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CONTRALORÍA

OFICIO No. CSCJN/DGA/DAIA/621/2016

Ciudad de México, 6 de octubre 2016

DIRECTOR GENERAL DE PRESUPUESTO Y CONTABILIDADDE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN P RESENTE

En cumplimiento al Programa Anual de Control y Auditoría 2016, aprobado por el H. Comité de Gobierno y Administración de la SCJN, el 12 de enero de 2016 se emitió, a través del oficio No.CSCJN/OGA/DAIA/031/2016, la orden para practicar una auditoría a la Dirección General de Presupuesto y Contabilidad (DGPC), relativa a la ejecución de los procesos presupuesta! y contable, conforme a lo establecido en la normativa aplicable, por el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre de 2015.

Con fundamento en el punto 1 1.3, apartado "Informe de auditoría", numeral 2, último párrafo de la GuíaGeneral de Auditoría1, se presenta el informe número DAIA/2016/02.

l. OBJETIVO

Comprobar que el ejercicio, registro, control y seguimiento del presupuesto autorizado sea aplicado conforme a la normativa vigente.

Objetivos Específicos

- Comprobar que el registro para los contratos se realice de forma ágil, oportuna y constatar su resguardo.

- Analizar que el procedimiento para la "Emisión de Dictamen de Suficiencia Presupuesta!". se realice en apego a los plazos establecidos y conforme al formato definido.

- Verificar que la emisión de las certificaciones presupuestales se elaboren en tiempo y forma para garantizar la disponibilidad de recursos por los compromisos a contratar de este Alto Tribunal.

- Revisar que el proceso de registro del ejercicio del gasto en la contratación de bienes y servicios cumpla con los requerimientos normativos y se realicen de manera ágil, respetando las condiciones contractuales.

- Determinar que los gastos a reserva de comprobar se realicen conforme a las disposiciones establecidas.

11. ALCANCE

Durante el periodo de revisión el área auditada contó con un fondo revolvente de $10,000.00; realizó sus actividades con una plantilla de 75 servidores públicos; llevó a cabo el registro total de 330 contratos que equivalen a $194,807,889.00; efectuó 16 dictámenes de suficiencia presupuesta! por un total de $12, 712, 120.00; gestionó el trámite de 298 certificaciones de disponibilidad presupuesta! por $570,051,388.00; se ejercieron recursos por concepto de energía eléctrica, telefonía y gastos de difusión por un total de $35,839,061.00; se validaron diversos gastos ingresados a través de la ventanilla única por $401,820,732.00; y se ejercieron recursos presupuestales mediante gastos a reserva de comprobar por u total de $21, 170,736.00 en 605 solicitudes.

1 •

n e presentado por Dirección General de Auditoria será autorizado por el Contralor, quien lo enviará al superior jerárquico del órgano a ditado, al titular de icho órgano y a las instancias que en cada caso se requiera "

7'{;

Por lo anterior y tomando en consideración la importancia relativa de acuerdo a los recursospresupuestales ejercidos y la pertinencia de las funciones desarrolladas en la gestión del área auditada,se aplicaron procedimientos de auditoría en las siguientes muestras:

32% de las plazas adscritas al área (funciones y estructura).50% del importe total de los contratos registrados en el ejercicio. 100% de los dictámenes de suficiencia presupuesta!. 52% del importe total de las certificaciones de los recursos presupuestales. 29% de los gastos de energía eléctrica, telefonía celular y difusión.21 % del importe pagado a proveedores. 24% Gastos a reserva de comprobar.

El 11 de agosto de 2016, la Dirección General de Auditoría presentó al área auditada los resultados previos de la revisión mediante el oficio CSCJN/DGA/DAIA/530/2016, la respuesta con las aclaraciones y justificaciones se recibieron a través del oficio DGPC-09-2016-2854 de fecha 2 de septiembre delpresente año.

111. OBSERVACIONES

FONDO REVOLVENTE

Con fecha 4 de enero de 2016, se asignó el fondo revolvente a la DGPC, por la cantidad de $10,000.00, mismo que fue delegado para su administración a la Secretaria de Director General.

