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INFORME DE REVISIÓN GERENCIAL

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INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

BIBLIOTECA PÚBLICA PILOTO DE MEDELLÍN PARA AMÉRICA LATINA

MARZO 2019

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CONTENIDO

REVISIÓN GERENCIAL AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN...................................................5Objetivo........................................................................................................................................... 5Introducción..................................................................................................................................... 5Alcance del Sistema Integrado de Gestión (SIG)............................................................................6

ENTRADAS DE LA REVISIÓN GERENCIAL.......................................................................................6

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1. CAMBIOS PERTINENTES AL SIG.............................................................................................61.1. Cambios generales del SIG.................................................................................................61.2. Cambios que afectan o podrían afectar el SIG...................................................................121.3. Cuestiones externas e internas pertinentes al SIG............................................................16 Cuadro No. 1. Seguimiento el contexto interno e externo de la Entidad...........................161.4. Necesidades y expectativas de las partes interesadas, incluidos los requisitos legales y

otros requisitos................................................................................................................... 171.5. Liderazgo y compromiso.........................................................................................................32

2. REVISIÓN ANTERIOR..............................................................................................................422.1. Seguimiento a los compromisos de la revisión anterior.....................................................42

3. INFORMACIÓN SOBRE DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Y LA EFICACACIA DELSIG.. .503.1. Satisfacción del cliente, PQRSC, retroalimentación y comunicación con las partes interesadas.................................................................................................................................... 503.2. Percepción Institucional BPP, retroalimentación y comunicación con las partes interesadas.................................................................................................................................... 583.3. Cumplimiento de los objetivos de calidad..........................................................................643.4. Desempeño de los procesos, programas y conformidad de los productos y servicios.......69 Cuadro N° 12. Gestión por procesos 2019........................................................................703.5. Resultados de seguimiento y medición..............................................................................753.6. No conformidades y acciones correctivas..........................................................................963.7. Resultado de las auditorías internas y externas...............................................................1063.8. Desempeño de los proveedores externos........................................................................1103.9. Cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos................................................112

4. ADECUACIONES DE LOS RECURSOS.................................................................................123

5. EFICIENCIA DE LAS ACCIONES TOMADAS PARA ABORDAR LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES..........................................................................................................................125

6. OPORTUNIDADES DE MEJORA...........................................................................................145

7. SALIDAS DE LA REVISIÓN GERENCIAL..............................................................................147

8. CAMBIOS EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.......................................................147Página | 3


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9. NECESIDADES DE RECURSOS............................................................................................147

10. INTEGRACIÓN DEL SISTEMA DE CALIDAD Y OTROS SISTEMAS.....................................148

11. IMPLICACIONES PARA LA DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE LA ORGANIZACIÓN.............150

12. OPORTUNIDADES DE MEJORA A CONTINUA. ..................................................................150

13. LAS CONCLUSIONES SOBRE LA CONVENIENCIA, ADECUACIÓN, EFICACIA, EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN...........................151

REVISIÓN GERENCIAL AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Objetivo

Revisar la adecuación, conveniencia, eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión de la BPP, bajo la norma ISO 9001:2015 para asegurarse de

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su articulación continua con la dirección estratégica de la organización.

El informe de Revisión Gerencial del Sistema Integrado de Gestión está compuesto por el Informe de entrada para la Revisión del SIG, donde se analiza el estado de las diferentes entradas para la revisión gerencial y el Informe de salida de la Revisión Gerencial donde se establecen las conclusiones y acciones de mejora, producto de la revisión gerencial del sistema de gestión de la Entidad.

Introducción

Partiendo de los logros alcanzados en el 2018 y lo corrido del 2019, el presente informe tiene como objetivo dar a conocer el estado del Sistema Integrado de Gestión, sus avances y seguimiento. De igual forma, busca plantearse como herramienta vital de la institución a través del monitoreo periódico de los riesgos, el seguimiento a los indicadores, el liderazgo por parte de la Dirección y de cada uno de los líderes de proceso.

Con el fin de proporcionar la información precisa y que contribuya a la toma de decisiones por parte de la Dirección, se presentará un balance del estado de cada uno de los procesos de la institución, los roles y responsabilidades del equipo que hace parte del sistema a lo largo de la Entidad y se presentará la información de entrada según lo requerido por la norma ISO 9001:2015.

Con el analisis efectuado, se presentará un informe de salida con las conclusiones del ejercicio y las respectivas recomendaciones para el mejoramiento del sistema.

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Alcance del Sistema Integrado de Gestión

NTC-ISO 9001:2015. Sistema de Gestión de Calidad Gestión de colecciones generales y patrimoniales, gestión de contenidos para

la ciudadanía, experiencias y servicios bibliotecarios en la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina y sus filiales.

ENTRADAS DE LA REVISIÓN GERENCIAL

1. CAMBIOS PERTINENTES AL SIG

1.1. Cambios generales del SIG

Sistema de gestión integral y sus procesos.

Para el año 2017 y parte del 2018 el Sistema Integrado de Gestión define su estructura partiendo de la formulación del plan estrategico, los objetivos estratégicos, el mapa de procesos y la adecuación administrativa a la planta de cargos, así mismo, acoge los diferentes sistemas de ley como seguridad y Salud en el trabajo y el MIPG.

Política integrada de gestión.

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La política integrada de gestión se acoge por medio de la Resolución NÚMERO 201840026 De 2018, “Por la cual se adopta el Plan Estratégico Institucional 2018:2024 de la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina”

Dentro este marco estratégico, se planeta la política de gestión de la calidad como una herramienta que permitirá alcanzar los objetivos trazados adoptándola a través de la implementación de este plan:

POLÍTICA DE GESTIÓN INTEGRAL:

“En la BPP, gestionamos el conocimiento como eje trasversal de nuestra naturaleza, para su transferencia y la apropiación sociocultural de la comunidad; con el fin de potenciar en el ciudadano la capacidad de aprendizaje, co-creación y la valoración del patrimonio y las memorias vivas.

Estamos comprometidos al logro de este propósito, a través del cumplimiento de los requisitos y necesidades de las partes interesadas, el mejoramiento continuo de los procesos, la generación de contenidos y proyectos, el desarrollo humano integral de nuestros colaboradores y el cuidado del medio ambiente”.

Objetivos estratégicos.

1. Posicionar la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina como centro vivo de información y pensamiento.

2. Generar ruta de apropiación social del patrimonio y las memorias de los materiales de la Biblioteca Pública Piloto.

3. Diseñar e implementar estrategias de aprendizajes y co-creación

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4. Construir un modelo de contenidos y proyectos que promuevan la incidencia social y cultural.

5. Consolidar una entidad eficaz, sostenible, trasparente, responsable y comprometida con el medio ambiente.

Mapa de procesos

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Estado de avance del cambio en los procesos

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Como el sistema se encuentra en implementación no se presentan cambios que modifiquen su estructura ni funcionamiento, y las modificaciones se han presentado previas al proceso de formulación, como parte del ejercicio de modelación.

I.2. Cambios que afectan o podrían afectar el sistema integrado de gestión

La implementación de nuevas normas como la ISO 14001, conlleva a cambios o adeccuaciones que podrian llevarse en la documentación y la gestión de los procesos, pero que a su vez seria una mejora importante para el SIG. El sistema de gestión ambiental se viene analizando para incorporarlo al SIG una vez implementado el Sistema de Calidad, para el efecto en su momento de definirá:

Una ruta de trabajo para lograr con el cumplimiento de la actualización del Sistema.

Un equipo de trabajo que articule los sistemas

Normatividad vigente

1. Implementación del MIPG:

Los cambios normativos siempre serán un riesgo para los sistemas integrados, ya que estos pueden generar actualizaciones no previstas. Para el año 2017, el Presidente de la republica reglamento el decreto 1499, a través del cual inicia la

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implementación del Modelo de Planeación y Gestion –MIPG-, LA BPP ha puesto en marcha la integración de los sistemas integrado de gestión con el sistema de control interno de la entidad. LA BPP conformó el Comité de Gestión y Desarrollo el cual busca guiar el camino de la implementación del modelo y mejorar la gestión de la institución. La puesta en marcha de MIPG ha contribuido a la interacción de los procesos, ha impactado positivamente la identificación de oportunidades de mejora y ha permitido, a través de las herramientas que provee el modelo, la puesta en marcha de planes de acción que mejorarán significativamente la gestión, todo esto se traduce en mejor oferta de servicios a la comunidad y mejores prácticas organizacionales.

De la misma manera, en la búsqueda de generar acceso a la información por parte de la comunidad, LA BPP publicará en su sitio web los planes contenidos en el decreto 612 de 2018, “por el cuál se fijan directrices para la integración de los planes institucionales y estratégicos al Plan de acción por parte de las instituciones del Estado”.

A la fecha las actividades que se han adelantado son las siguientes:

Realización de autodiagnósticos determinados por la Función Pública. Definir un cronograma de actividad para cerrar las brechas. Avance en la implementación de planes de acción.

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1.3) Cuestiones externas e internas pertinentes al SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL.Las cuestiones externas e internas están definidas en el contexto de la organización identificado en el manual del SIG, el cual describe los diferentes instrumentos que tratan el tema. Cuadro N°1. Seguimiento al contexto interno e externo de la Entidad.

