TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO..........................................................................................................................................3

2. ALCANCE...........................................................................................................................................3

3. BASE LEGAL.....................................................................................................................................3

4. GLOSARIO.........................................................................................................................................4

5. CONFORMACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL EXPEDIENTE...................................................7

6. EXPEDIENTE HIBRIDO...................................................................................................................7

7. RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES EN LA CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL.............................................................................................................8

8. ETAPAS PARA LA CONFORMACION DE LOS EXPEDIENTES..............................................8

8.1. ORDENACIÓN...............................................................................................................................8

8.1.1. ORDENACIÓN DE LOS EXPEDIENTES...............................................................................8

8.1.2. ORDENACIÓN DE LOS EXPEDIENTES...............................................................................9

8.2. COPIAS Y HOJAS EN BLANCO.................................................................................................9

8.3. INCORPORACIÓN DE DOCUMENTOS....................................................................................9

8.4. FOLIACIÓN..................................................................................................................................10

8.5. HOJA DE CONTROL..................................................................................................................10

8.6. INTERVENCIÓN DE EXPEDIENTES CERRADOS O TRANSFERIDOS...........................11

8.7. LISTA DE CHEQUEO.................................................................................................................11

9. INVENTARIO DOCUMENTAL.......................................................................................................11

10. ALMACENAMIENTO EN UNIDADES DE CONSERVACIÓN...............................................11

10.1. CARPETAS..............................................................................................................................11

10.2. CAJAS DE CARTÓN X-200...................................................................................................11

10.3. CDs............................................................................................................................................12

11. CONSULTA..................................................................................................................................12

12. SEGURIDAD Y ACCESO A LOS ARCHIVOS Y A LA INFORMACIÓN..............................12

13. CIERRE DEL EXPEDIENTE......................................................................................................13

14. PERIODOS DE RETENCIÓN....................................................................................................13

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15. IDENTIFICACIÓN DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN....................................................14

15.1. RÓTULOS DE CARPETAS....................................................................................................14

15.2. RÓTULOS DE CAJAS DE CARTÓN X-200........................................................................15

16. RESPONSABILIDAD EN LA CONFORMACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS EXPEDIENTES........................................................................................................................................17

16.1. ARCHIVOS DE GESTIÓN......................................................................................................17

16.2. ARCHIVO CENTRAL..............................................................................................................17

17. RECONSTRUCCIÓN DE EXPEDIENTES...............................................................................17

18. ADMINISTRACIÓN DEL INSTRUCTIVO.................................................................................17

1.

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1. OBJETIVO

Impartir las instrucciones necesarias para la correcta conformación, organización técnica, acceso, consulta y préstamo de expedientes contractuales, teniendo en cuenta la normatividad vigente, así como, la aplicación de los periodos de retención, las trasferencias documentales, la disposición final de los expedientes contractuales de la Secretaría Distrital de Integración Social.

2. ALCANCE

El Instructivo está diseñado para ser aplicado por los funcionarios y contratistas que intervienen en las etapas precontractual, contractual y post contractual, supervisores y apoyo a la supervisión, así como por los responsables de la administración de los archivos de gestión en el levantamiento de inventarios documentales y las transferencias documentales al archivo central.

3. BASE LEGAL

Ley General de Archivos 594 de 2000 Decreto 1080 de 2015 por el cual se expide el Decreto único reglamentario del sector

cultura. Título II. Patrimonio Archivístico. Acuerdo 42 de 2002 del Archivo General de la Nación por el cual se establecen los criterios

para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo 005 de 2013 del Archivo General de la Nación por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y en las privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo 002 de 2014 del Archivo General de la Nación por el cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, control, y consulta de los expedientes de archivo.

Acuerdo 007 de 2014 del Archivo General de la Nación por el cual se establecen los lineamientos para la reconstrucción de expedientes

Acuerdo 008 de 2014 del Archivo General de la Nación por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus parágrafos1 y 3 de la ley 594 de 2000.

