GENERALIDADES DE AUDITORIA1. PRINCIPIOS DE LA GESTINSin tener en cuenta los bienes o servicios producidos, todos los sistemas de gestin incluyen 4actividades fundamentales.a. Planeacin: Las actividades que van a realizar deben planearse antes de que sucedan. Tambin deben fijarse las responsabilidades para que se defina claramente a quien corresponde la obligacin y la propiedad de la productividad. Se deben definir la identidad y las necesidades del cliente, as como especificar los requerimientos por escrito en documentos que sern utilizados para describir las actividades de trabajo o los productos ordenados. Todos los requerimientos y los documentos se convierten en la base contra la que se medir la calidad.b. Productividad: la accin debe realizarse de acuerdo a lo planeado. Deben mantenerse registros para que pueda llevarse a cabo su medicin. A las personas que van a realizar labores se les debe proporcionar las herramientas y la capacitacin adecuadas para lograr el trabajo como se ha especificado.c. Medicin: Necesita medirse el xito (o fracaso) de una actividad en relacin con alguna norma aceptada. Las herramientas utilizadas aqu incluyen: la inspeccin, la vigilancia, la auditoria, la valoracin, la evaluacin y la revisin. Todos aquellos involucrados en la actividad deben estar conscientes de que la calidad es una medida. Para tener xito es vital contar con los comentarios por parte del cliente.d. Mejoramiento: Los datos de medicin nos mostrara en que no estn perfectamente instrumentados los planes. Deben corregirse los problemas y mejorar el proceso. Los gerentes y los obreros pueden compartir conceptos para mejorar, pero la responsabilidad final de tales mejoras recae en quienes mandan. Los cambios realizados deben comunicarse tanto a los clientes internos como externos.Estos son los componentes bsicos para cualquier sistema de control de gestin. A menudo sonconocidos como el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar, Actuar), estos componentes son utilizadospara mejorar las operaciones (Ver Figura). La auditora es una herramienta para poner en marchalas ltimas dos actividades (Verificar, Actuar). No puede realizarse una auditora a menos que sehayan desarrollado los requisitos. De la misma manera debe realizarse algn tipo de actividad parapoder medir la puesta en marcha de esos requisitos.2. DEFINICIONES GENERALESCriterio de Auditora: polticas, practicas, procedimientos o requerimientos contra los que elauditor compara la informacin recopilada sobre la gestin de calidad. Los requerimientos puedenincluir estndares, normas, requerimientos organizacionales especficos y requerimientoslegislativos o regulados.Evidencia de auditora: Informacin, registros o declaraciones de hecho verificables. La evidenciade auditora puede ser cualitativa o cuantitativa, es utilizada por el auditor para determinarcuando se cumple con el criterio de auditora. La evidencia de auditora se basa tpicamente enentrevistas, revisin de documentos, observacin de actividades y condiciones, resultados demediciones y pruebas.Resultados de la auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de auditora recopiladacomparada con los criterios de auditora acordados. Los resultados de la auditora proveen la basepara el reporte de la auditora.Equipo auditor: Grupo de auditores, o un auditor individual, designados para desempear unaauditora dada; el equipo auditor puede incluir expertos tcnicos y auditores en prcticas. Uno delos auditores del equipo de la auditora desempea la funcin de auditor lder.Auditado: Organizacin que se audita.Auditor: (calidad): Persona calificada para realizar auditoras de calidad.Auditora de calidad: Proceso sistemtico, documentado y de verificacin objetiva para obtener yevaluar la evidencia de la auditora y determinar cules actividades especficas, eventos,condiciones, sistemas gerenciales, de calidad o informacin referente a estos aspectos, cumplecon los criterios de auditora, y la comunicacin de los resultados de este proceso al cliente.Auditor lder: (calidad) persona calificada para manejar y realizar auditoras.Experto Tcnico: Persona que provee el conocimiento y la experiencia especifica al equipoauditor.3. QU ES LA CERITIFICACIN?Procedimiento por el cual una empresa entrega un Aseguramiento escrito, que un producto,proceso o servicio de otra empresa est conforme con determinados requerimientos.CERTIFICACINCules son los beneficios de la certificacin?Se obtiene una ventaja competitivaSe logra obtener una consistencia en la calidad del producto que recibe el clienteLos costo operativos disminuyenHace que su empresa redefina y clarifique los sistemas de gestin existentesHace que su empresa est preparada para la exportacinBaja el riesgo de retirar productos del mercado por inconvenientes o riesgos para elconsumidor.Maximiza la productividad de sus empleados y los prepara para realizar su trabajosatisfactoriamente.Mayor confianza de los clientes (importadores extranjeros, inversionistas,.. )Se obtiene mayor motivacin por parte del personal de la empresaMayo posibilidad de abrir nuevos mercados para las empresas exportadoras.Maximiza el aprovechamiento de los materiales utilizados en la produccin.Asegura el cumplimiento de la legislacin que corresponde a cada tipo de empresa.Reduce el nmero de personal accidentado, mediante prevencin y control de riesgos enel lugar de trabajo.Reconocimiento mundial y muchos otros beneficios ms.Cul es el proceso de certificacin?Para lograr la certificacin de un sistema de la empresa deber pasar por dos etapas:Etapa 1: Implementacin de las polticas, acciones y otras que lleven a la empresa acumplir con los requisitos exigidos para obtener la certificacin deseada. Este procesotarda entre 6 y 14 meses e interactan, una empresa implementadora y la empresa quiensolicito la asesora para ser implementado.La implementacin consta de los siguientes 4 pasos:- Planificacin- Implementacin y operacin- Verificacin y accin correctiva- RevisinEtapa 2: Certificacin, Proceso a travs del cual asegurar que su empresa cumpli con loexigido y por tanto otorgar el tan anhelado certificado. Este proceso tarda entre 1 y 3meses e interactan, una empresa certificadora y la empresa quien solicita el servicio de lacertificacin:La certificacin consta de los siguientes 5 pasos:- Auditora de pre-certificacin- Estudio de documentacin- Auditora de campo- Registro de calificacin- Auditora de seguimientoA continuacin se mencionan algunos criterios que Ud. Debe considerar al momento de elegir unacompaa certificadora:Es importante que la compaa certificadora est reconocida y aceptada en los pasesdonde Ud. Planea realizar negocios.Es importante que Ud. Conozca cuntas y cules empresas nacionales y extranjeras hacertificado.Es importante que Ud. Conozca si posee representacin mundial/local (Ejemplo:multinacional).Se recomienda seleccionar compaas certificadoras que no ejerzan la duplaimplementador certificador. Deben ser certificadores o implementadores.Cuenta Ud. Con referencias de empresas ya certificadas por la compaa certificadoraseleccionada?4. CRITERIOS DE AUDITORIAConjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia para llevar a cabo laidentificacin de las fuentes de criterios de auditora.Las fuentes de criterio de auditora son determinadas