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Procedimiento de Gestión

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Las impresiones como las copias de este documento son un DOCUMENTO NO CONTROLADO, sólo se

considerarán como documentos controlados aquellos que se encuentran en el sistema computacional.

TABLA DE CONTENIDO

1.0 OBJETIVO

2.0 ALCANCE

3.0 REFERENCIAS

4.0 DEFINICIONES

5.0 RESPONSABILIDADES

6.0 DESARROLLO

7.0 CONTROL DE REGISTROS

8.0 ANEXOS

CONTROL DE MODIFICACIONES

NÚMERO DE

MODIFICACIONES

NÚMERO DE

PÁGINA

NÚMERO DE

SECCIÓN

FECHA DE

MODIFICACIÓN RESPONSABLE

01 8, 12,

14,15,16,17 6.1, 6.2, 6.3 Febrero 2016 M.Núñez

02 8, 18 6.2, 7 Septiembre 2016 M.Núñez

Nombre Cargo Firma

Elaborado Jose Cifuentes Araya Jefe Corporativo de

Operaciones

Revisado Manuel Núñez Campillay Encargado Sistema de

Gestión

Aprobado Amadeo Monsalve Bustamante Gerente General

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1.0 OBJETIVO

El objetivo de este procedimiento es dar los lineamientos generales para que la

implementación y ejecución de los servicios contratados a IMOPAC se desarrollen dentro

de un Sistema de Gestión de Calidad basado en la Norma ISO-9001.

Este procedimiento debe servir de guía para la implementación y ejecución de los

servicios asociados a un Contrato, de modo de estandarizar las prácticas operativas de

IMOPAC, dándole un sello de calidad que identifique a la empresa.

Los Contratos varían en cuanto al alcance de los servicios, tamaño y duración, por lo cual,

se requiere que el Administrador de Contrato identifique y aplique los conceptos de este

documento para confeccionar sus propios procedimientos.

Además el presente Procedimiento tiene más Objetivos, entre otros:

Asegurarse que los requisitos del cliente se determinan y se cumplen con el

propósito de aumentar la satisfacción del cliente. Cuando el cliente no

proporciona una declaración documentada de los requisitos, la organización debe

confirmarlos.

Determinar los requisitos no establecidos por el cliente, pero necesarios para la

correcta prestación del servicio.

Determinar los requisitos legales y reglamentarios aplicables al servicio.

Asegurarse que la organización tiene la capacidad para cumplir con los requisitos

definidos.

Asegurarse que la prestación del servicio se realiza bajo condiciones controladas,

incluyendo procedimientos de trabajo y registros que proporcionen evidencias del

cumplimiento de los requisitos.

Determinar e implementar disposiciones eficaces para la comunicación con los

clientes respecto de la prestación del servicio y la retroalimentación del cliente,

incluyendo sus quejas.

Establecer la metodología que se aplicará para hacer el seguimiento de la

información relativa a la percepción del cliente con respecto a la calidad del

servicio y el cumplimiento de los requisitos definidos.

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2.0 ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a todos los Contratos de la empresa y son los

Administradores de Contrato los responsables de implementar todas estas actividades y

controles.

3.0 REFERENCIAS

Legales

No hay

Normativos

ISO 9.001; ISO 14.001; OHSAS 18.001.

4.0 DEFINICIONES

SGI: Sistema de Gestión Integrada, este consolida en un solo documento la Gestión en

Seguridad y Salud Ocupacional, Sistema de Gestión de calidad y Gestión en Medio

Ambiente.

CONTRATO: El Contrato es el único documento que contiene el acuerdo mutuo entre

IMOPAC y el cliente y también define los servicios, la entrega y el reembolso de los

mismos. El Contrato es también el vehículo para alinearse claramente con el cliente

respecto de las responsabilidades de IMOPAC. Finalmente, el Contrato describe las

expectativas del cliente en relación con la entrega de servicios. Si surgen conflictos, el

Contrato es siempre el punto de referencia para su aclaración.

ADMINISTRADOR DE CONTRATO: Profesional perteneciente a la dotación de

Imopac que en virtud de su cargo dentro de la Organización, es responsable de la

administración de un Contrato determinado, cuyas obligaciones consideran entre otras, la

Supervisión, Seguridad, Salud Ocupacional y Capacitación de los trabajadores bajo su

dependencia, cumplimiento de programas de producción y/o mantenimiento y la

protección de las instalaciones y del Medio Ambiente.

SERVICIO: El servicio prestado como base de un Contrato, es la respuesta consolidada

y dirigida a requerimientos indirectos, tales como equipos, mano de obra especializada,

ingeniería, etc. que requiere y utiliza el cliente para cumplir con sus objetivos.

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IMOPAC define además los servicios como toda combinación de personal de

administración, operación, mantenimiento y equipos utilizados para atender las

necesidades de un Contrato.

CLIENTE: Persona u organización que recibe los productos o servicios resultantes de un

proceso, en el intento de satisfacer sus necesidades y de cuya aceptación depende la

continuidad de quien los provee.

PRESUPUESTO: El plan o presupuesto de recursos se desarrolla durante el proceso de

negociación y es un documento clave en el traspaso de responsabilidad a operaciones.

Este documento establece la línea de base de los recursos del Contrato, que identifica el

plan original y los precios de dichos recursos tal como fueron ofertados o vendidos.

LINEA BASE DEL CONTRATO: Esta se puede desglosar de la siguiente forma:

•Contrato: Documento formal, firmada por IMOPAC y el cliente, que incluye las anexos

o modificaciones al Contrato.

•Alcance del Contrato: Define el servicio a ejecutar, ubicación, cómo y cuándo; así como

tarifas, acuerdos y responsabilidades de las partes.

•Plan de Ejecución del Contrato: Define todas las estrategias y métodos de ejecución.

•Estimación del Contrato: La estimación del costo de ejecución del Contrato, que incluye

todos los elementos de costos. Incluye también la base de la estimación y demás

documentos de apoyo.

