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Ministerio del Interior República de Colombia

PROCEDIMIENTOORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN

Código: GD-P-03

Versión: 03

Fecha: 30/11/2011

1. OBJETIVO

Manejar, almacenar y disponer los documentos de gestión que permitan el acceso fácil a la información de todos los procesos estratégicos, misionales y de apoyo del Ministerio del Interior y del Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia.

2. ALCANCE

Aplica a todos los procesos, subprocesos y procedimientos del Ministerio del Interior y del Fondo para la Participación y Fortalecimiento de la Democracia.

Inicia con la elaboración de las tablas de retención documental y finaliza con la transferencia de los documentos del archivo de gestión que hayan cumplido con los tiempos de retención estimados al archivo central.

3. DEFINICIONES

Acceso a documentos de archivo. Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la ley.

Administración de archivos. Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

Almacenamiento de documentos. Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.

También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo central. Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo de gestión. Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Archivo electrónico. Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

Archivo histórico. Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.

Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.

Asunto. Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.

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Carpeta. Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

Certificación de documentos. Acción de constatar la presencia de determinados documentos o datos en los archivos.

Ciclo vital del documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.

Clasificación documental. Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Código. Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

Comité de archivo. Grupo Asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Comunicaciones oficiales. Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.

Conservación de documentos. Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Consulta de documentos. Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

Copia. Reproducción exacta de un documento.

Copia autenticada. Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.

Copia de seguridad. Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original en caso de pérdida o destrucción del mismo.

Custodia de documentos. Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad.

Depósito de archivo. Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.

Depuración. Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.

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Descripción documental. Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.

Digitalización. Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (soportes, papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros) en que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

Disposición final de documentos. Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.

Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información.

Distribución de documentos. Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

Documento. Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Documento activo. Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.

Documento de apoyo o facilitativo. Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Documento electrónico de archivo. Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Documento histórico. Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.

Documento inactivo. Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.

Documento público. Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

Documento semiactivo. Documento de uso ocasional con valores primarios.

Eliminación documental. Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Encuadernación. Técnica mediante la cual se cosen uno o varios cuadernillos de formato uniforme y se cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la encuadernación se llama “libro”.

Estantería. Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación.

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Expediente. Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

Fechas extremas. Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos.

Foliar. Acción de numerar hojas.

Folio. Hoja.

Folio recto. Primera cara de un folio, la que se numera.

Folio vuelto. Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

Fondo documental. Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.

Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Identificación documental. Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.

Índice. Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización.

Índice cronológico. Listado consecutivo de fechas.

Índice onomástico. Listado de nombres de personas naturales o jurídicas.

Índice temático. Listado de temas o descriptores.

Índice toponímico. Listado de nombres de sitios o lugares.

Inventario documental. Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Legislación archivística. Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país.

Microfilmación. Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.

Muestreo. Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y cualitativos.

Normalización archivística. Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística.

Ordenación documental. Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

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Organigrama. Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos.

Organización de archivos. Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

Organización documental. Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.

Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.

Principio de orden original. Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

Principio de procedencia. Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

Producción documental. Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

Radicación de comunicaciones oficiales. Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

Recepción de documentos. Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

Recuperación de documentos. Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

Registro de comunicaciones oficiales. Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

Registro de ingreso de documentos. Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales.

Reglamento de archivo. Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.

Reprografía. Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.

Retención documental. Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

Sección. En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.

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Selección documental. Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”.

Serie documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Signatura topográfica. Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.

Sistema integrado de conservación. Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.

Subserie. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características específicas.

Tabla de retención documental. Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tabla de valoración documental. Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

Testigo. Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.

Tipo documental. Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

Tomo. Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión.

Trámite de documentos. Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.

Transferencia documental. Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de este al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

Unidad administrativa. Unidad técnico-operativa de una institución.

Unidad de conservación. Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación.Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

Unidad documental. Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

Valor administrativo. Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.

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Valor científico. Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.

Valor contable. Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.

Valor cultural. Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.

Valor fiscal. Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.

Valor histórico. Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.

Valor jurídico o legal. Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.

Valor permanente o secundario. Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

Valor primario. Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.

Valor técnico. Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional.

Valoración documental. Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.

4. NORMATIVIDAD.

Ley 80 de 1989 “ Por la cual se crea el Archivo General de la Nación” Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) Decreto 1382 del 18 de agosto de 1995, por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la

transferencia de la documentación histórica de los archivos de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación.

Decreto 998 de 1997, por el cual se reglamenta las transferencias de documentos históricos de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva.

Resolución No. 1336 de 2003 por el cual se crea el Comité de Archivo del Ministerio del Interior. Resolución No. 1907 de 2004 por el cual se adoptan las Tablas de Retención Documental en el Ministerio

del Interior. Resolución No. 3598 de 2008 por el cual se crearon los grupos internos de trabajo en el Ministerio del

Interior. Resolución No. 0057 de 2009 por el cual se asignan los códigos y siglas para identificar las diferentes

dependencias y grupos del Ministerio del Interior. Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994, por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos Acuerdo 08 del 18 de octubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, por el cual se

reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación, ordenada por el decreto 1382 del 18 de agosto de 1995.

Acuerdo 09 del 18 de octubre de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, por el cual se reglamenta la Presentación de las Tablas de Retención Documental al Archivo General de la Nación.

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Acuerdo 060 de 2001 establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y en las privadas que cumplen funciones públicas.

Acuerdo 038 de 2002 por el cual se establece la responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos.

Acuerdo 039 de 2002 por el cual regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental.

Acuerdo 042 de 2002 Establece criterio para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y en las privadas que cumplen funciones públicas y se regula el inventario único documental.

Acuerdo 027 de 2006 Establece el glosario o términos utilizados en la gestión de archivos. Instituto Colombiano de Normas Técnicas, NTC 4436, Información y Documentación. Papel para

documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad. Instituto Colombiano de Normas Técnicas, NTC 5238, Normas sobre reprografía. Microfilmación series.

Procedimiento de operación. Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación. Norma de Calidad para la Gestión Pública.

Bogotá: ICONTEC, 2009. Ley 1444 del 4 de mayo de 2011 "Por medio de la cual se escinden unos ministerios, se otorgan precisas

facultades extraordinarias al Presidente de la República para modificar la estructura de la Administración Pública y la planta de personal de la Fiscalía General de la Nación y se dictan otras disposiciones"

Decreto 2893 del 11 de agosto de 2011 “Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior”.

5. DESARROLLO

5.1. GENERALIDADES

Todos los Servidores Públicos del Ministerio del Interior responden por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información a su cargo, y por la organización, conservación y custodia de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística, sin perjuicio de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002 para todos los servidores públicos.

Todo Servidor Público del ministerio, al momento vincularse, trasladarse o desvincularse, de su cargo, recibe o entrega, según sea el caso, los documentos y archivos que tiene bajo su custodia en el ejercicio de sus funciones, debidamente organizados e inventariados, conforme a lo señalado en este procedimiento, para lo cual utiliza el Formato Único de Inventario Documental GD-P-03-F-02.

