UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA...
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCION DEL TITULO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA TEMA: NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DE INVENTARIO DE MERCADERIAS DE BALANCEADOS PRONACA DE PROPIEDAD DE MERCEDES ÁLVAREZ. Autora: Ruth Jaqueline Escobar Jácome Directora: Dra. Paquita Salazar QUITO – ECUADOR 2012
Transcript of UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA...
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS DE GRADO
PREVIA A LA OBTENCION DEL TITULO DE
LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TEMA:
NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO
DE INVENTARIO DE MERCADERIAS DE BALANCEADOS
PRONACA DE PROPIEDAD DE MERCEDES ÁLVAREZ.
Autora: Ruth Jaqueline Escobar Jácome
Directora: Dra. Paquita Salazar
QUITO – ECUADOR
2012
i
DEDICATORIA
A mí mismo,
Por qué creo en mi capacidad, en la voluntad, oportunidad, buenos
maestros y por sobre todo creo en Dios que me ha permito continuar mi camino
profesional y llegar a la conclusión de mí carrera.
A mi esposo, Geovanny Morales
A mis hijas,
Stephanie y María José
Por su cariño, apoyo y paciencia.
A mi hermana Virginia, por su constante apoyo y motivación para que
concluya mi carrera.
Ruth Escobar Jácome
ii
AGRADECIMIENTO
Un especial agradecimiento a todos los maestros que supieron impartir
sus conocimientos y experiencias profesionales, pues sin aquello no habría
sido posible culminar mi carrera.
Quiero agradecer profundamente a mi Directora de Tesis Dra. Paquita
Salazar, por sus buenos consejos, dedicación y compartir sus amplios
conocimientos que me ha ayudado a la realización de esta investigación.
Gracias a los propietarios de Balanceados PRONACA, por facilitarme la
información que he requerido para el desarrollo de esta tesis.
Por último quiero agradecer a Geovanny, mi esposo, que al igual que
mis hijas Stephanie y María José supieron ceder parte de nuestro tiempo
compartido de noches, fines de semana, feriados y vacaciones mientras
duraron mis estudios.
Elaborar esta tesis fue realmente una ardua labor, puse en ella mucho
de misma. Se había convertido en uno de mis hábitos; ahora lo voy a echar de
menos, ya que aprendí mucho al hacerla y me hizo sentir muy feliz al saber que
voy a obtener por fin mi título profesional.
Ruth Jaqueline Escobar Jácome
iii
AUTORIA
Yo, RUTH JAQUELINE ESCOBAR JACOME, me responsabilizo sobre
el contenido íntegro del presente trabajo, pues lo he realizado aplicando los
procesos de investigación apropiados.
Jaqueline Escobar Jácome
iv
CERTIFICACIÓN
Como Tutora de la elaboración de la Tesis “ NORMAS DE CONTROL
INTERNO PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS DE MERCADERIAS DE
BALANCEADOS PRONACA DE PROPIEDAD DE MERCEDES ÁLVAREZ”,
certifico que la misma fue elaborada por la señora Ruth Jaqueline Escobar
Jácome, basada en la investigación en la empresa referida.
Quito, 2 de febrero de 2012
Dra. Paquita Salazar
v
INTRODUCCION .............................................................................................................. ……….
CAPÍTULO I .............................................................................................................................. 1
1.EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN ............................................................... 1
1.1.Planteamiento del problema ......................................................................................... 3
1.3.Subpreguntas ................................................................................................................... 3
1.4.Objetivos….. … ........................................................................................................... ….4
1.4.1.General……….. .................................................................................... …………4
1.4.2.Objetivos Específicos ....................................................................................... 4
1.5.Justificación del Problema ............................................................................................ 4
CAPITULO II ............................................................................................................................. 6
2.MARCO TEORICO –CONCEPTUAL Y LEGAL ....................................................... 6
2.1.Antecedentes .................................................................................................................... 6
2.1.Marco Conceptual ........................................................................................................... 8
2.1.1.El Control en las Organizaciones ..................................................................... 8
2.1.2.Inventarios - Generalidades .............................................................................. 9
2.1.3.Gestión de Inventarios ...................................................................................... 9
2.1.4.Importancia de la Gestión de Inventarios ..................................................... 10
2.1.5.Sistemas de Contabilización de Inventarios ................................................. 10
2.1.5.1.Sistema de Cuenta Múltiple o Inventario Periódico ....................... 11
2.1.5.2.Inventario Permanente o Inventario Perpetuo ................................ 12
2.1.6.Métodos de Valoración de Inventarios .......................................................... 14
2.1.6.1.FIFO……………… ............................................................................. ..14
2.1.6.2.LIFO o UEPS……. ............................................................................... 15
2.1.6.3.COSTO PROMEDIO ............................................................................ 15
2.1.6.4.CONTROL DE EXISTENCIAS ............................................................ 16
2.1.6.5.Control de Calidad de los Inventarios ............................................. 17
2.2.2.Normas de Control Interno ............................................................................. 18
2.2.2.1 Control Interno…………………………………………………………………………………………………………..19
2.3.Marco Legal.. ................................................................................................................... 25
2.4.1.NIC Normas Internacionales de Contabilidad .................................... 30
2.4.2.NEC o NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD NO. 11 INVENTARIOS:………….. ............................................................................... 31
CAPITULO III .......................................................................................................................... 32
3.Metodología de la Investigación y Diagnostico .................................................. 32
3.1.Tipo y diseño de la Investigación .............................................................................. 32
3.2. Métodos de la Investigación ...................................................................................... 32
3.3. Población y Muestra .................................................................................................... 33
vi
3.4Técnicas e instrumentos para la recolección de datos. ....................................... 34
3.5Tratamiento de la información .................................................................................... 34
3.5 Encuesta……………………………………………….………..……………………..35
3.5 Resumen del Análisis e Interpretación de resultados…..……………………..46
3.6Diagnostico…. ...................................................................................................... …………48
3.6.1.Antecedentes 49
3.6.2.Base Legal…… ................................................................................................ 50
3.6.4.Base Contable.. ................................................................................................ 50
3.6.5.Organigrama… ................................................................................................. 51
3.6.5.1.Organigrama Estructural ................................................................... 51
3.6.6.Manuales y Procedimientos ........................................................................... 50
3.6.7.Políticas………. ................................................................................................ 52
3.6.8.Funciones……. ................................................................................................. 53
3.6.9.Registro de Inventarios ................................................................................... 53
3.6.10.Control de Bodega ......................................................................................... 53
3.6.11.Proveedores…. .............................................................................................. 54
3.6.12.Sus clientes….. .............................................................................................. 54
3.6.13.Políticas de venta .......................................................................................... 54
CAPITULO IV ......................................................................................................................... 55
4.NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS DE MERCADERIAS DE BALANCEADOS PRONACA DE PROPIEDAD DE MERCEDES ALVAREZ……. ........................................................................................................... 55
4.1.Alcance Manual.. ........................................................................................................... 55
4.1.1.Objetivo………. ................................................................................................. 55
4.1.2.Actualización del Manual. ............................................................................... 56
4.1.3 Objetivos de la empresa ……………………………………………………….56
4.2.FILOSOFIA INSTITUCIONAL ....................................................................................... 56
4.2.1Estructura Organizacional. ................................................................................. 57
4.3.ESTRUCTURA FUNCIONAL ........................................................................................ 58
4.3.1.Junta de Propietarios ...................................................................................... 59
4.3.2.Gerente de Negocios ....................................................................................... 60
4.3.3.Contador……… ................................................................................................ 61
4.3.4 Asistente de Contabilidad……………………………………………………….. 63
4.3.4.Jefe de Almacén .............................................................................................. 64
4.3.5.Bodeguero…… ................................................................................................. 65
4.4.Políticas a ser aplicadas .............................................................................................. 65
4.4.1.Políticas para regular las compras ................................................................ 65
vii
4.4.2.Políticas para la recepción de mercadería. ................................................... 66
4.4.3.Políticas para regular el almacenamiento de la mercadería ........................ 67
4.4.4.Políticas para regular el procedimiento de ventas: ...................................... 67
4.4.5.Políticas para regular el procedimiento de ventas a crédito ....................... 68
4.4.6.Políticas para regular el Despacho de mercadería: ..................................... 68
4.4.7.Políticas para regular el registro contable .................................................... 69
4.4.8.Políticas para regular la toma física del Inventario de Mercadería ............ 69
4.5.Flujogramas de los Procedimientos que se deben ejecutar en el área de Negocios……….. ................................................................................................................... 71
4.5.1.Procedimientos de Compras: ......................................................................... 71
4.5.2.Procedimiento de Facturación: ...................................................................... 74
4.6.Registros Contables de la cuenta inventario de mercaderías: ...................... 82
4.6.1.Plan o Catalogo de Cuentas ................................................................. 82
4.6.2.TECNICAS DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN EN BALANCEADOS PRONACA…………… ................................................................................................ 92
4.6.3.La Toma física del Inventario: ...................................................................... 104
4.6.3.1.Programación de la Toma Física del Inventario de Mercadería ( año/2012)………………… ........................................................................................ 104
4.6.3.2.Programación de la Toma Física del Inventario de Mercadería en forma continua y selectiva. Año/2012 ....................................................... 105
CAPITULO V ......................................................................................................................... 107
5.CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................ 107
5.1.CONCLUSIONES .......................................................................................................... 107
5.2.RECOMENDACIONES ................................................................................................. 109
ANEXOS .................................................................................................................................... 0
viii
INDICE DE FIGURAS, FLUJOGRAMAS, FORMATOS Y ANEXOS ...................... ……….
FIGURA 1 Ciclo Contable de los Inventarios....………………………………….….8
FIGURA 2 Sistema de Contabilización de Inventarios…….……………………………….…11
FIGURA 3 Sistema de Contabilización Permanente……………………………..13
FIGURA 4 Método de Valoración de Inventarios…………………………………..14
FIGURA 5 La Pirámide de Control Interno ................................................................. .21
FIGURA 6 Organigrama Estructural .............................................................................. 52
FIGURA 7 Organización Estructural ...................................................................... 58
FIGURA 8 Organigrama de Posición ............................................................................ 58
FLUJOGRAMA N.- 1Compra de Mercadería ................................................... 72
FLUJOGRAMA N.- 2 Ventas al Contado .............................................................. 74
FLUJOGRAMA N.- 3 Ventas a Crédito ................................................................. 76
FLUJOGRAMA N.- 4 Proceso Contable ............................................................... 78
FLUJOGRAMA N.- 5 Toma Física del Inventario ................................................ 80
FORMATO N.- 1 Comprobante de Ingreso ................................................................. 94
FORMATO N.- 2 Orden de compra………….………………………………… ……96
FORMATO N.- 3 Comprobante de Ingreso .................................................... . 98
FORMATO N.- 4 Requisición de Mercadería ................................................. 100
FORMATO N.- 5Control de Existencias ......................................................... 103
ANEXOS 1 NIC 2 CONTROL DE INVENTARIOS ............................................................. 0
ANEXO 2 Registro Único de Contribuyentes………………………………..
INTRODUCCION
Hoy en día en toda empresa, el inventario se debe manejar en forma
adecuada para prevenir el inventario sobrante y la falta de inventario, puesto
que el inventario excedente puede generar falta de capital de trabajo y la
escases de inventario puede causar la pérdida de oportunidades de venta.
Esta investigación es un instrumento que servirá como guía para
solucionar el problema sobre el manejo de inventarios que tiene la empresa
Balanceados PRONACA, de propiedad de la señora Mercedes Álvarez.
En el capítulo I se realiza un planteamiento del problema a nivel macro,
meso y micro donde se determina las consecuencias que genera el no llevar de
una manera adecuada el control de inventarios.
En el capítulo II incluye el Marco Teórico- Conceptual y Legal basado en
material bibliográfico y en otras investigaciones realizadas sobre el Manejo y
control de Inventarios realizado por otros autores e investigadores y su
legislación.
En el capítulo III se encuentra la metodología que se aplicó en esta
investigación para poder obtener todos los datos relevantes, secundarios y
conocer a fondo la problemática que tiene esta empresa sobre el manejo de
inventarios, así como él diagnóstico de la empresa Balanceados PRONACA.
En el capítulo IV se desarrolla la propuesta que incluye el diseño de
procesos para el control y administración de inventarios.
A partir de los componentes de los capítulos anteriores, en el capítulo V
se realizan las conclusiones y recomendaciones del tema de estudio, se incluye
la bibliografía consultada en la cual se sustenta el estudio.
1
CAPÍTULO I
1. EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1. Planteamiento del problema
La base de toda empresa es la compra y venta de bienes; de aquí la
importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo
contable permitirá a la empresa mantener el control oportuno, así como
también conocer al final del periodo contable, un estado confiable de la
situación económica de la empresa.
Los inventarios son bienes en buen estado y de buena calidad que se tienen
para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la
producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los
inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso
y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la
venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en
tránsito.
Toda empresa comercial tiene alguna clase de inventarios. Realizar la gestión
de éste constituye una de las actividades más complejas para las empresas,
pero se vuelve aún más complicada cuando la demanda de los clientes hacia
los productos, que forman parte del inventario y el tiempo de entrega de los
pedidos para abastecerlo, no se puede predecir con exactitud. Sin embargo, es
necesario tomar en cuenta estas dos situaciones para realizar una gestión
eficiente del inventario, ya que son variables indispensables, cuando se busca
minimizar el costo de tener un inventario dentro de un negocio.
2
Las empresas se preocupan constantemente por tomar decisiones que les
permita optimizar sus resultados de manera que se obtenga el mayor beneficio.
El control de los costos, es de suma importancia dentro de la empresa, ya que
permite que prácticamente cualquier persona familiarizada con la gestión
pudiera realizar la tarea de solucionar el problema de optimización.
La Distribuidora PRONACA es una pequeña empresa de tipo familiar durante
14 años, destinada a la subdistribución de todo tipo de alimentos para
animales de granja y mascotas, ubicada en la ciudad de Latacunga, cuenta con
RUC y está obligada a llevar contabilidad.
Este negocio se dedica principalmente a la venta de balanceados para todo
tipo de animales domésticos (ganado vacuno, porcino, ovino, cuyes, conejos,
aves y mascotas como perros y gatos) de la marca PRONACA, que son los de
mayor rotación y menor margen de utilidad, pero que le permite tener una
mayor utilidad por el volumen de ventas y además cuentan con crédito a 15
días plazo y con la garantía de que en caso que el producto llegue a su fecha
de vencimiento, la empresa le cambia por otro.
Dentro de los principales problemas que enfrenta, actualmente, esta
microempresa es que existen productos que no tienen salida, que provienen de
varios proveedores como agricultores, Molinos de tipo artesanal, que no tienen
RUC o RISE como son afrechos, polvillos, almidón de yuca, morocho entero y
partido que no tienen continuidad porque se terminó la cosecha o por el cierre
de estas micro empresas. Las compras son aprovechando promociones
oportunas con pagos al contado, y que no le garantizan los mismos beneficios
que tienen los productos de marca, le pueden generar mayor utilidad pero,
como los clientes desconocen los beneficios de cada nuevo producto que
ingresa al almacén no los adquieren, generando una baja rotación y pérdida
para el negocio porque en muchos de los casos son perecibles.
3
En los tres últimos años se ha incrementado sus gastos financieros, debido a
que tiene un incremento de créditos realizado en las instituciones financieras
con altas tasas de interés; en muchos de los casos este dinero ha sido invertido
en compra de mercadería de baja rotación, pago de obligaciones a
proveedores y otras instituciones financieras, generándole sobre-
endeudamiento, reducción de la capacidad de pago, disminución de su capital
de trabajo.
Este negocio presenta un elevado grado de empirismo en la toma de
decisiones por parte de sus propietarios lo que provoca ineficiencia en el
desempeño de las funciones empresariales, por lo que se consideró oportuno
elaborar un modelo de inventario que facilite y mejore la toma de decisiones en
esta organización.
1.2. Formulación del problema
¿Cómo influye la falta de normas de control interno en el manejo de
la cuenta de inventarios?
1.3. Subpreguntas
¿Cómo la empresa Balanceados PRONACA lleva el Control de
Inventarios?
¿Qué elementos van a confirmar el buen manejo de los Inventarios?
4
1.4. Objetivos
1.4.1. General
Diseñar un Sistema de Control de Inventarios para la empresa Balanceados
PRONACA, con la finalidad de optimizar el buen manejo de los mismos y
obtener información económica financiera oportuna y confiable.
1.4.2. Objetivos Específicos
Realizar un diagnóstico de la empresa.
Seleccionar y consultar el marco legal y conceptual para el
desarrollo de la tesis.
Caracterizar los diferentes métodos que existen para el control de
inventarios.
Conocer lo que dicen las Normas de Control Interno sobre el
Manejo de Inventarios.
Definir cuál es el método más conveniente para este tipo de
inventarios.
Sistematizar los procesos de compra, almacenamiento y venta de
productos.
1.5. Justificación del Problema
La presente investigación es de interés para los estudiantes, contadores que
deseen conocer sobre cuál es el método de control de inventarios más
apropiado de acuerdo al tipo de productos que existen en los almacenes
La presente investigación resulta necesaria principalmente para la propietaria
de Balanceados PRONACA por cuanto le permitirá realizar de manera
eficiente, la recepción y embarque, conteo físico de los inventarios mantener
registros adecuados en la técnica de inventarios de mercancías, comprar el
inventario en cantidades necesarias, mantener suficiente inventario disponible
5
para prevenir situaciones de déficit, lo cual evitará pérdidas en ventas, y
mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el
gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios, almacenamiento de
inventario para protegerlo contra el desperdicio, robo o descomposición, etc.
Este proyecto de investigación tiene aplicación práctica dado que el tema que
se investigó es de mucho interés para los propietarios de Balanceados
PRONACA y a través de la selección de los mejores métodos de control de
inventarios les permitirá conocer el valor real que mantienen en la cuenta
Mercaderías y las existencias máximas y mínimas que deben tener cada uno
de los productos que comercializa, mediante la aplicación de las Normas de
Control Interno para la cuenta Mercaderías.
Con la presente investigación se pretende que pueda tener un control firme de
su inventario, conocer su valor comercial, el valor de su producto, que
productos necesitarán en el futuro y precisamente la cantidad de producto que
se necesita. Esto le permitirá tener una comprensión de su inventario, y
aprenderán a gestionar con eficiencia el espacio existente.
Otro de los beneficios que los propietarios de este negocio pueden satisfacer
mejor la demanda del consumidor. Sin embargo, este beneficio tendrá una
ventaja a largo plazo, porque aprenderá a proporcionar a sus clientes con
eficacia y de respuesta inmediata, ganará lealtad de sus consumidores.
La utilidad metodológica que proporciona la presente tesis a las futuras
generaciones que pretenda utilizar en lo referente al tema, son las bases
sustentables que sirvan como guía para replantear la investigación o para
desarrollar nuevos métodos y otras formas de valoración de inventarios, a
más de los antes mencionados. La presente investigación se podrá implantar
en otros negocios de similares características, mediante el replanteamiento del
esquema y mediante la estructuración de la información.
