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UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES

“UNIANDES”

FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES

CARRERA DE CONTABILIDAD SUPERIOR Y AUDITORÍA, C.P.A.

PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO

DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS,

C.P.A.

TEMA:

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE CARTERA AL

DEPARTAMENTO DE CRÉDITO – COBRANZAS DE LA EMPRESA “NUEVA

DISTRIBUIDORA TMM” DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO.

AUTORA: VARGAS INTRIAGO ANA MARIA.

ASESOR: ING. CABEZAS ARELLANO MARIO JAVIER, MGN.

SANTO DOMINGO - ECUADOR

2017

APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN.

CERTIFICACIÓN:

Quien suscribe, legalmente CERTIFICA QUE: El presente trabajo de Titulación realizado

por la Srta. Ana María Vargas Intriago, Estudiante de la Carrera de Contabilidad Superior y

Auditoría, CPA., Facultad de Sistemas Mercantiles, con el tema “EVALUACIÓN DEL

CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE CARTERA AL DEPARTAMENTO DE

CRÉDITO – COBRANZAS DE LA EMPRESA “NUEVA DISTRIBUIDORA TMM”

DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO.”, ha sido prolijamente revisado, y cumple con

todos los requisitos establecidos en la normativa pertinente de la Universidad Regional

Autónoma de los Andes -UNIANDES-, por lo que apruebo su presentación

Santo Domingo, julio de 2017

Ing. Mario Javier Cabezas Arellano, Mgn

ASESOR

DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD.

Yo, Ana María Vargas Intriago, estudiante de la Carrera de Contabilidad Superior y

Auditoría, CPA., Facultad de Sistemas Mercantiles, declaro que todos los resultados obtenidos

en el presente trabajo de investigación, previo a la obtención del título de INGENIERA EN

CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS, CPA., son absolutamente

originales, auténticos y personales; a excepción de las citas, por lo que son de mi exclusiva

responsabilidad.


Ana María Vargas Intriago

C.I. 1719428029

AUTORA

DERECHOS DE AUTOR.

Yo, Tec. Ana María Vargas Intriago, declaro que conozco y acepto la disposición constante

en el literal d) del Art. 85 del Estatuto de la Universidad Regional Autónoma de los Andes, que

en su parte pertinente textualmente dice: El Patrimonio de la UNIANDES, está constituido por:

La propiedad intelectual sobre las Investigaciones, trabajos científicos o técnicos, proyectos

profesionales y consultoría que se realicen en la Universidad o por cuenta de ella.


Ana María Vargas Intriago

C.I. 1719428029

AUTORA

CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN.

Yo, OSCAR RODRIGO ALDAZ BOMBÓN, en calidad de Lector del Proyecto de

Titulación

CERTIFICO:

Que el presente trabajo de titulación realizado por la estudiante Ana María Vargas Intriago

sobre el tema EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE

CARTERA AL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO – COBRANZAS DE LA

EMPRESA “NUEVA DISTRIBUIDORA TMM” DE LA CIUDAD DE SANTO

DOMINGO” ha sido cuidadosamente revisado por el suscrito, por lo que he podido

constatar que cumple con todos los requisitos de fondo y forma establecidos por la

Universidad Autónoma de los Andes, para esta clase de trabajos, por lo que autorizo su

presentación.

Santo Domingo, septiembre de 2017

___________________________

Ing. Oscar Rodrigo Aldaz Bombón, Mgs.

LECTOR

DEDICATORIA.

El fruto de este Trabajo Investigativo es dedicado a mis Hijos: Doménica, Rafaela y Matías

que son el motivo importante de mi Vida y a mi Esposo Milton que supieron darme el

aliento requerido para seguir con mis objetivos, acción que se ha convertido en el motor

permanente en mi vida diaria, y así cumplir con todo lo propuesto en el transcurso de esta

hermosa etapa estudiantil.

Anita Vargas

AUTORA

AGRADECIMIENTO.

Mi fraterno agradecimiento a Dios por darme la oportunidad de vivir y así poder

esforzarme y conseguir una meta más en mi vida profesional.

A mi esposo que estuvo en los momentos que más lo necesitaba, a la Universidad Regional

Autónoma de los Andes “Uniandes”, a mi Asesor de este Trabajo de Investigación Ing.

Mario Cabezas, por haber hecho posible la culminación de esta etapa de mi vida. Además,

agradezco al Ing. Jorge Almeida Blacio por su dedicación, paciencia y experiencia,

cualidades que contribuyeron para culminar con éxito el presente trabajo; a cada uno de los

docentes universitarios, mil gracias por sus conocimientos impartidos.

Anita Vargas

AUTORA

RESUMEN.

Las grandes corporaciones y empresas en el mundo basan su éxito en un excelente sistema

de control interno que le garantice eficiencia operacional, cumplimiento de normativas

contables y legales generando información financiera confiable, oportuna y veraz, en la

cual basa, la toma de decisiones empresariales acertadas dentro de un mercado globalizado

y competitivo.

Sin embargo; la mayoría de las micro empresas, como es el caso de Distribuidora TMM,

no consideran los beneficios que tiene un sistema de control interno, aplicables a todas las

áreas. En tal sentido, en la mencionada empresa se pudo evidenciar problemas en el

manejo de la gestión del departamento de crédito y cobranzas, justamente porque sus

procedimientos y políticas de control se establecían de forma empírica y verbal, afectando

directamente al flujo de fondos por las dificultades en su recuperación de cartera.

Mediante la aplicación de técnicas e instrumentos de investigación se obtuvo información

de los actores relacionados con la gestión de cartera y se pudo corroborar la existencia de

la problemática planteada así como, la necesidad de estructurar un sistema de control

interno que conlleve a la concesión adecuada de créditos que minimicen el riesgo de

recuperación.

Cumpliendo con lo establecido en las NAGAS, se evaluó el sistema de control interno del

área de cartera, aplicando herramientas como son cuestionarios, narrativas, flujogramas y

pruebas de cumplimiento, que sustentan los hallazgos incluidos en un informe que contiene

adicionalmente recomendaciones para establecer puntos de control precisos para alcanzar

niveles de eficiencia operacional en el área de cartera.

.

ABSTRACT.

Large corporations and companies around the world base their success on an excellent

internal control system that guarantees operational efficiency, compliance with accounting

and legal regulations, generating reliable, appropriate and truthful financial information on

which to base, making sound business decisions within a globalized and competitive

market.

Nevertheless; the majority of micro-enterprises, such as TMM Distributor, do not consider

the benefits of an internal control system applicable to all areas. In this sense, in the

abovementioned company, problems could be evidenced in the management of the credit

and collection department, precisely because its control procedures and strategies were

established in an empirical and verbal way, directly affecting the flow of funds due to

difficulties in its portfolio recovery.

Through the application of investigative techniques and instruments, information was

obtained from stakeholders related to portfolio management and it was possible to validate

the existence of the problem raised as well as the need to structure a system of internal

control that leads to the adequate granting from credits that minimize the risk of recovery.

In compliance with NAGAS, the internal control system of the portfolio was evaluated,

applying tools such as questionnaires, narratives, flowcharts and compliance tests, which

support the findings included in a report that additionally contains recommendations to

establish points of control to achieve operational efficiency levels in the portfolio area.

ÍNDICE GENERAL.

Pág.

APROBACIÓN DEL ASESOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD

DERECHOS DE AUTOR

CERTIFICACIÓN DEL LECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

DEDICATORIA

AGRADECIMIENTO

RESUMEN

ABSTRACT

INTRODUCCIÓN. .......................................................................................................................1

Antecedentes de la Investigación. ................................................................................................1

Planteamiento del problema. ........................................................................................................2

Formulación del Problema. ..........................................................................................................3

Delimitación del Problema. ..........................................................................................................3

Objeto de Investigación. ...............................................................................................................3

Campo de Acción. ........................................................................................................................3

Identificación de la Línea de Investigación. .................................................................................3

Objetivo General. .........................................................................................................................4

Objetivo Específicos. ....................................................................................................................4

Idea a Defender. ............................................................................................................................4

Variables de la Investigación. .......................................................................................................4

Justificación del Tema. .................................................................................................................5

Breve explicación metodología investigativa a emplear. .............................................................5

Resumen de la estructura del proyecto de Investigación. .............................................................6

Elementos de novedades, aporte teórico y significación práctica, en dependencia del alcance

del proyecto de investigación. ......................................................................................................7

CAPITULO I. ...............................................................................................................................8

1 MARCO TEÓRICO. .................................................................................................................8

1.1 ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN. .....................................8

1.2 ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE

INVESTIGACIÓN. ......................................................................................................................8

1.2.1 Auditoría. .............................................................................................................................8

1.2.1.1 Objetivos de la Auditoría. .................................................................................................9

1.2.1.2 Importancia de la Auditoria. .............................................................................................9

1.2.1.3 Normas de Auditoría. .......................................................................................................9

1.2.1.3.1 Normas Técnicas de Carácter General o Normas Personales. .....................................9

1.2.1.3.2 Normas Técnicas sobre la Ejecución del Trabajo de Auditoria....................................9

1.2.1.3.3 Normas Técnicas sobre la Preparación de los Informes. ...........................................10

1.2.1.4 Riesgos de auditoría. ......................................................................................................10

1.2.1.5 Tipos de Auditoría. .........................................................................................................10

1.2.1.5.1 Auditoría de cumplimiento. .........................................................................................10

1.2.1.5.2 Auditoria del control interno. ......................................................................................11

1.2.1.5.3 Auditoria de Gestión. ...................................................................................................11

1.2.1.5.4 Auditoría Financiera. ..................................................................................................12

1.2.2 Control Interno. .................................................................................................................13

1.2.2.1 Clases de Control Interno. ..............................................................................................13

1.2.2.1.1 Controles Contables. ...................................................................................................13

1.2.2.1.2 Controles Administrativos. ..........................................................................................14

1.2.2.2 Características del Control Interno. ................................................................................14

1.2.2.3 Importancia del Control Interno. ....................................................................................14

1.2.2.4 Clasificación del Control Interno. ..................................................................................14

1.2.2.4.1 Controles Contables. ...................................................................................................14

1.2.2.4.2 Controles Administrativos. ..........................................................................................15

1.2.2.5 Objetivos del Control Interno. ........................................................................................15

1.2.2.6 Evolución del Control Interno. .......................................................................................15

1.2.2.7 Limitaciones del Control Interno. ...................................................................................15

1.2.2.8 Quienes son los Responsables del Control Interno. .......................................................16

1.2.2.9 Evaluación del Control Interno.......................................................................................16

1.2.2.10 Componentes del Control Interno.................................................................................16

1.2.2.10.1 Ambiente de Control. .................................................................................................16

1.2.2.10.2 Evaluación de Riesgos. ..............................................................................................16

1.2.2.10.3 Actividades de Control. .............................................................................................17

1.2.2.10.4 Información y Comunicación. ...................................................................................17

1.2.2.10.5 Supervisión y Monitoreo. ...........................................................................................17

1.2.3 Crédito y Cobranzas. .........................................................................................................18

1.2.3.1 Crédito ............................................................................................................................18

1.2.3.2 Importancia. ....................................................................................................................18

1.2.3.3 Políticas de Crédito. ........................................................................................................19

1.2.3.4 Las decisiones en el otorgamiento del crédito. ...............................................................19

1.2.3.5 Clasificación del Crédito. ...............................................................................................19

1.2.3.6 Establecimientos de las políticas de cobranza. ...............................................................21

1.2.3.6.1 Plazo de cobro. ............................................................................................................21

1.2.3.6.2 Técnicas de cobro: mora y seguimiento. .....................................................................21

1.2.3.7 Los medios de cobro y pago. ..........................................................................................22

1.2.3.8 Obtención de la información de crédito. ........................................................................22

1.2.3.9 Condiciones del crédito. .................................................................................................23

1.2.3.10 Factores determinantes en la gestión de la cuentas por cobrar. ....................................23

1.2.3.11 La 5 c del crédito. .........................................................................................................24

1.2.3.12 Gestión de Cartera ........................................................................................................24

1.3 VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE LAS

DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN. ........25

1.4 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO. ..........................................................25

CAPÍTULO II. ............................................................................................................................27

2. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA. ....................27

2.1 CARACTERIZACIÓN EN EL CONTEXTO INSTITUCIONAL. .....................................27

2.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO METODOLÓGICO PARA EL DESARROLLO DE

LA INVESTIGACIÓN. ..............................................................................................................27

2.2.1 Tipos de Investigación. ......................................................................................................28

2.2.1.1 De campo. .......................................................................................................................28

2.2.1.2 Explicativa ......................................................................................................................28

2.2.1.3 Bibliográfica. ..................................................................................................................28

2.2.1.4 Descriptiva. .....................................................................................................................28

2.2.1.5 Aplicada. .........................................................................................................................28

2.2.2 Población. ..........................................................................................................................29

2.2.3 Métodos de la Investigación. .............................................................................................29

2.2.3.1 Método Inductivo- Deductivo. .......................................................................................29

2.2.3.2 Método Analítico- Sintético. ..........................................................................................29

2.2.4 Técnicas de investigación. .................................................................................................30

2.2.4.1 Entrevista. .......................................................................................................................30

2.2.4.2 Encuesta. .........................................................................................................................30

2.2.5 Instrumentos de investigación. ..........................................................................................30

2.2.5.1 Guía de Entrevista. .........................................................................................................30

2.2.5.2 Cuestionario. ...................................................................................................................31

2.2.6 Interpretación de Resultados. ............................................................................................31

2.2.6.1 Entrevista aplicada a la Gerente general. ........................................................................31

2.2.6.2 Entrevista aplicada a los colaboradores. .........................................................................33

2.2.7 Verificación de la idea a defender. ....................................................................................36

2.3 PROPUESTA DE LA INVESTIGADORA. ........................................................................37

2.4 CONCLUSIONES DEL CAPÍTULO. .................................................................................37

CAPÍTULO III. ..........................................................................................................................39

3. VALIDACIÓN DE LOS RESULTADOS DE SU APLICACIÓN. ......................................39

3.1 TÍTULO DE LA PROPUESTA: EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO AL

DEPARTAMENTO DE CRÉDITO – COBRANZAS PARA MEJORAR LA GESTIÓN DE

CARTERA DE LA EMPRESA “NUEVA DISTRIBUIDORA TMM” DE LA CIUDAD DE

SANTO DOMINGO. .................................................................................................................39

3.2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA. ..............................................................................39

3.2.1 Justificación .......................................................................................................................39

3.2.2 Objetivo General ...............................................................................................................40

3.2.3 Objetivos Específicos ........................................................................................................40

3.2.4 Desarrollo de la Evaluación del Control Interno. ..............................................................41

3.2.4.1 Planificación del trabajo de evaluación del control interno del departamento de Crédito

y Cobranzas de la empresa “NUEVA DISTRIBUIDORA TMM”. ...........................................41

3.2.4.2 Planificación ...................................................................................................................42

3.2.2. Ejecución de la Evaluación del Sistema de Control Interno ...........................................53

3.2.2.1. Aplicación de cuestionarios de control interno .............................................................53

3.2.2.2. Establecer nivel de Confianza .......................................................................................57

3.2.2.3. Establecer los Hallazgos ................................................................................................58

3.2.4. Comunicación de Resultados ...........................................................................................61

3.3. VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA ...............................................................................68

3.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO ..........................................................68

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES .................................................69

CONCLUSIONES ......................................................................................................................69

RECOMENDACIONES. ...........................................................................................................70

BIBLIOGRAFÍA

ANEXOS

ÍNDICE DE FIGURAS.

Figura. 1 Clasificación del Crédito ...................................................................................... 20

Figura. 2 Sistema de Cobranza ............................................................................................ 21

Figura. 3 Información de Créditos ....................................................................................... 22

Figura. 4 Condiciones de Crédito ........................................................................................ 23

Figura. 5 Factores determinantes en la Gestión de la Cuenta por Cobrar ........................... 23

Figura. 6 La 5 c del Crédito ............................................................................................... 24

Figura. 7 Gestión de cartera ................................................................................................ 24

ÍNDICE DE TABLAS.

Tabla 1. Población. .............................................................................................................. 29

Tabla 2. Preguntas cerradas realizadas a los colaboradores de la empresa ......................... 33

Tabla 3. Preguntas de selección múltiple ............................................................................. 35

ÍNDICE DE ANEXOS.

ANEXO 1. CARTA DE APROBACIÓN DEL PERFIL.

ANEXO 2. SOLICITUD Y ACEPTACIÓN DE LA EMPRESA.

ANEXO 3. FORMATO DE ENTREVISTA.

ANEXO 4. FORMATO DE ENCUESTAS APLICADAS.

ANEXO 5. PAPELES DE TRABAJO

ANEXO 6. RUC DE LA EMPRESA

1

INTRODUCCIÓN.

Antecedentes de la Investigación.

La evaluación de Control Interno dentro de una empresa tiene como finalidad principal el

determinar si los procesos de crédito y cobranza se han cumplido a cabalidad y basados en

el cumplimiento de políticas y normas establecidas referentes a la capacidad de

endeudamiento de los clientes, montos, plazos, documentos de respaldo y otros aspectos

relacionados al otorgamiento del crédito, por otra parte es fundamental la recuperación

oportuna de los créditos otorgados a los clientes, lo que permite optimizar el ciclo del

efectivo a través del mantenimiento de una cartera de crédito saludable con bajos niveles

de morosidad.

La gestión de cartera es de gran importancia para cualquier empresa u organización, su

enfoque se direcciona hacia el control y optimización de las cobranzas; que permiten

optimizar de mejor manera esta primordial fuente de financiamiento, procurando mejorar

los niveles de morosidad y eficiencia operacional, además es fundamental que exista

confiabilidad de la información financiera generada en el departamento de crédito y

cobranzas de una compañía u organización, el cumplimiento de las leyes y regulaciones

aplicables, para lograr la consecución de los objetivos fijados por los responsables del área

financiera.

Realizando una investigación a través de la revisión de los temas de proyectos que reposan

en el CDIC de la Universidad Regional Autónoma de los Andes, extensión Santo Domingo

de los Tsáchilas, se ha podido confirmar que existen temas similares en relación a las

variables de estudio que a continuación se mencionan:

Sistema de Control Interno para la Gestión de Cartera de la empresa RODELECTRIC CIA.

LTDA, en Santo Domingo, elaborado por Rocano Ortiz Adriana Isabel, en el año 2009.

Sistema de Control Interno y Gestión de Cartera de Clientes de la “DISTRIBUIDORA LA

CHORRERA” en la ciudad de Santo Domingo, cuyo autor es Guerrero Ureña José

Antonio, en el año 2012.