Los jefes de las dependencias (Ministro, Viceministros, Jefes de Oficina, Directores, Subdirectores, Coordinadores y Asesores), son responsables por la organización, consulta, conservación, custodia del archivo de gestión de su área o tema encomendado, y de la restricción de acceso a los documentos que tengan reserva legal, sin perjuicio de las responsabilidades señaladas en la Ley 734 de 2002 para todos los Servidores Públicos. Para el control de los documentos se mantienen actualizadas las Tablas de Retención Documental GD-P-03-F-01, las cuales son la base para la organización de los archivos de gestión, que se elaboran o tramitan en las diferentes dependencias.

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5.2 PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

5.2.1 ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (Acuerdo 039 de 2002 del AGN)

FLUJOGRAMA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LAS TRD

INICIO

Solicitud o necesidad.

I. Compilación Información Institucional y Normatividad Documental.

II. Análisis e interpretación de la información recolectada.

IV. Difusión y aplicación.

V. Archivo.

FIN

III. Elaboración y presentación de la TRD ante Comité Archivo para su aprobación.

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5.2.1.1 Crear y/o actualizar las Tablas de Retención Documental - TRD. Las TRD se deben crear y/o actualizar por Reestructuración de la entidad o por solicitud del Jefe de la dependencia, quien mediante comunicación oficial solicita la elaboración de creación y/o actualización de la Tabla de Retención Documental – TRD de la dependencia al Subdirector Administrativo Financiero y este la remite al encargado del Archivo, quien es el responsable de preparar la propuesta de las TRD y presentarlas al Comité de Archivo.

5.2.1.2 Compilación de la Información Institucional y Normatividad Documental. El funcionario delegado por la dependencia que solicita la actualización de las TRD y el Jefe o funcionario delegado del Archivo compilan la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.

Por medio de los inventarios documentales o encuestas a los productores de los documentos se identifican las unidades documentales que producen y/o tramitan.

5.2.1.3 Análisis e interpretación de la información recolectada. Con la información recolectada los funcionarios del archivo delegados para este procedimiento realizan los siguientes pasos:

5.2.1.3.1 Analizar la producción y trámite documental. Teniendo en cuenta disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos se clasifican los Niveles Jerárquicos (Secciones) y Niveles Documentales (Series) dentro del Ministerio del Interior.

Fondo Nivel Jerárquico Sección (Principio Procedencia) Subsección Clasificación

(TRD) Serie Nivel Documental Subserie

Tipo documental

5.2.1.3.2 Identificación de Fondos, Sección, Subsección, Series, Subseries y Tipos documentales. Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.

NIVEL JERÁRQUICO. La identificación de las secciones se establece de lo general a lo particular, se parte del FONDO identificándolo con toda la documentación producida por la entidad, pasando por la SECCIÓN y SUBSECCIÓN que son las agrupaciones documentales generadas por las unidades administrativas de mayor y menor rango:

FONDO SECCIÓN SUB-SECCIÓNTotalidad del Archivo - Despachos. - SubdireccionesMinisterio del interior - Oficinas Asesoras. - Grupos de Trabajo

- Direcciones- Secretaria General.

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NIVEL DOCUMENTAL: Una vez identificados y establecidos los anteriores niveles jerárquicos se descenderá al nivel documental: representado por las series, subseries y tipos documentales.

Hay funciones específicas que identifican un asunto principal. Sin embargo, los procedimientos establecidos para los trámites administrativos pueden variar, lo cual hace que surjan asuntos relacionados con el principal. En tales casos el titulo o denominación del asunto principal — SERIE - podían subdividirse en ciertos números de asuntos relacionados, los cuales quedarán indicados como —SUBSERIE-, y estas a su vez pueden estar conformadas por uno o varios documentos o TIPOS DOCUMENTALES.

El Acuerdo 042 de 2002, Artículo 4. PARÁGRAFO: Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia… (Sic)

Serie documental:Corresponde al nombre del conjunto de documentos tipo estructura y contenidos homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas.

Ejemplo: Contratos, Extradiciones, Historias laborales, Informes, Manuales, Planes, Programas, Resoluciones, entre otros.

Sub-serie documental:División estrechamente relacionada con la serie documental que puede agrupar temas o asuntos menores.Ejemplo: 1. Contratos Arrendamiento, Contratos Comodato, Contratos Prestación de Servicios.

2. Historias laborales Funcionarios Activos, Historias laborales Funcionarios Retirados.3. Resoluciones Ministeriales, Resoluciones Ejecutivas.

Con relación específica a la Oficina Asesora de Planeación se puede establecer:

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FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN

MINISTERIO DEL INTERIOR

1000 DESPACHO MINISTRO

4000 SECRETARIA GENERAL

4010 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN CONTRATUAL 4020 SUBDIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA 4030 SUBDIRECCIÓÓN DE GESTIÓN HUMANA 4040 SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

1000 DESPACHO MINISTRO

4000 SECRETARIA GENERAL

4010 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN CONTRATUAL

4020 SUBDIRECCIÓN DE INFRAESTRCTURA

4020 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA

4020 SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y

FINANCIERA



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FUNCIONES DECRETO 2893 DE 2011 NOMBRE SERIE – SUBSERIE DOCUMENTAL1100 Oficina Asesora de Planeación 1. Diseñar y coordinar el proceso de planeación del Sector Administrativo del Interior en los aspectos técnicos, económicos y administrativos.

PLANESPlanes del Sector Administrativo del Interior

2. Elaborar, en coordinación con las dependencias del Ministerio y las entidades del Sector, el Plan de Desarrollo Sectorial, con sujeción al Plan Nacional de Desarrollo, los planes estratégicos y de acción, el Plan Operativo Anual y Plurianual, los Planes de De-sarrollo Administrativo Sectorial e Institucional y someterlos a aprobación del Ministro.

PLANESPlan de Desarrollo Sectorial.Plan Operativo AnualPlan Operativo Plurianual.Planes de acción.Planes de Desarrollo Administrativo Sectorial. Planes de Desarrollo Administrativo Institucional.Planes estratégicos.

3. Realizar el seguimiento a la ejecución presupuestal de los planes, programas y proyectos del Ministerio y del Sector Administrativo del Interior.

Informes de ejecución presupuestal del MinisterioInformes de ejecución presupuestal del Sector

Unidad documental:Es la pieza mínima que reúne todas las características para ser considerada documento.

Ejemplo: Un acta, Un oficio, Un informe, Una fotografía, CD, Una película, Un plano, etc.

Tipo documental:Revela el contenido como la estructura física del documento.

Ejemplo: Actas, oficios, minutas de contratos, facturas, informes, etc.

Expediente:Conjunto de documentos relacionados con un asunto.

Ejemplo: Todos los documentos de un Contrato, Historia Laboral, expediente disciplinario, etc.

NIVEL DOCUMENTALSERIE SUB-SERIE UNIDAD DOCUMENTAL

Tipo Doc. (Simple). Resolución. (Complejo). Expediente.

