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LICENCIATURA EN CRIMINOLOGÍA

TEMA DE INVESTIGACIÓN MENU DE FORMULAS

PROFESORA: Ing. LUZ ADRIANA MONROY MARTINEZ

ALUMNOS: RUIZ GARFIAS MARIO IVÁN

CASTAÑEDA URIBE ROSARIO LUCERO

INFORMATICA

3er SEMESTRE

GRUPO: 302

¿QUÉ ES UNA FÓRMULA EN EXCEL?

Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo, operando y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual (El signo igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una fórmula). Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma.

Por ejemplo, la fórmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que contiene la celda A4 por el valor constante 3 y, a continuación, se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado ( como se verá más adelante la multiplicación * tiene mayor prioridad que la suma + ). Si la celda A5 contiene el valor numérico 15, la celda A4 contiene el valor numérico 4, entonces, esta fórmula al ser calculado por el Excel producirá 27 como resultado final, el cual será asignado a la celda en la que se ingresó la fórmula.

Barra de Fórmula

Cuadro de Nombres

El Cuadro de Nombres muestra la celda de referencia o el nombre de la celda activa. Para un rango, solo se muestra la celda de referencia arriba a la izquierda.

Cuando una celda con un nombre es seleccionada, como Total de Ingresos1998, el Cuadro de Nombres se ve como:

Tener celdas con nombres y rangos es práctico para navegar por las hojas de cálculo extendidas. Los Nombres también son útiles para crear algunos tipos de fórmulas y pruebas lógicas.

Un nombre debe comenzar por una letra o un carácter subrayado y puede incluir solo letras, números, puntos y caracteres subrayados. No se permiten espacios en los nombres! Un nombre no puede ser el mismo que una celda de referencia. (De todas maneras, eso no tendría ningún propósito!)

Botones: Barra de Fórmulas

Los botones en la barra de fórmulas actúan sobre la celda seleccionada, la cual tiene su contenido exhibido en la ventana alargada a la derecha de esos botones.

La X roja cancela sus cambios si todavía no ha entrado los datos. Pulsar en la tecla ESC hace lo mismo. Si ya ha ingresado los datos dentro de la celdas , use el comando Deshacer para revertir lo que hizo. Recuerde que Deshacer recuerda no más de 16 acciones. La tilde verde ingresa lo que ha escrito en la celda y la deja seleccionada. Pulsando la tecla ENTRAR también hace que dicha celda acepte lo que ha escrito, pero después por defecto, cambia la selección a la celda de abajo. Mediante un clic en el botón Igual se abre un cuadro de diálogo donde puede ver el resultado de una fórmula antes de entrarla en la celda. Esto puede ahorrar mucha confusión y molestia. Atrape los errores temprano!

En Excel 2002/2003 el botón Insertar función está aquí en la izquierda del área de Fórmula. Abre un diálogo que ayuda le a escoger y completar varias funciones de la norma.

Barra de Fórmula

El lado derecho de la barra de Fórmulas muestra el contenido de la celda activa.

El contenido de una celda puede ser texto, un número, una fórmula para calcular un número, o una prueba lógica que determina que es lo que va a exhibir la celda. En la celda, normalmente ve los resultados de la fórmula o de la prueba lógica en lugar de la fórmula misma.

La barra o paleta de fórmulas es el espacio en el que aparecen las expresiones que introducimos en cada una de las celdas de Excel.

La barra de formulas facilita la creación y modificación de fórmulas, al tiempo que proporciona información acerca de las funciones y sus argumentos. Si pulsa el botón Modificar fórmulas de la barra de fórmulas o en el botón Pegar función de la barra de herramientas Estándar, aparecerá la paleta debajo de la barra de fórmulas.

A medida que se introduzca una función en la fórmula, la Paleta de fórmulas irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado

actual de toda la fórmula.

En la paleta aparecerá la primera función que hay insertada en la fórmula y cada uno de sus argumentos. Puede modificar la primera función, o modificar otra función de la misma fórmula, pulsando en la barra de fórmulas en cualquier posición dentro de la función.

