REPÚBLICA DE COLOMBIA

SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A

CONVOCATORIA PÚBLICA No. 007 DE 2013

Objeto: Adquisición, fabricación, montaje y puesta en funcionamiento de un sistema de clasificación automático de paquetes y documentos para la central de tratamiento de Bogotá según las especificaciones requeridas por la Entidad

La Entidad invita a todas las personas y organizaciones interesadas en hacer veeduría y que se encuentren conformadas de acuerdo a la Ley 850 de 2003, para que realicen el control

social sobre este proceso de selección.

NOVIEMBRE AÑO 2013

1. CAPÍTULO I - INFORMACIÓN GENERAL PARA LOS PROPONENTES

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Los proponentes deberán examinar cuidadosamente la presente invitación, con el fin que su propuesta se ajuste en su totalidad a la misma, se debe tener en cuenta que las reglas contenidas en ella son de obligatorio cumplimiento y forman parte del respectivo contrato en el caso de su adjudicación.

Los presentes Pliegos de Condiciones, estarán a disposición de los interesados en participar en éste proceso a partir del día señalado en el cronograma, en la página Web de Servicios Postales Nacionales S.A. www.4-72.com.co.

Si el proponente encuentra discrepancias u omisiones en los Pliegos de Condiciones, tiene dudas en cuanto al significado o alcance de los mismos, o requiere aclaraciones al respecto, deberá manifestarlo a LA ENTIDAD a través del correo electrónico contratacion@4-72.com.co o mediante oficio dirigido a la Secretaría General de Servicios Postales Nacionales S.A., ubicada en la Diagonal 25 G No. 95 A – 55, piso 2 de la ciudad de Bogotá D.C. Las solicitudes de aclaración SOLO se podrán realizar desde el momento en que se publican los Pliegos de Condiciones en la página web hasta el día señalado en el cronograma. En caso de no hacerlo, se entenderá que no existen dudas y que por lo tanto acepta totalmente los requisitos y condiciones expresados en este documento.

Las propuestas, comunicados formales, aclaraciones y todo lo referente al desarrollo del proceso de selección se harán en idioma español.

Las expresiones proponente u oferente utilizadas en los presentes Pliegos de Condiciones tienen el mismo significado.

Se recomienda a los oferentes que antes de elaborar y presentar sus propuestas, tengan en cuenta lo siguiente:

1. Verificar que no se encuentren dentro de las causales de inhabilidad e incompatibilidad o prohibición constitucional para contratar con Servicios Postales Nacionales S.A.

2. Examinar cuidadosamente el contenido de la presente Convocatoria Pública, los documentos que hacen parte del proceso y las normas que regulan la contratación de La Entidad.

3. Adelantar oportunamente los trámites tendientes a la obtención de los documentos que deben allegar con las propuestas, y verificar que contengan la información completa para acreditar el cumplimiento de los requisitos exigidos en la Ley y en los presentes Pliegos de Condiciones.

4. Examinar que las fechas de expedición de los documentos se encuentren dentro de los plazos exigidos en los Pliegos de Condiciones.

5. Suministrar toda la información requerida en los Pliegos de Condiciones. 6. Diligenciar totalmente los anexos y formatos contenidos en este documento.7. NO FORMULAR ningún tipo de consulta en forma personal y evitar el contacto con los

funcionarios o asesores externos de LA ENTIDAD que participen en el trámite, en aras de garantizar la transparencia del proceso y preservar la igualdad y calidad de la información que todos deben obtener en forma simultánea. Con este propósito se solicita a todos los interesados abstenerse de formular consultas telefónicas o personales.

Los interesados deberán realizar todas las evaluaciones que sean necesarias para presentar su propuesta, dentro de las cuales deberán observar las implicaciones legales, tributarias, fiscales y

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financieras que representan las condiciones jurídicas, y en general todos los aspectos que pueden incidir en la determinación de la oferta.

Igualmente, corresponderá al proponente la responsabilidad de determinar, evaluar y asumir la totalidad de los impuestos, tasas y contribuciones, así como los costos de cualquier otra naturaleza que conlleve a la celebración del contrato.

Por la sola presentación de la propuesta se considera que los proponentes han realizado el examen completo de todos los aspectos que inciden y determinan la presentación de la misma, que conocen plenamente las condiciones, de funcionalidad y operación que destinarán al desarrollo del objeto del contrato y que consideran que podrá ser utilizada conforme a su naturaleza, función y tecnología, asumiendo en caso de adjudicación las inversiones adicionales que estimen necesarias para la operación adecuada a los requisitos de estos Pliegos de Condiciones.

1.1. REQUISITOS PARA PARTICIPAR

Podrán participar en la presente Convocatoria Pública, todas las Personas Naturales o Jurídicas en forma individual o conjunta (constituyendo Consorcio o Unión Temporal), con reconocida experiencia, nacionales o extranjeras consideradas legalmente aptas para participar en invitaciones y celebrar contratos con Servicios Postales Nacionales S.A., que cumplan con los siguientes requisitos:

1. Que su actividad sea o esté directamente relacionada con el objeto de esta contratación.2. Que demuestre contar con la capacidad administrativa, logística, técnica y financiera

indispensable para la correcta ejecución del objeto del contrato que resulte de la presente Convocatoria Pública, cumpliendo con los requisitos y condiciones exigidos en los presentes Pliegos de Condiciones, conforme con la Ley colombiana vigente.

3. El proponente que presente su propuesta a través de apoderado, deberá anexar el poder respectivo con las formalidades legales.

4. Las calidades, condiciones y demás requisitos, exigidos a los proponentes en los presentes Pliegos de Condiciones deberán acreditarse mediante los correspondientes documentos o certificados expedidos por la entidad y/o autoridad que fuere competente, conforme con la Ley Colombiana.

1.2. OBJETO

Adquisición, fabricación, montaje y puesta en funcionamiento de un sistema de clasificación automático de paquetes y documentos para la central de tratamiento de Bogotá según las especificaciones requeridas por la Entidad.

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1.3. RÉGIMEN JURÍDICO LEGAL

Además de las reglas previstas en los presentes Pliegos de Condiciones, el Proceso de Convocatoria Pública y el contrato que surja con ocasión del mismo, se regirán por la Constitución Política, el Acuerdo No. 003 de 2013 expedido por la Junta Directiva de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., así como por las demás disposiciones civiles y comerciales que regulen la materia o resulten pertinentes y aplicables de acuerdo con las leyes colombianas.

1.4. PRESUPUESTO OFICIAL

SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A para atender la ejecución del objeto de la presente Convocatoria Pública dispone de CINCO MIL NOVECIENTOS MILLONES DE PESOS ($5.900.000.000) incluido el I.V.A Y TODOS LOS COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS amparado por el Certificado de Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 3366 del 12 de noviembre de 2013, expedido por el Área de Presupuesto de la Entidad.

Nota: Si el proponente, presenta su oferta en la modalidad CIF debe contemplar todos los impuestos, costos directos e indirectos hasta la entrega de la mercancía en zona franca de Bogotá

1.5. CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN

CRONOGRAMA CONVOCATORIA PÙBLICA No. 007 de 2013 AUTOMATIZACIONACTIVIDAD FECHA

APERTURA DE LA CONVOCATORIA 18 de noviembre de 2013

AUDIENCIA DE ACLARACIÓN DE PLIEGOS 21 de noviembre de 2013 a las 10:00amFECHA LÍMITE PARA PRESENTAR

OBSERVACIONES25 de noviembre de 2013 hasta las

05:00 p.m.CIERRE DE LA CONVOCATORIA

(PLAZO PARA PRESENTAR PROPUESTAS)03 de diciembre de 2013 a las 10:00

a.m.

EVALUACIÓN DE PROPUESTAS03 de diciembre de 2013 al 06 de

diciembre de 2013

TRASLADO EVALUACIÓN PROPUESTAS06 de diciembre al 10 de diciembre de

2013

AUDIENCIA DE ADJUDICACIÓN 11 de diciembre de 2013

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1.6. LUGAR Y FECHA DE APERTURA DEL PROCESO La Convocatoria Pública se declarará abierta a partir del día señalado en el cronograma, en la Secretaría General de Servicios Postales Nacionales S.A., ubicada Diagonal 25 G No. 95 A – 55, piso 2 de la ciudad de Bogotá D.C.

1.7. CONSULTA Y ADQUISICIÓN DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES

1.7.1. ConsultaLos Pliegos de Condiciones, sus anexos, posibles adendas, documentos aclaratorios y demás actuaciones relacionadas con el trámite de la presente Convocatoria Pública, estarán publicados para su consulta en la página Web de Servicios Postales Nacionales S.A., en la dirección de red de Internet: www.4-72.com.co, a partir del día señalado en el cronograma.

1.7.2. AdquisiciónQuien aspire a participar en la presente Convocatoria Pública, podrá retirar los Pliegos de Condiciones en forma física (impresa) o descargarlos de la página Web, a partir del día en que pueden ser consultados y hasta el cierre del presente proceso, en la Secretaría General de la Entidad, ubicada en la Diagonal 25 G No. 95 A – 55, Piso 2 de la ciudad de Bogotá D.C.

Cuando se presenten consorcios o Uniones Temporales, los Pliegos de Condiciones podrán ser retirados por cualquiera de sus integrantes.

1.8. TRÁMITE DE OBSERVACIONES Y SOLICITUD DE ACLARACIONES

Desde la fecha de apertura de la invitación y hasta la fecha y hora señalada en el cronograma, el interesado podrá presentar observaciones o solicitar aclaraciones a los Pliegos de Condiciones, las cuales serán absueltas de acuerdo con lo establecido en este numeral.

Servicios Postales Nacionales S.A., responderá las observaciones y solicitudes de aclaración que reúnan los siguientes requisitos:

a. Haberse enviado a la dirección de correo electrónico contratacion@4-72.com.co o mediante documento impreso radicado en la Secretaría General de Servicios Postales Nacionales S.A. Para cualquiera de estos eventos, será responsabilidad de su remitente, el confirmar su efectivo recibo;

b. Identificar el proceso de Convocatoria Pública al que se refiere y describir el nombre de la persona que las envía, su dirección física, teléfono, correo electrónico; y

c. Presentarlas hasta el día señalado en el cronograma, fuera de este plazo, se considerarán extemporáneas.

La respuesta a las observaciones y solicitudes de aclaración enviadas por los interesados que cumplan con los requisitos antes señalados, serán publicadas en la página Web de LA ENTIDAD bajo el título “Escrito de Preguntas y Respuestas”.

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Las aclaraciones dadas por LA ENTIDAD a las preguntas y respuestas son de carácter meramente ilustrativo e informativo. En consecuencia, si se presenta cualquier diferencia entre estas y los Pliegos de Condiciones o sus Adendas primará lo dispuesto en estos dos últimos.

La respuesta a las observaciones y solicitudes de aclaración y complementación, así como cualquier recomendación y/o adenda a los Pliegos de Condiciones, se publicará para conocimiento de los interesados en la página Web de Servicios Postales Nacionales S.A., y se entenderán parte integral de aquellos.

La consulta y/o su respuesta no producirán efecto suspensivo sobre el plazo de presentación de propuestas.

