UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE...

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIALSISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA

TESIS

PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA – CONTADORA PÚBLICA

TEMA:

“DISEÑO Y APLICACIÓN DEL PROCESO DE CONTROL INTERNO CONTABLE EN LA SOCIEDAD DE LUCHA CONTRA EL CÁNCER SOLCA

MANABÍ NÚCLEO DE PORTOVIEJO EN EL PERIODO 2009”

AUTORA:

ROSA HERMELINDA GARCIA QUIJIJE

DIRECTOR DE TESIS:

ING. XAVIER ORTEGA HARO MCA-CP

QUITO – ECUADOR

2008

ROSA GARCIA QUIJIJE

ii

DEDICATORIA

A mi madre por su apoyo constante.

A mis hijos: Mauro Isaac y Mauro Jossué, fuentes de inspiración constante para lograr mis metas.

Rosa García Quijije

ROSA GARCIA QUIJIJE

iii

AGRADECIMIENTO

A la Universidad Tecnológica Equinoccialpor la formación impartida durante mi período estudiantil, a SOLCA Manabí Núcleo de Portoviejo por brindarme la oportunidad de aplicar los conocimientos adquiridos en las aulas universitarias, a mi Director de Tesis Ing. Xavier Ortega por su apoyo profesional y a todos quines de alguna manera contribuyeron en la realización del presente trabajo.

Rosa García Quijije

ROSA GARCIA QUIJIJE

iv

Soy responsable del contenido de este documento, la autora:

Rosa García QuijijeC.I. No. 130429593-2

ROSA GARCIA QUIJIJE

v

Certifico que la presente tesis ha sido realizada por la egresada Rosa García Quijije bajo mi supervisión y constituye el resultado de un proceso de investigación adecuadamente planificado y ejecutado.

Ing. Xavier Ortega Haro MCA-CP

ROSA GARCIA QUIJIJE

vi

CALIFICACIONES

Calificador 1 Calificador 2

Ing. Xavier Ortega HaroDIRECTOR DE TESIS

ROSA GARCIA QUIJIJE

vii

ÍNDICE Pág.

RESUMEN EJECUTIVO xi

CAPÍTULO I

INTRODUCCIÓN 1

1.1 JUSTIFICACIÓN DEL TEMA 11.1.1 Justificación Científica 21.1.2 Justificación Práctica 3

1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 31.3 DELIMITACIÓN DEL TEMA 41.4 OBJETIVOS 4

1.4.1 General 41.4.2 Específicos 4

1.5 IDEA DE DEFENDER 51.6 VARIABLES 5

1.6.1 Independientes 51.6.2 Dependiente 51.6.3 Indicadores 5

1.7 METODOLOGÍA 51.7.1 Tipo de Investigación 51.7.2 Métodos 61.7.3 Técnicas e instrumentos de recolección de datos 6

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL

2.1 PROCESO ADMINISTRATIVO DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 7

2.1.1. Determinación De los Objetivos de Control Contable y Administrativo 13

2.1.2. Ambiente de Control 142.1.3. Atmósfera de confianza mutua 152.1.4 Organigrama 152.15. Asignación de autoridad y responsabilidad 162.1.6 Políticas y Prácticas en Personal 172.1.7. Separación de tareas y responsabilidades 172.1.8. Coordinación entre áreas 172.1.9. Documentación 182.1.10. Niveles definidos de autorización 18

ROSA GARCIA QUIJIJE

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2.1.11. Registro oportuno y adecuado de las transacciones y Hechos 192.1.12. Acceso restringido a los recursos, activos y registros 192.1.13. Rotación del personal en tareas claves 202.1.14. Control del sistema de información 202.1.15. Indicadores de desempeño 212.1.16. Información y responsabilidad 222.1.17. Contenido y flujo de la información 232.1.18. Calidad de la información 232.1.19. Flexibilidad al cambio 232.1.20. El sistema de información 242.1.21. Compromiso de la dirección 24

2.2. EL CONTROL INTERNO 252.3. CLASES DE CONTROL INTERNO 252.4. PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO 262.5. LIMITACIONES INHERENTES AL CONTROL INTERNO 27

2.5.1. Criterio en la Aplicación del Control 282.5.2. Disfunciones del sistema 282.5.3. Elusión de los controles por la dirección 282.4.4. Actuación Ilícita 29

2.6. ELEMENTOS BÁSICOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 292.6.1 Plan de Organización 292.6.2 Sistema de autorización y procedimientos de registro 31 2.6.2.1. Prácticas Sanas 33 2.6.2.2. Personal apropiado 34

2.7. CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y CONTROL CONTABLE 352.8. CONTROL INTERNO COMO HERRAMIENTA FUNDAMENTAL CONTABLE 36

2.8.1. Marco Conceptual del Sistema de Control Interno Contable 372.8.2. Diagrama funcional de un proceso de Control Interno 39

CAPÍTULO III

ANÁLISIS SITUACIONAL DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

EN SOLCA MANABÍ NÚCLEO DE PORTOVIEJO

3.1. ANTECEDENTES 403.2. MISIÓN 403.3. VISIÓN 403.4. OBJETIVOS INSTITUCIONALES 40

ROSA GARCIA QUIJIJE

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3.5. ÁMBITO DE ACCIÓN Y SERVICIOS QUE BRINDA ALA COMUNIDAD 413.5.1 Servicios de SOLCA Manabí, Núcleo de Portoviejo 423.5.2 Políticas 43

3.6. SISTEMA ADMINISTRATIVO 443.7. ESTRUCUTA INTERNA GENERAL DEL SOLCA 473.8. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL DEPARTMENTO FINANCIERO DE SOLCA 483.9. EL ACTUAL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE

EN SOLCA MANAVI NUCLEO DE PORTOVIEJO 49

CAPÍTULO IV

MANUAL DE CONTROL INTERNO CONTABLE PARA SOLCA MANABÍNÚCLEO DE PORTOVIEJO4.1. INTRODUCCIÓN 514.2. ALCANCE 524.3. OBJETIVOS 534.4. DETERMINACIÓN DE FUNCIONES 534.5. NORMAS DE CONTROL INTERNO PROPUESTAS 554.6. DIAGRAMA DE PROCESO CONTABLE

De Pagos 95De Ingresos 96

4.7. PROCESO DE CONTROL CONTABLE 100 4.7.1. Políticas Contables 100 4.7.2. Estructura Orgánica y Funcional del Área de Contabilidad 100 4.7.3. Del Contador 101

4.7.4. De las/os Auxiliares de Contabilidad 1024.8. PRINCIPIOS GENERALES 103 4.8.1. Periodo de Gestión 103 4.8.2. Exposición de Información 1044.9. PROCESO DE REGISTRO 104 4.9.1. Medición económica 104 4.9.2. Igualdad Contable 105 4.9.3. Costo Histórico 105 4.9.4. Reconocimiento y Agrupación de los Hechos Económicos 105 4.9.5. Existencias 106 4.9.6. Bienes de Larga Duración 106 4.9.7. Inversiones en Proyectos y Programas 108 4.9.8. Contratación de Crédito 108 4.9.9. Perdida de Recursos, Disminución de Bienes 109 4.9.10. Estructura del Catalogo General de Cuentas 1094.10. IDENTIFICACIÓN DEL CATÀLOGO DE CUENTAS DE SOLCA

ROSA GARCIA QUIJIJE

x

MANABÍ NÚCLEO DE PORTOVIEJO 1104.11. PROCESO PARA EL REGISTRO DE TRANSACCIONES 110 4.11.1. Recepción de Documentación 110 4.11.2. Documentos habilitantes para realizar una transacción de Egreso de Bancos 111 4.11.3. Documentos habilitantes para realizar una transacción de Ingresos de Bancos 111 4.11.4. Documentos habilitantes para realizar una transacción de Diario 112 4.11.5. Registro de Transacciones 112 4.11.6. Tipos de Comprobantes 114 4.11.6.1. Comprobante de Egreso 114

4.11.6.2. Comprobante de Ingreso 114 4.11.6.3. Comprobante de Diario 114 4.11.6.4. Legalización de Transacciones 1154.12. CUSTODIA DE LA DOCUMENTACIÓN 115

4.12. 1. Archivo de Comprobante 1154.12.2. Declaración del Impuesto a la Renta 1164.12.3. Informes Financieros 117

4.13. PROCESO PARA EL REGISTRO CONTABLE 1174.13.01. Actividades del Proceso Contable 118

CAPITULO VCONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 120

CONCLUSIONES 120RECOMENDACIONES 122BILIOGRAFIA 124

ROSA GARCIA QUIJIJE

xi

RESUMEN EJECUTIVO

La importancia de contar con un buen sistema de control interno en las organizaciones se ha

incrementado en los últimos años, esto debido a los resultados conseguidos luego de su

implementación, un adecuado sistema de control interno permite materializar

ordenadamente los objetivos de las organizaciones.

El control interno aplicado a las operaciones de cualquier institución, conduce a incrementar

los niveles de efectividad y eficiencia en la realización de las mismas, de ahí la importancia

de contar con una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan

adecuadamente para darle una mejor visión sobre su gestión.

Por consiguiente el control interno comprende el plan de organización en todos los

procedimientos, coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para

proteger y resguardar sus activos, verificar la confiabilidad de los datos contables y la

consecución de los objetivos institucionales.

Catácora, expresa que el control interno "es la base sobre el cual descansa la confiabilidad

de un sistema contable, el grado de fortaleza determinará si existe una seguridad razonable

de las operaciones reflejadas en los estados financieros. Una debilidad importante del

control interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto

negativo dentro del sistema contable".

En la perspectiva que aquí se adopta, se puede afirmar que un departamento que no aplique

controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus

operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no serán las más adecuadas para su

gestión e incluso podría llevar al mismo a una crisis operativa.

Después de revisar y analizar algunos conceptos con relación al control, se puede decir que

estos nos permiten definir la forma sistemática de como las empresas han visto la necesidad

de implementar análisis administrativos en todos y cada uno de sus operaciones diarias,

dichas operaciones se deben establecer con el objeto de minimizar el riesgo.

ROSA GARCÍA QUIJIJE

1

CAPÍTULO I

INTRODUCCIÓN

El ordenamiento legal y vigente de la estructura contable Gubernamental constituye un

sustento jurídico mediante el cual la Contraloría General del Estado desarrolla y cumple

funciones específicas en el control de recursos, bienes y servicios de las diferentes

instituciones de servicio público.

Los diferentes recursos que administran las instituciones públicas, según Artículo 211

de la Constitución Política del Estado, son sometidos a un proceso de evaluación y

control que se sustentan en la aplicación de un Manual de Procedimientos Contables, el

mismo que se limita a la teneduría de libros.

SOLCA Manabí nace el 12 de marzo de 1970 con la razón social de “Amigos de

SOLCA” con sede en la ciudad de Portoviejo, beneficiando a las poblaciones de Manabí

y Esmeraldas, por las características en la prestación de sus servicios se la define como

una Institución de carácter social en el área de salud, cuyo principal objetivo es el

tratamiento y prevención del cáncer.

1.1 JUSTIFICACIÓN DEL TEMA

La importancia del proceso de Control Interno dentro del manejo de los bienes y

recursos en el sector público y de manera especial de SOLCA Manabí Núcleo de

Portoviejo, permitirá llevar a esta institución a desarrollar sus prestaciones de

servicios de manera más eficiente y eficaz, lo cual redundará en la democratización

de la salud.

A través del diseño y aplicación de procesos de control interno contables se busca

mejorar el proceso de integración de los eventos que se deben aplicar como norma


2

de eficiencia y cambio de conducta de los servidores públicos con los recursos del

estado.

Así mismo el Departamento Financiero y Contable necesariamente debe contar con

un recurso humano de alta calidad, gestión y conocimientos actualizados sobre la

materia de Control Interno en el ámbito del sector público.

De esta forma se espera que todo el recurso humano mantenga el objetivo común

como es; cumplir con las funciones en base a un desempeño de eficiencia y con

resultados de modernidad en la gestión administrativa de los bienes y recursos del

Estado, para promover en un corto período de tiempo la eficiencia y eficacia en

beneficio de la población manabita y esmeraldeña.

1.1.1 JUSTITICACIÓN CIENTÍFICA

La modernización de los eventos administrativos y de control de los bienes del

sector público, está relacionada con la gestión del recurso humano, el desarrollo y

avance tecnológico son propios del hombre a ser definidos como principio y fin de

toda actividad humana.

El desarrollo tecnológico de la ciencia contable como principio - objetivo de

eficiencia y eficacia, genera una seguridad razonable, de ello el Control Interno es

la resultante de políticas y actividades gerenciales propias del hombre a través de

las Instituciones para su propio beneficio.

Salvaguardar los bienes del Estado para que genere un mayor beneficio constituye

un relevante interés de valores y propiedades técnicas, que dinamizan la garantía y


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razonabilidad de una gestión moderna en valores, las actividades del uso y destino

de los bienes públicos.

El Control Interno implica que cada uno de sus componentes estén aplicados a cada

categoría esencial de la Institución, convirtiéndose en un proceso integrado y

dinámico permanentemente; como paso previo debe establecerse los objetivos,

políticas y estrategias relacionadas entre si con el fin de garantizar el desarrollo

organizacional y el cumplimiento de las metas corporativas de SOLCA Manabí

Núcleo de Portoviejo.

1.1.2. JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA

El Control Interno proporciona la orientación lógica de cómo se debe actuar con los

recursos del estado para obtener el mejor beneficio posible dentro de la

organización institucional.

La comprensión del Control Interno puede así ayudar a cualquier entidad pública o

privada a obtener logros significativos en su desempeño con eficiencia, eficacia y

economía, indicadores indispensables para el análisis, toma de decisiones y

cumplimiento de metas.

1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La falta de un adecuado diseño de procesos para el control Interno dentro del área

contable en SOLCA Manabí Núcleo de Portoviejo, ha ocasionado que los procesos

y actividades sean realizadas a discreción del personal sin mantener uniformidad de

criterio, lo que ha ocasionado que no se alcancen los niveles de eficiencia, eficacia

y economía planificados.


4

La información que procesa el departamento de contabilidad permite a los altos

directivos de SOLCA tomar decisiones respecto a las operaciones económicas y

financieras, de ahí la importancia de contar con sistema de Control Interno que

proporcione información, útil, precisa y oportuna.

1.3 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA

El presente trabajo de investigación se realizó en SOLCA Manabí Núcleo de

Portoviejo, con sede en esta ciudad y se circunscribió en la evaluación del Control

Interno y en el diseño y aplicación de un Sistema de Control Interno para el área

Contable.

1.4. OBJETIVOS

1.4.1. GENERAL

Diseñar y aplicar Procesos de Control Interno Contable en SOLCA Manabí

Núcleo de Portoviejo

1.4.2. ESPECÍFICOS

Realizar un diagnóstico de los procedimientos y controles desarrollados en el

departamento de contabilidad de SOLCA Manabí núcleo de Portoviejo.

Establecer una base legal y conceptual para la elaboración de procedimientos de

control interno

Aplicar el proceso de Control Interno Contable en SOLCA Manabí Núcleo de

Portoviejo.


5

1.5. IDEA A DEFENDER

La implementación de diseños de procesos para el control interno permitirá la

optimización de recursos y la operatividad administrativa en el área contable.

1.6. VARIABLES

1.6.1. Independiente

Procesos de control Interno

1.6.2. Dependiente

Operatividad Administrativa

Eficiencia y eficacia en la utilización de recursos.

1.6.3. Indicadores

Nivel de riesgo

Grado de confiabilidad de registro de cuentas

Nivel de programación financiera

Nivel de modernización y aplicación de normas y leyes de

procesos contables

1.7. METODOLOGÍA

1.7.1. TIPO DE INVESTIGACIÓN.- El tipo de investigación que se aplicó es

“Descriptiva”, por cuanto describe la problemática que presenta el

Departamento Financiero y Contable por la carencia de diseños de procesos para

ejercer control interno para el manejo de los recursos económicos y financieros

de la institución. Así mismo se aplicó la investigación de campo, por cuanto la

información se la recopiló en el sitio mismo que la genera.


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1.7.2. MÉTODOS: Los métodos aplicados en la presente investigación fueron:

MÉTODO DEDUCTIVO, parte de un análisis general a lo particular de la

acción de SOLCA frente a los procesos contables.

MÉTODO RETROSPECTIVO, su utilización en el trabajo realizado se

circunscribe en la obtención de información histórica, de la entidad y de los

procesos de registros contables aplicados en SOLCA-Manabí

1.7.3. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS

- Observación Directa.- Permitió valorar la información en forma objetiva y

precisa, sistemática y controlada sobre los factores del proceso de Control

Interno Contable, identificando sus características para luego establecer una

relación técnica con los objetivos propuestos evitando la distorsión de la

información recopilada.

- Entrevistas no estructuradas.- El permanente contacto y diálogo con el recurso

humano de la unidad financiera y contable de SOLCA Manabí-Núcleo de

Portoviejo, permitió intercambiar ideas y definir la necesidad e importancia de

mantener un Control Interno acorde con las necesidades Institucionales que

garantice la eficiencia en el manejo de recursos.

- Presentación de resultados.- Los resultados obtenidos de la evaluación de la

información se presentan en cuadros, diagramas, flujogramas, con la finalidad de

que los mismos sean más observables.


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CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL

2.1. PROCESOS ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Las distintas acciones coordinadas e integradas que se llevan a cabo en la organización,

pueden ser clasificadas según los objetivos o fines que cada una de ellas puedan

alcanzar, pero siempre teniendo presente que no son elementos aislados, que forman

parte de un proceso y que están interrelacionados con otras acciones que a su vez se

encuentran integradas con los diferentes procesos de gestión.

Tomando en consideración los intereses institucionales para la evaluación del Control

Interno y la confiabilidad de la información financiera contable es vital diferenciar las

acciones que integran el proceso de control interno; mismo que pueden ser clasificadas

en control administrativo u operativo, estratégico y control contable.

El control administrativo, es denominado como operativo, y está relacionado con la

eficiencia operativa y la adhesión a las políticas de la dirección.

Teniendo en consideración esta conceptualización acerca del control interno y en el uso

cada vez más generalizado de la dirección estratégica, el control administrativo se puede

definir como todas las acciones coordinadas e integradas que son ejecutadas por las

personas en cada nivel de la entidad para otorgar un grado razonable de confianza en la

consecución de los objetivos de las leyes y normas aplicables.

1. Control operativo. Los controles, entendidos como las acciones estructuradas y

coordinadas, para alcanzar un nivel razonable de confianza en el cumplimiento de la


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legislación aplicable en el área operativa, y en lograr los niveles esperados de economía,

eficiencia y eficacia en las operaciones contables.

2. Control estratégico: Proceso que comprende las acciones coordinadas e integradas a

las unidades o áreas financieras contables, para alcanzar un nivel razonable de seguridad

y éxito de las estrategias formuladas para la consecución de los objetivos contables.

3. Control Contable son aquellas acciones estructuradas, coordinadas e integradas a los

procesos de gestión básicos de planificación, ejecución y supervisión con el propósito

de otorgar un grado razonable de confiabilidad sobre la información financiera. Estas

acciones están conformadas por los controles y procedimientos contables establecidos

con este propósito.

Son más efectivos los controles internos cuando se incorporan a la infraestructura de

una organización y comienzan a ser parte de su actividad más elemental. No deben

entorpecer, sino comportarse positivamente en la consecución de los objetivos.

No obstante, para su instrumentación siempre se ha tenido en cuenta el costo beneficio

del sistema de control interno, así como las limitaciones inherentes a cualquier sistema.

Como hemos planteado anteriormente el Control Interno comprende el plan de

organización, el conjunto de métodos debidamente clasificados y coordinados, las

medidas tomadas en una entidad para asegurar sus recursos, propender a la exactitud y

confiabilidad de la información contable, apoyar y medir la eficiencia de las

operaciones y el cumplimiento de los planes, así como estimular la observancia de las

normas, procedimientos y regulaciones establecidas.

Deben ser tareas priorizadas de la administración y cada empleado, la implantación de

las medidas de control interno, así como la realización sistemática de éstos y de la

aplicación de divisiones para erradicar las deficiencias con el objetivo de lograr un


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incremento de la eficiencia económica, la calidad y el resultado positivo de las

actividades realizadas por cada uno.

Para lograr establecer un eficaz sistema de control interno, se deberá tomar en cuenta

previamente la organización de la entidad sobre la base de determinados principios,

entre ellos los fundamentales son los siguientes:

- División del trabajo.

En ningún caso una sola persona tendrá el control íntegro de una operación, para

procesar cada tipo de transacción el control interno debe pasar por cuatro etapas

separadas:

· Autorización.

· Aprobación.

· Ejecución.

· Registro.

