URMĂRIRE ȘI DERULARE PO-108-10-SEA CONTRACTE DE Ed.:1...

URMĂRIRE ȘI DERULARE CONTRACTE DE

FURNIZARE, SERVICII ȘI LUCRĂRI

PO-108-10-SEA

Ed.:1 Rev.:0

Pag.: 1/24

Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii

Nr

crt

Ediţia/ revizia

în cadrul ediţiei

Componenţa

revizuită

Modalitatea reviziei Data la care se

aplică prevederile

ediţiei sau reviziei

ediţiei 1 1/0 -integral -elaborare initiala 2019

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a

reviziei în cadrul ediţiei procedurii generale

Data Elaborat Verificat Aprobat

27.08.2019

Funcţia / Nume

Semnături Funcţia / Nume

Semnătura Funcţia / Nume Semnătura

Inginer Dorin Stoica

Referent Gheorghe

Sef SEA:

Dorin

Tanasescu

Director Executiv:

Ciobanu

Dumitru



PO-108-10-SEA

Ed.:1 Rev.:2

Pag.: 2/24

Sulea Gabriel

Exemplar nr.: Lista de difuzare

Nr.

crt.

Scopul

difuzarii

Structura

organizatorica

Functia Nume si

prenume

Data

primirii

Semnatura

0 1 3 4 5 6 7

1 Aplicare DSVSA Iasi Director executiv

Dr. Gabriel Ciobanu

Tri

mit

ere

in f

orm

at e

lect

ronic

si

afis

are

pe

site

2 Aplicare SEA Sef Serviciu Dorin Tanasescu

3 Aplicare Comisia de recptie

Presedinte

Membri

4 Aplicare

Arhivare

SEA referent Gheorghe Sulea

5 Aplicare SEA inginer Dorin Stoica

6 Evidenta Comisia SCIM Secretar

Comisie SCIM

Andrei Liteanu

7 Informare SEA Consilier superior

Gabriela Irimescu

8 Informare SEA Referent

superior

Carmen Daminescu



PO-108-10-SEA

Ed.:1 Rev.:2

Pag.: 3/24

1. SCOP

Scopul procedurii este de a stabili pașii pentru aplicarea unui instrument de monitorizare si

gestionare a modului de executare a contractelor de furnizare, servicii si lucrari precum și de

verificare a modului de indeplinire a clauzelor contractuale de către furnizor/prestator/executant, cu

identificarea funcțiilor implicate și a responsabilitătilor ce trebuie atribuite pentru urmarirea și

derularea contractelor.

2. DOMENIU DE APLICARE

Procedura este aplicată de persoana/echipa responsabilă de atribuirea contractului stabilita prin

decizia DE al DSVSA Iasi precum și de persoanele desemnate in comisia de recepție a

bunurilor/serviciilor/lucrărilor și a persoanelor responsabile din domeniul financiar.

Pentru contractele complexe (cu valoare mare, sau cele care prezinta importanta deosebită pentru

DSVSA) sc stabilește constituirea unui grup de lucru/echipe responsabil(e) cu urmarirea și derularea

contractului. Echipa este formată din angąiali ai structurii organizatorice care a identificat necesitatea

realizarii achizitiei și este beneficiară a rezultatului achizițiilor de produse/servicii/lucrari atribuite

intr-un an.

In cazul contraelelor de complexitate redusă, responsabilitățile de urmărire și derulare pot fi

indeplinite și de o singură persoană.

Delimitarea explicită getivitâtii procedurate in cadrul portofoliului de activitati desfasurate de

entitatea publica

1. verificarea și monitorizarea modului de implementare a contractului

2. verificarea si monitorizarea respectări clauzelor contractuale și indeplinirea in perioada de

garanție a obligațiilor contractuale de către furnizor/prestator/executant

3. testele. încercările, veriticările ce se realizează la momentul acceptării a

produselor/serviciilor/lucrărilor realizate de către furnizor/prestator/executant

4. controlul modificărilor intervenite pc parcusrul îndeplinirii contractului

5. colaborarea echipa Contractantului pentru a identifica din timp orice eventuale probleme care

ar putea apărea pe parcursul implementării Contractului:

6. verificarea și monitorizarea termenelor stabilite pentru livrarea produselór/prestarea

serviciilor/execuția lucrărilor:

7. verificarea condițiilor de efectuare a plăților și a documentelor suport necesare pentru

efectuarea acestora:

8. emiterea documentelor constatatoare care conțin informalii referitoare la indcplinirea sau, după

caz. neîndeplinire a obligațiilor contractuale de către contractant/contractantul asociat:



PO-108-10-SEA

Ed.:1 Rev.:2

Pag.: 4/24

9. păstrarea/arhivarea documentelor etc.

3. DOCUMENTE DE REFERINȚĂ

- Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice. cu modificările completările ulterioare:

- Hotărârea de Guvern nr. 395/2016 privind aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii

98/2016

- Ghidul online al achizitiilor publice- www.anap.gov -

4. DEFINIȚII SI ABREVIERI

4.1 În intelesul prezentei proceduri pot fi definiti următorii termeni specifici:

a) caiet de sarcini — conține, in mod obligatoriu, specificatiile tehnice care reprezintă cerințe,

prescripții, caracteristici de natură tehnică ce permit fiecărui produs, serviciu sau lucrare să fie descris

in mod obiectiv incat corespundă necesitătii

b) contract de achizitie publică — contractul eu titlu oneros, asimilat potrivit legii actului

administrativ, încheiat in scris intre unul sau mai mulți operatori economici cu una ori mai multe

autorități contractante si care are ca obiect execuția de lucrări, furnizarea de produse sau prestarea de

servicii

c) contractant orice operator economic care este parte la un contract de achiziție publică

d) document al achizitiei- anunțul de participare, documentatia de atribuire, precum și orice document

