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San José, 27de febrero de 2014INF-DGAI-003-2014

LicenciadaMarjorie Morera GonzalezDirectora General de Presupuesto Nacional

ASUNTO: Servicios de Auditoría.Informe de control interno

Estimada señora:

Nos permitimos presentar el informe Nº INF-DGAI-003-2014 sobre la evaluación del seguimiento a lo dispuesto en los informes de la Dirección General de Presupuesto Nacional.

En el estudio se determinaron algunos aspectos de control que requieren ser revisados y fortalecidos con las recomendaciones que se formulan, como parte de la mejora continua que lleva a cabo esa Dirección.

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de lo recomendado, o si discrepa de ellas debe elevar el informe al señor Ministro de Hacienda con las objeciones y soluciones alternas según se establece en el citado artículo, con copia a esta Auditoría Interna.

Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Dirección dentro del plazo señalado la decisión que se tome al respecto, así como el plan de acción que en un plazo razonable se defina para el efectivo cumplimiento de lo recomendado.

Atentamente,

Clairé Chacón RodríguezSubdirectora General

CCR/SGL/rscc: Señor Edgar Ayales, Ministro

Estudio Nº 032-2012

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Edificio Virmarel, entre Avenidas 2 y 4, Calle 3era. 50mts norte del Teatro Nacional. San José, Costa Rica. Tel:(506)2539-6686 (506)2539-4232 Fax: 2222-1334 - www.hacienda.go.cr

http://www.hacienda.go.cr/

Informe sobre evaluación del seguimiento a lo dispuesto en

los informes de la DGPNINF-DGAI-003-2014

Dirección General de Auditoría Interna Febrero, 2014

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INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DEL SEGUIMIENTO A LO DISPUESTO EN LOS INFORMES DE LA DGPN

Tabla de contenido

Resumen Ejecutivo.................................................................................................................................................. iv

1. Introducción...................................................................................................................................................... 1

1.1 Origen........................................................................................................................................................ 11.2 Objetivo..................................................................................................................................................... 11.3 Alcance...................................................................................................................................................... 11.4 Comunicación oral de resultados......................................................................................................... 11.5 Normativa relacionada en materia de control y atención de informes...........................................11.6 Aspectos generales.................................................................................................................................2

2. Resultados........................................................................................................................................................ 3

2.1 Sobre el seguimiento a lo dispuesto en los informes de evaluación..............................................32.2 Necesidad de mejorar la Guía de Seguimiento..................................................................................52.3 Sobre los expediente físicos de seguimiento a las disposiciones...................................................72.4 Sistema de Seguimiento a las Disposiciones Emitidas por la DGPN.............................................72.5 Publicación de los informes anuales de evaluación en el portal de Hacienda.............................8

3. Conclusiones.................................................................................................................................................... 9

4. Recomendaciones........................................................................................................................................... 9

Anexo........................................................................................................................................................................ 11

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INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DEL SEGUIMIENTO A LO DISPUESTOEN LOS INFORMES DE LA DGPN

Resumen Ejecutivo

Este informe es el resultado del estudio sobre la evaluación del seguimiento a lo dispuesto en los informes emitidos por la Dirección General de Presupuesto Nacional, realizado de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2013, con el objetivo de determinar el cumplimiento y suficiencia de la “Guía de seguimiento de incumplimientos para los órganos de Gobierno de la República cuyos informes de evaluación presupuestaria deben ser remitidos a la Dirección General de Presupuesto Nacional”; y su contribución al proceso de seguimiento al cumplimiento de disposiciones.

La evaluación comprendió la revisión de las actividades relacionadas con el proceso de seguimiento a las disposiciones de los informes anuales de evaluación presupuestaria emitidos por la DGPN, conforme lo descrito en la “Guía de seguimiento indicada, los expedientes físicos donde se conserva la documentación de las gestiones realizadas por los Analistas, la información en el sistema automatizado denominado “Sistema de Seguimiento a las Disposiciones Emitidas por la Dirección General de Presupuesto Nacional”, durante el periodo enero de 2011 a diciembre de 2012, extendiéndose cuando se consideró necesario.

Al respecto, se determinaron algunos aspectos que requieren ser revisados y fortalecidos, a saber:

Continuar con la búsqueda y ejecución de acciones enfocadas en la definición de un mecanismo legal que le permita exigir el cumplimiento de las disposiciones que no están siendo atendidas.

Mantener en seguimiento de todas aquellas acciones que no se hayan cumplido y en las que la Entidad haya sido reincidente.

Mantener la comunicación y coordinación con las Auditorías Internas correspondientes para que den seguimiento a las disposiciones de la DGPN.

Revisar y actualizar la Guía de Seguimiento, a fin de adicionarle elementos importantes del proceso de seguimiento.

Revisar el Sistema de Seguimiento y realizar los ajustes pertinentes con el propósito de mejorar la herramienta tecnológica.

