UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL FACULTAD DE...

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

MODALIDAD A DISTANCIA

TESIS PREVIA A LA OBTENCION DEL TITULO DE

LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA CON EL

TEMA:

ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CONTABLES PARA LA ESCUELA DE ESPAÑOL “BOLÍVAR

EDUCATION”

XIMENA DEL CARMEN ALMEIDA TRUJILLO

DIRECTOR:

ING FERNANDO BORJA, MSC

2011

APROBACION DEL TUTOR

En mi calidad de Tutor del trabajo de investigación, nombrado por el Honorable

Consejo Superior de Grado de la Universidad Tecnológica Equinoccial.

CERTIFICO:

Que el Proyecto de Investigación presentado por la estudiante Almeida Trujillo

Ximena del Carmen, reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometido a

la evaluación por parte del jurado examinador

Quito, 26 de enero de 2012

______________________________

Ing. Fernando Borja B. MSC.

DIRECTOR

AUTORIA DE TESIS

Declaro que los contenidos de la presente Tesis, requisito previo a la obtención

del título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría, son de responsabilidad

exclusiva de la autora


______________________________

Ximena Del Carmen Almeida Trujillo

CC: 1713576088

DEDICATORIA

A Dios mi padre eterno

Porque entiendo que él es el inicio y el final de todas las cosas, el responsable de

mi existencia y el propósito de cada logro obtenido en mi vida.

A mis hijos Alexander, Daniela y Chelsea

Porque en este momento y desde hace catorce años son mi familia primera, me

han enseñado que cualquier sacrificio tiene su recompensa y son el motivo de

este importante paso en mi vida profesional.

A mi madre Marianita

Sin pedirme nada a cambio me han dado el ser y me han enseñado con amor todo

lo que soy como persona; mis valores, principios, perseverancia y paciencia. Me

ha marcado el inicio de una carrera profesional que y estoy a puertas de

obtenerla.

De todo corazón,

Ximena

AGRADECIMIENTO

Agradezco a Dios mi padre celestial por haberme dado la oportunidad de

mejorar profesionalmente a pesar de todos los obstáculos que se me han

presentado.

De manera especial le agradezco al tutor y director de mi Tesis Ingeniero

Fernando Borja, por su amistad, apoyo e infinita paciencia durante el desarrollo

de la investigación.

A mi familia por tener la paciencia de esperarme con sincero afecto.

Con mucho cariño y respeto

ÍNDICE: CONTENIDOS

DIRECTOR:..................................................................................................................... 1

ING FERNANDO BORJA, MSC ................................................................................... 1

RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................... 1

CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN .................................................................................. 2

1.1 Planteamiento del problema .............................................................................................. 2

1.2 Formulación del problema ................................................................................................. 4

1.3 Sistematización del problema ............................................................................................ 4

1.4 Objetivos de investigación .................................................................................................. 5

1.4.1 Objetivo General .................................................................................................. 5

1.4.2 Objetivos Específicos ........................................................................................... 5

1.5 Justificación ........................................................................................................................ 6

1.6 Limitaciones o alcance........................................................................................................ 7

1.7 Hipótesis.............................................................................................................................. 7

1.8 Variables de la investigación .............................................................................................. 7

1.9 Operacionalización de variables ........................................................................................ 8

CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL ............................................. 9

2.1 La Contabilidad en la empresa .......................................................................................... 9

2.1.1 Tipos de contabilidad ......................................................................................... 10

2.1.2 Objetivos de la contabilidad ............................................................................... 11

2.1.3 Ventajas de la contabilidad ................................................................................. 12

2.1.4 Evolución de la contabilidad y sus principales aportes ........................................ 13

2.1.5 Importancia de la contabilidad ............................................................................ 15

2.1.6 Importancia de la información contable .............................................................. 16

2.2 Los procesos en la organización ....................................................................................... 21

2.2.1 Origen del proceso contable ............................................................................... 23

2.2.2 Los procesos de control financiero ..................................................................... 23

2.2.3 Como llevar el control financiero ....................................................................... 24

2.2.4 Importancia del control financiero ...................................................................... 25

2.2.5 Objetivos del control financiero.......................................................................... 26

2.2.6 Etapas del control financiero .................................................................................... 26

2.3 El cierre contable .............................................................................................................. 27

2.4 El Plan de cuentas ............................................................................................................ 30

2.4.1 Objetivos del plan de cuentas ............................................................................. 31

2.4.2 Funciones del plan de cuentas ............................................................................ 31

2.4.3 Pasos a seguir en la confección ........................................................................... 31

2.5 Los flujos de procesos ....................................................................................................... 34

2.5.1 Simbología Utilizada .......................................................................................... 35

2.6 Marco conceptual ............................................................................................................. 39

CAPÍTULO III: DIAGNOSTICO ................................................................................ 42

3.1. Análisis interno ............................................................................................................ 42

3.1.1 Capacidad Administrativa .................................................................................. 42

3.1.2. Capacidad de Talento Humano ........................................................................... 44

3.1.3. Capacidad Financiera ......................................................................................... 45

3.1.4. Capacidad de Mercado ....................................................................................... 46

3.1.5. Capacidad de servicios ....................................................................................... 47

3.1.6 Investigación de campo de la gestión administrativa y financiera de la Empresa . 48

3.2 Entorno legal .................................................................................................................... 51

3.3. Análisis FODA ............................................................................................................. 57

3.3.1. Matriz de Fortalezas ........................................................................................... 57

3.3.2 Matriz de Oportunidades .................................................................................... 59

3.3.3 Matriz de Debilidades ........................................................................................ 60

3.3.4 Matriz de Amenazas ........................................................................................... 62

3.4 Situación actual ................................................................................................................ 64

3.4.1 Los Estados Financieros ..................................................................................... 64

3.4.2 Análisis Dupont. ................................................................................................ 70

3.4.3 La papelería interna ............................................................................................ 72

CAPÍTULO IV: PROPUESTA ..................................................................................... 75

4.1 MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS,

FINANCIEROS Y CONTABLES DE LA EMPRESA “BOLÍVAR EDUCATION”

......................................................................................................................................... 76

INTRODUCCION ......................................................................................................... 77

OBJETIVOS................................................................................................................... 77

PROCEDIMIENTOS .................................................................................................... 77

ARCHIVO (A-1) ......................................................................................................................... 77

ALCANCE......................................................................................................................... 77

POLÍTICAS ....................................................................................................................... 77

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ......................................................................... 78

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (A-2) ................................................................... 80

ALCANCE......................................................................................................................... 80

POLÍTICAS ....................................................................................................................... 80


FLUJO DEL PROCEDIMIENTO ...................................................................................... 82

ANEXOS ........................................................................................................................... 83

ENTREGA DE SUMINISTROS DE OFICINA (A-3) ................................................................ 86

ALCANCE......................................................................................................................... 86

POLÍTICAS ....................................................................................................................... 86



ANEXOS ........................................................................................................................... 88

USO DE TELÉFONO Y FAX (A-4) ........................................................................................... 89

ALCANCE......................................................................................................................... 89

POLÍTICAS ....................................................................................................................... 89



ANEXOS ........................................................................................................................... 91

CORREO ELECTRÓNICO (A-5) .............................................................................................. 92

ALCANCE......................................................................................................................... 92


CORRESPONDENCIA (A-6) ..................................................................................................... 94

ALCANCE......................................................................................................................... 94



ANEXOS ........................................................................................................................... 96

FOTOCOPIAS (A-7) .................................................................................................................. 99

ALCANCE......................................................................................................................... 99


FLUJO DEL PROCEDIMIENTO .................................................................................... 100

ANEXOS ......................................................................................................................... 101

USO DE EQUIPOS (A-8) ......................................................................................................... 102

ALCANCE....................................................................................................................... 102

POLÍTICAS ..................................................................................................................... 102

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ....................................................................... 102


ANEXOS ......................................................................................................................... 105

GUARDIANÍA (A-9) ................................................................................................................ 106

ALCANCE....................................................................................................................... 106

POLÍTICAS ..................................................................................................................... 106



COMPRA DE ACTIVOS FIJOS (F-1) ..................................................................................... 108

ALCANCE....................................................................................................................... 108

POLÍTICAS ..................................................................................................................... 108



CONTRATACIÓN DE SEGUROS (F-2) ................................................................................. 110

ALCANCE....................................................................................................................... 110

POLÍTICAS ..................................................................................................................... 110



FONDOS Y BANCOS (F-3) ..................................................................................................... 113

ALCANCE....................................................................................................................... 113



EMISIÓN Y PAGO DE CHEQUES (F-4)................................................................................ 115

ALCANCE....................................................................................................................... 115

POLÍTICAS ..................................................................................................................... 115



CONTROL Y MOVIMIENTOS DE CAJA CHICA (F-5) ........................................................ 118

ALCANCE....................................................................................................................... 118

POLÍTICAS ..................................................................................................................... 118



ANEXOS ......................................................................................................................... 121

EL PAGO DE IMPUESTOS (F-6) ........................................................................................... 123

ALCANCE....................................................................................................................... 123

POLÍTICAS ..................................................................................................................... 123



INVERSIONES (F-7) ............................................................................................................... 129

ALCANCE....................................................................................................................... 129



CUENTAS POR PAGAR (F-8) ................................................................................................ 131

ALCANCE....................................................................................................................... 131



ANEXOS ......................................................................................................................... 135

ALCANCE....................................................................................................................... 136

PROCESOS ..................................................................................................................... 136

ANEXOS ......................................................................................................................... 137

4.2 ASIENTOS CONTABLES POR PROCESOS .............................................. 139

4.2.1 Asientos Procesos de Administración ............................................................... 139

4.2.2 Asientos Procesos de Ventas ............................................................................ 140

4.2.3 Asientos Proceso de Operación ........................................................................ 142

4.3 PLAN DE CUENTAS ..................................................................................... 144

CAPÍTULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................... 153

5.1 CONCLUSIONES .......................................................................................................... 153

5.2 RECOMENDACIONES ................................................................................................ 155

BIBLIOGRAFÍA.......................................................................................................... 157

ÍNDICE: TABLAS

TABLA Nº 1

Estado de Situación Financiera……………….……………………………..66

TABLA Nº 2

Estado de Pérdidas y Ganancias ……………………………………………..69

TABLA Nº 3

Modelo Dupont………….……………………………………………………71

ÍNDICE: GRAFICOS

GRAFICO Nº 1:

Modelo de Flujo de Deposito de Recaudos…………….……………………….36

GRAFICO Nº 2

Modelo de Flujo de Desembolso con cheque ………….……………………….37

GRAFICO Nº

Modelo de Flujo de Proceso de Contabilización……….……………………….38

1

RESUMEN EJECUTIVO

El presente estudio constituye un manual de procedimientos administrativos

contables que se lo implementara en esta Escuela para lo cual se enfatiza en los

procesos que de debe seguir en esta Empresa para buen control de los recursos

económicos y financieros, para que al finalizar el periodo contable y sus

administradores puedan tomar decisiones correctas.

Es de vital importancia que el personal que este laborando en esta Empresa tenga

una guía para el correcto funcionamiento, por lo tanta se describen las funciones y

responsabilidades de los cargos y de los procesos que se tienen que llevar a cabo.

En esta tesis encontraremos modelos de asientos contables, gráficos en los cuales

tenemos todos los procesos que se debe seguir para un buen control en la rama de

adquisiciones, ventas, etc. Este manual se puede adaptar a otros negocios

similares y contribuirá como un material de consulta a los estudiantes y

profesores.


Ximena Almeida Trujillo

2

CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN

A nivel mundial la contabilidad es una herramienta fundamental para obtener

excelentes resultados financieros.

En nuestro país, todas las empresas al momento de registrar sus transacciones se

sustentan en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Normas

Ecuatorianas de Contabilidad, Leyes Tributarias, Código de Trabajo y otras

herramientas legales que facilitara un correcto ciclo contable.

La elaboración de un Manual de Contabilidad es de enorme importancia para la

Empresa, ya que el personal dispondrá de una herramienta única para el óptimo

manejo de los recursos materiales humanos y tecnológicos, al obtener el control y

sistematización de la información para registrar los movimientos y sus actividades

es decir contar con una información confiable y oportuna.

Como lo prescribe la Ley de Régimen Tributario Interna, toda empresa debe llevar

Contabilidad, esta responsabilidad hace que la empresa se vea en la necesidad de

utilizar un sistema contable para realizar sus movimientos comerciales acorde a lo

estipulado en un reglamento de acuerdo a las exigencias legales y técnicas, este

manual contable facilitara esta labor.

1.1 Planteamiento del problema

Las organizaciones empresariales del Ecuador, desde hacen algunas décadas, han

sentido la necesidad de organizarse de mejor manera gracias al impulso de la era

informática y la globalización.

La ciudad de Quito, ha sido una de las pioneras en iniciar la formalización de la

contabilidad y más ahora que existen las nuevas Normas Internacionales de

3

Información Financiera NIIFs que deben aplicarse en las PYMES desde el año

2011.

La Empresa Bolívar Education fue creada el 24 de abril del 2003, con el objeto de

abril una Escuela de Idiomas y a la enseñanza en general. En los últimos años se

ha dedicado a la enseñanza del idioma español a extranjeros, realizando sus ventas

a través del internet, por lo que dispone de una página web, asociada

adicionalmente con otras compañías de turismo.

La Empresa en sí, se ha dedicado a abrir mercado en los nichos extranjeros,

atrayendo a los turistas y encaminándolos a realizar su estudio de español en

Ecuador, pero se ha olvidado de algo muy importante que es su organización

contable, que actualmente se hace a la antigua, registrando en cuadernos las

ventas y los gastos y con ello presentando declaraciones de impuestos mensuales

y la declaración del Impuesto a la Rentas anual.

No existen procedimientos para el manejo y sustento de la contabilidad,

careciendo de formularios óptimos para el control de egresos, de caja chica, de

ingresos entre los más importantes, así como tampoco existen procesos bien

definidos para el manejo contable de los ingresos y gastos.

De seguir esta problemática, la Empresa, como ente que responde a la

Superintendencia de Compañías, podría tener una Auditoría que la lleve a ser

sancionada económicamente, lo cual afectaría fuertemente en sus finanzas y

tambalear su existencia en el mercado.

Es así como, con el fruto de la presente Tesis, se pretende que la Escuela de

Español “Bolívar Education” tenga un Manual de procesos contables que le

permitan mantener un control de sus transacciones diarias, de tal manera que se

pueda sustentar una contabilidad anual ante los medios de control y ante los

propios accionistas.

4

1.2 Formulación del problema

¿Se podrá elaborar un Manual de Procedimientos contables para la escuela de

español Bolívar Education?

1.3 Sistematización del problema

- ¿Se podrá definir la situación administrativa, contable y económica en la

que se encuentra la Empresa al momento?

- ¿Sería posible determinar el mercado el cual se dirige la Empresa en la

ciudad de Quito?

- ¿Se podría saber que opinan de un Manual de Procedimientos contables

los administradores y empleados de la Empresa?

- ¿Será posible realizar un levantamiento de los procesos contables de la

escuela de español “Bolívar Education”?

- ¿Se podrá plantear un Manual de Procesos que permita realizar las

transacciones contables fuentes de acuerdo a las Normas de Contabilidad

Generalmente Aceptadas, las Normas Internacionales de Contabilidad y

las Normas Internacionales de Información Financiera y por tanto tener

resultados en los balances acordes con la realidad de la empresa?

5

1.4 Objetivos de investigación

1.4.1 Objetivo General

Diseñar un Manual de Procedimientos Contables para la Escuela de Español

“Bolívar Education” que sirva de guía para la implementación del sistema de

contabilidad de la Empresa y mantener un registro diario de los movimientos

transaccionales a fin de obtener reportes de fuentes seguras y balances a tiempo.

1.4.2 Objetivos Específicos

- Analizar el estado actual en el que se encuentra la Empresa, tanto en su

administración, economía y contabilidad, determinando su

posicionamiento y mercado meta.

- Realizar un levantamiento de los procesos generales de todo el

movimiento operativo y administrativo de la Escuela de Español “Bolívar

Education” a fin de establecer sus procesos contables.

- Establecer la normativa que se debe seguir para el registro de los procesos

contables de la escuela de español “Bolívar Education” a través de un

Manual de procedimientos, enmarcado en los Principios de Contabilidad

Generalmente Aceptados, en las Normas Internacionales de Información

Financiera (NIIFs) y las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).

- Elaborar el flujo gramas de procesos contables de la Organización.

- Elaborar un Plan General de Cierre contable mensual y anual de las

actividades contables.

6

- Diseñar un Plan de Cuentas de todo el sistema contable que sirva de

soporte para la implementación de un paquete contable.

1.5 Justificación

La escuela de español “Bolívar Education”, que ha crecido en el mercado gracias

a sus innovadores métodos de enseñanza del español a personas extranjeras, así

como el logro de ventajas sobre la competencia, basado en el marketing que

realiza directamente en el cliente extranjero antes de entrar al territorio

ecuatoriano, es una de las pocas empresa de idiomas que ha permanecido estable,

con un crecimiento sostenido reflejado en el aumento del número es estudiantes

promedio que asisten a sus aulas mensualmente.

Actualmente cuenta con 10 personas, entre administrativos y personal operativo

(maestros de español) que es el doble de persona en relación a cuando inició en el

mercado nacional.

El crecimiento se ha encaminado en el área de ventas, mientras que el área

contable administrativa nunca pasó del registro de ventas y gastos en forma muy

elemental, lo que ha ocasionado que la empresa carezca de procedimientos

contables acordes a los recomendados por la Superintendencia de Compañías.

Siendo que en el Ecuador en el año 2006 mediante Resolución No.06.Q.ICI.004,

publicada en el R.O. No. 348, la Superintendencia de Compañías dispuso que las

NIIF’s “sean de aplicación obligatoria por parte de las entidades sujetas a control

y vigilancia de la Superintendente de Compañías, para el registro, preparación y

presentación de estados financieros, a partir del 1 de enero del 2009”,

fundamentado en la recomendación de la Federación de Contadores del Ecuador y

el Instituto de Investigaciones Contables del Ecuador, en el sentido de sustituir las

Normas Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) por las Normas Internacionales de

7

Información Financiera (NIIF), la Empresa no tiene aún sus básicos procesos

contables.

Es así que, con miras a que la Empresa siga adelante con su actividad económica

y pueda dar trabajo a sus actuales colaboradores, se pretende elaborar un Manual

de Procesos Contables, como inicio del proceso administrativo – contable regular

que debe mantener la entidad, dentro de la normativa legal del Ecuador.

1.6 Limitaciones o alcance

La investigación se realizará en la ciudad de Quito, en las instalaciones de la

Empresa ubicada en la calle Mariscal Foch E -920 y Andrés Xaura, en el segundo

semestre del año 2011.

1.7 Hipótesis

El diseño de un Manual de Procedimientos Contables para la Escuela de Español

“Bolívar Education” permitirá tener información financiera óptima, con el fin de

mejorar la presentación de balances y la toma de decisiones.

1.8 Variables de la investigación

Variable Independiente (causa): Manual de procedimientos contables

Variables Dependientes (efecto):

Organización contable

Control financiero

Resultados sustentados

8

1.9 Operacionalización de variables

VARIABLE DIMENSIONES INDICADORES ÍNDICE

Manual de procedimientos:

Herramienta en la que se

basarán los empleados y

trabajadores de la Empresa

para general las fuentes

contables para la

información financiera final

o Departamento

administrativo

o Departamento de

ventas

o Departamento de

idiomas

o Manual de

organización

o Manual de políticas

o Manual de

procesos

o Números de

procesos

o Implicados

o Movimientos

contables

Organización contable:

Forma con que se

encuentra procesada y

almacenada la información

de la contabilidad de la

Empresa

o Archivo

o Procesos

o Fidelidad

o Seguridad

o Excelente

o Muy Buena

o Buena

o Regular

Control Financiero: Es la

supervisión de los datos

económicos provenientes de

las ventas u otros ingresos

operacionales y no

operacionales

o Ingresos

operacionales

o Ingresos no

operacionales

o Depósitos

o Inversiones

o Alto

o Medio

o Bajo

o Insuficiente

o Balance de

Resultados

o Balance de

Situación

o Flujo de

efectivo

Resultados sustentados:

Informes de los

movimientos económicos de

la Empresa, sustentados en

datos fuentes y documentos

legalmente soportados

o Principios de

Contabilidad

Generalmente

Aceptados

o Normas

Internacionales de

Información

Financiera

o Utilidades

o Gastos de

Administración

o Gastos de Ventas

o Gastos

operacionales

o Balance de

Situación

o Balance de

Resultados

9

CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL

2.1 La Contabilidad en la empresa

La contabilidad es una técnica que registra sistemáticamente toda la información

referida a las transacciones económicas de una empresa y de las personas,

clasificando, ordenando, procesando, analizando e interpretando la información,

con el fin de servir en la toma de decisiones y control, presentando la misma,

previamente registrada, de manera ordenada y útil para las distintas partes

interesadas. Posee además una técnica que produce metódicamente y

estructuradamente información cuantitativa y valiosa, expresada en unidades

monetarias acerca de las transacciones que efectúan las Entidades económicas y

de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con

la finalidad de facilitarla a los diversos públicos interesados.1

A inicios del siglo XXI a la contabilidad se la define como “un sistema adaptado

para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio”2. Es así que los

procesos contables se constituyen en el eje central utilizado para realizar los

diversos procedimientos que terminarán con la obtención de resultados del

rendimiento económico que implica el de mantener una Empresa.

Cabe destacar que el beneficio final de la contabilidad son todos los Estados

Contables o Estados Financieros que son los que resumen la situación económica

y financiera de la empresa. Esta información resulta útil para gestores, reguladores

y otros tipos de interesados como los accionistas, acreedores o propietarios.

1 Zapata S. Pedro, (2005) Contabilidad General, Quinta Edición, Punta Santa Fe,

McGraw-Hill Interamericana. Pág. 38 2 MINER A. Javier, (2005), Curso de matemáticas financieras, 1era edición, México,

McGraw-Hill. Pág. 68.

10

Sin embargo, en toda empresa grande o pequeña, de cualquier tipo se encuentran

tres factores necesarios para que pueda realizar su actividad estos son: Personas,

Capital y Trabajo.

- El factor personas está representado en los propietarios, administradores y

todos los empleados que trabajan en la empresa.

- El capital está constituido por los aportes que hacen los propietarios de la

empresa y puede estar representado en dinero en efectivo, mercancías,

maquinaria, muebles y otros bienes.

- El trabajo es la actividad que realizan las personas para lograr el objetivo

de la empresa, el cual puede ser la producción de bienes, de compra-venta

de mercancías o de a prestación de un servicio.3

Es importante mencionar que la contabilidad provee datos para convertirlos en

indicadores de actuación, en cierto modo coadyuvan a evaluar la trayectoria de la

empresa, da un parámetro general del valor de la misma en el tiempo que se

precisa dicha información, porque se llevan los registros de las operaciones que se

susciten a lo largo de un determinado tiempo de trabajo, ya sea diario, semanal o

anual, de dinero, mercaderías y/o servicios por muy pequeñas o voluminosas que

estas sean.

Resulta fundamental señalar que la contabilidad es manejada por los contadores,

profesionales que deben ser acreditados por los cuerpos profesionales de cada país

para poder ejercer esta tarea. Estos cuerpos a su vez determinar una serie de

principios generalmente aceptados, que cubren las reglas básicas que garantizan la

fiabilidad de la información contable.

