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San José, 02 de diciembre de 2013.INF-DGAI-032-2013

SeñoraCelia White Ward, DirectoraUnidad Planificación Institucional

Asunto: Servicios de Auditoría, Informe de control interno sobre la revisión del proceso de planificación estratégica institucional.

Estimada Celia:

Nos permitimos presentarle el informe Nº INF-DGAI-032-2013, sobre la revisión del proceso de planificación estratégica institucional, en el cual se presentan algunos aspectos de control interno que requieren ser revisados y fortalecidos conforme con las recomendaciones que se formulan.

Estas recomendaciones están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno y al Manual para la atención de informes de la Contraloría General de la República y de la Dirección General de Auditoría Interna en este Ministerio1, que establecen un plazo improrrogable de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones, o si discrepa de ellas, debe elevar las objeciones y soluciones alternas al señor Ministro en el plazo establecido, con copia a la Auditoría Interna.

Por lo anterior y conforme con esa normativa, le agradecemos comunicar a esta Dirección la decisión que se tome al respecto dentro del plazo antes señalado, así como en un tiempo razonable el plan de acción que se defina para su implantación efectiva.

Atentamente,

Olman Saborío AlfaroDirector General

OSA/gbmc: Estudio Nº 018-2013

1Decreto Nº 34323-H, publicado en La Gaceta No. 38 del 22 de febrero del 2008

Dirección: Av. 2da, Calle 1 y 3, diagonal al Teatro Nacional, San José, Costa Rica •Tel 2284-5242/Fax: 2222-1334 • www.hacienda.go.cr

http://www.hacienda.go.cr/


INFORME SOBRE LA REVISIÓN DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

INSTITUCIONAL INF-DGAI-032-2013

Dirección General de Auditoría InternaDiciembre, 2013


INFORME SOBRE REVISIÓN DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA INSTITUCIONAL

TABLA DE CONTENIDO

RESUMEN EJECUTIVO................................................................................................................................................... i

1. INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................... 21.1. Origen............................................................................................................................................................21.2. Objetivo.........................................................................................................................................................21.3. Alcance..........................................................................................................................................................21.4. Comunicación de resultados......................................................................................................................21.5. Normativa relacionada con control interno y trámite de informes..........................................................21.6. Aspectos generales......................................................................................................................................31.7. Informes parciales emitidos........................................................................................................................4

2. RESULTADOS....................................................................................................................................................... 42.1. Sobre el modelo de planificación institucional.........................................................................................42.2. Necesidad de un procedimiento para la planificación estratégica..........................................................6

3. CONCLUSIONES.................................................................................................................................................. 7

4. RECOMENDACIONES......................................................................................................................................... 8



INF-DGAI-032-2013Página. i

INFORME SOBRE REVISIÓN DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL

RESUMEN EJECUTIVO

Este informe es el resultado del estudio realizado en la Unidad de Planificación Institucional sobre el proceso de planificación estratégica institucional, el cual se efectuó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2013. El objetivo consistió en la revisión del proceso seguido tanto en dicha unidad como en las direcciones el Ministerio, con el fin de de determinar si este se realiza de conformidad con las mejores prácticas para contribuir al cumplimiento de la misión institucional.

El estudio comprendió la revisión del proceso de formulación de los planes estratégicos institucionales correspondientes a los periodos 2007-2011 y 2012-2016, así como la de los planes estratégicos elaborados por algunas direcciones del Ministerio de Hacienda. Para efectos de este estudio, se obtuvo información sobre el proceso seguido para la elaboración de dichos planes, la metodología, herramientas utilizadas; así como sobre las directrices o lineamientos emitidos al respecto.

En el estudio se determinó que el Ministerio de Hacienda contaba con un Plan Estratégico 2007-2011 y venía realizando acciones para su actualización, sin embargo, no había culminado dicho proceso y aún no contaba con un Plan Estratégico Institucional debidamente actualizado para guiar las acciones posterior a ese periodo, lo que originó el informe parcial INF-DGAI-020-2013 del 07 de agosto de 2013, dando como resultado la formalización por parte del señor Ministro de Hacienda del Plan Estratégico Institucional 2012-2016 mediante oficio DM-1101-2013 del 6 de agosto del 2013.