De modo tal que garantice que los responsabilizados con la custodia de los medios y la

elaboración de los documentos primarios no tengan autoridad para aprobar los mismos

y que ambos no tengan la función o posibilidad de efectuar anotaciones en los registros

contables, de esta forma el trabajo de una persona es verificado por otra que trabaja

independiente y que al mismo tiempo controla esta operación, posibilitando la

detección de errores.

- Fijación de responsabilidad.

Garantizar que los procedimientos inherentes al control de las operaciones económicas,

así como la elaboración y aprobación de los documentos pertinentes, se pueda


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determinar en todos los casos la responsabilidad primaria sobre todas las anotaciones y

hechos llevados a cabo.

Se deben proveer las funciones de cada área, así como las consecuentes

responsabilidades de cada uno de los integrantes de la misma, teniendo en cuenta que la

autoridad es delegable, no siendo así la responsabilidad.

- Cargo y descargo.

Debe garantizarse que todo recurso o servicio recibido o entregado sea registrado, es

decir, lograr que se contabilicen los cargos de todo lo que entra y descargos de todo lo

que sale, lo cual servirá de evidencia documental que precise quién lo ejecutó, aprobó,

registró y verificó.

Debe quedar claro en que forma y momento, una cuenta recibe los créditos y los

débitos, es por ello que toda anotación que no obedezca a las normas de esta se debe

investigar en detalle.

La supervisión de las operaciones reflejadas en cada cuenta y subcuenta o análisis en

forma sistemática, por personal independiente al que efectúa dichas anotaciones,

permitirá observar si las operaciones registradas si corresponden con el contenido de

cada mayor.

Resulta conveniente además aplicar la práctica de rotar a los trabajadores en sus

distintas actividades, teniendo en cuenta sus conocimientos y nivel ocupacional, lo que

limita los riesgos de dependencia de una actividad respecto u una persona, y tiene

además la ventaja de aumentar la eficiencia, al conseguir un entrenamiento más integral.

Para que el Sistema de Contabilidad garantice un eficiente control interno, debe suceder

lo siguiente:


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a) La Institución antes de comenzar sus operaciones debe tener definida correctamente

su organización, como mínimo debe poseer:

¨ Gráfico de organización

¨ Manual de funciones por cargos.

b) Fundamentalmente deben estar bien definidas las funciones de contabilidad,

presupuesto, tesorería, inventario y costos. Además, segregadas y establecidas las

relaciones y puntos de convergencias de las mismas.

c) El Jefe de contabilidad debe ser responsable de sus actos ante el funcionario que

desempeña las funciones de Director Financiero de la entidad, lo cual quiere decir, que

éste debe tener independencia de criterio absoluto ante el resto de los empleados de su

área.

d) Toda entidad clasificada como mediana o grande de acuerdo a sus actividades

económicas, debe poseer la función de auditoria interna, subordinada directamente al

funcionario de primer nivel de la organización, ante el cual debe rendir sus informes. La

intervención interna consiste fundamentalmente en la comprobación periódica de los

mecanismos de control interno establecidos en los procedimientos contables.

e) La entidad debe contar antes del inicio de sus operaciones con un clasificador de

cuentas donde se detalle el plan de las mismas, que utiliza la contabilidad para registrar

los hechos económicos y financieros el contenido de cada una con el detalle de sus

abonos y créditos fundamentales y el sistema informativo que emite la contabilidad

periódicamente a la dirección de la empresa, para dirigir económicamente la misma.

f) Otro documento de dirección con que debe contar la entidad antes del inicio de sus


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operaciones es el manual de procedimientos de contabilidad y control interno, en el cual

se describirán los procesos y las normas a que cada operación descrita esté sujeta, con la

finalidad de permitir:

Agilitar los procesos, determinar responsabilidades y ejercer un mejor control

interno

g) Para una dirección eficiente la institución debe contar con los siguientes elementos:

¨ Sistema de Costos

¨ Control Presupuestario de costos y gastos.

¨ Análisis de la interpretación de ambos.

1.- El sistema de costos: es un conjunto de elementos donde se recogen métodos,

normas y procedimientos que rigen la determinación y el análisis del costo, así como el

proceso del registro de los gastos de una o varias actividades. Este sistema debe

garantizar los requerimientos informativos para una correcta dirección de la entidad.

2.- El control presupuestario establece la comparación de la ejecución real con el

pronóstico o presupuesto, determinando las desviaciones y sus causas.

3.- El análisis de los costos y el presupuesto permite la adopción de medidas

concretas para erradicar los efectos negativos de las desviaciones.

h) La entidad debe tener definida la política general en cuanto a la cobertura de

seguro o caución, así como el perfil del funcionario en el cual recae la responsabilidad

de la revisión periódica de dicha cobertura.

i) Debe estar definido el formato de los comprobantes de diario, la forma de

justificarlos y determinar la persona o funcionario que los aprueba.


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j) Debe ejercerse control sobre los Centros Oncológicos que posee la Institución,

debe ser similar al del hospital en cuanto a las intervenciones internas.

k) Debe estar establecido que todos los funcionarios y empleados administrativos

tomen vacaciones anuales y que en ese período sean sustituidos por otros funcionarios o

empleados según sea el caso.

l) En poder de un funcionario debe existir un calendario o archivo de fechas relativo

al vencimiento de contratos, liquidaciones de impuestos e informes especiales y los

términos para reclamaciones.

m) Recopilación de las Normas y Procedimientos a aplicar, basados en las regulaciones

emitidas por los organismos gubernamentales y de control, así como los específicos de

la entidad.

n) Diseño del conjunto de documentos que se necesitan utilizar en la entidad, tanto de

uso común que establezcan relaciones con terceros, como los que soporten las

operaciones de carácter interno, así como los de uso específico, de acuerdo a las

peculiaridades de las actividades que desarrollan, incluyendo sus correspondientes

metodologías y previendo el adecuado archivo y conservación de los mismos, acorde a

las regulaciones que en materia de prescripción se legislen al efecto.

o) Establecimiento de un Sistema Informático que permita un adecuado registro y

control de las actividades económicas y financieras.

2.1.1 Determinación de los objetivos de control contable y administrativos

El responsable del área contable debe determinar los objetivos específicos de control

contable y administrativo, en relación a ellos, establecer los procedimientos de control


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más convenientes, éstas deberán estar adecuadamente articuladas con los

institucionales, en función de estos se seleccionarán las medidas que se estimen más

efectivas al menor costo, para minimizar riesgos de cualquier índole.

2.1.2. Ambiente de Control

El ambiente o entorno de control contable constituye el punto fundamental para el

desarrollo de las acciones y refleja la actitud asumida por el Jefe de Contabilidad en

relación con la importancia del control interno y su incidencia sobre las

actividades contables y los resultados, por lo que debe tener presente todas las

disposiciones, políticas y regulaciones que se consideren necesarias para su

implantación y desarrollo exitoso.

El Ambiente de Control fija el tono de la organización contable al influir en la

conciencia del personal. Este puede considerarse como la base de los demás

componentes del Control Interno.

El Ambiente de Control Contable es la base para el desarrollo del resto de los

elementos, sus fundamentos claves son:

· La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de

todos los componentes de la unidad, así como su adhesión a las políticas y objetivos

institucionales establecidos.

· La estructura, el plan de organización, los reglamentos y los manuales de

procedimientos.

· Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo del

personal.


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· El grado de documentación de políticas y decisiones, y de formulación de programas

que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.

2.1.3. Atmósfera de confianza mutua

Para que el control resulte eficiente debe existir un nivel de confianza mutua entre las

personas que laboran en el departamento contable, lo cual coadyuva el flujo de

información que las personas necesitan para tomar decisiones y entrar en acción.

Propicia, además, la cooperación y la delegación que se requieren para un desempeño

eficaz que tienda al logro de los objetivos de la entidad. La confianza está basada en la

seguridad respecto a la integridad y competencia de la otra persona o grupo.

La comunicación abierta crea y depende de la confianza dentro de la unidad. Un alto

nivel de confianza estimula para que se asegure que cualquier tema de importancia sea

de conocimiento de más de una persona. El compartir tal información fortalece el

control, reduciendo la dependencia, y la presencia de una única persona.

2.1.4. Organigrama

Toda unidad debe desarrollar una estructura organizativa que atienda al cumplimiento

de los objetivos, la que deberá ser formalizada en un organigrama. Esta constituye el

marco formal de autoridad y responsabilidad en el cual las actividades que se

desarrollan en cumplimiento de los objetivos del organismo, son planeadas, efectuadas

y controladas.

Lo importante es que el diseño se ajuste a sus necesidades, proporcionando el marco de

organización adecuado para llevar a cabo la estrategia diseñada para alcanzar los

objetivos fijados.


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2.1.5. Asignación de autoridad y responsabilidad

La Unidad financiera contable debe complementar su organigrama, con un manual de

funciones, en el cual se debe asignar las responsabilidades, las acciones y los cargos, a

la par de establecer las diferentes relaciones jerárquicas y funcionales para cada uno de

estos.

El Ambiente de Control se fortalece en la medida en que los miembros de la unidad

contable conocen claramente sus deberes y responsabilidades. Ello impulsa a usar la

iniciativa para enfrentar y solucionar los problemas, actuando siempre dentro de los

límites de su competencia.

Existe una nueva tendencia de derivar autoridad hacia los niveles inferiores, de manera

que las decisiones queden en manos de quienes están más cerca de la administración.

Una cuestión crítica de esta corriente es el límite de la delegación: hay que hacerlo,

tanto en cuanto sea necesario, pero solamente para mejorar la probabilidad de alcanzar

los objetivos.

Toda delegación de la autoridad contribuye a la necesidad de que el Jefe de

Contabilidad examine y apruebe, cuando proceda, el trabajo de sus subordinados y que

ambos cumplan con la debida rendición de cuentas de sus responsabilidades y tareas.

También requiere que todo el personal conozca y responda a los objetivos de la unidad.

Es esencial que cada integrante de ella conozca como su acción se interrelaciona y

contribuye a alcanzar los objetivos institucionales.

Para que sea eficaz un aumento en la delegación de autoridad se requiere de un elevado

nivel de competencia en el Jefe de Contabilidad, así como un alto grado de

responsabilidad personal. Además, se deben aplicar procesos efectivos de supervisión

de la acción y los resultados por parte de la administración.


17

2.1.6. Políticas y prácticas en personal

La conducción y tratamiento del personal de la unidad debe ser justa y equitativa,

comunicando claramente los niveles esperados en materia de integridad,

comportamiento ético y competencia.

El personal es el recurso más valioso que posee cualquier entidad y se debe tratar y

conducir de forma tal que se obtenga su más elevado rendimiento. Debe procurarse su

satisfacción personal en el trabajo que realiza, propendiendo a que este se consolide

como persona y se enriquezca humana y técnicamente.

2.1.7. Separación de tareas y responsabilidades

Las tareas y responsabilidades, esenciales, relativas al tratamiento, autorización,

registro y revisión de las transacciones y hechos, deben ser asignadas a personas

diferentes.

El propósito de esta norma es procurar un equilibrio conveniente de autoridad y

responsabilidad dentro de la estructura de la unidad contable.

Al evitar que las cuestiones fundamentales de una transacción u operación queden

concentradas en una misma persona o sector, se reduce notoriamente el riesgo de

errores, despilfarros o actos ilícitos y aumenta la probabilidad que, de producirse, sean

detectados.

2.1.8. Coordinación entre áreas

Cada área de la entidad debe operar coordinada e interrelacionadamente con el

departamento financiero contable. En una institución, las decisiones y acciones de cada

una de las unidades que la integran, requieren coordinación. Para que el resultado sea


18

efectivo, no es suficiente que las dependencias que la componen alcancen sus propios

objetivos; sino que deben trabajar mancomunadamente para que se logren, en primer

lugar, los de la entidad, la coordinación mejora la integración, la consistencia y la

responsabilidad y limita la autonomía..

Es esencial, en consecuencia, que funcionarios y empleados consideren las

implicaciones y repercusiones de sus acciones en relación con la entidad. Esto supone

consultas entre áreas dentro de la institución.

2.1.9. Documentación

La estructura del Control Interno y todas las transacciones y hechos significativos,

deben estar claramente documentados, y estos soportes legales deben estar disponible

para su verificación.

Se debe contar con la documentación referente a su Sistema de Control Interno y a las

cuestiones pertinentes de las transacciones y hechos significativos.

2.1.10. Niveles definidos de autorización

Los actos y transacciones relevantes sólo pueden ser autorizados y ejecutados por

dirigentes, funcionarios y demás trabajadores que actúen dentro del ámbito de sus

competencias.

La autorización es la forma idónea de asegurar que sólo se realizan actos y

transacciones que cuentan con la disposición de la dirección de la entidad. Esta supone

su ajuste a la misión, la estrategia, los planes, programas y presupuestos.

La autorización se debe documentar y comunicar explícitamente a las personas o


19

sectores. Estos deberán ejecutar las tareas que se les han asignado, de acuerdo con las

directrices, y dentro del ámbito de competencia establecido por las normas,

reglamentos, etc.

2.1.11. Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos

Las transacciones y los hechos que afectan a una entidad deben registrarse

inmediatamente y ser debidamente clasificados.

Las hechos deben registrarse, en el momento de su materialización o lo más inmediato

posible, para garantizar su relevancia y utilidad. Esto es válido para todo el proceso o

ciclo de la transacción, desde su inicio hasta su conclusión.

Asimismo, deberán clasificarse adecuadamente para que, una vez procesados, puedan

ser presentados en informes y estados financieros con saldos razonables, facilitando a

los directivos la adopción de decisiones.

2.1.12. Acceso restringido a los recursos, activos y registros

El acceso a los recursos, activos, registros y comprobantes, debe estar protegido por

mecanismos de seguridad y limitado a las personas autorizadas, quienes están obligadas

a firmar las Actas de Responsabilidad, a rendir cuenta de su custodia y utilización.

Todo activo de valor debe ser asignado a un responsable de su custodia y contar con

adecuadas protecciones, a través de seguros, almacenaje, sistemas de alarma, pases para

acceso, etc.

Además, deben estar debidamente registrados, y periódicamente se cotejarán las

existencias físicas con los registros contables para verificar su coincidencia. La


20

frecuencia de la comparación depende del nivel de vulnerabilidad del activo.

Estos mecanismos de protección cuestan tiempo y dinero, por lo que, en la

determinación del nivel de seguridad pretendido, deberán ponderarse los riesgos

emergentes, entre otros del robo, despilfarro, mal uso, destrucción, contra los costos que

puedan derivarse del control.

2.1.13. Rotación del personal en las tareas claves

Ningún empleado debe tener a su cargo, durante un tiempo prolongado, las tareas que

presenten una mayor probabilidad de eventos que puedan presentar irregularidades. Los

empleados a cargo de dichas tareas deben, periódicamente, rotar en otras funciones.

Si bien el Sistema de Control Interno debe operar en un ambiente de solidez ética, es

necesario adoptar ciertas protecciones para evitar hechos que puedan propiciar actos que

conlleven a acciones ilícitas dentro de la institución.

.

En tal sentido, la rotación en el desempeño de tareas claves para la seguridad y el

control es un mecanismo de probada eficacia y muchas veces no utilizado por el

equivocado concepto del "hombre imprescindible".

2.1.14. Control del sistema de información

El sistema de información debe ser controlado con el objetivo de garantizar su correcto

funcionamiento y asegurar el control del proceso de los diversos tipos de transacciones.

La calidad del proceso de toma de decisiones en una entidad, descansa fuertemente en

sus sistemas de información. Esta es cuantitativa, por ejemplo, cuando los reportes de

desempeño utilizan indicadores, y es cualitativa, en lo concerniente a opiniones y


21

comentarios. El sistema deberá contar con mecanismos de seguridad que alcancen a las

entradas, procesos, almacenamientos y salidas.

El sistema de información debe ser flexible y susceptible de modificaciones rápidas que

permitan hacer frente a necesidades cambiantes de la administración, en un entorno

dinámico de operaciones y presentación de informes. El sistema ayuda a controlar todas

las actividades de la entidad, a registrar y supervisar transacciones y eventos a medida

que ocurren, y a mantener datos financieros oportunos.

2.1.15. Indicadores de desempeño

Toda entidad debe contar con métodos de medición de desempeño que permitan la

preparación de indicadores para su supervisión y evaluación.

La información obtenida se utilizará para la corrección de los cursos de acción y el

mejoramiento del rendimiento.

La dirección de una entidad, programa, proyecto o actividad, debe conocer cómo

marcha hacia los objetivos fijados para mantener el dominio del rumbo, es decir, ejercer

el control.

Un sistema de indicadores elaborados desde los datos emergentes de un mecanismo de

medición del desempeño, contribuirá al sustento de las decisiones.

Los indicadores no deben ser tan numerosos que se tornen confusos, ni tan escasos que

no permitan revelar las cuestiones claves y el perfil de la situación examinada.

Cada entidad debe preparar un sistema de indicadores ajustado a sus características, es

decir, tamaño, proceso productivo, bienes y servicios que entrega, nivel de competencia

de sus dirigentes y demás elementos que lo distingan. El sistema puede estar


22

constituido por una combinación de indicadores cuantitativos, tales como los montos

presupuestados y cualitativos, como el nivel de satisfacción de los usuarios.

Los indicadores cualitativos deben ser expresados de una manera que permita su

aplicación objetiva y razonable. Por ejemplo: una medición indirecta del grado de

satisfacción del usuario puede obtenerse por el número de reclamos.

2.1.16. Información y responsabilidad

La información debe permitir a los funcionarios y empleados cumplir sus obligaciones y

responsabilidades. Los datos pertinentes deben ser identificados, captados, registrados,

estructurados y comunicados, en tiempo y forma.

Una entidad debe disponer de una corriente fluida y oportuna información relativa a los

acontecimientos internos y externos. Por ejemplo, necesita tomar conocimiento con

prontitud de los requerimientos de los usuarios para proporcionar respuestas oportunas

y de los cambios en la legislación y reglamentaciones que le afectan. De igual manera,

debe tener conocimiento constante de la situación de sus procesos internos.

Los riesgos que afronta una entidad se reducen en la medida en que la toma de

decisiones se fundamente en información relevante, confiable y oportuna. Esta es

relevante para un usuario, en la medida que se refiera a cuestiones comprendidas dentro

de su responsabilidad y que él cuente con la capacidad suficiente para apreciar su

contexto e impacto.

La supervisión del desempeño de la entidad y sus partes componentes, opera mediante

procesos de información y de exigencia de responsabilidades de tipos formales e

informales. La cultura, el tamaño y la estructura de organización influyen,

significativamente, en el tipo y la confiabilidad de estos procesos.


23

2.1.17. Contenido y flujo de la información

La información debe ser clara y con un grado de detalle ajustado al nivel de la toma de

decisiones. Se debe referir tanto a situaciones externas como internas, a cuestiones

financieras como operacionales.

Para el caso de los niveles directivo y gerencial, los informes deben relacionar el

desempeño con los objetivos y metas fijados. El flujo informativo debe circular en

todos los sentidos: ascendente, descendente, horizontal y transversal.

Es fundamental para la conducción y control de la entidad disponer de información

satisfactoria, en tiempo y en el lugar necesario, y por ende, el diseño del flujo

comunicativo y su posterior funcionamiento adecuado, deben constituir preocupaciones

centrales para los responsables de la entidad para la toma de decisiones, si no de nada

serviría.

2.1.18. Calidad de la información

La información disponible en la entidad debe cumplir con los atributos de: contenido

apropiado, oportunidad, actualización, exactitud y accesibilidad. Esta norma plantea las

cuestiones a considerar con vistas a formar juicios sobre la calidad de la información

que utiliza una entidad y hace imprescindible su confiabilidad.

Es deber de la autoridad superior, responsable del control interno, esforzarse por obtener

un grado adecuado de cumplimiento de cada uno de los atributos mencionados.

2.1.19. Flexibilidad al cambio

El sistema de información debe ser revisado y rediseñado cuando se detecten


24

deficiencias en su funcionamiento y productos. Cuando la entidad cambie su estrategia,

misión, política, objetivos, programa de trabajo, etc., se debe contemplar el impacto en

el sistema de información y actuar en consecuencia.

Si el sistema de comunicación se diseña orientado en una estrategia y un programa de

trabajo, es natural que al cambiar éstos tenga que adaptarse, la información que dejó de

ser relevante no debe seguir fluyendo en detrimento de otra que sí pasó a serlo,

cuidando que el sistema no se sobrecargue artificialmente, situación que se genera

cuando se adiciona la información, ahora necesaria, sin eliminar la que perdió

importancia.

2.1.20. Compromiso de la dirección

El interés y el compromiso de la dirección de la entidad con los sistemas de información

se deben explicitar mediante una asignación de recursos suficientes para su

funcionamiento eficaz, por lo tanto:

El Control Contable Administrativo es una herramienta de suma importancia

para salvaguardar y proteger aspectos tales como de índole financiero,

económico, etc., su debida aplicación permite a las instituciones el

cumplimiento de resoluciones de la alta gerencia para el cumplimiento de

los objetivos organizacionales.