Para introducir una fórmula en una celda, siga estos pasos: 1.- De clic en la celda donde quiera insertar la fórmula. 2.- Escriba un signo igual (=). Si pulsa en Modificar fórmula o en Pegar función, Excel insertará automáticamente el signo igual. 3.- Introduzca la fórmula. 4.- Pulse la tecla ENTER

MENÚ DE FÓRMULAS:

Biblioteca de funciones

Inserta fórmulas: Edita la fórmula actual seleccionando las funciones y editando los argumentos.

Autosuma: Muestra la suma de las celdas seleccionadas directamente después de las celdas seleccionadas

Se divide en suma, promedio máximo, mínimo y más funciones

Usadas recientemente: Busca y selecciona las listas de las funciones usadas recientemente

Financieras: Examina y selecciona las funciones financieras

Lógicas: Examina y selecciona las funciones básicas

Texto: Examina y selecciona las funciones de texto

Fecha y hora: Examina y selecciona las funciones de fecha y hora

Búsqueda y referencia: Examina y selecciona las funciones de búsqueda y referencia

Matemáticas y trigonométricas: Examina y selecciona en la lista de funciones matemáticas y trigonométricas

Más funciones: Examina y selecciona de listas de funciones estadísticas, de ingeniería del cubo y de información

Nombres definidos

Administrador de nombres: Crea, edita y elimina todos los nombres usados a este libro. Los nombres se pueden usar en formulas como subtítulos como referencia a la celda. Ejemplo :

SUM (mis ventas) en lugar de = sum (c.20-c.30)

Asignar nombre a un rango: Asigna nombre a las celda para referirse a ellas por sus nombres en las formulas. Los nombres facilitan la comprensión de las formulas

Utilizar en la formula: Elige un nombre utilizando en este libro y lo inserta en la fórmula actual

Crear desde la selección: Genera automáticamente nombres des de la celdas seleccionadas. Generalmente se utiliza el texto de la fila superior o de la columna situada más a la izquierda de una selección.

Componentes de una fórmula

Una fórmula en Excel puede contener cualesquiera de los siguientes elementos: referencias a celdas, constantes, operadores y funciones.

Por ejemplo, la fórmula que permite calcular el área de la superficie que está dentro de una circunferencia, A = R2, se puede escribir en Excel como:

=PI()*B1^2

En esta fórmula podemos identificar los elementos nombrados anteriormente:

- Referencias a celdas: B1. Se hace referencia al valor que contiene la celda B1.

- Constantes: el valor 2. Números o valores escritos directamente en una fórmula.

- Operadores: ^ y *. El operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.

- Funciones: la función PI(). Esta función al ser invocada devuelve el valor de pi: 3,141592...

OPERADORES

Los operadores especifican el tipo de operación o procesamiento que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores: aritméticos, de comparación, texto y de referencia.

Tipos de operadores

Operadores aritméticos: Se utilizan para realizar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación (combinando los valores numéricos y generando resultados numéricos). Se pueden utilizar los siguientes operadores aritméticos.

Operador aritmético Significado Ejemplo + (signo más) Suma A3+3

- (signo menos) RestaCambio de signo

B3-B1 -A1

* (asterisco) Multiplicación B3*C3

/ (barra diagonal o slash) División D3/3

% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%

^ (acento circunflejo) Exponenciación C3^2

Operadores de comparación: Se utilizan cuando se requiere comparar entre si dos valores. Como operadores de comparación tenemos los siguientes:

Operador de comparación Significado Ejemplo = ( igual ) Igual a A1=B1

> ( mayor ) Mayor que A1>B1

< ( menor ) Menor que A1<B1

>= ( mayor o igual ) Mayor o igual que A1>=B1

<= ( menor o igual) Menor o igual que A1<=B1

<> (distinto) Distinto de A1<>B1(Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores de comparación, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO).

Operador de concatenación de texto: Se utiliza el signo ( & “ampersand” ) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto.

Operador de texto

Significado Ejemplo

&

( "y" comercial)

Concatena o une dos valores para generar un nuevo valor de texto continuo.

