VII CONGRESO NACIONAL SOCIEDAD CUBANA DE...

2007

OrganizaciónPanamericanade la Salud

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Incorporación Tecnológica en Servicios de Radioterapia, Medicina

Nuclear y RadiologíaVII CONGRESO NACIONAL

SOCIEDAD CUBANA DE BIOINGENIERÍAHABANA, CUBA 2007

Pablo JiménezAsesor Regional en Salud Radiológica

IncorporaciIncorporacióón Tecnoln Tecnolóógica en gica en Servicios de Radioterapia, Medicina Servicios de Radioterapia, Medicina

Nuclear y RadiologNuclear y RadiologííaaVII CONGRESO NACIONAL VII CONGRESO NACIONAL

SOCIEDAD CUBANA DE BIOINGENIERSOCIEDAD CUBANA DE BIOINGENIERÍÍAAHABANA, CUBA 2007HABANA, CUBA 2007

Pablo JimPablo JimééneznezAsesor Regional en Salud RadiolAsesor Regional en Salud Radiolóógicagica

2007


Por qué es importante una adecuada planificación y gestión de

la tecnología en los servicios de radiomedicina?

Por quPor quéé es importante una es importante una adecuada planificaciadecuada planificacióón y gestin y gestióón de n de

la tecnologla tecnologíía en los servicios de a en los servicios de radiomedicinaradiomedicina??

2007


••107 107 millionmillion people

people withoutwithout

accessaccess toto health

health servicesservices forfor

geographicgeographic reasons

reasons

••152 152 millionmillion peoplepeople withoutwithout accessaccess totosafesafe drinkingdrinking waterwater andand basicbasic sanitationsanitation

120 120 millionmillion people

people withoutwithout

accessaccess toto health

health servicesservices

duedue forfor economiceconomic reasons

reasons

2005 Health Related Millennium Development Goals in Latin America and the Caribbean

Social exclusion in health

2005 Health Related Millennium Development Goals in Latin America and the Caribbean

Social exclusion in health

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• Cumplen una función esencial en atención en salud

• Acceso bajo y no equitativo• La calidad es cuestionable• Ineficiente organización de los

servicios• Escasez alarmante de radiólogos• Personal con entrenamiento

mínimo o subóptimo• Nuevas tecnologías representan

nuevos retos no resueltos

SERVICIOS DE IMAGINOLOGIASERVICIOS DE IMAGINOLOGIASituaciSituacióónn

• El cáncer es la 2da causa de muerteen la Región.

• Al menos el 50% de los pacientesse beneficiarían de la RT.

• Baja capacidad en diagnóstico precoz y tratamiento.

• Acceso no equitativo a servicios• Escasez de recursos humanos tanto radioncólogos como físicos médicos

• La calidad prestada es mejorable• Los accidentes con graves consecuencias son aún probables

SERVICIOS DE RADIOTERAPIA

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• Falta de gestión y planificacióntecnológica

• Los costes de adquisición y mantenimiento son más elevados que en los países industrializados

• La distribución geográfica y los tiempos de uso no son los óptimos.

• Mucha tecnología comprada o donada aún en cajas o subutilizada

• Incorporación de alta tecnología no adecuada para la Región

GESTION TECNOLOGICA

• Analizar la idoneidad de cada tecnología en función de la situación epidemiológica del país o región.

• El conocimiento técnico, aptitudes y recursos de funcionamiento necesarios pudieran no conseguirse fácilmente en un contexto de país en desarrollo.

• Para equipos costosos la rentabilidad, distribución y accesibilidad deben ser temas prioritarios.

• El coste de adquisición de un equipo complejo es sólo la punta de un iceberg.

• Los costes de operación y de mantenimiento asociados a menudo se subestiman gravemente o simplemente no son considerados durante la decisión de compra.

GESTION TECNOLOGICAConsideraciones en el contexto de un país en desarrollo

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• Realizar Estudios de ViabilidadPlanificación de los serviciosRecursos humanosCostes de funcionamientoMantenimiento adecuadoInfraestructuras

• Preparar especificaciones técnicas• Realizar la compra adecuadamente• Hacer la puesta en marcha clínica

GESTION TECNOLOGICA

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¿Cómo se hace un Estudio de Viabilidad?

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GRUPO DE TECNICO

•Oncólogo radioterapeuta•Físico médico •Técnico o tecnólogo de radioterapia•Ingeniero biomédico•Persona de la administración del hospital•Persona de la Autoridad de Salud

EJEMPLO: ACELERADOR LINEALEJEMPLO: ACELERADOR LINEAL

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¿Cómo empezar?¿Cómo empezar?