La utilización del Control en las unidades permite que se reduzcan en gran

magnitud las ilegalidades y corrupción dentro del marco laboral, ya que

obliga a cada elemento a ser controlado por la persona correspondiente.


25

2.2. El Control Interno

El Control Interno es un proceso ejecutado por el Consejo de Directores, la

Administración y todo el personal de una entidad, diseñado para proporcionar

una seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos de:

Efectividad y eficiencia en las operaciones.

Confiabilidad en la información financiera.

Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos

y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos,

verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa,

promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observación de las

políticas prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos

programados.

2.3 Clases de Control Interno

Los controles de la organización de una manera convencional, pueden clasificarse

de la siguiente forma:

CLASIFICACIÓN TIPO DE CONTROL APLICACIÓN

Según su relación

con el controlado

Interno Se efectúa desde las funciones propias de la organización.

Externo Se realiza por agentes externos de la organización

Directo

Los controles se pueden identificar claramente o están

diseñados específicamente al proceso, al producto o a la

persona.

IndirectoEl efecto del sensor llega de forma indirecta a otros elementos

controlados.

Según la oportunidad Previo Cuando se ejercen labores de control antes de que un acto surta


26

de realización efecto, ejemplo: La totalización y la revisión de roles antes de

su pago.

Perceptivo Concurrente

Es el que se produce al momento en que se está ejecutando un

acto administrativo, ejemplo: el control de arena, ripio y

cemento que se mezclan al momento de una fundición.

PosteriorEs el que se realiza después de que se ha efectuado una

actividad.

Según su alcance

Sobre las personasAplican a la presencia de las personas en la organización, por

ejemplo: control de salud, de asistencia, bienestar social.

Sobre los procesos

Aplican al funcionamiento de los procesos, por ejemplo:

controles al proceso de empaquetamiento de productos

terminados.

Sobre los productos

Aplican a la última posición de la línea de producción, es decir

a los productos. También se analiza a los productos internos

que sirven a los procesos internos.

Sobre la gestión Aplican al control de gestión o a la administración de los

recursos empresariales y a la obtención de objetivos.

Por función

AdministrativoAplica a todas las operaciones de la organización, por ejemplo:

controles de asistencia al personal.

FinancieroAplica a las operaciones que involucran recursos financieros;

controles de manejo de fondo en cuentas corrientes, etc.

Técnico

Aplica a las actividades técnicas relacionadas al giro del

negocio, por ejemplo; mantenimiento de maquinaria

especializada.

Jurídico

Aplica a los aspectos jurídicos que afectan a la gestión, por

ejemplo: constitución legal de la compañía y demandas de

terceros.

2.3.Principios de Control Interno

Los principios son declaraciones que se constituyen en base fundamental de un

razonamiento y son de aceptación universal. En el caso del sistema de control

interno, se pueden identificar varios principios que son aceptados por las

organizaciones para el diseño de sus sistemas de control interno entre los más

importantes, podemos citar:


27

PRINCIPIO FUNDAMENTO

Responsabilidad Delimitada Se debe establecer el campo de acción de los miembros de una organización,

establecer el límite superior e inferior de sus responsabilidades.

Separación de funciones de

carácter incompatible

Evitar que una misma persona haga varias funciones que puedan conducir a

fraudes o errores, por ejemplo: Quien recauda fondos no debe hacer depósitos

y llevar el libro bancos.

Ninguna persona puede ser

responsable por un proceso

No conviene que una sola persona sea la encargada de un ciclo completo de

operaciones, por ejemplo: cotizar, comprar, contabilizar, embodegar, distribuir

y pagar las adquisiciones.

Selección de personal idóneo Se debe contratar personal que cumpla con las competencias exigidas por los

cargos.

Rotación de deberes Si bien es cierto la especialización es beneficiosa para los procesos, también es

evidente que la rotación de funciones ayudará a refrescar la gestión y evitar

islas de poder o conflicto de interés.

Instrucciones por escrito La asignación de responsabilidades y los comandos de trabajo deben darse por

escrito y debe iniciarse por las especificaciones generales en los contratos de

trabajo.

Uso y control de formularios

prenumerados

La documentación de los procesos debe cumplir con características que

garanticen el adecuado registro, el control numérico o cronológico, el soporte

y registro de las operaciones.

Evitar el uso de Dinero en

Efectivo

Es preferible operar con cuentas de cheques o transferencias para evitar el

riesgo de mantener efectivo a la disposición.

Depósitos intactos en

inmediatos

Todas las recaudaciones deben ser depositadas en el banco, tal como fueron

recibidas, máximo al siguiente día de su recaudación, medida que facilita el

control de las operaciones y el cruce de información.

2.5 Limitaciones inherentes al Control Interno

El control interno no otorga a la administración la seguridad total de que se

cumplan los objetivos o se salvaguarden sus inversiones, pues su efectividad

estará supeditada a otros factores (humanos, tecnológicos, medio ambientales,

etc.), que no se relacionan con las características técnicas del control, los cuales

deben ser tomados en consideración al momento de diseñar los controles para los


28

procesos u operaciones específicas, entre las principales limitaciones podemos

citar:

2.5.1 Criterio en la Aplicación del Control

Existe la posibilidad de que los controles implementados no sean bien

entendidos por las personas, de tal manera que no sean ejecutados como

realmente fueron diseñados

2.5.2. Disfunciones del Sistema

La falta de revisión del diseño de los controles del sistema, puede

ocasionar que éstos sufran desajustes en relación a la variación de las

operaciones de la empresa, el tamaño, la estructura, el tipo de productos, la

competencia, etc. Entonces, los controles pueden estar bien diseñados

pero no para las nuevas condiciones que son producto de la evolución

natural de las organizaciones y su entorno.

2.5.3. Elusión de los Controles por la Dirección

El término “elusión de los controles por la dirección” en el sentido en que

se emplea aquí se refiere a la omisión de políticas o procedimientos

establecidos con finalidades ilegítimas, con ánimo de lucro personal o para

mejorar la presentación de la situación financiera o para disimular el

incumplimiento de obligaciones legales. El director de una división o

unidad o un miembro de la alta dirección podría eludir el sistema de

control por diversos motivos: para mejorar la cifra de negocios declarada y

así disimular una reducción no anticipada en la cuota del mercado, para

mejorar artificialmente resultados con el fin de cumplir unos presupuestos

poco realistas, para hacer subir el valor de mercado de la empresa antes de

una oferta pública o una venta, para infravalorar las previsiones de ventas


29

o beneficios con el fin de aumentar los incentivos por ventas, para

disimular una situación que con arreglo a condiciones contractualmente

establecidas podría suponer el reembolso inmediato de los préstamos o

para encubrir el incumplimiento de determinadas obligaciones legales.

2.5.4. Actuación Ilícita

Los controles implementados no pueden garantizar que la voluntad del

personal o de terceros pueda afectar a las inversiones de la empresa. El

sistema no puede detectar que una persona o varias personas desde adentro

o fuera de la organización planeen el causarle un perjuicio, entonces, esto

requerirá una planeación por parte de los perpetradores que incluya el

cómo burlar los controles para no ser detectados. El sistema no ha llegado

a un nivel de perfeccionamiento que detecte con oportunidad y precisión

éste tipo de actitud.

2.6. Elementos Básicos del Sistema de Control Interno

Los elementos básicos del control interno son:

2.6.1. Plan de Organización.- Algunos factores que deben considerarse

al evaluar el plan de la organización son:

1. Las responsabilidades funcionales deben estar divididas de manera que una

sola persona no controle todas las fases de cualquier transacción.

2. Cada funcionario debe estar autorizado para tomar medidas de decisión

oportunas, necesaria para cumplir apropiadamente con su deber. De lo

contrario habría fricción, demora e ineficiencia en la organización.

3. La responsabilidad individual siempre debe estar claramente definida para

que no sea evadida ni excedida. La definición de la responsabilidad


30

permitirá evitar el endoso de culpabilidad por falta de acción o por acciones

inapropiadas.

4. Un funcionario que asigna deberes y delega autoridad a sus subordinados

debe contar con un medio eficaz de control, para evaluar si están

desempeñando en forma apropiadas las tareas delegadas.

5. La persona a quien se le ha delegado autoridad debe estar obligada a operar

según los términos prescritos, deberá consultar con su supervisor en casos

de excepción. Aún las instrucciones específicas no abarcan todas las

contingencias y el personal debe conocer aquellas situaciones fuera de lo

común. No existe ningún sustituto para el criterio aplicado.

6. Toda persona debe estar obligada a informar a su superior respecto a la

forma en que ha cumplido con su deber y por los resultados obtenidos en

relación con lo que se deberá haber logrado.

7. Se deben conocer los requerimientos de la organización contenidos en las

disposiciones pertinentes.

8. La organización debe ser lo suficientemente flexible como para permitir

una sincronización de los cambios en su estructura, debido a variaciones

en los planes, políticas y objetivos de las operaciones.

9. Se debe evitar la duplicidad o conflicto de labores al asignar funciones,

obligaciones y deberes.

10. La estructura de la organización debe ser lo más simple posible. El

establecer una división demasiado precisa de las obligaciones y deberes,

generalmente, dará como resultado atraso en el procesamiento de las

operaciones, creando de esta manera una ineficiencia general.

11. Los organigramas y manuales de la institución son muy útiles para el

planeamiento, el control de los cambios realizado y la comprensión del tipo

de empresa, líneas de autoridad y asignación de deberes.


31

12. Deben diseñarse las unidades de organización con el fin de obtener un

máximo de efectividad a un mínimo costo.

2.6.2. Sistema de Autorización y Procedimientos de Registro.- Para asegurar

la adecuada documentación de las operaciones y transacciones deben

implementarse:

1. Registro y formularios adecuados, los cuales deben reunir los siguientes

requisitos:

Cumplir una función provechosa dentro de los procedimientos

establecidos, para alcanzar los objetivos fijados por la administración.

Ser lo suficientemente simples y claros, para quienes lo utilicen y

además permitirles registrar los datos pronta y correctamente, a un

costo mínimo.

Los formularios deben ser diseñados tomando en consideración todos

los posibles usos, de tal forma que el número de formularios distintos

sea mantenido al mínimo.

Permitir usar el formulario cumpliendo los procedimientos de control

establecidos, en este sentido debe proveer de cierto grado de

comprobación interna, dentro del formulario o registro.

2. Plan de cuentas conveniente que asegure la sistematización del control

contable. Los requisitos que deben reunir son:

Facilitar la preparación de los estados financieros y otros informes de

manera económica.

Incluir todas las cuentas que se requieran para reflejar en forma

adecuada y exacta: los activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos lo


32

suficientemente analizados, de tal forma que sean útiles a la

administración en el control de sus operaciones.

Tener como complemento descripciones de las cuentas que expliquen

el contenido y uso de cada una. Así mismo, se debe tener presente que

una clara denominación de las cuentas y una codificación adecuada

ayudarán a evitar errores de distribución y clasificación.

Definir claramente los desembolsos que se clasificaron como: activo

fijo, inventarios y gastos de operaciones.

Proveer de las cuentas de control que sean necesarias.

Contener clasificaciones según las líneas de organización y autoridad

de la entidad para proporcionar datos sobre los costos de cada unidad

de la organización. (Contabilidad por áreas de responsabilidad)

La autorización y los procesos de registro son partes integrantes del control

interno. Incluye el control a través de los registros de las operaciones y

transacciones así como la clasificación de los datos de una estructura formal.

Es importante limitar el número de personas que participan en este proceso,

fijar la responsabilidad de autorizar transacciones.

Los documentos y registros contables indican la procedencia de los datos y su

trámite y, por medio del plan de cuentas, la clasificación de los mismos. Se

debe respaldar con documentos el flujo del proceso financiero a través de un

manual de procedimientos contables y de igual manera la circulación de los

procedimientos administrativos.

Mediante el diseño apropiado de formularios se logran procedimientos de

control interno, tales como la aprobación de las transacciones en sus distintas

etapas, la verificación aritmética mediante la colocación apropiada de la

información y la distribución de las copias entre las distintas oficinas.


33

2.6.2.1. Prácticas Sanas.- Si comparamos el desarrollo de un plan de organización y

la concepción del flujo de los procedimientos con uno estratégico, la adopción de

prácticas sanas se podrían equiparar con las medidas tácticas para la ejecución de este

esquema.

La efectividad del control interno en el resultado de las operaciones, dependerán

básicamente de la medida en que las prácticas adoptadas sean adecuadas y aplicadas

en el cumplimiento de los deberes y funciones de cada una de las unidades de la

organización.

A Continuación se presenta algunos ejemplos que servirán para aclarar el significado

de las prácticas sanas, además de diferenciarlas de las autorizaciones y los

procedimientos de registro:

1. Plantear una lista actualizada de los proveedores autorizados

2. Solicitar cotizaciones de precios a varios proveedores para realizar

adquisiciones.

3. Contar independientemente todas las mercancías recibidas.

4. Hacer que la unidad de contabilidad verifique las facturas y su

documentación sustentatoria como base para el pago.

5. Establecer el uso de bodegas cerradas con acceso limitado para el

almacenamiento de las mercaderías.

6. Contratar seguros para el personal que maneja recursos materiales y

financieros.

7. Propiciar y efectuar reuniones periódicas de los jefes de las unidades con su

personal, para mantener siempre abierta una provechosa línea de

comunicación.


34

2.6.2.2. Personal Apropiado.- El funcionamiento de control interno no solo depende

del planeamiento efectivo de la organización y de los procedimientos y prácticas

apropiadas, sino también de la selección de funcionarios hábiles con experiencia y de

un personal capaz de llevar a cabo los procedimientos prescritos por la administración

en forma eficiente y económica.

Es importante que el personal que tiene responsabilidades de custodia o registro de

recursos sea de confianza y posea una amplia experiencia. Antes de contratar los

servicios de una persona, se debe investigar adecuadamente su capacidad e integridad.

A través de la capacitación a los empleados se debe inculcar la necesidad absoluta de

una adherencia estricta a los procedimientos de control prescritos. Como parte de su

capacitación, ellos deben aprender el por qué de cada procedimiento de control, si no

lo entiende, es probable que piense que no es importante. Es deber del auditor hacer

una observación cuando determine que existe personal no idóneo para el desempeño

de sus cargos, anotando la correspondiente deficiencia de control.

Los elementos importantes para un adecuado control interno referente al personal son:

1. Entrenamiento

2. Eficiencia

3. Moralidad

4. Retribución


35

2. 7 CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y CONTROL INTERNO

CONTABLE

Existen dos tipos de controles internos (administrativos y contables)

El control interno administrativo no estálimitado al plan de la organización y procedimientos que se relaciona con el proceso de decisión que lleva a la autorización de intercambios

Entonces el control interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por el ente.

El control interno contable comprende el plan de la organización y los registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de los registros contables. Estos tipos de controles brindan seguridad razonable de que:

1-Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones generales o especificas de la gerencia

2- Se registran los cambios para:

* Mantener un control adecuado y

* Permitir la preparación de los Estados Financieros.

3- Se salvaguardan los activos mediante el acceso autorizado.

4- Los activos registrados son comparados con las existencias.


36

2.8 EL CONTROL INTERNO COMO HERRAMIENTA FUNDAMENTAL

CONTABLE

Es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el

grado de fortaleza determinará si existe una seguridad razonable de las

operaciones reflejadas en los estados financieros.

2.8.1 Marco Conceptual del Sistema de Control Interno Contable

El Sistema de Control Interno Contable, se enmarca dentro de la estructura

institucional, cuyo principal objetivo es el adecuado manejo de los recursos,

bienes y sistemas de información, a efectos de garantizar el registro de los

hechos económicos en forma exacta, veraz y oportuna, de tal manera que

permitan emitir informes contables que faciliten la gestión y contribuyan a lograr

los resultados esperados en la organización.

El objetivo principal del sistema de control interno contable está dirigido a

garantizar el cumplimiento de:

1. Las condiciones y cualidades de la información contable,

2. Los principios, normas generales y técnicas del proceso contable;

y,

3. Los instructivos y procedimientos de contabilidad, orientados a la

preparación, presentación y difusión de estados contables e

informes complementarios útiles y confiables, incluyendo los de

períodos intermedios.

Constituyen elementos del sistema de control interno contable los siguientes:


37

a) Ambiente de Control Interno Contable

El ambiente de control da el tono de una organización, influenciando la

conciencia de sus funcionarios, es el fundamento de todos los demás

componentes internos, proporcionándole disciplina y estructura.

Los factores del ambiente de control incluyen la integridad, los valores éticos y

la competencia de los funcionarios; la filosofía y el estilo de operación del

gobierno; la manera como la administración asigna autoridad y responsabilidad

y como organiza y desarrolla su personal; y la atención y dirección

proporcionada por el gerente público y el comité o consejo directivo.

Los factores específicos del ambiente de control interno contable se refieren a la

cultura, conocimiento, integridad y competencia técnica de la administración

para velar por la óptima y eficiente operación del entorno contable incluyendo

áreas, personas, procesos, procedimientos, informes y controles, entre otros.

b) Operacionalización de los Procesos Administrativos.

Se refiere a la coherencia e interrelación existente en los procesos fundamentales

de la administración, es decir, Dirección, Planeación, Organización, Ejecución y

Seguimiento y Control de las actividades relacionadas con el proceso contable,

desde el reconocimiento de los hechos hasta la generación y revelación de los

estados contables de los entes públicos, con el propósito de identificar, valorar y

controlar los riesgos que puedan afectar el logro de los objetivos de

confiabilidad y utilidad de la información contable.


38

c) Sistema de Información y Documentación

La existencia de sistemas de información que integren las distintas funciones,

fuentes, áreas, actividades y procesos para el reconocimiento de las

transacciones contables con adecuada consistencia, objetividad y transparencia,

es uno de los elementos fundamentales del sistema de control interno contable

en las entidades públicas.

Por su parte, la documentación de estos distintos procesos y actividades induce

la obligación de elaborar Manuales de Procesos y Funciones que especifiquen

claramente las tareas que deben cumplirse al interior de las áreas involucradas en

la emisión de estados e informes contables, así como en el diseño y revisión

periódica del sistema de indicadores para la gestión y los resultados

institucionales de las dependencias del área financiera.

d) Retroalimentación y Mejoramiento Continuo

Está constituido por el conjunto de acciones y mecanismos, motores de gestión,

que de ser utilizados adecuadamente por las entidades, permiten corregir,

encausar o motivar comportamientos estructurales, como resultado de las

recomendaciones de las Unidades de Control Interno o quienes hagan sus veces.

La Auditoria del Sistema de Control Interno Contable, es el instrumento de la

evaluación del Sistema, con el propósito de determinar su calidad técnica, el

nivel de confianza que se le puede otorgar y si es eficaz y eficiente en el

cumplimiento de los objetivos, entre lo cual se destaca el producir información

financiera confiable y oportuna, mismo se materializa a través de un proceso,

dado por las etapas de la planeación, ejecución, evaluación y comunicación de

los hallazgos y recomendaciones.


39

CONTROLES BÁSICOS

Procedimientos de autorización Procedimientos de registroProcedimiento de custodiaProcedimiento de revisión

INICIO

FORMULACIÓN DE NORMAS BÁSICAS DE CONTROL:

CONTROL PREVIOCONCURRENTEPOSTERIOR

Ley Orgánica CGE Art. 12

EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNOBase normativaSeguimiento de recomendacionesDocumentación para evaluación Atributos funcionales y referenciales

Resultados de laEvaluación de

Control Interno

Aplicación de Matriz FODA, de resultados para la

calificación de riesgos

Comunicación de los resultados de Control Interno

Relación de la evaluación de Control Interno con los programas de trabajo en la institución

Seguimiento de recomendaciones del Control Interno FIN

2.8.2. DIAGRAMA FUNCIONAL DE UN PROCESO DE CONTROL INTERNO

Aplicación de formularios básicos de evaluación de Control Interno

Determinación del proceso de riesgo de Control Interno y proceso de evaluación según componentes


40

CAPÍTULO III

ANÁLISIS SITUACIONAL DEL CONTROL INTERNO CONTABLE EN SOLCA

MANABÍ NÚCLEO DE PORTOVIEJO

3.1 ANTECEDENTES

SOLCA Manabí Núcleo de Portoviejo es una entidad autónoma y se caracteriza

por ser un organismo de derecho privado con personería jurídica, patrimonio y

fondos propios, tiene facultad para crear bases legales y potestad para regir sus

intereses mediante Normas y Órganos de Gobierno propio, así mismo, tiene

capacidad para auto determinarse en los aspectos técnicos, financieros,

administrativos y legales, este nivel y autonomía es el grado más alto de

descentralización.