1.9. AUDIENCIA DE ACLARACIONES

LA ENTIDAD, con el fin de precisar el contenido, alcance de los Pliegos de Condiciones y para conocimiento de las observaciones a los mismos por parte de los interesados, llevará a cabo una audiencia de aclaración el día señalado en el cronograma , en las instalaciones de LA ENTIDAD ubicada en la Diagonal 25 G No. 95 A – 55 de la ciudad de Bogotá D.C.

La asistencia a ésta audiencia no será obligatoria, pero se presumirá conocido y aceptado lo que allí se discuta. A esta audiencia podrá asistir cualquier interesado.

1.10. CIERRE DEL PROCESO DE CONVOCATORIA PÚBLICA

La presente Convocatoria Pública se cerrará en la fecha y hora prevista en el cronograma, en las instalaciones de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. ubicadas en la Diagonal 25 G No. 95 A 55, piso 2 de la ciudad de Bogotá D.C.

La propuesta se deberá radicar en la oficina de correspondencia de LA ENTIDAD hasta la hora prevista en el presente numeral. La hora válida será en todo caso la que indique el reloj de la máquina radicadora.

Cumplida la fecha y hora de cierre, se dará apertura a los sobres originales de las propuestas que formal y oportunamente hayan sido presentadas, y se levantará el acta de cierre consignando la relación sucinta de las mismas (número de propuestas, nombre o razón social de los proponentes, número de folios, y de copias, valor de la propuesta y garantía de seriedad de la oferta), que será suscrita por los asistentes al proceso de cierre y se publicará en la página Web de la Entidad.

Se recomienda a los oferentes llegar con la debida antelación para radicar su propuesta en LA ENTIDAD. Las propuestas presentadas después de la fecha y hora estipuladas, o en lugar diferente al señalado se considerarán extemporáneas, no se aceptarán y se rechazarán dejando constancia del hecho en el acta.

Servicios Postales Nacionales S.A., no asumirá ninguna responsabilidad, respecto a cualquier propuesta que haya sido incorrectamente entregada.

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1.11. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS Y SOLICITUD DE ACLARACIONES

La verificación y evaluación preliminar de las propuestas formalmente presentadas, se efectuará dentro del plazo estipulado en el cronograma, de conformidad con los criterios y factores contemplados en los Pliegos de Condiciones.

Dentro de este término, Servicios Postales Nacionales S.A., podrá solicitar aclaraciones sobre algunos puntos de las propuestas, sin que por ello el proponente pueda adicionar, mejorar o modificar su oferta. En tal evento, LA ENTIDAD podrá prorrogar el plazo de evaluación con el fin de garantizar la selección objetiva y el cumplimiento de los principios generales de transparencia y buena fe contractual.

1.12. PUBLICACIÓN DE LOS INFORMES DE EVALUACIÓN Y RECIBO DE OBSERVACIONES.

Al vencimiento del plazo para la evaluación de las ofertas, en la fecha que se indica en el cronograma, se pondrán a disposición de los proponentes los informes preliminares de evaluación de las mismas los cuales serán publicados en la página Web de LA ENTIDAD, y permanecerán a disposición de los interesados en la Secretaría General durante dos (02) días hábiles, con el fin de que los proponentes que lo estimen pertinente y dentro del mencionado plazo, formulen sus observaciones. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.

Las observaciones formuladas por los proponentes a los informes de evaluación recibidos oportunamente, serán resueltas en el acta de adjudicación.

1.13. RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES

Servicios Postales Nacionales S.A., dará respuesta a las observaciones formuladas por los proponentes a los informes de evaluación en el acto de adjudicación.

1.14. ADJUDICACIÓN

LA ENTIDAD adjudicará el contrato resultante del presente proceso de selección al proponente que cumpla con los términos y condiciones exigidos en los presentes Pliegos de Condiciones y sus adendas, en particular, con los requisitos habilitantes de carácter jurídico, financiero y técnico, y que haya presentado la oferta que satisfaga la necesidad de la Entidad.

La adjudicación del proceso de contratación, se realizará en audiencia pública el día señalado en el cronograma, a través del acto de adjudicación suscrito por la Presidencia de la Entidad o su delegado, y será publicado en la Página Web de Servicios Postales Nacionales S.A., de igual forma, esta decisión se comunicará a todos los partícipes del proceso de selección.

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El/los proponente(s) adjudicatario(s) deberá(n) suscribir el contrato dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de adjudicación. Si dentro del plazo previsto no se legaliza el respectivo contrato, LA ENTIDAD procederá a hacer efectiva la garantía de seriedad de la propuesta y podrá adjudicar el contrato al proponente ubicado en segundo lugar, siempre y cuando dicha propuesta sea igualmente favorable para Servicios Postales Nacionales S.A.

La Entidad podrá adjudicar el contrato al proponente calificado en segundo lugar, en el evento en que el proponente adjudicatario inicial no suscriba el contrato y presente las respectivas garantías dentro de los plazos señalados por LA ENTIDAD, decisión que se adoptará mediante acto motivado, dentro de los quince (15) días siguientes al vencimiento del plazo otorgado para el efecto.

El acto de adjudicación es irrevocable y por lo tanto, obliga a La Entidad y al adjudicatario, en la realización de los fines propuestos y contratados. Contra este acto no proceden recursos.

En el evento en que el proponente que resulte favorecido con la adjudicación no haya hecho las gestiones pertinentes para reunir toda la información que pueda incidir en la elaboración de su oferta, ello no lo eximirá de la obligación de asumir las responsabilidades que le correspondan, ni le dará derecho a reclamaciones, reembolsos o ajustes de ninguna naturaleza.

Los proponentes no favorecidos podrán solicitar a la Secretaría General de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., la devolución del original de la póliza que contiene la GARANTÍA DE SERIEDAD DE SU OFERTA devolviéndola una vez perfeccionado (s) el (los) contrato (s) que se origine(n) del presente proceso de selección.

1.15. DECLARATORIA DE DESIERTO DEL PROCESO

Servicios Postales Nacionales S.A. declarará desierto el presente proceso de selección al vencimiento del plazo previsto para adjudicar, cuando entre las propuestas presentadas no se logre adjudicar a ninguna el contrato ofrecido, ya sea porque las propuestas no cumplan con las condiciones para ser adjudicatarias, porque no se presenten ofertas, o por cualquier otra causa que impida la selección objetiva. La declaratoria desierta del proceso se hará mediante acto motivado, el cual se notificará a los proponentes en la audiencia de adjudicación.

2. CAPITULO II - DE LA PROPUESTA

La presentación de la propuesta, comporta para cada uno de los oferentes la aceptación de las condiciones y requisitos consignados en los Pliegos de Condiciones, en las adendas que se profieran, de la información contenida en los escritos que se surtan entre LA ENTIDAD y los oferentes partícipes en desarrollo del presente proceso de selección, y de los términos y condiciones que se estipulen en el contrato que llegare a suscribirse, en caso de adjudicación.

Así mismo, implica para el proponente el conocimiento de la Legislación Colombiana, el régimen jurídico aplicable a las actividades y servicios objeto del presente proceso de selección; por lo tanto,

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la decisión de presentar o no propuesta, es exclusiva de los interesados, derivada de su propio análisis, investigación, examen e inspección correspondiente.

En consecuencia, el proponente será responsable de los datos, informes, documentos y resultados que se suministren durante el proceso de selección así como de aquellos entregados durante la ejecución del contrato, que llegare a suscribirse.

El sólo hecho de la presentación de la propuesta, no obliga en forma alguna a Servicios Postales Nacionales S.A., a aceptarla, ni confiere ningún derecho para celebrar contrato con quienes efectivamente las presenten.

2.1. PRESENTACIÓNCon el objeto de facilitar la correcta integración de la propuesta, su estudio y posterior evaluación por parte de la Entidad, el proponente deberá integrar los documentos contentivos de la misma, en la forma y orden que se describe en los presentes pliegos de condiciones.

2.2. FORMALas propuestas serán entregadas en original y DOS (2) copias, adicionalmente una copia en medio magnético (memoria USB o CD), elaboradas en computador, en idioma español y su contenido debidamente foliado en orden consecutivo ascendente, sin incluir hojas en blanco, con índice punto por punto de acuerdo al orden establecido en los Pliegos de Condiciones, anexando en cada ejemplar todos los documentos y requisitos exigidos, en sobres cerrados, sellados y rotulados de la siguiente forma:

Cada propuesta deberá llevar un índice organizado de su contenido donde relacione en forma clara los documentos de la misma.

Si se advirtiere diferencia entre el original de una propuesta y sus copias, prevalecerá la información consignada en el original. De igual manera, se exige total concordancia entre la propuesta presentada y sus anexos.

Toda tachadura o enmendadura, deberá estar aclarada o convalidada con la firma al pie de la misma, de quien suscribe la carta de presentación de la propuesta.

En el evento de existir discrepancia entre el valor de los servicios objeto del presente proceso de selección, expresados en números y letras, se tendrá por cierto este último.

Serán de cargo exclusivo del Proponente todos los costos asociados a la preparación, elaboración y presentación de su propuesta. Por lo tanto, LA ENTIDAD, no reconocerá ningún reembolso por este concepto por ninguna causa.

No se aceptarán propuestas enviadas por correo, vía fax o entregadas en otras oficinas de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., ni las presentadas de manera extemporánea teniendo

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SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. – CONVOCATORIA PÚBLICA No. 007 DE 2013

OBJETO: Adquisición, fabricación, montaje y puesta en funcionamiento de un sistema de clasificación automático de paquetes y documentos para la central de tratamiento de Bogotá según las especificaciones requeridas por la Entidad

Nombre o Razón Social del proponente:Indicar en cada sobre si contiene ORIGINAL _______ CD_______ PRIMERA COPIA ______ SEGUNDA COPIA ______ Dirección:Teléfono – Faz:Correo electrónico:Código Postal:

en cuenta la hora y fecha establecida para la recepción de las mismas, en los presentes Pliegos de Condiciones. ESTE REQUISITO NO SERÁ SUBSANABLE.

2.3. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

Si en los documentos presentados, se incorpora información confidencial o privada de acuerdo con la ley colombiana, se indicará claramente tal circunstancia en la Carta de Presentación de la Propuesta (Anexo 1) y en el documento considerado confidencial. En caso de calificar una información como confidencial, el proponente señalará cuál es la norma legal que soporta tal calificación.

SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., se reserva el derecho a revelar dicha información a sus funcionarios y asesores, con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos en los Pliegos de Condiciones y ante solicitud de autoridad competente. No obstante la Entidad, sus funcionarios y asesores están obligados a mantener la confidencialidad de dicha información.

2.4. VALIDEZ DE LA PROPUESTA

Los proponentes deberán indicar el término dentro del cual Servicios Postales Nacionales S.A., considera válida su propuesta y empezará a contarse desde la fecha fijada para el cierre de la presente Convocatoria, el cual no podrá ser inferior a noventa (90) días calendario.

En caso, que el proponente no indique el término de validez de la propuesta, SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., la considerará válida, hasta el día de vencimiento de la garantía de seriedad de la propuesta.