CONTEXTO CONDICIONES DE CONTEXTO SEGUIMIENTO

CONTEXTO EXTERNO

Políticos: cambios de gobierno, regulación. SIGUE VIGENTEComunicación Externa: Mecanismos utilizados para entrar en contacto con los usuarios o ciudadanos, canales establecidos para que el mismo se comunique con la entidad. SIGUE VIGENTE

CONTEXTO INTERNO

Financieros: Presupuesto de funcionamiento, recursos de inversión, infraestructura, capacidad instalada. SIGUE VIGENTEPersonal: competencia del personal, disponibilidad del personal, seguridad y salud en el trabajo. SIGUE VIGENTEProcesos: capacidad, diseño, ejecución, proveedores, entradas, salidas, gestión del conocimiento. SIGUE VIGENTEAmbiental: Condiciones ambientales, necesidades y expectativas de las partes interesadas SIGUE VIGENTETecnología: integridad de datos, disponibilidad de datos y sistemas, desarrollo, producción, mantenimiento de sistemas de información. SIGUE VIGENTEEstratégicos: Direccionamiento estratégico, Planeación institucional, liderazgo, trabajo en SIGUE VIGENTE

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equipo.Comunicación Interna: Canales utilizados y su efectividad, flujo de la información necesaria para el desarrollo de las operaciones. SIGUE VIGENTE

CONTEXTO DE PROCESO

Diseño del proceso: Claridad en la descripción del alcance y objetivo del proceso. SIGUE VIGENTEInteracciones con otros procesos: Relación precisa con otros procesos en cuanto a insumos, proveedores, productos, usuarios o clientes. SIGUE VIGENTETransversalidad: Procesos que determinan lineamientos necesarios para el desarrollo de todos los procesos de la entidad. SIGUE VIGENTEProcedimientos asociados: Pertinencia en los procedimientos que desarrollan los procesos. SIGUE VIGENTEResponsables del proceso: Grado de autoridad y responsabilidad de los funcionarios frente al proceso. SIGUE VIGENTEComunicación entre los procesos: Efectividad en los flujos de información determinados en la interacción de los procesos. SIGUE VIGENTE

1.4. Necesidades y expectativas de las partes interesadas, incluidos los requisitos legales y otros requisitos.

Las necesidades y expectativas de las partes interesadas se encuentran identificadas en el manual del SIG, incluidos los requisitos aplicables.

1.4.1 Seguimiento necesidades y expectativas de las partes interesadas, sistema integrado de gestión.

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Se presenta las partes interesadas y su seguimiento al cumplimiento de sus necesidades y expectativas.

Cuadro N°2. Seguimiento partes interesadas internas y externas Sistema de Gestión de la Calidad.

COLABORADORES: CONTRATISTAS LIDERES DE AREA SUBDIRECCIONES VINCULADOS VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRACTICANTES UNIVERSITARIOS

NECESIDADES:

Conocer completamente los procesos del área.

identificar los objetivos a cumplir.

Cumplir con las fechas de entrega requeridas para el seguimiento y control de los

EXPECTATIVAS:

Mejorar la planeación y programación contractual

Mantenerse actualizado en los diferentes conocimientos por los cuales se requiere en su

REQUISITOS

Ley 909 de 2004. Y decretos reglamentarios.

Ley 80 de 1993 y decretos reglamentarios.

SEGUIMIENTO

Se cumplen los requisitos estipulados para la gestión de colaboradores, no se identifican incumplimientos

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procesos. Capacitarse en el

rol que desempeña. Implementar

nuevas acciones para el mejoramiento de los procesos.

Desarrollar las acciones propuestas para sus ocupaciones.

Fortalecer el portafolio de Servicios para tener más participación de usuarios en la BPP.

Cumplir con los lineamientos establecidos en los procedimientos, manuales y caracterización de los procesos.

Implementar el Sistema de Gestión de Calidad.

Suministrar oportunamente los insumos requeridos para el buen desempeño de las funciones.

Coordinar las acciones propuestas de los programas del sistema de seguridad y salud

puesto. Cumplir con las

funciones y evolucionar en pro de avanzar en los procesos.

Realizar la caracterización de usuarios, para llegar de forma eficaz a los usuarios potenciales de la entidad y cumplir con los objetivos de la BPP.

Cumplir con los valores, principios, deberes de la BPP en toda acción que esté representando la institución.

Participar activamente en la implementación del Sistema de Gestión de Calidad.

Que el sistema de Seguridad y salud en el trabajo se evidencie dentro de los procesos.

Establecer acciones y participar en la aplicación del sistema integral de gestión, sistema de seguridad y salud en el trabajo y programas ambientales por parte de los

Normatividad vigente en seguridad social para empleados públicos.

Normatividad vigente en salud y seguridad en el trabajo (ver normograma).

Reglamento interno de trabajo.

Contratos de prestación de servicios y actas de inicio.

Resoluciones de nombramiento y actas de posesión.

Normatividad vigente en materia de capacitación y bienestar (ver normograma). Procesos y procedimientos de gestión de talento humano.

normativos, se realiza seguimiento exhaustivo a las PQRSDF, se hace capacitación permanente para fortalecer el clima laboral

Continuan vigentes y actualizados las necesidades, expectativas y requisitos establecidos.

Se inicia campañas en pro del cuidado con el medio ambiente.

Se articula el Sistema integral del medio ambiente con el proceso de planeación para estar en consonancia con la

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en el trabajo. Fortalecer y

sostener la Gestión de proyectos y alianzas de la entidad.

Disponer del recurso humano necesario para la operación de los procesos.

Conocimientos en las acciones del Sistema de Gestión de Calidad.

Responder oportunamente las PQRSD, recibidas por los usuarios.

Mejorar las comunicaciones internas de los equipos conformados por cada proceso.

Realizar reuniones al interior de los equipos de trabajo que contribuyan al conocimiento continuo y actualización de la dinámica de la institución.

Fortalecer los mecanismos de seguridad del material bibliográfico.

Contar con una

formadores en las estrategias de la Oferta Institucional

Posicionar a la BPP, como referente patrimonial, cultural y formativo de la ciudadanía.

La posibilidad de consolidarse como el lugar que recoge, preserva y construye el patrimonio de la ciudad (pasado y construcción de lo que será el patrimonio en un tiempo y que permitirá leer a la Medellín de hoy, sus realidades, aconteceres y situaciones).

Aplicar eficazmente los lineamientos establecidos en el manual de atención al ciudadano.

La reconocida trayectoria en los distintos niveles territoriales en el campo de las Bibliotecas Públicas.

Formación, actualización y capacitación de los servidores y personal de la BPP

implementación del sistema de gestión de calidad.

Se fortalece difunde y se pone en marcha el nuevo portafolio de servicios de la entidad.

Se actualiza el manual de funciones acorde al estudio de cargos y cargas realizado.

Se dispone del recurso humano necesario para la operación de los procesos, creando un nuevo cargo de provisionalidad para la Subdirección de Planeación.

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persona responsable de la información tecnológica.

Implementar una infraestructura tecnológica acorde a las exigencias de las TIC.

en competencias bibliotecarias. Generar de forma articulado con el área de Talento Humano, un proceso de formación e información continuo, consistente y pertinente en los temas que sean requeridos para el afianzamiento de la estrategia de cambio de la BPP.

Buscar la participación de los servidores en las decisiones que le darán un ajuste renovado a la calidad y prestación de los servicios internos y externos de la Biblioteca. Gestionar comunicación multimedial que posibilite el acercamiento de equipo de trabajo de la BPP a estrategias de tipo vivencial – experiencial de la BPP que acerquen temáticas y permitan la construcción de confianzas en la

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interrelación institucional para el logro de los objetivos institucionales.

COMUNIDAD: USUARIOS DE LA BIBLIOTECA USUARIOS DE LOS PROGRAMAS ENTIDADES CULTURALES ENTIDADES ACADÉMICAS

NECESIDADES:

Cumplir con las ofertas publicadas en el portafolio de servicios.

Prestar el servicio en condiciones ergonómicas, armónicas y dignas para el confort de los usuarios.

Mantener las instalaciones en condiciones aptas para la realización de los eventos y actividades culturales programadas.

Incentivar los talleres de lectura, escritura, formación de usuarios y talleres artísticos.

Planificar los servicios acordes a las necesidades de la ciudad.

Desarrollar estrategias de apropiación de conocimiento (talleres, cursos) y activar procesos de sensibilización sobre

EXPECTATIVAS:

Oferta adecuada y utilizada por la ciudadanía.

Los formadores de talleres, eventos académicos, cátedras, ciclos de conferencias etc.. deben estar capacitados para cada práctica que enseñen.

Mantener en óptimas condiciones de salubridad, orden, y limpieza los escenarios para el desarrollo de todas las actividades artísticas y culturales.

Trabajar con los líderes de las filiales para transformar los barrios, comunas y ciudad, promoviendo los servicios bibliotecarios.

Lograr alcanzar los fines

REQUISITOS:

Plan de desarrollo municipal

Cumplimiento oportuno y de calidad en los diferentes trámites establecidos con la BPP (préstamo, consulta, renovación)

Procesos y procedimientos misionales.

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temas de interés. Realizar seguimiento a la

participación ciudadana. Apoyo constante por parte

de las personas directivas de la BPP para la prestación del servicio.

Atención eficaz a las PQRSDF, recibidas por los usuarios para mejorar el servicio.

de la administración en términos de la visión, misión y objetivos estratégicos.

Difundir a la ciudadanía los nuevos espacios de la BPP, que convoca a la interacción de saberes, conocimientos y aprendizaje.

Fomentar buenas prácticas de lectura, diálogo de saberes, actividades culturales y compartir conocimientos.

ENTIDADES DE CONTROL: PROCURADURIA PERSONERIA CONTADURÍA CONTRALORIA. DAFP CONSEJO DIRECTIVO ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

NECESIDADES

Contribuir con los informes de auditoría.

Demostrar que todos los procesos están conforme a la ley.

Propender que los hallazgos en las auditorias sean solucionados.

Mantener evidencias de las actividades realizadas con relación a los planes de mejoramiento y de las

EXPECTATIVAS

Que los informes cumplan los requerimientos establecidos.

Los procesos estén acorde a las necesidades planteadas.

Que no se encuentren hallazgos en contra de la entidad.

Mantener un plan de mejoramiento continuo en la entidad.

Realizar un Autocontrol periódico por parte de cada

REQUISITOS

Ley 1474 de 2011

Normatividad rendición de cuentas (ver normograma).

planes de mejoramiento

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acciones de mejora. Evitar que se presenten

actos de corrupción. Crear alianzas estratégicas

con el fin de mejorar los procesos.

Mejorar la comunicación entre los entes para mayor celeridad en las reclamaciones.

Generar cultura de control. Establecer

responsabilidades e imponer sanciones si es necesario.

Promover la participación ciudadana.

proceso.

SECTOR PRIVADO Y PÚBLICO: EMPRESA PRIVADA ENTIDADES DEL ESTADO

NECESIDADES

Convenios para expandir la oferta.

Trabajar unidos en favor de los usuarios.

Conocer los servicios. Enaltecer la entidad. Beneficiar a todos los

sectores de la ciudad. Expandir la oferta de

lectura y escritura. Incentivar la práctica de

lectura.

EXPECTATIVAS

Acrecentar la práctica de lectura y escritura de más personas por medio de eventos y actividades de formación.

Colaborar a la ciudadanía para que tenga fácil acceso a los espacios de la BPP.