3.2. MISIÓN

“Lucha contra el cáncer en Manabí y Esmeraldas”

3.3. VISIÓN

“Para el año 2012 de Manabí y Esmeraldas brindará atención integral del

excelencia a sus usuarios y usuarias, para lo cual estará certificada por Normas

Internacionales de calidad y promocionará las prácticas docentes y la

investigación oncológica”.

3.4. OBJETIVOS INSTITUCIONALES

La Sociedad de Lucha contra el Cáncer de Manabí tiene como objetivo principal

la conducción de la campaña anticancerosa en las Provincias de Manabí y

Esmeraldas.


41

De acuerdo a los Estatutos aprobados por el Acuerdo Ministerial No. 5002 de

Diciembre 21 de 1959 los fines de la Sociedad de Lucha contra el Cáncer son:

1. Estimular por todos los medios a su alcance el interés de los médicos y

estudiantes de medicina y profesionales afines institucionales a todo orden

de Derecho Público y Privado, especialmente las de servicio social y

asistencial, Consejo Provincial, Concejos Cantonales y público en general,

sobre el grave problema de salud pública que significa la enfermedad

cancerosa.

2. Conducir la lucha anticancerosa en las Provincias de Manabí y Esmeraldas

con la finalidad de disminuir la morbilidad y mortalidad por cáncer.

3. Fomentar la prevención y diagnóstico oportuno de la enfermedad; y,

4. Dar facilidades a las personas presuntas enfermas o que padezcan esta

patología para que reciban la asistencia adecuada.

3.5. ÁMBITO DE ACCIÓN Y SERVICIOS QUE BRINDA A LA

COMUNIDAD.

SOLCA Manabí Núcleo de Portoviejo tienen su sede en la ciudad de Portoviejo,

capital de la provincia de Manabí, la labor del núcleo es científica y social,

excluyéndose de manera absoluta toda actividad política y religiosa.

Hasta diciembre del 2004 SOLCA Manabí Núcleo de Portoviejo ofertaba sus

servicios en un Centro Oncológico ubicado en la ciudad de Portoviejo, en una

infraestructura pequeña con una atención de calidad y calidez; desde enero del

2005, cuenta con el funcionamiento de un moderno hospital con 17.000 metros

cuadrados de construcción; con tres grandes bloques, uno administrativos y de

consulta externa, docencia, prevención, otro de hospitalización ( 60 camas),


42

servicios auxiliares y de diagnóstico y tratamiento y un tercer bloque para el

centro quirúrgico, cuidados intensivos y departamento de servicios y apoyo.

3.5.1 Servicios que brinda SOLCA Manabí, Núcleo de Portoviejo

Servicios Médicos Clínicos:

Clínica

Cirugía y Ginecología Oncológica

Urología

Gastroenterología

Neumología

Dermatología

Mastología

Cardiología

Medios de Diagnóstico y tratamiento:

Imagenología

Laboratorio Clínico

Anatomía Patológica

Citología

Quimioterapia

Docencia e Investigación

Prevención y Clínicas móviles

Cirugía

Hospitalización


43

SOLCA despliega su atención en Centros Oncológicos denominados tipo “B”,

son Centros de apoyo, donde se brinda servicios de prevención y diagnóstico;

en las Provincias de Esmeraldas y Manabí, en la primera se cuenta con un centro

y en la última los centros están ubicados en los Cantones de Manta, Jipijapa y

Chone, estos fueron creados para dar atención a la población mediante la

aplicación de programas preventivos, educativos y con acciones eficaces que

contribuyan al diagnóstico precoz del cáncer.

3.5.2 Políticas

SOLCA Manabí Núcleo de Portoviejo dentro de la prestación de servicios a la

comunidad en la lucha contra el cáncer expresa en calidad de políticas el

conjunto de actividades que realiza la administración con participación del

recurso humano, en beneficio de la población; es decir, la consecuencia de un

determinado fin, dentro de las políticas tenemos:

1. Atender los problemas del cáncer a las personas sin distingo de clase social,

política y económica en las provincias de Manabí y Esmeraldas.

2. Efectivizar el tratamiento del cáncer con procedimiento de la investigación y

diagnóstico.

3. Fomentar la disciplina operacional en el paciente con cáncer para su tratamiento

lógico en sus diferentes etapas.

4. Mantener la equidad, ética y eficacia en la atención médica.

La información y comunicación es relevante para que las políticas sean efectivas y

de ello tenemos:

1. Mantener un recurso humano con alto conocimiento de procesos contables que

faciliten el registro y asentamiento de cuentas.


44

2. Mantener el entorno situacional y operativo acorde con la necesidad de gestión

contable.

3. Mantener actividades de permanente capacidad del recurso humano

integrándolo a los organismos de control público.

4. Promover la interrelación de conocimiento al interior de la institución.

3.6. SISTEMA ADMINISTRATIVO

1. Planificación.- es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir un

futuro curso de acción para lograrlos.

La Institución se encuentra en un proceso de Planeación Estratégica, lo cual

conllevará a cada departamento a establecer su plan de acción el que tiene que

alcanzar objetivos, y al cual se le pueda medir de acuerdo a los Indicadores que

para el efecto se están realizando.

2. Organizar.- es el proceso mediante el cual los empleados y sus labores se

relacionan unos con los otros para cumplir los objetivos de la empresa. Consiste en

dividir el trabajo entre grupos o personas y coordinar las actividades individuales

del grupo. Organizar implica también establecer autoridad directiva.

La organización administrativa de SOLCA Manabí Núcleo de Portoviejo, está

sustentada en un esquema de tipo aplicado, en donde el cumplimiento de sus

objetivos se da por efecto directo del desempeño del recurso humano, que presta sus

servicios de tipo especializado, profesional y servicio general.

Los directivos han organizado la Institución empíricamente, por lo tanto el

organigrama existente no cumple con las necesidades actuales que tiene SOLCA,

por lo tanto la responsabilidad de cada departamento está supeditada al criterio de

las máximas autoridades. Si bien es cierto quienes están al frente de la Institución

tratan de suministrar el personal y administrar los recursos humanos, no existen


45

procesos de reclutamientos de empleados competentes, que se desarrollen y se les

recompense por lograr los objetivos de la Institución.

El sistema Administrativo de SOLCA Manabí Núcleo de Portoviejo está bajo el

esquema lineal vertical, es decir las ordenes o funciones a cumplirse vienen del

Consejo Directivo, como máxima autoridad, el mismo que tiene la función básica de

legislar sobre las políticas que debe seguir la organización, está apoyada por

unidades técnicas que se constituyen en asesores para mantener un esquema de

integración dentro de la institución.

El nivel operativo dentro del sistema administrativo de SOLCA Manabí Núcleo de

Portoviejo está compuesto por los responsables directos de ejecutar las ordenes y

actividades básicas de la institución, es decir, es el ejecutor material de las órdenes

emanadas por las órganos directivos y legislativo, en el esquema de la estructura

organizacional de SOLCA consta la Dirección Financiera, Dirección del Hospital,

Dirección Administrativa, Dirección de Programas Preventivos y Dirección de

Mantenimiento, todas ellas con funciones específicas dentro del sistema de

prestación de servicios de SOLCA Manabí Núcleo de Portoviejo.

El nivel auxiliar es el encargado de la contribución general de prestación de

servicios, los que son: médicos, emergencias, control quirúrgico, enfermería, entre

otros.

El proceso de modernización de prestación de servicios, administración del recurso

humano y de orden económico y financiero de esta institución, requiere de forma

urgente un Sistema de Control Interno Contable el mismo que permitirá mejorar el

manejo de los recursos económicos con que cuenta SOLCA, para beneficio de la

población.


46

3. Dirección.- Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y

grupo de un organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del

modo más eficaz los planes señalados.

Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor del

cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver

fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración.

La Dirección carece de un liderazgo, por el desconocimiento de la administración de

una Entidad como la de SOLCA, sin embargo con el paso de los años, se ha tratado

de dirigir a la Sociedad de acuerdo a experiencias de otras Instituciones de Salud.

El nivel directivo está representado por el Presidente de la Institución, mismo que

ejerce la autoridad máxima para garantizar el fiel cumplimiento de las disposiciones

del Consejo Directivo.

La dirección de la Institución, debe impulsar, coordinar y vigilar las acciones de

cada persona y grupo de SOLCA, con el fin de que en conjunto se realice de modo

eficaz las metas y objetivos establecidos; la institución debe buscar establecer

sistemas o métodos que permitan medir los resultados en relación con los objetivos

esperados, con el fin de saber si se corrigió, mejoró el proceso, de tal forma que se

puedan generar nuevos planes que garanticen el cumplimiento de la finalidad para

la que fue creada SOLCA.

4. Control.- Controlar es el proceso de asegurar el desempeño eficiente para alcanzar

los objetivos de la Entidad, se pretende:

a) Establecer metas y normas

b) Comparar el desempeño medido contra las metas y normas establecidas


47

c) Reforzar los aciertos y corregir las fallas

La entidad no cuenta con Normas de Control que nos permitan medir el desempeño

institucional. Se está tratando de implementar políticas de control y de calidad, pero

como en todo proyecto se espera una culminación de éste a mediano plazo, esperando se

alcancen las mejoras en los servicios de la Institución.

3.7 ESTRUCTURA INTERNA GENERAL DEL SOLCA

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

ESTRUCTURA FINANCIERA

- Organigrama general- Definición-asignación autoridades- Responsabilidades

- Manual de procedimientos y criterios- Gestión de datos contables- Calendarios de cierres de información- Supervisión administrativa

- Presentación estados financieros- Análisis económicos, financieros y

patrimoniales- Comparativos con presupuestos. Estudio

variaciones- Informes financieros. Reportings


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3.8. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO

DE SOLCA MANABI (ACTUAL)

FUENTE: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE SOLCA MANABÍ

CONSEJO DIRECTIVO

DIRECCIÓN FINANCIERA

PRESIDENCIA

CONTABILIDADPRESUPUESTO TESORERÍA


49

3.9 EL ACTUAL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE

EN SOLCA MANABÍ NÚCLEO DE PORTOVIEJO

El Sistema de Control Interno Contable en SOLCA Manabí Núcleo de portoviejo,

carece de procedimientos, el proceso contable se realiza en base al Manual de

Contabilidad Gubernamental que ha emitido la Contraloría General del Estado, pero no

cuenta con lineamientos a seguir de acuerdo a la característica de la Institución que es la

atención de pacientes, no se ha definido una metodología apropiada para el proceso de

la información contable y no existe garantía de una correcta gestión organizativa lo cual

ocasiona errores frecuentes. Se ha determinado que el sistema de control interno

contable padece de:

- Un adecuado registro de los activos y no existen procedimientos apropiados de

custodia y salvaguardia de los mismos.

Las propiedades, planta y equipo de SOLCA tienen una porción importante de los

activos totales de la Institución, por lo tanto son significativos en la presentación de su

posición financiera.

- No hay un adecuado registro de pasivos, ni se tiene reconocidas todas las

provisiones y pérdidas previstas y reales.

Los pasivos están reconocidos, sin embargo no existe provisiones que puedan servir

para enfrentar las pérdidas que se pudieran dar, además de un buen registro.

La provisión es un pasivo con incertidumbre de cuantía y vencimiento, y para el

reconocimiento de las provisiones dichas deben ser obligaciones presentes, probables y

que cuentan con una estimación fiable, situación que en la Institución no se da, ya que


50

no es una política institucional mantener una provisión para futuros pagos, además no se

cuentan con los recursos necesarios.

- No existe una total autorización de todos los gastos incurridos en el período.

Dentro de la Institución existen muchas instancias para la autorización de un gasto, que

llevan a la burocratización y que cuando se presentan casos emergentes o de prioridad

no se cumplen con los trámites de autorización.

- No son supervisados y revisados los Estados Financieros y de información

económica.

Los Estados Financieros son enviados directamente al Consejo Directivo para su

aprobación, con un informe del Director Financiero, en el cual se destacan los hechos

económicos y financieros más sobresalientes, sin embargo dentro de este Directorio no

existe una persona que pueda analizar estos resultados por lo que todo lo que se presenta

es aprobado.

- No se detectan las irregularidades, debilidades y errores durante el proceso de

generación de la información administrativa-contable.

El control previo es deficiente, la rotación del personal constantemente hacen que se

pierda continuidad en el ejercicio de las funciones de cada colaborador, por lo tanto los

documentos que se reciben son enviados a cumplir con los procedimientos ya

establecidos sin haberse verificado los requisitos necesarios que avalice la erogación.


51

CAPÍTULO IV

DISEÑO Y APLICACIÓN DEL PROCESO DE CONTROL INTERNO

CONTABLE EN SOLCA MANABI NUCLEO DE PORTOVIEJO

4.1. INTRODUCCIÓN

El Control Interno no es un evento o circunstancia, sino una serie de acciones que

penetran las actividades de una entidad. Tales acciones comprenden y son inherentes a

la manera como la administración dirige la compañía

El proceso, que es conducido con o a lo largo de las unidades o funciones de la

organización, es administrado mediante el proceso básico gerencial de planificación,

ejecución y monitorio. El control Interno es parte de ese proceso y está integrado al

mismo. Facilita funcionar y monitorear su conducta y relevancia continuada. Es una

herramienta usada por la administración, no es sustituto de la gerencia. El Sistema de

control está entrelazado con las actividades de operación de una entidad y son más

efectivos cuando se construyen dentro de la infraestructura de la entidad y son parte de

la esencia de la empresa.

El diseño de los procesos establece la estructura de los procedimientos a seguir en el

área contable de SOLCA, es decir, que sirva de herramienta contable administrativa,

que le permita al personal ejercer y desarrollar en forma eficiente y eficazmente las

labores de control efectivo que minimicen los riesgos de índole contable.

Por lo anterior y como parte de las actividades que se pueden emprender en materia de

modernización y atendiendo la importancia que reviste el contar con diseños de

procesos de Control Interno Contable que sirva de apoyo y consulta en las actividades


52

que se realizan en forma cotidiana, que además coadyuve al logro de los objetivos y

cumpla con el propósito de orientar a los empleados involucrados.

4.2. ALCANCE:

El presente diseño de procesos de Control Interno Contable se construye a partir de los

estándares definidos en el subsistema de Control que busca garantizar, el cumplimiento

de los resultados esperados, al definir las guías de acción que permitan la coordinación

de las actuaciones al interior del área responsable del proceso contable, al igual que los

procedimientos, controles e indicadores que garanticen su ejecusión, en términos de

eficiencia, eficacia y economía.

De la misma forma, establece los sistemas de información y las políticas de

comunicación de la información contable como producto del proceso contable, con

destino a los diferentes grupos de interés.

El esquema contempla una serie de disposiciones que incluyen desde la recepción de

documentos, pasando por el control previo, procesamiento de la información, destino,

elaboración de pago y archivo.

El diseño de procesos de Control Interno contiene una serie de disposiciones que

permitirán a las áreas operativas del proceso contable, conocer las tareas y

responsabilidades a su cargo, tales como la elaboración de Comprobantes de Pagos y

Cheques, la emisión de la información correcta, oportuna y confiable que deben

proporcionar para la adecuada toma de decisiones. Se contempla a su vez la necesidad

de establecer una coordinación estrecha entre las áreas participantes para efectos de

conciliación, de movimientos y manejo de información homogénea y veraz.


53

4.3. OBJETIVOS:

1.- Dar a conocer como se deben llevar a cabo las actividades para el control y registro

contable con la finalidad de apoyar al personal involucrado para que desarrollen sus

labores con mayor eficiencia y eficacia.

2.- Definir los procesos para que todas las transacciones administrativas – contables se

realicen de acuerdo con normas y criterios establecidos y en las fechas definidas con la

supervisión de los responsables correspondientes.

3.- Establecer y definir una operatividad organizativa y de gestión contable clara,

precisa y responsable con el fin de crear una información rápida, fiable y resolutoria.

4.- Generar información financiera y contable suficiente, razonable, adecuada y

oportuna, en los períodos definidos, la cual tras un estudio y análisis dará lugar a la

toma de decisiones.

4.4. DETERMINACIÓN DE FUNCIONES:

ÍNDOLE DEL TRABAJO: Planificación, supervisión, coordinación y control de actividades contables.

FUNCIONES ESPECÍFICAS: Planificar, organizar, dirigir y controlar labores de Contabilidad de la Institución.

Participar con la Comisión Administrativa en la elaboración de la proforma presupuestaria anual de ingresos y egresos para someterlos a consideración del Consejo Directivo.

Establecer las labores contables, los mismos que deberán ser presentadas al Consejo

CONTADOR GENERAL


54

Directivo y la Comisión de Administración en forma mensual o, cuando sea requerido ese informe.

Suscribir balances contables y estados financieros.

Asesorar al Director Administrativo y Financiero y demás funcionarios en la ejecución de control contable.

Ser responsable que la contabilidad de la entidad para que se encuentre al día y hacer las observaciones que estime conveniente para el mejor desenvolvimiento de los asuntos contables.

Diseñar y mantener los instructivos y el manual especifico de contabilidad: así como llevar los libros contables que sean necesarios para la buena marcha de la contabilidad a su cargo, los mismos que estarán a disposición del Consejo Directivo y Directores, cuando estos así lo requieran.

Sugerir a la Comisión de Administración las medidas más apropiadas para la buena marcha de la gestión económica de la entidad.

Registrar los contratos, emisión de obligaciones, garantías y otros compromisos financieros.

Realizar el control previo y concurrente de las cuentas correspondientes a la institución.

CARACTERÍSTICAS DE LA CLASE:

Responsabilidad administrativa, civil y penal por el cumplimiento de procedimientos para el manejo económico presupuestario.

Ejercer supervisión a personal de menor nivel.

Precisar el manejo contable. Ser sujeto de garantía o caución. Cumplir el Reglamento Interno de las

Relaciones de Trabajo de SOLCA Manabí, Núcleo de Portoviejo.


55

ÍNDOLE DEL TRABAJO: Colaboración en la ejecución de labores

auxiliares de contabilidad.

FUNCIONES ESPECÍFICAS: Colaborar en el registro y control de kardex. Preparar cheques y órdenes de pagos. Preparar nóminas de pago y verificar cálculos. Hacer liquidaciones de planillas y cuentas. Colaborar en la programación de informes

diarios y periódicos de las diferentes cuentas y estados contables.

Anotar operaciones y hacer balances en libros auxiliares, tales como: cuentas corrientes, caja chica y cuentas por pagar.

Mantener registros para fines de pago de deudas.

Comprobar listas de pago, comprobantes por cheques con las cuentas respectivas.

CARACTERÍSTICAS DE LA CLASE:

Responsabilidad administrativa por la oportuna presentación de cuentas contables.

Cumplir el Reglamento Interno de las Relaciones de Trabajo de SOLCA Manabí, Núcleo de Portoviejo.

4.5. NORMAS DE CONTROL INTERNO PROPUESTAS

La propuesta busca en su escencia hacer operativas las Normas de Control

Interna y adaptarlas a SOLCA Manabí Nucléo de Portoviejo. La Idea es generar

nuevos controles los cuales son especificos para esta institucion ya que la misma

no violenta la normativa vigente, por el contrario permite su aplicabilidad .

La contabilidad tiene como misión registrar todos los hechos económicos que

representen derechos a percibir o que constituyan obligaciones a entregar, y

cuyo objetivo final es producir información financiera sistematizada y confiable

AUXILIAR DE CONTABILIDAD


56

a través de estados financieros verificables, reales, oportunos y razonables bajo

criterios técnicos soportados en principios y normas.

La contabilidad de SOLCA se basará en principios, políticas y normas técnicas

emitidas sobre la materia para el registro de las operaciones y la preparación y

presentación de reportes y estados financieros.

ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD

Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recoge

la información de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de

recursos como formularios, reportes, libros, etc. y que presentados a la gerencia

le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.

Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos, etc.

para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una

empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de la

información administrativas y financieras que se nos suministre.

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su

estructura cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe

estar tan íntimamente ligada a las actividades propicias de la institución.

SOLCA organizará e implementará un sistema de contabilidad que le permita

proporcionar con oportunidad información económica y financiera para la toma

de decisiones.

El sistema de contabilidad se sustentará en la normativa vigente y comprende,

entre otros, la planificación y organización contables, objetivos, procedimientos,

registros, estados financieros y demás información gerencial y los archivos de la

documentación que sustentan las operaciones SOLCA es responsable de


57

establecer y mantener su sistema de contabilidad dentro de los parámetros

señalados por las disposiciones legales pertinentes, el cual debe diseñarse para

satisfacer las necesidades de información financiera de los distintos niveles de

administración, así como proporcionar, en forma oportuna los reportes y estados

financieros que se requiera para tomar decisiones sustentadas en el conocimiento

real de sus operaciones.

