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COLEGIO 20 DE JULIO IEDNOVENO

AREA INFORMATICA Y TECNOLOGIAS

GUIA DE EXCELEsta producción documental está orientada para los estudiantes interesados en conocer la herramienta y personas interesadas en utilizar la hoja electrónica en sus empresas; esto es con el fin, de ofrecer un adecuado uso del programa de Excel y un buen control de la información.

Nota realice los ejercicios 1,2 y 3. Si usted quiere avanzar aún más, adelante. Importante realizar la lectura de la guía de EXCEL. ¡Animo!

INTRODUCCIONLa ofimática tiene grandes alcances en el tratamiento y procesamiento de la información; con el fin, de obtener resultados precisos y eficientes. En las empresas actuales se busca agilizar los procesos y procedimientos de las áreas laborales con el objetivo de reducir el tiempo de respuesta, ante los retos actuales. Excel es uno de los programas (software) que permite aplicar una serie de alternativas y opciones para el manejo de los datos; por lo tanto, podemos generar bases de datos con el fin de controlar el flujo de la información. En este módulo de estudio, nuestro objetivo es desarrollar las competencias necesarias que luego serán aplicadas en nuestro trabajo diario.

OBJETIVOS Comprender el entorno de Excel sus cualidades y sus debilidades Organizar la información, teniendo en cuenta la caracterización y jerarquía de los datos Aplicar las funcionalidades de Excel Formular con criterio y lógica, con el fin de obtener datos de gran impacto

METODOLOGIAPara el proceso de enseñanza/aprendizaje, vamos a utilizar la solución de casos/problemas; para buscar: la comprensión, comunicación e interacción en el ambiente de formación. El instructor estará presto en orientar y ayudar en las dificultades de estudio del módulo de Excel. Los aprendices entregaran las evidencias (evidencia) requeridas y exigidas por el instructor, donde se verifica tres resultados de aprendizaje por:

Producto Conocimiento Desempeño

El módulo tiene una intensidad de 40 Horas de estudio, para su comprensión y realización de los ejercicios/talleres a proponer por parte del Instructor.

20 DE JULIO IED-1HTTPS://WWW.MONOGRAFIAS.COM/TRABAJOS92/FUNCIONES-EXCEL-1/FUNCIONES-EXCEL-1.SHTML



TEMASSe considera que estos temas son competencias para aplicar puntualmente, lo que se utiliza en las áreas laborales. Un factor determinante para las personas que usan el Excel en el control de su información es el orden y la disciplina.

La pantalla de Excela. Configuraciónb. Información/Datos

Numéricos Cadena de caracteres Fecha/Hora Lógicos

c. Operadores/Comparadores ^ * / + -

= <> <= < >= >

Libro de Excela. Hojas de trabajo


()^

* /+ -



b. Dimensión XFD Columnas, 1048576 Filasc. Para determinar el número de columnas

Archivo, opciones

Clic en estilo de referencia. En número de columnas 16384. Reponer las columnas (letras) en su estado anterior. Existen situaciones que podemos encontrar en un libro de Excel y es su vista de diseño; donde, ciertas características están Inhabilitadas

En la cinta Vista, deben estar habilitadas las casillas de verificación Barra de fórmulas, líneas de cuadrícula y encabezados.




Configurar la barra de acceso rápido

Principios de organización de la información y formulación básica Cinta Inicio

a. Formato condicional




Datos

Fórmulas

Celdaso Absolutaso Mixtaso Relativas

Operadores matemáticos Funciones

o Matemáticaso Estadísticaso Lógicaso Búsqueda y Referenciao Fecha y Horao Texto

Funciones de usuarioo Cinta de Opciones de Usuario




Cinta Insertar

Entrega del proyecto (solución de casos)

