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Proceso de Apoyo Código GLAB-IN-007Proceso de Gestión De Laboratorio

Versión 5INSTRUCTIVO PARA LOS REGISTROS TÉCNICOS

INSTRUCTIVO PARA LOS REGISTROS TÉCNICOS

Bogotá, D.C.,JUNIO 2021

TABLA DE CONTENIDOLa impresión de este documento se considera Copia No Controlada La versión vigente se encuentra en la intranet SISGESTION de la UAERMV

Calle 26 No. 57-41 Torre 8 Piso 8 CEMSA – C.P. 111321Pbx: 3779555 - Información: Línea 195 www.umv.gov.co Página 1 de 9



1. GENERALIDADES.........................................................................................................................3

1.1. Objetivo..............................................................................................................................3

1.2. Alcance...............................................................................................................................3

1.3. Términos y definiciones......................................................................................................3

2. REGISTROS DE TOMA DE DATOS................................................................................................3

2.1. Contenido...........................................................................................................................3

2.2. Modificaciones a los registros de tomas de datos..............................................................4

2.3. Conservación de los registros de tomas de datos..............................................................4

3. REGISTRO DE INFORMES DE ENSAYOS.......................................................................................4

3.1. Contenido...........................................................................................................................4

3.2. Validación de los formatos informes de ensayo.................................................................6

3.3. Modificaciones a los informes............................................................................................6

3.4. Conservación de informes de ensayo.................................................................................6

4. REVISIÓN Y APROBACIÓN:..........................................................................................................8

5. CONTROL DE CAMBIOS:.............................................................................................................9

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1. GENERALIDADES

1.1.ObjetivoEstablecer los lineamientos para que los registros técnicos tengan la información suficiente para facilitar la identificación de los factores que afectan al resultado de la medición y su incertidumbre de medición asociada y posibiliten la repetición del ensayo en las condiciones lo más cercanas posibles a las originales

1.2.AlcanceEl instructivo aplica para todos los registros técnicos desde la toma de datos hasta la emisión de la última versión del informe.

1.3.Términos y definiciones Registro técnico: Es toda la información relacionada con el ensayo ejecutado (Toma

de datos e informe) Registros de toma de datos: Es el registro de los datos primarios. Datos primarios: Son los datos obtenidos directamente de la ejecución del ensayo. Registro de informe de ensayo: Es el documento donde se emite el resultado final

del ensayo de manera exacta, clara e inequívoca. Ensayo: Según la norma evaluación de la conformidad – vocabulario y principios

generales NTC ISO/IEC 17000:2020 “prueba”, determinación de una o más características de un objeto de evaluación de la conformidad, de acuerdo con un procedimiento.

2. REGISTROS DE TOMA DE DATOS

2.1. Contenido

Los formatos de toma de datos incluyen la siguiente información:

Identificación: Los formatos utilizados para la toma de datos llevan como título “Toma de datos de ensayos” seguido del nombre de la norma o normas de ensayo aplicables con su respectiva identificación, el formato tiene un encabezado con la siguiente información como mínimo:

o Material: Corresponde al tipo del material a ensayaro Descripción: Descripción física del material a ensayar.o Código: hace referencia a la identificación univoca del informe y de la muestra, este

código se asigna de acuerdo con el instructivo para manejo de ítems de ensayo GLAB-IN-005

o Fecha de recepción: Corresponde a la fecha en la que se recibe la muestra en el laboratorio.





Equipos: Los formatos tienen una sección donde se registra la identificación del equipamiento utilizado para la ejecución del ensayo.

Datos primarios: En esta sección del formato se registran la información que afecta en el resultado de la medición y los datos obtenidos en el momento de la ejecución del ensayo.

Observaciones: En esta sección se registra las aclaraciones tales como, que los datos corresponden a una verificación del ensayo, una muestra con fines de verificar los resultados de un mismo lote, repetición del ensayo, entre otras.

Responsables: En esta sección del formato se registra los datos de quien ejecuta y revisa el ensayo, firma, nombre y apellido, rol, fecha del ensayo (corresponde intervalo de tiempo que dura el ensayo) y fecha de revisión (corresponde a la fecha en la que se revisa el ensayo).