La eficiencia de la organización contable constituye un elemento de control interno,

orientado a que:

o Las operaciones se efectúen de acuerdo con la organización establecida

en la entidad.

o Las operaciones se contabilicen por el importe correcto en las cuentas

apropiadas y en el período correspondiente.

o Se mantenga el control de los bienes de larga duración para su

correspondiente registro y salvaguarda.

o La información financiera se prepare de acuerdo con las políticas y

prácticas contables determinadas por la profesión.

o Se produzcan los estados financieros requeridos por las regulaciones

legales y por las necesidades gerenciales.

INTEGRACIÓN CONTABLE DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS

La contabilidad constituirá una base de datos financieros actualizada y confiable

para múltiples usuarios. La función de la contabilidad es proporcionar

información financiera válida y confiable para la toma de decisiones y

responsabilidad de los funcionarios que administran fondos.


58

La contabilidad es el elemento central del proceso financiero, porque integra y

coordina las acciones que deben cumplir las otras unidades que integran el

Sistema de Gestión Financiera, ya que reciben las entradas de las transacciones

de presupuesto, tesorería, recaudación, bodega, recursos humanos,

endeudamiento y otras áreas, los clasifica, sistematiza y ordena, para registrarlos

y luego producir información actualizada y confiable para el uso interno de la

máxima autoridad; así como para otros niveles de usuarios como: auditoría

interna o externa, nivel directivo, otras entidades y demás organismos oficiales.

En cada unidad de contabilidad se reflejará la integración contable y

presupuestaria de sus operaciones respecto del movimiento de fondos, bienes y

otros.

DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO Y SU ARCHIVO

SOLCA dispondrá de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de sus

operaciones. La documentación sustentatoria de transacciones financieras,

operaciones administrativas o decisiones institucionales estarán disponibles, para

acciones de verificación o auditoría, así como para información de otros usuarios

autorizados en ejercicio de sus derechos.

Todas las operaciones financieras estarán respaldadas con la documentación de

soporte suficiente y pertinente, esto permitirá la identificación de la transacción

ejecutada y facilitará su verificación, comprobación y análisis.

La documentación sobre operaciones, contratos y otros actos de gestión

importantes debe ser íntegra, confiable y exacta, lo que permitirá su seguimiento

y verificación, antes, durante o después de su realización por los auditores

internos o externos.


59

Corresponde a la administración financiera de la entidad establecer los

procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la

conservación y custodia de la documentación sustentatoria tales como: ingresos

de caja, comprobante de pago, facturas, roles, contratos, entre otros, los que

deben ser archivados en orden cronológico y secuencial y se mantendrán durante

el tiempo que fijen las disposiciones legales vigentes.

Los documentos de carácter administrativo estarán organizados de tal manera

que responda a la realidad y a las necesidades institucionales, los cual se

clasificarán en documentos de uso permanente y eventual, el calificado como

histórico y el que ha perdido su valor por haber dejado de tener incidencia legal,

técnica, financiera, estadística o de otra índole.

La evaluación de toda la documentación y la destrucción de aquella que no se la

utiliza se hará con la intervención de una comisión que se encargue de analizar,

calificar y evaluar la información existente y determinará los procedimientos a

seguirse, los períodos de conservación de la documentación, los datos

relacionados con el contenido, período, número de carpetas o de hojas y notas

explicativas del documento.

OPORTUNIDAD EN EL REGISTRO DE LOS HECHOS ECONÓMICOS

Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin de que la

información continúe siendo relevante y útil para la entidad que tiene a su cargo

el control de las operaciones y la toma de decisiones. El registro oportuno de la

información en los libros de entrada original, en los mayores generales y

auxiliares, es un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de

la información.


60

La clasificación apropiada de las operaciones es necesaria para garantizar que la

dirección disponga de información confiable. Una clasificación apropiada

implica organizar y procesar la información, a partir de la cual serán elaborados

los reportes y los estados financieros de la entidad.

El registro de los hechos económicos se los realizará en el sistema de

computación que para el efecto cuente la organización, se deberá sacar respaldos

de los archivos contables cada mes.

CONCILIACIÓN DE LOS SALDOS DE LAS CUENTAS

Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad

de una situación reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas

cruzadas entre datos de dos fuentes internas diferentes o de una interna con otra

externa, proporcionan confiabilidad sobre la información financiera registrada.

Permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones

cuando sean necesarias.

Los saldos de los auxiliares se conciliarán mensualmente con los saldos de la

respectiva cuenta del mayor general, con la finalidad de detectar la existencia de

errores para efectuar los ajustes correspondientes.

Los funcionarios o empleados encargados de realizar la conciliación, serán

independientes del registro, autorización y custodia de los recursos.

Los responsables de efectuar las conciliaciones de las cuentas, dejarán

constancia por escrito de los resultados, y en el caso de determinar diferencias,

se notificará por escrito a fin de tomar las acciones correctivas por parte de la

máxima autoridad.


61

FORMULARIOS Y DOCUMENTOS

Las operaciones y actos administrativos desarrollados en SOLCA Manabí

deberán contar con la documentación sustentatoria totalmente legalizada que los

respalde para su verificación posterior.

Los formularios y documentos que utilice la entidad proporcionarán

información completa y permitirán eficiencia, economía y transparencia en las

operaciones.

En el diseño se definirá el contenido y utilización de cada formulario, se limitará

el número de ejemplares (original y copias) al estrictamente necesario y se

restringirán las firmas de aprobación y conformidad a las imprescindibles para

su procesamiento.

Los formularios utilizados para el manejo de recursos materiales o financieros y

los que respalden otras operaciones importantes de carácter técnico o

administrativo serán preimpresos y prenumerados. Si los documentos se

obtuvieren por procesos automatizados, esta numeración podrá generarse

automáticamente a través del computador, el sistema deberá impidir la

utilización del mismo número en más de un formulario.

Los documentos prenumerados serán utilizados en orden correlativo y

cronológico, lo cual posibilita un adecuado control.

La autoridad correspondiente designará una persona para la revisión periódica de

la secuencia numérica, el uso correcto de los formularios y la investigación de

los documentos faltantes. En el caso de errores en la emisión de los documentos,


62

éstos se salvarán emitiendo uno nuevo. Si el formulario numerado, es erróneo,

será anulado y archivado el original y las copias respetando su secuencia.

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA PRESUPUESTO

RESPONSABILIDAD DEL CONTROL

La máxima autoridad de SOLCA, diseñará los controles que se aplicarán para

asegurar el cumplimiento de las etapas del ciclo presupuestario en base de las

disposiciones legales, reglamentarias y políticas que regulan las actividades del

presupuesto de SOLCA y alcanzar el logro de los resultados previstos.

SOLCA delineará procedimientos de control interno para la programación,

elaboración, aprobación, ejecución, control, evaluación, clausura y liquidación

del presupuesto institucional; se fijarán los objetivos generales y específicos en

la programación de los ingresos y de los gastos para su consecución en la

ejecución y asegurar la disponibilidad presupuestaria real y oportuna de fondos

aprobados.

En la formulación del presupuesto de SOLCA se observarán los principios

presupuestarios, como: equilibrio entre ingresos y gastos, universalidad, unidad,

sostenibilidad, sustentabilidad y flexibilidad, con la finalidad que este cuente

con atributos que vinculen los objetivos del plan con la administración de

recursos, tanto en el aspecto financiero, como en las metas fiscales.

La programación de la ejecución presupuestaria del gasto, consiste en

seleccionar y ordenar las asignaciones de fondos para cada uno de los proyectos,

programas y actividades que serán ejecutados en el período inmediato, a fin de

optimizar el uso de los recursos disponibles.


63

Las unidades componentes del sistema de administración financiera tales como:

Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, Pagaduría, Recaudación, Nómina y

Bodega, coordinarán e implantarán los procedimientos de control interno

necesarios y serán cumplidos por todos los servidores de acuerdo a las funciones

asignadas.

CONTROL INTERNO PREVIO AL COMPROMISO

Se denomina control previo, al conjunto de procedimientos y acciones que

adoptan los niveles directivos de las entidades, antes de tomar decisiones, para

precautelar la correcta administración de los recursos humanos, financieros y

materiales.

En el control previo a la autorización para la ejecución de un gasto, las personas

designadas verificarán que:

1. La operación financiera esté directamente relacionada con la misión de

SOLCA Manabí y con los proyectos, programas y actividades aprobados en

los planes y presupuestos;

2. La operación financiera, prevista para su ejecución, sea la más apropiada;

3. La operación financiera reúna los requisitos legales pertinentes y necesarios

para llevarla a cabo, que no existan restricciones legales sobre la misma; y,

4. Exista la partida presupuestaria con la disponibilidad suficiente de fondos no

comprometidos a fin de evitar desviaciones financieras y presupuestarias.

CONTROL INTERNO PREVIO AL DEVENGAMIENTO

Previa a la aceptación de una obligación, o al reconocimiento de un derecho,

como resultado de la recepción de bienes, servicios u obras, la venta de bienes

o servicios, u otros conceptos de ingresos, se verificará:


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1. Que la obligación o deuda sea veraz y corresponda a una transacción

financiera que haya reunido los requisitos exigidos en la fase del control

previo, que se registre contablemente y contenga la autorización

respectiva, así como mantenga su razonabilidad y exactitud aritmética;

2. Que los bienes o servicios recibidos guarden conformidad plena con la

calidad y cantidad descritas o detalladas en la factura o en el contrato, en el

ingreso a bodega o en el acta de recepción e informe técnico legalizados y

que evidencien la obligación o deuda correspondiente;

3. Que la transacción no varíe con respecto a la propiedad, legalidad y

conformidad con el presupuesto, establecidos al momento del control

previo al compromiso efectuado;

4. Diagnóstico y evaluación preliminar de la planificación y programación de

los presupuestos de ingresos;

5. La existencia de documentación debidamente clasificada y archivada que

respalde los ingresos;

6. La corrección y legalidad aplicados en los aspectos formales y

metodológicos del ingreso; y,

7. La sujeción del hecho económico que genera el ingreso a las normas que

rigen su proceso.


65

CONTROL DE LA EVALUACIÓN EN LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO

La evaluación presupuestaria es una herramienta importante para la gestión de

SOLCA, por cuanto determina sus resultados mediante el análisis y medición de

los avances físicos y financieros obtenidos. Comprende la determinación del

comportamiento de los ingresos y gastos, así como la identificación del grado de

cumplimiento de las metas programadas, a base del presupuesto aprobado.

El propósito de la evaluación presupuestaria es proporcionar información a los

niveles responsables del financiamiento, autorización y ejecución de los

proyectos, programas y actividades, sobre su rendimiento en comparación con lo

planteado, además, debe identificar y precisar las desviaciones en el presupuesto,

para su corrección oportuna.

La máxima autoridad dispondrá que los responsables de la ejecución

presupuestaria efectúen el seguimiento y evaluación del cumplimiento y logro de

los objetivos, frente a los niveles de recaudación óptima de los ingresos y

ejecución efectiva de los gastos.

Los responsables de la ejecución y evaluación presupuestaria, comprobarán que

el avance de las obras ejecutadas concuerden con los totales de los gastos

efectivos; con las etapas de avance y las actividades permanezcan en los niveles

de gastos y dentro de los plazos convenidos contractualmente.

Mantendrán procedimientos de control sobre la evaluación en cada fase del

presupuesto, tales como:

o Controles sobre la programación, formulación y aprobación;

o Controles de la ejecución en cuanto a ingresos y gastos efectivos;


66

o Controles a las reformas presupuestarias, al compromiso y la obligación;

y,

o Controles a las etapas de evaluación, cierre y liquidación.

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA TESORERÍA

DETERMINACIÓN DE LOS INGRESOS EFECTIVOS

Los ingresos de efectivo de auto gestión estimados en el presupuesto aprobado

serán determinados y recaudados en concordancia con las disposiciones legales

de la materia. Los ingresos del efectivo serán clasificados bajo criterio

económico tales como: corrientes, de capital y financiamiento. Los valores

cobrados indebidamente serán devueltos a los contribuyentes o compensados

con otras obligaciones, siempre que sea posible identificarlos.

Los ingresos de autogestión, en ausencia de disposiciones que regulen la

materia, serán fijados por el Consejo Directivo de SOLCA. Los valores que se

determinen para estas recaudaciones, por lo menos cubrirán los costos

actualizados del bien o servicio que se convierta en la fuente de ingresos

financieros.

Los conceptos por los cuales se generen ingresos se identificarán de acuerdo al

clasificador presupuestario.

RECAUDACIÓN Y DEPÓSITO DE LOS INGRESOS DE EFECTIVO

Los ingresos se recaudarán en efectivo, cheque certificado a nombre de SOLCA

Manabí y serán revisados, depositados y registrados en la cuenta corriente

abierta a nombre de la entidad durante el curso del día de recaudación o máximo

el día hábil siguiente.


67

Las recaudaciones directas serán depositadas en las cuentas bancarias

establecidas por la entidad, en el curso del día de recaudación o máximo el día

hábil siguiente, pudiendo consignarse en varios depósitos parciales cuando sean

por montos que impliquen un gran riesgo conservarlos en SOLCA.

Los ingresos serán depositados en forma completa e intacta, según se hayan

recibido, por tanto, está prohibido cambiar cheques, efectuar pagos o préstamos

con los dineros producto de la recaudación.

CONSTANCIA DOCUMENTAL DE LA RECAUDACIÓN

Sobre los valores que se recauden, por cualquier concepto, se entregará un

recibo prenumerado, fechado, legalizado y con la explicación del concepto y el

valor cobrado en letras y número y con el sello de "Cancelado", documento que

respaldará la transacción realizada. El original de este comprobante será

entregado a la persona que realice el pago. Diariamente se preparará, a modo de

resumen, el reporte de recaudación.

SOLCA mantendrá un control interno estricto y permanente del uso y destino de

los formularios para recaudación de recursos.

En caso de especies valoradas o títulos de crédito, sus movimientos se

justificarán documentadamente mediante controles administrativos.

VERIFICACIÓN DE LOS INGRESOS DE EFECTIVO

Se efectuará una verificación diaria, con la finalidad de comprobar que los

depósitos efectuados sean iguales a los valores recaudados. Esta diligencia la

realizará la tesorera de la institución, es decir, una persona distinta a la

encargada de efectuar las recaudaciones y su registro contable.


68

Luego de efectuar la verificación, si como resultado se establece una diferencia

en más, el valor quedará a favor de la entidad; y, de producirse diferencias en

menos ente lo recaudado y los valores verificados, esta diferencia es asumida por

la persona encargada de la recaudación

El responsable de la gestión financiera y el responsable de las recaudaciones

evaluarán permanentemente la eficiencia, efectividad y eficacia con que se

recaudan los recursos y adoptarán las medidas que correspondan.

MEDIDAS DE PROTECCIÓN DE LAS RECAUDACIONES

La máxima autoridad de SOLCA y el responsable de tesorería adoptarán las

medidas para resguardar los fondos que se recauden directamente, mientras

permanezcan en poder de la entidad y en tránsito para depósito en los bancos.

El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores estarán

respaldados por una garantía razonable y suficiente de acuerdo a su grado de

responsabilidad.

Estas medidas de respaldo podrán incluir la exigencia de una caución suficiente

al recaudador, la contratación de pólizas de seguro, la utilización de equipos con

mecanismos de control automático de los cobros o de la secuencia y cantidad de

comprobantes, seguridad física de las instalaciones, la asignación de personal de

seguridad, la contratación de empresas de transporte de valores o depósitos en

bancos que ofrezcan este servicio.

FONDOS DE REPOSICIÓN

Son recursos financieros entregados en calidad de anticipos destinados a cubrir

gastos específicos, serán adecuadamente controlados, con el fin de precautelar


69

una apropiada y documentada rendición de cuentas y la devolución de los

montos no utilizados.

Existen operaciones mediante las cuales se entregan fondos a rendir cuentas a

entidades o funcionarios públicos. Este tipo de operaciones se da generalmente

en la ejecución de programas, cuya cobertura abarca diversas zonas alejadas de

la sede principal; y, cuando se producen entregas en efectivo para gastos de viaje

del personal en comisión de servicios.

El área de contabilidad debe implementar procedimientos de control y de

información sobre la situación, antigüedad y monto de los saldos sujetos a

rendición de cuenta o devolución de fondos, a fin de proporcionar a los niveles

directivos elementos de juicio que permitan corregir desviaciones que incidan

sobre una gestión eficiente.

Con el fin de dar mayor agilidad a los procedimientos administrativos sobre este

tipo de las operaciones y hechos económicos, se utilizará cuentas auxiliares:

Fondos Rotativos, Fondos a Rendir Cuentas y Fondos Fijos de Caja Chica.

FONDOS ROTATIVOS:

Fondos rotativos son valores fijos asignados para la administración de un fin

específico y se mantendrán depositados en una cuenta corriente independiente a

nombre de la entidad o proyecto.

Dichos fondos se utilizarán exclusivamente en los fines para los que fueron

asignados; la cuenta corriente será cerrada una vez cumplido el propósito para el

que fue creada.


70

Estos fondos permitirán un mejor control contable en oficinas regionales sobre

proyectos, su reposición se realizará en base de la documentación remitida por el

responsable del manejo del fondo para su debida contabilización.

La emisión del cheque de reposición o la nota de crédito cuando se trate de

transferencia, constituyen los únicos documentos para el registro contable de los

desembolsos del fondo.

Los desembolsos se realizarán en cumplimiento al flujo de efectivo del proyecto

aprobado.

FONDOS A RENDIR CUENTAS:

Son valores en efectivo entregados para gastos de viajes al personal en comisión

de servicios, cuyas actividades las ejecutan en zonas geográficas alejadas de la

sede principal.

Los valores diarios a entregar se calcularán tomando como referencia la

siguiente tabla:


71

NIVELES ZONA A

USD

ZONA B

USD

PRIMER NIVEL

Máximas autoridades, que

incluyen Presidente,

primero y segundo

Vicepresidente y demás

Miembros del Consejo

Directivo

150,00 120,00

SEGUNDO NIVEL

Directores y Jefes

Departamentales

90,00 80,00

TERCER NIVEL

Todos los empleados que

no pertenecen al primero y

segundo niviel

70,00 50,00

Para el cálculo de estos valores se considerará las siguientes zonas:

ZONA A: Comprende las capitales de provincias y las ciudades de Manta y

Bahía de Caráquez.

ZONA B: Comprende el resto de ciudades del país

Cuando un Servidor comisionado, utilizase un número de días menor al

establecido para el cumplimiento de la comisión, por los cuales se procedió a su

pago, estará en la obligación de realizar la devolución de la diferencia, la cual se

reflejará en la reliquidación que se practique.


72

La liquidación de los valores por concepto de viáticos se efectuará con 24 horas

de anticipación a la Comisión y se reliquidará dentro de los cinco días laborables

posteriores a la fecha de presentación del informe.

El servidor una vez cumplida la comisión de servicios, presentará al respectivo

directivo, dentro de 48 horas posteriores laborables, el informe escrito de la

comisión con copia a la Dirección Financiera, los comprobantes de las

compañias de transportes, facturas de hotel, entre otros.

FONDOS FIJOS DE CAJA CHICA:

El uso de fondos en efectivo sólo debe implementarse por razones de agilidad y

costo. Cuando la demora en la tramitación rutinaria de un gasto puede afectar la

eficiencia de la operación y su monto no amerite la emisión de un cheque, se

justifica la autorización de un fondo para pagos en efectivo destinado a estas

operaciones.

El fondo fijo es un monto permanente y renovable, utilizado generalmente para

cubrir gastos menores y urgentes denominado caja chica.

Estos pagos se harán en efectivo y estarán sustentados en comprobantes

prenumerados, debidamente preparados y autorizados.

Los montos de los fondos de caja chica se fijarán de acuerdo a la reglamentación

interna de la Institución y serán manejados por personas independientes del

cajero y de quienes administren dinero o efectúen labore contables.

El manejo o utilización de un fondo de caja chica ahorrará tiempo y permitirá

que las operaciones de valor reducido sean realizadas oportunamente.


73

El fondo fijo de caja chica se utilizará únicamente para pagos en efectivos, de

gastos frecuentes y de valor reducido (no excederá a USD 30,00) . Los

administradores de fondos de Caja Chica tramitarán la reposición del fondo

cuando este se haya agotado hasta en un 50% de su valor.

Para solicitar la reposición del fondo, el adminsitrador detallará en el formulario

“Solicitud de reposición del fondo” todos los comprobantes cancelados en orden

numérico, con indicación de fecha, número de comprobante, conceptos y

valores. Receptado en la Dirección Financiera la solicitud de reposción del

fondo se revisará la legalidad, veracidad y propiedad del gasto; los documentos

que adolezcan de errores o no cumplan con las disposiciones establecidas, serán

devueltos a la unidad de orígen y su valor deducido de la reposición en trámite;

corresponde al administrador del fondo justitifcar los documentos devueltos y

remitirlos en un nuevo trámite.

