIRE_UID_ARCHIVO_SECRE=@@DIRE_UID_ARCHIVO_SECRE;
$DIRE_ESTADO_APROBADO=@@DIRE_ESTADO_APROBADO_DIRECTOR;
/*CONSULTA Y REGISTRO TRAMITE INTERNO*/
$query_c = "SELECT * FROM PMT_SOLI_DIRECTOR WHERE
DIRE_UID_PROCESO='$UID_PROCESO_DIRE'";
$result_c = executeQuery($query_c);
if(is_array($result_c) and count($result_c) > 0)
{
executeQuery("UPDATE PMT_SOLI_DIRECTOR SET
DIRE_ESTADO_APROBADO='$DIRE_ESTADO_APROBADO' WHERE
DIRE_UID_PROCESO='$UID_PROCESO_DIRE'");
}
else
{
executeQuery("INSERT PMT_SOLI_DIRECTOR(
DIRE_NUMERO_CASO,
DIRE_UID_PROCESO,
DIRE_UID_TASK,
DIRE_UID_USUARIO_SOLICITANTE,
DIRE_NOMBRE_USUARIO_SOLICITANTE,
DIRE_FECHA_REGISTRO,
DIRE_UID_USUARIO_REGISTRO,
DIRE_NOMBRE_USUARIO_REGISTRO,
DIRE_FECHA_SOLICITUD,
DIRE_SOLICITUDDEESTUDIANTE,
98
DIRE_SOLICITUD_DESCRIPCION,
DIRE_BUENO,
DIRE_NOMBRE_ARCHIVO,
DIRE_UID_ARCHIVO,
DIRE_LINK_ARCHIVO,
DIRE_NOMBRE_ARCHIVO_OPCIONAL,
DIRE_UID_ARCHIVO_OPCIONAL,
DIRE_LINK_ARCHIVO_OPCIONAL,
DIRE_NOMBRE_ARCHIVO_SECRETARIA,
DIRE_UID_ARCHIVO_SECRETARIA,
DIRE_LINK_ARCHIVO_SECRETARIA,
DIRE_NOMBRE_ARCHIVO_DIRECTOR,
DIRE_UID_ARCHIVO_DIRECTOR,
DIRE_LINK_ARCHIVO_DIRECTOR,
DIRE_ESTADO_APROBADO)
VALUES "."
('$NUMERO_DE_CASO_DIRE',
'$UID_PROCESO_DIRE',
'$TASK_UID_DIRE',
'$UID_USUARIO_SOLICITANDO_DIRE',
'$NOMBRE_USUARIO_SOLICITANDO_DIRE',
'$FECHA_REGISTRO_DIRE',
'$DIRE_UID_USUARIO_DIRE',
'$DIRE_NOMBRE_USUARIO_DIRE',
'$FECHA_REGISTRO_SOLICITUD',
'$SOLI_SOLICITUDDEESTUDIANTE_DIRE_CODIGO',
'$SOLI_SOLICITUD_DESCRIPCION_DIRE',
'$DIRE_BUENO',
'$DIRE_NOMBRE_ARCHIVO',
'$DIRE_UID_ARCHIVO',
'$DIRE_LINK_ARCHIVO',
'$DIRE_NOMBRE_ARCHIVO_OPCIONAL',
'$DIRE_UID_ARCHIVO_OPCIONAL',
'$DIRE_LINK_ARCHIVO_OPCIONAL',
99
'$DIRE_NOMBRE_ARCHIVO_SECRE',
'$DIRE_UID_ARCHIVO_SECRE',
'$DIRE_LINK_ARCHIVO_SECRE',
'XXX-DIRE',
'XXX-DIRE',
'XXX-DIRE',
'$DIRE_ESTADO_APROBADO')");
}
/*CONSULTA Y REGISTRO TRAMITE INTERNO*/
///////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////
Interfaz de la Aplicación
Modo Administrador
El usuario administrador, es quien define y administra los procesos, además gestiona los
usuarios y asigna los roles.
Gráfico 17 – Pantalla Añadir nuevo usuario al sistema
100
Modo Usuario
El proceso inicia con la creación de una solicitud por parte del estudiante.
Gráfico 18 - Pantalla Creación de Solicitud - Usuario: Estudiante
2.4. Conclusiones parciales del capítulo
La mayoría de los encuestados está de acuerdo que los procesos administrativos
de la universidad UNIANDES – Babahoyo deberían automatizarse, con el
propósito de tener un mejor tiempo de respuesta.
