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DIAGNÓSTICO

DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

DEL GOBIERNO REGIONAL DE PIURA

LIMA - PERÚ2014

DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNOGOBIERNO REGIONAL DE PIURA

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INDICE

PAG.

Presentación

I. Antecedentes1.1 Origen1.2 Objetivo1.3 Alcance y metodología

II. BASE LEGAL

III. Diagnóstico del Sistema de Control Interno - SCI3.1 Análisis normativo3.2 Resultados de la encuesta de percepción del SCI3.3 Fortalezas, Debilidades, Causas y oportunidades de mejora

3.3.1. Ambiente de Control3.3.2. Evaluación de Riesgos3.3.3. Actividades de Control Gerencial Proceso de contrataciones3.3.4. Información y Comunicación3.3.5. Supervisión

IV. Conclusiones

V. Plan de acción para implementación – Oportunidades de mejora

VI. Recomendación

Pág. 2 MGT.CPCC. RAPHAEL ENRIQUE RAMÍREZ MORENOConsultor de la GIZ


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PRESENTACI Ó N

I. ANTECEDENTES

1.1 Origen

En concordancia con lo dispuesto en la Ley de Control Interno de las Entidades del Estado - Ley Nº 28716, la Contraloría General de la República aprobó mediante Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG de 30 de Octubre de 2006, las Normas de Control Interno (NCI), con la finalidad de orientar la efectiva implantación y funcionamiento del control interno en las entidades del Estado, así como su respectiva evaluación.

El 28 de Octubre de 2008, con Resolución de Contraloría General N° 458-2008-CG, la Contraloría General aprobó la Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado, con el objetivo principal de proveer de lineamientos, herramientas y métodos con la finalidad de orientar a las entidades públicas, en la efectiva y adecuada implementación de los componentes que conforman el Sistema de Control Interno (SCI) establecido en las NCI.

Asimismo, se establece que las entidades deben emitir un informe con los resultados de la implementación de control interno producto de su auto evaluación señalando los avances logrados, el mismo que debe ser remitido al Órgano de Control Institucional (OCI) o a la Contraloría General de la República en caso de no contar con OCI.

Para el proceso de implementación del SCI la guía considera tres fases:

La primera fase es la Planificación, la cual tiene como objetivo la formulación de un Plan de Trabajo que incluya los procedimientos orientados a implementar adecuadamente el SCI, en base a un diagnóstico previamente elaborado. Son aspectos inherentes a esta fase asegurar el compromiso de la Alta Dirección y la conformación de un comité de Control Interno;

La segunda fase es la Ejecución, en la que se implantará el SCI en sus procesos, actividades, recursos, operaciones y actos institucionales, para lo cual la entidad procede al desarrollo del Plan de Trabajo para la implantación del SCI;

La tercera fase es la Evaluación, en la que se evalúan los avances logrados y las limitaciones encontradas en el proceso de implementación.

La fase de Planificación, en el Gobierno Regional de Piura, se ha iniciado con la realización de un Taller de sensibilización y capacitación del personal en el tema de control interno, con el desarrollo del diagnóstico de la situación actual del SCI respecto a las NCI que ha permitido determinar brechas; y, con la elaboración de un Plan de Trabajo o Plan de Acción con un conjunto de oportunidades de mejora para el establecimiento de lineamientos, políticas y controles necesarios para la implementación del SCI; documentos que se presentan en el siguiente informe.

1.2 Objetivo



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El diagnóstico tiene por objetivo determinar la situación del Sistema de Control Interno – SCI, en el Gobierno Regional de Piura, de acuerdo al marco legal vigente, exponiendo sus resultados y conclusiones y proponiendo recomendaciones para fortalecerlo o implementarlo a través de un Plan de Trabajo o de oportunidades de mejoras.

1.3 Alcance

El Diagnóstico del Sistema de Control Interno se ha desarrollado en las oficinas de la sede principal del Gobierno Regional de Piura ubicada en la Av. San Ramón S/N Urb. San Eduardo - El Chipe Piura – Perú.

Metodología

La metodología se ha sujetado a los lineamientos y criterios establecidos por la “Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado”, para la verificación y evaluación de la estructura de control interno a nivel de la entidad y a nivel del proceso crítico de contrataciones.

Se determinó la revisión selectiva del proceso crítico de contrataciones de la entidad, en función a su impacto e importancia en el cumplimiento de los objetivos institucionales. Asimismo, se aplicaron pruebas selectivas determinándose debilidades del sistema de control interno en diferentes áreas de la entidad, las mismas que se presentan dentro del Componente 3. Actividades de Control Gerencial.

Se usaron técnicas de indagación, inspección, cálculo, observación, entre otras, así como herramientas de recolección de información tales como una encuesta de percepción, entrevistas de contrastación por componentes, cuestionarios para evaluar la efectividad de los controles internos implementados o la ausencia de controles.

La metodología seguida se resume en el cuadro siguiente:

ACTIVIDADES RESULTADOS

Recopilación y estudio de información y documentos, análisis de normativa sobre control interno vigente.

Cuadro de concordancia normativa, entendimiento del

SCI existente

Diagnóstico del SCI

(Identificación de fortalezas y

oportunidades de mejora).

Aplicación de encuesta de percepción a funcionarios y servidores.

Nivel de percepción sobre el SCI existente en la entidad

Validación de resultados obtenidos a través de la encuesta mediante entrevistas, aplicación de cuestionarios, verificación de controles, revisión de documentación y reuniones de trabajo.

Grado de implementación del SCI, identificación de fortalezas,

debilidades y sus causas, así como las oportunidades de

mejora.

Para la evaluación y determinación del nivel de desarrollo, organización y grado de implementación del sistema de control interno actual, se ha considerado el siguiente modelo de maduración:

MEDICIÓN DEL GRADO DE IMPLEMENTACION DEL SCIGRADO CRITERIO DE EVALUACIÓN



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0 Inexistente Las "evidencias de cumplimiento" no existen.

1 Inicial Las "evidencias de cumplimiento" existen pero no están formalmente autorizadas.

2 Intermedio Las "evidencias de cumplimiento" están formalmente aprobadas pero no existe documentación sobre su ejecución.

3 Avanzado Existe documentación de la ejecución de las "evidencias de cumplimiento" pero no existe documentación sobre su eficiencia y eficacia.

4 ÓptimoExiste documentación sobre la eficiencia y eficacia de las "evidencias de cumplimiento" pero no han sido evaluadas por una instancia interna o externa.

5 Mejora continua

Las "evidencias de cumplimiento" han sido evaluadas por instancias internas o externas respecto a su eficiencia y eficacia y se encuentran en un proceso institucionalizado de mejora continua.

II. BASE LEGAL:

Para la elaboración del Diagnóstico del Sistema de Control Interno, se ha utilizado como base legal y documental lo siguiente:

Ley Nº 28716, Ley de Control Interno de las entidades del Estado.

Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG, que aprueba las Normas de Control Interno para las entidades del Estado.

Resolución de Contraloría General Nº 458-2008-CG que aprueba la “Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado”.

III. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

3.1 Análisis Normativo

Como parte del diagnóstico se ha recopilado y revisado la normativa interna emitida por la entidad (resoluciones, directivas, reglamentos entre otros), a fin de establecer su relación respecto a las Normas de Control Interno – NCI aprobadas por la Contraloría General de la República.

Para tal fin se ha elaborado un cuadro mostrando la concordancia del marco normativo interno, tanto la que se encuentra publicada en el Portal Web Institucional como aquella proporcionada por las Unidades Orgánicas, considerando los objetivos de cada uno de los componentes de las NCI; conforme se muestra en el cuadro siguiente:



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NORMA DE CONTROL INTERNO

NORMAS INTERNAS (El contenido completo de los documentos indicados se encuentran en el portal web:

www.regionpiura.gob.pe)

ARTÍCULO, LITERAL O NUMERAL QUE APRUEBA LA NORMA y/o FECHA DE SUSCRIPCIÒN

AMBIENTE DE CONTROL

Filosofía de la Dirección

Acta de Compromiso para la implementación del Sistema de Control Interno del Gobierno Regional. Suscrita el 12 de marzo de 2012.

Designación del Comité de Control Interno. Resolución Ejecutiva Regional N° 169-2012 de 28 de marzo de 2012.

Acta de Instalación del Comité de Control Interno. Suscrita el 7 de mayo de 2012.

Acta Nº 002 del Comité de Control Interno, se acordó tercerizar el servicio de Planeamiento – Fase I para la implementación del Sistema de Control Interno.

Suscrita el 30 de mayo de 2012.

Acta de Compromiso para la implementación del Sistema de Control Interno en la Gerencia Regional de Infraestructura.

Suscrita el 13 de junio de 2012.

Taller de Sensibilización y Capacitación en Control Interno dirigido a los funcionarios y servidores del Gobierno Regional de Piura.

Realizado el 22 de enero de 2014.

Designación de Funcionario responsable de brindar información de acceso público.

Resolución Ejecutiva Regional N° 099-2012 del 16 de febrero de 2012.

Designación de Funcionario Responsable del Portal de Transparencia.

Resolución Ejecutiva Regional N° 0137-2012 del 8 de marzo de 2012.

Directiva de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Pliego.

Resolución Ejecutiva Regional N° 255-2013 del 21 de mayo de 2013.

Primera Política Presidencial en materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública: “La observancia cabal e irrestricta en materia de Transparencia y Acceso a la Información Pública”, como procedimiento sustantivo de gestión.


Segunda Política Presidencial en materia de Implementación de Recomendaciones de Control: “La ejecución del Procedimiento de Implementación de Recomendaciones de Control, como mecanismo fundamental para la mejora continua de la gestión institucional”.


Lineamientos Generales para la realización de las Sesiones de Directorio de Gerencias Regionales.

Resolución Ejecutiva Regional N° 577-2012 de 21 de agosto de 2012.

Indicadores de Desempeño a Nivel del PEI 2013-2016 por Eje Estratégico.

Ordenanza Regional N° 281-2013 del 18 de diciembre de 2013.

Normas y procedimientos para apoyo a la Procuraduría Pública Regional.


En el Portal Institucional se ha incluido un link de Transparencia Regional, en el que se publica información institucional como: la Misión, Visión y Valores; el directorio de funcionarios; el marco legal aplicable; documentos normativos de gestión; etc.

Los documentos de aprobación se encuentran en el portal web del gobierno regional: www.regionpiura.gob.pe



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Integridad y Valores Éticos

“Normas de Ética del Gobierno Regional de Piura, Sub Región Luciano Castillo Colonna, Sub Región Huancabamba”.


Directiva 05-2007 “Decálogo de Valores” en el Gobierno Regional Piura.

Resolución Ejecutiva Regional Nº 203-2007 del 27 de marzo de 2007.

Reglamento de Procesos Administrativos Disciplinarios.

Mediante Resolución Ejecutiva Regional Nº 0618-2004 del 18 de junio de 2004.

Modifican el Reglamento de Procesos Administrativos Disciplinarios

Resolución Ejecutiva Regional Nº 515-2009 del 24 de julio de 2009.

Modifican el Reglamento de Procesos Administrativos Disciplinarios.

Resolución Ejecutiva Regional Nº 934-2011 del 30 de septiembre de 2011.

Directiva N° 013-2012 “Normas de Transparencia en la Conducta y Desempeño de Funcionarios y Servidores Públicos”.

Resolución Ejecutiva Regional Nº 377-2012 del 21 de Junio de 2012.

Directiva N° 018-2012 “Normas de Integridad, Ética y Prevención de Casos de Nepotismo en el Pliego Gobierno Regional Piura”.

Resolución Ejecutiva Regional Nº 573-2012 del 21 de agosto de 2012.

Directiva de Neutralidad y Transparencia de los Servidores Públicos del Gobierno Regional durante el período de elecciones.

Resolución Ejecutiva Regional Nº 066-2013 del 13 de febrero de 2013.



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Administración Estratégica

Plan Estratégico de Desarrollo Regional Concertado (PEDRC), Piura 2013 – 2016 del Acuerdo Regional Piura – Lineamientos de Largo Plazo 2007 – 2021.

Ordenanza Regional N° 262-2013 del 3 de abril de 2013.

Plan Estratégico Institucional del Gobierno Regional de Piura - PEI 2013 - 2016.

Ordenanza Regional N° 281-2013 del 18 de diciembre de 2013.

Plan Operativo Institucional 2013. Resolución Gerencial General Regional N° 395-2012 del 28 de diciembre de 2012.

Plan Operativo Institucional 2014. Resolución Gerencial General Regional N° 363-2013 del 27 de diciembre de 2013.

Directiva N° 019-2012 “Directiva para la Formulación, Aprobación, Seguimiento y Evaluación de los Planes Operativos Institucionales.

Resolución Ejecutiva Regional N° 574-2012 del 21 de agosto de 2012 – Aprueba Directiva N° 019-2012.

Directiva N° 013-2013 “Formulación, Aprobación y Evaluación del Plan Estratégico Institucional”.

Resolución Ejecutiva Regional N° 347-2013 del 18 de junio de 2013 – Aprueba Directiva N° 013-2013.

Guía Metodológica para la Evaluación Semestral y Anual del Plan Operativo Institucional 2013. Publicada en el Portal web.

Directiva N° 020-2013 “Lineamientos para la Etapa de Ejecución Presupuestaria.

Resolución Ejecutiva Regional Nº 575-2013 del 27 de septiembre 2013.

Regula el Proceso del Presupuesto Participativo Regional basado en Resultados y da inicio al Proceso correspondiente al Año 2015.

Ordenanza Regional N° 285-2014 del 5 de febrero de 2014.

Regula el Proceso de Presupuesto Participativo Regional Basado en Resultados correspondiente al Año Fiscal 2014.

Ordenanza Regional N° 266-2013 del 15 de mayo de 2013 que regula el Presupuesto Participativo 2014.

Presupuesto Institucional de Apertura del Pliego para el Año 2013.

