TALLER PRÁCTICO

LENNY KELLY HURTADO ROSAS

SAUL SERRANO ACEVEDO

GRUPO CINCO

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

CIENCIA DE LA INFORMACION, Y LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

TEORIA ARCHIVISTICA

VISITA AL ARCHIVO

LENNY KELLY HURTADO ROSAS

SAUL SERRANO ACEVEDO

GRUPO CINCO

TUTORA

PAOLA PACANCHIPE

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

CIENCIA DE LA INFORMACION, Y LA DOCUMENTACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

TEORIA ARCHIVISTICA

INTRODUCCION

En la era de la información los archivos han tomado gran auge, a partir de 1976

durante el Congreso Nacional de Archivos, celebrado en Washington, se hablo de

una autentica revolución archivística.

Clasificados hoy los archivos como Unidades de Información, para la conservación

y consulta de los documentos, contando además con reconocidos estudiosos del

tema como María Antonia de Heredia (española), quienes han logrado resaltar el

valor científico sobre la temática archivística y posicionar la labor del archivista o

archivero.

Así mismo, es importante resaltar al respecto, el trabajo que viene realizando en

Colombia del Archivo General de la Nación, ente regulador de las políticas y

lineamientos archivísticos, por su constante apoyo en esta ardua labor. Y fuente

de información para las entidades públicas, sobre el manejo de los archivos.

Al realizar la visita, objeto de esta actividad, fue necesario, rescatar la información

adquirida, sobre el tema de los archivos, teniendo en cuenta que cada entidad

realiza su propia documentación que en razón de sus funciones produce y

administra.

OBJETIVOS

Conocer el manejo que le dan a los archivos las diferentes entidades según el servicio a prestar. En nuestro caso particular, los archivos de Corpoamazonia, entidad pública, destacada al sur del país, por su trabajo administrativo de calidad.

Identificar el manejo que se da a la documentación el Archivo Central de la entidad para las transferencias documentales, teniendo en cuenta la corporación tiene seccionales. (Florencia – Amazonia)

Identificar las series documentales, su organización y conservación que la corporación produce.

Conocer sobre los mecanismos que utiliza la entidad para facilitar la consulta.

Identificar los diferentes depósitos documentales que posee la corporación y con base en lo estudiado el manejo de la documentación. Clasificación, ordenación, descripción.

Conocer e identificar los diferentes equipos de almacenamiento, conservación y organización que utiliza la entidad para la documentación que produce.

VISITA AL ARCHIVO CENTRAL DE CORPOAMAZONIA

Nombre de la entidad: Corporación para el desarrollo sostenible del sur de la Amazonia. (CORPOAMAZONIA)

Sede Principal: Mocoa, Putumayo Cra 17 14-85 Tel: 57 8 4295267, 4296641, 4296642. Fax: 57 8 4295255.

Reseña histórica:

La Región del Sur de la Amazonia Colombiana

El espacio jurisdiccional formal

De acuerdo con lo estipulado en la Ley 99 de 1993, el espacio jurisdiccional formal bajo la responsabilidad de CORPOAMAZONIA abarca la totalidad de los territorios departamentales de Amazonas, Caquetá y Putumayo.

Como tal, esta región, que tiene una forma alargada con orientación dominante ESE WNW, puede inscribirse en una figura rectangular enmarcada por los paralelos 03°00'N 04°15'S y los meridianos 069°25'W 077°15'W.

Con base en una primera revisión de fuentes secundarias, se puede afirmar que esta región tiene una extensión que, con una probabilidad del 95 %, parece estar situada entre los 212.000 y los 275.000 km2. Como tal representa alrededor de una quinta parte del total del área "continental" de Colombia.

El bajo nivel de precisión en el valor de la extensión territorial de la región se debe fundamentalmente a carencias en los textos jurídicos que definen los límites de los tres departamentos. Esta falta de rigor es, por supuesto, en primera instancia un reflejo de la débil visión espacial de los autores de dichos textos. Pero también es un reflejo de la no-disponibilidad efectiva de instrumentos de apoyo cartográfico con un adecuado nivel de resolución, acoplados a una red geodésica fidedigna y a observaciones astronómicas cuidadosas en una cantidad acorde con la extensión del "objeto problema".