6
CAPITULO II
2. MARCO TEORICO –CONCEPTUAL Y LEGAL
2.1. Antecedentes
Según Sergio Rivas Merinowww.practisis.com, quien realizó una
investigación sobre “Administración Financiera de Inventarios” concluye que los
inventarios en las empresas son de compra o venta de bienes, representan el
activo más importante de las mismas, puesto que este es la base de las
utilidades de esta.
Solo por mencionar las existencias de un producto vendible que no
posee un control o administración adecuada puede hacer que una empresa
pequeña o mediana baje sus utilidades de forma brusca, por otra parte la mala
fluidez en el manejo de los productos de necesidad básica para los
consumidores de dicha empresa, puede dar a denotar la misma baja de
utilidades o altas pérdidas de clientes. Es por eso que es de vital importancia el
conocer los inventarios, así como también es de vital importancia saber
administrarlos.
Según la Licenciada Adriana Delgado Landa y Dr. C Ernesto Negrin
Sosa (2008) quienes son autores del tema: “Toma de decisiones de inventarios
con el apoyo de la investigación de operaciones”: Concluyen que la toma de
decisiones en el control de inventarios tiene un impacto significativo en la
productividad y desenvolvimiento de las empresas por cuanto debe existir un
límite, de no ser así el costo sería perjudicial y económicamente insostenible,
por tener gran cantidad de productos ociosos.
7
Según: WWW. Artículos informativos.com/ Manejo de Inventario-
a862352.html: la gestión del inventario es una medida crítica utilizados por
cada empresa. Si existe una mala gestión de inventarios, se pueden dar lugar a
importantes pérdidas financieras. Hay una serie de innovadores soluciones de
gestión de inventarios de negocios que pueden utilizar el propietario para
mantener su inventario bajo control.
Según Gerardo José Zapata Rotundo (1998) quien realizo un diseño de
un “Modelo de Control Interno para el área del Inventario de Mercancía en la
empresa La Casa del Contra enchapado, C.A.” Concluye que mediante la
aplicación de una serie de procedimientos de levantamiento y análisis de datos,
se obtiene que existen; debilidades referidas a las áreas y funciones de;
compras, ventas, recepción, almacenaje, despacho, toma física del inventario y
los sistemas de información automatizados.
Esta situación, somete a la empresa a una serie de riesgos, tales como:
3. Incrementar la posibilidad de la presencia de errores o irregularidades con
el manejo del inventario de mercancía, tales como
4. Registros inadecuados o extemporáneos de los datos que se generan en
las operaciones relacionadas con el inventario.
5. Diferencias en el inventario de mercancías no justificadas.
6. Recepción de productos de mala calidad o con precios no convenientes
para la empresa.
Según la Lic. YanelaGallart Molina (10/07_2008), quien realizó una propuesta
de Auditoria de Gestión para el área financiera de la empresa eléctrica,
concluye que los controles internos deben brindar una confianza razonable
de que los estados financieros han sido elaborados bajo un esquema de
controles que disminuyan la probabilidad de tener errores sustanciales en los
mismos.
2.1.
Figura
Elabo
2.1.1.
El co
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Marco Co
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aplicables
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8
ectores, la
oporcionar
os en las
9
Todos los integrantes de la organización, sea esta pública o privada, son
responsables directos del sistema de control interno, esto es lo que garantizará
la eficiencia total.
2.1.2. Inventarios - Generalidades
Son bienes tangibles en buen estado y de buena calidad que se tienen para la
venta o para ser consumidos en la transformación de bienes o servicios para
luego realizar su comercialización.
Los inventarios comprenden, además de productos terminados o listos para la
venta, la materia prima, productos en proceso, materiales, empaque, envases,
repuestos, accesorios y los inventarios en tránsito los mismos que van a ser
utilizados en la transformación de productos finales que estarán destinados
para la venta o en la prestación de servicios.
Según Álvarez y Valle (1987): Se denomina inventario a un “conjunto de
recursos o mercancías en buen estado, que se encuentran almacenados con el
objetivo de ser utilizado en un futuro”
El inventario es una parte primordial de muchas empresas. Esencialmente, el
inventario es el almacenamiento de los productos que se entrega a los
consumidores con el fin de obtener una utilidad. Además en algunos casos, el
inventario incluye lo que empresa necesita para mantener el negocio en
marcha y funcionando, por ejemplo el maíz, harina de pescado se considera
inventario para una empresa que se centra en la elaboración de balanceados.
2.1.3. Gestión de Inventarios
El inventario se debe manejar de una manera eficiente para prevenir que exista
un exceso o falta de inventario, puesto que el exceso puede generar la falta de
10
capital de trabajo y la falta de inventario puede causar la pérdida de
oportunidades de venta o la interrupción de la operación.
Según Humberto Guerrero Salas (2009, página 14) Es un conjunto de recursos
que se mantienen ociosos hasta el instante mismo en que se necesiten. Por lo
tanto dichos recursos que no realizan ningún beneficio a la firma o empresa
antes de ser utilizados, lo único que se generan son inversiones en algo que
no están rindiendo ninguna contribución, y por el contrario sí está generando
un sin número de costos asociados a los inventarios. De hecho estos
inventarios son necesarios para que las empresas funcionen y den una
eficiente respuesta a sus clientes; pero con la atenuante que los inventarios
deben ser bien administrados por parte de los directivos de las empresas a fin
de minimizar los costos que éstos ocasionan.
2.1.4. Importancia de la Gestión de Inventarios
La importancia en el control de inventarios en una empresa reside
principalmente en obtener utilidades en las ventas, ya que este es el motor de
la organización, sin embargo, si la función del inventario no opera con
efectividad, ventas no tendrá material suficiente para trabajar, el cliente se
inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve; entonces sin
inventario no hay ventas. Entonces se hace indispensable la aplicación de
medidas estrictas de control interno para garantizar un correcto
funcionamiento con las políticas de la empresa.
2.1.5. Sistemas de Contabilización de Inventarios
Un sistema de control de inventarios nos sirven para controlar el nivel de
existencias y determinar cuánto debemos pedir de cada artículo y cuando
debemos hacerlo. Existen dos tipos básicos de sistemas de inventario el
sistema de inventario continuo o cuenta permanente (se pide siempre la misma
cantidad cuando las existencias alcanzan un cierto nivel), y el sistema de
invent
consta
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Elabo
2.1.5.
Consi
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12
El inventario Final Extracontable se realiza contando, pesando, midiendo y
valorando el costo de las mercaderías o artículos destinados para la venta.
En este sistema se utilizan varias cuentas y al final del periodo contable se
realiza la regulación o ajuste correspondiente.
El inventario Final Extracontable se realiza contando, pesando, midiendo y
valorando el costo de las mercaderías o artículos destinados para la venta.
Mercaderías
Compras
Devolución en compras
Descuento en compras
Ventas
Devolución en ventas
Descuento en ventas
Costo de Ventas
Utilidad bruta en ventas o
Pérdida en Ventas
2.1.5.2. Inventario Permanente o Inventario Perpetuo
Consiste en controlar el movimiento de la cuenta mercaderías mediante la
utilización de tarjetas kárdex las mismas que conocen el valor y la existencia
física de mercaderías en forma permanente.
Para esto se requiere una tarjeta por cada artículo destinado a la venta.
Las cuentas que intervienen son:
Inventario de Mercaderías
Ventas
Costo de Ventas
Utilidad Bruta en Ventas o Pérdida en Ventas
En es
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trimes
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Elabo
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Figura 3
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•orden de compras
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de ción
14
2.1.6. Métodos de Valoración de Inventarios
Figura 4
Elaborado por: Jaqueline Escobar
2.1.6.1. FIFO
Este método identificado también como “PEPS”, se basa en el supuesto de
que los primeros artículos en entrar al almacén son los primeros en salir. El
método es conveniente porque da lugar a una valuación del inventario
concordante con la tendencia de los precios en el mercado; puesto que se
presume que el inventario está integrado por las compras más recientes y esta
valorizado a los costos más recientes, siguiendo la tendencia del mercado.
Métodos
Metodo de Valoración de Inventarios
de Valoración de Inventariosm
M
FIFO
LIFOPROMEDIO
Control cantidad: Mínimos
Máximos
Promedio
Control de Calidad: Justo aTiempo
15
2.1.6.2. LIFO o UEPS
Esté método parte de la suposición de que las últimas entradas en el almacén,
son los primeros artículos en salir. El método U.E.P.S. asigna los costos a los
inventarios bajo el supuesto que las mercancías que se adquieren de último
son las primeras en venderse, por lo tanto el costo de la mercadería vendida
quedará valuado a los últimos precios de compra con que fueron adquiridos los
artículo; y de forma contraria, el inventario final es valorado a los precios de
compra de cada artículo en el momento que se dio la misma.
Este método ofrece beneficios fiscales por las siguientes razones:
El reconocimiento de los costos más recientes de los artículos
vendidos. Estos implica que cuando se valúa el costo de la mercadería
vendida se aplicarán los últimos precios de compra, y en economías como la
nuestra, se ha demostrado que los precios tienden a subir, lo que provoca que
el CMV sea mayor que si es valuado a precios menos recientes, por tal motivo
las utilidades tienden a disminuirse y por ende en el pago de impuestos sobre
la renta será menor.
El valor del inventario final genera un monto menor al que
resultaría de aplicar los otros métodos de valuación, pues se utiliza los precios
más viejos de compra.
2.1.6.3. COSTO PROMEDIO
Tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse sobre la base de
dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el número de
artículos adquiridos o producidos. El costo de los artículos disponibles para la
venta se divide entre el total de las unidades disponibles para la venta. Los
costos determinados por el método de promedio ponderados son afectados por
las compras, al principio del periodo; así como al final del mismo y también
16
sirve para valorizar el inventario final. Este método se ajusta adecuadamente a
la tendencia alcista del mercado, el costo unitario será menor que el costo
unitario calculado corriente, y en un mercado que tiende a la baja, dicho costo
unitario excederá al costo corriente.
2.1.6.4. CONTROL DE EXISTENCIAS
Máximos y Mínimos: también conocido como de cantidades fijas.
Inventarios Máximos: Se estable un control de inventario máximo para medir
en base a una demanda pronosticada, ya que existe el riesgo que el control de
inventario puede llegar demasiado alto para algunos artículos.
Se determina considerando la demanda, consumo o venta máxima y el
tiempo de reposición o de reemplazo.
EMx= Venta máxima mensual/ 30 días X Tiempo máximo de reemplazo
El exceso de existencias, ocasionaría:
La mercadería pierda vigencia, se vuelva obsoleta, en el caso de los
balanceados se caduquen.
Falta de liquidez
Capital de trabajo sin retorno
Gastos de almacenamiento, manipuleo, registros.
Se pierda la calidad de los productos al evaporarse su composición
química.
Inventario Mínimo: Es la cantidad mínima a ser mantenida en el almacén para
satisfacer la demanda de los clientes. Se determina considerando la
demanda, consumo o venta mínima periódica y el tiempo mínimo de reposición
o de reemplazo.
EMn =Venta mínima mensual/ 30 días x tiempo mínimo de remplazo
La insuficiencia de existencias, puede ocasionar
Pérdida de clientes
17
Disminución de las ventas
Atenta su liquidez
Disminución de las utilidades
El inventario de máximos y mínimos consiste en retirar las existencias
del almacén y disminuir el inventario máximo, anotar la cantidad de artículos
que quedan en el almacén, hasta llegar al punto de recompra, y en este
momento se solicita a compras, mediante una requisición, los artículos que se
necesitan; mientras se espera la llega del nuevo material las existencias irán
disminuyendo hasta llegar al mínimo real o llamado mínimo de seguridad.
Cuando lleguen los artículos al almacén, se entiende que las existencias
llegarán nuevamente a su punto máximo.
Los beneficios de aplicar Máximos y Mínimos conviene en especial para
artículos cuyos precios no fluctúan mucho y que se utilizan en cantidades
bastante regulares.
Desventajas: Que es aplicable en empresas que comercializan ciertos
productos, pero no para otros.
Beneficios: Conviene aplicar el método de máximos y mínimos en
especial para materiales, relativamente normalizados cuyos precios no fluctúan
y que se utilizan en cantidades bastante regulares.
Desventajas: Una empresa puede recurrir a éste método para ciertas
clases de materiales pero NO para otras.
2.1.6.5. Control de Calidad de los Inventarios
Justo a Tiempo oJust in time, cuya idea básica es producir un artículo
justo a tiempo para que este sea vendido o utilizado por la siguiente estación
de trabajo en un proceso de manufactura.
18
La idea de que se adquieran los inventarios y se inserten a la producción
justo en el momento que se necesitan, para lo cual requiere de proveedores
muy confiables y un sistema eficiente de manejo de inventarios.
Este modelo de inventario puede reducir la necesidad de mantener
mucho inventario y producir el artículo correcto en el tiempo exacto, con la
cantidad adecuada, se requiere de información acerca del tiempo y volumen
de requerimientos de producción de todas las estaciones de trabajo.
El Justo a Tiempo suministra información a través del uso de una
orientación de “pull” (orientación de jalar) que consiste disponer de la exacta
cantidad para sacarlas partes disponibles a ensamblar o agregar al producto.
Esta orientación significa comenzar desde el final de la cadena del ensamble e
ir hacia atrás hacia todos los componentes de la cadena productiva, incluyendo
proveedores y vendedores. De acuerdo a esta orientación una orden es
disparada por la necesidad de la siguiente estación de trabajo y no es un
artículo innecesariamente producido; de manera que cada artículo se produce
con el mínimo lote de componentes.
Adicionalmente, la mezcla del producto terminado puede ser cambiada
periódicamente, hasta mensualmente adaptarse a las demandas del mercado.
2.2.2. Normas de Control Interno
“El control interno se lo puede definir como el conjunto de políticas y
procedimientos establecidos por la organización para proveer una seguridad
razonable en cuanto a la eficiencia y efectividad de sus operaciones,
confiabilidad y oportunidad de los informes y datos que fluyen en su sistema de
información así como el cumplimiento de las leyes y regulaciones que le son
aplicables”.
19
La reforma contable que se ha generado en todo el mundo, motivada
por el proceso de globalización e integración de los mercados, ha motivado
que varios países implementen progresivamente el marco único de
información financiera NIIF, cuyo objetivo es la obtención de un grado
apropiado de comparabilidad de los estados financieros, así como un
aumento de la transparencia en la información que las organizaciones de los
diferentes países proporcionan a sus inversionistas.
Son establecidas para orientar el accionar en las entidades del sector público y
privado, en un adecuado sistema de control interno y probidad administrativa,
para el logro de la eficiencia, efectividad, economía y transparencia en la
gestión que desarrollan.
Las normas técnicas de control interno constituyen el marco básico aplicable
con carácter obligatorio para todas las instituciones, entidades, sociedades,
empresas del sector público.
Son el conjunto de procesos continuos e interrelacionados realizados por la
máxima autoridad, empleados, funcionarios, que son diseñados para
proporcionar seguridad razonable en el cumplimiento de los objetivos.
Según Geovanny Gómez(05/2001) “El Control Interno comprende el plan
de organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de
una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad
de su información financiera y administrativa en las operaciones, estimular la
observación de las políticas prescritas y lograr el cumplimiento de las metas y
objetivos programados.
2.2.3. Control Interno
“El control interno se lo puede definir como el conjunto de políticas y
procedimientos establecidos por la organización para proveer una seguridad
razonable en cuanto a la eficiencia y efectividad de sus operaciones,
20
confiabilidad y oportunidad de los informes y datos que fluyen en su sistema de
información así como el cumplimiento de las leyes y regulaciones que le son
aplicables”.
“Control Interno es aquel sistema de control que comprende el plan de la
organización y todos los métodos y medidas coordinadas, adoptadas por la
empresa para salvaguardar sus activos, comprobar la exactitud y confiabilidad
de sus datos contables, promover la eficiencia operativa y fomentar la adhesión
a las políticas administrativas prescritas”
El Sistema de control interno es el conjunto de normas que regulan los
sistemas de información, la supervisión y los procedimientos aplicados por las
personas que laboran en una organización.
El control interno es efectuado por personas, es ejecutado por el personal de
una organización a través de lo que se realizan a diario. Esto permite diseñar Al
personal los objetivos de la entidad así como los mecanismos de control.
La dirección asume la responsabilidad de exigir un eficiente y eficaz sistema
de control, a pesar que para la dirección prima la vigilancia del control,
proporciona directrices políticas para ciertas transacciones.
Por ultimo esta consideración hace referencia a que cada individuo de la
organización tiene un rol que cumplir respecto al control interno.
El concepto menciona que la seguridad razonable no asegura con certeza el
cumplimiento de los objetivos de la Organización, sino que contribuye a ello. Y
por último que no importa lo bien diseñado que esté el sistema de control, lo
más que se puede esperar es que proporcione una seguridad razonable.
21
2.2.4. Componentes del Control Interno
El desarrollo del control interno contempla cinco componentes
interrelacionados, en el proceso de dirección. Los componentes serán los
mismos para todas las Organizaciones (sean públicas o privadas) y dependerá
del tamaño de la misma la implantación de cada uno de ellos estos son:
La Pirámide del Control Interno
Figura 5
Fuente: Control Interno y Fraudes
Elaborado por: Autora
Los componentes señalados no se los aplica en forma secuencial, en
donde uno de los componentes afecta sólo al siguiente, por lo contrario es un
proceso multidisciplinario repetitivo y permanente en el cual más de un
componente influye en los otros y contempla un sistema integrado que
reacciona dinámicamente a las condiciones cambiantes.
Es de vital importancia, ya que promueve la efectividad, permite trabajar con
eficiencia, previniendo que se violen las normas y los principios de contabilidad
generalmente aceptados. Los Directivos de las organizaciones deben crear un
ambiente de control, un conjunto de normas y procedimientos de control interno
y limitaciones.
Supervisión y Seguimiento
Información y Comunicación
Actividades de Control
Evaluación de Riesgos
Ambiente de Control
22
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las
organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo
práctico que resulta el medir la eficiencia y la productividad al momento de
implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas
realizan, pues de ello depende la permanencia en el tiempo. Es bueno resaltar,
que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones. Conducirá a
conocer la situación real de las mismas, es por eso la importancia de tener una
planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para
darle una mejor visión sobre su gestión.
El control interno de los inventarios se inicia con la asignación de una
persona o de un departamento que se encargue de las compras de los
inventarios siguiendo el proceso para la adquisición.
El Control Interno sobre el manejo de Inventarios es muy importante, ya
que los inventarios son el corazón del negocio que se dedica a la
comercialización. Las compañías exitosas tienen un gran cuidado de proteger
sus inventarios.
Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:
Conteo físico de inventarios por lo menos una vez al año.
Comprar el inventario en actividades económicas.
Mantener suficiente inventario disponible para prevenir
situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas.
Mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, genera
una alto costo financiero.
Entre las medidas de control interno tenemos:
Hacer conteos físicos periódicamente
Confrontar los inventarios físicos con los registros contables.
Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de
manera que se eviten los robos.