Acuerdo de Consejo Regional N° 861-2012 de 28 de diciembre de 2012.

Presupuesto Institucional de Apertura del Pliego para el Año 2014.

Acuerdo de Consejo Regional N° 0985-2013 de 26 de diciembre de 2013.

Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones 2013.

Resolución Gerencial General Regional N° 008-2013 del 22 de enero de 2013.

Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones 2014.




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Estructura Organizacional

Reglamento de Organización y Funciones (ROF) – Estructura Orgánica.

Ordenanza Regional Nº 111-2006 del 21 de agosto de 2006.

Modificaciones al ROF:

· Incluye la función de emisión de certificaciones ambientales.

Ordenanza Regional Nº 274-2013 del 29 de agostos de 2013.

· Crea el Sistema Regional de Lucha contra la Corrupción.

Ordenanza Regional Nº 263-2013 del 15 de abril de 2013.

· Funciones de la Gerencia Regional de Saneamiento Físico Legal de la Propiedad Rural.

Ordenanza Regional Nº 256-2012 del 28 de diciembre de 2011.

· Centro Regional de Planeamiento Estratégico - CEPLAR.

Ordenanza Regional Nº 232-2011 del 28 de diciembre de 2011.

· Sistema Regional de Atención Integral de la Primera Infancia.

Ordenanza Regional Nº 223-2011 del 17 de octubre de 2011.

· De las Acciones para la Lucha contra la Corrupción y de la Oficina Regional de Lucha Contra la Corrupción.


· Modificación de los artículos 15°, 16°, 17° y 18° del ROF.


· Modifican el ROF del Gobierno Regional de Piura y de la Dirección Regional de Agricultura de Piura.

Ordenanza Regional Nº 214-2011 del 6 de septiembre de 2011.

· Crean el Sistema Regional de Lucha contra la Corrupción.

Ordenanza Regional Nº 202-2011 del 3 de marzo de 2011.

· Creación de la Oficina Regional de Atención a la Persona con Discapacidad.

Ordenanza Regional Nº 201-2011 del 24 de febrero de 2011.

· Modificatoria de diferentes artículos del ROF. Ordenanza Regional Nº 194-2010 del 29 de diciembre de 2010.

Cuadro para Asignación de Personal (CAP). Ordenanza Regional N° 118-2006 del 28 de diciembre de 2006 – Aprueba CAP.

Modificaciones al CAP:

· Aprueban suprimir el término "vacante" en el Formato Nº 1 del CAP de la Sede, Gerencias Sub Regionales y Centros de Servicio del Gobierno Regional Piura.

Ordenanza Regional Nº 133–2007 del 5 de setiembre de 2007.

· Aprueban en vías de regularización los Formatos Nº 1 y 2 del CESEM y LS de la Sede Central.

Ordenanza Regional Nº 162–2009 del 4 de marzo de 2009.

· Modifican el Cuadro para Asignación de Personal de la Gerencia Sub Regional Luciano Castillo Colonna y de la Sede Central.

Ordenanza Regional N° 185-2010 del 19 de abril de 2010.

· Aprueban el Cuadro para Asignación de Personal de la Gerencia Regional de Saneamiento Físico Legal de la Propiedad Legal - PRO RURAL.

Ordenanza Regional Nº 219–2011 del 5 de octubre de 2011.

· Modifican el CAP del Gobierno Regional Piura - Secretaría del Consejo Regional.

Ordenanza Regional Nº 225–2011 del 7 de noviembre de 2011.

· Aprueban el Cuadro para Asignación de Personal - CAP del Centro Regional de Planeamiento Estratégico - CEPLAR.

Mediante la Ordenanza Regional Nº 282–2014 del 20 de enero de 2014.



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Manual de Organización y Funciones (MOF), aprobado por áreas:


· MOF del Centro de Abastecimiento Agua Bayovar de la Sede del Gobierno Regional Piura.

Resolución Ejecutiva Regional N° 400-2007 del 25 de junio de 2007.

· MOF de la Secretaría del Consejo Regional, Directorio de Gerencias Regionales, Secretaría General, Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional, Oficina Regional de Asesoría Jurídica, Oficina de Recaudación y Gerencia Regional de Desarrollo Económico de la Sede del GRP.


· MOF del Centro de Servicio de Equipo Mecanizado y Laboratorio de Suelos de la Sede.

Resolución Ejecutiva Regional N° 641-2007 del 12 de octubre de 2007.

· MOF de la Oficina Regional de Administración, Gerencia Regional de Desarrollo Social, Gerencia Regional de Infraestructura e Instituto Regional de Ciencia Tecnología e Innovación de la Sede.

Resolución Ejecutiva Regional N° 751-2007 del 19 de noviembre de 2007.

· MOF de la Presidencia Regional, Oficina Regional de Control Institucional, Oficina de Tecnologías de la Información, Oficina de Coordinación y Gestión, Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial, Gerencia Regional de Recursos Naturales y Gestión del Medio Ambiente, Oficina de Coordinación Técnica y Promoción Descentralizada Sechura, Procuraduría Pública regional de la Sede.

Resolución Ejecutiva Regional N° 893-2007 del 28 de diciembre de 2007.



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Administración de los Recursos

Humanos

Reglamento de Organización y Funciones (ROF) – Estructura Orgánica.

Ordenanza Regional Nº 111-2006/GRP-CR del 21 de agosto del 2006 y modificatorias.

Cuadro para la Asignación de Personal (CAP) de la Sede Central, en concordancia a lo dispuesto por el Decreto Supremo Nº 043-2004-PCM.

Ordenanza Regional N° 118-2006 del 28 de diciembre de 2006 y modificatorias.

Clasificador de Cargos del Gobierno Regional de Piura.


Modificaciones al Clasificador de Cargos:

· Aprueban en vías de regularización, la inclusión del Cargo Clasificado Nº 172 de Jefe de División.

Resolución Ejecutiva Regional Nº 258–2007 del 18 de abril de 2007.

· Aprueban, en vías de regularización, la inclusión de cargos del 173 al 178.

Resolución Ejecutiva Regional Nº 546–2007 del 29 de agosto de 2007.

Presupuesto Analítico de Personal (PAP) para el Año Fiscal 2013 de la Sede Central.

Resolución Ejecutiva Regional Nº 647–2013 del 28 de octubre de 2013.

Reglamento Interno de Control de Asistencia y Permanencia de los trabajadores del Pliego.

Resolución Ejecutiva Regional Nº 050-2013 de 4 de febrero de 2013.

Modificaciones a los artículos 10°, 15°, 24°, 25°, 27°, 28°, 34°, 59°, 60°, 61°, 63° y 84° del Reglamento Interno de Control de Asistencia y Permanencia de los trabajadores del Pliego..


Plan de Desarrollo de Personas al Servicio del Estado – PDP 2014.

Resolución Ejecutiva Regional N° 037-2014 del 28 de enero de 2014.

Normas Relativas al establecimiento de un Marco Regional para la No Discriminación de personas con Discapacidad en el Acceso al empleo, la formación y promoción profesional, las condiciones de trabajo y los ajustes razonables.


Del Incentivo Laboral Único (ILU) que se otorga a través del Comité de Administración del Fondo de Estímulo (CAFAE.


Normas que Regulan el Régimen Especial de Contratación Administrativa de Servicios en el Pliego 457 Gobierno Regional Piura.

Resolución Ejecutiva Regional N° 515-2013 del 2 de septiembre de 2013.

Normas y Procedimientos para el Otorgamiento y Rendición de Viáticos y Asignaciones por Comisión de Servicio para los Servidores del Gobierno Regional Piura.

Resolución Ejecutiva Regional N° 405-2013 del 24 de julio de 2013.

Procedimiento para Contratación, Asistencia, Permanencia y Beneficios del Personal Obrero en la Elaboración de Estudios y Obras por Administración Directa en el Pliego.


Lineamientos para la Orientación del Servidor Público cesado por límite de edad en el Pliego.


Lineamientos para la Orientación del Nuevo Funcionario en el Pliego Gobierno Regional Piura.




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Administración de los Recursos

Humanos

Procedimiento para Programa de Incentivos a los Servidores de la Sede Central del Gobierno Piura.


Normas para la Realización de las Prácticas Pre Profesionales/Técnicas en el Pliego.


Implementación y uso de Lactario Institucional de las Dependencias del Pliego.


Normas Generales para la Capacitación del Personal del Pliego Gobierno Regional de Piura.


Lineamientos Generales para la Realización del Concurso Público de Méritos para la Designación de Directores Regionales Sectoriales.


Plan de Desarrollo de las Personas al Servicio del Estado 2012-2016, PDP quinquenal.

Resolución Ejecutiva Regional N° 1174-2011 de 29 de diciembre de 2011.

Lineamientos Generales para el Encargo de Funciones o de Puestos del Personal.

Resolución Ejecutiva Regional N° 333 del 21 de mayo de 2007.

Lineamientos para la contratación y evaluación del personal contratado en el Gobierno Regional Piura por el Fondo de Apoyo Gerencial al Sector Público - FAG.

Resolución Ejecutiva Regional N° 257 del 18 de abril de 2007.



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Competencia Profesional

Manual de Organización y Funciones (MOF)Aprobado por áreas.

Sección: Requisitos Mínimos, desarrolla los requisitos mínimos para acceder a cada cargo.

El Clasificador de Cargos del Gobierno Regional de Piura.

Resolución Ejecutiva Regional N° 692-2005 del 21 de noviembre de 2005 y modificatorias.

Numeral 5.- Requisitos Mínimos, se identifican los requisitos mínimos que debe reunir una persona para ocupar un cargo, los cuales se definen en términos de preparación y/o formación académica, experiencia y habilidades especiales.

Asignación de Autoridad y

Responsabilidad

Reglamento de Organización y Funciones (ROF) – Estructura Orgánica. Ordenanza Regional Nº 111-2006 del 21 de agosto del

2006 y modificatorias.Define los niveles jerárquicos y sus relaciones de dependencia.

Manual de Organización y Funciones (MOF)Aprobado por áreas.Sección: Línea de Autoridad y Sección:

Responsabilidades; desarrollados a nivel de cargo.

Directiva N° 010-2006, “Desconcentración de Facultades, Competencias y Atribuciones de las Dependencias del Gobierno Regional Piura”.


Órgano de Control

Institucional

Reglamento de Organización y Funciones (ROF) – Estructura Orgánica. Ordenanza Regional Nº 111-2006 del 21 de agosto de

2006 y modificaciones.Título Quinto, Capítulo VI: Del Órgano de Control Institucional, artículos del 34° al 38°.

Manual de Organización y Funciones (MOF).


Numeral 03. Órgano de Control, 03.1 Oficina Regional de Control Institucional, 03.1.1 Oficina de Acciones de Control, 03.1.2 Oficina de Control Permanente y 03.1.3 Oficina de Control Gerencial.

Segunda Política Presidencial en materia de Implementación de Recomendaciones de Control: “La ejecución del Procedimiento de Implementación de Recomendaciones de Control, como mecanismo fundamental para la mejora continua de la gestión institucional”.




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EVALUACIÓN DE RIESGOS

Planeamiento de la Administración

de RiesgosNo existen normas internas que regulen este componente de control interno.

Identificación de los Riesgos No existen normas internas que regulen este componente de control interno.

Valoración de los Riesgos No existen normas internas que regulen este componente de control interno.

Respuesta al Riesgo No existen normas internas que regulen este componente de control interno.



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ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL

Procedimientos de

Autorización y Aprobación

Reglamento de Organización y Funciones (ROF) Sección “Funciones” de cada unidad orgánica contenido en el Reglamento de Organización y Funciones (ROF)

Ordenanza Regional Nº 111-2006 del 21 de agosto de 2006 y modificaciones al ROF.

Manual de Organización y Funciones (MOF)

Aprobado por áreas.Secciones “Responsabilidades” y “Funciones” de cada cargo contenido en el Manual de Organización y Funciones (MOF) del Gobierno Regional Piura.

Manual de Procedimientos (MAPRO) de la Secretaría del Consejo Regional, Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional, Gerencia General Regional, Oficina Regional de Control Institucional, Oficina Regional de Asesoría Jurídica y Procuraduría Pública Regional de la Sede del Gobierno Regional de Piura.


MAPRO de la Oficina de Contabilidad, Oficina de Tesorería, Oficina de Recursos Humanos, Oficina de Abastecimientos, Servicios Auxiliares y Control Patrimonial, Oficina de Tecnologías de la Información, y la Oficina de Coordinación y Gestión de la Sede del Gobierno Regional de Piura.


MAPRO de la Gerencia Regional de Desarrollo Económico y la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial de la Sede del Gobierno Regional de Piura.

Resolución Ejecutiva Regional N° 487-2007 del 10 de agosto de 2007.

MAPRO de la Gerencia Regional de Desarrollo Social y la Gerencia Regional de Recursos Naturales y de Gestión del Medio Ambiente de la Sede del Gobierno Regional de Piura.


MAPRO de la Presidencia Regional, Gerencia Regional de Desarrollo Social y la Gerencia Regional de Recursos Naturales y de Gestión del Medio Ambiente.




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Segregación de Funciones

Manual de Procedimientos (MAPRO). Aprobado para cada unidad orgánica.Manual de Procedimientos (MAPRO) de la Secretaría del Consejo Regional, Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional, Gerencia General Regional, Oficina Regional de Control Institucional, Oficina Regional de Asesoría Jurídica y Procuraduría Pública Regional de la Sede del Gobierno Regional de Piura.


MAPRO de la Oficina de Contabilidad, Oficina de Tesorería, Oficina de Recursos Humanos, Oficina de Abastecimientos, Servicios Auxiliares y Control Patrimonial, Oficina de Tecnologías de la Información, y la Oficina de Coordinación y Gestión de la Sede del Gobierno Regional.


MAPRO de la Gerencia Regional de Desarrollo Económico y la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial de la Sede del Gobierno Regional.