2

Planteamiento del problema.

La empresa “Nueva Distribuidora TMM” es relativamente joven con apenas cinco años

desde su creación, se dedica principalmente a la distribución y comercialización de

productos de consumo masivo especialmente de los productos de Industrias Ales.

La compañía ha venido ejecutando sus actividades de manera regular, más sus ingresos por las

ventas a crédito no se ejecutan de acuerdo a las previsiones realizadas todo esto ha provocado

que los niveles de cartera vencida se estén incrementando de una manera preocupante;

limitando la eficacia de los procesos de crédito y cobranzas. Luego de la aplicación de una

entrevista previa al gerente de la empresa se detectó las falencias que a continuación se

detallan:

• No existen adecuados mecanismos de control en los procesos de crédito – cobranza, ha

ocasionado que se presenten graves irregularidades que afectan a la gestión de cartera.

• No dispone la empresa de directrices, políticas de crédito y cobranza, que aseguren la

concesión del crédito y la recuperación de cartera, ha provocado un considerable

aumento de la cartera vencida.

• Inexistencia de planificación adecuada para el desarrollo de las actividades en el

departamento de crédito – cobranzas, ha generado una deficiente recuperación de

cartera.

• El análisis inoportuno y deficiente de la capacidad de endeudamiento del cliente, ha

ocasionado el incumplimiento de los pagos establecidos, repercutiendo en la gestión de

cartera.

• No se desarrolla una efectiva aplicación de estrategias de cobranzas, lo que ha

generado atrasos de los clientes en sus cuotas de pago e incrementando la cartera

vencida y la morosidad.

3

Al no solucionarse el problema, la empresa no podrá llevar a cabo un adecuado control

interno del proceso de otorgamiento del crédito con una correcta administración de las

cobranzas, lo cual repercute en gran medida a la gestión de cartera de la empresa “Nueva

Distribuidora TMM”.

Formulación del Problema.

¿Cómo mejorar la Gestión de cartera de la empresa “Nueva Distribuidora TMM” de la

ciudad de Santo Domingo?

Delimitación del Problema.

La empresa “Nueva Distribuidora TMM” está ubicada en la Cooperativa Las Palmas, en la

calle Honduras s/n y Rio Chila, ciudad de Santo Domingo, provincia de Santo Domingo de

los Tsáchilas. Son distribuidores exclusivos de los Productos de Industrias Ales,

dedicándose a la distribución y comercialización de productos de consumo masivo en las

ciudades de El Carmen, La Concordia y Quinindé, fue constituida en el año 2010 por el

señor Milton Cristóbal Viteri Briones, en la actualidad tiene aproximadamente 500 clientes

fijos.

Objeto de Investigación.

El objeto de investigación es el proceso de Auditoría.

Campo de Acción.

El Campo de acción es el Control Interno.

Identificación de la Línea de Investigación.

La línea de Investigación del trabajo investigativo es Auditoría.

4

Objetivo General.

Evaluar el Control Interno para mejorar la Gestión de Cartera del departamento de Crédito

– Cobranzas de la empresa “Nueva Distribuidora TMM” de la ciudad de Santo Domingo.

Objetivo Específicos.

• Fundamentar teórica y científicamente sobre la Auditoría, control interno, crédito,

cobranzas y gestión de cartera para garantizar técnicamente la elaboración de la

investigación.

• Diagnosticar la situación actual del Departamento de crédito - cobranzas de la

empresa “Nueva Distribuidora TMM”, utilizando las metodologías de investigación

necesarias.

• Realizar la evaluación de control interno que coadyuve a mejorar la gestión de

cartera del departamento de crédito – cobranzas de la empresa “Nueva

Distribuidora TMM”.

Idea a Defender.

Con la evaluación de control interno al departamento de crédito – cobranza de la empresa

“Nueva Distribuidora TMM”, a través de la aplicación de un adecuado programa de

auditoría de control interno, integrado por la estructurada planificación y conocimiento de

la empresa, efectiva ejecución de la evaluación del control interno, nivel de riesgo y

descripción de hallazgos, complementándose con la apropiada comunicación de resultados,

se logrará evidenciar, establecer conclusiones razonablemente y se emitirá

recomendaciones sobre las falencias identificadas, para mejorar la gestión de cartera en el

departamento de crédito - cobranza de la empresa.

Variables de la Investigación.

La variable independiente se considera a la Evaluación de Control Interno, mientras que se

determina como variable dependiente a la Gestión de Cartera.

5

Justificación del Tema.

Es importante indicar que toda empresa indistintamente de sus fines, debería desarrollar

evaluaciones de Control Interno, más aún cuando existan departamentos de crédito –

cobranzas, dicho examen permite determinar las falencias del sistema de los procesos de

crédito – cobranza.

La evaluación del control coadyuvará no solo en la mejora de la gestión de cartera, sino

también en el logro de los objetivos planteados por sus propietarios y directivos, es así que

los procesos de crédito y cobranza deben enmarcarse en diversas políticas que rijan el

otorgamiento del crédito y la recuperación de cartera, a través de un proceso de cobranza

efectivo que permita disminuir los niveles de morosidad, pero que deben responder a

estrictos controles que impidan que existan irregularidades.

En función a lo descrito, la investigación propone la aplicación de la evaluación del control

interno para recomendar en lo posible alternativas de solución a la problemática existente

en la empresa “Nueva Distribuidora TMM”, debido a que resulta necesario aplicar una

Evaluación al Departamento de crédito – cobranzas que permita mejorar la gestión de

cartera y disminuir los actuales niveles de cartera vencida.

Esta investigación servirá de modelo para que otras empresas con similares características

lo puedan aplicar, además este estudio permitirá alcanzar una meta mayor, la cual es

obtener el Título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoria y Finanzas, CPA.

Breve explicación metodología investigativa a emplear.

La modalidad del presente estudio responde a los paradigmas cuali cuantitativo con

tendencia cualitativa debido a que la investigación se fundamenta principalmente en

aspectos que tienen que ver con el desarrollo de los procesos de crédito y cobranza que

están relacionados con los componentes del control interno que permitirán dar un

diagnóstico sobre cómo se llevan los procesos a fin de mejorarlos. Los aspectos

cuantitativos se los evidencia en el proceso y análisis de los datos a través de la estadística

6

descriptiva, así como en los cálculos referentes a los niveles de cartera vencida e índices de

morosidad.

Los tipos de investigación que se utilizarán son: bibliográfica, de campo y descriptiva, así

como se aplican los métodos inductivo - deductivo, ya que se estudiarán hechos

particulares para luego generalizarlos; analítico sintético, por último las técnicas a

implementarse son la entrevista y encuesta utilizando la guía de entrevista y el cuestionario

respectivamente.

Resumen de la estructura del proyecto de Investigación.

Para desarrollar el tema denominado Evaluación del Control Interno y Gestión de Cartera

al Departamento de Crédito – Cobranzas de la empresa “NUEVA DISTRIBUIDORA

TMM” de la ciudad de Santo Domingo, se ha organizado en la introducción y tres

capítulos siguiendo una secuencia lógica que se detalla a continuación:

Introducción donde se plantea, se formula y se delimita el problema a ser investigado, a su

vez la identificación del objeto de estudio, campo de acción e identificación clara de la

línea de investigación así como también se establece los objetivos y la idea a defender que

se propone para dar solución a la problemática existente, de igual manera se establece la

justificación del tema, la metodología a emplear y el respectivo resumen, finalizando con

los elementos de novedad, el aporte teórico y la significación práctica que caracteriza este

trabajo investigativo.

En el capítulo I sustentado por el marco teórico de la investigación, dentro del cual se

tratan conceptos y definiciones enmarcadas en la: auditoría, control interno, sistema y

evaluación del control interno, crédito, cobranzas y otros elementos relacionados a la

Evaluación de Control Interno y Gestión de Cartera, este apartado también contiene la

valoración crítica de los conceptos principales y las conclusiones parciales del capítulo.

En el capítulo II se define la parte metodológica de la investigación, la modalidad básica de

investigación, la operacionalización de las variables, determinación de la población, así

como la aplicación de las herramientas, técnicas e instrumentos utilizados y la

7

interpretación de los datos resultantes de las encuestas, la verificación de la idea a defender

y termina este capítulo con el establecimiento de las respectivas conclusiones.

En el capítulo III se desarrolla la propuesta con la aplicación de la evaluación del control

interno al Departamento de Crédito – Cobranzas de la empresa “NUEVA

DISTRIBUIDORA TMM”, se incluye en este capítulo la validación de la propuesta y las

conclusiones parciales.

Finalmente se establecen conclusiones, recomendaciones, bibliografías y anexo que van a

servir de evidencia y fundamentación de este trabajo de investigación.

Elementos de novedades, aporte teórico y significación práctica, en dependencia del

alcance del proyecto de investigación.

Los diferentes conceptos y teorías que se despliegan en el trabajo investigativo se

fundamentan en aportes de diferentes y reconocidos autores cuyos libros han sido de gran

significancia teórica - científica en el campo de la Auditoría, Control Interno, Crédito,

Cobranza y Gestión de Cartera.

La evaluación de Control Interno del departamento de crédito – cobranza de la empresa

“Nueva Distribuidora TMM”, es de enorme relevancia, debido a que su aplicación

permitirá que el análisis, control e instrumentación de los procesos crediticios y de

cobranzas se desarrollen en estricto cumplimiento de políticas y normas propias del

contexto de la empresa, contribuyendo significativamente a una eficaz recuperación de

cartera que optimice los niveles de liquidez y solvencia, minimizando a la vez los índices

de morosidad.

La investigación será un aporte para la ciencia ya que contribuirá con sus aportes a mejorar

los procesos de crédito y cobranza en una distribuidora de productos de consumo masivo,

lo que garantiza que el trabajo tenga una significación práctica a través de las

recomendaciones para solucionar la problemática de la investigación.

8

CAPITULO I.

1 MARCO TEÓRICO.

1.1 ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN.

Crédito y cobranza es una de las área clave de una organización que determina el nivel de

endeudamiento a los clientes, una evaluación de control interno ayudará a mejor el

desenvolvimiento del área de crédito y cobranza, remplazando el viejo paradigma de

otorgación de crédito.

La Gestión financiera se encarga de la eficiente administración del capital de trabajo dentro

de un equilibrio de los criterios de riesgos y rentabilidad; además de orientar la estrategia

financiera para garantizar la disponibilidad de fuentes de financiación y proporcionar el

debido registro de las operaciones como herramientas de control de la gestión de la

empresa.

1.2 ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL

OBJETO DE INVESTIGACIÓN.

1.2.1 Auditoría.

La auditoría es un examen independiente y sistemático de las actividades y documentos

relacionados con el ensayo para determinar si las actividades evaluadas y relacionadas con el

ensayo fueron realizadas y si los datos fueron registrados, analizados y comunicados

correctamente, de acuerdo con el protocolo. (Hernández, Moreno, Zaragozá, & Porras, 2010,

pág. 424)

Se considera a la auditoría como el proceso sistemático para determinar si se están

cumpliendo las actividades de acuerdo a los procesos establecidos.

9

1.2.1.1 Objetivos de la Auditoría.

Establecer los objetivos de la auditoria es determinar qué esperamos conseguir con ella.

Deben quedar bien definidos desde el principio y ser claros y concisos para evitar el fracaso

de la actividad del auditor, bien por ser la auditoria incompleta, bien por todo lo contrario,

demasiado extensa. Así mismo, deben establecerse siempre de común acuerdo con el cliente

como primer paso para la planificación de la auditoria. (Pelazas, 2015, pág. 39)

1.2.1.2 Importancia de la Auditoria.

La importancia de la auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa, es decir al

directorio y la gerencia en el desempeño de sus actividades, para ello la auditoria

proporciona un análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesorías e información

concerniente a las actividades revisadas. (Villaseñor, 2010, pág. 47)

1.2.1.3 Normas de Auditoría.

Para efecto de este documento, nos referimos a las Normas de Auditoria Generalmente

Aceptada y, mientras no se diga lo contrario, adicionalmente, las llamaremos por la sigla

NAGA. Las normas de auditoria contienen las reglas básicas que el contador público debe

observar con apego durante la realización de una auditoria, revisoría fiscal o en el examen de

estados financieros, es decir, cuando sea llamado a la ejecución de un trabajador con carácter

eminentemente público, una actividad pública. (Manco, 2014, pág. 36)

1.2.1.3.1 Normas Técnicas de Carácter General o Normas Personales.

Las normas Técnicas de Carácter General afectan a las condiciones que debe reunir el

auditor de cuentas y a su comportamiento en el desarrollo de la actividad de la actividad de

auditoría de cuentas.

1.2.1.3.2 Normas Técnicas sobre la Ejecución del Trabajo de Auditoria.

Hacen referencia esta norma a la preparación y ejecución del trabajo a realizar por el auditor

de cuentas, regularan el conjunto de técnicas de investigación e inspección aplicables a

10

partidas y hechos relativos a los documentos contables sujetos a examen, mediante los cuales

el auditor fundamental su opinión responsable e independiente.

1.2.1.3.3 Normas Técnicas sobre la Preparación de los Informes.

Las normas técnicas sobre preparación de los informes son las que regularan los principios

que han de ser observados en la elaboración y presentación del informe de auditoría de

cuentas estableciendo la extensión y contenido de los diferentes tipos de informe, así como

los criterios que fundamenten el modelo de informe a utilizar en cada caso. (Wayne ,

Ledesma, & Ramos, 2012, pág. 84)

1.2.1.4 Riesgos de auditoría.

Es el riesgo que resulta que los estados contables contengan errores u omisiones

significativos en su conjunto, no detectados o evitados por los sistemas de control de la

entidad ni por el propio proceso de auditoría, en definitiva es el riesgo de emitir un informe

de auditoría inadecuado. (Vizcarra, 2010, pág. 24)

1.2.1.5 Tipos de Auditoría.

Se distinguen diferentes tipos de auditoría y que pueden desembocar en otras tantas

diferencias en cuanto a procedimiento, informe y objetivos de los mismos. Los tipos de

auditoria se diferencian a partir de los siguientes criterios: según la especialización o

cualidad de la auditoría, según el ciclo temporal, según los objetivos, según la relación

auditor-organización. (Lado, 2013, pág. 17)

1.2.1.5.1 Auditoría de cumplimiento.

Se realiza para determinar si la entidad auditada aplica correctamente los procedimientos,

reglas o reglamentos específicos que una autoridad superior ha establecido.

Una auditoría de cumplimiento de un negocio privado puede incluir:

• Determinar si el personal contable aplica los procedimientos que prescribió el contralor

de la compañía,

11

• Revisar promedios de sueldos para que cumplan con la legislación laboral.

• Revisar los acuerdos contractuales con los banqueros y otros prestamistas para asegurarse

de que la compañía cumple con los requerimientos legales. (Arens, Randal, & Beasley,

2010, pág. 14)

1.2.1.5.2 Auditoria del control interno.

Es la valoración de los controles internos realizada por la administración y la obligación de

esta de hacer una declaración explícita respecto de la misma, es un proceso efectuado por el

consejo de administración, la dirección y el resto de personal de una entidad diseñado con el

objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de

objetivos dentro de las siguientes categorías. (Mantilla, 2011, pág. 35)

1.2.1.5.3 Auditoria de Gestión.

Fernández (2010). “La auditoría de gestión es aquella que se realiza para evaluar el grado

de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por la organización y con los

que se han manejado los recursos” (pág. 114).

a) Objetivos Auditorios de Gestión.

• Evaluar los objetivos y planes organizacionales.

• Vigilar la existencia de políticas y sus cumplimientos.

• Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles.

• Verificar la existencia de métodos adecuados de operación.

• Comprobar la correcta utilización de los recursos. (Fernández, 2010, pág. 115)

b) Elementos de la Auditoria de gestión.

La insuficiencia del presupuesto para el control de la gestión de los recursos, ha motivado

la aparición de elementos como los de economía, eficiencia y eficacia, para evaluar la

actividad económica financiera, operacional y cumplimiento, criterios que han ido

recogiéndose en nuestro ordenamiento legal.

12

• Economía: Significa la adquisición, al menor costo y en el momento adecuado,

recursos financieros, humanos y físicos en calidad apropiado.

• Eficiencia: Relación entre los recursos consumidos y la producción de bienes y

servicios.

• Eficacia: Significa el logro, en el mejor grado, de los objetivos u otros efectos

perseguidos de un programa, una organización o una actividad(Whittington & Pany,

2011, pág. 85)

1.2.1.5.4 Auditoría Financiera.

Aumatell (2013) Manifiesta que “Emite una opinión sobre si las CC. AA. Expresan en

todos sus aspectos significativos la imagen fiel de la empresa conforme a los PCGA. El

objetivo de estudio es de las cuentas anuales” (pág. 108).

a) Objetivo de Auditoría Financiera.

Whittington & Pany (2011) “El objetivo principal es opinar si los estados financieros

de una empresa presentan, o no razonablemente la situación financiera, el resultado de

sus operaciones y los cambios dentro de un periodo determinado” (pág. 4).

b) Importancia de la Auditoria Financiera.

La importancia de los estados financieros es indiscutible el administrador y el inversionista

necesitan como un elemento importante para tomar decisiones primero conocer la situación

financiera de la empresa que administran o en la que desean invertir, y segundo tener la

certeza de que tal situación financiera corresponde a la realidad que vive el negocio.

(Osorio, 2010, pág. 35)

c) Evidencia de Auditoría.

La evidencia representa la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de

la auditoría, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y

13

conclusiones que formula el auditor. Por tal motivo al reunirla se debe prever el riesgo,

incertidumbre y conflicto que puede traer consigo, así como el grado de confiabilidad,

calidad y utilidad real que debe tener; en consecuencia, es indispensable que el auditor se

apegue en todo momento a la línea de trabajo acordad. (Franklin, 2010, pág. 89)

Los tipos de auditoria dan anotar que se presenta para evaluar el cumplimiento, el control

interno, la gestión y la auditoría financiera, todas ellas con el objetivo de establecer la

razonabilidad de sus resultados.

1.2.2 Control Interno.

Es una herramienta administrativa que por muchos años fue terreno casi exclusivo de

auditores y contadores. Ahora, se han convertido en un conocimiento indispensable para

todos los niveles de la organización. El control interno es una forma de vida, una cultura,

hasta el punto que se convierte en un hábito. (Lara, 2012, pág. 5)

El control interno esta determinado por la cultura que se desarrolla en las empresas hasta

convertirse en un habito y una herramienta de verificación para las organización.