Análisis cuidadoso de la necesidad y plantearse lasrazones para la compra del acelerador lineal.Por ejemplo:

Establecer un servicio de radioterapia oncológicaIncremento del volumen de pacientesLa capacidad técnica no es lo suficientemente buenaIncorporar nuevas técnicas de tratamientoNo hay piezas de repuesto disponibles

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Cálculos BásicosCálculos Básicos

Qué población se pretende atender con este servicio o unidad?Cual es la tasa de incidencia de cáncer en la zona a cubrir?Que porcentaje de uso va a tener la radioterapia?Cuantos pacientes anuales se estiman que se van a atender?Cuantas unidades o servicios ya hay en la zona a cubrir?Cuantas horas o turnos diarios serán necesarios?

Estimación de la actividad por unidad de tratamiento de radioterapia

Estimación de la actividad por unidad de tratamiento de radioterapia

447Número de pacientes tratados por unidad de tratamiento22Duración tratamiento medio (días)

9.840Carga de trabajo total anual (número de sesiones)40Carga de trabajo por jornada de 12 horas 4Pacientes por hora de tiempo efectivo de unidad de tratamiento

2.460Total horas anuales efectivas de tratamiento de pacientes10Horas efectivas de tratamiento de pacientes2Horas diarias dedicadas a controles diarios y pausas de personal

12Horas de funcionamiento por unidad de tratamiento246Total días laborables útiles15Días Festivos al año

104Sábados y Domingos365Días totales al año

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Costes de personalCostes de personal

128-143Número de pacientes completos tratado por facultativo

9-10Horas dedicadas a proceso completo por paciente

1.284Jornada laboral por facultativo214Total días laborables de trabajo efectivo32Días de vacaciones (promedio)

15Festivos104Fines de semana365Días totales al año

Cálculo de la actividad por facultativo especialista Cálculo de la actividad por facultativo especialista

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Cálculos económicosCálculos económicos

Costes de personalCostes de aprovisionamientosCostes de servicios exterioresCostes de amortizacionesCostes estructuralesCostes repercutidos

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Relación de costes estimados de personal por persona y total del personal .Relación de costes estimados de personal por persona y total del personal .

$ 31.887$ 31.887$ 2.868$ 7.199$ 3.084$ 18.73610Total Personal 1 jornada de 6 horas

$ 63.773$ 63.773$ 5.736$ 14.398$ 6.167$ 37.47219Total Personal 2 jornadas de 6 horas

$ 3.788$ 1.894$ 203$ 420$ 181$ 1.0902Otro personal auxiliar

$ 2.808$ 1.404$ 150$ 311$ 104$ 8392Aux. Administrativo

$ 3.788$ 1.894$ 203$ 420$ 181$ 1.0902Aux. Clínica

$ 10.685$ 2.137$ 229$ 473$ 205$ 1.2305Técnico Radioterapia

$ 6.802$ 3.401$ 364$ 753$ 326$ 1.9582Enfermería

$ 11.278$ 5.639$ 432$ 1.292$ 559$ 3.3562Físico médico

$ 18.045$ 6.015$ 461$ 1.378$ 596$ 3.5803Radioterapeuta

$ 6.579$ 6.579$ 504$ 1.507$ 652$ 3.9161Jefe de Servicio

TotalTotal por personaAbsentismoSeguridad

SocialComplementosRetribuciónFijaNºCategoría Profesional

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Distribución del coste total de personal por partidas presupuestariasDistribución del coste total de personal por partidas presupuestarias

Retribución Fija58%

Complementos10%

Seguridad Social23%

Absentismo9%

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Costes anuales de aprovisionamientos Costes anuales de aprovisionamientos

$ 83.109Total

$ 18.865Otro tipo de aprovisionamientos (*)

$ 17.909Material desechable

$ 46.336Fármacos

ImporteTipo de aprovisionamiento

(*) Material fotográfico, de oficina y otros aprovisionamientos.(*) Material fotográfico, de oficina y otros aprovisionamientos.