2.1.1 Tipos de contabilidad

3 Zapata S. Pedro, (2005) Contabilidad General, Quinta Edición, Punta Santa Fe,

McGraw-Hill Interamericana. Pág. 41

11

Cuando se habla de contabilidad, generalmente se refiere a la Contabilidad

Financiera conocida también como Contabilidad Externa, cuyo propósito es

procesar la información de las transacciones financieras, para generar los Estados

Financieros, utilizados principalmente por entes externos.

Es importante señalar que la principal finalidad de la contabilidad es proporcionar

información útil de una organización para facilitar la toma de decisiones de sus

diferentes usuarios (accionistas, acreedores, inversionistas, clientes, gobierno y

administradores), con base en las diferentes necesidades de información en los

distintos segmentos de usuarios, la información total que es generada en una

entidad económica para diversos usuarios existen tres tipos de contabilidad los

mismos que se describen a continuación:

Contabilidad financiera.

Contabilidad fiscal.

Contabilidad administrativa.4

2.1.2 Objetivos de la contabilidad

La contabilidad tiene un objetivo principal que consiste en la preparación de los

estados contables que reflejan en forma concluyente, los verdaderos resultantes de

las actividades comerciales de un período de tiempo definido y la auténtica

situación financiera del negocio en fecha.

Los objetivos básicos de la contabilidad son5:

4 DEL RÍO González, Cristóbal. (2000). El presupuesto. México, Ediciones Contables,

Administrativas y Fiscales, SA de CV. Pág. 62. 5 VÁSCONEZ, José, (2002), Contabilidad intermedia, Quito, Editorial Voluntad. Pág. 57.

12

- Proporcionar información: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con

relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a

terceros, la cosas poseídas por el negocio.

Complementando este primer objetivo se podría decir que el objetivo

primordial de la contabilidad es el de suministrar información razonada,

basada en los registros fuentes de las operaciones realizadas por la

Empresa.

- Cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero:

El objetivo Administrativo sería el de ofrecer información a los usuarios

internos para suministrar y facilitar a la administración intrínseca la

planificación, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello,

comprende información histórica presente y futura de cada departamento

en que se subdivida la organización de la empresa.

El objetivo Financiero sería el de proporcionar información a usuarios

externos de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el

pasado por lo que también se le denomina contabilidad histórica.

2.1.3 Ventajas de la contabilidad

Seguidamente se señalan las ventajas más destacables entre muchas que la

Contabilidad aporta como una importante fuente de información:

Facilita la correcta evaluación de la actuación de los ejecutivos de la

empresa. Proporciona información y señala las áreas que lograron su

objetivo

Le permite a la empresa informarse de lo que debe y lo que le deben.

Permite controlar los gastos y las inversiones.

Ayuda a diferenciar los gastos de los propietarios con los de su negocio.

13

Le informa cuánto cuesta producir un artículo y en cuanto lo puede

vender.

Permite conocer oportunamente cuánto está ganando o perdiendo la

empresa.

Con una contabilidad organizada será más fácil conseguir préstamos y

asesoría.

Es orientadora, porque permite conocer en un momento dado, la situación

financiera (ESTADO FINANCIERO) y situación económica (ESTADO

DE RESULTADOS) del negocio.6

2.1.4 Evolución de la contabilidad y sus principales aportes

Es importante señalar que la contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos,

cuando el ser humano se ve obligado a llevar registros y controles de sus

propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la información requerida,

se ha demostrado a través de diversos historiadores que en épocas como la egipcia

o romana, se empleaban técnicas contables que se derivan del intercambio

comercial.7

La contabilidad de doble entrada se inició en las ciudades comerciales italianas los

libros de contabilidad más antiguos que se conservan provienen de la ciudad de

Génova, datan del año 1340, y muestran que, para aquel entonces, las técnicas

contables estaban ya muy avanzadas. El desarrollo en China de los primeros

formularios de tesorería y de los ábacos, durante los primeros siglos de nuestra

era, permitieron el progreso de las técnicas contables en oriente.

6 TORRECILLA, Ángel S., FERNÁNDEZ, Antonio; GUTIÉRREZ D. Gerardo (2004).

Contabilidad de Costes y Contabilidad de Gestión. 2ª edición Volumen I y II. Editorial Mc-Graw.Hill. España. Pág. 101. 7 VÁSCONEZ, José, (2002), Contabilidad intermedia, Quito, Editorial Voluntad. Pág. 65.

14

Cabe destacar, que la Revolución Industrial provoco la necesidad de adoptar las

técnicas contables para poder reflejar la creciente mecanización de los procesos,

las operaciones típicas de la fábrica y la producción masiva de bienes y servicios.

Con la aparición, a mediados del siglo XIX, de corporaciones industriales,

propiedades de accionistas anónimos, el papel de la contabilidad adquirió aun

mayor importancia. La teneduría de libros, parte esencial de cualquier sistema, ha

sido informatizándose a partir de la segunda mitad del siglo XX, por lo que, cada

vez más, corresponde a las computadoras la realización de estas tareas, sin

embargo el uso generalizado de los equipos informáticos permitió sacar mayor

provecho de la contabilidad utilizándose a menudo el termino procesamiento de

datos.8

En los actuales momentos, la contabilidad es el producto de toda una gran

cantidad de prácticas mercantiles disímiles que han exigido a través de los años, el

mejorar la calidad de la información financiera en las empresas. La contabilidad

hacia el siglo XXI se ve influenciada por tres variables:

Tecnología.

Complejidad y globalización de los negocios.

Formación y educación.

La tecnología a través del impacto que genera el aumento en la velocidad con la

cual se generan las transacciones financieras, a través del fenómeno INTERNET.

La segunda variable de complejidad y globalización de los negocios, requiere que

la contabilidad establezca nuevos métodos para el tratamiento y presentación de la

información financiera.

8 MOLINA de P. Olga (2002). Problemario de Contabilidad de Costos II. Ula-Mérida.

Disponible en publicaciones de FACES-ULA. Pág. 76.

15

La última variable relacionada con la formación y educación requiere que los

futuros gerentes dominen el lenguaje de los negocios.9

2.1.5 Importancia de la contabilidad

“La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la

necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras”10

.

Bajo este lineamiento, la empresa podrá esperar una mayor productividad y

aprovechamiento de su patrimonio, sin dejar a un lado que los servicios agregados

de una buena contabilidad generaran información óptima de carácter legal.

No obstante, la contabilidad registra en forma histórica, exacta, fiel, todas las

operaciones que realiza la empresa, clasificándoles correctamente y registrándolas

en forma metódica y justificada en unos libros especiales llamados de

contabilidad y de acuerdo con las leyes comerciales, permitiendo a su vez obtener

9 MOLINA de P. Olga (2002). Problemario de Contabilidad de Costos II. Ula-Mérida.

Disponible en publicaciones de FACES-ULA. Pág. 78. 10

ZAPATA, Pedro, (2002), Contabilidad general, Cuarta Edición, Editorial McGraw Hill. Pág. 33

16

resúmenes de cifras a través del cual, una vez analizados, permitirá apreciar los

resultados de la empresa en unos cuadros denominados Estados Financieros o

Estados Contables

"Una Contabilidad bien organizada y al día, constituye la brújula que guía a la

empresa, camino al éxito"11

2.1.6 Importancia de la información contable

Resulta fundamental puntualizar que el propósito de la contabilidad es

proporcionar información financiera sobre una entidad económica, ya que quienes

toman las decisiones administrativas necesitan de esa información financiera de la

empresa para realizar una buena planeación y control de las actividades de la

organización. El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y

comunicar esta información. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de

computadores, como también de registros manuales e informes impresos.

No obstante, en un mundo globalizado, la presión en los administradores de una

empresa exige que tengan los conocimientos para el uso de la tecnología, pero

sobre todo el manejo eficiente de información que le permitan tomar decisiones

adecuadas y correctas, para asegurar la permanencia de las empresas en un

mercado tan competitivo.

Dentro de las herramientas con que cuenta un administrador, la contabilidad es

una de sus principales fuentes de información donde se refleja el fruto de la toma

de buenas decisiones, así como una excelente base de datos para proyectar el

futuro de la empresa.

El administrador debe tomar en cuenta que la información que proviene de sus

balances o auxiliares contables se constituyen en una herramienta de competencia

que marca la diferencia en el momento determinado que deba decidir por acciones

11

ZAPATA, Pedro, (2002), Contabilidad general, Cuarta Edición, Editorial McGraw Hill. Pág. 36.

17

que impactaran en la salud financiera de la organización y en su conducción hacia

el éxito.

Hoy en día las empresas y organizaciones necesitan mantener un flujo de datos

constantes y precisos que permitan tomar decisiones correctas y hacer frente a la

intensa competencia nacional e internacional que puede mirar las debilidades del

productor local para invadir su mercado con productos o servicios más

económicos o con mejores valores agregados, llevándose a los clientes y

ocasionando la desaparición de las empresas incompetentes que no estaba listas

para mejorar sus precios o reducir sus costos y pelear por su participación en las

ventas.

Es así que el tener información de primera mano y de sus mismas fuentes, tiene un

valor incalculable, ya que aquellas empresas que cuentan con la mayor cantidad y

calidad de datos, podrán tomar las mejores decisiones.

Dentro de las decisiones importantes que se pueden tomar con una correcta

información contable se tiene12

:

1. Los precios a los cuales se debe vender.

2. Los precios a los cuales les conviene comprar.

3. La capacidad de pago con la que se cuenta en un determinado momento.

4. La situación financiera de la empresa.

5. El costo del dinero que se toma como crédito.

2.1.6.1 Propósito de la información contable

12

STEINER George, (2001), Planificación de alta dirección, Madrid, Siruela ediciones. Pág. 94.

18

El principal propósito que persigue la contabilidad es preparar información

contable de calidad sobre una entidad económica, el papel del sistema contable de

la organización es desarrollar y comunicar esta información. Para lograr estos

objetivos se puede hacer uso de computadores, como también de registros

manuales e informes impresos. Para que esta calidad se dé, deben estar presentes

unas series de características que le dan valor como son: utilidad, confiabilidad y

provisionalidad13

.

- Utilidad: La característica de utilidad se refiere en que la información

pueda efectivamente ser usada en la toma de decisiones de los usuarios,

dado que es importante y que ha sido presentada en forma oportuna.

- Confiabilidad: La característica de la información contable por la que el

usuario la acepta y la utiliza para tomar decisiones. La confianza que el

usuario de la información contable le otorga, requiere que la operación del

sistema sea: Estable, Objetivo y Verificable.

- Provisionalidad: Esta característica es fundamental tanto para los lectores

de un periódico como para los usuarios de la información financiera. Se

refiere al hecho de que ambos tipos de usuarios deben estar conscientes de

que lo que aparece en un periódico y lo que aparece en un estado

financiero e información provisional; es decir, presenta la información con

todos los elementos y circunstancias.

Es importante mencionar que la contabilidad debe proporcionar información

relacionada con una entidad económica, así la contabilidad se refiere a la

medición, al registro y a la presentación de este tipo de información a varios tipos

de usuarios.

13

SAPOROSI Gerardo, (2005), Principios de la contabilidad financiera empresarial, Madrid, Editorial Universidad. Pág. 112.

19

2.1.6.2 Beneficio de la información contable

Cabe destacar que la contabilidad va más allá del proceso de creación de registros

e informes. El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta

información, su análisis e interpretación, no obstante los contadores se preocupan

de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relación

que existe entre los eventos comerciales y los resultados financieros, estudian el

efecto de diferentes alternativas.14

La contabilidad también va a proporcionar información para la toma de decisiones

comerciales que le permitan al Administrador guiar a la empresa a cumplir sus

objetivos de los accionistas, esto es conseguir rentabilidad y solvencia.

La gerencia necesita estar segura de que la información contable que recibe es

exacta y confiable. Esto se logra a través del sistema del control interno de la

empresa. Un sistema de control interno comprende todas las medidas que una

organización toma con el fin de: 15

1. Proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude y al ineficiencia.

2. Asegurar exactitud y confiabilidad a la información contable y operativa.

3. Asegurar el estricto cumplimiento de las políticas trazadas por la empresa.

4. Evaluar el nivel de rendimiento en los distintos departamentos de la

empresa.

Cuando se hace una auditoria de los estados financieros, el contador público

siempre estudia y evalúa el sistema de control interno de la empresa. La

14

REVELES L. Ricardo, SÁNCHEZ S. Antonio, (2003), Costos Básicos, Primera Edición, México. Pág. 96 15

SÁNCHEZ Guido, (2006), El proceso contable en las pequeñas empresas, México, Editorial Libertad. Pág. 124.

20

confiabilidad de los datos y registros contables que tiene una empresa estará en

función de un excelente sistema de control interno, el cual tiene como principio

fundamental el que ninguna persona debe manejar todas las fases de una

transacción desde el comienzo hasta el final, ya que la participación de dos o más

empleados en toda transacción, evita la posibilidad de fraudes.

2.1.6.3 Características de un sistema de información contable efectivo.

Cuando un sistema de información está bien diseñado, este ofrece:

Control

Compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.

Control: Se refiere a cuando un buen sistema de contabilidad le da a la

administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos

son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las

operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros

contables.

Compatibilidad: Cuando un sistema de información cumple con la pauta de

compatibilidad y opera sin problemas con la estructura, el personal, y las

características especiales de un negocio en particular.16

2.1.6.4 Objetivos de la información contable.

La información contable sirve principalmente para conocer y demostrar los

recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de

transferir recursos a otros entres, los cambios que hubieren experimentado tales

recursos y el resultado obtenido en el periodo.

16

TERÁN Gandarillas Gonzalo J.; (2001) Temas de Contabilidad Básica e Intermedia; 4ta Edición; Editorial Educación y Cultura. Pág. 124.

21

Los principales objetivos de la información contable son los siguientes:

Predecir flujos de efectivo.

Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección

de los negocios.

Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.

Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.

Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.

Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.

Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.

Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad

económica representa para la comunidad.17

2.2 Los procesos en la organización

Los procesos se los define como “una serie de actividades consecutivas que a

partir de unos recursos (físicos, humanos, financieros, tecnológicos), buscan

producir un resultado concreto en un tiempo determinado, para un cliente interno

y externo.”

En la actualidad los procesos se consideran como la base operativa de un gran

número de organizaciones los cuales de manera progresiva se van convirtiendo

en la base estructural de las mismas, gracias a las técnicas relacionadas con ellos

la sistematización de los procesos reduce errores, desde luego confirmando que

17

AYAVIRI García Daniel; (2003) Contabilidad Básica y Documentos Mercantiles: Edición 1º; Editorial “N-DAG”. Pág. 91.

22

se comporten siempre de la misma manera y dando elementos que permitan

visualizar el estado de los procesos

Es de suma importancia señalar que al implementar procesos en una empresa se

ofrece soporte al modelo de negocio y al de operación de la escuela en donde su

administración mediante procesos constituye un marco de referencia para la

realización y coordinación de sus actividades diarias.

La ventaja de los procesos es como un nuevo modo de vida, ya que su presencia

ha ayudado a modificar y hacer más eficiente el uso y manejo de recursos en las

diferentes organizaciones y con su ejecución se presenta una serie de beneficios

como una cadena de valor mejor soportada, logro de objetivos, evitar el re-

trabajo, mayor claridad en las actividades que corresponden a un rol, incremento

de la calidad de producto/servicio y mayor satisfacción del cliente entre otros,

etc.18

Hacer que una organización opere con base en procesos o mejora de los mismos

no es tarea fácil ya que implica reconocer si la empresa tiene los conocimientos

técnicos, las herramientas y métodos apropiados para ejecutarlos, el apoyo y

autoridad de los directivos para incentivar la rápida implementación, considerar la

posible automatización de un proceso ya existente si es necesario y valorar si hay

apertura para cambiar el enfoque del sistema existente.

No obstante, vale la pena suponer este reto ya que la alineación de procesos es

significativa porque cuando se diseñan, se basan y alinean a los objetivos de cada

organización se garantiza que las mismas dejen de ser departamentos

independientes y se transformen en sistemas integrados

18

POLIMENI Ralph; FABOZZI Frank¨; ADELBERG Arthur; (2004) Contabilidad de Costos Conceptos y Aplicaciones Para La Toma De Decisiones Gerenciales; Edición 3º; Editorial MCGRAW-HILL. Pág. 85.

23

Al mismo tiempo los procesos deberán ser gestionados de manera permanente lo

cual permitirá que se cuide el ritmo en la escuela, cada tipo de proceso se

gestionará por el rol que tenga la responsabilidad correspondiente

Finalmente el conocimiento y mejora de los procesos en la empresa puede ser

fundamental no sólo para la correcta gestión y aprovechamiento sino para poseer

la seguridad real de cómo puede ayudar a crecer y a tener controlada la capacidad

empresarial de los miembros de la organización.

2.2.1 Origen del proceso contable

El Proceso Contable surge en Contabilidad como consecuencia de reconocer una

serie de funciones o actividades eslabonadas entre sí, que desembocan en el

objetivo de la propia Contabilidad, esto es, la obtención de información

financiera.

Para obtener dicha información, es preciso inicialmente, establecer el sistema por

medio del cual sea posible el tratamiento de los datos, desde su obtención hasta su

presentación en términos de información acabada.

2.2.2 Los procesos de control financiero

Estos procesos se encuentran directamente relacionados con el planeamiento

estratégico de una empresa, esto se debe a que tanto el planeamiento como el

control financiero implican que las proyecciones deben tomar de base a las

normas y desarrollos que posee u n proceso de retroalimentación para de esta

manera poder incrementar el desempeño.

Es importante señalar que los resultados obtenidos por dicha proyección suelen

reflejarse en el estado de resultados presupuestario. Es importante que tener en

cuenta que las ventas anticipadas pueden considerarse parte de las diferentes

inversiones destinadas a la producción de más productos.

24

Cabe destacar que estas inversiones representan parte del control financiero de

una empresa, ya que las mismas proporcionan los datos que se necesitan para

poder desarrollar una columna de los activos del balance general, dichos activos

tienen que ser financiados, aunque también requieren de un análisis sobre el flujo

de efectivo. En este caso se debe decir que el flujo de efectivo cumple un rol muy

importante ya que cuando el mismo es neto y a la vez positivo, señalará que la

institución cuenta con un financiamiento que resulta suficiente, de lo contrario, el

mismo requeriría de algún financiamiento complementario.

Para el control financiero esto quiere decir que el flujo de efectivo es la

herramienta más importante para poder realizar algún pronostico financiera que

partiendo del mismo, se llevaran a cabo las proyecciones para lograr el objetivo

que persigue la empresa.19

2.2.3 Como llevar el control financiero

Existen algunos elementos importantes para llevar a cabo el control financiero en

una organización son, por un lado, el balance general. Éste es un informe básico

que refleja la situación financiera que se posee en una fecha determinada.

El balance general posee información sobre el patrimonio, los activos y los

pasivos, quienes deben relacionarse entre ellos para reflejar correctamente dicha

situación financiera. En el control financiero, el balance ayuda a conocer la

situación financiera por la que está pasando la empresa, ya que éste indica cuál es

la cantidad de dinero que la empresa posee, y cuanta es la cantidad de dinero que

debe

El balance general se compone por dos columnas las cuales una representa al

activo (izquierda) y la otra al pasivo (derecha), y en la primera columna es en

donde se recolecta los destinos que tendrán los fondos, mientras que en la

19

REVELES L. Ricardo, (2004), Costos I, Primera Edición, México. Pág. 46.

25

columna de los pasivos, los origines de los mismos. Por otro lado, el control

financiero que debe llevar una empresa cuenta con el estado de resultados.20

2.2.4 Importancia del control financiero

Resulta fundamental mencionar, que el control es función de todos los

administradores, desde el Presidente de una empresa hasta los supervisores,

algunos administradores de manera particular los de niveles inferiores, olvidan

que la responsabilidad primordial sobre el ejercicio del control recae por igual en

todos los con el análisis financiero se evalúa la realidad de la situación y

comportamiento de una entidad, más allá de lo netamente contable y de las leyes

financieras, esto tiene carácter relativo, pues no existen dos empresas iguales ni en

actividades, ni en tamaño, cada una tiene las características que la distinguen y lo

positivo en unas puede ser perjudicial para otras.

Por lo que el uso de la información contable para fines de control y planificación

es un procedimiento sumamente necesario para los ejecutivos. Esta información

por lo general muestra los puntos fuertes y débiles deben ser reconocidos para

adoptar acciones correctivas y los fuertes deben ser atendidos para utilizarlos

como fuerzas facilitadoras en la actividad de dirección.21

Esta importancia radica en:

Crear mejor calidad: Consiste en detectar las fallas del proceso y este se

corrige para eliminar los errores.

Enfrentan el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier

organización. La función del control sirve a los Gerentes para responder a

las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar

20

MALLO Carlos, Kaplan Robert, Meljem Sylvia, Jiménez Carlos (2000). Contabilidad de Costos y Estrategia de Gestión. Editorial Prentice-Hall. España. Pág. 75 21


26

los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus

organizaciones.

Producir ciclos más rápidos: Reconocer la demanda de los consumidores

para un diseño, calidad o tiempo de entregas mejorados, y acelerar los

ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios

nuevos a los clientes.

Agregar valor: Obtener ventajas competitivas es agregar valor. Tratar de

igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy

costoso y contraproducente.

2.2.5 Objetivos del control financiero

El control financiero tiene diversos objetivos entre los cuales se mencionan los

siguientes:

Diagnosticar: se aplica cuando existen áreas con problemas y se emplean

medidas de prevención antes que de corrección.

Comunicar: se realiza a través de la información de resultados de las

diversas actividades de la empresa.

Motivar: derivar de todos los logros que tenga la empresa a través de

sistemas de control tendrá beneficios a todos los empleados.

2.2.6 Etapas del control financiero

Para tener un control financiero adecuado en la empresa relacionado con las

finanzas se tienen las siguientes etapas.

Definir Resultados Futuros

27

Determinar Objetivos Futuros.

Determinar Estándares Flexibles

Determinar Flujo de Información

Acción Correctiva

2.3 El cierre contable

Es el proceso que consiste en cerrar o cancelar las cuentas de resultados

(compuestas por las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de

producción) y trasladar dichas cifras a las cuentas de balance respectivas (activo,

pasivo y patrimonio). Este cierre permite conocer el resultado económico del

periodo y cuantificar las ganancias o las pérdidas.22

El resultado del cierre de las cuentas de resultados se debe incluir en la cuenta de

patrimonio. Esto quiere decir que, si los resultados son positivos, la cuenta de

patrimonio aumentará, mientras que si los resultados son negativos, dicha cuenta

disminuirá.

No sobra recordar que la utilidad surge cuando los ingresos superan los costos y

gastos, y la pérdida cuando los costos y gastos superan los ingresos.

Es importante conocer que antes de proceder a cancelar o cerrar las cuentas de

resultados, es necesario realizar ajustes (depreciación de los activos fijos,

amortización de los activos intangibles, etc.) y conciliaciones (de cuentas

bancarias), debe mencionarse que entre los ajustes más importantes que se deben

hacer está la depreciación de los activos fijos, la amortización de los activos

intangibles y diferidos, la provisión de cartera y los ajustes necesarios en los

22

AYAVIRI García Daniel; (2003) Contabilidad Básica y Documentos Mercantiles: Edición 1º; Editorial “N-DAG”. Pág. 133.

