REPÚBLICA DE COLOMBIA

SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A.

CONVOCATORIA PÚBLICA No. 004 DE 2014

OBJETO: Suministro de tóner remanufacturado y tóner original en las cantidades, especificaciones y condiciones definidas por servicios postales nacionales

MAYO DE 2014

INFORMACIÓN GENERAL PARA LOS PROPONENTES

Los proponentes deberán examinar cuidadosamente la presente Invitación, con el fin de que su propuesta

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se ajuste en su totalidad a la misma y tener en cuenta que las reglas contenidas en ella son de obligatorio cumplimiento y forman parte del respectivo contrato en el caso de su adjudicación.

Los presentes Pliegos de Condiciones, estarán a disposición de los interesados en participar en éste proceso a partir del día señalado en el cronograma, en la página Web de Servicios Postales Nacionales S.A. www.4-72.com.co.

Las expresiones oferente, proponente, concursante, usadas en los presentes pliegos de condiciones, tienen el mismo significado.

Si el proponente encuentra discrepancias u omisiones en los pliegos de condiciones, tiene dudas en cuanto al significado o alcance de los mismos, o requiere aclaraciones al respecto antes de presentar su propuesta, deberá manifestarlo a la entidad a través del correo electrónico contratacion@4-72.com.co., o mediante oficio dirigido a la Secretaría General de Servicios Postales Nacionales S.A., ubicada en la Diagonal 25 G No. 95 A – 55, piso 2 de la ciudad de Bogotá D.C. Las solicitudes de aclaración SÓLO se podrán realizar hasta la fecha y hora señalada en el cronograma del presente proceso de contratación, de lo contrario se entiende que son extemporáneas. En caso de no hacerlo, se entenderá que no existen dudas y que por lo tanto, acepta totalmente el contenido y las condiciones expresadas en el presente documento.

Las propuestas, los comunicados formales, aclaraciones y todo lo referente al desarrollo del presente proceso de selección se harán en idioma español.

Los interesados deberán realizar todas las evaluaciones que sean necesarias para presentar su propuesta, dentro de las cuales deberán observar las implicaciones legales, tributarias, fiscales y financieras que representan las condiciones jurídicas, y en general todos los aspectos que pueden incidir en la determinación de la oferta.

Igualmente, corresponderá al proponente la responsabilidad de determinar, evaluar y asumir la totalidad de los impuestos, tasas y contribuciones, así como los costos de cualquier otra naturaleza que conlleve a la celebración del contrato.

Por la sola presentación de la propuesta se considera que los proponentes han realizado el examen completo de todos los aspectos que inciden y determinan la presentación de la misma, que conocen plenamente las condiciones, de funcionalidad y operación que destinarán al desarrollo del objeto del contrato y que consideran que podrá ser utilizada conforme a su naturaleza, función y tecnología, asumiendo en caso de adjudicación las inversiones adicionales que estimen necesarias para la operación adecuada a los requisitos de estos Pliegos de Condiciones.

Se recomienda a los oferentes que antes de elaborar y presentar sus propuestas, tengan en cuenta lo siguiente:

1. Verifique, antes que nada, que no está incurso en ninguna de las causales de inhabilidades e incompatibilidades generales ni específicas, así como prohibiciones para contratar, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 8 de la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y demás disposiciones constitucionales y legales aplicables.

2. Cerciórese de que cumple las condiciones y reúne los requisitos aquí señalados.3. Proceda a reunir la información y documentación exigida y verifique la vigencia de tales

documentos en los casos en que sea requerido, para acreditar el cumplimiento de los requisitos exigidos en la Ley y en los presentes Pliegos de Condiciones.

4. Examinar cuidadosamente el contenido de la presente Convocatoria Pública, los documentos que hacen parte del proceso y las normas que regulan la contratación de La Entidad.

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5. Diligencie totalmente los anexos y formatos contenidos en este documento.6. Suministrar toda la información requerida en los Pliegos de Condiciones.7. Adelantar oportunamente los trámites tendientes a la obtención de los documentos que deben

allegar con las propuestas, y verificar que contengan la información completa para acreditar el cumplimiento de los requisitos exigidos en la Ley y en los presentes Pliegos de Condiciones.

1. CAPITULO ICONDICIONES GENERALES Y ESPECÍFICAS

1.1. REQUISITOS PARA PARTICIPAR

Podrán participar en la presente Convocatoria Pública, todas las Personas Naturales o Jurídicas en forma individual o conjunta (constituyendo Consorcio o Unión Temporal), con reconocida experiencia, nacionales o extranjeras consideradas legalmente aptas para participar en invitaciones y celebrar contratos con Servicios Postales Nacionales S.A., que cumplan con los siguientes requisitos:

a) Que su actividad sea o esté directamente relacionada con el objeto de esta contratación.b) Que demuestre contar con la capacidad administrativa, logística, técnica y financiera indispensable para

la correcta ejecución del objeto del contrato que resulte de la presente Convocatoria Pública, cumpliendo con los requisitos y condiciones exigidos en los presentes Pliegos de Condiciones, conforme con la Ley colombiana vigente.

c) El proponente que presente su propuesta a través de apoderado, deberá anexar el poder respectivo con las formalidades legales.

d) Las calidades, condiciones y demás requisitos, exigidos a los proponentes en los presentes Pliegos de Condiciones deberán acreditarse mediante los correspondientes documentos o certificados expedidos por la entidad y/o autoridad que fuere competente, conforme con la Ley Colombiana.

1.2. CRONOGRAMA DEL PROCESO

ACTIVIDAD FECHA HORAAviso en prensa 21 de mayo de 2014 -Apertura de la convocatoria pública 28 de mayo de 2014 -Audiencia de aclaración de pliegos de condiciones

30 de mayo de 2014 9:00 a.m.

Fecha límite para presentar observaciones a los pliegos de condiciones

Hasta las 5:00 pm del 3 de junio de 2014

Hasta las 5:00 pm

Cierre de la convocatoria pública 11 de junio de 2014 3:00 pmEvaluación de las propuestas Del 12 al 13 de junio de 2014 -Traslado de las evaluaciones de la propuestas

Del 16 al 18 de junio de 2014

Audiencia de adjudicación 20 de junio de 2014 9:00 a.m.

1.3. OBJETO:

SUMINISTRO DE TÓNER REMANUFACTURADO Y TÓNER ORIGINAL EN LAS CANTIDADES,

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ESPECIFICACIONES Y CONDICIONES DEFINIDAS POR SERVICIOS POSTALES NACIONALES

1.4 CARACTERÍSTICAS ESPECIALES Y ALCANCE DEL OBJETO A CONTRATAR:

1.4.1. Ofertas:

A través de este proceso, la entidad pretende celebrar un contrato de suministro sujeto a un monto máximo pero abierto en cantidades y referencias de Tóner requerido, para que con precios preestablecidos y de acuerdo a las necesidades, se vayan solicitando al proveedor y este a su facture con cada entrega.

El contrato resultante de este proceso de selección, corresponde a la modalidad de suministro de bienes a precios unitarios fijos, los bienes a contratar deberán ser suministrados conforme la descripción y especificaciones establecidas en el pliego de condiciones.

Los productos suministrados deben ser de óptima calidad y atendiendo las especificaciones técnicas previstas en el presente pliego de condiciones en caso de inconformidad en el producto respecto a las características contratadas y/o solicitadas.

EL CONTRATISTA que resulte seleccionado, deberá responder por la calidad de los bienes suministrados y de las marcas propuestas en su oferta, las cuales deberán ser reconocidas en el mercado; así mismo, los bienes importados y suministrados a la entidad deberán estar debidamente nacionalizados y legalizados.

Los precios presentados deben incluir todos los costos directos e indirectos en que pueda incurrir el proponente que salga favorecido con el contrato, para cumplir a cabalidad con el objeto del mismo, incluyendo tanto los gastos de administración, nacionalización, impuestos, tasas y contribuciones legalmente establecidas a cargo del contratista, así como los costos de producción, embalaje, transporte, bodegaje, pruebas, certificados, imprevistos, utilidades del contratista y demás hasta el momento de su entrega.

1.4.1.1 DESCRIPCIÓN DEL SUMINISTRO:

SUMINISTRO DE TÓNER ORIGINAL

Las referencias requeridas por la entidad son las siguientes:

Ítem Elemento Rendimiento

Esperado

Unidad Compra

Estimada Total

1 Cartucho de Tinta HP C4911A Cyan Plotter 69ml Unidad 15

2 Cartucho de Tinta HP C4912A Magenta Plotter 69ml Unidad 15

3 Cartucho HP C4844A Negro Plotter 69ml Unidad 15

4 Cartucho Tinta Amarillo C9722A 8.000 páginas al 5% Unidad 15

5 Cartucho Tinta Magenta C9723A 8.000 páginas al 5% Unidad 15

6 Cartucho Tinta Plotter Yellow C4913A Plotter 69ml Unidad 15

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7 Tóner HP 9720A N 9.000 páginas al 5% Unidad 15

8 Tóner HP 9721A Cyan 8.000 páginas al 5% Unidad 15

9 Tóner HP CC530A Negro 3.500 páginas al 5% Unidad 15

10 Tóner HP CC531A Cyan 2.800 páginas al 5% Unidad 15

11 Tóner HP CC532A Yellow 2.800 páginas al 5% Unidad 15

12 Tóner HP CC533A Magenta 2.800 páginas al 5% Unidad 15

13 Tóner HP Q6470A Negro Lj 3600/3800 6.000 páginas al 5% Unidad 15

14 Tóner HP Q7581A Cyan Lj 3800 6.000 páginas al 5% Unidad 15

15 Tóner HP Q7582A Yellow Lj 3800 6.000 páginas al 5% Unidad 15

16 Tóner HP Q7583A Magenta Lj 3800 6.000 páginas al 5% Unidad 15

17 Tóner Xerox Phaser 3435 Original 10.000 páginas al 5% Unidad 1.872

SUMINISTRO DE TÓNER REMANUFACTURADO

Las referencias requeridas por la entidad son las siguientes

Ítem Elemento Rendimiento

Esperado

Cantidad

a cotizar

Unidad de

Medida

1 Tóner Remanufacturado Ce505A 2.300 páginas al 5% 130 Unidad

2 Tóner HP 7553A 3.000 páginas al 5% 100 Unidad

3 Tóner Impresora Laser 7115A 2.500 páginas al 5% 12 Unidad

4 Tóner Impresora Laser Q2612A 2.000 páginas al 5% 200 Unidad

5 Tóner Impresora Laser Samsung 1710 N 2.500 páginas al 5% 12 Unidad

6 Tóner Remanufacturado CB436A 2.000 páginas al 5% 250 Unidad

7 Tóner Remanufacturado HP 5942X 20.000 páginas al 5% 300 Unidad

8 Tóner Remanufacturado HP CB435A LJ P1005/1006 1.500 páginas al 5% 300 Unidad

9 Tóner Remanufacturado Hp 9721A 8.000 páginas al 5% 12 Unidad

10 Tóner Remanufacturado HP 9720 Negro 9.000 páginas al 5% 12 Unidad

11 Tóner Remanufacturado HP 9722 Amarillo 8.000 páginas al 5% 12 Unidad

12 Tóner Remanufacturado HP 9723 Magenta 8.000 páginas al 5% 30 Unidad

13 Tóner Remanufacturado Lexmark T642 - Negro 21.000 páginas al 5% 12 Unidad

14 Tóner Remanufacturado Fax Panasonic 205 N/A 100 Unidad

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15 Tóner Remanufacturado HP Q5949A 2.500 Páginas al 5% 12 Unidad

16 Tóner Remanufacturado Lexmark E260 – Negro 3.500 Páginas al 5% 12 Unidad

17 Tóner Remanufacturado Lexmark T650 – Negro 36.000 páginas al 5% 12 Unidad

18 Tóner Xerox Phaser 3435 Remanufacturado 10.000 páginas al 5% 2.474 Unidad

19 Tóner Remanufacturado CE278A 2.100 páginas al 5% 12 Unidad

20 Tóner Remanufacturado Okidata B430DN 3.500 páginas al 5% 12 Unidad

21 Tóner Remanufacturado CE285A 1.600 páginas al 5% 12 Unidad

Nota Aclaratoria: La compra total estimada es una cifra indicativa para el cálculo de ofertas equivalente a un año, las solicitudes mensuales se realizarán parcialmente de acuerdo a las necesidades de la Entidad y no obligan a SPN a cumplir con mínimos ni máximos.

