UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA...

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS

TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA

Manual de Control interno en la imprenta “La Condamine”, ubicada

en la ciudad de Quito.

Shirley Marjorie Arregui Lara

DIRECTOR DE TESIS: Mgs. Manuel Oswaldo Haro

Quito, Junio 2014

ii

CERTIFICACIÓN

Certifico que la tesis cuyo tema es: “Manual de Control Interno para la imprenta

“La Condamine”, ubicada en ciudad de Quito, Los Eucaliptos OE3-105 y Real

Audiencia, fue desarrollada por la estudiante SHIRLEY MARJORIE ARREGUI LARA,

bajo mi dirección y control.

_________________________ Mgs. Manuel Oswaldo Haro

DIRECTOR

iii

AUTORÍA

Del contenido de la presente investigación se responsabiliza la autora

____________________________ SHIRLEY MARJORIE ARREGUI LARA

C.I. 120299785-2

iv

DEDICATORIA

A Gladys, mi señora madre y mi ángel que desde el cielo me acompaña cada instante

de mi vida, por el esfuerzo, sacrificio que día a día hizo para apoyarme en cada etapa

de crecimiento.

Gracias madre por dejarme el mejor legado, los valores que siempre los llevaré

conmigo, por compartir mis triunfos y alegrías, por que fuiste la mejor mamá del

mundo y supiste brindarme siempre tu amor, cariño y ternura.

A Edu, mi esposo por su amor, por brindarme su apoyo incondicional, por estar junto

a mí en aquellos momentos en que el trabajo y el estudio ocuparon mí tiempo y

esfuerzo.

A Lugina y Tiffany, mis hijas, porque hemos sacrificado el tiempo que pudimos pasar

juntas, disfrutando de su compañía y de cada momento que representa para ellas

descubrir un mundo nuevo.

v

AGRADECIMIENTO

Mi especial agradecimiento a mi esposo, por ser mi compañero de la vida, mi amigo,

mi confidente, por su entera confianza, apoyo y ánimo que me brinda día a día para

alcanzar nuevas metas tanto profesionales como académicas.

A mi familia Freddy, Geovanny, Fernando y Lorena por ser parte de mi vida, ser mi

apoyo incondicional y estar a mi lado cuando más los necesito.

A la familia Falconí Cisneros por permitirme desarrollar este proyecto de tesis, aplicar

y poner en práctica mis conocimientos en la Imprenta “La Condamine”.

A todos mis profesores de la Universidad Tecnológica Equinoccial, por su

responsabilidad y alto nivel académico desarrollado en los años de estudio, en

especial al Mgs. Manuel Oswaldo Haro Haro, por su acertada dirección en el

desarrollo de mi tesis, quien me ha enseñado que hay un mundo de información

valiosa por aprender.

vi

ÍNDICE

CERTIFICACIÓN ....................................................................................................... II

AUTORÍA .................................................................................................................. III

DEDICATORIA ......................................................................................................... IV

CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN ................................................................................. 1

1.1 Planteamiento del Problema .......................................................................... 2

1.2 Formulación del Problema ............................................................................. 4

1.3 Justificación .................................................................................................... 4

1.4 Objetivos .......................................................................................................... 6

1.4.1 Objetivo General ......................................................................................... 6

1.4.2 Objetivos Específicos ................................................................................. 6

1.5 Hipótesis .......................................................................................................... 6

1.6 Metodología y Métodos de la Investigación ................................................. 7

1.6.1 Método Analítico. ........................................................................................ 7

1.6.2 Método Deductivo ....................................................................................... 8

1.6.3 Metodología Documental ............................................................................ 9

1.6.4 Método Experimental .................................................................................. 9

1.6.5 Técnicas de Evaluación Aplicables ............................................................. 9

1.6.6 Entrevistas .................................................................................................. 9

1.6.7 Encuestas ................................................................................................. 10

1.6.8 Cuestionario.............................................................................................. 11

1.7 Población y Muestra ..................................................................................... 11

1.7.1 Elementos de Investigación ...................................................................... 12

CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO ........................................................................... 13

2.1 Marco Conceptual ......................................................................................... 15

2.1.1 Administración General ............................................................................ 15

2.1.2 La Organización en General ..................................................................... 16

2.2 Definición de Control Interno ....................................................................... 16

2.2.1 El Control Interno ...................................................................................... 16

2.3 Objetivos Roles y Responsabilidades del Control Interno ....................... 18

2.3.1 Objetivos del Control Interno .................................................................... 18

2.3.2 Roles y Responsabilidades del Control Interno ........................................ 19

2.4 Componentes del Control Interno Según el Sistema Coso ....................... 19

vii

2.4.1 Ambiente de Control. ................................................................................ 20

2.4.2 Valoración del Riesgo ............................................................................... 21

2.4.3 Actividades de Control .............................................................................. 21

2.4.4 Información y Comunicación..................................................................... 22

2.4.5 Monitoreo y Supervisión ........................................................................... 22

2.4.6 Naturaleza y Objetivos de la Supervisión ................................................. 22

2.5 Principios del Control Interno ...................................................................... 23

2.5.1 Segregación de Funciones ....................................................................... 23

2.5.2 Autocontrol................................................................................................ 23

2.5.3 Desde Arriba-Hacia-Abajo ........................................................................ 24

2.5.4 Costo Menor que Beneficio....................................................................... 24

2.5.5 Eficacia ..................................................................................................... 24

2.5.6 Confiabilidad ............................................................................................. 24

2.5.7 Documentación ......................................................................................... 25

2.6 Características del Control Interno ............................................................. 25

2.7 Evaluación del Sistema de Control Interno ................................................ 25

2.8 Características de la Evaluación del Control Interno ................................ 25

2.9 Limitaciones del Control Interno ................................................................. 25

2.10 Medición del Riesgo de Control ................................................................ 26

2.10.1 Riesgo .................................................................................................... 26

2.11 Categorías del Riesgo ................................................................................ 27

2.11.1 Riesgo Inherente .................................................................................... 27

2.11.2 Factores que Determinan el Riesgo Inherente ....................................... 27

2.11.3 Riesgo de Control ................................................................................... 27

2.11.4 Riesgo de Detección ............................................................................... 27

2.11.5 Riesgo de Documentación ...................................................................... 28

2.11.6 Riesgo de Información ............................................................................ 28

2.11.7 Riesgo Tecnológico ................................................................................ 28

2.11.8 Riesgo Operativo .................................................................................... 28

2.12 Evaluación del Riesgo ................................................................................ 28

2.13 El Sistema COSO ........................................................................................ 30

2.14 Criterio Final del Informe COSO ................................................................ 31

2.15 Clasificación del Control Interno ............................................................... 31

2.15.1 Control Administrativo ............................................................................. 32

viii

2.15.2 Control Contable ..................................................................................... 32

2.16 Tipos de Control ......................................................................................... 32

2.16.1 Control Preliminar ................................................................................... 33

2.16.2 Control Concurrente ............................................................................... 33

2.16.3 Los Controles Posteriores....................................................................... 33

2.16.4 Control de Retroalimentación ................................................................. 33

2.17 Aplicación del Control Interno en Pequeñas Empresas .......................... 34

2.18 Manual de Referencias del Control Interno .............................................. 34

2.19 Planeación Estratégica ............................................................................... 35

2.19.1 Definición de la Planificación Estratégica ............................................... 35

2.19.2 Misión ..................................................................................................... 35

2.19.3 Visión ...................................................................................................... 35

2.19.4 Valores ................................................................................................... 36

2.19.5 Objetivos Estratégicos ............................................................................ 36

2.20 Definición de FODA .................................................................................... 36

2.21 Factores Internos ........................................................................................ 36

2.22 Factores Externos ....................................................................................... 37

2.23 Definición de Proceso ................................................................................ 38

2.24 Mapa de Procesos ...................................................................................... 41

2.25 Marco Conceptual ....................................................................................... 41

2.26 Análisis del Diagnóstico de la Investigación del II Capitulo ................... 44

CAPÍTULO III: INTRODUCCIÓN DE LA IMPRENTA EN EL ECUADOR ............... 47

3.1 Análisis Situacional de la Imprenta “La Condamine” ................................ 48

3.1.1 Análisis Externo de la Imprenta “La Condamine” ...................................... 48

3.2 Situación Actual de la Imprenta “La Condamine” ..................................... 53

3.2.1 Descripción de la Empresa ....................................................................... 53

3.2.2 Misión ....................................................................................................... 53

3.2.3 Visión ........................................................................................................ 54

3.2.4 Objetivos ................................................................................................... 54

3.2.5 Base Legal ................................................................................................ 54

3.2.6 Estructura Organizacional ........................................................................ 55

3.2.7 Matriz de FODA de la Imprenta “La Condamine” ...................................... 56

3.2.8 Áreas Funcionales de la Empresa y Evaluación del Control Interno a

empleados. ........................................................................................................ 60

ix

3.3 Encuesta a Clientes para Medir el Control Interno .................................... 87

3.4 Encuestas a Cliente para Medir su Satisfacción ........................................ 95

3.5 Encuesta al Personal de la Imprenta “La Condamine” ............................ 102

3.6 Análisis del Diagnóstico de la Investigación ............................................ 112

CAPÍTULO IV: MANUAL DE CONTROL INTERNO DE LA IMPRENTA “LA

CONDAMINE” ....................................................................................................... 115

4.1 Distribución de la Imprenta “La Condamine” ........................................... 115

4.2 Misión ........................................................................................................... 116

4.3 Visión ........................................................................................................... 116

4.4 Valores Corporativos de la Imprenta “La Condamine” ........................... 116

4.5 Objetivos Estratégicos ............................................................................... 117

4.6 Objetivos Tácticos ...................................................................................... 119

4.6.1 Área Administrativa - Financiera ............................................................. 119

4.6.2 Área de Comercialización, Marketing y Ventas ...................................... 120

4.6.3 Área de Recursos Humanos ................................................................... 121

4.6.4 Área de Producción ................................................................................ 121

4.7 Objetivos Operativos .................................................................................. 122

4.8 Organigramas .............................................................................................. 122

4.8.1 Organigrama Estructural ......................................................................... 123

4.8.2 Organigrama Funcional .......................................................................... 125

4.8.3 Organigrama de Posición ....................................................................... 127

4.9 Funciones Específicas para la Imprenta “LA CONDAMINE” .................. 128

4.9.1 Objetivo del Manual ................................................................................ 128

4.9.2 Alcance ................................................................................................... 128

4.10 Manual Especifico de Organización y Funciones .................................. 128

4.11 Políticas de la Imprenta “La Condamine” ............................................... 154

4.11.1 Objetivo ................................................................................................ 154

4.11.2 Alcance ................................................................................................. 154

4.11.3 Políticas de Organización ..................................................................... 154

4.11.4 Políticas de Emisión de Cheques ......................................................... 155

4.11.5 Políticas de Manejo de Caja Chica ....................................................... 156

4.11.6 Políticas de Talento Humano ................................................................ 157

4.11.7 Políticas de Comercialización ............................................................... 162

4.11.8 Políticas de Marketing .......................................................................... 163

x

4.11.9 Políticas de Ventas ............................................................................... 163

4.11.10 Políticas de Diseño Gráfico................................................................. 164

4.11.11 Políticas de Producción ...................................................................... 164

4.11.12 Políticas Interna de Bodega ................................................................ 164

4.11.13 Política de Seguridad Industrial .......................................................... 165

4.12 Procesos de la Imprenta “LA CONDAMINE” .......................................... 166

4.12.1 Objetivo ................................................................................................ 166

4.12.2 Alcance ................................................................................................. 166

4.12.3 Descripción del Proceso de Contabilidad ............................................. 166

4.12.4 Descripción del Proceso de Adquisiciones ........................................... 167

4.12.5 Descripción de los Procesos de Compras ............................................ 167

4.12.6 Descripción del Proceso de Selección .................................................. 168

4.12.7 Descripción del Proceso de Capacitación ............................................ 169

4.12.8 Descripción del Proceso Comercial ...................................................... 170

4.12.9 Descripción de los Procesos de Marketing. .......................................... 170

4.12.10 Descripción del Proceso de Ventas .................................................... 171

4.12.11 Descripción del Proceso de Devoluciones .......................................... 172

4.12.12 Descripción del Proceso de Despacho ............................................... 172

4.12.13 Descripción del Proceso de Producción ............................................. 173

4.13 Escenario del Control Interno Específico de la Imprenta “LA

CONDAMINE” .................................................................................................... 175

4.13.1 Objetivo ................................................................................................ 175

4.13.2 Alcance ................................................................................................. 175

4.13.3 Responsable del Control Interno .......................................................... 175

4.13.4 Ambiente de Control ............................................................................. 176

4.13.5 Estructura Organizativa ........................................................................ 180

4.14 Evaluación del Riesgo .............................................................................. 180

4.15 Actividades de Control ............................................................................. 181

4.15.1 Control Interno en el Área Administrativa Financiera ............................ 181

4.15.2 Control Interno en el Área Comercial .................................................... 190

4.15.3 Control Interno en el Área de Marketing ............................................... 191

4.15.4 Control en el Área de Producción ......................................................... 191

4.15.5 Control en Seguridad y Salud Ocupacional .......................................... 194

4.16 Control en los Canales de Comunicación .............................................. 197

xi

4.17 Seguimiento y Evaluación del Control Interno ....................................... 198

CAPÍTULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................. 200

5.1 Conclusiones .............................................................................................. 200

5.2 Recomendaciones ...................................................................................... 201

BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................... 202

ANEXOS ................................................................................................................ 204

xii

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1. Componentes del Control Interno ............................................................. 20

Figura 2. Análisis de FODA ...................................................................................... 38

Figura 3. Mapa de Procesos de la Imprenta “La Condamine” .................................. 40

Figura 4. Ambiente Externo ...................................................................................... 48

Figura 5. Organigrama Estructural Actual de la Imprenta “La Condamine” .............. 55

Figura 6. Principales Productos de la Imprenta “La Condamine” ............................. 73

Figura 7. Impresora Rotaprint Heidellibert gto 56 ..................................................... 82

Figura 8. Pregunta 1 - Control Interno a Clientes. .................................................... 87

Figura 9. Pregunta 2 - Control Interno a Clientes. .................................................... 88

Figura 10. Pregunta 3 - Control Interno a Clientes. .................................................. 89






Figura 16. Pregunta 1 - Satisfacción Cliente ............................................................ 95





Figura 21. Pregunta 6 - Satisfacción Cliente .......................................................... 100

Figura 22. Pregunta 7 - Satisfacción Cliente .......................................................... 101

Figura 23. Pregunta 1 - Personal de la Imprenta ................................................... 102









Figura 32. Pregunta 10 - Personal de la Imprenta ................................................. 111

xiii

Figura 33. Distribución de la Imprenta.................................................................... 115

Figura 34. Organigrama Estructural Propuesto para Imprenta “La Condamine” .... 124

Figura 35. Organigrama Funcional Propuesto para Imprenta “La Condamine” ...... 126

Figura 36. Organigrama de Posición Propuesto para Imprenta “La Condamine” ... 127

xiv

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1. Determinación del Grado de Confianza ..................................................... 29

Tabla 2. Determinación de la Confianza y el Riesgo de Control ............................. 30

Tabla 3. Análisis de FODA ....................................................................................... 38

Tabla 4. Esquema FODA ......................................................................................... 56

Tabla 5. Matriz de FODA .......................................................................................... 57

Tabla 6. Recursos Financieros Imprenta "La Condamine" ....................................... 60

Tabla 7. Área de Talento Humano ........................................................................... 77

Tabla 8. Pregunta 1 - Control Interno ....................................................................... 87

Tabla 9. Pregunta 2 - Control Interno ....................................................................... 88

Tabla 10. Pregunta 3 - Control Interno ..................................................................... 89






Tabla 16. Pregunta 1 - Satisfacción Cliente ............................................................. 95





Tabla 21. Pregunta 6 - Satisfacción Cliente ........................................................... 100

Tabla 22. Pregunta 7 - Satisfacción Cliente ........................................................... 101

Tabla 23. Pregunta 1 - Personal de la Imprenta ..................................................... 102









Tabla 32. Pregunta 10 - Personal de la Imprenta ................................................... 111

xv

Tabla 33. Objetivos Estratégicos ............................................................................ 118

Tabla 34. Tácticas Área Administrativa - Financiera .............................................. 119

Tabla 35. Tácticas Área de Comercialización, Marketing y Ventas ....................... 120

Tabla 36. Táctica Área de Recursos Humanos ...................................................... 121

Tabla 37. Táctica Área de Producción ................................................................... 121

Tabla 38. Objetivos Operativos .............................................................................. 122

xvi

ÍNDICE DE ANEXOS

Anexo 1. Flujogramas de Procesos ....................................................................... 206

Anexo 2. Encuesta a Clientes – Control Interno ..................................................... 211

Anexo 3. Encuesta a Clientes – Satisfacción del Cliente ....................................... 213

Anexo 4. Encuesta - Personal de Imprenta ............................................................ 215

Anexo 5. Formato Orden de Compra ..................................................................... 217

Anexo 6. Formato Factura ...................................................................................... 218

1

Capítulo I

Introducción

La presente tesis se lo realiza con el fin de diseñar un Manual de Control

Interno para la imprenta “La Condamine”.

Toda empresa requiere evaluar la situación actual de sus diferentes áreas o

procedimientos con el objeto principal de determinar los lineamientos de control

interno a aplicarse en los procesos a fin de mejorar la eficiencia, eficacia y calidad de

las actividades que realiza la imprenta.

El interés de la creación de un Manual e Implementación de Control Interno, es

porque la “La Condamine”, es una imprenta familiar y no cuenta con este Manual.

Mediante la creación e implementación de un Manual de Control Interno, se

pretende crear normativas de control a fin de que se obtenga información confiable y

oportuna para la toma de decisiones en bien de la imprenta.

La importancia de aplicar estos procedimientos se encuentra contemplada en

las adecuadas herramientas gerenciales que ayuden en la solución de problemas.

En el capítulo I se presentó el problema de investigación su planteamiento,

formulación y justificación del problema, además presentamos los objetivos,

metodología y métodos de investigación, técnicas de evaluación aplicable, finalmente

la población y muestra hacer analizada.

En el capítulo II se presentó el marco referencial y conceptual que dará una

mayor perspectiva de la investigación.

En el capítulo III se realizó el análisis situacional y actual de la imprenta “La

Condamine”, se realizó el cuestionario de Control Interno, encuestas a los gerentes,

empleados y clientes de la imprenta, finalmente se presenta un diagnóstico de la

investigación.

2

En el capítulo IV se presentó el desarrollo de las funciones, políticas,

procedimientos y finalmente se presenta el Manual de Control Interno, para que se dé

estricto cumplimiento mientras se desarrollan las actividades, es decir se realice un

control concurrente.

1.1 Planteamiento del Problema

La imprenta “La Condamine”, es una empresa privada que cuenta con

diferentes áreas para su desarrollo, las mismas que no cuentan con adecuados

sistemas de control interno que permita conocer donde están las áreas críticas de la

empresa; y como consecuencia la toma de decisiones no es oportuna, es por esta

razón que es muy importante examinar las funciones que cumple cada persona dentro

de la imprenta, con el fin de asegurar que el trabajo desempeñado por cada una de

ellas contribuya de manera óptima al alcance de los objetivos y metas planteadas.

Otra de las debilidades encontradas es la inexistencia de una adecuada

organización administrativa y el control interno es muy débil, esto trae como

consecuencia que exista poca información la misma que no llega en el momento

adecuado para la toma de decisiones.

La imprenta “La Condamine”, no cuenta con una planificación adecuada por

causa de una falta cultura de planificación, lo que ocasiona retrasos en sus procesos.

La falta de coordinación entre el gerente de producción, gerente de

comercialización y el bodeguero, así como la coordinación inadecuada de los

despachos y manejo de almacenamiento a corto, mediano plazo; genera las ventas

de productos que no se encuentran en existencia.

La imprenta objeto de estudio, a pesar de a verse mantenido en el mercado,

no cuenta con procedimientos definidos para la recuperación de las cuentas por

3

cobrar por lo que al finalizar el año contable tiene saldos pendientes por recuperar,

ocasionando a la empresa problemas de tipo financieros.

En el área de comercialización, se evidencia la falta de herramientas para

comercializar, por lo que se hace necesario hablar de un diseño de instrumentos que

brinde la información necesaria para incrementar el volumen de ventas, por lo que es

indispensable diseñar políticas y estrategias; con el mejoramiento de control interno

en las diferentes áreas de la imprenta, se logrará optimizar la calidad y la

productividad, incrementar el grado de satisfacción de los clientes optimizando

recursos y el manejo de personal.

Es decir la imprenta siempre se ha manejado bajo parámetros tradicionales,

inclusive la información se limita a las necesidades de sus propietarios, esta forma de

administrar no permite su desarrollo de forma eficaz y no permite saber cuánto existe

de ganancias de forma veraz.

Además la evaluación del control Interno, nace de la necesidad que tiene toda

empresa de saber si la forma en que está organizada y controlada, es correcta; o si

requiere de ciertos ajustes en las áreas: Área administrativa financiera, área de

producción, área de comercialización, área de talento humano.

El contar con un instrumento de gestión gerencial y el manejo adecuado de las

diferentes áreas de la imprenta, mediante el diseño y elaboración del Manual de

Control Interno, permitirá impulsar el desarrollo económico de los dueños, y permitirá

atender las necesidades de sus clientes de mejor manera.

4

1.2 Formulación del Problema

El presente trabajo de investigación responderá a las siguientes interrogantes:

¿Cómo afecta a “La Condamine”, no contar con un Manual de Control

Interno?

¿Cómo se realiza en la Imprenta el Control Interno?

¿Qué cantidad de empleados conocen las funciones que deben realizar en

las diferentes áreas de la imprenta?

¿La falta de un Manual de Control Interno afecta al servicio que ofrece la

imprenta?

¿Qué beneficios obtendrá con el diseño e implementación de un Manual de

Control Interno?

Es imprescindible para esta imprenta, así como para otras similares diseñar un

Manual de Control Interno que sea funcional, de fácil aplicación, que les permita a los

propietarios tener la información que necesita.

1.3 Justificación

La imprenta “La Condamine”, ubicada norte de Quito, tienen administración

empírica, y en la actualidad debido a la creciente competitividad en los mercados,

cada vez se hace más necesario para las empresas la implantación de un Manual de

Control Interno; por esta razón si se justifica dicha implementación puesto que le

proporcionará a la imprenta una ventaja competitiva, brindando a sus clientes

seguridad en la calidad del producto.

Nuestra investigación busca crear un modelo que sea fácil de aplicar y que nos

brinde seguridad y confiabilidad de que todos los elementos van a estar procesados

para que el control interno sea efectivo tomando en cuenta el tipo artesanal de la

imprenta que estamos investigando.

5

La imprenta evidencia falencias en la ejecución de los distintos procesos,

debido a la falta de normas y directrices a seguir. Es por esto que se hace necesaria

la creación de un Manual, en donde consten los pasos a seguir y los formatos de

soporte para su ejecución y que la persona encargada, sepa cómo utilizarlo en

beneficio del cliente y a su vez de la imprenta.

Además la implementación de un Manual de Control Interno, le permitirá

establecer objetivos a largo plazo, ahorrar tiempo en los procesos que se realiza en

las diferentes áreas, reducir costos en personal capacitado y competente, por ende

contar con un control que permita medir, controlar y mejorar continuamente.

Realizar el presente Manual de Control Interno se justifica porque constituirá

una guía para la gerencia general, en su tarea de dirección permitiéndole establecer

y cumplir sus objetivos, asegurar la permanencia en el tiempo, ser empresa

competitiva, desarrollar creatividad, iniciativa y participación del personal generar

utilidades a sus dueños.

No se puede ofrecer un servicio de calidad si la empresa tiene problemas

internos con sus funciones, procesos; esto sin duda alguna podrá permitir a la

imprenta contar con una ventaja sobre la competencia, pues como se mencionó

anteriormente un Manual de Control Interno, ayudará a mejorar sus procesos y

asegurar la calidad de sus servicios, utilizar los recursos más eficientes, además

tendrá el registro de los procesos que cada actividad realice.

Mediante la implementación de un Manual de Control Interno, para las

diferentes áreas regularizará eventualidades, así como precautelará la ocurrencia de

errores por el desconocimiento de normas, políticas y procedimientos ocasionados

por el personal que afecten la atención al usuario.

6

1.4 Objetivos

1.4.1 Objetivo General

Elaborar un Manual de Control Interno en la Imprenta “La Condamine”,

conforme a sus necesidades, que permita optimizar procesos, cumplir con los

objetivos planteados y mejorar la organización en cada una de sus áreas.

1.4.2 Objetivos Específicos

Establecer un diagnóstico para analizar la situación actual de la imprenta, que

permita conocer los mecanismos de control que dispone y obtener información en

materia de control, además nos permitirá conocer las falencias en las áreas críticas

de la imprenta.

Examinar el manejo de control interno que se siguen en su administración.

Establecer las funciones, procesos administrativos narrativos, a fin de que la

información, sea oportuna y confiable para la toma de decisiones.

Diseñar la estructura organizacional, funcional y de posición de la imprenta.

Establecer responsabilidades en las diferentes funciones de la imprenta.

Establecer el Direccionamiento Estratégico con el objetivo de que la imprenta

“La Condamine”, marque un norte involucrando a todas las áreas.

1.5 Hipótesis

La elaboración de un Manual de Control Interno de todas las áreas en la

imprenta “La Condamine”, permitirá optimizar los procesos, incrementar la

productividad y la eficiencia en sus operaciones, bajar los costos de producción

facilitando un mejoramiento en su gestión empresarial mejorando la calidad del

producto terminado.

7

Con la elaboración del MCI en cada una de sus áreas, se conseguirá mejorar

sus controles internos y al mismo tiempo medir la eficiencia, eficacia y efectividad de

sus operaciones.

1.6 Metodología y Métodos de la Investigación

Para hablar de métodos de investigación es necesario aclarar el concepto de

método, la palabra método provienen de varios vocablos griegos, meta, que significa

caminos y logos, estudio. Otros lo definen como es el estudio de los modos o manera

de llevar a cabo una actividad determinada, (Naghi, 2000).

En el campo de la investigación, la metodología es el área que estudia los

métodos técnicas, tácticas, estrategias y procedimientos que utiliza el investigador

para lograr los objetivos de su trabajo y comprende el conocimiento de todos y cada

uno de los pasos que implica el proceso investigativo.

Para la realización del presente estudio se lo hará mediante la utilización de la

siguiente metodología y métodos.

1.6.1 Método Analítico.

El Método analítico es aquel método de investigación que consiste en la

desmembración de un todo, descomponiendo en sus partes elementos para observar

las causas, la naturaleza y los efectos. El análisis es la observación y examen de un

hecho en particular. Es necesario conocer la naturaleza del fenómeno y objeto que se

estudia para comprender su esencia. Este método nos permite conocer más del

objeto de estudio, con lo cual se puede explicar, hacer analogías, comprender mejor

su comportamiento y establecer nuevas teorías.

Que significa analizar.- Analizar es, descomponer un todo en sus partes para

estudiar en forma intensiva cada uno de los elementos.

8

Se utilizará esta metodología porque nos permite desglosar el proceso

analítico, analizar los problemas que tiene la imprenta, para facilitar su estudio y

comprensión.

1.6.2 Método Deductivo

Este método parte de lo general para llegar a situaciones particulares,

mediante la abstracción de normas y criterios teóricos. La deducción es un método

adecuado para la formulación y enriquecimiento teórico: es un vínculo entre el

conocimiento teórico y empírico.

La elaboración de una teoría siguiendo el método hipotético-deductivo,

requiere un proceso que incluye una serie de etapas, (Tamayo, 2013).

Proceso de inducción para la obtención de un resumen descriptivo de los

hechos observados.

Proceso de deducción, en el que se generalizan las descripciones y

explicaciones, inducidas para tratar de aplicar situaciones y hechos aún no

observados.

El método deductivo, consiste en la totalidad de reglas y procesos, con cuya

ayuda es posible deducir conclusiones finales a partir de unos enunciados supuestos

llamados premisas.

El método deductivo, es aquel que cuya característica va de lo general a lo

particular: En este caso la imprenta “La Condamine”, no puede medir el desempeño

general de la empresa, debido a que no cuenta con un diseño funciones y procesos

bien estructurados; con la ayuda de este Manual de Control Interno, el personal que

labora dentro de la imprenta, se sentirá comprometido se aprovechará sus

habilidades, siendo un factor productivo para la empresa, ayudando a reducir costos

y optimizar recursos.

http://www.monografias.com/trabajos14/administ-procesos/administ-procesos.shtml#PROCE

9

1.6.3 Metodología Documental

Consiste en recolectar información ordenada y lógico, a partir de archivos,

manuales, actas, reportes, estadísticas, entre otros documentos, los mismos que

permitirá verificar la exactitud, legalidad y legitimidad de los documentos que justifican

las operaciones realizadas por la imprenta.

Se utilizará esta metodología puesto que se necesita documentar los

procedimientos que se implementarán en la imprenta “La Condamine”.

1.6.4 Método Experimental

El nombre lo sugiere todo: mediante la experiencia, es decir datos

experimentales, se busca llegar a conclusiones válidas.