MAPRO de la Gerencia Regional de Desarrollo Social y la Gerencia Regional de Recursos Naturales y de Gestión del Medio Ambiente de la Sede del Gobierno Regional de Piura.


MAPRO de la Presidencia Regional, Gerencia Regional de Desarrollo Social y la Gerencia Regional de Recursos Naturales y de Gestión del Medio Ambiente.


Directiva N° 004-2011 “Normas para la Administración y Mantenimiento de Vehículos de Servicio Oficial en el Gobierno Regional Piura”.

Resolución de la Oficina Regional de Administración N° 0113-2011 del 09 de febrero de 2011.

Directiva N° 015-2011“Procedimientos para Recepción, Almacenamiento, Distribución y Control del Combustible y Lubricantes”.


Directiva N° 020-2012 “Control del Proceso Logístico de Almacenamiento, Distribución, Inventario Físico y Baja de Bienes”.


Directiva N° 021-2012 “Funciones y Competencias del Ingeniero Inspector o Supervisor de Obras por Contrata en el Gobierno Regional”.


Directiva N° 029-2012/GRP-480000-CP “Lineamientos para el Control de Bienes Muebles en el Pliego Gobierno Regional Piura”.


Directiva N° 001-2013 “Normas y Procedimientos para la Administración de la Caja Chica”.

Resolución Oficina Regional de Administración N° 006-2013 del 16 de enero de 2013.

Directiva N° 014-2013 “Procedimientos para la Verificación, Custodia, y Control de Garantías presentadas al Pliego Gobierno Regional Piura”.


Directiva N° 015-2013 “Normas y Procedimientos para el Otorgamiento y Rendición de Viáticos y Asignaciones por Comisión de Servicio para los Servidores del Gobierno Regional Piura”.




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Evaluación Costo Beneficio

Directiva N° 016-2013 “Normas y Procedimientos para la Suscripción de Convenios”, incluye un procedimiento para evaluar el Costo Beneficio antes de suscribir un Convenio.


Controles sobre el Acceso a los Recursos y

Archivos



Directiva N° 008-2011 “Normas Generales para las Comunicaciones Oficiales Escritas en el Gobierno Regional Piura”.


Directiva N° 015-2011 “Procedimientos para Recepción, Almacenamiento, Distribución y Control de Combustible y Lubricantes en las Dependencias del Pliego 457: Gobierno Regional Piura”.


Directiva N° 020-2012 “Control del Proceso Logístico de Almacenamiento, Distribución, Inventario Físico y Baja de Bienes del Pliego Gobierno Regional”.


Directiva Regional N° 023-2012 “Normas para la Expedición, Distribución y Archivo de Resoluciones en el Gobierno Regional Piura.


Directiva N° 026-2012 “lineamientos Generales para el Uso, Supervisión y Control de las Bitácoras en el Pliego Gobierno Regional Piura”


Directiva N° 029-2012 “Lineamientos para el Control de Bienes Muebles en el Gobierno Regional Piura”.


Normas y Procedimientos para la Administración de la Caja Chica.

Resolución de Oficina Regional de Administración N° 003-2013 del 16 de marzo de 2013.

Normas y Procedimientos para el Uso, Funcionamiento, Conservación y Mantenimiento del Auditorio de la Sede del Gobierno Regional Piura.




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Verificaciones y

Conciliaciones

Directiva N° 007-2009 “Norma que Establece el Procedimiento para la Fiscalización Posterior Aleatoria de los Procedimientos Administrativos establecidos en el Texto Único de Procedimientos Administrativos del Pliego”.

Resolución Ejecutiva Regional N° 240-2009 del 01 de abril de 2009.

Directiva N° 004-2010 “Criterios para la Preparación, y Presentación de los Estados Financieros, los Programas de Beneficios Elaborados por los Comités de Administración de los Fondos de Asistencia y Estímulo de la Entidad y/o Dependencias del Pliego”.



Resolución Ejecutiva Regional N°113-2011 del 09 de febrero de 2011.

Se conforma el Comité de Saneamiento Contable y se aprueban los Lineamientos para el Saneamiento Contable - Ley N° 29608.


Directiva N° 015-2011 “Procedimientos para Recepción, Almacenamiento, Distribución y Control de Combustible y Lubricantes en las Dependencias del Pliego”.


Directiva N° 016-2011 “Guía para la Ejecución, Supervisión y Liquidación de Contratación de Servicios”.


Directiva N° 04-2012 “Lineamientos que deben cumplir Los Comités Especiales de los Procesos de Selección en el Gobierno Regional Piura”.


Directiva N° 020-2012 “Control del Proceso Logístico de Almacenamiento, Distribución, Inventario Físico y Baja de Bienes del Pliego”.


Directiva N° 021-2012 "Funciones y Competencias del Ingeniero Inspector o supervisor de Obra por Contrata".

Resolución Ejecutiva Regional N° 576 del 21 de agosto de 2012.

Directiva N° 024-2012, "Funciones y Competencias del Inspector o Supervisor durante la Elaboración del Expediente Técnico Detallado y su Liquidación Contratada Vía Consultoría de Obra".

Resolución Ejecutiva Regional N° 663 del 27 de Septiembre de 2012.

Directiva N° 026-2012 “lineamientos Generales para el Uso, Supervisión y Control de las Bitácoras en el Pliego Gobierno Regional Piura”.


Directiva N° 032-2012 “Lineamientos que deben cumplir los Integrantes del Comité de Recepción de Bienes, Servicios y Obras por Contrata”.


Directiva N° 011-2013 “Lineamientos para los Procedimientos Administrativos Contables”.


Directiva N° 015-2013 “Normas y Procedimientos para el Otorgamiento y Rendición de Viáticos y Asignaciones por Comisión de Servicio en las Entidades y Dependencias del Gobierno Regional”.


Directiva N° 021-2013 “Directiva para la Implementación del Expediente de Contratación de Obra y de Servicio en el Pliego”.




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Directiva N° 001-2014 “Normas y Procedimientos para la Administración de la Caja Chica para el Ejercicio Fiscal 2014”.

Resolución Oficina Regional de Administración N° 005-2014 del 11 de abril de 2014.

Directiva Regional N° 002-2014 “Conciliación del Marco Legal del Presupuesto para las Unidades Ejecutoras del Gobierno Regional Piura”.


Evaluación de Desempeño

Directiva N° 013-2013 “Formulación, Aprobación y Evaluación del Plan Estratégico Institucional del Gobierno Regional Piura”.


Anexo de Indicadores de Desempeño - A Nivel del PEI 2013-2016 por Eje Estratégico

Guía Metodológica de Evaluación Semestral y Anual del POI.

Resolución de Gerencia General Regional N° 395-2012 del 28 de diciembre de 2012.

Anexo de Indicadores de Desempeño en el POI 2013.

Rendición de Cuentas

Manual de Procedimientos (MAPRO), de las diferentes Unidades Orgánicas. Aprobadas por áreas.

Reglamento de Audiencias Públicas Regionales, que tiene por finalidad rendir cuentas de la gestión.

Decreto Regional N° 008-2004/GRP-PR.

Directiva N° 001-2013 “Normas y Procedimientos para la Administración de la Caja Chica”.




Directiva N° 007-2012 “Información Obligatoria que debe presentar el Pliego Gobierno Regional Piura antes del inicio de cada Año Fiscal, a la Contraloría General de la República y a la Comisión de Presupuesto y Cuenta General de la República del Congreso, relacionado al Programa de Beneficios aprobado en forma conjunta por el Pliego y el CAFAE, a favor de Funcionarios y Servidores del Régimen Laboral del Decreto Legislativo N° 276”


Conforman la Comisión de Seguimiento, Monitoreo y Elaboración del Informe Anual de Rendición de Cuentas del Gobierno Regional de Piura, periodo 01 de Enero hasta el 31 de Diciembre 2011.




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Documentación de Procesos, Actividades y

Tareas

Directivas Año 2006Directiva N° 010-2006, “Desconcentración de Facultades, Competencias y Atribuciones de las Dependencias del Gobierno Regional Piura”.


Directivas Año 2007Directiva N° 010-2007 “Lineamientos Generales para el Encargo de Funciones o de Puesto del Personal del Gobierno Regional Piura”.


Directiva N° 016-2007 “Normas para el Uso de Computadoras Personales (PC’S), Periféricos, Software Institucional y Servicios Informáticos en Red en la Sede Central del Gobierno Regional”.


Directivas Año 2009Directiva N° 004-2009 “Procedimiento para Entrega de Ayuda Humanitaria desde los Almacenes Adelantados”.


Directiva N° 007-2009 “Norma que Establece el Procedimiento para la Fiscalización Posterior Aleatoria de los Procedimientos Administrativos establecidos en el Texto Único de Procedimientos Administrativos del Pliego”.


Directivas Año 2010Directiva N° 003-2010 “Lineamientos para Elaboración, Trámite, Aprobación, Actualización y Evaluación de Gestión por Resultados en las Resoluciones Regionales y Resoluciones que emiten los Órganos Internos y Desconcentrados en el Pliego 457: Gobierno Regional Piura”.




Directiva N° 005-2010 “Directiva que Regula el Funcionamiento Interno de las Comisiones Especiales de Investigación“ (CEIs).


Directiva N° 006-2010 “Lineamientos para Elaboración, Ejecución, Modificación y Evaluación del Plan Anual de Contrataciones del Pliego”.


Directiva Regional N° 007-2010 “Procedimiento para la Administración de Bienes de Ayuda Humanitaria en Caso de Emergencias y/o desastres en el Ámbito de la región Piura”.

Resolución Ejecutiva Regional N° 957- 2010 del 12 de noviembre de 2010.

Directiva N° 008-2010, Procedimientos para la contratación de los servicios de publicidad institucional, fotocopiado e impresiones en el pliego.


Directiva Guía N° 009-2010 Para la elaboración de los términos de referencia para la contratación de consultoría de obra para la elaboración del expediente técnico detallado del proyecto declarado viable.


Documentación Directivas Año 2011



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de Procesos, Actividades y

Tareas



Directiva N° 005-2011 “Normas para el Uso, Mantenimiento y Conservación del Centro de Esparcimiento Yacila del Gobierno Regional”.




Directiva N° 010-2011 “Normas para la Administración Eficiente del Software Legal en Pliego Gobierno Regional”.


Directiva N° 012-2011 “Uso del Logotipo e ISOTIPO Institucional y Aplicación del Manual de Marca: Gobierno Regional Piura”.

Aprueban la Directiva N° 012-2011/GRP-GRPPyAT-SGRDI.

Directiva N° 013-2011 “Normas para el Uso del Servicio del Correo Electrónico Institucional del Pliego Gobierno Regional Piura”.


Directiva N° 014-2011 “Monitoreo y Control de las Actividades y/o Ejecución del Programa de Inversión del Gobierno Regional, referido a Infraestructura Pública”.


Directiva N° 015-2011 “Procedimientos para Recepción, Almacenamiento, Distribución y Control de Combustible y Lubricantes en las Dependencias del Pliego”.




Directivas Año 2012Directiva N° 003-2012 “Gestión de la Modalidad de Ejecución Presupuestaria Directa de Obras Públicas (Administración Directa)”.


Directiva N° 04-2012 “Lineamientos que deben cumplir Los Comités Especiales de los Procesos de Selección en el Gobierno Regional Piura”.


Directiva N° 006-2012 “Normas y Procedimientos para Apoyo a la Procuraduría Pública Regional”.


Directiva N° 008-2012 “Sistema de Gestión Documentaria – SGD”.


Directiva N° 011-2012 “Lineamientos Generales para la Calificación de los Requisitos en los Expedientes Transferidos a la Gerencia Regional de Saneamiento Físico Legal de la Propiedad Rural – Pro Rural”.


Directiva N° 012-2012 “Normas Generales para la Capacitación del Personal del Pliego”.


Directiva N° 013-2012 “Normas de Transparencia en la Conducta y Desempeño de Funcionarios y Servidores Públicos”.

Resolución Ejecutiva Regional Nº 377-2012 del 21 de Junio de 2012.

Directiva Regional N° 014-2012 “lineamientos para la Elaboración, Modificación, Actualización y Aprobación de Directivas en el Gobierno Regional”.


Directiva N° 015-2012 “Lineamientos sobre el Control y Permanencia del Residente, Inspector o




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Tareas

Supervisor de Obra Pública referida al Programa de Inversión”.Directiva N° 016-2012 “Políticas de Eficiencia del Gasto Corriente para el Ejercicio Presupuestal 2012".




Directiva N° 018-2012 “Normas de Integridad, Ética y Prevención de Casos de Nepotismo en el Pliego”.


Directiva N° 019-2012 “Directiva para la Formulación, Aprobación, Seguimiento y Evaluación de los Planes Operativos Institucionales”.


Directiva N° 020-2012 “Control del Proceso Logístico de Almacenamiento, Distribución, Inventario Físico y Baja de Bienes del Pliego”.


Directiva N° 021-2012 "Funciones y Competencias del Ingeniero Inspector o supervisor de Obra por Contrata en el Gobierno Regional de Piura".


Directiva N° 022-2012 "Lineamientos Generales para la Realización de las Sesiones de Directorio de Gerencias Regionales".


Directiva N° 023-2012 ”Normas para la Expedición, Distribución y Archivo de Resoluciones”.


Directiva N° 024-2012, "Funciones y Competencias del Inspector o Supervisor durante la Elaboración del Expediente Técnico Detallado y su Liquidación Contratada Vía Consultoría de Obra".

Resolución Ejecutiva Regional N° 663 del 27 de Septiembre de 2012.

Directiva N° 026-2012 “Lineamientos Generales para el Uso, Supervisión y Control de las Bitácoras”.

Resolución Ejecutiva Regional Nº 679-2012 del 09 de octubre de 2012.

Directiva N° 027-2012 “Lineamientos para la Confección, Uso y Control de Sellos”.


Directiva N° 029-2012 “Lineamientos para el Control de Bienes Muebles en el Pliego”.


