Valorizaciones y Liquidaciones de Obra Con Herramientas de Excel[1]

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    SENCICOGERENCIA ZONAL TRUJILLO

    Programa de Actualizacin Profesional

    CURSO TALLER

    VALORIZACIONES YLIQUIDACIONES

    DE OBRAUSANDO

    HERRAMIENTASDE EXCEL

    Ing. Jorge Blanco [email protected]

    [email protected]

    mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]
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    Valorizaciones y Liquidaciones de Obra usando Herramientas de Microsoft Excel

    VALORIZACIONES Y LIQUIDACIONES DE OBRA USANDOHERRAMIENTAS DE MS EXCEL

    El presente trabajo forma parte de los cursos que imparto a mis alumnos de la carrera de

    Ingeniera Civil de la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC) y de la carrera deEdificaciones del SENCICO y es fruto de muchos aos de experiencia en el desarrollo desistemas aplicativos para la construccin, llevados a cabo en mis aos de Jefe de Informticaen una constructora del medio y luego en la aventura como contratista de obras y consultorindependiente. Este trabajo tiene por finalidad mostrar procedimientos que simplifican el trabajodiario aumentando la productividad.

    Desde su aparicin las hojas de clculo sirvieron como una valiosa herramienta para facilitar elproceso de elaboracin de las valorizaciones de obra, las cuales se elaboraban para cadaperiodo programado, usando generalmente como plantilla la hoja de la valorizacin anteriorpara procesar la nueva, el ingreso de datos a la misma era un proceso repetitivo que no nospermita el manejo de toda la informacin siendo propenso adems a producir errores dedigitacin, por esta razn se busco establecer un procedimiento para elaborar la misma de una

    manera mas o menos estandarizada que propicie el mayor control de toda la informacinprocesada.

    El presente curso pretende mostrar un procedimiento automatizado para el manejo adecuadode las Valorizaciones y Liquidaciones de Obra usando herramientas de Excel, la poderosa Hojade Clculo de Microsoft, que facilitan enormemente el manejo de la informacin.

    Este curso esta dirigido a aquellas personas que se encargan de preparar las valorizaciones deobra y que cuentan con un conocimiento al nivel operativo de Microsoft Excel u otra hoja declculo de similares caractersticas

    Iniciaremos este curso definiendo previamente los conceptos de valorizaciones de obratomando como base el DS 011-79-VC, as como los apuntes del Ing. Miguel Salinas Seminario

    en su libro Costos, Presupuestos, Valorizaciones y Liquidaciones de Obra publicado por elInstituto de Construccin y Gerencia (ICG).

    Luego explicaremos las herramientas de Excel que usaremos para preparar nuestra aplicacina travs de un archivo modelo cuyo contenido incluimos en el anexo 1 y en el disquete.

    Ing. Jorge Blanco Ruiz Pgina 2

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    VALORIZACIONES, POLINMICAS Y REAJUSTES1

    Los Contratos de Obra tienen bsicamente tres aspectos fundamentales que marcan la relacincontractual entre la empresa contratante y el contratista de obra, estas son: el contratista secompromete a ejecutar la obra de acuerdo a las especificaciones tcnicas, as como

    completarla en un plazo determinado, en compensacin el cliente retribuye dichos trabajos deacuerdo a un precio pactado, es por esto que para poder cumplir a cabalidad con el objeto delcontrato es pertinente un adecuado manejo econmico de los flujos que genera la obra a fin depermitir que se desenvuelva adecuadamente.

    Este proceso se basa en la legislacin vigente, las bases y el contrato. Anteriormente loscontratos de obra se manejaban con el RULCOP (Reglamento nico de Licitaciones yContratos de Obras Publicas), reglamento que fue modificado por la Ley N 26850 Ley deContrataciones y Adquisiciones del Estado y su reglamento, esta Ley y su reglamento sufrimuchas modificaciones los que origino que se ordenara a travs del Texto nico Ordenado dela Ley y su nuevo Reglamento de acuerdo a la Ley N 28267.

    DS N 083-2004-PCM

    Texto Unico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.No contiene ninguna mencin sobre valorizaciones.

    DS N 084-2004-PCMReglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

    SUBCAPTULO VVALORIZACIONES Y PAGOS

    Artculo 255.- Valorizaciones y metradosLas valorizaciones tienen el carcter de pagos a cuenta y sern elaboradas el ltimo da decada perodo previsto en las Bases o en el contrato, por el inspector o supervisor y elcontratista.

    En el caso de las obras contratadas bajo el sistema de precios unitarios, las valorizaciones seformularn en funcin de los metrados ejecutados con los precios unitarios del valor referencialafectado por el factor de relacin, agregando separadamente los montos proporcionales degastos generales y utilidad ofertados por el Contratista; a este monto se agregar, de ser elcaso, el porcentaje correspondiente al Impuesto General a las Ventas.En el caso de las obras contratadas bajo el sistema a suma alzada, durante la ejecucin de laobra, las valorizaciones se formularn en funcin de los metrados ejecutados con los preciosunitarios del Valor referencial, agregando separadamente los montos proporcionales de gastosgenerales y utilidad del valor referencial. El subtotal as obtenido se multiplicar por el factor derelacin, calculado hasta la quinta cifra decimal; a este monto se agregar, de ser el caso, elporcentaje correspondiente al Impuesto General a las Ventas.En las obras contratadas bajo el sistema a Precios Unitarios se valorizar hasta el total de losmetrados realmente ejecutados, mientras que en el caso de las obras bajo el sistema de Suma

    Alzada se valorizar hasta el total de los metrados del presupuesto de obra.Los metrados de obra ejecutados sern formulados y valorizados conjuntamente por elcontratista y el inspector o supervisor, y presentados a la Entidad dentro de los plazos queestablezca el contrato. Si el inspector o supervisor no se presenta para la valorizacin conjuntacon el contratista, ste la efectuar. El inspector o supervisor deber revisar los metradosdurante el perodo de aprobacin de la valorizacin.El plazo mximo de aprobacin por el inspector o el supervisor de las valorizaciones y suremisin a la Entidad para perodos mensuales, es de cinco (5) das, contados a partir delprimer da hbil del mes siguiente al de la valorizacin respectiva, y ser cancelada por laEntidad en fecha no posterior al ltimo da de tal mes. Cuando las valorizaciones se refieran aperodos distintos a los previstos en este prrafo, las Bases o el contrato establecern eltratamiento correspondiente de acuerdo con lo dispuesto en el presente Artculo.A partir del vencimiento del plazo establecido para el pago de estas valorizaciones, por razonesimputables a la Entidad, el contratista tendr derecho al reconocimiento de los intereses1 Articulo del Ing. Miguel Salinas Seminario con actualizaciones y modificaciones del autor.