Publicar en la página Web del Ministerio de Hacienda el oficio de remisión de la DGPN al jerarca de las entidades u órganos comprendidos dentro de su ámbito de acción..

En razón de lo anterior, se emiten las recomendaciones correspondientes, las cuales están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley N° 8292 Ley General de Control Interno, y el Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna en este Ministerio1.

1Decreto Nº 34323-H, y su reforma, publicado en La Gaceta No. 38 del 22 de febrero del 2008i



INF-DGAI-003-2014Página. 1 de 13

INFORME SOBRE EVALUACIÓN DEL SEGUIMIENTO A LO DISPUESTO EN LOS INFORMES DE LA DGPN

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen

El estudio se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2013.

1.2 Objetivo

Determinar el cumplimiento y suficiencia de la “Guía de seguimiento de incumplimientos para los órganos de Gobierno de la República cuyos informes de evaluación presupuestaria deben ser remitidos a la Dirección General de Presupuesto Nacional”; y su contribución al proceso de seguimiento al cumplimiento de disposiciones.

1.3 Alcance

Comprende la revisión de las actividades relacionadas con el proceso de seguimiento a las disposiciones en los informes anuales de evaluación presupuestaria emitidos por la Dirección General de Presupuesto Nacional, establecidas en la “Guía de seguimiento de incumplimientos para los órganos de Gobierno de la República cuyos informes de evaluación presupuestaria deben ser remitidos a la Dirección General de Presupuesto Nacional”; la documentación de respaldo en los expedientes físicos sobre las gestiones realizadas para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en dichos informes, así como la información del Sistema de Seguimiento, durante el periodo comprendido de enero de 2011 a diciembre de 2012, extendiéndose cuando se consideró necesario. No comprende la revisión de aspectos técnicos de los informes emitidos.

Este estudio se realizó de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna del Sector Público.

1.4 Comunicación oral de resultados

Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron presentados el 28 de enero del 2014 a la Licda. Marjorie Morera González, Directora General de Presupuesto Nacional y a la Licda. Saray Chávez Gutiérrez, funcionaria de la Unidad de Gestión. Las observaciones realizadas por los participantes, en lo procedente, fueron consideradas en este informe.

1.5 Normativa relacionada en materia de control y atención de informes

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, a continuación se transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno N° 8292 (LGCI), que regulan los deberes del jerarca y titulares subordinados en materia de control y atención de informes.

“Artículo 10. -Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12. -Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. “…c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la




auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

“Artículo 36. -Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 39. -Causales de responsabilidad administrativa. //El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.//El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.//(…) Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente…”

1.6 Aspectos generales

La Ley Nº 8131, Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos2 (LAFRPP), en su artículo Nº 30 define que el Subsistema de Presupuesto comprende los principios, las técnicas, los métodos y procedimientos empleados, así como los órganos participantes en el proceso presupuestario.

El artículo 31 de la Ley 8131 de cita, establece como uno de los objetivos de ese Subsistema el de dar seguimiento a los resultados financieros de la gestión institucional y aplicar los ajustes y las medidas correctivas que se estimen necesarias para garantizar el cumplimiento de los objetivos y las metas, así como el uso racional de los recursos públicos.

Asimismo, el artículo 32 de la esa Ley define como órgano rector del Subsistema de Presupuesto a la Dirección General de Presupuesto Nacional, y le establece entre las funciones y deberes la de controlar y evaluar la ejecución parcial y final de los planes y presupuestos de la Administración Central.

Por su parte, el Reglamento3 a la Ley 8131, LAFRPP, dispone en los artículos 27, 73 y 74 lo siguiente:

2Publicada en La Gaceta Nº 198 del 16 de octubre de 20013 Publicado en La Gaceta Nº 74 del 18 de abril de 2006




Artículo 27. Control y fiscalización. “Corresponde a la Dirección General de Presupuesto Nacional velar por el correcto cumplimiento de las etapas del proceso presupuestario, que son: programación, formulación, ejecución, control y evaluación.”

Artículo 73. Informes de evaluación. “Como resultado del seguimiento y evaluación se emitirán y presentarán informes periódicos a los jerarcas de los órganos y entes componentes del Sistema de Administración Financiera del Sector Público, con el fin de que se tomen las medidas correctivas y se orienten los esfuerzos hacia el cumplimiento de los objetivos y metas programados, y un informe anual. El informe anual se presentará a las instancias correspondientes del Poder Ejecutivo y a la Comisión Permanente Especial para el Control del Ingreso y el Gasto Públicos de la Asamblea Legislativa.”