- "Sierra"&" Nevada" produce el valor “Sierra Nevada”- A3&B3 crea un nuevo valor de texto formado por el valor de texto que contiene la celda A3 concatenado o unido con el valor de texto que contiene la celda B3

Operadores de referencia: Permiten utilizar rangos de celdas, produciendo referencias a una lista de celdas, para ser utilizadas por otras operaciones en los cálculos; por ejemplo, como argumentos en las funciones.

Operador de referencia

Significado Ejemplo

: (dos puntos)

Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas

que se encuentran entre dos referencias a celdas.

B5:B15 Hace referencia a todas las celdas que se encuentran en el rango B5 hasta B15

; (punto y coma)

Operador de unión que combina varias referencias en una sola.

B5:B15;D5:D15 Hace referencia a las celdas que se encuentran en el rango B5 hasta B15 más las celdas en el rango D5 hasta D15

(espacio)

Operador de intersección que genera una referencia a celdas comunes a las dos referencias.

B7:D7 C6:C8 Hace referencia a la celda C7

Una fórmula simple en Excel ( tiene un solo operador ), se puede representar de la forma siguiente:

= < operando_A > < operador > < operando_B >

Orden en que Excel realiza las operaciones en las fórmulas

Como se mencionó anteriormente, una fórmula está compuesta por los elementos o valores que se van a procesar ( los operandos ), combinados mediante los operadores. Excel realiza las operaciones especificadas en la fórmula, indicadas por los operadores, de acuerdo a un orden que ya tiene preestablecido. Para el cálculo de la fórmula Excel primero evalúa, de izquierda a derecha, los distintos operadores que la conforman determinando en que orden los debe procesar, para luego realizar los diferentes cálculos u operaciones según el orden encontrado.

Precedencia de los operadores

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden correspondiente a cada operador según la tabla que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel realizará primero la operación que esté mas a la izquierda.

Orden Operador Descripción

1º : (dos puntos) (un solo espacio) ; (punto y coma)

Operadores de referencia

2º - Cambio de signo (como en -A10)

3º % Porcentaje

4º ^ Exponenciación

5º * y / Multiplicación y división

6º + y - Suma y resta

7º & Une dos cadenas de texto (concatenación)

8º = < > <= >= <> Comparación

Tabla de precedencia de los operadoresUso de paréntesis

Para cambiar el orden de evaluación de los operadores, se debe escribir entre paréntesis la parte de la fórmula a la que se requiere cambiar el orden preestablecido, de tal forma que ésta se procese antes que las demás. Los paréntesis se deben colocar por pares, es decir, un paréntesis que abre y otro paréntesis que cierra.

Por ejemplo, la siguiente fórmula: =5+2*3

Produce como resultado 11 porque Excel calcula la multiplicación (5º lugar según la tabla) antes que la suma (6º lugar según la tabla). La fórmula multiplica 2 por 3 y luego suma 5 al resultado.

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar el orden de evaluación, la fórmula se puede escribir como: =(5+2)*3

En este caso Excel sumará 5 más 2 y luego multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.

En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula le indican a Excel que calcule primero la suma del valor que contiene la celda B4 más el valor constante 25, y después divida el resultado obtenido entre la sumatoria de los valores que contienen o se encuentran en las celdas D5, E5 y F5.

=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

Referencias a celdas

Una referencia a celda o celdas, identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se requieren en una fórmula. En las referencias se puede utilizar celdas de distintas partes de una hoja de cálculo. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro de trabajo y a otros libros de trabajo. Las referencias a celdas de otros libros de trabajo se denominan vínculos.

Estilo de referencia A1

De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a las columnas identificadas mediante letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas identificadas mediante números (del 1 al 65.536). Estas letras y números se denominan títulos o nombres de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, se debe escribir la letra de la columna seguida del número

de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda que se encuentra ubicada en la intersección de la columna B y la fila 2.

Hace referencia a: A10 La celda que se encuentra en la columna A y la fila 10

A10:A20 El rango de celdas de la columna A y de las filas de la 10 a la 20.

B15:E15 El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E.

A10:E20 El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20.

5:5 Todas las celdas de la fila 5

5:10 Todas las celdas de las filas 5 a 10.