2.5. DOCUMENTOS INTEGRANTES DE LA PROPUESTALa propuesta deberá contener la información requerida, presentada en los documentos señalados en los pliegos de condiciones, los cuales son necesarios para su comparación y selección objetiva.

2.5.1. DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIOR

Los documentos otorgados en el exterior que no estén en idioma Castellano deberán presentarse acompañados de una traducción oficial a dicho idioma.

Los documentos otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados o apostillados en la forma prevista en las normas vigentes sobre la materia, en especial en los artículos 65 y 259 del Código de Procedimiento Civil, artículo 480 del Código de Comercio y en la Resolución 4300 del 24 de julio de 2012 proferida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.

Los gastos en los que se incurra deberán ser asumidos por el proponente.

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2.5.1.1. CONSULARIZACIÓN

De conformidad con lo previsto por el artículo 480 del Código de Comercio, “los documentos otorgados en el exterior se autenticarán por los funcionarios competentes para ello en el respectivo país, y la firma de tales funcionarios lo será a su vez por el cónsul colombiano o, a falta de éste, por el de una nación amiga, sin perjuicio de lo establecido en convenios internacionales sobre el régimen de los poderes.”

Tratándose de sociedades, expresa además el citado artículo del Código de Comercio que “al autenticar los documentos a que se refiere este artículo los cónsules harán constar que existe la sociedad y ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país.

Surtido el trámite señalado en el presente numeral, estos documentos deben ser presentados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia - Oficina de Apostilla y Legalizaciones en Bogotá, para la correspondiente legalización de la firma del cónsul y demás trámites pertinentes.

Sin perjuicio de lo anterior, los Proponentes podrán omitir realizar el trámite de legalización ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, cuando la Consularización se haya realizado ante un Cónsul de Colombia que actué en calidad de Notario, en los términos y condiciones establecidas en la Circular No. 80 del 31 de julio de 2009 del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.

2.5.1.2. APOSTILLE

Cuando se trate de documentos de naturaleza pública otorgados en el exterior, de conformidad con lo previsto en la Ley 455 de 1998, no se requerirá del trámite de Consularización, siempre que provenga de uno de los países signatarios de la Convención de La Haya del 5 de octubre de 1961, sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros. En este caso solo será exigible la apostilla, que es la legalización de la firma de un funcionario público cuya firma deberá estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores, de conformidad con la Resolución No. 4300 del 24 de julio de 2012.

Los documentos otorgados en el exterior que no estén en idioma Castellano proveniente de países signatarios de la convención de La Haya, deberán ser presentados acompañados de una traducción a este idioma, la cual deberá ser oficial en los términos del artículo 260 del Código de Procedimiento Civil.

NOTA: Para efectos de apostillar y/o legalizar documentos, se debe seguir el procedimiento establecido en la Resolución No. 4300 del 24 de julio de 2012 expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores.

2.6. APODERADOS:

Las sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia deberán presentar la oferta mediante apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y ampliamente facultado para presentar la oferta, suministrar la información solicitada, participar y comprometer a la sociedad suscribir los documentos que se requieran, suscribir el contrato, así como para representarlas

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judicial o extrajudicialmente. Deberán mantener dicho apoderado por el término de vigencia del contrato y dos (02) años más como mínimo.

Los proponentes en todo caso deberán cumplir todos y cada uno de los requisitos legales relacionados con la legalización, consularización o apostille; con el fin de que los documentos otorgados en el extranjero gocen de validez y oponibilidad en Colombia y por tanto, que puedan obrar como pruebas dentro del proceso licitatorio en los términos del artículo 480 del Código de Comercio.

Los poderes otorgados deberán cumplir con los requisitos exigidos en el código de procedimiento civil para la constitución de apoderados (artículo 65), así como con los aspectos referidos a la autenticación, Consularización o apostille y traducción, establecidos por la legislación colombiana.

Quien firme la carta de presentación de la oferta deberá acreditar que es el representante legal del Proponente. Cuando la carta de presentación la suscriba un apoderado, se deberá presentar el poder respectivo conforme las reglas procedimentales vigentes en Colombia.

Las personas extranjeras que participen en Consorcio o Unión Temporal podrán constituir un solo apoderado común y, en tal caso, bastará para todos los efectos la presentación del poder común otorgado por todos los integrantes, con los requisitos de autenticación, Consularización y/o apostille y traducción exigidos en el Código de Comercio de Colombia, además de los señalados en éste pliego. El poder a que se refiere este párrafo podrá otorgarse en el mismo acto de constitución del Consorcio o Unión Temporal.

Para la acreditación de experiencia del proponente, se admitirá que las certificaciones requeridas se presenten acompañadas mediante declaración juramentada ante notario u otro medio notariado de su país de origen. COMPRA VENTA EN EL EXTERIOR podrán presentarse empresas extranjeras sin domicilio en Colombia, se realizara una compraventa con empresa extranjera que realice la venta de forma CIF (COST, INSURANCE AND FREIGHT) COSTE, SEGURO Y FLETE, EN PUERTO DE DESTINO CONVENIDO. Deberán constituir pólizas de seguros o avales bancarios que garanticen todos los amparos exigidos por SPN, el proponente que se presente en esta modalidad deberá constituir una sucursal en Colombia una vez sea adjudicatario del proceso para garantizar la instalación, puesta en funcionamiento y el mantenimiento de los equipos

2.7. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

El oferente no podrá estar incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad constitucional o legal para contratar, de conformidad con lo contemplado en la Constitución Política, en la Ley, Decretos reglamentarios y las demás normas complementarias y concordantes.

Con la entrega de la propuesta y la suscripción de la carta de presentación de la misma, se entiende que el proponente manifiesta bajo la gravedad del juramento, que no se encuentra incurso dentro de las causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la Ley.

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3. CAPITULO III

REQUISITOS HABILITANTES

De conformidad con las necesidades de la entidad, se considera que las condiciones mínimas (requisitos habilitantes) que deberán acreditar los proponentes serán la capacidad jurídica, financiera y técnica.

Estos requisitos serán verificables por los integrantes del respectivo Comité, analizando si los proponentes cumplen o no con los requisitos y especificaciones exigidos por la Entidad.

Servicios Postales Nacionales S.A.se reserva el derecho de verificar cualquier información suministrada por el proponente en cualquier momento y solicitar las aclaraciones que considere convenientes, hasta antes de la adjudicación.

3.1. CAPACIDAD JURÍDICA

Los requisitos habilitantes jurídicos se fundamentan en los requerimientos exigidos legalmente par efectos de determinar la capacidad jurídica del proponente y futuro contratista, encontrándose dentro de los mismos los siguientes:

3.1.1. Carta de Presentación de la PropuestaLa carta de presentación debe ser firmada por el representante legal de la persona jurídica, o por el representante del Consorcio o Unión Temporal conformado, o por poder debidamente conferido para tal efecto con el lleno de los requisitos de Ley y de los presentes Pliegos de Condiciones según sea el caso, el cual deberá ser diligenciado de manera obligatoria, pues de no hacerlo SE RECHAZARÁ LA PROPUESTA.

En la carta de presentación, el oferente deberá indicar cuál información de la suministrada en su propuesta es de carácter reservado, señalando la norma que le otorga tal carácter.

En el mismo documento, el oferente manifestará la validez de la propuesta, de conformidad con lo establecido en el presente capítulo.

3.1.2. Garantía de Seriedad de la Propuesta

Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en los presentes Pliegos de Condiciones, lo consignado en la propuesta, el mantenimiento de la oferta económica, la suscripción del contrato, su contribución para la legalización y cumplimento de los requisitos para la ejecución del mismo, el proponente deberá constituir y entregar junto con su oferta, una garantía de seriedad de la misma, expedida por una compañía aseguradora a “FAVOR DE ENTIDADES ESTATALES” ó una garantía bancaria establecida en Colombia, debidamente autorizada por la Superintendencia

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Financiera de Colombia, a favor de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. – Nit. 900062917-9, en cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del presupuesto oficial, con vigencia de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha límite de presentación de la propuesta.

En caso de presentarse participación de Consorcio o Unión Temporal, la garantía de seriedad de la propuesta deberá ser tomada a nombre del consorcio o unión temporal, indicando el nombre de cada uno de sus integrantes, y suscrita por el representante legal del mismo.

En caso de prórroga en el plazo del proceso de selección y/o adjudicación del mismo, la garantía de seriedad se deberá ampliar por el término indicado. Igualmente, en caso de prórroga del plazo para la suscripción del contrato, la constitución de las garantías, el proponente, ampliará la garantía de seriedad por el período de la prórroga, si la vigencia inicial no cubre este nuevo término.

Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, si el adjudicatario no cumpliere las condiciones y obligaciones establecidas en los presentes Pliegos de Condiciones, y en especial la de suscribir oportunamente el contrato, contribuir a la legalización del mismo dentro del término señalado o mantener lo ofrecido en su propuesta, la garantía de seriedad se hará efectiva a favor de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., a título de indemnización anticipada de perjuicios, pudiendo la Entidad recurrir a las demás acciones civiles y penales que puedan ser instauradas.

SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., devolverá, a solicitud de los proponentes no favorecidos en el presente proceso de selección, la garantía de seriedad de la propuesta o aval bancario una vez suscrito el respectivo contrato.

Si el oferente presenta la documentación exigida en este numeral, sin el lleno de los requisitos exigidos, la Entidad lo requerirá para que dentro del término establecido para tal efecto, proceda a subsanarla.

La no presentación del original de la garantía de seriedad junto con la oferta NO ES SUBSANABLE y será causal de RECHAZO de la oferta.

3.1.3. Certificado de Existencia y Representación Legal del Proponente.

Las personas jurídicas proponentes y aquellas que hagan parte de un consorcio o unión temporal proponente, deben presentar el Certificado de Existencia y Representación Legal o lo que haga sus veces en país extranjero expedido por la CAMARA DE COMERCIO DE SU DOMICILIO PRINCIPAL dentro de los treinta (30) días anteriores a la fecha límite para la presentación de las propuestas, en el que conste OBJETO SOCIAL, FACULTADES DEL REPRESENTANTE LEGAL, VIGENCIA DE LA SOCIEDAD LA CUAL DEBE SER MINIMO POR EL PLAZO DE EJECUCION DEL CONTRATO Y DOS (2) AÑOS MAS.

Cuando el representante legal del oferente se encuentre limitado en sus facultades para presentar la propuesta y suscribir el contrato que resulte del presente proceso, deberá anexar a la oferta, copia del documento en el cual conste la decisión del órgano social correspondiente, que lo autoriza para la presentación de la propuesta y la suscripción del contrato.

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Si el proponente es una empresa extranjera podrá presentar su propuesta por medio de apoderado o directamente ya que podrá realizar la venta CIF.Las sociedades extranjeras sin apoderado en Colombia que realicen la venta de forma CIF (COST, INSURANCE AND FREIGHT) COSTE, SEGURO Y FLETE, EN PUERTO DE DESTINO CONVENIDO.