suplimentar emis de autoritatea contractantă sau la care aceasta face trinuitere pentru a descrie ori

stabili elemente ale achiziliei sau ale pocedurii de atribuire

e) grup de lucru — reprezinta un grup de specialiști din cadrul structurii organizatorice a DSVSA

care a identificat nevoia și sunt beneficiari ai rezultatului achizitiei de bunuri/servicii/lucrari

f) echipa responsabila - reprezintă un grup de oameni care sub conducerea unui șef indeplinesc în

același timp muncă sau o acțiune comună din cadrul structurii organizatorice a DSVSA, care a

identificat nevoia și beneficiari ai rezultatului achizitiei de bunuri/servicii/lucrări

g) oferta - actul juridic prin care operatorul economic isi manifestă voința de a se angaja din punct de

vedere juridic intr-un contract de achiżitie publică; oferta cuprinde propunerea financiară și

propunerea tehnică

h) operator economie — orice persoană fizică sau juridică. de drept public ori de drept privat, sau

grup ori asociere de astfel de persoane, care oferă in mod licit pe piață executarea de lucrări și/sau a

unei construclii, furnizarea de produse ori prestarea de servicii, inclusiv orice asociere temporară

forrmatâ intre două ori mai multe astfel de entități

i) persoană— responsabil din cadrul structuri organizatorice din cadrul DSVSA, beneficiar al

rezultatului achizitiilor de bunuri/servicii/lucrări din cadrul structurilor organizatorice ale DSVSA

j) persoana desemnata – responsabil cu realizarea achizitiei publice din cadrul SEA-CAP

k) propunere financiara – parte a ofertei ce cuprinde informatii cu privire la pret, tarife, alte conditii

financiare



PO-108-10-SEA

Ed.:1 Rev.:2

Pag.: 5/24

l) propunere tehnica – parte a ofertei elaborata pe baza cerintelor din RN sau CS

m) referat de necesitate – document intern emis de fiecare compartiment din cadrul DSVSA si care

cuprinde necesitatile de produse, servicii si lucrari, precum si valoarea estimata a acestora.

4.2.Abrevieri:

Nr. Abrevierea Termenul abreviat

1 AC Autoritate contractantă

2 DSVSA Directia Sanitara Veterinara si pentru Siguranta Alimentelor Iasi

3 AP Achiziție publică

4 CPV Vocabularul comun al achizițiilor ublice

5 CAP Compatimentul achizitii publice

6 CFPP Control financiar preventiv propriu

7 DE Director executiv

8 CJRU Compartimentul juridic si resurse umane

9 OC Ordonator de credite

10 PAAP Programul anual al achizițiilor publice

11 PS Procedură de sistem

12 RA Responsabil achizitie

13 TVA Taxa pe valoarea adaugata

14 RN Referat de necesitate

15 CAPI Compartiment Audit Public Intern

16 SEAP Sistemul Electronic de Achizitii Publice

17 SS Sef Serviciu

18 RN Referat de necesitate

5. DESCRIERE PROCEDURĂ

5.1 Generalitati

Prezenta procedură deserie modul in care se realizeaza urmărirea derulării contractelor de achizitie si

stabilește reponsabilitați ce vor ti adaptate la tipul și complexitatea contractului de către structura

organizatorica beneficiară a achiziției din cadrul DSVSA ce a solicitat prin intermediul referatului de

necesitate achiziționarea acelor produse/servicii/lucrari.

5.2 Modul de lucru



PO-108-10-SEA

Ed.:1 Rev.:2

Pag.: 6/24

5.2.1. Principii respectate/aplicate

Aplicarea prezentei proceduri se face cu respectarea principiilor legalității, regularitatii, eficacitătii

utilizării fondurilor publice alocate pentru atribuirea contractelor de bunuri/servicii/lucrari.

Pe parcursul implementării și monitorizării contractului, se iau toate măsurile necesare pentru

evitarea apariției unor situații de natura să determine existența unor posibile riscuri de frauda

In cazul in care se constata aparitia unor astfel de situații, se procedează la eliminarea efectelor

rezultate, adoptandu-se potrivit competentelor masuri corective de modificare, incetare, revocare,

anulare si alte asemenea care au afectat aplicarea corecta a procedurii.

5.2.2. Stabilirea persoanei/grupului de lucru/eehipei responsabile

După aprobarea Raportului procedurii achizitiei, după caz și comunicării privind rezultatul

procedurii pentru desemnarea ofertantului câștigător sau documentului justificativ de realizare a

achizitiei directe, persoana responsabilă cu achiziția publicâ din cadrul SEA-CAP comunică rezultatul

achizitiei structurii organizatorice beneficiare si ii solicita demararea activitatii in vederea emiterii

unei decizii a DE al DSVSA pentru desemnarea/cónstituirea persoanei/grupului de lucru/echipei

responsabile cu urmarirea derulării contractului.

5.2.2.1 In cazul achizițiilor importante si strategice, de valoare mare si care prezinta o importanta

deosebita pentru DSVSA, constituirea grupului de lucru/echipei responsabile de urmarirea si

derularea contractului trebuie sa fie initiata in paralel cu stabilirea conditiilor contractuale și se

realizează de către structura organizatorica beneficiara a achizitiei din cadrul DSVSA care a intocmit

RN.

Persoanele care fac parte din grupul de lucru/echipa responsabila cu urmarirea si derularea

contractului sunt desemnate de structura organizatorica benefiara a achizitiei. Responsabilitățile

acestor persoane sunt adaptate și definite in funcție de complexitatea Contractului de către

beneficiarul direct al achizitiei și sunt stabilite in actul dispozitia DE al DSVSA.

5.2.2.2 In cazul contractelor de complexitate redusă, responsabilitățile de urmărire si derulare a

aceslora pot fi atribuite unei singure persoane din cadrul structurii organizatorice beneficiare a

achizitiei din cadrul DSVSA.