ARQUEOS SORPRESIVOS DE LOS VALORES EN EFECTIVO

Los valores en efectivo; incluyendo los que se encuentran en poder de los

recaudadores de la entidad, estarán sujetos a verificaciones mediante arqueos

periódicos y sorpresivos con la finalidad de determinar su existencia física y

comprobar su igualdad con los saldos contables.

Dichos arqueos se realizarán con la frecuencia necesaria para su debido control y

registro.

Todo el efectivo y valores deben contarse a la vez y en presencia del servidor

responsable de su custodia, debiendo obtenerse su firma como prueba que el


74

arqueo se realizó en su presencia y que el efectivo y valores le fueron devueltos

en su totalidad.

Estos arqueos serán efectuados por la unidad de Auditoría Interna o por personas

delegadas por el Director Financiero, que sean independientes de las funciones

de registro, autorización y custodia de fondos.

Si durante el arqueo de fondos o valores se detectare irregularidades, se

comunicará inmediatamente este particular a la autoridad competente y a la

Unidad de Auditoría Interna, para que adopten las medidas correctivas

necesarias.

De esta diligencia y de los resultados obtenidos se dejará constancia escrita y

firmada por las personas que intervinieron en el arqueo.

CUENTAS CORRIENTES BANCARIAS

Las cuentas corrientes bancarias se abrirán bajo la denominación de SOLCA

Manabí Núcleo de Portoviejo, y si es necesario, con indicación de la oficina

regional, provincial, delegación o agencia, y su número será lo estrictamente

necesario, con la finalidad de mantener un adecuado control interno.

Al abrir las cuentas bancarias, se registrarán las firmas de los funcionarios

autorizados para suscribir los cheques, el Representante legal y la Tesorera de la

Institución.

Todo desembolso se efectuará mediante cheque, a la orden del beneficiario y por

el valor exacto de la obligación que conste en los documentos comprobatorios.


75

Las personas autorizadas para girar cheques no tendrán funciones de

recaudación de recursos financieros, de recepción de recursos materiales, de

registro contable ni de autorización de gastos. Los funcionarios responsables de

su manejo serán obligatoriamente caucionados.

CONCILIACIONES BANCARIAS

La conciliación bancaria se realiza comparando los movimientos del libro

bancos de la entidad, con los registros y saldos de los estados bancarios a una

fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones

pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliación de los saldos contables

y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la oficina de

tesorería han sido oportunas y adecuadamente registradas en la contabilidad.

Inmediatamente y luego de recibir los estados de cuenta bancaria dentro de los

primeros tres días hábiles del mes, se efectuarán las conciliaciones bancarias

correspondientes por un funcionario independiente del manejo de los recursos y

registro.

Para garantizar la efectividad del procedimiento de conciliación, este será

efectuado por una persona no vinculada con la recepción de fondos, giro y

custodia de cheques, depósito de fondos y/o registro de operaciones

relacionadas. Corresponde a la Contadora designar a una auxiliar de contabilidad

como responsable de la revisión de las conciliaciones bancarias efectuadas.

La oportunidad con que se realice la conciliación, será la base fundamental para

el control de las disponibilidades bancarias y la toma de decisiones.


76

CONTROL PREVIO AL PAGO

Los funcionarios designados para ordenar un pago, suscribir comprobantes de

egreso o cheques, entre otros, previamente verificarán que:

- La transacción disponga la documentación sustentatoria y autorización

respectiva;

- Exista la disponibilidad presupuestaria para cubrir la obligación;

- Existan fondos disponibles para realizar el pago dentro del plazo convenido;

y,

- No haya demora injustificada en el pago.

Esto incluye además la verificación de:

a) La documentación de respaldo que evidencia la obligación;

b) La existencia o no de litigios o asuntos pendientes respecto al

reconocimiento total o parcial de las obligaciones a pagar; y,

c) Que la transacción no ha variado respecto a la propiedad, legalidad y

conformidad con el presupuesto.

PAGO DE REMUNERACIONES

Las remuneraciones serán pagadas a los servidores mediante depósitos directos

en sus cuentas corrientes o de ahorros.

CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES

Todas las obligaciones contraídas por una entidad serán autorizadas, de

conformidad a las políticas establecidas para el efecto; a fin de mantener un

adecuado control de las mismas, se establecerá un índice de vencimientos que


77

permita que sean pagadas oportunamente para evitar recargos, intereses y

multas.

Todas las obligaciones serán canceladas en la fecha convenida al momento de

definir el compromiso, aspecto que será controlado mediante conciliaciones,

registros detallados y adecuados que permitan su clasificación, sean éstas a corto

o largo plazo.

Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o multas por

mora injustificada en el pago de las obligaciones con retraso, será de

responsabilidad personal y pecuniaria de quien o quienes los hayan ocasionado,

por acción u omisión.

UTILIZACIÓN DEL FLUJO DE CAJA EN LA PROGRAMACIÓN FINANCIERA

SOLCA elaborará el flujo de caja con el objeto de optimizar el uso de sus

recursos.

La programación comprende un conjunto de acciones relacionadas con la

previsión, gestión, control y evaluación de los flujos de entradas y salidas de

fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo,

permitiendo compatibilizar los requerimientos programáticos del presupuesto,

con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atención.

Un instrumento de la programación financiera es el Flujo de Caja, que refleja las

proyecciones de ingresos y gastos de un período e identifica las necesidades de

financiamiento a corto plazo, así como los posibles excedentes de caja.


78

El flujo de caja de la entidad tendrá un período determinado similar al ejercicio

presupuestario; su periodicidad será mensual.

El responsable de la elaboración del flujo de efectivo es la Tesorera de la

Entidad, mientras que de sus aprobación es de la Dirección Financiera

CONTROL Y CUSTODIA DE GARANTÍAS Y FIANZAS

Existen contratos que celebra SOLCA cuyas condiciones generales estipulan la

presentación de garantías y fianzas otorgadas por los contratistas o proveedores

para proseguir con su ejecución. Algunos de éstos son los contratos de obras,

contratos por adquisición de bienes; la contratación de servicios profesionales,

entre otros, que prevén el pago de anticipos o se entregan adelantos, previa la

presentación de una garantía o fianza. Así mismo algunas transacciones por

prestación de servicios o compra de bienes sujetos a entrega posterior, deben

requerir de los proveedores la presentación de garantías y fianzas de

conformidad a las estipuladas en la Ley de Contratación y su Reglamento, la

tesorería no efectuará ningún pago sin previo cumplimiento de este requisito.

Es importante que la tesorería se constituya en un elemento de control para el

adecuado cumplimiento de este requisito formal en los aspectos siguientes:

o Las garantías cumplirán con los requisitos señalados en las disposiciones

legales vigentes;

o La recepción de los documentos se efectuará previo al pago de los

anticipos, en cuyo proceso se verificará que las garantías y fianzas sean

solidarias, incondicionales, irrevocables y de realización automática;

o Custodia, organizada de las garantías y fianzas; y,

o Control de vencimientos de las garantías y fianzas recibidas.


79

La tesorería informará oportunamente al nivel superior sobre los vencimientos

de las garantías y fianzas, a fin de que se tomen las decisiones adecuadas, en

cuanto a requerir su renovación o ejecución, según sea el caso.

USO DE SELLO RESTRICTIVO PARA LOS DOCUMENTOS PAGADOS POR

LA TESORERIA

Una vez concluido el trámite del pago, los documentos que evidencien el

desembolso de dinero, serán marcados con un sello de "cancelado", que indique

en forma visible su condición de documento pagado, debiendo consignar además

el número del cheque girado, número de la cuenta corriente, el nombre de la

entidad bancaria y la fecha de pago. Luego será enviado a la unidad de

contabilidad para su registro, archivo y conservación por el tiempo establecido

por la Ley. Este mecanismo de control interno reduce el riesgo de utilización del

mismo documento para sustentar otro egreso de fondos, indebidamente o por

error.

TRANSFERENCIA DE FONDOS POR MEDIOS ELECTRÓNICOS

Toda transferencia de fondos, por medios electrónicos estará sustentada en

documentos que aseguren su validez y confiabilidad.

La utilización de medios electrónicos para las transferencias de fondos entre

entidades agilita la gestión financiera gubernamental, luego de efectuada la

transacción deberá imprimirse el documento electrónico que este genera.

Es importante implementar controles adecuados a esta forma de operar,

enfatizando los mecanismos de seguridad en el uso de contraseñas (passwords),

cuyo acceso será restringido y permitido solamente a la Tesorera.


80

Las cartas de confirmación que requieren las transacciones efectuadas mediante

el sistema de transferencia electrónica de fondos serán verificadas y validadas,

por el signatario del password respectivo.

Cuando existen sistemas interconectados es posible que se obtenga reportes

automáticos, que constituirá uno de los elementos de evidencia inmediata de la

transacción, que muestre los movimientos de las cuentas de salida y de destino

de los recursos.

El uso del fax es otro medio que permite contar en lo inmediato con reportes que

sustenten la naturaleza y detalles de la operación, cuyo respaldo formal estará

sujeto a la obtención de los documentos originales.

INVERSIONES FINANCIERAS: ADQUISICIÓN Y VENTA

La adquisición y venta de inversiones financieras se planificarán y ejecutarán de

manera que se resguarde y se obtenga una rentabilidad acorde con el mercado

financiero y con el grado de riesgo asumido, dentro de las condiciones,

limitaciones y autorizaciones determinadas en la respectiva Ley.

Los papeles fiduciarios, con excepción de los que la Ley dispone su negociación

directa, serán comprados y vendidos a través de las Bolsas de Valores.

Las renovaciones, redenciones, cobros de capital e intereses por las inversiones

en papeles fiduciarios se tramitarán con la debida oportunidad.

El costo de una inversión financiera corriente incluye el precio de adquisición,

más comisiones e impuestos que se relacionan con la comercialización de las

mismas.


81

La adquisición y venta de inversiones deberán ser planificadas en el flujo de caja

presupuestado.

INVERSIONES FINANCIERAS, CONTROL Y VERIFICACIÓN FÍSICA

Se mantendrán registros adecuados que permitan identificar a cada tipo de

inversión corriente y establecer los montos de los intereses, dividendos u otra

clase de renta que devenga cada una de ellas, el sistema de registro contable

proporcionará el control que asegure que han sido registradas debidamente y que

las rentas generadas han sido oportunamente recibidas y contabilizadas.

Se establecerá un mayor auxiliar para cada inversión, con lo cual se mantendrá

un alto grado de confiabilidad en la información, estos registros serán

constantemente actualizados a fin de que los directivos cuenten con datos

necesarios para la toma de decisiones.

En base del saldo de los registros contables auxiliares, personas independientes

de la custodia y registro de las operaciones realizarán constataciones físicas de

los valores fiduciarios existentes; se relizará una conciliación.

Esta acción será efectuada por la unidad de auditoría interna, la misma que

actuará bajo la responsabilidad del titular financiero, dicho control se realizará

en forma trimestral.


82

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA ANTICIPOS DE FONDOS Y CUENTAS

POR COBRAR

ANÁLISIS Y CONFIRMACIÓN DE SALDOS

Los valores pendientes de cobro serán analizados periódicamente por parte del

encargado de las cobranzas y del ejecutivo máximo del área financiera para

determinar la morosidad, las gestiones de cobro realizadas, los derechos y la

antigüedad del saldo de las cuentas.

Los problemas encontrados serán resueltos o superados dentro de un tiempo

razonable, para impedir la prescripción o incobrabilidad de los valores.

Este análisis será efectuado mensualmente, para verificar la eficiencia de la

recaudación de las cuentas vencidas.

En caso de determinar alguna irregularidad en el saldo, éste será investigado y

analizado para efectuar las acciones correctivas y los ajustes que amerite.

CONCILIACIÓN Y CONSTATACIÓN

Una persona independiente del registro y manejo del mayor auxiliar o general de

anticipos de fondos y cuentas por cobrar se encargará de efectuar la conciliación

entre estos registros, verificando que los saldos de los auxiliares concilien el

saldo de la cuenta del mayor general.

Se efectuarán constataciones físicas sorpresivas de los valores a cobrar por lo

menos trimestralmente, por servidores independientes de su control, registro o

manejo de efectivo, comprobando la legalidad de los documentos de respaldo.


83

El responsable del área financiera, por lo menos una vez al año, enviará a los

deudores los estados de cuenta de sus movimientos y saldos a fin de

confirmarlos, siempre que la naturaleza de las operaciones lo justifique.

ELIMINACIÓN DE SALDOS NO RESUELTOS

Se eliminarán de los registros contables los saldos de las cuentas que no se

hayan podido identificar, localizar o se han mantenido sin solución definitiva

durante los cinco años anteriores, a menos que la ley señale otro plazo.

El Director Financiero, presentará para fines de control a la máxima autoridad de

la entidad y a la Unidad de Auditoría Interna, informes semestrales en los que

consten en forma detallada los conceptos, valores por cobrar y las gestiones

realizadas para hacerlos efectivo antes de que opere la caducidad o prescripción

de la acción legal.

Los informes serán presentados los meses de junio y diciembre de cada año, los

mismos que constituyen el principal justificativo para eliminar los saldos no

resueltos. En el asiento de eliminación correspondiente, se utilizará como

contrapartida la respectiva cuenta de Patrimonio.

No podrán ser eliminados los activos que se encuentren sujetos a un proceso

legal activo o cuyo cobro sea inexcusable.

La documentación de los asientos de eliminación, se mantendrá por el tiempo

especificado en las disposiciones legales pertinentes.


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NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE

INVERSIONES EN EXISTENCIAS Y BIENES DE LARGA DURACIÓN

ADQUISICIÓN

Las adquisiciones deberán ser planificadas y reflejadas en el presupuespto anual,

como parte del proceso de control se establecerán mínimos y máximos de

existencias dependiendo de su nivel de rotación, de tal forma que éstas se

realicen únicamente cuando sea necesario y adquiridas en cantidades apropiadas,

bajo los criterios de austeridad, eficiencia, efectividad y economía.

La máxima autoridad y los miembros del comité de adquisiciones y

abastecimiento, serán responsables de la aprobación de las cotizaciones,

concursos de ofertas o licitaciones, para lo cual se:

o Considerarán las cotizaciones en un mínimo de tres;

o Mantendrá un registro actualizado de proveedores y cotizaciones para

asegurar un debido control, calidad y precios de los productos;

o Determinará un criterio de economía en la compra de bienes;

o Tomará en cuenta, para los materiales fungibles o de uso diario, el

tiempo de duración; y,

o Considerará para las medicinas y otro tipo de bienes perecibles, el

tiempo de caducidad.

ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN

Los bienes que adquiera la entidad ingresarán físicamente a través de bodega,

cuando la naturaleza física del bien requiera su ubicación directa en el

departamento que lo solicita, debe haber la presencia del bodeguero.


85

Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes y bodegas,

estarán adecuadamente ubicados, contarán con instalaciones seguras, y tendrán

el espacio físico necesario.

El guardalmacén o bodeguero tiene la responsabilidad de acreditar con

documentos, su conformidad con los bienes que ingresan (si se ajustan a los

requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas por las dependencias de la

institución), así como los que salen.

Los directivos establecerán un sistema apropiado para la conservación,

seguridad, manejo y control de los bienes almacenados.

El control de la existencia de los bienes se lo efecturá a través de registros

individuales, el control y actualización de los inventario se los realizará

permanentemente por unidades de iguales características. Sólo las personas que

laboran en el almacén tendrán acceso a las instalaciones.

Los registros que lleve el bodeguero únicamente se lo realizará por unidades,

éste responsable no tendrá acceso al costo de los inventarios.

Existen bienes que, por sus características especiales, deben ser almacenados en

otras instalaciones o enviados directamente a quienes requieren su utilización,

en estos casos, el encargado de almacén efectuará la verificación directa y, la

tramitación de la documentación correspondiente.

SISTEMA DE REGISTRO

Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las

existencias como de los bienes de larga duración, mediante registros detallados

con valores que permitan controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a


86

fin de que la información se encuentre siempre actualizada y de conformidad

con la normativa contable vigente.

La actualización permanente, la conciliación de saldos de los auxiliares con los

saldos de las cuentas del mayor general y la verificación física periódica,

proporcionará seguridad de su registro y control oportuno, y servirá para la toma

de decisiones adecuadas.

IDENTIFICACIÓN Y PROTECCIÓN

Se establecerá una codificación adecuada que permita una fácil identificación,

organización y protección de las existencias de suministros y bienes de larga

duración.

Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código correspondiente

en una parte visible, permitiendo así su fácil identificación.

El responsable de la custodia de los bienes de larga duración, mantendrá

registros individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados,

para que sirvan de base para el control, localización e identificación de los

mismos.

La protección de los bienes entregados para el desempeño de sus funciones, será

de responsabilidad de cada servidor.

La protección de los bienes incluye la contratación de pólizas de seguro

necesarias para protegerlos, contra diferentes riesgos que pudiera ocurrir, se

verificarán periódicamente, a fin de que las coberturas mantengan su vigencia.


87

CUSTODIA

La máxima autoridad a través de la unidad respectiva, será responsable de

designar a los custodios de los bienes, quienes serán los responsable de su

adecuada utilización y resguardo.

USO DE LOS BIENES DE LARGA DURACIÓN

En SOLCA los bienes de larga duración se utilizarán únicamente en las labores

institucionales y por ningún motivo para fines personales o particulares.

Cada servidor será responsable del uso, custodia y conservación de los bienes de

larga duración que le hayan sido entregados para el desempeño de sus funciones;

y por ningún motivo serán utilizados para fines personales o particulares. En el

caso de bienes que son empleados indistintamente por varias personas, es

responsabilidad del jefe de la unidad administrativa, definir los aspectos

relativos a su uso, custodia y verificación, de manera que estos sean manejados

correctamente, y para los fines de la institución.

CONTROL DE VEHÍCULOS OFICIALES

Los vehículos constituyen un bien de apoyo a las actividades que desarrolla el

personal de la entidad. Su cuidado y conservación será una preocupación

constante de la administración, siendo necesario que se establezcan los controles

que garanticen el buen uso de tales unidades.

La utilización de los vehículos oficiales por necesidades del servicio, durante o

fuera de los días y horas no laborables, requieren la autorización expresa del

nivel superior. Con el propósito de disminuir la posibilidad de que los vehículos

sean usados en actividades distintas a los fines que corresponde,

obligatoriamente contarán con la respectiva orden de movilización.


88

Por ningún concepto la máxima autoridad emitirá salvo conductos que tengan el

carácter de indefinidos.

Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehículos oficiales tendrán la

obligación del cuidado y conservación del mismo, debiendo ser guardadas las

unidades, en los sitios destinados por las autoridades de SOLCA Manabí..

Los vehículos deberán llevar el logotipo que identifica a la institución.

CONSTATACIÓN FÍSICA DE EXISTENCIAS Y BIENES DE LARGA

DURACIÓN

Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración

por lo menos una vez al año. El personal que interviene en la toma física, será

independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los

conceptos señalados, salvo para efectos de identificación.

De esta diligencia se elaborará un acta y las diferencias que se obtengan durante

el proceso de constatación física y conciliación con la información contable,

serán investigadas, y luego se registrarán los ajustes respectivos, previa

autorización del funcionario responsable; también se identificará los bienes en

mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donación o remate según

corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.

Cuando la entidad contrate servicios privados para llevar a cabo la toma física de

las existencias y bienes de larga duración, el informe final presentado así como

la base de datos, tendrá la conformidad del área contable en forma previa a la

cancelación de dichos servicios.


89

La contratación de estos servicios se hará estrictamente cuando las

circunstancias así lo exijan, siempre y cuando la entidad cuente con la partida

presupuestaria correspondiente para sufragar dichos gastos.

El auditor interno participará en calidad de observador, para evaluar la adecuada

aplicación de los procedimientos establecidos.

Esta norma es también aplicable para la realización de los inventarios físicos de

almacén, se aplicarán los mismos criterios antes establecidos, no debiendo

intervenir en dicho acto el personal encargado de la custodia de los bienes.

BAJA DE BIENES POR OBSOLESCENCIA, PÉRDIDA O ROBO

La baja de bienes de larga duración se efectuará una vez cumplidas las

diligencias y procesos administrativos que señalan las disposiciones legales

vigentes, dejando evidencia clara de las justificaciones, autorizaciones y su

destino final.

Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de conservación,

obsolescencia, pérdida o hurto, se observarán las disposiciones del Reglamento

Interno de Utilización de Bienes de SOLCA y demás reglamentaciones.

Si la pérdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es declarada por el

Juez competente como hurto o robo en sentencia ejecutoriada se levantará el acta

de baja correspondiente y se procederá a la exclusión de los registros contables

disminuyendo del inventario respectivo.

Para baja de bienes que no estén contabilizados como activos, por no reunir las

condiciones para considerarse cómo tales, bastará que se cuente con la

autorización del nivel superior.