Partes significativas del espacio jurisdiccional formal asignado a CORPOAMAZONIA están cobijadas por normas legales especiales (v.gr. parques nacionales, territorios indígenas, etc.). Muchos de estos espacios están regidos por normas de orden nacional que pretenden condicionar, y hasta cierto punto incluso determinar, de manera preestablecida una serie de restricciones y orientaciones para cualquier escenario de ordenación y uso del suelo de la región. Pero, resulta que en la definición y delimitación de dichos espacios se cometieron ligerezas del mismo estilo que las ya anotadas para los tres departamentos. Lo

anterior se encuentra agravado con el hecho que no siempre se tuvo la debida y oportuna precaución de, entre otros, hacer anotar dichos espacios para los cuales se pretende que rijan controles y regulaciones especiales de la propiedad por parte del Estado en los folios correspondientes de la Superintendencia de Notariado y Registro, del Catastro Nacional, etc. Con las consecuencias obvias de conflictos sociales y litigios interminables.

El espacio funcional

Para CORPOAMAZONIA es indispensable orientar adecuadamente su espacio

funcional de manera tal que las actuaciones de la institución ‑ en especial los

procesos de ordenación de acuerdo con una postura de política ecológica

ambientalmente sostenible ‑ maximicen el aprovechamiento de los recursos

humanos y financieros disponibles en un momento dado, teniendo en cuenta:

La extensión territorial que tiene bajo su jurisdicción

El abanico de las situaciones sociopolíticas imperantes en dicho territorio; y las exigencias de generar efectos ambientales positivos para las diversas comunidades humanas asentadas en el territorio donde ejerce su función y responsabilidad de autoridad ambiental regional, rápidamente capitalizables como logros de una gestión estatal responsablemente interesada en el desenvolvimiento de dicha región.

Pero ¿cuál es, o podría ser, ese espacio funcional efectivo y conveniente para CORPOAMAZONIA?

Para el espacio jurisdiccional formal “único” identificado en el Numeral anterior existen varios modelos de espacio funcional, bastante diferentes entre sí. Los elementos más sobresalientes de algunos de los más usuales de estos modelos fueron reseñados recientemente por MAYA et al. (1997) de los cuales se tomaron las siguientes anotaciones:

Desde «lo ecológico», para el resto del mundo, la Amazonia colombiana representa la última “gran frontera” de lo natural, área especial de reserva ecológica de interés mundial por ser recipiente singular de la mega biodiversidad del trópico húmedo. No se desconoce que hay razones que ameritan estos calificativos, pues la Amazonia colombiana alberga importantes centros de diversidad y endemismo, en teoría debido a la influencia de los refugios de clima húmedo que perduraron allí durante las glaciaciones del Pleistoceno, y conocidos como los refugios del Napo, de Loreto e Imerí, entre otros. Igualmente debe reconocerse el valor de los ecosistemas localizados en zonas de rápida transición de clima, relieve y suelos, como ocurren en la vertiente oriental de la Cordillera Andina y sus piedemontes, en las selvas ubicadas en la transición entre la Amazonia y la Orinoquia, y aquellas entre el río Guaviare y el río Vichada. Del mismo modo, existen condiciones que propician una alta diversidad de

ecosistemas terrestres y acuáticos como lo son las verseas, los igapós, y los complejos de caatingas y campiñas y los bosques subhigrofíticos e higrotropofíticos, entre otros.

Desde «lo ambiental» la Amazonia colombiana recibe las mayores precipitaciones de la Amazonia (entre 3.500 y 5.000 mm/año), y por lo tanto alberga los bosques pluviales tropicales más exuberantes e impresionantes de la tierra, bosques naturales con altísima biodiversidad pero con condiciones de bajísima productividad económica inicial. Estos bosques están ubicados sobre suelos extremadamente pobres con severos limitantes agronómicos, entre ellos una alta deficiencia en fósforo y potasio, niveles tóxicos de aluminio, baja capacidad de intercambio catiónico y alta probabilidad.