por todo el fundamento legal, normativo yoperativo que regula y orienta las diversas reas sujetas de examen. Las cuales el auditor identificamediante la revisin de los proyectos involucrados en el proceso de auditora.Las fuentes de criterio de auditora pueden ser entre otras:----Leyes, reglamentos, instructivos y dems normativa que regule el funcionamiento dela entidad.Manuales operativos y de procedimiento de la entidad.Literatura relacionada con el tema sujeto de examen (libros, tesis, guas, folletos, etc.)Plan de gobierno central.5. QUIN AUDITA A QUIN?Una auditora puede ser realizada por tres grupos de auditores y auditados distintos: de primera,de segunda y de tercera parte.a. Auditorias de primera parte: la auditora de primera parte es conocida como AUDITORIA INTERNA o AUTO AUDITORIA. Esta se realiza dentro de su propia compaa, puede ser que un grupo de la compaa central audite a una de las plantas; que se realice dentro de la divisin, que sea una auditora local dentro de la planta o cualquier nmero de combinaciones parecidas. Aqu no existe una relacin de auditora externa y cliente - proveedor, slo clientes externos y proveedores.b. Auditoras de segunda parte: un cliente puede realizar auditoras de segunda parte a un proveedor. Generalmente esto se hace cuando existe un contrato entre ambas partes y ya se estn suministrando o se proveern bienes en el futuro. Si usted utiliza estas tcnicas de auditora en e proceso de aprobacin de un proveedor potencial, antes de firmar el contrato, en realidad usted est inspeccionando a dicho proveedor. Si por el contrario, se efecta despus de que el contrato est firmado, entonces se le denomina auditora. A las auditoras de segunda parte tambin se les conoce como AUDITORIAS EXTERNAS, si es usted quien las realiza. Si su cliente lo audita a usted, an se le denomina auditora de segunda parte, pero ya que usted es quien la recibe, se le denomina AUDITORIA EXTRINSECA (no externa)c. Auditoras de tercera parte: Las entidades encargadas del cumplimiento de las o los certificadores son quienes realizan las auditoras de tercera parte. Los inspectores del gobierno pueden inspeccionar sus operaciones para examinar si est cumpliendo con las normas establecidas. Esto es muy comn en industrias reguladas en estados unidos, comolas estaciones de energa nuclear las manufactureras de dispositivos mdicos. A travs deestas auditoras gubernamentales, el pblico consumidor tiene la confianza de que secumplen las normas y de que los productos cumplen los aspectos mnimos de seguridad.Las auditoras de registro son realizadas como una condicin para pertenecer a un grupo opara aprobar su registro. Existen agencias no gubernamentales que acreditan que loshospitales y universidades cumplen con ciertas normas industriales. Quiz lasorganizaciones de comercio podran desear promover la seguridad y calidad de susproductos industriales o servicios a travs de un programa de auditora y de un sello deaprobacin. Otros pases utilizan a menudo el trmino certificacin en lugar de registro.Los negocios al nivel mundial estn registrando sus instalaciones bajo la norma ISO 9001para lograr con ello una ventaja de mercadotecnia. Cuando el registro se realiza demanera apropiada, este promueve mejores prcticas empresariales y mejora la eficiencia.6. CALIFICACIN DE LOS AUDITORES Educacin Estudios secundarios Habilidad para expresar conceptos e ideas: ser exacto y concreto. Formacin Conocimiento de la norma y: Tcnicas de examen, indagacin, evaluacin e informes Experiencia Experiencia de mnimo 2 aos en la rama a auditar Antes de ser auditor .Haber participado en mnimo 2 procesos de auditoria Caractersticas a. tico b. Mentalidad Abierta c. Diplomtico d. Perceptivo e. Verstil f. Decidido g. Manejo de situaciones difciles.e. Habilidades a. Gran capacidad de lectura b. Aplicacin de principio, Procedimientos y tcnicas de auditoria c. Planificar y Organizar el Trabajo d. Recopilar Informacin a travs de entrevistas eficaces, escuchando, observando y revisando los Documentos, Registros y Datos. e. Verificar la Exactitud de la informacin Recopilada f. Aplicacin de tcnicas de Muestreo g. Terminologa de calidada.--b.--c.--d.h. Preparar Informes de Calidadi. Documentacin y Aplicacin SGCSe debe revisar su desempeo cada 2 aos.f.Preparacin individual del auditor a. Lea los procedimientos con anticipacin b. Determine donde se realizan las inspecciones c. Utilice listas de verificacin d. Conozca las responsabilidades y posicin de las personas auditadas e. Sepa que pistas puede seguirLa funcin del auditor.Una auditoria bien hecha es benfica para todos los que toman parte. La auditoria mal realizadaprovoca resentimientos y enfrentamientos .Los elementos ms importantes de la auditoria soncmo considera el auditor su funcin y cmo se trasmite esa consideracin a los auditados. El auditor debe estar convencido de que el servicio que presta es valioso y que trata de una situacin gana- gana para todos. El auditor tiene que participar con la mente abierta respecto a lo que encontrar durante la auditora. El auditor ser paciente y realizar la auditoria siguiendo todos los pasos lgicos hasta su terminacin antes de sacar conclusiones.La situacin ms benfica en cualquier compaa es que todos los empleados tengan laoportunidad de ser integrantes de un equipo de auditoria y que todos los empleados seanauditados. Al estar en ambos extremos de una auditoria, el crculo se cierra y hay equilibrio. Apesar de ello, hay personas que no deben ser auditores. Tambin hay algunas cuya personalidad yantecedentes no les permiten realizar auditoras, por lo tanto, no todos tendrn la oportunidad deser auditores. Los atributos de un buen auditor son:Contar con suficientes antecedentes tcnicos para entender el proceso y losprocedimientos a auditar. Tener familiaridad con el sistema de administracin de lacalidad y sentirse a gusto con lSer capaz de leer un procedimiento y luego observar la efectividad de lo que est porescrito.Ser un entrevistador sensible, consistente, capaz de escribir un relato preciso de lo que sedijo y se observ.Tener capacidad para escuchar. Es decir, saber extraer la informacin significativa de loque se comente.Contar con razonamiento deductivo para que durante una situacin o problema se llega ala conclusin lgica.Debe haber un Sherlock Holmes es la personalidad de un auditor interno. Es decir, un auditorinterno debe ser capaz de seguir una serie de pruebas y deducir con lgica la realidad de unasituacin. Ese rasgo es til en especial cuando lo que aparece en la superficie no es exactamente loque sucede.Es posible que dos personas interpreten de manera diferente lo que ven y lo que en realidadsucede. Dependiendo del punto de vista.Tambin hay varias maneras en las que un auditor es capaz de transformar una auditoria en undesastre instantneo. Entre ellas:Buscar el enfrentamiento, discutir, opinar e intimidar.Dar consejos o transformar la situacin en una oportunidad para contar historiaspersonales de enfrentamientos.Acusar o atacar a individuos. Lanzar ultimtum o amenazar con venganzas. Buscar victimasy chivos expiatorios. Aprovechar la auditoria para asuntos personales.N o ser sincero, desviar la vista hablar entre dientes, dar la impresin de que la entrevistaya debera terminarse.No escuchar, interrumpir, sacar