Contratos Arrendamiento Expediente ComplejoComodato Prestación Servicios

Historias laborales Funcionarios Activos Expediente ComplejoFuncionarios Retirados

Resoluciones Ejecutivas Ministeriales Oficio Simple

Ejemplo:Nivel Jerárquico:Fondo Ministerio del InteriorSección Secretaria GeneralSub sección Subdirección Administrativa y Financiera

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Nivel documental:Serie: (Función) Asuntos de Contabilidad Subserie: (Asuntos Específicos) Comprobantes Egreso - Orden de Pago

Tipos documentales: En donde podría estar conformada por los siguientes documentos:- Solicitud de Compra- Cotizaciones- Certificado de Disponibilidad — CDP- Registro de Disponibilidad Presupuestal - Factura de Compra- Orden de Compra- Entrada al Almacén- Recibo a Satisfacción

Conformadas las series/subseries, tipos documentales, se estable la codificación.

5.2.1.3.3 Establecer la Codificación: Corresponde al sistema de numeración establecido en el Ministerio mediante Resolución en la cual se asignan los códigos y siglas para identificar las diferentes dependencias y grupos del MINISTERIO y serán empleados para preparar y tramitar correspondencia, diligenciar formularios, elaborar trabajos, estudios e investigaciones, llevar el archivo de cada dependencia en forma organizada.

Está constituido por divisiones o niveles que consiste en reunir los diversos conceptos en grupos relacionados por Áreas Generales, con el propósito principal de clasificar los documentos en forma más sencilla y evitar la clasificación y el archivo arbitrario y desordenado de los documentos.

Primer Nivel. Cuatro dígitos. Representa el Código establecido para cada una de los despachos, Oficinas, Direcciones, Subdirecciones y Grupos.

Segundo Nivel. Dos dígitos. Representa la Serie Documental.Tercer Nivel. Dos Dígitos. Subserie Documental.Cuarto o más niveles. Dos dígitos. Representa la división menor de un tema señalado por una división anterior y puede subdividirse en cualquier número de subniveles.

Ejemplo.1° Nivel Código dependencia 4040. Subdirección Administrativa y Financiera2° Nivel Serie documental 4040.07 Grupo de Contabilidad3° Nivel Subserie documental 4040.07.04 Comprobantes Egreso - Orden de Pago

5.2.1.3.4 Tiempo Retención: Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final.

5.2.1.3.5 Valoración Documental y Disposición final: Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.

Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales. Al realizar la valoración documental se determina el destino final de la documentación ya sea para su eliminación o descarte, selección o conservación total.

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Eliminación o Descarte de Documentos.

Es la destrucción de documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología, está constituido por documentación de escaso valor para la memoria institucional.

La decisión sobre la eliminación de documentos, si no está establecida por ley o reglamento, es responsabilidad del encargado del Archivo y del Comité de Archivo de cada entidad.

Un principio que debe observarse es aquel según el cual los documentos inactivos que han sido de antemano señalados como eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las Tablas de Retención y se destruye en los siguientes casos:

Descarte o eliminación inmediata o después de dos años de radicados.

Catálogos, folletos, etc. Copias y/o fotocopias de los documentos tales como: (Actas, Acuerdos, Circulares, Convenios, Decretos,

leyes, Resoluciones, Proyectos y Anteproyectos expedidas por el ministerio u otras entidades.) Correspondencia de cortesía: (Invitaciones, Felicitaciones, Ofrecimientos etc.) Cotizaciones. Documentos producidos o recibidos que no están dentro de las funciones de la oficina. Pedidos almacén. Periódicos, revistas, etc. Proyectos de Decretos o Resoluciones. Solicitudes de trabajo u Hojas de Vida.

Selección.

Son los documentos originales o copias que por su valor administrativo, legal, fiscal o técnico tienen valor para la memoria institucional y deben ser conservados temporalmente y de a cuerdo a la Respectiva Tabla de Retención Documental garantizando su integridad física y que en algunos casos requieran o a meriten ser seleccionados para conservarlos por algún medio técnico.

La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.

En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.

Pueden ser:

Conceptos y consultas de la oficina que no tiene relevancia para la entidad. Consecutivo de Correspondencia. Cursos, Seminarios, Reuniones, etc. Documentos, estudios e informes producidos por otros organismos, entidades oficiales o privadas que por

su contenido no tienen valor para el desempeño del Ministerio. Informes sobre avance de proyectos que fueron sustituidos por el informe final o anual. Libros de registro de correspondencia recibida después de 5 años de radicados. Libros impresos de los cuales se encuentra copia en la Biblioteca del Ministerio. Planillas de control. Propuestas de licitaciones.

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Código: GD-P-03

Versión: 03

Fecha: 30/11/2011

Conservación Total.

Son los documentos únicos que por su significado jurídico, autográfico, histórico, cultural, científico adquieren un valor especialmente valioso para el país y por ello merecen ser conservados permanentemente y deberán ser transferidos al Archivo General de la Nación.

Documentos de la oficina que pueden tener un valor jurídico, autográfico, histórico, cultural, científico para la entidad o el país. (Amnistías, indultos, extradiciones, expedientes, etc.)

Documentos Financieros, contables, notariales y otros. (Libros Financieros y Contables, Escrituras, Patentes, Planos, Contratos, etc.)

Expedientes e investigaciones. Historias laborales y Administrativas. (Hojas de Vida de funcionarios o de Vehículos) Originales de los Actos Administrativos o copias únicas de: (Actas, Acuerdos, Circulares, Convenios,

Decretos, Contratos, Leyes, Resoluciones, Proyectos y Anteproyectos específicos, etc.)

5.2.1.4 Elaborar y presentar las Tabla de Retención Documental ante el Comité de Archivo para su aprobación. El Jefe de Archivo prepara y diligencia el formato GD-P-03-F-01 con la propuesta de Tablas de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia del Ministerio, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. Se cita al Comité de Archivo quien hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta.

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Código: GD-P-03-F-01

Versión: 02

Fecha: 30/11/2011

CÓDIGO

SERIE ARCHIVO GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL S C.T. R E

Ciudad y fecha de aprobación: Bogotá, D.C, dd mmm

S SELECCIONAR, DEPURAR

C.T. CONSERVAR EN SU TOTALIDAD

RREPRODUCIR, MICROFILMAR, DIGITALIZAR, ETC. Nombre Nombre

E ELIMINAR, DESCARTAR, DESTRUCCIÓN Presidente Comité Archivo Secretario Comité Archivo

DEPENDENCIA PRODUCTORA:

Subseries y Tipos DocumentalesTIEMPO RETENCION DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTOSSERIES DOCUMENTALES

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD

Firma

Nombre

Jefe Dependencia Productora

aaaaCONVENCIONES:

Firma Firma

Ministerio del Interior



Código: GD-P-03

Versión: 03

Fecha: 30/11/2011

Diligenciando el formato GD-P-03-F-01

Entidad Productora: Escribir el nombre completo o Razón Social de la entidad que produjo o produce los documentos en este caso: MINISTERIO DEL INTERIOR.

Dependencia productora: Se diligencia el nombre de la dependencia que produce y/o conserva la documentación tramitada en el ejercicio de sus funciones.