Este método es bastante amplio, para poder aplicar correctamente el método

experimental es necesaria cierta formación científica, o por lo menos estudiar a fondo

algún trabajo que lo aplique en detalle.

Se utilizará este método porque nos proporciona medidas y datos que son

registrados. La descripción exacta de cada experimento hace posible reproducirlo y

obtener los mismos resultados.

1.6.5 Técnicas de Evaluación Aplicables

Son las herramientas utilizadas para obtener la evidencia necesaria que

fundamente sus observaciones, conclusiones y recomendaciones.

Para realizar este método aplicaremos el método de la encuesta, entrevista

realizada con ayuda de cuestionarios.

1.6.6 Entrevistas

La entrevista es un diálogo entablado entre dos o más personas, el

entrevistador o entrevistadores que interrogan y el o los entrevistados que contestan.

http://es.wikipedia.org/wiki/Di%C3%A1logo

http://es.wikipedia.org/wiki/Persona

10

Se utilizan para recolectar información cualitativa, y se deben realizar con las

personas responsables e involucradas en el proceso. Pueden hacerse mediante

preguntas abiertas que permitan conocer las características generales del

procedimiento estudiado, o mediante preguntas que brinden información más

detallada. Es necesario que el entrevistado sea una persona que tenga pleno

conocimiento de la función o actividad, de preferencia el mismo empleado que ejecuta

la labor, para obtener la información requerida y al mismo tiempo la evidencia

necesaria.

La entrevista se ejecutará a los gerentes y a los involucrados en el proceso

administrativo financiero de la imprenta “La Condamine”.

1.6.7 Encuestas

Es un estudio cuantitativo, en el cual el investigador busca recaudar datos por

medio de cuestionario prediseñado y depende del contacto directo con todas aquellas

personas, o con una muestra de ellas, cuyas características, conductas o actitudes

son significativas para una investigación específica.

Los datos se obtienen a partir de realizar un conjunto de preguntas, dirigidas

a una muestra representativa, formada a menudo por personas, empresas o entes

institucionales, con el fin de conocer la opinión, características o hechos específicos.

El investigador debe seleccionar las preguntas más convenientes, de acuerdo

con la naturaleza de la investigación.

Utilizaremos está técnica, porque nos permitirá evaluar la satisfacción de

clientes, conocer la realidad del mercado; las encuestas lo realizaremos a los clientes

y proveedores de la imprenta.

11

1.6.8 Cuestionario

Cuestionario es una herramienta técnica de comprobación de que si los

sistemas técnico administrativo se está cumpliendo, es una lista de verificación que

mide el cumplimiento de actividades, procesos y/o tareas específicas; existen

diferentes tipos de preguntas como son: preguntas cerradas, abiertas, sema abiertas

o semi cerradas, preguntas de batería o de evaluación; es aplicada de manera

cualitativa, de preferencia las preguntas son cerradas (SI/NO).

Realizaremos el cuestionario a los gerentes y al personal de todas las áreas

de la imprenta “La Condamine”.

1.7 Población y Muestra

Población.- Es el conjunto de todos los elementos de los cuales se refiere la

investigación.

Población Finita.- Es aquella cuyo elemento en su totalidad son identificables

por el investigador, es decir conocemos el total de los obreros y personal

administrativo.

Muestra.- Es la parte de la población que se selecciona, y de la cual realmente

se obtienen la información para el desarrollo del análisis y sobre la cual se efectuarán

la medición y la observación de las variables objeto de estudio.

En la presente investigación se realizó encuestas, a las áreas: Área

administrativa financiera, área de comercialización, área de producción, área de

talento humano, debido a que cuentan con tan solo16 personas que trabajan en la

imprenta incluidos los propietarios.

No se práctica la muestra a clientes, dado que la investigación, se da en el

sector empresarial y sector clientes que se identifica, como clientes fidelizados a 37

clientes, de la cual esta investigación se ha desarrollado a la totalidad.

12

1.7.1 Elementos de Investigación

Empleados de la imprenta 16.

Clientes fidelizados identificados en un promedio de 20 años 30.

13

Capítulo II

Marco Teórico

William L. Chapma autor del libro Procedimientos de Auditoría de la Capital

Federal Buenos Aires.- Señala que por control interno se entiende el programa de

organización y el conjunto de métodos y procedimientos coordinados y adoptados por

una empresa para salvaguardar sus bienes, comprobar la eficacia de sus datos

contables y el grado de confianza que suscitan a afectos de promover la eficiencia de

la administración y lograr el cumplimiento de la política administrativa establecida por

la dirección de la empresa.

E. Fowler Newton, Tratado de auditoría, Ed. Contabilidad Moderna, Buenos

Aires.- Conceptúa al sistema de control interno como el conjunto de elementos,

normas y procedimientos destinados a lograr, a través de una efectiva planificación,

ejecución y control, el ejercicio eficiente de la gestión para el logro de los fines de la

organización.

Cook, en su libro de Auditoría.- Expresa el control interno es el sistema interior

de una empresa que está integrado por el plan de organización, la asignación de

deberes y responsabilidades, el diseño de cuentas e informes y todas las medidas

empleadas.

John J. Willngham, profesor de contabilidad de la Universidad de Houston,

expresa.- El control interno comprende el plan de organización y la coordinación de

todos los métodos y medidas adoptadas por una empresa para proteger sus activos,

verificar la exactitud y confiabilidad de sus datos contables, para promover la

eficiencia operativa y estimular la adhesión a las políticas administrativas prescritas

por la dirección de la empresa.

14

Considero que el control interno se desarrolla y vive dentro de una empresa,

todas las operaciones lleva implícita el control interno. Lo ejecutamos sin percatarnos

de que somos miembros activos de su ejecución.

La expresión control interno es interpretada o utilizada para enunciar las

directrices emanadas de los dueños, propietarios para dirigir, controlar y coordinar a

sus subordinados dentro de la pirámide de la organización, sea esta de tipo lineal,

mixta o funcional.

El presente proyecto de tesis se sustenta en el desarrollo científico que

describe William L. Chapma, cuando señala que el control interno es el conjunto de

métodos y procedimientos coordinados y adoptados por una empresa. Es por esta

razón que considero que mi tema “Manual de Control Interno para la imprenta “La

Condamine” se apega a este autor, debido a que los proceso son continuos y que se

logra a través del proceso administrativo, como la planificación participativa que

establece objetivos generales y específicos, con los medios de verificación, con la

asignación de recursos y el establecimiento de autoridad y responsabilidad para cada

uno de los niveles de la empresa.

Se debe poner en práctica, políticas, sistemas y procedimientos que procesan

las operaciones administrativas, financieras y operativas para generar información

interna y externa para la ejecución de los planes y proyectos.

Algunas personas tienen expectativas mayores e irreales, consideran que el

control interno puede asegurar el éxito de una empresa. El control interno efectivo

sólo puede ayudar a que una entidad logre sus objetivos, además puede proporcionar

información administrativa sobre el progreso de la empresa pero no puede cambiar

una administración ineficiente por una buena.

15

Sin embargo William L. Chapma, nos hace sentir comprometidos hacia el

control con todas las áreas debiéndolo realizar durante y posterior a la ejecución de

las actividades de la imprenta, siendo responsables de la implementación y correcto

funcionamiento de control interno todos los miembros que conforman la imprenta.

2.1 Marco Conceptual

2.1.1 Administración General

2.1.1.1 Definición

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar el

uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos

o metas de la organización de manera eficiente y eficaz, (Thompson, 2013).

2.1.1.2 Elementos de la Administración

Planificación.- Consiste básicamente en elegir y fijar las misiones y objetivos

de la organización. Después, determinar las políticas, proyectos, programas,

procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para

alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre

diversos cursos de acción futuros. En pocas palabras, es decidir con anticipación lo

que se quiere lograr en el futuro y el cómo se lo va a lograr.

Organización.- Consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las

hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones.

Dirección: Es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan a favor

del cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto, tiene que ver

fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración.

Control.- Consiste en medir y corregir el desempeño individual y

organizacional para garantizar que los hechos se apeguen a los planes. Implica la

16

medición del desempeño con base en metas y planes, la detección de desviaciones

respecto de las normas y la contribución a la corrección de éstas.

2.1.2 La Organización en General

No existen modelos de organización ideal, fórmulas matemáticas, pues en este

sentido cada realidad organizacional amerita su propia definición.

Sin una organización eficiente, no podrían funcionar las grandes empresas y

los poderosos complejos industriales, comerciales y las entidades de servicio público.

Dichas entidades requieren de una estructura y funciones perfectamente definidas.

Una organización perfecta, con una estructura adecuada y un plan lógico de

conducta para cada uno de los componentes, es una necesidad de la que no se puede

prescindir la moderna empresa, si quiere lograr los fines para los que ha sido creada,

(Vásquez, 2002).

2.2 Definición de Control Interno

2.2.1 El Control Interno

Podemos decir que el control interno se encuentra presente en todas y cada

una de las actividades que desarrolla una empresa para garantizar el cumplimiento

de si misión y fines propuestos, (CGE, 2013).

• Es un proceso efectuado por la administración, la dirección y el resto del

personal de una organización, diseñado con el objeto de proporcionar un grado

de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las

siguientes categorías:

Eficacia y eficiencia de las operaciones.

Seguridad en la información financiera.

Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables.

17

Desde algún tiempo el control interno se ha hecho imprescindible para llevar a

cabo una gestión eficaz de las empresas, y como consecuencia se ha tornado en un

instrumento óptimo para la auditoria.

Según Mantilla (2011):

COSO define al control interno como un proceso, ejecutado por la junta de

directores, la administración principal y otro personal de la empresa, diseñado

para proveer seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos de

la organización, diseñado para proporcionar seguridad razonable, mirando el

cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías:

1. Efectividad y eficiencia en las operaciones.- Se orienta a los objetivos

básicos del negocio de una entidad, incluyendo los objetivos de

desempeño y rentabilidad y la salvaguarda de recursos.

2. Confiabilidad de la información financiera.- Se relaciona con la preparación

de estados financieros, publicados, confiables, incluyendo estados

financieros intermedios y datos derribados de tales estados.

3. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.- Se refiere al

cumplimiento de las leyes y regulaciones a las que está sujeta la empresa.

Esta definición refleja conceptos fundamentales:

El control interno es un proceso. Constituye un medio para un fin, no un fin

en sí misma.

El control interno es ejecutado por personas. No son solamente manuales

de políticas y formas, sino personas en cada nivel de una organización.

Del control interno puede esperarse que proporcione solamente seguridad

razonable, no seguridad absoluta, a la administración o al consejo de una

unidad.

18

El control interno esta engranado para la consecución de objetivos de una

o más categorías separadas pero interrelacionadas.

El control interno.- Es definido de maneras diferentes y por consiguiente

aplicado en formas distintas. Eso es, posiblemente, su mayor dificultad inherente.

2.2.1.1 Lo que se Puede Lograr con el Control Interno

El control interno puede ayudar a que una empresa consiga sus objetivos de

rentabilidad y rendimiento y prevenir pérdida de recursos. Pueden ayudar a la

obtención de información financiera fiable. También puede reforzar la confianza en

que la empresa cumple con las leyes y normas aplicables.

2.2.1.2 Lo que no se Puede Logar con el Control Interno

El control interno no garantiza el éxito en una entidad o empresa, el control

interno no puede ayudar a que un gerente intrínsecamente malo se convierta en buen

gerente.

Un sistema de control interno, no importa lo bien concebido que esté y lo bien

que funcione, únicamente puede dar un grado de seguridad razonable, no absoluta,

a la dirección y al consejo en cuanto a la consecución de los objetivos de la entidad.

2.3 Objetivos Roles y Responsabilidades del Control Interno

2.3.1 Objetivos del Control Interno

Son objetivos de control interno, la suficiencia y confiabilidad de la información

financiera, la efectividad y eficiencia de las operaciones, cumplimiento de las Leyes y

Regulaciones Aplicables, (UFG, 2013), además ayuda a:

Proteger los activos de la empresa y salvaguardar los bienes.

Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y

administrativos.

19

Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas. Lograr

el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

Conseguir efectividad y eficiencia de las operaciones.

Conseguir suficiencia y confiabilidad de la información financiera.

2.3.2 Roles y Responsabilidades del Control Interno

En una empresa pequeña, la influencia de un administrador, propietario,

usualmente es más directa, es una responsabilidad que se traslada en cascada.

Tienen significado particular los directores financieros y su personal vinculado,

(Mantilla, Control Interno Informe COSO, 2011 ).

La Auditoría Interna. Evalúa la efectividad del sistema, debe desempeñar un

papel de supervisión sobre la eficiencia y permanencia de los sistemas de control;

para ello debe contar con una ubicación jerárquica adecuada, contar con permisos de

acceso, autoridad para solicitar y obtener información, etc.

El resto del personal asume la responsabilidad que le corresponde, el control

interno es en algún grado, responsabilidad de cada quien en una organización y por

consiguiente debe ser explícita o implícita de la descripción del trabajo de cada uno.

2.4 Componentes del Control Interno Según el Sistema Coso

Según el sistema COSO, el sistema de control interno está compuesto de cinco

componentes interrelacionados, se deriva de la manera como la administración dirige

un negocio y están integrados en el proceso de administración, (Mantilla, Control

Interno Informe COSO, 2011 ).

20

Existe relación directa entre los objetivos, aquellos que una entidad busca

conseguir, y los componentes aquellos que se requieren para conseguir los objetivos.

Las relaciones pueden describirse mediante una matriz tridimensional.

Fuente: Mantilla. Control Interno Informe Caso, Bogotá; ECOE

Figura 1. Componentes del Control Interno

2.4.1 Ambiente de Control

El ambiente o entorno de control, es el conjunto de circunstancias y conductas

que enmarcan el accionar de una empresa desde la perspectiva del control interno,

además define el establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejercicio

de prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para generar una cultura de

control interno; Son las acciones, políticas y procedimientos que reflejan la actitud

general de la administración sobre el control y su importancia, (CGE, 2010).

La integridad y los valores éticos son elementos esenciales del ambiente de

control, la administración y el monitoreo de los otros componentes del control.

El corazón de cualquier empresa es su gente, sus cuales; ellos son el motor que

maneja la empresa y la base sobre la que se asienta todo, (Mantilla, Control Interno

Informe COSO, 2011 ).

21

2.4.2 Valoración del Riesgo

Cada empresa debe ser consciente del riesgo y enfrentarlos. Una condición

previa a la valoración del riesgo es el establecimiento de objetivos. La valoración del

riesgo es la identificación y análisis de los riesgos relevantes para la consecución de

objetivos, También debe establecer mecanismos para identificar, analizar y

administrar los riesgos, (Mantilla, Control Interno Informe COSO, 2011 ).

El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podría

perjudicar o afectar a su entorno, puede ser tanto interno como externo y comprende

situaciones que imponen a la organización barreras para su crecimiento o inclusive

para su supervivencia. Podemos citar algunos de los riesgos externos pueden ser

económicos, políticos, tecnológicos, sociales y ambientales, los internos incluyen la

infraestructura, el personal, la tecnología y los procesos, (CGE, 2010).

2.4.3 Actividades de Control

Las actividades de control son políticas, procedimientos, son acciones para de

las personas para implementar las políticas, ayudar a asegurar que se están llevando

a cabo las directivas administrativas identificadas como necesarias para manejar los

riesgos, (Mantilla, Control Interno Informe COSO, 2011 ).

Las actividades de control se dan en toda la organización, en todos los niveles

y en todas las funciones. Incluyen una diversidad de acciones de control de detección

y prevención, tales como: separación de funciones incompatibles, procedimientos de

aprobación y autorización, verificaciones, controles sobre el acceso a recursos y

archivos, revisión del desempeño de operaciones, segregación de responsabilidades

de autorización, ejecución, registros y comprobación de transacciones, revisión de

procesos y acciones correctivas cuando se detecten desviaciones e incumplimientos,

(CGE, 2010).

22

2.4.4 Información y Comunicación

Los sistemas de información y comunicación se interrelacionan. Ayudan al

personal de la entidad a capturar e intercambiar la información necesaria para

conducir, administrar y controlar sus operaciones. Es decir toda la organización

requiere de un sistema de información gerencial para la toma de decisiones y una

fluida comunicación entre sus departamentos y personal. El sistema COSO da mucha

importancia a este subsistema, (Mantilla, Control Interno Informe COSO, 2011 ).

2.4.5 Monitoreo y Supervisión

El monitoreo asegura que el control interno continúa operando efectivamente,

este proceso implica la valoración, por parte del personal apropiado, del diseño y de

la operación de los controles en una adecuada base de tiempo, y realizando las

acciones necesarias. Debe monitorearse el proceso total, de esta manera el sistema

puede reaccionar dinámicamente cambiando a medida que las condiciones lo

justifiquen. Todo proceso de control interno debe ser permanentemente supervisado

con el fin de tomar medidas correctivas de manera oportuna, (Mantilla, Control Interno

Informe COSO, 2011 ).

2.4.6 Naturaleza y Objetivos de la Supervisión

El informe COSO estipula que la supervisión proporciona la certeza de los

controles internos continúen funcionando de manera efectiva. La Guía COSO 2006,

amplia la interpretación de supervisión y expresa los siguientes principios:

Las evaluaciones continuas y puntuales permiten a la dirección determinar si

los componentes del control interno continúan funcionando en el tiempo.

La identificación de deficiencias en los controles internos y su comunicación

oportuna a los responsables de tomar las acciones correctivas, (Instituto de

Auditores Internos, 2006).

23

2.5 Principios del Control Interno

La denominación basada en principios ya es de carácter técnico. Su principal

sinónimo es estructura conceptual y de hecho corresponde a un entendimiento del

control interno en términos del sistema, elementos relacionados, procesos, objetivos,

(Mantilla, Control Interno Informe COSO, 2011 ).

Los principios rectores del control interno son:

2.5.1 Segregación de Funciones

No se trata únicamente de la segregación de funciones entre quien maneja los

dineros y quien elabora y custodia los registros contables, en la actualidad tiene dos

connotaciones particularmente importantes:

a. Segregación de las funciones.- Se refiere a los papeles que desempeñan

directivos (administradores), principales, personal de apoyo, incluye

directores de auditoría/control interno) y auditores especialmente

independientes.

b. Por niveles.- Es decir ninguna persona debe tener control sobre una

transacción desde el comienzo hasta el final, ósea en una organización

grande ninguna persona debe ser capaz de registrar, autorizar y conciliar

una transacción.

2.5.2 Autocontrol

El mejor de todos los controles internos es que los procesos sean

desempeñados por gente capaz apoyada con tecnología.

La autovaloración de control en cambio es un conjunto de herramientas de

trabajo a través de las cuales se facilita que el personal de una organización haga su

propia valoración del control y la traduzca en informe y acciones relacionadas con el

funcionamiento de la organización.

24

2.5.3 Desde Arriba-Hacia-Abajo

El control interno es una presión o influencia ejercida por los máximos niveles,

desde arriba hacia abajo. Técnicamente se denomina el tono desde lo alto, ningún

control puede funcionar desde abajo-hacia-arriba, esto es un empleado de nivel bajo

no puede controlar a los directivos principales.

2.5.4 Costo Menor que Beneficio

Este principio afianza el hecho de que el control interno genera valor para las

organizaciones, genera valor para el cliente y agregación de valor para los dueños.

Ello implica que los controles internos no pueden ser más costosos que las

actividades que las controlan ni que los beneficios que proveen. El control interno

constituye un costo, no es gratis.

2.5.5 Eficacia

El control interno depende de los resultados que ofrece. Si no asegura el logro

de los objetivos organizacionales, no sirve. De ahí que la evaluación básica del control

interno sea siempre una evaluación, valoración de su eficiencia.

El entendimiento de este principio es una de las grandes fortalezas del COSO.

La eficacia del control interno depende directamente del logro de los objetivos de

negocio que tiene el sistema: eficacia y eficiencia de las operaciones, confiabilidad

del proceso de presentación de reportes financieros, cumplimiento de normas y

obligaciones, salvaguarda de activos, direccionamiento estratégico.

2.5.6 Confiabilidad

Es la relación que existe entre efectividad del diseño y operación del sistema

de control interno y la extensión de la documentación, conciencia y monitoreo del

control interno.

25

2.5.7 Documentación

Toda información relacionada con el control interno debe ser debidamente

documentada, de tal manera que pueda ser analizada por cualquier interesado.

2.6 Características del Control Interno

El Control interno es un proceso.

Es un medio para la consecución de un fin.

El control interno lo llevan a cabo las personas.

El control interno sólo puede aportar un grado de seguridad razonable.

2.7 Evaluación del Sistema de Control Interno

Las técnicas de evaluación son:

Cuestionarios.

Hojas narrativas.

Flujos diagramación.

2.8 Características de la Evaluación del Control Interno

Determinar las áreas a evaluar.

Definición de procesos.

Establecimiento de los controles clave.

Obtención de una muestra representativa.

Determinación del nivel de cumplimiento de los controles.

Establecimiento del nivel de confianza y riesgo de control.

Identificación de Áreas críticas.

2.9 Limitaciones del Control Interno

El control interno, no importa que bien haya sido diseñado y operado,

puede proporcionar solamente seguridad razonable a la administración y

al consejo de directores mirando la consecución de los objetivos de una

26

entidad, puede asegurar confiabilidad de la información financiera y el

cumplimiento de las leyes y regulaciones pero no asegura el éxito ni

supervivencia. Existen limitaciones inherentes al mismo control interno,

tales como:

Pérdidas debido a fraudes.

Los controles tienden a ser dirigidas a tipos de operaciones esperadas y

no a operaciones poco usuales.

Error humano potencial debido al descuido, distracción., errores de juicio o

comprensión equivocada de instrucciones.

La posibilidad de burlas los controles por medio de colusión con partes

externas a la entidad o con empleados de la misma.

La posibilidad de una persona responsable de ejercer el control pudiera

abusar de esa responsabilidad.

La posibilidad de que los procedimientos pudieran llegar a ser inadecuados

debido al cambio de las condiciones y que el cumplimiento con esos

procedimientos pudieran deteriorar el control.

2.10 Medición del Riesgo de Control

2.10.1 Riesgo

El riesgo de auditoría está compuesto por distintas situaciones o hechos que,

analizada en forma separada, ayudan a evaluar el nivel de riesgo existente en un

trabajo en particular y determinar de qué manera es posible reducirlo a niveles

aceptables. Es importante detectar los factores que producen el riesgo.

27

2.11 Categorías del Riesgo

2.11.1 Riesgo Inherente

Es el que está fuera de control por parte del auditor, difícilmente se puede

tomar acciones que tienden eliminarlo porque es propio de la operación del ente.

2.11.2 Factores que Determinan el Riesgo Inherente

Entre los factores que determinan la existencia de un riesgo inherente se puede

mencionar:

La naturaleza del negocio del ente; el tipo de operaciones que se realiza y

el riesgo propio de esas operaciones; la naturaleza de sus productos y

volumen de transacciones.

La situación económica y financiera de la empresa.

2.11.3 Riesgo de Control

Es el riesgo de que los sistemas de control estén incapacitados para detectar

o evitar errores o irregularidades significativas en forma oportuna.

2.11.3.1 Factores que Determinar el Riesgo de Control

Los factores que determinan el riesgo de control están presentes en el sistema

de información, contabilidad y control, la tarea de evaluación del riesgo de control está

íntimamente relacionada con el análisis de los sistemas.

2.11.4 Riesgo de Detección

La ineficiencia en un procedimiento de auditoría aplicado.

Una mala aplicación de un procedimiento de auditoría resulta eficaz o no.

Problema de definición de alcance y oportunidad de un procedimiento haya

sido bien o mal aplicado.

28

La mala determinación del tamaño de la muestra puede llevar conclusiones

erróneas sobre el universo de sus operaciones, ya que no se examina el

100% de las transacciones.

2.11.5 Riesgo de Documentación

Riesgo de pérdida de una documentación importante.

2.11.6 Riesgo de Información

Riesgo de que la información de uso interno este indebidamente protegida y

utilizada.

2.11.7 Riesgo Tecnológico

Es la pérdida potencial por daños, interrupción, alteración o fallas derivadas en

los sistemas físicos e informáticos, aplicaciones de cómputo, redes y cualquier otro

canal de distribución necesarios para la ejecución de procesos operativos.

2.11.8 Riesgo Operativo

Es aquel relacionado con las pérdidas económicas y no económicas que una

empresa pueda tener debido a: fraudes internos y externos, errores humanos,

operativos, errores en los equipos y sistemas.

2.12 Evaluación del Riesgo

La evaluación del nivel de riesgo es un proceso subjetivo y depende

exclusivamente del criterio, capacidad y experiencia del auditor. Por lo tanto debe ser

un proceso cuidadoso y realizado por quienes poseen mayor capacidad y experiencia

en un equipo de trabajo.

El nivel de riesgo de auditoría suele medirse en cuatro grados posibles que

son: Mínimo, Bajo, Medio, Alto.

29

Cuando en un componente significativo existen factores de riesgo pero no

demasiado importantes y la probabilidad de existencia de errores o irregularidades

sea baja improbable, ese componente tendrá una evaluación de riesgo bajo.

Un componente claramente significativo, donde existen varios factores de

riesgo y es posible que se presenten errores o irregularidades será un riesgo medio.

Por último, tendrá un nivel de riesgo alto cuando sea claramente significativo,

con varios factores de riesgo, algunos de ellos muy importantes y donde sea

totalmente probable que existas errores o irregularidades.

Tabla 1.

Determinación del Grado de Confianza

Fuente: Presentación de diapositivas del curso de metodología de evaluación de control interno, CGE, 2013.

NC = CT x 100 PT

NC= Nivel de confianza

CP = Calificación Porcentual

CT = Calificación Total

PT = Ponderación Total

30

Tabla 2.

Determinación de la confianza y el riesgo de control

Fuente: Presentación de diapositivas del curso de metodología de evaluación de control interno, CGE, 2013.

2.13 El Sistema COSO

El tema de control interno ha sido una permanente preocupación de auditores

y administradores de todo el mundo, y ha ido evolucionando conforme la gestión

pública y privada se han tecnificado. La prueba está en los cambios de su concepto y

forma de aplicarlo, que cada vez más se ajusta a los requerimientos de cada

organización; y a su vez, de proteger sus activos frente a sus avances impresionantes

de la corrupción, (Maldonado, 2007).

Cinco instituciones tuvieron el acierto de estudia a fondo el tema de control

interno:

America Institute of Certified Public Accountants.

American Accounting Association.

The Institute of Internal Auditors

Institute of Accountants

Financial Executives Institute

15%-50%

51%-75%

76%-95%

CONFIANZA

BAJO MEDIO ALTO

RIESGO

ALTA BAJA MEDIA

31

Estas organizaciones formaron una comisión denominada. El Commite of

Sponsoring Organizations of de Treadway Commission (COSO), que expresa lo

siguiente:

Los controles internos se implementan con el fin de detectar, el proceso

deseado, cualquier desviación respecto a los objetivos de rentabilidad establecidos

en la empresa y de eliminar sorpresas.

Los controles internos fomentan la eficiencia, reducen el riesgo y la pérdida de

valor de los activos y ayudan a garantizar la fiabilidad de los estados financieros y el

cumplimiento de las leyes y normas vigentes. El control interno es considerado una

vez más como una solución a los problemas potenciales.

2.14 Criterio Final del Informe COSO

En la actualidad, la Información es uno de los recursos más preciados en

cualquier organización. El contar con información íntegra, accesible, consistente,

confiable y oportuna, es fundamental para que dicha organización pueda subsistir,

desarrollarse y tomar decisiones correctas en el dinámico mundo actual. Por todo

esto, es que las organizaciones buscaron diversas formas de formalizar procesos de

elaboración y control de la información. Cada una de ellas fue implementando

metodologías de control ad-hoc, ergo, coexistían múltiples maneras de controlar lo

mismo.

2.15 Clasificación del Control Interno

El Control Interno incluye controles que pueden ser catalogados como

contables o administrativos.

32

2.15.1 Control Administrativo

Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los

métodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en operaciones

y adhesión a las políticas de la empresa y por lo general.

Incluyen controles tales como análisis estadísticos, estudios de moción y

tiempo, reportes de operaciones, programas de entrenamientos de personal y

controles de calidad, (FCCEA, 2013).

En el Control Administrativo se involucran el plan de organización y los

procedimientos y registros relativos a los procedimientos decisorios que orientan la

autorización de transacciones por parte de la gerencia.

2.15.2 Control Contable

Los controles contables comprenden el plan de organización y todos los

métodos y procedimientos relacionados principal y directamente a la salvaguardia de

los activos de la empresa y a la confiabilidad de los registros financieros; incluyen

controles tales como el sistema de autorizaciones y aprobaciones con registros y

reportes contables de los deberes de operación y custodia de activos y auditoría

interna.

2.16 Tipos de Control

El control consiste en el proceso sistemático de regular o medir las actividades

que desarrolla la organización para que estas coincidan con los objetivos y

expectativas establecidos en sus planes, (Munch, 2013).