5.2.2.3 Pentru contractele atribuite aferente achizitiilor de uz curent (ex: papetărie, birotica, reparatii

auto/aer conditionat, alte obiecte de inventar. mijloace necesare desfasurarii activitatii curente) prin

decizia DE se desemneaza persoana responsabila cu urmarirea derularii contractului din cadrul SEA-

CAP.

Dupa desemnarea persoanei/grupului de lucru/echipei responsabile pentru urmărirea și derularea

contractului și stabilirea responsabilităților, structura organizatorică beneficiară desemneaza in scris

persoana/persoanele insarcinate cu urmarirea derularii contractului, iar dupa avizare de catre

condudearea DSVSA, se emite decizia DE.

După emiterea deciziei, aceasta se comunica de catre CJRU si SEA-CAP pentrua fi pastrata in dosarul

achizitiei.



PO-108-10-SEA

Ed.:1 Rev.:2

Pag.: 7/24

5.2.3. Documentele contractului

1) După inregistrarea Contractului in registrul de contracte și semnarea acestuia de către

furnizor/prestator/executant, persoana responsabilă din cadrul SEA-CAP inainteaza contractul insotit

de documente, în copie, persoanei/grupului de lucru/echipei responsabile stabilita prin decizie a DE in

vederea implementării și monitorizării Contractului de către aceștia.

2) Documentele Contractului sunt următoarele:

a) caietul de sarcini, după caz inclusiv clarificările și/sau masurile de remediere aduse până la

depunerea ofertelor ce privesc aspectele tehnice și financiare

b) documentul descriptiv, după caz

c) oferta, respectiv propunerea tehnică și propunerea financiară, inclusiv clarificările din perioada de

evaluare

d) garantia de bună execuție, dacă este cazul:

e) angajamentul ferm de sustinere din partea unui terț, dacă este cazul

g) contractele eu subcontractantii, in măsura in care in Contract este reglementat un mecanism de

efectuare a plaților directe către subcontractanti

h) acordul de asociere. dacă este cazul

i) alte documente aferente acestuia, după caz.

5.2.4. Activitatea de urmărire și derulare a Contractului

Persoana/grupulde lucru/echipa desemnată pentru urmăriîea și derularea Contractului preiau

responsabilitałea privind implementarea și monitorizarea Contractului.

1) In această activitate se utilizează ca date de intrare:

a) Orice informații și documente stabilite prin Constract ca fiind relevante pentru evidentierea

progresului in cadrul Contractului

b) Condiliilę contractuale generale și specifice privind finalizarea Contractului ca urmare a ajungerii la

termen și executării corespunzătoare a obligatiilor contractuale in conformitate cu termenul si

condițiile de finalizare stabilite prin Contract

c) Informatiile din caietul de sarcini/documentul descriptiv cu privire la responsabilitatea părților

in ceea ce privește modalitatea de organizare și derulare a intâlnirilor pentru urmărirea progresului;

d) Propunerea tehnica și propunerea financiară din Contract, inclusiv graficul de plăți., actualizat pe

baza inregistrarilor, dupa caz

e) Clauzele contractuale de revizuire a prețului sau orice alte opțiuni in sensul acesta

f) Informatii ce rezulta din activitatea de urmărire a progresului activităților Contractului, dupa caz:



PO-108-10-SEA

Ed.:1 Rev.:2

Pag.: 8/24

g) Informații din procedurile interne existente la nivelul DSVSA că parte a sistemului de control

managerial intem, după caz

h) Minute ale întâlnirilor pentru analiza progresului activităților in cadrul Contractului. după

2 ) Aceasta activitate implică:

a) Colectarea, centralizarea și administrarea informațiilor și a documentelor prezentate de către

Contractant, având in vedere prevederile Contractului, prin care sunt indicate termenele de predare, pe

bażâ cerințelor de raportare cc se regăsesc in caietul de sarcini/documentul descriptiv;

b) Colectarea și prelucrarea informaliilor privind nivelul de periformanță al activităților derulate de

Contnctant, după caz

3)Asigurarea gestionarii aspectelor administrative și soluționarea oricăror aspecte nerezolvate.

a)Determinarea valorii tuturor despăgubirilor privind daunele sau penalitatile care trebuie deduse din

pretul Contractului, după caz;

b)Inregistrarea sfârșitului perioadei de reținere a garanlici de bună execuție si eliberarea sau, dacă este

cazul, stabilirea perioadei suplimentare de retinere a garantiei de buna executie și a datei eliberării

acesteia după data de finalizare a Contractului, după caz

c)Efectuarea verificărilor finale ale rapoartelor/documentelor Contractului. după caz

d) Asigurarea transferului oricaror active puse la dispozitie, inclusiv date si drepturi de proprietate

e) Realizarea unui rezumat al plăților contractuale intermediare și finale eiectuate, după caz

f)Realizarea unui rezumat al solicitărilor de plată a penalităților formulate impotriva Contractantului

sau primite de la acesta, după caz

g) Păstrarea și arhivarea corespunzătoare a tuturor minutelor întâlnirilor și a documentelor

Contractului pentru a putea fi ușor accesibile in cażul oricăror solicitări sau verificări ulterioare.

Această activitate implică transferul tututor informațiilor și rezultatelor de contractant către DSVSA.

4) Persoana/grupul de lucru/echipa responsabilă de urmarirea și derularea Contractului, se va

asigura că:

a) Au rost îndeplinite toate condițiile stabilite in cadrul Contractului pentru a considera activitatile

Contractului ca fiind finalizate și rezultatele finale fiind acceptate

b) Toate livrabilele/rezultatele si documentele Contractului au fost predate de Contractant și acceptate

de DSVSA

c) Toate evidentele (inregistrările) Contractului au fost arhivate corespunzător, conform procedurilor

interne stabilite la nivelul DSVSA

5) Acceptarea rezultatelor intermediare și finale ale Contractului se realizeaza pe baza criteriilor

stabilite in caietul de sarcini/documentul descriptiv cu privire la activitatile ce trebuie realizate in



PO-108-10-SEA

Ed.:1 Rev.:2

Pag.: 9/24

cadrul Contractului. Monitorizarea realizarii rezultatelor intermediare si finale ale contractului precum

si acceptarea acestora se realizeaza atat pe perioada derularii contractului cat si la terminarea acestuia.

