· Web viewEn la comunicación oral de resultados, el Lic. Juan Carlos Pacheco Romero, Director de...

Dirección General de Auditoría Interna

San José, 20 de agosto del 2012INF-DGAI-020-2012

LicenciadoJuan Carlos Pacheco RomeroDirector de Crédito Público

Asunto: Servicios de AuditoríaInforme de control interno

Estimado Juan Carlos:

Nos permitimos presentarle el informe Nº INF-DGAI-020-2012, sobre la evaluación de la calidad de la información por concepto de gastos financieros de la deuda externa.

En el estudio se determinaron algunos aspectos de control que se presentan en el apartado de resultados de este informe que requieren ser revisados y fortalecidos conforme con las recomendaciones que se formulan, como parte de la mejora continua que lleva a cabo esa Dirección.

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establecen un plazo improrrogable de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de lo recomendado, o si discrepa de ellas debe elevar el informe a señor Ministro de Hacienda con las objeciones y soluciones alternas según se establece en el citado artículo.

Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Dirección dentro del plazo señalado la decisión que se tome al respecto, así como, en un plazo razonable, el plan de acción que se defina para el efectivo cumplimiento de lo recomendado.

Atentamente,

Olman Saborío AlfaroDirector General

OSA/sgl/jcrcc: Señor Edgar Ayales, Ministro

Estudio Nº 016-2011

Dirección: Avenida 2°, calle 1 y 3 San José • Tel 2284-5242 • www.hacienda.go.cr

http://www.hacienda.go.c/

INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN POR CONCEPTO DE GASTOS FINANCIEROS DE LA DEUDA EXTERNA

INF-DGAI-020-2012

Agosto, 2012



TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO.......................................................................................................................i

1. INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................1

1.1 Origen..............................................................................................................................1

1.2 Objetivo...........................................................................................................................1

1.3 Alcance............................................................................................................................1

1.4 Comunicación de resultados.............................................................................................1

1.5 Informes emitidos relacionados con este tema.................................................................1

1.6 Normativa relacionada con control interno......................................................................2

1.7 Aspectos generales...........................................................................................................2

2. RESULTADOS............................................................................................................................3

2.1 Confrontación de los saldos del Servicio de la Deuda Externa...........................................3

2.2 Necesidad de mejorar el respaldo de la gestión de pago...................................................4

2.3 Sobre los plazos para la remisión de la programación de pagos........................................6

2.4 Necesidad de mejorar el informe técnico sobre las solicitudes de prórroga.......................8

2.5 Aspectos a considerar en la mejora de los procedimientos...............................................9

2.6 Sobre los lineamientos emitidos para la conformación del expediente...........................11

3. CONCLUSIONES......................................................................................................................12

4. RECOMENDACIONES..............................................................................................................14





RESUMEN EJECUTIVO

Este estudio se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2012, con el objetivo de evaluar los controles establecidos en la Dirección de Crédito Público en relación con los gastos financieros de la Deuda Externa, a fin de determinar la suficiencia, validez y cumplimiento de los mismos para asegurar razonablemente la confiabilidad, oportunidad y utilidad de la información que se genera para el cumplimiento de obligaciones, y el registro contable.

Este estudio comprende la revisión y evaluación de los controles establecidos para asegurar la calidad de la información relacionada con el gasto financiero de la deuda externa, su registro y la generación de información a partir de la misma. Como también algunos aspectos de control relacionados con el registro y procesamiento de la información en el Sistema SIGADE.

No comprende la revisión de los controles de operación del Sistema SIGADE, ni el uso que se le da a las diferentes funcionalidades por parte de la Dirección y otras entidades externas a esta.

La Dirección de Crédito Público ha venido realizando esfuerzos importantes para asegurar la oportunidad de las gestiones que ésta realiza en la atención del Servicio de la Deuda Externa, así como la exactitud de la información que se lleva por concepto de amortización, intereses y comisiones de dicho servicio, y por medio de la confrontación mensual de los saldos de esos rubros que se efectúa en forma coordinada con los registros contables que lleva la Contabilidad Nacional en sus auxiliares, la información consignada en el SIGAF, y la Tesorería Nacional se mostró conformidad en las cifras que se llevan.

No obstante, se determinaron algunos aspectos formales que requieren ser revisados y fortalecidos referentes a la necesidad de mejorar el respaldo de la gestión de pago, los plazos establecidos para la remisión de la programación de pagos a la Tesorería Nacional, la necesidad de mejorar el informe técnico sobre las solicitudes de prórroga del periodo de desembolso, aspectos a considerar en la mejora del procedimiento sobre el Servicio de la Deuda Externa del Gobierno Central, y sobre lineamientos emitidos para la conformación del expediente.

Las recomendaciones contenidas en el presente informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del informe para ordenar la implantación de lo recomendado; así como al Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna en el Ministerio de Hacienda, según Decreto Nº 34323-H y sus reformas.

Dirección: Avenida 2°, calle 1 y 3 San José • Tel 2284-5242 • www.hacienda.g i

http://www.hacienda.g/



1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen

El presente estudio se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2012.

1.2 Objetivo

Evaluar los controles establecidos en la Dirección de Crédito Público en relación con los gastos financieros de la Deuda Externa, a fin de determinar la suficiencia, validez y cumplimiento de los mismos para asegurar razonablemente la confiabilidad, oportunidad y utilidad de la información que se genera para el cumplimiento de obligaciones, y el registro contable.

1.3 Alcance

El estudio comprende la revisión de los controles establecidos por la Dirección de Crédito Público para asegurar la calidad de la información relacionada con el pago y el registro del gasto financiero de la deuda externa, así como la verificación de algunos datos registrados a nivel del Sistema SIGADE y su concordancia con las características principales pactadas en las Leyes de los Contratos de Préstamos seleccionados. El periodo de revisión comprende desde el 01 de enero del 2010 al 31 de diciembre del 2011, extendiéndose cuando se consideró necesario.

Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna del Sector Público.

1.4 Comunicación de resultados

Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados oralmente el 17 de agosto del 2012, al Lic. Juan Carlos Pacheco Romero, Director de Crédito Público, Licda. Ana Beatriz Hernández Hernández, Coordinadora del Departamento de Estadísticas y Consolidación de la Deuda. Las observaciones realizadas por los participantes, en lo procedente, fueron consideradas en este informe.