28

inventarios, es importante además la conciliación de las cuentas bancarias lo que

le permitirá realizar los ajustes necesarios a dichas cuentas.23

No obstante, las reclasificaciones de las cuentas es un proceso importante que se

debe llevar a cabo, principalmente en la cuentas de bancos, clientes, proveedores,

y en cualquier otra cuenta que resulte con un saldo en rojo o negativo, otro

aspecto importante que no se debe olvidar es la realización de los ajustes

necesarios a los diferentes activos para reconocer su valorización o

desvalorización, tal como lo establecen los principios de contabilidad.

Es importante tener presente que al hacer el cierre contable se deben tener

presente aspectos como el de los impuestos y los resultados financieros esperados

por los socios, esto conlleva de forma implícita a la existencia de una planeación

con el objetivo de conseguir el mejor resultado posible según los objetivos que se

quieran lograr.

Por otra parte es necesario tener en cuenta que la depreciación, la provisión de

cartera, los métodos de valuación de inventarios, las políticas de clientes,

proveedores y de inventarios, son elementos que permiten variar los resultados

finales, por lo que se deben analizar detenidamente para decidir cuál es el

procedimiento más adecuado para la consecución de los objetivos trazados.

Es muy importante realizar una correcta planeación de políticas contables ya que

estas permitirán a la empresa, además de mostrar una situación económica y

financiera real, que pueda también incidir sobre la carga tributaria que se debe

asumir y sobre la estabilidad económica, en especial de la disponibilidad de

capital de trabajo.

Debe tenerse en cuenta que la definición de las políticas y procedimientos

contables no es una tarea que se deba realizar al momento del cierre contable, sino

al inicio del periodo, puesto que algunas medidas, sino todas, para que surtan

23


29

efectos deben ser aplicadas desde el principio y durante todo el tiempo. Al

momento del cierre se deben tener en cuenta elementos y variables que afecten el

periodo siguiente, de suerte que la planeación debe ser constante, y para nada

improvisada, además se debe tener especial cuidado en no abusar de las figurar

contables con el objetivo de incidir en los resultados finales. Éstas deben

enmarcarse dentro de una política de prudencia que no comprometa para nada ni

la situación económica ni financiera de la empresa y no conlleva a la empresa a

tener problemas de carácter legal.

Es importante que al momento de fijar las políticas contables, así como se le

brinda importancia a la parte impositiva, se le brinde la misma o mayor

importancia a la parte económica de la empresa, algo que se suele descuidar en

especial en las medianas y pequeñas empresas, que son precisamente las que más

lo necesitan.24

En resumen, el cierre contable implica, como primer paso, la regularización de las

cuentas de gastos e ingresos para obtener el resultado del ejercicio. Esto permitirá

saber cuánto se ha ganado o perdido en el periodo. Luego se debe regularizar las

cuentas de patrimonio neto (si aumentó o disminuyó según las ganancias o

pérdidas) y, finalmente, cerrar todas las cuentas con saldo para que el mismo sea

igual a cero.

Es posible que surjan diversos problemas con el cierre contable a partir de errores

en los registros de los movimientos. Entre los más comunes se encuentran las

anotaciones con valores equivocados, las anotaciones en cuentas erróneas (anotar

gastos como ingresos o viceversa) y las operaciones no documentadas (como una

compra sin factura).

24


30

2.4 El Plan de cuentas

El plan de cuentas se trata de una ordenación sistemática de todas las cuentas que

forman parte de un sistema contable, Es un medio auxiliar del sistema de

información contable que indica las cuentas que serán utilizadas en el proceso de

registración de las variaciones patrimoniales que producen los hechos

económicos, a los fines de mostrar la composición y magnitud del patrimonio.

Es importante recordar que para facilitar el reconocimiento de cada una de las

cuentas, el plan de cuentas suele ser codificado. Este proceso implica la

asignación de un símbolo, que puede ser un número, una letra o una combinación

de ambos, a cada cuenta.

Sin embargo, el sistema mnemotécnico más usual para codificar un plan de

cuentas es el numérico decimal, que permite agrupaciones ilimitadas y facilita la

tarea de agregar e intercalar nuevas cuentas. Por ejemplo: 1 Activo, 1.1 Activo

corriente, 1.2 Activo no corriente, 1.1.1 Caja y bancos, 1.1.2 Inversiones

corrientes.

Generalmente, el plan de cuentas se complementa con un manual de cuentas, que

presenta las instrucciones necesarias para la utilización de las cuentas que forman

parte del sistema contable. El plan de cuentas, en definitiva, brinda una estructura

básica para la organización del sistema contable, por lo que aparece como un

medio para obtener información de manera sencilla. Un plan de cuentas debe

cumplir con varios requisitos, como la homogeneidad, la integridad (tiene que

presentar todas las cuentas necesarias), la sistematicidad (debe seguir un cierto

orden) y la flexibilidad (tiene que permitir el agregado de nuevas cuentas).25

Por otra parte, es importante que, a la hora de elaborar un plan de cuentas, se

utilice una terminología clara para designar a cada cuenta y se parta desde lo

general hacia lo particular.

25


31

2.4.1 Objetivos del plan de cuentas

Permitir el establecimiento de las cuentas para

El registro de las operaciones

Estructurar la organización de las cuentas por secciones.

Garantizar la correcta formulación de los estados financieros.

Permitir la realización de cambios que se presenten, tales como la

eliminación o inclusión de cuentas.

2.4.2 Funciones del plan de cuentas

Servir como medio de ayuda para el entrenamiento del personal que labora

en el área contable.

Dar a conocer al personal que labora en el área contable la estructura de

cuentas del sistema de contabilidad general

Garantizar de manera consistente y uniforme la correcta presentación de

los reportes financieros.

Proporcionar una guía para el correcto registro de las operaciones a través

de los asientos contables.

2.4.3 Pasos a seguir en la confección

1.- Consiste en determinar el primer grado o nivel de análisis, que siguiendo la

clasificación de cuentas según su naturaleza, implica asignar un número a las

cuentas recompuestas (elementos) o de menor grado de análisis:26

1 ACTIVO

2 PASIVO

3 PATRIMONIO NETO

4 RESULTADOS

26

HORNGREN, Foster y Datar (2002). Contabilidad de Costos. Un enfoque gerencial. Décima edición. Editorial Prentice-Hall. México. Pág. 121.

32

5 CUENTAS DE ORDEN

2.- Consiste en determinar el segundo grado o nivel de análisis, asignando el

segundo dígito a las llamadas cuentas compuestas, en función a un criterio legal:

1 ACTIVO

1.1 ACTIVO CORRIENTE

1.2 ACTIVO NO CORRIENTE

2 PASIVO

2.1 PASIVO CORRIENTE

2.2 PASIVO NO CORRIENTE

3.- Consiste en determinar el tercer grado o nivel de análisis, asignando el tercer

dígito a las cuentas colectivas o sintéticas, que son aquellas representativas de los

rubros:

1 ACTIVO


1.1.1 CAJA Y BANCOS

1.1.2 INVERSIONES CORRIENTES

1.1.3 CRÉDITOS

1.1.4 BIENES DE CAMBIO

4.- Consiste en determinar el cuarto grado o nivel de análisis, asignando el cuarto

dígito a las cuentas simples o analíticas de primer grado de análisis, que son

aquellas integrantes de cada rubro, las cuales podrían ser utilizadas para registrar

anotaciones en el libro diario general.

A partir de este grado de análisis se formaliza la apertura analítica que se desee en

función de los requerimientos de información de cada ente en particular:

33

1 ACTIVO


1.1.1 CAJA Y BANCOS

1.1.1.1 CAJA

1.1.1.2 BANCOS EN MONEDA NACIONAL

1.1.1.3 BANCOS EN MONEDA EXTRANJERA

Indiscutiblemente, los siguientes pasos determinarán el quinto o más grado o nivel

de análisis, asignando el quinto o más dígitos a las cuentas simples o analíticas de

segundo o más grado de análisis. En este modelo de plan de cuentas, existen

cuentas analíticas de distintos grados de análisis que cumplen con la función de

anotar o registrar los cambios que se sucedan en los elementos del patrimonio. A

los efectos de contemplar una mayor flexibilidad en la confección del plan de

cuentas, se ha optado por anteponer un cero al último grado de análisis

considerado:

1 ACTIVO


1.1.1 CAJA Y BANCOS

1.1.1.1 CAJA

1.1.1.1.01 CAJA….EN MONEDA NACIONAL

1.1.1.1.02 CAJA….EN MONEDA NACIONAL

1.1.1.1.03 FONDO FIJO

1.1.1.1.04 CAJA EN MONEDA EXTRANJERA

1.1.1.2 BANCOS EN MONEDA NACIONAL

1.1.1.2.01 BANCO….CTA/CTE.

1.1.1.2.02 BANCO….CTA/CTE.

1.1.1.2.03 BANCO….CAJA DE AHORROS

1.1.1.2.04 BANCO….CAJA DE AHORROS

1.1.1.3 BANCOS EN MONEDA EXTRANJERA

1.1.1.3.01 BANCO….CTA/CTE. M/EXTRANJERA

1.1.1.3.02 BANCO….CTA/CTE. M/EXTRANJERA

34

1.1.1.3.03. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.5 Los flujos de procesos

Los procesos normalmente se presentan en forma gráfica a través de flujo gramas,

lo cual busca presentar en forma dinámica y lógica la secuencia del trabajo,

permitiendo conocer y comprender el proceso que se describe, a través de

elementos como: las actividades, los documentos y las unidades administrativas y

cargos que intervienen en él.

Dentro de las características del flujo gramas de procesos tenemos:

Estandariza la presentación de los procesos de trabajo

Identifica con facilidad los aspectos más relevantes del trabajo

Facilita el análisis y mejoramiento de los procesos, propendiendo por la

eliminación de trámites innecesarios, suprimiendo lo que no es esencial y

simplificando lo que realmente es necesario.

Muestra la dinámica del trabajo y los responsables del mismo.

Facilita la ejecución del trabajo

Impide las improvisaciones y sus consecuencias

Evita el desvío o distorsión de las acciones de la Empresa

Provee elementos que facilitan el control del trabajo.

Además de la secuencia de actividades, el flujo grama muestra lo que se realiza en

cada etapa, los materiales o servicios que entran y salen del proceso, las

decisiones que deben ser tomadas y las personas involucradas

El flujo grama hace más fácil el análisis de un proceso para la identificación de:

Las entradas de proveedores; las salidas de sus clientes y de los puntos críticos del

proceso.27

27

GÓMEZ Cejas, Guillermo. Sistemas Administrativos, Análisis y Diseños. Editorial Mc Graw Gil. Año 1.997. Pág. 96

35

2.5.1 Simbología Utilizada

El flujo grama utiliza un conjunto de símbolos para representar las etapas del

proceso, las personas o los sectores involucrados, la secuencia de las operaciones

y la circulación de los datos y los documentos.

Para una mayor comprensión de los procedimientos, a continuación se representa

gráficamente la simbología utilizada en el levantamiento de los mismos:

SÍMBOLO

DESCRIPCIÓN

Este símbolo se usa para identificar el

inicio y el fin de un proceso:

Forma utilizada en un Diagrama de

Flujo para representar una tarea o

actividad.

Documento. Representa la información

escrita pertinente al proceso.


Flujo para representar una actividad de

decisión o de conmutación.


Flujo para representar una actividad

combinada.

36

Gráfico No. 1 Modelo de flujo de depósito de Recaudos

Administrador

Realizar arqueo diario

Portero deposita en el

banco

Administrador registra

ingreso

Consignación

Portero entrega recibo

de depósito al

administrador

Informe de caja

Archivo

37

Gráfico No. 2 Modelo de flujo de desembolso con cheque

Administración

Otros documentos de

informe de secretaría

Administrador

¿correcto? Solicita revisión

Actualiza o corrige los

respaldos

Auxiliar:

Comprobante diario de

contabilidad

Administrador firma y

aprueba pago

Soporte de respaldo

cheques.

Comprobante de pago

Administrador:

¿concede?

Comprobante de egreso

Archivo

Si

Si

38

Gráfico No. 3 Modelo de flujo de proceso de contabilización

Auxiliar de

contabilidad

Analiza y clasifica

información

Genera comprobantes

contables

Contador:

Firma comprobantes

Contadores revisa

informes

Auxiliar:

Cruza saldos auxiliares

y cuenta de control

Actualiza o corrige los

comprobantes Contador:

¿concede?

Si

Auxiliar:

Registra libros auxiliares

Auxiliar:

Comprobante diario de

contabilidad

Libros mayores

Archivo

39

2.6 Marco conceptual

Contabilidad.- La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar

y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus

resultados.

Manual de Procedimientos.- El manual de procedimientos contiene una

descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa.

Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias

que de los mismos se realizan.

Manual.- Un manual es el documento que contiene la descripción de actividades

que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad

administrativa, o de dos o más de ellas.

Procedimientos.- El Procedimiento es el cauce formal de la serie de actos en que

se concreta la actuación administrativa para la realización de un fin. El

procedimiento tiene por finalidad esencial la emisión de un acto administrativo.

Definición de contable.- Es aquello perteneciente o relativo a la contabilidad (la

aptitud de las cosas para poder reducirlas a cálculos o el sistema adoptado para

llevar las cuentas en una oficina pública o particular). El término, que procede del

latín computabĭlis, también permite referirse en general a todo lo que puede ser

contado.

Control financiero.- Permite a los directivos especialistas o no en el área de

controlar las finanzas de una organización ya que brinda las herramientas

necesarias a través del sistema contable para estudiar las estructuras claves para

un buen desarrollo del control financiero y así cerciorarse que las actividades se

desarrollen según lo pautado aunado a las políticas financieras.

40

Control.- Es un proceso de vigilar las actividades para cerciorarse de que se

desarrollan conforme se planearon y para corregir cualquier desviación evidente.

Organización Administrativa.- Se refiere a los procedimientos o herramientas

utilizadas para optimizar los resultados, es decir una mejora sustancial en los

procesos y procedimientos administrativos relacionados a las industrias o

negocios con la finalidad de obtener una mejor situación para el negocio

Actividad: Serie de operaciones afines que son realizadas por diferentes unidades

administrativas.

Análisis de Gestión: Es un conjunto de procesos que parten de las principales

áreas claves dentro del sistema organizacional, esto con el fin de diseñar

indicadores y estándares basados en los planes y programas estratégicos

intentados por la organización.

Autoridad: Capacidad que se confiere a un órgano para actuar y resolver sobre

determinada materia y en campo especifico.

Capacitación: Actividad del proceso de enseñanza y aprendizaje que tiene como

objeto fundamental ayudar al personal de una organización a adquirir y aplicar los

conocimientos habilidades y aptitudes por medio de los cuales se puede cumplir

satisfactoriamente con los objetivos.

Centralización: Se refiere al grado hasta el cual la toma de decisiones se

concentra en un solo punto de la organización

Departamentalización: Es el proceso que consiste en agrupar tareas o funciones

en conjuntos especializados en el cumplimiento de cierto tipo de actividades.

41

Descentralización: Se da cuando hay aportes de personal de nivel inferior o se le

da realmente la oportunidad de ejercer su discrecionalidad en la toma de

decisiones.

Eficacia: Capacidad para determinar los objetivos adecuados "hacer lo indicado".

Eficaz: Se refiere al logro de los objetivos en los tiempos establecidos.

Eficiencia: Es la capacidad para reducir al minino los recursos usados para

alcanzar los objetivos de la organización "hacer las cosas bien".

Estructura orgánica: Es el esquema de jerarquización y división de las funciones

componentes de una organización.

Meta: Es el fin que trata de alcanzar una organización, las organizaciones suelen

tener más de una meta, las metas son elementos fundamentales de las

organizaciones.

Organización: Son dos más personas que trabajan juntas de manera estructurada,

para alcanzar una meta concreta o un conjunto de metas.

42

CAPÍTULO III: DIAGNOSTICO

3.1. Análisis interno

La importancia de conocer y analizar los factores internos de la empresa, de

manera independiente, sin ser ni excesivamente indulgentes ni extremadamente

estrictos, nos dará una idea de nuestras posibilidades y capacidades, así como de

nuestros puntos fuertes a potenciar y los débiles a cubrir y enmendar. 28

El análisis del entorno interno, que se basa en poner de manifiesto los puntos

fuertes y los puntos débiles de la unidad de negocio en sus distintas áreas

funcionales.

El análisis interno debe de ir orientado a una evaluación del potencial de la

empresa.

3.1.1 Capacidad Administrativa

La administración constituye el proceso sistemático de planificar, organizar,

dirigir y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización, y de aplicar

los demás recursos de ésta para alcanzar las metas establecidas.

Razón por la cual se debe mencionar que el proceso administrativo dentro de la

escuela de Español, no es una sucesión de funciones separadas que puedan ser

28

Mantilla S., y Cante S. (2005). Auditoría del control interno. Primera Edición. Bogotá, Colombia: Ecoe Ediciones. p. 11.

43

efectuadas de manera independiente y llevarse a cabo sin incluir a las demás, y

que la capacidad administrativa de todos los miembros de la organización es

además de llevar a cabo su tarea generar un medio ambiente que facilite la

participación coordinada de los mismos. El equilibrio en que se utiliza cada

elemento varía para cada tarea administrativa e inclusive pueden variar a través

del tiempo para el mismo trabajo.

La capacidad administrativa de los miembros de la escuela de Español está

enfocada en lograr los objetivos mediante la utilización de las habilidades,

aptitudes y atributos de los integrantes de la entidad realizando ciertas actividades

interrelacionadas con la finalidad de lograr las metas deseadas, estableciendo

algún método, plan o lógica para realizar el trabajo, coordinando los recursos

materiales y humanos de la escuela, dirigiendo e influenciando a todos sus

integrantes a crear la atmósfera adecuada para que hagan su mejor esfuerzo y de

este modo asegurar que la organización siga la dirección correcta para lograr sus

metas

La efectividad de la escuela de español depende de la capacidad administrativa

para dirigir los recursos que permitirán lograr las metas institucionales. Mientras

más integrado y sistematizado esté el trabajo de la organización, más eficaz será

la misma.

Los administradores poseen muchas maneras de examinar la escuela de español y

las actividades, el desempeño y la satisfacción de sus empleados, son los

responsables de diseñar el trabajo de la organización y de seleccionar el personal

para llevar a cabo de modo exitoso los programas planificados.

La importancia de la capacidad administrativa se puede observar en que está

ofrece efectividad a los esfuerzos humanos, ayudando a obtener mejor personal,

equipo, materiales, dinero y relaciones humanas. Se mantiene al frente de las

condiciones cambiantes y proporciona previsión y creatividad. Su consigna es el

mejoramiento constante.

44

El éxito de la escuela de Español depende, directa e inmediatamente, de su buena

administración y sólo a través de ésta, de los elementos materiales, humanos, etc.

con que la misma cuenta.

3.1.2. Capacidad de Talento Humano

En la actualidad se puede valorar los cambios que han tenido la mayoría de las

organizaciones en relación a la de tiempos atrás, las evoluciones que a diario

surgen en el mundo influyen evidentemente en el diario accionar de cada empresa,

con lo cual cada uno de los componentes debe moldearse para ajustarse

perfectamente a los cambios.

Se debe manifestar que la escuela de Español Bolívar Education cuenta con un

excelente clima laboral ya que el talento humano que existe dentro del personal

que la conforma posee un alto grado de humanización, el mismo que se ve

reflejado en la confianza depositada en cada cargo. Todo el personal es tomado en

cuenta en la toma de decisión para el beneficio de la escuela y de cada persona, en

cuanto a la promoción en los diferentes cargos se da más por experiencia en la

labor realizada y en la confianza depositada en cada empleado, y en realidad no se

encuentra establecida una política clara de ascenso.

Todo el personal posee la imagen que la educación es sin duda alguna, el motor

trascendental para el avance de las sociedades, de allí la importancia de la

educación básica, eficaz, eficiente y virtuosa, ya que la misma determinará las

posteriores condiciones de la comunidad. Un sin número de países le han dado

gran capacidad a la educación, pues sostienen que ella precisará su desarrollo, así

como también al talento humano, tomando en cuenta sus virtudes, habilidades y

conocimientos, de ahí su bienestar tanto científico como tecnológico

Grandes autores mantenían que educar es acostumbrar a los hombres al trabajo,

para hacer hombres útiles a la sociedad.

45

Y es que como docentes de la escuela de Español Bolívar Education los

educadores se están desarrollando en las alas de la formación académica,

profesional, intelectual, con la conciencia de que son los capacitadores y

forjadores del recurso humano para el desarrollo de los pueblos

La gestión que se desarrolla dentro de la escuela no está basada únicamente en

elementos como la tecnología y la información, sino que la clave de una gestión

acertada está en la gente que en ella participa.

El talento humano existente en la escuela depende fundamentalmente más no

exclusivamente en la capacitación que poseen sus integrantes para el desarrollo de

cada una de sus responsabilidades, que en gran medida viene dada por la

educación que sus miembros tiene para el desempeño efectivo del buen ejercicio

individual dentro de la escuela de Español Bolívar Education

3.1.3. Capacidad Financiera

En cuanto a la capacidad financiera de la escuela se debe mencionar que la

administración financiera se encuentra más relacionada con el cumplimiento de

mandatos legales que con la generación de aportes para la toma de decisiones

obteniéndose como resultado muchas decisiones claves en la administración

financiera dentro de la misma basándose más en la realidad política presente que

en un análisis cuidadoso de los resultados futuros.

El alcance de las responsabilidades de la administración financiera en la escuela

incluye, entre otros elementos, el financiamiento, la custodia, las funciones

ordenadas y de información como las que se indican a continuación.

Estudiar y evaluar el impacto financiero de las decisiones administrativas,

tanto antes como después de la implementación

Garantizar el flujo de efectivo necesario para financiar actividades y

operaciones planeadas dentro de la escuela

46

Proteger los recursos a través de controles financieros apropiados

Facilitar una estructura financiera para la planeación de actividades y

operaciones futuras.

Poner atención a los conceptos de eficiencia y efectividad

La escuela de Español Bolívar Education posee una gran capacidad financiera,

reflejada en el alto grado de solidez económica, la buena rotación de cartera y el

cumplimiento de sus obligaciones. Sin embargo, tiene algunas dificultades en la

consolidación de estados financieros, proyección de presupuestos, y algunos

errores en sus sistemas contables, además, de que falta control en la vigilancia del

movimiento financiero y el cumplimiento de los objetivos de rentabilidad ya que

no existen el manejo de acuerdo a procesos.

La capacidad financiera se fundamenta en los conocimientos que posee el

administrador de la escuela de Español Bolívar Education el cual se ha visto en la

necesidad de capacitarse de manera constante en este ramo

3.1.4. Capacidad de Mercado

La capacidad competitiva de la escuela de Español Bolívar Education es bastante

notable, pues se la considera como institución líder en el sector, el rol que se

maneja con respecto a educandos ha hecho que la misma crezca y se introduzca en

el mercado de la educación con nuevos servicios educativos demandado por un

mercado que lo constituye la sociedad.

La escuela ofrece a los estudiantes la educación como un proceso de producción

en el alumno que ingresa, y un producto al alumno que egresa aplicándose en

ellos un conjunto de materias, técnicas y secuencias que la demanda la crean los

ciudadanos o las familias

En la perspectiva de la escuela de Español Bolívar Education la enseñanza se

considera como un conjunto de elementos que intervienen en el aula, en donde el

47

docente constituye un elemento más, y el aprendizaje es visto como un resultado

imaginable de la presencia y combinación de todos los elementos que conforman

la escuela.