6) Acceptarea rezultatelor/livrabilelor obținute din derularea Contractului se finalizeazâ prin

semnarea, după caz, a proceselor-verhale de receptie/acceptare parțială și a unui proces-verbal de

acceptare finala, după caz de catre Comisia de receptie.

7) După acceptarea rezultatelor/livrabilelor obtinute din derularea contractului de către

persoana/grupul de lucru/echipa responsabilă de urmărirea și derularea contractului, aceasta are

obligatia de a inainta documentele justificative (contract. caiet de sarcini, propunerea tehnica,

propunerea financiara, orice alte documente justificative) Comisiei de recepție din cadrul DSVSA

5.2.5 Evaluarea performanței Contractului

1) La finalizarea activitătii de urmărire și derulare a contractului de achizitie, persoana/grupul de

lucru/echipa responsabila are obligația de a emite, după caz, documentul constatator, formular cod F-

01-PO108-10-SEA

2) Persoana/grupul de lucru/echipa responsabilă a Contractului emite ducumentul constatator ținând

cont de informatiile rezultate ca urmare evaluarii modului de realizare a activităților in Contract și de

modul de indeplinire a obligatiilor Contractantului, precum și de informatiile legate de eventuale

prejudicii generate de situațiile de neîndeplinire a obligațiilor contractuale.

3) Documentul constatator emite in două exemplare, după cum urmează:

a) pentru contractele de furnizare atribuite printr-o procedura de atribuire in termen de 14 zile de la

data finalizarii livrarii produselor care frac obiectul respectivului contract/contract subsecvent și,

suplimentar, în termen de 14 zile de la data expirării perioadei de garantie tehnică a produselor in

cauză

b) pentru contractele de servicii atribuite printr-o procedura de atribuire in termen de 14 zile de la data

finalizarii prestării serviciilor care fac obiectul respectivului contract,/contract subsecvent

c) pentru contractele de servicii de proiectareatribuite printr-o procedura de atribuire, in termen

de 14 zile de la data finalizării prestării serviciilor care obiectul respectivului contract/contract

subsecvent și, suplimentar, in termen de 14 zile de data incheierii procesuluiverbal de

receplie la terminarea lucrărilor proiectate

d) Pentru contractele de inspector de santier, in termen de 14 zile de la data emiterii raportului

final de supervizare/expirarea duratei de garantie acordată lucrării in cauză

e) Pentru contractele de lucrari atribuite printr-o procedura de atribuire, in termen de 14 zile de la

data incheierii procesului-verbal de recepție la terminarea lucrărilor și, suplimentar. in termen de 14

zile de la dala încheierii procesului-verbal de recepție finală a lucrărilor, intocmit la expirarea

perioadei de garanție a lucrărilor in cauză

In cazul contractelor atribuite prin cumpărare directă. documentele constatatoare se emit atunci când

este solicitat acest lucru de către contractant.

Nota:



PO-108-10-SEA

Ed.:1 Rev.:2

Pag.: 10/24

1. Documentele constatatoare emise in conformitate cu pct. 3) pot fi contestate conform Legii

contenciosului administrativ

2. Documenrele constatatoare emise in conformitate cu pct. 3) pot face obiectul respingerii unui

operator economic în cadrul unei noi proceduri de atribuire, în condițiile stabilite prin art. 167 alin.

(l) lit. g) din Lege nr. 98/2016

4) Documentul constatator este apoi înaintat către SEA-CAP pentru publicarea acestuia in SEAP.

conform prevederilor art. 166 alin.(5) din H.G nr.395/2016,

5) Persoana desemnată din cadrul SEA-CAP publică documentul in SEAP după expirarea

termenelor de contestare prevăzute de Legea nr. 554/2004, cu modificările și completările ulterioare.

6. RESPONSABILITĂȚI

Structura organizatorica care a emis RN

• Desemnează persoana/grupul de lucru/echipa responsabila pentru urmărirea și derularea

contractului

•

• transmite catre SEA-CAP exemplar. in copie. Ordinul Președintelui ANSVSA eu desemnarea

constituiłea persoanei/grupului de lueru,žeehipei responsabilă de urmărirea derularea Côntractului:

• veritieă monitorizarea modului de implementare a gantractului:

• verifică monitorizarea respectării clauzelor contractuale și indeplinire0 in perioada de garanție

ă oblig{Uii lor contractuale de către Ibrnižor/prcstator/eseeutant:

• testează. ineercârile. verificările ce se realizează la 1110mentuI acceptării a produsel

or/servicii lor/îucririlor realime de către furnizor/prestatorfexecutant;

• veri licăși controleanî modificările intervenite pe puŔ•usrul îndeplinirii Contractului:

colaborează CLI echipa Contractantului pentru a identifica din timp orice eventuale probleme cure

pot apărea pe parcursul implementării Contractului:

monitorizarea termenelor stabilite pentru livrarea produselortprestarea serviciilor;executia

lucrărilor:

• verifică eonditii'or de el@ețuare a plăților și a documentelor suport necesare pentru efectuarea

acestora:

• Înaintează comisiei de recepție a produselor/serviciiloraucrarilor documentele care au stat la

bazuaccepłării rezultatelor intermediare și finale șia rezultatelor/livrabilelor:



