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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS POR PROCESO

PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Laboratorio PROCEDIMIENTO: Compra de equipo

Versión: 0 Fecha: Código: Página: 1/2

1. OBJETIVO

Compra de equipos y materiales para el óptimo funcionamiento de los laboratorios de la

Facultad de Ingeniería Industrial

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para la compra de equipos y materiales para el funcionamiento

de los laboratorios con que cuenta la Facultad de Ingeniería Industrial

3. PROCEDIMIENTO La Facultad de Ingeniería Industrial, envía la solicitud de las necesidades para el año en equipos para el laboratorio.

ETAPAS DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE FORMATO

1 Estudiar qué equipos hacen falta en los

laboratorios.

Decano y

Director del

laboratorio.

2 Analizar y estudiar la solicitud que se

enviará al consejo de Facultad.

Decano y

Director del

laboratorio

3 Solicitar la aprobación de compra Decano.

4 Enviar la solicitud a la oficina de compras

con las características, marcas y

proveedores de los equipos.

Secretaria

6 Se reciben los equipos y se revisan. Director del

laboratorio.

7 Periódicamente se hace una revisión del

estado

Director del

laboratorio.

4. RIESGOS

Necesidades del laboratorio incompletas

Presupuesto no aprobado

Desaprobación de la solicitud por parte del Consejo de Facultad

Equipos con alguna imperfección al momento de recibirlos

No realizar mantenimiento a los equipos

Elaborado por:

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Catherine Isabel Arrieta Cardona Luisa Fernanda Valencia Ríos

Revisado por:

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Ing. Carlos Alberto Buriticá.

Aprobado por:

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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD MANUAL DE PROCEDIMIENTOS POR PROCESO

PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Laboratorio PROCEDIMIENTO: Equipos obsoletos o en mal estado que deben eliminarse


1. OBJETIVO

Eliminar equipos obsoletos de los laboratorios de investigación u operación comercial de

la Facultad de Ingeniería Industrial

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para los equipos de los laboratorios con que cuenta la Facultad

de Ingeniería Industrial

3. PROCEDIMIENTO


1 Se hace una revisión periódica de los

equipos del laboratorio.

Director del

laboratorio.

2 Cuando un equipo presenta alguna

anomalía o simplemente no se ha vuelto

a utilizar por obsoleto se solicita un perito.

Director del

laboratorio.

3 Análisis y revisión profunda del equipo. Perito

encargado.

4 Informe del estado del equipo. Perito

encargado.

5

De comprobarse que el equipo esta

obsoleto, se llena un formato informando

el estado en que se encuentra

Director del

laboratorio o

coordinador del

almacén.

6 Se llevan el equipo al almacén general de

la Universidad Tecnológica de Pereira.

Oficina de

inventario.

4. RIESGOS

No hacer la revisión periódica a los equipos

Informe errado del estado del equipo

Formato diligenciado incorrectamente

Elaborado por:

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Revisado por:

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Aprobado por:

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Laboratorio PROCEDIMIENTO: Mantenimiento de equipos


1. OBJETIVO

Aplicar mantenimiento a los equipos de los laboratorios de investigación u operación

comercial de la Facultad de Ingeniería Industrial

2. ALCANCE

Las instrucciones de este procedimiento se aplican a todos los equipos de laboratorio de

la Facultad de Ingeniería Industrial

3. PROCEDIMIENTO


1 Hacer revisión periódica de los equipos

para detectar el estado en que se

encuentran.

Director de

Laboratorio y

personal de

apoyo

2 Identificar materiales y herramienta para

el mantenimiento y solicitarlos en

almacén.

Director de

Laboratorio y

personal de

apoyo

3 Recibir los elementos del almacén y

revisarlos.

Director de

Laboratorio

4 Realizar el mantenimiento que este al

alcance.

Director de

Laboratorio

5 Solicitar personal calificado en caso de

que el mantenimiento no lo pueda realizar

el Director de laboratorio.

Director de

Laboratorio

6 Llenar una orden de mantenimiento. Director de

Laboratorio

7 Entregar documento donde conste el

equipo recibido

Coordinador del

almacén

8 Solicitar con memorando a la sección de

mantenimiento la reparación del equipo,

cuando no se puede hacer directamente.

Coordinador del

almacén

9 Recibir el equipo reparado de la sección

de mantenimiento y aprobar su

reparación con certificación.

Coordinador del

almacén

10 Entregar al laboratorio el equipo. Coordinador del

almacén

4. RIESGOS

No hacer la revisión periódica a los equipos

Materiales o herramientas agotadas para mantenimiento

Orden de mantenimiento diligenciada incorrectamente

Demora en la reparación del equipo

Elaborado por:

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Revisado por:

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Aprobado por:

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Laboratorio PROCEDIMIENTO: Préstamo de equipos audiovisuales


1. OBJETIVO

Ofrecer el servicio de préstamo de equipos a los docentes y estudiantes que lo soliciten

en la Facultad de Ingeniería Industrial.

2. ALCANCE

Las instrucciones de este procedimiento se aplican a los equipos de laboratorio que se

encuentran en la Facultad de Ingeniería Industrial

3. PROCEDIMIENTO


1 Diligenciar formato de solicitud de equipo

donde conste el tipo de equipo y el

tiempo que lo va a utilizar.

Docente o

estudiante

2 Enviar correo de solicitud de equipos Docente o

estudiante

3 Revisar, estudiar y aprobar la solicitud Director de

laboratorio

4 Entregar el equipo revisando que se

encuentre en excelentes condiciones. Director de

laboratorio

4. RIESGOS


Solicitud negada

Envío de respuesta tardía

Instrumentos o equipos entregados en malas condiciones}

Elaborado por:

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Revisado por:

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Aprobado por:

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Laboratorio PROCEDIMIENTO: Préstamo de equipos portátiles.


5. OBJETIVO

Ofrecer el servicio de préstamo de equipos portátiles a los docentes y estudiantes que lo

soliciten en la Facultad de Ingeniería Industrial.

6. ALCANCE

Las instrucciones de este procedimiento se aplican a los equipos portátiles de laboratorio

que se encuentran en la Facultad de Ingeniería Industrial.

7. PROCEDIMIENTO


1 Diligenciar y firmar la lista de solicitud de

equipo. Estudiante

2 Solicitar carné nuevo Director de

laboratorio

3 Entregar el equipo portátil Director de

laboratorio

4 Realizar devolución del equipo portátil

Estudiante

8. RIESGOS


Solicitud negada

Envío de respuesta tardía

Instrumentos o equipos entregados en malas condiciones

Elaborado por:

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Revisado por:

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Aprobado por:

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Laboratorio PROCEDIMIENTO: Selección de Monitores para los laboratorios


1. OBJETIVO

Seleccionar los monitores adecuadamente para realizar las actividades de apoyo en los

laboratorios de la Facultad de Ingeniería Industrial

2. ALCANCE

Mejor atención y entendimiento para los estudiantes que asisten al laboratorio. Cuidado

para los equipos y buen manejo de ellos

3. PROCEDIMIENTO


1 Se hace la convocatoria al inicio del

semestre académico

Director de

laboratorio.

2 Envío de hojas de vida y solicitud donde

conste el promedio del semestre

anterior.

Estudiantes

3 Análisis de las solicitudes, y opiniones

de los docentes.

Director de

laboratorio.

4 Selección del monitor. Decano / Director

de laboratorio.

5 Informe del estudiante elegido y

realización de la resolución para su

contratación.

Auxiliar

administrativo

4. ANEXOS

Formato resolución monitor – Carpeta “Algunos formatos para realizar procedimientos”

5. RIESGOS

Selección de un monitor sin las capacidades suficientes para servir de apoyo

Análisis de las solicitudes u hojas de vidas incorrectamente

Elaborado por:

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Revisado por:

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Aprobado por:

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Administración PROCEDIMIENTO: Realizar reportes de novedades de horas laboradas de monitores durante un período determinado

Versión: 1 Fecha: Código: Página: ½

1. OBJETIVO

Reportar el número de horas de cada monitor y catedrático vinculado con la Facultad de

Ingeniería Industrial, para efectos de pago de salario

2. ALCANCE

Pagos acordes con las horas reportadas. Coherencia entre el reporte y la realidad. 3. DEFINICIONES

3.1 Reporte

Noticia o informe de algo

3.2 Monitores

Persona que guía a estudiantes y ayuda o apoya a los docentes en una asignatura

determinada

4. PROCEDIMIENTO


1

Determinar la intensidad horaria de la

asignatura a dictar teniendo en cuenta

las horas mensuales para los monitores

catedráticos.

Auxiliar

Administrativo

2 Diligenciar el formato establecido por

división de personal y enviarlo vía

Internet.

Auxiliar

Administrativo

3 Programar monitorias teniendo en

cuenta que los monitores solo pueden

laborar 8 horas semanales

Auxiliar

Administrativo

4 Diligenciar el formato para ser enviado a

personal.

Auxiliar

Administrativo

5. RIESGOS

Error al diligenciar el formato. Error en la información suministrada.

Error de reporte de horas laborales

Actualizado por:

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Daniela Cano Zamora

Viviana Mesa Salazar

Revisado por:

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Aprobado por:

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Administración PROCEDIMIENTO: Tramitar logísticamente la asignación de aulas


1. OBJETIVO

Determinar de acuerdo a los recursos existentes el uso de las aulas en las que se dictaran las asignaturas.

2. ALCANCE

Aulas eficientemente asignadas.

3. DEFINICIONES

3.1 Aula

Salón o espacio apto para dictar y recibir una clase

3.2 Horario

Certificado donde constan la hora y el lugar donde se recibirá la clase, además esta

impreso en algunos casos el nombre del docente quien dirigirá la clase.

3.3 División de sistemas

Unidad administrativa encargada del diseño de software que soporta la

administración, así como su mantenimiento y gestión

4. PROCEDIMIENTO


1 Recibir el formato de sistemas el cual

contiene las demandas de estudiantes por

asignaturas.

Auxiliar

administrativo

2 Ubicar el aula según el horario y número

de estudiantes.

Auxiliar

administrativo

3

buscar aulas en otras Facultades, esto se

en conjunto con la división de sistemas,

en caso de que no queden aulas

disponibles en la facultad

Auxiliar

administrativo

5. ANEXOS

Cruces de horarios. Aulas insuficientes.

Actualizado por:

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Daniela Cano Zamora


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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Administración PROCEDIMIENTO: Suministrar y controlar los insumos necesarios para el buen desempeño de los docentes y administradores


1. OBJETIVO

Brindar los recursos necesarios para desarrollar las diferentes actividades Académicas.

2. ALCANCE

Actividades académicas funcionando de acuerdo a los recursos planeados por el profesor. 3. DEFINICIONES

3.1 Stock

Inventario de recursos requeridos para desempeñar una actividad

4. PROCEDIMIENTO


1 Revisar el stock de los implementos los

primeros 10 días de cada mes

Profesional

administrativo

2 Diligenciar el formato requerido por el

almacén.

Profesional

administrativo

3 Solicitar firma de dicho formato por al

Decano de la Facultad y enviarlo al

almacén.

Profesional

administrativo

5. RIESGOS

Actividades suspendidas por falta de recursos Solicitud de insumos innecesarios Hurto de insumos Deterioro de insumos

Actualizado por:

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Daniela Cano Zamora


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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Administración PROCEDIMIENTO: Instalación de software especializados a equipos


1. OBJETIVO

Mantener actualizados el software a los equipos de la sala de la Facultad de Ingeniería

Industrial para suplir las necesidades de toda la comunidad en general

2. ALCANCE

Equipos operando normalmente con el software actualizados.

3. DEFINICIONES 3.1 Software

Conjunto de programas, instrucciones y reglas informáticas para ejecutar ciertas

tareas en una computadora.

3.2 División de sistemas

Unidad administrativa encargada del diseño de software que soporta la


4. PROCEDIMIENTO


1 Recibir del Almacén General equipos solicitados por la Decanatura.

Profesional

administrativo

2 Revisar solicitud con equipos físicos. Profesional

administrativo

3 Solicitar software a la División de Sistemas.

Profesional

administrativo

4 Recibir, revisar e instalar software a los nuevos equipos.

Profesional

administrativo

5. RIESGOS

Desconocimiento de las acciones a aplicar Instalación de software ilegal Uso de software con licencia vencida

Actualizado por:

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Daniela Cano Zamora


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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Administración PROCEDIMIENTO: Asignación del uso de los equipos a usuarios


1. OBJETIVO

Atender los requerimientos de los usuarios con el fin de que sean utilizados los equipos

adecuadamente.

2. ALCANCE

Equipos utilizados adecuadamente en un 100%.

3. PROCEDIMIENTO


1 Recibir horarios ó solicitudes de la

Facultad o de otros usuarios.

Profesional

administrativo

2 Solicitar a la Facultad cambio de horario

cuando no esté disponible

Profesional

administrativo

3 Digitar la programación de los horarios en

la base de datos preestablecida.

Profesional

administrativo

4 Imprimir horarios reservados y

disponibles.

Profesional

administrativo

5 Publicar en el salón horarios reservados y

en cartelera los disponibles.

Profesional

administrativo

4. RIESGOS Cruce de información en la programación Instalación de software ilegal Uso de software con licencia vencida

Actualizado por:

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Daniela Cano Zamora


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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Administración PROCEDIMIENTO: Apoyo técnico y operativo a la facultad


1. OBJETIVO

Prestar oportunamente el apoyo técnico y operativo en los equipos y programas con los

que dispone la sala de la red de la Facultad de Ingeniería Industrial

2. ALCANCE

Problemas solucionados oportunamente.

3. PROCEDIMIENTO


1 Recibir solicitudes de los usuarios

Profesional

administrativo

2 Identificar el requerimiento para dar la solución adecuada.

Profesional

administrativo

3 Brindar apoyo técnico cuando se requiera y hasta donde esté al alcance.

Profesional

administrativo

4 Solicitar a la División de Sistemas apoyo técnico que no esté al alcance.

Profesional

administrativo

5 Apoyar en la parte operativa del manejo de los programas, impresión, escáner a los estudiantes y profesores.

Profesional

administrativo

4. RIESGOS

Falta de conocimiento para el apoyo necesario.

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Daniela Cano Zamora


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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Administración PROCEDIMIENTO: Apoyo administrativo y académico a la facultad


1. OBJETIVO

Apoyar técnica y operativamente en los procesos académicos que tengan que ver con:

eventos, presentaciones y manejo de los equipos en la Facultad de Ingeniería Industrial.

2. ALCANCE

Eventos apoyados eficaz y oportunamente.

3. PROCEDIMIENTO


1 Recibir solicitud.

Profesional

administrativo

2 Identificar el requerimiento con el fin de dar uso adecuado a los programas.

Profesional

administrativo

3

Diseñar el documento o presentaciones en diapositivas, informes, reportes, acetatos y otros que requieran.

Profesional

administrativo

4 Imprimir para revisión o para ser utilizado.

Profesional

administrativo

5 Instalar equipos para apoyar a los eventos de conferencias, clases, presentaciones y otras.

Profesional

administrativo

6 Asignar funciones a monitora cuando se requieran sus servicios de apoyo.

Profesional

administrativo

4. RIESGOS

Mal manejo de los equipos por falta de conocimiento

Solicitud de insumos innecesarios

Hurto de insumos

Instalación de software ilegal

Uso de software con licencia vencida

Actualizado por:

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Daniela Cano Zamora


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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Administración PROCEDIMIENTO: Control del ingreso a los diferentes laboratorios


1. OBJETIVO

Mantener actualizada la base de datos de los estudiantes para el ingreso y restricciones

del uso de la sala de micros.

2. ALCANCE

Sala funcionando normalmente.

3. PROCEDIMIENTO


1 Recibir solicitudes de los estudiantes, personal administrativo, y docente que ingrese a la sala.

Profesional

administrativo

2 Solicitar identificación para su verificación.

Profesional

administrativo

3 Identificar el requerimiento para su ubicación en los programas.

Profesional

administrativo

4 Asignar horarios y equipos.

Profesional

administrativo

4. RIESGOS

Personal ingresando sin identificación

Actualizado por:

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Daniela Cano Zamora


Revisado por:

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Administración PROCEDIMIENTO: Actualización página WEB de la facultad


1. OBJETIVO

Mantener actualizada oportunamente la página Web, con los servicios que ofrecen, los

postgrados y los cursos de extensión de la Facultad de Ingeniería Industrial.

2. ALCANCE

Página actualizada eficaz y oportunamente 3. DEFINICIONES

3.1 CRIE El Centro de Recursos Informáticos y Educativos es una dependencia de tipo

académico encargada de desarrollar el proceso administrativo en el Área de

Telecomunicaciones interna y externa, capacitación teleinformática, diseño e

implementación de estrategias en lo relacionado con la investigación, producción y

uso de nuevas tecnologías aplicadas a la educación que contribuyan a que la

Universidad Tecnológica de Pereira cumpla adecuadamente con su función Social a

través de la docencia, investigación y extensión

4. PROCEDIMIENTO


1 Recibir solicitud de la Facultad,

Postgrados y Cursos de Extensión.

Profesional

administrativo

2 Ubicar el programa en el servidor para su

actualización.

Profesional

administrativo

3 Registrar información solicitada a mi

alcance.

Jefe de la

dependencia

4 Solicitar al CRIE apoyo cuando se

requiera ingresar gráficos y diseños.

Profesional

administrativo

5 Borrar información que ya no se requiera. Profesional

administrativo

5. RIESGOS

Registro errado de información.

Actualizado por:

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Daniela Cano Zamora


Revisado por:

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Aprobado por:

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Administración PROCEDIMIENTO: Manejo del Servidor


1. OBJETIVO

Apoyar a los usuarios en la creación de acceso a los programas que maneja la sala de la Red

2. ALCANCE

Buen manejo y aprovechamiento del servidor 3. DEFINICIONES

3.1 Código

Combinación de signos que tiene un determinado valor dentro de un sistema

establecido. Sistema de signos y de reglas que permite formular y comprender un

mensaje

4. PROCEDIMIENTO


1 Instalar software en el servidor requerido por los usuarios.

Profesional

administrativo

2 Crear y eliminar códigos a los usuraos para el acceso a los programas instalados en servidor.

Profesional

administrativo

3 Establecer seguridades y restricciones a los usuarios.

Profesional

administrativo

4 Guardar copias de seguridad Profesional

administrativo

5. RIESGOS

Falta de conocimiento.

Instalación de software ilegal

Uso de software con licencia vencida

Actualizado por:

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Daniela Cano Zamora


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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Administración PROCEDIMIENTO: Convocatoria a elecciones de Jefes de departamento y/o programa


1. OBJETIVO

Convocar a elecciones de las diferentes representaciones que tengan su periodo cumplido o por cumplir. 2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todas las convocatorias para las representaciones de departamentos o programas de la Facultad de Ingeniería Industrial 3. DEFINICIONES

3.1 Resolución Decreto, providencia, auto o fallo de autoridad gubernativa o judicial 3.1 Sufragar

Votar a un candidato o una propuesta, un dictamen, etc. 3.3 Escrutinio Reconocimiento y cómputo de los votos en las elecciones o en otro acto análogo.

4. PROCEDIMIENTO


1

Autorizar las elecciones para las

representaciones de los

departamentos y programas de la

Facultad.

Decano

2 Elaborar la respectiva resolución para convocar a elección.

Auxiliar

administrativo

3 Firmar la resolución Decano

4 Enviar copia de la Resolución a la

respectiva dependencia o programa.

Auxiliar

administrativo

5 Inscribirse en la secretaria de la

Facultad.

Candidatos a las

representaciones.

6

Solicitar apoyo logístico a la sección

de mantenimiento, División de

Servicios, División de Sistemas y

Registro y Control académico.

Auxiliar

administrativo

7 Elegir los jurados para las mesas de

votación.

Consejo de

Facultad.

8 Entregar a los jurados la urna, la lista

de las personas que sufragaron, los

votos y los implementos de votación.

Auxiliar

administrativo

9 Contabilizar los votos Jurados de

votación.

10 Elaborar acta de escrutinio al cierre

de las votaciones.

Auxiliar

administrativo

11 Elaborar informe y resolución con la

persona elegida

Auxiliar

administrativo

5. RIESGOS

Mala manipulación de resultados

Inconformidad de algunas personas

Actualizado por:

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Daniela Cano Zamora


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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Administración PROCEDIMIENTO: Recibir, clasificar y consignar en las actas del Consejo de Facultad o del Comité Curricular los tramites relativos a este organismo.


1. OBJETIVO

Mantener de manera ordenada y actualizada toda la información de los trámites que se

realicen en el Consejo de Facultad o del Comité Curricular de la Facultad de Ingeniería

Industrial.

2. ALCANCE Información ordenada y completa para consultar

3. DEFINICIONES

3.1 Consejo de Facultad Es el máximo órgano de dirección de la Facultad, quien controla el cumplimiento de los programas de docencia de Pregrado y Postgrado, de Investigación y de Extensión aprobados por el Consejo Académico. 3.2 Comité Curricular Organismo que planea y analiza todas las actividades o situaciones académicas del programa

4. PROCEDIMIENTO


1 Recibir la documentación vía la oficina

de gestión de documentos o recepción

directa en la oficina de la Decanatura.