conclusiones, comparar situaciones o personas.No apegarse a la agenda de la auditoria .Convertirla en una cacera de brujasSer permisivo y demasiado comprensivo .No realizar el trabajo para evitar confrontacionessentimientos lastimados.Interpretar normas, negociar tratos, predecir resultados.Para ser un auditor eficaz, hay que asumir la siguiente cita de Rudyard Kipling:Conservo a seis honestos servidores, Ellos me ensearon todo lo que s, Sus nombres sonQu, Porqu, Cuando, Como, Donde y Quin.Ser capaz de responder a las preguntas pertinentes es la seal de un buen auditor:Qu se supone que debe suponer y qu sucede?Por qu sucede?Cundo sucede?Cmo sucede?Dnde sucede?Quin lo hace?Las respuestas a esas preguntas son la clave de una buena auditoria. Las preguntas deben serseguidas por Mustrame para verificar que las respuestas en realidad reflejan lo que se describien la entrevista. Tal vez tengan que empezar con Qu sucedera si? Cuando sea apropiado paraaclarar un procedimiento o proceso.Por ultimo:El auditor tiene dos odos y una boca. Deben emplearse ms o menos en esa proporcin.Responsabilidades de los AuditoresActuar de acuerdo con los requisitos aplicables a la auditoria.Comunicar y clasificar los requerimientos de la auditoria.Planificar y conducir en forma efectiva y eficiente las responsabilidades asignadas.Documentar las observaciones.Reportar los resultados de la auditoria.Verificar la efectividad de las acciones correctivas.Conservar y salvaguardar los documentos de la auditoria.Asegurar su confidencialidad.Responsabilidades del Auditor LderParticipar en la seleccin de otros miembros del equipo auditor.Preparar el plan de auditoria.Representacin del equipo auditor ante la direccin del auditado. Presentacin delinforme de auditoria.Perfil del AuditorPrecisin de las preguntasRetro alimentacinBuen tratoDiscrecinAtencinRespetoNo juiciosCriterioSeleccin y designacin de auditoresEl desarrollo de las auditorias internas se inicia con la seleccin del equipo auditor, para realizar laauditoria, de acuerdo al plan anual de auditorias. Cada equipo se compone de al menos unapersona que acta como auditor. Se puede incluir ms personas de ser necesario dependiendoesta decisin de la complejidad de la labor (auditor de apoyo) o de las necesidades decapacitacin (observador).Los auditores pueden ser personal externo la organizacin, pero este personal debe serpreviamente informado de las condiciones de trabajo y sistema de la calidad de la organizacin.Las personas designadas como auditores para un rea especfica no deben, en lo posible, estarinvolucradas en el desarrollo de labores dentro de esa rea.El Encargado de la Calidad enva una notificacin formal al auditor lder dentro de una carpeta ,enla que se incluye los siguientes documentos:La(s) norma(s) de referencia para realizar la auditoria;Copia del Manual de la calidad en sus captulos que correspondan;Copia de este procedimiento;Listas de la (s) personas (s) designada(s) como apoyo7. PROTOCOLO DE LAS AUDITORIAS ACTIVIDADDEFINIR OBJETIVO DE LA AUDITORIAEXPLICACINEl gerente general y el auditor principaldefinen el objetivo de la auditoria y hacenel plan de trabajo o cronograma.Se hace la plantacin de la Auditoria,estimando tiempos, tamao muestras ypersonas a entrevistarSe elaboran las listas de chequeo parallevar a cabo una clara lista de preguntasque deben ser aplicadas a cada cargoSe comunica por escrito las fechas deauditoria a todas las dependencias.Explica objetivo, alcance, programa ytrminos de la auditoria de calidad.Realiza la inspeccin de campo medianteentrevistas, revisin de archivos yobservacin.Se mira una muestra representativa de losregistros de calidad que soportan laoperacin del rea.Analiza con los otros auditores las posiblesno conformidades y los hallazgos.Segunda ronda para culminar hallazgoPresenta a cada jefe y procura que firmefecha y accin correctiva que va a realizar.HACER PLANEACINLLEVAR A CABO LA ELABORACIN DECHKLSTCONVOCATORIAREUNIN DE APERTURAAUDITORIAMIRAR REGISTROS EN ARCHDAIVADORESANLISIS HALLAZGOSAUDITORIA SEGUNDA RONDAPRESENTACIN NO CONFORMIDADESFIRMA DE NO CONFORMIDADESCada jefe se compromete a realizar losajustes solicitados.Resumen de la auditoria a todo el personalejecutivo.Regresa en las fechas propuestas paraverificar las acciones correctivas.Si ha sido corregida la no conformidad esfirmada por el auditor con su O.K.Si no se cumple la no conformidad esnuevamente diligenciada y negociada, unavez con el jefe y la segunda vez en caso deser necesario con el jefe del jefe.En una fecha preestablecida se realiza elinforme de cierre del ciclo de auditoria conla presentacin a la Gerencia General de lasituacin de las auditorias.REUNIN CIERRESEGUIMIENTOLEVANTA LA NO CONFORMIDADESCALARINFORME GERENCIAL8. FASES DE LA AUDITORIAINICIO DE LA AUDITORIAAnlisis General- PreauditoraConsiste en efectuar un Anlisis General de la entidad a auditar, de tal forma que el equipo deauditores pueda conocer y entender sus objetivos, metas, procesos , funcionamiento, otrosaspectos al interior de la misma y de su entorno.IDEAS RECTORAS (VISION, MISIN, PRINCIPIOS Y/O VALORES).a)VISIN: Consiste en desarrollar un sentido del destino que la entidad reconozca como propioy ayude a sus miembros a actuar en forma coordinada para sus logro.b) MISIN: Representa la razn fundamental para la existencia de la entidad. Se le conocetambin con el nombre de propsito.C) PRINCIPIOS Y/O VALORES: Describen el modo en que la entidad se propone opearar da a dapara alcanzar su visin. Son pautas de conducta reciproca, apreciacin de los usuarios, lacomunidad y proveedores / suministrantes , los limites que se imponen.OBJETIVOS Y METASSon los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Representan el fin hacia el que se encamina laentidad.PRODUCTOS Y/0 SERVICIOS.Consiste en todos aquellos bienes y servicios que las entidades proporcionan a la poblacin,usuarios, etc, en forma directa.TEORIA, METODOS Y HERRAMIENTASInvolucra todas las herramientas utilizadas en las diferentes faces del proceso administrativo, lascuales estn contenidas en: Planes de desarrollo y/0 Estratgicos, Planes Operativos, Estudio delEntorno, Programas y/0 Proyectos claves, Estructura Organizacional, Manuales de Funciones,Manuales de Procedimientos, Manuales Tcnicos, etc.MEJORAS TECNOLGICAS U OPERATIVASConsisten en aquellos cambios metodolgicos, tcnicos y tecnolgicos, orientados a dinamizaar losprocesos y controles establecidos por la entidad.ESTRUCTURA FINANCIERASe refiere al estudio y anlisis de los informes de liquidacin presupuestaria, presupuestos,estados financieros, cartera de cuentas corrientes, costos de operacin, etc.CONOCIMIENTO DEL ENTORNODescribe aquellos factores que inciden en las diferentes operaciones de la entidad auditada, ya seade manera directa o indirecta, que entre otros podran ser: Produccin, comercio, industria,servicios pblicos, etc.CONCLUSIN DE LA ETAPA DE ANLISIS GENERALEn conclusin el anlisis general. Requiere de una concentracin de esfuerzo en el conocimiento ycomprensin a travs del estudio y anlisis de la informacin y documentacin solicitada a laentidad y que ha sido detallada en los literales anteriores, para lo que deber elaborarsenarrativas que describan una sntesis de cada uno de ellosEste conocimiento se amplia con