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FORMULARIO INFORME FIN DE GESTIÓNMaribel Abarca Sandoval

1. INFORMACIÓN DEL FUNCIONARIO

Nombre de quien deja el cargo:Abarca Sandoval Maribel1º Apellido 2º Apellido Nombre

Número de cédula: 1-712-903 Puesto ocupado: 009992 Gerente de Ingresos

Cargo ocupado: Gerente de la Aduana Central.

Ubicación: Calle Blancos, 150 metros al oeste de la Coca Cola.

Fecha de inicio de la labor:14 de marzo de 2017

Fecha de fin de la labor:15 de abril del 2019

Motivo de separación del cargo: Reubicación de la Aduana Central a la Dirección de Gestión de Riesgo según resolución GAF-SNA-SAL-218-2019 del 14 de marzo de 2019.

2. PRESENTACIÓN

Según lo dispuesto en la resolución GAF-SNA-SAL-218-2019 del 14 de marzo de 2019, por medio de la cual se me reubica de lugar de trabajo de la Aduana Central a la Dirección de Gestión de Riesgo, se presenta a continuación el “Informe de Fin de Gestión” correspondiente al periodo que me desempeñé en el puesto de Gerente de la Aduana Central, que comprende el periodo del 14 de marzo de 2017 al 15 de abril de 2019. Lo anterior en cumplimiento al artículo 12 inciso e) de la Ley 8292 Ley General de Control Interno.

En el presente informe, se incluyen aspectos relevantes de la gestión durante el periodo indicado a cargo de la Aduana Central, a saber: competencia de la Gerencia de la Aduana y delegación de funciones, estructura de la Aduana, potencial humano, asignación de gestiones, contexto actual de la Aduana y cambios habidos en el entorno, resultados de la gestión, control interno, aspectos administrativos y recomendaciones.

La Aduana Central por ubicación, es una Aduana situada en el centro de la capital, no es un puerto de ingreso y en su jurisdicción mantiene los cantones de Central, Escazú, Desamparados, Tarrazú, Aserrí, Goicoechea, Alajuelita, Coronado, Acosta, Tibás, Moravia, Montes de Oca, Dota, Curridabat, Pérez Zeledón y León Cortés. También mantiene de la provincia de Heredia los cantones Santo Domingo, San Rafael, San Isidro y San Pablo. Adicionalmente, tiene a su cargo el Puesto de Aduana Postal, instalado en la oficina central de Correos de Costa Rica en Zapote.

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aduaneras y del control de las entradas, la permanencia y la salida de las mercancías objeto del comercio internacional, así como de la coordinación de la actividad aduanera con otras autoridades gubernamentales ligadas al ámbito de su competencia, que se desarrollen en su zona de competencia territorial o funcional.

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De conformidad con los datos del sistema informático TICA a diciembre de 2018, la Aduana Central atiende de forma directa o indirecta acerca de 5381 usuarios entre ellos: importadores, agentes, agencias, zona franca, empresas de perfeccionamiento activo. Además, cuenta con la particularidad de un Puesto Postal ubicado en las oficinas de Correos de Costa Rica mismo que genera una gran cantidad de trámites producto del aumento de compras por Internet durante los últimos años. Lo anterior se detalla en la siguiente tabla:

Usuarios de la Aduana Central Cantidad 2018

Importadores 4.881

Agentes Aduaneros 190

Agencia de Aduanas 162

Depositarios 17

Empresas de Zona Franca 115

Empresas de PA. 16

Total 5381Fuente: Sistema TICA, Ministerio de Hacienda, 2018

a. Competencia de la Gerencia de la Aduana y delegación de funciones.

Misión: “Facilitar el flujo lícito de personas y mercancías, mediante un control eficiente para favorecer los intereses de la sociedad y contribuir al desarrollo socioeconómico del país”.

Visión: “Ser una aduana que controlando eficientemente el comercio internacional, contribuye al desarrollo nacional."

Los artículos 13 de la Ley General de Aduanas y 35 de su Reglamento señalan:

“Artículo 13. —Aduana. La aduana es la unidad técnico-administrativa encargada de las gestiones

diciembre del 2018 publicada en La Gaceta Nº 43 del 01 de marzo del 2019, se le delegó al Subgerente funciones para el mejor funcionamiento de la Aduana Central.b. Estructura de la Aduana.

La Aduana Central de conformidad a lo establecido en el artículo 34 del Reglamento a la Ley General de Aduanas, en cuanto a estructura organizacional está conformada de la siguiente forma:


Las aduanas tendrán la facultad de aplicar las exenciones tributarias que la ley indique expresamente y las relativas a materia aduanera creadas por acuerdos, convenios y tratados internacionales.”

Artículo 35. —Competencia de la Gerencia de la Aduana. Compete a la Gerencia de la aduana de jurisdicción territorial dirigir técnica y administrativamente la aduana. La Gerencia está conformada por un Gerente, un Subgerente quien estará subordinado al Gerente y lo reemplazará en sus ausencias, con sus mismas atribuciones, para lo cual bastará su actuación. El Subgerente será el colaborador inmediato del Gerente, en la planificación, organización, dirección y control de la aduana, así como en la formulación de sus políticas y directrices que orienten las decisiones y acciones hacia el logro de las metas de la aduana. El Subgerente desempeñará, transitoria o permanentemente las funciones y tareas que le delegue el Gerente.

La Gerencia de la aduana podrá tomar las medidas administrativas que estime convenientes para el control de los regímenes, operaciones y trámites aduaneros que competan a la aduana. Asimismo, podrá solicitar a la Dirección General la definición de áreas funcionales necesarias para cumplimiento de sus competencias.”

De acuerdo con los artículos 13, 24 de la Ley General de Aduanas y los artículos 33, 34, 35 y 35 bis del Reglamento a la Ley General de Aduanas (Decreto N° 25270-H y sus reformas), se establece la competencia de la Gerencia de la Aduana de jurisdicción territorial. La Gerencia está conformada por un Gerente y un Subgerente quien estará subordinado al Gerente y lo reemplazará en sus ausencias, con sus mismas atribuciones, para lo cual bastará su actuación. El Subgerente será el colaborador inmediato del Gerente, en la planificación, organización, dirección y control de la aduana, así como en la formulación de sus políticas y directrices que orienten las decisiones y acciones hacia el logro de las metas de la aduana. El Subgerente desempeñará, transitoria o permanentemente las funciones y tareas que le delegue el Gerente.

Por lo anterior, mediante resolución de delegación de funciones RES-AC-DN-2892-2018 del 04 de

Es importante señalar que durante el año 2018 y principios del 2019, se disponía de una plantilla de 72 funcionarios; sin embargo, la Dirección General de Aduanas decidió trasladar seis funcionarios de esta Aduana a la Aduana Santamaría y uno a la Aduana de Limón, sin que se restituyeran esas plazas a la Aduana Central.

Es importante indicar que de estas 65 plazas, 17 son ocupadas por funcionarios con nombramiento interino, lo que representa un 26.15% del total de funcionarios distribuidos de la siguiente forma:Página 4 de 51Dirección: Edificio Aduana Central 150 metros al oeste de la Coca Cola en Calle Blancos. San José, Costa Rica -

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c. Potencial Humano.

Para la ejecución de sus funciones, la Aduana Central a marzo 2019 cuenta con los siguientes funcionarios distribuidos de la siguiente forma:

Ubicación / puesto ocupado

Gerencia Subgerencia

Puesto Postal

Depto. Normativo

Depto. Técnico

Sección Técnica Operativa

Sección Depósito

Funcionarios Gestoría que laboran en la

Aduana Central

Total funcionarios

AduanaCentral

Gerencia 1 1Subgerencia 1 1Jefe de Ingresos 2 1 1 2Jefe de Ingresos 1 1 1 1 3Oficinista 1 1 1 3Profesionales Ing 2 1 12 13Profesionales Ing 2 Abogados

7 7

Profesionales Ing 1-B 6 15 21Técnicos 12 12Operadores de equipo móvil

2 2

Total Funcionarios 4 7 21 2 16 13 2 65

Por las razones expuestas, tanto en los informes de gestión de las Gerencias anteriores como en esta Gerencia, se han elaborado y remitido a la Dirección General de Aduanas requerimientos a fin de que las plazas trasladadas a otras dependencias del Servicio Nacional de Aduanas sean restituidas a la Aduana Central y a la vez, se han solicitado plazas nuevas para fortalecer el capital humano de esta Aduana, citando como antecedentes de este tema los oficios : AC-G-0347-2015 de fecha 10 de setiembre de 2015, AC-G-104-2016 de fecha de 18 de abril de 2016, AC-G-142-2016


Sección Depósitos: 7 plazas interinas. Sección Técnica Operativa: 6 plazas interinas. Departamento Normativo: 4 plazas interinas.

Adicionalmente, sobre el componente de recurso humano, se debe resaltar que desde el año 2014 la Aduana Central ha enfrentado fuertes movimientos de personal, principalmente en el Departamento Técnico, originados por las situaciones que se detallan a continuación y que han impactado sensiblemente la plantilla del personal que se dedica a las labores de aforo con el consecuente impacto negativo en la operativa normal de la aduana, en las acciones de control y en la recaudación:

Once plazas ocupadas por funcionarios trasladados a otras dependencias del Servicio Nacional de Aduanas y no han sido repuestas.

Desde el año 2014 y hasta el año 2016 se ha enfrentado la pérdida progresiva de plazas en la Aduana Central, siendo que en ese periodo se reubicaron 11 plazas a otras dependencias del Servicio Nacional de Aduanas, afectando sustancialmente el desempeño de la Aduana Central por las siguientes razones:

Se generó un recargo de funciones en los colaboradores de las distintas áreas, situación que ha causado un impacto negativo en el clima organizacional en la aduana en general como estructura organizativa.

Se requiere disponer de más funcionarios para realizar las labores de supervisión y control en los diferentes Depositarios Aduaneros bajo la jurisdicción de la Aduana Central, la situación se ve aún más afectada, cuando un funcionario se incapacita, solicita vacaciones o bien por asistencia a una capacitación.

El Departamento Normativo presenta una deficiencia respecto a la cantidad de funcionarios de que dispone y la cantidad de trabajo que existe, principalmente se siente este impacto en lo que refiere a abogados y consecuentemente se enfrenta a un inminente riesgo permanente en posibles prescripciones y demoras en el servicio.

Sin embargo, mediante oficio GAF-SNA-SGPH-821-2017 del 25 de setiembre de 2017 la Gestoría Administrativa y Financiera de Aduanas responde que se tenían que realizar las reubicaciones del personal de la Sección Técnica Operativa y del Puesto Postal al Departamento Normativo y a la Sección de Depósito respectivamente, atendiendo la clase de puesto que ocuparan, consecuentemente se perdieron 6 aforadores de amplia experiencia para las revisiones físicas de la Sección Técnica Operativa estando uno de ellos destacado en el Puesto Postal.


de fecha 17 de junio de 2016, AC-G-180-2016 de fecha 29 de agosto de 2016 y oficio AC-G-0231- 2016 del 24 de octubre del 2016, todos debida y oportunamente notificados a la Dirección General de Aduanas. También en el PAO anual de los años 2017, 2018 y 2019 se solicitó a la Dirección General de Aduanas la restitución de las plazas, así como la asignación de nuevas plazas para las dependencias de la Aduana Central.

Las 11 plazas que han sido trasladadas de esta Aduana y que permanecen sin ser repuestas, se detallan a continuación:

Nombre del funcionario trasladado Clase de puesto Dependencia del SNA donde fue trasladado1 Víctor Rojas Morales Técnico de Ingresos Aduana Santamaría (año 2017)2 Willy Vega Oreamuno Oficinista 1 Aduana de Peñas Blancas (año 2016)3 Ana Julia Vásquez Meléndez Profesional 2 Dirección de Gestión Técnica (año 2014)4 Gabriel Godinez Chacón Profesional de Ingresos 1B Dirección de Gestión de Riesgo (año 2014)5 Hellen Varela Cortés Profesional de Ingresos 1B Área de Relaciones y Asuntos Internacionales (año 2014)6 Luis Carlos Serrano Madrigal Técnico de Ingresos Dirección de Fiscalización (año 2015)7 Rodrigo Rivera Bonilla Profesional de Ingresos 1A Dirección de Fiscalización (año 2015)8 Allan Cubillo Artavia Técnico de Ingresos Dirección de Gestión de Riesgo (año 2016)9 María Soledad Charpentier Artavia Profesional de Ingresos 1B Aduana Santamaría (año 2016)

10 Oscar Rojas Artavia Profesional 2 Aduana de Peñas Blancas (año 2016)11 Leonardo Rodríguez Cervantes Profesional de Ingresos 1B Aduana de Caldera (año 2016).

Reubicación de plazas dentro de la propia Aduana Central de funcionarios con clases de puestos diferentes a sus funciones y traslado de plazas que se han logrado nombrar.

En el año 2017, a solicitud de la Dirección General de Aduanas, la Gerencia de la Aduana Central informó a la Gestoría Administrativa y Financiera de Aduanas, sobre funcionarios ubicados en dependencias de esta Aduana cuya naturaleza y clase de puesto (Profesionales de Ingresos 2 y Técnicos de Ingreso) no era atinente a las funciones que desempeñaban en la práctica. Básicamente 6 funcionarios realizaban labores de aforo en la Sección Técnico Operativa y en el Puesto Postal, solicitándose en diferentes oficios enviados sobre este tema a la Dirección General de Aduanas, considerar que la reubicación de estos funcionarios, aun cuando fuera a lo interno de la misma Aduana, impactaría negativamente la operativa pues estaban realizando labores de aforo.

octubre del 2018, la Gerencia de la Aduana Central externa a la Dirección General de Aduanas su criterio en esta temática, oponiéndose al constante desmantelamiento de esta Aduana por el continuo movimiento de plazas a otras dependencias del Servicio Nacional de Aduanas. Adicionalmente, en dicho correo se brindan algunas recomendaciones a la Dirección General de Aduanas respecto a la operativa y capacidad de gestión de la aduana, entre ellas se sugiere el ampliar la jurisdicción de la Aduana Central, restituyéndole la jurisdicción que tuvo en un pasado cercano y evitar el traslado constante de funcionarios.