H:H Todas las celdas de la columna H

H:J Todas las celdas desde la columna H hasta la columna J

Referencias relativas y absolutas en las fórmulas

Referencias relativas Una referencia relativa de celda en una fórmula, siempre conserva la posición relativa entre la celda que contiene la fórmula y la celda a la que hace referencia. Si se traslada dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) se modifica la referencia de celda en la fórmula que se crea en la celda destino. De forma predeterminada, cuando se ingresa una fórmula se utilizan referencias relativas.

Cuando se copia una fórmula de una celda a otra celda, la referencia a celdas en las fórmula que se crea en la celda destino se ajusta automáticamente; como por ejemplo, si la celda B2 contiene la fórmula =A1 (que hace una referencia relativa a la celda A1) y se copia a la celda B3, se modifica automáticamente la fórmula obteniéndose en la celda B3 la nueva fórmula como =A2.

Fórmula, con referencia relativa, copiada de la celda B2 a la celda B3

Referencias absolutas Una referencia absoluta de celda en una fórmula, siempre hace referencia a la misma celda ubicada en una columna y fila específica. Si se traslada dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) la referencia absoluta de celda en la celda destino no varia. De forma

predeterminada cuando se ingresa una fórmula se utilizan referencias relativas y para cambiarlas a referencias absolutas, se debe anteponer el signo $ antes del nombre de columna y del número de fila de la celda, por ejemplo $A$1.

Si una fórmula que contiene referencias absolutas se copia a otra u otras celdas, la referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la fórmula =$A$1, que contiene una referencia absoluta a la celda A1, se copia de la celda B2 a la celda B3, la fórmula es la misma en ambas celdas.

Fórmula, con referencia absoluta, copiada de la celda B2 a la celda B3

Referencias mixtas Una referencia mixta de celdas tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc.; mientras que una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si se traslada dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia), se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable.

Si una fórmula que contiene referencias mixtas se copia a otra u otras celdas, la referencia relativa se modifica automáticamente y la referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la fórmula =A$1, que contiene una referencia mixta que indica que la fila no debe variar, se copia de la celda B2 a la celda C3, la nueva fórmula que contendrá la celda C3 es entonces =B$1.

Fórmula, con referencia mixta, copiada de la celda B2 a la celda C3

Funciones

Las funciones son fórmulas predefinidas que proporciona Excel, las cuales ejecutan cálculos utilizando los valores especificados (denominados argumentos) en un orden determinado, para producir un nuevo valor o grupo de valores. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Por ejemplo, la función REDONDEAR(A10;2) redondea un valor numérico que está en la celda A10 hasta 2 posiciones decimales

Estructura de las funciones

Todas las funciones incluidas en Excel tienen la siguiente estructura:

Nombre (arg 1;arg 2;……;arg n)

La estructura de una función comienza por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por punto y coma1[2] y un paréntesis de cierre.

Nombre de función. Cada una de las funciones incluidas en Excel tiene un nombre único que las diferencia unas de otras, este nombre es una cadena de caracteres alfabéticos, por ejemplo la función PROMEDIO. En algunos casos el nombre incluye uno o más puntos (.) dentro de la cadena de caracteres que lo conforman, como por ejemplo la función PAGO.INT.ENTRE.

Para obtener una lista de funciones disponibles, se selecciona una celda y se presiona el botón para insertar una función en la barra de fórmulas

, si está activa esta barra de fórmulas; o se abre el menú Insertar y a continuación se selecciona la opción Función….

Argumentos. Los argumentos es una lista de valores separados por punto y coma (;), y pueden ser números, referencias de celda, texto entre comillas, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, o valores de error como #N/A. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. La cantidad de argumentos que deban ingresarse a una función es definido por la función misma, y cada uno de estos argumentos deberá ser un valor válido y del tipo requerido por el correspondiente orden en que es especificado por la función. Algunas funciones no necesitan argumentos como la función PI( ). Nótese que a pesar de no tener argumentos esta función, es obligatorio colocarle tanto el paréntesis de apertura como el de cierre.

Información sobre la estructura de la función. Cuando se escribe la función, aparece la información sobre la estructura de esta función, con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, al ingresar en una celda =REDONDEAR( aparecerá la descripción de esta función. La información de la estructura de las funciones sólo aparece para las funciones que vienen integradas en Excel2[3]. En este ejemplo, el signo igual ( = ) se ingresa antes del nombre de la función para indicar que la función está incluida en una fórmula.