El área cuenta con una red natural de drenajes restringida para la navegación a gran escala, lo cual hace de la misma una de las de menor accesibilidad fluvial de toda la Amazonia. Además, se trata del territorio colombiano más lejano de los puertos marítimos profundos que tiene el país.

Es una de las áreas de toda Sudamérica, de la cual sólo se dispone de conocimientos marginales y fragmentados acerca de su potencial para el desarrollo de actividades socioeconómicas, y donde seguramente existe la dotación a nivel de equipamiento e infraestructura social y económica de la menor densidad y mayor precariedad en el continente.

Haciendo a un lado la coca, el Sur de la Amazonia Colombiana es una región que a pesar de su gran riqueza natural, en la actualidad ofrece una baja oferta de recursos y de facilidades para la exportación En el pasado, la Amazonia ha vivido

numerosas bonanzas extractivitas ‑ quina, caucho, oro, pieles, petróleo, coca ‑ las

cuales han determinado la ocupación, explotación y posterior abandono de este territorio.

Vista como área fronteriza internacional, se le ha dado importancia como base para el establecimiento y mantenimiento de la presencia militar y de colonizaciones dirigidas para el poblamiento y la salvaguardia de la soberanía nacional en las fronteras con Brasil, Perú y Ecuador.

Como frontera interna, se le ha considerado como espacio desocupado, inicialmente susceptible de ser tratado en su totalidad como reserva forestal de uso restrictivo, y luego, hacia el cual dirigir desplazados de las zonas de expulsión de población del interior del país.

CORPOAMAZONIA optó por utilizar como referente una Amazonia concebida desde «lo ambiental» cuya riqueza albergada en la enorme diversidad biológica, de la cual los habitantes locales son depositarios, no es el resultado espontáneo

de una “naturaleza prístina” alejada de la mano del hombre, sino, mejor, el de 10.000 años de selección y manipulación intencionada de su entorno en general, y de especies cultígenas en especial, por parte de las comunidades nativas de la Amazonia.

Partiendo de este supuesto, es claro entonces que la preservación del patrimonio amazónico va a depender de la posibilidad que las comunidades locales actualmente establecidas puedan seguir ocupando sus territorios autónomamente, que puedan seguir utilizando y manejando su eco topos y biomas productivamente.

Estructura orgánica (organigrama)

DATOS SOBRE LA PERSONA ENCARGADA DEL MANEJO DEL ARCHIVO CENTRAL

Nombre: Rosa del Carmen Perafán Fajardo

Cargo: Técnico Administrativo de Gestión Documental

Función:

Conforme a la RESOLUCIÓN No.1021 DEL 07 DE OCTUBRE DE 2011 Por medio de la cual modifica y se constituye una versión integral del “Manual Especifico de Funciones, Competencias Laborales y Requisitos para los empleos de la Planta de Personal de Corporación para el Desarrollo Sostenible del Sur de la Amazonia –CORPOAMAZONIA-“.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Aplicar sistemas de información, clasificación, actualización, manejo y conservación de la información de la Corporación.

2. Coordinar y controlar la elaboración, aplicación y/o actualización de las tablas de retención documental de la Corporación.

3. Hacer seguimiento periódico a la oportuna entrega correspondencia interna, revisando los registros de control.

4. Administrar las transferencias primarias realizadas por las dependencias y las correspondientes tablas de retención documental.

5. Controlar todos los procedimientos archivísticos en el archivo central, adoptando permanentemente mecanismos e instrumentos ágiles y adecuados para la prestación eficiente y oportuna del servicio.

6. Atender las consultas que se requieran del archivo central de la Corporación para satisfacer necesidades de información.

