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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES

“UNIANDES”

FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA

EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA

TEMA:

SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA COOPERATIVA DE AHORRO Y

CRÉDITO “1. DE JULIO” LTDA., DE LA CIUDAD DE AMBATO PARROQUIA

SANTA ROSA

PORTADA

AUTOR: BETTY ALEXANDRA SISALEMA TISALEMA

TUTOR: MSc. JEANNETTE URRUTIA; Dra.

Ambato – Ecuador

2013

ii

CERTIFICACIÓN

En calidad de asesora del presente trabajo de investigación certifico que la tesis cuyo tema

es SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA COOPERATIVA DE AHORRO Y

CRÉDITO “1RO. DE JULIO” LTDA., DE LA CIUDAD DE AMBATO PARROQUIA

SANTA ROSA, fue elaborada por Betty Alexandra Sisalema Tisalema con los requisitos

metodológicos y científicos que la Universidad Regional Autónoma de Los Andes

“UNIANDES” exige por lo tanto autorizo su presentación para los trámites pertinentes.

Atentamente,

MSc. Jeannette Urrutia Dra.

Tutor

iii

DECLARACIÓN DE AUDITORÍA

Ante las autoridades de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”

declaro que el contenido de la tesis cuyo título es SISTEMA DE CONTROL INTERNO

PARA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “1. DE JULIO” LTDA., DE LA

CIUDAD DE AMBATO PARROQUIA SANTA ROSA, previo a la obtención de título de

Ingeniera en Contabilidad y Auditoría y Finanzas C.P.A, es original de mi autoría y total

responsabilidad.

Atentamente,

Betty Sisalema

CC# 180450439-5

iv

DEDICATORIA

Mi tesis dedico con mucho Cariño y Amor

A Dios.

Dios, por darme la oportunidad de vivir y por estar conmigo en cada paso que doy, por

fortalecer mi corazón e iluminar mi mente y por haber puesto en mi camino a aquellas

personas que han sido mi soporte y compañía durante todo el periodo de estudio, además

de su infinita bondad y amor.

A mi madre

Por su apoyado en todo momento, por sus consejos, sus valores, por la motivación

constante que me ha permitido ser una persona de bien, pero más que nada, por su amor.

A mi padre

Por los ejemplos de perseverancia y constancia que le caracterizan y que me ha infundido

siempre, por el valor mostrado para salir adelante y por su amor.

A mi hermano

Por su cariño y apoyo infinito, por ser mi motivación para nunca rendirme y ser un

ejemplo para él.

Betty Sisalema

v

AGRADECIMIENTO

Como prioridad en mi vida agradezco a Dios por darme salud y vida para lograr

mis objetivos, además de su infinita bondad y amor, supo guiarme por el buen camino,

darme fuerzas para seguir adelante y no desmayar en los problemas que se presentaban,

enseñándome a encarar las adversidades sin perder nunca la dignidad ni desfallecer en el

intento..

Agradezco de manera especial a mis padres que han sido un pilar fundamental en mi

carrera brindándome siempre su ayuda para lograr que termine exitosamente este periodo

de mi vida, sin ellos nada de esto fuera posible, además a mi hermano quien ha estado

apoyándome en circunstancias triste y alegres para alcanzar lo que me he propuesto, a mi

familia quienes con sus consejos han sido parte fundamental en la formación profesional

como personal.

A la Universidad Regional Autónoma de Los Andes, a sus autoridades, profesores por

compartir sus conocimientos, valores para triunfar en la vida y transmitir sabiduría para

mi formación profesional.

Betty Sisalema

vi

ÍNDICE

PORTADA .......................................................................................................................i

CERTIFICACIÓN .......................................................................................................... ii

DECLARACIÓN DE AUDITORÍA ............................................................................... iii

DEDICATORIA ............................................................................................................. iv

AGRADECIMIENTO ...................................................................................................... v

RESUMEN EJECUTIVO ..............................................................................................xiii

INTRODUCCIÓN…........................................................................................................ 1

CAPÍTULO I, MARCO TEÓRICO .................................................................................. 6

1.1 Origen y Evolución del Control Interno ....................................................................... 6

Evolución ........................................................................................................................ 7

1.1.1 Control Interno ....................................................................................................... 8

1.2. Origen y Evolución de la Auditoría ............................................................................ 9

1.2.1 Auditoría ............................................................................................................... 11

1.3. Clasificación del Control Interno .............................................................................. 12

Control Interno Administrativo: ...................................................................................... 12

1.3.1 Proceso Administrativo del Control ........................................................................ 13

1.3.2 Proceso Financiero del Control............................................................................... 14

1.4. Elementos de un Sistema de Control Interno. ............................................................ 16

La estructura de la organización ...................................................................................... 17

Los procedimientos y métodos. ....................................................................................... 19

Ambiente de Control: ..................................................................................................... 19

Valoración de Riesgos: ................................................................................................... 19

Actividades de Control: .................................................................................................. 19

Información: .................................................................................................................. 19

Comunicación: ............................................................................................................... 20

Conclusiones parciales del capítulo ................................................................................. 21

CAPÍTULO II, MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA

PROPUESTA. ............................................................................................................... 22

vii

2.1. Caracterización del sector, rama, empresa, contexto institucional o problema

seleccionado para la investigación. ................................................................................. 22

2.2 Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la investigación (que

conduce al resultado que da solución al problema planteado. ........................................... 26

Población y Muestra ....................................................................................................... 26

Población ....................................................................................................................... 26

Muestra.......................................................................................................................... 27

Métodos Técnicas e Instrumentos ................................................................................... 27

Métodos ......................................................................................................................... 27

Técnicas......................................................................................................................... 27

Instrumentos .................................................................................................................. 28

Entrevista Realizado al Ing. Richart Patiño Gerente de la Cooperativa de Ahorro y Crédito”

1. De Julio” Ltda., de la ciudad de Ambato Parroquia Santa Rosa. ................................. 29

Análisis e Interpretación de datos de las Encuestas aplicadas al Personal Administrativo de

la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1ro de Julio” Ltda. .................................................. 30

INTRODUCCIÓN AL JI-CUADRADO ......................................................................... 46

Verificación de la Hipótesis ............................................................................................ 46

Modelo Lógico............................................................................................................... 46

Nivel de significancia ..................................................................................................... 46

Cálculo del grado de libertad .......................................................................................... 47

Cálculo Matemático ....................................................................................................... 48

2.4. PROPUESTA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “1. DE JULIO”LTDA. DE LA CIUDAD

DE AMBATO PARROQUIA SANTA ROSA ................................................................ 49

2.4.1. Estructura general de la propuesta ......................................................................... 50

Conclusiones parciales del capítulo ................................................................................. 51

CAPÍTULO III, DESARROLLO DE LA PROPUESTA ................................................. 52

3.1. Ambiente de Control................................................................................................ 52

Integridad y Valores Éticos ............................................................................................. 52

Alta Calidad de Servicio ................................................................................................. 53

Compromiso con la Institución ....................................................................................... 53

Responsabilidad ............................................................................................................. 53

viii

Honestidad ..................................................................................................................... 53

Transparencia................................................................................................................. 54

Trabajo en equipo........................................................................................................... 54

Innovación y mejoramiento continuo .............................................................................. 54

3.1.1 Organigrama.......................................................................................................... 54

Propuesta de Organigrama .............................................................................................. 54

Propuesta de organigrama Cooperativa de Ahorro y Credito”1ro de Julio” Ltda. .............. 55

Organigrama Jerárquico de la Agencia Pilahuín .............................................................. 56

Organigrama Jerárquico de la Agencia Tena ................................................................... 56

Misión ........................................................................................................................... 57

Objetivo General ............................................................................................................ 57

Objetivos específicos ...................................................................................................... 57

Asignación de autoridad y responsabilidad ...................................................................... 57

Políticas y Prácticas en Personal ..................................................................................... 76

Reglamento Interno de Trabajo ....................................................................................... 76

Selección del Personal .................................................................................................... 76

Terminación del Contrato ............................................................................................... 76

Clasificación de los empleados y trabajadores ................................................................. 77

Remuneraciones ............................................................................................................. 77

Asistencia al Trabajo ...................................................................................................... 77

Sanciones ....................................................................................................................... 78

Cooperativa de Ahorro y Crédito “1. de Julio” Ltda......................................................... 80

3.2. Evaluación de Riesgos ............................................................................................. 81

Identificar los objetivos de Control Interno ..................................................................... 81

Objetivo General del Control Interno .............................................................................. 81

Objetivos Específicos ..................................................................................................... 81

Identificación de los Riesgos Internos ............................................................................. 82

3.2.1 Estimación de Riesgo ............................................................................................. 89

3.3. Actividades de Control ............................................................................................ 90

Políticas de Crédito ........................................................................................................ 90

ix

Usuarios de Crédito ........................................................................................................ 91

Tramitación del Crédito .................................................................................................. 91

Formalización y registro de los créditos .......................................................................... 91

Políticas Administrativas y de Personal ........................................................................... 92

Asamblea General .......................................................................................................... 92

Políticas de Captaciones ................................................................................................. 92

Políticas Financieras ....................................................................................................... 93

Políticas para el personal ................................................................................................ 94

Políticas de Contabilidad ................................................................................................ 94

3.3.1. Diseño de procedimientos ..................................................................................... 95

3.4. Información y Comunicación ................................................................................. 106

Control de Apertura de Cuenta...................................................................................... 106

Control de Depósito ..................................................................................................... 108

Controles que se beben realizar en el momento del Retiro.............................................. 110

Control de Préstamo ..................................................................................................... 112

Control de Cobro de Préstamo ...................................................................................... 121

3.5. Supervisión y Seguimiento..................................................................................... 126

Informe ........................................................................................................................ 126

Alcance del Informe ..................................................................................................... 126

Resumen General ......................................................................................................... 126

Evaluación de las Fases de Control Interno ................................................................... 127

Alcance Del Informe .................................................................................................... 127

Resumen Gerencial ...................................................................................................... 128

Evaluación de las fases de control interno ..................................................................... 128

Asignación de autoridad y responsabilidad .................................................................... 128

3.6. Conclusiones Parciales del Capítulo ....................................................................... 129

CONCLUSIONES GENERALES ................................................................................ 131

RECOMENDACIONES .............................................................................................. 132

Bibliografía .................................................................................................................. 133

Anexos ........................................................................................................................ 134

x

Índice de Cuadros

Cuadro 1 Composición del área a estudiarse .................................................................... 26

Cuadro 2. Tabulación de los resultados pregunta número 1 .............................................. 30








Cuadro 10. Tabulación de los resultados pregunta número 9 ............................................ 38







Cuadro 17. Tabulación de los resultados pregunta número ............................................... 45

Cuadro 18. Combinación de Frecuencias. ........................................................................ 47

Cuadro 19. Cálculo matemática del Ji-cuadrado. ............................................................. 48

Cuadro 20. Manual de Funciones-Consejeros Administrativos ......................................... 58

Cuadro 21. Manual de Funciones- Consejeros Administrativos ........................................ 60

Cuadro 22. Manual de Funciones- Gerente (área administrativa) ...................................... 62

Cuadro 23. Manual de Funciones- Auditor interno (auditoría interna) .............................. 63

Cuadro 24. Manual de Funciones- Jefe de Crédito ........................................................... 64

Cuadro 25. Manual de Funciones- Asesor Jurídico .......................................................... 65

Cuadro 26. Manual de Funciones- Auxiliar de Crédito .................................................... 66

Cuadro 27. Manual de Funciones- Contadora .................................................................. 67

Cuadro 28. Manual de Funciones- Cajero ........................................................................ 68

xi

Cuadro 29. Manual de Funciones- Auxiliar Contable ....................................................... 69

Cuadro 30. Manual de Funciones- Jefe de Agencia .......................................................... 70

Cuadro 31. Manual de Funciones- Notificador ................................................................ 71

Cuadro 32. Manual de Funciones- Jefe de inversiones ..................................................... 72

Cuadro 33. Manual de Funciones- Oficial de cumplimiento ............................................. 73

Cuadro 34. Manual de Funciones- Asistente de Sistemas ................................................. 74

Cuadro 35. Manual de Funciones- Jefe de Funciones ....................................................... 75

Cuadro 36 Control mensual de Asistencia ....................................................................... 79

Cuadro 37. Cuestionario de Control Interno Área Operativa-Caja .................................... 82

Cuadro 38. Cuestionario de Control Interno Área Operativa-Créditos .............................. 83

Cuadro 39. Cuestionario de Control Interno Área Operativa-Cobros ................................ 84

Cuadro 40. Cuestionario de Control Interno dirigido al Gerente ....................................... 85

Cuadro 41. Cuestionario de Control Interno dirigido al Consejero de Administración ....... 86

Cuadro 42. Cuestionario de Control Interno dirigido al Consejo Vigilancia ...................... 87

Cuadro 43. Cuestionario de Control Interno dirigido al Área Financiera Contabilidad ..... 88

Cuadro 44. Matriz de Estimación de Riesgo ................................................................... 89

Cuadro 45. Simbología de los Flujogramas de Control Interno ......................................... 95

Cuadro 46. Descripción del proceso de Apertura de Cuenta ............................................. 96

Cuadro 47. Descripción del proceso de Depósito ............................................................. 97

Cuadro 48. Descripción del proceso de Retiro ................................................................. 98

Cuadro 49. Descripción del proceso de Cobro de préstamos ............................................ 99

Cuadro 50. Descripción del proceso de Crédito ............................................................. 100

Cuadro 51. Descripción del proceso de Arqueo de Caja ................................................. 101

Cuadro 52. Descripción del proceso de Consejo de Vigilancia ....................................... 102

Cuadro 53. Descripción del proceso de Consejero de Administración ............................ 103

Cuadro 54. Descripción del proceso del Gerente............................................................ 104

Cuadro 55. Descripción del proceso de Contabilidad ..................................................... 105

xii

Índice de Gráficos

Gráfico 1 Elementos del Control Interno ......................................................................... 18

Gráfico 2. Fuente: Elaborado por Betty Sisalema ............................................................ 30








Gráfico 10. Fuente: Elaborado por Betty Sisalema........................................................... 38








Gráfico 18. Componentes del Sistema de Control Interno ................................................ 49

Gráfico 19. Valores Corporativos.................................................................................... 52

Gráfico 20. Organigrama Jerárquico de la Matriz. ........................................................... 55

Gráfico 21. Control del Consejo de Administración ...................................................... 122

Gráfico 22. Control del Consejo de Vigilancia .............................................................. 123

Gráfico 23. Control de Gerencia ................................................................................... 124

Gráfico 24.Control de Contabilidad .............................................................................. 125

xiii

RESUMEN EJECUTIVO

La presente tesis consiste en el diseño de un Sistema de Control Interno para la Cooperativa

de Ahorro y Crédito “1. De Julio” Ltda., de la Ciudad de Ambato Parroquia Santa Rosa,

el mismo que dará a conocer los procesos y actividades de los miembros de la cooperativa

para que cumplan a cabalidad sus funciones y de esta manera lleven al éxito a la Institución

El diseño de un Sistema de Control Interno es un instrumento de guía que describe los

procesos y procedimientos para evaluar el grado de eficiencia y eficacia con que se

manejan los recursos disponibles y se logran los objetivos de cada departamento, este

diseño es una herramienta indispensable para la cooperativa ya que permite cumplir las

funciones y procesos de una forma clara y sencilla.

La cooperativa de Ahorro y Crédito “1. De Julio” Ltda. nace de las necesidades de los

pobladores indígenas y campesinos de la Parroquia Santa Rosa del Cantón Ambato

Provincia de Tungurahua, para lo cual esta cooperativa se ha convertido en una alternativa

para financiar sus actividades productivas.

Impulsado por la administración y por los organismos que le apoyan quienes han motivado

al desarrollo con la finalidad de ofrecer mejores servicios a sus asociados para lo cual es

importante mejorar el control interno, para su desempeño laborar.

Para conocer la situación actual del Control Interno se estableció encuestas al personal

Administrativo y Operativo para comprobar las necesidades de la cooperativa, se pudo

encontrar que existe un deficiente control interno en dentro de sus áreas laborables.

xiv

SUMMARY

This thesis is the design of an Internal Control System for Savings and Credit Cooperative

" july 1 "Ltd Ambato City Santa Rosa Parish the same it will release the processes and

activities of members of the cooperative to meet fully its functions and thus lead to success

at the institution.

The design of an internal control system is a tool guide that describes the processes,

procedures to assess the efficiency and effectiveness with which resources are managed

and achieved the objectives of each department this design is an indispensable tool for

cooperative as it allows to fulfill the functions and processes in a clear and simple.

The credit union "july 1 "born Ltd needs of indigenous people and peasants of the Santa

Rosa Parish of Canton Ambato Tungurahua Province, for which this cooperative is to

become an alternative to finance productive activities.

Powered by the administration and agencies who support him have led to the development

in order to offer better services to its members which is important for improving internal

control for labor performance.

To learn the current status of internal control is established surveys to administrative and

operational staff to ensure the needs of the cooperative and could be found that there is

poor internal control within their working areas.

1

INTRODUCCIÓN

La Auditoría es una profesión antigua, sus antecedentes se pueden conocer desde el siglo

XV, hasta el siglo XIX. En Inglaterra aproximadamente en el año 1862, se impuso la

obligación de auditar los resultados financieros de las empresas públicas. Esto conllevó

que en la Edad Media, se crearan diversas asociaciones profesionales, las cuales ejecutaban

funciones de auditoría, siendo de las más destacadas el Consejo Londinense (Inglaterra), en

1310 y el Colegio de Contadores de Venecia (Italia), en 1581.

La Revolución Industrial la cual tuvo lugar en la segunda mitad del siglo XVIII, dio origen

a nuevas técnicas contables poniendo mayor atención a las técnicas dirigidas a la auditoría,

atendiéndose a las principales necesidades originadas por el surgimiento de las grandes

empresas (Osorio, 2007).

En el año de 1935 Mckinsey, estableció las bases para lo que él llamó “Auditoría

Administrativa”. Posteriormente, Terry en 1953 menciona que “La esencia de la Auditoría

Administrativa es un prototipo de una operación de éxito, la cual se lleva a cabo mediante

una revisión periódica de los procesos de planeación de la organización, así como de la

ejecución y control administrativos de una entidad”. Posteriormente, plantearon la

necesidad de realizar auditorías a pequeñas empresas con el propósito de evaluar su manera

de actuar.

En 1959, The American Institute of Management, adiciona un método para auditar

empresas lucrativas y no lucrativas, en el cual ponen mayor atención en la función, la

estructura, el crecimiento, las políticas financieras, la eficiencia operativa y la evaluación

administrativa de estas empresas (Mckinsey, 1935).

En 1945 Thurston en New York, fundó el Instituto de Auditores Internos, surge con

prosperidad a la auditoría externa por la necesidad de mantener un control permanente

dentro de la empresa y de hacer más rápida y eficaz la función del auditor externo,

ocupándose del sistema de control interno, es decir, del conjunto de medidas, políticas y

procedimientos establecidos en las empresas para proteger el activo, minimizar las

posibilidades de fraude, incrementar la eficiencia operativa y optimizar la calidad de la

información económico-financiera.

http://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtml

2

En la actualidad se ha centrado en el terreno administrativo, contable y financiero,

atendiendo la necesidad de obtener cambios en el Sistema de Control Interno, con esto se

revelan las exigencias del entorno actual (Mantilla, 2009).

Se pone de manifiesto la importancia de este trabajo para la solución de los problemas

detectados en la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio”, que sirve para garantizar

cada uno de los procesos, políticas, metas y actividades se cumplan de acuerdo a lo

preestablecido.

Problema científico

¿Cómo mejorar la eficiencia y eficacia en los procesos administrativos y financieros en la

cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio”?

Con lo cual el objeto de investigación se centra en la Auditoría, y el campo de acción está

relacionado con el Control Interno, los mismos que se enmarcan en la línea de

investigación para este estudio que es la Auditoría.

Objetivo general

Validar un Sistema de Control Interno como aporte a la eficiencia y eficacia de los procesos

administrativos y financieros de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio”.

Objetivos Específicos

Fundamentar de forma teórica lo relacionado con el Control Interno y la Auditoría.

Determinar la situación actual de los procesos Administrativos y Financieros.