1) CONFIGURACIONPara un correcto uso de Excel debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:

a) Definir el número de hojas a trabajar; por lo general, 1 Archivo, opciones, general

b) Las columnas con Letras Archivo, opciones, fórmulas




Limitantes de Excel

Libros abiertos Memoria disponible y recursos del sistemaNúmero de filas y de columnas 1.048.576 por 16.384Ancho de Columnas 255 CaracteresNúmero total de caracteres que puede contener una celda

32.767

Caracteres en un encabezado o un pie de página

255

Número de saltos de línea en una celda

253

Colores en un libro 16 millones de coloresHipervínculos en una hoja de cálculo 66.530Escala de Zoom Del 10% al 400%Campos en un formulario 32Categorías de funciones creadas por el usuario

255

Longitud interna de una fórmula 8.192 CaracteresArgumentos de una función 255

Opciones, Guardar




Opciones, personalizar cinta de opciones

De acuerdo a las necesidades personales, se pueden activar o desactivar cintas

Clic en la respectiva casilla de verificación

2) TIPO DE DATOSa. Numéricos

i. Enteros 345ii. Punto flotante 345,56

b. Cadena de caracteres (String) Calle 45 #7-12c. Lógicos (Boole)

i. VERDADEROii. FALSO

d. Fecha/Hora




26/11/201826/11/2018 08:44

3) CARACTERES DE COMPARACION

Los caracteres de comparación permite la verificación del flujo de la información, para la toma de decisiones u obtener consolidados desde el punto de vista estadístico

= Igual<> Distinto de, diferente de> Mayor que>= Mayor o Igual que< Menor<= Menor o Igual que

Ejercicio-001

Abrir Excel, configurar la barra de acceso rápido con las siguientes opciones

En más comandos:




Agregar

Guardar el archivo de Excel con el nombre TALLER-VIRTUAL.

Ejercicio-002

En la hoja 1 del libro correspondiente, cambiar el nombre de la hoja1 por Index

En la celda B2, rotulamos id. Documento. En la celda B3 y B4, escribir el 1 y el 2.

Generar consecutivo hasta la fila 15 de la columna B




Excel construye el consecutivo dependiendo del rango de amplitud de los dos números iniciales, para esta amplitud es 1, se obtiene los siguientes números como el 3,4,5, etc.

Ampliar el tamaño de la columna B. Como podemos apreciar el texto de la posición B2 sobrepasa la dimensión de dicha columna




Se obtiene un consecutivo de la fecha por día, empezando por el 3 de diciembre de 1990 y finalizando con 15 de diciembre de 1990

En la columna C, rotulamos con Ciudad (celda C2)




Ejercicio-003

Del libro NBI_total_cab_resto_mpio_nal_31dic08.xls1, copiar y pegar con valores los Departamentos y ciudades/Municipios en la Hoja2 (crearla) del archivo TALLER-VIRTUAL.

2

Para obtener la totalidad de selección de rango y agilizar este proceso aplicamos

Teclas Shift + Ctrl + Cursor abajo. Control + C y Pegar con valores de la cinta de Inicio. Importante ubicarse en la celda A1 de la Hoja2.

1 https://www.google.com.co/search?q=tabla+de+municipios+en+excel&rlz=1C1GCEU_esCO821CO821&oq=tabla+de+municipios+en+excel&aqs=chrome..69i57.12818j1j7&sourceid=chrome&ie=UTF-82 Crear hoja en Excel




Eliminar las filas de la 1 a la 2 aplicar la técnica de selección total de la fila

Rotular las correspondientes Columnas, así:

Cambiar el nombre de la Hoja2 por DptosMpios y asignarle el color azul. Para la Hoja Index el color Amarillo.




Ajustar la hoja Index

Para el ajuste es bastante simple; ya que, la cantidad de registros es muy mínima. Con el tiempo y en el transcurso del desarrollo de los temas planteados, aplicaremos funciones que nos permitan obtener resultados de una Base de Datos (BD).