Mediante oficio AC-G-0224-2017 del 18 de octubre de 2017, la Gerencia, la Subgerencia y las Jefaturas del Departamento Técnico remiten a la Dirección General de Aduanas el informe sobre las repercusiones reales del citado oficio GAF-SNA-SGPH-821-2017, esto pese a que los traslados de los funcionarios se hicieron efectivos a partir del 1° de octubre del 2017, impactando directamente a la Sección Técnica Operativa al quitarle 5 aforadores y al Puesto Postal al quitar un aforador.

Como una alternativa para superar la grave situación que se presentó por la reubicación de estos funcionarios, la Gerencia solicitó el cambio de tareas a 4 funcionarios que ocupaban plazas de Técnico de Ingresos y cumplían requisitos académicos para ser Profesionales de Ingresos 1A y ubicarlos en la Sección Técnica Operativa o Puesto Postal. Esas plazas se autorizaron en los primeros meses del 2018, iniciando la capacitación de funcionarios nuevos en las labores de aforo para poder solventar el vacío que dejó el personal de aforo que tuvo que ser reubicado. No obstante, esta alternativa únicamente permitió restablecerle 4 plazas para aforo a la Sección Técnica Operativa de las 6 que se habían perdido.

Igualmente al Puesto Postal se le asignaron dos plazas nuevas adicionales aplicando cambio de tareas de Técnico de Ingresos a Profesional de Ingresos 1A.

Traslado de tres plazas de aforadores de alta experiencia a la Aduana Santamaría en los meses de agosto y setiembre 2018 y traslado de cuatro plazas en al año 2019.

Pese a los esfuerzos realizados por las Jefaturas de la Aduana Central para atender la situación de verdadera emergencia que se presentó con el personal en octubre de 2017, en los meses de agosto y setiembre del 2018, la Dirección General de Aduanas tomó la decisión de trasladar a la Aduana Santamaría a tres funcionarios de la Sección Técnico Operativa con amplia experiencia y que se desempeñaban en labores de aforo. Esta situación provoca un nuevo retroceso en la plantilla de funcionarios de aforo, perdiendo esta aduana la amplia experiencia y conocimiento de los funcionarios trasladados, preocupando a esta Gerencia la cantidad de usuarios que se deben atender así como los posibles atrasos en las operaciones que se derivan del servicio.

Ante esta nueva situación de traslado unilateral de funcionarios, mediante correo de fecha 5 de

Ese mismo escenario se presentó para el este año 2019, en el mes de febrero y marzo se trasladaron tres plazas adicionales, tres de ellas a la Aduana Santamaría (dos plazas de Profesionales de Ingresos y una de Técnico de Ingresos) y una a la Aduana de Limón (Profesional de Ingresos 1-A).

Lamentablemente hoy por hoy la Aduana Central enfrenta una realidad caracterizada porque no todos los funcionarios tienen alta experiencia acumulada en materia de aforo, estando algunos de ellos iniciándose en esa función; aunque hayan estudiado la carrera de administración aduanera. Valga señalar como es conocido por todos, que un aforador sin experiencia requiere de tiempo para llegar a ejecutar sus labores de aforo, además de que no hay capacitadores que les enseñen sobre la marcha aspectos relativos a Clasificación Arancelaria, Tratados de Libre Comercio, Valoración Aduanera, etc., que son especialidades que requieren mucho conocimiento y una inducción con tiempos prolongados.

En este sentido, a pesar de los esfuerzos que ha hecho esta Gerencia para reponer plazas, actualmente se dispone solamente de siete aforadores en la Sección Técnica Operativa para las verificaciones físicas y documentales de DUAs.

Otro aspecto importante de mencionar, es que en la Aduana desde finales del 2018 están vacantes y sin nombrar cuatro plazas de Técnicos de Ingresos en la Sección de Depósitos, producto de renuncias, pensionados y ascensos que se han dado y una plaza de Profesional de Ingresos 1-B del Puesto Postal. Sobre la contratación de estas plazas se ha consultado al Área de Gestión de Potencial Humano de la Gestoría Administrativa sin embargo no se ha recibido autorización para llenarlas.

En conclusión, el período en el que laboré en la Gerencia de la Aduana Central se realizaron suficientes gestiones para tratar de concientizar a la Dirección General de Aduanas sobre la necesidad de dotar de plazas nuevas y/o de restituir a esta Aduana las plazas que les fueron trasladas y no le fueron repuestas. Sin embargo, a la fecha no se ha tenido una respuesta positiva de la Dirección General de Aduanas con el consecuente recargo de labores en los funcionarios, con un impacto negativo en el clima organizacional y el efecto contrario que se percibe en la atención del usuario. En el Plan Anual Operativo 2019 de la Aduana Central presentado a la Dirección General de Aduanas, en el apartado de “Recursos Humanos” se detallan estas situaciones.

d. Asignación de gestiones.

La Gerencia (Gerente y Subgerente en adelante), a nivel general asignan las gestiones que se presenta en la Aduana, según sus competencias (artículo 13 LGA y 35 RLGA) y de acuerdo a las

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competencias establecidas para cada Departamento o Sección. Lo anterior implica por control interno, que la Gerencia asigna a las Jefaturas de Departamento y estas a lo interno asignan a los Jefes de Sección o funcionarios directamente, según corresponda. De lo señalado se desprende que la asignación de cargas de trabajo se efectúa considerando lo siguiente:

Departamento Técnico artículo 36 del RLGA Departamento Normativo artículo 39 del RLGA Puesto Postal artículo 3 y 41 del RLGA

e. Contexto Actual de la Aduana Central y cambios habidos en el entorno.

Las organizaciones públicas, dada su naturaleza, se deben adaptar a los constantes cambios del entorno en el cual se desarrolla, así como al proceso de globalización que sufre el país. La Aduana Central, como ente público debe adaptarse a los cambios propuestos no solo por el Gobierno, sino también por los Jerarcas de la Institución para cumplir con los objetivos planteadas anualmente.

Durante estos periodos se han realizado los esfuerzos necesarios para cumplir con la metas establecidas en los Planes Anuales Operativos, para lo cual la Aduana Central cuenta con un grupo de profesionales de experiencia y conocimiento en las diferentes áreas de acción y con varios profesionales de nuevo ingreso lo que permite una visión integral y global de los procesos aduaneros y de la materia técnica aduanera en general.

Se han realizado sesiones de trabajo con las jefaturas y colaboradores de los Departamentos y Secciones para determinar factores de mejora y factores a los cuales hay que dar seguimiento continuo con el fin de cumplir con los supuestos del seguimiento y control aduanero según el artículo 6 de la Ley General de Aduanas.

Dentro de las oportunidades de mejora, se han determinado posibilidades en cuanto a la organización y definición de funciones de los colaboradores, asignando a cada uno de ellos en el puesto donde mejor se desempeñan o bien donde son expertos, aprovechando el conocimiento, habilidad y competencias demostradas por cada uno de los ellos. En razón de esto cada uno de los funcionarios se le asigna las funciones formalmente según su puesto de trabajo.

.El tema de cargas de trabajo ha sido una constante preocupación y ocupación manifiesta por parte de las diferentes gerencias que han estado a cargo de la Aduana Central en los últimos años, en razón de lo anterior se han generado diversos mecanismos para la búsqueda de la reducción o nivelación de las cargas de trabajo, sin embargo no se ha logrado llegar al objetivo dado los movimientos de personal continuas que se ha estado presentando (según lo explicado en apartado

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La información correspondiente a la gestión del PAO del año 2018 se presentó a la Dirección General de Aduanas mediante oficio AC-G-002-2019 del 10 de enero de 2019, en los informes de seguimiento que se remiten a la Dirección General, de los cuales quedan debidamente respaldados en el archivo físico de la Aduana Central. También queda debidamente confeccionado y aprobado el Plan Anual Operativo del año 2019 presentado a la Dirección General de Aduanas mediante oficio


de Potencial Humano) y el volumen de gestiones que se deben atender. La actual Gerencia de la Aduana Central en coordinación con la Gestoría Administrativa y Financiera, han trabajado en pro de lograr la reposición y sustitución de plazas vacantes por permisos, traslados, ascensos por carrera administrativa, u otros motivos. Se realizó el mayor esfuerzo para redistribuir el personal, principalmente en la Sección Técnica Operativa, Sección Depósitos y Puesto Postal, sin embargo es difícil dado las plazas de menos que se tienen.

Se han atendido oportunamente las auditorías que se han presentado, implementando planes de acción y seguimiento, algunas de las actividades se encuentran cumplidas y otras puestas en ejecución, llevando un adecuado control a través de informes solicitados a las Jefaturas correspondientes de cada Departamento involucrado y remitiendo el correspondiente informe de seguimiento al Área de Planificación y Control de la Gestión de la Dirección General de Aduanas. Todos los informes de auditoría, cuentan con su respectivo expediente que están a cargo de la funcionaria de Apoyo a Gerencia señora Indelia Ureña Duran.

Uno de los cambios más importantes que se ha observado en el periodo que regula este informe, es el relacionado con el incremento del comercio electrónico que ingresa por Correos de Costa Rica y que ha impactado en la naturaleza del Puesto Postal, pasando de verificador de correspondencia postal a ser un recaudador de tributos aduaneros a través del declaraciones de oficio o verificaciones de importaciones que realizan las agencias aduanales por el Puesto Postal, con importantes resultados en la gestión. Esta situación ha sido reconocida por el Ministerio de Hacienda y la Dirección General de Aduanas al conformar la Comisión de Mejoras al Puesto Postal, cuyo documento final incluye reformas normativas tanto reglamentarias como legales, reformas procedimentales, integraciones informáticas y necesidades de recursos del Puesto Postal.

Se realizaron reuniones periódicas con las comisiones de usuarios como: CAMALFI, Correos de Costa Rica y Puesto Postal y este último año con AZOFRAS, en las cuales se coordinaron acciones concretas para mejorar el servicio y el control aduanero. Las minutas de las reuniones se encuentran en el expediente correspondiente a cargo de los funcionarios de Apoyo a la Gerencia y Jefe del Puesto Postal.

3. RESULTADOS DE LA GESTIÓN

El Departamento Normativo apoya a la Gerencia en la atención de múltiples gestiones presentadas ante la Aduana que requieren no solo de la asistencia técnica sino también de los conocimientos legales. Tiene una participación relevante en los PAOs anuales, en la ejecución actividades propias de su naturaleza que contribuyen a la aplicación oportuna de la legislación aduanera.

A continuación se presentan los resultados más relevantes del periodo 2017 a marzo 2019.Página 11 de 51Dirección: Edificio Aduana Central 150 metros al oeste de la Coca Cola en Calle Blancos. San José, Costa Rica - Tel:(506) 2222-9732 - www.hacienda.go.cr

AC-G-223-2018 del 14 de diciembre de 2018 y que a la fecha fue aprobado por el Área de Planificación y Control de la Gestión de la Dirección General de Aduanas. Se adjuntan los oficios mencionados (Anexo I).

Dada la importancia que tiene el cumplimiento de las acciones y metas planificadas para la Gerencia y Subgerencia, se presentan los logros obtenidos en el periodo del año 2017 al marzo 2019.

I. Recaudación Aduana Central distribución comparativa para los periodos 2017 a marzo 2019.

Es importante mencionar que la recaudación de la Aduana Central se obtiene de varias fuentes sean Fuera de Tica Dpto. Normativo, Fuera de Tica Dpto. Técnico, Puesto Postal, Subastas, reliquidaciones y recaudación TICA, como se observa en el siguiente cuadro.

Recaudación Efectiva Año 2017 Año 2018 A marzo 2019 Total

Recaudación TICA ₡185.239.717.590.54 ₡175.632.362.491,66 ₡43.702.010.153,44 ₡404.574.090.235,64

Recaudación por Reliquidación ₡243.219.810.28 ₡138.808.675.18 ₡82.194.477,11 ₡464.222.962.57

Recaudación fuera de Tica DepartamentoNormativo

₡412.647.884.28 ₡193.300.954.41 ₡28.448.096,24 ₡634.396.934.93

Recaudación Fuera de Tica DepartamentoTécnico

₡95.936.106.40 ₡79.588.898.14₡19.300.415,80 ₡194.825.420,34

Recaudación por Subastas ₡11.663.028.30 ₡18.265.078.83 ₡1.673.044,48 ₡31.601.151.61

Recaudación Puesto Postal ₡363.843.136.09 ₡415.103.854.50 ₡120.557.404,79 ₡899.504.395.38

Total general ₡186.367.027.255.89 ₡176.477.429.952,72 ₡43.954.183.591,86 ₡406.798.641.100,47

Fuente: Plan Anual Operativo, Aduana Central, Ministerio de Hacienda.

II. Área Normativa:

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Actividad del PAO Ejecución año 2017

Ejecución año 2018 A marzo 2019 Total

Atender las gestiones de devolución de tributos 58 102 27 187

Atender las gestiones de liquidación de tributos 249 246 53 548

Atender las gestiones de rectificación y anulación 673 592 133 1398

Atención de resoluciones de inicio de ordinarios 10 21 2 33

Atención de resoluciones de actos finales dictados 25 37 9 71

Atención resoluciones de inicio de procedimientos sancionatorios 643 990 323 1956

Atención de resoluciones de actos finales sancionatoriosdictados

404 377 36 817

Atender recursos dereconsideración deprocedimientos administrativos ordinarios y sancionatorios

79 124 20 223

Archivar expedientes concluidos del Departamento Normativo 779 764 240 1783

Elaboración de dictámenestécnicos para la atención de casos.

61 203 28 292

Cantidad de denunciaspresentadas en instancias judiciales

4 6 0 10

Tramitar el finiquito de los expedientes de la PCF 99 132 26 257


Como complemento de la gestión realizada, también se han ejecutado las siguientes acciones para el logro de las actividades normativas:

a. Reuniones de seguimiento para dar continuidad al cumplimiento de las metas de los Planes Anuales Operativos.

b. Reuniones para dar continuidad al tema de las prescripciones y evitar que se presente algún caso, respaldado en minutas levantadas en cada reunión.

c. Se emitió la circular AC-G-004-2018 del 24 de mayo de 2018 sobre directriz de Control Interno para evitar las prescripciones en los expedientes administrativos.

d. Se emitió la circular AC-G-006-2018 del 26 de junio de 2018, directriz sobre aspectos básicos a considerar en el manejo de Archivos Departamento Normativo, como medida para preservar la seguridad de los expedientes que se manejan en ese Departamento.