la utilizacin de entrevistas y/0 cuestionarios.Despus de efectuar el anlisis de los aspectos sealados. Cada uno de los auditores responsablesde los temas asignados, har una presentacin a los dems miembros del equipo con el fin de quetodos tengan conocimiento de la entidad; siendo el jefe del equipo quien consolidar lainformacin presentada de la manera siguiente:Rol y posicin de la entidad.Objetivos de la entidad.Funciones desarrolladas.Estructura Organizativa.Recurso humano con que cuenta y sus costos.Presupuesto Financiero, detallando sus fuentes y usos.Conocimiento del Entorno: Describiendo aquellos factores que inciden en el quehacer deLa entidad auditada, ya sea de manera directa o indirecta.Identificacin de Lneas de Examen Preliminar.Finalmente se elaborar un informe el cual se denominar Plan de Examen Preliminar y deber decontener el siguiente esquema:IntroduccinAnlisis General de la EntidadIdentificacin de Lneas de Examen Preliminar (LEPAS)Identificacin de Criterios Generales de AuditoraPlanificacin del Examen PreliminarLista de ProyectosObjetivosLEPASS del ProyectoCronograma de ActividadesAnexosOBJETIVOS DE LA AUDITORIALa auditoria debe estar basada en objetivos definidos por el cliente .El alcance esdeterminado por el auditor lder en acuerdo con el cliente para alcanzar los objetivos. Elalcance describe la extensin y limites de la auditoria.Los objetivos y el alcance deben ser comunicados al auditado antes de la auditoria.Los siguientes son ejemplos de objetivos tpicos.a)Determinar la conformidad con los criterios de auditoria del SGC del auditado Determinar cuando el SGC del auditado se ha implementado y mantenidob)apropiadamente.c)Identificar las reas de mejora potencial.d)Evaluar el SGC de una organizacin cuando existe un deseo de establecer unarelacin contractual, como la que se da con un proveedor potencial o un socio empresarialUna auditora de calidad debe enfocarse en criterios claramente definidos ydocumentados.La auditoria so lamente se lleva a cabo si, luego de consultar con el cliente, es opinin del auditorlder que:Existe informacin suficiente y apropiada sobre el tema de la auditora.Existen recursos adecuados que respalden y avalen el proceso de la auditora.Existe una cooperacin adecuada por parte del auditado.ALCANCES DE LA AUDITORIAEl alcance describe todo el sistema de gestin de calidad, procedimientos, y de todos losapartados de la norma de calidad aplicada para la implantacin del sistema as como lainformacin relativa a documentacin legal y administrativa de la empresa por el equipo auditor,en factores tales como la ubicacin fsica, actividades organizacionales, y la forma de realizar losinformes.El alcance de la auditora debe ser determinado entre el cliente y el auditor lder. El auditadonormalmente debe ser consultado cuando se determina el alcance de la uditora debe realizarsede comn acuerdo entre el cliente y el auditor lder.Los recursos encargados al auditor deben ser suficientes en cantidad y calidad para cumplir con elalcance requerido.PREPARACIN DE LA AUDITORA.Plan de auditora.Un plan de auditora debe ser establecido y comunicado al cliente. El cliente debe revisar yaprobar dicho plan. Es presentado por el auditor lder y el auditado. El plan debe incluir:a) Los objetivos y alcance de la auditoria.b)El criterio a ser usado para la realizacin de la auditora.c) La identificacin de las unidades organizacionales y funcionales a ser auditadas.d) La identificacin de las funciones y/0 individuos dentro de la organizacin del auditado quetengan responsabilidades relativas a aspectos de la calidad.e) Identificacin de los aspectos de calidad que son de alta prioridad.f) Identificacin de los documentos de referencia.g) El tiempo y duracin esperados para las entrevistas e inspecciones.h) Las fechas y lugares donde se va a realizar la auditora.i) El cronograma de reuniones que se van a tener con la gerencia del auditado.j) Requerimientos confidenciales.k) El contenido, formato y estructura del informe.Asignacin del equipo Auditor.Es una funcin realizada por el auditor lder.Auditor lderEl auditor lder es el responsable de asegurar una conducta eficiente y efectiva de la auditoradentro de los alcances de la misma.Adicionalmente, el auditor lder tiene las siguientes responsabilidades y actividades que cumplir.a) Consultar y consensuar con el cliente el alcance de la Auditora.b) Obtener la informacin de respaldo relevante como ser los detalles de actividades, losproductos, los servicios, en la empresa y sus reas de actuacin, los detalles de previas auditorasrealizadas al auditado.c) Formacin del equipo auditor.d) Dirigir las actividades del equipo auditor.e) Preparar las comunicaciones.f) Coordinar la preparacin de los documentos y procedimientos detallados de trabajo y reunir alequipo auditor.g) Representar al equipo auditor en discusiones con el auditado, antes, durante y despus de laAuditoria.h) Realizar los informes de la Auditoria para el cliente.AuditorLas responsabilidades y actividades del auditor deben cubrir.a) Planear y desarrollar las tareas asignadas, objetiva, efectiva y eficientemente.b) Recopilar y analizar las evidencias de Auditoria relevantes y suficientes para determinar losresultados de la Auditora.c) Preparar los documentos de trabajo.d) Documentar los resultados individuales de la Auditoria.e) La redaccin del informe de auditoria.Como esta normalizado, a cada miembro del equipo auditor se le deben asignar tareas especificas,o actividades por auditar. Estas designaciones deben ser realizadas por el auditor lder, en consultacon los miembros del equipo auditor correspondiente.Perfil y Responsabilidades del Equipo AuditorEl equipo auditor est formado por el auditor lder y los miembros del equipo, quienes pueden serauditores o expertos tcnicosPara asegurar la objetividad del proceso de Auditoria, sus resultados y cualquier conclusin, losmiembros del equipo auditor deben ser independientes de las actividades que auditan, deben serobjetivos, y libres de tendencia o conflicto de intereses durante el proceso.El uso de miembros externos o internos del equipo auditor est sujeto a discrecin del cliente. Unmiembro del equipo auditor escogido dentro de la organizacin no debe ser responsabledirectamente del tema que se est auditando.Los miembros del equipo auditor deben poseer una combinacin apropiada de conocimientos,habilidades y experiencias para cumplir con las responsabilidades de la Auditora.Responsabilidades del cliente y auditado.Las responsabilidades deben cubrir:a) Definir los objetivos de la Auditora.b) Proveer los recursos a las autoridades apropiadas para conducir la Auditora.c) Aprobar el plan de auditora.d) Recibir el informe de la Auditora y determinar su distribucin.e) Informar a los empleados de los objetivos y alcance de la auditoria, cuando sea necesario.f) Designar personal responsable y competente para acompaar a los miembros del equipoauditor, para actuar como guias dentro de la empresa y para asegurar que los auditores estn altanto de los requerimientos de salud, seguridad y otros que sean apropiados.g) Proveer el acceso a las instalaciones, personal, informacin y registros relevantes a solicitud delos auditores.Documentos de trabajoLos documentos de trabajo requeridos para facilitar la investigacin