Usando Word 2007

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Usando Word 2007Material de apoyo para el curso

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Tabla de contenido

INTRODUCCIN A WORD 2007 6ARRANCAR WORD 2007 6EL PRIMER TEXTO 7GUARDAR UN DOCUMENTO 9GUARDAR Y ABRIR DOCUMENTOS 9

CERRAR DOCUMENTO 16ABRIR UN DOCUMENTO 16ELEMENTOS DEWORD 2007 17DISTINTAS FORMAS DE ARRANCAR WORD2007 18

ELEMENTOS DE LA PANTALLA INICIAL 18AYUDA DEWORD 20EDICIN Y REVISIN DE DOCUMENTOS EN MICROSOFT OFFICE WORD 2007 21DESPLAZARSE POR UN DOCUMENTO 22SELECCIONAR 24ELIMINAR 25DESHACER Y REHACER 26COPIAR, CORTAR Y PEGAR 27OPCIONES DE PEGADO 28BUSCAR 29BUSCAR Y REEMPLAZAR 30DISTINTAS FORMAS DE VER UN DOCUMENTO 30VER VARIOS DOCUMENTOS A LA VEZ 32ORTOGRAFA Y GRAMTICA 33

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3Introduccin a Word 2007

REVISIN ORTOGRFICA 34

REVISIN GRAMATICAL 38

AUTOCORRECCIN 42

ESQUEMAS 44

INTRODUCCIN 45

CONCEPTOS PREVIOS 46

CREAR UN ESQUEMA 47

PESTAA DEESQUEMA 49

BOTONES ESPECIALES DE LA PESTAA 51

DIFERENCIAS ENTREMAPA DE DOCUMENTO YESQUEMA 54

INSERTAR CAMPOS DE COMBINACIN 55

VER DATOS COMBINADOS 55

DESPLAZARSE POR LOS REGISTROS 56

BUSCAR UN REGISTRO 56

DESTINATARIOS DE COMBINAR CORRESPONDENCIA 57

FILTRAR DESTINATARIOS 59

ORDENAR DESTINATARIOS 61

ASIGNAR CAMPOS 62

COMBINAR AL IMPRIMIR 63

COMBINAR EN CORREO ELECTRNICO 63

DAR FORMATO A LOS DOCUMENTOS EN MICROSOFT OFFICE WORD 2007 64FORMATO DE UN TEXTO 65FORMATO CARCTER.FUENTES 66FORMATO PRRAFO 68OTROS FORMATOS.TABULACIONES 70CAMBIO A MAYSCULAS 71COPIAR FORMATO 72

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PANELES DE FORMATO 73ESTILOS 76APLICAR ESTILOS 76

CREAR, MODIFICAR Y BORRAR ESTILOS 78

PREFERENCIAS ENTRE ESTILOS 81

MS SOBRE ESTILOS 81

DISEO DE PGINA 82CONFIGURAR PGINA 82

ENCABEZADOS Y PIES DE PGINA 86

NMEROS DE PGINA 88

PLANTILLAS 91INTRODUCCIN 91

UTILIZACIN DE LAS PLANTILLAS DEWORD 92

MODIFICAR PLANTILLAS 95

CREAR PLANTILLAS A PARTIR DE DOCUMENTOS WORD 2007 98

TEMAS 99

GUA DE UTILIZACIN DE COLUMNAS Y TABLAS 101CREACIN DE TABLAS 101DESPLAZARSE, SELECCIONAR Y BORRAR EN LAS TABLAS 103HERRAMIENTAS DETABLA 105DIBUJAR BORDES 106COMBINAR 107ALINEACIN 107TAMAO 108ESTILO 108DATOS 109

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MEN CONTEXTUAL DETABLAS 110MS COSAS 110TRABAJAR CON ELEMENTOS GRFICOS. 111TIPOS DE ARCHIVOS GRFICOS 112IMGENES.INSERTAR IMGENES 113MANIPULAR IMGENES 115INSERTAR FORMAS Y DIBUJAR 118AADIR TEXTO A LOS GRFICOS 118MODIFICAR GRFICOS 119INSERTAR WORDART 121INSERTAR GRFICOS DEEXCEL 122INSERTAR IMGENES DESDEINTERNET 123INSERTAR IMGENES DESDE EL PORTAPAPELES 124GUA DE UTILIZACIN DE DOCUMENTOS DE GRAN TAMAO. 124TABLAS DE CONTENIDOS, TABLAS DE ILUSTRACIONES, NDICES 124INTRODUCCIN 124