Funciones Anidadas

En algunos casos, puede ser necesario utilizar una función como uno de los argumentos de otra función. Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza la función SI (=SI(arg1;arg2;arg3)), la cual compara el resultado producido por la función PROMEDIO (función anidada) con el valor 50, para determinar cual valor se le va a asignar a la celda en la que se introduce la fórmula.

1

2

Resultados válidos Cuando se utiliza una función anidada como argumento, ésta deberá devolver el mismo tipo de valor que el requerido por este argumento. Por ejemplo, si el argumento especifica un valor VERDADERO o FALSO, la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Excel mostrará el valor de error #¡VALOR!

Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una función de segundo nivel. En el ejemplo anterior, la función PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la función PROMEDIO será una función de tercer nivel, etc.

Introducir una fórmula

Como se mencionó anteriormente, las fórmulas son expresiones que efectúan cálculos con los valores que se encuentran en la misma hoja de cálculo o en otra hoja del mismo libro de trabajo, para producir un nuevo valor que se va a asignar a la celda en la cual se introduce la fórmula. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual ( = ).

Introducir una fórmula sencilla

Una fórmula sencilla o simple contiene un solo operador y uno o dos operandos, ejemplos de estas fórmulas se muestran a continuación:

Fórmula Acción =128+345 Suma 128 y 345

=5,25^2 Halla el cuadrado de 5,25

Para introducir estas fórmulas se puede seguir el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar la celda en que desee introducir la fórmula. 2. Escribir el signo igual (=). 3. Introducir la fórmula. 4. Presionar ENTRAR.

Otra forma para ingresar una fórmula, es utilizar la barra de fórmulas si está activada.

Introducir una fórmula que contenga referencias de celdas:

Las siguientes fórmulas contienen referencias relativas de celdas. La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente cuando su valor depende de los valores de otras celdas. Por ejemplo si la celda B2 contiene la fórmula =C2, entonces se tiene que la celda B2 es dependiente de la celda C2.

Fórmula Acción =C2 Utiliza el valor de la celda C2

=Hoja2!B2 Utiliza el valor de la celda B2 de Hoja2

=-A10 Cambia de signo al valor numérico que se encuentra en la celda A10

=A1+23 Suma al valor que contiene la celda A1 el número 23

Cuando se introduce una fórmula que contiene referencia de celdas Excel muestra en colores diferentes las distintas referencias. Por ejemplo, al introducir en la celda D9 la fórmula =(C9*B9) se podrá observar algo como lo siguiente:

COPIAR UNA FÓRMULA

Cuando se trabaja con una hoja de cálculo, el objetivo primordial es expresar los cálculos requeridos que llevan a la solución de un problema mediante una o más fórmulas. Pero es frecuente que, por la naturaleza del problema, una fórmula que se ha introducido en una celda se necesite copiarla a otra u otras celdas donde se aplica la misma fórmula. Al copiarse una fórmula de una celda a otras celdas, las referencias de celda pueden cambiar de acuerdo al tipo de referencia que se utilice.

Para copiar se pueden utilizar el siguiente procedimiento:

Procedimiento

1. Seleccionar la celda que contenga la fórmula a copiar. 2. Comprobar que las referencias de celda utilizadas en la fórmula producirán

el resultado deseado. Si se requiere, se debe cambiar el tipo de referencia de celda, por ejemplo, si en una fórmula se necesita que siempre se haga referencia a una misma celda, entonces esta referencia se debe cambiar a referencia absoluta o mixta.

3. Abrir el menú Edición, y elegir la opción Copiar. 4. Luego seleccionar la celda o celdas en la que se desea copiar la fórmula. 5. Abrir de nuevo el menú Edición. Para copiar la fórmula y el formato hacer

clic en Pegar.