23
Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones
autorizadas.
Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros
contables.
2.2.5. Propósitos del Control Interno de Inventarios
1. Planificar el nivel óptimo de inversión en inventarios.
2. A través de control, mantener los niveles óptimos tan cerca como
sea posible.
Los niveles de inventarios tienen que mantenerse entre dos extremos:
un nivel excesivo que cause costos de operación, riesgos e inversión
insostenibles y un nivel inadecuado que tiene como resultado un alto costo por
falta de existencia, por la imposibilidad de hacer frente a la demanda de ventas.
(http://www.gestiopolis.com/administración-strategia/toma,26/08/2010,
19:28) Todo inventario debe tener un límite, pues si no el costo sería perjudicial
y económicamente insostenible, por tener gran cantidad de recursos ociosos.
Según las Normas Internacionales de Contabilidad 2 Inventarios del
1/01/2009. El objetivo de aplicar las normas de control interno en la cuenta
inventarios es prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un tema
fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que
debe reconocerse como un activo, para que sea diferido hasta que los
ingresos correspondientes sean reconocidos. Esta norma suministra una guía
práctica para la determinación de ese costo, así como para el subsiguiente
reconocimiento como un gasto del periodo, incluyendo también cualquier
deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable.
24
NORMAS ECUATORIANAS DE
CONTABILIDAD NEC 11
INVENTARIOS
NORMAS INTERNACIONALES DE
CONTABILIDAD NIC2 INVENTARIOS
Norma aplicada a todos los
inventarios con excepción en el
contexto del sistema del costo
histórico a excepción :
1- Contratos en proceso de
construcción.
2- Instrumentos financieros
3- Actividades agropecuarias en
procesos y depósitos de mineral.
4- Cuantificación de Inventarios:
Los inventarios deben ser
cuantificados al más bajo de su
costo y su valor neto de
realización.
5- Costo de los Inventarios debe
comprender todos los costos de
compra, costos de
transformación y otros costos
incurridos hasta su presente
condición.
6- Costo de Compra comprenden el
precio de compra, derechos de
importación, transporte, manejo
y otros costos atribuibles a la
obtención de productos
terminados, materiales o
servicios. Los descuentos por
pronto pago, bonificaciones y
otras partidas se deducen en la
determinación de los costos de
compra.
Norma es aplicada a todos los
inventarios con excepto a:
1. Las obras en curso, resultantes
de contratos de construcción,
servicios.
2. Instrumentos financieros:
Reconocimiento y Medición.
3. Las actividades agrícolas en el
punto de cosecha o
recolección.
4. Los inventarios se medirán al
costo o al valor neto realizable,
según cual sea menor.
5. El costo de los inventarios,
comprenderá todos los costos
derivados de su adquisición y
otros costos de transformación
en el que haya incurrido para
lograr su condición actual.
6. Costos de Adquisición:
comprende el precio de
compra, aranceles, otros
impuestos que no sean
recuperables posteriormente,
costos de transporte,
almacenamiento y otros costos
atribuibles a la adquisición de
mercadería. Los descuentos
comerciales, las rebajas se
deducirán para determinar el
costo de adquisición
25
2.3. Marco Legal
Las leyes a las cuales esta Empresa está sujeta son los siguientes:
Toda empresa comercial debe aplicar el código de Comercio, y en este caso
Balanceados PRONACA, se encuentra aplicando el artículo 52 es el que
regula las operaciones mercantiles y actos de comercio que realizan los
comerciantes.
Servicio de Rentas Internas
Promover y exigir el cumplimiento de las obligaciones tributarias, en el marco
de principios éticos y legales, para asegurar una efectiva recaudación que
fomente la cohesión social.
Balanceados PRONACA se constituye para el Estado en un sujeto pasivo de
impuestos, al realizar transacciones, observando las disposiciones establecidas
en la Ley de Régimen Tributario, donde se determina la manera de aplicar
impuestos, las sanciones y recaudación de los tributos.
Detalle de Obligaciones que tiene Balanceados PRONACA con el S.R.I
Anexos de retenciones en la fuente
Declaración del Impuesto a la Renta
Declaración de Retenciones en la Fuente
Declaración mensual de IVA.
Anexos de retenciones en la Fuente
La ley de Impuesto a la Renta:
Señala las obligaciones que tienen los contribuyentes de llevar en forma
ordenada y ajustada a los principios de contabilidad generalmente aceptados,
los libros y registros que constituyen medios de control.
26
La declaración del impuesto a la renta se debe realizar cada año en el
formulario 101, consignando los valores correspondientes en los campos
relativos al Estado de Situación Financiera, Estado de Resultados y
conciliación tributaria.
El pago del anticipo del Impuesto a la Renta se paga en el formulario
106.
El impuesto al valor agregado:
Se debe realizar mensualmente, en el formulario 104, inclusive cuando en uno
o varios periodos no se haya efectuado ventas de bienes, producidas
adquisiciones o no se hayan hecho retenciones en la fuente por dicho
impuesto.
La ley de Impuesto a la Renta señala las obligaciones que tienen los
contribuyentes de llevar en forma ordenada y ajustada a los principios de
contabilidad generalmente aceptados, los libros y registros que constituyen
medios de control.
La declaración del impuesto a la renta se debe realizar cada año en el
formulario 101, consignando los valores correspondientes en los campos
relativos al Estado de Situación Financiera, Estado de Resultados y
conciliación tributaria.
Ley de Seguridad Social
La Ley de Seguridad Social al igual que el Código de Trabajo, establece
normas que amparan al trabajador sobre sus derechos universalmente
reconocidos, sobre las cuales se basa la protección prestada a los sectores
más vulnerables como son los trabajadores o empleados.
27
El salario mínimo vital general es de $292, de acuerdo a la determinación de
sueldos o salarios indexados de los trabajadores públicos y privados.
Proceso de unificación salarial
A partir del 1 de enero de 2012, el salario básico unificado de los trabajadores
del sector privado sujetos al Código de Trabajo, de acuerdo a la siguiente
escala.
TRABAJADOR S.B.U
DIC. 2011
INCREMENTO
2012
S.B.U.
2011
En general
Pequeña
industria
Agrícolas
Maquila
Microempresa
Operarios
artesanía
Servicio
Doméstico
264,00
264,00
264,00
264,00
264,00
264,00
264,00
28.00
28,00
28,00
28,00
28,00
28,00
28,00
292,00
292,00
292,00
292,00
292,00
292,00
292,00
Derechos de los Trabajadores
Décima Tercera Remuneración o Bono Navideño
Se trata de un ingreso adicional a que tienen derecho los empleados y
trabajadores de los sectores público y privado, su monto es equivalente a la
doceava parte de las remuneraciones percibidas por el trabajador durante el
año calendario respectivo.
La décima tercera remuneración se computa el periodo comprendido entre el 1
de diciembre del año anterior al 30 de noviembre del año posterior en que se
paga. Para los trabajadores en general, pequeña industria, agrícolas, maquila,
microempresa y servicio doméstico, es de $292 de acuerdo al artículo 115 del
28
Código del Trabajo los operarios y aprendices de artesanías están excluidos de
pago del Décimo Tercer y Décimo Cuarto Sueldos.
Decimocuarta Remuneración o Bono Escolar
Los trabajadores percibirán, además, sin perjuicio de todas remuneraciones a
las que actualmente tienen derecho, una bonificación adicional anual
equivalente a una remuneración básica mínima unificada para los trabajadores
en general y una remuneración básica mínima unificada de los trabajadores del
servicio doméstico, respectivamente, vigentes a la fecha de pago, que será
pagada hasta el 15 de marzo en las regiones de la Costa e Insular; y, hasta el
15 de agosto en las regiones de la Sierra y Amazonía. Para el pago de esta
bonificación se observará el régimen escolar adoptado en una de las
circunscripciones territoriales.
Si un trabajador, por cualquier causa, saliere o fuese separado de su trabajo
antes de las fechas mencionadas, recibirá la parte proporcional de la décima
cuarta remuneración al momento del retiro o separación.
Fondo de Reserva
Todo empleador de carácter privado y público tiene la obligación legal de
depositar en el IESS o pagar directamente al afiliado los fondos de reserva.
Pago mensual del Fondo de Reserva
A partir del 1 de agosto de 2009, el empleador pagará de manera mensual y
directa a sus trabajadores o servidores, según sea el caso, el valor equivalente
al 8.33% de la remuneración de aportación, por concepto de fondos de reserva.
Devolución Anticipada: Hasta el 29 de julio de 2011, los afiliados que
acrediten veinticuatro(24) aportaciones mensuales o más por concepto de
fondos de reserva, podrán solicitar al IESS la entrega de la totalidad o parte de
sus fondos de reserva, en cuyo caso se devolverá el monto solicitado del valor
29
acumulado por aportaciones e intereses. Cuando se solicite la devolución
parcial, la diferencia se registrará en la cuenta individual del afiliado.
Vacaciones Anuales
Todo trabajador o empleado tendrá derecho a gozar anualmente de un periodo
ininterrumpido de 15 días de descanso, incluido los días no laborables.
Las vacaciones constituyen un derecho irrenunciable que debe ser gozado y no
compensado en dinero. Los trabajadores que hubieren prestado sus servicios a
un mismo patrono por más de 5 años, a partir del sexto año, tendrán derecho a
un día adicional por cada uno de los excedentes, con límite máximo de 15 días
adicionales, en total no pasan de 30 días, salvo convenio de las partes. Los
días adicionales es facultativo otorgarlas para el empleador otorgarles o
pagarlas.
Código de Trabajo
El código de Trabajo regula las relaciones entre empleadores y trabajadores en
sus diferentes modalidades, tomando en cuenta los derechos y obligaciones
entre las partes, formalizando mediante un contrato de mutuo acuerdo entre las
partes, indicando en este las sanciones que ambas partes tienen por
incumplimiento del contrato de trabajo.
Además para su normal desenvolvimiento requiere obtener los siguientes
requisitos:
Permiso de funcionamiento por parte del Cuerpo de Bomberos
Permiso de salud del Ministerio de Salud Pública.
Patente en el Municipio 1 X 1000 en el Municipio de Latacunga.
30
2.4. Normas de Contabilidad
2.4.1. NIC Normas Internacionales de Contabilidad
Es el conjunto de normas y reglas comunes permitiendo la
comparabilidad, la confiabilidad y la consistencia de la información contable
que se requiere en los diferentes países dentro de la llamada globalización de
la economía” para lograr el reconocimiento y la medición de los bienes y
transacciones como para la revelación de la información de los diferentes
estados financieros, que fueron emitidos por parte de los Organismos
Internacionales resaltándose las del Comité de Normas de
Contabilidad(I.A.S.C.) quienes han logrado extensión y profundidad por la
continua revisión por parte de los profesionales de la contaduría pública como
de otras áreas que asesoran y complementan en aspectos financieros, las
denominadas en español Normas Internacionales de Contabilidad (N.I.C.) y
ahora Las Normas Internacionales de Información Financiera(N.I.I.F.), así como
sus interpretaciones elaborada por el CINIIF y antiguo Comité de
Interpretaciones.
Normas Internacionales de Contabilidad 2 Inventarios
Objetivo: El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los
inventarios. Un tema fundamental en la contabilidad de los inventarios es la
cantidad de costo que debe reconocerse como un activo, para que sea diferido
hasta que los ingresos correspondientes sean reconocidos. Esta norma
suministra una quía práctica para la determinación de ese costo, así como para
el subsiguiente reconocimiento como un gasto del periodo, incluyendo también
cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable.
También suministra directrices sobre las formulas del costo que se usan para
atribuir costos a los inventarios.
31
2.4.2. NEC o NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD NO. 11
INVENTARIOS:
Esta Norma ha sido desarrollada con referencia a la Norma Internacional
de Contabilidad 2, revisada en 1993. La Norma se muestra en tipo cursivo, y
debe ser leída en el contexto de la guía de implantación de esta Norma. No se
intenta que las Normas Ecuatorianas de Contabilidad se apliquen a partidas
inmateriales.
Objetivo: El objetivo de esta Norma es prescribir o señalar el tratamiento
contable para la cuenta inventarios bajo el sistema de costo histórico. Un tema
primordial en la contabilidad de inventarios es la cantidad de costo que ha de
ser reconocida como un activo y mantenida en los registros hasta que los
ingresos relacionados sean reconocidos. Esta Norma proporciona guías
prácticas sobre la determinación del costo y su subsecuente reconocimiento
como un gasto, incluyendo cualquier disminución a su valor neto de realización.
NORMAS INTERNACIONALES DE
CONTABILIDAD 2 INVENTARIOS
NORMA ECUATORIANA DE
CONTABILIDAD 11 INVENTARIOS
Costos de adquisición párrafo 11
Técnicas de medición de costos
párrafo 22.
Valor neto realizable, párrafos 28,
29, 30, 33.
Reconocimiento como un gasto,
párrafo 34.
Información a revelar, párrafo 36,
literales a, b, c, d, e, f, g, h., 37, 38.
Cuantificación de Inventarios,
literal 5.
Costo de Inventarios, literal 6.
Costo de Compra, literal 7.
Valor Neto realizables, literal
22, 23, 24, 25.
Reconocimiento como Costo
y Gasto, párrafo 27, 28.
Revelación, párrafo 30, 31,
32, 33, 34, 36.
Actualización por inflación.
32
CAPITULO III
3. METODOLOGIA DE LA INVESTIGACIÓN Y DIAGNOSTICO
3.1. Tipo y diseño de la Investigación
La investigación que se realizó es de tipo descriptiva, dado que la misma
permitió describir y delimitar los distintos elementos del problema de
investigación y ayudó a caracterizar y comprobar la relación entre las variables
de la investigación. En este tipo de investigación se utilizó técnicas específicas
de recolección de datos previas a una observación, entrevista y encuesta a
todos los involucrados que laboran en la organización.
Fue un diseño bibliográfico, puesto que se obtuvo datos secundarios a
través de consultas de otras investigaciones, textos relacionados con el tema y
de expertos en el área; así como revisiones de documentos internos de la
empresa relacionados con el manejo del inventario.
También fue un diseño de campo, por cuanto se obtuvo datos en forma
directa de la realidad, de primera mano a través de la observación de las
actividades que se llevan a cabo por la administración y el control del inventario
de mercaderías.
3.2. Métodos de la Investigación
En la presente investigación se aplicó el método inductivo que consiste
en la observación de los hechos particulares con el propósito de llegar al
conocimiento.
33
El método deductivo que es aquél que parte de los datos generales
aceptados como valederos, para deducir por medio del razonamiento lógico,
es decir parte de verdades previamente establecidas como principios
generales, para luego aplicarlo a casos individuales y así su validez. También
se utilizó el método sintético que consiste en procesar los conocimientos que
procede de lo simple a lo complejo, de la causa a los efectos, de la parte a un
todo, de los principios a las consecuencias.
Se aplicó métodos estadísticos a través de cuestionarios y entrevistas
que ayudaron a hacer un análisis de los datos para transformarlos en
información y de allí extraer resultados, conclusiones y recomendaciones.
Y por último se utilizó el método de análisis que me permitió dividir el
todo en partes y proceder a la revisión ordenada de cada uno de los elementos
por separado.
Otro de los métodos que se aplicó es el método experimental al hacer
pruebas con el uso de formatos de compras, ventas, formulas, métodos de
valoración de inventarios.
3.3. Población y Muestra
La presente investigación incluye una población (universo) de 5
personas, que corresponden al 100% a cargo de la administración y embarque
de la mercadería como son los propietarios, el contador y el estibador y un
proveedor.
34
3.4. Técnicas e instrumentos para la recolección de datos.
La investigación estuvo delineada a través de la técnica de la entrevista
que consiste en el contacto directo con las personas involucradas en forma
flexible y abierta y su instrumento de aplicación será el guión de entrevista.
También se tomó la técnica de la entrevista, que consiste en la
obtención de datos primarios por medio de preguntas acerca de sus
conocimientos, actitudes, con preguntas mixtas o cerradas, usando como
instrumento el cuestionario.
No se dejó de lado en esta investigación la técnica de la observación,
que consiste en mirar todo lo que sucede o existe a nuestro alrededor, con el
propósito de registrar y analizar los datos obtenidos, utilizando como
instrumento una ficha de observación y una cámara fotográfica o de video.
3.5. Tratamiento de la información
El tratamiento de la información que se aplicó en la presente
investigación, incluye los siguientes pasos:
Codificación que consiste en asignar un código, letra o número a
cada uno de los ítems de las respuestas.
Tabulación: Consiste en ordenar los datos en filas y columnas en
formato de cuadro, para que se facilite contabilizar los resultados.
Graficación.- es presentar en forma gráfica los resultados
Obtenidos.
35
ENCUESTA
Objetivo: Conocer cómo se lleva el control y manejo de inventarios
en la organización.
1.- ¿Qué tiempo trabaja en la empresa?
Meses Años
2 3
40% 60%
El 60% del personal que labora en esta empresa labora más de un
año que son los propietarios y el contador.
Dos personas que corresponden al 40% vienen laborando menos
de un año.
2
3
40%
60%
Meses Años
Tiempo de trabajo en la Empresa
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No
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41
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42
8.- ¿Quiénes son las personas que realizan las compras?
Gerente Propietario
Si
100%
Todos los entrevistados que la persona que realiza las compras es el
Gerente propietario
100%
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Gerente Propietario
Si NO
43
9.- ¿Cuentan con listado de proveedores considerando calidad, precio y
oportunidad en la entrega?
Siempre A veces Nunca
4 1 0
80% 20% 0%
El 80% del personal informa que sí existe un listado de proveedores y
que se considera precio, calidad y oportunidad en la entrega. El 40%
restante manifiesta que no existe un listado de proveedores y que
tampoco se selecciona a los proveedores considerando precio, calidad y
oportunidad en la entrega.
80%
20%
0%
Proveedores
Siempre A veces Nunca
44
10.- ¿Cuenta con formato definido para el control de mercaderías?
Si No En parte
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0 100% 0
Todos los entrevistados desconocen que exista un formato para control
de mercaderías.
0%
100%
0%
Formato para control de Mercaderias
Si
No
En parte
45
11.- ¿Qué sistema contable utiliza para el registro de inventarios?
Inventario
Periódico
Inventario
Permanente
Desconoce
1 4 0
El 80% de los entrevistados que se aplica el sistema contable para el
registro de inventarios mediante el inventario permanente y el 20%
informa que se utiliza el inventario periódico.
20%
80%
0%
Sistema Contable para el Registro de inventarios
Inventario Periódico Inventario Permanente Desconoce
46
Análisis e interpretación: Consiste en dar un criterio sobre los resultados
obtenidos y relacionarlos con el problema objeto de mi investigación.
RESUMEN DEL ANALISIS E INTERPRETACION DE RESULTADOS
1. Los propietarios del negocio trabajan durante 15 y 5 años, conforman el 60
% de los entrevistados; el otro 40% restante corresponde al proveedor por
5 años y el estibador apenas 3 meses.
2. No existen manuales y procedimientos escritos y la persona que dice que si
existe no aplica. Todo procedimiento que se aplica es por inercia o por
costumbre o de una manera improvisada.