• Evaluación de Riesgos: En caso que se haya considerado factores que pongan en riesgo

el negocio.

•Modelo “Como fue Vendido”: Los precios incluidos en la sección comercial de la

propuesta o Contrato.

•Programa del Contrato: Tiene relación con establecer fechas con hitos importantes a

cumplir, de las actividades, duración, fecha de inicio y término del Contrato.

SATISFACCION DEL CLIENTE: Según ISO 9000 es la percepción del Cliente sobre

el grado en que se han cumplido sus requisitos.

CODIGO DE CONDUCTA Y ETICA: IMOPAC basa sus operaciones en el Código de

Ética y Buenas Prácticas de CAP S.A.

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5.0 RESPONSABILIDADES

Gerente General

Es responsable de gestionar, mantener, evaluar y controlar el Cumplimiento cabal del

presente Procedimiento de Operaciones Corporativo.-

Administrador de Contrato

Es responsable de gestionar, mantener, evaluar, controlar y ejecutar la totalidad de las

Actividades programadas en el presente Procedimiento

Además será responsable de:

- Aplicar, velar y dar Cumplimiento al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud

Ocupacional de IMOPAC Ltda., utilizando los Procedimientos Estructurales de

Gestión, que sean aplicables a cada Contrato.

- Identificar y comprender los Requisitos del Cliente, los términos comerciales,

contractuales y operacionales del Contrato, bajo los cuales se proporcionan los

servicios en la faena que posteriormente serán evaluada por el Cliente, mediante la

Satisfacción al Cliente.

- Establecer los Controles Operacionales aplicables a cada Contrato buscando la

Satisfacción del Cliente para un Servicio de Calidad.

- Identificar y dar Cumplimiento a los Requisitos Legales en el Contrato. Mediante el Registro PE03-RG-01 "Identificación y Evaluación de Requisitos

Legales y Otros Requisitos” y PE03-RG-02 "Seguimiento del Cumplimiento Legal

y Otros Requisitos”. Anexo 1 y 2.

- Planificar y controlar las actividades relacionadas con la Identificación de

Peligros, evaluación de los riesgos y definición de medidas de control de su

Unidad. Mediante el Registro PE02-RG-02 " Matriz Integrada”. Anexo 3.

6.0 DESARROLLO

6.1 INICIO DE UN CONTRATO

Después de la adjudicación del Contrato principal o de alguna notificación formal

de proceder, el Gerente General debe programar y realizar una Reunión de

Arranque del Contrato al interior de Imopac. En ella deben haber

representantes del área de Planificación y Control, Operaciones, Mantenimiento,

Relaciones Laborales y Prevención de Riesgos y Medio Ambiente. En esta

reunión se entregarán todos los antecedentes utilizados para el estudio de la

propuesta, tanto los generados por el cliente, como los antecedentes desarrollados

durante la etapa de estudio. La entrega de información se respaldará mediante

Registro PE01-RG-04 “Lista de Chequeo de entrega a operaciones de antecedentes

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de contrato adjudicado” Anexo 4, perteneciente al Procedimiento VPC-PE-01

“Procedimiento de Gestión Estudio de Propuestas y Presupuestos”.

Esta reunión debe ser respaldada con Registro PE08-RG-04 “Reunión Efectiva”

Anexo 5. En esta reunión (de ser posible), se definirá el equipo de trabajo que

apoyará al Administrador (si estuviese definido) en la ejecución del servicio. De

lo contrario se procederá a la contratación el personal utilizando el Procedimiento

VRL-PO-11 “Reclutamiento y Selección de Personal”.

De ser necesario el Administrador de Contrato, debe solicitar ayuda a las

diferentes áreas de la organización para entender de mejor manera el Contrato.

Debe utilizar a los miembros asignados a su equipo de trabajo y al personal de

apoyo para la movilización efectiva de la infraestructura de la obra. Para ello, debe

generar Carta Gantt de Movilización de Faena que establezca actividades y

tiempos, considerando los requisitos establecidos por el cliente.

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La Carta Gantt de Movilización de Faena, debe considerar la siguiente información:

1. Movilización de la infraestructura, programando efectivamente la entrega, así

como la disponibilidad de los siguientes elementos

Oficina. (Estas deben cumplir los requisitos según norma SEC).

Personal. (Deben cumplir con los requisitos del Contrato).

Taller de Mantenimiento.

Estanterías para herramientas, necesario para el desarrollo del servicio.

Equipos y herramientas, necesario para el desarrollo del servicio. Para el

caso de equipos, el tratamiento debe considerar lo estipulado en

Procedimiento VMM-PE-01 “Activos”.

2. Preparación de Plan de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional para el

Contrato junto al Asesor asignado al Contrato. Esto de acuerdo a lo indicado en

VPM-OD-04 “Plan de Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio

Ambiente”.

3. Administración de la instalación de las necesidades de comunicaciones, como

redes, cableado, línea de IT y otros requerimientos.

4. Contratación, acreditación y/o evaluación del Personal y de operadores para el

correcto desarrollo de las operaciones. Lo relacionado a contratación se debe

utilizar Procedimiento VRL-PO-11 “Reclutamiento y Selección de Personal”.

5. Establecer el plan para la ejecución del mantenimiento, el cual se basa en el

Procedimiento de Mantenimiento Corporativo VMM-PE-01 “Gestión de

Mantenimiento”.

6. Programar una "Reunión de Arranque" entre el personal del cliente (Operador del

Contrato) y de IMOPAC (Administrador de Contratos, Jefe Corporativo de

Operaciones, Encargado de Gestión de Contratos y Jefe Corporativo de

Prevención de Riesgos). Para esta reunión se debe considerar las siguientes

acciones adicionales:

Establecer los procedimientos de facturación y pago. Este proceder implica

determinar formato de Estado de Pago, fecha de firma, documentación de

respaldo, y todo lo que el cliente estime necesario para la facturación.

Establecer la asistencia planificada a las reuniones de coordinación con el

cliente.

Desarrollar prácticas de ejecución para el control de los servicios.