Cuando en los documentos aportados que acreditan la existencia y representación legal de la persona jurídica extranjera no cuente con toda la información requerida, podrán adjuntar una certificación del representante legal de la sociedad extranjera con los datos que faltan, la cual se entiende formulada bajo la gravedad de juramento.

Los documentos otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados en la forma prevista en las normas vigentes sobre la materia.

Siempre deberán cumplirse todos y cada uno de los requisitos legales relacionados con la legalización, Consularización o apostille y traducción de documentos otorgados en el extranjero, exigidos para la validez y oponibilidad en Colombia de documentos expedidos en el exterior y que puedan obrar como prueba, conforme a lo dispuesto en el artículo 480 del Código de Comercio de la República de Colombia y lo previsto en este Pliego de Condiciones.

En el evento de la legalización de documentos emanados de autoridades de países integrantes del Convenio de la Haya de 1961, se requerirá únicamente la Apostilla como mecanismo de legalización, de conformidad con lo señalado en la Ley 455 de 1998.

La omisión en la presentación del certificado descrito anteriormente y/o de las autorizaciones a que haya lugar, será subsanable y en consecuencia, el proponente contará con el término perentorio que para tal efecto señale la Secretaría General de Servicios Postales Nacionales S.A., para aportar dichos documentos.

Vencido el plazo señalado, sin que el proponente acredite dichos documentos, la propuesta SERÁ RECHAZADA.

3.1.4. Documento de Constitución de Consorcios y Uniones Temporales

En caso que el proponente presente oferta a través de Consorcio o Unión Temporal, deberá cumplir mínimo con lo siguiente:

a) Expresar si la participación es a título de Consorcio o Unión Temporal. Si se trata de Unión Temporal, sus miembros deberán señalar las reglas básicas de la relación entre ellos y su responsabilidad, los términos y extensión –actividades y porcentaje-, de su participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo y escrito por parte de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A.

La omisión de este señalamiento, hará que SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., considere la propuesta como presentada por un Consorcio.

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b) En el evento en que el documento de conformación de la Unión Temporal no se exprese el porcentaje de participación o la extensión de la responsabilidad de cada uno de sus integrantes, si llegare el caso de aplicación de sanciones por parte de la Entidad, ésta las impondrá por partes iguales para cada uno de sus miembros.

c) Indicar la duración del Consorcio o de la Unión Temporal, la cual deberá considerarse desde la fecha de cierre del presente Proceso de Convocatoria Pública hasta la fecha de vencimiento del plazo de ejecución del contrato y dos (2) años más.

d) Efectuar la designación de la persona que tendrá la representación del Consorcio o de la Unión Temporal, indicando expresamente sus facultades. El representante deberá contar con facultades amplias y suficientes para formular la propuesta y obligar a todos los integrantes del Consorcio o Unión Temporal al momento de suscribir el contrato resultante. Si en el documento de conformación del Consorcio o Unión se le imponen limitaciones al representante para formular la propuesta y éste las excede, la propuesta SERÁ RECHAZADA.

e) En el evento en que existan limitaciones estatutarias a la capacidad del representante legal de cada uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal, deberán aportar autorización del órgano social competente facultándolo a participar bajo alguna de estas dos modalidades de asociación, y a través del representante de la misma para presentar propuesta, suscribir y ejecutar el contrato.

f) Igualmente, deberán describir la estructura, organización y el aporte de cada una de las empresas que conforman el Consorcio o la Unión Temporal, que destinarán para la ejecución del contrato derivado del presente proceso.

La omisión del documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal, o la omisión de las firmas de los representantes legales de cada uno de sus miembros, NO SON SUBSANABLES y generarán el RECHAZO DE LA PROPUESTA.

Los defectos de forma, podrán subsanarse a solicitud de la Secretaría General de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., dentro del plazo que para tal efecto se determine.

La duración de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, no puede ser inferior a la vigencia del contrato y dos (2) años más, contado a partir de la fecha de cierre del proceso de selección.

3.1.5. Acta de autorización de la Junta Directiva

El proponente deberá adjuntar cuando sea necesaria la autorización de la Junta Directiva para presentar la oferta y suscribir el contrato en caso de resultar adjudicado.

3.1.6. Certificación de Composición de Socios o Accionistas.

El proponente deberá allegar un ccertificado suscrito por el representante legal en el que se relacione los socios y/o accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente el cinco por

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ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, cuando esta información no conste en el certificado de existencia o representación expedido por la Cámara de Comercio. La certificación debe tener corte de la información en un término no superior a treinta (30) días de la fecha de presentación de la propuesta. De cada accionista se debe incluir: Nombre o razón social, identificación y porcentaje de participación, siempre y cuando esta sea igual o superior al cinco por ciento (5%).

3.1.7. Certificación de Parafiscales

De conformidad con lo estipulado por el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y la Ley 828 de 2003, el proponente deberá anexar la respectiva certificación en la cual se indique que se encuentra cumpliendo y/o a paz y salvo en el pago de las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social –EPS, Pensiones y ARP-, así como de los Aportes Parafiscales –SENA, ICBF, Cajas de Compensación Familiar-, y Subsidio Familiar a que haya lugar, de sus empleados a la fecha de cierre y en los 6 meses anteriores a la misma.

La certificación deberá ser suscrita por el Revisor Fiscal cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley o por el representante legal, y en este deberá constar que se encuentra al día en dichos pagos en los seis (6) meses anteriores a la fecha de cierre del proceso.

En caso que la sociedad tenga menos de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos referidos a partir de la fecha de su constitución.

Cada una de las personas jurídicas, miembros de un Consorcio o Unión Temporal en forma independiente, deberán anexar esta certificación. Igualmente la anexará al momento de suscribir el contrato y en forma mensual hasta su liquidación.

La obligación de presentar las certificaciones de cumplimiento del artículo 50 de la ley 789 de 2002 no aplica para personas jurídicas extranjeras, salvo que participen sucursales de éstas legalmente constituidas en Colombia, caso en el cual deberán presentar la certificación mencionada en el primer párrafo de este numeral o una certificación del revisor fiscal en la que manifieste que la sucursal no tiene empleados y, por lo tanto, no deben cumplir con lo señalado en la ley 789 de 2002.

3.1.8. Identificación Tributaria

Las personas jurídicas proponentes y aquellas que hagan parte de un Consorcio o Unión Temporal proponente colombianas y/o extranjeras con domicilio o sucursal en Colombia y cuando se trate de Consorcio o Unión Temporal que por lo menos uno (1) de sus integrantes tenga su domicilio y/o sucursal en Colombia y aspiren celebrar el contrato que se derive del presente proceso contractual, deben presentar fotocopia del RUT (Registro Único Tributario).

La sociedad extranjera que resulte favorecida con la presente contratación, deberá presentar el Registro Único Tributario exigido por las autoridades colombianas al momento de suscribir el contratoLa sociedad extranjera que se presente en unión temporal o consorcio con una

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empresa nacional, deberá presentar el RUT correspondiente al momento de suscribir el contrato.

3.1.9. Declaración de origen de fondos y bienes del proponente.

El proponente deberá presentar la declaración de origen de fondos y bienes firmada por el representante legal de la persona jurídica, o por el representante del Consorcio o Unión Temporal conformado, o por poder debidamente conferido para tal efecto con el lleno de los requisitos de Ley, según sea el caso, de conformidad con el Anexo de los presentes Pliegos de Condiciones.

En el anexo de declaración de origen de fondos y bienes el oferente deberá especificar el origen de los fondos o recursos, y los bienes y servicios que se ofertarán directamente a Servicios Postales Nacionales S.A.

3.1.10. Antecedentes Fiscales, Disciplinarios y de Policía.

El proponente, deberá allegar el Certificado vigente expedido por la Contraloría General de la República, tanto de la persona jurídica como de su representante legal, de no hallarse reportado en el último Informe o Boletín de Responsables Fiscales publicado por esa Entidad, con base en lo ordenado por la Ley 610 de 2000. De encontrarse reportado se rechazará la propuesta.

Así mismo el proponente, deberá allegar en su oferta el certificado de antecedentes disciplinarios de la persona jurídica y del represente legal, Expedido por la Procuraduría General de la Nación, así como el Certificado de Antecedentes Expedido por la Policía Nacional.

Cuando el proponente no allegue con su oferta estos documentos, SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., procederá a verificar dicha información.

En caso de encontrado reportado el oferente se rechazará la propuesta, salvo que acredite que tiene un acuerdo de pago vigente y que está cumpliendo con el mismo o que se encuentra habilitado para contratar.

Tratándose de proponentes extranjeros sin domicilio o sin sucursal en Colombia, deberán declarar que no son responsables fiscal o disciplinariamente por actividades ejercidas en Colombia en el pasado, de conformidad con lo previsto en el numeral 4 del artículo 38 de la ley 734 de 2002, en concordancia con el artículo 60 de la ley 610 de 2000 y que no tienen sanciones vigentes en Colombia que implique inhabilidad para contratar con el Estado.

3.1.11. Micro, pequeñas y medianas empresas – MIPYMES-

Las Micro, pequeñas y medianas empresas deberán acreditar su condición de Mipyme, con la presentación de una certificación suscrita por el representante legal y el contador o revisor fiscal de la empresa, en la que conste:

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• El domicilio principal de la empresa que conste en el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio.

• Que la empresa cumple con las condiciones de planta de personal y de activos exigidos, requisitos para ser considerada Mipyme de acuerdo con la Ley 590 de 2000 modificada por las leyes 905 de 2004 y 1151 de 2007.

Teniendo en cuenta que el presupuesto oficial del presente proceso de selección supera los (US$125.000), la Entidad no abrirá convocatoria limitada a MYPES y MIPYMES, por lo que podrán participar todas las personas naturales y jurídicas, nacionales y extranjeras, los consorcios y/o uniones temporales y demás formas asociativas legalmente constituidas, cuyo objeto social cubra las actividades necesarias para cumplir con el objeto de la presente contratación, que no estén incursos en las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades consagradas en el ordenamiento legal Colombiano y sin restricción de participación conforme la normatividad vigente al respecto.

3.1.12. Certificado de Inscripción en el Registro Único de Proponentes- RUP.

Todas las personas naturales o jurídicas nacionales o las extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia y cuando se trate de Consorcio o Unión Temporal que alguno de los dos o ambos tengan su domicilio y/o sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar el contrato que se derive del presente proceso contractual, deberá estar inscrita en el Registro Único de Proponentes.

El Proponente debe presentar con su propuesta el certificado de inscripción, clasificación y calificación en el Registro Único de Proponentes (RUP) expedido por la respectiva Cámara de Comercio en Colombia, el cual se debe encontrar vigente y en firme al cierre del presente proceso. Este certificado debe haber sido expedido dentro de los TREINTA (30) días calendario anteriores a la fecha de presentación de las propuestas. En caso de Consorcio o Unión Temporal cada uno de los integrantes del mismo debe allegar el RUP de forma individual.

La obligación de presentar el RUP no aplica para personas jurídicas extranjeras, salvo que participen sucursales de éstas legalmente constituidas en Colombia, caso en el cual deberán presentar el registro.