Directiva N° 031-2012 “Normas Generales para la Realización de Prácticas en el Pliego”


Directiva N° 032-2012 “Lineamientos que deben cumplir los Integrantes del Comité de Recepción de Bienes, Servicios y Obras por Contrata”.




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Tareas

Directivas Año 2013Directiva N° 001-2013 “Normas y Procedimientos para la Administración de la Caja Chica”.


Directiva Regional N° 002-2013 “Normas y Procedimientos para el Uso, Funcionamiento, Conservación y Mantenimiento del Auditorio”.


Directiva N° 003-2013 “Lineamientos para la Orientación del Nuevo Funcionario en el Pliego”.


Directiva N° 004-2013 “Lineamientos para la Orientación del Servidor Público Cesado por Límite de Edad en el Pliego”.


Directiva N° 06-2013 “Lineamientos para la Ejecución del Procedimiento de Rectificación de Áreas, Linderos, Medidas Perimétricas, Ubicación y Otros datos Físicos de Predios Inscritos”.


Directiva N° 007-2013 “Lineamientos para la Contratación de los Servicios de Publicidad Institucional, Fotocopiado e Impresiones en el Pliego Gobierno Regional Piura”.


Directiva N° 008-2013 “Políticas de Eficiencia del Gasto Corriente para el Ejercicio Presupuestal 2013, del Pliego 457 Gobierno Regional Piura”.


Directiva N° 009-2013 “Transparencia y Acceso a la Información Pública del Gobierno Regional”.


Directiva N° 010-2013 “Procedimientos Complementarios para la Aprobación de la venta Directa de Terrenos con Posesionarios, en los Ámbitos de los Proyectos Hidroenergéticos y/o Irrigación a nivel del Gobierno Regional Piura”.




Directiva N° 012-2013 Procedimientos para Contratación, Asistencia, Permanencia y Beneficios del Personal Obrero en la Elaboración de Estudios y Obras por Administración Directa en el Pliego”.


Directiva N° 013-2013 “Formulación, Aprobación y Evaluación del Plan Estratégico Institucional”.


Directiva N° 014-2013 “Procedimiento para la Verificación, Custodia y Control de Garantías Presentadas al Pliego Gobierno Regional Piura”.


Directiva N° 015-2013 “Normas y Procedimientos para el Otorgamiento y Rendición de Viáticos y Asignaciones por Comisión de Servicio para los servidores del Pliego Gobierno Regional Piura”.


Directiva N° 016-2013 “Normas y Procedimientos para la Suscripción de Convenios”.


Directiva N° 017-2013 “Normas que Regulan el Régimen Especial de Contratación Administrativa de Servicios en el Pliego”.


Directiva Regional N° 018-2013 “Normas que Orientan la Atención Preferencial a Mujeres Embarazadas, Niñas, Niños, Adultos Mayores y Personas con Discapacidad en el Pliego”.


Documentación de Procesos,

Directivas Año 2013Directiva N° 019-2013 “Procedimientos Resolución Ejecutiva Regional N° 534-2013 del 10 de



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Actividades y Tareas

Complementarios para la Aprobación de la Venta de Predios de Libre Disponibilidad”. septiembre de 2013.

Directiva N° 020-2013 “Lineamientos para la Etapa de Ejecución Presupuestaria en el Pliego”.


Instructivo "Toma de Inventario Físico de Bienes Muebles del Gobierno Año 2013"

Resolución Gerencial General Regional Nº 274-2013 del 24 de Octubre de 2013.

Directiva N° 021-2013 “Directiva para la Implementación del Expediente de Contratación de Obra y de Servicio en el Pliego”.


Directiva N° 022-2013 “Implementación de Criterios y Mecanismos de Operatividad para Ser Aplicados en la Recuperación de los saldos Deudores de la Campaña Algodonera 2011-2012”.


Directiva N° 023-2013 “Del Incentivo Laboral Único (ILU) que se Otorga a través del Comité de Administración del Fondo de Asistencia y Estímulo (CAFAE)”.


Directiva N° 024-2013 “Normas Relativas al Establecimiento de un Marco Regional para la No discriminación de Personas con Discapacidad en el Acceso al Empleo, la Formación y Promoción Profesional, las Condiciones de Trabajo y los Ajustes Razonables”.



Tareas

Directivas 2014Se apertura en la Oficina de Tesorería la Caja Chica por la Fuente de Financiamiento Recursos Ordinarios, entre otros.

Resolución Oficina Regional de Administración Nº 006-2014 de 13 de enero de 2014.

Se apertura en la Oficina de Tesorería la Caja Chica por la Fuente de Financiamiento Recursos Directamente Recaudados, entre otros.


Se apertura en la Oficina de Tesorería la Caja Chica por la Fuente de Financiamiento Recursos Determinados, entre otros.


Directiva N° 001-2014 “Normas y Procedimientos para la Administración de la Caja Chica para el Ejercicio Fiscal 2014”.


Directiva N° 002-2014 “Conciliación del Marco Legal del Presupuesto para las Unidades Ejecutoras del Pliego Gobierno Regional Piura”.


Directiva N° 003-2014 “Formulación de Especificaciones Técnicas para la Contratación de Bienes y Términos de Referencia para la Contratación de Servicios y Consultoría en General”.


Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA).

Ordenanza Regional N° 270-2013/GRP-CR del 17 de julio de 2013

REGLAMENTOSReglamento Interno de Control de Asistencia y Permanencia de los Trabajadores del Pliego 457 Gobierno Regional Piura.




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Revisión de Procesos,

actividades y tareas

Directiva N° 007-2009 “Norma que Establece el Procedimiento para la Fiscalización Posterior Aleatoria de los Procedimientos Administrativos establecidos en el Texto Único de Procedimientos Administrativos”.


Directiva N° 006-2010/GRP-PR-GGR-GRPPAT-SGRDI “Lineamientos para Elaboración, Ejecución, Modificación y Evaluación del Plan Anual de Contrataciones del Pliego 457: Gobierno Regional Piura”. Resolución Ejecutiva Regional N° 790-2010 del 17 de

septiembre de 2010.

Numeral 8.8 De la Supervisión del Plan Anual.

Numeral 8.9 De la Evaluación del Plan Anual.

Directiva N° 014-2011 “Monitoreo y Control de las Actividades y/o Ejecución del Programa de Inversión del Gobierno Regional, referido a Infraestructura Pública”.


Directiva N° 019-2012 “Directiva para la Formulación, Aprobación, Seguimiento y Evaluación de los Planes Operativos Institucionales del Gobierno Regional Piura”. Resolución Ejecutiva Regional N° 574-2012 del 21 de

agosto de 2012.Numeral 7.7 Del Seguimiento del Plan Operativo.

Numeral 7.8 De la Evaluación del POI.



8.1.3.4 Seguimiento y Evaluación

Controles para las Tecnologías

de la Información y

Comunicaciones

Directiva N° 016-2007 “Normas para el Uso de Computadoras Personales (PC’S), Periféricos, Software Institucional y Servicios Informáticos en Red en la Sede Central del Gobierno Regional Piura”.



Resolución Ejecutiva Regional N° 860-2011del 08 de septiembre de 2011.



Evaluación del Plan Operativo Informático 2013. Resolución Ejecutiva Regional N° 242-2014 del 15 de abril de 2014.



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INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Funciones y características de

la Información

La entidad ha definido de manera general, las características de la información que generará, mediante Directiva N° 008-2011, las “Normas Generales para las Comunicaciones Oficiales Escritas en el Gobierno Regional Piura”.


Información y Responsabilidad

La entidad ha determinado a través de la Directiva N° 008-2011, “Normas Generales para las Comunicaciones Oficiales Escritas en el Gobierno Regional Piura”, la relación entre información y responsabilidad que el personal asumirá en su trabajo.


Calidad y Suficiencia de la

Información

Con la Directiva N° 023-2012 se establece los procedimientos para la expedición, distribución y archivo de resoluciones en la entidad, siendo dichos documentos: - Resolución Ejecutiva Regional- Resolución Gerencial General Regional- Resolución Gerencial Regional (emitidas por Gerentes Regionales)- Resolución Oficina Regional de Administración- Resolución Dirección General de Construcción- Resolución Oficina de Recursos Humanos- Resolución Gerencial Sub Regional- Resolución Directoral Regional- Resolución Gerencial (emitida por el Proyecto Especial Chira Piura)Resolución Gerencial General (emitida por el Proyecto Especial de Irrigación Hidroenergético del Alto Piura)


Sistemas de Información

No existen procedimientos, directivas ni instructivos que regulen diversos aspectos de los sistemas de información, por ejemplo: el acceso a los sistemas y áreas físicas donde se ubican los servidores, respaldo de la información, control de cambios a los aplicativos o uso del correo electrónico.

No existe.

Flexibilidad al cambio

La entidad no cuenta con manuales, instructivos ni directivas que definan la necesidad y periodicidad de la revisión, actualización o rediseño de los sistemas de información.

No existe.

Archivo Institucional

Reglamento de Organización y Funciones (ROF) – Estructura Orgánica. Artículo 23, Funciones de la Secretaría General.

Ordenanza Regional Nº 111-2006 del 21 de agosto de 2006.





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Comunicación Interna



Directiva N° 013-2011 “Normas para el Uso del Servicio del Correo Electrónico Institucional”.


Directiva N° 008-2012 “Sistema de Gestión Documentaria – SGD”.




Comunicación Externa



Directiva N° 012-2011 “Uso del Logotipo e ISOTIPO Institucional y Aplicación del Manual de Marca: Gobierno Regional Piura”.

Aprueban la Directiva N° 012-2011/GRP-GRPPyAT-SGRDI.

Directiva N° 008-2012 “Sistema de Gestión Documentaria – SGD en el Pliego 457: Gobierno Regional Piura”.




Directiva N° 09-2013 “Transparencia y Acceso a la Información Pública del Pliego Gobierno Regional Piura”.


Reglamento Presupuesto Participativo Regional Basado en Resultados

Información reportada a través del Portal Institucional.

Canales de Comunicación



Directiva N° 008-2012 “Sistema de Gestión Documentaria – SGD en el Pliego 457: Gobierno Regional Piura”.


Información reportada a través del Portal Institucional.



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SUPERVISIÓN

Actividades de Prevención y

Monitoreo

Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y Organigrama.

Ordenanza Regional Nº 111-2006 del 21 de agosto del 2006 y modificaciones.

Cuadro para Asignación de Personal (CAP) Ordenanza Regional N° 118-2006/GRP-CR del 28.DIC.2006 y modificaciones.

Manual de Organización y Funciones (MOF) Aprobado por áreas.

Manual de Procedimientos (MAPRO) aprobado para cada unidad orgánica. Aprobado por áreas.

Directivas Año 2007

Directiva N° 016-2007 “Normas para el Uso de Computadoras Personales (PC’S), Periféricos, Software Institucional y Servicios Informáticos en Red en la Sede Central del Gobierno Regional".

Resolución Ejecutiva Regional N° 1149-2011 del 26 de diciembre de 2011 modificada con Resolución Ejecutiva Regional N° 668-2013 del 07 de noviembre de 2013.

Directivas Año 2009Directiva N° 004-2009 “Procedimiento para Entrega de Ayuda Humanitaria desde los Almacenes Adelantados”.


Directiva N° 007-2009 “Norma que Establece el Procedimiento para la Fiscalización Posterior Aleatoria de los Procedimientos Administrativos establecidos en el Texto Único de Procedimientos Administrativos”.


Directivas Año 2010

Directiva N° 003-2010 “Lineamientos para Elaboración, Trámite, Aprobación, Actualización y Evaluación de Gestión por Resultados en las Resoluciones Regionales y Resoluciones que emiten los Órganos Internos y Desconcentrados”.




Directiva N° 006-2010 “Lineamientos para Elaboración, Ejecución, Modificación y Evaluación del Plan Anual de Contrataciones”.


Directiva Regional N° 007-2010 “Procedimiento para la Administración de Bienes de Ayuda Humanitaria en Caso de Emergencias y/o desastres en el Ámbito de la región Piura”.




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Monitoreo

Directivas Año 2011Directiva N° 004-2011 “Normas para la Administración y Mantenimiento de Vehículos de Servicio Oficial en el Gobierno Regional Piura”.


Directiva N° 005-2011 “Normas para el Uso, Mantenimiento y Conservación del Centro de Esparcimiento Yacila del Gobierno Regional”.




Directiva N° 015-2011 “Procedimientos para Recepción, Almacenamiento, Distribución y Control de Combustible y Lubricantes en las Dependencias del Pliego 457”.




Directivas Año 2012Directiva N° 015-2012 “Lineamientos obre el Control y Permanencia del Residente, Inspector o Supervisor de Obra Pública referida al Programa de Inversión del Gobierno Regional Piura”.


Directiva N° 016-2012 “Políticas de Eficiencia del Gasto Corriente para el Ejercicio Presupuestal 2012, del Pliego Gobierno Regional Piura”.




Directiva N° 018-2012 “Normas de Integridad, Ética y Prevención de Casos de Nepotismo en el Pliego Gobierno Regional Piura”.


Directiva N° 019-2012 “Directiva para la Formulación, Aprobación, Seguimiento y Evaluación de los Planes Operativos Institucionales del Gobierno Regional Piura”.


Directiva N° 020-2012 “Control del Proceso Logístico de Almacenamiento, Distribución, Inventario Físico y Baja de Bienes del Pliego Gobierno Regional de Piura”.


Directiva Regional N° 023-2012 “Normas para la Expedición, Distribución y Archivo de Resoluciones en el Gobierno Regional Piura.


Directiva N° 026-2012 “lineamientos Generales para el Uso, Supervisión y Control de las Bitácoras en el Pliego Gobierno Regional Piura”.

Resolución Ejecutiva Regional Nº 679-2012 del 09 de octubre de 2012.

Directiva N° 029-2012 “Lineamientos para el Control de Bienes Muebles en el Pliego Gobierno Regional Piura”.


Directiva Regional N° 033-2012 “Procedimiento para Programa de Incentivos a los Trabajadores de la Sede Central del Gobierno Regional Piura”.