Solicitar los requisitos que exige el cliente para la operación adecuada de los

equipos en la obra.

7. Identificar y establecer relaciones si así procediese, con proveedores locales, para

proveer y abastecer los recursos necesarios, tales como combustible, aceites y

lubricantes, repuestos, suministros, insumos, reparaciones de neumáticos,

arriendos de equipos de terceros y eliminación de aceites residuales, entre otros,

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Lo anterior se basa en Procedimiento VAL-PE-01 “Compras”, pertenecientes al

área de Abastecimiento.

8. Establecer la cuenta de caja chica para el Contrato, según instructivo definido por

el Área de Finanzas, para solicitar y rendir Fondo Fijo.

9. Establecer cuentas de servicio de ser necesario, tales como arriendo de casas,

cuentas de energía eléctrica, agua, etc.

El monitoreo de avance de la Carta Gantt de movilización de Faena, para la posterior

ejecución del Contrato es realizado por el Administrador de Contratos quién informará

semanalmente vía correo electrónico al Gerente General.

Liberación del Servicio

El Gerente General, deberá verificar el cumplimiento de la Carta Gantt de Movilización

de Faena en terreno. Esta actividad validará la liberación del servicio, es decir que se

encuentran todas las condiciones para iniciar la operación. Esto quedará evidenciado en

Registro PE08-RG-04 “Reunión Efectiva” Anexo 5.

6.2 EJECUCIÓN DEL SERVICIO

Una vez que el Gerente General realice la liberación del servicio, según lo señalado en el

Punto 7.1.1, se dará inicio a la ejecución del servicio. Para la correcta ejecución del

servicio el Administrador de Contrato debe implementar lo siguiente:

a) Control del Plan de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional

Cada Administrador de Contrato mensualmente debe controlar el Plan de Gestión

en Seguridad y Salud Ocupacional, utilizando el VPM-OD-04 “Plan de Gestión en

Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente”.

b) Control del Servicio

La ejecución del servicio es controlada por medio de Report Diario de trabajo de

Equipos que entrega información para respaldar la Ejecución de los trabajos hacia

el Cliente; esta debe estar recepcionada por el Cliente mediante la firma del

Operador del Contrato o quien él designe; este Documento es de Carácter

Obligatorio para la posterior Facturación. Para esto se utilizara el registro que el

Cliente indique, de lo contrario se utilizara Registro PE01-RG-01 “Report de

Operaciones” Anexo 6.

A su vez, para también prever una correcta ejecución del servicio, antes del inicio

de cada turno el operador realiza una revisión del equipo para detectar anomalías

que puedan perjudicar el desarrollo normal del servicio. Esta acción se evidencia

en el registro PE01-RG-10 Check List del Operador y es revisada y aprobada por

el Jefe de Turno. Para el caso que se detecte alguna anomalía el Jefe de Turno

debe gestionar su reparación inmediatamente con el área de Mantenimiento del

contrato.

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En el caso de Topografía, cada vez que se ejecute un servicio, el encargado de

Topografía enviara el Registro PE01-RG-02 “Informe de Cubicaciones” Anexo 7,

previamente al Jefe Corporativo de Planificación y Control para su conocimiento y

control, luego de esto el encargado podrá enviarlo al Cliente.

Para el resguardo de este registro, se debe utilizar un archivador en base a

Procedimiento VSG-PE-05 “Control de Documentos”.

c) Control del Proceso

La utilización de "Indicadores de Operación y/o Gestión" debe ser utilizada en

todos los Contratos. Estos indicadores son de utilidad para medir el estado actual

de sus actividades y recoger datos históricos para tener un seguimiento a lo largo

del tiempo. Con esto se puede conocer la evolución del desempeño del proceso, y

se facilita la toma de decisiones y la identificación de resultados anormales o de

tendencias positivas o negativas.

Los indicadores operacionales definidos para controlar los Contratos son:

A. Horas Hábiles.

B. Horas Inhábiles.

C. Horas Efectivas de Trabajo.

D. Horas de Reserva.

E. Horas de Perdidas.

F. Horas de Mantenimiento.

G. Disponibilidad Física.

H. Utilización.

I. Índice de Mantenimiento.

J. MTBF.

K. MTTR

L. Producción en Toneladas.

M. Metros Perforados (Mt/Hr) y Acumulados en el Periodo.

N. Consumo de Combustible y Rendimientos.

En el caso del servicio topográfico, deberán controlar:

A. Cantidad de servicios ejecutados por mes.

B. Cantidad de informe rechazos por mes.

Todos los anteriores serán medidos mensualmente por equipo e informados en el

Registro PE01-RG-03 “Informe de Gestión Mensual” Anexo 8.

Los indicadores definidos para Prevención de Riesgos y Medio Ambiente son:

A. Horas Hombres Trabajadas.

B. Horas Hombre sin accidente CTP.

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C. Días sin accidente CTP.

D. Índice de Frecuencia..

E. Índice de Gravedad..

F. Índice de Accidentabilidad.

G. Cantidad de Accidentes CTP.

H. Cantidad de Accidentes STP.

I. Cantidad de Cuasi accidentes reportados.

J. Cantidad de incidentes a equipos o instalaciones.

K. Cumplimiento Plan SySO.

L. Cumplimiento Plan Cliente.

Al igual que los indicadores de Operaciones, todos lo relacionado a Prevención de

Riesgos y Medio Ambiente será medido mensualmente e informado en el Registro

PE01-RG-03 “Informe de Gestión Mensual” Anexo 8.

La definición de los indicadores señalados se especifica en Anexo 16.

d) Utilizar y Ceñirse al Plan o Presupuesto

Los Contratos adjudicados tienen una estructura de costos que debe ser ejecutada a

cabalidad por el Administrador de Contratos, buscando obtener la Rentabilidad

esperada del Contrato. Para ello deberá utilizar el Estado de Resultados, enviado

por el Área de Finanzas mensualmente, y además implementar un sistema de

control interno de gastos mensual, utilizando el Registro PE01-RG-04 “Control de

Gastos Internos” Anexo 9.

e) Reunión Mensual de Administradores de Contratos

Mensualmente el Gerente General, citara vía correo electrónico a reunión de

administradores. En esta reunión participaran además los Jefes Corporativos de

Aéreas. El objetivo es exponer aspectos relevantes de cada contrato, para esto cada

administrador debe presentar un PowerPoint con los Resultados del Periodo,

entre otros:

Estado de Resultados.