1.2.2.1 Clases de Control Interno.

Pelazas (2015) “El control interno implica a los departamentos financieros y contables, por

lo que se tendrán que cubrir todos los aspectos de la empresa teniendo entonces controles

internos contables, administrativos, técnicos, jurídicos, financieros” (pág. 34).

1.2.2.1.1 Controles Contables.

Pelazas (2015) “Son los que están orientados a garantizar la seguridad de los activos y la

finalidad de la información. Comprenden el plan de organización y todos los métodos y

procedimientos para garantizar lo señalado. ” (pág. 34).

14

1.2.2.1.2 Controles Administrativos.

Pelazas (2015) “Buscan la eficiencia de funcionamiento, asegurando la unión de todos los

departamentos de la empresa o entidad a las disposiciones de la gerencia o dirección.

Comprenden normativa y procedimientos de una empresa y normalmente influyen

indirectamente en la contabilidad” (pág. 34).

1.2.2.2 Características del Control Interno.

• Esta impulsado por la alta dirección a fin de solventar las reticencias que pudieran surgir

en la misma.

• Ha de diseñarse con el máximo consenso posible. Esto requiere utilizar fórmulas que

fomenten la participación de las personas implicadas.

• Tiene que nutrirse constantemente del máximo número de personas de la organización.

• La información ha de ser en tiempo real, claro y concreto. (Muñiz, 2013, pág. 75)

1.2.2.3 Importancia del Control Interno.

Un apropiado método de control interno en el área de provisiones y contingencias debe estar basado

en la existencia de un adecuado sistema de información y registro que permita detectar los riesgos y

sus adecuados procesos de comunicación, seguimiento y contabilización. (Montaño, 2014, pág. 95)

1.2.2.4 Clasificación del Control Interno.

El control interno se puede englobar en dos tipos de controles: Contables y

Administrativos.

1.2.2.4.1 Controles Contables.

Pelazas (2015) “Son los que están orientados a garantizar la seguridad de los activos y la

fiabilidad de la información. Comprenden el plan organización y todos los métodos y

procedimientos para garantizar lo señalado” (pág. 35).

15

1.2.2.4.2 Controles Administrativos.

Pelazas (2015) “Los controles administrativos de una empresa buscan la eficiencia de funcionamiento,

asegurando la unión de todos los departamentos de la empresa o entidad a las disposiciones de la gerencia o

dirección. Comprende normativa y procedimientos de una empresa y normalmente influye directamente en la

contabilidad que se maneje dentro de la misma” (pág. 35).

1.2.2.5 Objetivos del Control Interno.

Para Samuel Mantilla los objetivos del control interno se pueden categorizarse en:

a) Operacionales: Fortalecimiento de la efectividad y eficacia de las operaciones con principios y

transparencia.

b) Información financiera: Mantenimiento de la confiabilidad de la información financiera.

c) Cumplimiento: Cumplimiento de las normas, leyes y disposiciones legales del órgano rector.

(Mantilla, 2010, pág. 17)

1.2.2.6 Evolución del Control Interno.

La evolución del control interno se ha dado en paralelo a la modernización de los negocios en

cuanto a: Los componentes necesarios para su funcionamiento, el entorno donde se da el control y la

forma en que se maneja el riesgo. (Lara, 2012, pág. 17)

1.2.2.7 Limitaciones del Control Interno.

El control interno puede proporcionar solamente una seguridad razonable de que lleguen a alcanzar

los objetivos de la administración a causa de limitaciones inherentes al mismo control interno, tales

como:

• El requisito usual de la administración de que un control es eficaz en relación a su costo; es

decir, que el costo de un procedimiento de control no sea desproporcional a la pérdida potencial

debida a fraudes o errores;

16

• El hecho de que la mayoría de los controles tiendan a ser dirigidos a tipos de operaciones

esperadas y no a operaciones poco usuales. (Maldonado, 2011, pág. 57)

1.2.2.8 Quienes son los Responsables del Control Interno.

La implantación y mantenimiento de los sistemas de control interno corresponden a la dirección de

la empresa, que tendrá que supervisarlos para ver que siguen funcionando por los cauces previstos, y

modificándolos de acuerdos a las circunstancias cambiantes como son nuevas normas legales o

nuevos cambios en la actividad empresarial. (Pelazas, 2015, pág. 33)

1.2.2.9 Evaluación del Control Interno.

Un primer contacto del auditor con la empresa puede proporcionarle una cierta conciencia de

control interno, a través de la actitud de la gerencia y de las personas con responsabilidades.

El conocimiento del control interno le indicará cuáles son los procedimientos y métodos del

sistema contable que proporcionen una seguridad razonable, según el criterio del auditor.

(Pelazas, 2015, pág. 35)

1.2.2.10 Componentes del Control Interno.

Estupiñan (2002) describe los componentes del COSO I (Committee of Sponsoring

Organizations):

1.2.2.10.1 Ambiente de Control.

"Consiste en el establecimiento de un entorno que estimule e influencie la actividad

del personal con respecto al control de sus actividades.

Los factores del Ambiente Interno incluyen la filosofía de gestión de riesgos de una

entidad, su riesgo aceptado, la supervisión ejercida por el consejo de administración, la

integridad, valores éticos y competencia de su personal.

1.2.2.10.2 Evaluación de Riesgos.

Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos y la

base para determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados. Así mismo,

17

se refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos específicos

asociados con los cambios, tanto los que influyen en el entorno de la organización

como en el interior de la misma.

Los impactos positivos y negativos de los eventos potenciales deben examinarse,

individualmente o por categoría, en toda la entidad. Los riegos se evalúan con un doble

enfoque: riesgo inherente y riesgo residual.

1.2.2.10.3 Actividades de Control.

Son aquellas que realizan la gerencia y demás personal de la organización para

cumplir diariamente con las actividades asignadas. Estas actividades están

expresadas en las políticas, sistemas y procedimientos.

Las actividades de control tienen lugar a través de toda la organización, a todos los niveles

y en todas las funciones

1.2.2.10.4 Información y Comunicación.

Los sistemas de información están diseminados en todo el ente y todos ellos atienden

a uno o más objetivos de control. De manera amplia, se considera que existen

controles generales de aplicación sobre los sistemas de información.

También existe una comunicación eficaz fluyendo en todas las direcciones dentro de la

organización. Todo el personal recibe un mensaje claro desde la alta dirección de que

deben considerar seriamente las responsabilidades de gestión de los riesgos corporativos

1.2.2.10.5 Supervisión y Monitoreo.

En general los sistemas de control están diseñados para operar en determinadas

circunstancias. Claro está que para ello se tomaron en consideración los objetivos,

riesgos y las limitaciones inherentes al control; sin embargo, las condiciones

18

evolucionan debido tanto a factores externos como internos, provocando con ello que

los controles pierdan su eficiencia”. (pág. 29)

Durante el transcurso normal de las actividades de gestión, tiene lugar una supervisión

permanente. El alcance y frecuencia de las evaluaciones independientes dependerá

fundamentalmente de la evaluación de riesgos y la eficacia de los procedimientos de

supervisión permanente.

1.2.3 Crédito y Cobranzas.

1.2.3.1 Crédito

El termino crédito proviene del latín creditum, de credere, tener confianza. Aun cuando no

existe una definición generalmente aceptada, podemos definir la operación de crédito como

“la entrega de un valor actual, sea dinero, mercancía o servicio, sobre la base de confianza, a

cambio de un valor equivalente esperado en un futuro, pudiendo existir adicionalmente un

interés pactado. (Villaseñor, 2009, pág. 11)

Se determina como crédito a la entrega de un producto a cambio de uno o varios pagos

futuros, basados en la confianza vendedor – cliente.

1.2.3.2 Importancia.

En la actualidad, el crédito es de importancia vital para la economía de todos los países y de

todas las empresas, ya que su utilización adecuada produce, entre otros beneficios, los

siguientes:

• Aumento de los volúmenes de venta.

• Incremento de la producción de bienes y servicios y, como consecuencia, una

disminución de los costos unitarios.

19

• Elevación del consumo, al permitir que determinados sectores socioeconómicos

adquieran bienes y servicios que no estarían a su alcance si tuvieran que pagarlos de

contado.

• Creación de más fuentes de trabajo, mediante nuevas empresas y ampliación de las ya

existentes.

• El uso responsable del crédito facilita realizar gastos de consumo e inversión por

encima de lo que permiten los ingresos corrientes. (Villaseñor, 2009, pág. 12)

1.2.3.3 Políticas de Crédito.

“Una política de crédito se puede definirse como un curso general de acción para

situaciones concurrentes, encaminadas a alcanzar los objetivos establecidos. En otras

palabras, es una regla que norma la actuación y que, acatándola, permite lograr los fines

propuestos” (Villaseñor, 2009, pág. 24).

1.2.3.4 Las decisiones en el otorgamiento del crédito.

Las decisiones para otorga o negar un crédito en particular deben realizarse de conformidad

con los planes y políticas generales de la empresa, y con las políticas de crédito

correspondientes. Una efectiva decisión de crédito presupone la clara definición y la cabal

comprensión de estas políticas. (Villaseñor, Elementos de administracion de crédito y

cobranza, 2010, pág. 200)

1.2.3.5 Clasificación del Crédito.

El crédito se clasifica tanto por la naturaleza, por la calidad de las cosas en que consiste su

presentación, por el vencimiento, por las personas, por la garantía, por el objeto y la

finalidad, las cuales se detalla en la figura que se muestra a continuación: (Villaseñor, 2010,

pág. 24).

20

CLASIFICACIÓN DEL CRÉDITO

CLASIFICACIÓN DEL CRÉDITO

Por su Naturaleza

Propio

Necesario

Por la calidad de las

cosas en que consiste

su presentación

Natural

Monetario

A Corto Plazo

A Término A Largo Plazo

Por el Vencimiento

Denunciable

A Plazo No Denunciable

Publico

Por las Personas

Privado

Directo

Personal Aunado a un tercero

Por la Garantía

Mobiliario

Real Inmobiliario

Por el Objeto o la

Finalidad

De Consumo

Comercial

De Pago

Popular De Empresa

Productivo Agrícola De Hacienda

De posición

Figura. 1 Clasificación del Crédito

Fuente: Emilio Villaseñor (2010).

Elaborado: Ana Vargas.

21

1.2.3.6 Establecimientos de las políticas de cobranza.

“El establecimiento de las políticas de cobranza se distribuye un resumen de dichas

políticas a los diferentes elementos de la organización relacionados directamente o

indirectamente con ellas: finanzas, contabilidad, ventas, personal, y a quienes realizan

físicamente el trabajo de cobro” (Villaseñor, Elementos de administracion de crédito y

cobranza, 2010, pág. 220).

1.2.3.6.1 Plazo de cobro.

“Al establecer las políticas radican en determinar cuándo y cómo se hará el primer esfuerzo

de cobro. Esto es, cuanto tiempo después de la fecha de vencimiento las cuentas morosas

se convierten en elemento activo dentro del procedimiento de cobro” (Villaseñor,

Elementos de administracion de crédito y cobranza, 2010, pág. 221).

1.2.3.6.2 Técnicas de cobro: mora y seguimiento.

Mantenimiento del departamento de cobranza. Muchas empresas, generalmente las grandes

y que tienen una amplia clientela, mantienen un departamento especial de cobranza, que es

el que se encarga de manejar y controlar las cuentas por cobrar de la misma.

SISTEMA DE COBRANZA

Figura. 2 Sistema de Cobranza

Fuente: (LawrenceJ & Castro, 2010, pág. 62)

Elaborado por: Ana Vargas

SISTEMAS DE COBRANZA

Visitas personales a clientes morosos

Recordatorios anticipados Procedimientos legales o cobro judicial

Cobro a través de agencias de cobro

22

1.2.3.7 Los medios de cobro y pago.

Los medios de cobro, y por tanto de pago, han ido evolucionando según se han ido

desarrollando las relaciones comerciales en la sociedad, adaptándose a los cambios

impuestos por una humanidad en constantes evolución, en las que la inmediatez y las

garantías de las partes que realizan las operaciones son requisitos imprescindibles para que

se pueda realizar la transacción. (Gómez & Bermejo, 2010, pág. 155)

De manera general se puede clasificar a los medios de cobro y pago según sea el caso, de

contado en efectivo, cheque y transferencia; y a plazos con letra de cambio y pagaré.

1.2.3.8 Obtención de la información de crédito.

Córdoba (2012) “Señala que para el otorgamiento de crédito, las empresas hacen la

evaluación al cliente, solicitando información financiera y crediticia, junto con referencias

de crédito. Las fuentes externas principales de información crediticia son los siguientes”

(pág. 203).

INFORMACIÓN DE CRÉDITOS

Figura. 3 Información de Créditos

Fuente: (Córdoba, 2012, pág. 204)


ESTADOS

FINANCIEROS

OFICINAS DE

INTERCAMBIO DE

REFERENCIA O

CENTRALES DE

RIESGO

VERIFICACIÓN

BANCARIA

OTROS

PROVEEDORES

Para analizar la estabilidad financiera del cliente, su liquidez, rentabilidad y

capacidad de endeudamiento

Las empresas pueden obtener información de crédito por medio de los sistemas

de intercambio de referencia, que es una red de intercambios de información

crediticia.

Puede que sea posible que el banco de la empresa obtenga información crediticia

del banco del solicitante. Normalmente, se suministra un estimado del saldo de

caja de la empresa.

Este consiste en obtener información de otros proveedores que vendan al

solicitante del crédito y preguntarles, ¿cuáles son las normas de pago y sus

relaciones inter-empresariales?

23

1.2.3.9 Condiciones del crédito.

Córdoba (2012) “Deduce que las condiciones de crédito ayudan a la empresa a obtener

mayores clientes, pero pueden tener efectos en su rentabilidad total. Se deben evaluar los

diferentes factores, tanto positivos como negativos” (pág. 206)

CONDICIONES DE CRÉDITO.

Figura. 4 Condiciones de Crédito



1.2.3.10 Factores determinantes en la gestión de la cuentas por cobrar.

Una adecuada gestión de las cuentas por cobrar dependerá de varios factores:

FACTORES DETERMINANTES EN LA GESTIÓN DE LA CUENTA POR COBRAR

Figura. 5 Factores determinantes en la Gestión de la Cuenta por Cobrar


Elaborado Por: Ana Vargas

Factores para una adecuada gestión de las cuentas por cobrar

Políticas de incobrabilidad Plazo de

cobranzas Niveles de venta

Tipo de clientes

Riesgo crediticio

Si la demanda es elástica, las ventas deben aumentar como resultado de la disminución de este precio.

Mientras más tiempo transcurra, hay más oportunidades que un cliente se declare técnicamente

insolvente o en bancarrota.

Con el descuento por pronto pago se espera cambios y efectos en las utilidades

El periodo de cobro promedio debe disminuir

La estimación de las cuentas incobrables debe disminuir

Tanto la disminución en el periodo promedio de cobro, como la disminución es la estimación de cuentas

incobrables, deben dar como resultado un aumento en las utilidades

24

1.2.3.11 La 5 c del crédito.

LA 5 C DEL CRÉDITO

Figura. 6 La 5 c del Crédito

Fuente: (Córdoba, 2012, págs. 207-208)


1.2.3.12 Gestión de Cartera

González (2011) “La gestión de cobranza conlleva las diligencias necesarias para la

recuperación de las obligaciones en mora. A través de una instancia extrajudicial en la cual

el deudor, por requerimiento del acreedor, atiende el pago de lo debido” (pág. 57).

GESTIÓN DE CARTERA

Figura. 7 Gestión de cartera



Son las cualidades de solvencia moral que tiene el deudor

para responder al crédito.

Posibilidad de pago del solicitante de las obligaciones

requeridas, para lo cual se analiza sus estados financieros

Es el ambiente de negocio y la economía actual, son los

factores externos que pueden afectar la marcha de algún

negocio, es decir, aquellos que no dependen de su trabajo

Se refiere a los valores invertidos en el negocio

Son todos aquellos elementos de que dispone el negocio o sus

dueños, para garantizar el cumplimiento de pago en el

crédito,

CARÁCTER

CAPACIDAD

CAPITAL

COLATERAL

CONDICIONES

Investigación de la capacidad de pagos del cliente

Fijación del tope de crédito a para cada cliente

Instrumentación de la deuda comercial

Cobro de deudas vencidas

25

1.3 VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE LAS

DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE

INVESTIGACIÓN.

Según el autor Ángel Fierro, señala que la contabilidad permite identificar la situación

actual en que se encuentra la empresa, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar y

evaluar a la empresa en estudio para luego poder tomar decisiones que beneficien a la

empresa.

De acuerdo a los autores Hernández, Moreno, Zaragoza y Porras en su libro dan a conocer

que la auditoría es un examen que se le realiza a la empresa para verificar que si las

actividades que están realizando y registrando están de acuerdo con el protocolo.

Según el autor Arturo Lara en su libro de Toma el Control de tu Negocio manifiesta que el

control interno en la actualidad es un hábito dentro de una empresa la cual consta de

métodos, procedimientos en benéfico de los activos y el desarrollo de la actividad de forma

eficaz.

Según Sonia González la gestión de cobranza es la actividad que realiza la empresa para

poder recuperar las obligaciones en mora, es una de las variables más importantes que

tiene la empresa para recuperar su capital de trabajo y orientar a un buen manejo del

mismo para generar mejor liquidez.

1.4 CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO.

La aplicación correcta de los procesos de evaluación de control interno serán necesarios

para que los resultados sea efectivos, esto debe ir acompañado de la ética del auditor, quien

velara por que los datos a obtener sean de uso exclusivo para la investigación como lo

manifiestan los autores en sus conceptos.

La atención estricta de las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS),

constituyen las reglas que minimizan los riesgos de la auditoría y fortalecen la confianza

26

que expresan las empresas en sus actividades de control, logrando establecer lineamientos

a ser analizados para determinar conclusiones y recomendaciones de mejora.

Se debe tomar como aporte fundamental lo que señala Córdoba Marcial con relación al

otorgamiento de un crédito, hacer la evaluación, solicitando información financiera y

crediticia, junto con referencias afirmativas del sujeto de crédito y sobre todo establecer las

condiciones que regirán el crédito.

27

CAPÍTULO II.

2. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA.