El Comité Jurídico verificará con base en el Registro Único de Proponentes que el oferente no presente la inhabilidad por incumplimiento reiterado del contratista, de conformidad con la normatividad vigente, registrada con posterioridad a la entrada en vigencia de la Ley en mención.

La omisión en la presentación del certificado descrito anteriormente será subsanable y en consecuencia, el proponente contará con el término perentorio que para tal efecto señale la Secretaría General de Servicios Postales Nacionales S.A., para aportar dicho documento . Vencido el plazo señalado, sin que el proponente acredite dichos documentos, la propuesta SERÁ RECHAZADA.

3.2. CAPACIDAD FINANCIERA

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Para la verificación de las condiciones financieras, la entidad tendrá en cuenta lo establecido en el Registro Único de Proponentes del oferente, el cual debe encontrarse vigente y en firme al cierre del presente proceso, y actualizado con información financiera a diciembre 31 de 2012 para sociedades colombianas para sociedades extranjeras deberá ser según el cierre contable de acuerdo a las leyes de su país de origen

En el caso de que el proponente sea una empresa extranjera sin domicilio o sucursal en Colombia se solicitarán los estados financieros de la casa matriz del proponente:

Balance general Estado de resultados Estado de cambios en el patrimonio Estado de cambios en la situación financiera Estado de flujos de efectivo

Los estados financieros deben estar acompañados de sus respectivas notas que son parte integral de todos y cada uno de los estados financieros, facilitando su comprensión y utilidad, lo que permitirá al área Financiera dar un concepto sobre los mismos, si es favorable permitirá continuar con la operación y será un requisito habilitante para continuar con el proceso.

El COMITÉ FINANCIERO verificará con base en el RUP o el balance y estado de pérdidas y ganancias presentadas por el proponente con su propuesta según sea el caso, verificando que CUMPLA con los siguientes requerimientos mínimos:

Capital de Trabajo: El proponente debe contar con un capital de trabajo igual o mayor al cincuenta (50%) de la sumatoria del presupuesto oficial.El capital de trabajo se determinará de acuerdo con la siguiente fórmula:Capital de Trabajo = Activo Corriente – Pasivo Corriente

Índice de Liquidez: El proponente debe contar con un índice de liquidez igual o superior a 1.0.El índice de liquidez se determinará de acuerdo con la siguiente fórmula: Índice de Liquidez = Activo Corriente / Pasivo Corriente

Índice de endeudamiento: El proponente debe tener un índice de endeudamiento igual o menor a OCHENTA (80%)

El índice de endeudamiento se determinará de acuerdo con la siguiente fórmula:Índice de Endeudamiento = (Pasivo Total / Activo Total) X 100

NOTA:Si la oferta es presentada en Consorcio o Unión Temporal, cada uno de sus integrantes deberá presentar en forma independiente los documentos financieros mencionados en el numeral 3.5, los cuales se evaluarán de conformidad con el porcentaje de participación de cada uno de los miembros integrantes del Consorcio o Unión Temporal, con el propósito de verificar el cumplimiento de los índices financieros.”

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3.6. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS

Servicios Postales Nacionales S.A realizó un contrato de consultoría para que apoyara el rediseño de la distribución física y automatización de las centrales de tratamiento de la entidad.

Con base en los resultados arrojados por este estudio se establecieron los requisitos técnicos mínimos para establecer las necesidades de SPN y de esta manera contratar el sistema de clasificación automático de paquetes y documentos para la central de tratamiento de Bogotá, objeto de la presente convocatoria pública.

Cada uno de los oferentes con los datos suministrados por La Entidad puede presentar su oferta, de acuerdo con sus propios criterios, características técnicas y económicas. Una vez presentado el diseño se evaluará cual es la mejor opción para SPN, sin embargo, deberán ajustarse a las características mínimas exigidas y al presupuesto oficial.

El no cumplimiento de los requisitos técnicos mínimos no es subsanable y generará el rechazo de la propuesta.

Servicios Postales Nacionales S.A., se reserva el derecho de verificar la información suministrada por el proponente en cualquier momento y solicitar las aclaraciones que considere convenientes.

3.6.1. Experiencia mínima del proponente.

El proveedor deberá acreditar su experiencia a través de tres (3) certificaciones expedidas por las empresas nacionales o extranjeras, donde hayan realizado proyectos de implementación de centros de distribución con clasificación automatizada.En todas las certificaciones debe aparecer el nombre de la empresa, información de contacto y el proyecto realizado con los montos ejecutados. Las certificaciones deben corresponder a contratos ejecutados y/o en ejecución durante los últimos cinco (5) años anteriores a la fecha de cierre el proceso de Convocatoria Pública.

El monto de las certificaciones debe ser igual o superior al cincuenta por ciento (50%) del presupuesto del proceso de selección.

NOTA 1: Si una certificación incluye otros objetos o actividades que no correspondan con ACTIVIDADES DIRECTAMENTE RELACIONADAS CON EL OBJETO DE LA PRESENTE CONVOCATORIA PÚBLICA; se deberá certificar discriminadamente el valor del contrato correspondiente a cada actividad y solo se tendrá en cuenta la fracción correspondiente a las actividades solicitadas.

ESTADO DE LOS CONTRATOS CERTIFICADOS

Las certificaciones deben corresponder a contratos celebrados y ejecutados, se admiten certificaciones de contrato que se encuentren en ejecución siempre y cuando se haya ejecutado más del ochenta por ciento (80%) del proyecto.

PARTICIPACIÓN EN CONSORCIOS O UNIONES TEMPORALES

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En caso de Consorcios o Uniones Temporales, las certificaciones solicitadas podrán ser acreditadas por cualquiera de sus miembros o por la suma de ellos.

En el caso de que una certificación corresponda a un contrato en que el proponente haya sido miembro de un consorcio o unión temporal, se deberá acreditar el porcentaje de participación de proponente en dicha unión; y se tendrá en cuenta tal proporción como cifra a ser incluida dentro de la suma para acreditar la experiencia correspondiente. Si una certificación en estas circunstancias no está discriminada, no se tendrá en cuenta.

CONTENIDO

Las certificaciones deberán contener como mínimo la siguiente información:

Nombre del contratista o empleador: Debe indicarse claramente el nombre y NIT del contratista, así como del contratante que expide la certificación.

Objeto o Labor desempeñada: Deben versar sobre el objeto de la presente convocatoria. Valor del Contrato: Se debe especificar el valor del contrato, incluido IVA. Término de duración del contrato: Se debe establecer la fecha de inicio y de terminación del

contrato. Información de contacto: Se debe incluir en forma clara y legible la información de la persona

de contacto que pueda dar referencias de la ejecución del contrato.

3.6.2. CARACTERISTICAS TECNICAS MÍNIMAS DEL EQUIPO SEPARADO CON LOS DOS CLASIFICADORES

Clasificador de documentos con un flujo de procesamiento de mínimo 7000doc/hr con un mínimo 42 salidas o destinos para el producto, con características

indicadas en la tabla del documento con las especificaciones

1

Clasificador de paquetes con un flujo de proceso de mínimo 3500paq/hr con un mínimo 42 salidas o destinos

para el producto, con características indicadas en la tabla del documento con las especificaciones

1

3.6.3. CARACTERISTICAS TECNICAS MINIMAS DEL EQUIPO INTEGRADO CON LOS DOS CLASIFICADORES

Sistema integrado de clasificación de documentos y paquetes con un flujo integrado de 10500 Pro/hr, dividido en un mínimo 42

salidas para documentos y un mínimo 42 salidas para paquetes ( En caso de proponer un sistema combinado de clasificación

ofertar este ítem).

1

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3.6.4. CARACTERISTICAS VARIABLES SEGÚN EL DISEÑO DE CADA PROVEEDOR

Salidas adicionales máximas que el sistema puede soportar en documentos de acuerdo con el diseño ofertado: En la casilla de

cantidad especificar las máximas y en la casilla de valor unitario especificar el costo unitario por salida adicional.

Salidas adicionales máximas que el sistema puede soportar en paquetes de acuerdo con el diseño ofertado: En la casilla de cantidad especificar las máximas y en la casilla de valor unitario especificar el costo unitario por salida adicional.

Líneas de conexión de bandas de clasificación de Paquetes con zona de muelles (En caso de estar incluido en el clasificador de

paquetes por favor especificar)1

Líneas de conexión de bandas de clasificación de documentos incluye: banda de conexión con zona de muelles, separación de

documentos de paquetes, banda de llegada a admisión (En caso de no ofertar especificar la razón fundamental) especificar en el plano entregado las bandas que está ofertando en este Ítem

y desglosar este con los precios de cada banda ofertada.

1

Línea de conexión de la zona de admisión a zona de clasificación de documentos (En caso de no ofertar explicar la razón) Indicar

en el plano la banda ofertada.1

Interconexión de sistema de sorteo de documentos con paquetes (en caso de tener equipos separados y se pueda realizar una

clasificación final en el equipo de paquetes)1

3.6.5. CARACTERISTICAS OBLIGATORIAS SEGÚN EL DISEÑO DE CADA PROVEEDOR INDEPENDIENTE DE SI EL SISTEMA ES INTEGRADO O SEPARADO.

Sistema de identificación de códigos de barra Opción: Lectura por cara superior del paquete 1

Sistema de identificación de códigos de barra Opción: Lectura todas las caras visibles del paquete. 1

Sistema neumático para clasificador que incluye compresor (En caso de que el sistema ofertado lo requiera) 1

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Sistema de medición de peso y volumen de manera dinámica para paquetería 1

Interfaz Hombre Maquina con PC, para descargar reportes y reprogramación del sistema de clasificación 1

Transporte a Bodega de 4 -72 en Bogotá 1

Nacionalización e impuestos 1

Montaje y puesta en marcha del sistema incluye: ingeniería, programación, montaje mecánico, montaje eléctrico, interfaz para

lectura del código de barra de acuerdo al requerimiento 391

Acompañamiento por técnico mecánico, electricista y sistemas (240 hr) 1

Capacitación personal operativo y técnico de 4 - 72 1

4. CAPITULO IV - EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS.

Una vez efectuada la verificación del cumplimiento de los requisitos habilitantes se procederá a la evaluación de las ofertas con base en los siguientes criterios a los cuales se les asignará el puntaje como se describe a continuación.

Servicios Postales Nacionales, adjudicará el contrato al proponente que cumpla con los factores jurídicos, financieros, económicos y técnicos que permitan la escogencia de la oferta más favorable a la entidad.

El comité encargado de realizar la evaluación efectuará su labor de forma concomitante e independiente. Si las áreas técnicas al realizar su labor encuentran que deben hacer un requerimiento a algún proponente lo deberán solicitar a la Secretaría General que es la única dependencia que puede requerir a los proponentes en temas relacionados con la oferta. No se tendrán en cuenta aclaraciones o explicaciones que no hayan sido solicitadas por la Secretaría General.

Las ofertas que no superen la verificación jurídica, financiera y técnica, no serán sujetas de evaluación.

4.1. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS

El Comité Técnico Evaluador de la presente Convocatoria Pública aplicará los siguientes factores de calificación destinados a valorar los aspectos técnicos y económicos de la oferta.