1.5 Informes emitidos relacionados con este tema

Como parte del estudio realizado en la Dirección de Crédito Público, se derivaron otros aspectos que requieren ser revisados y fortalecidos, por parte de otras Direcciones del Sistema de Administración Financiera que tienen participación en el proceso de atención del Servicio de la Deuda Externa y registro contable de esas operaciones, para lo cual se consideró necesario emitir por separado dos informes, uno dirigido al Lic. José Adrian Vargas Barrantes, Tesorero Nacional, y el otro a la Máster Irene Espinoza Alvarado, Contadora Nacional.

El informe dirigido a la Tesorería Nacional, presenta aspectos de mejora sobre los plazos establecidos para la atención del Servicio de la Deuda, la necesidad de mejorar la documentación que respalda el Servicio de la Deuda Externa, las instrucciones de pago que realiza la Unidad de Registro y Control de la Deuda Pública mediante oficios GADP, y el procedimiento definido para el Servicio de la Deuda Externa.




El informe dirigido a la Contabilidad Nacional, se refiere al uso de cuentas provisionales, los procedimientos establecidos para el registro del Servicio de la Deuda Externa, y los expedientes de préstamos de la deuda externa.

1.6 Normativa relacionada con control interno

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, se transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno Nº 8292 (LGCI), que regulan los deberes del jerarca y titulares subordinados en cuanto al Sistema de Control Interno y la atención de informes.

“Artículo 10. Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12. Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno . “…c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

“Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados .b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 39.-Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.[…] // Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. […]”

1.7 Aspectos generales

La Ley 8131, Ley la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos1 (LAFRPP), establece en los artículos del 78 al 90, que la Dirección de Crédito Público es el órgano rector del Subsistema de Crédito Público, conformado por los mecanismos y procedimientos utilizados, como también por los entes que participan

1 Publicada en La Gaceta Nº 198 del 16/10/2011.

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en la obtención, seguimiento y control de los recursos internos y externos originados por la vía del endeudamiento público.

Entre las competencias conferidas a esta Dirección se tiene la de mantener un registro actualizado sobre el endeudamiento público, debidamente separado, desglosado y detallado en sus categorías de interno y externo e integrado al Sistema de Contabilidad Nacional.

Para cumplir con estas competencias la Dirección se apoya en el Departamento de Estadísticas y Consolidación de la Deuda Pública, que se encarga de velar por el adecuado registro de la deuda pública y que entre sus funciones tiene las siguientes2:

a) Mantener y velar por un registro adecuado y actualizado sobre el endeudamiento público, debidamente separado, desglosado y detallado, valiéndose de los insumos provistos por otras áreas de la Administración Financiera de la República.

b) Coordinar con las entidades y organismos del Sector Público, a fin de tener un registro de la deuda del Sector Público.

c) Registrar los préstamos externos y/o velar por el registro adecuado de los mismos.

Para cumplir con estas funciones entre otras asignadas al mismo, ese Departamento utiliza el Sistema SIGADE, Sistema de Gestión y Análisis de la Deuda.

2. RESULTADOS

2.1 Confrontación de los saldos del Servicio de la Deuda Externa

La Dirección de Crédito Público, como parte de sus competencias, lleva el registro actualizado del endeudamiento público, tanto de forma general como pormenorizada de cada préstamo contraído. Entre la información que registra se encuentra la referente al Servicio de la Deuda Externa (intereses, amortización y comisiones) la que es confrontada periódicamente con la información contable que registra la Contabilidad Nacional, con el fin de constatar que la información registrada de la deuda pública es coincidente en ambas instancias.

De la verificación realizada de los saldos del Servicio de la Deuda Externa, por concepto de amortizaciones, intereses y comisiones, para los periodos 2010 y 2011, por medio de la comparación de la información publicada por la Dirección de Crédito Público, en la página Web del Ministerio de Hacienda, con la consignada en las hojas electrónicas en Excel que lleva la Contabilidad Nacional sobre la deuda externa y la información contenida en el Sistema SIGAF (Sistema Integral de Gestión Administrativa y Financiera) se pudo verificar que para el periodo en estudio no se presentan diferencias entre la información registrada por cada una de ellas, como se muestra en el siguiente cuadro.

Cuadro Nº 1

2 Oficios DM-2077-2007 del 13 de diciembre del 2012 y Propuesta de reorganización de la Dirección de Crédito Público. Noviembre 2007.





Comparación de saldos del Servicio de la Deuda Externa según registros de la Contabilidad Nacional y la Dirección de Crédito Público

Periodo: 2010 y 2011(Cifras en millones de colones)

Concepto \ Año 2010 2011Servicio Deuda Externa CN DCP CN DCP

Amortización 47.046,24 47.046,24 163.252,14 163.252,14

Intereses 64.902,36 64.902,36 58.501,51 58.501,51

Comisiones 1.124,13 1.124,13 1.126,54 1.126,54

Totales 113.072,73 113.072,73 222.880,19 222.880,19 Fuente: Elaboración propia a partir de información recopilada en la CN y la DCP

Se debe indicar que tanto la Dirección de Crédito Público como la Contabilidad Nacional en el periodo en estudio, están realizando sus registros del Servicio de la Deuda Externa, sobre la base de “efectivo”. No obstante, estas entidades han venido haciendo gestiones para registrar el servicio de la deuda sobre la base de “devengado”, en que a la fecha del presente informe, aun no se han dado todas las condiciones necesarias para que esas Direcciones, de acuerdo con sus competencias, registren y generen la información financiera correspondiente a la parte proporcional del costo mensual asociado a la atención del Servicio de la Deuda Externa, como parte de los elementos a considerar en la confección del flujo de caja mensual, para una adecuada toma de decisiones.

Al respecto la norma 4.4.5 referente a las verificaciones y conciliaciones de las Normas de Control Interno del Sector Público, en donde se indica “La exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la institución debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de activos tales como el mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en bodega u otros, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes.”