Identificar los elementos de un Sistema de Control Interno.

Diseñar un Sistema de Control Interno para la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de

Julio”.

Hipótesis

Si se aplica un Sistema de Control Interno, entonces se mejora la eficiencia y eficacia en los

procesos Administrativos y Financieros de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio”.

3

Variables de la investigación

Independiente Sistema de Control Interno

Dependientes Procesos Administrativos y Financieros

La metodología de investigación son indagaciones previas que sustentan el estudio

científico de la presente investigación, que tiene la función primordial de solucionar la

problemática planteada en los antecedentes para su desarrollo y ejecución, la misma que se

basa en los métodos cualitativo y cuantitativo, de manera tal, que permita procesar

objetivamente los datos que proporcionan información para el diseño del modelo propuesto.

La metodología cuantitativa se dirige a recoger información objetivamente, las técnicas

utilizadas agrupan y miden a los individuos en categorías y en función de variables

preestablecidas. La muestra utilizada es representativa de la población objeto de estudio,

por lo que los resultados derivados de este tipo de investigación pueden extrapolarse a nivel

estadístico. Por tanto, los resultados obtenidos a partir de técnicas cuantitativas se validan

con criterios estadísticos (Cegarra, 2004).

La metodología cualitativa estrategia de investigación fundamentada en una depurada y

implacable descripción contextual del evento, conducta o situación que garantice la máxima

objetividad en la captación de la realidad, siempre compleja, con el fin de que la

correspondiente recogida sistemática de datos, posibilite un análisis de reducción de datos,

toma de decisiones, que dé lugar a la obtención del conocimiento válido con suficiente

potencia explicativa, acorde en cualquier caso, con el objetivo planteado y los descriptores

e indicadores a los que se tuviera acceso.

La investigación combina una serie de herramientas que facilitan la obtención de datos para

el análisis del objeto de estudio, entre las que se encuentran: análisis documental,

entrevistas, encuestas, y observaciones de la empresa seleccionada (Pérez Serrano, 2004).

El estudio se concreta con una estructura lógica de investigación en la cual se profundizan

todos los contenidos que necesita la empresa para implementar un Sistema de Control

Interno apropiado, para ello:

En la primera parte se realiza la introducción del Sistema de Control Interno, se plantea

el problema, la hipótesis, el objetivo general y los específicos a los que se quiere llegar con

4

esta investigación, además se especifica la novedad del problema y los métodos, técnicas y

herramientas empleadas para avalar los resultados de la tesis.

En la segunda parte se describe el Capítulo I, el Marco Teórico Conceptual que justifica

los temas relacionados con el origen y evolución de la Auditoría, valoración crítica de los

conceptos principales de las distintas posiciones teóricas sobre los procedimientos del

Control Interno Administrativo y Financiero, creados sobre el tema propuesto hasta la

actualidad, dando un enfoque claro y preciso para resolver el problema planteado en el

presente trabajo de investigación.

En la tercera parte está compuesta por el Capítulo II, en este capítulo se realiza un diseño

de un Sistema de Control Interno para la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio”,

que ayude a mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos administrativos y financieros,

según los resultados alcanzados y aportados empleándose métodos; teórico, empírico y

estadísticos. Se fundamenta el marco teórico y metodológico que guía las definiciones

básicas de la línea de investigación planteada a partir de la propuesta.

La cuarta parte está compuesta por el Capítulo III, desarrollo del Sistema de Control

Interno para la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio”, con la información obtenida

una vez analizadas todas las teorías y modelos estudiados en el capítulo I, a su vez se

ejecuta la metodología y la propuesta respectivamente en el capítulo II, por el cual se

permite precisar la situación actual del objeto de estudio, evaluando los resultados

alcanzados mediante la opinión de expertos en el área de esta investigación.

En las conclusiones se resalta, la importancia de los Capítulos que se ha desarrollado en

el trabajo de investigación.

Las recomendaciones ayudan a la aplicación del sistema en un futuro, y de esta manera

contribuye al mejoramiento del Sistema de Control Interno en la Cooperativa de Ahorro y

Crédito “1 de Julio” de la ciudad de Ambato parroquia Santa Rosa.

La Bibliografía hará referencia a los libros, revistas que se tomó como base en esta

investigación, para el desarrollo de la presente Tesis y los anexos relacionados con las

diferentes partes del trabajo.

5

Significación práctica es “el proceso Administrativo y Financiero que facilite a los

directivos, comprender y llevar a cabo la implementación del Sistema de Control Interno de

manera eficiente, eficaz, y a la vez, evaluarlo en el tiempo, como proceso de mejora

continua.” Este procedimiento proporciona métodos y herramientas encaminados a dirigir

el proceso de implementación, a partir de las modificaciones que se realicen en los actuales

lineamientos (Soriano, 1992).

Aporte teórico se integran los conocimientos relacionados con la Auditoría, Control

Interno y los métodos de evaluación de forma científica de los autores nacionales e

internacionales, lo cual permite desarrolla el diseño del Sistema de Control Interno.

Novedad Científica del trabajo, es el Sistema de Control Interno para la Cooperativa de

Ahorro y Crédito “1 de Julio”, de la ciudad de Ambato parroquia Santa Rosa.

6

CAPÍTULO I, MARCO TEÓRICO

Jonson (2007), El Control Interno es un proceso que lleva a cabo la alta dirección de una

organización y que debe estar diseñado para dar una seguridad razonable, en relación con el

logro de los objetivos previamente establecidos en los aspectos de Efectividad y Eficiencia

de las operaciones; confiabilidad de los reportes financieros y cumplimiento de leyes,

normas y regulaciones, que enmarcan la actuación administrativa.

El control interno debe garantizar la obtención de información financiera correcta y segura

ya que ésta es un elemento fundamental en la marcha de la Cooperativa, pues con base en

ella se toman las decisiones y formulan programas de acciones futuras en las actividades

del mismo, con el fin de generar una indicación confiable de su situación y sus operaciones

en el mercado.

1.1 Origen y Evolución del Control Interno

Meigs (1978), El origen del Control Interno, suele ubicarse en el tiempo con el surgimiento

de la partida doble, que fue una de las medidas de control, pero no fue hasta fines del siglo

XIX que los hombres de negocios se preocuparon por formar y establecer sistemas

adecuados para la protección de sus intereses.

A finales de este siglo, como consecuencia del notable aumento de la producción, los

propietarios de los negocios se vieron imposibilitados de continuar atendiendo

personalmente los problemas productivos, comerciales y administrativos, viéndose forzados

a delegar funciones dentro de la organización conjuntamente con la creación de sistemas y

procedimientos que previeran o disminuyeran fraudes o errores, debido a esto comenzó a

hacerse sentir la necesidad de llevar a cabo un control sobre la gestión de los negocios, ya

que se había prestado más atención a la fase de producción y comercialización que a la fase

administrativa u organizativa, reconociéndose la necesidad de crear e implementar sistemas

de control como consecuencia del importante crecimiento operado dentro de las entidades.}

7

Evolución

Con el de cursar del tiempo los problemas de Control Interno, ha centrado la preocupación

de la gerencia moderna, así como de los profesionales responsables de implementar nuevas

formas de mejorar y perfeccionar dichos controles, esto es muy importante por cuanto el

mismo es fundamental para que una entidad logre alcanzar, a través de una evaluación de

su misión y visión, el logro de sus objetivos y metas trazadas, pues de lo contrario sería

imposible que se puedan definir las medidas que se deben adoptar para alcanzarlos.

Si bien en un principio el Control Interno comienza en las funciones de la administración,

hay indicios que desde una época lejana se empleaba en las rendiciones de cuenta de los

factores de los estados financieros. Dicho control lo efectuaba el auditor, persona

competente que escuchaba las rendiciones de cuentas de los funcionarios, quienes por falta

de instrucción no podían presentarlo por escrito.

El Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados – AICPA en 1949: "El Control

Interno incluye el Plan de Organización de todos los métodos y medidas de coordinación

acordados dentro de una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la corrección y

confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional y la adhesión a las

políticas gerenciales establecidas; un sistema de Control Interno se extiende más allá de

aquellos asuntos que se relacionan directamente con las funciones de los departamentos de

contabilidad y finanzas".

En 1992, en el Informe COSO queda expresado que el Control Interno se entiende como:

"El proceso que ejecuta la administración con el fin de evaluar operaciones específicas con

seguridad razonable en tres principales categorías: efectividad y eficiencia operacional,

confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de políticas, leyes y normas.

El control interno es el conjunto de principios, fundamentos, reglas, acciones, mecanismos,

instrumentos y procedimientos que ordenados, relacionados entre sí y unidos a las personas

que conforman una organización, se constituye en un medio para lograr el cumplimiento de

su función administrativa, sus objetivos y la finalidad que persigue, generándole capacidad

de respuesta ante los diferentes grupos de interés que debe atender.

8

El Control Interno es la base donde descansan las actividades y operaciones de una entidad;

es decir, que las actividades de producción, distribución, financiamiento, administración,

entre otras son regidas por el Control Interno.

El sistema de Control Interno es el conjunto de todos los elementos en donde lo principal

son las personas, los sistemas de información, la supervisión y los procedimientos.

1.1.1 Control Interno

Blanco (1998), determina que el Control Interno es un proceso, efectuado por la junta de

directores de una entidad, gerencia y otro personal, diseñado para proveer razonable

seguridad respecto del logro de objetivos en las siguientes categorías:

Efectividad y eficiencia de operaciones

Confiabilidad de la información financiera

Acatamiento de las leyes y regulaciones aplicables.

Esta definición refleja ciertos conceptos fundamentales:

El control interno es un proceso. Esto es un medio hacia un fin, no un fin en si

mismo.

El control interno es efectuado por personas. No es meramente políticas, manuales y

formatos, sino personas a todos los niveles de una organización.

El control interno es el mecanismo para el logro de objetivos de una o más categorías

separadas o interrelacionadas.

Perdomo (2000), detalla al Control Interno como un Plan de organización entre la

contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados que adopta una

empresa pública, privada o mixta para obtener información confiable, salvaguardar sus

bienes, promover la eficiencia de sus operaciones y adhesión a su política administrativa.

Amador (2008), define al control interno como un conjunto de procedimientos, políticas

directrices y planes de organizaciones los cuales tienen por objeto asegurar una eficiencia,

seguridad y orden en la gestión financiera, contable y administrativa de la empresa

9

(salvaguardia de activos, fidelidad del proceso de información y registros, cumplimiento de

políticas definidas).

El Control Interno es un proceso de organización métodos y procedimientos que mediante

forma coordinada son adaptadas a una entidad el mismo que es ejecutado por el consejo de

directores y la administración, es diseñado para proporcionar seguridad razonable a la

administración y al consejo de una entidad.

Se coincide con el criterio de Perdomo (2000), ya que el Control Interno es el sistema

nervioso de una entidad, ya que abarca toda la organización, contribuye a establecer una

adecuada comunicación y debe ser diseñado para dar respuesta a las necesidades

específicas según las diferentes particularidades inherentes a la organización de la

producción y los servicios.

El Control Interno por lo tanto no es un evento aislado, es más bien una serie de acciones

que ocurren de manera constante a través del funcionamiento y operación de una entidad,

debiendo reconocerse como un componente integral de cada sistema o parte inherente a la

estructura administrativa y operacional existente en la organización, asistiendo a la

dirección de manera constante, en cuanto al manejo de la entidad y alcance de sus metas se

refiere.

1.2. Origen y Evolución de la Auditoría

En la Edad Media, la auditoría trataba de descubrir fraudes; este enfoque se mantiene hasta

finales del siglo XIX.

Hasta la Revolución Industrial la economía se desarrollaba en base a una estructura de

empresa familiar donde la propiedad y la dirección de sus negocios confluían en las mismas

personas, que, por tanto, no sentían ninguna necesidad de la auditoría independiente ni

tampoco se les imponía por normativa legal.

Con la aparición de las grandes sociedades, la propiedad y la administración quedó

separada y surgió la necesidad, por parte de los accionistas y terceros, de conseguir una

adecuada protección, a través de una auditoría independiente que garantizara toda la

10

información económica y financiera que les facilitaban los directores y administradores de

las empresas.

La razón de ser Gran Bretaña la cuna de la auditoría se explica por ser este país el pionero

en la Revolución Industrial.

Pereda (2009), La Auditoria actual, constituye un sistema fundamental de información

económica, tanto para los administradores de la propia entidad como para las personas

físicas y jurídicas que han establecido, o pueden establecer en el futuro vínculos con ésta, la

necesidad de información clara y transparente de los propietarios de las empresas,

desatados en muchas veces de la gestión de las mismas, al encomendar a ésta a directivos

profesionales, por otra parte el interés que otros grupos de usuarios manifiestan en disponer

información comprensible y útil.

La satisfacción de estas necesidades de información implica la máxima difusión de la

información económica–contable (transparencia) y el cumplimiento de unos requisitos en

su elaboración que permitan calificarla de fiable. La disciplina de la Auditoria ha estado en

constante evolución para tratar de garantizar la fiabilidad de la información económica-

financiera demandada socialmente.

En un principio la función de la Auditoría se limitaba a la mera vigilancia con el fin de

evitar errores y fraudes. Hoy en día, la auditoria determina la veracidad de los estados

financieros de las empresas, en cuanto a la situación patrimonial y los resultados de sus

operaciones.

Coopers & Lybrand (1997), mencionan la importancia del Sistema de Control Interno el

cual se manifestó en el sector privado donde se reconoció como fundamental e

indispensable en virtud del crecimiento de las organizaciones, el volumen de las

operaciones, los niveles de riesgo, la complejidad de los sistemas de información, el

aumento en los niveles de riesgo reales y potenciales.

De igual manera la consideración sobre el funcionamiento del control interno de las

organizaciones se constituyó un factor prioritario dentro de las normas de Auditoría, ya que

comprende el plan de organización y todos los métodos y medidas coordinados adoptados

dentro de una empresa para salvaguardar sus bienes comprobar la exactitud y veracidad de

los datos contables, promover la eficiencia operante con tal fin se ha desarrollado

11

diferentes enfoques orientados a lograr mecanismos ágiles de evaluación del control

interno, cuyos resultados, debidamente ponderados, sirvan de herramienta básica para que

el auditor proyecte determine el alcance de la naturaleza y la extensión de los

procedimientos de auditoría por aplicar.

El desarrollo del control para el área de crédito y cobranzas es muy importante en la toma

de decisiones y sobre todo ayuda a los funcionarios de esta área a realizar filtros de control

que eviten la mala colocación y por ende la recuperación del dinero.

1.2.1 Auditoría

Porter (1981), expresa que la auditoría es el examen de la información por parte de una

tercera persona, distinta de la que la preparó y del usuario, con la intención de establecer su

razonabilidad dando a conocer los resultados de su examen, a fin de aumentar la utilidad

que tal información.

Fowler (1997), define a la auditoría de estados contables como un examen de información

financiera, por parte de un profesional independiente, con el propósito de emitir una

opinión técnica sobre los mismos.

Mainou (1999), precisa que la auditoría es un examen para averiguar y determinar la

exactitud, integridad y autenticidad de los estados económicos y financieros, expedientes y

documentos de una empresa, esta Auditoría se lleva a cabo con la intención de presentar a

los órganos de control respectivos y publicar dichos estados financieros que constituyen

declaraciones de la Gerencia y que presentan con equidad la situación financiera a una

fecha determinada y los resultados de las operaciones durante un lapso de tiempo.

Madariaga (2004), expresa que la auditoria, en general, es un examen sistemático de los

estados financieros, registros de operaciones con la finalidad de determinar si están de

acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, con las políticas

establecidas por la dirección y otro tipo de exigencias legales o voluntariamente adoptadas.

Se corrobora con los autores Mainou, (1999); Madariaga,( 2004) que la auditoría es el

examen crítico y sistemático que realiza una persona o grupo de personas independientes

del sistema auditado, para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas

12

con informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos relacionados. La

actividad de auditoría es determinar el grado de correspondencia del contenido informativo

con las evidencias que le dieron origen, así como establecer si dichos informes se han

elaborado observando los principios establecidos.

1.3. Clasificación del Control Interno

Perdomo (2000), Expresa que el Control Interno se desarrolla dentro de la entidad por el

interés de la administración, ya que ésta desea asegurar al máximo la conducción ordenada

y eficiente de las actividades de la empresa, utilizando como herramienta procedimientos o

formas preestablecidas de control que aseguren su estructura interna y comportamiento,

además debe contar con personal idóneo para las funciones a cumplir.

Perdomo (2000), clasifica al control Interno como:

Control Interno Administrativo

Control Interno Financiero

Control Interno Administrativo: Es cuando los objetivos fundamentales se centren en la

eficiencia de las operaciones de la empresa y que la ejecución de las operaciones se enlace

a las políticas establecidas por la administración de la empresa.

Gaitán (2006), menciona al control interno administrativo, como el plan de organización

que adopta cada empresa, con sus correspondientes procedimientos y métodos

operacionales y contables, para ayudar, mediante el establecimiento de un medio adecuado,

al logro del objetivo administrativo.

Mantenerse Informado de la situación de la empresa.

Coordinar sus funciones.

Mantener una ejecutoria eficiente.

Asegurar de que se están logrando los objetivos establecidos.

Determinar si la empresa está operando conforme a las políticas establecidas.

Algunos controles internos no tienen relación con los estados financieros y en consecuencia

no son de interés directo para el contador público independiente. Los controles de esta

13

categoría se conocen a menudo como controles internos administrativos. La gerencia

establecerá controles administrativos para proporcionar la eficiencia operacional y la

adhesión a las políticas prescritas en todos los departamentos de la organización.

El control administrativo incluye, pero no está limitado al plan de organización y los

procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de toma de decisiones que

conduce a la autorización de transacciones por la administración. Esta autorización es una

función administrativa relacionada directamente con la responsabilidad de alcanzar los

objetivos de la organización, y es el punto en el que se empieza para establecer el control

contable de las transacciones.

1.3.1 Proceso Administrativo del Control

Cepeda (1997), afirma que todas las organizaciones tienen un objeto social claramente

establecido lo cual significa que ellas existen para cumplir una o varias funciones.

La estructura organizacional de una empresa debe responder sobre todo a sus procesos

básicos, estableciendo con claridad la línea ejecutiva de la organización como el conjunto

de las áreas que tiene a cargo dichos procesos básicos y separándola del conjunto del

conjunto de las aéreas responsables del procesos de apoyo (administrativo general,

administración financiera, administración del personal, planeación jurídica).Antes de iniciar

el diseño de un sistema de control interno Sistema de Control Interno , es necesario revisar

cuidadosamente la estructura organizacional, haciendo las reformas y los ajustes que sean

pertinentes para lograr los objetivos.

Que la estructura refleje claramente los procesos básicos de la organización y

asignando a las aéreas responsables la jerarquía que corresponde a la importancia de

sus funciones.

Que la línea ejecutiva de la organización le permita a la máxima autoridad establecer

un esquema de delegación específico, dándole a cada nivel o área las atribuciones

que requiere para hacer uso adecuado de la delegación recibida.

Que la estructura de la organización no contemple funciones ajenas a su objetivo

social.

14

En la medida que la estructura social sea transparente y permita una fácil definición y

armonización de metas y responsabilidades, de acuerdo con la misión organizacional,

entonces dicha estructura estará contribuyendo al éxito del sistema de control interno SCI,

en caso contrario, ella impondrá una barrera muy difícil de vencer, independientemente de

los recursos, esfuerzos y talento que se dedique a su desarrollo.

Se coincide con la definición de Cepeda (1997), ya que estos procesos y actividades se

denominan básicos o claves porque son esenciales para la organización; con el fin de

facilitar su ejecución, es necesario desarrollar otros procesos de carácter genérico,

denominados de apoyo, no están destinados a producir resultados por sí mismos, sino en

función del soporte que presten a los procesos básicos.

En el desarrollo de su misión, las organizaciones deben ejecutar uno o varios procesos

operativos cuyos resultados determinan el éxito o fracaso de las organizaciones en cuanto al

cumplimiento de sus objetivos fundamentales.

