UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA...
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACION A DISTANCIA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCION DEL TITULO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA - CONTADOR PUBLICO TEMA ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO ―SAN MARTÍN DE PORRES‖ - MANTA - 2011 AUTORA: ESTELA ELIZABETH PALMA VELEZ DIRECTORA: ING. RITA ZAMBRANO LOOR MANTA - ECUADOR 2012
Transcript of UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA...
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACION A DISTANCIA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCION DEL TITULO DE
LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA - CONTADOR PUBLICO
TEMA
ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO
CONTABLE DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO
―SAN MARTÍN DE PORRES‖ - MANTA - 2011
AUTORA:
ESTELA ELIZABETH PALMA VELEZ
DIRECTORA:
ING. RITA ZAMBRANO LOOR
MANTA - ECUADOR
2012
ii
DECLARACIÓN
―Del contenido del presente trabajo se responsabiliza la autora‖ ESTELA
ELIZABETH PALMA VÉLEZ
__________________________________
Estela Elizabeth Palma Vélez
iii
CERTIFICADO
iv
AGRADECIMIENTO
Al haber culminado con este período de formación estudiantil quiero dejar por
escrito en la tesis mis más sinceros agradecimientos, a quienes de una u otra
manera contribuyeron a la culminación de esta tesis.
En primer lugar agradezco a Dios Celestial por estar con migo en cada momento
de mi vida y haberme permitido culminar con éxito unos de mis más grandes
sueños pues todo lo que soy se lo debo a él.
A mis padres Aquilino y Laura, gracias por todo el amor y apoyo que me han dado
desde la infancia, hasta en los actuales momentos.
A mis hermanos Laurentina y William, que de una u otra manera me ayudaron
incondicionalmente en este caminar de estudiante.
A mis amigos; Lorena, Genny, Luis, Pablo, Geovanny, que siempre cuando
necesite de su ayuda estuvieron presente.
A la Ing. Susana Rizo por su ayuda brindada en esta investigación.
A los profesores de la Universidad Técnologica Equinoccial que en todo
momento impartieron enseñanza y hoy me permiten concluir con esta tesis.
A la Secretaria Mayra, gracias por su paciencia y ayuda en todo momento
requerida.
A la distinguida Institución, Universidad tecnológica equinoccial, por haberme
abierto las puertas y haber culminado con éxito la carrera universitaria, les deseo
muchos éxitos en el futuro.
Estela Elizabeth Palma Vélez
v
DEDICATORIA
Dedico este triunfo, fruto del esfuerzo y dedicación de todos estos años de estudio
a:
Dios Celestial Único y verdadero, por darme en todo momento fortaleza,
paciencia, y haber hecho posible este anhelo.
A mis padres, en especial mi madre quien me dio la vida a quien le debo todo el
cuidado, abnegación y apoyo incondicional, que me ha dado y que me ha
servido para ser posible unos de mis más grandes sueños
A mis sobrinos para que sigan con amor paciencia todo lo que se propongan y
tengan presente; que el que persevera alcanza y más aún cuando tenemos fe en
Dios a que se logren las metas deseadas, espero ser ejemplo para ellos en su
vida diaria.
Estela Elizabeth Palma Vélez
1
ÍNDICE DE CONTENIDOS
CAPÍTULO I Pág.
I. PROPUESTA DE NVESTIGACIÓN 15
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 15
1.2. BREVE RESEÑA HISTÓRICA. 16
1.2.1. Cooperativa de Ahorro y Crédito ―san Martin de Porres‖ 17
1.3. SITUACIÓN PROBLEMÁTICA 18
1.4. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 19
1.5. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN 19
1.5.1. Objetivo General 19
1.5.2. Objetivos Específicos 19
1.6. HIPÓTESIS 20
1.7. VARIABLES E INDICADORES 20
1.7.1 Variable Independiente 20
1.7.2. Variable Dependiente 20
1.8. JUSTIFICACIÓN DEL TEMA 21
1.9. DELIMITACIÓN 22
1.9.1. Alcance 22
1.9.2. Limitaciones 22
2
CAPÍTULO II Pág. 2. FUNDAMENTOS HISTORICOS Y TEÓRICOS DEL SISTEMA
COOPERATIVO DE AHORRO Y CRÉDITO 23
2.1. DEFINICIÓN DE COOPERATIVA 23
2.2. CARACTERÍSTICAS 23
2.3. SÍMBOLOS DEL COOPERATIVISMO 26
2.4. SIGNIFICADO DE LOS ELEMENTOS 26
2.5. ANTECEDENTES HISTÓRICOS 27
2.5.1. Del Sistema Cooperativo en General 27
2.5.2. Del Sistema Cooperativo de Ahorro y Crédito 32
2.5.3. Del Sistema Cooperativo en el Ecuador 33
2.5.4. Acontecimientos Cooperativos del Milenio 37
2.6. FUNDAMENTOS TEÓRICOS Y FILOSÓFICOS. 44
2.6.1. Valores 44
2.6.2. Principios 45
2.7. DOCTRINA COOPERATIVISTA 49
2.8. CLASIFICACIÓN DE LAS COOPERATIVAS 56
2.8.1. Por su Actividad 50
2.8.1.1. Cooperativas de Producción 50
2.8.1.2. Cooperativas de Consumo 51
2.8.1.3. Cooperativas de Crédito 52
2.8.1.4. Cooperativas de Servicio 53
2.8.2. Por su Capacidad 54
2.8.2.1. Cooperativas Abiertas 54
2.8.2.2. Cooperativas Cerradas 55
2.9. LEYES Y REGULACIONES VIGENTES EN EL ECUADOR PARA
LA REGULACIÓN DE LAS COAC´S 55
2.9.1. La Norma 834 sobre Riesgo Operativo 55
2.9.2. Organismos que Controlan y Regulan a los Bancos y
Cooperativas 56
3
CAPÍTULO III Pág.
3. MARCO TEORICO CONCEPTUAL 60
3.1. CONTROL INTERNO 60
3.1.1. Introducción 60
3.1.2. Objetivos de un Sistema de Control Interno en las Instituciones
Financieras 60
3.1.3. El Control Interno en la Auditoría de los Estados Financieros 61
3.1.4. El riesgo en las Instituciones Financieras en el área de
Contabilidad 62
3.1.5. Definición de control Interno 63
3.1.6. La Estructura del Control Interno 65
3.1.7. Objetivos De Control Interno 65
3.1.8. Clases De Control Interno 66
3.1.9. Técnicas De Control Interno 67
3.2. CONTROL FINANCIERO 69
3.2.1. Definición 69
3.2.2. Control Financiero y Planeamiento 70
3.2.3 Cómo llevar a cabo el Control Financiero 70
3.3. CONTROL CONTABLE 72
3.3.1. Definición 72
3.3.2. El control interno por ciclos de transacciones 74
3.4. ESTANDARES MUNDIALES PARA EL CONTROL INTERNO Y
ADMINSITRATIVO EN LAS ENTIDADES FINANCIERAS 77
3.4.1. El Control Interno basado en el COSO – ERM 77
3.4.1.1. COSO I 77
3.4.1.2. EL COSO – ERM o COSO II 79
3.4.1.3. MICIL 81
3.4.1.4. CORRE 82
3.4.1.5. Componentes del Control de los Recursos y los Riesgos en el
Ecuador (CORRE) 83
4
3.5. BASILEA II Y SU IMPACTO EN EL SISTEMA FINANCIERO 85
3.5.1. El Acuerdo de Basilea y sus objetivos 85
3.6. LAS CORPORACIONES DE AHORRO Y CRÉDITO, COAC´S Y
EL CONTROL INTERNO 87
3.6.1. Autocontrol Cooperativo 87
3.6.2. Eficiencia y Eficacia Cooperativa 88
3.6.3. Órganos integrantes del Autocontrol Cooperativo 88
3.6.4. Reglamento del Sistema de Control Interno 90
3.6.4. ALCANCE 91
3.7. MANUAL CONTABLE 94
3.7.1. Contenido del manual contable 95
3.7.2. Formas y documentos básicos 96
3.8. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PUESTOS 97
3.8.1. Manual de organización 97
3.8.2. Manual de puestos 98
3.9. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 100
5
CAPÍTULO IV Pág.
4. MARCO METODOLOGICO 100
4.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN 103
4.2. POBLACIÓN Y MUESTRA 103
4.2.1. Población 104
4.2.2. Muestra 104
4.3. FUENTES Y TÉCNICAS PARA LA RECOLECCIÓN DE LA
INFORMACIÓN 105
4.3.1. Fuentes de Información. 105
4.3.2. Técnicas a utilizar 105
4.4. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA COOPERATIVA 106
4.4.1. Antecedentes Generales de la Cooperativa de Ahorro y Crédito
―San Martín de Porres‖ 106
4.4.2. Estructura Organizacional actual de la Cooperativa 108
4.4.3. Evaluación del control interno por ciclos de transacciones 109
4.4.4. Estimación del Riesgo Operativo 113
4.5. ENCUESTA DIRIGIDA AL PERSOANAL DIRECTIVO
YEMPLEADOS DE LA COOPERATIVA ―SAN MARTIN DE
PORRES‖
114
4.5.1. Análisis e Interpretación de datos de la encuesta aplicada al
Personal Directivo de la Cooperativa de Ahorro y Crédito ―san
Martin de Porres‖
114
4.5.2. Análisis e interpretación de datos de la encuesta aplicada a los
Empleados de la Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martin de
Porres‖
124
4.6. CONCLUCIÓN DE LAS DEFICIENCIAS DE LA ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA DE LA COOPERATIVA 131
6
CAPÍTULO V Pág.
5. DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE
PARA LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO ―SAN
MARTIN DE PORRES‖
133
5.1. IITRODUCCIÓN 133
5.1.1. Objetivos de la Propuesta 133
5.1.2. Descripción de la Propuesta 133
5.2. AMBIENTE DE CONTROL 134
5.2.1. Organigrama General 134
5.2.2 Asignación de Autoridad y Responsabilidad 136
5.3. ACTIVIDAD DE CONTROL 151
5.3.1. Diseño de Políticas 151
5.3.1.1. Políticas de Crédito 151
5.3.1.2. Políticas Administrativas y de Personal 154
5.3.1.3. Políticas Financieras 155
5.3.1.4. Políticas para el Personal 157
5.3.1.5. Policías de Contabilidad 158
5.3.2. Diseño de procedimientos 159
5.4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 168
5.4.1. Control de Apertura de cuenta 168
5.4.2. Control que debe realizar del Depósito 169
5.4.3. Control que debe realizar en el momento de Retiro 170
5.4.4. Control del Préstamo 171
5.4.5. Control del Consejo de Administración 173
5.4.6. Control del Consejo de Vigilancia 174
7
5.4.6. Control de Gerencia 174
5.4.7. Control de Contabilidad 175
5.5. SUPERVISIÓN Y MONITOREO 177
CAPÍTULO VI Pág.
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 180
6.1. CONCLUSIONES 180
6.2. RECOMENDACIONES 181
BIBLIOGRAFIA
BIBLIOGRAFIA 184
A N E X O S
ANEXOS I CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA
IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO INTERNO 187
ANEXOS II ENCUESTA APLICADA AL PERSONAL DIRECTIVO DE LA
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO ―SAN MARTIN
DE PORRES‖
194
ANEXOS III ENCUESTA APLICADA A LOS EMPLEADOS DE LA
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO ―SAN MARTIN
DE PORRES‖
196
ANEXOS IV SIMBOLOGÍA 198
ANEXOS VI PROPUESTA DEL MODELO DE INVESTIGACIÓN 199
8
ÍNDICE DE CUADROS Pág.
Cuadro Nº1 Caracterización de las Cooperativas 25
Cuadro Nº2 Impuestos Aplicables a Instituciones Financieras 58
Cuadro Nº 3 Clases de Control Interno 66
Cuadro Nº 4 Comparación de los Estándares Mundiales para el
Control Interno y Administrativo en las Entidades
Financieras
84
Cuadro Nº 5 Población 104
Cuadro Nº 6 Matriz de Riesgo Operativo 113
Cuadro Nº 7 Manuales y Procedimientos 114
Cuadro Nº 8 Cumplimiento con las obligaciones Fiscales 115
Cuadro Nº 9 Catálogo de Cunetas 116
Cuadro Nº 10 Estados Financieros 117
Cuadro Nº 11 Revisar e interpretar los Estados Financieros 118
Cuadro Nº 12 Estados Financieros para la toma de decisiones 119
Cuadro Nº 13 Liquidez de la Cooperativa 120
Cuadro Nº 14 Control en Ingresos y Egresos 121
Cuadro Nº 15 Calificación del Control Interno 122
Cuadro Nº 16 Control Interno para las Decisiones Financieras 123
Cuadro Nº 17 Evaluación del Desempeño Laboral 124
Cuadro Nº 18 Toma de decisiones entre Departamentos 125
Cuadro Nº 19 Medios Tecnológicos 126
Cuadro Nº 20 Cumplimiento de los objetivos de la Cooperativa 127
Cuadro Nº 21 Supervisión de Actividades 128
Cuadro Nº 22 Manuales de Procedimientos 129
Cuadro Nº 23 Evaluación del Control Interno 130
9
ÍNDICE DE GRÁFICOS Pág.
Gráfico Nº 1 Flujo Normal de las Transacciones 75
Gráfico Nº 2 Estándares Mundiales para el Control Interno y
Administrativo en las Entidades Financieras 77
Gráfico Nº 3 Pilares de Basilea II 86
Gráfico Nº 4 Organigrama Estructural 108
Gráfico Nº 5 Determinación del Control Interno por medio de Ciclos
de Transacciones 112
Gráfico Nº 6 Manuales y Procedimientos 114
Gráfico Nº 7 Cumplimiento con las obligaciones Fiscales 115
Gráfico Nº 8 Catálogo de Cunetas 116
Gráfico Nº 9 Estados Financieros 117
Gráfico Nº 10 Revisar e interpretar los Estados Financieros 118
Gráfico Nº 11 Estados Financieros para la toma de decisiones 119
Gráfico Nº 12 Liquidez de la Cooperativa 120
Gráfico Nº 13 Control en Ingresos y Egresos 121
Gráfico Nº 14 Calificación del Control Interno 122
Gráfico Nº 15 Control Interno para las Decisiones Financieras 123
Gráfico Nº 16 Evaluación del Desempeño Laboral 124
Gráfico Nº 17 Toma de decisiones entre Departamentos 125
Gráfico Nº 18 Medios Tecnológicos 126
Gráfico Nº 19 Cumplimiento de los objetivos de la Cooperativa 127
Gráfico Nº 20 Supervisión de Actividades 128
Gráfico Nº 21 Manuales de Procedimientos 129
Gráfico Nº 22 Evaluación del Control Interno 130
10
RESUMEN DE LA TESIS
Es impresionante observar que, en las organizaciones de hoy, se hace Indiscutible y
necesario diseñar e implementar Programas de Revisión Constantes sobre los
sistemas, métodos y procedimientos en la ejecución operativa. El desarrollo
empresarial depende, en gran medida, de las estrategias que se tengan para
implementar dichos programas de revisión. Los Programas de Revisión Constantes,
sólo se pueden llevar a cabo con la creación de guías, que orienten el curso de
acción dentro de las empresas.
La necesidad de elaborar guías, o también llamadas ―Manuales‖, sobre la actuación
individual o por funciones dentro de las empresas, se hace cada día más notoria; ya
que es la única forma de establecer parámetros de acción operativa de los
empleados, y por ende, agilizar la puesta en marcha de los objetivos que se quieran
lograr. Cada empresa está encaminada a la consecución de unas metas en
específico, por lo que es importante el empleo de los manuales como auxiliadores
para obtener el control deseado del personal que labora en las organizaciones, y que
las actividades se cumplan de acuerdo a lineamientos, sin perder la sintonía o
concordancia con las demás funciones dentro de la entidad.
El Control Interno es importante porque ayuda a tener un control adecuado y
eficiente de toda la organización, nos permite de una manera técnica salvaguardar
los recursos de la empresa, recursos que no han sido utilizados de una manera
eficiente y lucrativa para la empresa o en su caso su uso se ha tornado rentable para
11
terceros y perjudiciales para la entidad propietaria provocando daños en la parte
tanto financiera como operativa
Las entidades bancarias son empresas cuya finalidad es la captación y colocación de
los recursos financieros de las personas naturales y jurídicas, junto a la prestación de
servicios a sus clientes y a la mediación en los mercados financieros nacionales e
internacionales. Las cooperativas por su estructura y funcionamiento tienen unas
características muy concretas que las diferencian de otras compañías que también
prestan servicios.
En el caso específico de la Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martin de Porres‖,
institución central de esta investigación, no se escapa de las Organizaciones que hoy
buscan su desarrollo vertiginoso dentro del mundo empresarial, ya que goza de
cualidades dignas de estudio y posee recurso humano, material y económico que
deben ser orientados a la consecución de sus metas. Este tipo de institución no está
excluida de las entidades de negocios, sólo cuenta con otro tipo de objetivos que la
mantiene en pie, y la cual aspira experimentar cambios para disfrutar el desarrollo.
Con esta investigación se buscó aportarle a esta institución el diseño de un Manual
de control Interno Contable.
___________________________ Estela Elizabeth Palma Vélez
Palabras caves: Manual de Control Interno. Principios. Planteamiento metodológico.
Marco teórico. Presentación, análisis e interpretación de datos. Resultados de la
investigación. Organigrama. Misión. Visión
12
ABTRACTO OF THESIS
It is amazing to watch that in organizations today, it is unquestionable and necessary
to design and implement programs of revision constants on the systems, methods
and procedures in the operational implementation. Enterprise development depends
heavily, the strategies take to implement these programs in review. Constant review
programmes, can be only carried out with the creation of guides, to guide the course
of action within enterprises.
The need for guides, or also called "manual", on individual performance or functions
within companies, becomes every day more noticeable; It is the only way to set
parameters for operational action of employees, and therefore, streamline
implementation underway goals which you want to achieve. Each company is aimed
at the achievement of some goals specific, so the use of the manuals as helpers is
important to obtain the desired control of personnel that work in organizations, and
activities are met according to guidelines, without losing the harmony or concordance
with other functions within the entity.
Internal Control is important because it helps to have a proper and efficient control of
the entire organization, it allows in a technical way safeguard the company's
resources, resources that have not been used in an efficient and profitable way for
the company or if its use has become profitable for third and harmful for the owner
entity causing damage on the part of both financial and operational
13
Banking institutions are companies whose purpose is the recruitment and placement
of the financial resources of natural and legal persons, with the provision of services
to its customers and mediation in the financial markets national and international. By
its structure and operation have very specific characteristics that distinguish them
from other companies that also provide services.
In the specific case of cooperative savings and credit "San Martin de Porres", central
institution of this research, it escapes no organizations looking today for its rapid
development within the business world, because enjoying qualities worthy of study
and possesses human, material and economic resource that must be geared to the
pursuit of its goals. This type of institution are not excluded from business entities,
only with another type of objectives which keeps it in place, and which aspires to
experience changes to enjoy development. This research sought to bring this
institution design of a Manual control internal accounting.
___________________________
Estela Elizabeth Palma Vélez
Words caves: Internal Control Manual. Principles. Methodological approach.
Theoretical framework. Presentation, analysis and interpretation of data. Results of
the investigation. Organizational chart. Mission. Vision
CAPÍTULO I
_____________________________
PROPUESTA DE INVESTIGACIÓN
15
1. PROPUESTA DE NVESTIGACIÓN
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La elaboración del Manual de Control Interno de la Cooperativa ―San Martin de
Porres‖. Empezará a partir de Noviembre del presente año; ya que la misma no
cuenta con ningún tipo de Control interno contable en sus operaciones diarias, que
les permita controlar las salidas e ingresos del capital disponible, debido a que la
cooperativa fue formada recientemente y el movimiento diario es registrado hasta el
momento en el software (Excel)
Este proyecto en la Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martin de Porres‖ aportaría
a sus clientes ya que a través de un control contable se llevarían los registros
diariamente brindando información exacta, en fechas requeridas en base a controles
técnicos de las operaciones realizadas.
Los ahorristas son personas de bajos recursos económicos de la comunidad San
Martin de Porres ubicados en el barrio Jocay de Manta, que depositan su confianza
a esta Cooperativa.
En la actualidad las Empresas se ven en la necesidad, de contar con programas
manuales, contables y un control interno en sus procesos administrativos y contables
a fin de obtener eficiencia, seguridad y orden de las labores o transacciones diarias.
16
La cooperativa realiza sus operaciones día a día, sin ningún seguimiento de políticas
y procedimientos contables-operativos aceptables, no cuenta con una organización
estructural adecuada. Por esta y muchas razones se ha decidido implementar un
control interno que permita a la empresa salvaguardar sus activos, la fidelidad del
proceso de información y registros, etc. a fin de cumplir con todas las necesidades en
forma segura para una excelente organización al momento de llevar sus registros
contables
La cooperativa brinda beneficios a sus clientes ya que la mayoría son personas de
escasos recursos económicos y se les da facilidad para ahorrar cualquier cantidad
de dinero por minina que sea, sin descuento alguno.
1.2. BREVE RESEÑA HISTÓRICA DE LAS COOPERATIVAS
La corriente cooperativista emerge a comienzo de la primera mitad del siglo XIX, en
al año 1919 se organiza la primera cooperativa en la Ciudad de Guayaquil llamada
SOCIEDAD PROTECTORA DEL OBRERO, este significo el punto de partida para
la formación de otras cooperativas en todo el País.
Sin embargo la historia registra que fue la Cooperativa de Producción Pesquera
LAS PALMAS de la ciudad de Esmeralda la primera cooperativa en el Ecuador en
obtener personería Jurídica en 1961.
17
En los orígenes del movimiento cooperativo ecuatoriano, se pueden distinguir por lo
menos tres etapas fundamentales. La primera se inicia en la última década del siglo
pasado. La segunda empieza a partir de 1937, año en el cual el estado dicta la
primera ley de Cooperativas. La tercera etapa, se inicia a mediados de los años
sesenta con la expedición de la Ley de Reforma Agraria en 1964 y de la nueva Ley
de Cooperativas en 1966.
En lo que se refiere al cooperativismo de ahorro y crédito, la primera caja de ahorro
que se fundó en el País fue en la Ciudad de Guayaquil.
1.2.1. Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martin de Porres‖
La Cooperativa de Ahorro y Crédito San Martin de Porres es una entidad financiera
aprobada bajo Acuerdo Ministerial 257 de fecha 17 de febrero de 1983 del Ministerio
de Bienestar Social.
La Cooperativa de Ahorro y Crédito San Martin de Porres se encuentra ubicada en el
barrio Miraflores, Cantón Manta, Provincia de Manabí.
La Cooperativa de Ahorro y Crédito San Martin de Porres se rige por la Ley de
Cooperativas, el Reglamento General, el Estatuto, los principios de cooperativismo y
los reglamentos Internos que se dictaren.
18
La Cooperativa de Ahorro y Crédito San Martin de Porres es una entidad que crece
día a día, administrando los recursos financieros de los socios a través de
captaciones y colocaciones eficientes, ofreciendo servicios ágiles, oportunos y con
tasas de interés competitivos, a través de su personal competente y comprometido,
logrando obtener rentabilidad efectiva para sus socios, inversionistas y bienestar a
sus trabajadores.
1.3. SITUACIÓN PROBLEMÁTICA
En la Cooperativa de Ahorro Y Crédito ―San Martin de Porres‖ de la ciudad de Manta,
está atravesando por una serie de preocupaciones ocasionadas porque:
No se ha dispuesto de un plan de organización en todos los procedimientos,
coordinados de manera coherente a las necesidades de la Institución para que
se puedan proteger y resguardar los activos
Ausencia de un manual de procedimientos en el que se definan las políticas
contables
Falta de conocimientos en cuanto al control interno y sus normativas
Desconocimiento de las líneas de autoridad y responsabilidad en la estructura
organizativa.
19
Esta problemática permitirá que las actuales políticas administrativas, financieras y
contables desemboquen en la optimización de los recursos humanos y técnicos para
el logro de los objetivos de la cooperativa.
1.4. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿En qué medida un modelo de procedimientos de control interno contribuya a
evaluar de manera uniforme e independiente la información contable para obtener
eficacia operacional en la Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martin de Porres‖ de
la ciudad de Manta?
1.5. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
1.5.1. Objetivo General
Elaborar un Manual de Control Interno Contable que permita evaluar de manera
uniforme e independiente la información contable para obtener eficacia operacional
en la Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martin de Porres‖.
1.5.2. Objetivos Específicos
Proponer objetivos, políticas y procedimientos del modelo de Control Interno.
Elaborar objetivos, políticas y procedimientos del sistema contable.
Preparar la propuesta de manual de control
Proponer flujo gramas de los principales procesos
20
1.6. HIPÓTESIS
Es posible alcanzar la seguridad razonable del cumplimiento de los objetivos
operacionales, financieros y de cumplimiento de los principios, normas y
procedimientos en la Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martin de Porres‖ de la
ciudad de Manta, mediante la implementación de un Manual de Control Interno al
área contable.
1.7. VARIABLES E INDICADORES
1.7.1 Variable Independiente
Implementación de un manual de Control interno
1.7.2. Variable Dependiente
Eficiencia y eficacia en el área contable de la Cooperativa de Ahorro y Crédito
―San Martin de Porres‖
Efectividad del Control Interno
Componentes del Control Interno
21
1.8. JUSTIFICACIÓN DEL TEMA
Al desarrollar la presente investigación con el tema de elaboración de un MANUAL
DE CONTROL INTERNO CONTABLE; EN LA COOPERATIVA ―SAN MARTIN DE
PORRES‖ de la ciudad de Manta se está contribuyendo a la información, promoción
y orientación en los actuales momentos, es importante tener un buen sistema de
control interno en las cooperativas, debido a lo práctico que resulta contar con
eficiencia y eficacia al implantar los controles internos en sus operaciones, ayuda a
conocer la situación financiera, es por ello la importancia de realizar una
programación idónea que compruebe que los controles se cumplan y que los datos
contables, son exactos, correctos y transparentes.
Este trabajo investigativo, es necesario hacerlo, por que servirá de guía a los
responsables del control y gestión de la cooperativa. Para que apliquen
correctamente los procedimientos, técnicas y prácticas.
Dichos cambios se puede lograr adecuando controles internos, que permitan
salvaguardar los bienes de un departamento.