El pasado 24 de febrero del presente año, se procedió a la práctica del arqueo del fondo revolvente y una vez realizado el recuento de los recursos financieros existentes y revisados los comprobantes que conformaban la relación número 2 pendiente de enviar para su reembolso, se comprobó qt,1e dichos recursos no presentaron diferencia alguna.

Durante el periodo de revisión la DGPC realizó 8 reembolsos, y al final del ejerc1c10 reintegró ycomprobó el total del fondo asignado. Del análisis a los gastos efectuados a través del fondo revolvente se identificó que se erogó un total de $76,517.59 durante 2015, como se muestra a continuación:

PARTIDA e o N e E p T o IMPORTE

EJERCIDO

37204 Pasajes terrestres nacionales para servidores públicos en el

27,990.25 desempeño de comisiones v funciones oficiales.

38501 Gastos para alimentación de servidores públicos. 34,033.15

Otras Partidas 14,494.19

Total Erogado 76,517.59

Resultado No. 1 Se identificó un total de 216 operaciones sin comprobantes fiscales que ascienden a $23,909.10, de las cuales 41 operaciones que representan el 19% se comprobaron mediante la emisión de diversosvales que ascendieron a $12,644.00, mismos que no cumplieron con el monto límite de $116.002 de conformidad a lo que establece el artículo 180 del AGA 1/2012:

'Se exceptúan de lo establecido en el ar1ículo anterior las operaciones que impliquen un gastomenor a 22 UDIS.

En estos casos la erogación se comprobará con los recibos mtemos, vales o documentos que al efecto emita el prestador de se1vicio o el proveedor del bien..,

2

Además, se observó que a un servidor público con puesto de profesional operativo se le proporcionó la cantidad de $500.00 mensuales que durante el año ascendieron a un total de $6,000.00 a través de la expedición de 12 vales, por concepto de pasajes para la entrega de documentación oficialexterna, además dichos recursos se entregaron de forma anticipada en cada uno de los meses, sin que se identifique la forma en que se erogaron los recursos de cada vale. Lo anterior incumple con lo establecido en el artículo 40, de los Lineamientos para la administración del Fondo Revolvente.

"En Jos casos én que el Responsable del Fondo Revolvente se vea en la necesidad de entregar recursos del fondo en forma anticipada para la adquisición de un bien o servicio.

deberá requísitar un vale provisión ele caja. el cual deberá esta foliaclo y fitmado por el servidor publico que recibe el efectivo y el propio Responsable del Fondo Revolvente.

El vale provisional de caja no podrá utilizarse como comprobante de gasto para justificar la entrega de fondo."

Adicionalmente, se entregaron cantidades por un total de $3,8 10.00 por concepto de pasajes urgentes para la entrega de documentación a diferentes instituciones públicas, sin existir evidencia documental que acredite el momento en que se agotaron los recursos suministrados anticipadamente.

Finalmente se identificaron gastos menores recurrentes en establecimientos mercantiles por la compra de café preparado.

Causa: Falta de control y seguimiento de los gastos erogados a través del fondo revolvente.

Efecto: Autorizar el reembolso de gastos que no cumplieron con los requisitos administrativos.

Recomendación preventiva:

01. Exhortar a la responsable del manejo y control del fondo revolvente a ejercer mayor atención en larevisión de los requisitos administrativos de los comprobantes y sólo tramitar la autorización de reembolso de aquellos gastos que cumplan con los requisitos establecidos en la normativa, además de eliminar la recurrencia de algunos gastos menores con la presupuestación de recursos de la partida 22104 "Productos alimenticios para el personal en las instalaciones de la SCJN".

ESTRUCTURA OCUPACIONAL

Resultado No. 2 Se verificó la estructura ocupacional del área auditada que se publicó en la página de internet identificándose que de 24 plazas que intervienen en los procedimientos sujetos a revisión, 7 plazas no

concuerdan con la estructura ocupacional, como se muestra a continuación:

Plaza y puesto En la estructura ocupacional depende de: 1 Profesional Jefe de Departamento de Control Presupuesta!.