1.3.2 Proceso Financiero del Control

Arnal y González (2007), Expresan desde el punto de vista puramente teórico el control

financiero es uno de los aspectos, niveles, u objetivos de las auditorias o fiscalizaciones

posterior a la gestión económica del sector público que en su manifestación integral que

abarque los cuatro siguientes:

Legalidad o cumplimiento (regularidad legal).

Financiero (regularidad contable).

Economía y eficiencia (racionalidad económica).

Eficacia (efectividad o resultados).

Miranda (1993), detalla al Control Financiero como un examen que se realiza, con base en

las normas de auditoría de aceptación general, para establecer si los estados financieros de

una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su

situación financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos y en las

transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas

prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente

aceptados o prescritos por el Contador General.

15

Los auditores están interesados principalmente en los controles internos de naturaleza

contable (aquellos controles que influyen directamente en la confiabilidad de los registros

contables y de los estados financieros).

El control contable comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que

se requieren para la salvaguardia de los activos y la confiabilidad de los estados financieros,

y en consecuencia tiene la finalidad de proporcionar una seguridad razonable de que:

a) Las transacciones se llevan a cabo con la autorización general o especifica de la

gerencia.

b) Las transacciones se registran según se requiere para permitir la preparación de los

estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente

aceptados, o cualquier otro criterio aplicable a dichos estados y para mantener el

registro contable de los activos.

c) El acceso a los activos se permite solamente de acuerdo con la autorización de la

gerencia.

d) El registro contable para los activos se compara con los activos que existen a

intervalos adecuados, y se actúan adecuadamente con respecto a cuales quiera

diferencia.

Se coincide con la definición de (Miranda 1993), que el Control Interno Financiero,

comprende el plan de organización los registros y procedimientos que se refieren a la

protección de los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros que

están diseñados para suministrar seguridad razonable.

La información que proporciona esta corriente de informes capacita a la administración

para controlar y dirigir a la empresa. Mantiene informada a la gerencia acerca de si se sigue

la política de la compañía, de si los reglamentos gubernamentales se obedecen y de si la

posición financiera es sana, generadoras de utilidades las operaciones, y armoniosas las

relaciones interdepartamentales.

La administración está interesada en mantener fuertes controles internos sobre sus

operaciones de producción y actividades de venta así como sobre sus funciones contables y

16

financieras, el auditor está interesado en los controles internos de la naturaleza financiera

aquellos que se pueda depositar en los registros contables y en los estados financieros.

1.4. Elementos de un Sistema de Control Interno.

Estupiñán (2006), Las Finalidades principales incluyen controles administrativos y

contables clasificando su enfoque bajo los elementos de control interno de organización,

sistemas y procedimientos, personal y supervisión.

Organización

Dirección

Asignación de responsabilidades

Segregación de deberes

Coordinación

Sistemas y Procedimientos

Manuales de procedimientos

Sistemas

Formas

Informes

Personal

Selección

Capacitación

Eficiencia

Moralidad

Retribución

Supervisión

Interna

Externa

Autocontrol

Explicación técnica de elementos básicos del sistema de control interno

17

Elemento de Organización

Un plan lógico y claro de las funciones organizacionales que establezca líneas claras de

autoridad y responsabilidad para las unidades de la organización y para los empleados, y

que segregue las funciones de registro y custodia.

Elementos, Sistemas y Procedimientos

Un sistema adecuado para la autorización de transacciones y procedimientos seguros para

registrar sus resultados en términos financieros.

Elementos de Personal

Practicas sanas y seguras para la ejecución de las funciones y obligaciones de cada

unidad de personas, dentro de la organización.

Personal, en todos los niveles con la aptitud, capacitación y experiencia requeridas

para cumplir sus obligaciones satisfactoriamente.

Normas de calidad y ejecución claramente definidas y comunicadas al personal.

Elementos de Supervisión

Una efectiva unidad de auditoría independiente, hasta donde sea posible y factible, de

las operaciones a examinadas o procedimientos de autocontrol en las dependencias

administrativas y de apoyo lógico.

Bermúdez (2007), Los elementos que conforman el control interno son:

La estructura de la organización

Se condensa en principios, cuadros y manuales, expuestos a través de organigramas y

manuales de funciones, que permiten interpretar y evaluar la información recibida.

El Sistema de Contabilidad. Se afianza en:

Adecuada segregación de funciones

Principios de general aceptación

Plan de cuentas y procedimientos contables.

Registros y comprobantes

Estados Financieros

18

Estos aspectos permiten una oportunidad evaluación de resultados y salvaguardar de sus

recursos.

Gráfico 1 Elementos del Control Interno

Elaborado por: Betty Sisalema

Fuente: Bermúdez (2007).

Las normas de operación. Determinan:

Objetivos específicos

Políticas

Análisis de costos

Control de calidad

Los informes. Comprenden:

Destino

Contenido

Periodicidad

ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO

Sector

público

Sector

privado

Planeación

Organización

Información

Verificación

Evaluación

Análisis

Planeación de

operaciones

Estructura de la

organización

Informes

Sistema de

contabilidad

19

Los procedimientos y métodos.

Se reflejan en manuales y flujo gramas que simplifican los procesos reduciendo pasos y

trámites innecesarios.

Se coincide con la estructura de Bermúdez (2007), sobre los elementos del control interno

ya que su importancia radica en que sean completos, oportunos y exactos pues la

información es la manera de proporcionar retro-alimentación a la administración,

capacitación y actualización al personal.

Perdomo (2000), considera que el Control Interno está compuesto por cinco componentes

interrelacionados como:

Ambiente de Control:

Proporciona disciplina, tiene una influencia profunda en la manera como se estructuran las

actividades del negocio, se establecen los objetivos y se valoran los riesgos, fomenta los

valores y el trabajo en equipo para alcanzar las metas propuestas.

Valoración de Riesgos:

Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para lograr los objetivos y la base para

determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados, se refiere también a los

mecanismos necesarios para identificar y manejar los riesgos específicos asociados a los

cambios los mismos que influirán en el entorno y en el interior de la entidad.

Actividades de Control:

Son las políticas y los procedimientos que ayudan asegurar que se estén llevando a cabo las

directivas administrativas. Tales actividades ayudan a asegurar que se estén tomando las

acciones necesarias para manejar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la

entidad.

Información:

Es necesaria en la empresa permite identificar recoger procesar los datos, la información

financiera no se utiliza únicamente para formular los estados financieros sino también a la

toma de decisiones incluyendo, las correspondientes al control del rendimiento y la

asignación de recursos.

20

Comunicación:

Adopta formas de comunicación como manuales de políticas, memorandos, boletín de

noticias del consejo y mensajes en videocinta, mensajes orales (en grupos grandes,

pequeñas reuniones o sesiones) estas sirven para que puedan entender las circunstancias y

riesgos que enfrentar la entidad.

Fonseca (2011), establece que los componentes del COSO hacen las veces de criterios

generales que aseguran la preparación de estados financieros libres de errores materiales o

fraudes, dentro de niveles de riesgos aceptables. COSO, está conformado por cinco

componentes interrelacionados de igual importancia. Cuatro de ellos se refieren al diseño y

operación del control interno. El quinto componente, es decir, el monitoreo, está diseñado

para asegurar que el control interno continua operando con efectividad.

Los componentes del control interno, según el COSO son los siguientes:

Ambiente de control. Establece el tono general del control en la organización. Es el

fundamento principal de todos los controles internos.

Evaluación de riesgo. Identifica y analiza los riesgos que inciden en el logro de los

objetivos de control, por lo que deben ser administrados.

Actividades de control. Políticas y procedimientos que aseguran a la gerencia el

cumplimiento de las instrucciones impartidas a los empleados, para que realice las

actividades que le han sido encomendadas.

Información y Comunicación. Tiene relación con los sistemas e informes que

posibilitan que la gerencia cumpla con sus responsabilidades, y los mecanismos de

comunicación en la organización.

Monitoreo. Es un proceso que evalúa la calidad del control interno en la organización

y su desempeño en el tiempo.

Se concuerda con Fonseca (2011), desde el punto de vista teórico el control interno está

integrado en los procesos de la organización y forma parte de las actividades de

planeamiento, ejecución y monitoreo, y presentan una herramienta útil para la gerencia. Por

lo tanto no es un sustituto de las acciones que deberían adoptar la gerencia en cumplimiento

de sus legítimas obligaciones.

21

Conclusiones parciales del capítulo

En este capítulo se detalla de forma especificada el marco referencial que incluye la teoría,

conceptual, siendo base fundamental para el trabajo que permite continuar la

investigación, es esencial para determinar las distintas dificultades que se pueda darse en el

sistema de control interno, de manera integrada es necesario adoptar la ciencia para el

mejor desenvolvimiento de las autoridades, empleados y socios.

La teoría investigada a-través de los diferentes autores es indispensable para el trabajo

pues proporciona métodos, procedimientos, herramientas para el mejoramiento del control

interno además, permite establecer de manera eficiente las funciones de cada empleado de

acuerdo a este contexto tomar decisiones acertadas.

22

CAPÍTULO II, MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA

PROPUESTA.

2.1. Caracterización del sector, rama, empresa, contexto institucional o problema

seleccionado para la investigación.

La cooperación en el Ecuador tiene una larga tradición histórica que se remonta a las

épocas pre coloniales se pueden distinguir por lo menos tres etapas fundamentales, la

primera se inicia aproximadamente en la última década del siglo XIX, cuando se crean,

especialmente en Quito y Guayaquil, una serie de organizaciones artesanales, la segunda

empieza a partir de 1937, con el propósito de dar mayor alcance organizativo a los

movimientos campesinos, modernizando su estructura productiva y administrativa,

mediante la utilización del modelo cooperativista, la tercera etapa inicia desde 1962 y 1963,

lo que les ha permitido a los visionarios sostener el sistema a pesar de las crisis ecuatoriana

Esos antecedentes constituyeron indudablemente un elemento propicio para el

afianzamiento en el país de las organizaciones empresariales de tipo cooperativo, cuyo

cometido está reconocido y amparado por el Estado, se las define como sociedades de

derecho privado, formadas por personas naturales o jurídicas que, sin perseguir finalidades

de lucro, tienen por objeto planificar o realizar actividades o trabajos de beneficio social o

colectivo, a través de una empresa manejada en común y formada con la aportación

económica, intelectual y moral de sus miembros.

Cabe señalar, sin embargo, que en el país aún se practican diferentes modalidades de

carácter asociativo que se remontan a las formas tradicionales de cooperación,

especialmente en el ámbito rural, a pesar de los intentos por involucrar a las comunidades

como cooperativas o de las mismas al interior de las formas organizativas comunitarias. La

experiencia histórica demuestra que aunque ambas modalidades se hayan entrelazado han

mantenido su propia identidad.

En los últimos años, se han multiplicado a nivel local experiencias comunitarias que han

rescatado y revalorizado dichas prácticas ancestrales de ayuda mutua, con la finalidad de

propiciar la recuperación de la autoestima, la dignidad y la autonomía de los pueblos

marginados, así como su participación activa en la sociedad. En efecto, con el abandono del

23

modelo desarrollista, que implicaba un compromiso del Estado en cuanto a la atención de

ciertas necesidades básicas, se han ampliado los intentos en la búsqueda de alternativas

factibles de sobrevivencia y de lucha contra la degradación social y económica, rompiendo

con el viejo patrón paternalista y clientelista que caracteriza la asistencia a los sectores

pobres.

El conjunto de esas iniciativas empresariales asociativas, que se suelen definir como

economía solidaria, han generado buenos resultados tanto en lo económico como, en lo

organizativo-social, demostrando la validez y viabilidad de operar a escalas más grandes e

inclusive en el exterior, a través de redes de comercio equitativo.

Tungurahua es considerada como la tercera provincia a nivel nacional, después de Guayas y

Pichincha, con mayor número de Cooperativas de Ahorro y Crédito, en su mayoría

indígenas, que se han convertido en una alternativa de apoyo financiero para emprender o

potenciar cualquier tipo de comercio.

Es que las facilidades para su creación en su inicio fue motivo para que un grupo de socios

reúnan un capital pequeño, busquen un espacio, unos pocos documentos e inicien con la

actividad, que según los entendidos se ha degenerado en su concepto, pues ahora tienen la

visión de negocio, el verdadero propósito es ser una solución de apoyo para el

microempresario.

Las primeras cooperativas crecieron en función de dar oportunidades de desarrollo para el

sector medio-bajo, donde les brindaban a los ciudadanos garantías en sus créditos y por

sobre todo oportunidades de crecer a través de ellos.

La cooperativa de ahorro y crédito “1 DE JULIO”, nace por la idea y aporte económico de

un grupo de 16 personas (familiares) de la comunidad de Chacapungo perteneciente a la

Parroquia de Juan Benigno Vela - cantón Ambato en una reunión el 1 de julio del año 1998

como una Pre- Cooperativa con el nombre Unión Familiar cuyo objetivo era financiar a los

pequeños agricultores de sector el trabajo de sus campos así evitando la intervención de los

prestamistas , en el año 1999 y con la necesidad de legalizar la institución inicia los

trámites en la Dirección Nacional de Cooperativas logrando el Acuerdo Ministerial 1749

un 20 de Diciembre del 2000.. La Cooperativa “1 de Julio” brinda los servicios de ahorro,

inversiones crédito, ahorro a la vista, microcréditos, hipotecario, créditos emergente,

24

además servicios adicionales como pago del bono de desarrollo humano, cobro de luz,

SOAT.

La Cooperativa 1 de Julio con su oficina Matriz y agencia Pilahuín está ubicada en la

provincia de Tungurahua que limita al norte con las provincias de Cotopaxi y Napo, al sur

con las provincias de Chimborazo y Morona Santiago, al este con la provincia de Pastaza y

al oeste con la provincia de Bolívar.

La ciudad de Ambato está dividida en diez cantones a saber: Ambato, Baños de Agua

Santa, Cevallos, Mocha, Patate, Quero, San Pedro de Pelileo, Santiago de Píllaro, Tisaleo.

La zona está situada entre las cordilleras occidental y oriental, unidas por ramales

secundarios transversales, goza de un clima templado, con temperaturas que fluctúan entre

los 14° y 15° C., en las coordenadas geográficas Sam 56 UTM 760500 Este y 9858500

Norte.

Su población es de 441.034 habitantes de los cuales 252.707 (57%) están en el área rural.

En esta provincia se observa el fenómeno de la migración hacia las cabeceras cantonales

que se han desarrollado con rapidez.

La agricultura es la actividad principal a esta se dedican el 40% de la población

económicamente activa, los principales productos que se cultivan en la zona son:

tubérculos, raíces, hortalizas y frutas, también se desarrolla la industria manufacturera, la

artesanía y el comercio.

La sede matriz se encuentra ubicada en la Parroquia Santa Rosa del cantón Ambato, la

misma que presta sus servicios a la Parroquia Juan Benigno Vela, cuenta con una sucursal

ubicada en la Parroquia Pilahuín, y otra en la ciudad del Tena Provincia del Napo.

En la actualidad los habitantes de Santa Rosa, Juan Benigno Vela y Pilahuín son alrededor

de 15.579 hombres y 16.406 mujeres según datos del último censo del INEC realizado en el

año 2010, los cuales se dedican dentro de los centros poblados al comercio, en las zonas

aledañas a la agricultura, ganadería, trabajos esporádicos obteniendo bajos ingresos

económicos, siendo los principales productos agrícolas las hortalizas, tubérculos, frutas, en

la parte pecuaria la crianza de animales de especies menores, especialmente de cuyes, y en

poca escala animales mayores que son muy importantes para el desarrollo económico de

sus familias.

25

Por otro lado la ciudad del Tena en donde se encuentra la agencia de la Cooperativa de

Ahorro y Crédito “1. de Julio” Ltda., cuenta con 51.640 habitantes, de ellos 15.661 viven

en la zona urbana y 35.979 en el área rural, el 32% de la población económicamente activa

se dedica a las actividades agrícolas y pecuarias, la prestación de servicios en calidad de

funcionarios, empleados públicos, de la pequeña industria y manufactura le siguen en

importancia.

En la ciudad del Tena la administración pública provincial, existe buena actividad

económica que repercute en la instalación de diferentes tipos de comercio como tiendas,

almacenes, comedores, hoteles, cooperativas de taxis, camionetas, etc. Otro centro

económico importante es Misahuallí puesto que allí converge el turismo Nacional e

Internacional.

La población económicamente activa del cantón trabaja para el desarrollo y progreso de su

sector y de la provincia, quienes viven en el campo se dedican a la agricultura (64,58%),

ganadería, explotación de la madera, la caza y la pesca. Los ciudadanos que habitan en el

sector urbano significan el 35,42 %, de los cuales trabajan en funciones públicas (13,06%),

como: El comercio, turismo, transporte, artesanía (4,16%), etc, hay un significado grupo

humano que se dedica a lavar oro en los ríos.

El cantón Tena tiene las siguientes parroquias: Tena (urbana), Ahuano, Tálag, Chontapunta,

Misahuallí, Pano y Puerto Napo, Tena es la cabecera cantonal y capital de la provincia de

Napo, aquí se concentra la administración provincial, una hermosa ciudad dividida por el

río Tena, el mismo que en el centro de la población recibe las aguas del río Pano, mediante

una ordenanza municipal se fijó su fecha de fundación española el 15 de noviembre de

1560.

La administración seccional está a cargo del Ilustre Municipio de Tena, conformado por el

señor Alcalde y siete señores concejales elegidos por votación popular. El Municipio se

encarga del desarrollo urbano y rural del cantón, este tiene que ver con la organización de

los pueblos, dotación de agua, recolección de basura, control de mercados, cementerios,

calles y plazas.

26

2.2 Descripción del procedimiento metodológico para el desarrollo de la investigación

(que conduce al resultado que da solución al problema planteado.

La Metodología son indagaciones previas que sustentan el estudio científico. La presente

investigación tiene la función primordial de solucionar la problemática planteada en los

antecedentes para su desarrollo y ejecución, aportando investigación cualitativa, y dentro de

esta, la metodología de investigación (acción).

Por lo tanto para que el proceso sea eficiente y eficaz, a más de lo mencionado

anteriormente servirá de mucho los métodos, técnicas e instrumentos que proporciona la

investigación científica, los mismos que servirán y se aplicaran durante el proceso

investigativo.

Población y Muestra

Población

Esta investigación se llevó a cabo en la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio” Ltda.,

ubicada en la ciudad de Ambato, provincia de Tungurahua, parroquia Santa Rosa, el

presente estudio se lleva a cabo en el año 2013, con los siguientes datos:

Cuadro 1 Composición del área a estudiarse

Composición Población

Nivel Administrativo 10

Nivel Operativo 16

Total 26


Fuente: Cooperativa de Ahorro y Crédito “1. de Julio” Ltda.

27

Muestra

No se aplica la muestra ya que el universo es reducido.

Métodos Técnicas e Instrumentos

Métodos

Se aplicaron los siguientes métodos

Inductivo-Deductivo: nos permitirá lograr los objetivos propuestos y nos ayuda a verificar

las variables planteadas.

Inductivo: se considera el estudio o aplicación de un Diseño e implementación de un

Sistema de Control Interno para mejorar la toma de decisiones financieras.

Deductivo: detalla la estructura de un Diseño e implementación de un Sistema de Control

Interno para su futura aplicación.

Analítico-Sintético: este método permite la compresión de los hechos, fenómenos, idea,

caso, etc. como consecuencia analiza la información relevante relacionada con esta

temática, de tal forma que no solo mentalmente nos permitirá organizar ideas y hechos, sino

que también los podamos explicitar en el informe a través de organigramas, cuadros

sinópticos, mapas conceptuales, ensayos y otros.

Histórico-Lógico: analizamos los hechos, ideas del pasado comparándolo con hechos

actuales científicamente.

Sistemático: ya que es una observación actual, de los fenómenos y casos, procurando la

interpretación racional.

Técnicas

Como técnicas de recolección de datos se utilizarán:

Encuestas: se las realizó a los clientes internos para conocer las expectativas y el nivel de

aceptación de la entidad.

Entrevistas: se realizó al nivel gerencial para determinar una toma de decisión oportuna a

la solución de los problemas desde el punto de vista directivo.

