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EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO NORTE 2 ESE NIT. 900.146.006-6

INFORME DE AUDITORIA

Caloto Cauca, mayo 29 de 2020

Doctor:OSCAR EDUARDO ANGOLA LASSO GerenteNorte 2 ESE

Atento saludo

Ref. INFORME DE AUDITORIA A CONTRATACION CONTRATOS URGENCIA MANIFIESTA

Para dar cumplimiento a lo establecido en el plan anual de auditorías previsto para la vigencia 2020, presento el resultado de auditorías a los contratos celebrados por urgencia manifiesta durante el mes de marzo de la presente anualidad, el mismo se debe dar a conocer al comité institucional de control interno y de la misma manera se publicará en página web institucional.

Quedo atenta a sus comentarios.

Atentamente,

María Leonor Ramos ValenciaJefe de Control Interno

Anexo lo anunciado en trece folios (13)Original firmado y radicado con No 0000717Copia: Comité Institucional de Control Interno.

CODIGO: VERSIÓN: VIGENCIA:DO-EC-CN-IA 01 17-DIC-18

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Informe de Auditoria Contratos de Urgencia Manifiesta

AÑO 2020

Puntos de AtenciónCaloto

ESE NORTE 2 “MÁS CERCA DE LA GENTE”

DEPENDENCIA: CONTRATACION

ResumenEl presente documento brinda un informe de auditoría de seguimiento a los contratos celebrados por urgencia manifiesta dentro del estado de Emergencia Económica a causa del COVID -19


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Equipo DirectivoOscar Eduardo Angola LassoGerente

Lucy Ximena Ibarra HernándezProfesional Universitario

Olga Yaneth Erazo González Coordinador de Planeación y Calidad

María Leonor Ramos ValenciaControl Interno.

ProyectóMaría Leonor Ramos Valencia Cargo Jefe de Control InternoElaboró: María Leonor Ramos Valencia Cargo: Jefe de Control Interno

InvolucradosAndrés Eduardo TovarCargo: Encargado de Contratación

© Gerencia - Planeación Estratégica Sede Administrativa Caloto (Cauca)Calle 10 Carrera 5 EsquinaPuntos de AtenciónCaloto – Guachene – Miranda - CorintoTeléfono +57 (2) 825 83 11Fax +57 (2) 825 83 88www.esenorte2.gov.co


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FECHA DE EMISIÓN DEL

INFORMEDía: 29 Mes: 05 Año: 2020

Proceso: Talento Humano Sub Proceso: Contratación Líder de Proceso / Jefe(s) Dependencia(s): Andrés Eduardo Tovar

Objetivo de la Auditoría: Verificar y evaluar que los diferentes contratos celebrados por la ESE NORTE 2 con ocasión del COVID cumplan con los parámetros establecidos para tal fin.

Alcance de la Auditoría: Inicia con la solicitud de información al área encargada de contratación (expedientes contractuales ) con verificación de cada uno de los mismos y finaliza con el informe de auditoría donde se plasmaran los diferentes hallazgos que arroje el proceso auditor.

Criterios de la Auditoría: Requisitos legales en parámetros establecidos para atender urgencia manifiesta.

Contratación realizada periodo marzo 2 – marzo 31 de 2020. Etapas Pre contractual, Contractual y Post Contractual.

Estatuto de Contratación: Acuerdo 020 de 2014 (4 de junio de 2014).

Ley 1474 de 2011: “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública"


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Reunión de Apertura Ejecución de la Auditoría Reunión de Cierre

Día 21 Mes 05 Año 2020 Desde 22/05/2020 Hasta 28/05/2020 Día

29

Mes

05

Año

2020D / M / A D / M / A

Representante Alta Dirección Jefe oficina de Control Interno Auditor Líder Olga Yaneth Erazo González María Leonor Ramos Valencia María Leonor Ramos Valencia

La contratación estatal es el conjunto de normas que regulan todos los procedimientos que se adelantan para que las entidades del Estado puedan realizar sus procesos de abastecimiento cuando identifican una necesidad. La NORTE 2 ESE, no es ajena a ello como entidad pública descentralizada del orden departamental con patrimonio propio y autonomía administrativa, cuyo objeto es la prestación de servicios de salud entendidos como un servicio público a cargo del estado.