Un departamento que no aplique controles internos adecuados, puede tener el
riesgo de presentar desviaciones en sus operaciones, e incluso podría llevar al
mismo a una crisis operativa.
22
Después de revisar y analizar conceptos relacionados al control, se puede decir que
estos controles permiten definir sistemáticamente la necesidad de implantar
controles administrativos en todos y cada uno de sus operaciones diarias, dichos
controles se deben establecer con el objeto de reducir el riesgo de pérdidas.
Por lo expuesto, anhelo investigar a fondo el tema para que sea de ayuda a la
Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martin de Porres‖ de la ciudad de Manta ya
que la misma no cuenta con un control interno contable que le permita cumplir con
los requerimientos adecuados para un mejor desarrollo en sus actividades
económicas y que logre los resultados programados.
1.9. DELIMITACIÓN
1.9.1. Alcance
Esta investigación se realizó en la Ciudad de Manta, en el Barrio Jocay ubicada en el
centro de la ciudad, tomando en cuenta el movimiento de transacciones que se
generan día a día en dicha institución.
1.9.2. Limitaciones
El tiempo disponible por parte de los sujetos de investigación.
La confidencialidad en el manejo de la información.
El limitado conocimiento de los aspectos legales por parte de los sujetos de
investigación
CAPÍTULO II
_____________________________
FUNDAMENTOS HISTORICOS Y TEÓRICOS
DEL SISTEMA COOPERATIVO DE
AHORRO Y CRÉDITO
24
2. FUNDAMENTOS HISTORICOS Y TEÓRICOS DEL SISTEMA COOPERATIVO DE AHORRO Y CRÉDITO
2.1. DEFINICIÓN DE COOPERATIVA
Una cooperativa es una asociación autónoma de personas que se reúnen de forma
voluntaria para satisfacer sus necesidades y aspiraciones económicas, sociales y
culturales, mediante una empresa de propiedad conjunta y de gestión democrática
sin fines de lucro.
2.2. CARACTERÍSTICAS
Para poder establecer una caracterización de las cooperativas debemos establecer
las diferencias que existen en comparación con las sociedades de capital y empresas
del estado. El cuadro siguiente trata de mostrar estas diferencias.
25
Cu
ad
ro N
º1 C
ara
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riza
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26
2.3. SIMBOLOS DEL COOPERATIVISMO
Los Dos Pinos del Cooperativismo.- Este símbolo nació en los Estados Unidos en
el año 1920, y posteriormente fue aceptado en el resto del mundo. En la actualidad
es el más conocido de todos los símbolos del cooperativismo.
2.4. SIGNIFICADO DE LOS ELEMENTOS
Cada uno de los elementos del emblema, tiene su significado, a modo de síntesis
explicamos los siguientes:
EL PINO: El árbol del pino, se consideraba en la antigüedad como símbolo de
inmortalidad y de fecundidad, era respetado por su capacidad de supervivencia en
las tierras menos fecundas y la sorprendente capacidad de multiplicación.
EL CIRCULO: EL representa la vida eterna, porque un horizonte final, además
representa la idea del mundo, que todo lo contiene y todo lo abarca.
EL VERDE: El verde oscuro de los árboles representa el principio vital de la
naturaleza.
27
EL AMARILLO: EL amarillo-oro representa el sol, fuente permanente de energía y
calor.
EL EMBLEMA: Un círculo que abraza dos árboles del pino, indicar la unión del
movimiento, la inmortalidad de sus principios, es la fecundidad de sus seguidores.
Todo esto marcó en la trayectoria ascendente de los árboles del pino para los que se
proyectan en lo alto, intentando crecer cada vez más.
2.5. ANTECEDENTES HISTÓRICOS
2.5.1. Del Sistema Cooperativo en General
La historia del sistema cooperativo se remonta a la práctica de diferentes
modalidades de asociación tradicional, especialmente en el ámbito rural y en
actividades de carácter agropecuario, tal era el caso, por ejemplo en Latinoamérica,
los ayllus de la cultura Inca que comprendió lo que ahora es Perú, Bolivia, Ecuador,
parte de Chile y el norte argentino. De igual modo, en las culturas del norte de
América como la azteca en México y las juntas en Costa Rica. Estas manifestaciones
tradicionales de la cooperación aún están vigentes en muchos países de América
Latina y en el mundo, este sistema de cooperativismo en épocas pasadas, que se
identificaba por la autoayuda, solidaridad y cooperación entre sus integrantes en las
diferentes actividades fueron determinantes para iniciar lo que hoy se conoce como
los principios del sistema cooperativo.
28
El cooperativismo, a lo largo de su historia ha sido considerado y definido de
múltiples formas: como doctrina política, modo de producción, sin embargo,
actualmente se puede afirmar que el cooperativismo es un plan económico que
forma parte importante de la vida de muchos Países, y su desarrollo y difusión indica
que podría llegar a modificar hasta la estructura política de las sociedades que las
han implantado.
Una de las características importantes de la teoría cooperativista es su sencillez,
pues no surge como producto de sesudas reflexiones de filósofos o teóricos, sino del
sentido común.
Dentro del movimiento cooperativo moderno mundial se afianza en el pueblo de
Rochdale condado de Lancashire, Inglaterra, cerca de Manchester. Fue en 1844 un
grupo de 28 trabajadores de la industria textil, que vivían en este pueblo, trataron de
controlar su destino económico formando una cooperativa llamada la Rochdale
Equitable Pioneers Society (la Sociedad Equitativa de Pioneros de Rochdale).
La idea tuvo su origen a fines del año 1843, en tal época la industria textil se
encontraba en su apogeo y proporcionaba una gran actividad en las más importantes
manufacturas de Rochdale. Frente al desamparo de la clase trabajadora algunos
tejedores recordaron las ideas de Robert Owen considerado el padre del
cooperativismo.
29
Lejos de tratar de rehuir responsabilidades, el 24 de octubre de 1844 dieron
constitución legal a su sociedad. La entidad fue registrada bajo el título: "Rochdale
Society of Equitables Pioneers" (Sociedad de los Equitativos Pioneros de Rochdale).
Por su sencillez y como alternativa de solución para el establecimiento de una nueva
forma de vida rápidamente ganó adeptos, además de que las conclusiones
formuladas por ellos, revisadas y ampliadas, constituyen los fundamentos del
cooperativismo.
Una de las conclusiones a que llegaron los obreros textiles de Rochdale, al integrar
la primera cooperativa de consumo es: "El incentivo de lucro es el origen y la razón
de ser de los intermediarios, y debe sustituirse por una noción de servicio mutuo o
cooperación entre los consumidores". La esencia que encierra esta conclusión es
que la clase consumidora, permanente y universal, está siempre a merced de la
acción de los intermediarios, cuyo móvil principal es el lucro; por lo tanto, la clase
trabajadora tiene el derecho y el deber de defender, y la mejor forma de haberlo es
con solidaridad.
Estos valores son puestos en práctica a través de los Seven Rochdale Principles (los
siete principios Rochdale), los principios que originalmente establecieron los pioneros
de Rochdale para las sociedades cooperativas fueron los siguientes:
1. Libre ingreso y libre retiro
2. Control democrático
30
3. Neutralidad política, racial y religiosa
4. Ventas al contado
5. Devolución de excedentes
6. Interés limitado sobre el capital
7. Educación continúa.
Así, las cooperativas más antiguas son las de consumo, y su objetivo central es
suministrar a los miembros de la misma, a precios módicos, los artículos que
requieren para la satisfacción de sus necesidades. Pero es necesario indicar que el
movimiento cooperativo no se limita a este ámbito, ya que también se han
desarrollado diferentes clases de cooperativas de acuerdo a las necesidades del
hombre.
Después la corriente social de pensadores, políticos y religiosos, promovieron las
organizaciones cooperativas para establecer condiciones de justicia social, incluso
en varios países las leyes antecedieron al hecho cooperativo.
La corriente religiosa de la Iglesia Católica tuvo su importancia en el desarrollo del
sistema cooperativo a partir de las encíclicas Rerum Novarum, Quadragesimo Anno
y Populorum Progressio, que buscaron mecanismos cooperativos para solucionar los
problemas que afectaban a grandes capas de la población, encontrando en el
cooperativismo una posible solución. Esta acción fue importante en los países de
América Central y los de la Región Andina.
31
La corriente estatal de Latinoamérica que se inició con medidas legislativas y de
impacto inicial muy significativas, que creaban un marco legal para el funcionamiento
de las cooperativas. A partir de los años de 1950 y 1960 se brindó a través del
Programa Alianza para el Progreso, un fuerte impulso al cooperativismo como
inductor de progreso económico y social permitiendo además, que los Estados
instituyeran oficinas especiales para la promoción, desarrollo y registro de
cooperativas, canalizando así muchos de sus recursos y prestaciones hacia el
cooperativismo.
Desde los años de 1970, los movimientos cooperativos de Latinoamérica,
exceptuando a El Salvador, cuentan con profesionales calificados, egresados de
universidades europeas y centroamericanas para trabajar en el marco del proceso de
integración en empresas cooperativas.
En la actualidad existen organizaciones a nivel mundial que incentivan el
cooperativismo, tal es el caso de la Alianza Internacional de Cooperativas (ACI).
En la actualidad la Cooperativa de la Sociedad Rochdale continua el legado del
espíritu de cooperación establecido en 1844, hace más de 150 años.
32
2.5.2. Del Sistema Cooperativo de Ahorro y Crédito
Friedrich Wilhelm Raiffeeisen, nació el 30 de marzo de 1818 y falleció el 11 de marzo
de 1888, este hombre dejó un legado a la humanidad con una rica experiencia en
cooperativismo de ahorro y crédito.
Raiffeeisen impulsó al sistema Cooperativo de Ahorro y Crédito, basado en los
principios de auto ayuda, auto responsabilidad y auto administración, en su tiempo
fundó varias cooperativas en su país natal, y aquellos principios e ideas aún
continúan vigentes en más de 100 países del mundo, con alrededor de 300 millones
de socios, en más de 700.000 cooperativas.
El inicio de la industrialización en el siglo XX, dio lugar a una economía libre e
independiente, apareciendo en los sectores pobres, prestamistas inescrupulosos que
agudizaban la miseria, ante esta situación Raiffeeisen, fundó en 1846, la asociación
para la obtención de pan y frutas. Después de que consideró que solamente la
autoayuda sería el medio más eficiente, fundó en 1864 la asociación de crédito de
Heddesdorf.
Posteriormente, en 1866 Raiffeisen escribió sus experiencias en su libro: "las
asociaciones de cajas de crédito como medida para evitar la miseria de la población
rural, artesanal y obreros urbanos", éste libro tubo 8 ediciones y se difundió en todo
el mundo.
33
Para la compensación de liquidez entre las pequeñas Cooperativas de Ahorro y
Crédito, se creó en 1872 el Banco Cooperativo Agrario Renano en Neuwiend, como
primera caja central rural. También trató de crear un Seguro Cooperativo, mismo que
fue fundado en Berlín en 1922 y hoy lleva su nombre.
Por lo tanto el mes de marzo constituye para el sistema cooperativo de ahorro y
crédito un mes de recordación, ya que fue el mes del nacimiento y muerte de uno de
los principales gestores del cooperativismo de ahorro y crédito.
Actualmente el sistema Cooperativo de Ahorro y Crédito ha demostrado una
evolución continua y sostenida, a través de las organizaciones: a nivel nacional que
es la Federación Nacional de Cooperativas de Ahorro y Crédito (FECOAC), a nivel
Latinoamericano, la Confederación Latinoamericana de Cooperativas de Ahorro y
Crédito (COLAC), y a nivel mundial, la Organización Mundial de Cooperativas de
Ahorro y Crédito (WOCCU).
2.5.3. Del Sistema Cooperativo en el Ecuador1
La legislación Cooperativa data de 1937, pero fue en la década del cincuenta al
sesenta que cobró verdadera presencia en el ámbito nacional cuando se da la
creación de la mayor parte de las organizaciones Cooperativas de primer y segundo
grado, en esto intervinieron directa o indirectamente agentes ajenos a los sectores
1 ttp://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/funhistocooperativa.htm
34
involucrados, es decir, instituciones públicas, privadas y promotores; entre estos
últimos se puede señalar a religiosos, voluntarios extranjeros y algunos
profesionales, a título personal o encargados por alguna organización de carácter
político o social. Cabe citar también la acción desarrollada por los gremios, sindicatos
de trabajadores, organizaciones clasistas y personal de movimiento cooperativo
sobre todo norteamericano.
La acción de las instituciones religiosas fue dirigida a crear y fomentar la
organización de cooperativas de ahorro y crédito.
El 7 de septiembre de 1966 en la presidencia interina de Clemente Yerovi Indaburu,
se promulgó la Ley de Cooperativas, y el 17 de enero de 1968 se dicta el reglamento
respectivo.
El crecimiento cooperativo en la década del sesenta al setenta fue vigoroso (449%
de entidades y 402% de asociados); sin embargo, hacia fines de los años de 1970, al
reducirse los recursos y la acción de fomento del Estado y del exterior, este proceso
desaceleró el crecimiento cooperativo.
Actualmente, predominan las cooperativas de servicios y las de consumo, pero cabe
destacar la organización que han sabido desarrollar por iniciativa propia, las
Cooperativas de Ahorro y Crédito, la integración cooperativa se sustenta en
federaciones verticales y en centrales; además el índice de penetración cooperativa
ha tenido leves incrementos en la década de los ochenta, mientras que en los últimos
35
tiempos como respuesta a la actual crisis del país se ha visto fortalecidas las
Cooperativas en especial las de Ahorro y Crédito.
Art. 1 Ley de Cooperativas en el Ecuador
―Una Cooperativa es una asociación de personas en número variable que se
enfrentan con las mismas dificultades económicas y que libremente unidas sobre la
base de igualdad de sus derechos y obligaciones, se esfuerzan por resolver esas
dificultades, principalmente administrando por su cuenta y riesgo, con miras al
provecho material y moral común, y mediante la colaboración de todos, una empresa
en la cual delegaron una o varias de las funciones económicas que responden a las
necesidades comunes‖.
Se define también a una cooperativa como la sociedad organizada voluntariamente
por un grupo de personas cuyos intereses afines lo dispongan para rendirse así
mismo o a la comunidad, un buen servicio. Es una asociación libre del pueblo
enfrentando un problema común, que lo resuelven bajo principios democráticos.
Para que exista una entidad cooperativa no basta que un grupo de personas asocien
un esfuerzo propio al esfuerzo de los demás, sino también que desarrollen una
empresa económica capaz de reemplazar, coexistir o competir con las demás
empresas.
36
Los asociados asumen el carácter de copropietarios y toman a su cargo la
administración de la empresa y participan de las ventajas y riesgos correspondientes.
Como toda empresa está constituida por los dos elementos fundamentales: el
elemento SOCIAL y el elemento ECONÓMICO.
El elemento social que es el que agrupa a la gente de buena voluntad de un
municipio, una parroquia, una fábrica, una institución cualquiera que requiere
satisfacer exigencias comunes, tales como: vivienda, transporte, crédito, etc., y que
bajo un espíritu de unión, de esfuerzo propio y ayuda mutua logran solucionar
cooperativamente esas necesidades.
El elemento económico que desarrolla la empresa a partir de las aportaciones
sistemáticas y que permite luego resolver los propósitos y necesidades del grupo
asociado y de la comunidad.
Se trata de una distinción muy importante de este sistema socio-económico, ya que
ninguna asociación de personas es verdaderamente cooperativa mientras no
organice y administre una empresa económica propia y ninguna empresa económica
es verdaderamente cooperativa si descuida los aspectos sociales inherentes a ella.
En otras palabras, es preciso que junto a los factores económicos de la empresa, se
verifique la existencia del ESPIRITIU COOPERATIVO de la asociación marcado
indeleblemente con los principios de libertad, igualdad y solidaridad.
37
El cooperativismo hermana en un solo sistema el idealismo con el sentido práctico de
los negocios. Para los cooperadores es la forma en que se acomodan los principios
de la libre empresa a una filosofía que permita a los hombres ser sus propios dueños
y patronos.
Las cooperativas permiten preservar la autonomía, dignidad y libertad de las
personas, sin alterar la unidad de esfuerzos y la labor común, porque sus miembros
se adhieren o se retiran de acuerdo con su voluntad; adoptan decisiones por mayada
de personas y no de capitales y se someten a una disciplina libremente consentida.
Al basarse en el esfuerzo propio y la ayuda mutua estimulan las iniciativas
individuales y el sentido de responsabilidad social. Además al colocar la
administración en manos de los mismos socios elegidos en deliberación popular, las
cooperativas se constituyen en verdaderas escuelas de democracia y fuentes de
preparación técnica y económica de vastos sectores de la población.
2.5.4. Acontecimientos Cooperativos del Milenio
El Sistema Cooperativo de Ahorro y Crédito tiene su propia historia, la revista
"Cooperativa No: 23" publicada por la FECOAC destaca como principales
acontecimientos los siguientes:
38
1849.- Surge la idea del crédito cooperativo como una solución a la pobreza y
hambre que padecen los habitantes del sur de Alemania. En este año Federico
Wilhelm Rraiffeisen (1818- 1.883) funda la primera sociedad de Crédito, por esto se
le considera como el padre del movimiento de crédito cooperativo.
1864.- En Heddesdorf, Raiffeisen establece la primera cooperativa de crédito del tipo
de las que hoy funcionan en Alemania, exhorta al pueblo al ahorro colectivo y
préstamo con interés mínimo de recargo, y cada socio puede votar. Solamente las
personas asociadas a la cooperativa de crédito pueden ahorrar y solicitar préstamos
y la reputación del socio es la garantía primordial para concederlos. Raiffeisen fundó
423 cooperativas de crédito. La idea se extiende a otros países.
1900.- La primera cooperativa de crédito norteamericana nace en Levis, Québec; es
obra del periodista Alfonso Desjardins (1854 - 1920) quien, después de estudiar el
crédito cooperativo en Europa, decide que las cooperativas de crédito obren como
réplica a la usura que impera en América
1906.- La legislación de Québec promulga la primera ley que atañe a las
cooperativas de crédito norteamericanas
1909.- Alfonso Desjardins, establece la primera Cooperativa de Crédito en Estados
Unidos y se dicta la primera Ley de Cooperativas de Crédito en EE.UU, en
Massachussets.
39
1934.- Se crea la Credit Union National Association (CUNA), en Estes Park Colorado,
organización de ayuda propia, sin fin de lucro, constituida por cooperativas de crédito
1935.- Con el fin de proteger a los socios de las cooperativas de crédito y a estas, se
fundan CUNA MUTUAL INSURANCE SOCIETY.
1937.- El 30 de noviembre siendo Jefe Supremo el General Alberto Enriquez Gallo,
se expide la primera Ley de Cooperativas en el Ecuador.
1948.- La Asociación Nacional de Cooperativas de Ahorro y Crédito (CUNA) de los
EE.UU, y la Sociedad de Seguros Mutuos, eligieron el tercer jueves de octubre como
el día de celebración de las cooperativas de ahorro y crédito
1958.- CUNA se convierte en asociación mundial, accesible a las ligas de
cooperativas de crédito en todo el mundo.
1961.- En el Ecuador, bajo el gobierno del Dr. José Maria Velasco Ibarra, se crea la
Dirección Nacional de Cooperativas, inicia sus actividades de difusión, educación,
Legalización, fiscalización y estadística del movimiento cooperativo.
1963.- El 30 de junio se constituye la Federación de Cooperativas de Ahorro y
Crédito del Ecuador. El 23 de septiembre del mismo año se aprueban los Estatutos
40
de este organismo rector del movimiento cooperativo de ahorro y crédito, integrado
en su inicio por 34 COAC`s que aglutinaban a 3.000socios.
1964.- Se forma el Banco de Cooperativas del Ecuador, como entidad crediticia y
enlace de las diferentes líneas de Cooperativas; se inicia con un considerable
préstamo concedido por la AID con el objetivo fundamental de que las COAC`s sean
quienes capitalicen a esta entidad. El 12 de diciembre de 1964 recibió autorización
legal para operar, y el 13 de mayo de 1965 concedió los primeros préstamos. En la
actualidad ya no existe, por cuanto se vio obligado a cerrar sus puertas por una mala
práctica administrativa gerencial.
1966.- Se promulga la segunda Ley y Reglamento General de Cooperativas, en la
Presidencia de Clemente Yevori Indaburu.
1969.- Nace COOPSEGUROS del ECUADOR, bajo el auspicio de la federación
Nacional de Cooperativas de Ahorro y Crédito del Ecuador, según Acuerdo
Ministerial del 20 de febrero de 1970
1971.- Un dato de gran importancia histórica fue la Resolución del Ministerio de
Educación No. 622 del 5 de marzo, que declaró obligatoria la enseñanza del
cooperativismo a nivel primario y secundario.
41
1971.- El 18 de mayo de 1971, con el propósito de fomentar el espíritu cooperativo
en la sociedad ecuatoriana, a través del Instituto Cooperativo Ecuatoriano, mismo
que se conforma de varios organismos de integración y servicios cooperativos,
instituciones públicas y privadas que fomentan el desarrollo cooperativo.
1976.- Decae de un modo sustancial el apoyo del gobierno ecuatoriano al
cooperativismo. Se reduce significativamente la asignación presupuestaria a la
dirección Nacional de Cooperativas.
1988.- La FECOAC comienza a trabajar en créditos con dos fuentes de
Financiamiento: una preveniente de fondos BIDCOLAC y que constituyen la base
más importante de la cartera; y la otra fuente basada en recursos propios, pero es un
pequeño porcentaje del total de la cartera (4%) Sucede una de las intervenciones
más controversiales y cuestionadas de la Superintendencia de Bancos, de la
Cooperativa de Ahorro y Créditos "San Fracisco de Asís" Ltda., la entidad de mayor
renombre continental de su ramo. Después de esta intervención se declaró el estado
de liquidación el 15 de noviembre del mismo año.
1991.- Nace el 13 de diciembre, la Corporación de Estudios y Desarrollo
Cooperativo, CEDECOOP, como parte del proyecto Curricular impulsado por la
DGRV-CONCAF.
42
1992.- El 7 de agosto de 1992, el Dr. Rodrigo Borja Cevallos, Presidente
Constitucional de la Republica, objetó totalmente, el proyecto de Ley que creaba la
Superintendencia de Cooperativas, cortando serias y valiosas proyecciones de
desarrollo del cooperativismo nacional.
1995.- El 15 de mayo se crean las corporaciones de servicios especializados:
AUDICOOP, SYSTECOOP Y CONSULCOOP, para atender requerimientos de
asistencia técnica de las cooperativas de ahorro y crédito
1998.- El Dr. Fabián Alarcón, Presidente Interino de la Republica, expide el
Reglamento de Constitución, Organización, Funcionamiento y Liquidación de las
cooperativas de ahorro y crédito que realizan intermediación financiera con el
público, sujetas al control de la Superintendencia de Bancos, que entre otros
aspectos, disponía que los COAC`s abiertas al público y que estaban bajo el control
de la dirección Nacional de Cooperativas, debían solicitar su ingreso al control de la
Superintendencia de Bancos.
1998.- En la ciudad de Santo Domingo de los Colorados, con la participación de 27
entidades cooperativas, se conformó el Consorcio de Cooperativas de Ahorro y
Crédito del sector Rural del Ecuador.
1999.- El Arq. Guillermo Celi, Ministro de Bienestar Social, mediante Acuerdo
Ministerial No 02243, concedió personería jurídica a la Central de Crédito
43
Cooperativo, FINANCOOP; se inició con 21 entidades cooperativas de ahorro y
crédito y las corporaciones de servicios especializados. En el mismo año extiende la
personería jurídica a la Union Nacional de Cooperativas de Ahorro Crédito para la
Seguridad Financiera, SOLIDARIA.
1999.- El informe del Secretario General de la Organización de las Nacionales
Unidas, ONU, llega a conclusiones y resultados que respaldan el movimiento
cooperativo y por primera vez contiene un proyecto de directrices destinadas a crear
un entorno favorable para el desarrollo de las cooperativas y recalca que estas
entidades deben ser reconocidas y gozar de una verdadera igualdad con respecto a
otros tipos de asociaciones y empresas.
1999.- ABRIL, por primera vez en la historia del movimiento cooperativo de ahorro y
crédito, se realizó una marcha pacífica y masiva sin precedentes, de líderes,
dirigentes y socios, para exigir del gobierno de turno se descongele el dinero que las
cooperativas mantenían en la banca; la marcha fue un éxito, pues, inmediatamente
las autoridades económicas determinaron el respectivo descongelamiento.
44
2.6. FUNDAMENTOS TEÓRICOS Y FILOSÓFICOS2.
Para promulgar y entender los principios filosóficos del sistema cooperativo, no
necesariamente se trata de saber filosofía, sino más bien de filosofar o saber
interrogarse en este mundo cambiante.
Los principios del sistema cooperativo tienen como punto de partida los principios
formulados por el fallecido cooperativista, Mauricio Colombain, que fueron publicados
por la OIT en 1976, y que rigen en su mayoría actualmente; hoy en día se han
determinado 7 principios básicos del cooperativismo. A estos principios también se
les conocen con el nombre de Principios de Rochdale, en memoria del pequeño
pueblo de Inglaterra, donde por primera vez se recopilaron y pusieron en práctica los
principios de Rochdale; Estos aseguran que una cooperativa mantenga su espíritu
democrático y se desenvuelve como negocio sólido y fuerte, es decir, debe ser una
empresa de economía solidaria, estos principios han sido divulgados por las
diferentes organizaciones como la Alianza Internacional de Cooperativas (ACI).
2.6.1. Valores
Las cooperativas están basadas en los valores de la autoayuda, la auto
responsabilidad, la democracia, la igualdad, la equidad y la solidaridad. En la
2Ídem
45
tradición de sus fundadores, los socios cooperativos hacen suyos los valores éticos
de la honestidad, la transparencia, la responsabilidad y la vocación social.
2.6.2. Principios
Primer Principio: Adhesión Voluntaria y Abierta
Las cooperativas son organizaciones voluntarias, abiertas a todas las personas
capaces de utilizar sus y dispuestas a aceptar las responsabilidades de ser socio, sin
discriminación social, política, religiosa, racial o de sexo.