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e. Se emitió la circular AC-G-001-2019 del 21 de marzo de 2019 denominada “Lineamientos para el seguimiento del inventario de expedientes en trámite levantado por el Departamento Normativo de la Aduana Central.”

f. La Gerencia para contar con una herramienta preventiva de control sobre las prescripciones, le ha solicitado a la Jefatura del Departamento Normativo un informe trimestral sobre los casos que estén próximos a que acaezca el periodo de prescripción, según la actividad 4.1 del PAO 2019.

g. Se han girado instrucciones al Departamento Normativo para que mantengan actualizadas las bases de datos que custodian, entre ellas, la base de datos de “prescritos”.

h. Igualmente se han realizado un diagnóstico sobre la dispersión de bases de datos del Departamento Normativo de la Aduana Central, reiterando la necesidad de integrar esas bases en una sola, resultado que se comunicó mediante oficio AC-G-011-2018 del 18 de enero de 2018 a la Dirección General de Aduanas.

i. Se han implementado planes especiales para impulsar temas relevantes del Departamento Normativo en materia de tránsitos, liquidación voluntaria de tributo y devolución de tributos, considerando que tienen un impacto en la recaudación.

j. Directriz de Nulidades de la Dirección General de Aduanas de ejecución del Departamento Normativo: la Dirección General de Aduanas emite la directriz DIR-DN- 009-2016 de fecha 02 de diciembre de 2016 sobre acciones a efecto de corregir las situaciones causantes de nulidades decretadas por el Tribunal Aduanero Nacional; por lo que la Gerencia de la Aduana Central emitió la directriz AC-G-DN-2016 del 15 de diciembre de 2016 sobre la necesidad de notificar la directriz D-DN-005-2009, Creación de la Comisión Interna para el estudio de las nulidades y sobre la implementación de charlas a los aforadores por parte del Departamento Normativo.

k. Directriz de Delito Fraccionado: este tema se regula con la Directriz DGA DIR-DN-010- 2016 de fecha 23 de noviembre de 2016, sobre Control de sujetos sancionados para la configuración de los delitos de contrabando fraccionado y defraudación fiscal fraccionada. Los funcionarios encargados recopilar, mantener y actualizar la información sobre este tipo delito en el Departamento Normativo de la Aduana Central son Minor Burgos y Yorleni Umaña.


l. Con el fin de cumplir la directriz de la Dirección General de Aduanas sobre las DUAs de exportación no confirmados, se implementó un plan de trabajo para remitir los casos a la Dirección General de Aduanas a la mayor brevedad.

m. Se ha trabajado coordinadamente con la Jefatura del Departamento Normativo el tema de las cargas de trabajo de los funcionarios de dicho Departamento, con el objetivo de mantener una atención oportuna de las actividades del PAO y de los expedientes.

n. En los planes anuales operativos, se han solicitado cinco plazas de abogados para apoyar la labor sustantiva del Departamento y el volumen de los casos en trámite.

o. A continuación se presenta un cuadro sobre el estado de las denuncias interpuestas en la vía judicial que se mantienen en trámite y que son de seguimiento del Departamento Normativo de la Aduana:

No. de oficio con el que seinterpone la denuncia y fecha de

presentación de la misma

No. Expediente Instancia Judicial Última actuación

AC-DN-0010-2014 14-000003-0618-PE

La Fiscalía de Delitos Económicos, Tributarios y Aduaneros. A la fecha 03/04/2019, así se encuentra,Se acusó 05/06/2017, se dio una SUSPENSION DE PROCESO A PRUEBA, vence el 09/11/2019.

AC-DN-0556-2013 13-000348-0619-PELa Fiscalía Adjunta del II Circuito Judicial ordena elArchivo Fiscal. A la fecha 03/04/2019, así se encuentra, Desestimado el 30/10/2013 por falta de interés.

AC-DN-0545-2013 Se presentó la Denuncia, no ha habido movimiento en elexpediente. No hay registro, por ende no hay movimiento.

AC-DN-0498-2013 13-000301-0619-PE A la fecha 03/04/2019, así se encuentra. No hay registro,por ende no hay movimiento.

AC-DN-0685-2013 13-003325-0175-PE A la fecha 03/04/2019, así se encuentra. Desestimado el 11/03/2014, falta de pruebas.

AC-DN-0509-2013 13-000317-0619-PESe presentó la Denuncia, no ha habido movimiento en elexpediente No hay registro, no hay movimiento en el expediente.

AC-DN-0331-2014 14-001498-0175-PE A la fecha 03/04/2019, así se encuentra. Desistimiento,sobreseído definitivamente 06/02/2017, atípico.

05-000313-0161-CA yotras

A la fecha 03/04/2019, así se encuentra. Esta archivado desde el 09/06/2015, se solicitó el expediente para revisarlo y saber el por qué se archivó.

AC-DT-SS-1422-2002 02-020091-0042-PE A la fecha 03/04/2019, así se encuentra. Desestimado el24/10/2005, atípico.

07-000281-0219-PEA la fecha 03/04/2019, así se encuentra. Sobreseimiento definitivo el 16/11/2012, falta de prueba.

03-200368-0413-PE A la fecha 03/04/2019, así se encuentra. Se desestimó 27/11/2017.

04-022985-0042-PE A la fecha 03/04/2019, así se encuentra. Se desestimó.


No. de oficio con el que se interpone la denuncia y fecha de

presentación de la mismaNo. Expediente

Instancia Judicial Última actuación

03-001461-0042-PE A la fecha 03/04/2019, así se encuentra. Se desestimó.

05-000042-0618-PE A la fecha 03/04/2019, así se encuentra. Se desestimó 27/03/2006

02-201417-345-PE-2A la fecha 03/04/2019, así se encuentra. Archivada 28/09/2005, por prescripción.

02-011932-0042-PE A la fecha 03/04/2019, así se encuentra. Desestimación 21/07/2016, por falta de prueba.

06-000030-0618-PE A la fecha 03/04/2019, así se encuentra. Desestimación 30/05/2012, atípica.

01-000430-0163-CAA la fecha 03/04/2019, así se encuentra. Archivado11/11/2010, se solicitó el expediente para ver porque se archivó.

02-018204-0042-PE A la fecha 03/04/2019, así se encuentra. Sobreseimientodefinitivo 05/09/2005, es atípico.

Oficio AC-DN-2495-2018(Expediente Aduana AC-DN-0917- 2017)

No tiene expediente judicial

Se presentó la demanda 18/07/2018, por delito de falso testimonio, falsedad ideológica, uso de documento falsoSe encuentra en tramite

Oficio AC-2494-2018 (Expediente Aduana AC-DN-0078-2017


Se presentó la demanda el 20/07/2018, por delito uso de documento falso. Se encuentra en trámite.

Oficio AC-DN-2507-2018)(Expediente Aduana AC-DN-1604- 2016)


Se presentó la demanda el 20/07/2018 por delito uso de documento falso. Se encuentra en trámite.

Oficio AC-DN-2516-2018(Expediente Aduana AC-DN-1348- 2016)


Se presentó la demanda el 30/07/2018 por delito de falso testimonio, falsedad ideológica, uso de documento falso.Perjurio. Se encuentra en trámite.

Oficio 2635-2018 (Expediente Aduana AC-DN-0815-2018). 19-000133-0175-PE

Se presentó la demanda el 07/09/2018 por delito de falsificación de documento público, usos de documento falso. A la fecha 03/04/2019, se encuentra en espera decitación.

0257-2017 No tiene expediente judicial

Se presentó la denuncia el 11/09/2018. Delito Perjurio, falso testimonio, falsedad ideológica, uso de documento falso. Se encuentra en trámite.

Fuente: Correo enviado por el Departamento Normativo de la Aduana Central -2019

III. Área Técnica

Compete al Departamento Técnico aplicar las medidas de control referentes ingreso, permanencia y salida de mercancías en los diferentes regímenes aduaneros, así como comprobar los elementos determinantes de la obligación tributaria aduanera y de las medidas arancelarias y no arancelarias.

A continuación se presentan los resultados más relevantes del periodo 2017 a marzo 2019.

Acompañamientos, cuyos resultados se presentaron a la Dirección General de Aduanas mediante oficio AC-G-220-2018 de 13 de marzo de 2018. En el año 2019 se mantiene también como parte de las actividades del PAO los acompañamientos que deben dar las Jefaturas a los efectos de mejorar y promover los hallazgos en la revisión física y documental.



Ejecución año 2018 A marzo 2019 Total

Subastas realizadas 16 27 2 45Rectificación de DUAs de tránsito, movimientos de inventarios, buques, precintos, consignatarios, pesos, embalaje, sobrantes yfaltantes

96 102 27 225

Tránsitos depurados 1389 2404 121 3914

Interrupciones de tránsitos 129 106 37 272

Destrucción de mercancías 211 338 59 608

Procesos de donación 99 135 15 249

Inventarios de mercancías 40 41 36 117

Supervisión de descarga de mercancías 1421 1444 166 3031

Hallazgos encontrados en las supervisiones de descarga efectuadas 99 222 16 337

Verificar el cumplimiento de las obligaciones específicas de los Depósitos Aduanero (ManualUbicación, Estiba, Depósito, Horario)

132 102 37 271

Hallazgos encontrados en las inspecciones realizadas 96 62 31 189

Inspección de instalaciones de auxiliares solicitadas por la DGA 43 40 7 90

Hallazgos en las entrada de mercancías con canal de revisión física 30 67 113 210

Hallazgos determinados en el proceso de revisión documental 469 332 10 811

Controlar el registro de las entradas y salidas de las Declaraciones de PA 16 14 2 32

Visitas de control a empresas de regímenes suspensivos de tributos (P.A y Z.F) 45 19 6 70


Complementaria a las acciones de control indicadas, se ejecutaron otras de actividades tales como:

a. Durante el 2018 las Jefaturas del Departamento Técnico implementaron el Plan de

f.En materia de tránsitos, la Aduana Central por medio de su Departamento Técnico, envía a la Dirección General de Aduanas informes sobre la depuración de tránsitos de acuerdo a la Directriz CIR-DGA-002-2019 del 25 de febrero del 2019. Ejemplo de esos informes son los siguientes:


b. Control de garantías mediante la ejecución de arqueos por parte de las Jefaturas. El reporte de garantías se envía trimestralmente a la Contabilidad Nacional, los primeros días del mes, vía correo electrónico. Las garantías que se mantienen custodiadas en la Aduana Central al mes de marzo 2019, son las siguientes:

TRÁMITE CANTIDADESImportación temporal 37Impugnación 55Exoneración 0Total de Garantías Activas 92Total de Garantías en custodia 92

c. Control de importación temporal mediante la remisión de informes sobre VEHITUR vencidos a la PCF y verificando el uso y destino de las importaciones temporales. Los informes de certificados de importación temporal (VEHITUR) vencidos se han remitido mediante los siguientes oficios a la PCF para que este ente aplique las disposiciones legales que correspondan:

AC-DT-STO-1119-2018 Certificados de Importación Temporal Vencidos del año 2011. AC-DT-STO-1194-2018 Certificados de Importación Temporal Vencidos del año 2012. AC-DT-STO-1210-2018 Certificados de Importación Temporal Vencidos del año 2013. AC-DT-STO-1211-2018 Certificados de Importación Temporal Vencidos del año 2014. AC-DT-STO-1212-2018 Certificados de Importación Temporal Vencidos del año 2015. AC-DT-STO-1213-2018 Certificados de Importación Temporal Vencidos del año 2016.

d. Se mantiene una supervisión permanente en la depuración de los DUAs en estado DEC a los efectos del finiquito de los trámites aduaneros.

e. Se mantienen reuniones con los funcionarios a fin de revisar metas cumplidas y los hallazgos determinados en las verificaciones físicas y documentales.

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Oficio AC-DT-SD-086-2019 del 07 de marzo 2019 dirigido a la Dirección de Gestión Técnica, sobre recomendaciones para solventar la problemática del Sistema Informático TICA en la incidencia de viajes sin finiquitar.

Oficio AC-DT-SD-085-2019 del 07 de marzo 2019 remitido a la Área de Planificación y Control de la Gestión, sobre el control y seguimiento de operaciones pendientes asociados a declaraciones con viaje o a un viaje.

Oficio AC-DT-SD-224-2019 del 25 de marzo de 2019 dirigido a la Dirección de Fiscalización para atender el oficio DF-096-2019 del 13 de marzo, sobre las acciones emprendidas por parte de la Aduana Central para atender las operaciones aduaneras incompletas asociadas a viajes pendientes de finiquitar.

g. Sobre el tema de tránsitos pendientes de finiquitar, el Departamento Técnico y el Departamento Normativo han coordinado permanentemente, para atender de forma oportuna las gestiones relacionadas con la emisión de resoluciones de rectificaciones y anulaciones de DUAs de tránsito, con el objetivo de finiquitar los viajes pendientes y mejorar la depuración en la Aduana. Coordinación que se evidencia en la minuta N°001- 2019 de la reunión del 06 de marzo de 2019, en donde participan funcionarios de ambos Departamentos. (ANEXO II)

h. En resumen, los datos de viajes pendientes para la Aduana Central suministrado en la matriz de seguimiento de depuración de viajes, de acuerdo con el Sistema Informático TICA con fecha de corte a la primera quincena de marzo de 2019, son los siguientes:

Resumen de datos Matriz de Seguimiento de Depuración de Viajes y Listado de Prellegadas

Viajes estado INI 101

Viajes estado SAL 129

Sub Total 230

Pre-llegadas 332

Total 562

Fuente: Sección Depósitos Aduana Central -2019

i. Respecto al estado actual de los inventarios a los Depositarios Aduaneros, a cargo de la Sección de Depósitos de la Aduana, se presenta la siguiente tabla resumen del estado

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actualizado de los inventarios totales o parciales que han sido finalizados, se encuentran en proceso o están pendientes a efectuar en los depositarios aduaneros:

Tipo de trámite Cantidad deoperaciones

Estado

Depuración de inventario total (físico y digital) 4 Finalizados

Depuración de inventario total (físico y digital) 4 En proceso

Depuración de inventario total (físico y digital) 8 Pendientes

Cierres de depositarios aduaneros 1 Finalizado

Cierres de depositarios aduaneros 1 En proceso

Inventarios parciales 6 Finalizados

Inventarios parciales 34 Pendientes

Fuente: Sección Depósito Aduana Central 2019

Del mismo modo, se encuentran pendientes de realizar 34 inventarios parciales en los depositarios aduaneros según el rol interno establecido por la Sección de Depósito, lo anterior acorde con la cantidad de inventarios estipulados en el Plan Anual Operativo 2019.

j. De acuerdo a la información remitida por parte de la Sección Técnica Operativa, la Aduana mantiene bajo su jurisdicción 16 empresas en el régimen de Perfeccionamiento Activo y 115 empresas en el régimen de Zona Franca, según se muestra en el cuadro siguiente:

Empresas de Perfeccionamiento Activo, Zona Franca y Empresas en Proceso de CierrePerfeccionamiento Activo 11Proceso de Cierre de P.A 5Total de empresas P.A. 16Zonas Franca

109

7 Administradoras de Parque73 Plantas Principales5 Plantas Secundarias22 Plantas Satélites2 Bodegas

Proceso de Cierre de Z.F 6Total de empresas Z.F. 115Fuente: Sección Técnica Operativa de la Aduana Central - 2019

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Respecto a las empresas que se mantienen en proceso de cierre, se presenta a continuación un cuadro actualizado al mes de marzo 2019 sobre el estado de cada una de esas empresas.