Código: Corresponde al número con el que se identifican las dependencias productoras de los documentos, teniendo en cuenta el nivel jerárquico que ocupan en la estructura de la entidad, las series y las subseries documentales.

Series documentales, Subseries y tipos documentales: Nombre dado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas y asociada a un asunto en particular. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Tiempo Retención: Corresponde al periodo de tiempo en años que deben permanecer los documentos en cada fase de archivo.

Archivo de Oficina o Gestión: Se indica el tiempo en años, en que los documentos deben permanecer en la oficina productora y el cual debe de ser como mínimo 2 años.

Archivo Central: Se define el tiempo en años que deben conservarse los documentos en el Archivo Central del Ministerio del Interior.

Disposición final: Se diligencia con una equis “X” la casilla correspondiente al destino final que deben tener los documentos en el Archivo Central después del tiempo de retención señalado en la casilla de Archivo Central. La disposición final puede ser:

Selección (S): Proceso mediante el cual se determina la conservación porcentual de la documentación por medio de muestreo, entendiéndose este, como la operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial, durante la selección con criterios institucionales o culturales, entre otros. Ejemplo. Comunicaciones Oficiales recibidas o producidas de la oficina que no tiene relevancia para la entidad como: propuestas, proyectos, anteproyectos, etc.

Conservación total (CT): Son los documentos únicos que por su significado jurídico, autográfico, histórico, cultural, científico adquieren un valor especialmente valioso para el país y por ello merecen ser conservados en si totalidad y deberán ser transferidos al Archivo General de la Nación. Ejemplo. Expedientes e investigaciones, Historias laborales, Originales de los Actos Administrativos o copias únicas de: (Actas, Acuerdos, Circulares, Convenios, Decretos, Contratos, Leyes, Resoluciones, Proyectos y Anteproyectos específicos, etc.).

Reprografía (R): Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel. Ejemplo. Historias laborales, Originales de los Actos Administrativos o copias únicas como: Decretos, Resoluciones, etc.

Eliminación (E): Una vez transcurrido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión o Central se procede a la eliminación, descarte o destrucción los documentos que, de acuerdo con su valor administrativo legal o fiscal, no tienen valor histórico o carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología.

Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia.

La selección de los documentos en custodia en el Archivo Central para ser destruidos está a cargo del Grupo de Gestión Administrativa – Área de Gestión de Archivo Central - quien elabora los inventarios previos, para ser presentados al Comité de Archivo, como única autoridad que define su eliminación o conservación. Procedimientos: Se indica las restricciones para acceder a los documentos cuando son de reserva legal. Se relaciona la normatividad asociada con las series documentales y las condiciones que se deben tener en cuenta para su conservación,

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Código: GD-P-03

Versión: 03

Fecha: 30/11/2011

selección y/o eliminación de los documentos.

Ciudad y fecha: Se indica la ciudad y la fecha en que se aprueba la Tabla de Retención Documental.

Nombre y Firma de Aprobación: Nombre y Firma Presidente del Comité de Archivo del Ministerio.

Nombre y Firma del Jefe de la Dependencia Productora: Nombre y Firma Funcionario responsable de la Dependencia que produce o custodia los documentos de gestión.

Nombre y Firma de Secretario Comité: Nombre y Firma Funcionario responsable del Archivo de la entidad.

5.2.1.5 Difundir y aplicar. Aprobadas las TRD, el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión y aplicación ante los servidores públicos de la Entidad, se digitalizan, publican en la página Web del Ministerio y se archivan junto con sus antecedentes en la dependencia del Archivo Central.

5.2.1.6 Realizar Seguimiento y actualización. El Área de Gestión de Archivo Central de la Subdirección Administrativa y Financiera establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.

Las modificaciones a la Tabla de Retención Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por el Área de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.

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Versión: 03

Fecha: 30/11/2011

5.3 ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN.

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FLUJOGRAMA ORGANIZACIÓN ARCHIVOS

INICIO

Clasifique e identifique los documentos en las series y /o subseries documentales

establecidas en la TRD

Seleccione las unidades de conservación donde va almacenar los documentos

(carpetas, folder, tapas o separadores).

Ubique la unidad documental en su orden original de tal manera que se pueda

evidenciar el desarrollo o secuencia en que se realizó el trámite . (Cronológico).

Enumere o folie los documentos

Identifique y rotule las unidades de conservación de acuerdo al formato establecido (Rótulo para carpetas)

Necesita Cajas para almacenar?

Identifique y rotule las cajas de acuerdo al formato establecido (Rótulo para cajas)

Ubique cada unidad documentalen la caja de izquierda a derecha.

Distribuya las unidades de conservación en archivadores o estantes en forma secuencial de acuerdo a la TRD de

arriba hacia abajo.

Diligencie el Formato Único de Inventario Documental –

FUID

FIN

1

1

SI NO



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Fondo Nivel Jerárquico Sección (Principio Procedencia) Subsección

Clasificación (TRD) Serie

Nivel Documental Subserie Organización Alfabética Ordenación Orden Original Cronológica de los archivos. (Acuerdo Numérica 42 de 2002 AGN) Mixta

Guías Descripción ISAD (G) NTC 4095 Catálogos (Formato Único Inventario Documental – FUID) Índices

Inventario Fondo

5.3.1 Clasificación (Principio de Procedencia). El Servidor Público de la dependencia clasifica e identifica los documentos de acuerdo con las Tablas de Retención Documental – TRD debidamente aprobadas las cuales sirven también de referente para clasificar los documentos producidos con anterioridad a la aprobación, siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se basó la elaboración de las TRD, y se aplica a toda la entidad, incluyendo la unidad más pequeña que cumpla funciones definidas y determinadas.

Fondo Nivel Jerárquico Sección (Principio Procedencia) Subsección Clasificación

(TRD) Serie Nivel Documental Subserie

Tipo documental

En fondos acumulados, se clasifica la documentación por Tabla de Valoración Documental (TVD).

Con el fin de almacenar el documento para ser archivado, el Servidor Público es responsable al momento de dar respuesta a una solicitud, de elaborar los oficios, memorandos, resoluciones, actas, etc., indicar el código y nombre de la serie o subserie al final del documento, basado en las Tablas de Retención Documental – TRD.

Asimismo, el trámite de una petición o consulta debe referenciar el número con el que ingresa el documento, lo cual permite, mantener su control y trazabilidad.

5.3.2 Adquisición unidades de conservación (carpetas, folder, tapas o separadores). Con el fin de proteger los documentos, darle un tratamiento adecuado y facilitar la clasificación de los mismos, cada unidad administrativa o dependencia deberá contar mínimo con carpetas, folder, tapas o separadores y estos se utilizarán hasta el momento en que se adquieran las carpetas de cuatro aletas, por lo que se elimina el uso del gancho legajador.

