v2 Manual Justificació de projectes WEB · 2012. 2. 22. · exportar les dades a l’EXCEL,...

Projecte ATENEA-ECOFIN

Manual Justificació de Projectes de la part WEB

Barcelona, 13 de FEBRER del 2012 Versió 1.0

Pàgina 2 de 16 22/02/2012

Justificació de projectes : Manipulació part WEB

Llista de Distribució

Area Persona E-mail Obs.

Control de Canvis

Versió

Autor Data Comentari/Motiu del Canvi Apartat Pàgines

1 UB 13 01 2012

Pàgina 3 de 16 22/02/2012


Índex

1 INTRODUCCIÓ.................................................................................................... 4 2 SEGURETAT DE LES DADES................................................................................. 5 3 EXTRACCIÓ DE DADES........................................................................................ 6 4 TRACTAMENT DE LES DADES............................................................................... 8

4.1 Gestió de Versions.............................................................................................14

4.2 Gestió de Pestanyes..........................................................................................15

5 ESTATS DE LA JUSTIFICACIÓ ............................................................................. 15

Pàgina 4 de 16 22/02/2012


1 Introducció

La Justificació de Projectes consta de les següents parts:

- Selecció dels documents que segueixin un cert criteri (SAP com extractor de dades)

- Manipulació d’aquesta selecció de documents (UB WEB pel tractament de dades)

- Validació tècnica de les dades (per part del programa) i validació funcional (per part del Servei de Comptabilitat)

- Enviament de les dades al Ministeri i altres organismes.

Aquest procés conserva la mateixa funcionalitat i manera de fer que tenia anteriorment, afegint novetats com importar i exportar dades a l'Excel i la gestió de versions.

Pàgina 5 de 16 22/02/2012


2 Seguretat de les dades

L’accés al programa es controlarà mitjançant autoritzacions. La seguretat va lligada al Centre Gestor.

Es comprovarà mitjançant els seus rols si l’usuari té accés al centre gestor que està informat a la dada mestra del projecte.

La validació funcional i l’enviament de les dades només està permés a usuaris amb autorització màxima de l’ Àrea de Finances.

Quan s’estan manipulant les dades d’un projecte , aquestes queden bloquejades per a la resta d’usuaris els quals només tindran accés a aquest projecte en forma de consulta.

El projecte es pot desbloquejar de dues formes:

- Prement el botó SORTIR de la barra de menús

- Pel tancament de la sessió

Pàgina 6 de 16 22/02/2012


3 Extracció de dades

Es farà des de la part d’aplicatiu SAP, dins la carpeta de Projectes mitjançant la transacció “Justificació de projectes”.

Ens apareix una pantalla amb els següents camps de selecció obligatoris:

- Societat :(UB)

- Codi de Projecte: Clau que identifica un projecte

- Sistema de Justificació: sistema mitjançant el qual es farà la justificació del projecte

-

Sist.Just. Descripció sistema justificació

ALTRES EXTRACCIÓ COMPLERTA SENSE CODIFICACIÓ

ISCIIIPROJ PROJECTESINVESTIGACIÓ(PI),ACC.ENSALUT,ESPORTIACTIV.FÍSICA(DPS) I PROJECTE MD

ISCIIIREDE PROJECTE RETICS (RD)

MINIS.ALT RESTA PROJECTES MINISTERI, SENSE CODIFICAR DESPESA

MINIS.GRAL PROJECTES I+D AC.COMPLEM.,INFRAESTRUCTURES,CONSOLIDERS,RYC.

-

- Data inici i fi periode de justificació: Interval de dates pel que es vol fer la justificació. Correspon a la data de pagament bancària.

Pàgina 7 de 16 22/02/2012


Un cop emplenats els paràmetres de selecció, cal executar el programa mitjançant el botó

rellotge. .

Una vegada executat, el sistema crea una sol.licitud i ens facilita un número que servirà per a consultar les dades de la justificació a partir del web:

Si per la selecció realitzada no existeixen dades al sistema, es mostrarà amb el següent

missatge:

Pàgina 8 de 16 22/02/2012


4 Tractament de les dades

Accedirem al Web de justificació de projectes :

http://

Aquí podem accedir ,mitjançant el desplegable,a la selecció de les sol.licituds realitzades.

Escollim una i premem el botó

Pàgina 9 de 16 22/02/2012


Apareixen les dades dels documents de justificació i veiem que la VERSIO ACTUAL és la 0 i l’estat Creat per SAP.