Artículos 1 y 2 de la ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 y ley 1474 de 2011, Decretos 019 de 2012 y 1082 de 2015 y las demás disposiciones que lo reglamenten, complementen, adicionen o modifiquen e igualmente por lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia.

Artículo 13 de la Ley 80 de 1993, “Por la cual se expide el estatuto general de contratación”.

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Decreto 1082 de 2015, “"Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de planeación nacional”.

Ley 1150 de 2007, “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos”.

Ley 1474 de 2011, Artículo 92. Directiva Distrital 34 de 2007 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Cuadro de Clasificación y Valoración de los documentos producidos por el proceso de contratación

4. GLOSARIO

Archivo: es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

Archivo Central: es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

Archivo de Gestión: comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados

Cierre del expediente: el cierre de un expediente se puede llevar a cabo en dos momentos: (i) Cierre administrativo. Una vez finalizadas las actuaciones y resuelto el trámite o procedimiento administrativo que le dio origen. (ii) Cierre definitivo. Una vez superada la vigencia de las actuaciones y cumplido el tiempo de prescripción de acciones administrativas, fiscales o legales. Durante esta fase se pueden agregar nuevos documentos.

Disposición final: decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

Eliminación de documentos: es la actividad realizada para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes

Etapa precontractual: esta etapa tiene como objetivo la planeación y preparación del proceso contractual y comprende entre otros aspectos, la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones definido y descrito anteriormente en este manual, la realización de estudios previos, el análisis de los precios del mercado, la consecución de autorizaciones y/o licencias, en el evento de ser necesaria, la elaboración de pliegos de condiciones y el desarrollo del proceso de selección de contratistas.

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Etapa contractual: esta etapa comprende la elaboración y perfeccionamiento del contrato, la constitución y aprobación de la garantía y el pago de impuestos, cuando a ello haya lugar; la ejecución del objeto contractual y el seguimiento del mismo.

Etapa post contractual: actos que se agotan con posterioridad al vencimiento del término pactado en el contrato, o en el acto administrativo que así lo declare de manera anticipada.

Por regla general, hacen referencia a hechos accesorios al objeto mismo del contrato. Posterior a la terminación del contrato

Expediente: conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva.

Expediente contractual: es el conjunto de documentos generados o allegados a la Subdirección de Contratación con el fin de adelantar el trámite pre contractual, contractual y post contractual en el que se reúnen los documentos que evidencian todas las actuaciones referidas a una determinada contratación. Desde la decisión de adquirir o contratar hasta la culminación del contrato, incluyendo la información previa referida a las características técnicas, valor referencial, la disponibilidad presupuestal, su fuente de financiamiento, la ejecución, liquidación y cierre del mismo.

Expediente electrónico: es un conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan, y que se encuentran vinculados entre sí para ser archivados.

Expediente híbrido: expediente conformado simultáneamente por documentos electrónicos y documentos físico, que a pesar de estar separados conforman una sola unidad documental por razones del trámite o actuación.

Foliación: acto de numerar folios solo por su cara recta, operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental.

Hoja de control: es el registro individual de los documentos que conforman el expediente.

Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Orden Original: se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y expedientes.

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Ordenación: fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

Periodos de retención: plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

Procedencia: se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

Serie Documental: conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Subserie Documental: conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Supervisión o Interventoría: conjunto de funciones o actividades desempeñadas por un responsable designado o contratado para el efecto, que realiza el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por parte del contratista, con la finalidad de promover la ejecución satisfactoria del contrato, mantener permanentemente informado al ordenador del gasto de su estado técnico, jurídico y financiero, evitando perjuicios a la entidad y al contratista o parte del negocio jurídico.

Tabla de retención documental: listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tipología documental: documentos relacionados bajo la serie subserie de la Tabla de Retención Documental que pudiese llegar a constituir un expediente de la historia social. Es posible que en el expediente se incorporen documentos que no estén listados como tipologías documentales en las Tablas de Retención Documental.