Desarrollando un programa de fortalecimiento en el alumnado, buscando la

calidad para llevar en primer lugar a aceptar de manera total y definitiva que el

proponer nuevas soluciones es la labor de todos los involucrados en la institución

educativa mediante el buen desempeño de los programas a desarrollar para elevar

la calidad, la escuela no solo ofrece una labor personalizada, que a final de

cuentas no dará ningún resultado, el trabajo que ofrece es de equipo, desde la

más alta autoridad hasta el último empleado de la misma, ya que es la única

manera de poder obtener un buen resultado en nuestros propósitos

3.1.5. Capacidad de servicios

En la escuela de español Bolívar Education, la gestión de la calidad de servicio se

ha convertido en una estrategia prioritaria y cada vez son más los que tratan de

definirla, medirla y, finalmente, mejorarla, Dentro de la capacidad de servicios

existen varios puntos que vale la pena mencionarlos como calidad de servicios los

cuales serán indicados a continuación:

En cuanto a la atención es:

De calidad

Respetuosa

Amable: entre cálida y cordial (evitando ser fría o descortés)

Orientada y Centrada en el cliente

Entusiasta

Positiva

Tolerante

48

Y a los elementos de competitividad de servicio son:

Horarios

Información (disponibilidad y precisión)

Accesibilidad a personal

Competencias del personal

Minimización de colas /esperas

Amabilidad (cordialidad y/o calidez)

Ambientación y decoración

Facilidades para confort

Confianza

Respeto

Rapidez.

3.1.6 Investigación de campo de la gestión administrativa y financiera de la

Empresa

Con el propósito de evaluar el nivel administrativo y financiero de la empresa

Bolívar Education, como de igual forma conocer los factores más significativos

(positivos y negativos) del control contable dentro de la empresa, se diseñó una

encuesta aplicable a los 10 empleados que conforman la totalidad de trabajadores

de la Empresa Bolívar Educatión.

A continuación la encuesta base y la tabla de resultados:

49

ENCUESTA BASE

Califique de 1 hasta 5 los servicios que la Empresa Bolívar Educatión., presta bajo

el siguiente concepto:

Calificación Puntaje

Muy Buena 5

Buena 4

Regular 3

Insuficiente 2

Ineficiente 1

a. Califique usted la organización general de la Empresa ( )

b. Cómo califica los formularios y papeles internos que usa la empresa ( )

c. Considera Ud. que los procesos en el manejo financiero es el apropiado( )

d. Cómo calificaría su ambiente de trabajo ( )

e. Cómo calificaría usted los procesos administrativos/financieros ( )

f. Cómo calificaría usted las herramientas para el trabajo ( )

g. Se lleva a cabo una contabilidad precisa asociada a cada servicio ( )

De la encuesta planteada se obtuvo el siguiente resultado:

50

Tabla Nº1. Respuestas a la encuesta base

No. PREGUNTA Puntaje

a. Califique usted la organización general de la Empresa 4.0

b. Cómo califica los formularios y papeles internos que usa la empresa 3.2

c. Considera Ud. que los procesos en el manejo financiero es el apropiado. 3.1

d. Cómo calificaría su ambiente de trabajo 4.2

e. Cómo calificaría usted los procesos administrativos/financieros 2.7

f. Cómo calificaría usted las herramientas para el trabajo 2.8

g. Se lleva a cabo una contabilidad precisa asociada a cada servicio 2.9

TOTAL PROMEDIO 3.27

Elaborado por: Ximena Almeida

Del análisis de los resultados obtenidos se desprende que la gestión administrativa

es Regular, demostrando una muy baja calificación en las políticas de cada

sección.

Es indispensable entonces que la empresa se fortalezca organizacionalmente a

través de la implementación de un Manual de Procesos administrativo y

financiero-contable, donde se puedan tener políticas y procesos claros, así como

una guía a la cual hay que seguir.

Todo este proceso de mejora ira siempre acompañado de un programa de

capacitación, indispensable para la inducción de todo el personal en la nueva

metodología de procesos, además que un refresco de conocimientos para todo el

Recurso Humano.

51

3.2 Entorno legal

En la mayoría de los países las leyes y reglamentos que fijan la obligación de

llevar contabilidad sufren modificaciones y adiciones conforme van surgiendo

cambios económicos, políticos, sociales y culturales. Por ello es conveniente

consultar las leyes y reglamentos que contengan disposiciones actualizadas en el

país donde se va a implementar el sistema contable.

El régimen legal ecuatoriano contiene varias disposiciones que al tratar sobre los

principios y métodos contables de obligatorio cumplimiento se subordina a la

norma tributaria. En este sentido, el 1er. inciso del Art.36 del RALORTI 29

,

establece que “La contabilidad se llevará…, con sujeción a las Normas

Ecuatorianas de Contabilidad (NEC) y a las Normas Internacionales de

Contabilidad (NIC), en los aspectos no contemplados por las primeras; y, luego,

en el 4to. inciso expresa: “El Organismo técnico de la Federación Nacional de

Contadores con la participación de delegados de la Superintendencia de Bancos,

Superintendencia de Compañías y del Servicio de Rentas Internas, elaborará las

Normas Ecuatorianas de Contabilidad o sus reformas, que serán periódicamente

notificadas a las máximas autoridades de las mencionadas instituciones públicas,

quienes dispondrán su publicación en el Registro Oficial”.

Estas normas, que encontraban su sustento en el 2do. Inciso del Art.20 de la Ley

de Régimen Tributario Interno, exigirían sustituir las NEC’s por las NIIF’s

mediante un procedimiento que involucre no solo a la Superintendencia de

Compañías; y, que tales modificaciones deban necesariamente ser publicadas en

su texto íntegro en el Registro Oficial, con el cual se cumpliría con el principio de

previsión o certeza, por el cual se exige un conocimiento previo de la norma a

aplicar de manera general y obligatoria.

En el caso de Ecuador la finalidad es establecer la continuidad de la utilización de

los documentos fuente, libros contables principales y auxiliares acordes a fin de

29

Reglamento para la Aplicación de la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno

52

tener una información suficiente clara y detallada que sustenten los Estados

Financieros que muestren la situación financiera de cada entidad.

Los organismos de revisión de la información financiera son, el Servicio de

Rentas Internas (SRI), Superintendencia de Compañías, y Banco Central del

Ecuador.

La base legal se basa en el cumplimiento de las siguientes leyes y sus

reglamentos:

Ley de Compañías30

.

La constitución y funcionamiento de las “Compañías de Comercio" en el Ecuador

han estado originalmente reguladas por el Código de Comercio expedido por el

General Eloy Alfaro, mediante Decreto de 30 de julio de 1906; Código que

estableció por primera vez en el país la vigilancia del Estado sobre las compañías

nacionales y extranjeras domiciliadas en el Ecuador. Posteriormente, en el

Registro Oficial No. 1105 de 18 de noviembre de 1909, se publicó el Decreto

mediante el cual toda compañía nacional o extranjera que negociare o contrajere

obligaciones en el Ecuador debía tener en la República un apoderado o

representante que pudiera contestar las demandas y cumplir las obligaciones

respectivas.

La dinamia de la realidad económica que venía experimentando el país, hizo que

se reforme nuevamente la Ley de Compañías, con el fin de actualizarla, de modo

que permita a la Superintendencia de Compañías cumplir sus funciones en mejor

forma; de allí que mediante la Ley No. 25, promulgada en el Registro Oficial No.

450 de 4 de junio de 1986, se introdujeron importantes reformas a la Ley de

Compañías.

30

Plan estratégico de la Superintendencia de Compañías 2009-2013. (2011). Reseña histórica. Disponible en URL: http://www.supercias.gov.ec/documentacion/ley%20transparencia/Plan%20Estrategico%202009-2013.pdf. [Consultado 30 de agosto del 2011]

53

Al expedirse la primera Ley de Mercado de Valores, publicada en el Suplemento

al Registro Oficial No. 199 de 28 de mayo de 1993, en su Art. 74, se introducen

sustanciales reformas a la Ley de Compañías, cuyo análisis sería materia de otro

artículo, pero que sin embargo es conveniente referirse a las siguientes reformas:

a) en cuanto a la inversión extranjera se establece que no requerirá de autorización

previa de ningún organismo del Estado; b) las compañías de responsabilidad

limitada y anónimas podrán subsistir con un solo socio; y, c) se crea, por primera

vez en nuestra Ley de Compañías, la figura de la Escisión y de la Compañía

Holding o Tenedora de Acciones.

La última reforma a la Ley de Compañías está dada por el número 5 del Art. 237

de la vigente Ley de Mercado de Valores, publicada en el Registro Oficial 367 del

23 de julio de 1998, que restableció la vigencia del Art. 10 de la Ley de

Compañías, antes reformado por la de Promoción y Garantía de las Inversiones,

publicadas en el Registro Oficial 219 de 19 de diciembre de 1997.

Con el esquema expuesto, se puede observar que las circunstancias económicas y

las realidades sociales de todos los tiempos han impuesto y obligado al legislador

a realizar una permanente revisión de las normas jurídicas societarias, con el fin

de conciliar el dinamismo empresarial con la necesidad de un adecuado control

por parte de la Superintendencia de Compañías, en beneficio de todos.

Código tributario.

El primer indicio para crear el Código tributario se da el 10 de Abril de 1.974, en

la presidencial del Gral. Guillermo Rodríguez Lara, que tomando en

consideración que era imperativo expedir un cuerpo legal que regule todo lo

atinente a la relación jurídico tributaria; la institución de las reclamaciones

administrativas y acciones contencioso-tributarias, de manera que la aplicación de

las leyes impositivas y la ejecución de los créditos de igual naturaleza se rijan por

las mismas normas; que igualmente debe establecerse en forma precisa el lícito

54

tributario y los procedimientos para reprimirlo decreto la creación del código

tributario.

Las disposiciones de este código y de las demás leyes tributarias, prevalecen sobre

toda otra norma de leyes generales o especiales y sólo pueden ser modificadas o

derogadas por disposición expresa de otra Ley destinada específicamente a tales

fines.

El ámbito de aplicación del código tributario se da en las relaciones jurídicas

provenientes de los tributos, entre los sujetos activos y los contribuyentes o

responsables de aquellos y su aplicación es de forma general a todos los tributos:

nacionales, provinciales, municipales o locales o de otros entes acreedores de los

mismos, así como a las situaciones que se deriven o se relacionen con ellos.

Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno.

Esta Ley entró en vigencia mediante su publicación en el Registro Oficial No.

341 del 22 de diciembre de 1989, pero según su propio articulo No. 129 es

aplicable a partir del 1º de enero del 1990. Esta ley ha sido reformada en varias

ocasiones, aspecto que dificulta su aplicación.

“En esta ley se incluyen cinco títulos que regulan los impuestos: a la renta, al

valor agregado (IVA), a los consumos especiales (ICE), y el régimen tributario de

las empresas petroleras, minera y turísticas.”31

Normas Internacionales de Información Financiera.

El Comité de Normas Internacionales de Contabilidad (IASC), así como el

Consejo de la Federación Internacional de Contabilidad (IFAC), son

organizaciones relacionadas con la presentación de información financiera a nivel

mundial.

31

Andrade, R. (2008). Legislación económica del Ecuador. 7ª Edición. Quito: Ediciones Abya-Yala. p. 89.

55

En el año 2002 el Comité de Interpretaciones Permanente (SIC por sus siglas en

inglés) cambia su nombre por el de Comité de Interpretaciones de Información

Financiera (IFRIC), con la obligación no sólo de interpretar las NIC y NIIF, sino

además de proporcionar guías de asuntos no tratados en las NIC o NIIF.

El uso de las NIIF deja de ser un mero enunciado técnico en materia contable,

para convertirse en una necesidad urgente de aplicación, habiendo el Ecuador

decidido adoptar estas normas a partir del 1 de enero del 2009, según la

Resolución No. 06.Q.ICI.004 del 21 de agosto del 2006, de la Superintendencia

de Compañías, mencionando que, dicha entidad adopto las Normas

Internacionales de Información Financiera “NIIF” y dispuso que su aplicación sea

obligatoria por parte de las compañías y entidades sujetas a control y vigilancia de

esta Institución, para el registro, preparación y presentación de estados financieros

a partir de la fecha indicada.

De igual forma, mediante Resolución No. 08.G.DSC.010 del 20 de noviembre del

2008, publicada en el Registro Oficial No. 498 del 31 de diciembre del 2008,

entre otros se establece el cronograma de aplicación obligatoria de las Normas

Internacionales de Información Financiera “NIIF” por parte de las compañías y

entes sujetos al control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías, estas

son:

Partir del 1º de enero del 2010 las compañías y entes sujetos y

regulados por la Ley de Mercado de Valores, así como todas las

compañías que ejercen actividades de auditoría externa.

Se establece el año 2009 como periodo de transición; para tal

efecto este grupo de compañías y entidades deberán elaborar y

presentar sus estados financieros comparativos con observancia de

las Normas Internacionales de Información Financiera “NIIF” a

partir del ejercicio económico del año 2009.

56

Como parte del proceso de transición, las compañías que

conforman el primer grupo, elaborarán obligatoriamente hasta

marzo del 2009, un cronograma de implementación de dicha

disposición.

Normas Internacionales de Contabilidad.

En un mundo en el que los avances tecnológicos están produciendo mejoras

asombrosas, los mercados de valores son uno de los de mayor relevancia, por lo

que el uso de los Estados Financieros como un medio de comunicación por las

compañías se ha incrementado constantemente. De aquí surge la necesidad de

estandarizar los procedimientos para una adecuada administración de la

información financiera provista por todo el conglomerado empresarial.

Las NIC constituyen en conjunto de normas, cada una de las cuales se articula en

torno a un tema más o menos concreto pero que no se agota en el texto de cada

una de ellas. La aplicación de cualquiera de esas normas a una operación singular

exige la identificación de la norma principal que regula esa operación como la

conexión que tiene con otra u otras normas.

El origen de las NIC´s, surge con la creación del Comité de Normas

Internacionales de Contabilidad el 29 de junio de 1973 cuyo objetivo era formular

y publicar, normas de contabilidad que debían observarse en la presentación de

estados contables y promover su aceptación y aplicación a nivel mundial. En la

actualidad esta asociación está compuesta por 142 organismos profesionales de

103 países.

De manera general se asuma que la implementación de las Normas

Internacionales de Contabilidad es de vital importancia, ya que en los procesos de

globalización, éstas mejoran los procesos administrativos y de exposición de la

información para el desarrollo y la toma de decisiones acertada.

57

3.3. Análisis FODA

“El análisis FODA resume los aspectos claves de un análisis del entorno de una

actividad empresarial (perspectiva externa) y la capacidad estratégica de una

organización (perspectiva interna).”32

Entonces el F.O.D.A. es un método para analizar lo siguiente:

Fortalezas

Oportunidades

Debilidades

Amenazas

El análisis FODA, surge de los factores internos y externos de la Escuela De

Español “Bolívar Education”, los cuales permiten definir las estrategias para

utilizar eficientemente las fortalezas, y reforzar sus debilidades permitiendo

aprovechar sus oportunidades. También permiten minimizar el impacto de las

amenazas del entorno, a través del uso adecuado de las fortalezas y la reducción

de las debilidades de la entidad. Ello permitirá mantener y mejorar su desempeño

dentro del contexto económico nacional.

3.3.1. Matriz de Fortalezas

Se denominan fortalezas o puntos fuertes aquellas características propias de la

empresa que le facilitan el logro de los objetivos.

El 100% de profesores está consciente de la importancia de elaborar la

planificación, y la mayoría la hacen semanalmente.

La Escuela ha dado algunos modelos de planificación pero cada profesor

lo hace de acuerdo al modelo que más se acomode a sus necesidades.

32

Koenes, A., & Soriano, C. (2000). El plan de negocios. 1ª Edición en español. Madrid, España: Ediciones Díaz de Santos. p. 158.

58

Los aspectos que se consideran en la planificación son en su mayoría los

mismos: entre ellos los más sobresalientes son el nivel del estudiante, el

tiempo de estudio y las razones o necesidades del estudiante.

La planificación se la realiza basada en puntos gramaticales y también en

competencias comunicativas en donde se toma en cuenta la cultura e

intercultural.

Existe el programa general de la escuela, el mismo que está basado en

puntos gramaticales, sin embargo se toma en cuenta también aspectos

comunicativos. Este programa de estudios fue realizado a través de un

consenso general.

El currículo de la institución identifica especialmente aspectos de la

cultura ecuatoriana, tal es así que los estudiantes tienen que participar en

actividades extracurriculares para complementar su educación tal como

son las clases de baile, cocina, fútbol, economía, shamanismo, música etc.

La escuela tiene un libro que ha sido elaborado por los profesores de

acuerdo a las necesidades de los estudiantes y tomando en cuenta aspectos

de la cultura.

La escuela Simón Bolívar tiene identificado claramente los 10 niveles de

español con los que cuenta. El contenido gramatical y comunicativo es

plenamente identificado por cada uno de los profesores.

El currículo de la escuela pone énfasis en el desarrollo de las cuatro

habilidades: leer, escuchar, hablar y escribir.

59

El 65% de los profesores tienen un concepto acertado de lo que es la

evaluación y la importancia de realizarla no solamente a la gramática sino

también a las habilidades de hablar, escuchar, leer y escribir.

La mayoría de profesores hacen la evaluación todo el tiempo durante la

clase y también al final de cada lección.

Existen en la institución instrumentos para evaluar la gramática, la misma

que se suma y se utiliza para promover de nivel al estudiante.

Todos realizan una evaluación de diagnóstico al inicio del curso la misma

que puede ser oral o escrita.

3.3.2 Matriz de Oportunidades

Se denominan debilidades o puntos débiles aquellas características propias de la

empresa que constituyen obstáculos internos al logro de los objetivos.

Se puede usar la experiencia y los conocimientos de cada uno de los

profesores para realizar un buen esquema de planificación institucional.

A través de una adecuada planificación se puede ampliar la visión

panorámica de la cultura e intercultural.

El programa general puede adaptarse a los intereses de los estudiantes, es

decir aquellos estudiantes que además del conocimiento gramatical

buscan enfocar su aprendizaje en áreas de medicina, economía, literatura,

turismo, etc.

60

Para el desarrollo del currículo los profesores pueden aprovechar todo

tipo de material didáctico el mismo que refleja la creatividad y el

profesionalismo del mismo.

El currículo que ofrece la escuela permite que los estudiantes se motiven a

participar en diferentes actividades que enriquecen el aprendizaje de la

cultura.

En el desarrollo de las cuatro habilidades se da la apertura para que el

estudiante se involucre más en la cultura e intercultural.

La creatividad y experiencia de los profesores ha permitido que cada

quien elabore su propio instrumento de evaluación que se ajuste a las

necesidades del estudiante.

La evaluación de diagnóstico y la evaluación sanativa con respecto a la

gramática tiene sus instrumentos perfectamente identificados, los mismos

que son de conocimiento de todos los profesores.

Cada profesor tiene su forma de evaluar constantemente.

Los profesores están conscientes de la importancia de incluir en sus

instrumentos de evaluación a la cultura e intercultural.

3.3.3 Matriz de Debilidades

A las oportunidades se las denomina como aquellas situaciones que se presentan

en el entorno de la empresa y que podrían favorecer el logro de los objetivos.

No hay una planificación o un esquema general para realizar la

planificación, la misma que podría guiar acertadamente la labor del

profesor.

61

Hay libertad con respecto al tiempo y a la forma de realizar la

planificación pero no existe un control permanente porque se confía en

exceso en el profesionalismo del profesor.

No siempre se comparte la planificación con el estudiante.

La escuela no dispone de material didáctico suficiente para todos los

niveles, lo que dificulta el adecuado desempeño del currículo.

Los puntos gramaticales son todavía el eje sobre el cual gira el proceso de

enseñanza aprendizaje, los objetivos comunicativos se cumplen a medias

puesto que el profesor intenta cubrir la gramática de tal o cual nivel para

otorgarle un certificado de promoción de nivel.

A pesar de que el 70% de los profesores ha recibido algún curso de

capacitación con respecto a la enseñanza de español, se advierte una

deficiencia con respecto al cumplimiento de actividades que motiven el

desarrollo de las habilidades de hablar, escuchar, leer y escribir.

La mayoría de profesores realiza la evaluación a la habilidad de hablar y

escuchar en forma subjetiva, puesto que no tiene claramente definidos ni

los parámetros ni los instrumentos.

La escuela no cuenta con un sistema de evaluación ni diagnóstica, ni

sanativa ni permanente a ninguna de las habilidades.

No existen los instrumentos de evaluación que hayan sido elaborados o

consensuados por la institución.

A pesar de que el 65% de profesores admita que en su planificación

incluye rubros para identificar el instrumento de evaluación a las

62

habilidades de hablar y escuchar, el hecho de ser subjetivo y de que no

haya un control permanente de las planificaciones ocasiona que el sistema

de evaluación a dichas habilidades sea deficiente.

El 60% de estudiantes dice que tiene instrumentos para evaluar las

habilidades de escuchar pero jamás han sido consensuadas para saber si

son efectivas o no.

Solo el 50% de profesores dice haber recibido entrenamiento con respecto

a la evaluación y desarrollo de las cuatro habilidades y el conocimiento

recibido ha sido poco.

La institución no ofrece capacitación permanente con respecto al tema.

3.3.4 Matriz de Amenazas

Se denominan amenazas aquellas situaciones que se presentan en el entorno de las

empresas y que podrían afectar negativamente las posibilidades de logro de los

objetivos.

Como no existe un esquema de planificación general, se puede cometer

errores al identificar los objetivos y al incluir actividades que motiven el

aprendizaje de la cultura e intercultural.

Al no haber un control permanente en la elaboración de las

planificaciones, no existirá motivación en los profesores para saber si su

trabajo está siendo cumplido con éxito o si necesita realizar algunos

cambios a tiempo.

Si el estudiante no tiene claro la planificación de su curso de español se

corre el riesgo de que no sepa hacia dónde va y como se está

desarrollando su proceso de enseñanza aprendizaje.

63

Hay profesores que no relacionan las actividades con el tema enfocado,

especialmente con las salidas o excursiones, convirtiendo al estudiante en

un simple receptor.

Si el currículo no brinda ampliamente la oportunidad de desarrollar las

habilidades de hablar, escuchar, leer y escribir con un enfoque

comunicativo, se corre el riesgo de que el estudiante no tenga el nivel

correcto de español o que el estudiante sepa mucha gramática pero no

pueda comunicarse adecuadamente.

Si no existe una evaluación formal a las habilidades, no se puede ofrecer

profesionalismo a los estudiantes y se corre el riesgo de perder el prestigio.

Si no existen parámetros e instrumentos claros y consensuados no se

podrá tener un verdadero instrumento de evaluación.

Si la escuela no pone interés en la elaboración de un modelo de

planificación en donde se evidencie la forma y el instrumento de

evaluación, el proceso de enseñanza-aprendizaje resulta mediocre.

64

3.4 Situación actual

La Empresa Bolívar Education fue creada el 24 de abril del 2003, está ubicada en

la calle Mariscal Foch E -920 y Andres Xaura.

El objeto social de esta compañía es la instalación y operación de academias de

idiomas, y a la enseñanza en general, así como intervenir en negocios

inmobiliarios, para el cumplimiento de sus fines la compañía podrá realizar toda

clase de actos y contratos relacionados con su objeto social, y no prohibidos por

las leyes.

En los últimos años se ha dedicado a la enseñanza del idioma español a

extranjeros, sus ventas las realizan por medio del internet, pose una página web

asociada con otras compañías.