Asimismo, se determinó que la Unidad de Planificación Institucional no ha definido formalmente un modelo de planificación y gerencia institucional, ni tampoco lineamientos metodológicos para, no sólo cumplir con las funciones que le establece la normativa vigente en esta materia, sino también para guiar la elaboración de los planes estratégicos, tanto a nivel institucional como de las Dependencias del Ministerio, generando falta de uniformidad en su elaboración en cuanto a aspectos metodológicos, vigencia y presentación de los distintos planes estratégicos que se formulan en la institución, en aras de lograr una adecuada vinculación en los objetivos y acciones estratégicas para el cumplimiento de metas y objetivos.

Tampoco se encontró un procedimiento institucional, debidamente aprobado y divulgado, que contenga una descripción lógica y detallada de las actividades que deben realizarse en los procesos de planificación estratégica, tanto a nivel institucional como para las direcciones, con indicación clara de quién, cómo, cuándo, dónde y para qué han de realizarse estas actividades, los controles a aplicar, así como el grado de participación y responsabilidad de los funcionarios con injerencia en el proceso.

Este informe está sujeto al artículo 36 de la Ley 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días posterior al recibo del informe para ordenar la implantación de lo recomendado, y si discrepa de ellas deberá elevar el informe al Ministro con copia a la Auditoría Interna, exponiendo las razones por las cuales objeta las recomendaciones y proponiendo soluciones alternas para solventar los hallazgos determinados.



INFORME SOBRE REVISIÓN DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL.

1. INTRODUCCIÓN

1.1. Origen

Este estudio se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual 2013 de la Dirección General de Auditoría Interna, como una auditoría de cumplimiento.

1.2. Objetivo

Evaluar el proceso de planificación estratégica en el Ministerio de Hacienda, con el propósito de comprobar si se realiza de conformidad con las mejores prácticas para contribuir al cumplimiento de la misión institucional.

1.3. Alcance

Comprende la revisión del proceso de formulación de los planes estratégicos institucionales del Ministerio de Hacienda correspondientes a los periodos 2007-2011 y 2012-2016, así como la revisión de los planes estratégicos elaborados por algunas Dependencias, a fin de constatar los procesos de elaboración, la uniformidad, vigencia y en lo aplicable, su correspondencia con los objetivos estratégicos institucionales.

Las actividades de este estudio se realizaron de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público.

1.4. Comunicación de resultados

Los resultados y recomendaciones que contiene este informe fueron comunicados a la Licda. Celia White Ward, en reunión celebrada el día 27 de noviembre de 2013. Las observaciones realizadas en lo procedente, fueron consideradas en este informe.

1.5. Normativa relacionada con control interno y trámite de informes

A fin de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, a continuación se transcriben los artículos de la Ley General de Control Interno N° 8292 (LGCI), que regulan los deberes del jerarca y titulares subordinados en materia de control y atención de informes.

“Artículo 10.—Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12. — Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. “…c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

“Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales

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objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados .b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 39.—Causales de responsabilidad administrativa. //El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.//El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable.//(…) Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente…”

1.6. Aspectos generales.

Los Ministerios y las dependencias que tienen que efectuar procesos de planificación, están regidas por la Ley 5525 del 14 de setiembre de 1982, la cual establece en su “Artículo 14.- Las unidades u oficinas de planificación trabajarán con arreglo a los lineamientos de política general del Plan Nacional de Desarrollo a que se alude en el artículo 4º de esta ley y a las directrices particulares de cada entidad. Funcionarán de conformidad con las normas que establezca el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica para que operen efectivamente como partes integrantes del Sistema Nacional de Planificación. Establecerán entre ellas y con el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica las relaciones de coordinación necesarias para asegurar el eficiente funcionamiento del Sistema y el mejor éxito de las tareas del Plan Nacional de Desarrollo.”

En el Ministerio de Hacienda, la Unidad de Planificación Institucional tiene como objetivo general, coordinar los procesos de planificación, seguimiento y control gerencial, para lo cual facilitará las metodologías necesarias para la estandarización de estos procesos y su mejora continua, de tal manera que se cuente con la información necesaria para la toma oportuna de decisiones en el Ministerio de Hacienda, según se establece en el Artículo N° 2 del Decreto 32913-H2.