3. Todo el personal administrativo y operativo desempeña su trabajo mediante
una orden verbal, de acuerdo a las circunstancias que se presentan; el
estibador es el único que conoce las obligaciones que debe cumplir por la
lectura del contrato de trabajo.
4. La aplicación del sistema contable es de manera manual. Los propietarios
llenan las facturas de venta cuando el cliente solicita; las mismas que son
entregadas a la contadora todos los días lunes junto con los otros
comprobantes de pago para su contabilización. La contadora a su vez
prepara los estados financieros de acuerdo con las disposiciones que exige
el S.R.I. No se ha establecido reunión alguna para conocer la situación
financiera de la empresa entre Contador y propietarios.
5. La toma física de inventarios lo realizan con frecuencia mensual, otras
ocasiones en forma semestral y anual. De manera que no tienen
procedimientos establecidos para él conteo físico de la mercadería.
47
6. La contadora, propietario y proveedor conocen sobre procedimientos de
control interno de entradas y salidas de mercaderías; pero solamente la
contadora describe cuales son, lo que demuestra el desconocimiento total
de los procedimientos de control interno de mercadería.
7. Los propietarios con 8 y 15 días de anticipación planifican y realizan las
compras, de acuerdo a las necesidades existentes.
8. La persona que realiza todas las compras en la organización es su
propietario.
9. La empresa sí cuenta con un listado de proveedores que ofrecen calidad,
buenos precios y oportunidad en la entrega. Es decir compran a los
distribuidores y productores sin intermediarios, con la desventaja que no les
extienden factura. Pocas son las ocasiones que improvisan las compras.
10. La empresa carece de formatos para el control de mercaderías, que le
permita comparar con la existencia física.
11. Existe un desconocimiento total por parte de sus administradores sobre el
sistema contable que existe para el registro de inventarios; la única que
conoce es la Contadora quien manifiesta que en la empresa utilizan el
inventario periódico.
48
3.6. Diagnostico
ASPECTOS GENERALES
ANALISIS FODA
FORTALEZAS
Ubicación del negocio.
Fidelidad de sus clientes.
Variedad de productos,
incluidos con los insumos
veterinarios.
Atención de sus propietarios.
OPORTUNIDADES
Reubicación del mercado de
ropa cerca del negocio.
Vinculación directa con los
productores.
Asesoramiento permanente
de su principal proveedor en
atención al cliente y ventas.
DEBILIDADES
Escasos conocimientos de
contabilidad y administración
de negocio por parte de los
propietarios.
No llevan registros de
inventarios.
No cuentan con manuales,
procedimientos, políticas
definidas.
Carecen de medidas de
control interno.
Mezcla de capitales del
transporte y del negocio de
balanceados.
AMENAZAS
Incremento de los vendedores
ambulantes frente al negocio.
Constante variación de los
precios.
Delincuencia
Multiplicación de la
competencia.
Políticas salariales e
impuestos que reducen las
ganancias.
Proveedores que no tienen
cultura tributaria.
49
3.6 .1. Antecedentes
La entidad donde se realizó la investigación es Balanceados
PRONACA, cuya actividad principal son ventas al por mayor y menor de
balanceados.
Es una empresa destinada a proporcionar todo tipo de alimentos para
animales de granja y mascotas, los mismos que ayudan a mejorar los ingresos
económicos de los ganaderos.
Está ubicada en la provincia de Cotopaxi, Cantón Latacunga, parroquia
Eloy Alfaro, barrio La Estación, ya que en este sector es donde más se
concentra la necesidad de la distribución de este tipo de productos por estar
ubicado cerca al terminal terrestre y la salida de las diferentes compañías de
transporte de carga liviana que prestan servicios a las diferentes comunidades
rurales de donde provienen los usuarios de este tipo de producto.
Su nombre inicialmente fue Balanceados Michita, luego con el pasar del
tiempo con la necesidad de cumplir con los requerimientos de los clientes que
pedían productos PRONACA, para mezclar con los productos que vendía esta
empresa, solicitaron al distribuidor de la provincia les provea de este producto.
Según las políticas de PRONACA, existen en todas las provincias un
distribuidor y estos a su vez, de acuerdo a las ventas señalan los puntos de
venta; en esta provincia existen un distribuidor y dos puntos de venta.
En este caso esta empresa ha sido considerada como punto de venta,
donde no solamente se vende productos PRONACA, sino también otros
productos ligados como el maíz, soya y todo tipo de granzas que sirve para
alimentar a los animales.
50
3.6.2 Base Legal
La empresa inicio sus actividades en la ciudad de Latacunga el 15 de junio de
1999 e inscrita el 05 de julio de 1.999.
Balanceados PRONACA es una empresa de hecho, no está constituida por
escritura pública, ni se constituye bajo un tipo, sino que se trata de una
sociedad conyugal que aportado un capital con el objetivo de explotar de
manera común una actividad comercial.
Esta Sociedad de hecho no lleva estatutos, por lo tanto no se ha inscrito en la
Superintendencia de Compañías.
Esta empresa de Hecho, para su funcionamiento requiere cumplir ciertos
requisitos como todas las demás empresas como son:
Registro Único de Contribuyentes RUC;
Patente;
Permiso Sanitariodel Ministerio de Salud Pública
Permiso funcionamiento bomberos.
Como se dedica a una actividad comercial y sus ingresos brutos anuales son
superiores a $100.000 y su volumen de inventarios supera los $40.000.
3.6.3 Base Contable
Está obligado a llevar contabilidad porque el negocio supera las ventas
de $100.000.oo y su volumen de inventario supera los $40.000.
Sistema contable es de partida doble, basándose en los principios
contables generalmente aceptados.
La empresa contrata los servicios profesionales de una contadora, para
lo cual la propietaria reúne todos los comprobantes para que la profesional
elabore la contabilidad, para presentar al Servicio de Rentas Internas.
51
Para el control de inventarios el sistema que utiliza es de cuenta
múltiple o inventario periódico.
3.6.4 Organigrama
El organigrama es la representación gráfica de la estructura organizacional de
la empresa y debe reflejar en forma esquemática la descripción de las unidades
que la integran, su respectiva relación, niveles jerárquicos y canales de
comunicación.
En un organigrama se localiza el tipo de unidades que conforma la estructura
de una organización, sus relaciones, las características de la dependencia o
entidad y sus funciones básicas, entre otras.
Facilita al personal el conocimiento de su ubicación y funciones dentro
de la organización.
Ayudan a descubrir posibles dispersiones, duplicidad de funciones,
múltiples relaciones de dependencia y de niveles o excesivos niveles de
supervisión y control.
3.6.4.1 Organigrama Estructural
Representa el esquema básico de una organización, lo cual permite conocer de
una manera objetiva sus partes integrantes, es decir sus unidades
administrativas y la relación de dependencia que existe entre ellas.
A continuación se presenta el organigrama que se ha podido observar, más no
que existe por escrito.
52
Figura n.- 6
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
Fuente: Balanceados PRONACA
Elaborado por: Jaqueline Escobar
Todo el personal conoce sus funciones, pero nada está por escrito.
3.6.5 Manuales y Procedimientos
No cuenta con manuales ni procedimientos tanto el Administrador, Gerente de
Compras, Contador y Bodeguero.
3.6.6 Políticas
Existen políticas para el desarrollo de sus actividades que no están bien
definidas y por escrito, donde establezcan que los empleados deban respetar,
GERENTE
PROPIETARIO
GERENTE DE
COMPRAS
CONTADOR
BODEGUERO
53
para que estas ayuden a orientar al cumplimiento de los objetivos, estas se
establecen de acuerdo a las circunstancias que se presentan día a día de una
manera improvisada.
3.6.7 Funciones
Cada persona que trabaja en la empresa tiene establecido sus
funciones, pero no está determinado por escrito.
3.6.8 Registro de Inventarios
El método que se aplica es el de cuenta multiple, que se lo realiza a veces una
vez al año, en otras ocasiones dos veces al año, especialmente cuando van
solicitar un crédito.
3.6.9 Control de Bodega
Se cuenta la mercadería en el momento que llega al almacén, el bodeguero-
estibador se encarga de ubicar y apilar la mercadería de acuerdo al tipo de
producto y de acuerdo a la rotación; es decir que los que más rotan se ubican
en la entrada y los productos de menor rotación se ubican al fondo del
almacén.
El producto que no alcanza en el almacén se lo guarda en la bodega
que tiene en su domicilio, ubicado a 15 minutos de distancia del almacén, su
traslado lo hacen en el vehículo de propiedad de su esposo.
Durante la permanencia de la mercadería en el almacén no lleva ningún
tipo de control, ya que parte del producto se vende al granel y otros productos
54
por saco. Al final del día tampoco se realiza cuadres de caja para que estese
acorde con la cantidad de producto vendido con el efectivo que se mantiene en
caja.
3.6.10 Proveedores
Para poder decidir las compras se dan en función del costo, composición
química y caducidad de los mismos.
Sus principales proveedores son: PRONACA, Guido Alvares, Roberto Naranjo,
Amparito Peña, Molinos Falimensa, Cirilo Rivera, Luis Luna, Rodrigo
Aguilar, Wilson Arcos.
3.6.11 Sus clientes
Sus clientes son pequeños agricultores que se dedican a la crianza de
animales de granja en mayor y menor escala de las parroquias urbanas y
rurales de los Cantones de Latacunga, La Mana, Pujilí, Saquisilí, Salcedo,
Sigchos, Pangua.
3.6.12 Políticas de venta
El 70% de sus ventas son al contado, y el 30% restante se da a crédito
a 15 y 30 días plazo, estas ventas a crédito son a los comerciantes mayoristas
y personas basadas en la confianza, sin ningún documento de respaldo para
su recuperación.
55
CAPITULO IV
FORMULACIÓN DE LA PROPUESTA
4. NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DE
INVENTARIOS DE MERCADERIAS DE BALANCEADOS PRONACA DE
PROPIEDAD DE MERCEDES ALVAREZ.
4.1Alcance Manual.- Este manual debe ser conocido y aplicado por los
propietarios y empleados de “Balanceados PRONACA”. Las disposiciones en
él contenidas deben cumplirse a cabalidad para el buen manejo del inventario
de mercaderías.
El alcance y medición de cumplimiento de este manual es de carácter interno,
pues lo que busca es auto regular los procesos y control de inventarios para
dar cumplimiento a las leyes, normas, políticas, procedimientos que se
requieren para continuar con la permanencia en el mercado.
4.1.1 Objetivo.-Establecer políticas, normas, procedimientos y medidas de
control apropiadas, suficientes, que aseguren la exactitud de la información
relacionada con el manejo del inventario.
Contenido:
a) Filosofía Institucional
b) Estructura Organizacional
c) Estructura Funcional
d) Políticas a ser aplicadas en la empresa Balanceados PRONACA
Flujogramas de los Procedimientos.
56
e) Registros Contables
4.1.1. Actualización del Manual: Toda actualización se hará periódicamente
de acuerdo a las necesidades de la empresa y a las nuevas disposiciones
emitidas por el SRI, Código de Comercio, su incorporación será de
responsabilidad de sus propietarios o administradores.
Cultura de Cumplimiento: Es responsabilidad de su administrador velar por el
cumplimiento, propendiendo a que todos sus trabajadores asuman una actitud
vigilante en el desarrollo de las actividades diarias y generar mecanismos de
prevención y control suficientes, encaminados a cuidar y mantener a salvo la
mercadería y todos los bienes de “Balanceados PRONACA”.
4.2 FILOSOFIA INSTITUCIONAL
Visión: Ser una empresa eficiente y dinámica que brinda atención
personalizada, satisfaciendo los requerimientos de nuestros clientes en la
alimentación de animales de granja y mascotas, con una filosofía de mejora
continua e innovación de productos de acuerdo a las exigencias del mercado.
Misión: Entregamos productos de buena calidad para animales de granja con
asesoramiento técnico, con precios equitativos para los pequeños y medianos
granjeros, porque nos preocupamos de su crecimiento social y económico.
Valores: Honradez, equidad, transparencia, perseverancia, compromiso.
Honradez: Con estricto cumplimiento de la ética moral y buenas costumbres.
Equidad:Para atender en forma equitativa a todos sus clientes sin preferencia
de precios para los clientes frecuentes o mayoristas.
Transparencia:Presenta tal cual es a todos los estamentos e instituciones con
las cuales se relaciona.
57
Perseverancia:Constancia en nuestros propósitos y firmeza en todo lo que nos
propone.
Compromiso: Para asumir nuestras acciones y actividades.
4.2.1 Objetivos de la Empresa
Adquirir una mayor cartera de clientes, a través de la creación y venta de
nuevos productos y servicios.
Garantizar la entrega del producto a los clientes cuando lo soliciten, la
atención será lo más oportuna posible.
Ofertar más productos, lo que evitará que se pierda mercado y clientes,
creando más oportunidades de permanecer en el mercado.
Obtener la confianza de los clientes ofreciendo productos de buena
calidad.
4.2.2 Estructura Organizacional:Para el cumplimiento de políticas, normas y
procedimientos del Control de Inventarios de la cuenta Mercaderías se
requiere definir la estructura organizacional y relaciones jerárquicas
deBalanceados PRONACA, representado por la señora Mercedes
Álvarez.
58
Figura n.- 7
ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL
ORGANIGRAMA DE POSICION
Figura n.- 8
Fuente: Investigación Empresa
Elaborado por: Autora
JUNTA DE PROPIETARIOS
GERENCIA DE NEGOCIOS
DEPARTAMENTO VENTAS
VENTAS
DEPARTAMENTO CONTABLE
BODEGA CONTABILIDAD CAJA
JUNTA DE PROPIETARIOS
GERENCIA DE NEGOCIOS
JEFE DE ALMACEN O VENTAS
VENDEDOR
JEFE DE CONTABILIDAD
BODEGUERO ASISTENTE DE CONTABILIDAD
CAJERO
59
4.3 ESTRUCTURA FUNCIONAL
Asignar a diferentes personas la responsabilidad de autorizar, registrar y
mantener la custodia de los inventarios con el propósito de reducir las
oportunidades de perpetrar y esconder errores o irregularidades en el manejo
del inventario de la cuenta de mercaderías. Por lo tanto un adecuado sistema
de control interno requiere de una asignación de las funciones de compras,
recepción, bodegaje, ventas, despacho y registro del inventario.
4.3.1 Junta de Propietarios
Es el máximo organismo de autoridad en la empresa, sus resoluciones obligan
a todos los presentes y ausentes.
Funciones:
Elige al Gerente de Negocios, Jefe de Almacén, Contador de acuerdo
con las políticas de la empresa; así como de su remoción o expulsión
por causa justificada debidamente comprobada.
Conoce y aprueba el presupuesto anual de la empresa, el plan y
políticas de acción a seguir e informe presentado por el Gerente de
Negocios para el desarrollo y crecimiento de los diferentes
departamentos ventas y contabilidad.
Autorizar al Gerente de Negocios gastos que superen cinco salarios
básicos unificados.
60
4.3.2 Gerente de Negocios
El Gerente es el ejecutivo, que manda y está al frente de la gestión de la
empresa. Es el que dirige la empresa o delega a otras personas a cumplir
determinadas funciones.
Es el encargado de programar, planificar y coordinar todas las actividades en
beneficio, crecimiento y desarrollo de las unidades en nombre y representación
de la junta de propietarios. Cuando el gerente de negocios comprobaré
anomalías o faltas graves en el desempeño de sus funciones a cualquiera de
sus miembros, puede suspenderle de sus funciones administrativas.
Perfil del Cargo
Estudios Profesionales en Administración o carreras afines.
Experiencia en las actividades del puesto.
Experiencia trabajo en equipo
Actitud de Líder
Tener Don de Mando
Iniciativa Propia
Capacidad de Toma de decisiones.
Relación de dependencia: Junta de Propietarios
Funciones:
Ejerce la representación legal, judicial y extrajudicial de la empresa, así
como suscribe contratos, documentos, y demás obligaciones que de
acuerdo a su cuantía requiere autorizar.
Autoriza mediante firma y rubrica el movimiento económico y es
responsable conjunta y solidariamente con el contador por la custodia y
el debido manejo de los bienes y activos existentes.
Rinde informes trimestrales ante la Junta de Propietarios de la marcha
económica, administrativa y de todas las actividades desarrolladas.
Mantener actualizado el registro de proveedores.
61
Conocer la situación del mercado y mantenerse bien informado en
cuanto a las distintas fuentes de suministro, ya que su principal función
es la de colocar las órdenes de compra para obtener los mejores
resultados posibles para la empresa.
Estudiar y analizar a los proveedores del mercado y las variables más
favorables para la empresa.
Solicitar las cotizaciones de la mercancía que se va adquirir a los
productores e industrias. Se recomiendan al menos tres cotizaciones.
Analizar y aprobar las cotizaciones de acuerdo a la normativa vigente
dela empresa.
Velar por la calidad y condiciones de compras de la mercadería que se
va adquirir.
Determinar las existencias máximas y mínimas de inventario.
Firmar las facturas en señal de conformidad de la recepción.
Coordinar con el jefe de ventas la compra de mercaderías.
4.3.3 Contador
Es el responsable del buen manejo, elaborar documentos e informes
financieros dos veces al año, conforme a las leyes y normas vigentes de una
manera oportuna y razonable para la mejor toma de decisiones.
Perfil del Cargo
Profesional con título de tercer nivel en Contabilidad y
Auditoría o carreras afines.
Experiencia mínima de dos años.
Tener mentalidad gerencial.
Tomar decisiones adecuadas y oportunas.
Prever, planificar, organizar, dirigir y vigilar adecuadamente
los sistemas contables, para un buen funcionamiento
integral de los mismos.
62
Capacidad para asesorar sobre los temas de su
competencia.
Tener conocimientos de organización y sistemas.
Altos conocimientos en tributación.
Relación de dependencia: Gerente de Negocios
Funciones:
Informar a la Gerencia de Negocios de las novedades y riesgos.
Planificar, organizar y controlar la gestión económica financiera y
contable de acuerdo a los Principios Generalmente Aceptados, de
conformidad con él sistema uniforme de cuentas y procedimientos
contables establecidos para este tipo de negocios.
Registrar todos los hechos económicos que representen derechos a
percibir o que se constituyan en obligaciones a entregar.
Producir información financiera confiable, oportuna y razonable para la
toma de decisiones en base a los estados financieros y el flujo de caja.
Asesorar a la Junta de Propietarios y Gerente de Negocios sobre
aspectos económicos, financieros, contables y establecer parámetros de
salvaguardia y control para el manejo de efectivo, valores, bienes o
materiales de la empresa.
Velar por su correcta, eficiente y oportuna inversión.
Elaborar documentos e informes económicos, financiero y
presupuestario dos veces al año, o cuando sea solicitado para el
conocimiento de la Junta de Propietarios o Gerente de Negocios.
Precautelar la seguridad y conservación de los bienes bajo su
responsabilidad, incluido libros y documentos contables.
Realizar arqueos diario de caja y un informe mensual consolidado de
los ingresos y egresos.