Empresas en Regímenes Especiales

Código Régimen Cédula Jurídica Empresa Estado de Proceso al 28/03/2019

G-018 Perfeccionamiento Activo 310117256233 Ati del Norte, S.A.Mantiene procedimiento en el Departamento Normativo, con el expediente AC-DN-PA-0414-2008 pendiente de dictar acto final.

G-129 Perfeccionamiento Activo 310103986609 EF Hehl de Costa Rica, S.A.

Se encuentra pendiente de revisión el tema de mermas autorizadas, para que se rebajen de los inventarios vencidos. Con la gestión 03656 del 24/06/2016, la empresa aporta información sobre el oficioG.O. 4241-99 de PROCOMER, pero no presenta el documento. Se solicitó el mismo, pero no ha sido presentado.

G-016 Perfeccionamiento Activo 310110793108 Confecciones Jinete, S.A.

Solicita de manera expresa, en el acta N° 15-2013 Se culminó con la conciliación del inventario de prendas se establecieron los montos de cobro., Marianela Gutierrez de STO está llevando el caso hacia sufase final.

G235 Perfeccionamiento Activo 3-101-30887804 Metal Gypsum Costa Rica S.A.

Mantiene procesos pendientes propios del cierre, como la conciliación de inventarios, cierres de viajes. El caso lo lleva Roberto Navarro.

G-188 Perfeccionamiento Activo 310110275625 Rincón Grande S.A.

Mantiene procedimiento de Títulos de Prenda Aduanera en el Departamento Normativo, con el expediente AC-DN-PA-0229-2013 y se dictó Acto Final con la Resolución RES-AC-DN-0670-2016, del06/04/2016,

H-880 Zona Franca 3012715651 06

Cognitiva España S.L (Antes denominada Inversiones Anora S.L)

Solicitó la Renuncia al Régimen de Zonas FrancasIngresada a la Aduana Central el 19 de febrero de 2019 y asignada a Marianela Gutiérrez el 26 de febrero de 2019. Gestión N° 0922-19 oficio AC-DT-STO-0408-2019, Se solicitó al Departamento de Estadísticas y Registro la inhabilitación del código de la empresa. Notificado el 12 de marzo de 2019.Mediante correo electrónico del 7 de marzo de 2019, se remitió el formulario D41 solicitando al Departamento de Estadísticas y Registro el inventario de los DUAs tramitados por la empresa, a fin de conciliar los inventarios presentados por la empresa, a la fecha no se ha obtenido respuesta, según lo establecido en el oficio DTIC-136-2019Cierre de permisos a base TICA.

H-932 Zona Franca 310124935220 Roche Servicios S.A.Mantiene procesos pendientes propios del cierre, como la conciliación de inventarios, cierres de viajes. El caso lo lleva Johanna Vega.

H-852 Zona Franca 310270456411

Vertiv Costa Rica SRL (Antes Great River Costa Rica S.R.L.)

Mantiene procesos pendientes propios del cierre, como la conciliación de inventarios, cierres de viajes. Se les dio prórroga con el oficio AC- DT-STO-0344-2019. El caso lo lleva Johanna Vega.

H-787 Zona Franca 310139550602 Cóndor Editores de Costa Rica

Se dio Dictamen Negativo a Estadística y Registro con el oficio AC- DT-STO-300-2019, aduciendo que la empresa aún mantiene existencias en los inventarios que no han sido desafectados del Régimen de Zona Francas. Además mantiene viajes sin cerrar según el oficio AC-DT-STO-1328-2018, el cual aún no han subsanado. El caso lo lleva Roberto Navarro.

H-487 Zona Franca 310114366830 Bananera Internacional Fyffes

Con el oficio AC-DT-STO-172-2019, se lo piden requerimientos paraconciliar los inventarios del que no han demostrado ante la Aduana. El caso lo lleva Roberto Navarro.

H-632 Zona Franca 310221813604 Babyliss Costa Rica, Ltda.

Revocatoria de Régimen por parte de PROCOMER. El 19 de agosto del 2014, se realizó el levantamiento del acta de inspección No. 149- 2014, en la cual se detallan los activos que aún están en poder de la empresa. Así mismo, existe un grupo de bienes de los cuales laempresa presentó una solicitud de abandono expreso, para que

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Empresas en Regímenes Especiales

Código Régimen Cédula Jurídica Empresa Estado de Proceso al 28/03/2019

Ministerio de Hacienda dispusiera de ellos. Este procedimiento está siendo instruido en el Departamento Normativo por la compañera Ileana López Aguilar, con el expediente 949-2013. Con el oficio AC- DN-0656-2015, del 14 de octubre del 2015; el Departamento Normativo regresa a la Sección Técnica Operativa, el expediente del caso; ya que las mercancías deben ser “boleteados” para su respectivo remate; este proceso será efectuado por los compañeros de la Sección de Depósito. El día 19 de enero del 2017, con la gestión 00275, presentaron un estudio efectuado por la Ingeniera Industrial Florita Leiva Piedra, en la cual se indica que las mercancías declaradas en abandono, se encuentran en mal estado, incompletas, obsoletas y en desuso por más de 10 años, con lo que pretenden que la Aduana se pronuncie para darle destino dichas mercancías. El casolo lleva Roberto Navarro de STO.

Fuente: Sección Técnica Operativa de la Aduana Central - 2019

Adicionalmente, la Aduana cuenta con una programación de visitas para las empresas adscritas a estos regímenes especiales a fin de cumplir con las metas programadas en el PAO 2019.

IV. Puesto Postal.

El Puesto Postal está ubicado en Correos de Costa Rica en Zapote, y tiene como objetivo general la regulación en el ingreso de mercancías remitidos a través del servicio postal. La cantidad de paquetería postal suele resultar muy voluminosa.

La mayor cantidad de paquetería es producto del comercio electrónico, resultando que un aproximado del 80% de toda la paquetería que ingresa corresponde al comercio asiático, cuyas compras son realizadas mayoritariamente a través de plataformas electrónicas como Wish, AliExpress, Ebay, Amazon, GearBest, entre otros.

Durante el año 2017 al 2019 el Puesto de Aduana Postal sigue laborando fuertemente por fomentar la cultura tributaria informándole a los usuarios acerca del pago de impuestos por ingreso de mercancías al país, situación que en términos generales ha sido aceptada por los usuarios, quienes mantienen un volumen de compras alto.

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A continuación se presentan los resultados más relevantes del periodo 2017 a marzo 2019.


Ejecución año 2018

A Marzo 2019 Total

Realizar el clareo de los paquetes que ingresan al Puesto Postal 69949 87410 13813 171.172

DUAs confeccionados por el Puesto Postal y Agencias Aduanales 22715 33056 7159 62.930

Mercancía destinada a remate o destrucción en el Puesto Postal 5 5 0 10

Supervisión de la descarga de mercancías que ingresan al Centrode Tratamiento Postal en Zapote

91 106 27 224


a. Coordinaciones relativas al ingreso de sustancias ilícitas al país.

Como parte de las funciones relativas a la regulación en el ingreso de mercancías cabe acotar que el Puesto de Aduana Postal ha identificado grandes cantidades de sustancias ilícitas que pretendían ser nacionalizadas dentro de paquetes postales.

A la luz de lo anterior, se han mantenido reuniones y coordinaciones permanentes a efectos de promover protocolos de actuación entre las autoridades aduaneras, autoridades postales, autoridades de la Policía de Control de Drogas y Fiscales del Ministerio Público.

Gracias a este trabajo, el Departamento de Inteligencia de la Policía de Control de Drogas ha obtenido muchos insumos para sus investigaciones contra agrupaciones ilícitas.

Por otro lado, se han tenido conversaciones con la Embajada Americana a efectos de coordinar el apoyo para la presencia de unidades caninas de forma regular para la detección de paquetes postales.

b. Coordinaciones con Correos de Costa Rica

El Puesto Postal ha trabajado arduamente en coordinación con Correos de Costa Rica para mejorar en aspectos tales como infraestructura, atención al usuario y trámites para clareo de los paquetes que llegan al Puesto.

En un mismo orden, en febrero del presente año la Dirección General de Aduanas firmó el“CONVENIO DE COOPERACIÓN PARA EL ACCESO Y USO DE LA PLATAFORMAELECTRÓNICA WEB DENOMINADA CDS”, lo cual permite intercambiar información entre las autoridades postales y aduaneras de los países que utilicen esta plataforma. Esta plataforma web permite no conocer el contenido de las mercancías desde antes de salir del país de origen, sino que

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además permite a las autoridades aduaneras establecer selección de paquetes a control aduanero según distintas reglas de riesgo que pueden desarrollarse dentro de la aplicación.

Actualmente se está coordinando con Correos de Costa Rica la posibilidad de mejorar la logística de los procesos, y mejorar la infraestructura del Puesto de Aduana Postal. Incluso, Correos de Costa Rica mantiene su deseo de someterse a un régimen especial como auxiliar postal, con sus requisitos, y obligaciones claramente definidas.

c. Otras Actuaciones

La Dirección General de Aduanas actualmente trabaja en la definición de un proyecto de ley y de un proyecto de reforma reglamentaria según la base propuesta por la Comisión para la Evaluación y Mejora de los Procedimientos y Controles que se Aplican a Envíos Postales Gestionados por Correos de Costa Rica, establecida precisamente por la Dirección General.

De igual forma, se mantienen las coordinaciones para procurar la informatización de procesos.

b. Dentro de los principales logros del Puesto de Aduana Postal se detallan los siguientes:

Aumentar la recaudación de impuestos con una tendencia al aumento a través de los años.

Acercamiento y coordinación con autoridades de Correos de Costa Rica para la preparación y convencimiento de la necesidad de constituirse como auxiliar de la función pública aduanera.

Participación activa en la Comisión de Envíos Postales.

Elaboración del Proyecto de Reglamento para la creación del Auxiliar Postal como un nuevo auxiliar de la función pública aduanera.

Elaboración de un Proyecto de Ley para fortalecer las atribuciones aduaneras y aumentar la recaudación de impuestos.

Coordinación y acercamiento con la Policía de Control de Drogas.

Hallazgo de gran cantidad de sustancias ilícitas, aún sin contar con los mecanismos no intrusivos o el uso de unidades caninas.

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Coordinación con el Organismo de Investigación Judicial sobre la importación de mercancías lícitas de uso dual que están siendo utilizadas por ciertas agrupaciones delictivas, lo cual culminó con la desarticulación de diversas agrupaciones criminales.

Coordinación con el Ministerio de Salud para el convencimiento en la próxima colocación de un funcionario de la autoridad sanitaria en las instalaciones de Correos de Costa Rica.

Participación en la creación de una propuesta de Reglamento para la regulación de las importaciones de mercancías con interés sanitario.

Establecimiento de cuatro guías internas donde se establecen puntualmente las actividades que se realizan en el Puesto de Aduana Postal.

Participar en las coordinaciones con la Embajada de los Estados Unidos para la donación de un equipo de Rayos X para el Puesto de Aduana Postal.

Capacitación de 5 funcionarios del Puesto de Aduana Postal por parte de las Autoridades de Aduana y Postales de los Estados Unidos de América, en materia de detección de sustancias ilícitas.

Alcanzar la designación de un oficial de seguridad del Ministerio de Hacienda para el Puesto de Aduana Postal. Lo anterior, aun cuando esté pendiente la designación de un nuevo oficial.

Coordinación con funcionarios de SENASA y el ICAA para un proyecto de compra y adiestramiento de perros para la detección de sustancias orgánicas e ilícitas.

Coordinación con Correos de Costa Rica para la simplificación de trámites aduaneros.

Participación con el Ministerio de Comercio Exterior, Dirección General de Aduanas y Correos de Costa Rica para la implementación del Proyecto de Exporta fácil.

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4. CONTROL INTERNO

a. Estado de la autoevaluación del sistema de control interno institucional.

En aras de mantener un adecuado control interno de acuerdo a lo establecido en la Ley N.8292, desde el inicio de mi gestión en la Aduana Central se ha venido ejecutando las acciones necesarias por medio de los planes de control interno que suministra el Área de Planificación y Control de la Gestión de acuerdo al resultado anual de la Autoevaluación de Control Interno.