Artículo 74.Presentación de informes. “Para elaborar los informes periódicos de evaluación a que se refiere el artículo anterior, según el ámbito de competencia de cada instancia evaluadora, los jerarcas de los entes u órganos evaluados deberán presentar a la Dirección General de Presupuesto Nacional…/a.2) A más tardar el 31 de enero del ejercicio siguiente, un informe anual de resultados de la ejecución del presupuesto del período que se evalúa…/…En todos los casos, el contenido de los informes responderá a los criterios técnicos y lineamientos establecidos, según el ámbito de su competencia…”

Los principales instrumentos de que dispone la Dirección General de Presupuesto Nacional para realizar la labor de seguimiento a lo dispuesto en sus informes son los siguientes:

La Guía de seguimiento de incumplimientos para los órganos de Gobierno de la República cuyos informes de evaluación presupuestaria deben ser remitidos a la Dirección General de Presupuesto Nacional, firmada digitalmente por el Subdirector de la DGPN el 23 de marzo del 2011; que en adelante llamaremos Guía de Seguimiento.

El sistema automatizado denominado Sistema de seguimiento a las disposiciones emitidas por Dirección General de Presupuesto Nacional, en adelante Sistema de Seguimiento.

2. RESULTADOS

2.1 Sobre el seguimiento a lo dispuesto en los informes de evaluación

La Guía de Seguimiento establece que corresponde a los Analistas dar seguimiento a las disposiciones emitidas en los informes de evaluación anual de la ejecución presupuestaria que la Dirección remite a los jerarcas de las instituciones, al determinar que presentan alguno de los casos tipificados como incumplimiento normativo en esa materia, así como, la apertura de expedientes únicamente para aquellos órganos del Gobierno de la República a los que se les ha emitido ese tipo de disposiciones, los que se deberán mantener al día y completos con los antecedentes relacionados.

La Dirección General de Presupuesto Nacional en la Guía de Seguimiento, con fundamento en la Ley Nº 8131, LAFRPP, estableció los tipos de incumplimiento que generan disposiciones para las instituciones, a saber: no presentar el informe de seguimiento o evaluación, según corresponda; incumplimiento de la fecha de presentación del informe respectivo (presentación extemporánea); falta de calidad o inconsistencias de la información conforme la normativa emitida; no ajustarse a las normas técnicas para la evaluación, incumplimiento total o parcial gravemente injustificado de las metas.

Asimismo, en esta Guía de Seguimiento se indica que “…en todos los casos que se presenten, el analista deberá dar seguimiento en informes futuros a que los incumplimientos que se presenten no se repitan, ya que




la reincidencia del presunto responsable es un criterio de valoración para anomalías según el artículo 108, inciso f) de la Ley No.8131.”

Se determinó que durante los periodos 2011 y 2012 en estudio, la Dirección General de Presupuesto Nacional emitió 48 informes correspondientes a los resultados de evaluación de la ejecución presupuestaria anual que le presentaron los entes u órganos comprendidos dentro de su ámbito de acción, de los cuales se generaron 4 informes con 9 disposiciones en total, y uno con 2 recomendaciones, a los que los Analistas les dieron seguimiento. Estos informes fueron dirigidos a los jerarcas del Ministerio de Gobernación y Policía (MGP), Ministerio de Justicia y Paz (MJP), Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) y Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones (MINAET).Ver Anexo N° 1.

De acuerdo con la documentación que se tuvo a la vista4 en los expedientes de los informes objeto de seguimiento, se verificó que la situación es la siguiente:

2 disposiciones atendidas por el MGP estaban cerradas 2 disposiciones no atendidas del MJP estaban cerradas. 5 disposiciones permanecían en proceso de seguimiento. 2 recomendaciones en seguimiento dirigidas al MGP permanecían en proceso

La DGPN en el caso de las dos disposiciones no atendidas por parte del MJP, mediante oficio DGPN-0196-2012 del 23 de marzo del 2012 dirigido al Ministro, le indicó el cierre del caso y su remisión del informe a la Auditoría Interna. Asimismo, le informa con nota DGPN-0194-2012 del 23 de marzo del 2012 a la Auditoría Interna de ese Ministerio, sobre la reincidencia en el incumplimiento de metas y le remite el Informe de evaluación correspondiente, para lo que estime conveniente según las competencias del artículo 113 de la LAFRPP.

De acuerdo con la información recopilada es práctica de la DGPN cerrar los casos con la nota de envío a las Auditorías Internas, sin embargo, no se da seguimiento a los resultados de las acciones emprendidas.

Durante el desarrollo de estudio y en la comunicación oral de resultados de este informe se indicó respecto a las disposiciones que no están siendo atendidas por las entidades y órganos, que la DGPN legalmente no está facultada para exigir a los jerarcas de esas instituciones el cumplimiento de dichas disposiciones, por lo que el alcance de su participación en la labor de seguimiento, llega hasta la remisión de un oficio a la Auditoría Interna de la entidad respectiva, para poner en conocimiento de esa situación, haciendo ver que es responsabilidad del jerarca de dicha institución, tomar las medidas correctivas que correspondan para que se subsanen las debilidades determinadas, dando por cerrado el seguimiento de esas disposiciones y del expediente respectivo.