Ejercicio-004

Selecciones y Desplazamientos en Excel es importante tener en cuenta la utilización de ciertas técnicas en el uso del teclado y del mouse, para optimizar nuestro manejo de hojas.

a) Selección de toda la hoja




b) Selección de columna(s)

c) Selección de filas




Estas selecciones nos permiten el control de:

Formatos Borrar Datos Eliminar Insertar Amplitudes de columnas y filas

Nota si se elimina una hoja, no es recuperable

Ejercicio-005

Desplazamiento con el teclado, aplicando CTRL + Cursor Desplazamiento de hojas, aplicando CTRL + repag o avpag

Concepto

Número fraccionario se compone del numerador y denominador. El numerador es el número de partes de la unidad y el denominador es el número de partes que se divide la unidad:

numeradordenominador

ab

Ejemplo:




Número reales

Enteroso Positivoso Negativos

Racionaleso ½ finitoso 1/3 infinitos

Irracionales Pi, √31 Algebraico 2 x2 + 3x

Trascendente ∑k=0

infinito

xk

Ejercicio-006

o Crear la hoja Naturales, color de etiqueta rojoo Convertir en formato fracción los siguientes números de la columna D a partir de

la fila 1 0,25 0,50 0,83

o Sumar los números fraccionarioso De la cinta de Inicio, Número

Para sumar los números fraccionarios




Interpretación de la fórmula

En los argumentos (interior de la función) los dos puntos significan desde una celda inicial hasta una celda final. Si se desea sumar solamente; por ejemplo, la celda D1 con la D3 se usa el punto y coma (;).

Obtenemos un número Mixto, interpretación:

11/7




Podemos observar que el número resultante es el mismo

4) PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y FORMULACIÓN BÁSICA

En este ejercicio vamos a elaborar los principios de la formulación con los operadores matemáticos, en este capítulo o tema, vamos a analizar la forma de organización de los algoritmos (fórmulas), teniendo en cuenta. Las fórmulas como las funciones comienzan con el carácter igual (=):

a) Operaciones con constantes (K)i. Con datos numéricos




ii. Referencia a una celda con fijación absoluta

La celda B1 se fija con tecla de función F4; de las cuales, sujeta la columna y la fila. En el momento de formular con otra posición de celda de la columna A, este valor constante (7) no se mueve al copiar o arrastrar la fórmula a las demás celdas. Tenga en cuenta que el punto de arrastre usted debe tener en cuenta:

Se puede con doble clic.iii. Personalizar rangos y celdas: se puede definir como la técnica más depurada para

la formulación y aplicación de funciones. Se renombra las posiciones de celda o de rangos con nombre legibles e identificables en los algoritmos. Se requiere orden en la información. Podemos utilizar el administrador de nombres para personalizar los nombres de las celdas y rangos en el libro de Excel.

Ejemplo

El valor IVA es del 19%, que se va a aplicar al siguiente formato factura (empezando desde la celda B1):




Para la celda XFD5 que esta fija, la podemos renombrar con el administrador de Nombres, a partir de la cinta fórmulas:




Nombre de la hoja con su celda fija ($).

Clic en aceptar

Pantalla del administrador de nombres




Clic en Cerrar

IVA es la constante del valor I.V.A 19% y que representa la celda XFD5 de la Hoja Factura.

b) Operaciones con celdasi. Relativas

Cambia la posición de la fila y/o columna al arrastrarii. Mixtas

Fija la posición de la fila y/o columna al arrastrar




iii. Absolutas Fija la celda (Fila, Columna)

Ejercicio-007

Crear la hoja Tabla, usted debe generar las tablas de multiplicar del 1 al 10, multiplicando hasta el número 10. Genere por medio del administrador de nombres una sola tabla para las 10 tablas de multiplicar.

Ejercicio-008

Crear la hoja Pascal y construir por medio de fórmulas el triángulo de pascal el número de la cúspide del triángulo si es cambiado todo la pirámide cambia. Color de la etiqueta de la hoja Naranja.