Así, la planeación, la organización, la dirección y el control están

estrechamente interrelacionados. Sin planes, sin organización y sin dirección, el

control es imposible, debido a que se realiza sobre lo planeado y sobre criterios

preestablecidos.

33

2.16.1 Control Preliminar

Tiene lugar antes de que comiencen las operaciones, he incluye la elaboración

de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades

planeadas sean ejecutadas en forma adecuada. Una modalidad del control preliminar

son los presupuestos, que no son otra cosa que un plan de acción que se expresa de

forma numérica y que comprende un período con el que se puede comparar la

actuación real.

2.16.2 Control Concurrente

Son los que se realizan mientras se desarrolla una actividad, tiene lugar

durante la fase de acción o aplicación de los planes en la cual se necesita vigilar las

correctas aplicaciones directivas y la sincronización precisa de actividades según van

sucediendo. Una manera muy eficaz de establecer un control concurrente es a través

de un sistema de información administrativa. El objetivo de éste es el de proporcionar

información rápida y permanente del desempeño de las actividades relevantes; esto

es generar informes diarios o en tiempo real para conocer la situación sobre lo que es

necesario tomar decisiones.

2.16.3 Los Controles Posteriores

Son los que se llevan a cabo después de la acción, de esta forma, se

determinan las causas de cualquier desviación del plan original, y los resultados se

aplican a actividades futuras similares. Por ejemplo, en las auditorias contables,

estadística, contabilidad.

2.16.4 Control de Retroalimentación

Este control hace uso de la información de los resultados anteriores para

corregir las posibles desviaciones futuras a partir del estándar aceptable. Uno de los

34

procedimientos más utilizados por el control de retroalimentación son las auditorias

ya sea interna o externa.

2.17 Aplicación del Control Interno en Pequeñas Empresas

En una empresa pequeña se puede implementar los componentes de control

interno de una manera muy diferente a como hacen las empresas grandes, por

ejemplo una empresa pequeña no puede tener un código de conducta escrito, pero

ello no necesariamente significa que la empresa no tenga una cultura que enfatice la

importancia de la integridad y determinado comportamiento ético. Siempre que haya

un compromiso visible de los administradores-propietarios y de la gerencia con

integridad y el comportamiento ético puede ser comunicado oralmente en las

reuniones, en las relaciones con los vendedor, clientes.

Así mismo, las políticas de recursos humanos pueden no estar formalizadas,

como se esperaría en una empresa grande. Las políticas y prácticas pueden, sin

embargo existir y ser comunicados, (Mantilla, Control Interno Informe COSO, 2011 ).

2.18 Manual de Referencias del Control Interno

Es un instrumento administrativo, con el fin de facilitar el desarrollo de sus

funciones administrativas y operativas, que contiene en forma explícita, ordenada y

sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y

procedimientos de los órganos de una empresa, (Definición.org/2013).

El manual de control interno mide los niveles de eficiencia, eficacia y economía,

así también revela las irregularidades y desviaciones en la administración del personal

controles financieros, aprovechamiento de recursos, determina si el organigrama de

la empresa es el adecuado a sus necesidades.

35

2.19 Planeación Estratégica

2.19.1 Definición de la Planificación Estratégica

La planeación estratégica es un proceso sistemático de corto, mediano y largo

plazo mediante el cual, una organización se pone de acuerdo internamente y se

relaciona con las partes interesadas respecto a las prioridades que son esenciales

para su misión y para dar respuesta al medio ambiente, (Mintzberg, 1999).

Estrategia es la determinación de los objetivos a largo plazo y la elección de

las acciones y la asignación de los recursos necesarios para conseguirlos, A.

Chandler.

Es muy importante no confundir las estrategias, con los objetivos estratégico:

Las estrategias son los planteamientos que nos servirán para cumplir la misión. Los

objetivos estratégicos son los pasos a lograr para cumplir la estrategia y siempre son

de largo plazo.

2.19.2 Misión

Es el propósito de la existencia de una organización, es lo que da sentido y

significado a su existencia. En otras palabras, responder las siguientes preguntas:

“¿Para que existe?, ¿Cómo lo logra realizar (Legal)?, ¿Para quién existe?

2.19.3 Visión

Es el sueño de la realidad futura de una organización, que sirve como guía o

inspiración. Para ello, la visión debe expresar un estado futuro, que sea lo

suficientemente desafiante para superar el rendimiento o la creación de nuevos

métodos o soluciones, pero debe ser factible, asequible, ya que representa un

verdadero deseo de ser. En otras palabras responde a las siguientes preguntas:

¿Cuál es el desafío de la empresa? Cómo lo va a lograr, ¿Es alcanzable en largo

plazo?

36

2.19.4 Valores

Representan los principios éticos de la organización que deben guiar las

acciones de la empresa. Por lo tanto, se plasma en un conjunto de creencias y

principios que guían las actividades empresariales.

2.19.5 Objetivos Estratégicos

Los objetivos estratégicos son metas organizacionales a largo plazo que

ayudan a convertir una misión en una visión amplia en planes y proyectos más

específicos. Los objetivos estratégicos se desarrollan normalmente como parte de un

plan de dos a cuatro años. Es decir son la expresión de los logros de la visión

institucional y son alcanzados en el largo plazo.

2.20 Definición de FODA

El FODA en inglés SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities y Threats),

también conocido como Matriz o Análisis DOFA o FODA, es una metodología de

estudio de la situación real en que se encuentra una empresa o un proyecto,

(González, 2005).

La información o factores se los puede agrupar en 2 tipos: Internos y Externos.

2.21 Factores Internos

Un análisis interno consiste en el estudio o análisis de los diferentes factores o

elementos que puedan existir dentro de una empresa, se analiza para identificar las

fortalezas y debilidades, es decir son variables controlables, además comprende el

análisis del interior de la empresa, se puede considerar el análisis por funciones en

las áreas administrativa financiera producción y comercialización, (González, 2005).

Con el fin de:

1. Evaluar los recursos con que cuenta una empresa para, de ese modo,

conocer el estado o la capacidad.

37

2. Detectar fortalezas y debilidades, de ese modo, diseñar estrategias que

permitan potenciar o aprovechar las fortalezas, y estrategias que permitan

neutralizar o eliminar las debilidades.

Un análisis interno se puede realizar de distintas maneras, una forma de

realizarlo, es a través del siguiente proceso:

Fortalezas.- Son los puntos fuertes de la entidad como capacidades

especiales, recursos, prestigio y, en consecuencia, habilidades que se poseen,

actividades que se desarrollan positivamente, ventajas competitivas que deben y

pueden servir para aprovechar oportunidades.

Debilidades.- Son los llamados puntos débiles, aspectos que reducen la

capacidad de desarrollo efectivo de la estrategia de la imprenta, constituyen una

amenaza para la organización por lo tanto deben ser controladas y superadas.

2.22 Factores Externos

Situación externa son variables no controlables como las oportunidades que

ofrecen el entorno y las amenazas que deben enfrentar las organizaciones en el

mismo entorno. En los factores externos es donde se debe desarrollar toda capacidad

y habilidad para aprovechar esas oportunidades y para minimizar las amenazas,

factores sobre los cuales se tiene poco o ningún control directo.

Oportunidades.- Son aquellos factores que resultan positivos, favorables,

explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y que

permiten obtener ventajas competitivas para la imprenta, representa una posibilidad

de mejorar, de obtener réditos para la misma o aumentar la eficiencia y eficacia al

brindar los servicios.

Amenazas.- Se precisa como toda fuerza del entorno que impide la

implantación de una estrategia, afectan su efectividad, incrementa los riesgos de la

38

misma, o reducen los recursos para su implantación, además de reducir los ingresos

esperados o disminuir considerablemente la eficiencia y eficacia en la entrega de

servicios.

SITUACION ACTUAL SITUACION REQUERIDA A

FUTURO

Visión

Misión

Políticas

Objetivos

ESTRATEGIAS

Fuente: Tesis Sistema de Control de Bienes de Larga Duración para Optimizar su utilización en el Consorcio de Gobiernos Provinciales del Ecuador-CONGOPE, Universidad Central del Ecuador, 2012. Figura 2. Análisis de FODA

El FODA, permite obtener un diagnóstico preciso que permita en función de

ello tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formuladas.

Tabla 3.

Análisis de FODA

Positivas Negativas

Exterior Oportunidades Amenazas

Interior Fortalezas Debilidades

Elaborado Por: Shirley Arregui Lara

2.23 Definición de Proceso

Es un conjunto de actividades enlazadas entre sí, partiendo de uno o más

entradas (inputs) los transforma, generando outputs (resultado). No existe producto

http://www.monografias.com/trabajos15/diagn-estrategico/diagn-estrategico.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/mafu/mafu.shtml

39

y/o servicio sin un proceso y no existe proceso sin un producto o servicio, (CGE,

2013).

Hammer.- Un completo conjunto de actividades, de principio a fin, que

juntas crean valor para el cliente.

Harrington.- Cualquier actividad o grupo de actividades que toman

entradas, les agregan valor y proveen salidas a un cliente interno o externo.

ISO 9000.- Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

MACROPROCESO

Conjunto de dos o más procesos.

Se orienta a cumplir el mismo objetivo.

PROCESO

Conjunto de actividades que emplean insumos y agregan valor.

Suministran productos a clientes internos o externos.

Utilizan recursos de la organización.

SUBPROCESO

Conjunto de actividades que producen bien o servicio.

Complementan a productos de mayor valor agregado.

ACTIVIDAD

Acciones para generar resultados.

40


Figura 3. Mapa de Procesos de la Imprenta “La Condamine”

41

2.24 Mapa de Procesos

Un Mapa de Procesos de una empresa, es la representación gráfica de los

procesos de ésta y de sus interrelaciones. A la hora de realizar el mapa de procesos,

habrá que identificar primero todos los procesos que integran la empresa y

posteriormente se deberán clasificar.

En el mapa se deberán identificar tres tipos de procesos:

Proceso Estratégico.- Conjunto de actividades relacionadas con el

direccionamiento estratégico empresarial, que orienta la empresa

mediante el establecimiento de políticas, manuales.

Procesos Clave u Operativos: hacen referencia a los procesos de la

cadena de valor de la empresa y tienen impacto en el cliente creando valor

para éste. Son las actividades esenciales de la empresa, su razón de ser

los que añaden valor.

Procesos de Apoyo o Soporte: son aquellos que dan apoyo a los

procesos fundamentales de la empresa, en este tipo se encuentran los

procesos necesarios para el control y mejora del sistema de gestión.

2.25 Marco Conceptual

Auditoría.- La auditoría puede definirse como un proceso sistemático para

obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre

actividades económicas y otros acontecimientos relacionados, cuyo fin consiste en

determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias

que le dieron origen, así como establecer si dichos informes se han elaborado

observando los principios establecidos para el caso.

Control.- El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque

una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada

42

y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la

organización.

Calidad.- Es un término utilizado en varios contextos y busca transmitir, la

imagen de algo mejor es decir una idea de excelencia. Este concepto representa el

cómo hacer las cosas para satisfacer las necesidades del cliente, la mejora de

procesos y resultados.

Gestión de Calidad.- Es una decisión estratégica de la dirección, es decir que

los empresarios deseen garantizar la supervivencia de la organización, optimizar su

crecimiento, alcanzar una buena rentabilidad, lograr mantener la competitividad,

contar con buenos productos y servicios, lograr la satisfacción y fidelidad de sus

clientes mantener un buen clima laboral, generando riqueza.

Eficiencia.- Define como el grado más óptimo posible en la utilización de los

recursos, humanos, materiales, financieros y tecnológicos, (Maldonado, 2007).

Eficacia.- Es el grado en el que son alcanzados, en forma continua objetivos

de los programas y los efectos esperados de una entidad.

Economía.- Trabajar con los mejores y menores costos posibles sin

desperdicio innecesario; economía significa obtener la cantidad y calidad justa de los

recursos, en el tiempo, lugar y costo justo.

Insumos.- Son los bienes y servicios que incorporan al proceso productivo las

unidades económicas y que, con el trabajo de los obreros y empleados y el apoyo de

las máquinas, son transformados en otros bienes o servicios con un valor agregado

mayor.

Supervisión.- Un sistema de control interno necesita ser supervisado, o sea,

implementar un proceso de evaluación de la calidad del desempeño del sistema; Los

43

procesos de supervisión deben estar definidos siguiendo el esquema jerárquico

definido en la estructura organizativa.

Imprenta.- La imprenta es un método mecánico de reproducción de textos e

imágenes sobre papel o materiales similares, que consiste en aplicar una tinta,

generalmente oleosa, sobre unas piezas metálicas (tipos) para transferirla al papel

por presión.

Actividad Artesanal.- Es la practicada manualmente para la transformación

de la materia prima destinada a la producción de bienes y servicios con auxilio de

máquinas, de equipos o herramientas, es decir que predomina la actividad manual

sobre la mecanizada, (Asamblea Nacional, 2013).

Artesano.- Es el trabajador manual maestro de taller o artesano autónomo que

debidamente calificada por la Junta Nacional de Defensa del Artesano y registrado en

el Ministerio de Relaciones Laborales, desarrolla su actividad y trabajo personalmente

y hubiera invertido en su taller en implementos de trabajo, maquinarias y materias

primas una cantidad no superior al 25% del capital fijado para la pequeña industria,

es decir USD$ 87 500,00. Comúnmente "artesanal" se utiliza como sinónimo de

"hecho a mano", "casero", no industrial, ya no aplicado al objeto resultante del oficio

artesano, sino cualquier otra actividad que emplee el trabajo manual.

Maestro de Taller.- Es la persona mayor de edad, que a través de los colegios

técnicos de enseñanzas artesanal, establecimientos o centros de formación artesanal

y organizaciones gremiales legalmente constituidas, ha obtenido el título otorgado por

la Junta Nacional de Defensa Calificados del Artesano y Refrendado por el Ministerio

de Educación y Cultura y de Relaciones Laborales, (Asamblea Nacional, 2013).

Operario.- Es la persona que sin dominar de manera total el conocimiento

teórico prácticos de un arte u oficio y habiendo dejado de ser aprendiz, contribuye a

http://es.wikipedia.org/wiki/Papel

http://es.wikipedia.org/wiki/Tinta

http://es.wikipedia.org/wiki/Aceite

http://es.wikipedia.org/wiki/Tipos_m%C3%B3viles

http://es.wikipedia.org/wiki/Papel

44

la elaboración de obras de artesanías o la prestación de servicios, bajo la dirección

de un Maestro de Taller.

Aprendiz.- Es la persona que ingresa a un taller artesanal o a un centro de

enseñanza artesanal, con el objeto de adquirir conocimientos sobre una rama

artesanal a cambio de sus servicios personales por un tiempo determinado, de

conformidad a lo dispuesto en el Código de Trabajo.

Artesano Autónomo.- Se considera artesano autónomo al que ejerce su oficio

o arte manual por cuenta propia, aunque no haya invertida cantidad alguna en

implementos de trabajo o carezca de operativos.

Taller Artesanal.- Es el establecimiento en el cual el artesano ejerce

habitualmente su profesión, arte u oficio o servicio.

2.26 Análisis del Diagnóstico de la Investigación del II Capitulo

Cuando hablamos de Ambiente de Control incluyen la integridad, los valores

éticos y la capacidad de los empleados de la empresa, la filosofía de gerencia general

y el estilo de gestión.

Los propietarios de la imprenta han inculcado la integridad, los valores éticos

con los que deben contar los empleados; Sin embargo no se puede decir lo mismo

con respecto a:

La estructura del plan organizacional, los reglamentos y los manuales de

procedimiento.

El compromiso de todos los componentes de la organización, así como su

adhesión a las políticas y objetivos establecidos.

Las formas de asignación de responsabilidades y de administración.

El grado de documentación de políticas y decisiones y de formulación de

programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.

45

En relación a la Evaluación del Riesgo, la imprenta “La Condamine”, no

dispone de un mecanismo para identificar y afrontar los riesgos asociados al negocio.

La evaluación del riesgo no es una tarea a cumplir de una vez para siempre,

debe ser un proceso continuo, una actividad básica de la imprenta, como la

evaluación continua de la utilización de los sistemas de información o la mejora

continua de los procesos. La evaluación del riesgo tiene un carácter preventivo y

debió ser parte natural del proceso de planificación de la empresa.

Algunas Actividades de Control de la imprenta se encuentran integradas con

sistemas computarizados que se establecen para facilitar el manejo de la información,

además poseen sistemas de alarma y contraseñas de acceso a las computadoras.

Dentro de este componente de Actividades de Control, se puede señalar que

no existe procesos de autorización y aprobación de documentación, esto es un

problema grave puesto que se evidencia una debilidad en el manejo de la

documentación, ya que debido al giro del negocio hay demasiados documentos

diarios que llegan a la imprenta.

Si hablamos del Sistema de Información y Comunicación, la imprenta no

cuenta con este componente, el mismo que nos podría ayudar a establecer métodos

y registros, procesar, resumir e informar sobre las operaciones de una entidad.

La comunicación sería un gran aporte para la imprenta ya que incluye el

proporcionar un entendimiento de los papeles individuales y responsabilidades

correspondientes al control interno sobre la información administrativa-contable.

En cuanto a las Actividades de Monitoreo, se ha identificado que la imprenta

no realiza evaluaciones continuas al control.

El Monitoreo se debe realizar de tres formas: durante la realización de las

actividades diarias en los distintos niveles de la empresa; de manera separada, por

46

personal que no es el responsable directo de la ejecución de las actividades incluidas

las de control, o mediante la combinación de ambas modalidades, sin embargo no se

lleva a cabo.

En la imprenta “La Condamine”, no existe personal responsable de llevar a

cabo las Funciones y Responsabilidades en Control Interno.

Así mismo como es una imprenta familiar con Calificación Artesanal, no posee

dentro del personal, auditores internos los mismos que ayudan a examinar en forma

directa los controles internos.

El control interno en mayor o menor medida es responsabilidad de todo el

personal de la imprenta, dado que casi todos los empleados desempeñan algún papel

a la hora de efectuar el control, por un lado, la de generar información utilizada en el

sistema de control, o si toman algunas medidas para asegurar el control.

En lo relacionado a Informática Tecnológica, en este caso los empleados de la

imprenta de las áreas administrativas, salvaguardan la integridad, confiabilidad y

disponibilidad de la información de “La Condamine”.

La imprenta cuenta con un técnico que realiza la instalación y la configuración

de software y existe asesoramiento a la gerencia general en cuanto a las nuevas

herramientas informática.

47

Capítulo III

Introducción de la Imprenta en el Ecuador

El Ecuador en el sector editorial y gráfico, es un país fundamentalmente

importador tanto en insumos, bienes de capital y principalmente de materia prima.

Ecuador sin duda ha estampado su marca en lo que es la Imprenta Gráfica a

nivel mundial. Su capacidad de producción y calidad se refleja en el reconocimiento

otorgado a varias imprentas del País en los distintos concursos que a través del

tiempo se han desarrollado a nivel de Latinoamérica y Mundial. Es muy importante

destacar que la Industria Gráfica Ecuatoriana, ha sido acreedora a muchos premios

internacionales en distintas categorías donde se han destacado empresas como

Imprenta Mariscal, Offsetec, Edimpres S.A., El Comercio C.A., por lo tanto hablar de

la Imprenta Gráfica en el Ecuador es hablar de buena calidad y de confiabilidad interna

y externa; el año 2009 fue posicionado nuestro país como uno de los mejores

impresores gráficos del Mundo, (Miranda, Revista de Asociación de Industriales

Gráficos: Una industria de retos Presidente, 2012).

Larga y fructífera es la historia de las artes gráficas en el mundo y por su puesto

en el Ecuador. Grandes e importantes son los logros y realizaciones de nuestra

industria cuya valía nadie pone en duda, porque está presente en las más diversas

actividades del hombre, dando forma a múltiples productos de enorme utilidad para

el hogar, la empresa, la oficina, creando belleza, informando, transmitiendo y

conservando el arte, la ciencia y la cultura.

En este contexto, la Asociación de Industriales Gráficos- AIG, durante sus años

de vida ha impulsado e impulsará programas y proyectos que optimicen la gestión de

la industria gráfica, para que siga siendo un elemento clave en la vida del ser humano,

48

para fortalecer su participación en el presente y futuro del país, para que responda

plenamente a los desafíos que tenemos por delante.

3.1 Análisis Situacional de la Imprenta “La Condamine”

El análisis situacional es el estudio del medio en que se desenvuelve la

empresa en un determinado momento, tomando en cuenta los factores internos y

externos los mismos que influyen en cómo se proyecta la empresa en su entorno.

3.1.1 Análisis Externo de la Imprenta “La Condamine”

La imposición de aranceles ha afectado notablemente en la importación de

materias primas produciendo un encarecimiento del producto. Debido a la

inestabilidad política, económica y social por la que ha atravesado nuestro país en

años anteriores ha hecho que los préstamos internacionales sean condicionados al

planteamiento de una política estable.

El ambiente externo se ha considerado a: la tecnología, las fuerzas

económicas, las fuerzas sociales, culturales, demográficas y ambientales, las fuerzas

políticas, gubernamentales y jurídicas.

Fuente: www.factores externos.com

Figura 4. Ambiente Externo

49

3.1.1.1 Entorno de la Empresa

La empresa para desarrollar su actividad debe conocer su entorno; es decir

todo aquello que está fuera de los límites de la empresa.

Se define como entorno de la organización, a los elementos que influyen de

manera significativa en las operaciones diarias de la empresa, dividiéndose en

Macroambiente y Microambiente.

3.1.1.1.1 Macroambiente

Los factores Macroambientales son aquellos que influyen de manera

importante en el sistema de toda empresa de cualquier sector, son fuerzas que no

pueden ser controladas por los gerentes de las empresas.

Dentro del macroambiente en que se desenvuelve la imprenta “La Condamine”,

existen factores que afectan al desarrollo económico de la empresa y al crecimiento

de la misma puesto que actualmente la realidad en que vive el país es muy crítica,

por lo cual se ve afectado este sector de la industria gráfica, las siguientes variables

externas son:

El Entorno Cultural

El entorno social-cultural incluye el nivel educativo, las variables demográficas,

tales como la tasa de crecimiento de la población, la distribución de las edades, las

variables educacionales, está compuesto por instituciones y otros grupos que afecten

los valores, las percepciones, las preferencias y los comportamientos básicos de la

sociedad, (Kottler, 2001).

La imprenta “ La Condamine”, tiene una oportunidad es este entorno cultural

debido a que la educación es un factor trascendental en los niños y jóvenes de la

Patria, ya que las nuevas generaciones son y serán el futuro de nuestro país, es por

esta razón que el Gobierno pone mucho énfasis en este aspecto.

50

Factor Político y Legal

Los factores político y legal también tienen un efecto importante en el nivel de

oportunidades y amenazas en el ambiente, tiene que ver con las actitudes del

gobierno frente a las presiones de grupos de interés o partidos políticos, (Kottler,

2001).

“La Condamine”, se va a proyectarse al futuro pero considera una amenaza los

cambios que puede generarse en políticas legales relacionadas con las leyes

laborales, ocasionado a la imprenta incertidumbre e inseguridad.

El sector gráfico se halla falto de una política industrial que favorezca su

desarrollo y más bien se han dado ciertas disposiciones que lejos de haber sido

instrumentos positivos, se han constituido en obstáculo para su evolución, como la

política estatal en la aplicación de aranceles para importar materia prima y materiales,

tal es el caso de los insumos gráficos que son grabados con tarifas altas, lo que en

última instancia determinan un mayor costo de producción en las imprentas.

Factor Ambiental Natural

El ambiente natural incluye los recursos naturales que usas las imprentas como

insumos o aquellos que se ven afectados por las actividades de la imprenta. La

preocupación por el ambiente ha ido aumentando desde hace varios años. La

contaminación del aire y el agua ha llegado a niveles alarmantes por lo que en la

actualidad se está poniendo más énfasis en este factor.

Factor Económico Financiero

Estas variables económicas nos permiten analizar y determinar la situación

económica en la que se encuentra nuestro país y la forma en cómo éstas puede

afectar a la economía en la imprenta “La Condamine”, en cuanto al sistema financiero

y crediticio, las mismas que se convierten en ayudas económicas para la empresa.

51

El Entorno Tecnológico.

El cambio tecnológico genera un sin número de nuevas posibilidades para un

producto; la generación y control de la información en las imprentas es fundamental

para la toma de decisiones, (Hill & Jones, 2009).

Tecnología se refiere al software computacional, tecnología de la información,

sistemas contables, programas de diseño gráfico, nuevas máquinas, pero sin

descuidar al ser humano, que continúa siendo el pilar del progreso del sector.

Los cambios tecnológicos computacionales, no han sido ignorados en las

imprentas, todos han ido incursionando en estas tecnologías, en beneficio de la

cantidad y calidad de la información manejada; considerándose para la imprenta una

oportunidad alta frente a sus competidores, ya que cuentan con algunos sistemas.

3.1.1.1.2 Microambiente

El microambiente son las fuerzas cercanas a la compañía que influyen en la

capacidad para satisfacer a los clientes y actúan en el entorno inmediato a la empresa;

La labor de la gerencia comercial de la imprenta es crear ofertas atractivas para los

mercados, (Kottler, 2001).

Los grupos que lo integran son:

Competencia

En general, las empresas del sector gráfico dividen su mercado en tres grandes

estratos, el mercado de formularios continuos, el de productos publicitarios, y el sector

industrial, siendo el sector competitivo muy amplio, pues la mayoría de las imprentas

son unipersonales conformadas por grupos familiares.

La diferenciación que cada uno puede ofrecer al cliente es de mucha

importancia, es por esto que en muchos casos, las compañías de la competencia

ofrecen sus productos con un precio que iguala e inclusive es menor al costo de

52

producción con el fin de obtener un cliente, logrando una competencia desleal en el

mercado.

Asimismo, la asesoría y el servicio postventa que ofrezca la compañía a sus

clientes, permite que un pedido se gane o se pierda. La maquinaria con que cuenta

la competencia, en muchas ocasiones es muy parecida entre sí con marcas

reconocidas en el mercado.

Clientes

Los clientes de la imprenta son instituciones educativas como colegios que

realizan sus pedidos en forma cíclica, es decir depende de la temporada de clases,

empresas públicas y privadas; las cuales no están clasificadas según el tipo de

exigencias o según el volumen de compras que realizan.

Proveedores

La materia prima y los materiales utilizados durante todo el proceso, son

suministrados por proveedores locales que han sido previamente evaluados y

calificados, con el fin de conocer si son capaces de cumplir con los requerimientos de

la empresa tanto en las debilidades.

Un análisis interno se puede realizar de distintas maneras, una forma de

realizarlo, es a través del siguiente proceso:

Determinar Fuentes de Información

En segundo lugar determinamos cuáles serán las fuentes a través de las

cuáles vamos a obtener la información que requerimos, las cuales pueden ser, por

ejemplo, reportes, encuestas o entrevistas a los trabajadores, reuniones, etc.

53

3.1.1.2 Recolección de la Información

Una vez determinada las fuentes de información a utilizar, pasamos a

realizar la tarea de recolectar o reunir la información, tarea que debería ser

realizada por todos los miembros de la empresa.

3.2 Situación Actual de la Imprenta “La Condamine”

3.2.1 Descripción de la Empresa

La imprenta “La Condamine”, comienza como una imprenta familiar

aproximadamente hace 30 años donde laboraban dos personas y su única labor era

la de terminados gráficos de registros de asistencia y calificaciones para los docentes

de los colegios.

Las actividades de la imprenta se realizaban en el domicilio de su propietario

que estaba ubicada en la calle “La Condamine”, razón por la cual la imprenta lleva su

nombre.

Actualmente imprenta “La Condamine”, se encuentra ubicada en la calle los

Eucaliptos OE3-105 y Real Audiencia, es una imprenta familiar con integridad y

respeto, esto hace que exista un compromiso, involucramiento y pertenecía de todos

sus involucrados, trabajando sin importar horarios e inclusive fines de semana de ser

necesario, con el único objetivo de cumplir con el compromiso adquirido con sus

clientes.

3.2.2 Misión

Conscientes de la demanda de una industria Gráfica de Calidad, la misión de

imprenta “La Condamine”, es trabajar por y para sus clientes, ofreciéndoles productos

y servicios que superen sus expectativas y necesidades.

54

3.2.3 Visión

Ser una empresa reconocida y de fuerte liderazgo en el sector gráfico, basados

en relaciones cliente-empresa fraternas, las cuales estarán alentadas por los

resultados cualitativos, altamente creativos e innovadores.

3.2.4 Objetivos

Al ser “La Condamine” una imprenta encaminado al mejoramiento continuo

tiene dentro de sus principales objetivos:

Disponer de instalaciones adecuadas para el correcto desarrollo de las

actividades de la imprenta.

Reducir los tiempos de producción, mejorando continuamente la calidad de

los productos.

Fomentar el desarrollo de la empresa y el mejoramiento del ambiente

laboral.

Brindar a sus clientes un servicio personalizado de calidad y eficaz.

Parte de los objetivos se han llevado cabo como es el disponer de nuevas

instalaciones adecuadas para el desarrollo de las actividades de la planta.