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    pactados en el contrato y, en su defecto, al inters legal, de conformidad con los Artculos1244, 1245 y 1246 del Cdigo Civil. Para el pago de los intereses se formular unaValorizacin de Intereses y se efectuar en las valorizaciones siguientes.

    Concordancias: CC.: Arts. 1244, 1245 y 1246.

    Artculo 257.- Discrepancias respecto de valorizaciones o metradosSi surgieran discrepancias respecto de la formulacin, aprobacin o valorizacin de losmetrados entre el contratista y el inspector o supervisor o la Entidad, segn sea el caso, seresolvern en la liquidacin del contrato, sin perjuicio del cobro de la parte no controvertida.Slo ser posible iniciar un procedimiento de conciliacin o arbitraje dentro de los quince (15)das hbiles despus de ocurrida la controversia si la valorizacin de la parte en discusinrepresenta un monto superior al cinco por cien (5%) del contrato actualizado.La iniciacin de este procedimiento no implica la suspensin del contrato ni el incumplimientode las obligaciones de las partes.

    Definicin

    Podemos definir a las Valorizaciones como la cuantificacin econmica de un avance fsicorealizado en un periodo dado, es decir la cuantificacin de los metrados realmente ejecutadosen un periodo multiplicados por el precio unitario base o referencial, cuya sumatoria deparciales en incrementado por el porcentaje de gastos generales y utilidad establecidos en elpresupuesto base, y cuyo total es multiplicado por el Factor de Relacin (FR) correspondiente asu oferta econmica.

    DondeFR : Factor de Relacin: Cociente de dividir el Presupuesto Ofertado entre el Presupuesto

    Base aproximado a la 5ta cifra decimal2.

    1) Periodos para valorizar. ..Las valorizaciones tienen el carcter de pagos a cuenta y

    sern elaboradas el ltimo da de cada perodo previsto en las Bases o en el contrato,por el inspector o supervisor y el contratista..2

    a) Quincenal.b) Mensual.c) Otros.

    2) Tipos de Valorizaciones.a. De Obra Principal Contrato Principal.b. De Obra Adicional Presupuesto Adicionalc. De May. Gastos Generales Ampliacin de Plazo.d. De Intereses Demora en el pago.

    3) Sistemas de Valorizar.a. Vinculados a los Sistemas de Licitacin.

    A Suma Alzada. Se valorizan los metrados contratados.Ejemplo:

    2Artculo 255 del DS N 084-2004-PCM

    Ing. Jorge Blanco Ruiz Pgina 4

    V = ( Metrado x PUVR+ GGU) x FR

    Partida Metrado Metrado MetradoContrat. Ejecut.

    Valoriza.

    Concreto fc 140 70 m3 85 m3 70 m3

    Concreto fc 175 100 m3 90 m3 100 m3

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    A Precios Unitarios. Se valorizan los metrados realmente ejecutados.Ejemplo:

    Los sistemas de valorizacin dependen del tipo de obra, en las obras de edificacingeneralmente se contratan a Suma Alzada pues los volmenes de obra son ms fciles demedir, mientras que en las obras de saneamiento o carreteras en donde los volmenes totalestienen cierta incertidumbre se contratan a Precios Unitarios

    4) Procedimiento para Valorizar.Los metrados de obra ejecutados sern formulados y valorizados conjuntamente por elcontratista y el inspector o supervisor, y presentados a la Entidad dentro de los plazos

    que establezca el contrato. Si el inspector o supervisor no se presenta para lavalorizacin conjunta con el contratista, ste la efectuar. El inspector o supervisordeber revisar los metrados durante el perodo de aprobacin de la valorizacin.

    a) Fecha para metrar avance.b) Fecha de presentacin de Valorizacin.c) Documentacin para Trmite de Valorizacin

    Primera Valorizacin: Inscripcin Obra: ESSALUD y MT-PS. A partir de la Segunda: Copias de Comprobantes de Aportaciones ESSALUD,

    SENCICO, CONAFOVICER, IES.d) Plazo de Pago de la Valorizacin.

    Quincenal. Mensual Otro

    e) Intereses por Demora en el Pago.

    Norma seala que debe ser de acuerdo a lo establecido Cdigo Civil. Art. 1245. Inters Legal Efectivo (TIL)

    NO HAY INTERESES DE INTERESES

    Un fuente para obtener los intereses es la Superintendencia de Banca y Seguros atravs de los reportes publicados en el diario El Peruano o su pgina Web

    http://www.sbs.gob.pe/PortalSBS/TipoTasa/TasaDiaria_8.asp

    Ing. Jorge Blanco Ruiz Pgina 5

    INT. = VAL. ADEUD. x ( F.A.TIL DIA PAGO VAL. -1)F.A. TIL DIA VENCT. PAGO VAL.

    Partida Metrado Metrado MetradoContrat. Ejecut.