Mantener actualizado los canales de comunicación en el sitio web para promover las actividades de la biblioteca en pro de la ciudadanía.

Acceso a todos los habitantes

REQUISITOS


Convenios Contratos

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del territorio en cualquier actividad.

Incentivar a las personas que no practican ejercicios de lectura a hacerlo.

Colocar escenarios nuevos para las nuevas tendencias.

ALIADOS: PARQUES BIBLIOTECAS UNIVERSIDADES METRO EL TESORO EL MAM INSTITUTO DE CULTURA Y PATRIMONIO DE ANTIOQUIA AEROPUERTO OLAYA HERRERA

NECESIDADES

Promoción de lectura, escritura y actividades culturales.

Desarrollo competitivo. Brindar asesoría desde la

BPP en diferentes aspectos de cultura, lectura y patrimonio.

Articular proyectos en materia archivística, curaduría y patrimonial.

EXPECTATIVAS

Que las actividades de lectura, escritura y cultural sea prioridad en las comunidades.

Lograr regular cualquier disposición tanto en materia de lectura como nuevas tendencias.

Estar atento a las dudas de los ciudadanos en cuanto a temas relacionados con los servicios de la biblioteca.

Por medio de la biblioteca crear conciencia social.

Supervisar el tema de los escenarios.

Desarrollar estrategias y consolidar proyectos que fortalezcan la sostenibilidad de la institución.

REQUISITOS


Convenios Contratos

MEDIOS DE COMUNICACIÓN:

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INTERNOS EXTERNOS PAGINAS VIRTUALES. PRESENCIALES

NECESIDADES

Proporcionar un espacio audiovisual para mostrar los servicios que ofrece la biblioteca

Enseñar a conocer la realidad y actualidad de la biblioteca

Compartir información que integre los servicios que ofrece la biblioteca

Concientizar a la ciudadanía de las prácticas de lectura, oralidad, escritura, formación de usuarios, talleres artísticos y culturales.

EXPECTATIVAS

Que se conozca más de las actividades que realiza la biblioteca.

Realizar pedagogía por medios audiovisuales y otros.

Debatir de forma sana conceptos diferenciados de lectura, escritura, y actividades culturales.

REQUISITOS


Los pactados en las comunicaciones verbales o físicas.

La BPP realiza un seguimiento anual de sus partes interesadas externas e internas, donde evalúa el cumplimiento a las necesidades y expectativas, a la fecha estamos en un cumplimiento del 100% de la Gestión al seguimiento para el SIG, debido a que nuestro contexto no se ha modificado.

1.5. Liderazgo y compromiso

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1.5.1. Matriz de responsabilidades de los líderes

Con el fin de describir las diferentes responsabilidades dentro del diseño, construcción, comunicación e implementación del sistema de gestión integrado, elaboramos una matriz que describe las responsabilidades desde los diferentes roles que intervienen dentro de la Institución. En la siguiente tabla (Tabla 2. Matriz roles y Responsabilidades) se describen las responsabilidades y los roles así:

CUADRO ROLES Y RESPONSABILIDADES.MATRIZ GENERAL DE ROLES Y RESPONSABILIDADES CON EL SIG

SEGUIMIENTOROL/RESPONSABILIDAD DIRECCIÓN PLANEACIÓN

LIDERES PROCESOS

TODO EL PERSONAL

AUDITORES

Identificación, análisis y actualización de contexto

x x x Cumplen con el rol

Liderazgo para la implementación del SIG

x x x x x Cumplen con el rol

Planificación del SIG x x x Cumplen con el rol

Gestión de documentos del SIG x x x Cumplen con

el rol

Suministro de recursos x Cumplen con

el rol

Gestión de recursos x x Cumplen con el rol

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Gestión de procesos x x Cumplen con el rol

Seguimiento, medición, análisis y evaluación

x x x Cumplen con el rol

Auditoria interna x x Cumplen con el rol

Revisión por la dirección x x x Cumplen con

el rol

Mejora x x x Cumplen con el rol

Cuadro N°5 de liderazgo y compromisos asignados a partir de agosto año 2018.

2. REVISIÓN ANTERIOR

2.1. Seguimiento a los compromisos de la revisión anterior

Teniendo en cuenta que esta se constituye como la primera revisión gerencial, el seguimiento no aplica para la vigencia anterior.

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3. NFORMACIÓN SOBRE DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Y LA EFICACACIA DEL SIG.

3.1. Satisfacción del cliente, PQRSF, retroalimentación y comunicación con las partes interesadas.

3.1.1 Enfoque del cliente – atención al ciudadano 2018:

Para el primer semestre de 2018, la Coordinadora de servicios presentó el informe semestral con el análisis del comportamiento de las PQRSDF recibidas a través de los buzones.De igual forma, cada proceso respondió las PQRSDF, recibidos por los diferentes canales de comunicación escrito, virtual, verbal y presencial.

Las PQRSDF, recibidas a través de los buzones de sugerencias de las filiales y de la sede central entre el 1 de enero y 30 de junio 2018 fue reportado en 98 actas de apMarleny muy buenas tardes,

Este miércoles 14 de agosto, los auditores externos del Icontec, estarán visitando nuestras instalaciones, para realizar la auditoría externa, en el marco de la certificación de la entidad.

Con el propósito de contar con una preparación previa, el día de mañana visitaré la Filial San Antonio de Prado en horas de la mañana, para dar una orientación y entregar la documentación

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que será auditada al proceso de Experiencias y Servicios Bibliotecarios. Dicha auditoría se realizará en la filial, el miércoles 14 de agosto desde las 10:30 a.m.

Anexo los documentos preparatorios para la auditoría.

Cordial saludo,

Marleny muy buenas tardes,

Este miércoles 14 de agosto, los auditores externos del Icontec, estarán visitando nuestras instalaciones, para realizar la auditoría externa, en el marco de la certificación de la entidad.

Con el propósito de contar con una preparación previa, el día de mañana visitaré la Filial San Antonio de Prado en horas de la mañana, para dar una orientación y entregar la documentación que será auditada al proceso de Experiencias y Servicios Bibliotecarios. Dicha auditoría se realizará en la filial, el miércoles 14 de agosto desde las 10:30 a.m.

Anexo los documentos preparatorios para la auditoría.

Cordial saludo,

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ertura correspondientes a la Biblioteca Pública Piloto y Filiales, con los siguientes resultados:

BIBLIOTECA NUMERO ACTAS Quejas Reclamos Solicitudes Sugerencias Felicitacione

s Denuncias

Tren de Papel 26 actas 0 0 0 0 0 0

La Loma 26 actas 0 0 1 0 0 0Juan Zuleta

Ferrer 22 actas 1 0 0 11 0 0

Sede Central 24 actas 2 0 3 0 0 0

El acta número 16 de la Filial Juan Zuleta Ferrer contiene 7 sugerencias de usuarios realizadas en la misma fecha donde manifiestan el deterioro de los equipos donde reciben las clases de tecnología y recomiendan la mejora de los mismos.

Durante el primer semestre no se presentaron pqrsd en la Filial Tren de papel. Las únicas filiales que registran información en el buzón fueron San Javier La Loma con solo una solicitud y Campo Valdés registro 12 pqrsd. La sede central a nivel de los servicios presentó un bajo número de pqrsd con relación al mismo periodo del año 2017.

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A continuación, veremos un resúmen de las PQRSDF recibidas por tipología en la sede central y filiales:

BIBLIOTECA Quejas Solicitudes SugerenciasTren de Papel 0 0 0

La Loma 0 1 0Juan Zuleta

Ferrer 1 0 11

Sede Central 2 3 0

Tren de Papel La Loma Juan Zuleta Ferrer Sede Central0

2

4

6

8

10

12

0 01

2

0 0

11

0

3

PQRSD RECIBIDAS PRIMER SEMESTRE 2018

Quejas Solicitudes Sugerencias

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Se pudo analizar que el mayor número de pqrsd, recibidas corresponde a sugerencias, la mayoría de ellas asociadas con información general de la Biblioteca, mantenimientos a los equipos de cómputo de Filial Juan Zuleta, y Libros sin Frontera.

Informes y graficas de análisis PQRSD

Información de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones (PQRSF) por tipo de petición:

A partir del primer semestre de 2019, desde el proceso de Gestión Administrativa de Recursos, el procedimiento de Gestión Documental, centraliza la información de las PQRSDF, recibidas de todas las áreas.

Informes y graficas de análisis PQRSD

Desde Gestión Documental, se recepciona en la Unidad de Correspondencia las solicitudes PQRSDF del ciudadano, las cuales se hacen por los canales de recepción: Presencial, Buzones de Sugerencia Sede Central, Filiales y Sitio Web de la entidad. Gestión Documental Radica, registra y digitaliza las solicitudes, y redirecciona la solicitud al proceso competente, el cual se encargua de gestionar las solicitudes de acuerdo con el requerimiento.

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Con relación a las PQRSDF, recibidas por parte de los usuarios, Gestión Documental centralizó toda la información pertinente para llevar a cabo la trazabilidad .

El control de recepcióny respuesta de las mismas, cuenta con tres formatos de control:

Registro de ingreso de PQRSDF Registro de respuesta de PQRSDF Seguimiento de PQRSDF

El seguimiento de PQRSDF, de la vigencia 2018, destaca lo siguiente:

La mayoría de las PQRSD, corresponden a la tipología “PETICIONES”, con un total de 20 (veinte), relacionadas en su gran mayoría con la apertura de la sede central, reactivación de talleres de redacción, y continuidad en los servicios que ofrece la BPP.

Doce (12) sugerencias, relacionadas con la extensión de horarios en las filiales, programación de talleres en días diferentes a los programados, propuesta de libros que no se encuentran disponibles.

Cinco (5) quejas, asociadas, con algunos funcionarios qe están de cara al usuario, incumpimiento en el horario de apertura de una de las filiales (Tren de papel).

En total se recibieron cuarenta y tres (43) PQRSDF, de las cuáles se destaca la respuesta oportuna por parte de los funcionarios de la entidad, hecho que en años anteriores no ocurría, porque las respuestas en su gran mayoría eran extemporáneas.

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En el siguiente cuadro se observa el seguimiento de las PQRSDF, de la vigencia 2018, para la sede central y sus filiales.