3.2.5 Base Legal

El sistema de la imprenta la “La Condamine”, por ser Calificada como Taller

Artesanal por la Junta Nacional de Defensa del Artesano se rige fundamentalmente,

por las siguientes disposiciones legales, normativas y reglamentarias:

- Constitución Política de la República del Ecuador.

- Ley de Defensa del Artesano.

- Ley de Fomento Artesanal Ecuatoriana.

- Reglamento y Normas General de la Ley de Defensa del Artesano.

- Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, LORTI.

55

3.2.6 Estructura Organizacional

La finalidad de la estructura organizacional es establecer un sistema para

trabajar en forma óptima y alcanzar los objetivos empresariales.

A continuación se presenta el organigrama, el mismo que refleja la realidad de

cómo está estructurado la imprenta.

Fuente: Imprenta “La Condamine”

Figura 5. Organigrama Estructural Actual de la Imprenta “La Condamine”

Gerencia General

Administración

FinanancieraProducción

Bodegas Productos Terminados y Materia Prima

Corte

Diseño

Emabalaje

Fotomecánica

Impresión

Plásticos

Pan de oro

Serigrafía

Terminados Gráficos

Comercialización

56

La estructura de la empresa está dividida en tres niveles: Gerencial, Intermedio

y Operacional:

3.2.7 Matriz de FODA de la Imprenta “La Condamine”

En el externo se ubican las oportunidades y amenazas.

En el interno las fortalezas y debilidades.

Se entiendo por:

FORTALEZAS: Actividades realizadas con alto grado de eficiencia

DEBILIDADES: Actividades con bajo grado de eficiencia

AMENAZAS: Fenómenos que representan complicación o peligro que no

dependen de un factor interno.

OPORTUNIDADES: Eventos que facilitan el logro de los objetivos

Tabla 4.

Esquema FODA

FACTORES

INTERNO

FACTORES

EXTERNOS

FORTALEZAS

DEBILIDADES

OPORTUNIDADES

FO

Estrategia para Maximizar

F y O

DO

Estrategias para Minimizar

D y Maximizar O

AMENAZAS

FA

Estrategia para Maximizar

F y Minimizar A

DA

Estrategias para Minimizar

D y A


57

Tabla 5.

Matriz de FODA

FACTORES

INTERNOS

Listado de fortalezas

F1. Cuenta la imprenta con

capacidad propia e instalada.

F2. Proveedores con entrega

inmediata de insumos y

materia prima.

F3. Cuenta con varios

productos para la venta.

F4. Los empleados cuentan

con los implementos y

recursos necesarios para

realizar su trabajo es decir las

condiciones de trabajo son

adecuadas.

F5. Existe un adecuado

mantenimiento de los

equipos.

F6. Buena relación laboral

con los clientes y

proveedores.

F7. Características especiales

del producto que se oferta.

Listado de debilidades

D1. Falta de sistemas de

control y procedimientos

para las áreas.

administrativo-financiero,

comercial, producción y

talento humano.

D2. Falta de definición en

las funciones en todas las

áreas.

D3. El personal

especializado no formula

estrategias de mercado.

D4. Falta planeación,

trabajo descoordinado,

mesclan sus áreas.

D5. Constante rotación en

el personal operarios de la

planta de producción.

D6. Falta de conocimiento

del marco legal y normativa

para el Sector Artesanal.

58

FACTORES

EXTERNOS

F8. Cuenta con maquinaria

propia y con una adecuada

capacidad de producción.

Listado de

oportunidades

O1. Buena imagen de la

imprenta hacia sus

clientes.

O2. Cambios de Ley de

Educación genera la

oportunidad de nuevos.

productos.

O3. Precio Competitivo

Mayor demanda en el

mercado de servicios.

O4. Incumplimiento por

parte de empresas del

sector gráfico.

O5. Mala calidad y

presentación del servicio

de la competencia.

O6. Mercado mal atendido

O7. Necesidad del

producto.

FO

Objetivo es afianzar las

fortalezas y oportunidades.

FO.1 Fortalecer la imagen

empresarial y promocionar

nuevos productos. (F7, O1).

FO.2 Aprovechar la capacidad

instalada, las características

especiales de los productos e

incrementar el volumen de

ventas a nivel nacional y

brindar un servicio de pos

venta (F6, F8; O6, 07,09).

DO

Objetivo es minimizar las

debilidades y aprovechar

las oportunidades.

DO.1 Definir las Funciones

y Procedimientos,

establecer políticas.

DO2. Contratar Contadora

y asignar una oficina

adecuada.

DO.3 Adquirir un sistema

biométrico para el control

de operarios y personal

administrativo.

DO.4 Aplicar nuevos

sistemas computarizados

como contables, de diseño.

(F2, O9).

59


09. “La Condamine” está

en un proceso de

expansión.

AMENAZAS

A1. Competencia muy

agresiva

A2. Aumento de precios

en la materia prima.

A3. Aplicación de

aranceles para importar

materia prima y

materiales.

A4. Elevadas tasas de

interés para realizar

préstamos.

A5. Dificultad para

incrementar la capacidad

productiva por los altos

costos de la maquinaria.

A6. Cambios en la

Legislación Laboral

A7. Política y economía

inestable.

FA

FA.1 Tiene como objetivo

afianzar más sus fortalezas y

minimizar las amenazas. Ante

las dificultades por las

competencias agresivas,

tasas de interés y

aprovechando los adecuados

recursos, ya que cuenta con

maquinaria propia como

estrategia se llevará a cabo la

búsqueda de mercados

nuevos. (F4, F5 A1, A2, A6,

A7).

DA

DA.1 Tiene como objetivo

en este caso minimizar los

dos factores por lo que se

deberá realizar la

Restructuración.

Organizacional. ( D1,D3)

DA.2 Capacitarse en

conocimiento de la Base

Legal

DA.3 Al inicio de cada año

realizar estrategia de

marketing.

60

En función de la matriz de FODA las estrategias se han orientado a la

elaboración e implementación del manual de control interno, para lo cual fue

indispensable analizar la situación actual de la empresa vs las estrategias antes

mencionadas.

3.2.8 Áreas Funcionales de la Empresa y Evaluación del Control Interno

a empleados.

3.2.8.1 Área Administrativa-Financiera

La imprenta “La Condamine”, por tener calificación artesanal ha quedado

relegado en cuanto al manejo Contable-Financiero, en su lugar presenta una cuenta

de Ingresos y Egresos para presentar su renta disponible.

Actualmente el área Administrativa, es la encargada de realizar todos los

documentos fuentes como son facturación, cobranzas, impuestos, guías de remisión

es quien emite los pagos a proveedores, proformas, recepción, caja chica, entre otros.

Recursos Financieros de la Imprenta “La Condamine”.

A diciembre del 2012 “La Condamine”, se presenta los siguientes datos

aislados.

Tabla 6.

Recursos Financieros Imprenta "La Condamine"

Ingresos USD$ 204 822,14

Gastos

Compras

IVA

Salarios

Aportes

USD$ 85 183,75

USD$ 6 835,52

USD$ 36 141,84

USD$ 7512,53

USD$ 135 674,00

Utilidad USD$ 69 148,49

Capital Invertido USD$65 000,00

Fuente: Información proporcionada por la Imprenta “La Condamine”

Fecha: 15 de Junio del 2013

61

Para poder evaluar la gestión del Área Administrativa- Financiera y medir el

riesgo se aplicó el siguiente cuestionario de control interno a los empleados de la

imprenta:



ING. EN FINANZAS Y AUDITORIA, CPA

EMPRESA: “La Condamine”

FECHA: 15 de junio 2013

Objetivo: Determinar cuáles son los puntos críticos de control interno para

determinar el plan de acción a implementar.

No.

CONTROLES CLAVES

RESPUESTAS

SI │NO│

PONDERACIÓN

10

CALIFICACIÓN

DE 1 A 10

OBSERVACIONES

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA GESTIÓN –ADMINISTRATIVA

1 Tiene la empresa un organigrama o esquema de organización?

SI 10 7 No se aplica y no está difundido al personal

2 La estructura orgánica de la Imprenta, guarda estrecha relación con el tamaño y naturaleza de las actividades que desarrolla?

SI 10 6

3 La Dirección de la Imprenta, está consciente de que se requiere la implementación de actividades de control?

SI 10 4

4 La Dirección de la Imprenta, cuenta con experiencia y preparación académica formal para el desempeño de sus cargos?

SI 10 10

5 Se ha establecido algún tipo de medida para el control de las actividades administrativas?

NO 10 3 Prueba sustantiva o de cumplimiento

6 Se han elaborado procesos y procedimientos para la

NO 10 3 Normativa Interna

62

Fecha de evaluación: 15 de junio 2013

Shirley Arregui Lara _________________ Autora de Tesis Responsable de área

realización de las actividades inherentes al giro de negocios?

7 Han evaluado los procedimientos establecidos en las diferentes áreas? Cada qué tiempo:

NO 10 3

8 Cuando se han detectado inconformidades con el proceso, qué tipo de medidas correctivas se han implementado?

NO 10 3

9 Las medidas correctivas implementadas, cuentan con su respectivo seguimiento?

NO 10 4 No, porque no se ha realizado un Manual de procedimiento

10 La Imprenta “La Condamine”, ha desarrollado su Misión, Visión y Objetivos?

SI 10 5 No se ha difundido

11 Se ha realizado una adecuada y sistemática difusión de la misión y visión de la Imprenta?

NO 10 4

12 Qué mecanismos se han implementado para el manejo, control y custodia del archivo del área Administrativa?

NO 10 4

13 El personal con que cuenta en el área administrativa es suficiente?

NO 10 7 Considero que falta personal (auxiliares)

14 El personal que comprende el área son? Jefe Contable Administrativa?

NO 10 5

15 Cuenta con personal y equipos suficientes para el desarrollo de las actividades del giro de negocio?

NO 10 7 Personal suficiente Equipos hace falta computadoras, escritorios

TOTAL

150 75

63

RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL

INTERNO


AREA O COMPONENTE: Área Administrativa

VALORACIÓN:

Nivel de confianza

PONDERACIÓN TOTAL (PT): 150

CALIFICACIÓN TOTAL (CT): 75

CALIFICACIÓN PORCENTUAL (CP):

NC = CT x 100 PT

𝑁𝐶 =75 𝑥 100

150= 50,00%

Riesgo de control

RC= 100-NC

RC= 100-50=50%

DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGO Y DE CONFIANZA

CALIFICACIÓN PORCENTUAL

GRADO DE CONFIANZA

NIVEL DE RIESGO

15% - 50%

1 BAJO

3 ALTO

51% - 75%

2 MEDIANO

2 MEDIANO

76% - 95%

3 ALTO

1 BAJO

64

CONCLUSIÓN DE LA EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO

Riesgo de Control.- Realizada la evaluación del control interno mediante la

utilización de cuestionarios se obtuvo los siguientes resultados.

Nivel de Confianza: 50,00% y Riesgo de Control: 50,00%

Es decir el área administrativa tiene un nivel de confianza media y un riesgo

de control medio por lo que se dará un enfoque de pruebas de cumplimiento o

sustantivas

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS

ING. EN FINANZAS Y AUDITORÍA, CPA

Objetivo: Determinar cuáles son los puntos críticos de Control Interno para



FECHA: 15 de junio de 2013

No.

CONTROLES CLAVES

RESPUESTAS

SI │ NO │ NA

PONDERACI

ÓN

10

CALIFICACIÓN

OBSERVACIONES

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DE CONTABILIDAD

11

Existe un manual de procedimientos contables?

NO 10 4

22

El personal del departamento de Contabilidad ha recibido por escrito las funciones que deben realizar?

NO 10 5

33

La persona del departamento de Contabilidad, se encuentra adecuadamente capacitado y entrenado para el desempeño de sus funciones?

NO 10 6

44

El sistema que mantiene para el registro contable presta las

NA 10 5 No llevamos contabilidad por

65

facilidades de rapidez y oportunidad, en la elaboración y presentación de estados financieros de la Empresa?

ser Artesanos Calificados, sin embargo para control empresarial se debería llevar contabilidad

55

El sistema contable utilizado permite una adecuada conciliación contable y presupuestaria?

NO

NA 10 4

66

Los registros contables a qué fecha se encuentran actualizados?

NO NA 10 5

77

El sistema utilizado para el registro contable, posee el adecuado soporte técnico para garantizar un correcto funcionamiento?

NO NA 10 4

88

El sistema de contabilidad está acorde con las necesidades de la Imprenta?

NO NA 10 5

99

Están los asientos contables del libro diario general aprobados por el contador?

NO NA 10 4

110

Se encuentra archivado en orden cronológico los documentos sustenta torios?

SI 10 8

111

Cuál es el instructivo para el manejo de activos fijos?

NO 10 5

112

Cuál es el reglamento interno para la adquisición de activos fijos?

NO 10 4 No existe

113

Todos los activos están adecuadamente registrados y salvaguardados?

NO 10 8

114

Se han establecido controles, con el fin de asegurar que las transacciones sean válidas y su registro sea completo y correcto en los libros?

NA 10 8

115

Se registran diariamente las transacciones financieras de la entidad?

NA 10 4

116

Con que frecuencia realizan la conciliación bancaria?

NO 10 5

117

Los asientos de diario se realizan en base a los documentos de soporte legalizados?

NA 10 3

118

Hay controles establecidos para evitar que no haya personas en la empresa que puedan pagar nominas sin ninguna supervisión?

SI 10 8

119

Se han establecido procesos específicos para los pagos de proveedores y roles?

SI 10 6 Pero no está escrito en un manual de procedimientos.

66

120

Existen controles establecidos para la utilización de los fondos?

NO 10 5

221

Se realizan actas de entrega-recepción cuando existen cambios de personal?

SI 10 7

TOTAL

210 78


Shirley Arregui Lara

_________________

Autora de Tesis Responsable de área


INTERNO


AREA O COMPONENTE: Contabilidad

VALORACIÓN:

Nivel de confianza




NC = CT x 100 PT

𝑁𝐶 =78 𝑥 100

210= 37,14%

67

Nivel de Riesgo

RC= 100-NC

RC= 100-37,14= 62,86%


CALIFICACIÓN

PORCENTUAL

GRADO DE CONFIANZA

NIVEL DE RIESGO

15% - 50%

1 BAJO

3 ALTO

51% - 75%

2 MEDIANO

2 MEDIANO

76% - 95%

3 ALTO

1 BAJO


CONTROL INTERNO

Riesgo de Control.- Realizada la evaluación del control interno

mediante la utilización de cuestionarios se obtuvo los siguientes resultados.

Nivel de Confianza: 37,14% de Riesgo de Control: 62,86%

Es decir el área de contabilidad tiene un nivel de confianza bajo,

mientras que el riesgo de control alto, por lo que se dará un enfoque de

pruebas sustantivas.

68







No.

CONTROLES CLAVES

RESPUESTAS

SI │NO│ NA

PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIÓN

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DE TESORERÍA

1 El Departamento de tesorería cuenta con Políticas, controles y demás disposiciones establecidas para el proceso de recaudación, recepción y custodia de los fondos?

NA 10 4 No existe departamento de tesorería, lo realiza el responsable de llevar contabilidad

2 El personal del departamento de Tesorería ha recibido por escrito las funciones que deben realizar?

NA 10 4

3 El personal del Departamento de Tesorería, se encuentra adecuadamente capacitado para el desempeño de sus funciones?

SI 10 8 Realiza la persona responsable de contabilidad.

4 Las funciones encargadas a cada empleado son?:

NA 10 3

5 Todos los ingresos son depositados en la cuenta oficial de la Imprenta?

SI 10 10

6 Se efectúan controles previos a los desembolsos?

SI 10 9 Facturas recibidas y tiempo de pago a proveedores.

7 Se elaboran flujo de caja? NO 10 3

8 Se preparan resúmenes diarios de ingresos y depósitos diarios?

SI 10 7

9 Los resúmenes se envían a las áreas relacionadas tales como contabilidad?

SI 10 9

10 Los cheques utilizados así como los comprobantes de pago fueron previamente numerados?

NO 10 5

11 Los talonarios de chequera o cheques que no estén en uso son controlados de tal forma que no se dé un mal uso?

SI 10 8

12 Se mutilan los cheques anulados y se guardan de tal forma que conserve la secuencia numérica?

SI 10 9

69

13 Está prohibido firmar los cheques en blanco?

NO 10 2 Si firma en blanco

114

Posterior al pago se verifica que los comprobantes de egreso cuenten con toda la documentación de soporte previo al envío a contabilidad para el archivo respectivo?

NA 10 5

115

Se deposita todos los ingresos cualquiera sea su concepto en forma inmediata e intacta en la cuenta de la Imprenta?

NO 10 2 No porque utilizan pagos imprevistos de la imprenta

116

Los comprobantes de ingreso y egresos son numerados y son archivados en forma adecuada?

NO 10 5 Solo hay comprobantes de pagos a proveedores fijos.

117

Los depósitos y transferencias bancarios son preparados por un funcionario ajeno a caja?

NO 10 6

118

Se registran adecuadamente en el libro de cheques los ingresos y desembolsos efectuados?

NO 10 7

119

Se concilia mensualmente las cuentas corrientes existentes en la tesorería, y su archivo es adecuado?

NO 10 2

220

Se efectúan los pagos en base a comprobantes aprobados y con la documentación de sustento respectiva?

NO 10 6

221

Se registra diariamente todas y cada una de las operaciones del día?

NO 10 5

222

Todos los pagos a excepción de los de caja chica, son efectuados mediante cheque?

NO 10 6 Los imprevistos se hacen con caja chica.

223

Se controla la secuencia numérica de los cheques?

SI 10 9

224

Se utiliza máquina protectora de cheques?

NO 10 2

225

Se archivan los cheques anulados, anexo al comprobante de egreso?

NO 10 5

226

Disponen de una caja fuerte para seguridad del efectivo?

NO 10 3

227

El archivo de los comprobantes de ingreso y egreso, conserva un estricto orden numérico que permita su fácil acceso y control?

NO 10 5

228

Los comprobantes de ingreso y egreso anulados se archivan el original y copias?

NO 10 8

229

Se realiza seguimiento de los cheques pendientes de cobro por largo tiempo?

SI 10 9

330

Existe un archivo adecuado de los cheques pagados y devueltos por el banco?

SI 10 10

331

Los anticipos al sueldo se recuperan?

SI 10 10

70

332

Cuenta con un sistema de Tesorería?

NA 10 7

333

El sistema utilizado para el registro de las operaciones cuenta con soporte técnico oportuno?

NA

334

Se realizan egresos urgentes sin ser presupuestados, de existir indique porque concepto?

SI 10 9 Cuando se daña alguna máquina

TOTAL 340 202


Shirley Arregui Lara _________________



INTERNO


AREA O COMPONENTE: Tesorería

VALORACIÓN:

Nivel de Confianza




NC = CT x 100 PT

𝑁𝐶 =202 𝑥 100

340= 59,41%

71

Riesgo de Control

RC=100-NC

RC= 100-59,41= 40,59%


CALIFICACIÓN

PORCENTUAL

GRADO DE CONFIANZA

NIVEL DE RIESGO

15% - 50%

1 BAJO

3 ALTO

51% - 75%

2 MEDIANO

2 MEDIANO

76% - 95%

3 ALTO

1 BAJO

72


CONTROL INTERNO



Nivel de Confianza: 59,41% Riesgo de Control: 40,59%

Es decir el área de tesorería tiene un nivel de confianza medio y un

riesgo de control medio, por lo que se dará un enfoque de pruebas de

cumplimiento y sustantivas.

3.2.8.2 Área de Comercialización

Mercadeo y Ventas.- Se encarga de comercializar los productos a través de

vendedores.

Vendedores

Es el canal de comercialización que más hace llegar los productos a los

consumidores finales. El producto que más se vende es con Registro de Asistencias

y Calificaciones, que existen en varias presentaciones que representa el 60% del total

de ventas.

73


Figura 6. Principales Productos de la Imprenta “La Condamine”

Para poder evaluar gestión de las Áreas de Comercialización y Ventas y medir

el riesgo se aplicó el siguiente cuestionario de control interno a los empleados de la

imprenta:

74








No.

CONTROLES CLAVES

RESPUESTAS

SI │NO│ NA

PONDERACIÓN

10

CALIFICACIÓN OBSERVACIÓN

1 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DE COMERCIALIZACIÓN Y VENTAS

11

Existe un plan de comercialización?

NO 10 6

22

Realizan anualmente un plan de marketing?

NO 10 6

33

Realizan visitas a clientes continuamente?

SI 10 9

44

El departamento de comercialización tiene establecida políticas de crédito?

NO 10 5

55

Están establecidos los criterios para el cobro de los deudores?

SI 10 9 Pero no está escrito en un Manual.

66

Existen controles que garanticen la recuperación de cuentas por cobrar?

NO 10 4

77

Con que frecuencia se realizan las conciliaciones de las cuentas por cobrar?

NO 10 5

88

Existen saldos de cuentas por cobrar de años anteriores?

SI 10 5

99

Los abonos o pagos parciales diferentes a los pactados son autorizados previamente por la gerencia?

SI 10 6

110

Existen mecanismos adecuados que garanticen el cobro efectivo de la cartera?

NO 10 3

111

La cancelación de las cuentas por cobrar está bajo la responsabilidad de un empleado competente?

SI 10 9

75

112

Se han establecido procesos específicos para las recaudaciones?

NO 10 3

1 TOTAL

120 70





INTERNO


AREA O COMPONENTE: Comercialización, Marketing y Ventas.

VALORACIÓN:

Nivel de confianza:




NC = CT x 100 PT

𝑁𝐶 =70 𝑥 100

120= 58,33%

Riesgo de Control:

RC=100-NC

RC= 100-58,33= 41,67%

76


CALIFICACIÓN

PORCENTUAL

GRADO DE CONFIANZA

NIVEL DE RIESGO

15% - 50%

1 BAJO

3 ALTO

51% - 75%

2 MEDIANO

2 MEDIANO

76% - 95%

3 ALTO

1 BAJO


CONTROL INTERNO



Nivel de Confianza: 58,33% Riesgo de Control: 41,67%

Es decir las áreas de comercialización, marketing, ventas y cuentas

por cobrar tienen un nivel de confianza medio y un nivel de riesgo medio, por

lo que se dará un enfoque de pruebas de cumplimiento y sustantivas.

77

3.2.8.3 Área de Talento Humano

Esta área de Talento Humano no se encuentra estructurada. Imprenta “La

Condamine”, cuenta actualmente con 16 empleados como se observa en el cuadro

siguiente, de los cuales se encuentran afiliados 11 empleados que son el Gerente

Propietario y los Operarios, los demás están considerados como voluntarios que son

la esposa del dueño, los hijos y nueras.

Tabla 7.

Área de Talento Humano

N° ÁREA

CARGO UNIDAD NOMBRE

1 Gerente Propietario Área Administrativa Sr. Patricio Falconí Pazmiño

1 Administradora Área Administrativa Lorena Marcillo Lara

1 Gerente de Producción y Diseño

Área de Producción Patricio Alejandro Falconí Cisneros

1 Operario Offset Área de Producción Arturo Cuichan

1 Operario Guillotina Área de Producción José de la Paz

4 Ayudante de terminados gráficos

Área de Producción Rosalina Tenemea Lourdes Guerra Jhoana Mocha Rocío Monserrate

3 Operario Selladora de Plásticos

Área de Producción Wilson Guatemal Daniel Caguana Fernando Cañar Muñoz

1 Supervisora de Producción

Área de Producción Clara Cisneros

1 Mensajero Mensajería Edwin Segura

1 Gerente de Comercialización

Área de Comercialización

José Luis Falconí

1 Talento Humano Trabajadora Social Cyntia García

78

Para poder evaluar la gestión de Talento Humano y medir el riesgo, se aplicó

el siguiente cuestionario de control interno a los empleados de la imprenta:







No.

CONTROLES CLAVES

RESPUESTAS

SI │NO│ NA

Ponderaci

ón

Calificación

OBS

OBSERVACIO

NES

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DE TALENTO HUMANO

11

La Imprenta cuenta con un Manual de Funciones?

NO 10 5

22

La Imprenta cuenta con un Manual de Procedimientos de las diferentes áreas?

NO 10 3

33

La Imprenta cuenta con Reglamentos Internos aprobados por el MRL (Ministerio de Relaciones Laborales)?

NO 10 4

44

Existe algún documento que especifique los requerimientos para el reclutamiento y selección de personal?

NO 10 5

55

Se aplica exámenes a los aspirantes?

NO 10 6

66

Se entrega al personal nuevo manuales de: a.- Bienvenida b.- Historia de la empresa c.- Descripción de puestos d.- Políticas e.- Reglamentos f.- Organización g.- Cronograma de entrega de trabajos

NO 10 3

77

Existen en la Imprenta procedimientos apropiados que permitan controlar la asistencia de los empleados así como el cumplimiento de las horas efectivas de trabajo?

SI 10 8 Leccionario de hora de ingreso y salida del personal

79




88

Se evalúa al personal mediante un proceso técnico que determine si el empleado rinde de acuerdo con las exigencias del cargo que ocupa en la Imprenta?

NO 10 4

99

El departamento de personal o quien haga sus veces mantienen los expedientes individuales actualizados de los empleados con toda la información veraz, oportuna y pertinente para la toma de decisiones?

SI 10 8

110

TOTAL 90 46

111

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

112

El personal que labora en la planta (operarios) cuenta con equipos de seguridad industrial?

NO 10 4

13

Los empleados han recibido la dotación de uniformes en forma regular?

SI 10 10

14

Cuenta la imprenta con sanitarios y vestidores?

SI 10 10

115

Existe algún empleado que controle la entrada y salida de las personas a la Imprenta?

NO 10 4

116

Las instalaciones de la Imprenta cuentan con extinguidores contra incendio?

SI 10 9

117

Las instalaciones de la Imprenta cuentan con salidas de emergencia y señalizaciones en caso de emergencia?

SI 10 8

118

El nivel de ruido es controlado?

NO 10 6

119

Cuenta la imprenta con normas de seguridad interna?

NO 10 5

2 2

20

Son adecuados las condiciones de trabajo tales como: a.- Ventilación b.- Iluminación c.- Temperatura d.- Nivel de ruido e.- Disposición de mobiliario y equipos f.- Color de las áreas g.- Áreas de circulación h.- Áreas de descanso i.- Áreas de atención al cliente j.- Cafetería k.-otros

SI SI NO NO NO NO SI NO SI NO

10 7

TOTAL 90 63

80


INTERNO


AREA O COMPONENTE: Talento Humano y Salud y Seguridad Ocupacional

VALORACIÓN:

Nivel de confianza:

Talento Humano Salud y Seguridad Ocupacional

PONDERACIÓN TOTAL (PT): 90 90

CALIFICACIÓN TOTAL (CT): 46 63


NC = CT x 100 PT

𝑁𝐶 =46 𝑥 100

90= 51,11% 𝑁𝐶 =

63 𝑥 100

90= 70,00%

Riesgo de Control:

RC= 100-NC

RC=100-46,66= 53,33% RC=100-70= 30%

81



GRADO DE CONFIANZA

NIVEL DE RIESGO

15% - 50%

1 BAJO

3 ALTO

51% - 75%

2 MEDIANO

2 MEDIANO

76% - 95%

3 ALTO

1 BAJO


CONTROL INTERNO



Nivel de confianza: 51,11% medio y Riesgo de Control: medio en Talento

Humano.

Nivel de Confianza: 70,00% medio y Riesgo de Control: medio en Seguridad y

Salud Ocupacional.

Es decir el área de talento humano tiene un nivel de confianza medio y riesgo de

control medio, por lo que se le dará un enfoque de pruebas de cumplimiento y

sustantivas.

82

Mientras que en el área de Salud y Seguridad Ocupacional tiene un nivel de

confianza medio y un riesgo de control medio, por lo que se dará un enfoque de

pruebas de cumplimiento y pruebas sustantivas.

3.2.8.4 Área de Producción

En esta área se elaboran los distintos tipos de productos a través de un proceso

productivo, también se incluye la bodega que se encarga del almacenamiento de

materia prima y productos terminados.

Responsable de Producción y Diseño, tiene bajo su responsabilidad a nueve

personas trabajando, la mano de obra especializada conoce perfectamente los

procesos de producción, por esa razón cuando falta un operario, este es reemplazo

inmediatamente por otro desempeñándose satisfactoriamente. La adquisición del

inventario de la materia prima se realiza en función de la utilización y lo que requiere

el departamento de producción en su momento.


Figura 7. Impresora Rotaprint Heidellibert gto 56

83

Para poder evaluar la gestión del área de producción y medir el riesgo, se

aplicó el siguiente cuestionario de control interno a los empleados de la imprenta:







No.

CONTROLES CLAVES

RESPUESTAS

SI │NO│ NA

PONDERACIÓN CALIFICACIÓN OBSERVACIÓN

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL AREA DE PRODUCCIÓN

11

La Imprenta cuenta con un Manual de Funciones?

NO 10 2

22

El Área de Producción tiene diseñado los procesos de Producción?

SI 10 10

33

Consideran que la distribución de la planta es la adecuada?

SI 10 10

44

Considera que la planta cuenta con un el espacio físico suficiente y adecuado?

SI 10 10

55

El Área de Producción se encuentra zonificada?

SI 10 10

66

Existe adecuado ingreso al Área de Producción?