La norma 6.4 de las Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), en el Capítulo VI: Normas sobre seguimiento del SCI, dispone lo siguiente:

“6.4 Acciones para el fortalecimiento del SCI// Cuando el funcionario competente detecte alguna deficiencia o desviación en la gestión o en el control interno, o sea informado de ella, debe emprender oportunamente las acciones preventivas o correctivas pertinentes para fortalecer el SCI, de conformidad con los objetivos y recursos institucionales. Así también, debe verificar de manera sistemática los avances y logros en la implementación de las acciones adoptadas como producto del seguimiento del SCI. / En el caso de las disposiciones, recomendaciones y observaciones emitidas por los órganos de control y fiscalización, la instancia a la cual éstas son dirigidas debe emprender de manera efectiva las acciones pertinentes dentro de los plazos establecidos.”

4al 16 de agosto de 2013




No obstante, la limitación que tiene la DGPN para exigir a los jerarcas, el cumplimiento de las disposiciones, en nuestra opinión, es importante que esa Dirección en su condición de órgano rector del Subsistema de Presupuesto, realice esfuerzos en la búsqueda de un mecanismo legal que le de la potestad de poder exigir el cumplimiento de las disposiciones que no están siendo atendidas. En tanto eso suceda, es conveniente que se mantenga en seguimiento todas aquellas acciones que no se hayan cumplido y en las que la Entidad haya sido reincidente, así como mantener la coordinación con las Auditorías Internas correspondientes para que den seguimiento a las disposiciones de la DGPN en consideración a la norma 2.11 Seguimiento de acciones sobre resultados de las Normas para el ejercicio de la auditoría Interna en el Sector Público 5 y analice a las acciones y medidas correctivas que se han tomado por parte del Jerarca a los informes presentados por la DGPN a fin de cumplir a cabalidad con el objetivo establecido en el artículo 31, inciso d), de la Ley 8131, LAFRPP, supracitado.

2.2 Necesidad de mejorar la Guía de Seguimiento

Como se mencionó anteriormente la Dirección General de Presupuesto Nacional dispone de una Guía de Seguimiento, en la que se establecen, las acciones a seguir por parte de los Analistas cuando determinan algún incumplimiento normativo tipificado en el punto N° 2 de la Guía, así como las acciones a realizar según cada caso señalado en el punto N° 3 de la misma Guía.

Esa Guía consideró aspectos importantes de control interno, sin embargo, podría mejorarse incorporando actividades tales como las siguientes:

a) Respaldo de las gestiones realizadas ante las entidades. La necesidad de describir con un mayor nivel de detalle los aspectos mínimos que deberán considerar los Analistas para respaldar adecuadamente y en forma centralizada en el expediente de seguimiento, el historial de las gestiones realizadas ante la entidad para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en los informes de la Dirección General de Presupuesto Nacional, así como, las acciones y/o medidas tomadas por la entidad para atender las disposiciones emitidas por esa Dirección, tomando en cuenta que en la práctica se realizan gestiones por diferentes medios tales como el correo electrónico, por teléfono y vía fax; pero de lo que no queda evidencia en el expediente.

b) Evidencia de los aspectos clave del proceso de seguimiento. Importancia de dejar constancia sobre el resultado del análisis efectuado por el Analista sobre el estado de las disposiciones y referencia cruzada de la documentación que lo sustenta, así como, los asuntos relevantes en los que tiene participación el Abogado en los casos en que sea requerida la asesoría legal sobre algún tema en particular, las supervisiones que efectúa el Coordinador de la Unidad de Análisis Presupuestario sobre la labor que realizan los Analistas a su cargo, desde la apertura del expediente, los antecedentes que se generan como parte de sus gestiones, el ingreso oportuno de la información correspondiente en el Sistema de Seguimiento hasta que se da por cerrado el seguimiento a las disposiciones y cierre de los expedientes respectivos. Para lo cual, es importante se indiquen los nombres y cargos de los funcionarios participantes en dichas actividades y las fechas en que éstas se realizan.

c) Apertura, conformación y cierre de expedientes. La necesidad de describir con un mayor nivel de detalle los elementos mínimos a considerar en la apertura, conformación y cierre del expediente, a fin de controlar y preservar adecuadamente la documentación que sustenta las gestiones realizadas sobre el seguimiento a las disposiciones emitidas en los informes de la Dirección General de Presupuesto Nacional. Para ello es importante que se valore la conveniencia de establecer plazo límite para la apertura y cierre del expediente tanto físico como electrónico.