    Valoriza

    Concreto fc 140 70 m3 85 m3 70 (+ 15m3)Concreto fc 175 100 m3 90 m3 90 ( - 10m3)

    http://www.sbs.gob.pe/PortalSBS/TipoTasa/TasaDiaria_8.asphttp://www.sbs.gob.pe/PortalSBS/TipoTasa/TasaDiaria_8.asp
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    SISTEMA DE REAJUSTESArt. 256 del D.S. N 084-2004-PCM

    Artculo 256.- De los reajustesEn el caso de contratos de obras pactados en moneda nacional, las Bases establecern las

    frmulas de reajuste. Las valorizaciones de obra y de adicionales sern ajustadasmultiplicndolas por el respectivo coeficiente de reajuste K que se obtenga de aplicar en lafrmula o frmulas polinmicas, los ndices Unificados de Precios de la Construccin quepublica el Instituto Nacional de Estadstica e Informtica INEI correspondiente al mes en quedebe ser pagada la valorizacin.Tanto la elaboracin como la aplicacin de las frmulas polinmicas se sujetan a lo dispuestoen el Decreto Supremo N 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y complementarias.Dado que los ndices Unificados de Precios de la Construccin son publicados por el INEI conun mes de atraso, los reintegros se calcularn en base al coeficiente de reajuste K conocidoa ese momento. Posteriormente, cuando se conozcan los ndices Unificados de Precios que sedeben aplicar, se calcular el monto definitivo de los reintegros que le corresponden y sepagarn con la valorizacin ms cercana posterior o en la liquidacin final sin reconocimientode intereses.

    Formula PolinmicaEl sistema de Frmulas Polinmicas (FP) lo usamos en el Per para reajustar el valor de lospresupuestos de Obra desde la fecha de su elaboracin, hasta la fecha de pago del avance deobra, esta frmula esta basada en un expresin matamtica que representa las incidencias delos componentes del costo total de una obra, es decir el costo directo de la obra (Mano deObra, Materiales y Equipo) y el costo indirecto (Gastos generales y Utilidad) se excluye delcosto los impuestos, en el Per estos impuestos estn representados por el IGV (ImpuestoGeneral a las Ventas) que en otros pases se denomina IVA.

    Firmado el Contrato no se puede modificar.Las frmulas se hacen para cada especialidad, por ejemplo para la construccin de un edificiose divide en 4 formulas, una para toda la parte estructural (el casco de la Obra) otra para laArquitectura (Acabados) otra para las Instalaciones Sanitarias y finalmente otra para lasInstalaciones elctricas.Las incidencias de los Componentes del Costo total de una obra denominados Insumos orecursos se asocian a lo que se denomina ndices Unificados, lo cuales agrupan a los insumospor una caracterstica comn, en el Per estos ndices unificados (IU) son 80, por ejemplo elCemento Prtland tipo I tiene el ndice 21, la Mano de Obra el ndice 47, el Acero Corrugado el03, el Bloque o Ladrillo el 17. Adjunto un diccionario de ndices que se usa aqu.Estos IU distribuyen las incidencias de una obra y sirven para medir la variacin de precios delos insumos a travs de los ndices de Precios que publica el INEI (Instituto Nacional deEstadstica e Informtica) que distribuye la variacin de los 80 IU en 6 zonas geogrficas conesto valores usamos a la FP para calcular el valor del Coeficiente de Reajuste (K) con el cualreajustamos los presupuestos.Construir una FP se basa en distribuir el costo parcial de una obra en sus denominados ndicesUnificados para formar monomios, se estructura de acuerdo a lo siguiente:

    Ing. Jorge Blanco Ruiz Pgina 6

    K = a Jr/Jo + b Mr/Mo + c Er/Eo + d Vr/Vo + e GUr/GUo

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    Debemos tener presente que siendo la Formula Polinmica inmodificable luego de lasuscripcin del contrato en necesario verificar que la misma cumpla con lo siguiente:

    Contiene mximo 8 monomios La incidencia de Cada monomio es mayor al 5%

    Se pueden formar monomios con hasta 3 submonomios. Cada monomio o submonomio estar asociado a un ndice Unificado vigente para la

    zona donde se ejecuta la obra (p.e. IU=05 no existe en la zona 5, IU=79 no estavigente en ninguna zona por estar discontinuada su produccin)

    ReajusteEl Reajuste sirve para actualizar el valor del presupuesto ofertado a fecha base a la fecha decobro de la valorizacin. Su concepto bsico es el REINTEGRO y la comparacin deReintegros.

    Donde: V : Monto ValorizadoKr : Coeficiente de Reajuste a la fecha de ValorizacinDd : Deduccin de Reajuste que no corresponde del Adelanto Directo.Dm : Deduccin de Reajuste que no corresponde del Adelanto de Materiales.

    a) Concepto General Se reajusta al mes siguiente de la Valorizacin.b) Obra Atrasada

    c) Obra Permanentemente Adelantada.

    d) Obra con Adelanto Directo

    Artculo 243.- Clases de adelantosLas Bases o el contrato debern establecer los siguientes adelantos:

    1) Directos al contratista, los que en ningn caso excedern en conjunto del veinte porcien (20%) del monto del contrato original.

    Artculo 244.- Entrega del adelanto directoEn el caso que en las Bases o el Contrato se haya establecido el otorgamiento deeste adelanto, el Contratista dentro de los quince (15) das contados a partir del dasiguiente de la suscripcin del contrato, podr solicitar formalmente la entrega deladelanto adjuntando a su solicitud la garanta correspondiente, debiendo la Entidad

    entregar el monto solicitado dentro de los siete (7) das contados a partir del dasiguiente de recibida la solicitud y garanta correspondiente.En el caso que la Entidad entregara parcialmente el adelanto directo, seconsiderar que la condicin establecida en el inciso del Artculo 240 delReglamento se dar por cumplida con la entrega del primer desembolso.

    Artculo 246.- Amortizacin de adelantosLa amortizacin del adelanto directo se har mediante descuentos proporcionalesen cada una de las valorizaciones de obra.