1.5 RÉGIMEN JURÍDICO LEGAL:

Además de las reglas previstas en los presentes pliegos de condiciones, el proceso de convocatoria pública y el contrato que surja con ocasión del mismo, se regirán por la Constitución Política y el Acuerdo 003 de 2012, expedido por la Junta Directiva de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., así como por las demás disposiciones civiles y comerciales que regulen la materia o resulten pertinentes y aplicables de acuerdo con las leyes colombianas.

1.6 PRESUPUESTO OFICIAL:

El presupuesto establecido para la presente contratación es hasta por la suma de MIL SEISCIENTOS CUARENTA Y TRES MILLONES TRESCIENTOS SEIS MIL PESOS M/CTE ($1.643.306.000) incluido IVA y demás costos directos e indirectos a que haya lugar, el cual se encuentra amparado en los certificados de disponibilidad presupuestal No. 080 de enero 8 de 2014, por valor de $961.990.000 y No. 081 de enero 8 de 2014 por valor de $681.316.000, expedidos por el Jefe Nacional de Presupuesto.

1.7 LUGAR Y FECHA DE APERTURA DEL PROCESO

La Convocatoria Pública se declarará abierta a partir del día señalado en el cronograma, en la Secretaría General de Servicios Postales Nacionales S.A., ubicada Diagonal 25 G No. 95 A – 55, piso 2 de la ciudad de Bogotá D.C.

1.8 CONSULTA Y ADQUISICIÓN DE LOS PLIEGO DE CONDICIONES

1.8.1 Consulta

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Los pliegos de condiciones, sus anexos, las posibles adendas, los documentos aclaratorios y demás actuaciones relacionadas con el trámite de la presente convocatoria, estarán publicados para su consulta en la página Web de Servicios Postales Nacionales S.A., en la dirección de red de Internet: www.4-72.com.co , a partir de las fechas de publicación establecidas en el cronograma y hasta la fecha límite para la presentación de propuestas, así mismo podrán ser consultados en la Secretaría General de Servicios Postales Nacionales S.A., ubicada Diagonal 25 G No. 95 A – 55, piso 2 de la ciudad de Bogotá D.C.

1.8.2 Adquisición

Quien aspire a participar en la presente convocatoria, podrá retirar los pliegos de condiciones en forma física (impresa) o descargarlos de la página Web, desde la fecha de su publicación y hasta la fecha de cierre del presente proceso, en la Secretaría General de la Entidad, ubicada en la Diagonal 25 G No. 95 A – 55, piso 2 de la ciudad de Bogotá D.C.

Cuando se presenten Consorcios o Uniones Temporales, los Pliego de condiciones podrán ser retirados por cualquiera de sus integrantes.

1.9 TRÁMITE DE OBSERVACIONES Y SOLICITUD DE ACLARACIONES

Desde la fecha de publicación de la invitación y hasta la fecha indicada en el cronograma, cualquier interesado podrá presentar observaciones o solicitar aclaraciones a los pliegos de condiciones, las cuales serán absueltas de acuerdo con lo establecido en este numeral.

Servicios Postales Nacionales S.A., responderá las observaciones y solicitudes de aclaración que reúnan los siguientes requisitos:

1.6.1. Haberse enviado a través de la dirección de correo electrónico: contratacion@4-72.com.co, o mediante documento impreso radicado en la Secretaría General ubicada, en la Diagonal 25 G No. 95 A – 55, piso 2 de la ciudad de Bogotá D.C, Para cualquiera de estos eventos, será responsabilidad de su remitente, el confirmar su efectivo recibo.

1.6.2. Identificar el proceso de Convocatoria Pública al que se refiere y describir el nombre de la persona que las envía, su dirección física, teléfono, correo electrónico.

1.6.3. Presentarlas hasta la fecha señalada en el cronograma. Las que se presenten fuera de este plazo se considerarán extemporáneas.

La respuesta a las observaciones y solicitudes de aclaración enviadas por los interesados que cumplan con los requisitos antes señalados, serán publicadas en la página Web de la entidad bajo el título “Escrito de Preguntas y Respuestas”.

Toda aclaración y/o adenda a los pliegos de condiciones, se publicará para conocimiento de los interesados en la página Web de Servicios Postales Nacionales S.A., y se entenderán parte integral de aquellos.

La consulta y/o su respuesta no producirán efecto suspensivo sobre el plazo de presentación de propuestas.

1.10 AUDIENCIA DE ACLARACIONES

LA ENTIDAD con el propósito de precisar el contenido, alcance de los pliegos de condiciones y conocer las observaciones a los mismos por parte de los interesados llevará a cabo una audiencia de aclaración en la fecha y hora señalada en el cronograma, en la Sala de Juntas de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. ubicada en la Diagonal 25 G No. 95 A 55, piso 2 de la ciudad de Bogotá D.C.

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La asistencia a ésta audiencia no será obligatoria, pero se presumirá conocido y aceptado lo que allí se discuta. A esta audiencia podrá asistir cualquier interesado.

1.11 LUGAR, FECHA Y HORA DE CIERRE DEL PROCESO DE CONVOCATORIA PÚBLICA

La presente Convocatoria Pública se cerrará en la fecha y hora señalada en el cronograma, en la Sala de Juntas de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. ubicada en la Diagonal 25 G No. 95 A 55, piso 2 de la ciudad de Bogotá D.C.

Se deberá radicar en la oficina de correspondencia de LA ENTIDAD antes de la fecha y hora prevista en el cronograma; la hora valida será la que indique el reloj de la maquina radicadora.

Cumplida la fecha y hora de cierre de este acto, se dará apertura a los sobres originales de las propuestas que formal y oportunamente hayan sido presentadas, para lo cual se levantará el acta de cierre consignando la relación sucinta de las mismas (número de propuestas, nombre o razón social de los proponentes, número de folios, número de copias, valor de la propuesta y garantía de seriedad de la oferta), que será suscrita por los asistentes al proceso de cierre y la que se publicará en la página Web de la entidad.

Se recomienda a los oferentes llegar con la debida antelación para radicar su propuesta en LA ENTIDAD.

Las propuestas presentadas después de la fecha y hora estipuladas, o en lugar diferente al señalado se considerarán extemporáneas, no se aceptarán y se rechazarán dejando constancia del hecho en el acta.

Servicios Postales Nacionales S.A., no asumirá ninguna responsabilidad, respecto a cualquier propuesta que haya sido incorrectamente entregada.

1.12 EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS Y SOLICITUD DE ACLARACIONES

La verificación y evaluación de las propuestas formalmente presentadas, se efectuará dentro del plazo estipulado en el cronograma de la convocatoria, de acuerdo con los criterios y factores contemplados en los Pliego de condiciones.

Dentro de este término, Servicios Postales Nacionales S.A., podrá solicitar aclaraciones sobre algunos puntos de las propuestas, sin que por ello el proponente pueda adicionar, mejorar o modificar su oferta. En tal evento, la entidad podrá prorrogar el plazo de evaluación con el fin de garantizar la selección objetiva y el cumplimiento de los principios generales de transparencia y buena fe contractual.

En todo caso, la ausencia de requisitos o la falta de documentos de la propuesta o del proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. En consecuencia, todos aquellos requisitos de la propuesta que no afecten la asignación de puntaje, podrán ser solicitados en cualquier momento, hasta la adjudicación, a menos que en la Ley o en los presentes Pliegos de Condiciones se mencione expresamente que su no presentación no tiene el carácter de SUBSANABLE y generará el rechazo de la propuesta.

1.13 PUBLICACIÓN DE LOS INFORMES DE EVALUACIÓN Y RECIBO DE OBSERVACIONES.

Durante el término establecido en el cronograma serán publicados en la página Web de la entidad los informes de evaluación de las propuestas y permanecerán a disposición de los interesados en la Secretaría General durante tres (3) días hábiles, con el fin de que los proponentes que lo estimen pertinente y dentro del mencionado plazo, formulen sus observaciones. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán

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completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.

Las observaciones formuladas por los proponentes a los informes de evaluación, y recibidas oportunamente, serán resueltas en la audiencia de adjudicación.

1.14 RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES

Servicios Postales Nacionales S.A., dará respuesta a las observaciones formuladas por los proponentes a los informes de evaluación en el acto de adjudicación.

1.15 ADJUDICACIÓN

La adjudicación del presente proceso de contratación, se realizará en audiencia pública en la fecha y hora establecida en el cronograma, en la Sala de Juntas de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. ubicada en la Diagonal 25 G No. 95 A 55, piso 2 de la ciudad de Bogotá D.C., a través del acto de adjudicación suscrito por la Presidencia de la Entidad o su delegado, el cual será publicado en la Página Web de Servicios Postales Nacionales S.A., de igual forma, esta decisión se comunicará a todos los partícipes del proceso de selección.

El/los proponente(s) adjudicatario(s) deberá(n) suscribir y legalizar el contrato dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de adjudicación. Si dentro del plazo previsto no se legaliza el respectivo contrato, LA ENTIDAD procederá a hacer efectiva la garantía de seriedad de la propuesta y podrá adjudicar el contrato al proponente ubicado en segundo lugar, siempre y cuando dicha propuesta sea igualmente favorable para Servicios Postales Nacionales S.A.