Cumplimiento de Programa Plan vs Real. Estado de Resultados.

Gráfico de Ingresos vs Costos.

Gráfico de Costos Operacionales mostrando lo más relevante del período.

Oportunidades de Negocios.

Gráfico de Satisfacción del Cliente Trimestral.

Debido a las características de la Unidad de Topografía, no participará en esta

reunión a menos que el Gerente General lo solicite.

f) Realizar Reuniones Internas con las diferentes Áreas del Contrato

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Realizar reuniones semanales en la cual deben participar todos los Jefes de Áreas:

Jefe Operaciones, Jefe de Turno, Jefe de Mantenimiento, Encargado de Bodega,

Administrativo de Terreno y el área de Prevención de Riesgos. Deben ser

reuniones definidas con un objetivo específico, revisar temas de contingencias, los

requerimientos deben ser tratados y corregidos mediante plazos y compromisos de

quien corresponda. Esta actividad es evidenciada a través de Registro PE08-RG-04

“Reunión Efectiva” Anexo 5.

g) Controles de Bodega e Inventario

Mantener inventario actualizado de todos los elementos que se encuentren en

bodega cuantificando sus montos y manteniendo un control diario para ser

compartido con la casa matriz mensualmente, a través del informe de gestión

mensual o a solicitud de algún Área.

Debe implementar un sistema de control de elementos de bodega que garantice el

control efectivo de repuestos, insumos, EPP, elementos varios, etc. Este sistema de

contar como mínimo con un registro de entrada y salida de elementos mensual, el

cual será denominado como Registro PE01-RG-05 “Control de Bodega” Anexo

10.

Para el caso de Topografía no deberá mantener este control, ya que no aplica a su

actividad.

h) Realizar Requerimientos de Recursos Adicional al Contrato

Durante el desarrollo del Contrato, es posible y en concordancia con el cliente se

vayan definiendo cambios en los servicios o servicios adicionales. Estos deben ser

documentados e informados a través del Registro PE01-RG-06 “Solicitud de

Servicio Adicional” Anexo 11, eventualmente si las condiciones no lo permiten es

considerado como valido la utilización de correo para la ejecución de este

requerimiento.

i) Control de Combustible Mantener control actualizado de consumo de combustible. Para ello se utilizará

Planilla Excel implementada por Área de Abastecimiento denominada Registro

VAL-RG-03 “Control de Combustible” Anexo 17. El consumo mensual

calendario será reportado vía correo electrónico el primer día hábil del mes

siguiente al reportado, este será dirigido a Jefe Corporativo de Abastecimiento y

de Operaciones. El abastecimiento de cualquier equipo a cargo debe estar

respaldado con el Registro PE01-RG-01 “Report de Operaciones” Anexo 6.

En el caso de Topografía debe controlar el consumo generado en camioneta de

apoyo, a través de informe mensual emitido por área de Abastecimiento y

Logística.

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j) Facturación de los Servicios Ejecutados

De acuerdo a lo establecido en la reunión de arranque con el cliente, los servicios

ejecutados deben ser respaldados a través de un Estado de Pago mensual firmado

por el cliente y copia de este documento debe ser enviado vía correo electrónico al

Gerente General, Jefe de Gestión de Contratos y Jefe Corporativo de Planificación

y Control, esto para dar paso a la generación de la factura.

k) Verificar e Informar Respecto a las Activaciones de los Seguros

En caso de accidente que involucre vehículos de Imopac, se debe ejecutar

“Flujograma para la activación de Seguros”, establecido por Área de

Abastecimientos e informar a Jefe Corporativo de Abastecimientos vía correo

electrónico.

l) Gestión de Activos de Imopac

Esta información se mantiene mediante el Cumplimiento del Procedimiento de

Mantenimiento Corporativo VMM-PE-01 “Gestión de Mantenimiento”, dando

cumplimiento al programa de mantenciones preventivas, predictivas y al

tratamiento de las reparaciones correctivas.

Si en el transcurso de la ejecución del Servicio, se hace necesario integrar un

nuevo activo para la operación, o uno existente requiere Overhaul el ingreso o

reingreso respectivamente al contrato queda sujeto al Procedimiento VMM-PE-02

“Activos”.

Todo evento que genere un Daño a los Equipos o Activos de la Empresa tienen

que ser gestionado a través del Procedimiento Estructural VSG-PE-11

“Investigación de Incidentes”, debiendo cuantificar los gastos asociados al evento.

En el caso de Topografía, no aplica este punto ya que no utiliza activos en su

actividad.

m) Informe Mensual de Gestión

Mensualmente el Administrador de Contratos, deberá enviar Registro PE01-RG-

03 “Informe de Gestión Mensual” Anexo 8. Correspondiente al mes calendario

anterior. La fecha de entrega será los días 08 de cada mes y será dirigido a todos

los Jefes Corporativos y al Gerente General.

Este Informe debe abarcar el Cumplimiento del Programa de Producción del

Cliente e Indicadores de Prevención de Riesgos, Indicadores de Sistema de

Gestión, Recursos Humanos, Indicadores de Operación, Indicadores de

Mantenimiento, Control de Bodega, Satisfacción del Cliente y proyección del

negocio. Los indicadores deben estar acorde a lo indicado en letras C “Control del

Proceso”.