SI 10 9

77

Existe comunicación entre el Área de Producción y Bodegas de Materias Primas y Productos Terminados?

SI 10 8

88

El transporte de la materia prima y producto terminado es el adecuado?

SI 10 8

99

Cuenta el personal del Área de Producción con materiales de seguridad adecuado para la elaboración de sus productos?

NO 10 5

110

Existe supervisión en el proceso de producción?

SI 10 9

111

Cuenta con un especialista en diseño?

SI 10 10

112

Considera usted que el Área de Producción cuenta con maquinaria suficiente para la elaboración de sus productos?

84

113

Las maquinarias, equipos y los implementos del Área de Producción son actualizados?

SI 10 9

114

Considera usted que el Área de Producción tiene problemas de infraestructura?

NO 10 10

115

Cuenta con suficiente materia prima en el momento de la elaboración de los productos?

SI 10 9 A veces no existe en stock, pero se realiza el pedido y entregan inmediatamente

116

Cuenta con una bodega de stock de materia prima? Describa la materia prima que utiliza: Papel Plástico Cartón

SI 10 9

117

Cuenta con una bodega para productos terminados?

SI 10 10

118

El personal que labora en el Área de Producción es suficiente?

SI 10 8

119

Considera usted que el personal de la planta está bien distribuido si su respuesta es No; explique por qué?:

SI 10 10

220

El Área de Producción con cuantas con secciones bien definidas; Describa las secciones? Corte, Impresión- Sellado, Terminados Gráficos.

SI 10 10

221

Se da mantenimiento a la maquinaria de la Imprenta; Cada qué tiempo?

SI 10 8

2 TOTAL 210 174




85


INTERNO


AREA O COMPONENTE: Área de Producción

VALORACIÓN:

Nivel de Confianza



CALIFICACIÓN PORCENTUAL (CP)

NC = CT x 100 PT

𝑁𝐶 =174 𝑥 100

210= 82,86%

Riesgo de Control

RC=100-NC

RC=100-82,86= 17,14%

86



GRADO DE CONFIANZA

NIVEL DE RIESGO

15% - 50%

1 BAJO

3 ALTO

51% - 75%

2 MEDIANO

2 MEDIANO

76% - 95%

3 ALTO

1 BAJO


CONTROL INTERNO



Nivel de Confianza: 82,86% Riesgo de Control:17,14%

Es decir el área de producción tiene un nivel de confianza alto y un riesgo de control

bajo, por lo que se dará un enfoque de pruebas de cumplimiento.

87

3.3 Encuesta a Clientes para Medir el Control Interno

Esta encuesta nos permitirá medir el control interno de la imprenta

“La Condamine”.

1. ¿Usted considera que la entrega de los productos de la imprenta

“La Condamine”, se ajusta a un control de calidad?

Tabla 8.

Pregunta 1 - Control Interno a clientes.

No. de encuestas

Respuesta Porcentaje %

32 SI 86

5 NO 14

37 Totales 100%

Fuente: Resultado de la encuesta


Figura 8. Pregunta 1 - Control Interno a Clientes.

En la pregunta 1 del análisis realizado observamos que de los 37 encuestados

(100%). El 86% considera que los productos que ofrece la imprenta si se ajusta a un

control de calidad, mientras que un 14% considera que no se ajusta a un control de

calidad.

86%

14%

SI

NO

88

2.- ¿Usted considera que Imprenta “La Condamine”, elabora sus productos en base

a una planificación?

Tabla 9.


No. de encuestas Respuesta Porcentaje %

9 SI 24

28 NO 76

37 Totales 100%





(100%). El 76% considera que los productos que ofrece la imprenta no se ajusta a

una planificación, mientras que un 24% señala que sí.

24%

76%

SI

NO

89

3.- ¿La fecha de entrega de los productos está relacionado con un programa de

entrega establecida por la imprenta?

Tabla 10.



8 SI 22

29 NO 78

37 Totales 100%





(100%). El 78% considera que la entrega de los productos que ofrece la imprenta no

está relacionada con una programación, mientras que un 22% consideran que si se

ajustan a una programación.

22%

78%

SI

NO

90

4.- ¿La imprenta “La Condamine”, le presenta garantías de fiel cumplimiento?

Tabla 11.



2 SI 5

35 NO 95

37 Totales 100%





(100%). El 95% señala que la imprenta no presenta garantías de fiel cumplimiento,

mientras que un 5% que presenta garantías de fiel cumplimiento.

5%

95%

SI

NO

91

5.- ¿La imprenta “La Condamine”, le presenta garantías del buen uso del anticipo?

Tabla 12.



0 SI 100

37 NO 0

37 Totales 100%





(100%). El 100% señala que la imprenta si presenta garantías de buen uso del

anticipo.

100%

0%

SI

NO

92

6.- ¿La imprenta “La Condamine”, le tiene asignado un monto de crédito a los

clientes?

Tabla 13.



15 SI 41

22 NO 59

37 Totales 100%





(100%). El 59% señala que la imprenta no le tiene asignado un monto de crédito,

mientras que un 41% que si tienen asignados montos de crédito a los clientes.

41%

59%SI

NO

93

7.- ¿Los representantes de ventas de la imprenta le presentan catálogos de los

productos que ofrece?

Tabla 14.



36 SI 97

1 NO 3

37 Totales 100%





(100%). El 97% señala que si presentan catálogos de los diferentes productos,

mientras que un 3% no conocen los catálogos.

97%

3%

SI

NO

94

8.- ¿La imprenta le entrega facturas por sus compras?

Tabla 15.



37 SI 100

0 NO 0

37 Totales 100%





(100%). El 100% señala que la imprenta si les entregan facturas por sus compras.

100%

0%

SI

NO

95

3.4 Encuestas a Cliente para Medir su Satisfacción

Para poder evaluar la satisfacción del servicio al cliente se aplicó cuestionarios,

el mismo que fue aplicada a los clientes.

Con los datos obtenidos y con ayuda de los datos estadísticos se presentan a

continuación los resultados de la encuesta.

1.- ¿El departamento de ventas ha satisfecho su necesidad de trabajos de impresión?

Tabla 16.

Pregunta 1 - Satisfacción Cliente

Muy Bueno Bueno Regular Total

32 5 0 37



Figura 16. Pregunta 1 - Satisfacción Cliente

En la pregunta 1 vemos como resultado que de los 37 encuestados (100%). El

86% si ha cubierto sus necesidades de impresión por lo que ha dado una calificación

de muy bueno, mientras que un 14% ha cubierto también sus necesidades de

impresión pero considera que no es muy bueno por lo que ha calificado como bueno.

86%

14%

Muy Bueno

Bueno

96

2.- ¿La calidad del producto es?

Tabla 17.



31 6 0 37




En la pregunta No. 2 vemos como resultado que de los 37 encuestados

(100%). El 84% considera que la calidad del producto es muy buena, mientras que un

16% considera que la calidad del producto es buena.

84%

16%

0

Muy Bueno

Bueno

Regular

97

3.- ¿Considera usted que la fecha de entrega de los productos es?

Tabla 18.



27 10 0 37




En la pregunta No. 3 observamos que de los 37 encuestados (100%). El 73%

considera que la fecha de entrega de los productos es muy buena, mientras que un

27% considera que es buena.

73%

27%

0

Muy Bueno

Bueno

Regular

98

4.- ¿El servicio de pos venta, le resulta a usted?

Tabla 19.



9 11 17 37




En la pregunta No. 4 podemos observar que de los 37 encuestados (100%). El

45% considera que es regular, el 30% que es buena y el 25% que es muy buena el

servicio de pos venta que realiza la imprenta “La Condamine”.

25%

30%

45%

Muy Bueno

Bueno

Regular

99

5.- ¿Su próximo trabajo de imprenta, lo haría con nosotros?

Tabla 20.


SI NO Total

36 1 37




La pregunta No. 5 vemos como resultado de las 37 encuestas (100%). El 97%

de los clientes están seguros que el próximo trabajo lo harán con la imprenta “La

Condamine” y apenas un 3% dice que no lo haría.

97%

3%

SI

NO

100

6.- ¿Cuál fue el factor más importante para elegir a la imprenta “La Condamine”?

Tabla 21.


Calidad Precio Tiempo de entrega Total

23 6 8 37




La pregunta No. 6 vemos como resultado que de las 37 encuestas (100%). El

62% señala que el factor más importante para elegir la imprenta “La Condamine” es

la calidad, seguido en un 22% por el tiempo de entrega y finalmente el 16% señala

que eligen a la imprenta por el precio.

62%16%

22%

Calidad

Precio

Tiempo de entrega

101

7.- ¿En general como califica a la imprenta “La Condamine”?

Tabla 22.






(100%). El 100% califica como Muy Buena los servicios y productos que ofrece la

imprenta “La Condamine”.


37 0 0 37

100%

00

Muy Bueno

Bueno

Regular

102

3.5 Encuesta al Personal de la Imprenta “La Condamine”

Para evaluar el control interno de la imprenta desde el punto de vista del

personal.

Preguntas

1.- ¿Conoce usted la Misión y Visión de la imprenta “La Condamine”?

Tabla 23.

Pregunta 1 - Personal de la Imprenta


6 SI 37

10 NO 63

16 Totales 100%



Figura 23. Pregunta 1 - Personal de la Imprenta

En la pregunta No. 1 vemos que de los 16 encuestados (100%). El 37% conoce

la Misión y Misión de la empresa, mientras que el 63% no conoce.

37%

63%

SI

NO

103

2.- ¿Está familiarizado con los objetivos de la empresa?

Tabla 24.



6 SI 37

10 NO 63

16 Totales 100%




En la pregunta No. 2 podemos ver que del total de 16 encuestados (100%), el

37% están familiarizados con los objetivos de la imprenta, mientras que el 63% no.

37%

63%

SI

NO

104

3.- ¿Conoce la estructura Organizacional de la imprenta?

Tabla 25.



9 SI 56%

7 NO 44%

16 Totales 100%




En la pregunta No. 3 vemos como resultado que de las 16 encuestas (100%).

El 56% conoce la estructura organizacional, mientras que el 44% no conoce.

56%

44%

SI

NO

105

4.- ¿Conoce el giro del negocio?

Tabla 26.



15 SI 93%

1 NO 6%

16 Totales 100%





(100%), el 93% conoce el giro del negocio y el 6% no conoce.

93%

6%

SI

NO

106

5.- ¿Conoce los productos de que ofrece la imprenta?

Tabla 27.



15 SI 93%

1 NO 6%

16 Totales 100%





93% conoce los productos que ofrece la imprenta, mientras que un 6% no conoce.

93%

6%

SI

NO

107

6.- ¿”La Condamine”, realiza un mecanismo de control emperico en las áreas:

Administrativas-Financiero, Comercial, Talento Humano y Producción?

Tabla 28.



14 SI 88%

2 NO 13%

16 Totales 100%





88% considera que la imprenta si tiene establecidos mecanismos de control emperico

en las diferentes áreas de la imprenta, mientras el 13% cree que no hay establecidos

controles de ningún tipo en las diferentes áreas de la imprenta.

88%

13%

SI

NO

108

7.- ¿Esta establecidas todas las funciones, procedimientos y responsabilidades?

Tabla 29.



16 NO 100%

0 SI 0%

16 Totales 100%





100% está consiente que no se encuentran establecidos todas las funciones,

procedimientos y responsabilidades.

0%

100%

SI

NO

109

8.- ¿Sabe usted que la imprenta tiene calificación artesanal?

Tabla 30.



16 SI 100%

0 NO 0%

16 Totales 100%





100% conoce que la imprenta tiene calificación artesanal.

100%

0%

SI

NO

110

9.- ¿La Certificación de Calificación Artesanal emitida por la Junta de Defensa del

Artesano se encuentra actualizada?

Tabla 31.



12 SI 75%

6 NO 25%

16 Totales 100%





75% sabe que la Certificación de Calificación Artesanal, emitida por la Junta de

Defensa del Artesanos encuentra actualizada, mientras el 25% no conoce al respecto.

75%

25%

SI

NO

111

10.- ¿Sabe usted que la imprenta por tener calificación artesanal no está obligada a

llevar contabilidad, pero si llevar un registro de ingresos y egresos para presentar su

renta disponible?

Tabla 32.



6 SI 37%

10 NO 63%

16 Totales 100%




En la pregunta 10 observamos que de los 16 encuestados (100%). El 37%

conoce que por tener calificación artesanal no está obligada a llevar contabilidad, pero

si llevar un registro de ingresos y egresos para las declaraciones de Impuestos,

mientras que un 63% no conoce nada al respecto.

37%

63%

SI

NO

112

3.6 Análisis del Diagnóstico de la Investigación

El diagnóstico es una herramienta que se utiliza para analizar la situación

interna y externa de una empresa que a través de un proceso de recopilación de

información permite conocer los ambientes organizacionales.

De acuerdo a los resultados de la investigación realizada a la imprenta, se

puede concluir lo siguiente en relación a la situación actual de la imprenta “La

Condamine”.

La imprenta “La Condamine”, cuenta con un Organigrama Estructural que no

ha sido difundido entre todo el personal con que cuenta la imprenta para que

conozcan su ubicación, el nivel jerárquico y el grado de responsabilidad de cada uno

de los empleados.

De las encuestas realizadas al personal de la imprenta se establece que el

63% de los empleados no conocen la Misión, Visión ni Objetivos de la imprenta y el

100% consideran que no están establecidas funciones, procedimientos ni

responsabilidades a cada empleado.

Del análisis realizado en la imprenta a base de la evaluación del control interno

y entrevistas realizado a los gerentes de las diferentes áreas, encuestas a clientes,

observamos que se encuentra mescladas las áreas, ocasionado un retraso en la

realización de las diferentes actividades.

Las declaraciones de impuestos es llevada por una persona que no trabaja a

tiempo completo en la imprenta, las visitas que realiza no es la más adecuada. Las

Políticas y Reglamentos de la imprenta no están diseñados, ni enviados al Ministerio

de Relaciones Laborales para su aprobación y posteriormente su correcta aplicación.

113

El archivo de los documentos en las carpetas de expedientes del personal de

la imprenta, presenta deficiencias con respecto a su ordenamiento, correspondencia,

actualización y veracidad de la información, hecho que dificulta su ubicación.

No existe información actualizada de clientes, proveedores de materia prima e

insumos de acuerdo con los requerimientos del área de producción que garanticen

calidad y entrega a tiempo.

No se lleva contabilidad en la imprenta, no se realizan estados financieros que

permitan conocer la situación real a una fecha determinada, debido a que se

encuentra calificada como Artesana por la Junta Nacional de Defensa del Artesano,

no existe una persona encargada a tiempo completo de llevar el registro de ingresos

y egresos de la imprenta, ocasionando que se incurran en multas por pagos de

impuestos atrasados, además la falta de una contadora ocasiona que no se realicen

conciliaciones bancarias, las mismas que permitirían conocer el saldo bancario real

de la imprenta diariamente; esto permitirá que se tomen las debidas precauciones

para que no se sustraigan cheques de la imprenta, o en caso de que ocurran las

sustracciones se tome las debidas precauciones a tiempo.

Es decir la imprenta “La Condamine”, ha sido llevado por un método empírico

por lo que no ha llevado un sistema contable, un sistema de control de inventarios en

bodega, aunque posee un área específica para almacenamiento como es una bodega

que se encuentra ubicada en la primera planta del edificio.

Los ingresos no son depositados máximo al siguiente día de recibido el dinero

en la cuenta corriente de la imprenta, dejándolos mucha veces como dinero de caja

chica para gastos diarios y emergentes, además los gastos no son presupuestados

para pagar en fechas establecidas de acuerdo a un flujo de pagos.

114

No existe un plan anual de comercialización, de promociones y publicidad, no

existe información actualizada de clientes, además no están clasificados por tipo, no

tiene diseñado estrategias que posteriormente permita evaluar y verificar el

cumplimiento de objetivos y metas empresariales.

La selección de personal en la imprenta “La Condamine”, se la realiza de una

manera empírica, la cual está bajo la dirección del área administrativa quienes no

dominan el proceso de selección de personal.

No existe el Manual de descripción de funciones que permite al usuario realizar

las actividades en el menor tiempo posible, acorde a la estructura orgánica de la

imprenta.

Es decir las debilidades encontradas es por la inexistencia de una adecuada

organización administrativa y el control interno es débil.

La situación antes descrita trae como consecuencia que exista poca

información, la misma que no llega en el momento adecuado para la toma de

decisiones.

Después de haber realizado el diagnóstico de la imprenta “La Condamine”,

proponemos realizar el Manual de Control Interno, el cual nos permitirá dar

cumplimiento a las Leyes, Reglamentos establecidos en la Legislación Artesanal, Ley

de Régimen Tributario, Normas de Control Interno entre otros, ya que es el pilar

fundamental para el desarrollo adecuado de las actividades.

Por lo que en el siguiente capítulo se desarrolla el Manual de Control Interno

para su inmediata aplicación enfocada a cada área, el cual ayudará a mantener una

organización en forma definida y realizando las actividades de cada área en forma

adecuada con el fin de alcanzar los objetivos deseados por los dueños.

115

Capítulo IV

Manual de Control Interno de la Imprenta “La Condamine”

4.1 Distribución de la Imprenta “La Condamine”

La imprenta se encuentra ubicada en el sector norte de la ciudad de Quito,

calle de los Eucaliptos 0E3-105 y Real Audiencia.

ESCALA 1: 200


Figura 33. Distribución de la Imprenta

116

4.2 Misión

Satisfacer las necesidades de los clientes con productos de calidad y precios

competitivos, optimizando los recursos, brindando un servicio personalizado y

estableciendo una relación de confianza con los clientes.

4.3 Visión

Ser una imprenta reconocida a nivel nacional en la rama de las artes gráficas

e incrementar la rentabilidad, otorgando productos de calidad, garantizando un

adecuado servicio en la venta y que la entrega de los productos se haga en los

tiempos acordados, cumpliendo las expectativas de los clientes.

4.4 Valores Corporativos de la Imprenta “La Condamine”

Los valores se refieren a principios y creencias existentes en la imprenta, con

las cuales los empleados puede sentirse identificado y que son la base de la cultura

organizacional de la empresa.

Lealtad.- Con la empresa y los clientes al momento de establecer relaciones

comerciales.

Solidaridad.- Mostrando un trabajo acorde a las necesidades de la empresa y

los clientes.

Responsabilidad.- Desempeñar las actividades con responsabilidad con el fin

de conseguir la eficacia y eficiencia que pretende la empresa y así brindar a los

clientes un servicio con los mejores estándares de calidad.

Compromiso.- Trabajando en equipo por el bien de la imprenta, compromiso

con los propietarios y empleados para estar en una permanente búsqueda de la

excelencia.

Integridad.- Siendo coherente entre lo que deben hacer y lo que realmente

hacen en el ejercicio de las funciones.

117

Trabajo en equipo.- La esencia de equipo contribuye a la consecución de

buenos resultados individuales y colectivos, además del logro de los objetivos de toda

la imprenta.

4.5 Objetivos Estratégicos

Los objetivos estratégicos de la imprenta son:

Incrementar la rentabilidad del negocio.

Desarrollar productos innovadores.

Mejorar el posicionamiento de la empresa en el mercado.

Incrementar la capacidad de producción.

Fomentar la innovación tecnológica en todas las áreas de la imprenta.

Crear un área de Marketing con el fin de investigar e identificar y responder

a las necesidades del mercado.

A continuación se presenta un matriz de prospectiva más detallado de los

objetivos estratégicos formulados en un horizonte de 3 años.

118

Tabla 33.

Objetivos Estratégicos

Objetivos Estratégicos

Estrategias Indicador Meta

1 2 3

1

Incrementar la

rentabilidad del

negocio

Incrementar las

ventas

Porcentaje anual

de incremento de

ventas

0% 3% 5%

Incrementar el

número de

vendedores

Por número de

vendedores

1 1 1

Incrementar el

número de

clientes

Porcentaje anual

de incremento

3% 3% 3%

Alcanzar un

nivel de

utilización de la

infraestructura

instalada

En porcentaje

utilizar su

capacidad de

instalaciones

50% 20% 20%

2

Desarrollar

productos

innovadores

Incrementando

la capacidad de

diseño propio

Cantidad de

diseños propios

15% 20% 25%

3

Mejorar el

posicionamiento

de la empresa

en el mercado

Planificación

anual de

comercialización

Realizar la

planificación una

vez al año

1 1 1

4

Incrementar la

capacidad de

producción

Incrementar el

número de

trabajadores

1 1 2

5

Fomentar la

innovación

tecnológica en

todas las áreas

de la empresa

Implementar

aplicaciones

informáticas

Número de

máquinas

nuevas

1 1 1

119

4.6 Objetivos Tácticos

Están basados en los objetivos estratégicos, se plantea como guía o método a

seguir, es un medio para alcanzar los objetivos por departamento, se orienta a corto

mediano plazo; es responsabilidad de cada unidad; utilizando diferentes formas en

que se puede lograr las estrategias u objetivos previamente establecidos.

4.6.1 Área Administrativa - Financiera

El Área Administrativa-Financiera, enfoca sus objetivos tácticos en términos de

soporte/apoyo al resto de la imprenta, talento humano, comercialización, marketing,

ventas, seguridad y salud ocupacional, recursos tecnológicos y documentales así

como compras.

Tabla 34.

Tácticas Área Administrativa - Financiera

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

TÁCTICA

Responsable: Gerencia y Contadora

Realizar el análisis, seguimiento,

verificación y control de los procedimientos,

funciones y actividades que se desarrollan

en la imprenta.

Elaboración oportunamente de los Estados

Financieros, declaraciones y pagos

oportunos de impuestos en fechas

establecidas en la Ley, e informes cuando la

gerencia general lo solicite.

Elaboración y actualización de los

procedimientos del área responsable.

Pago al personal mediante convenio de

transferencia con el banco minimizando el

riesgo de entrega de cheques.

RECURSOS Humanos y tecnológico

120

4.6.2 Área de Comercialización, Marketing y Ventas

Estas áreas enfocan sus objetivos tácticos en términos de valor agregado para

imprenta.

Tabla 35.

Tácticas Área de Comercialización, Marketing y Ventas

COMERCIALIZACIÓN

TÁCTICA

Responsable: Gerente de

Comercialización

Reforzar la comunicación entre los clientes y propietarios.

Conservar los clientes fidelizados que tiene la imprenta.

Medir la satisfacción de los clientes cada cierto tiempo.

Depurar la base de datos de clientes y categorizarlos.

MARKETING

TÁCTICA

Responsable: Gerente de

Marketing

Clientes conozcan todos los productos que ofrece la

imprenta.

Actualizar la información en la página web de la imprenta

Realizar sondeo de opinión sobre el servicio de la página

web.

Realizar un buzón de sugerencias para que los clientes

opinen sobre cómo se puede mejorar el servicio.

Comprar espacios en prensa escrita, radial o televisiva para

dar a conocer los productos.

Crear diseños en catálogos/hojas volantes para las cuales

contendrán imágenes de los productos.

VENTAS

TÁCTICA

Responsable: Ejecutivo de

Ventas

Estar en constante contacto con los clientes.

Visitas a nuevos clientes a nivel nacional.

Cuando visite a los clientes distribuir los catálogos u hojas

volantes de los diseños de los productos de la imprenta.

RECURSOS Humanos y tecnológicos

121

4.6.3 Área de Recursos Humanos

Tabla 36.

Táctica Área de Recursos Humanos

RECURSOS HUMANOS

TÁCTICA

Responsable:Jefe Recursos

Humanos

Control de personal mediante un sistema de biométrico

ubicado en un lugar estratégico, el mismo que permitirá

llevar un mejor control de todo el personal que labora en la

imprenta y a su vez ayudará para el cálculo de las horas

extras siendo esté confiable y oportuno.


4.6.4 Área de Producción

Tabla 37.

Táctica Área de Producción

PRODUCCIÓN

TÁCTICA

Responsable:Gerente de

Producción

Planificar la producción necesaria en base a proyecciones

con datos de ventas de años anteriores.

Elaborar y actualizar los controles de procesos de

producción minimizando tiempos y errores en la

elaboración de los productos y empaque de los mismos

para el despacho.

Incrementar la capacidad productiva y maquinaria


122

4.7 Objetivos Operativos

Los objetivos operativos son los puntos de referencia de los proyectos diarios,

semanales o mensuales que implementan grandes objetivos estratégicos. Los

objetivos operativos, también, son metas a corto plazo a diferencia que los objetivos

estratégicos es a largo plazo.

Tabla 38.

Objetivos Operativos

FINANCIERO

Responsable: Gerente

Administrativo - Financiero

Rentabilidad

Utilidad

MARKETING

Responsible: Gerente de

Marketing

Producto

Mercado

Promoción

Mantener la imagen empresarial

TALENTO HUMANO

Jefe de Talento Humano

Contratación

Desempeño

4.8 Organigramas

Los organigramas son utilizados como herramientas de trabajo del puesto que

en ellos se demuestra la línea de autoridad y las unidades administrativas que

integran la organización.

Debe ser difundido entre todo el personal, para que conozca su ubicación, el

nivel de jerarquía, grado de responsabilidad y campo funcional. Los organigramas

deben reflejar la realidad de cómo está estructurado y puede ser usado para un

número variado de propósitos y operaciones.

123

Un organigrama se elabora en base de las funciones reales, más no en función

de las personas.

4.8.1 Organigrama Estructural

Representa el esquema básico de la imprenta, lo cual permite conocer de

una manera objetiva sus partes integrantes, es decir, sus áreas

administrativas y la relación de dependencias que existe entre ellas.

Permite velar por los intereses de la imprenta, compartir con los empleados

los objetivos, prioridades empresariales y posteriormente analizarles los

logros alcanzados.

Estimular la participación de los empleados en la planificación, toma de

decisiones.

Encontrar nuevos métodos para que los empleados se comprometan con

las metas de la imprenta.

124

Elaborado por: Shirley Arregui Lara.

Fecha: 15 de julio de 2013

Figura 34. Organigrama Estructural Propuesto para Imprenta “La Condamine”

Gerencia General

Área - Gerencia Administratrativa

Finananciera

Jefe de Contabilidad

Asistente Adm. Contable

Asistente de Compras

Mensajero


Salud y Seguridad Ocupacional

Área - Gerencia

Producción

Diseño e impresión digital

Bodegas Productos Terminados y Materia Prima

Corte

(materia prima)

Impresión offset

Sellado

(alta frecuencia, pan de oro y repujado)

Serigrafía

Terminados Gráficos

Pastas duras

Recogido, doblado

Grapado, anillado

Área - Gerencia

Comercialización

Ejecutivo de Marketing Ejecutivo de Ventas

Secretaria

125

En la nueva Estructura Organizacional se sugiere crear un departamento de

Talento Humano, esta función puede realizar una de los miembros de la familia;

seguido de esta área ubicaremos al área de Salud y Seguridad Ocupacional que es

de vital importancia para todos los miembros que conforman la imprenta, la misma

que se encargará de velar por la seguridad de todos.

Además es necesario crear el departamento contable y contratar a una

contadora particular que se encargue de llevar la contabilidad de la imprenta; el

contador debe ser una persona responsable, que trabaje a conciencia con el resto de

compañeros por el bien de la misma y mantenerla al día en todos los aspectos

contables.

En el Área de Comercialización se sugiere crear el área de Marketing.

4.8.2 Organigrama Funcional

Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las

unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad presentar

a la organización en forma general. Al detallar las funciones se inicia por la más

importante y luego se registran aquellas de menor trascendencia. En este tipo de

organigramas se determina que es lo que se hace, pero no como se hace.

126



Figura 35. Organigrama Funcional Propuesto para Imprenta “La Condamine”

Gerencia General

Determinación de políticas cumplimiento de objetivos estratégicos

Coordinadar las áreas.

Área - Gerencia

Administrativa

Finananciera

Dirigir las labores Adm. y Financieras de su área.

Realizar estados financieros. Pagos,impuestos,supervisión de cartera, otros.

Jefe de Contabilidad

Estados Financieros. Mecanismos de control interno y procedimeitnos del área, manejar el sistema contable computarizado, realizar

roles de pago

Asistente Adm.Contable

Asistente de Compras

Mensajero

Asistente Adm.Contable, realizar conciliaciones bancarias.

Realizar pagos a proveedores, facturas.

Asistente de Compras.- realizar catálogo compras públicas, cotizaciones,compras de materias primas.

Mensajero.- realizar depósitos bancarios


Selección y Reglutamiento de Personal, elaborar contratos, inducción al personal nuevo, cumplimiento de leyes laborales,

políticas.


Seguridad de los empleados.

Revisar sistemas de alarmas.

Diseñar salidas de emergencia.

Área - Gerencia

Producción

Planificación y supervisión de la área de produciión

Operaciones

Procesos de elaboración de los productos, control de calidad.

Diseño e Impresión Digital

Elaboracón de bocetos.

Diseño en el computador.

Levantamiento de textos

Bodega Productos Terminados y Materia Prima

Custodia de la materia prima y productos terminados.

Área - Gerencia

Comercialización

Plan de comercialización

Obtener los resultados necesarios.

Ejecutivo de Marketing

Publicidad y promoción de los productos, lanzamiento de nuevos productos.