Auxiliar

Administrativo de

decanatura

2 Clasificar los trámites: Consejo de

Facultad, Comité Curricular o Decano.

Auxiliar

Administrativo de

decanatura

3 Realizar los pre actas de los Consejos

que serán las guías de las sesiones a

realizar

Auxiliar

Administrativo de

decanatura

5. RIESGOS

Información clasificada incorrectamente

Actualizado por:

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Daniela Cano Zamora


Revisado por:

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Aprobado por:

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Administración PROCEDIMIENTO: Recepción y clasificación de la correspondencia recibida para revisión del Decano.


1. OBJETIVO

Recibir y clasificar toda la correspondencia que llega a la secretaria de la Facultad de

Ingeniería Industrial, para luego ser revisada por el Decano.

2. ALCANCE

Solicitudes revisadas a tiempo gracias a la recepción y clasificación

3. PROCEDIMIENTO


1

Recibir toda la correspondencia que llegue

a la secretaria de la Facultad

Auxiliar

Administrativo de

Decanatura

2

Clasificar la correspondencia recibida. Auxiliar

Administrativo de

Decanatura

3

Entregar toda la correspondencia al

Decano de la Facultad.

Auxiliar

Administrativo de

Decanatura

4. RIESGOS

No entregar la correspondencia oportunamente

Recepción y clasificación errónea

Actualizado por:

_____________________________

Daniela Cano Zamora


Revisado por:

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Aprobado por:

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Administración PROCEDIMIENTO: Preparar la logística necesaria para las diferentes elecciones de representación que convoca el Decano o el Consejo de Facultad.


1. OBJETIVO

Garantizar la logística para los eventos que se realicen en la Facultad de Ingeniería

Industrial ya sea dispuesto por el Decano o el Consejo de Facultad.

2. ALCANCE Eventos realizados correctamente 3. PROCEDIMIENTO


1

Revisar fecha de vencimiento de los

diferentes cargos de representación.

Auxiliar

Administrativo de

Decanatura

2

Informar al Decano sobre el estado de

las representaciones.

Auxiliar

Administrativo de

Decanatura

3

Preparar urnas y listados de votantes en

las fechas que el Consejo de Facultad

haya establecido.

Auxiliar

Administrativo de

Decanatura

4

Enviar a la Secretaria General los

resultados y soporte de las elecciones.

Auxiliar

Administrativo de

Decanatura

4. RIESGOS

Información no adecuada ni a tiempo

Resultados erróneos

Actualizado por:

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Daniela Cano Zamora


Revisado por:

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Aprobado por:

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Administración PROCEDIMIENTO: Realizar la programación y registro de exámenes de suficiencia.


1. OBJETIVO

Tener una programación que indique las fechas y organización de los exámenes de

suficiencia, para brindar información oportuna a los estudiantes

2. ALCANCE

Exámenes de suficiencia presentados en la fecha registrada

3. PROCEDIMIENTO


1 Abrir la convocatoria para exámenes de

suficiencia.

Auxiliar

Administrativo de

Decanatura

2 Registrar las asignaturas que se

solicitan.

Auxiliar

Administrativo de

Decanatura

3 Revisar el cumplimiento de los

requisitos de los estudiantes que

solicitan el examen.

Auxiliar

Administrativo de

Decanatura

4 Informar al Decano para la asignación

de docentes.

Auxiliar

Administrativo de

Decanatura

5 Programar los espacios donde se

realizaran los exámenes.

Auxiliar

Administrativo de

Decanatura

6 Informar el resultado de los exámenes al

Centro de Registro y Control, previa

acta entregada por los profesores.

Auxiliar

Administrativo de

Decanatura

4. RIESGOS

Estudiantes sin los requerimientos

Cruce de horarios en programación de los espacios para presentar exámenes

Equivocación al enviar la información al Centro de Registro y Control Académico

No mandar a tiempo los resultados del examen

Actualizado por:

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Daniela Cano Zamora


Revisado por:

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Aprobado por:

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Administración PROCEDIMIENTO: Realizar en el aplicativo los documentos y correspondencia que envía la decanatura a las diferentes dependencias.


1. OBJETIVO

Comunicación interna entre las dependencias de la Universidad, optimizando el tiempo y

obteniendo respuesta oportuna

2. ALCANCE

Documentos o correspondencia a tiempo

3. PROCEDIMIENTO


1 Proyectar con el Decano los diferentes

documentos.

Auxiliar

Administrativo de

Decanatura

2 Digitarlos usando el aplicativo

Auxiliar

Administrativo de

Decanatura

3 Enviar los documentos a donde

corresponda.

Auxiliar

Administrativo de

Decanatura

4. RIESGOS

Mal uso del aplicativo

Envíos equivocados

Actualizado por:

_____________________________

Daniela Cano Zamora


Revisado por:

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Aprobado por:

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Administración PROCEDIMIENTO: Solicitud de orden de servicio


1. OBJETIVO

Certificar las órdenes de servicio de los proyectos y mantener actualizada la base de

datos de estas.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todas las órdenes de servicio de los diferentes proyectos

que se desarrollen en la Facultad de Ingeniería Industrial

3. PROCEDIMIENTO


1 Recibir la orden del Decano o Director

del Proyecto

Auxiliar

administrativo

2 Transcribir la solicitud de orden de servicio.

Auxiliar

administrativo

Orden De

servicio

3 Enviar al área correspondiente para su

revisión y firma.

Auxiliar

administrativo

4 Enviar la orden de servicio a División

Financiera firmada y con todos los

soportes.

Auxiliar

administrativo

5 Introducir la orden al aplicativo con el

nombre del contratista, el valor y rubro

con el fin de controlar su ejecución.

Auxiliar

administrativo

6 Elaborar la certificación y hacer firmar

del interventor al ejecutar el servicio.

Auxiliar

administrativo

7 Enviar a División de Financiera la

certificación.

Auxiliar

administrativo

8 Desembolsar el pago por el servicio Auxiliar

prestado administrativo

4. ANEXOS

Formato de Orden de servicio – carpeta “Algunos formatos para realizar procedimientos”

5. RIESGOS

Mal diligenciamiento de la orden de servicio, que cause la no aprobación.

Actualizado por:

_____________________________

Daniela Cano Zamora


Revisado por:

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Aprobado por:

__________________



PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Administración PROCEDIMIENTO: Convocatoria de docentes


1. OBJETIVO

Seleccionar los docentes idóneos para conformar la estructura educativa de la Facultad


2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para la convocatoria y selección de los aspirantes a cargos

docentes en la Facultad de Ingeniería Industrial

3. PROCEDIMIENTO


1 Realizar la solicitud de docentes y es

enviada a Vicerrectoría Académica.

Sala de

Profesores.

2

Convocar a inscripciones para un cargo docente a través de la página Web de la universidad, y medios de comunicación nacionales.

Vicerrectoría

Académica.

3 Enviar de hojas de vida y propuesta

académica a Vicerrectoría Académica.

Aspirantes al

cargo.

4 Revisar de hojas de vida y selección

de los aspirantes que pasan a

disertación y quienes no.

Consejo de

Facultad.

5

Enviar de documento a los aspirantes

que no clasificaron explicándoles el

por qué de dicha decisión.

Auxiliar

administrativo

6

Enviar hojas de vida que no

clasificaron a Vicerrectoría Académica

con el motivo de dicha decisión.

Auxiliar

administrativo

7

Asignar dos jurados internos y uno

externo para analizar las propuestas.

Consejo de

Facultad.

8

Revisar de las propuestas académicas

de los aspirantes que sean acorde con

el Plan de Desarrollo de la Facultad.

Jurado

encargado de la

revisión.

9

Seleccionar de la propuesta que más

se ajuste al Plan de Desarrollo de la

Facultad.

Jurado

encargado de la

revisión.

4. RIESGOS

Escogencia inadecuada del docente

Mala interpretación de resultados

Mala interpretación de hojas de vida

Actualizado por:

____________________________

Daniela Cano Zamora


Revisado por:

______________________

Ing. Carlos Alberto Buriticá N

Aprobado por:

________________



PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Comité Curricular PROCEDIMIENTO: Presentar recomendaciones al Consejo de Facultad sobre la reestructuración, suspensión, cancelación y creación de programas.


1. OBJETIVO

Ofrecer nuevos programas pertinentes para la región y el país.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para las recomendaciones que presente el Comité Curricular en

relación a la creación de programas ofrecidos en la Facultad de Ingeniería Industrial.

3. PROCEDIMIENTO


1

Presentar la propuesta ante el Comité

Curricular teniendo en cuenta la

normatividad vigente, que esta

relacionada con créditos académicos,

flexibilidad, pertinencia y demanda del

programa.

Comité Curricular

2 Analizar la propuesta.

Comité Curricular

3 Enviar la propuesta al Consejo de

Facultad para evaluar su aprobación Comité Curricular

4

Enviar la propuesta a al Consejo

Académico quien lo recomendará o no

al Consejo Superior

Consejo de

Facultad

5 Enviar a Postgrado si es un programa

de Postgrado Comité Curricular

4. RIESGOS

Propuesta no aprobada

Actualizado por:

____________________________

Daniela Cano Zamora Viviana Mesa Salazar

Revisado por:

______________________


Aprobado por:

__________________



PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Comité Curricular PROCEDIMIENTO: Recomendar criterios y mecanismos para el monitoreo y autoevaluación permanente del programa académico y de su currículo.


1. OBJETIVO

Mantener los estándares de alta calidad de todos los programas que ofrece la Facultad de

Ingeniería Industrial.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para las recomendaciones que presente el Comité Curricular en

relación al monitoreo y autoevaluación permanente del programa académico y de su

currículo

3. PROCEDIMIENTO


1

Actualizar la política de autoevaluación

y alta calidad que se encuentra en la

Vicerrectoría Académica tomando como

base los factores de calidad del decreto

2566 del 2003

Comité Curricular

Actualizado por:

____________________________


Revisado por:

______________________


Aprobado por:

__________________



PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Comité Curricular PROCEDIMIENTO: Trabajar en forma articulada con el Comité Institucional de Autoevaluación y Acreditación de la Universidad.


1. OBJETIVO

Conservar las certificaciones de alta calidad de los programas de la Facultad de Ingeniería

Industrial.

2. ALCANCE

Trabajar en conjunto con las dependencias encargadas y la política institucional

3. PROCEDIMIENTO


1 Monitorear condiciones de alta calidad.

Comité Curricular

4. RIESGOS

Desacuerdo entre las dependencias

Actualizado por:

____________________________


Revisado por:

______________________


Aprobado por:

__________________



PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Comité Curricular PROCEDIMIENTO: Recomendar programas de desarrollo docente para apoyar el desarrollo académico del programa.


1. OBJETIVO

Garantizar la actualización y desarrollo disciplinar de todos los docente de la Facultad de


2. ALCANCE

Mejoramiento del programa

3. PROCEDIMIENTO


1

Presentar ante el Comité Curricular

propuestas de desarrollo docente que

tengan en cuenta las áreas académicas

del programa.

Director de Comité

Curricular

2 Actualizar la planta docente en las

diferentes temáticas. Comité Curricular

4. RIESGOS

Propuesta mal elaborada

Información errada

Actualizado por:

____________________________


Revisado por:

______________________


Aprobado por:

__________________



PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Consejo de Facultad PROCEDIMIENTO: Evaluaciones del personal académico por parte del Consejo de Facultad


1. OBJETIVO

Identificar para efectos de mejoramiento y ascensos en el escalafón los aspectos a

corregir o perfeccionar de los docentes en los procesos de docencia, investigación y

extensión de la Facultad de Ingeniería Industrial

2. ALCANCE

Evaluaciones diligenciadas aportando al mejoramiento Docente.

3. DEFINICIONES

3.1 Ascensos

Promoción a un grado más alto en la actividad de docencia

3.2 Escalafón

Lista de los individuos de una corporación, clasificados según su grado, antigüedad,

méritos, etc.

4. PROCEDIMIENTO


1 Recopilar información para Consejo de

Facultad en los ítems que se requiera

Decano

2 Reunión del Consejo de Facultad para

realizar la evaluación de cada docente.

Decano

5. RIESGOS

Información no disponible para evaluar ítems

Información errónea

Actualizado por:

____________________________

Daniela Cano Zamora


Revisado por:

______________________


Aprobado por:

___________________



PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Consejo de Facultad PROCEDIMIENTO: Recomendar las comisiones de estudio, periodo sabático, títulos honoríficos y reconocimientos académicos


1. OBJETIVO

Poseer y hacer uso en la Facultad de Ingeniería Industrial y toda la Universidad de

diferentes herramientas para reconocer actividades de acuerdo al esfuerzo demostrado

por determinada persona

2. ALCANCE

Tener diferentes categorías para premiar o reconocer una labor prestada o actividad

realizada en la Facultad de Ingeniería Industrial de la Universidad que obtuvo buenos

resultados

3. DEFINICIONES

3.1 Comisiones de estudio

Son las que la Universidad concede a su personal docente para participar en planes,

programas y cursos de postgrado, cursos de capacitación, adiestramiento,

actualización y complementación que sean de interés y beneficio para las labores

académicas y científicas de la Institución, de acuerdo con las políticas y objetivos de

desarrollo de la Universidad.

3.2 Periodo sabático

Es un año el cual se le concede al docente después de 7 años de trabajo

consecutivos, con el fin de dedicarlo a la investigación, a la preparación de libros, a la

capacitación, a la actualización y para desarrollar convenios interinstitucionales.

3.3 Títulos honoríficos

Es un titulo Honoris- Causa a una labor

3.4 Reconocimientos académicos

Es un reconocimiento dado a una persona por alguna labor o actividad realizada

4. PROCEDIMIENTO


1

Comisiones de estudio y periodos

sabáticos:

Solicitar la comisión de estudio

adjuntando los documentos necesarios

Consejo de

Facultad

2 Estudiar la pertinencia o no de esta

comisión

Consejo de

Facultad

3 Enviar a Vicerrectora Académica la

recomendación

Consejo de

Facultad

4

Títulos Honoríficos y Reconocimientos

académicos:

Enviar la solicitud con los documentos

pertinentes y se gestiona ante la Rectoría

y Consejo Académico

Consejo de

Facultad

5. RIESGOS

Información errada sobre actividades o labores que realizaron diferentes personas.

Desacuerdo en un grupo de personas para otorgar reconocimiento, título o periodos

sabáticos a determinada persona

Actualizado por:

____________________________

Daniela Cano Zamora


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______________________


Aprobado por:

_________________



PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Consejo de Facultad PROCEDIMIENTO: Control del cumplimiento de los programas de docencia, de investigación y de extensión


1. OBJETIVO

Controlar que se cumplan los requerimientos de los programas de docencia de pregrado y

postgrado, de investigación y de extensión aprobados por el Consejo de Facultad de la

Facultad de Ingeniería Industrial

2. ALCANCE

Programas adecuados cumpliendo los requerimientos

3. PROCEDIMIENTO


1 Asistir a reunión previamente programada Consejo de

Facultad

2 Estudiar el punto de cumplimiento de

objetivos

Consejo de

Facultad

3 Garantizar la actualización de los

contenidos programáticos

Consejo de

Facultad

4 Informar al Decano para que intervenga

ante cualquier novedad

Consejo de

Facultad

5

Realizar reuniones por áreas y sala de

profesores donde se discuten dichos

temas Decano

4. RIESGOS

Interpretación errada de los contenidos programáticos.

No evaluar adecuadamente.

Poca asistencia a reuniones citadas por el Decano.

Actualizado por:

____________________________

Daniela Cano Zamora


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___________________



PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Consejo de Facultad PROCEDIMIENTO: Aprobar los reglamentos académicos de la Facultad


1. OBJETIVO

Aprobar los reglamentos académicos de la Facultad de Ingeniería Industrial en

concordancia con las políticas del Consejo Académico

2. ALCANCE

Reglamentos académicos aprobados

3. PROCEDIMIENTO


1 Realizar reunión para preparar

propuestas Consejeros

2 Estudiar y dar su aprobación si es el caso Consejo de

Facultad

3 Después de aprobados se expiden

acuerdos y resoluciones del Consejo de

Facultad

Consejo de

Facultad

4. RIESGOS

Propuestas mal planteadas

Actualizado por:

____________________________

Daniela Cano Zamora


Revisado por:

______________________


Aprobado por:

___________________



PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Consejo de Facultad PROCEDIMIENTO: Resolver solicitudes dentro del reglamento estudiantil


1. OBJETIVO

Aplicar el reglamento estudiantil dentro de la respectiva dependencia, en lo que sea de su

competencia

2. ALCANCE

Reglamento estudiantil dando respuesta a alguna situación

3. PROCEDIMIENTO


1 Recibir solicitudes de estudiantes y

docentes

Auxiliar

Administrativo

2 Efectuar reunión para estudiar de

acuerdo a la reglamentación vigente

Consejo de

Facultad

3 Proponer soluciones respectivas Consejo de

Facultad

4 Registrar en un acta las decisiones como

soporte a las actuaciones administrativas

de Decanatura

Decano

4. RIESGOS

Solicitudes no aprobadas

Actualizado por:

____________________________

Daniela Cano Zamora


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Aprobado por:

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Consejo de Facultad PROCEDIMIENTO: Aprobación o no del informa anual de gestión


1. OBJETIVO

Aprobar o desaprobar el informe anual de gestión que le presente el respectivo Decano

de la Facultad de Ingeniería Industrial

2. ALCANCE

Informe anual de gestión bien realizado y presentado

3. PROCEDIMIENTO


1 Presentar informe al Consejo de Facultad Decano

2 Analizar con respecto a las políticas y

estrategias institucionales

Consejo de

Facultad

3 Evaluar la propuesta y efectuar

aprobación según corresponda

Consejo de

Facultad

4. RIESGOS

Informe anual de gestión desaprobado

Actualizado por:

____________________________

Daniela Cano Zamora


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Aprobado por:

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Consejo de Facultad PROCEDIMIENTO: Recomendar proyectos de docencia, investigación, extensión e inversión o de cualquier orden


1. OBJETIVO

Facilitar y promover la presentación de proyectos.

2. ALCANCE

Proyecto de docencia, investigación, extensión, inversión o de cualquier orden aprobado 3. PROCEDIMIENTO


1 Presenta el proyecto ante el Consejo de

Facultad. Docente

2

Analizar el proyecto de acuerdo con las

políticas recomendando o no.

Consejo de

Facultad

3 Realizar recomendaciones Consejo de

Facultad

4 Entregar proyecto a decanatura Consejo de

Facultad

5 Enviar informe a vicerrectoria

academica de investigación y extension Decano

6

Si el proyecto es de Extensión al

momento de la recepción en la

Decanatura debe estar digitado en un

Consejo de

Facultad

software especial

4. RIESGOS

Proyecto inadecuado.

Uso negativo del software especial.

Información incompleta en los estados de cuenta

Perdida de oportunidad de descuentos

Rechazo de financiación

Subutilización de recursos financieros

No hay desembolso de dinero

Productos que no cumplan con la expectativa inicial

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Daniela Cano Zamora


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Aprobado por:

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Consejo de Facultad PROCEDIMIENTO: Aprobación de nuevos programas de Postgrado


1. OBJETIVO

Ampliar la oferta educativa en pregrado y postgrado de la Facultad de Ingeniería Industrial

2. ALCANCE

Propuestas para mejor conocimiento de los programas de Postgrado

3. PROCEDIMIENTO


1

Realizar el proyecto del nuevo programa

de acuerdo a la normatividad vigente.

Sala de

profesores o

Comité Curricular

2 Presentar a la sala de profesores la

propuesta

Docente

responsable

3

Recibir la propuesta que incluye la

presentación por parte del director o

encargado.

Consejo de

Facultad

4

Enviar la propuesta al Comité Central de

Postgrados quien la remitirá al Consejo

Académico

Consejo de

Facultad

5 Recomiendar o no el proyecto ante el

Consejo Superior.

Consejo

Académico

4. RIESGOS

Propuesta inadecuada o mal presentada

Proyecto no aprobado




Actualizado por:

____________________________

Daniela Cano Zamora


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______________________


Aprobado por:

__________________



PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Consejo de Facultad PROCEDIMIENTO: Autorizar la contratación de personal docente


1. OBJETIVO

Asegurar la transparencia y la debida aplicación de la normatividad vigente en el proceso

de contratación de personal en la Facultad de Ingeniería Industrial.

2. ALCANCE

Personal docente contratado siguiendo un proceso correcto 3. PROCEDIMIENTO


1

Recibir la recomendación del Comité

Curricular de los programas si son de

Postgrado o del director del programa si

es de Pregrado.

Consejo de

Facultad

2 Analizar el valor de la contratación,

objeto y numero de horas

Consejo de

Facultad

3 Aprobar o no la recomendación basado

en la normatividad vigente

Consejo de

Facultad

4. RIESGOS

Recomendación no satisfecha

Información errada sobre valor de contratación, objeto y numero de horas

Actualizado por:

____________________________

Daniela Cano Zamora


Revisado por:

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Aprobado por:

___________________



PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Decanatura PROCEDIMIENTO: Presentar proyecto de acuerdo al Plan de Desarrollo


1. OBJETIVO

Generar un documento que contenga las líneas de desarrollo, las estrategias

orientadoras, las políticas direccionadoras y los proyectos con los que se proyectará al

futuro el sistema Facultad de Ingeniería Industrial

2. ALCANCE

Documento elaborado “Plan de desarrollo” para el Banco de proyectos de la Facultad de


3. DEFINICIONES

3.1 Plan de desarrollo

Es un documento donde una organización fija sus políticas, diseña sus estrategias,

propone los proyectos, para el cumplimiento de Visión y Misión. Es una herramienta

de planeación.