    Amortizacin de Adelanto Directo

    V

    C

    ADA *=

    Deduccin reajuste que no corresponde para adelanto directo

    Ing. Jorge Blanco Ruiz Pgina 7

    R = V (Kr - 1)-Dd-Dm

    REINT. EJECT.

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    = 1**Ka

    KrV

    C

    ADD

    Donde:AD : Adelanto DirectoC : Monto del ContratoV : Monto ValorizadoKr : Coeficiente de Reajuste a la fecha de ValorizacinKa : Coeficiente de Reajuste a la fecha de pago del adelanto.

    e) Obra con Adelanto para Materiales.Artculo 243.- Clases de adelantosLas Bases o el contrato debern establecer los siguientes adelantos:

    2) Para materiales o insumos a utilizarse en el objeto del contrato, los que en conjunto nodebern superar el cuarenta por cien (40%) del monto del contrato original.

    Artculo 245.- Entrega del adelanto para materiales e insumosLas solicitudes de otorgamiento de adelantos para materiales o insumos, debernser realizadas con la anticipacin debida, y siempre que se haya dado inicio al plazo

    de ejecucin contractual, en concordancia con el calendario de adquisicin demateriales e insumos presentado por el contratista.No proceder el otorgamiento del adelanto de materiales o insumos en los casos enque las solicitudes correspondientes sean realizadas con posterioridad a las fechassealadas en el calendario de adquisicin de materiales. Para el otorgamiento deladelanto para materiales o insumos se deber tener en cuenta lo dispuesto en elDecreto Supremo N 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias ycomplementarias.

    FRSVIo

    IreCoeficientM ***%*max =

    DondeMmax : Monto MximoCoef : Coeficiente de Incidencia de la Formula Polinmica% : Porcentaje de Incidencia de la Formula PolinmicaIr : ndice Unificado de Precios a la fecha de Solicitud de Adelanto.Io : ndice Unificado de Precios a la fecha Base.SV : Saldo Bruto por Valorizar al momento de pedir el adelanto.FR : Factor de Relacin.

    Artculo 246.- Amortizacin de adelantosLa amortizacin del adelanto para materiales e insumos se realizar de acuerdo a lodispuesto en el Decreto Supremo N 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias ycomplementarias.Cualquier diferencia que se produzca respecto de la amortizacin de los adelantosse tomar en cuenta al momento de efectuar el pago siguiente que le correspondaal contratista y/o en la liquidacin.

    Amortizacin

    =

    Io

    IaFRPUMonAmortizaci

    m ***

    Amortiza solo meses que se usa material.

    Deduccin reajuste que no corresponde.

    =

    Io

    IaIrAD *

    DondeM : Metrado del material utilizado en la valorizacin

    PUm : Precio del MaterialA : El menor valor entre el adelanto utilizado o el saldo por amortizarIr : ndice Unificado de Precios a la fecha de Solicitud de Adelanto.

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    Ia : ndice Unificado de Precios a la fecha de Pago del Adelanto.Io : ndice Unificado de Precios a la fecha Base.FR : Factor de Relacin.

    A Y D NO NECESARIAMENTE EMPIEZAN Y TERMINAN JUNTAS

    CAPITULO IIINORMAS ESPECIALES PARA LA EJECUCIN DE OBRAS

    SUBCAPITULO IASPECTOS GENERALES

    Artculo 239.- Requisitos adicionales para la suscripcin del contrato de obraPara la suscripcin del contrato de ejecucin de obra, adicionalmente a lo previstoen el Artculo 200, el postor ganador deber cumplir los siguientes requisitos:

    1) Presentar la Constancia de capacidad libre de contratacin expedida por elRegistro Nacional de Proveedores.

    2) Designar al residente de la obra, cuando no haya formado parte de lapropuesta tcnica.

    3) Entregar el calendario de avance de obra valorizado en concordancia con elcronograma de desembolsos establecidos y sustentado en la programacinde obra PERT-CPM concordante con el plazo, la misma que deber serpresentada.

    4) Entregar el calendario de adquisicin de materiales e insumos necesariospara la ejecucin de obra en concordancia con el calendario de obravalorizado.

    Artculo 240.- Inicio del plazo de ejecucin de obraEl inicio del plazo de ejecucin de obra comienza a regir desde el da siguiente deque se cumplan las siguientes condiciones:

    1) Que se designe al inspector o al supervisor, segn corresponda;

    2) Que la Entidad haya hecho entrega del expediente tcnico de obracompleto;

    3) Que la Entidad haya hecho entrega del terreno o lugar donde se ejecutar laobra; y,

    4) Que la Entidad entregue el Calendario de Entrega de Materiales e Insumosnecesarios, cuando en las Bases se hubiera establecido tal responsabilidadpor parte de la Entidad.

    5) Que se haya entregado el adelanto directo al contratista, de haber sidosolicitado por ste, hecho que deber cumplirse por la Entidad dentro del

    plazo de siete (7) das de haber recibido la garanta correspondiente.

    Las condiciones a que se refieren los literales precedentes, debern ser cumplidasdentro de los quince (15) das contados a partir del da siguiente de la suscripcindel contrato. En caso de que el contratista solicite la entrega del adelanto directo, lasolicitud y entrega de la garanta deber formalizarse dentro del indicado plazo. Encaso no se haya solicitado la entrega del adelanto directo, el plazo se inicia con laentrega del terreno. En cualquier caso, el plazo contractual entrarautomticamente en vigencia al da siguiente de cumplirse todas las condicionesestipuladas en el contrato o en las Bases.

    Asimismo, si la Entidad no cumple con lo dispuesto en los incisos precedentes porcausas imputables a sta, en los quince (15) das siguientes al vencimiento delplazo previsto anteriormente, el contratista tendr derecho al resarcimiento dedaos y perjuicios por un monto equivalente al cinco por mil (5/1000) del monto del

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    contrato por da y hasta por un tope de setenta y cinco por mil (75/ 1000) de dichomonto contractual. Vencido el plazo indicado, el contratista podr adems solicitarla resolucin del contrato por incumplimiento de la Entidad.