Ejecutivo de Ventas

Promover, vender, entregar los productos.

127

4.8.3 Organigrama de Posición

También constituye una variación del organigrama estructural y sirve para

representar, en forma objetiva, la distribución del personal en las diferentes áreas de

la empresa “La Condamine”. Se indica el número de cargos, la denominación del

puesto y la clasificación en el caso de haber.

a. En algunos casos se puede incluir la numeración de cada puesto y aún el

nombre del funcionario que lo desempeña.



Figura 36. Organigrama de Posición Propuesto para Imprenta “La Condamine”

Gerencia General

1 Gerente General

Patricio Falconi

Área Administrativa

Finananciera

1 Gerente

Área de Contabilidad

1 Contadora

Asistente Adm. Contable

1 Asistente Adm. Contable

1 Asistente de Compras

1 Mensajero

Área de Talento Humano

1 jefe


Supervisor, Aún no esta implementado

Área de Producción

1 Gerente

Patricio Falconi Cisneros

Diseño e impresión digita

El gerente de producción realiza está función

Patricio Falconi

Operaciones

5 Operarios

Bodega productos terminados y Materia prima

1 Bodeguero

Área de Comercialización

1 Gerente Comercial

José Luis Falconi

Área de Marketing

1 Ejecutiva de Mercadeo

Lorena Marcillo

Área de Ventas

1 Ejecutivo de Ventas

Secretaria

1 secretaria

128

4.9 Funciones Específicas para la Imprenta “LA CONDAMINE”

IMPRENTA “LA CONDAMINE”

FUNCIONES ESPECÍFICAS PARA LA


ELABORADO POR: Shirley Arregui Lara

REVISADO POR: Ing. Lorena Marcillo

FECHA: Septiembre 2013

4.9.1 Objetivo del Manual

El presente Manual describirá los lineamientos que rigen el desempeño de las

actividades, haciendo referencia al Sistema de Control Interno.

Permite describir con claridad todas las actividades de la imprenta y distribuir

las responsabilidades en cada uno de los cargos, para de esta manera evitar

funciones y responsabilidades compartidas que no solo redundan en pérdida de

tiempo sino también en la duplicidad de responsabilidades entre los empleados de la

imprenta.

4.9.2 Alcance

El alcance del presente Manual de Funciones va desde la Gerencia General,

Gerencia Administrativa, Comercial, Marketing, Ventas hasta la Gerencia de

Producción, es decir para todas las áreas de la imprenta “La Condamine”.

4.10 Manual Especifico de Organización y Funciones

Se proporciona un Manual de Funciones, es decir un documento que muestre

como está organizada la imprenta, las unidades que la integran, las funciones de cada

departamento y sus procesos claves.

Los puestos se han diseñado en base al organigrama funcional, los

requerimientos y necesidades de cada una de las áreas.

129

El levantamiento de la información se lo realizó mediante entrevistas y

observación in situ, por lo que el presente manual se constituirá en una herramienta

esencial para la imprenta.

FUNCIONES Y PERFIL DEL CARGO

GERENTE GENERAL

Nombre del Cargo: Gerente General

Área: Gerencia

Unidad o dependencia: Socios

Objetivo

Controlar el cumplimiento de las estrategias planificadas en todas las áreas de

la imprenta.

Función.- Son todas aquellas actividades fundamentales que deberá

desarrollar el profesional.

Funciones y Responsabilidades del Gerente General

Velar por los intereses de la imprenta.

Convocar a reuniones a los gerentes de las diferentes áreas, en las cuales

estudiaran estrategias, económicas, financieras, desviaciones y correcciones

a seguir.

Realizar el seguimiento de los objetivos empresariales y velar que se dé

cumplimiento.

Compartir con los empleados los objetivos y prioridades empresariales.

Estimular la participación de los empleados en la planificación, toma de

decisiones.

Abrir nuevas fuentes de trabajo en diferentes líneas de productos para la

imprenta.

130

Encontrar nuevos métodos para que los empleados se comprometan con las

metas de la imprenta.

Motivar a los empleados a que trabajen con ética y moral.

Supervisar las demás áreas.

Supervisar que se lleve la contabilidad debidamente, de conformidad con las

disposiciones legales vigentes.

PERFIL DE LA POSICIÓN

INSTRUCCIÓN

Ing. Comercial o empresas, Licenciado en Contaduría Pública Autorizado o

carreras afines.

Manejo de utilitarios, Word, Excel, otros.

EXPERIENCIA

Mínimo siete años de experiencia en el área o en cargos similares.

131


SECRETARIA

Nombre del Cargo: Secretaria Ejecutiva

Área: Secretaría

Unidad o dependencia: Gerente General

Objetivo

Coordinar la agenda del gerente general y brindar asistencia permanente.

Funciones y Responsabilidades de la Secretaria

Organizar la agenda del gerente general.

Direccionar las llamadas telefónicas.

Demás actividades que sean asignadas y que correspondan a la naturaleza

del área.


INSTRUCCIÓN

Secretaria Ejecutiva o carreras afines.


EXPERIENCIA

Mínimo dos años de experiencia en el área o en cargos similares.

132


GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO

Nombre del Cargo: Gerente Administrativo Financiero

Área: Administrativa Financiera

Unidad o dependencia: Gerencia General

Objetivo

Coordinar eficaz y eficiente administración de los recursos humanos,

financieros y físicos utilizados para el cumplimiento de las metas de la imprenta.

Funciones y Responsabilidades del Gerente Administrativo Financiero

Organizar dirigir, coordinar y controlar todas las actividades administrativas y

financieras de la imprenta “La Condamine”.

Responder ante el gerente general por la eficaz y eficiente administración de

los recursos financieros y físicos de la empresa.

Realizar la planificación financiera de la imprenta.

Asegurar el funcionamiento del control interno Administrativo Financiero.

Responder por la elaboración y presentación oportuna ante la gerencia general

de los estados financieros.

Convocar a reuniones a la contadora, en las cuales estudiaran estrategias,

económicas, financieras a seguir.

Mantener reuniones con el jefe de Talento Humano a fin de conocer la gestión

del área.

Dirigir controlar y evaluar las actividades relacionadas con la adquisición,

almacenamiento, custodia, distribución de inventarios y equipos.

133

Definir y aplicar parámetros para el presupuesto de ingresos, gastos y compras

de activos.

Gestionar la adquisición de bienes y servicios.

Elaborar informes mensuales de gestión para ser presentado a la gerencia

general.

Las demás funciones que le sean asignados por el gerente general, que tenga

relación al cargo.


INSTRUCCIÓN

Ing. en Administración de empresas, Economista, Ing. en Finanzas, Auditoría

y CPA, o carreras afines.


EXPERIENCIA

Mínimo tres años de experiencia en el área o en cargos similares.

134


CONTADOR

Nombre del Cargo: Contador

Área: Contable

Unidad o dependencia: Gerente Administrativo-Financiero

Objetivo

Realizar la descripción detallada de las funciones del Contador, ya que es el

responsable y coordinador de toda el área contable, así como de todos los recursos

económicos de la imprenta.

Funciones y Responsabilidades del Contador

Manejar el sistema contable computarizado.

Mantener al día toda la información financiera de la imprenta.

Llevar la contabilidad de acuerdo a como lo establece la Ley y Normas.

Presentar los estados financieros cuando lo solicite la gerencia administrativa

financiera, gerencia general y las Instituciones de Control.

Registrar los asientos de la nómina de los empleados.

Elaborar documentos de su área, mantener en absoluta reserva y no divulgar

información de cualquier naturaleza fuera de la imprenta.

Informar periódicamente al gerente administrativo financiero sobre actividades

de su área.

Diseñar y tener actualizado el plan de cuentas.

Realizar análisis de cuentas individuales.

Realizar las declaraciones de impuestos en las fechas establecidas.

Supervisar el cronograma de cobros a clientes entregadas por él gerente de

comercialización.

135

Desarrollar mecanismos de control interno y procedimientos de su área.


del área.


INSTRUCCIÓN

Contador Público Autorizado, Ing. en Finanzas, Auditoría y CPA, Economista

Ing. Comercial o carreras afines con CPA.


EXPERIENCIA


136


ASISTENTE ADMINISTRATIVA CONTABLE

Nombre del Cargo: Asistente Administrativa Contable

Área: Contable


Objetivo

Preparar, registrar, controlar, analizar la información contable y financiera que

soportan las transacciones en las diferentes cuentas que conforman los estados

financieros, anexos y formularios.

Funciones y Responsabilidades de Asistente Administrativa Contable

Manejar el sistema contable computarizado, velar por el correcto

funcionamiento de los diferentes sistemas, revisar el mantenimiento oportuno

de los equipos de computación.

Registrar los ingresos y egresos de manera oportuna y con documentos de

soporte, realizar. cheque, facturas, pago a proveedores.

Realizar conciliaciones bancarias mensuales.

Recibir y clasificar todos los documentos debidamente numerados.

Llevar un control de activos debidamente codificados.

Emitir mensualmente a la contadora los saldos de las cuentas por cobrar de

los clientes.

Coordinar arreglo, mantenimiento de instalaciones, es decir lo referente a

servicios generales.


del área.

137


INSTRUCCIÓN

Cursando tercer semestre de Contaduría Pública Autorizada, Ing. en

Finanzas, Auditoría y CPA o carreras afines.

Manejo de utilitarios Word, Excel, Sistemas Contables, otros

EXPERIENCIA

Mínimo un año de experiencia en el área o en cargos similares

138


ASISTENTE DE COMPRAS

Nombre del Cargo: Asistente de Compras

Área: Administrativa Financiera

Unidad o dependencia: Gerente Administrativo Financiero

Objetivo

Abastecer los productos de forma adecuada y oportuna teniendo en cuenta el

valor y la cantidad a ser adquirida para satisfacer las necesidades de producción,

estableciendo proveedores bien evaluados.

Funciones y Responsabilidades del Asistente de Compras.

Receptar el requerimiento por parte del bodeguero encargado de la custodia

de la materia prima e insumos.

Solicitar mínimo tres cotizaciones a los proveedores de los productos

requeridos.

Analizar la mejor oferta tomando en cuenta las bonificaciones y descuentos.

Mantener un registro actualizado de proveedores.

Evaluar y establecer buenas relaciones con los proveedores.

Establecer la forma de pago, plazos y créditos y planificar los pedidos de

acuerdo a los requerimientos del área de producción.

Realizar las compras de materias primas, etc.

Ingreso de información al catálogo de compras públicas.


del área.

139


INSTRUCCIÓN

Cursando segundo semestre de Ing. Comercial, Ing. en Finanzas, Auditoría o

CPA o carreras afines.

Manejo de utilitarios Word, Excel, Sistemas Contables, otros.

EXPERIENCIA

Mínimo un año de experiencia en el área o en cargos similares.

140


MENSAJERO

Nombre del Cargo: Mensajero

Área: Administrativa-Financiera


Objetivo

Entregará adecuadamente sus encomiendas en el lugar de destino

Funciones y Responsabilidades del Mensajero

Realizar Depósitos.

Entrega / recepción de correspondencia.

Cobranzas a los clientes.

Manejo de documentación externa de la compañía.


INSTRUCCIÓN

Bachiller.


EXPERIENCIA

Mínimo un año de experiencia en el área con experiencia en cargos similares.

141


JEFE DE TALENTO HUMANO

Nombre del Cargo: Jefe de Talento Humano

Área: Talento Humano


Objetivo

Proveer, mantener y desarrollar un recurso humano altamente calificado y

motivado para alcanzar los objetivos de la imprenta, así como velar por el

cumplimiento de las normas y procedimientos vigentes, en materia de competencia.

Funciones y Responsabilidades del Jefe de Talento Humano

Luego de un pormenorizado análisis de la realidad actual de la imprenta, se ha

diseñado las funciones del área, entre ellos debo indicar los siguientes:

Presentar oportunamente al Gerente Administrativo Financiero informes de su

gestión.

Mantener actualizada la nómina del personal de la imprenta.

Llevar a cabo el registro, control y cálculos de las remuneraciones del personal

de la imprenta.

Coordinar la liquidación de salarios, prestaciones sociales, aportes a la

seguridad social, de acuerdo a la normativa vigente.

Elaboración de políticas y reglamentos internos y procedimientos del área de

talento humano.

Desarrollar mecanismos de control interno del área de talento humano.

De ser necesario, coordinar con las demás áreas de la imprenta y actualizar

el manual de funciones, manual procedimientos, políticas.

142

Llevar los expedientes de cada uno de los empleados; y, de ser necesario

actualizar la información en el sistema de personal que posee la imprenta.

Verificar la información registrada en la solicitud de empleo: como referencias

personales, entre otras.

Coordinar que las evaluaciones de desempeño se diseñen apegados a los

objetivos de la imprenta.

Verificar que los resultados de las evaluaciones sean aplicados con objetividad

y que reflejen información valiosa para la toma de decisiones.

Planear, elaborar y desarrollar el plan de capacitación de los empleados de

acuerdo a las necesidades de la imprenta.

Llevar el control de asistencia del personal y pedir justificación por inasistencia

si fuera el caso.

Realizar certificados de trabajo o de ingreso salariales, en caso de requerir los

empleados.

Coordinar con el departamento de salud y seguridad ocupacional acerca de los

programas de seguridad para el cuidado laboral de los empleados.

Coordinar actividades culturales, deportivos o de recreación para los

empleados de la imprenta.


del área.


INSTRUCCIÓN

Ing. en Talento Humano, Ing. Comercial, Lcda. En Trabajo Social o carreras

afines.

Manejo de utilitarios Word, Excel, otros.

143

EXPERIENCIA

Mínimo cuatro años de experiencia en el área de talento humano o en cargos

similares.


ESPECIALISTA EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

Nombre del Cargo: Especialista en Salud y Seguridad Ocupacional

Área: Salud y Seguridad Ocupacional

Unidad o dependencia: Jefe de Talento Humano

Objetivo

Precautelar la seguridad de los empleados así como la de la empresa

Funciones y Responsabilidades del Especialista de Salud y Seguridad

Ocupacional

Velar y supervisar todos los aspectos de seguridad de los empleados.

Comprometer a todos los empleados en el uso de los equipos de seguridad

para sus labores diarias.

Revisar los sistemas de alarmas, extintores.

Revisar y diseñar rutas de salidas de emergencia.

Prevenir incidentes, accidentes.

Asesorar sobre el mejoramiento de seguridad de los empleados, equipos y

procedimientos del área.

Revisar que los empleados usen ropa y accesorios de seguridad durante sus

horas laborables.

En caso de accidentes tomar las debidas acciones.

144


del área.


INSTRUCCIÓN

Ing. en Salud y Seguridad Ocupacional o carreras afines.


EXPERIENCIA

Mínimo unos dos años de experiencia en el área con experiencia en cargos

similares.

145


GERENTE DE PRODUCCIÓN

Nombre del Cargo: Gerente de Producción

Área: Producción


Supervisa a: Operarios y aprendices

Objetivo

Organizar, integrar, dirigir, controlar y retroalimentar las operaciones de las

áreas productivas, garantizando el cumplimiento de los planes y ejecución de

producción, con un eficiente manejo de recursos, disminuir las mermas de los

procesos productivos.

Funciones Responsabilidades del Gerente de Producción

Mantener comunicación fluida con sus operarios sobre el desarrollo de la

producción, cantidades.

Evaluar y controlar la producción.

Programar las actividades del departamento a fin de optimizarlas y entregar los

productos terminados a tiempo.

Optimizar los procesos de producción, mejorando el flujo de las actividades

productivas, eliminando actividades innecesarias de materiales y mano de

obra.

Coordinar, revisar la actualización, cumplimiento de los procedimientos

básicos de las operaciones.

Planear y distribuir las instalaciones de la planta de producción.

Supervisar la higiene y seguridad industrial, aplicando controles.

146

Planear las mejoras que tenga lugar; al mejoramiento de la calidad de los

productos, los tiempos de producción y la disminución de los costos.

Optimizar el uso y aprovechamiento de los recursos, tanto humanos como

materiales y financieros acorde a las políticas de la imprenta.

De ser necesario proponer a los dueños la adquisición de nueva maquinaria a

fin de mejorar la productividad.

Coordinar el mantenimiento preventivo de las máquinas y equipos del área de

producción de la imprenta.

El gerente de producción debe coordinar con bodega, con el área de

comercialización y compras, todo lo relacionado con el diseño y elaboración de

los productos.

Seguimiento y control de las actividades de cumplimiento ambiental.

Controlar el almacenamiento de materiales que existe en bodega para la

elaboración de los productos en proceso.


del área.


INSTRUCCIÓN

Ing. Industrial, Ing. diseño de productos y control de procesos o carreras

afines.


147

EXPERIENCIA

Mínimo seis años de experiencia en el sector gráfico con experiencia en cargos

similares.


BODEGUERO

Nombre del Cargo: Bodeguero

Área: Producción

Unidad o dependencia: Gerente de Producción

Objetivo

Llevar adecuadamente la bodega identificando claramente sus funciones y

controlando su inventario.

Funciones y Responsabilidades del Bodeguero

Controlar el flujo de inventario.

Comprobar la cantidad y la calidad que recibe de los proveedores.

Mantener al día el kardex de inventario.

Identificar el ítem dentro de la bodega de una tarjeta de registro con el stock

físico.

Lograr que exista eficiencia en el manejo de la bodega.

Controlar e informar a producción sobre el stock del inventario.

Recibir, almacenar y despachar los productos materiales e insumo.

Solicitar mantenimiento de ser necesario, perchas, etc.

Mantener limpia y ordena su área.


del área.

148


INSTRUCCIÓN

Bachiller o educación superior.


EXPERIENCIA

Mínimo un año de experiencia en el área con experiencia en cargos similares.

149


GERENTE COMERCIAL

Nombre del Cargo: Gerente Comercial

Área: Comercial


Objetivo

Brindar un servicio de calidad a los clientes, incrementar la cartera de clientes,

el volumen de ventas y las ganancias.

Funciones y Responsabilidades del Gerente Comercial

Planeación estratégica, ejecución y control de ventas.

Aplicar las estrategias de marketing.

Lanzamiento de nuevos productos.

Determinación de las políticas de venta y análisis de crédito.

Análisis de la competencia, cliente y consumidor.

Estrategia de precios de las líneas de productos de la imprenta.

Estrategias de posicionamiento de los productos.

Registrar la información proporcionada por los clientes en la base de datos.

Elaboración de las cotizaciones de los productos solicitados por los clientes.

Enviar para la aprobación de las cotizaciones a la gerencia general y

posteriormente enviar al cliente.

Comunicar al departamento de producción para la elaboración de los

productos.

Elaborar el contrato de venta de los productos.

Analizar créditos que se otorgaran a los clientes y controlar los vencimientos

de los mismos posteriormente enviar al contador para sus registros contables.

150



del área.


INSTRUCCIÓN

Ing. Comercial, Ing. en Marketing o carreras afines.


EXPERIENCIA

Mínimo cinco años de experiencia en el área o en cargos similares.

151


EJECUTIVO DE MARKETING

Nombre del Cargo: Ejecutivo de Marketing

Área: Marketing

Unidad o dependencia: Gerente Comercial

Objetivo

Orientar el desarrollo de estrategias para dar a conocer de mejor manera y a

nuevos clientes los productos de la imprenta.

Funciones y Responsabilidades del Ejecutivo de Marketing

Planificar anualmente las estrategias de marketing-plaza.

Aplicación de publicidad y promoción de los productos.

Llevar buenas relaciones públicas con clientes, proveedores.

Buscar y mejorar el posicionamiento de nuevos productos en el mercado.

Elaborar el diseño de los folletos, dípticos, hojas informativas, etc.

Tener control permanente sobre el buen funcionamiento de la página web y

nuevos medios, para dar a conocer los productos que ofrece la imprenta.



del área.


INSTRUCCIÓN

Ing. en Marketing, Ing. Comercial, Ing. en Ventas o carreras afines.


EXPERIENCIA


152


EJECUTIVO DE VENTAS

Nombre del Cargo: Ejecutivo de Ventas

Área: Ventas

Unidad o dependencia: Gerente Comercial

Objetivo

Incrementar el volumen de ventas por ende incrementar las ganancias para los

dueños de la empresa, que los productos lleguen al cliente en el menor tiempo

pactado.

Funciones y Responsabilidades del Ejecutivo de Ventas

Buscar nuevos clientes.

Coordinar reuniones para visitas a clientes.

Visita a los clientes actuales y nuevos.

Informar a la gerencia comercial sobre el cumplimiento de visitas a clientes y

ventas establecidas.

Mantener buena relación con los clientes.

Tomar pedidos de los productos solicitados por los clientes y enviar al gerente

de comercialización para su aprobación.

Revisar los pedidos para evitar las inconsistencias de información.

Realzar las ventas de los productos solicitados.

Informe de cobranzas al departamento administrativo financiero.


del área.

153


INSTRUCCIÓN

Cursando segundo año de Ing. Comercial, Ing. Administración de Empresas,

Ing. Marketing o carreras afines.


EXPERIENCIA

Mínimo dos años de experiencia en el área o en cargos similares.

154

4.11 Políticas de la Imprenta “La Condamine”


POLÍTICAS DE LA IMPRENTA “LA

CONDAMINE”




4.11.1 Objetivo

Consolidar la etapa de normalización de la imprenta.

Incrementar la productividad de la imprenta, al disminuir el nivel de

desperdicio, los errores, demoras.

Mantener un sistema de calidad documentado que facilite el flujo de

información y comunicación entre las diferentes áreas y niveles jerárquicos

de la imprenta.

4.11.2 Alcance

Las políticas de la imprenta “La Condamine”, está elaborada para todas las

áreas de la imprenta.

4.11.3 Políticas de Organización

1. El jefe de talento humano, solicitará a las áreas administrativas la

información necesaria y suficiente para mantener actualizada la estructura

orgánica, manuales, políticas y procedimientos y proceder a su difusión en

forma interna.

155

2. Cada una de las áreas administrativas, deberán desarrollar sus proyectos

de manuales, políticas y procedimientos y enviar al jefe de talento humano

para su consolidación.

4.11.4 Políticas de Emisión de Cheques

Se emitirá cheques cuando se trate de desembolsos de dinero como:

1. Pago de sueldos.

2. Pago por publicaciones en periódicos, revistas (reembolso).

3. Reposición fondo de caja chica.

4. Pago por pasajes aéreos (reembolsos), de ser necesario.

5. Compra de útiles de oficina, libros, papelería.

6. Pago mantenimiento edificio, IESS, servicios básicos.

7. Pago gastos generales (Elaboración de propuestas y viajes de

negociación).

8. Se emitirá cheques cuando se trate de compra de activos fijos.

9. Los cheques deberán ser girados a nombre del beneficiario, se elaborará

y se adjuntará comprobante de pago, recibos de pago de ser necesario,

facturas de compra de bienes o servicios, activos.

10. El beneficiario firmará el recibido señalando el número de cédula y pondrá

el sello.

11. La autorización para emitir cheques por cualquier tipo de egreso la dará el

gerente administrativo.

12. El registro de cualquier egreso se lo hará en el documento respectivo, libro

bancos con el detalle del número de cheque y egreso.

13. Posteriormente todos cheques pagados y devueltos deberán ser

archivados.

156

4.11.5 Políticas de Manejo de Caja Chica

1. El responsable de caja, quien llevará el nombre de custodio de fondo de

caja chica deberá mantener en una caja cerrada con llave el dinero.

2. Se emitirá un cheque para caja chica, por un valor de $ 100,00 USD, este

monto se podrá modificar previa autorización de gerencia administrativa.

3. El custodio de caja chica, velará por que la reposición de la misma se haga

al haberse consumido en un 75%.

4. Se efectuarán egresos de caja chica para gastos, previa autorización de

gerencia administrativa y dejando como evidencia de la transacción un vale

de caja chica.

Gastos como:

Movilización interna: pasajes de bus, taxi.

Alimentación, compras de cafetería.

5. No se deberán efectuar egresos individuales por un monto mayor al 50%

del total del fondo de caja, si se presenta ese caso, el egreso se deberá

realizarlo con cheque.

6. Se efectuará un registro diario de estos gastos en el auxiliar libro de caja

chica, y el archivo correspondiente de los respaldos de gasto.

7. El auxiliar de caja chica detallará los gastos efectuados con el

correspondiente número de respaldo documentario (recibos, detalle de

pasajes con la firma de responsabilidad, etc.), así como las reposiciones

del fondo con el número de cheque correspondiente.

4.11.5.1 Políticas de Ingresos

1. Todo ingreso se debe depositar en la cuenta corriente de la imprenta a más

tardar un día hábil después de recibir el pago correspondiente.

157

2. El comprobante de depósito se deberá adjuntar a la copia de la factura del

cliente al que corresponda.

3. Elaborar un informe que resuma semanalmente la facturación y cobranza,

este reporte deberá tener la fecha, No. de factura, nombre del cliente,

nombre del proceso, valor y observaciones.

4.11.6 Políticas de Talento Humano

Las políticas escritas de la imprenta establecen guías, dentro de las cuales el

personal puede laborar, para balancear sus actitudes y lograr los objetivos de la

gerencia general; por lo que se detalla las siguientes políticas.

1. La evaluación de desempeño se lo realizará una vez al año al menos que

la gerencia general determine períodos diferentes.

2. Los formularios para la toma de las evaluaciones deberán contener nombre

de los empleados y la información proporcionada es de carácter reservado.

3. Talento humano será el responsable de velar que se cumplan con las

disposiciones legales vigentes, con respecto a las remuneraciones de los

empleados.

4.11.6.1 Políticas del Subsistema de Capacitación

El subsistema de capacitación está diseñado para apoyar el desarrollo, para

potenciar a los empleados de la imprenta con alta orientación hacia el mercado y la

satisfacción de los clientes internos y externos.

1. El subsistema de capacitación se basa en la planificación anual, la misma

que debe ser revisada cada seis meses.

2. La identificación de las necesidades de capacitación al iniciar el período se

realizará con el aporte de las distintas áreas de la imprenta.

158

3. La información que se recopilará durante el proceso de planificación de la

capacitación, será de uso de los administradores del subsistema.

4. Ninguna de las áreas podrán enviar a cursos de capacitación a los

empleados sin previa coordinación entre la gerencia general y el jefe de

talento humano.

5. El gerente general aprobará la planificación de capacitación.

4.11.6.2 Políticas de Selección de Personal

Para iniciar el proceso de sección, el jefe de talento humano solicitará a los

candidatos la siguiente información.

a) Solicitud de empleo.

b) Currículo vitae con fotografía.

c) Copia de cédula de identidad.

d) Copia de papeleta de votación.

El área solicitante será el encargado de evaluar según su requerimiento,

que cumpla con los aspectos técnicos.

Los candidatos deberán someterse y completar satisfactoriamente el

siguiente proceso:

a) Entrevista de selección.

b) Entrevista técnica en el área solicitante.

c) Referencias personales y profesionales.

4.11.6.3 Políticas para la Contratación del Personal

1. El proceso de contratación del personal estará a cargo del jefe de talento

humano.

2. El proceso de la selección estará compuesto por la recepción, revisión y

cotejo de la documentación complementaria a la presente durante el

159

proceso de selección, misma que deberá integrarse al expediente del

empleado, el que quedara a custodia de talento humano.

3. El candidato seleccionado deberá presentar el original y copia de lo

siguiente:

a) Documento de identificación.

b) En caso de ser casado partida de matrimonio y partida de nacimiento de

los hijos.

c) Comprobante de domicilio, planilla de agua, luz o teléfono

d) Título profesional o certificado del nivel en que se encuentre matriculado.

e) Mínimo dos cartas de recomendaciones donde haya trabajado.

f) Mínimo dos cartas de referencias personales que no sean familiares.

g) Talento humano será el responsable de tramitar el ingreso al IESS.

h) El personal nuevo será el responsable entregar 5 días hábiles antes de la

fecha ingreso a la imprenta.

4.11.6.4 Políticas para la Integración y Actualización de Expedientes de

Personal

Deberá existir un responsable en el área de talento humano, quien será el

encargado de integrar a los expedientes del personal nuevo, lo siguiente:

1. Datos generales proporcionado por el empleado como solicitud de ingreso,

curiculum vitae, entre otros.

2. Documentos que sustentan los datos proporcionados por el empleado

como constatación de domicilio, título o certificados de estudios.

3. Referencias y su comprobación, como: cartas de recomendación,

pruebas, exámenes médicos.

4. Formalización de su relación como: Contrato de trabajo.

160

5. Modificaciones a su situación inicial como: Renuncias, liquidaciones.

4.11.6.5 Políticas para la Capacitación del Personal

1. Los cursos de capacitación se programaran de acuerdo a la detección de

necesidades de las diferentes áreas.

2. Cada área será las responsable de asegurarse que el personal a su cargo

se actualice y asista a los cursos programados cubriendo los

requerimientos del puesto.

3. Los mecanismos a través de las cuales se impartirá la capacitación de la

imprenta son los siguientes:

a) Talleres o cursos para operarios y aprendices en los diferentes lugares de

la ciudad de Quito, de acuerdo a las necesidades y requerimientos, en

horarios que el jefe de talento humano lo apruebe.

b) Cursos de capacitación para el personal administrativo, que serán

organizados por talento humano en coordinación con las áreas

correspondientes de acuerdo a las necesidades y requerimientos de las

mismas.