1276 Operativo

1258 Profesional Jefe de Departamento de Control Presupuesta! Operativo

2751 Profesional Jefe de Departamento de Nóminas y Obra Operativo Pública.

1278 Profesional Jefe Departamento de Honorarios. Operativo

1281 Profesional Subdirección de Contabilidad Presupuesta! y Operativo Fideicomisos.

1261 Profesional Jefa de Departamento de Control y Registro Operativo

1352 Jefe de Dirección de Contabilidad.

Departamento 1 I

A� M�G/PYH/Af T\ -

Operativamente depende de:

Jefe de Departamento de Fondos Fijos, Pago a Proveedores y Viáticos Jefe de Departamento de Fondos Fijos, Pago a Proveedores v Viáticos Jefe de Departamento de Honorarios.

Jefe de Departamento de Nóminas y Obra Pública. Subdirección de Nóminas y Obras.

Subdirección de Contabilidad Presupuesta! y Fideicomisos Subdirección de Contabilidad Presupuesta! y Fideicomisos

3

Al no reflejar la estructura ocupacional actualizada, se incumplió con lo establecido en la normativa vigente durante 2015:

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental; Títuloprimero; Disposiciones comunes para los sujetos obligados; Capítulo 11: Obligacionesde transparencia.

"Artículo 7. Con excepción de la información reservada o confidencial prevista en esta Ley.Jos sujetos obligados deberán poner a disposición del público v actualizar, en lostérminos del Reglamento y los lineamientos que expida el Instituto o la instancia equivalente a que se refiere el Artículo 61. entre otra, la información siguiente.·

J. Su estructura orgánica¡ 11. Las facultades de cada unidad administrativa;'·

Reglamento de la Suprema Corte de Justicia de la Nación y del Consejo de la JudicaturaFederal para la aplicación de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la InformaciónPública Gubernamental.

"Artículo 11. Las Unidades Administrativas remitirán a la respectiva Unidad de Enlace la información a que se refiere el artículo 7 de Ja Lev, debiendo actualizarla mensualmente. "

Causa: El área auditada no actualizó oportunamente los cambios en la estructura ocupacional.

Efecto: Reflejar información incorrecta a los usuarios que la consulten.

Recomendación correctiva:

01. El titular de la DGPC instruya al personal responsable que actualice la información relativa a laestructura ocupacional, así como cada vez que presente cambios.

Resultado No. 3 Del análisis a las cédulas de funciones del personal operativo seleccionado, se identificó que 3 no cuentan con cédula de funciones que guarde homogeneidad con los formatos definidos por la Dirección General de Recursos Humanos e Innovación Administrativa (DGRHIA), 1 no se proporcionó, 4 corresponden de manera parcial de acuerdo a las actividades descritas en los cuestionarios de control interno, además de no existir evidencia que acredite que se hayan hecho del conocimiento de cada uno de los servidores públicos.

Cédula de funciones Firma en cédula de

Plaza verificada en el Cédula firmada por funciones por el Comparativo Cédula funciones vs

expediente de la el titular servidor público de Cuestionario DGRH conocimiento

Profesional Operativo. (Plaza Ok No No PARCIAL

1276)

1 NO CUMPLE CON EL NO CUMPLE CON EL NO CUMPLE CON EL

NO CUMPLE CON EL FORMATO Profesional

FORMATO DE LA FORMATO DE LA FORMATO DE LA DE LADGRHIA

Operativo DGRHIA DGRHIA DGRHIA

(Si corresponden sus funciones de (Plaza1258)

{Se envió una relación {Se envió una relación (Se envió una relación la plaza actua�

de personal con las de personal con las de personal con las funciones descritas\ funciones descritas) funciones descritas)

Profesional Operativo Ok No No PARCIAL

<Plaza 1269)

4

NO CUMPLE CON EL FORMATO DE LADGRHIA

Profesional {Con oficio número DGPC-09-2015-Operativo No. No No 2881 del 22 de septiembre de 2015,

(Plaza 2751) informa que no se tienen antecedentes de la Cédula de

Funciones NO CUMPLE CON EL NO CUMPLE CON El NO CUMPLE CON EL

FORMATO DE LA FORMA TO DE LA FORMA TO DE LA NO CUMPLE CON EL FORMA TO Profesional DGRHIA DGRHIA DGRHIA DE LA DGRHIA (Si corresponden

Operativo {1278) (Se envió una relación (Se envió una relación (Se envió una relación con las funciones de la plaza actua� de personal con las de personal con las de personal con las funciones descritas) funciones descritas) funciones descritas)