Segundo Principio: Gestión Democrática por Parte de los Socios
Las cooperativas son organizaciones gestionadas democráticamente por los socios,
los cuales participan activamente en la fijación de sus políticas y en la toma de
decisiones. Las personas elegidos para representar y gestionar las cooperativas son
responsables ante los socios. En las cooperativas de primer grado, los socios tienen
iguales derechos de voto (un socio, un voto), y las cooperativas de otros grados
están también organizadas de forma democrática.
46
Tercer Principio: Participación Económica de Los Socios
Los socios contribuyen equitativamente al capital de sus cooperativas y lo gestionan
de forma democrática. Por lo menos parte de ese capital normalmente es propiedad
común de la cooperativa. Normalmente, los socios reciben una compensación, si la
hay, limitada sobre el capital entregado como condición para Los socios asignan los
excedentes para todos o alguno de los siguientes fines: el desarrollo de su
cooperativa posiblemente mediante el establecimiento de reservas, de las cuales una
parte por lo menos serían irrepartible; beneficiando a los socios en proporción a sus
operaciones con la cooperativa: y el apoyo de otras actividades aprobadas por los
socios.
47
Cuarto Principio: Autonomía e Independencia
Las cooperativas son organizaciones autónomas de autoayuada, gestionadas por
sus socios. Si firman acuerdos con otras organizaciones, incluidos los gobiernos, o si
consiguen capital de fuentes externas, lo términos que aseguren el control
democrático por parte de sus socios y mantengan su autonomía cooperativa.
Quinto Principio: Educación, Formación e Información
Las cooperativas proporcionan educación y formación a los socios, a los
representantes elegidos, a los directivos y a los empleados para que puedan
48
contribuir de forma eficaz al desarrollo de sus cooperativas. Ellas informan al gran
público, especialmente a los jóvenes y a los líderes de opinión, de la naturaleza y
beneficios de la cooperación.
Sexto Principio: Cooperación entre Cooperativas
Las cooperativas sirven a sus socios lo más eficazmente posible y fortalecen el
movimiento cooperativo trabajando conjuntamente mediante estructuras locales,
nacionales, regionales e internacionales.
49
Séptimo Principio: Interés por la Comunidad
Las cooperativas trabajan para conseguir el desarrollo sostenible de sus
comunidades mediante políticas aprobadas por sus socios.
2.7. DOCTRINA COOPERATIVISTA
―Son cooperativas las sociedades de derecho privado formadas por personas
naturales o jurídicas que sin perseguir finalidades de lucro, tienen por objeto
planificar y realizar actividades o trabajos de beneficio social o colectivo, a través de
una empresa manejada en común y formada con la aportación económica, intelectual
y moral de sus miembros‖.
50
2.8. CLASIFICACIÓN DE LAS COOPERATIVAS
2.8.1. Por su Actividad
2.8.1.1. Cooperativas de Producción
Esta clasificación básica incluye las cooperativas formadas por productores.
Esta incluye tanto la producción agrícola como artesanos y la industria.
a) De Mercado.- Las cooperativas de mercadotecnia, en la que los agricultores unen
sus producciones agrícolas para llevarlas al mercado en forma cooperativa,
alcanzando mayores precios y una más efectiva y rápida venta, además consiguen
mejorar su producción ya que la cooperativa les ofrece más ayuda, mejorar métodos
de cultivo y labores.
b) De Abasto.- Cooperativas de abasto agrícola, por medio de las cuales los
agricultores adquieren conjuntamente semillas, abonos y herramientas de labranza,
insecticidas y cualquier otro material necesario para la explotación agrícola y
ganadera. En algunas ocasiones la cooperativa de abastos pueden producir los
materiales que necesita el agricultor.
c) De relación crédito agrícola.- Las cooperativas de refacción (crédito agrícola
funcionan en igual forma que las cooperativas de crédito en la vida, pero en los
primeros préstamos se limitan a las necesidades propias de la explotación agrícola,
en algunos países las cooperativas de refacción, agrícola son auspiciados y hasta
sostenidos por el estado.
51
d) Producción de artesanos e industriales.- Además de la producción agrícola, los
artesanos y trabajadores industriales han formado cooperativas que como las de
agricultores, ofrecen los servicios de mercadotecnia de la producción de aquellos que
necesitan para operar sus talleres y fábricas.
Como indica nuestro estudio de la historia del cooperativismo, a través de la época
del hombre ha sido usándolo para aplicarlo a sus necesidades según estos van
cambiando. Una cosa no cambiará y esa es la que a través del cooperativismo el
hombre puede efectiva y colectivamente con éxito o cualquier reto de su época, y
crear un clima de unidad, amistad y solidaridad humanas para una mayor
comprensión entre todos.
2.8.1.2. Cooperativas de Consumo
Son aquellas que tienen por objeto abastecer a los socios de cualquier clase de
artículos de libre comercio.
Se puede organizar una cooperativa de consumo para venta de materiales y
productos de artesanías, la misma que tendría que proveer a los socios de las
materias primas y herramientas necesarias; y a la vez se encargaría de la venta de
los productos terminados.
Las cooperativas de consumo se clasifican en:
52
1. De artículo de primera necesidad (venden productos agrícolas e industriales
para el hogar)
2. De semillas, abonos y herramientas
3. De materiales y productos de artesanía.
4. De vendedores autónomos (adquieren y elaboran los productos que venden
individualmente los socios).
5. De vivienda urbana (para dar a los socios vivienda, locales profesionales u
oficinas).
6. De vivienda rural.
2.8.1.3. Cooperativas de Crédito
Son las que reciben ahorros y depósitos, hacen descuentos y préstamos a sus
socios y verifican pagos y cobros a cuenta de ellos.
Dentro del grupo de estas cooperativas, se pueden organizar las siguientes:
1. Cooperativas de Crédito Agrícola.- Tienen por objeto el facilitar crédito a sus
socios para el desarrollo agrícola pecuario, o para la adquisición de semillas,
abonos, herramientas, maquinaria para la agricultura.
2. Cooperativas de Crédito Artesanal e Industrial.- Son las que hacen
préstamos a los socios para la compra de materiales, herramientas,
53
maquinarias para mejoramiento de sus talleres individuales para que
mantengan o establezcan pequeñas industrias o trabajos autónomos.
3. Cooperativas de Ahorro y Crédito Las cooperativas de ahorro y crédito son
las que reciben ahorros, depósitos, préstamos a sus socios, verificar pagos
que cobra por cuenta de ellos.
Estas cooperativas de ahorro y crédito son las que más se han desarrollado y
se calcula que tienen un millón 400 mil afiliados es todo el país.
El ahorro y crédito cooperativo llega a un 13% de la población
económicamente activa de todo el país. Con sus operaciones las cooperativas
de ahorro y crédito captan el 1.7% del mercado financiero, tienen el 4% de los
activos de todo el sistema, el 2% de la cartera y el 1% de activos y
captaciones.
2.8.1.4. Cooperativas de Servicio
Son las que, sin pertenecer a los grupos anteriores, se organizan con el fin de llevar
diversas necesidades comunes de los socios, o de la colectividad.
Entre las cooperativas de servicios, podemos mencionar las siguientes líneas y
clases:
1. De seguros (aseguran contra riesgos personales o patrimoniales)
2. De transporte (de pasajeros de carga: terrestre, marítima y aérea)
3. De electrificación (proporcionan servicio eléctrico)
4. De irrigación (presas y canales para riego)
54
5. Del alquiler de maquinaria agrícola
6. De almacenamiento (ensilaje) de producción agrícola
7. De refrigeración y conservación de productos mediante frigoríficos
8. De asistencia médica y funeraria
9. De educación (creación y mantenimiento de escuelas, colegios u otros
establecimientos de enseñanza)
2.8.2. Por su Capacidad
2.8.2.1. Cooperativas Abiertas
Son las que agrupan en su seno a socios de diferentes grupos sociales o captan
dinero del público en general.
En nuestra localidad tenemos las siguientes cooperativas en este orden:
Cooperativa de ahorro y crédito "Padre Julián Lorente CÍA. Ltda.‖
Cooperativa de ahorro y crédito "El Porvenir"
Cooperativa de ahorro y crédito "29 de Octubre"
Cooperativa de ahorro y crédito "Manuel Esteban Godoy CÍA. Ltda."
Cooperativa de ahorro v crédito de la pequeña empresa CACPE-LOJA,
Cooperativa de ahorro y crédito "Cristo Rey", entre otras.
55
2.8.2.2. Cooperativas Cerradas
Son aquellas que se agrupan a socios que pertenecen a un solo grupo del trabajo
por ejemplo: los trabajadores del Consejo Municipal.
En esta clase de cooperativas ingresan miembros de una determinada entidad
actividad en calidad de socios y por lo tanto sus servicios están orientados hacia este
sector específico.
En nuestra localidad tenemos:
Cooperativa de ahorro y crédito "Policía Nacional‖ Cía. Ltda.
Cooperativa de ahorro y crédito de "Obras Públicas‖
2.9. LEYES Y REGULACIONES VIGENTES EN EL ECUADOR PARA LA
REGULACIÓN DE LAS COAC´S
2.9.1. La Norma 834 sobre Riesgo Operativo
El 20 de Octubre del 2005, la Superintendencia de Bancos a través de la resolución
nº JB-2005-834 emitió la norma sobre Gestión del Riesgo Operativo, que se
encuentra en vigencia para todas las instituciones del sistema financiero que se
encuentran bajo el control de la Superintendencia de Bancos y Seguros.
En esta norma se establecen los lineamientos mínimos que deben seguir las
entidades financieras para garantizar la continuidad del negocio frente a posibles
56
riesgos a los que pudiera estar expuesta la entidad. Para ello, establece que se
deben administrar en forma apropiada los procesos, personas, tecnología de
información y los eventos externos.
2.9.2. Organismos que Controlan y Regulan a los Bancos y Cooperativas
Constitución de la República del Ecuador - 2008.
SUPERINTENDENCIAS
Art. 213.- Las superintendencias son organismo técnicos de vigilancia, auditoría,
intervención y control de las actividades económicas, sociales y ambientales, y de los
servicios que prestan las entidades públicas y privadas, con el propósito de que
estas actividades y servicios se sujeten al ordenamiento jurídico y atiendan al interés
general.
Las superintendencias actuarán de oficio por requerimiento ciudadano. Las
facultades específicas de las superintendencias y las áreas que requieran del control,
auditoría y vigilancia de cada una de ellas se determinará de acuerdo con la ley.
Las superintendencias serán regidas y representadas por las superintendentes o
superintendentes. La ley determinará los requisitos que deban cumplir quienes
aspiren a dirigir estas entidades.
57
Las superintendentes o superintendentes serán nombrados por el Consejo de
Participación Ciudadana y Control Social de una terna que enviará la Presidenta o
presidente de la República, conformada con criterios de especialidad y méritos y
sujeta a escrutinio público y derecho de impugnación ciudadana.
BANCO CENTRAL DEL ECUADOR
Art. 303.- La formulación de las políticas monetaria, crediticia, cambiaria y financiera
es facultad exclusiva de las Función Ejecutiva y se instrumentará a través del Banco
central. La ley regulará la circulación de la moneda con poder liberatorio en el
territorio ecuatoriano.
La ejecución de la política crediticia y financiera también se ejercerá a través de la
banca pública. El Banco Central es una persona jurídica de derecho público, cuya
organización y funcionamiento será establecido por ley.
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CAPÍTULO III
MARCO TEORICO CONCEPTUAL
60
3. MARCO TEORICO CONCEPTUAL
3.1. CONTROL INTERNO
3.1.1. Introducción
Los controles internos se diseñan e implantan con el fin de detectar, en un plazo
deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos
para cada empresa y de prevenir cualquier evento que pueda evitar el logro de los
objetivos, la obtención de información confiable y oportuna y el cumplimiento de
leyes y reglamentos. Los controles internos fomentan la eficiencia, reducen el riesgo
de pérdida de valor de los activos y ayudan a garantizar la confiabilidad de los
estados financieros y el cumplimiento de las leyes y normas vigentes.
3.1.2. Objetivos de un Sistema de Control Interno en las Instituciones
Financieras
Tiene varios objetivos como:
Evitar o reducir fraudes.
Salvaguardar a la institución contra el desperdicio.
Cumplir las políticas de operación sobre bases más seguras.
Comprobar la corrección y veracidad de los informes contables.
Salvaguardar los activos de la empresa.
61
Promover la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia a las normas
fijadas por la administración
3.1.3. El Control Interno en la Auditoría de los Estados Financieros
La Comisión de Procedimientos de Auditoría del IMCP, al estudiar las normas de
auditoría concluye que el Contador Público debe efectuar un estudio y evaluación
adecuados del control interno existente en la empresa que examina, con el fin básico
de determinar la confianza que puede asignar a cada fase y actividad del negocio,
para precisar la naturaleza, alcance y oportunidad que ha de dar a sus pruebas de
auditoría.
El estudio de la evaluación del control interno, tienen como objeto primario la
formulación de un programa de auditoría, que al ejecutarse permite al Contador
Público emitir un dictamen sobre los estados financieros.
El fin de la revisión de los procedimientos de contabilidad y de control interno, es
averiguar cuáles son los procedimientos empleados y la eficiencia del sistema de
control interno existente, como base para determinar el alcance del examen.
La revisión no termina con las investigaciones realizadas al principio de la auditoría
sino que continúan en el transcurso de ella.
62
Otro objetivo es el de tomar nota sobre cualquier modificación que pueda
recomendarse para reforzar, mejorar o simplificar el sistema existente. Estos
aspectos se deben comunicar por medio de memorandos de sugerencias,
conteniendo las deficiencias localizadas en la organización del negocio.
La idea es que el control interno constituye una herramienta para poder diagnosticar
los problemas que se presentan durante el proceso de las operaciones, pero esto no
puede ir solo, es necesario que se evalúen los riesgos y el grupo de personas que
realicen el control interno den soluciones prácticas que permitan sobrellevar los
inconvenientes y tener planes concretos de acción en todas las operaciones de las
instituciones financieras. De ahí que los próximos capítulos se focalizarán en brindar
medidas básicas de control interno, basadas en los riegos de las principales cuentas
que intervienen en las operaciones de las instituciones financieras.
3.1.4. El riesgo en las Instituciones Financieras en el área de Contabilidad
Riesgo Operacional en el Área de Contabilidad
Los Principios de Riesgos Generalmente Aceptados (PRGA) y los lineamientos del
Comité de Basilea coinciden en asignar al Directorio la responsabilidad directa de
toda pérdida o disminución en el patrimonio de la institución, por tanto, éste es
responsable de reconocer todos los riesgos operacionales a los cuales la institución
está expuesta y asegurar la implantación de una administración eficiente de estos
63
riesgos. El Directorio debe delegar esta tarea al Comité de Riesgos o Auditoria, el
cual, aprueba las estrategias de riesgo operacional considerando las estrategias del
negocio y define las políticas institucionales de riesgo, además asegura que las
estrategias de riesgos operacionales sean implantadas por medio de una Unidad
Funcional Interna en la institución.
3.1.5. Definición de control Interno
El control interno de deriva de dos palabras claves:
Control
“Es un conjunto de normas, procedimientos y técnicas a través de las cuales se mide
y corrige el desempeño para asegurar la consecución de objetivos y técnicas”3.
Interno
Relativo a permanecer dentro de un establecimiento, propio de una organización y
parte fundamental de la naturaleza del negocio.
Según, CEPEDA, Gustavo: Auditoría y Control Interno, editorial Mc Grawn Hill,
señala que el Control Interno es:
“El Control interno se define como cualquier acción tomada por la Gerencia para
aumentar la probabilidad de que los objetivos establecidos y las metas se han
3 MANTILLA, Samuel y CANTE, Sandra, Auditoría del Control Interno, ECO Ediciones, 2.002, pág. 3
64
cumplido. La Gerencia establece el Control Interno a través de la planeación,
organización, dirección y ejecución de tareas y acciones que den seguridad
razonable de que los objetivos y metas serán logrados.”
Según, MANTILLA, Samuel Alberto, CONTROL INTERNO INFORME COSO, señala
que Control Interno es:
“El Control Interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de
pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el consejo
de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el
objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos incluidos en
las siguientes categorías: Eficacia y eficiencia de las operaciones, Contabilidad de la
información financiera, Cumplimiento de leyes, reglamentos y políticas.”
Por tanto, el Control Interno es un plan de la organización efectuado por la Gerencia
para determinar el cumplimiento de objetivos y políticas, el nivel de eficiencia y
efectividad en los procesos; así como la presentación de Estados Financieros
oportunos y razonables.
65
3.1.6. La Estructura del Control Interno
Consta de los siguientes elementos:
a) Ambiente de Control
Es el análisis de los aspectos que afectan a las políticas, objetivos,
procedimientos y procesos de una organización, para determinar las fortalezas
o las debilidades que afectan al control interno previamente establecido.
b) El sistema contable
―Son los métodos y registro establecidos para identificar, reunir, analizar,
clasificar, registrar y producir información cuantitativa de las operaciones que
realiza la organización‖.
c) Los procedimientos de control
Son los distintos métodos y políticas que establece la administración para
proporcionar una seguridad razonable de lograr los objetivos de la
organización.
3.1.7. Objetivos De Control Interno
1. Demostrar la eficiencia y efectividad en los procesos y operaciones.
2. Brindar seguridad mediante el control de las operaciones internas de la
organización.
66
3. Formular sugerencias para la mejora del Control Interno, en base al
cumplimiento de objetivos, políticas, reglamentos, manuales y leyes.
3.1.8. Clases De Control Interno
Cuadro Nº3 Clases de Control Interno
POR ENFOQUE O TIPO POR MOMENTO O ACCION
Control Interno Administrativo-Operacional Control Previo
Control Concurrente
Control Interno Contable-Financiero Control Posterior
Elaboración: Autora de tesis
1. De Acuerdo al Enfoque o tipo
a. Control Interno Administrativo
Es un plan organizacional que corresponde a los procesos de la institución,
fomentando la eficiencia de las operaciones y cumplimiento de objetivos.
b. Control Interno Financiero
Es un plan organizacional que permite verificar la custodia, exactitud,
veracidad y confiabilidad desde los registros contables hasta los Estados
Financieros.
67
2. De Acuerdo al Momento
a. Control Interno Previo
Es empleado antes de que las operaciones se lleven a cabo, con el fin de
detectar errores y así poder mejorarlos a tiempo.
b. Control Interno Concurrente
Es usado en el transcurso de las operaciones, con el fin de detectar posibles
errores que no permitan el buen desempeño de los procesos y el
cumplimiento de los objetivos.
c. Control Interno Posterior
Es llevado a cabo mediante la auditoría, sea interna o externa, para: medir el
cumplimiento de objetivos, evaluar la efectividad de los controles internos de
la institución y brindar recomendaciones a los problemas detectados.
3.1.9. Técnicas De Control Interno
Para evaluar el Control Interno, existen varias técnicas que le permiten al auditor
tener idea de cómo se encuentran realizado los diferentes procesos en la
organización, y por medio de las cuales se puede detectar posibles irregularidades.
Las más utilizadas son:
Flujo gramas
Cuestionarios
Narrativas
68
Existen también otras técnicas que no son muy comunes pero pueden servir de
ayuda para el auditor, todo depende de la habilidad que este posea, entre esas
están:
Matriz FODA
Espina de pescado.
Las técnicas de Control Interno son el conjunto de actividades y procedimientos
utilizados por el auditor, con el fin de advertir, prevenir, detectar y corregir errores o
desviaciones que ocurren en el desarrollo de las actividades diarias empresariales.
Estas se clasifican en:
1. Validación
Son el conjunto de actividades que permiten controlar la información del Control
Interno, en aspectos de: autorización, comparación y verificaciones del cumplimiento,
es decir que esta técnica determina y comprueba que un documento esté bien
realizado en base a lineamientos establecidos.
El éxito de la validación dependerá de factores como:
a) Dónde se originan los documentos: si son fuentes confiables o no.
69
b) Quién los crea: si son creados por una aplicación automáticamente o por un
usuario de forma manual.
c) Quién los manipula: es posible introducir errores involuntariamente durante la
manipulación de la información, datos y documentos.
d) La calidad de la información: si los documentos se generan directamente, y si
son completos
2. Aseguramiento
Son el conjunto de actividades que le permiten al auditor controlar la información,
mediante: la verificación de la numeración de forma secuencial y la verificación
aritmética. Es decir que son aquellas acciones planificadas y sistemáticas,
implantadas por la institución, con el fin de proporcionar la seguridad de que los
bienes o servicios cumplen con los requerimientos exigidos tanto por disposiciones
legales como por la satisfacción del cliente.
3.2. CONTROL FINANCIERO
3.2.1. Definición
Es el examen que se realiza con base en las normas de auditoría de aceptación
general, para establecer si los Estados Financieros de una entidad reflejan
razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación
financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones.
70
3.2.2. Control Financiero y Planeamiento
Los procesos de control financiero, se encuentran directamente relacionados con el
planeamiento estratégico de una empresa; esto se debe a que tanto el planeamiento
como el control financiero implican que las proyecciones deben tomar de base a las
normas y desarrollos que posee un proceso de retroalimentación para de esta
manera poder incrementar el desempeño.
Los resultados obtenidos por dicha proyección suelen reflejarse en el estado de
resultados presupuestario. Es importante que tengamos en cuenta que las ventas
anticipadas pueden considerarse parte de las diferentes inversiones destinadas a la
producción de más productos.
3.2.3 Cómo llevar a cabo el Control Financiero4
Algunos elementos fundamentales para llevar a cabo el control financiero en una
entidad empresarial son, por un lado, el Balance General. Éste es un informe básico
que refleja la situación financiera que se posee en una fecha determinada. El mismo
posee información sobre el patrimonio, los activos y los pasivos, quienes deben
relacionarse entre ellos para reflejar correctamente dicha situación financiera.
4 file:///H:/control-financiero%20cons%201.htm
71
En el control financiero, el balance ayuda a conocer la situación financiera por la que
está pasando la empresa, ya que éste indica cuál es la cantidad de dinero que la
empresa posee, y cuanta es la cantidad de dinero que debe.
Esta herramienta para el control financiero se compone de dos columnas las cuales
una representa al activo (izquierda) y la otra al pasivo (derecha), y en la primera
columna es en donde se recolecta los destinos que tendrán los fondos, mientras que
en la columna de los pasivos, los origines de los mismos. Por otro lado, el control
financiero que debe llevar una empresa cuenta con el Estado de Resultados.
En este caso se trata de un informe financiero que muestra el resultado neto de
todas las operaciones que realiza una institución económica durante su periodo
contable. Generalmente el estado de resultados recolecta el beneficio o pérdida que
la empresa adquiere a los largo de su ejercicio económico; este elemento del control
financiero es una especie de contador que se vuelve a 0 en el principio de cada
ejercicio y al final del mismo en donde se cierra. Por último diremos que, a diferencia
del estado de resultado, el balance es más bien una foto del estado financiero de la
empresa en determinado momento.
72
3.3. CONTROL CONTABLE
3.3.1. Definición
Control Contable son aquellas medidas que se relacionan con la protección de los
activos y la confiabilidad de la información contable y financiera, ejemplo: los
comprobantes contables pre numerados.
Es el procedimiento administrativo para conservar la exactitud y la veracidad en las
transacciones y en la contabilización de éstas; se ejerce tomando como base las
cifras de operación presupuestadas y se les compara con las que arroja la
contabilidad. Técnicas utilizadas para que al efectuar las tareas de procesamiento y
verificación de las transacciones, se salvaguarden los activos y se constate que los
registros financieros y presupuestarios estén respaldados con la respectiva
documentación comprobatoria.
El sistema de contabilidad utilizado en una cooperativa de ahorro y crédito debe
enfocarse a cumplir con brindar la siguiente información.
Cartera de créditos, morosidad, intereses, descuentos
Ahorros de asociados, inversiones, aportaciones, intereses
Disponibilidad diaria de efectivo
Activos fijos y extraordinarios
Presupuestos
73
Ventas, costos y gastos
Cuentas por cobrar y cuentas por pagar
Donaciones
Estados financieros
Para la realización de lo anterior se deben de tener identificados los hechos a
registrar y los documentos fuente. También influye la forma en que se ejecutará, si es
manual o computarizada, si se cuenta con una codificación y las políticas que se
aplicarán para elaborar los registros.
El objetivo del sistema contable es minimizar el esfuerzo humano y aumentar los
beneficios y para que funcione, la contabilidad necesita contar con los elementos
necesarios como: un manual contable en el que se definan los lineamientos para
registrar la información, las formas y documentos necesarios para que se lleve un
control adecuado, manuales organizacionales que delimiten y atribuyan funciones a
cada integrante del sistema.
El objetivo primordial de todo sistema de contabilidad es generar información
oportuna y confiable que apoye a las decisiones que tome la administración de la
cooperativa.
74
3.3.2. El control interno por ciclos de transacciones
El sistema de control interno por ciclos de transacciones identifica las transacciones
o áreas de riesgo relacionadas estrechamente con el sistema administrativo-
contable. Los hechos económicos comprenden casos o acontecimientos precisos,
fuerzas o presiones externas que implican cambios, como también pueden ser de
índole interna. Algunos hechos económicos que implican acontecimientos precisos
son las adquisiciones de activos a costa de contraer obligaciones, pago de
obligaciones en efectivo, prestación de servicios.
Los hechos económicos una vez transformados o procesados vienen a conformar los
estados financieros, esto se logra por medio de las transacciones, las cuales influyen
por medio de los sistemas. Un hecho económico es solamente un efecto potencial
sobre los estados financieros mientras que una transacción representa al hecho
económico que se le ha dado reconocimiento de producir el efecto potencial. A
continuación se puede observar el proceso de los hechos económicos hasta la
generación de los estados financieros.
75
Gráfico Nº1 Flujo Normal de las Transacciones
Fuente: Estupiñán Gaitan, Rodrigo /Control Interno y Fraudes con Base en los Ciclos de Transacciones. 2007. Elaborado: Autora de tesis
A diferencia de los ciclos transaccionales que difieren según sean los tipos de
organizaciones empresariales las funciones administrativas son comunes. De esta
manera se tiene que la función de planeamiento se encuentra incluida en la
organización, en la dirección y en la de control. Esto equivale a que cada función
afecta a las otras y se relacionan recíprocamente, conformando de esta manera el
proceso administrativo.
76
Los objetivos que persiguen los controles de los ciclos de transacciones son que
existan autorizaciones apropiadas, clasificación contable apropiada, exista
verificación y valuación y exista salvaguarda física adecuada, para que la información
obtenida a través de los estados financieros sea confiable y oportuna. En la siguiente
grafica se puede observar el proceso de los objetivos de control interno en relación a
los ciclos de transacciones.