6. Para copiar la fórmula solamente hacer clic en Pegado especial y, a continuación, en Fórmulas.

MODIFICAR O EDITAR UNA FÓRMULA

Sin por alguna razón, una fórmula que ya se ha ingresado en una celda necesita ser modificada, no es conveniente volver a escribir la fórmula desde el principio, sino utilizar el procedimiento para modificación o edición del contenido de una celda, el cual se muestra a continuación:

1. Haga doble clic en la celda que contiene la fórmula que desea modificar. 2. Modifique el contenido de la celda preferiblemente en la barra de fórmulas

3. Realice las modificaciones que sean necesarias (insertar, cambiar o

eliminar caracteres en la fórmula), utilizando para desplazarse en la misma el cursor del mouse y/o las teclas de direccionamiento del cursor.

4. Para finalizar la edición y aceptar las modificaciones realizadas presione la tecla ENTRAR o presione el botón introducir de la barra de fórmulas.

ELIMINAR FÓRMULAS

Para eliminar fórmulas que se encuentren en una hoja de cálculo, el procedimiento más directo y sencillo es el siguiente:

1. Seleccionar la celda que contenga la fórmula. 2. Presionar la tecla <SUPR>.

Se pueden eliminar todas las fórmulas que están en un rango de celdas, para lo cual se debe seleccionar primero el rango de celdas y luego se presiona la tecla <SUPR>.

CORREGIR FÓRMULAS

Al igual que un corrector gramatical, Excel emplea algunas reglas para comprobar si hay problemas en las fórmulas. Estas reglas no garantizan que la hoja de cálculo no tenga ningún problema, pero ayudan en gran medida a encontrar los errores más comunes.

Los problemas se pueden revisar de dos formas: de uno en uno, como con el corrector ortográfico, o inmediatamente sobre la hoja de cálculo mientras se trabaja. Cuando Excel detecta un problema, muestra un pequeño triángulo en la esquina superior izquierda de la celda. Ambos métodos presentan las mismas opciones.

Celda que posiblemente tiene un problema de fórmula

Si se selecciona la celda que muestra este triángulo aparece al lado de la misma el botón que al hacer clic en él muestra un conjunto de opciones. Se puede solucionar el problema utilizando alguna de las opciones que aparecen u omitirlo. Si se omite, ya no volverá a aparecer en las comprobaciones de errores subsiguientes. Sin embargo, todos los errores que haya omitido se pueden restablecer para que vuelvan a mostrarse.

Es frecuente que en una hoja de cálculo nos aparezca este indicador de error en celdas que con toda seguridad sabemos que no tienen errores, como cuando Excel detecta que al copiarse una fórmula a una celda, una de las celdas contiguas a ésta contiene una fórmula que es diferente, lo cual lo podríamos interpretar como una señal de precaución.

Más adelante se explicará con detalle estos y otros procedimientos para corregir errores.

BÚSQUEDA Y CORRECCIÓN DE PROBLEMAS EN LAS FÓRMULAS

Es frecuente encontrarnos con uno o varios problemas cuando tenemos fórmulas en una hoja de Cálculo de Excel, como pueden ser: La fórmula ingresada no calcula el valor correcto, ya sea por que la misma no utiliza los valores que deben ser o que realiza los cálculos en un orden que altera el resultado; o que el Excel muestra alguna señal de advertencia o de error. Para encontrar y poder solucionar estos problemas podemos valernos de lo siguiente:

Reglas y errores que se detectan al corregir fórmulas

Errores de valores: La formula no usa la sintaxis, argumentos o tipos de datos esperados. Los valores de error que se pueden mostrar incluyen #DIV/0!, #N/A, #NAME?, #NULL!, #NUM!, #REF!, y #VALUE!. Cada valor de error tiene distintas causas y se resuelve de diferente modo. Si se introduce un valor de error directamente en una celda, no se marcará como problema.

Año con dos dígitos en fecha de texto: La celda contiene una fecha de texto en la que el siglo se puede interpretar incorrectamente si se utiliza en fórmulas. Por ejemplo, la fecha de la fórmula =AÑO("1/1/31") podría ser 1931 ó 2031.

Número almacenado como texto: La celda contiene números guardados como texto. Suelen proceder de datos importados de otros orígenes. Los números guardados como texto pueden ocasionar cambios inesperados en la forma de ordenar, es preferible convertirlos a números.