2.1 CARACTERIZACIÓN EN EL CONTEXTO INSTITUCIONAL.

En la ciudad de Santo Domingo, provincia Santo Domingo de los Tsáchilas, la empresa

“Nueva Distribuidora TMM” es relativamente joven con apenas cinco años desde su

creación, se dedica principalmente a la distribución y comercialización de productos de

consumo masivo, especialmente de los productos de Industrias Ales.



que los niveles de cartera vencida se estén incrementando de una manera preocupante,

limitando la eficacia de los procesos de crédito y cobranzas.

Con los antecedentes descritos anteriormente, existe la necesidad de la aplicación de una

evaluación del control interno que permita mejorar el departamento de crédito y cobranzas

de manera eficiente y a su vez mejorar la gestión de cartera de la misma.

2.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO METODOLÓGICO PARA EL

DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN.

La investigación se basó en el modelo cualitativo y cuantitativo con énfasis en lo

cualitativo. Cuantitativo en la determinación de valores de cartera vencida y en el cálculo

de provisión de cuentas incobrables que mantiene la empresa por los créditos otorgados.

Así como el análisis de los resultados que serán examinados y fundamentados para la

establecer la propuesta de solución.

Cualitativo en la utilización de métodos teóricos, la observación de los procesos crediticios

que se efectúan en el departamento de crédito y cobranza para determinar causa y efecto de

la situación problémica y la información recolectada a través de la aplicación de los

instrumentos de investigación como entrevistas y encuestas, resultados que mediante

estadísticas serán procesados para la respectiva interpretación.

28

2.2.1 Tipos de Investigación.

2.2.1.1 De campo.

El traslado al sitio mismo donde se producen los hechos y la fuente de datos en este caso la

empresa “Nueva Distribuidora TMM”, y al cual se dirigió el desarrollo del trabajo

investigativo, también se obtuvo la información mediante la observación, entrevista y

encuestas a las personas inmersas en los procesos

2.2.1.2 Explicativa

El trabajo es explicativo porque se utilizó este tipo de investigación en la elaboración del

marco propositivo el mismo que permitió determinar las causas y efectos del problema de

investigación.

2.2.1.3 Bibliográfica.

La investigación bibliográfica se orientó a textos físicos y virtuales nta en la bibliografía

actualizada indicando los nombres de los autores, editores, ediciones, año de publicación,

los mismos que se utilizaron para establecer el capítulo uno denominado marco teórico.

2.2.1.4 Descriptiva.

La investigación es descriptiva pues se utilizó un modelo teórico establecido para diseñar

la propuesta, así como en el planteamiento del problema determinando el por qué y cómo

ocurren los hachos considerando también las posibles soluciones.

2.2.1.5 Aplicada.

La investigación aplicada se encuentra estrechamente vinculada con la investigación básica

ya que depende de sus descubrimientos y aportes teóricos. Busca confrontar la teoría con la

realidad. Se utilizó el tipo de investigación para la estructuración del programa de

auditoría, la planificación específica, ejecución del trabajo y comunicación de resultados.

29

2.2.2 Población.

Al establecer la población se tiene las siguientes personas vinculadas con el tema de

estudio.

Tabla 1. Población.

INVOLUCRADOS POBLACIÓN

Gerente General 1

Contador externo 1

Facturadora 1

Vendedores 2

TOTAL 5

Fuente: Empresa “Nueva Distribuidora TMM”

Elaborado: Ana Vargas

2.2.3 Métodos de la Investigación.

Es el procedimiento riguroso, formulado de una manera lógica, que el investigador debe

seguir en la adquisición del conocimiento.

2.2.3.1 Método Inductivo- Deductivo.

En el método Inductivo la inducción va de lo particular a lo general del tema investigado,

mientras que en el deductivo la deducción va de lo general a lo particular. Se utilizó este

método para determinar las causas y efectos que se encuentran en la situación problémica

manifestada en la introducción de la investigación.

2.2.3.2 Método Analítico- Sintético.

Se utilizó este método para obtener datos e información más detallada, como la descripción

de fundamentos teóricos así como la explicación de los procesos llevados a cabo por el

departamento de crédito y cobranza, a fin de entender el tema asociándolo a un

30

conocimiento profundo del objeto que deseamos alcanzar con el diseño de un modelo de

crédito y cobranza para la entidad.

2.2.4 Técnicas de investigación.

Las técnicas constituyen el conjunto de mecanismos, medios o recursos dirigidos a

recolectar, conservar, analizar y transmitir los datos de los fenómenos sobre los cuales se

investiga.

2.2.4.1 Entrevista.

Es una técnica para obtener datos que consisten en un diálogo entre dos personas. La

entrevista se utilizó para obtener información en forma verbal, a través de preguntas que

propone el analista, en la presente investigación la entrevista se aplicó a la Gerente de la

empresa “Nueva Distribuidora TMM” Sra. Nubia Andrade Moncayo.

2.2.4.2 Encuesta.

Es un estudio observacional en el que el investigador busca recopilar datos por medio de

un cuestionario previamente diseñado, las encuestas que se realizaron fueron dirigidas al

contador, facturadora y a los vendedores de la entidad que son usuarios de la información y

son quienes están inmersos en la programación de la investigación.

2.2.5 Instrumentos de investigación.

Un instrumento de investigación es la herramienta utilizada por el investigador para

recolectar la información y poder plantear respuestas al problema de la investigación.

2.2.5.1 Guía de Entrevista.

La guía de entrevista como instrumento de investigación permitió a la investigadora

comprender hechos actuales y a su vez exponer una propuesta concreta que pueda

modificar una realidad esperada.

31

2.2.5.2 Cuestionario.

El cuestionario es un conjunto de preguntas objetivas, preparado cuidadosamente, sobre los

hechos y aspectos que interesan en una investigación, para que sea contestado por la

población.

2.2.6 Interpretación de Resultados.

2.2.6.1 Entrevista aplicada a la Gerente general.

1. ¿Cómo surgió la idea para la creación de la EMPRESA?

Por el atractivo mercado en el cual se desenvuelve la empresa.

2. ¿Cuántos años lleva dentro del mercado la empresa TMM y por qué la decisión de

dedicarse a este tipo de actividad económica? ¿Cuantos clientes posee la empresa

en la actualidad?

Desde hace 5 años, por la experiencia previa se decidió iniciar actividades como

empresa. En la actualidad con más de 300 clientes fijos.

3. ¿Existen adecuados mecanismos de control de los procesos que se llevan a cabo en

el departamento de crédito – cobranzas de la empresa?

Considero que en la actualidad no existen los mecanismos idóneos de control, debido a

que han presentado con preocupante frecuencia graves irregularidades en los saldos de

las cuentas de los clientes.

4. ¿Posee el departamento de crédito – cobranzas un manual de funciones y

procedimientos adecuados a las necesidades de la compañía?

No posee un manual de funciones.

32

5. ¿El área de crédito cuenta con adecuadas políticas de crédito y cobranza?

No dispone de políticas de crédito y cobranzas en la actualidad.

6. ¿Se planifican regularmente las actividades que se deben desarrollar para

mejorar la Gestión de Cartera?

No se planifica en dicho departamento.

7. ¿Cómo se manejan las ventas a crédito? ¿Cómo se analiza la capacidad de pago

del cliente para otorgarle el crédito correspondiente?

Con crédito directo con plazo que va de 15 a 30 días, la capacidad de pago del cliente

no es analizada simplemente en base a su cumplimiento histórico se le otorga el crédito

que solicite.

8. ¿La empresa cobra alguna tasa de interés por crédito o mora en la cancelación del

mismo?

Cuando se entra al ámbito legal se cobra la tasa de mora recomendada por el abogado

contratado por la empresa.

9. ¿Existe documentación colateral para el otorgamiento de un crédito?

Solo en los montos elevados de acuerdo a mi criterio.

10. ¿Cómo realiza las compras a sus proveedores?

A crédito a 15 días plazo, algunas veces por el volumen de compra se incrementa el

plazo a 30 días.

11. ¿Conoce Ud. cuál es el porcentaje de la cartera vencida e índices de morosidad?

No, los desconocemos como cifra exacta y tampoco tenemos índices de morosidad.

33

12. ¿La gestión de cobranzas cubre las necesidades de recuperación de cartera en

forma eficiente?

No en la actualidad existe una importante cartera vencida que no ha sido recuperada.

13. ¿Considera Ud. que una Evaluación de Control Interno al departamento de

Crédito – Cobranza mejorara la Gestión de Cartera de la empresa?

Yo considero que si porque permitirá encontrar los errores y falencias que actualmente

se presentan en el departamento de crédito – cobranzas, permitiendo tomar medidas

correctivas, definitivamente yo impulsaría dicha evaluación.

2.2.6.2 Entrevista aplicada a los colaboradores.

Tabla 2. Preguntas cerradas realizadas a los colaboradores de la empresa

N° PREGUNTA VARIABLE F. A. F. R.

1 ¿La empresa dispone de

políticas de crédito?

SI 0 0%

NO 4 100%

TOTAL 4 100%

En su totalidad de los colaboradores encuestados manifiestan que la empresa no

dispone de políticas de crédito.

2

¿Para aprobar un crédito la

empresa lo hace a través de

un comité de crédito?

SI 0 0%

NO 4 100%

TOTAL 4 100%

Sé determina que la totalidad de los encuestados dan a conocer que la empresa para

aprobar un crédito no lo hace a través de un comité de crédito.

3

¿Existe documentación

sobre las condiciones y

demás requisitos que debe

cumplir los clientes para

adquirir a crédito los

productos ofertados por la

institución?

SI 0 0%

NO 4 100%

TOTAL 4 100%

La totalidad de los colaboradores encuestados dan a conocer que existen condiciones

ni más requisitos que deben de cumplir los clientes para acceder a un crédito.

34

4

¿Existen los procesos

adecuados para la

aprobación y concesión de

un crédito?

SI 3 75%

NO 1 25%

TOTAL 4 100%

En función a los resultados alcanzados se puede determinar que en su mayoría de los

colaboradores encuestados dan a conocer que no existen procesos adecuados para la

aprobación y consecución de un crédito.

5

¿Existe personal dedicado

a la gestión de las

cobranzas?

SI 1 25%

NO 3 75%

TOTAL 4 100%

Se determina que la mayoría de los colaboradores encuestados dan a conocer que no existe

personal dedicado a la gestión de cobranzas.

7

¿La empresa evalúa a

través de índices de

morosidad su cartera?

SI 0 0%

NO 4 100%

TOTAL 4 100%

Se observa claramente que los colaboradores manifiestan que la empresa no evalúa la cartera

vencida a través de índices de morosidad.

8

¿Los responsables de

crédito y cobranza

comunican periódicamente

a gerencia la evolución de

la cartera vencida de la

empresa?

SI 0 0%

NO 4 100%

TOTAL 4 100%

Se determina que la totalidad de los colaboradores encuestados dan a conocer que los

responsables de crédito y cobranza no comunican periódicamente a gerencia de la evolución

de la cartera vencida.

9

¿El personal de crédito y

cobranza cuenta con un

manual de funciones donde

establezca todas sus

responsabilidades?

SI 1 25%

NO 3 75%

TOTAL 4 100%

Se evidencia que la mayoría de los colaboradores encuestados dan a conocer que el personal

de crédito y cobranza no cuentan con sus respectivos manuales de funciones.

10

¿Se notifica en forma

anticipada la fecha de pago

a los clientes?

SI 3 75%

NO 1 25%

TOTAL 4 100%

Las mayoría de los encuestados manifiestan que no se notifican con anticipación la fecha de

pago a los clientes.

35

13

¿Usted considera

conveniente que para

mejorar los índices de morosidad es necesario que la

empresa realice una

Evaluación de Control

Interno al departamento de

crédito y cobranza?

SI 3 75%

NO 1 25%

TOTAL 4 100% En función a los resultados obtenidos se puede determinar que la mayoría de los

colaboradores les parece conveniente que para reducir los índices de morosidad es necesario

que la empresa realice una evaluación de control interno al departamento de crédito y

cobranza.



Tabla 3. Preguntas de selección múltiple


6

¿Los plazos que la empresa

otorga en las adquisiciones

a crédito son?

7 Días 1 25%

15 Días 3 75%

30 Días 0 0%

TOTAL 4 100%

La mayoría de los colaboradores encuestados manifiestan que los plazos que la

empresa otorga para la adquisición de un crédito son quince días.

11

¿A su criterio las causas

para el incumplimiento de

las obligaciones de sus

clientes en el plazo

establecido se deben?

Corto Plazo 0 0%

Dificultades de

pagar en

instituciones

financieras

1 25%

No alcanza a

cubrir la

totalidad del

pago

3 75%

No recuerda la

fecha de pago 0 0%

TOTAL 4 100%

36

La mayoría de los encuestados manifiestan que la causa principal por el cual se

realiza el incumplimiento de las obligaciones por parte de los clientes es que no

alcanzan a cumplir con la totalidad del pago.

12

¿Cómo calificaría usted los

controles establecidos por

la Empresa para el manejo

de la cartera?

Bueno 0 0%

Regular 3 75%

Malo 1 25%

TOTAL 4 100%

Se determina según los resultados alcanzados que los controles establecidos por la

empresa para el manejo de la cartera son regulares.


Elaborado: Ana Vargas

2.2.7 Verificación de la idea a defender.

En la pregunta 3 de la entrevista se determinó que no existen mecanismos de control de los

procesos desarrollados en el departamento de crédito y cobranzas de la empresa, esto es

corroborado en la pregunta 4 de la encuesta en lo referente a que no se desarrollan procesos

adecuados para la aprobación y concesión del crédito, siendo calificados los controles de

acuerdo a la pregunta 14 de la encuesta como regulares y malas, lo que evidenció la falta

de controles exhaustivos en el departamento de crédito – cobranzas de la distribuidora.

Además se evidenció en función a las respuestas de las preguntas 5 y 1 de la entrevista y

encuesta respectivamente, que la empresa no dispone de políticas de crédito y cobranzas,

ocasionando el incremento de la cartera vencida con evidentes problemas de recuperación

de su cartera vencida.

Se estableció que no se desarrolla planificación en las actividades del departamento de

crédito y cobranzas, de acuerdo a los datos recopilados en las preguntas 6 de la entrevista,

así como se corroboró en la pregunta 9 de la encuesta que no se dispone de manuales de

funciones que direccionen las tareas, funciones y responsabilidades de los empleados de la

empresa.

37

Se determinó de acuerdo a la pregunta 7 de la entrevista que no se analiza la capacidad de

pago del cliente y en las preguntas 2 y 8 de la encuesta se observa que no se aprueba un

crédito en comité y que no se comunica periódicamente a gerencia la evolución de la

cartera de la empresa lo cual afecta en gran medida a su gestión y la toma de decisiones

que permitan mejorar dicha situación, por otra parte en la pregunta 12 y 13 de la entrevista

y encuesta respectivamente se estableció que no se desarrolla una efectiva gestión de

cartera, contribuyendo a que se produzcan incumplimientos de los clientes e

incrementando la cartera vencida y los índices de morosidad.

Por lo tanto, se establece que es primordial desarrollar una Evaluación del Control Interno

para mejorar la Gestión de Cartera del Departamento de crédito – cobranzas de la empresa

“NUEVA DISTRIBUIDORA TMM” de la ciudad de Santo Domingo.

2.3 PROPUESTA DE LA INVESTIGADORA.

Para desarrollar la propuesta se ha tomado el proceso de auditoría de control interno con

base a las Normas de Auditoría generalmente Aceptadas (NAGAS), compuestas por:

• La planificación de la auditoría del control interno.

• Ejecución del trabajo de auditoría.

• Comunicación de resultados.

2.4 CONCLUSIONES DEL CAPÍTULO.

Se estableció que no existen procesos adecuados y mecanismos de control en el

departamento de crédito y cobranzas de la empresa “NUEVA DISTRIBUIDORA TMM”,

evidenciando la falta de control en el otorgamiento y gestión de cobranzas; lo cual se

evidencia en la elevación de los niveles de cartera vencida de la compañía.

Ha quedado evidenciado que la empresa no dispone de políticas de crédito y cobranzas que

rijan y guíen todas y cada una de las actividades desarrolladas en el mencionado

departamento, lo cual ha provocado que se presenten serios inconvenientes en la concesión

38

y recuperación de cartera que afectan en gran medida a la liquidez y solvencia de la

empresa.

Se observó que no se desarrolla planificación en las actividades del departamento de

crédito y cobranzas, que no se dispone de manuales de funciones que permita elevar el

desempeño de los colaboradores.

Se determinó que la empresa no analiza la capacidad de pago del cliente y que el crédito no

se aprueba mediante un comité que evalúe los aspectos inherentes a la concesión del

mismo, además se detectó que no se comunica periódicamente a gerencia la evolución de

las cuentas pendientes de cobro de la empresa, afectando significativamente la gestión de

cartera de la compañía.

39

CAPÍTULO III.

3. VALIDACIÓN DE LOS RESULTADOS DE SU APLICACIÓN.

3.1 TÍTULO DE LA PROPUESTA: EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

AL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO – COBRANZAS PARA MEJORAR LA

GESTIÓN DE CARTERA DE LA EMPRESA “NUEVA DISTRIBUIDORA TMM”

DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO.

3.2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA.

3.2.1 Justificación

La aplicación de una adecuada evaluación del control interno, reduce en gran medida los

posibles riesgos que la empresa pueda tener, lo que hace que el auditor tenga más

confianza y pueda disminuir las pruebas en ciertas áreas, ya que el enfoque de la auditoría

se basa en el riesgo, el análisis de la entidad y su entorno.

La Gestión financiera en una empresa constituye el manejo adecuado de los recursos y

dentro de ellos la gestión de cartera juega un papel preponderante para la inyección de

fondos. Esta responsabilidad recae en la Gerente general, quien será la encargada de llevar

un control adecuado, ordenado de los ingresos y gastos de la empresa.

Es menester indicar que la eficiencia operacional en la gestión de cartera proporcionará

información adecuada a la gerencia donde se detallará todos los proyectos de la empresa,

idealmente en una sola base de datos, Por lo tanto pueda cumplir con la función de otorgar

una herramienta adicional para evitar la cartera vencida, con bases técnicas y resultados

eficientes.

40

A través de instrumentos de investigación se pudo realizar un diagnóstico de la situación

actual de la empresa, ratificando la existencia de la problemática planteada y apoyando la

posible solución planteada. Se pude referir entonces que la evaluación del control interno

en el Departamento de crédito – cobranzas, permitirá identificar y minimizar los riesgos

así como optimizar recursos de tal manera que se cuente con información fiable para una

toma de decisiones dentro de su gestión financiera.

3.2.2 Objetivo General

Evaluar el control interno del departamento de crédito - cobranzas para mejorar la gestión

de cartera en la empresa “NUEVA DISTRIBUIDORA TMM” de la ciudad de Santo

Domingo del periodo 2014.