5 “2.11 Seguimiento de acciones sobre resultados. // El auditor interno debe establecer, mantener y velar porque se aplique un proceso de seguimiento de las recomendaciones, observaciones y demás resultados derivados de los servicios de la auditoría interna, para asegurarse de que las acciones establecidas por las instancias competentes se hayan implementado eficazmente y dentro de los plazos definidos por la administración. Ese proceso también debe contemplar los resultados conocidos por la auditoría interna, de estudios de auditores externos, la Contraloría General de la

República y demás instituciones de control y fiscalización que correspondan.




d) Ingreso de los datos relevantes en el Sistema de Seguimiento. Siendo esta una de las actividades que le corresponde realizar al Analista como parte del seguimiento a las disposiciones de los informes que están bajo su responsabilidad, resulta relevante que en la Guía se especifiquen los elementos mínimos que deberán registrar los Analistas, tomando como punto de partida los datos preestablecidos en el Sistema de Seguimiento, tales como: tipo de incumplimiento, la disposición emitida, oficios remitidos por la Dirección General de Presupuesto Nacional, oficios remitidos por la Institución, estado actual y observaciones, sin embargo, no se toma en consideración la importancia de que en ese Sistema se registre para cada una de las disposiciones, lo relativo a las acciones realizadas o medidas tomadas por las entidades con base en la cual se dan por cumplidas las mismas.

Lo anterior, a fin de asegurar que la información que les corresponde ingresar en el Sistema se mantenga al día, completa, protegida y sea congruente con la documentación del expediente físico.

e) Incorporar el incumplimiento denominado “Debilidades en la programación presupuestaria”. Se verificó que en el Listado de Incumplimientos del Sistema de Seguimiento, contiene un nuevo tipo de incumplimiento normativo denominado “Debilidades en la programación presupuestaria”, que no está contemplado en la Guía de Seguimiento, lo que podría generar el riesgo de que este tipo de incumplimiento no esté siendo considerado por el Analista como parte de la evaluación y en consecuencia no se emita una disposición al respecto.

La revisión y ajuste de la Guía de Seguimiento según lo descrito favorece: la aplicación uniforme de criterios; la efectividad de las actividades sustantivas que realizan los Analistas y los Coordinadores de las Unidades de Análisis Presupuestario; la existencia de documentación adecuada sobre las gestiones realizadas en el proceso de seguimiento, que permiten asegurar la calidad, oportunidad y utilidad de la información en los expedientes y su concordancia con los registros en el Sistema de Seguimiento de la DGPN, la verificación del cumplimiento de las disposiciones y su contribución en la mejora continua de la ejecución presupuestaria de la entidades comprendidas bajo su jurisdicción.

La norma 4.2.4, inciso e), de las Normas de control interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE), dispone que las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, o en documentos de naturaleza similar y que esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación.

2.3 Sobre los expediente físicos de seguimiento a las disposiciones

La Guía de Seguimiento señala que los expedientes físicos de seguimiento se conformarán, a partir de la copia del Informe de seguimiento y/o evaluación según sea el caso, y deben permanecer bajo la custodia y responsabilidad de la Subdirección General de Presupuesto Nacional, además que es responsabilidad de cada Analista mantener al día y completo dichos expedientes.

La revisión de estos expedientes evidenció que efectivamente fueron conformados a partir de sus respectivos informes de conformidad con lo indicado en la Guía de Seguimiento, y se encuentran bajo la custodia de la Subdirección General de Presupuesto Nacional.

Asimismo, sobre el foliado del expediente de seguimiento se constató que los Analistas no tienen como sana práctica foliar los documentos que se incluyen en dichos expedientes, lo cual eventualmente podría generar la no evidencia del extravío de documentos relevantes de la gestión de seguimiento o la sustitución de los mismos.




Mantener los documentos de los expedientes con su debida numeración, es un mecanismo de control que brinda mayor seguridad a la documentación que contiene información de respaldo de las gestiones realizadas por los Analistas y la aportada por las diferentes instituciones, en el proceso de seguimiento.

2.4 Sistema de Seguimiento a las Disposiciones Emitidas por la DGPN

La Dirección General de Presupuesto Nacional cuenta con el Sistema de Seguimiento, que le permite llevar en forma electrónica el control de los expedientes en seguimiento. Cada Analista presupuestario es responsable de mantener actualizada la información en el Sistema, por lo cual tiene acceso únicamente a las entidades que le corresponde atender.

La Comisión de Evaluación, Subdirección General y Dirección General de la DGPN tienen acceso en modo de consulta a todos los informes y disposiciones que contiene el Sistema de Seguimiento, lo que les permite realizar consultas así como ejercer alguna supervisión sobre este proceso.

Del análisis de la información registrada en el Sistema de Seguimiento se determinaron las siguientes observaciones:

a) Oportunidad de la apertura de expedientes en el Sistema de Seguimiento. Al 16 de agosto de 2013 la apertura de los expedientes electrónicos correspondientes al seguimiento del 2012 no se había realizado, mientras que los expedientes físicos al 05 de abril de 2013 ya estaban abiertos para efectos del seguimiento.