PO-108-10-SEA

Ed.:1 Rev.:2

Pag.: 11/24

• emite documentele constatatoare Care informalii referitoare Îndeplinirea Sau. după

neîndeplinire a obligațiilor contragtuaJg de către asociat;

• transmite către C I AA documentele constatatoarv• aferente Contractelor:

• solicită structurii organizatorice care a emis referatul de necesitate desemnareavconstituirew

prin ordin al președintelui al ANSVSA a persoaneiJgrupului de lucru/echipei responsabile pentru

urmărirea și derularea contractului;

• inainteavă. in copie. persoanei'grupului de lucru/echipei responsabile penu-u urmărirea și

derularea contractului. contractul insolit de documentele aferente:

5. DESCRIERE PROCEDURĂ

5.1. Generalitati



PO-108-10-SEA

Ed.:1 Rev.:2

Pag.: 12/24

1) Pentru realizarea recepției bunurilor/serviciilor/lucrarilor achiziționate de DSVSA este necesară

constituirea prin ordin al DE al DSVSA a unei comisii de recepție. cu desemnarea persoanelor care

fac parte din comisia respectivă.

2) O comisie de recepție este compusă dintr-un număr de membri, unul dintre membri

indeplinind și funcția de președinte al acesteia. Prin decizia de constituire a comisiei sunt stabilite și

atribuțiile acesteia.

3) Pentru constituirea comisiei de recepție se va utiliza referat intocmit de SS al LSVSA, avand

in vedere ca acest serviciu detine ponderea in totalul bunurilor/serviciilor achizitionate de DSVSA.

4) Pentru receptia lucrarilor va fi constituita o comisie de receptie distincta, pe baza referatului

intocmit de SEA-CAP

5.2. Principii respectate/aplicate

Desfășurarea activității descrise prin prezenta procedură se face cu respectarea principiilor de

legalitate, profesionalism, corectitudine. transparență și realitate.

Este importantă, de asemenea, respectarea principiului separării atribuțiilor, potrivit căruia persoanele

care au resposabilităti legate de elaborarea contractelor, comenzilor sau a documentelor de

inregistrare in contabilitate și de plată nu pot fi numite membri ai comisiei de recepție a

bunurilor/serviciilor/lucrărilor.

5,3, Desfășurarea activitatii

In vederea realizării recepției unor bunuri/servicii/lucrări achizitionate de DSVSA, Comisia de

recepție primește din partea persoanei/grupului de lucru/echipei responsabile documentele

justificative necesare realizării recepției. cum ar fi:

- Contract. după caz,

- comandă. după caz

- caietul de sarcini, dupa caz

- oferta furnizorului, dupa caz

- factură fiscală. după caz,

- alte documente care au stat lă baza acceptanței produselor/serviciilor/lucrârilor, după caz;

Activitatea Comisiei de recepție se desfășoară pe următoarele secțiuni:

- Consultarea contractului, comenzii, a celorlalte documente in scopul verificarii corecte a cerințelor

de calitate

- Verificarea documentelor de insotitoare a bunurilor/serviciilor/lucrărilor.

- Comisia de recepție verifica dacă bunurile/serviciile/lucrările sunt insoțite de următoarele

documente:

- factură fiscală;



PO-108-10-SEA

Ed.:1 Rev.:2

Pag.: 13/24

- aviz de expediție, după caz;

- certificat de calitate/declarația de conformitate. după caz

- alte documente de insotire a bunurilor/serviciilor/lucrărilor, după caz

- Comisia de recepție verifieâ dacă performanțele prevăzute in certificate

sunt la nivelul parametrilor inscriși in contractul/comanda încheiat/transmisă.

- Identificarea și verificarea vizuală a bunurilor

- Comisia de recepție participă la operațiunea de cântărire, masurare,

numarare, verifică vizual starea de ambalare, păstrare și protecție a acestora.

- Verificarea calitativă a bunurilor/serviciilor/lucrărilor aprovizionate',

- Comisia de recepție semnează NIRCD-ul intocmit de gestionar, in cazul bunurilor de natura

obiectelor de inventar/consumurile, diverse materiale;

- Comisia de recepție semnăm Procesul Verbal de receptie calitativă și cantitativă

- Comisia de recepție semnează Procesul verbal de punere in functiune (in cazul pentru mifloacelor

fixe puse in functiune).

- Comisia de recepție semnează Procesul verbal de receptie la terminarea lucrărilor, precum și

Procesul verbal de recepție la finalizarea lucrărilor, pentru constructiile aflate in aceste faze

La realizarea recepției pentru bunurile primite in magazia centrala a DSVSA, participă

obligatoriu gestionarul acesteia. Acesta semnează pentru confirmarea de primire in gestiune

documentele insoțitoare ale bunurilor și intocmește și semnează NIRCD-ul.

Comisiile de recepție nu au dreptul de a Întârzia nejustificat realizarea activității de recepție.

6. RESPONSABILITĂȚI

6.1 Comisia de receptie

- Execută recepția cantitativa și calitativă în conformitate cu legislația in vigoare și cu prezenta

procedură;

- Verifică documentele de calitate pentru bunurile/serviciile/lucrările aprovizionate și le

arhivează;

- Semnează documentele de recepție sau le respinge, in cazul bunurilor care nu corespund;

- Informeaza SEA, persoana/grupul de lucru/echipa responsabila asupra rezultatelor obtinute la

recepția bunurilor/serviciilor/lucrărilor achiziționate;

- Participă la rezolvarea reclamațiilor tăcute catre furnizor/prestator/executant;

- Semnează NIRCD-ul, in cazul bunurilor cu exceptia mijloacelor fixe



PO-108-10-SEA

Ed.:1 Rev.:2

Pag.: 14/24

- Întocmește și semnează Procesul verbal de recepție calitativă și cantitativă in cazul mijloacelor

fixe/serviciilor

- Întocmește și semneaza Procesul Verbal de recepție la terminarea lucrărilor, precum și

Procesul verbal de recepție finală a lucrărilor.