Actualmente no existe una eficiencia completa en la ejecución de los procesos
administrativos, para el trámite de solicitudes y para titulación, razón por la que
es necesario implementar un sistema que aporte y garantice la ejecución y la
calidad de los mismos.
En la entrevista con la directora de la institución, se pudo analizar los procesos
administrativos para el trámite de solicitudes y para titulación, los mismos que
deben ser analizados para optimizar ciertos pasos sin quedar fuera de la
legalidad.
La atención por parte del personal administrativo debe ser precisa en el tiempo
de respuesta sin dejar a un lado la calidad en el trato con los estudiantes y las
personas naturales.
101
CAPÍTULO III. VALIDACIÓN Y/O EVALUACIÓN DE RESULTADOS DE LA
APLICACIÓN
3.1 Procedimiento de la aplicación de los resultados de la investigación.
Inicio de sesión
Para ingresar a la aplicación web los estudiantes, el personal administrativo y docente
de UNIANDES, deberán ingresar el usuario y la contraseña.
Gráfico 19 – Pantalla de Inicio de sesión
Ventana principal - Estudiante: El estudiante empieza el caso
La ventana principal está compuesta por las opciones: Nuevo caso, bandeja de entrada,
borrador, enviados, sin asignar, en pausa. También contiene la opción de búsqueda.
Al iniciar sesión, en la opción Enviados, se muestran los casos generados por el
estudiante y su estado.
En la parte superior, en la pestaña información, se despliegan varias opciones, entre
ellas Mapa del Proceso, que permite revisar el estado del trámite en cada instancia.
Para iniciar se escoge la opción nuevo caso, y luego la opción SOLICITUD
ESTUDIANTIL UNIANDES.
102
Gráfico 20 - Ventana principal - Estudiante
Selección del Trámite.
El estudiante debe seleccionar el tipo de solicitud, de acuerdo al trámite que va a
realizar.
Gráfico 21 – Módulo Estudiante - Selección del trámite
103
Una vez seleccionado el trámite, se debe cargar el archivo pdf que contiene el
documento ingresado por el estudiante.
Gráfico 22 - Módulo Estudiante – Carga de documento
Al presionar el botón Enviar, se puede visualizar el departamento al que será asignado
el documento.
Gráfico 23 - Módulo Estudiante – Asignación de tarea
104
Ventana - Departamento Financiero: Visto Bueno a la Solicitud
Iniciado el caso (trámite), a cada funcionario que interviene en los procesos se le irá
asignando el documento para continuar. En este caso, en la opción se visualizan los
trámites que fueron derivados al Departamento Financiero.
Gráfico 24 - Módulo Financiero – Bandeja de entrada
Dependiendo de la situación del estudiante, se procederá o no con el visto bueno
financiero.
Gráfico 25 - Módulo Financiero – Visto Bueno
105
Al presionar el botón Enviar, se puede visualizar el departamento al que será asignado
el documento.
Gráfico 26 - Módulo Financiero – Asignación de tarea
Ventana - Departamento de Secretaría adjunta Resolución
En el módulo de secretaría, es donde se asigna una resolución, conforme el trámite del
estudiante. En esta instancia, en bandeja de entrada se accede al trámite y se adjunta la
resolución, en formato pdf.
Gráfico 27 - Módulo Secretaría – Asignación y carga de Resolución
106
Al presionar el botón Enviar, se puede visualizar el departamento al que será asignado
el trámite el documento.
Gráfico 28 - Módulo Secretaría – Asignación de tarea
Ventana - Dirección de la Extensión, aprueba la Solicitud
En la parte superior, en la pestaña información, se despliegan varias opciones, entre
ellas Mapa del Proceso, que permite revisar el estado del trámite en cada instancia.
El Director recibe los trámites de los estudiantes, con la resolución asignada por el
Departamento de Secretaría. Una vez firmada la solicitud, aprueba el trámite, carga el
documento y se Envía.
Gráfico 29 - Módulo Dirección – Aprobación y carga del documento
107
Al presionar el botón Enviar, se puede visualizar el departamento al que será asignado
el documento, siempre será Secretaría, pues es ahí donde se continua con los trámites.
Gráfico 30 - Módulo Dirección – Asignación de tarea (Aprueba)
En la siguiente pantalla se detalla la información que se envía al Departamento de
Secretaría, para finalizar se presiona Continuar.