Transferencias documentales: es la etapa de análisis y preparación del conjunto de expedientes y series documentales, para su traslado sistemático, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas de valoración según cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.

Transferencia primaria: remisión de los documentales de gestión o unidades operativas al archivo central de teniendo en cuenta los periodos de retención establecidos en las tablas de retención documental.

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Unidades de conservación: cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental. Pueden ser unidades de conservación, entre otras, una caja, una carpeta, un libro o un tomo.5. CONFORMACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DEL EXPEDIENTE

Con el fin de administrar la documentación generada en las tres etapas contractuales, en la Secretaría Distrital de Integración Social única y exclusivamente se conformará UN SOLO expediente por cada contrato en concordancia con lo previsto en el artículo 36 de la Ley 1437 de 2011.

En virtud de lo anterior, se entiende como expediente contractual la totalidad de documentos generados o allegados a la Subdirección de Contratación, con el fin de adelantar el trámite pre contractual, contractual y post contractual.

El expediente podrá estar conformado por más de una carpeta. En las carpetas se incorporarán documentos con una capacidad promedio de hasta doscientos cincuenta (250) folios. Se debe garantizar que en una carpeta queden la totalidad de los folios de un documento al igual que los documentos de un trámite, garantizando que no supere los doscientos cincuenta (250) folios.

6. EXPEDIENTE HIBRIDO

El expediente híbrido en la Secretaría Distrital de Integración Social de los procesos contractuales se encuentra conformado simultáneamente por documentos electrónicos y documentos físicos y aplica exclusivamente para los contratos de Prestación de Servicios personales, que a pesar de estar separados los tipos documentales, éstos conforman una sola unidad documental por razones del trámite o actuación.

A continuación se relacionan los tipos documentales electrónicos se encuentran contenidos en el Sistema “Informes de Prestación de Servicio –IOPS”:

Informe de ejecución de contrato de prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión F-AD-EC-02

Comprobante del pago de aportes al Sistema de Seguridad Bitácora de actividades Informe del Supervisor F-AD-SC-001 Certificación de cumplimiento MC-14

Queda totalmente prohibido hacer impresión de estos tipos documentales.

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7. RESPONSABILIDAD DE LOS SUPERVISORES EN LA CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE CONTRACTUAL

Los Supervisores o Interventores del contrato deben tener en cuenta la fecha del memorando a partir de la cual fueron designados como supervisores, pues esta determinará el inicio de su responsabilidad civil, penal, disciplinaria y fiscal

Es responsabilidad del supervisor remitir oportunamente a la Subdirección de Contratación la totalidad de los documentos y actos administrativos que se generen durante la ejecución del contrato para que puedan ser incorporados al expediente.

Los supervisores o interventores de los contratos y los funcionarios que prestan apoyo a la supervisión, no podrán llevar expedientes paralelos, ni copias sueltas de los documentos contenidos en el expediente contractual que custodia la Dirección de Gestión Corporativa– Subdirección de Contratación.

8. ETAPAS PARA LA CONFORMACION DE LOS EXPEDIENTES

A continuación se describen cada una de las actividades a desarrollar para la conformación y administración de los expedientes contractuales de la Secretaría Distrital de Integración Social:

8.1. ORDENACIÓN

En el proceso de conformación y para la administración de los expedientes se tienen dos (2) criterios de ordenación que obedecen al principio archivístico del orden original:

8.1.1. ORDENACIÓN DE LOS EXPEDIENTES

Este criterio que obedece a la ordenación que se le dan a los expedientes para su ubicación en los depósitos o áreas de archivo ya sean de Gestión o Central.

Los expedientes contractuales se ordenan por vigencia y dentro de ésta por el número consecutivo del contrato asignado por la Subdirección de Contratación, criterio que obedece a la ordenación de los expedientes al interior de las cajas de cartón X-200 en los depósitos o áreas de archivos de gestión y central.