La supervisión del funcionamiento de los ciclos se desarrolla mediante etapas del
planeamiento financiero y control. Se ejerce supervisión sobre el funcionamiento de
los ciclos transaccionales, en los aspectos de señalización de las actividades de la
organización, exposición de las relaciones de los ciclos, recepción y valoración de la
información que producen los ciclos y creación del ambiente del control interno y de
las guías para la vigilancia y control de los recursos humanos.
77
3.4. ESTANDARES MUNDIALES PARA EL CONTROL INTERNO Y
ADMINSITRATIVO EN LAS ENTIDADES FINANCIERAS
Gráfico Nº2
Estándares Mundiales para el Control Interno y Administrativo en las Entidades
Financieras
Fuente: Auditoria de Gestión a procesos administración coperativa-quito.pdf Elaboración: Autora de tesis
3.4.1. El Control Interno basado en el COSO – ERM
3.4.1.1. COSO I
COSO Report o COSO I fue un informe sobre el Control Interno elaborado en 1992
por el Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission de los
EE.UU., con el objeto fundamental de especificar un marco conceptual de control
interno dentro de las organizaciones, capaz de integrar las diferentes políticas y
lineamientos que lo integran, permitiendo a la alta dirección mejorar sus sistemas de
control interno.
78
Esto no quiere decir, que para lograr un adecuado control interno, sea suficiente
cumplir al pie de la letra con las diferentes directrices establecidas en el COSO
Report; sino que más bien, establecen un marco de control sobre las cuales se
fundamentan y se definen los lineamientos de control interno dependiendo del giro
del negocio en cada organización.
Las organizaciones sobre todo financieras deben tener claro la importancia del
Control Interno dentro de ellas como un conjunto de procesos, políticas y directrices
establecidas por la alta dirección, aplicadas por todos los miembros de la
organización, para obtener una seguridad razonable respecto al logro de klos
objetivos establecidos bajo las siguientes premisas:
Eficacia y eficiencia en las operaciones
Confiabilidad de la información financiera
Cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables.
Nótese que lo que logra con el Control Interno es una seguridad razonable respecto
al logro de los objetivos establecidos. Por lo tanto, disponer de una estructura de
control interno no garantiza un 100% de protección a nivel interno y externo frente a
posibles fraudes, pérdidas financieras, información financiera adulterada,
malversación de fondos, entre otros.
79
Por consiguiente el control interno facilita pero no asegura que la empresa llegue a
ser más exitosa y confiable dentro de la industria. Debe haber un compromiso fuerte
y transparente hacia el control interno, desde la alta dirección hasta la persona que
realiza la limpieza dentro de la organización.
Es por ello que de acuerdo a COSO I, el Control Interno se basa en los siguientes
componentes:
a. Entorno de Control, es el estudio y análisis a la filosofía empresarial, el
profesionalismo y capacitación del personal y la aplicación de valores éticos y
morales.
b. Evaluación de Riesgos, es la administración del riesgo, con la finalidad de
disminuir su presencia en la institución mediante el uso de estrategias.
c. Actividades de Control, son los controles aplicados por la entidad para un
manejo interno adecuado.
d. Información y Comunicación, es un sistema de información implementado
por todas las instituciones para la toma de decisiones y fluidez de
comunicación en los departamentos y personal.
e. Supervisión, es la inspección y vigilancia continua a todo el proceso de
Control Interno, con el fin tomar medidas oportunas a las desviaciones y
problemas detectados, trabajando con la retroalimentación.
80
3.4.1.2. EL COSO – ERM o COSO II
En el 2004 el Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
formula un Nuevo marco de control mejorado del COSO, denominado COSO – ERM
(Enterprise Risk Management) o también conocido como COSO II cuyo enfoque es el
mismo que el de COSO Report pero basado en el riesgo.
El COSO – ERM toma los cinco componentes iniciales del COSO Report y les da un
enfoque basado en la gestión de riesgo pero adicionalmente agrega 3 nuevos
componentes:
a. Establecimiento de Objetivos, es la definición de objetivos para: identificar
eventos, evaluar riesgos y respuesta al riesgo.
b. Respuesta al Riesgo, una vez aplicada la Evaluación al Riego, se identifica
las respuestas del riesgo, para luego analizar y saber si se: evita, reduce,
comparte o acepta el riesgo detectado.
c. Integración con Respuesta al Riesgo, son las políticas y procedimientos que
aseguran que la Respuesta al Riesgo se lleva de forma adecuada y oportuna.
81
3.4.1.3. MICIL
“El Marco Integrado de Control Interno Latinoamericano (MICIL) es producto de la
investigación aplicada, la discusión en varios seminarios y la referencia tomada de la
normativa que sobre la materia han emitido varios organismos de control de América
Latina.
Los organismos profesionales de contadores públicos y de otras disciplinas, las
universidades y las facultades con especialidades en administración, derecho,
finanzas, economía y contabilidad.
Otros interesados en el tema que están desconectados de los nuevos conceptos
integrados de control interno legisladores, profesores y la sociedad civil por lo que su
difusión tomará un tiempo importante hasta crear la cultura, conocimiento y
aplicación de los criterios como una práctica que promueve el manejo eficiente y
eficaz de las operaciones de cualquier naturaleza.”5
Según, MICIL (Marco Integrado de Control Interno Latinoamericano) define al control
interno de la siguiente forma:
“El control interno es el proceso ejecutado por todos los niveles jerárquicos y el
personal de una organización para asegurar en forma razonable la ejecución de sus
5 36Federación Latinoamericana de Auditores Internos (FLAI), pág. 4 (www.marco- integrado-control-internolatinoamericano.
com)
82
operaciones en forma eficiente y efectiva, la confiabilidad de la información financiera
y de gestión, la protección de los activos, y el cumplimiento de las disposiciones
legales y reglamentarias”.
El Control Interno Latinoamericano comprende a toda la organización, los métodos y
medios de coordinación adoptados para proteger los activos
3.4.1.4. CORRE
Los líderes de organizaciones públicas y privadas plantean que es un buen negocio
desarrollar las actividades con práctica en los valores, siendo su base para la
filosofía institucional debido a que está orientada a la honestidad, la responsabilidad
social empresarial, el respeto, el compromiso del cuidado del medio ambiente, la
equidad y la solidaridad.
Crean un Proyecto Anticorrupción ―SÍ SE PUEDE‖, en el año 2006 llamado Marco
Integrado - Control de los Recursos y los Riesgos en el Ecuador (CORRE).
El mismo que define al control interno de la siguiente manera: Un proceso, efectuado
por el consejo de administración, la dirección y el resto de personal de una entidad,
diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a
la consecución de objetivos
83
El objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la
consecución de los mismos se base en:
Honestidad y responsabilidad.
Eficacia y eficiencia en las operaciones.
Fiabilidad de la información.
Salvaguarda de los recursos.
Cumplimiento de las leyes y normas.
3.4.1.5. Componentes del Control de los Recursos y los Riesgos en el Ecuador
(CORRE)
Para el desarrollo del CORRE, tomamos la estructura del Informe COSO II y sus
componentes, agrupados en el siguiente orden:
a) Ambiente Interno.
b) Establecimiento de Objetivos.
c) Identificación de Eventos.
d) Evaluación de Riesgos.
e) Respuesta a los Riesgos.
f) Actividades de Control.
g) Información y Comunicación.
h) Supervisión y Monitoreo
84
Cuadro Nº4
Comparación de los Estándares Mundiales para el Control Interno y
Administrativo en las Entidades Financieras
MÉTODO
ASPECTOSCOSO I COSO II MICIL CORRE
Siglas
The Committee
of
Sponsoring
Organizations
Enterprise Risk
Management
Marco Integrado
de Control
Interno
Latinoamericano
Marco Integrado -
Control de los
Recursos y los
Riesgos en el
Año de
Publicación
1.992 2.004 2.003 2.008
Dirigido
Administración Toda la
organización
(cada
nivel, unidad o
departamento).
Todos los
niveles
jerárquicos de
una
organización.
Toda la
organización
Se encuentra
Procesos Procesos
continuos
Los procesos,
métodos y
medios
de coordinación
El medio de
alcanzar los
objetivo
Objetivos
.Efectividad y
eficiencia de
las
operaciones
.Confiabilidad
en los reportes
financieros
. Cumplimiento
con leyes y
normas
.Estrategias para
la
administración
del riesgo.
. Eficiencia y
eficacia de las
operaciones
. Confiabilidad
en los reportes
financieros
. Cumplimiento
con leyes y
normas
.Eficacia y
eficiencia en las
operaciones.
.Establecer un
sistema de
autorización y
registros
. Otorgar
custodia
de todos los
bienes, valores y
documentos de
la organización.
. Eficacia y
eficiencia en las
operaciones.
. Honestidad y
Responsabilidad
.Salvaguarda de
los recursos.
. Fiabilidad de la
información.
. Cumplimiento
de las leyes y
normas.
Componentes
. Ambiente de
Control
. Evaluación de
Riesgo
. Actividades de
Control
. Información y
Comunicación
. Seguimiento o
Monitoreo
. Ambiente de
Control
.
Establecimiento
de Objetivos
. Identificación
del
Riesgo
. Evaluación de
Riesgo
. Respuesta al
Riesgo
. Actividades de
Control
. Información y
Comunicación
. Seguimiento o
Monitoreo
. Ambiente de
Control
. Evaluación de
Riesgo
. Actividades de
Control
. Información y
Comunicación
. Seguimiento o
Monitoreo
. Ambiente de
Control
. Establecimiento
de Objetivos
. Identificación
del
Riesgo
. Evaluación de
Riesgo
. Respuesta al
Riesgo
. Actividades de
Control
. Información y
Comunicación
. Seguimiento o
Monitoreo
ResponsableAdministración Directiva y la
Gerencia
Administración Administración
Fuente: Auditoria de Gestión a procesos administración de coperativa-quito.pdf Elaboración: Autora de tesis
85
3.5. BASILEA II Y SU IMPACTO EN EL SISTEMA FINANCIERO
3.5.1. El Acuerdo de Basilea y sus objetivos
El comité de Basilea es un organismo internacional integrado por los directores de
los bancos centrales de los países del primer mundo (Alemania, Bélgica, Canadá,
EE.UU., Francia, Italia, Japón, Holanda, el Reino Unido, Suecia, Suiza, Luxemburgo
y España), que ha emitido a través de los años, acuerdos y directrices sobre el
funcionamiento y operación de las Instituciones Proveedoras de Servicios
Financieros (ENTIDADES FINANCIERAS).
En 1988 se publicó el primer acuerdo Basilea que se centraba en una serie de
directrices respecto al capital mínimo que debía disponer una entidad bancaria
frente a los riesgos que afrontaba.
Desde el 2007 hasta la actualidad, se encuentra vigente el Acuerdo de Basilea II que
se centra en tres pilares fundamentales:
Mínimo requerido de capital, que establece los requerimientos de capital
basados en los riesgos de mercado, crédito y operacional.
Revisión de Supervisor, que enfatiza la auditabilidad y transparencia de la
entidad mediante la supervisión cualitativa del proceso interno del control de
riesgo a través de los entes reguladores internos y externos.
86
Disciplina de Mercados, que debe ser asumida por la entidad a través de la
publicación de reportes al público respecto a su situación financiera y el
control de riesgo realizado.
Gráfico Nº3 Pilares de Basilea II
Fuente: www.bmc.com Elaboración: Autora de tesis
Como podemos ver, Basilea II centra sus objetivos en una adecuada regulación del
sistema financiero a través de una correcta administración interna y mediante
controles para mercados financieros. Así mismo, busca que la gestión financiera de
las entidades, se base en una adecuada identificación y administración de sus
riesgos de manera íntegra, completa y sustentable bajo principios de honestidad y
transparencia.
87
3.6. LAS CORPORACIONES DE AHORRO Y CRÉDITO, COAC´S Y EL
CONTROL INTERNO
En el caso de las COAC´s el control interno es parte fundamental dentro de sus
procesos de negocios. Tal es así que inclusive la estructura jerárquica de dichas
organizaciones hace especial énfasis en el control y monitores a nivel de toda la
organización. Para ello, se encuentran claramente definidas funciones como el
Concejo de Administración, el Consejo de Vigilancia, Auditoria Interna y la Unidad de
Riesgo; las mismas que son encargadas de velar por el cumplimiento de las
directrices de control interno y las regulaciones exigidas por los Organismos del
Control.
Adicionalmente a ello, hay que destacar la importante participación que tienen la
Superintendencia de Bancos, el Servicio de Rentas Internas, las Calificadoras de
Riesgo y los Auditores Externos, para la implementación de políticas de control
interno en forma periódica a través de las revisiones y regulaciones que dichas
entidades realizan.
3.6.1. Autocontrol Cooperativo
Es el sistema y medios que deben disponer las propias organizaciones cooperativas,
para mantener la eficiencia y eficacia de sus empresas en armonía con el interés de
sus socios y de la comunidad en general.
88
3.6.2. Eficiencia y Eficacia Cooperativa
EFICIENCIA.- Se entiende por eficiencia cooperativa el mejor y más racional uso de
los recursos humanos y materiales de que disponen estas organizaciones. En tal
sentido, toda cooperativa debe lograr sus objetivos utilizado sus recursos
progresivamente con el mayor rendimiento que técnicamente sea posible.
EFICACIA.- Se entiende por eficacia cooperativa al logro de los objetivos propuestos
por los socios para el mejoramiento de su respectivo desarrollo personal y
económico. En tal sentido, toda cooperativa debe tener como objetivos aquellos
formulados y reclamados por sus propios socios, previo adecuado conocimiento de
éstos a las condiciones en que opera la empresa.
3.6.3. Órganos integrantes del Autocontrol Cooperativo
El autocontrol cooperativo se realiza en forma integral sin perjuicio de las
atribuciones que les corresponde a cada órgano Particularmente corresponde a:
1. La Asamblea General,
2. El Consejo de Administración,
3. El Consejo de Vigilancia,
4. El Comité de Educación y
5. El gerente.
89
RESPONSABILIDADES
a) La Asamblea general es el órgano encargado de supervisar la eficacia de la
empresa cooperativa.
b) El Consejo de Administración es el órgano encargado de supervisar la
eficiencia de la empresa cooperativa.
c) El Consejo de Vigilancia es el órgano encargado de supervisar la legalidad de
las acciones de la cooperativa, la veracidad de las informaciones
proporcionadas a los socios, a las autoridades y a la comunidad en general y
la seguridad de los bienes de la cooperativa.
El Consejo de Vigilancia debe exigir a quienes corresponda y bajo
responsabilidad, la realización de arqueos de caja, valores y otros bienes,
controles contables y legales permanentes y cuando la magnitud de la
empresa lo permita, el desarrollo de auditorías operativas, de gestión,
financieras e integrales.
Las técnicas que deberá aplicar el Consejo de Vigilancia para cumplir sus
responsabilidades, son las siguientes:
Técnicas de verificación ocular.- Que comprende la comparación,
observación, revisión selectiva y el rastreo.
Técnicas de verificación verbal.- Comprende la indagación.
Técnicas de verificación escrita.- Comprende al análisis, conciliación y
confirmación.
90
Técnicas de verificación documental: Abarca la comprobación y la
computación
Técnicas de verificación física.- Comprende la inspección.
d) El Comité de educación es el órgano encargado de difundir entre los socios la
información más adecuada y capacitar a los mismos para la toma de
decisiones que permitan el logro de la eficacia cooperativa. Para el efecto, el
Consejo de Administración bajo responsabilidad entregará al Comité de
Educación para su difusión ate los socios, la información contable y
administrativa que éste le solicite.
3.6.4. Reglamento del Sistema de Control Interno
1. CONSIDERANDOS:
Es necesario propender a que las cooperativas de servicios múltiples cuenten
con un sistema de control interno adecuado a las características de sus
operaciones y servicios, siendo necesario establecer criterios mínimos para el
buen funcionamiento de dicho sistema, para que sus Consejos de
Administración y de Vigilancia cumplan adecuadamente las funciones de
dirección administrativa, así como las de fiscalización y control,
respectivamente, conforme lo señalado en los Artículos 30 y 31 del Texto
Único Ordenado de la Ley General de Cooperativas aprobado por el Decreto
Supremo No. 074-90-TR
91
El sistema de control interno debe permitir a las citadas cooperativas la
oportuna identificación y la adecuada administración de los distintos riesgos
que enfrentan.
Las disposiciones del presente Reglamento son aplicables a las cooperativas
de servicios múltiples.
3.6.5. ALCANCE
2. DEFINICIONES
a) Asamblea General.- Asamblea General de socios o delegados
b) Directivos.- Los socios integrantes de los órganos directivos.
c) Identificación y administración de riesgos.- Determinación, medición,
monitoreo y control de los riesgos que asume la cooperativa.
d) Ley General de Cooperativas.- Texto Unico Ordenado de la Ley General de
Cooperativas aprobado por el D.S. No. 074-90-TR y sus normas modificatorias
y complementarias.
e) Manual de Organización y funciones.- Documento que detalla la organización
funcional de las diferentes unidades de la cooperativa, así como las
obligaciones y responsabilidades de cada una de ellas y de los directivos,
funcionarios y demás trabajadores que las conforman.
f) Manual de Políticas y Procedimientos.- Documentos que contienen las
políticas y procedimientos establecidos por la cooperativa para la realización
de las actividades de cada una de las unidades con las que cuenta.
92
g) Manual de Control de riesgos.- Documento que contiene las políticas y
procedimientos para la identificación y administración de los riesgos que
enfrenta la cooperativa.
3. DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
a) Las cooperativas deben implementar un sistema de control interna eficiente,
eficaz, permanentemente actualizado y adecuado a sus características
particulares.
b) Se entiende por sistema de control interno al conjunto de políticas,
procedimientos y técnicas de control establecidas por las cooperativas para
alcanzar una adecuada organización administrativa, eficiencia operativa,
confiabilidad de los reportes, apropiada identificación y administración de los
riesgos que enfrenta y cumplimiento de las disposiciones que le son
aplicables.
c) El sistema de control interno comprende, como mínimo, los siguientes
aspectos:
Sistema de organización y administración, que corresponde al establecimiento
de una adecuada estructura organizativa y administrativa, en función a las
características de cada cooperativa, que delimite claramente las obligaciones,
responsabilidades y el grado de dependencia e interrelación existente entre
las áreas operativas y administrativas, las cuales deben estar contenidas en el
respectivo manual de organización y funciones.
93
Sistema de control de riesgos, que corresponde a los mecanismos
establecidos en la cooperativa para la identificación y administración de todos
los riesgos que enfrenta, principalmente el riesgo crediticio. Incluye la
evaluación permanente de dichos mecanismos, así como las demás acciones
correctivas o mejoras requeridas según el caso.
Sistema de información, que corresponde a los mecanismos destinados a la
elaboración de información, tanto interna como externa, necesaria para
desarrollar, administrar y controlar las operaciones y las actividades de la
cooperativa. Comprende también las acciones realizadas para la difusión de
las responsabilidades que corresponde a los diferentes niveles de la
cooperativa, así como la remisión de información a las entidades supervisoras
requeridas por las normas vigentes. Incluye, adicionalmente, las políticas y
procedimientos para la utilización de los sistemas informáticos y las medidas
de seguridad y planes de contingencia para dichos sistemas.
d) El sistema de control interno involucra a los directivos, funcionarios y
trabajadores que forman parte de la cooperativa, por lo que la participación de
cada uno de ellos deberá estar claramente definida en los manuales de
organización y funciones, de políticas y procedimientos, de control de riesgos
y en normas de naturaleza similar establecidas por la cooperativa.
e) El Consejo de Vigilancia será responsable de la evaluación permanente del
diseño, alcance y funcionamiento del sistema de control interno. A su vez, la
sociedad de auditoría externa correspondiente, evaluará anualmente el
sistema de control interno de la cooperativa. En ambos casos, dicha
94
evaluación deberá realizarse de conformidad con las disposiciones emitidas
por entes supervisores y de control y las normas internacionales de auditoría.
f) Las deficiencias del sistema de control interno identificadas en cualquier unidad
de la cooperativa deberán ser reportadas oportuna y simultáneamente al
Consejo de Vigilancia y al Consejo de Administración, para la adopción de las
medidas necesarias para su pronta corrección.
3.7. MANUAL CONTABLE
Es el documento que contiene el instructivo de las políticas, normas y prácticas
contables de una empresa, que permite la sistematización del registro de sus
operaciones y la preparación de sus estados financieros.
Objetivos de un manual contable
Regular y uniformar el registro y preparación de las operaciones contables.
Servir de instrumento para la administración.
Facilitar el trabajo de contabilidad, en cuanto al registro de las transacciones y
preparación de informes.
Permitir la revisión del funcionamiento del sistema contable.
Características de un manual contable
95
Permitir el crecimiento o disminución del número de cuentas, por adición,
intercalación o eliminación de las mismas sin que ello implique pérdida del
origen de la cuenta, utilizando el sistema decimal.
Debe revelar las políticas de contabilidad empleadas por la empresa.
Debe estar escrito con lenguaje sencillo y compilado de manera fácil de
comprender.
Debe ser aprobado por la administración de la empresa.
3.7.1. Contenido del manual contable
Introducción. Debe de incluir un resumen de los antecedentes de la empresa y del
manual, se puede también hacer referencia el tratamiento contable de ésta.
Objetivos. Puede ser el desarrollo de lo que se quiere alcanzar.
Instrucciones sobre el uso del manual. Se debe de incluir la aclaración sobre
ciertos términos. Procedimientos para modificar el manual, explicación de la
codificación de las cuentas utilizadas, periodicidad en la preparación de los informes,
libros y registros que se utilizan en la empresa.
Plan de cuentas. También llamado nomenclatura contable, consiste precisamente
de una lista de cuentas, código y nombre, ordenadas conformes a los estados
96
financieros. La codificación más utilizada es el numérico decimal porque permite la
integración o desintegración de cuentas.
3.7.2. Formas y documentos básicos
La finalidad de las formas preimpresas es servir de comprobante para garantizar una
operación, en el área que se realice. La variedad de formatos que se utilizan en una
cooperativa sirven para plasmar sus operaciones y servir de soporte para
elaboración de las pólizas de ingresos, egresos, diario, etc.
Las formas pre impresas sirven para dejar evidencia de hechos económicos, por
ejemplo ventas, compras, pagos, créditos, etc. que forman parte de un flujo de
operaciones que generan información financiera, el uso de estas se debe de seguir
rígidamente para obtener información financiera veraz y oportuna además de cumplir
con aspectos fiscales.
El diseño del formato depende de la necesidad de cada organización en particular.
Dentro de los aspectos generales que deben tomarse en cuenta al diseñar las formas
son:
Que sea un modelo sencillo de entender.
Determinar el objetivo del documento.
Estar diseñado estéticamente, con los espacios necesarios.
97
El contenido mínimo de las formas pre-impresas debe ser:
Número correlativo
Fecha
Concepto
Cantidades
Valores
Firma de autorización
Firma de quien elaboró
Firma de revisado.
Las principales formas que se utilizan en una cooperativa de ahorro y crédito son las
facturas, notas de crédito y débito, recibos de ingresos, recibos de egresos, cheque,
contratos de préstamo, libretas de ahorro, kardex de aportaciones, liquidaciones de
caja chica, conciliaciones bancarias, control de préstamos, etc.
3.8. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PUESTOS
3.8.1. Manual de organización
Este manual es un documento que contiene información detallada referente a la
organización, incluyendo sus antecedentes, estructura orgánica, funciones,
organigramas, niveles jerárquicos, grado de autoridad y responsabilidad, legislación
aplicable, así como los canales de comunicación y coordinación en una organización.
98
El contenido de este manual permite que las actividades de la empresa sean
realizadas en forma eficiente.
Objetivos que se persiguen con el uso de este manual
Ser un medio informativo dentro de la empresa.
Definir las relaciones de autoridad y responsabilidad.
Presentar funciones.
Identificar canales de comunicación.
Dar a conocer el alcance de cada unidad administrativa.
Establecer y representar las relaciones entre los recursos de la organización.
3.8.2. Manual de puestos
Es un instrumento administrativo que presenta en forma ordenada y detallada la
descripción de cada puesto en la organización. Para ello presenta la identificación,
relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de la
organización. Asimismo, identifica el perfil de la persona que debe llenar dicho
puesto.
En un manual de organización se presentan los puestos, funciones,
responsabilidades en una manera general, para que quien lo lea tome una idea
global de la organización. El manual de puestos es detallado y profundiza en cada
puesto.
99
Objetivos del manual
Establecer una fuente de consulta para las personas que ocupan un puesto.
Normar las acciones de los puestos.
Definir las funciones en forma específica.
Sustituir instrucciones verbales por instrucciones escritas.
Unificar operaciones y evitar duplicidades de esfuerzo.
Reducir al mínimo la transferencia de responsabilidad.
El contenido de un manual de organización y puestos es dependiendo de las
necesidades de cada organización, y para el caso de una cooperativa de ahorro y
crédito debe de observar lo establecido en la Ley General de Cooperativas.
Componentes del manual
Identificación, índice e introducción.
Antecedentes, marco de referencia legal de la empresa.
Misión, objetivos y políticas.
Estructura organizacional (organigrama).
Funciones de la empresa.
Descripción de cada área administrativa.
Descripción detallada de cada puesto. Para cada puesto se debe incluir en
detalle la información del mismo.
100
3.9. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Es un instrumento administrativo de comunicación, de carácter técnico, que contiene
información acerca de la sucesión cronológica y secuencial de operaciones para la
realización de una función, actividad o tarea específica en una organización.
También se conoce con el nombre de ―Manual de normas y procedimientos‖ debido a
que en ocasiones se incluyen – además de los procedimientos – normas y métodos o
guías de trabajo.
Este manual es un documento que indica cómo hacer el trabajo. Además, debe
identificar quienes participan en el proceso, en cuanto tiempo debe realizarse, y en
dónde se lleva a cabo.
Objetivos del manual de procedimientos
Establecer una secuencia lógica para el trabajo a desarrollar.
Definir las funciones en forma específica.
Unificar las operaciones y evitar duplicaciones de esfuerzo.
Contenido mínimo de un manual de procedimientos
De manera general
Identificación, índice, introducción, políticas, antecedentes y propósito del
manual.