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Coste anual del mantenimiento del equipamiento

Coste anual del mantenimiento del equipamiento

$ 355.805 Total

$ 4.533 10%$45.333Cortador bloques manual y aparejos

$ 7.991 10%$79.910Accesorios inmovilización

$ 13.184 10%$131.837Equipos de Calibración y dosimetría

$ 34.497 10%$344.971Sistema Planificación Tridimensional

$ 115.600 10%$1.156.000Simulador TC más estación

$ 180.000 10%$1.800.000Acelerador Lineal de Alta Energía

Cuota anual%ImporteEquipamiento

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COSTES INFRAESTRUCTURA Y MANTENIMIENTO

COSTES INFRAESTRUCTURA Y MANTENIMIENTO

OBRA DE BUNKEROBRA DEL SERVICIOMOBILIARIOMANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA

OBRA DE BUNKEROBRA DEL SERVICIOMOBILIARIOMANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA

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COSTES ASOCIADOS A LA ACTIVIDAD Y REPERCUTIDOS

COSTES ASOCIADOS A LA ACTIVIDAD Y REPERCUTIDOS

Hospitalización1.Hospitalización enfermería plantasLaboratorios1.Anatomía patológica2.Análisis clínicosLogística1.Gastos contabilidad2.Seguridad y comunicaciones3.Personal no sanitario Servicios Generales4.Informática5.Fotocopiadora6.Limpieza7.Lavandería

Hospitalización1.Hospitalización enfermería plantasLaboratorios1.Anatomía patológica2.Análisis clínicosLogística1.Gastos contabilidad2.Seguridad y comunicaciones3.Personal no sanitario Servicios Generales4.Informática5.Fotocopiadora6.Limpieza7.Lavandería

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Fin del paso 1: ESTUDIO DE VIABILIDAD

Fin del paso 1: ESTUDIO DE VIABILIDAD

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Dejar al vendedorque defina nuestras

necesidades y que haga la selección

Escribir un documentode licitacióny distribuirlo

a los vendedores

LICITACION LICITACION

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Propósito de la LicitaciónPropósito de la Licitación

El propósito de la licitación para un equipo es asegurar la mejor compatibilidad entre los requisitos clínicos del departamento y el equipamiento ya disponible, y no necesariamente comprar el “mejor equipo”.

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Cómo seleccionar el equipo?•Tipos de procedimientos que se realizarán•Ver las especificaciones técnicas•Fabricante

RepuestosServicio técnico y mantenimientoManuales de servicio y de usuarioEducación y entrenamiento

•Representante localServicio y mantenimientoEducación y experiencia del personal

•Facilidad, confiabilidad y seguridad en la operación•Cuanto cuesta incluyendo “todo” lo necesario

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¿Qué queremos?¿Qué queremos?

Hardware

¿Una o múltiples energías?¿Fotones y/o electrones?

¿Alta energía?MLC?

¿Imagen Portal?Conexión a redes?

¿Aplicaciones especiales?

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Computadora y software

¿Modos de adquisición?¿Programas de aplicación?

Redes?¿Capacidad de almacenamiento?

Backup?

¿Qué queremos?¿Qué queremos?

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Educación y entrenamientoPago

GarantíaFiabilidad

Servicio y mantenimientoLista de usuarios

Manuales y otra documentaciónTiempo de entrega

Posibilidad de actualizaciónEquipamiento de control de calidad

Pruebas de Aceptación

¿Qué queremos decir con “todo”?¿Qué queremos decir con “todo”?

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Resumen del sistemaPersonas de ContactoEspecificaciones Comerciales Especificaciones TécnicasServicio Técnico y mantenimientoSeguridad Eléctrica y Mecánica Educación y EntrenamientoDocumentaciónGarantíaInstalación y Pruebas de Aceptación

El documento de licitación debe incluir:El documento de licitación debe incluir:

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Distribuir los documentos de licitación a los vendedoresRELAJARSE!

Fin del paso 2Fin del paso 2

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Especificaciones Comerciales :

• Precio• Pago• Garantía• Seguro de responsabilidad para los instaladores

• Derecho de rechazar o quitar el equipo

Mientras tanto el vendedor deberíapreparar y proporcionar…

Mientras tanto el vendedor deberíapreparar y proporcionar…

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• Especificaciones Mecánicas• Especificaciones Radiológicas• Mesa de Tratamiento• Consola de operaciones• Accesorios• Características de Seguridad

¿Qué debiera especificar el vendedor?¿Qué debiera especificar el vendedor?

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…..y más:

•Lista de usuarios y visitas a los sitios•Fiabilidad (por ejemplo, 95%)•Tiempo de respuesta de servicio y seguimiento•Manuales de Servicio•Actualización•Fecha de entrega, instalación y puesta a punto•Carga de suelos, ascensores y puertas•Requisitos Eléctricos

¿Qué debiera especificar el vendedor?¿Qué debiera especificar el vendedor?