Sus socios son:

Sr. Kjetil Haugan

Sra. Luisa Cordova Pino

Sra. Sandra Quishpe

La representante Legal es la Sra. Sandra Quishpe.

Tiene contratado nueve profesores, y cinco personas en el área administrativa.

3.4.1 Los Estados Financieros

Los Estados financieros son documentos contables que reflejan la situación

patrimonial de una empresa en un momento dado. Consta de activo y pasivo. El

activo muestra los elementos patrimoniales de la empresa, mientras que el pasivo

65

detalla su origen financiero. La legislación exige que este documento sea imagen

fiel del estado patrimonial de la empresa.

El activo suele subdividirse en inmovilizado y activo circulante. El primero

incluye los bienes muebles e inmuebles que constituyen la estructura física de la

empresa, y el segundo la tesorería, los derechos de cobro y las mercaderías. En el

pasivo se distingue entre recursos propios, pasivo a largo plazo y pasivo

circulante. Los primeros son los fondos de la sociedad (capital social, reservas); el

pasivo a largo plazo lo constituyen las deudas a largo plazo (empréstitos,

obligaciones), y el pasivo circulante son capitales ajenos a corto plazo (crédito

comercial, deudas a corto). Existen diversos tipos de balance según el momento y

las finalidades el estado básico demostrativo de la situación financiera de una

empresa, a una fecha determinad.

Estado de Pérdidas y Ganancias

Es un documento contable que muestra el resultado de las operaciones (utilidad,

pérdida remanente y excedente) de una entidad durante un periodo determinado.

Presenta la situación financiera de una empresa a una fecha determinada, tomando

como parámetro los ingresos y gastos efectuados; proporciona la utilidad neta de

la empresa. Generalmente acompaña a la hoja del Balance General. Estado que

muestra la diferencia entre el total de los ingresos en sus diferentes modalidades;

venta de bienes, servicios, cuotas y aportaciones y los egresos representados por

costos de ventas, costo de servicios, prestaciones y otros gastos y productos de las

entidades del Sector Paraestatal en un periodo determinado.

66

BOLÍVAR EDUCATION S.A Página 1 de 3

BALANCE GENERAL Fecha: 30/03/2011

Hasta: 31/12/2010

1. ACTIVOS 88.984,70

1.1. ACTIVO CORRIENTE 82.742,34

1.1.1. ACTIVO DISPONIBLE 669,55

1.1.1.01. ACTIVO DISPONIBLE 669,55

1.1.1.01.01. FONDOS DISPONIBLES 669,55

1.1.1.01.01.01. CAJA CHICA 120,19

1.1.1.01.01.03 BANCO PACIFICO 0

1.1.1.01.01.04 PACIFIC NATIONAL BANK 224

1.1.1.01.01.05 BANCO DE GUAYAQUIL 325,36

1.1.2 CUENTAS POR COBRAR 74.064,06

1.1.2.01 CUENTAS POR COBRAR CLIENTES NO RELACIONADOS 5.036,56

1.1.2.01.01 CUENTAS POR COBRAR ESTUDIANTES 3.022,49

1.1.2.01.01.01. FACTURAS POR COBRAR ESTUDIANTES 3.778,21

1.1.2.01.01.02. PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES -755,72

1.1.2.01.02. CUENTAS POR COBRAR PROFESORES 82,07

1.1.2.01.02.08. GUALOTUÑA GERMAN 24,19

1.1.2.01.02.14. HIDALGO ANABEL 16,5

1.1.2.01.02.15. YUCASA GERARDO 21,38

1.1.2.01.02.24. ZULMA GUZMÁN 20

1.1.2.01.03. CUENTAS POR VARIOS 1932

1.1.2.01.03.01. VARIOS 1.932.00

1.1.2.02. CUENTAS POR COBRAR CLIENTES RELACIONADOS 39.027,50

1.1.2.02.01. SOCIOS EMPLEADOS 1.286,22

1.1.2.02.01.01. SOCIOS Y EMPLEADOS ANTICIPO 9,67

1.1.2.02.01.02. SOCIOS Y EMPLEADOS PRESTAMOS 1.276,55

1.1.2.02.02. COMPAÑÍAS RELACIONADAS 67.741,28

1.1.2.02.02.04. CENTRO DE CAPACITACIÓN 37.785,70

1.1.2.02.02.06. FUNDACIÓN BOLÍVAR EDUACATION 19.719,07

1.1.2.02.02.08. SAN CLEMENTE PROPERTIES 9.000,00

1.1.2.02.02.10. CUENCA LANGUAGE SCHOOL/PROFESORES 1.236,51

1.1.6. ACTIVO DIFERIDO 8.008,92

1.1.6.01. IMPUESTOS ANTICIPADOS 5.768,92

1.1.6..01.01 IMPUESTOS ANTICIPADOS 5.768,92

1.1.6..01.01.02. IMPUESTOS A LA RENTA RETENCIÓN DE LA FUENTE 1325,06

1.1.6.01.01.07 CRUDITO TRIBUTARIO IMPUESTO AL VALOR AGREGADO 2.868,32

1.1.6.01.01.08 ANTICIPO IMPUESTO A LA RENTA 1.575,54

1.1.6.02. GARANTÍAS 2.240,00

1.1.6.02.01. GARANTÍAS 2.240,00

1.1.6.02.01.01. GARANTÍAS POR ARRIENDO LOCAL 2.240,00

1.2. ACTIVO FIJO 5.538,33

1.2.1, ACTIVO FIJO TANGIBLE 9.508,49

1.2.1.01. ACTIVO FIJO TANGIBLE 9.508,49

1.2.1.01.01. MUEBLES Y EQUIPOS 9.508,46

1.2.1.01.01.01 MUEBLES Y ENSERES 6.462,23

1.2.1.01.01.02 EQUIPO DE OFICINA 3.046,23

1.2.2. DEPRECIACIÓN ACUMULADA ACTIVO FIJO -3.970,13

1.2.2.01. DEPRECIACIÓN ACUMULADA ACTIVO FIJO -3.970,13

1.2.2.01.01. MUEBLES Y EQUIPOS -3.970,13

1.2.2.01.01.02. DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE MUEBLES DE OFICINA -3.115,72

1.2.2.01.01.03. DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE MUEBLES DE OFICINA -854,41

1.4 ACTIVOS LARGO PLAZO 704

1.4.1 ACTIVOS LARGO PLAZO 704

1.4.1.01. ACTIVOS LARGO PLAZO 704

1.4.1.01.01. CLIENTES RELACIONADOS LARGO PLAZO 704

1.4.1.01.01. CUENCA LANGUAGES SCHOOL POR COBRAR L/P 704

TOTAL ACTIVO 88.984,70

67

BO LÍVAR EDUCATIO N S.A Página 2 de 3


Hasta: 31/12/2010

2. PASIVOS -37.896,99

2.1 PASIVO CORRIENTE -32.410,05

2.1.1 PASIVO CORRIENTE -27.053,45

2.1.1.01. CUENTAS POR PAGAR NO RELACIONADOS CORTO PLAZO -15.869,02

2.1.1.01.03. ACCIONISTAS Y RELACIONADOS CORTO PLAZO -3.438,59

2.1.1.01.03.01. KJETIL HAUGAN -3.438,59

2.1.1.01.04. OTRAS CUENTAS POR PAGAR -12.430,59

2.1.1.01.04.07. CUENTAS POR PAGAR BANCOS -12.430,59

2.1.1.02. OBLIGACIONES CON EL IESS POR PAGAR -1.072,44

2.1.1.02.01. IEES POR PAGAR -1.072,44

2.1.1.02.01.01. APORTE PATRONAL -606,05

2.1.1.02.01.02. APORTE PERSONAL -466,39

2.1.1.03. OBLIGACIONES CON EL SRI POR PAGAR -2.295,73

2.1.1.03.01. RETENCIÓN DE LA FUENTE POR PAGAR 0,00

2.1.1.03.01.02. RETENCIÓN 1% 0,00

2.1.1.03.01.03. HONORARIOS Y COMISIONES 8% 0,00

2.1.1.03.01.05. POR SERVICIOS DE TRANSPORTE PRIVADO 1% 0,00

2.1.1.03.01.06. RETENCIONES 2 8% 0,00

2.1.1.03.01.09. HONORARIOS Y COMISIONES 10% 0,00

2.1.1.03.03. IVA RETENIDO POR PAGAR 0,00

2.1.1.03.03.01. POR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES 0,00

2.1.1.03.03.05. IVA POR LA COMPRA DE BIENES 0,00

2.1.1.03.04. IMPUESTOS POR PAGAR -2.295,73

2.1.1.03.04.01. SRI POR PAGAR -421,81

2.1.1.03.04.02. IMPUESTO A LA RENTA POR PAGAR -1.873,92

2.1.1.04. OBLIGACIONES CON EL PERSONAL -7.816,26

2.1.1.04.02. PROVISIONES SOCIALES -7.816,26

2.1.1.04.02.01. DECIMO TERCER SUELDO -1.247,59

2.1.1.04.02.02. DECIMO CUARTO SUELDO -1.197,52

2.1.1.04.02.03. FONDOS DE RESERVA -654,78

2.1.1.04.02.04. PARTICIPACIÓN DE UTILIDADES -18,94

2.1.1.04.02.05. VACACIONES -4.700,43

2.1.2. OTROS PASIVOS CORRIENTES -5.356,60

2.1.2.01. OTROS PASIVOS CORTO PLAZO -5.356,60

2.1.2.01.01. CUENTAS POR LIQUIDAR -5.356,60

2.1.2.01.01.01. CUENTAS POR LIQUIDAR -5.296,60

2.1.2.01.01.03. DONACIÓN FUNDACIÓN -60,00

2.2. PASIVO NO CORRIENTE -5.486,94

2.2.1 PRESTAMOS Y OBLIGACIONES LARGO PLAZO -5.486,94

2.2.1.01. LARGO PLAZO -5.486,94

2.2.1.01.01. CUENTAS POR PAGAR ACCIONISTAS Y RELACIONADOS -5.486,94

2.2.1.01.01.01. KJETIL HAUGAN -5.486,94

TO TAL PASIVO S -37.896,99

68

BO LÍVAR EDUCATIO N S.A Página 3 de 3


Hasta: 31/12/2010

3. CAPITAL Y PATRIMONIO -51.087,71

3.1 PATRIMONIO -51.087,71

3.1.1 CAPITAL Y PATRIMONIO -51.087,71

3.1.1.01. CAPITAL SOCIAL -800,00

3.1.1.01.01. CAPITAL SOCIAL -800,00

3.1.1.01.01.01. KJETIL HAUGAN -700,00

3.1.1.01.01.02. SANDRA QUISHPE ALOMOTO -80,00

3.1.1.01.01.03. LUISA CÓRDOVA PINO -20,00

3.1.1.02. FUTURAS CAPITALIZACIONES -13.078,96

3.1.1.02.01. APORTES PARA FUTURAS CAPITALIZACIONES -13.078,96

3.1.1.02.01.01. APORTES PARA FUTURAS CAPITALIZACIONES -13.078,96

3.1.1.03. RESULTADOS EJERCICIOS -36.310,61

3.1.1.03.01. RESULTADOS EJERCICIOS -36.310,61

3.1.1.03.01.01. RESULTADO PRESENTE EJERCICIO -19.976,64

3.1.1.03.01.02. RESULTADO EJERCICIO 2009 -16.333,97

3.1.1.04. RESERVA S -898,14

3.1.1.04.01. RESERVA LEGAL Y ESTATUTARIA -898,14

3.1.1.04.01.01. RESERVA LEGAL -898,14

TO TAL PATRIMO NIO -51.087,71

69

BOLÍVAR EDUCATION S.A Página 2 de 2

PERDIDAS Y GANANCIAS Fecha: 30/03/2011

Desde: 01/01/2010

Hasta: 31/12/2010

EGRESO S

5. COSTOS Y GASTOS 269.507,33

5.1. GASTOS DE OPERACIÓN 144.887,93

5.1.1. GASTOS DE ADMINISTRACIÓN 79.695,74

5.1.1.01. SUELDOS Y SALARIOS Y DEMÁS REMUNERACIONES 79.695,74

5.1.1.01.01. PERSONAL 79.695,74

5.1.1.01.01.01. SUELDO UNIFICADO 57.610,53

5.1.1.01.01.02. APORTE PATRONAL 7.009,41

5.1.1.01.01.03. DECIMO TERCER SUELDO 3.921,86

5.1.1.01.01.04. DECIMO TERCER SUELDO 3.260,00

5.1.1.01.01.05. FONDOS DE RESERVAS 4.157,45

5.1.1.01.01.07. VACACIONES 3.432,81

5.1.1.01.01.10. DESAHUCIO/DESPIDO 303,68

5.1.2. OTROS GASTOS ADMINISTRATIVOS 56.573,87

5.1.2.01. OTROS GASTOS ADMINISTRATIVOS 56.573,87

5.1.2.01.01. OTROS GASTOS ADMINISTRATIVOS UIO Y GYE (OFICINA) 56.573,87

5.1.2.01.01.01. HONORARIOS PROFESIONALES Y SERVICIOS

OCASIONALES 14.785,00

5.1.2.01.01.02. ARRIENDO OFICINAS 14.700,00

5.1.2.01.01.03. MANTENIMIENTO LOCAL 2.645,32

5.1.2.01.01.04. MANTENIMIENTO EQUIPOS 1.518,08

5.1.2.01.01.06. SUMINISTROS Y MATERIALES 3.340,21

5.1.2.01.01.07. ÚTILES DE ASEO 1.523,04

5.1.2.01.01.08. LUZ 2.126,41

5.1.2.01.01.09. TELÉFONO Y FAX 930,16

5.1.2.01.01.10. CORREO 119,45

5.1.2.01.01.11. CUOTAS CONTRIBUCIONES 804,03

5.1.2.01.01.12. SERVICIOS DE INTERNET 2.431,77

5.1.2.01.01.13. GASTOS LEGALES 919,20

5.1.2.01.01.14. GASTOS DE VIAJE 40,00

5.1.2.01.01.15. MOVILIZACIÓN 553,25

5.1.2.01.01.16. IVA QUE SE CARGA AL GASTO 4.394,38

5.1.2.01.01.17. VIGILANCIA / SEGURIDAD 216,00

5.1.2.01.01.18. IMPUESTOS MUNICIPALES 480,94

5.1.2.01.01.19. MEDICINA PREPAGADA 1.025,79

5.1.2.01.01.20. GASTOS NAVIDAD 292,86

5.1.2.01.01.21. REFRIGERIOS 1.726,57

5.1.2.01.01.22. COPIAS 182,80

5.1.2.01.01.23. INCENTIVOS 445,00

5.1.2.01.01.24. DEPRECIACIÓN MUEBLES Y ENSERES 626,18

5.1.2.01.01.25. DEPRECIACIÓN EQUIPO DE OFICINA 299,34

5.1.2.01.01.27. BONO MATERNIDAD 100,00

5.1.2.01.01.31. AFILIACIÓN REFOREST 249,66

5.1.2.01.01.33. SUMINISTROS COCINA 33,43

5.1.2.01.01.34. SERVICIOS PRESTADOS 65,00

70

3.4.2 Análisis Dupont.

El modelo Du-Pont es un método de análisis utilizado para efectuar un estudio

completo de las razones financieras. Su objetivo es encontrar las principales áreas

responsables de la condición financiera de la empresa.

Este método relaciona el rendimiento sobre los activos (RSA) con el rendimiento

sobre el capital contable (RSC) de la empresa con el uso del multiplicador de

apalancamiento financiero (MAF).

5.1.3. GASTOS DE VENTAS 5.867,20

5.1.3.01 GASTOS DE VENTAS 5.867,20

5.1.3.01.01. GASTOS DE VENTAS 5.867,20

5.1.3.01.01.03. PUBLICIDAD Y PROPAGANDA 4.112,54

5.1.3.01.01.04. ATENCIÓN A CLIENTES 1.754,66

5.1.4. NO DEDUCIBLES 798,10

5.1.4.01. GASTOS NO DEDUCIBLES 798,10

5.1.4.01.01. GASTOS NO DEDUCIBLES 798,10

5.1.4.01.01.02. COMPRAS Y GASTOS SIN SOPORTE 798,10

5.1.5. GASTOS FINANCIEROS 1.953,02

5.1.5.01. GASTOS FINANCIEROS 1.953,02

5.1.5.01.01. CARGOS BANCARIOS 1.953,02

5.1.4.01.01.01. NOTAS DE DEBITO 1.953,02

5.2. COSTOS DE VENTAS 124.619,40

5.2.1. COSTOS OPERATIVOS 124.619,40

5.2.1.01. COSTOS OPERATIVOS 124.619,40

5.2.1.01.01. COSTOS OPERATIVOS 124.619,40

5.2.1.01.01.01. GASTO HORAS CLASE (PROFESORES) 48.810,97

5.2.1.01.01.02. GASTO HORAS CLASE (FAMILIA ANFITRIONES) 18.513,36

5.2.1.01.01.03. GASTO SELVA 1.580,00

5.2.1.01.01.04. GASTO COSTA 1.431,60

5.2.1.01.01.05. GASTO ATENCIÓN A ESTUDIANTES 4.543,75

5.2.1.01.01.06. GASTO TRANSPORTACIÓN ESTUDIANTES 16.387,40

5.2.1.01.01.10. BOLETOS AÉREOS 7.833,39

5.2.1.01.01.14. TRANSFER 3.052,20

5.2.1.01.01.14. HOSTAL PLAZA INTERNACIONAL 65,18

5.2.1.01.01.18. HOSPEDAJE 21.178,05

5.2.1.01.01.19. GASTO GUÍAS 1.223,50

TO TAL CO STO S Y GASTO S 269.507,33

CUENTA RESULTADO 19.976,64

71

MODELO DUPONT

VENTAS 289,483.97 100.0%

UTILIDAD

COSTOS Y GASTOS 269,507.33 93.1% 19,976.64

COSTO DE VENTAS 124,619.40 43.0%

GASTOS DE OPERACIÓN144,887.93 50.1% Dividir MARGEN

7%

VENTAS

289,483.97

* RSI/ ROA

ACTIVO CORRIENTE 82742.53 93.0% 22.4%

EFECTIVO Y EQUIVALENTES 669.55 0.8%

CUENTAS POR COBRAR 74,064.06 83.2% Dividir ROTACION

OTROS CORRIENTES 8,008.92 9.0% 3.253 * RSP / ROE

39.1%

ACTIVO NO CORRIENTE 6,242.33 7.0%

ACTIVO FIJO NETO 5,538.33 6.2% INVERSION

OTROS NO CORRIENTES 704 0.8% 88,984.86

TOTAL ACTIVOS 88,984.86 100.0% Dividir APALANCAMIENTO

1.7418056

PATRIMONIO 51087.71 57.4%

CAPITAL 800 0.9% PATRIMONIO

RESERVAS 13,977.10 15.7% 51,087.71

RESULTADOS 36,310.61 40.8%

MARGEN DE VENTAS * ROTACION ACTIVOS * APALANCAMIENTO

Utilidad / Ventas 7% Ventas / Activos 3.25 Activos / Patrimonio 1.74

ROE 39.1%

ES

TA

DO

DE

SIT

UA

CIO

N F

INA

NC

IER

AE

ST

AD

O D

E

RE

SU

LT

AD

OS

OPERACIÓN INVERSION FINANCIAMIENTO

72

Como se pude observar en la tabla, la rentabilidad de la inversión de la empresa

Bolívar Education S.A., una vez realizado en análisis Dupont es de 39.10%

3.4.3 La papelería interna

Esta documentación es utilizada para correspondencia entre las áreas de la escuela

de español Bolívar Education.

Vale de caja chica

Este documento se utiliza para justificar salidas de dinero en los cuales no

tenemos un respaldo de una factura legal.

Nota de crédito

Este documento se utiliza para anular facturas, para realizar devoluciones a

clientes.

73

Liquidación de compra de bienes o prestación de servicios

Documento que permite pagar compra de bienes o servicios a personas que no

tienen facturas

Factura

Documento que sirve para justificar las ventas.

74

Comprobante de retención

Reporte de gastos del fondo de caja chica

75

CAPÍTULO IV: PROPUESTA

Se realizó el levantamiento de procesos existentes en busca de proponer una

mejora y de estructurarlos y plantearlos a través de un manual Procedimientos

contables para cada departamento, tanto para el Administrativo y Financiero.

Luego de realizar este levantamiento se propone el siguiente manual de

procedimientos administrativos contables:

76

4.1 MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS, FINANCIEROS Y CONTABLES

DE LA EMPRESA “BOLÍVAR EDUCATION”

77

INTRODUCCION

El presente manual busca normar el manejo de los recursos físicos y financieros

de la Empresa, para esto cada uno de los subprocesos presenta su objetivo

principal y su alcance.

OBJETIVOS

Constituyen objetivos principales:

a. Optimizar de los recursos físicos de la Empresa.

b. Controlar el gasto de los recursos de la Empresa.

c. Optimizar el tiempo de los recursos humanos de la Empresa.

d. Emitir normas respecto de los procesos contables de la Empresa.

e. Normar la contabilización de las diferentes actividades Contables de la

Empresa.

PROCEDIMIENTOS

El proceso contiene Subprocesos que se encuentran detallados a continuación.

ARCHIVO (A-1)

Almacenar información, de tal forma que se pueda disponer de ella rápida y

eficientemente.

ALCANCE

El presente procedimiento aplica para todas las personas de la Empresa que

manejen la información de la Empresa, esto es: secretarias departamentales.

POLÍTICAS

1. La información se clasificará de la siguiente manera:

a. Correspondencia:

i. Interna

ii. Local

78

iii. Internacional

b. Correspondencia enviada

c. Correspondencia recibida

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1. La secretaria del departamento de origen procede a enviar la

correspondencia al departamento destino.

2. La secretaria del departamento destino recibe la correspondencia.

3. Es procesada la correspondencia por la persona del departamento a la

que es dirigida la misma.

4. La secretaria procede a archivar la correspondencia según lo indicado

en las políticas.

79

FLUJO DEL PROCEDIMIENTO

ESCUELA DE ESPAÑOL

“BOLÍVAR EDUCATION”

DIAGRAMA DE FLUJOVersión: 01

Fecha de aprobación: 2011 FEB.

Página: 1 de 1MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS

.

SUBPROCESO: ARCHIVO (A-1)

INICIO

Preparar correspondencia a

enviar.

SECRETARIA

(DEPARTAMENTO

ORIGEN)

SECRETARIA

(DEPARTAMENTO

DESTINO)

Archivar copia de

correspondencia enviada

Envío interno?

Enviar correspondencia al

destino

SI

Enviar correspondencia al

destino

NO

Entregar original al

destinatario para gestión o

trámite.

Archivar copia de

correspondencia recibida.

FIN

FIN

80

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (A-2)

Delimitar los parámetros necesarios para el personal delegado a efectuar las

adquisiciones de la Empresa.

ALCANCE

Todas las personas que tengan la autoridad de comprometer fondos de la empresa.

POLÍTICAS

Las solicitudes y respectivas aprobaciones de las compras procederán de acuerdo

a la siguiente clasificación:

Monto Esquema recomendado

Hasta $100 Orden de cheque con respectiva firma autorizada

(Anexo 1).

De $101 a $1,000 Orden de cheque y requisición con sus respectivas

firmas autorizadas, acompañada de 2 cotizaciones

(Anexo 2).