Tener un listado de cada procedimiento que se llevará a cabo en la empresa.
101
Para cada procedimiento deberá contener
Contenido del procedimiento.
Política que rige el procedimiento a describir, o sea la forma en que la
empresa trata el tema específico del procedimiento.
Alcance del procedimiento.
Responsabilidad, se especifica en detalle el responsable de cada operación
dentro del proceso.
Definiciones, para evitar confusiones identificar los términos en forma
consistente, dando una definición de las cosas que hay que hacer.
Documentos relacionados, que son mencionados en el procedimiento.
Instrucciones para llenar las formas que serán utilizados por el sistema.
Normas del documento, que es proporcionar los lineamientos a seguir para
elaborar los procedimientos.
Pasos u operaciones que deben realizarse para llevar a cabo el
procedimiento, se puede incluir un diagrama del procedimiento.
Distribución. Debe de especificarse a quién debe distribuirse el documento.
CAPÍTULO IV
_____________________________
MARCO METODOLOGICO Y EL
DIAGNOSTICO CONTABLE
103
4. MARCO METODOLOGICO
4.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN
Para efectos de este trabajo se llevó a cabo una Investigación de Campo
Documental; estableciéndose un contacto muy estrecho con el personal de la
institución y en datos secundarios; lo que permitió obtener los datos necesarios tratar
la situación planteada de la Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martin de Porres‖.
Sabino (1986) señala con respecto a la Investigación de Campo, lo siguiente:
―Los diseños de Campo son los que se refieren a los métodos a emplear cuando los
datos de interés se recogen en forma directa a la realidad, mediante el trabajo
concreto del Investigador y su equipo; estos datos obtenidos de la experiencia
empírica, son llamados primarios, denominación que alude al hecho de que son
datos de primera mano, originales, productos de la investigación en curso sin
intermediación de ninguna naturaleza‖. (p. 76-77)
4.2. POBLACIÓN Y MUESTRA
Para describir el universo de esta investigación, se hace necesario conceptualizar en
primer lugar el término. Al respecto, el Diccionario Microsoft Encarta (2004) define al
Universo como: ―Conjunto de individuos o elementos cualesquiera en los cuales se
consideran una o más características que se someten a estudio estadístico‖.
104
Igualmente, la el mismo Diccionario define a la muestra como: ―Parte o porción
extraída de un conjunto por métodos que permiten considerarla como representativa
de él‖.
4.2.1. Población
La realización de esta investigación se llevó a cabo en las instalaciones de la
Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martin de Porres‖ del Cantón Manta, ubicada
en la provincia Manabí, barrio Miraflores. Los extractos seleccionados fueron los
siguientes:
Cuadro Nº5 Población
COMPOSICIÓN POBLACIÓN
Nivel Gerencial 1
Nivel Directivo Consejo Administrativo 7
Comisión de vigilancia 4
Nivel Operativo Contabilidad 1
Crédito y cobranzas 1
Caja 1
TOTAL 15
Fuente: Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martín de Porres‖ Elaboración: Autora de Tesis
4.2.2. Muestra
No se aplica la muestra ya que la población es reducida
105
4.3. FUENTES Y TÉCNICAS PARA LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
4.3.1. Fuentes de Información.
Primaria. – La información primaria la obtuve de la Cooperativa de Ahorro y Crédito
―San Martin de Porres‖ de la ciudad de Manta, claro está con previo permiso, y así
mismo las consultas al personal de la cooperativa, y toda aquella información de
primera mano que me brindaron personas que están inmersas en los proceso del
área contable.
Secundaria. - Como información secundaria tengo toda aquella expresada a través
de publicaciones, registros, boletines reforzada con información de libros internet
relacionada con el tema estudiado, así como también la fundamentación legal.
4.3.2. Técnicas e Instrumentos a utilizar
La técnica utilizada fue la encuesta al Personal Directivo, ANEXO II y una encuesta a
los Empleados, ANEXO III; para conocer cuáles son las expectativas en el trabajo y
su nivel de aceptación en el mismo. El instrumento utilizado para esta investigación
fue el cuestionario.
106
4.4. ANALISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA COOPERATIVA
4.4.1. Antecedentes Generales de la Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San
Martín de Porres‖
La institución nació gracias a la iniciativa del Rvdo. Padre José Santos y por un grupo
de vecinos del barrio Miraflores, cantón Manta, provincia Manabí, inicio un proceso
organizativo social y económico con el objetivo de remediar las necesidades
familiares, mediante el aporte económico mensual y préstamo a miembros del mismo
grupo.
La Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martin de Porres‖, se organizó el 6 de
noviembre de 2004, con ceder en propia en la misma parroquia para las reuniones
de la Institución, que actualmente se conoce con el mismo nombre; inscribió su
personería jurídica el 15 de marzo del 2005, bajo el registro No. 300 del libro No. 10,
folio No. 300.
A mediados del 2006 surgieron muchas ideas orientadas a cómo ayudar al desarrollo
de la comunidad en general, fue en tones cuando nació la propuesta de reformar su
estatuto y razón social a Cooperativa de Ahorro y Crédito, mejorar su estructura
administrativa y operativa e inician su ampliación de cobertura brindando al público y
a sus asociados el servicio de ahorro y crédito sistematizado, fomenta la educación
entre los asociados y la comunidad en general, organizando talleres, cursos,
107
convivencias, seminarios, charlas sobre políticas de ahorro y préstamo, a los fines
de contribuir integralmente con el desarrollo de la comunidad.
Un reto importante para la Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martín de Porres‖,
es el Reglamento publicado por la PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DEL
ECUADOR mediante Decreto Ejecutivo No.354, del 28 de julio de 20056, según el
cual las Cooperativas de Ahorro y Crédito deben clasificar las aportaciones de sus
socios en comunes y obligatorias, siendo las primeras excluidas del cálculo del
patrimonio técnico de las instituciones, para lo cual se otorga un plazo de 10 años,
hasta el 31 de diciembre de 2014. Esto obliga a las cooperativas a volverse más
rentables, bajo un esquema de eficiencia operativa y productiva y de optimización en
la utilización de sus recursos; así, también deben mejorar su capacidad de captar
recursos de sus mercados de influencia.
Las principales actividades económicas a las que se dedica la cooperativa son la
captación de ahorros y la concesión de créditos.
La Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martín de Porres‖ a pesar de no estar
controlada por la Superintendencia de Bancos ha venido aplicando algunas de las
6El Estado ecuatoriano por su parte, tuvo que intervenir en el mercado de dinero asumiendo el rol de regulador en estas
actividades, y durante estos últimos diez años emitió mediante decretos ejecutivos las Resoluciones N° 1227 en 1998, N° 2132 en el año 2001 y N° 354 en año 2005. En el caso de las cooperativas de ahorro y crédito, la regulación se dirigió a disponer que aquellas que registran capitales superiores a US $ 200.000, 00 queden bajo el control de la Superintendencia de Bancos y Seguros (SBS),mientras que las que registran valores inferiores al mencionado, estén bajo el control de la Dirección Nacional de Cooperativas, entidad adscrita al Ministerio de Inclusión Económica y Social, MIES. El análisis financiero y económico realizado a las primeras, así como la evolución de sus principales cuentas, dan señales de buena posición económica y financiera además de buenas calificaciones de cartera de riesgos, aunque no necesariamente manifiestan el total cumplimiento de los principios cooperativos.
108
normativas con las que regula este organismo, a fin de seguir adaptándose sobre los
parámetros y estructuras de control, ya que de acuerdo a su crecimiento va
ampliando sus servicios y por ende se ha visto en la obligación de incrementar el
personal acorde a las diferentes necesidades de cada área departamental.
4.4.2. Estructura Organizacional Actual de la Cooperativa
La estructura organizacional actual que presenta la Cooperativa de Ahorro y Crédito
es básica, pero está diseñada para lograr el cumplimiento pleno de la misión
institucional.
Gráfico Nº4 Organigrama Estructural
Fuente: Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martín de Porres‖ Elaboración: Autora de Tesis
COMISIÓN DE VIGILANCIA
ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
GERENTE
CONTABILIDAD
Tesorería Servicios y pagos
CAJAS CREDITO Y COBRANZAS
Notificador/Verificador
109
Según su estructura la organización está dividida en tres niveles, el nivel más alto de
decisión se encuentra en la Asamblea General.
En el siguiente nivel está la Comisión de Vigilancia quien debe rendir informe de las
operaciones de la cooperativa.
Y por último están el Consejo de Administración, quien es el órgano rector y el
encargado de presentar los planes de trabajo a la asamblea general y ejecutar las
disposiciones aprobadas en asamblea.
El organigrama actual sólo incluye a los órganos directivos, no se consideran a otras
unidades administrativas que existen como contabilidad, oficial de cumplimiento y
asesoría externa.
4.4.3. Evaluación del control interno por ciclos de transacciones
Es importante resaltar, que para la construcción de un Manual de Normas y
Procedimientos Contables para la Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martin de
Porres‖, es necesario revisar y analizar los procedimientos y procesos ligados al área
contable que se llevan a cabo en tal institución; aun no siendo los enmarcados
formalmente para realizarlos. Esto con el fin de identificar las debilidades que se
presentan con tales procedimientos y la concordancia de los registros con los
Principios de Contabilidad de Aceptación General. Igualmente, se procedió a realizar
110
un cuestionario de Control Interno para cada área, la cual recoge una serie de
preguntas claras y precisas, para así identificar el grado de conocimientos del mismo
con respecto a la existencia de controles internos. (ANEXO I)
A continuación se identifican los registros contables llevados en la Cooperativa de
Ahorro y Crédito ―San Martin de Porres‖, determinado su concordancia con los
Principios de Contabilidad de Aceptación General; y los procedimientos que allí se
desarrollan, para así conocer el real desenvolvimiento de las operaciones contables;
anexándose copias de algunos formatos usados dentro de los procedimientos.
La Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martin de Porres‖, maneja una contabilidad
pequeña y sencilla, ya que el volumen de sus operaciones y el número de las
cuentas que utiliza para registrar las mismas son moderadas; pero no por eso, este
tipo de empresa es insignificante o poco importante a la hora de realizar un estudio.
Lo que sí hay que resaltar, es que sea pequeña, mediana o grande una empresa,
con fin social o lucrativa, debe registrar sus operaciones contablemente de acuerdo
con los Principios de Contabilidad de Aceptación General.
Esta fundación registra sus operaciones manualmente, ya que no existe un sistema
computarizado que almacene la información y la procese, porque no cuenta con tal
recurso, Igualmente, maneja los libros contables sujetas a Normas de Contabilidad
como:
111
Las Normas Internacionales de Contabilidad, NIC. Hasta 2001 se han emitido
41 NIC. Los países latinoamericanos, entre ellos los del Pacto Andino, han
efectuado adaptaciones y emitido versiones nacionales, a fin de hacerlos
aplicables a cada país.
Las Normas Ecuatorianas de Contabilidad, NEC que, conjuntamente con las
demás leyes, principios y reglamentos, regularán el registro y control contable,
la elaboración y presentación de estados financieros.
Aplicación de las Normas Internacionales de Información Financiera, NIIF.
Debido al proceso de globalización en la que las empresas cada vez más se
relacionan con otras a nivel internacional se han adoptado ciertas normas
contables que regularizan la actividad de registro y presentación de estados
financieros especialmente en la comunidad europea en las que se adoptan
las Normas Internacionales de Información Financiera, NIIF en concordancia
con las Normas Internacionales de Contabilidad, NIC. En Ecuador de acuerdo
a la resolución 06QICI.004 del 21 de Agosto del 2006 de la Superintendencia
de Compañías obliga a las empresas sujetas a su control a adoptar las NIIF a
partir del 1 de enero del 2009.
Todas estas normas han contribuido a mejorar y armonizar los informes contables de
todo el mundo.
Las principales actividades económicas a las que se dedica la cooperativa son la
captación de ahorros y la concesión de créditos y el registro de las operaciones de la
112
Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martin de Porres‖ depende principalmente de
los siguientes ciclos de transacciones:
Ciclos de depósitos y retiros
Ciclos de créditos
Ciclos de cobranza
Ciclos de egresos
Gráfico Nº5
Determinación del Control Interno por medio de Ciclos de Transacciones
Fuente: Organización y Sistematización contable de Cooperativa.pdf
Elaboración: Autora de tesis
1. Se adquieren recursos (bienes y servicios) de proveedores a cambio de obligaciones de pago
Resumen de las transacciones
2. Se pagan obligaciones a proveedores y otros
4. Se efectúan retiros de las cuentas de ahorro
6. Se efectúa la cobranza del capital y los intereses por los créditos otorgados
5. Se otorgan créditos
3. Se apertura cuentas de ahorro, se reciben depósitos
Actividad de adquisición y pago (egresos)
Actividades de crédito
Actividades de cobranza
Actividades de ingreso
Actividad de registro de información
113
4.4.1. Estimación del Riesgo Operativo
Cuadro Nº6 Matriz de Riesgo Operativo
ÁREA CRITICA INDICADORES RIESGO NIVEL DE
RIESGO PROCEDIMIENTO DE RIESGO
Caja Liquidez y disponibilidad Insuficiencia de
efectivo ALTO
Control Efectivo
Crédito Capacidad de pago Incobrabilidad de
saldos ALTO
Control al entregar los
créditos
Gerente Retraso al recibir la
representación de los
estados financieros
exactos
Deficiente toma de
decisiones ALTO
Exigir a los departamentos
que cumplan al día sus
obligaciones
Consejo de
Administración
Insuficiente control del
cumplimiento de políticas
Mal comportamiento
de los empleados ALTO
Dar un seguimiento para el
cumplimiento de las
políticas establecidas el
plan de trabajo
Consejo de
vigilancia
Poco control de las
fiscalizaciones que realiza
la Cooperativa
No concuerdan los
Balances con los
registros que
mantiene el
secretario
ALTO
Realizar reuniones
permanentes y fiscalizar
los gastos que incurren en
la Cooperativa
Contabilidad Retraso en la elaboración
de los Estados Financieros
Pago de multas y
sanciones en las
Entidades
Controladoras
ALTO
Solicitar la información
oportuna a cada uno de
los departamentos
Fuente: Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martín de Porres‖
Elaboración: Autora de Tesis
114
4.5. ENCUESTA DIRIGIDA AL PERSONAL DIRECTIVO Y EMPLEADOS DE LA
COOPERATIVA DE AHOROO Y CRÉDITO ―SAN MARTIN DE PORRES‖
4.5.1. Análisis e Interpretación de datos de la encuesta aplicada al Personal
Directivo de la Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martin de Porres‖
Pregunta No.1 ¿La cooperativa cuenta con Manuales de Procedimientos?
Cuadro Nº7 Manuales y Procedimientos
Parámetro Frecuencia Porcentual
SI 4 36%
NO 7 64%
TOTAL 11 100%
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa Elaboración: Autora de Tesis
Gráfico Nº6 Manuales y Procedimientos
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa Elaboración: Autora de Tesis
Análisis Los funcionarios reconoce que la Cooperativa no dispone de un modelo de
procedimientos de control interno que satisfaga las necesidades y expectativas; ni de
un manual de funciones para la descripción de puestos, siendo esta una herramienta
tan importante para el desarrollo y el buen desempeño de las actividades en las
áreas, en especial del área Financiero-Contable que carece de manuales que logran
los objetivos propuestos.
115
Pregunta No.2 ¿La Cooperativa cumple oportunamente con las Obligaciones Fiscales?
Cuadro Nº8 Cumplimiento con las obligaciones Fiscales
Parámetro Frecuencia Porcentual
SI 3 27%
NO 8 73%
TOTAL 11 100%
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa
Elaboración: Autora de Tesis
Gráfico Nº7 Cumplimiento con las obligaciones Fiscales
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa Elaboración: Autora de Tesis
Análisis
Los delegados de la Cooperativa no cumplen con las obligaciones fiscales, que se
refieren al pago en el Servicio de Rentas Internas y prestación de los balances
trimestrales a la Dirección de Cooperativas oportunamente.
La Cooperativa ha estado sujeta al pago de multas y sanciones en las diferentes
entidades controladora por no presentar a tiempo los respectivos Estados
Financieros.
116
Pregunta No.3 ¿Dispone la Cooperativa de un catálogo de cuentas y está actualizado?
Cuadro Nº9 Catálogo de Cunetas
Parámetro Frecuencia Porcentual
SI 4 36%
NO 7 64%
TOTAL 11 100%
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa
Elaboración: Autora de Tesis
Gráfico Nº8 Catálogo de Cunetas
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa Elaboración: Autora de Tesis
Análisis Nos indica que la Cooperativa no cuenta con un catálogo de cuentas actualizado, el
mismo que les permite conocer el número de clasificación y el nombre de todas las
cuentas que se utilizan en la Institución, además facilita el registro de las operaciones
que se practican en la entidad facilitando así la elaboración de los estados
financieros.
117
Pregunta No.4 ¿Con que frecuencia se realizan los Estados financieros?
Cuadro Nº10 Estados Financieros
Parámetro Frecuencia Porcentual
Mensual 11 100%
Semanal 0 0%
Anual 0 0%
TOTAL 11 100%
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa
Elaboración: Autora de Tesis
Gráfico Nº9 Estados Financieros
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa Elaboración: Autora de Tesis
Análisis Los Estados Financieros de la Cooperativa se realizan de manera mensual según los
reglamentos establecidos por la Institución
118
Pregunta No.5 ¿Cada que tiempo se reúnen los Directivos para revisar e interpretar los Estados
Financieros?
Cuadro Nº11 Revisar e interpretar los Estados Financieros
Parámetro Frecuencia Porcentual
Quincenal 0 0%
Mensual 11 100%
Trimestral 0 0%
TOTAL 11 100%
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa
Elaboración: Autora de Tesis
Gráfico Nº10 Revisar e interpretar los Estados Financieros
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa Elaboración: Autora de Tesis
Análisis Los Directivos y Administradores nos manifiestan que se reúnen mensualmente para
revisar e interpretar los Estados Financieros de la Cooperativa según los estatutos
establecidos
119
Pregunta No.6 ¿Los Estados Financieros de la Cooperativa son elaborados a tiempo para que se
puedan tomar decisiones?
Cuadro Nº12 Estados Financieros para la toma de decisiones
Parámetro Frecuencia Porcentual
SI 2 18%
NO 9 82%
TOTAL 11 100%
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa
Elaboración: Autora de Tesis
Gráfico Nº11 Estados Financieros para la toma de decisiones
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa Elaboración: Autora de Tesis
Análisis Se puede interpretar que la Cooperativa no se elabora a tiempo los Estados
Financieros y esto trae problemas como el pago de multas y sanciones a las
entidades controladoras y retrasas en la presentación de los Estados Financieros,
por lo que se ven obligados a no poder tomar decisiones a tiempo para el
mejoramiento de la Institución
120
Pregunta No.7 ¿Conoce usted la liquidez que refleja la Cooperativa mensualmente?
Cuadro Nº13 Liquidez de la Cooperativa
Parámetro Frecuencia Porcentual
SI 1 9%
NO 10 91%
TOTAL 11 100%
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa
Elaboración: Autora de Tesis
Gráfico Nº12 Liquidez de la Cooperativa
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa Elaboración: Autora de Tesis
Análisis Los directivos no conocen la liquidez que refleja la Cooperativa mensualmente por lo
que no saben técnicamente si se puede o no atender las operaciones de corto plazo,
ya que este análisis se lo realiza de forma empírica
121
Pregunta No.8 El Control Interno que se aplica en el Ingreso y egreso del efectivo es:
Cuadro Nº14 Control en Ingresos y Egresos
Parámetro Frecuencia Porcentual
Deficiente 11 100%
Eficiente 0 0%
TOTAL 11 100%
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa
Elaboración: Autora de Tesis
Gráfico Nº13 Control en Ingresos y Egresos
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa Elaboración: Autora de Tesis
Análisis La mayoría de los encuestados considera que el control que se aplica en el ingreso y
egreso del efectivo es deficiente. Por lo que cuenta con los procedimientos
establecidos para los registros de las operaciones existentes
122
Pregunta No.9 ¿Cómo calificaría usted el Control Interno que se aplica en la Cooperativa?
Cuadro Nº15 Calificación del Control Interno
Parámetro Frecuencia Porcentual
Deficiente 11 100%
Eficiente 0 0%
TOTAL 11 100%
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa Elaboración: Autora de Tesis
Gráfico Nº14 Calificación del Control Interno
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa Elaboración: Autora de Tesis Análisis Todas las personas encuestadas indican que el control que se aplica en la
Cooperativa es deficiente, porque no se realizan controles previos en cada uno de
los departamentos.
Desconocen si se ha implementado un Sistema de Control Interno dentro de la
Cooperativa, por lo que no se conoce si se están o no cumpliendo las metas
organizacionales
123
Pregunta No.10 ¿Considera que un Sistema de Control Interno permitirá mejorar la toma de
decisiones financieras?
Cuadro Nº16 Control Interno para las Decisiones Financieras
Parámetro Frecuencia Porcentual
SI 11 100%
NO 0 0%
TOTAL 11 100%
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa
Elaboración: Autora de Tesis
Gráfico Nº15 Control Interno para las Decisiones Financieras
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa Elaboración: Autora de Tesis
Análisis
Un alto índice de los encuestados considera que será importante la implementación
de un Sistema de Control Interno porque le permitirá controlar de la mejor manera
que se cumplan los objetivos propuestos, se puede mejorar las tareas en los
departamentos las mismas que permitirán tomar decisiones financieras eficientes y
un control de todas las actividades de la Cooperativa
124
4.5.2. Análisis e Interpretación de datos de la encuesta aplicada a los
Empleados de la Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martin de Porres‖
Pregunta No.1 ¿Se evalúa el desempeño laboral en la Cooperativa?
Cuadro Nº17 Evaluación del Desempeño Laboral
Parámetro Frecuencia Porcentual
SI 1 33%
NO 2 67%
TOTAL 3 100%
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa
Elaboración: Autora de Tesis
Gráfico Nº16 Evaluación del Desempeño Laboral
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa Elaboración: Autora de Tesis Análisis
Los empleados nos indican que en la Cooperativa no se evalúa el desempeño
laboral, por lo que no se puede evaluar e influir sobre los tributos, comportamientos y
resultados relacionados con el trabajo que realiza cada empleado
125
Pregunta No.2 ¿Participa usted en la toma de decisiones entre departamentos?
Cuadro Nº18 Toma de decisiones entre Departamentos
Parámetro Frecuencia Porcentual
SI 3 75%
NO 1 25%
TOTAL 4 100%
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa
Elaboración: Autora de Tesis
Gráfico Nº17 Toma de decisiones entre Departamentos
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa Elaboración: Autora de Tesis
Análisis
Nos indican que la mayoría de los empleados si participa en la toma de decisiones
según en cada departamento al que pertenecen, concluyendo así al mejoramiento de
cada una de sus áreas de trabajo
126
Pregunta No.3 ¿Los medios tecnológicos proporcionados por la Cooperativa para realizar su trabajo
son adecuados?
Cuadro Nº19 Medios Tecnológicos
Parámetro Frecuencia Porcentual
SI 1 33%
NO 2 67%
TOTAL 3 100%
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa
Elaboración: Autora de Tesis
Gráfico Nº18 Medios Tecnológicos
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa Elaboración: Autora de Tesis Análisis
La mayoría de los trabajadores afirma que los medios tecnológicos proporcionados
por la Cooperativa no son adecuados para la realización del trabajo.
127
Pregunta No.4 ¿Cree que las actividades que usted realiza conllevan al cumplimiento de los
objetivos de la Cooperativa?
Cuadro Nº20 Cumplimiento de los objetivos de la Cooperativa
Parámetro Frecuencia Porcentual
Muy de acuerdo
0 0%
De acuerdo 2 67%
Neutro 1 33%
En desacuerdo 0 0%
TOTAL 3 0%
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa
Elaboración: Autora de Tesis
Gráfico Nº19 Cumplimiento de los objetivos de la Cooperativa
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa Elaboración: Autora de Tesis
Análisis Los empleados están de acuerdo en que las actividades que cada uno de ellos
realiza ayuda al cumplimiento de objetivos, existiendo también trabajadores que no
están muy seguros de ayuda al cumplimento de los objetivos planteados por la
Cooperativa
128
Pregunta No.5 ¿Los directivos supervisan las actividades que realizan los empleados?
Cuadro Nº21 Supervisión de Actividades
Parámetro Frecuencia Porcentual
Muy de acuerdo
0 0%
De acuerdo 2 67%
Neutro 1 33%
En desacuerdo 0 0%
TOTAL 3 0%
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa
Elaboración: Autora de Tesis
Gráfico Nº20 Supervisión de Actividades
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa Elaboración: Autora de Tesis
Análisis
Los empleados encuestados indican que los directivos supervisan las actividades
que realizan diariamente en cada uno de los departamentos como esta establecido
en los estatutos
129
Pregunta No.6 ¿La cooperativa cuenta con Manuales de Procedimientos?
Cuadro Nº22 Manuales de Procedimientos
Parámetro Frecuencia Porcentual
SI 2 67%
NO 1 33%
TOTAL 3 100%
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa Elaboración: Autora de Tesis
Gráfico Nº21 Manuales de Procedimientos
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa Elaboración: Autora de Tesis
Análisis
Los empleados encuestados han manifestado que no se cuenta con manuales de
procedimiento en sus departamentos o no son compartidos por los directivos
130
Pregunta No.7 ¿Cómo evaluar el nivel de Control Interno que aplican los Directivos a la
Cooperativa?
Cuadro Nº23 Evaluación del Control Interno
Parámetro Frecuencia Porcentual
Deficiente 2 67%
Eficiente 1 33%
TOTAL 3 100%
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa
Elaboración: Autora de Tesis
Gráfico Nº22 Evaluación del Control Interno
Fuente: Encuesta al personal Directivo de la Cooperativa Elaboración: Autora de Tesis Análisis
La encuesta realizada nos da a conocer que el Control Interno que aplican los
directivos en beneficio de la Cooperativa es deficiente desde el punto de vista de los
empleados, según los en los departamentos que laboran; de igual manera
desconocen que se haya implementado un Sistema de Control Interno.
131
4.6. CONCLUCIÓN DE LAS DEFICIENCIAS DE LA ESTRUCTURA
ORGANIZATIVA DE LA COOPERATIVA
Con la información recopilada muestra que si la Cooperativa requiere prestamos de
otras entidades financieras ya sea pública o privada, las mismas que solicitan
garantías para su aprobación, pero la Institución no cuenta con los estados
financieros a tiempo, por lo que no se puede acceder a los préstamos de forma
inmediata, también se obligada a pagar multas y sanciones a las entidades
controladoras.