Persoana/Grupul de lucriu/Echipa responsabila:

- Urmărește derularea contractelor, comenzilor in concordanța cu legislația in vigoare și

procedurile interne;

- Anunță imediat Comisia de recepție la sosirea/finalizarea bunurilor/serviciilor/lucrărilor

achiziționate;

- Pune la dispoziția Comisiei de recepție, pentru toate bunurile/serviciile/lucrările achiziționate

documentele primite de la furnizor/prestator/executant: factura, aviz de expediție, declarație de

conformitate, alte documente, după caz, contracte, comenzi.

- Are responsabilitatea de a nu achiziționa bunurile neînsoțite de documente care sa ateste

calitatea;

- Participă la recepția bunurilor/seriviilor/lucrărilor aprovizionate prin reprezentanții

nominalizați.

Gestionarul magaziei centrale a DSVSA

- Participă la realizarea recepției cantitativă și calitativă, in conformitate cu prezenta

procedură;

- Confirrnă de primire în gestiune documentele insoțitoare ale bunurilor

aprovizionate;

- Întocmește și semnează NIRCD-ul

- Urmărește păstrarea bunurilor aprovizionate

- Verifică starea de depozitare și informează conducerea DSVSA constată nereguli.

7, Anexe si inregistrari

Anexa Document

1 Proces verbal de receptie calitativa si cantitativa de bunuri de natura mijloacelor fixe (formular F-01-PO-108-08-SEA)

2 Proces verbal receptie calitativa si cantitativa de servicii (formular F-02-PO-108-08-SEA)

3 Nota de intrare-receptie si constatare de diferente (formular F-03-PO-108-08-SEA)

4 Proces verbal de receptie la terminarea lucrarilor (formular F-04-PO-108-08-SEA)

5 Proces verbal de receptie finala (formular F-05-PO-108-08-SEA)

RECEPTIA BUNURILOR SI SERVICIILOR

PO-108-08-SEA

Ed.:1 Rev.:2

Pag.: 15/24

Anexa 1 F-01-PO-108-08-SEA

PROCES - VERBAL DE RECEPŢIE CANTITATIVĂ ŞI CALITATIVĂ

A BUNURILOR DE NATURA MIJLOACELOR FIXE

nr. _____ din _____________

I. DATE GENERALE

Denumire bun.............(se detaliaza toate componentele mijlocului fix, model, serie, alte elemente de

identificare)

Comisia de receptie convocata la data de................ si-a desfasurat activitatea in ziua de.............

II. CONSTATĂRI

In urma examinarii documentatiei prezentate, a rezultatelor probelșor tehnologice si a cercetarii pe

teren a bunurilor s-a constatat:

1. Documentatia tehnico-economica prevazuta in Regulamentul de efectuare a receptiei punerii

in fucntiune a obiectivelor de investitii a fost (nu a fost) prezentata comisiei de receptie, dupa

cum urmeaza:

Da Nu Observatii

a) Certificat de garantie

b) Certificat de conformitate

c) Proce verbal de poredare-primire si instalare

d) Buletin de verificare metrologica initiala

e) Cartea tehnica in original

f) Cartea tehnica in limba romana

2. In perioada........... au fost efectuiate probele tehnologice ale utilajelor si instalatiilor aferente

capacitatii pentru exploatarea normala a instalatiilor si utilajelor tehnoilogice sui asigurarea

calitatii produselor, conform documentatiei tehnico-economice

3. La data receptiei, nivelul atins de indicatorii aprobati este urmatoarul:.................

4. Costul lucrarilor si al cheltuielilor pentru efectuarea probelor tehnologice, asa cum rezulta din

documentele prezentate, este de ................... lei

5. Valoarea de inregistrare a mijloacelor fixe ce se pun in functiune (sau se dau in folosinta) este

la data receptiei de ................ lei, conform facturii nr................/.............

6. Alte constatari..........................

II. CONCLUZII

1. Pe baza constatarilor si a concluziilor consemnate mai sus, comisia de receptie, in

unanimitate, cu majoritate de pareri, hotaraste:

ADMITEREA/NEADMITEREA receptiei punerii in functiune a mijlocului fixe

2. Comisia de receptie stabileste ca pentru o cat mai buna exploatare a mijloacuilui fix pus in

functiune mai sunt necesare urmatoarele masuri.....................

3. Prezentul proces verbal care contine............file si ............ anexe numerotate, cu un total de

................. file care fac parte integranta din cuprinsul lui, a fost incheiat astazi .............. in

................. exemplare originale

Comisia de receptie Primit in gestiune

(semnaturi) (semnaturi)


PO-108-08-SEA

Ed.:1 Rev.:2

Pag.: 16/24


PROCES - VERBAL DE RECEPŢIE CANTITATIVĂ ŞI CALITATIVĂ DE SERVICII

nr. _____ din _____________

I. DATE GENERALE

1.Comisia de recepţie a fost convocată la data de _____________ pentru a proceda la recepţia

cantitativă şi calitativă a serviciilor _______________________ prestate de

_____________________, în data de _____________, conform contractului de servicii şi anexele la

acesta nr. _____ din ___________/comenzii nr. ______ din _____________.

2.Comisia de recepţie şi-a desfăşurat activitatea în data de ____________.

3.Valoarea serviciilor prestate este de ____________ lei, conform facturii fiscale

nr.____din____________.

II. CONSTATĂRI

A.Cu privire la documentaţia tehnico-economică necesară la recepţia cantitativă şi calitativă a

serviciilor prestate la sediul _________ în data de (perioada) ____________, comisia de recepţie a

studiat contractul de servicii şi anexele la acesta nr. ____din __________/comanda nr. ______ din

_____________, respectiv caietul de sarcini (anexa nr.___ ) şi propunerea tehnică (anexa nr.____ ),

după caz.