De $1,001 a $10,000 Orden de cheque, requisición y orden de compra con

sus respectivas firmas autorizadas, acompañadas de 3

cotizaciones (Anexo 3).

Mayor a $10,000 Estar dentro de la Planificación Anual de la Empresa y

aprobado por la Junta Directiva.

81


1. El Departamento solicitante realiza la requisición de compra en cada

área de la organización, según las necesidades de la misma, con las

respectivas firmas de autorización de los responsables dentro de la

división.

2. Entregar la requisición al Departamento de Compras.

3. Según el monto de la compra, el Departamento de Compras obtendrá

las cotizaciones necesarias.

4. Con las cotizaciones en mano se selecciona la mejor propuesta,

basándose en calidad y precio.

5. Se realiza la compra considerando el esquema de montos propuestos.

6. Se elabora la orden de compra, la cual se entrega al proveedor para su

atención.

7. El Departamento de compras realiza la recepción del material

solicitado, previa verificación.

8. El Departamento de compras procede a entregar el material al

Departamento solicitante, recepta firma de aceptación.

9. Se entrega la factura al Departamento de Contabilidad para su ingreso

al sistema (en módulo de proveedores los datos de la factura y

condiciones de pago; en el módulo de contabilidad las retenciones de

impuestos, crédito tributario y cuentas de gastos o activos fijos).

10. Se remite factura al Departamento de Finanzas para la elaboración del

cheque, tomando en cuenta los plazos de crédito.

82


ESCUELA DE ESPAÑOL


DIAGRAMA DE FLUJO Versión: 01

Fecha de aprobación: 2011

FEB.

Página: 1 de 1

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS

.

SUBPROCESO: ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (A-2)

INICIO

Realizar Requisición

DEPARTAMENTO

SOLICITANTE

DEPARTAMENTO

COMPRAS

DEPARTAMENTO

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO

FINANZAS

Aprobar requisición

(Jefe Departamento)

Cotizar según políticas

(montos de compra)

Seleccionar mejor opción en

precio y calidad

Generar Orden de Compra, y

enviar a proveedor

Subproceso de entrega

del Proveedor

Recibir y verificar materiales

solicitados

Entregar material al

Departamento Solicitante

Entregar factura al

Departamento de Contabilidad

Ingresar factura en sistema de

pago a proveedores

Generar cheque tomando en

cuenta condiciones de pagoFIN

Registrar condiciones de pago

en el sistema, y remitir para

generación del cheque

83

ANEXOS

ANEXO 1 – ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (MONTO

HASTA $100)

Orden de Cheque

Solicitado por:

______________________________________________

Autorizado por:

_____________________________________________

Concepto:

_________________________________________________

Valor:

____________________________________________________

Proveedor:

________________________________________________

Contabilidad, recibido por:

___________________________________

84

ANEXO 2 – ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (MONTO

HASTA $1,000)

No. ______

Requisición de Compra

Solicitado por:_______________ Fecha pedido: ____________

Autorizado por: _____________ Fecha entrega: ___________

Bien solicitado: ______________ Cantidad: _______________

Justificación:

________________________________________________

Firma solicitante Firma autorizado Firma compra

_______________ ______________ ____________

85

ANEXO 3 – ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (MONTO HASTA

$10,000)

Orden de compra No. Fecha:_________

Requisición No. ___________

Proveedor: ________________

No. Ítem Descripción Cantidad C / U Subtotal

_______ __________ ________ _____ ________

_______ __________ ________ _____ ________

_______ __________ ________ _____ ________

_______ __________ ________ _____ ________

_______ __________ ________ _____ ________

Total US$:

Observaciones:

________________________________________________________

________________________________________________________

______________________________________________________

Firmas:

Solicitante Compras Autorizado

___________ ____________ ______________

86

ENTREGA DE SUMINISTROS DE OFICINA (A-3)

Entregar al empleado herramientas básicas y necesarias para el óptimo

desempeño de sus funciones; así como, regular adquisiciones de estos

materiales y el gasto de los mismos.

ALCANCE

Todo el personal.

POLÍTICAS

Existirá una persona encargada del suministro de materiales para

cada división de la organización.

Existirá una lista estándar para la adquisición.


1. Establecer la necesidad del suministro

2. Realizar requisición de compras para efectuar la adquisición.

3. Efectuar la adquisición.

4. Registrar en Kardex manual o Excel (Formulario 1) la recepción de

suministros.

5. La persona encargada de compras debe proceder a tramitar el proceso

de proveedor de suministro.

6. Contabilidad debe proceder a pagar la factura al proveedor,

considerando los términos de pago negociados.

87


ESCUELA DE ESPAÑOL





ADMINISTRATIVOS

.

SUBPROCESO: SUMINISTROS DE OFICINA (A-3)

INICIO

Establecer la necesidad de “x”

suministro

DEPARTAMENTO

SOLICITANTE

DEPARTAMENTO

COMPRAS

DEPARTAMENTO

CONTABILIDAD

DEPARTAMENTO

FINANZAS

Aprobar requisición

(Jefe Departamento)

Subproceso de Compras

de Bienes y Servicios

Registrar el suministro en

Kardex manual o excel.

Entregar material al

Departamento Solicitante

Entregar factura al

Departamento de Contabilidad

Ingresar factura en sistema de

pago a proveedores

Generar cheque tomando en

cuenta condiciones de pagoFIN

Registrar condiciones de pago

en el sistema, y remitir para

generación del cheque

88

ANEXOS

ANEXO 1 – SUMINISTROS DE OFICINA

89

USO DE TELÉFONO Y FAX (A-4)

Mantener control sobre la utilización de líneas teléfono y fax

ALCANCE

Personal del área de recepción.

POLÍTICAS

Se recomienda que las llamadas internacionales y a celulares sean

centralizadas desde la recepción para control total.


USO DE TELÉFONO:

1. Solicitar llamada internacional o a celular a la recepcionista.

2. Registrar llamadas de recepcionista en formulario respectivo.

3. La recepcionista realiza la llamada

USO DE FAX:

1. Solicitar a la recepcionista el envío del fax.

2. La recepcionista llevará un control de los faxes enviados, y,

3. Registra los faxes recibidos con igual tratamiento de correspondencia

recibida.

90


ESCUELA DE ESPAÑOL





ADMINISTRATIVOS

.

SUBPROCESO: USO DE TELÉFONO Y FAX (A-4)

INICIOSolicitar llamada internacional

a recepcionista

USUARIO

Registrar datos en formulario

de control de llamadas

Realizar llamada

FIN

USO DE TELEFONO

USO DE FAX

RECEPCIONISTA

USUARIO

RECEPCIONISTA

INICIOSolicitar envío de fax a

recepcionista

Registrar datos en formulario

de control de fax

Enviar documento

FIN

91

ANEXOS

ANEXO 1 – REGISTRO DE LLAMADAS INTERNACIONALES

FECHA HORA TELÉFONO PAÍS PARA EMPRESA CUENTA

CONTABLE PROYECTO

ANEXO 2 – REGISTRO DE LLAMADAS A CELULARES

FECHA HORA TELÉFONO PARA EMPRESA CUENTA

CONTABLE PROYECTO

ANEXO 3 – REGISTRO DE FAXES ENVIADOS

FECHA HORA FAX PAÍS DESTINATARIO EMPRESA DE #

HOJAS

CUENTA /

PROYECTO

92

CORREO ELECTRÓNICO (A-5)

Mejorar la eficiencia en el flujo de información, minimizar costos.

ALCANCE

Establecer las personas que por la naturaleza de su trabajo necesitan contar

con una dirección de correo electrónico personalizada y centralizar en una

dirección específica la información para el resto del personal.


1. Realizar la conexión a Internet

2. Ingresar al e-mail

3. Enviar y recibir mensajes

4. Archivar electrónicamente todos los mensajes

5. Desconectarse de la red

6. Imprimir los mensajes que se consideran importantes, los otros

desechar, para evitar sobrecargar la computadora

93


ESCUELA DE ESPAÑOL





ADMINISTRATIVOS

.

SUBPROCESO: CORREO ELECTRÓNICO (A-5)

INICIO

Iniciar conexión a Internet

USUARIO

Ingresar al email

Enviar/Leer mensajes.

Archivar Electrónicamente

mensajes en email

Desconectarse de la red.

Se requiere

imprimir

mensaje?

Imprimir FIN

SI

NO

94

CORRESPONDENCIA (A-6)

Controlar y hacer seguimiento de toda la correspondencia enviada y

recibida.

ALCANCE

La persona encargada de mantener el registro de entrada y salida de la

correspondencia y la persona responsable de la distribución de la

correspondencia enviada.


ELABORACIÓN Y CONTROL CORRESPONDENCIA ENVIADA:

1. Elaboración de la correspondencia en papel membretado.

2. Numerar correspondencia elaborada de acuerdo a registro de

numeración de correspondencia, tanto cartas como memos. (Formato

1).

3. Entrega de la copia de correspondencia elaborada para archivo y

original para su distribución. Y firmada por la persona que recibe.

4. La persona encargada del manejo de la correspondencia debe organizar

el despacho de la misma usando la Hoja de Ruta y enviarla con el

responsable de su distribución.

REGISTRO DEL INGRESO DE CORRESPONDENCIA:

1. La persona encargada del manejo de la correspondencia debe registrar

los documentos que llegan en el formulario correspondiente.

2. Esa persona debe distribuir la correspondencia a los interesados.

3. La persona que recibe la correspondencia debe clasificarla, y, de ser el

caso, entregar copia a la persona encargada del archivo.

4. La persona del archivo debe considerar Pr-A1

95


ESCUELA DE ESPAÑOL





ADMINISTRATIVOS

.

SUBPROCESO: CORRESPONDENCIA (A-6)

INICIOElaborar correspondencia en

papel membretado.

Numerar correspondencia.

Coordinar con persona

encargada la entrega de la

correspondencia.

FIN

CORRESPONDENCIA ENVIADA:

INGRESO DE CORRESPONDENCIA:

RECEPCIONISTA

RECEPCIONISTA

INICIO

Registrar documentos que

llegan en formulario

correspondiente

Distribuir correspondencia a

destinatarios.

Considerar normas del

Subproceso A-1

FIN

Entregar correspondencia

para envío y guardar copia en

archivo.

Fotocopiar correspondencia y

archivarla.

ENCARGADO DE

CORRESPONDENCIA

96

ANEXOS

ANEXO 1 – FORMATO 1 DE CORRESPONDENCIA

CONTROL DE MEMOS ENVIADOS

No. Fecha De Para Institución Asunto

97


98


99

FOTOCOPIAS (A-7)

Mantener control en el gasto en copias de la oficina y distribuir en proyecto

correspondiente.

ALCANCE

Cada miembro de la organización que tiene acceso a copias, que debe

identificar el proyecto al que pertenece.


1. La persona interesada sacará las copias que necesita.

2. Registrar el número de copias y el proyecto al que afecta.

3. A fin de mes la persona responsable pasará un reporte por proyectos a

Contabilidad.

4. Además pasará el reporte de copias personales, para los descuentos de

nómina correspondientes.

5. Contabilidad coteja el reporte presentado con la factura del contrato del

servicio de copiadora y a elaborar los descuentos de nómina

6. En Contabilidad también deberá llevarse el control de vigencia del

contrato de servicio de copiadora

100


ESCUELA DE ESPAÑOL





ADMINISTRATIVOS

.

SUBPROCESO: FOTOCOPIAS (A-7)

INICIO

Fotocopiar documentos

necesarios.

DEPARTAMENTO

USUARIO

DEPARTAMENTO

CONTABILIDAD

Registrar el número de copias

y el proyecto al que se afecta.

Copias

Proyectos?

Pasar el Departamento de

Recursos Humanos para

descuentos por Nómina.

NO

Realizar el cargo respectivo al

Proyecto indicado.

SI

FIN

Totalizar número de copias

mensuales, y pasar a

Contabilidad.

Verificar cuadro mensual de

control con factura del

proveedor de servicio.

101

ANEXOS

ANEXO 1 – CONTROL DE COPIAS

ANEXO 2 – RESUMEN MENSUAL

102

USO DE EQUIPOS (A-8)

Control y mantenimiento de todos los equipos.

ALCANCE

Todos los miembros de la organización deben usar correctamente los

equipos con los que cuentan para su trabajo, con el fin de mantenerlos en

perfectas condiciones. Sin embargo, es necesario que se delegue la función

de controlar y mantener equipos en una de las posiciones administrativas

para que se encargue específicamente de esto.

POLÍTICAS

La empresa designará a un funcionario para que se responsabilice por

los equipos, su buen funcionamiento y su mantenimiento. La persona

encargada debe contratar una empresa que realice mantenimientos

programados (trimestrales o semestrales) a los equipos de la empresa.

Se requiere de la autorización de la jefatura o gerencia para el

mantenimiento.

En caso de necesidad de reparación de los equipos, el encargado debe

realizar la debida requisición, así como cumplir con Pr. A2,

Adquisición de Bienes y Servicios, en cuanto a montos y

autorizaciones para luego canalizar el pago.

Se recomienda controlar los servicios a través de una sola empresa

tanto para mantenimiento, como para la reparación de los equipos


1. La persona que solicita el equipo debe llenar el formulario y entregar al

administrador de equipos con la correspondiente autorización.

103

2. Se realiza la entrega previa constatación de su buen funcionamiento.

Una vez entregado el equipo, este pasa a ser responsabilidad de la

persona que lo va a usar.

3. El momento de la devolución del equipo, el encargado debe constatar

su buen funcionamiento y firmar el formulario de recepción.

4. En caso de daños, el encargado debe reportar por escrito a Gerencia.

5. La Gerencia es la encargada de delinear las acciones a seguir.

104


ESCUELA DE ESPAÑOL





ADMINISTRATIVOS

.

SUBPROCESO: EQUIPOS (A-8)

INICIOLlenar formulario y entregar

autorizado.

Realizar constatación de

bienes a entregar con el

usuario solicitante.

Llevar control del buen estado

y funcionamiento de bienes.

USUARIO

SOLICITANTE

GERENCIA

FIN

Notificar a Gerencia.

ENCARGADO DE

BIENES

Firmar formulario de cargo de

responsabilidad de bienes

Bien necesita

mantenimiento?

SI

Tomar decisiones de

mantenimiento y cargo del

costo

Proceder según instrucciones

de Gerencia

105

ANEXOS

ANEXO 1 – ENTREGA DE EQUIPOS

106

GUARDIANÍA (A-9)

Proteger los recursos físicos y humanos.

ALCANCE

Personal de Recursos Humanos encargado y la empresa de seguridad

contratada.

POLÍTICAS

El personal de guardianía debe controlar el ingreso y salida de

personas y mantiene las instalaciones correspondientes.

Considerar las siguientes recomendaciones:

o Tener un solo sitio de acceso, en donde debe encontrarse el

guardia.

o Tarjetas de Identificación tanto para el personal, como para

los visitantes.

o Rotación del personal de seguridad.


1. Solicitar autorización de ingreso a persona que va a ser visitada.

2. Solicitar documento de identificación.

3. Registrar el nombre de la persona y la hora de ingreso.

4. Permitir el acceso de la persona a la institución.

5. Devolver el documento de identificación.

6. Registrar hora de salida.

107


ESCUELA DE ESPAÑOL





ADMINISTRATIVOS

.

SUBPROCESO: GUARDIANÍA (A-9)

INICIO

Solicitar autorización de

ingreso de visitante a persona

a ser visitada.

GUARDIA

Solicitar documento de

identificación a visitante.

Registrar nombre y hora de

ingreso de visitante.

Permitir acceso al visitante.

Devolver documento a

visitante.

Registrar hora de salida de

visitante.

FIN

108

COMPRA DE ACTIVOS FIJOS (F-1)

Establecer un procedimiento que permita a todos los empleados conocer los

requisitos y pasos necesarios para la compra de bienes que serán registrados

como Activos Fijos.

ALCANCE

Es responsabilidad de todos los empleados que intervengan en el proceso

de compras cumplir y hacer cumplir este procedimiento.

POLÍTICAS

De acuerdo a los establecido por la ley, el tiempo de vida útil de los

bienes será:

o Edificios: 20 años

o Maquinaria: 10 años

o Muebles y Enseres: 10 años

o Vehículos: 5 años

o Eq. Computación: 5 años


2. Para poder gestionar la compra de un Activo Fijo, se deberá cumplir

con el procedimiento establecido en el Procedimiento de compras

(A2), y contar con todas las firmas de aprobación necesarias.

3. Una vez efectuada la adquisición, se debe incluir este activo en el

inventario de Activos Fijos, en donde se incluya un código, la fecha de

adquisición, la descripción del activo y su valor de compra.

4. El activo debe ser identificado con un adhesivo en el cual conste su

código.

5. En base al inventario de Activos Fijos se debe efectuar la depreciación

anual de los mismos, de acuerdo a lo establecido por las Normas de

Contabilidad Generalmente Aceptadas.

109


ESCUELA DE ESPAÑOL




Página: 1 de 1MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Y

CONTABLES

SUBPROCESO: ACTIVOS FIJOS (F-1)

INICIODEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

Registrar el activo fijo en el

sistema.

Realizar depreciación de

activos fijos anualmente

según lo estipulado en las

políticas de la organización.

FIN

Subproceso de Compra

de bienes.

Codificar el activo fijo.

110

CONTRATACIÓN DE SEGUROS (F-2)

Mantener asegurados los Activos Fijos ante posibles contingencias.

ALCANCE

Área Administrativa, persona encargada del control de Activos Fijos.

POLÍTICAS

Todos los muebles, equipos de oficina, tanto los electrónicos, de

campo, etc. Deben estar debidamente protegidos por pólizas de

seguro contra robo, incendio, inundaciones y desastres naturales.

Para ello se debe controlar que sean contratados los seguros que se

requieran para cubrir adecuadamente los riesgos implícitos en el

desarrollo de las operaciones de la organización.

Se llevará un registro de los seguros contratados por la entidad que

permita controlar sus vencimientos y cobertura, y facilitar la

oportuna renovación de los mismos.

Las pólizas y documentos relacionados con los seguros contratados

serán adecuadamente archivados y custodiados para evitar

perjuicios en la renovación, reclamos y demás servicios que se

procesen.

Los vehículos, sus extras y herramientas deben estar cubiertos por

una póliza de seguro contra todo riesgo.


11. La persona encargada de la administración de los seguros debe

verificar y llevar un control de todos los bienes asegurables.

111

12. Una vez verificados los bienes se debe proceder a buscar la empresa

que mejor cotización presente en función de la cobertura y calidad

necesarias.

13. Una vez contratada la compañía aseguradora, se debe llevar un registro

de los seguros contratados que permita controlar sus vencimientos y

coberturas y facilitar la oportuna renovación de los mismos.

14. La persona encargada de los seguros debe llevar un adecuado archivo

de las pólizas y documentos relacionados con los seguros contratados y

debe ser el custodio de los mismos para evitar perjuicios en las

renovaciones, reclamos y demás.

15. En adición a la contratación de seguros, se deben tomar las medidas de

seguridad básicas para el funcionamiento “ordinario” de una oficina.

112


ESCUELA DE ESPAÑOL





CONTABLES

SUBPROCESO: SEGUROS (F-2)

INICIOENCARGADO DE

ADMINISTRACIÓN DE

BIENES

Cotizar con aseguradoras el

respectivo servicio de

aseguramiento de los bienes

Realizar contrato estipulando

detalles de bienes, coberturas,

etc.

FIN

Contratar a la empresa que

mejores precios y opciones

presente.

Llevar control de todos los

bienes asegurables.

Llevar un control y custodia de

las pólizas respectivas.

Coordinar medidas de

seguridad para el cuidado de

los bienes de la organización.

113

FONDOS Y BANCOS (F-3)

Establecer el adecuado uso y control de los fondos de la Empresa.

ALCANCE

Es responsabilidad de la Administración Financiera el cumplir y hacer

cumplir los procedimientos y límites establecidos.


7. El encargado del manejo de los fondos debe realizar un estudio de

todas las opciones de bancos en las que pueda mantener La Empresa

sus cuentas.

8. El encargado debe mantener un archivo para su control.

9. Para la emisión y pagos de cheques se debe asignar a las personas

encargadas de las firmas y establecer los montos máximos para las

correspondientes firmas.

10. Una vez que es emitido el cheque, las personas encargadas de firmarlo

deben revisar los soportes del mismo y firmar tanto el cheque como su

respectivo comprobante de egreso.

11. Una vez firmado el cheque se lo entrega al beneficiario en el horario de

pagos establecido por la Empresa, y se archivan documentos soporte

en la carpeta respectiva.

12. Al finalizar cada mes el encargado del manejo de los fondos debe

realizar una conciliación bancaria y entregarla a contabilidad para su

revisión y control.

114


ESCUELA DE ESPAÑOL





CONTABLES

SUBPROCESO: BANCOS (F-3)


FINANZAS

Llevar un archivo de control.

Realizar conciliación bancaria

y entregar a Contabilidad.

FIN

Asignar personas

responsables de emisión y

pagos de cheques.

Verificar bancos en los que la

Asociación pueda mantener

cuentas.

Validación de datos del

cheque antes de firmarlo

ENCARGADO DE

CHEQUES

Firmar el cheque

Entregar cheque a beneficiario

y archivar documentos.

DEPARTAMENTO DE

FINANZAS

115

EMISIÓN Y PAGO DE CHEQUES (F-4)

Establecer un procedimiento para la emisión de cheques.

ALCANCE

Área Administrativa Financiera.

POLÍTICAS

Los pagos deben estar previstos en el presupuesto general.

Todos los pagos deben realizarse contra la presentación de la

factura otorgada por el proveedor, misma que debe estar

debidamente revisada y autorizada por el Departamento de

Contabilidad.

Todas las facturas deben ser originales, claramente detalladas, sin

rasgos de alteración o adulteración y deben contar con todos los

requisitos que exige la Ley de Facturación.

Se debe asignar un día exclusivo para realizar los pagos.

Los cheques únicamente deben ser tramitados mediante orden de

cheque, en la que debe constar las firmas de autorización

correspondientes y las cuentas contables a las que afecta.

Todos los comprobantes, ya sea de ingreso o de egreso, deben

contar con firmas de responsabilidad y la revisión correspondiente.

Una vez realizados los cheques, deben ser revisados y autorizados

para pasar a firma.

116


4. Las personas que por la naturaleza de su trabajo comprometen los

fondos de la empresa, deben entregar las facturas al encargado dentro

del Área de Contabilidad para su revisión.

5. La persona de Contabilidad ingresa las facturas al sistema: datos de la

factura, retenciones, cuentas a las que afecta.

6. Las facturas son aprobadas por el Supervisor del Departamento de

Contabilidad.

7. Las facturas aprobadas pasan al Área Financiera para la respectiva

emisión de cheques.

8. Al emitir los cheques, éstos deben ser firmados por las personas

autorizadas.

9. Se procede al pago en el horario fijado.

10. Se archivan los documentos firmados por el proveedor en “Recibí

Conforme” del beneficiario.

117


ESCUELA DE ESPAÑOL





CONTABLES

SUBPROCESO: CHEQUES (F-4)

INICIODEPARTAMENTO

USUARIO

Archivar documentos con el

respectivo “Recibí conforme”

FIN

Ingresa facturas al sistema

(llena todos los datos)

Entregar facturas previamente

verificadas al área de

Contabilidad.

Obtener aprobación del

Supervisor de Contabilidad

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

Remitir facturas a Finanzas.

Emitir cheques para pago de

facturas.