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Monitoreo

Directivas Año 2013Directiva N° 001-2013 “Normas y Procedimientos para la Administración de la Caja Chica”.

Resolución de la Oficina Regional de Administración N° 003-2013 del 16 de marzo de 2013.

Directiva N° 007-2013 “Lineamientos para la Contratación de los Servicios de Publicidad Institucional, Fotocopiado e Impresiones en el Pliego Gobierno Regional Piura”.

·Resolución Ejecutiva Regional N° 177-2013 del 16 de julio de 2013.

Directiva N° 008-2013 “Políticas de Eficiencia del Gasto Corriente para el Ejercicio Presupuestal 2013, del Pliego 457 Gobierno Regional Piura”.


Directiva N° 010-2013 “Procedimientos Complementarios para la Aprobación de la venta Directa de Terrenos con Posesionarios, en los Ámbitos de los Proyectos Hidroenergéticos y/o Irrigación a nivel del Gobierno Regional Piura”.




Directiva N° 012-2013 Procedimientos para Contratación, Asistencia, Permanencia y Beneficios del Personal Obrero en la Elaboración de Estudios y Obras por Administración Directa en el Pliego Gobierno Regional Piura”.




Directiva N° 014-2013 “Procedimiento para la Verificación, Custodia y Control de Garantías Presentadas al Pliego Gobierno Regional Piura”.


Directiva N° 015-2013 “Normas y Procedimientos para el Otorgamiento y Rendición de Viáticos y Asignaciones por Comisión de Servicio para los servidores del Pliego Gobierno Regional Piura”.


Directiva N° 019-2013 “Procedimientos Complementarios para la Aprobación de la Venta de Predios de Libre Disponibilidad a Nivel del Gobierno Regional Piura”


Directiva N° 020-2013 “Lineamientos para la Etapa de Ejecución Presupuestaria en el Pliego Gobierno Regional Piura”.


Directiva N° 021-2013 “Directiva para la Implementación del Expediente de Contratación de Obra y de Servicio en el Pliego Gobierno Regional Piura”.


Directiva N° 022-2013 “Implementación de Criterios y Mecanismos de Operatividad para Ser Aplicados en la Recuperación de los saldos Deudores de la Campaña Algodonera 2011-2012”.


Directiva N° 023-2013 “Del Incentivo Laboral Único (ILU) que se Otorga a través del Comité de Administración del Fondo de Asistencia y Estímulo (CAFAE)”.




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Monitoreo

Directivas Año 2014Directiva N° 001-2014 “Normas y Procedimientos para la Administración de la Caja Chica para el Ejercicio Fiscal 2014 de la Unidad Ejecutora N° 0892: Sede Central del Gobierno Regional Piura”.


Directiva N° 002-2014 “Conciliación del Marco Legal del Presupuesto para las Unidades Ejecutoras del Pliego Gobierno Regional Piura”.


Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA).

Ordenanza Regional N° 270-2013 del 17 de julio de 2013, Aprueba TUPA.

Plan Anual de Contrataciones Año 2013 y sus modificatorias (63 versiones).


Plan Estratégico Institucional del Gobierno Regional de Piura - PEI 2013 - 2016. .

Ordenanza Regional N° 281-2013/GRP-CR del 18 de diciembre de 2013, Aprueba PEI 2013-2016

Plan Operativo Institucional Año 2013 Resolución Gerencial General Regional N° 395-2012 del 28 de diciembre de 2012, Aprueba POI 2013.

Plan Operativo Institucional Año 2014 Resolución Gerencial General Regional N° 363-2013 del 27 de diciembre de 2013, Aprueba POI 2014.

Plan Estratégico de Desarrollo Regional Concertado (PEDRC), Piura 2013 – 2016.

Ordenanza Regional N° 262-2013 del 03 de abril de 2013, Aprueba PEDRC 2013-2016.

Presupuesto Institucional de Apertura. (PIA).

Resolución Ejecutiva Regional N° 915-2012 del 28 de diciembre de 2013, Aprueba el Presupuesto Institucional de Ingresos y Egresos, correspondiente al Año Fiscal 2013.

Presupuesto Institucional Modificado (PIM)

Presupuesto Analítico de Personal (PAP)Resolución Ejecutiva Regional N° 647-2012 del 28 de octubre de 2013, Aprueba en vía de regularización en PAP para el Año 2013.

Reglamento de Presupuesto Participativo Regional basado en Resultados. Ordenanza N° 285-2014 del 05 de febrero de 2014.

Guía Metodológica para la Evaluación Semestral y Anual del Plan Operativo Institucional 2013 del Gobierno Regional Piura”

Resolución Gerencial General Regional N° 395-2012 del 28 de diciembre de 2012, Aprueba Guía Metodológica.

Reportes de cumplimiento de objetivos y metas del Plan Estratégico y Plan Operativo (Plan Anual) del Gobierno Regional.

Resolución Ejecutiva Regional N° 347-2013 del 18 de junio de 2013, que Aprueba la Directiva Regional N° 013-2013 denominada “Formulación, Aprobación y Evaluación del Plan Estratégico Institucional del Gobierno Regional de Piura”.

Indicadores de Desempeño - A Nivel del PEI 2013-2016 por Eje Estratégico.

Indicadores de Desempeño en el POI 2013.



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Seguimiento de Resultados

Política Presidencial:En materia de Implementación de Recomendaciones de Control: “La ejecución del Procedimiento de Implementación de Recomendaciones de Control, como mecanismo fundamental para la mejora continua de la gestión institucional”

Resolución Ejecutiva Regional N° 243-2013 del 13 de mayo de 2013, Aprueba Políticas de Presidencia.

Guía Metodológica para la Evaluación Semestral y Anual del Plan Operativo Institucional 2013 del Gobierno Regional Piura”

Resolución Gerencial General Regional N° 395-2012 del 28 de diciembre de 2012, Aprueba Guía Metodológica.

Reportes de cumplimiento de objetivos y metas del Plan Estratégico y Plan Operativo (Plan Anual) del Gobierno Regional.

Directiva Regional N° 013-2013 denominada “Formulación, Aprobación y Evaluación del Plan Estratégico Institucional del Gobierno Regional de Piura”.

Indicadores de Desempeño - A Nivel del PEI 2013-2016 por Eje Estratégico.

Directiva N° 019-2012 “Directiva para la Formulación, Aprobación, Seguimiento y Evaluación de los Planes Operativos Institucionales del Gobierno Regional Piura”.Indicadores de Desempeño en el POI 2013.

Evaluación del Plan Anual de Contrataciones

Directiva N° 006-2010 “Lineamientos para Elaboración, Ejecución, Modificación y Evaluación del Plan Anual de Contrataciones del Pliego 457: Gobierno Regional Piura”.

8.9 De la Evaluación del Plan Anual de Contrataciones

Compromiso de mejoramiento

Política Presidencial:En materia de Implementación de Recomendaciones de Control: “La ejecución del Procedimiento de Implementación de Recomendaciones de Control, como mecanismo fundamental para la mejora continua de la gestión institucional”.

Resolución Ejecutiva Regional N° 243-2013 del 13 de mayo de 2013, Aprueba Políticas de Presidencia.

Disposiciones de la Gerencia General Regional para la implementación de las recomendaciones resultantes de los Informes de Control emitidos por el Sistema Nacional de Control: CGR, Oficina Regional de Control Institucional y Sociedades de Auditoria.

Contenido completo de los documentos emitidos por la Gerencia General Regional referidas a la implementación de las recomendaciones.

Oficios, informes y memorandos de respuesta de las diversas unidades orgánicas relacionadas con las acciones adoptadas para la implementación de las recomendaciones resultantes de los Informes de Control emitidos por el Sistema Nacional de Control: CGR, Oficina Regional de Control Institucional y Sociedades de Auditoria.

Contenidos de los documentos emitidos de respuesta a la implementación de las recomendaciones.



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3.2 Percepción del grado de implementación del SCI

Para medir la percepción respecto al grado de implementación del sistema de control interno del Gobierno Regional de Piura, se diseñó una encuesta de 98 preguntas con la siguiente escala de calificación del 0 al 5:




2 Intermedio Las "evidencias de cumplimiento" están formalmente aprobadas pero no existe documentación sobre su ejecución.

3 Avanzado Existe documentación de la ejecución de las "evidencias de cumplimiento" pero no existe documentación sobre su eficiencia y eficacia.

4 Óptimo Existe documentación sobre la eficiencia y eficacia de las "evidencias de cumplimiento" pero no han sido evaluadas por una instancia interna o externa.

5 Mejora continua


La encuesta se aplicó a una muestra de 43 personas, entre funcionarios y servidores del gobierno regional que asistieron al Taller de Sensibilización y Capacitación sobre Control Interno y los miembros del Comité de Control Interno que no asistieron al Taller; obteniéndose que, según la percepción de los encuestados, la implementación del sistema de control interno de la entidad se encontraba en un nivel “INICIAL”, como se detalla en el siguiente cuadro y gráficos:

ENCUESTA SOBRE EL NIVEL DE IMPLEMENTACIÓNDEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

GOBIERNO REGIONAL DE PIURA

COMPONENTE NIVELAMBIENTE DE CONTROL 1,47 Inicial

EVALUACION DE RIESGOS 0,41 InexistenteACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL 1,44 Inicial

INFORMACIÒN Y COMUNICACIÓN 1,65 InicialSUPERVISION 1,04 Inicial

CALIFICACIÓN PROMEDIO 1,21 INICIAL

Rangos de calificación:Inexistente : de 0,00 a 0,99 Inicial : de 1,00 a 1,99Intermedio : de 2,00 a 2,99 Avanzado : de 3,00 a 3,99Óptimo : de 4,00 a 4,99Mejora continua : 5

NIVEL DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL GOBIERNO REGIONAL DE PIURA A NIVEL DE COMPONENTES



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AMBIENTE DE CONTROL

EVALUACION DE RIESGOS

ACTIVIDADES CONTROL GERENCIALINFORMACIÒN Y COMUNICACIÓN

SUPERVISION

0.00

1.00

2.00

Para una mejor comprensión, en el siguiente gráfico se detallan el nivel de percepción a nivel de cada Norma de Control Interno de los cinco Componentes de la Estructura de Control Interno:



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NIVEL DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNODEL GOBIERNO REGIONAL DE PIURA A NIVEL DE COMPONENTES

1. AMBIENTE DE CONTROL1.1 FILOSOFÍA DE LA DIRECCIÓN1.2 INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS

1.3 ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA

1.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

1.5 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

1.6 COMPETENCIA PROFESIONAL

1.7 ASIGNACIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

1.8 ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

2. EVALUACIÓN DE RIESGO

2.1 PLANEAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

2.2 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

2.3 VALORACIÓN DE RIESGOS

2.4 RESPUESTA AL RIESGO

3. ACTIVIDADES CONTROL GERENCIAL

3.1 PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN Y APROBACIÓN

3.2 SEGREGACIÓN DE FUNCIONES

3.3 EVALUACIÓN DE COSTO-BENEFICIO

3.4 CONTROLES SOBRE EL ACCESO A LOS RECURSOS O ARCHIVOS

3.5 VERIFICACIONES Y CONCILIACIONES3.6 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO3.7 RENDICIÓN DE CUENTAS3.8 DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS

3.9 REVISIÓN DE PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS

3.10 CONTROLES PARA TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

4. INFORMACION Y COMUNICACIÓN

4.1 FUNCIONES Y CARACTERISTICAS DE LA INFORMACIÓN

4.2 INFORMACIÓN Y RESPONSABILIDAD

4.3 CALIDAD Y SUFICIENCIA DE LA INFORMACIÓN

4.4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN

4.5 FLEXIBILIDAD AL CAMBIO

4.6 ARCHIVO INSTITUCIONAL

4.7 COMUNICACIÓN INTERNA

4.8 COMUNICACIÓN EXTERNA

4.9 CANALES DE COMUNICACIÓN

5. SUPERVISIÓN

5.1 PREVENCIÒN Y MONITOREO

5.2 MONITOREO OPORTUNO DEL CONTROL INTERNO

5.3 REPORTE DE DEFICIENCIAS

5.4 IMPLANTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS

5.5 AUTOEVALUACIÓN5.6 EVALUACIONES INDEPENDIENTES

0.00

2.00

4.00



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Análisis y verificación de los resultados obtenidos en la encuesta:

La información obtenida como resultado de la Encuesta ha sido tomada como base por el Consultor para realizar verificaciones y validaciones de las acciones adoptadas por la entidad para la implementación de su sistema de control interno, cuyas fortalezas, debilidades, causas y oportunidades de mejora se detallan en el punto 3.3.

A continuación, se muestran los resultados de la encuesta sustentados en evidencias, incluyendo validaciones realizadas por el Consultor:

COMPONENTE 1: AMBIENTE DE CONTROL

En el componente Ambiente de Control, se obtuvo una valoración promedio de 1,47 es decir en un nivel Inicial, como se detalla en el cuadro siguiente:

COMPONENTE/NORMA VALORACIÓN AMBIENTE DE CONTROL 1,47Filosofía de la Dirección 1,30Integridad y Valores éticos 1,95Administración estratégica 2,52Estructura organizacional 0,97Administración de recursos humanos 1,66Competencia profesional 0,59Asignación de autoridad y responsabilidad 0,18Órgano de Control Institucional 1,70

Los temas que influyeron en la valoración de este componente fueron los siguientes:

Filosofía de la DirecciónSe obtuvo una valoración promedio de 1,30 es decir en un nivel Inicial, por los siguientes factores:

Sobre la organización de eventos de capacitación o sensibilización sobre control interno, el 49% de los encuestados no tenían conocimiento de su realización y desconocían la importancia del control interno para la gestión, no obstante que la entidad organizó el año 2013 un evento de capacitación relacionado al control interno.