del equipo auditor debencontener:a) Las formas que documenten las evidencias y soporten los resultados de la Auditora.b) Los procedimientos y listados de chequeo utilizados para evaluar los elementos del SGC.c) Los registros de reuniones.Se deben mantener los documentos de trabajo por lo menos hasta que se complete la auditora, lainformacin confidencial debe ser resguardada de forma segura por los miembros de la auditora.EJECUCION DE LA AUDITORIAReunin de AperturaDebe darse una reunin de apertura, dirigida por el Lder de auditora y el auditado. El propsitode una reunin de apertura es el de:a) Presentar a los miembros del equipo auditor a la gerencia del auditado.b) Revisar el alcance, los objetivos y el plan de auditora y llegar a un acuerdo con respecto a latabla de tiempos de la auditora.c) Proveer un resumen corto de la metodologa y de los procedimientos a ser utilizados durante laauditora.d) Confirmar que los recursos y facilidades necesitadas por el equipo auditor estn disponibles.e) Promover la participacin activa del auditado.f) Revisar los procedimientos de seguridad y emergencia relevantes del local para el equipoauditor.Recoleccin de evidenciasla informacin apropiada debe ser recopilada, analizada, interpretada y documentada, por elequipo auditor, para ser utilizada como evidencia de la auditora en un proceso de verificacin yevaluacin para determinar si los criterios de la auditora se estn cumpliendo.La evidencia de la auditora debe ser de tal calidad y cantidad que auditores de calidadcompetentes, trabajando independientemente cada uno, lleguen a resultados de auditorasimilares a la evaluacin de la misma evidencia contra los mismos criterios de auditoria.La informacin recopilada por medio de entrevistas debe ser verificada por medio de laadquisicin de informacin de respaldo de fuentes independientes, como observaciones, registrosy resultados de medidas existentes. Declaraciones que no puedan ser confirmadas deben seridentificadas como tales.Los auditores deben examinar la base de programas de muestreo relevantes y los procedimientospara asegurar u control de calidad de los procesos de muestreo y medicin efectivos.Observaciones de la auditoraEl equipo auditor debe revisar toda la evidencia de la auditora para determinar donde no secumple con los criterios de auditora del SGC. El equipo auditor debe entonces asegurarse que losresultados de la auditora de no conformidad sean documentados de forma clara, concisa y quesean respaldados por la evidencia de la auditora.La evidencia contrastada durante la auditora de calidad inevitablemente ser solamente unamuestra de la informacin disponible, parcialmente debido al hecho de que una auditora decalidad sea realizada durante un periodo de tiempo limitado y con recursos limitados. Por lo tantoexiste un elemento de incertidumbre inherente a todas las auditoras de calidad y a todos losusuarios de los resultados, todas las auditoras de calidad deben estar seguras de la recopilacinde las evidencias y no conformidades siendo contrastada su evidencia fsica y documental.El auditor de calidad debe considerar las limitaciones asociadas con la evidencia de la auditoraconstatada durante sta y el reconocimiento de la fiabilidad en los resultados y cualquierconclusin de la auditora, se deben tomar estos factores en cuenta al planear y ejecutar laauditora.El auditor de calidad debe obtener suficientes evidencias para que los resultados individuales de laauditora, agregados a los resultados de menor significado, puedan afectar cualquier conclusinalcanzada.Los resultados de la auditora deben ser revisados con la gerencia del auditado con el fin deobtener el reconocimiento de la base de todos los resultados de no conformidad.Reunin de cierreLuego de completar la fase de recopilacin de la evidencia y antes de preparar un informe de laauditora, los auditores debern tener una reunin con la gerencia del auditado y aquellosresponsables de las funciones auditadas. El propsito principal de esta reunin es el de presentarlos resultados de la auditora al auditado, de tal manera que se tenga una comprensin yreconocimiento claro de la base de dichos resultados.Los desarrolladores deben ser resueltos, si es posible antes de que el auditor lder presente elinforme, las discusiones finales en el significado y descripcin de los resultados de la auditoraltima recaen en el auditor lder, sin embargo el cliente puede todava estar en desacuerdo con losresultados.DOCUMENTOS DE AUDITORA Y SEGUIMIENTOPreparacin y contenido del informeLos resultados de la auditora o un resumen de estos deben ser comunicados al cliente en uninforme escrito.El informe escrito se prepara bajo la direccin del auditor lder, quien es el responsable de siexactitud y perfeccin. Las informaciones que se tomen en el informe de la auditora deben ser lospredeterminados en el plan de auditora.La informacin relativa a la auditora que se debe incluir en el informe debe incluir, pero no estdelimitada a:a.b.c.d.e.f.g.h.i.j.k.La identificacin dela organizacin auditada y del clienteLos objetivos y alcance acordados de la auditora.Los criterios acordados contra los que se realiz la auditora.El periodo cubierto por la auditoraLas fechas en las que la auditora fue realizadaLa identificacin del equipo auditorLa identificacin de los representantes del auditado que participaron en la auditora.Un resumen del proceso de auditora, incluyendo cualquier obstculo enfrentado.Las conclusiones de la auditora.Las declaraciones de confidencialidad de los contenidos.La lista de distribucin del informe de la auditora.Distribucin del informeUna copia de este informe debe ser enviada al responsable de la seccin auditada, al auditor ldery al cliente.El informe, junto con todos los documentos y registros originales de la auditora es devuelto en lacarpeta original al encargado de la calidad para que lo ponga en consideracin de la direccinejecutiva y sea archivado de manera permanente.Retencin de los expedientesLos registros de las auditoras internas deben ser conservados por el encargado de la calidad.Determinacin y seguimiento de acciones correctivasEn caso de encontrar no conformidades, las acciones correctivas propuestas en el plan sernevaluadas por el auditor lder para verificar la correccin de las no conformidades. Esta actividaddebe quedar registrada. El auditor tiene un plazo de 5 das hbiles para evaluar el plan y responderal responsable del rea auditada.Una vez levantadas las no conformidades a satisfaccin del auditor lder, este solicita al encargadode la calidad los documentos de la auditora y anexa al informe de auditora la informacincorrespondiente a las acciones correctivas. Luego, el auditor lder devuelve al encargado de lacalidad los documentos de la auditora.El encargado de la calidad deber registrar en el plan de auditora, la fecha de recepcin delinforme con el cierre de las no conformidades.NO CONFORMIDADESLos resultados de las auditoras se reflejan en notas de no-conformidades u observaciones, dondeNo conformidad categora 1, es una falta total de un requerimiento de la norma del sistema, queno ha sido documentada y/o implementado y que resulta crtica en la operacin en la operacindel sistema de gestin, o una acumulacin de no conformidades categora 2 dentro de unrequerimiento de la