En el artículo N° 4 del mencionado decreto, en relación con los procesos de planeación, se establecen entre otras las siguientes funciones: Coordinar la elaboración e implementación de un modelo de planificación y gerencia, para ser utilizado por el Ministerio de Hacienda, definir las metodologías necesarias a utilizar en la elaboración de los Planes Estratégicos, Planes Anuales Operativos y Proyectos relevantes del Ministerio de Hacienda, así como para su seguimiento y control.

También, le corresponde a esta Unidad, evaluar y actualizar continuamente las metodologías empleadas por el Ministerio de Hacienda, en lo que a planificación y gestión se refiere, coordinar con la Dirección Administrativa y Financiera los aspectos necesarios para que la planificación efectivamente sea marco para el proceso de presupuestación y ejecución presupuestaria y evaluar, monitorear y controlar mediante los mecanismos que se definan, la implementación de los Planes Estratégicos, Operativos y Proyectos del Ministerio de Hacienda, así

2 Reglamento de Funcionamiento de la Unidad de Planificación del Ministerio de Hacienda




como brindar al señor Ministro y Viceministro los informes ejecutivos con las respectivas observaciones y recomendaciones.

1.7. Informes parciales emitidos.

Mediante el servicio preventivo de advertencia INF-DGAI-020-2013 del 07 de agosto de 2013, se le comunicó al señor Ministro que el Ministerio de Hacienda no contaba a esa fecha con un Plan Estratégico Institucional debidamente actualizado, aprobado y divulgado, pese a los esfuerzos que se habían realizado en su elaboración, así como de las posibles implicaciones que se derivan de no contar con este instrumento de planificación.

En respuesta al informe citado, el señor Ministro emitió los oficios DM-1101-2013 del 6 de agosto de 2013, mediante el cual formaliza el Plan Estratégico Institucional 2012-2016 y DM-1217-2013 del 21 de agosto del 2013 en que solicita a los Viceministros y Directores, proceder con las acciones necesarias para divulgar y analizar con sus colaboradores el Plan Estratégico Institucional 2012-2016; darle cumplimiento y proporcionar a la Unidad de Planificación los insumos que permitan dar un seguimiento efectivo.

Asimismo, por medio del oficio DM-1257-del 28 de agosto del 2013 dirigido a la Dirección General de Auditoría Interna, da a conocer las acciones programadas para darle continuidad al proceso de divulgación, implementación y evaluación del Plan Estratégico Institucional.

2. RESULTADOS

2.1. Sobre el modelo de planificación institucional

El proceso seguido en la práctica en la elaboración del Plan Estratégico Institucional correspondiente al periodo 2007-2011 fue considerar varias técnicas y metodologías adaptadas a las realidades y necesidades de la organización, en este caso el proceso fue liderado por el Ministro, Viceministros, Directores de Programa, Presidentes de Tribunales y funcionarios designados para ese proceso, mientras la Unidad de Planificación del Ministerio cumplió la función de facilitador mediante la realización de sesiones de trabajo siguiendo una metodología activo-participativa del grupo de trabajo.

En la formulación del Plan Estratégico Institucional 2012-2016, se contó con la asesoría, guía y acompañamiento de la empresa Pricewaterhouse Coopers Consultores S.A, quienes realizaron las siguientes acciones: Definición de Ejes Estratégicos y Políticas institucionales por parte del señor Ministro de Hacienda, sesiones activo-participativo: Viceministros y Directores, revisión y actualización de la misión, visión, valores institucionales, lema del Ministerio de Hacienda, línea de negocio, actualización del FODA del Ministerio de Hacienda y actualización del Plan.

Según fue indicado por la Licenciada Celia White Ward, Directora de la Unidad de Planificación Institucional, en ambos casos, se siguió una metodología para la formulación de estrategias, que incorpora herramientas tales como análisis de tendencias, desarrollo de escenarios futuros, análisis FODA, análisis de la cadena de valor, cuadro de mando integral, mapa estratégico, entre otras,.