La confrontación periódica de los saldos del Servicio de la Deuda Externa, que en la actualidad se efectúa en forma coordinada entre dichas instancias, es un instrumento de control que contribuye a asegurar la calidad de la información que se lleva al respecto, al permitirles realizar acciones conjuntas en caso de presentarse alguna diferencia en los saldos registrados, identificar su origen, y tomar las acciones correctivas pertinentes para asegurar la confiabilidad, oportunidad y utilidad de la información referida a los gastos financieros por concepto de deuda externa.

2.2 Necesidad de mejorar el respaldo de la gestión de pago

En los expedientes relacionados con los contratos de préstamos de la deuda externa que se mantienen vigentes, bajo la custodia del Departamento de Estadísticas y Consolidación de la Deuda, se conservan una serie de documentos que vienen a respaldar la programación de pagos que se remite a la Tesorería Nacional, y la gestión que ese Departamento realiza para verificar que lo enviado a pagar fue efectivamente lo pagado.

Entre la documentación que sustenta la gestión del Servicio de la Deuda Externa, se encuentra la Ley del Contrato de Préstamo aprobado por la Asamblea Legislativa, la tabla de amortización, avisos de cobro, el oficio emitido por la Tesorería Nacional con las instrucciones de pago, el comprobante de la transferencia electrónica de fondos realizada por el Banco de Costa Rica (BCR) que indica que la transferencia se realizó a tiempo y por los montos y la moneda requeridos para la adecuada atención del Servicio de la Deuda Externa.

No obstante, en la revisión de la información contenida en 20 expedientes seleccionados, se determinaron algunos aspectos de control que son susceptibles de mejora, los que se citan seguidamente:





a) Avisos de cobro emitidos por el Banco Acreedor. En la documentación que consta en los expedientes físicos, se verificó la práctica inconsistente de que en algunos casos se archiva la copia impresa de los avisos de cobro disponibles en la página Web del Banco Acreedor, y en otros no, documento en el que se indica la fecha del próximo pago, el monto que se amortiza al principal, el monto del gasto financiero y de las comisiones, según corresponda, el cual le permite corroborar si estos datos son concordantes con lo registrado en el SIGADE, en especial cuando la tasa de interés del préstamos es variable. Además, en los casos en que se adjunta el aviso de cobro, en éste no se acostumbra consignar la fecha y el nombre o firma de la persona que lo imprimió, como elementos de referencia que podrían ser considerados por esa Dirección en la mejora continua del proceso en estudio.

b) Notas internas emitidas por la Unidad de Registro y Control Gestión Deuda Pública. No se pudo constatar cuándo y por quién fueron impresas las notas internas por parte del Departamento de Estadísticas y Consolidación de la Deuda, en los cuales se transcriben las instrucciones de pago realizadas por la Tesorería Nacional al Banco de Costa Rica, tomadas de la programación de pagos que les había enviado previamente la Dirección de Crédito Público, con el fin de que éste en su momento realice la transferencia electrónica de los fondos al Banco Acreedor de acuerdo con lo indicado para cada uno de los rubros.

c) Falta del Boucher con la transferencia de fondos. El 70% (14) de los expedientes revisados no se pudo constatar en todos los casos la copia impresa del Boucher remitido por el BCR, en el que se consigna el monto, la moneda y el día en que efectivamente la entidad bancaria le hizo la transferencia electrónica al Banco Acreedor.

Al respecto, en consulta realizada a la Jefatura del Departamento de cita, nos indicó que esto obedecía a que la información les llega a través de los medios electrónicos disponibles tales como correo electrónico, accesos a las páginas Web de los Bancos Acreedores, por lo que el funcionario imprime directamente la información que requiere y la adjunta posteriormente en el expediente, como parte de la documentación que soporta la misma. Sin embargo, en el proceso seguido no se está dejando evidencia en el documento de la fecha en que fue recibido, sea vía correo electrónico o mediante consulta a la página WEB del Banco Acreedor, como tampoco el nombre y/o firma de la persona que la realizó.

Al respecto la norma 4.4.1 referente a la documentación y registro de la gestión institucional, de la Normas de control interno para el sector público, indican lo siguiente: “el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda.”

Es importante, que la información que se conserva en los expedientes físicos de los contratos de la deuda externa, contengan todos los elementos necesarios que soportan la gestión del Servicio de la Deuda Externa que realiza la Dirección de Crédito Público y de una manera consistente, a fin de asegurar que lo efectivamente cancelado al Banco Acreedor corresponde a lo facturado por éste y dentro de los plazos establecidos, tomando en consideración que a la fecha de este informe no se ha instaurado en la institución lo referente al uso de el expediente electrónico. Lo anterior, como parte de los aspectos a considerar en el proceso de mejoramiento continuo que lleva a cabo esa Dirección.

En la comunicación oral de resultados, el Lic. Juan Carlos Pacheco Romero, Director de Crédito Público, indicó en relación con las notas internas emitidas por la Unidad de Registro y Control Gestión Deuda Pública, que procederá a revisar y valorar en coordinación con la Licda. Ana Beatriz Hernández Hernández, Coordinadora del Departamento de Estadística y Consolidación de la Deuda, si se elimina el uso de éste como parte de la documentación que respalda la gestión que realiza la DCP en la atención del Servicio de la Deuda Externa.





2.3 Sobre los plazos para la remisión de la programación de pagos

En el proceso seguido para la atención del Servicio de la Deuda Externa intervienen la Dirección de Crédito Público, la Tesorería Nacional, y externos Banco Acreedor, Banco de Costa Rica, en donde las actividades que realiza cada uno de ellos contribuyen a que éste se realice con la oportunidad debida. Para ello, cada uno de los participantes ha definido la información y la cantidad de días requeridos para el trámite, a la fecha de vencimiento del pago, que requiere para realizar la gestión que le corresponde en los plazos establecidos.