3.2 Banco de proyectos

Es un registro en donde se compila información de diferentes proyectos, es una

importante herramienta que se convierte en punto de encuentro para todos los

interesados en participar de distintas formas en el desarrollo de proyectos

empresariales, académicos, científicos y sociales.

4. PROCEDIMIENTO


1

Revisar y actualizar el direccionamiento

estratégico ampliando sala de profesores

desde Comité Curricular y Consejo de

Facultad

Decano

2 Generar proyectos por cada línea de

desarrollo

Directores de

Área

3 Consolidar proyectos Directores de

Área

4 Construir proyectos de acuerdo a la

metodología del Banco de Proyectos de la

Universidad Tecnológica de Pereira

Decano y

responsables de

proyectos

5 Realizar revisión final del plan Consejo

Facultad Decano

6 Enviar al Banco de Proyectos de la

Universidad Tecnológica de Pereira Decano

5. RIESGOS

Proyectos no financiados. Proyectos sin impacto académico o social. Proyectos mal formulados. Indicadores de gestión que no muestran la verdadera situación de la Facultad. Rechazo de financiación No hay desembolso de dinero

Actualizado por:

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Aprobado por:

__________________



PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Decanatura PROCEDIMIENTO: Asignación de docentes a las respectivas asignaturas


1. OBJETIVO

Identificar el docente que va a dictar una asignatura en un grupo determinado. 2. ALCANCE

Lista de todas las asignaturas con su respectivo docente 3. DEFINICIONES

3.1 Asignatura

Cada una de las materias que se enseñan en un centro docente o forman un plan

académico de estudios.

4. PROCEDIMIENTO


1 Diseñar horario para asignaturas del semestre.

Decano

2 Entrar horario al sistema. Decano

3 Revisar carga de estudiantes por asignatura

Decano

4

Asignar los docentes a través del software iniciando con los profesores de planta, transitorios, tiempo completo, medio tiempo y catedráticos, aprobados por el consejo de facultad.

Decano

5 Confirmar la carga docente, previa revisión Consejo de Facultad

Decano

6 Enviar reporte a la Vicerrectoría Académica para efectos de contratación de docentes

Decano

5. RIESGOS

Cruce de horarios.

Escasez docente para determinada asignatura.

Incumplimiento del docente para dictar asignatura.

Asignación incorrecta de docentes.

Actualizado por:

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Revisado por:

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Aprobado por:

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Decanatura PROCEDIMIENTO: Evaluaciones del personal académico por parte de los estudiantes


1. OBJETIVO

Identificar y evaluar los aspectos a mejorar del personal académico vinculado a la

Facultad de Ingeniería Industrial a criterio de los estudiantes y tomar los correctivos a que

hubiere lugar

2. ALCANCE

Metodologías adecuadas en la ejecución de las clases. Identificar los conflictos de

estudiante y docente para encontrar soluciones

3. DEFINICIONES 3.1 Evaluaciones

Estimar, apreciar y/o calcular el valor del desempeño de los docentes

3.2 Correctivos

Actividad que ayuda a suprimir o atenuar algún desempeño incorrecto.

4. PROCEDIMIENTO


1 Programar la fecha y hora para realizar la

evaluación del docente

Transitorio

administrativo

2 Realizar la evaluación

Transitorio

administrativo

3 Digitar e imprimir reportes Transitorio

administrativo

4 Difundir de resultados generales en la

sala de docentes Decano

5 Realizar entrevista con el docente Decano

6 Diseñar un plan de mejoramiento si lo

requiere Decano

5. RIESGOS

Sesgos en la evaluación por situaciones académicas extraordinarias.

Sesgos en la evaluación por tomar la información en fechas muy cercanas a la de los

parciales.

Actualizado por:

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Decanatura PROCEDIMIENTO: Evaluaciones del personal académico por parte del Jefe inmediato y dos docentes


1. OBJETIVO

Conocer en forma real, objetiva y confiable el desempeño de los profesores de la Facultad


2. ALCANCE

Plan de mejoramiento enfocado a necesidades reales de los docentes. 3. DEFINICIONES

3.1 Evaluaciones

Estimar, apreciar y/o calcular el valor del desempeño de los docentes

4. PROCEDIMIENTO


1

Nombrar por parte de la sala de

profesores, dos docentes para realizar la

evaluación

Decano

2 Disponer de la infraestructura necesaria

para la evaluación Decano

3 Programar reunión Transitorio

Administrativo

4 Efectuar reunión con los dos docentes y el

Decano para hacer la evaluación Decano

5 Difundir los resultados de la evaluación Decano

5. RIESGOS

Subjetividad en la evaluación.

Información no disponible para llevar a cabo la evaluación

Actualizado por:

____________________________


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Aprobado por:

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Decanatura PROCEDIMIENTO: Resolver situaciones académicas y disciplinarias de estudiantes y docentes


1. OBJETIVO

Prevenir y corregir conductas contrarias a la vida institucional, respetando el debido

proceso y las garantías constitucionales y legales en la Facultad de Ingeniería Industrial.

2. ALCANCE

Procesos disciplinarios llevados con cuidado para resolver justamente

3. DEFINICIONES

3.1 Conducta

Manera con que los hombres se comportan en su vida y acciones

3.2 Fallo

Decisión tomada por persona competente sobre cualquier asunto dudoso o disputado

4. PROCEDIMIENTO


1 Recibir la queja Decano

2 Atender la versión libre y espontánea

rendida por los implicados. Decano

3 Realizar acto de apertura Decano

4 Efectuar recolección de las pruebas

documentales y testimoniales. Decano

5 Efectuar fallo en primera instancia. Decano

6 Notificar del fallo Transitorio

Administrativo

7 Tomar acciones derivadas del fallo. Decano

5. RIESGOS

Procesos disciplinarios con errores que afectan el debido proceso.

Actualizado por:

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Revisado por:

______________________


Aprobado por:

__________________



PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Decanatura PROCEDIMIENTO: Gestionar exámenes de suficiencia


1. OBJETIVO

Demostrar por parte del estudiante el pleno conocimiento de la asignatura solicitada, para

no tener que cursarla durante el semestre en la Facultad de Ingeniería Industrial

2. ALCANCE

Adelantar una asignatura o descargar el semestre académico

3. DEFINICIONES 3.1 Exámenes de suficiencia

Exámenes que sirven para evaluar el conocimiento del estudiante en una asignatura,

se realizan 2 convocatorias por semestre

4. PROCEDIMIENTO


1 Programar durante el semestre 2 fechas

para la presentación de los exámenes. Decano

2 Publicar las fechas dispuestas Decano

3 Realiza inscripción en la decanatura,

mínimo con 15 días de anticipación. Estudiante

4 Asignar dos profesores para la

elaboración y evaluación de la prueba. Decano

5 Realizar la prueba en el lugar y fecha

establecida. Docentes

6 Entregar prueba a los evaluadores. Docentes

7 Entregan los resultados en el tiempo

establecido, en el reglamento estudiantil Decano

8

Realizar, firmar y enviar al acta de

calificación al Centro de Registro y

Control Académico.

Decano Acta de

Calificación

5. RIESGOS

Exámenes no apropiados para evaluar el grado de conocimiento suficiente en una

asignatura.

Actualizado por:

____________________________


Revisado por:

______________________


Aprobado por:

__________________


MANUAL DE PROCEDIMIENTOS POR PROCESOS

PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Docencia PROCEDIMIENTO: Presentación del plan de trabajo semestral


1. OBJETIVO

Identificar las actividades de docencia, Investigación y extensión que realizan cada uno de

los docentes (de planta, medio tiempo y tiempo completo) de la facultad de Ingeniería

Industrial.

2. ALCANCE

Instrumento diligenciado que refleje la realidad del día a día de los docentes.

3. PROCEDIMIENTO


1 Enviar formato actualizado a los

docentes en medio magnético Decano

2 Diligenciar el formato Docentes

3 Revisar el formato de cada docente Decano

4 Enviar formato a Vicerrectoría

Académica

Transitorio

Administrativo

4. RIESGOS

No cumplir con las fechas que establece la Vicerrectoría académica. Errores en el

diligenciamiento del formato.

Actualizado por:

____________________________


Revisado por:

______________________


Aprobado por:

__________________



PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Docencia PROCEDIMIENTO: Preparación y ejecución de clase


1. OBJETIVO

Preparar las diferentes estrategias pedagógicas que se propondrán en clase

2. ALCANCE

Estudiantes recibiendo nuevo conocimiento por parte del profesor

3. DEFINICIONES

3.1 Sesiones presenciales

Clases dictadas en un salón de clase, con la asesoría del docente

3.2 Actividades extracurriculares

Actividades que se realizan por fuera del horario habitual de clase y que son

adicionales al Plan de estudios

4. PROCEDIMIENTO


1 Planear de las sesiones presénciales y de

actividades extracurriculares. Docente

2 Preparar de la sesión. Docente

3 Realizar preámbulo al objetivo temático. Docente

4 Plantear los objetivos de la sesión Docente

5 Desarrollar la sesión pedagógicamente Docente

6 Establecer conclusiones y trabajo

extractase, de la sesión. Docente

5. RIESGOS

No estar actualizados en los temas a dictar

Dictar el programa sin dominar perfectamente el tema

Actualizado por:

____________________________


Revisado por:

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Aprobado por:

__________________



PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Docencia PROCEDIMIENTO: Asesoría a estudiantes


1. OBJETIVO

Responder las inquietudes de los estudiantes acerca de los temas desarrollados en clase.

2. ALCANCE

Estudiantes con dudas resueltas.

3. PROCEDIMIENTO


1 Fijar los horarios de Asesoría según lo establecido en el Reglamento Estudiantil.

Docente

2 Publicar horarios en su oficina Docente

3 Atender estudiantes y resolver sus dudas Estudiantes y

docentes

4. RIESGOS

Cruce de horarios del profesor y estudiantes

Dudas no resueltas

Acoso por parte de los estudiantes

Acoso por parte de los profesores

Actualizado por:

____________________________


Revisado por:

______________________


Aprobado por:

__________________



PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Docencia PROCEDIMIENTO: Solicitud y orientación de cursos dirigidos


1. OBJETIVO Solicitar la aprobación de cursos dirigidos para los estudiantes de último semestre de

pregrado y llevarlo a cabo con la orientación de un docente de la Facultad de Ingeniería

Industrial

2. ALCANCE

Las instrucciones de este procedimiento se aplican para todas las solicitudes de cursos

dirigidos presentadas por los estudiantes de pregrado de la Facultad de Ingeniería

Industrial

3. DEFINICIONES

3.1 Curso dirigido

Asignatura del plan de estudios que se cursa en último semestre sin necesidad de

asistir a un aula de clase. En acuerdo con el docente que acompañara durante el

semestre al estudiante, se hace un cronograma para concretar el horario de

encuentro y en este realizar las actividades referentes al curso

3.2 Reglamento estudiantil

Colección ordenada de reglas, que por la autoridad competente se da para la

ejecución de una ley o para el régimen de la UTP que deben cumplir los estudiantes.

3.3 Centro de Registro y Control académico

Sirve de apoyo a todos los estamentos de la Universidad Tecnológica de Pereira -

Administrativo, Docente, Estudiantil y de los Egresados- y al público en respuesta a

las necesidades de información sobre admisiones, registro académico y

documentación. Es una oficina de registro que permite a los usuarios obtener

información oficial sobre los diferentes procesos que le atañen.

4. PROCEDIMIENTO


1 Enviar de carta a Consejo de

Facultad solicitando un curso dirigido

en la asignatura pendiente.

Estudiante

2 Estudiar de requerimientos y

aprobación del curso dirigido.

Consejo de

Facultad.

3 Enviar la solicitud aprobada a

Registro y Control Académico.

Consejo de

Facultad.

4 Confirmar el cumplimiento de los

requisitos.

Centro de

Registro y Control

Académico.

5

Entregar soporte de confirmación

escrita sobre el cumplimiento de los

requisitos al estudiante para ser

llevado a la Facultad de la asignatura

pendiente.

Centro de

Registro y Control

Académico.

6 Entregar soporte de confirmación a la

Facultad para ser asignado el

profesor.

Estudiante de

pregrado.

7

Asignar el profesor para

asesoramiento durante el semestre al

estudiante en dicha asignatura por

parte del Consejo de Facultad

Consejo de

Facultad.

8 Informar y notificar al estudiante

sobre el profesor guía.

Transitorio

Administrativo

9

Generar un cronograma de

actividades de acuerdo a lo

establecido por el Reglamento

Estudiantil.

Estudiante y

docente

10 Ejecutar el cronograma. Estudiante y

docente

11 Enviar carta al decano con nota definitiva, al finalizar el curso

Docente

12 Enviar nota a Registro y Control

Académico. Decano

5. RIESGOS

Mal diligenciamiento de la solicitud

Mala comunicación y relación de docente-estudiante

No cumplimiento del cronograma

Incorrecta planeación del curso dirigido

Violación de propiedad intelectual

Dictar programa sin dominar perfectamente el tema

Inasistencia al curso

Acoso por parte de los docentes


Actualizado por:

____________________________


Revisado por:

______________________


Aprobado por:

___________________



PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Docencia PROCEDIMIENTO: Procesamiento de notas


1. OBJETIVO

Registrar las notas en el Centro de Registro y Control Académico de la Universidad

Tecnológica de Pereira

2. ALCANCE

Continuación del proceso académico y administrativo

3. DEFINICIONES

3.1 División de sistemas Unidad administrativa encargada del diseño de software que soporta la


3.2 Contraseña

Seña secreta que permite el acceso a algo, a alguien o a un grupo de personas

4. PROCEDIMIENTOS


1 Solicitar nombre de usuario y contraseña

en División de sistemas para digitar

notas.

Docente

2 Digitar notas de acuerdo a lo establecido

por el reglamento estudiantil. Docente

5. RIESGOS

Error al digitar las notas en el sistema

Uso inadecuado de equipos audiovisuales

Actualizado por:

____________________________


Revisado por:

______________________


Aprobado por:

__________________



PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Docencia PROCEDIMIENTO: Proceso de Evaluación


1. OBJETIVO

Verificar el logro de las competencias de las asignaturas por parte de los estudiantes

2. ALCANCE

Evaluar los contenidos de las asignaturas

3. DEFINICIONES

3.1 Evaluación Estimar los conocimientos, aptitudes y rendimiento de los estudiantes

4. PROCEDIMIENTOS


1 Preparar la evaluación revisando

objetivos y competencias Docente

2 Diseñar de la prueba Docente

3 Aplicar de la prueba Docente

4 Efectuar retroalimentación al estudiante Docente

5. RIESGOS

Error al calificar las evaluaciones

Evaluaciones incoherentes

Acoso por parte del estudiante

Acoso por parte del profesor

Actualizado por:

____________________________


Revisado por:

______________________


Aprobado por:

__________________



PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Docencia PROCEDIMIENTO: Dirigir proyectos de grado


1. OBJETIVO

Asesorar y acompañar al estudiante, durante el desarrollo de su proyecto de grado.

2. ALCANCE Proyecto de grado aprobado 3. DEFINICIONES

3.1 Comité Curricular

Organismo que planea y analiza todas las actividades o situaciones académicas del

programa

4. PROCEDIMIENTOS


1

Definir y presentar propuestas de

Trabajos de grado

Grupo

Investigación,

docentes,

estudiantes

2

Coordinar con el estudiante la dirección

del trabajo de grado, según el área de

trabajo.

Director,

estudiante

3 Definir anteproyecto de grado acorde a las

líneas de investigación de la facultad. Director

4 Acordar con el docente para la realización

del cronograma Estudiante

5 Presentar su anteproyecto para su

aprobación al Comité Curricular.

Director ,

estudiante

6 Una vez aprobado el director según las

horas reportadas en el plan de actividad Comité Curricular

semestral, asesora y monitorea el

desarrollo y cumplimiento de los objetivos

planteados en el proyecto.

7 Revisar y aprobar informe final Director

8 Enviar proyecto de grado a decanatura. Director

9 Asignar jurado. Decanatura

10 Presenta, revisar y hacer las

correspondientes observaciones. Jurado

11 Enviar correcciones al director del trabajo

de grado Decanatura

12 Realizar de correcciones Estudiante

13 Definir fecha de sustentación Decanatura

14 Envió de nota al Centro de Registro y

Control Director

5. RIESGOS

No cumplimiento del cronograma por parte del estudiante.

Tiempo insuficiente para la asesoría.

Solicitar recursos innecesarios

Violación de propiedad intelectual

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Aprobado por:

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Docencia PROCEDIMIENTO: Cursos intersemestrales


1. OBJETIVO

Aplicar las disposiciones normativas para el procedimiento de cursos intersemestrales para los

estudiantes

2. ALCANCE

Las instrucciones de este procedimiento se aplican a todos los cursos intersemestrales en

los departamentos y programas de pregrado de la Facultad de Ingeniería Industrial.

3. PROCEDIMIENTO

ETAPAS DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE FORMATO

1

Realizar preinscripción de los

interesados en las diferentes

asignaturas.

Estudiante

2 Abrir el curso si se puede financiar Departamento o

programa

3 Asignar profesor para dictar el

intersemestral

Departamento o

programa

4

Consignar en el banco o caja de la

Universidad Tecnológica de Pereira el

valor de la matricula para el

intersemestral.

Estudiante

5 Llevar al departamento o programa el

recibo de consignación. Estudiante

6

Realizar la matricula académica llenando

los formatos correspondientes y

registrándola en el sistema.

Departamento o

programa

Formato

matricula

7

Publicar de fecha, hora y salones de

clase.

Departamento o

programa

8

Publicar nota una vez terminado de

dictar el curso intersemestral

Departamento o

programa

4. ANEXOS

Formato matricula intersemestral – carpeta “Algunos formatos para realizar

procedimientos”

5. RIESGOS

Información mal diligenciada que produzca la no matricula del estudiante en el

intersemestral.

Quedar sin docente o aula algún curso.

Dictar el programa sin dominar perfectamente el tema

Solicitar recursos innecesarios

Inasistencia a clases

Uso inadecuado de equipos audiovisuales

Acoso por parte de los estudiantes


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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Docencia PROCEDIMIENTO: Evaluación y sustentación de trabajos de grado


1. OBJETIVO Aplicar las disposiciones normativas para el procedimiento de Evaluación y Sustentación

de trabajos de grado.

2. ALCANCE Las instrucciones de este procedimiento se aplican a la Evaluación y Sustentación de trabajos de grado de estudiantes

3. DEFINICIONES

3.1 Trabajo de grado Trabajo que se debe presentar al final del programa como requisito parcial para optar

al titulo.

4. PROCEDIMIENTO


1 Elaborar anteproyecto de trabajo de

grado en copia escrita y electrónica al

Comité Curricular.

Estudiante

2

Evaluar Anteproyecto, recomendación

de asesor de trabajo de grado y

disposiciones generales ante el Consejo

de Facultad.

Comité Curricular.

3 Recibir aprobación de asesor de trabajo

de grado.

Consejo de

Facultad.

4

Previa recomendación del Comité

Curricular, el Consejo de Facultad

nombra una persona que con el asesor

de trabajo de grado conformara el

jurado.

Consejo de

Facultad

5 Remitir al Director del programa dos

copias electrónica del informe final del

trabajo de grado para la evaluación del

Estudiante

jurado.

6 Emitir concepto por escrito al Consejo de

Facultad sobre el trabajo de grado.

Jurado de trabajo

de grado.

7 Solicitar al director del programa la

fijación de la fecha para la justificación

publica del trabajo de grado.

Asesor de trabajo

de grado.

8 Sustentar trabajo de grado. Estudiante

9

Deliberación y pronunciación mediante

informe escrito al Consejo de Facultad

en referencia a rechazo, adecuaciones o

modificaciones, o aprobación de trabajo

de grado.

Jurado de trabajo

de grado.

10

Menciónar producto de la evaluación de

trabajo de grado. Jurado de trabajo

de grado.

11 Suscribir las autorizaciones relacionadas

con las normas de propiedad intelectual

a que hubiere lugar si fuese el caso.

Estudiante

12 Entregar al Director del respectivo

programa la copia con destino a la

biblioteca en formato electrónico.

Estudiante

13

Levantar acta firmada por cada uno de

los integrantes del jurado y refrendada

por el Director del programa.

Jurado de trabajo

de grado y

Director de

programa.

Acta de

calificación

5. ANEXOS

Nota de grado – carpeta “Algunos formatos para realizar procedimientos”

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Docencia PROCEDIMIENTO: Matricula para el programa de Postgrado


1. OBJETIVO Aplicar las disposiciones normativas para el procedimiento de matricula académica y

financiera a los programas de postgrado de la Facultad de Ingeniería Industrial.