2.2. Modificaciones a los registros de tomas de datos Cuando se necesite cambiar y/o modificar un registro de toma de datos la persona responsable pasa una línea sobre el dato a modificar, firma y registra la fecha del cambio De esta manera se conserva tanto los datos y los archivos originales como los modificados.

2.3.Conservación de los registros de tomas de datos Los registros de toma de datos se conservan de acuerdo con la tabla de retención documental, se guardan en cajas en el archivo del laboratorio, las cajas se marcan con el número correspondiente a cada tipo de servicio de la siguiente manera:o 1. Densidadeso 2. Apiqueso 3. Núcleoso 4. Diseñoso 5. Cemento asfalticoo 6. Emulsión asfálticao 7. Materiales pétreos o 8. Materiales Granulareso 9. Mezcla asfaltico o 10. Concreto hidráulico o 11. Otros ensayos

En el laboratorio se conservan los registros de los dos últimos años, los registros de años anteriores a esto se entregan al archivo general de la UAERMV.

3. REGISTRO DE INFORMES DE ENSAYOSLos informes de ensayo tienen como mínimo la información acordada con el cliente, la necesaria para la interpretación de los resultados y toda la información exigida en el método de ensayo.

3.1.ContenidoLa impresión de este documento se considera Copia No Controlada La versión vigente se encuentra en la intranet SISGESTION de la UAERMV




Los formatos de Informe incluyen la siguiente información:

Identificación: Los formatos utilizados para los informes llevan como título “Informe de ensayo” seguido del nombre de la norma o normas de ensayo aplicables con su respectiva identificación, el formato tiene la siguiente información:o Cliente: Corresponde al proceso o dependencia que solicita el servicio, la información

del contacto del cliente aparece en el acuerdo de servicio.o Procedencia y/o dirección: Corresponde al lugar de donde procede la muestrao Material: Corresponde al tipo del material a ensayaro CIV o pk o placa o lote: Corresponde al código de identificación vial, o a la placa del

vehículo, CIVs que corresponde al lote, según corresponde o Descripción: Descripción física del material a ensayar.o Código: hace referencia a la identificación univoca del informe y de la muestra, este

código se asigna de acuerdo al instructivo para manejo de ítems de ensayo GLAB-IN-005.

o Hoja: Corresponde al número de folio dentro del informe ejemplo “3 de 15”.o Fecha de recepción: esta corresponde a la fecha en la que se recibe la muestra en el

laboratorio.o Fecha de ejecución: corresponde al intervalo de tiempo en el que se ejecutó el

ensayo, registrando la fecha inicial y fecha final.o Fecha de informe: Corresponde a la fecha en que se aprueba el informe de ensayo.

Nota: La información suministrada por el cliente se reporta en el encabezado con letra cursiva y subrayada.

Los resultados: Los resultados de ensayo se reportan de manera exacta, clara, e inequívoca y con las unidades de medición según aplica.Nota: Las adiciones, desviaciones o exclusiones del método no aparecen en el informe de ensayo debido a que el laboratorio ejecuta ensayos normalizados.

Observaciones: En esta sección se registra las aclaraciones tales como, que los datos corresponden a una verificación del ensayo, una muestra con fines de verificar los resultados de un mismo lote, repetición del ensayo, condiciones del ítem si esto es necesario, adiciones desviaciones o exclusiones del método cuando esto sea pertinente, cuando los resultados provengan de proveedores externos, entre otras.

Responsables: En esta sección del formato, se registra la firma, nombre apellido, rol. de las personas que revisan y que aprueban el informe, con estas firmas se revisa y autoriza el informe antes de su liberación.Nota: El laboratorio no informa resultados con proveedores externos.

Fin de ensayo: Esta sección identifica donde termina el informe de ensayo

Pie de página: En este encontramos la siguiente declaración, “Los resultados presentados corresponden únicamente a la muestra sometida a ensayo, recibidas en el





laboratorio. Este informe no puede ser reproducido en su totalidad ni parcialmente, sin la autorización escrita de laboratorio se suelos, asfaltos y pavimentos de la UAERMV”.