Los Directivos de la Cooperativa manifiestan que sus labores las realizan en el
departamento de Administración y Vigilancia, señalando que su área si cuenta con
manuales de procedimientos pero no son distribuidos a los a los que conforman
dicho consejos.
De acuerdo a la información obtenida se puede decir que existe gran debilidad en la
estructura organizativa de la Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martin de Porres‖
Y requiere de un sistema de Control Interno, para evitar el atraso en la presentación
de los Estados Financieros, de esta manera mejora la toma de decisiones
Financieras
CAPÍTULO V
_____________________________
DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL
INTERNO CONTABLE PARA LA
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO
SAN MARTIN DE PORRES
133
5. DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA LA
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO ―SAN MARTIN DE PORRES‖
5.1 INTRODUCCIÓN
El Manual de Control Interno contable representa una herramienta importante para la
Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martin de Porres‖, ya que contribuye a que la
contabilidad llevada en la institución brinde información financiera suficiente y
confiable.
5.1.1. Objetivos de la Propuesta
Promover la eficiencia, eficacia y logro de objetivos mediante El Manual de
Control Interno para la Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martin de Porres‖
Asegurar la veracidad y confiabilidad de los datos contables, los cuales son
utilizados por la dirección para la toma de decisiones
Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua
5.1.2. Descripción de la Propuesta
A continuación se describe e proceso que de utilizar para realizar el Control Interno
especificando cada uno de los procesos a desarrollar.
134
5.2. AMBIENTE DE CONTROL
5.2.1. Organigrama General
El objetivo es conocer de manera general como se encuentra la gestión
administrativa de la Cooperativa, la cultura organizacional dentro de toda
organización demuestra la capacidad que tiene para jerarquizar las actividades y
líneas de autoridad y responsabilidad, para ejercer un mayor control en las
actividades de la organización.
Organigrama Propuesto para la Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martin de Porres‖
Elaboración: Autora de tesis
CONSEJO DE VIGILANCIA CONSEJO DE ADMINISTRACION
ASAMBLEA GENERAL
GERENCIA GENERAL
SECRETARIA
CONTABILIDAD
Asesoría Legal
CREDITO Y COBRANZAS
Asesoría Informática
CAJAS
Tesorero Oficial de Crédito
Servidor y Pagador
COMISIÓN DE CREDITO
135
El organigrama que se propone es de tipo vertical en él se representa claramente los
niveles jerárquicos, además debe dar a conocer el organigrama a todos los
empleados y también a los asociados con el fin que recurran a la persona indicada y
así agilizar cualquier procedimiento.
Es importante que tanto los empleados como los asociados tengan siempre en
cuenta la razón de la Cooperativa, es decir la misión ya que de esa manera se logra
la visión que la misma tiene en beneficio de todos.
Misión
La Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martin de Porres‖, es un grupo de personas
organizadas en una institución que contribuye al mejoramiento económico social de
sus asociados mediante la ayuda mutua y el apoyo de las instituciones amigas con la
prestación de servicios de calidad, promoviendo la cultura de ahorro e inversión
generando beneficios de ayuda a la comunidad.
Objetivo General
Fomentar y mejorar las condiciones de vida a través del financiamiento continuo de
actividades económicas productivas de los socios.
Objetivos específicos
Fomentar el ahorro y otorgar a los asociados con un mínimo interés razonable
y ofreciendo orientación, para mejorar el uso de los recursos entregados.
136
Proporcionar una adecuada educación o cualquier otra actividad teniente al
mejoramiento económico y social de sus miembros, dentro de los principios
universales del Cooperativismo, Ley de Cooperativas y su reglamento general.
Obtener financiamiento de fuentes internas para el desarrollo de la
Cooperativa
5.2.2. Asignación de Autoridad y Responsabilidad
El Manual de funciones de La Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martin de
Porres‖, Es la versión detallada de la descripción de objetivos, funciones, autoridad y
responsabilidad de los distintos puestos de trabajo de nivel operativo de la
Institución.
a) La Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martin de Porres‖ posee los
siguientes organismos de control
La Asamblea General.
El Consejo de Administración.
El Consejo de Vigilancia.
Comisión de Crédito
La Gerencia.
137
La Dirección, Administración y Control Interno de la Cooperativa, se ejerce por
intermedio de los respectivos Organismos, de acuerdo con lo establecido por la Ley
de Cooperativas, su Reglamento General y el Estatuto.
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO ―SAN MARTIN DE PORRES‖
PUESTO: ASAMBLEA GENERAL
JEFE SUPERIOR INMEDIATO: MÁXIMA AUTORIDAD
FECHA:
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:
Es el órgano supremo de la voluntad social.
FUNCIONES
Conocer la Agenda propuesta para su aprobación o modificación
Hacer sugerencias sobre el plan anual de actividades y su financiamiento.
Autorizar contratos y egresos que no sean por préstamos.
Remover con justa causa a los miembros del Consejo de Administración.
Designar comisiones permanentes y especiales.
Resolver la expulsión del socio, cuando haya sido conocida por apelación, si
la falta lo amerita.
Resolver, en última instancia, sobre las sanciones que impusiera el Consejo
de Administración a los socios.
Aprobar y reformar el Estatuto de la Cooperativa de Ahorro y Crédito.
Resolver sobre todo aquello que no estuviera contemplado en el estatuto
138
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO ―SAN MARTIN DE PORRES‖
PUESTO: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
JEFE SUPERIOR INMEDIATO: ASAMBLEA GENERAL
FECHA:
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:
El consejo o Junta Directiva es el órgano responsable del funcionamiento de
la Cooperativa y constituye el instrumento ejecutivo de la Asamblea General,
compuesto por un número de socios (Presidente, Vicepresidente, Secretario,
Tesorero y un vocal) para un periodo de tres años
FUNCIONES
Expedir los reglamentos que fueren necesarios.
Cumplir y hacer cumplir el Estatuto, los Reglamentos y Resoluciones de la
Asamblea General.
Elaborar Proyectos de reformas al estatuto.
Dirigir la administración de la entidad.
Preparar el plan de actividades y el presupuesto anual de la cooperativa de
Ahorro y Crédito.
Aprobar los informes mensuales de Tesorería.
Sesionar ordinariamente por lo menos una vez al mes y extraordinariamente
cuando las circunstancias lo ameriten.
Fijar la tasa de interés activa y pasiva de las operaciones. La activa en enero
de cada año o cuando sea necesario y la pasiva una vez conocidos los
resultados del ejercicio.
Sancionar el incumplimiento de los socios, quienes ejercerán su derecho de
defensa y apelación.
139
FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Representar judicial y extrajudicial a la Cooperativa de Ahorro y Crédito
Convocar conjuntamente con el Secretario (a) a sesiones de directorio y
Asambleas generales, tanto ordinarias como extraordinarias;
Exigir a través de la Asamblea General el cumplimiento de las funciones de
cada miembro del directorio y las comisiones;
Mantener con el Gerente y Tesorero la cuenta o cuentas bancarias de la
Cooperativa y firmar, girar, endosar y cancelar cheques, letras e cambio y
demás documentos relacionados con la actividad de la Cooperativa
Autorizar conjuntamente con el Gerente y Tesorero las inversiones de fondos
que haya sido aprobada por el Consejo de administración y dar su aprobación
a los balances
Firmar contratos y otros documentos que por su calidad de representante
legal requiera de su intervención, previo acuerdo del Consejo de
Administración
FUNCIONES DEL VICEPRESIDENTE DL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Sustituir al Presidente del Consejo en ausencia temporal de este
Ejecutar las funciones que el presidente le delegue
Colaborar con el Presidente en la programación y ejecución de actividades
FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Llevar el libro de actas, con el contenido de todas las sesiones del directorio y
asambleas generales, así como de una lista de todos los socios.
Redactar y mantener actualizada la correspondencia oficial de la Caja.
Responsable de la elaboración y archivo de documentos originados en
asamblea general, reuniones de directorio y gestiones de la, los mismos que
reposarán en la oficina de la Cooperativa
Convocar conjuntamente con el Presidente (a) a sesiones de directiva y de
Asamblea General.
140
Certificar con su firma las copias de los documentos a su cargo.
FUNCIONES DEL TESORERO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Mantener estrecha coordinación con la directiva y las comisiones;
Actuar estrictamente en base a las resoluciones de la directiva y las
disposiciones del Estatuto y Reglamento;
Informar a la directiva y las comisiones sobre colocaciones, recuperación y
captaciones según requerimientos de las diversas instancias de la
Cooperativa
Otorgar los créditos de acuerdo a las resoluciones del Comité de Crédito;
Aprobar créditos, según los montos establecidos y autorizados en el manual
de crédito y reglamento interno;
Responsable conjuntamente con el Presidente de la custodia de los recursos
financieros y activos de la Cooperativa Efectuar análisis contable y financiero
mensuales;
Presentar informes a los directivos, asamblea general y comités sobre el
movimiento económico y administrativo de la Cooperativa
FUNCIONES DEL VOCAL DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Asumir las funciones de cualquiera de los miembros del Consejo de
Administración en ausencia temporal de estos, excepto las del presidente,
cuando no se encuentre presente los suplentes
Servir de enlace entre el Consejo de Administración y los comité
RESTRICCIONES DEL PUESTO.
Ser miembro de la Cooperativa
Ser de honradez e instrucciones notorias
No tener a su cargo de forma remunerada la Gerencia, contabilidad o la
asesoría de la Cooperativa
Ser mayor de edad
141
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO ―SAN MARTIN DE PORRES‖
PUESTO: CONSEJO DE VIGILANCIA
JEFE SUPERIOR INMEDIATO: ASAMBLEA GENERAL
FECHA:
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:
Ejercer la supervisión de todas las actividades de la cooperativa y fiscalizar
los actos de los órganos directivos, empleados y miembros de la Cooperativa
FUNCIONES
Supervisar todas las inversiones económicas que se hagan en la cooperativa
de ahorro y crédito;
Controlar el movimiento económico de la cooperativa de ahorro y crédito y
presentar el correspondiente informe a la Asamblea General;
Cuidar que la contabilidad se lleve regularmente y con la debida corrección;
Emitir su dictamen sobre el balance semestral y someterlo a consideración de
la Asamblea General, por intermedio del Consejo de Administración;
Dar el visto bueno o vetar, con causa justa, los actos o contratos en que se
comprometa bienes o créditos de la cooperativa cuando no estén de acuerdo
con los intereses de la institución o pasen del monto establecido en el
estatuto;
Sesionar una vez por semana, y;
Las demás atribuciones que le confiera el estatuto
142
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO ―SAN MARTIN DE PORRES‖
PUESTO: COMISIÓN DE CREDITO
JEFE SUPERIOR INMEDIATO: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y VIGILANCIA
FECHA:
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:
Es el encargado de estudiar y resolver las solicitudes de crédito presentadas
por los asociados respetando las normas prestatarias establecidas. Estará
integrado por un presidente, un secretario y un vocal, nombrado por el
Consejo de Administración para un periodo de tres años, se nombrara dos
suplentes para llenar las vacantes que ocurran
FUNCIONES
Conocer y resolver las solicitudes de crédito presentadas por los asociados
Velar porque las operaciones crediticias se realicen de conformidad con las
normas presentadas.
Llevar un control de asociados morosos
Informar por escrito de sus actividades, mensuales al consejo de
administración y anualmente a la Asamblea General, incluyendo las
observaciones y recomendaciones que estime conveniente para el
mejoramiento de sus funciones
DEPENDIENTES DEL PUESTO
Gerencia de Operaciones
143
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO ―SAN MARTIN DE PORRES‖
PUESTO: GERENTE
SEXO: MASCULINO_____ FEMENINO_______
JEFE SUPERIOR INMEDIATO: CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
FECHA:
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:
Será el administrador de la Cooperativa y la vía de comunicación con
terceros, ejercerá sus funciones bajo la dirección del consejo y responderá
ante este del buen funcionamiento de la Cooperativa. Tendrá bajo su
dependencia a todos los empleados de la Cooperativa y ejecutara los
acuerdos, resoluciones y reglamentos de la Cooperativa.
FUNCIONES
Prepara los planes y presupuestos de la Cooperativa, lo mismo que los
balances, estados financieros, informes y demás asuntos que sean de
competencia del Consejo de Administración y presentarlos al presidente de
dicho consejo.
Atender a gestión de las operaciones de la Cooperativa; asignara sus
deberes a los empleados y dirigirlos en sus labores acatando las
disposiciones del Consejo de Administración
Concurrir a las secciones del Consejo de Administración cuando sea llamado
con el objeto de emitir su opinión ilustrativa
DEPENDIENTES DEL PUESTO
Todas las Gerencias
144
RESTRICCIONES DEL PUESTO
Tener conocimiento sobre administración y transiciones comerciales
Ser mayor de edad y rendir la caución que se le exija
El gerente no deberá tener parentesco dentro de grado de consanguinidad o
de afinidad con los directivos de la Cooperativa, ni ser conyugue o compañero
de alguno de estos.
FORMACIÓN PROFECIONAL
Estudios universitarios en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas o
careras afines
APTITUDES/CAPACIDADES
Habilidad de comunicación
Poder de negociación y persuasión
Liderazgo
Excelentes relaciones interpersonales
EXPERIENCIA PREVIA AL PUESTO
Experiencia mínima de cinco años en administración de personal
145
b) La Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martin de Porres‖ posee los
siguientes departamentos ejecutivos:
Contabilidad.
Crédito y Cobranza.
Sistemas.
Cajas.
Los miembros ejecutivos son los que se encargan de las operaciones
financieras de la Cooperativa.
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO ―SAN MARTIN DE PORRES‖
PUESTO: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
JEFE SUPERIOR INMEDIATO: CONSEJO DE AMINISTRACIÓN Y IGILANCIA
FECHA:
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:
El Departamento de Contabilidad está encargado de planificar y ejecutar las
actividades del departamento; así como realizar los procesos y cuadres
derivadas de las operaciones contables en forma ágil, oportuna y eficiente de
acuerdo a las políticas, normas y procedimientos establecidos.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Responsable de cumplir oportunamente con la presentación de estados
financieros y Organismos de Control.
Por la aplicación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados,
normas y procedimientos contables.
146
Mantener un adecuado control interno.
Proporcionar información requerida por otros Departamentos, otras
instituciones, Organismos de Control respecto de determinadas cuentas.
Llevar la contabilidad diaria de la Cooperativa.
Elaborar, presentar y legalizar mensual, semestral y anual los estados
financieros, anexos y notas de conformidad a las normas contables de la
Cooperativa.
Llenar clara y precisa toda la documentación contable para la presentación a
los correspondientes Organismos de Control.
Hacer la declaración de Impuestos a la Renta, IVA y Retenciones en la
Fuente y declarar juntamente con Gerencia.
Mantener actualizado los registros de activos fijos como también su
depreciación acumulada.
Elaborar, verificar y dictaminar conjuntamente con Gerencia el Presupuesto
Anual, las planillas de aportes al Seguro Social.
Informar a Gerencia por escrito acerca de la labor realizada
147
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO ―SAN MARTIN DE PORRES‖
PUESTO: DEPARTAMENTO DE CRÉDITO COBRANZA
JEFE SUPERIOR INMEDIATO: CONSEJO DE AMINISTRACIÓN Y IGILANCIA
FECHA:
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:
El Departamento de Crédito y Cobranzas debe brindar asistencia a Gerencia
en todas las actividades relacionadas con análisis de créditos, al igual que
efectuar un correcto e imparcial análisis y evaluación de las solicitudes de
crédito, ejecutando actividades de información, atención y apoyo en el trámite
de la gestión crediticia de la Cooperativa.
FUNCIONES Y RESPOSABILIDADES
Por la veracidad en la recopilación de la información de los socios y el análisis
que resulta de esta información respecto a características normales y
financieras de los solicitantes.
Responsable de velar por los pagarés y la información que contiene en las
solicitudes de crédito, así como de que los saldos y datos de ahorros,
certificados de aportación y garantías.
Responsable de la correcta y oportuna información e instrumentación de los
créditos.
Por la custodia y adecuado archivo de la documentación del crédito.
Recepción y verificación de documentación necesaria para el crédito por
parte del socio.
Verificar la veracidad y autenticidad de la información presentada por el socio
y llenar las solicitudes de crédito.
Realizar el seguimiento y monitoreo del crédito.
Elaborar el informe correspondiente para la aprobación del crédito del socio y
presentarlo a la comisión de crédito.
Entregar notificaciones a socios morosos y realizar el cobro de cartera
148
morosa y vencida de los socios.
Informar a Gerencia por escrito (mensual) acerca de la labor realizada, así
como a los organismos superiores que le soliciten.
Preparar la liquidación de crédito.
Proporcionar información a los socios y público en general, acerca de los
créditos que otorga la Cooperativa, así como de los requisitos necesarios.
Mantener actualizado el archivo de pagarés, solicitudes y otros documentos.
Realizar llamadas telefónicas a los socios y garantes que registran créditos
morosos.
Realizar transferencias de ahorros para abonar a créditos morosos a petición
del socio y la Gerencia por resolución del Consejo de Administración
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO ―SAN MARTIN DE PORRES‖
PUESTO: DEPARTAMENTO DE SISTEMAS
JEFE SUPERIOR INMEDIATO: CONSEJO DE AMINISTRACIÓN Y IGILANCIA
FECHA:
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:
El Departamento de Sistemas está encargado de analizar, desarrollar y dar
mantenimiento a programas y sistemas automatizados de procesamiento de
datos, de acuerdo a los objetivos y necesidades de la Cooperativa de Ahorro
y Crédito ―San Martin de Porres‖; con el propósito de optimizar, agilitar y dar
soporte a las actividades técnicas administrativas y financieras de la
Institución
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Por la correcta selección de alternativas y recursos informáticos para todas
149
las etapas de desarrollo de sistemas.
Por el control y verificación oportuna de la información salida del computador.
Diseñar y revisar archivos, base de datos y su respectivo método
de acceso y aplicar las normas para su mantenimiento y su actualización.
Diseñar los medios para reiniciar y recuperar los sistemas después de fallas
producidas y que dañen los registros computarizados.
Definir normas de restricción de acceso influyendo reglas para prevenir
actualizaciones concurrentes o bloqueos
Permitir dar acceso a las diferentes estaciones de trabajo para
realizar las actividades diarias.
Verificar que las estaciones de trabajo estén funcionando correctamente
capaz de que brinde un buen servicio a los socios.
Sacar respaldos del sistema.
Envió de disquete de descuentos al Instituto de Seguridad Social de las
Fuerzas Armadas.
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO ―SAN MARTIN DE PORRES‖
PUESTO: DEPARTAMENTO DE CAJAS
JEFE SUPERIOR INMEDIATO: CONSEJO DE AMINISTRACIÓN Y IGILANCIA
FECHA:
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO:
El Departamento de Caja está encargado de controlar, ejecutar y registrar la
entrega y/o recepción de los valores producto de transacciones que se
operen por concepto de ahorros, préstamos y plazo fijo en la ventanilla a su
cargo; brindar asistencia a Gerencia en todas las actividades relacionadas
con su cargo; a la vez brindar una atención amable, eficiente y rápida a los
socios y público en general.
150
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Responsable de custodiar y manejar eficientemente el fondo de caja y valores
en efectivo y cheques que ingresan a las oficinas.
Responsable de todos los valores numéricos y físicos a su cargo, se
encuentren revisados, conciliados y en orden.
Proporcionar información requerida por otros departamentos, otras
instituciones, Organismos de Control, respecto de determinadas cuentas; así
como el de informar periódicamente a Gerencia de la gestión de ventanillas.
Contar, recibir y entregar dinero en efectivo y /o en cheques (ventanillas a
caja y viceversa).
Participar en los arqueos de caja que se realicen periódicamente.
Llevar un control del movimiento de cheques protestados, así como sus
entregas.
Registrar en el sistema de computación y en las libretas de ahorro, todos los
movimientos efectuados por el socio.
Ordenar y numerar las papeletas de depósito y retiro de ahorro, previo a su
archivo.
Al finalizar el día, realizar la conciliación del saldo del efectivo y cheques,
previa la elaboración del comprobante respectivo, el listado de cheques con
su respectiva papeleta de depósito al banco; y toda la documentación
generada.
Preparar adecuadamente toda la documentación referente a la apertura de
cuentas.
Realizar la entrega de retiros de ahorro en efectivo, de acuerdo al
Reglamento Interno.
Manejar eficientemente todos los recursos de la Institución a ella asignada.
Custodiar los datos confidenciales de la Institución.
151
5.3. ACTIVIDAD DE CONTROL
5.3.1. Diseño de Políticas
5.3.1.1. Políticas de Crédito
La Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martin de Porres‖, para presentar e servicio
utiliza las siguientes políticas:
Políticas:
El Crédito será concedido siempre y cuando se compruebe la buena inversión
y se garantice su recuperación.
Brindar el servicio de crédito a sus socios cuenta ahorristas, que soliciten y
califiquen como sujeto de crédito.
Las tasas de interés que cobre la Cooperativa serán flexibles; así mismo, la
tasa activa podrá ser diferencial de acuerdo al tipo de inversión
Se consulta el Buro, la calificación del solicitante y determinar si califica para
e préstamo solicitado
Se calificará aplicando el método de las 5‖C‖
CARÁCTER: es el deseo de pagar de manera íntegra, según las
características morales y éticas del solicitante.
CAPACIDAD: es el valor de los dividendos mensuales del solicitante (sin
sobrepasar el 50% de ingresos netos).
CAPITAL: es la solvencia económica y financiera.
152
CONDICIONES: es el análisis de los factores económicos que rodean al
solicitante, antes de obtener su crédito.
COLATERAL: son las garantías que respaldan la acción crediticia
Todo crédito tendrá garantías debidamente analizadas
La Cooperativa, podrá conceder créditos, hasta 40% de su patrimonio siempre
y cuando so contravenga disposiciones legales
Usuarios del Crédito:
Podrá ser usuario del servicio de crédito todos los asociados activos que estén en
capacidad de cumplir con sus obligaciones y que llenen los siguientes requisitos:
Tener como mínimo tres meses de haber ingresado a la Cooperativa
Estar solvente de obligaciones contraídas con anterioridad y gozar de un
record crediticio favorable
Haber pagado su aportación obligatoria e incrementado sus aportaciones
adicionales, según apalancamiento acordado para el efecto.
Tramitación del Crédito:
Para poder tramitar un préstamo el socio deberá prestar su solicitud en el formulario
que la Cooperativa proporcione, con los datos requeridos, como mínimo quince días
antes de la fecha en que el asociado necesitará el préstamo.
153
En las solicitudes deberán consignarse claramente los datos que se soliciten y que
estén en disposición a una verificación de los mismos por parte del Consejo de
Administración; entre estos se citan los siguientes:
Identificación
Monto de Aportación pagadas a la fecha
Monto de préstamo solicitado
Destino del Crédito
Descripción de la garantía
Formas de pago del capital
Plazos propuestos
Formas de pagos de los intereses
Sanciones por mal uso del Crédito
Ningún asociado podrá variar el destino del crédito, la violación a esta norma dára
derecho a la Cooperativa a exigir el pago inmediato del monto prestado con sus
respectivos intereses
Formalización, registro y otras operaciones
Los créditos se formalizaran por medio de un contrato de préstamo, siendo
autenticados por un notario dependiendo de la cantidad del crédito y el record
crediticio del asociado, el Consejo de Administración tomará las precauciones que
ameriten, para evitar riesgos de morosidad.
154
Los créditos serán registrados en una libreta, acompañado por una copia de la
solicitud, el recibo firmado por asociados y una copia del contrato; la tarjeta queda en
el archivo de la Cooperativa y la libreta será para uso del asociado.
Cualquier autorización ya sea de prórroga, novación o renovación de deuda, será
conocida por el Consejo de Administración, previo dictamen del comité de Crédito o
de Gerencia. La garantía deberá cubrir hasta un 90% l monto de lo solicitado y estar
libre de gravámenes con otras instituciones financieras.
5.4.1.2. Políticas Administrativas y de Personal
Cultura organizacional de trabajo en equipo, con una fluida comunicación
entre departamentos
Capacitación permanente a los empleados, directivos y representantes de la
Cooperativa.
Asamblea General
El personal que se incorpore a la Cooperativa, será previamente seleccionado
y sometido a un proceso de inducción, capacitación y entrenamiento
permanente
Mantener niveles salariales adecuados y competitivos
155
Estímulos a las iniciativas y creatividad de los empleados, que aporten al
desarrollo de la entidad
Mantener criterios prudentes en los gastos y en los costos administrativos
Proveer de los equipos e instrumentos necesarios de acuerdo a la tecnología
para su mejor desempeño y productividad
Invertir en activos fijos, cuando sea necesario
Políticas de Captación
Realizar estudios de mercado, para determinar las ventajas comparativas de
nuestro productos o limitaciones para optar correctivos de competitividad
Captar más socios en los cantones de la provincia, a través de un plan de
captación proactivo de puerta a puerta
Promocionar y difundir, a través de estrategias de marketing, los servicios que
frece
Crear y mantener una nueva imagen de cooperativa de ahorro y crédito, que
estimula el ahorro, y constituya una palanca de desarrollo.
5.3.1.3. Políticas Financieras
Los funcionarios deberán presentar con oportunidad toda la información
necesaria a la Gerencia y consejo de Administración y de Vigilancia, para la
toma de decisiones acertada.
156
Elaborar presupuestos financieros y flujos de caja; sujetos a evaluación con la
finalidad de precautelar los recursos de la institución
Mantener y conservar criterios prudentes sobre el manejo de liquidez, dentro
del promedio del parámetro establecido por los Organismos de Control.
Administrar con prudencia los recursos financieros de la entidad referente a la
rentabilidad, seguridad, disposición de riesgo y de repercusión.
Evaluar permanentemente las tasas de intereses tanto activas como pasivas
para ajustar según las condiciones del mercado y eventuales riesgos
Evaluar y revisar periódicamente los costos operacionales y administrativos
según la exigencia institucional, en el marco de la eficiencia y eficacia.
Desarrollar estudios técnicos necesarios y proforma operativa, sobre la
implementación de nuevos servicios y productos financieros y/o
complementarios.