7. Ejecutar los procedimientos técnicos y operativos relacionados con la conservación preventiva, organización, descripción y servicio de información del Archivo Central de la Corporación.

8. Operar los aplicativos de gestión documental, acorde a directrices de su superior inmediato.

9. Responder por el buen manejo del archivo de la dependencia a la que pertenece y por los bienes a su cargo.

10. Apoyar el desarrollo de las actividades programadas por la Institución o por la dependencia a la que pertenece cuando su jefe inmediato lo requiera.

11. Desarrollar las acciones que deban adoptarse para el logro de los objetivos y las metas propuestas.

12. Apoyar a su superior inmediato en resolver consultas propias de la dependencia.

13. Aplicar los métodos y procedimientos del sistema de calidad y control interno y velar por la calidad, eficiencia y eficacia del mismo.

14. Las demás que se le asignen y sean afines con la naturaleza del cargo

Aspectos Específicos.

Objetivos de la Organización.

General

Disminuir los conflictos Ambientales, fortaleciendo el papel de autoridad ambiental, con la participación activa de actores y agentes institucionales; y orientar procesos que aporten al mejoramiento de la calidad de vida de las comunidades de la Región” a partir de los siguientes objetivos específicos.

Específicos.

Regular y orientar los procesos de diseño y planificación del uso de territorio y de los recursos naturales para garantizar su adecuado aprovechamiento;

Fortalecer los mecanismos institucionales, financieros, físicos y humanos para el control y la vigilancia de los recursos naturales en el área de la jurisdicción de la Corporación;

Propiciar el conocimiento, uso y conservación de la biodiversidad para garantizar el mejoramiento de la calidad de vida de la población en el marco del desarrollo sostenible;

Prevenir, mitigar y recuperar espacios y recursos de la oferta natural, que se han visto afectados por el establecimiento y desarrollo de actividades humanas y productivas extensivas o intensivas en la región;

Misión.

“Conservar y administrar el ambiente y los recursos naturales renovables, promover el conocimiento de la oferta natural, representada por su diversidad biológica, física, cultural y paisajística, y orientar el aprovechamiento sostenible de sus recursos facilitando la participación comunitaria en las decisiones ambientales"

Visión.

“El Sur de la Amazonía Colombiana como una “Región” cohesionada social, cultural, económica y políticamente, por un sistema de valores fundamentado en el arraigo, la equidad, la armonía, el respeto, la tolerancia, la convivencia, la pervivencia y la responsabilidad; Consciente y orgullosa del valor de su diversidad étnica, biológica, cultural y paisajística; Con conocimiento, capacidad y autonomía para decidir responsablemente sobre el uso de sus recursos, para orientar las inversiones hacia el logro de un desarrollo integral que responda a sus necesidades y aspiraciones de mejor calidad de vida”

Generalidades del Archivo Central de CORPOAMAZONIA.

Función del archivo.

Conservar , custodiar, la documentación de manera organizada bajo los lineamientos del Sistema de Gestión de Calidad, que produce la corporación y las sedes que pertenecen a esta, con el fin de facilitar la consulta a los funcionarios y ciudadanía en general.

De hecho observamos que la persona encargada del funcionamiento del archivo de la entidad, posee el perfil como archivista, es tecnólogo del SENA, facilitando su formación para el manejo y administración de la documentación, aplicación de TRD, preocupación por la organización y conservación de la documentación. Apoyo a la administración en la gestión documental, logrando que los funcionarios conozcan e identifiquen la documentación que producen en sus oficinas y que debe ser transferida al archivo central, mediante una constante comunicación del archivo con la parte administrativa.

La funcionaria encargada de este archivo, labora desde el inicio y formación de la Corporación, facilitándole la organización de los documentos, el control de la documentación mediante inventarios sistematizados, creación de TRD, y hoy en día ampliación del Archivo Central. Como resultado, la prestación de un servicio ágil y oportuno en la consulta.

Ubicación física dentro de la estructura de la entidad.