Revisar Conciliaciones Bancarias.
63
Es responsable de difundir los manuales contable y de procedimientos
entre el personal de la empresa.
Atender los requerimientos de información de organismos de control
externos como el S.R.I, Municipio, IESS, etc.
4.3.4 Asistente de Contabilidad
Es la persona con amplios conocimientos de contabilidad e informática, leyes y
reglamentos, de manera que esté preparada para la realización de informes y
balances contables.
Perfil del Cargo:
Profesional con título universitario en contabilidad y auditoría CPA.
Sólidos conocimientos de sistema contable y tributación.
Estar dispuesto a trabajar bajo presión, tener valores éticos y morales.
Afán de superación personal y profesional.
Tener una buena calidad humana.
Relación de dependencia: Contador
Funciones:
Verifica que la factura de compra coincida con los datos establecidos en
la orden de compra, la relación de entrada de mercancía realizada por
el Gerente de Negocios, así como las firmas de recepción del jefe de
ventas.
Codificar tanto las facturas de ventas, compras y devoluciones para su
respectivo registro contable.
Elaboración de los documentos fuente como: comprobantes de ingreso,
facturas, notas de débito, crédito y otros documentos.
Emisión de cheques y reportes respectivos.
Elaboración de registro contable de depósitos.
Archivo de documentos.
Informar al Contador, sobre todas las novedades y riesgos que se
presentan en la empresa.
Elaborar conciliaciones bancarias.
64
4.3.5 Jefe de Almacén
Debe lograr sus deberes dentro de un esquema mayor de objetivos
organizacionales, estrategias de marketing y objetivos de mercado, en tanto
que monitorea continuamente el macro ambiente.
Perfil del Cargo:
Estudios Profesionales en Administración o carreras afines.
Experiencia mínima de dos años.
Capacidad de respuesta a la demanda del cliente.
Liderazgo
Actitudes positivas en las relaciones entre clientes.
Alto sentido de responsabilidad y honorabilidad.
Relación de Dependencia: Gerente de Negocios
Elaborar el plan operativo de ventas, organizando, coordinando y
controlando los recursos que serán utilizados en el proceso productivo y
comercialización de los productos, sujetándose a la normativa vigente,
respetando la jerarquía organizativa.
Vigilar la correcta elaboración del kárdexpara el control de existencias
de mercadería, como medio de planificación de la comercialización.
Procura que la mercadería disponible seleccionada, se aproveche al
máximo evitando el desperdicio, cuidando que los productos no se
pasen de la fecha de caducidad para el cambio oportuno con los
proveedores.
Atender a todos los clientes que requieran todos los productos que
ofrece la empresa, dando un buen trato.
Verificar las condiciones de disponibilidad del crédito.
Comprobar la existencia de mercadería solicitada por el cliente.
65
Verificar la mercadería que estese acorde con lo solicitado por el cliente.
Hacer la orden de compra en coordinación con el Gerente de Negocios.
4.3.6 Bodeguero
Es la persona encargada de la recepción, almacenaje, despacho de la
mercadería y también vela por el mantenimiento, aseo del almacén y bodega
dónde se guardan los productos objeto de la venta.
PERFIL DEL CARGO
Profesional con título de Educación Media
Conocimientos en técnicas de almacenamiento.
Manejo de Software y sistemas operativos como Excel y Word.
Ser una persona honrada, responsable.
Relación de dependencia: Jefe de Almacén
Colocará la mercadería en los espacios designados por el Gerente de
Negocios y realizará la limpieza del almacén de acuerdo al programa
de mantenimiento.
Es el responsable directo de la cantidad existente en el almacén.
Elaborar el reporte de caducidad de los productos.
Llevar registros de la cantidad, tipo, ubicación de los productos
almacenados (kardex).
Verificar que los comprobantes y registros diarios de movimientos de
mercancías o productos existentes en el almacén correspondan entre sí.
4.4 Políticas a ser aplicadas
4.4.1 Políticas para regular las compras
Las compras deben ser solicitadas por el Jefe de Almacén y aprobadas
por la Gerencia de Negocios.
66
El Gerente de negocios debe conocer la situación del mercado y
mantenerse bien informado en cuanto a las distintas fuentes de
suministro.
El Gerente de Negocios debe escoger a los proveedores de acuerdo a
los siguientes criterios: precios, condiciones de pago, calidad del
producto y tiempo de entrega.
La adquisición de mercadería se lo hará mediante el análisis de tres
cotizaciones como mínimo.
Las compras que excedan de $4.000, deben ser aprobadas por la Junta
de propietarios.
Los precios de las compras deben ser revisados periódicamente por el
Gerente de Negocios, con vista a determinar que dichos precios son los
más ventajosos para la empresa y generar un listado de proveedores
actualizados.
Toda compra realizada debe estar respaldada por una orden de compra,
la cual debe estar autorizada por el Gerente de Negocios.
Al recibir facturas de proveedores, estas deben ser revisadas en el
mismo momento por el Asistente de Contabilidad, verificando que este
correctamente la razón social, número de RUC, dirección, fecha de
emisión, para no tener problemas a futuro con la retención y realizar la
firma de recepción en original y copia.
La cantidad máxima y mínima que debe mantenerse en inventario en
todo momento debe estar determinado por anticipado por el Gerente de
Negocios y el Jefe de Almacén está en la obligación de ver que esas
cantidades mínimas se mantengan.
4.4.2 Políticas para la recepción de mercadería.
La recepción de la mercadería debe ser supervisada por el Jefe de
Ventas de acuerdo con la orden de compra.
67
Toda factura y orden de compra debe estar firmada y sellada por el
Gerente de Negocios y Jefe de Ventas en señal de conformidad de la
recepción.
En caso de una devolución en venta, debe estar confirmada por el jefe
de ventas y autorizada por el Gerente de Negocios.
La mercadería devuelta por el cliente debe recibirse a través del
almacén. El Jefe de Almacén es quién dará el visto bueno de la
mercadería en cuanto a sus condiciones y cantidad.
La Gerencia de Negocios determinará el tope y las condiciones para
cancelar la devolución con dinero de la caja principal. En caso de que
sobrepase el tope, la misma será cancelada con cheque.
4.4.3 Políticas para regular el almacenamiento de la mercadería
Se debe establecer un código de ubicación física a la mercadería.
La mercadería debe ser ubicada y ordenada de acuerdo a su nivel de
rotación para facilitar su búsqueda y despacho, así como el desarrollo
normal de las actividades en el almacén.
No se permite que personas ajenas al almacén, realicen tareas de
almacenaje, al menos que este previamente autorizado por escrito por el
gerente de negocios. El gerente de negocios, jefe de ventas y el
bodeguero son los únicos empleados que pueden tener acceso a la
mercadería.
El bodeguero debe mantener el orden y la limpieza en las áreas del
almacén.
Las entradas y salidas de bodega deben ser registradas en el Kardex.
4.4.4 Políticas para regular el procedimiento de ventas:
1. Si la venta se realiza a una persona jurídica, esta operación debe
hacerse con una orden de compra, firmada por un funcionario
68
autorizado. Por el contrario, si el comprador es una persona natural y no
posee orden de compra, la venta se deberá efectuar directamente a la
persona responsable del pago de la misma.
2. El Auxiliar Contable (Cajera/o) recibe el dinero del cliente, para tal efecto
elabora la factura de acuerdo a la solicitud del cliente.
3. Antes de realizar las ventas, el vendedor debe verificar y acatar las
políticas de descuentos que ofrece la empresa. Cualquier caso especial,
debe ser considerado por el Gerente de Negocios.
4. El porcentaje de descuento debe ser actualizado periódicamente por
escrito.
4.4.5 Políticas para regular el procedimiento de ventas a crédito
1. En caso de una venta a crédito:El Jefe de Almacén debe examinar si el
cliente posee línea de crédito. Si la tiene, debe verificar la situación de
su límite de crédito.
2. No se despachará mercadería a aquellos clientes con créditos vencidos
de acuerdo a las políticas establecidas por la gerencia de negocios.
3. En caso de una venta a crédito superior al monto estipulado por la Junta
de propietarios, debe ser aprobada por el Gerente de Negocios.
4.4.6 Políticas para regular el Despacho de mercadería:
La entrega de mercadería solo se hará con la respectiva factura de
venta, con la primera copia en caso de una venta a crédito o el original
cancelado por una venta al contado.
En caso de una venta al contado, la factura debe tener sello y firma del
vendedor (cancelado) y entregar al bodeguero para su despacho.
69
ElJefe de Almacén es responsable de todas las salidas de mercadería
del almacén y su registro en el Kardex.
Al hacer efectiva la entrega, el jefe de almacén debe firmar y sellar la
factura en señal de entrega conforme la mercadería.
4.4.7 Políticas para regular el registro contable
La factura de compra de mercadería antes de ser registrada en la
contabilidad debe estar procesada en el auxiliar de inventario (kardex
manual) y cuenta por pagar, en caso de una compra a crédito. Tal
actividad se realiza en el departamento de contabilidad, la factura debe
cumplir con todos los requisitos legales y estar firmada por el Gerente
de Negocios.
El registro de la venta se realizará con la segunda copia de la factura
enviada por el jefe de almacén, para el cuadre de cajas.
Para registrar las devoluciones, estas deben estar confirmadas por el
Gerente de Negocios y Jefe de Almacén.
Cuando sea necesario realizar un ajuste por diferencia en el
inventario(físico- contable), éste deberá estar confirmado por la
contadora y autorizado por la junta de propietarios.
4.4.8 Políticas para regular la toma física del Inventario de Mercadería
La Gerencia de Negocios fijará la fecha de inicio para la toma física del
inventario.
El Contador, Jefe de Almacén y Bodeguero deben estar familiarizados
con las mercancías.
70
La Gerencia de Negocios en conjunto con la Junta de Propietarios los
que aprobarán la situación de obsolescencia de un producto y su
desincorporación del inventario.
Antes de comenzar la toma física del inventario debe realizarse un corte
adecuado de compras y ventas. Esto significa que todas las facturas
que cubren mercancías que ha sido recibida y que por lo tanto será
incluida en la toma física, deberán ser anotadas en el auxiliar y mayor
general de inventario. Igualmente, todas las ventas que cubren
mercancías que han sido despachadas deberán ser registradas.
Antes de iniciar el inventario físico, se debe identificar los productos
facturados pero que por alguna razón no han sido despachados, esto
con el propósito de que no sean considerados en la toma física.
El Jefe de Almacén y él Asistente de Contabilidad, responsables de la
manipulación de la mercadería no deben ser los únicos responsables
de la compilación de las cantidades del inventario físico, sino que su
conteo debe estar sujeto a comprobaciones por muestreo determinado
por el Gerente de Negocios.
Durante la realización del inventario anual, no debe haber salidas de
mercaderías.
El Jefe de Almacén no participará directamente en la toma física. Su
participación será básicamente de orientador o para aclarar aquellos
aspectos que se lo requiera.
Solamente después que las diferencias encontradas y sus causas hayan
sido completamente investigadas por personas que no sean
responsables de estas, se deben tomar medidas correctivas y realizar
los ajustes correspondientes. Dichos ajustes sólo podrán ser autorizados
por el Gerente de Negocios y la Junta de Propietarios.
Bajo ninguna circunstancia se debe cancelar las diferencias cuyas
causas no hayan sido explicadas satisfactoriamente por un empleado
responsable.
71
4.5 Flujogramas de los Procedimientos que se deben ejecutar en el área
de Negocios.
Es una herramienta sencilla sirve para descubrir y eliminar ineficiencias, y para
tal objeto a través de los símbolos clasifica las acciones que tienen lugar
durante un proceso determinado. En especial los procesos habituales que
involucran el ingreso y egreso de dinero. Dada las características de los
usuarios para su identificación se utiliza una simbología básica, sencilla y
práctica:
Flujo de Información
Proceso a Realizar
Archivo temporal o permanente.
Conector interno en la misma página
Decisión, cursos alternativos de acción
Documento generado o transferido en el proceso.
Inicio o fin del proceso.
4.5.1 Procedimientosde Compras:
Consiste en la adquisición de mercadería para mantener adecuados sus
niveles de existencia, para de esta forma satisfacer los requerimientos y
necesidades de los clientes.
72
FLUJOGRAMA N.- 1
COMPRA DE MERCADERIA
Inicio
Requerimiento de mercadería por el Jefe de Ventas.
Gerente de Negocios verifica requerimiento y consulta listado de proveedores.
Cotiza precios de 3 proveedores.
Elige la mejor propuesta y autoriza compra.
Asistente Contable emite orden de compra y envía a proveedor.
Asistente Contable recibe Factura (original) Orden de compra (copia) y
Proveedor elabora Factura.
Solicitante recibe y verifica pedido y notifica al Contador.
Proveedordespacha requerimiento.
Jefe de Almacén registra kardex.
Archivo
Contador genera comprobante contable.
Asistente elabora cheque Recibe cheque o
autoriza crédito.
73
DESCRIPCION NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS AREA CONTABLE PROCEDIMIENTO DE LA
DIRECCION FINANCIERASUB AREA: CONTABILIDAD
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
VIGENCIA N.‐ de hoja
DIA MES AÑO
1 de 1
ACTIVIDAD N.‐ DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Requerimiento de mercaderías por el Jefe de Ventas Ventas
2 Verifica requerimiento y consulta listado de proveedores
Gerente de Negocios
3 Cotiza precios de tres proveedores
Gerente de Negocios
4 Elige la mejor propuesta y autorizacompras
Gerente de Negocios
5 Emite orden de compra a proveedor Asistente Contable
6 Proveedor recibe orden de compra y elabora factura Proveedor
7 Recibe factura original y la copia de la orden de compra
Asistente Contable
8 Asistente Elabora cheque
Asistente Contable
9 Proveedor recibe cheque o autoriza crédito Proveedor
10 Proveedor despacha requerimiento Proveedor
11 Solicitante recibe y verifica pedido y notifica al contador
Jefe de Ventas
12 Jefe de Almacén registra Kárdex
Jefe de Ventas
13 Asistente contable genera comprobante contable
Asistente Contable
9 Archivo
Asistente Contable
Elaborado por: JAQUELINE ESCOBAR fecha
Rubrica Aprobado por: GERENCIA DE NEGOCIOS fecha:
Aprobado por: JUNTA DE PROPIETARIOS fecha:
74
FLUJOGRAMA N.2
VENTAS ALCONTADO
CLIENTES VENDEDOR ASISTENTE
CONTABLE
BODEGA CONTADOR
SI
Elaborado por: Autora
SOLICITUD PRODUCTOS
CONSULTA EXISTENCIAS
EXISTE EN STOCK
DECISION
Fin
Elabora factura original y copia
Registr a kardex
DESPACHA PRODUCTOS
COBRA Y ENTREGA FACTURA CANC ELADA A BODEGA
Archivo
NO
CUADRA CAJA CON COPIA DE FACTURA Y COMPROBANTE DE INGRESO.
Elabora comprobante de ingreso
Genera comprobante de ingreso
75
DESCRIPCION NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS AREA CONTABLE PROCEDIMIENTO DE LA
DIRECCION FINANCIERASUB AREA: CONTABILIDAD
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DE VENTAS AL CONTADO
VIGENCIA N.‐ de hoja
DIA MES AÑO
1 de 1
ACTIVIDAD N.‐ DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Cliente solicita producto Cliente
2 Vendedor consulta existencias Vendedor
3 Sí existe en Stock decide vender Vendedor
4 Se toma pedido Vendedor
5 Elaboran factura una original y copia Asistente Contable
6 Asistente contable cobra a cliente Asistente Contable
7 Vendedor registra kárdex Vendedor
8 Entrega producto al cliente Bodeguero
9 Asistente contable elabora comprobante de ingreso
Asistente Contable
10 Contador cuadra caja con copia de factura y comprobante de ingreso.
Contador
11 Generación de comprobantes contables Contador
12 Archivo Contador
13
Elaborado por: JAQUELINE ESCOBAR fecha
Rubrica Aprobado por: GERENCIA DE NEGOCIOS fecha:
Aprobado por: JUNTA DE PROPIETARIOS fecha:
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: Autora
76
FLUJOGRAMA N.- 3
VENTAS A CRÉDITO
CLIENTES JEFE DE
VENTAS
GERENTE DE
NEGOCIOS
ASISTENTE
CONTABLE
BODEGA
No
Si
No
Elaborado por: Autora
PEDIDOS Y SOLICITUD CREDITOS
CONSULTA EXISTENCIAS Y LINEA DE CREDITO
TIENE LINEA DE CREDITO
Investiga y confirma referencias
Decisión
Fin
Elabora factura original y copia
Registr a kardex
Entrega de pedido y copia de factura Registro
contable con la factura original
Archivo
77
DESCRIPCION NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS AREA CONTABLE PROCEDIMIENTO DE LA DIRECCION
FINANCIERASUB AREA: CONTABILIDAD
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DE VENTAS A CREDITO
VIGENCIA N.‐ de hoja
DIA MES AÑO
1 de 1
ACTIVIDAD N.‐ DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Pedido y solicitud de crédito Cliente
2 Consulta existencias y linea de crédito Vendedor
3 Tiene linea de credito si o NO Vendedor
4 No tiene línea de credito investiga y confirma referencias
Gerente de Negocios
5 Decisión Si Gerente de Negocios
6 Elabora factura original y copia
Asistente contable
7 Registra Kardex Bodeguero
8 Entrega de producto y copia de factura Bodeguero
9 Registro contable con la factura original
Asistente contable
10 Archivo
Asistente contable
11
12
13
Elaborado por: JAQUELINE ESCOBAR fecha
Rubrica Aprobado por: GERENCIA DE NEGOCIOS fecha:
Aprobado por: JUNTA DE PROPIETARIOS fecha:
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: La autora
78
FLUJOGRAMA N.- 4
PROCESO CONTABLE
Fuente: Balanceados PRONACA
Elaborado: Autora
TRANSACCION
JORNALIZACIÓN
MAYORIZACIÓN
NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
DOCUMENTO FUENTE
BALANCE DE COMPROBACION
MAYOR AUXILIAR
ANEXOS
ESTADO DE SITUACION FINANCIERA
ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS
BALANCE COMPROBACION AJUSTADO
ESTADO DE SITUACION FINANCIERA
AJUSTES
79
DESCRIPCION NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS AREA CONTABLE PROCEDIMIENTO DE LA
DIRECCION FINANCIERASUB AREA: CONTABILIDAD
DESCRIPCION DEL PROCESO CONTABLE
VIGENCIA N.‐ de hoja
DIA MES AÑO
1 de 1
ACTIVIDAD N.‐ DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Transacción Contabilidad
2 Documento fuente Contabilidad
3 Jornalización Contabilidad
4 Mayorización
Contabilidad
5 Balance de Comprobación Contabilidad
6 Ajustes
Contabilidad
7 Estado de Pérdidas y Ganancias
Contabilidad
8 Estado de Situación Financiera Contabilidad
9 Mayor Auxiliar
Contabilidad
10
Anexos
Contabilidad
11 Notas a los Estados Financieros
Contabilidad
12
13
Elaborado por: JAQUELINE ESCOBAR fecha
Rubrica Aprobado por: GERENCIA DE NEGOCIOS fecha:
Aprobado por: JUNTA DE PROPIETARIOS fecha:
Fuente: Balanceados PRONACA
Elaborado por: La Autora
80
FLUJOGRAMA N.- 5
TOMA FISICA DEL INVENTARIO
Elaborado por: Autora
Se inicia conformando grupo de trabajo de dos personas de los cuales una se encarga del conteo físico y el otro anota en la tarjeta.