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La calificación se realizará sobre un total de 100 puntos, con base en los siguientes factores.

ASPECTOS TÉCNICOS - VALORES AGREGADOS 65 PUNTOSOFERTA ECONOMICA 35 PUNTOS

Los criterios generales sobre los que se asignará la calificación y valoración de las propuestas y su puntuación serán los siguientes:

4.1.1. ASPECTOS TÉCNICOS - VALORES AGREGADOS:

a. DIMENSIONES Y PESO (10 PUNTOS)

El proveedor que pueda manejar mayores y/o menores dimensiones y peso, por encima o por debajo de los requerimientos técnicos mínimos. Obtendrá 10 puntos. A los demás se los calificará utilizando regla de tres directa.

b. CAPACIDAD DE EXPANSIÓN (10 PUNTOS)

El proveedor que ofrezca la mayor capacidad de expansión en destinos y velocidad de la maquinaria para el futuro, obtendrá 10 puntos A los demás se los calificará utilizando regla de tres directa.

c. CERTIFICACIONES ADICIONALES DE EXPERIENCIA. (10 PUNTOS)

El proponente que allegue certificaciones adicionales en proyectos de automatización en el sector postal (Entender por sector postal empresas de clasificación, envío de documentos y paquetes), tendrá un valor de dos (2) puntos para un máximo de diez (10) puntos adicionales, es decir se pueden presentar máximo 5 certificaciones adicionales de contratos ejecutados y/o en ejecución.

El monto de cada certificación debe ser igual o superior al presupuesto oficial y únicamente se tendrán en cuenta los que fueron expedidos dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha de cierre del proceso de selección.

d. SOPORTE TÉCNICO (10 PUNTOS)

El proveedor que ofrezca el mayor tiempo de soporte técnico adicional al requerido en las exigencias mínimas tendrá 10 puntos adicionales. A los demás se los calificará utilizando regla de tres directa.

e. SUMINISTRO DE REPUESTOS (10 PUNTOS) EL oferente que suministre repuestos (incluidos en el anexo de los entregables del Capítulo III) sin costo adicional se le otorgara 10 puntos adicionales A los demás se los calificará utilizando regla de tres directa.

f. GARANTÍA ADICIONAL (10 PUNTOS)

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A quien oferte el mayor número de meses o horas máquina de garantía de todas las partes que conformen las máquinas ofertadas, así como de los elementos periféricos que se requieren para su normal funcionamiento y que sean suministrados por el OFERENTE. Se le otorgaran 10 puntos adicionales A los demás se los calificará utilizando regla de tres directa.

g. TIEMPO DE ENTREGA (5 PUNTOS)

El oferente que ofrezca entregar la maquinaria en zona franca Bogotá en un plazo inferior seis (06) meses se le otorgaran 5 puntos adicionales a los demás se los calificará utilizando regla de tres directa.

4.1.2. OFERTA ECONOMICA

El proponente que ofrezca el valor más económico tendrá un puntaje de treinta y cinco (35) puntos a los demás se los calificará utilizando regla de tres inversa.

Nota: El valor total de la propuesta se indicará en número y letras. La propuesta económica deberá incluir todos los costos y gastos asociados con las tareas a contratar.

Cada proponente sufragará todos los costos, directos e indirectos, relacionados con la preparación y presentación de su propuesta, por lo cual Servicios Postales Nacionales S.A. no será responsable en ningún caso de dichos costos, cualquiera que sea el resultado del proceso de selección.

El proponente deberá determinar, evaluar y asumir los impuestos, tasas y contribuciones que se causen por razón de la legalización y ejecución del contrato, así como los demás gastos tributarios nacionales, departamentales, municipales, etc. y de cualquier otra naturaleza que conlleve la celebración del contrato, para lo cual se recomienda a los proponentes obtener asesoría calificada.

Al formular la propuesta, el proponente debe tener en cuenta que todos los impuestos estén identificados e incluidos en la propuesta, si se realiza la venta de forma CIF el proponente debe desglosar sus costos hasta la puesta de la mercancía en zona franca de Bogotá. Por lo tanto, el valor de la propuesta deberá considerar tales concepto, el cual estará a cargo del Contratista.

La Empresa efectuará a las cuentas de cobro del contratista las deducciones que en materia de impuestos tenga establecida la ley, vigente al momento del pago.

La moneda base para presentar los precios de la propuesta será el peso colombiano. La Empresa no aceptará presentación de precios en moneda distinta a la aquí exigida. Los precios ofrecidos deberán sostenerse durante la validez de la propuesta y la ejecución del contrato y sus adicionales si hay lugar a ellos.

PARAGRAFO PRIMERO: Los Comités encargados de realizar la evaluación efectuarán su labor de forma concomitante e independiente. Si los Comités al realizar su labor encuentran que deben

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realizar un requerimiento a algún proponente, lo deberán efectuar a través de la Secretaría General que es la única dependencia que puede requerir a los proponentes en temas relacionados con la oferta. No se tendrán en cuenta aclaraciones o explicaciones que no hayan sido solicitadas por la Secretaría General.

4.2. PROCEDIMIENTO EN CASO DE EMPATE

Realizada la sumatoria de la totalidad de los puntajes obtenidos en cada una de las Evaluaciones (Técnica y Económica), se presenta un empate entre dos o más proponentes, se procederá a la definición de un ganador teniendo en cuenta el siguiente orden de prioridad:

1. Si se encuentran empatadas, ganará quien presente la menor oferta económica.2. Si aún continúa el empate, ganará quien presente el mayor capital de trabajo.3. Si aún continúa el empate, ganará quien presente el mayor índice de liquidez.4. Si aún continúa el empate, ganará quien presente el menor índice de endeudamiento.5. Si subsiste el empate, se procederá a elegir el ganador mediante sorteo en la audiencia pública

y para el efecto los representantes legales (o sus delegados) de las propuestas empatadas, escogerán las balotas y se adjudicará a aquel que obtenga el número mayor.

5. CAPITULO V - CONDICIONES DEL CONTRATO

5.1. FIRMA Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO

El (los) proponente (s) favorecido (s) con la adjudicación del contrato debe (n) suscribir el contrato y legalizarlo dentro del plazo estipulado por SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., previsto en el numeral Capítulo I - Información General para los proponentes - de los presentes Pliegos de Condiciones.

Cuando el adjudicatario no cumpla con lo anterior o no allegue los documentos mencionados en el siguiente numeral para la celebración del contrato, SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., procederá a hacer efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, sin perjuicio de las acciones judiciales conducentes a resarcir los perjuicios que haya sufrido y no estén cubiertos por dicha garantía y procederá a adjudicar el contrato a los proponentes que sigan en orden de elegibilidad.

5.2. DOCUMENTOS DEL CONTRATO

Forman parte del contrato los siguientes documentos, entendiéndose que todos son complementarios, y que cualquier estipulación que aparezca en uno de ellos regirá para todos:• Pliegos de la Convocatoria, sus adendas y anexos.• La Propuesta y sus aclaraciones.• Minuta del Contrato y sus anexos.• Comunicación de adjudicación de la oferta.

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• Las modificaciones que sean acordadas entre SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., y el Contratista en desarrollo del contrato.

En caso de discrepancia entre los diferentes documentos, se atenderá lo dispuesto en ellos en el siguiente orden: El contrato y sus modificaciones, la comunicación de aceptación de la propuesta, los Pliegos de Condiciones, sus adendas, la propuesta y sus aclaraciones y los demás documentos mencionados.

5.3. VALOR DEL CONTRATOEl presupuesto asignado para este contrato será CINCO MIL NOVECIENTOS MILLONES DE PESOS ($5.900.000.000) el I.V.A Y TODOS LOS COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS amparado por el Certificado de Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 3366 del 12 de noviembre de 2013, expedido por el Área de Presupuesto de la Entidad.

Nota: Si el proponente, presenta su oferta en la modalidad CIF debe contemplar todos los impuestos, costos directos e indirectos hasta la entrega de la mercancía en zona franca de Bogotá.

5.4. PLAZO O TÉRMINO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

El plazo de la ejecución será de nueve (9) meses a partir de la fecha de perfeccionamiento y legalización del contrato hasta el montaje y puesta en marcha de los equipos.

Según los estudios y las investigaciones realizadas los tiempos estimados de las etapas básicas de un proyecto como el expuesto son:

1. Etapa de ingeniería de detalle: Desde la fecha de perfeccionamiento del contrato 4 - 6 semanas.

2. Fabricación de equipos: 12 – 14 semanas.3. Transporte e importación: 4 semanas 4. Nacionalización y transporte hasta 472 3 semanas (Este tiempo es responsabilidad de 472 si la forma de venta es CIF )

5. Montaje y puesta en marcha: 4 semanas.

5.5. FORMA DE PAGOLa Entidad realizará los pagos de la siguiente manera: a. un primer pago anticipado equivalente al treinta por ciento (30%) del valor del contrato, una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento del mismo; b. un segundo pago equivalente al treinta por ciento (30%) del valor del contrato una vez todos los equipos hayan salido del lugar de origen contra documentos de embarque o envió c)un pago equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato una vez se haya cumplido todo el montaje e inicio de la puesta en marcha del equipo d) El veinte (20%) por ciento restante se pagara con el recibo total de todas las obligaciones y los detalles por parte del proveedor con equipos instalados y funcionando en planta, previa certificación de recibo a satisfacción de cada uno de los entregables requeridos por cada fase expedida por la interventoría del contrato.

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Todos los pagos se realizarán dentro de los treinta (30) días siguientes a la radicación de la factura en las instalaciones de Servicios Postales Nacionales S.A. ubicadas en la Diagonal 25 G No. 95 A - 55 de la ciudad de Bogotá D.C. Para cada pago se deberá adjuntar certificación de recibido a satisfacción emitida por el supervisor del contrato.

Nota: La razón fundamental por la cual se presenta esta forma de pago anticipado se debe que el estudio de mercado realizado con los futuros proveedores para realizar para este tipo de soluciones, los fabricantes solicitan pagos anticipados de estos  proyectos  ya que implican una inversión alta e importante  para sus compañías y necesitan tener flujo de caja para el desarrollo del proyecto.

El valor del contrato será fijado en pesos colombianos, al momento de la firma del contrato se realizara la conversión de pesos colombianos a la moneda extranjera y los pagos se realizaran dependiendo del proveedor seleccionado en euros, dólares o pesos colombianos.

5.6. MINUTA DE CONTRATOEn los presentes Pliegos de Condiciones se consignan las condiciones generales del contrato; no obstante el texto será el que finalmente se suscriba entre las partes de conformidad con los grupos descritos.

5.7. CESIÓN DEL CONTRATOEl Contratista no podrá ceder, total o parcialmente el presente contrato, sin autorización previa, expresa y escrita de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A.