Gráfico 31 - Módulo Dirección – Asignación de tarea (Adjunta resoluciones)
108
Departamento de Secretaría, direcciona los trámites
Una vez autorizado el trámite, es en el Departamento de Secretaría donde se derivan las
solicitudes a los otros usuarios para el cumplimiento de lo requerido, conforme
corresponde.
En la bandeja de entrada se detallan todos los trámites y su estado. Al seleccionar un
caso, se muestra la información que se anexa al mismo, se escoge Seguir para continuar.
Gráfico 32 - Módulo Secretaría – Recibir documento aprobado por la Dirección
Dependiendo del trámite, se debe seleccionar el usuario que le corresponde atender
el requerimiento del estudiante, en este caso como se trata de una solicitud para
rendir evaluación, se debe seleccionar el respectivo docente.
En esta instancia, se permite adjuntar un documento adicional al trámite y se envía
el caso.
109
Gráfico 33 - Módulo Secretaría – Asignación de ususario para atender
requerimiento
Se observará una pantalla en la que se visualiza que el proceso ha sido finalizado, se
presiona Terminar.
Gráfico 34 - Módulo Secretaría – Finalización del proceso
110
Finaliza el flujo de la solicitud y se notifica por correo electrónico al estudiante y el
usuario asignado para cumplir con el trámite.
Gráfico 35 - Módulo Secretaría – Notificación al estudiante
111
3.2 Análisis de los resultados finales de la investigación
Para sustentar la propuesta de la presente investigación, se efectuaron pruebas con el fin
de comprobar el adecuado funcionamiento de la aplicación, y de esta manera determinar
si los procesos se realizan conforme a los requerimientos que se analizaron en la
investigación, es decir de acuerdo a los trámites que a diario se ejecutan en la
Extensión.
Las pruebas que se realizaron para establecer el correcto funcionamiento de la
aplicación para la gestión de los procesos administrativos de trámite de Solicitudes de la
Universidad UNIANDES – Babahoyo, son las pruebas funcionales (BBT) o caja negra
y las pruebas estructurales (WBT) o caja blanca.
Pruebas funcionales (BBT): La interfaz de la aplicación es sencilla y amigable con el
usuario, lo que permite al estudiante ingresar, iniciar un trámite, actualizar, consultar el
estado de su solicitud de forma rápida y eficiente, desde la página, incluso desde su
celular.
De la misma manera los demás usuarios pueden ingresar, y continuar con el proceso de
las solicitudes acorde a sus atributos, y acceder al mapa del proceso, donde se puede
visualizar el estado del trámite en cada instancia.
Los datos de entrada son validados y los procesos que se ejecutan, generan resultados
que aportan al control y seguimiento de los trámites. La aplicación responde de manera
aceptable.
Pruebas estructurales (WBT): El código fuente de la aplicación web no presenta
errores lógicos.
La información es confidencial y se encuentra disponible para el usuario en el momento
necesario.
112
Validación de Expertos
Para validar la propuesta elaborada para mejorar los procesos administrativos para el
trámite de solicitudes y de titulación de UNIANDES – Babahoyo, se expone la
aplicación ante expertos en la materia para que sea evaluada y de acuerdo a su criterio
determinar si ésta cumple con los requisitos necesarios para llevar a cabo su ejecución.
Los profesionales encargados de validar la propuesta son los siguientes:
- Ing. Harry Adolfo Saltos Viteri, Mst.
Ingeniero en Sistemas, Magister en Ingeniería y Sistemas De
Computación
- Ing. Guilber Fabian Ayala Mosquera, Esp.
Ingeniero en Sistemas, Especialista en Redes de Comunicación de Datos
113
Babahoyo, Agosto del 2017
CERTIFICADO DE VALIDACIÓN
Yo, HARRY ADOLFO SALTOS VITERI con cédula de ciudadanía N° 1202843965,
de profesión Ingeniero en Sistemas , doy fe de que he revisado la propuesta con el tema:
Sistema de Gestión de Negocios (BPM) para los procesos administrativos de la
Universidad Regional Autónoma de Los Andes “UNIANDES” de la ciudad de
Babahoyo, presentado por la Ing. Katherine Elizabeth García Hube, para optar al Título
de Magister en Informática Empresarial, el mismo que es altamente adaptable a la
realidad de la institución donde se espera aplicar.
Por este motivo valido la propuesta diseñada por la ING. KATHERINE GARCÍA
HUBE y la autorizo a presentar este documento como ella disponga.