El Convenio Tripartito para la prestación del Servicio de Pago de la Deuda Externa, celebrado entre el Ministerio de Hacienda, Banco de Costa Rica y el Banco Central de Costa Rica, firmado el 21 de julio del 2004 y refrendado por la Contraloría General de la República por medio del oficio DI-AA-2304 del 11 de octubre del 2004, establece en la cláusula 6, en la parte que interesa lo siguiente: “…la Tesorería debe acreditar con dos días hábiles de anticipación a la cuenta de reserva en dólares del BCR los fondos necesarios para que dicha entidad Financiera pueda cumplir con la labor de acreditación de los mismos, según la información suministrada por la Tesorería y previa confirmación de ésta con el Centro de Operaciones Internacionales del BCR.”

Por su parte, la Tesorería Nacional con oficio Nº TN 1467-2009 del 20 de octubre del 2009, le comunica a la Dirección de Crédito Público que la información referente a la programación de pagos del Servicio de la Deuda Externa deberá remitirla, bajo el formato establecido, con al menos 8 días hábiles de anticipación respecto a la fecha del primer pago considerado en dicha programación, plazo que difiere a los definidos por la DCP para este propósito.

Al respecto se determinó que algunos de los oficios remitidos por la Dirección de Crédito Público a la Tesorería Nacional, en los que se adjunta la programación de pagos, el pago de comisiones de compromiso y/o el pago por el servicio de calificación de riesgo, fueron recibidos por esta última no conforme con el plazo mínimo establecido, aspecto que podría en algún momento incidir en el tiempo que disponen los demás participantes para la realización oportuna de la gestión que les compete como parte de la dinámica del proceso de pago en estudio, según se indica en el Cuadro Nº 2 siguiente:

Cuadro Nº 2Oficios remitidos por la Dirección de Crédito Público recibidos en

la Tesorería Nacional fuera del plazo establecido de ocho díasPeriodo 2010 y 2011

Oficios del 2010 Oficios del 2011DCP-12-2009 del 12/01/2010 DCP-141-2011 del 01/04/2011DCP-29-2010 del 20/01/2010 DCP-320-2011 del 29/07/2011DCP-80-2010 del 17/02/2010 DCP-379-2011 del 07/09/2011

DCP-109-2010 del 05/03/2010 DCP-385-2011 del 13/09/2011

DCP-315-2010 del 18/06/2010

DCP-541-2010 del 24/09/2010

DCP-698-2010 del 15/12/2010

DCP-134-2010 del 18/03/2010





DCP-399-2010 del 20/07/2010

Fuente: Elaboración propia a partir de información recopilada en la TN

De la verificación de estos 13 oficios, se tiene lo siguiente:

El 30.76% (4) de los oficios con el que se remite la programación de pagos del Servicio de la Deuda Externa, fueron entregados a la TN el mismo día hábil en que vencía el pago. Referencia: Oficios DCP-29-2010, DCP-315-2010, DCP-698-2010 y DCP-141-2011, entre ellos se destaca el oficio número DCP-698-2010 con el que se paga el préstamo Dique Seco con Italia, por US$ 15.000.000,00 (Quince millones de dólares con cero céntimos).

El 30.76% (4) de los oficios fueron entregados cinco días hábiles antes de la fecha de vencimiento del primer pago señalado en la programación de pagos. Referencia: Oficios DCP-12-2009, DCP-80-2010 del 17/02/2010, DCP-399-2010 y DCP-385-2011.

El 23.08% (3), de los oficio s fueron entregados en una fecha posterior a la indicada como fecha de vencimiento (de 4 a 53 días) indicada para el pago correspondiente de comisiones bancarias ($4.000 a $5.000) y el pago del servicio de una Calificadora Riesgo País ($60.000). Al respecto, el Director de Crédito Público y la Jefe del Departamento de Estadísticas y Control de la Deuda indican que este tipo de pagos en fecha posterior a su vencimiento no le genera ningún costo financiero adicional. Referencia: Oficios DCP-109-2010, DCP-134-2010 y DCP-541-2010.

Al respecto la Jefe del Departamento de Estadísticas y Control de la Deuda, indicó que ellos remiten la programación de pagos a la Tesorería Nacional de acuerdo con los plazos establecidos en el procedimiento definido por la DCP para la atención del Servicio de la Deuda Externa, en donde se establece 5 días previos a la fecha de vencimiento en caso de tratarse de bolsa de monedas y/o Euros y de un día en el caso de dólares. Agrega, que a la fecha no han tenido problemas de atraso en ningún pago.

En la verificación realizada del procedimiento indicado “Servicio de la Deuda Externa (Préstamos y Bonos)” de fecha 08 de mayo de 2009, posteriormente actualizado el 17-11-2011, se determinó que en este último se mantienen los plazos establecidos por la DCP, que en la parte que interesa textualmente dice: “…Remitir formalmente la programación financiera del servicio de deuda a la Tesorería Nacional para que se realicen los pagos conforme a las características y plazos establecidos. // a) Si es canasta de monedas con al menos 5 días antes de la fecha valor. //b) Si son dólares al menos un día antes de la fecha valor.// c) Si son eurobonos al menos 5 días antes de la fecha valor.”, cuyos plazos según se indicó anteriormente no se ajustan a lo establecido por la TN.

En consulta realizada al Director de Crédito Público, indicó que hasta la fecha no ha tenido ningún comunicado de la TN que le haga pensar que los plazos que se están utilizando para enviar la programación financiera del Servicio de la Deuda Externa estén generando un atraso. Adicionalmente indica que a inicios del año se les hace llegar la programación anual de pagos del Servicio de la Deuda Externa a la Tesorería Nacional para que esta realice lo correspondiente.

Al respecto la norma 5.3 referente a la armonización de los sistemas de información con los objetivos de las Normas de Control Interno para el Sector Público indica lo siguiente: “La organización y el funcionamiento de los sistemas de información deben estar integrados a nivel organizacional y ser coherentes con los objetivos institucionales y, en consecuencia, con los objetivos del SCI. …”

Adicionalmente lo dispuesto en la norma 4.5 garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones de dicha Norma en donde se indica: “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer





actividades de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas, …”

Esta condición podría conllevar el riesgo que en el futuro se pueda incurrir en mora, que en caso de materializarse implicaría un incremento en el gasto financiero de la deuda externa, por concepto de intereses moratorios, lo que a su vez, podría incidir en la imagen país y las posibles repercusiones financieras en la negociación de las condiciones de los préstamos de la deuda externa que posteriormente sean gestionados.