El resultado de la autoevaluación de control interno para el año 2018 de la Aduana Aduna Central, fue sumamente positivo con respecto a los años anteriores, según el siguiente cuadro se reflejaron los datos suministrados por la Dirección de Planificación Institucional y el Área de Planificación y Control de la Gestión de la Dirección General de Aduanas:

RESULTADOS DE LA AUTOEVALUACION DE CONTROL INTERNO

Participación Actividadesde Control

Ambiente de Control Valoración del Riesgo Sistemas de Información Seguimiento

92.42% 80.16% 88.10% 80.95% 84.13% 75.40%

Fuente: Área de Planificación y Control de la Gestión

De estos resultados, el Área de Planificación y Control de la Gestión envió el plan de Control Interno para el año 2018, que comprende las siguientes actividades:

MATRIZ DE PLAN DE ACCION DE CONTROL INTERNO

DIRECCIÓN GENERAL DE ADUANAS

ÁREA DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DEL CONTROL

ADUANA CENTRAL

IT UNIDAD ADMINISTRATIVA TEMA NORMA PLANEACION ACCIONES FECHA

CUMPLIMIENTO RESPONSABLE

1 DGA-ADUANA CENTRAL

Contribución

del seguimiento a la mejora del sistema de control interno

SEGUIMIENTO RECOMENDADADar a conocer a todos los funcionarios las acciones de mejora y el Plan de Acción de Control Interno

15/07/2018Director yJefaturas, comisión de Control Interno

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2 DGA-ADUANA CENTRAL

Formalidad delseguimiento del sistema de control interno

SEGUIMIENTO RECOMENDADA

Realizar reuniones periódicas, donde se presente los mecanismos o métodos utilizados por los Departamentos para cumplir con las acciones de Control Interno. (La fecha indica es la finalización de la acción, pero se debe trabajarcontinuamente durante el año y enviar respaldos)


3 DGA-ADUANA CENTRAL Calidad de la información

SISTEMAS DE INFORMACIÓN RECOMENDADA

Elaborar documento de propuestas de mejora en la seguridad de los Sistemas de Información que maneja la Dirección.


4 DGA-ADUANA CENTRALManuales de Procedimientos de la Aduana Central

ACTIVIDADES DE CONTROL RECOMENDADA

Elaboración de los Manuales de Procedimiento de las dependencias, y reenvió digital al Área de Planificación de todos los manuales de procedimientos internos.


5 DGA-ADUANA CENTRALManuales de Procedimientos de la Aduana Central

ACTIVIDADES DE CONTROL RECOMENDADA

Generar un manual del método de control de la gestión documental (recepción, distribución y custodia, etc.), según Ley de Archivo Nacional


Fuente: Área de Planificación y Control de la Gestion de la DGA

Mediante oficio AC-G-0154-2018 de fecha 14 de agosto de 2018 se comunicaron los resultados del plan de control interno de la Aduana Central. Sobre este tema queda copia en el expediente de control interno que lleva el funcionario de Apoyo a la Gerencia.

Para el año 2019, como parte de seguimiento al Plan de Control Interno, se llevó a cabo una charla donde se hizo un recordatorio de aspectos importantes en el control interno de la Aduana tales como Circulares internas, Planes Estratégicos, SEVRI y Clima Organizacional. Dicha charla se realizó previa a la autoevaluación del 2019.

b. Directrices.

Como parte del control interno se confeccionaron circulares con el fin de ir regulando actividades importantes en la Aduana. Dentro de las directrices que se emitieron se encuentran las siguientes:

Circular AC-G-001-2017 del 10 de febrero del 2017, sobre lineamientos sobre la aplicación del procedimiento de remates de la Aduana Central.

Circular AC-G-004-2017 del 31 de marzo de 2017, sobre el registro de asistencia.

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Oficio AC-G-0229-2017 del 12 de junio de 2017, se hace un recordatorio a las Jefaturas sobre las responsabilidades de controlar la asistencia de los funcionarios a su cargo.

Circular AC-G-001-2018 del 26 de febrero 2018 Procedimiento aplicable en el caso en que medio una Garantía de Cumplimiento y cuyo Recurso de Apelación ha sido acogido por el Tribunal Aduanero Nacional, anulando todo lo actuado por la Aduana.

Circular AC-G-004-2018 del 24 de mayo de 2018, directriz de control interno para evitar las prescripciones en los expedientes administrativos.

Circular AC-G-006-2018, del 26 de junio de 2018, directriz sobre aspectos básicos a considerar en el manejo de Archivos Departamento Normativo.

Oficio AC-G-0159-2018 del 21 de agosto de 2018, Observancia de la Normativa de la Asistencia de los funcionarios de la Aduana Central.

Circular AC-G-007-2018, del 06 de noviembre del 2018, directriz sobre la responsabilidad en la Administración de bienes del Ministerio de Hacienda.

Circular AC-G-010-2018 del 11 de diciembre 2018 sobre la responsabilidad de las Jefaturas de Departamento, Jefaturas de Sección, Ejecutivos Operador Económico Autorizado y funcionarios en general de atender las gestiones de las empresas certificadas como Operador Económico Autorizado.

Circular AC-G-001-2019 del 21 de marzo de 2019, sobre lineamientos para el seguimiento del inventario de expedientes en trámite levantado por el Departamento Normativo de la Aduana Central.

c. Manuales de Procedimiento.

Con el fin de tener una herramienta de apoyo en cuanto a protocolo de actuación en procesos que no se encuentran debidamente establecidos a nivel del Manual de Procedimientos del Servicio Nacional de Aduanas y en cumplimiento con las normas de control interno y de la implementación del Sistema Especial de Valoración de Riesgo (SEVRI), se procedió al establecimiento y formalización de los siguientes procedimientos:

c. Prevención al acaecimiento de la prescripción

En atención a las directrices emitidas por la Dirección General de Aduanas sobre el tema de prescripciones se han realizado las siguientes actividades:

Se emite la circular AC-G-003-2016 del 17 de junio de 2016 sobre la entrega de los expedientes para la firma de la Gerencia los cuales se encuentran cercanos a prescribir.

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Procedimiento Sancionatorio del Departamento Normativo de la Aduana Central.

Procedimiento de Levante con Garantía Por Impugnación de la Obligación Tributaria.

Importación Temporal con Rendición de Garantía: Categoría: comercial, industrial, ferial, educativa y cultural, recreativa y deportiva.

Importación Temporal sin Rendición de Garantía modalidades: Estatal, Concesión de Obra Pública y sus Subcontrataciones y Contrato Administrativo.

Levante con Garantía por Exoneración Inspección del cumplimiento de Normas de Importación Temporal. Traslado de Lugar de Exhibición de las mercancías dentro del Régimen de

Importación Temporal, Categoría Comercial. Guía para la Selección de Paquetes que sean sometidos a Control Aduanero.

(Puesto Postal) Guía para el funcionario a cargo de la Supervisión de Descarga. (Puesto Postal) Guía para la atención de usuarios que realizan trámites de importación de

mercancías. (Puesto Postal) Guía para la Atención de Incidentes con usuarios. (Puesto Postal)

Todos estos procedimientos y guías quedan debidamente formalizados en la Aduana y comunicados a las Jefaturas y funcionarios. Se insta a continuar confeccionando manuales de procedimiento y guías para los diferentes procedimientos que se ejecutan en la Aduana Central.

d. SEVRI.

Durante el año 2018 se le aplicó la metodología SEVRI al proceso: Proceso Administrativo del Importación temporal con Rendición de Garantía: Categoría: comercial, industrial, ferial, educativa y cultural, recreativa y deportiva Departamento Técnico de la Aduana Central. Al mes de enero del 2019 se concluyó.

Las Jefaturas de la Aduana deberán tomar las previsiones necesarias para reiterar permanente y respetuosamente a sus colaboradores su responsabilidad de evitar que los expedientes que se les han asignado prescriban.

Es responsabilidad de los funcionarios al momento de recibir los expedientes revisarlos, para identificar preventivamente la fecha de prescripción y las jefaturas deberán mantener

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Se realizan reuniones de seguimiento con la Jefatura del Departamento Normativo para dar continuidad al tema de las prescripciones y evitar que se presente algún caso, según minutas Nº 1-2016 del 17 de junio de 2016 y Nº 005-2016 del 14 y 30 de setiembre de 2016. Igualmente se continuaron estas reuniones en el año 2017 al año 2019.

Se han girado instrucciones al Departamento Normativo para que mantengan actualizadas las bases de datos que custodian, entre ellas la base de datos de prescritos y se realizaron arqueos por parte de la funcionaria de Apoyo a la Gerencia para verificar la actualización del instrumento según minutas Nº 1-2016 del 17 de junio de 2016 y Nº 005-2016 del 14 y 30 de setiembre de 2016.

La Gerencia, para contar con una herramienta de control sobre las prescripciones, estableció el punto 4.1 en los PAOs de los años 2018 y 2019 donde el Departamento Normativo entrega un informe trimestral sobre los casos que están con fecha próxima a que le sobrevenga la prescripción y darle una atención prioritaria. Faltaría que el Departamento Normativo entregue el primer informe del 2019.

Durante el 2018, la Gerencia emitió la circular AC-G-004-2018 del 24 de mayo de 2018, denominada “Directriz de Control Interno para evitar las prescripciones en los expedientes administrativos”, con el fin de darle seguimiento a las directrices emitidas por la Dirección General de Aduanas sobre el tema de prescripciones, específicamente las siguientes:

Plazos de prescripción de acuerdo a los artículos 62 y 231 de la Ley General de Aduana. Resolución N° RES-DN-1149-2015 y Oficio de la Dirección Normativa N°DN-1337-2015. Directriz DIR-DN-001-2015. Circular AC-G-003-2016. Oficio DGA-098-2018.

En esa circular se instruye a las Jefaturas de la Aduana Central sobre lo siguiente:

necesarios para iniciar los actos en forma oportuna y con ello evitar reprocesos que puedan generar prescripciones. De igual manera, el Departamento Normativo deberá revisar los casos que se reciben del Departamento Técnico en forma inmediata, a los efectos de solicitar de manera oportuna cualquier adición que se requiera.

El funcionario encargado del expediente deberá gestionar que las notificaciones de los actos que se emitan se realicen a más tardar tres días hábiles posteriores a la entrega por parte de la Secretaría de Gerencia de los documentos firmados. Dicho plazo aplica también a todo

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los controles internos a los efectos de brindar seguimiento oportuno para evitar que se presente la prescripción.

Cada funcionario debe mantener un inventario ordenado, total y actualizado de los expedientes asignados y en trámite, disponible para consulta de las jefaturas. La Jefatura determinará la información que debe tener ese inventario. Las Jefaturas de los Departamentos deben ser vigilantes que los funcionarios lleven estos inventarios para evitar prescripciones, así como la dilatación del trámite de los casos.

Para el caso del Departamento Normativo se debe llevar el inventario mediante la actualización la Base de Datos de Prescritos en cumplimiento de la Directriz DIR-DN-001-2016 del 15 de febrero del 2016 de la Dirección General de Aduanas.

Es importante que a partir de estos controles que se lleven de los expedientes, los funcionarios deben mantener una comunicación y coordinación constante con sus Jefaturas y alertarlas en forma anticipada sobre aquellos expedientes prontos a prescribir, a los efectos de que se tomen las medidas de agilización para evitar esta situación.

La Jefatura del Departamento Normativo debe continuar presentando a la Gerencia, los informes trimestrales sobre casos prontos a prescribir y tomar las medidas preventivas para que esto no ocurra. Lo anterior de conformidad con lo indicado en la actividad 4.1 del Plan Anual Operativo 2018.

La información contenida en los informes que se generen en las diferentes Dependencias de la Aduana debe ser validada y revisada de previo por la Jefatura correspondiente, con el objetivo de que los mismos tengan información veraz y confiable. Lo anterior, en cumplimiento de las normas de control de interno y de seguridad de la información.

Los casos que sean remitidos por las Jefaturas del Departamento Técnico al Departamento Normativo deberán contener la relación de hechos y documentación de respaldo (investigaciones), a los efectos de que el Departamento Normativo disponga de los insumos

documento emitido directamente por la Jefatura correspondiente. Se debe dar prioridad de notificación a los actos prontos a prescribir.

En igual sentido, se emitió la Circular AC-G-001-2019 del 21 de marzo de 2019, dirigido especialmente a la Jefatura del Departamento Normativo, para que se cumplan los siguientes lineamientos:

Verificar que todos los funcionarios del Departamento Normativo hayan entregado, a la funcionaria Tatiana Gómez, el inventario de expedientes que tienen asignados y en trámite, llenando todas las variables definidas a efectos de que el mismo cumpla con los objetivos de control y trazabilidad propuestos.

A partir de la entrega del inventario por parte de los funcionarios del Departamento e integrado los mismos en el “Inventario Total de Expedientes”, la actualización del Inventario Total con los nuevos expedientes que ingresen la realizará la compañera Tatiana Gomez, así como del llenado de las variables que lo integran.

Asimismo, cada funcionario es responsable de llevar y mantener actualizado el inventario de los expedientes asignados y en trámite, mismo que debe llevarse de forma ordenada y debe estar disponible para consulta de su jefatura inmediata y de la Gerencia, lo que les permitirá llevar su propio control preventivo sobre expedientes atrasados o prontos a prescribir.

Es responsabilidad de la Jefatura del Departamento Normativo velar para que los funcionarios cumplan con lo aquí instruido y revisar periódicamente el Inventario Total de expedientes del Departamento para verificar, prevenir y evitar posibles prescripciones de casos, así como la dilatación del trámite de los casos recibidos.

Corresponde a dicha Jefatura verificar que los funcionarios a su cargo conformen e instruyan los expedientes debidamente, manteniéndolos en buen estado de conservación, limpieza y custodia, en cumplimiento de las directrices que ha emitido la Dirección General de Aduanas y esta Gerencia sobre este tema, a manera de ejemplo, las circulares DGA-CIR-004-2018 del 21 de agosto del 2018 y AC-G-004-2018 de fecha 24 de mayo del 2018

Sobre las bases de datos del Departamento Normativo especialmente “la Base de Datos de Prescritos” debe mantenerse actualizadas y el seguimiento de la actualización le corresponderá a la funcionaria Tatiana Gómez Secretaria del Departamento Normativo. Lo anterior, aprovechando tanto los inventarios de expedientes en trámite de los funcionarios como el Inventario Total de expedientes del Departamento.

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La emisión de la circular AC-G-001-2019 tuvo como antecedentes importantes directrices, reuniones de coordinación, correos y acuerdos entre la Gerencia y la Jefatura del Departamento Normativo entre los que se destacan los siguientes:

La circular AC-G-004-2018 de fecha 24 de mayo del 2018 denominada “Directriz de control interno para evitar las prescripciones en los expedientes administrativos” entre otros aspectos se establece en el lineamiento “c” lo siguiente:

“Cada funcionario debe mantener un inventario ordenado, total y actualizado de los expedientes asignados y en trámite, disponibles para consultas de las jefaturas. La Jefatura determinará la información que debe tener ese inventario. Las jefaturas de los Departamentos deben ser vigilantes que los funcionarios lleven estos inventarios para evitar prescripciones, así como la dilatación del trámite de casos.”