La Entidad podrá adjudicar el contrato al proponente calificado en segundo lugar, en el evento en que el proponente adjudicatario inicial no suscriba el contrato y presente las respectivas garantías dentro de los plazos señalados por LA ENTIDAD, decisión que se adoptará mediante acto motivado, dentro de los quince (15) días siguientes al vencimiento del plazo otorgado para el efecto.

El acto de adjudicación es irrevocable y por lo tanto, obliga a La Entidad y al adjudicatario, en la realización de los fines propuestos y contratados. Contra este acto no proceden recursos.

En el evento en que el proponente que resulte favorecido con la adjudicación no haya hecho las gestiones pertinentes para reunir toda la información que pueda incidir en la elaboración de su oferta, ello no lo eximirá de la obligación de asumir las responsabilidades que le correspondan, ni le dará derecho a reclamaciones, reembolsos o ajustes de ninguna naturaleza.

Los proponentes no favorecidos podrán solicitar a la Secretaría General de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., la devolución del original de la póliza que contiene la GARANTÍA DE SERIEDAD DE SU OFERTA devolviéndola una vez perfeccionado (s) el (los) contrato (s) que se origine(n) del presente proceso de selección.

1.16 DECLARATORIA DE DESIERTO DEL PROCESO

En caso de que ninguna de las ofertas cumpla con los requisitos establecidos en los presentes pliegos de condiciones, porque no se presenten ofertas, o por cualquier otra causa que impida la selección objetiva, se declarará desierto el proceso expresando las razones que condujeron a esta decisión.

1.17 IMPUESTOS Y DERECHOS

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El proponente adjudicatario deberá cubrir todos los impuestos y derechos con los que sea gravado por el gobierno y todas las entidades bajo cuya jurisdicción se ejecute la negociación, sin que tenga derecho a exigir compensación diferente a los pagos estipulados en el presente proceso de selección.

1.18 MONEDA DE LA OFERTA

Todos los precios de las ofertas deben ser expresados única y exclusivamente en moneda colombiana.

2. CAPÍTULO IIDE LA PROPUESTA

La presentación de la propuesta, comporta para cada uno de los oferentes la aceptación de las condiciones y requisitos consignados en los pliegos de condiciones sus anexos y en las adendas que se profieran, de la información contenida en los escritos que se surtan entre la Entidad y los oferentes partícipes en desarrollo del presente proceso de selección y de los términos y condiciones que se estipulen en el contrato que llegare a suscribirse, en caso de adjudicación.

Así mismo, implica para el proponente el conocimiento de la Legislación Colombiana, el régimen jurídico aplicable a las actividades y servicios objeto del presente proceso de selección. Por lo tanto, la decisión de presentar o no propuesta, es exclusiva de los interesados, derivada de su propio análisis, investigación, examen e inspección correspondiente.

En consecuencia, el proponente será responsable por los datos, informes, documentos y resultados que se suministren durante el proceso de selección así como de aquellos que se entreguen durante la ejecución del contrato, que llegare a suscribirse.

El sólo hecho de la presentación de la propuesta, no obliga en forma alguna a Servicios Postales Nacionales S.A., a aceptarla, ni confiere ningún derecho para celebrar contrato con quienes efectivamente las presenten.

2.1 PRESENTACIÓN

Con el objeto de facilitar la correcta integración de la propuesta, su estudio y posterior evaluación por parte de la Entidad, el proponente deberá presentar su propuesta escrita en cualquier medio mecánico, debidamente firmada por el representante legal del proponente, sin tachones, enmendaduras o raspaduras que hagan dudar del ofrecimiento, a menos que se efectúe la salvedad, la cual se entiende cumplida con la firma del proponente al pie de la corrección, con todos sus formatos y anexos contentivos de la misma, en la forma y orden, como se describe a continuación:

2.2 FORMA

Las propuestas deberán ser entregadas en UN (1) original físico y DOS (2) copias en medio magnético (memoria USB o CD) en un formato PDF elaboradas en computador la cual deberá contener la totalidad de la propuesta y sus anexos, en idioma español y su contenido foliado en orden consecutivo ascendente, sin incluir hojas en blanco, con un índice punto por punto de acuerdo con el orden establecido en los pliegos de condiciones, anexando en cada ejemplar todos los documentos y requisitos exigidos, las cuales deberán ser entregadas en sobres cerrados, sellados y rotulados de la siguiente forma:

SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. - CONVOCATORIA PÚBLICA No. 001 DE 2014OBJETO: XXXXXX.

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Nombre o Razón Social del proponente:Indicar en cada sobre si contiene: ORIGINAL / COPIA / COPIA 2Dirección:Teléfono-Fax:Correo Electrónico:Código Postal:

Cada propuesta deberá llevar un índice de su contenido donde se relacionen en forma clara los documentos de la misma.

Si se advirtiere alguna diferencia entre el original de una propuesta y sus copias, prevalecerá la información consignada en el original. De igual manera, se exige total concordancia entre la propuesta presentada y sus anexos.

Toda tachadura o enmendadura para ser tenida en cuenta, deberá estar aclarada o convalidada con la firma al pie de la misma, de quien suscribe la carta de presentación de la propuesta.

En el evento de existir discrepancia entre el valor de los servicios objeto del presente proceso de selección, expresados en números y letras, se tendrá por cierto este último.

Todos los gastos que impliquen la preparación, elaboración y presentación de la propuesta son por cuenta y riesgo del proponente. Por lo tanto, LA ENTIDAD, no reconocerá ningún reembolso por este concepto por ninguna causa.

No se aceptarán propuestas enviadas por correo, vía fax o entregadas en otras oficinas de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., ni las que sean presentadas de manera extemporánea teniendo en cuenta la hora y fecha establecida para la recepción de las mismas, en los presentes pliegos de condiciones. ESTE REQUISITO NO SERÁ SUBSANABLE.

2.3 INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

Si en los documentos presentados, se incorpora información confidencial o privada de acuerdo con la Ley colombiana, deberá indicarse claramente tal circunstancia en un Anexo a la Carta de Presentación de la Propuesta y en el documento considerado confidencial. En caso de calificar una información como confidencial, el proponente deberá señalar cuál es la norma legal que soporta tal calificación.

SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., se reserva el derecho a revelar dicha información a sus funcionarios y asesores, con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos en los pliegos de condiciones y ante solicitud de autoridad competente. No obstante la Entidad, sus funcionarios y asesores están obligados a mantener la confidencialidad de dicha información.

2.4 IDIOMA

La propuesta que prepare el proponente y todos los documentos y correspondencia relativa a ella, que intercambie el proponente y SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. deberá redactarse en idioma Español. Cualquier información que proporcionen los proponentes, podrá estar en otro idioma, pero acompañada de su traducción al español, la cual prevalecerá para efectos de interpretación de las propuestas.

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2.5 VALIDEZ DE LA PROPUESTA

Los proponentes deberán indicar el término dentro del cual Servicios Postales Nacionales S.A., puede considerar válida su propuesta. Este término empezará a contarse desde la fecha fijada para el cierre de la presente Invitación, el cual no podrá ser inferior a noventa (90) días calendario.

En el caso, que el proponente no indique el término de validez de la propuesta, SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., la considerará valida, hasta el día de vencimiento de la garantía de seriedad de la propuesta.

2.6 DOCUMENTOS INTEGRANTES DE LA PROPUESTALa propuesta deberá contener la información requerida, presentada en los documentos señalados en los pliegos de condiciones, los cuales son necesarios para su comparación y selección objetiva.

2.6.1 DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTERIORLos documentos otorgados en el exterior que no estén en idioma Castellano deberán presentarse acompañados de una traducción oficial a dicho idioma.

Los documentos otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados o apostillados en la forma prevista en las normas vigentes sobre la materia, en especial en los artículos 65 y 259 del Código de Procedimiento Civil, artículo 480 del Código de Comercio y en la Resolución 4300 del 24 de julio de 2012 proferida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.

Los gastos en los que se incurra deberán ser asumidos por el proponente.

2.6.1.1 CONSULARIZACIÓN

De conformidad con lo previsto por el artículo 480 del Código de Comercio, “los documentos otorgados en el exterior se autenticarán por los funcionarios competentes para ello en el respectivo país, y la firma de tales funcionarios lo será a su vez por el cónsul colombiano o, a falta de éste, por el de una nación amiga, sin perjuicio de lo establecido en convenios internacionales sobre el régimen de los poderes.”

Tratándose de sociedades, expresa además el citado artículo del Código de Comercio que “al autenticar los documentos a que se refiere este artículo los cónsules harán constar que existe la sociedad y ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país.

Surtido el trámite señalado en el presente numeral, estos documentos deben ser presentados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia - Oficina de Apostilla y Legalizaciones en Bogotá, para la correspondiente legalización de la firma del cónsul y demás trámites pertinentes.

Sin perjuicio de lo anterior, los Proponentes podrán omitir realizar el trámite de legalización ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, cuando la Consularización se haya realizado ante un Cónsul de Colombia que actué en calidad de Notario, en los términos y condiciones establecidas en la Circular No. 80 del 31 de julio de 2009 del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.

2.6.1.2 APOSTILLE

Cuando se trate de documentos de naturaleza pública otorgados en el exterior, de conformidad con lo previsto en la Ley 455 de 1998, no se requerirá del trámite de Consularización, siempre que provenga de uno de los países signatarios de la Convención de La Haya del 5 de octubre de 1961, sobre abolición del

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requisito de legalización para documentos públicos extranjeros. En este caso solo será exigible la apostilla, que es la legalización de la firma de un funcionario público cuya firma deberá estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores, de conformidad con la Resolución No. 4300 del 24 de julio de 2012.

Los documentos otorgados en el exterior que no estén en idioma Castellano proveniente de países signatarios de la convención de La Haya, deberán ser presentados acompañados de una traducción a este idioma, la cual deberá ser oficial en los términos del artículo 260 del Código de Procedimiento Civil.

NOTA: Para efectos de apostillar y/o legalizar documentos, se debe seguir el procedimiento establecido en la Resolución No. 4300 del 24 de julio de 2012 expedida por el Ministerio de Relaciones Exteriores.

2.6. 1.3. APODERADOS:

Las sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia deberán presentar la oferta mediante apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y ampliamente facultado para presentar la oferta, suministrar la información solicitada, participar y comprometer a la sociedad suscribir los documentos que se requieran, suscribir el contrato, así como para representarlas judicial o extrajudicialmente. Deberán mantener dicho apoderado por el término de vigencia del contrato y un (01) año más como mínimo.

NOTA: Los proponentes en todo caso deberán cumplir todos y cada uno de los requisitos legales relacionados con la legalización, consularización o apostille; con el fin de que los documentos otorgados en el extranjero gocen de validez y oponibilidad en Colombia y por tanto, que puedan obrar como pruebas dentro del proceso licitatorio en los términos del artículo 480 del Código de Comercio.

Los poderes otorgados deberán cumplir con los requisitos exigidos en el código de procedimiento civil para la constitución de apoderados (artículo 65), así como con los aspectos referidos a la autenticación, Consularización o apostille y traducción, establecidos por la legislación colombiana.