En la comunicación oral de resultados, la Coordinadora del Departamento de Estadística y Consolidación de la Deuda indicaron, en cuanto al plazo establecido por la Tesorería Nacional para la remisión de la programación de pagos, que no tenían inconveniente alguno de remitir dicha información dentro del plazo requerido por esta última.

2.4 Necesidad de mejorar el informe técnico sobre las solicitudes de prórroga

En las disposiciones generales sobre la ejecución del Proyecto, contenidas en los contratos de préstamos de deuda externa, se evidencia que el prestatario podrá solicitar prórrogas del periodo de desembolso del préstamo, en el caso de que durante la ejecución del proyecto se llegara a presentar un evento que implique un cambio importante en los planes, especificaciones, calendario de inversiones, presupuestos, así como, todo cambio sustancial en el contrato o contratos de bienes o servicios que se costeen con los recursos destinados a la ejecución del Proyecto o las modificaciones de las categorías de inversiones, para lo cual se requiere el aval del Banco Acreedor.

En caso de presentarse algunos de los elementos señalados, la Unidad Ejecutora, deberá gestionar la respectiva solicitud ante la Dirección de Crédito Público, la que a partir del 2010 viene realizando un estudio técnico, financiero y legal según corresponda, que se documenta en un “Informe Técnico” en donde al final del mismo esa Dirección determina si avalaba o no dicha solicitud. En caso afirmativo, ésta efectúa las gestiones pertinentes ante la entidad prestamista para prorrogar el periodo de desembolso, ya que de no hacerlo así el banco acreedor no podría seguir desembolsando los recursos una vez alcanzada la fecha pactada en el contrato inicial.

De la consulta realizada a la Jefe del Departamento de Coordinación y Control del Endeudamiento Público (DCCEP), sobre la prórroga de 5 de los 20 préstamos revisados que aparecen en el Sistema SIGADE en esa condición, dos por 5 años para los préstamos con el BID-742/OC-CR, y BID 1377/OC-CR, en tanto que el periodo de prórroga de los otros tres prestamos fueron de 10, 7 y 2 años, correspondientes a los préstamos KFW-2002 065 066, BID 1284/OC-CR y el 1436/OC-CR, en su orden respectivo.

Como parte del proceso de mejora continua que se lleva a cabo en la Dirección de Crédito Público, a partir del 2010, se viene realizando un estudio técnico legal, en el que se incorpora las razones técnicas indicadas por la Unidad Ejecutora, como podrían ser el caso de problemas de diseño, capacitación, administrativas, atrasos en el suministro de materiales por parte de los proveedores internacionales, entre otras.

Sin embargo, de la revisión de los apartados que conforman los informes en referencia elaborados a partir de las solicitudes de prórroga presentadas por la Unidad Ejecutora para el préstamo 1284/OC-CR, en el 2010 y en el 2011, se constató que en el mismo no se acostumbra como una sana práctica, indicar el costo financiero que se estaría pagando de más, por concepto de comisiones de compromiso, por no haberse ejecutado el proyecto en el plazo pactado originalmente, como tampoco la importancia de consignar en dicho informe el impacto social (cualitativo) que implicaría el no aprobar las prórrogas solicitadas.

Según lo indicado por la Jefe del DCCEP, el cálculo del costo adicional que se incurre por comisiones de compromiso, solo se realiza cuando es solicitado por alguna instancia, como por ejemplo la Contraloría General





de la República y, que cuando esto ocurre ellos se lo solicitan al Departamento de Estadísticas y Consolidación de la Deuda.

Aunado a lo anterior, el Director de Crédito Público indicó que los nuevos préstamos que se están firmando por parte del Gobierno Central ya no incluyen los costos financieros para el prestatario por concepto de comisiones de compromiso y en los contratos en que se incluye ésta es muy baja.

En cuanto a los atributos fundamentales de la calidad de la información, la norma 5.6.3 referente a la “Utilidad” de las NCISP dispone lo siguiente: “…La información debe poseer características que la hagan útil para los distintos usuarios, en términos de pertinencia, relevancia, suficiencia y presentación adecuada, de conformidad con las necesidades específicas de cada destinatario.”

Esta condición genera el riesgo de que en los informes técnicos que elabora la DCP, como respaldo de la gestión que da sustento al acto administrativo de avalar o no a las solicitudes de prórrogas de los periodos de desembolso, solicitados por las unidades ejecutoras de los proyectos financiados con préstamos de la deuda externa, no se esté fundamentando, información relevante sobre el costo financiero de más que implican las comisiones de compromiso y el impacto social que cualitativamente esto conllevaría respecto a los beneficios que se dejarían de percibir temporalmente, en caso de que esas solicitudes sean avaladas o no.

2.5 Aspectos a considerar en la mejora de los procedimientos

La Dirección de Crédito Público ha venido realizando esfuerzos en disponer de procedimientos formales para la gestión del Servicio de la Deuda Externa, como para el registro y control de la misma, los cuales fueron autorizados y comunicados mediante la Circular DCP-002-2009 del 23 de setiembre del 2009 para su respectiva aplicación, a saber:

Registro y Control de un nuevo Préstamo y Emisiones en el exterior del Gobierno Central. Registro y Control de desembolsos del Gobierno Central. Servicio de la Deuda Externa (Préstamos y Bonos) del Gobierno Central.

Estos procedimientos fueron actualizados en noviembre del 2011, incorporándose en esa misma fecha uno nuevo denominado “Cierre de saldos Deuda Externa del Gobierno Central”.

En relación con el procedimiento sobre el Servicio de la Deuda Externa del Gobierno Central, se determinaron algunos aspectos que requieren ser revisados y mejorados, referentes a la claridad y especificidad con que se describen algunas de las actividades, el orden como se indica que se deben realizar, el uso de “pases” del número de actividad que sigue posterior a la ejecución de una actividad que está sujeta a una “condición”, según se indica a continuación:

Nº Descripción de actividad Observaciones02 Verifica la existencia de los avisos de cobro remitidos por los

acreedores, los cuales pueden llegar vía fax, correo electrónico o por medio del servicio postal. En caso contrario, se realiza la gestión ante el organismo internacional para el envío del mismo.