Reunión de trabajo del día 6 de febrero del presente año, con la Jefatura de Departamento donde, entre otros temas, se le reitera lo indicado en la circular AC-G-004-2018 de fecha 24 de mayo del 2018 sobre el tema de los inventarios de los expedientes asignados y en trámite que tengan los funcionarios del Departamento Normativo.

Reunión del día 13 de febrero del 2019 con la Jefatura y con funcionarios del Departamento Normativo para definir las variables que contendrá el inventario, en formato Excel, de los expedientes asignados y en trámite que tengan los funcionarios y el día 14 de febrero la compañera Tatiana Gómez, Secretaria de dicho Departamento, envió a los funcionarios del Departamento Normativo el formato definido con las variables que deben llenar para el adecuado registro de la trazabilidad de los expedientes desde el ingreso de la gestión al Departamento hasta su finiquito y/o archivo.

Correo del 18 de febrero del presente año por parte del Director General de Aduanas, dirigido a todo el Servicio Nacional de Aduana donde instruyó para que: “Todo el que maneje expediente que levante un inventario (que en principio lo debería tener) de todos los expedientes que mantienen en sus oficinas y enviar por favor en un Excel al señor Jose Raul Vargas del área de planificación para consolidar la existencia de pendientes y llevar un control de avances.”

Correo el 18 de febrero del presente de la Gerencia, dirigido a las jefaturas de la Aduana Central, reiterando las instrucciones del Director General de Aduanas y recordando lo dispuesto en la circular AC-G-004-2018 de fecha 24 de mayo del 2018.

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Como otro antecedente importante del cumplimiento de lo solicitado por esta Gerencia y posteriormente por el Director General de Aduanas, la mayoría de los funcionarios del Departamento Normativo entregaron el inventario de expedientes asignados y en trámite, en los formatos definidos y la funcionaria Tatiana Gómez mediante correos de fecha 11 y 15 de marzo del presente remiten al señor José Raúl Vargas Calvo del Área de Planificación de la DGA la información necesaria de los expedientes por funcionario del Departamento Normativo, quedando pendiente la entrega de los inventarios por parte de cuatro funcionarios. Por lo anterior, el 18 de marzo del presente, esta Gerencia mediante correo electrónico solicitó a los funcionarios que no lo habían entregado proceder a finalizarlo ese mismo día, considerando que en cumplimiento de la circular AC-G-004-2018 se debería tener actualizado el inventario de expedientes.

f. Cumplimiento de las disposiciones giradas por la Auditoría Interna.

De los estudios requeridos por la Auditoria Interna y relacionados con la Aduana Central, se han realizado las recomendaciones solicitadas, se han realizado los planes de trabajo o bien están en proceso de atención o cierre. Dentro de las auditorías pendientes se encuentran las siguientes:

DGAI-INF-016-2015: Auditoria sobre expedientes de casos sancionatorios, archivo y custodia de los expedientes del Departamento Normativo. Está pendiente resolver las recomendaciones 3.5 “No se cuenta con la información que haga constar que los expedientes mantienen las declaraciones juradas actualizadas. Presentar información que haga constar que los expedientes mantienen las declaraciones juradas actualizadas.” y 3.6 “Según indicación se oficializó el procedimiento de control de gestiones de la aduana Central que contempla parcialmente lo requerido por la Auditoría” Es necesario documentar las acciones realizadas”, según lo indicado por el Área de Planificación y Control de la Gestión en correo de fecha 04 de abril del 2019, sin embargo esta Aduana realizó consulta a esa Área sobre las recomendaciones pendientes indicadas. El expediente lo tiene a cargo la funcionaria de Apoyo a la Gerencia.

DGAI-INF-006-2016: Evaluación del Proceso de Registro y Control de Garantías. Está pendiente resolver el punto 4.2b “Se transcribe lo recomendado… “Establecer los lineamientos necesarios sobre el respaldo y custodia de la información de Excel sobre las garantías, que contemple elementos tales como: Establecer fechas y un horario en el que se realizara el proceso y el lugar donde se almacenarán las copias de respaldo. Realizar revisiones periódicas del soporte de almacenamiento y de la información que se respalda. Efectuar “simulacros” de restauración de los archivos almacenados en las

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copias de respaldo”, según lo indicado por el Área de Planificación y Control de la Gestión en correo de fecha 04 de abril del 2019. El correo se remitió a la Jefatura de la Sección Técnica Operativa para que ejecute las actividades indicadas por la auditoria y mediante oficio AC-DT-STO-574-2019 de fecha 05 de abril del 2019, se dan lineamientos para el respaldo y custodia de la información en formato Excel con el registro y control de garantías. El expediente se conserva en el Área de Apoyo a la Gerencia.

DGAI-AD-005-2015: Auditoría referente al resguardo de los expedientes que se encuentran dentro de la Aduana Central. Se remitió oficio AC-G-031-2018 de fecha 01 de febrero 2018, donde se informa por parte de la Aduana del cumplimiento de las actividades establecidas para el cumplimiento de esta auditoría. Se encuentra a la espera de la notificación por parte de la DGA para el cierre de la misma. El expediente se conserva en el Área de Apoyo a la Gerencia.

AI-INF-005-2018: Auditoria Interna sobre el Puesto Postal. Se remitió oficio AC-G- 196-2018 de fecha 06 de noviembre 2018, donde se contemplan el cumplimiento en plazo de las actividades realizadas por parte de la Gerencia y el Puesto Postal para la atención de esta auditoría. Se encuentra a la espera de la notificación por parte de la DGA para el cierre de la misma. Mediante correo del Área de Planificación y Control de la Gestión de fecha 04 de abril del 2019, se remitió la recomendación sobre “Subir al SSR el cumplimiento de lo recomendado”, sin embargo esta Aduana realizó consulta a esa Área sobre las recomendaciones pendientes indicadas. El expediente se conserva en el Área de Apoyo a la Gerencia.

Con respecto a cumplimiento de disposiciones de la Contraloría General de la República, no se tienen expedientes abiertos respecto a requerimientos emitidos por parte ese ente contralor.

g. Informes

Como parte de la gestión de la Aduana Central y por disposiciones de la Dirección General de Aduanas, se deben presentar una serie de informes de forma mensual, bimensual o trimestralmente a la Dirección General de Aduanas u otras dependencias, según se detallan en el siguiente cuadro:

Informe Fecha en que debe remitirse

PAO, justificaciones y resumen del mes 5 primeros días del mes a lo interno de la Aduana ytrimestralmente a la DGA

Recaudación fuera de Tica 5 primeros días del mes, se envía a la Dirección deGestión Técnica.

Indicadores de gestión de la Contraloría Cuando sean requeridos por parte del Área dePlanificación y Control de la Gestión.

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Informe Fecha en que debe remitirseInforme de garantías para Contabilidad Nacional Trimestral, primer día del mesInforme de Casos Contingentes activos y pasivos/ antes Contingentes de la Contabilidad Nacional

Trimestral

Informe de casos en Sede Judicial Mensual

Informe sobre depuración de Viajes

De acuerdo a la Circular CIR-DGA-002-2019 se deben remitir informes quincenales, están a cargo de la Sección de Depósitos y son remitidos al Departamentode Planificación institucional.

Roll de Aforadores

Informe mensual tanto a Departamento de Riesgo, al Departamento de Denuncias y Operativos Especiales de la Dirección de Fiscalización y a la Dirección General de Aduanas.

Informe de multasInforme mensual, se remite al Departamento deEstadísticas y Registro con copia a la Dirección de Riesgo.

Fuente: Funcionario de Apoyo a Gerencia

h. Intranet.

La intranet es una herramienta diseñada en Share Point, que se utiliza para almacenar muchos datos, pero no está adaptado para que convierta esos datos en información, dado que para generar un informe o verificar el avance de una gestión, requiere de mucho tiempo para rastrear el avance que se haya tenido. Este sistema no se adapta a la realidad de operacional de la Aduana. Se requiere un sistema informático ya sea web, aplicación de escritorio u otra de forma más móvil, que unifique, gestione, controle, administre y alerte sobre todos los casos que se llevan en la Aduana Central, para poder aprovechar el recurso humano resolviendo gestiones o en la atención de casos sustantivos.

La cantidad de bases de datos que se llevan en los Departamentos Normativos, base de datos de prescritos, intranet, base de datos de normativo es una problemática en el sentido de que los funcionarios demandan mucho tiempo en la confección y alimentación de estas bases que en lo realmente importante que es la atención de casos propios de ese Departamento.

Mediante oficio OF-AC-G-0011-2018 de fecha 18 de enero 2018 se remitió esta información a la Dirección General de Aduanas donde fue recibido el día 23 de enero del 2018. (ANEXO III)

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5. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

a. Inventario de equipo de la Aduana y llaves.

El último inventario de equipo por funcionario actualizado que se realizó fue en julio 2018, sin embargo este año 2019 se va a iniciar en el mes de mayo con una actualización y revisión del inventario, por lo cual queda pendiente. (Anexo en IV CD)

En razón que no se cuenta con un funcionario de Enlace Administrativo de la Gestoría para la Aduana Central, la funcionaria de Apoyo a Gerencia mantiene bajo su custodia las llaves de la Aduana. De estas llaves se ha hecho entrega a varios funcionarios y Jefaturas según el siguiente detalle:

Control LlavesUbicación Cantidad Encargado llaves

Cocina de Gerencia 2 Funcionario de Apoyo a GerenciaApoyo Gerencia 3 Funcionario de Apoyo a Gerencia, Ronald

Brenes, Mauricio FloresSala Conferencias 3 Funcionario de Apoyo a Gerencia, Secretaria

del Dto. NormativoBodega Proveeduría 4 Funcionario de Apoyo a GerenciaRACK 1 1 Funcionario de Apoyo a Gerencia, DTICBaños Sala Conferencias 7 Funcionario de Apoyo a Gerencia

Baños Gerencia (se repite abajo)

3 Gerencia, Funcionario de Apoyo a Gerencia

Sub Gerencia 2 Funcionario de Apoyo a Gerencia / SubGerente

Puerta Depósito 2 Funcionario de Apoyo a Gerencia/ Jefatura del Departamento

Gerencia 4 Funcionario de Apoyo a Gerencia / Gerencia

Puerta Depósito/ Depto. Técnico 3 Funcionario de Apoyo a Gerencia

Rack 2 2 Funcionario de Apoyo a Gerencia / DTIC

Vehículo placas PE09-936 1 Funcionario de Apoyo a Gerencia




Baños Discapacitados 4 Funcionario de Apoyo a Gerencia

Garantías 2 Enlace Administrativo/ Karla Fuentes y Andrea Brenes

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Control LlavesUbicación Cantidad Encargado llaves

Jefatura Sección Técnica Operativa

1 Funcionario de Apoyo a Gerencia / Jefatura

Jefatura Departamento Normativo

1 Funcionario de Apoyo a Gerencia / Jefatura

Acceso DepartamentoNormativo 2 Funcionario de Apoyo a Gerencia / Jefatura,

FuncionariosJefatura Departamento Técnico 1 Funcionario de Apoyo a Gerencia / Jefatura

Acceso Sección Depósito 2 Funcionario de Apoyo a Gerencia / Jefatura

Ingreso Principal 2 Funcionario de Apoyo a Gerencia / Secretaria Gerencia/ Oficial Seguridad

Ingreso Principal 2 1 Funcionario de Apoyo a Gerencia / OficialSeguridad

Baños Caballeros y Damas (Normativo

4 Funcionario de Apoyo a Gerencia

Sala Reuniones Gerencia 2 Funcionario de Apoyo a Gerencia / Secretaria Gerencia

Sala Sesiones (Normativo) 2 Funcionario de Apoyo a Gerencia / Secretaria del Dto. Normativo

Portón Ingreso Aduana Central 1 Oficial Seguridad

Aula Capacitaciones 2 Funcionario de Apoyo a Gerencia

Ingreso Comedor 2 Funcionario de Apoyo a Gerencia

Bodegas Aduana Central 3 Funcionario de Apoyo a Gerencia

Oficina Secretaria Gerencia 2 Funcionario de Apoyo a Gerencia, Secretaria Gerencia, Gerencia

Baño Gerencia 3 Gerencia y Funcionario de Apoyo a Gerencia

Salida Gerencia 1 Gerencia/ Secretaria y Funcionario de Apoyo a Gerencia

Fuente: Funcionario de Apoyo a Gerencia

Los sellos oficiales de la Gerencia, sean: Recibido y Gerencia, Subgerencia de la Aduana Central los mantiene en custodia la Secretaria de la Gerencia.

b. Archivos de la Aduana.

Proveeduría: A cargo de la funcionaria de Apoyo a la Gerencia, se encuentran suministros de oficina. En la proveeduría se cuenta con suministros de oficina para atender las necesidades de la Aduana en corto y mediano plazo. Para la entrega de estos suministros se realiza una requisición con el detalle de rubros que se requieran, generalmente de forma mensual. Los ingresos o despachos de la proveeduría hacia nuestra bodega se realizan

Archivo de Muestras: Bodega en el pasillo interno de la Aduana, a cargo de la Sección Técnica Operativa de la Aduana, donde resguardan documentación y muestras del Laboratorio Aduanero.

Bodega de Limpieza: Ubicado en la parte de atrás de la Aduana, a cargo de la Coordinadora de la Empresa SCOSA S.A., que se encarga de la limpieza de la Aduana, aquí se mantiene todo los suministros de limpieza.

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mediante solicitud al sistema de Proveeduría Institucional SIPI, y se solicita mensualmente. En razón que no se cuenta con un funcionario de Enlace de la Aduana esta función esta recargada a la funcionaria Indelia Ureña de Apoyo a Gerencia, quien mantiene un registro documental de todos los movimientos, sean ingresos o egresos.

Archivo General de la Aduana: A cargo de la Aduana, con apoyo de la funcionaria de Apoyo a Gerencia. Para este caso se mantiene abierta una Auditoria DGAI-AD-005-2015 y su estado se indica en el apartado de auditorías.

Archivo diagonal al comedor: Contiene información de la Sección de Depósito, Secretaria de Gerencia y Puesto Postal.

Archivos del Departamento Normativo de la Aduana Central:

Contiguo al Comedor: A cargo de la Secretaria del Departamento Normativo, que se utiliza para archivo de expedientes relacionados al Departamento.