Comisia de recepţie consideră că actele prezentate sunt suficiente pentru aprecierea cantităţii şi

calităţii serviciilor prestate la sediul __________.

B.Verificări cantitative

În data de ___________, Comisia de recepţie constată că s-a prestat _________, conform facturi

fiscale nr.______/_________.

C.Verificari calitative

Conform art. _____ din contractul de servicii nr. _____/_________/comanda nr.

______/__________ ce are ca obiect prestarea de servicii, prestatorul a prestat la standardele şi

performanţele prezentate în propunerea tehnică (Anexa nr.____ ) şi s-au produs/nu s-au produs

incidente de prestare în data de _____________.

III. CONCLUZII GENERALE

Pe baza constatărilor şi concluziilor consemnate mai sus, comisia de recepţie cu unanimitate de

păreri hotărăşte:

Admite recepţia cantitativă şi calitativă a serviciilor prestate care corespund cu prevederile

contractului/comenzii

Observaţii ________________

Prezentul proces-verbal, conţinând _____file, a fost încheiat în 2 exemplare originale.

Comisia de recepţie, Beneficiarul serviciilor


PO-108-08-SEA

Ed.:1 Rev.:2

Pag.: 17/24


│Entitatea ........ │

│ │

│ NOTĂ DE INTRARE RECEPŢIE ŞI CONSTATARE DE DIFERENŢE

│

│ │

│

┌────────────┬───────────────┬───────────────────────────

────┤

│ │Număr │ Data │ Factură │

│ │document ├────┬─────┬────┤ Nr. │

│ │ │Ziua│Luna │Anul│ Aviz de însoţire a mărfii │

│

├────────────┼────┼─────┼────┼───────────────────────────

────┤

│ │ │ │ │ │ │

├─────────────┴────────────┴────┴─────┴────┴─────────────

──────────────────┤

│ Subsemnaţii, membrii comisiei de recepţie, am procedat la recepţionarea │

│ valorilor materiale furnizate de ..................................... │

│ din ........... cu vagonul/auto nr. ..... documente însoţitoare ..... │

│ delegat ........... constatându-se următoarele: ...................... │

│ │

├────┬────────────┬───────┬───────────────┬──────────────

──────────────────┤

│Nr. │ Denumirea │ U/M │ Cantitatea │ Recepţionat │

│crt.│ bunurilor │ │ conform

├─────────┬───────┬──────────────┤

│ │recepţionate│ │ documente │Cantitate│ Preţ │ Valoare │

│ │ │ │ │ │unitar │ │

├────┼────────────┼───────┼───────────────┼─────────┼────

───┼──────────────┤

│ │ │ │ │ │ │ │

├────┼────────────┼───────┼───────────────┼─────────┼────

───┼──────────────┤

│ │ │ │ │ │ │ │

├────┼────────────┼───────┼───────────────┼─────────┼────

───┼──────────────┤

│ │ │ │ │ │ │ │

├────┼────────────┼───────┼───────────────┼─────────┼────

───┼──────────────┤


PO-108-08-SEA

Ed.:1 Rev.:2

Pag.: 18/24

│ │ │ │ │ │ │ │

├────┴────────────┴───────┴───────────────┴─────────┼────

───┴──────────────┤

│ Comisia de recepţie │ Primit în gestiune │

├────────────────────┬──────────────────────────────┼────

────┬─────────────┤

│Numele şi prenumele │ Semnătura │ Data │ Semnătura │

├────────────────────┼──────────────────────────────┼────

────┼─────────────┤

│ │ │ │ │

├────────────────────┼──────────────────────────────┤

│ │

│ │ │ │ │

├────────────────────┼──────────────────────────────┤

│ │

│ │ │ │ │

└────────────────────┴──────────────────────────────┴────

────┴─────────────┘

14-3-1A

┌──────────────────────────────────────┬─────────────────

──────────────────┐

│Denumirea cantităţii pe cântarul nr.│Denumirea cantităţii s-a făcut prin│

│s-a făcut prin: │proba ......... nr. ...............│

│.................... ...............│ │

├──────────────────────────────────────┴─────────────────

──────────────────┤

│Expeditor ............. Cărăuş ................... Însoţitor .............│

│Staţia de expediţie .............. Staţia de destinaţie ..................│

│Data eliberării ...................... Data expedierii ...................│


PO-108-08-SEA

Ed.:1 Rev.:2

Pag.: 19/24

│Data sosirii ..................... │

│Delegaţii furnizorului (cărăuş neutru) care au participat la recepţie: │

├───────────────────────────────────────────────────────┬

──────────────────┤

│ Participanţi la recepţie │ │

├──────────────┬─────────┬─────────┬──────────┬─────────┤

│

│Reprezentant │Numele şi│Calitatea│Carte de │Semnătura│ Alte menţiuni │

│ al: │prenumele│ │identitate│ │ │

├──────────────┼─────────┼─────────┼──────────┼─────────┤

│

│ │ │ │ │ │ │

├──────────────┼─────────┼─────────┼──────────┼─────────┤

│

│ │ │ │ │ │ │

├──────────────┼─────────┼─────────┼──────────┼─────────┤

│

│ │ │ │ │ │ │

├──────────────┼─────────┼─────────┼──────────┴─────────┤

│

│ │ │ │ Diferenţe (+/-) │ │

├───┬──────────┴─┬───┬───┼─────────┼───────────┬────────┤

│

│ *)│Denumirea │Cod│U/M│Cantitate│Preţ unitar│Valoare │ │

│ │bunurilor │ │ │ │ │ │ │

│ │recepţionate│ │ │ │ │ │ │

├───┼────────────┼───┼───┼─────────┼───────────┼────────┤

│

│ │ │ │ │ │ │ │ │

├───┼────────────┼───┼───┼─────────┼───────────┼────────┤

│

│ │ │ │ │ │ │ │ │

├───┼────────────┼───┼───┼─────────┼───────────┼────────┤

│

│ │ │ │ │ │ │ │ │

├───┴────────────┴───┴───┴─────────┴───────────┴────────┴

──────────────────┤

│Concluziile comisiei de recepţie .........................................│


PO-108-08-SEA

Ed.:1 Rev.:2

Pag.: 20/24

│..........................................................................│

│Punctul de vedere al delegatului furnizorului/cărăuşului │

│(delegatul neutru) .......................................................│

│..........................................................................│

│ │

└────────────────────────────────────────────────────────

──────────────────┘


PO-108-08-SEA

Ed.:1 Rev.:2

Pag.: 21/24


PROCES-VERBAL DE RECEPTIE LA TERMINAREA LUCRARILOR

Nr. .......…………. din ................................