90

Si la baja procediere de una pérdida o destrucción injustificada, al servidor

responsable se le aplicará la sanción administrativa que corresponda y, cuando el

caso lo amerite, se le exigirá además la restitución del bien con otro de igual

naturaleza o pagar su valor a precio de mercado.

VENTA DE BIENES

Las ventas ocasionales de bienes se realizarán de acuerdo con los

procedimientos fijados en las leyes y reglamentos sobre la materia. Los

servidores responsables de organizar la junta de remates y demás procedimientos

previos para autorizar las enajenaciones de los avalúos de ventas y adjudicar los

bienes, cumplirán sus funciones resguardando los intereses institucionales y en

concordancia con las disposiciones reglamentarias.

MANTENIMIENTO DE BIENES DE LARGA DURACIÓN

La administración de la entidad velará en forma constante por el mantenimiento

preventivo de los bienes de larga duración, a fin de conservar su estado óptimo

de funcionamiento y prolongar su vida útil.

Diseñará y ejecutará programas de mantenimiento preventivo, a fin de no afectar

la gestión operativa de la entidad. Corresponde a la dirección establecer los

controles necesarios que le permitan estar al tanto de la eficiencia de tales

programas, así como que se cumplan sus objetivos.

La contratación de servicios de terceros para atender necesidades de

mantenimiento, estará debidamente justificada y fundamentada por el

responsable de la dependencia que solicita el servicio.


91

NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA DEUDA

CONTRATACIÓN DE PRÉSTAMOS

La información administrativa del endeudamiento se organizará de manera tal

que satisfaga los diferentes requerimientos, para mejorar el conocimiento y

comprensión de este tipo de operaciones.

Un registro de controles de préstamos permite visualizar las obligaciones

contraídas por SOLCA en cada período fiscal, en los que se debe identificar:

monto original, plazo, vencimientos, condiciones financieras y acreedor de cada

contrato, entre otros.

Todo endeudamiento será incluido en el presupuesto y éste constituirá el monto

máximo que se contrate en el ejercicio fiscal.

En el caso de no estar aprobado el presupuesto, no podrá contratar préstamos.

Las solicitudes de contratación de la deuda o de emisión de bonos presentadas

sin tener la autorización correspondiente, serán negadas mientras no cumplan las

disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.

La contratación de los préstamos será aprobada cuando el aporte exigido cómo

contraparte local se encuentre debidamente financiado en el presupuesto.

No se aprobará la contratación de nuevos préstamos cuando teniendo otros no

han sido utilizados y se encuentran pagando comisiones, ya sea porque ha

concluido el proyecto y no han invertido todo su monto o porque el proyecto se

encuentra paralizado sin justificación alguna.

Para el control adecuado de los préstamos deberá considerarse:


92

- Los objetivos del endeudamiento;

- Las fases de endeudamiento;

- La organización de la información sobre endeudamiento;

- Las clases y tipo de deuda;

- Los nombres de los acreedores (gobiernos, organismos internacionales, banca

privada internacional, entre otros); y,

- La conciliación de desembolsos de préstamos y operación por servicio de la

deuda.

Un registro de la deuda privada avalada por SOLCA, será útil para la

información sobre contingencias en este aspecto.

Los tipos de obligación se clasifican en internos o externos, a corto o largo

plazo; el mantener controles sobre cada obligación, permite su comprobación

posterior y permite informar oportunamente a los responsables sobre los

vencimientos.

Contar con información organizada y actualizada permitirá conservar en forma

adecuada la memoria institucional de la gestión, en relación con el

endeudamiento de la Entidad.

CONTABILIDAD DE LA DEUDA

Se implementará un adecuado sistema de contabilidad que proporcione

información gerencial de la deuda y que permita el registro de las operaciones de

endeudamiento, asegurando la preparación de información financiera detallada,

confiable y oportuna.

Un sistema de contabilidad adecuado constituye un elemento necesario para

contar con información válida y confiable sobre la deuda pública. El proceso


93

contable de las operaciones de endeudamiento tendrá un diseño apropiado a las

características y necesidades de estas operaciones, que permitirá el registro

actualizado de la deuda, asegurando que la información pueda incluirse en la

base de datos financieros del sistema de contabilidad gubernamental.

El uso de sistemas computarizados para el registro y control de la deuda pública,

posibilitará el registro de la información de los préstamos relacionándolos con

los proyectos financiados por ellos, actualizar desembolsos en forma automática,

identificar atrasos en el pago del servicio de la deuda, calcular las tablas de

amortización y preparar reportes para la gerencia y auditoría. La contabilidad del

endeudamiento mediante sistemas computarizados producirá reportes sobre el

servicio de la deuda pública en: amortización, intereses, comisiones, moras,

entre otros, para ser conciliados con el presupuesto.

Complementariamente los estados financieros contendrán las notas aclaratorias y

la información financiera adicional que aclaren los conceptos relacionados con

los reportes generados.

CONCILIACIÓN DE DESEMBOLSOS DE PRÉSTAMOS Y DE

OPERACIONES POR SERVICIO DE LA DEUDA

Los desembolsos recibidos durante la fase de ejecución de los préstamos, al

igual que las operaciones del servicio de la deuda serán conciliados entre los

organismos y entidades involucradas en su procesamiento.

La conciliación de desembolsos con los acreedores, con los agentes financieros y

con el Banco Central del Ecuador permite un mejor control sobre los saldos

adeudados de los préstamos.


94

La conciliación con las unidades ejecutoras facilita el control sobre los

desembolsos efectivamente recibidos y colocados para ejecución de gastos e

inversiones.

Se conciliará periódicamente los montos pagados por concepto del servicio de la

deuda, desagregada en los conceptos de amortización del principal, intereses,

comisiones e intereses por mora.

ELIMINACIÓN DE PASIVOS NO RESUELTOS

Se eliminarán de los registros contables, los pasivos vencidos que el ente

mantenga por más de cinco años, sin una solución definitiva.

El Director Financiero, presentará para fines de control a la máxima autoridad de

SOLCA Manabí y a la Unidad de Auditoría Interna, informes semestrales en los

que consten en forma detallada los conceptos y valores por pagar.

Los informes serán presentados los meses de junio y diciembre de cada año, los

mismos que constituyen el principal justificativo para eliminar los saldos no

resueltos. En el asiento de eliminación correspondiente, se utilizará como

contrapartida la respectiva cuenta de Patrimonio.

No serán eliminados los pasivos que se encuentren sujetos a un proceso legal

activo, o cuyo pago sea inexcusable.

La documentación que sustenten los asientos de eliminación se mantendrá por el

tiempo especificado en las disposiciones legales pertinentes.


95

FLUJOGRAMA DE PROCESOS (PAGOS)

SECRETARIA

JEFATURA

FINANCIERA

JEFE

PRESUPUESTO

CONTADOR

GENERAL

JEFATURA

FINANCIERA

TESORERIA PRESIDENCIA

NOSI

V

INICIO

Recepción de documentos

Revisión de legalidad de documentos

RecibeDocumentos

Verifica presupuesto

Asigna Partida Presupuestaria

RecibeDocumentos

Revisa Documentos

Elaboración de registro contable

Elaboración de cheque

Control Previo

Legalización de documento

Recibe cheque

Control y legalización

Legalización

Pago de cheque

Verifica Documento

Fin

Archivo


96

FLUJOGRAMA DE PROCESOS (INGRESOS)

TESORERIA JEFE

PRESUPUESTO

CONTADOR

GENERAL

JEFATURA

FINANCIERA

PRESIDENCIA

NO

SI

Revisión final

INICIO

Cobro y emisión de factura

Depósito

Cuadre de caja

Verificación

Registro de ingreso Partida Presupuestaria

Cuadre de caja y papeleta de deposito

Verificación y Registro contable

Revisión y legalización Legalización

Fin

Archivo


97

PROCESO 1 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

RESPONSABLE Secretaría

INSTRUCCIONES DE TRABAJO

Control de documentación (pagos)

Elaboración de orden de pago

Archivo de copia de documentación

PROCESO N.2 VALOR PRESUPUESTADO

RESPONSABLE Coordinadora de presupuesto


Verificación de la asignación presupuestaria del valor a pagar

Control de documentos

PROCESO N.3 ELABORACIÓN

RESPONSABLE CONTADORA


Control de documentos

Elaboración del cheque

Legalización de documento

Archivar copia de documentos


98

PROCESO N.4CONTROL Y VERIFICACIÓN DE PASOS PREVIOS A LA LEGALIZACIÓN

RESPONSABLE Dirección Financiera


Revisión, control y verificación de la legación

PROCESO N.5 LEGALIZACIÓN

RESPONSABLE Tesorería


Suscripción y legalización de los pagos

Archivar copias de documentos

PROCESO N.6 LEGALIZACIÓN

RESPONSABLE Presidencia


Suscribe (firma) y legaliza finalmente documentos


99

PROCESO N.7 PAGO

RESPONSABLE Tesorería


Realiza pagos

Verifica firmas y documentos finales

PROCESO N.8 ARCHIVO FINAL

RESPONSABLE Contadora


Revisión final y archivos de documentación de pago


100

4.7. PROCESO DE CONTROL CONTABLE

El departamento de contabilidad depende jerárquicamente de la Dirección Financiera

del Hospital y está bajo la responsabilidad del Contador General, quien es el

responsable de planificar, organizar, dirigir y supervisar las labores contables de la

Institución, teniendo a su cargo el personal de auxiliares de contabilidad, por lo que para

tener una mejor organización dentro de este departamento se creyó conveniente el

diseñar procesos, los mismo que se pone a disposición del personal que trabaja en el

área contable, para el mejoramiento de las actividades a realizarse diariamente.

4.7.1. Políticas Contables

La contabilidad se deberá llevar por partida doble, en idioma castellano, en dólares de

los Estados Unidos de América. se acogerá a las disposiciones contables presupuestarias

emitidas por el Ministerio de Economía y Finanzas, con sujeción a las Normas

Ecuatorianas de Contabilidad y a las Normas Internacionales de Información Financiera

en los aspectos no contemplados por las primeras. Para fines tributarios la contabilidad

estará supeditada a las disposiciones de la Ley de Régimen Tributario Interno y de su

reglamento. La información contable deberá ser útil, confiable y de fácil comprobación

aplicando siempre los criterios de eficacia, eficiencia y economía, calidad e impacto en

los procesos y ordenamientos para lograr la misión y visión Institucional.

4.7.2. Estructura Orgánica y Funcional del Área de Contabilidad

El área de contabilidad está integrada por el contador y los auxiliares de contabilidad y

depende jerárquicamente de la Dirección Financiera de la Institución, tal como se lo

demuestra a continuación gráficamente:


101

4.7.3. Del Contador:

El contador es el encargado de organizar, planificar, supervisar y dirigir la contabilidad

de la Institución, a la suscripción de balances, y declaraciones de impuestos, para lo

cual deberá mantener actualizada anualmente la licencia profesional que otorga la

Federación Nacional de Contadores, así como también la inscripción del RUC en el

Servicio de Rentas Internas. Entre sus funciones se encuentran:

Planificar, organizar y controlar labores de Contabilidad de la Institución.

Participar en la elaboración de la proforma presupuestaria anual de ingresos y

egresos para someterlos a consideración del Consejo Directivo.

Establecer las labores contable, las mismas que deberán ser presentadas al

Consejo Directivo en forma mensual o cuando sea requerido este informe.

Suscribir balances contables y Estados Financieros.

Asesorar a quien corresponda en lo relacionado en la ejecución del control

contable.

PRESIDENCIA

DIRECCIÓN FINANCIERA

CONTABILIDAD


102

Ser responsable que la contabilidad de la entidad se encuentre al día y hacer las

observaciones que estime conveniente para el mejor desenvolvimiento de los

asuntos contables.

Diseñar y mantener los instructivos y el Manual Especifico de Contabilidad.

Realizar el control previo y concurrente de las cuentas correspondientes a la

Institución.

4.7.4. De las/os Auxiliares de Contabilidad

Son los encargados de realizar los registros de las transacciones diarias que se generan

en la Institución con la finalidad de mantener actualizados los auxiliares contables, así

como también el archivo de la documentación de respaldo de las mismas, Además

deben preparar la información para las declaraciones de impuestos oportunamente y sus

funciones se distribuyen anualmente de acuerdo a las siguiente clasificación.

Recepción y revisión de la documentación previo al pago.

Registro de las obligaciones de la Institución (pagos, facturas de servicios).

Regularización de comprobantes que se encuentren en anticipos de servicios

básicos y compras a proveedores.

Conciliaciones Bancarias de las cuentas que mantiene la Institución en varias

entidades bancarias.

Recepción, revisión de la documentación de respaldo y archivo de los

comprobantes de ingresos, egresos y diarios.

Preparar la documentación para solicitud de devolución del IVA mensual al

Servicio de Rentas Internas.

Revisar y analizar toda la documentación mensualmente relacionada con el

Impuesto al Valores agregado y las Retenciones en Fuente, previo a la

declaración de impuestos Anexos de IVA y Retenciones en la fuente.


103

Atender todos los requerimientos que realice el Servicio de Rentas Internas a la

Institución.

Solicitar las renovaciones cuando corresponda para la emisión de facturas y

retenciones en la fuente en el sistema financiero contable de la Institución.

Recepción, revisión de la documentación de respaldo y archivo de los

comprobantes de egreso de bancos.

Regularización de comprobantes que se encuentren en anticipos por concepto de

viáticos.

Registro de los Ingresos en las diferentes bodegas de la Institución.

Registro de los egresos por consumo y otros de las bodega.

Registro de los Ingresos por Autogestión.

Registro de las transacciones de débito y crédito de los estados de cuenta de las

cuentas que tiene la Institución en varias entidades financieras.

Regularizaciones para conciliación de cuentas contables.

Archivos de la documentación que es remitida a contabilidad (contratos, oficios

recibidos y enviados).

4.8. PRINCIPIOS GENERALES

4.8.1. Período de Gestión

El período de gestión y la situación económica financiera contable y presupuestaria de

la entidad se presentan en forma semestral, sin que ello constituya impedimento para

generar informes con la oportunidad, forma y contenido que las máximas autoridades lo

determinen.

En el espacio con cierre activado, no se puede alterar o modificar datos; las

regularizaciones por errores, omisiones u otras causas serán efectuadas en el mes

siguiente al cierre.


104

El ejercicio fiscal coincide con el año calendario, comprendido entre el 1 de enero y el

31 de diciembre de cada año.

4.8.2. Exposición de Información

Los reportes obtenidos del sistema contable financiero utilizado incluyen toda la

información que permite una adecuada interpretación de la situación económica de la

entidad.

En la información que corresponda a procesos de agregación de movimientos contables

y presupuestarios, se observan procedimientos de consolidación que permiten expresar

la situación lo más cercano al nivel de gestión de la administración respectiva.

En notas explicativas a los reportes, se revelan todos los hechos económicos o

situaciones cuantitativas y cualitativas que puedan influir en los análisis y decisiones de

los usuarios de la información.

4.9. PROCESO DE REGISTRO

4.9.1. Medición Económica

En contabilidad se registran los recursos materiales e inmateriales, las obligaciones, el

patrimonio y sus variaciones, siempre que posean valor económico para ser expresados

en términos monetarios. Los hechos económicos son registrados en la moneada de curso

legal vigente.


105

4.9.2. Igualdad Contable

En contabilidad se registran los hechos económicos y financieros sobre la base de la

igualdad entre el debe y el haber, es decir, el principio de partida doble.

4.9.3. Costo Histórico

Los hechos económicos son registrados al valor monetario pactado, ya sea este el de

adquisición, producción, construcción o intercambio de los recursos y obligaciones.

Los bienes recibidos en calidad de donación que no tienen valor establecido, se

valorarán y registrarán a su valor de mercado en la fecha del donativo.

4.9.4. Reconocimiento y agrupación de los Hechos Económicos

Los hechos económicos pueden presentarse como derechos monetarios, obligaciones,

otros movimientos, ajustes económicos y donaciones de bienes, para lo cual se

utilizaran diferentes tipos de transacciones, estos son: Movimiento de apertura,

financiero, ajuste, y de cierres.

Los movimientos de apertura consiste en la identificación de los saldos de las cuentas

de activo, pasivo y patrimonio al inicio de cada ejercicio, los financieros conciernen a la

identificación de los hechos económicos con impacto inmediato o futuro en las

disponibilidades monetarias, los de ajuste, corresponden a la identificación de las

transacciones de ajustes económicos, regularizaciones, actualizaciones o traspasos

originados en procesos de depreciación, consumo de existencias, u otros de igual

naturaleza y los de cierre originados en el traspaso de saldos de algunas cuentas al

termino del ejercicio fiscal.


106

En la contabilidad existen varias cuentas que son tratadas de manera especial, las

mismas que se detallarán a continuación:

4.9.5. Existencias:

Las adquisiciones de existencias se contabilizan al precio de compra, incluyendo los

derechos de importación, fletes, seguros, impuestos no reembolsables y cualquier otro

valor necesario para que el bien esté en condiciones de consumo, trasformación o venta.

Las disminuciones de existencias se registraran al precio promedio.

4.9.6. Bienes de Larga Duración:

Para determinar los valores de contabilización de los bienes de larga duración, se tiene

en cuenta los siguientes conceptos:

Costo de adquisición, comprende el precio de compra más los gastos inherentes a las

mismas.

Valor de donación, comprende el asignado para su correspondiente registro, incluyendo

gastos realizados para ser puestos en condiciones de operación.

Valor contable, que el costo de adquisición o donación más los incrementos o

disminuciones durante la vida útil del bien.

Valor en libros, que es el valor contable menos la depreciación acumulada.

Para considerar un bien como de larga duración deben cumplir con la mayoría de los

siguientes requisitos:

1. Bienes de propiedad privativa de la Institución


107

2. Estar destinado a actividades administrativas y/o productivas

3. Generar beneficios económicos futuros.

4. Vida útil estimada mayor a un año

5. Costo de adquisición mayor o igual a cien dólares (US$ 100,00)

Las inversiones en bienes de larga duración se contabilizan al precio de compra,

incluyendo los derechos de importación, fletes, seguros, instalaciones, impuestos no

reembolsables, más cualquier valor directamente atribuible para poner el bien en

condiciones de operación y cumplir el objetivo para el cual fue adquirido. Los gastos de

financiamiento de las inversiones en bienes de larga duración formarán parte del costo

del bien, en la medida que sean devengados durante el período previo a su entrada en

funcionamiento. Los gastos incurridos con posterioridad al tiempo antes indicado serán

reconocidos como de gestión.

Las adiciones, mejoras y reposiciones vitales destinadas a aumentar la vida útil

estimada, la capacidad productiva o el valor de los bienes de larga duración, se registran

como erogaciones capitalizables del bien.

Las reparaciones extraordinarias que aumenten significativamente la vida útil estimada

o la capacidad productiva de los bienes de larga duración, se registran como

erogaciones capitalizables del bien.

Los gastos en reparaciones ordinarias, producto del mantenimiento y conservación de la

capacidad de uso del bien, se registran como gastos de gestión.

La venta, permuta, entrega como parte de pago, donación, exclusión de inventario u otra

forma de traspaso de dominio de los bienes de larga duración, se registran eliminando el

valor contable del bien y la depreciación acumulada. La diferencia que se produce entre

los valores antes indicados se registrará en una cuenta del patrimonio.


108

La depreciación de los bienes de larga duración se la realiza anualmente. Y para su

contabilización se emplea el método en línea recta, manteniendo en las cuentas del

grupo de inversiones en Bienes de Larga Duración el valor contable y en cuentas

complementarias la acumulación de la depreciación respectiva.

4.9.7. Inversiones en Proyectos y Programas

Los proyectos y programas tienen una identificación, valoración, acumulación de costos

y liquidación de las inversiones en proyectos y programas. En los proyectos y

programas se incluyen todos los costos atribuibles a su ejecución, hasta la puesta en

funcionamiento, cumplimiento del objetivo o fecha de la liquidación.

Los costos incurridos con posterioridad al periodo antes indicado, son reconocidos

como gastos de gestión.

Las adquisiciones de bienes de larga duración destinados a proyectos y programas, que

no se integran al grupo hasta el final en forma total, se registran en las cuentas

correspondientes una vez que hayan cumplido con las condiciones técnicas establecidas

en los acuerdos o contratos, contablemente se procede a registrar la liquidación.

4.9.8. Contratación de Créditos

Los recursos provenientes del endeudamiento público o privado, originados en

contratos o convenios de financiamiento o en la negociación de títulos, valores, sujetos

a restitución por el ente contratante o emisor se registran como derechos monetarios y

abonando a la cuenta correspondiente de Empréstitos de deuda pública o privada


109

4.9.9. Pérdidas de Recursos, Disminución de Bienes.

La pérdida de documentos de inversiones financieras o bienes corporales que se

presuma fueran causadas por los servidores, terceros ajenos a la institución o resultante

de de caso fortuito o fuerza mayor, deberá trasladarse mediante asiento de ajuste,

debitando la cuenta de complemento correspondiente del Subgrupo Disminución

Patrimonial y acreditando las cuentas pendientes al bien sustraídos, hasta que las

autoridades competentes emitan el dictamen o resolución sobre la materia.