Lo certifico,
HARRY ADOLFO SALTOS VITERI
INGENIERO EN SISTEMAS
C.C. N° 1202843965
114
Babahoyo, Agosto del 2017
CERTIFICADO DE VALIDACIÓN
Yo, GUILBER FABIAN AYALA MOSQUERA, con cédula de ciudadanía N°
1204211625, de profesión Ingeniero en Sistemas e Informática, aceptada la solicitud
para la revisión y validación del proyecto de investigación con el tema: “Sistema de
Gestión de Negocios (BPM) para los procesos administrativos de la Universidad
Regional Autónoma de Los Andes “UNIANDES” de la ciudad de Babahoyo”,
elaborado la Ing. Katherine García Hube.
CERTIFICO
Haber revisado el trabajo realizado y, en base a mis conocimientos y experiencias
personales, considero el presente proyecto comprende de una propuesta desarrollada de
manera innovadora y dinámica, lo que resulta muy útil y de fácil comprensión para
quienes vayan a utilizarla, de la misma manera da solución a la problemática que
presenta la empresa para la que se ha elaborado.
Por medio de este documento emito mi criterio y valido dicha propuesta diseñada y
desarrollada por la la Ing. Katherine García Hube, la misma que autorizo hacer uso del
presente como crea conveniente.
Lo certifico,
Guilber Fabian Ayala Mosquera
INGENIERO EN SISTEMAS E INFORMATICA
C.I. N° 1204211625
115
3.3 Conclusiones parciales del capítulo
La interfaz de la aplicación web para mejorar los procesos administrativos para el
trámite de solicitudes y de titulación de UNIANDES Babahoyo, es amigable y cumple
con los requerimientos especificados por la institución, además permite realizar dichos
procesos de forma más óptima y eficiente.
Los expertos certificaron que la propuesta de la aplicación es apropiada para la
Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES Babahoyo y que aportará a
la optimización y organización del tiempo y documentos.
116
CONCLUSIONES GENERALES
Las conclusiones generales del presente trabajo de investigación son las siguientes:
Se comprobó la necesidad que existía en UNIANDES Babahoyo, de una aplicación que
se encargue de los procesos administrativos para el trámite de las solicitudes y de
titulación, de esta manera se dará respuesta a los requerimientos de los estudiantes, de
forma ágil y eficiente.
Mediante la validación de expertos, se comprobó que la aplicación web propuesta en
esta investigación, cumple con los requerimientos solicitados por la institución, y que su
funcionamiento es el indicado.
Los estudiantes y el personal administrativo de UNIANDES Babahoyo pueden acceder
a la aplicación web de forma fácil, debido a que posee una interfaz amigable para el
usuario y le permite realizar funciones de búsqueda que acelera el proceso que
anteriormente se realiza en la institución.
117
RECOMENDACIONES
Se recomienda continuar con la investigación, en busca de mejorar y ampliar la
aplicación, para lograr la optimización de otros procesos, importantes para el buen
desempeño de la Extensión.
Capacitar a los estudiantes, personal administrativo y docente de UNIANDES, para que
conozcan el uso adecuado de la aplicación, que les permitirá realizar el control y
seguimiento de los trámites ingresados.
Designar a una persona para que se encargue del mantenimiento de la aplicación y
provea acompañamiento a los usuarios que utilizarán la herramienta.
BIBLIOGRAFÍA
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LINKOGRAFÍA
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www.oracle.com/lang/es/.../middleware/index.html
http://www.apache.org/ads/buttonbar.html
http://www.managingautomation.com/loading.html
http://www.bonitasoft.com/
ANEXOS
Ficha de Validación de Expertos
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTONÓMA DE LOS ANDES
UNIANDES
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
PROGRAMA DE MAESTRÍA EN INFORMÁTICA EMPRESARIAL
VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA: Sistema de Gestión de Negocios (BPM) para los procesos
administrativos de la Universidad Regional Autónoma De Los Andes “UNIANDES” de la ciudad de
Babahoyo
Comentario:.................................................................................................................
....................................................................................................................................
Fecha: 2 de agosto del 2017
C.I. 1202843965
Escala de valora-
ción
Aspectos
Muy
Adecuada
5
Adecuada
4
Mediana- mente
Adecuada
3
Poco
Adecuada
2
Nada adecuada
1 Introducción X
Objetivos X
Pertinencia X
Secuencia X
Modelo de Intervención X
Profundidad X
Lenguaje X
Comprensión X
Creatividad X
Impacto X
FICHA TÉCNICA DEL VALIDADOR
Nombre: Harry Adolfo Saltos Viteri
Profesión: Ingeniero en Sistemas, Magister en Informática
Ocupación: Director de TICS Prefectura de Los Ríos
Dirección Domiciliaria: Babahoyo, calle Mejía y 5ta Peatonal
Teléfono: 0994453757
INSTRUCCIONES PARA LA VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA.