Esta situación se genera al no estar definido el plazo límite para la apertura de los expedientes electrónicos, y trae como consecuencia la no actualización oportuna del Sistema, lo que pone eventualmente en riesgo el suministro de la información requerida por la DGPN y la toma de decisiones.

b) Opción de agregar documentos electrónicos en el Sistema de Seguimiento. Este sistema consta de 6 columnas en las que el Analista debe registrar la información correspondiente sobre: 1) Incumplimientos, 2) Disposiciones, 3) Oficios Remitidos por la DGPN, 4) Oficios remitidos por la Institución, 5) Estado Actual y 6) Observaciones. Sin embargo, no cuenta con una opción que le permita agregar documentos electrónicos que respalden las gestiones realizadas por la DGPN, de forma más ágil y económica, en comparación con la documentación física que actualmente llevan, considerando que con el uso de firma digital, a futuro podría eliminar significativamente la cantidad de documentos en los expedientes físicos.

c) Cierre de expediente en el Sistema de Seguimiento sin el documento formal respectivo. Se dio el caso de un expediente que al ser consultado el 17 de abril del 2013 presentaba la anotación “Expediente cerrado” siendo que el cierre de este expediente se comunicó el 27 de agosto del 2103 con oficio Nº DGPN-0595-2013, en este caso en particular se denota el cierre del expediente sin disponer de forma previa del documento formal respectivo.

d) Posibles requerimientos y usos del Sistema de Seguimiento.

Otro aspecto observado en el Sistema de Seguimiento es la omisión de un campo de fecha que evidencie cuando se realiza un registro; de manera que se pueda consultar la fecha de apertura del expediente, la fecha de registro de la información y la de cierre de los seguimientos, entre otros.

El Sistema de Seguimiento es utilizado únicamente para llevar información relacionada con el proceso de seguimiento a disposiciones que emite la DGPN; sin embargo se podría aprovechar la herramienta tecnológica y ser utilizada para llevar en forma centralizada la información relacionada con el




estado de las recomendaciones que emite la Unidad de Seguimiento y Control de la Ejecución Presupuestaria, producto de las fiscalizaciones sobre la ejecución presupuestaria de las entidades, conformando una base de datos que podría resultar de utilidad para la DGPN, como fuente de información para la toma de decisiones en la gestión que le compete como órgano rector del Subsistema de Presupuesto.

Sobre los sistemas de información las normas 5.2 y 5.6.3 de las Normas de control interno para el Sector Público establecen lo siguiente:

“5.2 Flexibilidad de los sistemas de Información Los sistemas de información deben ser lo suficientemente flexibles, de modo que sean susceptibles de modificaciones que permitan dar respuesta oportuna a necesidades cambiantes de la institución.”

“5.6.3 Utilidad La información debe poseer características que la hagan útil para los distintos usuarios, en términos de pertinencia, relevancia, suficiencia y presentación adecuada, de conformidad con las necesidades específicas de cada destinatario.”

2.5 Publicación de los informes anuales de evaluación en el portal de Hacienda

La Dirección General de Presupuesto Nacional utiliza la página web del Ministerio de Hacienda como uno de los medios para publicar el resultado de la revisión de los informes de evaluación presupuestaria que son remitidos a los órganos del Gobierno Central, los cuales también son remitidos físicamente y electrónicamente mediante oficio de la Dirección General de Presupuesto Nacional a los jerarcas de las entidades respectivas.

En el desarrollo del estudio se verificó que la DGPN, solamente publica en la página Web del Ministerio de Hacienda los archivos electrónicos de los informes de evaluación presupuestaria, sin que se adjunten los oficios con el que éstos fueron remitidos a los jerarcas de las entidades respectivas, que le dan el carácter oficial a dichos informes.

3. CONCLUSIONES

3.1 La DGPN como resultado de la revisión de periodos 2011 y 2012, emitió 48 informes anuales de evaluación presupuestaria a las entidades y órganos comprendidos dentro de su ámbito de acción, de los cuales en 4 informes se generaron 9 disposiciones. Se determinó que de estas 2 fueron atendidas por el MGP, 2 sin cumplir del MJP pero con expediente de seguimiento cerrado y las 5 restantes aun se encuentran en proceso.

En la práctica la DGPN da por cerrado el seguimiento a las disposiciones aun sin haberse cumplido, mediante un oficio de comunicación de cierre al jerarca y otro a la Auditoría Interna de la respectiva institución, alegando una limitación legal para exigirles su cumplimiento; con lo cual el proceso de seguimiento no logra el objetivo de mejorar los procesos de ejecución presupuestaria, por lo que en nuestra opinión, es importante que esa Dirección en su condición de órgano rector del Subsistema de Presupuesto establezca los mecanismos necesarios que le permitan exigir su cumplimiento, así como incrementar la comunicación y coordinación con las auditorías internas sobre el resultado de las acciones realizadas. Ver punto 2.1 de este informe.

3.2 La Guía de Seguimiento requiere ser revisada y ajustada para agregar elementos importantes del proceso de seguimiento tales como el respaldo de las gestiones realizadas ante las entidades; evidencia de los aspectos clave relacionados con el proceso, en la apertura, conformación y cierre de expedientes, el ingreso de datos relevantes en el Sistema de Seguimiento, así como incorporar el incumplimiento denominado “Debilidades en la programación presupuestaria”, como uno de los tipos de incumplimiento normativo. Ver punto 2.2 de este informe.