Profesional NO,

Operatívo (Plaza (La cédula no está en

No No PARCIAL 1281)

el expediente de la DGRH)

Profesional Ok No No

PARCIAL Operativo (1261)

NO CUMPLE CON EL NO CUMPLE CON EL NO CUMPLE CON EL FORMA TO DE LA FORMA TO DE LA FORMA TO DE LA NO CUMPLE CON EL FORMATO

Profesional DGRHIA DGRHIA DGRHIA DE LA DGRHIA (Si Operativo (468) (Se envió una relación (Se envió una relación (Se envió una relación corresponden con las funciones de

de personal con las de personal con las de personal con las la plaza actual) funciones descritas) funciones descritas) funciones descritas)

Lo anterior, incumple con lo establecido en el artículo 9, fracciones 1 y 11 del Reglamento Orgánico en Materia de Administración (ROMA) de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, que a la letra indica:

'Arlículo 9. Los titulares de las áreas tendrán las siguientes atribuciones:

l. Administrar los recursos humanos. materiales. tecnológicos y presupuesta/es que se le asignen para el cumplimiento de sus atribuciones,

11. Coordinar el ejercicio de las atribuciones conferidas al área bajo su cargo, con estnctoapego al marco nom1ativo y procedimental que regula su actuación,,.

Acuerdo General del Pleno 1012009 Relativo a la estructura y a las plazas del personalde la Suprema Corte de Justicia de la Nación.

'Acuerdo tercero. Por cada plaza de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, la Díreccíon General de Personal llevará un expediente que deberá contener, cuando menos eldocumento que sustente su creación y el diverso en el que describan las funciones que corresponden a la misma."

Como hecho posterior, el área auditada proporcionó copia de las cédulas de funciones actualizadas de los servidores públicos sujetos de la observación, sin embargo carecen de la firma de los interesados.

Causa: Omisión en el proceso de actualización de las cédulas de funciones y la difusión de las mismas.

Efecto: Riesgo que los servidores públicos desconozcan sus obligaciones para el cumplimiento de los objetivos y metas en su área de trabajo .

Recomendación correctiva:

5

REGISTRO DE CONTRATOS

Resultado No. 4 Se observó que el tiempo que invierte el área auditada para el registro de los contratos desde la fecha de recepción hasta el momento en que son devueltos dichos instrumentos jurídicos, comprende entre 1 a 30 días hábiles, sin identificar incidencias que se presentaron durante los trámites efectuados en los contratos revisados como se muestra a continuación:

CONCEPTO NUMERO DE

% CONTRATOS

De 1 a 5 días hábiles. 22 49 De 6 a 10 días hábiles. 6 13 De 11 a 30 días hábiles. 17 38

Total 45 100

Causa: El procedimiento para el registro de los contratos, convenios y adenda, carece de un plazo para su ejecución.

Efecto: Atraso en las gestiones administrativas para el cumplimiento oportuno de los pagos a los proveedores.

Recomendación preventiva:

01. Establecer una norma de operación dentro del procedimiento que delimite el plazo de ejecución parael registro de los contratos.

La "Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos", establece la siguiente definición:

"Normas de Operación.- Son fas reglas y directrices de carácter obligatorio que se deber' observar en el desarrollo de las actividades correspondientes a un procedimiento y que rigenla actuación de las distintas áreas fw1c1onafes que participan en su operación. para el debido cumplimiento de las responsabilidades que tienen asignadas ·

Resultado No. 5 Sin observaciónSe verificó el registro y control de los contratos con que cuenta el área auditada, los cuales ascendieron a 330 en el ejercicio de 2015. El 18 de febrero del año en curso, se procedió a practicar un inventario selectivo a 105 contratos, que representó el 32% del total, comprobando que los instrumentos jurídicos se encuentran resguardados, etiquetados y ordenados en las instalaciones de la DGPC, lo que permitió su fácil localización e inspección.

DICTAMENES DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL (DSP}

Resultado No. 6 La fracción 111 del artículo 6 del AGA V/2008, señala que a la propuesta de creación o transformación deplazas el titular del órgano de la Suprema Corte deberá acompañar:

"La certificación ele la Dirección de Presupuesto y Contabilidad en la que se señale la existencia de recursos presupuesta/es para la creación o transformación de la plaza so//citada así como el documento expedido en el que se mdíque el costo nominal anua/izado del órgano solicitante y se precise. me/uso, el monto en el que se incrementaría con motivo de la plaza requerida."