Si se utiliza el gancho legajador en las carpetas de marbete o tapas, este se introduce en la tapa frontal de la carpeta, de afuera hacia adentro y los documentos se colocan con el recto del folio contra la tapa frontal, de forma que el gancho legajador se cierra sobre el verso del último folio que se ha ingresado a la carpeta.

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5.3.3 Identificar, marcar y rotular las unidades de conservación. Las unidades de conservación (carpeta, folder, tapas o separadores) se deben identificar, marcar y rotular diligenciado el formato de rótulos para carpetas establecido por el ministerio, se imprime, recorta y pega a tres (3) centímetros del borde superior, centrado, sobre la cara externa de la primera tapa de tal forma que permita su ubicación y recuperación.

Debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa, con la siguiente información general:

1. Fondo o Entidad Productora: Nombre de la Entidad: MINISTERIO DEL INTERIOR.

2. Código Dependencia y Nombre Dependencia: Código y nombre de la Sección / Subsección.

3. Código Serie/Subserie y Nombre Serie/Subserie: Código y Nombre de la Serie (Función) y/o Subserie Asuntos Específicos.

4. Asunto, Carpeta o Expediente: Descripción breve de la unidad documental (identificación).

5. Fechas Extremas: Fecha inicial <DD><MMM><AAAA> – Fecha final <DD><MMM><AAAA>.

6. No. Folios: Número de folios que hay en la carpeta, tomo, etc.

7. Carpeta No.: Numero consecutivo que identifica la carpeta, tomo, etc.

8. Caja No.: Número consecutivo que identifica la caja.

CódigoDep.

< >

Cód.Serie/Sub

< >

F. Inicial DD MMM AAAA F. Final DD MMM AAAA

No. CAJA

11 cms

<Descripción Breve>

FECHAS EXTREMAS

< >No. CARPETA No. FOLIOS < >

< >

< >

< >

8 cms

NOMBRE SERIE/SUBSERIE DOCUMENTAL

ASUNTO CARPETA O EXPEDIENTE


DEPENDENCIA PRODUCTORA

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Si un documento contiene anexos en otro tipo de formatos, como planos y que por sus características deben ser separados para ubicarlos en empaques adecuados para su conservación, estos son separados para colocarlos en estantes o planotecas adecuadas, por lo que se identifican con un rótulo, el cual se elabora en original y copia, por cada anexo.

El primer rótulo se pega sobre una hoja en blanco, indicando la ubicación del anexo en relación con el documento principal, en caso de múltiples anexos se colocan máximo seis rótulos por hoja, y ésta(s) hoja(s) se ubican a continuación del documento al que pertenece esta información. El segundo rótulo se diligencia indicando los descriptores del documento original y coloca en parte visible de cada anexo (plano, registro, etc.).

Código

Depend.< >

Código Serie/Sub

< >

No. REFERENCIA < > Fecha DD MMM AAAA

No. CAJA < >

ROTULOS QUE CONTIENEN OTROS SOPORTES O FORMATOS

8 cms <Descripción Breve>

REFERENCIA DE RADICACIÓN

No. FOLIOS < > No. CARPETA < >


DEPENDENCIA PRODUCTORA

< >

NOMBRE SERIE/SUBSERIE DOCUMENTAL

< >

11 cms

ASUNTO CARPETA O EXPEDIENTE

Después de rotulados, documento y anexos, se ubican en sus respectivos estantes, previamente definidos.

5.3.3 Ubicación documental u orden original. El Servidor Público ubica los documentos (tipos documentales) dentro de cada serie, subserie, asunto, carpeta o expediente de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo o secuencia en que se realizo el trámite. Es decir, en el orden cronológico en que se produjeron o recibieron. El primer documento corresponde al primer folio del documento que dio inicio al trámite o sea la fecha más antigua y enseguida el trámite realizado de fecha posterior o más reciente.

Asimismo, se debe preservar las interrelaciones documentales que le son inherentes; es decir, que se respete el status de cada documento, de acuerdo con el lugar que ocupe en el trámite, de tal manera que al revisar la unidad documental, en ella se vea reflejada la creación y uso de los documentos, así como la razón por la cual fueron creados.

Ejemplo: Una petición.-1° Solicitud, Petición, consulta, etc. del interesado.-2° Comunicaciones producidas en desarrollo de las funciones asignadas.-3° Respuesta a la Solicitud, Petición, consulta.

Al agrupar los documentos de un contrato de acuerdo al trámite sería:

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- 1° Solicitud de Compra- 2° Cotizaciones- 3° Certificado de Disponibilidad – CDP- 4° Registro de Disponibilidad Presupuestal- 5° Factura de Compra- 6° Orden de Compra- 7° Entrada al Almacén- 8° Recibo a Satisfacción.

Un expediente de una investigación disciplinaria el orden original sería:- 1° Denuncia- 2° Resolución de apertura de la investigación - 3° Descargos- 4° Documentos probatorios- 5° Fallo entre otros.

Dentro de los criterios técnicos establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la Nación, mediante la Circular 04 de 2003 y 012 de 2004, cada expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos, respondiendo a la forma de vinculación laboral en cada entidad:

Documentos Pre-contractuales

Hoja de Vida (Formato Único Función Pública) Documentos de identificación Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales Soportes documentales de estudios Certificados de experiencia que acrediten los requisitos del cargo Certificado de Antecedentes Fiscales Certificado de Antecedentes Disciplinarios Declaración de Bienes y Rentas Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso) Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación, etc.

Documentos Pos-contractuales (Organizados cronológicamente)

Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo Acta de posesión Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones, licencias,

comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de prestaciones, entre otros.

Evaluación del Desempeño Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las razones del

mismo: Supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.

El hecho de que todo expediente de historia laboral deba estar constituido mínimo por los anteriores documentos, no obsta para que sean tenidos en cuenta otros documentos adicionales, dependiendo de la forma de vinculación laboral del servidor.

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De otra parte, la entidad deberá establecer controles que garanticen la transparencia de la administración de las Historias Laborales y la responsabilidad de los funcionarios que desarrollan actividades propias de la gestión del talento humano.

5.3.5 Foliar o enumerar la documentación. El Servidor Público, realiza la numeración o foliación de los documentos de archivo ya que es imprescindible en los procesos de organización archivística. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística.

En tanto se cumplan estas finalidades, la foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa.

Permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliación es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control de préstamos, TRD, TVD) y de consulta (inventarios, guías, catálogos).

La foliación es requisito ineludible para la transferencia primaria (archivo de gestión al archivo central) como secundaria (archivo central al archivo histórico).

Materiales:

1. La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B. Otra alternativa es el uso de bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble, pero el uso de este elemento dificulta corregir una foliación mal ejecutada.2. No se debe foliar con lápiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la mayoría de los casos, por las máquinas reprográficas.

