Usar Access o Excel para administrar los datosLos programas de hoja de clculo automatizados, como Microsoft Office Excel 2007, proporcionan una gran variedad opciones de clculo y grficos para visualizar y manipular datos de tablas. Tambin pueden resultar tiles para almacenar listas de informacin, por ejemplo listas de distribucin de correo o inventarios. No obstante, a medida que los requisitos de una lista se hacen ms complejos, puede resultar difcil conservar los datos en un programa de hoja de clculo. Un programa de base de datos relacional, como Microsoft Office Access 2007, resulta ms adecuado para crear listas complejas y trabajar con ellas, y adems ofrece eficaces herramientas para especificar, organizar, conservar y recuperar los datos.Realizar la eleccin correcta es vital si desea obtener acceso a la informacin, as como actualizarla, con el mayor rendimiento y precisin. Despus de leer este artculo, debera poder tomar una decisin fundada sobre cmo seleccionar el programa que sea mejor para sus datos y sobre cmo proteger dichos datos.Qu desea hacer?Comprender las diferencias entre Access y ExcelDecidir qu programa va a utilizarProteger los datos en Access y ExcelComprender las diferencias entre Access y ExcelOffice Access 2007 y Office Excel 2007 tienen muchas similitudes. Con ambos programas podr: Ejecutar eficaces consultas para ordenar y filtrar los datos. Ejecutar sofisticados clculos para obtener la informacin que desee. Utilizar vistas Tabla dinmica y Grfico dinmico para trabajar con los datos de una forma interactiva. Crear informes sobre los datos y ver dichos informes en varios formatos. Utilizar formularios para agregar, cambiar, eliminar y explorar los datos de una forma sencilla. Crear una combinacin de correspondencia de Microsoft Office Word 2007,por ejemplo para producir grandes cantidades de etiquetas. Conectarse a datos externos para poder verlos, consultarlos y editarlos sin necesidad de importarlos. Crear pginas Web para mostrar los datos en formato de slo lectura o para obtener acceso a ellos en un formato que se pueda actualizar. Importar datos de bases de datos externas (por ejemplo, Access o Microsoft SQL Server) y de otros tipos de archivo (.txt o .htm).Ambos programas organizan los datos en columnas (tambin denominadas campo) que almacenan un tipo especfico de informacin, lo que tambin se conoce como tipo de datos de campo. En la parte superior de cada columna, la primera celda se utiliza para etiquetar dicha columna. Una diferencia terminolgica es que lo que en Excel se denominafila, es unregistroen Access.Como ejemplo, puede utilizar Excel para crear una lista de personal. Dicha lista utiliza cinco columnas para organizar los nmeros de Id., los nombres, los apellidos, los nmeros de telfono del trabajo y las fechas de contratacin de los empleados. La fila de celdas situada en la parte superior de cada columna contiene las etiquetas de texto que describen los datos.Sin embargo, Excel no es un sistema de administracin de bases de datos. Es un software de hoja de clculo que almacena unidades de informacin en filas y columnas de celdas denominadas hojas de clculo. Por el contrario, Access almacena los datos en tabla que se parecen a las hojas de clculo,aunque estn diseadas para consultas complejas relacionadas con los datos almacenados en otras tablas y ubicaciones e, incluso, en los campos de otras tablas.Por esta razn, aunque ambos programas funcionan bien para administrar datos, cada uno tiene ventajas evidentes,segn el tipo de datos que se administre y la tarea que se desea realizar con esos datos.Volver al principioDecidir qu programa va a utilizarA la hora de decidir qu programa es mejor para almacenar los datos, pregntese a s mismo lo siguiente: los datos son relacionales o no? Si puede almacenar los datos en una nica tabla u hoja de clculo, debera hacerlo as. Los datos incluidos en una nica hoja o pgina se denominan datossimplesono relacionales. El ejemplo de personal descrito arriba es un caso de este tipo. No se almacenara un apellido de empleado en una tabla que no fuera la que almacena los nombres de los empleados.Por el contrario, si la tabla u hoja de clculo de personal contiene una serie de columnas con nombres parecidos, como Equipo1, Equipo2 y Equipo3, es seal de que los datos son relacionales y deben ser almacenados en ms de una tabla. Para ello, necesita un programa de bases de datos relacionales como Access. En una base de datos relacional, cada tabla contiene bsicamente informacin sobre un tipo de datos (por ejemplo, empleados, equipos, eventos, productos o pedidos). Si necesita una base de datos relacional, ha identificado una relacin uno a varios en los datos. Por ejemplo, si