Se incluyen dos actividades para poder obtener el aviso de cobro remitido por los acreedores, donde, la segunda actividad descrita es dependiente de si se realiza ó no la primera. Además no especifica el medio a utilizar, para solicitar al organismo internacional la remisión de dicho aviso de cobro, ni tampoco el número de actividad a que se debe pasar de concretarse la primera.

03 Si a pesar de las distintas gestiones ante el acreedor no se puede contar En esta descripción se omite indicar el





Nº Descripción de actividad Observacionescon el aviso de cobro, se incluirá la solicitud de pago del servicio de la deuda con base en el reporte que genera el SIGADE. En estos casos, se utiliza la misma moneda del pago anterior, además deberá contar con el visto bueno del coordinar (sic) del Departamento.

número de actividad a la que se debe pasar una vez concluida estas actividades.

04 Se transfiere la programación financiera al revisor Es necesario revisar el orden lógico con que se ejecutan estas actividades, ya que la continuidad del proceso descrito se interrumpe con la número 05, además de que en esta última no se especifica el número de actividad a la que se debe pasar, una vez que ésta ha sido terminada.

05 Si se recibe el aviso antes del pago y si hay cambios se modifica la programación financiera.

06 Con base en el aviso de cobro se verifica que los montos cobrados por el acreedor por concepto de principal, intereses y comisiones están correctos y coincidas con los montos que por ese mismo concepto se incluyeron n (sic) la programación financiera del servicio de deuda.Si no hay diferencia pasa actividad 9.Si hay diferencia pasa actividad 7.

07 Si existiera alguna diferencia entre el aviso de cobro y el reporte de la programación financiera del servicio de deuda, se investiga y determina el origen de la misma y se procede:

a) Si es producto de la fecha de corte, el superior determinará como se paga, con el avisto o con el reporte de la programación financiera del servicio de deuda de SIGADE.

b) Si es error de SIGADE, se debe corregir el sistema: (paso 8)c) Si es error del acreedor, se gestiona la corrección del aviso y

si no se obtiene el aviso de cobro con la corrección se pagará directamente con el reporte de la programación financiera del servicio de deuda de SIGADE.

Como responsable de realizar esta actividad se indica al profesional asignado (revisor) y al jefe del Departamento (Supervisor), sin embargo, no se especifica a quién le corresponde realizar cada uno los aspectos considerados en los incisos a), b) y c).

En cuanto al inciso b), no queda claro qué se debe entender como un error del SIGADE, como tampoco la acción a que se refiere con la frase “se debe corregir el sistema”.

08 Si la diferencia es producto de un error de SIGADE se procede a ajustar el sistema y el profesional responsable genera la nueva programación del servicio de deuda y se remite nuevamente ara su revisión (paso 4)

Es conveniente que se revise los términos de redacción utilizados en la descripción de esta actividad, por lo indicado No es claro si el error detectado es un problema del SIGADE o de los parámetros del préstamo incluidos para que el sistema calcule el servicio de la deuda.

Por otra parte, no se indica que hacer de determinarse un error en el funcionamiento del sistema.

14 Generar quincenalmente, el reporte de SIGADE (Browser) de pagos y pendientes, y remitir al coordinador para verificar que no exista ningún pago pendiente del reporte

Como responsable de realizar esta actividad se indica al profesional asignado (revisor) y al jefe del Departamento (Supervisor). Sin embargo, no se indica expresamente cual de las dos actividades indicadas va a realizar cada uno de ellos.

No obstante, que en los procedimientos que emite la DCP se tienen establecidos algunos elementos como parte de la estandarización de la documentación que elabora esa Dirección, tales como, el objetivo, requisitos de información, requisitos de control, participantes y sus responsabilidades, los sistemas utilizados, las actividades a realizar con la indicación del responsable que le corresponde su ejecución, existen otros elementos que también son importantes y que no están siendo considerados como parte del estándar de la documentación que esa Dirección promulga, a saber:

1. Uso del Logo institucional en la parte superior de cada una de las páginas que componen el documento conforme a los lineamientos emitidos al respecto.

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2. Alcance. En que se delimite claramente la esfera de acción que se pretende cumplir con este procedimiento.3. Fuentes de información utilizadas como marco normativo en la que se fundamentan los procedimientos

establecidos. 4. Numero de versión. En la actualidad, los procedimientos solamente tienen como referencia una fecha, la cual

por sí sola, no permite conocer si se trata de la primera versión en que comenzó a regir o si éste ha sido objeto de modificaciones en diferentes momentos, por lo que en caso de que se realice verificación sobre el cumplimiento de dichos procedimientos, no se tendría seguridad acerca de qué partes del contenido del mismo se mantenían en vigencia, según el periodo de estudio.

En consulta realizada a la Jefe del Departamento de Estadísticas y Consolidación de la Deuda Pública, en el sentido de si la DCP ha emitido algún lineamiento que venga a enmarcar las pautas mínimas que se han de considerar para la elaboración y/o modificación de los procedimientos existentes, al respecto indicó lo siguiente: “Para la elaboración de los procedimientos no se cuenta con un lineamiento expreso sobre el formato del procedimiento; sin embargo, cuando se han elaborado o cuando se hacen las revisiones de procedimientos, se coordina con las todas las partes que intervienen en el proceso, además de contar con la asesoría del departamento legal de ésta Dirección y de la Dirección, lo cual ha conducido a un formato único dentro de la dirección para la presentación y contenido de los procedimientos.”

Al respecto la norma 4.1 referente a las actividades de control de las Normas de control interno para el sector público (N-2-2009-CO-DFOE) indica “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales.”

Esta condición podría generar el riesgo de que los procedimientos que se tienen no cuenten con el nivel de detalle suficiente de las principales actividades involucradas en la atención del Servicio de la Deuda Externa, los controles necesarios, y el orden en que éstas deben ser realizadas, los cuales podrían tener efectos adversos en la eficiencia y eficacia en la ejecución de las mismas, en especial por parte del personal de nuevo ingreso que requeriría una mayor inversión de tiempo en su proceso de inducción, para asegurar la uniformidad de criterio y disminuir la posibilidad de que se comentan eventuales errores en su aplicación.