Requisitos:

1. Debe estar Clasificada. Conforme a su procedencia, series o subseries establecidas en las TRD o TVD. 2. Ordenada. La ubicación correcta de los documentos es aquella que respeta el principio de orden original.3. Depurada. Retirar de duplicados idénticos, folios en blanco y documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. En fondos acumulados, se hará igualmente depuración.Los documentos de apoyo no se consignaran en la Tabla de Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta suscrita por el respectivo jefe de dependencia. 4. Los documentos impresos (libros, folletos, boletines, periódicos, revistas.) que ingresan al Ministerio del Interior de carácter Institucional, son remitidos desde el proceso de recepción de documentos, a la biblioteca de la entidad, allí son seleccionados y controlados.5. Procedimientos. 1. Foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. 2. Numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.3. No foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.4. Escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento.5. No escribir con trazo fuerte porque se puede causar daño irreversible al soporte papel.6. No foliar las pastas ni las hojas-guarda en blanco.7. Los planos, mapas, dibujos, etc, que se encuentren tendrán el número de folio consecutivo que les corresponde, aún cuando estén plegados. Si se opta por separar este material se dejará constancia mediante un testigo de su lugar de destino y en este se indicará la procedencia. Esto es lo que se denomina cruce de referencia.8. Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a ésta se le escribirá su respectivo número de folio, 9. Las fotografías cuando están sueltas se foliarán en la cara vuelta, utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B,

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correspondiendo un número para cada una de ellas. 10. Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos en soportes similares, deben colocarse en un sobre de protección y se hará la foliación al sobre antes de almacenar el material para evitar marcas. 11. En caso de unidades de conservación (copiadores de correspondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad, etc.) que ya vienen empastados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de control sin necesidad de re-foliar a mano. 12. Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se dejará esta foliación siempre y cuando en una unidad de conservación no haya más de una, en caso contrario, cuando haya más de una, deberá re-foliar toda la unidad de conservación.13. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones.14. No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales –CD´s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen. 15. Las series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera independiente por carpeta, tomo o legajo hasta un máximo de 200 folios.16. Las series documentales complejas (contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera.

Ejemplo. Historia laboral con 535 folios en tres carpetas.

Carpeta 1/3: 200 foliosCarpeta 2/3: Comienza con el folio 201 hasta el 400

Carpeta 3/3: Comienza con el folio 401 hasta el 535

5.3.6 Identificación de las cajas. Si el Servidor Público requiere almacenar las unidades documentales (carpetas, tomos) en cajas, estas se identifican, marcan y rotulan para permitir su ubicación y recuperación teniendo en cuenta las series documentales en las TRD de la dependencia con los siguientes datos:

1. Fondo o Entidad Productora: Nombre de la Entidad: MINISTERIO DEL INTERIOR.2. Código Dependencia y Nombre Dependencia: Código y nombre de la Sección / Subsección.3. Código Serie/Subserie y Nombre Serie/Subserie: Código y Nombre de la Serie (Función) y/o Subserie Asuntos Específicos.4. No. Unidad: Número consecutivo de la Carpeta, Tomo, etc. que le corresponda.5. Nombre Asunto, Carpeta o Expediente: Descripción breve de la unidad documental (identificación).6. No. Total Unidades: Número total de carpetas, tomos, etc. almacenadas en la caja.7. 1° No. Unidad: El Número de la primera unidad documental que se almacena en la caja – Ultimo No. Unidad: El último número de la unidad documental que se almacena en la caja.8. Fecha Inicial: La fecha inicial o año – Fecha Final: La fecha final o año.9. No. Caja: El número consecutivo de la caja.

En caso que se utilicen cajas X100, el tamaño del rótulo corresponde a 1/4 de la hoja tamaño carta. Si se utilizan cajas X200, el tamaño del rótulo corresponde a 1/2 de la hoja tamaño carta.

CAJAS X100

CAJAS X200 HOJA TAMAÑO

CARTA

HOJA TAMAÑO CARTA

1/4

1/2

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Versión: 03

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Diligencie únicamente los campos con los signos " < >” en el formato del rótulo para cajas X100 o X200 establecido en la entidad, se imprime, recorta y pega horizontalmente, centrado, sobre la tapa de la caja.

Código Dependen

4044.06

CAJA No.

Código Serie/Sub.4044.06.01

9101112

4044.06.02

1314

4044.06.03

15 AVANCE MENSUAL PAGS16 PLAN DE COMPRAS Y NECESIDADES17 PLAN DE MEJ ORAMIENTO ARCHIVISTICO18

DESDE 9 HASTA 18FECHA 2010

CORRESPONDENCIA TRAMITADA SEPTIEMBRE 2010CORRESPONDENCIA TRAMITADA OCTUBRE 2010CORRESPONDENCIA TRAMITADA NOVIEMBRE 2010CORRESPONDENCIA TRAMITADA DICIEMBRE 2010COMITES, CONSEJ OS DIRECTIVOS, J UNTAS

10

COMITÉ DE CLASIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN AGN

14 cms

NOMBRE SERIE/SUBSERIE

No. TOTAL UNIDADES

COMITÉ DEL ARCHIVO CENTRAL

PLAN INSTITUCIONAL

GRUPO DE GESTIÓN Y CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

21.5

PETIC IONES Y CONSULTAS ARCHIVO CENTRAL

INFORMES


NOMBRE DEPENDENCIA

2

5.3.7 Almacenamiento de las unidades documentales en las cajas. Al ingresar las unidades documentales (carpetas, tomos, expedientes, etc.) en las cajas estas se organizan de izquierda a derecha.

5.3.8 Ubicación de las unidades documentales en archivadores o estantes. El Servidor Público con el fin de preservar los documentos los debe de almacenar en archivadores o estantes realizando una distribución secuencial de las gavetas de su archivador o de las bandejas de estantería de arriba hacia abajo.

1000. DESPACHO MINISTRO

Distribuya las series documentales en las gavetas o estantes, atendiendo el orden de codificación establecido; es decir, en forma ascendente, como se encuentran en la TRD de arriba hacia abajo y de adelante hacia atrás en las gavetas y en los estantes de izquierda a derecha hasta completar la gaveta o estante.

5.3.9 Identificación de los archivadores o estantes. Igualmente, en un lugar visible de la gaveta o estate, adhiera una cartulina con la descripción del Código y Nombre de la Dependencia Productora, series, subseries y expedientes que allí se encuentran.

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Código: GD-P-03

Versión: 03

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Ejemplo.

0401.06. 06 TRANSFERENCIA DOCUMENTALES 0401.06. 05

TABLAS RETENCIÓN DOCUMENTAL

0401.06. 04 PROCESOS GESTIÓN DOC.

0401.06. 03 INFORMES.

0401.06 . 02 COMITES JUNTAS .

0401.06.01

PETICIONES Y CONSULTAS

4044.06 ÁREA DE GESTIÓN DE ARCHIVO

4044.06.01 PETICIONES Y CONSULTAS DEL

ARCHIVO CENTRAL 4044.06.02

COMITÉS, CONSEJOS DIRECTIVOS Y JUNTAS 4044.06.03

INFORMES, INVESTIGACIONES, ESTADISTICAS, ESTUDIOS Y ANALISIS 4044.06.04

PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL 4044.06.05

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. 4044.06.06

TRANSFERENCIAS DOCUME NTALES PRIMARIAS (ARCHIVOS DE GESTIÓN AL ARCHIVO CENTRAL)

5.3.10 Inventario documental. El Servidor Público diligencia el Formato Único de Inventario Documental – FUID, (GD-P-01-F-02) como un instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental, se utiliza para transferencias primarias (de los Archivos de Gestión al Archivo Central), transferencias secundarias (del Archivo Central al Archivo General de la Nación.), valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias, inventarios de gestión e individuales por vinculación, traslado y desvinculación.

