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Sistema de Información para la Gestión Financiera

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INTRODUCCIÓN

En la actualidad existe una creciente demanda e interés por instrumentos provistos por la ingeniería de software, que aporten soluciones flexibles y prácticas, capaces de gestionar en forma coherente y eficaz, la rápida evolución de las organizaciones y den soporte a una amplia variedad de procesos administrativos y de los recursos humanos.

Los procedimientos aplicados y apoyados en el uso de equipos de procesamiento de datos y computadores permiten el control de gran cantidad de información, facilitando su uso en el momento en que sea requerida.

Reingeniería y Sistemas, C. A. ha logrado combinar los conceptos y métodos derivados de la ingeniería de software para procurar esta herramienta.

En este aspecto hemos desarrollado diversas aplicaciones, que permiten manejar, con la incorporación de los conceptos de Reingeniería, la gerencia administrativa, la calidad total y su uso en los ambientes organizados.

El Sistema de Información para la Gestión Financiera (wBank®) es la solución para aquellas organizaciones que han decidido mejorar la competitividad, la calidad de los productos y servicios y la eficiencia en la administración de sus recursos.

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CARACTERÍSTICAS COMO PRODUCTO PROGRAMADO

El Sistema de Información wBank® representa un modelo conceptual de sistema de información adecuado a la gestión de personal tanto para instituciones públicas como privadas.

El sistema ha sido desarrollado para satisfacer las siguientes premisas:

1. Solventar el requerimiento de información para la toma de decisiones.2. Facilitar el manejo y control de los recursos financieros durante la gestión

administrativa.3. Garantizar el cumplimiento de la normativa vigente.4. Contribuir con el desarrollo de las actividades de Administración de Personal en

las instituciones.5. Garantizar que los documentos y soportes administrativos se conviertan en un

valor funcional.

Cuenta con las siguientes características:

1. Opera totalmente en ambiente Web.2. Procesamiento en línea y en tiempo real.3. Novedoso Subsistema de seguridad.4. Totalmente integrado: Una transacción realizada en un módulo

automáticamente actualiza los archivos y registros de todos los módulos asociados o involucrados con ella.

5. Los usuarios tienen absoluta autonomía para procesar sus datos y obtener la información en función de los privilegios asignados.

6. Desarrollado en base a las disposiciones contenidas en el ordenamiento legal vigente.

7. Garantiza el soporte documental de toda transacción.

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CARACTERÍSTICAS COMO HERRAMIENTA PARA LA GESTION FINANCIERA

El Sistema de Información para la Gestión de Personal wBank ® se convierte en una herramienta indispensable para la gestión en toda institución.

En la medida que la institución aumenta su tamaño, también crecen los inconvenientes para administrar el personal y cumplir con las exigencias de Ley y los convenios con los trabajadores, y el crecimiento de esta no se puede limitar.

wBank® permite administrar el crecimiento institucional sin incrementar proporcionalmente el gasto, convirtiendo dicho gasto en inversión, además facilita valiosos instrumentos para la planeación y ejecución académica y presupuestaria.

wBank® ha sido diseñado para ser ejecutado en computadoras con arquitectura abierta, que puedan ser ampliadas en la medida de las necesidades, además incorpora las condiciones y regulaciones establecidas en las Leyes y Normas vinculadas, además de ser adecuado a los contratados colectivos y convenimientos establecidos, para ser aplicados a plenitud.

wBank® integra los siguientes aspectos:

• Cabal cumplimiento de la Normativa Nacional e Institucional• Incorpora lo servicios de atención al Cliente (Front Office)• Los Recursos (Personal, Equipos, Reglas de Negocio y Cronograma de Pagos)• Las Relaciones con terceros (Retenciones de Ley, ISLR, Proveedores)• Acceso a los Expedientes de Clientes• Los Procesos Administrativos (Back Office)• Los Documentos (Fianzas, Garantías, Soportes, etc.)• Los procesos de evaluación y clasificación

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El sistema posee una estructura de módulos integrados, es decir, una variedad de servicios en torno a un núcleo base, donde están disponibles una serie de módulos especializados para cubrir todas las funciones de planificación y gestión administrativa necesarias. Estos módulos pueden incorporarse por etapas sin que ello ocasiones inconvenientes de tipo técnico u operativo.

La interoperatividad entre los servicios, se logra utilizando el protocolo S. O. A. P:

• No está asociado con ningún lenguaje • No se encuentra asociado a ningún protocolo de transporte • No está atado a ninguna infraestructura de objeto distribuido • Aprovecha los estándares existentes en la industria • Permite la interoperabilidad entre los múltiples entornos

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wBank® intenta satisfacer los siguientes objetivos:

1.1 Objetivos de carácter general.

• Cumplir con las Normas y Procedimientos establecidos y por los organismos contralores.