Se realizan dos conteos físicos inventario.
Verificar si coincide el código del producto con la tarjeta. En caso de haber diferencia, el jefe de grupo notifica al coordinador del inventario
Coordinador decide realizar el tercer conteo.
Existe diferencia
Si
Termina tercer conteo y emite reporte definitivo de la toma física del inventario.
Reporte definitivo se envía a Gerencia de Negocios.
Autoriza realizar ajuste contable
Tarjetas de inventario en custodio hasta aclarar diferencias encontradas.
Gerente de Negocios nombra un Coordinador
No
FIN
81
DESCRIPCION NARRATIVA DE PROCEDIMIENTOS AREA CONTABLE PROCEDIMIENTO DE LA
DIRECCION FINANCIERASUB AREA: CONTABILIDAD
DESCRIPCION DEL PROCESO TOMA FISICA DEL INVENTARIO
VIGENCIA N.‐ de hoja
DIA MES AÑO
1 de 1
ACTIVIDAD N.‐ DESCRIPCION RESPONSABLE
1 Gerente de Negocios nombra un coordinador( Contador)
Gerente de Negocios
2
Conforma grupo de trabajo de dos personas de los cuales una se encarga del conteo físico y el otro anota en la tarjeta Grupo de trabajo
3
Verifica si coincide el código del producto con la tarjeta. En caso de haber diferencia, el Jefe de grupo notifica al coordinador del inventario. Grupo de trabajo
4 Se realizan dos conteos físicos del inventario.
Grupo de trabajo
5 Si existe diferencia decide realizar otro conteo Coordinador
6
Termina tercer conteo y emite reporte definitivo de la toma física del inventario.
Grupo de trabajo
7 Se envía reporte definitivo a Gerencia de Negocios
Grupo de trabajo
8 Autoriza realizar ajuste contable
Gerente de Negocios
9
Tarjetas de inventario en custodio hasta aclarar diferencias encontradas.
Grupo de trabajo
10 Ajuste contable
Contabilidad
11
12
13
Elaborado por: JAQUELINE ESCOBAR fecha
Rubrica Aprobado por: GERENCIA DE NEGOCIOS fecha:
Aprobado por: JUNTA DE PROPIETARIOS fecha:
Fuente: Investigación propia
Elaborado por: La Autora
82
4.6 Registros Contables de la cuenta inventario de mercaderías:
Se recomienda para la contabilización de las operaciones relacionadas con el
inventario de mercaderías en la empresa Balanceados PRONACA de
propiedad de la señora Mercedes Álvarez, aplicar el método de inventario
permanente o denominado perpetuo porque permite conocer el valor y la
existencia física de mercaderías y la utilidad bruta que se genera en cada
operación de venta.
No requiere asientos de regulación para este fin. Esto se lo hace a través del
uso de Kárdex que son tarjetas de control de inventarios, las cuales utilizan un
método de valoración de inventarios.
Para lo cual aplicaremos el siguiente Plan de Cuentas.
4.6.1 Plan o Catalogo de Cuentas
Es un plan de cuentas flexible que se ajusta de acuerdo con las Normas
Ecuatorianas de Contabilidad y que permita generar información confiable para
la toma de decisiones, y se encuentra estructurado de la siguiente manera:
BALANCEADOS PRONACA
De: Mercedes Álvarez Calvopiña
CODIGO CLASIFICACION CONCEPTO
1
1.01.
1.01.01
1.01.01.01
1.01.01.02
1.01.01.02.01
1.01.02
1.01.02.01
1.01.02.01.01
1.01.02.04
FINANCIERO
GRUPO
SUBGRUPO
CUENTA
CUENTA
SUBCUENTA
SUBGRUPO
CUENTA
SUBCUENTA
CUENTA
ACTIVOS
ACTIVOS CORRIENTE
DISPONIBLE
Caja
Bancos
Bancos Cta. Cte. o Ahorros
EXIGIBLE
Cuentas por Cobrar Clientes
Cliente Sr…….
IVA EN COMPRAS “IVA PAGADO”
83
1.01.02.04.01
1.01.02.04.02
1.01.02.05
1.01.02.06
1.01.02.07
1.01.03
1.01.03.01
2
2.01
2.01.01
2.01.01.01
2.01.01.02
2.01.01.09
2.01.01.10
2.01.01.10.01
2.01.01.10.02
2.01.01.11
2.01.01.12
3
3.01
3.02
3.03
4
4.01
4.01.01
4.01.01.01
4.01.01.02
4.02.02
5
5.01
5.01.01
SUBCUENTA
SUBCUENTA
CUENTA
CUENTA
CUENTA
SUBGRUPO
CUENTA
FINANCIERO
GRUPO
SUBGRUPO
CUENTA
CUENTA
CUENTA
SUBCUENTA
SUBCUENTA
CUENTA
CUENTA
CUENTA
FINANCIERO
CUENTA
CUENTA
CUENTA
FINANCIERO
GRUPO
CUENTA
CUENTA
CUENTA
FINANCIERO
GRUPO
CUENTA
IVA Tarifa 12%
IVA Tarifa 0 %
CREDITO TRIBUTARIO
IMPUESTO RETENIDO POR IVA
IMPUESTO RETENIDO POR RENTA
REALIZABLE
INVENTARIO DE MERCADERIA
PASIVOS
PASIVO CORRIENTE
PASIVO A CORTO PLAZO
CUENTAS POR PAGAR
“PROVEEDORES”
DOCUMENTOS POR PAGAR
IVA EN VENTAS “IVA COBRADO”
IVA Tarifa 12%.
IVA Tarifa 0%
RETENCION FUENTE IVA POR PAGAR
RETENCION FUENTE IMP. RENTA POR
PAGAR
PATRIMONIO
CAPITAL
RESERVAS
RESULTADOS
INGRESOS
INGRESOS OPERATIVOS
VENTAS
IVA EN VENTAS Tarifa 12%
IVA EN VENTAS Tarifa 0%
( -) DESCUENTO EN VENTAS
EGRESOS
EGRESOS OPERATIVOS
COSTO DE VENTAS
84
Las cuentas contables con las que se procede a este sistema de registro son:
Cuenta Inventario de Mercaderías: Es la existencia, la misma que está dada
por el saldo de la cuenta de Mayor y es equivalente a la suma total de los
Kardex.
Es un activo corriente, su saldo es de naturaleza deudora.
Se debita por:
El valor de las compras(factura).
El valor de las devoluciones en ventas al precio de costo determinado en el
Kardex.
Se acredita por:
El valor de las devoluciones en compras (Nota de crédito).
El valor de las ventas al precio de costo determinado por el Kardex.
Cuenta Ventas: Registra la entrega de mercaderías a clientes a precio de
venta.
Su saldo es acreedor.
Se debita al cerrar la cuenta para determinar la utilidad en ventas.
Se acredita por la entrega de mercaderías a los clientes.
Cuenta Costo de Ventas: Registra el costo de las mercaderías vendidas
durante el periodo (valor del kárdex).
Su saldo es de naturaleza deudor.
Se debita al registrar la salida de mercaderías (ventas) al precio de costo
(kárdex).
Se acredita por la entrada de mercaderías (devolución de clientes) al
precio de costo (kárdex).
85
Cuenta utilidad en Ventas: Registra el valor determinado como utilidad
mediante diferencia entre ventas netas y costo de ventas.
Su saldo es acreedor.
Se debita por el cierre de la cuenta, para determinar utilidad o pérdida
del ejercicio.
Se acredita por el valor de la utilidad determinada en el periodo por
diferencia entre ventas y costo de venta.
Si la empresa aplica el método de Inventario Perpetuo o Permanente, es
indispensable que, a la par, se implemente el método para valorar los
inventarios en el Kárdex de cada ítem o artículo, debido a que los precios por la
adquisición de las mercaderías, generalmente presentan tendencias alcistas,
es decir, tienen registros por costo de adquisición diferentes por unidad, en
consecuencia es necesario decidir respecto a, qué método de valoración de
inventarios se aplicará en la empresa para valorar los inventarios.
Los métodos de valoración de inventarios que actualmente se utilizan son:
Promedio ponderado
Primeros en entrar primeros en salir FIFO O PEPS
Últimos en entrar primeros en salir LIFO O UEPS
Última compra
Promedio Ponderado: El registro del valor de las mercaderías bajo este
método se fundamenta en el cálculo del costo unitario ponderado, el cual es el
resultado de la división del costo total de las mercaderías disponibles para el
número de unidades disponibles para la venta.
El resultado obtenido (costo unitario promedio) se aplicará a las unidades
vendidas para determinar el costo de ventas, así como a las unidades en
existencia al final del periodo para determinar el Inventario (saldo del kárdex).
Ejemplo:
30 sacos de balanceado a $20 $600,00
20 sacos de balanceado a $25 $500,00
50 sacos disponibles $1.100,00
86
El costo unitario promedio ponderado será igual a
1.100/ 50 = 22
Si se venden 35 unidades el costo de ventas será igual a:
35 * 22 = 770
Primeros en Entrar Primeros en Salir FIFO O PEPS: Se basa en que las
mercaderías que se venden deben ser valoradas en el orden en que se
reciben, es decir, para determinar el costo de las mercaderías vendidas se
toma en orden de adquisición y registro del kárdex; por consiguiente, las
unidades en existencia quedarán valoradas con los últimos precios de
adquisición.
Si consideramos la tendencia alcista de los precios pagados por las
mercaderías, desde el punto de vista de las utilidades hace figurar una
ganancia mayor (posiblemente ficticia) debido a que el costo de las
mercaderías es menor que el valor de la reposición de las mismas y las
existencias de inventarios a presentan a valores recientes.
Ejemplo:
30 sacos de balanceado a $20 $600,00
20 sacos de balanceado a $25 $500,00
50 sacos disponibles $1.100,00
Si se venden 35 unidades el costo de ventas será igual a:
30 sacos de balanceado a $20 $600,00
5 sacos de balanceado a $25 $125,00
Costo de Ventas $725,00
Últimos en Entrar Primeros en Salir LIFO O UEPS.-Las mercaderías se
venden en el sentido contrario del que se reciben, es decir que para el costo
de las mercaderías vendidas se considera el valor de las últimas mercaderías
adquiridas por la empresa, por consiguiente las unidades en existencia serán
valoradas con los precios de las adquisiciones iniciales.
Desde el punto de vista de las utilidades hace figurar una ganancia menor
(más real), debido a que el costo de las mercaderías es mayor y las
existencias de inventarios se presentan a valores de adquisiciones iniciales.
87
Ejemplo:
30 sacos de balanceado a $20 $600,00
20 sacos de balanceado a $25 $500,00
50 sacos disponibles $1.100,00
Si se venden 35 unidades el costo de ventas será igual a:
20 sacos de balanceado a $25 $500,00
15 sacos de balanceado a $20 $300,00
Costo de Ventas $800,00
Ejercicio de aplicación:
En Balanceados PRONACA, se inician operaciones el 1/01/2012, con la
existencia de la siguiente mercadería: (Se recomienda aplicación del método
promedio).
30fundas 2kg de alimento para mascotas razas pequeñas a $6 c/u.
1. Enero 10 se compra 40 fundas de alimento de mascotas razas
pequeñas a la Distribuidora PRONACA a un precio de $5,00.
2. Enero 12 se devuelve 10 fundas de alimento para mascotas razas
pequeñas por no estar de acuerdo con el pedido.
3. Enero 15 Se vende al PAE (Protección Animal Ecuador) según factura
N.- 12, 20 fundas de alimento para mascotas razas pequeñas a un
precio de venta de $6,00 c/u.
4. Enero 20 De la venta realizada nos devuelven 5 fundas por no estar de
acuerdo con el pedido.
5. Enero 25 Se compra 50 fundas de 2kg de alimento para mascotas razas
pequeñas aPRONACA, factura N.- 98 a un precio de $5. Se cancela de
contado, nos conceden el 2% de descuento.
6. Enero 27 Se vende al señor Miguel Guevara 10 fundas de 2kg de
alimento para razas pequeñas a un precio $ 6,00, según factura N.- 28,
cancelan de contado y se les concede el 2% de descuento.
88
7. Enero 28 De la venta realizada nos devuelven dos fundas por no estar
de acuerdo con el pedido.
BALANCEADOS PRONACA
METODO PROMEDIO
ARTICULO: Alimento para mascotas de razas pequeñas
UNIDAD DE MEDIDA: fundas de 2kg
METODO DE VALORACION: Promedio
FECHA DETALLE ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
CANT.
V. UNIT. V.TOTAL CANT. V.UNIT. V.TOTAL CANT. V.UNIT. V.TOTAL
01‐ene Existencia inicial 30 6,00 180,00
10‐ene Pronaca factura x 40 5,00 200,00 70 5,43 380,00
12‐ene Devol. Pronaca (10) 5,00 50,00 60 5,50 330,00
15‐ene PAE Fc 12 20 5,5 110 40 5,50 210,00
20‐ene Devol. PAE (5) 5,5 27,5 45 5,50 247,50
25‐ene Pronaca factura x 50 5,00 250,00 95 5,24 497,50
27‐ene Miguel Gue Fac 28 10 5,24 52,4 85 5,24 445,20
28‐ene Devol Miguel Gue. (2) 5,24 10,48 87 5,24 455,68
89
BALANCEADOS PRONACA
DE MERCEDES ALVAREZ CALVOPIÑA
Al 31 de enero de 2012
LIBRO DIARIO
FECHA DETALLE DEBE HABER
01/01/2012 1
Inventario de Mercaderías 180,00
Capital 180,00
Inicio de operaciones
10/01/2010 2
Inventario de Mercaderías 200,00
IVA compras 24,00
Bancos 222,00
Retención Fuente por Pagar 2,00
Compra a Distribuidora PRONACA.
12/01/2012 3
Bancos 56,00
Inventario de Mercaderías 50,00
IVA compras 6,00
Devolución de la compra de enero 10.
15/01/2012 4
Bancos 133,20
Anticipo Impuesto 1,20
Ventas 120,00
IVA Ventas 14,40
Venta al PAE, según factura N.‐ 12
15/01/2012 4.1
Costo de Ventas 110,00
Inventario de Mercaderías 110,00
Venta al PAE, según factura N.‐ 12
20/01/2012 5
Ventas 30,00
IVA Ventas 3,60
Bancos 33,60
Devolución de 5 fundas factura n.‐ 12
5.1
Inventario de Mercaderías 27,5
Costo de Ventas 27,5
Devolución de 5 fundas factura n.‐ 12
6
90
25/01/2012
Inventario de Mercaderías 250,00
IVA compras 29,40
Descuento en Compras 5,00
Bancos 271,95
Retención Fuente por Pagar 2,45
Compra según factura n.‐ 98 a Distribuidora PRONACA con descuento del 2%.
27/01/2012 7
Bancos 65,79
Descuento en Ventas 1,20
Anticipo Impuesto 0,07
Ventas 60,00
IVA Ventas 7,06
Venta según factura n.‐ 28, con 2%descuento
7.1
Costo de Ventas 52,40
Inventario de Mercaderías 52,40
registro de ventas en inventario.
28/01/2012 8
Ventas 12,00
IVA Ventas 1,41
Bancos 13,17
Descuento en Ventas 0,24
Registro devolución de 2 fundas factura n.‐28 con el 2% de descuento.
8.1
Inventario de Mercaderías 10,48
Costo de Ventas 10,48
Registro de la cuenta inventarios
SUMAN 1.188,25 1.188,25
91
BALANCEADOS PRONACA
DE MERCEDES ALVAREZ CALVOPIÑA
Al 31 de enero de 2012
LIBRO MAYOR
COSTO DE VENTAS
VENTAS
110,00 27,50
30,00
120,00
52,40 10,48
12,00
60,00
162,40 37,98
42,00
180,00
Saldo
124,42
ASIENTO DE REGULACION
138,00
Saldo
DETALLE DEBE HABER
X
Ventas 138,00
Descuento en Compras 5,00
Costo de Ventas 124,42
Descuento en Ventas 1,20
Utilidad en Ventas 17,38
Para registrar utilidad en ventas
SUMAN
143,00
143,00
92
4.6.2 TECNICAS DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN EN
BALANCEADOS PRONACA.
La documentación mercantil son formularios que cumplen una misión funcional
en el proceso contable, como elementos de registro, información y control,
como los autorizados por el Servicio de Rentas Internas, facturas,
comprobantes de retenciones, liquidación de compras y otros documentos
complementarios que internamente requiera la empresa Balanceados
PRONACA, como: comprobantes de ingreso, orden de compra o pedido,
comprobantes de egreso, kardex y otros.
Toda transacción que acredite la transferencia de bienes o servicios en un
determinado tiempo, desde el inicio de la apertura de libros hasta la
preparación y elaboración de los estados financieros, debe estar respaldada
por un documento que permita sustentar los diferentes datos e informes y de
credibilidad a la operación. Los requisitos mínimos que debe cumplir todo
comprobante son las firmas de responsabilidad, numeración y los datos que
establece el SRI, documentos que deben ser redactados en forma clara, sin
errores ni enmiendas lo que facilitará la información y tener un buen control
interno.
El diseño de formularios y documentos que utilizará internamente la empresa
Balanceados PRONACA, deberá proporcionar información completa y
relevante que permita eficiencia, economía, control y transparencia en las
operaciones. Su elaboración es responsabilidad directa del contador y gerente
previa la autorización de la junta de propietarios.
Serán impresos en imprenta, se limitará el número de ejemplares original y
copia) al estrictamente necesario y se restringirán las firmas de aprobación en
base al reglamento financiero base y a los procedimientos contables. Su diseño
93
reduce la posibilidad de errores e incrementa el costo beneficio porque permite
el mayor control en las operaciones, deberán ser archivados de manera que
sea fácil su localización y adoptar medidas de salvaguardia contra robos,
incendios y otros riesgos.
Comprobante de Ingreso: Sustenta el ingreso de dinero en efectivo o cheque
por la venta de mercadería, materia prima. Documento que será elaborado por
el Contador, aprobado por el Gerente de Negocios.
94
FORMATO N.-1
COMPROBANTE DE INGRESO
BALANCEADOS PRONACA
DE MERCEDES ALVAREZ CALVOPIÑA
DIRECCION:………………………………….
TELEFAX:…………………………….
RUC:………………………………………….. LATACUNGA – ECUADOR
FECHA:……………………………… COMPROBANTE DE
INGRESO N.-000…
RECIBO DE: …………………………………………………..