2. ALCANCE Las instrucciones de este procedimiento se aplican a todos los aspirantes admitidos en los

programas de postgrado de la Facultad de Ingeniería Industrial.

3. DEFINICIONES

3.1 Programa de Postgrado Conjunto de actividades teóricas, practicas y teórico-practicas programadas e

integradas armónicamente en un currículo, con el fin de lograr las competencias

pertinentes a una especialización, maestría o doctorado en determinadas áreas del

conocimiento y a la obtención de un titulo académico.

3.2 Matricula Es el acto personal que cumple todo aspirante admitido o estudiante, cada periodo

académico ante el Centro de Registro y Control Académico mediante el cual se

considerará estudiante de Postgrado en la Universidad.

4. PROCEDIMIENTO


1 Descargar recibo de pago de la Página

Web de la Universidad Tecnológica de

Pereira

Estudiante

admitido.

2 Realizar el pago correspondiente al total

de la matricula financiera.

Estudiante

admitido.

3

Presentar ante el Centro de Registro y

Control Académico los documentos que

el programa exija y recibo de pago de

matricula financiera.

Estudiante

admitido.

4

Si el estudiante es extranjero debe

anexar la visa vigente de estudiante.

5. RIESGOS

Documentos incompletos

Pago realizado incorrectamente

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Docencia PROCEDIMIENTO: Inscripción, selección y admisión de los aspirantes a Postgrados


1. OBJETIVO

Aplicar las disposiciones normativas para el proceso de inscripción, selección y admisión de

aspirantes a los programas de Postgrado de la Facultad de Ingeniería Industrial.

2. ALCANCE Las instrucciones de este procedimiento se aplican a los aspirantes a los programas de

Postgrado de la facultad de Ingeniería Industrial

3. DEFINICIONES

3.1 Programa de Postgrado Conjunto de actividades teóricas, practicas y teórico-practicas programadas e




4. PROCEDIMIENTO


1

Publicar en la Página Web de la

Universidad Tecnológica de Pereira, las

fechas de inscripción para el programa

de Postgrado.

Centro de

Registro y Control

académico

2

Comprar un pin en el Banco Popular o

caja de la Universidad Tecnológica de

Pereira

Aspirante al

programa.

3 Realizar la inscripción electrónica en la

página Web de la Universidad.

Aspirante al

programa.

4

Presentar los documentos requeridos en

las oficinas de registro y control

académico. (Registro civil, Copia de

documento de identidad, Libreta militar,

Copia acta de grado o titulo, Certificado

Aspirante al

programa

de promedio, Carnet de EPS)

5

Enviar documentación sobre los

aspirantes al Comité Curricular.

Centro de

Registro y Control

académico

6 Seleccionar de aspirantes al programa

de Postgrado Comité Curricular

7 Revisar y autorizar la selección de los

aspirantes.

Consejo de

Facultad

8

Realizar devolución de documentación al

Centro de Registro y Control Académico,

con la lista de admitidos

Consejo de

Facultad

9

Publicar y notificar listado de aspirantes

admitidos.

Centro de

Registro y Control

académico

5. RIESGOS No quedar seleccionado

Realizar inscripción incorrectamente o no tener el conocimiento suficiente para hacerla

Documentos incompletos

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Docencia PROCEDIMIENTO: Presupuesto programa de Postgrado


1. OBJETIVO

Establecer el valor de la asignación de recursos humanos, materiales y financieros

necesarios para la ejecución del programa académico de Postgrado de la Facultad de

Ingeniería Industrial, así como aumentar la eficiencia y eficacia en la aplicación de los

recursos disponibles.

2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la presentación y ejecución del presupuesto para el

programa académico de Postgrado de la Facultad de Ingeniería Industrial.

3. DEFINICIONES

3.1 Programa académico de Postgrado Conjunto de actividades teóricas, practicas y teórico-practicas programadas e




3.2 Consejo de Facultad Es el máximo órgano de dirección de la Facultad, quien controla el cumplimiento de

los programas de docencia de Pregrado y Postgrado, de Investigación y de Extensión

aprobados por el Consejo Académico.

3.3 Extensión remunerada Corresponde al desarrollo de proyectos que dan lugar a derechos pecuniarios para la

Universidad y, por ende, generan recursos propios por concepto de pago por los

servicios prestados al usuario.

4. PROCEDIMIENTO


1 Definir necesidades y prioridades de

desarrollo académico y administrativo del

programa de Postgrado.

Profesores, y

director de

programa.

2 Presentar de la propuesta presupuestal al

Comité Curricular.

Director de

programa

3 Estudiar de la propuesta y las necesidades

del programa de postgrado. Comité Curricular

4

De no ser aprobada la propuesta se regresa

al paso 1.

5

Si el presupuesto es aprobado por el

Comité Curricular es mandado a Consejo

de Facultad para una revisión final y la

aprobación definitiva.

Consejo de

Facultad

6 De ser aprobado el presupuesto se procede

a realizar la asignación presupuestal.

Director de

programa

7 De no ser aprobado se regresa al paso 1.

5. RIESGOS

Propuesta presentada incorrectamente

Propuesta no aprobada

Actualizado por:

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Extensión PROCEDIMIENTO: Asistencia Técnica


1. OBJETIVO Prestar asistencia técnica a las empresas de la región en las áreas temáticas de la

Facultad, dando solución a problemas específicos.

2. ALCANCE Resolver los problemas, aplicando los conceptos teóricos y prácticos en las

organizaciones que lo requieran.

3. PROCEDIMIENTO


1 Recibir la solicitud, convocatoria

publicas o pliegos de licitación Experto

2 Elaborar la propuesta técnica Experto

3 Elaborar el presupuesto Experto

División

Financiera

4

Aprobar Presupuesto por el Consejo de

Facultad Consejo de

Facultad

5 Inscribir el proyecto en la Oficina de

extensiones y solicitar el código en

presupuestos

Experto

4. RIESGOS

Que el presupuesto este equilibrado.



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Aprobado por:

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Extensión PROCEDIMIENTO: Capacitación a la medida


1. OBJETIVO Ofrecer capacitación a las empresas de la región de acuerdo a las necesidades

presentadas, resultado de un análisis interno en el cual se detectan los requerimientos

específicos para dar conocimiento teórico y práctico en las áreas determinadas.

2. ALCANCE

Realizar la capacitación solicitada por las empresas de la región.

3. PROCEDIMIENTO


1 Recibir la Solicitud

Decano o

Director del

programa

2 Asignar el experto(s) en la temática

Decano o

Director del

programa

3 Realizar la propuesta académica Experto

4 Proyectar el presupuesto.

Decano o

Director del

programa

5 Aprobar el presupuesto por el Consejo

de Facultad

Consejo de

Facultad

5 Inscribir el proyecto en la oficina de

extensión y solicitar el código

presupuestal

Decano o

Director del

programa

6 Dictar la Capacitación Experto

7 Realizar el cobro respectivo Experto

4. RIESGOS




Actualizado por:

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Revisado por:

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Extensión PROCEDIMIENTO: Capacitación a través de los cursos estructurados en la maestría.


1. OBJETIVO

Permitir la capacitación de profesionales de la región en las temáticas de los

postgrados de la Facultad.

2. ALCANCE Ofrecer módulos y/o seminarios de formación que se ofrecen regularmente en los

postgrados para que sean cursados por profesionales que requieran esta formación.

3. PROCEDIMIENTO


1 Realizar solicitud y/o oferta del curso de

postgrado Profesional

2 Efectuar el pago e Inscripción en el

curso Profesional

3 Asistir al curso Profesional

4 Entregar certificación del Curso Director

4. RIESGOS

Poca asistencia a los cursos

Inscripción mal realizada

Productos que no cumplan la expectativa inicial

Actualizado por:

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Revisado por:

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Investigación PROCEDIMIENTO: Control y seguimiento de los proyectos de investigación.


1. OBJETIVO

Aplicar las disposiciones normativas para el control y seguimiento de los proyectos de

investigación

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para el control y seguimiento de los proyectos de investigación

de la Facultad de Ingeniería Industrial de la Universidad Tecnológica de Pereira.

3. DEFINICIONES

3.1 Grupo de Investigación

Es un equipo de una o más investigadores de una o varias disciplinas, de la misma

institución o de diferentes instituciones, comprometidos con un tema de investigación

en el cual han probado tener capacidad de generar resultados de demostrada calidad

y pertinencia, representados en productos tales como publicaciones científicas,

diseños o prototipos industriales, patentes, registro de software, normas, trabajos de

grado de pregrado, especialización, maestría o tesis de doctorado.

3.2 Semilleros de investigación

Se entenderán como un grupo de estudiantes que se reúnen alrededor de un tema-

pregunta, la cual se desarrollará con estrategias investigativas cuantitativas,

cualitativas o ambas, con unos marcos de referencia teórica y con miras a aportar a la

reflexión y aplicación en el campo seleccionado

4. PROCEDIMIENTO


1

Presentar informes parciales con copia

a Vicerrectoría de investigación y

extensión mínimo cada seis meses,

sobre el desarrollo de su trabajo.

El investigador

principal

2 Analizar informes para realizar el control

de seguimiento técnico y científico.

Consejo de

Facultad

3 Estudiar el informe y Control de

financiación

Vicerrectoría de

Investigación y

Extensión

4

Presentar al Consejo de Facultad con

copia Vicerrectoría de Investigación y

extensión un informe técnico y un

informe ejecutivo de acuerdo a la guía

publicada por la Vicerrectoría de

investigaciones y extensión.

El grupo, docente

o estudiante

5

Evaluar el resultado del trabajo de

investigación Consejo de

Facultad

6

Comunicar a la Vicerrectoría de

investigación y extensión sobre los

resultados de la evaluación.

Consejo de

Facultad

Copia de la

evaluación

7 Difundir los resultados de investigación Los

investigadores

5. RIESGOS

Presentación inadecuada de los informes

Difusión tardía de los resultados




Productos que no cumplan con la expectativa inicial

Actualizado por:

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Revisado por:

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Investigación PROCEDIMIENTO: Preparación de eventos de carácter investigativo


1. OBJETIVO

Difundir las actividades de investigación en las diferentes comunidades académicas y

económicas.

2. ALCANCE Eventos realizados con beneficios académicos y económicos.

3. PROCEDIMIENTO


1 Presentar la idea

Directores de

grupo de

Investigación y

Decano

2 Crear comités

Directores de

grupo de

Investigación y

Decano

3 Aprobar cronograma del evento.

Directores de

grupo de

Investigación y

Decano

4

Realizar reuniones periódicas para

informes.

Directores de

grupo de

Investigación y

Decano

5 Realizar evento.

Directores de

grupo de

Investigación y

Decano

6 Realizar cierre administrativo y

financiero.

Directores de

grupo de

Investigación y

Decano

4. RIESGOS

Subutilización de recurso financiero

Eventos con poca participación académica.

Eventos con deficiencias logísticas.

Actualizado por:

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Revisado por:

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Aprobado por:

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Investigación PROCEDIMIENTO: Coordinación de trámites ante la Vicerrectoría de Investigación, Colciencias u otras convocatorias institucionales


1. OBJETIVO

Participar en las diferentes convocatorias que organizan las instituciones académicas

investigativas.

2. ALCANCE

Grupos de investigación de la Facultad de Ingeniería Industrial registrados y actualizados

en Colciencias u otras convocatorias.

3. DEFINICIONES

3.1 CVLAC (Currículum Vitae Latinoamericano y el Caribe) Es un software que se basa en un proyecto estratégico de cooperación técnica de la

Coordinación de investigaciones de la Organización Panamericana de la salud (OPS).

Es un espacio común de integración e intercambio de información de los currículos, de

todas aquellas personas que forman parte de los sistemas de ciencia, tecnología e

innovación, y que países como: Brasil, Colombia, Venezuela, Ecuador, Chile,

Argentina, entre otros, participan en la actualidad.

3.2 GRUPLAC (Grupo Latinoamérica y el Caribe) Es un software originalmente desarrollado por el Grupo Stela de la Universidad

Federal de Santa Catarina, cuyo objetivo es mantener un directorio de los grupos de

investigación, instituciones e investigadores, que participan activamente en el

desarrollo de nuevas estrategias en el ámbito de la Ciencia, la Tecnología y la

innovación.

4. PROCEDIMIENTO


1

Realizar actualización permanente de

bases institucionales como: CVLAC y

GRUPLAC

Directores de

grupo de

Investigación

2

Verificar el envío de los informes

parciales y totales a las instituciones

que fomentan la investigación.

Directores de

grupo de

Investigación

3

Apoyar logísticamente a las reuniones de los grupos de investigación.

Directores de

grupo de

Investigación

5. RIESGOS

Proyectos no presentados oportunamente.

Grupos no reconocidos por la comunidad investigativa.

Proyectos no financiados por incorrecta presentación.

No cumplimientos de los términos de la convocatoria, realizado por las diferentes

instituciones.


Incremento en el presupuesto inicial planteado

Actualizado por:

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Revisado por:

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Aprobado por:

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Investigación PROCEDIMIENTO: Desarrollo de la Investigación


1. OBJETIVO

Resolver un problema

2. ALCANCE

Comunicar a la comunidad sobre los avances de los resultados de la investigación.

Contribuir con la elaboración de herramientas o modelos.

3. PROCEDIMIENTO


1 Definir líneas de investigación Grupo de

Investigación

2 Realizar formulación de los proyectos de Investigación

Investigador o

Grupo de

Investigación

3 Presentar los proyectos

Investigador o

Grupo de

Investigación

4 Presentar productos de nuevos conocimiento

Investigador

4. RIESGOS

El no cumplimiento del cronograma.

Incremento de presupuesto inicial planeado

Falta de recursos financieros.

Falta de información primaria.

Productos que no cumplen con la expectativa inicial






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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Investigación PROCEDIMIENTO: Registro de Grupos de Investigación


1. OBJETIVO

Oficializar la existencia de los grupos de investigación de la Facultad de Ingeniería

Industrial

2. ALCANCE

La totalidad de los grupos de investigación sesionando bajo las normas institucionales.

3. DEFINICIONES 3.1 Grupo de Investigación

Es un equipo de uno o más investigadores de una o varias disciplinas, de la misma

institución o de diferentes instituciones, comprometidos con un tema de investigación

en el cual han probado tener capacidad de generar resultados de demostrada calidad

y pertinencia, representados en productos tales como publicaciones científicas,

diseños o prototipos industriales, patentes, registro de software, normas, trabajos de

grado de pregrado, especialización, maestría o tesis de doctorado.

3.2 CVLAC (Currículum Vitae Latinoamericano y el Caribe)

Es un software que se basa en un proyecto estratégico de cooperación técnica de la

Coordinación de investigaciones de la Organización Panamericana de la salud (OPS).

Es un espacio común de integración e intercambio de información de los currículos,

de todas aquellas personas que forman parte de los sistemas de ciencia, tecnología e

innovación, y que países como: Brasil, Colombia, Venezuela, Ecuador, Chile,

Argentina, entre otros, participan en la actualidad.

3.3 GRUPLAC (Grupo Latinoamérica y el Caribe)

Es un software originalmente desarrollado por el Grupo Stela de la Universidad

Federal de Santa Catarina, cuyo objetivo es mantener un directorio de los grupos de

investigación, instituciones e investigadores, que participan activamente en el

desarrollo de nuevas estrategias en el ámbito de la Ciencia, la Tecnología y la

innovación.

3.4 Avalar

Garantizar por medio de un escrito el comportamiento de una persona o fallo de una

actividad

3.5 Colciencias

Ente responsable de la investigación de ciencia y tecnología en el país.

4. PROCEDIMIENTO


1 Registrar hoja en CVLAC Cada

investigador

2 Registrar en aplicativo GRUPLAC

Directores de

Grupo de

Investigación

3

Realizar solicitud al consejo de

Facultad anexando copias de registro

a CVLAC resumen de grupo y

justificación de la existencia.

Directores de

Grupo de

Investigación

4 Remitir a Vicerrectoría de Investigación Decano

5 Avalar ante Colciencias.

Vicerrectoría de

Investigación y

Extensión

5. RIESGOS

Grupos de investigación Informales.

Solicitud realizada no adecuadamente



Actualizado por:

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Revisado por:

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Aprobado por:

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PROCESO ACADÉMICO

PROCESO: Investigación PROCEDIMIENTO: Evaluar proyectos de Investigación


1. OBJETIVO

Presentar a Vicerrectoría de Investigaciones y Extensión proyectos de buena calidad pertinente para la facultad de Ingeniería Industrial y el medio.

2. ALCANCE

Proyectos correctamente presentados

3. DEFINICIONES

3.1 Proyectos

Conjunto de escritos, cálculos y dibujos que se hacen para dar idea de cómo ha de

ser y lo que ha de costar una obra de arquitectura o de ingeniería. Primer esquema o

plan de cualquier trabajo que se hace a veces como prueba antes de darle la forma

definitiva.

4. PROCEDIMIENTO


1 Nombrar evaluador y diligenciar formato Comité curricular

2 Remitir a la Vicerrectoría de Investigación

y Extensión para su registro y

financiación.

Grupo de

Investigación

5. RIESGOS

Proyectos que no resuelven la problemática de interés para comunidad académica en

general.

Productos que no cumplen con la expectativa inicial

Actualizado por:

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Aprobado por:

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SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

PROCESO ACADÉMICO

Versión: 0 Fecha: Código: Página:

I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

1. Denominación del Cargo: Administración 2. Nivel: Directivo 3. Dependencia Jerárquica: Facultad de Ingeniería Industrial

II. FUNCIONES DEL CARGO

Atender solicitudes telefónicamente y personalmente y suministrar información a la comunidad y/o particulares.

Organizar, redactar, transcribir y presentar técnicamente la correspondencia, memorandos, circulares, oficios y demás documentos requeridos por la dependencia

Registrar en el sistema la información correspondiente a novedades académicas como: programación académica, programación de exámenes, modificaciones de matricula, listado de notas de estudiantes, exámenes de suficiencia, actas de consejo de Facultad, actas comité curricular, evaluación de docentes, cronograma y solicitudes de contratación docente

Apoyar la elaboración de documentos que tengan que ver con: carga y descarga académica de los docentes, cronograma de exámenes, concursos, comisiones de estudios etc.

Tramitar logísticamente apoyos necesarios para la realización de convocatorias de elecciones de representantes o jefes de departamento o programa, eventos y cursos de extensión.

Realizar reportes de novedades de horas laboradas por catedráticos y monitores durante un período determinado

Tramitar logísticamente la asignación de aulas de clase

Tramitar y atender los procesos disciplinarios de docentes y estudiantes.

Atender novedades académicas por fuera de los plazos.

Suministrar y controlar los insumos necesarios para el buen desempeño de los docentes y administradores de la Facultad.

Clasificar, numerar, radicar y archivar los documentos según su contenido

Seleccionar, clasificar y enviar a gestión de documentos el archivo.

Atender, dar información correcta y oportunamente a los estudiantes, profesores y comunidad en general

Mantener una comunicación efectiva y permanente con los compañeros y superiores.

Responder por los equipos y herramientas de trabajo a su cargo

Entregar y recibir información de manera oportuna

Asistir a reuniones convocadas

Revisar factura del teléfono directo del área

Actualizar la programación de la agenda del jefe y el directorio telefónico de las personas e instituciones que sean de interés

Instalación de Software especializados a equipos

Asignación del uso de los equipos a usuarios

Apoyo técnico y operativo a la Facultad y sus programas.

Apoyo administrativo y académico a la Facultad

Control del ingresos a los diferentes laboratorios

Actualización página Web de la Facultad

Administración del servidor de los laboratorios virtuales

Elaborado por:

Revisado por: Aprobado por:


Ing. Carlos Alberto Buriticá Decano


SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

PROCESO ACADÉMICO



1. Denominación del Cargo: Comité Curricular 2. Nivel: Directivo 3. Dependencia Jerárquica: Facultad de Ingeniería Industrial


Liderar procesos conducentes a determinar propósitos, lo mismo que los objetivos generales y específicos del programa de formación, acordes con las políticas curriculares institucionales. Presentar recomendaciones al Consejo de Facultad sobre la reestructuración, suspensión, cancelación y creación de programas Mantener permanentemente contacto con los demás Comités Curriculares y con el Comité Central del Currículo, con el fin de compartir experiencias, correlacionar, integrar, unificar y evaluar el programa curricular. Recomendar criterios y mecanismos para el monitoreo y autoevaluación permanente del programa académico y de su currículo. Presentar las propuestas de mejoramiento académico, acordes con el desarrollo de las disciplinas y profesiones al Consejo de Facultad, para su estudio y aprobación. Establecer comunicación permanente para el trabajo integrado con las demás dependencias de la Universidad que apoyan la formación académica y la innovación pedagógica. Trabajar en forma articulada con el Comité Institucional de Autoevaluación y Acreditación de la Universidad Recomendar las estrategias y espacios pertinentes para el desarrollo permanente del proceso de revisión y modernización curricular o el respectivo Consejo de Facultad. Organizar y coordinar el proceso curricular con las salas de profesores respectivos Recomendar programas de desarrollo docente para apoyar el desarrollo académico del programa.