norma, que identifica una falla mayor del sistema dentro de dichorequerimiento. Este tipo de no conformidad suspende el proceso de certificacin hasta tanto nosea resuelta.Una no conformidad categora 2, es una falta ya sea en el cumplimiento o el control de unrequerimiento de la norma del sistema, que no resulta crtica en la operacin del sistema degestin.a. Especificacin de las no conformidades---No conformidad: Incumplimiento de un requisito (NB ISO 9001:2000)No conformidad mayor 1 (NCA): Incumplimiento de un requisito, cuya gravedadafecte en forma temporal o permanente la operacin del sistema de calidad y/o lacapacidad de producir resultados confiables.No Conformidad menor 2 (NCE): Incumplimiento de un requisito, cuya gravedad nocompromete en forma permanente la operacin del sistema de la calidad y/o lacapacidad de producir resultados confiables.b. Registro de hallazgos (No conformidades y observaciones)---Todas las no conformidades y observaciones detectadas por el equipo evaluadordurante una evaluacin deben ser registradas ene l formulario.Se puede registrar hasta cuatro no conformidades/observaciones por pgina delformulario y utilizar tantas copias del mismo como sean necesarias.Para registrar cada no conformidad/observacin se le debe asignar primero unnmero correlativo que se anota en el formulario. En otra casilla se debe anotar lanorma, gua o criterio contra el cual se levanta la no conformidad/observacin. En otrase registra el requisito especfico.Cuando se han registrado todas las no conformidades y observaciones, el evaluadorlder debe firmar todas las pginas en el espacio reservado para tal finDurante la reunin de cierre, el evaluador lder debe presentar las noconformidades/observaciones y asegurarse que el representante del organismoevaluado rubrique todas las pginas como constancia de aceptacin de las mismas.--c. Clasificacin de los hallazgos En los procesos de evaluacin se distinguen los siguientes tipos de hallazgos: o No conformidades mayores o No conformidades menores o Observaciones - El equipo evaluador ser el encargado de adjuntar al informe de evaluacin las no conformidades (sin clasificarlas) y las observaciones registradas durante la evaluacin in situ. Este informe debe ser entregado al responsable del proceso de auditora de la empresa auditada. - El grupo de auditores tiene la responsabilidad de enmarcar las no conformidades en la categora apropiada a medida que stas vayan siendo reportados por el equipo evaluador. Esta definicin debe efectuarse en reunin con el responsable del proceso de auditora de la empresa auditada. - Las observaciones pueden referirse a situaciones positivas y negativas. Las observaciones positivas no precisan ser incluidas en el informe de evaluacin, pero el evaluador lder debera reportarlas durante la reunin de cierre.d. No conformidades mayores- Se considera no conformidad mayor (NCA) a los hallazgos registrados en el informe de evaluacin que indique incumplimiento MAYOR de alguno de los requisitos establecidos en las Normas de Acreditacin, los criterios o reglamentos de Acreditacin de la organizacin. - El equipo auditor no recomendar la concesin, mantenimiento, ampliacin o renovacin de la acreditacin mientras exista alguna NCA en el sistema de la calidad de un solicitante. - Las NCA deberan ser manejadas implantando acciones correctivas adecuadas. El plan de acciones correctivas que el solicitante presenta a la organizacin debe tratar en primer lugar estas no conformidades. - Las NCA deben ser resultas a satisfaccin del equipo evaluador antes de proceder con las actividades posteriores a la evaluacin. Para verificar la implantacin y efectividad de las acciones correctivas, el Equipo auditor puede requerir documentacin probatoria, o incluso programar evaluaciones extraordinarias que se enfocarn prioritariamente en estas acciones.e. No conformidades menores - Se considera no conformidad menor (NCE) a los hallazgos registrados en el informe de evaluacin, que indiquen incumplimiento MENOR de alguno de los requisitos establecidos en las normas de acreditacin, los criterios o reglamentos de acreditacin de la organizacin. - Las NCE deben ser tratadas en el plan de acciones correctivas que el solicitante presenta a la organizacin. - Cuando existan nicamente NCE u observaciones, el Equipo auditor podr recomendar la concesin, mantenimiento, ampliacin o renovacin de la acreditacin al solicitante, previo anlisis y aprobacin del plan de acciones correctivas. Estas sern verificadas durante las evaluaciones de seguimiento.f. Diseo operativo de las no conformidades en el sistema de auditoraLa figura presenta de manera genrica el diseo operativo de la implementacin delprocedimiento de deteccin y correccin de no conformidades en una organizacin.DETECCIN E IDENT. DE UNA NO CONFORMIDAD-INFORME DE NO CONFORMEANALISIS DE CAUSASELECCION DE ACCION CORRECTIVASI ACCIN CORRECTIVA NO ES EFECTIVAEJECUCIN DE ACCION CORRECTIVAVERIFICACIN DE ACCION CORRECTIVA REALIZADA------Deteccin e identificacin de una o conformidad. La deteccin se inicia cuando elpersonal que participa o se vincula con el sistema de auditora detecte noconformidades bajo los requisitos establecidos para el sistema.Informe de no conformidad. Una vez detectadas las no conformidades, estas seidentifican y registran en el informe de no conformidades y posteriormente se debeinformar al responsable del proceso al que pertenece dicha no conformidad.Anlisis de las causas. Esta etapa corresponde a la revisin y anlisis de las causasfundamentales de la no conformidad. El responsable del proceso y el equipo directivoo quien corresponda, de acuerdo a lo establecido en el sistema, debe realizar elanlisis de las causas de la No conformidad.Eleccin de acciones correctivas propuestas. Se efecta sobre la base de los resultadosdel anlisis de causas. Si el anlisis del problema de la no conformidad amerita unaaccin correctiva, esta se debe definir y registrar para su posterior implementacindefiniendo plazos responsables.Ejecucin de acciones correctivas. Esta etapa corresponde a la implementacin de laaccin correctiva seleccionada y registrada en la etapa anterior.Verificacin de accin correctiva. Una vez implementadas las acciones correctivas sedebe verificar que efectivamente se produjo un mejoramiento, de lo contrario, sedebe realizar una nueva accin correctiva la que requiere nuevamente ser verificada.Este proceso se repite hasta que la accin correctiva sea efectiva y correctamenterealizada.ACCIONES CORRECTIVAS/PREVENTIVASLa solicitud de acciones correctivas es el vehculo para documentar las desviaciones y fallas en elcumplimiento de las especificaciones detectadas durante la auditora. No solo manifiesta loshallazgos de los auditores, sino que contiene la informacin preliminar que permitir el anlisis dela causa desde la raz. La cantidad de informacin que ofrezca la solicitud de acciones correctivasestar de acuerdo con la magnitud de la falla en el cumplimiento de las especificaciones. Si es unasunto mayor, el auditor har que el gerente responsable se encargue de la investigacin endetalle. Si la investigacin atraviesa fronteras funcionales, el personal responsable de las otrasreas formar parte de la investigacin. El objetivo de documentar de manera formal los hallazgosen una solicitud