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n) Provisión de Gastos Mensuales

El primer día hábil de cada mes, es necesario el envío del Registro VFF-RG-01

“Provisión de Gastos” Anexo 12, con el fin de aprovisionar gastos efectuados en el

mes, los cuales no fueron facturados durante el periodo declarado. Este Registro

debe ser enviado vía correo electrónico a Jefes Corporativos de Finanzas,

Planificación y Control.

o) Informe Ejecutivo Semanal

Generar y enviar Registró PE01-RG-07 “Informe Ejecutivo Semanal” Anexo 13,

con todas las novedades relevantes del servicio, las cuales son analizadas en

reunión semanal de Gerencia. Este Registro incluye avances en el Plan Mensual

de, Seguridad y Medio Ambiente, Recursos Humanos, Operación, Mantenimiento

y Abastecimiento o Información Relevante del Contrato.

El informe debe ser enviado el último día hábil de cada semana y debe considerar

los 7 días que anteceden a dicho día y será dirigido a todos los Jefes Corporativos

y al Gerente General.

p) Controlar y Archivar la Documentación Relevante

El Administrador de Contrato, debe controlar:

Certificación de los operadores de acuerdo a las necesidades o

requerimientos del Contrato. Estas necesidades pueden gestionadas a

través de Procedimiento de Capacitación Corporativo o directo en el

Contrato por una empresa pertinente.

Copia de la carpeta personal de cada trabajador perteneciente al Contrato,

según Check List definido por Área de Personas y Relaciones Laborales.

Copia de liquidaciones de sueldo y pago de leyes sociales de cada

trabajador perteneciente al Contrato.

Copia de registro asistencia del personal, ya sea Sistema SAP Fenix o libro

de asistencia, debidamente firmado por el trabajador.

Documentación relacionada a equipos, equipos de izaje, ya sea

autorización o inspecciones. Lo anterior debe estar sustentado a lo

estipulado en Procedimiento de Gestión de Activos y Mantenimiento

Corporativo.

Todo documento adicional que por las características del Contrato puedan

ser parte de fiscalización o auditoria (Carpeta arranque Contrato,

resolución jornada excepcional, certificación de instalaciones, Obligación

de Informar, etc).

q) Monitoreo semanal al Programa de Inspección de Seguridad

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El Administrador de Contrato debe realizar semanalmente monitoreo al estado de

avance, relacionada a las medidas establecidas en el programa de inspección de

seguridad ejecutada por la línea de mando. Esto implica verificar en terreno el

nivel de cumplimiento de las medidas establecidas a través del Registro PE10-RG-

02 “Inspección de seguridad”. Anexo 14.

r) Reuniones de Coordinación y Planificación con el Cliente

En estas reuniones debiesen participar el cliente a través del Operador del Contrato

o quien este disponga. Se realizan dependiendo de la necesidad del mandante

como las de Imopac.

El Administrador debe:

• Establecer y mantener la asistencia a las reuniones celebradas con el

cliente.

• Evaluar los requerimientos e informar de situaciones adicionales o

especiales del Contrato al Cliente.

• Esta actividad debe quedar evidenciada a través de Registro PE08-RG-04

“Reunión Efectiva” Anexo 5.

s) Proceso de Satisfacción del Cliente

El Administrador de Contrato debe realizar trimestralmente esta medición,

utilizando el Registro PE01-RG-08 “Encuesta Satisfacción del Cliente” Anexo 15.

Y debe realizarse a personas del cliente que tienen injerencia en los destinos del

Contrato que poseen con IMOPAC. Los resultados de cada medición deben ser

enviados al Gerente General y al Encargado del Sistema de gestión, a través de

Registro PE01-RG-07 “Informe de Gestión Mensual” Anexo 8.

El tratamiento de la Evaluación de Satisfacción al Cliente será:

Pésima o Mala: Se deberá tratar como una No Conformidad VSG-PE-13

levantada por el Encargado del Sistema de Gestión. Esta deberá ser tratada por el

Administrador de Contratos. Además dentro del plazo de 10 días deberá generar

Reunión formal con Cliente.

Regular: Reunión interna Imopac, entre Administrador de Contrato y Gerente

General para tomar acciones Correctivas.

Buena: Reunión Interna que refuerce el Servicio.

Anualmente el Administrador de Contrato debe generar un Informe de análisis con

los resultados obtenidos en el año calendario. Esto para identificar tendencia y

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acciones tomadas. El informe debe ser enviado al Gerente General y al Encargado

del Sistema de gestión.

t) Medición Operativa a Jefes de Turno

Semestralmente el Administrador de Contrato, debe evaluar a los Jefes de Turno,

pertenecientes al contrato. Esta herramienta permite la detección de oportunidades

de mejora en el desempeño de la supervisión, para ello se utilizara el Registro PE-

01-09 “Evaluación Jefe de Turno” Anexo 18. El resultado de cada evaluación

debe ser informado al Gerente General vía correo electrónico.

En función del resultado se procederá de la siguiente forma:

A. Evaluación entre 85 y 100: Generar carta de reconocimiento y al momento

de retroalimentación evaluar posibilidad de capacitar algún aspecto que

considere el evaluado.

B. Evaluación entre 70 y 85: Evaluar necesidad de capacitación dirigida a

algún aspecto a mejorar.

C. Evaluación entre 50 y 69: Generar carta compromiso, en la cual el

evaluado tome conocimiento de la evaluación y adquiera compromiso de

corregir alguna desviación detectada. Además generar capacitación dirigida

al hallazgo detectado.

D. Evaluación entre 20 a 49: Se debe generar comisión para determinar pasos

a seguir. Esta comisión a lo menos debe estar conformada por el Gerente

General, Administrador, Jefe de Operaciones, Jefe de Mantenimiento y

Asesor en Prevención de Riesgos del respectivo contrato.

El Administrador de Contrato, una vez que realice la retroalimentación al Jefe de Turno,

tendrá un plazo de 15 días, para entregar plan de acción a seguir en cada caso. Este será

informado vía correo al Gerente General.

De acuerdo al punto B, si se genera una capacitación, se sebe evaluar la eficacia de esta,

mediante una evaluación tres meses después a la realización del curso. Esta quedará

evidenciada en el Registro PE-01-09 “Evaluación Jefe de Turno” Anexo 18.