Quien firme la carta de presentación de la oferta deberá acreditar que es el representante legal del Proponente. Cuando la carta de presentación la suscriba un apoderado, se deberá presentar el poder respectivo conforme las reglas procedimentales vigentes en Colombia.

Las personas extranjeras que participen en Consorcio o Unión Temporal podrán constituir un solo apoderado común y, en tal caso, bastará para todos los efectos la presentación del poder común otorgado por todos los integrantes, con los requisitos de autenticación, Consularización y/o apostille y traducción exigidos en el Código de Comercio de Colombia, además de los señalados en éste pliego. El poder a que se refiere este párrafo podrá otorgarse en el mismo acto de constitución del Consorcio o Unión Temporal.

Para la acreditación de experiencia del proponente, se admitirá que las certificaciones requeridas se presenten acompañadas mediante declaración juramentada ante notario u otro medio notariado de su país de origen.

2.7. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES

El oferente no podrá estar incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad constitucional o legal para contratar, de conformidad con lo contemplado en la Constitución Política, en la Ley, Decretos reglamentarios y las demás normas complementarias y concordantes.

Con la entrega de la propuesta y la suscripción de la carta de presentación de la misma, se entiende que el

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proponente manifiesta bajo la gravedad del juramento, que no se encuentra incurso dentro de las causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la Ley.

3. CAPITULO IIIREQUISITOS HABILITANTES

De conformidad con las necesidades de la entidad, se considera que las condiciones mínimas (requisitos habilitantes) que deberán acreditar los proponentes serán la capacidad jurídica, financiera y técnica.

Estos requisitos serán verificables por los integrantes del respectivo Comité, analizando si los proponentes cumplen o no con los requisitos y especificaciones exigidos por la Entidad.

Servicios Postales Nacionales S.A. se reserva el derecho de verificar cualquier información suministrada por el proponente en cualquier momento y solicitar las aclaraciones que considere convenientes, hasta antes de la adjudicación.3.1. CAPACIDAD JURÍDICA

Los requisitos habilitantes jurídicos se fundamentan en los requerimientos exigidos legalmente para efectos de determinar la capacidad jurídica del proponente y futuro contratista, encontrándose dentro de los mismos los siguientes:

3.1.1 Carta de Presentación de la Propuesta

La carta de presentación debe ser firmada por el representante legal de la persona jurídica, o por el representante del Consorcio o Unión Temporal conformado o por poder debidamente conferido para tal efecto con el lleno de los requisitos de Ley, según sea el caso, de los presentes pliegos de condiciones, el cual deberá ser diligenciado de manera obligatoria, pues de no hacerlo se rechazará la propuesta.

Deberá utilizarse el Formato Anexo suministrado en los presentes pliegos de condiciones, el cual debe ser suscrito por el representante legal o persona legalmente autorizada para ello, señalando la dirección comercial y de ser posible la dirección del correo electrónico, número telefónico y fax donde se recibirá cualquier comunicación, se manifieste que conocen y aceptan todas las especificaciones y condiciones señaladas en esta invitación y además que no se haya incurso en prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades.

En la carta de presentación, el oferente deberá indicar cuál información de la suministrada en su propuesta es de carácter reservado, señalando la norma que le otorga tal carácter.

En el mismo documento, el oferente manifestará la validez de la propuesta, de conformidad con lo establecido en el presente capítulo.

3.1.2. Garantía de Seriedad de la Propuesta

Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en los presentes Pliego de condiciones, lo consignado en la propuesta, el mantenimiento de la oferta económica, la suscripción del contrato, su contribución para la legalización y cumplimento de los requisitos para la ejecución del mismo, el proponente deberá constituir y entregar junto con su oferta, una garantía de seriedad de la misma, expedida por una compañía aseguradora a “FAVOR DE ENTIDADES ESTATALES” ó una garantía bancaria establecida en Colombia, debidamente autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia, a favor de SERVICIOS

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POSTALES NACIONALES S.A. – Nit. 900062917-9, en cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del presupuesto oficial, con una vigencia de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha límite de presentación de la propuesta.

En caso de presentarse participación de Consorcio o Unión Temporal, la garantía de seriedad de la propuesta deberá ser tomada a nombre del consorcio o unión temporal, indicando el nombre de cada uno de sus integrantes, y suscrita por el representante legal del mismo.

En caso de prórroga en el plazo del proceso de selección y/o adjudicación del mismo, la garantía de seriedad se deberá ampliar por el término de dicha prórroga. Igualmente, en caso de prórroga del plazo para la suscripción del contrato, la constitución de las garantías o de la cancelación de los derechos de publicación, el proponente, deberá ampliar la garantía de seriedad por el período de la prórroga, si la vigencia inicial no cubre este nuevo término.

Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, si el adjudicatario no cumpliere las condiciones y obligaciones establecidas en los presentes pliegos de condiciones y en especial la de suscribir oportunamente el contrato, contribuir a la legalización del mismo dentro del término señalado o mantener lo ofrecido en su propuesta, la garantía de seriedad se hará efectiva a favor de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., a título de indemnización anticipada de perjuicios, pudiendo la Entidad recurrir a las demás acciones civiles y penales que puedan ser instauradas.

SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., devolverá, a solicitud de los proponentes no favorecidos en el presente proceso de selección, la garantía de seriedad de la propuesta, una vez se suscriba el respectivo contrato.

Si el oferente presenta la documentación exigida en este numeral, sin el lleno de los requisitos exigidos, la Entidad lo requerirá para que dentro del término establecido para tal efecto, proceda a subsanarla.

La no presentación del original de la garantía de seriedad junto con la oferta NO ES SUBSANABLE y será causal de RECHAZO de la oferta.

3.1.3. Certificado de Existencia y Representación Legal del Proponente

las personas jurídicas proponentes y aquellas que hagan parte de un consorcio o unión temporal proponente, deben presentar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal dentro de los treinta (30) días anteriores a la fecha límite para la presentación de las propuestas, en el que conste objeto social, facultades del representante legal, vigencia de la sociedad la cual debe ser mínimo por el plazo de ejecución del contrato y un (1) año más.

Cuando el representante legal del oferente se encuentre limitado en sus facultades para presentar la propuesta y suscribir el contrato que resulte del presente proceso, se deberá anexar a la oferta, copia del documento en el cual conste la decisión del órgano social correspondiente que lo autoriza para la presentación de la propuesta y la suscripción del contrato.

La omisión en la presentación del certificado descrito anteriormente y/o de las autorizaciones a que haya lugar, será subsanable y en consecuencia, el proponente contará con el término perentorio que para tal efecto señale la Secretaria General de Servicios Postales Nacionales S.A., para aportar dichos documentos. Vencido el plazo señalado, sin que el proponente acredite dichos documentos, la propuesta será rechazada.

Nota: Cuando en los documentos aportados que acreditan la existencia y representación legal de la

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persona jurídica extranjera no cuente con toda la información requerida, podrán adjuntar una certificación del representante legal de la sociedad extranjera con los datos que faltan, la cual se entiende formulada bajo la gravedad de juramento.

Los documentos otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados en la forma prevista en las normas vigentes sobre la materia.

Siempre deberán cumplirse todos y cada uno de los requisitos legales relacionados con la legalización, Consularización o apostille y traducción de documentos otorgados en el extranjero, exigidos para la validez y oponibilidad en Colombia de documentos expedidos en el exterior y que puedan obrar como prueba, conforme a lo dispuesto en el artículo 480 del Código de Comercio de la República de Colombia y lo previsto en este Pliego de Condiciones.

En el evento de la legalización de documentos emanados de autoridades de países integrantes del Convenio de la Haya de 1961, se requerirá únicamente la Apostilla como mecanismo de legalización, de conformidad con lo señalado en la Ley 455 de 1998.

La omisión en la presentación del certificado descrito anteriormente y/o de las autorizaciones a que haya lugar, será subsanable y en consecuencia, el proponente contará con el término perentorio que para tal efecto señale la Secretaría General de Servicios Postales Nacionales S.A., para aportar dichos documentos.

Vencido el plazo señalado, sin que el proponente acredite dichos documentos, la propuesta SERÁ RECHAZADA.

3.1.4. Acta de autorización de la Junta Directiva

El proponente deberá adjuntar cuando sea necesaria, la autorización de la Junta Directiva o del órgano competente para presentar la oferta y suscribir el contrato en caso de resultar adjudicado.

3.1.5. Documento de Constitución de Consorcios y Uniones Temporales

En caso que el proponente presente oferta a través de Consorcio o Unión Temporal, deberá cumplir mínimo con lo siguiente:

a) Expresar si la participación es a título de Consorcio o Unión Temporal. Si se trata de Unión Temporal, sus miembros deberán señalar las reglas básicas de la relación entre ellos y su responsabilidad, los términos y extensión –actividades y porcentaje-, de su participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo y escrito por parte de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A.

La omisión de este señalamiento, hará que SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., considere la propuesta como presentada por un Consorcio.

b) En el evento en que el documento de conformación de la Unión Temporal no se exprese el porcentaje de participación o la extensión de la responsabilidad de cada uno de sus integrantes, si llegare el caso de aplicación de sanciones por parte de la Entidad, ésta las impondrá por partes iguales para cada uno de sus miembros.

c) Indicar la duración del Consorcio o de la Unión Temporal, la cual deberá considerarse desde la fecha de cierre del presente Proceso de Convocatoria Pública hasta la fecha de vencimiento del plazo de ejecución del contrato y un (1) año más.

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d) Efectuar la designación de la persona que tendrá la representación del Consorcio o de la Unión Temporal, indicando expresamente sus facultades. El representante deberá contar con facultades amplias y suficientes para formular la propuesta y obligar a todos los integrantes del Consorcio o Unión Temporal al momento de suscribir el contrato resultante. Si en el documento de conformación del Consorcio o Unión se le imponen limitaciones al representante para formular la propuesta y éste las excede, la propuesta SERÁ RECHAZADA.

e) En el evento en que existan limitaciones estatutarias a la capacidad del representante legal de cada uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal, deberán aportar autorización del órgano social competente facultándolo a participar bajo alguna de estas dos modalidades de asociación, y a través del representante de la misma para presentar propuesta, suscribir y ejecutar el contrato.

f) Igualmente, deberán describir la estructura, organización y el aporte de cada una de las empresas que conforman el Consorcio o la Unión Temporal, que destinarán para la ejecución del contrato derivado del presente proceso.

La omisión del documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal, o la omisión de las firmas de los representantes legales de cada uno de sus miembros, NO SON SUBSANABLES y generarán el RECHAZO DE LA PROPUESTA.

Los defectos de forma, podrán subsanarse a solicitud de la Secretaría General de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., dentro del plazo que para tal efecto se determine.