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    CONSTRUYENDO NUESTRA HOJA INICIAL

    Usaremos como ejemplo para desarrollar nuestra hoja de Valorizaciones la obraCONSTRUCCION DE TALLER, EDIFICIO DE DOS PISOS, SUB ESTACION, CASETA DEGUARDIANIA Y CERCO PERIMETRICO DEL CFP SENATI RIO NEGRO que proyectaraSENATI y ejecutara la empresa CONSTRUCTORA VALORIZA SAC. La obra era la

    construccin de un Taller y otras obras en la localidad de Rio Negro, provincia de Satipo,departamento de Junin. El presupuesto Base de esta obra era de S/. 857,989.95 INCLUIDOI.G.V. y se ejecutara en un plazo de 90 das naturales. El contratista oferta S/. 772,190.96y el mismo plazo de obra.

    Para proceder a preparar nuestra hoja inicial de datos requerimos la siguiente informacin: Presupuesto Base

    Comprende todas y cada una de las partidas de obra, los metrados, precios unitarios ygastos generales y utilidad, esto se debe hacer para cada formula del presupuesto.

    Presupuesto OfertaEl presupuesto Oferta con los Precios Unitarios ofertados

    Disgregado de Gastos Generales y UtilidadLos Gastos Fijos y Variables ofertados y la utilidad

    Formulas PolinmicasLas que se establecen en el Expediente Tcnico para cada presupuesto

    Cronogramas ValorizadosCronograma Valorizado de Obra y de Adquisicin de Materiales acorde con el plazo deobra ofertado.

    Estos datos son consignados en el archivo anexo Datos Iniciales.XLS, a partir de ellosconstruiremos nuestra hoja de valorizaciones, para ello procederemos a conocer algunas de lasherramientas que usaremos para esto.

    Dar nombre a una celda o a un rango de celdasEste es un procedimiento simple que permite facilitar el manejo de la informacin enlas Hojas de Clculo, al permitirnos referirnos a una celda o rango de celda sinespecificar su ubicacin exacta, es decir que antes para referirnos a la celda B5 de lahoja Hoja 3 debamos indicar =Hoja3!B5 es decir primero la referencia a la hoja yluego a la celda, sin embargo si el valor contenido es esta celda tiene unacaracterstica nica, como por ejemplo se refiere al valor de la tasa del IGV, seria massimple si a esta la llamramos simplemente TASAIGVy cuando nos refiramos a estacelda solo debenos llamar a esta etiqueta para traer el valor que esta contenida en lacelda. De manera similar podemos tener una serie de valores en una tabla que estacontenida en un rango como =Hoja3!B8:D11 si a este rango le damos un nombrepodramos referinos a el simplemente por l.

    Cmo lo hacemos?Par asignar un nombre a una celda o rango de celdas podemos hacerlo de tresmaneras:

    Primera Forma

    1. Seleccione la celda, el rango de celdas a los que desee asignar unnombre.

    2. Haga clic en el cuadro Nombre situado en el extremo izquierdo de labarra de frmulas.

    Ing. Jorge Blanco Ruiz Pgina 11

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    3. Escriba el nombre de las celdas.

    4. Presione ENTRAR.

    Segunda forma

    1. Seleccione la celda, el rango de celdas a los que desee asignar unnombre.

    2. En la barra Men/insertar/nombre escoja la opcin definir

    3. Escriba el nombre de las celdas.

    4. Presione Aceptar.

    Tercera forma

    1. Seleccione la celda, el rango de celdas a los que desee asignar un

    nombre.

    2. Presione simultneamente las teclas abreviadas CTRL+F3

    3. Escriba el nombre de las celdas.

    4. Presione Aceptar.

    Nota No puede asignarse un nombre a una celda mientras se est cambiando elcontenido de la misma.

    Esta caracterstica de asignar nombre es de mucha utilidad pues podremos definir as valorescalculados como son los costos directos base y ofertados de nuestros presupuestos incluidosen el archivo ejemplo Datos Iniciales.XLS

    Una vez asignado los nombres de celdas podemos usar estos para incluirlos en formulas otraer rpidamente resultados usando el men insertar, elegir nombre y luego pegar. Una formaabreviada es usar el mtodo abreviado F3

    Ing. Jorge Blanco Ruiz Pgina 12

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    Usar funciones para calcular valores

    Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valoresespecficos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Porejemplo, la funcin SUMA agrega valores o rangos de celdas y la funcin PAGO

    calcula los pagos de un prstamo basndose en un tipo de inters, la duracin delprstamo y el importe principal del mismo.

    Argumentos Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos comoVERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda.El argumento que se designe deber generar un valor vlido para el mismo. Losargumentos pueden ser tambinconstantes, frmulas u otras funciones.

    Estructura La estructura de una funcin comienza por el nombre de la funcin,seguido de un parntesis de apertura, los argumentos de la funcin separados porcomas y un parntesis de cierre. Si la funcin inicia una frmula, escriba un signo igual(=) delante del nombre de la funcin. A medida que se cree una frmula que contenga

    una funcin, la paleta de frmulasfacilitar ayuda.

    Funciones de Excel

    Excel presenta una serie de funciones que nos permite calcular valores o estructurasde texto, bases de datos, etc. Para acceder a las funciones de Excel podemos hacerlo

    a travs del icono que se ubica en la barra de herramientas o a travs delmen/insertar/funcin... o simplemente usando las teclas abreviadas SHIFT+F3, luegose presentara la ventana Pegar Funcin

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    Esta ventana esta dividido en 2 columnas una para la Categora de la funcin, a laizquierda, y la otra para las funciones que corresponden a la categora seleccionada, ala derecha, debajo e muestra la sintaxis de la funcin

    Funciones de Bsqueda y ReferenciaLa funciones de bsqueda y referencia nos permiten extraer datos de tablas quecumplen bajo un determinado criterio, esto es muy til para simplificar operaciones condatos. Unas de estas funciones es BUSCARV y BUSCARH que permiten tomarvalores de tablas y que sern de mucha utilidad en nuestra aplicacin.