6.3 CIERRE DE UN CONTRATO

En caso que por alguna razón u otra el Cliente haya puesto término al Contrato, el

Administrador de Contrato debe generar un plan de desmovilización, a través de una

Carta Gantt de Desmovilización. Esta planificación debe ser enviada y controlada por el

Gerente General.

Esta carta Gantt de desmovilización, debe generarse por lo menos un mes antes de la

fecha oficial de termino de Contrato o a partir de la carta aviso de termino de Contrato, en

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el caso que el mandante decida dar termino anticipado a los servicios. La carta Gantt de

Desmovilización es monitoreada semanalmente por el Administrador de Contrato y el

cumplimiento de ella en su totalidad marcara el cierre del Contrato. Este cumplimiento de

la Carta Gantt de Desmovilización es verificada por el Gerente General en terreno y queda

registrada en Registro PE08-RG-04 “Reunión Efectiva” Anexo 5.

Una vez que el Gerente General, de visto bueno a la Carta Gantt de Desmovilización este

debe citar a reunión a los Jefes Corporativos para mantenerlos informados, evidenciando

su ejecución con Registro PE08-RG-04 “Reunión Efectiva” Anexo 5. Esto con el

objetivo de alinear y finalizar las necesidades de transferencia de documentos, equipos,

herramientas y suministros.

Para la planificación del cierre de Contrato, el Administrador debe contemplar lo siguiente

en la carta Gantt de Desmovilización:

1. Cierre del Fondo Fijo, según instructivo definido por el Área de Finanzas.

2. Verificar y coordinar los suministros arrendados y las devoluciones pendientes.

3. Notificación al Área de Abastecimiento, el término del Contrato. Esto para generar

carta aviso de términos de servicios a los diferentes proveedores (si es que

existiese).

4. Suspensión de Solicitudes de Compra de Materiales o Nota de Servicios que se

encuentre en proceso de generación o de compra, en el caso que mandante

notifique termino de Contrato anticipado. Esta suspensión debe ser canalizada a

través de Área de Abastecimiento mediante un correo electrónico.

5. Identificar los requerimientos físicos para la ejecución del cierre. Los

requerimientos podrían eventualmente variar dependiendo del Contrato. El

Administrador de Contrato o a quienes designe, deben:

− Solicitar a Jefes Corporativos, la definición de destino de los archivos

relacionados a cada Área.

A lo menos, se debe considerar como documentación relevante la

siguiente:

o Carpetas personales, control de asistencia y respaldo pago de

remuneraciones y leyes sociales.

o Documentación de equipos.

− Devolver, al proveedor, todos los manuales de equipos arrendados a

terceros, si es que corresponde.

6. Llevar a cabo inventarios e inspecciones finales, considerando lo siguiente:

− Realizar una inspección final a todos los equipos, herramientas e

infraestructura que son desmovilizados, registrando los daños que estos

presentan.

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− De acuerdo a la inspección del punto anterior, se debe solicitar a Jefes

Corporativos, la definición de destino de equipos, herramientas e insumos

relacionados a cada área.

− Procesar un documento de “Traspaso/Devolución” sobre todos los ítems de

insumos, suministros y herramientas menores y luego enviarlo al destino

definido por cada Jefe Corporativo. Para esto se debe utilizar Planilla

Control de Bodega Corporativo, consignando quien entrega y quien recibe.

− Preparar la lista de excedentes de insumos y/o suministros y devolverlas al

proveedor de ser posible.

7. Cerrar todas las cuentas de servicio, relacionadas a Carta Gantt de Movilización de

Faena.

8. Generar reunión término de Contrato con el cliente (Operador de

Contrato).Dependiendo de las características del Contrato, se debe considerar en

esta reunión la entrega de instalaciones, informe finales, facturación final si

corresponde o entrega al cliente los datos de contacto IMOPAC con el que se

pueda tratar cualquier aspecto relativo a facturas o servicios posteriores a la

desmovilización.

Esta reunión marca el cierre del contrato y es evidenciado a través de Registro PE08-RG-

04 “Reunión Efectiva” Anexo 5.

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7.0 CONTROL DE REGISTROS

Ítem Nombre Código Tipo

*

Lugar de

resguardo

Tiempo de

resguardo

Disposición

1

Identificación y Evaluación

de Requisitos Legales y

otros Requisitos

PE03-RG-01 F/M Archivador N°4 3 Años Eliminar

2

Seguimiento del

Cumplimiento Legal y Otros

Requisitos


3 Matriz Integrada PE02-RG-02 F/M Archivador N°4 3 Años

Archivo

Digital en

Oficina APR

Contrato

4

Lista de Chequeo de entrega

a Operaciones de

antecedentes de Contrato

Adjudicado


5 Reunión Efectiva PE08-RG-04 F/M Archivador N°4 3 Años Eliminar

6 Report de Operaciones PE01-RG-01 F/M Archivador N°5 3 Años Eliminar

7 Informe Topográfico PE01-RG-02 F/M Archivador N°4 3 Años Eliminar

8 Informe de Gestión Mensual PE01-RG-03 F/M Archivador N°4 3 Años Eliminar

9 Control de Gastos Internos PE01-RG-04 F/M Archivador N°4 3 Años Eliminar

10 Control de Bodega PE01-RG-05 F/M Archivador N°4 3 Años Eliminar

11 Solicitud de Servicio

Adicional PE01-RG-06 F/M Archivador N°4 3 Años Eliminar

12 Provisión de Gastos VFF-RG-01 F/M Archivador N°4 3 Años Eliminar

13 Informe Ejecutivo Semanal PE01-RG-07 F/M Archivador N°4 3 Años Eliminar

14 Inspección de Seguridad PE10-RG-02 F/M Archivador N°4 3 Años Eliminar

15 Encuesta Satisfacción del

Cliente PE01-RG-08 F/M Archivador N°4 3 Años Eliminar

16 Medición Operativa a Jefes

de Turno PE01-RG-09 F/M Archivador N°4 3 Años Eliminar

17 Check List Equipo por

Operador PE01-RG-10 F/M Archivador N°4 1 Años Eliminar

* F: Registro de tipo físico (papel); M: Registro de tipo magnético.