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F-GARD-45

Versión: 01

Fecha: 2019/03/13

CANT. ACTAS

DE APERTUR

A

# DE PQRS

D

DENTRO DEL

TÉRMINO

POR FUERA

DE TÉRMIN

O

NO RESPONDI

DOS

DIFUSION DE LA INFORMACION 4 1 3 1 1

0 0 4 1 0 0 3 1 1GESTIÓN DE CONTENIDOS PARA LA

CIUDADANÍA

0 0 0 0 0 0 0 0 0

CONTENIDOS Y PATRIMONIO 4 4DIFUSION DE LA INFORMACION 1 1

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA GESTIÓN DE CONTENIDOS PARA LA CIUDADANÍA

GESTION Y FOMENTO CULTURAL 2 20 0 0 7 0 0 7 0 0

DIFUSION DE LA INFORMACION 1 1DIRECCIÓN GENERAL 1 1

COMUNICACIONES Y MERCADEO 1 1SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA 1 1 2GESTION Y FOMENTO CULTURAL 3 3

CONTENIDOS Y PATRIMONIO

3 1 1 3 0 0 8 0 0DIRECCIÓN GENERAL 1 1

SECRETARIA GENERAL

CONTENIDOS Y PATRIMONIO

GESTIÓN HUMANA 1 2 3GESTION Y FOMENTO CULTURAL

2 2 0 0 0 0 4 0 0DIRECCIÓN GENERAL 2 2

SECRETARIA GENERAL SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA DIFUSION DE LA INFORMACION 4 1 5

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

COMUNICACIONES Y MERCADEO 3 3

GESTIÓN Y DIFUSIÓN DEL PATRIMONIO

GESTIÓN JURÍDICA

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO 3 2 5

GESTIÓN FOMENTO CULTURAL 3 1 4

GESTIÓN COLECCIONES

ATENCION AL CIUDADANO 15 3 0 1 0 0 19 0 0

TOTAL 14 43 0 20 6 5 12 0 0 41 1 1

TREN DE PAPEL

BUZÓN DE SUGERENCIAS

2 5 0

SAN JAVIER LA LOMA BUZÓN DE

SUGERENCIAS

0 0 0

RECIBIDAS POR

CONTÁCTENOS

(SITIO WEB CORREO PQRSD Y CORREO

ELECTRÓNICO)

0 19 0

JUAN ZULETA FERRER

BUZÓN DE SUGERENCIAS

7 7 0

SEDE CENTRAL -

TORRE DE LA MEMORIABUZÓN DE

SUGERENCIAS

5 8 0

UNIDAD DE CORRESPOND

ENCIA(FÍSICOS)

0 4 0

DENUNCIAS

TIEMPO DE RESPUESTA

BIBLIOTECAFILIALES

BUZONES DE SUGERENCIAS

# DE PQRSD DEPENDENCIA COPETENTE PETICIONES SOLICITUD

ESQUEJAS Y RECLAMOS

SUGERENCIAS

FELICITACIONES

SEGUIMIENTO A PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS Y DENUNCIAS (PQRSD) 2018


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3.2 Percepción Institucional BPP, retroalimentación y comunicación con las partes interesadas.

Informes y graficas de análisis encuestas de satisfacción Con las encuestas de satisfacción de usuarios se busca i) Conocer el nivel de satisfacción de los usuarios de los servicios de la BPP, para identificar áreas que necesiten atención y ii) evaluar la efectividad institucional en el área de servicios bibliotecarios y de gestión de contenidos para la ciudadanía. A continuación, se presentan los resultados de las encuestas de satisfacción aplicadas en el 2018.

Servicio Muy satisfecho

Satisfecho Insatisfecho Muy insatisfecho

No respon

Muestra

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deSala Antioquia 76% 23% 1% 0% 0% 939Archivo Fotográfico 75% 25% 0% 0% 0% 65

Servicios de la entidad (Central y Filiales)

94% 0% 0% 0% 6% 160

Satisfacción General 82% 16% 0% 0% 2%

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0%20%40%60%80%

100%1 2 3

76%94%

75%

23% 25%1% 6%

% de Satisfacción de los Usuarios con relación a los Servicios Bibliotecarios

Muy satisfechoSatisfechoInsatisfechoMuy insatisfechoNo responde


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En la Sala Antioquia, durante el año se aplicó la encuesta a 939 usuarios, de los cuales 711 usuarios manifiestan sentirse muy satisfechos, 214 satisfechos, 10 insatisfechos y 3 muy insatisfechos frente a los servicios ofrecidos. Un usuario no respondió a esta pregunta. Los 13 usuarios insatisfechos expresaron los siguientes comentarios: Más libros; La biblioteca abierta; La biblioteca funcionando al 100%; Más tema de lo que estoy investigando; Terminada la remodelación; Digitalización de los temas más a fondo; Fotografías en gran formato; Instalaciones cómodas, mucha literatura actualizada no solo en español, sino en inglés; Más variedad en libros en el tema consultado -Arquitectura; Con información más amplia, histórica de hitos de la ciudad; El Espectador años 80s y 90s y El Tiempo.

En el Archivo fotográfico, la encuesta se aplicó a 65 usuarios, de los cuales 49 manifestaron estar muy satisfechos con la prestación del servicios y 16 usuarios dicen estar satisfechos. En la encuesta los usuarios manifestaron el deseo de tener acceso al archivo fotográfico, con actividades como exposiciones, muestras fotográficas como museo, entre otras.

En general, en Experiencias y Servicios Bibliotecarios, el 82% de los usuarios manifiestan estar muy satisfechos con el servicio prestado sumado a un 16% de usuarios satisfechos.

3.2. Cumplimiento de los objetivos de calidad Página | 35


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Los objetivos estratégicos (de calidad) y la política del SIG se cumplen en un 88% a diciembre 31 de 2018. Los 5 objetivos alcanzan un nivel de cumplimiento adecuado logrando las metas estipuladas, los indicadores que miden estos objetivos son los siguientes:

Cuadro N°10. Cumplimiento de Política y Objetivos del SIGCUMPLIMIENT

O POLITICA INTEGRAL

N°OBJETIVOS

ESTRATEGICOS (DE CALIDAD y

AMBIENTAL)

CUMPLIMIENTO OBJETIVOS INDICADOR META

2018CUMPLIMIENT

O 2018 PESOPromedio Ponderad

o

88%

1

Posicionar la Biblioteca Pública Piloto de Medellín

para América Latina como

Centro Vivo de Información y Pensamiento

100%

% de fotalecimiento de Portafolio de Servicios de la BPP 100% 100% 33% 33%

% de implementación de Plan de adquisición de materiales

bibliográficos y documentales y Plan de análisis, catalogación,

clasificación e ingreso de la información a las bases de datos

100% 100% 33% 33%

Beneficiarios de programas de LEO y formación de usuarios

277,673 283,009 33% 33%

2

Generar ruta de Apropiación Social del

Patrimonio y las Memorias de los materiales de la

Biblioteca Pública Piloto

94%

% de implementación de estrategias de preservación y conservación 100% 99% 33% 33%

% de Implementación de Sistema de Gestion documental y

archivística100% 90% 33% 30%

% de implementación de estrategia de apropiación social Memoria y

Patrimonio100% 94% 33% 31%

4

Construir un modelo de

Contenidos y Proyectos que promuevan la

Incidencia Social y Cultural

100%

Población beneficiada con la implementación de estrategia de

laboratorios de pensamiento institucional

76,234 65,749 33% 29%

% de fortalecimiento de agenda cultural 100% 100% 33% 33%

% de implementación de estrategia de apropiación social programas

LEO100% 91% 33% 30%

5 Consolidar una Entidad eficaz.

100% Estrategia de Modernización de la BPP

100% 100% 20% 20%

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sostenible. trasparente.

responsable y comprometida con el medio

ambiente

% de implementación de estrategia de comunicaciones 100% 99% 15% 15%

% de avance en adecuación de Edificio central de la BPP 100% 99% 20% 20%

% de implementación de Plan de mantenimiento y dotacion de

espacios físicos de la BPP y sus filiales

100% 100% 15% 15%

% de Implementación del Plan Estratégico 2018-2024 100% 100% 15% 15%

% de implementación de estrategia de Gestión de alianzas y proyectos 100% 99% 15% 15%

Los indicadores alineados con los Objetivos estratégicos se encuentran dentro de los rangos de aceptación. El objetivo 3, asociado con Diseñar e implementar Estrategias de Aprendizajes y Co-creación, no se presenta en el cuadro anterior, dado que no se formularon proyectos en la vigencia 2018, sin embargo, en la entidad se creó un grupo interdisciplinario el cual dio inicio a la formulación del proyecto y se inscribirá en el banco de proyectos del Municipio de Medellín en 2019. Para ampliar la información sobre toda la gestión del Plan estratégico, se remite al informe de rendición de cuentas de la vigencia 2018 en el siguiente link: http://www.bibliotecapiloto.gov.co/contamos-con-tu-mirada-rendicion-de-cuentas-2018/

3.3. Desempeño de los procesos, programas y conformidad de los productos y servicios.

3.4.1. Análisis de la gestión por procesos

El siguiente es el reporte de la gestión por procesos, con las mediciones del 2018, el cual reporta un cumplimiento del 94%.

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http://www.bibliotecapiloto.gov.co/contamos-con-tu-mirada-rendicion-de-cuentas-2018/


Cuadro N° 12. Gestión por procesos 2018GESTIÓN CUMPL. No. PROCESOS

RESULTADO CUMPLIMIENTO PROCESOS

% POND. (Proceso)

94%

P01 Gestión de Colecciones Generales y Patrimoniales 100% 10%

P02 Experiencias y Servicios Bibliotecarios 100% 10%

P03 Gestión de Contenidos para la Ciudadanía 100% 10%

P04 Gestión de Comunicaciones 99% 10%P05 Gestión Humana 100% 10%P06 Gestión Jurídica 99% 10%P07 Gestión Financiera 93% 10%P08 Gestión estratégica 90% 10%P09 Gestión Administrativa de Recursos 86% 10%P10 Evaluación, control y seguimiento 73% 10%

Como puede observarse en el cuadro 12, el sistema de gestión integral arroja un nivel de cumplimiento ponderado del 94% en 2018, esto quiere decir que el nivel de cumplimiento de la política, la misión y la visión, avanzan en un nivel adecuado pues toda la estructura de la gestión por procesos se volcó para responder a los mismos, desde el ejercicio del Direccionamiento estratégico.