28

Observación: La observación que se realice directamente en el lugar de los hechos será

muy útil y significativa puesto que solo el contacto directo y la relación con la problemática

y propuesta permitirán captar información real, confiable y objetiva, la cual una vez

procesada aportara en todos los aspectos de este proyecto. Para observar el hecho o

fenómeno.

Documental: Esta técnica para captar información secundaria permitirá no solo estar a la

vanguardia de los últimos adelantos técnicos y científicos de los componentes del

proyecto, sino también de aspectos que otras ciencias y áreas puedan aportar a la

investigación. La información secundaria se la obtendrá a través de una serie de

documentos, levantamientos bibliográficos, revistas, recortes de prensa.

Instrumentos

Para sustentar las técnicas anteriormente mencionadas es necesaria utilizar instrumentos de

investigación que nos permitieron captar la información como:

Cuestionario

Para recopilar la información se utilizó cuestionarios con preguntas cerradas y de opinión

múltiple al departamento Administrativo y departamento Operativo de la cooperativa de

ahorro y crédito “1 de Julio” Ltda., con la finalidad de que el encuestado seleccione la

respuesta de acuerdo a su criterio personal.

Guía de Entrevista

Se realizó en base a un listado de preguntas relacionadas con el tema de investigación

dirigida al Gerente General de la Cooperativa de ahorro y crédito “1 de Julio” Ltda.

Interpretación de resultados

Los datos obtenidos se agruparon en tablas de frecuencias, a los que se les aplicó las

técnicas de la estadística descriptiva y a través de gráficos se presenta los resultados de las

encuestas realizadas al departamento Administrativo y departamento Operativo, de la

misma manera se realizó una entrevista realizada a Gerente General de la Cooperativa.

29


“UNIANDES”

Entrevista Realizado al Ing. Richart Patiño Gerente de la Cooperativa de Ahorro y

Crédito” 1. De Julio” Ltda., de la ciudad de Ambato Parroquia Santa Rosa.

¿Conoce usted la liquidez que refleja la cooperativa?

Si, de los registros que tiene la cooperativa.

¿El capital actual de la cooperativa es suficiente para sus operaciones?

No, ya que existe demasiada demanda en el área de crédito, existen personas que se dedican

al comercio y piden montos altos a la cooperativa los cuales no podemos brindarles

atención en su totalidad.

¿Los estados financieros de la cooperativa son elaborados a tiempo para que se pueda

tomar decisiones?

No, ya que el detalle de las operaciones que realizan en las agencias no llega a tiempo a la

matriz para que la contadora pueda elaborar a tiempo los estados financieros.

¿La cooperativa ha pagado multas y sanciones por no presentar a tiempo los estados

financieros en las entidades controladas?

Si, se paga multas y sanciones al Servicio de Rentas Internas (Sri) ya que no presentamos a

tiempo las declaraciones emitidas por la cooperativa.

¿Se ha implementado un Sistema de Control Interno en la cooperativa?

Sí, pero no en su totalidad solo en el área de cajas, y de crédito ya que es la actividad

principal de la cooperativa

¿Cree usted que es importante implementar un sistema de control interno en la

cooperativa?

Si, será muy beneficioso ya que de esta manera se llevara un mejor control en la

cooperativa y ayudara a tomar decisiones oportunas y adecuadas.

30

Análisis e Interpretación de datos de las Encuestas aplicadas al Personal

Administrativo de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1ro de Julio” Ltda.

1.- ¿Cuál es la actividad principal de la Cooperativa?

Cuadro 2. Tabulación de los resultados pregunta número 1

Cuál es la actividad principal de la Cooperativa

Alternativas Frecuencia Porcentaje

Servicios Comerciales 0 100%

Servicios Financieros 10 0%

TOTAL 10 100%

Gráfico 2. Fuente: Elaborado por Betty Sisalema

Análisis e Interpretación.

De la encuesta aplicada el 100% del personal Administrativo, manifiesta que la principal

actividad de la cooperativa son los Servicios Financieros.

100%

0%

Cuál es la actividad principal de la Cooperativa

Servicios Comerciales Servicios Financieros

31

2.- ¿La cooperativa tiene un manual de procedimientos?


La cooperativa tiene un manual de procedimientos


SI 7 70%

NO 3 30%

TOTAL 10 100%



Del 100% de la encuesta aplicada al departamento Administrativo el 70% manifiesta que la

cooperativa tiene un manual de procedimientos los mismos que detallan las actividades que

deben realizar en función a su área, pero no se efectúa en cada una de sus actividades.

70%

30%

La cooperativa tiene un manual de procedimientos

SI NO

32

3.- ¿El control que se aplica de ingreso y egreso del efectivo es?


El control que se aplica de ingreso y egreso del efectivo es


Eficiente 0 0

Deficiente 10 100%

TOTAL 10 100%



De la encuesta aplicada el 100% del personal, manifiesta que el control que se aplica a los

ingresos y egresos de efectivo es deficiente, ya que no cuenta con el procedimiento

adecuado para registrar sus operaciones.

0%

100%

El control que se aplica de ingreso y egreso del efectivo es

Eficiente Deficiente

33

4.- ¿Se ha realizado en la Cooperativa un Sistema de Control Interno?


Se ha realizado en la Cooperativa un Sistema de Control Interno


SI 3 30%

NO 7 70%

TOTAL 10 100%



Del 100% de la encuesta aplicada al departamento Administrativo el 70% expresan que en

la cooperativa no se ha realizado un Sistema de Control Interno, esto conlleva al

desconocimiento del cumpliendo con los objetivos planteados para el éxito de la

cooperativa.

30%

70%

Se ha realizado en la Cooperativa un Sistema de Control Interno

SI NO

34

5.- ¿Usted considera que un sistema de control interno permitirá mejorar la toma de

decisiones financieras?


Usted considera que un sistema de control interno permitirá mejorar la toma de

decisiones financieras


SI 8 100%

NO 2 0%

TOTAL 10 100%



Del 100% de la encuesta aplicada al departamento Administrativo el 80% consideran que el

sistema de control interno permite mejorar la toma de decisiones, ya que se podrá controlar

de mejor manera todas las actividades de la cooperativa y esto permitirá tomar decisiones

adecuadas.

80%

20%

Usted considera que un sistema de control interno permitirá mejorar la

toma de decisiones financieras

SI NO

35

6.- ¿La cooperativa presenta a tiempo los estados financieros en las entidades

controladoras?


La cooperativa presenta a tiempo los estados financieros en las

entidades controladoras


SI 1 10%

NO 9 90%

TOTAL 10 100%



Del 100% de la encuesta aplicada al departamento Administrativo el 90% afirma que la

cooperativa está sujeta al pago de multas y sanciones con las entidades controladoras

debido a que no presenta a tiempo los estados financieros.

10%

90%

La cooperativa presenta a tiempo los estados financieros en las entidades

controladoras

SI

NO

36

7.- ¿Con que frecuencia realiza los estados financieros?


Con que frecuencia realiza los estados financieros


Mensual 0 0%

Trimestral 10 100%

Semestral 0 0%

Anual 0 0%

TOTAL 10 100%



En la encuesta aplicada al departamento Administrativo el 100% manifiesta que cada

Trimestre la cooperativa realiza los Estados Financieros.

0% %

Los directivos y administradores cada qué tiempo se reúnen para revisar los estados financieros

Quincenal

Mensual

Trimestral

TOTAL

37

8.- ¿La cooperativa obtiene un catálogo de cuentas actualizado?


La cooperativa obtiene un catálogo de cuentas actualizado


SI 8 73%

NO 3 27%

TOTAL 11 100%



Al realizar el análisis sobre esta pregunta el 73%, del departamento Administrativo

manifiesta que la cooperativa si cuenta con un catálogo de cuentas actualizado este permite

conocer el nombre de las cuentas y su clasificación, permite facilitar el registro de las

operaciones que realiza la cooperativa.

73%

27%

La cooperativa obtiene un catalogo de cuentas actualizado

SI

NO

38

9.- ¿Los directivos y administradores cada qué tiempo se reúnen para revisar los

estados financieros?


Los directivos y administradores cada qué tiempo se reúnen para revisar

los estados financieros


Quincenal 0 0%

Mensual 0 0%

Trimestral 10 100%

TOTAL 10 100%



Al indagar en esta pregunta en la encuesta aplicada al departamento Administrativo el

100% manifiesta que los directivos y administradores revisan los estados financieros

trimestralmente.

0%

100%

Los directivos y administradores cada qué tiempo se reúnen para revisar

los estados financieros

Quincenal

Mensual

Trimestral

39

Análisis e Interpretación de datos de las Encuestas aplicadas a los empleados de la

Cooperativa de Ahorro y Crédito “1ro de Julio” Ltda.

1.- ¿Usted ha participado en un curso de capacitación?


Usted ha participado en cursos de capacitación


SI 14 87%

NO 2 13%

TOTAL 16 100%



Del 100% de la encuesta aplicada al departamento Operativo el 87% afirma que si han

recibido cursos de capacitaciones que provee la cooperativa con el fin de que sus

empleados sean capacitados constantemente para su desempeño laboral.

87%

13%

Usted ha participado en cursos de capacitación

SI

NO

40

2.- ¿Con que frecuencia asiste a una capacitación?


Con que frecuencia asiste a una capacitación


Mensual 2 13%

Trimestral 2 13%

Anual 12 75%

TOTAL 16 100%



El 75%, de los encuestados manifiestan que con frecuencia asisten a una capacitación anual

esto corresponde a 12 empleados, y 2 personas que nos dijeron que han recibido

capacitaciones mensuales esto que corresponde a 13%, es conveniente contar con un

capacitaciones de actividades dentro de la cooperativa ya que permitirá desarrollar de mejor

manera todas y cada una de las actividades delegadas al personal.

12%

13%

75%

Con que frecuencia asiste a una capacitación

Mensual

Trimestral

Anual

41

3.- ¿El desempeño laboral de la cooperativa es evalúa constantemente?


El desempeño laboral de la cooperativa es evalúa constantemente


SI 2 13%

NO 14 88%

TOTAL 16 100%



El 88% de los encuestados manifiestan que el desempeño laboral de la cooperativa no se

evalúa constantemente, la revisión de las actividades encomendadas a los empleados por

parte de la persona encargada de designar funciones es importante efectuarlas de manera

continua ya que permitirá identificar con anticipación errores e irregularidades que se

pueden presentar dentro del desarrollo de mismas, al tener un sistema de control interno es

vital supervisar, evaluando la calidad de su rendimiento.

12%

88%

El desempeño laboral de la cooperativa se evalúa

constantemente

SI

NO

42

4.- ¿Usted considera que las actividades que realiza en la cooperativa conllevan al

cumplimiento de los objetivos?


Usted considera que las actividades que realiza en la cooperativa

conllevan al cumplimiento de los objetivos


SI 16 100%

NO 0 0%

TOTAL 16 0%



De la encuesta aplicada al departamento Operativo el 100% revela que las actividades que

cada uno realiza conllevan al mejoramiento continuo de la cooperativa y así cumplir con

cada uno de los objetivos planteados por la misma.

100%

0%

Usted considera que las actividades que realiza en la cooperativa

conllevan al cumplimiento de los objetivos

SI

NO

43

5.- ¿El personal con el que cuenta la cooperativa es suficiente para llevar a cabo todas

sus operaciones?


El personal con el que cuenta la cooperativa es suficiente para llevar a

cabo todas sus operaciones


SI 7 44%

NO 9 56%

TOTAL 16 100%



De la encuesta aplicada al departamento Operativo el 56% expresa que la cooperativa no

cuenta con el personal adecuado para llevar a cabo sus operaciones ya que existen

empleados que realizan trabajos en 2 o más áreas.

44%

56%

El personal con el que cuenta la cooperativa es suficiente para llevar a

cabo todas sus operaciones

SI

NO

44

6.- ¿Los directivos supervisan las actividades que realizan los empleados?


Los directivos supervisan las actividades que realizan los empleados


SI 3 19%

NO 13 81%

TOTAL 16 100%



De la encuesta aplicada al departamento Operativo el 81% manifiesta que los directivos no

supervisan constantemente las actividades realizadas por los empleados, el control laboral

debe ser revisado constantemente ya que se podrá conocer si el empleado realiza sus

actividades con un buen desempeño.

19%

81%

Los directivos supervisan las actividades que realizan los

empleados

SI

NO

45

7.- ¿Conoce usted si la cooperativa ha implementado un sistema de control interno?

Cuadro 17. Tabulación de los resultados pregunta número

Conoce usted si la cooperativa ha implementado un sistema de control

interno


SI 4 25%

NO 12 75%

TOTAL 16 100%



De la encuesta aplicada al departamento Operativo el 25%, manifiestan que la cooperativa

no ha implementado un sistema de control interno.

25%

75%

Conoce usted si la cooperativa a implementado un sistema de control

interno

SI

NO

46

INTRODUCCIÓN AL JI-CUADRADO

Verificación de la Hipótesis

Con los resultados obtenidos de las encuestas aplicadas a la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1

de Julio” Ltda. con referencia de las preguntas y respuestas número 4, y 5 para, así proceder a

realizar la verificación de la hipótesis de esta forma comprobar si es necesario o no realizar un

Sistema de Control Interno después de establecer la probabilidad se utiliza (nula o alternativa) el

siguiente paso es determinar el nivel de significancia, la probabilidad de rechazar la hipótesis nula

cuando esta es verdadera

Modelo Lógico

Ho Se ha realizado en la Cooperativa un Sistema de Control Interno.

Ha: Usted considera que un sistema de control interno permitirá mejorar la toma de

decisiones financieras.

Nivel de significancia

Al nivel de significación también se lo denomina nivel de riesgo porque eventualmente se corre el

riesgo de tomar una probabilidad nula cuándo esta es verdadera.

Elección de la prueba estadística ji cuadrado

En donde:

Ʃ= Sumatoria

O= datos observados

E= datos esperado

47

Cuadro 18. Combinación de Frecuencias.

PREGUNTAS SI NO TOTAL

Se ha realizado en la Cooperativa un Sistema de Control Interno 3 7 10

Usted considera que un sistema de control interno permitirá

mejorar la toma de decisiones financieras 8 2 10

TOTAL 11 9 20

Fuente: Elaborado por Betty Sisalema

Cálculo del grado de libertad

El grado de libertad es igual a la multiplicación del número de las filas menos uno por el

número de las comunas menos uno así:

Gl= (F-1) (C-1)

Gl= (2-1) (2-1)

Gl= (1) (1)

Gl=1

Dónde:

Gl= grados de libertad

C= Columnas de la tabla

F= Fila de la tabla

Entonces tenemos que Gl= 1; y el nivel de significación a= 0,05; en la tabla H de

distribución ji cuadrado que equivale a 3,841; por lo tanto:

X2 = criterio = 3,841

48

Cálculo Matemático

Cuadro 19. Cálculo matemática del Ji-cuadrado.

O E O-E (O-E)2 (O-E)

2/E

3 5,5 -2,5 6,25 1,14

7 4,5 2,5 6,25 1,39

8 5,5 2,5 6,25 1,14

2 4,5 -2,5 6,25 1,39

20 5,05

Representación gráfica del ji-cuadrado

Probabilidad de un valor superior

Grados de libertad 0,1 0,05 0,025 0,01 0,005

1 2,71 3,84 5,02 6,63 7,88

2 4,61 5,99 7,38 9,21 10,6

Decisión final

El valor X1= 5.05 mayor a X2= 3,84 y de acuerdo a lo establecido se acepta la hipótesis del

tema de esta investigación, es decir se considera realizar un sistema de control interno para

la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio” Ltda. por lo tanto afirma que hay una

probabilidad entre el 94% y 99% de que haya asociación entre las dos variables y el mismo

que es representado en el gráfico anterior, esto significa que la investigación es viable a

partir de este proporcionar soluciones claras mediante la utilización de herramientas

metodológicas.

49

2.4. PROPUESTA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO “1. DE JULIO”LTDA. DE LA

CIUDAD DE AMBATO PARROQUIA SANTA ROSA

Se describe el proceso que se utilizara para realizar el Control Interno especificando cada

uno de los pasos a desarrollarse los cuales se clasifican como:

Ambiente de Control

Evaluación de Riesgos

Actividades de Control

Información y Comunicación

Supervisión y Seguimiento

Gráfico 18. Componentes del Sistema de Control Interno


Fuente: Estupiñan (2006).

Actividades

de Control

Supervisión y

Seguimiento

Información

y

Comunicació

Ambiente de

Control Componentes del

Control Interno

Evaluación

de

Riesgos

50

2.4.1. Estructura general de la propuesta

La propuesta esencialmente consta de cinco elementos de control interno que se relacionan

entre sí para la estructuración de esta propuesta se han desarrollado el siguiente aspecto:

Se eligió un esquema, para ello se analizó la propuesta del autor Estupiñan Gaitán en su

obra “Control Interno” y en base a los lineamientos de este autor se definió el esquema que

se adopta para ser aplicado en la cooperativa, este esquema implica esencialmente hacer

cinco procesos secuenciales para llevar a cabo un Sistema de Control Interno, estos son:

Ambiente de Control, Evaluación de Riesgos, Actividades de Control, Información y

Comunicación, Supervisión y Seguimiento

Ambiente de control:

El entorno de control muestra el funcionamiento de la cooperativa e influye en la

concienciación de sus empleados respecto al control, aportando disciplina y estructura, los

factores del entorno de control incluyen la integridad, los valores éticos y la capacidad de

trabajo de los empleados de la cooperativa, el entorno en que trabajan, los empleados son el

motor que impulsa la cooperativa a cumplir sus objetivos.

Evaluación de los riesgos:

Consiste en la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de

los objetivos, y sirve de base para determinar cómo han de ser gestionados los riesgo, la

cooperativa debe conocer y abordar los riesgos con que se enfrenta, estableciendo medidas

oportunas para identificar, analizar y tratar los riesgos correspondientes en sus distintas

áreas.

Actividades de control:

Son las políticas que asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la cooperativa, que

se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la obtención de

los objetivos, estas ayudan a conseguir una seguridad razonable de que se llevan a cabo en

forma eficaz las respecto a la consecución de los objetivos.

http://www.monografias.com/trabajos14/matriz-control/matriz-control.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/disciplina/disciplina.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/nuevmicro/nuevmicro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos10/motore/motore.shtml

http://www.monografias.com/trabajos10/poli/poli.shtml

51

Información y comunicación:

Se debe identificar, recopilar y comunicar información pertinente de tal forma que permita

cumplir a cada empleado con sus responsabilidades, establecer informes que contengan

información operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite

dirigir y controlar a la cooperativa de forma adecuada.

Supervisión o monitoreo:

Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que comprueba

que se mantiene el adecuado funcionamiento de la cooperativa a lo largo del tiempo, esto se

consigue mediante actividades de supervisión continuada, se da en el transcurso de las

operaciones, el alcance y la frecuencia de las evaluaciones periódicas dependerán

esencialmente de una evaluación de los riesgos y de la eficacia de los procesos de

supervisión continua, las deficiencias detectadas en el control interno deberán ser

notificadas a niveles superiores, mientras que la alta dirección y el consejo de

administración deberán ser informados de los aspectos significativos observados.

Conclusiones parciales del capítulo

Esta investigación se ha realizado bajo enfoques cuantitativos y cualitativos de manera

que se cumplan los objetivos general y específico, además probar la hipótesis de la

investigación, buscando confiabilidad, validez y precisión, mediante los métodos

estadísticos.

Dentro de este capítulo se llevó a cabo la determinación del principal origen del problema

que rodean a la institución, seguidamente se elabora pruebas estadísticas como el ji

cuadrado con las encuetas aplicadas al personal del cooperativa.

A partir de los datos estadísticos realizados en la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de

Julio” Ltda. se determina, que no elaboran a tiempo los Estados Financieros, esto causa el

pago de las multas y sanciones con las entidades controladoras y retraso en la presentación

de los estados financieros.

http://www.monografias.com/trabajos14/informeauditoria/informeauditoria.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/conce/conce.shtml

http://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/index.shtml

52

CAPÍTULO III, DESARROLLO DE LA PROPUESTA

3.1. Ambiente de Control

Integridad y Valores Éticos

La Cooperativa de Ahorro y Crédito “1. de Julio” Ltda., posee valores corporativos que

desea cultivar entre sus directivos, funcionarios y empleados, a su vez compartirlos con sus

socios los mismos que regularan su accionar dentro del mercado, siendo ellos lo más

importantes para la Institución.