• Incrementar el número, la calidad y la efectividad de los controles internos de las instituciones.

• Aumentar la eficiencia y eficacia del personal que labora en la Institución.• Incrementar el nivel de satisfacción del Cliente receptor del servicio

financiero.• Reducir el costo por cliente.

1.2 Objetivos de Carácter Particular.

• Asegurar la privacidad de la información, permitiendo que la información y su procesamiento retorne a las unidades de Personal.

• Delegar y reasignar responsabilidades.• Establecer un plan de actividades para garantizar el desempeño de los

responsables, y la ejecución misma de los procesos requeridos por la aplicación.

• Reducir los tiempos de producción de información en cada uno de los procesos ordinarios involucrados.

• Asegurar el menor tiempo posible en la producción de información ocasional y extraordinaria, bien sea para actividades internas como por estimaciones o cambios en la contratación de labores.

• Reducir los costos de producción de los productos y minimizar el numero de omisiones o errores que comenten los administradores

• Facilitar las actividades de auditoria

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wBank®, se encuentra conformado por cinco (5) grandes servicios:

1. Expedientes de Clientes2. Reglas de Negocio y Ambiente de Datos3. Cartera de Créditos, Cobranza y Recuperación4. Administración institucional5. Seguridad

Estos servicios están asociados con los procedimientos de:

1. Solicitud, Evaluación, Aprobación y Desembolso del crédito2. Reestructuración o Refinanciamiento de Créditos3. Cobranza, Cancelación por caja4. Evaluación del Riesgo5. Contabilidad6. Administración y configuración de los servicios productos7. Atención al crecimiento Institucional

Puede incorporar:

Clientes Productos Activos Productos Pasivos Servicios Tesorería Contabilidad Activos Fijos Gastos Diferidos Créditos Home Banking Plataforma de sucursales Compensación

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wBank®, cuenta con herramientas que permiten la conformación del expediente de los Clientes, puede ser conformado según las necesidades de la organización:

1.- A partir del Ingreso.• Registro de datos básicos.• Registro de datos personales o empresariales.• Registro de datos socio económicos.• Registro de Solicitudes• Documentos de soporte consignados• Créditos Aprobados• Servicios obtenidos• Estados de Cuenta• Evaluaciones• Fianzas, Avales, etc.• Refinanciamientos• Reclamos• Recuperaciones

El sistema a solicitud, puede incorporar en sus bases de datos toda la documentación y soportes que integran el expediente y posibilitar su consulta digitalmente, sin recurrir al expediente físico.

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Expedientes, se encuentra conformado por los distintos procesos y procedimientos que regulan las relaciones con la institución y su documentación, desde el ingreso o contratación de servicios durante todo el ciclo de vida acordado.

Los Expediente, se originan o se constituyen desde el proceso de solicitud, mediante este procedimiento de colectan los datos del nuevo cliente, considerando las formas o planillas que resumen los datos necesarios del cliente.

Estas se mantienen actualizadas hasta la culminación del producto o servicio, motivando la colección de información con cada acto de evaluación y/o reclasificación y con los distintos actos durante el ciclo de vida.

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PRODUCTOS

Los productos pueden ser configurados acorde a la normativa legal e institucional, disponiendo de la reglas de negocio, modalidades, plazos, tasas, requerimientos y limitaciones. Esto permite la independencia de la gerencia de crédito, cobranza y operaciones crediticias, los cuales fijan los procesos de cálculos para cada producto sin la intervención de otras unidades.

Emisión y numeración de créditos por agencia.Clasificación de la cartera de crédito por categoría, destino y sector económico, garantía, etc. Limite de crédito, se define en el ámbito del crédito o producto verificando constantemente el cupo o la disponibilidad de la línea otorgada, imputando de la misma forma la contabilización respectiva. Asientos contables automáticos de todas las transacciones diarias de crédito.

Traslado a litigio, se realiza una transacción manual surgida por el comité de crédito, trasladando los capitales e intereses a sus respectivas cuentas contables y bloqueándose el débito automático en cuenta del cliente, señalando mediante un código la razón. En el proceso de liquidación, se seleccionan las cuentas en donde se aplicaran los cargos y abonos correspondientes al crédito, pudiendo seleccionar hasta tres combinaciones de cuentas, como son la cuenta de ahorros, corriente y fondo de activos líquidos. Además Manejo judicial y control de abogados.Traspaso a reestructurado en forma automática y su manejo contable.Incorporación del manejo de plazo diferido, los intereses calculados en este período se distribuyen en igual numero de cuotas de capital pactadas.Plazo muerto, se comporta igual que el diferido pero no se cobran los intereses.Arrendamientos Financieros. Se contempla el cobro por anticipado de uno a tres cánones de arrendamiento y contabilizarlos automáticamente.Código de gastos o deducciones, contempla dos formas de manejo de gastos. Fijando un porcentaje sobre el monto total del crédito o un monto ingresado por el usuario al momento de aplicar el gasto, también se define las cuentas contables de crédito o débito. Si el gasto es una retención de garantía se señala si se libera automáticamente al momento de la cancelación.Código de garantías. Se definen las cuentas contables y si se libera contablemente en la cancelación del crédito si esta definida con esta propiedad.Las Tasas son registradas por fecha desde donde comienza a tener efecto. Se contempla el manejo de tasas por producto o especiales por clientes. La tasas por crédito soportan tres formas de manejos, una tasa fija para el crédito, menos un factor de la tasa activa que tenga el producto o un porcentaje de la tasa activa del producto. Adicionalmente existen tasas promociónales por un periodo determinado de meses como es el caso de los créditos de vehículos.