8.1.2. ORDENACIÓN DE LOS EXPEDIENTES

El criterio de ordenación de los documentos al interior de los expedientes contractuales debe corresponder a la cronología en que se surtieron los trámites: el documento más antiguo deberá estar en la parte superior de la carpeta y el más reciente en la parte inferior.

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Los soportes y/o anexos no serán objeto de ordenación cronológica. Por ejemplo: la cédula de ciudadanía o las certificaciones laborales no serán objeto de ordenación cronológica sino que se constituyen en anexo de la propuesta u hoja de vida.

Los documentos en papel químico o térmico se les toma fotocopia y se elimina, incorporando la fotocopia al expediente respetando el principio de orden original.

8.2. COPIAS Y HOJAS EN BLANCO

En los expedientes no se deben incorporar hojas en blanco o copias de documentos que se encuentran dentro del expediente. Al incurrir en ésta práctica se requiere un nuevo proceso de organización para la depuración del expediente, generando detrimento patrimonial.

En el evento de que se realice un nuevo proceso de organización, conforme a lo establecido en artículo 15 del Acuerdo 002 de 2014, y que sean retiradas copias por selección natural de documentos, se procederá a conformar un legajo con dichas copias, ubicándolas al final del expediente y a elaborar un inventario para tramitar la autorización de eliminación ente el Comité Interno de Archivo.

Queda totalmente prohibida la producción de documentos en papel reciclado. Cuando se tengan para incorporar documentos en tamaños inferiores las dimensiones de la perforación, éstos se deben pegar en una hoja que no sea reciclada

La perforación de los documentos para su incorporación al expediente debe realizarse a tamaño oficio con el fin de que queden alienados en la parte superior de la carpeta.

8.3. INCORPORACIÓN DE DOCUMENTOS

En el archivo de gestión, los documentos recibidos o producidos en desarrollo del proceso contractual, los cuales deberán ser incorporados a los expedientes en la medida que se surten los trámites.

Si los expedientes fueron entregados en custodia o transferidos al Archivo Central de la Secretaría Distrital de Integración Social, los documentos deben remitirse debidamente relacionados, registrando la vigencia, número de contrato y nombre del contratista con el número de folios para su incorporación al expediente.

8.4. FOLIACIÓN

En relación con la foliación, es necesario tener en cuenta que los expedientes de serie “Contratos” se constituyen en una serie documental “Compleja”, entendida esta como la conformada por diferentes tipos documentales y en consecuencia el expediente tendrá una foliación continua. En el evento que un expediente este conformado por más de una carpeta, la foliación se ejecutará de tal forma que para la segunda carpeta será la continuación de la primera y así sucesivamente. Por ejemplo: La carpeta 1 contendrá los folios del 1 al 200, la

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carpeta 2 del folios 251 al 500 y así sucesivamente, de tal forma que no se pierda la secuencia del trámite.

Para garantizar la integridad, seguridad y unidad del expediente se deben numerar cada uno de los folios útiles de los documentos que lo conforman y los documentos al interior deben estar ordenados respetando el orden original.

La foliación se debe efectuar única y exclusivamente en lápiz de mina negra y banda tipo HB o B, colocando el número en la parte superior derecha del folio en el mismo sentido del contenido del texto del documento, sin enmendaduras ni tachaduras de manera legible sin repetir numeración.

Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones conforme lo estipula la cartilla de foliación del Archivo General de la Nación1.

8.5. HOJA DE CONTROL

Con el fin de tener un control de las existencias de cada uno de los documentos se debe diligenciar el F-BS-068 formato “Hoja de Control”, la cual se constituye en el inventario de los tipos documentales que conforman expediente contractual.

En la hoja de control se registrara el número consecutivo por cada documento, la fecha de creación del documento, la descripción del mismo y el rango de folios dentro del expediente.

La descripción debe corresponder a la denominación del tipo documental relacionado bajo de la serie de la Tabla de Retención Documental.