CONCEPTOS BSICOS. 125

INSERTAR MARCAS DE NDICE. 126

INSERTAR MARCAS DE NDICE. 128

INSERTAR NDICE. 129

TABLAS DE CONTENIDO. 131

TABLAS DE ILUSTRACIONES Y OTRAS. 135

MARCADORES, REFERENCIAS CRUZADAS Y NOTAS AL PIE. 139INTRODUCCIN 139

CONCEPTOS BSICOS. 139

INSERTAR MARCADORES. 141

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REFERENCIAS CRUZADAS. 143

NOTAS AL PIE Y NOTAS AL FINAL. 147

IMPRESIN DE DOCUMENTOS DESDE WORD 2007 149DESDE LA OPCIN DE MENIMPRESIN RPIDA 149DESDE EL COMANDO IMPRIMIR 150DESCRIPCIN DE LA VENTANA IMPRIMIR 151VISTA PRELIMINAR 153INSTALAR UNA IMPRESORA 155

1 Introduccin a Word 2007

Word proporciona una gran variedad de herramientas y caractersticas nueva que permiten crear una amplia

gama de documentos de una manera fcil. La interfaz de usuario mejorada ofrece acceso rpido y fcil a los

comandos y caractersticas que necesita para trabajar en Word 2007. Adems, si utiliza Word 2007 con

frecuencia, puede personalizar las opciones predeterminadas del programa para que se adapten a sus

necesidades.

Objetivos del mdulo

Cuando finalice este mdulo, podr:

Explorar el entorno de Word 2007.

Personalizar el programa Word 2007.

Crear y utilizar documentos de Word 2007.

1.1 Arrancar Word 2007

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Lo primero que hay que hacer para trabajar con Word 2007 es, obviamente, arrancar el programa.

Podemos hacerlo de varias formas, como vers en la ms adelante, ahora slo vamos a ver una de

ellas: Desde el men Inicio.

Al men Inicio se accede desde el botn situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de

la pantalla y desde ah se pueden arrancar prcticamente todos los programas que estninstalados en el ordenador.

Al colocar el cursor y hacer clic sobre el botn se despliega un men parecido al

que ves a la derecha, al colocar el cursor sobre el elemento Todos los programas; se desplegar

una lista con los programas que hay instalados en tu ordenador.

En esta imagen tienes un ejemplo de una lista con programas, busca el

elemento Microsoft Office Word 2007 y haz clic sobre l para que se arranque.

1.2 El primer texto

Al arrancar Word 2007 aparece una pantalla inicial como sta. En la Unidad 2 veremos todos sus

componentes; ahora nos vamos a fijar slo en algunas cosas. En la parte superior esta, en color

celeste, la barra del ttulo, en la que aparece el nombre del documento sobre el que estamos

trabajando.

Cuando arrancamos Word 2007 sin abrir ningn

documento, por defecto nos abre un documento en

blanco y le asigna el nombre inicial Documento1.

Cuando guardemos el documento le cambiaremos el

nombre.

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Ahora vamos a explicar cmo escribir tu primer

documento, y aprenders cmo corregir los

pequeos errores y cmo desplazarte por el

documento.

Al escribir un texto hay que teclearlo sin pulsar la tecla INTRO; cuando llegues al final de la lnea,

observars cmo salta automticamente de lnea. (La tecla INTRO tambin se llama ENTER o

retorno de carro; en el teclado de la imagen se llama "ent").

Observars que hay una pequea barra vertical parpadeante que va avanzando segn vas

escribiendo, se llama punto de insercin, y nos sirve para saber dnde se va a escribir la siguiente

letra que tecleemos. No confundas el punto de insercin con el puntero del ratn que tiene esta

forma cuando est dentro del rea de texto y esta otra cuando est encima de los mens, e

incluso puede tomar otras formas que iremos viendo ms adelante. Tambin puedes ver una raya

horizontal como sta que indica dnde acaba el documento.