El modelo es:

Son 11 niveles, empezando en la celda K1 con el 1; al cambiar el valor de K1 se transforma el triángulo de Pascal. Aplicaremos el carácter = para trasladar el valor de la celda anterior, por ejemplo:




Revisando nuestro proyecto podemos observar el conjunto de nuestras hojas contenidas en un libro:

Con respecto a los fundamentos de la formulación, utilizando los operadores matemáticos es importante la utilización de los paréntesis; estos, nos permiten organizar y dar jerarquía más estricta en el momento de aplicar la fórmula. Matemáticamente si una fórmula está compuesta por varios paréntesis se ejecutan los más internos; por ejemplo, para la celda E2:

¿ (b2∗5%)((c 2+d 2 )+10,6)

Podemos analizar lo siguiente tener en cuenta que b2 = 1, c2 = 2 y d2 = 3

Fase 1

¿ 1∗5%(2+3+10,6)

Fase 2

¿ 0,0515,6

Fase 3

= 0,00320512820512821

El resultado es un número de punto flotante.




¨Para la comprensión vamos a utilizar un fragmento de información de pacientes de una E.P.S XYZ

E.P.S XYZid.doc apellidos nombre peso estatura IMC

78900901 AP01 NO01 70 1,72 78900903 AP02 NO02 85 1,8 78900905 AP03 NO03 76 1,83 78900907 AP04 NO04 55 1,65 78900909 AP05 NO05 67 1,67 78900911 AP06 NO06 72 1,69 78900913 AP07 NO07 90 1,79 78900915 AP08 NO08 105 1,95 78900917 AP09 NO09 66 1,66 78900919 AP10 NO10 64 1,7 78900921 AP11 NO11 61 1,72 78900923 AP12 NO12 70 1,72 78900925 AP13 NO13 70 1,72 78900927 AP14 NO14 80 1,75 78900929 AP15 NO15 85 1,81

Calcular IMC=peso

estatura2; tener en cuenta las coordenadas según la siguiente imagen:

En la celda G3, aplicamos = E3/F3^2




Otra forma de escribir la fórmula es = E3/(F3^2), aunque el paréntesis no es necesario (pero visualmente está comprensible) ya que se ejecuta primero el denominador por tener el operador matemático más importante que es la potencia o acento circunflejo.

Tener en cuenta el arrastre de la fórmula para las siguientes celdas de la columna G:

EJERCICIO-009

Crear la hoja EPS, color de etiqueta Negra. En esta hoja desarrolle el cuadro de información de los mencionados pacientes de la EPS XYZ, aplicando la respectiva fórmula para el IMC (Indice de masa corporal).

LEYES DE LA INFORMATICA PARA “EL USUARIO ATORMENTADO”

a. No olvide guardar sus archivos con CTRL + G o archivo guardar, guardar como (como usted quiera)

b. Para copiar y pegar siempre es CTRL + C, CTRL + V (se pisa primero la tecla CTRL y

c. Para deshacer CTRL + Zd. Para rehacer CTRL + Ye. Tenga copia de seguridad de sus archivos en el correo o en una unidad externa

(puede ser una USB)




f. No olvide que los programas de Office de MS, tienen una franja de operación llamada cinta de opciones (algunas se repiten en los programas de Office)

g. Sea ordenado con su información, utilice una estructura de carpetash. Para el desplazamiento a través del documento, hojas de cálculo e inclusive power

point utilice los cursoresi. Si usted va a apagar el equipo, no olvide guardar sus archivos y cerrar todos los

programas que tiene en usoj. El menú principal de todos los programas es usando la tecla Windows para los

sistemas operativos Windows 7, 8 y 10; para Windows XP clic en el botón de Iniciok. Usted no puede retirar una USB sin haber cerrado los programas que tiene en uso.

No olvide también cerrar la USBl. Para seleccionar una carpeta/elemento, hágalo con clicm. Para abrir una carpeta hágalo con Doble clicn. La Barra de tareas (parte inferior) es el referente de que programas están activos o

usados por el usuarioo. Todos los programas generan una ventana (Windows)


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