4.11.6.6 Políticas de Control de Asistencia

1. Talento humano será el responsable de llevar a cabo el control de la

asistencia de los empleados de la imprenta.

2. El registro de asistencia se realizará en un registro de control diario o un

biométrico.

3. Se denominará retardo al hecho de que el empleado registre su entrada

después de 10 minutos posteriores de la hora establecida como entrada.

161

4. Las faltas justificadas serán aquellas generadas por causas extraordinarias

imprevistas que provoquen que el empleado no acuda a su lugar de trabajo,

previa autorización del jefe inmediato.

5. La falta injustificada se generará cuando el empleado no asista a prestar

sus servicios en el lugar que tenga asignado sin contar con la autorización

del jefe inmediato, presentarse a trabajar en un horario diferente al que

tiene asignado, omitir registrar la entrada o salida de su jornada de trabajo.

4.11.6.7 Políticas de Control de Vacaciones

1. Talento humano será el responsable de llevar el control del programa de

las vacaciones del programa de la imprenta.

2. El empleado no podrá cubrir o gozar de sus vacaciones antes de cubrir el

aniversario de su fecha de ingreso.

3. Únicamente se suspenderá el período de vacaciones por necesidad

empresarial, señalándose una nueva fecha para que goce de sus

vacaciones.

4. El empleado para solicitar sus vacaciones deberá llevar un formulario.

4.11.6.8 Políticas pago de Aportaciones a los Empleados

1. El pago de las aportaciones a los empleados se deberá realizarse

mensualmente.

2. Talento humano verificará, cotejara y verificara la información de los

empleados a fin de elaborar los movimientos afiliatorios (entradas y

salidas), a través de los diferentes medios que autorice el IESS.

3. El pago de cuotas y aportaciones se someterán a lo establecido en la Ley

del Seguro Social.

162

4. El cálculo de las cuotas y aportaciones que se cubren al IESS serán

determinadas de acuerdo a la Ley del Instituto Ecuatoriano de Seguridad

Social que se generaran mensualmente.

4.11.7 Políticas de Comercialización

De contado: Se podrá dar un descuento por la venta de productos del 5%

hasta el 10% dependiendo del volumen de compra y dependiendo del cliente.

Con tarjetas de crédito: De 3 a 6 meses en planes diferido y sin intereses

hasta 3 meses.

Crédito: Se deberá analizar:

1. Tipo de cliente

2. Se deberá solicitar al deudor y garante que llene una solicitud de crédito

en la que debe detallar datos personales, crediticios y bancarios.

3. Estos datos proporcionados en la solicitud de crédito por parte del deudor

y garante debe ser validado por el personal responsable del área

comercial, es decir se debe confirmar que los datos señalados en la

solicitud; como dirección del domicilio, números de teléfonos

convencionales, celulares, número de cuentas bancarias etc. Sea el real.

4. Se debe realizar análisis de la capacidad de pago por parte del cliente.

5. Referencias personales en la que señale: nombres y apellidos completos,

direcciones, número de teléfono convencional y número de celular.

6. El crédito deberá ser de 3, 6, 9 o 12 meses, dependiendo del cliente y del

monto del crédito, dejando como garantía letras de cambio firmadas por el

deudor y un garante y/o cheques posfechados a nombre de la imprenta.

163

4.11.8 Políticas de Marketing

El departamento de marketing tiene la obligación de recopilar información

relacionada con la publicidad de la competencia y realizar estudios con la

finalidad de ser competitivo en este proceso.

Tener listo los diseños de publicidad antes de cada temporada escolar.

Realizar exhibición de los productos.

El departamento de marketing es el responsable de suministrar

información de las características de los productos a los clientes, usos,

instalaciones, garantías y demás productos nuevos que se sigan

incrementando.

4.11.9 Políticas de Ventas

1. La imprenta efectuará la venta de los productos conforme a las

características indicadas por el cliente y señaladas en el pedido o proforma.

2. El pedido o proforma por parte del cliente debe tener firma de aceptación.

3. Los plazos de entrega definitivos serán los pactados.

4. Una vez confirmado el pedido no se podrá cambiar ni cancelar sin

consentimiento de ambas partes.

5. Cumplir con un mínimo de ventas establecido por la gerencia general.

6. Una vez entregada la mercadería, no se aceptarán devoluciones, a menos

que sean por causa justa.

7. La imprenta asume la responsabilidad de la transportación de los productos

hasta su lugar de destino.

8. La imprenta puede suspender el crédito y consecuentemente la entrega del

pedido, cuando lo juzgue conveniente por incumplimiento del cliente en el

pago de sus obligaciones.

164

4.11.10 Políticas de Diseño Gráfico

1. Hacer firmar al cliente la aprobación del arte.

2. Hacer firmar un documento en donde se comprometan los empleados a no

sacar de la imprenta ningún diseño de uso interno.

3. No usar la imagen o logotipo de la imprenta para asuntos de trabajo que

no sea estrictamente de la imprenta.

4. De ser necesario innovar los diseños antes de cada temporada escolar.

5. Mantener confidencialmente la base de datos de clientes a quienes se les

envía los diseños de los productos.

4.11.11 Políticas de Producción

1. La división del trabajo de los operarios y aprendices lo hará cada mes.

2. Supervisar las máquinas cada 15 días para su correcto funcionamiento.

3. Revisar si se está cumpliendo con la capacidad de producción de las

máquinas.

4. Controlar el uso de materia prima, materiales para la elaboración de los

productos cada mes.

5. La política de producción de la imprenta cubre también en lo referente a la

protección y conservación del medio ambiente.

4.11.12 Políticas Interna de Bodega

1. Recepción y verificación de los productos que van ingresar a bodega

entregados por el área administrativa.

2. Facilitar el almacenamiento adecuado.

3. Tener al día los inventarios para tener conocimiento del stock.

4. Mantener el stock adecuado de materiales y materia prima para

producción.

165

5. No mantener el stock demasiado tiempo, evitando con eso perdidas por

mantener embodegado productos innecesarios.

6. El acceso restringido a bodega, solo podrá ingresar personal autorizado.

7. No debe realizar inventario físico sin autorización.

4.11.13 Política de Seguridad Industrial

1. La seguridad industrial es parte fundamental en la imprenta.

2. Es política de la imprenta proveer un adecuado nivel de seguridad para

todas las personas (operarios, aprendices y personal administrativo).

3. La seguridad también es responsabilidad de cada persona en el desarrollo

de sus actividades.

4. Entrenar adecuadamente al personal sobre la modalidad del trabajo, así

como la operación de herramientas, máquinas y equipo de protección para

el personal que se utilice.

5. Adoptar las medidas necesarias para la prevención de los riesgos que

puedan afectarla salud y al bienestar de los empleados.

6. Realizar las debidas señalizaciones verticales y horizontales en las áreas

de trabajo y puestos de operación, colocando en sitios seguros y visibles

carteles de prevención de riesgos de accidentes y difusión de normas de

trabajo.

166

4.12 Procesos de la Imprenta “LA CONDAMINE”


PROCESOS DE LA IMPRENTA “LA CONDAMINE”

NARRATIVOS




4.12.1 Objetivo

Contar con herramientas para trabajar eficazmente y con calidad. En la

imprenta se realizará varias tareas, es decir se trabajará bajo un sistemas de procesos

que permitirá que la imprenta incremente al máximo su eficiencia y productividad.

4.12.2 Alcance

Estos procedimientos descritos son de aplicación para todas las áreas de la

imprenta.

4.12.3 Descripción del Proceso de Contabilidad

Para realizar la compra de activos fijos o gastos a excepción de los realizados

por caja chica se debe:

1. Elaborar el cheque correspondiente y el comprobante de egreso pre

numerado o impreso.

2. Señalar la fecha de emisión del cheque, fecha de cobro, nombre del

beneficiario, número de cuenta corriente, banco, valor, descripción y

motivo del egreso.

3. Debe constar las firmas de elaboración y autorización del documento, así

como la firma del beneficiario y sello.

167

4. Adjuntar al comprobante de egreso, el documento de respaldo del egreso

como facturas, recibos por reembolso, etc.

5. Al realizar la cancelación se deberá verificar si está sujeta a retenciones

4.12.4 Descripción del Proceso de Adquisiciones de Bienes

Para realizar una adquisición o compra se deberá cumplir con los siguientes

lineamientos:

1. Realizar mínimo 3 cotizaciones, del bien a adquirirse, con iguales

especificaciones y características.

2. Estas proformas se pedirán con un tiempo de anticipación de 15 días y

cuando el monto de la adquisición así lo amerite.

3. Luego de efectuada la selección, se pondrá a consideración de la gerencia

administrativa y gerencia general, las proformas más opcionadas en base

al precio, calidad, servicio.

4. Con la autorización de la gerencia general se procederá a la adquisición,

las mismas que deberán sustentarse con la factura real y las cotizaciones.

5. Recibir las facturas de la compras del bien.

6. Registrar en el sistema el bien adquirido.

7. Generar un reporte de activos fijos.

8. Enviar está conciliación de los activos fijos al contador.

9. El contador revisa y archiva la conciliación de activos fijos.

4.12.5 Descripción de los Procesos de Compras

1. El responsable de bodega comunica la necesidad de compras.

2. Asistente de compras solicita mínimo tres cotizaciones a diferentes

proveedores.

168

3. Asistente de compras realiza el pedido y envía a la gerencia administrativa

para su aprobación.

4. Contabilidad recepta la factura ingresa al sistema el nuevo stock y solicita el

pago.

5. Bodeguero compara las cantidades recibidas versus las facturas para

determinar si son correctas.

6. Bodeguero realiza un control de las especificaciones del producto.

7. Bodeguero compara las especificaciones y cuenta las cantidades de los

productos, recibe e ingresa a bodega.

1. Bodeguero registra el ingreso de los productos en el control de kardex

debiendo ajustar los saldos cada vez que sea necesario.

2. Bodeguero se encarga de archivar las copias de recepción junto con una

copia de orden de compra.

4.12.6 Descripción del Proceso de Selección

En este subsistema se detalla los procesos principales a seguir para la

aplicación y la administración del subsistema dentro de la imprenta, en conjunto con

el área de talento humano.

Los principales procesos que cubre el subsistema de selección son los

siguientes:

1. Se realiza la requisición de acuerdo a la necesidad del área solicitante.

2. Se determina los conocimientos habilidades y experiencia de ser

necesaria, para desarrollar las actividades.

3. Se pone anuncio en la prensa o referidos.

4. Se preselecciona de acuerdo al perfil del puesto, cada uno de los

candidatos deberá llenar un formulario de ingreso.

169

5. Se compara el perfil del puesto con el perfil del candidato, en el caso de

tratarse de personal de producción se entrevistará con el gerente de

producción, si se trata de personal administrativo se entrevistará con el jefe

de talento humano.

De ser aceptado el candidato se procederá con la elaboración de contrato.

6. Se elaborará el contrato por 90 días de prueba, luego pasará hacer de un

año hasta por 2 años, luego será fijo.

Se procede a la inducción y reconocimiento de la imprenta, conocimiento

de la empresa, políticas, conocimientos generales de seguridad y se le

entrega los manuales necesarios para el desarrollo de las actividades.

A los 90 días de prueba se realizará la evaluación del desempeño,

posteriormente se realiza una evaluación anualmente.

4.12.7 Descripción del Proceso de Capacitación

En este subsistema se detalla los procesos principales a seguir para la

aplicación y la administración del subsistema dentro de la imprenta, en conjunto con

el área de talento humano.

Los principales procesos que cubre el subsistema de capacitación son los

siguientes:

1. El jefe de talento humano conjuntamente con cada una de las áreas deben

determinar la necesidad de entrenamiento y capacitación del personal a su

cargo.

2. Deben realizar un plan de capacitación anual.

3. Comunicar al jefe de talento humano para que considera en el plan de

capacitación anual.

170

4. Hacer una programación anual de cómo van hacer atendidas estas

necesidades de capacitación.

5. Citar al personal a capacitar, coordinando horarios y lugar.

a) El diploma o certificado de aprobación (copia) será archivado en cada uno

de los expedientes.

4.12.8 Descripción del Proceso Comercial

1. Gerente de comercialización realizará el análisis de FODA.

2. Determinará las políticas de precios, que incluye no solo la fijación del

precio de venta al público (PVP), sino también los descuentos, ofertas y

formas de pago.

3. El gerente comercial en coordinación con el gerente general, decidirán

dónde, cuándo y en qué cantidad se pondrá el producto a la venta.

4. El gerente comercial seleccionará los canales de distribución.

5. El gerente comercial analizará la mejor alternativa para entrega de los

productos.

4.12.9 Descripción de los Procesos de Marketing.

1. EL ejecutivo de marketing analizará las oportunidades del mercado, es

decir, detectará las necesidades, cuáles son los consumidores a los que

quiere atender, mercado meta.

2. Luego segmentará, analizará y seleccionará el mercado.

3. Formulará estrategias de marketing.

4. Diseñará planes de acción.

5. Implementará estrategias de marketing.

6. Finalmente se controlará y evaluará.

171

4.12.10 Descripción del Proceso de Ventas

1. Ejecutivo de ventas visita o llama a los clientes.

2. Recepta el pedido que puede ser mediante una visita al cliente

telefónicamente o mediante correo electrónico.

3. Recepta los datos del cliente como que tipo de producto necesita,

dirección, teléfono, correo electrónico, donde se le hace la entrega de los

productos.

4. De ser necesario actualizará los datos del cliente en una base de datos.

5. El ejecutivo de ventas coordina con bodega y producción.

6. Elaborará la propuesta para el cliente.

7. Una vez elaborado la propuesta, enviará al cliente para su aprobación.

8. En caso de haber correcciones por parte del cliente, se da a conocer al

gerente de producción para que tome en consideración.

9. El bodeguero revisa si hay en stock, en caso tener empaca y despacha el

producto.

10. Producción si no hay en stock elabora los productos solicitados y entrega

al área de comercialización.

11. Vendedor revisa el producto y envía copia de orden de pedido a contador

y solicita la factura a contabilidad.

12. Contador procede a realizar la factura, se encarga de dar de baja los

productos en el sistema y emite la factura enviando una copia a ventas

para el cobro respectivo.

13. Ejecutivo de ventas recibe el producto y entrega al cliente.

172

4.12.11 Descripción del Proceso de Devoluciones

1. Las devoluciones se reciben durante los días establecidos mediante una

nota de crédito.

2. Cliente comunica la devolución del producto.

3. Cliente entrega la factura.

4. Ejecutivo de ventas revisa los productos devueltos y emite una nota de

crédito y devuelve el producto a bodega.

5. Bodega recibe el producto devuelto y actualiza el kardex.

6. Contador recibe la factura devuelta y contabiliza.

7. Contabilidad archiva.

4.12.12 Descripción del Proceso de Despacho

Es importante señalar que el producto llegue en buenas condiciones al cliente.

1. Los despachos se realizan dependiendo de las ventas, las cual debe estar

correctamente realizada.

2. El bodeguero verifica la requisición de los productos, verifica la cantidad

solicitada y la disponibilidad de los productos.

3. El ejecutivo de ventas recibe y verifica la cantidad de los productos a ser

entregados.

4. El cliente verifica su pedido, recibe su factura y realiza el abono o

cancelación respectiva.

5. Contabilidad recibe del ejecutivo de ventas información, contabiliza y

procede actualizar kardex.

173

4.12.13 Descripción del Proceso de Producción

Imprenta “La Condamine” elabora productos que se los puede englobar dentro

de:

Un proceso básico, uno para los productos plásticos.

Y otro para los de impresión en general, para el caso de productos mixtos

es la suma de los dos procesos anteriores.

El proceso básico para la fabricación de los productos plásticos es: corte y

sellado; y, para impresos en general: diseño, corte, impresión y terminados

gráficos.

A continuación se muestra un resumen de estos procesos generales de

producción:

174

PROCESO GENERAL DE PRODUCCIÓN DE IMPRENTA “LA CONDAMINE”

Ingreso de Orden de Producción.

Elaboración de artes, diseño o levantamiento de texto.

Revisión y aprobación de artes

Elaboración de planchas litográficas para impresión en CTP (Computer to

plate).

Cálculo de Materiales (Cantidad de papel, cartulina, etc.) a imprimir.

Corte de materiales (En formato para impresión para máquina offset.

Impresión del material o materiales (diferentes características dependiendo el producto).

Aplicación de plastificado para protección de la impresión. Terminado

externo (Plastificado o Barnizado).

Terminados Gráficos (Doblado, Recogido, Intercalado).

Encuadernado (Grapado, Encolado, Empastado, Anillado).

Corte final de producto

Control de calidad

Conteo y embalaje

Despacho

175

4.13 Escenario del Control Interno Específico de la Imprenta “LA CONDAMINE”

IMPRENTA “ LA CONDAMINE”

ESCENARIO DEL CONTROL INTERNO ESPECÍFICO

DE LA IMPRENTA “ LA CONDAMINE”




4.13.1 Objetivo

El presente documento tiene como objetivo normar y definir el Manual de

Control Interno de la imprenta “La Condamine”, en el cual establece las Normas a

seguir para el control de los riesgos en los que está expuesto y busca inculcar una

cultura de control dentro de la imprenta.

4.13.2 Alcance

La aplicación de estas Normas de Control Interno es de carácter obligatoria

para todas las áreas dentro de la imprenta “La Condamine”.

4.13.3 Responsable del Control Interno

El diseño, mantenimiento funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación

del control interno es responsabilidad de la gerencia general y demás

empleados, de acuerdo a su competencia.

Pondrán mayor y especial cuidado en áreas de mayor importancia por su

materialidad.

176

4.13.3.1 Revisión por la Gerencia

Cada cierto tiempo el gerente general debe revisar que se estén

cumplimiento ciertas políticas, para asegurarse de que el trabajo se esté

realizando bajo los parámetros que exige la Norma.

4.13.4 Ambiente de Control

4.13.4.1 Integridad y Valores Éticos

En la imprenta “La Condamine”, la Integridad y Valores Éticos son

elementos esenciales del Ambiente de Control, así como la Administración

y el Monitoreo.

El gerente general, fomentará la integridad y los valores, para beneficiar el

desarrollo de los procesos y actividades de la imprenta.

Los empleados de la imprenta deben someterse al cumplimiento de los

principios de integridad y valores, los mismos que regularán su conducta

en las actividades que se realicen para cumplir con la misión, visión y

objetivos estratégicos de la imprenta “La Condamine”.

4.13.4.2 Administración Estratégica

El gerente de comercialización, implementará y pondrá en funcionamiento y

actualizará en un plazo máximo de tres meses, un sistema de planificación

estratégica, considerarán como base la Misión y Visión empresarial.

4.13.4.3 Control de Instrumentos de Gestión

La gerencia general observará y dispondrá el control y cumplimiento del

Manual de Funciones, Políticas, Procesos y la ejecución del Control Interno en forma

concurrente a fin de proceder a la inmediata retroalimentación y a tomar los

correctivos de las situaciones que el ambiente de control determine.

177

4.13.4.4 Prácticas de Talento Humano

El talento humano es lo más valioso que posee la imprenta, por lo que debe

ser tratado y conducido de forma tal que se consiga un elevado

rendimiento.

Fomentar un ambiente ético desarrollando el profesionalismo.

Debe haber transparencia en las prácticas diarias como reclutamiento,

selección de personal, capacitación, evaluación de desempeño.

Aplicar los principios de equidad.

Manejo y Control de Nómina

El establecimiento de un control interno sólido sobre la nómina es muy

importante; para ello es necesario:

Tener claro la lista de personas que laboran en la imprenta para que no

exista sobre pagos a los empleados.

Verificar que después de la desvinculación de un empleado, ya no conste

en la nómina del personal.

Validar los datos del reporte de horas extras otorgado por el registro de

asistencia o del biométrico versus los valores de pagos, para que su

cancelación sea ágil y sea verídica.

El contador debe presentar un informe mensual de los gastos de horas

extras al gerente general.

El empleado responsable de llevar la nómina no debe realizar funciones de

control de tiempos.

El empleado debe presentar por escrito las deducciones de las nóminas,

estos documentos deben conservase en el área de talento humano.

178

La información debe ser digitado en un archivo de nómina de los

empleados.

La adición o retiro de los nombres de la nómina, los cambios de sueldos la

reclasificación de los empleados, deben ser legalizados mediante la

aprobación de la gerencia general.

El departamento de contabilidad tendrá la responsabilidad de calcular los

montos que deben pagarse.

Terminación del Contrato de Trabajo por Parte del Empleador

El empleador podrá dar por terminado el contrato de trabajo con los

trabajadores, previo Visto Bueno; y como lo estable el código de trabajo,

en los siguientes casos:

Por faltas repetidas e injustificadas de puntualidad o de asistencia al trabajo

o por el abandono de éste por un tiempo mayor de 3 días consecutivos, sin

causa justa y dentro de un período mensual de labor.

Por indisciplina o desobediencia graves.

Por falta de integridad o por conducta inmoral del trabajador.

Por injurias graves manifestadas al empleador.

Por ineptitud del trabajador, respecto a la ocupación o labor, para lo cual

fue contratado.

Por denunciar injustificadamente contra el empleador respecto al IESS

Por no acatar las medidas de seguridad, prevención e higiene exigidas por

la gerencia.

Obligaciones y Responsabilidades del Trabajador

Ejecutar el trabajo en los términos del contrato, con la eficacia, cuidado y

esmero apropiados, en las formas, tiempo y lugar convenidos.

179

Conservar en buen estado los instrumentos y útiles de trabajo, no siendo

responsable por el deterioro que origina el uso normal de esos objetos.

Dar aviso al empleador cuando por causa justa faltare al trabajo.

Comunicar al empleador o a su representante los peligros de daños

materiales que amenacen los intereses del empleador.

Es responsable el trabajador de los perjuicios ocasionados por negligencia

o descuido, lo que será indemnizado por el responsable a precio de costo.

Por los implementos de trabajo que se les confiare y que resulten perdidos

o destruidos por descuido, debidamente establecidos y comprobados.

Prohibiciones al Trabajador

Poner en peligro su propia seguridad, la de sus compañeros de trabajo, así

como del lugar de trabajo.

Tomar de las instalaciones de la imprenta, sin permiso del empleador,

útiles de trabajo.

Presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo la acción de

estupefacientes.

Portar armas durante las horas de trabajo.

Usar las herramientas de trabajo en objetivos distintos del trabajo que

están asignados.

Abandonar el trabajo sin causa legal.

Abandonar el trabajo antes de que su renuncia voluntaria sea aceptada.

180

Control Interno para Asistencia

Los trabajadores deberán registrar su asistencia diaria, tanto a la entrada

como salida de sus labores, a través de los registros diarios o biométricos.

Para computarizar los atrasos se tomará como hora de referencia diez

minutos, después de la hora fijada para su entrada.

El tiempo de atraso a la entrada y el tiempo antes de que concluya la

jornada de trabajo o salida, no serán pagados a los trabajadores y le serán

descontados de sus vacaciones.

4.13.5 Estructura Organizativa

Los gerentes de cada área son los responsables de la realización y

actualización de los procesos y los controles pertinentes.

El jefe de talento humano, será el responsable de consolidar la información

de todas las áreas y actualizar la estructura organizativa, manual de

funciones, procedimientos, políticas y reglamentos asignando

responsabilidades, estableciendo niveles jerárquicos para cada uno de los

empleados que atienda el cumplimiento de la misión y apoye el logro de

los objetivos.

4.14 Evaluación del Riesgo

Después de la evaluación de los riesgos, se procederá a señalar los

controles específicos, aplicables en la imprenta.

Los gerentes de las diferentes áreas de la imprenta identificarán los riesgos

que pueden afectar el logro de los objetivos de la imprenta debido a los

factores internos o externos.

Los gerentes de cada área son los responsables de emprender las

medidas pertinentes para afrontar exitosamente tales riesgos.

181

Deben analizar los factores externos: económicos, políticos, tecnológicos,

sociales y ambientales.

De ser necesario evaluaran los factores internos: infraestructura, los

empleados, la tecnología y los procesos.

Se considera factores de alto riesgo el manejo de dinero en efectivo o

cheques, la alta rotación de personal, el establecimiento de nuevos

servicios, crecimiento rápido de nueva tecnología.

Los controles para mitigar el riesgo serán revisados continuamente.

4.15 Actividades de Control

4.15.1 Control Interno en el Área Administrativa Financiera

Para una administración adecuada de recursos se pondrán en práctica los

siguientes registros de control interno:

4.15.1.1 Control de Registros de Documentos

Archivar los documentos que demuestran que ciertas actividades fueron

realizadas, estos registros pueden ser escritos o electrónicos, en este caso

el responsable de llevar estos registros es la asistente administrativa-

contable.

Se archivará adecuadamente los recibos relativos a los ingresos y egresos

de dinero, las facturas, los comprobantes, los depósitos bancarios, etc., de

manera que podamos realizar un trabajo debidamente organizado y que

nos permita disponer de una información oportuna y precisa.

182

4.15.1.2 Control Interno de la Determinación y Recaudación de los

Ingresos

El contador será el responsable de llevar la contabilidad de la imprenta “La

Condamine”.

Los ingresos obtenidos a través de depósitos en efectivo, transferencias

bancarias, o cheques cruzados a nombre de la imprenta, serán revisados

y depositados en forma completa e intacta en la cuenta corriente a nombre

de la imprenta máximo el día hábil siguiente.

Por cada depósito que realice la imprenta se entregará al cliente, el original

del comprobante de ingreso pre impreso y pre numerado, esto permitirá el

control de los ingresos.

La asistente contable realizará una verificación semanal de los ingresos,

con la finalidad de validar los depósitos realizados en el banco.

El contador evaluará permanentemente la eficiencia y eficacia de las

recaudaciones, depósitos y adoptará las medidas que correspondan.

4.15.1.3 Control Interno del Efectivo

Para alcanzar el control interno sobre el efectivo se realizará los siguientes

controles:

Seleccionar y entrenarse cuidadosamente a la persona responsable del

efectivo.

Contabilizar las entradas del efectivo en forma oportuna.

Realizar diariamente cuadres de caja.

La recepción del dinero debe estar separada de la función de pago.

183

4.15.1.4 Control Previo al Pago

Para la administración adecuada de un pago se deberá realizar los siguientes

controles:

Los pagos deberán estar debidamente justificados y comprobados con los

documentos auténticos y respectivos.

Las facturas deberán ser las originales y vigentes.

Los pagos se efectuaran previo a la aprobación del gerente general.

El comprobante de pago deberá registrar la firma de autorización y

aprobación del pago, además deberá tener la firma de quien elabora el

comprobante de pago.

Las transferencia bancaria, estará sustentada en documentos que

aseguren su valides y confiabilidad.

4.15.1.5 Pago y Cumplimiento de Obligaciones

El contador de la imprenta “La Condamine” proveerá de pagos oportunos a sus

proveedores.

El pago de las obligaciones será responsabilidad del contador.

Las remuneraciones y otras obligaciones serán pagados con cheque a

nombre del empleado o mediante transferencia bancaria.

Bajo ninguna consideración se podrán realizar pagos en efectivo, a

excepción de los gastos que se realizan a través de caja chica.

Las obligaciones serán canceladas en las fechas establecidas, aspecto

que será controlado, mediante un registro de fechas de pagos.

Los gastos adicionales que se originen por concepto de intereses o multas

por mora injustificada en el pago de obligaciones por retraso, será de

184

responsabilidad personal de quien o quienes lo hayan ocasionado, por

acción u omisión.

4.15.1.6 Distribución o Pago en Cheque

La distribución de cheques de pago o los sobres de pago a los empleados

debe ser labor de una persona que no realiza la actividad relacionada con

la nómina.

Si el pago es depositado directamente en las cuentas bancarias de los

empleados, se debe tener la autorización de los depósitos por parte de la

gerencia general.

El responsable de entregar los cheques deberá exigir una prueba de

identidad al realizar los pagos a los empleados o proveedores quienes al

recibir el pago deberán firmar el recibido.

Los cheques o sobres de pago de los empleados ausentes deben ser

retenidos y por ningún motivo deben ser entregados a otro empleado.

Debe existir control minucioso de los cheques emitidos, cancelados y en

tránsito.

Los cheques no emitidos deben estar protegidos contra robo o mal uso.

La chequera con sus respectivos cheques deben estar guardados en una

caja fuerte.

Los cheques no deben estar firmados anticipadamente, es decir en blanco.

Deben estar a cargo únicamente de la gerencia general.

Los cheques anulados deben ser destruidos para evitar el uso posterior de

los mismos y guardados en un folder en orden cronológico, es decir

ordenado de acuerdo a la fecha de anulación.

185

Las cantidades de los cheques deben ser impresas a computador o

mediante una máquina protectora de cheques, de esa manera se hace

difícil la alteración de los cheques en cuanto al valor.

Para evitar un manejo fraudulento, se debe realizar una investigación sobre

los cheques devueltos que indiquen sobregiros, por la diferencia entre el

valor en que fueron expedidos y cobrados los cheques, sobre el manejo de

talonarios, y sobre la fecha de registro contable en comparación con la de

los bancos.