En el caso del Plan Estratégico Institucional 2012-2016, según se comentó en el apartado 1.7 de este informe la formalización del Plan no se hizo en forma oportuna, y es 6 de agosto de 2013 que el señor Ministro emitió el oficio DM-1101-2013 mediante el cual formaliza el Plan Estratégico Institucional 2012-2016, y con DM-1217-13 del 21 de agosto del 2013 solicita a los Viceministros y Directores, proceder con las acciones necesarias para divulgar y analizar con sus colaboradores el Plan Estratégico Institucional 2012-2016; darle cumplimiento y proporcionar a la Unidad de Planificación los insumos que permitan dar un seguimiento efectivo.

Además, mediante oficio-1933-13 del 27 de noviembre del 2013 el señor Ministro comunica a la Dirección General de Auditoría Interna que, en razón de que se está en el proceso de consolidación fiscal a nivel nacional y que en esta coyuntura resulta necesario adecuar el PEI al tema, se giró instrucciones a la Dirección de Planificación




Institucional para que se adecúen los proyectos del PEI, por consiguiente las actividades 4 y 5 referidas a las reuniones para la definición de iniciativas así como el seguimiento se trasladarán para el próximo año.

Al respecto, el Decreto N° 32913-H “Reglamento de Funcionamiento de la Unidad de Planificación del Ministerio de Hacienda”3 establece en el artículo 4, incisos a) y b), entre sus funciones lo siguiente: a) coordinar la elaboración e implementación de un modelo de planificación y gerencia, para ser utilizado por el Ministerio de Hacienda, y b) definir las metodologías necesarias a utilizar en la elaboración de los Planes Estratégicos, Planes Anuales Operativos y Proyectos relevantes del Ministerio de Hacienda, así como para su seguimiento y control.

No obstante, a la fecha del presente informe dicha Unidad, no ha definido formalmente un modelo de planificación y gerencia institucional ni ha definido lineamientos metodológicos para, no sólo cumplir con las funciones que le establece la normativa en este proceso, sino también para que sirva de guía para la elaboración de los planes estratégicos, tanto a nivel institucional como de las direcciones de Ministerio de Hacienda.

Según lo indicado por la Licenciada White Ward, lo anterior se debe a que, aún cuando el Decreto N° 32913-H en que se definen las funciones de esta Unidad se encuentra vigente desde marzo del 2006, la consolidación de esta como Unidad ha tomado un largo periodo, al punto de que actualmente para este tema únicamente se cuenta con un funcionario quien tiene asignadas otras funciones, ante las distintas actividades que se le han venido recargando a esa Unidad4.

La condición señalada, en nuestra opinión incidió en que el Ministerio de Hacienda no haya dispuesto en forma oportuna del Plan Estratégico Institucional para el periodo 2012-2016, debidamente desarrollado, vinculado y según corresponde con la normativa referida a este tema, con objetivos estratégicos, metas y acciones, que permitan a la Institución orientar su accionar en forma articulada en cumplimiento de la misión que le corresponde, y a su vez las Dependencias enrumben sus objetivos en forma consistente con tal orientación.

También, como consecuencia de la falta de elaboración e implementación del modelo de planificación y gerencia se observó que no existe uniformidad en aspectos metodológicos, vigencia y presentación de los distintos planes estratégicos que se formulan en las Dependencias, tal como quedó evidenciado en la revisión de los planes estratégicos de las direcciones en poder de la UPI a la fecha de nuestra revisión, a saber, Dirección Administrativa Financiera, Dirección General de Aduanas, Dirección General de Hacienda, Dirección General de Auditoría Interna, Dirección General de Bienes y Contratación Administrativa, Dirección General de Planificación Institucional, Tribunal Fiscal Administrativo, Tesorería Nacional y la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria.

En los planes estratégicos de esas Dependencias se determinó el uso de diversas formas en su confección y presentación, estructura y plazos de vigencia, a partir de la revisión de aspectos tales como: Visión, Misión, Análisis Interno Externo, Marco Legal, Marco Metodológico, Análisis FODA, Dimensiones, Valores Institucional, Matrices de indicadores y de seguimiento y evaluación, en algunos de ellos no se indica la Visión y la Misión, el Marco Legal, no se señalan las unidades administrativas, no se incorpora el análisis FODA, ni de los valores institucionales, no existe uniformidad en algunas de las matrices adjuntas a los planes y por último varios tienen periodos de vigencia distinto o no presentan periodo de vigencia.