6

Se analizaron los DSP, así como el "Procedimiento para la Emisión de Dictamen de Suficiencia Presupuesta!", con que cuenta el área auditada, observándose lo siguiente:

1 . Se identificó que de los 16 DSP emitidos, 7 que representan el 44% excedieron su entrega, entre 1 y 2 días hábiles adicionales al plazo establecido en la norma de operación 4.2 que señala:

''La DGPC emitirá el dictamen de sufidenc1a presupuesta! en un plazo de tres días hábtles.siempre y cuando fa solicitud cuente con la información correcta.··

2. En el procedimiento no se estableció mediante qué documento oficial deben hacerse las solicitudespara tramitar los DPS, siendo que para la entrega se definió que sería a través de oficio, sin embargo, el área auditada los remitió al área solicitante por medio de correo electrónico.

3. En el numeral 7 del procedimiento "Formato e Instructivo de Llenado" no se identificó documentoalguno que dé certeza sobre la estructura o composición del dictamen objeto del procedimiento.

4. Los "DPS", emitidos por el área auditada no fueron fundados y motivados con base en las facultadeso atribuciones con que cuenta la DGPC. Como hecho posterior a la revisión, el área auditada proporcionóevidencia documental que acredita que el nuevo formato de "DPS" ya incluye lo observado.

Causa: Falta de seguimiento oportuno a la formulación de los DPS y error en el diseño del procedimiento al nodocumentar los formatos.

Efecto: Retraso en la gestión administrativa del proceso DPS y falta de homogeneidad en los documentos.

Recomendación correctiva:

01. El titular del área auditada instruya al personal a cargo de la elaboración de los DPS, atienda losrequerimientos y los entregue al área solicitante en el plazo y forma establecida en el procedimiento.

Recomendación preventiva:

01. Actualice el procedimiento de acuerdo a las mejores prácticas administrativas en el que se establezca un formato e instructivo de llenado para la emisión del "Dictamen de Suficiencia Presupuesta!".

CERTIFICACIONES DE DISPONIBILIDAD PRESUPUEST AL (CDP)

Resultado No. 7 La fracción X del artículo 3 del AGA 1/2012, establece el concepto de "Certificación Presupuestar:

"El documento presupuestario que emite la Dirección General de Presupuesto y Contabiliclaa a solicttud de las Unidades Responsables que garantiza la díspombilidad de recursos

presupuesta/es en la partida presupuestaria y Unidad Responsable, para la adquisición de bienes, contratación de servicios y ejecución de obra pública y servicios relacionados. al afectar el presupuesto: ..

Del análisis a los CDP, así como de la muestra seleccionada, se determinó que 8 certificaciones se entregaron dentro del plazo establecido en el procedimiento, y se observó que 9 de los mencionados documentos que representan el 53% fueron entregadas de 1 a 1 O días hábiles adicionales al plazoestablecido en la "Norma de Operación" 4.1 que señala:

7

"Se emitirán las cettificaciones de disponibilidad a solicitud de las Direcciones Generales de Recursos Materiales y de Infraestructura Física en un plazo de tres días hábiles siempre que cuenten con la información correcta "

Causa: Las áreas solicitantes no presentaron la documentación suficiente para la emisión oportuna del CDP.

Efecto: No garantizar dentro del plazo establecido en la norma la reserva de los recursos presupuestales para la adquisición de bienes y servicios.

Recomendación preventiva:

01. El titular del área auditada, instruya al responsable de la revisión de los procedimientos para que efectúe un análisis de los tiempos que se invierten en las actividades de elaboración, revisión, autorización y firma del oficio con que se envían las CDP a fin de cumplir con el plazo establecido en lanormativa.