DEPARTAMENTO DE

FINANZAS

Obtener firma de personas

autorizadas.

Entregar cheque a beneficiario

(según horario fijado)

118

CONTROL Y MOVIMIENTOS DE CAJA CHICA (F-5)

Establecer un adecuado uso y control de fondos que sirven para cubrir

gastos cuyo monto y naturaleza de urgente no ameriten la emisión de un

cheque.

ALCANCE

Este procedimiento debe ser acogido por todos los empleados que hacen

uso del fondo. Es responsabilidad de la Administración Financiera el

cumplir y hacer cumplir los procedimientos y límites establecidos.

POLÍTICAS

Se puede escoger tener una sola caja chica o tener una por cada

Departamento, todo depende de la estructura de la Empresa y como

se logra mayor agilidad y eficiencia en su funcionamiento.

Se debe determinar el monto de caja chica en base al movimiento

mensual de gastos previstos como urgentes y de montos bajos.

Todos los vales provisionales deben ser liquidados en un tiempo

máximo de 48 horas.

No se exigirá recibo en casos de movilización local y otros casos

muy excepcionales siempre que vayan autorizados por el Gerente

Departamental.


7. La persona que requiera de efectivo solicitará al responsable o custodio

del fondo un “Vale provisional” de Caja Chica indicando el motivo del

119

gasto. Este documento no sirve como soporte del reporte de Caja

Chica.

8. El solicitante entrega el vale firmado al custodio de la caja y recibe los

fondos requeridos.

9. Al efectuar la compra, entregará al custodio la factura o nota de venta

equivalente al monto solicitado, caso contrario devolverá el excedente

o reclamará el faltante. Todos los vales provisionales deben ser

liquidados en un tiempo máximo de 48 horas.

10. El responsable del fondo debe exigir que la factura cumpla con todos

los requisitos de ley. No se exigirá recibo en casos de movilización

local y otros casos muy excepcionales siempre que vayan autorizados

por el Gerente Departamental.

11. Una vez que el fondo haya sido gastado en un 80%, su custodio

solicitará el reembolso respectivo, a fin de que el fondo no sufra de

iliquidez. Para cumplir este paso, el custodio requiere llenar un

formulario de “Reposición de Caja Chica”.

12. Este reporte será entregado al Departamento de Contabilidad para su

revisión (soportes legales, retenciones)

13. Una vez aceptado por Contabilidad pasa a Finanzas para la elaboración

del cheque por el monto total de los recibos presentados, siempre y

cuando no existan discrepancias.

14. El cheque es entregado al custodio de Caja Chica.

15. El reporte de caja vuelve nuevamente a Contabilidad para su ingreso al

sistema.

16. Un empleado de Contabilidad hará el respectivo arqueo de Caja Chica

al inicio de cada mes, dejando la constancia escrita respectiva.

17. En caso de existir un faltante, será reportado al Gerente de División, y

se procederá al cobro del mismo al empleado custodio del fondo.

120


ESCUELA DE ESPAÑOL





CONTABLES

SUBPROCESO: CAJA CHICA (F-5)

INICIOUSUARIO

FIN

Recibir vale firmado y entregar

fondos.

Solicitar al Custodio del Fondo

un vale provisional indicando

el motivo de gasto.

Entregar/Recibir diferencia de

efectivo en base a valor de

factura soporte

CUSTODIO DE CAJA

CHICA

Realizar reposición de fondo,

llenar formulario de

“Reposición de caja chica”

Verificar soportes.

DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD

Autorizar reposición

Entregar cheque a custodio.

Realizar compra

(solicitar factura soporte)

Verificar legalidad de

documentos soporte del

gasto.

DEPARTAMENTO DE

FINANZAS

Registro en el sistema

Recibir cheque y reponer

fondo.

121

ANEXOS

ANEXO 1 – REPORTE DE CAJA CHICA

REPORTE DE CAJA CHICA

Fecha: __________ No. ________

Fecha Concepto Debe Haber

TOTAL: __________ __________

Monto fondo: __________

Saldo: __________

Firma Firma Firma

Responsable Contabilidad Finanzas

____________ ___________ ____________

122

ANEXO 2 – ARQUEO DE CAJA CHICA

ARQUEO DE CAJA CHICA

Fecha: __________ No. ________

Cantidad Monto

Billetes: $10 _______ $ ______

$ 5 _______ $ ______

$ 1 _______ $ ______

Monedas: $ 1 _______ $ ______

$ 0,50 _____ $ ______

$ 0,25 _____ $ ______

$ 0,10 _____ $ ______

$ 0,05 _____ $ ______

$ 0,01 _____ $ ______

TOTAL EFECTIVO: $__________

MONTO EN RECIBOS: $ _________

TOTAL $ _________

Monto fondo: __________

Diferencia: __________

Firma conformidad Firma

Responsable Responsable arqueo

____________ ____________

123

EL PAGO DE IMPUESTOS (F-6)

Establecer procedimientos para el pago oportuno y completo de los

impuestos al Estado (Fisco).

ALCANCE

Área Administrativa Financiera y representante legal de la empresa.

POLÍTICAS

IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA): grava al valor de

la transferencia de dominio o la importación de bienes muebles de

naturaleza corporal, en todas sus etapas de comercialización, y al

valor de los servicios prestados.

Lo sujetos pasivos del IVA presentarán mensualmente una

declaración por las operaciones gravadas con el impuesto,

realizadas dentro del mes calendario inmediatamente anterior.

Los sujetos pasivos que exclusivamente transfieran bienes o

presten servicios gravados con tarifa cero o no gravados,

presentarán una declaración semestral de dichas transferencias.

IMPUESTO A LA RENTA: Recae sobre la renta que obtengan

las personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades

nacionales o extranjeras.

Para efectos de este impuesto se considera renta:

1. Los ingresos de fuente ecuatoriana obtenidos a título

gratuito u oneroso, bien sea que provengan del trabajo,

del capital o de ambas fuentes, consistentes en dinero,

especies o servicios; y,

2. Los ingresos obtenidos en el exterior por personas

naturales ecuatorianas domiciliadas en el país o por

sociedades nacionales.

124

El sujeto activo de este impuesto es el Estado, que lo administra a

través del SRI. Son sujetos pasivos del impuesto a la Renta, es

decir, los contribuyentes que están obligados a pagarlo, las

personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades

nacionales o extranjeras, domiciliados o no en el país, que

obtengan ingresos gravados.

La base imponible o base de cálculo del impuesto a la renta está

constituida por la totalidad de los ingresos ordinarios y

extraordinarios gravados con el impuesto, menos las devoluciones,

descuentos, costos, gastos y deducciones, imputables a tales

ingresos.

Ingresos de extranjeros no residentes: Los ingresos obtenidos por

personas naturales extranjeras que no tengan residencia en el país,

por servicios ocasionalmente prestados en el Ecuador, satisfarán la

tarifa única de 25% sobre la totalidad del ingreso percibido. La

retención la efectuará el ente pagador.

La tabla de impuesto a la renta para personas naturales, bajo

relación de dependencia se aplicará a los trabajadores en base a la

actualización anual de la misma que publica el SRI

Para sociedades:

a) Sociedades: Las sociedades calcularán el impuesto causado

aplicando la tarifa del 15% sobre el valor de las utilidades que

reinviertan en el país y la tarifa del 25% sobre el resto de

utilidades. Deberán efectuar el aumento de capital por lo menos

por el valor de las utilidades reinvertidas perfeccionándolo con

la inscripción en el respectivo Registro Mercantil hasta el 31 de

diciembre del ejercicio impositivo posterior a aquel en el que se

generaron las utilidades materia de reinversión. De no

125

cumplirse con esta condición la sociedad deberá proceder a

presentar la declaración sustitutiva en la que constará la

respectiva re liquidación del impuesto, sin perjuicio de su

facultad determinadora. Si en lo posterior la sociedad redujere

el capital, se procederá re liquidar el impuesto

correspondiente.

b) Empresas petroleras: Las utilidades que obtengan los

contratistas de prestación de servicios para la exploración y

explotación de hidrocarburos estarán sujetas al pago del

Impuesto a la Renta de conformidad con la tarifa única del

44,4%. En caso de inversiones de utilidades en el país, esta

tarifa se reducirá al 25% sobre los montos reinvertidos.

Las sucesiones indivisas, es decir, aquellas que no han sido

objeto de partición entre os herederos, deberán el impuesto

aplicando la misma tabla y tarifas que las personas naturales.

c) Herencias, legados y donaciones: Respecto de las herencias,

legales donaciones, cada uno de los beneficiarios de estos

ingresos pagará una tarifa única del 5% sobre el excedente de

la fracción básica no gravada del Impuesto a la Renta de

personas naturales ($6.200.-)

126

RETENCIONES EN LA FUENTE

1%: a) Transferencia de bienes muebles de naturaleza

corporal.

b) Los que realicen las empresas emisoras de tarjetas de

crédito a sus establecimientos afiliados.

c) Arrendamiento mercantil

d) Aquello efectuados por concepto del servicio de

transporte privado de pasajeros o transporte público o

privado de carga, prestado por personas naturales o

sociedades.

e) Los pagos realizados a medios de comunicación.

f) Otras retenciones aplicables el 1%

2% a) Servicios predomina la mano de obra

b) Servicio entre Sociedades

c) Otras retenciones aplicables al 1%

8%: a) Servicios predomina el intelecto

b) Por pagos realizados a notarios y registradores de la

propiedad o mercantiles

c) Honorarios a personas naturales que presten servicios

de docencia

d) Por otras remuneraciones a deportistas, entrenadores,

cuerpo técnico, etc.

e) Arrendamiento de bienes inmuebles

f) Otras retenciones aplicados el 8%

10%: a) Honorarios a personas naturales que presten servicios

relacionados a su profesión

b) Anticipo a dividendos de personas naturales

domiciliadas en el Ecuador

25%: a) Sin convenio de doble tributación intereses y costos

financieros por financiamiento de proveedores externos.

127

b) Sin convenio de tributación por otros conceptos.


1. La persona que emite los cheques recibe facturas y cuadro de detalle de las

mismas, ya sea de Excel, o como información que arroja el sistema

2. Al emitir el cheque debe realizarse el correspondiente comprobante de

retención IVA y renta e ingresar el número de comprobante en el cuadro

de detalle.

3. Al cancelar el cheque se debe entregar el comprobante de retención.

4. Al final de cada mes la persona encargada debe cotejar el cuadro de

detalle con los comprobantes físicos.

5. Llenar Formulario correspondiente.

6. Procede a declarar y pagar impuestos.

128


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CONTABLES

SUBPROCESO: IMPUESTOS (F-7)


CONTABILIDAD

Emitir comprobantes de

retención cada vez que se

registra un pago.

Declarar y pagar impuestos

FIN

Entregar comprobantes de

retención junto con cheques.

Realizar cuadre de facturas y

cheques en el sistema.

Realizar conciliación entre

sistema y documentos de

retención.

Llenar formulario de

Impuestos correspondiente.

129

INVERSIONES (F-7)

Establecer un mecanismo para optimizar la utilización de los excedentes

mensuales de los recursos monetarios.

ALCANCE

Encargado de la gestión de inversiones, en este caso el Contador de la

organización.


1. Preparar mensualmente un flujo de fondos que tenga en cuenta la

disponibilidad real de recursos y las erogaciones necesarias para

cumplir con la programación y cronograma previstos para el desarrollo

de los planes operativos.

2. Cuando el desenvolvimiento de las operaciones arroje excedentes

temporales de dinero, en lo posible éstos deberán ser invertidos

consultando diversas operaciones financieras.

3. La decisión de inversión será debidamente aprobada siguiendo los

lineamientos trazados en el Manual de Autorizaciones.

4. Se controlará que se acaten las políticas de la entidad en lo que a

inversión de excedentes y protección de sus activos se refiere. La

inversión de los dineros se realizará en papeles y documentos de valor

que estén debidamente respaldados y ofrezcan plena seguridad y

confianza y también deberá tomarse los seguros necesarios para

garantizar el manejo de dichos fondos.

5. Los intereses generados por la inversión financiera de recursos

inactivos deben incorporarse a los presupuestos, flujos, fondos y

registro contable correspondiente.

6. Elaboración de un informe mensual que incluya el movimiento de los

fondos de la empresa y una relación detallada de las inversiones que se

encuentran vigentes y aquellas recuperándose

130


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CONTABLES

SUBPROCESO: INVERSIONES (F-7)


FINANZAS

SI

Realizar informe mensual que

incluya movimiento de los

fondos de la Asociación.

FIN

Investigar opciones de

inversión del excedente.

Preparar mensualmente el

Flujo de fondos.

Obtener aprobación de

inversión del excedente

temporal.

Incluir intereses ganados por

inversión en presupuestos y

Flujos de Efectivo.

Excedentes

temporales de

efectivo?

FINNO

131

CUENTAS POR PAGAR (F-8)

Establecer un procedimiento que permita a todos los empleados conocer el

flujo, requisitos y otros elementos necesarios para el pago de un buen

servicio, optimizando tiempo y recursos.

ALCANCE

Es responsabilidad de todos los empleados que intervengan en el proceso

de compras de bienes y servicios el cumplir y hacer cumplir este

procedimiento.


1. Una vez que Contabilidad reciba las facturas con las notas de

recepción respectivas se procede a revisar que:

Los soportes estén completos

Las facturas cumplan con los requisitos de la Ley de

Control Interno (Detalle 1)

Niveles de aprobación

Operaciones aritméticas

Aplicación contable

Si éstos no se cumplen, la factura debe ser devuelta a la

persona que la tramitó.

2. La persona encargada del control de cuentas por pagar debe realizar el

siguiente proceso:

Ingreso de la factura al sistema o registro de facturas en Excel.

Validar lo ingresado

Envío de facturas a la Administración Financiera para emisión de

cheque y retenciones.

132

3. La persona encargada de las cuentas por pagar debe verificar los

siguientes requisitos para proceder a registrar una cuenta por pagar.

Orden de Compra

Nota de Recepción del sistema o escrita

Factura

Orden de cheque

Para tramitar un anticipo se deben cumplir los dos primeros requisitos.

Excepción: No ingresar al sistema o a Excel valores cancelados por

caja chica, porque son contabilizados el momento de contabilizar la

reposición de caja chica.

4. El sistema o archivo en Excel deberá calcular días de vencimiento de

cada factura en base a términos de pago ingresados según proveedor y

fecha de recepción del bien o servicio.

5. Luego de que se ha verificado el cumplimiento de los puntos

anteriores, se entrega todas las facturas a la persona que emite los

cheques para el pago.

6. La persona que emite los cheques selecciona los pagos a realizar en

base a la política de pago. Una vez que se ha emitido el cheque, todos

los soportes deben sellarse con “Cancelado”.

7. Se emitirán los cheques y las retenciones conforme el control de pagos

lo determine.

8. Entregar todos los cheques al personal encargado del control interno

para revisión.

9. Luego, si no ha habido observaciones, se recogerá las firmas

autorizadas de acuerdo a lo estipulado en las “Políticas de firmas

autorizadas”.

10. Una vez que el cheque es entregado a beneficiario, será archivada la

orden de pago con todos los soportes ( a excepción de pagos a

empleados que se sugiere se archive en una carpeta separada de

manera secuencial ).

133

11. El Área Administrativa Financiera emitirá y revisará mensualmente un

reporte de todos los proveedores autorizados y las condiciones de pago

que han sido ingresados al sistema (o Excel) en ese período.

12. En el caso especial de Reembolso de gastos de viaje a empleados, una

vez contabilizada la Relación de Gastos en Contabilidad, ésta pasa a la

persona encargada para su ingreso en el “Cuadro de detalle de cuentas

por pagar” para la respectiva emisión del cheque.

13. El cheque y el pago al empleado se harán en un plazo máximo de 15

días posteriores a la presentación de su relación de gastos de viaje.

134


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CONTABLES

SUBPROCESO: CUENTAS POR PAGAR (F-8)


CONTABILIDAD

SI

Emitir los cheques en base a

políticas de pago.

FIN

Ingresar facturas al sistema.

Verificar facturas, soportes y

aprobaciones.

Calcular días de vencimiento

de cada factura por medio del

sistema.

Entregar facturas a Finanzas

para emisión de cheques.

Correcto?

FIN

NODevolver al Departamento

Usuario.

DEPARTAMENTO DE

FINANZAS

CONTROL INTERNO

Generar comprobantes de

retención

Revisar cheques y

documentos correctos.

Obtener firma en cheques

Pagar al beneficiario según

política de pagos.

135

ANEXOS

ANEXO 1 – REQUISITOS DE LEY PARA LAS FACTURAS

Nombre y apellidos o Razón social del emisor

Domicilio del emisor

Número de RUC del emisor

Denominación del comprobante de venta

Numeración secuencial pre impresa

Fecha de emisión del documento

Razón social del usuario o comprador.

RUC del comprador

Pie de imprenta del establecimiento gráfico

Descripción del bien transferido

Cantidad del bien transferido y peso en su caso

Precio unitario

Valor total del comprobante

Importe total de los bienes o servicios comprados,

discriminando IVA tarifa 12% ó 0%

Base imponible sobre la que se calcula el IVA

Importe IVA

Sin enmendaduras o borrones

Autorización del SRI otorgado al vendedor para emitir facturas.

136

REGISTROS CONTABLES (F-9)

Establecer un proceso de registros contables para obtener estados

financieros precisos y confiables.

ALCANCE

La persona encargada de la contabilidad y todos los funcionarios que por

la naturaleza de las actividades que realizan deben solicitar y suministrar

información al área contable financiera.

PROCESOS

Registro de Ingresos:

Los fondos recibidos deben ingresar a la cuenta bancaria de la

empresa.

La validación de los ingresos es entregado a Contabilidad con detalle

de fondos recibidos (Formato 1).

Contabilidad verifica información del documento y registrará la

transacción.

Registro de Egresos

Todo desembolso quedará registrado en un comprobante de egreso que

tendrá numeración consecutiva pre impresa (Formato 2)

B1 Pago a proveedores

Comprobar que las cifras presentadas en facturas estén correctas y

documentos soporte debidamente autorizados

Contabilidad registrará la erogación directamente del gasto y otras

cuentas que afecte.

137

ANEXOS

ANEXO 1 – COMPROBANTE DE INGRESO

COMPROBANTE DE INGRESO

Fecha: __________ No.

________

Por US$ __________

Recibimos de:

_________________________________________________

La cantidad de:

________________________________________________

Por concepto de:

_______________________________________________

Efectivo Cheque

Cheque No. Cta. Cte. Banco Valor Fecha

________ ________ _________ ________ ________

________ ________ _________ ________ ________

________ ________ _________ ________ ________

Firma A contabilizar: ___________

Cajero ___________

________ ___________

138

ANEXO 2 – COMPROBANTE DE EGRESO

COMPROBANTE DE EGRESO

Fecha: __________ No.

________

Por US$ __________

Beneficiario:

___________________________________________________

La suma de:

____________________________________________________

Por concepto de:

_______________________________________________

Cheque No._______ Cta. Cte.______

Banco_____________

Firma Firma

Cajero Beneficiario

________ ___________

139

4.2 ASIENTOS CONTABLES POR PROCESOS

4.2.1 Asientos Procesos de Administración

El formato que se presenta a continuación será utilizado para realizar todos los procesos de administración en lo referente a las

transferencias que se lleven a cabo dentro de la empresa

Cuenta Descripción Debe Haber Cotización Debe MNE Haber MNE

1 0.0.0.00.00.00 BANCO XXX 1,00 XXX

1 0.0.0.00.00.00 BANCO XXX 1,00 XXX

TOTAL XXX XXX XXX XXX

Es Conforme: Visto Bueno Recibí

Conforme

____________

______

CONTADOR GERENTE C.I.:

Elaborado por:

BOLÍVAR EDUCATION S.A.MARISCAL FOCH E9-20 Y 6 DE DICIEMBRE

COMPROBANTE DE DIARIO 1791878906001 Fecha: 24/06/2011 Cotización 1,00

NOMBRE: Nº RET.:

N° DOCUMENTO: CONCEPTO:

140

4.2.2 Asientos Procesos de Ventas

Para realizar el proceso de venta para la cancelación y abono de factura dentro de la empresa se utilizara el siguiente formato

CeCo. Cuenta Descripción Debe Haber Cotización Debe MNE Haber MNE

1 0.0.0.00.00.00 XXXXX XXX 1,00 448,82

1 0.0.0.00.00.00 BANCO XXX 1,00 448,82

TOTAL XXX XXX 448,82 448,82


Conforme

____________

______



COMPROBANTE DE INGRESO1791878906001 Fecha:

Cotización 1,00

NOMBRE: Nº RET.:


Elaborado por:

141

Para realizar el proceso de venta para los depósitos dentro de la empresa se utilizara el siguiente formato


1 0.0.0.00.00.00 XXXXX XXX 1,00 XXX

1 0.0.0.00.00.00 BANCO XXX 1,00 XXX



Conforme

____________

______


Elaborado por:


COMPROBANTE DE INGRESO1791878906001 Fecha:

Cotización 1,00

NOMBRE: Nº RET.:


142

4.2.3 Asientos Proceso de Operación

Para realizar el proceso de operación para el pago de haberes y demás gastos dentro de la empresa se utilizara el siguiente formato


1 0.0.0.00.00.00 BANCO XXX 1,00 XXX

1 0.0.0.00.00.00 PUBLICIDAD XXX 1,00 XXX

1 0.0.0.00.00.00 HONORARIOS XXX XXX



Conforme

____________

______


CONCEPTO:

Elaborado por:


COMPROBANTE DE EGRESO1791878906001 Fecha:

Cotización 1,00

NOMBRE: Nº RET.:

N° DOCUMENTO:

143


1 0.0.0.00.00.00 BANCO XXX 1,00 XXX

1 0.0.0.00.00.00 SUELDOS POR

PAGAR

XXX 1,00 XXX

XXX



Conforme

____________

______


NOMBRE: Nº RET.:

N° DOCUMENTO: CONCEPTO: SUELDO MES 7 2011

Elaborado por:


COMPROBANTE DE EGRESO1791878906001 Fecha:

Cotización 1,00

144

4.3 PLAN DE CUENTAS

El plan de cuentas es sin lugar a dudas un medio auxiliar del sistema de

información contable que indica las cuentas que serán utilizadas en el proceso de

registración de las variaciones patrimoniales que producen los hechos

económicos, a los fines de mostrar la composición y magnitud del patrimonio,

seguidamente se describe el plan de cuenta de la empresa Bolívar Education S.A

Nº CÓDIGO CUENTA

1 1. ACTIVOS 2 1.1. ACTIVO CORRIENTE

3 1.1.1. INSTRUMENOS FINANCIEROS CORTO PLAZO

4 1.1.1.01 EFECTIVO Y EQUIVALENTES

5 1.1.1.01.01. FONDOS DISPONIBLES

6 1.1.1.01.01.01 CAJA CHICA

7 1.1.1.01.01.02 CAJA

8 1.1.1.01.01.03 BANCO PACIFICO

9 1.1.1.01.01.04 PACIFIC NATIONAL BANK

10 1.1.1.01.01.05 BANCO DE GUAYAQUIL

11 1.1.1.02 CUENTAS POR COBRAR

12 1.1.1.01.01 CUENTAS POR COBRAR CLIENTES NO RELACIÓN

13 1.1.1.01.01.01 CUENTAS POR COBRAR ESTUDIANTES

14 1.1.1.01.01.01.01 FACTURAS POR COBRAR ESTUDIANTES

15 1.1.1.01.01.01.02 PROVISIÓN PARA CUENTAS INCOBRABLES

16 1.1.1.01.01.02 CUENTAS POR COBRAR PROFESORES

17 1.1.1.01.01.02.01 REVELO SAYA

18 1.1.1.01.01.02.02 GUSTAVO GÓMEZ

19 1.1.1.01.01.02.03 CHASI MARIBEL

20 1.1.1.01.01.02.04 CELIN JENNY

21 1.1.1.01.01.02.05 PAREDES CARLOS

22 1.1.1.01.01.02.06 GUALOTUÑA GERMAN

23 1.1.1.01.01.02.07 SIGUENZA MERCEDES

24 1.1.1.01.01.02.13 CELIN EDITH

25 1.1.1.01.01.02.14 HIDALGO ANABEL

26 1.1.1.01.01.02.15 YUCAZA GERARDO

27 1.1.1.01.01.02.18 SANTIAGO CAIZA

28 1.1.1.01.01.02.22 EVELYN VERA

29 1.1.1.01.01.02.23 SARA TAPIA

30 1.1.1.01.01.02.24 ZULMA GUZMÁN

31 1.1.1.01.01.02.25 MARÍA NARCISA MOROCHO

145

32 1.1.1.01.01.02.26 PATRICIA JIMÉNEZ

33 1.1.1.01.03. CUENTAS POR VARIOS

34 1.1.1.01.03.01 VARIOS

35 1.1.1.02. CUENTAS POR COBRAR CLIENTES RELACIONADOS

36 1.1.1.02.01. SOCIOS Y EMPLEADOS

37 1.1.1.02.01.01 SOCIOS Y EMPLEADOS ANTICIPOS

38 1.1.1.02.01.02 SOCIOS Y EMPLEADOS PRESTAMOS

39 1.1.1.02.01.08 VERÓNICA VÉLEZ

40 1.1.1.02.02. COMPAÑÍAS RELACIONADAS

41 1.1.1.02.02.01 COLUMBUSTRAVEL POR COBRAR

42 1.1.1.02.02.02 HAUGAN CRUISES POR COBRAR LARGO PLAZO

43 1.1.1.02.02.04 CENTRO DE CAPACITACIÓN

44 1.1.1.02.02.06 FUNDACIÓN BOLÍVAR EDUCATION

45 1.1.1.02.02.07 PALMAZUL SCC POR COBRAR

46 1.1.1.02.02.08 SAN CLEMENTE PROPERTIES

47 1.1.1.02.02.09 CUENCA LANGUAGE SCHOOL

48 1.1.1.02.02.10 CUENCA LANGUAGE SCHOOL /PROFESORES

49 1.1.1.02.02.11 LUISA CÓRDOVA

55 1.1.2 IMPUESTOS

56 1.1.6.01.01. IMPUESTOS ANTICIPADOS

57 1.1.6.01.01.01 IMPUESTO A LA RENTA RETENCIÓN EN LA FUENTE

58 1.1.6.01.01.02 IMPUESTO A LA RENTA RETENCIÓN EN LA FUENTE

59 1.1.6.01.01.03 RETENCIÓN IVA 70%

60 1.1.6.01.01.04 IVA EN COMPRA DE BIENES / SERVICIOS

61 1.1.6.01.01.06 IVA EN COMPRA DE ACTIVOS FIJOS

62 1.1.6.01.01.07 CRÉDITO TRIBUTARIO IMPUESTO AL VALOR AGREGADO

63 1.1.6.01.01.08 ANTICIPO IMPUESTO A LA RENTA

64 1.1.6.01.01.09 SRI POR COBRAR

68 1.2. ACTIVO NO CORRIENTE

69 1.2.1. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

70 1.2.1.01. ACTIVO FIJO TANGIBLE

71 1.2.1.01.01 MUEBLES Y EQUIPOS

72 1.2.1.01.02 MUEBLES Y ENSERES

73 1.2.1.01.03 EQUIPO DE OFICINA

74 1.2.1.01.04 EQUIPO DE COMPUTACIÓN

75 1.2.2. DEPRECIACIÓN ACUMULADA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

76 1.2.2.01. DEPRECIACIÓN ACUMULADA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

77 1.2.2.01.01 MUEBLES Y EQUIPOS

1.2.2.01.02 MUEBLES Y ENSERES

78 1.2.2.01.03 EQUIPO DE OFICINA

79 1.2.2.01.04 EQUIPO DE COMPUTACION

146

80 1.2.3. DETERIORO ACUMULADO DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

81 1.2.3.01 DETERIORO ACUMULADO DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

1.2.3.01.01 MUEBLES Y EQUIPOS

1.2.3.01.02 MUEBLES Y ENSERES

1.2.3.01.03 EQUIPO DE OFICINA

1.2.3.01.04 EQUIPO DE COMPUTACION

83 1.2.4 INSTRUMENTOS FINANCIEROS DE LARGO PLAZO

84 1.2.4.01 CUENTAS POR COBRAR DE LARGO PLAZO

85 1.2.4.01.01. CLIENTES RELACIONADOS LARGO PLAZO

86 1.2.4.01.01.01 CUENCA LANGUAGES SCHOOL POR COBRAR L/P

87 1.2.4.01.01.02 CLIENTES NO RELACIONADOS LARGO PLAZO

88 1.2.4.01.01.03 VARIOS

65 1.2.5 OTROS ACTIVOS LARGO PLAZO

66 1.1.6.02.01. GARANTÍAS

67 1.1.6.02.01.01 GARANTÍA POR ARRIENDO LOCAL

90 2. PASIVOS 91 2.1. PASIVO CORRIENTE

92 2.1.1. PASIVO CORRIENTE

93 2.1.1.01. CUENTAS POR PAGAR NO RELACIONADOS CORTO PLAZO

94 2.1.1.01.01. FAMILIAS ANFITRIONAS POR PAGAR

95 2.1.1.01.01.01 FAMILIA PAREDES

96 2.1.1.01.02. PROFESORES POR PAGAR

97 2.1.1.01.02.01 ALEXANDRA DEL PILAR NÚÑEZ GALLARDO

98 2.1.1.01.02.02 MARIANA DE JESÚS PALAQUIBAY LIVIRUMBAY

99 2.1.1.01.02.03 ANA MERCEDES SIGUENZA ARMIJOS

100 2.1.1.01.02.04 JULIO CESAR PICO ROMO

101 2.1.1.01.02.05 CARLOS AUGUSTO PAREDES QUEVEDO

102 2.1.1.01.03 ACCIONISTAS Y RELACIONADOS CORTO PLAZO

103 2.1.1.01.03.01 KJETIL HAUGAN

104 2.1.1.01.03.02 COLUMBUS TRAVEL POR PAGAR LARGO PLAZO

105 2.1.1.01.03.03 HAUGAN CRUISES POR PAGAR LARGO PLAZO

106 2.1.1.01.03.04 CUENCA LANGUAGES SCHOOL

107 2.1.1.01.04. OTRAS CUENTAS X PAGAR

108 2.1.1.01.04.01 VARIOS

109 2.1.1.01.04.02 CUENTAS POR PAGAR BANCOS

110 2.1.1.02. OBLIGACIONES CON EL IESS POR PAGAR

111 2.1.1.02.01. IESS POR PAGAR

112 2.1.1.02.01.01 APORTE PATRONAL

113 2.1.1.02.01.02 APORTE PERSONAL

114 2.1.1.03. OBLIGACIONES CON EL SRI POR PAGAR

115 2.1.1.03.01. RETENCIÓN EN LA FUENTE POR PAGAR

116 2.1.1.03.01.01 IMPTO. A LA RENTA EN RELACIÓN DE DEPENDENCIA

147

117 2.1.1.03.01.02 RETENCIONES 1%

118 2.1.1.03.01.03 HONORARIOS Y COMISIONES 8%

119 2.1.1.03.01.04 POR SERVICIO DE TRANSPORTE PRIVADO 1%

120 2.1.1.03.01.05 RETENCIONES 2%

121 2.1.1.03.01.06 OTRAS RETENCIONES 8%

122 2.1.1.03.01.07 RETENCIÓN FUENTE 0% BIENES Y SERVICIOS

123 2.1.1.03.01.08 HONORARIOS Y COMISIONES 10%

124 2.1.1.03.02. IMPUESTO AL VALOR AGREGADO POR PAGAR

125 2.1.1.03.02.01 12% IVA POR PAGAR

126 2.1.1.03.03. IVA RETENIDO POR PAGAR

127 2.1.1.03.03.01 POR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES

128 2.1.1.03.03.02 ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES PERSONAS NATURALES

129 2.1.1.03.03.03 IVA COMPRAS Y SERVICIOS CON LIQUIDACIÓN DE EMPRESAS

130 2.1.1.03.03.04 IVA POR LA PRESTACIÓN DE OTROS SERVICIOS

131 2.1.1.03.03.05 IVA POR LA COMPRA DE BIENES

132 2.1.1.03.03.06 IVA COMPRA DE SERVICIOS

133 2.1.1.03.04. IMPUESTOS POR PAGAR

134 2.1.1.03.04.01 SRI POR PAGAR

135 2.1.1.03.04.02 IMPUESTO A LA RENTA POR PAGAR

136 2.1.1.04. OBLIGACIONES CON EL PERSONAL

137 2.1.1.04.01. SUELDOS POR PAGAR

138 2.1.1.04.01.01 SUELDOS POR PAGAR

139 2.1.1.04.02. PROVISIONES SOCIALES

140 2.1.1.04.02.01 DECIMO TERCER SUELDO

141 2.1.1.04.02.02 DECIMO CUARTO SUELDO

142 2.1.1.04.02.03 FONDOS DE RESERVA

143 2.1.1.04.02.04 PARTICIPACIÓN DE UTILIDADES

144 2.1.1.04.02.05 VACACIONES

145 2.1.2. OTROS PASIVOS CORRIENTES

146 2.1.2.01. OTROS PASIVOS CORTO PLAZO

147 2.1.2.01.01. CUENTAS POR LIQUIDAR

148 2.1.2.01.01.01 CUENTAS POR LIQUIDAR

149 2.1.2.01.01.02 DEPÓSITOS NO ASIGNADOS

150 2.2. PASIVO NO CORRIENTE

151 2.2.1. PRESTAMOS Y OBLIGACIONES LARGO PLAZO

152 2.2.1.01. LARGO PLAZO

153 2.2.1.01.01. CUENTAS POR PAGAR ACCIONISTAS Y RELACIONADOS

154 2.2.1.01.01.01 KJETIL HAUGAN

155 2.2.1.01.01.02 COLUMBUS TRAVEL POR PAGAR LARGO PLAZO

156 2.2.1.01.01.03 HAUGAN CRUISESS POR PAGAR LARGO PLAZO

157 2.2.1.01.01.04 CUENCA LANGUAGES SCHOOL

158 2.2.1.01.01.05 FUNDACIÓN BOLÍVAR EDUCATION

159 2.2.1.01.01.06 PALMAZUL POR PAGAR

148

164 2.2.1.01.02. CUENTAS POR PAGAR NO RELACIONADOS

165 2.2.1.01.02.01 OTROS

166 2.2.1.01.02.02 LUISA CÓRDOVA TC

167 2.2.1.01.02.03 ANTICIPO CLIENTES

168 2.2.1.01.02.04 PRESTAMOS BANCARIOS POR PAGAR

169 3. CAPITAL Y PATRIMONIO NETO

170 3.1. PATRIMONIO 171 3.1.1. CAPITAL Y PATRIMONIO

172 3.1.1.01. CAPITAL SOCIAL

173 3.1.1.01.01. CAPITAL SOCIAL

174 3.1.1.01.01.01 KJETIL HAUGAN

175 3.1.1.01.01.02 SANDRA QUISHPE ALOMOTO

176 3.1.1.01.01.03 LUISA CÓRDOVA PINO

177 3.1.1.02. FUTURAS CAPITALIZACIONES

178 3.1.1.02.01. APORTES PARA FUTURAS CAPITALIZACIONES

179 3.1.1.02.01.01 APORTES PARA FUTURAS CAPITALIZACIONES

180 3.1.1.03. RESULTADOS EJERCICIOS

181 3.1.1.03.01. RESULTADOS EJERCICIOS

182 3.1.1.03.01.01 RESULTADO PRESENTE EJERCICIO

183 3.1.1.03.01.02 RESULTADO EJERCICIO 2009

184 3.1.1.03.01.04 UTILIDADES RETENIDAS

185 3.1.1.04. RESERVAS

186 3.1.1.04.01. RESERVA LEGAL Y ESTATUTARIA

187 3.1.1.04.01.01 RESERVA LEGAL

188 4. INGRESOS 189 4.1. INGRESOS CORRIENTES

190 4.1.1. INGRESOS OPERACIONALES

191 4.1.1.01. INGRESOS OPERACIONALES

192 4.1.1.01.01. INGRESOS GRAVADOS TARIFA 12%

193 4.1.1.01.01.01 INGRESOS TARIFA 12%

194 4.1.1.01.01.02 INGRESOS HOSPEDAJE

195 4.1.1.02. POR OTROS SERVICIOS

196 4.1.1.02.01. INGRESOS GRAVADOS TARIFA 0%

197 4.1.1.02.01.01 CLASES ESCUELA

198 4.1.1.02.01.02 CLASES FAMILIA

199 4.1.1.02.01.03 CLASES COSTA

200 4.1.1.02.01.04 CLASES SELVA

201 4.1.1.02.01.05 BOLETOS AÉREOS

202 4.1.1.02.01.06 OTROS INGRESOS

203 5. COSTOS Y GASTOS

204 5.1. GASTOS DE OPERACIÓN

149

205 5.1.1. GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

206 5.1.1.01. SUELDOS SALARIOS Y DEMÁS REMUNERACIONES

207 5.1.1.01.01. PERSONAL

208 5.1.1.01.01.01 SUELDO UNIFICADO

209 5.1.1.01.01.02 APORTE PATRONAL

210 5.1.1.01.01.03 DECIMO TERCER SUELDO

211 5.1.1.01.01.04 DECIMO CUARTO SUELDO

212 5.1.1.01.01.05 FONDOS DE RESERVA

213 5.1.1.01.01.07 VACACIONES

214 5.1.1.01.01.10 DESAHUCIO/DESPIDO

215 5.1.1.01.01.11 BONO MATERNIDAD

216 5.1.2. OTROS GASTOS ADMINISTRATIVOS

217 5.1.2.01. OTROS GASTOS ADMINISTRATIVOS

218 5.1.2.01.01. OTROS GASTOS ADMINISTRATIVOS UIO Y GYE (OFICINA)

219 5.1.2.01.01.01 HONORARIOS PROFESIONALES Y SERVICIOS OCASIONALES

220 5.1.2.01.01.02 ARRIENDO OFICINAS

221 5.1.2.01.01.03 MANTENIMIENTO LOCAL

222 5.1.2.01.01.04 MANTENIMIENTO EQUIPOS

223 5.1.2.01.01.05 GASTO TELÉFONOS OTECEL

224 5.1.2.01.01.06 SUMINISTROS Y MATERIALES

225 5.1.2.01.01.07 ÚTILES DE ASEO

226 5.1.2.01.01.08 LUZ

227 5.1.2.01.01.09 TELÉFONO Y FAX

228 5.1.2.01.01.10 CORREO

229 5.1.2.01.01.11 CUOTAS CONTRIBUCIONES

230 5.1.2.01.01.12 SERVICIO DE INTERNET

231 5.1.2.01.01.13 GASTOS LEGALES

232 5.1.2.01.01.14 GASTOS DE VIAJE

233 5.1.2.01.01.15 MOVILIZACIÓN

234 5.1.2.01.01.16 IVA QUE SE CARGA AL GASTO

235 5.1.2.01.01.17 VIGILANCIA / SEGURIDAD

236 5.1.2.01.01.18 IMPUESTOS CONTRIBUCIONES Y TASAS

237 5.1.2.01.01.19 MEDICINA PREPAGADA

238 5.1.2.01.01.20 GASTOS NAVIDAD

239 5.1.2.01.01.21 REFRIGERIOS

240 5.1.2.01.01.22 COPIAS

241 5.1.2.01.01.23 INCENTIVOS

242 5.1.2.01.01.24 DEPRECIACIÓN MUEBLES Y ENSERES

243 5.1.2.01.01.25 DEPRECIACIÓN EQUIPO DE OFICINA

244 5.1.2.01.01.26 DEPRECIACIÓN EQUIPO DE COMPUTACIÓN

245 5.1.2.01.01.27 BONO MATERNIDAD

246 5.1.2.01.01.29 GASTO PROVISIÓN CUENTAS INCOBRABLES

247 5.1.2.01.01.30 GASTOS AGUA

150

248 5.1.2.01.01.31 AFILIACIÓN REFOREST

249 5.1.2.01.01.32 CURSOS Y SEMINARIOS

250 5.1.2.01.01.33 SUMINISTROS COCINA

251 5.1.2.01.01.34 SERVICIOS PRESTADOS

252 5.1.3. GASTOS DE VENTAS

253 5.1.3.01. GASTOS DE VENTAS

254 5.1.3.01.01. GASTOS DE VENTAS

255 5.1.3.01.01.03 PUBLICIDAD Y PROPAGANDA

256 5.1.3.01.01.04 ATENCIÓN A CLIENTES

257 5.1.3.01.01.05 PUBLICIDAD GOOGLE

258 5.1.4. NO DEDUCIBLES

259 5.1.4.01. GASTOS NO DEDUCIBLES

260 5.1.4.01.01. GASTOS NO DEDUCIBLES

261 5.1.4.01.01.01 INTERESES Y MULTAS

262 5.1.4.01.01.02 COMPRAS Y GASTOS SIN SOPORTE

263 5.1.4.01.01.03 DONACIONES

264 5.1.5. GASTOS FINANCIEROS

265 5.1.5.01. GASTOS FINANCIEROS

266 5.1.5.01.01. CARGOS BANCARIOS

267 5.1.5.01.01.01 NOTAS DE DEBITO

268 5.1.5.01.01.02 COMISIÓN RECEPCIÓN GIROS EXTERIOR

269 5.1.5.01.01.03 INTERESES POR PRESTAMOS BANCARIOS

270 5.2. COSTOS DE VENTAS

271 5.2.1. COSTOS OPERATIVOS

272 5.2.1.01. COSTOS OPERATIVOS

273 5.2.1.01.01. COSTOS OPERATIVOS

274 5.2.1.01.01.01 GASTO HORAS CLASE ( PROFESORES )

275 5.2.1.01.01.02 GASTO HORAS CLASE ( FAMILIAS ANFITRIONAS)

276 5.2.1.01.01.03 GASTOS SELVA

277 5.2.1.01.01.04 GASTO COSTA

278 5.2.1.01.01.05 GASTO ATENCIÓN A ESTUDIANTES

279 5.2.1.01.01.06 GASTO TRANSPORTACIÓN ESTUDIANTES

280 5.2.1.01.01.10 BOLETOS AÉREOS

281 5.2.1.01.01.14 TRANSFER

282 5.2.1.01.01.17 HOSTAL PLAZA INTERNACIONAL

283 5.2.1.01.01.18 HOSPEDAJE

284 5.2.1.01.01.19 GASTOS GUÍAS

151

4.4 PLAN DE CIERRE CONTABLE

152

Este plan permitirá mantener un adecuado control de todas las actividades

tendientes a la presentación de la información financiera para los impuestos y para

la toma de decisiones, cumpliendo las fechas y parámetros establecidos en este

plan.

Los objetivos planteados en este plan son la base para el establecimiento de

índices de cumplimiento de la entrega de la información contable. A través de los

mismos se evaluara a los funcionarios del departamento contable, y también se

establecen las observaciones que retroalimentaran las causas del no cumplimiento,

también este plan da la apertura para el incremento de actividades, que bajo el

mismo esquema nos ayudan a controlar, evaluar, y retroalimentar.

153

CAPÍTULO V: CONCLUSIONES Y

RECOMENDACIONES

5.1 CONCLUSIONES

El desempeño exitoso de las personas es el lograr cumplir con los

objetivos y metas establecidos, para lo cual en el ámbito laboral es

esencial que conozcan la importancia de su rol en la empresa. Para un

buen funcionamiento requieren contar con las herramientas necesarias, una

de las cuales es el presente trabajo que permite tanto a directivos como a

empleados conocer los procesos que se manejan en la empresa y la

importancia de su cumplimiento.

Un manual de procedimientos no debe ser utilizado desde un punto de

vista burocrático, sino como un material de apoyo para la mejor obtención

de resultados.

Toda institución de negocios busca brindar un servicio con la mayor

eficiencia y efectividad para lograr su posicionamiento en el mercado y la

mayor rentabilidad posible con el mínimo desperdicio posible de recursos.

Es por ello imprescindible para la Gerencia y los altos mandos, el

planificar, establecer objetivos y metas a alcanzar a mediano y largo plazo,

para lo cual debe contar con herramientas importantes como son los

presupuestos, retroalimentarse continuamente con información actualizada

y veraz, en base a la cual tomar las decisiones o correctivos necesarios

para la buena marcha de la entidad.

Un manual es una herramienta básica de control interno para toda

organización, es por ello que se recomienda un proceso de adaptación o de

implantación de forma paulatina a través de la capacitación del personal de

154

la empresa, no solo para la correcta implantación, sino también para la

aceptación del mismo al entender los beneficios que ofrece a nivel macro,

es decir empresarial y, micro, en función de cada una de las plazas de

trabajo.

El resultado de este proyecto de investigación sirve de premisa para la

ejecución y el respaldo de nuevos proyectos en diferentes temas; que por

su característica de amplia recolección de datos se hace menester

manejarlos en grupos de investigadores que abarquen un sector completo

de indagación, además de la consabida experiencia por parte de los

estudiantes o ex estudiantes a cargo.

155

5.2 RECOMENDACIONES

Este manual contiene procedimientos que están sujetos a actualización,

siempre que se lo requiera, de una manera ágil y periódica, ya que como

material de apoyo es flexible y deberá estar siempre abierto a cambios y

sugerencias.

La Gerencia de la empresa es la responsable por el diseño y la aplicación

del sistema de control interno y administrativo, es por ello que debe

compartir criterios, efectuar estimaciones y formular juicios para

determinar los beneficios esperados de los procedimientos sugeridos, con

todo el personal de la Empresa.

El Manual de Procedimientos propuesto, está adaptado a los

requerimientos de la Empresa, por lo que es necesario que quien lo

implemente tenga muy claros las metas y los objetivos que se desea

alcanzar. Recomendándose entonces que sea el Gerente el responsable de

su implementación y modificaciones, por ser el líder de la Empresa.

Para cada cambio o actualización de los procedimientos es recomendable

que conste fecha y firma de la persona que lo autoriza.

Es recomendable realizar revisión del Manual de Procedimientos por los

menos una vez al año.

Se deben realizar actualizaciones en base a cambios en la legislación en

los aspectos laboral y tributario principalmente.

Se recomienda identificar un líder para el manejo del área administrativo-

financiera para fortalecer su estructura interna.

156

Todo funcionario de la empresa debe conocer el Manual de

Procedimientos en su totalidad, el buen funcionamiento y la aplicación

exitosa del mismo depende del nivel de conocimiento que lleguen a tener,

así como del grado de compromiso y convencimiento de que estos

procesos son los más adecuados dentro de la realidad de la empresa, es

imprescindible entonces que exista una difusión adecuada a través del

mejor voceador que debe ser previamente capacitado y debidamente

elegido.

157

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