Los valores los describimos a continuación.

Gráfico 19. Valores Corporativos


Fuente: Robbins (2005).

Valores

Corporativos

Alta Calidad

del servicio

Transparencia

Honestidad

Trabajo en

equipo

Innovación y

mejoramiento

continuo

Responsabilida

d

Compromiso

con la

Institución

53

Alta Calidad de Servicio

Todo el personal que trabaja en la Cooperativa de Ahorro y Crédito, “1. de Julio Ltda., está

capacitado para brindar un servicio de calidad a las personas que tengan que realizar

transacciones o trámites dentro de la Institución, los mismos que se sientan satisfechos al

ser atendidos por personal calificado.

Compromiso con la Institución

El personal con el que cuenta la cooperativa esta, altamente motivado y comprometido con

la institución a través del cumplimiento de los diferentes planes y programas trazados, los

mismos que llevaran al éxito de la Institución.

Responsabilidad

Con el Estado aplicando las diferentes leyes y reglamentos que rigen al sistema

cooperativista, declarando y tributando los diferentes impuestos y tasas que debe cancelar

la institución, estas declaraciones son realizadas con valores reales y en las fechas

correspondientes evitando de esta manera estafar al fisco.

Con los socios al cuidar los recursos e intereses de los asociados invirtiendo sus recursos de

una forma mensurada sin arriesgarla en proyectos que no son tan realizables.

La responsabilidad con la comunidad debe ser ilimitada, ayudar a las personas e

instituciones que lo soliciten, ya que la institución está comprometida.

Honestidad

La Cooperativa de Ahorro y Crédito “1ro de Julio” cumple con todas las Leyes

Reglamentos emitidos por los organismos de control, trabajando honestamente sin

desperdiciar el tiempo, con esfuerzo adicional de cada persona.

54

Transparencia

La Cooperativa de Ahorro y Crédito “1ro de Julio” informa mensualmente a sus socios el

control sobre el crecimiento económico obtenido, y sus tasa de interés están establecidas

por los organismos de control, trabajar demostrando transparencia en todas sus actividades.

Trabajo en equipo

Cooperar con ideas innovadoras y sugerencias, apoyando el desarrollo de los compañeros

propendiendo de buena comunicación, el compañerismo y las buenas costumbres.

Innovación y mejoramiento continuo

Es un lema permanente de la Cooperativa entregar servicios financieros a la brevedad que

nuestros socios lo requieran, e incorporando nuevos productos y servicios para satisfacer

las necesidades de los socios.

3.1.1 Organigrama

El objetivo es conocer de manera general como se encuentra la gestión administrativa de la

Cooperativa, para lo cual se desarrolla un organigrama que atienda al cumplimiento de la

misión y objetivos que posee la Entidad.

Los conceptos de las herramientas que se utilizan son:

Organigrama: Representación gráfica de los niveles jerárquicos de la Cooperativa

Misión: La razón de ser de la Cooperativa

Objetivos: Lo que la cooperativa quiere alcanzar.

Propuesta de Organigrama

El organigrama que se propone se debe dar a conocer a todos los empleados y también a

los asociados es de tipo vertical representa claramente los niveles jerárquicos, es importante

que tanto los empleados como los asociados tengan siempre encuentra la razón de la

Cooperativa, como es la misión y la visión para cumplir con los objetivos planteados.

55

Propuesta de organigrama Cooperativa de Ahorro y Credito”1ro de Julio” Ltda.

Gráfico 20. Organigrama Jerárquico de la Matriz.

Elaborado por: Betty Sisalema.

Asamblea General de Socios

Auditoría Externa

Auditoría Interna

Consejo de Administración Consejo de Vigilancia

Comité de Crédito Segundo Pomaquiza

Manuel Pomaquiza

Asesor Jurídico

José Galarza

Gerente General Unidad de

Cumplimiento

Elías Pomaquiza

José Galarza

María Guanoluisa

Rosa Guanoluisa

Manuel Pomaquiza

Richart Patiño

Ing. Lisbeth Medina Richart Patiño

Departamento

de operaciones

Departamento

de Créditos

Departamento

de Inversiones

Departamento de

Contabilidad

Departamento de

Sistemas

Ing. Gloria

Galarza

Manuel

Pomaquiza

Jefe de

Inversiones

Contadora Asesor

Técnico

Lcda. Mariana

Zurita

Ing. Santiago

Abril

Ing. Gloria

Galarza

Auxiliar

Contable

Ing. Lisbeth

Medina

Jefe de Crédito

Luis

Pomaquiza

Asesor de

Créditos

Cajeros

Martha

Pilataxi

Luisa Sisa

Ab. Marcelo Aldáz

56

Organigrama Jerárquico de la Agencia Pilahuín

Organigrama Jerárquico de la Agencia Tena

Elaborado por Betty Sisalema.

AGENCIA PILAHUÍN

Jefe De Agencia

Elías Pomaquiza

OFICIAL DE CRÉDITO CAJERO

Rebeca Pilamunga Elías Pomaquiza

AGENCIA TENA

JEFE DE AGENCIA

Patricio Galarza

JEFE DE CRÉDITO CEJERO

Segundo Pomaquiza Germán Jinde

ASESOR DE CRÉDITO NOTIFICADOR

Darwin Pico Abel Pomaquiza

57

Misión

La Cooperativa de Ahorro y Crédito “1. de Julio” Ltda., es un grupo de personas que

contribuye al mejoramiento económico y social de sus socios con la prestación de servicios

de calidad, promoviendo la cultura de Ahorro e inversión generando beneficios de ayuda a

la comunidad.

Objetivo General

Fomentar y mejorar las condiciones de vida a través del financiamiento continuo, de

actividades económico productivas de los socios sin distinción de raza, religión o nivel

social.

Objetivos específicos

Fomentar ahorro y otorgar préstamos a los socios con un interés razonable y

ofreciendo orientación para mejorar el uso de los recursos y entregados.

Impulsar y evaluar el nivel de vida económica social de los pueblos indígenas y

campesinos.

Obtener financiamiento de fuentes Internas y Externas para el desarrollo de la

Cooperativa.

Realizar intermediación financiera con los socios y clientes.

Asignación de autoridad y responsabilidad

El manual de funciones se puede definir como un cuerpo sistemático que indican las

funciones y actividades a ser cumplida con los miembros de las instituciones

Específicamente, el Manual de Funciones de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1. de

Julio” Ltda., Es la versión detallada de la descripción de los objetivos, funciones autoridad

y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que compone la estructura de la

Cooperativa.

58

Cuadro 20. Manual de Funciones-Consejeros Administrativos

MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Consejeros Administrativos

Jefe inmediato: Socios

Número de personas en el cargo: 3

Objetivo:

Velar por las prioridades en la aprobación de los préstamos.

Funciones

1. Planificar y evaluar el funcionamiento de la cooperativa.

2. Aprobar políticas institucionales y metodologías de trabajo.

3. Proponer a la asamblea reformas al Estatuto Social y Reglamentos que sean de su

competencia.

4. Dictar los Reglamentos de administración y organización internos, no asignados a la

Asamblea General.

5. Designar al Presidente, Vicepresidente y Secretario del Consejo de Administración y

comisiones o comités especiales y removerlos según la normativa legal y reglamentaria.

Perfil del cargo:

Es el encargado de dictar los Reglamentos de administración y

organización internos y de aceptar o rechazar las solicitudes de

ingreso o retiro de socios a la cooperativa y aprobar y rechazar los

créditos.

59

Requisitos:

Formación Académica:

Ingeniería en administración de empresas, Formación en

psicología, Administración de recursos humanos.

Experiencia: Tener al menos dos años como socio en la cooperativa.

Actitudes: honesto, responsable, respetuoso, tolerante, criterio,

autonomía, puntualidad.

Ambiente: oficina



60

MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Consejeros Administrativos

Jefe inmediato: Socio


Objetivo: Mantener un control y supervisión de la Cooperativa.

Funciones

1. Aprobar operaciones de crédito de acuerdo a los montos máximos asignados por el

Consejo de Administración

2. Verificar que las solicitudes se encuentren debidamente diligenciadas de acuerdo a

los requisitos exigidos.

3. Tomar una decisión de Aprobar, aplazar o rechazar una solicitud de crédito de

acuerdo a su estudio y análisis, teniendo en cuenta los criterios fijados para tal efecto.

4. Llevar el registro de los créditos aprobados, aplazados y rechazados, dejando por

escrito la razón y los requisitos a cumplir por parte de los solicitantes que en un principio

no cumplen con las condiciones para su aprobación.

Perfil del cargo:

Verificar que las solicitudes se encuentren debidamente

tramitadas de acuerdo a los créditos exigidos, para poder así

entregar los créditos y que los clientes cumplan con todos los

requisitos establecidos.

Requisitos:


Acreditar título profesional universitario en las ramas de,

economía, administración de empresas

Experiencia: Ser asociado de la cooperativa con un mínimo de

un año.

Actitudes: responsable, líder, tolerante, criterio, administrador,

autonomía

Otros: No registrar antecedentes judiciales.

No tener parentesco hasta el tercer grado de consanguinidad,

Cuadro 21. Manual de Funciones- Consejeros Administrativos

61



segundo de afinidad y único

civil con empleados de la Cooperativa, con miembros del

Consejo de Administración e

Integrantes de la junta de vigilancia.

Técnicas:

Conocimiento en Administración financiera

Conocimiento de Administración Interna.

Conductuales:

Iniciativa

Autonomía

Liderazgo interno

Ambiente: oficina.

62

Cuadro 22. Manual de Funciones- Gerente (área administrativa)

MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Gerente (área administrativa)

Jefe inmediato: Consejeros de Administrativos


Objetivo: Mantener un control y supervisión de la Cooperativa.

Funciones

1. Proponer al Consejo de Administración las políticas, Reglamentos y procedimientos

necesarios para el buen funcionamiento de la cooperativa.

2. Contratar, aceptar renuncias y dar por terminados contratos de trabajadores, cuya

designación o remoción no corresponda a otros organismos de la cooperativa y de acuerdo

con las políticas que fije el Consejo de Administración.

3. Mantener actualizado el registro de certificados de aportación.

4. Informar de su gestión a la Asamblea General y al Consejo de Administración.

5. Contraer obligaciones a nombre de la cooperativa, hasta el monto que la Asamblea

General le autorice.

Perfil del cargo:

Será el encargado/a de dirigir, coordinar y supervisar que todas las actividades de la Cooperativa se cumplan

Requisitos


Ingeniería en administración de empresas experiencia: 4 años



Ambiente: oficina.


Fuente. Cooperativa de Ahorro y Crédito “1.de Julio” Ltda.

63

Cuadro 23. Manual de Funciones- Auditor interno (auditoría interna)

MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Auditor interno (auditoría interna)

Jefe inmediato: Consejero de vigilancia


Objetivo: Apoyar a los empleados de la empresa en el desempeño de sus actividades

Funciones

1. Recomendar las modificaciones necesarias a los sistemas de contabilidad y a los

controles internos.

2. Revisar todas las operaciones que comprometan directamente a la cooperativa.

3. Realizar auditorías detalladas de ingresos y egresos.

4. Participar en el levantamiento de inventario

5. Verificar los Estados Financieros, presentación, revisión y análisis de cuentas.

Perfil del cargo:

Responsable de la creación e implementación de Normas

Administrativas para las distintas unidades de la cooperativa.

Requisitos


Título profesional del área de la Administración

Experiencia: 5 años

Técnicas: Conocimiento de normas y procedimientos que regulen los

procesos del área de Recursos Humanos.

Conductuales: Liderazgo interno.



64

Cuadro 24. Manual de Funciones- Jefe de Crédito

MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Jefe de Crédito

Jefe inmediato: Gerente General


Objetivo: Organizar, dirigir y coordinar la gestión financiera de la cooperativa; autorizar

transferencias y pagos, administrar y controlar todos los recursos de la cooperativa.

Funciones

1. Coordinar y supervisar el proceso de recuperación de cuentas por cobrar, y verificar

su registro.

2. Proponer estrategias de controles administrativos para la recuperación de la cartera

vencida.

3. Autorizar los créditos y ampliación de los mismos.

4. Controlar y custodiar los documentos que correspondan al Departamento.

5. Efectuar la investigación crediticia de los socios para el otorgamiento de créditos.

6. Informar a la gerencia así como a los departamentos sobre el comportamiento de los

Perfil del cargo:

Tener a tiempo los cobros y pagos necesarios.

Plantear el plan más correcto para obtener los créditos lo

más pronto posible y asignar el interés más óptimo para la

empresa según sus retrasos.

Requisitos


Licenciatura en Administración de empresas. Experiencia: Mínimo 2 años

Rasgos físicos deseables: Excelente presentación.

Características psicológicas deseables: Ser sociable,

responsable y tener autoridad.



65

MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Asesor Jurídico

Jefe inmediato: Departamento Jurídico


Objetivo: Asesorar a la institución en todo lo que tiene que ver con el aspecto jurídico, para buscar

la solución más alineada con los intereses de la misma.

Funciones

1. Brindar asesoría permanente a la Asamblea general de socios, Consejos, Comités y

administración en general.

2. Elaborar contratos para constitución y cancelación de garantías de créditos de la institución.

3. Generar los contratos que requiera la institución.

4. Controlar y patrocinar acciones en las diferentes instancias judiciales

5. Controlar y patrocinar acciones en el ámbito administrativo y de organismos de control.

6. Investigar las reformas legales que afecten a la institución y sugerir las reformas en los cuerpos

normativos de la institución.

7. Informar a los organismos de control internos y externos de la institución acerca del estado de

los procesos legales vigentes.

Perfil del cargo:

Será el encargado/a de brindar asesoría,

Requisitos


Título Profesional en Jurisprudencia. Experiencia: 1 a 3 años en instituciones similares.

Actitudes: honesto, responsable, respetuoso, tolerante,

criterio, autonomía, puntualidad.

Ambiente: oficina

Cuadro 25. Manual de Funciones- Asesor Jurídico



66

MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Auxiliar de Crédito

Jefe inmediato: Jefe de Crédito


Objetivo: Es cumplir una función de apoyo en la revisión y ordenamiento de presolicitudes y

solicitudes de crédito.

Funciones

1. Digitar las solicitudes en el sistema informático cuidando que la zona de ubicación del negocio

de los solicitantes esté de acuerdo con la zona de trabajo de los analistas y de acuerdo con la

sucursal donde trabaja.

2. Verificar que el ingreso de datos esté correcto y conforme a la información disponible como

actividad.

3. Proporcionar información sobre los servicios crediticios de la cooperativa y llenar la solicitud

básica cuando sea necesario.

4. Apoyar en el ingresar al Sistema Informático, la información recopilada por los Analistas de

Crédito, en el expediente de cada solicitante de crédito.

5. Archivar los expedientes cuando se haya finalizado el proceso hasta su desembolsado.

Perfil del cargo:

El Auxiliar deberá administrar los archivos de expedientes y emitir

reportes de centrales de riesgos.

Requisitos


Bachiller, en contabilidad. Experiencia: 1 año

Actitudes: honesto, responsable, respetuoso, tolerante, criterio, autonomía,

puntualidad.

Ambiente: oficina

Cuadro 26. Manual de Funciones- Auxiliar de Crédito



67

Cuadro 27. Manual de Funciones- Contadora

MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Contadora

Jefe inmediato: Auditora


Objetivo: Analizar la información contenida para garantizar información exacta, a fin de

garantizar estados financieros confiables y oportunos.

Funciones

1. Llevar los registros contables de las operaciones diarias.

2. Preparar mensualmente el balance de comprobación, balance general, estados de

excedentes y las informaciones más relevantes de ésta.

3. Mantener adecuados registros de efectivos tanto en bancos como en caja

4. Registrar las emisiones de títulos de inversión

5. Suministrar datos al departamento de cómputos

6. Mantener actualizado los registros contables computarizados, mayor general, libros o

soportes, auxiliares de cuentas por cobrar.

Perfil del cargo:

Será responsable de manejar constantemente equipos y materiales de fácil siendo su responsabilidad directa.

Requisitos


Título Universitario de contador, auditor o administrador de empresa. Experiencia Laboral: 3 años

Actitudes: Seriedad, responsabilidad y honestidad.



68

Cuadro 28. Manual de Funciones- Cajero

MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Cajero

Jefe inmediato: Jefe de Operaciones


Objetivo: Garantizar las actividades de recepción, entrega y custodia de dinero en efectivo, cheques, giros y demás documentos de valor.

Funciones

1. Recibir los pagos de los clientes.

2. Realizar cuadre diario de caja.

3. Realizar el movimiento diario de cartera.

4. Atención al cliente.

5. Llevar el movimiento diario de cartera.

6. Velar por el buen estado de los equipos de oficina a su cargo.

7. Mantener organizado su puesto de trabajo.

8. Participar en los inventarios semestrales.

9. Preparar el reporte de caja diariamente.

10. Atender a los clientes vía telefónica.

11. Verificar que los recibos lleguen al área correspondiente.

Perfil del cargo:

Será responsable por la recepción, manejo y custodia del

dinero o documentos relacionados, tales como: efectivo,

cheques, tiquetes de tarjetas crédito/débito, etc.


Licenciatura en Administración de empresas. Experiencia Laboral: 1 años.


Aptitudes: Cortes, Discreto, Capacidad de Negociación.



69

Cuadro 29. Manual de Funciones- Auxiliar Contable

MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Auxiliar Contable

Jefe inmediato: Contadora


Objetivo: Efectuar asientos de las diferentes cuentas, revisando, clasificando y registrando

documentos, a fin de mantener actualizados los movimientos contables que se realizan en la

Institución.

Funciones

1. Efectúa el registro contable de documentos.

2. Revisa y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con las

cuentas respectivas.

3. Archiva documentos contables para uso y control interno.

4. Elabora y verifica relaciones de gastos e ingresos.

5. Transcribe información contable en un microcomputador.

6. Revisa y verifica planillas de retención de impuestos.

7. Revisa y realiza la codificación de las diferentes cuentas bancarias.

Perfil del cargo:

Será responsable de registrar con precisión n las

transacciones financieras que se producen en el diario transcurrir de los negocios.

Requisitos


Bachiller Mercantil, más curso de contabilidad de por lo menos dos (2) años de duración.

Experiencia Laboral: 1 años.




70

CUADRO 30. Manual de Funciones

MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Jefe de Agencia

Jefe inmediato: Gerente


Objetivo: Cumplir con objetivos, metas y estrategias enmarcadas en la planificación

integral de la Cooperativa.

Funciones

1. Realizar el flujo de caja de la Agencia para determinar el comportamiento del

efectivo y la disponibilidad de recursos para el normal funcionamiento administrativo y

financiero.

2. Controlar el fondo de Caja Chica.

3. Controlar el índice de morosidad de los socios de la Agencia.

4. Convocar al comité de crédito de la agencia, para el análisis, calificación y

aprobación de solicitudes de crédito.

5. Identificar nichos de mercado y promocionar los productos y servicios de la

cooperativa para captar nuevos clientes.

6. Controlar y Supervisar el desenvolvimiento de la Oficina.

Perfil del cargo:

Estará encargado de planificar, dirigir y controlar la gestión administrativa,

financiera y económica de la agencia.

Requisitos


Título Universitario de Ingeniero en

administración de empresas.

Experiencia Laboral: 3 años

Actitudes: Trabajo en equipo, disciplinado dinámico y proactivo, tolerante a la frustración,

Organizado, Honesto, responsable y puntual.

Cuadro 30. Manual de Funciones- Jefe de Agencia



71

Cuadro 31. Manual de Funciones- Notificador

MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Notificador

Jefe inmediato: Asesor de Crédito


Objetivo: Realiza un Control para la Prevención de Lavado de Activos.

Funciones

1. Reporte diario de morosidad.

2. Gestión de cobranzas vía telefónica.

3. Gestión de cobranzas vía domicilio (deudor, garante).

4. Detalle de movilización por visita a socios y garante.

5. Elaboración de cartera vencida.

6. Ingreso de comisiones en el sistema de cobranzas.

7. Realizar débitos de las cuentas por motivo de pago de créditos.

8. Disminuir el índice de morosidad.

Perfil del cargo:

Realizar los procesos de notificación a los socios que mantengan

cuotas vencidas.

