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Manual de Usuario Usuarios Operador

Información Confidencial octubre 2018 www.sin-cola.com

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Responsible Cambio

1.0 18/01/2017 Pedro Fernández

Versión inicial del Manual de Usuario del Operador

2.0 24/01/2017 Samuel González

Modificación de Layout de pantalla Operador

3.0 16/12/2017 Ramón Vivas Nuevos Funcionalidades del Operador

4.0 05/07/2019 Alexander Urbina

Nuevas Funcionalidades de Operador

http://www.sin-cola.com/


CONTENIDO CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................................. 2

PROCEDIMIENTOS GENERALES .......................................................................................................... 4

ACCEDER .................................................................................................................................................................... 4

INICIAR SESIÓN ....................................................................................................................................................... 4

SALIR DEL SISTEMA.............................................................................................................................................. 5

GESTIÓN DE COLAS ...................................................................................................................................... 6

ENTRAR A TAQUILLAS OPERADAS POR MÍ. ......................................................................................... 6

LLAMAR UN CLIENTE DE LA FILA O SERVICIO ................................................................................... 7

GESTIÓN DE UN TICKET ACTIVO ................................................................................................................. 8

OPERACIÓN LLAMAR DE NUEVO ............................................................................................................. 10

OPERACIÓN SALTAR TURNO ....................................................................................................................... 10

AGREGAR MAS DE UNA ATENCIÓN AL MISMO TURNO .............................................................. 11

CERRAR LA ATENCIÓN DE UN CLIENTE CON ÉXITO .....................................................................12

TRANSFERIR UN USUARIO A OTRO SERVICIO ..................................................................................13

TRANSFERIR UN USUARIO A OTRO OPERADOR ............................................................................ 14

PAUSAR LLAMADO ..............................................................................................................................................15

REINSENTAR EN LA FILA ................................................................................................................................ 16

CERRAR TAQUILLA ............................................................................................................................................. 17

OTRAS GESTIONES ...................................................................................................................................... 18

CONSULTAR LAS FILAS (COLAS) ................................................................................................................ 18

CONSULTAR TICKETS ATENDIDOS ...........................................................................................................21



PROCEDIMIENTOS GENERALES

ACCEDER

1. Abrir en el navegador de internet la dirección app.sin-cola.com

INICIAR SESIÓN

2. Una vez que la ventana de Login se despliegue, se deben ingresar los siguientes datos de autenticación: email y contraseña y presionar el botón entrar.

3. Seleccionar la Taquilla/Ventanilla donde usted estará sentado y presionar enter.



SALIR DEL SISTEMA

Una vez iniciada la sesión, hacer click en el botón Salir ubicado en la parte superior derecha de la pantalla



GESTIÓN DE COLAS NOTA: Algunas opciones podrían no estar disponibles dependiendo de la configuración seleccionada por la empresa en la que trabajas.

ENTRAR A TAQUILLAS OPERADAS POR MÍ.

1. Haz clic en la opción TAQUILLAS OPERADAS POR MI en el menú ubicado en la parte superior de la pantalla o el menú del ícono en el centro de la pantalla.

2. Si la taquilla está cerrada, proceder a abrir taquilla, presionando el botón ABRIR TAQUILLA. No podrá atender clientes con la Taquilla cerrada.



LLAMAR UN CLIENTE DE LA FILA O SERVICIO

1. Haz clic en la opción LLAMAR SIGUIENTE para llamar al primer cliente en la fila.

Notas Importantes: El flujo de trabajo de un operador inicia cuando este tiene al menos un (1) cliente con turno. Si no se cumple esta condición, al presionar el botón Llamar Siguiente, se mostrará el siguiente mensaje. Si se cumple la condición de tener al menos un cliente en espera, al presionar el botón Llamar Siguiente la pantalla devolverá la información del ticket a ser atendido.


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GESTIÓN DE UN TICKET ACTIVO 1. Una vez llamado el cliente, al operador se le mostrará la siguiente interfaz. En la cual de

manera automática el cliente será rellamado en una oportunidad después de 45 segundos. Si el cliente no se presenta después de 45 segundos adicionales, el turno será automáticamente saltado y reinsertado en la fila una vez. Darle atender si el cliente llegó frente a usted

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Después de hacer clic en Atender verá la siguiente pantalla:

A) Información de Ticket: Muestra el número, servicio y motivo del ticket en atención. B) Historial del Ticket: Muestra el estatus del ticket desde el momento en el cual fue

emitido hasta el momento de ser llamado. C) Datos el usuario en atención D) Botones de Acción: Comprende 4 botones: Llamar de nuevo, Llamar Siguiente, Saltar

Turno y Pausar llamado. E) Opción de Transferir a otro servicio: Lista desplegable de servicios disponibles a los

cuales realizar la transferencia del Cliente. F) Opción de Reinsertar en Cola: Campo para reingresar un ticket que ha sido saltado. G) Asignar Ticket a Otro Operador: Cuando se requiere transferir el turno a un operador

específico. H) Cerrar Taquilla: Opción para cerrar la taquilla del operador culminando sus actividades.

A

B

C

D

E

F

G

H

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OPERACIÓN LLAMAR DE NUEVO

1. Presionar el botón Llamar de nuevo.

La pantalla anunciadora volverá a realizar el llamado del cliente y la interfaz del operador mostrará el siguiente mensaje.