De acuerdo con lo estipulado con el parágrafo del artículo 12 del Acuerdo 002 de 2014 del Archivo General de la Nación, la hoja de control es obligatoria y se debe elaborar para los expedientes durante su etapa de trámite que se encuentran en los archivos de gestión.

Para los expedientes cerrados o transferidos no está permitida la elaboración de la hoja de control, según lo establecido en el Parágrafo del artículo 14 del Acuerdo 002 de 2014.

8.6. INTERVENCIÓN DE EXPEDIENTES CERRADOS O TRANSFERIDOS

En concordancia con lo establecido en el artículo 13 y 14 del Acuerdo 002 de 2014 los Expedientes de los contratos cuyo plazo de ejecución haya terminado, no serán objeto de intervención, salvo que sea autorizada por el Comité Interno de Archivo.

1 Republica de Colombia. Ministerio de Cultura; Archivo General de la Nación. Cartilla de foliación de Archivo . Bogotá D.C. 2009. Disponible en: http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Consulte/LaFoliacionenArchivos.pdf

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8.7. LISTA DE CHEQUEO

La lista de chequeo se constituye en una relación mediante la cual se verifica la existencia de documentos referente con trámites específicos, la cual hace parte del expediente y por lo tanto deberá foliarse y registrarse en la hoja de control.

9. INVENTARIO DOCUMENTAL

Con el fin de tener control de existencias y efectuar las transferencias primarias, en las dependencias se debe llevar el registro de la totalidad de los expedientes que se administran en el FOR-BS-002 “formato único de inventario documental – FUID para expedientes contractuales” para la serie “Contratos”, el cual debe diligenciarse de acuerdo al instructivo del formato.

10. ALMACENAMIENTO EN UNIDADES DE CONSERVACIÓN

Para el almacenamiento de la documentación de los expedientes contractuales de la Secretaria Distrital de Integración de Social, se ha normalizado la utilización de carpetas y cajas de cartón con las siguientes especificaciones:

10.1. CARPETAS

Juego de carátulas y contra carátulas para el almacenamiento de hasta doscientos cincuenta (250) folios con un ancho de 28 cm. y 35 cm. de largo, elaboradas en cartón rígido de 350 gramos, con refuerzo en tela coleta para gancho plástico legajador que contiene el logo oficial de la entidad y la impresión de los datos de la información que se ha de consignar en la carpeta.

10.2. CAJAS DE CARTÓN X-200

Cajas en cartón Kraft corrugado con un ancho externo de 20 cm. y un alto: 28.5 cm. por 39 cm de largo. Externamente tienen un ancho de 21 cm. x alto: 30 cm. x largo: 40 cm., con una apertura frontal con pliegue en el costado izquierdo y pestaña para su manipulación.

10.3. CDs

Documentación en medios magnéticos tales como CDs, se deben incorporar al expediente en sobres de manila o en sobres de papel bond tamaño carta o en las fundas con las que vienen estos formatos y harán parte integral del expediente y por lo tanto objeto de foliación; cuando se utilice la funda realice la foliación con bolígrafo de tinta negra, si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones.

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11. CONSULTA

Teniendo en cuenta que la información de los Expedientes Contractuales, está tipificada como “pública clasificada”, en los archivos de gestión como en el Central, el acceso y la consulta solamente se facilitará a los Supervisores e Interventores, apoyos a la Supervisión así como a los funcionarios autorizados ante la Subdirección de Contratación, quien determinara si las solicitudes de información serán rechazadas o denegadas de manera motivada y por escrito o los medios autorizados en la entidad, en concordancia con lo previsto en el artículo 18 de la Ley 1712 de 2014.

Las solicitudes de consulta de expedientes de Contractuales de la vigencia actual se tramitan con la Subdirección de Contratación. Los expedientes de vigencias anteriores única y exclusivamente se tramitan a través del correo electrónico prestamosyconsultas@sdis.gov.co o archivocentral@sdis.gov.co.