Elaborado por:






PROCESO ACADÉMICO



1. Denominación del Cargo: Consejo de Facultad 2. Nivel: Directivo 3. Dependencia Jerárquica: Facultad de Ingeniería Industrial


Controlar el cumplimiento de los programas de docencia de pregrado y postgrado, de investigación y de extensión aprobados por el Consejo Académico.

Aprobar los reglamentos académicos de la Facultad en concordancia con las políticas del Consejo Académico.

Aplicar el reglamento estudiantil dentro de la respectiva dependencia, en lo que sea de su competencia

Aprobar o improbar el informe anual de gestión que le presente el respectivo decano

Resolver los problemas académicos que se presenten en la Facultad

Estudiar y proponer los planes de desarrollo de la respectiva Facultad ante el Consejo académico previamente presentados por el respectivo decano

Resolver en primera instancia sobre las evaluaciones del personal académico vinculado a la Facultad y tomar los correctivos a que hubiere lugar.

Proponer ante los organismos correspondientes las modificaciones de la estructura orgánica de la Facultad

Recomendar ante las instancias respectivas las comisiones de estudio y el otorgamiento de periodo sabático, títulos honoríficos y reconocimientos académicos.

Constituir los comités asesores de la facultad, siempre que no se afecte el presupuesto y la estructura orgánica

Darse su propio reglamento

Solicitar a los departamentos y programas los perfiles para definir los requisitos para proveer cargos docentes vacantes de la respectiva dependencia

Recomendar ante el Consejo Académico, mediante informe escrito y motivado, los proyectos de docencia, investigación, extensión e inversión o de cualquier orden que presenten los profesores a través de los directores de departamento.

Efectuar el seguimiento y evaluación a los planes de desarrollo de las hoy llamadas “escuelas” y departamentos.

Las demás que le señalen las disposiciones legales, estatutarias y reglamentarias (ARTICULO 29 DEL CAPITULO V)

Elaborado por:





SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

PROCESO ACADÉMICO



1. Denominación del Cargo: Decanatura 2. Nivel: Directivo 3. Dependencia Jerárquica: Facultad de Ingeniería Industrial


Cumplir y hacer cumplir en su dependencia las disposiciones de las autoridades académicas y administrativas de la Universidad

Certificar con su firma los actos que expida el respectivo Consejo de Facultad y autorizar los títulos y certificados relativos a su Facultad otorgados por la Universidad.

Presentar oportunamente a las autoridades competentes de acuerdo con el plan de Desarrollo un proyecto de presupuesto para su Facultad y un plan de actividades docente, investigativas y de extensión, que ha de desarrollarse en la dependencia a su cargo en el año siguiente. Administrar y ejecutar las partidas presupuestales que le hayan sido otorgadas

Presentar al Consejo de Facultad, para su aprobación, informe anual sobre su gestión.

Asignación de docentes a las respectivas asignaturas

Velar para que el personal docente y administrativo a su cargo cumpla sus funciones con puntualidad y eficiencia, ciñéndose a las normas legales y estatutarias y adoptando los correctivos necesarios.

Resolver las peticiones de los estudiantes y docentes, de conformidad con las normas vigentes.

Convocar a elecciones a profesores, estudiantes y egresados para que designen sus representantes en los Consejos de Facultad.

Presidir las ceremonias especiales de grado de la respectiva facultad.

Refrendar con su firma la nómina del personal docente, administrativo y de monitores a su cargo como prueba de cumplimiento de sus deberes.

Gestionar exámenes de suficiencia

Las demás que el señalen los estatutos y reglamento

Elaborado por:





MANUAL FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

PROCESO ACADÉMICO



1. Denominación del Cargo: Docencia 2. Nivel: Directivo 3. Dependencia Jerárquica: Facultad de Ingeniería Industrial


Presentación del plan de trabajo semestral

Preparación de clase

Asesoría alumnos

Orientar la clase

Preparación de evaluación

Calificación de la evaluación

Orientación curso dirigidos

Procesamiento de notas

Actividades de informes

Dirección de trabajo de grado o tesis

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Daniela Cano Zamora

Viviana Mesa Salazar Ing. Carlos Alberto Buriticá Decano



PROCESO ACADÉMICO


NO CONTROLADA


1. Denominación del Cargo: Comité de Investigación. 2. Nivel: Directivo 3. Dependencia Jerárquica: Facultad de Ingeniería Industrial


Estar en conocimiento de los objetivos, resultados y estados parciales de todos los proyectos en ejecución de su facultad.

Propiciar la presentación de proyectos que conlleven la integración de la universidad con el medio, de tal manera que ellos sirvan para la solución de problemas regionales.

Revisar los programas de pregrado y postgrado en relación con la formación en investigación y proponer al comité curricular del programa respectivo las reformas pertinentes.

En las convocatorias de estudiantes, una vez aprobado el respectivo proyecto por el consejo de facultad, el comité decidirá cuáles proyectos cumplen con las condiciones establecidas en la convocatoria en cuanto a su carácter investigativo, innovación o desarrollo tecnológico para su financiación y los priorizará con su respectivo puntaje. el decano los enviará al centro de investigaciones y extensión

Las demás que el Consejo de Facultad le sugiera.

Elaborado por:


Daniela Cano Zamora Ing. Carlos Alberto Buriticá Decano



PROCESO ACADÉMICO


NO CONTROLADA




PROCESO ACADÉMICO



MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

PROCESO ACADÉMICO



1. Denominación del Cargo: Sala de Profesores 2. Nivel: Directivo 3. Dependencia Jerárquica: Facultad de Ingeniería Industrial


Presentar recomendaciones al Consejo de Facultad sobre las necesidades de personal materiales y equipos del departamento o programa. Establecer el perfil profesional de los docentes que necesitan en los departamentos y programas para ser seleccionados mediante convocatoria. Presentar las propuestas de mejoramiento académico, acordes con el desarrollo de las disciplinas y profesiones al Consejo de Facultad, para su estudio y aprobación. Presentar propuestas de distribución de carga y descarga académica de los docentes de la Facultad. Asesorar y presentar propuestas académicas acordes con el Plan de Desarrollo de la Facultad. Reunirse periódicamente para estudiar las situaciones que se presenten en la Facultad, así como pronunciarse sobre los sucesos que puedan afectar directa o indirectamente a docentes y/o estudiantes.

Elaborado por:




Código:

Fecha:

Versión: 1

NOMBRE DEL PROCESO RESPONSABLE

OBJETIVO

COLDEPORTES

Secretaria municipal y

departamental

Reglamento estudiantil

PROVEEDORES ENTRADAS SALIDAS CLIENTES

INTERNOS

Solicitud de

directores y jurados

de trabajo de Grado

Acciones

preventivas

Planeación de programación

de semestre

Directores y jurados

de trabajo de grado

asignados

INTERNOS

Consejo de facultadSolicitud de

practicas Acciones correctivas

Planeación asignación de

directores y jurados de

proyectos de grado

programación del

semestre

Consejo de

Facultad

Representante Estudiantil

Numero de grupos y

estudiantes

matriculados

Planeación modificaciones al

pensum académicoEvaluación docente

Representante

Estudiantil

Registro y control

Académico

Formatos de

autoevaluación,

coevaluacion y

heteroevaluacion

planeación programación de

escenarios y recursos para el

semestre

Aprobación salidas

académicas

Registro y

Control

Académico

Comité Central de

Acreditación y

Autoevaluación

solicitud de

dirección para

reunión de área

planeación agenda de

actualización y mejoramiento

del programa

Modificaciones

Pensum Académico

Comité Central

de

Acreditación y

Autoevaluación

Comité Central de Currículo

Solicitudes por

parte de los

docentes

Actas de Reunión Programación del semestre Aprobación de cursos Comité Central

de Currículo

Otras facultadesSolicitud escrita de

salidas académicasAuditorias Internas

Asignación de directores y

jurados de Proyectos de gradoIntersemestrales

Proyecto

Antidesercion

Proyecto Antidesercion

Solicitud de

consejos

estudiantiles,

egresados, salas de

profesores y grupos

Evaluación DocenteDireccionamiento académico

de las asignaturas por Área

Aprobación de

Transferencias

Internas y/o Externas

Otras

Facultades

Solicitud

ARCOFADEC

Programación de Escenarios y

recursos del semestreEXTERNOS

EXTERNOSModificación de pensum

AcadémicoEgresados

Egresados

Agenda de actualización y

mejoramiento del programa

(jornadas curriculares y

pedagógicas)

Estudiantes de

reingreso

Direccionamiento del proyecto

educativo

Estudio de transferencias

internas y/o Externas

Aprobación de cursos

intersemestrales

Proyecto antidesercion

V

PROCESO DE ADMINISTRACION

P

H

Comité curricular

A

físico

Humano


FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Asesorar y acompañar la gestión del Decano y los directores de cada uno de los programas

DOCUMENTACION REQUERIDA RECURSOS NECESARIOS

Estatuto docente

Pensum Académico

Código:

Fecha:

Versión: 1

NOMBRE DEL

PROCESORESPONSABLE

OBJETIVO

Acuerdos del Consejo

superiorRecurso Humano

Presupuesto de Gastos Papelería

Contratos Hardware y Software

Cotizaciones Leyes Teléfono


Acciones correctivasPlaneación Gestión

administrativaAdquisición de bienes INTERNOS

INTERNOS Políticas de Calidad Acciones preventivas Planeación presupuestoAprobación de

proyectos

Rectoría y Consejo de

Facultad

Consejo de facultad Información Mejora Continua Planeación de compras Inversiones

Consejo superiorSolicitud de

servicios

Planificar estrategias de

mejoramiento

Informe de gestión y

desempeño de

docentes

Comunidad

Universitaria de la

Facultad

RectoríaProvisiones y

fondos especiales

Planeación de

capacitaciones

Comunidad universitaria

informada

Recursos HumanosDisposiciones

LegalesAuditorias internas Prestación de servicios


GraduadaPersonal administrativo

Manual de

FuncionesAuditorias contraloría

Manejo de proyectos de

operación comercial

Comunicados Externos

e internos

EXTERNOS Norma Quejas y Reclamos Presentación de InformesUso adecuado de los

equiposEXTERNOS

Estudiantes con

necesidad de

aprendizaje

Recursos

Presupuestales

Verificación del

desempeño de los

docentes

Estudio de costosEmpresas vinculadas

con la facultad

empresasObjetivos de

Calidad

verificar costos de

funcionamientoCapacitación y asesoría Programa de Pregrado

Padres de familiaDivulgación de la

InformaciónPadres de Familia

M.E.N

A P

V H

Administración




Resoluciones

Planear, ejecutar, controlar de manera eficiente y eficaz todos los procesos de la facultad, con el fin de conservar una educación con

calidad.


formatos

Reglamentos

Instalaciones de la facultad

Recursos financieros

Internet


Código:

Fecha:

Versión: 1

NOMBRE DEL

PROCESORESPONSABLE

OBJETIVO

Acuerdos del Consejo superior Recurso Humano



Cotizaciones Teléfono


INTERNOS

Necesidades de presupuesto

personal y materiales de los

programas y cursos de extensión.

Acciones correctivas Planeación Gestión administrativa

Comunidad

universitaria

Informada

INTERNOS

Consejo de facultad Acciones preventivas Planeación presupuesto

Rectoría y Consejo

Académico y de

Facultad

Sala de profesores Solicitud de servicios Mejora Continua

Programación de pruebas de

Suficiencia, cursos dirigidos, horarios

de clase y distribución de carga

académica.

Comité Curricular Planeación de informes y eventosComunicados

Internos y Externos

Comunidad Universitaria

de la Facultad

Consejo superior Disposiciones Legales Planeación de reuniones

Rectoría

Verificación y seguimiento

de la programación

académica

Presentación del plan de trabajo

semestralPersonal administrativo

Recursos HumanosNecesidades de convenios y

marco legalDisponibilidad presupuestal Promoción y divulgación de información

Ejecución de la

Programación para

el Periodo

académico

Quejas y Reclamos Matricula financiera y académica EXTERNOS

EXTERNOSinformación de los consejos

académico, superior y de facultadAuditorias internas Nombramiento de docentes.

Empresas vinculadas

con la facultad

Estudiantes con

necesidad de

aprendizaje

Auditorias contraloría Preparación y ejecución de claseUso adecuado de

los equipos

Empresas

Documentación de todo tipo,

pertinentes tanto en los procesos

administrativos como académicos

Verificación del desempeño

de los docentesAsesoría de estudiantes Padres de Familia

Padres de familiaverificar costos de

funcionamientoDirigir proyectos de Grado

Orientar cursos dirigidos

Procesar notas Empresas

A P

V H

Docencia




Resoluciones

Leyes

Trasmitir el conocimiento promoviendo el pensamiento critico, analítico, innovador, emprendedor, creador, y potencializarlo con el fin de lograr profesionales con

calidad


formatos

Reglamentos



Internet


Código:

Fecha:

Versión: 1

NOMBRE DEL PROCESO RESPONSABLE

OBJETIVO

Acuerdos del Consejo superior Recurso Humano



Cotizaciones Teléfono


INTERNOS

Necesidades de presupuesto

personal y materiales de los

programas y cursos de

extensión.

Acciones correctivasPlaneación Gestión

administrativa


InformadaINTERNOS

Consejo de facultad Acciones preventivas Planeación presupuesto

Rectoría y Consejo

Académico y de

Facultad

Comité de investigación Solicitud de serviciosProgramación del periodo

Académico

Comité de postgrado Planeación de eventosComunicados Internos y

Externos

Comunidad Universitaria

de la Facultad

Consejo superior Disposiciones Legales Planeación de reuniones

RectoríaVerificación y seguimiento de

la programación académica

Promoción y divulgación de

informaciónPersonal administrativo

Recursos HumanosNecesidades de convenios y

marco legalDisponibilidad presupuestal

Inscripciones, selección y

admisión de los aspirantes.

Ejecución de la

Programación para el

Periodo académico

Quejas y ReclamosMatricula financiera y

académicaEXTERNOS

EXTERNOS

información de los consejos

académico, superior y de

facultad

Auditorias internas Nombramiento de docentes.Empresas vinculadas

con la facultad

Estudiantes con necesidad de

aprendizajeAuditorias contraloría

Pago a monitores, profesores

y administrativos.

Uso adecuado de los

equipos

empresas

Documentación de todo tipo,

pertinentes tanto en los

procesos administrativos como

académicos

Verificación del desempeño

de los docentes

Compra, mantenimiento y

reparación de equipos.Padres de Familia

Padres de familiaverificar costos de

funcionamiento

Evaluación y sustentación de

trabajos de grado

Gestión de documentos Empresas

V H


A P




Internet


formatos

Reglamentos

Resoluciones

Leyes

Ofrecer cursos y programas de aprendizaje que amplíen los conocimientos adquiridos durante el pregrado

Extensión



Código:

Fecha:

Versión: 1

NOMBRE DEL

PROCESORESPONSABLE

OBJETIVO

Solicitudes de Apoyo Recurso Humano

Proyectos y presupuestos Papelería

Actas Hardware y Software

Convenios Teléfono


Inscripción de proyectos

para financiación

externa

Acciones correctivasPresupuesto para el siguiente

Periodo

Proyectos de investigación

en desarrollo y/o terminadosINTERNOS

INTERNOS Acciones preventivas Planeación de eventos

Grupos de investigación

reconocidos por la

comunidad universitaria y/o

registrada en Colciencias

Grupos de

Investigación

Grupos de Investigación

de la facultad

información sobre

grupos de Investigación

Planeación de programas de

investigación

Políticas, reglamentos,

administración e información

de proyectos de

investigación institucional

Estudiantes Estudiantes

profesoresNecesidades de

Asesoría y capacitación

Auditorias internasControl y seguimiento de los

proyectos de investigaciónDocentes

Proyectos y/o

actividades de

innovación tecnológica

disponibilidad

presupuestal

Preparación de eventos de carácter

investigativo

EXTERNOS Quejas y Reclamos

Coordinación de trámites ante el

Centro de Investigación, Extensión y

Colciencias

EXTERNOS

Empresas vinculadas

con la universidadControl Interno Desarrollo de la investigación

Visitantes a la

Universidad

ColcienciasAdministración y fomento de la

investigación institucional

Entidades de fomentoPromoción y fortalecimiento del

desarrollo e innovación tecnológicaColciencias

Presentación ejecución y

seguimiento de los proyectos de

investigación

Evaluación de los proyectosEntidades de

Fomento

Proyectos de investigación

financiados institucionalmenteM.E.N

A P

V H


Investigación



Internet



Formatos de convocatoria

Modulo del Curso

Promover la aplicación del conocimiento adquirido durante la formación académica para lograr resultados creativos e innovadores


Solicitud de Practicante

reglamento vigente


Código:

Fecha:

Versión: 1

NOMBRE DEL

PROCESORESPONSABLE

OBJETIVO

Formatos de solicitud

de servicioRecurso Humano

Recibos de caja Papelería

Oficios y memorandosHardware y

Software

Teléfono


Acciones

correctivas

Planeación de los horarios

de prestamos con el monitor

respectivo

Atención Adecuada INTERNOS

INTERNOSMateriales, equipos

y servicios

Acciones

preventivas

Estudiantes de

programa de

Ingeniería Industrial

Dependencias de la

UniversidadMejora Continua Planeación financiera

Desarrollo de las

actividades de los

laboratorios

solicitud de

servicios

Comunidad

universitaria

Docentes de

programa de

Ingeniería Industrial

InformaciónVerificar el estado

de los equipos

Gestión Administrativa para

la adquisición de equipos

Prestación de

servicios a la

comunidad

Universitaria

Contratación de personal de

apoyo

EXTERNOS Información

Mantenimiento o solicitud de

reparación de equipos de

laboratorio

Uso adecuado de

los equiposEXTERNOS

Proveedores

Asesoría a los estudiantes

por parte del personal de

apoyo

Visitantes a la

Universidad

Control internoEquipos obsoletos o en mal

estado que deben eliminarse

A P

V H

Laboratorio




Plegable de información

Generar espacios con los medios necesarios para realizar investigaciones, experimentos, practicas, con el propósito de

reforzar la conceptos teóricos.


Ordenes de compra

Informes



Internet


Código:

Fecha:

PROCESO Versión:

Error de reporte de horas

laborales

Sobrante o faltante en la

cantidad de horas que se

debe pagar a el colaborador

Descuido de ingreso de

horas

Ajustes en nomina, reclamos

por parte del colaboradorCuidado en la digitación 3 3 3 Operativo

Zona de riesgo

AltaPrevenir

Revisar la información digitada

antes del envío

Auxiliar

administrativaMensual

Número de errores/

documentos enviados

Solicitud de insumos

innecesarios

Solicitar insumos que ya

hacen parte del inventario o

que no se van a utilizar.

Pedido incorrecto de

insumosPérdida de presupuesto

Siempre se usan los

insumos solicitados2 3 2 Operativo

Zona de riesgo

ModeradaEvitar

Elaborar un registro de insumos

para uso administrativo

Auxiliar


Insumos utilizados/

insumos solicitados

Hurto de insumos Pérdida por robo de insumos

Descuido de inventario,

ingreso de personal

ajeno a las instalaciones.

Pérdida de presupuestoVigilancia por parte de la

Secretaria y su asistente3 3 3 Operativo

Zona de riesgo

AltaEvitar Instalar cámara de seguridad

Auxiliar


Número de insumos

totales- (numero de

insumos utilizados+

numero de insumos en

inventario)/numero de

insumos totales

Deterioro de insumosDesgaste de insumos por

descuido o falta de usoDescuido de inventario, Pérdida de presupuesto

La mayoría de insumos

son utilizados2 3 2 Operativo

Zona de riesgo

ModeradaEvitar

Realizar revisiones periódicas del

estado de los insumos

Auxiliar


Número de insumos

perdidos/numero de

insumos totales

Instalación de software

ilegal

Instalación de software sin

licencia

Falta de presupuesto

para adquirir licencias de

software, abuso del

usuario.

Generación de multas

El sistema no permite que

se instalen software

ilegales, no permite la

instalación de programas

1 3 4 LegalZona de riesgo

ExtremaEliminar

Revisar que el sistema este

bloqueando la instalación de

software sin licencia.

Jefe de Laboratorio Mensual No hay indicador

Uso de software con

licencia vencida

Software que requiere

renovar licencia

Falta de presupuesto

para adquirir licencias de

software, abuso del

usuario.


La empresa proveedora

de software envía señales

de alerta para que se

tenga en cuenta la

actualización de la

licencia


ExtremaEvitar

Revisar la caducidad del software

instaladoJefe de Laboratorio Mensual

Software vencidos/

software instalados


GESTIÓN DE RIESGO

ADMINISTRACIÓN

RIESGO CAUSAS CONSECUENCIASCONTROLES

EXISTENTESDESCRIPCION PROBABILIDAD IMPACTO


OPCIONES DE

MANEJOPOLITICAS DE ADMINISTRACIÓN RESPONSABLE CRONOGRAMA INDICADOR

OBJETIVO

Planear, ejecutar, controlar de manera eficiente y eficaz todos los

procesos de la facultad, con el fin de conservar una educación

con calidad.

TIPO DE RIESGOEVALUACION DE

RIESGO

CALIFICACION DEL

CONTROL

Iluminación deficiente Daño de iluminarias , falta de

iluminación natural

Ubicación Inadecuada de

las luminarias con

respecto al puesto de

trabajo, daño de

luminarias, superficies

que reflejan la luz.