El 70% de los encuestados señala conocer que la alta dirección suscribió el Acta de Compromiso y que designó el Comité de Control Interno. Sin embargo, las funciones del comité aún no han sido formalizadas, lo cual lo percibe también el 65% de los encuestados.

La entidad no cuenta con un Buzón de Sugerencias activo, lo cual es confirmado por el 81% de los encuestados y el 96% de los encuestados percibe que no hay un reporte de reconocimientos a las sugerencias, carencias que han sido verificadas.

Si bien la entidad cuenta con un link en su portal web para canalizar las denuncias de los usuarios, aún el 17% de los encuestados señalan que no existe, un 14% que no está formalizado y 53% percibe que este canal está documentado y en funcionamiento.

Integridad y Valores ÉticosSe obtuvo una valoración promedio de 1,95 es decir en un nivel Inicial, por los siguientes factores:



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Si bien la entidad cuenta con “Normas de Ética” aprobadas el 16 de marzo de 2006, con un “Decálogo de valores” aprobado el 27 de marzo del año 2007, con “Normas de Transparencia en la Conducta y Desempeño” y con “Normas de Integridad, Ética y Prevención de Casos de Nepotismo”; no cuenta con un “Código de Ética” propio y debidamente aprobado, aspecto que se refleja en la percepción de 42% de los encuestados.

No se han integrado en un solo cuerpo normativo -que debería ser el Reglamento Interno de Trabajo- las normas de ética y de conducta de los trabajadores de la entidad, así también lo percibe el 32% de los encuestados.

Se ha verificado que no existe una constancia de recepción y/o adherencia a las normas de ética que se incluya en el legajo del personal, aspecto que se refleja también en las respuestas del 70% de los encuestados.

Asimismo, no se ha implementado un registro de campañas educativas realizadas sobre las sanciones para los empleados que tengan prácticas contrarias a los principios establecidos en el Código de Ética, aspecto que es percibido también por el 86% de los encuestados.

Tampoco se han implementado mecanismos de protección utilizados a favor de los empleados que denuncien incumplimientos del Código de Ética, situación que se refleja en la percepción del 80% de los encuestados.

La Oficina de Recursos Humanos cumple con hacer la verificación Registro Nacional de Sanciones de Destitución y Despido, aspecto que también percibe el 77% de los encuestados.

Respecto a los procesos judiciales a cargo de la entidad, un 89% de los encuestados tiene la percepción de que se hace un informe periódico sobre el seguimiento de dichos procesos, información que ha sido verificada en Procuraduría Regional.

Sobre los procesos administrativos, un 92% señala que la entidad hace un informe periódico sobre el seguimiento de dichos procesos.

Administración EstratégicaSe obtuvo una valoración promedio de 2,52 es decir en un nivel Intermedio, siendo la más alta dentro del componente Ambiente de Control, por los siguientes factores:

El Plan Estratégico Institucional del Gobierno Regional de Piura - PEI 2013 – 2016 fue aprobado por Ordenanza Regional N° 281-2013/GRP-CR del 18 de diciembre de 2013, situación que se refleja en la percepción del 67% de los encuestados, solo un 6% señala que no existe y un 9% que está definido pero no formalizado.

Sobre la existencia de registros de difusión de la visión, misión y objetivos estratégicos, el 73% de los encuestados señala que están documentados y vienen operando. Al respecto, en el portal web de la entidad se encuentra publicado el PEI 2013-2016, la Visión, Misión y Valores. Sin embargo, no se ha evidenciado la realización de campañas de difusión del contenido de dicho plan, con relación a los objetivos estratégicos o indicadores de gestión de cada área, a través de afiches o banners dentro de la entidad.

El Plan Estratégico de Desarrollo Regional Concertado (PEDRC), Piura 2013 – 2016 fue aprobado por Ordenanza Regional N° 262-2013/GRP-CR del 3 de abril de 2013, como señala conocer el 91% de los encuestados, solo un 4% señala que no existe y un 5% que no está formalizado.




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Se obtuvo una valoración promedio de 0,97 es decir prácticamente en un nivel Inexistente, influenciado por los siguientes factores:

Se ha verificado que los documentos de gestión de la entidad están desactualizados, situación que se refleja en la valoración obtenida de la encuesta, para el caso del Reglamento de Organización y Funciones (ROF) el 61% señala que no están actualizados, en el caso del Cuadro Asignación de Personal (CAP) el 69%, en el caso de la Estructura orgánica (organigrama) un 72% y respecto al Manual de Organización y Funciones (MOF) y al Manual de Procedimientos (MAPRO) 69% y 74%, respectivamente, señala que están desactualizados.

Respecto a la gestión por procesos, la entidad no ha iniciado el cambio del tradicional modelo de organización funcional hacia una organización por procesos al servicio del ciudadano, contenidos en las “cadenas de valor” dentro de la entidad y sus órganos desconcentrados. Al respecto, 77% de los encuestados señalan que no se han identificado los procesos que requieren especial atención de la entidad y 79% señala que no se ha elaborado el Mapa de Procesos.

Administración de Recursos HumanosSe obtuvo una valoración promedio de 1,66 es decir en un nivel Inicial, por los siguientes factores:

Se ha verificado que la entidad actualizó el “Reglamento Interno de Control de Asistencia y Permanencia de los Trabajadores del Pliego” con RER 050-2013 de 4 de febrero de 2013 y se han modificado artículos mediante RER N° 068-2014 del 4 de febrero de 2014, que viene a ser el documento que hace las veces del Reglamento Interno de Trabajo, siendo por esta razón que el 80% percibe que este reglamento ha sido actualizado, solo el 11% de los encuestados señalan que no existe y 9% que no está formalizado.

Respecto a la asignación de partidas presupuestarias para capacitación, sólo 4% señala que no existen, 21% que no están formalizadas y 75% que si existe y se están ejecutando. Se ha verificado que el Plan de Desarrollo de las Personas fue aprobado mediante RER N° 037-2014 de 28 de enero de 2014, por lo que en la encuesta solo el 4% señaló que no existía y 12% que no había sido formalizado.

Se ha verificado que la entidad no cuenta con procedimientos para el reclutamiento y contratación de personal debidamente establecidos en un Reglamento Interno de Trabajo, razón por la que el 28% de los encuestados señaló que no existen, 28% que no están formalizados, 30% que están documentados o autorizados y solo 12% que si están operando y 2% que son eficaces.

El elemento que más afectó negativamente la valoración de la administración de recursos, es el relacionado a los procedimientos documentados de evaluación de desempeño del personal, ya que 74% de los encuestados señalaron que no existen y 12% que no están formalizados; verificándose que no están implementados.

Competencia ProfesionalSe obtuvo una valoración promedio de 0,59 es decir en un nivel Inexistente, por los siguientes factores:

Se ha verificado que el Manual de Organización y Funciones no ha sido actualizado respecto a los perfiles de competencias requeridos para cada cargo. En la encuesta realizada, el 58% señala que no existe, 28% que no está formalizado.



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Respecto a la existencia de alguna evaluación de los perfiles del personal, 67% de los encuestados señalan que no existen y el 23% que están definidas pero no formalizadas; respuestas que se deben a que a la fecha de la encuesta (Septiembre 2013) aún no se había iniciado el Mapeo de Puestos dispuesto por SERVIR.

Se ha verificado que mediante Memorando Múltiple N° 0009-2014 de 14 de enero de 2014, la Oficina Regional de Administración comunicó a todas las áreas de la entidad que se ha dado inicio al tránsito al Régimen del Servicio Civil – Ley 30057, iniciándose el Mapeo de Puestos que consiste en un levantamiento de información de los puestos bajo los regímenes 276, 728, CAS y de otras modalidades de contratación que realiza funciones de carácter permanente (Servicios Personales, Locadores de servicio), para contar con un diagnóstico claro de la situación de todos los puestos de la entidad en lo que se refiere a datos generales, jerarquías, ingresos y funciones realizadas, así como la recolección, revisión y sistematización de los documentos de gestión de la entidad.

Asignación de Autoridad y ResponsabilidadSe obtuvo una valoración promedio de 0,18 es decir en un nivel Inexistente, siendo la más baja dentro del componente Ambiente de Control, por los siguientes factores:

Se ha verificado que no existen registros de comunicación de funciones establecidas en el MOF al personal, aspecto que señalan también el 35% de los encuestados y el 40% señala que están definidos pero no formalizados;

Se ha verificado también que las funciones establecidas en el MOF, son entregadas a los funcionarios nuevos en cumplimiento de la Directiva N° 003-2013/GRP “Lineamientos para la Orientación del Nuevo Funcionario en el Pliego Gobierno Regional de Piura”. Sin embargo, al personal que ha sido repuesto judicialmente con medidas cautelares y que vienen ocupando jefaturas de oficinas por encargatura, no se les ha comunicado sus funciones para no interferir en el proceso judicial.

Órgano de Control InstitucionalSe obtuvo una valoración promedio de 1,70 es decir en un nivel Inicial, por los siguientes factores:

Se ha verificado que la entidad cuenta con un Órgano de Control Institucional debidamente implementado, a cargo de un Jefe designado por la Contraloría General de la República, que realiza acciones y actividades de control en cumplimiento de su Plan Anual de Control así como recomendaciones para su mejorar la gestión.

Se ha verificado que la entidad dispuso la formación de un equipo de trabajo para el proceso de implementación de recomendaciones, cuya labor ha venido debilitándose ante el término de los contratos por locación de servicios quedando una sola persona en la Secretaría General; razón por la que ante la pregunta de que si existe un Registro de oportunidades de mejora sugeridas por el OCI, el 28% de los encuestados señaló que no existe, el 14% de los encuestados señala que está definido pero no formalizado, el 21% señala que está autorizado y 35% señala que está operando.



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COMPONENTE 2: EVALUACIÓN DE RIESGOS

En el componente Evaluación de Riesgos, se obtuvo una valoración promedio de 0,41 es decir en un nivel Inexistente, ya que el personal al momento en que se realizó la encuesta, tenía la percepción de que la entidad no había iniciado casi ningún esfuerzo para la implementación del componente, como se detalla en el cuadro siguiente:

COMPONENTE/NORMA VALORACIÓNEVALUACIÓN DE RIESGOS 0,412.1 PLANEAMIENTO DE LA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 0,472.2 IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS 0,372.3 VALORACIÓN DE RIESGOS 0,402.4 RESPUESTA AL RIESGO 0,40


Planeamiento de la Administración de RiesgosSe obtuvo una valoración promedio de 0,47 es decir en un nivel Inexistente, por los siguientes factores:

Se ha verificado que la entidad no ha designado al Comité de Riesgos, así también lo percibe el 72% de los encuestados, quienes señalan que no existe o no se ha designado el equipo de trabajo “Comité de Riesgos” y 14% señala que no está formalizado.

También se ha verificado que la entidad no ha iniciado el proceso de planeamiento de la administración de riesgos como se confirma en la encuesta, en la que 77% de los encuestados señalan que no existe dicho plan y 14% que no está formalizado.

Identificación de RiesgosSe obtuvo una valoración promedio de 0,37 es decir en un nivel Inexistente, por los siguientes factores:

Se ha verificado que no existe un Inventario de Riesgos a nivel de la entidad ni tampoco a nivel de procesos críticos, como también lo confirman el 74% de los encuestados, 14% señala que está definido pero no formalizado y sólo 12% de los encuestados percibe que está documentado o autorizado, verificándose en este último caso que se confunde el tema con el de riesgos por desastres.

Valoración de riesgosSe obtuvo una valoración promedio de 0,40 es decir en un nivel Inexistente, por los siguientes factores:

75% de los encuestados señala que no existen criterios para la evaluación de la probabilidad ni para el Impacto de riesgos, 14% señala que están definidos pero no formalizados. El 75% de los encuestados señala que no existe una Matriz de Riesgos priorizados. Al respecto, se ha verificado que en la entidad no hay avances sobre la implementación de esta Norma de Control Interno.

Respuesta al riesgoSe obtuvo una valoración promedio de 0,40 es decir en un nivel Inexistente, por los siguientes factores:

77% de los encuestados señala que no existen estrategias de respuesta a los riesgos y 73% señala que no existe un registro (memos, políticas, lineamientos) de controles o acciones necesarias para afrontar los riesgos evaluados. Al respecto, se ha verificado que en la entidad no hay avances sobre la implementación de esta Norma de Control Interno.

COMPONENTE 3: ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL



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En el componente Actividades de Control Gerencial, se obtuvo una valoración promedio de 1,44 es decir en un nivel Inicial, como se aprecia en el cuadro siguiente:

COMPONENTE/NORMA VALORACIÓN ACTIVIDADES CONTROL GERENCIAL 1,443.1 PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN Y APROBACIÓN 1,773.2 SEGREGACIÓN DE FUNCIONES 1,163.3 EVALUACIÓN DE COSTO-BENEFICIO 0,513.4 CONTROLES SOBRE EL ACCESO A LOS RECURSOS O ARCHIVOS 1,743.5 VERIFICACIONES Y CONCILIACIONES 2,223.6 EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO 1,053.7 RENDICIÓN DE CUENTAS 2,313.8 DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS 1,513.9 REVISIÓN DE PROCESOS, ACTIVIDADES Y TAREAS 0,863.10 CONTROLES PARA TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 1,30


Procedimientos de Autorización y AprobaciónSe obtuvo una valoración promedio de 1,77 es decir en un nivel Inicial, por los siguientes factores:

Se ha verificado que la entidad cuenta con Manuales de Procedimientos (MAPRO) y Flujogramas aprobados el año 2007, para las oficinas y gerencias que se detallan a continuación:

Áreas NormaSecretaría del Consejo Regional, Oficina de Comunicaciones e Imagen Institucional, Gerencia General Regional, Oficina Regional de Control Institucional, Oficina Regional de Asesoría Jurídica y Procuraduría Pública Regional.