3.1.6. Certificación de Parafiscales

De conformidad con lo estipulado por el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y la Ley 828 de 2003 el proponente deberá anexar la respectiva certificación en la cual se indique que se encuentra cumpliendo y/o a paz y salvo en el pago de las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social –EPS, Pensiones y ARP-, así como de los Aportes Parafiscales –SENA, ICBF, Cajas de Compensación Familiar-, y Subsidio Familiar a que haya lugar, de sus empleados a la fecha de cierre y en los seis (6) meses anteriores a la misma.

En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución.

La certificación deberá ser suscrita por el Revisor Fiscal cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley o por el representante legal, y en este deberá constar que se encuentra al día a la fecha de cierre y los seis (6) meses anteriores a la misma.

Cada una de las personas jurídicas, miembros de un Consorcio o Unión Temporal en forma independiente, deberán anexar esta certificación. Esta certificación igualmente deberá anexarse al momento de suscribir el contrato, mensualmente, durante la ejecución del contrato y hasta su liquidación.

3.1.7. Vverificación responsables fiscales, antecedentes disciplinarios y judiciales.

El proponente, deberá allegar el Certificado vigente expedido por la Contraloría General de la República, tanto de la persona jurídica como de su representante legal, de no hallarse reportado en el último Informe o Boletín de Responsables Fiscales publicado por esa Entidad, con base en lo ordenado por la Ley 610 de 2000. De encontrarse reportado se rechazará la propuesta.

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Así mismo el proponente, deberá allegar en su oferta el certificado de antecedentes disciplinarios de la persona jurídica y del represente legal, Expedido por la Procuraduría General de la Nación, así como el Certificado de Antecedentes Expedido por la Policía Nacional.

Cuando el proponente no allegue con su oferta estos documentos, SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., procederá a verificar dicha información.

En caso de encontrado reportado el oferente se rechazará la propuesta, salvo que acredite que tiene un acuerdo de pago vigente y que está cumpliendo con el mismo o que se encuentra habilitado para contratar.

Tratándose de proponentes extranjeros sin domicilio o sin sucursal en Colombia, deberán declarar que no son responsables fiscal o disciplinariamente por actividades ejercidas en Colombia en el pasado, de conformidad con lo previsto en el numeral 4 del artículo 38 de la ley 734 de 2002, en concordancia con el artículo 60 de la ley 610 de 2000 y que no tienen sanciones vigentes en Colombia que implique inhabilidad para contratar con el Estado.

3.1.8. Certificación de Composición de Socios o Accionistas.

El proponente deberá allegar un certificado suscrito por el representante legal en el que se relacione los socios y o accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, cuando esta información no conste en el certificado de existencia o representación expedido por la Cámara de Comercio. La certificación debe tener corte de la información en un término no superior a treinta días de la fecha de presentación de la propuesta. De cada accionista se debe incluir: Nombre o razón social, identificación y porcentaje de participación, siempre y cuando esta sea igual o superior al cinco por ciento (5%).

3.1.9. Identificación tributaria:

Las personas jurídicas proponentes o miembros de un consorcio o unión temporal, deberán adjuntar a su propuesta fotocopia del Registro Único Tributario actualizado de conformidad con la normatividad vigente.

Las personas jurídicas proponentes y aquellas que hagan parte de un Consorcio o Unión Temporal proponente colombianas y/o extranjeras con domicilio o sucursal en Colombia y cuando se trate de Consorcio o Unión Temporal que por lo menos uno (1) de sus integrantes tenga su domicilio y/o sucursal en Colombia y aspiren celebrar el contrato que se derive del presente proceso contractual, deben presentar fotocopia del RUT (Registro Único Tributario).

La sociedad extranjera que resulte favorecida con la presente contratación, deberá presentar el Registro Único Tributario exigido por las autoridades colombianas al momento de suscribir el contrato. La sociedad extranjera que se presente en unión temporal o consorcio con una empresa nacional, deberá presentar el RUT correspondiente al momento de suscribir el contrato.

Si se presenta en unión temporal o consorcio deberá solicitar el RUT para efectos de la suscripción del contrato.

3.1.10. Micro, pequeñas y medianas empresas – MIPYMES-

La condición de micro, pequeñas y medianas empresas se verificará conforme la información del Registro Único de Proponentes RUP.

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3.1.11. Acuerdo de seguridad y confidencialidad con proveedores

El proponente deberá presentar la declaración de origen de fondos y bienes firmada por el representante legal de la persona jurídica, o por el representante del Consorcio o Unión Temporal conformado, o por poder debidamente conferido para tal efecto con el lleno de los requisitos de Ley, según sea el caso, de conformidad con el Anexo correspondiente de los presentes pliegos de condiciones.

En el anexo de acuerdo de seguridad y confidencialidad con proveedores y declaración de origen de fondos y bienes el oferente deberá especificar el origen de los fondos o recursos, y los bienes y servicios que se ofertarán directamente a Servicios Postales Nacionales S.A.

3.1.12. Certificado de Inscripción en el Registro Único de Proponentes- RUP.

Todas las personas naturales o jurídicas nacionales o las extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia y cuando se trate de Consorcio o Unión Temporal que alguno de los dos o ambos tengan su domicilio y/o sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar el contrato que se derive del presente proceso contractual, deberá estar inscrita en el Registro Único de Proponentes.

El Proponente debe presentar con su propuesta el certificado de inscripción, clasificación y calificación en el Registro Único de Proponentes (RUP) expedido por la respectiva Cámara de Comercio en Colombia, el cual se debe encontrar vigente y en firme al cierre del presente proceso. Este certificado debe haber sido expedido dentro de los SESENTA (60) días calendario anteriores a la fecha de presentación de las propuestas. En caso de Consorcio o Unión Temporal cada uno de los integrantes del mismo debe allegar el RUP de forma individual.

La obligación de presentar el RUP no aplica para personas jurídicas extranjeras, salvo que participen sucursales de éstas legalmente constituidas en Colombia, caso en el cual deberán presentar el registro.

El Comité Jurídico verificará con base en el Registro Único de Proponentes que el oferente no presente la inhabilidad por incumplimiento reiterado del contratista, de conformidad con la normatividad vigente, registrada con posterioridad a la entrada en vigencia de la Ley en mención.

La omisión en la presentación del certificado descrito anteriormente será subsanable y en consecuencia, el proponente contará con el término perentorio que para tal efecto señale la Secretaría General de Servicios Postales Nacionales S.A., para aportar dicho documento. Vencido el plazo señalado, sin que el proponente acredite dichos documentos, la propuesta SERÁ RECHAZADA.

3.2. DOCUMENTOS DE CARÁCTER FINANCIERO

El proponente deberá aportar el Registro Único de Proponentes RUP, vigente, en firme y actualizado al cierre del presente proceso, con información financiera a diciembre 31 de 2013

Si el RUP se encuentra actualizado y en firme con información financiera a diciembre 31 de 2013, solo se aportará este documento.

Si el RUP se encuentra vigente pero contiene información financiera a diciembre 31 de 2013 o ha sido actualizado con información del 2013, pero todavía no está en firme, el oferente deberá presentar los siguientes documentos en forma legible:

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1. Balance General y Estado de Pérdidas y Ganancias a Diciembre 31 de 2013, debidamente firmados por el contador, revisor fiscal (para las empresas que estén obligadas) y el representante legal de la empresa. Los estados financieros deben estar acompañados de sus respectivas notas.

2. Certificado de vigencia y Antecedentes Disciplinarios del contador y revisor fiscal, expedido por la Junta Central de Contadores, con fecha no mayor a noventa (90) días calendario, anteriores a la fecha de cierre del presente proceso de contratación.

NO SE ADMITIRÁN BALANCES DE PRUEBA

Si la oferta es presentada en Consorcio o Unión Temporal, cada uno de sus integrantes deberá presentar en forma independiente, los documentos de carácter financiero señalados con anterioridad.

En caso de no incluirse en la propuesta el RUP o Balance General y Estado de Pérdidas y Ganancias a Diciembre 31 de 2013, en las condiciones señaladas se dará la oportunidad de subsanar dentro del término que para tal efecto establezca la entidad. De no hacerlo, la oferta será RECHAZADA.

La entidad verificará con base en el RUP o en el Balance General y Estado de Pérdidas y Ganancias a Diciembre 31 de 2013 presentado, que el proponente CUMPLA con los siguientes requisitos mínimos:

No. INDICADOR DESCRIPCIÓN CALIFICACIÓN

1 PATRIMONIO Acreditar un patrimonio igual o mayor a 1000 SMLMV a 31 de diciembre de 2013. CUMPLE

2. INDICE DE LIQUIDEZ

Acreditar un Índice de liquidez (IL) igual o superior a uno punto dos (1.5) el cual se determina dividiendo el Activo Corriente (AC), sobre el Pasivo Corriente (PC), información a 31 de diciembre de 2013.

CUMPLE

3 NIVEL DE ENDEUDAMIENTO

Acreditar un Nivel de Endeudamiento (NE) igual o inferior a 65%. El nivel de endeudamiento se obtiene tomando el pasivo total y dividiéndolo entre el activo total, de acuerdo con la información a 31 de diciembre de 2013.

CUMPLE

4 CAPITAL DE TRABAJO

Acreditar un Capital de Trabajo (CT) igual o superior al 20% del presupuesto. (CT) se determina tomando el Activo Corriente menos el Pasivo Corriente, a 31 de diciembre de 2013.

CUMPLE

5 INDICE DE RIESGO

Acreditar Indicador de Riesgo (IR) menor o igual a uno punto cinco (1.5), el cual se determina del Total Activo Fijo dividido entre el Patrimonio Neto.Fecha Corte a 31 de diciembre de 2013.

CUMPLE

Para el caso de los consorcios y uniones temporales, el aporte en cada indicador financiero, al cumplimiento de la habilitación financiera, será de acuerdo a la participación individual de cada integrante. De manera tal, que cada integrante de la unión temporal y/o consorcio tendrá que cumplir en cada indicador por separado

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en el porcentaje en el cual participa.

Nota: Se adjunta ejemplo para calificación en caso de unión temporal o consorcio:

EMPRESA A (30%) B (70%) UNION TEMPORAL

Activo Corriente $ 550.000.000 $ 600.000.000 $ 585.000.000

Pasivo corriente $ 180.000.000 $ 270.000.000 $ 243.000.000

Activo total $ 780.000.000 $ 800.000.000 $ 794.000.000

Pasivo total $ 180.000.000 $ 200.000.000 $ 194.000.000

Activos Fijos $ 230.000.000 $ 200.000.000 $ 209.000.000

Patrimonio Neto $ 180.000.000 $ 420.000.000 $ 600.000.000

Índice de liquidez 0,92 1,56 2,41

Nivel de endeudamiento 6,92% 17,50% 24,43%

Capital de trabajo $ 111.000.000 $ 231.000.000 $ 342.000.000

Índice de Riesgo 0,38 0,33 0,35

Resultado HABILITADO HABILITADO HABILITADO

Requisitos Mínimos

INDICADORES A B UNION TEMPORAL

Patrimonio $ 176.850.000 $ 412.650.000 $ 589.500.000

Índice de liquidez >=1,5 0,45 1,05 1,5

Nivel de endeudamiento <=65% 19,50% 45,50% 65%

Capital de trabajo >= 20% presupuesto oficial $ 98.598.360 $ 230.062.840 $ 328.661.200

Índice de Riesgo <= 1,5 0,45 1,05 1,5

Presupuesto oficial $ 1.643.306.000 $ 1.643.306.000 $ 1.643.306.000

Si la verificación da como resultado NO CUMPLE, la propuesta no quedará habilitada.