de acciones correctivas consiste en asegurar que los problemas no se repitan.Para ese fin, se revisaran los archivos de solicitud de acciones correctivas para verificar si eseproblema ya fue documentado en el pasado o no.Ejemplo de documentacin de acciones correctivas:Ejemplo 1:BienEntreviste a Juan y me dio la impresin de que era posible usar cualquier comps siempre ycuando se cumpliera con el trabajo pero cuando terminaba un producto recurra a los compasescalibrados. Le explique que el procedimiento no indicaba esa distincin. Seala que cualquierherramienta que se use en el rea de trabajo para tomar medidas debe contar con una etiquetade calibracin reciente. Le dije que eso tena sentido, pues si su comps no era preciso slo hastaque terminara el trabajo descubrira que el producto era inadecuado. Le recomend que revisarael procedimiento con otros trabajadores por si acaso compartan la misma interpretacin.Mal: Juan intento decirme que no entenda el procedimiento, pero estoy seguro que el es uno deesos que siempre quiere hacer las cosas a su modo. Hay rumores de que es lento aprender uocultar su mal desempeo con quejas de que no ha sido bien capacitado. Recomiendo que seponga a prueba hasta que se enderece y se apegue a las reglas.Ejemplo 2Bien:Comente con Susana la situacin de revisar las impresiones. Dijo que la nueva revisin llegomientras se realizaba un trabajo, por lo que ella dej la copia vieja en el archivo en caso de que losinspectores necesitaran verla. Le mostr la parte en la que el procedimiento seala que las copiasviejas se archivarn y es posible ir al archivo de planos para consultar versiones anteriores. Alcomentar ms tarde con Susana el sistema de archivo de contratos, parece ser que el sistema noapoya la produccin como debiera. Dice que tiene una libreta de notas para las revisiones deMartin Company, pues hacen revisiones dos o tres veces durante un trabajo. Recomiendo que serevise el procedimiento de cambio y revisin de solicitud para asegurarse de que abarque lo quesucede en la actualidad con nuestros clientes.Mal:Susana tenia una excusa muy endeble al decir que dejo las copias a disposicin de los inspectores.En realidad, es una floja a la que le gusta hacer sus propios registros. ya vieron las libretas quegarabetea?. Creo que sus sistemas de archivo son una porquera. Era mejor cuando poda ir atomar los planos que quisiramos.ACTIVIDADES A SEGUIR1. En caso de encontrar no conformidades, las acciones correctivas propuestas en el plan sern evaluadas por el auditor lder para verificar la correccin de las no conformidades. Esta actividad debe quedar registrada. El auditor tiene un plazo de 5 das hbiles para evaluar el plan y responder al responsable del rea auditada.2. Una vez levantadas las no conformidades a satisfaccin del auditor lder, este solicita al encargado de la calidad los documentos de la auditora y anexa al informe de auditora lainformacin correspondiente a las acciones correctivas. Luego, el auditor lder devuelve alencargado de la calidad los documentos de la auditora. El encargado de la auditoradeber registrar en el plan de auditora, la fecha de recepcin del informe con el cierre delas no conformidades.9. RECOPILACIN DE EVIDENCIAS DOCUMENTACIN DE OBSERVACIONESLa informacin apropiada debe ser recopilada, analizada, interpretada y documentadapara ser utilizada como evidencia de la auditora en un proceso propio de verificacin yevaluacin para determinar si los criterios de la auditora se estn cumpliendo.La evidencia de la auditora debe ser de tal calidad y cantidad que auditores de calidadcompetentes, trabajando independientemente cada uno, lleguen a resultados de auditorasimilares a la evaluacin de la misma evidencia contra los mismos criterios de auditora.La evidencia de la auditora debe ser recolectada por medio de entrevistas, revisin dedocumentos y la observacin de actividades y condiciones.La informacin recopilada por medio de entrevistas debe ser verificada por medio de laadquisicin de informacin de respaldo de fuentes independientes, como observaciones,registros y resultados de medidas existente. Declaraciones que no puedan ser confirmadasdeben ser verificadas como tales.Los auditores deben examinar la base de programas de muestreo relevantes y losprocedimientos para asegurar un control de calidad de los procesos de muestreo ymedicin efectivos.La recoleccin de evidencias se har basada en la norma de referencia. Las actividadesmnimas son:----Comprobar el cumplimiento de lo establecido en el Manual de la calidad y en losprocedimientos a travs de evidencia objetiva y conforme al plan de auditora.Registrar las no conformidades.Utilizar lenguaje simpleInformar al auditado sobre las no conformidades para asegurar su entendimiento, ascomo los puntos positivos encontrados.DOCUMENTACIN DE OBSERVACIONESSe consideran observaciones todos aquellos hallazgos que evidencian puntos dbiles y cometariosgenerales efectuados durante la evaluacin, y que deberan ser considerados por el solicitantepara el mejoramiento de sus procesos o para prevenir potenciales no conformidades. Aspectospositivos o notables relacionados a los requisitos, detectados por el equipo evaluador, tambin seconsideran observaciones.Una observacin es una evidencia objetiva hallada por el auditor lder, que en s misma no justificaser registrada como una no conformidad, pero que debe ser diligenciada. Una observacin nodetiene el proceso de certificacin. Sin embargo, si se contesta, el auditor revisar la respuesta delauditado y confirmar sus comentarios.Documentar los resultados de la auditora es tan importante como la auditora misma. Esnecesario contar con la capacidad de comunicar lo que se observ y las conclusiones en formaclara, precisa y constructiva, en vez de punitiva u ofensiva.Los informes de auditora contendrn lo siguiente:Observaciones: Situaciones comunes y corrientes que son elogios a procesos que enespecial funcionan muy bien o procesos que quiz exijan mayor investigacin. Lasobservaciones no indican desviaciones o incumplimientos.Hallazgos menores: Desviacin o falla en el cumplimiento de las especificaciones que poneen riesgo la calidad del producto o servicio. Quiz se trata slo de una desliz aislado en unprocedimiento. Los hallazgos menores tambin se describen como aspectos demejoramiento continuo.Hallazgos mayores: falla en el cumplimiento de las especificaciones que pone en riesgo lacalidad del producto o servicio. Ausencia de un procedimiento indispensable. Rupturatotal del proceso o procedimiento. Los hallazgos mayores tambin se describen comoaspectos varados. Muchos hallazgos menores en la misma rea podran considerarse unaspecto varado. Un nmero muy significativo de hallazgos menores en los resultados deuna auditora se consideran un hallazgo mayor.ACTIVICADES EN LA DOCUMENTACION DE OBSERVACIONES-El equipo evaluador puede levantar observaciones contra requisitos de acreditacinque la organizacin modificar o agregar en el futuro, siempre que el solicitante esteinformado previamente de estos cambios.El solicitante no tiene la obligacin de incluir las observaciones en el plan de accionescorrectivas que presente a la organizacin. El grupo auditor no podr tomas decisionesbasado en observaciones del equipo evaluados.Durante las evaluaciones de seguimiento el equipo evaluador debera tomar en cuentalas observaciones realizadas en evaluaciones previas, con el fin de verificar que no sehayan convertido en no conformidades.Si los requisitos de acreditacin han sido modificados o ampliados por la organizaciny el solicitante no ha tomado acciones al respecto, las observaciones previas podrnser registradas como no conformidades.