2.6 Sobre los lineamientos emitidos para la conformación del expediente

La Dirección de Crédito Público, a mediados de setiembre del 2009, emitió la Circular DCP-001-2009 con la que se pretende agrupar una serie de criterios que deberán ser considerados, por los diferentes Departamentos que conforman esta Dirección, al momento de conformar un expediente, como son los relacionados con la foliación de los documentos, la corrección de folios, la portada, el índice y los anexos.

En la verificación realizada sobre la documentación que se mantiene archivada en 20 de los 65 expedientes de la deuda externa vigentes en el periodo en estudio, se determinaron algunos aspectos que no están siendo contemplados en los lineamientos emitidos en la Circular 001-2009 de cita, así como algunas observaciones relacionadas con la aplicación de dichos lineamientos.

a) Necesidad de valorar la incorporación de otros elementos relacionados con:

a.1) El uso de papel reciclado. El 45% (09) de los expedientes revisados que respaldan la gestión del proceso de pago del Servicio de la Deuda Externa utilizan “papelería reciclada”, la cual no tiene ninguna anotación ó marca, “anulado”, que haga constar que la información consignada en dicha cara de la hoja no forma parte del expediente. Hecho que podría generar confusión a un tercero que tenga acceso a la información del expediente, como también podría hacer el proceso de consulta poco eficiente.

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a.2) Expedientes con exceso de hojas. El 15% (03) de los expedientes contenían una cantidad de folios superior a los que su capacidad se lo permite, lo que dificulta su manipulación, lo que contribuye a incrementar el grado de deterioro de los mismos, en especial los últimos folios incorporan al mismo.

b) Sobre la aplicación de la Circular DCP-001-2009:

Al respecto se determinó lo siguiente:

b.1) 10% (2) de los expedientes contienen folios en blanco. b.2) 55% (11) de los expedientes presentaron folios borrosos. b.3) 95% (19) de los expedientes no estaban foliados ni contaban con el índice.b.4) 40% (8) de los expedientes tenían una etiqueta en donde se consigna el número y nombre del préstamo, Ley con que se aprobó el contrato y el monto del mismo, de los cuales 7 datan de una fecha anterior a setiembre del 2009, en que entró en vigencia la Circular DCP-001-2009 supra citada.

Consultada la jefatura del Departamento de Estadísticas y Consolidación de la Deuda, sobre lo encontrado en la revisión de los expedientes, indicó que esa situación obedece, en parte, a que los expedientes les fueron heredados de la Tesorería Nacional y ésta a su vez del Banco Central de Costa Rica, y que la aplicación de dicha Circular rige a partir de setiembre del 2009.

No obstante, en relación con los expedientes de la deuda externa que fueron trasladados por el Banco Central de Costa Rica a la Tesorería Nacional, y de ésta a la Dirección de Crédito Público, no se logró evidenciar como una sana práctica administrativa que a la fecha en que esos expedientes fueron recibidos por la DCP, se identificara con alguna marca distintiva, cuáles de esos documentos corresponden a la gestión realizada por el BCCR, la TN, y los que se iban a ir generando posteriormente como parte de la documentación que respalda la gestión de la DCP. Lo anterior, constituye un riesgo de que dicha Dirección no disponga del control sobre la totalidad de los documentos que contienen esos expedientes y dejándola en una posición de indefensión en caso de presentarse un evento que ponga en duda la integridad de la documentación que consta en los expedientes.

Al respecto la Norma 5.5 respecto al archivo Institucional de las Normas de control interno para el sector público (N-2-2009-CO-DFOE) se indica “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben implantar, comunicar, vigilar la aplicación y perfeccionar políticas y procedimientos de archivo apropiados para la preservación de los documentos e información que la institución deba conservar en virtud de su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico.”

Esta condición genera el riesgo de que esa Dirección no pueda tener una seguridad razonable de que la información contenida en los expedientes atinentes al Servicio de la Deuda Externa, se mantiene en el tiempo, legible, libre de errores, omisiones, defectos, mantiene su valor de uso y se mantiene en el tiempo, y que facilite el proceso de consulta de la información por parte de los usuarios de esa información.

3. CONCLUSIONES

3.1 La atención del Servicio de la Deuda Externa requiere que la administración ejecute una serie de controles para asegurar que lo facturado por el banco acreedor corresponda a los términos conforme se aprobó el contrato de préstamo, así mismo que dichos monto coincidan con lo efectivamente cancelados y los registrados contablemente. En este contexto en los periodos en estudio 2010 y 2011, se pudo verificar que la información registrada por la Dirección de Crédito Público y la Contabilidad Nacional son coincidentes, en lo referente a los registros individuales que llevan cada una de ellas como en los saldos de lo pagado por concepto de intereses, amortización y comisiones de este concepto. Ver punto 2.1 de este informe.

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3.2 En el expediente físico de cada préstamo de la deuda externa, que se lleva en el Departamento de Estadísticas y Consolidación de la deuda, se encuentra una serie de documentos que vienen a respaldar de forma razonable las gestiones que realiza este Departamento en atención al Servicio de la Deuda Externa. Sin embargo, se evidenció que no siempre consta en los expedientes todos los documentos que respaldan lo actuado para asegurar el debido pago del Servicio de la Deuda Externa, en especial cuando se trata de préstamos con tasa de interés variable, ni todos los documentos en este contenidos tienen todos los elementos que respaldan que vengan a contribuir a la mejora continua del proceso seguido para este fin.

Lo anterior, en la medida en que a la fecha del presente informe, no se ha instaurado en la institución lo referente al uso del expediente electrónico.

Ver punto 2.2 de este informe.

3.3 Las instancias que participan en el proceso seguido para la atención del Servicio de la Deuda Externa, a saber el Banco de Costa Rica y la Tesorería Nacional, han definido y comunicado formalmente a las instancias que le preceden en el proceso, los plazos mínimos que requieren para que le remitan la información que ocupan para ejecutar las acciones que le competen con el fin de asegurar el pago oportuno del Servicio de la Deuda Externa. A su vez, la Dirección de Crédito Público, en el procedimiento interno para el registro del Servicio de la Deuda Externa, define los plazos con que ha de remitir la información a las entidades que continúan en el proceso. Sin embargo, dichos plazos difieren de los establecidos por la Tesorería Nacional e incluso inferiores a los establecidos en el Convenio Tripartito con el BCR. Lo que eventualmente podría generar el riesgo que el servicio de la deuda no se haga oportunamente. Ver punto 2.3 del presente informe.