También encontramos la siguiente información:

o Nombre: Laboratorio de suelos, asfaltos y pavimentos de la UAERMVo Dirección y lugar donde se realiza el ensayo: Sede de Producción Parque Minero

Industrial El Mochuelo Kilometro 3 vía Pasquilla localidad Ciudad Bolívar, Bogotá D.C. – Colombia, cuando los ensayos se realicen fuera del laboratorio se aclara en observaciones del informe.

o Tel: 3779555 Ext 1145 o Correo : E- mail: [email protected]

3.2.Validación de los formatos informes de ensayo

Antes de usar un formato de informe por primera vez se realiza la comprobación de los cálculos de manera manual utilizando el formato GLAB-FM-104 verificación manual hojas de cálculo, el responsable de esta verificación es el coordinador técnico de laboratorio. Después de esta verificación se protegen asignándole una clave, con el fin de salvaguardarlos de manipulaciones indebidas, el responsable de esto es el auxiliar de acreditación.

Cuando se realizan modificaciones en los cálculos de algún formato de informe se debe realizar nuevamente la comprobación con el procedimiento anteriormente descrito. Cuando se realicen cambios de versión, se verifica comparando los resultados obtenidos en la nueva versión con la comprobación de la versión anterior, si los resultados son diferentes se debe hacer la comprobación manual, y si es necesario hacer ajustes se hacen antes de que el formato sea aprobado.

El auxiliar de acreditación verifica semestral que la totalidad de la plantilla de informe de ensayo se encuentren bloqueadas.

3.3.Modificaciones a los informes

Cuando se necesite cambiar y/o corregir un informe después de ser emitido, se deberá consignar la modificación en la sección de “observaciones”, donde quedara constancia que es una modificación al informe inicial, se generará un nuevo archivo con el mismo código agregándole el número de la versión en base al número de modificaciones que se llegaren a realizar, ejemplo: código del informe inicial-V2, código del informe inicial -V3, etc.

3.4.Conservación de informes de ensayo

Los informes de ensayo se conservan en un servidor que contiene el repositorio general del laboratorio, para la conservación de los informes de ensayo hay dos carpetas “Ensayos” que





es donde se guardan los informes en formato Excel e “Informes” que es donde se guardan los informes en formato PDF, dentro de estas carpetas encontramos subcarpetas nombradas de la siguiente manera.

2. Ensayos

4. Informes

Dentro de estas subcarpetas se encuentran archivados los informes por año y mes.





4. REVISIÓN Y APROBACIÓN:

Elaborado y/o Actualizado por: Validado por AprobadoLa impresión de este documento se considera Copia No Controlada La versión vigente se encuentra en la intranet SISGESTION de la UAERMV




Validado por líderes (Estratégico u Operativo) del proceso: Representante Alta Dirección:

MERCY RIVERA FONSECAContratista / Proceso GLAB

Firma: Firma:

Acompañamiento Asesor OAP:

ALEXANDER PEREAContratista / Proceso DESI

GIACOMO MARCENARO JIMENEZSubdirector Técnico de producción e

intervención

DIANA MARCELA DEL PILAR REYES TOLEDO

Representante Alta Dirección

5. CONTROL DE CAMBIOS:

VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHAAPROBADO

Representante de la Alta Dirección

1 Se crea el instructivo. MAYO 2019 MARTHA PATRICIA AGUILAR COPETE

2

Se actualiza el numeral 3 registro de informes de ensayo (Identificación de la persona que ejecuta, quien revisa, quien aprueba el informe).

JULIO 2019 MARTHA PATRICIA AGUILAR COPETE

3 Se modifica el objetivo, se reestructura todo el instructivo.

DICIEMBRE2019

MARTHA PATRICIA AGUILAR COPETE

4

Se actualiza la definición de ensayo, se modifican los responsables en los registros de toma de datos y en los informes, lo correspondiente a las fechas, se incluye la verificación semestral del bloqueo de los formatos.

MAYO 2021DIANA MARCELA DEL PILAR REYES

TOLEDO

5 Se modifica el párrafo de modificaciones en los informes. JUNIO 2021

DIANA MARCELA DEL PILAR REYES

TOLEDO



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