En general, 7 de los 10 procesos logran porcentajes de cumplimiento entre 93% y el 100%, de manera que deben implementar acciones de mejora continua, 2 procesos obtienen cifras de 86% y 90% con acciones preventivas y 1 sólo proceso debe implementar acciones correctivas al registrar un avance ligeramente inferior al 75%.

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Para analizar los indicadores que dan el cumplimiento a los procesos ver BALANCED SCORECARD de la BPP donde se encuentran los indicadores especificos cada uno con su análisis relacionado.

3.4.2. Desempeño de los productos y servicios A continuación, se expone el balance de ejecución física de los proyectos de inversión de la BPP en la vigencia 2018, medidos con el seguimiento al Plan de Acción.

Actualmente, la BPP tiene en el Plan de Acción 2018, 16 indicadores en los 6 proyectos de inversión registrados en el Banco de Proyectos. En el siguiente cuadro se presentan los indicadores de productos de estos proyectos asociados al reto, programa y proyecto del Plan de Desarrollo “Medellín Cuena con Vos”, sin embargo, estos proyectos no están articulados con dicho Plan de desarrollo, dado que la Biblioteca no recibe recursos del Plan Operativo Anual de Inversiónes - POAI del Municipio de Medellín, los recursos para inversión que recibe del ente municipal, corresponden a traslados presupuetales de otras dependencias municipales así como superávit y excedentes municipales.

Plan de AcciónVigencia Fiscal 2018

Seguimiento Enero a Diciembre

DOCUMENTO PL-GE-03

VERSION 1

FECHA 26/3/2018

Plan de Desarrollo "Medellín Cuenta con

Vos"Plan Estratégico 2018 - 2024

"UN PUENTE ENTRE TIEMPOS"

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Reto

Prog

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Códi

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Indicador de Producto Unidad de Medida

Meta 2018 Actividades

SEGUIMIENTO ACUMULADO

2018

4.3.

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1. B

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% de fotalecimiento de Portafolio de Servicios de la BPP

Porcentaje 100%

Desarrollar actividades entorno a la oferta de Servicios Bibliotecarios en el marco de la LEO

104%Aumentar el préstamo interno y externo de materiales bibliográficos y documentales a usuarios afiliados en la bpp

% de implementación de Plan de adquisición de materiales bibliográficos y documentales y Plan de análisis, catalogación, clasificación e ingreso de la información a las bases de datos

Porcentaje 100%

Ajustar el plan y metodología de trabajo para la selección y adquisición por compra, donación y canje del material bibliográfico y documental, para la vigencia fiscal.

115%Identificar, catalogar, clasificar, analizar e ingresar el material a la base de datos Bibliográfica y al Repositorio Digital

Analizar y evaluar las colecciones proyectadas durante la vigencia para identificar la pertinencia de la colección a las necesidades de información de los usuarios

Beneficiarios de programas de LEO y formación de usuarios

Número 277,673

Afiliación de usuarios para el servicio de préstamo de materiales bibliográficos y audiovisuales en la bpp

100%Desarrollar actividades entorno a la oferta de Servicios Bibliotecarios en el marco de la LEO

Ampliar la cobertura de los visitantes a la BPP y sus filiales

4.3.

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% de implementación de estrategias de preservación y conservación

Porcentaje 100%

Dar mantenimiento al material bibliografico y documental que requieren encuadernación para su prevención, conservación y restauración, de la coelcción General y Patrimonial

99%

Preparación física y distribución del material, bibliográfico y documental

% de Implementación de Sistema de Gestion documental y archivística

Porcentaje 100% Contribuir con el fortalecimiento instucional mediante la implementación de la plan institucional de archivos

90%

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co% de implementación de estrategia de apropiación social Memoria y Patrimonio

Porcentaje 100%Exposiciones, publicaciones, agenda de reflexión y pensamiento de la BPP en la ciudad.

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% de implementación de estrategia de laboratorios de pensamiento institucional

Número 76,234

Desarrollar diferentes actividades que promuevan en los usuarios habilidades comunicativas y artísticas, que promuevan la LEO y la participación ciudadana activa

87%

% de fortalecimiento de agenda cultural Porcentaje 100%

Identificar, organizar, elaborar y suministrar los contenidos como estrategias para la difusión y aprovechamiento de los acervos bibliograficos y patrimoniales

234%Desarrollar diferentes actividades que promuevan en los usuarios habilidades comunicativas y artísticas, que promuevan la LEO y la participación ciudadana activa

% de implementación de estrategia de apropiación social programas LEO

Porcentaje 100%

Dinamización logística y operativa de plataformas o estrategias de divulgación 91%

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% de implementación estrartegia de adopción del Plan Estratégico 2018-2024

Porcentaje 100%Contribuir al fortalecimiento institucional mediante la adopción, implementación y seguimeinto del plan estratégico institucional

100%

% de avance en Modernización de la Entidad

Porcentaje 100%

Documentar el MOP

100%

Adelantar el Estudio Técnico para la reforma administativaDiseñar e implementar el Sistema Integral de Gestión (MIPG)

Implementar la estrategia de acompañamiento y seguimiento al Plan Anticorrupción y atención al ciudadano, Planes de Mejoramiento y Mapas de Riesgos

Realizar segumiento a la ejecución del Plan estrategico de Gestión Humana

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% de implementación de estrategia de comunicaciones

Porcentaje 100%

Implementar la Campaña de Comunicación interna y externa, Apropiación social de contenidos, comunicación digital y piezas gráficas

99%

% de implementación de estrategia de Gestión de alianzas y proyectos

Porcentaje 100%

Contribuir al fortalecimiento institucional mediante el establecimiento de alianzas estrategicas articuladas a iniciativas y/o proyectos que permitan fortalecer la misión de la biblioteca y el impacto de su accionar en las comunidades.

99%

% de implementación del Sistema de información y gestión del conocimiento

Porcentaje 40% Documento de Diseño del Sistema de Información cultural 13%

% de avance en adecuación de Edificio central de la BPP

Porcentaje 100% Adelantar obras de adecuación y repotenciación del edificio central de la BPP 99%

% de implementación de Plan de mantenimiento y dotacion de espacios físicos de la BPP y sus filiales

Porcentaje 100%

Consolidar las necesidades de bienes y servicios de los procesos del modelo de operación de la BPP y gestionar las adquisiciones que ya han sido aprobadas según el plan Anual de adquisiciones.

107%

Establecer e implementar seguimiento y control al mantenimiento a los bienes y servicios generales y locativos institucionales

Elaborar y ejecutar el Plan de mantenimiento correctivo y preventivo a los equipos de cómputo, Plan de reposición de periféricos y accesorios y de Soporte permanente a los requerimientos tecnológicos de los usuarios internos de la sede central y filiales

Son 3 proyectos misionales: i) Con el proyecto de Fortalecimiento de Servicios Bibliotecarios, se logró afianzar el portafolio de servicios así como la adquisición, evaluación y habilitacion de las colecciones, para beneficiar aproximadamente a 277.000 ususarios; ii) Con el proyecto de Fortalecimiento de Estrategias de

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Gestión de la Memoria y el Patrimonio, se consolida el programa de conservación del material bibliográfico y documental, la implementación del Plan institucional de archivos y la implementación de la estrategia de apropiación social del patrimonio con las exposiciones y agendas de reflexión en la ciudad y iii) Con el proyecto de Difusión y Apropiación Social de Programas de Lectura, Escritura y Oralidad se fortalece la agenda académica y cultural y se dinamizan las estrategias de divulgación y apropiación de programas de LEO.

Con los 3 proyectos de apoyo i) Fortalecimiento de la Biblioteca Pública Piloto, ii) Mantenimiento y dotación de la BPP y sus Filiales y iii) Adecuación y Reforma del edificio de la BPP, se logró adelantar las estrategias de adopción del Plan estratégico, modernizaión física y administrativa de la BPP y gestión de alianzas y proyectos. Para ampliar la información remitirse al informe de Rendición de cuentas 2018 en el link: http://www.bibliotecapiloto.gov.co/contamos-con-tu-mirada-rendicion-de-cuentas-2018/

3.4. Resultados de seguimiento y medición.

La Entidad ha dispuesto como métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación los siguientes indicadores por procesos:

3.5.1 Cuadro N°14. Indicadores evaluación de la gestión por procesos 2018

Cuadro gestión por procesos

GESTIÓN CUMPL. No. PROCESOS

RESULTADO CUMPLIMIENTO

PROCESOS% POND. (Proceso) Indicador Meta Logro

94% P01 Gestión de Colecciones

100% 10% N° de Material adquirido

12,698 94%

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Generales y Patrimoniales

N° matetial bibliografico y documental ingresados al sistema

15,221 201%

N° matetial bibliografico y documental habilitados

5,445 103%

N° matetial bibliografico y documental evaluado

22,976 50%

% de matetial bibliografico y documental en conservacion

100% 95%

P02Experiencias y

Servicios Bibliotecarios

100% 10%

N° de usuarios visitantes

157,000 102%

No. de Materiales prestados 67,000 101%

N° de Usuarios Afiliados nuevos 1,466 95%

N° de Actividades de Servicios Bibliotecarios ejecutadas

2,478 108%

N°de usuarios atendidos en Servicios Bibliotecarios

119,208 102%

Porcentaje de Satisfacción de los usuarios de las Actividades desarrolladas

100% 98%

P03Gestión de

Contenidos para la Ciudadanía

100% 10%N° de Contenidos elaborados 62 376%

N° de Alianzas 10 480%

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establecidas Actividades de la Agenda Académica y Cultural dinamizadas

834 95%

N° de Beneficiarios de Actividades de la Agenda Académica y Cultural

76,234 87%

Porcentaje de Satisfacción de las Actividades desarrolladas en la agenda académica y cultural

100% 0%

P04Gestión de

Comunicaciones

99% 10%

% de avance en la campaña de comunicaciones internas

96% 92%

% de avance en la campaña de apropiación social de los contenidos y agendas de la BPP

96% 103%

N° de publicaciones en redes sociales 1,500 93%

N° de piezas diseñadas 600 107%

Porcentaje de Satisfacción de las Actividades desarrolladas en la estrategia de comunicación

100% 100%

P05 Gestión Humana

100% 10% N° de servidores públicos evaluados con nivel sobresaliente (igual

61 72%

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o mayor a 95%) % de Implementación del Plan Institucional de Capacitación

100% 102%

% de implementación del Plan de Bienestar Laboral

100% 83%

% de Cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

100% 140%

N° de Actividades realizadas en la Estrategia de Gestión Ambiental

49 124%

P06 Gestión Jurídica 99% 10%

% de avance en la estrategia de propiedad intelectual

100% 100%

Número de contratos perfeccionados y legalizados

100% 100%

% de avance en el programa de control interno disciplinario

100% 94%

% de cumplimiento de los tramites judiciales abiertos

100% 100%

P07 Gestión Financiera 93% 10%

Mejoras y parametrización efectuada

100% 100%

N° de Estados financieros 27 93%

Obligaciones 44 114%

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tributarias efectivas PAC ejecutado 92% 83%No. conciliaciones efectuadas 16 75%

Inversión ejecutada 92% 93%% Implementación de la política de austeridad del gasto.