Disminución de la percepción

visual, fatiga visual, cefalea

Mantenimiento de

lámparas3 3 3 Operativo

Zona de riesgo

AltaReducir

Revisar periódicamente el estado

de las lámparasMantenimiento Trimestral

Número de iluminarias

deficientes/ numero total

de iluminarias

Exposición prolongada a

radiaciones no

ionizantes.

Radiación emitida por la

pantalla del monitor del

computador.

Emisión de rayo no

ionizantesResequedad de conjuntivas No hay control 5 4 4 Operativo

Zona de riesgo

ExtremaReducir

Dotar a los funcionarios lentes

protectores especializados para

pantallas de computador y

verificar que se usen

adecuadamente

COPASO Semestral

Número de funcionarios

que usan los lentes/

numero de funcionarios

que se le entregan los

lentes

Adquirir una enfermedad

por postura inadecuado

en el puesto de trabajo.

Posición del cuerpo

inadecuada al sentarse en su

puesto de trabajo.

Sillas no aptas para un

trabajo de oficina e

inexistencia de descansa

pies.

Tensión cervical, dorsalgia,

lumbalgía, lordosis, trastornos

de circulación, síndrome del

túnel carpiano ,tendinitis.

Intervención y revisión de

COPASO3 4 4 Operativo

Zona de riesgo

ExtremaReducir

Realizar análisis de postura y

condiciones de puesto de trabajo

de cada funcionario y dotar de

elementos necesarios .

COPASO Semestral


en condiciones

adecuadas de trabajo/


totales

Implementar un programa de

pausas activas

Dos veces por

semana

Realizar estudio de Cargas

LaboralesAnual

Impedimento para una

evacuación de

emergencia

En caso de una evacuación

de emergencia, se restringe

la salida por obstáculos

presentados por la

inadecuada distribución del

espacio.

Inadecuada distribución

del espacio

Tropezones, caídas,

atascamientos, golpes por

choques con equipos,

escritorios, maquinas, etc.

Infraestructura antisísmica 1 3 4 OperativoZona de riesgo

ExtremaReducir

Revisar de cada puesto de trabajo

y ordenar los elementos que

estén obstaculizando las vías

COPASO Anual

Oficinas reinstaladas/

numero de oficinas de la

facultad

Incendios Ocurrencia de fuego no

controlada

Inadecuado

mantenimiento de

equipos eléctricos.

Muerte, lesiones graves por

quemaduras, daños

materiales, indemnizaciones,

multas .

Protecciones eléctricas 1 3 5 OperativoZona de riesgo

ExtremaReducir

Revisar los elementos contra

incendios instalados en la

facultad, dotar elementos que

hacen falta

COPASO Anual

Número de elementos

revisados/Numero total

elementos existentes


infectocontagiosa,

reacciones alérgicas o

intoxicaciones.

Desequilibrio del estado

físico.

Acumulación de basuras

o circunstancias

naturales

Gripe, infecciones, reacciones

alérgicas .No hay control 5 4 4 Operativo

Zona de riesgo

ExtremaReducir

Realizar campañas de

seguimiento de salud a los

funcionarios, instalar elementos

de protección antibacterial

COPASO 2 Años


que asisten al

programa/ numero de

funcionarios


con reducción de

enfermedad psicológica/


potenciales

No hay control 5 4 4 OperativoDesequilibrio del estado

mental y físico.


psicológica

Zona de riesgo

ExtremaReducir COPASO

Ansiedad, depresión, infarto

agudo de miocardio, urgencia

cardiovascular, lumbalgias.

Trabajo bajo presión,

mala comunicación

interna, insuficiente

remuneración, exceso de

trabajo, múltiples tareas y

responsabilidades,

agresión verbal, acoso

moral.

Consumo excesivo o

innecesario de energía

eléctrica

Lámparas encendidas

cuando el aula de clase,

oficinas de los docentes no

esta en uso, pantalla de

computadores encendida sin

uso

Descuido por parte de

usuarios de las

instalaciones, falta de

supervisión del personal

encargado

Sobreexplotación de recursos

renovables( sol, aire, agua)

Campañas de

concientización, existencia

de sensores eléctricos

4 4 3 OperativoZona de riesgo

AltaEvitar

Conformar un comité ambiental

por directivos, docentes y

estudiantes para fortalecer las

campañas reguladoras del uso

excesivo de la energía eléctrica

Comité ambiental Anual

Promedio de energía

eléctrica consumida al

año / promedio histórico

del consumo de los

últimos años

Consumo excesivo de

agua en toda la

instalación, fuga de agua

Salida o escape de agua por

abertura provocada

accidentalmente o descuido.

Descuido por parte del

usuario. Falta de

mantenimiento,

inadecuada instalación

de grifos.

Escases del recurso renovable Temporizadores de agua 4 4 3 OperativoZona de riesgo

AltaEvitar

Fortalecer las campañas por

medio del comité ambiental

realizando publicidad que ayude

a crear conciencia de cuidado del

agua


Promedio de consumo

de agua año / promedio

histórico del consumo

de agua de los últimos

años

Uso indiscriminado de

papel.

Impresiones por un solo lado

de la hoja

Desperdicio de recursos

naturales y contaminación

ambiental.

No hay control 4 4 3 OperativoZona de riesgo

AltaEvitar

Registro de impresión, establecer

limites de impresión por docente

según el área que le corresponda

Comité ambiental Semestral

Número de impresiones/

numero de impresiones

permitidas

No se recicla papel

Arrojar el papel en un

recipiente que no es

adecuado para el reciclaje.

Aumento de basuras

Se realiza reciclaje por

medio de campañas,

concursos.


AltaEvitar

Crear programa de reciclaje,

charlas, carteles, capacitaciónComité ambiental Semestral

Cantidad de hojas

recicladas/semestre

Uso indiscriminado e

inadecuado de tintas de

impresora

Impresión de documentos

innecesarios

Falta de información de

uso de residuosNo hay control 4 4 3 Operativo

Zona de riesgo

AltaEvitar





Número de impresiones/


permitidas

Disposición final

inadecuado de los

residuos de tinta y los

cartuchos

Arrojar los residuos a

recipientes no adecuados

Uso de cartuchos

desechables, no hay

programas de reciclaje de

cartuchos de impresora.

Entrega a almacén 2 4 2 OperativoZona de riesgo

AltaReducir

Informar acerca del reciclaje de

cartuchosComité ambiental Semestral

Número de cartuchos

reciclados/semestre

Disposición final

inadecuado de los

equipos e insumos en

etapa de desecho.

Los residuos electrónicos con

tienen un alto grado de

elementos tóxicos (plomo,

arsénico, mercurio, cobre,

cromo) por lo que

representan grandes riesgos

al ambiente

Información inadecuada

acerca de los desechos

,insumos y dispositivos

eléctricos.

Emisiones a la atmósfera de

elementos tóxicos,

desequilibrio de los

ecosistemas


AltaReducir

Brindar información acerca de los

desechos ,insumos y dispositivos

eléctricos, crear programa de

reutilización de elementos.



informados/numero de

funcionarios

No hay programas para

reducir, reciclar y

reutilizar el papel,

inexistencia de

estrategias de

concientización del uso

adecuado del papel

Daño progresivo del medio

ambiente, uso de recursos no

renovables ( petróleo), uso

indiscriminado de recursos

renovables( agua ) y de

energía, contaminación del

agua.

Código:

Fecha:

PROCESO Versión:

Información incompleta en los

estados de cuenta

Información que no ha sido registrada

oportunamenteError de digitación

Imposibilidad de análisis de cuentas,

inconsistencias en la información financieraCada funcionario hace su control 3 4 3 Operativo Zona de riesgo Alta evitar

Revisar por parte de cada

funcionario la información digitada

antes del envió

auxiliar administrativo semanal

Estados de cuenta

incompletos/estados de cuenta

total

Pérdida de oportunidad de

descuentos

Se pierde el beneficio de descuento por

pronto pago debido a demora en

trámites

Demora en tramites Posterga pagos y giros, sobre costosVisto bueno del Decano y consejo de

facultad2 2 2 Operativo Zona de riesgo baja evitar

Revisar con anticipación los trámites

a realizar

Decano/ consejo de

facultadsemestral Descuentos perdidos/compra total

Rechazo de financiación No se acepta el monto de presupuesto

establecidoInformación incompleta Cancelación de proyecto

Guía para elaboración de cada

proyecto3 4 4 Operativo

Zona de riesgo

Extremaevitar

Actualizar frecuentemente la guía

de proyectos establecidaauxiliar administrativo semestral

Financiaciones rechazadas/

financiación solicitada

Subutilización de recursos

financieros Manejo inadecuado de recursos Uso desmedido de recursos Generación de sobrecostos

Control interno por el ordenador del

gasto y la decanatura2 3 4 Operativo

Zona de riesgo

Extremareducir

Diligenciar un formato donde registre

los recursos a utilizar , hoja de vida

del recurso.

auxiliar administrativoCada vez que se realice

un proyecto

Aumento de

presupuesto/presupuesto inicial

Incremento en el presupuesto inicial

planeadoSobrecostos Planeación incorrecta del proyecto Pérdidas

Control interno por la decanatura y el

consejo de facultad2 3 4 Operativo

Zona de riesgo

Extremaevitar

Justificar por medio de un formato el

dinero invertido y gastado de

acuerdo al presupuesto inicial

auxiliar administrativo semestralAumento de

presupuesto/presupuesto inicial

Productos que no cumplan con la

expectativa inicial

No se obtiene el producto final

planeado.Desarrollo inadecuado del proyecto Generación de sobrecostos

Control interno por el ordenador del

gasto, la decanatura y consejo de

facultad

1 1 4 Operativo Zona de riesgo Alta evitarRevisión periódica de la evolución

del proyecto

Decano/ consejo de

facultadsemestral

Productos que no

cumplen/productos totales

No hay desembolso de dineroEl patrocinador no desembolsa los

dinerosPolíticas de los patrocinadores Cancelación del proyecto No iniciar proyecto sin recibir dinero 3 3 4 Operativo

Zona de riesgo

Extremaasumir

No iniciar proyectos sin el

desembolso de dinero

Decano/ consejo de

facultadsemestral

Proyectos sin iniciar/proyectos

totales

Iluminación deficiente

La ubicación de luminarias como factor

de dificultad en la visibilidad , la

reflexión sobre la superficie de

trabajo coincide con el ángulo de visión

de la persona.

Ubicación Inadecuada de las

luminarias con respecto al puesto

de trabajo, daño de luminarias,

superficies que reflejan la luz.

Disminución de la percepción visual, fatiga

visual, cefaleaMantenimiento de la luz artificial 3 3 3 Operativo Zona de riesgo Alta Reducir

Revisar periódicamente el estado de

las lámparasMantenimiento Trimestral

Número de iluminarias deficientes/

numero total de iluminarias


radiaciones no ionizantes.

Radiación emitida por la pantalla del

monitor del computador.Emisión de rayo no ionizantes Resequedad de conjuntivas No hay control 4 4 4 Operativo

Zona de riesgo

ExtremaReducir



pantallas de computador y verificar

que se usen adecuadamente

COPASO Semestral

Número de funcionarios que usan

los lentes/ numero de funcionarios

que se le entregan los lentes

Adquirir una enfermedad por

postura inadecuado en el puesto de

trabajo.

Posición del cuerpo inadecuada al

sentarse en su puesto de trabajo.

Sillas no aptas para un trabajo de

oficina e inexistencia de descansa

pies.

Tensión cervical,dorsalgía,lumbalgía,lordosis,

trastornos de circulación, síndrome del túnel

carpiano, tendinitis.

Intervención y revisión de COPASO 3 4 4 OperativoZona de riesgo

ExtremaReducir


condiciones de puesto de trabajo de

cada funcionario y dotar de


COPASO semestral

Número de funcionarios en

condiciones adecuadas de trabajo/

numero de funcionarios totales

pausas activas Dos veces por semana

implementar un programa de salud

mentalanual


psicológica.Desequilibrio del estado mental.

Trabajo bajo presión, mala

comunicación interna, insuficiente

remuneración, exceso de trabajo,

múltiples tareas y

responsabilidades, agresión verbal,

acoso moral.

Reducir COPASO

Ansiedad, depresión, infarto agudo de

miocardio, urgencia cardiovascular,

lumbalgias.


Extrema

INDICADOR


EVALUACION DE

RIESGO

CALIFICACION DEL

CONTROL

Número de funcionarios con

reducción de enfermedad

psicológica/ numero de

funcionarios potenciales

RIESGO DESCRIPCION CONSECUENCIAS CONTROLES EXISTENTESCAUSAS


OBJETIVO

Promover la aplicación del conocimiento adquirido

durante la formación académica para lograr resultados

creativos e innovadores GESTIÓN DE RIESGO

INVESTIGACIÓN

TIPO DE

RIESGOPOLITICAS DE ADMINISTRACION RESPONSABLE CRONOGRAMA

OPCIONES DE

MANEJOPROBABILIDAD IMPACTO

Impedimento para una evacuación

de emergencia

En caso de una evacuación de

emergencia, se restringe la salida por

obstáculos presentados por la

inadecuada distribución del espacio.

Inadecuada distribución del

espacio

Tropezones, caídas, atascamientos, golpes

por choques con equipos, escritorios,

maquinas, etc.


ExtremaReducir

Revisar de cada puesto de trabajo y

ordenar los elementos que estén

obstaculizando las vías

COPASO AnualOficinas reinstaladas/ numero de

oficinas de la facultad

Incendios Ocurrencia de fuego no controlada Inadecuado mantenimiento de


Muerte, lesiones graves por quemaduras,

daños materiales, indemnizaciones, multas .Protecciones eléctricas 1 3 5 Operativo

Zona de riesgo

ExtremaReducir


incendios instalados en la facultad,

dotar elementos que hacen falta

COPASO Anual


revisados/Numero total elementos

existentes


infectocontagiosa, reacciones

alérgicas o intoxicaciones.

Desequilibrio del estado físico.Acumulación de basuras o

circunstancias naturalesGripe,infecciones,reacciones alérgicas . No hay control 4 4 4 Operativo

Zona de riesgo

ExtremaReducir

Realizar campañas de seguimiento

de salud a los funcionarios, instalar

elementos de protección

antibacterial

COPASO 2 Años

Número de funcionarios que

asisten al programa/ numero de

funcionarios

Consumo excesivo o innecesario de

energía eléctrica

Lámparas encendidas cuando el aula

de clase, oficinas de los docentes no

esta en uso, pantalla de computadores

encendida sin uso

Descuido por parte de usuarios de

las instalaciones, falta de

supervisión del personal encargado

Sobreexplotación de recursos renovables(

sol, aire, agua)Campañas de concientización 4 4 3 Operativo Zona de riesgo Alta Evitar

Conformar un comité ambiental por

directivos, docentes y estudiantes

para fortalecer las campañas

reguladoras del uso excesivo de la

energía eléctrica


Promedio de energía eléctrica

consumida al año / promedio

histórico del consumo de los

últimos años

Consumo excesivo de agua en toda

la instalación, fuga de agua

Salida o escape de agua por abertura

provocada accidentalmente o descuido.

Descuido por parte del usuario.

Falta de mantenimiento,

inadecuada instalación de grifos.

Escases del recurso renovable Temporizadores de agua 4 4 3 Operativo Zona de riesgo Alta Evitar

Fortalecer las campañas por medio

del comité ambiental realizando

publicidad que ayude a crear

conciencia de cuidado del agua


Promedio de consumo de agua

año / promedio histórico del

consumo de agua de los últimos

años

Uso indiscriminado de papel. Impresiones por un solo lado de la hojaDesperdicio de recursos naturales y

contaminación ambiental.No hay control 4 4 3 Operativo Zona de riesgo Alta Evitar




Comité ambiental semestralNúmero de impresiones/ numero

de impresiones permitidas

No se recicla papelArrojar el papel en un recipiente que no

es adecuado para el reciclaje.Aumento de basuras

Se realiza reciclaje por medio de

campañas, concursos.4 4 3 Operativo Zona de riesgo Alta Evitar

crear programa de reciclaje, charlas,

carteles, capacitaciónComité ambiental semestral

Cantidad de hojas

recicladas/semestre

Uso indiscriminado e inadecuado de

tintas de impresoraImpresión de documentos innecesarios

Falta de información de uso de

residuosNo hay control 4 4 3 Operativo Zona de riesgo Alta Evitar




Comité ambiental semestralNúmero de impresiones/ numero

de impresiones permitidas

Disposición final inadecuado de los

residuos de tinta y los cartuchos

Arrojar los residuos a recipientes no

adecuados

Uso de cartuchos desechables, no

hay programas de reciclaje de


Entrega a almacén 2 4 2 Operativo Zona de riesgo Alta Reducirinformar acerca del reciclaje de

cartuchosComité ambiental semestral


reciclados/semestre

Disposición final inadecuado de los

equipos e insumos en etapa de

desecho.

Los residuos electrónicos contienen un

alto grado de elementos tóxicos (plomo,

arsénico, mercurio, cobre, cromo) por lo

que representan grandes riesgos al

ambiente

Información inadecuada acerca de

los desechos ,insumos y

dispositivos eléctricos.

Emisiones a la atmósfera de elementos

tóxicos, desequilibrio de los ecosistemasEntrega a almacén 1 3 4 Operativo Zona de riesgo Alta Reducir





Comité ambiental semestralNúmero de funcionarios

informados/numero de funcionarios

No hay programas para reducir,

reciclar y reutilizar el papel,

inexistencia de estregáis de

concientización del uso adecuado

del papel

Daño progresivo del medio ambiente, uso de

recursos no renovables ( petróleo), uso

indiscriminado de recursos renovables( agua

) y de energía, contaminación del agua.

Código:

Fecha:

PROCESO Versión:

Fallas posteriores al

mantenimiento/

mantenimiento correctivo

Error en la planeación del

mantenimiento de equipos

Contratación de personal

no capacitado falta de

mantenimiento preventivo

Generación de

sobrecostos

La universidad contrata

personal 100% capacitado y

especializado para realizar el

mantenimiento de los equipos

1 1 2 Operativo Zona de riesgo Baja EvitarRevisar frecuentemente los

equiposJefe de Laboratorio Semestral

Número de equipos

revisados / equipos

totales

Uso de software con

licencia vencida

Software que requiere renovar

licencia

Falta de presupuesto para

adquirir licencias de

software, abuso del

usuario.


La empresa proveedora de

software envía señales de

alerta para que se tenga en

cuenta la actualización de la

licencia


ExtremaEvitar

Revisar la caducidad del

software instaladoJefe de Laboratorio Mensual

Software vencidos/

software instalados

Instalación de software sin

licencia

Falta de presupuesto para

adquirir licencias de software,

abuso del usuario.


El sistema no permite que

se instalen software

ilegales, no permite la

instalación de programas

La empresa proveedora de

software envía señales de

alerta para que se tenga en

cuenta la actualización de la

licencia


ExtremaEliminar

Revisar que el sistema este

bloqueando la instalación

de software sin licencia.

Jefe de Laboratorio Mensual No hay indicador

Pérdida parcial de equipos Daño del equipo Usuario no capacitadoGeneración de

sobrecostosNo hay control 5 3 3 Operativo Zona de riesgo Alta Evitar

Realizar capacitaciones de

uso adecuado de los

equipos

Jefe de Laboratorio Anual

Número de equipos

dañados/ Equipos

totales


La ubicación de luminarias

como factor de dificultad en la

visibilidad , la reflexión sobre la

superficie de

trabajo coincide con el ángulo

de visión de la persona.


las luminarias con


trabajo, daño de


que reflejan la luz, luz

natural deficiente.

Disminución de la

percepción visual, fatiga

visual, cefalea

Tienen buena iluminación

artificial3 3 3 Operativo Zona de riesgo Alta Reducir

Revisar periódicamente el

estado de las lámparasMantenimiento Trimestral


deficientes/ numero

total de iluminarias

Emisión de rayo no

ionizantes



computador.

Emisión de rayo no

ionizantes

Resequedad de

conjuntivasNo hay control 5 4 4 Operativo

Zona de riesgo

ExtremaReducir

Dotar a los funcionarios

lentes protectores

especializados para



adecuadamente

COPASO Semestral

Número de

funcionarios que usan

los lentes/ numero de

funcionarios que se le

entregan los lentes

Generar espacios con los medios necesarios para realizar

investigaciones, experimentos, practicas, con el propósito de

reforzar la conceptos teóricos. GESTIÓN DE RIESGO

LABORATORIO

RIESGO DESCRIPCION CONSECUENCIAS CONTROLES EXISTENTESCAUSAS PROBABILIDAD IMPACTO


OBJETIVO

POLITICAS DE

ADMINISTRACION


TIPO DE

RIESGO

EVALUACION DE

RIESGO

OPCIONES

DE MANEJORESPONSABLE CRONOGRAMA INDICADOR

CALIFICACION DEL

CONTROL


por postura inadecuado en

el puesto de trabajo.

Adquirir una enfermedad por

postura inadecuado en el

puesto de trabajo.




pies.

Tensión

cervical,dorsalgía,lumbalgí

a,lordosis, trastornos de

circulación, síndrome del

túnel carpiano, tendinitis.