5.8. OBLIGACIONES ESPECIALES DEL CONTRATISTASin prejuicio de las demás obligaciones que se emanan de la ley y del contrato que se va a celebrar, el contratista está especialmente obligado a:

1. El sistema ofertado debe clasificar documentos y paquetes con las siguientes características y flujos:

Documentos: capacidad de procesamiento mínima de 7000doc/hr con posibilidad de crecimiento

Paquetes: capacidad de procesamiento mínima de 3500 doc/hr con posibilidad de crecimiento

2. El número de salidas del proceso de clasificación son:

a. Clasificador de documentos: minino 42 salidas desagregadas así

Una (1) salida por cada centro operativo para un total de treinta y cinco (35) salidas Cinco (5) salidas asociadas a los destinos alrededor de Bogotá Una (1) salida para los demás municipios a los que Bogotá clasifica diferentes a los

del punto anterior Una (1) salida para los envíos no reconocidos por el sistema de clasificación

automática

b. Clasificador de paquetes minino 42 salidas desagregadas así

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Una (1) salida por cada centro operativo para un total de treinta y cinco (35) salidas Cinco (5) salidas asociadas a los destinos alrededor de Bogotá Una (1) salida para los demás municipios a los que Bogotá clasifica diferentes a los

del punto anterior Una (1) salida para los envíos no reconocidos por el sistema de clasificación

automática

Las salidas mencionadas deben ser reprogramables según las necesidades de la Entidad.

3. Características del producto a manejar:

4. Tanto en las entradas como en las salidas de los procesos se manipulan sacas (sacos de plástico, costales), estas unidades de consolidación están hechas en polipropileno con pesos y formas irregulares.

Estas características se encuentran de manera general cada proponente deberá presentar una oferta con sus propios condicionamientos técnicos, no se excluirá a ningún proponente por ofrecer mayores o menores condiciones. Siempre y cuando se encuentren dentro del rango presentado por SPN

5. Los sistemas de clasificación de documentos y paquetes pueden ser integrados en un solo equipo pero el resultado de la clasificación no puede estar mezclado, es decir las salidas de paquetes y documentos debe ser independientes. En cualquier caso se debe conservar el flujo de los procesos en términos de velocidad y volumen según lo estipulado en el numeral 1 de este documento.

6. El sistema de clasificación propuesto debe considerar en la entrada la separación de los documentos y paquetes para asignar a cada sistema de clasificación el tipo de envío que le corresponde (documento o paquete).

7. Los equipos ofertados deben contar con las especificaciones en cuanto a capacidad máxima de procesamiento, características máximas y mínimas del producto que puede manejar, de

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Documentos BogotáPeso Mínimo 0,01 KgPeso Máximo 2 KgLargo Mínimo 150 mmLargo Máximo 550 mmAncho Mínimo 100 mmAncho Máximo 350 mmEspesor Mínimo 1 mmEspesor Máximo 200 mm

acuerdo con lo requerido por Servicios Postales Nacionales. Adicionalmente se debe especificar los requisitos para alcanzar los flujos establecidos, en caso de no alcanzar estas características especificar las características a manejar por parte del equipo ofertado.

8. El proveedor debe ofertar un sistema que contemple una interconexión con los siete (7) muelles de entrada, así como un punto para la separación de documentos y paquetes según lo establecido en el documento anexo en PowerPoint denominado diagrama de bloques, estas interconexiones deben ofertarse de manera separada al sistema de clasificación “sorter” en caso de no ofertarlas explicar la razón técnica.

9. Se debe incluir una interconexión entre el área donde se llevan a cabo todas las actividades de admisión y la entrada a los sistemas de clasificación automática, lo anterior con el fin de que a medida que se admitan documentos estos puedan ir ingresando al sistema. Ver documento anexo en PowerPoint denominado diagrama de bloques. estas interconexiones deben ofertarse de manera separada al sistema de clasificación “sorter” en caso de no ofertarlas explicar la razón técnica.

10. Para el sistema de clasificación de paquetes es necesario realizar una medición de peso y volumen de cada paquete que ingresa de manera dinámica en la línea de flujo del clasificador, esta información debe ir integrada al software del sistema ofertado.

11. El proveedor debe presentar dentro de la propuesta un diagrama de flujo sobre los planos entregados por Servicios Postales Nacionales, donde se visualice de forma clara los equipos utilizados para realizar cada actividad y las interconexiones entre las entradas y las salidas. En caso de algún cambio al flujo por parte del proveedor este debe especificar y detallar el cambio.

12. Se debe presentar un plano donde se ubique el equipo de clasificación ofertado indicando las dimensiones del mismo dentro del plano entregado por Servicios Postales Nacionales.

13. El proveedor deberá presentar una descripción detallada de la tecnología de clasificación y transporte ofertada y enumerar que restricciones se tienen en el manejo del producto por ejemplo restricciones de tipo de paquetes, características físicas, tipo de materiales que no pueden circular, entre otros.

14. Especificar la marca de los componentes a instalar en el sistema

15. Anexar los manuales de los componentes que hacen parte del sistema.

16. La propuesta debe incluir el montaje de los equipos y la puesta en funcionamiento de los equipos.

17. El sistema debe incluir una interfaz hombre – máquina para la operación donde se visualice en tiempo real la operación del equipo, acceder a panel de alarmas, reprogramación de salidas o destinos de clasificación de acuerdo a la operación y descargar los reportes de la operación asociados a:

Unidades procesadas por destino Tiempo de procesamiento

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Horómetro de funcionamiento del equipo Historial de alarmas Estadísticas de pesos y medidas de las unidades procesadas.

Dicha interfaz debe ser un computador donde se visualice lo anterior y tener como respaldo de operación del sistema una pantalla táctil.

18. De acuerdo al diseño de la etapa de control con una interfaz hombre – máquina mediante un PC central se requiere:

18.1. Dos ambientes uno de producción que será el que siempre se estará utilizando y una redundancia en caso de fallo.

18.2. Todos los instaladores de los programas contenidos deben ser entregados a SPN, así como un manual para su correcta instalación y en la capacitación solicitada incluir la instrucción sobre como instalar dicho software.

18.3. Las licencias de los distintos software utilizados en dicha interfaz deberán ser otorgadas a SPN de manera perpetua.

18.4. El proveedor deberá garantizar sobre el software un mínimo de 600 horas de desarrollo para eventuales modificaciones de lógica de programa durante el periodo de garantía expuesto en la oferta.

18.5. En caso de actualizaciones de programación de la maquinaria posteriores a la garantía ofrecida, estas serán gratuitas para SPN.

19. Especificar de manera gráfica la cantidad máxima de salidas con las que se puede ampliar el sistema de clasificación de documentos y paquetes.

20. Considerar dentro de la propuesta la posible ampliación del sorter de documentos para la clasificación urbana a localidad, es decir 19 salidas.

21. Los equipos de clasificación deben contar con la posibilidad de reprogramarlas salidas (destinos) según las necesidades de la Entidad. Especificar los requerimientos para realizar dicha reprogramación.

22. El proveedor podrá presentar una solución por fuera del área señalada si en algún caso observa que esta se encuentra, muy estricta o muy incómoda para que esta sea operada con éxito por parte de SPN o si por el contrario finalmente la solución que se planteara no coincide con el área señalada, sin embargo esta solución debe respetar el flujo de proceso.

23. Definir la velocidad máxima de ampliación del sistema y los requerimientos para alcanzarla.

24. El proveedor deberá detallarlos riesgos inherentes a la operación y manipulación de cada uno de los equipos ofertados.

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25. El contratista debe garantizar la correcta lectura del código de barra contenido en la guía de identificación de los envíos y debe garantizar que dicha lectura se realice en cualquiera de las caras visibles y sea capturable dentro de las bolsas porta guía. En la oferta se debe especificar como el proveedor realizará la lectura.

26. El proveedor podrá generar u ofrecer recomendaciones no sólo sobre los equipos, sino sobre esquemas de operación en general, que puedan tener un impacto positivo en la utilización de los equipo. Es decir según el equipo ofertado consideraciones de operación a tener en cuenta. (opcional)

27. Una vez los equipos se encuentren en las instalaciones que disponga SPN el proveedor deberá instalar y poner en funcionamiento, según la oferta presentada cumpliendo con cada una de las especificaciones presentadas en la oferta.

28. En la oferta se debe incluir la desagregación de los gastos por aranceles, es decir tener un precio sin impuesto e importación y otro después de impuestos e importación.

29. El contratista debe hacer entrega a Servicios Postales Nacionales S.A. todos los manuales de operación y mantenimiento de la maquinaria instalada, así como los programas de PLC instalados, junto con el software del PLC (en caso de llevar tal elemento) y los periféricos para su conexión.

30. Incluir y detallar dentro de los costos de la oferta la capacitación al personal de operación y mantenimiento de la maquinaria instalada, esta debe soportarse con un documento donde se certifique al personal que recibió dicha capacitación.

31. Realizar un acompañamiento durante la puesta en marcha durante el tiempo que el proveedor estime pertinente para asegurarse de que funcione, deberá estar incluido dentro del costo del proyecto.

32. Incluir en la oferta presentada una visita mensual preventiva de revisión del sistema instalado durante el primer año de operación.

33. El contratista debe garantizar como mínimo dos (2) años de garantía y especificar con detalle los términos de esta por ejemplo: tiempos, condiciones, respuesta, excepciones,

34. Entregar una lista con los stocks mínimos sugeridos de repuestos para la correcta operación del equipo, así como una oferta anexa por dichos elementos, adicionalmente incluir y detallar qué insumos son los requeridos para la operación del sistema ofertado.

35. Garantizar asistencia técnica remota o presencial según el tipo de falla del equipo con un nivel de servicio7x24, asegurando un porcentaje de disponibilidad de los equipos del 99.4%, calculado con una operación media de 24 días/mes y 20 horas/día. El contratista debe especificar los niveles de servicio en la oferta y como se realizaría dicha asistencia.

36. El sistema ofertado debe cumplir con las características eléctricas de instalación V: 3Ø – 220V/ 60Hz de Servicios Postales Nacionales, además en la oferta se debe mencionar que potencia eléctrica se requiere para la operación.

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37. Dentro del sistema ofertado el contratista debe incluir un listado de tareas, adecuaciones y requisitos que debe realizar Servicio Postales Nacionales para la instalación de los equipos y el correcto funcionamiento de estos (ejemplo: acometida eléctrica, adecuaciones, nivelación de pisos).

38. El contratista deberá especificar los ítems o actividades que no incluye la oferta y que son necesarios para la puesta en funcionamiento de los equipos.

39. Para obtener del código de barras la información necesaria para la clasificación de los documentos y paquetes, el proveedor debe realizar una interfaz con el sistema de información postal de Servicios Postales Nacionales de tal forma que se puedan intercambiar los datos necesarios que se definan por parte de la entidad

40. En la oferta se debe presentar un cronograma preliminar del proyecto que incluya todas las fases desde la ingeniería de detalle hasta la puesta en marcha.

41. Presentar un cronograma final con las actividades en los primeros doce (12) días hábiles de la adjudicación del contrato donde se resalten todas las actividades del proyecto, dicho cronograma no debe superar los tiempos establecidos en el plazo de ejecución del contrato y debe incluir todas las fases desde la ingeniería de detalla hasta la puesta en marcha.

42. El proponente deberá entregar una estructura del proyecto, donde se especifique el rol de cada integrante y los canales de comunicación para el desarrollo del proyecto.