EJERCICIO DE EROGACIONES DE TELEFONÍA CÉLULAR, ENERGÍA ELÉCTRICA Y PUBLICACIONES

Resultado No. 8 Del análisis al "Procedimiento para el Ejercicio de Erogaciones de Comunicación Socia/, Ayudas Culturales, Capacitación, Becas, Telefonía Celular y Energía Eléctrica", así como del Manual de Organización Específico de la DGPC, para el cumplimiento de su objetivo, se identificó la siguiente función:

'Supervisar que la operación se real ice conforme a la normativa vigente y a los Acuerd�semitidos por el Pleno y los Comités de Ministros en matena presupuesta! co ntable''

Del análisis a los pagos por los conceptos de: Energía eléctrica, telefonía celular y publicaciones en medios impresos, se observó que el área auditada invirtió en promedio 12 días hábiles en gestionar el pago para este tipo de erogaciones, sin embargo, el procedimiento no establece un plazo para gestionar el trámite de pagó.

Causa: El diseño del procedimiento no contempló un plazo para la gestión de este tipo de gastos.

Efecto: Riesgo de no pagar oportunamente y que se suspendan los servicios.

Recomendación preventiva:

01. El Titular del área auditada instruya al personal responsable que integre una "Norma de Operación" en el procedimiento (Para el Ejercicio de Erogaciones de Comunicación Social, Ayudas Culturales. Capacitación, Becas, Telefonía Celular y Energía Eléctrica) que establezca el plazo máximo queemplearía la DGPC para gestionar la autorización de las CLCI por este tipo de conceptos.

VALIDACIÓN DEL EJERCICIO DEL PRESUPUESTO DE ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS

Resultado No. 9 Del análisis al "Procedimiento para la validación del ejercicio del presupuesto de adquisiciones de bienes y servicios", se identificó que los contratos ordinarios establecen una cláusula denominada: "Forma de pago" y en los contratos simplificados se denomina: "Condiciones de pago" mismas que estipulan plazos

8

de: 5, 7, 8, 1 O, 15 y 20 días hábiles, los cuales no contemplan los tiempos de operación de la DGPC yde la Dirección General de la Tesoréría (DGT) para proceder al pago.

De los pagos a proveedores analizados, se observó que el área auditada invirtió de 1 a 28 días hábiles en la verificación y validación de la documentación comprobatoria, para proceder a la formulación,revisión, autorización, liberación y entrega de la Cuentas por Liquidar Certificadas Internas (CLCI). Aunado a lo anterior, el procedimiento no considera una "Norma de Operación" que determine el plazo para gestionar el trámite de pago a proveedores.

A lo antes expuesto, la DGPC argumentó que en algunos casos se debe a que las áreas omiten documentación o bien esta contiene datos erróneos y se tiene que solicitar la aclaración al respecto, situación que retrasa el proceso.

Causa: El diseño del procedimiento no contempló un plazo para la gestión de validación de documentación y emisión de las CLCI.

Efecto: Riesgo de incumplir obligaciones contractuales.

Recomendaciones preventivas:

01. El Titular del área auditada instruya al personal responsable para que integre una "Norma deOperación" que regule al procedimiento (Procedimiento para la validación del ejercicio del presupuesto de adquisiciones de bienes y servicios) a fin de establecer un plazo máximo de ejecución desde la recepción de la documentación para su revisión, hasta la entrega de la CLCI a la DGT.

02. Una vez establecido el plazo, el titular del área auditada, acumulará el término con que cuenta ensus Políticas Generales la DGT numeral 3.2 del procedimiento para pagos a proveedores y prestadores de servicios (Las CLCI deberán ser entregadas en la DGT con un mínimo de cuarenta y ocho horas antes del vencimiento del pago) y notificará a los titulares de las Direcciones Generales de Recursos Materiales, Infraestructura Física y Recursos Humanos e Innovación Administrativa, el plazo total que se requiere administrativamente para la verificación y validación de la documentación comprobatoria y proceder a la formulación, revisión y autorización de la C LCI, para su posterior pago, asimismo, resaltará que dicho plazo deberá tomarlo en cuenta para los próximos compromisos contractuales.