Cuando mueves el ratn, lo que ests moviendo es el puntero; cuando pulsas las teclas de

direccin, mueves el punto de insercin. Cuando cometas un error, y te des cuenta

inmediatamente, pulsa la tecla Retroceso que retrocede una posicin borrando la ltima letra

tecleada. (La tecla Retroceso aparece como bksp en la imagen, aunque suele ser una flecha grande

hacia la izquierda).

Cuando te das cuenta del error despus de haber escrito unas cuantas letras ms, debes pulsar la

tecla con la flecha pequea hacia la izquierda, que no borra las letras, slo mueve el cursor hasta

llegar a la siguiente letra donde se encuentra el error; entonces pulsa Retroceso para borrar el

error.

Por ltimo, si te das cuenta del error cuando tienes el punto de insercin lejos de donde est el

error, mueve el ratn hasta colocar el puntero detrs del error y pulsa el botn izquierdo del ratn;

vers cmo el punto de insercin se desplaza justo a esa posicin y entonces ya puedes pulsar

Retroceso.

La tecla suprimir (DEL o SUPR) tambin borra una letra, pero la que queda a la derecha del puntode insercin.

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1.3 Guardar un documento

Lo que se escribe se va almacenando en la memoria de tu ordenador; si apagases el ordenador, se

perdera y no lo podras recuperar. Con el comando Guardar quedar grabado en el disco duro del

ordenador (o en un disquete) de forma permanente.

Pulsa en el icono Guardar y aparecer una ventana como sta.

Para guardar un documento debes indicar el nombre con el que lo quieres guardar, el tipo de

documento que ests guardando y la carpeta que contendr tu documento. El nombre lo

indicamos en el campo Nombre de archivo, donde ahora pone El da amaneci triste, teclea

Primero, que es el nombre que le vamos a dar a nuestro primer documento.

El tipo del documento se lo decimos en el campo Guardar como tipo; para los documentos Wordser Documento de Word, que ya viene escrito.

Los documentos dentro del disco duro estn organizados en carpetas. La carpeta se indica en el

campo Guardar en; la carpeta en la que se guardan los documentos de Word, por defecto, es Mis

documentos, que ser la que debe aparecer en la ventana de tu ordenador. Si no fuese as, haz clic

en el icono Mis documentos que

hay en la parte izquierda de la

ventana.

Haz clic en el botn Guardar y

observa cmo cambia la barra de

ttulo; ahora podr Primero, en

lugar de Documento1. Nuestro

documento ya est guardado con

el nombre Primero en la capeta

Mis documentos.

En la Unidad 3 veremos con ms

profundidad todo lo que referente a guardar documentos.

1.3.1 Guardar y abrir documentos

1.3.1.1Guardar. Guardar como

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Puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar

como... delBotn Office (o el icono de la barra deacceso rpido) para guardar documentos. Al utilizar elcomando Guardar como, Word mostrar un cuadro de

dialogo como el que ves a continuacin que te permitecambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que locontiene.

Al utilizar el comando Guardar no se abrir ningncuadro de dialogo, simplemente se guardarn en su actual ubicacin los cambios quehayas efectuado en el documento.

Sin embargo, si utilizas el comandoGuardarcon un documento nuevo, que no hasido guardado nunca, se abrir el mismo cuadro de dialogo que paraGuardar como.

En la parte central de este cuadro de dilogo se muestranlos archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta queaparece en el campo Guardar en, en este caso Misdocumentos.

Para guardar un archivo debes tener en cuenta estos trescampos del cuadro de dilogo:

-Guardar en

-Nombre del archivo

-Guardar como tipo

Veamos cmo rellenarlos:

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Guardar en, aqu debes indicar la carpeta o directorio dentro del cual vas aguardar el documento.

Por defecto aparecer la carpeta predeterminada Mis documentos, si quieresguardar tu archivo en otra carpeta debes buscarla y hacer doble clic sobre ella para

copiarla en el campoGuardar en.