    BUSCARVBusca un valor especfico en la columna ms a izquierda de una matriz y devuelve elvalor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV enlugar de BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren en unacolumna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar.

    SintaxisBUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparacin;indicador_columnas;orden

    ado)

    Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz.Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.

    Matriz_de_comparacin es el conjunto de informacin donde se buscan los datos.Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemploBase_de_datos o Lista.

    Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primeracolumna del argumento matriz_de_comparacin deben colocarse en ordenascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO; VERDADERO. De lo contrario,BUSCARV podra devolver un valor incorrecto.

    Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenardel men Datos y seleccione la opcin Ascendente.

    Los valores de la primera columna de matriz_de_comparacin puedenser texto, nmeros o valores lgicos.

    El texto escrito en maysculas y minsculas es equivalente.

    Indicador_columnas es el nmero de columna de matriz_de_comparacin desde lacual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es

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    igual a 1, la funcin devuelve el valor de la primera columna del argumentomatriz_de_comparacin; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve elvalor de la segunda columna de matriz_de_comparacin y as sucesivamente. Siindicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #VALOR!;si indicador_columnas es mayor que el nmero de columnas dematriz_de_comparacin, BUSCARV devuelve el valor de error #REF!

    Ordenado Es un valor lgico que indica si desea que la funcin BUSCARV busqueun valor igual o aproximado al valor especificado. Si el argumento ordenado esVERDADERO o se omite, la funcin devuelve un valor aproximado, es decir, si noencuentra un valor exacto, devolver el valor inmediatamente menor quevalor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el valor buscado. Si noencuentra ningn valor, devuelve el valor de error #N/A.

    Observaciones

    Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO, utilizael valor ms grande que sea menor o igual a valor_buscado.

    Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna dematriz_de_comparacin, BUSCARV devuelve el valor de error #N/A.

    Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO, devuelve elvalor de error #N/A.

    Ejemplos

    En la hoja de clculo anterior, donde el rango A4:C12 se denomina Rango:

    BUSCARV(1;Rango;1;VERDADERO) es igual a 0,946BUSCARV(1;Rango;2) es igual a 2,17BUSCARV(1;Rango;3;VERDADERO) es igual a 100

    BUSCARV(0,746;Rango;3;FALSO) es igual a 200BUSCARV(0,1;Rango;2;VERDADERO) es igual a #N/A debido a que 0,1 esmenor que el menor valor de la columna ABUSCARV(2;Rango;2;VERDADERO) es igual a 1,71

    BUSCARHBusca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, acontinuacin, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en latabla o en la matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentrenen una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar informacinque se encuentre dentro de un nmero especificado de filas. Use BUSCARV cuandolos valores de comparacin se encuentren en una columna a la izquierda o de los

    datos que desee encontrar.

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    SintaxisBUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado)Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de matriz_buscar_en.Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.

    Matriz_buscar_en es una tabla de informacin en la que se buscan los datos. Utiliceuna referencia a un rango o el nombre de un rango.

    Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en puedenser texto, nmeros o valores lgicos. Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primerafila del argumento matriz_buscar_en debern colocarse en ordenascendente: ...-2; -1; 0; 1; 2;..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, esposible que BUSCARH no devuelva el valor correcto. El texto en maysculas y minsculas es equivalente. Se pueden poner los datos en orden ascendente de izquierda a derechaseleccionando los valores y eligiendo el comando Ordenardel men Datos. Acontinuacin haga clic en Opciones y despus en Ordenar de izquierda a

    derecha y Aceptar. Bajo Ordenar porhaga clic en la fila deseada y despusen Ascendente.

    Indicador_filas es el nmero de fila en matriz_buscar_en desde el cual se deberdevolver el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera filaen matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila enmatriz_buscar_en y as sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARHdevuelve el valor de error #VALOR!; si indicador_filas es mayor que el nmero de filasen matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #REF!

    Ordenado es un valor lgico que especifica si desea que el elemento buscado por lafuncin BUSCARH coincida exacta o aproximadamente. Si ordenado es VERDADEROo se omite, la funcin devuelve un valor aproximado, es decir, si no se encuentra unvalor exacto, se devuelve el mayor valor que sea menor que el argumentovalor_buscado. Si ordenado es FALSO, la funcin BUSCARH encontrar el valorexacto. Si no se encuentra dicho valor, devuelve el valor de error #N/A.ObservacionesSi BUSCARH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea menorque valor_buscado.Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de matriz_buscar_en,BUSCARH devuelve el valor de error #N/A.

    EjemplosSupongamos que en una hoja se guarda un inventario de repuestos. A1:A4

    contiene "Ejes"; 4; 5; 6. B1:B4 contiene "Cojinetes"; 4; 7; 8. C1:C4 contiene"Engranajes"; 9; 10; 11.BUSCARH("Ejes"; A1:C4;2;VERDADERO) es igual a 5BUSCARH("Cojinetes",A1:C4,3,FALSO) es igual a 7BUSCARH("Cojinetes";A1:C4;3;VERDADERO) es igual a 8BUSCARH("Engranajes";A1:C4;4;) es igual a 11Matriz_buscar_en tambin puede ser una constante matricial:BUSCARH(3;{1;2;3/"a";"b";"c"/"d";"e";"f"};2;VERDADERO) es igual a "c"

    Las funciones BUSCARV y BUSCARH son de mucha utilidad y las usaremos frecuentementepara extraer valores tales como los ndices unificados de precios y los metrados de avance,estas funciones conjuntamente con la adecuada asignacin de nombres nos sern de muchautilidad para el clculo de las valorizaciones de obra.