CUENTA POR LIQUIDAR CERTIFICADA INTERNA (CLCI)

Resultado No. 1 O El Acuerdo General de Administración l/2012 por el que se regulan los procesos de planeación, programación, presupuestación, ejercicio y contabilidad de la SCJN, en su artículo 107 establece lo siguiente:

''Para cubrir las obligaciones de pago de la Suprema Corte, Presupuesto y Contabilidad elaborará y liberará las cuentas por Hquidar certificadas y deberá solicitBI: a través del SIA. el pago a la Tesorería''

Del análisis a los procedimientos "Para la Validación del Ejercicio del Presupuesto de Adquisiciones de Bienes y Servicios", "Para el Ejercicio de Erogaciones de Comunicación Social, Ayudas Culturales,Capacitación, Becas, Telefonía Celular y Energía Eléctrica y "Para Gastos a Reserva de Comprobar", se identificó que en el desarrollo de las actividades incluyen la elaboración de C LCI y su revisión se lleva a cabo por diversos servidores públicos de diferente nivel jerárquico con el fin de dar seguridad, certezay transparencia en su requisición, antes de proceder a su liberación y posterior pago por parte de laDGT. � !

9

Se revisó el proceso operativo de elaboración, revisión y autorización de la CLCI, identificándose que intervienen los siguientes niveles jerárquicos: técnico o profesional operativo encargados de la elaboración; el subdirector de área verifica: importes, clasificación presupuesta!, requisitos fiscales e integración documental y rubrica; el director de área valida: importes,. las condiciones contractuales y libera en SIA y rubrica de visto bueno; el subdirector general revisa y el Director General autoriza. Seobservó que físicamente en la CLCI aparecen rubricas sin señalarse a quién pertenecen y cuál fue su intervención en el proceso, asimismo, se asienta el nombre y firma del subdirector general por el concepto de elaboración, existiendo discrepancia al ser el técnico o profesional operativo quien la elaboró en la práctica. Por lo anteriormente señalado, se determinó que no existe alineación operativa contra el diseño de la CLCI, así como la ejecución de varias actividades de control susceptibles de simplificar y agilizar el proceso.

Causa: Falta de congruencia entre las actividades desarrolladas contra el procedimiento y omisión en el diseño del procedimiento al no documentar el formato para las CLCI.

Efecto: Falta de identificación de los servidores públicos que intervienen en el proceso operativo en la emisión de CLCI.

Recomendación preventiva:

01. El Titular del área auditada instruya al área encargada de elaboración y modificación de losprocedimientos para que en colaboración con los responsables de generar las Cuentas por Liquidar Certificadas Internas, evalúen sus procedimientos considerando los tramos de control básico que son: Elaboró, Revisó y Autorizó, así como a que servidores públicos se les asignará dicha responsabilidad.

Resultado No. 11 Se observó que el formato de la CLCI no se encuentra integrado en los procedimientos anteriormente citados en el apartado con numeral 7 "Formatos e Instructivos de Llenado".

Por otra parte, se revisaron 182 CLCI comprobando que 111, que representan el 61%, el área auditada entregó dichos documentos a la DGT de 1 a 11 días hábiles posteriores a la fecha de pago establecida en las CLCI, incumpliendo con la política general 3.2 del "Procedimiento de pago a proveedores yprestadores de servicios" de la OGT.

··3.2 Las CLCI deberán ser entregadas en la Dirección General de la Tesorería con un mínimode cuarenta y ocho horas antes del vencimiento del pago."

Causa: Omisión en la inclusión del formato en los procedimientos y falta de oportunidad en la entrega de las CLCI.

Efecto: Realizar pagos fuera de las fechas establecidos en las condiciones contractuales.

Recomendación correctiva:

01. El titular del área auditada conmine a los servidores públicos involucrados en el proceso deformulación, revisión y autorización, a fin de que las CLCI se entreguen en los tiempos establecidos.

Recomendación preventiva:

01. El titular de la OGPC instruya la actualización de los procedimientos en donde se generen las CLCI,para incorporar el formato y se elabore el instructivo de llenado conforme lo establece la Guía Técnica lSFj;�

/

,�nuales de Procedimientos.

10

GASTOS A RESERVA DE COMPROBAR

Resultado No. 12 De la revisión a la documentación de solicitud y comprobación de los gastos a reserva de comprobar seleccionados, se identificó que al menos 1 requerimiento se realizó por oficio y 4 comprobaciones se presentaron en un formato diferente al establecido en el procedimiento específico, mismos que están formalizados con los códigos PO-PC-DC-02-F01 "Solicitud de recursos a reserva de comprobar" y PO­PC-DC-02-F02 "Comprobación a reserva de comprobar."