3.2.3 Objetivos Específicos

• Planificar el trabajo de evaluación del control interno del departamento de Crédito –

cobranzas de la empresa “NUEVA DISTRIBUIDORA TMM”

• Evaluar el control interno mediante el Modelo Coso I

• Comunicar los resultados a través de la emisión de la opinión e informe respecto al

control interno de la Empresa.

41

3.2.4 Desarrollo de la Evaluación del Control Interno.

3.2.4.1 Planificación del trabajo de evaluación del control interno del departamento

de Crédito y Cobranzas de la empresa “NUEVA DISTRIBUIDORA TMM”.

PROGRAMA GENERAL DE AUDITORÍA

OBJETIVO: Evaluar el control interno en el departamento de Crédito y Cobranzas

PROCEDIMIENTO

FASE PROCEDIMIENTOS RESPONSABLE CÓDIGO

PLANIFICACIÓN CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA

Recorrido por las Instalaciones VIAM PP-1

Entrevista con Directivos VIAM PP-2

Actualización del Archivo Permanente VIAM PP-3

EVALUACIÓN DEL CONTROL

INTERNO

Flujo gramas de procesos VIAM PP-4

Memorando de planificación VIAM PP-5

EJECUCIÓN SISTEMA COSO I

Elaboración y Aplicación de Matríz de

Evaluación

VIAM ECI-1

NIVEL DE CONFIANZA VIAM ECI-2

HOJA DE HALLAZGOS VIAM ECI-3

COMUNICACIÓN

DE

RESULTADOS

Opinión de auditoría VIAM IA-1

Informe estándar de auditoría VIAM IA-2

Elaborado por Fecha: Supervisado por: Fecha:

Ana Vargas I. Septiembre 14, 2015 Ing. Jorge Almeida

Msc.

Septiembre

14, 2015

42

3.2.4.2 Planificación

NUEVA DISTRIBUIDORA TMM

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014

Crédito y Cobranzas

PP-1

1 / 1

CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA

La empresa “Nueva Distribuidora TMM” La empresa “Nueva Distribuidora TMM” es

relativamente joven con apenas cinco años desde su creación, se dedica principalmente a la

distribución y comercialización de productos de consumo masivo especialmente de los

productos de Industrias Ales.



que los niveles de cartera vencida se estén incrementando de una manera preocupante;

limitando la eficacia de los procesos de crédito y cobranzas

La auditoría de control interno a la empresa se planificó realizarla desde el 14 de septiembre

del 2015 hasta el 4 de octubre del 2015.

La Sra. Nubia Andrade Moncayo en su calidad de Gerente General de Distribuidora TMM,

autorizó que se proceda a visitar la Empresa, en la cual se pudo conocer las actividades

operacionales que realiza cada uno de sus departamentos, pudiendo realizar un diagnóstico

de la situación actual respecto al manejo, concesión y recuperación de cartera, que se suma

al hecho de que el contador es externo quien facilita el cumplimiento de procesos

tributarios. Es plena responsabilidad de la administración el manejo de cuentas por cobrar


Ana Vargas I. Septiembre 14, 2015

Ing. Jorge Almeida

Msc. Septiembre 14, 2015

43





PP-2

1 / 2

1. ¿Cómo surgió la idea para la creación de la empresa?

Por el atractivo mercado en el cual se desenvuelve la empresa.

2. ¿Cuántos años lleva dentro del mercado la empresa TMM y por qué la

decisión de dedicarse a este tipo de actividad económica? ¿Cuantos clientes

posee la empresa en la actualidad?

Desde hace 5 años, por la experiencia previa se decidió iniciar actividades como

empresa. En la actualidad con más de 300 clientes fijos.

3. ¿Existen adecuados mecanismos de control de los procesos que se llevan a cabo

en el departamento de crédito – cobranzas de la empresa?

Considero que en la actualidad no existen los mecanismos idóneos de control, debido a

que han presentado con preocupante frecuencia graves irregularidades en los saldos de

las cuentas de los clientes.

4. ¿Posee el departamento de crédito – cobranzas un manual de funciones y

procedimientos adecuados a las necesidades de la compañía?

No posee un manual de funciones.


No dispone de políticas de crédito y cobranzas en la actualidad.

6. ¿Se planifican regularmente las actividades que se deben desarrollar para

mejorar la Gestión de Cartera?

No se planifica en dicho departamento.

44





PP-2

2 / 2

7. ¿Cómo se manejan las ventas a crédito? ¿Cómo se analiza la capacidad de

pago del cliente para otorgarle el crédito correspondiente?

Con crédito directo con plazo que va de 15 a 30 días, la capacidad de pago del cliente

no es analizada simplemente en base a su cumplimiento histórico se le otorga el crédito

que solicite.

8. ¿La empresa cobra alguna tasa de interés por crédito o mora en la cancelación

del mismo?

Cuando se entra al ámbito legal se cobra la tasa de mora recomendada por el abogado

contratado por la compañía.


Solo en los montos elevados de acuerdo a mi criterio.


A crédito a 15 días plazo, algunas veces por el volumen de compra se incrementa el

plazo a 30 días.

11. ¿Conoce Ud. cuál es el porcentaje de la cartera vencida e índices de

morosidad?

No los desconocemos como cifra exacta y tampoco tenemos índices de morosidad.

12. ¿La gestión de cobranzas cubre las necesidades de recuperación de cartera en

forma eficiente?

No en la actualidad existe una importante cartera vencida que no ha sido recuperada.



Ing. Jorge Almeida


45





PP-4

1 / 2

GERENCIA VENTAS BODEGA FACTURACION

INICIO

O

Atiende a

cliente

Presenta

opciones

Cliente

decide

comprar a

crédito

Certifica

existencias

Aprueba el

crédito

Recibe orden

de pedido

Entrega

mercadería

Revisa

compras

anteriores

Verifica datos

personales

Emite

facturas

Archiva

documentos

FIN

46





PP-4

2 / 2

GERENCIA FACTURACION CLIENTE CONTABILIDAD

INICIO

O

Solicita

informe

Identifica

vencimientos

Acepta

deuda y acepta pagar

Realiza

llamadas a

clientes

Verifica la

realización

del pago

Realiza el

pago

Presenta

informes de

vencimiento

s

Recibe

documentos Entrega

recibo de

pago

FIN

Recibe

informes de

vencimientos

47





PP-5

1 / 6

Memorando de Planificación para la evaluación del Control interno del

Departamento de Crédito y Cobranzas de la empresa Nueva Distribuidora TMM al

31 de diciembre del 2014.

1. Identificación de la identidad

Nombre de la Empresa: Nueva Distribuidora TMM

Nombre del Dueño: Milton Cristóbal Viteri Briones

Dirección: Coop. Las Palmas, Honduras s/n y Rio Chila

Teléfono: (02) 3705293/0982750131

Actividad de la Empresa: Distribuidores exclusivos de los Productos de Industrias Ales

2. Motivos del examen

Evaluación del Sistema de Control Interno del área de Cartera, se lo realiza en

cumplimiento del Programa de fin de Titulación para la obtención el título Ingeniería en

Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas CPA de la UNIANDES, tema aprobado por

la Dirección General de la Unidad.

3. Objetivos del examen.

✓ Ejecutar todas las fases del proceso de evaluación del control interno del departamento

de Crédito y Cobranzas de la empresa Nueva Distribuidora TMM

✓ Establecer conclusiones sobre la efectividad del control interno, del departamento de

Crédito y Cobranzas de la empresa Nueva Distribuidora TMM.

48





PP-5

2 / 6

4. Alcance del examen

La evaluación del Control Interno del departamento de Crédito y Cobranzas de la

Empresa Nueva Distribuidora TMM se efectuará al 31 de diciembre del 2014 y cubrirá lo

concerniente a la evaluación del control interno bajo el sistema COSO I

5. Base Legal

• Código de Trabajo

• Normativa Interna, Políticas, Códigos y Manuales.

• Código Civil

• Código Mercantil

• Ley de Régimen Tributario Interno

6. Estructura orgánica.

• Proceso gobernante

• Gerente General

• Proceso habilitante

• Contador

49



Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014 Crédito y Cobranzas

PP-5

3 / 6

• Proceso Agregador de valor

• Facturadora - Cobradora

• Vendedores

• Bodega

• Chofer

7. Objetivo de la Empresa Nueva Distribuidora TMM

Se dedica a la distribución y comercialización de productos de consumo masivo

especialmente los productos de Industrias Ales en las ciudades del El Carmen, la

Concordia y Quinindé.

8. Sistema de Archivo

En el período de examen la documentación se encuentra archivada en las oficinas de la

empresa en el departamento de contabilidad de la empresa NUEVA DISTRIBUIDORA

TMM.

En el archivo permanente se conservará los documentos como RUC, permisos,

reglamentos,

Los papeles de trabajo de la evaluación del control interno estarán en el archivo corriente

establecido para la investigación.

50





PP-5

4 / 6

9. Unidades responsables y/o componentes

Las unidades relacionadas con el examen son las siguientes:

Cargo Nombre de los empleados Componentes

Gerente Nubia Andrade Moncayo Administración

Contador Julio Jaramillo Contabilidad

Facturadora Cobradora Elizabeth Intriago Andrade Facturación - Cobros

Vendedor Fernando Terán Piedra Ventas

Vendedor Walter Zambrano Hidalgo Ventas

Ayudante Bodeguero Ronald Vélez Cobeña Recepción

Ayudante Bodeguero Edison Palma Aveiga Despachos

Chofer Leonardo Enrique Vega Entregas

10.- Descripción de procesos

Narrativa Venta a Crédito

El cliente ingresa a la empresa, el vendedor se acerca al cliente y atiende el pedido, indica

las características de los productos que desea adquirir, el vendedor le presenta otras

opciones cercanas a su requerimiento y las formas de pago, el cliente decide comprar, el

vendedor verifica existencia en inventarios, el cliente solicita crédito para la compra, en

ese momento la facturadora comprueba que el cliente haya realizado al menos una

adquisición al contado, luego de que se verifica si ha realizado al menos una compra, se

confirma los datos personales como son dirección domiciliaria, fuente de ingresos,

referencias personales y comerciales, el Gerente aprueba la concesión del crédito con

plazos de 15 a 35 días de acuerdo con la capacidad de pago, facturación procede a emitir la

factura para luego enviar la orden de pedido a bodega para que se entregue la mercadería,

finalmente se archiva las facturas para envía los documentos a contabilidad.

51





PP-5

5 / 6

Narrativa de Recuperación de Cartera

Gerencia diariamente solicita un informe sobre vencimiento de cobros, facturación

identifica las personas que tienen vencimiento próximo de facturas y las que ya tienen

morosidad, facturación realiza llamadas para solicitar el pago de las cuotas por vencer y

vencidas, facturación indica al cliente que cuotas y valores tiene vencidas, el cliente

confirma los valores indicados y ratifica la realización de los pagos, facturación verifica la

cancelación de los valores adeudados, facturación registra el pago, posteriormente se

entrega un recibo de pago al cliente, facturación envía los recibos de pago a contabilidad,

11.- Puntos de interés para la auditoría.

De la evaluación realizada se determinan varias observaciones preliminares, las mismas

que serán confirmadas con las pruebas de control y sustantivas en la siguiente fase de la

auditoría que es la ejecución del trabajo, entre las principales se citan las siguientes:

✓ Comprobar la existencia de ambiente de control, basado en políticas a los

empleados, una buena estructura organizacional, valores éticos y compromiso con

la competencia.

✓ Verificar que los directivos identifiquen las áreas críticas que dificultan cumplir con

la evaluación de riesgos.

✓ Establecer si en la empresa existen políticas y procedimientos establecidos para el

desempeño del personal en el departamento de crédito y cobranzas.

✓ Evaluar la eficiencia del sistema de información que tiene la empresa.

✓ Revisar si se monitorea y evalúa la efectividad del Control Interno.

52





PP-5

6 / 6

12.- Grado de confiabilidad de la información.

De acuerdo con lo observado y revisado, existen procedimientos con la aplicación de

políticas realizadas en forma empírica que pretenden asegurar que las cuentas por cobrar

sean recuperables, más no existe un control adecuado del vencimiento de las mismas, lo

que ha provocado mantener niveles de cartera morosa alta sin documentos que respalden

su recuperación..

13.- Tiempo Estimado de ejecución del trabajo.

FASE ACTIVIDADES TIEMPO

Planificación Conocimiento de la Empresa 5

Ejecución Evaluación del control interno 10

Informe Elaboración del informe 5

Total 20


Ana Vargas I. Septiembre 16,

2015

Ing. Jorge Almeida

Msc.

Septiembre 16, 2015

14. Informes a presentar.

• Cuestionario de control interno.

• Opinión.

• Informe de Auditoría.



Ing. Jorge Almeida


53

3.2.2. Ejecución de la Evaluación del Sistema de Control Interno





ECI

1 / 1

EJECUCIÓN

SISTEMA COSO I

Aplicación cuestionario

de control interno

VIAM ECI-1

NIVEL DE

CONFIANZA

VIAM ECI-2

HOJA DE

HALLAZGOS

VIAM ECI-3

3.2.2.1. Aplicación de cuestionarios de control interno

DISTRIBUIDORA TMM

EVALUACIÓN SISTEMA DE CONTROL INTERNO



ECI -1

1 / 4

No. PREGUNTA SI NO POND CALIF OBSERVACIONES

AMBIENTE DE CONTROL

1

¿Se han definido los valores éticos y de

conducta que deben observarse de

manera obligatoria por parte de los

integrantes de la Entidad?

0 1 0

2

¿Predica con el ejemplo por parte de

Los Administradores y ejecutivos

principales, en relación al compromiso

de actuar con ética e integridad?

1

1 1

3

¿El trato con empleados socios,

proveedores, acreedores y

competidores abierto y se realiza de

forma honesta y equitativa?

1

1 1

4 ¿Existe un Manual de Funciones?

0 1 0

5 ¿Existe un organigrama de la Entidad? 1 1 1

6 ¿Están claramente definidos los

puestos de trabajo? 1

1 1

7 ¿Las tareas y funciones se disponen

por escrito? 0 1 0

54





ECI -1

2 / 4

8

¿La administración es extremadamente

conservadora para la aceptación de

convenios o negocios de alto riesgo?

1

1 1

9

¿Se efectúan procesos de inducción y

entrenamiento para los empleados

nuevos?

0 1 0

10 ¿Se encuentran adecuadamente

formalizadas las relaciones laborales? 1

1 1

EVALUACIÓN DEL RIESGO

RIESGO CREDITICIO

11 ¿La entidad cuenta con un manual de

crédito? 0 1 0

12

¿La entidad cuenta con políticas

establecidas para la concesión de

créditos?

0 1 0

13

¿Están definidas claramente por escrito

las funciones y responsabilidades del

personal que labora en el área de ventas?

0 1 0

14 ¿Los créditos están debidamente

autorizado? 1

1 1

15

¿Cada expediente de crédito cuenta con

un informe de análisis de la operación

donde se exprese claramente las

principales características del cliente,

condición de la operación?

0 1 0

16 ¿Se ha revisado el comportamiento de

crédito del cliente? 1

1 1

17 ¿Se confirma la información

proporcionada por el cliente? 0 1 0

18 ¿Se emiten reportes periódicos sobre la

condición general de la cartera? 0 1 0

19

¿Los Administradores evalúan

periódicamente la condición General de

la Cartera?

0 1 0

20 ¿Se procesan las operaciones de crédito

una vez autorizadas por escrito? 1

1 1

ACTIVIDADES DE CONTROL

CONTABILIDAD

21 ¿Las operaciones se contabilizan

diariamente? 1

1 1

22 ¿Se controla la contabilización diaria de

las operaciones crediticias? 0 1 0

23 ¿Se dispone de un sistema automático de

contabilidad? 1

1 1

55





ECI -1

3 / 4

24

¿Los comprobantes que se elaboran fuera

del sistema de contabilidad, incluyen el

nombre del comprobante, un número

preimpreso, fecha, detalle de la transacción

y las firmas de responsabilidad sobre la

autorización, elaboración y registro?

1

1 1

25

¿Dispone la entidad de los medios

necesarios y espacio físico para el archivo

y conservación de la documentación

contable?

1

1 1

26

¿Se conserva la documentación contable de

manera ordenada, para que sea accesible su

revisión?

1

1 1

27

¿Se prohíbe la destrucción de

comprobantes anulados por errores y se

conservan como tales en el lugar que les

corresponden?

1

1 1

28

¿Los comprobantes ingresados a la

contabilidad llevan la firma de la persona

que realizó el registro?

1

1 1

29

¿Se concilian los registros de la

contabilidad con los anexos detallados de

las cuentas?

0 1 0

30

¿Se regularizan inmediatamente las

diferencias que se presentan en las

conciliaciones?

0 1 0

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

NORMATIVIDAD INTERNA

31 ¿Se dispone de un reglamento de créditos

actualizado? 0 1 0

32 ¿Se dispone de un reglamento de préstamos a

directivos y empleados actualizado? 0 1 0

33 ¿Se promueve el cumplimiento de las

obligaciones legales con entidades del Estado? 1 1 1

34 ¿Se han definido procedimientos de

recuperación de respaldos? 0 1 0

35 ¿Se han definido estrategias para la protección

de los respaldos? 1 1 1

36 ¿Se guarda periódicamente un respaldo de la

información y los programas fuera de la

entidad? 1

1 1

37 ¿Se impide y controla el acceso a las

computadoras? 0 1 0

38 ¿Se restringe el acceso a Internet? 0 1 0

39 ¿Se emite un listado de los documentos que se

entrega al contador externo? 0 1 0

56





ECI -1

4 / 4

40 ¿Se verifica que el contador devuelva todos

los documentos de acuerdo con el listado de

entrega emitido por facturación 1

1 1

ACTIVIDADES DE MONITOREO OPERACIONAL

41

¿Se realizan comparaciones mensuales de los

saldos que se acumulan en el área de crédito y

cobranzas con los que se registran en

contabilidad?

0 1 0

42

¿Se regularizan las diferencias que aparecen

en las conciliaciones mensuales entre los

reportes de crédito y cobranzas y los registros

contables?

0 1 0

43 ¿Los reclamos de los clientes en relación con

el saldo de sus acreencias son atendidas con

solvencia y prontitud? 1 - 1 1

44

¿Las unidades operativas emiten reportes

detallados, cortados a la fecha del cierre

mensual para que se puedan comparar con los

saldos de cuentas por registrados en

contabilidad,

0 1 0

45

¿Se efectúa un seguimiento de los reclamos de

los clientes y de las soluciones realizadas, a

fin de superar debilidades sistémicas en forma

definitiva?