Privind lucrarea: ………………………..……………………………..…………………

…………………………………………………………………………………………………………

……….situata in str……………………………………………………nr…….,sector.............. ,

............................... executata in cadrul contractului

nr……………….......……………din.......………………….,incheiat intre .............................……

……………….. si ……………………………………………. pentru lucrarile de construire

...................................................……………………………………………………………………

1.Lucrarile au fost executate in baza autorizatiei nr. ……………..........................eliberata de

................................................................................ la .............……………………,cu valabilitate

pina la ……………………………………................

2. Comisia de receptie si-a desfasurat activitatea in intervalul .................…………, fiind

formata din : . ………………………………………………………………… ………………………………………………………………….. ………………………………………………………………….. ………………………………………………………………….. ……………………………………………………………….. 3. Au mai participat la receptie :

………………………………………….. ……………………………….

……………………………………….. ……………………………….

(nume si prenume) (calitatea)

4. Constatarile comisiei de receptie

4.1. Din documentatia scrisa si desenata necesara a fi prezentata au lipsit sau sint incomplete piesele

cuprinse in lista anexa nr. ...............

4.2. Cantitatile de lucrari cuprinse in lista anexa nr. ................. nu au fost executate.

4.3. Lucrarile cuprinse in lista anexa nr. ...................nu respecta prevederile proiectului.

4.4.Valoarea declarata a investitiei este de……………………………. Ron

5. Comisia de receptie, in urma constatarilor facute, propune :

………….………………………………………………………………………………………………

…….….....................................................................................................................................................

....................

6. Comisia de receptie motiveaza propunerea facuta prin :

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………

………………

7. Comisia de receptie recomanda urmatoarele :

..................................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................................

..................................................................................................................................................................

.................................

8. Prezentul proces-verbal, continind ................file si ...o....... anexe numerotate, cu un total de

............................. file, a fost incheiat astazi ..........…………………. la

…………….……………………………in .….. exemplare.

Comisia de receptie *) Specialist *)

Presedinte : ….....................……………….


PO-108-08-SEA

Ed.:1 Rev.:2

Pag.: 22/24

.......................…………………………….. …………………………….

.......................…………………………….. …………………………….

.......................…………………………….. …………………………….

.......................…………………………….. …………………………….

.......................…………………………….. …………………………….

*) Numele, prenumele si semnatura si stampila (unde este cazul)


PO-108-08-SEA

Ed.:1 Rev.:2

Pag.: 23/24


Investitor

PROCES-VERBAL DE RECEPTIE FINALA

Nr. . din .

Privind lucrarea

......................................................................................................................................

..................................................................................................................................................................

...........

autorizata cu nr. din cu valabilitate pana la

de catre

1. Comisia de receptie finala si-a desfasurat activitatea in intervalul....................................

fiind formata din:

....................................................


2. Au mai participat la receptie:

.........................................................................................................................

.........................................................................................................................


3. Comisia de receptie finala, in urma examinarii lucrarii si a documentelor, cuprinse in cartea

tehnica a constructiei, a constatat urmatoarele:

3.1. Lucrarile pe specialitati au fost executate si receptionate conform listei

anexa nr. ..................................

3.2. Lucrarile au fost complet terminate la data de

3.3. Observatiile facute de comisia de receptie finala sint prezentate in lista

anexa nr. ..................................

3.4. Cartea tehnica a constructiei si fisa sintetica a obiectului au fost (nu au fost) completate.

3.5. Instructiunile de exploatare si urmarirea comportarii in timp a obiectului (nu) sunt in posesia

utilizatorului.

3.6. Constructia s-a comportat (nu s-a comportat) corespunzator in perioada de la terminarea ei

la data de ________ pina in prezent, respectiv pe o durata de ___ luni, constatarile comisiei fiind

enumerate in anexa nr. .......

3.7.Valoarea obiectului este de _________________lei, conform listei anexa nr......................

4. In baza constatarilor facute, comisia de receptie finala propune:

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

...............................................................................................................................

..............................................................................................................................

5. Comisia de receptie finala motiveaza propunerea facuta prin :

.............................................................................................................................

.............................................................................................................................

.............................................................................................................................

.............................................................................................................................

6. Comisia de receptie finala recomanda urmatoarele :

.............................................................................................................................

.............................................................................................................................


PO-108-08-SEA

Ed.:1 Rev.:2

Pag.: 24/24

.............................................................................................................................

.............................................................................................................................

.............................................................................................................................

7. Prezentul proces-verbal continand file si anexe numerotate, cu un total de

file, a fost incheiat astazi la

in exemplare.

Comisia de recepţie *)

Preşedinte :

Membri :

1.

2.

3.

….

Specialist *)

………………………………………………………………………………………

*) Numele, prenumele şi semnatura.

URMĂRIRE ȘI DERULARE PO-108-10-SEA CONTRACTE DE Ed.:1...

Documents

Transcript of URMĂRIRE ȘI DERULARE PO-108-10-SEA CONTRACTE DE Ed.:1...