43. Firmar un acuerdo de confidencialidad al iniciar el trabajo para la Entidad, así mismo debe ceder los derechos patrimoniales de lo creado para la Entidad.

44. Al finalizar la etapa de montaje el contratista deberá entregar los siguientes documentos técnicos:

44.1. Equipos en correcto funcionamiento instalados en la central de tratamiento de Bogotá de acuerdo a las especificaciones establecidas por la Entidad.

44.2. Manuales de operación y mantenimiento de los equipos instalados tanto eléctricos como mecánicos

44.3. Diagrama de flujo sobre los planos entregados por Servicios Postales Nacionales, donde se visualice de forma clara los equipos utilizados para realizar cada actividad y las interconexiones entre las entradas y las salidas.

44.4. Plano donde se ubique el equipo de clasificación ofertado indicando las dimensiones del mismo dentro del plano entregado por Servicios Postales Nacionales

44.5. Planos eléctricos y control de los equipos44.6. Planos mecánicos de los equipos44.7. Descripción detallada de la tecnología de clasificación y transporte ofertada44.8. Manuales de los componentes44.9. Restricciones sobretipos de materiales a transportar o clasificar en los equipos44.10.Listado y cotización del stock de repuestos sugeridos.44.11.Reportes generados por el sistema

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44.12.Propuesta económica y plano con las ampliaciones especificadas en los numerales 17 y 18 de este documento

44.13.Requerimientos para la reprogramación de salidas (destinos)44.14.Requerimientos para la ampliación de la velocidad44.15.Riesgos inherentes a la operación y manipulación de cada uno de los equipos44.16.Mecanismo o tipo de tecnología para la lectura del código de barras según lo

establecido por la Entidad.44.17.Recomendaciones no sólo sobre los equipos, sino sobre esquemas de operación en

general que puedan tener un impacto positivo en la utilización del equipo (opcional).44.18.Certificaciones del personal capacitado en el uso de los equipos.44.19.Garantía según lo establecido en el numeral de 33 de este documento44.20.Condiciones de la asistencia técnica según lo establecido en el numeral de 35 de este

documento44.21.Listado de tareas, adecuaciones y requisitos que debe realizar Servicio Postales

Nacionales para la instalación de los equipos y el correcto funcionamiento de estos44.22.Ítems o actividades que no incluye la oferta y que son necesarios para la puesta en

funcionamiento de los equipos44.23.Cronograma final según lo establecido en el numeral de 40 de este documento. 44.24.Estructura del proyecto, donde se especifique el rol de cada integrante y los canales de

comunicación para el desarrollo del proyecto.

43. Si el proponente es una empresa extrajera sin domicilio en Colombia, si se le llegase a adjudicar este contrato deberá constituir una sucursal en Colombia para garantizar el servicio Post- venta

5.9. GARANTÍAS

Las garantías que los oferentes o contratistas pueden otorgar para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones son:

1. Contrato de seguro contenido en una póliza2. Patrimonio Autónomo3. Garantía Bancaria

El proponente adjudicatario constituirá a favor y a satisfacción de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., una garantía expedida por una Compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia, la cual deberá amparar los siguientes riesgos:

1. Devolución del pago anticipado por el 100 % del valor del anticipo con una vigencia igual a la de la ejecución contrato y seis (6) meses más contados a partir de la fecha de expedición de la misma.

2. Cumplimiento: El veinte 20% del valor total del contrato y con una vigencia igual a la de la ejecución del contrato y seis (6) meses más contados a partir de la fecha de expedición de la misma.

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3. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes: Del veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y con una vigencia igual a la de la ejecución del contrato y por mínimo dos años más después de la entrega en funcionamiento, contados a partir de la fecha de expedición de la misma.

4. Responsabilidad Civil Extra Contractual: Del veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y con una vigencia igual a la del contrato y por mínimo dos años más después de la entrega en funcionamiento, contados a partir de la fecha de expedición de la misma.

6. CAPÍTULO VI - FORMATOS Y ANEXOS

6.1. ANEXO No. 1 CARTA DE PRESENTACIÓN

Bogotá D.C.,SeñoresSERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A.Bogotá D.C.

Referencia: Convocatoria Pública No. 007 de 2013, que tiene por objeto la adquisición, fabricación, montaje y puesta en funcionamiento de un sistema de clasificación automático de paquetes y documentos para la central de tratamiento de Bogotá según las especificaciones requeridas por la Entidad.

El suscrito ______________________ identificado con la cédula de ciudadanía No. ___________, obrando en nombre y representación legal de ______________________, atentamente me permito presentar propuesta dentro del proceso de selección de contratistas citado en la referencia.

Así mismo declaro:

1. Que la propuesta y el contrato que llegare a celebrar, sólo compromete a la empresa que represento.

2. Que ninguna entidad o persona distinta, tiene interés comercial en esta propuesta, ni en el contrato que de ella pueda derivarse.

3. Que la empresa que represento acepta expresamente las condiciones de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., especialmente las contenidas en las especificaciones técnicas de los Pliegos de Condiciones.

4. Que no me encuentro dentro de las inhabilidades e incompatibilidades de que trata la Constitución y la Ley, ni en los eventos de prohibiciones especiales para contratar con la Administración Pública y estoy habilitado legalmente para desarrollar las actividades objeto del eventual contrato.

5. Que pertenezco al régimen común _____ simplificado _____.6. Que en caso de resultar favorecida la empresa que represento con la adjudicación de un contrato

me comprometo a firmarlo, legalizarlo, constituir la garantía única exigida en el mismo y publicarlo de acuerdo con lo establecido por SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A.

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7. Que la empresa que represento acepta la forma de pago estipulada por SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., en los Pliegos de Condiciones respectivos.

8. Certifico además que todo el personal que se suministre en misión para SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., estará afiliado a EPS, Fondo de Pensiones, Fondo de Cesantías, Caja de Subsidio Familiar y ARP y por el mismo se cancelarán los respectivos aportes parafiscales.

9. Que la empresa que represento cuenta con la logística y capacidad administrativa necesarias para ejecutar el eventual contrato y cumpliré cabalmente con las obligaciones que surjan del mismo.

10.Que me comprometo a cancelar a los trabajadores en misión enviados a SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., en las fechas indicadas en la oferta.

11. Que acepto ser notificado de los actos que tengan origen en el proceso de Convocatoria Pública a la dirección de correo electrónico que relaciono en el presente documento, de conformidad con lo estipulado en el artículo 67 del Código de Procedimiento Administrativo y de los Contencioso Administrativo.

Atentamente,

Nombre ProponenteNIT ProponenteNombre de quien suscribe la carta de presentaciónC.C. No. __________________ de _____________Dirección __________________________________Teléfono ___________________Teléfono ___________________Fax _______________________Correo electrónico ___________________________Ciudad ____________________________________

___________________________FIRMA

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6.2. ANEXO No. 2 DECLARACIÓN DE ORIGEN DE BIENES Y FONDOS

DECLARACIÓN DE ORIGEN DE BIENES Y FONDOS

_____________________ obrando de manera voluntaria y en nombre y representación de la sociedad, unión temporal y/o consorcio ______________________________, participante dentro de la CONVOCATORIA PÚBLICA No. 007 DE 2013 me permito realizar la siguiente declaración de origen de fondos y bienes a SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., con el propósito de que pueda dar cumplimiento a lo señalado al respecto en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Decreto 663 de 1993), la Circular Externa No. 007 de 1996, expedida por la Superintendencia Financiera y demás normas legales para el control de las actividades de lavado de activos vigentes en Colombia; en particular para cumplir con lo establecido en el artículo 27 de la ley 1121 de 2006.

El Origen de Fondos o los recursos y los bienes y servicios que se ofertarán provienen directamente de: ___________________________________________________________________

Declaro que esta fuente de fondos en ningún caso involucra actividades ilícitas propias o de terceras personas y en todos los casos son fondos propios y por lo tanto no hemos prestado nuestro nombre para que terceras personas con recursos obtenidos ilícitamente efectúen inversiones a nombre nuestro.

Declaro que ninguno de los socios o accionistas de la sociedad que represento se encuentran incluidos en las listas de control ONU / OFAC.

La información aquí suministrada corresponde a la realidad y autorizo su verificación ante cualquier persona pública o privada sin limitación alguna, desde ahora y mientras subsista alguna relación contractual con SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. o con quien represente sus derechos.

Autorizo a SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. a cancelar cualquier contrato que mantenga con la sociedad, unión temporal y/o consorcio __________________ en el caso de comprobarse cualquier infracción de las normas legales tendientes al control de lavado de activos de acuerdo con la legislación colombiana vigente, o que se llegare a expedir durante la vigencia del contrato y, eximo a SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. de toda responsabilidad que se derive por información errónea, falsa o inexacta que hubiere proporcionado en este documento, o de la violación del mismo.

______________________________FIRMA.

CEDULA.

TABLA DE CONTENIDO

I. CAPÍTULO I - INFORMACIÓN GENERAL PARA LOS PROPONENTES1.1. REQUISITOS PARA PARTICIPAR 3

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1.2. OBJETO 41.3. RÉGIMEN JURÍDICO LEGAL 41.4. PRESUPUESTO OFICIAL 41.5. CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN 4

1.6. LUGAR Y FECHA DE APERTURA DEL PROCESO...............................................................51.7. CONSULTA Y ADQUISICIÓN DE LOS PLIEGOS DE CONDICIONES..........................................5

1.8. TRÁMITE DE OBSERVACIONES Y SOLICITUD DE ACLARACIONES 51.9. AUDIENCIA DE ACLARACIONES 61.10. CIERRE DEL PROCESO DE CONVOCATORIA PÚBLICA 61.11. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS Y SOLICITUD DE ACLARACIONES 71.12. PUBLICACIÓN DE LOS INFORMES DE EVALUACIÓN Y RECIBO DE OBSERVACIONES. 71.13. RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES 81.14. ADJUDICACIÓN 81.15. DECLARATORIA DE DESIERTO DEL PROCESO 92. CAPITULO II - DE LA PROPUESTA 92.1. PRESENTACIÓN 92.2. FORMA 92.3. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL 102.4. VALIDEZ DE LA PROPUESTA 112.5. DOCUMENTOS INTEGRANTES DE LA PROPUESTA 112.7. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES 133. CAPITULO III 14REQUISITOS HABILITANTES 14

3.2. CAPACIDAD FINANCIERA........................................................................................213.6. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS 22

3.6.1. Experiencia mínima del proponente................................................................................224.1. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS 264.2. PROCEDIMIENTO EN CASO DE EMPATE 295.2. DOCUMENTOS DEL CONTRATO 295.3. VALOR DEL CONTRATO 305.4. PLAZO O TÉRMINO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO 305.5. FORMA DE PAGO 305.6. MINUTA DE CONTRATO 315.7. CESIÓN DEL CONTRATO 315.8. OBLIGACIONES ESPECIALES DEL CONTRATISTA 315.9. GARANTÍAS 37Las garantías que los oferentes o contratistas pueden otorgar para asegurar el cumplimiento de sus

obligaciones son: 376.1. ANEXO No. 1 CARTA DE PRESENTACIÓN....................................................................38

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