Ara ja podem manipular les dades: modificar, afegir, duplicar, eliminar línees mitjançant la barra de menús.

La primera columna correspon al número de línia, per tant ,s’ha de tenir en compte que si afegim línies, li hem d’assignar un número qualsevol mentre no sigui repetit.

Pàgina 10 de 16 22/02/2012


Una altra opció que s’ha afegit com a novetat és no treballar directament al web sinó exportar les dades a l’EXCEL, treballar-les allà i tornar-les a importar.

Pàgina 11 de 16 22/02/2012


Pàgina 12 de 16 22/02/2012


Es fan dos tipus de validacions:

1.

Al desar les dades, tant sigui la versió actual com la nova versió.

Es valida que estiguin emplenats tots els camps obligatoris.

2.

Al prémer el botó “Validar”.

Es controla que:

- Les dates de pagament de la factura han de estar en el interval de data inici

i fi del projecte

- Per número factura i proveïdor la dedicació no pot superar el 100%

- No hi hagin duplicats per número factura, proveïdor i concepte econòmic

Si es produeixen errors es mostrarà un triangle vermell indicant el número de línia on s’ha produït

Pàgina 13 de 16 22/02/2012


I si cliquem sobre el triangle ens mostra la descripció de l’error

Pàgina 14 de 16 22/02/2012


4.1 Gestió de Versions

La versió inicial és la VERSIÓ 0 creada per SAP i no és modificable.

Si volem desar les dades ,veiem que el sistema ens obliga a desar-les com a nova versió prement el botó de la barra de menús i passem a VERSIÓ ACTUAL 1.

A partir d’aquí ja podrem desar la versió actual ó desar tantes noves versions com volguem tenint en compte que només tindrem accés sempre a la última versió.

Sempre existeix la possibilitat de començar de nou una justificació, tornant a fer una nova sol.licitud.

Pàgina 15 de 16 22/02/2012


4.2 Gestió de Pestanyes

Veiem que les dades es distribueixen en diferents pestanyes depenent del Sistema de Justificació i del Tipus de Despesa..

S’ha definit quatre tipus:

- FAC (Pestanya de Factures) : Tots els manaments que han estat associats a factures, i en els sistemes de justificació de l’ISCIII, també s’incorporen tots els altres documents associats que generen despeses, com els tiquets, notes de càrrec.

- NOT: (Pestanya de Notes): Es mostra només als sistemes de justificació del Ministeri, i s’incorporen tots els manaments que no tenen una factura associada, com tiquets i notes de càrrec que no siguin de personal.

- PER: (Pestanya de Personal):.Aquesta pestanya apareix buida, no conté cap informació i l’haurà d’introduïr l’usuari.

- ALTRES (Pestanya de Altres): Són operacions amb caràcter informatiu,com AV, Reintegraments de pagament, Reserves de Gestió i Tranferències de despesa amb nota de càrrec de personal. Aquesta pestanya al ser informativa s’ha de deixar en blanc abans de validació definitiva.

Es pot moure informació entre pestanyes, tenint en compte que les columnes que no siguin comunes entre pestanyes quedaran buides.

La Pestanya ALTRES al ser informativa, s’ha de deixar en blanc abans de validació definitiva.

5 Estats de la Justificació

La justicació d’un projecte passa per diferents estats.

Després de fer la sol.licitud i editarla per primer cop al web, ens mostra que l’estat és Creat per SAP. Hem vist que el sistema obliga a desar com a nova versió, el que comporta un canvi de versió que porta implicitament un canvi d’estat a Tractable. Un cop hem validat les dades i tot és correcte mitjançant el botó de menú “Estat següent”, l’estat passarà a ser Enviat a Revisar. Tot canvi d’estat,comporta una validació tècnica automàtica per part del sistema.

La resta d’estats següents, En Revisió, Definitiu i Enviat a Justificar sols els podrán gestionar els usuaris amb autorització màxima de l ‘Àrea de Finances , ja que forma part de la validació funcional.

Pàgina 16 de 16 22/02/2012


v2 Manual Justificació de projectes WEB · 2012. 2. 22. · exportar les dades a l’EXCEL,...

Documents

Transcript of v2 Manual Justificació de projectes WEB · 2012. 2. 22. · exportar les dades a l’EXCEL,...