60% 89%

P08 Gestión estratégica

90% 10% % de Implementación de la Estrategia de implementación del Plan

100% 100%

% de implementación de Estrategia de Modernización

80% 99%

% de avance en el diseño e implementación del sistema de información

40% 13%

% de avance de la estrategia de gestión y seguimiento de alianzas y proyectos

100% 94%

% de avance en el seguimiento a plan de acción y su articulación con POAI

100% 100%

% de avance en estrategia de acompañamiento al seguimiento de

100% 100%

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Plan Anticorrupción y atención al ciudadano, Planes de Mejoramiento y Mapas de Riesgos

P09 Gestión Administrativa de Recursos

86% 10% % de Implementación de la política de gestión documental

100% 90%

% de cumplimiento en la implementación del programa de Gestión Documental

100% 89%

% actualización y aprobación de las TRD

100% 70%

% de elaboración y aprobación de las TVD

100% 72%

% de Implementación de la Política de cero papel

100% 2%

N° de adquisiciones de ByS gestionadas

311,116 90%

Mantenimiento locativo y generales del seguimiento ejecutado

110 141%

% de Implementación del programa de verificación, confrontación y enajenación de bienes devolutivos

100% 98%

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% de Cumplimiento en la implementación y utilización del software

100% 86%

% de implementación de Plan de mantenimiento correctivo y preventivo a los equipos de cómputo, Plan de reposición de periféricos y accesorios y de Soporte permanente a los requerimientos tecnológicos de los usuarios internos de la sede central y filiales

100% 95%

% de oportunidad en atención de solicitudes de soporte técnico

90% 100%

% de Satisfacción de en la atención de solicitudes de soporte técnico

90% 94%

P10 Evaluación, control y

seguimiento

73% 10% N° de auditorias de riesgos ejecutadas 2 0%

N° de seguimientos de ley ejecutados 38 92%

Compromisos Cumplidos en Comites de Coordinación de

100% 100%

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Control internoN° de asesorías realizadas 100% 100%

Estos indicadores se consolidan para obtener el nivel de cumplimiento de cada proceso y de objetivos relacionados en el item 3.3. El maestro de indicadores establece la frecuencia de la medición y el análisis y establece el desempeño y eficacia general del SIG.

Los indicadores de los procesos que consolidan los datos de la gestión por procesos, tienen un comportamiento adecuado a la fecha de medición según el cuadro anterior. Como puede observarse la mayoría de los procesos cumple sus indicadores de desempeño frente a las metas asignadas y se cuenta con la información documentada que evidencia la medición de estos indicadores. El discriminado de su desempeño se puede evidenciar en las hojas de vida de cada uno de los indicadores.

Otro mecanismo de seguimiento son las encuestas y valoraciones de la satisfacción del usuario: seguimiento de la precepción del usuario frente al cumplimiento de sus expectativas en la prestación del servicio.

Como parte del seguimiento a la percepción del cliente se identifican las PQRSF y su nivel frente a las quejas reportadas.

Adicionalmente, Como parte del seguimiento a los procesos el comité directivo ejerce seguimiento a los compromisos del SIG de la siguiente forma:

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El compromiso del Sistema Integrado de Gestión se asume desde el Comité Directivo de la Entidad, donde en sus diferentes reuniones se ha impulsado la actualización del sistema, el liderazgo y el trabajo en equipo, designando responsables dentro de los procesos.

En las diferentes reuniones del Comité Directivo se vienen abordando varios temas que son entradas para el Informe de Revisión por la Dirección, referentes al desempeño y a la gestión de entidad.

3.5. NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTIVAS.

A la fecha se han identificado veintisiete (27) no conformidades de las cuales se encuentran cerradas veinte y una (21), están en proceso séis (6) y eficaces diecinueve (19) que fueron reportadas recientemente en las auditorias internas y que se encuentran en fase de análisis y definición de acciones.

Fuente: Informe auditorías internas de calidad,Plan de mejoramiento por proceso

A continuación anexamos un cuadro en Excel que nos muestra el comportamiento el estado de las acciones de mejora por cada proceso.

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TOTAL ACCIONES

CORRECTIVASCERRADAS EN PROCESO EFICACES % AVANCE

27 21 6 19 78%

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Fuente: Informe auditorías internas de calidadPlan de mejoramiento por proceso

Al realizar el seguimiento de las “No Conformidades” de cada proceso, observamos que 21 No conformidades están cerradas, y 6 se encuentran en proceso.

Las No conformidades que se encuentran cerradas, tienen implementado las acciones de mejora, las acciones puestas en marcha a partir de las auditorias internas de calidad, requieren de un seguimiento mínimo de seis (6) meses para poder valorar su eficacia.

El siguiente cuadro nos muestra, el seguimiento de las acciones correctivas:

GRÁFICO NO 6

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TOTAL ACCIONES CORRECTIVAS

CERRADAS EN PROCESO EFICACES0

5

10

15

20

25

30 27

21

6

20

SEGUIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS

Series1

Fuente: Listado acciones Correctivas

De acuerdo con los resultados arrojados, las acciones de mejora que se encuentran en proceso de implementación y de las cuáles debemos continuar realizando el seguimiento para el cumplimiento, corresponde a los procesos:

Gestión Colecciones:

1. “calibración vigente para el dispositivo de seguimiento y medición de la temperatura y la humedad”.

2. “realizar un inventario pormenorizado para calcular cuánto material falta en total por ingresar y cuánto se demoraría su organización”.

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Gestión Financiera:

1. “documentación del proceso en lo correspondiente a los procedimientos de la gestión presupuestal, contable y de tesorería”.

2. “revisión y formalización en el Sistema de Gestión de la Calidad de los formatos que registran la gestión financiera de la entidad”.

Gestión Jurídica:

1. “actualización del Plan de Supervisión, no se viene realizando por parte del proceso Jurídico en lo que concierne a las fases de: Elaboración, Tipos de interventoría (a,b,c), análisis, adopción, evaluación y seguimiento”.

Gestión Contenidos:

1. “En relación con el indicador de efectividad del proceso que refiere el índice de satisfacción del usuario con las actividades programadas, el mismo no fue medido durante la vigencia 2018”.

Grafico N°7. Acciones correctivas

PROCESO No Conformidades

Gestión Jurídica 3Gestión Talento Humano 2Gestión Documental 1Gestión Planeación Estratégica 2

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Experiencias y Servicios Bibliotecarios 5Gestión Contenidos para la Ciudadanía 5Gestión Colecciones Generales y Patrimoniales 4Gestión Comunicaciones 1Gestión Financiera 3Gestión Evaluación Control y Mejora 1TOTAL NO CONFORMIDADES 27

Fuente: Aplicación acciones correctivas por proceso

El proceso con más acciones correctivas es el de Experiencias y Servicios Bibliotecarios con cinco (5) No Conformidades, las cuáles ya fueron cerradas y el de Contenidos para la Ciudadanía también con cinco (5) No conformidades, de las cuáles cuatro (4) están implementadas a la fecha, y una se encuentra en proceso de implementación, pendiente por verificar la eficacia de la implementación.

Grafico N°8. No conformidades por proceso.

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Gestió

n Jurí

dica

Gestió

n Tale

nto Hum

ano

Gestió

n Doc

umen

tal

Gestió

n Plan

eación E

straté

gica

Exper

iencias

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cios B

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adan

ía

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Gestió

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luación C

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ejora

TOTA

L NO C

ONFORMIDADES

0

5

10

15

20

25

30

3 2 1 25 5 4

1 3 1

27

No Conformidades por Proceso

Fuente: Plan de mejoramiento por proceso

SALIDAS O PRODUCTO NO CONFORME

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A la fecha se no se han identificado salidas o productos no conformes adicionales a los identificados en las NC anteriores.

3.6. RESULTADO DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS

3.6.1. Resultados de las auditorias internas

Para el año 2018 y 2019 se realiza el ciclo de auditorías internas entre los meses de noviembre y marzo al sistema de calidad ISO 9001:2015, como resultado de la auditoria se concluye que los procesos y sistemas auditados a nivel general son conformes y eficaces.

En General la Auditoria identificó Veintisiete (27) No conformidades y 136 observaciones, si bien el número de hallazgos es considerable, se debe tener en cuenta que precisamente esto era lo que se pretendía con la Auditoria, que se realizara una verificación exhaustiva a fin de cerrar las brechas en aplicación de la norma.

Tanto a los hallazgos como a las observaciones se les viene realizando seguimiento a la implementación a nivel de procesos y a nivel de personas de la siguiente forma:

AVANCE RESPECTO A LAS ACCIONES DE LA AUDITORIA INTERNA Cuadro N° 19. Avance por procesos

PROCESOS IDENTIFICADAS CUMPLE AVANCE

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GESTIÓN COLECCIONES GENERALES Y PATRIMONIALES 11 4 36%GESTIÓN COMUNICACIONES 23 10 43%GESTIÓN ESTRATEGICA 16 10 63%GESTIÓN EXPERIENCIAS Y SERVICIOS BIBLOTECARIOS 11 5 45%EVALUACIÓN CONTROL Y MEJORA 19 10 53%GESTIÓN JURÍDICA 20 1 5%GESTIÓN CONTENIDOS PARA LA CIUDADANÍA 18 6 33%GESTIÒN FINANCIERA 15 1 7%GESTIÓN TALENTO HUMANO 15 2 13%Gestión Adva deRecursos

15 6 40%Gestión Documental

Total general 163 55 34%

El nivel de avance a la fecha es muy bajo, teniendo en cuenta el reciente desarrollo de las auditorías internas, esto se ha reforzado en gran medida por el acompañamiento de los enlaces del SIG en los procesos y por el seguimiento continuo a la aplicación de las acciones.