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    El primer paso ser crear una tabla con los ndices unificados de precios para la zonageogrfica donde se ejecuta la obra, la cual consiste en una tabla con una fila de encabezadosy 79 filas de ndices unificados, y columnas para cada mes iniciando con el mes base.Excel reconoce a la fechas como nmeros que contabilizan los das transcurridos desde el01/01/1900 hasta el da de la fecha. Estos nmeros toman el formato de fecha con la siguientecaracterstica:

    dd/mm/yy dd-mm-yy Para representar el da, mes y ao respectivamente

    Por ejemplo el da 25 de Junio de 2002 se representa as:ddddddddd

    2525

    MarMartes

    mmm

    mmmmmmm

    606

    junjunio

    yyyyyyyyyy

    0202

    20022002

    Cuando ingresamos una fecha solo como mes y ao, Excel asigna el primer da del mes paraesta fecha por ejemplo:

    mmm-yy mm-yy m-y mmm-yyy mmmm-yy mmmm-yyyJun-02 06-02 6-02 Jun-2002 Junio-02 Junio-2002

    Esto es muy importante para definir los meses que ingresaremos en nuestra tabla de ndicesunificados de precios.

    La primera columna de esta tabla ser nombrada como IU y tendr valores alfanumricos delIU 01 al 80, esto es obligatorio pues a pesar que algunos de estos ndices han dejado deusarse su inclusin es indispensable.

    Insertaremos una nueva hoja de clculo a la que llamaremos ndices y en ella crearemos latabla con los ndices unificados de precios para nuestra obra comose muestra en el cuadro siguiente:

    IU Insumo Ago-03 Sep-03 Oct-03 Nov-0301 Aceite 201.23 201.56 203.56 214.5602 Acero de Construccin Liso 258.63 259.45 260.42 258.5203 Acero de Construccin Corrugado 298.56 301.25 304.25 299.2504 Agregado Fino 225.34 230.25 229.24 226.37

    76 Vlvula de Bronce Importada - - - -77 Vlvula de Bronce Nacional 233.53 234.57 245.01 240.0078 Vlvula de Fierro Fundido Nacional 307.56 308.12 302.14 303.8579 Vidrio Incoloro Nacional - - - -

    80 Concreto Premezclado 100.25 101.35 104.23 105.69

    Una vez llena nuestra tabla la dejaremos preparada para los prximos meses y acudiremos aella cada vez que debamos transcribir los ndices unificados de precios (IUP) que se publiquencada mes.

    Esta Tabla nos servir para extraer de ella los ndices de precios para un determinado ndiceunificado en un mes especfico. Para hacer esto usaremos las funciones de bsqueda yreferencia.

    Por ejemplo si deseo conocer el ndice de precio para el agregado fino de septiembre de 2003debemos hacer un cruce de informacin en la tabla anterior, es decir debemos ubicar la filadonde esta el ndice 04 y cruzarla con la columna donde esta el mes sep-03, de ah

    concluiremos que el valor buscado es 230.25

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    INDICES

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    CLCULO DEL COEFICIENTE DE REAJUSTE

    El Expediente Tcnico de la Obra nos trae las Formulas Polinmicas, las cuales debemospreparar para calcular el reajuste para lo cual en nuestra hoja modelo hemos creado la tablamostrada y que nombraremos INDICES podemos extraer los valores requeridos para calcularel coeficiente de reajuste como se muestra ha continuacin:

    Excel puede hacer esto fcilmente, para lo cual usaremos la funcin BUSCARH bajo elsiguiente sintaxis:

    BUSCARH(MES, INDICES, IU + 1, 0)Donde

    Mes : Mes que se desea consultar y que se refiere al primer da del mesndices: Tabla de ndices Unificado de Precios a cuyo rango total se le ha asignado elnombre INDICESIU : ndice Unificado, la fila donde se deber realizar la bsqueda ser la nmeroIU + 1 pues la primera fila de encabezados es la nmero 1 las siguientes ser elnmero de ndice mas uno.0 : El valor Ordenado ser siempre falso por lo que se le asigna el valor cero (0)

    Esta formula nos servir para calcular el Coeficiente de Reajuste en la Formula Polinmica, as

    como para calcular el Monto Mximo de adelanto de materiales, la deduccin de materiales ydems operaciones donde el ndice de Precio sea requerido.

    En este ejemplo el ndice de precios para la Mano de Obra (IU=47) se extrae de la tabla deINDICES usando la funcin BUSCARH. La celda F13 contiene el mes(Ago-98) que se deseaconsultar, el nombre indices se refiere a la tabla donde hemos almacenado los ndices dePrecios, la celda C15nos da el IU de insumo a buscar, cuya ubicacin esta en la fila IU+1.

    Esta formula tiene una caracterstica adicional, se ha congelado para el mes la ubicacin de lasfilas y para el IU la ubicacin de las columnas, de esta manera podremos usar la formula paracopiarla a otras celdas, este es un principio que usaremos mucho: En excel una formula se

    piensa bien una vez y luego se puede copiar a otras ubicaciones

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    El paso siguiente ser calcular el Ki de acuerdo a la siguiente formula:

    o

    r

    iI

    ICoefK *%*=

    La suma de los Kinos darn el Coeficiente de Reajuste, valor que guardaremos para cada mes

    y cada formula asignndoles un nombre de acuerdo a la siguiente caracterstica:

    KNN_MMYYDonde:

    NN se refiere al nmero de formula (p.e. Estructuras=01, Arquitectura=02...)MM se refiere al numero del mes de reajuste (01 a 12)YY se refiere a las 2 ltimas cifras del ao (98, 99, 00, 01,.......)

    Nosotros adems hemos encontrado una manera automatizada de generar esta etiqueta paracada formula como se muestra a continuacin:

    Esta formula convierte la fecha de reajuste (sep-98) a un formato de texto del tipo mmyy esdecir convierte el valor numrico de fecha al texto 0998, el cual ha sido concatenado al textok01_ para dar la etiqueta que identificar al coeficiente de reajuste calculado.