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8.0 ANEXOS

Anexo 1: Registro Identificación y Evaluación de Requisitos Legales y Otros Requisitos (PE03-RG-01)

Anexo 2: Seguimiento del Cumplimiento Legal y Otros Requisitos (PE03-RG-02).

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Anexo 3: Identificación de Peligros, Aspectos, Evaluación de Riesgos e Impacto y Determinación de Medidas

de Control (PE02-RG-02)

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ANEXO 4: Lista de Chequeo de entrega a Operaciones de Antecedentes de Contrato Adjudicado (PE01-RG-

04)

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ANEXO 5: Reunión Efectiva (PE08-RG-04)

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ANEXO 6: Report de Operaciones (PE01-RG-01)

6.1 Equipos Móviles

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6.2 Perforación con Diamantina Superficie

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6.2 Perforación con Aire Reverso

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ANEXO 7: Informe Topográfico (PE01-RG-02)

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ANEXO 8: Informe Mensual de Gestión (PE01-RG-03)

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Nota: El punto 3 “Operaciones” puede variar en la información, debido a la naturaleza de cada Contrato.

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ANEXO 9: Control de Gastos Internos (PE01-RG-04)

ANEXO 10: Control de Bodega (PE01-RG-05)

Nota: La detalle de la columna Item, puede variar dependiendo de la naturaleza del Contrato.

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ANEXO 11: Solicitud de Servicio Adicional (PE01-RG-06)

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ANEXO 12: Provisión de Gastos Mensuales (VFF-RG-01)

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ANEXO 13: Informe Ejecutivo Semanal (PE01-RG-07)

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Nota: El punto C “Operaciones” puede variar en la información, debido a la naturaleza de cada Contrato.

ANEXO 14: Inspección de Seguridad (PE10-RG-02)

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ANEXO 15: Encuesta Satisfacción de Cliente (PE01-RG-08)

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ANEXO 16: Definición de indicadores

1 Índices Operacionales

De acuerdo a lo indicado en Procedimiento VMM-PO-01 “Gestión de Mantenimiento”, se define como medida

cuantitativa del grado de satisfacción de un requerimiento.

Los indicadores son deducidos matemáticamente de las medidas de tiempo en horas definidas de la siguiente manera:

Tiempo Cronológico o Calendario (TCR):

Son las horas correspondientes al tiempo calendario natural como días, meses, años, etc., y se divide en dos tiempos

que corresponden a:

Tiempo Hábil.

Tiempo Inhábil.

Tiempo Hábil u Horas Hábiles (HH):

Son las horas en que la faena está en actividad productiva y/ o en tareas de mantención de sus elementos de

producción y/ o infraestructura, en estas horas cada instalación o unidad está en:

Operación.

Reserva.

Mantención.

Tiempo Inhábil u Horas Inhábiles (HIN):

Son las horas en que la faena suspende sus actividades productivas y/o mantención de sus elementos y o

infraestructura por razones como:

a) Paralizaciones programadas: Domingos, festivos, vacaciones colectivas, colaciones etc.

b) Imprevistos: Originadas y obligadas por causas naturales como lluvias, temblores, nieve, etc., u otras ajenas al

control de la faena como la falta de energía eléctrica, atrasos en la llegada del transporte de personal, ausentismo

colectivo por epidemias.

Cuando en horas o tiempo programado como inhábil un equipo o instalación es operado y/ o sometido a mantención

y/ o reparación, el tiempo real es computado como tiempo hábil y clasificado en una de sus tres condiciones.

Tiempo de Operación u Horas de Operación (HOP):

Son las horas en que la unidad o instalación se encuentra entregada a su(s) operador(es), en condiciones

electromecánicas de cumplir su objetivo o función de diseño y con una tarea o cometido asignado. Este tiempo

se divide en:

Tiempo Efectivo.

Tiempo de Pérdida Operacional.

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Tiempo Efectivo u Horas Efectivas (HEF):

Son las horas en que la unidad de equipo o instalación está funcionando y cumpliendo su objetivo de diseño.

Tiempo de Pérdida Operacional u Horas de Pérdidas (HPE):

Son las horas en que la unidad de equipo o instalación, estando en condiciones electromecánicas de cumplir su

objetivo de diseño, a cargo de su(s) operador(es) y con una tarea asignada, no puede realizarla por motivos ajenos a

su funcionamiento intrínseco, como son los traslados, esperas de equipo complementario y en general por razones

originadas en la coordinación de las operaciones.

Tiempo de Reserva u Horas de Reserva (HRE):

Son las horas hábiles en que la unidad de equipo o instalación, estando en condiciones electro-mecánicas de cumplir

su función u objetivo de diseño, no lo realiza por motivos originados en una o más de las siguientes razones:

Falta de operador (si es en la hora de colación se toma como tiempo inhábil, si el equipo sigue

funcionando y hay cambio de operador se considera tiempo de operación).

Falta de capacidad prevista de equipo complementario o accesorio.

No requerirlo el programa o plan de trabajo.

No permitirlo el área donde debería cumplir su función.

Si por razones estratégicas de operación se realizan las mantenciones de los equipos en las horas de reserva, se deben

considerar como horas de mantenimiento.

Tiempo de Mantenimiento u Horas de Mantención (HMT):

Son las horas hábiles comprendidas desde el momento que la unidad de equipo o instalación no es operable en su

función objetiva o de diseño por defecto o falla en sus sistemas electro-mecánicos o por haber sido entregada a

reparación y /o mantención, hasta que ha terminado dicha mantención y/ o reparación y el equipo está en su área de

trabajo o estacionamiento en condiciones físicas de operación normal.

Disponibilidad Física (DF):

Es la fracción del total de horas hábiles, expresada en porcentaje, en la cual el equipo se encuentra en condiciones

físicas de cumplir su objetivo de diseño.