utiliza una base de datos de pedidos de clientes, una tabla contendr los nombres de los clientes y otra los pedidos de esos clientes. Tenga en cuenta que un nico cliente puede haber realizado varios pedidos. Adems, es posible que desee utilizar otra tabla para los detalles de los pedidos, ya que cada pedido puede tener varios elementos. Los datos relacionales, al necesitar varias tablas relacionadas, se almacenan mejor en Access.Para obtener ms informacin acerca de los datos relacionales, haga clic en el vnculo de la seccinVea tambinsobre conceptos bsicos de diseo de bases de datos.Existe una correlacin directa entre el tamao de los datos y la dificultad de organizarlos de una forma eficaz. Cuantos ms datos tenga, ms beneficioso le resultar almacenarlos en varias tablas de Access. Para ayudar a administrar los datos y mantener su precisin, tanto Access como Excel proporcionan identificadores nicos. En Access, una clave principal (representada por un icono con forma de llave que se puede ver en la vista Diseo de la tabla) identifica de forma nica a cada registro. En Excel, las filas estn numeradas y cada columna tienen una letra, as que cada celda o intervalo de celdas tiene unareferencianica, como B5.Los identificadores nicos ayudan a mantener la integridad de los datos y garantizan que nunca haya dos filas (o registros) con los mismos datos. Tambin ofrecen el modo ms rpido de recuperar los datos al buscar u ordenar.Cundo se debera utilizar AccessUtilice Access cuando: Necesite una base de datos relacional (varias tablas) para almacenar los datos. Pueda necesitar agregar ms tablas a un conjunto de datos no relacional o simple en su origen en el futuro.Por ejemplo, si desea realizar un seguimiento de informacin de los clientes, como los nombres o apellidos, las direcciones y los nmeros de telfono, pero puede que esa informacin aumente para incluiraccionesde dichos clientes, como pedidos,debera considerar la posibilidad de almacenar los datos en Access. Conserve una gran cantidad de datos (miles de entradas).Por ejemplo, si trabaja en una compaa grande y necesita almacenar informacin de personal, debera utilizar Access. Conserve datos que en su mayor parte son datos de texto. Dependa de varias bases de datos externas para obtener y analizar los datos que necesita.Por ejemplo, si necesita importar o exportar datos de bases de datos de Access de forma regular, quizs sea ms lgico trabajar con Access para aumentar el grado de compatibilidad. Necesite mantener conectividad constante con una base de datos externa de gran tamao como una creada mediante Microsoft SQL Server. Desee ejecutar consultas complejas.Por ejemplo, si trabaja en una compaa grande que recibe pedidos de clientes, quizs necesite mirar los nombres de los clientes almacenados en una base de datos de SQL Server mientras toma nota de los nuevos pedidos en Access. Puede mantener una conexin con la base de datos de SQL Server desde la vista Tabla de Access. Cuando agrega o mira un nombre de cliente, est trabajando en la base de datos de SQL Server, pero los nuevos pedidos que acaba de especificar se estn almacenando de forma local en tablas de Access. Necesite que muchos usuarios trabajen en la base de datos y desee opciones slidas que expongan los datos que se vayan a actualizar.Cundo se debera utilizar ExcelUtilice Excel cuando: Necesite una vista simple o no relacional de los datos (es decir, cuando no necesite una base de datos relacional con varias tablas).Esto se aplica especialmente a las situaciones en que los datos son en su mayora numricos,por ejemplo si desea conservar un presupuesto de un ao concreto. Desee ejecutar principalmente clculos y comparaciones estadsticas de los datos,por ejemplo si desea mostrar un anlisis de costos y beneficios en el presupuesto de la compaa. Sepa que el conjunto de datos tiene un tamao que permite administrarlo (menos de 15.000 filas).Volver al principioProteger los datos en Access y ExcelIndependientemente del programa que elija, es importante que sepa cmo proteger los datos. A continuacin proporcionamos una serie de sugerencias: Cree una copia de seguridad del archivo cada vez que actualice los datos. Evite celdas en blanco en las filas y columnas que deben contener datos. En Access, puede hacerlo mediante la validacin de datos. Utilice las opciones Mostrar y Ocultar para ocultar datos vitales siempre que sea posible. Tome medidas adecuadas para controlar el acceso de los usuarios a sus datos para protegerlos. Algunas medidas de seguridad incluyen: Cifrado Contrasea Firmas digitales Privilegios de slo lecturaPara obtener ms informacin acerca de la proteccin de los datos, haga clic en los vnculos de la seccinVea tambin.