Aplicar indicadores financieros, para evaluar el comportamiento económico –
financiero de la Cooperativa y su relación con el sistema
Mantener el nivel suficiente de Patrimonio Técnico, que de solvencia y
seguridad a la Cooperativa
Dar cumplimiento a las exigencias de los Organismos de Control y el marco
jurídico competente
157
5.3.1.4. Políticas para el Personal
Es obligación elemental de los empleados de la Cooperativa su diaria y
puntual asistencia, debiendo encontrarse en el lugar de trabajo a la hora de
iniciación de las tareas. Para este efecto, se considera falta de puntualidad al
hecho de llegar al lugar de trabajo con atraso, o sea pasada la hora de
entrada, o no estar listo a la hora de inicio de trabajo.
Cada uno de los empleados debe registrar al ingreso y salida (mañana y
tarde) su firma en la hoja de control de asistencia, la misma que permanecerá
en secretaria hasta las 8h00 y 14h00 respectivamente, luego esta pasará a
Gerencia.
La falta de puntualidad o inasistencia injustificada será causa de sanción
conforme al Reglamento Interno de Trabajo y a lo prescrito en el Código de
Trabajo.
Por ningún motivo, persona alguna que no tenga la calidad de empleado o
funcionario de la Cooperativa deberá ingresar a las instalaciones antes de la
apertura y después del cierre de horario de atención al público.
El teléfono debe ser utilizado para fines institucionales, las llamadas
personales deberán ser registradas, solamente en caso de urgencias podrán
ser atendidas.
La línea telefónica de Gerencia y Presidencia son de uso exclusivo. Toda
llamada deberá ser canalizada a través de Secretaría.
158
Por ningún motivo se deberá consumir alimentos o comida y fumar dentro de
las oficinas de la institución
Toda salida fuera de la institución sebera ser registrada en la hoja de
justificación de ausencia temporal y previo visto bueno.
El uso del uniforme será de acuerdo al calendario destinado para tal efecto
El uso del uniforme será de acuerdo al calendario destinado para el efecto
Para la ejecución de trabajos en horas suplementarias y extraordinarias,
deberán necesariamente tener la respectiva autorización de Gerencia.
5.3.1.5. Policías de Contabilidad
Son los principios y los métodos contables adoptados con los más apropiados para
presentar razonablemente la situación de las operaciones de acuerdo a las normas
internacionales de contabilidad.
Las políticas de contabilidad comprenden los principios, bases convencionales,
reglas y procedimientos por la gerencia al preparar y presenta los estados
financieros. Aun para el mismo objetivo por lo cual es necesario aplicar criterios para
seleccionar y utilizar de acuerdo a la circunstancia de la Cooperativa que es
necesario adoptar para presenta en forma razonable la situación financiera y los
resultados de sus operaciones.
159
5.3.2. Diseño de procedimientos
TITULO DEPOSITO Fecha de Vigencia
Departamento Elaboro
Código Aprobó
NO SI NO SI NO SI
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
1. El socio ingresa a la institución y se dirige a los
lugares en donde se encuentran las papeletas de
deposito
2. El socio llena el comprobante de deposito
3. El socio se dirige a las ventanilla de la institución
4. El cajero recibe la papeleta, el dinero y la libreta
de ahorros
5. El cajero verificará que la papeleta este llenada
correctamente y que la libreta corresponda al socio
6. Si la papeleta no está llenada correctamente
devolverá al socio la papeleta, el dinero y la libreta
de ahorros y solicitará la creación de una nueva
papeleta
7. Si está bien llena el cajero identificará la
operación, contara el dinero e ingresará en el
sistema el detalle de efectivo y cheques recibidos
8. Si el monto supera los $2.000,00(dos mil dólares)
se deberá llenar un formulario ―declaración de licitud
de fondos‖
9. En caso de negarse al llenado de dicho formulario
se notificara a su superior y se cancelara dicha
operación
10. En caso de no haber recibido la libreta de
ahorros del socio, se llena la papeleta, imprime y
entrega al depositante el comprobante de deposito
11. El cajero en caso de haber recibido la libreta
de ahorros, imprime en dicha libreta, sella la
papeleta y devuelve la libreta al depositante
12. El cajero archiva la papeleta para el cuadre
diario.
1
INICIO
2
3
4
5 6
8
7
10 Libreta
11
FIN
12
9
160
TITULO RETIRO Fecha de Vigencia
Departamento Elaboro
Código Aprobó
NO SI
>$10.000,00 >$2.000,00
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
1. El socio ingresa a la institución y se dirige a los
lugares en donde se encuentran las papeletas de retiro
2. El socio llena el comprobante de retiro
3. El socio se dirige a las ventanilla de la institución
4. El cajero recibe la papeleta de retiro, la cédula de
identidad y la libreta de ahorros. Si el retiro no es socio le
pedirá su cédula de identidad
5. El cajero verificará que la papeleta este llenada
correctamente y compara las firmas entre papeleta,
cédula y sistemas. Si el retiro so es efectuado por el socio
verificara además la autorización en la papeleta de retiro
y la firma de quien retira contra la cédula de identidad.
6. Si la papeleta no está llenada correctamente e cajero
devolverá la papeleta y todos los documentos antes
mencionados
7. Solicita la elaboración de una nueva papeleta
8. El cajero verifica si el monto supera:
a. Si supera a $10.000,00se deberá verificar si anticipo
dicho retiro
b. En caso contrario devuelve la papeleta e informa al
socio que debe anticipar el retiro y solo puede retirar
hasta $5.000,00 sin anticipación
c. En caso de superar os $2.000,00 y no contar con la
exoneración de transacción deberá llenar el formulario
―Declaración de licitud de fondos‖ e informar a su
superior
9. En caso de negarse al llenado de dicho formulario se
notificara a su superior y se cancelara dicha operación
10. Si el retiro es anticipado o menor a $1.000,00 el cajero
digita y graba la transacción de retiro contando el dinero
11. El cajero entrega los valores al socio conjuntamente
con la libreta de ahorro actualizada y archiva la papeleta
12. Por ultimo entrega las papeletas a la contadora para
que realice los respectivos asientos contables y su
verificación en el registro del secretario
1
INICIO
2
3
4
5 6
7
9
8
FIN
11
a
b
12
c
10
161
TITULO COBRO DE PRESTAMO Fecha de Vigencia
Departamento Elaboro
Código Aprobó
SI
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
1. Se solicita al socio que llega a cancelar la cuota del
préstamo la tabla del pago, que entrego el jefe de crédito
al momento de liquidar el préstamo
2. Se informa al jefe de crédito sobre los documentos
entregados
3. Después de digitar el número de cuenta en el sistema
4. Se procede a verificar los nombres completos del
socio que desea cancelar la cuota mensual
5. Luego debe verificar con cuantos créditos cuenta el
socio de la cual debe elegir del crédito que desea
cancelar
6. Informar al socio la cantidad que debe cancelar, según
la constancia del sistema
7. Debe recibir el dinero y registrar en el sistema la
cantidad dada
8. Entrega el reviso correspondiente al socio, con sellos
de la Cooperativa y su fecha
1
INICIO
4
7
3
2
5
8
FIN
6
162
TITULO CRÉDITO Fecha de Vigencia
Departamento Elaboro
Código Aprobó
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
1. Ingresa el socio o cliente al departamento de
información de crédito de la Institución y solicita el
servicio
2. Solicitará los documentos necesarios para obtener e
préstamo
3. Verificará que el solicitante del préstamo tenga en su
cuenta el 10% del monto solicitado
4. Se procederá al llenado del formulario ―Información del
deudos‖ con los datos del solicitante y de los respectivos
garantes
5. Se realizará la inspección correspondiente del
solicitante
6. Se entregara los documentos en una carpeta, al jefe
de crédito
7. El requerimiento del crédito será analizado por el
Consejo a Junta de Crédito de la Institución, la cual se
encargara de aprobar o rechazar el mismo
8. En caso de ser rechazado se dará la oportunidad al
solicitante de reunir y tratar de conseguir los
requerimientos establecidos
9. Una vez aprobado se procederá a firmar el contrato
del crédito y se entregara al beneficiario del mismo la
tabla de amortización con los pagos correspondientes a
realizar
10. Acreditará a la cuenta del solicitante el monto según
las condiciones del contrato
1
INICIO
4
6
2
7
5
9
FIN
3
8
10
163
TITULO ARQUEO DE CAJA Fecha de Vigencia
Departamento Elaboro
Código Aprobó
NO
SI
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
1. El Tesorero de la Cooperativa entrega el dinero al
cajero
2. La cajera/o recibe el dinero por los depósitos, cobro de
préstamos que realizan los socios.
3. El Consejo de Vigilancia realiza arqueos de caja
sorpresivos para verificar si existe sobrante o faltante de
caja
4. En caso de existir un faltante de caja la cajera/o
deberá hacerse responsable de dicho faltante, además
será sancionado con un memorando.
5. La cajera/o verificará en el sistema la existencia de
fondos según las papeletas d deposito, retiro y los cobros
de préstamos que se han efectuado en el día
6. Al finalizar el día la cajera/o procede a elaborar el
respectivo corte de caja, el cual tiene que cuadrar
conforme a los documentos que amparan los depósitos,
retiros o cobros de préstamos realizados
7. La cajera/o entrega el dinero al Tesorero de la
Institución adjuntando el correspondiente corte d caja y
los documentos
8. El tesorero recibe el dinero, los documentos y el corte
de caja firmando por él y la cajera/o y procede a archivar
los documentos y guardar el dinero
1
INICIO
6
2
3
5
FIN
7
4
8
164
TITULO CONSEJO DE VIGILANCIA Fecha de Vigencia
Departamento Elaboro
Código Aprobó
NO
SI
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
1. La reunión realizada debe constar a través de las
actas
2. Dictar normas del manejo de sistemas contables para
la Cooperativa
3. El Consejo de Administración tendrá sesiones
ordinarias cada semana para fiscalizar las actividades
4. El Consejo de Vigilancia realiza arqueos de caja
sorpresivos para verificar si existe sobrante o faltante de
caja
5. Supervisar el otorgamiento del préstamo, y los gastos
ocurridos durante la actividad económica
6. Resolver los conflictos que se produzcan entre socios
1
INICIO
6
2
3
5
FIN
4
165
TITULO CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Fecha de Vigencia
Departamento Elaboro
Código Aprobó
NO
SI
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
1. Realizar sesiones ordinarias cada semana a través de
actas
2. Dictar normas generales de Administración Interna de
la Cooperativa
3. Distribuir a los empleados de la Cooperativa
4. Conocer y aprobar la reforma presupuestaria de la
Cooperativa de la cooperativa
5. Revisar los balances semestrales para realizar el plan
de fortalecimiento patrimonial
6. Exigir al Gerente, Jefes y empleados que cumplan con
las metas establecidas en el plan de trabajo
1
INICIO
6
2
3
5
FIN
4
166
TITULO GERENTE Fecha de Vigencia
Departamento Elaboro
Código Aprobó
NO
SI
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
1. Organizar la Administración de la Cooperativa
2. Cumplir y hacer cumplir a los socios
3. Controlar y supervisar el estado de caja
4. Aplicar un correcto sistema sobre el control
5. Informar al Consejo de Administración sobre la
Situación Financiera
6. Elaborar el Control Interno de la Cooperativa y
someter a aprobación del Consejo
1
INICIO
6
2
3
5
FIN
4
167
TITULO CONTABILIDAD Fecha de Vigencia
Departamento Elaboro
Código Aprobó
NO SI
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
1. Recibe todos los documentos y recibos de los
ingresos y gastos de la Cooperativa
2. La Contadora compara los recibos entregados y
documentos sea del pago de préstamo, depósitos,
retiros, etc., si están bien registrados según el secretario
de la Cooperativa y el sistema correspondiente
3. Registrar los datos obtenidos en el sistema de
contabilidad
4. Realizar Asientos Contables
5. La Contadora realiza Conciliaciones Bancarias
6. Luego procede a la Mayorización de las cuentas
7. Realizar el Balance de Comprobación
8. Procede a realizar el Estado de Resultados
9. Finalmente realizar el Balance Final
10. Asientos de Ajuste en caso de ser necesario
1
INICIO
7
6
2
3
5
9
FIN
8
4
10
168
5.4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Los miembros de la Cooperativa se apoyan en la siguiente estructura para realizar un
adecuado flujo de información y autorización de actividades que favorezca identificar,
recopilar y comunicar a las diferentes áreas de la institución en tiempo y forma ara la
realización y cumplimiento de las normas establecidas de Control Interno.
5.4.1. Control de Apertura de cuenta
Verificar que los documentos consten en los archivos de la Cooperativa
Confirmar que los datos personales estén bien redactados tanto en el sistema
como en la papeleta de depósito
Observar que este bien escrito el nombre del socio que realiza el deposito
Verificar con los documento originales el nombre y apellido del depositante
Confirmar el valor de depósito tanto en número como en letras
Por ultimo observar la firma del depositante
Comprobar el monto del depósito que realiza el socio en la papeleta
Analizar cuál es el porcentaje que se envía al certificado, tanto el costo de la
libreta del total de depósito, la misma que debe estar registrado como
Certificado y debe constar como costo de apertura en el registro del secretario
Verificar que los restantes estén como depósito del socio, el mismo que puede
ser retirado cuando lo desee
Verifique el número de cuenta que tiene el socio de la Cooperativa
169
5.4.2. Control que debe realizar del Depósito
Observar que estén bien escrito el nombre del socio que realiza el deposito
Verificar con el documento originales el nombre y apellido del depositante
Confirmar el valor de depósito tanto en número como en letras
Por ultimo observar la firma del depositante, sea el propietario de la cuenta u
otra persona
Verificar en el sistema los nombres y apellidos, que constan en la papeleta
Observar en qué fecha se realizó el depósito en comprobación con la papeleta
Confirmar el monto que registro en el sistema
Comparar que el flujo de caja que arroja el sistema es de acuerdo con el
depósito realizado
Determinar si existe modificaciones en caso de que se equivoquen, y analizar
si tiene consecuencia al momento de obtener los reportes finales
Verificar el número de cuenta que tiene el socio dela Cooperativa
Verificar la fecha que realizo e depósito, el mismo que requiere una
comprobación con la papeleta de depósito
Verificar el monto del depósito
170
5.4.3. Control que debe realizar en el momento de Retiro
Determinar si esta bien escrito el número de cuenta
Observar que este correcto el Nombre del socio que realiza el retiro
correspondiente
Verificar el Nombre y Apellido del socio, solicitar lacédula
Confirmar que el valor del retiro sea escrito tantio en letras como en números
Ver que la firma del socio que desea retirar sea la misma del la cédula el
mismo que debe ser propietario de la cuenta
Diagnosticar el cajero si realiza su firma para la constatación
Constatar que el retiro que realizo el socio debe constar en el sistema
Verificar la fecha del retiro
Comprobar el número de la cédula con el registro en la papeleta
Confirmar que en el flujo de caja que arroja el sistema conste el retiro
Verificar el número de cuenta que tiene el socio de la Cooperativa
Verificar la fecha que realizo el retiro, el mismo que requiere una comparación
con la papeleta
Verificar e monto de retiro
171
5.4.4. Control del Préstamo
Es importante determinar un encaje para apertura a dicho crédito
Un encaje puede ser al saldo de certificado, o puede ser depositado al
momento de solicitarlo
Verificar que debe estar presentando todos los documentos necesarios como
respaldo del préstamo
Realizar una investigación de que todos los datos de la solicitud como del
garante deben estar llenados correctamente
Para lo cual debe consta el certificado de inspección realizada por el oficial de
crédito
Para la autorización
Conocer la aprobación de los departamentos para su seguridad
Verificar si están cumpliendo con el porcentaje establecido de interés por el
Consejo de Administración
También debe observar cuál es la capacidad de pago del socio, como
respaldo su verificación en la central de riesgo; CREDITREPORT brinda
información del solicitante, la cual han sido recabadas de la Superintendencia
de Bancos y Seguros, y otras entidades particulares.
Verificar que conste el plazo para cancelar el crédito
Observar el número de socio
172
Comprobar el monto solicitado
Evidenciar la veracidad de las firmar del Deudor como del Garante
Verificar el deposito automáticamente solicitado por el socio
Confirma la fecha de deposito
Cobro del Préstamo
Verificar la cuota registrada durante el cobro
Observar el cumplimiento de la cuota con la tabla de amortización
Observar la constancia en el sistema de la cuota
Verificar el nombre correcto tanto en el recibo y en el sistema
Determinar cuál es el tiempo de pago
Debe constar la morosidad
Seguimiento a los créditos otorgados
Después de transcurrido un mes del crédito aprobado es indispensable
realizar una inspección comprobando el fin por el cual se accedió entregar el
crédito
Para la recuperación de cartera vencida; si después de transcurrido los 30
días de la fecha de pago y continuas llamadas y no recibir respuesta positiva
se procede a la entrega de notificación en el domicilio o lugar de trabajo del
socio
Para el proceso de recuperación del crédito en mora; después de haber
transcurrido tres meses de cuotas vencidas, se lo realiza por medio de la
173
advertencia judicial se realiza visitas y llamadas por parte del abogado siendo
este representante del departamento legal de la Cooperativa, al conocer la
negativa de tres notificaciones se procede a la demanda judicial poniendo
como fin el pago del crédito. Sin espacio para la negociación.
5.4.5. Control del Consejo de Administración
Verificar en las actas si han realizado sesiones ordinarias según es estatuto
En la misma debe constatar la fecha, integrantes y la firma del Presidente y
Secretaria/o
Dar constancia de la existencia de las Normas Internas de Administración
dictadas por el Consejo de Administración
Observar si la contadora, los empleados de la Cooperativa cuentan con
Normas Internas
Verificar si los miembros del Consejo tienen conocimiento del presupuesto, la
misma que debe constar en actas
Verificar si han verificado oportunamente el Balance
Confirmar la elaboración del plan
Observar si realizan controles a cada departamento, para cumplir los objetivos
174
5.4.6. Control del Consejo de Vigilancia
Verificar en las actas si han realizado sesiones ordinarias según el estatuto
En la misma debe constar la fecha, integrantes y la firma del Presidente y
secretario
Dictar normas para el manejo y elaboración de la contabilidad de la Unión de
Cooperativas de Transportes de Pasajeros de Manabí
Emitir su dictamen sobre el balance semestral y someterlo a consideración de
la Asamblea General, por intermedio del Consejo de Administración.
Ejercer las demás facultades y cumplir las obligaciones emanadas de las
Leyes permitentes.
5.6.7. Control de Gerencia
Analizar cómo está la Cooperativa en sus administración
Organizar y dirigir la Administración interna de la Cooperativa conforme a las
disposiciones emitidas por el Consejo de Administración y la Asamblea
General.
Realizar las inversiones y gastos acordados por la Asamblea General o
Consejo de administración que no haya sido vetadas por el Consejo de
vigilancia.
Elaborar las ternas para nombramiento de empleados que deban manejar
fondos de la Unión Provincial de la Cooperativa.
175
Asistir a sala de sesiones del Consejo de Administración con voz informativas,
cuando fuera convocado.
Elaborar, actualizar y mantener bajo su cuidado y custodia los inventarios de
bienes de la entidad y;
Cumplir con las demás obligaciones y ejercer los derechos contemplados en la
ley de cooperativas y Reglamentos General
5.4.7. Control de Contabilidad
Verificar que la información llegue a tiempo de cada uno de los departamentos
Vigilar el avance y corregir los errores en una de la cuenta de un cliente o en
un reglón del presupuesto ya que puede causar dificultades, una mala imagen
o provocar las decisiones equivocadas
Ayudar a los administradores a tener un seguimiento sobre los cambios y las
repercusiones que estos poseen sobre el futuro de la organización
Es importante llevar todos los auxiliares necesarios para reflejar con claridad
todas las transacciones económicas de la cooperativa. Los mayores auxiliares
respaldan las partidas registradas en el libro mayor.
176
Forma de llevar los libros
Los libros básicos, se le llevaran de acuerdo a las siguientes reglas:
Las transacciones económicas se registraran en orden cronológico.
No serán alteradas en los respectivos asientos.
No dejar espacios en blanco en el cuerpo de los asientos o a continuación de
ellos.
Está prohibido incluir asientos al margen o realizar interlineaciones,
raspaduras o enmendaduras.
Los asientos no podrán ser borradores en todo o en parte. Cualquier error u
omisión cometido se salvara en un asiento posterior con la fecha que se
termina la falla.
Los libros se mantendrán íntegros sin alteración de encuadernación, foliatura o
mutilación.
Estados financieros y componentes básicos
Los Estados Financieros son una presentación estructurada de la posición financiera
y las transacciones económicas realizadas por una Cooperativa. Los Estados
Financieros básicos de Acuerdo NEC 25 son los siguientes:
Balance General
Estado de Resultados
Estado de cambios en el Patrimonio
Estado de Flujo del Efectivo
177
5.5. SUPERVISIÓN Y MONITOREO
La Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San Martin de Porres‖ deberá realizar un
análisis continuo del sistema del Control Interno aplicado que asegure:
La eficiente toma de decisiones Financieras
Mantener el control sobre las actividades realizadas por la Cooperativa
Que los sistemas de Control Interno aseguren un desarrollo de las actividades
eficientes y ayuden a generar una unión que permita una respuesta dinámica
y eficaz a los miembros de la Institución
Que en el diseño y establecimiento de nuevos controles o en la modificación
de los existentes, los mismos proporcionen un grado de seguridad razonable
en el desarrollo de las actividades de la Cooperativa que proporcionen un
desarrollo de las actividades eficaz y con un claro enfoque de alcance de los
objetivos organizacionales establecidos. Aspectos mínimos del sistema de
control interno.
178
ACTIVIDAD CONTROL
Control del efectivo
Control de las políticas
Control de la Administración de
la Cooperativa y la toma de
decisiones Financieras
Control de los documentos de
ingresos y gastos
Controlar que los créditos
emitidos tengan un debido
seguimiento
Cajero
Consejo de Administración
Gerente
Contadora y Consejo de
Vigilancia
Jefe de Crédito
CAPÍTULO VI
_____________________________
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
180
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1. CONCLUSIONES
1.- De acuerdo al estudio realizado en la Cooperativa de Ahorro y Crédito ―San
Martin de Porres‖, se encontró un debilitamiento en el Control Interno que se aplica
en esta institución, debido a la carencia de una adecuada Estructura Organizacional
que muestre los diferentes estratos, las áreas departamentales, los diferentes cargos
que deben crearse para realizar las múltiples tareas propias al servicio. La ausencia
de esta estructura ha impedido el diseño de políticas de revisión constantes sobre
procedimientos y diseño de los sistemas que deben crearse; impidiendo al mismo
tiempo la ejecución de las actividades de control interno.
2.- Una de las causas por las que no se ha adecuado la estructura organizacional, es
por el espacio físico con que cuenta actualmente esta institución. Sin un espacio
físico adecuado y suficiente para su expansión, será difícil reestructura la
organización; ya que esto trae consigo, la creación de unidades departamentales que
deben establecerse en una área específica, crear los cargos necesarios y contratar el
personal calificados, preparado y con calidad de servicio para realizar las diferentes
actividades.
3.- Además, el estudio también mostró debilidades en los registros y algunos
procedimientos contables, debido al debilitamiento del ambiente de control interno, a
181
las condiciones estructurales de la institución, carencia de personal suficiente que
realice las múltiples actividades de esta área; y también, a la ausencia de un Manual
de Normas y Procedimientos que dicte normas generales y políticas específicas para
ejecutar los procedimientos, en concordancia con Normas Legales y Principios de
Contabilidad de Aceptación General.
6.2. RECOMENDACIONES
1.- Unificar criterios para dirigir sus esfuerzos en seguir luchando por ser tomados en
cuenta por las instituciones financieras y/o entes gubernamentales y ser apoyados
económicamente, para que así logren su expansión que tanto merecen. Es tiempo
que la Cooperativa sea tomada en cuenta para ser beneficiada con algún proyecto
de infraestructura y equipamiento.
2.- Al Consejo de Administración que es el encargado de velar por la organización de
la Cooperativa se recomienda implementar un organigrama de tipo vertical; de igual
forma poner en práctica los flujo gramas que se recomiendan para que los
empleados de cada área conozcan los pasos que deben realizar para llevar a cao
sus tareas.
3.- El Gerente junto con el Consejo de Administración y Vigilancia deben realizar un
Control Interno de todos los procesos que realiza la Cooperativa, para lo cual se
sugiere poner en práctica el control que se plante en el presente documento, de esa
182
manera se lleve un mejor control de cada área para que entreguen de manera
inmediata la información que necesita la contadora y evitar tomar decisiones
financieras poco adecuadas y demás impedir el pago de multas
_____________________________
BIBLIOGRAFIA
184
BIBLIOGRAFIA
Libros
1. ACHIG, Lucas, ―Metodología de la Investigación Social‖, 2 Ed., Cuenca, 1988.
2. AGUIRRE, Juan. Auditoría y Control Interno, Madrid, Cultural S.A 2006.
3. BITTEL Lexter, RAMSEY Jackson, Enciclopedia del Management. Barcelona,
Océano 2007.
4. CABALGANTE, María Vicente, ―El método estadístico en la investigación‖, 5
Ed., Madrid, Editorial Ciencia, 1996.
5. CEPEDA, Gustavo, ―Auditoría y control interno‖, Mc GRAW-HILL
INTERAMERICANA S.A., Bogotá, 1997
6. CORPORACIÓN DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES. Ley Orgánica de
Administración Financiera y Control: Contraloría General del Estado, Manual
de auditoria de Gestión. Quito, C.E.P. 2006
7. CORPORACIÓN DE ESTUDIOS Y PUBLICACIONES, Ley de Cooperativas,
14 Ed., Quito, 2008.
8. DIRECCIÓN NACIONAL DE COOPERATIVAS: Ley de Cooperativas, Quito –
Ecuador, 2.010
9. DIRECCIÓN NACIONAL DE COOPERATIVAS, Revista COOPERATIVISMO.
Quito, Ecuador, 2002.
10. FRANKLIN, Enrique: Organización de Empresas, Tercera Edición, Editorial.-
Mc Grawn Hill, México, 2.005.
11. GOXENS Antonio, Enciclopedia Practica de la Contabilidad. Barcelona, Océano 2007.
185
12. HERNÁNDEZ, Roberto y FERNÁNDEZ Carlos: Metodología de la
Investigación‖, Editorial Mc Graw – Hill, 4ta edición, México, 2.006
13. H. CONGRESO NACIONAL DEL ECUADOR. Ley General de Instituciones
Financieras del Ecuador. Quito, 2001
14. H. CONGRESO NACIONAL. Ley General de Instituciones del Sistema
Financiero del Ecuador, 1994.