RER Nº 189-2007/GOB.REG.PIURA-PR del 20 de marzo de 2007

Oficina de Contabilidad, Oficina de Tesorería, Oficina de Recursos Humanos, Oficina de Abastecimientos, Servicios Auxiliares y Control Patrimonial, Oficina de Tecnologías de la Información y la Oficina de Coordinación y Gestión

RER Nº 296-2007/GOB.REG.PIURA-PR, del 08 de mayo de 2007

Gerencia Regional de Desarrollo Económico y la Gerencia Regional de Planeamiento, Presupuesto y Acondicionamiento Territorial

RER Nº 487-2007/GOB.REG.PIURA-PR, del 10 de agosto de 2007

Gerencia Regional de Desarrollo Social y la Gerencia Regional de Recursos Naturales y Gestión del Medio Ambiente

RER Nº 551-2007/GOB.REG.PIURA-PR, del 29 de agosto de 2007

Presidencia Regional, Gerencia Regional de Desarrollo Social y la Gerencia Regional de Infraestructura

RER Nº 726-2007/GOB.REG.PIURA-PR, del 12 de noviembre de 2007

Según la encuesta realizada, 35% de los encuestados señala que están documentados o autorizados, 28% señala que están definidos pero no formalizados y 12% señala que no existen. Estos dos últimos porcentajes se explican en razón a que casi la totalidad de procedimientos considerados en los manuales están desactualizados, al haberse dado cambios en la normativa y en la ejecución misma de los procedimientos.

Segregación de FuncionesSe obtuvo una valoración promedio de 1,16 es decir en un nivel Inicial, por los siguientes factores:

La entidad no cuenta con matrices de segregación de funciones de los procesos clave como: realización de la operación, actividad de control, custodia y registro de la operación. Los resultados de



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la encuesta arrojan que 19% de los encuestados señalan que no existen y el 30% de los encuestados señala que están definidas pero no formalizadas.

Respecto a la rotación periódica del personal a fin de coadyuvar con la segregación de funciones, mediante Memorando Múltiple N° 004-2012 de 14 de mayo de 2012, la Presidencia Regional dio disposiciones para el desplazamiento de personal a través de rotaciones por necesidad de servicio y con carácter técnico previa coordinación con la Oficina de Recursos Humanos; sin embargo no se lleva un reporte de las rotaciones periódicas de personal en puestos susceptibles a riesgo de fraude. Así se refleja también en los resultados de la encuesta, en la que el 61% de los encuestados señalan que este reporte no existe y 21% que está definido pero no formalizado.

Evaluación Costo-BeneficioSe obtuvo una valoración promedio de 0,51 es decir en un nivel Inexistente, por los siguientes factores:

Se ha verificado que en la entidad no se han establecido procedimientos que aseguren una evaluación costo-beneficio previamente al diseño e implementación de las actividades o procedimientos de control. La evaluación se hace según el criterio de cada jefatura.

Los resultados de la encuesta resaltan la ausencia de políticas o lineamientos para la aplicación de la evaluación del costo/beneficio, el 68% de los encuestados señalan que no existen y 23% de los encuestados señalan que están definidos pero no formalizados.

Controles sobre el Acceso a los Recursos o ArchivosSe obtuvo una valoración promedio de 1,74 es decir en un nivel Inicial, por los siguientes factores:

Se ha verificado la existencia de controles para el acceso de los recursos, los mismos que se detallan en el cuadro de Concordancia Normativa, sin embargo, también se han determinado debilidades que se detallan en el punto 3.3 del presente diagnóstico. Sobre este tema, el 49% de los encuestados señalan que existen procedimientos aprobados para el control de bienes y recursos, 16% de los encuestados señalan que están definidos pero no formalizados y solo 4% de los encuestados señalan que no existen.

Sobre la existencia de Tablas de Niveles de Acceso a los recursos o archivos, el 51% señala que existen y sólo el 9% señala que no existen. Sin embargo, se ha verificado que en la entidad no se han definido claramente niveles de acceso como por ejemplo, a los sistemas informáticos críticos que no están aislados de personal no autorizado, a usuarios que usan computadoras portátiles, al área de custodia de los equipos de cómputo que están en reparación o mantenimiento o al Sistema de Gestión Documentaria.

Respecto a un reporte de activos expuestos a robos o uso no autorizado y las medidas de seguridad adoptadas, el 24% de los encuestados señala que no existen y 51% de los encuestados señalan que está definido pero no formalizado; carencia que ha sido verificada durante el diagnóstico.

Verificaciones y Conciliaciones Se obtuvo una valoración promedio de 2,22 es decir en un nivel Intermedio, por los siguientes factores:

Se ha verificado que la entidad cuenta con normativa respecto a los procedimientos de verificación y conciliación para la Sede Central del gobierno regional, como se detalla en el cuadro de “Concordancia Normativa” del presente informe, situación que se refleja en la encuesta, en la que se obtuvo que el 28% de los encuestados señala que dichos procedimientos están documentados o autorizados y 37% de los encuestados que están operando.



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También se ha verificado que en la Sede Central se realizan arqueos periódicos y sorpresivos en la Caja Central y en las Cajas Chicas, así como arqueos de valores e inventarios de bienes muebles, aspecto que se confirma en la encuesta, en la que el 37% de los encuestados señala que existen reportes de arqueos e inventarios efectuados periódicamente documentados o autorizados y el 44% de los encuestados, señala que las dichos reportes están operando. No obstante, es de comentar que los arqueos e inventarios no se ejecutan desde la Sede Central hacia las Unidades Ejecutoras que conforman el Pliego, en razón a que éstas cuentan con aparatos administrativos propios.

Evaluación de desempeñoSe obtuvo una valoración promedio de 1,05 es decir en un nivel Inicial, por los siguientes factores:

Se ha verificado que los Manuales de Procedimientos aprobados el año 2007, contienen Flujogramas que requieren ser actualizados, aspecto que se refleja en los resultados de la encuesta, que ante la pregunta sobre la existencia de Flujogramas de los procesos donde se identifiquen las actividades críticas a ser medidas y los responsables de las mismas, el 60% de los encuestados señaló que no existen, el 26% señaló que están definidos pero no formalizados y sólo el 12% de los encuestados, señala que están operando.

Sobre la existencia de un registro de indicadores de desempeño para procesos, actividades y tareas el 42% señaló que no existen y el 35% de los encuestados señaló que si están operando. Sobre estos resultados, se ha verificado que la entidad aún no ha adoptado el modelo de gestión por procesos y que durante la evaluación del POI se utilizan indicadores para medir las actividades realizadas.

Rendición de CuentasSe obtuvo una valoración promedio de 2,31 es decir en un nivel Intermedio, debido a que la entidad cuenta con lineamientos internos para la rendición de cuentas, en concordancia y cumplimiento de la normativa establecida, situación que se refleja en los porcentajes obtenidos en la encuesta.

Sobre la existencia de registros de rendiciones de cuentas realizadas por el personal, solo el 6% de los encuestados señaló que no existen. 19% señala que los registros están definidos pero no formalizados, 28% que están autorizadas, 35% que están operando y 12% que están operando y existe evidencia documental de su eficiencia y eficacia; resultados positivos que han sido verificados por la consultoría, a través de los formatos establecidos para la rendición de cuentas que se utilizan en la entidad.

Respecto a la elaboración de Actas de reuniones de revisión de objetivos estratégicos, 13% de los encuestados señaló que no existen, 23% que están definidas pero no formalizadas, 33% que están documentadas o autorizadas y 26% que están operando y existe evidencia documental de su cumplimiento. Se ha verificado que en la entidad, si se realizan reuniones para evaluar el grado de avance en el cumplimiento de los objetivos, pero no se elaboran actas de las reuniones.

Respecto de la existencia de la Memoria institucional, solo 4% de los encuestados señala que no existe y 14% que está definida pero no formalizada. Por el contrario, 49% señala que si existe, 21% señalan que está documentada o autorizada y 12% señala que existe evidencia documental de su eficiencia y eficacia. Sobre el particular, se verificó que, a marzo de 2014, en el Portal Institucional se encontraban publicadas las Memorias Institucionales de los años 2009, 2010 y 2011. Posteriormente se ha publicado la memoria del año 2012, faltando publicar a la fecha de la consultoría, la del año 2013.

Respecto a la información financiera y presupuestal, el 42% señaló que estaba totalmente actualizada y disponible para los ciudadanos, 30% señaló que estaba documentada o autorizada y solo el 7% que no existía. Es decir, se percibe mayoritariamente que la entidad cuenta con información financiera y



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presupuestal actualizada y disponible, aspecto que ha sido verificado, encontrándose a la fecha de la consultoría en proceso la formulación de los Estados Financieros y Presupuestarios del año 2013.

Sin embargo, se detectaron ciertos atrasos en la publicación de información en el Portal Institucional que se detallan en el rubro Debilidades, punto 3.3.

Documentación de Procesos, Actividades y TareasSe obtuvo una valoración promedio de 1,51 es decir en un nivel Inicial, por los siguientes factores:

Sobre la identificación de documentos o registros asociados a las actividades o procesos propios de la gestión como flujogramas, fichas, narrativas, procedimientos, entre otros, 26% considera que si están documentados o autorizados y 19% que están operando y que existe evidencia documental de su cumplimiento. En sentido contrario, 18% de los encuestados señaló que no existen y el 35% que si están definidos pero no están formalizados.

Se ha verificado que estos porcentajes responden a que los Manuales de Procedimientos vigentes en la entidad se encuentran desactualizados y no son utilizados para consultar procedimientos en la entidad.

Revisión de Procesos, Actividades y TareasSe obtuvo una valoración promedio de 0,86 es decir en un nivel Inexistente, por los siguientes factores:

Sobre los registros de revisión periódica de procesos y procedimientos (actas, actualización de documentos, etc.), el 62% de los encuestados señaló que no existen y 14% que están definidos pero no formalizadas; en razón a que en la entidad aún no se ha adoptado la gestión por procesos.

Controles para las Tecnologías de la Información y ComunicacionesSe obtuvo una valoración promedio de 1,30 es decir en un nivel Inicial, influido básicamente por el desconocimiento de los encuestados respecto a temas técnicos propios del área de Tecnologías de Información, como se explica a continuación:

Sobre los informes periódicos de generación de claves de acceso y archivos de respaldo, 14% de los encuestados señaló que no existen y 26% que están definidos pero no formalizados, representando un 40% que perciben que no se realizan estas actividades. Sin embargo, se ha verificado que si se realizan copias de respaldo (back up) todos los días, en un equipo IOMEGA de 4 TB, de la información del servidor (correos, portal, aplicativos, SIGA, SIAF, gestión documentaria).

El 30% de los encuestados señaló que no existe un Plan Operativo Informático y 40% que está definido pero no formalizado. Sin embargo, se verificó que la entidad si cuenta con un Plan Operativo Informático actualizado al 13 de febrero de 2014, lo cual denota la falta de difusión interna de este tema.El 36% de los encuestados señaló que no existe un Plan de Contingencias del área de Informática y 26% que está definido pero no formalizado. Sin embargo, se verificó que el área de soporte informático si cuenta con un Plan de Contingencias actualizado al 29 de agosto de 2013 y para el levantamiento de los servicios en caso de corte de energía eléctrica actualizado a marzo 2014.

El 30% señaló que no existen informes periódicos sobre las acciones realizadas para el cumplimiento de la normativa aplicable sobre TIC y el 26% que están definidos pero no formalizadas. Sobre el particular, se verificó que la Oficina de Tecnologías de la Información ha emitido informes a fin de atender requerimientos de parte tanto del Órgano de Control Institucional como de la Contraloría General de la República, entidades que han venido realizando actividades de control sobre el área, recomendando acciones oportunas para el cumplimiento de la normativa sobre TICs.

Sobre un reporte de verificación de licencias y autorizaciones de uso de los programas informáticos de la entidad, el 39% de los encuestados señaló que no existen y 19% que las evidencias de



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cumplimiento están definidas pero no formalizadas. Al respecto, se ha verificado que si existen reportes de verificación del uso de programas sin licencia y que la OTI ha desarrollado campañas de sensibilización a través del correo electrónico, dando especial énfasis al tema de las licencias de software y el año 2013 se ha concientizado a los usuarios a fin de prepararlos para la siguiente fase que es la de desinstalación de aquellos aplicativos y programas que son ilegales.

COMPONENTE 4 : INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

En el componente Información y Comunicación, se obtuvo una valoración promedio de 1,65 es decir en un nivel Inicial, como se aprecia en el cuadro siguiente:

COMPONENTE/NORMA VALORACIÓN INFORMACION Y COMUNICACIÓN 1,65

4.1 FUNCIONES Y CARACTERISTICAS DE LA INFORMACIÓN 1,514.2 INFORMACIÓN Y RESPONSABILIDAD 1,374.3 CALIDAD Y SUFICIENCIA DE LA INFORMACIÓN 1,194.4 SISTEMAS DE INFORMACIÓN 0,864.5 FLEXIBILIDAD AL CAMBIO 0,914.6 ARCHIVO INSTITUCIONAL 2,324.7 COMUNICACIÓN INTERNA 1,794.8 COMUNICACIÓN EXTERNA 2,334.9 CANALES DE COMUNICACIÓN 2,56

Los temas que más influyeron en la valoración de este componente, según de la percepción de parte de los encuestados, fueron los siguientes:

Funciones y características de la informaciónSe obtuvo una valoración promedio de 1,51 es decir en un nivel Inicial, por los siguientes factores:

El 42% de los encuestados señalan que no existe un inventario de reportes clave generados en la entidad, clasificación y niveles para el acceso; carencia que ha sido verificada durante la consultoría.

Información y responsabilidadSe obtuvo una valoración promedio de 1,37 es decir en un nivel Inicial, por los siguientes factores:

Esta calificación se origina básicamente por la percepción mayoritaria de que no existe una política ni procedimientos que garanticen el adecuado suministro de información al personal de la entidad para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades. Carencia de la entidad que ha sido verificada durante la consultoría.