Formulas incoherentes en una parte de la hoja de cálculo

La fórmula no coincide con el patrón de las demás fórmulas cercanas. En muchos casos, las fórmulas adyacentes a otras sólo se diferencian en las referencias empleadas.

Fórmulas =SUMA(A1:F1)

=SUMA(A2:F2)

=SUMA(A10:F10)

=SUMA(A4:F4)

En este caso, la fórmula =SUMA(A10:F10) se marcará porque las fórmulas adyacentes cambian en una fila, y ésta cambia en 8 filas.

Si las referencias utilizadas en una fórmula no son coherentes con las de las fórmulas adyacentes, se indicará el problema.

La fórmula omite celdas de una parte de la hoja de cálculo

La fórmula puede no incluir una referencia correcta. Si una fórmula hace referencia a un rango de celdas y se agregan celdas debajo y a la derecha del mismo, las referencias pueden dejar de ser correctas. La fórmula no siempre actualiza automáticamente su referencia para incluir las nuevas celdas. Esta regla compara la referencia de una celda con las celdas adyacentes. Si las celdas adyacentes contienen más números (no son celdas en blanco), entonces se indica el problema.

En el caso siguiente, la fórmula =SUMA(A2:A4) se marcará con esta regla, puesto que las celdas adyacentes contienen datos.

A1 15.000

2 9.000

3 8.000

4 20.000

5 5.000

6 22.500

=SUMA(A2:A4)

La fórmula hace referencia a celdas vacías

La fórmula contiene una referencia a una celda vacía. Esto puede dar lugar a resultados no deseados, como en el siguiente ejemplo.

Suponga que desea obtener el promedio de los números indicados a continuación. Si la tercera celda hacia abajo del rango indicado está en blanco, el resultado es 22,75. Si la tercera celda hacia abajo del rango indicado contiene 0, el resultado es 18,2.

A B1

2 24 24

3 12 12

4 0

5 45 45

6 10 10

=PROMEDIO(A2:A6) =PROMEDIO(B2:B6)Auditoria de fórmulas

Utilice Auditoría de fórmulas para reflejar gráficamente, o rastrear, las relaciones entre las celdas y las fórmulas que tengan flechas azules. Puede rastrear los precedentes (las celdas que proporcionan datos a una celda concreta) o los dependientes (las celdas que dependen del valor de una celda específica).

Hoja de cálculo con flechas de rastreo

Buscar y corregir errores en fórmulas

Corregir un valor de error, como #¿NOMBRE?

Si una fórmula no puede evaluar adecuadamente un resultado, Microsoft Excel presentará un valor de error. Cada tipo de error tiene distintas causas y diferentes soluciones. Los errores en las fórmulas pueden dar lugar a valores de error, así como a resultados no deseados.

A continuación se facilitan algunos procedimientos que le ayudarán a detectar y analizar los errores.

a. #####

Se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

b. Las fechas y las horas son números negativos

Si utiliza el sistema de fechas 1900, las fechas y las horas en Excel deben ser valores positivos.

c. #¡VALOR!

Se produce cuando se utiliza un tipo de argumento o de operando incorrecto.

d. #¡DIV/0!

Se produce cuando se divide un número por cero (0).

1. Seleccione la celda que muestra el error, haga clic en el botón que aparece y, a continuación, haga clic en Rastrear error si aparece.

2. Revise las posibles causas y soluciones.

e. #¿NOMBRE?

Se produce cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.



f. #N/A

Se produce cuando un valor no está disponible para una función o una fórmula.



g. #¡REF!

Se produce cuando una referencia de celda no es válida.



h. #¡NUM!

Se produce cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o una función.



i. #¡NULO!

Este error se genera cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se interceptan. El operador de intersección es un espacio entre referencias.



Rastrear la relación entre fórmulas y celdas

Puede mostrar celdas precedentes y celdas dependientes de fórmulas.

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y en la ficha Ver. 2. Compruebe que está seleccionado Mostrar todos o Mostrar marcadores

de posición en Objetos. 3. En el menú Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación,

haga clic en Mostrar barra de herramientas Auditoría de fórmulas. 4. Siga uno de estos procedimientos.