REINGSYS PRODUCTOS

OPERACIONES DIARIASLiquidación o desembolso de crédito normal. Se usan los parámetros definidos

inicialmente en el producto.Liquidación o desembolso con excepción. Al momento de la apertura se pueden modificar

las características originales del producto y se asociara dicha definición al crédito.Liquidación de giros al descuento. Se generan automáticamente el número de giros y su

numeración, se calculan los intereses por cada uno y fecha de vencimiento.Renovación al vencimiento.Renovación con excepción.Pago de cuotas. Cancela las cuotas por orden de vencimiento. El monto de pago es

aplicado según la distribución de pago fijada en el producto.Pago adelantado, el monto de pago es mantenido hasta el próximo vencimiento.Abono de Capital. Cancela las cuotas vencidas y la diferencia entre el monto vencido y el

monto de pago lo abona al capital. Permite la reestructuración o no del plan de pago, es decir, reduciendo el plazo o disminuyendo la cuota financiera.

Aumento de Capital. El saldo del crédito es incrementado en el monto ingresado, calculando un nuevo monto de cuota. Es aplicado para las entregas por valuaciones o plan mayor o menor.

Pre-Cancelaciòn, cancela o abona al crédito antes de su vencimiento.Cancelación total, cancela el crédito totalmente.Excepción de impuesto, Excepción de mora, Excepción de intereses.Ingreso/Eliminación de Gastos.Ingreso/Eliminación de Garantías.Ingreso /Eliminación de codeudores.Mantenimiento de cuentas de banco al cliente.Traspaso a Litigio, Traspaso a Castigado.Mantenimiento de seguro.Tabla de amortización.Datos de vehículos.Débitos automáticosCrédito de empleados, se envían datos a RRHH para registrar deducciones en la nomina.Cronograma de pagos.Referencias comerciales.Constancia de cancelación.Gestión de cobranza. Reporte de control de cobranza por gestor. Rentabilidad del gestor.

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La Contabilidad como sistema de Información, Registro y Control, se encuentra normada dentro de las siguientes especificaciones:

Nivel de Plan de Cuentas:

Las cuentas contables se encuentran regidas por la presencia de un Plan Único de Cuentas establecido por la Superintendencia de Bancos o Plan Maestro, definido por el tipo de Institución y el régimen de control y supervisión que ésta presenta.

Nivel de Operaciones:

Las operaciones pueden ser tipificadas o clasificadas según su propósito o ramo de ocurrencias, según las normativas organizacionales.

Cada tipo de operación puede estar asociado a un universo particular de cuentas.

Nivel de Comprobantes y Asientos:

Los comprobantes pueden ser clasificados o tipificados en función de su origen, además de ser organizados cronológicamente.

Los asientos permiten representar contablemente la transacción que los origina y a su vez identifican la documentación que los involucra.

El sistema conforma y acepta comprobantes con asientos automáticos generados por otros módulos o canales de servicio.

Nivel de Períodos contables:

Cada período contable agrupa sólo las operaciones vinculas a su rango cronológico de tiempo.

Cada período es independiente de otro dentro de su ejercicio fiscal. Una vez cerrado un período contable, el sistema garantiza no poder ser afectado

dicho período. Sólo bajo condiciones dadas al administrador del sistema, todo un ejercicio fiscal

podrá ser reprocesado.

Nivel de Procesos

Los procesos representados en el sistema wBank® son simples: Proceso de Instalación, Proceso de Apertura, Procesos Regulares o Mensuales, Procesos de Cierre del Ejercicio.

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AJUSTES

REVERSOS

DISTRIBUCION

EJERCICIO

PROCESO ANUAL

PROCESO DE APERTURA

PERIODO 01

PERIODO 02

PERIODO 03

PERIODO 04

PERIODO 09

PERIODO 10

PERIODO 11

PERIODO 12

Procesos Mensuales

Nivel de Cuentas:

Las cuentas contables pueden ser configuradas en función de las necesidades sin limitaciones, definiendo así su conformación y tamaño.