LA CANTIDAD DE:
___________________________________________________
POR CONCEPTO DE:
_______________________________________________________________
_________
CODIGO NOMBRE
CUENTAS
DEBE HABER SALDO
BANCO N.- CHEQUE VALOR EFECTIVO VALOR
____________ _______________ _____________
Autorizado por Revisado por Elaborado por
C.I. C.I. C.I.
Elaborado por: Autora
95
Orden de Compra: Documento en el que se solicita al proveedor el
abastecimiento de mercaderías, bienes para la venta; se establecerá, todas las
condiciones necesarias para evitar problemas relacionados con costos,
cantidad y calidad.
La autorización la determina el Gerente de Negocios, previa la consulta de la
existencia de fondos al contador, funcionario encargado de verificar y recibir el
bien conjuntamente con el solicitante de la compra en base a la orden de
compra emitida y a la factura entregada por el proveedor; la factura y la copia
de la orden de compra se remite al departamento de contabilidad para su
registro y constancia de la operación.
96
FORMATO N.- 2
ORDEN DE COMPRA
BALANCEADOS PRONACA
DE MERCEDES ALVAREZ CALVOPIÑA
DIRECCIÓN:………………………… TELEFAX 032801944
RUC: ………………………………… LATACUNGA - ECUADOR
ORDEN DE COMPRA O PEDIDO N.- 000…….
Lugar y fecha:………………………………
Proveedor:………………………………….
CANTIDAD DETALLE VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
Observaciones:
………………………………………………………………………………..
____________ _______________
Revisado por: Aprobado por:
CONTADOR GERENTE DE NEGOCIOS
Elaborado por: Autora
Comprobante de Egreso: Documento que sustenta la salida de dinero en
efectivo o cheque, por la compra de bienes o servicios, anticipos trabajadores o
97
pagos anticipados. Comprobante que será elaborado por el contador; valores
que entregará el gerente y bajo el visto bueno de la junta de propietarios en
caso de que supere el monto de $4.000, así como lo determina el reglamento
financiero base expuesto anteriormente.
98
FORMATO N.- 3
COMPROBANTE DE EGRESO
BALANCEADOS PRONACA
DE MERCEDES ALVAREZ CALVOPIÑA
DIRECCION:………………………………….
TELEFAX:…………………………….
RUC:………………………………………….. LATACUNGA – ECUADOR
FECHA:……………………………… COMPROBANTE DE EGRESO N.000…
PAGADO A: …………………………………………………..
LA CANTIDAD DE:
___________________________________________________
POR CONCEPTO DE:
_______________________________________________________________
_________
CODIGO NOMBRE
CUENTAS
DEBE HABER SALDO
BANCO N.- CHEQUE VALOR EFECTIVO VALOR
____________ _______________ _____________
Autorizado por Revisado por Elaborado por
C.I. C.I. C.I.
Elaborado por: Autora
99
Requisición de Mercadería e Insumos.- Para iniciar una compra de
mercadería, materia prima, el Jefe de Almacén emite a la Gerencia de
Negocios este documento es base a una necesidad; funcionario que
conjuntamente con el solicitante verifica si el requerimiento es indispensable,
determina la existencia de fondos con el Contador y la aprobación del Gerente
de Negocios, quien solicitará al Contador elabore la orden de compra.
100
FORMATO N.- 4
REQUISICIÓN DE MERCADERIA
BALANCEADOS PRONACA
DE MERCEDES ALVAREZ CALVOPIÑA
DIRECCIÓN: ……………………………… TELEFAX:
032…………………
RUC: 05……………………………….LATACUNGA – ECUADOR
REQUISICION DE MERCADERÍA N.- 000…….
Fecha: …………………………
Solicitante: ………………………………….
DESCRIPCION CANTIDAD U. MEDIDA
Observaciones:
……………………………………………………………………………………
……
f. SOLICITANTE f. APROBADO
JEFE DE VENTAS GERENTE DE NEGOCIOS
Elaborado por: Autora
Métodos de Valuación de Inventarios
Los inventarios constituyen uno de los renglones más importantes de la
empresa, por eso, la necesidad de la correcta valuación del importe que deben
tener éstos.
101
El indicador para escoger el método para controlar el movimiento de entradas y
salidas del inventario es el efecto del tiempo sobre el producto.
Las mercancías se adquieren en momentos distintos y a diferentes precios.
Esta situación plantea interrogantes como: ¿Qué precio utilizar para las
unidades que se venden y que costo tomar para valorizar el inventario final?
Documento control interno de las entradas y salidas de inventarioKárdex:
El documento control de las existencias para el inventario permanente es el
KÁRDEX, el cual se puede realizar entre otros, a través de los métodos: PEPS,
UEPS, Promedio Ponderado. El kárdex se puede realizar de forma manual o
automatizada.
Kárdex de Mercadería e Insumos: Formulario que permite realizar un control
o inventario físico de artículos para la venta, productos terminados, productos
en proceso, materia prima e insumos sirven para registro en las tarjetas los
ingresos o egresos de las existencias. La tarjeta debe elaborar el Bodeguero
con el asesoramiento y control del Jefe de Almacén.
El Kárdex debe contener los siguientes datos:
1. Método: se debe indicar con una X con que método se realizarán los
cálculos del kárdex ( solo se puede utilizar un método).
2. Consecutivo: Es el número consecutivo siguiente al kárdex anterior, (
cuándo el kárdex se realiza automatizado no se requiere este dato).
3. Artículo: es el nombre del artículo al cual se está controlando las
existencias (recordar que se debe realizar un kárdex por cada artículo
diferente).
4. Localización: sitio específico donde se encuentran almacenados los
artículos, en las bodegas grandes se encuentra numerados los espacios
para facilitar la localización. (Recordar por control que se debe realizar
un kárdex para bodega y otro para cada almacén de ventas, pues en
102
caso de pérdida, éste permitirá conocer el lugar donde se presente el
faltante).
5. Unidad: unidad de medida en que se representa el inventario: metro,
litro, kilo, libra, unidad, etc.
6. Mínimo: cantidad de inventario mínimo en existencias que indicará el
momento en que se debe realizar el pedido. (Punto de nuevo pedido).
Este deberá ser igual al consumo promedio en el tiempo que se demora
el proveedor en surtir y poner sus artículos en nuestro almacén. De esta
manera no se terminará el inventario ni se perderá las ventas, ni clientes
por inexistencias.
7. Máximo: Cantidad de inventario máximo en existencias que indicará el
momento que no debemos adquirir más mercadería porque sí pasamos
de esta cantidad existe la posibilidad que la mercadería pierda peso, se
desperdicie o se venza.
8. Proveedor: Cada tarjeta debe contener el nombre del proveedor para en
caso de escases o que se deteriore un producto realizar el
correspondiente pedido o reclamo.
9. Teléfono: Así mismo debe contener el número de teléfono y sí es posible
la dirección del proveedor.
103
FORMATO N.- 5
CONTROL DE EXISTENCIAS
KARDEX
METODO: PEPS UEPS PROMEDIO
BALANCEADOS PRONACA KÁRDEX
ARTICULO
REFERENCIA:
LOCALIZACION:
UNIDAD:
EXISTENCIA MAXIMA
EXISTENCIA MINIMA
PROVEEDOR:
TELEFONO:
FECHA DESCRIPCION
INGRESOS EGRESOS EXISTENCIAS
CANT.
P.
UNIT VALOR CANT. P.UNIT VALOR CANT. P.UNIT VALOR
……………………. ……………………….
f. ELABORADO f. REVISADO( JEFE DE ALMACEN)
ELABORADO POR: AUTORA
104
4.6.3 La Toma física del Inventario:
Es un procedimiento de control interno mediante el cual, con un conteo físico
de cada uno de los ítems que conforman el inventario, se determina el valor y
cantidad del mismo a una fecha determinada. Este conteo físico puede
realizarse en la fecha del balance del cierre del ejercicio o en fechas
determinadas durante el año.
La toma física de inventario es una tarea delicada, por lo que no es satisfactorio
depender de simples instrucciones orales o del conocimiento y experiencia del
personal que se involucre en el proceso. Por lo tanto para tener la seguridad
razonable de los resultados que arroje la toma física del inventario, es
necesario que se den instrucciones bien detalladas por escrito de los
procedimientos a ser aplicados y de las personas que lo llevaran a cabo.
Objetivos de la toma física del inventario de mercadería
Verificar el inventario de mercadería cada cierto período de tiempo.
Comparar las cantidades registradas en libros, con las cantidades físicas
recontadas y de esta forma determinar la exactitud de las existencias.
En caso que existan diferencias, se debe identificar cuáles son las
causas, para determinar responsabilidades y ajustar las diferencias.
Determinar la ubicación correcta de la mercadería dentro del almacén.
Controlar la existencia de la mercadería de bajo movimiento y aquellas
obsoletas o dañadas.
4.6.3.1 Programación de la Toma Física del Inventario de
Mercadería(año/2012).
Se debe realizar un programa de toma de inventario físico tomando en cuenta
factores tales como: cantidad de productos, tiempo y personal disponible,
recursos financieros con que está dispuesta la empresa a invertir para levantar
105
la toma física del inventario, preparación de la documentación necesaria
(tarjetas y listados de inventario), organización interna y limpieza del almacén.
La programación de la toma física del inventario debe considerar los siguientes
aspectos:
El Gerente de Negocios debe nombrar a un coordinador que puede ser
el Contador. Este será el responsable de elaborar el cronograma de
actividades para su ejecución. Dicho programa deberá ser sometido a
consideración de la Junta de Propietarios por lo menos un mes antes de
la fecha tentativa para el inicio de la toma física del inventario.
La formalización de la programación debe hacerse a través de un
instructivo, el cual debe considerar los siguientes aspectos:
1. Fecha de inicio y culminación.
2. Recursos humanos y financieros que necesitarán.
3. Logística para la organización para el momento de la toma física
del inventario. Esto incluye la ubicación correcta de la mercancía,
colocación de las tarjetas para el conteo físico, limpieza del
almacén y bodega, y si es que hay mercadería deteriorada debe
estar separada.
4. Conformación del equipo de trabajo por los menos de dos
persona quienes se encargarán de realizar los conteos.
5. Preparación y fecha de colocación de las tarjetas de inventario
una por producto.
6. La tarjeta de inventario deberá contener la siguiente información
del producto: Código, nombre, ubicación física, cantidad y
observaciones.
4.6.3.2 Programación de la Toma Física del Inventario de Mercadería en
forma continua y selectiva. Año/2012
La toma física del inventario de la cuenta mercaderías en forma continua
y selectiva para este tipo de empresa que no realizan controles
106
permanentes, nos permite evaluar el funcionamiento y específicamente ver
la forma como se está manejando el inventario durante el año. Este
seguimiento permite monitorear y detectar las fallas en el momento en que
ocurren y por tanto aplicar de manera oportuna los correctivos necesarios.
En muchos casos, la aplicación constante y disciplinada convierte este
tipo de toma física en un instrumento preventivo más correctivo.
La toma física continuo–selectiva del inventario, tiene la particularidad que
se realiza sobre un determinado grupo de mercadería, no se requiere de
mucho personal y el tiempo requerido es poco. Otro aspecto importante, es
que no interrumpe las actividades normales del almacén en cuanto a la
recepción, almacenaje y despacho de mercadería, es conveniente aplicar
una vez al mes.
Entre los aspectos importantes a considerar para llevar a cabo este tipo
de toma física son:
La Gerencia de Negocios determinará el momento que se llevará a
cabo y sin previa notificación al personal de ventas y bodega.
El personal que lo llevará a cabo debe ser distinta a las personas
que laboran en el almacén.
Para su selección se establecerá una muestra de los productos
tomando en cuenta: rotación, costo y ubicación física.
Efectuando el conteo, se verifica contra el archivo maestro del
producto. En caso de que exista diferencia se procederá a realizar
la investigación para determinan la causa de la misma.
La persona encargada de la toma física, deberá presentar un
informe a la Junta de Propietarios sobre sus resultados. Además
podrá presentar sugerencias que considere pertinentes. En todo
caso la Junta de Propietarios son los responsables de tomar las
correcciones del caso.
107
CAPITULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 . CONCLUSIONES
El presente trabajo de investigación fue desarrollado en “Balanceados
PRONACA de Mercedes Álvarez Calvopiña, con el propósito de diseñar
normas de control interno para el manejo de inventarios de mercadería, y de
esta forma, proporcionarle a la empresa un instrumento importante para la sana
administración y buen manejo del mismo.
Mediante la aplicación de una serie de procedimientos de levantamiento y
análisis de datos, se obtuvo una información acerca de las responsabilidades,
tareas y actividades que se llevan a cabo para el manejo de inventario de
mercaderías. Del análisis y diagnóstico se pudo determinar, que carecen de
controles básicos y el deseo de sus propietarios es trabajar en un ambiente
controlado, la presencia de debilidades relacionadas con:
a) Asignación de funciones y responsabilidades,
b) Aplicación de procedimientos administrativos para la toma física del
inventario.
c) Normas que regulen dichas funciones y procedimientos,
d) Informalización de los mismos,
e) Falta de diseño de formatos que ayuden con la información.
Esta situación, somete a la empresa a una serie de riesgos, tales como:
La empresa Balanceados PRONACA, no cuenta con un manual de
inventarios que permita difundir el manejo adecuado de cada uno de los
108
procesos de compra, almacenamiento, distribución y toma física de
inventarios.
Incrementar la posibilidad de la presencia de errores o irregularidades
con el manejo del inventario de mercaderías.
Facilitar al personal para que realice las tareas de acuerdo con sus
propias interpretaciones o conveniencias personales, por lo que puede
ocasionar malos manejos en las operaciones relacionadas con el
inventario de mercaderías y desestimular la eficiencia en las mismas.
Los registros de movimiento de inventario no se los realiza diariamente,
impidiendo que la información se mantenga al día.
Diferencias en el inventario de mercaderías no justificadas.
Compra de productos de mala calidad o con precios poco convenientes
para la empresa.
Por otra parte, los puntos señalados sirvieron de argumentos para desarrollar el
modelo propuesto en la presente investigación, el cual aportará elementos
importantes que ayudarán al logro de los objetivos de la empresa. El éxito de
este modelo, dependerá en gran medida de la comprensión que sobre él,
tengan los propietarios, dejando claro, que el mismo es susceptible a ciertas
modificaciones propuestas por los propietarios, pero conservando su enfoque y
propósito original.
Finalmente el modelo se desarrolló pensando en su adaptabilidad en empresas
comerciales que tienen actividades similares con Balanceados PRONACA.
109
5.2. RECOMENDACIONES
Una vez concluido esta investigación, se hace necesario presentar una serie de
recomendaciones que una vez aplicadas permitirán mejorar los elementos que
conforman la estructura organizativa y en especial al área del inventario de
mercaderías.
Es urgente reorganizar la estructura organizativa de la empresa, con el
propósito de alcanzar autonomía administrativa y financiera.
Implantar el modelo de control interno propuesto para el área de
inventario e instruir adecuadamente sobre su contenido lo que incluye:
Aplicar los formularios propuestos.
Implementar el sistema de Inventario Permanente.
Método de valoración promedio ponderado.
Observar los procedimientos y políticas planteadas.
Realizar revisiones periódicas a la estructura de control interno de la
organización y en especial del inventario de mercaderías, con el
propósito de detectar a tiempo cualquier irregularidad en su
cumplimiento y hacer modificaciones que sean necesarias para su buen
desenvolvimiento.
Realizar la contratación del personal idóneo para el manejo de la bodega
y apoyar con la capacitación necesaria.
Realizar el control apropiado sobre los registros contables y solucionar
oportunamente los inconvenientes que se presentan.
Adquirir un sistema informático que automatice y ayude en todo el
registro contable y de inventarios.
110
GLOSARIO
Agente de Retención: Persona que debe retener, por mandato de ley,
impuestos, aportes y otras contribuciones.
Ajuste: Significa regulación. Contablemente el Ajuste asegura la exactitud de
los saldos de las cuentas.
Arqueo de Caja: Recuento de las existencias de Caja.
Bienes: Son las cosas materiales e inmateriales, susceptibles de tener un
valor.
Caja: Cuenta de Activo Corriente, pertenece al disponible.
Clientes: Deudores por operaciones no documentadas.
Compras: Es la adquisición de ciertos artículos dispuestos para la venta, a
cambio se entrega un valor monetario o un equivalente.
Comprobantes: Formularios y documentos fuente. Origen de los registros
contables.
Control: Función administrativa que consiste en medir, corregir, pesar el valor
o la cantidad que existe en inventarios, para asegurar que los bienes de la
empresa están a buen recaudo.
Costo: Valorización monetaria de la suma de recursos y esfuerzos que han de
invertirse para la producción de un bien o de un servicio.
Devolución en Ventas: Es el retorno de la mercadería por inconformidad.
Déficit: Crisis, pérdida, escases.
Depósito: Es la acción de guardar dinero, cheques o giros en la cuenta de un
banco o cualquier otra institución financiera.
Devolución: Restitución de mercaderías u otros bienes por no ajustarse a las
condiciones de la compra- venta.
Eficacia:Capacidad de lograr los objetivos y metas programadas con los
recursos disponibles en un tiempo determinado.
Existencias: Mercaderías u otros bienes para la venta que se mantienen en
Stock.
111
Factura: Comprobante con el que se respalda la compra - venta de
mercaderías.
Inventarios: Es el conjunto de bienes o servicios que están listos para la venta
o para la producción.
Inventario Inicial: Es el valor de mercaderías con el que se inicia un periodo
contable.
Inventario Final: Es el valor de la mercadería que consta al final del periodo
contable.
Normas de Trabajo: Procedimientos adoptados para la ejecución sistemática
y eficiente de las distintas actividades que realiza una empresa.
Proveedores: Son compromisos de la empresa con terceras personas.
Rotación: Circulación de bienes, valores o capitales.
Venta: Es un contrato mediante el cual una persona sea o no propietaria de
bienes o servicios, objeto de la convención se obliga a entregar a otra persona,
la cual se obliga por su parte a pagar el precio convenido.
112
BIBLIOGRAFÍA
BARRENO Luis. Administración de Abastecimientos. Editorial
CODEU, Tecnología Educativa. Quito 2007
BRAVO Valdivieso Mercedes, Contabilidad General. Sexta
Edición, Editorial Nuevo Día. Quito 2005.
ESTUPIÑAN Gaitán Rodrigo, Control Interno y fraudes, Ecoe
Ediciones, segunda edición, Bogotá 2006.
ESTUPIÑAN Gaitán Rodrigo, Estados Financieros Básicos bajo
NIC/ NIF, Bogotá, 2008.
GUAJARDO Cantú Gerardo. Contabilidad Financiera. Cuarta
Edición. Editorial Mc Graw Hill. México 2004
GUERRERO Salas Humberto. Inventarios Manejo y Control.
Primera Edición. Editorial Eco Ediciones. Bogota 2009
MANTILLA Samuel Alberto. Auditoría Financiera de PYMES.
Primera Edición. Editorial Kimpres Ltda. Bogotá junio 2008.
PALACIOS Acero Luis Carlos. Dirección Estratégica. Primera
Edición. Editorial Eco Ediciones. Bogotá, julio 2010.