4.9.10. Estructura del Catalogo General de Cuentas:

El catálogo de cuentas de SOLCA, ha sido estructurado ordenadamente de acuerdo con

la naturaleza de los Activos, Pasivos y el Patrimonio, identificando los recursos de

propiedad de la Institución y las obligaciones directas, tomando como referencia la

codificación dadas en las Normativas de Contabilidad Gubernamental.

El catálogo de cuentas está constituida por 12 dígitos, el primer digito sirve para

identificar el grupo contable de la siguiente manera: 1 ACTIVO, 2 PASIVO Y 6

PATRIMONIO a continuación se presenta un detalle de la clasificación utilizada.


110

4.10. INDENTIFIACIÓN DEL CATALOGO DE CUENTASDE SOLCA MANABI NUCLEO DE PORTOVIEJO

1 ACTIVO 2 PASIVO 11 OPERACIONALES 21 DEUDA FLOTANTE111 Disponibilidades 212 Depósitos y Fondos de Terceros112 Anticipos de Fondos 213 Cuentas por Pagar 113 Cuentas por Cobrar 22

12 INVERSIONES FINANCIERA 223 Empréstitos

121 Inversiones Temporales 6 PATRIMONIO 122 Inversiones Permanentes 611 Patrimonio Público 124 Deudores Financieros 618 Resultados del Ejercicio

125 Cargos Diferidos 62 INGRESOS DE GESTIÓN126 Inversiones no Recuperables 621 Impuestos

623 Tasas y Contribuciones624 Venta de Bienes y Servicios625 Rentas de Inversiones y Otros

13 INVERSIONES EN EXISTENCIAS 629 Actualizaciones y Ajustes

131 Existencias para Consumo 63 GASTO DE GESTIÓN

132 Existencias para la Venta

14 INVERSIONES EN BIENES DE L/DURACIÓN 633 Remuneraciones

141 Bienes de Administración 634 Bienes y Servicios de Consumo

15INVERSIONES EN PROYECTOS Y PROGRAMAS 635 Transferencias entregadas

151 Inversiones en Obras en Proceso 639 Actualizaciones y Ajustes

4.11. PROCESO PARA EL REGISTRO DE LAS TRANSACCIONES

4.11.1 Recepción de Documentación

Se reciben facturas y notas de crédito u otros documentos que generen retenciones de

impuestos solo hasta el 22 de cada mes, se exceptuarán las facturas por adquisición de

medicinas de carácter urgente y por reposición de adquisición de combustibles por los

señores choferes de la Institución en comisiones de servicios después de la fecha

señalada. Toda documentación es recibida por la secretaria de la Dirección Financiera

donde se elabora la respectiva orden de pago, luego dicha documentación es enviada a


111

presupuesto donde efectuarán la afectación presupuestaria correspondiente, hecho que

solo se puede excluir sí la transacción ha realizarse se trata de pagos considerados

anticipos.

4.11.2 Documentos habilitantes para realizar una transacción de egreso de bancos

Solicitud a bodega, oficio de requerimiento del servicios, solicitud de reposición

de fondos

Solicitud de compra

Cotizaciones o Proformas (3)

Certificación de disponibilidad Presupuestaria

Orden de Compra, orden de trabajo, contratos

Ingreso a bodega

Conformidad del servicio prestado

Informe de labores

Roles de pagos

Certificación de asistencia

Copia del Registro Único del Contribuyente

Facturas

Avisos de pagos

Acciones de personal

Solicitudes de viáticos.

Orden de Pago

4.11.3. Documentos habilitantes para realizar una transacción de ingresos de

bancos:

Reporte diario de los ingresos por recaudaciones por autogestión, u oficios en

los que se indiquen el ingreso por cobros de servicios prestados a pacientes que


112

han obtenido créditos, por adquisiciones de bases, calificación de proveedores,

áreas de salud, cobro de anticipos de sueldos.

Papeleta de depósito

4.11.4. Documentos habilitantes para realizar una transacciones de Diario.

Copia de factura con ingreso a bodega.

Estados de cuenta bancarios (Ingresos por las Operaciones de Crédito, debitos,

intereses y otros depósitos no entregados en la tesorería de la Institución)

Formularios de declaraciones de Impuestos

Documentos que requieran de regularizaciones por ajustes

Reportes de egresos e ingresos de farmacia y bodega.

Orden de transferencias entre cuentas bancarias.

Una vez reconocido el tipo de comprobante a utilizar y la verificación de la

documentación sustentatoria, se revisa en el listado de proveedores el nombre del

beneficiario, de no constar como proveedor, este es ingresado en el respectivo sistema,

teniendo en cuenta que como requisito básico tendrá que poseer copia de la cédula de

identidad o el respectivo RUC.

4.11.5. Registro de Transacciones:

Una vez ingresada toda la documentación en contabilidad se procede al registro de la

transacción, para lo cual se ingresa al modulo de cartera donde dependiendo de la

transacción ha realizar se procede lo que corresponda.

Cuando se trate de obligaciones se ingresan en transacciones, luego en cuentas por

pagar, depósitos a terceros o devoluciones de valores recibidos.


113

Si son derechos de la Institución se ingresan a transacciones, luego en cuentas por

cobrar, anticipos de fondo o devolución de pagos efectuados.

En cualquiera de los dos casos anteriormente descritos se llena toda la información

requerida, teniendo en cuenta si se recibirá o desembolsará efectivo, para registrar un

visado en el casillero de aplicación directa, de solo ser registrado el hecho dicho

casillero deberá quedar en blanco de tal manera que en el modulo de contabilidad no se

afecte ninguna cuenta de disponibilidades al generar el comprobante que sea necesario.

Cuando se registra únicamente la transacción sin afectación de las cuentas de

disponibilidades (cajas o bancos), en el momento de recibir o realizar el pago se debe

ingresar en el modulo de cartera en la opción, transacciones, luego escoger cobros o

pagos según el caso, para luego poder generar el comprobante respectivos.

Cuando se efectúen ingresos o egresos de las bodegas de la Institución estos serán

registrados automáticamente en el modulo de cartera al realizar la interfase entre el

modulo de inventario y contabilidad.

Si por cualquier motivo justificado se anula una de las transacciones realizadas en el

modulo de cartera, escogerá la opción transacciones, luego anulaciones donde elige la

transacción a anular para lo cual una vez elegida, el sistema le pedirá un número de

comprobante que debe ser digitado antes de grabar la transacción.

Una vez efectuado lo anteriormente expuesto, para el registro de las transacciones

contables en la Institución se cuenta con tres tipos de comprobantes, que previo a la

realización se debe verificar todos los documentos de soporte con el fin de reconocer el

tipo de comprobante a utilizar teniendo en cuenta los siguientes aspectos.


114

4.11.6. Tipos de Comprobantes:

Existen tres clases de comprobantes: egreso, ingreso y diario, dentro de los cuales los de

ingreso y egreso son numerados secuencialmente por el sistema, mientras que los de

diario por efectos de ajustes y regularizaciones la numeración es ingresada por el

usuario, debiéndoselos identificar de acuerdo al mes de elaboración tal como se lo

detalla a continuación: 1000 Enero, 2000 Febrero, 3000 Marzo, 4000 Abril, 5000 Mayo,

6000 Junio, 7000 Julio, 8000 Agosto, 9000 Septiembre, 10000 Octubre, 11000

Noviembre y 12000 Diciembre.

4.11.6.1. Comprobantes de Egreso:

En los comprobantes de Egreso, se registran todas las transacciones que por su

naturaleza signifiquen desembolsos de efectivo mediante cheques o

transferencias a cuentas de terceros, por obligaciones contraídas que cuenten

con su respectiva autorización y documentación de sustento.

4.11.6.2. Comprobantes de Ingreso:

En los comprobantes de Ingreso, se registran todos los derechos adquiridos

sobre terceros; como pueden ser cobros por servicios que presta la Institución,

cobros de anticipos a empleados, entre otros y que entre los documentos

habilitantes exista la documentación pertinente como por ejemplo la respectiva

papeleta de depósito.

4.11.6.3. Comprobantes de Diario:

Los comprobantes de Diario son utilizados para el registro de ajustes,

reclasificaciones, contabilización de los movimientos diarios de bodega,


115

registro de facturas pendientes de pago, notas de debito y crédito realizadas

por los Bancos y verificadas en estados de cuenta.

4.11.6.4. Legalización de Transacciones:

La legitimación de las transacciones debe ser realizada de acuerdo a su naturaleza esto

es, si se trata de un documento de ingresos o egresos, donde se realizan movimientos de

efectivo deben ser legalizados por el Contador, Director Financiero, Tesorero y

Presidente de la Institución. Si se trata de comprobantes en los cuales no hay

movimiento de efectivos y solo se realizan regularizaciones internas por mal

aplicaciones de cuentas, cierres de estados financieros, contabilización de facturas,

ingresos al stock, consumo de materiales, el costo de la venta de medicina,

transferencias entre bodegas, solo son avalizados por el Contador y Director Financiero.

4.12. CUSTODIA DE LA DOCUMENTACIÓN

4.12.1. Archivo de Comprobantes

Previo al archivo de los comprobantes estos son clasificados en comprobantes de

egreso, ingreso y diario, para proceder a su respectivo archivo,

Los comprobantes son remitidos a contabilidad por el área de tesorería a excepción de

aquellos que solo son legalizados por el Contador y Director Financiero, la encargada de

remitir estos comprobantes a contabilidad será la secretaria de la Dirección Financiera.

El archivo de todo tipo de comprobante debe ser en fólder, ordenados por mes e

indicando desde y hasta que número que se encuentran comprobantes en cada fólder.


116

Previo al archivo de los comprobantes se sacarán copias del comprobante, factura y

retención para realizar la respectiva declaración al Servicio de Rentas Internas y poder

pedir la devolución del IVA.

Los documentos, formularios y registros de Contabilidad se los mantendrá y conservará

debidamente ordenados, foliados y numerados de modo que permitan su clara e

inmediata ubicación e identificación, durante al menos 10 años. Los Documentos

relativos a cada transacción, serán archivados juntos, o debidamente referenciados.

Los archivos de la documentación contable son de propiedad de la Institución y no son

removidos de las oficinas correspondientes, sino de acuerdo a disposiciones legales o en

base a órdenes legítimas de la autoridad competente.

4.12.2. Declaración de Impuestos al Servicio de Rentas Internas.

Las declaraciones al Servicio de Rentas Internas de acuerdo al noveno digito del RUC

de la Institución, se presentan como fecha máxima el 28 del mes siguiente. Dicha

información se consolida con los documentos de soportes, y el modulo de anexos

financieros con el que cuenta el sistema contable financiero, es decir, se verifican los

comprobantes, facturas, retenciones y auxiliares contables.

El Servicio de Rentas Internas, deberá devolver el IVA pagado contra la presentación

formal de la declaración del representante legal que deberá acompañar la copia de las

facturas en las que se desglose el IVA.


117

4.12.3. Informes Financieros

La preparación de estados financieros se realiza semestralmente o cuando es requerida

por las máximas autoridades de la Institución. Es de obligatoriedad la preparación de

los siguientes estados financieros con sus respectivos anexos.

Estado de Situación Financiera

Estado de Resultados

Estado de Flujo del Efectivo

Estado de Ejecución Presupuestaria

Las notas a los estados financieros son un requisito indispensable en la presentación de

los estados, ya que revelan los hechos o situaciones cuantitativas y cualitativas que

puedan influir en los análisis o decisiones de los usuarios de la información.

PROCESO PARA EL REGISTRO CONTABLE

Para los propósitos del Control Interno Contable, este proceso se define como un

conjunto de actividades que comprende desde el momento en que se genera el hecho

financiero- económico, hasta que se obtiene, analiza, interpreta y comunica la

información de carácter contable.

La identificación de las diferentes actividades del proceso contable, así como los riesgos

y controles asociados a cada uno de ellos, constituye una acción administrativa de

primer orden para efectos de garantizar la sostenibilidad de los sistemas de contabilidad.


118

4.13.01 ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE

En la determinación estructural de los procesos financieros y contables de debe tener en

cuenta las actividades propias de la gestión financiera y contable y el orden lógico y

secuencial de éstas, así:

Identificación: Actividad en el que se determina la ocurrencia de hechos y

transacciones que afectan la estructura financiera, económica y social y por lo tanto

debe ser objeto de contabilización. Con esta actividades busca evaluar que la totalidad

de los hechos sean de conocimiento del área contable para su clasificación y registro

oportuno.

Clasificación: Acción en la que de acuerdo con las características de la operación, se

determina la ubicación en el Catálogo General de Cuentas , de acuerdo a la naturaleza.

En esta diligencia se debe evaluar que el hecho financiero económico o social a registrar

cumpla con los elementos que le son propios a la cuenta en la cual se clasifica.

Registros y Ajustes: Actividad en la que se elaboran los Comprobantes de

Contabilidad y se efectúan los registros en los libros respectivos. Corresponde también

la verificación de la información producida durante los hechos precedentes del proceso

contable, para verificar su consistencia y confiabilidad previo a la revelación en los

estados contables para determinar así las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificación.

Elaboración y Presentación de los Estados Contables y demás Informes: Es el

resultado del proceso contable, expresado en el diseño y entrega oportuna de los Estados

e Informes Contables, los cuales deben contener las discriminaciones básicas y

adicionales que sean necesarias para una adecuada interpretación cuantitativa y

cualitativa de los hechos realizados. Así mismo, deben permitir a los usuarios construir

indicadores de seguimiento y evaluación, de acuerdo con sus necesidades e informes

sobre el grado de avance de planes, programas y proyectos del ente.


119

Diferentes Áreas del Hospital Oncológico, Centros OncológicosTipo B, Exterior.

Recepción de documentos.

Factura, Ordenes de Pago.

Anticipos

Realizar afectación

Presupuestaria.

Recepción de documentos..

Revisión documentos.soporte.

Solicitud a Bodega, Solicitud de Compra, Proformas,

Registro transacciones en Sistema de Contabilidad.

Registro de Ingresos de

Bodega.

Revisión y aprobación de registro de transacciones.

Registro de Pagos con Anticipos.

Módulo de Cartera, Cobros, Comprobante de Egreso.

Registro de Ajustes.

Módulo de Cartera, Cuentas por Pagar, Cobro de Anticipos de Viáticos, Proveedores, Comprobantes de Diario.

Elaboración de cheque.

Cheque

Firmas Autorizadas:Director(a)Financiero(a),

Registro de Ingresos por Recaudacio

Interfase entre el Módulo de Facturación y Contabilidad, Módulo de Cartera, Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Comprobante de Diario,

Registro de pagos.

Módulo de Cartera, Cuentas Por Pagar, Pagos, Comprobante de Egreso.

Recepción de documentos.

Registro de Ingresos por Recaudaciones.

Interfase entre el Módulo de Inventario y Contabilidad, Módulo de Cartera, Cuentas por Pagar, Comprobantes de Diario, Retenciones de Ley.

Facturas de Medicina, Combustible, Servicios, Oficios,

Elaboración Orden de Pago.

Orden de Pago.

Se determina en esta actividad su estructura, clasificación de partidas según su

disponibilidad, exigibilidad, etc. de acuerdo con las Normas Técnicas de Contabilidad y

las políticas de información financiera y contable establecidas. Deben verificarse los

saldos de los libros frente a los Estados Contables e informes producidos. Igualmente

para una mejor comprensión de la información, deben determinarse las situaciones que

ameritan explicarlas a través de las notas de los Estados Financieros

MAPA DE PROCESOS CONTABLES

SecretariaDirección Financiera Presupuesto Contabilidad


120

CAPÍTULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES

SOLCA es una entidad autónoma que tiene su propia reglamentación, y se dirige por un

grupo de personas que carecen de conocimiento en técnicas de administración, no

obstante ellos han tratado de aplicar metodologías de otras instituciones de salud,

diferentes a los fines para la que fue creada la Institución.

Los procesos internos han sido aplicados de acuerdo a las necesidades presentadas, sin

una técnica de evaluación y monitoreo.

El control interno es una función administrativa y contable, es la fase del proceso que

mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este

modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

La aplicación de un adecuado control interno en SOLCA ayudaría a atender dos

finalidades principales: corregir fallas o errores existentes y prevenir nuevas fallas o

errores de los procesos. Actualmente el el control prelimiar y concurrente es débil y el

control posterior ejecutada por el Organismo de Control que es la Contraloría General

del Estado se lo aplica en algunos rubros no en todos, por lo que los examenes no

aportan a un cambio sustancial.

Actualmente la Dirección preocupada por los desfaces en los procesos Internos y la falta

de control está empeñada en el cambio organizacional y en una reestructuración de

procesos que garanticen la correcta utilización de recursos económicos, humanos y

materiales.


121

Es necesario la aplicación de procesos de Control Interno Contable que regule las

actividades contables diariamente, apoyada siempre en lo que establecen las Leyes y

reglamentos del País.

Esta conclusión es específica porque dentro del departamento al cual es aplicada esta

tesis, se constató la debilidad en cuanto al control interno, la importancia de la

aplicación de los procesos garantizaría las actividades del departamento Contable.

Podríamos concluir que es necesario el diseño y aplicación de procedimientos de control

interno contable en la Sociedad de Lucha Contra el Cáncer SOLCA – Manabí Núcleo de

Portoviejo, con la finalidad que los reportes financieros presenten razonablemente la

situación financiera y económica de la institución y permita una adecuada toma de

decisiones.


122

RECOMENDACIONES

Es necesario que los Directivos de SOLCA, apoyen las propuestas presentadas, ya que

con estos se estaría implementando una serie de controles que garantizan el buen

funcionamiento de la Entidad.

La sociabilización de un cambio organizacional conllevará a mejoras inmediatas en toda

la Institución, todo esto de la mano con la capacitación del personal, el mismo que debe

estar en constante evolución de acuerdo a los cambios presentados en cuanto a la

aplicación del nuevo sistema de control interno.

Como una recomendación al Departamento de contabilidad se describe:

La verificación de existencias y cumplimiento de políticas y planes sobre

necesidades de información presupuestaria contable y financiera.

Determinar planes de trabajo y procedimientos específicos que permitan la

eficiencia de los flujos de información desde los procesos proveedores hacia el

proceso de contabilidad en forma oportuna.

Establecimiento de las conciliaciones de saldos del disponible e inversiones, entre

las áreas de presupuesto, contabilidad y tesorería, y examinar los tiempos de

respuesta y oportunidad en la entrega de la información.

Ejercer medidas para la salvaguarda de los activos fijos; realizando periódicamente

tomas físicas y conciliación de saldos con la contabilidad.

Existencia de medidas de protección para la guarda y custodia de los activos,

valores, titulos valores, cheques girados, chequeras, cheques anulados, tarjetas


123

magnéticas, sellos protectores, claves de cajas fuertes, y demás bienes asociados al

manejo del disponible.

Así mismo se hace necesaria la implantación de políticas de control interno para

ayudar a verificar oportunamente la situación de cada uno de los bienes.

La Institución debe hacer un análisis a las Cuentas del Pasivo y de acuerdo a las

Normas Técnicas de Contabilidad eliminar de los registros contables los pasivos

vencidos que el ente mantenga en condición de tales por más de cinco años sin

solución definitiva. De este hecho serán informados el contador, el responsable del

área financiera; la unidad de auditoria interna, y, la máxima autoridad de la entidad,

quienes podrán objetar fundamentadamente tal contabilización.

No serán eliminados los pasivos que se encuentren sujetos a un proceso legal activo

o cuyo pago sea inexcusable.

La documentación que respalde estas eliminaciones se conservará por el tiempo

especificado en el artículo 224 de la Ley Orgánica de Administración Financiera y

Control.

Es necesario que como política interna mantengan la descentralización

estableciendo autorizadores de gastos quienes estén directamente relacionados con

la operatividad financiera de la institución.

Es conveniente que el Consejo Directivo busque asesoramiento que garantice la

realidad de los Estados Financieros.


124

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10. LOS NUEVOS CONCEPTOS DEL CONTROL INTERNO (INFORME

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15. RUSENAS, RUBÉN OSCAR MANUAL DE CONTROL INTERNO Editorial Cangallo – 1978

16. SORIANO GUZMÁN GENARO: LA AUDITORÍA INTERNA EN EL PROCESO ADMINISTRATIVO; Editoral CENAPEC – 1992

17. SUÁREZ SUÁREZ, ANDRÉS LA MODERNA AUDITORÍA McGraw Hill –

1991

18. WARREN-REEVE-FESS THOMPSON CONTABILIDAD FINANCIERA: Novena edición 2005

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