Se debe tomar las correspondientes medidas de seguridad para realizar los

depósitos, como por ejemplo:

Verificar que las cantidades de los depósitos sean correctas.

Comprobar que el número de cuenta en el que se va a realizar el depósito

sea de la imprenta.

Confirmar que los saldos de los depósitos emitidos por el banco, sean los

mismos de los registrados en los libros de contabilidad.

4.15.1.7 Control Interno para el Fondo de Caja Chica

Al realizar la reposición del fondo de caja chica, se efectuará un

comprobante de egreso adjuntando el resumen por tipo de gasto y todos

los documentos de respaldo.

Toda la documentación será archivada en orden cronológica.

Periódicamente y sin previo aviso se realizará por parte de un empleado,

designado por la gerencia, realice un arqueo al fondo de caja, verificando

que la suma de dinero en efectivo más todas las facturas sean igual al valor

total del fondo.

186

Al momento del reembolso del fondo fijo de caja chica el custodio deberá

realizar un informe donde especifique; fecha número de factura, nombre

de la persona responsable del gasto, el cual será entregado a la contadora

para su revisión luego a la gerencia general para la aprobación y posterior

entrega del cheque.

Está totalmente prohibido otorgar préstamos personales con el fondo de

caja chica.

4.15.1.8 Control en Cuentas Corrientes Bancarias

La apertura de las cuentas bancarias a nombre de la imprenta será

autorizada por el gerente general.

Al abrir las cuentas bancarias se debe registrar las firmas de los

propietarios o personas autorizadas.

Los depósitos que se realicen en la cuenta de la imprenta deben llevar la

firma de aprobación del gerente administrativo financiero y de quien lo

realice el comprobante de ingreso.

4.15.1.9 Control Interno de Conciliación Bancaria

La asistente contable será la responsable de realizar las conciliaciones

bancarias comparando los saldos entre el auxiliar de bancos de la imprenta

con el estado de cuenta que emite el banco mensualmente.

Revisará que tanto el saldo de los registros contable como el saldo según

el banco, sean los correctos. Se lo realizará periódicamente por lo menos

una vez al mes.

La asistente contable comparará los movimientos del libro banco de la

imprenta, con los registros y saldos de los estados bancarios que emite el

187

banco a una fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar

las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado.

La conciliación bancaria será efectuada por la asistente administrativa

contable y aprobada por el gerente administrativo, para garantizar su

efectividad y procedimiento.

La asistente administrativa contable, deberá tener especial cuidado, en los

saldos de los estados de cuenta de los bancos ya que suelen no coincidir con los de

los libros de la imprenta por cualquiera de las siguientes razones:

Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios.

Depósitos de última hora, que la empresa realizó y que el banco no

registró.

Por haber cerrado los libros de las cuentas corrientes, para preparar los

estados de fin de mes.

Errores numéricos u omisiones en los libros de la imprenta.

Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.

Cargos que el banco efectúa causados por intereses, comisiones,

impuestos, etc.

Abonos hechos a la imprenta por el banco, por concepto de intereses,

cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto.

Errores u omisiones por parte de los bancos.

Revisar las partidas conciliatorias muy antiguas y darles de baja.

4.15.1.10 Control de Cuentas por Cobrar

Las cuentas por cobrar en la imprenta “La Condamine”, representarán

derechos exigibles originados por el otorgamiento de créditos a los

clientes, que se convertirán en valores líquidos disponibles.

188

Es responsabilidad del vendedor y del gerente de comercialización la

recuperación de la cartera vencida de la imprenta.

Para otorgar crédito a clientes o empleados se debe habilitarse una cuenta

auxiliar para cada cliente o empleado.

Si los clientes o empleados tienen cuentas vencidas no se les podrá otorgar

nuevos créditos.

Dar cumplimiento a las políticas de créditos definidas y a la información

sobre la antigüedad de las cuentas.

4.15.1.11 Control Interno de Activos Fijos o Propiedad, Planta y Equipo

Los activos fijos de la imprenta son los bienes que utiliza de manera continua

en el curso normal de sus operaciones, estos son:

Edificios

Maquinaria

Mobiliario y equipo de oficina

Muebles y enseres

La contabilización de los activos fijos se lo realizará de acuerdo a los

principios de contabilidad generalmente aceptados.

El activo fijo debe ser contabilizado a su costo y ser incluido como activo

de la imprenta en la fecha de compra.

Cada responsable de área tiene que firmar un acta de responsabilidad

material de los activos fijos bajo su custodia.

El área contable debe contar con la información mínima indispensable de

estos bienes, para su correcta identificación verificándose la suma de sus

valores con el saldo de la cuenta.

189

El contador debe realizar inspecciones físicas y análisis periódicos para

verificar la existencia, localización, estado de registro de los activos fijos.

Las bajas, ventas y traslados de estos bienes, deben estar aprobadas por

el gerente administrativo.

Las ventas y traslados de estos bienes, deben estar aprobadas por el

gerente administrativo.

Cada activo fijo debe tener una tarjeta con todos los datos necesarios o

registrados a través de una base de datos en el computador.

Debe crearse un código para identificar cada unidad del activo fijo.

Se debe entregar a cada empleado de la imprenta los activos fijos con sus

respectivos códigos.

Cada empleado responsable de estos activos, deberá firmar la recepción

revisando las condiciones en las que se encuentran dichos activos.

El empleado es responsable y responderá por los daños; y, el mal uso, que

le dé a los activos fijos a su cargo.

El responsable del uso del activo, debe notificar de cualquier cambio que

surja al encargado de llevar los activos fijos, para que este realice las

gestiones pertinentes en el arreglo o cambio del activo.

Cuando se sustituya al responsable de un área, debe efectuarse el

chequeo de todos los activos fijos bajo su custodia, a fin de fijar la

responsabilidad.

4.15.1.12 Control Interno de Cuentas por Pagar a Largo Plazo

Deben estar separadas las funciones de compra, recepción y registro de

las cuentas por pagar.

190

Las facturas se enviarán directamente al departamento de contabilidad y

se registraran de inmediato las cuentas por pagar.

Todas las cuentas por pagar deben registrarse antes de efectuar el pago.

Se deben clasificar las cuentas según su vencimiento, para realizar la

correspondiente liquidación.

Se debe contar con la documentación de soporte para el registro de las

cuentas por pagar a largo plazo.

Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago.

4.15.1.13 Control en los Suministros de Oficina

La asistente administrativa, es la responsable de llevar el control de los

suministros, deberá hacer una verificación previa antes del uso, con el fin

de verificar el contenido según lo requerido.

Debe registrar los útiles y suministros de oficina, solicitados por los

empleados con la fecha, descripción y responsable.

La custodia de materiales y suministros de oficina, es responsabilidad de

la asistente administrativa.

4.15.2 Control Interno en el Área Comercial

El gerente de comercialización, será el responsable de identificar las

necesidades y la percepción de los clientes.

El gerente comercialización, una vez identificado con mayor profundidad

las necesidades reales de los clientes, deberá potenciar sus puntos fuertes

y contrarrestar sus puntos débiles.

El gerente comercialización, deberá poner en práctica las estrategias de

comercialización.

191

4.15.3 Control Interno en el Área de Marketing

Las evaluaciones de las acciones del área de marketing, se basarán en los

resultados financieros.

El ejecutivo de marketing, debe fijarse los objetivos y responsabilidades

de su área.

Deberá verificar si las acciones puestas en marcha, se van cumpliendo

con total y absoluta precisión en función de los objetivos previstos.

Los resultados reales, deberán ser informados al gerente comercial, con

exactitud y con rapidez, para el conocimiento de la misma.

El control permanente en el área de marketing, será clave en los planes y

actividades para lograr los objetivos.

4.15.4 Control en el Área de Producción

El personal que labora en el área de producción, deberá tener presente las

siguientes medidas principales de seguridad:

Muchos factores inciden en garantizar la validez técnica de las operaciones

que realizan las máquinas de producción por lo que debe contar con

operarios y aprendices calificados.

Las instalaciones deben ser a adecuados, debidamente señaladas, las

máquinas y herramientas deben ser revisados cada 15 días para el normal

funcionamiento.

Si el caso amerita se puede contratar a personal, ocasionalmente es decir

para tareas específicas.

Cuando las tareas que se vaya a ejecutar sean de carácter técnico, el

personal debe ser preparado para realizar esas actividades.

192

4.15.4.1 Control de Maquinaria

Los operarios y aprendices, cuando una máquina se dañe debe dar aviso

oportuno e inmediato a sus superiores sobre los daños y/o defectos de las

máquinas. Las mismas que no seguirán operando hasta que sean

reparadas.

Después de hacer reparaciones o ajustes en las máquinas, deben tener la

precaución de colocar las guardas de protección.

No tratar de detener la marcha de las máquinas con las manos.

No operar aquellas máquinas, cuyo manejo se desconoce.

En caso de tener que alegarse de una máquina en operación, dejar

desconectada totalmente.

Chequear que no haya fuga de fluidos por válvulas, tuberías, etc.

Se deberán tomar en cuenta las normas siguientes cuando se vayan a

limpiar las máquinas, reparar o ajustar:

Detener la máquina completamente antes de realizar

mantenimiento respectivo (engrasar, limpiar, ajustar, aceitar,

etc.).

Colocar tarjetas de advertencias o cualquier aviso indicando que

la máquina está fuera de servicio.

Antes de poner las máquinas en movimiento se debe tener en

cuenta que no haya personal, herramientas o materiales que

pudieran ser afectados.

4.15.4.2 Control de Herramientas

Seleccionar las herramientas adecuadas y que estén en buenas

condiciones.

193

Usar correctamente las herramientas.

Tener especial cuidado en el almacenamiento de las herramientas.

Mantener los mangos de las herramientas en buen estado de conservación

y firmemente aseguradas.

No usar tubos, barras u otros elementos inapropiados.

Las herramientas con filos o con puntas, al ser llevadas de un lugar a otro,

deben ser cubiertas en sus extremos filosos o puntiagudos.

No improvisar herramientas o alterar la construcción original de las

mismas.

4.15.4.3 Control en el Orden y Limpieza

Mantener la zona de trabajo libre de obstáculos y de objetos, a fin de evitar

lesiones por golpes o caídas.

Evitar que se derrame lubricantes o grasas, caso contrario limpiarlo y

secarlo inmediatamente.

La basura y desperdicios deben ser siempre colocados en los recipientes

destinados a este fin y no llenar con exceso los mismos.

Presentarse con uniforme limpio (mandil) y en buen estado a su área de

trabajo.

No manchar las paredes de baños o sanitarios.

No escupir en el piso.

Mantener su cancel limpio y ordenado y con los utensilios de aseo.

Coloque cada cosa en su lugar.

Mantener el lugar limpio y ordenada.

194

4.15.4.4 Control en Talleres

Se prohíbe el paso de cualquier persona no autorizada. Se deberá utilizar

equipos de protección individual como son: gafas, orejeras, mascarillas,

botas, guantes, entre otros dependiendo del área donde se encuentre.

Las cajas de brakers deberán estar cerradas y el equipo contra incendio

disponible, además deberá evitarse almacenar en el taller cualquier

sustancia inflamable.

Antes de iniciar el trabajo deben colocarse los equipos de protección

personal.

Antes de operar una máquina o de efectuar trabajos de reparación y

mantenimiento, deben tomar las precauciones necesarias.

El personal que conoce y opera equipos de electricidad es el único

autorizado para efectuar ajustes o reparaciones de los equipos en

instalaciones eléctricas.

Nadie, excepto un electricista o personal autorizado puede cambiar

fusibles manipular breakers.

4.15.5 Control en Seguridad y Salud Ocupacional

El objetivo de la seguridad e higiene industrial en la imprenta “La

Condamine”, es prevenir los accidentes laborales y las enfermedades

profesionales, los cuales se producen como consecuencia de las

actividades laborales diarias siendo las de más riesgo las actividades de

producción.

Una buena producción en la imprenta, es la que debe satisfacer las

condiciones necesarias de los tres elementos indispensables: seguridad,

productividad y calidad de los productos por lo que:

195

El edificio debe estar dotado de un adecuado número de salidas en relación

a su tamaño y al número de personas empleadas.

En ningún caso debe existir menos de dos salidas de emergencia.

Ninguna salida destinada a escape, debe estar obstruidas.

El plan integral de prevención de riesgos deberá ser revisado y actualizado

periódicamente.

Todos los empleados tienen derecho a desarrollar sus labores, en un

ambiente de trabajo adecuado y propicio para el pleno ejercicio de sus

facultades físicas y mentales, que garanticen su salud, seguridad y

bienestar.

El responsable de salud y seguridad ocupacional, será el responsable de

informar a los empleados sobre los riesgos laborales vinculados a las

actividades que realizan.

El responsable de salud y seguridad ocupacional tiene que realizar cada

15 días inspección en la imprenta para brindar mayor seguridad a los

empleados.

Los empleados tienen derecho a interrumpir sus actividades cuando, por

motivos razonables, consideren que existe un peligro inminente que ponga

en riesgo su seguridad.

El gerente de producción y el responsable de salud y seguridad

ocupacional, serán los responsables de controlar a los empleados que

están operando, manipulando equipos, maquinarías, herramientas u otros

elementos.

196

Verificar que estén funcionando adecuadamente, las instalaciones para el

suministro de agua potable, mejoramiento de iluminaciones en diferentes

áreas.

4.15.5.1 Normas de Seguridad para Oficina

Mantener ordenado y limpio los puestos de trabajo.

Las gavetas de escritorios, archivadores o anaqueles deben estar cerrados

a menos que se esté trabajando en ellos.

Nunca abra más de una gaveta a la vez y cierre después de haberla usado.

Procurar sentarse en el centro de la silla con garruchas y no recostarse

hacia atrás.

Al terminar la jornada de trabajo desconectar cafeteras, computadoras y

otros equipos.

Los cables y enchufes deben ser inspeccionados periódicamente.

Los tomacorrientes deben usarse para aparatos y máquinas que no

sobrepasan la capacidad de estos.

No deben colocarse cables eléctricos o de teléfono en los pasillos o

espacios entre los escritorios.

Se prohíbe fumar dentro de las oficinas.

No tomar bebidas alcohólicas o estupefacientes dentro de las instalaciones

de la imprenta.

No pararse sobre las sillas, escritorios y otros muebles para alzar objetivos

altos.

Usar siempre las escaleras apropiado.

197

4.15.5.2 Señalización de las Áreas

Las señales de seguridad, serán puestas en los lugares peligrosos así

como en los sitios donde son almacenados los materiales riesgosos.

Los equipos contra incendio (extintores), deberán estar bien señalizados,

colocados estratégicamente y libres de cualquier obstrucción.

El área de colocación de sustancias peligrosas deberá estar señalizadas.

Todos los líquidos inflamables se conservarán en tanques y recipientes

construidos especialmente para esta finalidad.

4.15.5.3 Control en Sistemas de Electricidad

Los brakers estarán ubicados dentro de cuartos cerrados.

Los electricistas serán los únicos con autorización para dar mantenimiento

a los equipos eléctricos, ajustarlos o repararlos.

Todos los conductores y cables eléctricos deberán estar convenientemente

aislados de manera que no represente ningún peligro.

Los electricistas trabajarán con guantes y botas de resistencia eléctrica.

Las fallas eléctricas deberán repararse inmediatamente, las puertas de

interruptores o brakers permanecerán siempre despejados.

4.16 Control en los Canales de Comunicación

Cumplir con las políticas de comunicación interna que permita las

diferentes interrelaciones entre los gerentes y empleados, cualquiera que

sea el rol que desempeñen.

El gerente de comercialización, dispondrá de canales abiertos de

comunicación que permita a los dueños, empleados, clientes y

proveedores aportar información sobre el diseño y calidad de los productos

y servicios que brinda la imprenta.

198

Se utilizará sistemas automatizados para procesar información aunque

implica varios riesgos que necesitan ser considerados por la administración

de la imprenta, estos riesgos están asociados a los cambios tecnológicos

por lo que se establecerá controles generales de aplicación y de operación

que garanticen la protección de información según su grado de sensibilidad

y de confiabilidad, así como su disponibilidad, accesibilidad y oportunidad.

4.17 Seguimiento y Evaluación del Control Interno

Los gerentes de las diferentes áreas de la imprenta, deben hacer

seguimiento continuo, evaluaciones periódicas para asegurar la eficiencia,

evaluar la calidad del funcionamiento del control interno y en caso de ser

necesario, le permitirá reaccionar en forma dinámica y aplicar medidas

oportunas.

El seguimiento se lo debe realizar durante la ejecución de las actividades

en las distintas áreas de la imprenta y a través de evaluaciones periódicas

para enfocar directamente la efectividad de los controles en el tiempo

determinado

Se observará y evaluará el funcionamiento de los diversos controles, con el

fin de determinar la vigencia y la calidad del control interno y emprender las

modificaciones que sean pertinentes para mantener su efectividad.

El resultado del seguimiento, brindará las bases necesarias para el manejo

de riesgos, actualizará las existentes, asegurará y facilitará el cumplimiento

de la normativa aplicable a las operaciones de la imprenta.

La gerencia general, establecerá una autoevaluación periódica de la

gestión de control interno de la imprenta, sobre las disposiciones,

199

normativas para prevenir y corregir cualquier eventual desviación que

ponga en riesgo el cumplimiento de los objetivos de la imprenta.

Las evaluaciones responderán a la necesidad de identificar las fortalezas y

debilidades de la entidad, respecto al sistema de control interno.

Los gerentes de las diferentes áreas, determinaran las acciones

preventivas o correctivas que conduzcan a solucionar los problemas

detectados e implantarán las recomendaciones de las revisiones y acciones

de control realizadas, para fortalecer el sistema de control interno, de

conformidad a los objetivos de la imprenta.

200

Capítulo V

Conclusiones y Recomendaciones

5.1 Conclusiones

La ejecución del mencionado trabajo en “La Condamine”, ha despertado el

interés y la expectativa en los empleados y propietarios de la imprenta, en

pro de mejorar la administración integral de la misma.

Gracias a la información in situ y a la evaluación de control interno

recabada en la imprenta “La Condamine”, se detectaron ciertas falencias

administrativas, como duplicidad en funciones, cuellos de botella los

mismos que se han ido corrigiendo en el transcurso del desarrollo del

proyecto.

Del estudio realizado, se determinó que no existe un área diseñada

exclusivamente para el área contable, por lo que no cuenta con las

seguridades necesarias para proteger los documentos y la información

confidencial; es decir, que cualquier empleado puede entrar ver o tomar

cualquier documento.

El nuevo enfoque que se busca dar la imprenta “La Condamine”, mediante

la implementación del Manual de Control Interno, va a permitir conseguir la

mejora notable en la administración de la imprenta, en comercialización,

ventas, producción en talento humano; es decir, la imprenta tendrá una

organización más efectiva, buscando satisfacer las necesidades de los

clientes.

201

El presente trabajo es un compendio útil, con ideas valederas aplicable al

tipo de establecimiento como “La Condamine”, que contribuirá

positivamente hacia soluciones efectivas mediante la orientación de

lineamientos empresariales, hacia mejores perspectivas.

5.2 Recomendaciones

Es necesario el compromiso pleno por parte de los propietarios de la

imprenta “La Condamine”, del apoyo de todo el personal para la ejecución

de las Normas, que están establecidas en el presente Manual de Control

Interno de la imprenta, de tal manera que forme parte de la cultura

organizacional para una correcta prevención del riesgo.

Aplicación inmediata del Manual de Control Interno durante la ejecución de

las actividades en todas las áreas de la imprenta.

El jefe de talento humano de la imprenta “La Condamine”, deberá poner en

práctica y revisar periódicamente las funciones, políticas, procedimientos y

de ser necesario actualizará el Manual de Control Interno.

Para la puesta en marcha este Manual deberá capacitar a los operarios y

mandos medios, estas charlas abordaran temas como la inducción de uso

importancia de contar con un Manual Funciones, Políticas, Procedimientos

y la importancia de contar con Manual de Control Interno.

202

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204

ANEXOS

206

Anexo 1. Flujogramas de Procesos

Proceso: Administrativo - Financiero Código: PR- AC- 01

Subproceso: Adquisición de Bienes Muebles Fecha de aprobación:

Nombre del Procedimiento: Adquisición de Bienes Muebles Revisión: PROPUESTO

Revisado por: Contador Aprobado por: Gerencia Página: 1/1

Alcance: Cubrir las necesidades de los empleados

Objetivo: Llevar un control adecuado de los bienes muebles

Asistente contable Contador

Recibir la copia de la factura que respalde la adquisición del

bien mueble por parte de la unidad de compras

Registrar en el sistema los datos del bien

Generar un reporte deinventario de bienes muebles

Reporte de inventario

Realiza la conciliación de activos f ijos

Envia la conciliación de los activos f ijos al contador

Contador

Recibe la conciliación de activos f ijos y la archiva

Conciliación

Archivo

INICIO

FIN

207

Proceso: Administrativo-Financiero Código: PC - AC - 02

Subproceso: Conciliación Bancaria Fecha de aprobación:

Nombre del Procedimiento: Conciliación Bancaria Revisión:PROPUESTO


Alcance:

Objetivo: Llevar un control semanal de las cuentas bancarias

Contador Asistente Contable Gerencia

Auxiliar

Recibe estados de cuenta de los bancos correspondientes a

f in de mes

Entrega estados de cuenta al asistente contable

Estado de cuenta

Recibe Conciliación Bancaria

Firma la conciliación y la envíaal Gerente para que f irme.

Imprime auxiliar mensual de la cuenta bancos

Estado de cuenta

Conciliación Bancaria

Elabora la conciliación bancaria y la entrega al contador

Conciliación bancaria

Archiva la conciliación bancaria

Conciliación bancaria

Archivo

Autoriza y f irma la conciliación bancaria y regresa al asistente

INICIO

FIN

208

Proceso: Administrativo - Financiero Código: PR - AC - 03

Subproceso: Custodia de Activos Fijos Fecha de aprobación:

Nombre del Procedimiento: Activos Fijos Revisión: PROPUESTO


Alcance:

Objetivo:

Asistente Contador Gerente

Recibe la copia de la factura que respalde la adquisición del

bien mueble por parte de la unidad de compras.

Verif ica que las características del bien adquirido correspondan

con las descritas en el documento.

Recibe el inventario de bienes muebles

Reporte de Inventario

Efectúa la conciliación de efectivos f ijos entre la

información contenida en el sistema de bienes y la refleja en el sistema de contabilidad

Envía la conciliación de los activos f ijos a la gerencia

¿Corresponde?

Coloca la etiqueta de

identif icación del bien mueble

Comunica la incongruencia

a la unidad de compras

Registra en el sistema los

datos del bien.

Genera un reporte de

inventario de bienes

muebles y lo envía a

contabilidad

Reporte de inventaario

Conciliación

Recibe la conciliación de activos f ijos

Conciliación

Verif ica la existencia f ísica del ien mueble.

SI NO

INICIO

FIN

209

Proceso: Administrativo-Financiero Código: PR - AC - 04

Subproceso: Control Interno de Caja Fecha de aprobación:

Nombre del Procedimiento: Caja Revisión: PROPUESTO

Revisado por: Caja Aprobado por: Gerencia Página: 1/1

Alcance: Uso adecuado del efectivo

Objetivo: Verificar el adecuado uso del efectivo de la Imprenta

Realizar la revición de documentos de reportes de

cierra diario y cuadre de caja

Verif icar el adecuado uso de efectivo y limites de tenencia

en caja.

Recibe el informe elaborado por el asistente

Verif ica los procesos relacionados con el manejo de

caja

Hacer reviciones especiales a las áreas de caja.

Recibe el informe enviado por el jefe de área

Informe

Analiza los correctivos recomendados por el contador

para las irregularidades del manejo de caja.

Autoriza que se aplique los correctivos recomendados

para el área de caja.

Investigar diferencias contables y faltantes en caja.

Elaborar un informe con los resultados obtenidos de las

actividades realizadas y las irregularidades encontradas

Informe

Informe

Analizar las irregularidades encontradas conrrespecto al

control interno del manejo del efectivo.

Desarrolla instrumentos y estrategias orientadas a

fomentar una cultura de auto control.

Realiza un informe con los correctivos necesarios

Informe

INICIO

FIN

210

Proceso: Talento Humano Código: PR-TH-01

Subproceso: Nómina Fecha de aprobación:

Nombre del Procedimiento: Elaboración de Nómina Revisión: PROPUESTO


Alcance:

Objetivo: Lograr que los cálculos de las nóminas sean confiables, oportunos

Departamento de Talento Humano Departamento de Contabilidad

Registrar los datos de cada empleado referentes a las

horas de entrada, horas de salida, horas extras,

inasistencia, etc.

Elaborar con los datos anteriores un reporte y lo envía

al departamento de Contabilidad

Reporte

Recibe y revisa el reporte entregado por Recursos

Humanso

Reporte

Cálcula los montos quqe deben pagarse a los empleados y preparar

todos los registros de nómina.

Nómina

Elabora los cheques correspondientes para el pago de

los empleados y se procede a la entrega

INICIO

FIN

211

Anexo 2. Encuesta a Clientes – Control Interno




CLIENTES QUE REQUIEREN SERVICIOS Y PRODUCTOS DE LA IMPRENTA LA CONDAMINE

OBJETIVO: Esta encuesta nos permitirá medir el control interno de la imprenta “La Condamine”.

Instrucciones de llenado: Por favor conteste las siguientes preguntas, Marque “X”, en el casillero que crea conveniente. 1. ¿Usted considera que la entrega de los productos de la imprenta, se ajusta a un control de calidad?

SI NO

2.- ¿Usted considera que Imprenta “La Condamine”, elabora sus productos en base a una

planificación?

SI NO

3.- ¿La fecha de entrega de los productos está relacionado con un programa de entrega establecida

por la imprenta?

SI NO

4.- ¿La imprenta “La Condamine” le presenta garantías de fiel cumplimiento?

SI NO

5.- ¿La imprenta “La Condamine” le presenta garantías del buen uso del anticipo?

SI NO

212

6.- ¿La imprenta “La Condamine” le tiene asignado un monto de crédito?

SI NO

7.- ¿Los representantes de ventas de la imprenta le presentan catálogos de los productos que ofrece?

SI NO

8.- ¿La imprenta le entrega facturas por sus compras?

SI NO

213

Anexo 3. Encuesta a Clientes – Satisfacción del Cliente



CLIENTES QUE REQUIEREN SERVICIOS Y PRODUCTOS DE LA IMPRENTA “LA CONDAMINE”

ENCUESTA

OBJETIVO: Medir el grado o nivel de satisfacción de los clientes y el servicio, productos que presta la Imprenta “LA CONDAMINE”.

Instrucciones de llenado: Por favor conteste las siguientes preguntas, Marque “X”, en el casillero que crea conveniente. 3 Muy Bueno 2 Bueno 1 Regular

1. ¿El departamento de ventas ha satisfecho su necesidad de trabajos de impresión, de qué manera?

3 2 1

2. ¿La calidad del producto es?

3 2 1

3. ¿Considera usted que la fecha de entrega es?

3 2 1

4. ¿El servicio de pos venta, le resulta a usted?

3 2 1

214

5. ¿Su próximo trabajo de imprenta, lo haría con nosotros?

SI NO

6. ¿Cuál fue el factor más importante para elegir a la imprenta LA CONDAMINE (Seleccione una o varias alternativas). Calidad Precio Tiempo de entrega

7. ¿En general como califica a la imprenta LA CONDAMINE?

3 2 1

215

Anexo 4. Encuesta - Personal de Imprenta



ENCUESTA AL PERSONAL DE LA IMPRENTA “LA CONDAMINE”

ENCUESTA

OBJETIVO: Para evaluar el control interno de la imprenta desde el punto de vista del personal.

Instrucciones de llenado: Por favor conteste las siguientes preguntas, Marque “X”, en el casillero que crea conveniente.

1.- ¿Conoce usted la Misión y Visión de la imprenta “La Condamine”?

SI NO

2.- ¿Está familiarizado con los objetivos de la empresa?

SI NO

3.- ¿Conoce la estructura Organizacional de la imprenta? SI NO

4.- ¿Conoce el giro del negocio? SI NO

5.- ¿Conoce los productos de que ofrece la imprenta?

SI NO

6.- ¿La Condamine” realiza un mecanismo de control en las áreas: Administrativas-Financiero, Comercial, Producción?

SI NO

7.- Esta establecidas todas las funciones, procedimientos y responsabilidades?

SI NO

216

8.- Sabe usted que la imprenta tiene calificación artesanal?

SI NO

9.- La Certificación de Calificación Artesanal emitida por la Junta de Defensa del Artesano se encuentra actualizada?

SI NO

10.- Sabe usted que la imprenta por tener calificación artesanal no está obligada a llevar contabilidad, pero si llevar un registro de ingresos y egresos para presentar su renta disponible?

SI NO

217

Anexo 5. Formato Orden de Compra

ORDEN DE COMPRA

LA CONDAMINE Fecha: Proveedor:

Código Producto Bonificación Cantidad Precio Unitario

Precio Total

Observaciones: Subtotal:

12% IVA

0% IVA

Transporte

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Anexo 6. Formato Factura

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