OPERACIÓN SALTAR TURNO

1. Presionar el botón Saltar Turno.

Se debe resaltar que el operador NO DEBE presionar el botón Llamar Siguiente ni Pausar Llamado, porque el sistema registraría que el cliente fue atendido con éxito y el cliente no podrá ser REINSERTADO por no haber sido SALTADO.

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AGREGAR MAS DE UNA ATENCIÓN AL MISMO TURNO

1. Si el cliente requiere que se realice otra atención correspondiente a otro servicio por el que se registró, simplemente seleccione el servicio de a lista en la opción Agregar atención de otro servicio y luego haga clic en Agregar-

NOTA: Esta opción podría no estar disponible dependiendo de la configuración seleccionada por la empresa en la que trabajas.

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CERRAR LA ATENCIÓN DE UN CLIENTE CON ÉXITO

1. Desplegar el menú predefinido de Motivo. (Opcional depende de la configuración de la empresa en la que trabaja)

2. Una vez finalizada la atención del Cliente, el operador DEBE presionar la opción Llamar Siguiente cerrar la atención actual y llamar al siguiente cliente.

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TRANSFERIR UN USUARIO A OTRO SERVICIO

1. Seleccionar el servicio a donde será transferido el cliente en Transferir ticket a otro servicio y luego hacer clic en Transferir. NOTA: Esta opción podría no estar disponible dependiendo de la configuración seleccionada por la empresa en la que trabajas.

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TRANSFERIR UN USUARIO A OTRO OPERADOR

1. Seleccionar el operador al que será transferido el cliente en Transferir ticket a otro operador y luego hacer clic en Transferir.

NOTA: Esta opción podría no estar disponible dependiendo de la configuración seleccionada por la empresa en la que trabajas.

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PAUSAR LLAMADO

1. Cuando el operador termine de atender a su cliente y desee tomar su descanso o deba ausentarse momentáneamente, deberá presionar el botón Pausar llamado.

NO DEBE presionar el botón Llamar Siguiente, porque el sistema le asignaría otro cliente para atender.

2. En la ventana emergente, seleccionar el motivo de la pausa y presionar Pausar llamado. Así, ningún otro cliente será llamado hasta que vuelva a presionar el botón Llamar Siguiente.

3. Cuando la taquilla esté en pausa, verás el siguiente mensaje.

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REINSENTAR EN LA FILA

Esta opción es utilizada cuando un cliente llega a la taquilla después de que ha sido saltado. En este caso, operador debe, obligatoriamente, conocer el número de ticket del cliente pues el sistema solo permite reinsertar por número de ticket. 1. El operador debe ingresar el número de ticket en el campo bajo el título Reinsertar en la cola

al ticket y presionar el botón Reinsertar. Si el ticket cumple con la condición de haber sido saltado, el ticket será reinsertado en la cola con cierta prioridad y mostrará el siguiente mensaje. NOTA: El ticket del cliente debe haber sido Saltado, de lo contrario se mostrará el siguiente mensaje.

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CERRAR TAQUILLA

La acción Cerrar Taquilla es una operación que solo puede y debe hacerse cuando el operador no tiene más clientes por atender. De esta manera se pausa el proceso de notificación hasta que se vuelva a abrir la taquilla.

1. En este caso, el operador deberá presionar el botón Cerrar Taquilla ubicado en la parte inferior

del cuadro de atención del operador. Al hacerlo, se mostrará el siguiente mensaje. NOTA: Se debe resaltar que si existen clientes en espera y no hay otra taquilla abierta que atienda los mismos servicios que la taquilla que se desea cerrar, esta no podrá cerrarse.

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OTRAS GESTIONES NOTA: Algunas de estas opciones podrían no estar disponibles dependiendo de la configuración seleccionada por la empresa en la que trabajas.

CONSULTAR LAS FILAS (COLAS)

1. Para consultar las colas asignadas al módulo actual, se debe ingresar a la opción Mis Colas.

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2. Esta opción permite al operador consultar el total de clientes en cola y la cantidad por

cada uno de los servicios asignados a su módulo. Para ver el detalle de una cola debe seleccionar la que desee consultar. También puede hacer una búsqueda colocando en la caja de búsqueda el nombre del cliente, su teléfono o su número de turno.

NOTA: En esta lista se muestran los usuarios en espera y los usuarios que están siendo atendidos en ese momento.

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3. Una vez en el detalle de la cola el operador puede observar la información de los clientes que están en espera en la fila o servicio consultado.

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GENERAR UN TURNO

1. Para consultar generar un turno, debes ingresar a la opción Mi Establecimiento.

2. En esta opción podrás generar un turno para un cliente, para ello debes seleccionar el servicio o fila haciendo clic sobre el botón Dar un Ticket correspondiente. Si la lista es muy larga, podrás filtrarla utilizando la caja de búsqueda.

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3. Completa los datos mínimos para generar el turno, que son el nombre y el apellido, si lo deseas puedes agregar un número de teléfono para que el cliente reciba alertas vía SMS sobre el avance de su turno en la fila. Una vez completado el formulario presiona el botón Dar un ticket.

4. Finalmente verás los datos del ticket generado, número de turno, Cantidad de personas que tiene por delante en esa fila, la fila seleccionada y la sucursal.

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CONSULTAR TICKETS ATENDIDOS 1. Para consultar los tickets atendidos por el operador, solo deben seleccionar la opción Mis

Tickets Atendidos.

2. Esta opción permite al operador consultar los tickets que ha atendido durante el día, su tiempo promedio de operación y el detalle de los turnos atendidos

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