3.4 La Dirección de Crédito Público en atención a sus competencias realiza las gestiones pertinentes para negociar, con los bancos acreedores, las prórrogas solicitadas por las Unidades Ejecutoras, cuando se dan razones técnicas y/o administrativas que justifican el atraso en la ejecución del proyecto. Para lo cual la DCP realiza un estudio técnico-legal cuyos resultados se emiten en un informe técnico, en que se fundamenta si esa Dirección avala o no dichas solicitudes de prórrogas.

Sin embargo, en dicho informe técnico no se toma en consideración información relevante respecto al costo financiero adicional en que se incurre por comisiones de compromiso, y el impacto social que cualitativamente esto conllevaría respecto a los beneficios que se dejarían de percibir temporalmente, en caso de que esas solicitudes sean avaladas o no.


3.5 La falta de un lineamiento que venga a marcar las pautas tanto en forma como contenido que se han de considerar a la hora de elaborar un nuevo procedimiento y/o actualizar los ya existentes, puede ser una de las razones por las cuales los procedimientos seguidos por el Departamento de Estadísticas y Consolidación de la Deuda sean susceptibles de ser mejorados, con el fin de asegurar la continuidad de los procesos ejecutados por este en relación con la atención del Servicio de la Deuda Externa como también para salvaguardar el bagaje institucional. Ver `punto 2.5 del presente informe.

3.6 La Dirección de Crédito Público ha venido haciendo esfuerzos para regular el proceso seguido para la creación, clasificación, organización y conservación de la información institucional, circular DCP. 001-2009, sin embargo, estos son susceptible de ser mejorados, por cuanto no se refiere a la reutilización de la papelería institucional, ni a la cantidad máxima de hojas a contener en un expediente. Adicionalmente, se observó que tampoco se implemento una sana práctica tendiente a separar la documentación de respaldo que soporta la Gestión realizada por dicha la Dirección, relacionadas con la atención del Servicio de la Deuda Externa y la

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que había sido archivada por las entidades que tenían antes a cargo ese proceso. Lo que genera el riesgo que la Dirección no pueda tener una seguridad razonable de que desde que la Dirección asumió el proceso en estudio se está dejando debidamente respaldada la gestión realizada. Ver punto 2.6 de este informe.

4. RECOMENDACIONES

Al Director de Crédito Público

4.1 Se revise y valore en coordinación con la Coordinadora del Departamento de Estadística y Consolidación de la Deuda la necesidad de imprimir y archivar en los expedientes físicos de los préstamos de la deuda externa, los avisos de cobro, los Boucher y las notas internas emitidas por la Unidad de Registro y Control Gestión Deuda Pública, como parte de la documentación que respalda lo actuado por esa Dirección, tomando en cuenta los aspectos señalados en el punto 2.2. de este informe y lo establecido en el procedimiento autorizado para salvaguardar la información generada sobre este concepto. Ver punto 3.2 de este informe.

4.2 Realizar las gestiones pertinentes a fin de que los plazos indicados para la remisión de la programación de pagos, señalados en el procedimiento seguido para el Servicio de la Deuda Externa, sean congruentes con los plazos mínimos establecidos por la Tesorería Nacional y el Convenido Tripartito entre el Ministerio de Hacienda, Banco Central de Costa Rica y el Banco de Costa Rica que participan en dicho proceso. Ver punto 3.3 de este informe

4.3 Girar las instrucciones pertinentes para que en el informe técnico-legal, que se elabora para fundamentar si procede o no otorgar el aval a las solicitudes de prórroga del periodo de desembolso del préstamo, gestionadas por la Unidad Ejecutora, se valore la importancia de incorporar información relevante respecto al costo financiero adicional en que se estaría incurriendo, por concepto de comisiones de compromiso, y el impacto cualitativo social que implicaría el continuar o no con el proceso de prórroga. Ver punto 3.4 de este informe.

4.4 Ordenar lo correspondiente, para que se revise y adecúe el procedimiento denominado “Servicio de la Deuda Externa del Gobierno Central”, tomando en consideración las observaciones contenidas en el punto 2.5 de este informe, referentes a los avisos de cobro, la programación de los pagos del servicio de la deuda, errores en el SIGADE, el reporte de SIGADE de pagos y pendientes.

Asimismo, se valore la conveniencia de disponer de un lineamiento que venga a regular los aspectos mínimos que se deberán considerar en la elaboración de un procedimiento y/o las modificaciones que se realicen a los mismos, así como la incorporación de otros elementos a los ya existentes que mejoren el estándar de la documentación que emite la DCP, tales como el uso del logo institucional, el alcance, las fuentes de información utilizadas como marco normativo y el número de versión.


4.5 Realice las gestiones pertinentes para que se analice la incorporación de otros elementos a los definidos en la Circular número DCP. 001-2009, atinente a la conforman, creación, clasificación, organización y conservación de la documentación, contenida en cada expediente de los préstamos de la deuda externa, con el fin de ajustar las existentes de acuerdo con las condiciones imperantes en este momento, como también la incorporación de otras nuevas que se vienen realizando en la práctica pero que no están reguladas en este momento, las cuales están relacionadas con la reutilización de la papelería institucional y la cantidad máxima de folios que debe contener un expediente. Ver punto 3.6 de este informe.

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Con base en lo anterior, se le solicita respetuosamente, proceder en lo que corresponda, conforme con el artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, y la aplicación del Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna, y comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto dentro del plazo de 10 días hábiles establecido en el citado artículo, así como el plan de acción que en un plazo razonable se defina para la efectiva implementación de lo recomendado.

Juan Carlos Ramírez Cortes Sonia Gin LunProfesional de Auditoría Interna 3 Coordinadora Auditoría Área de Egresos

Estudio 016-2011

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