Contiguo al Departamento Normativo: A cargo de Jefatura del Departamento Normativo, se encuentra un archivo móvil que contiene los expedientes en trámite. Un aspecto a resaltar es que en el año 2018 se le asignó a ese Departamento archivadores metálicos para la custodia de los expedientes en trámite por parte de los funcionarios.

Archivo de la Gestoría Administrativa y Financiera de la DGA: Espacio destinado a la Gestoría Administrativa y Financiera de la DGA, con estantería para archivo de documentos de la misma. Este espacio fue prestado a la Gestoría por la Aduana Central tiempo atrás.

Archivo de la Dirección de Normativa de la DGA: Espacio destinado a la Dirección de Normativo de la DGA, con estantería de la Aduana para archivo de documentos de dicha Dirección. Este espacio fue prestado a la Dirección Normativa por la Aduana Central tiempo atrás

No dispone de un área especial para atención del usuario, consecuentemente los usuarios ingresan al área donde se encuentran los funcionarios y documentación confidencial (expedientes), para ser atendido por la Jefatura del Departamento o la secretaria del mismo.Con la remodelación no se cambiaron todos los modulares de los funcionarios, por lo que aquellos que son antiguos no disponen de llaves para custodiar los expedientes.

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c. Seguridad en la Información.

En el año 2017 mediante oficio AC-G-0150-2017 la Aduana Central informó al Área de Planificación Estratégica y Control de la Gestión de la Dirección General de Aduanas, la identificación de áreas muy críticas relacionadas con la seguridad de la información, las cuales se mantienen a la fecha del presente informe, según se detalla:

En las instalaciones de la Aduana Central:

Sobre el oficial de seguridad:

Es importante indicar que si bien la Aduana Central dispone de un oficial de seguridad éste se mantiene solamente regulando la entrada principalmente y ocasionalmente algunos realizan rondas. Sin embargo, por la distribución de las instalaciones físicas de la Aduana Central, misma que presenta muchas puertas y accesos de entrada, podría generar riesgos para el acceso de personas no autorizadas.

Gerencia:

En la oficina de la secretaria de Gerencia se atienden los usuarios, lo cual deja al descubierto toda la documentación que se tiene en esa oficina. Lo anterior, se originó por cuanto con la remodelación de esta Aduana no se realizó la previsión de una ventana de atención del público con el espacio suficiente para recepción de documentos, evitando el ingreso a este recinto por seguridad de los documentos y los activos.

No se dispone de trituradoras de papel que permitan la destrucción apropiada de los documentos que resguarden la confidencialidad de la información de los documentos de desecho.

Departamento Normativo:

Es un archivo que dispone de documentación pasiva tanto de la Gestoría Administrativa y Financiera como de la Aduana Central, sin embargo, requiere de remodelación por

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El Departamento Normativo dispone de múltiples bases de datos establecidas por la Dirección General de Aduanas (Access, prescritos, intranet, denuncias, sancionatorios, etc.); lo cual genera vulnerabilidad y falta de integridad de la información, por cuanto los funcionarios al estar llenando esas bases de datos pueden generar errores involuntarios.

No se dispone de trituradoras de papel que permitan la destrucción apropiada de los documentos de manera que se resguarde la confidencialidad de la información en los documentos de desecho.

Una de las áreas dedicadas al archivo del Departamento Normativo (ubicada por el área de comedor) no dispone de archivadores para la manipulación de los expedientes activos.

Por volumen y preservación de la documentación y atención del usuario se requiere una secretaria adicional.

Departamento Técnico:

Las puertas de acceso de las oficinas de las jefaturas del Departamento Técnico y la Sección Técnica Operativa tienen los llavines en mal estado por ser de mala calidad y a la fecha no se han reparado. Consecuentemente, esas oficinas pueden ser vulneradas con facilidad y se pone en riesgo la documentación, patrimonio y objetos personales.

La secretaria del Departamento Técnico dispone de una ventana para recepción de documentos, sin embargo la misma actualmente está en mal estado y por su tamaño puede posibilitar la sustracción de documentos y activos. Se requiere una ventana que permita solamente la recepción de documentos.

No dispone de archivos de seguridad para preservar los documentos y expedientes. No se dispone de trituradoras de papel que permitan la destrucción apropiada de los

documentos de manera que se resguarde la confidencialidad de la información en los documentos de desecho.

El Área donde se custodian las muestras que se envían al Laboratorio Aduanero, no dispone de ventilación y los medios necesarios para custodiar, preservar y evitar cualquier situación anormal con estas muestras.

Por volumen y preservación de la documentación y atención del usuario se requiere una secretaria adicional.

Archivo Grande de la Aduana Central:

aspectos de humedad, polvo, ceniza, goteras, insectos, roedores, entre otros, lo cual puede provocar el deterioro de los documentos. Se requiere remodelación de las instalaciones dedicadas a este archivo, situación que ha sido solicitada por parte de esta Aduana a la Gestoría Administrativa y Financiera de la DGA.

Las puertas de acceso de ese archivo no disponen de llaves de seguridad, por lo que cualquier persona no autorizada puede ingresar y poner en riesgos los documentos que ahí se custodian.

Se requiere dispositivos de detección de humo y alarmas, considerando que por su ubicación al fondo de la Aduana, la cantidad de papel, el estar solo (sin vigilancia) y el no disponer de mecanismos preventivos para atender un eventual incendio, pone en riesgo la seguridad del edificio y de los funcionarios.

Falta de personal para organización del archivo y seguridad de la información.

Archivo pequeño (utilizado por Gerencia y Departamento Técnico):

Es un archivo que dispone de documentación pasiva y activa tanto de la Gerencia como del Departamento Técnico de la Aduana Central, sin embargo, requiere de remodelación por aspectos de humedad, polvo, ceniza, goteras, insectos, roedores, entre otros aspectos que pueden provocar el deterioro de los documentos. Se requiere remodelación de las instalaciones dedicadas a este archivo, situación que ha sido solicitada por parte de esta Aduana a la Gestoría Administrativa y Financiera.

Se requiere dispositivos de detección de humo y alarmas, considerando que por su ubicación al fondo de la Aduana, la cantidad de papel, el estar solo (sin vigilancia) y el no disponer de mecanismos preventivos para atender un eventual incendio, pone en riesgo la seguridad del edificio y de los funcionarios.

Falta de personal para organización del archivo y seguridad de la información.

Aspectos generales:

En todo el edificio de la Aduana Central se han generado múltiples goteras, algunas se ubican sobre los modulares y equipos de los funcionarios, generando un riesgo por pérdida de información y deterioro de documentos y equipo. En la actualidad esto no se ha corregido por parte de la Gestoría Administrativa y Financiera.

Se dispone de extintores para incendios pero el 95% se encuentran vencidos, lo que repercutiría para atender cualquier incidente en forma oportuna; situación que también ha sido reportada en reiteradas y constantes oportunidades.

El sistema de alcantarillado no ha sido atendido a la fecha (está en proyecto) y ha generado inundaciones en años anteriores lo que atenta contra los documentos y

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Departamento y el Puesto Postal disponen de un libro de asistencia custodiado por las Jefaturas. Para cumplir con los lineamientos establecidos por el Ministerio de Hacienda y la Dirección General de Aduanas, se emitió la directriz AC-G-002-2016 del 17 de junio de 2016 con el objetivo de reiterar aspectos relevantes que deben cumplir los colaboradores acerca de la jornada de trabajo, permisos, licencias, incapacidades, marca de asistencia, llegadas tardías, ausencias, deber de justificación, periodos de alimentación, entre otros; en atención a las disposiciones del Ministerio de Hacienda que rigen la materia . Adicionalmente es un tema reiterado en las reuniones con las Jefaturas de

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activos de la aduana y principalmente por el impacto que tiene esta situación en la salud de los funcionarios.

Se requieren cámaras de seguridad para fortalecer la vigilancia de los accesos a la Aduana y dar mayor resguardo y vigilancia a la documentación, expedientes y activos patrimoniales, justificado principalmente por la distribución física del lugar.

En las instalaciones del Puesto Postal ubicado en Correos de Costa Rica en Zapote:

El Puesto de Aduana Postal no tiene oficiales de seguridad, comparte instalaciones con Correos de Costa Rica, el Banco de Costa Rica, usuarios y auxiliares de la función pública no obstante, tanto el Banco como Correos de CR sí disponen de oficiales de seguridad. Lo anterior implica por ejemplo que en virtud de ese compartir, ingresar al Puesto de Aduana desde las instalaciones de Correos de Costa Rica es sumamente fácil.

Los empleados de seguridad de Correos de Costa Rica velan por el ingreso de personas a sus instalaciones; protegiendo sus activos, pero la información y los activos del Ministerio de Hacienda prácticamente no son de su interés.

A la hora del ingreso de computadoras, los funcionarios de Correos de Costa Rica registran el ingreso de esos equipos electrónicos, pero en realidad no es con el fin de proteger nuestro patrimonio.

Igual sucede cuando la Jefatura del Puesto Postal o algún compañero traslada las cajas con declaraciones aduaneras de oficio para archivo de la Aduana Central. No hay ningún oficial que verifique la salida de documentación del Ministerio de Hacienda. A lo interno se mantiene un orden sobre la documentación que se maneja y los activos; pero no hay oficiales de seguridad.

En otro orden, hay que considerar que los archivadores no tienen llave, ni ningún sistema de seguridad por lo que toda esa documentación también resulta vulnerable.

d. Asistencia de los funcionarios.

En razón de que no se cuenta con un equipo biométrico de asistencia (reloj marcador), cada

Se resaltó que el plazo otorgado por el Ministerio de Salud era al 18 de octubre 2018, también se les hizo un recordatorio de las implicaciones legales que tendría el incumplimiento de lo solicitado como la revocatoria del permiso recién otorgado y el cierre de las instalaciones de la Aduana, por lo que se solicitó que informen a la Aduana como serán atendidos los requerimientos planteados por el Ministerio de Salud.

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Departamento y Sección, lo que consta en las minutas y también se ha reiterado en directrices del 2018.

e. Permiso Sanitario de Funcionamiento de la Aduana Central emitido por el Ministerio de Salud emitido en el 2018.

Con respecto al Permiso Sanitario de Funcionamiento de la Aduana Central otorgado por el Ministerio de Salud en el año 2018, ese Ministerio notificó tres oficios dirigidos a la señora Patricia Navarro Vargas como Representante Legal, numerados CS-DARS-G-1112-2018 de fecha 21 de setiembre del 2018, ordenando la elaboración e implementación de tres Planes en el plazo de cuatro meses y condicionando que de no hacerlos tiene consecuencias de cierre de las instalaciones de la Aduana y acciones judiciales, Los planes solicitados fueron sobre:

Plan de Manejo Integral de Residuos. Plan de Atención de Emergencias. Plan de Salud Ocupacional.

Por esta razón, la Gerencia de la Aduana remitió el oficio AC-G-190-2018 de fecha 18 de octubre de 2018, dirigido a la Gestoría Administrativa y Financiera de la DGA y PCF y a la Dirección General de Aduanas, con el fin de consultar sobre esos planes a implementar, por considerar que es un tema de competencia Ministerial y no de competencia directa de esta Aduana. En el oficio de cita se procedió con las siguientes consultas:

Se requiere conocer qué áreas o dependencias del Ministerio de Hacienda elaborarán los planes, teniendo presente que los mismos debe ser elaborado por personas competentes según los documentos del Ministerio de Salud.

En qué plazo se elaboran dichos planes y cuando estarán implementándose en la Aduana Central, atendiendo el plazo se cuatro meses dado por el Ministerio de Salud.

Que dependencias coordinarán con la Aduana Central en el momento de implementar esos planes.

la funcionaria de Apoyo a la Gerencia. Se han realizado desde octubre 2016 una cantidad importante de gestiones para solicitar la devolución de esa plaza a la Aduana Central, sin embargo hasta la fecha no se ha repuesto. Se remiten adjunto el oficios DGA-042-2019 del 23 de enero del 2019, suscrito por el señor Director General de Aduanas, donde nos indica que dada la directriz de la Ministra de Hacienda de no reasignar plazas, no se podrá asignar una plaza para la Aduana Central destinada para el funcionario de Enlace Administrativo.

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Adicionalmente, se les informó que el día 17 de octubre del 2018 se apersonó a esta Aduana un representante del Ministerio de Salud y realizó una inspección de las instalaciones. Se les adjunto copia del Acta de Inspección, en razón de que en ella se señalan requerimientos entre los que cabe citar, entre otros, los siguientes: funcionamiento adecuado de los baños del público y de los orinales del baño de hombres, instalación de extractores de aire en los baños que están en la parte de atrás del área dedicada a comedor, rotulación de todos los paneles eléctricos, cierre de paneles eléctricos que no se encuentran en la condiciones adecuadas como los del rack, señalización de áreas peligrosas, reemplazo de los extinguidores pues la mayoría se encuentran vencidos. Asimismo, el inspector solicitó se le mostraron los planes de emergencias y de salud ocupacional los cuales se desconocía que habían sido solicitados.

En virtud de lo indicado se solicitó que se tomaran las medidas necesarias para la adecuada atención de los requerimientos solicitados por el Ministerio de Salud, a fin de evitar cualquier eventualidad con la suspensión del permiso y las implicaciones legales citadas en los oficios del Ministerio de Salud.

A la fecha, se han girado correos tendientes a explicar que dichos planes están en elaboración en las áreas competentes del Ministerio de Hacienda (Comisión de Emergencia, Área de Salud Ocupacional y Comisión Ambiental), sin embargo no se han presentado por parte de la Gestoría a esta Aduana los planes finales debidamente aprobados.

f. Temas pendientes relacionados con la Gestoría Administrativa y Financiera.

Funcionario de Enlace Administrativo: Iniciando mis labores en la Gerencia de la Aduana Central se disponía de un funcionario de la Gestoría Administrativa y Financiera que coordinada funciones de suma importancia para el funcionamiento administrativo de esta Aduana, sin embargo a partir de octubre del 2016 ese funcionario fue trasladado a la Dirección Financiera y a la fecha de este informe no se ha repuesto la plaza pese a que reiteradamente se ha solicitado a la Gestoría Administrativa y a la Dirección General de Aduanas. Consecuentemente esas funciones administrativas se han tenido que recargar en

Reloj Marcador (Sistema Biométrico de asistencia): El reloj marcador de la Aduana fue desinstalado desde el año 2014, cuando se llevó a cabo la remodelación de la Aduana . Está Gerencia ha insistido reiteradamente ante la Gestoría Administrativa y Financiera sobre la importancia de contar con un reloj marcador donde los funcionarios se les pueda llevar un control adecuado de asistencia, considerando que esta Aduana ha ingresado personal que no tiene excepción de marca.