El Archivo es una dependencia de la SAF – Subdirección Administrativa y Financiera, sin embargo, no figura en la estructura organizacional de la Corporación, observación que le fue hecha a la funcionaria del archivo, dejando en manifiesto durante nuestra visita, la sugerencia de ser incluida esta dependencia en el Organigrama, visible para la administración y la ciudadanía en general.

Archivo y Correspondencia

Organización de la documentación.

Para la correcta organización de la documentación en el Archivo Central de la Corporación, se cuenta con Tablas de Retención Documental aprobadas, conocidas en cada dependencia por sus funcionarios. Cada año y a través de un cronograma se realizan transferencias documentales de las diferentes dependencias y seccionales al archivo central, presentadas en el Formato Único de Inventario Documental – FUID y elaborado por la dependencia que realiza la transferencia

El Archivo Central cuenta, además, con una base de datos estructurada conforme al FUID, donde se detalla serie, sub-serie, fechas extremas, número de folios, frecuencia de consulta y la ubicación topográfica de la documentación dentro del archivo, así:

A= 1 C=1 B=1 Caja 1 Orden 2 A= Anaquel C= Cubículo B= Bandeja

Sin embargo, y por el reducido espacio del archivo y anaqueles de madera (como ella los denomina), la funcionaria a prescindido del uso de las cajas para la ubicación de las carpetas. Considerando, que de esta manera optimiza el poco espacio físico que le queda y más agilidad en el momento de la consulta.

El empaste de color verde corresponde a documentación de Tesorería denominada Ordenes de Pago, se encuentran en el Archivo Central sus soportes en físico únicamente para la administración de los mismos; Tesorería posee una base datos con la relación detallada de esta seria año tras año, en el momento de solicitar información al respecto, dicha dependencia envía el numero del volumen, año y numero de orden. De tal manera que en el archivo, es solo cuestión de ubicarla y facilitarla, apoyándose en la misma base de datos de tesorería.

Para la organización de la documentación la Corporación utiliza, carpetas blancas cuatro alas, que llegan al Archivo Central con una descripción hecha a lápiz por los funcionarios remitentes de las transferencias.

Almacenamiento de la información.

Para el almacenamiento de la documentación la Corporación cuenta con dos depósitos documentales; uno es al que tuvimos acceso e hicimos los registros fotográficos; ubicado en el primer piso del edificio entrando a mano derecha detrás del Auditorio, el otro depósito ubicado en el segundo piso, conserva la

documentación de la CAP - que fue la denominación e inicio de lo que conocemos hoy como Corpoamazonia.

Frente del Edificio Archivo Central

Esta documentación se encuentra ubicada en el Archivo Central de la Corporación, en anaqueles hechos de madera curada y archivadores rodantes, con las especificaciones conforme lo señala la norma, Acuerdo 049 de 2002 sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos, en su artículo 3. Áreas de Deposito.

Por ser Corpoamazonia – Putumayo, la sede principal, se encarga de recepcionar la documentación de las sedes de Florencia y Amazonas, viéndose obligada la administración de la entidad , hoy en día, a construir un nuevo depósito documental, que será entregado al Archivo Central en el mes de Agosto del año en curso.

Series documentales (descripción).

En razón de sus funciones la Corporación, produce gran cantidad de documentación, sin embargo desde hace un tiempo se viene organizando y trabajando sobre la política nacional “Cero papel”, aplicando la digitalización en la serie documental “Contratos”.

La serie vital “Historias Laborales”, tiene su propio espacio físico dentro de la entidad en la Oficina de Personal, denominado Banco de Historia Laborales, a cargo de una funcionaria, quien maneja y administra esta serie organizada alfabéticamente, en tomos y en carpetas cuatro alas, con un inventario sistematizado, bajo el concepto de documentación de reserva para la entidad.

Órdenes de Pago, es otra serie, que se recibe, almacena y conserva en el archivo central en empaste por libros, identificando los números de orden que contiene y el año a que corresponde la documentación.