Para efectos de auditoría interna o externa, el expediente oficial es el que reposa en el archivo de gestión de la Subdirección de Contratación y en el Archivo Central de la Secretaría Distrital de Integración Social.

12. SEGURIDAD Y ACCESO A LOS ARCHIVOS Y A LA INFORMACIÓN

La información contenida en los expedientes contractuales está tipificada como pública clasificada, por lo cual solo se podrá acceder después de quince (15) años contados a partir del cierre del expediente.

De acuerdo con el artículo 18 de la Ley 1712 de 2014, la información relacionada con los expedientes contractuales está tipificada como Publica Clasificada y Publica Reservada conforme al Índice de Información Clasificada y de Reserva de la Entidad así:

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Nombre o Titulo de la categoría de la

información

Nombre o Titulo de la Información Fecha de generación de la información Excepción total

o parcial Plazo de clasificación o reserva

INICIO DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN (LICITACIONES, CONCURSO DE MERITOS,

SELECCCIONES ABREVIADAS)Parcial

Limitado hasta la publicación de las ofertas o adjudicación.ejecutoria del fallo

y/o SentenciaREGISTROS FINANCIEROS Y CONTABLES

PRESENTANDOS EN LOS PROCESOS DE SELECCIÓN CONTRACTUAL (LICITACIONES, CONCURSO DE MERITOS

Y SELECCCIONES ABREVIADAS) .

Total Limitado hasta la solicitud de autoridad

administrativa o por orden judicial.

Información personal o familiar de Contratistas

INFORMACIÓN PERSONAL DE CADA UNO DE LOS CONTRATISTAS

Total Limitado hasta la solicitud de autoridad

administrativa o por orden judicial.

Pública Clasificada y Pública Reservada

Procesos de Selección contractual

SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACIÓN SOCIAL - SDIS

13. CIERRE DEL EXPEDIENTE

De acuerdo con lo previsto en el Acuerdo 002 de 2014, una vez concluidos los trámites administrativos, de acuerdo con los criterios de aplicación de los periodos de retención previstos en el presente instructivo, se deberá diligenciar e incorporar al expediente del contrato el FOR-BS-001“Acta de cierre del expediente contractual”.

14. PERIODOS DE RETENCIÓN

Los periodos de retención hacen relación a la vida útil de los expedientes contractuales de acuerdo con la valoración efectuada para la elaboración de la Tabla de Retención Documental de la Secretaría Distrital de Integración Social.

El periodo de retención de los expedientes contractuales, se establecen en veinte (20) años, un (1) año en el Archivo de Gestión teniendo en cuenta los elevados volúmenes documentales de cada vigencia fiscal y diez y nueve (19) en el Archivo Central, teniendo en cuenta la prescripción de las acciones de responsabilidad contractual, la acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los artículos 50, 51, 52 y 53 de la Ley 80 de 1993. Las cuales prescriben en el término de veinte (20) años, contados a partir de la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción penal prescribirá en veinte (20) años.

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La aplicación de los periodos de retención, se surtirá una vez se cierre el expediente en concordancia con lo establecido en el Acuerdo 002 de 2014 del Archivo General de la Nación.

Una vez cumplido los periodos de retención, los expedientes deberán ser transferidos de los archivos de gestión de la Subdirección de Contratación de la Secretaría Distrital de Integración Social, cumpliendo con los requisitos previstos en el presente instructivo. La transferencia primaria se surtirá dos (2) años después del cierre del expediente, acompañados del inventario documental correspondiente y conforme al cronograma establecido por el área de Gestión Documental de la Subdirección Administrativa y Financiera.