Se observó además, que algunos planes se presentan como informe escrito continuo y otros en presentación de matriz que reúne todos los datos a la vez, pero omiten partes importantes del método empleado, de lo que se desprende que no es uniforme en el Ministerio de Hacienda.

En la elaboración de los planes de las Dependencias, en la mayoría de los casos se recurrió a la herramienta “Cuadro de Mando Integral”, que consiste, según los profesores Robert S. Kaplan y David P. Norton creadores del Cuadro de Mando Integral (CMI) o Balance Scorecard, en una metodología de gestión que facilita la implantación

3 Publicado en La Gaceta 47 del 7 de marzo del 20064 Decreto Ejecutivo N°35713 publicado en la Gaceta N°30 del 12/02/2010 “Reforma decreto ejecutivo N° 24397 "Reorganiza Dependencias del Ministerio de Hacienda”




de la estrategia de la empresa de una forma eficiente, ya que proporciona el marco, la estructura y el lenguaje adecuado para comunicar o traducir la misión y la estrategia en objetivos e indicadores organizados en cuatro perspectivas: finanzas, clientes, procesos internos y formación y crecimiento, que permiten que se genere un proceso continuo de forma que la visión se haga explícita, compartida y que todo el personal canalice sus energías hacia su consecución.5

2.2. Necesidad de un procedimiento para la planificación estratégica

Se determinó que el Ministerio de Hacienda y específicamente la Unidad de Planificación Institucional no cuenta con un procedimiento formal, para los procesos y subprocesos de planificación estratégica institucional, que comprenda las actividades que deben efectuarse para la formulación, ejecución, seguimiento y rendición de cuentas; así como indicación de los participantes, niveles de responsabilidad y plazos en que deben realizarse estas funciones.

Siendo la documentación el instrumento ideal para describir la gestión del proceso y los subprocesos atinentes a la planificación estratégica institucional, su ausencia representa una debilidad importante que puede causar confusión en la realización de actividades que se deben cumplir, desconocimiento de responsabilidad de los funcionarios participantes al no existir una clara definición y delimitación de estas, dificultad en el ejercicio de la autoridad frente a las faltas de los funcionarios y pérdida de eficacia y eficiencia en el control y ejecución de las actividades.

En relación con lo anterior, la Licda. Celia White Ward manifestó en su oportunidad, que se encontraba a la espera de la aprobación del Plan Estratégico Institucional 2012-2016 por parte del señor Ministro, para proceder a su elaboración.

Al respecto, la Ley 8292 del 31 de julio del 2002, en el artículo 15. Actividades de control, establece lo siguiente: “Respecto de las actividades de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes:// a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones. // b) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes: // i. La autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar las operaciones de la institución. // ii. La protección y conservación de todos los activos institucionales. // iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen.”

El apartado 1.4 de las Normas de control interno para el Sector Público(N-2-2009-CO-DFOE), en relación con la responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados, indica en el numeral c), lo siguiente: “La emisión de instrucciones a fin de que las políticas, normas y procedimientos para el cumplimiento del SCI, estén debidamente documentados, oficializados y actualizados, y sean divulgados y puestos a disposición para su consulta .” El inciso e) punto 4.2.4 de las normas citadas, en lo referente a la documentación, establece que: “Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación.”

Conforme con lo anterior, existe la necesidad de contar con un procedimiento institucional debidamente aprobado y divulgado, que contenga una descripción lógica y clara de las actividades que deben realizarse en los procesos de planificación estratégica, tanto a nivel institucional como para las direcciones, con indicación clara de quién, cómo, cuándo y para qué han de realizarse estas actividades, así como el grado de participación y responsabilidad.

5Obtenido del sitio WEB http://queaprendemoshoy.com/



http://queaprendemoshoy.com/


El documento: “Guía de Manuales Administrativos” emitida por el Área de Modernización del Estado del Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, en mayo del 2009, establece los criterios técnicos generales, necesarios para el diseño, elaboración y actualización de los distintos manuales administrativos que pueden ser útiles en una institución pública, por lo que se insta a la UPI consultarlo.