Utilización (U):

Es la fracción del tiempo, expresada en porcentaje, en la cual el equipo es operado por cada hora en que este está en

condiciones de cumplir su objetivo de diseño o físicamente disponible.

U (%) = Hop * 100

Hop + Hre

Índice de Mantenimiento (IM):

Es el tiempo en horas que el equipo es operado por cada hora invertida en su mantención y /o reparación.

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IM = Hop

Hmt

Tiempo Medio Entre Fallas (MTBF / Mid Time Between Failure)

Es la vida media del elemento y es la esperanza matemática del tiempo de funcionamiento hasta la falla de un

elemento cuya densidad de fallas es R(t).

MTBF = Horas Hábiles

N° total de fallas correctivas

(Opcional) Si el modelo de distribución lo permite se puede calcular la Curva de confiabilidad y acercarlo a una

distribución conocida para estimar detenciones futuras, asumiendo fallas aleatorias:

R (t) = e-λt

= e-t / MTBF

Tiempo medio de reparación, MTTR (Mid Time To Repair)

El tiempo medio de reparación es la esperanza de la variable aleatoria TTR, que representa el área bajo la función

complementaria de la mantenibilidad.

MTTR = Horas totales de Mantenimiento correctivo

Número total de fallas

Rendimiento

Es el promedio de unidades de producción realizadas por el equipo por cada unidad de tiempo de operación.

R = UNIDADES DE PRODUCCIÓN PROMEDIO

UNIDAD DE TIEMPO DE OPERACIÓN

Es directamente proporcional a la velocidad de producción del equipo e inversamente proporcional al tiempo de

pérdida operacional. Entre los rendimientos existentes en los contratos de Imopac, se puede mencionar a:

Metros Perforados /Hora.

Toneladas Cargadas /Hora.

Toneladas Movidas /Hora.

Toneladas Procesadas /Hora.

Entre otras.

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Rendimiento de Combustible

Es el promedio de litros de combustible utilizado para el funcionamiento de un equipo por cada unidad de tiempo de

operación efectivo.

R (Lts/Hrs) = Litros de Combustible utilizado

Horas efectivas de Operación

1I Índices De Prevención de Riesgos y Medio Ambiente

Horas Hombre Trabajadas (HH):

Son las horas en la que el trabajador se encuentra expuesto al riesgo. Deberán calcularse las horas de trabajo reales,

descontando las ausencias laborales por razones tales como accidentes, enfermedades, permisos, licencias, entre otras

razones.

Horas Hombre sin Accidentes CTP:

Son las horas hombre trabajadas acumuladas desde el último accidente con tiempo perdido. De no existir accidente

con tiempo perdido, se considerara la cantidad de días acumulados desde el inicio del servicio.

Días sin Accidentes CTP:

Son los días acumulados desde el último accidente con tiempo perdido. De no existir accidente con tiempo perdido,

se considerara la cantidad de días acumulados desde el inicio del servicio.

Índice de Frecuencia (IF):

Es el número de lesionados por millón de horas trabajadas por todo el personal en el periodo considerado. Al

respecto, para el cálculo solo se debe contemplar las horas de trabajo efectivamente trabajadas, es decir, horas de

trabajo según contrato más horas extraordinarias, descontando los periodos de ausencia (horas no trabajadas), por

razones tales como accidentes, enfermedades, permisos u otros.

IF = N° de lesionado * 10.6

H. H. efectivas Trabajadas

Se incluirán en el cálculo de la tasa los lesionados cuya ausencia al trabajo haya sido igual o superior a una jornada

normal. Del mismo modo se incluirán aquellos casos llamados de trabajo liviano, en que el accidentado no se ausenta

del trabajo, pero está impedido de efectuar su actividad habitual. Esta tasa se debe calcular en forma mensual de

acuerdo al DS 40 de la ley 16744.

Índice de Gravedad (IG):

Es el número de días de ausencia al trabajo de los lesionados por millón de horas trabajadas por todo el personal en

el período considerado. Al tiempo de ausencia al trabajo (días perdidos), deberá agregarse el número de días

necesarios (días cargo) de acuerdo con las tablas internacionales para valorar las incapacidades permanentes y

muertes.

IG = N° de días ausentes * 10.6

H. H. efectivas Trabajadas

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Se incluirán en el cálculo de la tasa los lesionados cuya ausencia al trabajo haya sido igual o superior a una jornada

normal. Del mismo modo se incluirán aquellos casos llamados de trabajo liviano, en que el accidentado no se ausenta

del trabajo, pero está impedido de efectuar su actividad habitual. Esta tasa se debe calcular en forma semestral de

acuerdo al DS 40 de la ley 16744.

Índice de Accidentabilidad (IA):

Es el cuociente entre el número de accidentes en el trabajo ocurrido en el periodo considerado, y el número promedio

de trabajadores dependientes del mismo periodo, multiplicado por 100. El resultado debe expresarse en términos

porcentuales.

IA % = N° Accidentes * 100

N° Trabajadores

Cantidad de Accidentes CTP:

Cantidad de accidentes ocurridos en un intervalo de tiempo, los cuales ocurrieron a causa o con ocasión del trabajo, y

como consecuencia ausentismo laboral.

Cantidad de Accidentes STP:

Cantidad de accidentes ocurridos en un intervalo de tiempo, los cuales ocurrieron a causa o con ocasión del trabajo,

en el que el trabajador pudo reincorporarse a su trabajo sin requerir reposo.

Cantidad de Cuasi accidentes reportados:

Cantidad declarada durante un periodo, de incidentes en el que no hay lesión, enfermedad ni víctima mortal. Es una

situación en la que casi ocurre un accidente.

Cantidad de incidentes a equipos o instalaciones:

Cantidad de incidentes ocurridos en un intervalo de tiempo, los cuales dañaron a equipos o instalaciones.

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ANEXO 17: Control de Combustible (VAL-RG-03)

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ANEXO 18: Evaluación Jefe de Turno (PE-01-09)

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ANEXO 19: Check List del Operador (PE-01-10)

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