1. Lea detenidamente la propuesta. 2. Emita su criterio sobre, Ejemplo: funcionalidad, pertinencia, objetivos, sugerencias metodológicas para el uso y aplicabilidad de la
propuesta
3. Utilice las siguientes categorías:
MA= Muy de acuerdo. No hay nada que mejorar. DA = De acuerdo.
MDA = Medianamente de acuerdo. ED = En desacuerdo hay aspectos rescatables, Está bien
pero hay que mejorar, no cumple con lo esperado en general. 4. Marque con la letra X en la casilla correspondiente.
Validado por:
Harry Adolfo Saltos Viteri 1202843965
Apellidos y Nombres Cédula de Identidad
Cargo: Director de TICS Prefectura de Los Ríos Lugar de Trabajo: Prefectura de Los Ríos
Teléfono: 0994453757 Teléfono Trabajo: 053701625
Fecha: 2 de agosto del 2017 Firma:
VALORACIÓN ASPECTOS MUY DE
ACUERDO (MA)
DE ACUERDO
(DA)
MEDIANAMENTE
DE ACUERDO (MDA)
EN DESACUERDO
(ED)
OBSERVACIÓN
1. La propuesta es una buena alternativa y es funcional. X
2. El contenido es pertinente, para el mejoramiento de la
problemática.
X
3. Existe coherencia en su estructuración. X
4. Su aplicabilidad dará cumplimiento a los
objetivos propuestos.
X
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTONÓMA DE LOS ANDES
UNIANDES
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
PROGRAMA DE MAESTRÍA EN INFORMÁTICA EMPRESARIAL
VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA: Sistema de Gestión de Negocios (BPM) para los procesos
administrativos de la Universidad Regional Autónoma De Los Andes “UNIANDES” de la ciudad de
Babahoyo
Comentario:.................................................................................................................
....................................................................................................................................
Fecha: 2 de agosto del 2017
C.I. 1204211625
Escala de valora-
ción
Aspectos
Muy
Adecuada
5
Adecuada
4
Mediana- mente
Adecuada
3
Poco
Adecuada
2
Nada adecuada
1 Introducción X
Objetivos X
Pertinencia X
Secuencia X
Modelo de Intervención X
Profundidad X
Lenguaje X
Comprensión X
Creatividad X
Impacto X
FICHA TÉCNICA DEL VALIDADOR
Nombre: Guilber Fabian Ayala Mosquera
Profesión: Ingeniero en Sistemas, Especialista en Redes de Comunicación de Datos
Ocupación: Responsable de Tecnologías de la Información y Comunicaciones
Distrito 12D04 Quinsaloma – Ventanas - SALUD
Dirección Domiciliaria: Urbanización Ciudad El Valle
Teléfono: 0997354650
INSTRUCCIONES PARA LA VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA.
1. Lea detenidamente la propuesta. 2. Emita su criterio sobre, Ejemplo: funcionalidad, pertinencia, objetivos, sugerencias metodológicas para el uso y aplicabilidad de la
propuesta
3. Utilice las siguientes categorías:
MA= Muy de acuerdo. No hay nada que mejorar. DA = De acuerdo.
MDA = Medianamente de acuerdo. ED = En desacuerdo hay aspectos rescatables, Está bien
pero hay que mejorar, no cumple con lo esperado en general. 4. Marque con la letra X en la casilla correspondiente.
Validado por:
Guilber Fabian Ayala Mosquera 1204211625
Apellidos y Nombres Cédula de Identidad
Cargo: Responsable de Tecnologías de la Información y Comunicaciones
Lugar de Trabajo: Distrito 12D04 Quinsaloma –
Ventanas - SALUD
Teléfono: 0997354650 Teléfono Trabajo:
Fecha: 2 de agosto del 2017 Firma:
VALORACIÓN ASPECTOS MUY DE
ACUERDO (MA)
DE ACUERDO
(DA)
MEDIANAMENTE
DE ACUERDO (MDA)
EN DESACUERDO
(ED)
OBSERVACIÓN
1. La propuesta es una buena alternativa y es funcional. X
2. El contenido es pertinente, para el mejoramiento de la
problemática.
X
3. Existe coherencia en su estructuración. X
4. Su aplicabilidad dará cumplimiento a los
objetivos propuestos.
X