Atributos de cada cuenta: Un Código o identificador de la cuenta. Una descripción literal que expresa lo que representa. Un carácter asociado al grupo que integra. Un carácter que representa el nivel de la jerarquía. Un indicador que identifica si la cuenta acepta operaciones administrativas. Un indicador de control que asegura que puedan realizar operación dentro

del ámbito de sólo CR, o únicamente DB, o ambos.

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Características:

Permite el mantenimiento de la información operativa y funcional de las estructuras que conforman la organización en cuanto a la actividad operacional documental.

Facilita la conformación y seguimiento de documentos y operaciones de la actividad entre las distintas unidades administrativas.

Permite la consolidación de la información relativa a los tipos de documentos, la construcción de expedientes, así como la identificación de la ruta o partes que conforman el flujo de los documentos dentro de los departamentos que conforman a la organización.

Permite la identificación y clasificación de las bases conceptuales que motivan el traslado y tránsito interno de documentos.

Facilita la administración de oficios de traslado o remisión, como proceso involucrado en la conformación de expedientes, así como su inventario.

Facilita el seguimiento para consulta de los expedientes y acciones llevadas a cabo para su conformación por condición documental.

Permite conocer dónde y en qué estado se encuentra cada documento o expediente y el tiempo transcurrido desde su recepción.

…. continúa

Control de Documentos

Controla las actividades derivadas del seguimiento y flujo de documentos dentro de la estructura operativa organizacional, facilitando la identificación de las reglamentaciones a cumplir para el traslado tanto de documentos y expedientes, mediante la incorporación de vínculos operacionales con el resto de las aplicaciones administrativas, así como permitir ampliar el panorama de gestión durante la consecución de los procesos documentales de la administración.

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Control de Documentos

•Garantizar la seguridad de la información para cumplir con la normativa vigente.

•Mantener un control de los documentos en línea, dentro y fuera de la red.•Protege y distribuye eficazmente la información confidencial. •Asigna contraseñas compartidas con permisos de acceso incorporados que

definen con precisión las acciones que un individuo puede realizar con un documento.

Recepción de Documentos

Tramitación

Archivo

Recepción Tramitación Evaluación Seguimiento Archivo Estadísticas Seguridad

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Sistemas

Base de

Datos

Seguridad

El módulo supervisor es la herramienta que administra la seguridad y configuración del sistema.

Presenta las siguientes características:

1. Identifica a cada usuario y sus particularidades, así como su asociación a grupos de trabajo y funciones.

2. Permite a la organización autorizar y controlar las actividades que pueden ejecutar los grupos o usuarios del sistema.

3. La actividad realizada por cada usuario es registrada y monitoreada, facilitando la evaluación y el seguimiento de ocurrencias.

4. La habilidad de registrar las ocurrencias, permite evaluar la actividad de la organización, obteniendo las estadísticas necesarias del funcionamiento operativo de la administración.

5. El ambiente de seguridad no sólo registra la actividad del sistema, también incorpora la detección de intencionalidad, reportando en forma de alertas los intentos de acceso restringido de aquellos usuarios no autorizados.

Está orientado a tres vistas que garantizan la seguridad y su permanente operatividad:

1. La presencia de un administrador del Sistema2. La designación de un administrador de la Base de Datos3. La presencia de una unidad de Seguridad y control de alertas

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El Módulo de Seguridad y Supervisión integra los siguientes recursos tanto tecnológicos, como programados:

BASE DE DATOS

Seguridad

Administrador Aplicaciones

Sistema Operativo

Administrador Base de Datos

Usuarios

Grupos

Accesos

Módulos

Transacción

Calendario

LOG

Transacciones

Intensiones

FIREWALL

Servidor WEB

Servidor de Aplicaciones

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FICHA TECNICA

El sistema esta desarrollado usando la tecnología AJAX (Web 2.0) con interfase Web Desktop, permitiendo su operación en ambientes Intranet e Internet

LenguajesLenguajes LibreríasLibrerías

PHP 5.2 o superior AdoDB PHP 5Java 1.5 JDK Ext JS 2.1JavaScripts 1.5 PHP-Java BridgePL/PG SQL JasperReport 3.0.0XML (Extensible Markup Language)

JSON (JavaScript Object Notation)

CSS versión 2.0 o superior

Navegadores

Internet Explorer 6

FireFox 3.0 (PC, MAC)

Opera 9+ (PC, MAC)

Safari 2

Requerimientos de Software

GNU/Linux con Kernel 2.6 o Superior, o compatible UNIX

Apache Web Server 2.0 o superior

Java RunTime Enviroment 1.5 o superior

NFS Server/client 2.0

Samba Server/client 3.0

PostgreSQL version 8.2.4 o superior

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