3. CONCLUSIONES

La planificación estratégica es parte de un proceso administrativo que pretende realizar un análisis entre los objetivos, las metas y la situación actual del Ministerio teniendo en cuenta los recursos, posibilidades y comportamiento, con el fin de visualizar las acciones futuras y alcanzar satisfactoriamente los propósitos establecidos. Es una herramienta útil, que tiende a eliminar la improvisación, disminuir la incertidumbre, alinear los recursos para lograr mejores resultados en la cadena de procesos ahorrando dinero, tiempo y esfuerzo. Los directores deben tener claro cuál es su razón de ser (misión), a dónde quieren llegar (visión) y sobre qué bases se sustenta cada una de sus acciones (filosofía y cultura organizacional), también considerar que no se puede medir lo que no está establecido, por lo tanto la estrategia hay que diseñarla y evaluarla para ser implementada.

No obstante la importancia de este proceso y lo establecido en los Decretos N° 32913-H Reglamento de Funcionamiento de la Unidad de Planificación del Ministerio de Hacienda y 37735-P6 Reglamento general del Sistema Nacional de Planificación, el Ministerio de Hacienda no dispone de documentación formal que defina el modelo de planificación estratégica institucional y la forma de implementarlo, tampoco se ha brindado el apoyo que este proceso requiere a nivel de recursos y compromiso, que le permita a la institución contar con Plan Estratégico Institucional y de las direcciones, oportunos y actualizados, alineados y uniformes, sobre la base de una misma metodología para la elaboración y presentación, que oriente los objetivos estratégicos y acciones hacia el cumplimiento de la misión que se le ha encomendado al Ministerio de Hacienda en la normativa vigente.

Tampoco se evidenció la existencia de un procedimiento institucional que oriente en forma clara las actividades que se deben realizar, en qué periodo, y cuáles son las competencias y responsabilidades de los funcionarios participantes.

Se requiere el fortalecimiento de este proceso mediante la formalización de los lineamientos y procedimiento que se deben cumplir, y además que la Unidad de Planificación Institucional, acorde con las funciones que se le han asignado, asuma la rectoría de este proceso, formalizando la metodología, las directrices o lineamientos y los procedimientos, que sean necesarios para que el Ministerio y sus Dependencias cuenten con un marco estratégico que les permita llevar a cabo en forma armoniosa, oportuna e integrada la definición del Plan Estratégico.

4. RECOMENDACIONES

A la Directora de la Unidad de Planificación Institucional:

4.1. Definir los aspectos metodológicos, directrices o lineamientos que se requieren en la institución para una adecuada planificación estratégica, mismos que deberán ser debidamente oficializados y comunicados a todas las direcciones del Ministerio. Ver punto 2.1 de este informe

4.2. Elaborar un procedimiento para la planificación estratégica institucional, el cual debe contener una descripción lógica y detallada de las actividades que deben realizarse para la ejecución de éstos, con indicación clara de quién, cómo, cuándo y para qué han de realizarse estas actividades, señalando el grado de participación y responsabilidad de los funcionarios. Dicho procedimiento deberá ser debidamente formalizado y comunicado a las instancias correspondientes. Ver punto 2.2 de este informe.

4.3. Establecer las acciones requeridas para el seguimiento y lograr el cumplimiento del Plan Estratégico Institucional 2012-2016, de manera que exista vinculación y coherencia entre este y los planes de las Dependencias según los objetivos estratégicos definidos. Lo anterior en razón de la formalización del Plan

6 Publicado en La Gaceta N|212 del 26/06/2013




Estratégico Institucional mediante DM-1101-2013 del 6 de agosto de 2013 y lo instruido por el señor Ministro en DM-1217-2013 del 21 de agosto del 2013 y oficio-1933-13 del 27 de noviembre del 2013. Ver punto 2.1 de este informe

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establece un plazo improrrogable de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones o si discrepa de ellas, debe elevar la objeción y soluciones alternas al señor Ministro en el plazo establecido, con copia a la Auditoría Interna.

Para la implementación de las recomendaciones se debe realizar en forma oportuna un plan de acción el cual deberá remitirse copia a la Auditoría Interna para el seguimiento respectivo y la acreditación de su cumplimiento.

Carlos Adrián Camacho Fallas Guillermo Badilla MartínezProfesional de Auditoría Interna 3 Coordinador Auditoría Servicios Corporativos

Ce. Estudio N°018-2013



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