0 1 0

46

¿Se solicita y recibe de los bancos un corte a

la fecha del cierre del balance, de las cuentas

de la Entidad, a fin de conciliarlas y verificar

los depósitos de los clientes de la Empresa?

0 1 0

47 ¿Los encargados de tesorería que administran

las cuentas de la Entidad, corroboran por

escrito los saldos de los clientes? 1

1 1

48

¿Los informes de inspección del ente de

control, corroboran el cumplimiento de las

regulaciones; y/o sus observaciones y

recomendaciones

0 1 0

49

¿La operaciones de rutina, incluyen

actividades de supervisión y se deja evidencia

de la misma, en la documentación que

respalda el proceso?

1

1 1

50 ¿Se exige la utilización de los espacios

destinados a las firmas de responsabilidad de

quienes concedieron el crédito?

0 1 0

TOTALES 23 27 50 23



Ing. Jorge Almeida


57





ECI -2

1 / 1

3.2.2.2. Establecer nivel de Confianza

DETERMINAR EL NIVEL DE CONFIANZA

FORMULA NIVEL DE CONFIANZA

CF = Nivel de Confianza

C = Calificación

P = Ponderación

𝑪𝑭= c x 100

P

CF = 23 *100 = 46%

50

NIVEL DE

CONFIANZA RANGO CALIFICACIÓN

NIVEL DE

RIESGO

ALTO 76 - 95%

BAJO

MODERADO 51 -75%

MODERADO

BAJO 15 . 50% 46% ALTO



Ing. Jorge Almeida


58





ECI -3

1 / 3

3.2.2.3. Establecer los Hallazgos

INADECUADO REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR CLIENTES

OBJETIVO.- Verificar el apropiado registro del cliente en las cuentas por cobrar.

CONDICIÓN.- Se encuentran registrados en cuentas por cobrar 4 facturas con el nombre

de cliente final y que fueron generados en los años 2012 y 2013, que ascienden al 8% de la

cartera vencida.

CONCEDE VENCE TIPO NÚMERO POR VENCER VENCIDO

CONSUMIDOR FINAL 31/12/2012 31/12/2012 FC RC000099 - 404.53

CONSUMIDOR FINAL 18/01/2013 18/01/2013 FC RC000106 - 1,784.03



4,788.76 SUMAN

VALORES ADEUDADOSNOMBRE DEL CLIENTE

FECHAS DOCUMENTO

CRITERIO.- La afirmación de Veracidad y Legalidad señala que las operaciones deben

sustentarse en documentación que garantice la propiedad de los activos y el

reconocimiento legal de los pasivos

P.C.G.A. Principio de Realización.- Los resultados económicos se registran cuando sean

realizados, o sea cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto

de vista de la legislación o de las prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado

fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal operación

CAUSA.- Se ha registrado en cuentas por cobrar ventas que fueron efectuadas con cheques

y que los mismos no contaron con los fondos para su cancelación, y las cajeras no tuvieron

la prolijidad de emitir las facturas con los nombres de los compradores.

EFECTO.- En razón del tiempo y de los documentos que respaldan las transacciones, se

sugiere eliminarse de las cuentas por cobrar y trasladarse como pérdida a resultados de

ejercicios anteriores el valor de 4.788,76



Ing. Jorge Almeida


59





ECI -3

2 / 3

FALTA DE APLICACIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMENTOS EN LA

CONCESIÓN DE CRÉDITOS

OBJETIVO.- Verificar el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos por

la empresa respecto a la revisión del comportamiento para otorgar nuevos créditos

CONDICIÓN.- La empresa ha concedido créditos por un monto superior al 60% de su

cartera, a pesar de que clientes tenían notas de débito y cuentas por cobrar en mora.

CRITERIO.-. Uno de los elementos del control interno constituyen las políticas y

procedimientos operativos en materia de compras, ventas, producción, gestión de

inventarios, política de inversiones, finanzas operativas.

CAUSA.- Los administradores de la empresa consideran como prioridad la realización de

las ventas, sin importar que el cliente tenga ya un performance negativo, incluyendo la

generación de notas de débito por cuanto la forma de pago no fue efectivizada

oportunamente.

EFECTO.- Cartera morosa alta de difícil recuperación, especialmente por los créditos

concedidos en años anteriores. Afectación a los resultados de ejercicios anteriores.



Ing. Jorge Almeida


60





ECI -3

3 / 3

FALTA DE APLICACIÓN DE PRINCIPIOS CONTABLES Y POLÍTICAS DE

AUTORIZACIÓN DE NOTAS DE DEBITO

OBJETIVO.- Verificar si las Notas de Débito han sido autorizadas por la administración

FUENTE.- Reporte de cuentas por cobrar empresa, notas de crédito

MARCAS

CONDICIÓN.- Se ha podido evidenciar que existen 19 notas de débito que han sido

autorizadas por los Administradores de la Empresa por un monto que asciende a USD

15.653,50 que corresponde al 21% de la cartera.

CRITERIO.- P.C.G.A. PRINCIPIO DE REALIZACIÓN.- Los resultados económicos solo

deben de computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operación que los origina

queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales

aplicables y se hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal

operación.

Nota debito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le

notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el

concepto que se indica en la misma nota.

CAUSA.- El departamento contable genera estas notas de débito en razón de la forma de

pago de los clientes no fueron efectivizados oportunamente y por lo tanto se registra la

deuda del cliente.

EFECTO.- Cartera vencida de difícil recuperación que debe ser registrada contra

resultados de ejercicios anteriores.



Ing. Jorge Almeida


61

3.2.4. Comunicación de Resultados





IA -1

1 / 2

3.2.4.1. Opinión del examen de auditoría del control interno al departamento de

crédito y cobranza de la empresa NUEVA DISTRIBUIDORA TMM.

Correspondiente al periodo 2014.

Santo Domingo, 02 de octubre del 2015

Señor.

Nubia Andrade Moncayo.

GERENTE GENERAL


De mi consideración:

He practicado una auditoría de control interno a la compañía NUEVA DISTRIBUIDORA

TMM, , en el mes de septiembre del 2015, la cual cubre la evaluación del control interno y

gestión de cartera al departamento de crédito – cobranzas., Cabe señalar que la gerencia es

responsable de la elaboración, integridad y presentación de la información financiera, así

como de mantener una estructura efectiva de control interno para el logro de los objetivos

de la distribuidora así como de estrategias para la conducción ordenada y eficiente de sus

operaciones.

Mi responsabilidad radica en expresar las conclusiones sobre cada uno de los temas de la

auditoría de control interno; con base a los procedimientos que he considerado necesarios

62





IA-1

2 / 2

para la obtención de evidencia suficiente, pertinente y competente, con el objetivo de

obtener una seguridad razonable de mis conclusiones. Dadas las limitaciones de cualquier

estructura de control interno, pueden ocurrir errores o irregularidades y no ser detectados;

también proyecciones de cualquier evaluación de control interno para periodos futuros; por

lo que están sujetas al riesgo de que el control interno se pueda tomar por los cambios en

sus elementos.

He realizado la auditoría de control interno de acuerdo con las normas NAGA´S, las

normas me indican que la auditoría se planifique y se ejecute de tal manera que se obtenga

una seguridad; si el control interno ha sido diseñado adecuadamente y este opera de

manera efectiva. Me he apoyado y fundamentado en lo que indican las normas tributarias y

contables vigentes en el país para el registro y manejo de las cuentas por cobrar.

En base a los procedimientos de trabajo y con la evidencia obtenida, concluyo que la

empresa mantuvo en todos sus aspectos importantes relacionados con la gestión de cartera

una inadecuada estructura de control interno en relación con la conducción de sus

operaciones.

Atentamente;

Srta. Ana Vargas Intriago

Auditora Estudiante

63

3.2.4.2. Informe examen de auditoría del control interno al departamento de

crédito y cobranza de la empresa NUEVA DISTRIBUIDORA TMM.

Correspondiente al periodo 2014.





IA -2

1 / 5

AL GERENTE GENERAL DE NUEVA DISTRIBUIDORA TMM

RESULTADOS DEL EXAMEN

HOJA DE HALLAZGO DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO

INADECUADO REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR CLIENTES

De la revisión efectuada de la cartera de crédito que consta en el reporte emitido por la

empresa se pudo observar que existen cuatro facturas emitidas entre el 31 de diciembre del

2012 y el 10 de abril del 2013, que suman USD 4.788,76, a nombre de Consumidor Final.

Por lo tanto se incumple con el principio de contabilidad generalmente aceptado PCGA de

Realización, que manifiesta que los resultados económicos se registran cuando sean




Adicionalmente no se puede evidenciar la afirmación de Veracidad y Legalidad señala que

las operaciones deben sustentarse en documentación que garantice la propiedad de los

activos y el reconocimiento legal de los pasivos

CONCLUSIÓN

Se ha registrado en cuentas por cobrar ventas que fueron efectuadas con cheques y que los

mismos no contaron con los fondos para su cancelación, y las cajeras no tuvieron la

prolijidad de emitir las facturas con los nombres de los compradores, por lo que Se

encuentran registrados en cuentas por cobrar 4 facturas con el nombre de cliente final y

que fueron generados en los años 2012 y 2013, que ascienden al 8% de la cartera vencida.

64





IA -2

2 / 5

RECOMENDACIÓN

A la Gerente General

Establecer cursos de capacitación del personal relacionado con ventas y contabilidad

respecto a facturación de tal manera que se pueda evitar estos inconvenientes en un futuro

que afectan acciones efectivas para la recuperación de dicha cartera.

En razón del tiempo y de los documentos que respaldan las transacciones, se sugiere

eliminarse de las cuentas por cobrar y trasladarse como pérdida a resultados de ejercicios

anteriores el valor de 4.788,76

FALTA DE APLICACIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMENTOS EN LA

CONCESIÓN DE CRÉDITOS

Uno de los elementos del control interno constituyen las políticas y procedimientos

operativos en materia de compras, ventas, producción, gestión de inventarios, política de

inversiones, finanzas, por lo tanto, en cuanto se refiere a la concesión de créditos, la empresa

ha establecido políticas relacionadas a la imposibilidad de conceder créditos a empresas o

personas naturales que mantengan obligaciones pendientes.

CONCLUSIÓN

Los administradores de la empresa consideran como prioridad la realización de las ventas,

sin importar que el cliente tenga ya un performance negativo, incluyendo la generación de

notas de débito por cuanto la forma de pago no fue efectizada oportunamente, por lo que

Distribuidora MM mantiene créditos de ejercicios pasados por un monto superior al 60%

de su cartera, a pesar de que clientes tenían notas de débito y cuentas por cobrar en mora.

65





IA -2

3 / 5

RECOMENDACIÓN.


Elaborar un manual de procedimientos para el área de créditos y cobranzas y velar por el

cumplimiento del mismo, de tal manera que la generación y aprobación de un crédito

cuenten con las autorizaciones respectivas, disminuyendo el riesgo.

Al Contador

Depurar la alta cartera morosa de difícil recuperación, especialmente por los créditos

concedidos en años anteriores, afectando a resultados de ejercicios anteriores

FALTA DE APLICACIÓN DE PRINCIPIOS CONTABLES Y POLÍTICAS DE

AUTORIZACIÓN DE NOTAS DE DÉBITO

El. Principio de realización establecen que los resultados económicos solo deben de

computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operación que los origina queda

perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y

se hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal operación.

Adicionalmente las Notas de Débito constituyen un comprobante que una empresa envía a

su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada

suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota.

66





IA -3

4 / 5

CONCLUSIÓN

El departamento contable genera estas notas de débito en razón de la forma de pago de los

clientes no fueron efectivizados oportunamente y por lo tanto se registra la deuda del

cliente a través de la aplicación de 19 notas de débito que han sido autorizadas por los

Administradores de la Empresa por un monto que asciende a USD 15.653,50 que

corresponde al 21% de la cartera.

RECOMENDACIÓN


Incluir en el manual de procedimientos la verificación de los cheques de pago que se recibe

para la fecha, dando cumplimiento a lo que establece la Ley de Cheques, y eliminando el

riesgo crediticio.

Capacitar al personal respecto a normativa contable, tributaria y de cheques a fin de su

aplicación y conocimiento limite el cometimiento de este tipo de errores.

Al contador

Cartera vencida de difícil recuperación que debe ser registrada contra resultados de

ejercicios anteriores.

67





IA -2

5 / 5

PROCEDIMIENTOS DE CONCESIÓN Y RECUPERACIÓN DE CRÉDITOS.

Mediante la aplicación de instrumentos de evaluación de control interno se pudo evidenciar

que la administración de la empresa Nueva Distribuidora MMT, son empíricos y diseñados

considerando políticas elementales y mínimas con el afán de resguardar las operaciones

crediticias. No obstante, en el momento de vender, estos procedimientos y políticas son

dejadas a un lado para concretar las ventas, imponiendo la autorización gerencial, antes

que la visión de las consecuencias que puede contraer.

CONCLUSIÓN

Una de las limitaciones de control interno conviene en señalar que el autoritarismo

constituye un elemento radical para que las operaciones no alcancen los niveles de

eficiencia y salvaguarda de los activos, situación que se ve reflejada en la falta de

autorización y garantías que tiene Distribuidora MMT respecto a su cartera.

RECOMENDACIÓN

Fortalecer el sistema de control interno que se tiene a través de la elaboración de manuales

de procedimientos que direccionen técnicamente las operaciones relativas al giro del

negocio sin poner en riesgo la liquidez y estabilidad financiera de la empresa.

68

3.3. VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA

El presente trabajo de investigación EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO Y

GESTIÓN DE CARTERA AL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO – COBRANZAS DE

LA EMPRESA “NUEVA DISTRIBUIDORA TMM” DE LA CIUDAD DE SANTO

DOMINGO será validada por los respectivos lectores y el tribunal de grado designados por

la Gerencia de Investigaciones de la Universidad Regional Autónoma de los Andes.

Adicionalmente, la administración de la empresa Nueva Distribuidora TMM, se ha

comprometido a tomar en consideración el presente trabajo investigativo, y de ser el caso,

instrumentar los resultados obtenidos en la misma.

3.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO

En el desarrollo del trabajo de investigación se pudo apreciar que la empresa investigada,

no maneja un sistema informático contable que contribuya a la generación de información

financiera confiable, ordenada y oportuna, lo que ha generado inconsistencia en los

reportes de cuentas por cobrar.

El manejo del control interno de la gestión de cartera, se lo efectúa de manera empírica

estableciendo procedimientos y políticas verbales, que de acuerdo con las necesidades de

ventas, no son acatadas por la Dirección generándose otorgamiento de créditos sin las

respectivas garantías.

Se determina que el 70% de la cartera de la Distribuidora TMM se encuentra registrada

como morosa, sin que se haya depurado contablemente, lo que genera pago de tributos

altos y costos altos para la gestión de su recuperación. Esta morosidad afecta

69

indudablemente a la liquidez de la empresa especialmente en el cumplimiento de sus

obligaciones a corto plazo.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES GENERALES

CONCLUSIONES

➢ El manejo empírico de las operaciones crediticias en la empresa Nueva

Distribuidora TMM, registrado en Santo Domingo, provocan que el control sobre la

otorgamiento y recuperación de la cartera sean mínimas y se vean reflejadas en

altos niveles de morosidad, afectando a la gestión financiera, como se pudo

corroborar en la recolección de datos basados en instrumentos metodológicos.

➢ La fundamentación teórica y la aplicación práctica ha permitido evaluar la

eficiencia de los controles aplicados por la empresa, cuyas limitaciones son

evidentes y reflejadas en los niveles de cartera vencida.

➢ Se pudo demostrar que la necesidad de vender influye más en los administradores

que salvaguardar sus recursos, y no perciben que carecen de garantías y de

información necesaria, para que la gestión de recuperación de cartera sea efectiva.

70

RECOMENDACIONES.

➢ Tomar en consideración los resultados del presente trabajo de investigación de tal

manera que se puedan implementar las recomendaciones para establecer niveles

eficientes y efectivos de control interno.

➢ Elaborar por escrito y socializar un manual de procedimientos para todas las áreas,

de tal manera que los administradores y empleados de la empresa conozcan y

apliquen disminuyendo así la injerencia personal en las decisiones empresariales.

➢ Concienciar respecto a la importancia y los beneficios que produce la ejecución de

auditorías financiera, de gestión y de control interno para identificar las áreas

críticas y establecer soluciones que direccionen al logro de eficiencia operacional.

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ANEXOS

ANEXO 1

CARTA DE APROBACIÓN DEL PERFIL

ANEXO 2

SOLICITUD Y ACEPTACIÓN DE LA EMRPESA.

ANEXO 3

FORMATO DE ENTREVISTA


“UNIANDES” FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES


FORMATO DE ENTREVISTA APLICADA AL GERENTE GENERAL.

1. ¿Cómo surgió la idea para la creación de la EMPRESA?

2. ¿Cuántos años lleva dentro del mercado la empresa TMM y por qué la decisión de dedicarse a este

tipo de actividad económica? ¿Cuantos clientes posee la empresa en la actualidad?

3. ¿Existen adecuados mecanismos de control de los procesos que se llevan a cabo en el departamento

de crédito – cobranzas de la empresa?

4. ¿Posee el departamento de crédito – cobranzas un manual de funciones y procedimientos

adecuados a las necesidades de la compañía?


6. ¿Se planifican regularmente las actividades que se deben desarrollar para mejorar la Gestión de

Cartera?

7. ¿Cómo se manejan las ventas a crédito? ¿Cómo se analiza la capacidad de pago del cliente para

otorgarle el crédito correspondiente?

8. ¿La empresa cobra alguna tasa de interés por crédito o mora en la cancelación del mismo?



11. ¿Conoce Ud. cuál es el porcentaje de la cartera vencida e índices de morosidad?

12. ¿La gestión de cobranzas cubre las necesidades de recuperación de cartera en forma eficiente?

13. ¿Considera Ud. que una Evaluación de Control Interno al departamento de Crédito – Cobranza

mejorara la Gestión de Cartera de la empresa?

14. ¿Considera Ud. que una Evaluación de Control Interno al departamento de Crédito – Cobranza

mejorara la Gestión de Cartera de la compañía?

ANEXO 4

FORMATO DE ENCUESTAS APLICADAS


“UNIANDES” FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES


FORMATO DE ENCUESTAS APLICADAS


1 ¿La empresa dispone de políticas de

crédito?