Atendiendo al hecho de que la NORTE2 ESE, no es ajena como institución prestadora de servicios de salud a la emergencia económica, social y ecológica que padece territorio nacional por la aparición del COVID -19 y atendiendo al hecho de que por la misma situación que se vive, se pueden utilizar todos los medios permitidos para superar adecuadamente está contingencia , la empresa tuvo a bien celebrar contratos en la modalidad de contratación directa bajo la figura de urgencia manifiesta ,como contingencia en protección a los servidores de la NORTE 2 ESE y a la misma comunidad , con el propósito de prevenir la propagación del coronavirus.


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RESUMEN EJECUTIVO



Dentro de las principales situaciones detectadas podemos anotar las siguientes:Como Positivo podemos manifestar que los contratos (6) en general, cuentan con los siguientes aspectos:

1. Cuentan con un acto administrativa motivado, lo que se evidencia en las resoluciones que para tal fin fueron expedidas.

2. Idoneidad de cada uno de los contratistas.

3. Valoración de los contratos ejecutados a precios de mercado

4. Supervisión de los mismos (de forma parcial)

5. Efectividad e impacto de los bienes obras y servicios contratados

6. Contratos con su debida publicación en las páginas oficiales SIA OBSERVA, SECOP y pagina web institucional.


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PRINCIPALES SITUACIONES DETECTADAS/ RESULTADOS DE LA AUDITORÍA / RECOMENDACIONES




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NEGATIVOS:No Contratista No Contrato Objeto del contrato Hallazgos1 María Dominga Micolta de

Ortiz3-200-68.4-98- 2020 Confección de 100 batas manga

larga con puño y 200 pantalones medico quirúrgicos desechables, para los cuatro puntos de atención de la ESE NORTE 2

En la carpeta contractual aún no se evidencian algunos documentos tales como:Factura de venta

Informe de supervisión

En la carpeta contractual, no se evidencian los diferentes soportes de pago

El expediente carece de folios.

Verificando las diferentes etapas de contratación en la página SIA OBSERVA, encontramos que en la etapa precontractual se encuentra su cumplimiento en un 100% y en la etapa contractual un cumplimiento del 50%, lo que evidencia que del número de documentos que se deben registrar en la página para esta etapa aún faltan documentos por reportar.(anexo pantallazo No1).A pesar de que por la emergencia sanitaria fue necesario hacer uso de la


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vía electrónica para la contratación no se evidencia las firmas del contratista en el contrato en el acta de inicio y en la cuenta de cobro.

2 Faidiver llantén Méndez 3-200-68.4-99-2020 Mantenimiento e instalación de lavamanos a todo costo, en las áreas de urgencias de los cuatro puntos de atención de la ESE NORTE 2.Adición en tiempo hasta el treinta (30) de junio

No son evidentes los informes de supervisión

El expediente contractual carece de foliación El cumplimiento de las etapas contractuales en la página SIA OBSERVA , observamos lo siguiente : el cumplimiento en la en un 100% y en la etapa contractual un cumplimiento del 50%, lo que evidencia que del número de documentos que se deben registrar en la página para esta etapa aún faltan documentos por reportar el porcentaje total de cumplimiento de acuerdo a la página es de un cumplimiento del 67%

3 Kildare Vladimir Fernández Trujillo

3-200-68.5-30-2020 Suministro e instalación a todo costo de estructuras en aluminio para adecuaciones varias para los puntos de atención de la ESE NORTE 2, para hacer frente a la atención de la emergencia del covid-19.

No son evidentes los informes de supervisión en el expediente contractual

El expediente contractual carece de foliación.A pesar de que por la


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Se realizó adición No1 a este contrato en tiempo y en valor por un mes más (termina 30 de junio) y en valor por $3.000.000

emergencia sanitaria fue necesario hacer uso de la vía electrónica para la contratación no se evidencia las firmas del contratista en el contrato en el acta de inicio y en la cuenta de cobro. El cumplimiento de las etapas contractuales en la página SIA OBSERVA, observamos lo siguiente: el cumplimiento en la en un 100% y en la etapa contractual un cumplimiento del 50%, lo que evidencia que del número de documentos que se deben registrar en la página para esta etapa aún faltan documentos por reportar el porcentaje total de cumplimiento de acuerdo a la página es de un cumplimiento del 66,7%. (anexo pantallazo de página SIA identificado con No 3)

Las facturas de pago no son notorias en el expediente contractual.