Rastrear celdas que proporcionan datos a una formula (precedentes)

1. Seleccione la celda que contenga la fórmula para la que se desee buscar las celdas precedentes.

2. Para que aparezca una flecha de rastreo para cada celda que proporcione directamente datos a la celda activa, haga clic en Rastrear precedentes

en la barra de herramientas Auditoría de fórmulas. 3. Para identificar el siguiente nivel de celdas que proporcionan datos para la

celda activa, haga clic otra vez en Rastrear precedentes . 4. Para quitar las flechas de rastreo de nivel en nivel, comenzando por la

celda precedente más alejada de la celda activa, haga clic en Quitar un nivel de precedentes . Para quitar otro nivel de flechas de rastreo, haga clic otra vez en el botón.

Rastrear fórmulas que hacen referencia a una celda en concreto (dependientes)

5. Seleccione la celda para la que desea identificar las celdas dependientes. 6. Para que aparezca una flecha de rastreo para cada celda dependiente de la

celda activa, haga clic en Rastrear dependientes en la barra de herramientas Auditoría de fórmulas.

7. Para identificar el siguiente nivel de celdas que dependen de la celda activa, haga clic otra vez en Rastrear dependientes

8. Para quitar las flechas de rastreo de nivel en nivel, comenzando por la celda precedente más alejada de la celda activa, haga clic en Quitar un nivel de dependientes . Para quitar otro nivel de flechas de rastreo, haga clic otra vez en el botón.

9. Para quitar todas las flechas de rastreo que haya en la hoja de cálculo, haga clic en Quitar todas las flechas en la barra de herramientas Auditoría de fórmulas.

Corregir problemas comunes en las fórmulas

Al igual que un corrector gramatical, Excel emplea algunas reglas para comprobar si hay problemas en las fórmulas. Estas reglas no garantizan que la hoja de cálculo no tenga ningún problema, pero ayudan en gran medida a encontrar los errores más comunes. Los dos métodos empleados a continuación tienen las mismas opciones.

Cambiar los problemas comunes que comprobará Excel

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Comprobación de errores.

2. Active o desactive la casilla de verificación deseada.

Corregir los problemas comunes de las fórmulas de uno en uno, como con un corrector ortográfico

Precaución Si la hoja de cálculo ya se revisó previamente para buscar problemas y éstos no se tuvieron en cuenta, los problemas no aparecerán hasta que se restablezcan los problemas omitidos.

1. Seleccione la hoja de cálculo cuyos errores desee revisar. 2. Si la hoja de cálculo se calcula manualmente, presione F9 para actualizarla. 3. En el menú Herramientas, haga clic en Comprobación de errores. 4. Si no ha tenido en cuenta algunos errores anteriormente y desea volver a

revisarlos, haga clic en Opciones, a continuación en Restablecer errores omitidos, después en Aceptar y, por último, en Reanudar.

5. Coloque el cuadro de diálogo Comprobación de errores justo debajo de la barra de fórmulas . La barra de fórmulas es el lugar más adecuado para realizar cambios en una fórmula cuando se utiliza la Herramienta de comprobación de errores.

6. Haga clic en un botón situado a la derecha del cuadro de diálogo. Las opciones son distintas para cada tipo de problema.

Si hace clic en Omitir error, se marcará el problema para omitirlo en las revisiones subsiguientes.

7. Haga clic en Siguiente. 8. Continúe hasta finalizar la revisión de errores.

Marcar los problemas comunes de las fórmulas en la hoja de cálculo y corregirlos directamente

Si una celda contiene una fórmula que incumple alguna regla, aparece un triángulo en la esquina superior izquierda de la celda.

Celda con un problema de fórmula

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Comprobación de errores.

2. Active la casilla de verificación Habilitar comprobación de errores en segundo plano.

3. Para cambiar el color del triángulo que marca dónde está el problema, seleccione otro color en el cuadro Color del indicador de error.

4. Seleccione una celda que tenga un triángulo en la esquina superior izquierda.

5. Junto a la celda, haga clic en el botón que aparece y, a continuación, haga clic en la opción deseada. Las opciones varían para cada tipo de problema, que se describe en la primera entrada.

Si hace clic en Omitir error, se marcará el problema para omitirlo en las revisiones subsiguientes.

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