En los archivos rodantes, encontramos series como Resoluciones, Actas (Asamblea y Consejo) en cajas, con descripción de nombre de serie, fecha extremas, número de folios. Entre otras.

El Archivo Central, tiene sus propias series documentales así:

Actas Comité Archivo Correspondencia Externa enviada Inventarios Documentales Planilla de Correspondencia Programa de Gestión Documental

Personal y sus funciones.

La Técnico Administrativo en Gestión Documental, es la única funcionaria frente al Archivo Central desde hace 17 años, dice la funcionaria que no ve la necesidad de más personal, teniendo en cuenta que en el archivo solo se dedica a administrar la documentación. Sin embargo notamos la necesidad de contar con otra persona para el apoyo en el traslado de un lugar otro de la documentación sobre todo durante las transferencias, observamos gran cantidad de carpetas blancas con documentación en el suelo, esperando ser ubicada en los anaqueles, que por falta de espacio y tiempo, la titular aun no ha organizado.

Dotación: muebles, equipos (marcas, tipos, características).

En el Archivo Central cuentan con los siguientes equipos:

Deshumificador: de 50 pintas, que recoge aproximadamente 5 litros de agua.

Termohigrometro para mantener la humedad y la temperatura correcta para el ambiente de archivo.

Escáner: Hp digital Sender 9250C x 200 hojas por minuto. Especial para escanear tomos.

Aire Acondicionado Extintor de polvo químico Equipo de cómputo.

Software y hardware para manejo archivos.

Se utiliza el correo electrónico para facilitar la información, se trabaja con el sistema SIGE y un software implementado para la política “cero papel”. En el momento se mantiene en la plataforma de la Corporación y visible para todos los funcionarios, las Tablas de Retención Documental, en red, de fácil acceso para la consulta, pero sin opción de modificación, la única persona autorizada para ello es la funcionaria del archivo.

GALERIA FOTOGRAFICA TOMADA DEL PORTAL EN INTERNET DE CORPOAMAZONIA. http://www.corpoamazonia.gov.co/

Por tercer año consecutivo, miembros de Corpoamazonia ganan premios en el Concurso Nacional de Periodismo Ambiental que organiza la Corporación Autónoma Regional del Quindío, CRQ.

Entre los días jueves 17 y viernes 18 de Mayo del año en curso se realizó una jornada masiva de Caracol Gigante Africano en 16 barrios del municipio de Puerto Asís.

Logotipo Corpoamazonia.

CONCLUSIONES

De una buena o mala gestión documental, depende la agilidad en las respuestas que genera la administración, a sus funcionarios, entes disciplinarios, ciudadanía en general.

Cada día debemos optimizar los recursos técnicos, en la administración documental, y ser facilitadores de la información, de manera oportuna y veraz.

La normatividad y lineamientos para la organización documental es una en el territorio Colombiano, sin embargo, los Archivos en cada entidad son diferentes como su producción documental también lo es, teniendo en cuenta que se genera en razón de sus funciones, encontrando archivos unos en mejores condiciones de organización que otros.

Es interesante ver como las personas encargadas del manejo de los archivos, desarrollan un sentido común para su organización, comprobándolo, a través del dialogo que se genero durante nuestra visita con la funcionaria del archivo de la Corporación. Esta funcionaria tiene formación en la parte archivística, sin embargo nos conto, que muchas veces debe recurrir a lo mas practico dentro de la misma organización, por ejemplo suprimió por ahora el uso de las cajas, por el reducido espacio que le queda.

La presente visita nos permitió dar una mirada respecto a la forma de organización de los archivos de Corpoamazonia, es de resaltar que la funcionaria que maneja éste es una persona bastante recelosa con la información, situaciones de manejo que actuando con mucha serenidad y paciencia se logro hacer un buen trabajo.

WEB GRAFÍA

Visita al Archivo de la Corporación para el desarrollo sostenible del sur de la Amazonia, sede principal Mocoa putumayo.

Recuperado el día 21 de mayo de 2012 de URLhttp://www.corpoamazonia.gov.co/