Requisitos

Formación Académica

Estudios superiores en Administración de Empresas.

Conocimientos indispensables: Técnicas de Ventas y Cobranzas,

relaciones Humanas. Marketing. Microsoft Office.

Experiencia laboral: De 6 a 12 meses en posiciones similares.

Actitudes: disciplinado,dinámico y proactivo, tolerante a la

frustración, Organizado, Honesto, responsable



72

Cuadro 32. Manual de Funciones- Jefe de inversiones

MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Jefe de inversiones

Jefe inmediato: Gerente general


Objetivo: Elaborar y proponer los lineamientos generales del plan estratégico, proyectos,

programas, actividades y presupuestos de la Unidad Ejecutora de Inversiones.

Funciones

1. Buscar Inversionistas

2. Negociar las Tasas de Interés y plazos de las pólizas Acumulación.

3. Acreditar intereses y desbloquear fondos, de las pólizas de Acumulación y Ahorro

Programado.

4. Realizar el seguimiento y monitoreo de los créditos, proyectos y programas de

recuperación en ejecución.

5. Proponer e implementar programas de difusión masiva de inversiones y planes de

ahorro que promueve la institución.

6. Presentar un informe mensual a la Gerencia sobre las Captaciones.

Perfil del cargo:

Elaboración y actualización de un catálogo de fuentes de información.

Dar seguimiento a solicitudes de productos de inversión.

Requisitos


Título en Ingeniería, Economía, Administración de Empresas o carreras afines.

Colegiatura vigente: Estudio de Post Grado. Especialidad en

Gestión Crediticia Y Proyectos de Inversión.

Experiencia Laboral: 5 años en cargos directivos o

gerenciales.



73

CUADRO 33. Manual de Funciones

MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Oficial de cumplimiento

Jefe inmediato: Departamento de Riesgo


Objetivo: Evaluar constantemente los mecanismos para la prevención de lavado de activos.

Funciones

1. Realiza evaluaciones de cumplimiento periódicas en los distintos departamentos de la

cooperativa para asegurarse que se estén realizando las operaciones.

2. Establece sistemas de evaluación y monitoreo para reportar transacciones sospechosas.

3. Recibe, registra y atiende con prontitud todo lo referido a situaciones sospechosas que

notifique el personal de la cooperativa.

4. Revisa los informes diarios de los pagadores-receptores y de las sucursales que tenga

la cooperativa.

5. Asesora al personal y aclara dudas relativas a cumplimiento.

6. Presenta periódicamente a la administración un informe de cumplimiento a la Junta de Directores.

Perfil del cargo:

Tiene como función servir de asesor, orientador y evaluador en todas las áreas de cumplimiento.

Requisitos


Acreditar título profesional universitario en las ramas de,

economía, administración de empresas.

Experiencia: 1 años



Ambiente: oficina

Cuadro 33. Manual de Funciones- Oficial de cumplimiento



74

Cuadro 34. Manual de Funciones- Asistente de Sistemas

MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Asistente de Sistemas

Jefe inmediato: Jefe de sistemas


Objetivo: Coordinar con las áreas respectivas para lograr el mejor funcionamiento de la

cooperativa.

Funciones

1. Realizar modificaciones, referentes al Sistema, solicitadas por los gerentes de las

diferentes áreas; tales como:

a) Cambio de parámetros.

b) Actualización de variables del sistema.

2. Resolver los problemas operativos que se presenten concernientes al área de

Sistemas.

a) Caída de línea de comunicaciones.

b) Problemas en las operaciones de los usuarios.

3. Emitir reportes solicitados por los Gerentes de Área, para un mejor control de sus

funciones.

4. Confección y mantenimiento constante de la página WEB, en coordinación con las

áreas, administradores de agencia o gerentes.

Enlaces vía Internet

Sistema de Matriz y sus

Agencias

Se encuentren operando y en óptimas condiciones para ser usado por las diferentes departamentos y/o agencias

de la Cooperativa.

Requisitos


Título de Ingeniero o Tecnólogo en sistemas Experiencia: 2 años

Actitudes: honesto, responsable, respetuoso, tolerante, criterio.



75

Cuadro 35. Manual de Funciones- Jefe de Funciones

MANUAL DE FUNCIONES

Nombre del cargo: Jefe de Funciones

Jefe inmediato: Gerente general


Objetivo: Lograr el manejo eficiente de todos los recursos físicos, humanos y financieros puestos a su disposición para lograr que los procesos operativos se hagan a tiempo y de

acuerdo a los objetivos de la cooperativa.

Funciones

1. Administración de la bóveda y seguridad

2. Control de Cajeros.

3. Realizar las transferencias en la Matriz y las Agencias.

4. Registro y control de las transferencias por concepto de Productos y Servicios

Financieros.

5. Realizar Arqueos de Caja.

6. Confirmar la efectivización de cheques recibidos por la cooperativa.

7. Controlar el registro de las transacciones internas efectuadas por las cajeras.

Perfil del cargo:

Capacidad para utilizar la información, las normas,

los procedimientos y las políticas de la cooperativa con precisión y eficacia, con objeto de lograr los

estándares de calidad.

Requisitos


Título profesional en Administrador de Empresas. Experiencia: 5 años de experiencia profesional

relacionada.

Actitudes: responsable, líder, tolerante, criterio,

administrador, autonomía.

Dominios particulares: Conocimiento y destreza para manejar programas del

Sistema Office.



76

Políticas y Prácticas en Personal

Reglamento Interno de Trabajo

El presente reglamento señalara las obligaciones y derechos, entre la Cooperativa de

Ahorro y Crédito “1. de Julio” Ltda., y sus trabajadores, con el respaldo en la respectiva ley

y del Código de trabajo.

Selección del Personal

La selección se realizara entre los grupos de aspirantes al puesto de trabajo, se presentara

un tema al Consejo de Administración para que decida a que persona se va a contratar,

previo al informe emitido por el Gerente.

Deberán cumplir con los siguientes requisitos:

Ser mayor de edad

Presentar los certificados de honorabilidad y honradez

Certificado de los trabajos anteriores

Tener experiencia y actitud de Cooperativismo

Si cumple con todos los requisitos se elaborara un contrato de trabajo a prueba el mismo

que será de tres meses, para luego de las correspondientes evaluaciones redactar el

definitivo, si es necesario.

Terminación del Contrato

El contrato de trabajo individual terminara por las siguientes causas:

Por causas legales, previsto en el mismo contrato

Por acuerdo entre las partes

Por conclusión de la obra o del objeto de trabajo

Por muerte del trabajador

Por causa fortuito y por fuerza mayor

Por voluntad del empleador

77

En cualquier caso de terminación de la relación laboral, la Cooperativa de Ahorro y Crédito

“1. de Julio” Ltda., entregara al empleado (s), la respectiva liquidación en un plazo que no

sea mayor a treinta días (30), en caso de los juicios laborales se pagará siguiendo los

trámites legales según corresponda.

Clasificación de los empleados y trabajadores

Los empleados de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1. de Julio” Ltda., se clasificaran de

la siguiente manera:

Estables o Permanentes

No Estables

Estables o permanentes aquellos que han sido nombrados o contratados para que presenten

sus servicios de manera indefinida en la institución.

El Gerente General será nombrado por el Consejo de Administración, previo al concurso

de merecimiento u oposición.

Remuneraciones

Las remuneraciones serán reguladas mediante una escala de sueldos, la misma que

será revisada por el Gerente General y aprobado por el Consejo de Administración.

Las remuneraciones de puestos y otras asignaciones de trabajo, se la realizan con

aceptación de los empleados.

Asistencia al Trabajo

Los empleados y trabajadores de la institución, laboraran de acuerdo a lo establecido

en los controles individuales del trabajo.

La jornada diaria de trabajo del personal de la Cooperativa, será de 8 horas diarias, y

los horarios serán modificados de acuerdo a los requerimientos de la Cooperativa

El gerente General será el encargado de realizar el control de asistencia del personal,

mediante sistemas diseñados para el afecto.

Los atrasos no justificados, serán causa de multas.

78

Ningún empleado (s), trabajador (s) de la institución podrá ausentarse de la

institución, durante sus horas laborables, sin el permiso correspondiente extendido

por el Gerente General.

Sanciones

Los empleados y trabajadores que incumpliera el presente reglamento, en uno de sus

artículos serán sancionados de acuerdo a la gravedad de sus faltas, de la siguiente manera:

Será amonestado verbalmente, las faltas leves de disciplina, comportamiento

indebido, y otras que a juicio del Gerente General merezca esta sanción.

Se sancionará por escrito a los trabajadores que incumplieran con lo determinado en

el código de trabajo, y la constancia del presente reglamento.

Se otorgara un memorando por lo menos tres veces ya sea por atraso o faltas

injustificadas, el mismo se entregara al empleado y una copia al Ministerio de

Relaciones Laborales para que conserven unas constancias de los incumplimientos

del empleado en la Cooperativa.

79

Control mensual de Asistencia

Cooperativa de Ahorro y Crédito “1. de Julio” Ltda.

Período: ______MES:______ OFICINA: Matriz Agencia 1 Agencia 2

Cuadro 36 Control mensual de Asistencia

Nombres y

Apellidos

Hora de

Entrada

Hora de Salida Firma Observaciones

Observaciones:

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

…………………… …………………… ……………………

Gerente Contabilidad Jefe de Oficina

80

Instructivo para llenar el Formato del control mensual de Asistencia de la

Cooperativa de Ahorro y Crédito “1. de Julio” Ltda.

Objetivos: Registrar y Controlar la asistencia del personal que elabora en la Cooperativa

Distribución y Destinatario:

El formato se genera en original y 1 copia, el original se entrega al Gerente y la copia al

Jefe de Oficina, para su control y archivo.

Datos:

Periodo: Registra en año en curso que están realizado las operaciones

Mes: Detallar el mes en que se realizara el control de asistencia

Oficina: Registrar el lugar donde se está llevando el control de la asistencia de los

empleados sea esto en la Matriz o en sus Agencias.

Nombres y Apellidos: Registrar sin abreviaciones el nombre y apellidos completos del

personal que elabora.

Hora de Entrada: Registrar la hora de ingreso a la Cooperativa.

Hora de Salida: Registrar la hora de culminación de sus tareas en el día.

Firmas: Registrar la rúbrica del empleado

Observaciones: Detallar las falencias o anomalías que presenta el empleado.

81

3.2. Evaluación de Riesgos

Identificar los objetivos de Control Interno

Objetivo General del Control Interno

Facilita una herramienta administrativa formal que establezca los procedimientos a los que

se sujeta la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1. de Julio” Ltda., así como los

procedimientos a los que deberán apegarse los integrantes de la misma para el

cumplimiento de sus funciones.

Objetivos Específicos

Servir como herramienta en la capacitación del personal

Establecer las funciones de cada uno de los integrantes de la Cooperativa

Aportar los lineamientos que agiliten las actividades que se desarrollan dentro de la

Institución

Establecer los elementos de control que permitirán a la Cooperativa de Ahorro y

Crédito “1. de Julio” Ltda., alcanzar la eficiencia operativa y la maximización del

rendimiento, apegándose a las políticas y procedimientos que en el presente manual

se describen.

82

Identificación de los Riesgos Internos

Para identificar los riesgos que tiene la Cooperativa se ha realizado Cuestionarios de

Control Interno para cada área.

Dirigido a: Área Operativa-Caja

Objetivo:

- Identificar que todas las transacciones de efectivo estén registradas a tiempo y con

exactitud.

Cuadro 37. Cuestionario de Control Interno Área Operativa-Caja


# PREGUNTA-CAJA SI NO COMENTARIO

1 ¿Cuenta con un manual sobre el uso de la caja? X

2 ¿Existen formatos para reportes de caja? X

3 ¿Se ejecutan arqueos sorpresivos del fondo de caja? X

4 ¿Cada cajero firma el reporte de cuadre diario detallando el

efectivo en su caja, de acuerdo a la cantidad de billetes y monedas?

X

5 ¿El efectivo de cada caja es conciliado diariamente con el

sistema?

X

83

Dirigido a: Área Operativa-Créditos

Objetivo:

- Verificar que el proceso de créditos que se cumpla de acuerdo a las políticas y

manuales de crédito existentes.

Cuadro 38. Cuestionario de Control Interno Área Operativa-Créditos


# PREGUNTA-CRÉDITO SI NO COMENTARIO

1 ¿La cooperativa posee de un responsable que autorice los

créditos?

X

2 ¿Existe un manual de políticas de crédito? X

3 ¿Existen doble firma para la autorización y aprobación de

créditos?

X

4 ¿Los formularios de solicitudes de crédito del deudor y fiador

tienen un número correlativo?

X

5 ¿Es verificada la información recibida en la solicitud de

otorgamiento de crédito?

X

84

Dirigido a: Área Operativa-Cobros

Objetivo:

- Verificar si se cumple con las políticas y manuales de recuperación de cartera

morosa.

Cuadro 39. Cuestionario de Control Interno Área Operativa-Cobros


# PREGUNTA-COBROS SI NO COMENTARIO

1 ¿Posee políticas y manuales de recuperación de mora? X

2 ¿Dispone de un monitoreo diario de la cartera de morosidad? X

3 ¿Existe una buena coordinación entre el departamento de cobros

y el departamento judicial para disminuir los índices de

morosidad?

X

4 ¿Cuentan los ejecutivos de cobro con metas mensuales para la

disminución de los índices de morosidad?

X

5 ¿Existe un reporte en el sistema que detalle el comportamiento

de la cartera?

X

6 ¿Se lleva un control de la visita de cobros realizadas a los

asociados con saldos en mora?

X

85

Dirigido a: Gerente

Objetivo:

- Verificar que se cumplan los planes establecidos por la Cooperativa

Cuadro 40. Cuestionario de Control Interno dirigido al Gerente


# PREGUNTA-GERENTE SI NO COMENTARIO

1 ¿Se han enviado los Estados Financieros dictaminados por el

auditor Externo?

X

2 ¿Tiene contrato individual de trabajo todos los empleados? X

3 ¿Cuenta la Cooperativa con un Reglamento Interno para el

Personal

X

4 ¿La Cooperativa posee políticas establecidas? X

5 ¿Existe un Control Interno? X

6 ¿Se elabora informes sobre control interno? X

7 ¿Existe rotación de personal? X

8 ¿Es adecuada la forma de comunicación entre los jefes o

gerentes hacia los demás empleados?

X

9 ¿Se establecen objetivos por cada área funcional? X

86

Dirigido a: Consejero de Administración

Objetivo:

- Determinar los lineamientos de las políticas generales de la Cooperativa, así como

supervisar su implementación.

Cuadro 41. Cuestionario de Control Interno dirigido al Consejero de Administración


# PREGUNTA-CONSEJERO DE ADMINISTRACÓN SI NO COMENTARIO

1 ¿El Consejo de Administración se reúne ordinariamente por lo

menos una vez al mes?

X

2 ¿Existe un seguimiento permanente de los planes de la

Cooperativa?

X

3 ¿Se realiza un estudio sobre cuál es el posicionamiento de la

Cooperativa frente a la competencia?

X

4 ¿Se llevan reuniones de alta dirección para tratar asuntos

estratégicos?

X

5 ¿El Consejo Administrativo supervisa la gestión administrativa,

económica y financiera de la cooperativa?

X

87

Dirigido a: Consejo de Vigilancia

Objetivo:

- Determinar los lineamientos de las políticas de control y fiscalización de la

Cooperativa.

Cuadro 42. Cuestionario de Control Interno dirigido al Consejo Vigilancia


# PREGUNTA- CONSEJERO DE VIGILANCIA SI NO COMENTARIO

1 ¿Revisar el cumplimiento del plan anual que tiene la

Cooperativa?

X

2 ¿Emitir un dictamen sobre el balance semestral? X

3 ¿Solicitar al Consejo de Administración la realización de

Auditorías especiales?

X

4 ¿Vigilar los bienes de la Cooperativa? X

5 ¿Informa a los órganos de Administración, al Revisor Fiscal y/o

al organismo competente, sobre irregularidades que existan en

el funcionamiento de la Cooperativa?

X

6 ¿Solicita al Gerente informes económicos y la presentación de

los Balances mensuales de cualquier área, para realizar el

monitoreo y seguimiento a las operaciones administrativas y

financieras de la Cooperativa?

X

88

Dirigido a: Área Financiera Contabilidad

Objetivo:

- Verificar que las transacciones de efectivo sean debidamente autorizadas y acceso al

afectivo, archivos y procedimientos relacionados se permita solo al personal autorizado.

Cuadro 43. Cuestionario de Control Interno dirigido al Área Financiera

Contabilidad


# PREGUNTA-CONTABILIDAD SI NO COMENTARIO

1 ¿Se preparan y entregan a tiempo a la gerencia estados

financieros mensuales?

X

2 ¿Se ha presentado los impuestos sobre la Renta a tiempo? X

3 ¿Se revisa al cierre, las diferencias de conciliación con

incidencia en contabilidad y se informa a la misma?

X

6 ¿S e realiza un seguimiento de las diferencias detectadas en

la conciliación?

X

7 ¿Se examina la existencia de asientos contables anormales ya

sea por su naturaleza o por su monto?

X

8 ¿Se encuentran todos los cheques pre-numerados y se

utilizan en correlación?

X

9 ¿Las personas que firman los cheques están autorizadas por

el Consejo de Administración o Gerencia de Operaciones

X

89

3.2.1 Estimación de Riesgo

La Matriz de Riesgo Operativos permitirá a los administradores de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1ro de Julio” Ltda., priorizar

el tratamiento y control de los riesgos.

Cuadro 44. Matriz de Estimación de Riesgo

ÁREAS CRÍTICAS Caja Créditos Gerente

Consejo de

Administración

Consejo de

vigilancia Contabilidad

INDICADORES

Liquidez y

Disponibili

dad

Capacidad

de pago.

Retraso en la

presentación

de los Estados

Financieros

exactos.

Falta de control de

cumplimiento.

Deficiente control de

las fiscalizaciones

que realiza la

Cooperativa.

Atraso en la elaboracion

de estados financieros

RIESGO Alto Alto Alto Alto Alto Alto

NIVEL DE RIESGO

Insuficienci

a de

Efectivo

Incobrabili

dad de

saldos

Deficiencia

toma de

decisiones

Mal

comportamiento de

los empleados

No concuerdan los

balances con los

registros que

mantiene la

cooperativa

Pago de multas y

sanciones en las

Entidades Controladoras

PROCEDIMIENTO DE RIESGO

Control de

Efectivo

Control a

otorgar los

créditos

Exigir a los

departamentos

que cumplan al

día sus

obligaciones

Dar un seguimiento

para el

cumplimiento de las

políticas

establecidas y el

plan de trabajo

Realizar reuniones

permanentes y para

dar a conocer los

gastos de la

Cooperativa

Solicitar la informacion

opotuna a cada una de

sus agencias

RESPONSABLE Auditor Auditor Auditor Auditor Auditor Auditor


90

3.3. Actividades de Control

Políticas de Crédito

La Cooperativa de Ahorro y Credito“1. de Julio” Ltda., para prestar el servicio utilizara las

siguientes políticas:

El crédito será concedido siempre y cuando se compruebe la buena inversión y se

garantice su recuperación

Brindar el servicio de crédito a sus socios cuenta ahorrista, que soliciten créditos.

Concederá el crédito en efectivo, utilizando procedimientos técnicos funcionales para

mejorar el desarrollo de las actividades agrícolas de los asociados.

Las tasas de interés que cobre la Cooperativa serán flexibles, así mismo, la tasa activa

podrá ser diferencial de acuerdo al tipo de inversión.

Los plazos de repago, guardaran concordancia con la capacidad de pago del

solicitante, sin sobrepasar los límites que por tipos de crédito y/o garantías.

Velar por que los plazos de los activos guarden concordancia con la permanencia o

plazos de pasivos, considerados como fuente de financiamiento.

Todo crédito tendrá garantías debidamente analizadas

La Cooperativa podrá conceder créditos, hasta el 40% de su patrimonio siempre y

cuando no contravenga disposiciones legales.