15. IDENTIFICACIÓN DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN

15.1. RÓTULOS DE CARPETAS

Las tapas legajadoras con que se arman las carpetas de los expedientes de contractuales contienen un rótulo pre impreso, el cual debe ser diligenciado con bolígrafo negro de tinta seca, así:

Fondo: Se registra el nombre de la entidad productora: Secretaria Distrital de Integración Social.Sección: Se debe consignar el nombre de la dependencia: Dirección de Gestión Corporativa

Subsección: Se debe anotar el nombre de la dependencia: Subdirección de Contratación

Serie: La serie siempre será “Contratos”

Subserie: Para todos los casos será alguna de las subseries de “Contratos” definidas en la actTRD para la Subdirección de Contratación.

Nombre del expediente: registrar el nombre del contratista y el número del contrato.

Número: Se debe registrar el número consecutivo de contratos asignado por la Subdirección de Contratación.

Los campos Ubicación Topográfica, Fechas Extremas y número de folios se diligenciarán al momento de efectuar la transferencia primaria.

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15.2. RÓTULOS DE CAJAS DE CARTÓN X-200

Las cajas de cartón X-200 para el almacenamiento de los expedientes contractuales contienen un rótulo preimpreso, el cual debe ser diligenciado con bolígrafo negro, así:

Fondo: Se registra el nombre de la entidad productora: Secretaria Distrital de Integración Social.

Sección: Se debe consignar el Nombre de la dependencia: Dirección Corporativa

Subsección: Cuando Se debe anotar el nombre de la dependencia: Subdirección de Contratación

Serie: La serie siempre será “Contratos”

Subserie: Para todos los casos será alguna de las subseries de “Contratos” definidas en el numeral en la TRD.

Fechas extremas: Registrar la fecha inicial de la primera carpeta y la fecha final de la última carpeta que se almacene en la Caja de Cartón X-200. Este campo solo se diligencia al momento de efectuar la transferencia primaria.

Número de caja: Colocar el número consecutivo asignado a la Caja

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Número de carpetas: Se registra el número de Carpetas que contiene la Caja.

16. RESPONSABILIDAD EN LA CONFORMACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS EXPEDIENTES

A continuación se establecen los funcionarios y dependencias responsables de la formación, administración, consulta y custodia de los Expedientes Contractuales:

16.1. ARCHIVOS DE GESTIÓN

La formación, organización, administración y custodia de los expedientes que se encuentran en los archivos de gestión de la Subdirección de Contratación estarán bajo la responsabilidad de los funcionarios de la Subdirección de Contratación.

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16.2. ARCHIVO CENTRAL

Una vez efectuada la transferencia primaria de los archivos de gestión de la Subdirección de Contratación o realizada la entrega de expedientes en gestión, la custodia, administración y consulta de expedientes contractuales es responsabilidad del Archivo Central dependiente del área de Gestión Documental de la Subdirección Administrativa y Financiera.

17. RECONSTRUCCIÓN DE EXPEDIENTES

En caso de pérdida o destrucción de documentos del expediente contractual y en desarrollo de lo previsto en el Acuerdo 007 de 2014 del Archivo General de la Nación, para la reconstrucción del expediente se debe desarrollar el siguiente procedimiento:

El funcionario o contratista que solicito el préstamo está en la obligación de informar al jefe de la dependencia donde está asignado o al supervisor del contrato, quien ordenará colocar el denuncio ante la autoridad competente.

Informar por escrito al Director del programa o servicio la pérdida parcial de documentos o del expediente.

Informar la perdida a la Oficina de Asuntos Disciplinarios. Iniciar el proceso de reconstrucción del expediente en los términos previstos en el

Acuerdo 007 de 2014 del Archivo General de la Nación.

18. ADMINISTRACIÓN DEL INSTRUCTIVO

Subdirección Administrativa y Financiera – Gestión Documental

ELABORO REVISO APROBO

NOMBREVilma Deyanira Sánchez Ulloa

Martha Liliana Ballén MillánJosé Alfredo Guerrero Monroy

Gina Alexandra Vaca Gina Alexandra Vaca Linares

CARGOTécnica en Gestión DocumentalAsesora de Gestión DocumentalAsesor de Gestión Documental

Subdirectora Administrativa y Financiera

Directora de Gestión Corporativa

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