3.3 Sobre la conformación del expediente físico se observó que no se tiene la práctica de foliar los documentos que se agregan al mismo. Ver punto 2.3 de este informe




3.4 El Sistema de Seguimiento requiere ser revisado a fin de que la apertura del expediente electrónico sea oportuna en relación con la conformación de los expedientes físicos, valorar la opción de agregar documentos electrónicos, registrar el cierre de un expediente una vez emitido el oficio de comunicación, así como analizar la necesidad de incorporar en esta herramienta el campo fecha del registro de las operaciones y la posibilidad de ser utilizada esta herramienta para el seguimiento a las recomendaciones contenidas en los informes que emite la Unidad de Seguimiento y Control de la Ejecución Presupuestaria de la DGPN. Ver punto 2.4 de este informe

3.5 La Dirección General de Presupuesto Nacional publica en la página web del Ministerio de Hacienda, los informes de evaluación presupuestaria remitidos a los órganos del Gobierno de la República, sin embargo, omite los oficios con que estos son remitidos al jerarca, que le dan carácter oficial a los informes emitidos por esa Dirección. Ver punto 2.5 de este informe.

4. RECOMENDACIONES

A la Directora General de Presupuesto Nacional para que se realicen las siguientes acciones:

4.1 Realizar esfuerzos en la búsqueda de un mecanismo legal que le permita a la DGPN en su condición de órgano rector del Subsistema de Presupuesto, exigir el cumplimiento de las disposiciones que no están siendo atendidas. Ver punto 3.1de este informe

4.2. Establecer la coordinación con las Auditorías Internas para que, como parte de su programa de seguimiento, incorpore los informes con disposiciones de la DGPN, así como mantener informado periódicamente a ese órgano rector sobre las acciones y medidas correctivas adoptadas, a fin de cumplir a cabalidad con el objetivo establecido en el artículo 31, inciso d), de la Ley 8131, LAFRPP. Ver punto 3.1 de este informe.

4.3 Revisar y adecuar a Guía de Seguimiento, a fin de que considere aspectos tales como el respaldo de las gestiones realizadas ante las entidades, la evidencia de los aspectos clave relacionados con el proceso; la descripción de actividades sobre apertura, conformación y cierre del expediente, el ingreso de datos relevantes en el Sistema de Seguimiento; así como incorporar el incumplimiento denominado “Debilidades en la programación presupuestaria”, como uno de los tipos de incumplimiento normativo. Ver punto 3.2 de este informe.

4.4. Establecer como práctica en la conformación del expediente físico la foliación de los documentos que se van agregando al mismo. Ver punto. Ver puntos 3.3 de este informe

4.5 Revisar el Sistema de Seguimiento y realizar los ajustes pertinentes a fin de que la apertura del expediente electrónico sea oportuna en relación con la conformación de los expedientes físicos, valorar la opción de agregar documentos electrónicos, registrar el cierre de un expediente una vez emitido el oficio de comunicación, así como analizar la necesidad de incorporar en esta herramienta el campo fecha del registro de las operaciones y la posibilidad de ser utilizada para el seguimiento de los informes que emite la Unidad de Seguimiento y Control de la Ejecución Presupuestaria. Ver punto 3.4 de este informe.

4.6 Girar las instrucciones correspondientes para que, además de los informes anuales de evaluación presupuestaria que se publican en la página Web del Ministerio de Hacienda, se edite el oficio de remisión de la DGPN al jerarca de la entidad u órgano comprendido dentro de su ámbito de acción. Ver punto 3.5 de este informe.

Estas recomendaciones están sujetas a las disposiciones del artículo 36, inciso a) de la Ley Nº 8292, Ley General de Control Interno, que establece: “El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados.”




Lic. Rafael Sariol ChacónProfesional de Auditoría Interna 3

Licda. Sonia Gin LunCoordinadora Auditoría Área de Egresos

c. Estudio N° 032-2012




Anexos

Anexo N° 1Estado del seguimiento a disposiciones de la DGPN del periodo 2011-2012

al 16 de agosto del 2013

InstituciónEstado Disposición del periodo

2011Estado

Disposición del periodo 2012Físico Sistema

Físico

Sistema

Ministerio de Gobernación y Policía

Sin cierre

Cerrado

Cumplió

Se solicita al Ministerio plantear indicadores de tipo estratégico, ya que éstos son los que van a permitir conocer los servicios que la institución puede ofrecerle a la población, y reflejan como los recursos otorgados son dispuestos en beneficio de los habitantes, facilitando la rendición de cuentas.