Calidad y suficiencia de la informaciónSe obtuvo una valoración promedio de 1,19 es decir en un nivel Inicial, debido a que se ha verificado que no existe un registro de los mecanismos diseñados, evaluados e implementados para asegurar la calidad y suficiencia de la información, carencia que es percibida también por el 39% de los encuestados.

Sistemas de informaciónSe obtuvo una valoración promedio de 0,86 es decir en un nivel Inexistente. Al respecto, 56% de los encuestados perciben que no se cuenta con un registro de las solicitudes de opiniones a los usuarios



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sobre el sistema de información y la puesta en acción de mejoras sugeridas. Carencia de la entidad que ha sido verificada durante la consultoría. Asimismo, se ha verificado que no existen procedimientos, directivas e instructivos que regulen los Sistemas de información de la entidad, a fin de que provean información como insumo para la toma de decisiones, facilitando y garantizando la transparencia en la rendición de cuentas.

Flexibilidad al cambioSe obtuvo una valoración promedio de 0,91 es decir en un nivel Inexistente.

El 48% de los encuestados percibe que no existe documentación sobre la revisión y/o rediseño periódico de los sistemas de información y 26% señala que está definida pero no formalizada. Sobre este tema, se verificó que efectivamente la entidad no cuenta con una norma que defina la necesidad y periodicidad de la revisión actualización y/o rediseño de los sistemas de información, cuando se han detectado deficiencias en sus procesos y productos.

Archivo InstitucionalSe obtuvo una valoración promedio de 2,32 es decir en un nivel Intermedio.

Respecto a que si las funciones de Archivo están incluidas en el ROF, el 21% de los encuestados señala que si, aspecto que ha sido verificado durante la consultoría (Ver ROF de la Secretaría General).

Más del 70% de los encuestados señalan que los procedimientos de administración del Archivo Central se encuentran documentados, aspecto que ha sido verificado en inspección física realizada al Archivo Central, observándose que se viene avanzando en su ordenamiento, en la capacitación del personal y en la elaboración de un plan de trabajo.

Sin embargo, aún falta avanzar en la implementación de los archivos periféricos, cuyos responsables no coordinan funcionalmente con el Archivo Central para la preservación y conservación de documentos en las diferentes unidades orgánicas, no reciben capacitación sobre archivística, no se cuenta con espacio ni con mobiliario suficiente y la documentación se encuentra en el piso y desordenada.

Asimismo, no existe una directiva para la preservación y conservación de documentos de la entidad.

Comunicación InternaSe obtuvo una valoración promedio de 1,79 es decir en un nivel Inicial.

El 34% de los encuestados percibe que no existen tablas aprobadas de tipos de documentos de comunicación interna y de los niveles de emisión responsables, ya sea por Directiva, Manual Interno, o equivalentes y 12% señaló que están definidas pero no formalizadas.

Sin embargo, se verificó que mediante Resolución Ejecutiva Regional N° 433-2011 del 03 de mayo de 2011 se aprobó la Directiva N° 008-2011 “Normas Generales para las Comunicaciones Oficiales Escritas en el Gobierno Regional Piura” que establece los límites de acción de cada una de las unidades orgánicas en materia de comunicaciones oficiales escritas y documentos de gestión administrativos internos; por lo que los resultados de la encuesta denotan una falta de difusión de la norma interna antes referida.

El 23% de los encuestados señaló que no existen mecanismos y procedimientos para la denuncia de actos indebidos por parte del personal, 21% señaló que están definidos pero no formalizados y el 30% señaló que están documentados o autorizadas.

Al respecto, se ha verificado que en el Portal Institucional se ha incluido un enlace para Consultas y Sugerencias, Libro de Reclamaciones, Denuncias y Quejas, Solicitud de Acceso a la Información



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Pública; mecanismos que requieren de mayor difusión para su uso, dados los resultados de la encuesta.

Comunicación ExternaSe obtuvo una valoración promedio de 2,33 es decir en un nivel Intermedio, por los siguientes factores:

El 23% de los encuestados señaló que existen tablas aprobadas de tipos de documentos de comunicación externa y de los niveles de emisión responsables, ya sea por Directiva, Manual Interno, o equivalentes y que están documentadas o autorizadas y el 26% que están operando.

Efectivamente, se ha verificado que mediante Resolución Ejecutiva Regional N° 433-2011 del 03 de mayo de 2011 se aprobó la Directiva N° 008-2011 “Normas Generales para las Comunicaciones Oficiales Escritas en el Gobierno Regional Piura” que establece los límites de acción de cada una de las unidades orgánicas en materia de comunicaciones oficiales escritas y documentos de gestión administrativos externos.

El 33% de los encuestados señaló que la política y procedimiento para actualizar el portal de transparencia de la entidad está documentada o autorizada y el 28% señaló que están operando; aspectos que han sido verificados documentariamente durante la consultoría pero que no necesariamente se cumplen, habiéndose determinado ciertos retrasos en la información del Portal Institucional que se detallan en el rubro 3.3 del presente Diagnóstico.

Asimismo, se ha verificado que existen mecanismos y procedimientos para asegurar la adecuada atención de los requerimientos externos de información (Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública), cumplimiento que es confirmado por el 56% de los encuestados.

Canales de ComunicaciónSe obtuvo una valoración promedio de 2,56 es decir en un nivel Intermedio, porque el 37% de los encuestados señaló que si se han autorizado canales de comunicación con la población como el correo electrónico, murales, boletines, etc. y el 42% señaló que están operando.

Efectivamente, se ha verificado que la entidad cuenta con canales de comunicación establecidos.

COMPONENTE 5: SUPERVISIÓN

En el componente Información y Comunicación, se obtuvo una valoración promedio de 1,04 es decir en un nivel Inicial, como se aprecia en el cuadro siguiente:

COMPONENTE/NORMA VALORACIÓNSUPERVISIÓN 1,04NORMAS BASICAS PARA LAS ACTIVIDADES DE PREVENCIÓN Y MONITOREO

5.1 PREVENCIÒN Y MONITOREO 1,745.2 MONITOREO OPORTUNO DEL CONTROL INTERNO 1,12

NORMAS BÁSICAS PARA EL SEGUIMIENTO DE RESULTADOS:5.3 REPORTE DE DEFICIENCIAS 0,435.4 IMPLANTACIÓN Y SEGUIMIENTO DE MEDIDAS CORRECTIVAS 1,40



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NORMAS BÁSICAS PARA LOS COMPROMISOS DE MEJORAMIENTO:5.5 AUTOEVALUACIÓN 0,785.6 EVALUACIONES INDEPENDIENTES 0,74

Los temas que más influyeron en la valoración de este componente, según de la percepción de parte de los trabajadores, fueron los siguientes:

Normas Básicas para las Actividades de Prevención y Monitoreo

Prevención y MonitoreoSe obtuvo una valoración promedio de 1,74 es decir en un nivel Inicial, por los siguientes factores:

El 35% de los encuestados señala que no existen registros de revisión periódica de procesos y procedimientos (actas, actualización de documentos, etc.) y 16% que señala están definidos pero no formalizados.

Se ha verificado que no obstante que los órganos de línea de la entidad cuentan en su estructura orgánica con Sub Gerencias de Normas y Supervisión, sus funciones se ven limitadas porque no se han desarrollado políticas integrales que regulen las funciones de Prevención y Monitoreo, a fin de considerar expresamente este aspecto de control interno.

Monitoreo oportuno del control internoSe obtuvo una valoración promedio de 1,12 es decir en un nivel Inicial, debido a que,

El 37% de los encuestados señaló que no existe un registro del monitoreo de la implementación de las medidas de control interno sobre los procesos y operaciones de la entidad y el 33% señala que está definido pero no formalizado.

Se ha verificado que excepto el área de Infraestructura, a través de la Directiva N° 014-2011 “Monitoreo y Control de las Actividades y/o Ejecución del Programa de Inversión del Gobierno Regional, referido a Infraestructura Pública”, las otras unidades orgánicas no han desarrollado procedimientos para el monitoreo del control interno.

Normas Básicas para el Seguimiento de Resultados

Reporte de DeficienciasSe obtuvo una valoración promedio de 0,43 es decir en un nivel Inexistente, por los siguientes factores:

El 70% de los encuestados señala que no existe un formato aprobado para el registro de deficiencias y el 23% señala que está definido pero no formalizado. Se ha verificado que la entidad no cuenta con un registro o control que permita medir la frecuencia de las deficiencias detectadas y la adopción de acciones correctivas orientadas a las causas.

Se ha verificado que tampoco existe un Registro de Deficiencias Reportadas por el personal, aspecto que es confirmado por el 67% de los encuestados.



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Tampoco existen registros de capacitación al personal sobre el reporte de deficiencias, lo que confirman el 68% de los encuestados.

Implementación y Seguimiento de Medidas CorrectivasSe obtuvo una valoración promedio de 1,40 es decir en un nivel Inicial, por los siguientes factores:

El 39% de los encuestados señalan que no existen registros de evaluación de la eficacia de acciones correctivas dispuestas y el 21% que están definidos pero no formalizados, carencia que ha sido verificada durante la consultoría así como la no implementación de registros de seguimiento de recomendaciones de auditoría en todas las unidades orgánicas y la acumulación de las recomendaciones pendientes o en proceso.

Asimismo, se ha verificado que no se ha elaborado un Plan de Mejoramiento integrado que ayude al fortalecimiento del Sistema de Control Interno y permita ordenar todas las mejoras y recomendaciones y poder a su vez monitorear y conocer, en un tiempo determinado, la situación en que se encuentran la implementación y el seguimiento de las medidas correctivas.

Normas Básicas para los Compromisos de Mejoramiento

AutoevaluaciónSe obtuvo una valoración promedio de 0,78 es decir en un nivel Inexistente, por los siguientes factores:

El 56% de los encuestados percibe que no se realizan autoevaluaciones del control y sobre la gestión, para medir la eficacia y calidad de los controles de los procesos, productos y resultados, por lo tanto no existe un registro de las autoevaluaciones sobre la gestión y el control interno realizadas. Carencias que han sido verificadas durante la consultoría.

Asimismo, se ha verificado que no existen registros de recomendaciones derivadas de las autoevaluaciones y cumplimiento de los compromisos de mejoramiento, aspecto que se confirma con la opinión del 58% de los encuestados.

Evaluaciones independientesSe obtuvo una valoración promedio de 0,74 es decir en un nivel Inexistente, porque el 62% de los encuestados señala que no existen registros de evaluaciones independientes, carencia que ha sido verificada durante la consultoría.

Sin embargo, también se verificó que el Órgano de Control institucional realiza una evaluación del sistema de control interno anualmente y las unidades orgánicas no entregan información oportuna ni adecuadamente.

Tampoco existen registros de recomendaciones derivadas de evaluaciones independientes y su implementación, como también lo confirma el 56% de los encuestados.

3.3Fortalezas, Debilidades y Oportunidades de mejora



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A continuación, se muestran fortalezas, debilidades y sus causas, así como oportunidades de mejora respecto al sistema de control interno del gobierno regional, obtenidas como resultado de la aplicación de cuestionarios de control interno, el desarrollo de entrevistas de validación realizadas con los funcionarios y servidores del gobierno regional, así como de la aplicación de técnicas de verificación de la documentación sustentatoria.



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VER MATRIZ DE FORTALEZAS Y DEBILIDADES



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4 CONCLUSIONES

Con base al resultado del diagnóstico realizado respecto de los elementos del Sistema de Control Interno del Gobierno Regional de Piura, el nivel de desarrollo, organización y grado de madurez observado para cada uno de los componentes del Sistema de Control Interno, es el siguiente:

Componentes/Grado Inexistente Inicial Intermedio Avanzado Óptimo Mejora continua

Ambiente de Control X

Evaluación de Riesgos

X

Actividades de Control Gerencial

X

Información y Comunicación

X

Supervisión X

Donde:





2 IntermedioLas "evidencias de cumplimiento" están formalmente aprobadas pero no existe documentación sobre su ejecución.

3 AvanzadoExiste documentación de la ejecución de las "evidencias de cumplimiento" pero no existe documentación sobre su eficiencia y eficacia.

4 ÓptimoExiste documentación sobre la eficiencia y eficacia de las "evidencias de cumplimiento" pero no han sido evaluadas por una instancia interna o externa.

5 Mejora continua



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5 PLAN DE ACCIÓN PARA IMPLEMENTACIÓN / OPORTUNIDADES DE MEJORA

Sobre la base del resultado del diagnóstico realizado, se adjunta una matriz de priorización de las oportunidades de mejora que se pueden ejecutar como parte del Plan de Acción para la implementación del sistema de control interno del Gobierno Regional de Piura.

Para la priorización de las oportunidades de mejora, se han considerado los siguientes criterios:

- Factibilidad: El nivel de esfuerzo, experiencia y de recursos económicos, materiales y de personal, estimados para la implementación de la recomendación o aspecto a implementar. (1=Baja, 2=Moderada, 3=Alta)

Este criterio establece la forma como se implementarán las oportunidades de mejora (¿cómo?), las fechas estimadas para su ejecución (¿cuándo?), las personas responsables de su implementación (¿quiénes?) y el presupuesto disponible para su ejecución (¿cuánto?).

- Importancia: Cuán importante es para los objetivos de la entidad la implementación de la oportunidad de mejora o recomendación. (1=Bajo, 2=Moderado, 3=Alto).

Priorización = Factibilidad x Importancia. (De mayor a menor, siendo 9 el rango mayor y 1 el menor)

El Comité de Control Interno priorizará la implementación de las oportunidades de mejora, de mayor a menor según el índice de prioridad obtenido.



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VER MATRIZ DE OPORTUNIDADES DE MEJORA



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6 RECOMENDACIÓN

Estando a los resultados del diagnóstico del Sistema de Control Interno del Gobierno Regional de Piura expuesto en el presente informe, se recomienda de manera prioritaria implementar las oportunidades de mejora descritas en el Capítulo V.

Lima, Mayo de 2014

Mgt. CPCC RAPHAEL ENRIQUE RAMÍREZ MORENOConsultor de la GIZ



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