Mediante oficio GAF-SNA-UFCA-280-2018 de fecha 06 de setiembre de 2018, que responde al oficio AC-G-163-2018 de fecha 30 de agosto de 2018, la Dirección Administrativa y Financiera de la DGA indica que el reloj marcador no fue incluido en anteproyectos de presupuestos, sin embargo se le respondió mediante oficio AC-G-0168- 2018 del 13 de setiembre de 2018, que el reloj marcador fue solicitado en los presupuestos efectuados por la Aduana Central para los planes operativos del año 2017 y 2018.

Según el informe de Teófilo Masis Torres, antiguo funcionario de Enlace Administrativo hasta octubre del 2016, entregado mediante oficio AC-GAF-091-2019 del 30 de setiembre de 2016, el reloj marcador fue entregado a la empresa TAS, mediante oficio AC-GAF-75- 2016 de fecha 30 de agosto de 2016 a fin de que se le realizara una cotización. De acuerdo a los correos enviados por el señor Masis y a la información del informe citado, el trámite del análisis lo llevaba la señora Florencia Marchena Carpio de la Gestoría Administrativa y Financiera.

La Gerencia de la Aduana, dando seguimiento al tema de asistencia y del reloj marcado, trató de contactar a la empresa TAS para recoger el reloj, sin embargo se nos informó por parte de esa empresa que para retirar el reloj de la empresa se debe de pagar un monto de$75.00 (setenta y cinco dólares), situación que se informó a la Gestoría Administrativa mediante el oficio AC-G-0168-2018 del 13 de setiembre de 2018.

Desde el año 2016 a marzo 2019 se han incluido en los presupuestos de la Aduana Central la compra del reloj del marcador, como un instrumentos importante de control de asistencia de los funcionarios, no obstante el mismo no ha sido adquirido por la Gestoría Administrativa.

Goteras en el techo de la Aduana Central: Las goteras es una problemática que presenta la Aduana especialmente en invierno. Se ha coordinado en múltiples ocasiones con el personal de mantenimiento del Ministerio de Hacienda y la Gestoría Administrativa y Financiera para la reparación de las mismas, sin embargo no se han logrado reparar dado el deterioro en que se encuentra el techo de la Aduana. Por lo anterior, es recomendable

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Dirección: Edificio Aduana Central 150 metros al oeste de la Coca Cola en Calle Blancos. San José, Costa Rica -Tel:(506) 2222-9732 - www.hacienda.go.cr

Durante el periodo de 2017 a marzo 2019, se han logrado alcanzar las metas establecidas de cada año y se han ido impulsando con acciones concretas en cada periodo. Complementariamente se ha tratado de buscar en cada funcionario sus potenciales para alcanzar las metas, atender las gestiones presentadas en tiempo y forma y dar un servicio de calidad, siempre en el marco del control aduanero necesario.

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que la Gestoría Administrativa tramite el cambio de la totalidad del techo de la Aduana Central, para evitar estar haciendo trabajos temporales que no atienden el problema principal.

Reconstrucción sistema pluvial: En época de lluvias el sistema de alcantarillado pluvial de la Aduana Central no da abasto, suele bloquearse generándose inundaciones a lo interno de la Aduana y en ocasiones se ha tenido que mover el equipo y el mobiliario para sacar el agua a lo interno, esto sumado a que el piso laminado sufre afectaciones directamente y es irreparable. Según lo indicado en el oficio GAF-SNA-189-2016 suscrito por la licenciada Ana Cecilia Madrigal Chaves, se esperaba que la contratación para mejoras en ese sistema estuviera para el año 2017, sin embargo a la fecha no se ha resuelto este problema.

Faltante de suministros en el Puesto Postal: El faltante de suministros para el Puesto Postal es una constante, especialmente en el suministro de cintas, dispensadores de cintas, cúter, tijeras y grapadoras. Para esto se coordina directamente con la Gestoría Administrativa mediante correo electrónico, sin embargo los suministros se agotan rápidamente y su reposición no es tan oportuna como se desearía.

Reparaciones de vehículos: A la fecha del presente informe se cuenta con cuatro automóviles para la Aduana Central con los números de placa 09-0936, 09-0937, 09-720, 09-724; sin embargo dos de ellos, vehículos 09-937, el 09-720 y 09-936 se encuentran en talleres para ser reparados, en coordinación con la Gestoría Administrativa y Financiera. La problemática de los vehículos radica en que pese a que la Aduana tiene cuatro vehículos para atender las funciones de campo y las notificaciones de documentos, lo cierto es que el día a día se dispone solamente de dos o un vehículo como se presenta en la actualidad por reparaciones en la mayoría de los casos o por la restricción vehicular, generando atrasos en la operativa de la Aduana.

6. RECOMENDACIONES.

7. Se restituya por parte de la Gestoría Administrativa y Financiera y la Dirección General de Aduanas, la plaza de Enlace Administrativo, para evitar recargo de funciones en funcionarios de la Aduana de actividades que no forman parte de la naturaleza del puesto.

8. Continuar con las actividades propuestas en el Plan de Clima Organizacional presentado a la Dirección General de Aduanas, mediante oficio AC-G-020-2019 del 19 de febrero del

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Dado lo anterior, se considera necesario mencionar algunas recomendaciones que pueden contribuir al mejoramiento de la Aduana Central:

1. Seguimiento al cumplimiento de las actividades y metas programadas en el PAO 2019 de la Aduana Central.

2. Atender lo detectado en el diagnóstico FODA y sobre Recursos Humanos del PAO 2019 presentado por esta Aduana a la Dirección General de Aduanas.

3. Dotar al menos de 2 plazas de Técnicos de Ingresos y 5 Profesionales Aduaneros 1A o B para el Departamento Técnico y 5 plazas de abogado para el Departamento Normativo con el objetivo de apoyar la función sustantiva de esos Departamentos. Complementariamente, se recomienda dotar al Puesto Postal de 3 plazas de Profesional de Ingresos 1-B, 1 plaza de oficinista y un oficial de seguridad privada o institucional.

4. Se restituyan a la Aduana Central las plazas de los funcionarios que desde el año 2014 han sido trasladadas a la Dirección General de Aduanas u otras dependencias del Servicio Nacional de Aduanas. Específicamente se conoce que esta Aduana ha perdido 11 plazas por los traslados no repuestos.

5. Se realice un estudio de la estructura funcional de puestos y clases de la Aduana Central, por cuanto se considera que en la actualidad no es funcional para la operativa aduanera, considerando: que la actual estructura no permite disponer del recurso humano en la Sección Técnica Operativa según sus necesidades dado la estructura tan rígida de puestos y que las funciones sustantivas ejecutadas actualmente en el Departamento Técnico, Departamento Normativo y Puesto Postal han avanzado sustancialmente en complejidad y profundidad para la motivación de los actos.

6. Mantener una capacitación continua a los funcionarios en todas las áreas, para reforzar su conocimiento, su interés, compromiso, motivación para con la Aduana y la Institución, para así alcanzar los objetivos institucionales

15.Mantener el control sobre la supervisión de descargas y monitoreo sobre los resultados obtenidos en cada una de ellas.

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2019, en conjunto con la Comisión establecida para ese fin. El tema de clima organizacional es un componente esencial en toda organización para la salud mental de los funcionarios y que puedan realizar sus labores en forma adecuada. La responsabilidad de tener un buen clima organizacional es de todos los funcionarios que laboran en la Aduana sean de jefaturas como colaboradores.

9. Buscar solución a los problemas con las de bases de datos de los Departamentos Normativos de las Aduanas, principalmente buscando una integración de todas estas, para el fácil manejo de la información de los expedientes que se encuentran en trámite y para agilizar la emisión de todo tipo de informes que se solicitan continuamente. Lo anterior, en atención a lo indicado en el oficio AC-G-011-2018 del 11 de enero del 2018 presentado a la Dirección General de Aduanas, notificado el 23 de enero del 2018.

10. Seguimiento constante a las bases de datos del Departamento Normativo, con el fin de que se mantenga actualizada y evitar atrasos en las gestiones.

11. Continuar con el control y el seguimiento oportuno de los casos en trámite en el Departamento Normativo de la Aduana Central, en atención a las circulares AC-G-004-2018, AC-G-001-2019 y AC-G-006-2018. Complementariamente, continuar con la presentación a la Gerencia de forma trimestral del informe de casos prontos a prescribir como medida preventiva sobre este tema, de acuerdo a lo establecido en la actividad 4.1 del PAO 2019.

12. Establecer una base de datos de gestión de expedientes administrativos (expediente electrónico), de uso de la Dirección General de Aduanas, a fin de disminuir la gran cantidad de informes que son requeridos a las Aduanas, impactando sustantivamente en los tiempos de trabajo y en la gestión de la Aduana.

13. Darle seguimiento a las recomendaciones que ha brindado la Aduana Central en materia de Tránsitos, contenidos en los informes sobre depuración de viajes y tránsitos que envía esta Aduana a la Dirección General de Aduanas.

14. Seguimiento al tiempo de respuesta en el aforo por parte del Departamento Técnico.

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16. Continuar con los controles en los Depositarios Aduaneros mediante la ejecución de inventarios parciales y totales a efectos de detectar oportunamente situaciones irregulares que presenten.

17.Darle continuidad por parte de las Jefaturas del Departamento Técnico, Sección Técnica Operativa y Sección de Depósitos al plan de acompañamientos que se inició en el año 2018 y que continua en el presente año, con el objetivo de mejorar la detección de hallazgos en las revisiones físicas y documentales y orientar adecuadamente al funcionario que está a cargo del control inmediato.

18.Atender por parte de la Dirección General de Aduana, las recomendaciones realizadas por la Aduana Central, mediante oficio AC-G-024-2019 del 27 de febrero del 2019 sobre “propuesta de mejoras para el Servicio Nacional de Aduanas”.

19.Seguimiento y apoyo al documento emitido por la Comisión de Mejoras del Puesto Postal nombrada por parte de la Dirección General de Aduanas, con el objetivo de que el Puesto Postal sea fortalecido, no solo en recurso humano, sino también con reformas legales, de procedimientos e informáticos, en aras de promover un control aduanero integral.

20.Darle seguimiento a las recomendaciones realizadas por la Auditoría Interna mediante informe AI-INF-006-2018 sobre el estudio especial realizado al Puesto Postal, como a las actividades ejecutadas por parte de la Aduana y el Puesto Postal indicadas en el oficio AC- G-196-2018 del 06 de noviembre de 2018.

21.Darle seguimiento a la atención de las diferentes comisiones con las que coordina la Aduana como son: CAMALFI, Correos de Costa Rica y AZOFRAS.

22.Atender las recomendaciones realizadas por la Aduana Central en el Oficio AC-G-150-2017 de fecha 13 de julio de 2017 sobre aspectos en la Seguridad de la Información y contenidas en el PAO 2019 como necesidades a solventar en la Aduana y en el Puesto Postal.

23.Que se atiendan las necesidades descritas en los requerimientos de presupuesto enviados en el PAO 2019 de la Aduana y en los anteproyectos de presupuesto de la Gestoría en materia de: archivista, archivos, remodelación de archivos, considerando la importancia que reviste este aspecto en las normas de control interno sobre custodia y preservación de documentos y expedientes.

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24.Continuar con la actualización de los manuales de procedimientos internos de cada Departamento.

25.Continuar con el seguimiento a las actividades de Control Interno e iniciar con los procedimientos de SEVRI para las guías elaboradas para el Puesto Postal.

26.Atender necesidades de infraestructura de la Aduana indicados en el informe del PAO 2019 enviado por la Aduana Central a la Dirección General de Aduanas, donde se resaltan las necesidades de:

El sistema de alcantarillado por las fuertes lluvias puede en cualquier momento causar inundaciones y generar deterioro en las recientes remodelaciones, así como en el equipo de oficina y de cómputo. Se espera que la Gestoría Administrativa realice la contratación de los trabajos para mitigar el riesgo del sistema de alcantarillado.

La falta de mantenimiento del techo, sobre todo en una parte que no se cambió en la última remodelación, genera gran cantidad de goteras en algunos lugares de la Aduana con el consecuente deterioro del cielo raso, pisos instalados nuevos, paredes, entre otros. Esto se ha informado constantemente a la Gestoría.

El deterioro de tubos de los baños, de los fregaderos y otros, de uso de los funcionarios, es atendido por los señores de mantenimiento del Ministerio de Hacienda, pero los materiales en algunos casos deben ser pagados por los funcionaros y la Gerencia, por cuanto la compra de los materiales es burocrática y lenta a nivel de la Gestoría y los servicios se hacen necesarios.

El edificio de la Aduana Central no dispone de seguros de incendios, según lo informado por la Gestoría Administrativa de Aduanas. Tampoco dispone de extintores de incendios debidamente llenos y el sistema de detección de humo que se ubica en algunos lugares de la Aduana no funciona.

Sobre las instalaciones del Puesto Postal estás tienen deficiencias de seguridad, espacio es sumamente reducido y falta de ventilación apropiada.

27.Insistir ante la Gestoría Administrativa que dote a la Aduana Central de un equipo biomecánico (reloj marcador) para el control de asistencia de los funcionarios.

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28.Realizar las gestiones necesarias a fin de que la Dirección General de Aduanas autorice a las Gerencias de Aduanas para solicitar a la DTIC la extracción de información del TICA a efectos de realizar funciones normales de la operativa como la conciliación y depuración de inventarios.

Por último, no omito indicar que el mobiliario asignado a mi persona fue entregado mediante el formulario respectivo a la Gerencia de la Aduana Central (se adjunta) y mediante oficio se hará entrega de las llaves bajo mi custodia de la Aduana Central.

Sin más por el momento, suscribo atentamente,

MARIBEL ABARCA SANDOVAL (FIRMA)

Firmado digitalmente por MARIBEL ABARCA SANDOVAL (FIRMA) Fecha: 2019.04.2515:38:26 -06'00'

Maribel Abarca Sandoval Cédula 1-712-903

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