4 GRUPO DAO S.A.S / Juan Carlos Muñoz Bravo

3-200-68.5-31-2020 suministro de materiales medico quirúrgicos para los cuatro puntos de atención de la ESE

No es evidente el informe de supervisión del mismo.


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NORTE 2. Al momento de la revisión del expediente contractual no son visibles las facturas de pago.

Revisado por página SIA OBSERVA, aun no se cumple su porcentaje en las diferentes etapas contractuales.

5 Diana Marcela Salazar Silva

3-200-68.5-32-2020 Suministro de 1000 tapabocas medico quirúrgicos desechables, para los cuatro puntos de atención de la ESE NORTE 2

Las facturas de pago no son notorias en el expediente contractual.

No son evidentes los informes de supervisión.

Expediente contractual sin foliar

6 DROCCIDENTE S.A.S / Juan Pablo Cerón Álzate

3-200-68.5-33-2020 Suministro de materiales medico quirúrgicos para los cuatro puntos de atención de la ESE NORTE 2.

No es evidente el informe de supervisión del mismo.

Al momento de la revisión del expediente contractual no son visibles las facturas de pago.

Revisado por página SIA OBSERVA, aun no se cumple su porcentaje en las diferentes etapas


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contractuales.


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FICHA TECNICAHerramientas Utilizadas: Para la realización del presente informe se tomaron en cuenta varios factores entre los que se mencionan:

Solicitud verbal de expedientes contractuales (urgencia manifiesta) a la oficina de contratación quienes de forma oportuna pasa información de expedientes contractuales solicitados.

Parámetros establecidos por el control de legalidad de la página SIA OBSERVA, de la CGN, para cotejar cumplimiento de las diferentes etapas del contrato. (se anexan algunos pantallazos).

De acuerdo a información suministrada por la oficina de contratación se tiene que para el periodo solicitado se llevaron a cabo seis (6) contratos bajo esta modalidad los cuales están relacionados en el acápite anterior.

Universo: Para el periodo informado la empresa NORTE 2 celebro un total de seis (6) contratos, de los cuales para su revisión se solicitaron en su totalidad.

Marco estadístico: Contratos celebrados por la NORTE 2 ESE, durante el periodo comprendido del primero (1) de marzo de 2020 al treinta y uno de marzo (31) de la misma vigencia, cuya relación se enuncia en el acápite anterior como trazador en el mismo periodo.


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ACCIONES DE MEJORAMIENTO



CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA

Es notorio en todos los expedientes que todos carecen de foliación alguna muy a pesar, que ha sido una de las exigencias de la CGC, en las diferentes visitas que hemos recibido, adicional a ello es una exigencia de la ley de archivo.

La oficina de contratación, ha llevado a cabo la socialización al personal encargado de la supervisión e interventoría de contratos, donde se dieron a conocer los principios de la contratación, la importancia y las consecuencias de ser supervisor, pero sigue siendo muy evidente por parte de algunos supervisores de contratos el no mantenerse al día con la responsabilidad que les asiste en cada una de sus actividades.

De acuerdo a lo expresado en el acápite anterior se les recuerda a los involucrados en el proceso contractual que al tenor de lo establecido en el manual de contratación de la ESE NORTE2, la ley 80 de 1193, la ley 734 de 2002 y la 1474 de 2011, hay exposición a sanción penal, administrativa, disciplinaria y fiscal

Para constancia se firma en Caloto Cauca, a los 29 días del mes de mayo del año 2020

APROBACIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA

Nombre Completo Responsabilidad Firma

Original firmado


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ANEXOS:

(ANEXO No1)

(ANEXO No2)


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(ANEXO No 3).

(ANEXO No 4).


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