91

Usuarios de Crédito

Podrán usar el servicio de crédito todos los socios activos que estén en capacidad de

cumplir con sus obligaciones y que llenen los siguientes requisitos:

Ser solvente de obligaciones

Haber ingresado a la cooperativa como mínimo tres meses.

Ser legalmente capaz y gozar de buena reputación en su comunidad

Tramitación del Crédito

El socio deberá presentar una solicitud en el formulario que la cooperativa proporcione,

para poder tramitar un préstamo con los datos requeridos; como mínimo quince días antes

de la fecha en que el asociado necesitara el préstamo.

En las solicitudes deberán consignarse claramente los datos del socio.

Entre estos se mencionan los siguientes:

Identificación

Monto de préstamo solicitado

Destino del Crédito

Descripción de la garantía

Monto de Aportaciones pagadas a la fecha

Plazo propuesto

Forma de pago de intereses

Formas de pago del capital

Formalización y registro de los créditos

Se realizara los créditos por medio de un contrato de préstamo, dependiendo de la cantidad

del crédito y el record crediticio del asociado, el Consejo de Administración tomara las

precauciones necesarias, para evitar riesgos de morosidad.

92

Se registraran los créditos una libreta acompañado por una copia de la solicitud el recibo

firmado por el socio y una copia de contrato; la tarjeta queda en el archivo de la cooperativa

y la libreta será para uso del socio.

La garantía deberá cubrir hasta en un 90% el monto de lo solicitado y estar libre de

gravamen con otras instituciones financieras.

Políticas Administrativas y de Personal

Capacitaciones constantes a todos los empleados de la Cooperativa

Excelente organización de trabajo en equipo, con mayor comunicación entre

departamentos

Asamblea General

El personal que se incorpore a la Cooperativa, será previamente seleccionado y

sometido a un proceso de capacitación permanente

Mantener niveles salariales adecuados

Invertir en activos fijos cuando sean necesarios.

Estímulos a las iniciativas y creatividad de los empleados, que aporten al desarrollo

de la entidad

Conservar criterios prudentes en los gastos y en los costos administrativos

Políticas de Captaciones

Asumir una actitud amable, cordial y de asesoramiento inmediato a los usuarios.

Evaluar a los productos y servicios de capacitaciones, para ampliar o innovar.

Realizar estudios de mercado, para determinar las ventajas comparativas de nuestros

servicios para adaptar correctivos de competitividad.

Captar más socios en los cantones de las provincias, a través de un plan de captación

de puerta a puerta.

Difundir, a través de estrategias los servicios que ofrece.

Crear una nueva imagen de cooperativa de ahorro y crédito.

93

Políticas Financieras

Los funcionarios deberán presentar con oportunidad toda la información necesaria

para la toma de decisiones acertadas.

Conservar criterios prudentes sobre el manejo de liquidez, dentro del promedio del

parámetro establecido por los Organismos de Control.

Administrar con prudencia los recursos financieros de la entidad referente a

rentabilidad, seguridad, dispersión de riesgos y de recuperación.

Evaluar permanentemente las tasas de interés tanto activas como pasivas para

ajustarlas según las condiciones del mercado y eventuales de riesgos.

Evaluar y revisar permanentemente los costos operacionales y administrativos según

la exigencia institucional, en el marco de la eficiencia y eficacia.

Desarrollar estudios técnicos necesarios y forma operativa, sobre las

implementaciones de nuevos servicios y productos financieros y/o

complementarios.

Aplicar indicadores financieros, para evaluar el comportamiento económico-

financiero de la Cooperativa y su relación con el sistema.

Mantener el nivel suficiente de Patrimonio Técnico, que dé solvencia y seguridad a la

Cooperativa.

Dar cumplimiento a las exigencias de los Organismos de Control y al marco jurídico

competente.

94

Políticas para el personal

Es obligatorio a todos los empleados cumplir con su diaria y puntual asistencia, para

esto se considera falta de puntualidad al hecho de llegar al lugar de trabajo con

atraso, o sea pasada la hora de entrada, o no estar listo a la hora de inicio de trabajo.

Cada uno de los empleados debe registrarse al ingreso y salida (mañana y tarde)

Firmar el control de asistencia, luego esta pasara a la Gerencia

La falta de puntualidad o inasistencia injustificada será causa de sanción

Por ningún motivo, persona alguna que no tenga la calidad de empleado o funcionario

de la cooperativa deberá ingresar a las instalaciones antes de la apertura y después

del cierre de horario de atención al público.

El teléfono debe ser utilizado para fines institucionales, las llamadas personales

deberán ser restringidas, solamente en caso de urgencias podrá ser atendidas.

La línea telefónica de Gerencia son de uso exclusivo. Toda llamada deberá ser

canalizada a través de Secretaria.

Por ningún motivo se deberá consumir alimentos o comidas y fumar dentro de las

oficinas de la institución.

Para la ejecución de trabajos en horas suplementarias y extraordinarias, deberán

necesariamente tener la respectiva autorización de Gerencia.

Políticas de Contabilidad

Los principios contables son los más apropiados para presentar la situación

financiera, cambios de la posición financiera y resultados de las operaciones

Las políticas de contabilidad comprenden, reglas y procedimientos adoptados por la

gerencia al preparar y presentar los estados financieros.

95

3.3.1. Diseño de procedimientos

Cuadro 45. Simbología de los Flujogramas de Control Interno

SIMBOLOGÍA QUE SE UTILIZARA EN LOS FLUJOGRAMAS DE LOS

PROCEDIMIENTOS

DE CONTROL INTERNO

SIMBOLO SIGNIFICADO

Este símbolo representa el Inicio del flujo grama y representa,

las aéreas de responsabilidad de un sistema.

La línea de Información o comunicación, representa la

conexión del flujo a través de operaciones o documentos, la

flecha indica el sentido del proceso y la cadena de una acción

a otra.

Representa el procedimiento a seguir en la ejecución.

Se utiliza este símbolo cuando una operación está sujeta a

ciertas decisiones mediante el procedimiento.

La decisión dependerá del resultado de una prueba, una

comparación o la existencia de alguna condición.

Sirve para demostrar que existen documentos que se debe

llenar.

Representa las alternativas de un determinado proceso.

Este símbolo se utiliza para indicar que ciertos datos o

información han sido almacenados.

Este símbolo se utiliza para indicar que se ha finalizado el

proceso.


Fuente: Gustavo Cepeda 1997 y varios.

96

Cuadro 46. Descripción del proceso de Apertura de Cuenta

Título: APERTURA DE

CUENTA

Fecha de Vigilancia

Versión

Pagina

Código: Departamento:

Elaborado: Revisado: Aprobado:

1. Ingresa el posible socio a la institución y solicita

la apertura de cuenta de ahorro.

2. El empleado encargado de esta área pide al

posible socio la documentación requerida dependiendo

del tipo de persona que trate.

3. Llena la solicitud de apertura de cuenta

establecida por la institución

4. Verificación de los datos entregados con el fin de

comprobar la veracidad de los mismos.

5. Inspeccionar que el posible socio no se encuentre

vinculado con los delitos tipificados por la Ley de

Sustancias Estupefacientes y Sicotrópicas o cualquier

delito de Lavado de Activos.

6. Si los datos entregados son reales y no existe

ningún aspecto fuera de lo común se sigue con el

proceso de la apertura.

7. Se procede al llenado de los formularios.

8. Se solicita al socio que indique el monto máximo

del movimiento de su cuenta tanto en depósito y

retiros.

9. En caso de que supere el monto establecido se

procede al llenar el formulario “Transacciones

especiales o de excepción y asignación de cupo”.

10. Ingresa los datos del nuevo socio al sistema de

institución.


Elaborado por Betty Sisalema.

INIC

IO

1

2

3

4

7

5 6

+ 8

9

10

FIN

-

97

Cuadro 47. Descripción del proceso de Depósito

Título: Depósito

Fecha de Vigilancia

Versión

Pagina



NO Si

NO

NO SI

1. Ingresa el socio a la institución y se dirige a los

lugares en donde se encuentran las papeletas de depósito.

2. El socio llena el comprobante de deposito

3. El socio se dirige a las ventanillas de la institución.

4. El cajero recibe la papeleta, el dinero y la libreta de

ahorro.

5. El cajero verifica que la papeleta este llenada

correctamente y que la libreta corresponda al socio.

6. Si la papeleta no está llenada correctamente

devolverá a l socio la papeleta, el dinero y la libreta de

ahorro y solicitara la creación de una nueva papeleta.

7. Si está bien llenada el cajero identificara la

operación, contra el dinero e ingresara en el sistema de

detalle de efectivo y cheques recibidos.

8. Si el monto supera los $2.000,00 (Dos Mil Dólares)

se deberá llenar el formulario “Declaración de licitud de

fondos”.

9. En caso de negarse al llenado de dicho formulario se

notificara a su superior y se cancelara dicha operación.

10. En caso de no haber recibido la libreta de ahorro del

socio, sella la papeleta, imprime y entrega al depositante el

comprobante de depósito.

11. El cajero en caso de haber recibido la libreta de

ahorro imprime en dicha libreta sella la papeleta y

devuelve la libreta al depositante.

12. El cajero archiva la papeleta para el cuadre diario.


Elaborado por Betty Sisalema

INIC

IO

1

2

3

4

7

5 6

Libre

ta

9

8

10

11

12

FIN

98

Cuadro 48. Descripción del proceso de Retiro

Título: Retiro

Fecha de Vigilancia

Versión

Pagina



NO

SI

1. El socio ingresa a la institución y se dirige a los lugares donde

se encuentran las papeletas de retiro.

2. El socio llena el comprobante de retiro de la cooperativa.

3. Una vez llenado el documento, el socio se dirige a las

ventanillas de la institución.

4. El cajero recibe la papeleta de retiro del socio, la cedula de

identidad y la libreta de ahorro. Si el que retira no es socio le pedirán

además su cedula de identidad.

5. El cajero verifica que la papeleta este llenada correctamente y

compara firmas entre papeleta cedula y sistema. Si el retiro no es

efectuado por el socio verificara además la autorización en la papeleta

de retiro y la firma de quien retira con la cedula de identidad.

6. Si la papeleta no está llenada correctamente el cajero deberá

devolver la papeleta y todos los documentos antes mencionados.

7. Solicita la elaboración de una nueva papeleta.

8. El cajero entrega los valores al socio conjuntamente con la

libreta de ahorro actualizada y archiva la papeleta.

9. Por último se entregan las papeletas a la contadora para que

realice los respectivos asientos contables y su verificación en el

registro del secretario.



INICI

O

1

2

3

4

7

5 6

Libre

ta

10

FIN

9

99

Cuadro 49. Descripción del proceso de Cobro de préstamos

Título: Cobro de

préstamos

Fecha de Vigilancia

Versión

Pagina



SI

1. Se solicita al socio que ingresa a cancelar la cuota

del préstamo la tabla de pago, que entro el jefe de crédito

al momento de liquidar el préstamo.

2. Se informa al jefe de crédito sobre los documentos

entregados.

3. Después se digita el número de cuenta en el sistema.

4. Se procede a verificar los nombres completos del

socio que desea cancelar en la cuota mensual.

5. Luego debe verificar con cuantos créditos cuenta el

socio de la cual debe elegir del crédito que desea cancelar.

6. Informar al socio la cantidad que debe cancelar,

según la constancia del sistema.

7. Debe recibir el dinero y registrar en el sistema la

cantidad dada.

8. Entregar el recibo correspondiente al socio con

sellos de la Cooperativa y su fecha.



INICI

O

1

4

3

2

7

8

FIN

5

100

Cuadro 50. Descripción del proceso de Crédito

Título: Crédito

Fecha de Vigilancia

Versión

Pagina



NO

1. Ingresa el socio al departamento de información de

crédito de la institución y solicita el servicio.

2. Solicitará los documentos necesarios para obtener el

préstamo.

3. Verificar que el solicitante del préstamo tanga en

cuenta el 10% del monto solicitado.

4. Verificar y comprobar la autenticidad de los

documentos prestados por el solicitante como de los

respectivos garantes.

5. Se procederá a llenar el formulario con información

del deudor con los datos del solicitante y de los respectivos

garantes.

6. Se realizara la inspección que corresponde al

solicitante.

7. Se entregara los documentos en una carpeta al jefe

de crédito.

8. El requerimiento del crédito será analizado por el

Consejo o Junta de Crédito de la Institución el mismo que

se encargara de aprobar o rechazar lo solicitado.

9. En caso de ser rechazado se dará la oportunidad al

solicitante de reunir y conseguir los requerimientos

establecidos.

10. Una vez aprobado se procederá a firmar el contrato

de crédito y se entregara al beneficiario la tabla de

amortización con los pagos correspondientes a realizar.

11. Acreditar a la cuenta del solicitante el monto según

las condiciones del contrato.



INICI

O

1

2

3

4

6

7 8

9

FIN

5

10

101

Cuadro 51. Descripción del proceso de Arqueo de Caja

Título: Arqueo de Caja

Fecha de Vigilancia

Versión

Pagina



NO

1. El tesorero de la Cooperativa entrega el dinero al

cajero.

2. La cajera recibe el dinero por los depósitos cobro de

préstamos que realizan los socios.

3. El Consejo de Vigilancia realiza arqueos de caja

sorpresivos para verificar si existe sobrante o faltante de

caja.

4. En caso de existir un faltante de caja la cajera deberá

hacerse responsable, además será sancionado con un

memorando.

5. La cajera verificara en el sistema la existencia de

fondos según las papeletas de depósito, y retiro y los

cobros de préstamos que se han efectuado en el día.

6. Al finalizar el día la cajera procede a elaborar el

respectivo corte de caja, el cual tiene que cuadrar

conforme a los documentos que amparan los depósitos,

retiros o cobros de préstamos realizados.

7. La cajera entrega el dinero al Tesorero de la

Institución adjuntando el correspondiente corte de caja y

los documentos.

8. El tesorero recibe el dinero, los documentos y el

corte de caja firmado por él y la cajera y procede a

archivar los documentos y guardar el dinero.



INICI

O

1

2

3 4

5

FIN

6

7

8

102

Cuadro 52. Descripción del proceso de Consejo de Vigilancia

Título: Consejo de

Vigilancia

Fecha de Vigilancia

Versión

Pagina



NO

SI

1. La reunión realizada debe constar a través de las

actas.

2. Dictar normas del manejo de sistema contables para

la Cooperativa.

3. El Consejo de Administración tendrá sesiones

ordinarias cada semana para fiscalizar las actividades.

4. El Consejo de Vigilancia realiza arqueos de caja

sorpresivos para verificar si existe sobrante o faltante de

caja.

5. Supervisar el consentimiento del préstamo, y los

gastos ocurridos durante la actividad económica.

6. Resolver los conflictos que se produzcan entre los

socios.



INICI

O

1

2

3 4

5

FIN

6

103

Cuadro 53. Descripción del proceso de Consejero de Administración

Título: Consejero de

Administración

Fecha de Vigilancia

Versión

Pagina



1. Realizar sesiones ordinarias cada semana a través de

actas.

2. Dictar normas generales de Administración Interna

de la Cooperativa.

3. Distribuir a los empleados de la Cooperativa.

4. Conocer y aprobar la reforma presupuestaria de la

Cooperativa

5. Revisar los balances semestrales para realizar el plan

de fortalecimiento patrimonial.

6. Exigir al Gerente, Jefe de Agencia, y los empleados

cumplan con las metas establecidas en el plan de trabajo.



INICI

O

1

2

3 4

5

FIN

6

104

Cuadro 54. Descripción del proceso del Gerente

Título: Gerente

Fecha de Vigilancia

Versión

Pagina



1. Organizar a la Administración de la Cooperativa

2. Cumplir y hacer cumplir a los socios

3. Controlar y supervisar el estado de Caja.

4. Aplicar un correcto sistema sobre el control

5. Informar al Consejo de Administración sobre la

Situación Financiera.

6. Elaborar el Control Interno de la Cooperativa y

someter a la aprobación del Consejo



INICI

O

1

2

3 4

5

FIN

6

105

Cuadro 55. Descripción del proceso de Contabilidad

Título: Contabilidad Fecha de Vigilancia

Versión

Pagina



NO

SI

1. Recibe los documentos, ingresos y gastos de la

Cooperativa.

2. La contadora compara los recibos entregados y

documentos como el pago de préstamo, deposito, retiros

etc. verificara si están bien registrados según el secretario

de la Cooperativa y en el sistema correspondiente.

3. Registra los datos obtenidos en el sistema de

Contabilidad.

4. Realiza asientos Contables.

5. La Contadora realiza las conciliaciones Bancarias.

6. Procede a la Mayorización de las cuentas

7. Realiza el Balance de Comprobación.

8. Procede a realizar el Estado de Resultados

9. Realiza el balance final

10. Por último realiza los Asientos de Ajustes en caso de

ser necesario.



INIC

IO

1

2

3 4

5

FIN

6

7

8

9

10

106

3.4. Información y Comunicación

Control de Apertura de Cuenta

PASO 1

Verificar que estos documentos consten en los archivos de la Cooperativa.

Confirmar que los datos personales estén bien redactados tanto en el Sistema como en

la Papeleta de Deposito.

PASO 2

Observar que esté bien escrito el Nombre y Apellido del socio que realiza el depósito.

Verificar con el nombre anterior el Nombre y Apellido del depositante

Confirmar el valor de depósito tanto en números como en letras

Observar las firmas del depositante

Observar que los cajeros estén cumpliendo con los cotos establecidos en la

Cooperativa

PASO 3

Comprobar el monto del depositante que realiza el socio en la papeleta conste en el

sistema.

Verificar el número de cuenta que tiene el socio de la Cooperativa

Confirmar que este correcto el Nombre y Apellido del socio que apertura la cuenta.

Observar si es correcto el número de la Cédula, comprobando con la copia archivada

al momento de la apertura.

Determinar si están cumpliendo con los costos establecidos por el Consejo de

Administración.

107

PASO 4

Analizar cuál es el porcentaje que se envía al certificado, tanto el costo de la libreta

del total de depósito, la misma que debe estar registrada como Certificado y debe

constar como costo de apertura en el registro del secretario

Verificar que los restantes estén como depósito del socio, el mismo que puede ser

retirado cuando lo desee.

PASO 1. Cedula de Identidad

PASO 2. Papeleta de Depósito.

PASO 3 Constancia en el Sistema

108

PASO 4. LIBRETA

Control de Depósito

PASO 1

Observar que esté bien escrito el Nombre y Apellido del socio que realiza el depósito.

Confirmar el valor de depósito tanto en números como en letras

Observar las firmas del depositante sea el propietario de la cuenta o familiar.

Verificar en el sistema los Nombres y Apellidos, que consta en la papeleta

Observar que fecha se realizó el depósito en comparación con la papeleta

Confirmar el monto que registra en el sistema

PASO 2

Confirmar que el flujo de caja que arroja el sistema es de acuerdo con el depósito

realizado.

Determinar si existen modificaciones en caso de que se equivoquen, y analizar si

tiene consecuencia al momento de obtener los reportes finales.


Confirmar que este correcto el Nombre y Apellido del socio que realiza el deposito

Verificar la fecha que realizo el depósito, el mismo que requiere una comparación

con la papeleta de depósito.

Comprobar el monto del depositante que realiza el socio en la papeleta.

Observar que los cajeros estén cumpliendo con los cotos establecidos en la

Cooperativa

109

PASO 3

Analizar cuál es el porcentaje que se envía al certificado, tanto el costo de la libreta

del total de depósito, la misma que debe estar registrada como Certificado y debe

constar como costo de apertura en el registro del secretario.

Confirmar que este correcto el Nombre y Apellido del socio que realiza el depósito.

Verificar que la fecha que realizo el depósito, el mismo que requiere una

comparación con la papeleta de depósito.

Verificar el monto del depósito.

PASO 1. Papeleta de Depósito

PASO 2. Constancia en el Sistema

110

PASO 3. LIBRETA

Controles que se beben realizar en el momento del Retiro

PASO 1 Papeleta de Retiro

Determinar si está bien escrito el número de cuenta

Observar que este correcto el Nombre del socio que realiza el retiro correspondiente

Verificar el nombre y apellido del socio, solicitando la cedula y firmas.