SI

NO

TOTAL

2

¿Para aprobar un crédito la empresa

lo hace a través de un comité de

crédito?

SI

NO

TOTAL

3

¿Existe documentación sobre las

condiciones y demás requisitos que

debe cumplir los clientes para

adquirir a crédito los productos

ofertados por la institución?

SI

NO

TOTAL

4

¿Existen los procesos adecuados

para la aprobación y concesión de un

crédito?

SI

NO

TOTAL

5 ¿Existe personal dedicado a la

gestión de las cobranzas?

TOTAL

7 ¿La empresa evalúa a través de

índices de morosidad su cartera?

SI

NO

TOTAL

8

¿Los responsables de crédito y

cobranza comunican periódicamente

a gerencia la evolución de la cartera

vencida de la empresa?

SI

NO

TOTAL

9

¿El personal de crédito y cobranza

cuenta con un manual de funciones

donde establezca todas sus

responsabilidades?

SI

NO

TOTAL

10 ¿Se notifica en forma anticipada la

fecha de pago a los clientes?

SI

NO

TOTAL

11

¿Usted considera conveniente que

para mejorar los índices de morosidad

es necesario que la empresa realice una

Evaluación de Control Interno al

departamento de crédito y cobranza?

SI

NO

TOTAL


12 ¿Los plazos que la empresa otorga

en las adquisiciones a crédito son?

7 Días

15 Días

30 Días

TOTAL

13

¿A su criterio las causas para el

incumplimiento de las obligaciones

de sus clientes en el plazo

establecido se deben?

Corto Plazo

Dificultades de pagar

en instituciones

financieras

No alcanza a cubrir

la totalidad del pago

No recuerda la fecha

de pago

TOTAL

14

¿Cómo calificaría usted los controles

establecidos por la Empresa para el

manejo de la cartera?

Bueno

Regular

Malo

TOTAL

ANEXO 5

PAPELES DE TRABAJO

Administración de la Evaluación del Control Interno (AD)

DOCUMENTO CÓDIGO

Carta de compromiso AD-1

Contrato de Servicios Profesionales AD-2

Hoja de Distribución AD-3

Hoja de Índices AD-4

Hoja de Marcas AD-5

Hoja de Siglas y Abreviaturas AD-6

Porcentaje de Tiempo Utilizado AD-7

Registro de Correspondencia Enviada AD8.1.

Registro de Correspondencia Recibida AD8.2

Cuadro de registro y control de auditores designados AD9

ELABORADO A.V.

AD-1

16/09/2016

CARTA DE COMPROMISO

Santo Domingo, 11 de septiembre del 2016

NUBIA ANDRADE MONCAYO

GERENTE NUEVA DISTRIBUIDORA TMM

Señor Gerente

En consideración de las conversaciones previas relacionadas con el propósito de analizar el

Evaluación del sistema de control interno tenemos el agrado de manifestar que se acepta

este compromiso, el cual culminará al expresar un criterio razonable y profesional sobre el

mismo.

Nuestro trabajo se efectuará de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoria con el

fin de obtener una certeza razonable sobre el evaluación del sistema de control interno y

gestión de cartera evitando contengan exposiciones erróneas de carácter significativo. El

análisis al componente descrito incluye el examen en base de pruebas; de la obtención de

evidencia que soporta los montos y revelaciones en los Estados Financieros. Incluye

también la evaluación de los principios de contabilidad utilizados y su presentación en los

Estados Financieros.

Cabe mencionar que, en vista de la naturaleza comprobatoria y de otras limitaciones

inherentes de una evaluación sistema de control interno, junto con las limitaciones

inherentes de cualquier sistema de contabilidad y control interno, existe el riesgo inevitable

de que algunas exposiciones erróneas importantes pueden existir sin ser detectadas.

ELABORADO

A.V.

AD-1.1.

16/09/2016

NUEVA DISTRIBUIDORA TMM asume entera responsabilidad por la integridad y

fidelidad de la información que contendrá para la evaluación del sistema de control interno

y gestión de cartera a ser examinados, incluyendo aquella que constará en las notas

explicativas del mismo. Por lo tanto, la auditoria no asume por medio del presente

compromiso ninguna obligación de responder frente a terceros por las consecuencias que

ocasione cualquier omisión o error voluntario o involuntario, en la preparación de los

referidos Estados Financieros por parte de la Institución.

En caso de que el gremio considere que ha existido incumplimiento parcial o total por

parte del equipo de Auditoria de las obligaciones asumidas en el presente compromiso, la

Auditora responderá solo hasta el momento el análisis realizado en relación al servicio.

Como parte del proceso de nuestro análisis al componente descrito anteriormente,

pediremos a la administración una confirmación por escrito con respecto a las exposiciones

hechas a nosotros en conexión con la evaluación del sistema de control interno acordado.

Esperamos una colaboración total con su personal y confiamos en que ellos pondrán a

nuestra disposición todos los registros, documentación y otra información que se requiera

en relación con nuestro trabajo a examinar.

Sírvase firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su conocimiento y

aceptación sobre los acuerdos establecidos para nuestro evaluación sistema de control

interno sobre el evaluación del sistema de control interno y gestión de cartera.

ANA VARGAS NUBIA ANDRADE MONCAYO

ELABORADO

A.V.

AD-2

14/09/2016

CONTRATO DE SERVICIOS PROFESIONALES


Srta.

ANA VARGAS

AUDITORA

Señorita Auditora,

En cumplimiento al desarrollo de la investigación formativa, se permite disponer a usted la

ejecución del análisis del evaluación del sistema de control interno y gestión de cartera en

el periodo comprendido 01 de enero al 31 de diciembre de 2015 de conformidad a las

normas de auditoria generalmente aceptadas; para lo cual se designa a usted en calidad de

AUDITORA

Los objetivos de la evaluación sistema de control interno de auditoría financiera son:

• Evaluar el nivel de confianza de los controles aplicados por la Empresa

• Verificar el grado de cumplimiento respecto a las políticas y procedimientos en la

concesión de créditos

• Establecer el grado de observancia, leyes, reglamentos,

• Identificar las áreas críticas del departamento de crédito y cobranzas

• Determinar el grado de cumplimiento de deberes y obligaciones del departamento

de crédito y cobranzas.

• Establecer conclusiones y recomendaciones para mejorar controles establecidos por

la Administración.

ELABORADO

A.V.

AD-2.1.

14/09/2016

El tiempo de duración del presente trabajo es de 30 días calendarios y concluido el mismo

servirá para presentar el informe respectivo.

Con respecto a las observaciones encontradas durante el desarrollo del análisis; estas deben

ser comunicadas al personal que haya ejercido funciones directas o indirectas durante el

periodo examinado y a la máxima autoridad.

Atentamente,

…………………………………………………………………………

Ing. Jorge Hernán Almeida

SUPERVISOR

Oficio N° DSC-A-09-2016-001

ELABORADO

A.V.

AD-2.2.

14/09/2016


NUBIA ANDRADE MONCAYO

GERENTE NUEVA DISTRIBUIDORA TMM.

Ciudad.-

Sr. Gerente

De conformidad a la planificación de la investigación formativa, en esta fecha da inicio a la

Evaluación del Sistema de Control Interno y Gestión de Cartera de la Compañía NUEVA

DISTRIBUIDORA TMM al 31 de diciembre del 2016.

Los objetivos de la auditoria están orientados a:

• Evaluar el nivel de confianza de los controles aplicados por la Empresa

• Verificar el grado de cumplimiento respecto a las políticas y procedimientos en la

concesión de créditos

• Establecer el grado de observancia, leyes, reglamentos,

• Identificar las áreas críticas del departamento de crédito y cobranzas

• Determinar el grado de cumplimiento de deberes y obligaciones del departamento

de crédito y cobranzas.

• Establecer conclusiones y recomendaciones para mejorar controles establecidos por

la Administración.

ELABORADO

A.V.

AD-2.3.

14/09/2016

El Equipo de trabajo estará conformado por:

SUPERVISOR: Ing. Jorge Hernán Almeida Blacio Mg.

AUDITORA: Srta. Ana Vargas

Atentamente,

………………………………………………………..

ING. JORGE H ALMEIDA B.

SUPERVISOR

C.C. Archivo p/t

Oficio N Oficio N° DSC-A-09-2016-001

ELABORADO

A.V.

AD-2.4.

14/09/2016



CLL-GG 104- 2016

Señorita

Julio Jaramillo

DPTO CONTABILIDAD

Presente.-

De mis consideraciones:

En atención a su comunicación de fecha 16 de septiembre de 2016, me permito dirigirme a

usted para comunicarle que está autorizado para que se brinde la información para la

realización de la evaluación del sistema de control interno y gestión de cartera de la

Empresa.

Atentamente,

POR NUEVA DISTRIBUIDORA TMM

Nubia Andrade Moncayo

Gerente

ELABORADO

A.V.

AD-2.5.

14/09/2016

Oficio DSC-A-09-2016-002


Señores:

DIRECTIVOS Y EMPLEADOS DE NUEVA DISTRIBUIDORA TMM

ASUNTO: Notificación inicial para realizar la evaluación del sistema de control interno de

la Empresa

Ciudad

De mis consideraciones.

El suscrito en calidad de Supervisor de Auditoria, de acuerdo con la planificación en esta

fecha se da inicio a la evaluación del sistema de control interno y gestión de cartera de

NUEVA DISTRIBUIDORA TMM al 31 de diciembre del 2015.

Particular que me permito poner a su conocimiento, a la vez que solicito su colaboración.

Finalmente sírvase fijar el domicilio para futuras notificaciones.

Atentamente,

………………………………………

ING. JORGE H ALMEIDA

SUPERVISOR DE AUDITORIA

ELABORADO

A.V.

AD-2.6.

14/09/2016

CONSTANCIA DE LA ENTREGA DEL OFICIO N° DSC-A-09-2016-002, DEL 17 DE

SEPTIEMBRE DEL 2016 DE CONFORMIDAD AL OFICIO N°001 DE DIA 16 DE

SEPTIEMBRE DEL 2016.

Sra. Nubia Andrade Moncayo

…………………………………………

GERENTE

Srta. Julio Jaramillo

………………………………………….

AUX CONTABLE

ELABORADO

A.V.

AD-2.7.

14/09/2016

Oficio N° DSC-A-09-2016-003

Santo Domingo 16 de Septiembre del 2016.

Ingeniero.

Julio Jaramillo

CONTADOR

DE NUEVA DISTRIBUIDORA TMM

Ciudad.-

Señor Ingeniero

Por medio de la presente me dirijo a usted con el objetivo de que se sirva proporcionar la

documentación relevante del área de crédito y cobranzas del ejercicio económico 2015.

Requerimiento que se lo efectúa de acuerdo a los procedimientos de la auditoria;

sugiriendo que la información sea remitida en el menor tiempo posible por ser necesario

para nuestra labor.

Atentamente,

…………………………………………..

SRTA ANA VARGAS

AUDITORA

ELABORADO

POR A.V. AD-4.1


TRABAJOS PARA REALIZAR EVALUACIÓN SISTEMA DE CONTROL

INTERNORESPECTO DE INFORMACION DEL COMPONENTE DE NOMINA.

HOJA DE INDICES

INDICE PAPELES DE TRABAJO

Narrativas

Plan de Muestreo

Programas de Auditoria

Cuestión de Control Interno

Controles Códigos

Resultados de la Evaluación del Sistema del Control Interno

Narrativa

Programas General de planificación Especifica

EJECUCION DE TRABAJO

Documentos de papeles de trabajo que respaldan la evaluación del sistema

de control interno de cartera

COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

ELABORADO

POR. AMVI

REVISADO

POR: JHAB

FECHA: 18 / 09 / 2016

ELABORADO

POR A.V. AD-5


TRABAJOS A REALIZAR EN LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO Y GESTIÓN DE CARTERA.

HOJA DE MARCAS

Periodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2015

SIMBOLO SIGNIFICADO

©

»

Β

€

@

/

M

Chequeado o verificado

Verificado Físicamente

No confirmado

Confirmado

Comprobantes de Cobro

Cotejado contra fuente externa

Contrastado contra documentación sustentatoria

ELABORADO

POR. AMVI

REVISADO

POR: JHAB

FECHA: 19 / 09 / 2016

ELABORADO

POR A.V. AD-6


TRABAJOS A REALIZAR EN LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO Y GESTIÓN DE CARTERA.

HOJA DE SIGLAS Y ABREVIATURA

Periodo: del 01 de enero al 31 de diciembre del 2015

ABREVIATURAS SIGNIFICADO

NIC

NEC

NIIF

NIA

NEA

Normas Internacionales de Control Interno

Normas Ecuatorianas de Contabilidad

Normas Internacionales de Información Financiera

Normas Internacionales de Auditoria

Normas Ecuatorianas de Auditoria

ELABORADO

POR. AMVI

REVISADO

POR: JHAB

FECHA: 17 / 09 / 2016

ELABORADO

POR A.V. AD-8.1


TRABAJOS A REALIZAR EN LA EVALUACIÓN DEL

SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTIÓN DE

CARTERA.

PERIODO: Del 01 enero al 31 diciembre de 2015

CONTROL DE CORRESPONDENCIA ENVIADA

Nro. FECHA DESTINATARIO CARGO CONTESTADO

SI NO

OF.

001 16/09/2016

Nubia Andrade

Moncayo

Gerente

X

OF.

002

16/08/2016

Propietario y Empleados.

Propietario y

Empleado

X

OF.

003 17/08/2016 Ing. Julio Jaramillo Contador X

ELABORA

DO POR A.V. AD-8.2


TRABAJOS A REALIZAR EN LA

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO Y GESTIÓN

DE CARTERA.

PERIODO: Del 01 enero al 31

diciembre de 2015

CONTROL DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Nro. FECHA DESTINATARIO CARGO

CONTESTA

DO

SI NO

. 104.