Poseen sillas cómodas 2 4 4 OperativoZona de riesgo

ExtremaReducir

Realizar análisis de

postura y condiciones de

puesto de trabajo de cada

funcionario y dotar de


COPASO Semestral

Número de

funcionarios en

condiciones


numero de

funcionarios totales

implementar un programa

de pausas activas

Dos veces por

semana

Realizar estudio de Cargas

LaboralesAnual


evacuación de emergencia


emergencia, se restringe la

salida por obstáculos

presentados por la inadecuada

distribución del espacio.


del espacio






ExtremaReducir

Revisar de cada puesto de

trabajo y ordenar los

elementos que estén


COPASO Anual


numero de oficinas de

la facultad


controlada

Inadecuado

mantenimiento de equipos

eléctricos y ausencia de


contra incendios.

Muerte, lesiones graves

por quemaduras, daños

materiales,

indemnizaciones, multas .

Cuentan con dos extintores 1 3 5 OperativoZona de riesgo

ExtremaReducir

Revisar los elementos

contra incendios instalados

en la facultad, dotar

elementos que hacen falta

COPASO Anual


revisados/Numero

total elementos

existentes


infectocontagiosa,


intoxicaciones.

Desequilibrio del estado físico.Acumulación de basuras

o circunstancias naturales

Gripe,infecciones,reaccion

es alérgicas .No hay control 5 4 4 Operativo

Zona de riesgo

ExtremaReducir



funcionarios, instalar


antibacterial

COPASO 2 Años

Número de

funcionarios que

asisten al programa/

numero de

funcionarios

Consumo excesivo o


eléctrica

Lámparas encendidas cuando

el aula de clase, oficinas de los

docentes no esta en uso,

pantalla de computadores

encendida sin uso


usuarios de las



encargado

Sobreexplotación de

recursos renovables( sol,

aire, agua)

Todas las lámparas se apagan

cuando no están en uso, el

computador se apaga solo si

no esta en uso

2 4 3 Operativo Zona de riesgo Alta Evitar

Conformar un comité

ambiental por directivos,

docentes y estudiantes

para fortalecer las

campañas reguladoras del

uso excesivo de la energía

eléctrica




año / promedio


de los últimos años


papel.


de la hoja



ambiental.

Impresión por ambas caras de

la hoja, envío de algunos

documentos por medio

magnético.


Registro de impresión,

establecer limites de

impresión por docente

según el área que le

corresponda


Número de

impresiones/ numero

de impresiones

permitidas

No se recicla papel

Arrojar el papel en un recipiente

que no es adecuado para el

reciclaje.

Aumento de basuras Reciclaje informal 2 4 3 Operativo Zona de riesgo Alta Evitar

crear programa de

reciclaje, charlas, carteles,

capacitación

Comité ambiental SemestralCantidad de hojas

recicladas/semestre



impresora


innecesarios


uso de residuosImpresión de pocas hojas al día 2 4 3 Operativo Zona de riesgo Alta Evitar





corresponda


Número de

impresiones/ numero

de impresiones

permitidas


reducir, reciclar y


inexistencia de

estrategias de


adecuado del papel


ambiente, uso de recursos

no renovables ( petróleo),

uso indiscriminado de

recursos renovables( agua

) y de energía,

contaminación del agua.



Número de

funcionarios con

reducción de

enfermedad

psicológica/ numero

de funcionarios

potenciales


psicológica

Desequilibrio del estado mental

y físico.


mala comunicación



trabajo, múltiples tareas y

responsabilidades,


moral.

Ansiedad, depresión,

infarto agudo de

miocardio, urgencia

cardiovascular, lumbagos.

No hay control

Disposición final

inadecuado de los


cartuchos



Uso de cartuchos

desechables, no hay



los cartuchos los recolecta

soporte técnico ellos se

encargan de cambiarlo y dar la

disposición final al que ya no

sirve.

1 4 2 Operativo Zona de riesgo Alta Reducirinformar acerca del

reciclaje de cartuchosComité ambiental Semestral


reciclados/semestre

Disposición final

inadecuado de los equipos

e insumos en etapa de

desecho.

Los residuos electrónicos contie

nen un alto grado de elementos

tóxicos (plomo, arsénico,

mercurio, cobre, cromo) por lo

que representan grandes

riesgos al ambiente




eléctricos.

Emisiones a la atmósfera

de elementos tóxicos,


ecosistemas

los cartuchos los recolecta

soporte técnico ellos se

encargan de cambiarlo y dar la

disposición final al que ya no

sirve.

1 3 4 Operativo Zona de riesgo Alta Reducir

Brindar información acerca

de los desechos ,insumos y

dispositivos eléctricos,

crear programa de



Número de

funcionarios


funcionarios






) y de energía,


Código:

Fecha:

PROCESO Versión:

RIESGO DESCRIPCION CAUSAS CONSECUENCIASCALIFICACION DEL

CONTROLIMPACTO

Solicitar recursos

innecesarios

Solicitud de marcadores, resmas de papel,

entre otros recursos que no van a utilizar en

su labor académica

falta de recursos

personales, indelicadezaSobre costos no hay control 1 3 3 Operativo Zona de riesgo Alta evitar

Establecer un limite de solicitud de

elementos necesarios para la

labor de docencia

Decano Semestral

Número de solicitudes

aprobadas/Numero

total de solicitudes

Violación de la

propiedad intelectual

trabajos de Grado, proyectos, artículos

copiados de otros autores si referencia

bibliográfica.

Incapacidad de Generar

ConocimientoMultas, demandas no hay control 1 3 3 Legal Zona de riesgo Alta evitar

Crear o comprar programa o

aplicación que detecte información

que ha sido copiada de otras

fuentes.

Decano Anual

Número de

plagios/Numero total

de documentos

Dictar el programa sin

dominar perfectamente

el tema

Dictar materias que no corresponden a la

formación académica y experiencia del

docente

Deficiencia en recurso

humano competenteDéficit de Calidad no hay control 1 3 3 Operativo Zona de riesgo Alta evitar

Crear una evaluación académica

que permita determinar el nivel de

aprendizaje de los estudiantes

Decano Trimestral

Número de docentes

inconformes/ Total de

docentes

inasistencia a clases/

impuntualidad

el docente no asiste a la clase en horario

establecido

enfermedad, habito,

incapacidad, reuniones.

Programa incompleto y de

poca calidadno hay control 1 3 3 Operativo Zona de riesgo Alta evitar

Disponer de monitores que

registren la asistencia de los

docentes a las clases

Decano Mensual

Horas de inasistencia/

Numero de horas

contratadas al mes

uso inadecuado de

equipos audiovisuales

equipos que son retirados de las

instalaciones para labores no académicas

necesidad personal, falta

de compromiso con los

recursos de la facultad

Hurto, deterioro de

equipos, daño total o

parcial.

no hay control 1 3 3 Operativo Zona de riesgo Alta evitar

Mejorar el control de salida

mediante un registro

sistematizado y limitar el tiempo

de préstamo.

Decano Mensual


perdidos/ Numero de

elementos totales

Acoso por parte de los

docentes

intimidación a estudiantes, propuestas

indecentes, matoneo

no se establecen limites de

tolerancia y respeto, falta

de empatía, abuso de

autoridad

Deserción, enfermedades

psicológicas, físicas,

violencia

reglamento

estudiantil3 3 4 Legal

Zona de riesgo

Extremaevitar

Crear un buzón de sugerencias

donde se muestre las

inconformidades de forma

anónima, posteriormente hacer un

seguimiento al docente implicado.

Decano Mensual

Número de docentes

implicados/ Numero

total de docentes

Acoso por parte de los

estudiantes

intimidación a docentes, propuestas

indecentes, sobornos

no se establecen limites de

tolerancia y respeto, falta

de empatía.

Desercion,enfermedades

psicológicas, físicas,

violencia

reglamento

estudiantil3 3 4 Legal

Zona de riesgo

Extremaevitar

Crear un buzón de sugerencias

donde se muestre las

inconformidades de forma

anónima, posteriormente hacer un

seguimiento al docente implicado.

Decano Mensual

Número de

estudiantes

implicados/Numero

total de estudiantes


La ubicación de luminarias como factor de

dificultad en la visibilidad , la reflexión

sobre la superficie de

trabajo coincide con el ángulo de visión de

la persona.


las luminarias con respecto

al puesto de trabajo, daño

de luminarias, superficies


Disminución de la


visual, cefalea

Mantenimiento de

la luz artificial3 3 3 Operativo Zona de riesgo Alta Reducir

Revisar periódicamente el estado

de las lámparasMantenimiento Trimestral


deficientes/ numero


GESTIÓN DE RIESGO

DOCENCIA

INDICADOR


TIPO DE

RIESGOPROBABILIDAD

CONTROLES

EXISTENTES

POLITICAS DE

ADMINISTRACION

OPCIONES DE

MANEJORESPONSABLE CRONOGRAMA

EVALUACION DE

RIESGO


OBJETIVO

Trasmitir el conocimiento promoviendo el pensamiento critico,

analítico, innovador, emprendedor, creador, y potencializarlo con el fin

de lograr profesionales con calidad

Exposición prolongada

a radiaciones no

ionizantes.


monitor del computador.

Emisión de rayo no

ionizantes

Resequedad de

conjuntivasNo hay control 4 4 4 Operativo

Zona de riesgo

ExtremaReducir





adecuadamente

COPASO Semestral

Número de




entregan los lentes

Adquirir una

enfermedad por postura

inadecuado en el

puesto de trabajo.






pies.

Tensión

cervical,dorsalgía,lumbalgí

a,lordosis, trastornos de



Intervención y

revisión de

COPASO


ExtremaReducir


condiciones de puesto de trabajo

de cada funcionario y dotar de


COPASO Semestral

Número de

funcionarios en

condiciones


numero de



implementar un programa de

salud mentalAnual


evacuación de

emergencia

En caso de una evacuación de emergencia,

se restringe la salida por obstáculos

presentados por la inadecuada distribución

del espacio.


espacio





Infraestructura

antisísmica1 3 4 Operativo

Zona de riesgo

ExtremaReducir

Revisar de cada puesto de trabajo

y ordenar los elementos que estén


COPASO Anual



la facultad

Incendios Ocurrencia de fuego no controlada Inadecuado mantenimiento

de equipos eléctricos.

Muerte, lesiones graves

por quemaduras, daños

materiales,


Protecciones

eléctricas 1 3 5 Operativo

Zona de riesgo

ExtremaReducir




hacen falta

COPASO Anual


revisados/Numero

total elementos

existentes

Adquirir una

enfermedad

infectocontagiosa,


intoxicaciones.


circunstancias naturales

Gripe,infecciones,reaccion

es alérgicas .No hay control 4 4 4 Operativo

Zona de riesgo

ExtremaReducir



funcionarios, instalar elementos

de protección antibacterial

COPASO 2 Años

Número de

funcionarios que


numero de

funcionarios

Consumo excesivo o


eléctrica

Lámparas encendidas cuando el aula de

clase, oficinas de los docentes no esta en

uso, pantalla de computadores encendida

sin uso


usuarios de las



encargado



aire, agua)

Campañas de

concientización4 4 3 Operativo Zona de riesgo Alta Evitar

Conformar un comité ambiental

por directivos, docentes y

estudiantes para fortalecer las

campañas reguladoras del uso

excesivo de la energía eléctrica




año / promedio



Consumo excesivo de

agua en toda la

instalación, fuga de

agua




usuario. Falta de

mantenimiento, inadecuada

instalación de grifos.

Escases del recurso

renovable

Temporizadores de

agua 4 4 3 Operativo Zona de riesgo Alta Evitar



realizando publicidad que ayude a

crear conciencia de cuidado del

agua


Promedio de consumo

de agua año /

promedio histórico del

consumo de agua de

los últimos años


papel.Impresiones por un solo lado de la hoja



ambiental.

No hay control 4 4 3 Operativo Zona de riesgo Alta Evitar





Número de

impresiones/ numero

de impresiones

permitidas

Adquirir una

enfermedad

psicológica.

Desequilibrio del estado mental.


comunicación interna,

insuficiente remuneración,

exceso de trabajo, múltiples

tareas y responsabilidades,


moral.

Ansiedad, depresión,

infarto agudo de

miocardio, urgencia

cardiovascular,

lumbalgias.

No hay control


reducir, reciclar y reutilizar

el papel, inexistencia de

estregáis de


adecuado del papel

COPASO

Número de

funcionarios con

reducción de

enfermedad


de funcionarios

potenciales


ExtremaReducir

No se recicla papelArrojar el papel en un recipiente que no es

adecuado para el reciclaje.Aumento de basuras

Se realiza reciclaje

por medio de

campañas,

concursos.

4 4 3 Operativo Zona de riesgo Alta Evitarcrear programa de reciclaje,


Cantidad de hojas

recicladas/semestre



impresora

Impresión de documentos innecesarios Falta de información de uso

de residuosNo hay control 4 4 3 Operativo Zona de riesgo Alta Evitar





Número de

impresiones/ numero

de impresiones

permitidas

Disposición final

inadecuado de los


cartuchos


adecuados

Uso de cartuchos

desechables, no hay



Entrega a almacén 2 4 2 Operativo Zona de riesgo Alta Reducirinformar acerca del reciclaje de

cartuchosComité ambiental Semestral


reciclados/semestre

Disposición final

inadecuado de los


etapa de desecho.

Los residuos electrónicos contienen un alto

grado de elementos tóxicos (plomo,



ambiente




eléctricos.




ecosistemas

Entrega a almacén 1 3 4 Operativo Zona de riesgo Alta Reducir






Número de

funcionarios


funcionarios




estregáis de


adecuado del papel

Daño progresivo del

medio ambiente, uso de

recursos no renovables (

petróleo), uso

indiscriminado de


) y de energía,


Código:

Fecha:

PROCESO Versión:

Información

incompleta en los

estados de cuenta

Información que no ha sido

registrada oportunamenteError de digitación

Imposibilidad de análisis de

cuentas, inconsistencias en la

información financiera

Cada funcionario hace

su control3 4 3 Operativo

Zona de riesgo

Altaevitar


funcionario la información

digitada antes del envió

auxiliar administrativo semanal

Estados de cuenta

incompletos/estados de

cuenta total

Pérdida de

oportunidad de

descuentos

Descuentos por pronto pago Demora en tramitesPosterga pagos y giros, sobre

costos

Visto bueno del

Decano y consejo de

facultad


bajaevitar

Revisar con anticipación los

trámites a realizar

Decano/ consejo de

facultadsemestral

descuentos

perdidos/compra total

Rechazo de

financiación

No se acepta el monto de

presupuesto establecidoinformación incompleta Cancelación de proyecto

Guía para elaboración

de cada proyecto3 4 4 Operativo

Zona de riesgo

Extremaevitar

Actualizar frecuentemente la

guía de proyectos establecidaauxiliar administrativo semestral

Financiaciones

rechazadas/ financiación

solicitada

Subutilización de

recursos financieros

Manejo inadecuado de

recursos

uso desmedido de

recursosGeneración de sobrecostos

Control interno por el

ordenador del gasto y

la decana tura


Extremareducir

Diligenciar un formato donde

registre los recursos a utilizar

, hoja de vida del recurso.

auxiliar administrativoCada vez que se

realice un proyecto

aumento de

presupuesto/presupuesto

inicial

Incremento en el

presupuesto inicial

planeado

Sobrecostosplaneación incorrecta del

proyectoPérdidas

Control interno por la

decanatura y el

consejo de facultad


Extremaevitar

Justificar por medio de un

formato el dinero invertido y

gastado de acuerdo al

presupuesto inicial

auxiliar administrativo semestral

aumento de

presupuesto/presupuesto

inicial

productos que no

cumplan con la

expectativa inicial

No se obtiene el producto

final planeado.

desarrollo inadecuado

del proyectoGeneración de sobrecostos


ordenador del gasto, la

decanatura y consejo

de facultad


Altaevitar

Revisión periódica de la

evolución del proyecto

Decano/ consejo de

facultadsemestral

productos que no

cumplen/productos totales

No hay desembolso

de dinero

El patrocinador no

desembolsa los dineros

políticas de los

patrocinadoresCancelación del proyecto

No iniciar proyecto sin

recibir dinero3 3 4 Operativo

Zona de riesgo

Extremaasumir



Decano/ consejo de

facultadsemestral

proyectos sin

iniciar/proyectos totales



como factor de dificultad en

la visibilidad , la reflexión


trabajo coincide con el

ángulo de visión de la

persona.


las luminarias con


trabajo, daño de





Mantenimiento de la

luz artificial3 3 3 Operativo

Zona de riesgo

AltaReducir



Numero de iluminarias

deficientes/ numero total

de iluminarias

Exposición prolongada

a radiaciones no

ionizantes.



computador.

Emisión de rayo no


Zona de riesgo

ExtremaReducir


lentes protectores

especializados para pantallas

de computador y verificar que

se usen adecuadamente

COPASO Semestral


que usan los lentes/


que se le entregan los

lentes


Dirigir académica y administrativamente la facultad

de ingeniería industrial, designando y ejerciendo

funciones a cada uno de los procesos, El

direccionamiento administrativo y académico en

materia de docencia, formación, investigación y

extensión.

INDICADOR

GESTIÓN DE RIESGO

DECANATURA

OBJETIVO

RESPONSABLE CRONOGRAMAOPCIONES DE

MANEJO

POLITICAS DE

ADMINISTRACIONPROBABILIDAD IMPACTO

TIPO DE

RIESGO

EVALUACION DE

RIESGORIESGO DESCRIPCION CAUSAS CONSECUENCIAS

CONTROLES

EXISTENTES

CALIFICACION DEL

CONTROL


Adquirir una

enfermedad por

postura inadecuado

en el puesto de

trabajo.



puesto de trabajo.




pies.

Tensión

cervical,dorsalgía,lumbalgía,lordosi

s, trastornos de circulación,

síndrome del túnel carpiano,

tendinitis.

Intervención y revisión

de COPASO3 4 4 Operativo

Zona de riesgo

ExtremaReducir


condiciones de puesto de

trabajo de cada funcionario y

dotar de elementos

necesarios .

COPASO semestral


en condiciones



totales


implementar un programa de

salud mentalanual


evacuación de

emergencia

En caso de una evacuación

de emergencia, se restringe

la salida por obstáculos

presentados por la


espacio.


del espacio


atascamientos, golpes por choques

con equipos, escritorios, maquinas,

etc.

Infraestructura


Zona de riesgo

ExtremaReducir





COPASO Anual


numero de oficinas de la

facultad


controlada

Inadecuado

mantenimiento de



quemaduras, daños materiales,


Protecciones


Zona de riesgo

ExtremaReducir




hacen falta

COPASO Anual

Numero de elementos

revisados/Numero total

elementos existentes

Adquirir una

enfermedad

infectocontagiosa,


intoxicaciones.


físico.

Acumulación de basuras

o circunstancias

naturales

Gripe,infecciones,reacciones


Zona de riesgo

ExtremaReducir





antibacterial

COPASO 2 Años

Numero de funcionarios

que asisten al programa/


Consumo excesivo o

innecesario de

energía eléctrica

Lámparas encendidas

cuando el aula de clase,

oficinas de los docentes no

esta en uso, pantalla de

computadores encendida sin

uso


usuarios de las



encargado



Campañas de

concientización4 4 3 Operativo

Zona de riesgo

AltaEvitar



docentes y estudiantes para

fortalecer las campañas

reguladoras del uso excesivo

de la energía eléctrica




año / promedio histórico

del consumo de los

últimos años

Consumo excesivo de

agua en toda la


agua


abertura provocada



usuario. Falta de

mantenimiento,

inadecuada instalación

de grifos.

Escases del recurso renovableTemporizadores de

agua 4 4 3 Operativo

Zona de riesgo

AltaEvitar



realizando publicidad que

ayude a crear conciencia de

cuidado del agua


Promedio de consumo de

agua año / promedio

histórico del consumo de

agua de los últimos años


papel.


de la hoja

Desperdicio de recursos naturales

y contaminación ambiental.No hay control 4 4 3 Operativo

Zona de riesgo

AltaEvitar



impresión por docente según

el área que le corresponda

Comité ambiental semestral

numero de impresiones/


permitidas

No se recicla papel


recipiente que no es

adecuado para el reciclaje.

Aumento de basuras


por medio de

campañas, concursos.


AltaEvitar

crear programa de reciclaje,

charlas, carteles, capacitaciónComité ambiental semestral

cantidad de hojas

recicladas/semestre


reducir, reciclar y


inexistencia de estregáis

de concientización del

uso adecuado del papel

5 4 4 Reducir COPASO


con reducción de

enfermedad psicológica/


potenciales

OperativoZona de riesgo

Extrema

Adquirir una

enfermedad

psicológica.


mental.


mala comunicación



trabajo, múltiples tareas

y responsabilidades,


moral.

Ansiedad, depresión, infarto agudo

de miocardio, urgencia


No hay control


inadecuado de tintas

de impresora


innecesarios


uso de residuosNo hay control 4 4 3 Operativo

Zona de riesgo

AltaEvitar






numero de impresiones/


permitidas

Disposición final

inadecuado de los


cartuchos



Uso de cartuchos

desechables, no hay

programas de reciclaje

de cartuchos de

impresora.