De igual forma, este formato se diligencia para los inventarios de los archivos de gestión (Dependencia) e individuales (funcionario) que presentan los servidores públicos del Ministerio del Interior, al momento de entregar los documentos y archivos bajo su custodia o producidos en cumplimiento de sus funciones, con motivo del traslado o desvinculación de sus cargos, de igual forma, para recibirlos al momento de la vinculación, garantizando la continuidad de la gestión pública.

Instructivo Diligenciamiento Formato Único de Inventario Documental – FUID GD-P-03-F-02

ENTIDAD REMITENTE. Escribir el nombre de la Entidad que remite las transferencias documentales al Ministerio del Interior, cuando sea el caso. Ejemplo. CAJANAL EN LIQUIDACIÓN, Transferencia de los procesos terminados de las entidades liquidadas.

ENTIDAD PRODUCTORA. Colocar el nombre completo o Razón Social de la entidad que produjo o produce los documentos. Ejemplo. MINISTERIO DEL INTERIOR

UNIDAD ADMINISTRATIVA. Consignar el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora. Ejemplo:

Mayor Jerarquía Unidad Administrativa: DIRECCIÓN DE GOBIERNO Y GESTIÓN TERRITORIAL.Dependencia Productora: SUBDIRECCIÓN DE SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA.

OFICINA PRODUCTORA. Colocar el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

OBJETO. Marcar con una “X” la finalidad del inventario, que puede ser: transferencias primarias, transferencias Página 26 de32



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secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias, inventarios de gestión e individuales por vinculación, traslado y desvinculación.

HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas del inventario.

REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Se consigna la fecha de entrada de la transferencia (dd/mm/aaaa); día dos dígitos, mes con tres dígitos y año con los cuatro dígitos). En No. de Transferencia: se anotará el número de transferencia asignada por los funcionarios del Archivo Central.

No. DE ORDEN. Anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.

CÓDIGO. Sistema convencional Establecido en la tabla de retención documental, que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.

NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Se anota el nombre asignado en la Tabla de Retención Documental, al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.

Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.

Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético.

FECHAS EXTREMAS. Consignar la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (Asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.

UNIDAD DOCUMENTAL: Anotar el número asignado a cada unidad de almacenamiento. (Carpeta, Libro, Otro, Caja). En la columna "otro" se registrará las unidades de conservación diferentes al papel, anexos a la documentación, escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente: Microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electrónicos: (CD, DK, DVD), etc.

NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.

TOPOLOGÍA ARCHIVO CENTRAL: Estas Casillas (Unidad, Caja, Estante), son diligenciadas por los funcionarios del Archivo Central para identificar la ubicación de los documentos en las Áreas destinadas para su almacenamiento.

La documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.

En los expedientes se deberá registrar la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.

Los anexos deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información.

ENTREGADO POR. Se registra el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

RECIBIDO POR. Se registran los nombres y apellidos, cargo y firma de la persona responsable de recibir la transferencia

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en el Área de Gestión Archivo Central del Grupo de Gestión Administrativa, colocando el lugar y la fecha en que se da por recibida.

5.4 CONSULTA DE DOCUMENTOS EN ARCHIVOS DE GESTIÓN

La custodia y préstamo de documentos de los archivos de gestión es responsabilidad del jefe de cada dependencia.

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FLUJOGRAMA CONSULTA Y /O PRESTAMO DOCUMENTAL

INICIO

Recibir y radicar en la Planilla Controlpara préstamo de Documentos , las peticiones, consultas y/o préstamo documental.

Realizar la búsqueda en físico y/o en los inventarios

Se encontró el documento? Informar al interesado.

Diligencia r el formato de tarjeta afuera y coloca rlo en el lugar de donde se retira la unidad documental.

D ocumento confidencial?

No se permite su consulta, s olicita r autorización al jefe de

la dependencia dueña del proceso o generador del

documento

C onsulta en las instalaciones ?

Autorizar la consulta y/o préstamo de los doc umentos en la sede .

Realizar comunicación remitiendo las unidades

documentales (carpetas, expedientes, etc.)

NO SI

SI

NO NO

SI

Diligenciar Planilla Control Préstamo de Documentos

1

El documento fue devuelto?

Retirar tarjeta afuera y archivar

Solicitar la d evolución

NO

FIN

SI Diligenciar Planilla deDevoluciones Documentos

y/o trámites

2

2

1

3

2

3



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5.4.1 Recepción y radicación. Los Servidores Públicos responsables del archivo de gestión, reciben y radican la petición de consulta o préstamo de documentos.

5.4.2 Búsqueda. El Servidor Público designado busca las unidades documentales solicitadas para su consulta y/o préstamo (carpetas, expedientes, etc.) en la Base de Datos o documentos físicos, si el documento no se encuentra procede a informar al peticionario.

5.4.3 Recuperación. El Servidor Público designado ubica el o los documentos y diligencia el Formato Testigo de Documento Afuera (GD-P-03-F-03), el cual se coloca en el lugar de donde se retira la unidad documental.

5.4.4 Verificación sobre confidencialidad. El Servidor Público designado verifica si el documento tiene reserva legal, si es así, la solicitud debe ser autorizada por el jefe de la dependencia dueña del proceso o generador del documento, de lo contrario se procede a conceder la consulta y/o préstamo del documento.

Ejemplo. Se consideran archivos confidenciales algunas comunicaciones relacionadas con las siguientes series documentales: Extradición, Seguridad a personajes, Historias laborales, entre otras.

5.4.5 Consulta y/o préstamo. La consulta y/o préstamo del documento se debe de realizar en las instalaciones de la dependencia pero en caso de que los documentos sean prestados temporalmente para ser consultados fuera de las instalaciones, el Servidor Público designado hace firmar el Formato de Testigo Afuera (GD-P-03-F-03) o realiza una comunicación remitiendo las unidades documentales (carpetas, expedientes, etc.) las cuales se entregan debidamente organizadas, foliadas y rotuladas.

NOTA. Con el fin de preservar y evitar la pérdida o extravío documental no se deben retirar los documentos individuales de las carpetas para su consulta o préstamo, esta se prestara en forma integral.

5.4.6 Control de consultas y préstamos. El Servidor Público designado diligencia la Planilla Control Préstamo de Documentos (GD-P-03-F-04).

5.4.7 Devolución de documentos. Cuando el documento es devuelto, se registra el ingreso o devolución en la Planilla Radicación y Control Préstamo de Documentos (GD-P-03-F-04), se ubica en el lugar que le corresponde y se retira el Testigo de Documento Afuera (GD-P-03-F-03).