17 -09-2016

Ing. Julio

Jaramillo Contador x

NUEVA DISTRIBUIDORA TMM ELABORADO AVI

A CUENTAS POR COBRAR CLIENTES FECHA 26-09-2016

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

Objetivo.- Solicite un listado a la fecha de las cuentas por cobrar

CLIENTE: APELLIDOS NOMBRES POR VENCER VENCIDO SUMA

1 CHAMORRO MORA ROSA MARIBEL 13,257.40 214.75 13,472.15

2 FREIRE SUAREZ CARMEN DELFINA - 6,080.47 6,080.47

3 CHIRIBOGA BLANCA - 5,798.44 5,798.44

4 SABANDO MACIAS NORMA ARACELY - 4,890.66 4,890.66

5 CONSUMIDOR FINAL - 4,788.76 4,788.76

6 SOLORZANO BAREN HUGO HUMBERTO - 4,398.98 4,398.98

7 MOROCHO ROJAS EVELIN CAROLINA - 3,590.25 3,590.25

8 CUADRO VELEZ DIANA MARIBEL - 2,309.61 2,309.61

9 NAVARRETE MONTALVAN JOSE - 2,237.65 2,237.65

10 ZAMBRANO MOREIRA JALMAR ALEXANDER - 1,739.97 1,739.97

11 YELA GOMEZ HERLINDA MARIANELA - 1,606.58 1,606.58

12 VALLE CHAVEZ GIOVANNY GILBERTO - 1,564.63 1,564.63

13 ANDRADE MENDOZA JAVIER FERNANDO - 1,371.14 1,371.14

14 ANDRADE LARA SANDRA MARISOL - 1,283.46 1,283.46

15 MENDOZA WASHINTONG - 1,241.60 1,241.60

16 BERMUDEZ CEDE¥O JAIME - 1,104.04 1,104.04

17 MARTINEZ BAEZ BLANCA FANNY - 1,000.93 1,000.93

18 VALDIVIESO ROJAS RUTH - 912.64 912.64

19 GEOVERTY REINA - 887.02 887.02

20 BARRAZUETA ROJAS VERONICA DEL CISNE - 700.00 700.00

21 MECIAS MU¥OZ ENMA MARGARITA - 660.00 660.00

22 VELEZ MIRANDA XAVIER - 659.99 659.99

23 ALCIVAR ALCIVAR MARIA GABRIELA - 626.10 626.10

24 PALMA LOOR MERIX BRISELDA - 600.00 600.00

25 MOREIRA BRAVO MARIA PIEDAD - 590.99 590.99

26 ALDEAN RAMIREZ ANGEL FRANCISCO - 520.40 520.40

27 OSTAIZA ZAMBRANO MARIO ADRIANO - 490.52 490.52

28 PANCHI JIMENEZ BLANCA PIEDAD - 371.48 371.48

29 LOOR ANDRADE ANNABELLY KATHERINE - 344.47 344.47

30 BERRONES CRIOLLO MIRTA JANETH - 288.83 288.83

31 LANCHE OBACO YOLANDA - 278.06 278.06

32 CRIOLLO ELSA MELVA - 277.42 277.42

33 LOOR BONINO JOAO FERNANDO - 256.03 256.03

34 LOVATO MERA VILMA ARACELY - 250.00 250.00

35 LUCAS BARBERAN SILVIA LORENA - 237.28 237.28

36 CHANALATA PONCE ROSA MERCEDES - 233.48 233.48

37 SANTOS PARRALES ANA LUCIA - 218.85 218.85

38 PONCE SILVIA SABINA - 218.82 218.82

39 ZAMBRANO GARCIA JUAN CARLOS - 205.02 205.02

40 FREIRE NANCY ARACELY - 204.87 204.87

41 SALAZAR ZAMBRANO JOSSELYN - 200.00 200.00

42 COBOS ALBAN GUILBERTO - 196.55 196.55

43 LUGO NAVARRETE MARIA - 194.82 194.82

44 VERGARA MU¥OZ JOSE CALENDARIO - 191.82 191.82

45 FIGUEROA LOPEZ BETHSY MARLENE - 185.02 185.02

46 MORA QUEZADA ROBETH - 181.93 181.93

47 VERA MOREIRA GEOVANNY MIGUEL - 180.90 180.90

48 YELA GOMEZ DANIELA - 173.97 173.97

49 LOPEZ FARIAS FANNY MARITZA - 170.32 170.32

50 INTRIAGO RODRIGUEZ DIEGO FERNANDO - 170.02 170.02

51 OSORIO FREIRE JOHANA - 169.49 169.49

52 MIÑO VEGA MAGOLA - 166.80 166.80

53 PLAZA PAZMINO JOSE - 160.00 160.00

54 ROMAN JULIO - 149.01 149.01

55 MENDOZA ROSALES CARLINA YUDAFID 64.80 82.22 147.02

56 GAVILANES SIRANAULA TERESA DE JESUS - 146.37 146.37

57 MENDOZA LOPEZ RAUL AGUSTIN - 145.76 145.76

58 CONFORME LOOR RUDY MOISES - 128.57 128.57

59 MACIAS PALMA WILSON SEGUNDO - 126.17 126.17

60 MONTALVAN LUCAS NANCY - 121.74 121.74

61 ANDRADE MOREIRA LUIS - 121.51 121.51

62 MORA LITARDO ANGELICA - 112.37 112.37

63 FAJARDO ESPINOZA MARIA BEATRIZ - 108.52 108.52

64 CHICA VELEZ ROSA MARLENE - 107.40 107.40

65 PAREDES ROSERO SONIA YOLANDA - 100.42 100.42

66 ZAMBRANO BRIONES RAMON - 100.00 100.00

67 TIERRA IZA JOHANA ELIZABETH - 99.93 99.93

68 QUINTU¥A CARCHICHABLA MARTHA - 80.25 80.25

69 QUITIO CUJILEMA MARIA - 77.07 77.07

70 GAONA MINAYA SANDRA - 75.50 75.50

71 CHICA CEDE¥O MARIA - 75.00 75.00

72 MARTINEZ CABRERA FLOR AYDE - 55.92 55.92

73 BRIONES VARELLA FREDDY JACINTO - 50.52 50.52

74 CASTILLO JAYA ROSA - 48.29 48.29

75 VILELA ZAMBRANO MARIA - 40.00 40.00

76 VERA MURILLO FABRICIO - 35.60 35.60

77 GILER MAZA LIDICE MARIA - 35.00 35.00

78 REYES CEVALLOS PABLO - 32.07 32.07

79 MUÑOZ MOREIRA DALIA CARIDAD - 31.20 31.20

80 COPIANO BENAVIDEZ JENIFER - 31.20 31.20

81 LOOR ZAMBRANO JOSE HERLANDO - 30.00 30.00

82 LAPO CANDO HILDA ESPERANZA - 28.32 28.32

83 REYES CEVALLOS MARIA JESSENIA - 27.88 27.88

84 GUZ¥AY VINTIMILLA FANNY - 26.08 26.08

85 ROBLES ENCALADA SARA CARMITA - 25.89 25.89

86 ACOSTA TOBAR NACI DEL ROCIO - 25.70 25.70

87 VIVANCO FERNANDO - 25.04 25.04

88 VILLACIS ZAMBRANO MAGALI - 24.00 24.00

89 MENDEZ MALDONADO ZOILA YOLANDA - 22.43 22.43

90 MENDOZA MOREIRA PABLO - 20.01 20.01

91 TOSCANO LUIS HOMERO - 20.00 20.00

92 LOOR MENDOZA CESAR GUIDO - 19.96 19.96

93 MECIAS MU¥OZ ASENCIO DEL JESUS - 18.70 18.70

94 SALAZAR JIMENEZ JUAN PIO - 18.59 18.59

95 NOMBRE:DEFAZ MEJIA PAOLA - 16.04 16.04

96 VERA SALTOS MARIA FERNANDA - 15.82 15.82

97 INUCA DIAZ MIRIAN - 11.38 11.38

98 ANCHUNDIA HUESES DANIEL DARIO - 10.77 10.77

99 AQUINO BARRAGAN ZOILA - 10.12 10.12

100 ESPINOZA LITARDO NIDIA - 10.00 10.00

101 BARRIOS ARROYO JUAN CARLOS - 8.07 8.07

102 QUINABANDA MULLO MAURO - 7.50 7.50

103 ARMILJOS BAZARAN LIDER AURELIO - 4.04 4.04

104 VERA MOSQUERA VERONICA SUSANA - 2.18 2.18

SUMAN 13,322.20 60,341.96 73,664.16

DISTRIBUIDORA TMM

EVALUACIÓN SISTEMA DE CONTROL INTERNO Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014


ECI -2

1 / 1

INADECUADA GENERACIÓN DE FACTURAS A CRÉDITO

OBJETIVO.- Verificar la propiedad del cliente de las cuentas por cobrar.

CONCEDE VENCE TIPO NÚMERO POR VENCER VENCIDO





4,788.76 SUMAN

VALORES ADEUDADOSNOMBRE DEL CLIENTE

FECHAS DOCUMENTO

FUENTE. Reporte de cuentas por cobrar y facturas

MARCAS

CONDICIÓN.- Se encuentran registrados en cuentas por cobrar 4 facturas con el nombre

de cliente final y que fueron generados en los años 2012 y 2013, que ascienden al 8% de la

cartera vencida.

CRITERIO.- La afirmación de Veracidad y Legalidad señala que las operaciones deben

sustentarse en documentación que garantice la propiedad de los activos y el

reconocimiento legal de los pasivos

P.C.G.A. Principio de Realización.- Los resultados económicos se registran cuando sean




CAUSA.- Se ha registrado en cuentas por cobrar ventas que fueron efectuadas con cheques

y que los mismos no contaron con los fondos para su cancelación, y las cajeras no tuvieron

la prolijidad de emitir las facturas con los nombres de los compradores.

EFECTO.- En razón del tiempo y de los documentos que respaldan las transacciones, se

sugiere eliminarse de las cuentas por cobrar y trasladarse como pérdida a resultados de

ejercicios anteriores el valor de 4.788,76


Ana Intriago P. Septiembre 22, 2015 Ing. Jorge Almeida Msc. Septiembre 22, 2015

DISTRIBUIDORA TMM EVALUACIÓN SISTEMA DE CONTROL INTERNO Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014


ECI -2

1 / 1

OBJETIVO.- Comprobar la existencia de cuentas por cobrar con partes relacionadas.

Nombre de los

empleados Cargo

Clientes

Nubia Andrade Moncayo Gerente Andrade Lara Sandra Marisol

Julio Jaramillo Contador Andrade Mendoza Javier Fernando

Elizabeth Intriago Andrade Facturadora Andrade Moreira Luis

Fernando Terán Piedra Vendedor Intriago Rodríguez Diego Fernando

Walter Zambrano Hidalgo Vendedor Palma Loor Merix Briseida

Ronald Vélez Cobeña Ayudante Bodeguero Vélez Miranda Xavier

Edison Palma Aveiga Ayudante Bodeguero Zambrano Briones Ramón

Leonardo Enrique Vega Chofer Zambrano García Juan Carlos

Zambrano Moreira Jalmar Alexander

FUENTE.- Roles de pago Empresa, Listado de cuentas por cobrar.

MARCAS

Se pudo verificar que no existe relación alguna del listado de empleados entregados por la

empresa confrontando con el reporte de los clientes que adeudan a la Empresa.


Ana Intriago P. Septiembre 22, 2015 Ing. Jorge Almeida Msc. Septiembre 22, 2015

DISTRIBUIDORA TMM EVALUACIÓN SISTEMA DE CONTROL INTERNO Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2014


ECI -2

1 / 1

OBJETIVO.- Verificar el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos por

la empresa respecto a la revisión del comportamiento para otorgar nuevos créditos

APELLIDO Y NOMBRE EMISIÓN TP NUMERO VENCIMIENTO PLAZO 0- 30 VENCIDO SUMA

MENDOZA ROSALES CARLINA YUDAFID 20/11/2015 FC F0044738 20/11/2015 - 82.22

MENDOZA ROSALES CARLINA YUDAFID 31/12/2015 FC F0045009 31/12/2015 - 64.80 147.02

OSTAIZA ZAMBRANO MARIO ADRIANO 24/09/2012 FC F0017512 24/10/2012 30 - 69.82 -

OSTAIZA ZAMBRANO MARIO ADRIANO 24/09/2012 FC F0017513 24/10/2012 30 - 70.62 -

OSTAIZA ZAMBRANO MARIO ADRIANO 09/10/2012 FC F0018079 09/10/2012 - - 350.08 490.52

LOPEZ FARIAS FANNY MARITZA 08/08/2012 FC F0015494 08/09/2012 31 - 20.66 -



LOPEZ FARIAS FANNY MARITZA 27/09/2012 FC F0017690 28/10/2012 31 - 70.58 170.32

BARRAZUETA ROJAS VERONICA DEL CISNE 28/09/2012 FC F0017751 28/10/2012 30 - 195.74

BARRAZUETA ROJAS VERONICA DEL CISNE 10/10/2012 FC F0018160 09/11/2012 30 - 504.26 700.00

ANDRADE LARA SANDRA MARISOL 20/04/2012 ND 2307 20/05/2012 30 - 883.00

ANDRADE LARA SANDRA MARISOL 13/03/2012 FC F0007789 13/04/2012 31 - 217.07

ANDRADE LARA SANDRA MARISOL 13/03/2012 FC F0007790 13/04/2012 31 - 183.39 1,283.46

FREIRE SUAREZ CARMEN DELFINA 17/10/2012 FC F0018350 17/11/2012 31 - 1,745.06

FREIRE SUAREZ CARMEN DELFINA 17/10/2012 FC F0018351 17/11/2012 31 - 508.88

FREIRE SUAREZ CARMEN DELFINA 17/10/2012 FC F0018352 17/11/2012 31 - 538.61

FREIRE SUAREZ CARMEN DELFINA 17/10/2012 FC F0018353 17/11/2012 31 - 1,041.20

FREIRE SUAREZ CARMEN DELFINA 20/11/2012 FC F0019641 20/11/2012 - - 1,846.62

FREIRE SUAREZ CARMEN DELFINA 20/11/2012 FC F0019642 20/11/2012 - - 400.10 6,080.47

:NAVARRETE MONTALVAN JOSE 03/06/2014 ND 66 03/06/2014 - - 1,053.00

:NAVARRETE MONTALVAN JOSE 22/05/2014 FC F0033014 22/05/2014 - - 1,139.83

:NAVARRETE MONTALVAN JOSE 22/05/2014 FC F0033015 22/05/2014 - - 44.82 2,237.65

VALLE CHAVEZ GIOVANNY GILBERTO 16/12/2015 FC F0045002 16/12/2015 - - 521.01

VALLE CHAVEZ GIOVANNY GILBERTO 22/12/2015 FC F0045004 22/12/2015 - - 1,043.62 1,564.63

LUGO NAVARRETE MARIA 26/03/2012 FC F0008392 26/04/2012 31 - 82.24 -

LUGO NAVARRETE MARIA 09/04/2012 FC F0008942 09/05/2012 30 - 112.58 194.82

SABANDO MACIAS NORMA ARACELY 21/03/2012 ND 2297 21/04/2012 31 - 2,446.83 -

SABANDO MACIAS NORMA ARACELY 21/03/2012 ND 2298 21/04/2012 31 - 2,443.83 4,890.66

ZAMBRANO MOREIRA JALMAR ALEXANDER 18/03/2014 ND 49 18/03/2014 - - 221.21 -

ZAMBRANO MOREIRA JALMAR ALEXANDER 13/02/2014 FC F0031003 13/02/2014 - - 537.17 -



ZAMBRANO MOREIRA JALMAR ALEXANDER 18/03/2014 FC F0031674 18/03/2014 - - 264.97 1,739.97

MOREIRA BRAVO MARIA PIEDAD 13/02/2014 FC F0031002 13/02/2014 - - 224.43 -

MOREIRA BRAVO MARIA PIEDAD 27/02/2014 FC F0031313 27/02/2014 - - 366.56 590.99

SOLORZANO BAREN HUGO HUMBERTO 31/01/2013 ND 2413 31/01/2013 - - 683.00 -

SOLORZANO BAREN HUGO HUMBERTO 07/02/2013 ND 2418 07/02/2013 - - 503.00 -

SOLORZANO BAREN HUGO HUMBERTO 18/02/2013 ND 2421 18/02/2013 - - 2,266.24 -

SOLORZANO BAREN HUGO HUMBERTO 23/01/2013 FC F0022036 23/01/2013 - - 946.74 4,398.98

CHAMORRO MORA ROSA MARIBEL 16/12/2015 FC F0045003 16/12/2015 - - 214.75

CHAMORRO MORA ROSA MARIBEL 31/12/2015 FC F0045005 31/12/2015 - 6,138.40

CHAMORRO MORA ROSA MARIBEL 31/12/2015 FC F0045007 31/12/2015 - 1,883.35

CHAMORRO MORA ROSA MARIBEL 31/12/2015 FC F0045008 31/12/2015 - 5,235.65 13,472.15

BERMUDEZ CEDE¥O JAIME 31/07/2015 ND 143 31/08/2015 31 - 128.22 -

BERMUDEZ CEDE¥O JAIME 11/08/2015 ND 145 11/09/2015 31 - 396.08 -

BERMUDEZ CEDE¥O JAIME 21/07/2015 FC F0042194 21/08/2015 31 - 513.07 -

BERMUDEZ CEDE¥O JAIME 21/07/2015 FC F0042195 21/08/2015 31 - 66.67 1,104.04

YELA GOMEZ HERLINDA MARIANELA 17/12/2014 ND 121 31/12/2014 14 - 40.13 -

YELA GOMEZ HERLINDA MARIANELA 16/01/2015 ND 126 16/01/2015 - - 783.45 -

YELA GOMEZ HERLINDA MARIANELA 21/01/2015 ND 128 21/01/2015 - - 783.00 1,606.58

MOROCHO ROJAS EVELIN CAROLINA 20/06/2014 ND 70 26/06/2014 6 - 3.00 -

MOROCHO ROJAS EVELIN CAROLINA 02/06/2014 FC RC000164 02/06/2014 - - 1,157.99 -

MOROCHO ROJAS EVELIN CAROLINA 02/06/2014 FC RC000165 02/06/2014 - - 495.41 -

MOROCHO ROJAS EVELIN CAROLINA 02/06/2014 FC RC000166 02/06/2014 - - 814.06 -

MOROCHO ROJAS EVELIN CAROLINA 02/06/2014 FC RC000168 02/06/2014 - - 1,119.79 3,590.25

MARTINEZ BAEZ BLANCA FANNY 17/08/2015 ND 146 17/09/2015 31 - 163.00

MARTINEZ BAEZ BLANCA FANNY 25/08/2015 ND 148 25/09/2015 31 - 263.00

MARTINEZ BAEZ BLANCA FANNY 30/07/2015 FC F0042389 30/08/2015 31 - 574.93 1,000.93

SUMAN 13,322.20 31,941.24 45,263.44

FUENTE.- REPORTE DE CLIENTES DE LA EMPRESA

CONDICIÓN.- La empresa ha concedido créditos por un monto superior al 60% de su

cartera, a pesar de que clientes tenían notas de débito y cuentas por cobrar en mora.

CRITERIO.-. Uno de los elementos del control interno constituyen las políticas y

procedimientos operativos en materia de compras, ventas, producción, gestión de

inventarios, política de inversiones, finanzas

CAUSA.- Los administradores de la empresa consideran como prioridad la realización de

las ventas, sin importar que el cliente tenga ya un performance negativo, incluyendo la

generación de notas de débito por cuanto la forma de pago no fue efectizada

oportunamente..

EFECTO.- Cartera morosa alta de difícil recuperación, especialmente por los créditos

concedidos en años anteriores. Afectación a los resultados de ejercicios anteriores.

Srta. Ana Vargas Ing. Jorge Almeida B. Msc

ELABORADO POR SUPERVISADO POR

OBJETIVO.- Verificar si las Notas de Débito han sido autorizadas por la administración

APELLIDO Y NOMBRE EMISIÓN TP NUMERO VENCIMIENTOPLAZO VENCIDO AUTORIZADO

SABANDO MACIAS NORMA ARACELY 21/03/2012 ND 2,297 21/04/2012 31 2,446.83 SI

SABANDO MACIAS NORMA ARACELY 21/03/2012 ND 2,298 21/04/2012 31 2,443.83 SI

ANDRADE LARA SANDRA MARISOL 20/04/2012 ND 2,307 20/05/2012 30 883.00 SI

SOLORZANO BAREN HUGO HUMBERTO 31/01/2013 ND 2,413 31/01/2013 0 683.00 SI

SOLORZANO BAREN HUGO HUMBERTO 07/02/2013 ND 2,418 07/02/2013 0 503.00 SI

SOLORZANO BAREN HUGO HUMBERTO 18/02/2013 ND 2,421 18/02/2013 0 2,266.24 SI

ZAMBRANO MOREIRA JALMAR ALEXANDER 18/03/2014 ND 49 18/03/2014 0 221.21 SI

NAVARRETE MONTALVAN JOSE 03/06/2014 ND 66 03/06/2014 0 1,053.00 SI

MOROCHO ROJAS EVELIN CAROLINA 20/06/2014 ND 70 26/06/2014 6 3.00 SI

VERA MOREIRA GEOVANNY MIGUEL 13/11/2014 ND 15 17/11/2014 4 180.90 SI

YELA GOMEZ HERLINDA MARIANELA 17/12/2014 ND 121 31/12/2014 14 40.13 SI



BERMUDEZ CEDE¥O JAIME 31/07/2015 ND 143 31/08/2015 31 128.22 SI

BERMUDEZ CEDE¥O JAIME 11/08/2015 ND 145 11/09/2015 31 396.08 SI

MARTINEZ BAEZ BLANCA FANNY 17/08/2015 ND 146 17/09/2015 31 163.00 SI

MARTINEZ BAEZ BLANCA FANNY 25/08/2015 ND 148 25/09/2015 31 263.00 SI

CUADRO VELEZ DIANA MARIBEL 04/11/2015 ND 156 04/11/2015 0 2,309.61 SI

VALDIVIESO ROJAS RUTH 10/12/2015 ND 158 19/12/2015 9 103.00 SI

SUMAN 15,653.50

FUENTE.- Reporte de cuentas por cobrar empresa, notas de crédito

MARCAS

CONDICIÓN.- Se ha podido evidenciar que existen 19 notas de débito que han sido

autorizadas por los Administradores de la Empresa por un monto que asciende a USD

15.653,50 que corresponde al 21% de la cartera.

CRITERIO.- P.C.G.A. PRINCIPIO DE REALIZACIÓN.- Los resultados económicos solo

deben de computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operación que los origina

queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales

aplicables y se hayan ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal

operación.

Nota debito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le

notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el

concepto que se indica en la misma nota.

CAUSA.- El departamento contable genera estas notas de débito en razón de la forma de

pago de los clientes no fueron efectivizados oportunamente y por lo tanto se registra la

deuda del cliente.

EFECTO.- Cartera vencida de difícil recuperación que debe ser registrada contra

resultados de ejercicios anteriores.

ANEXO 6

RUC DE LA EMPRESA

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