3.3. REQUISITOS TECNICOS MÍNIMOS

Podrán participar en la presente Convocatoria Pública todas las personas consideradas legalmente capaces para participar en invitaciones o concursos y para celebrar contratos con Servicios Postales Nacionales S.A., y que demuestre contar con la capacidad administrativa, logística, técnica y financiera para cumplir con el objeto del contrato cumpliendo con los requisitos y condiciones exigidos en los presentes pliegos de condiciones, conforme con la Ley colombiana vigente.

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3.3.1 Características y condiciones técnicas específicas del suministro:

Este aspecto no dará lugar a calificación con puntaje, pero su verificación implicará valorar con CUMPLE o NO CUMPLE y en consecuencia considerar o no habilitada la propuesta desde el punto de vista técnico para participar en el proceso de selección objeto del presente proceso o admisible y como tal merecedora de la observación CUMPLE. Si la verificación da como resultado NO CUMPLE, la propuesta no quedará habilitada.

Todas las condiciones establecidas en el presente numeral deberán ser cumplidas por todos los proponentes, sin excepción.

3.3.1.1 Experiencia del Proponente

Las personas jurídicas deberán contar con capacidad jurídica suficiente para el desarrollo del objeto del contrato a celebrar, es decir que dentro de su objeto social se contemplen las actividades o servicios materia del presente proceso, y cuya duración se extenderá por todo el tiempo en que se generen obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato.

En el caso de los Consorcios y de las Uniones Temporales, cada uno de sus integrantes (personas jurídicas) deberá cumplir individualmente con esta regla.

Las personas naturales deben acreditar a través de los medios establecidos por la Ley, que desarrollan actividades relacionadas con el objeto del proceso.

Experiencia mínima:

El proponente deberá acreditar que cuenta con una experiencia general mínima de 5 años, para verificar la experiencia mínima se verificará el documento que acredita la existencia y representación legal de la persona natural o jurídica nacional o extranjera, y determinará la experiencia conforme el tiempo durante el cual ha ejercido la actividad de proveedor después de haber obtenido la personería jurídica, es decir, la citada experiencia empezará a contar a partir de la fecha en la cual adquirió personería jurídica y para las personas naturales se determinará por el tiempo que hayan desarrollado la actividad contado desde la fecha del contrato más antiguo.

Las personas jurídicas cuya adquisición de la personería jurídica sea inferior a 60 meses podrán determinar la experiencia por los promedios aritméticos del tiempo en que han ejercido la profesión o actividad los socios o asociados que puedan aportar experiencia. La experiencia deberá estar relacionada estrictamente con la actividad de proveedor.

Experiencia Específica:

La experiencia requerida para persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal en el presente proceso contractual debe estar relacionada con el objeto del contrato a celebrar y sus actividades, para lo cual deberán presentar mínimo (2) certificaciones de contratos celebrados con entidades públicas o privadas cuyo objeto sea el suministro de insumos de impresión y que hayan sido desarrollados dentro de los tres (3) años anteriores al cierre de esta convocatoria y cuya sumatoria sea igual o superior al valor del presupuesto oficial establecido.

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Para efectos de la verificación de contratos en ejecución, podrá demostrarse con certificación de los contratos, siempre que en ellos conste el día, mes y año de iniciación, empresa contratante, objeto del contrato, el monto, valor pagado y porcentaje de ejecución a la fecha de cierre del proceso.

Cuando se trate de acreditar la experiencia aquí requerida a través de la participación del proponente o uno de sus miembros, en consorcios o uniones temporales, la certificación deberá indicar clara y expresamente el nombre de los miembros del consorcio o la unión temporal y el porcentaje de participación de cada uno de ellos en dicho contrato. El porcentaje allí acreditado será la sumatoria para verificar el cumplimiento del porcentaje aquí solicitado.

Se podrá presentar una sola certificación que cumpla con el total de la experiencia requerida en este numeral.

Las certificaciones deberán contener como mínimo la siguiente información:

a. Nombre del contratante y contratistab. Objeto.c. Valor del Contrato: Se debe especificar el valor del contrato incluido IVA, para los contratos en ejecución

se debe indicar el valor ejecutado a la fecha de expedición de la certificación.d. Plazo de ejecución del contrato, indicando la fecha de inicio del mismo o señalar que se encuentra en

ejecución. e. Información de contacto: Se debe incluir en forma clara y legible la información de la persona de

contacto que pueda dar referencias de la ejecución del contrato. f. Cumplimiento del contrato.

3.3.2. Requerimientos técnicos del suministro:

El comité evaluador técnico realizará la verificación que en la propuesta el oferente cumpla con los requisitos señalados a continuación, de lo contrario, no serán habilitadas para continuar en el proceso de evaluación:

SUMINISTRO DE TÓNER ORIGINAL

a. Deben ser ofertados la totalidad de los elementos y con las mismas características solicitadas por la Entidad.

b. El rendimiento de cada tóner deberá ser igual al solicitado por la entidad, para ello, el oferente deberá indicar frente a cada elemento, el rendimiento ofrecido de cada referencia que incluya dentro de su propuesta.

c. El proponente deberá contar con certificaciones emitidas por el fabricante del producto, en donde se autorice su comercialización y/o distribución de la totalidad de los elementos incluidos en el presente proceso.

SUMINISTRO DE TÓNER REMANUFACTURADO

a. Deben ser ofertados la totalidad de los elementos y con las mismas características solicitadas por la Entidad.

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b. El rendimiento de cada tóner deberá ser igual al solicitado por la entidad, para ello, el oferente deberá indicar frente a cada elemento, el rendimiento ofrecido de cada referencia que incluya dentro de su propuesta.

c. El proveedor deberá anexar una certificación firmada por el Representante Legal, en donde se indique el proceso de remanufacturado y se garantice la calidad del producto, evitando así que la Entidad adquiera Tóner rellenados que no cumplen con el requerimiento planteado en el proceso.

d. Anexar una certificación firmada por el Representante Legal, en donde el proponente se comprometa a realizar como mínimo un mantenimiento anual a una cantidad de equipos a nivel nacional que estipule la Entidad, en los casos en los que el uso de los elementos objeto del presente proceso influya negativamente en el buen desempeño de las máquinas, para lo cual la Entidad habrá informado previamente al proveedor.

4. CAPÍTULO IVVERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS

La Empresa verificará y evaluará las propuestas presentadas oportunamente, conforme a los criterios y factores de selección contemplados en los presentes pliegos de condiciones, con estricta sujeción y cumplimiento a las disposiciones que la rigen con el fin de realizar la escogencia más favorable, así como la realización oportuna y efectiva de los fines de la misma, Servicios Postales Nacionales S.A., seleccionará la oferta que obtenga el mayor puntaje de la calificación.

4.1. VERIFICACIÓN JURÍDICA

La Evaluación Jurídica no tiene ponderación alguna y busca determinar si la propuesta cumple los requerimientos de los presentes Pliegos de Condiciones la cual se efectuará sobre los documentos de contenido jurídico objeto de verificación, de acuerdo con los criterios establecidos para cada uno de ellos. De su análisis se concluirá si la propuesta es ADMISIBLE ó RECHAZADA.

4.2. VERIFICACIÓN FINANCIERA

La capacidad financiera será objeto de verificación pero no de ponderación. No obstante, la propuesta será rechazada si no cumple con los parámetros mínimos, establecidos en los pliegos de condiciones.

4.3. VERIFICACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS.

Todos los requerimientos técnicos mínimos deben cumplirse totalmente. Del análisis se concluirá si la propuesta es ADMISIBLE ó RECHAZADA.

FAVOR TENER EN CUENTA:

Las ofertas que no superen la verificación de los Requerimientos Técnicos Mínimos, no serán sometidas a la verificación jurídica y/o verificación financiera y por consiguiente la propuesta será RECHAZADA.

Los Comités encargados de realizar la evaluación efectuarán su labor de forma concomitante e independiente. Si los Comités, al realizar su labor encuentran que deben realizar un requerimiento a algún proponente, lo deberán hacer a través de la Secretaría General que es la única dependencia que puede requerir a los proponentes en temas relacionados con la oferta. No se tendrán en cuenta aclaraciones o explicaciones que no hayan sido solicitadas por la Secretaría General.

El proponente deberá dar respuesta escrita a esos requerimientos dentro del plazo que para el efecto le

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otorgue la Secretaría General, bajo el entendido que tales aclaraciones y explicaciones no constituyen modificaciones a los aspectos objetivos de comparación de las propuestas, ni sirven para completar, adicionar, modificar o mejorar las mismas, salvo en lo relacionado con la corrección de la garantía de seriedad de la propuesta.

4.4. CALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS Y CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN

Los proponentes que obtengan en cada uno de los factores anteriores el criterio de ADMISIBLE, serán tenidos en cuenta para la calificación de la propuesta, la cual determinará el ORDEN DE ELIGIBILIDAD.

Cuando de conformidad con la información a su alcance, la entidad estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, se requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por el ofertado.

Oídas las explicaciones, el comité evaluador recomendará al Ordenador del Gasto, el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso.

Procederá la recomendación de continuidad de la oferta en el proceso de selección, cuando el valor de la misma responde a circunstancias objetivas del proponente y su oferta, que no ponen en riesgo el proceso ni el cumplimiento de las obligaciones contractuales, en caso que se adjudique el contrato a dicho proponente.

4.4.1 FACTORES DE SELECCIÒN:

El orden de elegibilidad de las propuestas se determinará sobre una asignación máxima de CIEN (100) puntos distribuidos de la siguiente forma:

CRITERIO PUNTAJEOferta económica 80

Certificación en gestión ambiental

20

TOTAL 100

OFERTA ECONOMICA – OCHENTA (80) PUNTOS

El proponente que ofrezca el valor más económico tendrá un puntaje de ochenta (80) puntos, a los demás se los calificará aplicando una regla de tres inversa.

El valor de la propuesta debe presentarse en moneda legal colombiana y debe incluir en el valor de la PROPUESTA el IVA sobre la utilidad. Si el OFERENTE no lo incluye, la entidad lo considerará INCLUIDO en el valor total de la misma y así lo aceptará el OFERENTE.

Son a cargo del adjudicatario, el pago de los derechos, impuestos, tasas, y otros conceptos que genere el contrato.