    Esta etiqueta se coloca al lado del valor de reajuste calculo y servir para cuando asignemos elnombre a la celda, pues dicha etiqueta se mostrar como nombre sugerido lo que nosabreviar esta asignacin.

    CUADRO DE METRADOS VALORIZADOS

    Con el Presupuesto Base preparemos los cuadros de metrados valorizados que nos permitirncalcular los montos valorizados para cada periodo y formula. Este procedimiento nos permitircontrolar los valores asignndoles una etiqueta con las siguientes caractersticas:

    VALNN_XXDondeNN se refiere al nmero de formula (p.e. Estructuras=01, Arquitectura=02...)

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    XX se refiere al nmero de valorizacinPor eso cuando queramos referirnos a la Valorizacin N 5 de Instalaciones Sanitariaspodramos encontrarla bajo el nombre VAL03_05

    Los Montos valorizados sern el resultado del metrado de avance multiplicados por el precio

    base o referencial, la sumatoria de estos parciales darn el costo directo al que se le sumaralos gastos generales y utilidad para obtener el costo total, a este valor se le aplica el factor de

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    relacin para obtener el monto valorizado para el periodo y la formula. Este valor es el que sernombrado de acuerdo a la etiqueta que se muestra al lado.

    Explicaremos en clase el procedimiento para reproducir esto para todas las valorizacionesproyectadas.

    CRONOGRAMA VALORIZADOEl Cronograma Valorizado de Obra se presenta antes de la firma del contrato y este debe serreprogramado una vez establecido la fecha de inicio de obra. De este nuevo cronogramadenominado reprogramado se deben tomar los valores programados para cada periodo yformula. Este procedimiento nos permitir controlar los valores asignndoles una etiqueta conlas siguientes caractersticas:

    PROGNN_XXDonde

    NN se refiere al nmero de formula (p.e. Estructuras=01, Arquitectura=02...)XX se refiere al nmero de valorizacin

    Por eso cuando queramos referirnos al monto programado de la Valorizacin N2 deInstalaciones Elctricas podramos encontrarla bajo el nombre PROG04_02

    Los montos programados nos servirn para comparar el avance de obra y para el calculo delreajuste de acuerdo a la normatividad vigente.

    CALCULO DEL REAJUSTE

    El reajuste de las valorizaciones se hace comparando los montos valorizados acumulados y losmontos programados acumulados para calcular el monto del reajuste reconocido en cadaperiodo de valorizacin. Excel nos permite hacer esto fcilmente pues podemos traerfcilmente los montos valorizados y programando pegando el nombre correspondiente de lalista de nombres de celdas que hemos ido creando.

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    El reajuste es el resultado de multiplicar el monto valorizado por el coeficiente de reajustemenos uno de acuerdo a la siguiente formula:

    R = V (Kr - 1)

    A este valor de reajuste debemos descontarle las deducciones de reajuste que no correspondeque calcularemos luego.

    Nuestro cuadro se prepara de la siguiente manera:

    La primera columna ser para identificar los nmeros de valorizacin, la segunda y tercera paraingresar los montos valorizados y programados, sea pegando los valores VAL01_01 aVAL01_05 y PROG01_01 a PROG01_05, las dos siguientes es para calcular los montosacumulados valorizados y programados, la siguiente columna es para ingresar el mes dereajuste que le corresponde a cada valorizacin, a continuacin el valor del coeficiente dereajuste correspondiente a dicho mes.

    El reajuste real y el programado se hace de acuerdo con la formula mostrada anteriormente, elReajuste Reconocido ser el resultado de comparar los montos valorizados y programadosacumulados de acuerdo a lo siguiente:

    Caso 1En la primera valorizacin no interesa si la obra esta adelantada o atrasada, el reajustereconocido ser el real

    Caso 2Si la obra esta atrasada el reajuste reconocido ser el real

    Caso 3Si la obra esta adelantada y viene de estar adelantada (permanentemente adelantada)el reajuste reconocido ser el real

    Caso 4Si la obra esta adelantada y viene de estar atrasada el reajuste reconocido ser elreajuste programado acumulado menos el reajuste reconocido acumulado anterior

    Caso 5En la ultima valorizacin se compara el reajuste real acumulado con el reajusteprogramado acumulado, de lo cual podemos deducir:

    Si el reajuste real acumulado es mayor que el reajuste programadoacumulado, el reajuste reconocido ser el reajuste programado acumulado

    menos el reajuste reconocido acumulado anterior

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    Si el reajuste real acumulado es menor que el reajuste programadoacumulado, el reajuste reconocido ser el reajuste real acumulado menos elreajuste reconocido acumulado anterior

    Cada uno de estos caso podramos simplificarlo usando la funcin de Excel: SI() que nospermite preparar un funcin condicional para poder abarcar cada uno de los casos descritos y

    cuya sintaxis es la siguiente:

    =SI(MVAi>MPAi, SI(MVAi-1>MPAi-1, RRi,RPAi-RRECAi-1),RRi)

    DondeMVAi : monto valorizado acumuladoMVAi-1: monto valorizado acumulado anteriorMPAi : monto programado acumuladoMPAi-1: monto programado acumulado anteriorRRi : Reajuste Real = V*(K-1)RPAi : Reajuste Programado Acumulado

    RRECAi-1: Reajuste Reconocido Acumulado Anterior

    Esta formula funciona para los casos del 2 al 4,

    Para el ultimo caso la formula seria la siguiente

    =SI(RRAi>RPAi, RPAi-RRECAi-1,RRAi-RRECAi-1)

    DondeRRAi : Reajuste Real AcumuladoRPAi : Reajuste Programado Acumulado

    RRECAi-1 : Reajuste Reconocido Acumulado Anterior

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    DEDUCCIONES DE REAJUSTE QUE NO CORRESPONDE

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