15. HOLMES, A. Auditoría: Principios y Procedimientos. México, Limusa 1994.
16. LEONARD, W. Auditoría Administrativa: Evaluación de métodos y Eficiencia
administrativa. México, Diana 1990.
17. LEY DE COOPERATIVAS
18. LEY DE INSTITUCIONES DEL SISTEMA FINANCIERO.
19. POCH, R. Manual de Control Interno. Barcelona, Gestión 2000
Internet
www.bce.fin.ec
www.contraloría.gov.ec
www.coso.org
www.eva.utpl.edu.ec/door/uploads/96/96/indice.html
www.iai.com.ec
www.marco-integrado-control-interno-latinoamericano.com
www.sri.gov.ec
_____________________________
A N E X O S
187
ANEXOS I
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO
INTERNO
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ÁREA OPERATIVA - CAJA
Elaborado por::………………… Fecha:…………………………...
Objetivo: - Verificar que las transacciones de efectivo y/o cheques sean debidamente
autorizados - Verificar que el acceso al efectivo, archivos y procedimientos relacionados de
permitan solo al personal autorizado - Verificar que todas las transacciones de efectivo y/o cheque sean registradas a
tiempo y con exactitud
No. PREGUNTA SI NO COMENTARIO
1 ¿El fondo general es el autorizado por la alta dirección de la Cooperativa?
X
2 ¿Existen procedimientos escritos del uso de caja?
X
3 Existen formatos para reportes de caja?
X
4 ¿Se realizan arqueos sorpresivos del fondo de caja?
X
5
¿El cajero prepara y firma el reporte de cuadre diario detallando el efectivo en su caja, de acuerdo a la cantidad de billetes y monedas?
X
6 El efectivo de caja es conciliado diariamente con los comprobantes de caja?
X
7 ¿Las diferencias encontradas son reportadas y revisadas por un superior?
X
8 ¿Se limita al cajero que pueda laborar en otros departamentos?
X
9 ¿El cajero verifica minuciosamente los documentos, firmas del asociado?
X
10 ¿Existe un control restringido sobre las llaves de la caja?
X
Elaborado por ………………………….. Fecha……………………………..
Revisado por …………………………… Fecha…………………………….
188
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ÁREA OPERATIVA - CRÉDITO
Elaborado por::………………… Fecha:…………………………...
Objetivo: - Verificar que el proceso de crédito se cumpla de acuerdo a las políticas y
manuales de crédito establecidas - Verificar que se cumpla con el proceso de evaluación de las solicitudes de
crédito, tomando en cuenta los indicadores de riesgo - Verificar que la documentación de crédito sea revisada y autorizada por los
niveles correspondientes
No. PREGUNTA SI NO COMENTARIO
1 ¿Existe un manual de políticas de crédito?
X
2 ¿Existen procedimientos escritos para otorgar créditos?
X
3 ¿Existe un responsable que autorice el crédito?
X
4 ¿Existe doble firma para autorización y aprobación d créditos?
X
5 ¿Los formularios de solicitud crédito de deudor y fiador tienen un número correlativo?
X
6 ¿Es verificable la información recibida en la solicitud de otorgamiento de créditos?
X
7 ¿Se deja constancia de que se ha verificado la información de crédito?
X
8 ¿Realizan consultas de las categorías de riesgo dentro del Sistema Financiero de los posibles clientes?
X
9 ¿Se monitorean los créditos otorgados diariamente?
X
10 Son verificadas las recomendaciones dentro del proceso de aprobación de crédito?
x
Elaborado por ………………………….. Fecha……………………………..
Revisado por …………………………… Fecha…………………………….
189
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ÁREA OPERATIVA - COBROS
Elaborado por::………………… Fecha:…………………………...
Objetivo: - Verificar si se cumple con políticas y manuales de recuperación de mora - Verificar el seguimiento de cartera morosa - Determinar la correcta utilización de las herramientas para minimizar
índices de mora
No. PREGUNTA SI NO COMENTARIO
1 ¿Existen políticas y manuales de recuperación de mora?
X
2 ¿Existe monitorea diario de la cartera de morosidad?
X
3
¿Existe una buena coordinación entre departamentos de cobro y el departamento judicial para disminuir los índices de morosidad?
X
4 ¿Cuenta con ejecutivos de cobro con metas para la disminución de los índices de morosidad?
X
5 ¿Existe un reporte que detalle el comportamiento de la cartera?
X
6 ¿Se lleva un control de las visitas de cobro realizadas a los socios con saldos de mora?
X
7 ¿Hay un procedimiento para depuración de cartera morosa?
X
8 ¿Se reporta a otro departamento los créditos en mora?
X Consejo de Administración
Elaborado por ………………………….. Fecha……………………………..
Revisado por …………………………… Fecha…………………………….
190
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO GERENTE
Elaborado por::………………… Fecha:…………………………...
Objetivo: - Verificar que se cumplan los planes establecidos por la cooperativa
No. PREGUNTA SI NO COMENTARIO
1 ¿Tiene contrato individual de trabajo todos los empleados?
X
2 ¿Cuenta la Cooperativa con un reglamento interno para el personal?
X
3 ¿La Cooperativa posee políticas establecidas?
X
4 ¿Existe un control interno? X Es deficiente
5 ¿Se elaboran informes sobre control interno?
X
6 ¿Existe rotación de personal? X
7 ¿Es adecuada la forma de comunicación entre los jefes o gerentes hacia los demás empleados?
X
8 ¿Se establecen objetivos por cada área funcional?
X
9 ¿Las funciones de la organización están debidamente definidas y segregadas?
X
Elaborado por ………………………….. Fecha……………………………..
Revisado por …………………………… Fecha…………………………….
191
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Elaborado por::………………… Fecha:…………………………...
Objetivo: - Determinar los lineamientos de las políticas generales de la Cooperativa, así
como de supervisar su implementación
No. PREGUNTA SI NO COMENTARIO
1 ¿El Consejo de Administración se reúne ordinariamente por lo menos una vez al mes?
X
2 ¿Existe un seguimiento permanente de los planes de la cooperativa?
X
3 ¿¿Se realiza un estudio sobre cuál es el posicionamiento de la Cooperativa frente a la competencia?
X
4 ¿Se llevan reuniones de alta dirección para tratar asuntos estratégicos?
X
5 ¿Las operaciones de inversión estratégicas son autorizadas por el Consejo de Administración?
X
6 ¿Se efectúa un control suficiente de las firmas autorizadas?
X
7 ¿Supervisa la gestión administrativa, económica y financiera de la Cooperativa?
X
8 ¿Aprueba las políticas de los tipos de créditos que vaya a desarrollar la cooperativa?
X
Elaborado por ………………………….. Fecha……………………………..
Revisado por …………………………… Fecha…………………………….
192
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO CONSEJO DE VIGILANCIA
Elaborado por::………………… Fecha:…………………………...
Objetivo: - Determinar los lineamientos de las políticas de control y fiscalización de la
cooperativa - Supervisar todas las actividades de la sociedad
No. PREGUNTA SI NO COMENTARIO
1 ¿Revisa el cumplimiento del Plan anual que tiene la Cooperativa?
X
2 ¿Emitir un dictamen sobre el balance semestral?
X
3 ¿Solicita al Consejo de Administración la realización de Auditoria especial?
X
4 ¿Vigila los bienes de la Cooperativa? X
5
¿Informa a los organismos competentes, sobre irregularidades que existan en el funcionamiento de la Cooperativa?
X
6
¿Solicita al Gerente información económica y la presentación de los Balances mensuales para realizar el monitoreo y seguimiento a las operaciones administrativas y financieras de la Cooperativa?
X
Elaborado por ………………………….. Fecha……………………………..
Revisado por …………………………… Fecha…………………………….
193
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ÁREA FINANCIERA - CONTABILIDAD
Elaborado por::………………… Fecha:…………………………...
Objetivo: - Verificar que las transacciones de efectivo sean debidamente autorizadas - Verificar que el acceso al efectivo, archivos y procedimientos relacionados se
permita solo al personal autorizado
No. PREGUNTA SI NO COMENTARIO
1 ¿Se procesa la información contable diariamente?
X
2 ¿Se preparan y entregan a tiempo a la gerencia estados financieros mensuales?
X
3 ¿Se ha preparado y/o pagado los impuestos sobre la renta a tiempo?
X
4 ¿Se revisa al cierre, las diferencias de conciliación con incidencia en contabilidad y se informa a la misma?
X
5 ¿Se realiza un seguimiento de las diferencias detectadas en la conciliación?
X
6 ¿Se examina la existencia de asientos contables anormales ya sea su naturaleza o por su monto?
X
7 ¿Se indaga respecto a registros o partidas inusuales, estableciendo su razonabilidad?
X
8 ¿Existe un control con relación al acceso y emisión de cheques de caja, cheques certificados y otros?
X
9 ¿Se encuentran todos los cheques pre-numerados y se utilizan en correlación?
X
10
¿Las personas que firman los cheques están autorizadas por el Consejo de Administración o Gerencia de Operación?
X
11 ¿Se anula y se aguardan los cheques inutilizados o dañados para prevenir el uso indebido?
X
Elaborado por ………………………….. Fecha……………………………..
Revisado por …………………………… Fecha…………………………….
194
ANEXOS II
ENCUESTA REALIZADA AL PERSONAL DIRECTIVO DE LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CREDITO ―SAN MARTIN DE PORRES‖
NOMBRE DE LA ENTREVISTADA: _______________________________________ CARGO QUE DESEMPEÑA: ________________________________________ PROFECCION U OFICIO -------------------------------------------------------------------- Sírvase contestar la siguiente encuesta que tiene objeto conocer su opinión respecto al funcionamiento y procedimientos que se aplican en el departamento del área contable de la institución. Su respuesta estará basada en los siguientes ítems:
Aspectos generales del departamento del área Administrativa.
En lo concerniente a la planificación y control interno.
INSTRUCCIONES: Marque con una X en sus respuestas.
1. ¿La cooperativa cuenta con Manuales de Procedimientos? a. Si ( ) b. No ( )
2. ¿Dispone la Cooperativa de un catálogo de cuentas y está actualizado?
a. Si ( ) b. No ( )
3. ¿Dispone la Cooperativa de un catálogo de cuentas y está actualizado?
a. Si ( ) b. No ( )
4. ¿Con que frecuencia se realizan los Estados financieros?
a. Mensual ( ) b. Semanal ( ) c. Anual ( )
5. ¿Cada que tiempo se reúnen los Directivos para revisar e interpretar los Estados
Financieros? a. Quincenal ( ) b .Mensual ( ) c .Trimestral ( )
195
6. ¿Los Estados Financieros de la Cooperativa son elaborados a tiempo para que se puedan tomar decisiones? a. Si ( ) b. No ( )
7. ¿Conoce usted la liquidez que refleja la Cooperativa mensualmente? a. Si ( ) b. No ( )
8. El Control Interno que se aplica en el Ingreso y egreso del efectivo es:
a. Deficiente ( ) b. Eficiente ( )
9. ¿Cómo calificaría usted el Control Interno que se aplica en la Cooperativa?
a. Deficiente ( ) b. Eficiente ( )
10. ¿Considera que un Sistema de Control Interno permitirá mejorar la toma de
decisiones financieras? a. Si ( ) b. No ( )
ESTELA Palma Vélez Entrevistadora
196
ANEXOS III
ENCUESTA REALIZADA A LOS EMPLEADOS DE LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CREDITO ―SAN MARTIN DE PORRES‖
NOMBRE DE LA ENTREVISTADA: _______________________________________ CARGO QUE DESEMPEÑA: ________________________________________ PROFECCION U OFICIO -------------------------------------------------------------------- Sírvase contestar la siguiente encuesta que tiene objeto conocer su opinión respecto al funcionamiento y procedimientos que se aplican en el departamento del área contable de la institución. Su respuesta estará basada en los siguientes ítems:
Aspectos generales del departamento del área Administrativa.
En lo concerniente a la planificación y control interno.
INSTRUCCIONES: Marque con una X en sus respuestas.
1. ¿Se evalúa el desempeño laboral en la Cooperativa? a. Si ( ) b. No ( )
2. ¿Participa usted en la toma de decisiones entre departamentos?
a. Si ( ) b. No ( )
3. ¿Los medios tecnológicos proporcionados por la Cooperativa para realizar su trabajo
son adecuados? a. Si ( ) b. No ( )
4. ¿Cree que las actividades que usted realiza conllevan al cumplimiento de los
objetivos de la Cooperativa? a. Mensual ( ) b. Semanal ( ) c. Anual ( )
197
5. ¿Los directivos supervisan las actividades que realizan los empleados? a. Muy de acuerdo ( ) b .De acuerdo ( ) c .Neutro ( ) d. En desacuerdo ( )
6. ¿La cooperativa cuenta con Manuales de Procedimientos? a. Si ( ) b. No ( )
7. ¿Cómo evaluar el nivel de Control Interno que aplican los Directivos a la
Cooperativa?
a. Deficiente ( ) b. Eficiente ( )
ESTELA Palma Vélez
Entrevistadora
198
ANEXOS IV
SIMBOLOGÍA
SIMBOLO
REPRESENTA
Inicio o final del procedimiento. Señala el principio o terminación de un procedimiento. Cuando se utilice para indicar el principio del procedimiento se anotará la palabra INICIO y cuando se termine se escribirá la palabra FIN.
Conector de procedimientos. Es utilizado para señalar que un procedimiento proviene o es la continuación de otros. Es importante anotar, dentro del símbolo, el nombre del proceso del cual se deriva o hacia dónde va.
Decisión. Se emplea cuando en la actividad se requiere preguntar si algo procede o no, identificando dos o más alternativas de solución. Para fines de mayor claridad y entendimiento, se describirá brevemente en el centro del símbolo lo que va a suceder, cerrándose la descripción con el signo de interrogación.
Operación. Muestra las principales fases del procedimiento y se emplea cuando la acción cambia. Así mismo, se anota dentro del símbolo un número en secuencia para continuarla
Línea d flujo. Flujo de información o materiales; une cualquier actividad.
Multidocumento. Indica el uso de diversos documentos dentro de un proceso.
Proceso alternativo. Representa las posibles alternativas a tomar en un determinado proceso
Datos almacenados. Este símbolo se utiliza para indicar que ciertos datos o información han sido almacenados
199
ANEXOS IV
PROPUESTA DEL MODELO DE INVESTIGACIÓN
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO ―SAN MARTIN DE PORRES‖
PLAN DE CUENTAS
1. ACTIVO
1.1. Fondo disponible
1.1.01. Caja
1.1.01.05. Efectivo
1.1.01.10. Caja chica
1.1.01.15. Bóveda
1.1.02. Depósito encaje
11.03. Bancos y otras instituciones financieras
1.1.03.05. Banco Pichincha Cta. Cte. 3082284504
1.1.04. Efectos cobro inmediato
1.1.05. Remesas en tránsito
1.2. Operaciones interbancarias
1.3. Inversiones
1.4. Cartera de crédito
1.4.30. Cartera crédito sin provisión.
1.4.30.20. Crédito ordinario
1.4.30.25. Crédito emergente
1.4.30.30. Renovación crédito
1.4.99. Provisión crédito incobrable
1.5. Cuentas por cobrar
1.5.01. Intereses por cobrar
1.5.20.20. Cuenta por cobrar directivos
1.5.20.25. Cuentas por cobrar empleados
1.5.90. Cuentas por cobrar varias
1.8. Propiedad y equipo
1.9. Otros Activo
200
2. PASIVOS
2.1. Obligaciones con el público
2.1.01. Depósitos a la vista
2.1.01.35. Depósito de Ahorro
2.1.03. Depósito a plazo fijo
2.1.04. Depósito a garantía
2.1.06. Fondo mortuorio
2.5.04. Retención
2.5.90. Cuentas por pagar
2.9. Otros pasivos
3. PATRIMONIO
3.1. Capital Social
3.3. Reservas
3.3.01. Legal
3.3.01.01. Capital
3.3.02. Utilidad del Ejercicio
3.4. Otros aportes patrimoniales
3.6. Resultados
4. EGRESOS
4.1. Intereses causados
4.5.03. Servicios Varios
4.5.03.05. Movilización y flete
4.5.03.06. Transporte y Movilización Directivo
4.5.04. Impuesto, contribuciones y multas
4.5.05. Depreciaciones
4.5.07. Gastos Generales
4.5.08. Servicios Básicos
201
5. INGRESOS
5.1. Intereses ganados
5.1.04. Cartera
5.1.04.05. Cartera Crédito Emergente
5.1.04.10. Cartera Crédito Ordinario
5.1.05. Mora
5.1.05.05. Mora Crédito Emergente
5.1.05.10. Mora Crédito Ordinario
6. CUENTAS CONTINGENTES
7. CUENTAS DE ORDEN
202
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO ―SAN MARTIN DE PORRES‖
BALANCE GENRAL
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2X02
(en millones de dólares)
20X2 20X1
ACTIVOS
Activo Corriente
Efectivo y equivalente de efectivo X X
Inversiones Temporales X X
Cuentas por Cobrar Comerciales, neto de estimaciones para cuentas de
cobro dudoso por X en 20X2 y X en 2X01 X X
Otras Cuentas por Cobrar X X
Gastos Pagados por Anticipado X X
Total Activos Corrientes X X
Activos No Corrientes
Inversión en Asociadas X X
Propiedad, planta y equipo, neto X X
Otros Actiivos X X
TOTAL ACTIVOS X X
PASIVOS Y PATRIMONIO
PASIVOS CORRIENTES
Préstamos a Corto Plazo X X
pòrción corriente de la deuda a largo plazo X X
Cuentas por Pagar Comerciales X X
Otras cuentas por Pagar X X
Impuestos por Pagar X X
Gastos Acumulados X X
Total Pasivos Corrientes X X
Pasivos No Corrientes
Deuda a Largo Plazo X X
Impuesto Diferido X X
Provisión para Jubilación Patronal X X
TOTAL PASIVOS X X
Interés minoritario X X
PATRIMONIO
Capital Pagado X X
Reservas X X
Utilidades/ pérdidas acumuladas X X
TOTAL PATRIMONIO X X
TOTAL PASIVOS Y PATRIMONIO X X
203
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO ―SAN MARTIN DE PORRES‖
ESTADO DE RESULTADOS
POR EL AÑO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 2X02
(en millones de dólares)
2X02 2X01
Ventas Netas X X
Costo de Ventas (X) (X)
Utilidad Bruta X X
Gastos de Ventas (X) (X)
Gastos Administrativos (X) (X)
Otros Gastos Operativos (X) (X)
Otros Ingresos Operativos (X) (X)
(X) (X)
X X
Gasto Financiero (X) (X)
Ingresos Financieros X X
Participación en la utilidad de compañías asociadas X X
X X
Utilidad antes de participación de empleados en las utilidades e impuesto
a la renta X X
Participación de empleados en utilidades (X) (X)
Impuesto a la Renta (X) (X)
Utilidad después de participación de empleados en las utilidades e
Impuesto a la Renta X X
Interés minoritario (X) (X)
Utilidad neta de actividades ordinarias X X
Partidas extraordinarias X (X)
Utilidad neta del período X X
204
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO ―SAN MARTIN DE PORRES‖
ESTADO DE FLUJO DEL EFECTIVO
(Método Directo)
2X02 2X01
Flujos de efectivo en actividades operativas:
Efectivo recibido de clientes XXX
Efectivo pagado a proveedores y empleados XXX
efectivo proveniente de operaciones XXX
Intereses recibidos XXX
Dividendos recibidos XXX
Intereses pagados XXX
Impuesto a la Renta XXX
Flujos de efectivo antes de partidas extraordinarias
XXX
Ingresos por liquidación del seguro contra terremoto
XXX
Efectivo neto proveniente de actividades operativas
XXXX
Flujos de efectivo en actividades de inversión
Adquisición de subsidiarias X, neto del efectivo adquirido
XXX
Adquisición de propiedades, planta y equipo XX
Producto de venta de equipo
Efectivo neto usado en actividades de inversión XXX
Flujos de efectivo en actividades de financiamiento:
Emisión de acciones XXX
Préstamos a largo plazo XXX
Pago de pasivos por arrendamiento financiero XX
Dividendos pagados XXX
Efectivo neto usado en actividades de financiamiento
XXXX
Aumento neto en efectivo y sus equivalentes XXX
Efectivo y sus equivalentes al principio del período
XXX
Efectivo y sus equivalentes al final del período XXX
205
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO ―SAN MARTIN DE PORRES‖
ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO
POR EL AÑO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 2X02
(en millones de sucres)
Prima en Utilidades
Capital emisión Reserva Otras no
Pagado acciones Legal Reservas distribuidas total
Saldo al 31 de diciembre
20X0 X X X X X X
Cambio en política de
contabilidad (X) (X)
Saldo reestructurado X X X X X X
Utilidad neta del período X X
Dividendos (X) (X)
Apropiación para reservas X (X)
Emisión de capital acciones X X X
Saldo al 31 de diciembre
de 20X0 X X X X X X
Aumento de capital median-
apropiación de reservas X (X) (X)
Utilidad neta del período X X
Dividendos (X) (X)
Apropiación de reservas (X)
Emisión de capital acciones X X X
Saldo al 31 de diciembre de
20X0 X X X X X X
206
SAN MARTIN DE PORRES
FORMATO REPOSICION DE CAJA CHICA N-0001
Manta, 15 de ………………………………………………
FECHA DETALLE GASTOS RETENCIONES SALDOS
SALDO INICIAL DE CAJA CHICA
$ 300.00
TOTAL DE GASTOS $
VALOR A REPONER $
ELABORADO POR --------------------------
REVISADOPOR
AUTORIZADO POR
207
SAN MARTIN DE PORRES
FORMATO DE ARQUEO DE CAJA CHICA
Saldo Anterior de Caja Chica **************
Más Reposición de Caja Chica **************
Menos Gastos en Detalle
Gasto N-1 **************
Gasto N-2 **************
Gasto N-3 ***************
Total Gastos de Caja Chica *****************
= Saldo Actual de Caja Chica *****************
---------------------- -------------------------
Elaborado por: Revisado por:
208
SAN MARTIN DE PORRES
FORMATO CONCILIACION BANCARIA
SALDO CONTABLE EN LIBROS AL 30/12/10 ***********
MAS CHEQUES GIRADOS Y NO COBRADOS
CHEQUE N-1 *******
CHEQUE N-2 *******
CHEQUE N-3 ********
TOTAL CH. GIRADOS Y NO COBRADOS *************
= SALDO BANCARIO AL 31/12/2010 *************
Elaborado por:
Manta, 31 de Diciembre 2010.
209
SAN MARTIN DE PORRES RECIBO DE INGRESO RUC
1304290701001 No 0000020
Matriz: Jocay
Teléfono: Manta Ecuador
Fecha------------------------------------C. I.------------------------------------------Telf.-----------------------
Recibimos de ------------------------------------------------------------------------------------------------------
La Cantidad de-----------------------------------------------------------------------------------------------------
Por concepto de: ---------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- -
CODIGO DETALLE DEBE HABER
TOTALES
------------------------------- --------------------------------- Depositado por: Revisado por: --------------------------- Registrado por
210
SAN MARTIN DE PORRES
ESPECIE PARA SOLICITUDES VARIAS
No 0000550 Manta, de del 201—
_______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________
Atentamente, ____________________________
211
SAN MARTIN DE PORRES
Cuenta N0 0040-05377-3
Cheque No 043758
USD.
Páguese a la
orden de
La suma de
Dólares U.S
Lugar y Fecha de emisión Firma
SAN MARTIN DE PORRES
COMPROBANTE DE EGRESO No 156
RUC: 1304290701001 Matriz:
Teléfono: -Manta -Ecuador
FECHA: RUC/C.I: TELF:
SRES: DIRECC: CONCEPTO DE: F.PAGO:
CODIGO DETALLE DEBE HABER
TOTALES
ELABORADO
APROBADO
RECIBI CONFORME
212
SAN MARTIN DE PORRES NOTA DE CREDITO
RUC 1304290701001 001-001-0000025
Autorización SRI 1107508444
Matriz:
Teléfono: Manta Ecuador
Fecha------------------------------------RUC-----------------------------------------Telf.----------------------------
Sr(es) ---------------------------------------------------------------------Dirección -----------------------------------
Referencia a factura No------------------------------
CANTIDAD DESCRIPCION V.UNITARIO V.TOTAL
SUB TOTAL
IVA O%
IVA 12%
F.AUTORIZADA CONTABILIDAD TOTAL Imprenta Pacifico De: María Vera Loor RUC 1303100521001 Aut SRI N-2927 2613580- Manta 25/11/2009. Válida para su emisión hasta NOVIEMBRE del 2011 (0001 al 0050)
213
FORMATO INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
FECHA DETALLE DEL BIEN N* DE SALA CANTIDAD ESTADO
ELABORADO
REVISADO
--------------------------- RESPONSABLE
214
SOLICITUD DE ADQUISICION DE BIENES
N0- 000015
FECHA Día Mes Año
DATOS DEL SOLICITANTE: AREA:
NOMBRE DEL SOLICITANTE: CARGO:
BIENES SOLICITADOS: ALQUILER DE BIENES MUEBLES ADQUISICION DE BIENES MUEBLES
ARRIENDO DE BIENES MUEBLES
IDENTIFICACION DEL REQUERIMIENTO:
REQUERIMIENTO PROGRAMADO
REQUERIMIENTO NO PROGRAMADO
TRATAMIENTO DEL REQUERIMIENTO: NORMAL
URGENTE
OBSERVACIONES:
_____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________
--------------------- ---------------------- ------------------------- Entregado por: Recibido por: Autorizado por:
215
ACTA DE ENTREGA DE OBRAS, ACTIVOS, ADQUISICIONES Manta, de del 201— Por medio de la presente, se le hace la entrega correspondiente de-------------------- ------------------------------, bien que será usado en el área de ------------------------------- ------------------------------, quedando usted como persona responsable de su uso del mismo, para constancia firme la presente. ----------------------- ----------------------- ----------------------------- Entregado por: Recibido por: Autorizado por:
216
FORMATO INFORME DE CUENTAS POR OBRAR
FECHA DETALLE N-FACTURA VALOR
REVISADO
APROBADO