El presupuesto asignado comprenderá todos los costos directos e indirectos en que EL CONTRATISTA va a incurrir para cumplir a cabalidad con el objeto del contrato, tales como salarios, horas extras, recargos nocturnos, prestaciones sociales, costos operativos, utilidad del CONTRATISTA que pueda generar durante toda la vigencia del contrato que llegaré a suscribirse. Por ningún motivo se consideraran costos adicionales o reajustes

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CERTIFICACIÒN DE GESTIÒN AMBIENTAL- VEINTE (20) PUNTOS

A fin de reducir el impacto generado al medio ambiente, se le asignarán veinte (20) puntos al proponente que allegue una certificación, emitida por una entidad, en gestión de correcto manejo ambiental post-consumo para los procesos de re-manufactura.

4.5. CAUSALES DE RECHAZO

Será motivo para rechazar una propuesta, la ocurrencia de cualquiera de los siguientes eventos:

a) Cuando el objeto social del proponente o alguno de los integrantes del consorcio o unión temporal tenga que ver con la prestación de servicios postales de correo nacional y mensajería expresa, o que preste directamente a nombre propio este servicio.

b) Cuando en las sociedades distintas de las anónimas abiertas, el representante legal o cualquiera de sus socios tenga parentesco en segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con el representante legal o con cualquiera de los socios de una sociedad que formalmente haya presentado propuesta al mismo proceso de selección.

c) Cuando LA ENTIDAD descubra o compruebe falta de veracidad en la documentación presentada para esta convocatoria

d) Cuando el proponente presente más de una propuesta para este mismo proceso, como representante de persona jurídica o como persona natural o integrante de consorcio o unión temporal o presente propuestas alternativas o parciales.

e) Cuando no se presente con la propuesta alguno de los siguientes documentos:a. Garantía de Seriedad

f) Cuando habiéndose presentado la garantía de seriedad de la oferta no se corrija dentro del término que otorgue la entidad en el respectivo requerimiento.

g) La no inscripción del Proponente a la fecha de cierre de este proceso de selección en el RUP, así como la no firmeza de la inscripción y de la información contenida en el certificado a la fecha de cierre.

h) Por la omisión de alguno de los documentos e información exigidos en los presentes pliegos de condiciones, que constituya causal de rechazo de la propuesta, por tratarse de documentos no subsanables.

i) Cuando el proponente esté incurso en alguna inhabilidad o incompatibilidad.j) Cuando el oferente no subsane dentro del plazo establecido por la Entidad, los documentos que de

acuerdo con los presentes pliegos de condiciones tienen la calidad de subsanables, salvo que la solicitud de aclaración se refiera a documentos relacionados con puntaje adicional, caso en el cual el hecho de no subsanar no generará el rechazo de la propuesta.

k) Cuando el proponente se encuentre reportado en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, o cuando se encuentre inhabilitado por la Procuraduría General de la Nación.

l) Cuando la propuesta económica del supere el valor del presupuesto oficial.m) Cuando la propuesta sea evaluada con NO CUMPLE en el factor jurídico, financiero o de requisitos

técnicos mínimos.n) Cuando se compruebe confabulación entre los proponentes que altere el principio de selección

objetiva.o) Cuando se compruebe dentro del proceso de contratación, que la información y documentos que

hacen parte de la propuesta, no son veraces, es decir, no correspondan a la realidad de lo afirmado por el proponente.

p) Cuando el proponente ejecute cualquier acción tendiente a influir o presionar a los funcionarios encargados de la evaluación de las propuestas o adjudicación del contrato.

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q) Cuando se hubiere presentado después de la fecha y hora exacta señalada en el presente invitación para el cierre.

r) Cuando el proponente haya presentando información inexacta o incorrecta que genere mayor puntaje o le permita cumplir con un factor excluyente.

s) Cuando la propuesta se presente con una vigencia menor de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre.

t) Cuando la Empresa, el administrador o algunos de los socios, (sean principal o suplente), de los proponentes, resulten incluidos en listas de control definidas por Servicios Postales Nacionales S.A. tales como la ONU y OFAC, toda vez que con la presentación de la propuesta, y en la carta de presentación que suscriba el Representante Legal, se deberá certificar a la Empresa que sus recursos no provienen, ni se destinan a actividades de lavado de activos ni financiación del terrorismo.

u) Cuando el proponente se encuentre en alguna de las siguientes situaciones: Cesación de pagos, concurso de acreedores, embargos judiciales, medidas cautelares, liquidación y cualquier otra circunstancia que permita presumir incapacidad o imposibilidad jurídica, económica o técnica del proponente para cumplir con el objeto del contrato, así como haberse constituido en mora en la entrega de los bienes y/o servicios o en el pago de sus obligaciones a Servicios Postales Nacionales S.A.

v) Las demás contempladas en la Constitución Política, en las Leyes y en los presentes Pliego de condiciones.

4.6. PROCEDIMIENTO EN CASO DE EMPATE

Si realizada la sumatoria de la totalidad de los puntajes obtenidos en cada una de las evaluaciones (técnica y económica), se presenta un empate entre dos o más proponentes, se procederá a la definición de un ganador teniendo en cuenta el siguiente orden de prioridad:

1. Preferir las ofertas presentada por una Mipyme nacional. 2. Preferir la oferta presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura siempre que: (a) esté conformado por al menos una Mipyme nacional que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%); (b) la Mipyme aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta; y (c) ni la Mipyme, ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los miembros del Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura. 3. Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite en las condiciones establecidas en la ley que por lo menos el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad a la que se refiere la ley 361 de 1997, mediante el diligenciamiento del FORMULARIO No 09: 10% DE EMPLEADOS DISCAPACITADOS EN NOMINA Si la oferta es presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura, el integrante del oferente que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad en los términos del presente numeral, mediante el diligenciamiento del FORMULARIO No. 09: 10% DE EMPLEADOS DISCAPACITADOS EN NOMINA debe tener una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura y aportar mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta. 4. Si subsiste el empate, se procederá a elegir el ganador mediante sorteo en la audiencia pública y para el efecto los representantes legales (o sus delegados) de las propuestas empatadas, escogerán las balotas y se adjudicará a aquel que obtenga el número mayor.

4.7. DECLARATORIA DE DESIERTO DEL PROCESO

Servicios Postales Nacionales S.A. declarará desierto el presente proceso de selección al vencimiento del plazo previsto para adjudicar, cuando entre las propuestas presentadas no se logre adjudicar a ninguna el

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contrato ofrecido, ya sea porque las propuestas no cumplan con las condiciones para ser adjudicatarias, porque no se presenten ofertas, o por cualquier otra causa que impida la selección objetiva. La declaratoria desierta del proceso se hará mediante acto motivado, el cual se notificará a los proponentes en la audiencia de adjudicación.

5. CAPITULO VDEL CONTRATO

5.1. FIRMA Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO

EL proponente favorecido con la adjudicación del contrato debe suscribir el contrato, legalizarlo y publicarlo dentro del plazo estipulado por SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., en la comunicación en la cual le informe que el mismo se encuentra listo para su firma.

Cuando el adjudicatario no cumpla con lo anterior o no allegue los documentos mencionados en el siguiente numeral para la celebración del contrato, SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., procederá a hacer efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, sin perjuicio de las acciones judiciales conducentes a resarcir los perjuicios que haya sufrido y no estén cubiertos por dicha garantía y procederá a adjudicar el contrato a los proponentes que sigan en orden de elegibilidad.

5.2. DOCUMENTOS DEL CONTRATO

Forman parte del contrato los siguientes documentos, entendiéndose que todos son complementarios, y que cualquier estipulación que aparezca en uno de ellos regirá para todos:

Los pliegos de la Invitación, sus adendas y anexos. La Propuesta y sus aclaraciones. La comunicación de selección de la oferta. Las modificaciones que sean acordadas entre SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., y el

Contratista en desarrollo del contrato.

En caso de discrepancia entre los diferentes documentos, se atenderá lo dispuesto en ellos en el siguiente orden: El contrato y sus modificaciones, la comunicación de aceptación de la propuesta, los Pliego de condiciones, sus adendos, la propuesta y sus aclaraciones y los demás documentos mencionados.

5.3 VALOR DEL CONTRATO

El valor del contrato será el que esté ofrecido en la propuesta seleccionada, incluido el impuesto al valor agregado: IVA, los costos directos e indirectos, así como los demás impuestos de carácter nacional o distrital vigentes al momento de presentar la propuesta,

5.4 PLAZO O TÉRMINO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO

Plazo: El plazo de ejecución del contrato será de doce (12) meses y/o hasta el agotamiento de los recursos, contados a partir de la suscripción del acta de inicio previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato

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5.5 FORMA DE PAGO

Se pagará dentro de los treinta (30) días calendario siguiente a la radicación de la factura correspondiente a cada parcial, con la entrada de almacén donde consten las cantidades entregadas y con la certificación de recibo a satisfacción, emitida por el Supervisor del Contrato.

5.6. CESIÓN DEL CONTRATO

El Contratista no podrá ceder, total o parcialmente el presente contrato, sin autorización previa, expresa y escrita de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A.

5.7. GARANTÍAS

Las garantías que los oferentes o contratistas pueden otorgar para asegurar el cumplimiento de sus obligaciones son:

1. Contrato de seguro contenido en una póliza2. Patrimonio Autónomo3. Garantía Bancaria

El proponente adjudicatario constituirá a favor y a satisfacción de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., una garantía expedida por una Compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia, dentro del plazo que le estipule Servicio Postales Nacionales SA, la cual deberá amparar los siguientes riesgos:

Cumplimiento general del contrato, Por un valor equivalente al veinte (20%) por ciento del valor total del contrato, con vigencia por el plazo total de ejecución del contrato y seis (6) meses más y en todo caso su vigencia se extenderá hasta el plazo previsto para la liquidación del contrato. Al monto de esta garantía se imputará el valor de las multas y la cláusula penal, y se repondrá si por este motivo se disminuyere o agotare.

Calidad del servicio: por el veinte (20%) por ciento del valor del contrato y con una vigencia igual a la duración del contrato y seis (6) meses más.

En todo caso, en los eventos de suspensión o prórroga del contrato el contratista se obliga ampliar las garantías correspondientes.