La celeridad demostrada en la definición de acciones correctivas y en la implementación de las mismas, demuestra el liderazgo y el compromiso del personal con la mejora continua de los procesos.

Las 6 acciones pendientes por implementar se encuentran en proceso de desarrollo a la fecha de la revisión y se espera que se cierren los próximos días.

Recomendaciones para la mejoraPágina | 61


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Formación y fortalecimiento de auditores internos Adelantar más el ciclo de auditorias internas para tener más holgura para la

revisión anual y la auditoria del Ente Auditor. Continuar realizando seguimiento permanente a la implementación de

acciones de la auditoria interna.

3.7. Desempeño de los proveedores externos.

La Entidad se asegura de que los servicios contratados sean conformes a los requisitos convenidos en el contrato.

Los controles determinados se ejercen a través de las actividades de pre y post contractuales y más específicamente a través de las actividades de Supervisión.

Los criterios para la evaluación, selección y seguimiento al desempeño y control se determinan en los documentos de contratación específicos de cada proceso contractual y en los procesos internos en caso de que aplique.

La Entidad conserva la evidencia de estas acciones documentadas en los expedientes contractuales y en los archivos de la Supervisión y de los procesos.

La consideración al impacto potencial del servicio hacia la Entidad se aborda desde el análisis de riesgos de la etapa precontractual.

A la fecha se reportan los siguientes proveedores externos:

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Cuadro N° 21. Mapa de desempeño de proveedoresTIPO PROYECTO/SERVICIO OPERADOR CALIFICACIÓN

2018Proveedores de Insumos INSUSMOS DE OFICINA PAPELERIA EL PUNTO SAS 97%

Proveedores de Insumos

TINTAS Y TONER PARA IMPRESORAS PROSUTEC SAS 98%

Proveedores de Insumos INSUMOS DE OFICINA SUMINISTROS Y ELEMENTOS

EMPRESARIALES SAS 84%

Proveedores de servicios REFRIGERIOS NUTRIALIMENTAMOS SAS 99%

Proveedores de servicios

TRANSPORTE EN DIFERENTES MODALIDADES

SERVICIOS UNIDOS DE TRANSPORTES ESPECIALES S.A.S. - SERVIUNIDAS

90%

Proveedores de Insumos LUMINARIAS IMPORLED 91%

Proveedores de Insumos MOBILIARIO Y ACCESORIOS CONSORCIO EBANO 96%

Proveedores de servicios IMPRESOS CTP EXPRESS 82%

Proveedores de servicios

Alojamiento y administración de servidor dedicado para los sitios Web de la Biblioteca Pública Piloto y Eventos del Libro, renovación de licencia y renovación de licencia para el servicio de referencia en línea.

GROPHER GROUP 96%

Los criterios generales evaluados son:

Cumplimiento de los precios pactados Cumplimiento en los horarios de los servicios Cumplimiento de especificaciones de los servicios Satisfacción con los servicios recibidos Asistencia y asesoría

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Disponibilidad del personal Amabilidad en la comunicación y atención

Los resultados se clasifican en la siguiente tabla:

RANGO DE PUNTAJES CRITERIO CALIFICACIÓN DESCRIPCIÓN

0% - 24,75

MUY DEFICIENTE

NO CONFIABLE Contratista no confiable que pone en riesgo la calidad de nuestros servicios

24,76% -49,5%

DEFICIENTE NO CONFIABLE Contratista poco confiable, por lo tanto es necesario

que efectúe un plan de mejora49,6%-74,25% REGULAR CONDICIONAL Contratista Aceptable, que puede mejorar con un plan

de mejora

74,26%-99%BUENO CONFIABLE

Contratista con desempeño dentro de los niveles esperados, puede mejorar para ser un proveedor muy confiable

100%EXCELENTE MUY CONFIABLE Contratista muy confiable que permite asegurar la

calidad de nuestros servicios

Todos los proveedores de la entidad se encuentran entre el criterio bueno, obteniendo un promedio de 92% que se ubican en el rango 90 -100%: Confiable, de manera que son contratistas con desempeño dentro de los niveles esperados.

RECOMENDACIÓNES PARA LA MEJORA

RESPONSABLE

FECHA CUMPLIMIENTO RECURSOS

Mayor oportunidad con la evaluación de proveedores por parte de los SUPERVISORES

SUPERVISORES permanente -----------------

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3.9. CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS.

4. AUDITORÍAS EXTERNAS

La auditoría regular realizada en el año 2018 a la gestión de la vigencia 2017 por la Contraloría General de Medellín, dejó como resultado 24 hallazgos con incidencia administrativa; de los cuales, 11 están asociados a la gestión financiera y 13 relacionados con la Planeación estratégica y la Gestión Jurídica de la entidad.

La entidad documentó el correspondiente plan de mejoramiento y las acciones se encuentran en implementación por parte de los procesos responsables, con la debida verificación y validación por parte de la Oficina de Control Interno.

5. ADECUACIONES DE LOS RECURSOS

Los recursos para ejecución en la vigencia 2018, se encuentran contenidos en el cuadro 23.

CUADRO N° 23. RECURSO PARA EL AÑO 2018

COMPONENTE Y SUS ACTIVIDADES UNIDAD CANT COSTO UNITARIO

COSTO TOTAL

Diseño e implementación del Sistema Integral de Gestión Profesionales 2 85,302,918 85,302,918

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Desarrollo estrategia del Sistema de Gestión Ambiental Técnico 1 7,197,159 7,197,159

Seguridad y Salud en el Trabajo Tecnólogo 1 35,538,278 35,538,278

TOTAL 128,038,355

5.1. PERSONAS:

Se contrataron tres (3) profesionales para implementar el SIG, contando también con el apoyo del personal vinculado. Así mismo, se contrató una persona para implementar el Sistema de Gestión Ambiental y de Seguridad y Salud en el Trabajo, para consolidar un equipo de (5), profesionales.

5.2. INFRAESTRUCTURA:

La Entidad cuenta con: Un edificio moderno con instalaciones debidamente dotadas para la

prestación del servicio, recientemente remodelado. Se cuenta con equipos de cómputo en condiciones aptas Se utiliza el sitio web, para la publicación de la información documentada

del SIG.

5.3. AMBIENTE PARA LA OPERACIÓN DE LOS PROCESOS:

El ambiente desde los ámbitos sociales, psicológicos y físicos, permite lograr la conformidad de los productos y servicios.

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5.4. RECURSOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN:

Se cuenta con un (2) termohigrometros el cual debe calibrarse como dispone la norma. Las mediciones se vienen realizando de manera permanente.

5.5. CONOCIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN:

Se viene compilando y aplicando el modelo de gestión del conocimiento desde el area de planeación y se viene recopilando la información de las diferentes sistematizaciones generadas, como evidencia documental del conocimiento en los procesos.

6. EFICIENCIA DE LAS ACCIONES TOMADAS PARA ABORDAR LOS RIESGOS Y OPORTUNIDADES.

6.1. Seguimiento al plan anticorrupción – Riesgos

Plan Anticorrupción

El Plan anticorrupción de la Entidad para la vigencia 2018, constituyó cuarenta (40) actividades que cumplen con todos los componentes y subcomponentes del documento de acuerdo con los lineamientos establecidos pór el DAFP. Para el año 2018, el Plan Anticorrupción cerró con un porcentaje de cumplimiento del 80%.

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Las actividades pendientes que no fueron realizadas en la vigencia 2018, son las siguientes:

META O PRODUCTO RESPONSABLE FECHA

PROGRAMADA NO CUMPLIDA

3.1.1 Realizar estudio o caracterización de usuarios de la entidad.

Documento de estudio de Caracterización de Usuarios

Subdireción de Contenidos y Patrimonio

Apoya: Comunicaciones

(31/12/2018) X

4.2.2 Revisión, Actualización, Socialización y Publicación delportafolio de servicios de la entidad

Portafolio de servicios revisado, actualizado, socializado y publicado.

Subidrección Contenidos y patrimonioComunicaciones

(06/07/2018) X

4.3.1 Realización de la evaluación de desempeño para todos losempleados de la Entidad.

porcentaje de cumplimiento

Talento Humano 28/02/2018 (30/08/2018 )

X

4.3.2Incluir y desarrollar dentro del Plan Institucional de Capacitación,temas relacionados con el mejoramiento del servicio al ciudadano,de conformidad con el nuevo portafolio de servicios de la entidad

porcentaje de mejoramiento de acuerdo al portafolio

Subdirección de Contenidos y Patrimonio / Talento Humano

(16/07/2018) X

5.1.1 Socializar la Política editorial y de actualización sobre los contenidos de los sitios Web de la BPP:

Política editorial socializada

Comunicaciones (Mayo de 2018) X

5.1.3 Publicación de la contratación Institucional en el SECOP. Contratación actualizada Secretaría General

(Permanente)X

SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO 2018ACTIVIDADES

Para la vigencia 2019, fueron evaluadas las actividades pendientes, para determinar cuáles deben continuar para la vigencia 2019, de acuerdo con la

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dinámica de la entidad. En total quedó formulado treinta y cinco (35) actividades para lal nueva vigencia.

Los resultados en el seguimiento al primer cuatrimestre del Plan A nticorrupción , se encuentra en un 93% de cumplimiento, dato publicado y evaluado por la oficina de control interno.

6.2. MAPA DE RIESGO POR PROCESO:

La administración de riesgos como parte esencial de la gestión estratégica de la Biblioteca Pública Piloto de Medellín para América Latina, es el proceso mediante el cual, se tratan los riesgos relacionados con los objetivos de la entidad y sus procesos, con el fin de obtener un beneficio sostenido en cada uno de ellos y en su conjunto, de tal forma que se potencie la capacidad institucional para cumplirlos satisfactoriamente.

En total se identificaron 54 riesgos por proceso para el 2018 con un promedio de cumplimiento del 89% al cierre de la vigencia.