AltaReducir

informar acerca del reciclaje

de cartuchosComité ambiental semestral

numero de cartuchos

reciclados/semestre

Disposición final

inadecuado de los


etapa de desecho.

Los residuos electrónicos con

tienen un alto grado de



cromo) por lo que

representan grandes riesgos

al ambiente




eléctricos.


elementos tóxicos, desequilibrio de

los ecosistemas


AltaReducir

Brindar información acerca de


dispositivos eléctricos, crear

programa de reutilización de

elementos.




funcionarios





renovables( agua ) y de energía,


0

1

2

3

4

5

6

Control de Riesgo

CALIFICACION DELCONTROL

0

1

2

3

4

5

6

Info

rmac

ión

…P

érd

ida

de…

Re

chaz

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Sub

uti

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ión

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Uso

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…D

isp

osi

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n f

inal

…

Evaluación del Riesgo

PROBABILIDAD

IMPACTO

Código:

Fecha:

PROCESO Versión:

Información incompleta

en los estados de cuenta




cuentas, inconsistencias en

la información financiera

Cada funcionario hace su

control3 4 3 Operativo

Zona de riesgo

Altaevitar



digitada antes del envío

Auxiliar administrativo Semanal

Estados de cuenta

incompletos/estados

de cuenta total

Pérdida de oportunidad

de descuentosDescuentos por pronto pago Demora en tramites

Posterga pagos y giros,

sobre costos

Visto bueno del Decano y


Zona de riesgo

bajaevitar

Revisar con anticipación los

trámites a realizar

Decano/ consejo de

facultadSemestral

Descuentos


Rechazo de financiación No se acepta el monto de

presupuesto establecidoInformación incompleta Cancelación de proyecto

Guía para elaboración de

cada proyecto3 4 4 Operativo

Zona de riesgo

Extremaevitar

Actualizar frecuentemente la

guía de proyectos establecidaAuxiliar administrativo Semestral

Financiaciones

rechazadas/


Subutilización de

recursos financieros Manejo inadecuado de recursos Uso desmedido de recursos Generación de sobrecostos


ordenador del gasto y la

decanatura


Extremareducir

Diligenciar un formato donde

registre los recursos a utilizar

, hoja de vida del recurso.

Auxiliar administrativoCada vez que se

realice un proyecto

Aumento de

presupuesto/presupue

sto inicial

Incremento en el

presupuesto inicial

planeado

SobrecostosPlaneación incorrecta del

proyectoPérdidas


decanatura y el consejo

de facultad


Extremaevitar


formato el dinero invertido y

gastado de acuerdo al

presupuesto inicial

Auxiliar administrativo Semestral

Aumento de


sto inicial

Productos que no

cumplan con la

expectativa inicial


planeado.

Desarrollo inadecuado del

proyectoGeneración de sobrecostos



decanatura y consejo de

facultad


Altaevitar



Decano/ consejo de

facultadSemestral

Productos que no

cumplen/productos

totales

No hay desembolso de

dinero

El patrocinador no desembolsa

los dinerosPolíticas de los patrocinadores Cancelación del proyecto



Zona de riesgo

Extremaasumir



Decano/ consejo de

facultadSemestral

Proyectos sin

iniciar/proyectos

totales


La ubicación de luminarias como

factor de dificultad en la

visibilidad , la reflexión sobre la

superficie de

trabajo coincide con el ángulo de

visión de la persona.


luminarias con respecto al

puesto de trabajo, daño de

luminarias, superficies que

reflejan la luz.

Disminución de la


visual, cefalea

Mantenimiento de la luz

artificial3 3 3 Operativo

Zona de riesgo

AltaReducir




deficientes/ numero



radiaciones no

ionizantes.

Radiación emitida por la pantalla

del monitor del computador.Emisión de rayo no ionizantes Resequedad de conjuntivas No hay control 4 4 4 Operativo

Zona de riesgo

ExtremaReducir


lentes protectores

especializados para pantallas

de computador y verificar que

se usen adecuadamente

COPASO Semestral

Número de




entregan los lentes

PROBABILIDAD IMPACTO TIPO DE RIESGOEVALUACION DE


CONTROLES

EXISTENTES

CALIFICACION DEL

CONTROL



OBJETIVO

RESPONSABLE CRONOGRAMA INDICADOR

GESTIÓN DE RIESGO

CONSEJO DE FACULTAD

OPCIONES DE

MANEJO

POLITICAS DE

ADMINISTRACION

Tomar decisiones académicas con asesoría del

Decano


por postura inadecuado

en el puesto de trabajo.

Posición del cuerpo inadecuada

al sentarse en su puesto de

trabajo.

Sillas no aptas para un trabajo

de oficina e inexistencia de

descansa pies.

Tensión

cervical,dorsalgía,lumbalgía

,lordosis, trastornos de





Zona de riesgo

ExtremaReducir


condiciones de puesto de

trabajo de cada funcionario y

dotar de elementos

necesarios .

COPASO Semestral

Número de

funcionarios en

condiciones


numero de


Pausas activas Dos veces por semana

Implementar un programa de

salud mentalAnual


evacuación de

emergencia




presentados por la inadecuada



espacio






ExtremaReducir





COPASO Anual



la facultad


controlada

Inadecuado mantenimiento de



quemaduras, daños

materiales,



ExtremaReducir




hacen falta

COPASO Anual


revisados/Numero

total elementos

existentes


infectocontagiosa,


intoxicaciones.



Gripe,infecciones,reaccione

s alérgicas .No hay control 4 4 4 Operativo

Zona de riesgo

ExtremaReducir





antibacterial

COPASO 2 Años

Número de

funcionarios que


numero de

funcionarios

Consumo excesivo o


eléctrica

Lámparas encendidas cuando el

aula de clase, oficinas de los

docentes no esta en uso,


encendida sin uso


usuarios de las instalaciones,

falta de supervisión del

personal encargado



aire, agua)

Campañas de


Zona de riesgo

AltaEvitar



docentes y estudiantes para

fortalecer las campañas

reguladoras del uso excesivo

de la energía eléctrica




año / promedio



Consumo excesivo de

agua en toda la



abertura provocada



usuario. Falta de



Escases del recurso

renovableTemporizadores de agua 4 4 3 Operativo

Zona de riesgo

AltaEvitar



realizando publicidad que

ayude a crear conciencia de

cuidado del agua


Promedio de consumo

de agua año /


consumo de agua de

los últimos años


papel.

Impresiones por un solo lado de

la hoja



ambiental.


AltaEvitar






Número de

impresiones/ numero

de impresiones

permitidas

No se recicla papel

Arrojar el papel en un recipiente

que no es adecuado para el

reciclaje.

Aumento de basuras


medio de campañas,

concursos.


AltaEvitar

Crear programa de reciclaje,


Cantidad de hojas

recicladas/semestre



impresora


innecesarios

Falta de información de uso de

residuosNo hay control 4 4 3 Operativo

Zona de riesgo

AltaEvitar






Número de

impresiones/ numero

de impresiones

permitidas

Número de

funcionarios con

reducción de

enfermedad


de funcionarios

potenciales


reducir, reciclar y reutilizar el

papel, inexistencia de

estregáis de concientización

del uso adecuado del papel





recursos renovables( agua )

y de energía,



psicológica.Desequilibrio del estado mental.






agresión verbal, acoso moral.


agudo de miocardio,

urgencia cardiovascular,

lumbalgias.



Disposición final

inadecuado de los


cartuchos

Arrojar los residuos a recipientes

no adecuados

Uso de cartuchos

desechables, no hay




AltaReducir

Informar acerca del reciclaje

de cartuchosComité ambiental Semestral


reciclados/semestre

Disposición final

inadecuado de los


etapa de desecho.

Los residuos electrónicos contie

nen un alto grado de elementos

tóxicos (plomo, arsénico,

mercurio, cobre, cromo) por lo

que representan grandes riesgos

al ambiente




eléctricos.




ecosistemas


AltaReducir

Brindar información acerca de


dispositivos eléctricos, crear

programa de reutilización de

elementos.


Número de

funcionarios


funcionarios





recursos renovables( agua )

y de energía,


0

1

2

3

4

5

6

Control de Riesgo

CALIFICACION DELCONTROL 0

1

2

3

4

5

6


PROBABILIDAD

IMPACTO

Código:

Fecha:

PROCESO Versión:

CALIFICACION DEL

CONTROLIMPACTO

TIPO DE

RIESGO

Iluminación

deficiente

La ubicación de luminarias como factor de

dificultad en la visibilidad , la reflexión


trabajo coincide con el ángulo de visión

de la persona.


luminarias con respecto al

puesto de trabajo, daño de

luminarias, superficies que

reflejan la luz.



Mantenimiento de la

luz artificial3 3 3 Operativo Zona de riesgo Alta Reducir



Número de

iluminarias

deficientes/ numero


Exposición

prolongada a

radiaciones no

ionizantes.


monitor del computador.Emisión de rayo no ionizantes Resequedad de conjuntivas No hay control 4 4 4 Operativo

Zona de riesgo

ExtremaReducir


lentes protectores

especializados para



adecuadamente

COPASO Semestral

Número de




entregan los lentes

Adquirir una

enfermedad por

postura inadecuado

en el puesto de

trabajo.



Sillas no aptas para un trabajo

de oficina e inexistencia de

descansa pies.

Tensión

cervical,dorsalgía,lumbalgía,lord

osis, trastornos de circulación,


tendinitis.

Intervención y

revisión de

COPASO


ExtremaReducir






COPASO semestral

Número de

funcionarios en

condiciones


numero de


Pausas activasDos veces por

semana

Implementar un programa

de salud mentalanual

Impedimento para

una evacuación de

emergencia


emergencia, se restringe la salida por

obstáculos presentados por la inadecuada



espacio





Infraestructura


Zona de riesgo

ExtremaReducir

Revisar de cada puesto

de trabajo y ordenar los



COPASO Anual



la facultad

Incendios Ocurrencia de fuego no controlada Inadecuado mantenimiento de





Protecciones


Zona de riesgo

ExtremaReducir


contra incendios

instalados en la facultad,

dotar elementos que

hacen falta

COPASO Anual


revisados/Numero

total elementos

existentes

Adquirir una

enfermedad

psicológica.

Desequilibrio del estado mental.






agresión verbal, acoso moral.

RESPONSABLE CRONOGRAMA

Reducir COPASO

EVALUACION DE

RIESGOPROBABILIDAD

OPCIONES DE

MANEJO

Número de

funcionarios con

reducción de

enfermedad


de funcionarios

potenciales

Zona de riesgo

Extrema5 4 4 Operativo




No hay control

POLITICAS DE

ADMINISTRACION



OBJETIVOAsesorar y acompañar la gestión del Decano y

los directores de cada uno de los programas GESTIÓN DE RIESGO

COMITÉ CURRICULAR

CONTROLES

EXISTENTESCONSECUENCIASCAUSASDESCRIPCIONRIESGO INDICADOR

Adquirir una

enfermedad

infectocontagiosa,

reacciones alérgicas

o intoxicaciones.





Zona de riesgo

ExtremaReducir





antibacterial

COPASO 2 Años

Número de

funcionarios que


numero de

funcionarios

Consumo excesivo

o innecesario de

energía eléctrica

Lámparas encendidas cuando el aula de

clase, oficinas de los docentes no esta en

uso, pantalla de computadores encendida

sin uso


usuarios de las instalaciones,

falta de supervisión del

personal encargado



Campañas de

concientización4 4 3 Operativo Zona de riesgo Alta Evitar




para fortalecer las

campañas reguladoras

del uso excesivo de la

energía eléctrica



eléctrica consumida

al año / promedio



Consumo excesivo

de agua en toda la


agua




usuario. Falta de



Escases del recurso renovableTemporizadores de

agua 4 4 3 Operativo Zona de riesgo Alta Evitar

Fortalecer las campañas

por medio del comité

ambiental realizando

publicidad que ayude a

crear conciencia de

cuidado del agua


Promedio de

consumo de agua año

/ promedio histórico

del consumo de agua


Uso indiscriminado

de papel.Impresiones por un solo lado de la hoja



ambiental.

No hay control 4 4 3 Operativo Zona de riesgo Alta Evitar





corresponda


Número de

impresiones/ numero

de impresiones

permitidas

No se recicla papelArrojar el papel en un recipiente que no es

adecuado para el reciclaje.Aumento de basuras


por medio de

campañas,

concursos.


Crear programa de


capacitación

Comité ambiental semestralCantidad de hojas

recicladas/semestre

Uso indiscriminado

e inadecuado de

tintas de impresora

Impresión de documentos innecesarios Falta de información de uso de

residuosNo hay control 4 4 3 Operativo Zona de riesgo Alta Evitar





corresponda


Número de

impresiones/ numero

de impresiones

permitidas

Disposición final

inadecuado de los

residuos de tinta y

los cartuchos


adecuados

Uso de cartuchos

desechables, no hay



Entrega a almacén 2 4 2 Operativo Zona de riesgo Alta ReducirInformar acerca del

reciclaje de cartuchosComité ambiental semestral


reciclados/semestre

Disposición final

inadecuado de los

equipos e insumos

en etapa de

desecho.

Los residuos electrónicos contienen un

alto grado de elementos tóxicos (plomo,



ambiente




eléctricos.


elementos tóxicos, desequilibrio

de los ecosistemas

Entrega a almacén 1 3 4 Operativo Zona de riesgo Alta Reducir

Brindar información



eléctricos, crear programa

de reutilización de

elementos.


Número de

funcionarios

informados/numero

de funcionarios


reducir, reciclar y reutilizar el

papel, inexistencia de

estregáis de concientización

del uso adecuado del papel







Código:

Fecha:

PROCESO Versión:

Información incompleta en

los estados de cuenta




cuentas, inconsistencias en la

información financiera

Cada funcionario hace su

control3 4 3 Operativo

Zona de riesgo

Altaevitar



digitada antes del envió

Auxiliar administrativo Semanal

Estados de cuenta

incompletos/estados

de cuenta total

Pérdida de oportunidad de

descuentosDescuentos por pronto pago Demora en tramites

Posterga pagos y giros, sobre

costos

Visto bueno del Decano y


Zona de riesgo

bajaevitar

Revisar con anticipación

los trámites a realizar

Decano/ consejo de

facultadSemestral

Descuentos


Rechazo de financiación No se acepta el monto de

presupuesto establecidoInformación incompleta Cancelación de proyecto

Guía para elaboración de

cada proyecto3 4 4 Operativo

Zona de riesgo

Extremaevitar

Actualizar frecuentemente

la guía de proyectos

establecida


Financiaciones

rechazadas/


Subutilización de recursos

financieros

Manejo inadecuado de

recursosUso desmedido de recursos Generación de sobrecostos


ordenador del gasto y la

decana tura


Extremareducir

Diligenciar un formato

donde registre los recursos

a utilizar , hoja de vida del

recurso.

Auxiliar administrativoCada vez que se

realice un proyecto

Aumento de


sto inicial

Incremento en el

presupuesto inicial

planeado

SobrecostosPlaneación incorrecta del

proyectoPérdidas


decana tura y el consejo

de facultad


Extremaevitar


formato el dinero invertido

y gastado de acuerdo al

presupuesto inicial


Aumento de


sto inicial

Productos que no cumplan

con la expectativa inicial


planeado.

Desarrollo inadecuado del

proyectoGeneración de sobrecostos



decanatura y consejo de

facultad


Altaevitar



Decano/ consejo de

facultadSemestral

Productos que no

cumplen/productos

totales

No hay desembolso de

dinero

El patrocinador no

desembolsa los dineros

Políticas de los

patrocinadoresCancelación del proyecto



Zona de riesgo

Extremaasumir



Decano/ consejo de

facultadSemestral

Proyectos sin

iniciar/proyectos

totales



como factor de dificultad en la

visibilidad , la reflexión sobre

la superficie de

trabajo coincide con el ángulo

de visión de la persona.


las luminarias con respecto

al puesto de trabajo, daño

de luminarias, superficies




Mantenimiento de la luz

artificial3 3 3 Operativo

Zona de riesgo

AltaReducir




deficientes/ numero


PROBABILIDAD IMPACTOTIPO DE

RIESGO

EVALUACION DE


CONTROLES

EXISTENTES

CALIFICACION DEL

CONTROL



OBJETIVO

RESPONSABLE CRONOGRAMA INDICADOR

GESTIÓN DE RIESGO

EXTENSION

OPCIONES DE

MANEJO

POLITICAS DE

ADMINISTRACION

Ofrecer cursos y programas de aprendizaje que

amplíen los conocimientos adquiridos durante

el pregrado


radiaciones no ionizantes.



computador.

Emisión de rayo no


Zona de riesgo

ExtremaReducir


lentes protectores

especializados para



adecuadamente

COPASO Semestral

Numero de




entregan los lentes


por postura inadecuado en

el puesto de trabajo.



puesto de trabajo.




pies.

Tensión

cervical,dorsalgía,lumbalgía,lordo

sis, trastornos de circulación,


tendinitis.



Zona de riesgo

ExtremaReducir






COPASO Semestral

Numero de

funcionarios en

condiciones


numero de


Pausas activas Dos veces por semana

Implementar un programa

de salud mentalAnual


evacuación de emergencia




presentados por la


espacio.


espacio



choques con equipos, escritorios,

maquinas, etc.


ExtremaReducir





COPASO Anual



la facultad


controlada

Inadecuado mantenimiento

de equipos eléctricos.





ExtremaReducir


contra incendios instalados

en la facultad, dotar

elementos que hacen falta

COPASO Anual

Numero de elementos

revisados/Numero

total elementos

existentes


infectocontagiosa,


intoxicaciones.





Zona de riesgo

ExtremaReducir





antibacterial

COPASO 2 Años

Numero de

funcionarios que


numero de

funcionarios

Consumo excesivo o


eléctrica

Lámparas encendidas cuando

el aula de clase, oficinas de

los docentes no esta en uso,


encendida sin uso


usuarios de las



encargado



Campañas de


Zona de riesgo

AltaEvitar




para fortalecer las

campañas reguladoras del

uso excesivo de la energía

eléctrica




año / promedio



Consumo excesivo de

agua en toda la



abertura provocada



usuario. Falta de



Escases del recurso renovable Temporizadores de agua 4 4 3 OperativoZona de riesgo

AltaEvitar

Fortalecer las campañas

por medio del comité

ambiental realizando

publicidad que ayude a

crear conciencia de

cuidado del agua


Promedio de consumo

de agua año /


consumo de agua de

los últimos años


papel.


de la hoja



ambiental.


AltaEvitar





corresponda


Numero de

impresiones/ numero

de impresiones

permitidas

Numero de

funcionarios con

reducción de

enfermedad


de funcionarios

potenciales




estregáis de


adecuado del papel


psicológica.


mental.







moral.






No se recicla papel


recipiente que no es adecuado

para el reciclaje.

Aumento de basuras


medio de campañas,

concursos.


AltaEvitar

Crear programa de


capacitación

Comité ambiental SemestralCantidad de hojas

recicladas/semestre



impresora


innecesarios

Falta de información de uso

de residuosNo hay control 4 4 3 Operativo

Zona de riesgo

AltaEvitar





corresponda


Numero de

impresiones/ numero

de impresiones

permitidas

Disposición final

inadecuado de los


cartuchos



Uso de cartuchos

desechables, no hay




AltaReducir

Informar acerca del

reciclaje de cartuchosComité ambiental Semestral

Numero de cartuchos

reciclados/semestre

Disposición final

inadecuado de los equipos

e insumos en etapa de

desecho.

Los residuos electrónicos conti

enen un alto grado de



cromo) por lo que representan

grandes riesgos al ambiente




eléctricos.


elementos tóxicos, desequilibrio

de los ecosistemas


AltaReducir

Brindar información acerca

de los desechos ,insumos

y dispositivos eléctricos,

crear programa de



Numero de

funcionarios


funcionarios




estregáis de


adecuado del papel







0

1

2

3

4

5

6

Control de Riesgo

CALIFICACION DELCONTROL 0

1

2

3

4

5

6


PROBABILIDAD

IMPACTO

Política General de Gestión de Riesgo

La Facultad de Ingeniería Industrial de la Universidad Tecnológica de Pereira,

espacio que crea, desarrolla y aplica el conocimiento a través del campo de

investigación y academia, se compromete a través de métodos de control para

evitar, asumir, reducir o eliminar los riesgos que impiden el cumplimiento de los

objetivos. Este control será desarrollado e implementado en toda la facultad con el

apoyo de los responsables de cada proceso y la comunidad estudiantil que la

conforma.

Objetivos

Contribuir a la aplicación de la Gestión de Riesgo propuesta en el mapa de

riesgos

Disminuir el nivel de riesgo asociados a todos los procesos de la facultad

Establecer una cultura de riesgos para informar, controlar y fomentar la

participación y el compromiso de toda la comunidad estudiantil de la

facultad

Alcance

La política general de Gestión de Riesgo se aplica a todos los procesos de la

facultad de Ingeniería Industrial de la Universidad Tecnológica de Pereira,

teniendo en cuenta que los riesgos son de carácter ambiental, financiero y Salud

Ocupacional.

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA SISTEMA DE GESTION DE …

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