RODRIGUEZ Valencia Joaquín. Estudio de Sistemas y
procedimientos administrativos. Tercera Edición. Editorial ECAFSA Thomson
Learning. México 2002.
ZAPATA L. Jorge E. Análisis Práctico y Guía de Implementación
de las NIIF para las PYMES.Primera Edición. Editorial Artes Gráficas SILVA.
Quito Ecuador 2011.
ZAPATA Sánchez Pedro. Contabilidad General. Cuarta Edición.
Editorial Mc Graw Hill.
Agencia de Cooperación Internacional del Japón (JICA) en
Honduras, Manejo de Inventario para mejorar la Eficiencia del Negocio,
Tegucigalpa, 2008.
Gallart Molina Yanela, Auditoria de gestión para el área financiera
de la empresa eléctrica, 2008
Gómez Geovanny E., Auditoría y Control Interno. Control interno.
Una responsabilidad de todos los integrantes de la organización empresarial.
113
International Federation of Accountants- IFAC,Federación
Nacional de Contadores del Ecuador.
Base Legal:
Registros Oficiales No. 270 del 06.09-99 y 273 del 09-09-99
Resoluciones: FNCE-01-09-92 y FNCE 07-08-99 ( Federación Nacional
de Contadores)
JB-99-152 (Superintendencia de Bancos)
99-1-3-3 (Superintendencia de Compañías)
140-27-08-99 (Servicio de Rentas Internas)
Revisión y Edición Corporación Edi-Abaco- Cía. Ltda..
http://www.buenastareas.com/ensayos/Normas-de-Control-para
Inventarios/1762989.html.
http://www.gerencie.com/sistema-de-inventarios-permanente.html
http:www.articulosinformativos.com/Manejo-de Inventario-
a862351.html
ANEXOS
NIC 2
Esta Norma, ha sido desarrollada con referencia a la Norma
Internacional de Contabilidad NIC 2, revisada en 1993. La Norma se muestra
en tipo cursivo, y debe ser leída en el contexto de la guía de implantación de
esta Norma. No se intenta que las Normas Ecuatorianas de Contabilidad se
apliquen a partidas inmaters.
Objetivo
El objetivo de esta Norma es prescribir o señalar el tratamiento contable
para inventarios bajo el sistema de costo histórico. Un tema primordial en la
contabilidad de inventarios es la cantidad de costo que ha de ser reconocida
como un activo y mantenida en los registros hasta que los ingresos
relacionados sean reconocidos. Esta Norma proporciona guías prácticas sobre
la determinación del costo y su subsecuente reconocimiento como un gasto,
incluyendo cualquier disminución a su valor neto de realización.
También brinda lineamientos sobre las fórmulas de costeo que se usan
para asignar costos a inventarios
Alcance
1. Esta Norma debe ser aplicada por todas las empresas en los estados
financieros preparados en el contexto del sistema de costo histórico en la
contabilidad de inventarios que no sean:
a) el trabajo en proceso que se origina bajo los contratos de construcción
incluyendo contratos de servicios directamente relacionados (los que serán
tratados en una Norma específica sobre contratos de construcción);
b) instrumentos financieros;
c) inventarios de productores de ganado, de productos forestales y de
agricultura, y depósitos de mineral en la medida que son cuantificados a su
valor neto de realización de acuerdo con prácticas bien establecidas en ciertas
industrias;
2. Los inventarios a que se refiere el párrafo 1 (c) son cuantificados a su valor
neto de realización en ciertas etapas de producción. Esto ocurre, por ejemplo, cuando
las cosechas en la agricultura ya han sido levantadas o los depósitos de mineral han
sido extraídos y la venta está asegurada bajo uncontrato a futuro o una garantía del
gobierno, o cuando existe un mercado homogéneo y hay un riesgo insignificante de
dejar devender. Estos inventarios se excluyen del alcance de esta Norma;
Definiciones.
3. Los siguientes términos se usan en esta Norma con el significado que se
indica en cada caso;
Los inventarios son activos:
a) retenidos para su venta en el curso ordinario de los negocios;
b) en el proceso de producción para dicha venta; o
c) en la forma de materiales o suministros que serán consumidos en el
proceso de producción o en la prestación de servicios.
Valor neto realizable es el precio estimado de venta en el curso ordinario de
los negocios menos los costos estimados de terminación y los costos
estimados necesarios para hacer la venta.
5 Los inventarios abarcan las mercancías compradas o retenidas para vender
incluyendo por ejemplo mercancía comprada por un detallista y retenida
para vender, o terrenos y otras propiedades retenidas para vender. Los
inventarios también abarcan bienes producidos o trabajos en proceso de
producción por la empresa, e incluyen materiales y suministros en espera
de uso en el proceso de producción. En el caso de un proveedor de
servicios los inventarios incluyen el costo del servicio como se describe en
el párrafo 13, por el cual la empresa aún no ha reconocido el ingreso
relacionado.
6 Cuantificación de Inventarios
Los inventarios deben ser cuantificados al más bajo de su costo y su
valor neto de realización.
7 Costo de Inventarios
El costo de inventarios debe comprender todos los costos de compra,
costos de conversión y otros costos incurridos para traer los inventarios a su
presente ubicación y condición.
8 Costo de Compra
Los costos de compra de inventarios comprenden el precio de compra,
derechos de importación y otros impuestos (distintos de los que son
recuperables por la empresa de parte de las autoridades fiscales) y
transporte, manejo y otros costos directamente atribuibles a la adquisición
de productos terminados, materiales y servicios. Los descuentos por pronto
pago, bonificaciones y otras partidas similares se deducen en la
determinación de los costos de compra.
9 Costo de Conversión
Los costos de conversión de inventarios incluyen costos directamente
relacionados a las unidades de producción tales como la mano de obra
directa. También incluyen una asignación sistemática de gastos indirectos
de producción fijos y variables que se incurren al convertir los materiales en
productos terminados. Los gastos indirectos de producción fijos son
aquellos costos indirectos de producción que permanecen relativamente
constantes, independientemente del volumen de producción tales como la
depreciación y el mantenimiento de edificios de la fábrica y de equipo y el
costo de administración y dirección de la fábrica. Los gastos indirectos de
producción variables son aquellos costos indirectos de producción que
varían directamente, o casi directamente con el volumen de producción,
tales como materiales indirectos y mano de obra indirecta.
10 La asignación de gastos indirectos de producción fijos a los costos de
conversión se basa en la capacidad normal de las instalaciones de
producción. Capacidad normal es la producción que se espera sea lograda
en promedio durante un número de períodos o épocas bajo circunstancias
normales, tomando en cuenta la pérdida de capacidad resultante de los
planes para mantenimiento. El nivel real de producción puede ser usado si
se aproxima a la capacidad normal. La cantidad de gastos indirectos fijos
asignados a cada unidad de producción no es aumentada como una
consecuencia de baja producción o de la planta fuera de servicio. Los
gastos indirectos no asignados son reconocidos como un gasto en el
período en que fueron incurridos. En períodos de producción normalmente
alta, la cantidad de gastos indirectos fijos asignada a cada unidad de
producción es disminuida, de modo que los inventarios no sean
cuantificados por arriba del costo. Los gastos indirectos de producción
variables son asignados a cada unidad de producción sobre la base del uso
real de las instalaciones de producción.
11 Un proceso de producción puede dar como resultado que se esté
produciendo más de un producto simultáneamente. Este es el caso, por
ejemplo, cuando se producen productos conjuntos o cuando hay un
producto principal y un subproducto. Cuando los costos de conversión de
cada producto no son identificables separadamente éstos se asignan entre
los productos sobre una base consistente y racional. La asignación puede
ser basada por ejemplo en el valor relativo de ventas de cada producto ya
sea en la etapa del proceso de producción en que los productos se vuelven
identificables por separado, o a la terminación de la producción. La mayoría
de los subproductos por su naturaleza son de poca importancia relativa.
Cuando este es el caso a menudo son cuantificados a su valor neto de
realización y este valor se deduce del costo del producto principal. Como
resultado, la cantidad de registro del producto principal no es
sustancialmente diferente de su costo
Otros Costos
12 Otros costos se incluyen en el costo de inventarios sólo en la medida en
que son incurridos para traer los inventarios a su presente ubicación y
condición. Por ejemplo puede ser apropiado incluir en el costo de
inventarios los gastos indirectos que no sean de producción o los costos de
diseñar productos para clientes específicos.
13 Algunos ejemplos de costos excluidos del costo de inventarios y
reconocidos como gastos en el período en que fueron incurridos son los
siguientes:
a) cantidades anormales de materiales desperdiciados,
b) mano de obra, u otros costos de producción;
c) costos de almacenamiento, excepto que esos costos sean necesarios
previamente en el proceso de producción en una etapa más avanzada de
producción;
d) gastos indirectos administrativos que no contribuyen a traer los
inventarios a su presente ubicación ni condición; y
e) Costos de venta.
14 Costo de Inventarios de un Proveedor de Servicios.
El costo de inventarios de un proveedor de servicios consiste
primordialmente en la mano de obra y otros costos del personal
directamente encargado de proporcionar el servicio, incluyendo al personal
de supervisión y los gastos indirectos atribuibles. La mano de obra y otros
costos relacionados con ventas y personal administrativo en general no se
incluyen, pero son reconocidos como gastos en el período en que se
incurren.
15 Técnicas para la Cuantificación del Costo
Si los resultados se aproximan al costo, pueden usarse por conveniencia las
técnicas para la cuantificación del costo de inventarios tales como el
método de costo estándar, o el método de detallistas. Los costos
estándares toman en cuenta los niveles normales de eficiencia y
utilización de la capacidad. Son regularmente revisados y si es necesario
modificados a la luz de las condiciones actuales.
El método de detallistas es usado frecuentemente en la industria de menudeo
para cuantificar inventarios numerosos de artículos con rápida rotación,
que tienen márgenes similares y para los cuales no es práctico usar otros
métodos de costeo. El costo del inventario se determina reduciendo del
valor de venta del inventario, el porcentaje apropiado de margen bruto. El
porcentaje usado toma en consideración el inventario que ha sido
rebajado por debajo de su precio original de venta. A menudo se usa un
porcentaje promedio para cada departamento de menudeo.
16 Fórmulas de Costeo
El costo de inventarios de partidas que no son ordinariamente intercambiables
y de bienes o servicios producidos y segregados para proyectos
específicos debeser asignado usando la identificación específica de los
costos individuales.
17 La identificación específica de costos significa que se atribuyen costos
específicos a partidas identificadas de inventario. Este es el tratamiento
apropiado para partidas que son segregadas para un proyecto específico,
independientemente de si han sido compradas o producidas. Sin embargo
cuando hay grandes números de partidas de inventario que son
ordinariamente intercambiables, la identificación específica no es apropiada
porque la selección de partidas podría ser hecha para obtener efectos
predeterminados sobre la utilidad neta o pérdida por el período
18 El costo de inventarios distintos a los tratados en el párrafo 16 debe ser
asignado usando la fórmula PEPS, (primeras entradas, primeras salidas), la
de costo promedio ponderado y UEPS, (últimas entradas, primeras salidas).
19 La fórmula PEPS asume que las partidas del inventario que fueron
compradas primero son vendidas primero, y consecuentemente las partidas
remanentes en inventario al final del período son aquellas compradas o
producidas más recientemente.
20 Bajo la fórmula de costo promedio ponderado, el costo de cada partida es
determinado a partir del promedio ponderado del costo de partidas similares
al principio de un período y el costo de partidas similares compradas o
producidas durante el período. El promedio puede ser calculado en una
base periódica, o al ser recibido cada embarque adicional, dependiendo de
las circunstancias de la empresa.
21 La fórmula UEPS, (últimas entradas, primeras salidas) asume que las
partidas de inventario que fueron compradas o producidas al último son
vendidas primero, y consecuentemente las partidas remanentes en
inventario al final del período son aquellas compradas o producidas primero.
22 Valor Neto Realizable
El costo de inventarios puede no ser recuperable si dichos inventarios están
dañados, si se han vuelto total o parcialmente obsoletos, o si sus precios
de venta han bajado. El costo de inventarios puede también no ser
recuperable si han aumentado los costos estimados de terminación o los
costos estimados a ser incurridos para efectuar la venta. La práctica de
rebajar los inventarios por debajo del costo al valor neto realizable,
consistente con el punto de vista de que los activos no deben ser
asentados en libros en exceso de las cantidades que se espera
sealiquidada por su venta y uso.
23 Los inventarios generalmente son rebajados al valor neto realizable en una
base de partida por partida. En algunas circunstancias sin embargo puede
ser apropiado agrupar partidas similares o relacionadas. Este puede ser el
caso con partidas de inventario que se relacionen con la misma línea de
productos que tienen propósitos similares o usos finales parecidos, que son
producidos y mercadeados en la misma área geográfica, y no pueden ser
evaluados en una forma práctica por separado de otras partidas en esa
línea de productos. No es apropiado rebajar inventarios basados en una
clasificación de inventario, por ejemplo productos terminados o todos los
inventarios en una industria particular o en un segmento geográfico. Los
proveedores de servicios generalmente acumulan costos respecto de cada
servicio por el que será cargado un precio de venta separado. Por lo tanto
cada uno de estos servicios es tratado como una partida aparte.
24 Los estimados del valor neto realizable son basados en la evidencia más
confiable disponible al momento de hacer los estimados en cuanto a la
cantidad que se espera liquiden los inventarios. Estos estimados toman en
consideración las fluctuaciones de precio o costo relacionadas directamente
con eventos que ocurren después del final del período al grado en que tales
eventos confirmen las condiciones existentes al final del período.
25 Los estimados de valor neto realizable también toman en consideración el
propósito para el que se mantiene el inventario. Por ejemplo, el valor neto
realizable de la cantidad de inventario mantenido para satisfacer ventas
firmes o contratos de servicios, se basa en el precio del contrato. Si los
contratos de ventas son por menos que las cantidades mantenidas en
inventario, el valor neto realizable del exceso se basa en precios generales
de venta. Las pérdidas contingentes sobre contratos de ventas firmes en
exceso de las cantidades mantenidas en inventario y las pérdidas
contingentes en contratos de compra firmes son tratadas de acuerdo con la
Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 4 referente a Contingencias y
Sucesos que Ocurren después de la Fecha del Balance.
26 Las cantidades normales de materiales y otros suministros mantenidas para
uso en la producción de inventarios no son rebajadas por debajo del costo
si los productos terminados en los que serán incorporados se espera sean
vendidos al costo o por encima de él. No obstante cuando una baja en el
precio de materiales es una indicación de que el costo de los productos
terminados excederá al valor neto realizable, los inventarios de materiales
se rebajan. En este caso el costo de reemplazo puede ser la mejor
cuantificación disponible del valor neto realizable de esos materiales.
27 Reconocimiento como Costo y Gasto
Cuando los inventarios son vendidos la cantidad en libros de esos inventarios
debe ser reconocida como un costo en el período en que el ingreso
relacionado es reconocido. La cantidad de cualquier rebaja de inventarios
al valor neto realizable y otras pérdidas de inventarios debe ser
reconocida como un gasto en el período en que ocurre la rebaja o la
pérdida.
28 El proceso de reconocimiento como un costo de la cantidad en libros de
inventarios vendidos resulta en la identificación de costos e ingresos
Algunos inventarios pueden ser asignados a otra cuenta de activo, por ejemplo
inventario usado como un componente de propiedad, planta o equipo
autoconstruidos. Los inventarios asignados a otro activo en esta forma
son reconocidos como un gasto durante la vida útil de ese activo.
29 Revelación
Los estados financieros deben revelar:
a) las políticas contables adoptadas para cuantificar inventarios,
incluyendo la fórmula de costo usada;
b) La cantidad total en libros de inventarios y la cantidad en libros en
clasificaciones apropiadas a la empresa;
c) la cantidad en libros de inventarios registrada a su valor neto
realizable;
d) La cantidad en libros de inventarios dados en prenda como garantía
de pasivos.
30 La información sobre las cantidades en libros mantenidas en diferentes
clasificaciones de inventarios y el grado de los cambios en estos activos es
útil para los usuarios de estados financieros. Las clasificaciones comunes
de inventarios son mercancía, suministros de producción, materiales,
trabajo en proceso y productos terminados. Los inventarios de un proveedor
de servicios pueden simplemente ser descritos como trabajo en proceso.
31 Cuando el costo de inventarios es determinado usando la fórmula UEPS de
acuerdo con el tratamiento permitido del párrafo 21, los estados financieros
deben revelar la diferencia entre la cantidad de inventarios según se
muestra en los estados financieros y cualquiera de las dos siguientes:
a) la más baja de la cantidad determinada de acuerdo al párrafo 18 y el
valor neto realizable; o
b) el más bajo del costo actual a la fecha de los estados financieros y el
valor neto realizable.
c) Los estados financieros deben revelar ya sea:
d) el costo de inventarios reconocido como un gasto durante el período;
o
e) los costos de operación, aplicables a ingresos, reconocidos como un
gasto durante el período, clasificados por su naturaleza.
32 El costo de inventarios reconocido como un gasto durante el período
consiste de aquellos costos previamente incluidos en la cuantificación de las
partidas de inventarios vendidas y los gastos indirectos de producción no
asignados y cantidades anormales de costos de producción de inventarios.
Las circunstancias de la empresa pueden también justificar la inclusión de
otros costos, como costos de distribución.
Algunas empresas adoptan una forma diferente para el estado de resultados
que tiene como consecuencia que se revelen diferentes cantidades en vez del
costo de inventarios reconocidos como un gasto durante el período. Bajo este
formato diferente, la empresa revela las cantidades de costos de operación,
aplicables a ingresos por el período, clasificados por su naturaleza. En este
caso, la empresa revela los costos reconocidos como un gasto por materias
primas y de consumo, costos de mano de obra y otros costos de operación
junto con la cantidad del cambio neto en inventarios para el período.
Una rebaja en el valor neto realizable puede ser de tal tamaño, incidencia, o
naturaleza que requiera revelación bajo los lineamientos de la Norma
Ecuatoriana de Contabilidad NEC No. 5 referente a Utilidad o Pérdida Neta por
el Período, Errores Fundamentales y Cambios en Políticas Contables.
33 Actualización por Inflación.
Los diferentes componentes del rubro Inventarios, deben ser actualizados
monetariamente, como consecuencia de la pérdida de valor, originada por la
inflación en el país.
Hasta que se emita un nuevo pronunciamiento específico relacionado con el
ajuste integral de los estados financieros por el cambio en el nivel general de
precios, los ajustes que sean necesarios para llevar los estados financieros
ajustados por inflación, deberán ser aplicados de manera consistente en el
criterio de ajuste por inflación utilizado.
34 Fecha Efectiva
Esta Norma Ecuatoriana de Contabilidad sustituye el Pronunciamiento
de Contabilidad Financiera No. 7 “Inventarios”. Esta Norma es efectiva para los
estados financieros que cubren períodos que empiezan en o después del 1 de
enero de 1999. Se incentiva su aplicación en fecha más temprana
Adjuntos (0)