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La decisión:¿Qué equipo cumple con nuestros requisitos?

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¿Se pueden usar eficientemente el equipo y el software para todos los tipos de tratamiento que se piensan hacer?¿Son satisfactorias las especificaciones técnicas?¿El equipo es fácil de usar?¿El precio es razonable?¿La organización del servicio técnico es satisfactoria?¿Se ha incluido bien el entrenamiento requerido?¿Está claro cuando comienza la garantía, cuanto dura y qué incluye?

La decisión…La decisión…

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Visitas a los sitios donde ya se estáusando esa tecnología...

Visitas a los sitios donde ya se estáusando esa tecnología...

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La decisión- Fin del paso 3La decisión- Fin del paso 3

Fabricante 1+ precio+ parámetros técnicos- servicio- Sistema de computación

Fabricante 2+ precio- Parámetros técnicos+ servicio- Sistema de computación

DOCUMENTO JUSTIFICATIVOQueremos este!!

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PREPARAR EL DOCUMENTO DE ACUERDO

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Especificar clara y detalladamente las especificaciones del acuerdo de implementación:¿Cuáles son las responsabilidades del usuario?¿Cuáles son las responsabilidades del vendedor?¿Qué documentos son válidos?Fecha de entregaModo de pagoGarantía

Firmar el contratoHacer la instalaciónRealizar las pruebas de aceptación

DOCUMENTO DE ACUERDODOCUMENTO DE ACUERDO

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Instalación del equipamiento

Espacio suficienteEnergía eléctricaFactores ambientales (temperatura, humedad, polución del aire)Blindaje estructuralVerificar la ejecución

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Pruebas de AceptaciónPruebas de Aceptación

Verificar que la máquina cumple todas las especificaciones dadas por el fabricante y que estas están de acuerdo con los requisitos de la compra. Además, la unidad debe cumplir TODOS los requisitos de seguridad establecidos en las normativas nacionales y/o internacionales (Ej. Documentos IEC)

Verificar que la máquina cumple todas las especificaciones dadas por el fabricante y que estas están de acuerdo con los requisitos de la compra. Además, la unidad debe cumplir TODOS los requisitos de seguridad establecidos en las normativas nacionales y/o internacionales (Ej. Documentos IEC)

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Puesta en ServicioPuesta en Servicio

Asegurar que la unidad está apta para ser usado en pacientes dentro de un departamento determinado. Esto incluye preparación de planificación de los datos y su verificación.

Asegurar que la unidad está apta para ser usado en pacientes dentro de un departamento determinado. Esto incluye preparación de planificación de los datos y su verificación.

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ConsideracionesOperacionales

ConsideracionesOperacionales

• Las pruebas de aceptación y la puesta en servicio se deben realizar antes del uso en pacientes por expertos adecuadamente capacitados.

• Se establecerá un programa de garantía de la calidad integral con la participación de los expertos calificados apropiados en los diferentes campos.

• Las pruebas de aceptación y la puesta en servicio se deben realizar antes del uso en pacientes por expertos adecuadamente capacitados.

• Se establecerá un programa de garantía de la calidad integral con la participación de los expertos calificados apropiados en los diferentes campos.

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MANTENIMIENTO

El mantenimiento regular resultará en:

Incremento de la calidad del servicio médico prestadoAumento de la productividad del servicioIncremento de la seguridad del pacienteIncremento del tiempo de vida útil del equipoProtección de la inversión

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Consideraciones de mantenimiento específicas para equipos de radiomedicina


Verificar la ejecución del programa de mantenimiento. Normalmente lo hace el físico médico Adoptar medidas para prevenir el uso del equipo durante períodos de mantenimientoNotificar al físico médico cada vez que haya una reparación, independientemente de su magnitud.

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El físico médico debe asegurar que se realicen las pruebas y las medidas necesarias antes de que el equipo vuelva a funcionarContar con un contrato de servicio que cubra el mantenimiento preventivo, particularmente cuando el fabricante provee las partes del equipo y el expertoMantener un archivo de servicio durante la vida útil del equipo o por el tiempo especificado por la Autoridad Reguladora.

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MUCHAS GRACIASMUCHAS GRACIAS

Pablo JimPablo JimééneznezAsesor Regional en Salud RadiolAsesor Regional en Salud Radiolóógicagica

[email protected]@paho.org

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