Si la carpeta que buscas no es una de las que se muestran en el cuadro de dilogo

puedes buscarla mediante el icono que te lleva a la carpeta de nivelinmediatamente superior. Para bajar al nivel inferior basta con hacer doble clic en unacarpeta.

Pinchando en el botn con el tringulo (o dentro del campo Guardar en ) puedesvisualizar la estructura de carpetas, como se ve en esta imagen, desde el nivel enque nos encontramos hacia arriba. Para ir a una carpeta de esta estructura, o a otra

unidad, basta con hacer clic sobre ella.

Mediante el icono volvemos a la carpeta anterior.

Tambin puedes crear una nueva carpeta con este icono , la carpeta se creardentro de la carpeta que figure en el campoGuardar en.

Para facilitarnos la bsqueda de nuestra carpeta Word dispone de seis carpetas(Plantillas de Confianza, Documentos recientes, Mis documentos, Escritorio, Mi

PC, Mis sitios de red)a las que se puede acceder haciendo clic en uno de los seisiconos de la izquierda.

Nombre del archivo, escribe el nombre que quieres darle a tu archivo odocumento.

Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo aparecen lasprimeras letras del contenido del documento, en el caso de la imagen de esta pginaapareceEl da amaneci triste. Si no quieres utilizar este nombre empieza a escribirotro nombre, sin hacer clic, y automticamente se borrar. Si quieres modificarlo haz

clic sobre l.

Guardar como tipo, el tipo de documento normalmente ser Documento deWord, pero tenemos un mendespegable (haciendo clic en eltringulo de la derecha) con otros

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tipos, para, por ejemplo, guardar el documento como una pgina Web, como yaveremos en el punto correspondiente.

Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar aparece uncuadro de dilogo en el que tenemos que elegir una de las tres opciones.

1. Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecer y sersustituido por el nuevo que estamos guardando.

2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se nos mostrar de nuevo el

cuadro de dilogo Guardar como, para que le demos otro nombre al archivo queestamos guardando.

3. Combinar cambios en un archivo existente. Se aadir el archivo queestamos guardando al que ya exista, es decir, tendremos los dos archivoscombinados en un solo archivo.

Truco: Pulsa la tecla F12 para abrir de forma ms rpida cuadro de dilogoGuardar como.

Otros comandos y opciones deGuardar.

Haciendo clic en este icono se elimina el archivo o carpeta seleccionada.

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Herramientas.

Se abre una ventana como la que ves aqu para que

elijas una de las opciones disponibles que permiteneliminar, cambiar de nombre y agregar a Favoritos elarchivo seleccionado. Si tu ordenador forma parte de unared puedes conectar un archivo remoto a una unidad dered. Puedes ver las propiedades del archivo. Tambinpuedes acceder a las Opciones al guardar,Opciones generales, Opciones WebyComprimir imgenes.

Haciendo clic en el icono se abre este men en el que puedes seleccionarel formato con el que vers la lista de documentos. Hay ocho posibilidades:

1) Vistas en miniatura. Veremos unaminiatura del archivo (si es de un tipo grfico)o un icono que indica el tipo de archivo enotro caso.

2) Mosaicos. Veremos el nombre delarchivo y un icono grande que indica el tipo

de archivo.

3) Iconos. Veremos el nombre del archivoy un icono pequeo que indica el tipo de archivo.

4) Lista. Solo vemos el nombre del archivo, es la opcin pordefecto.

5) Detalles. Se muestra el nombre, el tamao, el tipo de documentoy la fecha de la ltima modificacin. Se puede ordenar la lista por estascaractersticas haciendo clic en la cabecera de una de ellas.

6) Propiedades. Se divide la ventana en dos partes, en la izquierdase ve una lista con los nombres de los archivos y en la parte derechatoda la informacin con las propiedades del archivo seleccionado,ttulo, autor, plantilla, nmero de palabras, nmero de lneas, etc.

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7) Vista Previa. Tambin se divide la pantalla en dos partes, peroen este caso, en la parte derecha se muestran las primeras lneas delcontenido del archivo.

8) Vista Web. Veremos una miniatura de la pgina web.