La DGPC precisó que en el apartado 3.2 de las Políticas Generales establece:

'Los servidores públicos de fa DGPC deberán verificar que. Los Oficio o formatos autorizados para la comprobación de gastos vigentes siempre tenga anexa la documentación comprobatoria

Los oficio o formatos de comprobación de gastos y de solicitud de recursos autorizados

vigentes estén firmados por el Titular de la Unidad Responsable.,

Cabe señalar que lo anterior resulta ser contradictorio con lo que establecen "... los lineamientos que regulan los gastos a reserva de comprobar en la SCJN", en su disposición 4º y 14 que señalan que sedeberán realizar en los "formatos" al efecto establecidos.

Causa El área auditada aceptó realizar trámites de gastos a reserva de comprobar en formatos no autorizados.

Efecto Riesgo de no contar con toda la información necesaria para tramitar el gasto a reserva de comprobar.

Recomendaciones preventivas:

01. El Titular de la DGPC, emita un comunicado para que en apego a los nuevos lineamientos la solicitudy comprobación de "Gastos a reserva de comprobar" deberán de realizarse en los formatos autorizados.

02. El titular de la DGPC instruya al área encargada para que actualice el procedimiento de gastos areserva de comprobar de conformidad a los "Lineamientos que regulan los gastos a reserva de comprobar."

Resultado No. 13 Durante la revisión se identificó que en la comprobación número DC/15 del 16 de enero de 2015 correspondiente a la Dirección de Comedores, en la cual se relacionó la factura número 1427 del proveedor denominado DOGAR (María Elena García González), por la cantidad de $9,616.25, al verificar físicamente el documento presenta la cantidad de $6,916.25, por lo que se determinó que no se devolvió la cantidad de $2,700.00 y el área auditada no detectó dicha diferencia.

Con fecha 17 de agosto del año en curso el área auditada presentó copia de la ficha de depósito y referencia bancaria No. 115103200023253PFE62153280 que acredita la recuperación de la cantidad de $2,700.00 M. N.

La revisión se realizó con base en la documentación e información que proporcionó la Dirección General de Presupuesto y Contabilidad, cuya veracidad es responsable del área auditada. Es importante señalar que las recomendaciones se atiendan con oportunidad o bien lleven a cabo las acciones que consideren convenientes para corregir y prevenir lo observado, con el propósito de eficientar el control interno, proceso operativo y normativo.

IV. CONCLUSIÓN

Como resultado de la auditoría integral practicada a la Dirección General de Presupuesto y Contabilidad, este órgano interno de control concluye que el área auditada presentó los siguientes resultados:

1. El área auditada no ha efectuado la actualización de su estructura ocupacional, toda vez que seidentificaron 7 plazas que no coinciden con la estructura que se publicó en la página de internetde la SCJN en el ejercicio de 2015.

2. De las cédulas de funciones del personal operativo adscrito al área auditada, se identificó que 3cédulas no tienen homogeneidad con los formatos definidos por la DGRHIA, 1 no fueproporcionada, 4 no coinciden con las descritas por los servidores públicos, además secomprobó que no se hicieron del conocimiento a los servidores públicos.

3. El área auditada efectuó el registro de los contratos entre 1 a 30 días hábiles; gestionó entre 1 a28 días hábiles la revisión, autorización, liberación y entrega de las Cuentas por LiquidarCertificadas Internas (CLCI), y en un promedio de 12 días hábiles tramitó los pagos por conceptode energía eléctrica, telefonía y publicaciones.

4. Se observó que 7 dictámenes se entregaron entre 1 y 2 días hábiles adicionales al plazoestablecido en la normativa.

5. Se detectó que 9 certificaciones fueron entregadas entre 1 y 1 O días hábiles adicionales al plazoestablecido en la normativa.

6. El área auditada entregó 111 C LCI a la DGT, en un lapso que comprende de 1 a 11 días hábilesposteriores a la fecha establecida para pago en los instrumentos contractuales.

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JCDOM/MDIG/PYH/ 12 Esta hoja corresponde al lnt lrne de Auditoría número DAIA/2016/02, relativo a la Dirección General de Presupuesto y Contabilidad, por el período de enero a diciembre de 2015.

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