5.8 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

a. Garantizar la oportuna y eficaz prestación del objeto a contratar, respondiendo por la calidad de los bienes entregados.

b. Entregar los elementos en el Almacén General ubicado en la Diagonal 25 G # 95 A 55 de la ciudad de Bogotá en facturas parciales de acuerdo con los requerimientos que realice el Supervisor del Contrato en un término no superior al presentado en la oferta comercial y que no puede ser superior a cinco (05) días hábiles.

c. Entregar los elementos empacados de tal forma que no sufran daños o deterioros para facilitar su embalaje, almacenamiento y transporte.

d. Remplazar los insumos que por cualquier motivo sean catalogados como defectuosos o fuera de las especificaciones técnicas para lo cual el Supervisor del Contrato comunicará por escrito la situación

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presentada al Contratista, y este, en un término no superior a los cinco (05) días hábiles siguientes efectuará la reposición de los bienes en el Almacén General en la dirección indicada anteriormente.

e. Cuando se deje de entregar dentro del plazo mencionado anteriormente ya sea parcial o totalmente una solicitud, y de acuerdo con la revisión del Supervisor del Contrato del impacto causado por el evento, el proveedor deberá otorgar un descuento financiero en todos los elementos de la misma solicitud correspondiente al 5% del valor del mismo; y por cada día hábil posterior al segundo día de atraso, un 0.25% adicional.

f. En caso de que La Entidad requiera un elemento que no se encuentre relacionado previamente dentro del contrato, el Contratista lo suministrará previa verificación por parte del Supervisor del contrato de que el Contratista presenta la mejor oferta económica mediante un sondeo de mercado realizado con dos (2) proveedores más, de manera que se verifique que el Contratista se ajusta a la oferta más económica.

g. Mantener los precios presentados en la oferta comercial durante toda la vigencia del Contrato y sus eventuales prórrogas y/o adiciones.

h. Observar las restricciones de horario y seguridad que exige la entidad.i. Cumplir con las obligaciones de que trata el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.j. Constituir oportunamente las garantías exigidas en el presente contrato.k. Mantener vigentes las pólizas que amparen el cumplimiento y calidad del objeto del contrato.l. Atender los requerimientos y solicitudes que formule el Supervisor del contrato.m. Las demás obligaciones inherentes a la naturaleza del objeto contratado

NOTA: Las anteriores obligaciones serán sujeto de verificación por parte del supervisor o interventor del contrato en caso que este último exista, durante la vigencia del mismo

CLAÚSULA DE PROPIEDAD INDUSTRIAL

5.9 CLAÚSULA DE CONFIDENCIALIDAD:

Las partes se obligan a mantener confidencialidad respecto de toda información que a partir de la fecha reciben los empleados, personal vinculado o asesores de cada una de ellas, de manera directa o indirecta en forma verbal o escrita, gráfica, en medio magnética o bajo cualquier otra forma. En consecuencia, EL CONTRATISTA deben adoptar las medidas necesarias para que la información no llegue a manos de terceros bajo ninguna circunstancia y se obligan a no utilizarla para ningún objeto diferente al de adelantar las tareas que se deriven directamente del cumplimiento del presente Contrato Marco.

5.10 EXCLUSIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL.

LA ENTIDAD dejan expresa constancia que por la celebración de este Contrato no se constituye vínculo laboral alguno entre los trabajadores que ocupe EL CONTRATISTA para el cumplimiento del objeto contractual, para la cual dispondrá de autonomía y libertad técnica, administrativa y directiva para la ejecución del contrato y es la única responsable por la vinculación del personal requerido para su ejecución, lo cual realizarán en su propio nombre, por su propia cuenta y riesgo, sin que LA ENTIDAD adquiera responsabilidad por los actos o contratos efectuados por la otra parte.

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5.11 CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA.

EL CONTRATISTA se obliga a pagar a LA ENTIDAD una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, a título de indemnización por los posibles perjuicios que pueda ocasionar en caso de incumplimiento de sus obligaciones. PARÁGRAFO.- El valor de la cláusula penal pecuniaria ingresará a la Tesorería de LA ENTIDAD y podrá ser tomado directamente del saldo a favor de EL CONTRATISTA si lo hubiere, o de las garantías exigidas.

5.12 OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD

LA ENTIDAD se compromete para con EL CONTRATISTA a realizar las siguientes actividades 1) Pagar al CONTRATISTA el valor del presente contrato dentro del término y condiciones pactadas, previa certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del mismo. 2) Supervisar que EL CONTRATISTA cumpla con todo el objeto del contrato dentro del plazo y condiciones establecidas. 3) Suministrar de manera oportuna a EL CONTRATISTA la información requerida para el adecuado cumplimiento de sus obligaciones. 4) Convocar a las reuniones a que haya lugar para el desarrollo de las actividades inherentes al objeto del contrato. 5) Expedir las certificaciones a que haya lugar. 6) Liquidar el contrato. 7) Las demás que se desprendan en desarrollo del contrato.

5.13 PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO.- El presente contrato se entiende perfeccionado con la firma de las partes y la expedición del registro presupuestal. Para su ejecución la aprobación de la garantía por parte de la Secretaría General documento que deberá remitir a LA ENTIDAD dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a la firma del contrato y la suscripción del acta de inicio.

6. CAPÍTULO VIADJUDICACIÓN

SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., adjudicará en forma motivada y en audiencia pública, el contrato que se origine en la presente convocatoria pública al oferente cuya propuesta se considere la más favorable a los intereses de la Entidad. La adjudicación se realizará dentro del plazo establecido en los presentes pliegos de condiciones y comunicará ésta decisión a todos los oferentes que participaron en el proceso de selección.

Los proponentes no favorecidos podrán solicitar a la Secretaría General de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., la devolución del original de la póliza que contiene la GARANTÍA DE SERIEDAD DE SU OFERTA devolviéndola UNA VEZ PERFECCIONADO (S) EL (LOS) CONTRATO (S) QUE SE ORIGINE(N) EN EL PRESENTE PROCESO DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS.

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7. CAPÍTULO VII

FORMATOS Y ANEXOS

ANEXO No. 1 CARTA DE PRESENTACIÓN

Bogotá D.C.,SeñoresSERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A.Bogotá D.C.

Referencia: Convocatoria Pública No. Xxxx, que tiene por objeto xxxx El suscrito ______________________ identificado con la cédula de ciudadanía No. ___________, obrando en nombre y representación legal de ______________________, atentamente me permito presentar propuesta dentro del proceso de selección de contratistas citado en la referencia.

Así mismo declaro:

1. Que la propuesta y el contrato que llegare a celebrar, sólo compromete a la empresa que represento.2. Que ninguna entidad o persona distinta, tiene interés comercial en esta propuesta, ni en el contrato que

de ella pueda derivarse.3. Que la empresa que represento acepta expresamente las condiciones de SERVICIOS POSTALES

NACIONALES S.A., especialmente las contenidas en las especificaciones técnicas de los Pliegos de Condiciones.

4. Que no me encuentro dentro de las inhabilidades e incompatibilidades de que trata la Constitución y la Ley, ni en los eventos de prohibiciones especiales para contratar con la Administración Pública y estoy habilitado legalmente para desarrollar las actividades objeto del eventual contrato.

5. Que pertenezco al régimen común _____ simplificado _____.6. Que en caso de resultar favorecida la empresa que represento con la adjudicación de un contrato me

comprometo a firmarlo, legalizarlo, constituir la garantía única exigida en el mismo y publicarlo de acuerdo con lo establecido por SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A.

7. Que la empresa que represento acepta la forma de pago estipulada por SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., en los Pliegos de Condiciones respectivos.

8. Certifico además que todo el personal que se suministre en misión para SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., estará afiliado a EPS, Fondo de Pensiones, Fondo de Cesantías, Caja de Subsidio Familiar y ARP y por el mismo se cancelarán los respectivos aportes parafiscales.

9. Que la empresa que represento cuenta con la logística y capacidad administrativa necesarias para ejecutar el eventual contrato y cumpliré cabalmente con las obligaciones que surjan del mismo.

10. Que me comprometo a cancelar a los trabajadores en misión enviados a SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., en las fechas indicadas en la oferta.

11. Que acepto ser notificado de los actos que tengan origen en el proceso de Convocatoria Pública a la dirección de correo electrónico que relaciono en el presente documento, de conformidad con lo estipulado en el artículo 67 del Código de Procedimiento Administrativo y de los Contencioso

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Administrativo.

Atentamente,

Nombre ProponenteNIT ProponenteNombre de quien suscribe la carta de presentaciónC.C. No. __________________ de _____________Dirección __________________________________Teléfono ___________________Teléfono ___________________Fax _______________________Correo electrónico ___________________________Ciudad ____________________________________Código Postal ____________________________

___________________________FIRMA

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ANEXO NO. 02ACUERDO DE SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD CON PROVEEDORES

____________________________, identificado con la cédula de ciudadanía No. ________________________, obrando de manera voluntaria, en nombre y representación de la sociedad, unión temporal o consorcio ____________________________, participante dentro del Proceso de Contratación/Contrato No. ________________, que tiene por objeto: _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________, quien en adelante y para los efectos del presente documento se denominará EL PROVEEDOR, de manera libre y voluntaria procedo a suscribir este acuerdo de seguridad y confidencialidad que se regirá por las siguientes cláusulas: CLÁUSULA PRIMERA: EL PROVEEDOR declara estar constituido legalmente y disponer de las autorizaciones legales para sus operaciones y que el origen de los fondos, o los recursos y los bienes y servicios que se ofertarán/ofertados provienen directamente de: _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________. CLÁUSULA SEGUNDA: EL PROVEEDOR declara que el origen de fondos, recursos, bienes y servicios que se ofertarán en ningún caso involucran actividades ilícitas propias o de terceras personas y en todos los casos son fondos propios y por lo tanto no ha prestado su nombre para que terceras personas con recursos obtenidos ilícitamente efectúen inversiones a su nombre e igualmente declara que ninguno de los socios o accionistas de la sociedad que representa se encuentran involucrados en actividades ilícitas propias o de terceras personas ni se encuentran incluidos en las listas de control ONU / OFAC. CLAUSULA TERCERA: EL PROVEEDOR garantiza la confidencialidad de la información documental, física, de correos electrónicos, equipos y demás inherentes a la seguridad e igualmente garantiza el adecuado uso de la información suministrada. CLAUSULA CUARTA: EL PROVEEDOR declara tener conocimiento y aceptar los estándares de seguridad BUSINESS ALLIANCE FOR SECURE COMMERCE (BASC) y se compromete a ofrecer productos y/o servicios bajo políticas y procedimientos acordes con los requisitos que le sean exigidos, con el objetivo de garantizar la seguridad en todas las operaciones. CLÁUSULA QUINTA: EL PROVEEDOR manifiesta que la información aquí suministrada corresponde a la realidad y autoriza su verificación ante cualquier persona pública o privada sin limitación alguna, desde ahora y mientras subsista alguna relación contractual con SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. o con quien represente sus derechos. CLÁUSULA SEXTA: EL PROVEEDOR autoriza a SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. a cancelar cualquier contrato que tenga con este, en el caso de comprobarse cualquier infracción de las normas legales tendientes al control de lavado de activos de acuerdo con la legislación colombiana vigente, o que se llegare a expedir durante la vigencia del contrato. CLÁUSULA SÉPTIMA: EL PROVEEDOR declara que exime a SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. de toda responsabilidad que se derive por información errónea, falsa o inexacta que hubiere proporcionado en este documento, o de la violación del mismo.

______________________________FIRMA.CEDULA.

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