Confirmar que el valor del retiro este escrito tanto en números como en letras

Observar que la firma del socio que realizara el retiro sea la misma de la cedula, el

mismo que debe ser el propietario de la cuenta.

PASO 2

Verificar que el retiro que realizo el socio debe contar en el sistema

Comprobar el número de cédula con el registro de la papeleta

Confirmar que en el flujo de caja que arroja el sistema conste en el retiro

Verificar el monto del retiro


Confirmar que este correcto el Nombre y Apellido del socio que realiza en la papeleta

de retiro.

Verificar la fecha que realizo el retiro, el mismo que requiere una comparación con la

papeleta.

111

PASO 1. Papeleta de Retiro

PASO 2. Constancia en el Sistema

112

Control de Préstamo

PASO 1

Es importante determinar un encaje para apertura a dicho crédito

Un encaje puede ser el saldo del certificado o puede ser depositado al momento de

solicitarlo

PASO 2

Verificar que debe estar presentado todos los documentos necesarios como respaldo

de préstamo como:

Copia de la cedula de identidad

Certificado de servicios básicos se luz o agua

Solicitud de crédito o información personal del deudor

PASO 3

Realizar una investigación de que todos los datos de la Solicitud como del Garante

debe estar llenado correctamente

Copia de la cedula de identidad

Certificado de servicios básicos se luz o agua

Solicitud de crédito o información personal del deudor

PASO 4

Conocer la aprobación de los departamentos para su seguridad

Verificar si están cumpliendo con el porcentaje establecido de interés por el Consejo

de Administración

También debe observar cuál es la capacidad de pago del socio, como respaldo su

verificación en la central de riesgo

PASO 5

Verificar si cuenta archivados el certificado de autorización

Comprobar cuál es el monto solicitado por el socio

Evidenciar la veracidad de las firmas tanto del Deudor como el Garante

Verificar el depósito automáticamente solicitado por el socio

Confirmar en qué fecha fue el depósito

113

Observar que la papeleta de retiro este llenado correctamente como:

Compara las fechas de retiro papeleta de retiro, y el registro en el sistema además el

registro en sus libretas

Detallado tanto en números como en letras el total del retiro

La firma correspondiente con la cedula de identidad

PASO 1. Registro en el sistema

PASO 2. Copias de la cedula de identidad

114

PASO 2.1. Certificado de servicios básicos se luz o agua

115

PASO 2.3. Solicitud de crédito o información personal del deudor

116

PASO 3. Realizar una investigación de que todos los datos de la Solicitud como del

Garante debe estar llenado correctamente

PASO 3.1. Copia de la cedula de identidad

PASO 3.2. Certificados personales

117

PASO 3.3. Solicitud de crédito o información personal del Garante

118

PASO 4. Aprobación de los departamentos

119

PASO 5. Autorizacion de Buro de Crédito

120

PASO 5.1. Constancia en el Sistema

PASO 5.2. Papeleta de retiro

121

Control de Cobro de Préstamo

PASO 1

Verificar la cuota registrado durante el cobro

Observar el cumplimiento de la cuota con la tabla de amortización

PASO 2

Observar la constancia en el sistema de la cuota

Verificar el nombre correcto tanto en el recibo y en el sistema

Determinar cuál es el tiempo de pago

PASO 1

PASO 2

122

Gráfico 21. Control del Consejo de Administración


N

Verificar que consten la existencia de las normas Internas de

Administración dictadas por el Consejo de Administración

Verificar si los miembros del Consejo tienen

conocimiento del presupuesto

N S

N S

Verificar si han revisado oportunamente el

Balance

S

Fin de Control

Inicio de

Control

Verificar si es las actas han realizado las

sesiones ordinarias según el estatutos

S

N

Constar

Fecha, Integrante,

firma del Presidente y

Secretario

Observar que

todos los

empleados

cuenten con

normas internas

Observar si realizan controles a cada

departamento para el cumplimiento de los

objetivos

S

123

Gráfico 22. Control del Consejo de Vigilancia


N

Verificar y Controlar los Gastos realizados en la

Institución y revisar en el comprobante

Verificar que los gastos estén en los flujos de Cajas

Diarias y estén registrados Contablemente

N Si

N Si

Establecer las actas correspondientes de cada sesión realizada y debe constar

en las verificaciones del documento

Si

Fin de Control

Inicio de Control

Verificar si es las actas han realizado las sesiones

ordinarias según el estatutos

Si

N

Verificar el dictamen para la autorización previa de los

balances objetivos

Constar Fecha, Integrante, firma

del Presidente y

Secretario

N: de Factura, fecha de

adquisición, monto por

el cuál fue emitida la

factura, y firmas

Si

124

Gráfico 23. Control de Gerencia


S

N

Verificar si el cumplimiento de los

Recursos Humanos es Bueno o Malo

Constatar que cada uno de los departamentos cumpla

sus funciones de acuerdo a los manuales de funciones

NS

N S

Verificar que todos los documentos de las agencias lleguen al

departamento de Contabilidad para hacer el registro diario

S

Fin de Control

Inicio de

Control

Analizar la situación de la Cooperativa en su

Administración

S

N

Organizar sesiones ordinarias y extraordinarias para

la verificación del cumplimiento de las aéreas

SN

N S

Presentar los estados financieros a las entidades, analizar y Verificar

junto a la gerencia y Contabilidad los Estados Financieros para la

toma de decisiones

125

Gráfico 24.Control de Contabilidad


N

Verificar que todos los documentos estén a

nombre de la Cooperativa con:

Verificar que todos los montos estén previos a la autorización del

Consejo de Vigilancia o Consejo de Administración

N S

N S

Fin de Control

Inicio de

Control

Verificar que todos los documentos lleguen

a tiempo al departamento

S

Analizar y Verificar las transacciones realizadas entre

agencias y matriz

Verificar que todos los asientos contables estén en el sistema y mayorizados

Verificar los Estados Financieros y observar si la

entrega a la gerencia es oportuna

Ruc, Fecha de Emisión,

Dirección, Monto Total

Monto I.V.A

SN

SN

SN

126

3.5. Supervisión y Seguimiento

La Cooperativa de Ahorro y Crédito “1. de Julio” Ltda., deberá realizar un análisis continuo

del Sistema de Control Interno que asegure:

La eficiente toma de decisiones Financieras

Mantener el control sobre las actividades realizadas por la Cooperativa

El Sistema de Control Interno debe asegure el mejoramiento de la eficiencia y

eficacia en los procesos Administrativos y Financieros que permita una respuesta

dinámica y eficaz a los miembros de la Institución

El diseño y establecimiento de nuevos controles o en la modificación de los

existentes, proporcione un desarrollo de las actividades eficaz y con un claro

enfoque de alcance de los objetivos organizacionales establecidos.

Informe

El informe de Control Interno contiene los siguientes puntos que se describe a

continuación.

Alcance del Informe

Se detallan las aéreas han sido examinadas, desde la fecha de inicio hasta su terminación, se

señalan las fuentes de información que los departamentos colaboraron para que realice el

examen.

Resumen General

Se describirá quienes son las personas o directivos encargados de efectuar el Control

Interno, también se detallara brevemente si la Institución cuenta con una planificación

Estratégica en la cual incluya misión, visión objetivos, políticas, estrategias y valores

corporativos, dando a conocer como cada uno de ellos ayudan o contribuyen al

mejoramiento de la Entidad.

127

Evaluación de las Fases de Control Interno

A continuación se describen las ideas de mayor importancia ocurridas en los elementos que

componen el Sistema de Control Interno, durante el periodo evaluado:

FASE 1: Ambiente de Control

Se describirá las estrategias, funciones que se implementaron para fomentar y fortalecer la

cultura del autocontrol y autoevaluación en la organización.

FASE 2: Evaluación de Riesgo

Indica los ingresos que se encontraron durante la evaluación y detallar sus posibles

soluciones.

FASE 3: Actividades de Control

Son aquellas que realizan la gerencia y el personal de la organización para cumplir

diariamente con las actividades asignadas. Esta actividad esta expresadas en políticas y

procedimientos para su desarrollo.

FASE 4: Información y Comunicación

En esta etapa se describen los procesos de control, son objetos de mejoras para la

cooperativa.

FASE 5: Supervisión y Seguimiento

Cada departamento elabora informes que detallan las actividades y procedimientos que

permiten complementar al Sistema de Control Interno.

Ejemplo de Informe de Control Interno

Alcance Del Informe

El presente informe de evaluación comprende las actividades realizadas desde el 1de enero

de año 2013 y la fuente de información utilizada es la generada por la Asamblea General,

Consejo de Administración, Vigilancia, Gerente como por las demás departamentos de la

Cooperativa.

128

Resumen Gerencial

El Control Interno fue efectuado por la Asamblea General, Consejo de Administración,

Consejo de Vigilancia, Gerente General y por todo el personal de la Institución, realizado

en la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1. de Julio” Ltda., el cuál consta de políticas y

procedimientos, diseñados y operados para proveer seguridad razonable para la

consecución de objetivos misionales; así mismo, poder asegurar la confiabilidad de

información financiera.

El cumplimento de las medidas, garantizaran el mejoramiento de la productividad, el

fortalecimiento de la cultura de autocontrol y autoevaluación y el uso optimo de los

recursos en.

Evaluación de las fases de control interno

Se describen los componentes el Sistema de Control Interno, durante el periodo evaluado.

Ambiente de Control

Se implemento estrategias para fomentar cultura del autocontrol y autoevaluación como son

las siguientes:

Integridad y Valores Éticos

Son importantes y es necesario que el personal los ponga en práctica dentro la Cooperativa

El organigrama debe estar bien presentado enfocado a la misión y objetivos de Institución.

ya que representa a la Cooperativa.

Asignación de autoridad y responsabilidad

Se ha desarrollado un manual de funciones, responsabilidades perfil del puesto que debe

tener cada uno de los empleados de la Cooperativa.

129

3.6. Conclusiones Parciales del Capítulo

Mediante las políticas se controla y se hace cumplir sus deberes y obligaciones de los

empleados con la Cooperativa.

Para determinar los riesgos se ha elaborado cuestionarios de control interno para cada

departamento encontrado el siguiente riesgo que afecta a la Cooperativa.

Riesgo: Sanciones y Multas con las Entidades Controladoras por no presentar a

tiempo los Estados financieros

Recomendaciones:

Que las agencias envíen los documentos a la matriz a tiempo para que cumplan a

tiempo con las obligaciones tributarias y no exista atraso al momento de presentar

los Estados Financieros.

La Cooperativa está cumpliendo con las políticas establecidas por el Consejo de

Administración como:

Políticas para el Personal

Políticas de Crédito

Políticas de Inversión

Políticas de Contabilidad

Políticas Financieras

Políticas Administrativas y de Personal

Tramitación de Crédito

Sanciones por el mal uso del Crédito

El diseño de procesos está dando buenos resultados en la Cooperativa ya que los

empleados se guían para hacer sus respectivas actividades.

130

Mediante la Comunicación que se aplica en el control interno se ha mejorado en los

procesos de:

- Control de Gerencia

- Control de Contabilidad

- Control de Inversión

- Control de Apertura de Cuenta

- Control de Préstamo

- Control de Cobro de Préstamo

- Control de Consejo de Administración

- Control de Consejo de Vigilancia

- Control de que se realiza al momento de realizar un Depósito

Cada departamento ha realizado un buen Control Interno para el mejoramiento de la

eficacia y eficiencia en la Cooperativa

Gerente: Controla que cada uno de los departamentos cumplan sus funciones de acuerdo a

los manuales de funciones verifica que todos los documentos de las Agencias lleguen al

departamento de Contabilidad para hacer el registro diario para que la Contadora pueda

realizar a tiempo los Estados Financieros y evitar multas y sanciones con las entidades

controladas.

Consejo de Administración: Realiza permanentemente sesiones con los empleados para

controlar que se estén cumpliendo los objetivos, misión, visión y políticas planteadas por el

Departamento.

Consejo de Vigilancia: Verifica y controla los gastos realizados por la Cooperativa,

además controla que los gastos estén en los flujos de cajas diario.

131

CONCLUSIONES GENERALES

El diseño de un Sistema de Control Interno ayuda a la obtención de información

administrativa-financiera confiable, oportuna y eficiente para una correcta toma de

decisiones.

Resulta importante la Implantación de un Sistema de Control Interno porque es un

método eficiente, práctico que dificulta la confabulación de fraudes, perdida de

bienes por parte de los empleados o personas ajenas a la entidad.

Los empleados no conocen los valores corporativos que tiene la empresa ya que no

se está poniendo en práctica, es una fortaleza muy importante en el desarrollo de las

actividades de la misma.

El escaso personal que labora en la Cooperativa y la decisión de no incrementarlo,

ha provocado que los empleados y gerencia tengan que hacerse cargo de ciertas

funciones ajenas a su cargo y que no son compatibles.

Se ha determinado que los empleados no cumplen con el horario de trabajo

establecido

Se ha determinado que el gerente es la única persona que se encarga de controlar

todos los departamentos

Se ha determinado que en la Cooperativa no realizan controles de los procesos de

las diferentes departamentos por esta razón no se conoce si el trabajo es eficiente.

132

RECOMENDACIONES

Para que el sistema de control interno arroje mejores resultados, se recomienda lo siguiente:

La Cooperativa debe Implantar dicho Sistema de Control Interno de tal manera que

puede salvaguardar los bienes que posee la entidad, permitiendo así llegar a las

metas y objetivos propuestos con anterioridad.

Mantener en constante vigilancia el Sistema de Control Interno implantado en la

Cooperativa dentro del área administrativa-financiera a fin de lograr los objetivos

propuestos por la cooperativa par una buena toma de decisiones correctas y

oportunas.

Para lograr un eficiente Sistema de Control Interno la cooperativa debe de contar

con políticas, procedimientos y manuales de funciones de manera que permita

conocer a los empleados sus funciones y responsabilidades para que las cumplan a

cabalidad.

Se recomienda a los directivos de la cooperativa poner en práctica los valores

corporativos y dar a conocer a los empleados por los que sugerimos en el presente

trabajo.

Se recomienda al Consejo Administrativo poner en práctica los flujogramas que se

presentan en este trabajo para que los empleados conozcan los procesos que deben

realizar para llevar de manera eficiente sus funciones.

Se recomienda al Consejo Administrativo implementar un organigrama de forma

vertical ya que se describe a todos los miembros de los diferentes departamentos.

Se recomienda al Gerente Consejo Administrativo y Consejo de Vigilancia realizar

un control interno de los procesos que realiza la cooperativa en sus diferentes

departamentos por esta razón sugiero poner en práctica el presten documento para

satisfacer las necesidades de los socios, con un servicio de calidad los mismos que

llevaran a los objetivos planteados por la Cooperativa.

133

Bibliografía

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2. CEGARRA SÁNCHEZ José (2004) Metodología de la Investigación Científica y

Tecnológica, Madrid, Ediciones Díaz de Santos.

3. ESTUPIÑAN GAITÁN Rodrigo (2006) Control Interno y Fraudes Bogotá 2ª. Edición.

4. HERNÁNDEZ Roberto (2003) Metodología de la Investigación, México, edición 2.

5. HERRADOR ALCAIDE Teresa Carmen (2005) Introducción a la Auditoría Interna,

Valencia, 1era Edición.

6. HOLMES ARTHUR, Over Myer Wayne (1984) Principios Básicos de la Auditoría,

México Decima primera impresión.

7. MANTILLA Samuel Alberto (2009) Auditoría de Control Interno, Bogotá, Colombia 2

edición.

8. MADARIAGA Juan María (1986) Nociones Prácticas de Auditoría, Deusto España, 3

reimpresión.

9. OSORIO SÁNCHEZ Israel (2007) Fundamentos de Auditoría de Estados Financieros,

Editorial ECAFSA, México DF.

10. PERDOMO MORENO Abraham, (2007) Fundamentos de Control Interno, Editorial

Thomon, Novena Edición.

11. ROBBINS Stephen P. y COULTER Mary (2005) Administración Octava Edición

12. PÉREZ Serrano (2004) Investigación cualitativa, Retos Interrogantes, Madrid, Vol. I.

Métodos.

13. SORIANO GUZMÁN Genaro (1992) La Auditoría Interna en el Proceso

Administrativo, México, Editorial CENAPEC.

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http://es.wikipedia.org/wiki/Espa%C3%B1a

134

Anexos

135


“UNIANDES”

Entrevista Realizado al Ing. Richart Patiño Gerente de la Cooperativa de Ahorro y

Crédito” 1. De Julio” Ltda., de la ciudad de Ambato Parroquia Santa Rosa.

¿Conoce usted la liquidez que refleja la cooperativa?

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------

¿El capital actual de la cooperativa es suficiente para sus operaciones?

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------

¿Los estados financieros de la cooperativa son elaborados a tiempo para que se pueda

tomar decisiones?

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------

¿La cooperativa ha pagado multas y sanciones por no presentar a tiempo los estados

financieros en las entidades controladas?

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------

¿Cree usted que es importante implementar un sistema de control interno en la

cooperativa?

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------

136


“UNIANDES”

Encuesta dirigida al Personal Directivo de la Cooperativa de Ahorro y Crédito

“1ro de Julio” Ltda.

Instrucciones

Por favor solicito a usted contestar a las siguientes preguntas, con la finalidad de que sea

parte de los cambios que se pueden realizar en la cooperativa en base a sus respuestas.

Marque con una X en las opciones que usted estime conveniente

1. ¿Cuál es la actividad principal de la Cooperativa?

Servicios Comerciales

Servicios Financieros

2. ¿La cooperativa tiene un manual de procedimientos?

SI

NO

3. ¿El control que se aplica de ingreso y egreso del efectivo es?

Eficiente

Deficiente

4. ¿Se ha realizado en la Cooperativa un Sistema de Control Interno?

SI

NO

5. ¿Usted considera que un sistema de control interno permitirá mejorar la toma de

decisiones financieras?

SI

NO

137

6. ¿La cooperativa presenta a tiempo los estados financieros en las entidades

controladoras?

SI

NO

7. ¿Con que frecuencia realiza los estados financieros?

Mensual

Trimestral

Semestral

Anual

8. ¿La cooperativa obtiene un catálogo de cuentas actualizado?

SI

NO

9. ¿ Los directivos y administradores cada qué tiempo se reúnen para revisar los estados

financieros

Quincenal

Mensual

Trimestral

138


“UNIANDES”

Encuesta dirigida a los empleados de la Cooperativa de Ahorro y Crédito

“1ro de Julio” Ltda.

Instrucciones

Por favor solicito a usted contestar a las siguientes preguntas, con la finalidad de que sea

parte de los cambios que se pueden realizar en la cooperativa en base a sus respuestas.

Marque con una X en las opciones que usted estime conveniente

1. ¿Usted ha participado en un curso de capacitación?

SI

NO

2. ¿Con que frecuencia asiste a una capacitación?

Mensual

Trimestral

Anual

3. ¿El desempeño laboral de la cooperativa se evalúa constantemente?

SI

NO

4. ¿Usted considera que las actividades que realiza en la cooperativa conlleva al

cumplimiento de los objetivos?

SI

NO

139

5. ¿El personal con el que cuenta la cooperativa es suficiente para llevar a cabo todas

sus operaciones?

SI

NO

6. ¿Los directivos supervisan las actividades que realizan los empleados?

SI

NO

7. ¿Conoce usted si la cooperativa a implementado un sistema de control interno?

SI

NO

140

Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio” Ltda. Matriz Ambato Parroquia Santa

Rosa

141

Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio” Ltda. Agencia Pilahuín Centro

142

Cooperativa de Ahorro y Crédito “1 de Julio” Ltda. Agencia Tena

143

Logotipo de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1. De Julio” Ltda.

Fuente: Cooperativa de Ahorro y Crédito “1. de Julio” L.tda.

144

Estructura Orgánica de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “1ro de Julio” Ltda.

Fuente: Cooperativa de Ahorro y Crédito “1. de Julio” L.tda.

Asamblea General

Consejo de Administración Consejo de Vigilancia

Gerente General

Asesores

Asesoría

Informática Secretaria

Administrativo

Contabilidad

Crédito y Cobranza

Notificador / Verificador

Oficial de Crédito

Servidor y Pagador

Inversiones

Operaciones

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