Truco: Si tienes varios documentos abiertos puedes guardarlos todos a la vez conel comando Guardar Todo, este comando no aparece normalmente en el BotnOffice, para verlo debes pulsar la teclaMaysculasmientras haces clic en elBotnOffice.

1.3.1.2Abrir

Para comenzar a trabajar con un documento hay que abrirlo con el comando Abrir

delBotn Office.

Este cuadro de dilogo es similar al del comando Guardar. La diferenciaprincipal estriba en que dispones de algunas opciones para buscar el documento quequeremos abrir.

Normalmente podremos localizar el documento que queremos abrir en la lista quese nos muestra, y bastar con hacerdobleclicsobre l para abrirlo.

Si conocemos el nombre del documento bastar escribirlo en el campoNombredel archivoy hacerclicen el botnAbrir.

Si no lo encontramos en la carpeta actual podemos buscarlo manualmentedesplazndonos por la estructura de carpetas utilizando los mismos iconos queacabamos de ver para el comandoGuardar como...

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Dentro del comandoHerramientas, puedes cambiarel nombre, eliminar el archivo que se encuentreseleccionado, enviar aImprimirel archivo seleccionado,

o conectar a una unidad de red para buscar el archivo.

En el campo Tipo de archivo se especifica quetipos de archivos van a aparecer en el cuadro de dilogo.

Por defecto aparece Todos los archivo (*.*), pero disponemos de un cuadrodespegable para elegir si queremos que aparezcan solo los archivos de determinadotipo, por ejemplo, de tipo .RTF. HTML, etc.

Si tenemos una carpeta con varios tipos de archivos y muchos documentos, puede

resultar confuso buscar un archivo, en ese caso es muy til utilizar el campo Tipo dearchivo para poner el tipo de archivo que andamos buscando, as aparecernmuchos menos archivos en el cuadro de dilogo y nos resultar ms fcil buscar undeterminado archivo.

1.3.1.3Recuperar archivos

Ya hemos visto que desde los cuadros de dilogo Abrir y Guardar como,

haciendo clic en este icono se elimina el archivo o carpeta seleccionado.

Una vez borrado un archivo se puede restaurar de la papelera de reciclaje. Vamosa ver como hacerlo suponiendo que estemos utilizando el sistema operativo MicrosoftWindows.

Restaurar Archivos o carpetas de la papelera de reciclaje a su lugar deorigen.

1) Para abrir la papelera sitate en el Escritorio y haz doble clic

sobre el icono depapelera de reciclaje.

2) Selecciona losElementos a restaurarhaciendo clic sobre ellos.Si son elementos alternativos utiliza la tecla Control paraseleccionarlos o la teclaMuysi son consecutivos.

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3)Una vez seleccionados aparecer en la flecha verde de la parteizquierda un rtulo que dice Restaurar este elemento o Restaurarlos elementos seleccionados

Los archivos seleccionados volvern a estar en el sitio donde se encontraban

antes de ser eliminados.

Si no tienes visible la parte derecha de la papelera tambin puedes restaurardesde elBotn Officeseleccionando la opcinRestaurar.

Si no sabes dnde estaban anteriormente los elementos a restaurar fjate antes derestaurarlo en la ruta que aparece en la columna Ubicacin originalya que es ahdonde lo guardar.

Hay que tener en cuenta que una vezvaciada la papelerade reciclajeya no sepueden recuperarlos archivos por este mtodo.

1.4 Cerrar documento

Despus de guardar un documento, ste contina en nuestra pantalla y podemos seguir

trabajando con l. Una vez que hemos acabado de trabajar con un documento debemos cerrarlo;

al cerrarlo no lo borramos del disco, simplemente dejamos de utilizarlo y liberamos la memoria que

estaba utilizando.

Para cerrar un documento hacer clic en el Botn Office , y luego hacer clic en Cerrar. (Si

hemos hecho alguna modificacin en el documento desde la ltima vez que lo guardamos, nos

preguntar si queremos guardar los cambios; contestar que S). Al cerrar el documento veremos

cmo ste desaparece de la pantalla.

Al cerrar Word tambin se cierran los documentos que tengamos abiertos.

1.5 Abrir un documento

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Documents

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