5.4.8 Recuperación de documentos no devueltos. Si una unidad documental no es devuelta, por la dependencia o funcionario que le fue prestado el documento, el Servidor Público encargado del Archivo realiza el trámite pertinente para su recuperación y custodia por medio de una comunicación a la dependencia o funcionario.

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5.5. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS. (Archivos de Gestión al Archivo Central)

FLUJOGRAMA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Verificar y separar las unidades documentales (carpetas o expedientes) en las que sus fechas extremas finales hayan cumplido con el tiempo de permanencia establecido en la respectiva – TRD de la dependencia.

Expedir Circular y Cronograma anual de transferencias documentales al Archivo Central

Entregar, cotejar y recibir la transferencia en la sede del Archivo

Central. Firma Actas y/o inventario

Organizar físicamente los documentos. Aplicar el Acuerdo 042 de 2002, del AGN, Criterios para organizar los archivos de gestión y el Proceso de Organización de los Archivos de Gestión del Ministerio (Clasificar, identificar, ordenar, depurar, numerar o foliar e inventariar)

INICIO

Los archivos cumplen con los requerimientos?

NO SI

1

1

Clasificar e identificar las unidades documentales transferidas que

componen cada agrupación documental por Principio Procedencia

(Fondo, Sección y Sub sección)

Identificar y rotular las cajas de acuerdo al formato establecido

Realizar SIGNATURA TOPOGRÁFICA <No. Unidad> y <No. Caja> (Identificar y marcar las unidades de conservación

para su ubicación y recuperación.

Ubicar cada la unidad documental en la caja de izquierda a derecha.

Distribuya las unidades de conservación en archivadores o estantes en forma secuencial y estructura orgánica de la

entidad de arriba hacia abajo.

Diligenciar el Formato Único de Inventario Documental – FUID

(Bases datos archivo)

FIN

Diligenciar el Formato Único de Inventario Documental –

FUID

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Son los traslados de los documentos de los archivos de gestión o de oficina al Archivo Central o descentralizado, para su custodia y conservación y cuya frecuencia de uso ha disminuido o culminado en el proceso de atención de trámites.

Las dependencias del Ministerio que tienen archivo descentralizado proceden a efectuar sus transferencias a dichos depósitos como son:

5.5.1 Cronograma anual de transferencias. El Servidor Público del Área de Gestión de Archivo Central proyecta la circular y cronograma anual de transferencias primarias, lo remite a la Subdirección Administrativa y Financiera para revisión y este lo transfiere a Secretaria General para su aprobación y conocimiento de los servidores públicos del Ministerio.

5.5.2 Identificar y separar. Conocida la fecha de transferencia, los Servidores Públicos realizan una inspección por el archivo de gestión, separando las unidades documentales (carpetas o expedientes) en las que sus fechas extremas finales hayan cumplido con el tiempo de permanencia establecido en las respectivas Tablas de Retención Documental – TRD de la dependencia.

5.5.3 Organización documental. Los Servidores Públicos de la dependencia organizan físicamente los documentos. Aplican el Acuerdo 042 de 2002, del AGN, Criterios para organizar los archivos de gestión y los pasos establecidos en el numeral 5.3 Organización de documentos en los archivos de gestión. Clasificar, identificar, ordenar, depurar, numerar o foliar e inventariar, entre otros.

5.5.4 Revisión previa. Antes de realizar la transferencia uno de los Servidores Públicos del Área de Gestión de Archivo Central lleva a cabo una revisión previa de los documentos, en la misma dependencia. Teniendo en cuenta las observaciones hechas por este, se continúa con el procedimiento de lo contrario se establece nueva fecha para revisión y transferencia.

5.5.5 Inventario documental. Los Servidores Públicos de la dependencia diligencian el Formato Único de Inventario Documental – FUID, (GD-P-03-F-02) relacionando de forma secuencial por series y subseries, las carpetas o expedientes a transferir.

Al Área de Gestión de Archivo Central se entrega en medio magnético, una copia del archivo que contiene la información relacionada en el Formato Único de Inventario Documental – FUID, (GD-P-03-F-02), para alimentar las bases de datos.

5.5.6 Recepción y entrega. La transferencia documental se considera perfeccionada, con la entrega física de los documentos en la sede del Archivo Central y con la firma del recibido en el respectivo inventario o Acta de Trasferencias.

6. PUNTO DE CONTROL

En el numeral 5.2.1.1 las actas del Comité de Archivo.En el numeral 5.2.1.3.2 el organigrama de la Entidad.En el numeral 5.2.1.3.3 la resolución de asignación de códigos y siglas.En el numeral 5.2.1.4 las actas del Comité de Archivo.En el numeral 5.3.1 las tablas de retención documental.En el numeral 5.3.10 el Formato Único de Inventario Documental – FUID.

7. REGISTROS

Tablas de Retención Documental – TRD Formato Único de Inventario de Documental - FUID Testigo de Documento Afuera – Archivo de Gestión

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Planilla Radicación y Control Préstamo de Documentos Documentos oficiales: Oficios, memorandos, certificaciones. Plan transferencias primarias y cronograma.

8. INFORMACIÓN SECUNDARIA

INFORMACIÓN A PUBLICAR

RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN

Tablas de Retención Documental – TRD

Todas las dependencias del Ministerio

Anual Página WEB

9. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SISTEMA DE INFORMACIÓN

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE UBICACIÓN

SIGOB Aplicativo para el manejo de la correspondencia.

Todas las dependencias del Ministerio

Servidor de la Entidad.

10. ANEXOS

Tablas de Retención Documental GD-P-03-F-01Formato Único de Inventario Documental GD-P-03-F-02Formato Testigo de Documento Afuera GD-P-03-F-03Planilla Control Préstamo de Documentos GD-P-03-F-04 Rótulos para carpetas en Excel y WordRótulos para cajas en Excel y WordRótulos para anexos en Excel y Word

11. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA CAMBIO VERSIÓN

01-10-2009Se redefinió el objetivo, el alcance, se modificó el nombre y código del procedimiento y código de los anexos 1 al 4. El procedimiento GD-AD-P-01 PARA LA ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN, CUSTODIA Y TRANSFERENCIA del 26/11/2008 se identifica como documento obsoleto.

02

30-11-2011

Por reorganización del Ministerio del Interior se modificaron los logotipos, formatos y rótulos. Se cambió el código de “GD-P-01” a “GD-P-03”. Se modificaron los ítems No. 3 Definiciones y No. 5 Desarrollo, en este procedimiento. El procedimiento “Organización del archivo de gestión” GD-P-01 Versión 02 del 01/10/2009 se identifica como documento obsoleto.

03

Elaboró Revisó y AprobóFirma Firma

Luis Hernán Ochoa DossaTécnico Administrativo

José Vicente CasanovaSubdirector Administrativo y Financiero

Firma

Edgar Orlando Flórez Ch.Profesional Especializado

TRD:

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