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MOP PROCESO% PROMEDIO

PRIMER TRIMESTRE

% PROMEDIOSEGUNDO

TRIMESTRE

% PROMEDIOTERCER

TRIMESTRE

% PROMEDIOCUARTO

TRIMESTRE % ACUMULADO

Gestión Planeación Estratégica 43% 20% 18% 15% 96%

Gestión Comunicaciones 38% 17.14% 40.71% 4% 100%

Gestión Colecciones Generales y Patrimoniales 17% 47% 23% 13% 100%

Gestión Contenidos para la Ciudadanía 27% 17% 31% 23% 98%

Experiencias y Servicios Bibliotecarios 23% 20% 23% 17% 83%

Gestión Financiera 27% 12% 14% 21% 74%

Gestión Administrativa de Recursos 12% 21.82% 29% 11% 74%

Gestión Jurídica 12% 23% 23% 23% 81%

Gestión Talento Humano 34% 16% 28% 18% 96%

Proc

eso

de

Segu

imie

nto

y Ev

alua

ción Gestión Evaluación Control y Mejora 25% 25% 25% 17% 92%

PROMEDIO 89%

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PORCENTAJE DE AVANCE SEGUIMIENTO RIESGOS POR PROCESO

PRIMER, SEGUNDO, TERCER Y CUARTO TRIMESTRE VIGENCIA 2018

Fuente: Seguimiento trimestral mapa de riesgos por proceso.

Dentro del análisis de las acciones para abordar los riesgos, se llevó a cabo un seguimiento a los controles existentes formulados en los diez (10) procesos del MOP.

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Los procesos que finalizaron el año con un porcentaje de cumplimiento menor corresponde a “Gestión financiera”, “Gestión Administrativa de recursos” y “ Gestión Jurídica”, se hizo un análisis de dichos riesgos, concluyendo que los controles formulados para mitigar la vulnerabilidad, deben continuar implementados para la vigencia 2019, con el propósito de realizar los controles propuestos para que el riesgo no se materialice, por tal razón los riesgos se trasladaron para implementación en el 2019.

Para cumplir con la entrega oportuna del seguimiento a los riesgos e indicadores, la entidad viene fortaleciendo los compromisos de cumplimiento con campañas de alertas tempranas a través de diferentes canales de comunicación como el boletín interno y circular administrativa, creando además una cultura del autocontrol con temas de sensibilzación en la reuniones de los comités técnicos.

Se debe continuar promoviendo la implementación oportuna de las acciones preventivas, para asegurar la conformidad del sistema de calidad y seguir identificando riesgos de manera permanente.

7. OPORTUNIDADES DE MEJORA :A la fecha se tienen adoptadas veintidós 22 acciones de mejora, con un nivel de implementación del 100% para lo correspondiente a la vigencia 2018. Para la vigencia 2019, se implementó una acción de mejora,dando cumplimiento al compromiso que tenemos con el medio ambiente y que lo vemos reflejado en la política de calidad del sistema integral de gestión.

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ACCIONES DE MEJORA POR PROCESO

N°

PROCESO ACCIONES DE MEJORA PARA LOS PROCESOS RESPONSABLE DE IMPLEMENTACIÓN

1 Jurídica Creación del comité interno disciplinario Secretario General

2 Talento Humano Actualización del programa de nómina Subdirección Adva y Financiera

3 Talento Humano Organización de información laboral y certificación para trámites pensionales Subdirección Adva y Financiera

4Gestión Adva de RecursosGestión Documental

Aprovechamiento del recurso humano del servicio social estudiantil para la organización de archivos Subdirección Adva y Financiera

5Gestión Adva de RecursosGestión Documental

Gestión de espacios y recursos físicos para la adecuada administración, custodia y consulta de información

Subdirección Adva y Financiera

6 Experiencias y servicios bibliotecarios

Re-Organización de espacios Coordinadora de servicios


Publicación en pantalla digital de horarios y servicios Coordinadora de servicios


Comunicación asertiva mediante diseños más acordes

Subdirección de Contenidos y patrimonioCoordinadora de servicios


Prestación de servicio de acceso a colecciones patrimoniales mediante producción digital, mediante convenios


10

Experiencias y servicios bibliotecarios

Mejora y aplicación del conocimiento del repositorioSubdirección de Contenidos y patrimonioCoordinadora de servicios

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11


Apoyar la atención de usuarios en áreas que no son el fuerte de una sesión, Ejemplo: Circulación, préstamo y referencia


12


Organización de espacios y reubicación de colecciones


13


Afiliación a extranjeros

Subdirección de Contenidos y patrimonioCoordinadora de serviciosSBPM

14


Nuevas actividades de promoción de lecturaSubdirección de Contenidos y patrimonioCoordinadora de servicios

15


Fortalecimiento del portafolio de serviciosSubdirección de Contenidos y patrimonioCoordinadora de servicios

16


Dinamización de las colecciones patrimoniales Subdirección de Contenidos y patrimonio

17


Alianzas estratégicas con instituciones externas Enlace del proyecto con el apoyo del equipo formulador

18


Difusión y comunicación fortalecidas Subdirección de Contenidos y patrimonio

19

Contenidos para la ciudadanía

Mejoramiento de los Talleres

Subdirección de Contenidos y patrimonioAuxiliar administrativo de contenidos

20

Gestión Financiera Expedición de certificados de ingresos y retenciones por el sitio web de la entidad Subdirección Financiera

21

Gestión Comunicaciones Mejoramiento y actualización sitio web Lider Comunicacionesweb master

22

Gestión Planeación Estratégica

Sistema integrado de gestión articulado desde el direccionamiento estratégico

Subdirección de planeación estratégica.Equipo de trabajo Planeación.

Fuente: talleres de calidad por proceso

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Como parte de este informe de entrada de la revisión gerencial se establecen recomendaciones u oportunidades de mejora para los procesos, las cuales se determinaran en el informe de salida de la revisión gerencial.

Las 22 acciones establecidas se encuentran aplicadas eficazmente.

Para la vigencia 2019, se implementó una acción de mejora relacionada con: “Implementación de la norma ISO 14001:2015 como parte del Sistema integrado de gestión, con miras a articularlo con ISO 9001 y el SG-SST.

Aspectos que motivaron la propuesta:

-Los adelantos en materia de gestión ambiental asumidos desde el proceso de gestión humana

-La compatibilidad de la estructura de alto nivel de ISO 9001 con ISO 14001

- Los avances en la implementación de ISO 9001:2015 en la BPP

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-la pertinencia de que el SGA sea implementado de forma concomitante con ISO 9001 como un sistema holístico que abarca todos los procesos y direccionado desde el proceso de gestión estratégica

-Que la BPP avance hacia mejores practicas en materia de gestión ambiental

Se recomienda seguir fortaleciendo la dinámica de identificación de acciones de mejora de los procesos, y continuar diligenciando los formatos asignados para tal fín.Hasta el momento hemos logrado un buen nivel de madurez en la documentación de estas, conviene afianzar el reporte con el fin de mostrar a los organismos de control lo avances logrados en la gestión.

SALIDAS DE LA REVISIÓN GERENCIAL

8. CAMBIOS EN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.

LA BPP deberá continuar con su plan de trabajo para la actualización del SIG con las bases del MIPG2, el SG-SST y el SGA basado en ISO 14001:2015. Conservando a ISO 9001:2015 como la base del modelo de operación por procesos.

9. NECESIDADES DE RECURSOS.

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Cuadro N° 27. Proyección POAI -2019.

PROYECCIÓN POAI 2019 - SIG LOGISTICA VALOR1 Auditoria interna 120,007,7132 Auditoria Externa 18,000,000

3 Implementación del programa de seguridad y salud en el trabajo 35,538,278

TOTAL 173,545,991

10. INTEGRACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL Y DE CALIDAD Y OTROS SISTEMAS.

El Sistema integrado de gestión, se va ampliando para armonizar todos los sistemas de manera secuencial, comenzando con ISO 9001 y continuando a mediano plazo con ISO 14001 y de maneara paralela con el SG-SST y el MIPG 2017.

11. IMPLICACIONES PARA LA DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE LA ORGANIZACIÓN. . Liderar y coordinar la implementación de las acciones definidas en las

fechas propuestas y socializarlas al personal.. Establecer un plan de trabajo para el seguimiento a la acciones de la

revisión gerencial. Efectuar capacitación continua al personal e inducción y entrenamiento al

personal nuevo en el SIG.

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12. OPORTUNIDADES DE MEJORA A CONTINUA. Decisión y acciones a tomar

Compromisos para el segundo semestre 2019 y 2020

Realizar oportunamente los seguimiento a la matriz de los riesgos de corrupción, institucionales y de proceso al nuevo mapa de procesos, actualizado para el 2019 con los cambios del DAFP.

Consolidación del sistema integrado de medición Balanced scorecard con todo el personal, logrando la apropiación de todo el personal y mejorando los análisis de datos.

Mejoramiento del esquema de evaluación con la satisfacción de los servicios, afín de establecer un mapa de satisfacción con todos los servicios de la BPP

Articular el Sistema de Gestión Ambiental y Seguridad y Salud en el trabajo, al Sistema Integrado de Gestión.

Afianzar la implementación de los planes de acción del MIPG 2017 Afianzar la cultura del servicio, el cumplimiento y la calidad en las salidas de

información Mejoramiento del sistema de señalética en la Entidad Fortalecer las rutas de creación de valor del MIPG desde la oficina de

gestión humana. Generación del Código de Integridad.

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13. LAS CONCLUSIONES SOBRE LA CONVENIENCIA, ADECUACIÓN, EFICACIA, EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN.

Se considera que el Sistema Integrado de Gestión de la BPP, es adecuado, dado que las disposiciones planificadas son suficientes para cumplir con los requisitos, políticas y objetivos definidos. De igual manera la documentación actual del SIG es suficiente para abarcar todas las actividades relacionadas con el objeto social de la entidad.

El Sistema de Gestión de la BPP, es conveniente para la gestión de las actividades de la Entidad y ha brindado herramientas para asegurar y verificar el cumplimiento de las necesidades de nuestros usuarios y de las partes interesadas

Como resultado del proceso de revisión gerencial se determina la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestión de Calidad, por el grado en que los procesos alcanzan los resultados planificados y los requisitos establecidos en la norma ISO 9001:2015

El Sistema de Gestión de calidad ha permitido alcanzar la eficiencia en la administración de los recursos, el logro oportuno de las metas y la efectividad en relación al impacto social; lo cual evidencia el valor de trabajar bajo el marco de planificación y mejoramiento de un Sistema de Gestión.

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SHIRLEY ZULUAGA COSMEDirectora General

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