---10. REUNION DE APERTURALa reunin de apertura de la auditora debe ser programada por el auditor lder con losresponsables de la seccin a auditar que vayan a estar involucrados de una u otra formacon la auditora y el equipo auditor.a. Objeto de la reunin de apertura o Establecer ambiente de confianza y consolidarlo cuando no existe. o Aclarar desde el comienzo, si es necesario, los conceptos bsicos de la auditora. o Confirmar la logstica.b. Actividades de la reunin de apertura o Presentar a los miembros del equipo auditor a la gerencia del auditado: la ejecucin de la auditora comienza con una reunin inicial de presentacin del equipo auditor y las caractersticas de la auditora. En esta reunin debe establecerse un clima de confianza entre auditor y auditado, clarificando cualquier duda que pudiera plantearse. o Revisar el alcance, los objetivos y el plan de auditora y llegar a un acuerdo con respecto a la tabla de tiempos de la auditora: Toda auditora debe comenzar con una etapa de planificacin, en la que se establezcan sus objetivos y alcance (reas a las que afectar), los criterios, las personas implicadas, el equipo auditor, el calendario, los requisitos de confidencialidad y la documentacin aplicable. o Proveer un resumen corto de la metodologa y de los procedimientos a ser utilizados durante la auditora: el auditor jefe realiza el reparto de las tareas entre los miembros de equipo auditor, asignando los elementos, funciones o actividades especficas del SGC a auditar y les instruye sobre el procedimiento de auditora a seguir. o Confirmar que los recursos y facilidades necesitadas por el equipo auditor estn disponibles: El auditor deber prestar sus servicios de acuerdo a las posibilidades de la ciencia y a los medios a su alcance con absoluta libertad, respecto a la utilizacin de dichos medios y en unas condiciones tcnicas adecuadas para el idneo cumplimiento de su labor. En los casos en que precariedad de los medios puestos a su disposicin, impidan o dificulten seriamente la realizacin de la auditora deber negarse a realizarla hasta que se le garantice un mnimo de condiciones tcnicas que no comprometan la calidad de sus servicios o dictmenes. o Promover la participacin activa del auditado: El auditor deber facilitar e incrementar la confianza del auditado en base a una actuacin de transparencia en su actividad profesional sin alardes cientfico tcnicos, que, por su comprensin, pueden restar credibilidad a los resultados obtenidos y a las directrices aconsejadas. Revisar los procedimientos de seguridad y emergencia relevantes del local para el equipo auditor.c. Contenido: o Presentacin de los equipos auditor y auditado o Reconfirmacin del plan de auditora. o Confirmacin del cronograma de auditora. o Confirmacin de enlaces de comunicacin formal o Solucin de enlaces de comunicacin formal o Solucin de inquietudes o Confirmacin de idioma de la auditora o Forma de informar la auditora durante el proceso o Confirmacin de disponibilidad de recursos e infraestructura o Requisitos de confidencialidad o Funciones de los auditores acompaantes, en entrenamiento o expertos.o11. REUNION DE CIERREAl finalizar la auditora y antes de elaborar el informe definitivo es necesario mantener unareunin con los auditados.El objeto de la reunin final es presentar al responsable del rea auditada todas las noconformidades detectadas, con el fin de que se comprendan los resultados de la auditora.Los auditores deben formular recomendaciones para la mejora, proponer accionescorrectivas o preventivas. Esto no significa que el auditor sea el responsable de implantartales recomendaciones, responsabilidad que ha de asumir el auditado. No debe olvidarseque entre los objetivos de la auditora interna estn los de eficacia, eficiencia y los demejora.Pasos a seguir:1. Una vez terminada la recoleccin de evidencias se proceder a la reunin de cierre en la cual se har la presentacin de los resultados de la auditora (No conformidades, observaciones y oportunidades de mejora). Una copia de los registros de las no conformidades y observaciones debe ser entregada al responsable del rea auditada.2. El auditor debe levantar un acta en la que se consigne la siguiente informacin: a. Fecha y hora de la reunin de cierre b. Comentario a los resultados de la auditora c. Compromiso del auditado de presentar un plan con acciones correctivas a las no conformidades encontradas en un plazo mximo de 10 das hbiles. d. Participantes de la reunin3. El original de este documento debe ser anexado al informe final de la auditora.12. FINALIZACIN DE LA AUDITORATodos los procedimientos de auditora emprendidos y las conclusiones alcanzadas debenestar completamente documentadas, las hojas de trabajo deben incluir notas, detalladasde reuniones, incluyendo quien estaba presente, los asuntos discutidos y el resto deconclusiones.Los objetivos de los procedimientos de finalizacin de la auditora para asegurar que:- Si ha sido obtenida suficiente evidencia de auditora para apoyar la opinin de la auditora.- Todas las decisiones tomadas han sido suficientemente documentadas.- El archivo de auditora ha sido complementado- Cualquier tema estratgico ha sido documentado y discutido con el cliente.Las tareas claves en la terminacin de la auditora son:------Terminacin de cada rea de auditora.Escribir el informeEscribir cualquier revisin estratgica del negocioRevisin de las hojas de trabajoConclusiones generales de auditoraRealizar una reunin para asegurar que los secretos de la empresa no sean revelados.SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS1. En caso de encontrar no conformidades, las acciones correctivas propuestas en el plan sern evaluadas por el auditor lder para verificar la correccin de las no conformidades. Esta actividad debe quedar registrada. El auditor tiene un plazo de 5 das hbiles para evaluar el plan y responder al responsable del rea auditada.2. Una vez levantadas las no conformidades a satisfaccin del auditor lder, ste solicita al encargado de la calidad los documentos de la auditora y anexa al informe de auditora la informacin correspondiente a las acciones correctivas. Luego, el auditor lder devuelve al encargado de la calidad los documentos de la auditora.3. El encargado de la calidad deber registrar en el plan de auditora, la fecha de recepcin del informe con el cierre de las no conformidades.CONSERVACION DE LOS REGISTROSLos registros de las auditoras internas deben ser conservados por el encargado de la calidadAUDITORIAS DE SEGUIMIENTO Y RECERTIFICACINAl cumplir un ao de haber obtenido su certificacin de calidad, se realiza una auditora deseguimiento. En esta auditora, la empresa debe demostrar que tiene como un mnimo de 75% deavance de implementacin de su SGC.La auditora de re certificacin se lleva a cabo al tercer ao de haber obtenido la certificacin y enesta visita, la empresa debe demostrar que tiene implementado su SGC al 100%.