Sin cierre

Sin abrir

Al igual que en años anteriores se sugiere al ministerio realizar un esfuerzo mayor y plantear indicadores de tipo estratégico, ya que éstos son los que van a permitir conocer los servicios que la institución puede ofrecerle a la población, y reflejan cómo los recursos otorgados son dispuestos en beneficio de los habitantes, facilitando la rendición de cuentas. Ver nota N°1

Sin cierre

Cerrado

Cumplió

Se debe aportar más información sobre los beneficios que genera la institución en las poblaciones objeto, en múltiples ocasiones esta Dirección se ha visto obligada a solicitar estos datos en forma adicional con el fin de conocer a cabalidad cómo ha beneficiado el ministerio con su quehacer a la población, lo cual no es pertinente en vista de que el instrumento remitido a las instituciones para la elaboración de la autoevaluación solicita esta información.

Sin cierre

Sin abrir

Asimismo, es importante que el ministerio le de seguimiento a la consecución de las metas que establece, ya que si durante el año se presentan inconvenientes, puede hacer uso de herramientas tales como la reprogramación, para ajustarlas. Ver nota N°1

Ministerio de Trabajo y Seguridad Social

Sin cierre

Sin abrir

La justificación aportada por el incumplimiento de metas de los indicadores ¨Porcentaje de patronos morosos con acciones de cobro administrativo o judicial¨ del Subprograma 732-01-Gestión y Administración de FODESAF; ¨Número de usuarios beneficiados con asesoría, promoción y capacitación en materia de derechos laborales, erradicación del trabajo infantil, discapacidad y recreación laboral¨ del Subprograma 732-02-Empleo y Seguridad Social y ¨Porcentaje de solicitudes de traspaso atendidas según







2011Estado


Físico

Sistema

plazos de ley¨ y ¨Número de resoluciones¨ del Programa 734-Pensiones y Jubilaciones, no son recibo, ya que la institución manifestó que esta situación ocurrió debido a falta de recurso humano. Por lo expuesto deberá informar, en un plazo de 3 días, sobre las acciones correctivas que se tomarán para que la situación no se repita y así evitar la reincidencia a que se refiere el inciso f) del artículo 108 de la LAFRPP.

Sin cierre

Sin abrir

El informe no se ajustó a lo solicitado en el instrumento remitido por la Dirección General de Presupuesto Nacional a la Institución, específicamente en cuanto a la estimación de recursos de cada indicador señalado en el cuadro No. 1 del apartado No. 1 Análisis de resultados del Análisis Programático, a excepción del Programa 734-Pensiones y Jubilaciones. Por lo que de repetirse esta situación en próximas evaluaciones se aplicará lo dispuesto en el inciso o) del artículo No. 110 de la LAFRPP No. 8131

Ministerio de Justicia y Paz

Cerrado

No cumple

Cerrado

No se indica razón

Los argumentos que la Administración Penitenciaria aportó por el cumplimiento parcial de la meta del indicador personas privadas de libertad incorporadas a los procesos laborales del Sistema Penitenciario Nacional, no son aceptables por los aspectos que se señalan en la recomendación 4.5. El incumplimiento de esta meta se ha presentado en los últimos tres años, por lo tanto, se requiere que el Ministro de Justicia y Paz comunique a esta Dirección General, en un







2011Estado


Físico

Sistema

plazo de 8 días, las acciones correctivas que se tomarán al respecto, y además remita el informe de plazas vacantes solicitado en la recomendación 4.6.

Cerrado

No cumple

Cerrado

No se indica razón

Se solicita que en los próximos informes de evaluación se considere lo que se señala en el aparte de Recomendaciones.

Ministerio de Ambiente Energía y Telecomunicaciones

Sin cierre

Sin abrir

El informe no se ajustó al contenido de las normas, lineamientos, instructivos, formularios y circulares establecidas para remitir la información y falta calidad en la información enviada. El anterior incumplimiento se apoya en el artículo 110 de la Ley No. 8131 que establece lo siguiente: o) Apartarse de las normas técnicas y los lineamientos en materia presupuestaria y contable emitidos por los órganos competentes.

Sin cierre

Sin abrir

Falta de calidad o inconsistencias de la información conforme la normativa emitida.

Sin cierre

Sin abrir

El fundamento de este incumplimiento se señala en el artículo 72) del Reglamento a la Ley y art.36-Calidad de la Información del D.E.No.33446-H-Criterios y Lineamientos Generales sobre el Proceso Presupuestario del Sector Público. Se activa el Régimen de Responsabilidad según inciso o) del art.110-“Hechos generadores de responsabilidad administrativa”.







2011Estado


Físico

Sistema

En virtud de lo señalado en los dos puntos anteriormente señalados, se considera pertinente activar el régimen de responsabilidad de conformidad con lo establecido en el Título X de la Ley 8131. Ver nota N°2.

Nota N°1: Corresponde a una recomendación sin embargo, se abrió expediente a pesar de que el informe no contiene disposiciones, situación contraria a lo establecido en la Guía de Seguimiento.Nota N°2: No se evidencia el comunicado al jerarca de la situación, ni realizado el respectivo cierre.



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